Audit Financiar - Caiet de Seminar

- Caiet de seminar -
Dr. ec. Constantin Iaco

Audit financiar Caiet deseminar
2
CUPRINS
Capitolul 1
Planificarea auditului intern 3
1.1. Conceptul de planificare al auditului .............................................. 3
1.2. Sistemul de planificare al activitilor de audit intern . 3
1.3. Reglementri noi n evaluarea riscurilor n vederea planificrii auditului anual 5
1.4 Metodologia de evaluare a riscurilor pentru ntocmirea planului de audit intern .6
Capitolul 2
Metodologia derulrii misiunii de audit pe exemplul activitii serviciului juridic ... 17
Capitolul 3
Auditul privind achiziiile publice ...97
3.1. Emiterea ordinului de serviciu . 97
3.2. Declararea independenei .................................................100
3.3. Notificarea privind declanarea misiunii de audit intern ................................................. 103
3.4. Colectarea i prelucrarea informaiilor 104
3.4.1. Colectarea informaiilor . 104
3.4.2. Prelucrarea informaiilor ................................................ 105
3.5. Analiza riscurilor ................................................. 106
3.6. ntocmirea programului de audit intern ............................... 142
3.7. ntocmirea programului preliminar al interveniei la faa locului ... 146
3.8. edina de deschidere . 150
3.9. Intervenia la faa locului ................................................. 151
3.9.1. Colectarea dovezilor ... 152
3.9.2. Tehnici i instrumente utilizate .. 152
3.9.3. Alte testri .. 153
3.9.4. Probele de audit intern 153
3.9.5. Eantionarea 153
3.9.6. Tabloul de prezentare al circuitului auditului intern .. 154
3.9.7. Formularele constatrilor de audit intern 154
3.10. Constituirea dosarelor de audit intern 201
3.11. Revizuirea documentelor de lucru ................................................ 201
3.12. edina de nchidere .. 203
3.13. Elaborarea proiectului raport de audit intern . 206
3.14. Transmiterea proiectului raportului de audit intern ............................... 223
3.15. Reuniunea de conciliere 223
3.16. Raportul de audit intern . 223
3.17. Difuzarea raportului de audit public intern 226
3.18. Urmrirea recomandrilor . 226
3.19. Supervizarea .............................. 229
3.20. Programul de asigurare i mbuntire a calitii ................................................ 230
3.20.1. Evaluarea intern ...230
3.20.2. Evaluarea extern .............................. 232
Bibliografie . 233
ConstantinI aco
3
Capitolul 1
PLANIFICAREA AUDITULUI INTERN
1.1. Conceptul de planificare al auditului
Activitatea de audit intern este o activitate planificat, proces care se realizeaz pe baza analizei
riscurilor asociate activitilor i este menit s adauge valoare entitii auditate.
Auditorul trebuie s planifice auditul ntr-o manier care s asigure c misiunea va fi ndeplinit n
condiii de economicitate, eficien, eficacitate i la termenul convenit.
Planificarea auditului const n construirea unei strategii generale dar i unor abordri detaliate cu
privire la natura, durata i gradul de cuprindere preconizat al auditului.
Activitatea de planificare a auditului comport urmtoarele caracteristici:
Raionalitatea. Procesul de planificare i rezultatele acestuia permit auditorului evaluarea logic a
ndeplinirii sarcinilor, precum i stabilirea de obiective clare;
Anticiparea. Procesul de planificare permite dimensionarea sarcinilor n timp, astfel nct prioritile s fie
mai clar scoase n eviden;
Coordonarea. Planificarea permite coordonarea, de ctre instituiile de audit, att a politicilor de audit, cu
auditurile realizate efectiv, ct i a activitilor desfurate de ali auditori sau experi. Activitatea de
planificare este funcie de mrimea entitii auditate, complexitatea auditului, experiena auditorului i gradul
de cunoatere a activitii entitii.
1.2. Sistemul de planificare al activitilor de audit intern
Planificarea activitii de audit intern se realizeaz pe trei nivele:
planificarea strategica pe termen lung are n vedere activitatea de evaluare a funciei auditului intern a
structurilor din subordine care i-au organizat compartimente de audit, o dat la 5 ani, conform cadrului
normativ al auditului intern;
planificarea strategic pe termen mediu are n vedere faptul c, conform legii, toate activitile
auditabile trebuie s fie auditate cel puin o dat la 3 ani. n funcie de importana unei activiti n cadrul
entitii, de pericolul producerii unor evenimente sau chiar pagube, ct i de gradul de apariie i
importan al riscului aceasta poate fi cuprins n auditare;
planificarea anual cuprinde misiunile ce se vor realiza pe parcursul anului viitor innd cont de bugetul
de timp disponibil n cadrul planului i de resursele alocate anual. Fiecare misiune de audit va cuprinde
obiectivele, identificarea activitilor adiacente, orele lucrate, personalul i planificarea orar pentru
activitile i departamentele entitii publice supuse examinrii.
Realizarea activitii de planificare presupune determinarea domeniilor majore ale auditului. O
planificare incorect sau incomplet conduce la pierderea unor activiti purttoare de riscuri. Practica
impune selectarea cu atenie a activitilor din domeniile auditabile cu risc crescut pe baza analizei riscurilor
asociate acestor activiti.
Tipologia riscurilor i respectiv criteriile de evaluare a riscurilor trebuie s fie eficient i s ne asigure
pstrarea unei viziuni generale asupra ansamblului.
Riscurile majore, de regul, se concentreaz spre vrful organizaiei, aa cum rezult din Figura nr. 1.2.1.
Localizarea riscurilor majore, i de aceea este recomandat s ncepem activitatea de planificare de sus n jos.
Pornind de jos n sus vom constata c unele activiti le vom repeta de mai multe ori. Totui nu exist o
soluie garantat. Filing-ul i experien auditorilor interni rmne un element cu pondere n activitatea de
planificare.
Important este s ne planificm auditurile pentru riscurile majore, iar pe cele minore n mai mic
msur sau deloc.
Considerm c, orice planificare am face nu trebuie s uitm departamentele IT i achiziii publice
care sunt, n general, purttoare de riscuri. Din practic rezult c este necesar s ne hotrm dac integrm
activiti IT i achiziii la toate domeniile auditate sau le auditm separat.
4
Abordarea planificrii auditului pe baza proceselor este bun pentru c ne spune ce se ntmpl de la
nceput pn la sfritul respectivului proces. Aceasta implic IT, resurse umane, financiar-contabilitate,
achiziii, vnzri i n consecin presupune utilizarea unui timp mai mare, deci sunt audituri complexe.
Standardele de audit intern recomand ca pentru realizarea planificrii trebuie s discutm cu
managementul. Managerul entitii publice este responsabil de planificarea activitii de audit intern i
trebuie s aprobe planul de audit intern, dar aceasta nu nseamn c poate influena eliminarea unui domeniu
sau a unui departament cuprins n plan.
MANAGEMENT
ENTITATE
Figura nr. 1.2.1. Localizarea riscurilor majore
Practicienii recomand auditorilor s consulte i oamenii din organizaii care au o viziune global
asupra activitilor i pot sesiza riscuri, care altfel ar scpa, innd cont c ei sunt acolo jos, pe teren,
implicai, iar noi i chiar managerii suntem mai mult la birou. Odat stabilite riscurile se procedeaz la
ierarhizarea lor pe nevoile de sarcini i pentru aceasta se pleac de la obiectivele entitii, la intele ce trebuie
atinse.
Dac volumul activitilor auditabile pentru un an este foarte mare cutm s vedem ct putem pstra n
plan pentru auditarea n acel an, avnd n vedere i informaiile de care avem nevoie i modul cum le putem
procura. n acest caz, se impune s constituim o nou list cu activitile auditabile n funcie de informaiile
disponibile i de cei mai buni indicatori pe domenii de activitate.
La planificarea activitilor auditabile n anul viitor trebuie s acordm prioritate activitilor cu valoare
adugat mare, ale cror rezultate vor fi relevante pentru cei auditai, deoarece aceasta creeaz un impact
favorabil auditorilor interni.
Planurile anuale de audit intern trebuie s fie adaptate n cursul exerciiului ori de cte ori se modific
geografia riscurilor din cadrul entitii i de asemenea trebuie s aib o rezerv pentru evenimente deosebite
sau neprevzute (concedii medicale ale auditorului intern, spre ex., n medie, 5 zile/an) i timp pentru
acordarea de consultana managementului.
Un plan de audit intern bun este acel plan care a fost testat n situaii critice, cnd intervine o criz,
deoarece n situaii normale totul decurge OK. Spre exemplu, ne aflm n ultima zi de elaborare i aprobare al
planului i proiectul planului de audit intern nu este gata, iar eful structurii de audit intern sau cel care l
ntocmete sunt lips din entitate i ntrebarea fireasc este: Exist o procedur pentru asemenea situaii, sau
trebuie s discutm cu oamenii i s vedem ce se ntmpl? Evident se va elabora o procedur i pentru
aceast situaie special.
n activitatea de planificare tot ce uitm nu se mai poate prinde i rmne pentru o perioad ulterioar,
n cadrul celor trei ani stabilii prin lege.
Planificarea activitii de audit intern trebuie s aib n vedere i zilele de pregtire profesional ale
auditului stabilite, conform legii, i zilele de concediu de odihn. Apoi, n afara obiectivelor obligatorii se
stabilete bugetul de timp al auditorilor i bugetul financiar aferent activitilor planificate.
Un plan de audit este bine apreciat cnd 70 % din bugetul de timp este afectat pentru activiti de audit
intern. Metoda de elaborare a bugetului este ca pentru fiecare obiectiv s calculm de ce avem nevoie i apoi
ConstantinI aco
5
prin nsumare i cu serviciile aferente s stabilim valoarea noastr. Raportarea s se fac avnd n vedere
scopurile stabilite, modalitile utilizate i rezultatele ateptate.
Conform standardelor I.I.A. (2000, 2010) eful auditului intern trebuie s realizeze o planificare bazat
pe riscuri pentru a stabili prioritile n acord cu obiectivele organizaiei.
Programul misiunilor de audit intern trebuie la rndul lor s se bazeze pe o evaluare a riscurilor
realizate cel puin o dat pe an i s se in cont de punctul de vedere al managementului general.
n situaiile n care avem propuneri de realizare i a unei misiuni de consiliere, eful structurii de audit
intern nainte de a o accepta, trebuie s ia n calcul n ce msur aceasta poate aduce un plus de valoare i
contribuie la mbuntirea managementului riscurilor n funcionarea organizaiei. Misiunile de consiliere
care au fost acceptate trebuie s fie integrate n planul audit intern anual, care va fi transmis apoi managerului
general pentru aprobare.
1.3. Reglementri noi n evaluarea riscurilor n vederea planificrii auditului anual
Obiectivul modelului de risc este s optimizeze alocarea resurselor de audit printr-o nelegere
cuprinztoare a universului domeniului de audit i riscurile asociate cu fiecare element al acestuia.
Bunele practici internaionale, adoptate de I.I.A., ncepnd cu elaborarea Planului de audit pentru anul
2003, recomand un model de audit al riscului pentru a cuantifica nivelul de risc al fiecrei uniti de audit,
n vederea programrii auditurilor conform prioritilor stabilite. Aceasta reprezint o desprire de practicile
trecute care se bazau mai puin pe judecat formal a riscului i mai mult pe perioada de timp scurs de la
ultimul audit.
Ultimul model de analiz a riscului, recomandat de I.I.A., n 2003, se bazeaz pe 6 factori de risc, i
anume:
F1 - Constatrile anterioare ale auditului;
F2 - Sensibilitatea sistemului, aa cum este perceput;
F3 - Mediul de control;
F4 - ncrederea n managementul operaional;
F5 - Schimbrile de oameni sau de sisteme;
F6 - Complexitatea.
Fiecare element din universul de audit va fi cuantificat dup aceti 6 factori folosind o scar numeric
de la 1 la 3, unde:
1 nseamn probabil c nu prezint probleme,
2 nseamn posibil o problem,
3 nseamn probabil o problem.
Rezultatele acestor analize sunt totalizate i apoi multiplicate cu un factor de vrst a auditului, cum
ar fi:
- 100 % dac un audit similar a fost fcut n ultimele 24 de luni;
- 125 % dac auditul a fost fcut n urm cu 25-36 luni;
- 150 % dac auditul a fost fcut n urm cu 37/60 de luni;
- 200 % dac auditul e mai vechi de 60 de luni.
Nivelele rezultatelor se vor ntinde pe o plaj de valori cuprinse ntre 6-36, care dup ncheierea acestui
proces de notare vor fi grupate pe 4 categorii, n funcie de factorul de risc prezentat, astfel:
- stratul de 10%, de sus, reprezint nivelul de risc maxim;
- stratul de 30% reprezint nivelul de risc sensibil;
- stratul de 40% reprezint nivelul de risc moderat;
- ultimul strat de 20% reprezint nivelul de risc sczut.
Cadrul pentru planul anual de audit intern este apoi construit din mostre din cele 4 straturi folosind
urmtoarele inte de acoperire.
- entitile de audit considerate de risc mare vor fi auditate n proporie de 100 %;
- stratul de risc sensibil va fi auditat n proporie de 50%;
- mostr de 25% va fi auditat din stratul de risc moderat;
- stratul de risc sczut va fi auditat selectnd elemente n proporie de 10 %.
Grupurile de risc mai sczut sunt eantionate pentru a vedea dac procesul de notare funcioneaz i
confirm c nivelurile de risc sunt n mod corespunztor clasificate.
n timp ce modelul de risc nc necesit judeci, nivelurile individuale sunt documentate i pot fi
analizate critic i polemizate.
Modelul, de asemenea, promoveaz definirea uniform a universului de audit al fiecrui segment.
Astfel, riscurile de audit la fiecare locaie ale entitii publice pot fi comparate cu cele de la celelalte locaii
pe o baz obiectiv. Aceasta va ghida folosirea i repartizarea geografic a personalului.
6
Definirea universului de audit este prima cerin prealabil a ierarhizrii riscurilor. Aceast determinare
a domeniului auditului va fi bazat pe cunoaterea planului strategic al organizaiei i activitile acesteia i
discuiile cu responsabilul compartimentului de resurse umane.
Modelul de evaluare a riscurilor recomand liniile directoare de stabilire a criteriilor de ierarhizare a
riscurilor, care sunt:
i) Constatrile anterioare ale auditului sunt un indicator al disciplinei de control intern. Problemele
sunt adeseori caracterizate de deficiene semnificative ale controlului, modificri (ajustri) importante, un
numr de constatri mai mare dect normal, iar constatrile repetitive nu sunt fixe. Dimpotriv, lipsa de
constatri i corectarea periodic a constatrilor anterioare indic o disciplin a controlului.
ii) Sensibilitatea reprezint evaluarea riscurilor inerente asociate cu entitile evaluate. Aceasta este o
evaluare a ceea ce potenial ar putea produce nereguli n viitor i care va fi reacia asociat, care poate fi
conectat, din punct de vedere al riscului, cu pierderea sau descompletarea activelor, cu erorile nedetectate,
cu datoriile nerecunoscute sau necuantificate exact sau riscul de publicitate advers, obligaii legale etc.
Cuantificarea sensibilitii va trebui s in seama i de mrimea entitii analizate, expunerea potenial i
probabilitatea.
iii) Mediul de control reprezint politicile colective, procedurile, regulile obinuite, msurile de
protecie fizic a patrimoniului i personalul folosit n acest scop. Esenial pentru un mediu favorabil de
control este tonul de la vrf, aderena la politicile i procedurile cuprinse n documente, sisteme sigure,
prompta detectare i corectare a erorilor, dotarea adecvat cu personal i asigurarea unui numr (de personal)
inut sub control. Dimpotriv, lipsa de supraveghere, ratele mari de eroare, lipsa de documentare, cantiti
mari de munc nenormat, insuficient gestionat, un mare numr de personal i operaiuni nereglementate,
sunt simptome ale unui mediu slab de control.
iv) Relaii bune, atmosfer destins cu managementul executiv - reflect ncrederea conductorilor
auditului n managementul direct responsabil cu unitatea auditat i implicarea managementului n controlul
intern. Confortul este caracterizat de factori cum ar fi colaborarea n auditurile anterioare, experiena
managementului n mediul de munc i percepiile privind calitatea i nivelul de dotare cu personal.
v) Schimbri ale oamenilor/sistemelor. Practica indic faptul c schimbrile au impact asupra
controalelor interne i raportrilor financiare. Schimbri apar de obicei pentru a avea efect pe termen lung,
dar adeseori schimbrile pe termen scurt necesit o mai mare atenie din partea auditului. Schimbrile
cuprind reorganizri, modificri ale ciclurilor de afaceri, creteri rapide, noi linii de produse, noi sisteme,
achiziii i vnzri ale unor pri din firm (capital), noi reglementri sau legi i fluctuaia personalului.
Unitile de audit mai puin afectate de schimbri vor fi mai puin auditate.
vi) Complexitatea. Acest factor de risc reprezint potenialul pentru a comite erori sau inadecvri care
ar putea trece neobservate (nedetectate) din cauza complexitii mediului. Cuantificarea i nivelul
complexitii va depinde de mai muli factori. Extinderea automatizrii, calculaii complexe, activiti
interdependente, numr mare de produse sau servicii, orizontul de timp al estimrilor, dependena de un ter,
cererile clienilor, timpii de procesare, legile i reglementrile aplicabile i muli ali factori, unii dintre ei
necunoscui, influeneaz judecile despre complexitatea unui anumit audit
Perfecionarea modelului de cuantificare a riscurilor rmn o prioritate permanent a funciei auditului
intern.
Obiectivele auditorilor interni reprezint alocarea de resurse de audit ntr-o manier optim, ctre
auditurile cu cel mai mare risc, pentru nsntoirea activitilor/subactivitilor entitii, iar economisirea de
resurse pe baza analizei riscurilor s rmn o prioritate..
1.4 Metodologia de evaluare a riscurilor pentru ntocmirea planului de audit intern
Normele generale de aplicare a auditului public intern conin o metodologie comun pentru evaluarea
riscurilor, att pentru procedura de ntocmire a Planului de audit public intern, ct i pentru derularea unei
misiuni de audit n faza de elaborare a Programului de audit, i presupun parcurgerea urmtoarelor etape:
1. Identificarea activitilor auditabile;
2. Identificarea riscurilor inerente asociate activitilor;
3. Stabilirea factorilor de analiz a riscurilor i nivelele de apreciere ale acestora;
4. Stabilirea nivelului riscului pe criteriile de apreciere;
5. Determinarea punctajului total al riscului;
6. Clasarea activitilor pe baza analizei riscurilor;
7. Ierarhizarea activitilor care urmeaz a fi auditate;
8. Elaborarea tematicii n detaliu a activitilor auditabile;
9. Elaborarea planului de audit intern anual.
ConstantinI aco
7
a) I dentificarea activitilor auditabile se realizeaz pe baza analizei actului de nfiinare,
organigramei, ROF-ului, deciziilor de organizare a eventualelor noi activiti s.a.
Etapa se concretizeaz prin ntocmirea de ctre auditori a Listei activitilor din cadrul entitii,
conform modelului prezentat n continuare pentru domeniul financiar-contabil.
Procedura : Colectarea i prelucrarea informaiilor
MINISTERUL FINANELOR PUBLICE
D.G.F.P. A JUDEULUI X
LISTA ACTIVITILOR AUDITABILE
Denumirea lucrrii: Elaborare plan activitate anual
Domeniul: Financiar-contabilitate
ntocmit: eful structurii de audit intern Data: 15.11.2003
Nr.
crt. Activiti identificate Observaii
1 Activitatea de elaborare i aprobare a bugetului
2 ntocmirea bilanului contabil i a contului de execuie
3 Contabilitatea, inclusiv angajamentele bugetare i legale
4 Calculul i plata salariilor
5 Plata achiziiilor publice
6 Activitatea de inventariere a patrimoniului
7 Plata facturilor furnizorilor i prestatorilor de servicii
n practic, n unele situaii, se ntlnesc activiti necuprinse n organigram sau n ROF i n aceste
cazuri auditorii interni trebuie s le aib n vedere la ntocmirea Listei activitilor auditabile.
b) I dentificareariscurilor inerente asociateactivitilor
Evaluarea riscurilor trebuie s aib n vedere gestionarea schimbrii: oamenii se schimb, metodele se
schimb, organizrile i politicile se schimb i ca atare i riscurile se schimb.
Evaluarea riscului nseamn identificarea i analizarea riscurilor relevante n ndeplinirea obiectivelor,
pentru a cunoate modul n care acestea trebuie s fie administrate.
Evaluarea riscului este o parte a procesului operaional i trebuie s identifice i s evalueze factorii
interni i externi care ar putea afecta n mod negativ obiectivele organizaiei.
Factorii interni i externi trebuie s fie luai n considerare ntr-o abordare a evalurii riscului. Factorii
interni sunt, de exemplu, natura activitilor entitii, calificarea personalului, schimbri majore n organizare
sau randamentul angajailor. Factorii externi pot fi variaia condiiilor economice, schimbarea cadrului
legislativ, factorul politic sau schimbrile intervenite n tehnologie.
Identificarea riscurilor asociate activitilor trebuie s in seama de formele de control intern, respectiv
de existena i funcionalitatea procedurilor. tiind c pentru orice activitate se elaboreaz o procedur de
lucru care va conine i controalele interne, dac aceasta lipsete activitatea prezint riscuri potenial mai mari
dect cele pentru care sunt elaborate proceduri. Aceasta se bazeaz pe faptul c personalul de execuie,
neavnd o procedura unitara va nelege foarte greu activitatea i implicit realizarea ei n practic.
Etapa se concretizeaz prin ntocmirea tabelului Identificarea riscurilor asociate activitilor
auditabile, conform modelului.
Procedura: Analiza riscurilor
IDENTIFICAREA RISCURILOR ASOCIATE ACTIVITILOR
ntocmit de: eful structurii de audit intern Data: 15.11.2003
8
Nr.
crt.
Activiti auditabile Riscuri identificate Observaii
1 Activitatea de elaborare i
aprobare a bilanului
- existena i structura bugetului
- nentocmirea n termen a bugetului
- nefundamentarea elementelor de cheltuieli
........................................................
2 ntocmirea bilanului contabil i
a contului de execuie
- necorelaii ntre situaia conturilor i bilanul
ntocmit
- erori n preluarea datelor din balanele de
verificare
- erori n efectuarea operaiunilor contabile
..........................................................
3 Contabilitatea, inclusiv
angajamentele bugetare i legale
- inexistena documentelor justificative privind
operaiile efectuate
- nenregistrarea n mod cronologic
- nerealizarea controalelor ierarhice
- utilizarea incorect a conturilor contabile
..........................................................
4 Calculul i plata salariilor - acordarea incorect a elementelor salariale
- gestionarea incorect a dosarului de personal
- erori n ntocmirea statelor de salarii
...........................................................
5 Plata achiziiilor publice - neaplicarea corect a procedurilor de achiziii
- nencadrarea n plafoanele aprobate
- erori n atribuirea contractelor de achiziie
............................................................
6 Activitatea de inventariere a
patrimoniului
- erori n efectuarea inventarierii faptice
- nevalorificarea diferenelor constatate n urma
inventarierii
- neefectuarea inventarierii tuturor bunurilor
.............................................................
7 Plata facturilor furnizorilor i
prestatorilor de servicii
- neoperarea tuturor intrrilor n contabilitate
- nenregistrarea corect a documentelor de pli
- inexistena documentelor justificative pentru
plat
.............................................................
c) Stabilirea factorilor deanaliza a riscurilor i niveleledeaprecierea acestora se realizeaz innd
cont de recomandrile din Normele generale pentru utilizarea factorilor privind: aprecierea controlului
intern, aprecierea cantitativa i aprecierea calitativa, la care mai putem adaug i ali factori specifici
activitii. Spre exemplu, propunem pentru domeniul financiar-contabil sa utilizam i factorii: modificri
legislative i vechimea personalului.
Menionm c pentru stabilirea ponderii riscului se are n vedere importana i greutatea factorului de
risc n cadrul activitii respective i de asemenea, faptul c suma ponderilor factorilor de risc trebuie s fie
100.
Funcie de criteriile alese stabilim urmtoarele ponderi:
- Aprecierea controlului intern40%;
- Aprecierea cantitativ25%;
- Aprecierea calitativ..20%;
- Modificri legislative.10%;
- Vechimea personalului.5%.
Factorul de risc este elementul utilizat pentru a identifica probabilitatea ca evenimentele s aib un
impact negativ asupra unei activiti auditabile.
Nivelul factorului de apreciere a riscului reprezint modificarea produs de impactul riscului asupra
domeniului auditabil.
Etapa se concretizeaz prin ntocmirea tabelului Situaia privind factorii de analiz a riscurilor i
nivelele de apreciere ale acestora, conform modelului.
ConstantinI aco
9
FACTORII DE ANALIZ A RISCURILOR I NIVELELE DE APRECIERE
Nivelul/
Criteriul
Nivelul 5 Nivelul 4 Nivelul 3 Nivelul 2 Nivelul 1
Aprecierea
controlului
intern
Nu exist
proceduri
Exist proceduri
dar nu sunt
actualizate i nu
sunt cunoscute
Exist proceduri
dar nu sunt
cunoscute
Exist proceduri
sunt cunoscute
dar nu se aplic
Exist proceduri
i se aplic
Aprecierea
cantitativ
Impact financiar
foarte ridicat
Impact financiar
important
Impact financiar
mediu
Impact financiar
slab
Impact financiar
foarte sczut
Aprecierea
calitativ
Vulnerabilitate
foarte ridicat
Vulnerabilitate
ridicat
Vulnerabilitate
medie
Vulnerabilitate
sczut
Vulnerabilitate
foarte mic
Modificri
legislative
1 - 3 luni < 6 luni < 1 an < 1 2 ani > 2 ani
Calitatea
personalului < 1 an < 3 ani < 5 ani < 6 ani > 6 ani
Not:
Din analiza documentului Factorii deanaliz ariscurilor i niveleledeaprecierese constat c pentru evaluarea
riscurilor am utilizat cinci factori de risc pentru care vom avea cinci nivele de apreciere a riscurilor.
Precizm c factorii de risc pe care i-am adugat fa de cei stabilii prin norme, respectiv modificri legislative
i calitatea personalului, vor diminua ponderile la factorii de risc aprecierea cantitativ i corespunztor aprecierea
calitativ, lund n consideraie c suma acestora se recomand s fie tot 100.
d) Stabilireanivelului riscului pecriteriiledeaprecierese realizeaz prin aplicarea la fiecare factor de
analiz a riscurilor a unui nivel de apreciere.
Etapa se concretizeaz prin ntocmirea situaiei Stabilirea nivelului riscului conform modelului.
Procedura : Analiza riscurilor
STABILIREA NIVELULUI RISCULUI
10
Nr.
crt.
Activiti
auditabile Riscuri identificate
P1
40%
F1
P2
25%
F2
P3
20%
F3
P4
10%
F4
P5
5%
F5
1 Activitatea de
elaborare i
aprobare a
bilanului
nefundamentarea elementelor de
cheltuieli
.....................................................
4 3 2 2 3
2 ntocmirea
bilanului
contabil i a
contului de
execuie
- necorelaii ntre situaia conturilor i
bilanul ntocmit
- erori n preluarea datelor din balanele
de verificare
- erori n efectuarea operaiunilor
contabile
.....................................................
3 2 2 2 2
3 Contabilitatea,
inclusiv
angajamentele
bugetare i legale
- inexistena documentelor justificative
privind operaiile efectuate
- utilizarea incorect a conturilor
contabile
.....................................................
4 3 4 3 2
4 Calculul i plata
salariilor
- acordarea incorect a elementelor
salariale
- gestionarea incorect a dosarului de
personal
.....................................................
5 4 5 4 4
5 Plata achiziiilor
publice
- neaplicarea corect a procedurilor de
achiziii
- erori n atribuirea contractelor de
achiziie
.....................................................
4 5 4 4 3
6 Activitatea de
inventariere a
patrimoniului
- nevalorificarea diferenelor constatate
n urma inventarieri
- neefectuarea inventarierii tuturor
bunurilor
....................................................
5 3 4 3 3
7 Plata facturilor
furnizorilor i
prestatorilor de
servicii
- neoperarea tuturor intrrilor n
contabilitate
- nenregistrarea corect a documentelor
de pli
pentru plat
.............................................................
2 2 3 2 2
e) Determinarea punctajului total se realizeaz prin aplicarea ponderii nivelului de apreciere fiecrui factor
de risc pe nivele de riscuri n vederea stabilirii punctajului total pe baza formulei:
P
t
= P
i *
N
i
unde,
P
t
= punctaj total;
P
i
= ponderea riscurilor pentru fiecare factor;
N
i
= nivelul riscului pentru fiecare factor utilizat.
Etapa se concretizeaz prin ntocmirea situaiei Determinarea punctajului total, conform modelului.
ConstantinI aco
11
DETERMINAREA PUNCTAJULUI TOTAL
Nr.
crt.
Activiti
P1
40%
F1
P2
25%
F2
P3
20%
F3
P4
10%
F4
P5
5%
F5
Punctaj
total
1 Activitatea de
elaborare i
aprobare a
bilanului
- nentocmirea n termen a
bugetului
- nefundamentarea elementelor de
cheltuieli
...........................................
4 3 2 2 3 3,00
2 ntocmirea
bilanului
contabil i a
contului de
execuie
- necorelaii ntre situaia
conturilor i bilanul ntocmit
- erori n preluarea datelor din
balanele de verificare
- erori n efectuarea operaiunilor
contabile
...........................................
3 2 2 2 2 2,30
3 Contabilitatea,
inclusiv
angajamentele
bugetare i
legale
- inexistena documentelor
justificative privind operaiile
efectuate
- nenregistrarea n mod
cronologic
- nerealizarea controalelor
ierarhice
- utilizarea incorect a conturilor
contabile
...........................................
4 3 4 3 2 3,55
4 Calculul i plata
salariilor
- acordarea incorect a
elementelor salariale
- gestionarea incorect a
dosarului de personal
- erori n ntocmirea statelor de
salarii
............................................
5 4 5 4 4 4,60
5 Plata achiziiilor
publice
- neaplicarea corect a
procedurilor de achiziii
- nencadrarea n plafoanele
aprobate
- erori n atribuirea contractelor
de achiziie
.............................................
4 5 4 4 3 4,20
6 Activitatea de
inventariere a
patrimoniului
- erori n efectuarea inventarierii
faptice
- nevalorificarea diferenelor
constatate n urma inventarieri
- neefectuarea inventarierii
tuturor bunurilor
.............................................
5 3 4 3 3 4,00
12
Nr.
crt.
Activiti
P1
40%
F1
P2
25%
F2
P3
20%
F3
P4
10%
F4
P5
5%
F5
Punctaj
total
7 Plata facturilor
furnizorilor i
prestatorilor de
servicii
contabilitate
- nenregistrarea corect a
documentelor de pli
- inexistena documentelor
justificative pentru plat
..........................................
2 2 3 2 2 2,05
f) Clasareaactivitilor pebazaanalizei riscurilor se realizeaz pe baza punctajelor totale obinute anterior,
stabilite n ordinea impactului produs asupra domeniului auditabil i se departajeaz pe o scar cu trei nivele:
mari, medii i mici.
Etapa se concretizeaz prin ntocmirea situaiei Clasarea activitilor conine activitile identificate
din cadrul domeniului financiar-contabil, n funcie de riscuri, conform modelului:
CLASAREA ACTIVITILOR
Nr.
crt.
Activiti
auditabile Riscuri identificate Clasare
1 Calculul i plata
salariilor
- acordarea incorect a elementelor salariale
- gestionarea incorect a dosarului de personal
.........................................................
Mare
2 Plata achiziiilor
publice
- neaplicarea corect a procedurilor de achiziii
- erori n atribuirea contractelor de achiziie
........................................................
Mare
3 Activitatea de
inventariere a
patrimoniului
- nevalorificarea diferenelor constatate n urma inventarieri
- neefectuarea inventarierii tuturor bunurilor
.........................................................
Mare
4 Contabilitate,
inclusiv
angajamentele
bugetare i legale
- inexistena documentelor justificative privind operaiile efectuate
........................................................
Mediu
5 Activitatea de
elaborare i
aprobare a
bugetului
..........................................................
Mediu
6 ntocmirea
bilanului contabil
i a contului de
execuie
- necorelaii intre situaia conturilor i bilanul ntocmit
- erori n preluarea datelor din balanele de verificare
..........................................................
Mediu
7 Plata facturilor
furnizorilor i
prestatorilor de
servicii
- neoperarea tuturor intrrilor n contabilitate
- nenregistrarea corect a documentelor de pli
- inexistena documentelor justificative pentru plat
..........................................................
Mic
ConstantinI aco
13
Auditorii vor prelua din lista de Clasare a activitilor i riscurilor, toate activitile, indiferent dac
riscul este mare, mediu sau mic, n vederea ierarhizrii lor.
g) I erarhizarea activitilor careurmeaz afi auditatese realizeaz pe baza situaiei anterioare innd cont
i de numrul personalului, timpul disponibil, alte activiti care se desfoar n cadrul structurii de audit
intern i, n mod special, de analiza riscurilor identificate la celelalte domenii din cadrul entitii.
Etapa se concretizeaz prin elaborarea Tabelului puncte tari i puncte slabe, document care prezint
sintetic rezultatul evalurii fiecrei activiti n scopul elaborrii Planului de audit intern. Documentul conine
i o opinie referitoare la nivelul impactului riscurilor activitilor asupra domeniului auditabil i a gradului de
ncredere privind funcionalitatea activitii n cadrul domeniului, conform modelului:
TABELUL PUNCTE TARI (T) I PUNCTE SLABE (S)
ntocmit de: eful structurii de audit intern Data: 15.11.2003
Nr.
crt.
Activiti
auditabile
Riscuri identificate T/S Consecina
nefuncio-
nrii
controlului
intern
Gradul de
ncredere
al auditului
n funcio-
nalitatea
Controlului
intern
Obs.
1 Calculul i
plata salariilor
- acordarea incorect a elementelor
salariale
- gestionarea incorect a dosarului de
personal
- erori n ntocmirea statelor de
salarii
.
S Sczut
2 Plata
achiziiilor
publice
- neaplicarea corect a procedurilor de
achiziii
- erori n atribuirea contractelor de
achiziie
.....................................
S Sczut
3 Activitatea de
inventariere a
patrimoniului
- nevalorificarea diferenelor constatate n
urma inventarieri
- neefectuarea inventarierii tuturor
bunurilor
............................
S
Comisiile de
inventariere
sunt
constituite
din persoane
de
specialitate
Mediu
4 Contabilitate,
inclusiv
angajamentele
bugetare i
legale
privind operaiile efectuate
....................................
S Sczut
14
Nr.
crt.
Activiti
auditabile
Riscuri identificate T/S Consecina
nefuncio-
nrii
controlului
intern
Gradul de
ncredere
al auditului
n funcio-
nalitatea
Controlului
intern
Obs.
5 Activitatea de
elaborare i
aprobare a
bugetului
....................................
S Sczut
6 ntocmirea
bilanului
contabil i a
contului de
execuie
- necorelaii ntre situaia conturilor i
bilanul ntocmit
- erori n preluarea datelor din balanele de
verificare
....................................
T
Pentru
aceasta
activitate este
contractat un
audit extern
care va
efectua
certificarea
Ridicat
7 Plata facturilor
furnizorilor i
prestatorilor de
servicii
contabilitate
- nenregistrarea corect a documentelor de
pli
pentru plat
............................................
S Sczut
Din analiza Tabelului puncte tari i puncte slabe se observ c datorit faptului c exist contractat un
audit financiar extern care va efectua certificarea anual a situaiilor financiare finale, activitatea ntocmirea
bilanului contabil i a contului de execuie este considerat ca fiind punct tare.
Not:
Activitatea Plata facturilor furnizorilor i prestatorilor deservicii, dei a fost clasat cu risc mic a fost cuprins
n Tabelul punctetari i puncteslabei va intra i n Programul deaudit deoarece nu a fost auditat n ultimii doi ani
i n conformitate cu normele generale orice activitate, din cadrul entitii, trebuie auditat cel puin o dat la trei ani.
n documentul Tematicandetaliu vor fi preluate toate activitile auditabile al domeniului financiar contabilitate
n conformitate cu rezultatele activitii de clasare i ierarhizare a lor.
h) ElaborareaTematicii ndetaliu
Tematica de detaliu se realizeaz pe baza Tabelului puncte tari i puncte slabe, i cuprinde toate
activitile domeniului auditabil i se concretizeaz n documentul Tematica n detaliu a activitilor
auditabile, conform modelului.
TEMATICA N DETALIU A ACTIVITILOR AUDITABILE
Nr.
crt.
Activiti auditabile Observaii
1 Calculul i plata salariilor Risc mare
2 Plata achiziiilor publice Risc mare
3 Activitatea de inventariere a patrimoniului Risc mare
4 Contabilitate, inclusiv angajamentele bugetare i legale Risc mediu
ConstantinI aco
15
5 Activitatea de elaborare i aprobare a bugetului Risc mediu
6 ntocmirea bilanului contabil i a contului de execuie Punct tare
7 Plata facturilor furnizorilor i prestatorilor de servicii Risc mic.
Activitate neauditat
n ultimii doi ani
Not:
n Planul de audit intern, pe anul curent, vor fi cuprinse n auditare pentru domeniul financiar-contabilitate
activitile evaluate ca fiind cu risc mare i activitatea care nu a fost auditat n ultimii doi ani, dei a fost evaluat ca
fiind cu risc mic.
n urmtorul plan de audit intern vor fi preluate celelalte activiti care nu au fost avute n vedere n planul de
audit intern curent.
i) Elaborareaplanului deaudit internanual
Pentru elaborarea Planului de audit intern anual este necesar s determinm pentru fiecare obiectiv
perioada auditat, fondul de timp necesar pentru realizarea misiunilor i numrul auditorilor implicai.
Etapa se concretizeaz n elaborarea Planului de audit intern pe anul 2004, conform modelului.
Ministerul Finanelor Publice
D.G.F.P. a Judeului X Se aprob,
Nr.din. Director Executiv
PLANUL DE AUDIT INTERN ANUL 2004
Nr.
crt.
Scopul
aciunii
Obiectiv/
Activitate
Identificrii
activitii
Identificarea
unitii
Perioada
auditat
Durata
auditului
Nr.
auditori
1. . .. . .. . ..
2.
..
7. Organizarea
i
conducerea
contabilitii
1. Calculul i
plata
salariilor
2. Plata
achiziiilor
publice
3. Activitatea
de
inventariere a
patrimoniului
4. Plata
facturilor
furnizorilor i
prestatorilor
de servicii
.
- dac toate
intrrile n
contabilitate au
fost operate;
- dac pentru
cheltuielile pltite
au fost angajate
lichiditi i
ordonanate;
- ntocmirea
corect a
documentelor de
pli;
..
01.01.
31.12. 2003
..
06.01. -
28.02. 2004
.
2
16
Nr.
crt.
Scopul
aciunii
Obiectiv/
Activitate
Identificrii
activitii
Identificarea
unitii
Perioada
auditat
Durata
auditului
Nr.
auditori
- existena
creditelor bugetare
deschise
repartizate i a
disponibilitilor n
conturi;
- existena
documentelor
justificative pentru
plat;
- ntocmirea
corect a
documentelor de
pli;
- dac suma
datorat este cea
corect;
- eficacitatea
controalelor
interne privind
plile;
- dac plile sunt
nregistrate corect
n contabilitate;
8. . . .. . .. . ..
.. .
31.
32.
ntocmit,
eful serviciului de audit intern
Planul de audit ntocmit de departamentul de audit intern pe baza analizei riscurilor se supune aprobrii
conducerii entitii. Ulterior, n funcie de necesiti poate fi actualizat, dar tot pe baza analizei riscurilor i cu
aprobarea conducerii entitii.
ConstantinI aco
17
Capitolul 2
METODOLOGIA DERULRII MISIUNII DE AUDIT PE EXEMPLUL
ACTIVITII SERVICIULUI JURIDIC
D.G.F.P. a Judeului X
Serviciul de Audit Intern Se aprob,
Nr.din Director executiv
PLANUL DE AUDIT INTERN ANUL 2005
Nr.
crt.
Domeniul
auditabil
Activitile
auditabile
(din ROF)
Identificarea obiectivelor
auditabile
(din cadrul normativ
si din proceduri)
Stabilirea
structurii
auditate
Perioada
auditat
Durata
auditului
Numr
auditori
1. Evidena
obligaiilor
fiscale
- nregistrare
fiscal i
evidena
pltitorilor
de impozite i
taxe
- ntocmirea
ntiinrilor
de plat
- urmrirea
colectrii
obligaiilor
bugetare
restante
- primirea declaraiilor de
nregistrare fiscal i a celor
de meniuni;
- atribuirea codului de
nregistrare fiscal;
- emiterea certificatului de
nregistrare fiscal;
- constituirea bazelor de
date;
deschiderea dosarelor
fiscale i transmiterea lor n
teritoriu;
- modul de ntocmire a
ntiinrilor de plat pentru
diferenele de debite,
majorri de ntrziere i
penaliti aferente;
- transmiterea acestora spre
executare silit n cazul
neplii;
modul de eviden a
debitorilor restani;
- urmrirea i ncasarea
veniturilor fiscale i
nefiscale n cazul
nerespectrii termenelor de
plat;
- calculul majorrilor de
ntrziere i penalitilor
(instituirea majorrilor de
ntrziere i a penalitilor;
urmrirea i ncasarea
majorrilor de ntrziere i a
penalitilor).
01.01
31.12
2004
06.01 - 28.02
2005
3
18
Nr.
crt.
Domeniul
auditabil
Activitile
auditabile
(din ROF)
auditabile
si din proceduri)
Stabilirea
structurii
auditate
Perioada
auditat
Durata
auditului
Numr
auditori
2. Executare
silit
-recuperarea
obligaiilor
bugetare
restante prin
aplicarea
modalitilor
de executare
silit
- ntocmirea dosarelor de
executare silit;
- parcurgerea procedeelor i
etapelor de executare silit;
modul de ntocmire i
comunicare a documentelor
de executare silit;
- existena titlului de crean
i a ntiinrii de plat;
- modul de ntocmire i
comunicare a somaiilor i
nfiinarea popririlor;
- modul de nfiinare a
sechestrelor i identificare a
bunurilor imobile;
- modul de aplicare a
msurilor asiguratorii;
- organizarea publicitii, a
licitaiilor i distribuirea
sumelor ncasate;
01.01.
2004
30.06.
2005
15.07 - 30.08
2005
2
3. Achiziii
publice
. ..
. .. .
7. Organizarea
i conducerea
contabilitii
- calculul i
plata
salariilor
- plata
facturilor
furnizorilor
i
prestatorilor
de servicii
inventarierea
patrimoniului
i
valorificarea
rezultatelor
..
- angajarea, lichidarea i
ordonanarea cheltuielilor;
- existena creditelor i a
disponibilitilor n conturi;
- existena documentelor
justificative pentru plat;
- ntocmirea corect a
documentelor de pli;
- corectitudinea sumelor
datorate;
- eficacitatea controalelor
interne privind plile;
contabilizarea corect a
plilor;
- nregistrarea i evidena
tuturor bunurilor;
- inventarierea
patrimoniului;
- valorificarea rezultatelor
inventarierii;
- completarea Registrului
inventar.
..
01.01.
2004
31.03.
2005
01.01.
2004
30.04.
2005
01.04 15.05
2005
01.05.-
15.06. 2005
2
2
31. Activitatea de
eviden i
control case
de marcat
- activitatea
comisiei cu
atribuii n
domeniul
caselor de
marcat
- modul de eviden la
agenii economici;
- modul de ntocmire a
actelor de control;
modul de valorificare a
actelor de control;
2
ConstantinI aco
19
Nr.
crt.
Domeniul
auditabil
Activitile
auditabile
(din ROF)
auditabile
si din proceduri)
Stabilirea
structurii
auditate
Perioada
auditat
Durata
auditului
Numr
auditori
32. Modul de
organizare a
activitatii
Serviciului
Juridic
si de
reprezentarein
instanta in
vederea
sustinerii
intereselor
societatii
Serviciul
juridic
- Cauzele care au determinat
respingerea n instan a
aciunilor formulate
- Reprezentarea societii n
instanele de judecat
- Conducerea evidenelor,
cauzelor la care societatea
este parte
- ntocmirea lucrrilor de
sintez i a rapoartelor
privind activitatea proprie
- Solicitarea declanrii
falimentului n vederea
recuperrii debitelor
- Investirea hotrrilor
judectoreti i solicitarea
punerii lor n aplicare de
ctre organul de executare.
01.01.
2005
30.11.
2005
15.10.
30.11. 2005
2
Serviciul de Audit Intern Se aprob,
Nr..din. Director executiv
I NFORMAREA CADRU
privindActivitateajuridic
Cadrul legal de reglementare:
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern;
- O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activitii
de audit intern;
- Dispoziia Directorului General al D.G.F.P. a judetului nr. 111/2005 prin care s-au aprobat Normele
proprii de exercitare a auditului intern n cadrul societii i a Planului de audit intern pentru anul 2005.
Perioada de realizare a auditului: 15.07.2005 31.08.2005.
Perioada auditat: 01.03.2004 30.06.2005.
Numr de auditori repartizai: 2
I . Componenamisiunii deaudit intern:
1. Scopul misiunii:
- de a da asigurri c organizarea activitii Serviciului Juridic i reprezentarea n instan n
vederea susinerii intereselor societii este n conformitate cu cadrul legislativ i normativ;
- de a da asigurri c exist controale instituite pentru fiecare operaie/ activitate i c acestea
funcioneaz.
2. Structurileauditate: Serviciul Juridic.
3. Documentaiageneral:
a) Organigrama
- numr posturi prevzute (conducere, execuie);
- numr posturi ocupate (conducere, execuie);
b) Fia postului
- ntocmire, semnare pentru luare la cunotin i actualizare;
- cuprinderea sarcinilor din R.O.F.
c) Structura pe grupe i clase a personalului angajat;
d) ndeplinirea atribuiilor de serviciu conform R.O.F.;
e) Obiectivele supuse auditrii:
20
- Cauzele care au determinat respingerea n instan a aciunilor formulate;
- Reprezentarea societii n instanele de judecat;
- Conducerea evidenelor, cauzelor la care societatea este parte;
- ntocmirea lucrrilor de sintez i a rapoartelor privind activitatea proprie;
- Solicitarea declanrii falimentului n vederea recuperrii debitelor;
- Investirea hotrrilor judectoreti i solicitarea punerii lor n aplicare de ctre organul de
executare.
Calendarul misiunii
Perioada Obiective Auditori
30.06 15.07.2005 1.Pregtirea misiunii
Tomescu Viorel
Stnescu Ioana
16.07 15.08.2005 2.Efectuarea misiunii
Tomescu Viorel
Stnescu Ioana
16.08 22.08.2005 3.Evaluarea parial
Tomescu Viorel
Stnescu Ioana
23.08 31.08.2005 4.Evaluarea final
Tomescu Viorel
Stnescu Ioana
Resursele umane afectate;
- Tomescu Viorel - auditor A I/1 coordonator
- Stnescu Ioana auditor A I/1
Proceduri recomandate:
- documentare,
- verificari,
- analiz;
- sintez.
Fazele misiunii:
- pregtirea;
- interventia pe teren,
- elaborarea raportului ,
- urmarirea recomandarilor.
Concluzii:
Rezultatele auditului vor face obiectul unui Raport de audit intern;
Pentru explicitarea unor aspecte, acolo unde va fi cazul, vor fi solicitate note de relatii si interviuri
de la persoanele autorizate sau/sau copii dupa documentele n cauz.
Respectarea termenelor i perioadelor de ntocmire a documentelor de lucru, inclusiv a raportului, este
obligatorie cu excepia cazurilor de ntrziere temeinic justificate, n caz contrar se va considera c lucrrile
nu au fost realizate n termen.
EF SERVICIU,
Cristescu Gabriel
Procedura PO1 : Iniierea auditului
Serviciul de Audit Intern
Nr. din
ORDI N DE SERVI CI U
n conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, a O.M.F.P. nr. 38/2003
de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activitii de audit intern, a Dispoziiei
D.G.F.P. a judetului X nr. 111/2005 prin care s-au aprobat Normele proprii de exercitare a auditului intern
n cadrul societii i a Planului de audit intern pentru anul 2005, se va efectua o misiunedeaudit intern a
Serviciului juridic, n perioada 15.07.2005 31.08.2005.
ConstantinI aco
21
Scopul misiunii de audit este de a da asigurri asupra modului de desfurare a activitii
juridice i reprezentarea n instan n vederea susinerii intereselor entitatii, n conformitate cu
cadrul legislativ i normativ, iar obiectivele acestuia au n vedere:
- cauzele care au determinat respingerea n instan a aciunilor formulate;
- reprezentarea societii n instanele de judecat;
- conducerea evidenelor, cauzelor la care societatea este parte;
- intocmirea lucrrilor de sintez i a rapoartelor privind activitatea proprie;
- solicitarea declanrii falimentului n vederea recuperrii debitelor;
- investirea hotrrilor judectoreti i solicitarea punerii lor n aplicare de ctre organul de executare.
Menionm c se va efectua un audit deconformitateal modului de organizare a activitii juridice i
reprezentarii intereselor societii n faa instanelor.
Echipa de auditori interni este format din urmtorii auditori:
1. Tomescu Viorel, coordonator
2. Stnescu Ioana
ef ServiciudeAudit I ntern,
CristescuGabriel
DECLARAIA DE INDEPENDEN
Nume i prenume: Tomescu Viorel
Misiunea de audit intern: Serviciul juridic Data: 14.07.2005
I ncompatibiliti nlegtur cuentitatea/structuraauditat DA NU
Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v
limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de
audit n orice fel?
- X
Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v
influeneze n misiunea de audit?
- X
Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n
activitatea entitii/structurii ce va fi auditat?
- X
Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de
Uniunea European?
- X
Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce
urmeaz a fi auditat?
X -
Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul
entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv?
- X
Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de
redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental?
- X
Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru
entitatea/structura ce va fi auditat?
- X
Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? - X
Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi
auditat?
- X
Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau
organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de
audit impariale, notificai eful Serviciului de audit intern de urgen?
X -
22
Auditor, ef serviciu
TomescuViorel CristescuGabriel
1. I ncompatibiliti personale: Cu aproximativ 2 ani n urma am lucrat la compartimentul personal tinnd
evidenta crilor de munc.
2. Pot fi negociate/diminuate/eliminateincompatibilitile: Da
Dac da, explicai cumanume: Misiunea planificat nu are nici o tangen cu activitatea de personal,
obiectivul su este modul cum este organizata activitate juridic i cum sunt susinute interesele societii n
faa instanelor.
Data:14.07.2005 Semntura: Cristescu Gabriel
Nume i prenume: Stnescu Ioana Data: 14.07.2005
Misiunea de audit: Activitatea juridic
I ncompatibiliti nlegtur cuentitatea/structuraauditat DA NU
limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de
audit n orice fel?
- X
influeneze n misiunea de audit?
- X
Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea
entitii/structurii ce va fi auditat?
- X
Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de
Uniunea European?
- X
Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce
urmeaz a fi auditat?
- X
Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul
entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiva?
- X
redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental?
- X
Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru
entitatea/structura ce va fi auditat?
- X
Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? - X
Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi
auditat?
- X
Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau
audit impariale, notificai eful Serviciului de audit intern de urgen?
X -
Auditor, Sef serviciu
StnescuI oana CristescuGabriel
1. I ncompatibiliti personale:
2. Pot fi negociate/diminuate/eliminateincompatibilitile:
Dac da, explicai cumanume:
Data: 14.07.2005 Semntura: Cristescu Gabriel
ConstantinI aco
23
Procedura P03 : Iniierea auditului
Nr..din.
NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN
Ctre: Serviciul Juridic
Dela: eful Serviciului de Audit Intern
Referitor la misiunea de audit intern Modul de organizare a activitii Serviciului Juridic i susinerea
intereselor societii n faa instanelor
Stimate() domn/doamn ..........................
n conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2005, urmeaz ca n perioada 15.07.2005-31.08.2005
s efectum o misiune de audit intern avand ca tema Serviciul juridic.
Echipa de auditori va examina responsabilitile asumate de ctre Oficiul Juridic i va determina dac
acesta i ndeplinete obligaiile n mod efectiv i eficient.
V vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord edina de deschidere n vederea discutrii
diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinznd:
Prezentarea auditorilor;
Prezentarea si discutarea obiectivelor misiunii de audit intern;
Scopul misiunii de audit intern;
Programul interveniei la faa locului;
Alte aspecte privind organizarea si desfasurarea misiunii.
Pentru o mai bun nelegere a activitii dumneavoastr, v rugm sa ne punei la dispoziie urmtoarea
documentaie necesar privind Activitatea juridic:
cadrul legal si de reglementare aplicabil entitatii;
organigrama serviciului;
Regulamentul de organizare i funcionare,
fiele posturilor;
procedurile scrise care descriu activitatile ce se desfasoara in cadrul compartimentului;
rapoartele de audit intern anterioare;
alte rapoarte, note, dosarelor anterioare care se refer la aceasta tem.
Dac avei unele ntrebri privind aceasta aciune, v rog s contactai pe domnul Tomescu Viorel
auditor, coordonatorul misiunii sau pe eful structurii de audit intern.
ef ServiciudeAudit I ntern,
CristescuGabriel Data: 30.06.2005
Procedura PO4 : Colectarea i prelucrarea informaiilor
COLECTAREA INFORMAIILOR
Misiunea de audit intern: Serviciul juridic
Perioada auditat: 01.03.2004 30.06.2005
ntocmit: Tomescu Viorel/Stnescu Ioana Data: 16.07.2005
Avizat: Cristescu Gabriel Data: 16.07.2005
24
Colectareainformaiilor
Oficiul J uridic DA NU Observaii
Identificarea legilor i regulamentelor aplicabile structurii auditate X -
Obinerea organigramei X -
Obinerea Regulamentului de organizare i funcionare X -
Obinerea fielor posturilor X Nu exist
Obinerea procedurilor scrise XX Nu exista
Identificarea personalului responsabil X -
Obinerea exemplarului de Raport de audit intern anterior X -
Procedura PO5 : Analiza riscului
LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE
Obiective Obiecteauditabile Observaii
1. Utilizarea tuturor cilor de atac
2. Struina n susinerea unor argumente eseniale pentru
soluionarea favorabil a cauzei
3. Formularea n termen a aciunilor n instan
4. Formularea n termen a apelului
5. Prezentarea tuturor documentelor n susinerea cauzei
6. Formularea clauzelor contractuale
1. Cauzele care au determinat
aciunilor formulate
7. Formularea n termen a recursului
8. Prezentarea la edintele de judecat n vederea susinerii
cauzei
9. Formularea contestaiilor la executare
10. Formularea n termen a aciunilor
11.Transmiterea hotrrilor definitive n vederea
valorificrii
12. Formularea ntmpinrilor la actiunile iniiate
2. Reprezentarea entitatii n
13. Combaterea tuturor aspectelor incriminate
14. Conducerea Registrului de coresponden
15. Completarea cu toate documentele a dosarelor
16. Evidena aciunilor n justiie
17. Constituirea dosarelor de instan
18. Repartizarea corespondenei n vederea soluionrii
3. Conducerea evidenelor
cauzelor la care entitatea este
parte
19. Evidena dosarelor finalizate
20. Intocmirea lucrrilor i rapoartelor 4. Intocmirea lucrrilor de
sintez i a rapoartelor privind
activitatea proprie
21. Avizarea documentelor interne
22. Solicitarea falimentului n cazul debitorilor care sunt
insolvabili
5. Solicitarea declanrii
falimentului n vederea
recuperrii debitelor 23. nscrierea la masa credal cu toate debitele
ConstantinI aco
25
Obiective Obiecteauditabile Observaii
24. Formularea contestaiilor la deciziile nefavorabile
25. Investirea n termen a hotrrilor executabile
26. Formularea eventualelor contestaii la executare
27. Solicitarea executrii silite a debitorilor
28. Investirea n termen a biletelor la ordin
6. Investirea hotrrilor
judectoreti i solicitarea
punerii lor n aplicare de ctre
organul de executare
29. Struina n efectuarea n termen a executrilor
Procedura PO5 : Analiza riscurilor
IDENTIFICAREA RISCURILOR
Obiective Obiecteauditabile Riscuri semnificative Observaii
1. Utilizarea tuturor cilor de
atac
Neutilizarea tuturor cilor de atac
atunci cnd hotrrile sunt
defavorabile
2. Struina n susinerea unor
argumente eseniale pentru
Pierderea aciunii ca urmare a
neprezentrii logice a faptelor i
susinerea acestora
3. Formularea n termen a
aciunilor n instan
ntrzieri n recuperarea debitelor
apelului
neformulrii n termen a apelului
5. Prezentarea tuturor
documentelor n susinerea
cauzei
Emiterea de hotrri nefavorabile
datorit necunoaterii n totalitate
de ctre instana a adevrului
6. Formularea clauzelor
contractuale
Imposibilitatea solicitrii n
instan a unor dobnzi, penaliti
etc. deoarece nu sunt prevzute n
contract
1. Cauzele care au
determinat
respingerea n
instan a aciunilor
formulate
recursului
neformulrii n termen a recursului
8. Prezentarea la edintele de
judecat n vederea susinerii
cauzei
neprezentrii la instan n vederea
susinerii cauzei
2. Reprezentarea
entitatii n instanele
de judecat
9. Formularea contestaiilor la
executare
Nesolicitarea suspendrii
executrii silite n cazul
creditorilor care nu au respectat
procedurile de executare
26
Obiective Obiecteauditabile Riscuri semnificative Observaii
aciunilor
Prescrierea dreptului de a aciona
n instan
11.Transmiterea hotrrilor
definitive n vederea
valorificrii
Neluarea msurilor de valorificare
i executare a hotrrilor
judecatoresti
12. Formularea ntmpinrilor
la actiunile iniiate
Necuprinderea tuturor capetelor
de acuzare
13. Combaterea tuturor
aspectelor incriminate
Admiterea parial a unor capete
de acuzare cu toate c nu exist
justificarea lor
14. Conducerea Registrului de
coresponden
Corespondena s nu fie
nregistrat
15. Completarea cu toate
documentele a dosarelor
Dosare de instan incomplete
16. Evidena aciunilor n
justiie
Necunoaterea termenelor de
judecat
17. Constituirea dosarelor de
instan
Inexistena tuturor documentelor
privind cauza
18. Repartizarea corespon-
denei n vederea soluionrii
Neefectuarea n termen a
lucrrilor
3. Conducerea
evidenelor cauzelor la
care entitatea este
parte
19. Evidena dosarelor finalizate Nevalorificarea hotrrilor
obinute i definitive
20. ntocmirea lucrrilor i
rapoartelor
Nentocmirea lucrrilor i
rapoartelor sau ntocmirea
incomplet a acestora
4. ntocmirea
lucrrilor de sintez i
a rapoartelor privind
activitatea proprie 21. Avizarea documentelor
interne
Avizarea unor documente care nu
ndeplinesc cadrul legal
22. Solicitarea falimentului n
cazul debitorilor care sunt
insolvabili
Neaplicarea tuturor modalitilor
de recuperare a debitelor
23. nscrierea la masa credal
cu toate debitele
nscrierea la masa credal cu
debite mai mici dect cele reale de
recuperat
5. Solicitarea
declanrii
falimentului n
vederea recuperrii
debitelor
deciziile nefavorabile
Acceptarea unor soluii nelegale
ale instanelor sau debitorilor
25. Investirea n termen a
hotrrilor executabile
Neluarea msurilor de recuperare
a creanelor
26. Formularea eventualelor
contestaii la executare
Necombaterea cu toate elementele
a contestaiilor la executare
introduse de debitori
27. Solicitarea executrii silite a
debitorilor
Neluarea msurilor de
rerecuperare a debitelor
biletelor la ordin
Imposibilitatea valorificrii
biletelor la ordin ca urmare a
depirii termenului
6. Investirea
hotrrilor
judectoreti i
solicitarea punerii lor
n aplicare de ctre
organul de executare
29. Struina n efectuarea n
termen a executrilor
Intrzieri n recuperarea debitelor
ConstantinI aco
27
CHESTIONARUL DE CONTROL INTERN
A. ntrebri adresatemanagementului general DA NU
Auditorii
Exist proceduri scrise privind activitatea Oficiului Juridic?
X
Tomescu Viorel
Stanescu Ioana
Exist proceduri scrise privind modul de reprezentare n instan?
X
Tomescu Viorel
Stanescu Ioana
Exist proceduri scrise privind modul de evideniere a dosarelor de judecat?
X
Tomescu Viorel
Stanescu Ioana
Exist proceduri scrise privind valorificarea hotrrilor judectoreti?
X
Tomescu Viorel
Stanescu Ioana
Exist concluzii scrise anexate la dosare?
X
Tomescu Viorel
Stanescu Ioana
Hotrrile definitive sunt transmise compartimentelor de specialitate n
vederea punerii n aplicare?
X
Tomescu Viorel
Stanescu Ioana
Exist Registru de coresponden?
X
Tomescu Viorel
Stanescu Ioana
S-au calculat dobnzi i penaliti i au fost nscrise la masa credal?
X
Tomescu Viorel
Stanescu Ioana
Investirea s-a realizat n termen?
X
Tomescu Viorel
Stanescu Ioana
Verificai dac biletele la ordin au fost investite cu formula executorie n cazul
debitelor neachitate?
X
Tomescu Viorel
Stanescu Ioana
In protocol, s-a urmrit ca executorii s sechestreze i s valorifice bunurile
debitorilor?
X
Tomescu Viorel
Stanescu Ioana
In instante, s-au susinut corect interesele societii referitoare la contestaii?
X
Tomescu Viorel
Stanescu Ioana
B. ntrebari adresatemanagementului delinie DA NU Auditorii
Obiectivul 1. Cauzelecareaudeterminat respingereaninstan aaciunilor formulate
Verificai toate aciunile pierdute X Tomescu Viorel
Verificai ntocmirea recursului X Tomescu Viorel
Verificai dac recursul este formulat n termen X Tomescu Viorel
Verificai dac recursul cuprinde toate exceptiile X Tomescu Viorel
Verificai modul de formulare a aciunii X Tomescu Viorel
Verificai dac s-a staruit n susinerea intereselor X Tomescu Viorel
Verificai dac exist concluzii scrise X Tomescu Viorel
Verificai dac concluziile sunt formulate la obiect i combat din toate
punctele de vedere cauza
X
Tomescu Viorel
Verificai dac s-a insistat pe reinerea de ctre instan a anumitor aspecte n
susinerea cauzei
X
Tomescu Viorel
Verificai dac la aciunile pierdute au fost utilizate toate cile de atac
X
Tomescu Viorel
Verificai dac la aciunile pierdute n prima instan s-a formulat apel
X
Tomescu Viorel
Verificai dac apelul este formulat n termen X Tomescu Viorel
Verificai dac apelul a fost nsoit de susinerea scris a meniunilor X Tomescu Viorel
Obiectivul 2. Reprezentareasocietii ninstaneledejudecat
Verificai dosarele de instan X Stanescu Ioana
Verificai citaiile primite X Stanescu Ioana
Verificai hotrrile emise la fiecare edin X Stanescu Ioana
Verificai dac instituia a fost reprezentat n instan la fiecare edin X Stanescu Ioana
Verificai dac au fost susinute interesele la fiecare edin X Stanescu Ioana
Verificai dac sunt formulate ntmpinri X Stanescu Ioana
Verificai dac ntmpinrile combat n totalitate problemele X Stanescu Ioana
28
Verificai dac toate aciunile n instan au fost formulate n termen X Stanescu Ioana
Verificai dac exist debite prescrise i neacionate X Stanescu Ioana
Verificai toate aciunile sunt finalizate X Stanescu Ioana
Verificai obinerea hotrrilor definitive X Stanescu Ioana
Verificai dac hotrrile definitive sunt transmise compartimentelor de
specialitate n vederea punerii n aplicare
X
Stanescu Ioana
Obiectivul 3. Conducereaevidenelor privindcauzelelacareinstituiaesteparte
Verificai dac exist Registru de coresponden X Tomescu Viorel
Verificai dac toate documentele primite sunt nregistrate X Tomescu Viorel
Verificai dac corespondena primit este repartizat n vederea soluionrii X Tomescu Viorel
Verificai dac exist termene de soluionare stabilite X Tomescu Viorel
Verificai aciunile n justitie X Tomescu Viorel
Verificai dac exist o eviden a acestora X Tomescu Viorel
Verificai dac evidena este complet i la zi X Tomescu Viorel
Verificai dac dosarele sunt finalizate X Tomescu Viorel
Verificai dac acestea au fost nchise X Tomescu Viorel
Verificai dac acestea au fost arhivate X Tomescu Viorel
Verificai dac dosarele de instan sunt repartizate X Tomescu Viorel
Verificai dac acestea cuprind toate documentele X Tomescu Viorel
Verificai dac acestea au fost completate pe parcurs cu toate documentele
primite de la instan sau ntocmite ulterior
X
Tomescu Viorel
Obiectivul 4. ntocmirealucrrilor desintez i arapoartelor privindactivitateaproprie
Verificai dac toate tematicile sunt recepionate X Stanescu Ioana
Verificai dac sunt soluionate n termen X Stanescu Ioana
Verificai lucrrile de sintez sunt ntocmite X Stanescu Ioana
Verificai modul de ntocmire a rapoartelor ctre conducere, Consiliul de
administraie etc.
X
Stanescu Ioana
Verificai realitatea datelor din aceste rapoarte X Stanescu Ioana
Verificai documentele emise n cadrul unitii care trebuie avizate de Oficiul
Juridic
X
Stanescu Ioana
Verificai dac acestea sunt avizate X Stanescu Ioana
Verificai dac avizele sunt date cu respectarea legii X Stanescu Ioana
Obiectivul 5. Solicitareadeclanrii falimentului nvederearecuperrii debitelor
Verificai toate debitele X Tomescu Viorel
Verificai aciunile formulate X Tomescu Viorel
Verificai hotrrile definitive obinute X Tomescu Viorel
Verificai dac acestea au fost executate X Tomescu Viorel
Verificai dac exist debitori care nu au putut fi executai din lips de bunuri X Tomescu Viorel
Verificai dac mpotriva acestora s-a solicitat lichidarea judiciar X Tomescu Viorel
Verificai documentele de nscriere la masa credal
X
Tomescu Viorel
Confruntai datele din acestea cu cele din evidena contabil X Tomescu Viorel
Verificai dac s-au calculat dobnzi i penaliti i au fost nscrise la masa
credal
X
Tomescu Viorel
Obiectivul 6. I nvestireahotrrilor judectoreti i solicitareapunerii lor naplicaredectreorganul de
executare
Verificai toate hotrrile definitive X Stanescu Ioana
Verificai dac acestea au fost investite cu formul executorie X Stanescu Ioana
Verificai dac investirea s-a realizat n termen X Stanescu Ioana
Verificai toate biletele la ordin primite X Stanescu Ioana
Verificai dac acestea au fost investite cu formula executorie n cazul
debitelor neachitate
X
Stanescu Ioana
Verificai dac investirea s-a facut n termen X Stanescu Ioana
ConstantinI aco
29
Verificai dac s-a solicitat la executorii judectoreti executarea silit a
debitorilor
X
Stanescu Ioana
Verificai dac aceasta solicitare este fcut n termen X Stanescu Ioana
Verificai dac s-a struit pe lng executori n vederea ntocmirii la termen
a actelor procedurale
X
Stanescu Ioana
Verificai dac s-a urmrit ca executorii s sechestreze i s valorifice
bunurile debitorilor
X
Stanescu Ioana
Verificai dac distribuiile de pre sunt corecte X Stanescu Ioana
Verificai dac exist contestaii la executare X Stanescu Ioana
Verificai dac s-au susinut corect interesele societii referitor la contestaii X Stanescu Ioana
STABILIREA FACTORILOR PONDERILOR I NIVELURILOR DE APRECIERE AL
RISCURILOR
Nivelul deapreciereal riscului (N
i
)
Factori derisc
(F
i
)
Ponderea
factorilor derisc
(P
i
)
N
1
N
2
N
3
Aprecierea
controlului intern
F1
P1 50%
Exist proceduri i se
aplic
Exist proceduri,
sunt cunoscute, dar
nu se aplic
Nu exist proceduri
Aprecierea
cantitativ - F2
P2 30%
Impact financiar
scazut
Impact financiar
normal
Impact financiar
ridicat
Aprecierea
calitativ F3
P3 20% Vulnerabilitate mic Vulnerabilitate medie
Vulnerabilitate
mare
30
STABILIREA NIVELULUI DE APRECIERE AL RISCULUI PE FACTORI DE RISC I
DETERMINAREA PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI
Obiective Obiecteauditabile Riscuri semnificative
P1
50%
F1
P2
30%
F2
P3
20%
F3
Punctaj
total
1. Utilizarea tuturor
cilor de atac
Neutilizarea tuturor cilor
de atac atunci cnd
hotrrile sunt
defavorabile
2 3 2 2,30
2. Struina n
susinerea unor
argumente eseniale
pentru soluionarea
favorabil a cauzei
Pierderea aciunii ca
urmare a neprezentrii
logice a faptelor i
susinerea acestora
3 2 2 2,50
3. Formularea n
termen a aciunilor n
instan
ntrzieri n recuperarea
debitelor 2 2 1 1,80
4. Formularea n
termen a apelului
urmare a neformulrii n
termen a apelului
2 2 2 2,00
documentelor n
susinerea cauzei
Emiterea de hotrri
nefavorabile datorit
necunoaterii n totalitate
de ctre instana a
adevrului
2 1 2 1,70
6. Formularea
clauzelor contractuale
Imposibilitatea solicitrii
n instan a unor
dobnzi, penaliti etc.
deoarece nu sunt
prevzute n contract
2 1 1 1,50
1. Cauzele care au
determinat
respingerea n
instan a
aciunilor
formulate
7. Formularea n
termen a recursului
termen a recursului
3 2 3 2,70
8. Prezentarea la
edintele de judecat n
vederea susinerii
cauzei
urmare a neprezentrii la
instan n vederea
susinerii cauzei
3 2 3 2,70
9. Formularea
contestaiilor la
executare
Nesolicitarea suspendrii
executrii silite n cazul
creditorilor care nu au
respectat procedurile de
executare
2 1 1 1,50
2. Reprezentarea
entitatii n
instanele de
judecat
10. Formularea n
termen a aciunilor
Prescrierea dreptului de a
aciona n instan
2 3 2 2,30
ConstantinI aco
31
P1
50%
F1
P2
30%
F2
P3
20%
F3
Punctaj
total
11.Transmiterea
hotrrilor definitive n
vederea valorificrii
valorificare i executare a
hotrrilor judectoreti
2 2 3 2,20
12. Formularea
ntmpinrilor la
actiunile iniiate
Necuprinderea tuturor
capetelor de acuzare 3 2 2 2,50
13. Combaterea tuturor
aspectelor incriminate
Admiterea parial a unor
capete de acuzare cu toate
c nu exist justificarea
lor
1 2 1 1,30
14. Conducerea
Registrului de
coresponden
nregistrat 3 2 2 2,50
15. Completarea cu
toate documentele a
dosarelor
Dosare de instan
incomplete 2 1 2 1,70
16. Evidena aciunilor
n justiie
Necunoaterea termenelor
de judecat
2 2 3 2,20
17. Constituirea
dosarelor de instan
Inexistena tuturor
documentelor privind
cauza
2 2 2 2,00
18. Repartizarea
corespondenei n
vederea soluionrii
lucrrilor 2 3 2 2,30
3. Conducerea
evidenelor
cauzelor la care
entitatea este parte
19. Evidena dosarelor
finalizate
Nevalorificarea
hotrrilor obinute i
definitive
2 2 3 2,20
20. Intocmirea
lucrrilor i
rapoartelor
rapoartelor sau
ntocmirea incomplet a
acestora
2 3 2 2,30
4. Intocmirea
. lucrrilor de
sintez i a
rapoartelor privind
activitatea proprie 21. Avizarea
documentelor interne
Avizarea unor documente
care nu ndeplinesc
cadrul legal
2 2 3 2,20
22. Solicitarea
falimentului n cazul
debitorilor care sunt
insolvabili
Neaplicarea tuturor
modalitilor de
recuperare a debitelor
3 2 2 2,50
23. nscrierea la masa
credal cu toate
debitele
nscrierea la masa
credal cu debite mai mici
dect cele reale de
recuperat
2 2 3 2,20
5. Solicitarea
declanrii
falimentului n
vederea recuperrii
debitelor
24. Formularea
contestaiilor la
Acceptarea unor soluii
nelegale ale instanelor
sau debitorilor
2 2 1 1,80
25. Investirea n termen
a hotrrilor
executabile
recuperare a creanelor 3 2 3 2,70
26. Formularea
eventualelor contestaii
la executare
Necombaterea cu toate
elementele a contestaiilor
la executare introduse de
debitori
2 2 1 1,80
6. Investirea
hotrrilor
judectoreti i
solicitarea punerii
lor n aplicare de
ctre organul de
executare
27. Solicitarea
executrii silite a
debitorilor
rerecuperare a debitelor 2 2 3 2,20
32
P1
50%
F1
P2
30%
F2
P3
20%
F3
Punctaj
total
28. Investirea n
termen a biletelor la
ordin
Imposibilitatea
valorificrii biletelor la
ordin ca urmare a
depirii termenului
2 3 2 2,30
29. Struina n
efectuarea n termen a
executrilor
Intrzieri n recuperarea
debitelor 1 2 1 1,30
CLASAREA OPERAIILOR PE BAZA PUNCTAJULUI RISCURILOR
Obiective Obiecteauditabile Punctaj total Clasare Observaii
1. Utilizarea tuturor cilor de atac 2,30 Mare
2. Struina n susinerea unor
argumente eseniale pentru
2,50 Mare
aciunilor n instan
1,80 Mic Nu
apelului
2,00 Mediu
documentelor n susinerea cauzei
1,70 Mic Nu
6. Formularea clauzelor
contractuale
1,50 Mic Nu
1. Cauzele care au
determinat
respingerea n
instan a aciunilor
formulate
recursului
2,70 Mare
8. Prezentarea la edintele de
judecat n vederea susinerii
cauzei
2,70 Mare
executare
1,50 Mic Nu
aciunilor
2,30 Mare
11.Transmiterea hotrrilor
definitive n vederea valorificrii
2,20 Mediu
12. Formularea ntmpinrilor la
actiunile iniiate
2,50 Mare
2. Reprezentarea
entitatii n
instanele de
judecat
13. Combaterea tuturor aspectelor
incriminate
1,30 Mic Nu
14. Conducerea Registrului de
coresponden
2,50 Mare
3. Conducerea
evidenelor cauzelor
la care entitatea este
parte
15. Completarea cu toate
documentele a dosarelor
1,70 Mic Nu
ConstantinI aco
33
Obiective Obiecteauditabile Punctaj total Clasare Observaii
16. Evidena aciunilor n justiie 2,20 Mediu
17. Constituirea dosarelor de
instan
2,00 Mediu
18. Repartizarea corespondenei
n vederea soluionrii
2,30 Mare
19. Evidena dosarelor finalizate
2,20 Mediu
20. ntocmirea lucrrilor i
rapoartelor
2,30 Mare
4. ntocmirea
lucrrilor de sintez
i a rapoartelor
privind activitatea
proprie
21. Avizarea documentelor interne
2,20 Mediu
22. Solicitarea falimentului n
cazul debitorilor care sunt
insolvabili
2,50 Mare
23. nscrierea la masa credal cu
toate debitele
2,20 Mediu
5. Solicitarea
declanrii
falimentului n
vederea recuperrii
debitelor
1,80 Mic Nu
hotrrilor executabile
2,70 Mare
26. Formularea eventualelor
contestaii la executare
1,80 Mic Nu
27. Solicitarea executrii silite a
debitorilor
2,20 Mediu
biletelor la ordin
2,30 Mare
6. Investirea
hotrrilor
judectoreti i
solicitarea punerii
lor n aplicare de
ctre organul de
executare
29. Struina n efectuarea n
termen a executrilor
1,30 Mic Nu
TABELUL PUNCTE TARI I PUNCTE SLABE
Obiective Obiecteauditabile Riscuri semnificative T/S Consecine
G
r
a
d
d
e
n
c
r
e
d
e
r
e
Obs.
1. Cauzele care
au determinat
respingerea n
instan a
aciunilor
formulate
cilor de atac
Neutilizarea tuturor cilor
de atac atunci cnd
hotrrile sunt
defavorabile
S Sczut 1
34
G
r
a
d
d
e
n
c
r
e
d
e
r
e
Obs.
2. Struina n
susinerea unor
argumente eseniale
pentru soluionarea
favorabil a cauzei
urmare a neprezentrii
logice a faptelor i
susinerea acestora
S Sczut 2
4. Formularea n
termen a apelului
termen a apelului
S Sczut 3
7. Formularea n
termen a recursului
termen a recursului
S Sczut 4
8. Prezentarea la
edintele de judecat n
vederea susinerii
cauzei
urmare a neprezentrii la
instan n vederea
susinerii cauzei
S Sczut 5
10. Formularea n
termen a aciunilor
Prescrierea dreptului de a
aciona n instan
S Sczut 6
11.Transmiterea
valorificare i executare a
S Sczut 7
2.Reprezentarea
entitatii n
instanele de
judecat
12. Formularea
ntmpinrilor la
actiunile iniiate
Necuprinderea tuturor
capetelor de acuzare
S Sczut 8
14. Conducerea
Registrului de
coresponden
nregistrat S Sczut 9
n justiie
Necunoaterea termenelor
de judecat
S Sczut 10
17. Constituirea
dosarelor de instan
Inexistena tuturor
documentelor privind
cauza
S Sczut 11
18. Repartizarea
corespondenei n
vederea soluionrii
lucrrilor S Sczut 12
3. Conducerea
evidenelor
cauzelor la care
entitatea este
parte
finalizate
Nevalorificarea
hotrrilor obinute i
definitive
S Sczut 13
20. ntocmirea
lucrrilor i rapoartelor
rapoartelor sau
ntocmirea incomplet a
acestora
S Sczut 14
4. ntocmirea
lucrrilor de
sintez i a
rapoartelor
privind activita-
tea proprie
21. Avizarea
Avizarea unor documente
care nu ndeplinesc cadrul
legal
S Sczut 15
22. Solicitarea
debitorilor care sunt
insolvabili
Neaplicarea tuturor
modalitilor de
S Sczut 16
5. Solicitarea
declanrii
falimentului n
vederea
recuperrii
debitelor
credal cu toate
debitele
nscrierea la masa credal
cu debite mai mici dect
cele reale de recuperat
S Sczut 17
ConstantinI aco
35
G
r
a
d
d
e
n
c
r
e
d
e
r
e
Obs.
a hotrrilor
executabile
recuperare a creanelor S Sczut 18
27. Solicitarea
executrii silite a
debitorilor
rerecuperare a debitelor S Sczut 19
6. Investirea
hotrrilor
judectoreti i
solicitarea
punerii lor n
aplicare de ctre
organul de
executare
28. Investirea n
termen a biletelor la
ordin
Imposibilitatea
valorificrii biletelor la
ordin ca urmare a
depirii termenului
S Sczut 20
TEMATICA N DETALIU A MISIUNII DE AUDIT
Obiective Obiecteauditabileselectate
Paragraful
corespunzator din
RAI
1. Utilizarea tuturor cilor de atac 1.1.
2. Struina n susinerea unor argumente
eseniale pentru soluionarea favorabil a cauzei
1.2.
1.2.1.
1.2.2.
3. Formularea n termen a apelului 1.3.
1.3.1.
1. Cauzele care au determinat
respingerea n instan a aciunilor
formulate
4. Formularea n termen a recursului 1.4.
5. Prezentarea la edintele de judecat n vederea
susinerii cauzei
2.1.
2.1.1.
6. Formularea n termen a aciunilor 2.2.
2.2.1.
7.Transmiterea hotrrilor definitive n vederea
valorificrii
2.3.
2. Reprezentarea entitii n
8. Formularea ntmpinrilor la actiunile iniiate 2.4.
2.4.1.
9. Conducerea Registrului de coresponden 3.1.
3.1.1.
10. Evidena aciunilor n justiie 3.2.
11. Constituirea dosarelor de instan 3.3
12. Repartizarea corespondenei n vederea
soluionrii
3.4.
3. Conducerea evidenelor
cauzelor la care entitatea este
parte
13. Evidena dosarelor finalizate 3.5.
14. ntocmirea lucrrilor i rapoartelor
4.1.
4. ntocmirea lucrrilor de sintez
i a rapoartelor privind activitatea
proprie
15. Avizarea documentelor interne 4.2.
4.2.1.
36
Obiective Obiecteauditabileselectate
Paragraful
corespunzator din
RAI
16. Solicitarea falimentului n cazul debitorilor
care sunt insolvabili
5.1.
5. Solicitarea declanrii
falimentului n vederea recuperrii
debitelor
17. nscrierea la masa credal cu toate debitele 5.2.
5.2.1.
18. Investirea n termen a hotrrilor executabile 6.1.
6.1.1.
19. Solicitarea executrii silite a debitorilor 6.2.
6.2.1.
6. Investirea hotrrilor
judectoreti i solicitarea punerii
lor n aplicare de organul de
executare
20. Investirea n termen a biletelor la ordin
6.3.
Procedura PO6: Elaborarea programului de audit intern
Serviciul Audit Intern
PROGRAMUL DE AUDIT INTERN
Perioada auditat: 01.03.2004 -30.06.2005
Obiectivele
auditului
Activitileprogramate
Durata
(h)
Persoaneleimplicate
Locul
desfurrii
Temageneral:
Activitatea juridic 386
84
1. Tiprirea i procesarea
Ordinului de serviciu
ef serviciu SAI
2. Tiparirea i procesarea
Declaraiei de
independen
2 Tomescu Viorel
Stnescu Ioana
SAI
3. Pregtirea i
transmiterea Notificrii
privind declanarea
misiunii de audit intern
ctre prile interesate
2 Tomescu Viorel
Sef serviciu
SAI
4. Colectarea i
prelucrarea informaiilor
16 Tomescu Viorel
Stnescu Ioana
SAI
AUDITAT
5. ntocmirea Listei
centralizatoare a obiectelor
auditabile
16 Tomescu Viorel
Stnescu Ioana
SAI
6. Elaborarea Tabelului
puncte tari i puncte slabe
16 Tomescu Viorel
Stnescu Ioana
SAI
7. ntocmirea Programului
de audit intern
8 Tomescu Viorel
Stnescu Ioana
SAI
I. Pregtirea
misiunii de audit
8. ntocmirea Notei i a
Programului preliminar al
interveniei la faa locului
8 Tomescu Viorel
Stnescu Ioana
SAI
ConstantinI aco
37
Obiectivele
auditului
Durata
(h)
Persoaneleimplicate
Locul
desfurrii
9. Obinerea aprobrii
Notei i a anexelor
acesteia: Colectarea i
prelucrarea datelor,
Tabelul - Puncte tari i
puncte slabe i Programul
interveniei la faa locului.
4 Tomescu Viorel
Stnescu Ioana
Sef serviciu
SAI
10. Planificarea i
organizarea edinei de
deschidere cu Serviciul
Contabilitate
8 Tomescu Viorel
Stnescu Ioana
Sef serviciu
SAI i AUDITAT
11. Redactarea Minutei
edinei de deschidere.
Obinerea numelui
persoanelor de contact i
stabilirea unui loc pentru
desfurarea activitii de
audit.
4 Tomescu Viorel
ef serviciu
Colectare Creante
AUDITAT
II. Intervenia la faa locului 386
1.1 Efectuarea testrilor 24 Tomescu Viorel AUDITAT
1.2 Discutarea
constatrilor cu eful de
serviciu
4 Tomescu Viorel
ef serviciu
SAI
1.3 Elaborare FIAP - urilor 8 Tomescu Viorel SAI
1.4 Colectarea dovezilor 8 Tomescu Viorel AUDITAT
Obiectivul nr. 1.
Cauzele care au
determinat
respingerea n
instan a
aciunilor
formulate
1.5 Revizuirea
documentelor de lucru din
punct de vedere al
coninutului i al formei i
ntocmirea Notei
centralizatoare a
documentelor de lucru
6 Tomescu Viorel AUDITAT
2.1 Efectuarea testrilor 26 Tomescu Viorel AUDITAT
2.2 Discutarea
serviciu
4 Tomescu Viorel
Sef serviciu
SAI
2.3 Elaborarea FIAP -
urilor
8 Tomescu Viorel SAI
2.4 Colectarea dovezilor 8 Tomescu Viorel AUDITAT
Obiectivul nr. 2.
Reprezentarea
entitii n
instanele de
judecat
2.5 Revizuirea
punct de vedere al
ntocmirea Notei
centralizatoare a
6 Tomescu Viorel AUDITAT
3.1 Efectuarea testrilor 36 Stnescu Ioana AUDITAT
3.2 Discutarea
serviciu
4 Stnescu Ioana
Sef serviciu
SAI
3.3 Elaborarea F.I.A.P. -
urilor
8 Stnescu Ioana SAI
Obiectivul nr.3.
Conducerea
evidenelor
cauzelor la care
entitatea este parte
3.4 Colectarea dovezilor 8 Stnescu Ioana AUDITAT
38
Obiectivele
auditului
Durata
(h)
Persoaneleimplicate
Locul
desfurrii
3.5 Revizuirea
punct de vedere al
ntocmirea Notei
centralizatoare a
6 Stnescu Ioana AUDITAT
Obiectivul nr. 4.
ntocmirea
lucrrilor de
sintez i a
rapoartelor privind
activitatea proprie
4.1 Efectuarea testrilor
4.2 Discutarea
serviciu
urilor
4.4 Colectarea dovezilor
4.5 Revizuirea
punct de vedere al
ntocmirea Notei
centralizatoare a
36
4
8
8
6
Stnescu Ioana
Stnescu Ioana
Sef serviciu
Stnescu Ioana
Stnescu Ioana
Stnescu Ioana
AUDITAT
SAI
SAI
AUDITAT
AUDITAT
Obiectivul nr. 5.
Solicitarea
declanrii
falimentului n
vederea recuperrii
debitelor
5.2 Discutarea
serviciu
urilor
5.5 Revizuirea
punct de vedere al
ntocmirea Notei
centralizatoare a
36
4
8
8
6
Tomescu Viorel
Tomescu Viorel
Sef serviciu
Tomescu Viorel
Tomescu Viorel
Tomescu Viorel
AUDITAT
SAI
SAI
AUDITAT
AUDITAT
6.2 Discutarea
serviciu
urilor
6.5 Revizuirea
punct de vedere al
ntocmirea Notei
centralizatoare a
42
4
8
8
6
Stnescu Ioana
Stnescu Ioana
Sef serviciu
Stnescu Ioana
Stnescu Ioana
Stnescu Ioana
AUDITAT
SAI
SAI
AUDITAT
AUDITAT
Obiectivul nr. 6.
Investirea
hotrrilor
judectoreti i
solicitarea punerii
lor n aplicare de
ctre organul de
executare
12. Planificarea i
organizarea edinei de
nchidere
8 Tomescu Viorel
Sef serviciu
AUDITAT
13. Discutarea
constatrilor cu Oficiul
Juridic
8 Tomescu Viorel
Stnescu Ioana
Sef serviciu
AUDITAT
14. Concluzii 4 ef serviciu
Tomescu Viorel
Stnescu Ioana
SAI
ConstantinI aco
39
Obiectivele
auditului
Durata
(h)
Persoaneleimplicate
Locul
desfurrii
III. Raportul de
audit intern
82
15. Redactarea proiectului
de Raport de audit intern
24 Tomescu Viorel
Stnescu Ioana
SAI
16. Revizuirea Raportului
de audit intern
8 Sef serviciu
Tomescu Viorel
SAI
17. Obinerea proiectului
de Raport de audit intern
aprobat de conducere
18. Transmiterea
proiectului de Raport de
audit intern la auditat i
solicitarea de rspuns n 15
zile
2 Sef serviciu
Tomescu Viorel
SAI
19. Planificarea i
organizarea Reuniunii de
conciliere, dac este cazul
8 Tomescu Viorel
Stnescu Ioana
Sef serviciu
AUDITAT
20. Includerea n Raportul
de audit intern a aspectelor
reinute din punct de vedere
al auditatului
8 Tomescu Viorel
Stnescu Ioana
SAI
21. Finalizarea Raportu-lui
de audit intern
8 Tomescu Viorel
Stnescu Ioana
SAI
22. Obinerea Raportului
de audit intern aprobat de
conducerea instituiei
23. Transmiterea
recomandrilor aprobate
ctre auditat
8 Tomescu Viorel
- IV. Urmrirea
recomandrilor Iniierea procesului de
urmrire
Tomescu Viorel
Procedura PO6 : Elaborarea programului de audit intern
PROGRAMUL PRELIMINAR AL INTERVENIILOR LA FAA LOCULUI
Obiective Obiecteauditabile Tipul testrii
Locul
testrii
Durata
testrii
Numr
list de
verificare
Numr
test
Auditori
1. Formularea n
termen a recursului
2. Struina n
susinerea unor
argumente eseniale
pentru soluionarea
favorabil a cauzei
1. Cauzele care
au determinat
respingerea n
instan a
aciunilor
formulate
cilor de atac
Verificarea
procedurilor
Examinarea ntocmirii
recursurilor
Analiza ntmpinrilor
Examinarea cauzelor
formulatei i a
documentelor
justificative
Structura
auditat
50
LV1 T1
Tomescu
Viorel
40
Obiective Obiecteauditabile Tipul testrii
Locul
testrii
Durata
testrii
Numr
list de
verificare
Numr
test
Auditori
4. Formularea n
termen a apelului
Examinarea
hotrrilor i formularea
apelurilor
5. Prezentarea la
edinele de judecat n
vederea susinerii
cauzei
6. Formularea
ntmpinrilor la
aciunile iniiate
7. Formularea n
termen a aciunilor
2.Reprezentarea
entitii n
instanele de
judecat
8. Transmiterea
Verificarea existenei i
calitii procedurilor
Analiza argumentelor
de susinere a cauzei
Verificarea dosarelor
de instan
Analiza msurilor
propuse pentru aprare
i susinerea cauzei n
instan
Structura
auditat
52
LV2
Stnescu
Ioana
9. Conducerea
Registrului de
coresponden
10. Repartizarea
corespondenei n
vederea soluionrii
n justiie
finalizate
3. Conducerea
evidenelor
cauzelor la care
entitatea este
parte
13. Constituirea
dosarelor de instan
Verificarea existenei i
coninutului procedurilor
Examinarea
nregistrrii totale a
documentelor
Verificarea existenei
registrelor i conducerea
acestora
Analiza modului de
nregistrare a dosarelor
Structura
auditat 62
LV3 T3
Tomescu
Viorel
14. ntocmirea
lucrrilor i rapoartelor
4. ntocmirea
lucrrilor de
sintez i a
rapoartelor
privind activita-
tea proprie
15. Avizarea
Analiza existenei i
cunoaterii procedurilor
Urmrirea formalizrii
i comunicrii
documentelor
Verificarea realitii
documentelor
Structura
auditat 62
LV4 T4 Stnescu
Ioana
16. Solicitarea
debitorilor care nu pot
fi executai
5. Solicitarea
declanrii
falimentului n
vederea
recuperrii
debitelor
credal cu toate
debitele
Analiza procedurilor
Examinarea debitelor
i a documentelor
justificative
Examinarea
evidenelor contabile
Analiza aciunii de
Structura
auditat 62
LV5 T5
Tomescu
Viorel
a hotrrilor
executabile
19.Investirea n termen
a biletelor la ordin
6. Investirea
hotrrilor
judectoreti i
solicitarea
punerii lor n
aplicare de
ctre organul
de executare
20. Solicitarea
executrii silite a
debitorilor
Examinarea
procedurilor i a
cuprinderii lor
Studierea modului de
recuperare a debitelor i
respectarea cadrului
legal
Analiza activitii
executorilor
judectoreti
Structura
auditat 68 LV6 T6
Stnescu
Ioana
Not:
Precizez ca n practica se impune un grad mult mai mare de detaliere al testrilor care se vor efectua de ctre
auditorii interni n etapa de I ntervenielafaalocului.
ConstantinI aco
41
Procedura PO7: edina de deschidere
MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE
Perioada auditat: 01.03.2004-30.06.2005
ntocmit: Tomescu Nicolae/Stnescu Ioana Data: 22.07.2005
A. Listaparticipanilor:
Numele Funcia
Direcia/
Serviciul
Nr.
telefon
E-mail Semntura
Cristescu Gabriel Auditor SAI
Tomescu Nicolae Auditor SAI
Stnescu Ioana Auditor SAI
Popescu Ion ef serviciu Oficiul Juridic
Diaconescu Ion Inspector Oficiul Juridic
Voinescu Georgeta Inspector Oficiul Juridic
Vasilescu George Inspector Oficiul Juridic
B. Stenogramaedinei
n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la:
- Prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit;
- Prezentarea funciei de audit intern de ctre auditori, n special a obiectivelor generale ale auditului
intern, semnificaia auditului intern;
- Prezentarea Programului interveniei la faa locului, obiectivele auditabile care se intenioneaz a fi
realizate, dup analizele de risc efectuate. A fost cerut prerea auditailor cu privire la aceste obiective,
unde s-au fcut remarci c acestea n general reprezint zone cu risc, dar s-au fcut i unele comentarii cu
privire la complexitatea activitii Oficiului Juridic i neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea
unor specialiti;
- Stabilirea persoanelor pe care auditorii le pot contacta n vederea colectrii informaiilor, efecturii de
teste asupra muncii lor i pentru a lua interviuri. De asemenea, a fost stabilit programul ntlnirilor i timpul
necesar pentru realizarea acestor proceduri;
- Stabilirea condiiilor minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii misiunii de audit
(spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)
- Convenirea unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor edine intermediare n cursul
auditului, informarea sistematic asupra constatrilor.
- Stabilirea Reuniunii de nchidere, inclusiv a participanilor;
- Stabilirea modalitii de redactare a Raportului de audit intern (cnd, cum i cui va fi distribuit).
Recomandrile formulate, ca urmare a eventualelor disfuncionaliti constatate, vor fi discutate i analizate
cu structura auditat, inclusiv calendarul implementrii i persoanele rspunztoare cu implementarea
recomandrilor.
42
Procedura P08: Colectarea informaiilor
Entitatea: DGFP a Judeului X
LISTA DE VERIFICARE NR.1
Perioada auditata: 01.06.2004 - 30.11.2005
Intocmit: Tomescu Viorel
Supervizat: Cristescu Gabriel
Obiectivul 1Cauzele care au determinat respingerea n instan a aciunilor formulate
Nr.
crt.
Activitatea de audit DA NU Observaii
1.1 Examinarea procedurilor privind conducerea evidenelor
1.1.1 Verificarea gradului de acoperire prin proceduri a
activitatilor de formulare n instan a aciunilor
a) aprobarea de catre persoanele competente; - -
b) stabilirea modelelor de aciuni de formulat n instan; - -
c) verificarea existenei listei activitilor pentru realizarea
obiectivului;
- -
d) precizarea modalitilor de completare a modelelor de
aciuni;
- -
e) oferirea unor exemple de completare; - -
f) cuprinderea modalitilor de actualizare a procedurilor; - -
h) stabilirea responsabilitatilor formulare a actiunilor; - -
i) stabilirea responsabilitilor de verificare a aciunilor
formulate;
- -
1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n puntele cheie
ale activitii juridice;
- -
1.1.3. Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie,
respectiv pe fazele de ntocmire, avizare, aprobare;
- -
1.2 Compararea atribuiilor din fiele postului cele din procedurile
de lucru;
- -
1.3 Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre responsabili cu
realizarea activitilor;
- -
1.4 Aprecierea calitii procedurilor de ctre responsabilii
acestora;
- -
- se consider procedurile corespunzatoare; - -
- se constat disfunctionaliti n timpul aplicrii lor practice; - -
- exist propuneri de perfecionare a acestora; - -
1.5 Analiza cauzelor respingerii aciunilor formulate n instan X Test nr.1
- stabilirea listei aciunilor respinse X
- ntocmirea recursului X
- formularea n termen a recursului X
- cuprinderea tuturor exceptiilor n recurs X
- cuprinderea tuturor aspectelor n formularea aciunii X
- struirea n susinerea intereselor X
- formularea n scris a concluziilor X
- formularea la obiect i combaterea cauzei din toate punctele
de vedere
X
- reinerea de ctre instan a tuturor aspectelor formulate n
susinerea cauzei
X
- utilizarea tuturor cilor de atac la aciunile firmulate X
- formularea apelului pentru actiunile pierdute n prima
instan
X
- formularea n termen a apelului X
Foaie de lucru
Interviu
Not de relaii
FIAP 1.1
FIAP 1.2
ConstantinI aco
43
Nr.
crt.
- nsoirea apelului de susinerea n scris a meniunilor X
FIAP 1.3
1.6 Analiza modalitilor de arhivare
Auditor intern, Data:
Supervizat, Data:
TEST NR. 1
ntocmit: Tomescu Viorel
Obiectul testului
Cauzele care au determinat respingerea n instan a aciunilor formulate.
Obiectiveletestului
Analiza cauzelor respingerii aciunilor formulate n instan care au fost respinse.
Descriereatestului
Populaia supus eantionrii o reprezint Lista aciunilor respinse n instan, n 2004, respectiv 76 aciuni.
Eantionul va fi de 10% din totalul populaiei i a fost constituit pe baza Foii de lucru nr. 1.
Testarea a constat n verificarea modului cum au fost sustinute aciunile n instan i dac au fost formulate
complet i corect, examinandu-se urmtoarele elemente stabilite prin Lista de verificare nr.1. poz. 1.5, i
anume:
- stabilirea listei aciunilor respinse;
- ntocmirea recursului;
- formularea n termen a recursului;
- cuprinderea tuturor excepiilor in recurs;
- cuprinderea tuturor aspectelor n formularea aciunii;
- struirea n susinerea intereselor;
- formularea n scris a concluziilor;
- formularea la obiect i combaterea cauzei din toate punctele de vedere;
- reinerea de ctre instan a tuturor aspectelor formulate n susinerea cauzei;
- utilizarea tuturor cilor de atac la aciunile firmulate;
- formularea apelului pentru aciunile pierdute n prima instan;
- formularea n termen a apelului;
- nsoirea apelului de susinerea n scris a meniunilor.
Pentru efectuarea testrii a fost elaborat Lista de control nr. 1 privind Analiza modului de susinere a
aciunilor n instan, care conine pe orizontal elementele eantionului, iar pe vertical elementele testate.
Constatri
Din verificarea efectuat s-au constatat mai multe nereguli i anume:
La susinerea n instan a aciunilor, nu au fost combtute toate capetele de acuzare, de exemplu, la
Dosarul nr. 345/2005 judectoria a pronunat o hotrre prin care pe lng amenda contravenional a
mai dispus i plata unor dobnzi. Aceste dobnzi stabilite nelegal nu erau prevzute n nici un act
normativ, iar consilierul care a avut n sarcin cauza nu a contestat aceste dobnzi, formulnd aciunea
doar pentru amenda contravenional.
Apelul a fost formulat cu ntrziere n termen de respectiv 16 zile n loc de 15 zile de la primirea
hotrrii, tot la dosarul nr. 345/2005, cauza fiind respins de instan.
44
La o aciune formulat de un salariat asupra unei decizii de imputare, caz n care compartimentul juridic
nu a depus la instan acest document, judectoria a solicitat prin dou citaii s se depun spre exemplu
ntmpinare n instan la dosarul nr.390/2005, astfel judectoria a admis recursul prtului i a anulat
decizia de imputare.
La anumite dosare nu s-a insistat n instan pentru susinerea intereselor entitii pe care o reprezint,
prin formularea detaliat a concluziilor, depunerea de documente justificative la cazuri n care instana a
pronunat o hotrre defavorabil entitii.
Concluzii
Pe baza testului efectuat s-a constatat respingerea unor aciuni n instan datorit nesusinerii temeinice
a acestora, neformulrii la obiect a aciunilor, necombaterea tuturor capetelor de acuzare i/sau a neformulrii
n termen a apelurilor.
Concomitet pentru aceste probleme s-a solicitat i Interviul nr.1 domnului Ionescu Adrian, eful
compartimentului juridic i Nota de relaii nr.1 adresat domnului Rotaru Vasile, consilier juridic.
Pe baza acestor testri se va elabora FIAP-ul nr.1.
Supervizor, Data:
FOAIE DE LUCRU nr. 1
Obiectivul: Analiza cauzelor care au determinat respingerea n instanta a aciunilor formulate
Constituirea eantionului n vederea testrii s-a realizat prin parcurgerea urmtorilor pai:
documentul analizat: Lista aciunilor formulate n instan;
populaia este reprezentat de numrul total al aciunilor aflate pe rolul instanei, respectiv 76 de
aciuni;
eantionul va fi de 10%, respectiv 76 x 10% = 7,6 = 8 aciuni ;
pasul de selecie va fi 76 : 8 = 9 ;
eantionul a fost format ncepnd cu primul dosar pe 2005, respectiv dosarul 345 i prin aplicarea
pasului de selecie, stabilit mai sus, rezultnd urmtoarea structur: 345, 354, 363, 372, 381, 390,
399, 408;
eantionul constituit va fi verificat n totalitate;
verificarea se va realiza prin diverse testri.
n prezena,
LISTA DE CONTROL NR. 1
privind Analiza modului de susinere a aciunilor n instan
Elementele
eantionului
Elementele
testate
Dosarul
nr.
345/2005
Dosarul
nr.
354/2005
Dosarul
nr.
363/2005
Dosarul
nr.
372/2005
Dosarul
nr.
381/2005
Dosarul
nr.
390/2005
Dosarul
nr.
399/2005
Dosarul
nr.
408/2005
Stabilirea listei aciunilor
respinse
X X X X X X X X
ntocmirea recursului X X X X X X X X
Formularea n termen a
recursului
X X X X X X X X
Cuprinderea tuturor
excepiilor n recurs
X X X X X X X X
Cuprinderea tuturor
aspectelor n formularea
aciunii
X X X X X X X X
ConstantinI aco
45
Struina n susinerea
intereselor
FIAP FIAP X FIAP FIAP FIAP X X
Formularea n scris a
concluziilor
X X X X X X X X
Formularea la obiect i
combaterea tuturor
FIAP X FIAP X X FIAP X FIAP
Reinerea de ctre instan a
tuturor aspectelor formulate
n susinerea cauzei
X X X X X X X X
Utilizarea tuturor cilor de
atac la aciunile formulate
X X X X X X X X
Formularea apelului pentru
aciunile pierdute n prima
instan
X X X X X X X X
Formularea n termen a
apelului
FIAP X X FIAP X X FIAP X
nsoirea apelului de
susinerea n scris a
meniunilor
X X X X X X X X
Data:
Auditor intern,
Tomescu Viorel
INTERVIU NR. 1
privind verificarea cauzelor care au determinat
respingerea n instan a aciunilor formulate
adresat d-lui Ionescu Adrian, efului compartimentului juridic
Nr.
crt.
ntrebri DA NU Observaii
1 Exist registru de eviden a aciunilor formulate n instan? X
2 Exist persoana responsabilizat cu completarea registrului? X Nota de relaii
adresat unui consilier
juridic
3 Evidena recursurilor este inut separat la nivelul
compartimentului?
X
4 n cazul recursurilor exist o verificare a coninutului acestora
realizat de ctre eful de serviciu?
X
5 La aciunile formulate n instan exist concluzii scrise la
fiecare termen?
X
6 La toate aciunile formulate de pri s-a formulat i depus
ntmpinri?
X FIAP
7 Cocluziile formulate cuprind toate capetele de acuzare? X Nota de relaii,
juridic
8 Pentru aciunile pierdute n prima instan, dosarul este
preluat apoi de eful compartimentului n vederea aplicrii
cii de atac urmtoare?
X
9 Apelurile au fost formulate n toate cazurile n termen? X FIAP
46
10 Concluziile scrise sunt nsoite de documente justificative? X Nota de relaii,
juridic
11 S-a urmrit ca instana s rein toate struinele i concluziile
formulate?
Nota de relaii,
juridic
12 Concluziile formulate sunt explicite i detaliate n toate
cazurile?
X FIAP
13 Mai avei ceva de adugat X
eful compartimentului juridic, Data:
NOTA DE RELAII
privind susinerea n instan aciunilor formulate
adresat domnului Rotaru Vasile consilier juridic
ntrebarea1: Precizai dac exist proceduri scrise i formalizate privind formularea aciunilor n instan.
Rspuns1: Da.
ntrebarea2: Precizai dac aceast procedur v-a fost adus la cunotin.
Rspuns2: Da, i am semnat procesul verbal.
ntrebarea3: Cum explicai nesusinerea n instan a aciunii n dosarul nr.390, respectiv instana a solicitat
de dou ori depunerea de ntmpinri la recursul formulat de prt, ceea ce nu s-a fcut i aceasta a dus la
admiterea recursului formulat de prt.
Raspuns 3: n aceste cazuri am considerat c concluziile verbale prezentate la termenele de judecat au fost
complete i suficiente pentru instan.
ntrebarea4: n cazul dosarelor 345, 363, 390 i 408 pe anul 2004 s-a constatat c aciunea n instan a fost
formulat, fr combaterea tuturor capetelor de acuzare, fr explicarea detaliilor i depunerea documentelor
justificative i fr formulri la obiect, ceea ce a dus la pierderea acestora. Cum explicai aceasta?
Rspuns4: n acele cazuri aciunile erau simple i am crezut c instana pronun o hotrre favorabil avnd
n vedere c adevrul era n totalitate de partea noastr.
ntrebarea5: Cum explicai c la un numr de trei aciuni aflate pe rolul instanei, respectiv dosarul nr. 345,
372 i 399, nu s-au formulat n termen apelul, astfel nct instana a admis aciunea formulat de prt?
Raspuns 5: n acea perioad am fost n concediu medical i am uitat s predau dosarele n cauz i/sau
citaiile efului de serviciu n vederea desemnri unei alte persoane.
Consilier juridic, Data:
Not:
Pentru rspunsurile de la ntrebrile nr. 3, 4 i 5 se va elabora FIAP.
ConstantinI aco
47
Procedura P08 : Colectarea informaiilor
Entitatea: DGFP a judetului X
FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR.1.1
Problema
Susinerea ineficient a intereselor entitii n instan.
Constatare
Consilierii juridici nu au insistat n vederea susinerii probelor n instan; astfel nu au fost depuse
ntmpinari care s cuprind excepiile de la procedur, explicarea detaliilor, formulari la obiect, rspunsul la
toate capetele de acuzare etc.
Ex. La dosarul nr. 390/2004 reclamantul debitor, salariat al societii, a contestat la judectorie decizia
de imputare a unei sume, constatat ca fiind pagub n dauna societii, produs de ctre acesta ca urmare a
neglijenei n serviciu, fapt constatat de organele cu atribuiuni de control intern. Reclamantul a solicitat
anularea acestui debit de ctre instan. Tribunalul a admis recursul n condiiile n care societatea a fost
anunat prin dou citaii s depun ntmpinare la instan, privind cererea formulat de reclamant.
De asemenea, nu au fost susinute interesele entitii din aceleasi motive i n dosarele nr. 345, 354,
372, 381 pe anul 2005.
Cauze
Inexistena unor proceduri scrise i formalizate care s conin activiti de control i
responsabilitate pe nivelele de execuie;
Inexistena unor proceduri de nlocuire a personalului care intr n concedii medicale sau de odihn;
Lipsa de experien a persoanelor care susin cauzele entitii n instanele judectoreti;
Inexistena sau nefuncionarea unui sistem de control intern.
Consecina
Obinerea unor hotrri nefavorabile n instan, comparativ cu pertinena aciunii introduse n
instan i a documentelor justificative depuse;
Pierderea n instan a unor aciuni, care implic recuperarea unor sume.
Recomandare
n toate cazurile n care aciunile n instan necesit un plus de experien, acestea s fie susinute
de eful compartimentului juridic.
Concluziile scrise i/sau ntmpinrile s fie vzute i vizate de eful serviciului nainte de a fi
aprobate de conducere i depuse la judectorie.
Elaborarea listei activitilor i aprecierea riscurilor specifice activitatii Serviciului juridic.
Elaborarea procedurilor scrise i formalizate i stabilirea responsabililor cu acestea.
Actualizarea fielor de post cu responsabilitile pe nivele de execuie.
Implicarea personalului n aciuni de pregtire profesional i influenarea evaluarilor anuale cu
rezultatele acestor aciuni.
Constituirea unei comisii pentru analiza tuturor celor 76 de dosare cu aciunile pentru care s-a pledat
n instanele judectoreti i luarea msurilor care se impun.
Informarea echipei de auditori interni cu privire la rezultatele analizei efectuate de entitatea
auditat.
Supervizat, Data:
Pentru conformitate, Data:
48
FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.2
Problema
Aciunile n instan nu sunt susinute prin depunerea concluziilor scrise i a documentelor justificative
solicitate de aceasta.
Constatare
Aciunile formulate n instan au fost fcute fr explicarea detaliilor i depunerea documentelor
justificative i fr concluzii scrise. Spre exemplu n dosarele nr. 345, 363, 349 i 408.
Cauza
Neconducerea unui Registru privind susinerea aciunilor n instan;
Inexistena, n lipsa procedurilor, a unor evidene clare privind dosarele aflate pe rol i nu s-au
urmrit soluiile transmise de judectori.
Consecina
Respingerea unor hotrri care dac erau susinute temeinic nu puteau fi pierdute existnd
argumente;
Plata unor daune ctre tere persoane;
Pierderea posibilitatii recuperrii sumelor solicitate n instan.
Recomandare
Verificarea dosarelor de catre structura de control intern a societatii pe ultimii trei ani, iar rezultatele
sa fie comunicate si serviciului de audit intern in vederea analizarii ulterioare.
Elaborarea listei activitilor i aprecierea riscurilor specifice oficiului juridic.
Elaborarea procedurilor scrise i formalizate i stabilirea responsabilului pentru aceasta.
Actualizarea fielor de post cu responsabilitile pe nivele de execuie i coroborarea cu procedurile.
Implicarea personalului n aciuni de pregtire profesional i influenarea evaluarilor anuale cu
Realizarea unui studiu pentru a stabili necesitile reale de personal.
Informarea echipei de auditori asupra rezultatelor verificrilor realizate i a studiului efectuat pentru
implementarea recomandarilor.
Supervizat, Data:
ConstantinI aco
49
Intocmit: Tomescu Viorel
Problema
Declararea apelului cu ntrziere de peste 10 zile de la data comunicrii hotrrii de ctre judectorie.
Constatare
Din analiza dosarelor privind cauzele ce au determinat anularea n instanele judectoresti a aciunilor
formulate privind solutionarea cilor administrative de atac a rezultat c, n unele cazuri, apelul s-a facut cu
ntrziere.
Ex. La dosarul nr.345/2004 judectoria pronun o hotrre prin care pe lng amenda contravenional
aplicat societii, mai dispune i plata unor dobnzi. Aceste dobnzi nu erau prevzute n nici un act
normativ, iar juristul entitii n afar de faptul c a depus cu ntrziere de 6 zile fa de termenul legal nici nu
le-a contestat, ci doar a combtut legalitatea acordarii sanciunii.
De asemenea, termenul de 10 zile a mai fost pierdut i n dosarele nr. 372 i 399 din 2004.
Cauza
n cadrul serviciului nu exist un sistem de urmrire i depunere n instan a ntmpinrilor la
aciunile reclamanilor;
Inexistena, n lipsa procedurilor, a unor evidene clare privind dosarele aflate pe rol i nu s-au
urmrit soluiile transmise de judectori.
Consecina
Respingerea actiunii i obligarea entitii la plata unor sume nedatorate.
Obinerea unor hotrri nefavorabile, fa de pertinena actiunii introduse n instan i a
documentelor justificative depuse.
Obligarea entitii la plata unor sume nejustificate.
Recomandare
Elaborarea listei activitilor i atasarea riscurilor specifice activitatilor Serviciului juridic;
Elaborarea procedurilor scrise i formalizate i stabilirea responsabililor de procedur;
Actualizarea fielor de post cu responsabilitile i nivelele de execuie;
Implicarea personalului n aciuni de pregtire profesional i influenarea evalurilor anuale cu
rezultatele acestor aciuni;
Constituirea unei comisii pentru analiza tuturor celor 76 de dosare cu aciunile pierdute de entitate n
instanele judectoreti i luarea msurilor care se impun;
Informarea echipei de auditori interni cu privire la rezultatele analizei efectuate de entitatea auditat.
Supervizat, Data:
50
Entitatea: DGFP a judeului X
LISTA DE VERIFICARE NR.2
Obiectivul 2. Reprezentarea entitii n instanele de judecat
ntocmit: Stnescu Ioana
Nr.
crt.
2.1 Examinarea procedurilor privind reprezentarea n instan.
modului de reprezentare n instan i susinere a cauzelor
a) aprobarea procedurilor de ctre persoanele competente; - -
b) precizarea modalitilor de reprezentare n instan; - -
c) stabilirea modalitilor de susinere n instan a cauzelor - -
d) solicitarea motivaiilor pentru care nu exist la dosar toate
documentele prevazute de procedur;
- -
e) cuprinderea modalitatilor de reconstituire a documentelor
care lipsesc de la dosare;
- -
f) reconstituirea documentelor emise de judecatorie ; - -
g) reconstituirea documentelor emise la nivelul societii ; - -
h) reconstituirea documentelor emise de prt ; - -
i) stabilirea responsabilitilor de reconstituire; - -
j) stabilirea responsabilitilor de verificare; - -
2.1.2 nglobarea activitilor de control intern n punctele
cheie ale procesului de reprezentare a societii n instan;
- -
2.1.3 Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie,
respectiv pe fazele de primire, repartizare, nregistrare, ataare
la dosar a documentelor;
- -
2.1.4 Compararea atribuiilor din fiele postului cele din
procedurile de lucru;
- -
2.1.5 Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre
responsabilii cu realizarea activitilor;
- -
acestora;
- -
- se constat disfunctionaliti n timpul aplicrii lor practice; - -
2.3 Examinarea modului de reconstituire a documentelor lips la
dosar;
- -
2.4 Verificarea modului de reprezentare i susinere a intereselor
entitii n faa instanelor de judecat:
X TEST NR. 2
a) existena dosarelor de instan
b) existena citaiilor emise de instan;
c) respectarea termenelor fixate de prezentare la instan;
d) existena delegaiei de reprezentare n dosar;
e) cunoaterea dosarului de instan;
f) prezentarea la instan la termenele stabilite ;
g) susinerea intereselor la fiecare termen;
h) formarea i depunerea concluziilor scrise;
i) detalierea complet a cauzelor n concluziile formulate;
j) cuprinderea n concluzii a tuturor capetelor de acuzare;
k) staruina n cuprinderea de ctre instan a tuturor
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Foaie de lucru
Lista de control
Nota de relaii
FIAP 2.1
ConstantinI aco
51
solicitrilor facute n cauza respectiv;
l) formularea n termen a concluziilor;
m) formularea aciunii n termenul de prescripie ;
n) obinerea hotrrilor definitive;
o) valorificarea hotrrilor definitive.
X
X
X
X
X
FIAP 2.2
FIAP 2.3
2.5 Verificarea msurilor propuse n cazurile n care n urma
solicitrii, compartimentele n cauz nu au transmis
documentele solicitate de serviciul juridic n vedere formulrii
aprrii i susinerii cauzei la instan;
- -
2.6 Examinarea efecturii verificrilor respectrii termenelor de
constituire a dosarelor de instan;
- -
2.7 Analiza modalitilor de arhivare - -
Auditor intern, Data,
Supervizat, Data,
TEST NR. 2
Obiectul testului
Reprezentarea entitii n instanele de judecat.
Obiectiveletestului
Analiza modului n care sunt susinute n instan interesele societii.
Descriereatestului
Populaia total o reprezint aciunile formulate n anul 2005, existente pe rolul instantei, in numar de
54 de actiuni.
Esantionul va fi de 7% din totalul populatiei, determinat pe baza Foii de lucru nr. 2.
Testarea a constat n verificarea modului de reprezentare i susinere a intereselor entitii n faa
instanelor de judecat, examinndu-se urmtoarele elemente stabilite prin Lista de verificare nr.2. pozitia
2.4, i anume:
a. existena dosarelor de instan;
b. existena citaiilor emise de instan;
c. respectarea termenelor de prezentare la instan ;
d. existenta delegaiei de prezentare n dosar ;
e. cunoaterea dosarului de instan;
f. prezentarea la instan la termenele stabilite ;
g. susinerea intereselor la fiecare termen;
h. formularea i depunerea concluziilor scrise;
i. detalierea complet a cauzelor n concluziile prezentate;
j. cuprinderea n concluzii a tuturor capetelor de acuzare
k. staruina n cuprinderea de ctre instan a tuturor concluziilor formulate;
l. formularea n termen a concluziilor;
m. formularea aciunii n cadrul termenului de prescripie ;
n. obinerea hotrrilor definitive;
o. valorificarea hotrrilor definitive.
Pentru efectuarea testarii a fost elaborat Lista de control nr.1 privind Analiza reprezentrii n instan,
prezentat n continuare, care conine pe orizontal elementele selectate, iar pe vertical elementele analizate.
52
Constatri
Din analiza Listei de control nr.1 au rezultat urmatoarele situatii:
nereprezentare n instan la termenele stabilite ;
necuprindere n concluzii a tuturor capetelor de acuzare ;
formularea aciunilor dup termenul de prescriptie ;
Pentru aceste probleme a fost solicitat i Nota de relaii nr.1 doamnei Iliescu Adriana, consilier
juridic.
Concluzii
Aciunile n cauz au fost pierdute n instan de ctre entitate ceea ce a condus la pierderea anumitor
sume de bani prin nerecuperarea lor de la persoanele care au produs pagube entitii.
n baza acestui test a fost elaborate FIAP nr. 2.1; 2.2 i 2.3
Supervizor, Data:
FOAIE DE LUCRU NR. 2
Obiectivul nr. 1 Susinerea intereselor societii n faa instanelor de judecat.
Testarea se va realiza pe un eantion care a fost constituit astfel:
documentul analizat: Lista aciunilor formulate n pretenii
populaia total este reprezentat de numrul total al aciunilor n pretenii aflate pe rolul instanei,
respectiv de 54 aciuni.
eantionul va fi de 7%, respectiv 54 x7%= 7,7 = 8 aciuni
pasul de selecie 54 : 8 = 7
eantionul va cuprinde aciunile n instan ncepnd de la aciunea nr.345/2005 i aplicnd pasul
stabilit se obine urmtoarea structur : 345, 365, 397, 415, 457, 503, 645 i 695;
eantionul constituit va fi verificat n totalitate;
verificrile se vor realiza prin diferite teste.
privind analiza reprezentrii n instan
Elemente
selectate
Elemente
testate
Aciunea
nr.
345/2005
Aciunea
nr.
365/2005
Aciunea
nr.
397/2005
Aciunea
nr.
4015/2005
Aciunea
nr.
457/2005
Aciunea
nr.
503/2005
Aciunea
nr.
645/2005
Aciunea
nr.
695/2005
Existena dosarelor
de instan
X X X X X X X X
Existena citaiilor
emise de instan
X X X X X X X X
Respectarea
termenelor de
prezentare la instan
X X X X X X X X
Existena delegaiei
de prezentare n
dosar
X X X X X X X X
Cunoaterea
dosarului de instan
X X X X X X X X
ConstantinI aco
53
Elemente
selectate
Elemente
testate
Aciunea
nr.
345/2005
Aciunea
nr.
365/2005
Aciunea
nr.
397/2005
Aciunea
nr.
4015/2005
Aciunea
nr.
457/2005
Aciunea
nr.
503/2005
Aciunea
nr.
645/2005
Aciunea
nr.
695/2005
Prezentarea la
instan la termenele
stabilite
Susinerea
intereselor la fiecare
termen
X X X X X X X X
Formularea i
depunerea
concluziilor scrise
X X X X X X X X
Detalierea complet
a cauzelor n
concluziile
prezentate
X X X X X X X X
Cuprinderea n
concluzii a tuturor
FIAP X X FIAP X FIAP X X
Struina n
cuprinderea de ctre
instan a tuturor
concluziilor
formulate
X X X X X X X X
Formularea n
termen a concluziilor
X X X X X X X X
Formularea aciunii
n cadrul termenului
de prescripie
FIAP X FIAP X FIAP X FIAP X
Obinerea hotrrilor
definitive
X X X X X X X X
Valorificarea
hotrrilor definitive
X X X X X X X X
NOTA DE RELATII NR. 2
privind formularea aciunilor n instan
adresat doamnei Iliescu Adriana consilier juridic
ntrebarea1: Precizati dac exist proceduri privind formularea aciunilor n instant.
Rspuns1: Da.
ntrebare2: Precizai dac aceast procedur va fost adus la cunotin.
Rspuns2: Da, a fost instruit i am semnat procesul verbal.
ntrebarea3: Cum explicai situaiile de nereprezentare n instan la termenele stabilite, n 4 situaii din cele
8 dosare supuse testrii?
54
Raspuns3: La termenele fixate din partea entitii nu a fost prezent n sal nici un reprezentant, deoarece
subsemnata eram n concediu medical. Instana a rmas n pronunare, iar n urma formulrii hotrrii aceasta
a fost defavorabil entitii, avnd n vedere ca la dosar nu au existat concluzii scrise n susinerea cauzei i
nici documente care s combat susinerile formulate la prt. Mentionez ca la celelalte nu am putut s ajung
la timp, avnd mai multe procese n aceeai zi.
ntrebarea4: Cum explicai neabordarea tuturor capetelor de acuzare din cadrul unui dosar cu ocazia
formulrii concluziilor?
Rspuns4: n majoritatea intmpinrilor combaterea capetelor de acuzare s-a fcut la modul general. Spre
exemplu, la dosarul nr. 415/2005 reclamatul debitor a contestat la judectorie decizia de imputare a unei
sume, stabilit ca fiind pagub n dauna entitii, solicitnd anularea acestui debit de ctre instan. n
ntmpinarea ctre instan nu am susinut respingerea acestuia pe motiv c a fost depus contestaia cu
ntrziere i c susinerile formulate nu sunt la obiect, ci doar respingerea recursului ca fiind nentemeiat, iar
instana i-a dat cstig de cauz.
ntrebare5: Cum explicai c la un numr de patru aciuni formulate instana le-a respins pe motiv de
prescripie ?
Rspuns5: Dosarele au fost ntocmite i primite de la compartimentele de specialitate dupa expirarea
termenului de trei ani, deci dup perioada termenului de prescripie. Au fost formulate totui aciuni n
instana pentru repunerea acestora pe rol, ncercnd a mai recupera unele debite. Instana ns a respins
actiunile la solicitarea pri adverse, invocandu-se ndeplinirea termenelor de prescripie.
ntrebare6: Explicai de ce nu au fost ntocmite n termen aceste dosare i implicit aciunea n instan.
Rspuns6: La comparimentele de specialitate nu a existat o eviden analitic a debitelor, aceast eviden s-
a inut sintetic i nu s-a tiut de vechimea acestor debite.
Not:
Pentru rspunsurile de la ntrebrile 3, 4 i 5 se vor elabora FIAP-uri.
Problema
Nereprezentarea n instan la termenele de judecat.
Constatare
n unele cazuri, societatea nu a fost prezent la termenele de judecat fixate de instan, cu toate c
procedura a fost ndeplinit. Astfel n dosarul 645/2005 instana a fixat ca teremen de judecat data de
23.09.2005 n vederea formulrii i depunerii concluziilor, procedur realizat prin Citaia nr.
2345/03.09.2005. La termenul fixat din parte societii nu a fost prezent n sal nici un reprezentat, instana a
ramas n pronunare, n urma formulrii hoatrrii aceasta a fost defavorabil societii, deoarece la dosar nu
au existat concluzii formulate n susinerea cauzei i nici documente care s combat susinerile formulate de
prt.
ConstantinI aco
55
Cauze
Inexistena unei proceduri scrise ;
Citatia nr. 2345/03.09.2005 ne-a provenit dup trecerea termenului fixat de instan;
Lipsa unor aciuni de control intern ierarhice.
Consecine
n urma pronunrii hotrrii entitatea a fost obligat la plata ctre prt a unor penaliti de 1.239.870
lei, penaliti care nu erau prevazute n contractul ncheiat ntre pri, ns pe care prtul le-a obinut
deoarece, entitatea nu a fost reprezentat la termenul fixat de instan i astfel nu au fost contestate i nici nu
au existat concluzii scrise.
Recomandri
Analiza cazurilor n care aciunile au fost pierdute prin neprezentare n instan a entitii, n anul
2005 i luarea msurilor care se impun;
Evaluarea necesitilor reale de personal pentru realizarea atribuiilor ce le revin;
Elaborarea unor proceduri scrise i formalizate care s cuprind activiti de control i un
responsabil, n care s fie incluse toate activitile specifice i n plus, obligaia consilierilor juridici
ca dup fiecare termen s prezinte efului de compartiment concluziile;
Fiele posturilor s fie coroborate cu procedurile;
Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele analizei i modul de implementare al
recomandrilor.
Supervizat, Data:
Problema
Formularea aciunilor n instan n afara termenului de prescripie.
Constatare
Din analiza dosarelor privind cauzele ce au determinat anularea n instanele judectoreti a aciunilor
formulate privind solutionarea cilor administrative de atac a rezultat c, n unele situaii, acestea au fost
respinse pe motiv c nu au fost formulate n cadrul termenului de prescripie.
Spre exemplu, la dosarul nr.695/2005 judectoria a respins aciunea pe motiv c de la data faptei i
pn la formularea aciunii au trecut trei ani. n acest caz n anul 2002 au fost valorificate bunuri confiscate
catre SC A&B SRL n valoare de 234.500 lei cu plata la 30 zile, iar societatea nu a achitat contravaloarea
bunurilor. Dupa trei ani s-a formulat actiune n instan pentru recuperarea sumei, pe care instana, n mod
evident, a respins-o pe motiv de prescriptie.
Cauze
Inexistena unor proceduri de lucru ;
Lipsa unui sistem de control intern coerent ;
n cadrul serviciului contabilitate nu a existat nici o eviden a debitelor, debitul n cauz a fost
identificat n 2005 cnd s-a solicitat la oficiul juridic recuperarea sumei n instan.
56
Consecina
Entitatea a nregistrat o pagub nerecuperabil de 234.500 lei;
Imposibilitatea recuperrii sumelor datorate;
Inexistena unor atribuii clare n fiele posturilor.
Recomandare
Informarea auditorilor interni despre msurile stabilite pentru redresarea activitii i a modului lor
de implementare.
Instituirea unui sistem prin care toate debitele s fie urmrite pe fiecare client, cel putin lunar, pentru
aceasta s fie responsabilizat o persoan. Lunar pentru toate debitele cu vechime mai mare de 30
zile de la data scadenei, s se ntomeasc dosar, care s fie transmis la Serviciul juridic n vederea
actionarii debitorului n instana;
Elaborarea procedurilor scrise i formalizate i stabilirea responsabililor acestora;
Coroborarea fielor posturilor cu procedurile;
Testarea sistematic a personalului, pentru a verifica cunoterea i respectarea procedurilor;
Realizarea unui sistem de pregtire a personalului de ctre eful de compartiment;
Analiza debitelor existente care nc nu sunt prescrise.
Supervizat, Data:
Problema
Neatacarea tuturor capetelor de acuzare n ntmpinrile fcute ctre instana de judecat.
Constatare
n intampinarea fcut ctre instan nu au fost cuprinse excepiile de la procedur, rspunsul la toate
capetele de acuzare, dovezile etc. n majoritatea intmpinrilor combaterea capetelor de acuzare s-a fcut la
modul general.
Ex. La dosarul nr.415/2005 reclamantul debitor, salariat al societatii, a contestat la judectorie decizia
de imputare a unei sume, constatat ca fiind pagub n dauna entitii, produs de ctre acesta ca urmare a
neglijenei n serviciu, fapta constatat de organele cu atribuiuni de control intern. Reclamantul a solicitat
anularea acestui debit de ctre instan.
n ntmpinarea ctre instan reprezentanii Serviciului juridic au susinut doar respingerea recursului
ca fiind nentemeiat i nu s-a solicitat respingerea acestuia pe motiv c fost depus cu ntrziere i c
susinerile formulate nu sunt la obiect etc., motiv pentru care instana nu a mai analizat aceste aspecte i i-a
dat ctig de cauz reclamantului.
Cauze
Inexistena procedurilor scrise i formalizate;
Dosarul a fost repartizat ctre un salariat debutant, care nu a fost urmrit asupra modului de
ntocmire i depunere a recursului ;
Inexistena unui sistem de control intern.
ConstantinI aco
57
Consecine
Recursul formulat de catre prt a fost admis, decizia de imputare a sumei emis de entitate fiind
anulat de instan;
Societatea a suferit o pierdere datorit faptului c nu s-a aprat eficient.
Recomandri
Analiza activitilor compartimentului juridic pe anul n curs, i obinerea unor concluzii pentru
reorientarea activitii viitoare cu scopul eliminrii neregulilor i disfuncionalitilor constatate.
ntocmirea unei liste a activitilor specifice compartimentului juridic;
Ataarea riscurilor asociate activitilor i stabilirea unui responsabil cu ntocmirea i ntreinerea
unui Registru al riscurilor pentru compartimentul juridic ;
Testarea sistematic a personalului pentru nsuirea procedurilor;
Coroborarea fiselor posturilor cu procedurile;
Urmrirea termenelor fixate de instan i dup fiecare termen s-i fie prezentate concluzile,
concluzii care pe scurt la va trece n Registrul de eviden al dosarului pentru termenul stabilit.
Informarea echipei de auditori cu privire la concluziile analizei i msurile programate pentru
implementarea recomandrilor.
Supervizat, Data:
LISTA DE VERIFICARE NR. 3
Obiectivul 3. Modul de conducere al evidenelor cauzelor la care entitatea este parte
Nr.
crt.
Activitatea de audit DA NU Observatii
3.1.1 Verificarea gradului de acoperire prin proceduri a a
activitatilor de conducere a registrului de evidena aciunilor
aflate pe rol
a) aprobarea registrului de ctre persoanele competente; - -
b) stabilirea formei registrului; - -
c) verificarea listei activitilor pentru conducerea acestuia; - -
d) precizarea modalitilor de completare; - -
f) solicitarea motivaiilor pentru care nu se completeaz, cu
toate dosarele constituite;
- -
g) cuprinderea modalitilor de actualizare a registrului; - -
h) stabilirea responsabilitilor de completare; - -
i) stabilirea responsabilitilor de verificare; - -
3.1.2 nglobarea activitilor de control intern n puntele cheie
ale procesului de conducere i a evidenelor societii;
- -
- -
58
3.2 Conducerea registrului de intrri/iesiri
a) verificarea conducerii anuale a registrului; - -
b) acordarea cronologic a numerelor de nregistrare; - -
c) menionarea corect a datelor de nregistrare; - -
d) stabilirea responsabilitilor de conducere a registrului; - -
e) nregistrarea tuturor documentelor intrate/ieite; - -
3.3 Soluionarea adreselor primite
a) verificarea gradului de acoperire prin proceduri a
modalitii de soluionare a adreselor primite;
- -
b) verificarea transmiteri spre solutionare a dreselor; - -
d) modul de ntocmire a rspunsurilor; - -
e) verificarea transmiterii n termen a rspunsurilor; - -
f) justificarea netransmiterii unor rspunsuri la adrese; - -
g) existena copiei documentelor transmise ; -
3.4 Compararea atributiilor din fiele postului cele din procedurile
de lucru
- -
- -
acestora;
- -
- se constat disfuncionaliti n timpul aplicrii lor practice; - -
3.7 Conducerea evidenelor privind cauzele aflate pe rol X TEST NR. 3
a) primirea dosarelor n vederea formularii actiunii; X -Foaie de lucru
b) nregistrarea dosarelor n ordine cronologic; X -Lista de control
c) repartizarea dosarelor n vederea formulrii aciunii; X - Interviu
d) conducerea registrului de coresponden; X
e) conducerea registrului de eviden a dosarelor aflate pe rol; X - FIAP
f) nregistrarea tuturor documentelor primite; X
g) stabilirea termenelor de soluionare a corespondenei; X
h) completarea dosarelor cu toate documentele constituite pe
parcursul derularii aciunii aflate pe rol ;
X
i) verificarea i avizarea dosarelor constituite X
j) operarea dosarelor nchise ; X
k) arhivarea dosarelor nchise ; X
l) conducerea anual a registrelor X
Supervizat, Data:
TEST NR. 3.1
Obiectul testului
Conducerea evidenelor cauzelor la care entitatea este parte.
Obiectiveletestului
Analiza modului de conducere al evidenelor cauzelor aflate pe rol, n cadrul Serviciului juridic privind:
conducerea Registrului de coresponden;
ConstantinI aco
59
conducerea Registrului de eviden a dosarelor aflate pe rol;
repartizarea i stabilirea termenelor de soluionare.
Descriereatestului
Populaia total este constituit din aciunile formulate n 2005, respectiv 79 de dosare.
Esantionul selectat va fi de 10 %, deci 8 dosare, din totalul populaiei i a fost constituit pe baza Foii de
lucru nr. 3, prezentat n continuare.
Testarea a constat n verificarea modului n care sunt conduse registrele, nregistrarea documentelor n
Registrul de coresponden i n Registrul de eviden al dosarelor aflate pe rolul instanei i dac adresele
sunt solutionate n termen, examinandu-se urmatoarele elemente stabilite prin Lista de verificare nr. 3,
poziia 3.7, i anume:
primirea dosarelor n vederea formulrii aciunii;
nregistrarea dosarelor n ordine cronologic;
repartizarea dosarelor n vederea formulrii aciunii;
conducerea registrului de eviden a dosarelor;
conducerea registrului de coresponden;
nregistrarea tuturor documentelor primite;
stabilirea termenelor de soluionare a corespondenei;
completarea dosarelor cu toate documentele constituite pe parcursul derulrii aciunii aflate pe rol;
verificarea i avizarea dosarelor constituite;
operarea dosarelor nchise;
arhivarea dosarelor nchise;
conducerea anual a registrelor.
Pentru efectuarea testrii a fost elaborat Lista de control nr. 3 privind Analiza modului de conducere a
evidenelor, prezentata n continuare, care conine pe vertical elementele testate, iar pe orizontal elementele
analizate.
Constatri
Din analiza efectuat a rezultat c la nivelul Serviciului juridic, Registrul de coresponden i Registrul
de eviden al dosarelor aflate pe rolul instanei sunt inute ntr-un singur registru n care sunt menionate
dosarele pentru care s-au formulat aciuni n instan. n registru sunt menionate att dosarele ntocmite de
entitate, ct i dosarele formulate de pri i n care entitatea este parte.
Concluzii
Din analiz a rezultat c nu se cunoate i implicit nu se respect modalitatea de soluionare a
corespondenei primite.
n baza acestui test a fost elaborat FIAP nr. 3.1;
Supervizor, Data:
FOAIE DE LUCRU nr. 3
Obiectivul: Modul de conducere al evidenelor cauzelor aflate pe rol.
Documentul analizat: Registrul de coresponden i Registrul de eviden al dosarelor aflate pe
rol;
Populatia total a fost stabilit avnd n vedere dosarele aflate pe rolul instanei, respectiv 79 de
dosare. Dosarele au fost aezate n ordinea constituirii lor i s-au selectat 10% dintre ele, respectiv
un numar de 8 dosare ;
Pasul de selectare 79 : 8 = 10 ;
Eantionul va fi format din aciunile cu nr.: 465, 968, 899, 405, 988, 1120,1256 i 1345 din 2005.
Eantionul constituit se va testa n totalitate ;
Verificarea se va realiza prin teste.
60
Not :
Dosarele selectate se vor compara cu datele din Registrul de eviden al dosarelor aflate pe rolul instantei.
n cazul corespondenei nu s-a putut stabili un eantion deoarece la nivelul serviciului nu exista un
registru de eviden care s poat fi comparat cu documentele selectate.
n prezena,
privind Analiza modului de conducere a evidenelor cauzelor
Elemente
eantionate
Elemente
testate
Aciunea
456/
2005
Aciunea
968/
2005
Aciunea
899/
2005
Aciunea
405/
2005
Aciunea
988/
2005
Aciunea
1120/
2005
Aciunea
1256/
2005
Aciunea
1345/
2005
Primirea dosarelor n vederea
formulrii aciunii
X X X X X X X X
nregistrarea dosarelor n ordine
cronologic
X X X X X X X X
Repartizarea dosarelor n vederea
formulrii aciunii
X X X X X X X X
Conducerea registrului de
coresponden
FIAP FIAP X FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP
Conducerea registrului de eviden
al dosarelor
FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP
nregistrarea tuturor documentelor
primite
X X X X X X X X
Stabilirea termenelor de soluionare
a corespondenei
X X X X X X X X
Completarea dosarelor cu toate
documentele constituite pe parcursul
derulrii aciunii n instan
X X X X X X X X
Verificarea i avizarea dosarelor
constituite
X X X X X X X X
Operarea dosarelor nchise X X X X X X X X
Arhivarea dosarelor nchise X X X X X X X X
Conducerea anual a registrelor FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP
INTERVIU NR. 3
privind conducerea Registrului de coresponden
adresat domnului Protopopescu Eustaiu, eful compartimentului juridic
ConstantinI aco
61
Nr.
crt.
1 Exist registru de eviden a intrrilor? X FIAP
2 Exist registru de eviden al ieirilor? X FIAP
3 Coresponden primit este repartizat n vederea
soluionrii?
X
4 Avei stabilite termene de soluionare a corespondenei? X
5 Termenele sunt menionate n registru de coresponden sau
alt document?
X FIAP
6 Urmreste cineva modul de soluionare al corespondenei? X
7 Adresele de naintare ctre solicitant sunt formalizate de cel
care le-a ntocmit?
X
8 Adresele de naintare a rspunsurilor ctre solicitant sunt
formalizate de seful serviciului? X
9 Corespondena primit este evideniat la nivel de serviciu? X FIAP
10 Procedurile prevad conducerea unui registru al
corespondenei?
X
11 Procedurile sunt cunoscute la nivelul serviciului? X
12 Mai avei ceva de adugat? X
ef compartiment juridic, Data:
FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 3
Problema
Neconducerea registrelor de eviden prevazute de cadrul normativ.
Constatare
Din analiza efectuat a rezultat ca la nivelul serviciului este inut un singur registru n care sunt
menionate dosarele pentru care s-au formulat aciuni n instan. n registru sunt menionate att
dosarele ntocmite de societate, ct i dosarele formulate de pri i n care societatea este parte.
n cadrul societii nu se ine un registru de eviden al corespondenei primite i/sau ieite. Precizm c,
zilnic n cadrul serviciului sunt primite diferite adrese prin care se solicit precizri cu privire la
legalitatea anumitor aspecte. Din verificri a rezultat faptul c corespondena nu este nregistrat la
nivelul serviciului. Nici mcar rspunsurile transmise nu se ndosariaz, ci doar sunt ntocmite ntr-un
singur exemplar care este transmis solicitantului mpreun cu adresa primit.
Cauze
Inexistena procedurilor scrise i formalizate ;
Salariaii au considerat c activitatea serviciului este urmrirea dosarelor aflate pe rolul instanelor i
toat cealalt coresponden este suplimentar i nu mai este cazul s existe o eviden i la nivelul
serviciului ;
Lipsa unui control intern adecvat.
62
Consecina
n anumite cazuri beneficiari adreselor au formulat ulterior diferite obiecii cu privire la unele
rspunsuri nefundamentate, n special cele legate de legislaia muncii. Serviciul juridic cu toate c a motivat
ca cele obiectate nu era n conformitate cu rspunsurile transmise nu a putut justifica aceasta deoarece nu
exist la nivelul serviciului nici un exemplar din raspunsul transmis.
Recomandri
Refacerea Registrului de coresponden i al Registrului e eviden al aciunilor aflate pe rol, de la
nceputul anului;
Analiza activitilor din cadrul compartimentului juridic i elaborarea unui sistem de organizare al
acestuia cu respectarea cadrului normativ n vigoare;
Elaborarea unor proceduri scrise i formalizate.
Stabilirea unor responsabili de actualizare a procedurilor i monitorizarea implementrii acestora.
Actualizarea fielor de post n concordan cu procedurile elaborate.
Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele analizei i a msurilor convenite pentru organizarea
activitii i urmrirea implementrii recomandarilor.
Supervizat, Data:
Obiectivul 4. ntocmirea lucrrilor de sintez i a raportrilor privind activitatea proprie
Nr. crt. Activitatea de audit DA NU Observaii
activitilor de raportare
a) aprobarea de ctre persoanele competente; - -
b) stabilirea modelelor de raportri de ntocmit; - -
d) precizarea modalitilor de completare a modelelor de
raportri;
- -
f) cuprinderea modalitilor de actualizare a raportrilor; - -
h) stabilirea responsabilitilor de formulare a raportrilor; - -
i) stabilirea responsabilitilor de verificare a raportrilor
ntocmite;
- -
4.1.2 nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie
ale procesului de ntocmire, formalizare i comunicare a
raportrilor;
- -
- -
4.2 Compararea atribuiilor din fiele postului cu cele din
procedurile de lucru;
- -
4.3 Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre responsabilii cu
- -
4.4 Aprecierea calitii procedurilor de ctre responsabilii acestora; - -
ConstantinI aco
63
- se consider procedurile corespunztoare; - -
- se constat disfuncionaliti n timpul aplicrii lor practice; - -
4.5 ntocmirea i comunicarea lucrrilor de sintez i a rapoartelor TEST NR. 4
a) stabilirea listei cu lucrrile de sintez de ntocmit ; X
b) stabilirea listei privind rapoartele de ntocmit X
c) realizarea n termen a lucrrilor i rapoartelor; X
d) comunicarea rapoartelor ctre compartimentele n drept; X
e) cuprinderea n rapoarte a datelor reale rezultate din activitile
desfurate
X Lista de control
nr. 4
f) formalizarea rapoartelor i lucrrilor de cei n drept; X FIAP NR. 4
g) nregistrarea rapoartelor i lucrrilor efectuate; -
h) primirea i nregistrarea tematicilor; -
i) soluionarea n termen a tematicilor -
j) raportarea modului de realizare a tematicilor -
k) evidena documentelor primite spre avizare -
l) documentele primate spre avizare sunt emise n cadrul
societii;
-
m) avizarea este realizat cu respectarea legii X
Supervizat, Data:
TEST NR. 4
Obiectul testului
ntocmirea lucrrilor de sintez i a rapoartelor privind activitatea proprie.
Obiectiveletestului
Analiza modului de ntocmire a lucrrilor de sintez i a rapoartelor.
Descriereatestului
Populaia este reprezentat de lucrrile de sintez i rapoartele de activitate, trimestriale i anuale, care se
realizeaz n cursul unui an.
Eantionul a inclus verificarea tuturor lucrrilor i rapoartelor elaborate n trimestrul II i IV i raportul
anual de activitate, deci un procent de 50% din totalul populaiei.
Testarea a constat n analiza modului de ntocmire a raportrilor, ntocmirea n termen a aciunilor,
formalizarea rapoartelor i transmiterea acestora ctre factorii de decizie, examinndu-se urmtoarele
elemente stabilite prin Lista de verificare nr.4 poziia 4.5, literele a-f si m, i anume:
- stabilirea listei cu lucrrile de sintez de ntocmit;
- stabilirea listei privind rapoartele de ntocmit
- realizarea n termen a lucrrilor i rapoartelor;
- comunicarea rapoartelor ctre compartimentele n drept;
- cuprinderea n rapoarte a datelor reale rezultate din activitile desfurate;
- formalizarea rapoartelor i lucrrilor de cei n drept;
- avizarea este realizat cu respectarea legii.
64
Pentru efectuarea testrii a fost elaborat Lista de control nr. 4 privind Analiza sistemului de raportare a
lucrrilor de sintez, care conine pe orizontal raportarile selectate, iar pe vertical elementele testate.
Constatare
Nerespectarea procedurii de realizare a Raportului de activitate pe anul 2005 utiliznd la intocmirea
acestuia rapoarte elaborate n cursul anului, aprobate numai de managementul de linie, fr aprobarea
managementului general.
Spre exemplu: Raportul privind aciunile n pretenii i Raportul privind aciunile pierdute n instan
au fost transmise structurilor n drept doar cu semntura efului de serviciu. Ulterior, pe baza lor s-a elaborat
Raportul anual de activitate pe anul 2005, care a fost aprobat de managementul general.
Concluzii
Conducerea societii nu a respectat procedura stabilit de cadrul normativ privind raportarea activitii
entitatii publice, datorit nerespectrii procedurii legale de ctre noul ef al Serviciului juridic.
n baza acestui test a fost elaborat FIAP nr. 4.1.
Not:
Echipa de auditori interni au solicitat un interviu i o not de relaii efului compartimentului juridic, dar acesta a
promis iniial, apoi a intrat n concediu medical i nu a mai colaborat cu echipa de auditori.
Supervizor, Data:
privind Analiza sistemului raportare i a lucrrilor de sintez
Elemente
eantionate
Elemente
testate
Raport
anual de
activitate
Raport
privind
litigiile
aflate pe
rol
Trim II
Raport
privind
aciunile
n
pretenii
Trim. II
Raport
privind
litigiile
aflate pe
rol
Trim IV
Raport
privind
aciunile
n
pretenii
Trim. IV
Raport
privind
debitele
incerte de
recuperat
Raport
privind
aciunile
n
instan
pierdute
Raport
privind
aciunile
privind
litigii de
munc
Stabilirea listei cu
lucrrile de sintez de
ntocmit ;
X X X X X X X X
Stabilirea listei privind
rapoartele de ntocmit;
X X X X X X X X
Realizarea n termen a
lucrrilor i
rapoartelor;
X X X X X X X X
Comunicarea
rapoartelor ctre
compartimentele n
drept;
X X FIAP X FIAP X FIAP X
Cuprinderea n rapoarte
a datelor reale rezultate
din activitile
desfurate
X X X X X X X X
Formalizarea
rapoartelor i lucrrilor
de cei n drept;
Avizarea este realizat
cu respectarea legii;
FIAP
FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP
FIAP
ConstantinI aco
65
Problema
Neaprobarea i neavizarea rapoartelor i lucrarilor de sinteza elaborate de Serviciul juridic de ctre
managementul general.
Constatri
Din analiz a reieit c Rapoartele privind aciunile n pretenii pe trim. II i III i Raportul privind
aciunile pierdute n instan nu au fost naintate spre aprobarea directorului executiv al DGFP i au fost
transmise structurilor n drept doar cu semnatura sefului de serviciu.
Cauze
Inexistena unei proceduri de raportare;
eful serviciului juridic a fost angajat de circa 3 luni i nu a tiut circuitul documentelor emise n
cadrul serviciului;
Nerespectarea cadrului normativ sau evitarea respectrii acestuia.
Consecine
n edinele de conducere managementul general nefiind informat despre situaia debitelor n litigiu i
stadiul n care se afl pe rolul instanei, a luat decizii incorecte privind recuperarea restanelor de la debitori,
ct i cu privire la constituirea de provizioane.
Recomandare
Inventarierea i analiza tuturor situaiilor realizate i transmise n afar fr aprobarea
managementului general pe anul 2005;
Stabilirea activitilor i riscurilor specifice asociate raportrii;
Elaborarea de proceduri scrise i formalizate;
Stabilirea responsabililor cu actualizarea procedurilor i monitorizarea implementrii acestora ;
Coroborarea fiselor posturilor cu procedurile;
Stabilirea circuitului documentelor care se elaboreaza n cadrul Serviciului juridic i insuirea
acestuia de ntregul personal;
Informarea echipei de auditori cu privire la rezultatele inventarierii i a msurilor stabilite pentru
Supervizat, Data:
Pentru conformitate Data:
66
Obiectivul 5. Analiza solicitrii declanrii procedurii falimentului n vederea recuperrii debitelor
Nr.
crt.
5.1 Examinarea procedurilor privind ntocmirea dosarelor
5.1.1 Verificarea gradului de acoperire prin proceduri a activittii
a) aprobarea de ctre persoanele competente; - -
b) stabilirea modelelor de raportri de ntocmit; - -
c) precizarea modalitilor de completare a modelelor de raportri; - -
d) oferirea unor exemple de completare; - -
e) cuprinderea modalitilor de actualizare a raportrilor; - -
f) stabilirea responsabilitilor de formulare a raportrilor; - -
g) stabilirea responsabilitilor de verificare a raportrilor
ntocmite;
- -
5.1.2 nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale
procesului de ntocmire, formalizare si comunicare a raportarilor;
- -
5.1.3 Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie, respectiv
pe fazele de ntocmire, avizare, aprobare;
- -
5.2 Compararea atribuiilor din fiele postului cu cele din procedurile
de lucru;
- -
5.3 Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre responsabilii cu
5.4 Aprecierea calitii procedurilor de ctre responsabilii acestora;
- se consider procedurile corespunztoare;
- se constat disfuncionaliti n timpul aplicrii lor practice;
- exist propuneri de perfecionare a acestora;
5.5 Stabilirea obligaiilor de plat
- identificarea debitorilor care nu mai au bunuri n patrimoniu;
- stabilirea debitelor restante ;
- verificarea existenei hotrrii judectoreti definitive
- verificarea dac aceasta este investit cu formul executorie ;
- verificarea dac exist aciune n faliment a debitorilor fr
bunuri n patrimoniu ;
5.6 ntocmirea dosarelor i punerea pe rol a aciunii ; X
- actualizarea debitelor X X
- constituirea documentelor justificative a debitului X X
- formularea aciunii; X
- formalizarea aciunii; X
- depunerea dosarului la instan; X
- primirea citaiei i prezentarea la termenul de judecat; X
- nscrierea la masa credal; X
- struina n numirea lichidatorului; X
- struina n pronunarea falimentului X
TEST NR. 5
Lista de control
nr. 5
FIAP nr. 5
TEST NR. 5
Perioada auditatp: 01.06.2004-30.11.2005
ConstantinI aco
67
Obiectul testului
Analiza solicitrii declanrii procedurii falimentului n vederea recuperrii debitelor.
Obiectiveletestului
Verificarea ntocmirii dosarelor i punerea pe rol a aciunii de lichidare judiciar i falimentului n
vederea recuperrii debitelor.
Descriereatestului
Populaia total este reprezentat de dosarele aflate pe rolul instanei, pentru care s-au obinut hotrri,
rmase definitive, investite cu formul executorie n numr de 7 dosare, dar care nu au fost executate.
Eantionul a fost constituit din cele 7 dosare care sunt prezentate n Registrul privind aciunile n
instan care au fost valorificate n totalitate, deci n proporie de 100%.
Testarea a constat n analiza modului de valorificarea bunurilor din patrimoniul debitorilor n baza
hotrrilor judectoreti i pe calea executri silite i apoi solicitarea lichidrii judiciare i falimentului
pentru debitele nerecuperate, examinndu-se urmtoarele elemente stabilite prin Lista de verificare nr.4. poz.
4.5 i anume:
a) actualizarea debitelor;
b) constituirea documentelor justificative a debitului;
c) formularea aciunii;
d) formalizarea aciunii;
e) depunerea dosarului la instan;
f) primirea citaiei i prezentarea la termenul de judecat;
g) nscrierea la masa credal;
h) struina n numirea lichidatorului;
i) struina n pronunarea falimentului.
Pentru efectuarea testrii a fost elaborat Lista de control nr. 5 privind Analiza procedurii de lichidare
judiciar i de faliment, care conine pe orizontal dosarele cuprinse n eantion, iar pe vertical elementele
testate.
Constatri
Din analiza dosarelor cuprinse n eantion au rezultat debite neactualizate n dosarele nr. 449 si
617/2005, care au fost prinse i n Raportul privind activitatea pe anul 2005. n celelalte dosare s-a constatat
c au fost respectate fazele procedurii de lichidare judiciar.
Concluzii
Pe baza acestor constatri se va elabora FIAP.
Supervizor, Data:
privindAnalizaprocedurii delichidarejudiciar i faliment
Elemente
eantionate
Elemente
testate
Dosar nr
449/2005
Dosar nr
556/
2005
Dosar nr
605/
2005
Dosar nr
617/
2005
Dosar nr
715/
2005
Dosar nr
779/
2005
Dosar nr
782/
2005
- actualizarea debitelor FIAP X X FIAP X X X
- constituirea documentelor
justificative a debitului
X X X X X X X
- formularea aciunii; X X X X X X X
- formalizarea aciunii; X X X X X X X
- depunerea dosarului la
instan;
X X X X X X X
- primirea citaiei i
prezentarea la termenul de
X X X X X X X
68
Elemente
eantionate
Elemente
testate
Dosar nr
449/2005
Dosar nr
556/
2005
Dosar nr
605/
2005
Dosar nr
617/
2005
Dosar nr
715/
2005
Dosar nr
779/
2005
Dosar nr
782/
2005
judecat
- nscrierea la masa credal; X X X X X X X
- staruina n numirea
lichidatorului;
X X X X X X X
- staruina n pronunarea
falimentului
X X X X X X X
Problema
Neactualizarea situaiei debitorilor pentru raportrile periodice.
Constatare
Din analiza a reieit c n dou dosare debitele nu au fost actualizate cu dobnzile i penalitile pentru
neplata la termen, n cazul unor societi care au luat avans pentru efectuarea unor achiziii.
Pe baza dosarelor nr. 449 si 617/2005, Serviciul juridic a ntocmit adresa de nscriere la masa credal i
a nscris societile pentru urmtoarele creane: prima societate doar cu suma de 145.000 lei, iar pentru a
doua societate a nscris-o cu suma de 345.500 lei, ct era n evidenele Serviciului juridic. n realitate sumele
datorare de aceti debitori societii erau de 250.000 lei si respectiv de 550.000 lei, la care se adugau
dobnzile i penalitile pentru neplata la termen.
Cauze
Inexistena procedurilor scrise;
Lipsa unui sistem de control intern eficient;
Serviciul juridic a luat n considerare debitul care se afla n litigiu pe rolul instanei, ns societatea
avea i debite curente restante pentru care nu se ntocmise documentaie de acionare n instan.
Consecine
Urmare pronunrii procedurii de faliment i nenscrierii la masa credal n termenul fixat de instan,
entitatea a pierdut posibilitatea recuperrii n totalitate a debitelor.
Recomandri
Elaborarea procedurilor scrise i formalizate;
Stabilirea responsabilului cu actualizarea procedurii i monitorizarea aplicrii ei n practic de ctre
ceilali consilieri;
Corelarea fielor posturilor cu procedurile;
Inventarierea debitelor i analiza situaiei aducerii la zi a acestora de la nceputul anului 2005;
Analiza cauzelor care au dus la nenscrierea la masa credal a tuturor debitelor, n cazul n care se
constat rspunderea anumitor persoane pentru nendeplinirea sarcinilor, sumele s fie recuperate de
la persoanele rspunzatoare;
ConstantinI aco
69
Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele inventarierii i analiza situaiei debitelor i a
nenscrierii la masa credal a acestora i msurile luate pentru implementarea recomandrilor.
Supervizat, Data:
Obiectivul 6. Investirea hotrrilor judectoreti i solicitarea punerii lor n aplicare de ctre organul de
executare
Nr.
crt.
6.1.1 Verificarea gradului de acoperire prin proceduri a activitilor
a) aprobarea procedurilor de ctre persoanele competene; - -
b) stabilirea modelelor de aciuni de formulat n instana privind
punerea n executare a hotrrilor;
- -
c) precizarea modalitilor de completare a modelelor de aciuni de
executare i punere n aplicare a hotrrilor;
- -
f) cuprinderea modalitilor de actualizare a procedurilor; - -
h) stabilirea responsabilitilor n formularea aciunilor; - -
i) stabilirea responsabilitilor de verificare a aciunilor formulate; - -
6.1.2 nglobarea activitailor de control intern n punctele cheie ale
procesului de conducere i completare a registrului de eviden a
dosarelor fiscale;
- -
6.1.3 Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie, respectiv
pe fazele de ntocmire, avizare, aprobare;
- -
6.2 Compararea atribuiilor din fiele postului cele din procedurile de
lucru;
- -
6.4 Aprecierea calitii procedurilor de ctre responsabilii acestora;
- se consider procedurile corespunztoare;
- se constat disfuncionaliti n timpul aplicrii lor practice;
6.5 Analiza cauzelor respingerii aciunilor formulate
- stabilirea listei aciunilor respinse
- ntocmirea recursului
- formularea n termen a recursului
- cuprinderea tuturor excepiilor n recurs
- cuprinderea tuturor aspectelor n formularea aciunii
- staruirea n susinerea intereselor
- formularea n scris a concluziilor
- formularea la obiect i combaterea cauzei din toate punctele de
70
vedere
- reinerea de ctre instan a tuturor aspectelor formulate n
susinerea cauzei
- utilizarea tuturor cailor de atac la actiunile firmulate
- formularea apelului pentru aciunile pierdute n prima instan
- formularea n termen a apelului
- nsoirea apelului de susinerea n scris a meniunilor
6.6 Recuperarea pe calea executrii silite a debitelor restante de la
diveri debitori
TEST NR.6
- elaborarea listei hotrrilor rmase definitive X
- investirea n termen cu formul executorie a hotrrilor definitive X
- stabilirea debitelor restante la zi X
- solicitarea punerii n aplicare de ctre executorii judectoreti a
hotrrilor
X
- solicitarea puneri n executare n termen a hotrrii X
- staruina pe lng executori de a ntocmi n termen actele
procedurale.
X
- urmrirea valorificarii de ctre executori a tuturor bunurilor
debitorului pn la lichidarea debitului
X
- la eventualele contestaii la executare, ntocmirea documentelor
de combatere i respingere a acestora
X
- urmrirea respectrii procedurilor la distribuia preului X
- stabilirea tuturor cheltuielilor de judecat X
- recuperarea n totalitate a cheltuielilor de judecat ; X
- recuperarea n totalitate a restanelor X
Foaie de lucru
nr. 6
Lista de control
nr. 6
Interviu nr. 6
Nota de relaii
nr. 6
FIAP nr. 6.1
FIAP nr. 6.2
Supervizat, Data:
TEST NR. 6
Obiectul testului
Punerea n executie a hotrrilor judectoreti rmase definitive.
Obiectiveletestului
Recuperarea pe calea executari silite a debitelor restante de la diveri debitori.
Descriereatestului
Populaia este reprezentat de Lista hotrrilor privind aciunile existente pe rolul instanei, n numr de 16.
Eantionul a fost constituit din 50 % din aciunile aflate pe rol, din totalul populaiei, conform Foii de lucru
nr. 6.
Testarea a constat n analiza modului de investire cu formul executorie a hotrrilor judectoreti rmase
definitive i solicitarea la organele de executare silit de a le pune n practic n vederea recuperrii n
totalitate a debitelor, ntocmirea n termen a aciunilor formulate la eventualele contestaii la executare,
struina n susinerea intereselor privind punerea n practic a hotrrilor prin executarea bunurilor
debitorului, examinndu-se urmtoarele elemente stabilite prin Lista de verificare nr.6. poz. 6.6. i anume:
- elaborarea Listei hotrrilor rmase definitive;
ConstantinI aco
71
- investirea n termen cu formul executorie a hotrrilor definitive;
- stabilirea debitelor restante la zi;
- solicitarea punerii n aplicare de ctre executorii judectoreti a hotrrilor;
- solicitarea puneri n executare n termen a hotrrii;
- struina pe lng executori de a ntocmi n termen actele procedurale;
- urmrirea valorificrii de ctre executori a tuturor bunurilor debitorului pn la lichidarea debitului ;
- la eventualele contestaii la executare, ntocmirea documentelor de combatere i respingere a
acestora;
- urmrirea respectrii procedurilor la distribuia preului;
- stabilirea tuturor cheltuielilor de judecat;
- recuperarea n totalitate a cheltuielilor de judecat;
- recuperarea n totalitate a restanelor.
Pentru efectuarea testrii a fost elaborat Lista de control nr. 6 privind Situaia punerii n aplicare a
hotrrilor judecatoreti investite cu formula executorie i aflate n procedura de executare a bunurilor
debitorului.
Constatri
Din analiza rezultatelor testului efectuat s-a constatat:
existena unui numr destul de mare din eantionul selectat, respectiv 5 din 8 hotrri, care nu au
fost investite cu formul executorie n termen. n acest fel hotrrile judectoreti respective nu au
fost valorificate, dei erau definitive, iar pentru unele chiar s-a pierdut termenul de recuperare prin
prescripie.
neurmrirea valorificrii de ctre executorii judectoreti a tuturor bunurilor debitorului pn la
recuperarea integral a acestora.
Concluzii
Din testare au rezultat urmatoarele aspecte:
5 din cele 8 dosare din eantionul selectat nu au fost investite cu formul executorie n termen;
n 3 din cele 8 dosare ale eantionului nu s-a urmrit recuperarea total a debitelor.
n baza acestui test au fost elaborate FIAP nr. 6.1 si FIAP nr. 6.2
Supervizor, Data:
Obiectivul nr. 1 Punerea n executare a hotrrilor judectoreti rmase definitive.
- documentul analizat: Lista aciunilor formulate n instan;
- populaia este reprezentat de aciunile n instan care au fost rmase definitive i au fost investite
cu formul executorie, n numr de 16 dintr-un total de 79 de aciuni n 2005;
- eantionul va fi de 50 %
- pasul de selecie va fi 2
- hotrrile investite cu formula executorie n numr de 16 au fost asezate n ordinea cresctoare a
numrului de dosar, pe ani, din care a fost realizat eantionul, i anume: 345/2003, 365/2003,
397/2003, 401/2004, 457/2004, 503/2004, 645/2005, 695/2005
- eantionul constituit va fi verificat n totalitate;
- verificarea se va realiza prin teste.
n prezena, Data:
72
privindSituaiapunerii naplicareahotrrilor judectoreti investitecuformulaexecutorie
Elemente
selectate
Elemente
testate
Aciunea
345/2003
Aciunea
365/2003
Aciunea
397/2003
Aciunea
401/2004
Aciunea
457/2004
Aciunea
503/2004
Aciunea
645/2005
Aciunea
695/2005
- cuprinderea n list a
hotrri rmase
definitive
X X X X X X X X
- investirea n termen
cu formula executorie
a hotrrilor rmase
definitive
FIAP X FIAP X FIAP FIAP X FIAP
- stabilirea debitelor
restante la zi
X X X X X X X X
- solicitarea punerii n
aplicare de ctre
executorii
judectoreti a
hotrrilor
X X X X X X X X
- solicitarea puneri n
executare n termen a
hotrri
X X X X X X X X
- struina pe lng
executori de a ntocmi
n termen actele
procedurale.
X X X X X X X X
- urmrirea
valorificrii de ctre
executori a tuturor
bunurilor debitorului
pn la lichidarea
debitului
X FIAP X FIAP X X FIAP X
- la eventualele
contestaii la
executare, ntocmirea
documentelor de
combatere i
respingere a acestora
X X X X X X X X
- urmrirea respectrii
procedurilor la
distribuia preului
X X X X X X X X
- stabilirea tuturor
cheltuielilor de
judecat
X X X X X X X X
- recuperarea n
totalitate a
cheltuielilor de
judecat ;
X X X X X X X X
- recuperarea n
totalitate a restanelor
X X X X X X X X
ConstantinI aco
73
INTERVIU NR. 6
privind activitatea de investire cu formul executorie
i activitatea executorilor judectoreti
adresat domnului Popovici Sorin, eful compartimentului juridic
Nr.
crt.
1 Exist registru de eviden a aciunilor investite cu
formul executorie
X
2 Exist persoana responsabilizat cu investirea
hotrrilor judectoreti definitive
X
3 Exist proceduri de lucru privind modul de investire cu
formul executorie a hotrrilor judectoreti.
X FIAP nr. 6.1
4 Ai testat cunoaterea sistemului de lucru la nivelul
serviciului
X -Nota de relaii adresat
unui consilier juridic
5 Hotrrile definitive au fost investite cu formul
executorie n termen
X FIAP nr. 6.1
6 Dup investire s-a procedat la valorificarea hotrrilor
judectoreti
X
7 Exist persoan responsabilizat cu punerea n aplicare
a hotrrilor definitive i investite X
8 S-a solicitat n toate cazurile la executorii judectoreti
s pun n executare hotrrea judectoreasc
X
9 Exist responsabiliti create pentru combaterea
eventualelor contestaii depuse la executare
X
10 Exist un registru cu executarea hotrrilor
judectoreti i bunurile care au fost sechestrate de
executori
X FIAP nr. 6.1
11. Considerai c se realizeaz urmrirea valorificrii de
ctre executorii judectoreti a bunurilor debitorilor
pn la recuperarea total a debitelor?
X FIAP nr. 6.2
-Nota de relaii adresat
unui consilier juridic
12 Mai avei ceva de adugat? X
eful compartimentului juridic, Data:
NOTA DE RELAII NR. 6
privind activitatea de investire cu formul executorie i respectarea procedurilor de executare silit
adresat doamnei Rotaru Lenua consilier juridic
74
ntrebarea1: Precizati dac exist proceduri privind investirea cu formul executorie a hotrrilor
judectoreti rmase definitive.
Rspuns1: Da.
ntrebare2: Precizai dac aceasta procedur va fost adus la cunostin.
Rspuns2: Da, am fost instruit i am semnat procesul-verbal.
ntrebare3: Cum explicai c la un numr de dou hotrri rmase definitive nc din 2003 nu au fost
investite cu formul executorie.
Rspuns3: Hotrrile judectoreti definitive nr. 345 i 617 din 2003 au fost transmise la compartimentele
de specialitate i nu am primit nici un rspuns.
ntrebare4: Hotrrile au fost transmise la compartimentele de specialitate n vederea informrii, ns
obligaia investirii lor cu formula executorie era n sarcina serviciului juridic.
Raspuns4: Da, ns investirea urma s o facem dup ce primeam debitul la zi de la Serviciul contabilitate
ntrebare5: Transmiterea debitelor la zi la Serviciul contabilitate a fost solicitat pe baza unei adrese cu
termen.
Rspuns5: Nu, solicitarea a fost verbal.
ntrebare6: Potrivit procedurilor de lucru investirea cu formul executorie se face n termen de 15 zile de la
data obineri hotrri judectoreti investite cu formula executorie. Cum explicai ca n multe cazuri
hotrrile definitive favorabile au fost investite cu ntrziere cu formula executorie. n unele cazuri
recuperarea debitelor a fost imposibil deoarece debitorul i-a vndut bunurile din patrimoniu, iar executorul
nu a avut ce executa.
Rspuns6: Pe rolul instanei se aflau multe dosare ceea ce a dus la ntrzieri n formularea actiunilor inclusiv
n investirea hotrrilor cu formula executorie.
ntrebare7: Cum explicai c nu ai urmarit valorificarea bunurilor debitorilor pn la recuperarea total a
debitelor?
Raspuns7: n mai multe situaii am fost pe teren i am inventariat bunurile pentru care puteam s pun
sechestru n vederea valorificrii. Deoarece am avut multe dosare, debitorii n cauza au profitat i au
valorificat o parte din bunuri. De asemenea, au fost situaii cnd conducerea nu mi-a putut pune la dispozitie
un mijloc de transport pentru a m deplasa la aciunile de sechestrare, motiv pentru care am pierdut aceasta
oportunitate.
ntrebare8: Mai aveti ceva de adugat?
Rspuns8: Nu.
Not:
Pe baza acestei note de relaii se va elabora FIAP.
FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZA A PROBLEMEI NR. 6.1
ConstantinI aco
75
Problema
Neinvestirea cu formula executorie a hotrrilor judectoreti definitive i irevocabile i netransmiterea
spre valorificare executorilor judectoreti.
Constatri
n unele cazuri au fost obinute hotrri judectoreti definitive, dar nu au fost investite cu formul
executorie i n consecin nu au fost valorificate, iar unele chiar s-au prescris.
Spre exemplu: n cazul hotrrii definitive din dosarul nr.345/20.04.2003 s-a obinut dreptul de
recuperare a unui debit de la o societate de la care s-au achiziionat materiale consumabile de proast calitate
i care au fost restituite, dar aceasta nu a restituit contravaloarea lor. Hotrrea nu a fost investit cu formul
executorie i nu s-a solicitat la organele de executare judectoreti sechestrarea bunurilor debitorului i
recuperarea creanei i n acest fel s-a prescris.
Cauze
Hotrrea a fost depus la dosarul aciunii, dar aceasta nu a fost nregistrat n Registrul de
intrri/ieiri i n acest fel nu a fost urmarit.
eful serviciului nu a verificat i nu a analizat cauzele aflate pe rol sau cele soluionate conform
atribuiilor de serviciu.
Consecina
Pierderea dreptului de a solicita recuperarea debitului, deoarece s-a prescris termenul de recuperare.
Recomandare
Inventarierea tuturor celor 16 dosare n cadrul compartimentului pentru a se stabili exact situaia n
care se afl fiecare cauz i pentru a se lua msurile ce se impun;
Analiza cauzelor care au dus la investirea hotrrilor definitive cu formul executorie n termen, pe
anul 2005;
ceilali consilieri;
Evaluarea numrului de consilieri necesari pentru a acoperi sarcinile ce revin serviciului i
informarea managementului general;
Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele inventarierii i analizei i a msurilor luate
pentru implementarea recomandrilor.
Supervizat, Data:
Problema
Neurmrirea valorificrii integrale de ctre executorii judectoreti a bunurilor debitorilor.
76
Constatri
Executorii judectoreti nu au urmrit cu insisten valorificarea tuturor bunurilor debitorilor pn la
lichidarea debitelor.
Spre exemplu: n dosarele nr. 365/2003, 401/2004 i 645/2005 nu s-a urmrit recuperarea n totalitate a
debitelor, iar n prezent ansele sunt reduse, deoarece debitorii au reusit s nstrineze bunurile proprii.
Cauze
Inexistena unor proceduri scrise i formalizate clare i complete;
Lipsa de insisten n urmrire a executorilor judectoreti;
Personal insuficient i numr mare de cauze pe un executor judectoresc.
Consecina
Exist posibilitatea pierderii anselor de recuperare n totalitate a debitelor, datorit faptului c dei
bunurile au fost identificate, nefiind pus sechestru pe ele la timp sau actele de sechestrare nefiind
corect realizate, au favorizat, ulterior, nstrinarea acestora;
Pierderea posibilitilor de recuperare a unor sume cuvenite.
Recomandare
ceilali consilieri;
Evaluarea numrului de consilieri necesari pentru a acoperi sarcinile ce revin serviciului i
Analiza cauzelor care au dus situaia pierderii posibilitilor valorificrii integrale a executrilor
judecatoreti din anul 2005;
Analiza celor 16 dosare n care avem hotrri definitive i informarea conducerii pentru luarea
msurilor ce se impun pentru urmrirea recuperrii integrale a debitelor n vederea evitrii
posibilelor prescripii;
Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele analizelor i a msurilor luate pentru
Supervizat, Data:
Procedura P08: Colectarea dovezilor
D.G.F.P al Judeului X
FORMULAR DE CONSTATARE I RAPORTARE A IREGULARITILOR
Ctre: Conductorul Compartimentului de audit public intern
n urma misiunii de audit public intern privind activitatea Oficiului Juridic s-au constatat urmtoarele:
CONSTATAREA
Serviciul Achiziii publice a ntocmit o list cu societile care n baza contractelor ncheiate
ndeplinesc condiiile de a primi avans pentru achiziiile ce urmeaz s le efectueze. Societatea X, pe baza
contractului nr. 456/2005, nu a efectuat achiziiile prevzute prin contract, la termenele stabilite. n aceste
condiii Serviciul Achiziii publice ntocmete n data de 21.03.2005 adresa ctre Serviciul Juridic n vederea
acionrii n instan pentru recuperarea debitului. Adresa i documentaia este primit de eful Serviciului
Juridic, dar nu a fost nregistrat n Registrul de intrri/ieiri i nici repartizat spre rezolvare unui consilier
ConstantinI aco
77
juridic. Urmare a solicitrii directorului executiv, n data de 15.07.2005, se formuleaz aciune n instan,
dar aceast aciune a fost respins pe motiv c s-a prescris dreptul de a se solicita recuperarea debitului.
ACTELE NORMATIVE NCLCATE
Regulamentul de Ordine Interioar i Fia postului prevd responsabilitatea efului Oficiului Juridic
de a urmri formularea aciunilor n cadrul termenului de prescripie.
RECOMANDRI
Revizuirea pe ultimii trei ani a tuturor cauzelor primite spre soluionare n cadrul Serviciului Juridic i
luarea msurilor de acionare n instan, atunci cnd cadrul legislativ i normativ o impune, sau alte
msuri legale aflate la dispoziia conducerii societii.
Stabilirea i atribuirea responsabilitii unei persoane din cadrul Serviciului Juridic pentru urmrirea
tuturor cauzelor care se primesc n cadrul acestuia.
Efectuarea unei inspecii de ctre structura de control intern privind stabilirea cauzelor de neacionare
n instan i a persoanelor responsabile, cu recomandri specifice controlului intern pentru recuperarea
debitelor i/sau sancionarea administrativ a persoanelor vinovate. Rezultatele inspeciei se vor comunica
i Serviciului de audit intern spre informare i analiz.
ANEXE
Copiile xerox ale adresei i documentaiei primit de eful Serviciului Juridic i ale aciunii formulate
i respins de instan;
Copie xerox a adresei naintat de Serviciul Achizitii publice n data de 21.03.2005 Serviciului Juridic.
Procedura P10: Revizuirea documentelor de lucru
NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU
Numele auditorului: Tomescu Viorel
Data realizrii: 23.07.2005
Avizat: Cristescu Gabriel
Exist Auditori
Constatarea Document justificativ
Da Nu
SeciuneaE - Cauzele
care au determinat
aciunilor formulate
- ntmpinarea nr. 3455/ 23.09.2004
- Hotrrea nr. 2345/ 23.09.2004
- .
X
X
Tomescu
Viorel
SeciuneaF
Reprezentarea societii
n instanele de judecat
- Hotrrea nr. 4532/ 12.03.2005 din care
rezult c societatea nu a avut reprezentant la
sedina respectiv
- .
X
X
Tomescu
Viorel
SeciuneaG
Conducerea evidenelor,
cauzelor la care
societatea este parte
- Bilanul de activitate pe anul 2004
- Raportul privind aciunea n instan de
recuperare a debitului de la SC X SRL
- .
X
X
Stnescu
Ioana
.
78
SeciuneaL - Investirea
i solicitarea punerii lor
n aplicare de ctre
organul de executare.
- Hotrrea nr. 8943/ 03.09.2004 investit cu
ntrziere de 2 ani
- Biletele la ordin emise de SC Z SRL expirate
i neinvestite cu formul executorie
- .
X
X
Tomescu
Viorel
Auditori,
Procedura P11: edina de nchidere
D.G.F.P.a Judeului X
MINUTA EDINEI DE NCHIDERE
A. Meniuni generale:
Misiunea de audit: Activitatea Juridic
Listaparticipanilor:
Numele Funcia
Direcia/
Serviciul
Nr.
telefon
E-mail Semntura
Tomescu Viorel Auditor SAI
Popescu Ion ef serviciu Serviciul Juridic
Diaconescu Ion Inspector Serviciul Juridic
Voinescu Georgeta Inspector Serviciul Juridic
Vasilescu George Inspector Serviciul Juridic
B. Concluzii:
n cadrul edinei au fost prezentate obiectivele auditate i constatrile pentru fiecare obiect auditat. De
asemenea, au fost discutate constatrile, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea
disfuncionalitilor i au fost comentate recomandrile care urmeaz a fi implementate pentru eliminarea
deficienelor constatate.
Pentru constatrile/deficienele prezentate nu au fost formulate obiecii, fiind nsuite n totalitate.
Procedura P12: Elaborarea proiectului de Raport de audit intern
PROIECT DE RAPORT DE AUDIT INTERN
I . DATE DE I DENTI FI CARE A MI SI UNI I DE AUDI T
Echipadeauditare- a fost format din:
- Tomescu Viorel, auditor coordonator al misiunii
- Stnescu Ioana, auditor
care fac parte din cadrul D.G.F.P. a Judeului X - Serviciul de Audit Intern.
ConstantinI aco
79
Ordinul deefectuareamisiunii deaudit - auditarea activitilor cuprinse n Planul de audit intern pe anul
2005, s-a fcut n baza Ordinului de serviciu nr. 68/01.07.2005.
Bazalegal aaciunii deauditare:
- Planul de audit intern pe anul 2005, aprobat de conducerea societii;
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern;
- O.M.F.P. nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale de aplicare a Legii nr.
672/2002;
- Dispoziia Directorului General al D.G.F.P. a Judeului X nr. 111/2004 prin care se aprob Normele
proprii de exercitare a auditului intern n cadrul societii.
Duratamisiunii deaudit: 15.10 -31.08.2005.
Perioadaauditat: 01.01.2005 - 30.11.2005
Scopul aciunii deauditareconst n:
- asigurarea conducerii corecte a evidenelor i ntocmirii clare a sintezelor i rapoartelor privind
activitatea proprie;
- asigurarea aplicrii corecte a msurilor de reprezentare n instan a intereselor societii i
respectarea procedurilor n conformitate cu cadrul legislativ i normativ.
Obiectiveleaciunii deauditareau urmrit dac:
- cauzele care au determinat respingerea n instan a aciunilor formulate;
- reprezentarea societii n instanele de judecat;
- conducerea evidenelor, cauzelor la care societatea este parte;
- ntocmirea lucrrilor de sintez i a rapoartelor privind activitatea proprie;
- solicitarea declanrii procedurii falimentului pentru recuperarea creanelor;
- investirea hotrrilor (biletelor la ordin) i solicitarea executrii lor de ctre executorii
judectoreti.
Tipul deauditare- audit de conformitate/regularitate.
Tehnici deaudit internutilizate:
verificarea n vederea asigurrii validitii, realitii i acurateei nregistrrilor n contabilitate, cu
urmatoarele tehnici de verificare:
- comparaia: pentru debitele de plat i cele efectiv ncasate;
- examinarea: pentru detectarea erorilor n completarea documentelor;
- garantarea: pentru verificarea realitii procedurilor i a documentele ce au stat la baza justificrii
acestora;
- urmrirea: pentru a se constata dac toate operaiunile au fost real efectuate.
Altetehnici deaudit:
interviul: pentru lmurirea unor aspecte legate de organizarea i desfurarea activitilor;
eantionarea: pentru analiza ntocmirii documentelor;
observarea fizic: n vederea formrii unei preri proprii privind modul de ntocmire i emitere a
documentelor.
I nstrumenteledeaudit care s-au utilizat: Chestionarele - Listele de verificare pentru a stabili condiiile pe
care trebuie s le ndeplineasc fiecare obiectiv auditabil.
Documente i materiale examinate n cadrul Serviciului J uridic - verificarea la faa locului a vizat
documentaia aferent perioadei auditate, respectiv 01.01.2005 - 30.11.2005, care a cuprins urmtoarele:
registre de eviden;
corespondena primit i trimis;
dosare de instan constituite;
dosare soluionate i nchise.
Materialentocmitepetimpul auditrii:
foi de lucru privind descrierea activitilor auditate;
80
fie de identificare a activitilor privind principalele probleme constatate;
liste de verificare pe obiective;
fie de identificare i analiza a riscurilor;
documente de lucru;
tabelele punctelor tari i slabe, tematica n detaliu a misiunii de audit;
programul de audit, programul interveniei la faa locului;
chestionare - liste de verificare;
rapoarte preliminare de audit, minutele edinelor de deschidere, de nchidere i de conciliere.
Organizarea Serviciului J uridic: serviciul a funcionat n perioada supus auditrii cu un numr de 5
salariai, din care un post de conducere - ef de serviciu. Organizarea i funcionarea serviciului se
desfoar conform organigramei i Regulamentului de organizare i funcionare.
Pentru toi salariaii au fost ntocmite fie ale posturilor prin care s-au stabilit relaiile ierarhice de
subordonare i de colaborare, precum i sarcinile de serviciu.
I I . CONSTATRI
1. Cauzelecareaudeterminat respingereaninstan aaciunilor formulate
Utilizareatuturor cilor deatac
n cazurile n care hotrrea emis de instana de judecat a fost favorabil entitatii, aceasta a fost
atacat n instan i a fost susinut pn la finalizarea cilor de atac.
n cazurile n care hotrrea instanei a fost nefavorabil entitii s-a uzat de celelalte ci de atac
(apel, recurs, contestaie .a.).
1.2. Struinansusinereaunor argumenteesenialepentrusoluionareafavorabil acauzei
1.2.1. Susinereaineficientaaintereselor entitii ninstan FI AP nr. 1.1.
Constatare
Consilierii juridici nu au insistat n vederea susinerii probelor n instan, astfel nu au fost depuse
ntmpinari care s cuprind excepiile de la procedur, explicarea detaliilor, formulari la obiect, rspunsul
la toate capetele de acuzare etc.
Ex. La dosarul nr. 390/2004 reclamantul debitor, salariat al societii, a contestat la judectorie
decizia de imputare a unei sume, constatat ca fiind pagub n dauna societii, produs de ctre acesta ca
urmare a neglijenei n serviciu, fapt constatat de organele cu atribuiuni de control intern. Reclamantul a
solicitat anularea acestui debit de ctre instan. Tribunalul a admis recursul n condiiile n care societatea
a fost anunat prin dou citaii s depun ntmpinare la instan, privind cererea formulat de reclamant.
De asemenea, nu au fost susinute interesele entitii din aceleasi motive i n dosarele nr. 345, 354,
372, 381 pe anul 2005.
Consecina
Obtinerea unor hotrri nefavorabile n instan, comparativ cu pertinena aciunii introduse n
instan i a documentelor justificative depuse;
Recomandare
n toate cazurile n care aciunile n instan necesit un plus de experien, acestea s fie susinute
de eful compartimentului juridic.
Concluziile scrise i/sau ntmpinrile s fie vzute i vizate de eful serviciului nainte de a fi
aprobate de conducere i depuse la judectorie.
Elaborarea listei activitilor i aprecierea riscurilor specifice activitii Serviciului juridic.
Elaborarea procedurilor scrise i formalizate i stabilirea responsabililor cu acestea.
Actualizarea fielor de post cu responsabilitile pe nivele de execuie.
Constituirea unei comisii pentru analiza tuturor celor 76 de dosare cu aciunile pentru care s-a
pledat n instanele judectoreti i luarea msurilor care se impun.
ConstantinI aco
81
Informarea echipei de auditori interni cu privire la rezultatele analizei efectuate de entitatea
auditat.
1.2.2. Aciunile n instan nu sunt susinute prin depunerea concluziilor scrise i a documentelor
justificativesolicitatedeaceasta FI AP nr. 1.2.
Constatare
Aciunile formulate n instan au fost fcute fr explicarea detaliilor i depunerea documentelor
justificative i fr concluzii scrise. Spre exemplu n dosarele nr. 345, 363, 349 i 408.
Consecina
Respingerea unor hotrri care dac erau susinute temeinic nu puteau fi pierdute existand argumente;
Plata unor daune ctre tere persoane;
Pierderea posibilitii recuperrii sumelor solicitate n instan.
Recomandare
Verificarea dosarelor de ctre structura de control intern a societii pe ultimii trei ani, iar rezultatele
s fie comunicate i serviciului de audit intern n vederea analizrii ulterioare.
Elaborarea listei activitilor i aprecierea riscurilor specifice oficiului juridic.
Elaborarea procedurilor scrise i formalizate i stabilirea responsabilului pentru aceasta.
Actualizarea fielor de post cu responsabilitile pe nivele de execuie i coroborarea cu procedurile.
Realizarea unui studiu pentru a stabili necesitile reale de personal.
Informarea echipei de auditori asupra rezultatelor verificarilor realizate i a studiului efectuat pentru
Aciunile naintate iniial la instan au fost formulate n scris, unde s-a prezentat doar aspectul pentru
care se introduce aciunea, ulterior fiind prezentate n instan, pe parcursul judecrii cauzei, i celelalte
documente n susinerea cauzei.
Analiznd cauzele pierdute, s-a constatat c unul din elementele care ar fi putut duce la pierderea
acestora a fost acela c la toate edinele de instan planificate au fost formulate doar concluzii verbale,
instana reinnd n hotrrile emise doar o parte din aspectele prezentate verbal de consilierii juridici i n
special acelea care nu aveau implicaii n posibila emitere a unei hotrri favorabile. De asemenea, unele
cauze au fost pierdute, prin declararea apelului cu intarziere, datorit insuficienei personalului din cadrul
serviciului, care nu a fost capabil s susin toate aciunile n instan.
1.3. Formulareantermenaapelului
1.3.1. Declararea apelului cu ntrziere de peste 10 zile de la data comunicrii hotrrii de ctre
judectorie FI AP 1.3.
Constatare
Din analiza dosarelor privind cauzele ca au determinat anularea n instanele judectoreti a
aciunilor formulate privind soluionarea cilor administrative de atac a rezultat c, n unele cazuri, apelul
s-a fcut cu ntrziere.
Ex. La dosarul nr.345/2004 judectoria pronun o hotrre prin care pe lng amenda
contravenional aplicat societii, mai dispune i plata unor dobnzi. Aceste dobnzi nu erau prevazute n
nici un act normativ, iar juristul entitii n afar de faptul c a depus cu ntrziere de 6 zile fa de termenul
legal nici nu le-a contestat, ci doar a combtut legalitatea acordrii sanciunii.
De asemenea, termenul de 10 zile a mai fost pierdut i n dosarele nr. 372 i 399 din 2004.
Consecina
Respingerea aciunii i obligarea entitii la plata unor sume nedatorate.
Obinerea unor hotrri nefavorabile, fa de pertinena aciunii introduse n instan i a documentelor
justificative depuse.
Obligarea entitii la plata unor sume nejustificative.
82
Recomandare
Elaborarea listei activitilor i atasarea riscurilor specifice activitilor Serviciului juridic;
Elaborarea procedurilor scrise i formalizate i stabilirea responsabililor de procedur;
Actualizarea fielor de post cu responsabilitile i nivelele de execuie;
rezultatele acestor aciuni;
Constituirea unei comisii pentru analiza tuturor celor 76 de dosare cu aciunile pierdute de entitate n
instanele judectoreti i luarea msurilor care se impun;
Informarea echipei de auditori interni cu privire la rezultatele analizei efectuate de entitatea auditat.
n toate cazurile n care hotrrea primei instane a fost defavorabil a fost formulat i depus apelul. n
prima faz s-a declarat apelul fr ca justificarea acestuia s fie concludent, pentru a nu pierde termenul
de depunere i a avea timpul necesar pentru formularea i precizarea temeinic a apelului. Ulterior, l-a
primul termen de judecat motivele apelului au fost precizate, concluziile fiind depuse n scris la instan, n
majoritatea cazurilor nsoite de documente justificative.
1.4. Formulareantermenarecursului
Din analiza rezulta ca toate recursurile au fost formulate n termen, cu respectarea prevederilor legale.
2. Reprezentareaentitii ninstaneledejudecat
2.1. Prezentarealaedinteledejudecat nvedereasusinerii cauzei
2.1.1Nereprezentareaninstan latermeneledejudecat FI AP nr. 2.1.
Constatare
n unele cazuri, societatea nu a fost prezent la termenele de judecat fixate de instan, cu toate c
procedura a fost ndeplinit. Astfel n dosarul 645/2005 instana a fixat ca teremen de judecat data de
23.09.2005 n vederea formulrii i depunerii concluziilor, procedur realizat prin Citaia nr.
2345/03.09.2005. La termenul fixat din partea societii nu a fost prezent n sal nici un reprezentat, instana
a rmas n pronunare, n urma formulrii hoatrrii aceasta a fost defavorabil societii, deoarece la
dosar nu au existat concluzii formulate n susinerea cauzei i nici documente care s combat susinerile
formulate de prt.
Consecine
n urma pronunrii hotrrii entitatea a fost obligat la plata ctre prt a unor penaliti de
1.239.870 lei, penaliti care nu erau prevazute n contractul ncheiat ntre pri, ns pe care prtul le-a
obtinut deoarece, entitatea nu a fost reprezentat la termenul fixat de instan i astfel nu au fost contestate
i nici nu au existat concluzii scrise.
Recomandri
Analiza cazurilor n care aciunile au fost pierdute prin neprezentare n instan a entitii, n anul 2005
i luarea msurilor care se impun;
Evaluarea necesitilor reale de personal pentru realizarea atribuiilor ce le revin;
Elaborarea unor proceduri scrise i formalizate care s cuprind activiti de control i un responsabil,
n care s fie incluse toate activitile specifice i n plus, obligaia consilierilor juridici ca dup fiecare
termen s prezinte efului de compartiment concluziile;
Fiele posturilor s fie coroborate cu procedurile;
Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele analizei i modul de implementare al
recomandrilor.
Din analiz au rezultat mai multe situaii n care reprezentanii entitii nu au participat n instan,
cauza principal fiind lipsa de personal.
2.2. Formulareantermenaaciunilor
2.2.1. Formulareaaciunilor ninstan nafaratermenului deprescripie FI AP nr. 2.2.
ConstantinI aco
83
Constatare
Din analiza dosarelor privind cauzele ce au determinat anularea n instanele judectoreti a aciunilor
formulate privind soluionarea cilor administrative de atac a rezultat c, n unele situaii, acestea au fost
respinse pe motiv c nu au fost formulate n cadrul termenului de prescripie.
Spre exemplu, la dosarul nr.695/2005 judectoria a respins aciunea pe motiv c de la data faptei i
pn la formularea aciunii au trecut trei ani. n acest caz n anul 2002 au fost valorificate bunuri confiscate
ctre SC A&B SRL n valoare de 234.500 lei cu plata la 30 zile, iar societatea nu a achitat contravaloarea
bunurilor. Dupa trei ani s-a formulat actiune n instan pentru recuperarea sumei, pe care instana, n mod
evident, a respins-o pe motiv de prescripie.
Consecina
Entitatea a nregistrat o pagub nerecuperabil de 234.500 lei;
Imposibilitatea recuperrii sumelor datorate;
Inexistena unor atribuii clare n fiele posturilor.
Recomandare
Informarea auditorilor interni despre msurile stabilite pentru redresarea activitii i a modului lor de
implementare.
Instituirea unui sistem prin care toate debitele s fie urmrite pe fiecare client, cel putin lunar, pentru
aceasta s fie responsabilizat o persoan. Lunar pentru toate debitele cu vechime mai mare de 30 zile
de la data scadenei, s se ntomeasca dosar, care s fie transmis la Serviciul juridic n vederea
acionrii debitorului n instan;
Testarea sistematic a personalului, pentru a verifica cunoterea i respectarea procedurilor;
Realizarea unui sistem de pregtire a personalului de ctre eful de compartiment;
Analiza debitelor existente care nc nu sunt prescrise.
n general, n termen de 30 zile de la primirea n form complet a documentaiei de acionare n
instan au fost formulate aciunile i depuse la instan. n multe cazuri la Serviciul juridic iniial se
transmitea doar o adres prin care se solicita acionarea n instan a unui debitor, fr a se ataa i
documentele justificative, respectiv contracte, facturi, fia contabil analitic cu debitul existent i neachitat
etc.
2.3. Transmitereahotrrilor definitivenvedereavalorificrii
Din analiz a rezultat c exist un sistemdetransmitereal hotrrilor definitivesprevalorificaren
cadrul entitii, sistemcarefunctioneaz.
2.4. Formulareantmpinrilor laaciunileiniiate
2.4.1. Neatacarea tuturor capetelor deacuzaren ntmpinrilefcutectreinstana dejudecat FI AP
nr. 2.3.
Constatare
n ntampinarea fcut ctre instan nu au fost cuprinse excepiile de la procedura, rspunsul la toate
capetele de acuzare, dovezile etc. n majoritatea ntmpinrilor combaterea capetelor de acuzare s-a facut la
modul general.
Ex. La dosarul nr.415/2005 reclamantul debitor, salariat al societatii, a contestat la judectorie decizia
de imputare a unei sume, constatat ca fiind paguba n dauna entitii, produs de ctre acesta ca urmare a
neglijenei n serviciu, fapt constatat de organele cu atribuiuni de control intern. Reclamantul a solicitat
anularea acestui debit de ctre instan.
n ntmpinarea ctre instan reprezentanii Serviciului juridic au susinut doar respingerea
recursului ca fiind nentemeiat i nu s-a solicitat respingerea acestuia pe motiv ca fost depus cu ntrziere i
c susinerile formulate nu sunt la obiect etc., motiv pentru care instana nu a mai analizat aceste aspecte i
i-a dat ctig de cauz reclamantului.
84
Consecine
Recursul formulat de ctre prt a fost admis, decizia de imputare a sumei emis de entitate fiind
anulat de instan;
Societatea a suferit o pierdere datorit faptului c nu s-a aprat eficient.
Recomandri
Analiza activitilor compartimentului juridic pe anul n curs, i obinerea unor concluzii pentru
reorientarea activitii viitoare cu scopul eliminrii neregulilor i disfuncionalitilor constatate;
ntocmirea unei liste a activitilor specifice compartimentului juridic;
Ataarea riscurilor asociate activitilor i stabilirea unui responsabil cu ntocmirea i ntreinerea unui
Registru al riscurilor pentru compartimentul juridic ;
Testarea sistematic a personalului pentru nsuirea procedurilor;
Urmrirea termenelor fixate de instan i dup fiecare termen s-i fie prezentate concluzile, concluzii
care pe scurt la va trece n Registrul de eviden al dosarului pentru termenul stabilit.
Informarea echipei de auditori cu privire la concluziile analizei i msurile programate pentru
n aprarea intereselor entitii, ca urmare a aciunilor formulate de reclamani au fost, n general,
formulate i depuse ntmpinri la capetele de acuzare. ntmpinrile formulate au combtut capetele de
acuzare, drept pentru care, n majoritatea cazurilor, aciunile introduse de reclamani au fost respinse de
instan. nsa, au fost i ntmpinri, care nu au fost formulate la obiect, justificate i argumentate cu dovezi
i susinute i n instan la termenele de judecat.
3. Conducereaevidenelor cauzelor lacareentitateaesteparte
3.1. ConducereaRegistrului decoresponden
3.1.1. Neconducerearegistrelor deeviden prevazutedecadrul normativ FI AP nr. 3.
Constatare
Din analiza efectuat a rezultat c la nivelul serviciului este inut un singur registru n care sunt
menionate dosarele pentru care s-au formulat aciuni n instan. n registru sunt menionate att
dosarele ntocmite de societate, ct i dosarele formulate de prti i n care societatea este parte.
n cadrul societii nu se ine un registru de eviden al corespondenei primite i/sau ieite. Precizm
c, zilnic n cadrul serviciului sunt primite diferite adrese prin care se solicit precizri cu privire la
legalitatea anumitor aspecte. Din verificri a rezultat faptul c corespondena nu este ntegistrat la
nivelul serviciului. Nici mcar rspunsurile transmise nu se ndosariaz, ci doar sunt ntocmite ntr-un
singur exemplar care este transmis solicitantului mpreun cu adresa primit.
Consecina
n anumite cazuri beneficiari adreselor au formulat ulterior diferite obiecii cu privire la unele
rspunsuri nefundamentate, n special cele legate de legislaia muncii. Serviciul juridic cu toate c a motivat
c cele obiectate nu erau n conformitate cu rspunsurile transmise nu a putut justifica aceasta deoarece nu
exist la nivelul serviciului nici un exemplar din rspunsul transmis.
Recomandri
Refacerea Registrului de coresponden i al Registrului de eviden al aciunilor aflate pe rol, de la
nceputul anului;
Analiza activitilor din cadrul compartimentului juridic i elaborarea unui sistem de organizare al
acestuia cu respectarea cadrului normativ n vigoare;
Elaborarea unor proceduri scrise i formalizate.
Stabilirea unor responsabili de actualizare a procedurilor i monitorizarea implementrii acestora.
Actualizarea fielor de post n concordan cu procedurile elaborate.
Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele analizei i a msurilor convenite pentru
organizarea activitii i urmrirea implementrii recomandrilor.
ConstantinI aco
85
Din analiz a rezultat lipsa de preocupare din partea conducerii serviciului pentru inerea registrelor
prevzute de cadrul normativ.
3.2. Evidenaaciunilor njustiie
Dinanaliz arezultat c exist unsistemdeeviden al aciunilor ninstan careestefuncional.
3.3. Constituireadosarelor deinstan
Constituirea dosarelor de instan s-a fcut numai n baza adreselor primite de la compartimentele
specializate. Astfel compartimentul de specialitate, n spe compartimentul desfacere, ntocmea adresa ctre
Serviciul Juridic prin care solicita acionarea n justiie a unui anumit debitor pe motiv c nu i-a respectat
clauzele contractuale de a achita n termen obligaia de plat. Cererea, astfel primit, era nregistrat n
Registrul de coresponden, apoi se ntocmea un dosar care era nregistrat n Registrul special. n multe
cazuri cererea nu era nsoit i de documentele justificative n susinerea cauzei, ceea ce a determinat
Serviciul Juridic s solicite aceste docmente i s constituie dosarul dup intrarea n posesia lor.
n cazul aciunilor introduse de alii, la primirea citaiei se constituia dosarul de instan.
Toate dosarele de instan erau completate pe parcurs cu documentele emise de instan sau de ambele
pri.
3.4. Repartizareacorespondenei nvedereasoluionrii
n cadrul serviciului sistemul de repartizare al corespondenei pe compartimentele de specialitate
exist i funcioneaz.
3.5. Evidenadosarelor finalizate
Dosarele finalizate sunt pstrate n aceleai locuri cu dosarele aflate pe rolul instanelor de judecat.
Dosare finalizate de circa 3-4 ani de zile nu au fost transmise la arhiva entitii.
4. ntocmirealucrrilor desintez i arapoartelor privindactivitateaproprie
4.1. ntocmirealucrrilor i rapoartelor
efii compartimentelor de specialitate au repartizate lucrrile i rapoartele specifice pe salariai i se
regsesc i n fiele posturilor, ceea ce asigura monitorizarea elaborrii la termen.
4.2. Avizareadocumentelor interne
4.2.1. Neaprobareai neavizarearapoartelor i lucrrilor desintez ntocmitedeServiciul juridic dectre
managementul general FI AP nr. 4.
Constatri
Din analiz a reieit c Rapoarteleprivindaciunilen pretenii petrim. I I i I I I i Raportul privind
aciunilepierduten instan nu au fost naintate spre aprobarea directorului executiv al DGFP i au fost
transmise structurilor n drept doar cu semntura efului de serviciu.
Consecine
n edintele de conducere managementul general nefiind informat despre situaia debitelor n litigiu i
stadiul n care se afla pe rolul instanei, a luat decizii incorecte privind recuperarea restanelor de la
debitori, ct i cu privire la constituirea de provizioane.
86
Recomandare
Inventarierea i analiza tuturor situaiilor realizate i transmise n afar fr aprobarea
managementului general;
Stabilirea activitilor i riscurilor specifice asociate raportrii;
Elaborarea de proceduri scrise i formalizate;
Stabilirea responsabililor cu actualizarea procedurilor i monitorizarea implementrii acestora ;
Stabilirea circuitului documentelor care se elaboreaz n cadrul Serviciului juridic i nsuirea acestuia
de ntregul personal ;
Informarea echipei de auditori cu privire la rezultatele inventarierii i a msurilor stabilite pentru
Raportul privind aciunile n pretenii a fost naintat instanei de judecat doar cu semntura efului de
serviciu. Ulterior au fost luate o serie de decizii de ctre managementul general fr s in cont de situaia
actual a debitelor i pe baza acestora a fost elaborat Raportul deactivitatepeanul 2005.
5. Solicitareadeclanrii falimentului nvederearecuperrii debitelor
5.1. Solicitareafalimentului ncazul debitorilor caresunt insolvabili
n cadrul serviciului exist un sistemdesolicitareafalimentului n cazul debitorilor insolvabili care
funcioneaz.
5.2. nscrierealamasacredal cutoatedebitele
5.2.1. Neactualizareasituaiei debitorilor pentruraportrileperiodice FI AP nr. 5.
Constatare
Din analiz a reieit c n dou dosare debitele nu au fost actualizate cu dobnzile i penalitile
pentru neplata la termen, n cazul unor societi care au luat avans pentru efectuarea unor achiziii.
Pe baza dosarelor nr. 449 i 617/2005, Serviciul juridic a ntocmit adresa de nscriere la masa credal
i a nscris societile pentru urmtoarele creane: prima societate doar cu suma de 145.000 lei, iar pentru a
doua societate a nscris-o cu suma de 345.500 lei, ct era n evidenele Serviciului juridic. n realitate sumele
datorare de acesti debitori societii erau de 250.000 lei i respectiv de 550.000 lei, la care se adugau
dobnzile i penalitile pentru neplata la termen.
Consecine
Urmare pronunrii procedurii de faliment i nenscrierii la masa credal n termenul fixat de instan,
entitatea a pierdut posibilitatea recuperarii n totalitate a debitelor.
Recomandri
ceilali consilieri;
Inventarierea debitelor i analiza situaiei aducerii la zi a acestora de la nceputul anului 2005;
Analiza cauzelor care au dus la nenscrierea la masa credal a tuturor debitelor, n cazul n care se
constat rspunderea anumitor persoane pentru nendeplinirea sarcinilor sumele s fie recuperate de la
persoanele rspunzatoare;
Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele inventarierii i analiza situaiei debitelor i a
nenscrierii la masa credal a acestora i msurile luate pentru implementarea recomandrilor.
Din ananliz a rezultat c s-a pierdut posibilitatea recuperrii dobnzilor i penalitilor aferente unor
debite, deoarece acestea nu erau actualizate de ctre Serviciul contabilitate la momentul nscrierii la masa
credal a debitelor.
ConstantinI aco
87
6. I nvestireahotrrilor judectoreti i solicitareapunerii lor naplicaredectreorganul deexecutare
6.1. I nvestireantermenahotrrilor executabile
Hotrrile judectoreti definitive i irevocabile au fost investite n general cu formul executorie.
Investirea s-a fcut n circa jumtate din cazuri n termen de circa 30 zile de la obinerea acesteia, iar n alte
cazuri investirea s-a fcut cu mult peste termenul de 30 zile, ajungnd a fi investite i la 2 ani de la obinerea
sentinelor.
Dup investire cu formula executorie acestea erau transmise compartimentelor de specialitate
(financiar-contabil, desfacere, resurse umane, IT) n vederea valorificrii sau, n cazurile n care prevedeau
recuperarea unor sume de la diveri debitori, erau transmise la organele de executare n vederea aplicrii
procedurilor de executare silit.
6.1.1. Neinvestirea cu formul executorie a hotrrilor judectoreti definitive i irevocabile i
netransmitereasprevalorificareexecutorilor judectoreti FI AP nr. 6.1.
Constatri
n unele cazuri au fost obinute hotrri judectoreti definitive, dar nu au fost investite cu formula
executorie si in consecinta nu au fost valorificate, iar unele chiar s-au prescris.
Spre exemplu : n cazul hotrrii definitive din dosarul nr.345/20.04.2003 s-a obinut dreptul de
recuperare a unui debit de la o societate de la care s-au achiziionat materiale consumabile de proast
calitate i care au fost restituite, dar aceasta nu a restituit contravaloarea lor. Hotrrea nu a fost investit
cu formul executorie i nu s-a solicitat la organele de executare judectoreti sechestrarea bunurilor
debitorului i recuperarea creanei i n acest fel s-a prescris.
Consecina
Pierderea dreptului de a solicita recuperarea debitului, deoarece s-a prescris termenul de recuperare.
Recomandare
Inventarierea tuturor celor 16 dosare n cadrul compartimentului pentru a se stabili exact situaia n
care se afl fiecare cauz i pentru a se lua msurile ce se impun;
Analiza cauzelor care au dus la investirea hotrrilor definitive cu formul executorie n termen, pe
anul 2005;
ceilali consilieri;
Evaluarea numrului de consilieri necesari pentru a acoperi sarcinile ce revin compartimentului i
Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele analizei i a msurilor luate pentru implementarea
recomandrilor.
Din analiza situaiei hotrrilor judectoreti rmase definitive, n mod surprinztor, unele dintre ele nu
au fost investite cu formul executorie i mai grav la unele s-a pierdut chiar termenul de prescriptie.
6.2. Solicitareaexecutrii siliteadebitorilor
6.2.1. Neurmrirea valorificarii integraledectreexecutorii judectoreti a bunurilor debitorilor FI AP
nr. 6.2.
Constatri
Executorii judecatoreti nu au urmrit cu insisten valorificarea tuturor bunurilor debitorilor pn la
lichidarea debitelor.
Spre exemplu: n dosarele nr. 365/2003, 401/2004 si 645/2005 nu s-a urmrit recuperarea n totalitate
a debitelor, iar n prezent ansele sunt reduse, deoarece debitorii au reuit s nstrineze bunurile proprii.
88
Consecina
Exist posibilitatea pierderii anselor de recuperare n totalitate a debitelor, datorit faptului c dei
bunurile au fost identificate, nefiind pus sechestru pe ele la timp sau actele de sechestrare nefiind corect
realizate au favorizat, ulterior, nstrinarea acestora;
Pierderea posibilitilor de recuperare a unor sume cuvenite.
Recomandare
ceilali consilieri;
Evaluarea numrului de consilieri necesari pentru a acoperi sarcinile ce revin serviciului i informarea
managementului general;
Analiza cauzelor care au dus situaia pierderii posibilitilor valorificrii integrale a executrilor
judectoreti din anul 2005;
Analiza celor 16 dosare n care avem hotrri definitive i informarea conducerii pentru luarea
msurilor ce se impun pentru urmrirea recuperrii integrale a debitelor n vederea evitrii posibilelor
prescripii;
Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele analizelor i a msurilor luate pentru
Din ananliz a rezultat insuficiena resurselor Serviciului juridic pentru a susine activitatea de
executare silit. n aceste condiii i datorit neinterveniei la momentul oportun s-a pierdut posibilitatea
recuperrii n totalitate a debitelor, deoarece debitorii au reuit s-i nstrineze bunurile care trebuiau s
fie sechestrate.
6.3. I nvestirea ntermenabiletelor laordin
n cadrul serviciului exist un sistem de investire n termen al biletelor la ordin care funcioneaz.
I I I . CONCLUZI I
Structura auditat are obligaia s ntocmeasc Programul de aciune i Calendarul implementrii
recomandrilor i s raporteze periodic echipei de auditori stadiul implementarii acestora.
Prezentul proiect de Raport de audit intern a fost ntocmit n baza Tematicii n detaliu a obiectelor
auditabile selectate, a Programului de audit i a Programului de intervenie la faa locului, a constatrilor
efectuate n timpul etapei de colectarii i prelucrrii informaiilor i n timpul Interventie la faa locului.
Toate constatrile efectuate au la baz probe de audit realizate prin teste, interviuri, liste de control, note de
relatii i n urma analizei i interpretrii acestora s-au elaborat FIAP-uri i FCRI-uri care au condus la
concluziile cuprinse n Raportul de audit intern.
Not:
Precizm c n practic, Raportul de audit intern este semnat pe fiecare pagin de echipa de auditori interni, iar
pe ultima pagin att de auditorii interni ct i de supervizor.
Auditori interni, Supervizat,
TomescuViorel CristescuGabriel
StnescuI oana
ConstantinI aco
89
Procedura P14: Reuniunea de conciliere
MINUTA REUNIUNII DE CONCILIERE
ntocmit: Tomescu Nicolae/Stnescu Ioana Data: 22.07.2005
A. Listaparticipanilor:
Numelei prenumele Funcia
Direcia/
Serviciul
Nr. telefon E-mail Semntura
Tomescu Nicolae Auditor SAI
Popescu Ion ef serviciu Oficiul Juridic
Diaconescu Ion Inspector Oficiul Juridic
Voinescu Georgeta Inspector Oficiul Juridic
Vasilescu George Inspector Oficiul Juridic
B. Rezultateleconcilierii:
Structura auditat a adus n discuie faptul c, n unele situaii, anularea aciunilor n instan s-a datorat
modului greit de soluionare a speelor respective de ctre completele de judecat, n condiiile n care
instrumentarea i susinerea cauzelor au fost corecte, iar n alte cazuri aciunile au fost pierdute n instan
deoarece contractele ncheiate ntre pri au avut puncte slabe pe care le-au valorificat partenerii nostri.
Cauzele pierdute s-au datorat faptului c nu existau contracte ncheiate ntre pri care s prevad calculul
de dobnzi i penaliti pentru neplata mrfurilor/serviciilor la termen. n aceste condiii, instana nu a fost de
acord cu calculul acestora, respingnd aciunea.
Auditorii interni pe baza documentelor i-au nsuit punctul de vedere prezentat de structura auditat, cu
meniunea c aciunile pierdute n prima instan ca urmare a intrepretrii eronate de ctre completele de
judecat a litigiilor s fie sustinute n continuare la instana de judecat superioar.
n urma concilierii, structura auditat a hotrt inventarierea tuturor aciunilor judectoreti din punctul de
vedere al modului de formulare i susinere n instan, al urmririi termenelor pentru asigurarea obinerii
unei hotrri judectoreti favorabile. n acelai timp, eful compartimentului juridic a realizat importana i
necesitatea procedurilor scrise i formalizate pentru toate activitile, ct i actualizarea fielor posturilor i a
stabilirii responsabililor pentru toate activitile specifice Serviciului juridic.
Pentru implementarea recomandrilor i remedierea problemelor constatate structura auditat a ntocmit i
ne-a prezentat Planul de aciune i Calendarul de implementare al recomandrilor, prin care s-au stabilit
persoanele responsabile pentru implementare, etapele i termenele de realizare.
Not:
Pe baza discutiilor purtate cu cei auditai pe parcursul derulrii misiunii de audit intern, dar i ca rezultat al
dezbaterilor referitoare la modul de implementare al recomandrilor pe care i l-a stabilit structura auditat, proiectul
Raportului de audit intern a devenit Raport de audit intern final.
D.G.F.P. aJ udeului X
PLANUL DE ACIUNE I
CALENDARUL IMPLEMENTRII RECOMANDRILOR
Nr.
obs.
Recomandarea Planul deaciune
Calendarul implementrii Responsabil cu
implementarea
1 - Verificarea dosarelor de ctre structura de control intern a societii pe ultimii trei
ani, iar rezultatele s fie comunicate i serviciului de audit intern n vederea
analizrii ulterioare.
- Constituirea unei comisii pentru analiza tuturor celor 76 de dosare cu aciunile
pierdute de entitate n instanele judectoreti i luarea msurilor care se impun.
- Realizarea unui studiu pentru a stabili necesitile reale de personal.
- Implicarea personalului n aciuni de pregtire profesional i influenarea
evalurilor anuale cu rezultatele acestor aciuni;
- Elaborarea listei activitilor i aprecierea riscurilor specifice activitii Serviciului
juridic.
- Elaborarea procedurilor scrise i formalizate i stabilirea responsabililor cu
acestea.
- Actualizarea fielor de post cu responsabilitile pe nivele de execuie coroborarea
cu procedurile.
- Constituirea unei echipe de
inspecie
- Stabilirea unui colectiv de
lucru
- Plan de msuri
- Plan de msuri
- Inventarierea procedurilor
specifice i stabilirea
responsabililor
31.06.2006
31.03.2006
31.03.2006
Permanent
31.03.2006
termen intermediar
31.12.2006
termen final
ef serviciu
2 - Analiza cazurilor n care aciunile au fost pierdute prin neprezentare n instan a
entitii, n anul 2005 i luarea msurilor care se impun;
- Instituirea unui sistem prin care toate debitele s fie urmrite pe fiecare client, cel
puin lunar, pentru aceasta s fie responsabilizat o persoan. - Lunar pentru toate
debitele cu vechime mai mare de 30 zile de la data scadenei, s se ntocmeasc
dosar, care s fie transmis la Serviciul juridic n vederea acionrii debitorului n
instan;
- Analiza debitelor existente care nc nu sunt prescrise;
- Analiza activitilor compartimentului juridic pe anul n curs, i obinerea unor
concluzii pentru reorientarea activitii viitoare cu scopul eliminrii neregulilor i
disfuncionalitilor constatate.
- Evaluarea necesitilor reale de personal pentru realizarea atribuiilor ce le revin;
- Testarea sistematic a personalului, pentru a verifica cunoaterea i respectarea
procedurilor;
- Elaborarea listei activitilor i aprecierea riscurilor specifice activitii Serviciului
juridic.
- Elaborarea procedurilor scrise i formalizate i stabilirea responsabililor cu
acestea.
lucru
lucru
lucru
lucru
- Plan de msuri
- Plan de msuri
responsabililor
31.03.2006
31.03.2006
31.03.2006
31.03.2006
31.06.2006
Permanent
31.03.200631.03.2006
termen intermediar
31.12.2006
ef serviciu
Nr.
obs.
Recomandarea Planul deaciune
Calendarul implementrii Responsabil cu
implementarea
- Actualizarea fielor de post cu responsabilitile pe nivele de execuie coroborarea
cu procedurile.
termen final
3 - Refacerea Registrului de coresponden i al Registrului de eviden al aciunilor
aflate pe rol, de la nceputul anului;
- Analiza activitilor din cadrul compartimentului juridic i elaborarea unui sistem
de organizare al acestuia cu respectarea cadrului normativ n vigoare;
- Elaborarea unor proceduri scrise i formalizate.
- Stabilirea unor responsabili de actualizare a procedurilor i monitorizarea
implementrii acestora.
- Actualizarea fielor de post n concordan cu procedurile elaborate.
lucru
lucru
responsabililor
31.03.2006
31.03.2006
31.03.2006
termen intermediar
31.12.2006
termen final
ef serviciu
4 - Inventarierea i analiza tuturor situaiilor realizate i transmise n afar fr
aprobarea managementului general;
- Stabilirea circuitului documentelor care se elaboreaz n cadrul Serviciului juridic
i nsuirea acestuia de ntregul personal ;
- Stabilirea activitilor i riscurilor specifice asociate raportrii;
- Elaborarea de proceduri scrise i formalizate;
- Stabilirea responsabililor cu actualizarea procedurilor i monitorizarea
implementrii acestora ;
- Coroborarea fielor posturilor cu procedurile;
lucru
lucru
responsabililor
31.03.2006
31.03.2006
31.03.2006
termen intermediar
31.12.2006
termen final
ef serviciu
5 - Inventarierea debitelor i analiza situaiei aducerii la zi a acestora de la nceputul
anului 2005;
- Elaborarea procedurilor scrise i formalizate;
- Stabilirea responsabilului cu actualizarea procedurii i monitorizarea aplicrii ei n
practic de ctre ceilali consilieri;
- Corelarea fielor posturilor cu procedurile.
lucru
responsabililor
31.03.2006
31.03.2006
termen intermediar
31.12.2006
termen final
ef serviciu
6 - Inventarierea tuturor celor 16 dosare n cadrul compartimentului pentru a se stabili
exact situaia n care se afl fiecare cauz i pentru a se lua msurile ce se impun;
- Analiza celor 16 dosare n care avem hotrri definitive i informarea conducerii
pentru luarea msurilor ce se impun pentru urmrirea recuperrii integrale a
debitelor n vederea evitrii posibilelor prescripii;
- Evaluarea numrului de consilieri necesari pentru a acoperi sarcinile ce revin
serviciului i informarea managementului general;
- Elaborarea procedurilor scrise i formalizate;
- Stabilirea responsabilului cu actualizarea procedurii i monitorizarea aplicrii ei n
practic de ctre ceilali consilieri;
- Corelarea fielor posturilor cu procedurile;
lucru
lucru
- Plan de msuri
responsabililor
31.03.2006
31.03.2006
31.06.2006
31.03.2006
termen intermediar
31.12.2006
termen final
ef serviciu
92
S I N T E Z A
RAPORTULUI DE AUDIT INTERN
I NTRODUCERE
Misiunea de audit intern privind Activitatea Serviciului juridic din cadrul DGFP a judeului X s-a
desfurat conform prevederilor Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificarile i
completarile ulterioare, Normelor specifice aprobate de conducere i a Planului de audit intern pe anul
2005, i a fost realizat de:
Tomescu Viorel, auditor intern;
Stnescu Ioana, auditor intern
Cristescu Gabriel, supervizor.
I I . CONCLUZI I
Apreciere Nr.
crt.
Obiective
Funcional Dembuntit Critic
1. Cauzele care au determinat respingerea n instan
a aciunilor formulate
X
2. Reprezentarea entitii n instanele de judecat X
3. Conducerea evidenelor cauzelor la care entitatea
este parte
X
4. ntocmirea lucrrilor de sintez i a rapoartelor
privind activitatea proprie
X
5. Solicitarea declanrii falimentului n vederea
recuperrii debitelor
X
6. Investirea hotrrilor judectoreti i solicitarea
punerii lor n aplicare de ctre organul de
executare
X
7. Recomandare general X
I I I . CONSTATRI SI RECOMANDRI
Prezentm principalele constatri i recomandri reieite din evaluare:
1. Constatare: Susinerea ineficient a entitii n instan (FIAP nr. 1.1.).
Recomandri:
- Analiza pe ultimul an al aciunilor prestate n instan pe baza carora s se stabileasc cauzele i
disfunctionalitatile din sistem;
- Discutarea concluziilor analizei cu ntreg colectivul;
- Stabilirea de msuri pentru mbuntirea activitii i informarea managementului i al echipei de
auditori.
2. Constatare: Neprezentarea n instan la termenele de judecat (FIAP nr. 2.1.).
Recomandri:
- Analiza ncrcrii personalului n vederea asigurrii serviciului;
- Elaborarea listei activitilor specifice i ncadrarea lor pe personalul existent;
- Stailirea necesarului real de personal i naintarea analizei managementului general.
3. Constatare: Neconducerea registrelor prevazute de cadrul normativ (FIAP nr. 3)
Recomandri:
- Stabilirea unei comisii pentru refacerea registrelor specifice activitii juridice de la nceputul anului
2005 pn la zi;
- Numirea unor rsponsabili cu inerea registrelor.
ConstantinI aco
93
4. Constatare: Neaprobarea i neavizarea raporturilor i lucrrilor de sintez (FIAP nr. 4).
Recomandri:
- Stabilirea unui colectiv pentru realizarea circuitului documentelor n cadrul serviciului;
- nsuirea circuitului documentelor de ntreg personalul.
5. Constatare: Neactualizarea situaiei debitelor (FIAP nr. 5).
Recomandri:
- Constituirea unei echipe de inventariere a tuturor debitelor, analiza stadiului recuperrii lor i a
sistemului de actualizare al acestora pe anul 2005;
- Informarea managementului general i a echipei de auditori interni cu rezultatele analizei.
6. Constatare: Investirea, cu ntarziere, cu formul executorie a hotrrilor judectoreti rmase definitive
(FIAP nr. 6.1.) .
Recomandri:
- Constituirea unei echipe pentru examinarea tuturor hotrrilor definitive neinvestite cu formul
executorie pentru valorificare i punere n aplicare;
- Analiza structurii de personal a executorilor judecatoreti i stabilirea necesarului n vederea acoperirii
atribuiilor specifice i evitarea disfuncionalitilor de mai sus sau chiar i a pierderii termenului de
prescripie.
7. Recomandri generale:
- Elaborarea listei activitilor pe compartimente, ataarea riscurilor atasate acestora i ntreinerea
procedurilor specifice;
- Stabilirea responsabililor cu actualizarea procedurilor i monitorizarea implementrii i aplicrii lor;
- Coroborarea fielor posturilor cu procedurile.
n ncheiere, considerm necesar implicarea colectivului n analiza i implementarea recomandrilor
propuse i a aciunilor discutate i informarea sistematic asupra evoluiei acestora, att a managementului
general, ct i a echipei de auditori interni.
Data: Echipadeauditori interni:
TomescuViorel
StnescuI oana
Procedura P17: Urmrirea recomandrilor
FIA DE URMRIRE A RECOMANDRILOR
Misiuneadeaudit intern: ActivitateaOficiului J uridici reprezentareaintereselor societii nfaainstanelor
Raport deaudit internnr./ 2005
Nr. crt. Recomandarea
I
m
p
l
e
m
e
n
t
a
t
P
a
r
i
a
l
i
m
p
l
e
m
e
n
t
a
t
N
e
i
m
p
l
e
m
e
n
t
a
t
Dataplanificat/
Dataimplementrii
1 - Verificarea dosarelor de ctre structura de control intern a societii pe ultimii trei ani, iar rezultatele s fie comunicate
i serviciului de audit intern n vederea analizrii ulterioare.
- Constituirea unei comisii pentru analiza tuturor celor 76 de dosare cu aciunile pierdute de entitate n instanele
judectoreti i luarea msurilor care se impun.
- Realizarea unui studiu pentru a stabili necesitile reale de personal.
- Implicarea personalului n aciuni de pregtire profesional i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele acestor
aciuni.
- Elaborarea listei activitilor i aprecierea riscurilor specifice activitii Serviciului juridic.
- Elaborarea procedurilor scrise i formalizate i stabilirea responsabililor cu acestea.
- Actualizarea fielor de post cu responsabilitile pe nivele de execuie coroborarea cu procedurile.
X
X
X
X
X
X
31.06.2006
31.03.2006
31.03.2006
Permanent
31.03.2006
termen intermediar
31.12.2006
termen final
2 - Analiza cazurilor n care aciunile au fost pierdute prin neprezentare n instan a entitii, n anul 2005 i luarea
msurilor care se impun.
- Instituirea unui sistem prin care toate debitele s fie urmrite pe fiecare client, cel puin lunar, pentru aceasta s fie
responsabilizat o persoan. - Lunar pentru toate debitele cu vechime mai mare de 30 zile de la data scadenei, s se
ntocmeasc dosar, care s fie transmis la Serviciul juridic n vederea acionrii debitorului n instan.
- Analiza debitelor existente care nc nu sunt prescrise.
- Analiza activitilor compartimentului juridic pe anul n curs, i obinerea unor concluzii pentru reorientarea activitii
viitoare cu scopul eliminrii neregulilor i disfuncionalitilor constatate.
- Evaluarea necesitilor reale de personal pentru realizarea atribuiilor ce le revin.
- Testarea sistematic a personalului, pentru a verifica cunoaterea i respectarea procedurilor.
- Elaborarea listei activitilor i aprecierea riscurilor specifice activitii Serviciului juridic.
- Elaborarea procedurilor scrise i formalizate i stabilirea responsabililor cu acestea.
- Actualizarea fielor de post cu responsabilitile pe nivele de execuie coroborarea cu procedurile.
X
X
X
X
31.03.2006
31.06.2006
31.03.2006
31.03.2006
31.06.2006
Permanent
31.03.2006
termen intermediar
31.12.2006
termen final
3 - Refacerea Registrului de coresponden i al Registrului de eviden al aciunilor aflate pe rol, de la nceputul anului.
- Analiza activitilor din cadrul compartimentului juridic i elaborarea unui sistem de organizare al acestuia cu
respectarea cadrului normativ n vigoare.
- Elaborarea unor proceduri scrise i formalizate.
- Stabilirea unor responsabili de actualizare a procedurilor i monitorizarea implementrii acestora.
- Actualizarea fielor de post n concordan cu procedurile elaborate.
X
X
X
X
X
31.03.2006
31.03.2006
31.03.2006
termen intermediar
31.12.2006
termen final
4 - Inventarierea i analiza tuturor situaiilor realizate i transmise n afara fr aprobarea managementului general.
- Stabilirea circuitului documentelor care se elaboreaz n cadrul Serviciului juridic i nsuirea acestuia de ntregul
personal.
- Stabilirea activitilor i riscurilor specifice asociate raportrii.
- Elaborarea de proceduri scrise i formalizate;
- Stabilirea responsabililor cu actualizarea procedurilor i monitorizarea implementrii acestora.;
- Coroborarea fielor posturilor cu procedurile.
X
X
X
31.03.2006
31.03.2006
31.03.2006
termen intermediar
31.12.2006
termen final
5 - Inventarierea debitelor i analiza situaiei aducerii la zi a acestora de la nceputul anului 2005.
- Elaborarea procedurilor scrise i formalizate.
- Stabilirea responsabilului cu actualizarea procedurii i monitorizarea aplicrii ei n practica de ctre ceilali consilieri;
X
X
X
31.03.2006
31.03.2006
termen intermediar
31.12.2006
termen final
6 - Inventarierea tuturor celor 16 dosare n cadrul compartimentului pentru a se stabili exact situaia n care se afla fiecare
cauza i pentru a se lua msurile ce se impun.
- Analiza celor 16 dosare n care avem hotrri definitive i informarea conducerii pentru luarea msurilor ce se impun
pentru urmrirea recuperrii integrale a debitelor n vederea evitrii posibilelor prescripii.
- Evaluarea numrului de consilieri necesari pentru a acoperi sarcinile ce revin serviciului i informarea managementului
general.
- Elaborarea procedurilor scrise i formalizate.
- Stabilirea responsabilului cu actualizarea procedurii i monitorizarea aplicrii ei n practic de ctre ceilali consilieri.
X
X
X
X
X
X
31.03.2006
31.03.2006
31.06.2006
31.03.2006
termen intermediar
31.12.2006
termen final
I nstruciuni
1. Introducei recomandrile de audit dup cum sunt prezentate n Raportul de audit intern.
2.Verificai coloana corespunztoare: implementat, parial implementat, neimplementat
3. Introducei data planificat pentru implementare n Raportul de audit intern i data implementrii
Entitatea/structura auditat: Oficiul Juridic
Data i semntura conductorului
Auditor:
Data i semntura
96
Procedura P18: Supervizarea
LISTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR
Perioada auditat: 01.03.2004- 30.06.2005
ntocmit: Cristescu Gabriel
Nr.
crt.
Lucrarea
Propunereaefului
structurii deaudit/
supervizorului misiunii, ca
urmarearevizuirii
documentului
Rspunsul
auditorilor
Revizuirea
rspunsurilor
auditorilor dectre
eful structurii de
audit/supervizorului
misiunii deaudit intern
1. Declaraia de
independen
Nu exist incompatibilitate De acord
2. Programul de audit
intern
n programul de audit nu
apare obiectivul cu privire
la conducerea evidenelor
Programul de de
audit a fost refcut,
obiectivul privind
modul de conducere
al evidenelor fiind
cuprins n program
De acord
3. Constatarea privind
nestruina n
prezentarea unor
aspecte sau argumente
n faa instanei
Nu exist nici o dovad din
care s rezulte c s-a staruit
n susinerea acestor cauze
S-au ataat la dosar
copii de pe
ntmpinrile fcute De acord
.
.
.
n Constatarea privind
interpretarea greit
de instan a unor
litigii
Nu exist la dosar dovada
din care s rezulte c spea
era reglementat prin lege
n alt mod
S-au depus la dosar
toate copiile de pe
documentele care
sustineau cauza i
actele normative
care reglementau
aspectul respectiv
De acord
ConstantinI aco
97
Capitolul 3
AUDITUL PRIVIND ACHIZITIILE PUBLICE
n baza Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, a Normelor metodologice generale aprobate
prin O.M.F.P. nr. 38/2003 privind exercitarea activitii de audit public intern, a normelor proprii aprobate i
a Planului de audit intern pentru anul 2005, n perioada 01.01.20052005 - 31.12.2005 s-a efectuat misiunea
de audit intern Activitateadeachiziii publice.
Structurile de audit intern efectueaz misiuni pentru evaluarea sistemelor de management i control
intern ale entitii urmrind transparena i conformitatea cu cadrul legal i desfurarea activitii n condiii
de economicitate, eficien i eficacitate.
Principalele obiective ale misiunii de audit intern sunt:
- evaluarea managementului riscurilor aferente operaiilor i sistemelor privind respectarea principiilor,
cadrului general i procedural de derulare a acestora, respectarea legilor, reglementrilor i contractelor n
domeniu;
- evaluarea funcionalitii sistemelor de control intern n acord cu obiectivele misiunii, n vederea
identificrii disfuncionalitilor semnificative ale acestora.
Membrii echipei de audit intern n cadrul edinei de deschidere trebuie s se pun de acord cu entitatea
auditat i s analizeze domeniul auditabil i obiectivele stabilite.
Pe parcursul derulrii misiunii, echipa de auditori interni trebuie s neleag specificul entitii,
procesele i riscurile cu care se confrunt aceasta prin verificarea oricror documente de lucru, rapoartele
altor organe de control din anii precedeni i corespondena general legate de activitatea de audit intern.
n cadrul edinei de deschidere se stabilesc responsabilitile individuale, tehnicile i instrumentele
utilizate pentru efectuarea testrilor pe teren, coninutul i formatul rapoartelor ce trebuiesc elaborate i
difuzate, personalul de contact din structura auditat i accesul la sistemele informatice. Cu aceast ocazie, se
analizeaz mpreun cu managementul entitii, activitile structurate pe obiectivele prestabilite i modul de
abordare al lor pe parcursul derulrii misiunii de audit intern. n acelai timp, se determin criteriile de
apreciere a riscurilor asociate activitilor i gradul de realizare al obiectivelor.
Dup terminarea testrilor i verificrilor n etapa de intervenie la faa locului, auditorii interni
organizeaz o edin de nchidere a misiunii de audit intern, n care prezint constatrile, recomandrile i
principalele concluzii care vor fi cuprinse n proiectul raportului.
Ulterior, echipa de auditori interni va proceda la definitivarea proiectului de Raport de audit intern,
care conine constatrile, cauzele, consecinele, recomandrile i concluziile auditorilor interni, pe care le
nainteaz managementului de linie i n funcie de situaiile care pot interveni, organizeaz i o edin de
reconciliere pentru lmurirea eventualelor probleme care apar cu factori de management.
Misiunea de audit intern se finalizeaz cu un Raport de audit intern i cu o Sintez a Raportului de
audit intern, care vor fi avizate de eful compartimentului de audit intern i transmise managementului
general.
Desfurarea misiunii de audit intern presupune parcurgerea etapelor i procedurilor prevzute de
normele metodologice generale i specifice, n conformitate cu schema de derulare a misiunilor de audit
intern, prezentat n Normele generale.
3.1. Emiterea ordinului de serviciu
Ordinul de serviciu se ntocmete de ctre conductorul compartimentului de audit intern pe baza
Planului anual de audit intern, aprobat de conductorul entitii, avnd scopul de a repartiza sarcinile
auditorilor nominalizai pentru efectuarea misiunii i stabilirea supervizorului acesteia.
n cazul misiunilor de audit intern ad-hoc, Ordinul de serviciu va fi aprobat de conductorul entitii
publice.
Ordinul de serviciu reprezint mandatul de intervenie dat de ctre structura de audit intern
auditorului/echipei de auditori care va efectua misiunea de audit, definirea domeniului de intervenie i
informarea responsabililor implicai n misiunea de audit intern i cuprinde:
cadrul juridic;
domeniul auditului;
98
obiectivele misiunii de audit intern;
modalitile de intervenie la faa locului;
perioada efecturii misiunii de audit intern;
numele i prenumele auditorilor.
n sintez, procedura de elaborare a Ordinului de serviciu se prezint astfel:
Conductorul
compartimentului de audit
intern
- Repartizeaz sarcinile de serviciu pe fiecare auditor n parte;
- ntocmete Ordinul de serviciu pe baza planului anual de audit intern.
Personalul de secretariat - Aloc un numr Ordinului de serviciu;
- Asigur copii ale Ordinului de serviciu fiecrui membru al echipei de
audit.
Supervizorul - Avizeaz sau propune modificri la Ordinul de serviciu.
Auditorii - Iau la cunotin de Ordinul de serviciu i de sarcinile repartizate.
- ndosariaz ordinul de serviciu n Dosarul permanent, Seciunea A.
Modelul privind completarea Ordinului deserviciueste urmtorul:
Procedura P01: Iniierea auditului
ENTITATEA PUBLIC
Nr. 11/01.02.2006
ORDIN DE SERVICIU
n conformitate cu prevederile art. 8, litera c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu
modificrile i completrile ulterioare, Normelor Generale privind exercitarea activitii de audit public
intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003, cu modificrile i completrile ulterioare i cu Planul de audit public
intern pentru anul 2005, se va efectua o misiune de audit intern privind achiziiile publice la Direcia
Administrativ i Patrimoniu, Serviciul Achiziii Publice, n perioada 1 februarie -15 aprilie 2006.
Scopul misiunii de audit intern este de a se asigura c:
- n adoptarea oricrei decizii n procesul de achiziii publice s-au avut n vedere principiile general
acceptate n U E n acest domeniu;
- activitatea de achiziii este bine cunoscut i stpnit, din faza iniierii i lansrii pn la livrare i
decontrile finale;
- controlul intern este funcional;
- exista exhaustivitatea nregistrrilor;
- documentele sunt corect certificate i nregistrate ;
- cheltuielile efectuate corespund unui serviciu prestat;
- programul anual al achiziiilor publice corespunde necesitilor reale, justificate, bugetate i programate.
Obiectivele misiunii de audit public intern sunt:
1. Organizarea activitii de achiziii publice
2. Programul de achiziii publice
3. Pregtirea aplicrii procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie
public
4. Lansarea procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public
5. Derularea procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public
6. Pregtirea aplicrii procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie
public
7. Lansarea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public
8. Derularea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public
9. Administrarea contractului de achiziie public
10. Ci de atac
ConstantinI aco
99
Menionm c se va efectua un audit de conformitate privind activitatea de achiziii publice.
Perioada supus evalurii este: 01.01.2005-31.12.2005.
Echipa de audit intern este format din Comnescu Cristian (coordonator) i Popescu Maria. Supervizorul
misiunii este eful structurii de audit intern.
ef Serviciu Audit Intern,
Petrescu Aurel
ENTITATEA PUBLIC
Nr. 12/02.02.2006
ORDIN DE SERVICIU
n conformitate cu prevederile art. 8, litera c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu
modificrile i completrile ulterioare, Normelor Generale privind exercitarea activitii de audit public
intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003, cu modificrile i completrile ulterioare i cu Planul de audit public
intern pentru anul 2005, se va efectua o misiune de audit intern privind achiziiile publice la Direcia
Administrativ i Patrimoniu, Serviciul Achiziii Publice, n perioada 2 februarie -15 aprilie 2006.
Scopul misiunii de audit intern este de a se asigura c:
- n adoptarea oricrei decizii n procesul de achiziii publice s-au avut n vedere principiile general
acceptate n Uniunea Europeana n acest domeniu;
- activitatea de achiziii este bine cunoscut i stpnit, din faza iniierii i lansrii pn la livrare i
decontrile finale;
- controlul intern este funcional;
- Programul anual al achiziiilor publice corespunde necesitilor reale, justificate, bugetate i programate;
- exist exhaustivitatea nregistrrilor;
- documentele sunt corect certificate i nregistrate;
- cheltuielile efectuate corespund unui serviciu prestat.
Obiectivele misiunii de audit intern sunt:
- Organizarea activitii de achiziii publice
- Programul de achiziii publice
- Pregtirea aplicrii procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public
- Lansarea procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public
- Derularea procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public
- Pregtirea aplicrii procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public
- Lansarea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public
- Derularea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public
- Administrarea contractului de achiziie public
- Ci de atac
Menionm c se va efectua un audit de conformitate privind achiziiile publice de produse, executare
lucrri i prestare servicii.
Perioada supus evalurii este: 01.01.2005-31.12.2005.
Echipa de audit public intern este format din: Comnescu Cristian (coordonator) i Bcescu Ana.
Supervizorul misiunii este Petrescu Aurel.
Sef Serviciu Audit Intern,
Petrescu Aurel
100
3.2. Declararea independenei
Independena auditorilor interni nominalizai pentru realizarea unei misiuni trebuie declarat, motiv
pentru care, fiecare membru al echipei de audit intern va ntocmi Declaraia de independen.
n vederea desemnrii auditorilor pentru efectuarea misiunii de audit intern vor fi verificate
incompatibilitile personale ale acestora.
Conductorul compartimentului de audit intern va urmri s nu desemneze un auditor, acolo unde
exist incompatibiliti personale, dect dac aceasta devine imperios necesar i pentru care trebuie s
furnizeze o justificare rezonabil, ceea ce va contribui la demonstrarea obiectivitii pentru entitatea auditat.
Dac n timpul efecturii misiunii de audit intern apare o incompatibilitate, real sau presupus,
auditorii sunt obligai s informeze de urgen conductorul compartimentului de audit intern.
n sintez, procedura de elaborare a Declaraiei de independen se prezint astfel:
Auditorii - Completeaz Declaraia de independen.
Conductorul
intern
- Verific Declaraia de independen;
- Identific incompatibilitatea semnalat de ctre auditori i stabilete
modalitatea n care aceasta poate fi atenuat sau eliminat;
- Aprob declaraiile de independen.
Auditorii - ndosariaz Declaraia de independen n Dosarul permanent, Seciunea A;
- Informeaz de urgen conducerea dac, n timpul misiunii, apare o
incompatibilitate, real sau presupus.
Modelul privind completarea Declaraiei de independen este urmtorul:
Procedura - P02: Iniierea auditului
ENTITATEA PUBLIC
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice
Incompatibiliti
n legtur cu Serviciul Achiziii Publice Da Nu
limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni n
misiunea de audit intern, n orice fel?
X
influeneze n misiunea de audit intern?
X
Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea
entitii/structurii auditate?
X
Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii
auditate?
X
Suntei so, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii
auditate sau cu membrii organelor de conducere colectiv din unitile din
subordinea/coordonarea/sub autoritatea acesteia ?
X
redevene de la entitatea/Structura auditat?
X
Ai fost implicat n activitatea financiar-contabil la entitatea auditat sau la o unitate din
subordinea/n coordonarea/sub autoritatea acesteia ?
X
Avei vreun interes direct sau indirect la entitatea/structura auditat? X
ConstantinI aco
101
Dac n timpul misiunii de audit intern, apare orice incompatibilitate personal, extern sau
audit impariale, notificai de urgen conductorul structurii de audit intern?
X
Auditor intern
Comnescu Cristian
n continuare se completeaz de ctre conductorul structurii de audit intern
1. Incompatibiliti personale.
Nu exist.
2. Pot fi negociate/diminuate incompatibilitile?
Daca da, explicai cum anume
Nu este cazul.
Data ef Serviciu Audit Intern,
01.02.2006 Petrescu Aurel
ENTITATEA PUBLIC
Incompatibiliti
X
Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s
v influeneze n misiunea de audit intern?
X
Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n
activitatea entitii/structurii auditate?
X
Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii
auditate?
X
Suntei so, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul
entitii/structurii auditate sau cu membrii organelor de conducere colectiv din unitile
din subordinea/coordonarea/sub autoritatea acesteia ?
X
X
X
Dac n timpul misiunii de audit intern, apare orice incompatibilitate personal, extern sau
audit impariale, notificai de urgen conductorul structurii de audit intern?
X
Auditor intern
Popescu Maria
1. Incompatibiliti personale
102
D-ra Popescu Maria este rud cu noul conductor al structurii auditate. ncepnd cu 25 ianuarie 2006 a fost
numit n funcia de director la Direcia Administrativ i Patrimoniu domnul Popescu Laureniu, vrul d-rei
Popescu Maria.
2. Pot fi negociate/ diminuate incompatibilitile? Daca da, explicai cum anume.
Incompatibilitatea este real, nu se poate modifica. D-ra Popescu Maria este nlocuit cu d-na Bcescu Ana.
Data ef serviciu Audit Intern,
ENTITATEA PUBLIC
Incompatibiliti
X
Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea
s v influeneze n misiunea de audit intern?
X
Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n
activitatea entitii/structurii auditate?
X
Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale
entitii/structurii auditate?
X
Suntei so, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul
entitii/structurii auditate sau cu membrii organelor de conducere colectiv din unitile
din subordinea/coordonarea/sub autoritatea acesteia ?
X
X
X
Dac n timpul misiunii de audit intern, apare orice incompatibilitate personal, extern
sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face
rapoartele de audit impariale, notificai de urgen conductorul structurii de audit intern?
X
Auditor intern
Bcescu Ana
1. Incompatibiliti personale
Nu exist.
2. Pot fi negociate/diminuate incompatibilitile? Daca da, explicai cum anume
Nu este cazul.
Data ef Serviciu Audit Intern,
ConstantinI aco
103
3.3. Notificarea privind declanarea misiunii de audit intern
Compartimentul de audit intern notific entitatea auditat cu 15 zile calendaristice nainte de data
prevzut n Planul anual de audit intern pentru declanarea misiunii.
Misiunile de audit intern ad-hoc se desfoar conform normelor generale, ns termenul de notificare
poate fi diminuat, dar nu mai puin de 3 zile.
Scopul notificrii entitii auditate despre declanarea misiuni de audit intern are rolul de a asigura
desfurarea corespunztoare a acesteia.
Notificarea privind declanarea misiunii de audit intern trebuie s cuprind:
- aria/domeniul entitii auditate;
- informaii privind scopul misiunii de audit intern;
- principalele obiective stabilite n vederea auditrii;
- durata misiunii de audit intern;
- informarea cu privire la interveniile la faa locului care vor avea loc pe parcursul misiunii de audit intern
i al cror program va fi stabilit ulterior;
- cereri de informaii.
n sintez, procedura de elaborare a Notificrii privind declanarea misiunii de audit intern se prezint
astfel:
Auditorii - Pregtesc adresa de notificare ctre prile interesate n vederea
transmiterii acesteia cu 15 zile nainte de declanarea misiunii de
audit public intern;
Conductorul compartimen-tului de
audit intern
- Verific adresa de notificare;
- Semneaz adresa de notificare.
Personalul de secretariat - Aloc un numr adresei de notificare i o transmite
entitii/structurii auditate.
Auditorii - Includ domeniile de interes (dac se comunic) n programul de
audit;
- ndosariaz copia adresei de notificare n Dosarul permanent -
Seciunea A.
Modelul Notificrii privinddeclanareamisiunii deaudit interneste urmtorul:
Procedura P03: Iniierea Auditului
ENTITATEA PUBLIC
Nr. 15/02.02.2006
NOTIFICARE
asupra nceperii misiunii de audit intern
Ctre: Direcia Administrativ i Patrimoniu, Serviciul Achiziii Publice
De la: eful Serviciului Audit intern
Referitor la misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice
Stimate domn POPESCU Laureniu,
n conformitate cu prevederile art.11, lit.c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu
modificrile i completrile ulterioare, i cu Planul de audit intern pe anul 2005, urmeaz ca n perioada 2
februarie 15 aprilie 2006 s efectum o misiune de audit intern cu tema Activitatea de achiziii publice la
Direcia Administrativ i Patrimoniu, Serviciul Achiziii Publice.
Auditul intern va examina responsabilitile asumate de ctre Serviciul Achiziii Publice i va
determina dac acesta i-a ndeplinit obligaiile n mod eficient i efectiv.
Perioada supus evalurii este 01.01.2005-31.12.2005.
104
Ulterior, v vom contacta pentru a stabili de comun acord data edinei de deschidere, n cadrul creia
vor fi discutate diverse aspecte ale misiunii de audit intern. Printre acestea enumerm:
- prezentarea auditorilor;
- scopul i obiectivele misiunii de audit intern;
- calendarul preliminar al interveniilor la faa locului;
- persoanele de contact;
- alte aspecte organizatorice.
Pentru o mai buna nelegere a activitii dumneavoastr, v rugam s ne punei la dispoziie n termen
de 10 zile de la data primirii prezentei adrese urmtoarea documentaie necesar: legile i reglementrile ce
se aplic activitii dumneavoastr, organigramele, regulamentele de organizare i funcionare, fiele
posturilor existente, toate procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate n vederea desfurrii
activitii de achiziii publice i un exemplar al rapoartelor, notelor, dosarelor anterioare ce se refera la
aceast tem. Pentru documentele solicitate se va asigura conformitatea cu originalul sau se va certifica
realitatea documentelor transmise.
Detalii suplimentare putei obine la telefonul 1234567, persoan de contact este: Comnescu Cristian,
auditor intern, coordonatorul misiunii.
Cu stim,
Petrescu Aurel
ef Serviciu Audit Intern
3.4. Colectarea i prelucrarea informaiilor
n etapa Pregtirii misiunii de audit intern, colectarea i prelucrarea este, n fapt, faza de procurare a
informaiilor n vederea efecturii analizei de risc i pentru identificarea informaiilor necesare, fiabile,
pertinente i utile pentru a atinge obiectivele misiunii de audit intern.
Activitile realizate n aceast faz contribuie substanial la cunoaterea domeniului auditabil care l
ajut pe auditor s se familiarizeze cu entitatea auditat.
3.4.1. Colectarea informaiilor
n cadrul acestei proceduri, auditorii interni solicit i colecteaz informaii cu caracter general despre
structura auditat, informaii care trebuie s se refere la activitile ce vor fi examinate i includ:
- obiective, scopuri;
- planuri, practici, proceduri, legi, norme de reglementare;
- informaii organizaionale cu privire la: numrul i numele angajailor, fiele posturilor, schimbri recente
n cadrul entitii auditate inclusiv n cadrul sistemului;
- informaii financiare despre activitatea ce va fi examinat;
- rezultatele altor misiuni de audit intern sau rezultatele controalelor efectuate de organe de control din afara
entitii;
- dosare de coresponden.
Surse pentru colectarea informaiilor:
a) dosare permanente ale entitii auditate: organigrama, descrierea operaiilor, informaii despre personalul
de conducere i execuie, legi, norme de aplicare a legilor, rapoarte etc.;
b) dosarele ale misiunilor de audit anterioare: foi de lucru, rapoarte de audit, rspunsuri la observaiile i
recomandrile auditului, note de ntiinare, programe de audit, analiza riscurilor, matrice de control,
diagrame de circulaie etc.;
c) registre de coresponden: corespondena cu entiti externe;
d) interviuri cu managementul: interviurile sunt necesare pentru a furniza puncte de vedere cheie asupra
operaiilor auditate i a nelege ansamblul mediului de control;
Pentru nelegerea sistemului de procesare pot fi folosite metoda narativ i diagrame de circulaie
(piste de audit):
- metoda narativ presupune descrierea proceselor i procedurilor i furnizeaz inventarul i explicaiile
activitilor de control intern utilizate;
- diagramele de circulaie descriu proceduri ale unui proces n format grafic i faciliteaz nelegerea i
comunicarea de informaii. Acestea permit auditorului s identifice particularitile specifice domeniului,
astfel nct s poat evalua importana acestora n atingerea obiectivelor sistemului de control intern.
ConstantinI aco
105
Colectarea informaiilor const n:
- identificarea principalelor elemente ale contextului instituional i socio-economic n care entitatea auditat
i desfoar activitatea;
- cunoaterea organizrii entitii auditate, a tehnicilor sale de lucru i a diferitelor nivele de administrare
conform organigramei;
- identificarea punctelor cheie ale funcionrii entitii auditate i ale activitilor sale de control, pentru o
evaluare prealabil a punctelor tari i slabe;
- identificarea constatrilor semnificative i recomandrilor din rapoartele de audit precedente care ar putea
s afecteze stabilirea obiectivelor misiunii de audit public intern;
- identificarea surselor poteniale de informaii care ar putea fi folosite ca dovezi ale auditului i s considere
validitatea i credibilitatea acestor informaii;
- identificarea informaiilor probante necesare pentru atingerea obiectivelor controlului intern i selecionrii
tehnicilor de investigare adecvate.
3.4.2. Prelucrarea informaiilor
n aceast etap auditorii interni realizeaz Studiul preliminar pentru prelucrarea de informaii, fr o
verificare detaliat a activitilor ce urmeaz a fi auditate, ceea ce include:
- deplasri la locul de desfurare al auditului cu scopul de a obine o privire de ansamblu a operaiilor
auditabile;
- studiul documentelor obinute cu ocazia deplasrii lor pentru a se determina modul cum este organizat
auditatul i ct de bine funcioneaz procedurile;
- schiarea de note descriptive ale proceselor auditatului pe baza informaiilor obinute;
- analiza procedurilor analitice pentru o mai bun nelegere a operaiunilor, avertizarea despre potenialele
zone cu probleme specifice;
- ntocmirea de chestionare de control intern care conin ntrebri despre diferitele obiective i componente
ale controlului;
- testarea limitat a sistemului pentru a se obine o nelegere iniial, general a gradului de eficien n
operarea sistemelor i funcionarea controalelor interne.
Evaluarea preliminar a sistemului de control intern se realizeaz pe baza informaiilor rezultate din:
chestionare de control intern; diagrame de circulaie; descrieri narative; testrile limitate.
Prelucrarea informaiilor const n:
- analiza cadrului normativ ce reglementeaz activitatea entitii/structurii auditate;
- analiza entitii auditate i activitile sale (organigrama, regulament de organizare i funcionare, fie ale
posturilor, proceduri scrise);
- analiza factorilor susceptibili de a mpiedica buna desfurare a misiunii de audit public intern;
- identificarea i evaluarea riscurilor cu inciden semnificativ;
- analiza rezultatelor controalelor precedente;
- analiza informaiilor externe referitoare la entitatea auditat.
n sintez, procedura de Colectare a informaiilor se prezint astfel:
Auditorii - Identific legile i regulamentele aplicabile entitii auditate;
- Obin organigrama, Regulamentul de organizare i funcionare, fie ale
posturilor, proceduri scrise ale entitii auditate;
- Identific personalul responsabil;
- Identific circuitul documentelor;
- Obin exemplare ale rapoartelor de audit anterioare;
- Adun date statistice asupra performanei pentru a-i sprijini n faza de analiz a
riscului;
- Se familiarizeaz cu activitatea entitii auditate;
- ndosariaz documentele obinute n aceasta faz a misiunii de audit public
intern n Dosarul permanent, Seciunea C;
Supervizorul - Revede documentaia
106
Conductorul
compartimentului de
audit intern
- Organizeaz o edin pentru identificarea obiectivelor auditabile i a criteriilor
de analiza de risc. Reevalueaz stabilirea obiectivelor, a scopului auditului i a
metodologiei, dup caz.
Modelul privind documentul Colectareainformaiilor este urmtorul:
Procedura P04: Colectarea i prelucrarea informaiilor
ENTITATEA PUBLIC
ntocmit: Bcescu Ana Data:
Avizat: Petrescu Aurel Data:
Serviciul achiziii publice DA NU Observaii
Identificarea legilor si regulamentelor aplicabile structurii
auditate
X -
Obinerea organigramei X -
Obinerea Regulamentului de organizare i funcionare X -
Obinerea fiselor posturilor X -
Obinerea procedurilor scrise si formalizate - X Exist doar parial
Identificarea personalului responsabil X -
Obinerea Raportului de audit intern anterior - X Anterior nu au fost
realizate misiuni de audit
intern
Rapoarte elaborate de alte instituii X -
3.5. Analiza riscurilor
Riscul reprezint orice eveniment, aciune, situaie sau comportament cu impact nefavorabil asupra
capacitii entitii publice de a realiza obiectivele.
Identificarea i analiza riscurilor este o subetap major n etapa de pregtire a derulrii misiunilor de
audit intern i presupune:
- identificarea pericolelor/riscurilor din entitatea auditat;
- existena activitilor de control intern sau a procedurilor entitii auditate care previn riscurile;
- eliminarea sau minimizarea pericolelor/incertitudinilor/riscurilor;
- evaluarea structurii/evoluiei controlului intern al entitii auditate.
Principalele categorii de riscuri sunt:
a) Riscuri de organizare, cum ar fi: neformalizarea procedurilor, lipsa unor responsabiliti precise,
insuficienta organizare a resurselor umane, documentaia insuficient sau neactualizat;
b) Riscuri operaionale, cum ar fi: nenregistrarea n evidenele contabile, arhivare necorespunztoare a
documentelor justificative, lipsa unui control asupra operaiilor cu risc ridicat;
c) Riscuri financiare, cum ar fi: pli nesecurizate, nedetectarea operaiilor cu risc financiar;
d) Alte riscuri, spre exemplu cele generate de schimbrile legislative, structurale, manageriale etc.
Auditul intern trebuie s integreze n procesul de identificare i evaluare al riscurilor semnificative i pe
cele depistate cu ocazia altor misiuni.
Msurarea riscului este determinat de cele dou componente de baz ale acestuia i anume:
probabilitatea de apariie a riscurilor;
nivelul impactului, apreciat prin gravitatea consecinelor i durat.
ConstantinI aco
107
Msurarea riscurilor are la baz urmtoarele criterii/factori de risc:
a) aprecierea controlului intern care evalueaz funcionalitatea sistemului de control intern pe trei nivele:
CONTROL INTERN Dac
Corespunztor
(nivel 1)
- conducerea i personalul demonstreaz o atitudine constructiv, existnd
preocuparea de a anticipa i a nltura problemele;
- auditurile anterioare i studiile preliminare nu au descoperit nici un fel de
probleme;
- analiza arat ca sunt n funciune numeroase i eficiente tehnici de control
intern;
- procedurile sunt bine susinute de documente.
Insuficient
(nivel 2)
- conducerea i personalul demonstreaz o atitudine cooperant cu privire la
conformitate, pstrarea dosarelor i reviziilor externe;
- auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit anumite
probleme, dar conducerea a luat msuri de remediere i a rspuns
satisfctor la recomandrile auditului;
- analiza arat c sunt n funciune tehnici de control adecvate i suficiente.
Cu lipsuri grave
(nivel 3)
- conducerea i/sau personalul demonstreaz o atitudine necooperant i
nepstoare cu privire la conformitatea, la pstrarea dosarelor sau la
reviziile externe;
- auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit probleme
deosebite;
- analiza dezvluie c nu sunt n funciune tehnici de control adecvate i
suficiente;
- procedurile de control intern lipsesc sau sunt puin utilizate.
b) aprecierea cantitativ se realizeaz prin analiza efectelor riscului n cazul reducerii sale i exprim nivelul
impactului pe o scar valoric, pe trei nivele:
- impact sczut;
- impact moderat;
- impact ridicat.
c) aprecierea calitativ se realizeaz prin examinarea tuturor factorilor cu inciden asupra domeniilor
auditabile (resurse umane, complexitatea operaiilor, mijloace tehnice etc.) i se exprim prin probabilitatea
apariiei, respectiv vulnerabilitatea pe trei nivele:
VULNERABILITATE Dac
Mic
(nivel 1)
- resursele umane sunt suficiente;
- complexitatea operaiunilor este redus;
- mijloacele tehnice existente necesare desfurrii activitii sunt
suficiente;
Medie
(nivel 2)
- resursele umane nu sunt suficiente;
- ori complexitatea operaiunilor este ridicat;
- ori mijloacele tehnice existente necesare desfurrii activitii sunt
insuficiente.
Mare
(nivel 3)
- resursele umane nu sunt suficiente;
- complexitatea operaiunilor este ridicat;
- mijloacele tehnice existente necesare desfurrii activitii sunt
insuficiente.
P- 05. PROCEDURA ANALI ZA RI SCURI LOR
din cadrul etapei depregtirea misiunii deaudit intern presupuneparcurgerea unor pai pornind dela
obiectivelemisiunii stabiliteanticipat, dup cumurmeaz:
- identificarea obiectelor auditabile;
- identificarea riscurilor asociate operaiilor/obiectelor auditabile;
- stabilirea criteriilor/factorilor de apreciere a riscului i a ponderilor acestora;
108
- stabilirea nivelului riscului pentru fiecare criteriu de risc i determinarea punctajului total al criteriului
utilizat;
- clasarea riscurilor;
- ierarhizarea activitilor/operaiilor ce urmeaz a fi auditate;
- elaborarea Tematicii n detaliu a activitilor selectate.
I dentificareaobiectelor auditabile;
Obiectul auditabil, reprezint activitatea elementar a domeniului auditat ale crei caracteristici pot fi
definite teoretic i comparate cu realitatea practic.
Identificarea obiectelor auditabile se realizeaz astfel:
- detalierea fiecrei activiti n operaii succesive descriind procesul de la realizarea acestei activiti pn
la nregistrarea ei, circuitul auditului;
- definirea pentru fiecare operaie n parte a condiiilor pe care trebuie s le ndeplineasc, din punct de
vedere al controalelor specifice i al riscurilor aferente;
- determinarea modalitilor de funcionare a controalelor necesare atingerii obiectivului i pentru limitarea
riscurilor.
Not:
Precizm c aceast activitate are o importan covritoare asupra desfurrii misiunii de audit intern. Din
acest motiv trebuie realizat cu toat responsabilitatea pornind de la analiza Listei activitilor entitii auditate,
realizat nc din etapa de planificare a activitii de audit intern.
Pe baza evalurii de mai sus, auditorii interni ntocmesc Lista centralizatoare a obiectelor auditabile,
care reprezint primul pas, din procedura Analiza riscurilor prin definirea sub toate aspectele a
caracteristicilor specifice ale activitilor i riscurilor asociate i care vor constitui suportul analizei riscurilor.
Modelul privind completarea Listei centralizatoareaobiectelor auditabileeste urmtorul:
Procedura P05: Analiza riscurilor
ENTITATEA PUBLIC
LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE
ntocmit: Comnescu Cristian, Bcescu Ana Data:
A. OBIECTIVE GENERALE INIIALE
Nr.
crt.
Obiective Obiecteauditabile Obs.
1. Procedurile specifice care reglementeaz activitatea de
achiziii publice
2. Resursele umane ale Serv. Achiziii Publice
3. Dotarea cu tehnic de calcul a Serv. Achiziii Publice
I. Organizarea activitii de
achiziii publice
4. Baza de date cu furnizorii de produse/executanii de
lucrri/prestatorii de servicii i preurile practicate
5. Fundamentarea Programului de achiziii publice II. Programul de achiziii
publice
6. Alegerea procedurii de atribuire a contractelor de
achiziie public
ConstantinI aco
109
B. LICITAIE DESCHIS
Nr.
crt.
7. Anunul de intenie
8. Constituirea Documentaiei pentru elaborarea i
prezentarea ofertei (DEPO)
III. Pregtirea aplicrii
procedurii de licitaie
deschis pentru atribuirea
contractului de achiziie
public
9. Constituirea comisiilor de evaluare
IV. Lansarea procedurii de
licitaie deschis pentru
atribuirea contractului de
achiziie public
10. Anunul de participare
11. Completrile la Documentaia pentru elaborarea i
prezentarea ofertei (DEPO) i dreptul de a solicita
clarificri
12. Deschiderea i calificarea ofertelor
13. Examinarea i evaluarea ofertelor n vederea stabilirii
ofertei ctigtoare
14. ncheierea contractului de achiziie public
15. Anunul de atribuire
V. Derularea procedurii de
achiziie public
16. Dosarul achiziiei publice
C. CERERE DE OFERTE
Nr.
crt.
Obiective Obiecteauditabile
Obs.
17. Studiul pieei, crearea bazei proprii de date
18. Constituirea i transmiterea Documentaiei pentru
elaborarea si prezentarea ofertei (DEPO)
VI. Pregtirea aplicrii
procedurii de cerere de
oferte pentru atribuirea
public
20. Anunul/Invitaia de participare VII. Lansarea procedurii de
cerere de oferte pentru
achiziie public
21. Dreptul de a solicita clarificri la DEPO
23. Examinarea i evaluarea ofertelor n vederea stabilirii
ofertei ctigtoare
24. ncheierea contractului de achiziie public
VIII. Derularea procedurii de
achiziie public
D. OBIECTIVE GENERALE FINALE
Nr.
crt.
26. Calea de atac administrativ IX. Ci de atac
27. Calea de atac n justiie
28. Dosarul de urmrire a derulrii contractului ncheiat
29. Constatarea minusurilor sau plusurilor la recepie
X. Administrarea contractului
de achiziie public
30. Certificarea i verificarea facturilor
Not:
Lista centralizatoarea obiectelor auditabilereprezint primul document care se elaboreaz n cadrul procedurii
Analizariscurilor i cuprinde, pentru acest studiu de caz, 30 de obiecte auditabile, structurate pe 10 obiective.
I dentificarea riscurilor asociate operaiunilor/obiectelor auditabile reprezint al doilea pas al
Analizei riscurilor i const n ataarea riscurilor asociate fiecrui obiect auditabil, dup cum urmeaz:
Procedura - P05 : Analiza riscurilor
ENTITATEA PUBLIC
IDENTIFICAREA RISCURILOR
Nr.
crt.
Obiective Obiecteauditabile Riscuri semnificative Obs.
Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice sunt insuficiente
Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice nu ndeplinesc condiiile
de conformitate
Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice nu sunt actualizate funcie
de modificrile legislative
1. Procedurile specifice care
reglementeaz activitatea de
achiziii publice
Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice nu sunt cunoscute i nu
se aplic
Neadecvarea structurii profesionale a personalului cu necesitile compartimentului
Existena unui numr mare de posturi neocupate
2. Resursele umane ale Serviciului
Achiziii Publice
Insuficiena unor programe de pregtire profesional
Dotarea cu hard i soft insuficient 3. Dotarea cu tehnic de calcul a
Serviciului Achiziii Publice
Inexistena unui sistem informatic care s asiste activitatea de achiziii publice
Inexistena bazei de date cu furnizorii de produse/executanii de lucrri/prestatorii de servicii i preurile
practicate
I. Organizarea activitii de
achiziii publice
4. Baza de date cu furnizorii de
produse/executanii de lucrri/
prestatorii de servicii i preturile
practicate Neactualizarea sistematic a bazei de date cu furnizorii de produse/executani de lucrri/ prestatorii de
servicii i a preurilor practicate
Activitatea de achiziii nu se desfoar pe baza unui program anual
Corelarea insuficient ntre Programul de achiziii i politica de realizarea a obiectivelor entitii publice
Lipsa referatelor de necesitate privind achiziiile
II. Programul de achiziii
publice
5. Fundamentarea Programului de
achiziii publice
Depirea bugetului alocat
Nr.
crt.
Programul nu ndeplinete condiiile de conformitate
Programul nu este actualizat pe parcursul derulrii achiziiilor
Corespondenta produselor, serviciilor i lucrrilor cu sistemul de grupare i de codificare utilizat n
Clasificarea produselor i serviciilor asociate activitilor (CPSA) nu este cuprins n Programul de achiziii
Programul de achiziii nu a avut n vedere contracte posibil de atribuit unei ntreprinderi din categoria
ntreprinderilor mici i mijlocii (IMM)
Estimarea eronat a valorii contractelor de furnizare/lucrri/servicii
Procedura de atribuire a contractului de achiziie public este stabilit fr respectarea pragurile valorice
prevzute n ordonan
Alegerea procedurii de atribuire a
contractelor de achiziii publice
Divizarea achiziiei publice astfel nct s se obin plafoane pariale mai mici
B. LICITAIE DESCHIS
Nr.
crt.
Riscuri semnificative
Obs.
Anunul de intenie nu respect coninutul minim de informaii
Omiterea din anunul de intenie a contractelor cu o valoare estimat egal sau mai mare de 750.000 euro
Anunul de intenie cuprinde n comun achiziii de produse, lucrri i servicii
Anunul de intenie nu este publicat n termenul legal
DEPO nu ndeplinete condiiile de conformitate
DEPO cuprinde specificaii redactate n favoarea unui anumit agent economic
Constituirea
Documentaiei pentru elaborarea i
prezentarea ofertei (DEPO) DEPO restricioneaz posibilitatea depunerii ofertelor de ctre toi ofertanii
Decizia de numire a comisiei de evaluare nu ndeplinete condiiile de conformitate
Membrii comisiei de evaluare nu au pregtire profesional i experien relevant n domeniu
Incompatibilitate ntre membri comisiei de evaluare i ofertani (nu toate declaraiile de confidenialitate i
imparialitate au semntura membrilor comisiei de evaluare)
deschis pentru atribuirea
public
9. Constituirea comisiilor de
evaluare
Constituirea unei singure comisii de evaluare pentru atribuirea mai multor contracte de achiziii
Anunurile de participare nu respect condiiile de conformitate IV. Lansarea procedurii de
achiziie public
Anunurile de participare publicate n alte mijloace de informare conin informaii diferite de cele aprute
n M. Of. al Romniei
Autoritatea contractant nu transmite n termen DEPO ctre toi ofertanii care au naintat o solicitare n
acest sens
Oferirea de informaii n avans unui agent economic
achiziie public
11. Completrile la Documentaia
pentru elaborarea i prezentarea
ofertei (DEPO) i dreptul de a
solicita clarificri
Termenele de rspuns la solicitrile de clarificri nu sunt respectate
Nr.
crt.
Riscuri semnificative
Obs.
Clarificrile i completrile la DEPO nu sunt transmise tuturor ofertanilor care au primit documentaia
iniial
Procesul-verbal de deschidere a ofertelor nu respect cerinele de conformitate
Oferta depus nu corespunde cerinelor prevzute n DEPO
Oferta depus nu este autorizat (scrisoarea de naintare i mputernicire)
Acceptarea ofertei nedepuse la termen
Oferta nu este nsoit de dovada constituirii garaniei pentru participare
Restricionarea numrului ofertelor depuse
Modificarea/retragerea ofertei n perioada de valabilitate
Acceptarea ofertei neeligibile/nenregistrate/fr capacitate tehnic i economico-financiar
12. Deschiderea i calificarea
ofertelor
Procedura nu se repet n cazul n care numrul ofertelor depuse este mai mic de dou
Examinarea ofertelor nu se realizeaz la sediul autoritii contractante
Evaluarea ofertelor nu se realizeaz n concordan cu termenii prevzui n caietul de sarcini
Stabilirea eronat a clasamentului ofertelor
Raportul de evaluare a ofertei i propunerea de atribuire a contractului nu ndeplinete condiiile de
conformitate
13. Examinarea i evaluarea
ofertelor n vederea stabilirii
ofertei ctigtoare
Rezultatul evalurii nu se comunic participanilor
ncheierea contractului de achiziie nu respect condiiile de conformitate
Contractul nu se ncheie cu ofertantul a crei ofert a fost declarat ctigtoare
Existena diferenelor ntre termenii prevzui n caietul de sarcini i termenii cuprini n contractul de
achiziie ncheiat
Garaniile de participare nu se returneaz la termen
14. ncheierea contractului de
achiziie public
Garania de buna execuie este sub nivelul impus sau nu este constituit
15. Anunul de atribuire Anunul de atribuire nu respect condiiile de conformitate
Dosarul achiziiei publice nu respect condiiile de conformitate
Distrugerea dosarului achiziiei publice naintea limitei minime a termenului legal
Pstrarea dosarelor n locaii i/sau condiii necorespunztoare
C. CERERE DE OFERTE
Nr.
crt. Obiective Obiecteauditabile Riscuri semnificative. Obs.
17. Studiul pieei, crearea bazei
proprii de date
Sistem de informare insuficient, care nu permite consultarea ofertelor reprezentative
DEPO nu respect condiiile de conformitate 18. Constituirea i transmiterea
Documentaiei pentru elaborarea
i prezentarea ofertei (DEPO)
DEPO cuprinde specificaii redactate n favoarea unui anumit agent economic
Decizia de numire a comisiei de evaluare nu ndeplinete condiiile de conformitate
Membrii comisiei de evaluare nu au pregtire profesional i experien relevant n domeniu
Incompatibilitate ntre membri comisiei de evaluare i ofertani (nu sunt semnate toate declaraiile de
confidenialitate i imparialitate)
public
19.Constituirea comisiilor de
evaluare
Constituirea unei singure comisii de evaluare pentru atribuirea mai multor contracte de achiziii
Anunul/Invitaia de participare nu respect condiiile de conformitate
Invitaia de participare se transmite ntmpltor, fr o selectare prealabil a pieei
20. Anunul/Invitaia de
participare
Transmiterea unei singure invitaii de participare
Termenele de rspuns la solicitrile de clarificri nu sunt respectate
VII. Lansarea procedurii de
achiziie public
21. Dreptul de a solicita clarificri
la DEPO Clarificrile i completrile la DEPO nu sunt transmise tuturor ofertanilor care au primit documentaia
iniial
Procesul-verbal de deschidere a ofertelor nu respect cerinele de conformitate
Oferta depus nu corespunde cerinelor prevzute n DEPO
Ofertele nu respect termenul de depunere
Acceptarea ofertelor care nu-i dovedesc calificarea, daca este cazul
Oferta depus nu este nsoit de dovada constituirii garaniei pentru participare, dac este cazul
ofertelor
Modificarea/retragerea ofertei n perioada de valabilitate
Evaluarea ofertelor nu se realizeaz n concordan cu termenii prevzui n caietul de sarcini
Stabilirea eronat a clasamentului ofertelor
Raportul de evaluare a ofertei i propunerea de atribuire a contractului nu ndeplinete condiiile de
conformitate
ofertei ctigtoare
Rezultatul evalurii nu se comunic participanilor
ncheierea contractului de achiziie nu respect condiiile de conformitate
Contractul nu se ncheie cu ofertantul a crei ofert a fost declarat ctigtoare
Existena diferenelor ntre termenii prevzui n caietul de sarcini i termenii cuprini n contractul de
achiziie ncheiat
Garaniile de participare nu se returneaz la termen
achiziie public
ncheierea contractului de
achiziie public
Garania de bun execuie este sub nivelul impus sau nu este constituit
Nr.
crt. Obiective Obiecteauditabile Riscuri semnificative. Obs.
Dosarul achiziiei publice nu respect condiiile de conformitate
Distrugerea dosarului achiziiei publice naintea limitei minime a termenului legal
25.Dosarul achiziiei publice
Pstrarea dosarelor n locaii i/sau condiii necorespunztoare
Nr.
crt.
Acceptarea contestaiilor care nu ndeplinesc condiiile de conformitate
Analiza contestaiei nu se realizeaz n conformitate cu termenii din caietul de sarcini
Rezoluia autoritii contractante nu s-a comunicat n termen
Rezoluia autoritii contractante nu s-a comunicat tuturor participanilor nc implicai
26. Calea de atac administrativ
Contestatorul nu-i notific poziia fa de rezoluia i msurile corective decise
IX. Ci de atac
27. Calea de atac n justiie Fundamentarea insuficient a reprezentrii n instan a cauzei
28. Dosarul de urmrire a
derulrii contractului ncheiat
Dosarul de urmrire a derulrii contractului de achiziie publice nu ndeplinete condiiile de conformitate
Acceptarea nejustificat de devieri de la cantitatea, calitatea sau termenele stabilite 29. Constatarea minusurilor sau
plusurilor la recepie Acceptarea la plat a unor activiti nefinalizate
de achiziie public
30. Certificarea i verificarea
facturilor
Neconcordan ntre coninutul facturilor (pre, cantitate) i termenii contractului
Not:
I dentificarea riscurilor este al doilea document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i presupune asocierea riscurilor semnificative la operaiile stabilite n Lista
centralizatoareaobiectelor auditabile. De regul, se asociaz unul sau mai multe riscuri teoretice, determinate de auditorii interni din documentele colectate sau din riscurile practice reieite
din propria experien. n situaia n care la operaiile auditabile se ataeaz mai multe riscuri, analiza acestora se va putea realiza pentru fiecare risc n parte sau pe total obiect auditabil.
n acest studiu de caz, au fost identificate 30 de obiecte auditabile, crora le-au fost asociate 102 riscuri.
ConstantinI aco
115
Elaborarea Chestionarului de control intern - CCI
n practic, n aceast faz a procedurii Analiza riscurilor, se elaboreaz i Chestionarul de control
intern prin intervievarea managementului general i a managementului de linie, dar i pe baza observrii
fizice i a analizei documentelor colectate n procedura PO4 Colectarea informaiilor.
Chestionarul de control intern reprezint documentul de baz pentru aprecierea nivelului riscurilor, pe
factori de risc, n faza urmtoare, mpreun cu documentele colectate pn n acest moment, din care
auditorul intern, prin ntrebrile formulate i rspunsurile primite, se asigur de existena i funcionalitatea
controalelor interne.
Auditorii interni vor elabora chestionarul de control intern prin formularea de ntrebri referitoare la
exercitarea controalelor i funcionalitatea factorilor de management, la care cei auditai vor rspunde prin
DA sau NU, conform modelului.
ENTITATEA PUBLIC
CHESTIONAR DE CONTROL INTERN
Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice
Activitatea de audit DA NU Obs.
1. Procedurile specifice care reglementeaz activitatea de achiziii publice
a) exist un sistem de proceduri specifice care s reglementeze activitatea
de achiziii publice?
X Cadrul legal
b) procedurile specifice existente sunt scrise i formalizate? X Testul nr. 1
c) procedurile specifice existente sunt cunoscute i aplicate de personalul
compartimentului ?
X Parial
d) atribuiile cuprinse n procedurile specifice se regsesc n fiele
posturilor?
X
e) dac da, furnizai-ne un exemplar din proceduri. X
f) avei stabilit responsabil cu elaborarea i actualizarea
procedurilor specifice?
X
g) daca da, persoana responsabil are pregtirea i experiena necesar? X
h) v rugam s ne furnizai numele persoanei i fia postului.
2. Resursele umane ale Serviciului Achiziii Publice
a) exist o politic privind recrutarea personalului? X
b) avei toate posturile ocupate? X 10% neocupate
c) daca nu, care sunt cauzele? Blocarea posturilor
d) avei un plan n ceea ce privete pregtirea profesional a personalului? X
e) exist un sistem de fundamentare a planului X
f) dac da, v rugam s ne prezentai planul i fundamentarea acestuia
g) avei o persoan responsabil cu realizarea i actualizarea planului de
pregtire profesional
X
h) daca da, v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia postului. X
3. Dotarea cu tehnica de calcul a Serviciului Achiziii Publice
a) dispunei de dotare hard i soft suficient i corespunztoare activitii
pe care o desfurai?
X
b) programele informatice utilizate au licen i sunt actualizate ? X
116
4. Baza de date cu furnizorii de produse/executanii de
lucrri/prestatorii de servicii i preturile practicate
a) dispunei de o baz de date n ceea ce privete furnizorii de
produse/executanii de lucrri/prestatorii de servicii i preurile practicate,
foarte util desfurrii activitii dumneavoastr?
X
b) avei personal responsabil de specialitate pentru ntreinerea i
actualizarea sistematic a bazei de date?
X
c) daca da, v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia postului.
d) exist un sistem pentru prevenirea i detectarea accesrilor i
modificrilor neautorizate n sistem ?
X
e) utilizai programe antivirus? X
5. Fundamentarea Programului de achiziii publice
a) exist un sistem procedural complet pentru realizarea obiectivului ? X Cadrul legal
b) daca da:
- exista procedura specific scris, formalizat, actualizat i se aplic;
- exista procedur specific scris, formalizat, actualizat, este
cunoscut, dar nu se aplic;
- exist procedur specific scris, formalizat, actualizat, dar nu este
cunoscut;
- exist o procedur specific cunoscut, dar neformalizat?
- nu exist ntocmit procedur specific.
Cadrul legal
c) dac exist, va rog s ne furnizai aceast procedur.
d) activitatea de achiziii publice se desfoar pe baz de plan? X
e) dac da, exist o fundamentare detaliat a acestuia? X
f) dac da, v rugam s ne furnizai un exemplar.
g) exist persoana responsabil cu fundamentarea i elaborarea
Programului?
X
h) dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia postului.
i) exist persoan responsabil cu actualizarea Programului? X
j) v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia postului.
Programul ndeplinete condiiile de conformitate X
k) Programul are toate avizele i aprobrile persoanelor autorizate? X
6. Alegerea procedurii de achiziie public
a) avei procedur specific scris i formalizat pentru estimarea valorii
contractelor de achiziie?
X Cadrul legal
b) avei persoan responsabil pentru aceast activitate? X
c) dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia postului.
a) exist un sistem bine definit pentru desfurarea activitilor privind
realizarea obiectivului?
X Cadrul legal
b) avei procedur specific scris i formalizat pentru publicarea
anunurilor de intenie?
X
c) dac da, v rog s ne-o furnizai.
d) exist persoan responsabil cu publicarea anunurilor de intenie? X
e) dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia postului.
f) este respectat principiul dublei semnturi? X
8. Constituirea Documentaiei pentru elaborarea i prezentarea ofertei (DEPO)
a) exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului? X Cadrul legal
b) avei procedur specific scris i formalizat pentru elaborarea
DEPO ?
X Cadrul legal
c) daca da, v rog s ne-o furnizai.
d) sunt stabilite persoane responsabile cu elaborarea DEPO? X
e) DEPO este ntocmit de personal din cadrul Serviciul Achiziii publice? X
ConstantinI aco
117
f) dac da, acesta beneficiaz de pregtire profesional continu? X
g) dac da, v rugam s ne furnizai programele de pregtire aprobate. X
h) DEPO este ntocmit de consultani angajai dinafar ? X
i) n cazul cererii de ofert exist responsabilizarea transmiterii DEPO
ctre toi solicitanii ?
X
j) dac da, v rugm s ne furnizai numele i fiele posturilor persoanelor
responsabile.
a) exist lista activitilor privind constituirea comisiilor de evaluare? X Cadrul legal
b) avei procedura specific scris i formalizat privind emiterea i
comunicarea deciziilor de numire?
X Cadrul legal
d) exist stabilit persoana responsabil cu emiterea i comunicarea
deciziilor de numire?
X
e) v rugm s ne furnizai numele i fia postului acesteia. X
f) sunt numii n comisiile de evaluare i persoane dinafara entitii? X Foarte rar funcie de
natura achiziiei
g) membrii comisiilor de evaluare sunt remunerai ? X Numai cei adui
dinafara entitii
b) avei procedura specific scris i formalizat pentru publicarea
anunurilor de participare?
X Cadrul legal
c) dac da, v rog sa ne-o furnizai.
d) exist persoan responsabil cu publicarea anunurilor de participare? X
11. Completrile la Documentaiei pentru elaborarea i prezentarea ofertei (DEPO) i dreptul de a
solicita clarificri
a) exist un sistem procedural de lucru pentru eventualele completri i
rspunsuri la solicitrile de clarificare privind DEPO?
X Cadrul legal
b) daca da, v rog s ni-l furnizai.
c) exist persoan responsabil cu efectuarea completrilor a DEPO? X Persoana care a
elaborat DEPO
iniial
d) daca da, v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia postului.
e) este stabilit responsabil privind clarificrile la DEPO i transmiterea
acestora ctre solicitani?
X Persoana care a
elaborat DEPO
iniial
f) v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i pregtirea
profesional necesare postului.
g) persoana responsabil are experiena i pregtirea necesare? X
h) v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia postului. Fiecare salariat al
serv. particip la
elaborarea de
documentaii
i) este respectat principiul dublei semnturi ? X
b) avei procedur specific scris i formalizat pentru deschiderea i
calificarea ofertelor?
X Cadrul legal
d) persoanele responsabile au experiena i pregtirea necesare? X
e) este asigurat compatibilitatea acestor persoane cu activitatea X
118
desfurat?
f) este asigurat fidelitatea i completitudinea coninutului proceselor
verbale ncheiate la deschiderea ofertelor?
X
13. Examinarea i evaluarea ofertelor n vederea stabilirii ofertei ctigtoare
b) avei procedur specific scris i formalizat pentru parcurgerea
pailor privind examinarea i evaluarea ofertelor i stabilirea ofertei
ctigtoare?
X Cadrul legal
c) persoanele responsabile au experiena i pregtirea necesare? X
d) exist sigurana corectitudinii calculelor n ceea ce privete stabilirea
ofertei ctigtoare?
X
e) este respectat principiul celor patru ochi? X
f) este asigurat legalitatea rapoartelor ncheiate n urma examinrii
ofertelor i stabilirii ofertei ctigtoare?
X
14. Anunul de atribuire
b) avei procedur specific scris i formalizat pentru publicarea
anunurilor de atribuire?
X Cadrul legal
d) exist persoana responsabil cu publicarea anunului de atribuire? X
15. Studiul pieei, crearea bazei proprii de date
a) exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului? X
b) avei procedur specific scris i formalizat privind studiul pieei? X
d) sunt stabilite persoane responsabile cu studiul pieei i stabilirea
ofertelor reprezentative?
X
e) v rugm s ne furnizai numele i fiele posturilor acestora.
f) exist creat o baz de date proprie, care s pun la dispoziie cea mai
larg ofert?
X
g) dac da, ea este permanent actualizat?
h) exist persoan responsabil cu crearea i actualizarea bazei de date ? X
i) dac da, v rugm s ne furnizai numele i fia postului acesteia.
j) exist un sistem pentru prevenirea i detectarea accesrilor si
modificrilor neautorizate ?
X
k) utilizai programe antivirus ? X
16. Anunul/Invitaia de participare
b) avei procedur specific scris i formalizat privind emiterea i
comunicarea invitaiilor de participare cu ofert?
X Cadrul legal
d) sunt stabilite persoane responsabile cu redactarea i comunicarea
invitaiilor de participare cu oferta?
X
e) v rugm s ne furnizai numele i fia postului acesteia.
17. ncheierea contractelor de achiziii publice
b) avei procedura specific scris i formalizat pentru ncheierea
contractelor de achiziii publice?
X Cadrul legal
d) este stabilit responsabil pentru ncheierea contractelor de achiziie
public?
e) v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i pregtirea
ConstantinI aco
119
profesional necesare postului.
f) persoana responsabil are experiena i pregtirea necesare?
g) dac da, v rugam s ne furnizai numele persoanei i fia postului.
h) este utilizat principiul celor patru ochi ?
a) avei procedur de lucru scris i formalizat pentru ntocmirea
dosarelor fiecrei achiziii publice?
X Cadrul legal
b) dac da, v rog s ne-o furnizai.
c) exist persoan responsabil cu ntocmirea dosarelor fiecrei achiziii
publice?
X Unul dintre salariaii
serv. care particip
la desfurarea
licitaiei
d) dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia postului.
e) spaiul destinat depozitrii dosarelor achiziiilor publice corespunde
cerinelor?
X
19. Administrarea contractelor de achiziii publice
a) dup ncheierea contractelor de achiziie public mai este urmrit
administrarea acestora?
X
b) dac da, exist persoana responsabil cu aceast activitate? X n principiu eful
echipei, care a
contribuit la
desfurarea
procedurii de
atribuire a
contractului de
achiziie
c) exist lista activitilor pentru realizarea recepiei bunurilor/
serviciilor/lucrrilor care fac obiectul contractelor de achiziii publice
ncheiate?
X Cadrul legal
d) avei proceduri specifice scrise i formalizate pentru numirea comisiei
i realizarea recepiei bunurilor/serviciilor/ lucrrilor care fac obiectul
contractelor de achiziii publice ncheiate?
X Cadrul legal
e) dac da, v rog s ni le furnizai.
Not :
Prin ntrebrile formulate i rspunsurile primite ne asigurm de existena i funcionalitatea controalelor interne.
Stabilireacriteriilor/factorilor deapreciereariscului i aponderilor acestora, reprezint al treilea pas
al Analizei riscurilor.
Normele generale recomand utilizarea urmtoarelor criterii/factori: aprecierea controlului intern,
aprecierea cantitativ i aprecierea calitativ, ns n practic pot fi utilizate i ali factori de risc, dar suma
ponderilor acestora trebuie s fie 100.
Procedura - P05: Analiza riscurilor
ENTITATEA PUBLIC
STABILIREA FACTORILOR DE RISC, A PONDERILOR I APRECIEREA NIVELURILOR
RISCURILOR
120
Nivelul de apreciere al riscului (N
i
)
Factori de risc
(F
i
)
Ponderea
factorilor de risc
(P
i
)
N
1
N
2
N
3
Aprecierea
controlului
intern F1
P1 55%
Exist proceduri
i se aplic
Exist proceduri, sunt
cunoscute, dar nu se
aplic
Nu exist proceduri
Aprecierea
cantitativ
F2
P2 25%
Impact financiar
sczut
Impact financiar mediu
Impact financiar
ridicat
Aprecierea
calitativ
F3
P3 20%
Vulnerabilitate
mic
Vulnerabilitate medie Vulnerabilitate mare
Not:
Prin acest document se stabilesc, n funcie de importana i greutatea factorilor de risc, ponderile i nivelurile de
apreciere ale riscurilor.
Cei trei factori de risc sunt stabilii prin normele generale i sunt acoperitori pentru entitate, ns dac dorim s
evideniem i ali factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunztoare, trebuie s se aib n vedere ca suma
ponderilor factorilor de risc s fie de asemenea 100.
Stabilirea nivelului riscului pentru fiecare criteriu i determinarea punctajului total al criteriului
utilizat, reprezint al patrulea pas al Procedurii - Analizei riscurilor.
Punctajul total al riscului se realizeaz prin nmulirea, pe fiecare risc identificat, a nivelului i
ponderilor factorilor de risc i nsumarea acestora pe baza formulei de calcul prezentate n normele
generale, i anume:
P
t
= P
i
x N
i
,
unde:
P
t
punctaj total;
P
i
ponderea riscurilor pentru fiecare factor;
N
i
nivelul de apreciere a riscului pentru fiecare factor utilizat
Pe baza informaiilor anterioare, aceast faz se concretizeaz n elaborarea documentului Stabilirea
nivelului deapreciereal riscului pefactori derisci determinareapunctajului total al riscului, prezentat n
continuare.
Modelul privind Stabilirea nivelului riscului i determinarea punctajului total este urmtorul:
ENTITATEA PUBLIC
STABILIREA NIVELULUI RISCULUI I PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI
Criterii deanaliz ariscurilor
Apreciereacontrolului
internF1
Aprecierea
cantitativ F2
Aprecierea
calitativ F3
Nr.
crt.
P155% Ni P225% Ni P320% Ni
Punctaj total
Procedurile specifice elaborate pentru
reglementarea activitii de achiziii
publice sunt insuficiente
0,55 3 0,25 1 0,20 1 2,10
publice nu ndeplinesc condiiile de
conformitate
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
publice nu sunt actualizate funcie de
modificrile legislative
0,55 3 0,25 1 0,20 1 2,10
1. Procedurile specifice
care reglementeaz
activitatea de achiziii
publice
publice nu sunt cunoscute i nu se aplic
0,55 3 0,25 1 0,20 2 2,30
Neadecvarea structurii profesionale a
personalului cu necesitile
compartimentului
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
Existena unui numr mare de posturi
neocupate
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
I. Organizarea activitii
de achiziii publice
2. Resursele umane ale
Serv. Achiziii
Publice
Insuficiena unor programe de pregtire
profesional
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
Dotarea de hard i soft insuficient 0,55 1 0,25 1 0,20 2 1,20 3. Dotarea cu tehnic de
calcul a Serv. Achiziii
Publice
Inexistena unui sistem informatic care s
asiste activitatea de achiziii publice
0,55 1 0,25 2 0,20 1 1,25
Inexistena bazei de date cu furnizorii de
produse/executanii de lucrri/prestatorii
de servicii i preurile practicate
0,55 2 0,25 2 0,20 2 2,00 4. Baza de date cu
furnizorii de
produse/executanii de
lucrri/prestatorii de
servicii i preurile
practicate
Neactualizarea sistematic a bazei de date
cu furnizorii de produse/ executanii de
lucrri/ prestatorii de servicii i a preturilor
practicate
0,55 2 0,25 2 0,20 2 2,00
Activitatea de achiziii nu se desfoar pe
baza unui program anual
0,55 3 0,25 2 0,20 2 2,55
Corelarea insuficient ntre Programul de
achiziii i politica de realizarea a
obiectivelor entitii publice
0,55 3 0,25 2 0,20 1 2,35
Lipsa referatelor de necesitate privind
achiziiile
0,55 3 0,25 3 0,20 2 2,80
Depirea bugetului alocat 0,55 3 0,25 3 0,20 3 3,00
Programul nu ndeplinete condiiile de
conformitate
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
Programul nu este actualizat pe parcursul
derulrii achiziiilor
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
Corespondena produselor, serviciilor i
lucrrilor cu sistemul de grupare i de
codificare utilizat n Clasificarea
produselor i serviciilor asociate
activitilor (CPSA) nu este cuprins n
Programul de achiziii
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
5. Fundamentarea
Programului de
achiziii publice
Programul de achiziii nu a avut n vedere
contracte posibil de atribuit unei
ntreprinderi din categoria ntreprinderilor
mici i mijlocii (IMM)
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
Estimarea eronat a valorii contractelor de
produse/lucrri/servicii
0,55 3 0,25 2 0,20 2 2,55
Procedura de atribuire a contractului de
achiziie public este stabilit fr
respectarea pragurilor valorice prevzute
n ordonan
0,55 3 0,25 1 0,20 1 2,10
publice
Alegerea procedurii de
atribuire a contractelor de
achiziii publice
Divizarea achiziiei publice astfel nct s
se obin plafoane pariale mai mici
0,55 3 0,25 3 0,20 2 2,80
B. LICITAIE DESCHIS
internF1
Aprecierea
cantitativ F2
Aprecierea
calitativ F3
Nr.
crt.
P155% Ni P225% Ni P320% Ni
Punctaj total
Anunul de intenie nu respect coninutul
minim de informaii
0,55 2 0,25 1 0,20 2 1,75
Omiterea din anunul de intenie a
contractelor cu o valoare estimat egala
sau mai mare de 750.000 euro
0,55 2 0,25 2 0,20 1 1,80
Anunul de intenie cuprinde n comun
achiziii de produse, lucrri i servicii
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
Anunul de intenie nu este publicat n
termenul legal
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
DEPO nu ndeplinete condiiile de
conformitate
0,55 2 0,25 1 0,20 2 1,75
DEPO cuprinde specificaii redactate n
favoarea unui anumit agent economic
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
8. Constituirea
Documentaiei pentru
elaborarea i prezentarea
ofertei (DEPO)
DEPO restricioneaz posibilitatea
depunerii ofertelor de ctre toi ofertanii
0,55 2 0,25 1 0,20 1 155
Decizia de numire a comisiei de evaluare
nu ndeplinete condiiile de conformitate
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
Membrii comisiei de evaluare nu au
pregtire profesional i experien
relevant n domeniu
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
Incompatibilitate ntre membri comisiei de
evaluare i ofertani (nu toate declaraiile
de confidenialitate i imparialitate au
semntura membrilor comisiei de
evaluare)
0,55 3 0,25 2 0,20 2 2,55
deschis pentru
atribuirea
contractului de
achiziie public
9. Constituirea comisiilor
de evaluare
Constituirea unei singure comisii de
evaluare pentru atribuirea mai multor
contracte de achiziii
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
Anunurile de participare nu respect
condiiile de conformitate
0,55 2 0,25 2 0,20 1 1,80 IV. Lansarea procedurii
de licitaie deschis
pentru atribuirea
contractului de
achiziie public
10. Anunul de
participare
Anunurile de participare publicate n alte
mijloace de informare conin informaii
diferite de cele aprute n M. Of. al
Romniei
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
Autoritatea contractant nu transmite n
termen DEPO ctre toi ofertanii care au
naintat o solicitare n acest sens
0,55 3 0,25 2 0,20 2 2,55
Oferirea de informaii n avans unui agent
economic
0,55 3 0,25 3 0,20 2 2,55
Termenele de rspuns la solicitrile de
clarificri nu sunt respectate
0,55 2 0,25 2 0,20 1 1,80
11. Completrile la
Documentaia
pentru elaborarea i
prezentarea ofertei
(DEPO) i dreptul de a
solicita clarificri
Clarificrile i completrile la DEPO nu
sunt transmise tuturor ofertanilor care au
primit documentaia iniial
0,55 3 0,25 1 0,20 2 2,10
Procesul-verbal de deschidere a ofertelor
nu respect cerinele de conformitate
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
Oferta depus nu corespunde cerinelor
prevzute n DEPO
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
Oferta depus nu este autorizat
(scrisoarea de naintare i mputernicirea)
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
Acceptarea ofertei nedepuse la termen 0,55 1 0,25 2 0,20 1 1,25
Oferta nu este nsoit de dovada
constituirii garaniei pentru participare
0,55 2 0,25 2 0,20 2 2,00
Restricionarea numrului ofertelor depuse 0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
Modificarea/retragerea ofertei n perioada
de valabilitate
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
Acceptarea ofertei
neeligibile/nenregistrate/fr capacitate
tehnic i economico-financiar
0,55 1 0,25 3 0,20 1 1,50
12. Deschiderea i
calificarea ofertelor
Procedura nu se repet n cazul n care
numrul ofertelor depuse este mai mic de
dou
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
Examinarea ofertelor nu se realizeaz la
sediul autoritii contractante
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
Evaluarea ofertelor nu se realizeaz n
concordan cu termenii prevzui n
caietul de sarcini
0,55 2 0,25 2 0,20 1 1,80
Stabilirea eronat a clasamentului ofertelor 0,55 2 0,25 1 0,20 2 1,75
Raportul de evaluare a ofertei i
propunerea de atribuire a contractului nu
ndeplinete condiiile de conformitate
0,55 1 0,25 1 0,20 2 1,20
V. Derularea procedurii
de licitaie deschis
pentru atribuirea
contractului de
achiziie public
13. Examinarea i
evaluarea ofertelor n
vederea stabilirii ofertei
ctigtoare
Rezultatul evalurii nu se comunic
participanilor
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
ncheierea contractului de achiziie nu
respect condiiile de conformitate
0,55 3 0,25 2 0,20 2 2,55
Contractul nu se ncheie cu ofertantul a
crei ofert a fost declarat ctigtoare
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
Existena diferenelor ntre termenii
prevzui n caietul de sarcini i termenii
cuprini n contractul de achiziie ncheiat
0,55 2 0,25 2 0,20 1 1,80
Garaniile de participare nu se returneaz
la termen
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
14. ncheierea
public
Garania de bun execuie este sub nivelul
impus sau nu este constituit
0,55 2 0,25 2 0,20 1 1,80
15. Anunul de atribuire Anunul de atribuire nu respect condiiile
de conformitate
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
Dosarul achiziiei publice nu respect
0,55 3 0,25 1 0,20 2 2,05
Distrugerea dosarului achiziiei publice
naintea limitei minime a termenului legal
0,55 2 0,25 2 0,20 1 1,80
16. Dosarul achiziiei
publice
Pstrarea dosarelor n locaii i/sau condiii
necorespunztoare
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
C. CERERE DE OFERT
internF1
Aprecierea
cantitativ F2
Aprecierea
calitativ F3
Nr.
crt.
Obiective Obiecteauditabile Riscuri semnificative.
P155% Ni P225% Ni P320% Ni
Punctaj total
17. Studiul pieei, crearea
bazei proprii de date
Sistem de informare insuficient, care
nu permite consultarea ofertelor
reprezentative
0,55 2 0,25 1 0,20 2 1,75
DEPO nu respect condiiile de
conformitate
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55 18. Constituirea i
transmiterea
Documentaiei pentru
ofertei (DEPO)
DEPO cuprinde specificaii
redactate n favoarea unui anumit
agent economic
0,55 3 0,25 1 0,20 2 2,05
Decizia de numire a comisiei de
evaluare nu ndeplinete condiiile
de conformitate
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
public
19. Constituirea
comisiilor de evaluare
Membrii comisiei de evaluare nu au
pregtire profesional i experien
relevant n domeniu
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
Incompatibilitate ntre membri
comisiei de evaluare i ofertani (nu
toate declaraiile de confidenialitate
i imparialitate au semntura
membrilor comisiei de evaluare)
0,55 1 0,25 1 0,20 3 1,40
Constituirea unei singure comisii de
evaluare pentru atribuirea mai
multor contracte de achiziii
0,55 1 0,25 1 0,20 2 1,20
Anunul/Invitaia de participare nu
0,55 2 0,25 1 0,20 2 1,75
Invitaia de participare se transmite
ntmpltor, fr o selectare
prealabil a pieei
0,55 2 0,25 2 0,20 2 2,00
20. Anunul/ Invitaia de
participare
Transmiterea unei singure invitaii
de participare
0,55 2 0,25 3 0,20 3 2,45
Termenele de rspuns la solicitrile
de clarificri nu sunt respectate
0,55 2 0,25 2 0,20 1 1,80
VII. Lansarea procedurii de
achiziie public
21. Dreptul de a solicita
clarificri la DEPO
Clarificrile i completrile la DEPO
nu sunt transmise tuturor ofertanilor
care au primit documentaia iniial
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
Procesul-verbal de deschidere a
ofertelor nu respect cerinele de
conformitate
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
Oferta depus nu corespunde
cerinelor prevzute n DEPO
0,55 1 0,25 2 0,20 1 1,25
Ofertele nu respect termenul de
depunere
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
Acceptarea ofertelor care nu-i
dovedesc calificarea, dac este cazul
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
Oferta depus nu este nsoit de
dovada constituirii garaniei pentru
participare, dac este cazul
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
22. Deschiderea i
Modificarea/retragerea ofertei n
perioada de valabilitate
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
Evaluarea ofertelor nu se realizeaz
n concordan cu termenii prevzui
n caietul de sarcini
0,55 2 0,25 2 0,20 1 1,80
Stabilirea eronat a clasamentului
ofertelor
0,55 2 0,25 2 0,20 2 2,00
achiziie public
23. Examinarea i
evaluarea ofertelor n
vederea stabilirii ofertei
ctigtoare
Raportul de evaluare a ofertei i
propunerea de atribuire a
contractului nu ndeplinete
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
Rezultatul evalurii nu se comunic
participanilor
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
ncheierea contractului de achiziie
nu respect condiiile de
conformitate
0,55 3 0,25 2 0,20 2 2,55
Contractul nu se ncheie cu
ofertantul a crei ofert a fost
declarat ctigtoare
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
Existena diferenelor ntre termenii
prevzui n caietul de sarcini i
termenii cuprini n contractul de
achiziie ncheiat
0,55 2 0,25 2 0,20 1 1,80
Garaniile de participare nu se
returneaz la termen
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
ncheierea
public
Garania de buna execuie este sub
nivelul impus sau nu este constituit
0,55 2 0,25 2 0,20 1 1,80
Dosarul achiziiei publice nu
0,55 1 0,25 1 0,20 2 1,20
Distrugerea dosarului achiziiei
publice naintea limitei minime a
termenului legal
0,55 2 0,25 2 0,20 1 1,80
publice
Pstrarea dosarelor n locaii si/sau
condiii necorespunztoare
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
internF1
Aprecierea
cantitativ F2
Aprecierea
calitativ F3
Nr.
crt.
P155% Ni P225% Ni P320% Ni
Punctaj total
Acceptarea contestaiilor care nu
ndeplinesc condiiile de
conformitate
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
Analiza contestaiei nu se realizeaz
n conformitate cu termenii din
caietul de sarcini
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
Rezoluia autoritii contractante nu
s-a comunicat n termen
0,55 1 0,25 1 0,20 2 1,20
IX. Ci de atac 26. Calea de atac
administrativ
Rezoluia autoritii contractante nu
s-a comunicat tuturor participanilor
nc implicai
0,55 1 0,25 1 0,20 2 1,20
Contestatorul nu-i notific poziia
fa de rezoluia i msurile
corective decise
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
27. Calea de atac n
justiie
Fundamentarea insuficient a
reprezentrii n instan a cauzei
0,55 1 0,25 1 0,20 2 1,20
derulrii contractului
ncheiat
Dosarul de urmrire a derulrii
contractului de achiziie publice nu
ndeplinete condiiile de
conformitate
0,55 3 0,25 2 0,20 2 2,55
Acceptarea nejustificat de devieri
de la cantitatea, calitatea sau
termenele stabilite
0,55 3 0,25 2 0,20 1 2,35 29. Constatarea
minusurilor sau
plusurilor la recepie
Acceptarea la plat a unor activiti
nefinalizate
0,55 2 0,25 2 0,20 1 1,80
de achiziie public
30. Certificarea i
verificarea facturilor
Neconcordanta ntre coninutul
facturilor (pre, cantitate) i termenii
contractului
0,55 2 0,25 2 0,20 1 1,80
Not:
Stabilirea nivelului riscului i apunctajului total al riscului este documentul din procedura de Analiz a riscurilor n care auditorii evalueaz riscurile i determin punctajul total pe
baza documentelor n posesia crora au intrat pn n acest moment, dar i pe baza expertizei personale n domeniu. Totui, Chestionarul decontrol intern CCI, prezentat anterior, este
documentul, cel mai important pe care auditorul intern l are n vedere pentru aprecierea nivelului riscurilor n aceast faz.
Auditorii interni au mprit riscurile n urmtoarele trei categorii :
- riscuri mici 1,00 1,20 ;
- riscuri medii 1,25 2,00 ;
- riscuri mari 2,05 3,00.
Elaborarea acestui document are un oarecare grad de subiectivitate i din aceste motive auditorii interni aduc mbuntiri acestei lucrri pe toata durata misiunii de audit n funcie de
informaiile privind activitile auditate i a riscurilor ataate acestora, pe care le constat.
E. Clasareariscurilor pebazapunctajelor totaleobinuten: riscmare, riscmediui riscmic, este al cincilea pas al procedurii Analiza riscurilor.
mprirea riscurilor n cele trei categorii se realizeaz innd cont de importana riscurilor i de resursele de audit de care dispunem, respectiv numrul de auditori interni
i numrul de ore efectuate pentru desfurarea misiunii.
n studiul de fa riscurile au fost mprite astfel:
Riscuri mici 1,00 - 1,20
Riscuri medii 1,25 - 2,00
Riscuri mari 2,05 - 3,00
Aceasta faz se finalizeaz prin elaborarea documentului Clasarea operaiilor n funcie de analiza riscului, prezentat n continuare.
ENTITATEA PUBLIC
CLASAREA RISCURILOR PE BAZA PUNCTAJELOR TOTALE
Nr.
crt.
Domeniu Obiecteauditabile Riscuri semnificative Punctaj total
Clasare
risc
Obs.
Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice
sunt insuficiente
2,10 Mare
nu ndeplinesc condiiile de conformitate
1,55 Mediu
nu sunt actualizate funcie de modificrile legislative
2,10 Mare
achiziii publice
nu sunt cunoscute i nu se aplic
2,30 Mare
Neadecvarea structurii profesionale a personalului cu necesitile
compartimentului
1,55 Mediu
Existena unui numr mare de posturi neocupate 1,55 Mediu
2. Resursele umane ale
Serv. Achiziii Publice
Insuficiena unor programe de pregtire profesional 1,55 Mediu
Dotarea de hard i soft insuficient 1,20 Mic Nu 3. Dotarea cu tehnic de
calcul a Serv. Achiziii
Publice
Inexistena unui sistem informatic care s asiste activitatea de achiziii publice 1,25 Mediu
Inexistena bazei de date cu furnizorii de produse/executanii de lucrri/prestatorii
de servicii i preurile practicate
2,00 Mediu
de achiziii publice
4. Baza de date cu furnizorii
de produse/executanii de
lucrri/ prestatorii de servicii
i preturile practicate Neactualizarea sistematic a bazei de date cu furnizorii de produse/executanii de
lucrri/prestatorii de servicii i a preurilor practicate
2,00 Mediu
Nr.
crt.
Domeniu Obiecteauditabile Riscuri semnificative Punctaj total
Clasare
risc
Obs.
Activitatea de achiziii nu se desfoar pe baza unui program anual 2,55 Mare
Corelarea insuficient ntre Programul de achiziii i politica de realizarea a
obiectivelor entitii publice
2,35 Mare
Lipsa referatelor de necesitate privind achiziiile 2,80 Mare
Depirea bugetului alocat 3,00 Mare
Programul nu ndeplinete condiiile de conformitate 1,55 Mediu
Programul nu este actualizat pe parcursul derulrii achiziiilor 1,55 Mediu
Corespondena produselor, serviciilor i lucrrilor cu sistemul de grupare i de
codificare utilizat n Clasificarea produselor i serviciilor asociate activitilor
(CPSA) nu este cuprins n Programul de achiziii
1,55 Mediu
5. Fundamentarea
Programului de achiziii
publice
Programul de achiziii nu a avut n vedere contracte posibil de atribuit unei
ntreprinderi din categoria ntreprinderilor mici i mijlocii (IMM)
1,00 Mic Nu
Estimarea eronat a valorii contractelor de furnizare/lucrri/servicii 2,55 Mare
Procedura de atribuire a contractului de achiziie public este stabilit fr
respectarea pragurile valorice prevzute n ordonan
2,10 Mare
publice
6. Alegerea procedurii de
achiziii publice
Divizarea achiziiei publice astfel nct s se obin plafoane pariale mai mici 2,80 Mare
B. LICITAIE DESCHIS
Nr.
crt.
Obiective Obiecteauditabile Riscuri semnificative Punctaj total
Clasare
risc Obs.
Anunul de intenie nu respect coninutul minim de informaii 1,75 Mediu
Omiterea din anunul de intenie a contractelor cu o valoare estimat egal sau mai
mare de 750.000 euro
1,80 Mediu
Anunul de intenie cuprinde n comun achiziii de produse, lucrri i servicii 1,55 Mediu
Anunul de intenie nu este publicat n termenul legal 1,55 Mediu
DEPO nu ndeplinete condiiile de conformitate 1,75 Mediu
DEPO cuprinde specificaii redactate n favoarea unui anumit agent economic 1,55 Mediu
8. Constituirea
Documentaiei
pentru elaborarea i
DEPO restricioneaz posibilitatea depunerii ofertelor de ctre toi ofertanii 155 Mediu
Decizia de numire a comisiei de evaluare nu ndeplinete condiiile de
conformitate
1,55 Mediu
Membrii comisiei de evaluare nu au pregtire profesional i experien relevan
n domeniu
1,55 Mediu
deschis pentru
achiziie public
evaluare
Incompatibilitate ntre membri comisiei de evaluare i ofertani (nu toate
declaraiile de confidenialitate i imparialitate au semntura membrilor comisiei
de evaluare)
2,55 Mare
Nr.
crt.
Clasare
risc Obs.
Constituirea unei singure comisii de evaluare pentru atribuirea mai multor
1,55 Mediu
Anunul de participare nu respect condiiile de conformitate 1,80 Mediu IV. Lansarea procedurii de
achiziie public
Anunurile de participare publicate n alte mijloace de informare conin informaii
diferite de cele aprute n M. Of. al Romniei
1,55 Mediu
Autoritatea contractant nu transmite n termen DEPO ctre toi ofertanii care au
naintat o solicitare n acest sens
2,55 Mare
Oferirea de informaii n avans unui agent economic 2,55 Mare
Termenele de rspuns la solicitrile de clarificri nu sunt respectate 1,80 Mediu
11. Completrile la
Documentaia pentru
ofertei (DEPO) i dreptul de
a solicita clarificri
Clarificrile i completrile la DEPO nu sunt transmise tuturor ofertanilor care au
primit documentaia iniial
2,10 Mare
Procesul-verbal de deschidere a ofertelor nu respect cerinele de conformitate 1,55 Mediu
Oferta depus nu corespunde cerinelor prevzute n DEPO 1,55 Mediu
Oferta depus nu este autorizat (scrisoarea de naintare i mputernicirea) 1,00 Mic Nu
Acceptarea ofertei nedepuse la termen 1,25 Mediu
Oferta nu este nsoit de dovada constituirii garaniei pentru participare 2,00 Mediu
Restricionarea numrului ofertelor depuse 1,55 Mediu
Modificarea/retragerea ofertei n perioada de valabilitate 1,00 Mic Nu
Acceptarea ofertei neeligibile/nenregistrate/fr capacitate tehnica i economico-
financiar
1,50 Mediu
12. Deschiderea i
Procedura nu se repet n cazul n care numrul ofertelor depuse este mai mic de
dou
1,55 Mediu
Examinarea ofertelor nu se realizeaz la sediul autoritii contractante 1,00 Mic Nu
Evaluarea ofertelor nu se realizeaz n concordan cu termenii prevzui n caietul
de sarcini
1,80 Mediu
Stabilirea eronat a clasamentului ofertelor 1,75 Mediu
Raportul de evaluare a ofertei i propunerea de atribuire a contractului nu
1,20 Mic Nu
ofertei ctigtoare
Rezultatul evalurii nu se comunic participanilor 1,00 Mic Nu
ncheierea contractului de achiziie nu respect condiiile de conformitate 2,55 Mare
Contractul nu se ncheie cu ofertantul a crei oferta a fost declarat ctigtoare 1,00 Mic Nu
Existena diferenelor ntre termenii prevzui n caietul de sarcini i termenii
1,80 Mediu
Garaniile de participare nu se returneaz la termen 1,00 Mic Nu
14. ncheierea contractului
de achiziie public
Garania de bun execuie este sub nivelul impus sau nu este constituit 1,80 Mediu
achiziie public
15. Anunul de atribuire Anunul de atribuire nu respect condiiile de conformitate 1,00 Mic Nu
Nr.
crt.
Clasare
risc Obs.
Dosarul achiziiei publice nu respect condiiile de conformitate 2,05 Mare
Distrugerea dosarului achiziiei publice naintea limitei minime a termenului legal 1,80 Mediu
publice
Pstrarea dosarelor n locaii i/sau condiii necorespunztoare 1,00 Mic Nu
C. CERERE DE OFERT
Nr.
crt.
Obiective Obiecteauditabile Riscuri semnificative. Punctaj total
Clasare
risc
Obs.
proprii de date
Sistem de informare insuficient, care nu permite consultarea ofertelor
reprezentative
1,75 Mediu
DEPO nu este ntocmit conform prevederilor legale 1,55 Mediu 18. Constituirea i transmiterea
i prezentarea ofertei (DEPO) DEPO are specificaii redactate n favoarea unui anumit agent economic 2,05 Mare
Decizia de numire a comisiei de evaluare nu ndeplinete condiiile de
conformitate
1,55 Mediu
Membrii comisiei de evaluare nu au pregtire profesional i experien relevan
n domeniu
1,00 Mic Nu
Incompatibilitate ntre membri comisiei de evaluare i ofertani (nu toate
declaraiile de confidenialitate i imparialitate au semntura membrilor comisiei
de evaluare)
1,40 Mediu
procedurii de cerere
de oferte pentru
atribuirea
contractului de
achiziie public
evaluare
Constituirea unei singure comisii de evaluare pentru atribuirea mai multor
1,20 Mic Nu
Anunul/Invitaia de participare nu respect condiiile de conformitate 1,75 Mediu
Invitaia de participare se transmite ntmpltor, fr o selectare prealabil a pieei 2,00 Mediu
20. Anunul/Invitaia de
participare
Transmiterea unei singure invitaii de participare 2,45 Mare
Termenele de rspuns la solicitrile de clarificri nu sunt respectate 1,80 Mediu
VII. Lansarea procedurii
de cerere de oferte
pentru atribuirea
contractului de
achiziie public
clarificri la DEPO
Clarificrile i completrile la DEPO nu sunt transmise tuturor ofertanilor care
au primit documentaia iniial
1,55 Mediu
Procesul-verbal de deschidere a ofertelor nu respect cerinele de conformitate 1,55 Mediu
Oferta depus nu corespunde cerinelor prevzute n DEPO 1,25 Mediu
Ofertele nu respect termenul de depunere 1,00 Mic Nu
Acceptarea ofertelor care nu-i dovedesc calificarea, dac este cazul 1,55 Mediu
Oferta depus nu este nsoit de dovada constituirii garaniei pentru participare,
dac este cazul
1,00 Mic Nu
VIII. Derularea procedurii
de atribuire a
contractului de
achiziie public
ofertelor
Modificarea/retragerea ofertei n perioada de valabilitate 1,00 Mic Nu
Nr.
crt.
Obiective Obiecteauditabile Riscuri semnificative. Punctaj total
Clasare
risc
Obs.
Evaluarea ofertelor nu se realizeaz n concordan cu termenii prevzui n
caietul de sarcini
1,80 Mediu
Stabilirea eronat a clasamentului ofertelor 2,00 Mediu
Raportul de evaluare a ofertei i propunerea de atribuire a contractului nu
1,55 Mediu
ofertei ctigtoare
Rezultatul evalurii nu se comunic participanilor 1,00 Mic Nu
ncheierea contractului de achiziie nu respect condiiile de conformitate 2,55 Mare
Contractul nu se ncheie cu ofertantul a crei ofert a fost declarata ctigtoare 1,00 Mic Nu
Existena diferenelor ntre termenii prevzui n caietul de sarcini i termenii
1,80 Mediu
Garaniile de participare nu se returneaz la termen 1,00 Mic Nu
achiziie public
Garania de bun execuie este sub nivelul impus sau nu este constituit 1,80 Mediu
Dosarul achiziiei publice nu respect condiiile de conformitate 1,20 Mic Nu
Distrugerea dosarului achiziiei publice naintea limitei minime a termenului legal 1,80 Mediu
Pstrarea dosarelor n locaii i/sau condiii necorespunztoare 1,00 Mic Nu
Nr.
crt.
Punctaj
total
Clasare
risc
Obs.
Acceptarea contestaiilor care nu ndeplinesc condiiile de conformitate 1,00 Mic Nu
Analiza contestaiei nu se realizeaz n conformitate cu termenii din caietul de
sarcini
1,00 Mic Nu
Rezoluia autoritii contractante nu s-a comunicat n termen 1,20 Mic Nu
Rezoluia autoritii contractante nu s-a comunicat tuturor participanilor nc
implicai
1,20 Mic Nu
26. Calea de atac
administrativ
Contestatorul nu-i notifica poziia fa de rezoluia i msurile corective
decise
1,00 Mic Nu
IX. Ci de atac
27. Calea de atac n justiie Fundamentarea insuficient a reprezentrii n instan a cauzei 1,20 Mic Nu
Dosarul de urmrire a derulrii contractului de achiziie publice nu
2,55 Mare
Acceptarea nejustificat de devieri de la cantitatea, calitatea sau termenele
stabilite
2,35 Mare 29. Constatarea minusurilor
sau plusurilor la recepie
Acceptarea la plat a unor activiti nefinalizate 1,80 Mediu
X. Administrarea
contractului de
achiziie public
facturilor
Neconcordan ntre coninutul facturilor i termenii contractului 1,80 Mediu
Not:
Pe baza punctajelor totale obinute anterior, riscul se poate clasa pe baza unei scri de valori predeterminate n: risc mic, risc mediu, risc mare.
Obiectele auditabile clasate ca fiind cu riscuri mici, nu vor intra n etapa de ierarhizare, respectiv nu vor fi cuprinse n documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe. Riscurile prezint
un nivel sczut, iar importana lor este redus pentru moment.
Obiectele auditabile clasate ca fiind cu riscuri semnificative (mari i medii), vor intra n auditare i vor fi preluate pentru ierarhizare n documentul Tabelul punctetari i puncteslabe.
F. I erarhizareaoperaiunilor ce urmeaz a fi auditate, este al aselea pas al Analizei riscurilor i se concretizeaz n elaborarea Tabelului puncte tari i puncte slabe unde se
prezint sintetic rezultatul evalurii fiecrei operaiuni analizate i ierarhizarea riscurilor n scopul orientrii activitii de audit intern n vederea stabilirii tematicii n detaliu.
Un punct tare sau un punct slab trebuie s fie exprimat n funcie de un obiectiv de control intern sau de o caracteristica urmrit, pentru a asigura buna funcionare a
structurii auditate.
Modelul elaborrii Tabelului puncte tari i puncte slabe este urmtorul:
ENTITATEA PUBLIC
IERARHIZAREA RISCURILOR
TABELUL PUNCTE TARI I PUNCTE SLABE
Nr.
crt.
Domeniu Obiecteauditabile Riscuri semnificative
Punct
T/S
Consecina
funcionrii/
nefuncionrii
controlului intern
Graddencredere
al auditorului n
controlul intern
Obs.
Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitii
de achiziii publice sunt insuficiente
S Sczut I. Organizarea
activitii de achiziii
publice
achiziii publice Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitii
de achiziii publice nu ndeplinesc condiiile de conformitate
S Sczut
de achiziii publice nu sunt actualizate funcie de modificrile
legislative
S Sczut
de achiziii publice nu sunt cunoscute i nu se aplic
S Sczut
Neadecvarea structurii profesionale a personalului cu
necesitile compartimentului
T Problemele legate de
neadecvare ale
personalului vor fi
rezolvate prin
programe de
pregtire
profesional
Mediu
Existena unui numr mare de posturi neocupate S Sczut
2. Resursele umane ale Serv.
Achiziii Publice
Insuficiena unor programe de pregtire profesional S Sczut
3. Dotarea cu tehnic de calcul
a Serv. Achiziii Publice
Inexistena unui sistem informatic care s asiste activitatea de
achiziii publice
T Aplicaia informatic
este n faza de testare
Ridicat
Inexistena bazei de date cu furnizorii de produse/executanii de
lucrri/ prestatorii de servicii i preurile practicate
T Baza de date este
constituit, dar
neactualizat
Mediu 4. Baza de date cu furnizorii
de produse/ executanii de
lucrri/ prestatorii de servicii i
preurile practicate
Neactualizarea sistematic a bazei de date cu furnizorii de
produse/ executanii de lucrri/prestatorii de servicii i a
preurilor practicate
S Mediu
Activitatea de achiziii nu se desfoar pe baza unui program
anual
S Sczut
Corelarea insuficient ntre Programul de achiziii i politica de
realizarea a obiectivelor entitii publice
T Sistemul de control
intern este coerent i
suficient
Ridicat
Lipsa referatelor de necesitate privind achiziiile S Sczut
Depirea bugetului alocat S Sczut
Programul nu ndeplinete condiiile de conformitate S Mediu
Programul nu este actualizat pe parcursul derulrii achiziiilor S Sczut
II. Programul de
achiziii publice
5. Fundamentarea Programului
de achiziii publice
Corespondena produselor, serviciilor i lucrrilor cu sistemul
de grupare i de codificare utilizat n Clasificarea produselor i
serviciilor asociate activitilor (CPSA) nu este cuprins n
Programul de achiziii
T Sistemul de control
intern este eficient
Ridicat
Estimarea eronat a valorii contractelor de
furnizare/lucrri/servicii
S Sczut
Procedura de atribuire a contractului de achiziie public este
stabilit fr respectarea pragurilor valorice prevzute n
ordonan
S Mediu
6. Alegerea procedurii de
achiziii publice
Divizarea achiziiei publice astfel nct s se obin plafoane
pariale mai mici
S Sczut
B. LICITAIE DESCHIS
Nr.
crt.
Punct
T/S
Consecina Graddencredere Obs.
Anunul de intenie nu respect coninutul minim de informaii S
Omiterea din anunul de intenie a contractelor cu o valoare
estimat egal sau mai mare de 750.000 euro
S
Anunul de intenie cuprinde n comun achiziii de produse,
lucrri i servicii
S
Anunul de intenie nu este publicat n termenul legal S
DEPO nu ndeplinete condiiile de conformitate S Mediu
DEPO cuprinde specificaii redactate n favoarea unui anumit
agent economic
S Sczut
8. Constituirea Documentaiei
pentru elaborarea i
DEPO restricioneaz posibilitatea depunerii ofertelor de ctre
toi ofertanii
S Sczut
Decizia de numire a comisiei de evaluare nu ndeplinete
S Sczut
Membrii comisiei de evaluare nu au pregtire profesional i
experien relevant n domeniu
S Mediu
Incompatibilitate ntre membri comisiei de evaluare i
ofertani (nu toate declaraiile de confidenialitate i
imparialitate au semntura membrilor comisiei de evaluare)
S Sczut
deschis pentru
atribuirea contractului
de achiziie public
evaluare
Constituirea unei singure comisii de evaluare pentru atribuirea
mai multor contracte de achiziii
S Sczut
Anunul de participare nu respect condiiile de conformitate S Sczut IV. Lansarea procedurii
de licitaie deschis
pentru atribuirea
contractului de
achiziie public
Anunurile de participare publicate n alte mijloace de
informare conin informaii diferite de cele aprute n M. Of.
al Romniei
S Sczut
Autoritatea contractant nu transmite n termen DEPO ctre
toi ofertanii care au naintat o solicitare n acest sens
S Sczut
Oferirea de informaii n avans unui agent economic S Sczut
de licitaie deschis
pentru atribuirea
contractului de
achiziie public
11. Completrile la
Documentaia pentru
ofertei (DEPO) i dreptul de a
solicita clarificri
Termenele de rspuns la solicitrile de clarificri nu sunt
respectate
S Sczut
Nr.
crt.
Punct
T/S
Procesul-verbal de deschidere a ofertelor nu respect cerinele
de conformitate
S Mediu
Oferta depus nu corespunde cerinelor prevzute n DEPO S Sczut
Acceptarea ofertei nedepuse la termen S Sczut
Oferta nu este nsoit de dovada constituirii garaniei pentru
participare
S Sczut
Restricionarea numrului ofertelor depuse S Mediu
Acceptarea ofertei neeligibile/nenregistrate/fr capacitate
tehnic i economico-financiar
S Mediu
ofertelor
Procedura nu se repet n cazul n care numrul ofertelor
depuse este mai mic de dou
S Sczut
Evaluarea ofertelor nu se realizeaz n concordan cu termenii
prevzui n caietul de sarcini
S Sczut 13. Examinarea i evaluarea
ofertei ctigtoare
Stabilirea eronat a clasamentului ofertelor T Exist o procedur
scris, dar
neformalizat, care se
respect
Ridicat
ncheierea contractului de achiziie nu respect condiiile de
conformitate
S Sczut
Existena diferenelor ntre termenii prevzui n caietul de
sarcini i termenii cuprini n contractul de achiziie ncheiat
S Sczut
achiziie public
Garania de buna execuie este sub nivelul impus sau nu este
constituit
S Mediu
Dosarul achiziiei publice nu respect condiiile de
conformitate
S Mediu 16. Dosarul achiziiei publice
Distrugerea dosarului achiziiei publice naintea limitei
minime a termenului legal
T Procedura scris
cuprinde i arhivarea
dosarelor de achiziii
publice
Ridicat
C. CERERE DE OFERTE
Nr.
crt.
Punct
T/S
proprii de date
Sistem de informare insuficient, care nu permite consultarea
ofertelor reprezentative
S Sczut
Nr.
crt.
Punct
T/S
DEPO nu respect condiiile de conformitate T Exist un sistem de
control intern eficient
Ridicat 18. Constituirea i transmiterea
i prezentarea ofertei (DEPO) DEPO cuprinde specificaii redactate n favoarea unui
anumit agent economic
S Sczut
Decizia de numire a comisiei de evaluare nu ndeplinete
T Exist un sistem de
control intern eficient
Ridicat
de oferte pentru
atribuirea
contractului de
achiziie public
evaluare
Incompatibilitate ntre membri comisiei de evaluare i
ofertani (nu toate declaraiile de confidenialitate i
imparialitate au semntura membrilor comisiei de
evaluare)
control intern care
funcioneaz
Mediu
Anunul/Invitaia de participare nu respect condiiile de
conformitate
S Sczut
Invitaia de participare se transmite ntmpltor, fr o
selectare prealabil a pieei
S Sczut
20.Anuntul/ Invitaia de
participare
Transmiterea unei singure invitaii de participare S Sczut
Termenele de rspuns la solicitrile de clarificri nu sunt
respectate
S Sczut
VII. Lansarea procedurii
de cerere de oferte
pentru atribuirea
contractului de
achiziie public
clarificri la DEPO
Clarificrile i completrile la DEPO nu sunt transmise
tuturor ofertanilor care au primit documentaia iniial
S Mediu
Procesul-verbal de deschidere a ofertelor nu respect
cerinele de conformitate
S Mediu
Oferta depus nu corespunde cerinelor prevzute n DEPO S Sczut
Acceptarea ofertelor care nu-si dovedesc calificarea, daca
este cazul
control intern care
funcioneaz
Ridicat
ofertelor
Oferta depus nu este nsoit de dovada constituirii
garaniei pentru participare, dac este cazul
S Mediu
Evaluarea ofertelor nu se realizeaz n concordan cu
termenii prevzui n caietul de sarcini
S Sczut
VIII. Derularea procedurii
de cerere de oferte
pentru atribuirea
contractului de
achiziie public
ofertei ctigtoare
Stabilirea eronat a clasamentului ofertelor S Sczut
Nr.
crt.
Punct
T/S
Raportul de evaluare a ofertei i propunerea de atribuire a
contractului nu ndeplinete condiiile de conformitate
S Sczut
ncheierea contractului de achiziie nu respecta condiiile de
conformitate
S Sczut
Existena diferenelor ntre termenii prevzui n caietul de
sarcini i termenii cuprini n contractul de achiziie
ncheiat
S Sczut
achiziie public
Garania de bun execuie este sub nivelul impus sau nu
este constituit
S Mediu
25. Dosarul achiziiei publice Distrugerea dosarului achiziiei publice naintea limitei
minime a termenului legal
T Exist o procedur
scris, care conine
reguli de arhivare i
care se respect
Ridicat
Nr.
crt.
Punct
T/S
Dosarul de urmrire a derulrii contractului de achiziie
publice nu ndeplinete condiiile de conformitate
S Mediu
Acceptarea nejustificat de devieri de la cantitatea, calitatea
sau termenele stabilite
S Sczut 29. Constatarea minusurilor sau
plusurilor la recepie
Acceptarea la plat a unor activiti nefinalizate S Sczut
X. Administrarea
contractului de
achiziie public
facturilor
Neconcordana ntre coninutul facturilor i termenii
contractului
S Sczut
Not:
I erarhizarea riscurilor realizat prin documentul Tabelul punctetari i puncteslabea contribuit la identificarea a 12 riscuri, ataate unor obiecte auditabile, care au fost evaluate ca
fiind puncte tari, iar diferena de 63 de riscuri au fost identificate ca fiind puncte slabe.
Evaluarea operaiilor identificate ca fiind puncte tari i riscurile asociate acestora a avut loc ca urmare a unor controale interne funcionale care limiteaz apariia riscurilor.
n urma ierarhizrii obiectelor auditabilen documentul Tematica n detaliu a misiunii de audit intern au fost preluate obiectivele i obiectele auditabile, considerate ca fiind puncte
slabe, ocazie cu care vor fi renumerotate, i ulterior stabilit corespondena cu paragrafele din Raportul de audit intern.
140
G. Elaborarea Tematicii n detaliu a operaiilor auditabile este al aptelea i ultimul pas al Analizei
riscurilor. Tematica n detaliu cuprinde totalitatea obiectelor de auditat selectate n vederea auditrii i
reprezint scopul final al Analizei riscurilor. Aceasta este adus la cunotin responsabililor structurii
auditate n cadrul edinei de deschidere.
Procedura - P05: Analiza riscurilor
ENTITATEA PUBLIC
TEMATICA N DETALIU A MISIUNII DE AUDIT INTERN
ntocmit: Comnescu Cristian, Bcescu Ana Data :
Avizat: Petrescu Aurel Data :
Nr.
crt.
Domeniu Obiecteauditabileselectate
Paragraful
corespunztor din
RAI
1. Procedurile specifice care reglementeaz
activitatea de achiziii publice
1.1.
2.Resursele umane ale Serviciului Achiziii Publice 1.2.
de achiziii publice
3. Baza de date cu furnizorii de produse/ executanii
de lucrri/ prestatorii de servicii i preurile
practicate
1.3.
4. Fundamentarea Programului de achiziii publice 2.1. II. Programul de achiziii
publice
5. Alegerea procedurilor de atribuire a contractelor
de achiziii publice
2.2.
B. LICITAIE DESCHIS
Nr.
crt.
Domeniu Obiecteauditabileselectate
Paragraful
corespunztor din
RAI
6. Anunul de intenie 3.1.
7. Constituirea Documentaiei pentru elaborarea i
3.2.
deschis pt. Atribuirea
contractului de
achiziie public
8. Constituirea comisiilor de evaluare 3.3.
IV. Lansarea procedurii de
licitaie deschis pt.
de achiziie public
9. Anunul de participare 4.1.
10. Completrile la Documentaia pentru elaborarea
i prezentarea ofertei (DEPO) i dreptul de a solicita
clarificri
5.1.
11. Deschiderea i calificarea ofertelor 5.2.
12. Examinarea i evaluarea ofertelor n vederea
stabilirii ofertei ctigtoare
5.3.
13. ncheierea contractului de achiziie public 5.4.
de licitaie deschis pt.
de achiziie public
14. Dosarul achiziiei publice 5.5.
ConstantinI aco
141
C. CERERE DE OFERTE
Nr.
crt.
Domeniu Obiecteauditabile
Paragraful
corespunztor din
RAI
15. Studiul pieei, crearea bazei proprii de date 6.1. VI. Pregtirea aplicrii
de oferte pt.
atribuirea
contractului de
achiziie public
16. Constituirea i transmiterea Documentaiei pentru
elaborarea i prezentarea ofertei (DEPO)
6.2
17. Anunul/Invitaia de participare 7.1. VII Lansarea procedurii
de cerere de oferte
pt. atribuirea
contractului de
achiziie public
18. Dreptul de a solicita clarificri la DEPO 7.2.
19. Deschiderea si calificarea ofertelor 8.1.
8.2.
VIII Derularea procedurii
de cerere de oferte
pt. atribuirea
contractului de
achiziie public
21. ncheierea contractului de achiziie public 8.3.
Nr.
crt. Domeniu Obiecteauditabile
Paragraful
corespunzator din
RAI
22. Dosarul de urmrire a derulrii contractului
ncheiat
9.1.
23. Constatarea minusurilor sau plusurilor la recepie 9.2.
IX. Administrarea
contractelor de
achiziii publice
24. Certificarea i verificarea facturilor 9.3.
Not:
Precizm, faptul c, n acest caz, n coloana de Observaii am trecut numrul paragrafului corespunztor din
Raportul de audit intern, n care vor fi abordate respectivele obiecte auditabile selectate.
Analiza riscurilor a pornit de la Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care a cuprins 10
obiective i 30 de operaii, i s-a finalizat cu Tematica n detaliu a misiunii de audit intern, n care au fost
selectate numai 9 obiective i 24 de obiecte auditabile.
n continuare, doar acestea, vor fi avute n vedere n activitatea de auditare, deoarece reprezint riscuri
semnificative pentru domeniul auditat i vor fi supuse diferitelor testri, stabilite pe baza Programului
interveniei la faa locului, care se vor materializa n FIAP-uri i FCRI-uri, acolo unde este cazul, i n final
vor fi transferate i comentate n Raportul de audit intern, n ordinea din Tematica n detaliu a misiunii de
audit.
n sintez, procedura Analiza riscurilor se prezint astfel:
Auditorii Pregtesc pe baza Listei centralizatoare a obiectelor auditabile n timpul
colectrii i prelucrrii informaiilor activitii desfurate;
Identific ameninrile (riscurile) asociate acestor operaiuni/activiti;
Stabilesc criteriile de analiz a riscurilor;
Stabilesc ponderea fiecrui criteriu al riscului;
Determin nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat;
Determin punctajul total al criteriului utilizat;
Claseaz riscurile pe baza punctajelor totale obinute;
Ierarhizeaz operaiunile activitilor ce urmeaz a fi auditate, respectiv
elaboreaz Tabelul puncte tari i puncte slabe;
Transmit Tabelul puncte tari i puncte slabe i constatrile fcute ctre
conductorul compartimentului de audit intern.
Supervizorul Organizeaz o edin pentru identificarea obiectivelor de audit i a criteriilor
de analiz de risc. Reevalueaz stabilirea obiectivelor, a scopului i
142
metodologiei auditului, dup caz;
Supervizeaz elaborarea Tabelului puncte tari i puncte slabe, ntocmirii
Fielor de Identificare i Analiz a Problemelor (F.I.A.P.-uri) iniiate pentru
testrile i verificrile efectuate i a Fielor de Constatare i Raportare a
Iregularitilor (F.C.R.I.-uri).
Auditorii ndosariaz Tabelul puncte tari i puncte slabe n Dosarul permanent,
Seciunea C.
Pe baza documentelor de mai sus se elaboreaz Tematica n detaliu a misiunii de audit care se
semneaz de eful serviciului de audit intern i este adus la cunotin principalilor responsabili ai entitii
auditate n cadrul edinei de deschidere. Acest document conine, de regul, un numr mai redus de obiecte
auditabile fa de cele coninute n Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, deoarece, n urma analizei
riscurilor au fost eliminate o serie de obiecte auditabile la care au fost asociate riscuri evaluate ca fiind
sczute i, n consecin, nu au intrat n preocuprile auditorilor interni momentan.
3.6. ntocmirea programului de audit intern
Scopul elaborrii Programului de audit este acela de a oferii, att efului compartimentului de audit
intern asigurarea c au fost luate n considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit
intern, ct i supervizorului asigurarea repartizrii sarcinilor i planificrii activitilor pe auditori interni.
Programul de audit intern este un document intern de lucru al compartimentului de audit intern, care se
ntocmete avnd la baz Tematica n detaliu a obiectelor auditabile selectate n procedurile de Analiz a
riscurilor. Acesta este structurat pe fiecare obiectiv din tematica detaliat, cuprinznd aciunile concrete de
efectuat, necesare atingerii obiectivului auditului, precum i repartizarea acestora pe fiecare auditor intern.
Programul de audit este documentul prin care se stabilesc procedurile pentru identificarea, analizarea,
evaluarea i nregistrarea informaiei n timpul misiunii. n practic el reprezint un ghid cu care este
comparat n final modul de desfurare al misiunii, i confer sigurana c domeniul de aplicare al activitii a
primit atenia corespunztoare, c aspecte importante ale auditului nu au fost omise.
Programul de audit trebuie s includ detaliile necesare executrii muncii de audit intern respectiv:
pregtirea auditului intern, studiul iniial, obiectivele auditului intern, procedurile i testele de audit intern,
metodele i tehnicile utilizate, locul testrii, instruciunile de raportare, procedurile de ncheiere i sistemul de
urmrire al recomandrilor.
Programul de audit este finalizat nainte de intervenia la faa locului i este aprobat de conductorul
compartimentului de audit intern. Acesta poate fi modificat n timpul derulrii misiunii de audit, motivat de
apariia unor schimbri neprevzute n natura i domeniul auditului.
Programul de audit presupune un plan detaliat al activitii ce trebuie realizat n faza de intervenie la
faa locului i care trebuie s specifice etapele procedurale necesare atingerii obiectivelor auditului intern.
n sintez, procedura privind elaborarea Programului de audit intern se prezint astfel:
Auditorii Pregtesc Programul de audit intern, incluznd urmtoarele elemente:
- obiectivele auditului;
- testrile care se vor efectua;
- alte proceduri de audit i teste, dup caz.
Pregtesc o Not cu urmtoarele anexe:
- Colectarea i prelucrarea datelor;
- Tabelul puncte tari i puncte slabe;
- Programul preliminar al interveniilor la faa locului.
Conductorul
intern
Organizeaz edina de analiza.
Verific Nota i anexele acesteia.
Analizeaz i modific dup caz documentele prezentate.
Aprob Nota i anexele.
Auditorii ndosariaz programul de audit.
Utilizeaz Programul de audit n efectuarea misiunii.
Modelul privind elaborarea Programului de audit intern este urmtorul:
Procedura P06: Elaborarea programului de audit intern
ENTITATEA PUBLIC
PROGRAM DE AUDIT
Etapele misiunii Domeniul Activiti Durata (h) Persoane implicate Locul desfurrii
Tema: Activitateadeachiziii publice 400
152
1. ntocmirea i aprobarea Ordinului de serviciu 4 Petrescu Aurel SAI
2.ntocmirea i validarea Declaraiei de independen 4 Comnescu Cristian
Bcescu Ana
SAI
3. Pregtirea i transmiterea Notificrii privind declanarea misiunii de audit intern
ctre prile interesate
4 Comnescu Cristian
Bcescu Ana
Petrescu Aurel
SAI
4. Colectarea i prelucrarea informaiilor 40 Comnescu Cristian
Bcescu Ana
SAI
Structura auditat
5. Elaborarea Chestionarului de control intern 8 Comnescu Cristian
Bcescu Ana
SAI
6. Elaborarea Listelor de verificare 32 Comnescu Cristian
Bcescu Ana
SAI
7. Analiza riscurilor 32 Comnescu Cristian
Bcescu Ana
SAI
8. ntocmirea Programului de audit 8 Comnescu Cristian
Bcescu Ana
SAI
9. ntocmirea Programului preliminar al interveniei la faa locului 8 Comnescu Cristian
Bcescu Ana
SAI
10. Organizarea edinei de deschidere cu serviciul auditat 4 Comnescu Cristian
Bcescu Ana
Radu Nicolae
SAI
Structura auditat
A. Pregtirea
misiunii de audit
11. Redactarea Minutei edinei de deschidere. 4 Comnescu Cristian
Bcescu Ana
Structura auditat
12. Organizarea edinei de nchidere cu serviciul auditat. 4 Comnescu Cristian
Bcescu Ana
Radu Nicolae
Structura auditat
13. Redactarea Minutei edintei de nchidere. 4 Comnescu Cristian
Bcescu Ana
Structura auditat
180
36
1. Efectuarea testrilor (prezentare detaliata n Programul interveniei la faa
locului)
16 Comnescu Cristian Structura auditat
2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 4 Comnescu Cristian/
Petrescu Aurel
SAI
3. Elaborare FIAP - urilor 8 Comnescu Cristian SAI
4. Colectarea dovezilor 4 Comnescu Cristian Structura auditat
I. Organizarea
activitii de
achiziii publice
5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei
i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru
36
1. Efectuarea testrilor (prezentare detaliata n Programul interveniei la faa locului) 16 Bcescu Ana Structura auditat
2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 4 Bcescu Ana
Petrescu Aurel
SAI
3. Elaborare FIAP - urilor 8 Bcescu Ana SAI
4. Colectarea dovezilor 4 Bcescu Ana Structura auditat
II. Programul de
achiziii publice
4 Bcescu Ana Structura auditat
36
1. Efectuarea testrilor (prezentare detaliat n Programul interveniei la faa
locului)
2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 4 Comnescu Cristian
Petrescu Aurel
SAI
3. Elaborare FIAP-urilor 8 Comnescu Cristian SAI
III. Pregtirea
aplicrii procedurii
de licitaie deschis
pentru atribuirea
contractului de
achiziie public
36
1. Efectuarea testrilor (prezentare detaliata in Programul interveniei la faa locului) 16 Comnescu Cristian Structura auditat
Petrescu Aurel
SAI
3. Elaborare FIAP urilor 8 Comnescu Cristian SAI
B. Intervenia la
faa locului
IV. Lansarea
procedurii de
licitaie deschis
pentru atribuirea
contractului de
achiziie public
5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al
formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru.
36
locului)
Petrescu Aurel
SAI
3. Elaborarea FIAP -urilor 8 Comnescu Cristian SAI
V. Derularea
procedurii de
licitaie deschis
pentru atribuirea
contractului de
achiziie public
36
locului)
Petrescu Aurel
SAI
3. Elaborarea FIAP urilor 8 Bcescu Ana SAI
VI. Pregtirea
aplicrii procedurii
de cerere de oferte
pentru atribuirea
contractului de
achiziie public
36
1. Efectuarea testrilor (prezentare detaliata n Programul interveniei la faa
locului)
Petrescu Aurel
SAI
VII. Lansarea
de oferte pentru
atribuirea
contractului de
achiziie public
Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i
ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru.
36
1. Efectuarea testrilor (prezentare detaliata in Programul interveniei la faa
locului).
Ptrescu Aurel
SAI
VIII. Derularea
de oferte pentru
atribuirea
contractului de
achiziie public
36
locului).
16 Comnescu Cristian
Bcescu Ana
Structura auditat
Bcescu Ana
Petrescu Aurel
SAI
3. Elaborarea FIAP urilor 8 Comnescu Cristian
Bcescu Ana
SAI
4. Colectarea dovezilor 4 Comnescu Cristian
Bcescu Ana
Structura auditat
X. Administrarea
contractului de
achiziie public
4 Comnescu Cristian
Bcescu Ana
Structura auditat
C. Raportul de audit intern 64
14. Redactarea i revizuirea proiectului de Raport de audit intern 24 Comnescu Cristian
Bcescu Ana
Petrescu Aurel
SAI
15. Transmiterea proiectului de Raport la structura auditat i solicitarea de rspuns
n 15 zile
4 Comnescu Cristian
Bcescu Ana
Radu Nicolae
SAI
16.Organizarea Reuniunii de conciliere, dac este cazul 4 Comnescu Cristian
Bcescu Ana
Radu Nicolae
Structura auditat
17.Includerea n Raportul de audit intern a punctului de vedere al structurii auditate,
finalizarea i ntocmirea sintezei raportului
4 Comnescu Cristian
Bcescu Ana
SAI
18. Obinerea avizrii Raportului de conducerea structurii de audit 8 Comnescu Cristian
Bcescu Ana
SAI
19. Obinerea aprobrii Raportului de audit de conducerea entitii 16 Comnescu Cristian
Bcescu Ana
SAI
20. Transmiterea recomandrilor aprobate, ctre structura auditat 4 Petrescu Aurel SAI
D. Urmrirea recomandrilor 4
21. ntocmirea fiei de urmrire a recomandrilor 4 Petrescu Aurel SAI
3.7. ntocmirea programului preliminar al interveniei la faa locului
Programul preliminar al interveniilor la fa locului se ntocmete n baza Programului de audit intern i prezint detaliat lucrrile pe care auditorii interni i propun s
le efectueze, respectiv studiile, cuantificrile, testele, validarea acestora cu materiale probante i perioadele n care se realizeaz aceste verificri la fa locului.
Modelul privind elaborarea Programului deintervenielafaalocului este urmtorul:
Procedura - P06: Elaborarea programului de audit intern
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Public Intern
PROGRAMUL INTERVENIEI LA FAA LOCULUI
Nr.
crt.
Obiecteauditabile Tipul testrii
Locul
testrii
Duratatestrii
(h)
Nr. test
Nr. list
deverificare
Auditori
T O T A L G E N E R A L - 120 ore
Obiectivul I. ORGANIZAREA ACTIVITII DE ACHIZIII PUBLICE
1. Procedurile specifice care reglementeaz
activitatea de achiziii publice
- Analiza procedurilor existente
- Interviu adresat efului Serviciului Achiziii
Publice
12 Interviu
2. Resursele umane ale Serviciului Achiziii
Publice
- Analiza statului de funcii 8 -
3. Baza de date cu furnizorii de produse/
executanii de lucrri/prestatorii de servicii i
preurile practicate
- Studierea bazei de date de care dispune Serviciul
Achiziii Publice
Serviciul
Achiziii
Publice
(SAP)
4 -
LV 1 Comnescu
Cristian (CC)
Obiectivul II. PROGRAMUL DE ACHIZIII PUBLICE
4. Fundamentarea Programului de achiziii publice - Examinarea Referatelor de necesitate
- Analiza fundamentrii Programului de achiziii
publice
- Observarea direct a respectrii sumelor din
Program cu bugetul alocat
SAP 16 T 2a LV 2 Bcescu Ana
(BA)
5. Alegerea procedurii de atribuire a contractelor
de achiziie public
- Verificarea modului de calcul a valorii estimative a
contractului de achiziie i alegerea procedurii de
atribuire
- Eantionul va fi de 25% din populaia total,
respectiv 5 achiziii publice
SAP 8 T 2b LV2 BA
Obiectivul III. PREGATIREA APLICRII PROCEDURII DE LICITAIE DESCHIS PENTRU ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZIIE PUBLIC
6. Anunul de intenie - Consultarea anunului de intenie
- Garantarea publicrii anunului
4 Obs.
Nr.
crt.
Locul
testrii
Duratatestrii
(h)
Nr. test
Nr. list
deverificare
Auditori
7. Constituirea Documentaiei pentru elaborarea si
- Verificarea coninutului Documentaiei pentru
elaborarea i prezentarea ofertei
- Eantionul s-a stabilit la 30% din populaia total,
respectiv 3 licitaii
16 T 3a
8. Constituirea comisiilor de evaluare - Examinarea deciziilor de numire
- Verificarea declaraiilor de confidenialitate i
imparialitate
- Note de relaii privind respectarea cadrului
normativ referitor la compatibilitatea membrilor
comisiilor de evaluare
SAP
4 T 3b
LV3 CC
Obiectivul IV. LANSAREA PROCEDURII DE LICITAIE DESCHIS PENTRU ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZIIE PUBLIC
9. Anunul de participare - Examinarea anunului de participare, examinarea
coninutului
SAP 16 T 4 LV4 CC
Obiectivul V. DERULAREA PROCEDURII DE LICITAIE DESCHIS PENTRU ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZIIE PUBLIC
10. Completrile la Documentaia pentru elaborarea
i prezentarea ofertei (DEPO) i dreptul de a
solicita clarificri
- Examinarea DEPO transmis
- Analiza solicitrilor i rspunsurilor pentru
clarificri la DEPO, verificarea transmiterii la toi
participanii
SAP 8 T 5a
11. Deschiderea i calificarea ofertelor - Examinarea Proceselor verbale ncheiate n urma
edinelor de deschidere a ofertelor
8 T 5b
LV5 CC
- Analiza Rapoartelor de stabilire a ofertei
ctigtoare
- Analiza documentaiilor aferente
- Examinarea Procesului-verbal de adjudecare
8 -
13. ncheierea contractului de achiziie public - Examinarea conformitii, verificarea legalitii
semnturilor
4 -
14. Dosarul achiziiei publice - Verificarea existenei, coninutului i locului de
depozitare a dosarelor
SAP
4 T 5c
LV5 CC
Obiectivul VI. PREGATIREA APLICRII PROCEDURII DE CERERE DE OFERTE PENTRU ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZIIE PUBLIC
15. Studiul pieei, crearea bazei proprii de date - Studierea bazei de date de care dispune serviciul
achiziii publice
- Interviu adresat sefului Serviciului Achiziii
Publice, privind realizarea unui studiu al pieei i
crearea bazei de date proprii
8 -
Nr.
crt.
Locul
testrii
Duratatestrii
(h)
Nr. test
Nr. list
deverificare
Auditori
16. Constituirea i transmiterea Documentaiei
pentru elaborarea i prezentarea ofertei (DEPO)
- Analiza documentaiei
- Verificarea i transmiterea documentaiilor ctre
toi solicitanii
- Eantionul s-a stabilit la 20% din populaia total,
respectiv 2 licitaii
SAP
16 T 6
LV6 BA
Obiectivul VII. LANSAREA PROCEDURII DE CERERE DE OFERTE PENTRU ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZIIE PUBLIC
17. Anunul/Invitaia de participare - Examinarea anunului, verificarea publicrii 8 T 7
18. Dreptul de a solicita clarificri la DEPO - Analiza solicitrilor i rspunsurilor pentru
clarificri la DEPO, verificarea transmiterii la toi
participanii
SAP
16 -
LV7 BA
Obiectivul VIII. DERULAREA PROCEDURII DE CERERE DE OFERTE PENTRU ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZIIE PUBLIC
19. Deschiderea i calificarea ofertelor - Examinarea Proceselor verbale ncheiate n urma
edinelor de deschidere a ofertelor
SAP 4 - - BA
- Analiza rapoartelor de stabilire a ofertei
ctigtoare
- Analiza documentaiilor aferente contractelor de
achiziii ncheiate
- Examinarea Procesului-verbal de adjudecare
12 T 8a LV8
21. ncheierea contractului de achiziie public - Examinarea conformitii, verificarea legalitii
semnturilor, actualizarea i/sau revizuirea
preurilor din contractele ncheiate
SAP
8 T 8b LV8
BA
Obiectivul X. ADMINISTRAREA CONTRACTULUI DE ACHIZIIE PUBLIC
23. Constatarea minusurilor sau plusurilor la
recepie
24. Certificarea i verificarea facturilor
- Analiza documentelor
- Verificarea corectitudinii decontrii
- Analiza adendum-urilor
- Examinarea diferenelor i soluionarea lor
- Verificarea conformitii facturilor
- Interviu privind administrarea contractelor de
achiziii publice, adresat unui salariat din cadrul
Serviciului Achiziii Publice
SAP
Serv. Contb.
Intern
24 Interviu LV9 CC
BA
150
3.8. edina de deschidere
edina de deschidere interveniei la fa locului servete ca ntlnire de nceput al misiunii de audit, se
planific i se deruleaz la structura/entitatea auditat i la aceast particip auditorii interni desemnai pentru
efectuarea misiunii, eful structurii de audit intern i personalul entitii structurii auditate.
Scopul principal al edinei de deschidere l reprezint discutarea obiectivelor stabilite pentru realizarea
misiunii de audit intern, prezentarea Tematicii n detaliu a operaiilor auditabile i a modalitilor de lucru,
precum i acceptrii Programului de intervenie la faa locului n vederea stabilirii calendarului ntlnirilor.
edina de deschidere va cuprinde pe ordinea de zi:
- prezentarea auditorilor;
- prezentarea obiectivelor misiunii de audit;
- stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificrilor;
- prezentarea n detaliu tematicii;
- acceptarea calendarului ntlnirilor;
- prezentarea pentru luare la cunotin a Cartei auditorului;
- asigurarea condiiilor materiale necesare derulrii misiunii;
- comunicarea modului de realizare a interveniei la faa locului.
edina de deschidere se finalizeaz prin Minuta edinei de deschidere n care se consemneaz:
perioada auditului; data edinei de deschidere; descrierea general i concis a naturii testelor ce vor trebui
efectuate; participanii; alte aspecte importante discutate, printre care i eventualele ateptri din partea celor
auditai.
n sintez, procedura edina de deschidere se prezint astfel:
- Auditorii Contacteaz telefonic entitatea/structura auditat pentru a
stabili data ntlnirii.
- eful compartimentu-lui de audit intern
- Auditorii
- Reprezentanii entitii/ structurii auditate
Particip la desfurarea edinei de deschidere.
- Auditorii ntocmesc Minuta edinei de deschidere cu urmtoarea
structur:
A. Meniuni generale
- tema misiunii de audit intern;
- perioada auditat;
- numele celor care ntocmesc Minuta edinei de
deschidere;
- numele persoanei nsrcinate cu verificarea ntocmirii
Minutei edinei de deschidere;
- lista participanilor la edina de deschidere cu menionarea
numelui, funciei, direciei i a numrului de telefon.
B. Stenograma edinei de deschidere:
- cuprinde redactarea n detaliu a dezbaterilor edinei de
deschidere.
- ndosariaz Minuta edinei de deschidere n Dosarul
permanent, Seciunea B
Modelul privind elaborarea Minutei edinei dedeschidereeste urmtorul:
Procedura P07: edina de deschidere
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Public Intern
MINUTA EDINTEI DE DESCHIDERE
ConstantinI aco
151
ntocmit: Bcescu Ana Data:
Lista participanilor:
Nume i prenume Funcia/Direcia/Serviciul Nr.
telefon
E-mail Semntura
Tanase Dumitru Director Ec.
Popescu Laureniu Director Adm. Patr.
Radu Nicolae Sef Serv. Achiziii Publice
Nicolescu Mircea Director Audit Intern
Petrescu Aurel Sef Serv. Audit Intern
Comnescu Cristian Auditor intern
Bcescu Ana Auditor intern
Stenograma edinei:
prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit intern;
prezentarea funciei de audit intern de ctre auditori, n special a obiectivelor generale ale auditului
intern, din care s rezulte semnificaia auditului intern;
prezentarea Programului interveniei la faa locului, obiectivele auditabile care se intenioneaz a fi
realizate, dup analizele de risc efectuate. A fost cerut prerea auditailor cu privire la aceste obiective,
unde s-au fcut remarci c acestea n general reprezint zone cu risc;
stabilirea persoanelor pe care auditorii le pot contacta n vederea colectrii informaiilor, efecturii de
teste asupra muncii lor i pentru interviuri. A fost stabilit programul ntlnirilor i timpul necesar pentru
realizarea acestor proceduri;
stabilirea condiiile pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii misiunii de audit (spaiu de
lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)
stabilirea unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor edine intermediare n cursul misiunii,
informarea sistematic asupra constatrilor. A fost stabilita edina de nchidere, inclusiv lista
participanilor;
stabilirea modalitii de redactare a Raportului de audit intern (cnd, cum i cui va fi distribuit).
Recomandrile formulate ca urmare a eventualelor disfuncionaliti constatate vor fi discutate i
analizate cu structura auditat, inclusiv calendarul implementrii i persoanele rspunztoare cu
implementarea.
3.9. Intervenia la faa locului
Intervenia la faa locului sau munca pe teren reprezint un proces sistematic de colectare obiectiv a
probelor, de analiz i de evaluare a acestora.
Probele de audit trebuie s fie competente, adic suficiente i adecvate, relevante i s ofere o baz
rezonabil pentru constatrile i concluziile auditorilor.
Auditorii n etapa interveniei la faa locului au n vedere, fr a se limita, urmtoarele aspecte:
- cunoaterea activitii/sistemului/procesului supus(e) verificrii i studierea procedurilor aferente;
- intervievarea personalului alocat;
- verificarea nregistrrilor contabile;
- analiza datelor i informaiilor;
- evaluarea eficienei i eficacitii controalelor interne;
- realizarea de testri;
- verificarea modului de ndeplinire a recomandrilor aprobate prin rapoartele de audit anterioare.
De asemenea, n cadrul etapei de intervenie pe teren, auditorii au ca scop principal producerea probelor
de audit n baza crora s formuleze constatri, recomandri i concluzii.
Prezentm n continuare o serie de elemente ale metodologiei generale pe care le avem n vedere n
etapa interveniei la faa locului, dup cum urmeaz:
152
3.9.1. Colectarea dovezilor
n timpul fazei de colectare i prelucrare a informaiilor, auditorii efectueaz testri n concordan cu
Programul de audit aprobat. Rezultatele activitii n aceast faz se concretizeaz n producerea de dovezi de
audit pentru constatrile auditorilor pe baza crora formuleaz recomandri i concluzii.
n sintez, procedura privind Colectarea dovezilor se prezint astfel:
Auditorii Efectueaz testrile i procedurile stabilite n Programul de audit;
Apreciaz dac dovezile obinute sunt competente, suficiente, adecvate, relevante i
rezonabile;
Colecteaz documente pentru toat misiunea de audit;
Eticheteaz i numeroteaz toate documentele;
Pregtesc Fiele de Identificare i Analiza Problemelor;
La sfritul fazei de colectare a dovezilor, finalizeaz FIAP-urile;
Transmit FIAP-urile efului compartimentului de audit intern;
ndosariaz documentele utilizate n cadrul misiunii de audit.
Supervizorul Analizeaz i aprob testele;
Revede i aprob Fiele de Identificare i Analiza Problemelor
Auditorii Eticheteaz, numeroteaz i ndosariaz testele i Fiele de Identificare i Analiza
Problemelor, n Dosarul permanent, Seciunea A.
3.9.2. Tehnici i instrumente utilizate
Tehniciledeaudit intern se aplic n funcie de subiectul auditrii i pot fi utilizate individual sau n
combinaie, atunci cnd auditorii efectueaz evaluri, astfel:
Observarea fizic: presupune vizualizarea, remarcarea, ascultarea, comparaia cu standardele. Reprezint o
modalitate prin care auditorii interni i formeaz o prere proprie;
Chestionarea sau interviul, reprezint tehnica cea mai rspndit, poate fi oral sau scris i folosete
ntrebri: cum?, de ce? etc. Se realizeaz prin intervievarea persoanelor auditate/implicate/interesate;
Verificarea presupune confirmarea adevrului, acurateei, sinceritii sau actualitii subiectului,
compararea declaraiilor unei persoane cu discuiile avute cu alte persoane, a concordanei cu legile i
regulamentele, precum i a eficacitii controalelor interne.
Tehnicile de verificare cele mai uzitate sunt:
- comparaia pentru confirmarea identitii unei informaii dup obinerea acesteia din cel puin dou surse
diferite;
- examinarea presupune urmrirea detectrii erorilor sau a iregularitilor;
- recalcularea presupune verificarea calculelor matematice;
- confirmarea presupune solicitarea informaiei din cel puin dou surse independente n scopul validrii
acesteia;
- punerea de acord reprezint procesul de potrivire a doua categorii diferite de nregistrri;
- garantarea presupune verificarea realitii tranzaciilor nregistrate prin examinarea documentelor de la
articolul nregistrat spre documentele justificative;
- urmrirea reprezint verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul nregistrat.
Scopul este de a verifica dac toate tranzaciile reale au fost nregistrate.
Investigarea reprezint ancheta efectuat pentru descoperirea de fapte ascunse i pentru stabilirea
adevrului i presupune o cercetare aprofundat pentru a detecta neregulile.
Analiza const n descompunerea unei entiti n elemente identificabile, cuantificabile i msurate distinct
n vederea unei examinri detaliate i selectrii aspectelor ce necesit o atenie ulterioar.
Evaluarea presupune estimarea a ceea ce a fost analizat pe baza unei judeci profesionale n vederea
stabilirii unor concluzii i va constitui baza formulrii recomandrilor i concluziilor auditului intern.
I nstrumenteledeaudit internse utilizeaz n funcie de situaiile ntlnite pe teren i pot fi:
Chestionare i liste de verificare: reprezint seturi de ntrebri adresate celor auditai i se pot grupa astfel:
a) chestionarul de luare la cunotin (CLC) cuprinde ntrebri referitoare la contextul socio-economic,
organizarea intern, funcionarea entitii sau structurii auditate;
ConstantinI aco
153
b) chestionarul de control intern (CCI) este o metod de descriere i analiz a controalelor, conine ntrebri
despre diferitele obiective i componente ale controlului. Ghideaz auditorii interni n activitatea de
identificare obiectiv a disfunciilor i a cauzelor reale ale acestora;
c) lista de verificare (LV) este utilizat pentru stabilirea condiiilor pe care trebuie s le ndeplineasc fiecare
domeniu auditabil. Cuprinde un set de ntrebri standard privind obiectivele definite, responsabilitile i
metodele, mijloacele financiare, tehnicile de informare, resursele umane existente.
3.9.3. Alte testri
n funcie de specificul fiecrei misiuni de audit intern pot fi solicitate i alte informaii, respectiv pot fi
efectuate i alte testri.
Pentru efectuarea acestor testri este necesar a fi definit obiectul testrii i ce fel de testare trebuie s fie
utilizat. Auditorii nu trebuie s verifice toate tranzaciile, auditrile trebuie s se bazeze pe evaluarea
sistemului de control. n cazul n care sistemul de control pare n regul se parcurg teste pentru a se verifica
dac sistemul funcioneaz corespunztor
Obiectivele acestor testri trebuie s asigure validitatea (proprietatea, sinceritatea etc.), acurateea
(cantitatea, calitatea, clasificarea etc.), conformitatea (normelor, regulamentelor, legilor etc.) i competena
controalelor (gradul n care riscurile sunt neutralizate).
3.9.4. Probele de audit intern
Probele de audit intern sunt dovezi de audit asupra constatrilor efectuate i trebuie s fie adecvate,
convingtoare, concrete i de ncredere.
Probele de audit intern pot fi:
- dovezi fizice: obinute n urma observrii;
- dovezi testimoniale: reprezentnd declaraia ca rspuns la interviuri sau anchete;
- dovezi documentare: forma cea mai des ntlnit l reprezint documentul n baza cruia s-a realizat
constatarea de audit;
- dovezi analitice: reprezint comparaii cu operaiuni similare, cu operaiuni efectuate anterior, cu
raionamente.
3.9.5. Eantionarea
Eantionarea reprezint procesul de aplicare a procedurilor de audit asupra unor segmente dintr-o
populaie pentru a trage concluzii asupra ntregului, ceea ce permite obinerea unui volum mare de informaii
prin analiza unui numr mic de date. Tehnica eantionrii este utilizat pentru obinerea siguranei asupra
funcionalitii activitilor de control.
Pentru alegerea eantioanelor exist dou modaliti de eantionare:
- eantionarea orientat, cnd auditorii suspecteaz existena unor erori sau fraude i ndreapt eantionarea
pentru a gsi ct mai multe dovezi n acest sens;
- eantionarea statistic, care poate permite formularea unei concluzii asupra ntregii populaii cu o marj
mic de eroare i permite auditorilor s msoare riscurile eantionrii.
Pentru obinerea unui eantion reprezentativ trebuie s fie cunoscut populaia, s fie definit unitatea
eantionat n funcie de obiectivele auditului i fiecruia dintre elementele populaiei s-i fie acordate anse
egale de a fi selectate.
Exemple de tipuri de eantionare:
eantionarea numeric aleatorie, care conduce la obinerea unor eantioane reprezentative deoarece
fiecare eantion are aceeai ansa de a fi selectat;
eantionarea aleatorie stratificat, cnd populaia este compus dintr-o mare varietate de componente;
eantionarea n mnunchi, cnd se selecteaz unul sau mai multe obiecte care vor fi verificate complet;
eantionarea la ntmplare selecteaz elemente fr a fi influenat de idei preconcepute;
eantionarea raional, utilizat n cazurile n care exista anumite motive i suspiciuni.
Dimensionarea eantioanelor n sondajul statistic urmrete obinerea unei estimri credibile, nu a unor
rezultate exacte. Nivelul de ncredere (probabilitatea ca o anumit concluzie s fie corect) crete n funcie
154
de dimensiunile eantionului. Cu ct se cere ca precizia s fie mai mare, cu att va fi mai mare dimensiunea
eantionului.
Decizia referitoare la dimensiunile eantioanelor se bazeaz pe obiectivele auditului, iar eantioanele
pot fi de tip raional dac evaluarea preliminar indic faptul c sistemul de control este adecvat sau de tip
statistic dac sistemul de control pare neadecvat.
3.9.6. Tabloul de prezentare al circuitului auditului intern
Tabloul de prezentare al circuitului auditului (pista de audit) permite:
- stabilirea fluxurilor informaiilor, atribuiilor i responsabilitilor;
- stabilirea documentaiei justificative complete;
- reconstituirea operaiilor de la suma total pn la detalii individuale i invers;
3.9.7. Formularele constatrilor de audit intern
Formularele constatrilor de audit public intern se utilizeaz pentru prezentarea fundamentat a
constatrilor auditului intern.
a) Fia de identificare i analiz a problemelor F.I.A.P. - se ntocmete pentru fiecare
disfuncionalitate/iregularitate constatat. Prezint rezumatul acesteia, cauzele, consecinele, precum i
recomandrile pentru rezolvarea deficienelor constatate. F.I.A.P.-ul trebuie s fie supervizat i adus la
cunotina reprezentanilor entitii structurii auditate.
Auditorii trebuie s raporteze constatrile semnificative realizate ca rspuns la fiecare obiectiv de audit.
La raportarea constatrilor, informaiile trebuie s fie suficiente, competente i relevante pentru susinerea
nelegerii adecvate a aspectelor raportate i pentru a furniza o prezentare convingtoare.
Auditorii trebuie s raporteze concluziile care sunt formulate pe baza constatrilor. Valabilitatea
concluziilor depinde de puterea de convingere a dovezilor care susin constatrile i de logica folosit pentru
formulare.
Auditorii formuleaz i raporteaz recomandri pentru aciuni necesare corectrii problemelor i
mbuntirii operaiunilor. Recomandrile sunt formulate atunci cnd constatrile raportate prevd o
poteniala mbuntire a operaiunilor i a activitii, cnd s-au observat nerespectri ale legilor sau puncte
slabe ale controalelor.
Recomandrile trebuie s fie constructive, s se refere direct la rezolvarea cauzei problemelor
identificate, s fie specifice i orientate pe aciuni, s fie adresate prilor care au autoritatea s acioneze, s
fie fezabile.
b) Formularul de constatare i raportare a iregularitilor - F.C.R.I. - se ntocmete n cazul n care se
constat abateri de la regulile procedurale i metodologice, respectiv de la prevederile legale i care ar putea
produce prejudicii pe seama fondurilor publice.
Iregularitatea constatat se raporteaz, cel mai trziu, a doua zi de ctre auditor efului structurii de
audit intern, prin transmiterea formularului de constatare i raportare a iregularitilor. Acesta va informa n
termen de 3 zile conductorul entitii publice i structura de control abilitat pentru continuarea verificrilor.
n sintez, procedura Constatarea i raportarea iregularitilor este urmtoarea:
Auditori/Supervizor Raporteaz, cel mai trziu, a doua zi, conductorului compartimentului de
audit public intern orice iregularitate constatat reprezentnd abateri de la
regulile procedurale i metodologice respectiv de la prevederile legale i care
ar putea produce prejudicii pe seama fondurilor publice prin transmiterea
Formularului de constatare i raportare a iregularitilor.
Conductorul
intern
Informeaz n termen de 3 zile conductorul entitii publice i structura de
control abilitat pentru continuarea verificrilor.
ConstantinI aco
155
P 08 PROCEDURA COLECTAREA DOVEZILOR
n cadrul etapei de Intervenie la faa locului prezentm testrile efectuate pentru obinerea probelor de
audit, care vor susine constatrile i recomandrile auditorilor interni, i care vor fi realizate pe structura
obiectivelor misiunii de audit intern, stabilit n Tematica n detaliu a misiunii de audit.
Not:
Din analiza probelor de audit care susin constatrile prezentate de auditorii interni, n cadrul misiunilor
efectuate, s-a observat c multe constatri nu sunt prezentate ca rezultat al testrilor i interviurilor realizate n etapa de
I ntervenielafaalocului, ci pe baza filling-ului i expertizei auditorilor interni.
Din aceste motive, dar i datorit solicitrilor auditorilor interni din sistem de a le oferi modele pentru efectuarea
testrilor pe teren n etapa de I nterveniela faa locului v prezentm o serie de documente specifice metodologiei de
audit intern i modului de ntocmire a al acestora.
Desigur c acesta este o experien care va trebui s fie mbuntit n permanen pentru atingerea obiectivelor
auditului intern de a aduga valoare managementului riscului i organizrii entitii.
n etapa de Pregtire a misiunii de audit intern au fost elaborate dou documente:
Chestionarul de control intern CCI, n procedura de Analiz a riscurilor pentru efectuarea unei evaluri
primare a entitii auditate n vederea stabilirii direciei de aciune a echipei de auditori interni pe teren.
Programul intermediar de internvenie la faa locului, prin care auditorii interni i organizeaz activitatea
de intervenie pe teren i pentru care i elaboreaz listele de verificare, de regul pe fiecare
obiectiv/subobiectiv/ activitate/operaie n parte i pe baza acestora tipurile de testri pe care le vor realiza i
modul cum vor efectua eantionarea; care vor fi prezentate n continuare.
Pe baza acestor documente, prezentate, dar i a celorlalte realizate n cadrul procedurii de Analiza
riscurilor auditorii interni deruleaz, conform metodologiei, misiunea de audit intern n Etapa de intervenie
la faa locului.
Deoarece documentele realizate n aceast etap reprezint un volum nsemnat, vom prezenta selectiv o
parte din listele de verificare, testele, centralizatoarele, listele de control, foile de lucru, interviurile, notele de
relaii, .a ntocmite pentru fiecare obiectiv al misiunii, cuprinse n Chestionarul de control intern i n
Programul intermediar de intervenie la faa locului.
n continuare, pe baza acestor documente i a testrilor efectuate, se vor ntocmi Fiele de analiz i
identificare a problemelor FIAP-uri i dac se impune, chiar i Fia de constatare i raportare a
iregularitilor FCRI, care vor fi astfel susinute de probe de audit elocvente n faa managementului de
linie.
Etapa de intervenie la faa locului se finalizeaz cu edina de nchidere a misiunii de audit intern.
n continuare, prezentm testrile efectuate pe fiecare obiectiv al misiunii de audit intern n
conformitate cu ceea ce ne-am propus n Programul intermediar de intervenie la faa locului.
Obiectivul I. Organizarea activitii de achiziii publice
Nr.
crt.
Activitatea de audit
DA NU Obs.
1.1. Examinarea procedurilor specifice care reglementeaz activitatea de
achiziii publice
1.1.1.Verificarea gradului de acoperire prin proceduri specifice a
activitilor aferente compartimentului de achiziii publice
a) existena unui sistem de proceduri specifice pentru realizarea
obiectivelor n domeniul achiziiilor publice
X
b) aprobarea procedurilor de ctre persoanele competente X
c) stabilirea modelelor de formulare X
d) precizarea modalitilor de completare a modelelor X
e) oferirea unor exemple n acest sens X
f) cuprinderea modalitilor de actualizare a procedurilor X
1.1.2. Existena activitilor de control intern n punctele cheie ale
activitilor/operaiilor
X
1.1.3. Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie X
TESTUL
nr. 1
Interviu
156
1.1.4. Modalitatea arhivrii documentelor - -
1.2. Compararea atribuiilor cuprinse n fiele posturilor cu cele din
procedura specific i evaluarea completitudinii prelurii acestora - -
1.3. Examinarea cunoaterii procedurilor specifice de ctre responsabilii
cu realizarea activitilor
- -
Aprecierea calitii procedurilor specifice:
a) consider procedurile specifice corespunztoare ? - -
b) constata disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? - -
1.4.
c) exist propuneri de perfecionare a procedurii? - -
Analiza resurselor umane ale Serviciului Achiziii publice
a) numr mare de posturi neocupate; - -
b) corelarea structurii profesionale a personalului cu necesitile
compartimentului de achiziii publice - -
1.5.
c) existena i analiza formelor de pregtire profesional; - -
Examinarea bazei de date existente
a) existena bazei de date cu furnizorii/executanii/ prestatorii i
preurile practicate;
- -
1.6.
b) existenta modalitilor de actualizare a bazei de date. - -
1.7. Analiza sistemului de arhivare a documentelor - -
Data:
Auditor intern, Supervizor,
Comnescu Cristian Petrescu Aurel
ENTITATEA PUBLIC
INTERVIU
privind procedurile specifice care reglementeaz activitatea de achiziii publice,
adresat domnului Radu Nicolae, ef serviciu, Serviciul Achiziii Publice
Nr.
crt.
ntrebare DA NU Obs.
1. Pentru activitatea de achiziii publice avei un sistem de proceduri? X Cadrul
normativ
2.. Exist coresponden ntre prevederile procedurilor i
responsabilitile stabilite prin fiele posturilor?
X
3. Exist stabilit prin procedur modul de soluionare al abaterilor? X
4. Avei stabilii responsabili pentru procedurile de lucru? X
5. Procedurile sunt scrise i formalizate? X
6. Suntei de acord cu importana elaborrii procedurilor specifice n
vederea mbuntirii mediului de control?
X
7. Mai avei ceva de adugt referitor la acest subiect? X
Data
Auditor, Intervievat,
Comnescu Cristian Radu Nicolae
ConstantinI aco
157
Not:
n aceast situaie nu se va elabora FIAP, dei s-ar impune, avnd n vedere c problema ntocmirii i formalizrii
procedurilor specifice va fi abordat la toate obiectivele misiunii de audit intern.
Informaiile obinute n cadrul interviului vor fi luate n consideraie la redactarea Raportului de audit intern.
Obiectivul II. Programul de achiziii publice
Nr.
crt.
Examinarea procedurii specifice privind Programul de achiziii
publice:
- -
2.1.1.Verificarea gradului de acoperire prin
procedura specific a activitilor aferente fundamentrii i
ntocmirii Programului de achiziii publice:
- -
a) existena procedurii specifice privind fundamentarea si ntocmirea
Programului
- -
b) aprobarea procedurii specifice de ctre persoanele competente; - -
c) stabilirea modelului Programului de achiziii publice i precizarea
modalitilor de completare
- -
d) existena unui sistem de prioritizare al solicitrilor
compartimentelor funcionale
- -
e) cuprinderea modalitilor de actualizare a Programului pe
parcursul derulrii achiziiilor
- -
2.1.2.Existena activitilor de control intern n punctele cheie ale
procesului
- -
2.1.3. Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie - -
2.1.
2.3. Examinarea cunoaterii proceduri specifice de ctre responsabilul cu
realizarea activitii
- -
Aprecierea calitii procedurii specifice de ctre responsabilul
acesteia:
- -
a) consider procedura specific corespunztoare ? - -
b) constata disfuncionaliti n timpul aplicrii practice ? - -
2.4.
c) exist propuneri de perfecionare a procedurii specifice? - -
Analiza fundamentrii Programului de achiziii publice X X
a) existena adresei de solicitare a referatelor de necesitate ale
compartimentelor funcionale
X
b) existena referatelor de necesitate transmise de compartimentele
funcionale
X
c) existena aprobrilor pe referatele de necesitate X
d) existena notelor de fundamentare la referatele utilizate la
elaborarea Programului
X
e) existena centralizatorului necesitilor -
f) ncadrarea necesarului n norme i normative -
g) corelarea necesarului cu stocul existent n depozit -
TEST NR. 2A
Lista de
control
nr. 2a
FIAP nr. 2a
h) respectarea coninutului minim de informaii al Programului de
achiziii publice
- cuprinde cele trei pri: furnizare produse, prestare servicii,
executare lucrri
X
- fiecare articol are prevzut codul CPSA? X
- exist prevzut valoarea estimat fr TVA a fiecrei achiziii ? X
- exist procedur de atribuire a fiecrui contract de achiziie ? X
2.5.
- este precizat suma total estimat a Programului X
Observare
direct
158
Nr.
crt.
i) ncadrarea Programului n bugetul aprobat X
j) existena actualizrilor pe parcursul derulrii Programului X
Analiza alegerii procedurii de atribuire a contractelor de achiziii
publice
a) respectarea calculelor pentru determinarea valorii estimative, fr
TVA, a achiziiilor cuprinse n Program
X
b) respectarea pragurilor valorice pentru stabilirea procedurii de
atribuire a contractelor de achiziie public
X
2.6.
c) alegerea corect a procedurii de atribuire a contractelor de
achiziie public
X
TEST NR. 2B
Foaie de lucru
Lista de
control
nr. 2b
FIAP nr. 2b
Data :
Bcescu Ana Petrescu Aurel
ENTITATEA PUBLIC
TESTUL NR. 2A
Perioada auditat: 01.01.2005-31.12.2005.
OBIECTUL TESTULUI: Programul de achiziii publice.
OBIECTIVUL TESTULUI: Fundamentarea Programului de achiziii publice.
DESCRIEREA TESTULUI:
Pentru efectuarea testului s-au analizat referatele de necesitate ale compartimentelor funcionale ale
entitii i notele de fundamentare ale acestora, utilizate pentru ntocmirea Programului de achiziii publice
pentru anul 2004.
Populaia este reprezentat de documentele privind ntocmirea Programului, elaborate de cele 8
compartimente funcionale ale entitii, ceea ce reprezint un numr redus de documente, motiv pentru care
le vom analiza n totalitate pentru a conduce la o concluzie pertinent.
n consecin, eantionul va fi constituit din referatele de necesitate i notele de fundamentare ale
compartimentelor funcionale din cadrul entitii, deci n proporie de 100% din populaie.
Testarea a urmrit analiza modului de fundamentare a Programului anual de achiziii publice, pe baza
elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 2, poz. 2.5., literele a d, astfel:
Analiza fundamentrii Programului de achiziii publice:
- existena adresei de solicitare a referatelor de necesitate ctre toate compartimentele funcionale;
- existena referatelor de necesitate transmise de compartimentele funcionale;
- existenta aprobrilor pe referatelor de necesitate;
- existena notelor de fundamentare ataate la referatele utilizate la elaborarea Programului de achiziii
publice.
Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2a privind analiza fundamentrii
Programului de achiziii publice pe baza referatelor de necesitate.
CONSTATRI:
Din analiza listei de control putem remarca urmtoarele:
ConstantinI aco
159
- compartimentele funcionale nu au transmis n totalitate referate de necesitate;
- inexistena unei persoane nominalizate cu responsabilitatea fundamentrii, ntocmirii i actualizrii
Programului de achiziii publice;
- nscrierea n Programul de achiziii publice a unor achiziii cuprinse n referate, dar care nu au fost
fundamentate i/sau aprobate.
CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2a.
Data:
LISTA CONTROL NR. 2A
privind analiza fundamentrii Programului anual deachiziii publice,
respectiv a referatelor de necesitate
Elemente
testate
Populaia
Solicitarea
referatelor de
necesitate ale
compartimentelor
funcionale ale
entitii
Compartimentele
funcionale au
transmis referate de
necesitate
Referatele de
necesitate au
avizele persoanelor
responsabile
Referatele de
necesitate au
ataate note de
fundamentare
Compartiment
funcional 1
X X FIAP FIAP
Compartiment
funcional 2
X X X X
Compartiment
funcional 3
X FIAP _ _
Compartiment
funcional 4
X FIAP _ _
Compartiment
funcional 5
X X FIAP FIAP
Compartiment
funcional 6
X X X X
Compartiment
funcional 7
X X X X
Compartiment
funcional 8
X FIAP _ _
ENTITATEA PUBLIC
FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2A
PROBLEMA:
Elaborarea Programului de achiziii publice anual, fr realizarea unei fundamentri temeinice, conform
cadrului normativ n vigoare.
160
CONSTATARE:
Activitatea de achiziii publice se desfoar pe baza unui Program anual de achiziii publice, nefundamentat
corespunztor, respectiv fr referatele de necesitate i notele de fundamentare ale tuturor compartimentelor
entitii publice, pentru toate necesitile de produse, lucrri i servicii ale acestora.
CAUZE:
Nerespectarea prevederilor art. 2, alin. (1) din Normele de aplicare a OUG nr. 60/2001 privind achiziiile
publice aprobate prin HG nr. 461/2001.
Neasigurarea prin fia postului a responsabilitilor, delegrii competenelor i separrii sarcinilor.
Efectuarea fundamentrii i elaborrii Programului de ctre persoane fr o pregtire corespunztoare
(pentru primirea propunerilor de la compartimente, centralizarea i prioritizarea necesitilor a fost numit
un funcionar debutant).
Inexistena unor proceduri scrise i formalizate.
CONSECINE:
Imposibilitatea oferirii unei imagini de ansamblu asupra volumului necesitilor entitii i a gradului de
prioritate al acestora, rezultnd de aici neachiziionarea unor bunuri i servicii indispensabile desfurrii
activitii curente n favoarea altora care nu erau strict necesare.
Crearea de stocuri supranormative i imobilizare de fonduri financiare.
RECOMANDRI:
Stabilirea unui responsabil cu elaborarea Programului anual de achiziii publice.
Existenta listelor de verificare ataate Programului, cu atribuiile persoanelor implicate n elaborarea i
aprobarea acestuia.
ntocmirea procedurilor scrise i formalizate privind fundamentarea i elaborarea programelor de
achiziii publice i actualizarea sistematic a acestora.
Completarea fielor posturilor cu atribuii clare, coroborate cu procedurile elaborate, privind coninutul
referatelor de necesitate, modul de ncadrare n cadrul normativ i sistemul de centralizare i prioritizare
al achiziiilor solicitate.
Instituirea unui sistem de asigurare a pregtirii profesionale a salariailor implicai n munca de
planificare.
ntocmit, Supervizat, Pentru conformitate,
ENTITATEA PUBLIC
TESTUL NR. 2B
OBIECTUL TESTULUI: Programul de achiziii publice.
OBIECTIVUL TESTULUI: Alegerea procedurii de atribuire a contractelor de achiziii publice.
Eantionul pentru verificarea modului de alegere a procedurii de atribuire a contractelor de achiziie s-
a stabilit la 25% din populaia total, respectiv 5 proceduri, conform Foii de lucru nr. 2 anexate, la care se
adaug o achiziie realizat prin cumprare direct.
Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea alegerii procedurii de atribuire a
contractelor de achiziie public pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 2, poz. 2.6. i anume:
Verificarea alegerii procedurii de atribuire a contractelor de achiziie:
- respectarea calculelor pentru determinarea valorii estimative, fr TVA, a achiziiilor publice cuprinse n
Program;
- respectarea pragurilor valorice pentru stabilirea procedurii de atribuire a contractelor de achiziie public;
- alegerea corect a procedurii de atribuire a contractelor de achiziie public.
ConstantinI aco
161
Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2b privind verificarea modului de alegere a
procedurii de atribuire a contractelor de achiziie public.
CONSTATRI:
n urma verificrii i pe baza listei de control s-a constatat:
nerespectarea pragurilor valorice pentru stabilirea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii
publice;
nerespectarea cadrului normativ n ceea ce privete alegerea procedurii de atribuire a contractelor de
achiziie public.
CONCLUZII:
n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2b.
Data:
FOAIE DE LUCRU NR. 2B
Obiectivul II : Programul de achiziii publice
Eantionul pentru testarea modului de alegere a procedurii de atribuire a contractelor de achiziie a fost
constituit astfel:
populaia total este reprezentat de 20 achiziii publice (9 licitaii deschise; 10 cereri de ofert; 1
negociere cu o singur surs) ;
eantionul s-a stabilit la 25% din populaia total, respectiv 5 achiziii publice (2 licitaii deschise, 2
cerere de oferta i 1 negociere cu o singur surs);
selectarea celor 5 proceduri s-a realizat prin alegerea din fiecare tip de procedur, cuprins n Programul
de achiziii publice, a procedurilor cu valoarea estimat cea mai mare:
- achiziia public 1, licitaie deschis (servicii ntreinere i reparaii ascensoare);
- achiziia public 2, licitaie deschis (achiziionare 3 autoturisme)
- achiziia public 3, cerere de oferta (achiziionare 1 unitate exterioar de aer condiionat)
- achiziia public 4, cerere de ofert (achiziionare mobilier birouri)
- achiziia public 5, negociere cu o singura surs (prestare servicii unitate exterioar aer condiionat)
- eantionul constituit din cele 5 achiziii va fi verificat integral;
- verificarea eantionului constituit se va realiza pe baza unui test.
Auditor, n prezena,
Bcescu Ana
LISTA CONTROL NR. 2B
privind verificarea modului de alegere a procedurii de atribuire a contractelor de achiziii publice
Elemente
testate
Eantion
Respectarea calculelor
pentru determinarea
valorii estimative, fr
TVA, a achiziiilor
cuprinse n Program
Respectarea pragurilor
valorice pentru stabilirea
procedurii de atribuire a
contractelor de achiziie
public
Alegerea corect a
procedurii de
atribuire a
contractelor de
achiziie public
Achiziia public 1, licitaie
deschis
(servicii ntreinere i reparaii
ascensoare)
X X X
162
Achiziia public 2, licitaie
deschis
(achiziionare 3 autoturisme)
X X X
Achiziia public 3, cerere de
oferta
(achiziionare 1 unitate
exterioar de aer condiionat)
X FIAP FIAP
Achiziia public 4, cerere de
ofert
(achiziionare mobilier birouri)
X X X
Achiziia public 5, negociere
cu o singur surs
(prestare servicii unitate
exterioar aer condiionat)
X X FIAP
Achiziia public 6,
cumprare direct
(achiziionare consumabile
unitate exterioar aer
condiionat)
_ _ FIAP
ENTITATEA PUBLIC
FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2B
PROBLEMA:
Analiza respectrii cadrului normativ privind alegerea procedurii de atribuire a contractelor de achiziie
public.
CONSTATARE:
Schimbarea procedurii de atribuire a contractului de achiziie public din licitaie deschis prin
divizarea acesteia n alte tipuri de proceduri cu plafoane pariale mai mici. Spre exemplu:
Investiia privind unitatea exterioar de aer condiionat, a fost divizat n 3 achiziii, astfel:
Achiziia privind unitatea exterioar de aer condiionat pentru 200 uniti interioare, n valoare de 90.000
euro, fr TVA, a fost atribuita prin procedur cerere de ofert (achiziia public nr. 3);
Demontare/montare i probe instalaie exterioar de aer condiionat, n valoare de 12 000 euro, fr
TVA, a fost atribuit prin procedura negociere cu o singura surs (achiziia public nr.5);
Achiziionare consumabile, n valoare de 1.500 euro, fr TVA, a fost realizat prin cumprare
direct (achiziia public nr. 6).
Echipa de auditori a constatat c prin divizarea investiiei privind instalaia exterioar de aer condiionat
n valoare de 103.500 euro, fr TVA, a reuit s schimbe procedura de licitaie deschis care trebuia
aplicat conform cadrului normativ, n alte trei tipuri de proceduri care presupun o serie de faciliti.
CAUZE:
Scopul divizrii valorii achiziiei a fost acela de a diminua costurile investiiei prin executarea unor
lucrri n regie proprie.
ncercarea de a diminua costurile i timpul aferent achiziionrii.
nelegerea eronat a legislaiei privind achiziiile publice.
CONSECINE:
nclcarea principiului tratamentului egal al posibililor ofertani.
Nerespectarea prevederilor legislaiei privind achiziiile publice i concurena.
Prelungirea duratei de execuie prin ncheierea mai multor contracte.
ConstantinI aco
163
Posibilitatea realizrii unor cheltuieli mai mari cu achiziia respectiv, nclcndu-se astfel principiul
utilizrii eficiente a fondurilor publice.
RECOMANDRI:
Stabilirea unui responsabil cu alegerea procedurii de atribuire a contractelor de achiziie public i
asigurarea pregtirii profesionale corespunztoare a acestuia.
Elaborarea listelor de verificare ataate la Nota privind estimarea valorii contractelor, n vederea
precizrii elementelor verificate cu ocazia stabilirii procedurii de achiziie pentru atribuirea acestora.
Elaborarea unei proceduri specifice scris i formalizat, privind alegerea procedurii de atribuire a
contractelor de achiziie public i actualizarea acesteia.
Asigurarea coroborrii atribuiilor i responsabilitilor stabilite prin fia postului cu procedura.
Asigurarea pregtirii profesionale a salariailor n vederea nsuirii procedurilor i influenarea
evalurilor anuale cu rezultatele acesteia.
Constituirea unei echipe de control i verificarea tuturor licitaiilor din ultimul an, pentru a constata dac
aceast divizare a valorii totale a achiziiei este o ntmplare sau se prezint deja ca o practica n cadrul
Serviciului Achiziii Publice.
Analiza rezultatelor acestei aciuni de control.
Obiectivul III: Pregtirea aplicrii procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie
public
Nr.
crt.
DA NU Obs.
Examinarea procedurii specifice privind pregtirea aplicrii
procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de
achiziie public
- -
3.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedura specific a
activitilor aferente pregtirii aplicrii procedurii de licitaie
deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public
- -
a) existena procedurii specifice - -
b) aprobarea procedurii specifice de ctre persoanele competente - -
c) stabilirea modelelor documentelor aferente acestui obiectiv i
modalitile de completare
- -
3.1.2.Existena activitilor de control intern n punctele cheie ale
procesului
- -
3.1.
procedura specific i evaluarea completitudinii prelurii acestora
- -
3.3. Examinarea cunoaterii procedurii specifice de ctre
responsabilul cu realizarea activitii
- -
Aprecierea calitii procedurii specifice de ctre responsabilii
acestora:
- -
a) consider procedura corespunztoare ? - -
b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice ? - -
3.4.
c) exista propuneri de perfecionare a procedurii? - -
Analiza anunului de intenie 3.5.
a) existena solicitrii scrise autorizate pentru publicare, cu
indicarea temeiului legal
X
164
Nr.
crt.
DA NU Obs.
b) verificarea publicrii anunului de intenie n 30 de zile de la
data aprobrii bugetului propriu autoritii contractante
X
c) respectarea modelului general, cuprins de prevederile legale, X
d) cuprinderea tuturor contractelor estimate la cel puin 750.000
Euro, fr TVA
X
e) verificarea publicrii separate a achiziiilor de
produse/lucrri/servicii
X
Observare direct
Verificarea constituirii Documentaiei privind elaborarea i
a) Verificarea cuprinderii n DEPO a elementelor: X
- adresa la care se depune oferta X
- data limit i modaliti pentru depunerea ofertei
- ora, data i locul deschiderii ofertelor X
- cerine minime de calificare X
- garania pentru participare (cuantum, perioad de valabilitate,
modul de constituire)
X
- criteriul aplicat pentru atribuirea contractului X
- garania de bun execuie a contractului (cuantum, modul de
constituire)
X
- caietul de sarcini X
b) Asigurarea obinerii unui exemplar DEPO de ctre oricare
furnizor/executant/ prestator care a naintat o solicitare n acest
sens, respectiv transmiterea n cel mult 6 zile de la primirea
solicitrii, dac aceasta s-a fcut n timp rezonabil
X
3.6.
c) Preul de vnzare al unui exemplar DEPO nu depete costul
multiplicrii acestuia plus costul transmiterii, dac este cazul
- -
TEST nr. 3a
Foaie de lucru
Lista de control
nr. 3a
Analiza modului de constituire a comisiilor de evaluare
a) Ordinele de numire ale comisiilor de evaluare sunt aprobate X
b) numrul membrilor comisiei este de cel puin 3 X
c) membrii comisiilor de evaluare sunt independeni de
participanii la procedur
X
d) membrii comisiilor sunt eligibili n ceea ce privete studiile i
experiena n domeniu
X
e) declaraiile de confidenialitate i imparialitate sunt semnate
de toi membrii comisiei
X
f) semnarea declaraiilor se face nainte de deschiderea ofertelor X
g) constituirea pentru atribuirea fiecrui contract de achiziie n
parte a unei comisii de evaluare
X
h) existena unui corp al membrilor de rezerv - -
i) sunt numii n comisia de evaluare i consultani externi? - -
3.7.
j) membrii comisiilor de evaluare sunt remunerai ? - -
TEST nr. 3b
NOTE DE
RELATII
adresate d-nei
Luiza Marin i d-
lui Andrei Bratu,
membri ai
comisiilor de
evaluare
Lista de control
nr. 3b
FIAP nr. 3b
Data:
ConstantinI aco
165
ENTITATEA PUBLIC
TESTUL NR. 3A
OBIECTUL TESTULUI: Pregtirea aplicrii procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de
achiziie public.
OBIECTIVUL TESTULUI: Constituirea Documentaiei pentru elaborarea i prezentarea ofertei (DEPO).
Populaia total este reprezentat de cele 9 achiziii, prin licitaie deschis, realizate n 2005 n cadrul
entitii.
Eantionul pentru testarea constituirii DEPO, privind achiziiile publice atribuite prin licitaie deschis,
avnd n vedere numrul redus al contractelor de achiziii publice ncheiate n anul 2005, s-a stabilit la
30% din populaia total, respectiv 3 achiziii, conform Foii de lucru nr. 3a anexate.
Testarea a urmrit existena unor indicatori n coninutul DEPO, sugestivi n derularea ulterioar a
procedurii de atribuire a contractelor de achiziii publice, pe baza elementelor stabilite n Lista de
verificare nr. 3, poz. 3.6., literele a b, i anume:
a) Verificarea coninutului DEPO:
- adresa la care se depune oferta;
- data limit i modaliti pentru depunerea ofertei;
- ora, data i locul deschiderii ofertelor;
- cerine minime de calificare;
- garania pentru participare (cuantum, perioada de valabilitate, modul de constituire);
- criteriul aplicat pentru atribuirea contractului;
- garania de bun execuie a contractului (cuantum, modul de constituire)
- caietul de sarcini.
b) Verificarea asigurrii obinerii unui exemplar DEPO de ctre oricare furnizor/executant/ prestator
care a naintat o solicitare n acest sens.
Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 3a privind constituirea DEPO.
CONSTATRI:
n urma verificrii i pe baza listei de control nu s-au constatat nereguli n coninutul Documentaiei
pentru elaborarea i prezentarea ofertei (DEPO) i n transmiterea documentelor solicitanilor i din aceste
motive nu se va elabora FIAP.
Data,
FOAIE DE LUCRU NR. 3A
Obiectivul III : Pregtirea aplicrii procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie
public
Eantionul pentru testarea constituirii DEPO a fost realizat astfel:
Populaia total este reprezentat de achiziiile realizate, n 2005, prin licitaie deschis, respectiv 9
licitaii.
Eantionul s-a stabilit la 30 % din populaia total, respectiv 3 licitaii.
Pasul de selecie va fi 3.
166
Eantionul s-a constituit pornind de la primul element i va cuprinde prima, a patra i a aptea licitaie
deschis, respectiv:
- prima licitaie deschis - achiziionare copiatoare;
- a patra licitaie deschis - achiziionare servicii ntreinere i reparaii ascensoare;
- a aptea licitaie deschis - achiziionarea unui numr de trei autoturisme.
Eantionul va fi testat n totalitate.
Verificarea eantionului constituit se va realiza pe baza unui test.
Auditor, n prezena,
Comnescu Cristian
LISTA DE CONTROL NR. 3A
privind constituirea Documentaiei pentru elaborarea i prezentarea ofertei
Elemente testate
(cuprins DEPO)
Prima licitaie
deschis
(achiziionare
copiatoare)
A patra licitaie
deschis
(servicii ntreinere
i reparaii
ascensoare)
A aptea
licitaie
deschis
(achiziionarea
unui numr de
trei autoturisme)
a) Indicatori cuprini n DEPO:
- adresa la care se depune oferta X X X
- data limita i modaliti pentru depunerea ofertei X X X
- ora, data i locul deschiderii ofertelor X X X
- cerine minime de calificare X X X
- garania pentru participare (cuantum, perioada
de valabilitate, modul de constituire)
X X X
- criteriul aplicat pentru atribuirea contractului X X X
- garania de buna execuie a contractului
(cuantum, modul de constituire)
X X X
- caietul de sarcini X X X
b) Asigurarea obinerii unui exemplar DEPO de
ctre oricare furnizor/ executant/prestator care a
naintat o solicitare n acest sens, respectiv
transmiterea n cel mult 6 zile de la primirea
solicitrii, dac aceasta s-a fcut n timp rezonabil
X X X
ENTITATEA PUBLIC
TESTUL NR. 3B
OBIECTUL TESTULUI: Pregtirea aplicrii procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de
achiziie public.
OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza modului de constituire a comisiilor de evaluare.
Populaia, pentru efectuarea testrii reprezint documentele aferente constituirii, componentei i a
compatibilitii membrilor comisiilor de evaluare pentru licitaiile deschise, organizate n 2005.
ConstantinI aco
167
Eantionul s-a constituit din documentele celor 9 achiziii prin licitaie deschis, prevzute n Program,
respectiv 100 %. Echipa de auditori interni a considerat necesar testarea ntregii populaii pentru
obinerea unei concluzii de ansamblu, avnd n vedere faptul c populaia total a fost rezonabil ca
mrime.
Testarea a urmrit analiza constituirii, componenei i a compatibilitii membrilor comisiilor de
evaluare pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 3, poziia 3.7, literele a-g, i anume:
- Verificarea constituirii, componenei i a compatibilitii membrilor comisiilor de evaluare:
a) Ordinele de numire ale comisiilor de evaluare sunt aprobate;
b) numrul membrilor comisiei este de cel puin 3;
c) membrii comisiilor de evaluare sunt independeni de participanii la procedur;
d) membrii comisiilor sunt eligibili n ceea ce privete studiile i experiena n domeniu;
e) declaraiile de confidenialitate i imparialitate sunt semnate de toi membrii comisiei;
f) semnarea declaraiilor se face nainte de deschiderea ofertelor;
g) constituirea pentru atribuirea fiecrui contract de achiziie n parte a unei comisii de evaluare.
Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 3b privind Analiza modului de constituire a
comisiilor de evaluare.
De asemenea, au fost solicitate note de relaii de la salariai din cadrul Serviciului Achiziii Publice,
membri ai comisiilor de evaluare, pentru problemele legate de declaraiile de confidenialitate i
imparialitate.
CONSTATRI:
n urma verificrii i pe baza Notelor de relaii i a listei de control s-a constatat c:
- declaraiile de confidenialitate i imparialitate nu au fost semnate de toi membrii comisiilor de
evaluare;
- unele declaraii de confidenialitate i imparialitate ale membrilor comisiilor de evaluare au fost
semnate dup deschiderea ofertelor.
CONCLUZII:
n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 3b
Data,
ENTITATEA PUBLIC
NOT DE RELAII
privind respectarea cadrului normativ referitor la compatibilitatea membrilor comisiilor de evaluare,
adresat doamnei Luiza Marin, consilier n cadrul Serviciului Achiziii Publice
ntrebare 1: La nivelul Serviciului Achiziii Publice exist proceduri specifice, scrise i formalizate, privind
asigurarea compatibilitii membrilor comisiilor de evaluare?
Rspuns 1: Nu, dar avem cadrul legal i n plus exist n fiele posturilor principalele elemente care trebuie
respectate pentru asigurarea compatibilitii membrilor comisiilor de evaluare.
ntrebare 2: De ci ani participai n calitate de membru n comisiile de evaluare?
Rspuns 2: Lucrez n acest serviciu de numai 10 luni.
ntrebare 3: Ai fost numit membru titular sau erai n corpul de rezerv?
Rspuns 3: Membru de rezerv.
ntrebare 4: Cunoatei prevederile legale privind de asigurarea compatibilitii membrilor comisiilor de
evaluare?
168
Rspuns 4: Da, cunosc prevederile Ordonanei nr. 60 i Normelor de aplicare n domeniul achiziiilor
publice.
ntrebare 5: Atunci, cum explicai nesemnarea declaraiilor de confidenialitate i imparialitate?
Rspuns 5: Fiind membru de rezerva, membrul comisiei de evaluare pe care l-am nlocuit a intrat n
concediu medical n ziua edinei de deschidere a ofertelor, i acest aspect a fost omis.
ntrebare 6: Mai avei ceva de adugat?
Rspuns 6: Nu.
Not:
Pentru ntrebarea i rspunsul nr. 5 se va elabora FIAP-ul nr. 3b.
Auditor, Consilier,
Comnescu Cristian Luiza Marin
ENTITATEA PUBLIC
NOTA DE RELAII
privind respectarea cadrului normativ referitor la compatibilitatea membrilor comisiilor de evaluare,
adresat domnului Andrei Bratu, consilier n cadrul Serviciului Achiziii Publice
ntrebare 1: La nivelul Serviciului Achiziii Publice exist proceduri specifice, scrise i formalizate, privind
asigurarea compatibilitii membrilor comisiilor de evaluare?
Rspuns 1: Nu, dar avem cadrul legal i n plus exist n fiele posturilor principalele elemente care trebuie
respectate pentru asigurarea compatibilitii membrilor comisiilor de evaluare.
ntrebare 2: De ci ani participai n calitate de membru n comisiile de evaluare?
Rspuns 2: Avnd 15 ani vechime n acest domeniu sunt numit frecvent n comisii de evaluare.
ntrebare 3: Ai fost numit membru titular sau erai n corpul de rezerv?
Rspuns 3: Membru titular.
ntrebare 4: Cunoatei prevederile legale privind de asigurarea compatibilitii membrilor comisiilor de
evaluare?
Rspuns 4: Da i consider c am acumulat i mult experien practic n domeniul achiziiilor publice.
ntrebare 5: Atunci, cum explicai nesemnarea declaraiilor de confidenialitate i imparialitate?
Rspuns 5: n ziua ntrevederii membrilor comisiei de evaluare am ntrziat, declaraiile erau semnate de
ceilali membri i, n continuare, s-a pierdut din vedere acest aspect. Semnarea s-a facut ulterior, dup
deschiderea ofertelor.
ntrebare 6: Mai avei ceva de adugat?
Rspuns 6: Nu.
Not:
Pentru ntrebarea i rspunsul nr. 5 se va elabora FIAP-ul nr. 3b.
Auditor, Consilier,
Comnescu Cristian Andrei Bratu
ConstantinI aco
169
LISTA DE CONTROL NR. 3B
privind Analiza modului de constituire a comisiilor de evaluare
Elemente
testate
Licitaii
deschise
pentru
achiziii
publice
cuprinsen
Program
Ordinele
de numire
ale
comisiilor
de
evaluare
sunt
aprobate
Numrul
membrilor
comisiei
este de cel
puin 3
persoane
Membrii
comisiilor de
evaluare sunt
independeni
de
participanii
la procedur
Membrii
comisiilor sunt
eligibili n ceea
ce privete
studiile i
experiena n
domeniu
Declaraiile de
confidenialitate
i imparialitate
sunt semnate de
toi membrii
comisiei
Semnarea
declaraiilor
se face nainte
de
deschiderea
ofertelor
Constituirea
pentru
atribuirea
fiecrui
contract de
achiziie n
parte a unei
comisii de
evaluare
Licitaie deschis 1 X X X X X X X
Licitaie deschis 2 X X X X FIAP X X
Licitaie deschis 5 X X X X FIAP FIAP X
ENTITATEA PUBLIC
PROBLEMA:
Nerespectarea condiiilor de constituire, competena i compatibilitatea privind comisiile de evaluare.
CONSTATARE:
Din examinarea notelor de relaii i a declaraiilor de confidenialitate i imparialitate ale membrilor
comisiilor de evaluare, aferente procedurilor de atribuire a contractelor de achiziie public prin licitaie
deschis, organizate n anul 2004, respectiv 9 achiziii, s-a constatat c acestea nu erau semnate de toi
membri comisiei.
De asemenea, membrii unei comisii de evaluare semnaser aceste declaraii dup deschiderea ofertelor,
nclcndu-se astfel prevederile art. 22, alin. 1 din HG nr. 461/2001 pentru aprobarea normelor de
aplicare a OUG nr. 60/2001 privind achiziiile publice, cu modificrile i completrile ulterioare.
CAUZE:
Interpretarea superficial a legislaiei privitoare la respectarea condiiilor de constituire, competena i
compatibilitatea comisiilor de evaluare.
CONSECINE:
Favorizarea potenialilor ofertani privind atribuirea unor contracte de achiziie public;
Nedelimitarea clar a competenelor i responsabilitilor membrilor comisiilor de evaluare n
eventualitatea apariiei unor litigii.
RECOMANDRI:
Ordinul de numire al comisiei de evaluare s aib n anex atribuiile i responsabilitile membrilor
comisiei, ale secretarului comisiei care are sarcina verificrii semnrii declaraiilor de confidenialitate i
imparialitate nainte de deschiderea ofertelor.
Elaborarea unei proceduri specifice, scris i formalizat, care s cuprind i modul de lucru al
membrilor comisiilor de evaluare n activitatea practic.
Stabilirea unui responsabil pentru elaborarea procedurii i actualizarea sistematic a acesteia.
170
Coroborarea atribuiilor prevzute prin fiele posturilor cu procedurile realizate.
Realizarea unor perfecionri profesionale de ctre eful de compartiment pentru cunoaterea cadrului
normativ i procedural cu personalul implicat n activitatea de achiziii publice i influenarea evalurilor
anuale cu rezultatele acestora.
Obiectivul IV. Lansarea procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public
Nr.
crt.
Activitatea de audit DA NU Obs
4.1. Examinarea procedurii specifice privind lansarea procedurii de licitaie
deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public
- -
4.1.1.Verificarea gradului de acoperire prin procedur specific a
activitilor aferente ntocmirii i publicrii anunului de participare
- -
a) existena procedurii specifice privind lansarea procedurii de
atribuire a contractului de achiziie public
- -
c) stabilirea modelului general al anunului de participare precizarea
- -
d) existena componentei de actualizare a procedurii specifice - -
procesului
- -
- -
4.3. Examinarea cunoaterii procedurii specifice de ctre responsabilii cu
realizarea activitii
- -
4.4. Aprecierea calitii procedurii specifice de ctre responsabilii acestora: - -
4.5. Examinarea anunurilor de participare
a) existena solicitrii scrise autorizate, cu indicarea temeiului legal,
pentru publicare
X
b) coninutul standard de informaii, conform prevederilor legale:
- Data limit pentru solicitarea clarificrilor X
- Data limit pentru depunerea ofertelor X
- Adresa la care trebuie transmise/depuse ofertele X
- Data, ora i locul deschiderii ofertelor X
- Garaniile pentru participare solicitate X
- Perioada pentru care ofertantul trebuie s i menin oferta valabil X
- Criteriul care va fi utilizat pentru atribuirea contractului de furnizare X
- Alte informaii (utilizarea cilor de atac etc.) X
- Data transmiterii anunului de participare ctre RA Monitorul Oficial X
c) verificarea similitudinii coninuturilor anunurilor publicate n
mijloace de informare diferite
- -
TEST
NR. 4
Lista de
control
nr. 4
4.6. Analiza sistemului de arhivare a documentelor
Data,
Comanescu Cristian Petrescu Aurel
ConstantinI aco
171
ENTITATEA PUBLIC
TESTUL NR. 4
OBIECTUL TESTULUI: Lansarea procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie
public
OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza ntocmirii i publicrii anunurilor de participare.
Populaia pentru realizarea testului o reprezint anunurile de participare existente n dosarele achiziiilor
realizate n 2005 n cadrul entitii.
Eantionul va fi constituit din documente de la cele 9 achiziii prin licitaie deschis prevzute n
Program, respectiv 100%, fiind un numr redus i n acelai timp un numr suficient de documente
pentru a putea ajunge la o concluzie documentat.
Testarea a urmrit analiza ntocmirii i publicrii anunului de participare pe baza elementelor stabilite n
Lista de verificare nr. 4, poziia 4.5, literele a si b, astfel:
- Examinarea anunurilor de participare:
a) existenta solicitrii scrise autorizate, cu indicarea temeiului legal, pentru publicare
b) cuprinderea coninutului standard de informaii, cuprins de prevederile legale, dintre care:
- data limit pentru solicitarea clarificrilor;
- data limit pentru depunerea ofertelor;
- adresa la care trebuie transmise/depuse ofertele;
- data, ora i locul deschiderii ofertelor;
- garaniile pentru participare solicitate;
- perioada pentru care ofertantul trebuie s i menin oferta valabil;
- criteriul care va fi utilizat pentru atribuirea contractului de furnizare;
- alte informaii (utilizarea cilor de atac etc.);
- data transmiterii anunului de participare ctre RA Monitorul Oficial.
Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 4 privind Analiza ntocmirii i publicrii
anunurilor de participare.
CONSTATRI:
n urma verificrii i pe baza listei de control nu s-au constatat nereguli n coninutul anunurilor de
participare i publicarea acestora, situaie pentru care nu se va elabora FIAP.
Data,
Comanescu Cristian Petrescu Aurel
LISTEI DE CONTROL NR. 4
privind Analiza ntocmirii i publicrii anunurilor de participare
Cuprinderea coninutului standard de informaii, cuprins de prevederile legale, dintre care: Elemente testate
Anunuri
de
participare
pentru
licitaiile
deschise
Existena
solicitrii
scrise
autorizate
cu indicarea
temeiului
legal,
pentru
publicare
Data limit
pentru
solicitare
de
clarificri
Data limit
pentru
depunerea
ofertelor
Adresa
la care
trebuie
transmise/
depuse
ofertele
Data, ora i
locul
deschiderii
ofertelor
Garaniile
pentru
participare
solicitate
Perioada
pentru care
ofertantul
trebuie sa
i menin
oferta
valabil
Criteriul care
va fi utilizat
pentru
atribuirea
contractului
de furnizare
Alte
informaii
(utilizarea
cailor de
atac etc.)
Data
transmiterii
anunului de
participare
ctre RA
Monitorul
Oficial
Anun de participare
- licitaia deschis 1
X X X X X X X X X X
Anun de participare
X X X X X X X X X X
Anun de participare
X X X X X X X X X X
Anun de participare
X X X X X X X X X X
Anun de participare
X X X X X X X X X X
Anun de participare
X X X X X X X X X X
Anun de participare
X X X X X X X X X X
Anun de participare
X X X X X X X X X X
Anun de participare
X X X X X X X X X X
ConstantinI aco
173
Obiectivul V. Derularea procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public
Nr.
crt.
5.1. Examinarea procedurilor specifice privind derularea procedurii de
licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public
- -
activitilor aferente derulrii procedurii de atribuire a contractului de
achiziie public
- -
a) existena procedurilor specifice privind derularea procedurii de
- -
b) aprobarea procedurilor specifice de ctre persoanele competente - -
c) existena modelelor aferente activitilor i precizarea modalitilor
de completare
- -
d) existena componentei de actualizare a procedurilor specifice - -
procesului
- -
5.1.3.Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie - -
5.2. Compararea atribuiilor din procedura specific cu fiele posturilor - -
5.3. Examinarea cunoaterii procedurilor specifice de ctre responsabilul
cu realizarea activitii
- -
5.4. Aprecierea calitii procedurii specifice de ctre responsabilul
acesteia:
- -
5.5. Verificarea respectrii prevederilor privind completrile la DEPO i
dreptul de a solicita clarificri
a) respectarea termenului de solicitare clarificri, de cel puin 8 zile
nainte de data limit pentru depunerea ofertelor
X
b) respectarea termenului de rspuns la solicitri, de cel puin 6 zile
nainte de data limita pentru depunerea ofertelor
X
c) transmiterea completrilor la DEPO ctre toi ofertanii care au
solicitat documentaia iniial
X
d) transmiterea clarificrilor la DEPO ctre toi ofertanii care au
X
e) existena nregistrrii i confirmrii primirii oricrui document
transmis
TEST nr. 5a
Lista de
control
nr. 5a
FIAP nr. 5a
5.6. Analiza deschiderii si calificarea ofertelor
a) respectarea termenului i adresei de depunere al ofertelor X
b) deschiderea ofertelor la data, ora i locul indicate n anunul de
participare
X
c) calificarea ofertelor care au depus garania pentru participare X
d) calificarea ofertelor nregistrate ca persoane juridice sau
nregistrate/atestate/apartenen din punct de vedere profesional
X
e) calificarea ofertelor eligibile X
f) calificarea ofertelor cu capacitatea tehnic X
g) calificarea ofertelor cu capacitatea economico-financiar X
h) numrul ofertelor depuse este mai mare de 2 - -
i) daca nu, existena deciziei de repetare a procedurii - -
j) existena i coninutul Procesului-verbal al edinei de deschidere al
ofertelor
X
TEST nr. 5b
Lista de
control
nr. 5b
FIAP nr. 5b
5.7. Analiza examinrii i evalurii ofertelor n vederea stabilirii ofertei
ctigtoare
a) existena similitudinii ntre oferte i cerinele prevzute n DEPO - -
174
b) corectitudinea calculelor pentru stabilirea clasamentului ofertelor - -
c) pstrarea criteriului pe baza cruia se atribuie contractul stabilit n
DEPO, pe tot parcursul derulrii procedurii
- -
d) existenta hotrrii comisiei de evaluare cu privire la rezultatul
aplicrii procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public
- -
e) existena comunicrii, n scris, simultan, a rezultatului aplicrii
procedurii respective ctre toi ofertanii
- -
f) existena, n cazul anularii procedurii pentru atribuirea contractului
de achiziie public, a deciziei de anulare
- -
5.8. Analiza ncheierii contractului de achiziie public
a) contractul are avizul favorabil al serviciului financiar-contabil
pentru disponibilitatea fondurilor
- -
b) contractul are viza de control financiar preventiv - -
c) contractul are viza serviciului juridic - -
d) contractul are viza managerului - -
e) contractul se ncheie cu oferta declarat ctigtoare - -
f) n cazul n care ofertantul stabilit ctigtor nu s-a prezentat pentru
ncheierea contractului, autoritatea contractant l invita pe urmtorul
clasat sau anuleaz aplicarea procedurii
- -
g) contractul se ncheie n perioada de valabilitate a ofertelor, - -
h) contractul se ncheie numai dup 7 zile de la data transmiterii
comunicrii privind rezultatul aplicrii procedurii - -
i) existena, ca parte integrant a contractului, cel puin a urmtoarelor
documente:
- -
- Caietul de sarcini - -
- Propunerea tehnic i propunerea financiar - -
- Graficul de ndeplinire a contractului - -
- Graficul de pli - -
- Informaii/clauze privind modul de actualizare i/sau revizuire a
preurilor contractelor
- -
j) constituirea garaniei de bun execuie de ofertantul invitat pentru
ncheierea contractului de achiziie public
- -
k) legalizarea, la cerere, a asocierii n cazul unei oferte depuse n
comun de mai muli ofertani
- -
l) existena contractelor ncheiate ntre viitorul contractant i
subcontractanii si, dac este cazul
- -
5.9. Analiza dosarelor achiziiilor publice
a) verificarea existenei dosarelor achiziiilor publice X
b) verificarea coninutului dosarului achiziiei publice, care s
cuprind cel puin:
- Nota privind determinarea valorii estimative, fr tva, a contractului
de achiziie public
X
- Anunul i/sau invitaia de participare, dup caz X
- DEPO, inclusiv clarificrile solicitate i rspunsurile aferente
transmise de autoritatea contractant;
X
- Decizie de numire a comisiei de evaluare X
- Procesul-verbal ntocmit cu ocazia deschiderii ofertelor X
- Hotrrea comisiei de evaluare cu privire la rezultatul aplicrii
procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public X
- Contestaiile primite, rezoluiile i, dup caz, msurile corective
adoptate de autoritatea contractant i comunicate, precum i
hotrrile comisiilor de conciliere i, respectiv, hotrrile
judectoreti irevocabile
X
- Copia contractului de achiziie public X
- Anunul de atribuire a contractului de achiziie public X
c) dosarul achiziiei publice se pstreaz cel puin 5 ani de la data
finalizrii contractului respectiv
- -
d) dosarul achiziiei publice este pus la dispoziia oricrei autoriti
publice interesate, spre consultare
- -
TEST nr. 5c
Lista de
control
nr. 5c
FIAP nr. 5c
ConstantinI aco
175
e) dosarul achiziiei publice este pstrat n locaii/condiii
corespunztoare
- -
5.10 Analiza sistemului de arhivare a documentelor - -
Data:
ENTITATEA PUBLIC
TESTUL NR. 5A
OBIECTUL TESTULUI: Derularea procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie
public
OBIECTIVUL TESTULUI: Verificarea respectrii prevederilor privind completrile la Documentaia pentru
elaborarea i prezentarea ofertei (DEPO) i dreptul de a solicita clarificri.
Populaia pentru realizarea testului o constituie documentele aferente, completrile la DEPO, solicitrile
de clarificri i transmiterea rspunsurilor la acestea.
Eantionul va fi constituit din documentele de la o singur achiziie public, din cele 9 achiziii, respectiv
un procent de 11% din populaie, la care s-a aplicat procedura licitaie deschis i unde au existat astfel
de solicitri, respectiv Achiziia de servicii ntreinere i reparaii ascensoare. Pentru participarea la
licitaie cei trei ofertani au solicitat cte un exemplar DEPO, dintre care, ulterior, unul a solicitat
clarificri.
Testarea a urmrit analiza respectrii prevederilor privind completrile la DEPO i dreptul de a solicita
clarificri, pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 5a, poziia 5.5., literele a-d, astfel:
Verificarea respectrii prevederilor privind completrile la DEPO dreptul de a solicita
clarificri:
- respectarea termenului de solicitare clarificri, de cel puin 8 zile nainte de data limit pentru
depunerea ofertelor;
- respectarea termenului de rspuns la solicitri, de cel puin 6 zile nainte de data limit pentru
- transmiterea completrilor la DEPO ctre toi ofertanii care au solicitat documentaia
iniial;
- transmiterea clarificrilor la DEPO ctre toi ofertanii care au solicitat documentaia iniial.
Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 5a pentru Verificarea respectrii
prevederilor privind completrile la DEPO i dreptul de a solicita clarificri.
CONSTATRI:
Pe baza testrii efectuate i a listei de control s-a constatat:
- nu au existat completri la DEPO;
- rspunsul la solicitarea de clarificri la DEPO s-a transmis numai solicitantului, iar ceilali competitori nu
au fost informai.
CONCLUZII:
n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 5a
Data,
176
LISTA CONTROL NR. 5A
pentruVerificarearespectrii prevederilor privindcompletrilelaDEPOi dreptul deasolicitaclarificri
Eantion : Achiziia de servicii ntreinere i reparaii ascensoare licitaie deschis
Ofertani
Elemente
testate
SC Ascensorul SRL SC Liftul Service
SRL
SC Elevatorul SRL
Respectarea termenului de
solicitare clarificri, de cel puin 8
zile nainte de data limit pentru
depunerea ofertelor
X X X
Respectarea termenului de
rspuns la solicitri, de cel puin 6
zile nainte de data limit pentru
depunerea ofertelor
X X X
Transmiterea completrilor la
DEPO ctre toi ofertanii care au
Nu a fost cazul Nu a fost cazul Nu a fost cazul
Transmiterea clarificrilor la
DEPO ctre toi ofertanii care au
X FIAP FIAP
ENTITATEA PUBLIC
PROBLEMA:
Respectarea prevederilor ordonanei privind dreptul de a solicita clarificri la coninutul Documentaiei
privind elaborarea i prezentarea ofertei - DEPO.
CONSTATARE:
Din testul efectuat a rezultat faptul c la solicitarea de clarificri din partea SC Elevatorul SRL rspunsul
a fost transmis numai acesteia i nu i celorlali doi competitori.
Rspunsul la clarificrile solicitate de unul dintre ofertani ar fi trebuit transmis tuturor ofertanilor, cu
protejarea identitii celui care le-a solicitat, conform prevederilor art. 38, alin. 4 din OUG nr. 60/2001
privind achiziiile publice, cu modificrile i completrile ulterioare.
CAUZE:
Inexistena unor proceduri specifice scrise i formalizate referitoare la transmiterea rspunsurilor la
solicitrile de clarificri primite din partea unor ofertani.
Efectuarea acestei activiti de ctre persoane care nu au atribuii i competene stabilite prin fia
postului.
CONSECINE:
Posibilitatea respingerii unor oferte datorita nenelegerii complete a cerinelor prevzute n DEPO.
nclcarea principiului transparenei, respectiv punerea la dispoziie tuturor celor interesai a
informaiilor referitoare la aplicarea procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public.
nclcarea principiului tratamentului egal", respectiv aplicarea n mod nediscriminatoriu a criteriilor de
selecie i a criteriilor pentru atribuirea contractului de achiziie public, astfel nct orice
furnizor/executant/prestator s aib anse egale de a i se atribui contractul respectiv.
Posibilitatea informrii suplimentare a unor competitori n defavoarea altora.
ConstantinI aco
177
RECOMANDRI:
ntocmirea procedurii specifice, scris i formalizat, referitoare la transmiterea rspunsurilor la
Stabilirea prin procedur a unui responsabil cu transmiterea rspunsului la clarificrile la DEPO
solicitate de ofertani.
Coroborarea coninutului procedurilor cu responsabilitile stabilite prin fiele posturilor.
Efectuarea de instruiri profesionale n cadrul serviciului pentru nsuirea legislaiei i a cadrului
procedural, cunoaterea i interpretarea corect a acestora i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele
obinute.
ENTITATEA PUBLIC
TESTUL NR. 5B
public
OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza deschiderii i calificrii ofertelor.
Populaia pentru efectuarea testului o reprezint licitaiile deschise, n numr de 9, realizate n anul 2005
n cadrul entitii.
Eantionul a fost constituit din documentele aferente unei singure licitaii deschise, unde numrul
ofertelor depuse a fost cel mai mare, respectiv Achiziia de calculatoare, cu 8 oferte depuse, care
reprezint 11% din populaia total.
Testarea a urmrit analiza deschiderii ofertelor i stabilirea ofertelor calificate pe baza elementelor
stabilite n Lista de verificare nr. 5, poziia 5.6, literele a-g si j, astfel:
Verificarea desfurrii deschiderii i calificrii ofertelor:
- respectarea termenului i adresei de depunere al ofertelor;
- deschiderea ofertelor la data, ora i locul indicate n anunul de participare;
- calificarea ofertelor care au depus garania pentru participare;
- calificarea ofertelor nregistrate ca persoane juridice sau nregistrate/ atestate din punct de
vedere profesional;
- calificarea ofertelor eligibile;
- calificarea ofertelor cu capacitatea tehnic;
- calificarea ofertelor cu capacitatea economico-financiar;
- existenta i coninutul Procesului-verbal al sedinei de deschidere a ofertelor.
Pentru efectuarea testrii s-a elaborat Lista de control nr. 5b privind Analiza deschiderii i calificrii
ofertelor.
CONSTATRI:
n urma verificrii i pe baza listei de control ntocmite s-a stabilit:
- data indicat n anunul de participare nu a coincis cu data deschiderii propriu-zise a ofertelor;
- ofertani nscrii la licitaie care nu au depus garania de participare;
- ofertani descalificai incorect.
CONCLUZII:
n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 5b.
Data,
178
privind Analiza deschiderii i calificrii ofertelor
Eantion: Achiziia de calculatoare
Ofertele
depuse
Elemente
testate
Oferta
1
Oferta
2
Oferta
3
Oferta
4
Oferta
5
Oferta
6
Oferta
7
Oferta
8
Verificarea desfurrii deschiderii i calificrii ofertelor
respectarea termenului i
adresei de depunere al
ofertelor
X X X X X X X X
deschiderea ofertelor la data,
ora i locul indicate n
anunul de participare
FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP
calificarea ofertelor care au
depus garania pentru
participare
X X X X FIAP X X X
nregistrate ca persoane
juridice sau nregistrate/
atestate din punct de vedere
profesional
X X X X X X X X
calificarea ofertelor eligibile X X X X X X X X
calificarea ofertelor cu
capacitatea tehnic
FIAP X X X X X X X
calificarea ofertelor cu
capacitatea economico-
financiar
X X X X X X X X
existena i coninutul
Procesului-verbal al edinei
de deschidere a ofertelor
X X X X X X X X
ENTITATEA PUBLIC
PROBLEMA:
Nerespectarea cadrului normativ privind deschiderea si calificarea ofertelor.
CONSTATARE:
Data precizata n anunul de participare la licitaie nu a coincis cu data deschiderii propriu-zise a ofertelor.
n urma aplicrii procedurii, ofertantul SC STYLE SRL a fost descalificat pentru nedepunerea garaniei
de participare, dei n Procesul verbal al edinei de deschidere a ofertelor comisia de evaluare atest
existena garaniilor de participare pentru toate firmele ofertante.
n cazul licitaiei deschise organizate pentru Achiziia de calculatoare, autoritatea contractant a dispus
ca propunerile tehnice s fie depuse, n vederea analizrii, la un termen limit anterior celui al depunerii
efective a ofertelor. n aceste condiii, constituirea garaniei de participare la procedura de achiziie a
devenit obligatorie doar pentru ofertanii calificai din punct de vedere al ndeplinirii condiiilor tehnice
minimale.
ConstantinI aco
179
CAUZE:
Neefectuarea controlului ierarhic privind corectitudinea elaborrii DEPO.
Inexistena unei proceduri scrise i formalizate n ceea ce privete deschiderea i calificarea ofertelor.
CONSECINE:
Descalificarea incorect a unui ofertant poate conduce la atribuirea contractului de achiziie public la un
pre mai mare.
Posibilitatea contestrii i anularii procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public.
Nerespectarea caracterului confidenial al informaiilor prezentate de ctre ofertani dup prima etap de
verificare a ndeplinirii condiiilor de calificare.
Apariia riscului de a efectua verificri inutile, n contextul n care cei declarai calificai din punct de
vedere al condiiilor tehnice minimale, nu ndeplinesc condiiile de eligibilitate impuse prin DEPO.
RECOMANDRI:
ntocmirea procedurii specifice scris i formalizat referitoare la deschiderea i calificarea ofertelor.
Stabilirea unui responsabil cu elaborarea procedurilor i actualizarea sistematic a acestora.
Coroborarea fielor posturilor salariailor cu atribuiile stabilite prin procedurile elaborate.
Asigurarea nsuirii cadrului normativ i procedural de ctre salariaii serviciului i influenarea evalurii
anuale cu rezultatele activitilor practice.
Data :
ENTITATEA PUBLIC
TESTUL NR. 5C
public
OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza dosarelor achiziiilor publice.
Populaia pentru efectuarea testului a fost reprezentat de totalitatea dosarelor achiziiilor atribuite prin
licitaie deschis.
Eantionul va fi constituit din dosarele celor 9 achiziii realizate prin licitaie deschis, prevzute n
Program, respectiv 100%, deoarece numrul achiziiilor n 2004 este rezonabil i n acelai timp ne vor
conduce la obinerea unor rezultante concludente.
Testarea a urmrit analiza constituirii i coninutului dosarelor achiziiilor publice pe baza elementelor
stabilite n Lista de verificare nr. 5, poziia 5.7, literele a si b, i anume:
Analiza dosarelor achiziiilor publice:
verificarea existenei dosarelor achiziiilor publice
verificarea coninutului dosarului achiziiei publice, care va cuprinde cel puin:
- Nota privind determinarea valorii estimative, fr TVA, a contractului de achiziie public;
- anunul i/sau invitaia de participare, dup caz;
- DEPO, inclusiv clarificrile solicitate i rspunsurile aferente transmise de autoritatea contractant;
- Decizie de numire a comisiei de evaluare;
- Procesul-verbal ntocmit cu ocazia deschiderii ofertelor;
- Hotrrea comisiei de evaluare cu privire la rezultatul aplicrii procedurii pentru atribuirea
contractului de achiziie public;
180
- contestaiile primite, rezoluiile i, dup caz, msurile corective adoptate de autoritatea contractant
i comunicate, precum i hotrrile comisiilor de conciliere i, respectiv, hotrrile judectoreti
irevocabile;
- copia contractului de achiziie public;
- anunul de atribuire a contractului de achiziie public.
Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 5c privind Analiza dosarelor achiziiilor
publice.
CONSTATRI:
n urma verificrii i pe baza listei de control ntocmite s-a constatat:
existena n dosarele de achiziii 1, 3 si 9 a contractelor de achiziie public n original, dei originalele
trebuie s se regseasc la Direcia Buget i Contabilitate;
unele dosare sunt incomplete deoarece:
- n dosarele achiziiilor 2, 3 i 7 nu exist Notele privind determinarea valorii estimative, fr TVA, a
contractului de achiziie public ;
- n dosarul achiziiei 4 nu exist constituit DEPO, inclusiv clarificrile solicitate i rspunsurile aferente
transmise de autoritatea contractant ;
- n dosarul achiziiei 8 nu exist Decizie de numire a comisiei de evaluare;
- n dosarele achiziiilor 2 i 6 nu exist copii ale contractelor de achiziii publice.
CONCLUZII:
n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 5c.
Data,
LISTA DE CONTROL NR. 5C
privind analiza dosarelor achiziiilor publice
Dosarele
achiziiilor publice
Elementetestate
Dosar
achiziie
public
1
Dosar
achiziie
public
2
Dosar
achiziie
public
3
Dosar
achiziie
public
4
Dosar
achiziie
public
5
Dosar
achiziie
public
6
Dosar
achiziie
public
7
Dosar
achiziie
public
8
Dosar
achiziie
public
9
Constituirea dosarelor
achiziiilor publice
FIAP X FIAP X X X X X FIAP
Coninutului dosarului achiziiei publice, care s cuprind cel puin:
Nota privind determinarea
valorii estimative, fr
TVA, a contractului de
achiziie public
X FIAP FIAP X X X FIAP X X
Anunul i/sau invitaia de
participare, dup caz
X X X X X X X X X
DEPO, inclusiv
clarificrile solicitate i
rspunsurile aferente
transmise de autoritatea
contractant
X X X FIAP X X X X X
Decizie de numire a
comisiei de evaluare
X X X X X X X FIAP X
Procesul-verbal ntocmit cu
ocazia deschiderii ofertelor
X X X X X X X X X
Hotrrea comisiei de
evaluare cu privire
la rezultatul aplicrii
procedurii pentru
achiziie public
X X X X X X X X X
ConstantinI aco
181
Contestaiile primite,
rezoluiile i, dup caz,
msurile corective adoptate
de autoritatea contractant
i comunicate, precum i
hotrrile comisiilor de
conciliere i, respectiv,
hotrrile judectoreti
irevocabile
Nu a
fost
cazul
Nu a
fost
cazul
Nu a
fost
cazul
Nu a
fost
cazul
Nu a
fost
cazul
Nu a
fost
cazul
X X X
Copia contractului de
achiziie public
X FIAP X X X FIAP X X X
Anunul de atribuire a
public
X X X X X X X X X
ENTITATEA PUBLIC
FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 5C
PROBLEMA:
Nentocmirea complet a dosarelor achiziiilor publice pentru toate contractele ncheiate.
CONSTATARE:
Din analiza echipei de auditori interni au reieit o serie de nereguli privind:
existena de dosare care conin originalele contractelor de achiziii publice care n mod normal ar trebui s
se regseasc la Direcia Buget i Contabilitate;
unele dosare sunt incomplete, deoarece nu conin documente prevzute de cadrul normativ,
nerespectndu-se astfel OUG nr. 60/2001 privind achiziiile publice, art. 52, alin. 2, coroborat cu art. 50,
alin 3 din normelor de aplicare, cu modificrile i completrile ulterioare, respectiv:
notele privind determinarea valorii estimate a achiziiei, fr TVA;
DEPO;
Decizia de numire a comisiei de evaluare;
copiile contractelor de achiziii.
CAUZA
Efectuarea pariala a ndosarierii documentelor aferente desfurrii procedurilor de atribuire a
contractelor de achiziie, aceasta fiind considerat de ctre eful serviciului ca o operaiune neimportant.
Inexistena unui responsabil cu activitatea de ndosariere care s aib atribuiile stabilite prin fia postului.
Pn la data acestei misiuni ntocmirea dosarelor achiziiilor publice s-a realizat prin rotaie de salariaii
Serviciului Achiziii Publice, fr a se efectua verificarea ulterioar a integralitii coninutului dosarelor;
Inexistena procedurii specifice privind dosarele achiziiilor publice.
CONSECINE:
Dificultate n gsirea unor documente datorit dosarelor incomplete;
Posibilitatea pierderii/dispariiei unor documente;
Imposibilitatea urmririi respectrii procedurilor de achiziie public, fapt care conduce la nerespectarea
cadrului legal n domeniu, fr a putea constata i/sau preveni asemenea situaii.
RECOMANDARE:
Elaborarea procedurii specifice scrise i formalizate pentru ntocmirea dosarelor achiziiilor publice, care
s cuprind modul de constituire, de accesare, stocare i utilizare a dosarelor arhivate.
Desemnarea unui salariat din cadrul Serviciului Achiziii Publice, prin completarea fiei postului, care va
avea atribuii i competene pentru constituirea dosarelor achiziiilor publice.
Coroborarea atribuiilor stabilite prin proceduri cu cele din fiele posturilor.
182
Pstrarea la dosare numai a copiilor contractelor de achiziie ncheiate, cu specificarea conform cu
originalul.
Reconstituirea dosarelor pentru achiziiile efectuate i completarea acestora cu documentele prevzute de
cadrul normativ i procedural, pentru ultimii trei ani. Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele
aciunii de reconstituire a dosarelor de achiziii de ctre persoanele responsabile cu aceste activiti.
Data:
Obiectivul VI. Pregtirea aplicrii procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie
public
Nr.
crt.
Examinarea procedurii specifice privind pregtirea aplicrii
procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de
achiziie public
- -
activitilor aferente pregtirii aplicrii procedurii de atribuire a
contractului de achiziie public
- -
a) existena procedurii specifice - -
c) stabilirea modelelor documentelor aferente acestui obiectiv i
modalitile de completare
- -
procesului
- -
6.1.
Modalitatea arhivrii documentelor - -
6.3. Examinarea cunoaterii procedurii specifice de ctre responsabilul
- -
Aprecierea calitii procedurii specifice de ctre responsabilii
acestora:
- -
6.4.
Studiul pieei, crearea bazei proprii de date
a) asigurarea de persoane care s realizeze un studiu al pieei X
b) existena unei bazei de date proprii X
6.5.
c) daca da, actualizarea continu a bazei de date proprii X
Interviu
adresat efului
Serviciului
Achiziii
Publice
Analiza constituirii i transmiterii DEPO
a) Verificarea cuprinderii in DEPO a elementelor: X
- adresa la care se depune oferta X
- data limit i modaliti pentru depunerea ofertei X
- ora, data i locul deschiderii ofertelor X
- cerine minime de calificare X
X
6.6.
- criteriul aplicat pentru atribuirea contractului X
TESTUL nr. 6
Foaie de lucru
Lista de control
ConstantinI aco
183
Nr.
crt.
- garania de bun execuie a contractului (cuantum i mod de
constituire)
X
- caietul de sarcini X
b) Asigurarea obinerii unui exemplar DEPO de ctre toi
furnizorii/executanii/prestatorii care au primit invitaie de
participare la licitaie, i au fcut o solicitare n acest sens, n cel
mult doua zile de la solicitare
X
c) Preul de vnzare al unui exemplar DEPO nu depete costul
multiplicrii acestuia plus costul transmiterii, dac este cazul
- -
nr. 6
FIAP nr. 6
Data:
ENTITATEA PUBLIC
INTERVIU
privind realizarea unui studiu al pieei i crearea bazei de date proprii,
adresat domnului Radu Nicolae, ef serviciu, Serviciul Achiziii Publice
Nr.
crt.
ntrebri Rspunsuri
1. Activitatea de studiere a pieei i realizarea
bazei de date proprii este repartizat prin
fia postului unei persoane din cadrul
Serviciului Achiziii Publice?
Nu, dar n urma discuiilor cu auditorii a fost
elaborat o decizie prin care este numit o persoan
cu aceast responsabilitate, cu pregtire n marketing,
i urmeaz a se actualiza corespunztor fia postului.
2. Exist procedur specific, scris i
formalizat, privind studierea pieei i
realizarea bazei de date proprii.
Nu, dar persoana care a primit aceast responsabilitate
va avea sarcina elaborrii procedurii, n termen de
trei luni.
3. Exist o baz de date proprie actualizat
care s pun la dispoziie cea mai larg
ofert.
Da, i o consider suficient de complet i acoperitoare
nevoilor entitii noastre.
4. Exista un istoric pe fiecare furnizor/
executant/prestator din baza de date.
Da, i cu ocazia actualizrilor sistematice sunt
eliminate informaiile mai vechi de doi ani.
5. Se folosesc i alte mijloace de informare, de
moment?
Da, Serviciul Achiziii Publice dispune continuu de
diverse materiale publicitare, dar baza o constituie
publicaia Pagini aurii, i informaiile ce se gsesc pe
Internet.
6. Avei cunotine privind studiul pieei? Nu am de pregtire de specialitate, ci doar cunotine
generale, dar persoana responsabil, care a fost
desemnat, are studii de marketing.
7. Mai avei ceva de adugat referitor la acest
subiect?
Nu.
Data:
Auditor intern, Intervievat,
Bcescu Ana Radu Nicolae
Not:
Informaiile primite n cadrul interviului vor fi cuprinse n Raportul de audit intern.
Pe baza rspunsurilor celui intervievat, nu s-a elaborat FIAP.
184
ENTITATEA PUBLIC
TESTUL NR. 6
OBIECTUL TESTULUI: Pregtirea aplicrii procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de
achiziie public
OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza constituirii i transmiterii Documentaiei pentru elaborarea i
prezentarea ofertei (DEPO).
Populaia este reprezentat de numrul achiziiilor realizate, n anul 2005, pentru care procedura de
atribuire a contractelor este cererea de oferte, cuprinse n Program, respectiv un numr de 10 achiziii.
Eantionul pentru testarea constituirii i transmiterii DEPO reprezint 20% din populaia total, conform
Foii de lucru nr. 6 anexate.
Testarea a urmrit existena unor indicatori n coninutul DEPO, sugestivi n derularea ulterioar a
procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractelor de achiziii publice i verificarea transmiterii
DEPO, pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 6, poz. 6.5, literele a i b, astfel:
Verificarea cuprinderii n DEPO a urmtoarelor elemente:
- adresa la care se depune oferta
- data limit i modaliti pentru depunerea ofertei
- ora, data i locul deschiderii ofertelor
- cerine minime de calificare
- garania pentru participare (cuantum, perioad de valabilitate, modul de constituire)
- criteriul aplicat pentru atribuirea contractului
- garania de bun execuie a contractului (cuantum, modul de constituire)
- caietul de sarcini.
Asigurarea obinerii unui exemplar DEPO de ctre toi furnizorii/ executanii/prestatorii care au primit
invitaie de participare la licitaie, i au fcut o solicitare n acest sens, n cel mult dou zile de la solicitare.
Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 6 privind Analiza constituirii i transmiterii
DEPO.
CONSTATRI:
n urma verificrii i pe baza listei de control s-a constatat :
- lipsa criteriului aplicat pentru atribuirea contractului ;
- specificaii nelegale n coninutul caietului de sarcini.
Datorit acestor constatri s-a elaborat FIAP nr. 6.
Data,
ConstantinI aco
185
Obiectivul III: Pregtirea aplicrii procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie
public
Eantionul pentru testarea elaborrii i transmiterii DEPO a fost constituit astfel:
Populaia total este reprezentat de cele 10 achiziii realizate prin procedura de cerere de oferte, n anul
2005 n cadrul entitii.
Eantionul s-a stabilit la 20% din populaia total, respectiv dou licitaii.
Determinarea eantionului s-a realizat prin alegerea primei i ultimei licitaii, n ordinea nscrierii n
Programul achiziii publice. Eantionul a fost constituit astfel cu scopul de a verifica modul cum o
eventual neregul constatat la nceput a fost remediat pe parcursul derulrii achiziiei, respectiv:
- Achiziionare software de protecie antivirus;
- Achiziionare uniti interioare aer condiionat.
Eantionul va fi testat n totalitate.
Verificarea eantionului constituit se va realiza prin testri succesive.
Data:
Auditor, n prezena,
Bcescu Ana
privind Analiza constituirii i transmiterii Documentaiei pentru elaborarea i prezentarea ofertei
Elemente testate
(cuprins DEPO)
Cerere de oferte
privind
Achiziionarea
software de
protecie antivirus
Cerere de
oferte
privind
Achiziionarea
uniti interioare
aer condiionat
a) Verificarea cuprinderii n DEPO:
- adresa la care se depune oferta X X
- data limit i modaliti pentru depunerea ofertei X X
- ora, data i locul deschiderii ofertelor X X
- cerine minime de calificare X X
X X
- criteriul aplicat pentru atribuirea contractului FIAP X
- garania de bun execuie a contractului (cuantum, modul de
constituire)
X X
- caietul de sarcini FIAP X
b) Asigurarea obinerii unui exemplar DEPO de ctre toi
furnizorii/executanii/prestatorii care au primit invitaie de
participare la licitaie i au fcut o solicitare n acest sens, n cel mult
dou zile de la solicitare
X X
186
ENTITATEA PUBLIC
PROBLEMA:
Constituirea incomplet a Documentaiei pentru elaborarea i prezentarea ofertei (DEPO).
CONSTATARE:
Din analiza DEPO a rezultat:
neprecizarea criteriului aplicat pentru atribuirea contractului de achiziii;
specificaii nelegale n caietul de sarcini, respectiv n cazul achiziionrii de software de protecie
antivirus, prin DEPO s-a specificat denumirea produsului, respectiv Symantec AntiVirus, GFI Download
Security ver.6, sau similar, ceea ce contravine prevederilor art.37, alin.(2) din O.U.G. nr.60/2001 privind
achiziiile publice, cu modificrile i completrile ulterioare, care interzice definirea n caietul de sarcini
a unor specificaii tehnice care indic o anumit origine/surs de producie, procedee speciale, mrci de
fabric sau de comer () care au ca efect favorizarea unuia sau mai multor ofertani.
CAUZE:
DEPO sunt elaborate de salariai care nu au ntotdeauna pregtirea corespunztoare specificului achiziiei.
DEPO sunt elaborate de salariai, posibili membri n comisia de evaluare, interesai de calificarea
anumitor oferte.
Inexistena unor proceduri specifice.
CONSECINE:
modificarea criteriilor dup termenul de depunere al ofertelor n favoarea unui anumit ofertant;
restrngerea ariei ofertanilor;
posibilitatea apariiei de contestaii i eventuale litigii cu ofertanii.
RECOMANDRI:
Elaborarea de proceduri de control (check-list) cu ajutorul crora comisia de evaluare va verifica dac
DEPO a fost realizat n conformitate cu prevederile OMFP 1012/2001, OMFP 1013/2001 sau ale OMFP
1014/2001 privind achiziiile publice.
Stabilirea unor responsabili cu realizarea i actualizarea procedurilor.
Coroborarea atribuiilor stabilite n proceduri cu cele atribuite prin fiele posturilor.
Elaborarea proiectului DEPO de ctre persoane cu pregtire corespunztoare i care nu vor face parte din
comisia de evaluare.
Instruirea personalului cu atribuii n domeniul achiziiilor publice n vederea:
- constituirii i transmiterii DEPO
- nsuirii i aplicrii corecte a legislaiei privind achiziiile publice n spiritul eliminrii caracterului
interpretabil al acesteia.
Data:
ConstantinI aco
187
Obiectivul VII. Lansarea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public
Nr.
crt.
7.1. Examinarea procedurii specifice privind lansarea
procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea
- -
7.1.1.Verificarea gradului de acoperire prin procedura specific a
activitilor aferente lansarea procedurii de cerere de oferte pentru
atribuirea contractului de achiziie public
- -
a) existena procedurii specifice privind lansarea procedurii de
- -
c) stabilirea modelului general al invitaiei de participare i
precizarea modalitilor de completare
- -
d) existena componentei de actualizare a procedurii specifice - -
procesului
- -
- -
7.3. Examinarea cunoaterii procedurii specifice de ctre responsabilii
- -
7.4. Aprecierea calitii procedurii specifice de ctre responsabilii
acestora:
- -
7.5. Analiza anunurilor/invitaiilor de participare
a) invitaia de participare a fost transmis la cel puin 5
furnizori/executani/prestatori de la care exist premisele obinerii
celor mai bune oferte
X
b) cuprinderea coninutului standard de informaii, cuprins de
prevederile legale
X
c) invitaiile de participare sunt transmise nsoite de un exemplar al
caietului de sarcini
X
d) invitaiile de participare sunt transmise nsoite de informaii
referitoare la condiii considerate relevante pentru ndeplinirea
contractului
X
e) existena anunurilor privind aplicarea procedurii de cerere de
ofert ntr-o publicaie de circulaie naional
X
TESTUL NR.7
Lista de
control
nr. 7
FIAP
NR. 7
7.6. Dreptul de a solicita clarificri la DEPO - -
a) respectarea termenului de solicitare clarificri, de cel puin 3 zile
nainte de data limit pentru depunerea ofertelor - -
b) respectarea termenului de rspuns la solicitri, de cel puin 2 zile
nainte de data limit pentru depunerea ofertelor - -
c) transmiterea completrilor la DEPO ctre toi ofertanii care au
obinut documentaia iniial
- -
d) transmiterea clarificrilor la DEPO ctre toi ofertanii care au
obinut documentaia iniial
- -
Data:
188
ENTITATEA PUBLIC
TESTUL NR. 7
OBIECTUL TESTULUI: Lansarea aplicrii procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de
achiziie public.
OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza anunurilor/invitaiilor de participare.
Populaia a reprezentat-o anunurile/invitaiile de participare existente n cele 10 dosare de achiziii,
efectuate prin cerere de oferte, n anul 2005.
Eantionul a fost constituit din totalitatea anunurilor/invitaiilor de participare, respectiv 100%, datorit
numrului redus de documente, dar i pentru obinerea unor concluzii pertinente prin testarea ntregii
populaii.
Testarea a urmrit analiza anunurilor/invitaiilor de participare la procedura de cerere de oferte pentru
atribuirea contractului de achiziie public, pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 7,
poziia 7.5., literele a-e, i anume:
Verificarea anunurilor/invitaiilor de participare:
a) invitaia de participare a fost transmis la cel puin 5 furnizori/executani/ prestatori de la care exist
premisele obinerii celor mai bune oferte;
b) cuprinderea coninutului standard de informaii, cuprins de prevederile legale;
c) invitaiile de participare sunt transmise nsoite de un exemplar al caietului de sarcini;
d) invitaiile de participare sunt transmise nsoite de informaii referitoare la condiii considerate
relevante pentru ndeplinirea contractului;
e) existena anunurilor privind aplicarea procedurii de cerere de ofert ntr-o publicaie de circulaie
naional.
Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 7 privind Analiza anunurilor/invitaiilor de
participare.
CONSTATRI:
n urma verificrii i pe baza listei de control s-a constatat:
invitaiile de participare nu au fost transmise la cel puin 5 furnizori/executani/prestatori de la care exist
premisele obinerii celor mai bune oferte
invitaiile de participare nu informeaz ntotdeauna cu privire la data limita pentru depunerea ofertelor;
publicarea anunurilor de participare s-a realizat pentru toate achiziiile n acelai cotidian.
CONCLUZII:
n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 7.
Data,
ConstantinI aco
189
privind Analiza anunurilor/invitaiilor de participare
Ofertele
depuse
Elemente
testate
Cerere
de
ofert 1
Cerere
de
ofert 2
Cerere
de
ofert 3
Cerere
de
ofert 4
Cerere
de
ofert 5
Cerere
de
ofert 6
Cerere
de
ofert 7
Cerere
de
ofert 8
Cerere
de
ofert 9
Cerere
de
ofert
10
invitaia de participare a
fost transmis la cel puin 5
furnizori/executani/prestatori
de la care exist premisele
obinerii celor mai bune
oferte
FIAP X X X X FIAP FIAP FIAP X X
cuprinderea coninutului
standard de informaii,
cuprins de prevederile legale
FIAP X X X FIAP X X X X X
invitaiile de participare
sunt transmise nsoite de un
exemplar al caietului de
sarcini
X X X X X X X X X X
invitaiile de participare
sunt transmise nsoite de
informaii referitoare la
condiii considerate relevante
pentru ndeplinirea
contractului
X X X X X X X X X X
existena anunurilor
privind aplicarea procedurii
de cerere de oferta ntr-o
publicaie de circulaie
naional
FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP
ENTITATEA PUBLIC
PROBLEMA:
Sistemul de prezentare al anunurilor/invitaiilor de participare la licitaii.
CONSTATARE:
Invitaiile de participare nu au fost transmise n toate cazurile la cel puin 5 furnizori/executani/prestatori
de la care exist premisele obinerii celor mai bune oferte.
Invitaiile de participare nu informeaz ntotdeauna cu privire la data limit pentru depunerea ofertelor.
Publicarea anunurilor de participare pentru toate achiziiile s-a fcut n acelai cotidian.
De asemenea, echipa de audit intern a constatat c, n toate cazurile, n aplicarea procedurii de cerere de
oferta s-a uzitat de art.28 din OUG nr.60/2001 privind achiziiile publice, cu modificrile i completrile
ulterioare, conform cruia autoritatea contractant trebuie s publice anunul privind aplicarea procedurii
de cerere de ofert i ntr-o publicaie de circulaie naionala, caz n care poate atribui contractul de
achiziie public i n situaia prezentrii unui singur ofertant.
CAUZE:
Nu a existat un control privind corectitudinea ntocmirii i publicrii anunurilor/ invitaiilor de
participare la licitaii.
190
Inexistena unei proceduri scrise i formalizate n ceea ce privete ntocmirea i publicarea anunurilor/
invitaiilor de participare
CONSECINE:
Baza de selecie a ofertelor este mai mic, (de regul nefiind mai mult de doi ofertani pentru fiecare
achiziie), reducndu-se posibilitatea asigurrii unui pre mai bun/performane tehnice mai mari pentru
subiectul achiziiei.
Posibilitatea limitrii numrului ofertanilor, respectiv aria lor restrngndu-se proporional cu cota de
pia a acestui cotidian.
Posibilitatea contestrii i anulrii procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public.
RECOMANDRI:
ntocmirea procedurii specifice, scris i formalizat, referitoare la anunurile/ invitaiile de participare
Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurii.
Asigurarea coroborrii responsabilitilor din fisele posturilor cu procedura elaborat.
Realizarea verificrii de ctre eful Serviciului Achiziii Publice a nsuirii cadrului normativ de ctre
salariaii serviciului i influenarea evalurii anuale cu rezultatele practice obinute de acetia.
Data:
Obiectivul VIII. Derularea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public
Nr.
crt.
8.1. Examinarea procedurii specifice privind derularea
achiziie public
- -
8.1.1.Verificarea gradului de acoperire prin procedurile
specifice a activitilor aferente derulrii procedurii de
cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public:
- -
a) existena procedurilor specifice privind derularea
achiziie public:
- -
b) aprobarea procedurilor specifice de ctre persoanele competente - -
c) existena modelelor aferente activitilor i precizarea
- -
d) existena componentei de actualizare a procedurilor specifice - -
procesului
- -
8.1.4.Modalitatea arhivrii documentelor - -
8.2. Compararea atribuiilor din procedura specific cu fiele posturilor - -
8.3. Examinarea cunoaterii procedurii specifice de ctre responsabilii
- -
8.4. Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora: - -
8.5. Analiza deschiderii i calificarea ofertelor
a) respectarea termenului i adresei de depunere ale ofertelor - -
ConstantinI aco
191
b) deschiderea ofertelor la data, ora i locul indicate n
anunul/invitaia de participare
- -
c) calificarea ofertelor care au depus garania pentru participare - -
d) existena i coninutul Procesului-verbal al edinei de deschidere
al ofertelor
- -
8.6. Analiza examinrii i evalurii ofertelor n vederea stabilirii ofertei
ctigtoare
a) conformitatea propunerii tehnice cu cerinele prevzute n DEPO X
b) conformitatea propunerii financiare cu cerinele prevzute n
DEPO
X
c) existena clarificrilor necesare pentru evaluarea ofertelor X
d) existena coreciilor aritmetice n textul ofertelor X
e) pstrarea criteriului pe baza cruia se atribuie contractul stabilit n
DEPO, pe tot parcursul derulrii procedurii
X
f) corectitudinea calculelor pentru stabilirea clasamentului ofertelor,
n cazul aplicrii criteriului oferta cea mai avantajoas din punct de
vedere tehnico-economic
X
g) existena hotrrii comisiei de evaluare cu privire la rezultatul
aplicrii procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie
public
- -
h) existena comunicrii, n scris, simultan, a rezultatului aplicrii
procedurii respective ctre toi ofertanii
- -
i) existena, n cazul anulrii procedurii pentru atribuirea
contractului de achiziie public, a deciziei de anulare
- -
TEST nr. 8a
Lista de control
nr. 8a
FIAP
nr. 8a
8.7. Analiza ncheierii contractelor de achiziii publice
a) contractul are avizul favorabil al serviciului financiar-contabil
pentru disponibilitatea fondurilor
X
b) contractul are viza de control financiar preventiv X
c) contractul are viza serviciului juridic X
d) contractul are viza managerului X
e) contractul se ncheie cu oferta declarat ctigtoare X
f) n cazul n care ofertantul stabilit ctigtor nu s-a prezentat
pentru ncheierea contractului, autoritatea contractant l invit pe
urmtorul clasat sau anuleaz aplicarea procedurii
X
g) contractul s-a ncheiat n perioada de valabilitate a ofertelor X
h) contractul s-a ncheiat dup 7 zile de la data comunicrii privind
rezultatul aplicrii procedurii
X
i) existena informaiilor/clauzelor privind modul de actualizare
i/sau revizuire a preurilor contractelor X
j) constituirea garaniei de bun execuie invitat pentru ncheierea
X
k) legalizarea, la cerere, a asocierii n cazul unei oferte depuse n
comun de mai muli ofertani
- -
l) existena contractelor ncheiate ntre viitorul contractant i
subcontractanii si, dac este cazul
- -
TEST nr. 8b
Lista de control
nr. 8b
FIAP
nr. 8b
FCRI
Data:
192
ENTITATEA PUBLIC
TESTUL NR. 8A
OBIECTUL TESTULUI: Derularea procedurii de cerere de oferta pentru atribuirea contractului de achizitie
publica
OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza examinrii i evalurii ofertelor n vederea stabilirii ofertei ctigtoare.
Populaia este reprezentat de documentele aferente ofertelor depuse pentru licitaiile realizate n cadrul
entitii n anul 2005.
Eantionul va fi constituit din documentaiile numai a 5 din cele 10 achiziii prin cerere de oferte,
prevzute n Program, respectiv achiziiile cu poziiile numerelor fr so, care reprezint 50% din totalul
populaiei.
Testarea a urmrit analiza examinrii i evalurii ofertelor n vederea stabilirii ofertei ctigtoare pe baza
elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 8, poziia 8.6, literele a-f, i anume:
Verificarea examinrii i evalurii ofertelor n vederea stabilirii ofertei ctigtoare documentaiei :
a) conformitatea propunerii tehnice cu cerinele prevzute n DEPO;
b) conformitatea propunerii financiare cu cerinele prevzute n DEPO;
c) existenta clarificrilor necesare pentru evaluarea ofertelor;
d) existena coreciilor aritmetice n textul ofertelor;
e) pstrarea criteriului pe baza cruia se atribuie contractul stabilit in DEPO, pe tot parcursul derulrii
procedurii;
f) corectitudinea calculelor pentru stabilirea clasamentului ofertelor, n cazul aplicrii criteriului oferta
cea mai avantajoas din punct de vedere tehnico-economic.
Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 8 pentru Analiza examinrii i evalurii
ofertelor n vederea stabilirii ofertei ctigtoare.
CONSTATRI:
Pe baza testrii efectuate i a listei de control s-a constatat:
nesolicitarea clarificrilor necesare pentru evaluarea ofertelor;
calcule eronate pentru stabilirea clasamentului ofertelor, n cazul aplicrii criteriului oferta cea mai
avantajoas din punct de vedere tehnico-economic
CONCLUZII:
n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 8a.
Data,
ConstantinI aco
193
LISTA DE CONTROL NR. 8A
privind Analiza examinrii i evalurii ofertelor n vederea stabilirii ofertei ctigtoare
Dosarele
achiziiilor publice
Elementetestate
Dosar
achiziie
public 1
Dosar
achiziie
public 3
Dosar
achiziie
public 5
Dosar
achiziie
public 7
Dosar
achiziie
public 9
conformitatea propunerii tehnice cu
cerinele prevzute n DEPO X X X X X
conformitatea propunerii financiare
cu cerinele prevzute n DEPO X X X X X
existenta clarificrilor necesare
pentru evaluarea ofertelor X X FIAP X X
existena coreciilor aritmetice n
textul ofertelor
X X X X X
pstrarea criteriului pe baza cruia se
atribuie contractul stabilit n DEPO, pe
tot parcursul derulrii procedurii
X X X X X
corectitudinea calculelor pentru
stabilirea clasamentului ofertelor, n
cazul aplicrii criteriului oferta cea
mai avantajoas din punct de vedere
tehnico-economic
X X FIAP X X
ENTITATEA PUBLIC
PROBLEMA:
Clasificarea ofertelor n vederea stabilirii ofertei ctigtoare.
CONSTATARE:
n coninutul DEPO aferent Dosarului nr. 5 al achiziiei de servicii de ntreinere i reparaii
climatizoare au fost constatate unele deficiene:
n Fia de date a achiziiei pentru factorul financiar de evaluare tariful manoperei/ora de lucru la
interveniile accidentale/lot au fost acordate 300 puncte, iar n algoritmul de calcul prezentat n DEPO
punctajul maxim a fost de 150 de puncte.
De asemenea, pentru valoarea minima a criteriului eantion de piese de schimb/unitate de aer
condiionat s-a acordat punctajul maxim de 150 de puncte. n formula de calcul a punctajelor intermediare
acestei valori minime a factorului financiar i-au fost acordate 300 de puncte.
Datorit diferenelor mari dintre valorile nscrise n Fiele de date prezentatele de ofertani, erorile de
calcul nu au influenat clasificarea ofertelor n funcie de acest criteriu.
Pentru valoarea maxim a factorului tehnic de evaluare asigurarea cu piese de schimb pe perioad
ndelungat (minim 9 luni) au fost acordate 150 de puncte. n oferta tehnico-economic SC AER COM SA a
ofertat termenul de 120 de luni, adic 10 ani, pentru care a primit punctajul maxim.
De subliniat ca, oferta SC AER COM SA privind manopera/ora servicii prestate a fost substanial mai
mic dect a celorlali ofertani i n final nu a ctigat licitaia.
CAUZA
Interpretarea eronat a prevederilor DEPO n privina calculelor necesare pentru stabilirea ofertei
ctigtoare.
194
Inexistena procedurii scrise i formalizate pentru evaluarea ofertelor n vederea stabilirii ofertei
ctigtoare.
Necunoaterea prevederilor legale n ceea ce privete obligativitatea solicitrii de clarificri n cazul unei
oferte cu un pre neobinuit de sczut.
CONSECINE:
Depunctarea nefondat a unor ofertani care au respectat cerina minim din DEPO care duce la
favorizarea celorlali.
Echipa de audit i exprim rezerve cu privire la exactitatea informaiilor prezentate la a doua constatare,
avnd n vedere faptul c nici o societate comercial nu i gestioneaz ineficient lichiditile financiare
investind n stocuri i influennd negativ indicatorii viteza de rotaie a activelor circulante, lichiditatea
global i rata de finanare a activelor circulante pe baza fondului de rulment.
Posibilitatea apariiei de contestaii i eventuale litigii cu ofertanii.
RECOMANDARE:
Elaborarea unei proceduri scrise i formalizate n ceea ce privete aplicarea prevederilor DEPO pentru
stabilirea ofertei ctigtoare i actualizarea sistematic a acesteia.
Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea procedurilor.
Coroborarea responsabilitilor stabilite prin proceduri cu cele atribuite prin fiele posturilor.
Realizarea unui sistem de pregtire profesional cu personalul Serviciului Achiziii Publice, viitori
membrii n comisiile de evaluare, n ceea ce privete aplicarea prevederilor DEPO pentru stabilirea ofertei
ctigtoare.
ntocmirea unor proceduri de control (check-list) cu ajutorul crora s se poat verifica respectarea
prevederilor DEPO privind stabilirea clasamentului ofertelor i implicit stabilirea ctigtorului.
Realizarea unei instruiri periodice cu personalul de execuie de ctre seful serviciului i influenarea
evalurilor anuale cu rezultatele acestora.
aceste erori de calcul pentru stabilirea ofertei ctigtoare au fost o ntmplare sau se prezint deja ca o
practic n cadrul Serviciului Achiziii Publice.
Analiza rezultatelor acestei aciuni de control, luarea masurilor care se impun i informarea echipei de
auditori interni.
Data:
ENTITATEA PUBLIC
TESTUL NR. 8B
OBIECTUL TESTULUI: Derularea procedurii de cerere de ofert pentru atribuirea contractului de achiziie
public
OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza ncheierii contractelor de achiziii publice.
Populaia este reprezentat de documentele care stau la baza ncheierii contractelor de achiziii publice n
anul 2005.
Eantionul va fi constituit din dosarele celor 10 achiziii prin cerere de oferte, prevzute n Programul de
achiziii publice, respectiv 100%. Procedm astfel, deoarece fiind un numr redus de documente am
considerat necesar testarea ntregii populaii pentru obinerea unor rezultate concludente.
ConstantinI aco
195
Testarea a urmrit analiza conformitii ncheierii contractelor de achiziii publice pe baza elementelor
stabilite n Lista de verificare nr. 8, poziia 8.7, literele a-j, i anume:
Analiza ncheierii contractelor de achiziii publice:
- contractul are avizul favorabil al serviciului financiar-contabil pentru disponibilitatea fondurilor;
- contractul are viza de control financiar preventiv;
- contractul are viza serviciului juridic;
- contractul are viza managerului;
- contractul se ncheie cu oferta declarat ctigtoare;
- n cazul n care ofertantul stabilit ctigtor nu s-a prezentat pentru ncheierea contractului,
autoritatea contractant l invit pe urmtorul clasat sau anuleaz aplicarea procedurii;
- contractul s-a ncheiat n perioada de valabilitate a ofertelor;
- contractul s-a ncheiat dup 7 zile de la data comunicrii privind rezultatul aplicrii procedurii;
- existena, ca parte integrant a contractului i a informaiilor/clauzelor privind modul de actualizare
i/sau revizuire a preurilor contractelor;
- constituirea garaniei de bun execuie pentru ncheierea contractului de achiziie public.
Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 8b pentru Analiza ncheierii contractelor de
achiziii publice.
CONSTATRI:
Pe baza testrii efectuate i a listei de control echipa de audit a constatat nerespectarea clauzelor existente
la contractul de achiziie public privind modul de actualizare i/sau revizuire a preurilor contractelor.
n mod surprinztor, la contract se mai ncheie un act adiional cu acelai numr i dat, dar cu coninut
diferit n ceea ce privete preul, rezultnd un prejudiciu adus entitii.
CONCLUZII:
n baza acestui test s-a elaborat att Fia de identificare i analiz a problemei (FIAP nr. 8b) ct i
Formular de Constatare i Raportare a Iregularitilor (FCRI).
Data,
privind Analiza ncheierii contractelor de achiziii publice
Dosarele
achiziiilor
publice
Elemente
testate
Dosar
achiziie
public
1
Dosar
achiziie
public
2
Dosar
achiziie
public
3
Dosar
achiziie
public
4
Dosar
achiziie
public
5
Dosar
achiziie
public
6
Dosar
achiziie
public
7
Dosar
achiziie
public
8
Dosar
achiziie
public
9
Dosar
achiziie
public
10
contractul are
avizul favorabil
al serviciului
financiar-
contabil pentru
disponibilitatea
fondurilor
X X X X X X X X X X
contractul are
viza de control
financiar
preventiv
X X X X X X X X X X
contractul are
viza serviciului
juridic
X X X X X X X X X X
contractul are
viza managerului
X X X X X X X X X X
196
contractul se
ncheie cu oferta
declarat
ctigtoare
X X X X X X X X X X
n cazul n care
ofertantul stabilit
ctigtor nu s-a
prezentat pentru
ncheierea
contractului,
autoritatea
contractant l
invit pe
urmtorul clasat
sau anuleaz
aplicarea
procedurii
X X X X X X X X X X
contractul s-a
ncheiat n
perioada de
valabilitate a
ofertelor
X X X X X X X X X X
contractul s-a
ncheiat dup 7
zile de la data
comunicrii
privind rezultatul
aplicrii
procedurii
X X X X X X X X X X
existena
informaiilor/
clauzelor privind
modul de
actualizare i/sau
revizuire a
preurilor
contractelor
X X X X X X X
FIAP
FCRI
X X
constituirea
garaniei de bun
execuie pentru
ncheierea
contractului de
achiziie public.
X X X X X X X X X X
ENTITATEA PUBLIC
PROBLEMA:
nclcarea clauzelor privind actualizarea/revizuirea preturile din contractele de achiziii publice.
CONSTATARE:
Din analiza Dosarului de achiziie public nr. 8 s-a constatat:
La contractul de servicii nr. X/2001, atribuit de autoritatea contractant ofertantului SC ECOLOGIA SRL
au fost ncheiate clauze privind actualizarea i/sau revizuirea valorii prestaiei de evacuare i depozitare a
gunoiului menajer, pentru ntreaga perioad de valabilitate a contractului, 2003-2005, respectiv creterea
anuala a tarifului pe mc cu 5% (tariful de pornire, pentru anul 2003, a fost de 80.000 lei/mc gunoi
menajer, fr TVA).
ConstantinI aco
197
n anul 2004, societatea prestatoare nainteaz autoritii contractante un memoriu justificativ, n urma
cruia stabilete tariful prestaiei lunare la 100.000 lei/mc fr TVA, ncepnd cu ianuarie 2005.
Tot n 2004 se nregistreaz pe adresa autoritii contractante un act adiional prin care se stabilete ca
tariful prestaiei de evacuare i depozitare a gunoiului menajer s fie de 100.000 lei mc ncepnd cu
ianuarie 2005, fr TVA. Actul adiional a fost gsit semnat doar de prestator.
Corespunztor clauzelor contractuale, pentru anul 2005, al treilea an din perioada de valabilitate a
contractului, tariful trebuia s fie de 88.000 lei/mc gunoi menajer, fr TVA.
De asemenea, la contract, n mod inexplicabil, se mai ncheie un act adiional cu acelai numr i dat,
dar cu coninut diferit n ceea ce privete tariful pentru anul 2005, respectiv 125.000 lei/mc, fr TVA.
n consecin, pentru anul 2005, diferena nejustificat prin clauzele contractuale a fost de 37.000 lei/mc
gunoi menajer, fr TVA.
Din verificarea efectuat de ctre echipa de audit la firma prestatoare, s-a constatat c n anul 2005,
aceasta a practicat mai multe tarife de la 75.000 lei la 125.000 lei mc. Pentru majoritatea instituiilor
publice s-a practicat tariful maxim.
CAUZA
Inexistena procedurii scrise privitoare la ncheierea contractului de achiziie public i derularea
ulterioar a contractelor ce depesc perioada unui an.
Necunoaterea temeinic a prevederilor legale n ceea ce privete ncheierea contractului de achiziie
public i derularea ulterioar a contractelor ce depesc perioada unui an.
Lipsa controlului intern, neexercitarea corespunztoare a vizei controlului financiar preventiv propriu i
delegat.
CONSECINE:
Posibilitatea prejudicierii entitii prin inexistena unor clauze de actualizare/revizuire adecvate. Spre
exemplu n situaia de mai sus autoritatea contractant a pltit n plus n anul 2005 suma de 45.000.000 lei.
RECOMANDARE:
prevederilor contractuale.
Elaborarea unei proceduri scrise i formalizate n ceea ce privete ncheierea contractului de achiziie
Asigurarea responsabilitilor prevzute n proceduri prin fiele posturilor.
Realizarea unui sistem de pregtire profesional cu personalul Serviciului Achiziii Publice i influenarea
cu rezultatele acestuia a evalurilor anuale.
Data:
Prezentam documentul Formular de constatare i raportare a iregularitilor FCRI, conform
modelului de mai jos.
Procedura P08: Colectarea dovezilor
ENTITATEA PUBLIC
Ctre:
domnul NICOLESCU Mircea, conductorul structurii de audit intern
198
CONSTATARE
n urma misiunii de audit intern, efectuat la Serviciul Achiziii Publice din cadrul Direciei
Administrative i Patrimoniu, n perioada 01.03-05.05.2005, la Dosarul achiziiei publice nr. 8, s-au constatat
urmtoarele:
La contractul de servicii nr. X/2001, atribuit de autoritatea contractant ofertantului SC ECOLOGIA
SRL au fost ncheiate clauze privind actualizarea i/sau revizuirea valorii prestaiei de evacuare i depozitare
a gunoiului menajer, pentru ntreaga perioad de valabilitate a contractului, 2003-2005, respectiv creterea
anual a tarifului pe mc cu 5% (tariful de pornire, pentru anul 2003, a fost de 80.000 lei/mc gunoi menajer,
fr TVA).
Tot n 2004 se nregistreaz pe adresa autoritii contractante un act adiional prin care se stabilete c
tariful prestaiei de evacuare i depozitare a gunoiului menajer s fie de 100.000 lei mc ncepnd cu ianuarie
2005, fr TVA. Actul adiional a fost gsit semnat doar de prestator.
n consecin, pentru anul 2005, diferena nejustificat prin clauzele contractuale a fost de 37.000
lei/mc gunoi menajer, fr TVA.
Datorit acestor iregulariti, autoritatea contractant a pltit n plus n anul 2005 suma de
45.000.000 lei .
Echipa de auditori interni, din verificarea efectuat la firma prestatoare a constatat c, n anul 2003,
aceasta a practicat mai multe tarife de la 75.000 lei la 125.000 lei mc, iar pentru majoritatea instituiilor
publice a practicat tarife maximale, evident cu acordul contractanilor.
ACTE NORMATIVE INCLCATE:
OUG nr. 60/2001 privind achiziiile publice, cu modificrile i completrile ulterioare art. 41, alin (3) si
(7).
HG nr. 461/2001 pentru aprobarea normelor de aplicare a Ordonanei de urgen a Guvernului nr.
60/2001 privind achiziiile publice, cu modificrile i completrile ulterioare art. 51^2, alin. (3).
RECOMANDARE:
Deoarece au fost angajate cheltuieli suplimentare nejustificate, propunem recuperarea sumei de
45.000.000 lei, de la SC ECOLOGIA SRL. n eventualitatea n care suma nu se poate recupera de la SC
ECOLOGIA SRL, directorul Direciei Administrativ i Patrimoniu va stabili, n vederea recuperrii,
persoanele responsabile de derularea contractului care, dei aveau cunotin de prima form a contractului,
au naintat, spre aprobare conducerii autoritii contractante un act adiional cu acelai numr i dat, dar cu
tarife diferite de cele stabilite prin contract.
Faptul c a fost aprobat, conduce la ideea c nu exist o procedur pentru aceast activitate, astfel
conducerea a semnat pe ncredere, fr a verifica contractul.
De asemenea, recomandm elaborarea unei proceduri scrise i formalizate i stabilirea unui responsabil
de procedur.
ANEXE:
- copie contract achiziie servicii de evacuare i depozitare a gunoiului menajer;
- copie Memoriu justificativ, depus la autoritatea contractant;
- copii acte adiionale nregistrate la autoritatea contractant.
Data:
Auditor, Supervizor:
ConstantinI aco
199
Obiectivul X. Administrarea contractelor de achiziii publice
Nr.
crt.
9.1. Monitorizarea atribuirii contractelor de achiziie
public
- -
9.2. Eliberarea/restituirea garaniei de bun execuie - -
9.3. Verificarea dosarului de urmrire a derulrii contractului de
achiziie public ncheiat
a) verificarea existenei devizului de lucrri i conformitatea
lui cu condiiile contractuale
X
b) verificarea existenei situaiilor de lucrri periodice naintea
fiecrei trane de plat
X
c) existena adendum-urilor la contract i conformitate cu
prevederile contractuale
X
d) verificarea existenei certificatelor de calitate pentru bunuri
i materiale
X
e) verificarea existenei Proceselor-verbale de atestare a
calitii executrii lucrrilor/prestrii serviciilor, conform
normativelor prevzute n contract
X
9.4. Constatarea minusurilor i plusurilor la recepie
a) existena notelor de recepie semnate de comisia de recepie
fr rezerve
X
b) pentru note de recepie cu rezerve, verificarea Proceselor-
verbale de soluionare a minusurilor i/sau plusurilor
constatate
X
9.5. Certificarea i verificarea facturilor
a) existena i conformitatea articolelor din facturi cu cele din
devize i condiiile contractuale
X
b) valoarea facturii este materializat i susinut de Procesul-
verbal de recepie
X
c) existena i conformitatea articolelor din facturi cu cele din
eventualele acte adiionale la contract
X
d) verificarea sumelor din facturi cu sumele din ordinele de
plat
X
e) verificarea ncadrrii sumelor din facturi n plafoanele
prevzute n contract
X
Interviu
adresat dl. Victor
UNGUREANU,
salariat n cadrul
Serviciului
Achiziii Publice
Data:
Auditori interni: Supervizor:
Bcescu Ana
ENTITATEA PUBLIC
INTERVIU
privind administrarea contractelor de achiziii publice
adresat domnului Victor UNGUREANU,
salariat n cadrul Serviciului Achiziii Publice
200
Nr.
crt.
ntrebri Rspunsuri
1. Cum este asigurat administrarea
contractelor de achiziii publice,
ulterior ncheierii acestora ?
- Urmrirea derulrii unui contract de achiziie public, ulterior
ncheierii lui, se face de ctre un salariat responsabil cu
urmrirea respectrii clauzelor contractuale, respectiv eful
echipei care a contribuit la desfurarea ntregii proceduri pentru
atribuire a acestui contract.
- Completez cu faptul c funcie de specificul contractului,
responsabilul are pregtirea profesional corespunztoare.
2. Cum urmrii corectitudinea
etapelor de decontare?
- Verificarea corectitudinii decontrii presupune mai multe
etape, funcie i de specificul contractului de achiziie public,
dintre care enumr :
verificarea existenei devizului de lucrri i
conformitatea lui cu condiiile contractuale;
verificarea existenei situaiilor de lucrri periodice
naintea fiecrei trane de plat;
existena adendum-urilor la contract i conformitatea
cu prevederile contractuale;
verificarea existenei certificatelor de calitate pentru
bunuri i materiale;
verificarea existenei Proceselor-verbale de atestare a
calitii executrii lucrrilor/prestrii serviciilor,
conform normativelor prevzute n contract.
3. Se face recepia obiectului
contractului de achiziie public ?
Da, i se finalizeaz prin ntocmirea Notelor de recepie semnate
de comisia de recepie fr rezerve.
4. Cum procedai n cazul Notelor de
recepie cu rezerve ?
Se soluioneaz eventualele minusuri sau plusuri constatate la
recepie, conform prevederilor contractuale, i se ncheie un
Proces-verbal de soluionare a minusurilor i/sau plusurilor
constatate.
5. Ce presupune plile intermediare
la contract?
Se verific existena i conformitatea articolelor din facturi cu
cele din devize i condiiile contractuale, existena i
conformitatea articolelor din facturi cu cele din eventualele acte
adiionale la contract.
6. Cum verificai conformitatea
facturilor?
Valoarea facturii este materializat i susinut de Procesul-
verbal de recepie.
7. n baza cror acte sunt ntocmite
ordinele de plat n derularea
contractului?
Fiecare ordin de plat are n spate o factur, care presupune o
sum identic cu cea trecut ulterior n ordin.
8. Verificai nedepirea valorii
contractului?
Da, se verific ncadrarea sumelor din facturi n plafoanele
prevzute n contract. n caz de depire, se corecteaz
eventualele erori de calcul sau se cer justificri suplimentare
celui care a emis factura.
9. Mai avei ceva de adugat referitor
la acest subiect?
Nu.
Data:
Auditori interni, Intervievat,
Comnescu Cristian
Bcescu Ana
Not:
Informaiile primite n cadrul interviului vor fi cuprinse n Raportul de audit intern.
Pe baza rspunsurilor celui intervievat, nu s-a elaborat FIAP.
ConstantinI aco
201
3.10. Constituirea dosarelor de audit intern
Dup finalizarea interveniei la faa locului, se constituie Dosarele de audit intern n vederea asigurrii
unei legturi ntre obiectivele stabilite prin programul de audit, intervenia la faa locului i raportul de audit
public intern. Documentele culese i/sau ntocmite pe timpul misiunii de audit se constituie n urmtoarele
dosare:
A. Dosarul permanent, care cuprinde:
a) Seciunea A Raportul de audit intern i anexele acestuia:
- Ordinul de serviciu;
- Declaraia de independen;
- Rapoartele de audit intern (intermediar, final, sinteza Raportului de audit intern);
- teste;
- Fiele de identificare i analiz a problemelor;
- Formularele de constatare a iregularitilor;
- Programul interveniei la faa locului;
b) Seciunea B administrativ:
- Notificarea privind declanarea misiunii de audit;
- Minuta edinei de deschidere;
- Minuta reuniunii de conciliere;
- Minuta edinei de nchidere;
- Corespondena cu entitatea structurii auditate;
c) Seciunea C - documentaia misiunii de audit public intern:
- strategii interne;
- reguli, regulamente i legi aplicabile;
- proceduri de lucru;
- materiale despre entitatea/structura auditat;
- rapoarte de audit public intern anterioare ;
- informaii privind fluxul de informaii;
- documentaia analizei riscului;
- documentaia privind sistemul de control intern (aprobri, autorizri, separarea sarcinilor, supervizarea,
reconcilierea, rapoarte etc.).
d) Seciunea D - supervizarea i revizuirea desfurrii misiunii i a rezultatelor acesteia i cuprinde Lista de
supervizare a documentelor;
B. Dosarul documentelor delucru cuprinde copii xerox ale documentelor justificative, care confirm
i sprijin concluziile. Dosarul se indexeaz prin atribuirea de litere i cifre pentru fiecare seciune/obiectiv
din cadrul programului.
Dosarele de audit public intern sunt proprietatea entitii publice i sunt confideniale i se pstreaz
pn la ndeplinirea recomandrilor din raportul de audit intern, dup care se arhiveaz potrivit
reglementarilor legale privind arhivarea.
3.11. Revizuirea documentelor de lucru
Revizuirea se efectueaz de ctre auditorii interni, nainte de ntocmirea proiectului Raportului de audit
intern pentru a se asigura c documentele de lucru sunt pregtite n mod corespunztor i c acestea
furnizeaz un sprijin adecvat pentru munca efectuat i pentru dovezile adunate n timpul misiunii de audit
intern.
Auditorii revd F.I.A.P.-urile i documentele de lucru din punct de vedere al formei i al coninutului
asigurndu-se c dovezile de audit prezentate n actele dosarului pot trece testul de eviden. Pentru a trece
testul de eviden, documentele de lucru trebuie s fie suficiente, concludente i relevante.
n faza de revizuire a documentelor de lucru auditorii ntocmesc Nota centralizatoare a documentelor
de lucru elaborate n totalitate pe parcursul misiunii de audit.
n sintez, procedura de revizuire a documentelor de lucru i de elaborare a Notei centralizatoare a
documentelor de lucru de ctre auditorii interni, se prezint astfel:
202
Auditorii Eticheteaz i numeroteaz toate documentele pe msur ce misiunea de audit
progreseaz.
Apreciaz dac FIAP-urile i documentele de lucru asigur un sprijin corespunztor
pentru misiunea de audit intern.
Revizuiesc lucrrile din punctul de vedere al coninutului i al formei i apreciaz
dac FIAP-urile i documentele de lucru sunt suficiente, concludente i relevante.
Efectueaz modificrile necesare n documente.
ntocmesc Nota centralizatoare a documentelor de lucru.
ndosariaz Nota centralizatoare a documentelor de lucru n Dosarul permanent,
Seciunea C.
Modelul privind ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru este urmtorul:
Procedura P10: Revizuirea documentelor de lucru
ENTITATEA PUBLIC
NOT CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU
Exist
Constatarea Document justificativ
DA NU
La nivelul Serviciului Achiziii Publice sistemul
de control intern este n subordinea
conductorului acestei structuri.
Activitile de control intern nu sunt formalizate,
sub forma unor proceduri scrise detaliate.
- ROF-ul Direciei X
Nu exist o persoan nominalizat cu
responsabilitatea fundamentrii, ntocmirii i
actualizrii Programului;
Nu toate compartimentele funcionale au transmis
referate de necesitate.
nscrierea n Program a unor achiziii cuprinse n
referate neaprobate i nefundamentate.
- fiele posturilor din cadrul Serviciului
Achiziii Publice
- Programul de achiziii publice pentru
anul 2005
- referatele de necesitate
X
X
Nerespectarea cadrului normativ n ceea ce
privete alegerea procedurii de atribuire a
contractelor de achiziie public.
- Programul de achiziii publice pentru
anul 2005
X
Nesemnarea declaraiilor de confidenialitate i
imparialitate de toi membrii comisiilor de
evaluare.
Semnarea declaraiilor de confidenialitate i
imparialitate dup deschiderea ofertelor.
- declaraiile de confidenialitate i
imparialitate aferente fiecrei comisii
de evaluare
- interviuri
X
X
Rspunsul la solicitarea de clarificri la DEPO s-
a transmis numai solicitantului.
- rspunsurile la adresele de solicitare
clarificri
X
Data indicat n anunul de participare nu a
coincis cu data deschiderii propriu-zise a
ofertelor.
- anunurile de participare
- procesele-verbale ale edinelor de
deschidere a ofertelor
X
X
Dosare ale achiziiilor publice incomplete sau
greit alctuite.
- dosarele achiziiilor publice X
ConstantinI aco
203
Lipsa criteriului aplicat pentru atribuirea
contractului
Specificaii nelegale n coninutul caietului de
sarcini
- DEPO pentru achiziiile analizate X
Invitaiile de participare nu au fost transmise la
cel puin 5 furnizori/ executani/prestatori de la
care exist premisele obinerii celor mai bune
oferte
Invitaiile de participare nu informeaz
ntotdeauna cu privire la data limit pentru
Publicarea anunurilor de participare n acelai
cotidian.
- invitaiile de participare existente n
dosarele achiziiilor publice
- copii ale anunurilor publicate
X
X
Calcule eronate pentru stabilirea clasamentului
ofertelor
- DEPO pentru achiziiile analizate
- Ofertele depuse
- Rapoartele ntocmite pentru atribuirea
contractelor
X
X
X
Auditori interni,
Comnescu Cristian
Bcescu Ana
3.12. edina de nchidere
edina de nchidere a interveniei la faa locului are drept scop prezentarea opiniei auditorilor interni, a
constatrilor i recomandrilor finale, din proiectul Raportului de audit intern, precum i discutarea unui plan
de aciune nsoit de un calendar de implementare a recomandrilor.
n cadrul acestei edine se urmrete faptului ca, att constatrile, ct i recomandrile, s fie uor de
neles, s nu permit interpretri i s nu fie prtinitoare. De asemenea, constatrile trebuie s aib la baz
documente doveditoare, iar aspectele semnalate s ajute conducerea entitii auditate n luarea unor decizii
manageriale n vederea eliminrii deficienelor constatate.
edina de nchidere se finalizeaz prin Minuta edinei de nchidere, n care se consemneaz data
edinei, participanii, discuiile efectuate i concluziile finale.
n sintez, procedura edina de nchidere se prezint astfel:
Auditorii Planific edina de nchidere
Conductorul compartimentului
de audit intern
Auditorii
Reprezentanii entitii auditate
Particip la desfurarea edinei de nchidere, conductorii structurii
auditate i declar prerile n privina constatrilor i recomandrilor,
precum i a coreciilor de efectuat.
Auditorii Fac rezumatul discuiilor ntr-o Minut a edinei de nchidere
Conductorul compartimentului
de audit intern
Auditorii
Reprezentanii entitii
auditate
Cad de acord asupra modificrilor propuse, dac este cazul.
Auditorii Pregtesc acte suplimentare necesare pentru a justifica modificrile
propuse.
ndosariaz toate modificrile aprobate, Minuta edinei de nchidere
n Dosarul permanent - Seciunea B.
Modelul privind ntocmirea Minutei edinei denchidereeste urmtorul:
204
Procedura P11: edina de nchidere
ENTITATEA PUBLIC
MINUTA EDINEI DE NCHIDERE
ntocmit: Comnescu Cristian Data:
Lista participanilor:
Numele Funcia/Direcia/Serviciul Nr. telefon E-mail Semntura
Tnase Dumitru Director Ec.
Popescu Laureniu Director Adm. Patr.
Radu Nicolae Sef serv. Achiziii Publice
Nicolescu Mircea Director AI
Petrescu Aurel Sef serv. AI
Comnescu Cristian Auditor
Bcescu Ana Auditor
Stenograma edinei:
Prezentarea obiectivelor auditate i constatrilor pentru fiecare obiect auditat; a fost discutat fiecare
deficien n parte, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncionalitii, au fost
prezentate recomandrile care urmeaz a fi implementate pentru eliminarea deficienelor constatate.
n cadrul edinei de nchidere structura auditat i-a nsuit n totalitate constatrile i recomandrile
formulate de echipa de auditori.
n consecin, proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern final care va fi
pregtit pentru aprobare i transmitere structurii auditate. Raportul de audit intern va fi nsoit de o
SINTEZ care va conine concluziile echipei de auditori interni cu prezentarea principalelor recomandri i
opinia general a acesteia.
Structura auditat se angajeaz s completeze Planul de aciune i calendarul implementrii
recomandrilor, cu termenele de realizare i persoanele responsabile cu implementare acestora, pe care l
vor discuta cu echipa de auditori.
n acelai timp, entitatea auditat a prezentat Planul de aciune i Calendarul de implementare al
recomandrilor, prin care au stabilit aciunile ce le vor avea n vedere, pentru soluionarea recomandrilor,
termenele care au fost discutate cu echipa de auditori i acceptate, i persoanele responsabile.
Modelul privind ntocmirea Planului de aciune i a Calendarului implementrii recomandrilor
este urmtorul:
ENTITATEA PUBLIC
PLANUL DE ACIUNE I
CALENDARUL IMPLEMENTRII RECOMANDRILOR
Nr.
crt.
Recomandarea Plan de aciune
Calendarul
implementrii
Responsabil cu
implementarea
1. Elaborarea procedurilor
specifice care
reglementeaz activitatea
de achiziii publice
- desemnarea persoanelor
responsabile cu elaborarea
procedurilor specifice care
achiziii publice
31.12.2006 Radu Nicolae,
Sef Serviciu
Achiziii Publice
ConstantinI aco
205
2. Asigurarea coroborrii
atribuiilor i
responsabilitilor stabilite
prin fiele posturilor cu
procedurile specifice
- desemnarea unei persoane
responsabile cu completarea
atribuiilor n fiele posturilor,
corespunztor procedurilor
elaborate
31.12.2006 Victor
Ungureanu,
salariat Serviciul
Achiziii Publice
3. Stabilirea unui responsabil
cu elaborarea Programului
de achiziii publice.
- solicitarea de la fiecare
compartiment a necesarului i
justificarea acestuia;
- analiza necesarului de
aprovizionat primit i
centralizarea cantitilor;
- analiza stocurilor existente i
compararea cu necesarul de
aprovizionat;
- stabilirea cantitilor de
aprovizionat, avnd n vedere
stocurile;
- compararea valoric a
necesarului stabilit cu bugetul
aprobat, ajustarea acestuia n
funcie de buget.
Respectarea
datei scadente
pentru
ntocmirea
Planului anual
de achiziii
publice
Andrei Bratu,
salariat Serviciul
Achiziii Publice
4. Ordinul de numire al
comisiei de evaluare s aib
n anex atribuiile i
responsabilitile
fiecrei funcii din
comisie, implicit ale
secretarului comisiei cu
sarcina verificrii
semnrii declaraiilor de
confidenialitate i
imparialitate nainte de
- stabilirea anexei cu atribuiile i
responsabilitile fiecrei funcii
din comisie i a secretarului
comisiei
15.07.2006 Luiza Marin,
salariat Serviciul
Achiziii Publice
5. Existena unei proceduri
privind modul de lucru al
membrilor comisiilor de
evaluare n activitatea de
achiziii publice.
- stabilirea responsabililor
- elaborarea procedurilor
salariat Serviciul
Achiziii Publice
6. Stabilirea unui responsabil
cu transmiterea rspunsului
la clarificrile la DEPO
- stabilirea responsabilului
- emiterea deciziei interne
salariat Serviciul
Achiziii Publice
7.
Efectuarea de instruiri, de
ctre eful Serviciului
achiziii publice cu
personalul, pentru
cunoaterea i interpretarea
corect a legislaiei.
- stabilirea persoanei responsabile
realizarea unui program de
instruire
- aprobarea programului
- informri periodice privind
realizarea instruirilor
31.07.2006
Radu Nicolae,
Sef Serviciu
Achiziii Publice
8.
Stabilirea unui
responsabil cu
transmiterea rspunsului
la clarificrile la DEPO
- desemnarea responsabilului cu
transmiterea rspunsului la
clarificrile la DEPO solicitate de
ofertani.
30.06.2006
Radu Nicolae,
Sef Serviciu
Achiziii Publice
9. Desemnarea unui salariat
din cadrul Serviciului
achiziii publice, prin
completarea fiei
postului, care va avea
atribuii i competene n
- verificarea contractelor ncheiate
n anul 2005 i constituirea
dosarului de achiziie public
pentru fiecare contract n parte
30.09.2006 Florin Gheorghe,
salariat Serviciul
Achiziii Publice
206
ntocmirea dosarelor
achiziiilor publice;
10. Reconstituirea dosarelor
pentru achiziiile efectuate
n ultimii trei ani.
- emiterea deciziei pentru
constituirea echipei de verificare
a dosarelor achiziiilor publice
31.12.2006
Mircea Tudoran,
salariat Serviciul
Achiziii Publice
11. Realizarea verificrii de
ctre eful Serviciului
achiziii publice a nsuirii
cadrului normativ de ctre
salariaii serviciului i
influenarea evalurii
anuale cu rezultatele
instruirilor periodice.
- supervizarea respectrii
legislative i normative
- ntocmirea unui plan de evaluare
sistematic a personalului
- organizarea unor aplicaii
practice cu personalul responsabil
30.09.2006
Radu Nicolae,
Sef Serviciu
Achiziii Publice
12. n cazurile n care n urma
procedurii de licitaie prin
cerere de oferte nu se
primesc cel puin 2 oferte
corespunztoare, s se
repete procedura
- la toate contractele achiziii
publice ncheiate n 2005 prin
cerere de ofert se va urmri s
existe cel puin 2 oferte
corespunztoare
- completarea fielor posturilor cu
aceast atribuie
31.07.2006
Mircea Tudoran,
salariat Serviciul
Achiziii Publice
13. n toate cazurile n care se
fac achiziii publice s se
urmreasc elaborarea unui
caiet de sarcini care s
cuprind toate
caracteristicile tehnice i
alte caracteristici, astfel
nct produsul achiziionat
s corespund necesitilor
- pentru toate achiziiile publice se
vor elabora caiete de sarcini
- caietele de sarcini vor cuprinde n
mod obligatoriu toate
caracteristicile, astfel nct
produsul s corespund
necesitilor
- completarea atribuiilor din fiele
posturilor
31.12.2006
Ion Pienaru,
salariat Serviciul
Achiziii Publice
. .. ..
Auditori interni, Director,
Directia Administrativ si Patrimoniu
3.13. Elaborarea proiectului raport de audit intern
Raportul de audit intern concretizeaz activitatea auditorilor interni prin prezentarea cadrului general de
desfurare a activitii entitii, obiectivelor, constatrilor, concluziilor i recomandrilor obinute n urma
misiunii realizate. Auditorii interni trebuie s pregteasc rapoarte scrise de audit intern, prin care s
comunice rezultatele auditului. Rapoartele scrise se emit n mod corespunztor pentru a face informaiile
disponibile pentru utilizarea la timp de ctre conducere.
Auditorii interni trebuie s raporteze obiectivele auditului, aria i metodologia de audit, tehnicile de
colectare i de analiz a dovezilor de audit utilizate, constatrile, recomandrile i concluziile raportului.
La elaborarea proiectului Raportului de audit intern, auditorul folosete dovezile de audit raportate n
Fiele de Identificare i Analiz a Problemelor i n Formularul de Constatare i Raportare a Iregularitilor i
n celelalte documente de lucru.
Raportul de audit intern trebuie s fie complet, exact, obiectiv, convingtor, clar i concis.
Complet, n sensul ca raportul s conin toate informaiile necesare pentru ndeplinirea obiectivelor de
audit, promovarea unei nelegeri corecte i adecvate a aspectelor raportate i s respecte toate cerinele
referitoare la coninut.
Exact, face referire la dovezile prezentate care trebuie s fie adevrate i constatrile s fie descrise
corect.
Raportul trebuie s includ informaii, constatri i concluzii care s fie susinute cu dovezi competente
i relevante din documentele de lucru.
Dovezile de audit raportate trebuie s demonstreze corectitudinea i rezonabilitatea aspectelor
raportate, prin descrierea precis a metodologiei auditului i prezentarea constatrilor i concluziilor ntr-o
manier conform cu scopul auditului.
ConstantinI aco
207
Obiectivitatea presupune ca prezentarea raportului s fie echilibrat, ca form i coninut, iar
credibilitatea s fie semnificativ mbuntit, prin prezentarea dovezilor de audit ntr-o maniera
neprtinitoare. Raportul de audit trebuie s fie imparial, adic prezentarea rezultatelor auditului s fie exact
i s evite tendina de exagerare sau supradimensionare.
Tonul raportului trebuie s fie ncurajator pentru factorii de decizie i s aib la baz constatrile i
recomandrile auditorilor. Auditorii interni trebuie s prezinte constatri pertinente, avnd la baz obiectivele
stabilite anticipat, iar concluziile i recomandrile s derive logic din faptele prezentate. Probele de audit
trebuie s fie suficiente i relevante pentru a-i convinge pe cei auditai s recunoasc valabilitatea
constatrilor, rezonabilitatea concluziilor i beneficiul implementrii recomandrilor.
Claritatea cere ca raportul s conin un limbaj ct mai uzual i a unui stil de exprimare concret, iar
conciziunea nseamn ca raportul s nu fie mai lung dect este necesar pentru comunicarea i susinerea
mesajului.
n sintez, procedura privind elaborarea proiectului de Raport de audit intern se prezint astfel:
Auditorii Redacteaz proiectul Raportului de audit intern;
Indic pentru fiecare constatare din proiectul Raportului de audit dovada
corespunztoare;
Transmite conductorului compartimentului de audit intern proiectul
Raportului de audit, mpreun cu dovezile constatrilor;
Conductorul
compartimentului de
audit intern
Analizeaz proiectul Raportului de audit;
Stabilete dac proiectul, n ntregime sau doar pri din el, trebuie s fie
transmis la Compartimentul Resurse Umane pentru revizuirea lui din punct de
vedere juridic;
Auditorii Efectueaz schimbrile propuse de ctre conductorul compartimentului de
audit intern;
ndosariaz Raportului de audit intern - incluznd coreciile aprobate de ctre
conductorul compartimentului de audit intern, n Dosarul permanent,
Seciunea B.
Modelul privind elaborarea proiectului Raportului deaudit interneste urmtorul:
Procedura P12: Elaborarea proiectului de Raport de audit intern
I. INTRODUCERE
Echipa de auditare a fost format din :
Comnescu Cristian - auditor superior, coordonator al misiunii;
Bcescu Ana auditor principal.
Cei doi auditori fac parte din Serviciul Audit Intern al entitii publice.
Ordinul de efectuare a misiunii de audit - Ordinul de serviciu nr. 12/02.02.2006.
Baza legal a aciunii de auditare:
Planul de audit intern pentru anul 2005, aprobat de conducerea instituiei;
Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile i completrile ulterioare;
OMFP nr. 38/15.01.2003 prin care se aprob Normele metodologice de aplicare a Legii nr. 672/2002, cu
modificrile i completrile ulterioare;
Ordinul prin care se aprob Normele proprii de exercitare a auditului intern n cadrul entitii publice.
Durata aciunii de auditare 01.02.2006 - 15.04.2006.
Perioada supus auditrii 01.01.2005-31.12.2005.
Scopul misiunii de audit intern este de a evalua activitatea de achiziii publice de la nivelul entitii n ceea
ce privete respectarea condiiilor de legalitate, economicitate, eficacitate, de a aduga valoare prin
formularea recomandrilor, iar n cazul identificrii unor iregulariti, de a se corecta.
208
Obiectivele misiunii de audit intern:
Organizarea activitii de achiziii publice
Programul de achiziii publice
Pregtirea aplicrii procedurii de atribuire a contractului de achiziie public prin licitaie deschis
Lansarea procedurii de atribuire a contractului de achiziie public prin licitaie deschis
Derularea procedurii de atribuire a contractului de achiziie public prin licitaie deschis
Pregtirea aplicrii procedurii de atribuire a contractului de achiziie public prin cerere de ofert
Lansarea procedurii de atribuire a contractului de achiziie public prin cerere de ofert
Derularea procedurii de atribuire a contractului de achiziie public prin cerere de ofert
Ci de atac
Administrarea contractului de achiziie public
Tipul de auditare Echipa de auditori interni a efectuat un audit de conformitate privind respectarea
principiilor, regulilor metodologice i procedurale n ceea ce privete activitatea de achiziii publice.
Principalele tehnici i instrumente de audit utilizate:
interviul pentru lmurirea de aspecte legate de organizarea i desfurarea activitilor;
testarea pentru urmrirea detectrii erorilor sau a iregularitilor;
eantionarea pentru analiza ntocmirii documentelor i efectuarea plilor;
observarea fizic n vederea formrii unei preri proprii privind modul de ntocmire i emitere a
documentelor;
liste de verificare pentru a stabili condiiile pe care trebuie s le ndeplineasc fiecare domeniu auditabil;
liste de control;
chestionare;
FIAP-uri ntocmite pentru fiecare disfuncionalitate constatat;
FCRI-uri ntocmite n cazul n care se constat existena sau posibilitatea producerii unor iregulariti.
Documente i materiale examinate n cadrul Serviciului Achiziii Publice - verificarea la faa locului a
vizat urmtoarele materiale i documente ntocmite pentru anul 2004:
Programul de achiziii publice ntocmit i aprobat;
ROF-ul i fiele posturilor;
legislaia n vigoare privind achiziiile publice;
contractele de achiziii publice ncheiate i documentaia aferent care a stat la baza ntocmirii lor;
rapoartele de audit anterioare;
rapoartele altor structuri de control sau audit.
Materiale ntocmite pe timpul auditrii au fost ntocmite urmtoarele materiale:
teste i foi de lucru privind descrierea activitilor auditate;
fie de identificare i analiz a problemelor constatate (FIAP);
liste de verificare pe obiective (LV);
documente de lucru;
tabel Puncte tari i puncte slabe,
Tematica n detaliu;
Programul de audit, Programul interveniei la faa locului;
Chestionarul de control intern;
raport de audit, minutele edinelor de deschidere, nchidere etc.
Organizarea Serviciului Achiziii Publice - serviciul a funcionat n perioada supus auditrii cu un numr
de 9 salariai, din care un post de conducere - ef de serviciu. Organizarea i funcionarea serviciului au fost
conforme organigramei i Regulamentului de organizare i funcionare.
Pentru toi salariaii sunt ntocmite fiele posturilor prin care sunt stabilite relaiile ierarhice de
subordonare i sarcinile de serviciu.
Activiti desfurate n cadrul Serviciului Achiziii Publice
stabilirea necesarului de achiziii publice;
elaborarea Programului anual de achiziii publice
efectuarea licitaiilor;
ncheierea contractelor de achiziie;
urmrirea executrii contractelor de achiziii.
ConstantinI aco
209
Echipa de auditori interni pentru realizarea derulrii etapelor specifice misiunii de audit intern a avut n
vedere obiectivele misiunii, prezentate mai sus, pentru evaluarea funcionalitii sistemului de control intern
care se desfoar n cadrul Serviciului Achiziii publice, Direcia Administrativ i Patrimoniu, n baza
ROF-ului entitii.
II. CONSTATRI I RECOMANDRI
Activitatea de auditare privind achiziiile publice a pornit de la organizarea Serviciului Achiziii
Publice, respectiv resursele umane de care dispune, existena i gradul de actualizare a bazelor de date pe
care le utilizeaz i a Programului de achiziii publice elaborat. n acest sens, s-au inventariat achiziiile
publice pe cele 6 categorii de achiziii, realizate n 2005.
Evaluarea respectrii condiiilor de conformitate i regularitate pornind de la iniierea i derularea
achiziiilor publice i pn la concretizarea efectiv a acestora i s-a materializat n elaborarea listelor de
verificare, testelor bazate pe eantionare, verificrilor prin listele de control, observri fizice pe teren,
interviurilor care au condus la solicitarea unor note de relaii, prin care s-au identificat o serie de probleme i
iregulariti care au fost nscrise n formularele de constatare (FIAP-uri i FCRI-uri).
Analiza activitii de achiziii publice a impus evaluarea cadrului procedural existent care sta la baza
organizrii i funcionrii sistemului.
n continuare, prezentm principalele constatri, consecinele care s-au produs sau care ar putea s
apar n perioada imediat urmtoare, precum i recomandrile formulate n vederea corectrii
disfuncionalitilor semnalate sau ale celor care pot s survin urmare acestora, diminurii riscurilor
existente i mbuntirii sistemelor de management i control intern al activitilor auditate cu scopul
facilitrii atingerii obiectivelor prestabilite.
1. Organizareaactivitii deachiziii publice
1.1.Procedurilespecificecarereglementeaz activitateadeachiziii publice
Pentru realizarea obiectivelor trebuie s se asigure un echilibru ntre sarcini, competente (autoritate
decizional conferit prin delegare) i responsabiliti (obligaia de a realiza obiectivele) i s se defineasc
proceduri.
Procedurile reprezint paii ce trebuie urmai i cuprind algoritmul pentru realizarea sarcinilor,
exercitarea competenelor, existena activitilor de control n punctele cheie i angajarea
responsabilitilor.
Pe baza procedurilor, se monitorizeaz existena i funcionalitatea controlului intern, ceea ce ne va da
posibilitatea s constatam dac:
- este integrat n sistemul de management al fiecrei componente structurale a entitii publice;
- intr n grija personalului de la toate nivelurile;
- ofer o asigurare rezonabil atingerii obiectivelor, ncepnd cu cele individuale i terminnd cu cele
generale.
n practic, exist dou categorii de proceduri:
procedurile generale date de cadrul normativ, respectiv de legi, norme metodologice,
precizri/instruciuni, elaborate de ctre entitatea public, n vederea organizrii aplicrii unor
reglementri de rang superior, aprobate de ctre conductorul entitii publice sau chiar de ctre Guvern;
proceduri specifice pentru fiecare activitate a entitii publice sub forma metodologiilor de lucru, care
trebuie s fie:
- scrise i formalizate pe suport de hrtie i/sau electronic, care s conin pe fluxurile operaiilor,
activiti de control, responsabiliti, modele de documente cu exemplificri respectiv formalizate,
cunotinele individuale i colective care trebuie stocate i puse n ordinea care s corespund
scopurilor entitii publice i aprobate de management;
- simple i specifice, pentru ca executanii s le poat utiliza cu respectarea cadrului normativ, pentru
fiecare domeniu al entitii publice;
- completate i actualizate n mod permanent, n funcie de evoluia reglementrilor i practicii n
materie;
- aduse la cunotina executanilor pentru a putea fi discutate, nsuite i aplicabile n mod uniform.
210
Echipa de auditori interni, din analiza a constatat c n cadrul Serviciului Achiziii Publice atribuirea
responsabilitilor, separarea sarcinilor i delegarea autoritilor nu sunt stabilite prin proceduri scrise i
formalizate, care nc nu sunt elaborate, dar paii care trebuie parcuri i algoritmurile de calcul sunt
cunoscute de ctre salariai i se regsesc n ROF i n fiele posturilor.
Totui, fiele posturilor dei exist i sunt semnate, sunt prea generale, fr specificarea, pentru fiecare
post, a atribuiilor ce le revin, n conformitate cu cadrul normativ.
Persoanele implicate n derularea achiziiilor publice sunt informate despre sarcinile care le revin, dar
nu sunt familiarizai cu desfurarea activitii pe baza de proceduri specifice fiecrei activiti.
Din aceste considerente, pe parcursul evalurii, nu au fost testate procedurile de lucru pentru
desfurarea activitilor specifice privind achiziiile publice, dei au fost cuprinse n listele de verificate
realizate pe obiectivele misiunii de audit intern, ci au fost urmrite operaiile i activitile auditabile n raport
cu cadrul normativ.
n baza acestor observaii, se regsete ca o recomandare general la toate obiectivele misiunii de audit
intern, necesitatea elaborrii procedurilor scrise i formalizate pe baza cadrului normativ existent.
1.2.ResurseleumanealeServiciului Achiziii Publice
Din evaluri indirecte, auditorii interni consider persoanele din cadrul serviciului suficiente i avnd o
experien adecvat n domeniu.
1.3.Baza de date cu furnizorii de produse/executanii de lucrri/ prestatorii de servicii i preurile
practicate
Crearea i actualizarea sistematic a unei baze de date sunt activiti necesare pentru completarea
permanent a listei principalilor actori de pe pia, posibililor furnizori, nivelului calitativ al produselor sau
serviciilor, preurilor practicate etc. Baza de date trebuie s fie astfel constituita nct s reprezinte un
instrument de observare i monitorizare a trendului evoluiei pieei i nu un instrument de restrngere a
competiiei n domeniu.
2.Programul deachiziii publice
2.1.FundamentareaProgramului deachiziii publice
Unul din obiectivele declarate ale politicii bugetare l reprezint creterea eficienei i transparenei
cheltuielilor bugetare ca efect al alocrii resurselor publice pe baz de programe, coninnd criterii de
performan concrete, precum i stabilirea unui sistem coerent de prioriti n cadrul acestora.
n acest sens, alocarea pentru achiziiile publice a resurselor previzionate, aprobate, se realizeaz pe
baza Programului anual al achiziiilor publice, care trebuie fundamentat n mod realist, cu respectarea
principiilor de economicitate, eficien i eficacitate i n condiii de transparen.
n procesul elaborrii i definitivrii Programului, entitatea va trebui s acorde o atenie special
problemelor privind estimarea valorii contractelor de achiziie public. Astfel, fiecare entitate este obligat
s-i creeze propria baza de date cu privire la furnizori, prestatori de servicii sau executani poteniali, care s
asigure realizarea n condiii optime a activitii de contractare.
Programul de achiziii publice trebuie s fie structurat, n mod obligatoriu, n trei seciuni, respectiv
contractele de furnizare, contractele de servicii i contractele de lucrri.
Produsele, serviciile i lucrrile care fac obiectul contractelor de achiziii publice trebuie puse n
coresponden cu sistemul de grupare i codificare utilizat n Clasificaia produselor i serviciilor asociate
activitilor CPSA.
Din analiz, echipa de auditori interni a constatat c activitatea de achiziii publice s-a desfurat n
entitate n baza Programului de achiziii publice pentru anul 2005, dar acesta nu a fost fundamentat n
conformitate cu cadrul normativ prezentat mai sus.
ConstantinI aco
211
2.1.1. Elaborarea Programului de achiziii publice anual, fr realizarea unei fundamentri temeinice,
conformcadrului normativnvigoare FI AP nr. 2.a.
Constatri:
Activitatea de achiziii publice se desfoar pe baza unui Program anual de achiziii publice,
nefundamentat corespunztor, respectiv fr referatele de necesitate i notele de fundamentare ale tuturor
compartimentelor entitii publice, pentru toate necesitile de produse, lucrri i servicii ale acestora.
Consecine:
Imposibilitatea oferirii unei imagini de ansamblu asupra volumului necesitilor entitii i a gradului de
prioritate al acestora, rezultnd de aici neachiziionarea unor bunuri i servicii indispensabile desfurrii
activitii curente n favoarea altora care nu erau strict necesare.
Crearea de stocuri supranormative i imobilizare de fonduri financiare.
Recomandri:
Stabilirea unui responsabil cu elaborarea Programului anual de achiziii publice.
Existena listelor de verificare ataate Programului, cu atribuiile persoanelor implicate n elaborarea i
aprobarea acestuia.
ntocmirea procedurilor scrise i formalizate privind fundamentarea i elaborarea programelor de achiziii
publice i actualizarea sistematic a acestora.
Completarea fielor posturilor cu atribuii clare, coroborate cu procedurile elaborate, privind coninutul
referatelor de necesitate, modul de ncadrare n cadrul normativ i sistemul de centralizare i prioritizare
al achiziiilor solicitate.
Instituirea unui sistem de asigurare a pregtirii profesionale a salariailor implicai n munca de
planificare.
Pentru organizarea activitii se impune, n primul rnd, s se treac la elaborarea procedurilor de lucru
specifice entitii pe baza cadrului normativ n vigoare.
n acest sens, auditorii interni recomand elaborarea listei activitilor din cadrul serviciului i a
salariailor responsabili cu elaborarea i ulterior actualizarea procedurilor fiecrui post de lucru.
n al doilea rnd, se impune stabilirea unui sistem de pregtire profesional pentru elaborarea, nsuirea,
respectarea i monitorizarea aplicrii procedurilor de lucru de ctre toi salariaii serviciului.
2.2. Alegereaprocedurii deatribuireacontractelor deachiziii publice
De la nceput trebuie subliniat c decizia entitii, ca autoritate contractant, privind aplicarea uneia din
cele 6 proceduri legale pentru atribuirea contractului de achiziie public nu este dect o consecin a
rezultatului la care se ajunge n urma parcurgerii obligatorii, n succesiune logic, a dou etape importante n
efectuarea achiziiilor i anume:
estimarea valorii contractului de achiziie public pe care entitatea intenioneaz s l atribuie;
selectarea procedurii legale ce urmeaz a fi aplicat pentru atribuirea contractului de achiziie public.
Din evaluare, echipa de auditori interni a constatat deturnarea printr-o serie de mecanisme a achiziiei
de la procedura licitaie deschis la o procedura mai simpl i mai rapid cumprare direct.
2.2.1. Nerespectareacadrului normativprivindalegereaprocedurii deatribuireacontractelor deachiziie
public - FI AP nr. 2.b.
Constatri:
Schimbarea procedurii de licitaie deschis n alte tipuri de proceduri, prin divizarea valorii acesteia
n plafoane pariale mai mici, spre exemplu :
- Investiia privind unitatea exterioar de aer condiionat, a fost divizat n 3 achiziii, astfel:
a) Achiziia privind unitatea exterioar de aer condiionat pentru 200 uniti interioare, n valoare de
90.000 euro, fr TVA, a fost atribuit prin procedura cerere de ofert (achiziia public nr. 3);
b) Demontare/montare i probe instalaie exterioar de aer condiionat, n valoare de 12.000 euro, fr
TVA, a fost atribuit prin procedura negociere cu o singur surs (achiziia public nr.5);
c) Achiziionare consumabile, n valoare de 1.500 euro, fr TVA, a fost realizat prin cumprare
direct (achiziia public nr. 6).
212
Echipa de auditori a constatat c prin divizarea investiiei privind instalaia exterioar de aer condiionat
n valoare de 103.500 euro, fr TVA, a reuit s schimbe procedura de licitaie deschis care trebuia
aplicat conform cadrului normativ, n alte trei tipuri de proceduri care presupun o serie de faciliti.
Consecine:
nclcarea principiului tratamentului egal al posibililor ofertani.
nerespectarea prevederilor legislaiei privind achiziiile publice i concurena.
prelungirea duratei de execuie prin ncheierea mai multor contracte.
posibilitatea realizrii unor cheltuieli mai mari cu achiziia respectiv, nclcndu-se astfel principiul
utilizrii eficiente a fondurilor publice.
Recomandri:
Stabilirea unui responsabil cu alegerea procedurii de atribuire a contractelor de achiziie public i
asigurarea pregtirii profesionale corespunztoare a acestuia.
Elaborarea listelor de verificare ataate la Nota privind estimarea valorii contractelor, n vederea
precizrii elementelor verificate cu ocazia stabilirii procedurii de achiziie pentru atribuirea acestora.
Elaborarea unei proceduri specifice scris i formalizat, privind alegerea procedurii de atribuire a
contractelor de achiziie public i actualizarea acesteia.
Asigurarea coroborrii atribuiilor i responsabilitilor stabilite prin fia postului cu procedura.
Asigurarea pregtirii profesionale a salariailor n vederea nsuirii procedurilor i influenarea evalurilor
anuale cu rezultatele acesteia.
aceast divizare a valorii totale a achiziiei este o ntmplare sau se prezint deja ca o practic n cadrul
Serviciului Achiziii Publice.
Analiza rezultatelor acestei aciuni de control. Luarea msurilor care se impun i informarea echipei de
auditori interni.
n general, schimbarea procedurii de atribuire a achiziiilor publice este o tehnic frecvent printre
practicieni cu scopul de a scurta perioada de derulare a procedurilor i realizarea mai rapid a achiziiilor
dorite. ns, aceasta poate conduce n cele mai multe cazuri la creterea costurilor de achiziie i deci la
utilizarea neeficient a fondurilor, dar i la nerespectarea prevederilor legale de alegere a procedurilor de
achiziii.
Din aceste considerente, echipa de auditori interni recomand:
n primul rnd, elaborarea unor proceduri de lucru, scrise i formalizate, specifice entitii, pe cele 6 tipuri
de proceduri prevzute de cadrul normativ i stabilirea responsabililor cu monitorizarea aplicrii i
actualizrii lor sistematice.
n al doilea rnd, recomandarea de elaborare a listelor de verificare care se vor ataa la Notele privind
estimarea valorii contractelor, va contribui la responsabilizarea persoanelor care particip la derularea
licitaiilor i astfel va ajuta la respectarea cadrului normativ.
n al treilea rnd, recomandarea privind instituirea unui sistem de pregtire profesional al salariailor n
cadrul serviciului i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele nsuirii i aplicrii procedurilor va
contribui la eficientizarea activitilor serviciului.
3. Pregtireaaplicrii procedurii delicitaiedeschis pentruatribuireacontractului deachiziiepublic
3.1.Anunul deintenie
n general, anunurile de intenie au fost emise i publicate cu respectarea cadrului normativ din punct
de vedere al structurii acestora i modului de transmitere.
3.2. Constituireai transmitereaDocumentaiei pentruelaborareai prezentareaofertei (DEPO)
Entitatea, n calitate de autoritate contractant, n vederea lansrii procedurilor pentru atribuirea
contractelor de achiziii publice, are obligaia ntocmirii Documentaiei pentru elaborarea i prezentarea
ofertei DEPO, care este structurat pe mai multe seciuni astfel:
Seciunea I Informaii generale;
Seciunea II Fia de date a achiziiei;
Seciunea III Caietul de sarcini;
ConstantinI aco
213
Seciunea IV Formulare;
Seciunea V Contractul de achiziie public model.
La ntocmirea DEPO, autoritatea contractant va utiliza documentaia standard, conform cadrului
normativ.
Echipa de auditori interni au testat, pe baza Listei de control nr. 3a privind constituirea i transmiterea
DEPO, coninutul DEPO, la 30% din populaia total, respectiv achiziiile publice realizate n anul 2004 i nu
au constatat nereguli.
3.3.Comisiadeevaluare
Entitatea are obligaia de a constitui comisii de evaluare formate din cel puin 5 membri cu pregtire
profesional i experien relevant n domeniu i cu probitate moral recunoscut pentru atribuirea fiecrui
contract de achiziie public. Membrii comisiilor de evaluare trebuie s ndeplineasc anumite condiii,
conform cadrului normativ.
3.3.1. Nerespectareacondiiilor deconstituire, competenai compatibilitateaprivindcomisiiledeevaluare
pentruatribuireacontractelor deachiziii publice - FI AP nr. 3.b.
Constatri:
Din examinarea declaraiilor de confidenialitate i imparialitate ale membrilor comisiilor de evaluare,
aferente procedurilor de atribuire a contractelor de achiziie public prin licitaie deschis, organizate n
anul 2004, respectiv 9 achiziii i pe baza notelor de relaii, s-a constatat c acestea nu erau semnate de
toi membri comisiei.
De asemenea, membrii unei comisii de evaluare semnaser aceste declaraii dup deschiderea ofertelor,
nclcndu-se astfel prevederile art. 22, alin. 1 din HG nr. 461/2001 pentru aprobarea normelor de
aplicare a OUG nr. 60/2001 privind achiziiile publice, cu modificrile i completrile ulterioare.
Consecine:
Favorizarea potenialilor ofertani privind atribuirea unor contracte de achiziie public;
Nedelimitarea clar a competenelor i responsabilitilor membrilor comisiilor de evaluare n
eventualitatea apariiei unor litigii.
Recomandri:
Ordinele de numire ale membrilor comisiilor de evaluare pentru atribuirea contractelor de achiziii
publice s aib, n anex, atribuiile i responsabilitile membrilor comisiilor, ale secretarului comisiei
care are sarcina verificrii semnrii declaraiilor de confidenialitate i imparialitate nainte de
deschiderea ofertelor, pe care s o semneze pentru luare la cunotin.
Elaborarea unei proceduri specifice, scris i formalizat, care s cuprind i modul de lucru al membrilor
comisiilor de evaluare n activitatea practic.
Stabilirea unui responsabil pentru elaborarea procedurii i actualizarea sistematic a acesteia.
Coroborarea atribuiilor prevzute prin fiele posturilor cu procedurile realizate.
Realizarea unor perfecionri profesionale de ctre eful de compartiment pentru cunoaterea cadrului
normativ i procedural cu personalul implicat n activitatea de achiziii publice i influenarea evalurilor
anuale cu rezultatele acestora.
Echipa de auditori interni, pe baza testrilor efectuate, a constatat nerespectarea procedurii legale
privind nlocuirea membrilor din comisiile de evaluare i recomand elaborarea de urgen a procedurilor de
lucru specifice pentru activitatea de constituire a comisiilor de evaluare, stabilirea responsabilului i
asigurarea nsuirii lor de toi salariaii implicai.
4. Lansareaprocedurii delicitaiedeschis pentruatribuireacontractului deachiziiepublic
4.1. Anunul departicipare
n cazul aplicrii procedurii de licitaie deschis, entitatea ca autoritate contractant, are obligaia s
transmit spre publicare la Monitorul Oficial al Romniei, un anun de participare.
214
Autoritatea contractant, pentru asigurarea unei transparene maxime, are dreptul s fac cunoscut
anunul de participare i prin alte mijloace de informare local, naionale sau internaionale, dar numai dup
publicarea n M.Of. i cu obligaia respectrii ntocmai a coninutului i formei anunului iniial.
Pentru aprecierea corectitudinii coninutului i publicrii anunurilor de participare, echipa de auditori
interni a testat anunurile de participare existente n dosarele pentru toate cele 9 achiziii ncheiate prin
licitaie deschis i a verificat:
a) existena solicitrii scrise autorizate, cu indicarea temeiului legal, pentru publicare;
b) cuprinderea coninutului standard de informaii, prevzut de prevederile legale.
n urma verificrii i pe baza Listei de control nr. 4 privind Analiza anunurilor de participare nu s-au
constatat disfuncionaliti n coninutul anunurilor de participare i publicarea acestora.
5. Derulareaprocedurii delicitaiedeschis pentruatribuireacontractului deachiziiepublic
5.1. CompletrilelaDocumentaiapentruelaborareai prezentareaofertei (DEPO) i dreptul deasolicita
clarificri
Orice furnizor, executant sau prestator, care a obinut un exemplar al DEPO, are dreptul de a solicita, n
scris, clarificri despre elementele cuprinse n aceasta.
Entitatea public, n calitate de autoritate contractant, are obligaia de a rspunde la orice solicitare
pentru eventuale clarificri, respectnd condiiile prevzute de cadrul normativ.
De asemenea, autoritatea contractant are dreptul de a completa DEPO din proprie iniiativ, ori de cate
ori consider c este necesar. Aceste completri trebuie comunicate, n scris, tuturor celor crora li s-a
transmis un exemplar al documentaiei respective.
5.1.2. Nerespectarea prevederilor ordonanei privind dreptul de a solicita clarificri la coninutul
Documentaiei privindelaborareai prezentareaofertei (DEPO) FI AP nr. 5.a.
Constatri:
Din testul efectuat a rezultat faptul c la solicitarea de clarificri din partea SC Elevatorul SRL rspunsul a
fost transmis numai acesteia i nu i celorlali doi competitori.
Rspunsul la clarificrile solicitate de unul dintre ofertani ar fi trebuit transmis tuturor ofertanilor, cu
protejarea identitii celui care le-a solicitat, conform prevederilor art. 38, alin. 4 din OUG nr. 60/2001
privind achiziiile publice, cu modificrile i completrile ulterioare.
Consecine:
Posibilitatea respingerii unor oferte datorit nenelegerii complete a cerinelor prevzute n DEPO.
nclcarea principiului transparenei, respectiv punerea la dispoziie tuturor celor interesai a
informaiilor referitoare la aplicarea procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public.
nclcarea principiului tratamentului egal", respectiv aplicarea n mod nediscriminatoriu a criteriilor de
selecie i a criteriilor pentru atribuirea contractului de achiziie public, astfel nct orice
furnizor/executant/prestator s aib anse egale de a i se atribui contractul respectiv.
Posibilitatea informrii suplimentare a unor competitori n defavoarea altora.
Recomandri:
ntocmirea procedurii specifice, scris i formalizat, referitoare la transmiterea rspunsurilor la
Stabilirea prin procedur a unui responsabil cu transmiterea rspunsului la clarificrile la DEPO solicitate
de ofertani.
Coroborarea coninutului procedurilor cu responsabilitile stabilite prin fiele posturilor.
Efectuarea de instruiri profesionale n cadrul serviciului pentru nsuirea legislaiei i a cadrului
procedural, cunoaterea i interpretarea corect a acestora i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele
obinute.
Echipa de auditori interni a examinat respectarea prevederilor legale privind completrile la DEPO i
dreptul de a solicita clarificri i au constatat faptul c n urma unei solicitri pentru o clarificare, rspunsul
nu a fost transmis dect solicitantului, nu i celorlali competitori. Aceast aciune contravine cadrului
normativ, avnd drept consecin respingerea unor oferte datorit nenelegerii complete a cerinelor
prevzute n DEPO, sau informarea suplimentar a unor competitori n defavoarea altora.
ConstantinI aco
215
n acest context, echipa de auditori interni recomand elaborarea unor proceduri de lucru, scrise i
formalizate, cu respectarea ntocmai a cadrului normativ i stabilirea responsabililor cu monitorizarea
aplicrii i actualizrii lor.
De asemenea, este necesar instituirea unui sistem de pregtire profesional a salariailor, de ctre eful
serviciului, i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele realizrii nsuirii i aplicrii procedurilor.
5.2.Deschidereasi calificareaofertelor
n cazul aplicrii procedurii de licitaie deschis, numrul de furnizori, executani sau prestatori de
servicii care au dreptul de a depune oferta este nelimitat.
Ofertantul are obligaia de a elabora oferta n conformitate cu prevederile Documentaiei pentru
elaborarea i prezentarea ofertei (DEPO). Acesta trebuie s-i dovedeasc eligibilitatea, nregistrarea ca
persoan juridic, capacitatea tehnic i capacitatea economico-financiar i s depun garania de
participare.
Garania de participare este necesar pentru protejarea autoritii contractante fa de riscul unui
eventual comportament necorespunztor al ofertantului pe ntreaga perioad derulat pn la semnarea
contractului de achiziie public.
5.2.1. Nerespectareacadrului normativprivinddeschidereai calificareaofertelor FI AP nr.5b
Constatri:
Data precizat n anunul de participare la licitaie nu a coincis cu data deschiderii propriu-zise a ofertelor.
n urma aplicrii procedurii, ofertantul SC STYLE SRL (oferta 5) a fost descalificat pentru nedepunerea
garaniei de participare, dei n Procesul verbal al edinei de deschidere a ofertelor comisia de evaluare
atest existena garaniilor de participare pentru toate firmele ofertante.
n cazul licitaiei deschise organizate pentru Achiziia de calculatoare, autoritatea contractant a dispus
ca propunerile tehnice s fie depuse, n vederea analizrii, la un termen limit anterior celui al depunerii
efective a ofertelor. n aceste condiii, constituirea garaniei de participare la procedura de achiziie a
devenit obligatorie doar pentru ofertanii calificai din punct de vedere al ndeplinirii condiiilor tehnice
minimale.
Consecine:
Descalificarea incorect a unui ofertant poate conduce la atribuirea contractului de achiziie public la un
pre mai mare.
Nerespectarea caracterului confidenial al informaiilor prezentate de ctre ofertani dup prima etap de
verificare a ndeplinirii condiiilor de calificare.
Apariia riscului de a efectua verificri inutile, n contextul n care cei declarai calificai din punct de
vedere al condiiilor tehnice minimale, nu ndeplinesc condiiile de eligibilitate impuse prin DEPO.
Recomandri:
ntocmirea procedurii specifice scris i formalizat referitoare la deschiderea i calificarea ofertelor.
Stabilirea unui responsabil cu elaborarea procedurilor i actualizarea sistematic a acestora.
Coroborarea fielor posturilor salariailor cu atribuiile stabilite prin procedurile elaborate.
Asigurarea nsuirii cadrului normativ i procedural de ctre salariaii serviciului i influenarea evalurii
anuale cu rezultatele activitilor practice.
Echipa de auditori interni a examinat respectarea prevederilor legale privind deschiderea i calificarea
ofertelor i a constatat neconcordana ntre data precizat n anunul de participare la licitaie i data
deschiderii propriu-zise a ofertelor i descalificarea incorect a unor participani la licitaie.
n legtur cu aceste constatri, auditorii interni au recomandat responsabilizarea expres a activitii de
deschidere i calificare a ofertelor.
5.3. Examinareai evaluareaofertelor nvedereastabilirii ofertei ctigtoare
n practic, din analiza indirect, a rezultat c aceast activitate se realizeaz cu respectarea cadrului
normativ.
216
5.4. ncheiereacontractului deachiziiepublic
Concomitent cu efectuarea celorlalte testri, echipa de audit a examinat respectarea prevederilor legale
n ceea ce privete existena avizelor (tampile i semnturi) din partea autoritii contractante i a
contractantului, pe ultima pagin a contractului.
Din evaluare a reieit c dei, prevederile legislative n vigoare nu stipuleaz obligativitatea semnrii
contractului pe fiecare pagin, exist riscul de a fi modificat coninutul anumitor file cu consecina diminurii
obligaiilor contractantului. n caz de litigiu, autoritatea contractant nu ar putea demonstra c furnizorul nu
i-a ndeplinit obligaiile asumate, deoarece aceste obligaii sunt cuprinse n paginile nesemnate ale
contractului, care, eventual ar putea fi ntocmite. n acest context, recomandm introducerea n procedurile
care se vor elabora a obligativitii semnrii contractelor pe fiecare pagin.
De asemenea, s-a constatat existena unor copii ale contractelor care nu au meniunea conform cu
originalul. Aceast situaie conduce la apariia riscului de a se difuza copii neconforme. Deoarece urmrirea
contractelor i/sau certificarea pentru bun de plat se face pe baza copiilor, recomandm necesitatea
asigurrii conformitii acestora prin elaborarea normelor de lucru.
Aceste aspecte prezentate se ncadreaz n prevederile legale n vigoare privind desfurarea activitii
de achiziii publice, dar bun practic n domeniu recomand elaborarea procedurilor de lucru pentru toate
activitile desfurate n cadrul entitii i prin acestea s se completeze punctele slabe ale cadrului normativ
cu elemente specifice entitii.
5.5. Dosarul achiziiei publice
n urma analizei efectuate cu privire la ntocmirea dosarelor de achiziie public, pentru fiecare contract
atribuit, s-a constatat c la nivelul serviciului au fost constituite dosare care se completeaz pe msura
ntocmirii, transmiterii sau primirii unor documente referitoare la atribuirea contractului de achiziie.
5.5.1. Nentocmireacomplet adosarelor achiziiilor publicepentrutoatecontractelencheiate FI AP nr.
5.c.
Constatri:
Din analiza echipei de auditori interni au reieit o serie de nereguli privind:
existena de dosare care conin originalele contractelor de achiziii publice care n mod normal ar trebui s
se regseasc la Direcia Buget i Contabilitate;
unele dosare sunt incomplete, deoarece nu conin documentele prevzute de cadrul normativ,
nerespectndu-se astfel OUG nr. 60/2001 privind achiziiile publice, art. 52, alin. 2, coroborat cu art. 50,
alin 3 din normelor de aplicare, cu modificrile i completrile ulterioare, respectiv:
notele privind determinarea valorii estimate a achiziiei, fr TVA;
DEPO;
Decizia de numire a comisiei de evaluare;
copiile contractelor de achiziii.
Consecine:
Dificultate n gsirea unor documente datorit dosarelor incomplete;
Posibilitatea pierderii/dispariiei unor documente;
Imposibilitatea urmririi respectrii procedurilor de achiziie public, fapt care conduce la nerespectarea
cadrului legal n domeniu, fr a putea constata i/sau preveni asemenea situaii.
Recomandri:
Elaborarea procedurii specifice scrise i formalizate pentru ntocmirea dosarelor achiziiilor publice, care
s cuprind modul de constituire, de accesare, stocare i utilizare a dosarelor arhivate.
Desemnarea unui salariat din cadrul Serviciului Achiziii Publice, prin completarea fiei postului, care va
avea atribuii i competene pentru constituirea dosarelor achiziiilor publice.
Coroborarea atribuiilor stabilite prin proceduri cu cele din fiele posturilor.
Pstrarea la dosare numai a copiilor contractelor de achiziie ncheiate, cu specificarea conform cu
originalul.
Reconstituirea dosarelor pentru achiziiile efectuate i completarea acestora cu documentele prevzute de
cadrul normativ i procedural, pentru ultimii trei ani. Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele
aciunii de reconstituire a dosarelor de achiziii de ctre persoanele responsabile cu aceste activiti.
ConstantinI aco
217
Din testarea efectuat, echipa de auditori interni a constatat c exist i dosare incorect constituite, i
innd cont de consecinele acestei disfuncionaliti a recomandat elaborarea procedurilor scrise i
formalizate i stabilirea responsabilitilor asupra ntregii aciuni de constituire a dosarelor achiziiilor
publice. De asemenea, a recomandat verificarea constituirii corecte a tuturor dosarelor aferente achiziiilor
publice contractate n ultimii trei ani.
6. Pregtireaaplicrii procedurii decereredeofertepentruatribuireacontractului deachiziiepublic
6.1. Studiul pieei, creareabazei proprii dedate
Din analiza indirect a contractelor de achiziie public ncheiate prin proceduri de cerere de oferte s-a
constatat c nu exist baze de date proprii i complete, care s pun la dispoziie o ofert corespunztoare. De
asemenea, nu exist un istoric pentru fiecare furnizor i nu sunt definite n scris criterii de selecie a
furnizorilor, acetia fiind selectai de pe Internet i din Pagini aurii.
n acelai timp, nu se poate oferi asigurarea c se dispune de proceduri de lucru, de baze de date proprii,
de mijloace pentru identificarea furnizorilor reprezentativi i cu competene adecvate n ceea ce privete
produsele/serviciile/lucrrile de achiziionat i pentru garantarea unei concurene reale, fapt care poate avea
ca efect realizarea unor achiziii neavantajoase.
6.2. Constituireai transmitereaDocumentaiei pentruelaborareai prezentareaofertei (DEPO)
n general, n etapa de constituire a DEPO s-au prevzut n coninutul caietelor de sarcini cerinele
minime obligatorii pe care s le ndeplineasc ofertele, specificaiile tehnice, criteriile de evaluare a ofertelor
optndu-se n cele mai multe cazuri asupra criteriului preul cel mai sczut, iar n rest asupra criteriului
oferta cea mai avantajoas din punct de vedere tehnico-economic.
6.2.1. Constituirea incomplet a Documentaiei pentru elaborarea i prezentarea ofertei (DEPO) FI AP
nr. 6.
Constatri:
Din analiza DEPO a rezultat:
neprecizarea criteriului aplicat pentru atribuirea contractului de achiziii;
specificaii nelegale n caietul de sarcini, respectiv n cazul achiziionrii de software de protecie
antivirus, prin DEPO s-a specificat denumirea produsului, respectiv Symantec AntiVirus, GFI Download
Security ver.6, sau similar, ceea ce contravine prevederilor art.37, alin.(2) din O.U.G. nr.60/2001 privind
achiziiile publice, cu modificrile i completrile ulterioare, care interzice definirea n caietul de
sarcini a unor specificaii tehnice care indic o anumit origine/surs de producie, procedee speciale,
mrci de fabric sau de comer () care au ca efect favorizarea unuia sau mai multor ofertani.
Consecine:
modificarea criteriilor dup termenul de depunere al ofertelor n favoarea unui anumit ofertant;
restrngerea ariei ofertanilor;
posibilitatea apariiei de contestaii i eventuale litigii cu ofertanii.
Recomandri:
Elaborarea de proceduri de control (check-list) cu ajutorul crora comisia de evaluare va verifica dac
DEPO a fost realizat n conformitate cu prevederile OMFP 1012/2001, OMFP 1013/2001 sau ale OMFP
1014/2001 privind achiziiile publice.
Stabilirea unor responsabili cu realizarea i actualizarea procedurilor.
Coroborarea atribuiilor stabilite n proceduri cu cele atribuite prin fiele posturilor.
Elaborarea proiectului DEPO de ctre persoane cu pregtire corespunztoare i care nu vor face parte din
comisia de evaluare.
Instruirea personalului cu atribuii n domeniul achiziiilor publice n vederea:
- constituirii i transmiterii DEPO
- nsuirii i aplicrii corecte a legislaiei privind achiziiile publice n spiritul eliminrii caracterului
interpretabil al acesteia.
218
Datorit constatrii privind constituirea incomplet a DEPO, echipa de audit intern recomand
organizarea de instruiri periodice cu personalul serviciului privind aceast activitate i elaborarea unor
proceduri de control care s vin n sprijinul comisiei de evaluare care verific respectarea conformitii
realizrii DEPO.
7. Lansareaprocedurii decereredeofertepentruatribuireacontractului deachiziiepublic
7.1. Anunul/I nvitaiadeparticipare
n cazul aplicrii procedurii de cerere de ofert n vederea achiziionrii de produse/servicii/lucrri
trebuie transmise invitaii de participare la cel puin 5 furnizori, invitaii care s cuprind elemente de
identificare a produsului, data limit pentru depunerea ofertelor etc.
7.1.1. Nerespectarea sistemului deprezentareal anunurilor/invitaiilor departiciparela licitaii FI AP
nr. 7.
Constatri:
Invitaiile de participare nu au fost transmise n toate cazurile la cel puin 5 furnizori/executani/prestatori
de la care exist premisele obinerii celor mai bune oferte.
Invitaiile de participare nu informeaz ntotdeauna cu privire la data limit pentru depunerea ofertelor.
Publicarea anunurilor de participare pentru toate achiziiile s-a fcut n acelai cotidian.
De asemenea, echipa de audit intern a constatat c, n toate cazurile, n aplicarea procedurii de cerere de
ofert s-a uzitat de art.28 din OUG nr.60/2001 privind achiziiile publice, cu modificrile i completrile
ulterioare, conform cruia autoritatea contractant trebuie s publice anunul privind aplicarea procedurii
de cerere de ofert i ntr-o publicaie de circulaie naional, caz n care poate atribui contractul de
achiziie public i n situaia prezentrii unui singur ofertant.
Consecine:
Baza de selecie a ofertelor este mai mic, (de regul nefiind mai mult de doi ofertani pentru fiecare
achiziie), reducndu-se posibilitatea asigurrii unui pre mai bun/performane tehnice mai mari pentru
subiectul achiziiei.
Posibilitatea limitrii numrului ofertanilor, respectiv aria lor restrngndu-se proporional cu cota de
pia a acestui cotidian.
Recomandri:
ntocmirea procedurii specifice, scris i formalizat, referitoare la anunurile/invitaiile de participare
Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurii.
Asigurarea coroborrii responsabilitilor din fiele posturilor cu procedura elaborat.
Realizarea verificrii de ctre eful Serviciului Achiziii Publice a nsuirii cadrului normativ de ctre
salariaii serviciului i influenarea evalurii anuale cu rezultatele practice obinute de acetia.
n urma analizei efectuate, auditorii interni au depistat disfuncionaliti privind sistemul de prezentare
al anunurilor/invitaiilor de participare, i anume faptul c nu este respectat numrul minim de posibili
ofertani invitai, astfel nct oferta ctigtoare s poat fi una dintre cele mai avantajoase de pe pia, iar
multiplele posibiliti de publicitate sunt reduse la minimum prevzut de cadrul normativ, care, de asemenea
limiteaz numrul ofertanilor nscrii n competiie.
n consecin, recomandarea auditorilor interni a fost de responsabilizarea realizrii acestei activiti,
prin ntocmirea unei proceduri de lucru specifice i asigurarea coroborrii sarcinilor din fiele posturilor cu
procedurile elaborate.
7.2.Dreptul deasolicitaclarificri laDEPO
n perioada auditat nu au existat solicitri privind unele clarificri asupra DEPO ntocmit de entitatea
contractant.
ConstantinI aco
219
8. Derulareaprocedurii decereredeofertepentruatribuireacontractului deachiziiepublic
8.1. Deschidereai calificareaofertelor
n practic aceste activiti s-au realizat prin respectarea cadrului normativ.
8.2. Examinareai evaluareaofertelor nvedereastabilirii ofertei ctigtoare
Dup analiza modului de primire a ofertelor, comisia de evaluare a procedat la deschiderea acestora
respectndu-se data prevzut n anunul de participare i s-a ntocmit Procesul-verbal de deschidere a
ofertelor.
n continuare, comisia de evaluare a verificat coninutul ofertelor n sensul concordanei acestora cu
cerinele solicitate prin cererea de ofert si n toate cazurile a constatat ca s-au respectat prevederile legale,
respectiv au fost ntocmite hotrri ale comisiei de evaluare n care au fost nominalizai ofertanii calificai,
ct i cei desemnai ctigtori n urma adjudecrii licitaiei .
8.2.1. Clasificareaofertelor nvedereastabilirii ofertei ctigtoare FI AP nr. 8a.
Constatri:
n coninutul DEPO aferent Dosarului nr. 5 al achiziiei de servicii de ntreinere i reparaii
climatizoare au fost constatate unele deficiente:
n Fia de date a achiziiei pentru factorul financiar de evaluare tariful manoperei/ora de lucru la
interveniile accidentale/lot au fost acordate 300 puncte, iar n algoritmul de calcul prezentat n DEPO
punctajul maxim a fost de 150 de puncte.
De asemenea, pentru valoarea minim a criteriului eantion de piese de schimb/unitate de aer
condiionat s-a acordat punctajul maxim de 150 de puncte. n formula de calcul a punctajelor
intermediare acestei valori minime a factorului financiar i-au fost acordate 300 de puncte.
Datorit diferenelor mari dintre valorile nscrise n Fiele de date prezentatele de ofertani, erorile de
calcul nu au influenat clasificarea ofertelor n funcie de acest criteriu.
Pentru valoarea maxim a factorului tehnic de evaluare asigurarea cu piese de schimb pe perioada
ndelungat (minim 9 luni) au fost acordate 150 de puncte. n oferta tehnico-economic SC AER COM
SA a ofertat termenul de 120 de luni, adic 10 ani, pentru care a primit punctajul maxim.
De subliniat c, oferta SC AER COM SA privind manopera/ora servicii prestate a fost substanial mai
mic dect a celorlali ofertani i n final nu a ctigat licitaia.
Consecine:
Depunctarea nefondat a unor ofertani care au respectat cerina minim din DEPO care duce la
favorizarea celorlali.
Echipa de audit i exprim rezerve cu privire la exactitatea informaiilor prezentate la a doua constatare,
avnd n vedere faptul c nici o societate comercial nu i gestioneaz ineficient lichiditile financiare
investind n stocuri i influennd negativ indicatorii viteza de rotaie a activelor circulante, lichiditatea
global i rata de finanare a activelor circulante pe baza fondului de rulment.
Posibilitatea apariiei de contestaii i eventuale litigii cu ofertanii.
Recomandri:
Elaborarea unei proceduri scrise i formalizate n ceea ce privete aplicarea prevederilor DEPO pentru
stabilirea ofertei ctigtoare i actualizarea sistematic a acesteia.
Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea procedurilor.
Coroborarea responsabilitilor stabilite prin proceduri cu cele atribuite prin fiele posturilor.
Realizarea unui sistem de pregtire profesional cu personalul Serviciului Achiziii Publice, viitori
membrii n comisiile de evaluare, n ceea ce privete aplicarea prevederilor DEPO pentru stabilirea ofertei
ctigtoare.
prevederilor DEPO privind stabilirea clasamentului ofertelor i implicit stabilirea ctigtorului.
Realizarea unei instruiri periodice cu personalul de execuie de ctre seful serviciului i influenarea
evalurilor anuale cu rezultatele acestora.
220
aceste erori de calcul pentru stabilirea ofertei ctigtoare au fost ntmpltoare sau se prezint deja ca o
practic n cadrul compartimentului achiziii.
Analiza rezultatelor acestei aciuni de control, luarea msurilor care se impun i informarea echipei de
auditori interni.
Echipa de auditori interni a constat nereguli n stabilirea clasamentului ofertelor participante la licitaii
i a recomandat o pregtire susinut i continu a salariailor serviciului, ca poteniali membrii n comisiile
de evaluare.
De asemenea, pentru a uura i asigura corectitudinea calculelor efectuate n vederea stabilirii ofertei
ctigtoare s-a recomandat ntocmirea de proceduri de control, scrise i formalizate, i stabilirea
responsabilitilor adecvate pentru monitorizarea implementrii acestora.
8.3. ncheiereacontractului deachiziiepublic
n legtur cu ntocmirea contractelor de achiziii publice, echipa de auditori interni a constatat o
problem, cu posibile consecine negative asupra fondurilor publice alocate achiziiilor. Din aceste
considerente, n afar de elaborarea unui FIAP (Fia de identificare i analiza a problemei) s-a procedat i la
ntocmirea unui FCRI (Formular de constatare i raportare a iregularitilor), problem care fiind o
potenial iregularitate care a fost comunicat efului structurii de audit intern n termenul prevzut de cadrul
normativ, respectiv 24 de ore, iar acesta, la rndul su, a comunicat conducerii n urmtoarele 48 de ore.
8.3.1. nclcarea clauzelor privind actualizarea/revizuirea preurile din contractele de achiziii public
FI AP nr. 8b.
Constatri:
Din analiza Dosarului de achiziie public nr. 8 s-a constatat:
La contractul de servicii nr. X/2001, atribuit de autoritatea contractant ofertantului SC ECOLOGIA SRL
au fost ncheiate clauze privind actualizarea i/sau revizuirea valorii prestaiei de evacuare i depozitare a
gunoiului menajer, pentru ntreaga perioad de valabilitate a contractului, 2003-2005, respectiv creterea
fr TVA).
Tot n 2004 se nregistreaz pe adresa autoritii contractante un act adiional prin care se stabilete c
Din verificarea efectuat de ctre echipa de audit la firma prestatoare, s-a constatat c n anul 2005,
aceasta a practicat mai multe tarife de la 75.000 lei la 125.000 lei mc. Pentru majoritatea instituiilor publice
s-a practicat tariful maxim.
Consecine:
Posibilitatea prejudicierii entitii prin inexistena unor clauze de actualizare/revizuire adecvate. Spre
exemplu n situaia de mai sus autoritatea contractant a pltit n plus n anul 2005 suma de 45.000.000 lei.
Recomandri:
prevederilor contractuale.
Elaborarea unei proceduri scrise i formalizate n ceea ce privete ncheierea contractului de achiziie
Asigurarea responsabilitilor prevzute n proceduri prin fiele posturilor.
ConstantinI aco
221
Realizarea unui sistem de pregtire profesional cu personalul compartimentului achiziii i influenarea
cu rezultatele acestuia a evalurilor anuale.
Echipa de auditori interni, n baza acestui FIAP, a elaborat i FCRI, pe care l-a transmis
managementului general n vederea acionrii n timpi reali, i prezentat n cele ce urmeaz.
Constatare:
n urma misiunii de audit intern, efectuat la Serviciul Achiziii Publice din cadrul Direciei
Administrative i Patrimoniu, n perioada 01.03-05.05.2005, la Dosarul achiziiei publice nr. 8, s-au constatat
urmtoarele:
La contractul de servicii nr. X/2001, atribuit de autoritatea contractant ofertantului SC ECOLOGIA
SRL au fost ncheiate clauze privind actualizarea i/sau revizuirea valorii prestaiei de evacuare i depozitare
a gunoiului menajer, pentru ntreaga perioad de valabilitate a contractului, 2003-2005, respectiv creterea
fr TVA).
Tot n 2004 se nregistreaz pe adresa autoritii contractante un act adiional prin care se stabilete ca
Datorit acestor iregulariti, autoritatea contractant a pltit n plus n anul 2005 suma de
45.000.000 lei .
Echipa de auditori interni, din verificarea efectuat la firma prestatoare a constatat c, n anul 2003,
aceasta a practicat mai multe tarife de la 75.000 lei la 125.000 lei mc, iar pentru majoritatea instituiilor
publice a practicat tarife maximale, evident cu acordul contractanilor.
Actenormativenclcate:
OUG nr. 60/2001 privind achiziiile publice, cu modificrile i completrile ulterioare art. 41, alin (3) si
(7).
HG nr. 461/2001 pentru aprobarea normelor de aplicare a Ordonanei de urgen a Guvernului nr.
60/2001 privind achiziiile publice, cu modificrile i completrile ulterioare art. 51^2, alin. (3).
Recomandri:
Deoarece au fost angajate cheltuieli suplimentare nejustificate, propunem recuperarea sumei de
45.000.000 lei, de la SC ECOLOGIA SRL. n eventualitatea n care suma nu se poate recupera de la SC
ECOLOGIA SRL, directorul Direciei Administrativ i Patrimoniu va stabili, n vederea recuperrii,
persoanele responsabile de derularea contractului care, dei aveau cunotin de prima form a contractului,
au naintat, spre aprobare conducerii autoritii contractante un act adiional cu acelai numr i dat, dar cu
tarife diferite de cele stabilite prin contract.
Faptul ca a fost aprobat, conduce la ideea c nu exist o procedur pentru aceast activitate, astfel
conducerea a semnat pe ncredere, fr a verifica contractul.
De asemenea, recomandm elaborarea unei proceduri scrise i formalizate i stabilirea unui responsabil
de procedur.
9. Administrareacontractului deachiziiepublic
9.1. Dosarul deurmrireaderulrii contractului ncheiat
222
9.2. Constatareaminusurilor sauplusurilor larecepie
9.3. Certificareai verificareafacturilor
Pentru evaluarea administrrii contractelor de achiziii publice ncheiate, auditorii interni au procedat la
intervievarea unui salariat din cadrul Serviciului Achiziii Publice. S-a constatat astfel, c responsabilitatea
urmririi derulrii unui contract, ulterior ncheierii lui, este a efului echipei care a contribuit la desfurarea
ntregii proceduri pentru atribuirea acestui contract. Acesta are ca responsabiliti:
- verificarea corectitudinii etapelor de decontare, funcie de specificul achiziiei contractate;
- recepia obiectului contractului de achiziie public i ntocmirea documentelor justificative;
- urmrirea respectrii termenelor plilor intermediare la contract i conformitatea facturilor i ordinelor de
plat;
- nedepirea valorii contractului etc.
Din analiz, auditorii interni au evaluat ca funcional activitatea de administrare a contractelor de
achiziii publice ncheiate de entitatea public.
III. CONCLUZII
Prezentul proiect de Raport de audit intern a fost ntocmit n baza Listei centralizatoare a obiectelor
auditabile, a Programului de audit i a Programului de intervenie la faa locului, a constatrilor efectuate, n
timpul colectrii i prelucrrii informaiilor, i n timpul muncii pe teren. Toate constatrile au la baza probe
de audit obinute pe baza testelor efectuate consemnate n documentele de lucru (liste de control, foi de lucru,
interviuri, note de relaii) ntocmite de auditorii interni i nsuite de factorii de management ai entitii.
Echipa de auditori interni pe baza testrilor i analizelor efectuate evalueaz Activitatea de achiziii
publice conform grilei:
Apreciere Nr.
crt.
Obiectivul
Funcional De mbuntit Critic
1. Organizarea activitii de achiziii publice X
2. Programul de achiziii publice X
3. Pregtirea aplicrii procedurii de licitaie deschis
pentru atribuirea contractului de achiziie public
X
4. Lansarea procedurii de licitaie deschis pentru
X
5. Derularea procedurii de licitaie deschis pentru
atribuirea contractului de achiziie public X
6. Pregtirea aplicrii procedurii de cerere de oferte
X
7. Lansarea procedurii de cerere de oferte pentru
X
8. Derularea procedurii de cerere de oferte pentru
9. Cai de atac - - -
10. Administrarea contractului de achiziie public X
Evaluarea are la baza discuiile care au avut loc, cu privire la recomandrile auditorilor interni, n
edinele de nchidere i conciliere ale misiunii, apreciate de ctre participani, ca fiind realiste i fezabile.
De asemenea, considerm c rezultatele evalurii auditorilor interni privind Activitatea de achiziii
publice se nscriu n parametri normali pentru aceast perioad de implementare a funciei de audit intern n
entitile publice.
n consecin, apreciem c prin implementarea recomandrilor echipei de audit intern activitatea de
achiziii va cunoate o ameliorare semnificativ.
Structura auditat are obligaia s ntocmeasc Programul de aciune n vederea implementrii
recomandrilor i s raporteze echipei de auditori interni, periodic, stadiul de implementare al acestora.
ConstantinI aco
223
Data:
Bcescu Ana
3.14. Transmiterea proiectului raportului de audit intern
Proiectul Raportului de audit intern se prezint structurii auditate care poate rspunde n termen de 15
zile de la primirea raportului.
Scopul naintrii proiectului este de a da posibilitate entitii auditate s analizeze proiectul i s
formuleze un punct de vedere asupra constatrilor i recomandrilor auditului.
Proiectul de Raport de audit intern transmis la entitatea auditat trebuie s fie complet, cu toate dovezile
asupra faptelor, constatrilor, recomandrilor i concluziilor la care se face referire.
n sintez, procedura Transmiterea proiectului de Raport de audit intern se prezint astfel:
Conductorul
intern
- Transmite proiectul Raportului de audit intern la entitatea auditat.
Entitatea/structura auditat - Analizeaz proiectul de Raport de audit intern.
- Solicit, dac este cazul, o Reuniune de conciliere.
- Transmite punctul de vedere la proiectul Raportului de audit intern n termen
de 15 zile de la primirea Proiectului.
Auditorii
Conductorul
intern
- Revd rspunsurile de la entitatea auditat.
- Discut, dac este cazul, pregtirea unei Reuniuni de conciliere.
Auditorii - Precizeaz n Raportul de audit intern aspectele reinute din punctul de
vedere al entitii auditate, dac este cazul.
- ndosariaz punctul de vedere al entitii auditate, n Dosarul permanent,
Seciunea B.
3.15. Reuniunea de conciliere
La solicitarea entitii auditate auditorii pregtesc Reuniunea de conciliere, n vederea reanalizrii
constatrilor i recomandrilor formulate.
Scopul Reuniunii de conciliere este acceptarea constatrilor i recomandrilor formulate de ctre
auditori n proiectul Raportului de audit intern i prezentarea calendarului de implementare a recomandrilor.
n sintez, procedura Reuniunii de conciliere se prezint astfel:
Auditorii - Pregtesc, n termen de 10 zile de la primirea punctului de vedere al
entitii auditate, Reuniunea de conciliere.
- Informarea entitii auditate asupra locului i datei Reuniunii de
conciliere
- ntocmesc Minuta reuniunii de conciliere.
Auditorii
Entitatea auditat
- Analizeaz constatrile i concluziile din Proiectul raportului de audit n
vederea acceptrii recomandrilor formulate.
3.16. Raportul de audit intern
Fiecare misiune de audit intern se finalizeaz prin ntocmirea unui Raport de audit intern, care este adus
la cunotina celor auditai i este semnat de ctre conductorul care a aprobat misiunea de audit.
Raportul de audit intern se ntocmete pe baza proiectului de Raport de audit intern i trebuie s
includ eventualele modificri discutate i convenite n cadrul Reuniunii de conciliere.
224
Raportul de audit intern va fi nsoit de Sinteza constatrilor i recomandrilor, care se recomand s
cuprind 3-7 pagini, funcie de volumul acestuia.
Raportul de audit intern n form final, incluznd i punctele de vedere ale entitii auditate se
consider complet i se pregtete pentru tiprire i difuzare.
Auditorii interni rmn responsabili pentru asigurarea unei prezentri de nalt calitate a Raportului de
audit intern i ntocmirea unei liste corecte i complete de difuzare.
n sintez, procedura P15 privind elaborarea Raportului de audit intern final, este urmtoarea:
Supervizorul - Supervizeaz activitile realizate de ctre auditori.
- Semneaz Raportul de audit intern pe ultima pagin.
Auditorii - Constat c toate modificrile aprobate la proiectul de Raport sunt
efectuate;
- Finalizeaz Raportul de audit intern;
- Constat dac lista de difuzare este complet i corect.
- Semneaz Raportul de audit intern pe fiecare pagin.
Not:
Datorit faptului c, n cadrul edinei deconciliere, constatrile i recomandrile echipei de auditori interni au
fost acceptate de cei auditai, dar i datorit faptului c acetia au prezentat Planul de aciune i Calendarul de
implementareal recomandrilor care a fost discutat i agreat de echipa de auditori interni, proiectul Raportului de
audit interna rmas definitiv i a devenit Raport deaudit internfinal.
n aceste condiii, echipa de auditori interni a pregtit Raportul deaudit internpentru managementul general, dar
i o Sintezaaraportului deaudit internpe care o prezentam n cele ce urmeaz.
S I N T E Z A
RAPORTULUI DE AUDIT INTERN
I. INTRODUCERE
Misiunea de audit intern privind Activitatea de achiziii publice din cadrul entitii publice s-a
desfurat conform prevederilor Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, Normelor generale privind
exercitarea activitii de audit public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003 i a Normelor specifice
aprobate de conducerea entitii. Misiunea a fost cuprins n Planul de audit intern pe anul 2005, si a fost
realizat de auditorii interni: Comnescu Cristian, auditor superior i Bcescu Ana, auditor principal.
II. CONCLUZII
Echipa de auditori interni n baza Programului de audit intern, a testrilor i analizei efectuate
evalueaz Activitatea de achiziii publice din cadrul entitii, dup cum urmeaz:
Opinie Nr.
crt.
Obiectivul
Funcional De mbuntit Critic
1. Organizarea activitii de achiziii publice X
2. Programul de achiziii publice X
3. Pregtirea aplicrii procedurii de licitaie deschis
X
4. Lansarea procedurii de licitaie deschis pentru
X
5. Derularea procedurii de licitaie deschis pentru
X
6. Pregtirea aplicrii procedurii de cerere de oferte
X
7. Lansarea procedurii de cerere de oferte pentru
X
8. Derularea procedurii de cerere de oferte pentru
ConstantinI aco
225
9. Ci de atac - - -
10. Administrarea contractului de achiziie public X
III. CONSTATRI I RECOMANDRI
Principalele constatri i recomandri rezultate din evaluare sunt:
Constatare1: Programul de achiziii publice al entitii, pe anul 2005, este fundamentat necorespunztor.
(FIAP nr. 2.a.)
Recomandare1:
Echipa de auditori interni propune stabilirea unui responsabil cu elaborarea Programului de achiziii
publice, care s aib atribuii clare privind solicitarea referatelor de necesitate de la structurile din cadrul
entitii, verificarea conformitii, centralizarea i prioritizarea achiziiilor din cadrul acestora.
De asemenea, auditorii interni consider necesar implementarea unui sistem de pregtire profesional
a personalului implicat n activitatea de planificare, care s fie realizat de responsabilul cu elaborarea
Programului de achiziii publice.
Constatare2:
Schimbarea procedurii de licitaie deschis n alte tipuri de proceduri, cum ar fi: cererea de oferte,
negocierea cu o singur surs sau chiar cumprare direct, prin divizarea plafonului n sume pariale mai
mici. Din analiz a reieit c aceasta este o practic frecvent n cadrul entitii auditate. (FIAP nr. 2.b.)
Recomandare2:
Numirea unei persoane care s aib responsabilitatea verificrii timp de 6 luni, de la data finalizrii
misiunii de audit intern, a sistemului de selectare al procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii
publice.
Constituirea unei echipe de control pentru verificarea pe ultimul an a licitaiilor realizate, n vederea
evalurii consecinelor care au afectat entitatea n cazurile de divizare a valorii totale n sume pariale mai
mici i schimbarea tipului de licitaie.
Constatare3:
Unele persoane numite prin ordin, de conducere, pentru a face parte din comisiile de evaluare pentru
atribuirea contractelor de achiziii publice, nu au participat n comisii i nu au semnat declaraiile de
confidenialitate i declaraiile de imparialitate, sau le-au semnat ulterior, dup deschiderea ofertelor. (FIAP
nr. 3.b.)
Recomandare3:
Ataarea unei anexe, la ordinul de numire al membrilor comisiilor de evaluare pentru atribuirea
contractelor de achiziii publice, cu atribuiile ce le revin n aceast calitate, pe care s le semneze de luare la
cunotin.
Constatare4:
ntocmirea incomplet a dosarelor de achiziii publice pentru toate contractele ncheiate. (FIAP nr. 5.c.)
Recomandare4:
Desemnarea unui salariat care s aib prin fia postului responsabilitatea de a verific completitudinea
dosarelor privind achiziiile publice ntocmite n cadrul compartimentului, conform legii.
Stabilirea unei echipe pentru verificarea dosarelor achiziiilor publice constituite n ultimii trei ani i
asigurarea completrii acestora ntr-un termen rezonabil, dac este cazul.
Constatare5:
nclcarea clauzelor privind actualizarea/revizuirea preurilor din contractele de achiziii publice
ncheiate. (FIAP nr. 8b)
Recomandare5:
Completarea procedurilor existente cu prevederi clare i responsabiliti adecvate pentru a evalua
nerespectarea acestora.
226
Stabilirea unei persoane pentru elaborarea procedurilor, monitorizarea respectrii i actualizrii
sistematice a acestora.
Recomandaregeneral
Elaborarea procedurilor, scrise i formalizate, pentru toate activitile care se desfoar n cadrul
Serviciului Achiziii Publice prin dezvoltarea si completarea cadrului normativ. De asemenea, pentru
activitile de elaborare a procedurilor s se stabileasc responsabilii cu realizarea, monitorizarea
implementrii lor i actualizarea periodic.
Precizam c n Sinteza au fost prezentate FIAP-urile reprezentative, n numr de cinci, dar Raportul de
audit intern cuprinde 10 FIAP-uri i un FCRI care a fost transmis managerului general, pentru instrumentare,
nainte de finalizarea misiunii de audit intern.
Data:
Comnescu Cristian Petrescu Aurel Bcescu Ana
3.17. Difuzarea raportului de audit public intern
eful compartimentului de audit intern transmite raportul de audit intern finalizat, mpreun cu
rezultatele concilierii i punctul de vedere al entitii auditate conductorului entitii publice care a aprobat
misiunea, pentru analiz i avizare. Dup avizare, raportul de audit intern, n copie va fi comunicat structurii
auditate.
Curtea de Conturi a Romniei are acces la rapoartele de audit intern n timpul verificrilor pe care le
efectueaz.
Raportul de audit intern trebuie s fie nsoit i de o Sintez a constatrilor i recomandrilor.
Pentru instituia public mic, Raportul de audit intern este transmis spre avizare conductorului
acesteia.
n sintez, procedura P16 privind Difuzarea Raportului de audit intern este urmtoarea:
Auditorii - Transmit Raportul de audit intern, rezultatele concilierii i punctul de vedere al
entitii auditate la conductorul compartimentului de audit intern care a aprobat
misiunea.
- Pentru instituia public mic Raportul de audit intern se transmite
conductorului acesteia spre avizare.
Conductorul
compartimentului de
audit intern
- Semneaz i transmite Raportul de audit intern conductorului entitii auditate.
Conductorul entitii
care a aprobat misiunea
de audit intern
- Analizeaz i avizeaz Raportul de audit intern.
Auditorii - Transmit entitii auditate o copie a Raportului de audit intern.
- Transmit la U.C.A.A.P.I. sau la organul ierarhic superior o informare despre
recomandrile care nu au fost avizate, nsoit de documentaia de susinere.
3.18. Urmrirea recomandrilor
Obiectivul acestei etape este asigurarea c recomandrile din raportul de audit intern sunt aplicate
ntocmai la termenele stabilite i n mod eficace, iar conducerea a evaluat riscul de neaplicare a acestor
recomandri.
Urmrirea recomandrilor de ctre auditorii interni este un proces prin care se constat caracterul
adecvat, eficacitatea i oportunitatea aciunilor ntreprinse de ctre conducerea entitii auditate pe baza
recomandrilor din Raportul de audit intern.
Structura de audit intern va comunica conductorului entitii publice stadiul implementrii
recomandrilor i va raporta progresele nregistrate n implementarea recomandrilor.
n sintez, procedura privind Urmrirea recomandrilor se prezint astfel:
ConstantinI aco
227
Auditorii - ntocmesc Fia de urmrire a recomandrilor;
- Verific implementarea recomandrilor la termenele stabilite.
Entitatea/structura auditat - Transmite auditorilor, la termenele stabilite, o Not de informare cu privire
la stadiul implementrii recomandrilor din Raportul de audit intern;
Conductorul
intern
- Transmite, la UCAAPI sau la organul ierarhic superior, stadiul progreselor
nregistrate n implementarea recomandrilor;
- Dac nu sunt respectate termenele de implementare, informeaz
conductorul entitii publice.
Responsabilitatea structurii auditate n aplicarea recomandrilor const n:
- elaborarea unui Plan de aciune, nsoit de un Calendar privind implementarea acestuia;
- transmiterea la structura de audit a Planului de aciune i a Calendarului privind implementarea acestuia:
- nominalizarea activitilor ce se vor realiza pentru a asigura implementarea recomandrilor;
- stabilirea responsabililor pentru fiecare recomandare;
- stabilirea termenelor de realizare a recomandrilor;
- punerea n practic a recomandrilor;
- comunicarea periodic a stadiului progresului aciunilor.
- evaluarea rezultatelor obinute.
Structura de audit intern verific i raporteaz la organul ierarhic imediat superior sau la U.C.A.A.P.I.
asupra progreselor nregistrate n implementarea recomandrilor i, de asemenea, comunic stadiul
implementrii recomandrilor conductorului entitii publice.
Modelul privind ntocmirea Fiei deurmrirearecomandrilor este urmtorul:
Procedura P17: Urmrirea recomandrilor
ENTITATEA PUBLIC
FIA DE URMRIRE A RECOMANDRILOR
ENTITATEA PUBLIC Serviciul Achiziii Publice Data: 31.08.2006
Misiunea de audit public intern: Activitatea de
achiziii publice
Raport de audit nr.
X/ ......2006
Rec
No.
Recomandarea Implementat
Parial
implementat
Neimplementat
Data planificat/
Data implementrii
1. Elaborarea procedurilor specifice
care reglementeaz activitatea de
achiziii publice
X
31.12.2006
2. Asigurarea coroborrii atribuiilor
i responsabilitilor stabilite prin
fiele posturilor cu procedurile
specifice
X
31.12.2006
3. Stabilirea unui responsabil cu
elaborarea Programului de achiziii
publice.
X
Data scadent legal pt.
elaborare plan
4. Ordinul de numire al comisiei de
evaluare s aib n anex atribuiile
i
responsabilitile fiecrei funcii
din comisie, implicit ale
secretarului comisiei cu sarcina
verificrii semnrii
declaraiilor de confidenialitate i
imparialitate nainte de
X
15.07.2006
228
5. Existena unei proceduri privind
modul de lucru al membrilor
comisiilor de
evaluare n activitatea de achiziii
publice.
X
31.08.2006
ofertani.
X
31.07.2006
7. Efectuarea de instruiri, de ctre
eful Serviciului achiziii publice
cu
personalul, pentru cunoaterea i
interpretarea corect a legislaiei.
X
31.07.2006
ofertani.
X
30.06.2006
9. Desemnarea unui salariat din
cadrul Serviciului achiziii publice,
prin completarea fiei postului,
care va avea
atribuii i competene n
ntocmirea dosarelor achiziiilor
publice;
X
30.09.2006
10. Reconstituirea dosarelor pentru
achiziiile efectuate n ultimii trei
ani.
X 31.12.2006
11. Realizarea verificrii de ctre eful
Serviciului achiziii publice a
nsuirii cadrului normativ de ctre
salariaii serviciului i influenarea
evalurii anuale cu rezultatele
instruirilor periodice.
X
30.09.2006
12. n cazurile n care n urma
procedurii de licitaie prin cerere
de oferte nu se primesc cel puin 2
oferte corespunztoare, s se repete
procedura
X
31.07.2006
13. n toate cazurile n care se fac
achiziii publice s se urmreasc
elaborarea unui caiet de sarcini
care s cuprind toate
caracteristicile tehnice i alte
caracteristici, astfel nct produsul
achiziionat s corespund
necesitilor
X
31.12.2006
n. . . .
I nstruciuni
1. I ntroducei recomandriledeaudit dup cumsunt prezentate
nRaportul deaudit
2.Verificai coloanacorespunztoare: implementat, parial
implementat, neimplementat
3. I ntroducei dataplanificat pentruimplementarenRaportul
deaudit i dataimplementrii
Entitatea/structuraauditat:
Serviciul Achiziii Publice
Datai semnturaconductorului:
Radu Nicolae
Auditor:
Comanescu Cristian, Bacescu Ana
Datai semntura:
ConstantinI aco
229
3.19. Supervizarea
Supervizarea reprezint activitatea de ndrumare, consiliere, supraveghere i verificare efectuat de
ctre supervizor asupra activitii echipei de audit, se realizat pe tot parcursul derulrii misiunii de audit
intern prin semnarea documentelor ntocmite.
Scopul activitii de supervizare este asigurarea c obiectivele misiunii de audit intern au fost atinse n
condiii de calitate, i se materializeaz n:
- ofer instruciunile necesare derulrii misiunii de audit intern;
- verific executarea corect a programului misiunii de audit intern;
- verific existena elementelor probante;
- verific dac redactarea Raportului de audit intern (att cel intermediar, ct i cel final) este concis, clar
i se efectueaz la termenele fixate.
Conductorul compartimentului de audit intern sau persoana desemnat de ctre acesta, este responsabil
cu supervizarea misiunii de audit intern.
n sintez, procedura privind Supervizarea se prezint astfel:
Auditorii - Prezint conductorului compartimentului de audit intern documentele din
Dosarul permanent al misiunii de audit intern.
Conductorul
compartimentului de
audit intern
- Ofer instruciunile necesare (adecvate) derulrii misiunii de audit intern;
- Verific executarea corect a Programului de audit intern;
- Verific existena elementelor probante;
- Supervizeaz FIAP-urile;
- Verific dac redactarea Raportului de audit intern este exact, clar, concis;
- Verific dac Raportul de audit intern este elaborat la termenul fixat.
Procedura de supervizare se concretizeaz n elaborarea Listei desupervizareadocumentelor, conform
modelului.
ENTITATEA PUBLIC
LISTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR
Avizat: Petrescu Aurel
Nr.
crt.
Lucrarea Propunerea sefului structurii de
audit/supervizorului misiunii, ca
urmare a revizuirii documentului
Rspunsul auditorilor
interni
Revizuirea de ctre seful
structurii de audit/
supervizorul misiunii de
audit a rspunsurilor
auditorilor
1. Declaraia de
independen
Exist o incompatibilitate. Este
propus o alt persoan n echipa de
audit.
De acord
2. Programul
interveniei la faa
locului
Nu exist concordan la obiectivul
nr. 5 fa de Tematica n detaliu
Obiectivul a fost
refcut n program De acord
3. FIAP nr. 8b Se constat o pagub i nu exist
fia de iregularitate
S-a ntocmit FCRI
De acord

n. Proiect de Raport
de audit intern
La pag. 7, alin. constatarea nu are
la baz dovezi. Se solicit
reanalizarea constatrilor.
S-au reanalizat
constatrile i
paragraful a fost
eliminat
De acord
230
3.20. Programul de asigurare i mbuntire a calitii
Conductorul compartimentului de audit intern trebuie s elaboreze Programul de asigurare i
mbuntire a calitii sub toate aspectele activitii de audit, prin respectarea normelor metodologice
generale i specifice, a Codului etic al profesiei, a Standardelor i a bunei practici internaionale de ctre toi
auditorii interni.
Programul de asigurare i mbuntire a calitii realizeaz o evaluare prin adoptarea unui proces
permanent de supraveghere a eficacitii globale i a activitii de calitate.
Activitatea de evaluare a funcionalitii auditului intern se realizeaz sistematic i periodic prin
evaluri interne i evaluri externe.
3.20.1. Evaluarea intern
Evaluarea intern const n supervizarea realizrii misiunii de audit intern, prin efectuarea de controale
permanente de ctre conductorul compartimentului de audit intern, prin care acesta examineaz eficacitatea
normelor de audit intern i dac procedurile de asigurare a calitii misiunii de audit sunt aplicate n mod
corespunztor, garantnd calitatea raportului de audit intern.
Supervizarea va permite depistarea deficienelor n anumite etape/proceduri din derularea misiunii i va
permite iniierea de activiti de mbuntire a viitoarelor misiuni de audit intern i asigurarea perfecionrii
profesionale a auditorilor implicai prin planificarea unor aciuni de pregtire profesional.
Evaluarea intern a auditorilor se realizeaz dup fiecare misiune de audit intern. Aceasta se
formalizeaz prin ntocmirea Fiei de evaluare a misiunii de audit intern, conform modelului de mai jos i se
arhiveaz n Dosarul permanent, Seciunea D, Supervizarea.
Modelul privind ntocmirea Fiei deevaluareamisiunii deaudit interneste urmtorul:
ENTITATEA PUBLIC
FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN
Perioada auditat: 01.01.2005-3112.2005
Perioada misiunii: 01.02.2006-15.04.2006
Auditor evaluat: Comnescu Cristian/Bcescu Ana
Luat la cunotin:
ntocmit: Petrescu Aurel
Data: 15.04.2006
Bugetul detimpplanificat: 255
Bugetul detimpefectiv: 255ore
1 2 3 4 5 Observaii
n etapa de pregtire a misiunii, auditorul a identificat riscurile i
controalele prevzute pentru procesele legate de obiectivele de audit
i a estimat corespunztor riscurile activitii
X
Programele de audit au fost elaborate n vederea ndeplinirii
obiectivelor misiunii n cadrul bugetului de timp alocat
X
A fost necesar
s se lucreze
peste orele de
program
Obiectivul auditului, scopul, procedurile i bugetul au fost
reanalizate n mod constant pentru a asigura o eficient folosire a
resurselor de audit
X
A existat o bun comunicare ntre auditor i auditat i ntre auditor
i conducerea structurii de audit intern;
X
ConstantinI aco
231
Bugetul detimpplanificat: 255
Bugetul detimpefectiv: 255ore
1 2 3 4 5 Observaii
A existat o bun comunicare ntre auditor i conducerea structurii
de audit intern
X
Au fost luate n considerare perspectivele i nevoile auditailor n
procesul de audit
X
Au fost atinse obiectivele de audit ntr-o manier eficient i la timp X
Auditaii au avut posibilitatea s revad constatrile i
recomandrile cnd au fost identificate problemele
X
Normele de audit intern, au fost respectate X
Constatrile de audit demonstreaz analize profunde i concluzii,
respectiv sunt formulate recomandri practice pentru probleme
identificate
X
Comunicrile scrise au fost clare, concise, obiective i corecte X
Exist probe de audit care s susin concluziile auditorului X
Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente,
competente, relevante i folositoare
X
Documentele au fost completate n mod corespunztor i n
conformitate cu normele de audit intern
X
Bugetul de timp a fost respectat X
Nivel de productivitate personal al auditorului intern. X
Evaluarea intern a misiunii de audit intern mai poate fi realizat i de conducerea entitii auditate
creia i se nainteaz un chestionar de evaluare prin care i se solicit s prezinte o apreciere asupra
desfurrii misiunii de evaluare i a modului de implicare al auditorilor interni pe parcursul misiunii.
Evaluarea misiunii de audit intern de ctre structura auditat este formalizat prin Fia de evaluare a
misiunii de audit intern ntocmit de ctre entitatea/structura auditat. De asemenea, acest document se
arhiveaz n Dosarul permanent, Seciunea D, Supervizarea.
Modelul privind ntocmirea Fiei deevaluare a misiunii deaudit intern dectre structura auditat
este urmtorul:
Perioada misiunii: 01.02.2006-15.04.2006
Auditor evaluat: Comnescu Cristian/Bcescu Ana
Luat la cunotin:
ntocmit: Radu Nicolae, sef Serviciu Achiziii Publice
Data: 15.04.2006
FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN
DE CTRE STRUCTURA AUDITAT
Note Nr.
crt.
Obiectiv auditat
1 2 3 4 5
Obs.
1. Obiectivele de audit au fost comunicate clar la nceputul
misiunii
X
2. Au fost furnizate suficiente informaii privind misiunea de
efectuat
X
3. Misiunea a contribuit la obinerea de rezultate sau la
mbuntirea unora deja existente
X
4. Misiunea a beneficiat de direcii clare i precise privind
modul de desfurare
X
5. Obiectivele de audit stabilite au fost n concordan cu
activitile desfurate
X
232
6. Constatrile au fost prezentate ntr-o manier logic,
structurat, dinamic i interesant
X
7. S-a rspuns n toate cazurile la ntrebrile legate de
misiunea de audit, iar rspunsurile au condus la obinerea
de concluzii relevante
X
8. Misiunea a fost desfurat adecvat, intervenia la fata
locului a privit doar obiectivele stabilite i comunicate X
9. A existat un feed-back pe tot parcursul misiunii, iar acesta
a fost util n gsirea de soluii la probleme X
10. Cum evaluai n general misiunea de audit X
11. Considerai c obiectivele de audit stabilite au privit
activitile cu riscuri majore
X
12. n desfurarea misiunii de audit au fost prezentate
constatrile i recomandrile cnd au fost identificate
probleme
X
13. A existat o bun comunicare ntre auditor i auditat X
14. Auditorii au avut un comportament adecvat i profesional X
15. Ce v-a plcut cel mai mult pe timpul misiunii de audit descriei cel puin 3 aspecte care v-au plcut
cel mai mult
- claritatea recomandrilor
- conduita auditorilor interni
- calitatea discuiilor
16. Ce v-a plcut cel mai puin pe timpul misiunii de audit descriei cel puin 3 aspecte care v-au plcut
cel mai puin
ntlnirile pe parcursul misiunii au fost limitate, nu ntotdeauna din vina auditatului.
17. Ce obiective de audit considerai c nu au fost atinse n totalitate din cele comunicate
Nu sunt comentarii.
18. Ce obiective de audit considerai c ar fi necesar a fi cuprinse n programul viitor de audit
Calitatea procedurilor privind achiziiile publice elaborate n urma recomandrilor.
19. Alte comentarii
Tabelele de mai sus vor fi completate innd cont de urmtorul sistem de punctaj:
1 pentru nesatisfctor;
2 pentru slab;
3 pentru satisfctor;
4 pentru bine;
5 pentru foarte bine.
Not:
n practic se va urmri ca pentru orice notare sub 3 s se solicite explicaii scrise
3.20.2. Evaluarea extern
Evaluarea extern a funcionalitii activitii de audit intern se realizeaz de U.C.A.A.P.I., D.A.P.I. i
organul ierarhic superior pentru structurile din subordine prin verificarea respectrii normelor metodologice
generale i specifice, a Standardelor de audit intern, a bunei practici recunoscute n domeniu i a Codului etic
al profesiei.
Activitatea de evaluare extern a activitii de audit intern, n Romnia, conform cadrului normativ
general, se realizeaz o dat la 5 ani, ocazie cu care, n funcie de necesiti, se iniiaz msuri corective n
colaborare cu conductorul entitii evaluate n cauz.
ConstantinI aco
233
BIBLIOGRAFIE
1) BOULESCU MIRCEA, GHI MARCEL, MARE VALERIC Controlul fiscal i auditul
financiar-fiscal, Editura CECCAR, Bucureti, 2003.
2) BOULESCU MIRCEA, GHI MARCEL, MARE VALERIC - Fundamentele auditului, Editura
Didactic i Pedagogic, Bucureti, 2001
3) GHI MARCEL - Auditul intern, Editura Economic, Bucureti, 2005
4) GHI MARCEL, CORNELIA NECULAU Ghid practic privind activitatea de achiziii publice,
Editat de Unitatea Central pentru Armonizarea Auditului Public Intern, Ministerul Finanelor Publice,
Bucureti, 2006
5) GHI MARCEL, IONEL BOSTAN Teoria i practica auditului intern, Editura Universitas, Iai,
2004
6) GHI MARCEL, MARE VALERIC Auditul performanei finanelor publice, Editura CECCAR,
Bucureti, 2002
7) GHI MARCEL, MIHAI SPRNCEAN - Auditul intern al instituiilor publice, Editura Tribuna
Economic, Bucureti, 2004
8) GHI MARCEL, MIHAI SPRNCEAN - Auditul intern al instituiilor publice, Editura Tribuna
Economic, Bucureti, 2006
9) IONEL BOSTAN, PETRU RADU Controlul financiar i auditul intern la instituiile publice, Editura
Sedcom Libris, Iai, 2003
10) RENARD JACQUES - Teoria i practica auditului intern, Ediia a IV-a, traducere din limba francez
realizata de Ministerul Finanelor Publice n cadrul unui proiect finanat de PHARE, Bucureti, 2002
11) *** INSTITUTUL FRANCEZ AL AUDITORILOR CONSULTANI INTERNI IFACI - Norme
profesionale ale auditului intern
12) *** Legea nr. 133/2002 pentru aprobarea OUG nr. 75/1999-republicat, privind activitatea de audit
financiar, M.Of. nr. 598/2003
13) *** Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, M.Of. nr. 953/2002.
14) *** Normele specifice privind exercitarea activitii de audit public intern de la nivelul Ministerului
Finanelor Publice.
15) *** OMFP nr. 252/2004 pentru aprobarea Codului privind conduita etic a auditorului intern, M.Of. nr.
128/2004.
16) *** OMFP nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit
public intern, M.Of. nr. 130 bis/2003.
17) *** OMFP nr. 423/2004 pentru modificarea i completarea Normelor generale privind exercitarea
activitii de audit public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003.
18) *** OMFP nr. 768/2003 privind delegarea de competen a unor atribuii ale UCAAPI n competena
serviciilor de control i audit intern al DGFP judeene i a municipiului Bucureti,
19) *** OMFP nr. 769/2003 pentru aprobarea procedurii de avizare a numirii/destituirii efilor
compartimentelor de audit public intern din entitile publice.
20) *** Ordonana Guvernului nr. 37/2004 pentru modificarea i completarea reglementrilor privind
auditul intern, M.Of. nr. 91/2004
21) *** Raportul de activitate al UCAAPI pentru anul 2003.
22) *** Recomandri privind controlul intern extras din Noua practic a controlului intern cu autorizare
IFACI, realizat de Ministerul Finanelor Publice n cadrul unui proiect finanat de PHARE, Bucureti,
2004
23) *** THE INSTITUTE OF INTERNAL AUDITORS The Professional Practices Framework

Audit Financiar - Caiet de Seminar

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Audit Financiar - Caiet de Seminar

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

- Caiet de seminar -

Dr. ec. Constantin Iaco

S-ar putea să vă placă și