Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Organizarea contabilitii patrimoniale constituie o obligaie stabilit prin lege pentru toate
persoanele juridice, precum i pentru persoanele fizice care au fost autorizate s desfoare
activiti pe cont propriu i au calitatea de comerciant.
Baza legal privind organizarea i conducerea evidenei contabile este format n principal din:
- Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat n Monitorul Oficial, Partea I nr. 48 din
14.01.2005, cu modificrile i completrile ulterioare;
Legea Contabilitii nr. 82/1991 enumer unitile patrimoniale obligate s-i organizeze i s
conduc contabilitatea, astfel :
o Regii autonome
o Societi comerciale
o Societi agricole
o Organizaii ale cooperaiei meteugreti
o Organizaii ale cooperaiei de consum i de credit
o Banca Naional a Romniei i organizaiile bancare
o Instituii publice de subordonare central i local
o Uniti de asigurri sociale, altele dect cele de stat
o Asociaii
o Fundaii
o Sindicate
o Uniti de cult
o Organizaii obteti
o Alte persoane care au dobndit personalitate juridic
o Persoanele fizice care presteaz activiti independente, care
exercit n mod obinuit acte de comer i sunt nmatriculate la Oficiul Registrului
Comerului.
1.1. Rolul contabilitii n economia de pia
Descentralizarea economiei a determinat apariia i dezvoltarea liberei iniiative care solicit
agentului economic s-i asume riscul n activitatea sa pentru c activitatea pe care o desfoar
are loc n condiii de concuren. Pentru a putea s se menin i s reziste n aceast lupt
agentul economic trebuie s i cunoasc rezultatele activitii sale astfel nct din venituri s-i
acopere cheltuielile i s obin i profit.
Pentru ndeplinirea obiectului de activitate, patrimoniul ag. ec. se afl ntr-o permanent micare
i transformare ca urmare a urmtoarelor procese economice :
aprovizionarea urmrete cheltuielile privind transportul i aprovizionarea cu materiale prime
i materiale efectuate cu mijloace proprii i strine (nchiriate) ; cheltuielile cu ncrcarea,
descrcarea materialelor n deposit i magazie (cheltuieli de manipulare); pierderi pe timpul
transportului n limita normelor legale
producia urmrete totalitatea cheltuielilor aferente produciei precum i cheltuielile
realizate ca rezultat al activitii desfurate de ag. ec. i care produc n patrimoniul unitii
modificarea de volum i structur, transformri cantitative i calitative, determinnd rezultatele
financiare ca rezultat al unor operaii economico financiare consumatoare de resurse i
productoare de rezultate.
Elemente de activ
Prin activ se nelege patrimoniul economic, adic valorile economice sub forma lor fizic
concret, respectiv totalitatea mijloacelor economice sub aspectul componenei i structurii
materiale sau bneti.
a) active imobilizate
necorporale :
cheltuieli de constituire
cheltuieli de cercetaredezvoltare
programe informatice
corporale:
terenuri
b) active circulante
stocuri de materii prime i materiale, obiecte de inventar, produse finite, animale, mrfuri
alte active circulante clieni, decontri cu asociaii, aciuni, obligaiuni, disponibil la banc i
n cas, acreditive, cheltuieli de trezorerie
c) conturi de regularizare reprezentate prin:
- cheltuieli efectuate n avans, respectiv acea categorie de cheltuieli care se suport ealonat pe
mai multe exerciii financiare (reparaii capitale, reparaii curente, chirii datorate unor ag. ec. sau
abonamente);
- cheltuieli n curs de clarificare (amenzi, cheltuieli de judecat) ce necesit lmuriri.
Elemente de pasiv
Prin pasiv se nelege patrimoniul juridic, adic relaiile n care se afl subiectul patrimoniului cu
valori care fac parte din activ, respectiv totalitatea mijloacelor economice sub aspectul
provenienei, al surselor de formare, al obligaiilor pe care ag.ec. le au fa de salariai, bugetul
de stat i ali ag.ec.
a) capitalul propriu capitalul social, diferene din reevaluare, profit nerepartizat, profitul
sau pierderea, fondul de participare la profit i alte fonduri
b) provizioane (rezerve) pentru riscuri i cheltuieli n vederea acoperirii unor litigii,
garanii acordate clienilor, pierderi din diferene de curs valutar
verificarea tuturor mijloacelor economice, a sumelor care constituie soldul conturilor n cauz,
astfel nct acestea s exprime realitatea.
Activitatea economico-financiar funcioneaz n baza urmtoarelor principii:
1. gestiunea economic const n desfaurarea de ctre ag. ec. A unei activiti rentabile
care s-i asigure din veniturile obinute acoperirea tuturor cheltuielilor, inclusiv a
dobnzilor i rambursarea creditelor i societile s obin profit.
V Ch = Pb
Not: V = venituri; Ch = cheltuieli; Pb = profit brut
2. autonomia financiar const n posibilitatea ag. ec. ca din profitul net realizat s-i
constituie fonduri proprii.
3.
Pb Ip = Pnet
Not : Pb = profit brut ; Ip = impozit pe profit ; Pnet = profit net
Din profitul brut societile comerciale sunt obligate s-i constituie fond de rezerv legal prin
preluarea a 5% din profit, pn la limita a 20% din capitalul social.
Toi ag. ec. au obligaia s organizeze i s conduc contabilitate proprie care trebuie s sigure :
nregistrarea cronologic i sistematic, prelucrarea, pstrarea informaiilor cu privire la situaia
patrimonial i rezultatele obinute, precum i relaiile ag. ec. cu asociaii, acionarii, clienii,
bncile, furnizorii, organele fiscale.
exactitatea datelor contabile
furnizarea informaiilor pentru stabilirea patrimoniului naional i a execuiei bugetului public
naional.
Contabilitatea unitilor economice se organizeaz n compartimente distincte conduse de
directorul financiar-contabil sau alt persoan mputernicit s aib aceast funcie.
Contabilitatea este organizat sub 2 aspecte :
1. contabilitatea general sau financiar care se organizeaz i conduce, cu caracter
obligatoriu, de ctre toate unitile i care are ca obiectiv principal furnizarea informaiilor
necesare activitilor proprii, asociailor, acionarilor (stocuri de materii prime i materiale, etc.)
2. contabilitatea de gestiune se organizeaz n funcie de specificul i necesitile proprii ale
ag. ec. urmrind costurile, rezultatele financiare, rentabilitatea produciilor, lucrrilor i
serviciilor.
Rspunderea pentru organizarea i inerea contabilitii revine conductorului societii
(administratorului) sau ordonatorului de credite (ex. directorul unui liceu), precum i
conductorului compartimentului financiar-contabil.
3. Principiul continuitii activitii potrivit cruia unitatea este apreciat c-i continu
activitatea n viitor fr a fi n situaia de a se lichida.
4. Principiul independenei exerciiului potrivit cruia veniturile i cheltuielile aferente
activitii i rezultatele financiare sunt delimitate n timp (de regul, pe un an
calendaristic)
250 ron
- n acest caz, vor scdea obligaiile de plat fa de furnizori (element de pasiv) cu 250 ron,
concomitent cu reducerea disponibilitilor din contul bancar cu 250 ron.
b. de structura, n sensul creterii sau reducerii elementelor de
activ sau de pasiv.
Exemple:
1.ncasarea n contul deschis la banc de la clieni a sumei de 500 ron
Conturi la bnci n lei = Clieni 500 ron
A+
A
- n acest caz, vor crete disponibilitile n contul deschis la banc (element de activ) cu 500 ron,
concomitent cu o scdere a creanelor fa de clieni (element de activ) cu 500 ron
2.reinerea din salarii a impozitului pe veniturile din salarii n sum de 50 ron
Personal remuneraii datorate = Impozit pe veniturile din salarii 50 ron
PP+
- n acest caz, vor scdea sumele de plat ctre salariai drept salarii (element de pasiv) cu 50 ron,
concomitent cu o cretere a datoriei la bugetul de stat privind impozitul pe veniturile din salarii
cu 50 ron.
Rezult c orice modificare a patrimoniului afecteaz dou posturi din bilanul contabil.
Modificrile care produc schimbri de structur nu influeneaz totalul activului sau al pasivului,
deci nici totalul bilanului. Modificrile de volum determin creteri sau reduceri n totalul
bilanului.
n toate cazurile, n permanen se menine egalitatea, ca rezultat al respectrii principiului
dublei nregistrri sub cele dou aspecte : al componenei i al provenienei.
Contabilitatea se conduce n partid
3. ntocmirea lunar a balanelor de verificare care s evidenieze egalitatea ntre total sume
debitoare i total sume creditoare, i ntre total solduri debitoare i total solduri creditoare.
4. prezentarea situaiei patrimoniului, a rezultatelor obinute, structura activului i pasivului,
prin bilan, veniturile, cheltuielile, profitul sau pierderea prin contul de profit i pierdere.
1.5.
Balana de verificare
2. stabilirea legturilor ntre conturi i bilan, n sensul c balana pregtete soldul conturilor la
sfritul perioadei
3. prin rulaje i solduri, furnizeaz informaii necesare analizei economico-financiare i
conducerii societii
Operaiunile economice din cursul lunii se nregistreaz n jurnale (note contabile) grupate dup
felul i natura lor, pe conturi sau grupe de conturi, cu coninut economic asemntor.
Documentele se nregistreaz zilnic n situaii auxiliare, iar la sfritul lunii documentele grupate
pe conturi debitoare sau creditoare se nregistreaz n sume totale din situaii auxiliare (anexe) n
jurnale.
Aceste jurnale poart un numr i o liniatur special adaptat pentru nregistrarea articolelor
contabile i care nu reprezint altceva dect nota contabil lunar pentru toate operaiunile
nregistrate n cursul lunii n contul respectiv. Baza nregistrat n jurnale o formeaz
documentele justificative ntocmite la timp i cu respectarea dispoziiilor legale n vigoare. Dup
verificarea de form i de fond, documentele se conteaz, adic se indic pe ele conturile
debitoare i creditoare, dup care se nregistreaz n situaiile auxiliare sau direct n jurnale. n
cazul operaiunilor economice numeroase (operaiuni de cas, banc, furnizori, clieni, etc.) se
utilizeaz situaiile auxiliare n centralizatoare, iar la sfiritul lunii totalul Rd i Rc din aceste
situaii se trec fie n jurnal, fie n cartea mare.
1.6. Documente justificative (primare)
Documentele justificative stau la baza nregistrrii n contabilitate. Orice operaie economic sau
financiar trebuie consemnat n momentul efecturii ei n documente justificative care cuprind
urmtoarele elemente principale :
Denumirea documentului
Denumirea i sediul unitii care l-a ntocmit
Nr. i data ntocmirii documentului
Coninutul operaiunii economice (procese legate de obinerea produselor) sau financiare
(procese legate de bani)
Menionarea prilor care particip la efectuarea operaiei economice i financiare (cnd este
cazul);
Datele cantitative i valorice aferente operaiei economice i financiare efectuate;
Numele i prenumele, precum i semnturile persoanelor care rspund de efectuarea operaiei
economice i financiare patrimoniale, ale persoanelor cu atribuii de control financiar preventiv
i ale persoanelor n drept s aprobe operaiile respective, dup caz;
Alte elemente menite s asigure consemnarea complet a operaiilor n documente justificative
Rolul documentelor contabile este acela de nregistrare cronologic i sistematic a
operaiunilor efectuate.
Relaia documentelor justificative cu contabilitatea este cu dublu sens: pe de o parte, toate
documentele justificative sunt reflectate n contabilitate reflectndu-se o imagine sintetic a
operaiunilor, iar pe de alt parte toate nregistrrile din contabilitate trebuie s aib la baz un
document justificativ.
nscrierea datelor n documente se face cu cerneal, cu past de pix, cu maina de scris sau cu
ajutorul tehnicii de calcul. Nu sunt admise tersturi.
Eventualele erori se corecteaz prin tierea cu o linie a cifrei sau a textului greit, deasupra creia
se trece cifra sau textul corect. Corectura se efectueaz pe toate exemplarele i este confirmat de
persoana sau persoanele care au efectuat corectura menionndu-se i date cnd aceasta a fost
efectuat. Nu sunt admise corecturi n documentele pe baza crora se primete, se elibereaz sau
justific numerarul.
n cazul operaiunilor de predare-primire, eventualele erori vor fi confirmate att de persoana
care pred ct i de persoana care primete.
Documentele justificative se pot clasifica dup mai multe criterii,
astfel:
a. Dup rolul lor:
- documente primare;
- documente cumulative (centralizatoare);
- registre contabile.
b. Dup modul de circulaie:
- documente cu format tip prestabilit;
- documente cu format liber.
c. Dup aria de utilizare:
- documente comune pe economie;
- documente specifice unor anumite domenii de activitate.
d. Dup regimul de circulaie:
- documente cu regim special;
- documente cu regim normal.
Un rol important l au documentele cu regim special pentru c acestea prezint o serie de
particulariti de circulaie:
- se obin numai dintr-o surs autorizat s le distribuie, care aplic sistemul naional unic de
numerotare i nseriere, sub directa supraveghere a R.A. Imprimeria Naional;
- obligaia pstrrii documentelor ntr-o gestiune distinct i obligaia de a ntocmi fie de
magazie pentru documente cu regim special pentru fiecare tip de document;
- obligaia de a declara nule documentele cu regim special distruse sau pierdute i de a publica
seriile n Monitorul Oficial, partea a III-a;
( Singurele documente cu regim special ramase in circulatie sunt Ordinele de Compensare)
Dup destinaie, documentele se pot clasifica n:
1. documente de eviden a mijloacelor fixe : construciile, mainile, utilajele, mijloacele de
transport se nscriu n eviden n baza facturilor, avizelor de nsoire a mrfii, avizelor de
expediie i procesul verbal de recepie final, iar pe tot parcursul funcionrii n unitate se
ntocmete fia mijlocului fix n care gsim date privind denumirea, valoarea de inventar,
reparaii efectuate.
Toate mijloacele fixe se regsesc nscrise n registrul numerelor de inventar.
Recepia mijloacelor fixe se face n baza documentelor emise de furnizori, iar cumprtorul
ntocmete nota de intrare n gestiune.
2. documente de eviden a valorilor materiale (active circulante) operaiunile de
aprovizionare cu materiale, obiecte de inventar, piese de schimb solicit ntocmirea a 2
documente care nu stau la baza nregistrrii n contabilitate i anume comanda i contractul
economic.
Relaiile contractuale se regsesc stipulate n contractul economic, are urmtoarele elemente :
subiectul, respectiv prile contractuale (vnztor-cumprtor)
o sum de bani sau o cantitate de produse, de mrfuri, executare de
lucrri, prestri de servicii
termenul de livrare sau scadena.
preul (dobnda pentru credite, pre unitar pentru produse).
Relaiile de decontare pot mbrca urmtoarele forme :
1. justificarea cheltuielilor efectuate
2. achitarea unor sume de bani fr a folosi numerarul, ci cu ajutorul
viramentelor (dispoziie ctre casierie plat/ncasare, cec cu limit de sum)
fcute direct n conturi deschise la bnci
3. plata salariilor personalului muncitor
Debitorii sunt persoane fizice/juridice care primesc bani, produse, mrfuri, li se execut lucrri
sau presteaz servicii avnd obligaia de a restitui sau achita contravaloarea lor la scaden (o
dat fixat).
Creditorii sunt persoane fizice/juridice care dau cu mprumut sume de bani, livreaz produse,
mrfuri, execut lucrri sau presteaz servicii avnd dreptul de crean, respectiv dreptul de a i
se restitui suma de bani sau de a primi sume ce reprezint contavaloarea produselor sau mrfurile
livrate, lucrri executate sau servicii prestate.
Clientul este ag. ec. care primete produse, i se execut lucrri sau presteaz servicii.
Furnizorul este persoana juridic care livreaz aceste produse, execut lucrri i presteaz
servicii.
Primirea i recepionarea materiilor prime i materialelor se face n baza facturii sau avizului de
expediie emis de furnizor. La primirea i recepia materiilor prime i materialelor se confrunt
de obicei datele nscrise n comanda sau contractul economic cu cele din factur sau avizul de
expediie i se ntocmete nota de recepie i constatare de diferene.
Bonul de consum se ntocmete la ieirea din magazie i darea n consum a materiilor prime i
materialelor. La SC care elibereaz sau dau n consum mrfuri sau produse finite de acelai fel i
de mai multe ori pe zi se va ntocmi fia limit de consum.
La locul de depozitare (depozit/magazie) evidena cantitativ se ine cu ajutorul fiei de
magazine pe fiecare material n parte, iar evidena cantitativ i valoric se ine cu ajutorul
fiei de cont pentru valori materiale.
A. REGISTRUL JURNAL se poate prezenta sub forma unui registru jurnal general n cazul
unitilor cu un volum mare de activitate, situaie n care se utilizeaz i REGISTRE-JURNALE
AUXILIARE.
Orice nregistrare n registrul-jurnal trebuie s cuprind elemente privind felul, numrul i
data documentului justificativ, explicaie sumar a operaiunii economice, suma, conturile
debitoare i cele creditoare n care se nregistreaz operaiunea economic.
Unitile care utilizeaz jurnale auxiliare sau lucreaz automatizat informaia financiar-contabil
vor trece n acest jurnal sumele centralizate (pe total).
Acest registru se numeroteaz i se parafeaz la nceperea activitii, la ncetarea activitii sau
ori de cte ori este nevoie de ctre organele fiscale.
B. Registrul CARTEA MARE este un document contabil obligatoriu n care se nregistreaz
lunar i sistematic micarea i existena elementelor patrimoniale la un moment dat.
Acest registru capt forme foarte variate, cea mai des folosit fiind FIA DE CONT PENTRU
OPERAIUNI DIVERSE, care st la baza ntocmirii balanelor de verificare a conturilor
contabile, servind la :
- stabilirea rulajelor lunare i a soldurilor pe conturi sintetice
- verificarea nregistrrilor contabile efectuate.
- furnizarea datelor pentru analiza economic i financiar.
Fiele se ntocmesc lunar, separat pentru debit i separat pentru credit, iar la nceputul anului, la
deschiderea fielor, pe primul rnd din coloana Suma se nregistreaz soldul iniial din balana
de verificare ncheiat la sfritul anului.
Soldul se bareaz dup care se efectueaz nregistrrile operaiunilor economice ncepnd cu
luna ianuarie. La sfritul fiecrei luni, fiele se bareaz, iar totalul sumelor din coloana Suma
trebuie s fie egal cu totalul sumelor adunate pe orizontal din coloanele Conturi
corespondente. Este procedeul ce se utilizeaz n cazul ntocmirii balanelor de verificare cu 8
coloane sau 4 egaliti.
C. REGISTRUL INVENTAR se ntocmete de ctre toi agenii economici i servete ca
document contabil obligatoriu de nregistrare a rezultatelor inventarierii patrimoniului. Se
ntocmete fr tersturi i spaii libere pe baza Listelor de inventariere i a Proceselor verbale
de inventariere.
Acest registru se numeroteaz i se parafeaz la nceperea activitii, la ncetarea activitii sau
ori de cte ori este nevoie de ctre organele fiscale.
D. REGISTRUL JURNAL DE NCASRI I PLI se utilizeaz de ctre persoanele care
aplic contabilitate n partida simpl, i sunt trecute toate documentele justificative i servete
pentru nregistrarea operativ a ncasrilor i plilor i stabilete situaia financiar a agentului
economic respectiv.
1.9. Inventarierea patrimoniului
Inventarierea patrimoniului reprezint ansamblul operaiunilor prin care se constat existena
tuturor elementelor de activ i de pasiv, cantitativ-valoric sau numai valoric, dup caz, n
patrimoniul unitii la data la care aceasta se efectueaz.
Inventarierea are ca scop principal stabilirea situaiei reale a patrimoniului fiecrei uniti i
cuprinde toate elementele patrimoniale, precum i bunurile i valorile deinute cu orice titlu,
aparinnd altor persoane juridice sau fizice, n vederea ntocmirii bilanului contabil care trebuie
s asigure o imagine fidel, clar i complet a patrimoniului, a situaiei financiare i a
rezultatelor obinute.
Unitile patrimoniale au obligaia s efectueze inventarierea general a patrimoniului la
nceputul activitii, cel puin o dat pe an, de regul la sfritul anului, pe parcursul
funcionrii sale, n cazul fuzionrii, divizrii sau ncetrii activitii, precum i n urmtoarele
situaii:
a) n cazul modificrii preurilor;
b) la cererea organelor de control, cu prilejul efecturii controlului, sau a altor organe prevzute
de lege;
c) ori de cte ori sunt indicii c exist lipsuri sau plusuri n gestiune care nu pot fi stabilite cert
dect prin inventariere;
d) ori de cte ori intervine o predare-primire de gestiune;
e) cu prilejul reorganizrii gestiunilor;
f) ca urmare a calamitilor naturale sau a unor cazuri de for major sau n alte cazuri prevzute
de lege.
Inventarierea patrimoniului se efectueaz de ctre comisii de inventariere, formate din cel puin
dou persoane, numite prin decizie scris, emis de persoanele autorizate prevzute la pct. 8 din
prezentele norme. n decizia de numire se menioneaz, n mod obligatoriu, componena
comisiei, numele responsabilului comisiei, modul de efectuare a inventarierii, gestiunile
supuse inventarierii, data de ncepere i terminare a operaiunilor.
La unitile mici, inventarierea poate fi efectuat de ctre o singur persoan.
1.10. Obligaii de plat ale agenilor economici
Ca urmare a desfurrii activitii lor, societile sunt supuse la plata de impozite i taxe ctre
bugetul consolidat al statului.
Baza legal principal care reglementeaz impozitele i taxele este reprezentat prin Legea nr.
571/2003 Codul Fiscal al Romniei, cu modificrile i completrile ulterioare, care face
referire la impozitul pe profit, impozitul pe venit, impozitul de dividende, taxa pe valoarea
adaugata, accizele, impozitele i taxele locale.
a. Impozitul pe profit
Sunt obligate la plata impozitului pe profit, urmtoarele personae denumite contribuabili:
a) persoanele juridice romne;
b) persoanele juridice strine care desfoar activitate prin intermediul unui sediu permanent n
Romnia;
c) persoanele juridice strine i persoanele fizice nerezidente care desfoar activitate n
Romnia ntr-o asociere fr personalitate juridic;
d) persoanele juridice strine care realizeaz venituri din/sau n legtur cu proprieti imobiliare
situate n Romnia sau din vnzarea/cesionarea titlurilor de participare deinute la o persoan
juridic romn;
e) persoanele fizice rezidente asociate cu persoane juridice romne, pentru veniturile realizate
att n Romnia ct i n strintate din asocieri fr personalitate juridic; n acest caz, impozitul
datorat de persoana fizic se calculeaz, se reine i se vars de ctre persoana juridic romn.
h) taxe speciale;
i) alte taxe locale.
Pe lng impozitele i taxele reglementate de Codul Fiscal, agenii
economici mai sunt supui i trebuie s aplice i alte acte normative referitoare la
fonduri speciale i contribuii la bugetul statului.
Dintre acestea fac parte:
Lege nr. 19/2000 privind sistemul public de pensii i alte drepturi de asigurri sociale
reglementeaz contribuiile angajatorilor i a angajailor la asigurrile sociale, n funcie de
condiiile de munc (normale, speciale, deosebite). Pentru condiiile normale de munc cotele
sunt de 20.8% pentru angajatori i 10,5% pentru angajai, aplicate la fondul de salarii realizat.
Angajatorii sunt obligai s achite i contribuia la fondul pentru prevenirea accidentelor i
bolilor profesionale (cota de 0,5%-4%, n funcie de specificul activitii).
Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 150/2002 privind organizarea i funcionarea sistemului
de asigurri sociale de sntate reglementeaz contribuiile angajatorilor i a angajailor la
asigurrile sociale de sntate.
Contribuia lunar a persoanei asigurate se stabilete sub forma unei cote de 5,5%,
Persoanele juridice sau fizice care au angajat personal salariat au obligaia plii contribuiei de
5.2% raportat la fondul de salarii realizat.
Lege nr. 76/2002 privind sistemul asigurrilor pentru omaj i stimularea ocuprii forei de
munc se refer la contribuiile angajailor i a angajatorilor la fondul de omaj.
Angajatorii au obligaia de a reine i de a vira lunar contribuia individual la bugetul
asigurrilor pentru omaj, n cot de 0.5%, aplicat asupra salariului de baz lunar brut, pentru
salariai.
Angajatorii au obligaia de a plti lunar o contribuie la bugetul asigurrilor pentru omaj, n cot
de 0.5%, aplicat asupra fondului total de salarii brute lunare realizate.
1.11. Modele de formulare utilizate n activitatea economico-financiar
AVIZ DE NSOIRE A MRFII
(cod 14-3-6A)
1. Servete ca:
- document de nsoire a mrfii pe timpul transportului;
- document ce st la baza ntocmirii facturii;
- dispoziie de transfer a valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale
aceleiai uniti;
- document de primire n gestiunea cumprtorului sau n gestiunea primitoare din cadrul
aceleiai uniti n cazul transferului.
2. Se ntocmete n trei exemplare de ctre unitile care nu au posibilitatea ntocmirii facturii n
momentul livrrii produselor, mrfurilor sau altor valori materiale, datorit unor condiii
obiective i cu totul excepionale, fcndu-se meniunea "Urmeaz factura".
n cazul transferului de bunuri ntre gestiunile aceleiai uniti patrimoniale dispersate teritorial,
avizul de nsoire a mrfii va purta meniunea "Fr factur".
Se emite, pe msura livrrii, de ctre compartimentul desfacere, care semneaz pentru ntocmire.
Pe avizul de nsoire a mrfii, emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la teri sau
pentru vnzare n regim de consignaie, se face meniunea "Pentru prelucrare la teri" sau "Pentru
vnzare n regim de consignaie", dup caz, etc.
n celelalte situaii dect cele prevzute mai sus se face meniunea cauzei pentru care s-a ntocmit
avizul de nsoire a mrfii i nu factura.
3. Circul:
la furnizor:
- la delegatul unitii care face transportul sau al clientului, pentru semnare de primire
(exemplarul 1);
- la compartimentul desfacere, pentru nregistrarea cantitilor livrate n evidenele acestuia i
pentru ntocmirea facturii (exemplarele 2 i 3);
- la compartimentul financiar-contabil, ataat la factur (exemplarul 3);
la cumprtor:
- la magazie, pentru ncrcarea n gestiune a produselor, mrfurilor sau altor valori materiale
primite, dup efectuarea recepiei de ctre comisia de recepie i dup consemnarea rezultatelor
(exemplarul 1);
- la compartimentul aprovizionare, pentru nregistrarea cantitilor aprovizionate n evidena
acestuia (exemplarul 1);
- la compartimentul financiar-contabil, pentru nregistrarea n contabilitatea sintetic i analitic,
ataat la factur (exemplarul 1).
n cazul valorilor materiale prelucrate la teri, pe exemplarul respectiv se face meniunea "Din
prelucrare la teri".
4. Se arhiveaz:
la furnizor:
- la compartimentul desfacere (exemplarul 2);
- la compartimentul financiar-contabil, ataat la exemplarul 3 al facturii (exemplarul 3);
la cumprtor:
- la compartimentul financiar-contabil, ataat la exemplarul 1 al facturii (exemplarul 1).
CHITAN
(cod 14-4-1)
Formular cu regim special de tiprire, nseriere i numerotare.
Tiprit n carnete cu cte 100 de file.
1. Servete ca:
- document justificativ pentru depunerea unei sume n numerar la casieria unitii;
- document justificativ de nregistrare n registrul de cas (cu respectarea Regulamentului
operaiunilor de cas) i n contabilitate.
2. Se ntocmete n dou exemplare, pentru fiecare sum ncasat, de ctre casierul unitii i se
semneaz de acesta pentru primirea sumei.
3. Circul la depuntor (exemplarul 1, cu tampila unitii). Exemplarul 2 rmne n carnet, fiind
folosit ca document de verificare a operaiunilor effectuate n registrul de cas.
4. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil, dup utilizarea complet a
carnetului (exemplarul 2).
- date suplimentare privind beneficiarul sumei: actul de identitate, suma primit, data i
semntura;
- casier; suma pltit/ncasat; data i semntura.
REGISTRU DE CAS
(Cod 14-4-7A i Cod 14-4-7bA)
1. Servete ca:
- document de nregistrare operativ a ncasrilor i plilor n numerar, efectuate prin casieria
unitii pe baza actelor justificative;
- document de stabilire, la sfritul fiecrei zile, a soldului de cas;
- document de nregistrare n contabilitate a operaiunilor de cas.
2. Se ntocmete n dou exemplare, zilnic, de casierul unitii sau de alt persoan mputernicit,
pe baza actelor justificative de ncasri i pli.
La sfritul zilei, rndurile neutilizate din formularul cod 14-4-7A se bareaz.
Soldul de cas al zilei precedente se reporteaz, dup caz, pe primul rnd al registrului de cas
pentru ziua n curs.
Se semneaz de ctre casier pentru confirmarea nregistrrii operaiunilor efectuate i de ctre
persoana din compartimentul financiar-contabil desemnat pentru primirea exemplarului 2 i a
actelor justificative anexate.
3. Circul la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea exactitii sumelor nscrise i
respectarea dispoziiilor legale privind efectuarea operaiunilor de cas (exemplarul 2).
Exemplarul 1 rmne la casier.
4. Se arhiveaz:
- la casierie (exemplarul 1);
- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).
5. Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul:
- denumirea unitii;
- denumirea i data (ziua, luna, anul) ntocmirii formularului;
- numrul curent; numrul actului de cas; numrul anexelor; explicaii;
ncasri; pli;
- report/sold ziua precedent;
- semnturi: casier i compartiment financiar-contabil.
14-4-7A
ORDIN DE DEPLASARE
(DELEGAIE - Cod 14-5-4)
1. Servete ca:
- dispoziie ctre persoana delegat s efectueze deplasarea;
- document pentru decontarea de ctre titularul de avans a cheltuielilor
efectuate;
- document pentru stabilirea diferenelor de primit sau de restituit de titularul
de avans;
- document justificativ de nregistrare n contabilitate.
2. Se ntocmete ntr-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de persoana care urmeaz a efectua
deplasarea, precum i pentru justificarea avansurilor acordate n vederea procurrii de valori
materiale n numerar.
3. Circul:
- la persoana mputernicit s dispun deplasarea, pentru semnare;
- la persoana care efectueaz deplasarea;
- la persoanele autorizate de la unitatea unde s-a efectuat deplasarea s confirme sosirea i
plecarea persoanei delegate;
- la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza actelor justificative
anexate la acesta de ctre titular la ntoarcerea din deplasare sau cu ocazia procurrii
materialelor, stabilind diferena de primit sau de restituit, avndu-se n vedere eventualele
penalizri i semnnd pentru verificare.
n cazul n care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare dect avansul
primit, pentru diferena de primit de titularul de avans se ntocmete Dispoziie de plat ctre
casierie (cod 14-4-4 sau cod 14-4-4/a, dup caz).
n cazul n care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici dect avansul
primit, diferena de restituit de ctre titularul de avans se depune la casierie pe baz de dispoziie
de ncasare (cod 14-4-4 sau cod 14-4-4/a, dup caz);
- la persoana autorizat s exercite controlul financiar preventiv, pentru viz;
- la conductorul unitii pentru aprobarea cheltuielilor efectuate.
4. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.
5. Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul:
- denumirea unitii;
- denumirea i numrul formularului;
- numele, prenumele i funcia persoanei delegate; scopul, destinaia i durata deplasrii;
tampila unitii; semntura conductorului unitii; data;
- data (ziua, luna, anul, ora) sosirii i plecrii n/din delegaie; tampila unitii; semntura
conductorului unitii;
- ziua i ora plecrii; ziua i ora sosirii; data depunerii decontului; penalizri calculate; avans spre
decontare;
- cheltuieli efectuate: felul actului i emitentul, numrul i data actului, suma; - numrul i data
chitanei pentru restituirea diferenei; diferena de primit/restituit;
- semnturi: conductorul unitii, controlul financiar preventiv, persoana care verific decontul,
eful de compartiment, titularul de avans.
NOT DE CONTABILITATE
(Cod 14-6-2A)
1. Servete ca document justificativ de nregistrare n contabilitatea sintetic i analitic, de
regul pentru operaiunile care nu au la baz documente justificative (stornri etc.).
2. Se ntocmete, ntr-un exemplar, de compartimentul financiar-contabil.
3. Circul:
- la persoana autorizat s verifice i s semneze documentul;
- la persoana care asigur contabilitatea sintetic i analitic n cadrul compartimentului
financiar-contabil.
4. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.
5. Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul:
- denumirea, numrul i data (ziua, luna, anul) ntocmirii formularului;
- denumirea unitii;
- explicaii; simbolul contului debitor/creditor; suma;
- Cambia (trata);
- Acreditivul;
- Incasso.
CEC ul i biletul la ordin reprezint instrumente de plat la termen utilizate n operaiunile
interne pe care beneficiarul sumelor trecute pe nscrisul primit de la emitent l prezint la banc
pentru a-i ncasa, la o anumit dat scadent ulterioar, contravaloarea bunurilor sau serviciilor.
Cecul cuprinde :
1. Denumirea de cec trecut n nsui textul titlului i exprimat n limba
ntrebuinat pentru redactarea acestui titlu.
2. Ordinul necondiionat de a plti o anumit sum de bani.
3. Numele celui care trebuie s plteasc (tras).
4. Artarea locului unde plata trebuie facut.
5. Artarea datei i a locului emiterii.
6. Semntura celui care emite cecul (trgtorul).
Biletul la ordin cuprinde :
1) denumirea de bilet la ordin trecut n nsui textul titlului i exprimat
n limba ntrebuinat pentru redactarea acestui titlu ;
2) promisiunea necondiionat de a plti o sum determinat;
3) artarea scadenei ;
4) artarea locului unde plata trebuie fcut ;
5) numele aceluia cruia sau la ordinul cruia plata trebuie fcut;
6) artarea datei i a locului emiterii ;
7) semntura emitentului.
c. Tranzaciile cu plata prin compensare
Operaiunile de compensare se pot desfura att n tranzacii interne, ct i n tranzacii
internaionale.
Compensarea n tranzaciile interne presupune stingerea obligaiilor de plat reciproce ntre dou
sau mai multe societi, pn la concurena celei mai mici sume, prin ordine de compensare.
Compensarea n tranzacii internaionale este modalitatea prin care contravaloarea bunurilor
importate se pltete prin bunuri echivalente acceptate de furnizor. Modalitile de compensare
n tranzacii internaionale sunt:
- cliringul compensri ntre dou state (ri)
- barterul compensri ntre dou sau mai multe firme
n operaiunile de import-export este foarte bine s se utilizeze scrisoarea de garanie bancar,
care reprezint un nscris prin care o banc (banca garant) garanteaz c n cazul n care
debitorul nu-i ndeplinete obligaiile de plat, ea va plti n locul acestuia sumele de plat.