Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
2010 Manager de Proiect Suport Curs
2010 Manager de Proiect Suport Curs
MANAGER DE PROIECT
CUPRINS
SCOPUL CURSULUI MANAGER DE PROIECT
OBIECTIVELE CURSULUI
CAPITOLUL 1
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
1.6.
1.7.
1.8.
1.9.
1.10.
CAPITOLUL 2
MANAGERUL DE PROIECT
CAPITOLUL 8
MANAGEMENTUL CONFLICTELOR
8.1.Mediul proiectului: O aren a conflictelor
8.2.Managementul prin obiective
8.3.Cauzele conflictelor
8.4.Modaliti de aplanare a conflictelor
8.5.Stresul n managementul de proiect
8.6.Abordarea stresului la serviciu
8.7.Concluzii
8.8.Studiu de caz: TBE Engineering i proiectul de distrugere a agentului chimic
CAPITOLUL 9 CONTROLUL PROIECTELOR
9.1. Planificare i control
9.2. Cerinele pentru un sistem de control eficient
9.3. Controlul costurilor
9.4. Cauze pentru depirea costurilor
9.5. Perfecionarea n estimarea costurilor
9.6. Unique Cost Problems
9.7. Micro i mega proiectele
9.8. Managementul proiectelor de cercetare i dezvoltare (C+D)
9.9. Concluzii
9.10.Studiu de caz: Pstrarea echipei unite
CAPITOLUL 10
DE PROIECT N SECOLUL 21
10.1.Necesitatea scurtrii timpilor de dezvoltare
10.2.Ingineria convergent
10.3.Managementul de proiect n secolul 21
10.4.Produsul contra managementului de proiect
10.5. Rolul computerului
10.6.Rolul managerului de proiect.
10.7.Arena managementului de proiect
10.8.Concluzii
CAPITOLUL 11 MANAGEMENTUL FINANCIAR
11.1.Rolul organismelor financiare naionale i internaionale n restructurarea
economic a rii
11.2. Caracteristicile unor metodologii internaionale (B.I.R.D, B.E.R.D.) de evaluare a
proiectelor de investiii
11.3. Studii de fezabilitate i planuri de afaceri - structur i caracteristici
11.4. Analiza economic i analiza financiar n studiile de fezabilitate
11.4.1. Evaluarea costului investiiei
11.4.2. Analiza pe centre de costuri
11.4.3. Analiza financiar a proiectelor de investiii
11.5. Indicatori de apreciere ai eficienei economice a proiectelor de investiii conform
metodologiilor B.I.R.D, B.E.R.D. i O.N.U.D.I.
CAPITOLUL 12
SCOPUL CURSULUI
A narma participanii cu abilitile i competenele necesare n domeniu pentru a putea
rezolva problemele i sarcinile complexe din mediul organizaional actual.
OBIECTIVELE CURSULUI
La finalizarea acestui program, participanii vor fi capabili s:
analizeze i s neleag natura proiectelor
elaboreze o strategie de proiect
identifice i s controleze riscurile
estimeze resursele necesare proiectului
asigure managementul contractelor proiectului
realizeze o planificare a resurselor proiectelor
conduc oamenii implicai ntr-un proiect
planifice i s controleze trei factori importani ai unui proiect: timp, calitate,
cost
monitorizeze activitile unui proiect
revizuiasc planul de lucru al unui proiect cnd acesta nu decurge conform
planificrii iniiale
asigure implementarea proiectelor prin atingerea obiectivelor acestora
CAPITOLUL 1
puncta n cele ce urmeaz cele trei dimensiuni care o compun, aflate n strns coordonare i
sincronizare:
1. Structura se refer la:
obiectivele oficiale i la strategiile explicite;
aspectele structurale i concrete ale organizaiei;
politicile i regulile de funcionare;
regulile i metodele de gestionare ale resurselor umane;
controlul i urmrirea operaiunilor;
relaiile ierarhice i formele explicite de conducere i de exercitare a puterii.
Dimensiunea structur este o dimensiune tangibil.
2. Cultura nglobeaz:
tradiiile, ipotezele, valorile, credinele i cutumele proprii unei organizaii.
Cultura poate exercita o influen considerabil asupra raiunilor care genereaz deciziile,
asupra tipurilor de comportamente i a aciunilor managerilor sau ale personalului.
Cultura nu este ns o for care genereaz ntreg mecanismul organizaional, ci un context
care confer semnificaie comportamentelor i evenimentelor din organizaie.
Conceptul de cultur organizaional va fi ns detaliat ntr-un subcapitol aparte din cadrul
analizei managementului organizaional.
Dimensiunea cultur e o dimensiune simbolic.
3. Indivizii sunt:
conductorii, cadrele i personalul implicat la toate nivelele ierarhice ale unei
organizaii i care, dup statut i poziie ierarhic, pot contribui la crearea i modificarea
culturii i structurii organizaiei.
DIMENSIUNILE
ORGANIZAIEI
societatea
istoria
STRUCTUR
CULTUR
INDIVIZI
contingenele
c) Contingenele
caracteristicile tehnologice, economice, concureniale i reglementare care au influenat
evoluia organizaiei.
Aceti factori contribuie la definirea viziunii sau a strategiei culturale i structurale a
unei organizaii, care luate n ansamblu creaz politica acestei organizaii. Prin politica
aleas se mizeaz n demersul pentru atingerea unei performane nalte a organizaiei,
conform domeniului profesional de operare.
Indiferent de sursa generatoare a culturii unei organizaii, ea poate avea un impact foarte
mare asupra performanelor organizaionale i a satisfaciei membrilor si.
O organizaie poate avea mai multe culturi dezvoltate adesea n subculturi deosebite, care
reflect diferenele dintre departamente, diferenele ocupaionale i de instruire. Mai exact, n
cadrul unei companii, alturi de cultura comun oficial, pot exista alte culturi mai mici,
ascunse de mediul extern, mprtite de unele departamente i specifice unui anumit grup de
angajai.
Organizaiile eficiente vor dezvolta ns o cultur integratoare care s poat controla astfel de
diviziuni.
Culturile integratoare sunt cele care dau o personalitate puternic organizaiei i au efecte
multiplicatoare prin modelele de succes pe care le creaz.
Cultura puternic schieaz o schem de referin care se reflect prin:
credine, valori i ipoteze intense i cu tendina de a se rspndi;
impact mai mare asupra membrilor i sprijin puternic acordat de majoritatea lor;
consens referitor la despre ce este vorba n aceast organizaie i pentru ce exist
ea 7.
credine
valori
ipoteze
CULTUR
PUTERNIC
susinere
consens
JOHNS, Garry, op. cit., Cap. 9 Influena social, socializarea i cultura, pg. 277-287.
10
nivelul 1 artefactele: este nivelul cel mai vizibil i const n detaliile observabile ale
unei organizaii: cldirea, stilul de comunicare, vestimentaie etc.
nivelul 2 valorile asumate: strategiile, scopurile i filozofia asumate oficial de ctre
companie, dar care uneori nu concord cu unele convingeri existente n mod particular
n interiorul companiei.
nivelul 3 presupoziii fundamentale: miezul culturii organizaiei ce const dintr-un
set de valori sau convingeri care definesc mentalul angajailor, comportamentele i
atitudinile n care acetia cred sau de care nu sunt convini.
Aceste valori se raporteaz la atitudinea fa de clieni, la relaia dintre management i
angajai, la mediul competitiv sau la analiza i asumarea riscului.
Exist anumite legturi ntre strategie i cultur. Strategia unei organizaii trebuie susinut
de o cultur care exercit o influen puternic asupra indivizilor i a performanelor, mai ales n
mediul competiional.
La un nivel macro, cultura organizaiei reflect de multe ori subiecte, mentaliti i modele
ale culturii naionale, care are un impact esenial asupra unor probleme interne cum ar fi
motivarea angajailor, tip de management sau structur a organizaiei.
Joc
Selectai casetele care indic elementele unei culturi organizaionale puternice
fidelizare
ipoteze
consens
credine
valori
susinere
individualism
Exerciiu:
Analizai cultura organizaional a unei instituii i stabilii factorii care determin o rezisten la
mediul extern pe care o demonstreaz aceasta.
Studiu de caz
Colline Romane SpA este o organizaie din apropierea Romei (Italia), al crei principal
domeniu de activitate este promovarea turismului rural. Organizaia a hotrt n anul 2004 s
se alture proiectului Euroliteratur, coordonat de ctre Muzeul Naional al Literaturii
Romne, finanat prin intermediul programului Cultura 2000. Proiectul propunea realizarea
unui soft interactiv multimedia al crui coninut cuprindea o enciclopedie a literaturii europene
din Antichitate pn n zilele noastre. Informaia urma s fie accesat n sistem digital pe
suport Info Touch, fapt care permitea astfel itinerarea expoziiei.
Partenerul italian trebuia s gzduiasc acest eveniment ntr-o locaie specific din Roma i
s asigure buna organizare a evenimentului. Din pcate, vernisarea expoziiei a fost un
adevrat dezastru, datorit lipsei de promovare i a nelegerii greite a cerinelor proiectului
din partea partenerului italian. n fapt, aceast organizaie i artase disponibilitatea de a
intra n parteneriat cu instituia coordonatoare din motive financiare i de cretere a vizibilitii
propriei instituii, prin dimensiunea european a proiectului i prin prestigiul instituiei
finanatoare. Colline Romane nu a considerat c acest lucru implic i respectarea unor roluri
ori ndeplinirea unor responsabiliti.
Managementul Colline Romane nu gndise niciodat o strategie i un set de aciuni n
11
Este un termen care definete acea categorie de oameni care au un interes specific asupra participrii la
un proiect, de exemplu, chiar dac nu dispun de o putere formal de decizie sau de o competen juridic
explicit. Cuvntul stakeholder a fost introdus n cadrul ntreprinderilor private, pentru a arta c
aceasta nu trebuie s rspund doar n faa propriilor acionari (shareholderi), ci i n faa celorlalte
grupuri (stakeholderi).
9
Manual Bazele Managementului Cultural, Cap. 3 Managementul proiectelor, 3.1. Managementul
proiectelor comparat cu managementul organizaiilor, Dimensiunea Cultural a Democraiei, PHARE
RO 9701-01, Ministerul Culturii din Romnia, NOMISMA, FIMAN/ECUME, Bucureti, decembrie
2000, pg. 57.
12
Definiie propus de ctre J. Rodney, TURNER n Manual Gower de Management de Proiect, ngrijit
de ctre J. Rodney, TURNER i Stephen, J. SIMISTER, Cap. 4 Proiectele i managementul
proiectelor, Ed. CODECS, Bucureti, 2004, pg. 59.
11
J. Rodney, TURNER, op. cit., pg. 60;
13
cuprinztoare, care esenializeaz conceptul de proiect este i cel care descrie proiectul ca:
Mod de organizare a activitii care utilizeaz resurse specifice pe o perioad de timp
determinat pentru atingerea unor obiective clar definite 12.
Dei nu reprezint o activitate curent i nu este o organizaie, un proiect poate genera
activiti care pot deveni curente i poate mobiliza o organizaie. Mai mult, o organizaie poate
fi nfiinat datorit unui proiect.
n cadrul proiectelor, obiectivele organizaiei sunt exprimate ntr-un mod finit la nivelul
timpului, a costurilor i a performanei. Fa de program, proiectul are ca scop mplinirea unor
obiective i atingerea unor rezultate stabilite, pe cnd programul are ca scop utilizarea n mod
optim a resurselor, pentru a se realiza maximum de beneficii i pentru mplinirea obiectivelor
organizaiei.
Proiectele i alte activiti din cadrul programelor reprezint grupri sau combinri de sarcini
care contribuie la rezultatul final al unui program.
Oricum, regula principal ar trebui s fie mobilizarea echipei de proiect pentru a nu se depi
calendarul stabilit pentru implementarea proiectului.
Ciclul unui proiect cuprinde patru etape, iar din acest punct de vedere regula pare a fi una
universal. Vom prezenta dou variante pentru evoluia din viaa unui proiect, care ofer mici
diferene doar la nivelul definirii termenilor.
Varianta Turner 14:
1. propunere, iniiere i fezabilitate propunerea unui concept, analizarea posibilitii
de materializare, identificarea i compararea cilor de materializare a conceptului
(viziunii) i selectarea celei potrivite pentru analiza detaliat.
2. definire, evaluare i planificare strategic - stabilirea unui plan strategic al
proiectului n care este descris produsul final i cele intermediare (rezultate), se
determin bugetul proiectului, se estimeaz valoarea produsului final i se caut
apoi sursele de finanare.
3. implementare i control demararea proiectului i monitorizarea evoluiei acestuia
pentru depistarea la timp a abaterilor de la plan i rezolvarea lor imediat.
4. finalizare, punere n funciune i predare ctre beneficiar la captul acestui
proces se susin discuiile de bilan i se creaz o raportare final, identificndu-se
totodat oportunitile de asimilare a aspectelor pozitive ctigate pentru proiectele
viitoare (follow-up).
Varianta FIMAN 15:
1. identificarea sau formularea proiectului colectarea i analizarea informaiilor pe
baza unei viziuni, idei sau concept, definirea obiectivelor i estimarea necesarului
de resurse;
2. planificarea planificare a activitilor i a bugetului aferent, stabilirea echipei de
proiect i a responsabilitilor n echip, achiziionarea logisticii necesare;
3. implementarea proiectului realizarea activitilor planificate, monitorizarea i
controlul acestora, elaborarea rapoartelor finale;
4. evaluarea proiectului msurarea rezultatelor proiectului, evaluarea modului cum
acestea au fost obinute i a gradului de atingere a obiectivelor stabilite n proiect.
1. IDENTIFICARE
4. EVALUARE
2. PLANIFICARE
3. IMPLEMENTARE
FIG.8
Desfurarea logic a proiectului (ciclurile de via).
14
15
politica major reprezentat de regimul politic care nconjoar proiectul din exterior i
care se reflect prin impactul exercitat asupra proiectului de persoane interesate la nivel
naional i internaional.
politica minor care se nate din interiorul proiectului i este creat de grupurile
locale de persoane interesate 16.
Exemple de factori politici ce pot influena proiectul: politicile guvernrii, schimbarea
regimurilor politice, transferuri de puteri la nivelul autoritilor centrale sau regionale/locale etc.
-
B. Contextul economic
Contextul economic influeneaz rezultatul profitabil al proiectului prin estimrile de costuri
ale proiectului i de venituri obinute din produs etc.
Exemplele de factori economici ce pot influena proiectul sunt: omajul, salarizarea,
dezvoltarea pieei, nivelul creterii economice sau fluctuaiile ratelor de inflaie sau dobnzi.
C. Contextul social
Exemplele de factori sociali ce pot influena proiectul sunt: modificri demografice,
modificri ale valorilor, modei, creterea consumului etc.
D. Contextul tehnologic
Exemplele de factori tehnologici ce pot influena proiectul sunt: dezvoltarea rapid a
tehnologiei informaiilor i noile cuceriri tehnologice.
n mod normal, organizaia ar trebui s se ocupe de toi aceti factori la nivel holistic, nu
fragmentar, iar o analiz PEST trebuie realizat pentru selectarea acelor factori care au un
impact cert asupra proiectului n specificitatea lui.
16
Alan, HARPHAM, op. cit., Cap. 10 Influene politice, economice, sociale i tehnice - PEST,
Bucureti, Editura CODECS, 2004, p. 155.
16
Economic
rata omajului;
prognoza privind rata inflaiei;
instabilitatea ratei de schimb;
nivelul creterii economice;
dezvoltarea corect a pieei i costul activelor de capital etc.
Social
Politic
Tehnologic
Peter, MARCH, n Manual Gower de Management de Proiect, op. cit. Cap. 33 Contracte i structuri
de plat, Ed. CODECS, Bucureti, 2004, pg. 585.
18
19
3. DIAGRAMA SWOT
4. BUGETUL
1. MATRICEA LOGIC (LOGFRAME)
Matricea logic este un instrument care se folosete n etapa de Identificare i Formulare a
proiectului i care ajut la formularea acestuia. El poate fi utilizat si n etapele de Planificare i
de Monitorizare din etapele de via ale proiectului 21. Matricea se gndete sub forma unui tabel
tip n care sunt enumerai factorii interni i cei externi care acioneaz asupra unui proiect.
Factorii interni sunt cei care pot fi controlai de ctre echipa de proiect i care n interiorul
Logframe-ului se traduc prin obiectiv general, obiectiv(e) specifice, rezultate, activiti i
resurse.
Factorii externi sunt cei de care depinde realizarea proiectului, dar care se poziioneaz n
afara controlului echipei de proiect i care nu este sigur c se vor produce.
Logframul ofer o imagine clar i complet asupra scopului (obiectivului general) care st
la baza proiectului, a rezultatelor urmrite pentru a fi realizate, a resurselor puse n joc pentru
ndeplinirea rezultatelor, a modului de realizare a obiectivelor i a riscurilor i oportunitilor n
care se va desfura proiectul (factori externi).
Formulare
Indicatori
de
realizare
Surse
de
verificare
Factori
externi
Obiectiv
General
Obiectiv(e)
Specific(e)
Rezultate
Activiti
Resurse
Umane
Materiale
Financiare
Tabelul 2. LOGFRAME
Descifrarea tabelului:
a. Obiectivul general
Obiectivul general reprezint inta principal care justific existena proiectului i la a crei
21
ndeplinire proiectul contribuie. Acest obiectiv trebuie gndit astfel nct s fie atractiv i
relevant pentru publicul int, s fie o direcie de dezvoltare prioritar i s fie msurabil.
b. Obiectivul sau obiectivele specifice
De ndeplinirea obiectivului specific depinde efectul pozitiv asupra grupului int sau asupra
beneficiarilor din proiect. Obiectivul sau obiectivele specifice sunt derivate din cel general i se
leag cauzal de acesta, este formulat astfel nct s fie msurabil, concret i s aib durabilitate
i dup implementarea proiectului 22.
Aceste obiective se coreleaz n mod direct cu activitile, care de obicei i sunt
corespondente.
c. Rezultatele
Rezultatele decurg din activitile proiectului i contribuie la atingerea obiectivului sau a
obiectivelor specifice. n mod obinuit fiecare activitate a proiectului poate avea unul sau mai
multe rezultate.
d. Activitile
Prin implementarea lor se ajunge la ndeplinirea rezultatelor i sunt corespondente
obiectivelor specifice din care decurg. Ele sunt realizate pe baza resurselor alocate, sunt
determinate temporal i se afl sub controlul direct al managerului de proiect. Este foarte
important ca activitile s fie enumerate n ordine logic, chiar dac unele dintre ele se
suprapun 23.
e. Resursele
Resursele sunt corelate cu activitile proiectelor i trebuie s fie suficiente pentru
ndeplinirea acestora. Resursele pot fi umane, materiale, financiare, informaionale i de alt
natur i trebuie s fie definite precis, s fie verificabile i s se exprime prin uniti de msur
omogene.
f. Factorii externi
Factorii externi se formuleaz n termeni de oportuniti i riscuri i pot fi favorabili sau nu.
Exist factori externi proiectului i care vor interveni cu siguran i de aceea echipa de proiect
va trebui s pregteasc o strategie de monitorizare a acestora. Trebuie luai n considerare
numai acei factori cu impact semnificativ asupra proiectului i cu o mare probabilitate de a se
produce. Dei nu pot fi controlai de ctre echipa proiectului, aceti factori pot fi anticipai.
2. GRAFICUL GANTT
Derularea n timp a activitilor proiectului luate n ansamblu se verific prin intermediul
graficului Gantt. Este un instrument al proiectului realizat n etapa de Planificare a proiectului.
DURAT
2 sptmni;
l sptmn;
2 sptmni;
2 sptmni;
l sptmn;
l sptmn;
l sptmn;
l zi.
2
Mai
9
16
23
30
Iunie
6
12
Analiza sistemului
Evaluare software
Programare
Introducere date
Testare paralel, conectare
Interfaare
existente
cu
sisteme
Testare final
nchiderea sistemului vechi
22
19
1
Ziua Activitatea
Ridicri topo n locaia
bazinului
Spturi
Turnare beton
Instalare pomp
ncadrare topo n peisaj
Protejare beton
Cmuirea
Umplerea bazinului
Petrecerea de inaugurare
bazin
Ziua /luna
6
7 8 9
10 11 12 13 14 15
Luna 1
Luna 2
Luna 3
Luna X
Opportunities
(Oportuniti)
7. influenele
pozitive
din
exterior care nu pot fi
controlate de organizaie
8. elemente pozitive
24
Threats (Riscuri)
11. influenele
negative
din
exterior care nu pot fi
controlate de organizaie
12. elemente negative
4. ELEMENTE BUGETARE
Sunt un instrument de lucru realizat n etapa de Identificare i Formulare a proiectului. n
funcie de legturile cu activitile, costurile ntr-un proiect, conform bugetului, sunt directe i
indirecte i se mpart n funcie de resursele umane, cele materiale, transport, subcontractare,
diurn etc.
Costurile directe cele asociate direct i complet cu o activitate din proiect (salarii, cost
materiale i echipamente, subcontractri etc.).
Costurile indirecte cele neasociate direct i complet cu activitile proiectului i intervin
indiferent de implementarea proiectului sau nu (utiliti, chirii, comunicaii etc.).
Pentru eventualele momente de criz care pot interveni ntr-un proiect, pentru depirea
situaiilor de acest gen este recomandat mprirea costurilor n:
1. administrabile cele aflate sub controlul echipei de proiect (cheltuieli de execuie,
subcontractri etc.);
2. neadministrabile stabilite prin mecanisme aflate n afara controlului echipei de proiect
(utiliti, taxe, impozite etc.).
Estimarea costurilor se stabilete prin apelul la experiena unor proiecte anterioare,
ipoteze, devize, iar factorii care influeneaz aceast estimare sunt inflaia, rata de schimb
valutar, volumul activitilor din proiect, localizarea proiectului care ine cont de reglementrile
locale i de grupurile de presiune, referine din proiecte similare implementate anterior 24.
n momentul stabilirii unui buget total al proiectului, managerul de proiect trebuie s in
cont inclusiv de situaiile neprevzute sau accidentele ce intervin n viaa unui proiect i care se
traduc prin costuri (aproximri ale devizurilor, erori de execuie, defectarea unor materiale etc.).
Aceste costuri neprevzute sunt stipulate separat de bugetul proiectului i se refer numai la
costuri suplimentare de acelai tip cu cele planificate (nu depesc 10% din totalul bugetului i
nu sunt la vedere).
24
1. Determinarea
necesarului de
fonduri
2. Alocarea
fondurilor pe
activiti
4. Efectuarea de
rectificri
3. Verificarea
acoperirii
necesarului de
fonduri
26
Exerciiu
A. Gsii corespondenele corecte dintre casetele cu etapele din ciclul unui proiect i casetele
care descriu aciunile specifice fiecrei etape. Folosii un creion sau un pix.
Identificarea i
formularea
proiectului
Planificarea
proiectului
Implementarea
proiectului
Evaluarea
proiectului
B. mprii-v n grupe de cte 4-5 persoane i alegei dou exemple de organizaii publice sau
private cunoscute. Analizai modul n care acestea lucreaz n cadrul activitilor curente ale
organizaiei i n modul de lucru n cadrul proiectelor. Evideniai asemnrile i deosebirile
ntre cele dou moduri de lucru. Artai, de asemenea, care dintre instituii este mai adaptat
lucrului pe proiecte.
27
CAPITOLUL 2
MANAGERUL DE PROIECT
29
Echipament ;
Materiale;
Tehnologii informatice.
Planificarea i controlul managerial:
Creterea productivitii echipamentelor;
Creterea eficienei de lucru;
Reducerea riscurilor;
Identificarea alternativelor la probleme;
Identificarea cilor de rezolvare a conflictelor.
(OPM) CARE SUNT CALITILE NECESARE UNUI MANAGER
DE PROGRAM (PROIECT) BUN
1. Judecat bun (bun sim, aptitudini intuitive);
2. Aptitudinile personale de a lucra cu oamenii (trainer, recrutor, optimist,
negociator);
3. Orientare spre clieni;
4. Etic;
5. Competent tehnic;
6. Deschidere n gndire (perceptiv, multi-disciplinar);
7. Conductor orientat;
8. Abilitatea de a lua decizii;
9. Aptitudini de comunicare (cu superiorii, cu subalternii);
10. Dinamic (carismatic, cu energie debordant).
11.
Corpul de ingineri al armatei SUA (U.S. Army Corps of Engineers).
Una dintre ageniile guvernamentale-cheie conduse prin proiecte este Corpul de ingineri al
armatei SUA. Aceast agenie are angajai ingineri militari la nivelele superioare de
management, dar la nivelele de baz este n ntregime coordonat de angajai civili.
Provine din separarea de unitile de ingineri combatani care au misiunea de a lupta
mpotriva inamicilor naiunii.
Inamicii" crora trebuie s le fac fa U.S. Army Corps of Engineers sunt de-a lungul
rurilor i cilor de ap nuntrul teritoriului continental al SUA. Aceast organizaie a
construit diguri i baraje de-a lungul rurilor importante pentru a preveni inundaiile i
eroziunea. n mod obinuit, acolo unde sunt baraje, energia electric este generat, dar
crearea energiei electrice i distribuia sa sunt sub controlul altor agenii guvernamentale
cum este de exemplu The Tennessee Valley Authority (TVA) sau a unor companii
civile. Pentru proiectele pe care le coordoneaz, U.S. Corps of Engineers a dezvoltat
setul de cerine proprii pentru selectarea i calificarea managerilor de proiect:
(CE) 1. Obiectivele de baz ale managerului de proiect:
S se asigure c proiectul este realizat:
a. La termen;
b. n buget;
c. La cerinele de calitate.
(CE) 2. ndatoririle managerului de proiect:
c. managementul programelor.
(CE) 3. Interfeele managerului de proiect:
a) Biroul executiv, prezentarea aspectelor proiectului n analizele
periodice, analizele trimestriale, edinele de lucru speciale, aspectele
semnificative, documentele de control;
b) Biroul de audit cu activiti de auditare intern i extern;
c) Biroul tehnic (engineering) cu atribuii n estimarea costurilor, analize tehnice
informaii structurale, evaluarea terenului, impactul de mediu;
d) Managementul sistemelor informatice cu atribuii n echipamentul ADP,
procesarea informaiilor federale (FIP, Federal Information Processing),
automatizarea / lucru n reea-networking;
e) Contractarea, achiziiile, evaluarea
evaluarea rezultatelor contractorului;
ofertelor,
selecia
contractorilor,
31
32
34
35
CAPITOLUL 3
36
Pe baza politicii se stabilete o strategie (sau mai multe) prin care obiectivele
stabilite sunt raportate la perioade de timp definite i resurse (financiare, umane,
materiale ) alocate pentru ndeplinirea lor. Continund exemplul anterior, strategia de
integrare a noi state n Uniunea European are termene precizate 2005 pentru admisia
unui grup de state (Cehia, Ungaria, Polonia, statele Baltice, Cipru, Malta, Slovenia,
Slovacia) i din Ianuarie 2007 pentru un al doilea grup de state (Romnia i Bulgaria)
pentru care au fost alocate fonduri financiare necesare n procesul de
predarea i aderare.
Pentru a facilita procesul de preaderare i aderare au fost ntocmite programe
orientate pe obiective i teme prioritare. Aceste programe pot fi generale sau specifice.
Spre exemplu exist programe generale tip Phare, Centru educaie denumite Socrates,
Krasmus, Leonardo, Minerva, pentru cercetare programul cadru (FP 26 5, FP 6, FP7),
pentru agricultur programul Sapard, pentru infrastructura transporturilor i mediu
ISPA, pentru IMM-uri etc. Concluzionnd, pentru realizarea obiectivelor propuse
fiecare program are n componena 2 sau mai multe proiecte i cu aceasta avem o
viziune de ansamblu a ceea ce nseamn termenul program.
26
27
28
39
40
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
41
42
29
Graficul GANTT - inventat de Henry L. Gantt. Acest grafic mai este denumit i graficul cu bare
Graficul PERT- (acronim din 1. Englez-Program Evaluation Review Technique Tehnica de Evaluare a
Verificrii Programelor)- Planificarea proiectelor se face cu ajutorul activitilor reprezentate prin reele
de noduri i sgei
30
43
45
46
47
CAPITOLUL 4
STRUCTURI DE PROIECTE
48
49
Naiunilor", dac brutarul nu produce pine doar pentru a avea plcerea s hrneasc
oameni, ci doar pentru c el poate s triasc prin vndutul pinilor sale, aceeai situaie
exist i ntr-o organizaie complex. Fiecare manager funcional (operaional) are un
buget pentru divizia pe care o conduce, i cu acesta pltete subordonaii. Dac un
manager de proiect dorete s utilizeze unul sau mai muli angajai, pentru o zi,
sptmn sau lun, managerul de proiect trebuie s plteasc salariul angajatului pe
perioada n care a fost utilizat n realizarea proiectului. Astfel, managerul funcional
economisete bani n divizia sa (departamentul, secia, atelierul) prin mprumutarea
angajailor si.
Totui, nu este totul att de simplu, ntruct managerul de proiect pltete din
linia bugetar destinat angajailor mprumutai. Exist multe situaii prin care
managerii funcionali i-au forat pe angajai s lucreze pentru managerul de proiect la un
moment n care erau siguri c sunt disponibili. n aceast situaie, managerul funcional
nu avea activiti deosebite pentru angajai, astfel c i-a inclus n linia bugetar destinat
proiectului.
O alt situaie de conflict poate aprea ntre managerul de proiect i managerul
funcional care nu este de acord cu nivelul de performan al produsului sau serviciului
ce ar fi introdus prin realizarea proiectului. Managementul de proiect a fost adesea
descris ca fiind o aren a conflictului".
50
51
52
53
Gobelli, D.H. and Larson, E.W. "Relative Effectiveness of Different Project Structure", Project
Management Journal 18 (2), 1987, 81-85.
54
inter domenii care s fie capabile s ndeplineasc cerinele proiectului sau ale
clientului". (McCollum, J.K. and Sherman, J.D. The Effects of Matrix Organization
Size and Number of Project Assignments on Performance", IEEE Transactions on
Engineering Management 38 (Februarie, 1991).
4.7. Condiii pentru organizarea matriceal
Kerzner recomand cteva reguli pentru organizaiile care vor s aplice
structura de organizare matriceal la proiectele lor:
Aceste reguli de baz doar enumer condiiile ideale pe care le cer structurile
matriceale. Fiecare condiie poate prezenta avantaje i dezavantaje.
4.8. Concluzii
Managerii trebuie s cunoasc faptul c exist mai multe tipuri de organizri
pentru proiecte.
Ei trebuie s se aplece cu atenie asupra tipului de activiti i a structurii
organizaiei proiectului.
Managerii trebuie de asemenea s cunoasc criteriile de evaluare a structurilor
alternative de organizare pentru proiecte.
Selectarea unui mod de organizare pentru proiect este specific activitilor
desfurate. n fiecare situaie, att managerii companiei ct i managerul de proiect
trebuie s accepte tipul de structur organizatoric stabilit de cel din urm.
55
CAPITOLUL 5
PLANIFICAREA PROIECTULUI
eful de proiect.
n mod obinuit, proiectele trateaz activiti de tip unicat, aa c sunt
solicitate cunotinele tuturor membrilor echipei, fr ca nici unul s domine ntlnirile
de lucru sau de analiz.
5.3. Cerine legate de planificarea proiectului
Planificarea formal a proiectului se materializeaz de obicei prin elaborarea
unor documente puse la dispoziia echipei implicate n proiect, conducerii superioare,
conducerii operative, clienilor, acionarilor i oricror altor persoane (cu excepia
concurenei) care sunt interesate n managementul proiectului. Aceste documente
pot cuprinde:
58
59
n mod ierarhic, asigurnd astfel o posibilitate mai mare ca orice activitate major sau
mai puin important s fie efectuat. Mai jos este prezentat un WBS tipic cu ase
nivele de activitate:
Nivel de management
Nivel
1
Nivele tehnice
Descriere
ntregul program
Proiect
Sarcini
Sub-sarcini
Pachete de lucrri
Nivelele de efort
60
Personal
P
Management de
program
E
Tehnologie
M
Fabricare
P1
Management
resurse
El
Tehnic de
proiectare
Ml
Fabrica A
S1
Marketing
P2
Controlul
programului
E2
Tehnic de
producie
M2
Fabric B
S2
Logistic
P3
Procurare
E3
Management
configuraie
Q
Calitate
S
Vnzri i
management
S3
Testare i
evaluare
61
Validare Obiective;
Iniierea procedurii WBS Top-Down" (sus-jos);
Negociere OBS;
Finalizare WBS;
Identificare Interdependene;
Estimri ale perioadelor de Timp i Resurselor;
Elaborarea unei estimri minime a unei perioade de timp, sumei i execuiei
(Triunghi Interior)
Compararea Triunghiului Interior i Triunghiului Exterior (resurse finale
dorite);
Negociere, Estimare, Revizuiri;
Negociere, Triunghi Exterior, Revizuiri;
62
63
CAPITOLUL 6
FUNCIILE MANAGEMENTULUI
64
delegai la o ntlnire al crui subiect avea s fie Saltul calitativ". n cadrul ntlnirii, la
care au participat delegai ai celor treizeci de servicii, managerul de proiect a prezentat,
n mod clar, cerinele i programul de activiti. Din acel moment, nu am mai ntmpinat
nici o rezisten n ceea ce privete obinerea sprijinului necesar, iar proiectul a fost
realizat cu succes fr nici un fel de alte incidente.
Exemplul 2. Dup cum s-a vzut n capitolul referitor la alegerea managerilor de
proiect, managerul de proiect trebuie s fie hotrt. Cu alte cuvinte, acesta trebuie s fie
un avocat puternic, care se opune non-sensurilor, pentru realizarea proiectului; n caz
contrar, proiectul poate eua. Robert Komer, care a lucrat pentru Preedintele Lyndon
Johnson, a fost un astfel de manager de proiect. Preedintele Johnson 1-a trimis pe Komer
s rezolve o situaie dificil ntr-o ar strin n care cteva agenii americane i desfurau
activitatea pentru dezvoltarea economiei, dar nici una dintre agenii nu a vrut s-i
coordoneze eforturile, cauznd astfel pierderi, contra-aciuni i situaii ridicole n rndul
oamenilor pe care Statele Unite voiau s i ajute. Komer, care a primit porecla de Lampa
de gaz", datorit modului dur de a interaciona cu participanii reticeni, a forat cooperarea
n cazul ctorva agenii, iar rezultatele s-au mbuntit considerabil. tiind c este susinut
de Preedintele Statelor Unite, Komer era ncreztor c poate realiza coordonarea
necesar.
Exemplul de fa demonstreaz nc un motiv pentru care managerii de proiect
trebuie s fac fa la orice situaie. n cazul lui Komer, toate ageniile americane
rspundeau n faa ambasadorului american din ara respectiv. De ce nu a reuit
ambasadorul s le fac s coopereze? Rspunsul la aceasta ntrebare variaz. Unii
reprezentani ai conducerii ageniilor i-au spus: Acest ambasador nu este dect un
reprezentant al Departamentului de Stat, aa c de ce ar trebui s l ascultm?". Alii au
considerat fidelitatea fa de eful ageniei din Washington ca fiind predominant i au
refuzat s asculte ordinele unui reprezentant n ar". Ageniile s-au nelat n cazul
ambelor concepte. Ambasadorul american ntr-o ar strin este, teoretic, eful echipei
din ar i rspunde de toate programele. Din pcate, acest lucru este, de obicei,
ignorat de ambasadorii i de conductorii ageniilor, iar realitatea situaiei este c
ambasadorul nu i exercit autoritatea cu care a fost investit n mod legal. Astfel, n
cazul unei situaii critice, trebuie adus cineva ca Robert Komer pentru a integra diversele
agenii. Personalitatea impuntoare a lui Komer a obinut rezultate acolo unde
comportamentul diplomatic al ambasadorului i multitudinea de sarcini pe care le
ndeplinea l-au mpiedicat pe acesta s obin rezultatele dorite.
6.3.Colaborarea cu membrii echipei
Managerul de proiect este un director general" deoarece acesta trebuie s lucreze
cu persoane din diferite domenii de activitate funcionale: proiectare, sistemul de
gestionare a informaiilor, contabilitate, finane, producie, managementul resurselor
umane, controlul calitii, managementul mediului nconjurtor i altele. Acesta trebuie
s le integreze eforturile pentru a ncheia proiectul i a obine rezultatele scontate.
Prin urmare, aa cum se ntmpl cu orice alt director general, un manager de
proiect trebuie s se implice n toate funciile managementului: planificare, organizare,
conducere i control. Am discutat deja despre funcia de planificare n capitolul 4 i, ntro anumit msur, despre funcia de organizare n capitolul 3. Angajarea de personal,
care face parte din funcia de organizare, iese parial din responsabilitatea managerului
de proiect, deoarece acesta nu poate alege specialitii pe care i dorete, ci trebuie s
negocieze pentru ei i s i ia pe cei pe care managerul funcional i va mprumuta .
Managerul de proiect poate angaja oamenii pe care i dorete pentru biroul proiectului,
65
City, Olympus, 1982). Factorii lui Herzberg sunt prezentai, de obicei, sub forma unei
ierarhii (nu sub forma unei piramide), dup cum se arat n continuare:
TEORIA CELOR DOI FACTORI A LUI HERZBERG
1. Factori motivaionali:
mplinirea;
Recunoaterea;
Munca propriu-zis;
Avansarea;
Dezvoltarea personal;
2. Factori igienici:
Politic i administraie;
Relaiile cu colegii;
Condiiile de lucru;
Sigurana locului de munc;
Remuneraie / Salariu.
67
10.
Alte responsabiliti sunt considerate mult mai importante pentru acest
nivel / funcie.
RECOMPENSE CARE CONSOLIDEAZ RANDAMENTULPOZITIV
1. Vizita personal, strnsul de mn, telefonul sau memo-ul de la conducerea
organizaiei, a biroului sau de la eful serviciului (sau Managerul de Proiect);
2. Premii;
3. Certificate;
4. Scrisori (adresate personal);
5. Recunoaterea n broura organizaiei;
6. Posibilitatea de a participa la ntlniri de nivel nalt;
7. ntlnirea celor cu rezultate deosebite cu cei cu mai puine rezultate, n scopul
pregtirii;
8. Rotaia la locul de munc pentru a ine locul superiorilor;
9. Oportuniti de pregtire i de dezvoltare a carierei;
10.
Ateliere de lucru (workshop-uri);
11.
ntlniri cu superiorii;
12.
Premii de merit;
13.
Mriri de salariu.
Managerul de proiect poate crea recompensele pentru un randament pozitiv (cu
excepia mririlor de salariu) i poate evita factorii nemotivaionali", astfel poate avea
o echip de proiect mulumit i productiv.
6.5.Conducerea (Leadership)
Acesta este domeniul managerului de proiect. O conducere bun are ca rezultat
un grad ridicat de motivare n rndul muncitorilor. Conducerea poate fi definit ca un
stil de comportament menit s integreze att cerinele organizaionale, ct i interesele
personale ale muncitorului pentru ndeplinirea unui obiectiv important. Aceasta este o
caracteristic situaional a mediului de lucru care depinde de urgena situaiei i de ct
de bine este acceptat liderul n funcia sa. French i Ravens 33 au afirmat c exist cinci
baze de putere pe care un lider le poate exercita n ndeplinirea sarcinilor sale. Acestea
sunt:
1. Autoritatea formal. Abilitatea de a obine sprijin datorit faptului c
personalul implicat n proiect percepe managerii de proiect ca fiind autorizai
oficial pentru a emite ordine.
2. Puterea de recompens. Abilitatea de a obine sprijin datorit faptului c
personalul implicat n proiect percepe managerii de proiect ca fiind capabili s
acorde, direct sau indirect, recompense organizaional apreciate.
3. Puterea de penalizare. Abilitatea de a obine sprijin datorit faptului c
personalul implicat n proiect percepe managerii de proiect ca fiind capabili s
acorde, direct sau indirect, penalizri pe care acetia doresc s le evite.
4. Puterea de expert. Abilitatea de a obine sprijin datorit faptului c personalul
implicat n proiect percepe managerii de proiect ca avnd cunotine speciale
sau expertiz pe care personalul funcional (executiv) le consider importante.
5. Puterea de referin. Abilitatea de a obine sprijinul deoarece personalul
implicat n proiect se simte atras de manager sau de proiectul acestuia.
33
(French, JRP and Ravens, B. Bazele puterii sociale, New York: Harper & Row, 1965)
68
Toate aceste baze de putere pot fi folosite de ctre managerul de proiect, dar noi
consideram c cele mai importante dintre aceste baze sunt baza de expert i cea de
referin. Managerii de proiect cei mai eficieni sunt lideri care folosesc aceste baze de
putere i care sunt plcui. Din cnd n cnd, unii membri ai echipei sunt reticeni n a
accepta autoritatea managerului de proiect i sunt greu de controlat. n astfel de situaii,
managerul de proiect poate fi nevoit s foloseasc primele trei baze pentru a controla
evenimentele.
6.6.Construirea echipei (Team Building)
Un instrument necesar pentru coordonarea unui proiect este reprezentat de
construirea echipei. Aceasta are loc n alte situaii de management, pe lng
managementul de proiect, dar din cauza constrngerilor impuse managerilor de proiecte,
este o activitate foarte delicat. Ideal ar fi ca un manager de proiect s aib un
aranjament ideal al echipei; astfel, randamentul maxim al echipei va fi uor de obinut.
Acele aranjamente ideale sunt date mai jos:
MANAGERUL DE PROIECT I ECHIPA
Acum echipa este format, iar lucrul poate ncepe. n timp, unii membri ai echipei
i vor termina sarcinile i vor prsi echipa pentru a se ntoarce n departamentele
funcionale de care aparin fiecare. n acelai timp, echipei i se vor altura noi membri,
care vor avea nevoie de aceeai orientare pe care a primit-o echipa iniial. Acest lucru
se poate realiza parial prin intermediul ntlnirilor individuale cu noii membri ai
echipei, dar ar trebui s existe anumite ocazii n care noii membri s se ntlneasc cu
toat echipa, inclusiv cu membrii biroului de coordonare i cu ali specialiti funcionali.
n cadrul acestor ntlniri, cum ar fi cu ocazia unei treceri n revist a proiectului,
trebuie sa aib loc urmtoarele:
70
6.7.Concluzii
Majoritatea celor spuse pn acum se preteaz, mai degrab, la proiecte de
amploare i mai puin la proiecte de mic anvergur. Adeseori, anvergura proiectului
determin autoritatea pe care managerul de proiect i-o poate asuma. Definiia
autoritii este puterea de a comanda altora s acioneze sau s nu acioneze.
Autoritatea acordat managerului de proiect variaz n funcie de mrimea proiectului,
filosofia de management i interpretarea de management a potenialelor conflicte cu
managerii funcionali. Cu toate acestea, exist cteva elemente fundamentale asupra
crora managerul de proiect trebuie s aib autoritate pentru a controla proiectul.
Managerul de proiect trebuie s aib autoritate n ceea ce privete deciziile tehnice i de
proiectare, controlul fondurilor, al programului, al calitii produselor i a selectrii
subcontractanilor.
73
CAPITOLUL 7
MANAGEMENTUL TIMPULUI
(Pentru lista complet, vezi Kerzner, Harold, Project Management: a Systems Approach to Planning,
Scheduling and Controlling, 6th edition, New York: John Wiley & Sons, 1998, pp. 322-324).
74
76
Petrol
10
Chimic
10
Guvern
NASA
Electro
10
10
10
10
25
10
10
15
10
15
10
20
35
10
30
30
10
45
10
Construcii
15
5
10
Sntate
10
25
10
50
60
70
20
20
20
5
10
15
10
5
5
10
75
Petrol
10
Echipamente electrice
9.9
NASA
4.3
Automatizri
6.3
Construcii
Bnci/Asigurri medicale
13.8
12
Comunicaii
12
Guvern
78
Industria
Petrol
Construcii
NASA
Automatizri
4.8
Bnci
14.4
Sntate
10
Comunicaii
12.4
Guvern
Industria
Chimic
8
TIMPUL REPARTIZAT DELEGAIILOR
% Activitilor delegate ale PM-ului
18
Petrol
57
Echipamente electrice
50
Construcii
22
Bnci
40
Sntate
20
Comunicaii
50
Guvern
25
NASA
56
79
Clarificai-v obiectivele;
Concentrai-v pe obiective i nu pe activiti;
Fixai-v mcar un obiectiv major n fiecare zi i atingei-1;
Pstrai un jurnal periodic pentru a analiza cum v folosii timpul i pentru a
elimina din viaa voastr obiceiurile care v rpesc din timp;
5. Analizai tot ceea ce facei din punctul de vedere al obiectivelor;
6. Eliminai cel puin o activitate care v rpete timpul n fiecare sptmn;
7. Planificai-v timpul;
8. Facei-v o list cu ,, lucruri care trebuiesc fcute" n fiecare zi;
9. Programai-v timpul n fiecare zi pentru a v asigura c realizai nti cele
mai importante lucruri;
10. Stabilii limite de timp pentru fiecare sarcin pe care o ndeplinii;
11. Asigurai-v c prima or din ziua de lucru este productiv;
12. Nu v grbii s facei lucrurile incomplet i astfel s fii nevoit s le reluai;
13. Eliminai crizele care se repet n viaa voastr;
14. Instituii o or linitit n timpul zilei n care s realizai, fr s fii ntrerupi,
sarcinile cele mai importante;
15. Dezvoltai obiceiul de a termina ceea ce ai nceput;
16. Evitai amnrile;
17. Facei-v un obicei zilnic din a mbunti managementul timpului vostru;
18. Niciodat s nu pierdei timpul pe lucruri puin importante pentru voi;
19. Rezervai-v un timp numai pentru voi;
20. Dezvoltai o filosofie personal a timpului.
Aceti pai nu au fost scrii n ordinea importanei i nu trebuie s fie urmai n
ordinea respectiv. Muli dintre ei sunt imposibil de urmat pentru anumii oameni, dar
dac majoritatea dintre ei sunt imposibili, persoana n cauz ar trebui s renune la ideea
de a mai fi manager de proiect. Managerul de proiect triete conform unui program
strict i nu i poate permite s piard timpul. Pentru noi, cea mai important idee este
finalizeaz ceea ce ai nceput". Cnd treburi neterminate sunt tolerate n activitatea
noastr de zi cu zi, s-ar putea s nu mai fie realizate niciodat. Managerul de proiect, de
succes, nu va lsa s se ntmple niciodat asta. Sunt bntuii de sentimentul c ceva
trebuie fcut i nu se las pn cnd acel lucru nu este terminat. Apoi vine sentimentul
finalizrii (nchiderii), vestea bun c sarcina a fost dus pn la capt i poate, deci, fi
pus deoparte pentru ca altele s-i ia locul. Finalizarea total vine atunci cnd un proiect
este terminat, raportul de final a fost scris i att eful, ct i clientul sunt ncntai.
7.8. Studiu de caz: Promovarea personal
Samuel Spade a schimbat locul de munc cu trei luni n urm. Noul lui post este
acela de manager de proiect ntr-o agenie guvernamental. La nceput era foarte
ncntat la gndul c va fi cel mai bun manager de proiect pe care 1-a avut agenia.
Acum nu mai era sigur c managementul proiectelor mai merita efortul. i-a stabilit o
ntlnire cu Thomas Jennings, director de managementul proiectelor.
Spade: Domnule Jennings, sunt puin nemulumit despre felul n care merg
lucrurile. Se pare c pur i simplu nu reuesc s-mi motivez oamenii. n fiecare zi, la ora
16.30, toat lumea i strnge lucrurile i pleac acas. Am avut oameni care au plecat
80
de la edine care aveau loc trziu dup-amiaza din motive absolut hilare. Trebuie s
programez ntotdeauna edinele dimineaa.
Jennings: Uite ce e Sam, i vei da seama c ntr-un mediu de proiect, oamenii
cred c ei sunt pe primul plan i c proiectul vine pe planul doi. Aceasta este realitatea
formei noastre organizaionale.
Spade: Le-am cerut oamenilor n mod constant s vin la mine dac au
probleme. Mi-am dat seama c oamenii nu cred c au nevoie de ajutor i de aceea nici
nu l vor. Pur i simplu nu reuesc s comunic mai mult cu oamenii mei.
Jennings: Vrsta medie a angajailor concediai este 46. Muli dintre oamenii
notri lucreaz aici de douzeci de ani. Sunt ancorai pe posturile lor. Tu eti singura
persoan pe care am angajat-o n ultimii douzeci de ani. Unora chiar nu le place s
vad un om de treizeci i unu de ani ca manager de proiect.
Spade: Am gsit un singur brbat n departamentul de contabilitate care e mai cu
capul pe umeri dect toi ceilali. El este foarte interesat de managementul proiectelor.
L-am ntrebat pe eful lui dac i permite s plece pentru a ocupa un post de
managementul proiectelor i eful lui mi-a rs n fa, spunndu-mi c atta timp ct
omul fcea o treab bun pentru el, nu i se va permite niciodat s plece pentru a
ndeplini o sarcin n alt parte a ageniei. eful lui pare mult mai ngrijorat n privina
propriului su imperiu dect este n legtur cu ceea ce e mai bine pentru organizaie.
Am avut un test programat pentru sptmna trecut. Managerul de vrf al
clientului nostru ne fcea o vizit pentru primele observaii. Doi dintre oamenii mei au
spus c i-au programat vacan n zilele urmtoare i c nu vor schimba acest lucru
pentru nimic n lume. Unul dintre cei doi se ducea la pescuit, iar cellalt plnuise s
petreac cteva zile cu copiii orfani din comunitatea noastr. n mod sigur, aceti
oameni ar fi putut s-i schimbe planurile pentru test.
Jennings: Muli dintre oamenii notri au responsabiliti sociale i interese
externe organizaiei. Noi ncurajm responsabilitatea social i sperm ca interesele lor
personale s nu se interfereze cu munca lor.
Exist un lucru pe care trebuie s l nelegi cu privire la oameni. Cu o vrst
medie de 46 de ani, muli dintre oamenii notri au ajuns ntr-o situaie n care salariul nu
le mai poate crete i nu au unde s se duc. Trebuie s i caute interesul n alt parte.
Acetia sunt oamenii cu care trebuie s lucrezi i pe care trebuie s i motivezi. Poate ar
trebui s citeti mai multe despre comportamentul uman.
ntrebri:
1. De ce nu poate Sam s obin o productivitate mai mare cu echipa lui de proiect?
2. Ce poate face el pentru a mbunti managementul timpului n agenie?
81
CAPITOLUL 8
MANAGEMENTUL CONFLICTELOR
82
FACTORI
CONFLICT
Resurse;
Srcie;
Atitudini;
Lips de ncredere;
Valori;
Nenelegere;
Situaia intern a prilor; Lips de stabilitate;
Situaia ierarhic;
Respingere;
Percepii.
Stereotipuri.
COOPERARE
Suficient;
ncredere;
nelegere;
Stabilitate;
Acceptare;
Evaluare corespunztoare.
Cnd managerul de proiect i d seama c muli dintre factori vor produce mai
cu seam conflict dect cooperare, este nevoie ea el s gseasc modaliti pentru a
schimba acei factori. Multe dintre conflicte apar la nceputul proiectului, apoi se
schimb pe parcursul proiectului.
Studii ale unor proiecte din trecut au analizat intensitatea conflictelor cauzat de
apte dintre cele mai importante tipuri de conflicte i n ce caz devin cele mai grave.
Unele dintre aceste conflicte apar n toate stadiile ciclului de via a unui proiect:
Naterea proiectului, Stadii iniiale, Programul principal i Finalizarea proiectului.
Conflictele de gravitate medie, de orice tip, apar la un nivel de gravitate medie n faza
de natere a conflictului, se agraveaz foarte mult n Stadiile incipiente, scad n gravitate
n faza de Program principal i scad apoi i mai mult n faza de finalizare. Cele mai
importante cauze ale conflictelor n cele patru faze sunt urmtoarele:
CAUZELE PRINCIPALE ALE CONFLICTELOR N TIMPULVIEII
PROIECTELOR
Timpul
Naterea proiectului
Stadiu iniial
Programul principal
Finalizarea
Locul al doilea
Proceduri
Programe
Opinii tehnice
Fora de munc
Locul al treilea
Programe
Proceduri
Fora de munc
Personaliti
n concluzie, cea mai mare parte a conflictelor apar din cauza programrii
resurselor limitate. Pe locul al doilea stau prioritile; pe locul al treilea este fora de
munc, pe locul al patrulea opiniile tehnice, pe locul cinci procedurile administrative, pe
locul ase conflictul de personalitate, pe locul apte costul. Toate aceste conflicte
trebuiesc rezolvate i managerul de proiect trebuie s anticipeze aceste conflicte i s
aib i modaliti de rezolvare a lor. Dup cum am vzut n capitolul anterior,
conflictele sunt surs major de consum a timpului managerului de proiect, iar acesta
trebuie s le abordeze ntr-o manier profesionist. n cele mai fericite situaii, prile
pot nva lucruri utile din abordarea i ncercarea de rezolvare a conflictelor.
8.4.Modaliti de aplanare a conflictelor
Rezolvarea conflictelor este un fenomen foarte studiat i rezultatele analizelor ar
trebui s fie tiute de toi managerii de proiect. Situaii diferite necesit abordri diferite.
Spunem abordri i nu soluii pentru c nu toate conflictele vor fi soluionate. Ele
trebuiesc abordate ntr-o asemenea manier nct s nu afecteze finalizarea proiectului.
Majoritatea studenilor care studiaz abordarea conflictelor accept c exist cinci ci
majore de abordare a conflictelor. Aceste metode au fost studiate de-a lungul timpului i
toate sunt valide n anumite situaii.
84
87
88
CAPITOLUL 9
CONTROLUL PROIECTELOR
89
90
91
92
93
Rezultatul poate duce la multe sarcini pentru muncitorii cu nalt calificare, mai
mult munc peste program pentru muncitorii disponibili, supraangajarea cu
muncitori prin contracte de colaborare (acas), care trebuie s fie redistribuii la
sfritul proiectului i incapacitatea de realizare a proiectelor mici datorit
personalului diversificat. Atta timp ct este cerere mare pentru mega proiecte n
domeniul de expertiz al unei companii, acestea se dezvolt foarte bine.
De exemplu, Corporaia Fluor are proiecte mega de construcie care se
desfoar simultan n toat lumea. Utilizeaz o tehnic de reea pentru selectarea
personalului introducnd cerinele de calificare pentru un proiect n baza de date
personal a companiei, apoi desemnnd angajaii n cadrul proiectului de peste tot din
lume pe baza cunotinelor, deprinderilor i abilitilor lor specifice. Managerul de
proiect poate fi din India, inginerul de proiect din Romnia, ali specialiti din Anglia,
SUA, Germania, Suedia, Malaezia sau oricare alii din alte ri. Ei merg la reeaua de
lucru, formeaz o echip i realizeaz proiectul. Apoi sunt disponibili pentru a primi
alte sarcini ctre alte locaii din lume.
9.8. Managementul proiectelor de cercetare i dezvoltare (C+D)
Proiectele de cercetare-dezvoltare sunt conduse de obicei de ctre cercettori sau
ingineri. Ei nu expun de obicei programe, bugete sau SOW-uri detaliate, deoarece
incertitudinea ce caracterizeaz munca de cercetare-dezvoltare duce la estimarea dificil
a acestor parametri. Dac SOW exist, atunci este sub forma unei idei c cineva ar vrea
s o vad devenind realitate i cteodat nu se cunosc destule despre scopul final pentru
a o ndeplini. Multe dintre cele mai mari descoperiri ale noastre au venit tocmai cnd
echipele de proiect ncercau s dezvolte altceva (nutrasweet, cuptoarele cu microunde,
telefonul, notiele post-it, sunt cteva exemple).
Foarte puini oameni dintr-o organizaie neleg cu adevrat mediul de cercetare dezvoltare i problemele cu care se confrunt managerul de proiect de cercetaredezvoltare. Se ateapt ca acesta s ating obiective la care nici mcar scriitorii de
science-fiction nu s-au gndit i n acelai timp i se cere un program i un buget detaliat.
De obicei, acesta lucreaz izolat pentru a evita amestecuri din partea oamenilor de la
marketing, executiv i a managerilor de producie. n ciuda acestor piedici, managerii de
proiect de cercetare-dezvoltare continu i adeseori ating rezultate surprinztoare.
9.9. Concluzii
Managerii de proiect lucreaz de obicei n condiii n care trebuie s controleze cu
atenie utilizarea resurselor pentru a preveni creterea costurilor. Sunt multe situaii care
se pot ntlni n realitate i care pot duce la creterea costurilor i implicit eecul
proiectului. De aceea, managerii de proiect trebuie s realizeze faptul c, o bun
planificare trebuie s in cont de mecanismele de control cu scopul de a preveni risipa
de resurse, sau influenele nedorite ce ar putea cauza creterea costului unui proiect. Din
94
cauza capriciului unui manager funcional (executiv) care vrea s mreasc capacitatea
produciei finale, sau a unui manager care vrea s diversifice fondurile unui proiect
special fa de al su, putea avea ca rezultat eecul proiectului. n acest capitol am dat
cteva ndrumri n scopul evitrii acestora. De asemenea, am analizat cteva medii
diferite ca proiecte de cercetare dezvoltare la nivel micro i macro care sunt acionate
diferit.
9.10.Studiu de caz: Pstrarea echipei unite
Premiul pentru contractul Smith din 3 ianuarie 1997 a entuziasmat toat industria
CIB. Contractul Smith oferea oportuniti de vis pentru urmtorii civa ani. A fost un
efort timp de 10 luni pentru a dezvolta un nou produs pentru Smith. Executivii lui Smith
au declarat atunci c finanarea pentru producia cu CIB va continua timp de 5 ani
deoarece efortul iniial de cercetare-dezvoltare s-a dovedit satisfctor.
Jon Pryor a fost selectat pentru a fi manager de proiect. Era tnr i nerbdtor s
fac o treab bun pentru companie. I-au fost dai 7 din cei mai buni angajai ai
companiei pentru a ndeplini proiectul su ca parte din matricea CIB a organizaiei. n
plus, el a selecionat 8 oameni pentru compartimentele funcionale, 4 cu program
normal de lucru i 4 cu program redus.
Dei fluxul muncii variaz, nivelul puterii de munc pentru proiect a membrilor
echipei se menine constant pe toat durata proiectului de 2080 ore pe lun. Societatea a
presupus c fiecare or muncit implic un cost de 60 $ / persoan complet ocupat
(pli i beneficii).
La sfritul lunii iunie, cu 4 luni nainte de finalizarea proiectului, corporaia
Smith a informat CIB c, datorit unei probleme de flux de numerar, continuarea muncii
nu va fi recompensat pn n prima sptmn a lunii martie 1998. Asta a nsemnat o
mare problem pentru Jon Pryor, deoarece nu dorea s ntrerup proiectul. Dac ar fi
permis oamenilor-cheie (importani) s fie angrenai n alte proiecte, ar fi fost puin
probabil s-i primeasc napoi la reluarea muncii. Cererea de personal calificat este
ntotdeauna mare.
Jon a estimat c ar avea nevoie de 40,000 $ pe lun n perioada de ntrerupere
pentru a susine i menine oamenii-cheie. Din fericire, perioada de ntrerupere includea
vacanele de Crciun i de Revelion cnd ntreprinderea este nchis. Estimarea lui Jon
era c ar fi avut nevoie de 125,000 $ pentru a-i pstra oamenii-cheie.
La ntlnirea de lucru sptmnal,Jon le-a spus oamenilor si cheie c va
trebui s strng cureaua" pentru a obine aceast rezerv de 125,000 $.
Echipa a fcut unele replanificri i reorganizri i a fost capabil s obin
rezerva de management.
Jon i-a informat eful, Jack Chirak, eful diviziei pentru proiectele manageriale,
privina problemei ivite i a modului lui de rezolvare, cu rezerva fondurilor de proiect
necheltuite. Chirak a fost de acord cu decizia.
Pe 15 septembrie, Jack 1-a informat pe Jon c ar vrea s nregistreze rezerva de
125,000 $ ca exces de profit din moment ce ar fi influenat prima lui de Crciun. Jon sa certat cu Chirak:
- Auzi, am muncit din greu pentru rezerva aceasta, pentru a pstra echipa. Asta
nu are nimic de a face cu profiturile companiei sau cu profiturile diviziei proiectelor
manageriale. Este extrem de incorect!
Chirak a spus:
- Nu-i face griji! O s am grij ca s-i recuperezi oamenii, dar vreau ca
95
96
CAPITOLUL 10
97
Timpul total secvenial pentru ndeplinire (dac toat lumea este de acord cu
produsul final) 15 sptmni.
Utiliznd ingineria convergent, proiectul ingineresc ncepe n a doua sptmn
de planificare a proiectului. Costul materialelor este determinat n cea de-a doua
sptmn a designului ingineresc. Procurarea ncepe n cea de-a doua sptmn de
creare a costurilor de materiale, producia ncepe n cea de-a treia sptmn a
procurrii. Timpul total al ingineriei succesive, din 9 sptmni se vor economisi 6
sptmni de proiect. i va fi acceptat de ctre marketing, deoarece marketingul a fost
mpreun cu managerul de proiect de-a lungul planificrii, designului, procurrii i
produciei.
Fr ingineria convergent, proiectanii ar trebui s ajung prea departe n
etapele de producie, pentru a recomanda schimbri radicale n scopul mbuntirii
calitii sau scderea costurilor de producie. Cu ingineria succesiv, personalul de
producie este prezent de-a lungul proceselor, conducnd la producia propriu-zis i
intrrile lor pot fi fcute dac ali membri din echip sunt de acord cu ele.
John Hartley 35 a elaborat o list de beneficii a ingineriei convergente.
AVANTAJE ALE INGINERIEI CONVERGENTE
Produse care corespund exact nevoilor consumatorilor;
Timp mai scurt de realizare a produciei;
Atingerea timpurie a scopului;
Mai puine schimbri ntrziate n program, reducnd conturile dezvoltrii;
Producia simpl i mai ieftin;
Calitatea asigurat;
Costuri de servicii sczute pe durata de via a proiectului;
Risc mai sczut de eec dect cel normal.
Multe dintre aceste beneficii au fost obinute de societi ca: Intel, Airbus i
orice alt societate care lucreaz pentru Departamentul de Aprare SUA (DOD). DOD
cere ca prin ofertele fcute contractorii s foloseasc managementul de proiect, s fie
organizai utiliznd o structur matriceal i s planifice utiliznd ingineria simultan.
Aceste organizaii au nvat lecia c silozurile funcionale i depozitele care au existat
de ani muli sunt ca i dinozaurii, atrnnd asupra societii i mpiedicnd ivirea
soluiilor dinamice.
n realitate aceasta nu este o lecie nou. ntr-o er apus anumii guru ai
managementului cum ar fi Henry Ford i Walter Chrysler au format echipe n jurul lor
care s avanseze rapid n dezvoltarea noului produs, (vezi M. Carl Ziemke i James K.
McCollum, Ingineria simultan: Inovaie i reinvenie", Forumul afacerilor 12,
(Toamna, 1989), pp. 18-24).
Astfel de guru sunt rareori ntlnii acum cu excepia cazurilor ca cel al lui Kelly
Johnson din Lockheed, care a luat muncile nevalorificate ale specialitilor din afara
companiei laboratoarelor de cercetare-dezvoltare i a dezvoltat SR-71 Blackbird" cel
mai performant avion, care era capabil s depeasc orice alt avion existent, s fac
fotografii a locaiilor secrete din interiorul Uniunii Sovietice i s se ntoarc la baz cu
dovezile necesare. (Blackbird este acum scos din funciune fiind nlocuit cu sateliii
spioni).
35
98
100
Computerele au nlocuit deja mui dintre managerii de mijloc al cror rol era s
colecteze i s analizeze informaiile. CEO au terminalele computerelor n birourile lor
care le dau toate informaiile care nainte erau colectate i analizate cu mare greutate i
care acum sunt colectate i analizate de ctre departamentul MIS i puse la dispoziia
ntregii organizaii.
Terminalele inteligente" joac un rol din ce n ce mai important n controlul
proiectului. Aciunile corectoare i analiza schimbat pot fi luate instantaneu din aceste
terminale. Managerii de proiect vor avea o imagine complet de ansamblu a propriului
lor proiect ct i a altor proiecte ce sunt n desfurare (chiar dac P.C.-ul nu va lua
decizii complexe pentru managerul de proiect).
10.6.Rolul managerului de proiect
CONSIDERAII ORGANIZAIONALE
Deoarece liniile orizontale sunt centre de profit, managementul de proiect este
o metod excelent de instruire a viitorilor manageri i executivi;
101
CAPITOLUL 11
MANAGEMENTUL FINANCIAR
102
103
36
104
Behrens W., Hawrenek P.M. Manual for the preparation of industrial feasibility studies 1991,
O.N.U.D.I- Vienna
106
107
Studiile de fezabilitate
Studiile de fezabilitate, sunt documente complexe tehnico-economice cu scopul
de a justifica un proiect de investiii. Termenul de fezabilitate provine din 1. englez i
are semnificaia c merit s investeti n ceva ce va aduce un beneficiu sperat (profit
sau alte beneficii). De subliniat faptul c un studiu de fezabilitate are anse de a fi mai
bine ntocmit dac la realizarea sa particip o echip pluridisciplinar alctuit din
experi de specialiti diferite: economie, marketing, contabilitate, drept, inginerie,
sociologie, mediu etc., n funcie de complexitatea proiectului. De menionat faptul c
nu este ntotdeauna necesar s se fac un studiu de fezabilitate pentru orice proiect.
Pentru proiectele de investiii mici, banca solicit un plan de afaceri care
reprezint o structur simplificat a unui studiu de fezabilitate, banca solicit studii de
fezabilitate pentru proiecte de investiii mari n special n sectorul public la lucrarea de
infrastructur sau n cazul n care se solicit credite pentru capaciti de producie
importante, unde este nevoie de o analiz precis, n mod uzual, studiile de fezabilitate
sunt realizate pentru licitarea proiectelor de investiii. Structura studiilor de fezabilitate
este similar cu cea a studiilor de pre-fezabilitate cu deosebirea c primele sunt mai
detaliate. Pentru ele estimrile trebuiesc fcute mai precis, i s acorde mare atenie
analizei economice, analizei financiare, analizei de risc i analizei de impact de mediu.
In componena unui studiu de fezabilitate exist 9 pri dup cum urmeaz:
1. Istoricul companiei, necesitatea proiectului, amplasamentul obiectului
proiectului de investiii;
2. Analiza de marketing, clieni, competiie, politica de aprovizionare;
3. Inginerie i tehnologie;
4. Organizare i management;
5. Analiza economic i analiza financiar;
6. Analiza de senzitivitate;
7. Analiza de mediu;
8. Analiza de risc;
9. Implementarea proiectului i evaluare.
Raportul de evaluare
ntocmirea raportului de evaluare are loc dup realizarea studiului de fezabilitate
i are drept obiectiv verificarea utilizrii corecte a cheltuielilor, a integrrii economice a
obiectivului n cadrul ramurii i inter-ramuri. De exemplu, realizarea unui obiectiv
industrial trebuie s in cont de legtura ntre obiectiv i industria materiilor prime i
materialelor, a transporturilor, accesul la cile de comunicaii, alimentarea cu energie,
pieele poteniale de desfacere a produselor ce urmeaz a fi realizate, de disponibilitatea
resurselor.
11.4. Analiza economic i analiza financiar n studiile de fezabilitate
Analiza economic i analiza financiar reprezint elementele de determinare a
fezabilitii economice a unui proiect de investiii, fie c aceste proiecte sunt de nivel
microeconomic sau macroeconomic.
n mod uzual, analiza economic n cadrul studiilor de fezabilitate are
urmtoarele funciuni:
- de evaluare economic a firmei cu scopul de a demonstra capacitatea firmei de
a realiza proiectul de investiii sau de a returna mprumuturile de la banc pentru
realizarea investiiei;
108
41
Hendrickson C. Tung A. Project management for constructions, Prentice hali, New Jersey 1989 USA
Normele Metodologice privind coninutul cadru al proiectelor pe faze de proiectare al documentelor de
licitaie, al oferetelor i al contractelor pentru execuia investiiilor nr. 1743 / 69 / N / 1996 ce'a nlocuit
Normele metodologice 792 /l 3 / N / 20 iunie 1994)
42
109
43
110
111
CAPITOLUL 12
112
113
Tot n bara activ remarcm i alte grafice care deriv din primele respectiv
graficul de control GANTT, histograma resurselor (resource graph) graficul de utilizare
a resurselor (umane, tehnologice, materiale, financiare)-resource sheet precum i alte
grafice ce pot fi dezvoltate din primele (other graphs).
12.2. Modul de utilizare a programului Microsoft Project
Pentru a utiliza Microsoft Project ntr-o manier simpl trebuie s parcurgei
urmtorii pai:
12.2.1. Pregtete comenzile de iniiere a proiectului
a. Introduce titlul proiectului, numele managerului, note importante n File (fiier) clic
Properties (proprieti):
114
115
Observaie: bara se poate alungi prin simpla tragere a ei. Dac prin tragere se
atinge o alt bar se va nltura partea segmentat.
g. Re aranjeaz lista de activiti
Prin apsarea tastei ID (prima) se nnegrete tot rndul activitii. Aceasta poate
fi mutat simplu prin procedeul cut (decupeaz) and paste (lipete).
h. Creeaz jaloane
Pentru a avea puncte de control n proiect este util sa folosim jaloane. Pentru a
face asta, n cmpul Duration (durata) se selecteaz activitatea care se dorete a se
116
schimba i se tasteaz O days (O zile). Se apas fie de dou ori pe o csu i apoi se
noteaz n Mark task as a milestone.
Apoi apsam ENTER.
Alt cale este de a apsa de dou ori csua activitii (task box i apoi butonul
Mark task as milestone.
12.2.3. Cum s grupm activitile din list pe activiti principale i subactiviti. WBS n Microsoft Project
Dup ce am elaborat lista de activiti, grupm activitile pe activiti principale
i subactiviti. Pentru a face acest lucru n Microsoft Project procedm n felul urmtor:
n View Bar (Bara de Comenzi vertical) se tace click pe butonul virtual Gantt
Chart (Graficul Gantt). In cmpul Task Name selecteaz activitatea pe care urmrim
s o introducem
n cmpul Task Name selecteaz sumarul ce conine subactivitile pe care se
dorete a fi artate sau ascunse. Clic Show Subtasks (arat activitile) -" buton +"
pentru a arta sub activitile sau Hide Subtasks pentru a ascunde activitile. Pentru a
arta toate activitile se apas dublu plus.
Observaie. Se mai pot arta sau ascunde activitile dac se apas pe butonul
plus sau minus din dreptul activitii.
i. Adaug codurile structurii detaliate
Dac vrem s numerotm activitile i procedm n felul urmtor: Se selecteaz
coloana indicatorilor, n meniul Insert, se face clic pe Column (coloan). In Field
name (nume cmp) selecteaz WBS. Se tasteaz numrul pe care vrem s-1 dm
activitilor.
117
118
l. Aloc resurse.
n cmpul Resource name tasteaz numele resursei.
Dac se dorete s se defineasc o resurs grup (exemplu un grup de
constructori, tmplari, ingineri ele.), se introduce categoria de resurse n cmpul Group.
Dac este necesar se tasteaz numrul de resurse ca procentaj (exemplu 300% indic 3
resurse de acelai tip). In View Bar (Bara de Vizualizare) clic graficul Gantt (Gantt
Chart).
n View Bar clic Gantt Chart.
n cmpul Task Name sclecleaz activitatea la care se aloc resursa i apoi
apas Assign Resources (butonul cu 2 capete de om figurate) i se menioneaz
categoria de personal (profesori, economiti, ingineri, etc.) precum i cat lucreaz cu
119
norma ntreag - 100% sau jumtate 50% precum i numrul. Spre exemplu 300%
semnific 3 specialiti cu norma ntreaga, n cmpul Name nume se trec acele resurse
individuale la care se cunosc adresele e-mail.
120
121
122
Cum credei d-voastr c programul Microsoft Project va uura munca D-lui Vasile B.
Vasile? Realizai o aplicare complet a programului pentru studiul de caz menionat.
12.5. Studiu de caz propus pentru rezolvare
Aplicai programul Microsoft Project la un proiect.
1. din domeniul proteciei mediului (program UE LIFE sau USAID)
2. din domeniul industrial,
3. din domeniul agricol, (Exemplu program UE, SAPARD, sau
program USAID).
4. din domeniul industriei software
5. din domeniul telecomunicaiilor,
6. din domeniul educaiei,
7. din domeniul sanitar,
8. din domeniul administraiei publice
9. pentru o finanare a unui proiect pentru un IMM
10. realizarea unui produs nou (un automobil, computer, software sau o
biciclet).
Not pentru cursani:
n acest suport de curs am utilizat cu titlu de exemplu descrierea unei aplicaii
din programul Microsoft Project 98, dar cursantul trebuie s neleag c
acest tip de produs este mbuntit continuu. O variant mbuntit este
Microsoft Project 2000 i variantele ulterioare.
123
BIBLIOGRAFIE
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
124
125
126
127
128