Baze de Date

Orice tabel poate fi considerat o baz de date n care coloanele sunt cmpuri (fields), iar liniile sunt nregistrri (records)

BAZE DE DATE

Selecie nregistrri:

Data/Filter/AutoFilter - se definesc criterii de selecie pentru fiecare cmp (coloan); se apas pe i se alege: Custom - pentru definirea unei condiii de selecie; ex: Less Than 0 All - pentru renunarea la filtru Top (10) - pentru selectarea primelor/ultimelor n"intrri Data/Filter/Advanced Filter - se definete un bloc de criterii de selecie pentru fiecare cmp (coloan); se apas pe i se alege: List Range - pentru blocul de celule cu baza de date Criteria Range - pentru blocul de criterii de selecie (prima linie = numele cmpului, liniile II -r n: = condiii de selecie (valori sau condiii);

BAZE DE DATE

Adugare nregistrri sau cutare nregistrare i vizualizare/ modificare/ tergere: Data/Form New - pentru adugarea unei noi nregistrri Criteria - pentru cutarea/localizarea unei nregistrri; se introduc valorile pentru unul sau mai multe cmpuri ale nregistrrii (ex: Anul 1996); se caut nregistrarea i apar valorile ei; se poate modifica nregistrarea; Find Prev sau Find Next permit vizualizarea/localizarea i a altor nregistrri care corespund valorilor specificate; Delete - permite tergerea nregistrrii gsite

BAZE DE DATE

Sortare baz de date: Data Sort Meniul Data, opiunea Sort; Apare fereastra de dialog, n care sunt specificate:

criteriul principal de sortare (Sort by) dou criterii secundare de sortare (Then by)

Pentru fiecare criteriu de sortare se alege ordinea de sortare:Ascending/Descending In listele Sort by i Then by sunt indicate numele coloanelor din capul de tabel, dup care se poate realiza sortarea (cnd exist cap de tabel Header row, sau numele coloanelor (Column A, Column B etc), cnd nu exist cap de tabel (No header row).

BAZE DE DATE

Creare de subtotaluri: Data/Subtotals Se creeaz linii cu subtotaluri i Total general; Se precizeaz: Coloana n funcie de care se calculeaz subtotalurile (At each change in: Luna); Funcia statistic ce se va calcula pentru fiecare rnd de subtotal (Use function: Sum sau Min/Max/Average/Count); Coloanele unde se vor calcula funciile statistice (Add subtotal to: - se bifeaz coloanele dorite: ex: Cantitate) Subtotalurile se anuleaz cu opiunea Remove All

BAZE DE DATE

Creare de tabel pivot asociat bazei de date originale: Data/Pivot Table Report Tabela-pivot este o structur independent fa de baza de date, respectiv este un tabel centralizator care cuprinde totaluri; Row: Produsul; Column: Luna; Where to put the Pivot Table into: New WorkSheet Se numete tabel-pivot" pentru c permite obinerea de subtotaluri dup diverse criterii, prin mutarea (rotirea) circular a cmpurilor n zona Data

Reprezentarea grafic a datelor din foile de calcul (Grafice)

Elementele componente ale unui grafic sunt:

tipul de reprezentare grafic (Chart Type) blocul de date (Data Range) care conine:
seriile de date (Data Series), respectiv: valorile aferente fiecrei serii de date (Values) i denumirea seriei (Name)\ - etichetele de pe axa Ox (Category (X) axis)

cele dou axe: axa Ox (Category (X) Axis) i axa Oy (Value (Y) Axis): tip de axe, numr de axe, titluri, marcaje, etichete; titlurile graficului: Chart Title (titlul principal al graficului), Value Axis Title (titlul axei Oy), Category Axis Title (titlul axei Ox)

Grafice
legenda graficului (Legend) etichetele asociate valorilor reprezentate pe grafic (Data Labels) caroiajul (Gridlines) tipul axelor Ox i Oy (Axes) Suprafaa graficului se numete Chart Area, iar suprafaa folosit pentru reprezentarea valorilor se numete Plot Area; aceste dou suprafee, sunt selectabile i reconfigurabile; Un grafic poate apare ca obiect ncorporat ntr-o foaie de calcul sau se poate plasa ntr-o foaie separat de tip Chart".

Grafice

Seriile de date:

sunt fie un grup de coloane, fie un grup de linii; nu se poate ca o serie de date s fie un bloc "coloan" i alt serie de date s fie un bloc "linie"; fiecare serie de date are un numr de valori individuale (date); toate seriile de date trebuie s aib acelai numr de valori individuale (date); fiecare serie de date are un nume, care apare n legend (Series Names) fiecreia dintre valorile individuale ale unei serii de date i corespunde o anumit etichet pe axa Ox (Category Names)

Grafice
Clasificare grafice dup numrul de variabile

grafice 2-D: reprezint funcii de o singur variabil (ex: venituri/cheltuieli / profit/etc. pe luni/ani/localiti); - grafice 3-D: reprezint funcii de 2 variabile (ex: venituri/cheltuieli / profit/etc. pe luni/ani/localiti i pe tipuri de venituri/surse); -

dup numrul de tipuri de reprezentare grafic :

grafice omogene - toate seriile de date au acelai tip de reprezentare grafic; - grafice combinate - seriile de date au tipuri diferite de reprezentare grafic; -

Grafice
dup modul de reprezentare a valorilor seriilor: - grafice necumulative (simple) - valorile fiecrei serii se reprezint individual; - grafice cumulative - valorile seriei a 2-a se reprezint cumulate cu valorile seriei 1, valorile seriei a 3-a se reprezint cumulate cu valorile seriilor 1+2 etc; =- grafice procentuale (grafice de structur) - fiecare valoare dintr-o serie se reprezint ca parte fa de ntreg, respectiv ca procent din suma valorilor tuturor seriilor (ex: ct la sut reprezint veniturile din vnzarea mrfurilor, vnzarea produselor i cele din servicii n totalul veniturilor, pe fiecare lun a anului); acest tip de grafic se folosete numai atunci cnd seriile de date conin indicatori ce pot fi nsumai; dup tipul de reprezentare grafic a fiecrei valori dintr-o serie de date - exist circa 34 de tipuri de grafice, grupate n dou clase: Standard Types (tipuri standard) Custom Types (tipuri de date personalizate)

Grafice

Tipuri de grafice - Chart/Chart Type

Coloan/histogram (Column/Bar) - fiecare valoare se reprezint printr-un dreptunghi, paralelipiped, cilindru etc; acest tip de grafic se folosete pentru a evidenia evoluia n timp a unor indicatori sau pentru compararea valorilor din 2 sau mai multe serii de date; Linie (Line) - valorile unei serii sunt evideniate prin "marcaje" i sunt (eventual) unite ntre ele printr-o linie; acest tip de grafic se folosete pentru a indica tendina de evoluie a valorilor uneia sau mai multor serii de date; Cerc/diagram de structur (structur radial - Pie) - fiecare valoare a seriei se reprezint ca un sector de cerc (o felie) cu o dimensiune ce indic ponderea valorii respective n totalul valorilor seriei; se folosete numai pentru o singur serie de valori;

Grafice

XY (Scatter) - fiecare valoare se reprezint printr-un marcaj; marcajele pot fi, eventual, unite prin linii sau curbe; pe axa Ox se trec valorile efective ale primei serii de date, Oy se reprezint valorile celorlalte serii de date; se folosete pentru a indica corelaia existent ntre doi indicatori; Arie (Area) - grafic cumulativ,de tip linie, n care suprafata dintre linie i axa Ox sau seria anterioara este colorat/haurat diferit; se folosete pentru a indica magnitudinea evoluiei unor indicatori; Inele de structur (Doughnut) - este similar cu tipul Pie, avand urmtoarele deosebiri: se pot reprezenta mai multe date (fiecare serie este reprezentat printr-un "inel iar inelele sunt concentrice; fiecare valoare dintr-o serie de date este un sector din inelul respectiv, cu o dimensiune proporional cu ponderea valorii respective n totalul valorilor seriei); Radar - pentru fiecare set de valori (din toate seriile) se traseaz cte o ax Oy, radiind dintr-un punct central; fiecare valoare individual se reprezint printr-o liniuta pe axa Oy respectiv; valorile individuale ale fiecrei serii se unesc prin linii; are variante:

Crearea graficelor

Meniul Insert , opiunea Chart; apare fereastra de dialog din care se selecteaz tipul graficului; Butonul de comanda Next; se trece la etapa a doua de elaborare a graficului; Al doilea pas (Chart Source Data) l reprezint personalizarea datelor, prin indicarea adresei domeniului de unde sunt preluate datele i atribuirea de nume seriilor de date (n categoria de opiuni Series). n categoria de opiuni Data Range se selecteaz domeniul, dac nu a fost selectat, sau se poate modifica domeniul selectat;

Crearea graficelor

La pasului 3 (Chart Options) sunt stabilite elementele suplimentare care vor aprea n diagram: Titles - titlul diagramei, denumirile axelor X i Y Axes - valori pe axele Category (X) axis i Value (Y) axis i selectarea valorilor de pe axa X (Automatic, Category, Timescale) Gridlines - ce tip de reea de marcare a valorilor pe cele dou axe (Category (X) axis i Value (Y) axis) se alege (Major gridlinnes i/sau Minor gridlines) Legend - dac legenda semnelor grafice apare sau nu n diagram (Show legend) Data Label - dac valorile din foaia de calcul (pentru care se construiete graficul) apar sau nu (None) pe grafic i care anume: valorile de pe axa X (Show value) sau de pe axa Y (Show label) Data Table - dac datele din foaia de calcul apar sau nu n diagram (Show data table)

Crearea graficelor

Pasul 4 (Chart location), n care se stabilete locul unde va fi dispus diagrama n agenda de lucru: ntr-o nou foaie de calcul a aceleiai agende (As new sheet) sau ca obiect n foaia de calcul din care provin datele (As object in), sugernd i numele acestora; butonului de comand Finish, Excel construiete diagrama conform indicaiilor ce iau fost furnizate n cei patru pai i o depune n locul stabilit la pasul 4.

Modificri n grafice

Formatarea culorilor, liniilor, fonturilor unei diagrame

Se selecteaza un element al diagramei-care se va formata. Clic dreapta pe elementul selectat si apoi Format Se selecteaza optiunile de formatare dorite Se selecteaza elementul care se sterge; Tasta Delete Se selecteaza axa; pe bara cu instrumente pentru diagrame se executa clic pe butonul Format Axis si apare caseta de dialog; Pe tabulatorul Scale se pot modifica Maximum si respectiv Minimum ca fiind limitele scalei de reprezentare.

Stergerea unui element al unei diagrame

Modificarea scalei unei axe intr-o diagrama