Sunteți pe pagina 1din 9

Att n relaiile oficiale, ct i n cele private, cu parteneri interni sau strini, diferitele modaliti de reunire cu acetia cum ar fi recepiile

e sunt excelente prilejuri de apropiere ntre parteneri, de mai bun cunoatere reciproc, ceea ce contribuie la crearea unui climat favorabil conlucrrii. Referindu-se la recepii, un reputat specialist canadian n materie de etichet i protocol apreciaz c recepiile de afaceri devin un foarte puternic instrument pentru cel care tie s se serveasc de el: ele genereaz bunvoin i pun bazele unor fructuoase relaii de afaceri. S invii pe cineva la mas este expresia maxim a politeii, dovada stimei, expresia unor raporturi armonioase i reciproc utile, consider un alt cunoscut specialist canadian. Un dejun, un dineu au semnificaii multiple; participnd la ele, fiecare comesean i demonstreaz interesul fa de motivele care au dat natere evenimentului respectiv, i exprim stima pentru gazda a crei invitaie o onoreaz; n general, participanii la o manifestare de acest gen sunt animai de interese comune, de scopuri comune i se recunosc reciproc drept parteneri valabili, de ncredere. Reuniuni de acest fel pot fi, pe parcursul unor negocieri anevoioase, un moment de rgaz benefic pentru gsirea unor soluii de compromis; a te afla laolalt cu ceilali, la un dejun sau dineu, a-i privi i a-i auzi de aproape, ntr-un alt cadru dect cel al tratativelor, poate duce, n ciuda dezacordurilor, la calmarea spiritelor, ntruct o mas n comun favorizeaz dialogul, nate prietenii, conduce la relaii interpersonale, gesturile spectaculoase sau discrete, prilejuite de asemenea evenimente fiind ntotdeauna pline de semnificaii. Tradiia de petrecere a recepiilor a venit din trecutul deprtat i este simbolul iubirii de pace i binevoinei, iar ospitalitatea rmne i n prezent a fi un indiciu al cinstei i demnitii statelor. Includerea n meniul recepiei oficiale a bucatelor tradiionale rii oaspetelui este gestul unei atenii deosebite fa de delegaia strin. n viaa de toate zilele, invitaia la dejun la orele 12 i 13 sau prnz la orele 20 va fi privit ca ceva straniu i neobinuit. ns, aceasta nu nseamn deloc c gazda sau oaspeii dorm pn la orele 10 sau 11 i apoi pleac s ia dejunul. Toate acestea rmn departe n istoria atunci cnd reprezentanii sngelui albastru i puteau permite acest lux. Dac s ne referim la regulile actuale de convieuire a majoritii oamenilor atunci i preedintele rii, i ceteanul de rnd se trezesc aproximativ la aceeai or, iau dejunul, iar numai dup aceasta preedintele poate avea dejunul diplomatic, care de acum prezint o aciune cu caracter oficial i politic. Recepia, denumire care vine de la cuvntul francez recevoir (a primi), presupune o reuniune cu caracter festiv, care se desfoar dup un anumit ceremonial. Se organizeaz de ctre autoritile unui stat sau de ctre ambasade, consulate cu ocazia zilelor naionale, a vizitelor unor personaliti importante, a altor evenimente cu caracter naional i internaional, sau de ctre organisme ale vieii economice, social-culturale ori persoane private, cu prilejul inaugurrii unor obiective de interes deosebit, al semnrii unor contracte importante, al unor vernisaje, aniversri ale unor firme etc. Recepia este calificat ca oficial dac la ea sunt invitate exclusiv persoane oficiale. n cazul recepiilor diplomatice, este vorba de o form de contacte i de dezvoltare a relaiilor ntre membrii corpului diplomatic dintr-o capital i ntre acetia i autoritile, cercurile politice, economice i culturale ale statului de reedin.

Recepiile organizate de lumea oamenilor de afaceri, de cultur i art etc. sunt i ele prilejuri de contacte i de schimburi de preri asupra diferitelor probleme de interes pentru participani. Recepiile diplomatice pot avea loc stabilit ordinii de zi a activitii diplomatice, n practica agenilor i reprezentanilor diplomatici, aceste recepii se bucur de o rspndire mai larg. Invitaii la recepii au ocazia potrivit de stabilire a contactelor, lrgirea cercului de cunotine, de transmitere sau primire a unei informaii, de polemizare asupra unor probleme majore de caracter internaional. Indiferent de tipul i scopul recepia diplomatic poart un caracter politic, dei n cadrul ei are loc ntlnirea reprezentanilor oficiali de stat. La recepii este foarte important respectarea strict a regulilor ceremonialului, a normelor speciale de etichet, inclusiv a ordinii de precdere i a inutei vestimentare. Cunoaterea acestor reguli va permite determinarea modului de comportament, de a evita greelile i imitarea oarb a manierelor proaste. n exercitarea funciilor i misiunilor sale, organizarea diferitor aciuni oficiale, participarea la diferite ceremonii, diplomaii activeaz n conformitate cu protocolul diplomatic. ns nu trebuie de confundat c protocolul diplomatic i eticheta sunt lucruri cu totul diferite. De regul, recepiile au loc n a doua parte a zilei, cu ncepere de la ora 18.00 sau 19.00. n unele cazuri, durata recepiei este indicat pe cartonul de invitaie, pe care se menioneaz c aciunea se va desfura ntre orele 18.00-20.00 sau 19.00-20.30; n alte cazuri se precizeaz doar ora nceperii, rmnnd ca ncheierea manifestrii s se fac odat cu plecarea ultimului musafir, contndu-se pe faptul c invitaii nu vor abuza de ospitalitate i se vor retrage, dup un timp rezonabil, care se aproximeaz, n cazul unor astfel de aciuni protocolare, la cea. dou ore. Privitor la numrul participanilor la o recepie, nu exist o limit stabilit, totul depinznd de amploarea pe care gazda dorete s o dea aciunii, de mijloacele financiare afectate acesteia i de spaiul de primire de care dispune, n cazul srbtorilor naionale, unii efi de stat invit cteva mii de persoane, iar ambasadorii, cteva sute: cu prilejul altor evenimente, numrul invitailor poate fi doar de cteva zeci. Organizarea i petrecerea recepiilor diplomatice nu mai amintesc acele mese regale de pe timpul lui Ioan cel Groaznic sau aa-numitele Asamblee a lui Petru I n practica diplomatic s-a stabilit o tipologie variat a recepiilor diplomatice: cupa de ampanie, vin dhonneur, masa bufet (la fourchette), dejunul, ceaiul, dineul, cina, cocteilurile. Practica protocolar permite alegerea acelui tip de recepie care este adecvat unei situaii anumite dup form (adic se petrece n picioare sau cu plasamentul la mas) i dup timpul stabilit pentru petrecere: ziua sau seara. La recepiile ce au loc ziua se refer cupa de ampanie, cupa de vin, dejunul, iar cele de sear ceaiul, coctailul, dineul, mas bufet, cina. Cupa de ampanie. A devenit tradiional ca la ceremoniile de semnare a unor acorduri sau documente oficiale, nmnarea de ordine i medalii, conferine de pres, prezentare de felicitri sau la alte aciuni protocolare s se ofere cupa de ampanie, aceasta prezentnd avantajul ndeplinirii unei obligaiuni protocolare cu cheltuieli de reprezentare minime. Cupa de ampanie acoper o perioad de timp circa 15 30 de minute. Durata scurt a acestei aciuni impune gazdei o atenie

deosebit fa de oaspei n vederea realizrii unor contacte, dac nu cu toi oaspeii, cel puin cu principalele persoane prezente la ceremonie. Se recomand s se serveasc ampanie sec sau demisec (nu concomitent ambele tipuri), ntotdeauna ampania trebuie s fie nsoit de un picot, pentru reducerea aciditii acesteia. Se servete de ctre osptari mbrcai corespunztor (smocking sau frac i mnui albe), care poart printre invitai cupele de ampanie pe tvile acoperite de ervet. Picoturile se servesc pe aceeai tav, pe un suport de cristal sau argint. Analogic este i recepia de tipul cupa de vin sau vin dhonneur ns denumirea va accentua caracterul deosebit al recepiei diplomatice. Vin dhonneur este o aciune protocolar similar cocteilului, ns mai restrns dect acesta n privina varietii i cantitii produselor oferite invitailor. De origine francez, ea era iniial conceput ca o mic ceremonie oferit de municipaliti, societi etc. In cursul creia se bea vin n onoarea cuiva sau pentru a srbtori ceva. Se organizeaz, mai ales, n jurul orei 12, cu o durat, de obicei, de o or. Coctailul este manifestarea protocolar cu nume asemntor denumirii anglo-americane a amestecului de buturi care conin alcool i crora li se adaug sau nu, dup gust. sirop, suc de fructe, sifon coincidena de nume explicndu-se prin faptul c, la origine, era o reuniune la care se consumau respectivele amestecuri de buturi. n prezent, prin cocteil nelegem o ntlnire de mai mica anvergur dect o recepie, ce poate avea loc att n jurul amiezii, ct i dup-amiaz sau la nceputul serii. Durata coctailului este scurt, iar cantitatea i sortimentul de preparate i buturi sunt mai reduse. La cocteil se st n picioare, acesta fiind modul preferat de organizare deoarece creeaz un mai mare confort oaspeilor i gazdelor, care pot discute cu cine doresc. Serviciul poate fi asigurat fie exclusiv de osptari, care circul printre invitai, cu platourile de mncare i buturi, fie prin instalarea unei mese bufet, oaspeii servindu-se singuri sau cu ajutorul a ctorva osptari. n unele ri exist obiceiul organizrii de recepii la mese (cu plasament) sau cu tacmuri fixe, oaspeii rmnnd ns n picioare. Mncrurile i buturile servite la cocteiluri difer n funcie de ocazia cu care sunt oferite, de nivelul invitailor, precum i de felul n care se face serviciul. Prilejul cu care se organizeaz cocteilurile i durata de desfurare a acestora sunt aceleai ca i n cazul recepiilor. Dejunul - masa de prnz i dineul - masa de sear sunt alte genuri de reuniuni protocolare folosite n activiti de relaii oficiale, de afaceri sau private. Invitaia la astfel de reuniuni este considerat expresie a unei atenii deosebite din partea gazdei, fa de cel cruia i este adresat, precum i a dorinei de a ntreine i dezvolta raporturi apropiate cu invitatul. Rspunsul favorabil dat unei invitaii reprezint o dovad a disponibilitii pentru relaii cu respectiva gazd. Dejunurile se organizeaz, de regul, ncepnd cu orele 12.30/13.30 i, pe considerentul c se desfoar la mijlocul zilei, ceea ce presupune c unii invitai mai pot avea i alte activiti, de obicei au o durat de dou ore, pe cnd dineurile, care ncep, de obicei, n jurul orei 20.00, se pot prelungi i peste trei ore. Dintre aceste dou aciuni protocolare, dineul este cel care are un caracter mai solemn, semnificnd un grad superior de manifestare a consideraiei fa de cei invitai.

Numrul participanilor la un dejun sau un dineu poate varia de la o persoan la cteva sute, n funcie de prilejul cu care este oferit i de posibilitile materiale ale organizatorilor. n ultimul timp se constat, att n cercurile politice, ct i n cele de afaceri, un interes n vdit cretere pentru organizarea de mici dejunuri de lucru. Preocupai s ctige timp, oamenii zilelor noastre, din diferite domenii de activitate, sunt doritori s foloseasc orice posibilitate ce li se ofer de a economisi timpul ce l au la dispoziie, iar micul dejun se dovedete a fi un cadru potrivit, att pentru a discuta probleme politice, ct i pentru soluionarea diferitelor treburi profesionale, permind totodat realizarea economiei de timp dorite. Un mic dejun se desfoar la primele ore ale dimineii, respectiv cu ncepere de la ora 8.00 sau 9.00, cel trziu, i nu dureaz mai mult de o or i jumtate. Meniul se ntocmete lund n consideraie tradiiile i obiceiurile rii, i ca regul include una sau dou gustri reci, un fel de mncare din pete sau carne i desertul. n timpul dejunului se poate servi felul nti i bucatele fierbini, nainte de dejun li se ofer oaspeilor sucuri, n timpul dejunului se va servi vinul sec, i la sfrit se va propune ampanie, cafea sau ceai. Dejunul se petrece o or sau o or i jumtate, adic 45 60 minute se ofer pentru servirea mesei i 15 30 minute pentru cafea. De obicei, se invit un numr mic de persoane, de la una la zece-dousprezece, pentru a permite discuii cu participarea tuturor comesenilor. Dei dejunul de obicei poart un caracter de afaceri (excepie fiind dejunul oficial n numele unui oaspete nalt), invitaii vor veni fr femei. Aceast formul se folosete i n cazul vizitelor unor delegaii strine, cnd, din cauza programului ncrcat, nu se poate realiza o reuniune protocolar de mai mare amploare. Dineul este considerat cel mai onorabil tip de recepie i ncepe de obicei la orele 20-21. Durata de petrecere a dineului este de dou ore sau dou ore i 30 de minute, din care 50 60 minute se ofer pentru servirea mesei. Meniul poate include cteva feluri de gustare rece, sup, bucate din pete i carne, desert, cafea, ceai. n timpul dineului se servesc vinuri seci, iar la sfrit ampanie. Meniul dineului se deosebete de cel al dejunului prin aceea c dup gustrile reci se servete sup. n unele cazuri ndat dup dineu se petrece recepia de tipul a la fourchette. mbinarea acestor dou tipuri de recepii se organizeaz cu precdere n legtur cu sosirea n ar a unui reprezentant oficial de stat strin sau a delegaiei strine n cinstea crora are loc dineul. n aceeai categorie de reuniuni protocolare restrnse intr i invitarea la un ceai sau la o cafea. In trecut considerate doar ca ntlniri mondene, mai ales pentru femei, aceste reuniuni sunt astzi tot mai des folosite ca modaliti de desfurare a relaiilor cu caracter politic sau de afaceri. Se organizeaz fie dimineaa ntre orele 10.30-11.30, fie dup-amiaza ntre orele 16.00-18.00. In practica protocolar acest tip de recepie este organizat la invitarea soiei efului de stat sau a ministrului Afacerilor Externe, a soiilor nalilor oaspei aflai n ar sau a efilor reprezentanelor diplomatice. La ceai se invit nu mai mult de 7-10 femei fiind aezate de obicei la o singur mas. Se servesc biscuii, bomboane, fructe, sucuri, vinuri de desert. i n cazul acestor activiti, uzanele protocolare cer gazdei s ntmpine invitaii la intrarea n ncperile destinate primirii. Jour fix. Este organizat de ctre soia ministrului Afacerilor Externe, unui alt membru al guvernului sau soia ambasadorului odat pe sptmn n aceeai zi i or pe parcursul ntregii perioade

toamn iarn. Invitaii la acest tip de recepie se trimit odat la nceputul sezonului i sunt valabile pn la sfritul acestuia. Dup timpul de petrecere, osptare i tipul vestimentaiei, acest tip de recepie nu se deosebete de ceai. La recepiile jour fix pot fi prezeni i brbaii. Masa - bufet. Cnd exist interesul invitrii unui numr mai mare de persoane, se obinuiete organizarea unei mese bufet. In acest caz, mncrurile se aranjeaz pe mese lungi, n centrul sau pe una din laturile salonului, avnd aspectul unei expoziii. Platourile cu preparate se aranjeaz n flux: gustri, preparate din carne, produse de patiserie, de cofetrie, fructe, etc., fiecare platou avnd tacm de serviciu. Oaspeii se servesc singuri sau ajutai de civa. Se poate mnca n picioare n acelai salon sau n unul i mai multe saloane alturate (n funcie de numrul invitailor). Pe masa bufet se pun grupuri de vesel cu tacmurile respective, pahare, erveele de hrtie, scobitori, solnie, vase speciale cu ghea, suporturi pentru lumnri, cafea, sucuri, etc. Buturile (vinuri, coniac, lichior, sucuri, ap mineral, etc) se servesc de barman la o mas special amenajat. n saloane se pot aranja i grupuri de msue, de 3 4 persoane, n care caz, n faa fiecrei persoane se aeaz cte o farfurie cu tacmurile respective. Nu se face plasament: invitaii se servesc de la bufet i apoi iau loc la msue cu cine doresc. Masa bufet ofer posibilitatea unei mari mobiliti. Gazda i colaboratorii si pot trece de la un grup de invitai la altul sau de la o msu la alte, lund contact cu persoanele care i intereseaz. Mai mult dect masa propriu-zis, masa bufet se preteaz i la aranjarea unor programe artistice, nainte sau dup servirea bufetului. Toate aceste tipuri de aciuni ofer posibilitatea de a primi, n acelai timp, mult lume i, pe lng marcarea unor evenimente oficiale, de afaceri sau private, ele permit organizatorilor s rspund unor invitaii anterior onorate de ei. Ceremonialul, att la recepie, la cocteil, ct i la vin dhonneur, cere ca gazda s stea aproape de ua de intrare n ncperea n care se desfoar aciunea, pentru a saluta invitaii la sosire. n cazul unor recepii / coctailuri oficiale importante, sunt ri unde se obinuiete ca numele invitailor sa fie anunat, cu voce tare, de ctre un uier, n momentul intrrii lor n sal. La noi, de regul, eful protocolului sau un asistent pe probleme de protocol prezint gazdei invitaii necunoscui de ctre aceasta. Dac gazda dorete s se retrag, pentru a se ntreine cu oaspetele principal ea va fi nlocuit de cineva dintre colaboratorii si mai apropiai, de rang nalt, cart s salute oaspeii. Trebuie asigurat o permanen din partea gazdelor, n apropiere; uii, ntruct, att la sosire, ct i la plecare, oaspeii salut gazda, n ultimul ca; spre a-i mulumi pentru invitaie. n general, organizarea unei mese oficiale trebuie s urmreasc un obiectiv precis, s constituie o aciune de munc care s contribuie la susinerea i dezvoltare activitii instituiei parlamentare, la lrgirea contactelor cu oaspeii strini a rii. S ofer cu ocazia unor vizite oficiale sau la aniversarea unor evenimente deosebite, care particip anumite persoane oficiale.

Orice tip de recepie necesit o pregtire minuioas i include: alegerea tipului de recepie, stabilirea listei invitailor, transmiterea invitaiilor, primirea oaspeilor, plasamentul la mas, ntocmirea meniului, aranjarea mesei i slii, pregtirea toasturilor i alocuiunilor, ordinea de petrecere a recepiilor Stabilirea listei de invitai: operaiunea se face consultndu-se neaprat persoana n numele creia se vor adresa invitaiile. Dac pentru un dejun / dineu sau un ceai cu caracter privat este uor de stabilit o astfel de list, afinitile personale fiind criteriul principal de alegere, n cazul recepiilor, cocteilurilor i al celorlalte reuniuni cu caracter oficial sau de afaceri, ntocmirea listei este o operaiune dificil, din cauza multitudinii criteriilor de alegere a persoanelor ce trebuie luate n consideraie, inndu-se seama de sensibilitile oamenilor fa de invitarea lor sau nu la o manifestare protocolar i imposibilitatea material de a invita, n acelai timp, pe toi cei care s-ar considera ndreptii s participe la aciunea n cauz.Ca urmare, pentru recepii, cocteiluri, vin dhonneur, unul dintre criterii poate fi motivul organizrii reuniunii respective, ceea ce permite includerea pe list n primul rnd categoriilor de oficiali i a altor persoane care lucreaz nemijlocit n domeniul vizat de aciune sau au afiniti cu evenimentul ce prilejuiete sus-amintita manifestare. Astfel, la o aciune consacrat vizitei unei delegaii strine, vom avea n vedere, n primul rnd, omologii membrilor delegaiei i reprezentanii organismelor de stat i private care au relaii cu ara de unde vine delegaia sau sunt interesate de stabilirea de relaii cu aceasta. n cazul dejunurilor / dineurilor oficiale mai puin al celor la nivel nalt este bine s se aib n vedere ca, pe ct posibil, s fie invitat cte o singur personalitate de prim rang, n onoarea creia, de regul se ofer dejunul sau dineul, pentru a permite gazdei s-i acorde atenia cuvenit, prezena a dou sau mai multor figuri marcante la acelai dejun / dineu putnd prilejui unora dintre ele nemulumirea de a nu se fi bucurat de atenia ateptat. Un element de luat n seam la stabilirea listei de invitai este forma mesei i numrul de locuri la aceasta, spre a evita ca persoane importante s fie aezate pe locuri marginale, fapt care, n mod firesc, le va nemulumi. Odat proiectul listei de invitai ntocmit, cu excepia recepiilor, coctailurilor i a vin dhonneur, pentru celelalte aciuni protocolare se trece la consultarea telefonic a celor vizai spre a vedea dac pot accepta invitaia operaiune ce se face, de regul, prin secretariatele sau compartimentele de protocol ale gazdelor i ale celor invitai. Este politicos s se rspund n aceeai zi sau a doua zi, pentru a permite organizatorului aciunii s invite o alt persoan, n cazul primirii unui rspuns negativ din partea celui iniial avut n vedere. Acest rspuns trebuie dat n termeni politicoi, mulumindu-se i exprimndu-se regretul de a nu putea participa. Primirea confirmrii verbale a participrii nu exclude necesitatea trimiterii cartonului de invitaie, acesta dnd invitatului certitudinea c aciunea despre care a fost ncunotinat va avea loc i oferindu-i, spre aducere aminte, elemente asupra datei i locului de desfurare. Trebuie precizat c, n cazul recepiilor, cocteilurilor i vin dhonneur-ului, se poate accepta, pe motive ntemeiate, nlocuirea invitatului iniial cu o alt persoan desemnat de el; la dejunuri / dineuri acest lucru este inacceptabil, deoarece lista invitailor i planul de aranjare la mas a fost fcut inndu-se seama de rangul fiecrui invitat. Se pot face excepii n cazuri cu totul deosebite, cnd o instituie de stat sau o societate privat foarte important trebuie s fie prezent, cu orice

pre, la aciunea n cauza, procedndu-se la modificare aranjamentului iniial al mesei operaiune nu o dat dificil din punct de vedere protocolar. Textul invitaiei este de dorit s fie vzut i aprobat de gazd. Coninutul unei invitaii trebuie s fie ntocmit n termeni curtenitori, ct mai concis, i s cuprind: cine invitai numele celui care este invitat; motivul i natura aciunii; locul, data i ora desfurrii acesteia; inuta vestimentar solicitat, precum i telefonul la care s se comunice rspunsul (solicitat prin tiprirea pe invitaie a iniiatelor R.S.V.P. - v rugm s rspundei), n cazul n care locul de desfurare a aciunii este mai puin cunoscut, se va indica modul de ajungere la destinaie, anexndu-se o schi a traseului de urmat. Pentru recepiile / dineurile oferite de capete ncoronate, invitaiile nu sunt adresate de ctre mprat sau rege, ci de prim-ministru sau de ministrul Casei Regale cu meniunea c o fac din ordinul suveranului lor. Alegerea cartonului i a elementelor de grafic, n vederea tipririi invitaiei, controlndu-se de ctre un reprezentant al compartimentului de protocol corectitudinea executrii modelului de invitaie stabilit. Scrierea, preferabil de mn ca expresie a curtoaziei fa de invitai, a numelui acestora n spaiul liber, anume lsat pe cartonul invitaiei, precum i a plicurilor respective. Transmiterea invitaiilor prin pot sau prin curier trebuie fcut din timp, ca semn al ateniei fa de destinatarii lor. Astfel, o invitaie la o recepie / coctail este de dorit sa ajung la cel n cauz cu 10-14 zile naintea evenimentului, iar pentru dineuri / dejunuri cu 2-3 sptmni nainte. Stabilirea meniului se va face inndu-se seama de evenimentul ce urmeaz a fi marcat, de caracterul aciunii organizate, de ora cnd se va desfura aceasta, n cazul participrii unor oaspei strini mai ales dac este vorba de dejun / dineu se va ine seama de tradiii culinare sau de rigori religioase pe care acetia trebuie s le respecte. Este bine ca i meniul s fie vzut i aprobat, n prealabil, personal de ctre gazd, n cazul dejunurilor / dineurilor oficiale, se obinuiete tiprirea meniurilor sau scrierea de mn a acestora, pe cartoane destinate anume acestui scop, i plasarea lor n dreptul locului fiecrui invitat, pe farfuria acestuia sau n partea ei stng, lng furculie. Aranjarea slii n care va avea loc aciunea presupune: amplasarea mesei sau a meselor i barurilor, dotarea acestora cu fee de mas, tacmuri i pahare corespunztoare, stabilirea atent a modului de decorare cu flori a slii i a meselor. Hotrrea modului de desfurare a servirii este o alta etap a organizrii aciunilor n cauz. Astfel, la unele cocteiluri, att preparatele culinare, ct i buturile pot fi servite, toate, pe tvi purtate, printre invitai, de ctre chelneri, dup cum, la cocteilurile mai bogate i la recepii, preparatele culinare se aaz pe mese, de unde fiecare oaspete, eventual ajutat de chelneri, se poate servi, iar buturile se ofer de la baruri special amenajate, n aceeai ncpere. n unele cazuri, oaspeii rmn n picioare pe toat durata aciunii, n altele, mai ales la recepii, pot fi amplasate, n diferite locuri din sala de desfurare a aciunii, mese mici cu scaune, pentru ca invitaii s se poat aeza i servi ceea ce aleg din preparatele culinare oferite.

Pentru dejunuri / dineuri se poate avea n vedere fie servirea, de ctre chelneri, a oaspeilor aezai la o mas sau la mai multe mese, fie organizarea de bufete, cu preparatele expuse, de unde fiecare se servete i apoi se aaz la mesele anume pregtite, dotate cu tacmuri i pahare, urmnd ca butura s le fie servit de ctre chelneri, la mas. Pentru dejunuri / dineuri se va ntocmi planul deplasare, la mas, n ordinea protocolar, a invitailor chestiune deosebit de important, dac inem seama de sensibilitatea oamenilor n ce privete locul ce li se ofer. Legat de aceasta, respectarea strict a regulilor de precdere este singura modalitate de a rspunde eventualelor reprouri ce pot aprea, n acelai timp, ns, este de avut n vedere faptul c, la un dejun sau dineu mixt, trebuie asigurat, la plasarea invitailor, alternana brbai / femei, iar n cazul aciunilor cu oaspei strini, intercalarea acestora cu participanii autohtoni la masa respectiv. Pentru indicarea locurilor la mas, se va scrie, pe cartoane, aezate n dreptul fiecrui loc, numele oaspetelui i eventual funcia acestuia, dac este vorba de o aciune oficial important. Planul de aezare la mese se va pune, pe o msu, la intrarea n sala n care se desfoar dineul / dejunul, pentru a putea fi vzut de ctre invitai, sau va fi inut n mn i prezentat fiecrui invitat mai ales la dineuri cu o participare nu prea numeroas de ctre un funcionar de protocol sau un maitre dhotel, spre a facilita gsirea de ctre invitai a locurilor ce le sunt destinate. Cnd numrul invitailor este mare, pentru a evita circulaia acestora n jurul meselor, n cutarea locului, se va folosi un al doilea rnd de cartonae, pe care este schiat planul general al mesei sau al ansamblului de mese i este marcat locul invitatului, cartonae ce se vor nmna la intrarea n sala unde urmeaz s aib loc aciunea. Dac la aciune se va tine un discurs sau toast, este necesar pregtirea n acest scop a unui punctaj de idei sau a unui text complet, pentru gazd. La recepii, discursurile se anun la nceputul manifestrii, iar la dejun / dineu, de obicei, toastul se tine spre sfrit, a servirea desertului. Toastul se ine n onoarea unei persoane, de obicei a invitatului principal, . se ncheie prin ridicarea paharului, cu formula: Ridic acest pahar n onoarea. sau S ridicam paharul pentru Primul toast este al gazdei, creia i se rspunde de ctre imitatul omagiat. Atunci cnd are loc un schimb oficial de toasturi, gazda trebuie sa trimit oaspetelui principal copia textului pe care are intenia s-1 rosteasc, pentru a-i permite s pregteasc rspunsul; la reuniuni politice importante, rspunsul oaspetelui se comunic i el dinainte gazdei. n cazul unor dejunuri / dineuri pentru oaspei strini, a cror limb difer de cea a gazdelor, se convine n prealabil, ntre compartimentele de protocol respective, asupra limbii ce urmeaz a fi folosite la pronunarea toasturilor. Fiecare i poate pronuna toastul m limba sa. cu condiia asigurm prealabile a traducerii i a imprimrii textelor respective m limba celeilalte pri. Procedndu-se astfel, la venirea la mas, fiecare invitat gsete lng farfuria sa textul celeilalte pri tradus n limba ce i este accesibil. Astzi organizarea amintitelor reuniuni a ncetat s mai fie o simpl aciune de curtoazie protocolar devenind o modalitate de lucru, un instrument care, folosit n mod adecvat, poate permite att realizarea unor contacte mai strnse ntre participani, ct i discutarea sau chiar rezolvarea unor probleme de munc.

Reuita atingerea scopului urmrit depind att de oportunitatea aciunii i de alegerea oaspeilor, ct i de priceperea i tactul cu care gazda invit, primete i, mai ales, se ocupa de invitai. n ce privete recepiile, coctailurile i vin dhonneur, o preocupare deosebit a gazdelor trebuie s fie atenia fa de oaspei, pe timpul desfurrii aciunilor respective urmrind s se ntrein cu ct mai muli dintre acetia, n special cu personalitile marcante. Dejunurile / dineurile trebuie s urmreasc un obiectiv precis, sa constituie o activitate in sensul propriu al cuvntului, s contribuie la susinerea i dezvoltarea activitilor organizatorului, la lrgirea i ntrirea contactelor cu persoanele invitate. ntruct plasamentul la mas este o chestiune foarte sensibil, consider utile unele precizri. Astfel, locul de onoare rezervat persoanei, celei mai importante care particip la dejun / dineu este fie la mijlocul mesei, n faa gazdei, fie la dreapta gazdei in fond de forma mese. i de modul de aezare la mas, urmtorul loc in ordinea importane, fiind cel din stnga gazdei, alternndu-se, n continuare, dreapta stnga. Locul de onoare trebuie stabilit, ntotdeauna, pe latura care ofer privirii ocupantului n funcie de configuraia ncperii, fie ua de intrare, fie fereastra, dac ua este laterala, fie, in cazul n care i ua i fereastra sunt aezate lateral, perspectiva cea mai larg. Plasamentul se face ntotdeauna dup ce a fost stabilit ordinea de precdere a participanilor att la brbai, ct i la femei, inndu-se seama de funciile acestora. La nivel egal, vechimea n funcie i apoi vrsta sunt cele care se iau n consideraie; pentru ambasadori, data prezentrii scrisorilor de acreditare, iar pentru ceilali diplomat, gradul i vechimea la post sunt elementele pe baza crora se poate stabil, ordinea de precdere. La mesele-bufet, care se organizeaz atunci cnd se dorete invitarea unui numr mai mare de persoane, nu se face un plan de plasament. Totui, pentru a marca atenia deosebit acordat oaspetelui de onoare, gazda va avea grij s se aeze la masa la care se afl deja oaspetele principal sau soia acestuia, ori s-1 ghideze pe unul dintre acetia spre o masa unde s ia loc mpreun. Acelai lucru urmeaz s-1 fac i soia gazdei cu soul / soia oaspetelui de onoare sau cu o alt persoan important, dac oaspetele de onoare a venit singur.