Sunteți pe pagina 1din 73

GHID DE COMUNICARE CU PRESA

PENTRU COMUNICATORII
MINISTERULUI AFACERILOR INTERNE

EDITURA MINISTERULUI AFACERILOR INTERNE

Descrierea CIP a Bibliotecii Naionale a Romniei


Ghid de comunicare cu presa pentru comunicatorii
Ministerului Afacerilor Interne. - Bucureti:
Editura Ministerului Afacerilor
Interne, 2013
ISBN 978-973-745-117-0
659.3:351.74
659.3:354.31

CUPRINS:

Argument .................................................................... 5
Instrumente de lucru n relaia cu presa .................. 7
Purttorul de cuvnt ................................................ 45
Criza mediatic ........................................................ 55
Glosar ........................................................................ 67

ARGUMENT
Elaborarea unui ghid de bune practici n
comunicarea instituional la nivelul
Ministerului Afacerilor Interne deriv din
necesitatea cristalizrii unei noi concepii de
comunicare, adaptat la noile cerine i
transformri media, propunnd modele, tehnici,
principii i argumente viabile pentru
mbuntirea modelului de comunicare
instituional.
Aflate permanent sub lupa mass-media, a opiniei
publice din ar i de peste hotare, precum i sub
monitorizarea activ a organizaiilor
nonguvernamentale pentru aprarea drepturilor
omului i a libertii de expresie, structurile din
Aparatul Central i unitile subordonate
reprezint un generator important de tiri cu
impact major asupra comunitii.
Acest ghid se dorete a fi un instrument util de
lucru, att pentru ofierii desemnai la nivelul
structurilor subordonate M.A.I. cu respon5

sabiliti n comunicarea public, ct i pentru


comandanii i managerii instituiilor
Ministerului Afacerilor Interne.
Activitatea de informare i relaii publice este
desfurat de persoane anume desemnate cu
atribuii n domeniul comunicrii. Termenul
de comunicator M.A.I. se refer la purttorul
de cuvnt, lucrtorul de relaii publice sau de
informare public, persoana desemnat s
desfoare activiti de informare i relaii
publice/purttor de cuvnt.
Principalele activiti
comunicatorul M.A.I. sunt:

desfurate

de

a) activitatea de informare public punerea la


dispoziia celor interesai a informaiilor de
interes public referitoare la instituie, potrivit
prevederilor legale n vigoare privind liberul
acces la informaiile de interes public;
b) activitatea de relaii publice comunicarea
corect i prompt ctre societatea civil i
instituiile publice a aspectelor legate de
demersurile instituionale i direciile de aciune
stabilite prin documentele programatice
implementate de M.A.I. n vederea crerii unui
climat de ncredere n rndul personalului
propriu, precum i n rndul societii civile, fa
de activitatea desfurat de structurile M.A.I. n
folosul cetenilor.

1.

INSTRUMENTE DE LUCRU
N RELAIA CU PRESA

COMUNICATUL DE PRES
Comunicatul de pres este instrumentul de baz
al relaiilor cu mass-media transmis de o
instituie i reprezint o luare de poziie oficial,
un punct de vedere, o informaie, dezminire,
invitaie, anun sau un rezumat despre un
program sau un subiect asupra cruia se dorete
s se atrag atenia.
Nu ntotdeauna un comunicat bine scris este i publicat. Cel
care transmite comunicatul trebuie s in seama
de: interesul regional sau naional al informaiei, contextul
n care se nscrie, redactarea corect.
Formatul comunicatului de pres poate include dou sau
trei elemente, dup caz:
lead-ul (paragraful iniial) i textul;
titlul, lead-ul i textul.
9

Lead-ul este propoziia sau


fraza care rezum esenialul
din tire i constituie unul
dintre cele mai importante
repere pentru redactori.
De aceea, paragraful iniial
trebuie s incite, s atrag
atenia i, totodat, s rezume
ideea general a textului.
Paragraful iniial trebuie astfel
elaborat nct s se constituie
n acel crlig care s capteze
atenia redactorului i, apoi,
s-i dezvolte interesul pentru
informaia cuprins n
comunicat pentru ca, n final,
s-l determine s o preia i s o
propun spre publicare.

Textul trebuie s
rspund la
ntrebrile-cheie
ale unei tiri de pres
(cine?
ce?
cnd?
unde?
cum?
de ce?).

nainte de redactarea comunicatului de pres, trebuie


analizat, cu maxim responsabilitate, dac informaia pe
care intenionm s o dm publicitii merit s fie cuprins
ntr-un comunicat.
Transmiterea repetat de comunicate, care nu au ceva
important de relatat (de comunicat), nu face dect s situeze
instituia ntr-o poziie defavorabil fa de mass-media:
exist pericolul real ca atunci cnd avem ceva cu adevrat
important de spus, comunicatele noastre s fie ignorate.
10

Oportunitatea comunicatului i datele pe care le cuprinde


sunt hotrte de structura de relaii cu presa, cu aprobarea
sau la cererea managerului instituiei.
n elaborarea textului comunicatului
comunicatorul M.A.I. va lua n calcul:

de

pres,

elementele de identitate instituional: antet,


sigl, layout, data, meniunea de embargou
(dup caz), persoana de contact etc.;
stilul trebuie s fie cel al unei tiri de pres.
Comunicatele astfel redactate uureaz munca
editorilor i pot fi preluate ad litteram, fr
modificri n text;
claritatea i concizia sunt elemente
obligatorii, opiniile fiind permise doar n luri de
poziie;
sobrietatea prezentarea trebuie s fie fr
nflorituri literare, pentru a evita percepia greit
a mesajului pe care dorim s-l transmitem;
tonul trebuie s fie neutru i obiectiv;
citatele trebuie s fie bine plasate i s aduc un
plus de credibilitate i autenticitate comunicatului
de pres. Citatele, bine alese, pot aparine
conductorului instituiei sau efului structurii la
care face trimitere comunicatul, unor personaliti
publice etc.;
mesajele se recomand ca unul sau mai multe
mesaje instituionale s fie incluse n cuprinsul
comunicatului de pres.
Frazele i paragrafele unui comunicat de pres trebuie s fie
scurte, pentru a putea fi repede percepute de editor sau de
11

reporter i nu trebuie s conin elemente de jargon,


prescurtri, detalii neexplicate sau cliee verbale. Dac se
folosesc citate, acestea trebuie introduse n al doilea sau al
treilea paragraf, cu indicarea sursei. Un comunicat, de
regul, trebuie s aib maxim dou pagini.
Informaii standard cuprinse n comunicatul de pres:
Antetul (numele instituiei, sigl, pagin web);
Data;
Numele persoanei de contact, numr de telefon
fix i eventual mobil, adresa de e-mail;
Un titlu care s rezume informaia, s atrag
atenia (de regul, cu litere mari).

ANUNUL
De regul, este folosit pentru a semnala un
eveniment viitor despre care ai dori s se
relateze n pres. Are elemente comune cu
comunicatele de pres, rspunde la aceleai
ntrebri-cheie, dar este mai scurt, menit s-i
determine pe reporteri s participe la un
eveniment.

DOCUMENTARUL DE PRES
Documentarul ofer mai multe detalii dect un
comunicat de pres, furniznd informaii, fapte,
cifre, statistici, evaluri ale activitii, dar nu
citate. Poate cuprinde subtitluri scrise cu litere
aldine i subpuncte.
12

BULETINUL DE PRES
Reprezint un mod eficient de a mediatiza
principalele preocupri ale instituiei, cu grad de
interes pentru mass-media. Buletinul de pres
este alctuit din tiri scurte, cu caracter
informativ, care cuprind activitile desfurate,
rezultatele obinute i aciunile ce se vor derula
ntr-un anumit interval de timp.

TIREA DE PRES
tirea este un gen publicistic care poate fi folosit
cu succes i de ctre instituiile publice.

Practic, instituiile publice pot recurge la relatarea unui


eveniment ntr-o form apropiat stilului jurnalistic cu
aspectul unei tiri de pres, pentru a veni n ajutorul
ziaritilor.
innd cont de problematica divers gestionat de
structurile operative ale Ministerului Afacerilor Interne, n
general, tirea de pres face referire la cazuri de actualitate
rezolvate sau instrumentate de lucrtorii M.A.I.
Structurile M.A.I. vor fi preocupate pentru a furniza
mass-mediei tiri care au relevan att pentru instituie, ct
i pentru opinia public. De aceea, este necesar s fie
evaluat gradul de noutate, impactul i amploarea
13

evenimentului. Talentul jurnalistului (sau al


reprezentantului structurii de pres) const n punerea n
valoare a informaiei, prin tratarea temei dintr-un unghi care
s capteze atenia nc de la primul paragraf.
Cine (este implicat n
eveniment)?
Ce (s-a ntmplat)?
tirea trebuie s rspund
Unde (a avut loc)?
ntrebrilor pe care i le
pune, n mod firesc, Cnd (s-a petrecut)?
cel cruia i este adresat:
Cum (s-a desfurat)?
i, atunci cnd este posibil,
De ce?

Primul paragraf, lead-ul, trebuie s prezinte sinteza


informaiei eseniale. Dup principiul piramidei
inversate, cuprinsul va rspunde celor 5-6 ntrebri
enunate anterior, iar ncheierea va include alte detalii,
precum i concluziile.
Jurnalistul, n funcie de spaiul alocat, poate elimina
amnuntele din partea final a tirii.
Din punct de vedere al elementelor de limb i stil, trebuie
evitate repetiiile, pleonasmele, topica ntortocheat.
tirea de pres poate avea un titlu care s trezeasc interesul
jurnalistului i s ncurajeze publicarea.
14

INTERVIUL
Din punct de vedere al structurii de pres,
interviul reprezint una dintre modalitile prin
care se transmit informaii (mesaje) dinspre
instituie spre publicul-int, prin intermediul
unui reporter. Este un mod de comunicare n care
iniiativa aparine, de regul, reporterului.

Specialistul n relaii publice poate ns s strneasc


interesul jurnalitilor prin intermediul unor comunicate
sau tiri de pres interesante.

ETAPELE UNUI INTERVIU:


Solicitarea vine, de obicei, din partea ziaristului;
Negocierea n cadrul acestei etape se stabilesc:
subiectul interviului (delimitat ct se poate de
precis);
dac interviul este pentru presa scris i/sau
audiovideo;
termenul pentru acordarea rspunsului;
dac ntrebrile sunt precizate sau putem veni
cu sugestii de noi ntrebri.
15

Dac subiectul nu este de competena structurii de pres,


este necesar ca acest lucru s fie comunicat rapid i fr
echivoc jurnalistului, care va fi ndrumat ctre
structura/autoritatea/instituia competent.
Atunci cnd tematica interviului este circumscris
domeniului de activitate, n care avem competena legal,
urmeaz o nou etap pregtirea interviului.
Pregtirea interviului este o etap foarte important, de
respectarea creia depinde rezultatul interviului. Se vor
avea n vedere urmtoarele:
acordul efului (comandantului) pentru
realizarea interviului;
desemnarea persoanei care va acorda interviul
se va face n funcie de:
cunoaterea domeniului;
disponibilitatea acesteia;
experiena n relaiile cu jurnalitii
(de exemplu, dac interviul se realizeaz
pentru radio sau televiziune se vor evita
persoanele care au dificulti n exprimare);
cunoaterea publicului-int al canalului
media, a politicii editoriale, precum i a
reporterului:
care a fost impulsul/motivaia pentru
acest subiect?
a mai realizat n trecut vreun material de
pres pe aceast tem?
cunoate bine problematica?
este prietenos sau ostil?
16

care este, eventual, opinia altor persoane


intervievate n legtur cu aceeai
problematic?
stabilirea, mpreun cu reporterul, a datei i orei
interviului, precizndu-se: locul, durata (nu se
acord mai mult de 30 de minute, dect n cazuri
speciale), tematica abordat, condiiile n care se va
desfura interviul (n cazul unor talk-show-uri,
dac mai vin i alte persoane i care sunt
acestea?), atenionarea reporterului c dorii s
nregistrai i dumneavoastr interviul;
elaborarea unei liste cu ntrebrile posibile, n
cazul n care reporterul nu dorete s nainteze o
astfel de list. De asemenea, se pregtesc i
rspunsurile pentru ntrebri. ntrebrile i
posibilele rspunsuri, mpreun cu alte informaii
circumscrise temei, se reunesc ntr-un dosar, care i
este oferit persoanei ce urmeaz s acorde interviul.
Atunci cnd situaia o cere, se pot organiza repetiii/simulri
cu cel care va fi intervievat, n condiii ct mai apropiate de
cele reale.
De pregtirea interviului trebuie s se ocupe, n general,
structura de pres. n prima faz a negocierii de acordare a
interviului, comunicatorul M.A.I. va mai ine seama, dincolo
de manifestarea protocolar, de obinerea primelor
17

informaii despre tematica interviului. Pot fi utilizate


formule de genul:
La ce ziar (post de radio etc.) lucrai?
Nu am reinut foarte exact numele
dumneavoastr. V rog s-l repetai!
Ce subiect v intereseaz?
Care ar putea fi ntrebrile pe care dorii s le
adresai?
Suntei de acord s avem o discuie preliminar
asupra problemelor de abordat n interviu?
Aceasta i pentru a v familiariza mai mult cu
instituia noastr.
Care este termenul de apariie a interviului?
Pot s v sun n zece minute? Care este
numrul dumneavoastr de telefon?
Cunoscnd aceste informaii, comunicatorul M.A.I.
propune managerului acordarea/neacordarea interviului.
Din cele dou variante, propunerea de a nu acorda interviul
trebuie s fie foarte bine argumentat, astfel nct s fie
eliminat posibilitatea apariiei n pres a unui material de
genul: Am adresat domnului X urmtoarele ntrebri... A
refuzat s ne acorde interviul solicitat. De ce?!
n discuia preliminar pe care o are cu jurnalistul naintea
acordrii interviului, comunicatorul nu va face afirmaii i
nu va emite judeci de valoare care s intre n contradicie
cu ceea ce afirm mediatic instituia sau cu ceea ce se va
spune n interviul propriu-zis. Pentru a evita contradiciile
18

este necesar ca purttorul de cuvnt/comunicatorul s fie


permanent la curent cu noutile privitoare la activitatea
instituiei i s cunoasc acele informaii care s-i permit s
promoveze interesele acesteia. Comunicatorul i poate
furniza reporterului, nainte de interviu, informaii care ar
putea fi folosite n timpul interviului, susinnd, bineneles
interesele instituiei.

ZECE PAI N PREGTIREA INTERVIULUI:


stabilii locul de desfurare;
verificai faptele/dosarele;
gsii fapte/statistici;
consultai-v cu alii cu privire la subiectul
abordat;
stabilii audiena-int;
pregtii mesajele i nu folosii un limbaj
specializat;
pregtii eventuale formule de a v rentoarce
la subiect i a v transmite mesajele dorite;
pregtii un exemplu relativ la tema interviului;
gndii-v la citate sau chiar anecdote legate de
subiect, atunci cnd tematica permite un stil mai
relaxat;
stabilii rspunsurile pentru ntrebrile
sensibile;
stabilii dac reporterul va fi nsoit de un
fotograf.
19

Persoana care acord interviul nu trebuie s se considere


infailibil, pentru simplul fapt c ntrebrile sunt adresate
de un neiniiat n domeniul su de activitate, ci trebuie s se
pregteasc temeinic.
Comunicatorul M.A.I. va avea grij s recomande persoanei
care acord interviul ca nainte s aib o discuie cu
jurnalistul n care s se cunoasc i s creeze o atmosfer
relaxat, dar i pentru a stabili regulile jocului. n cadrul
acestei discuii pregtitoare se vor evita subiecte care s dea
interviului o turnur neateptat sau n dezavantajul
instituiei, rsturnnd ordinea ntrebrilor i logica planului
prestabilit.
n timpul interviului, reprezentantul instituiei trebuie s
vorbeasc concis, n propoziii limpezi, declarative. Se pot
folosi imagini verbale, descriptive, pozitive pe care oamenii
le pot nelege. Se pot folosi, de asemenea, fapte, statistici,
anecdote i chiar povestiri scurte (oamenii in minte fapte
cu care empatizeaz sau ceva care-i motiveaz). Informaiile
eronate trebuie corectate. Persoana care acord interviul va
avea grij s nu spun niciodat ceva ce nu ar dori s apar
n pres.
Interviul trebuie s se concentreze pe cel mult trei idei
principale pentru a putea fi asimilate de auditoriu.
20

Pentru a sublinia/reveni la mesajele-cheie, se pot folosi


expresii de genul:
Adevrata problem este.../ A vrea s
adaug.../ E important s subliniem.../ Cel mai
important punct este...
n acest sens, o alt ntrebare care mi-a fost
adresat de multe ori.../ Asta are legtur cu o
problematic mai larg...
E puin prea devreme s discutm despre asta,
pn nu cunoatem toate datele, dar v pot
spune...
Nu sunt sigur de asta, dar ce tiu este c...
A vrea s privim lucrurile din perspectiva...
M bucur c mi-ai pus aceast ntrebare.
Oamenii cred c aa stau lucrurile, dar adevrul
este c...

INTERVIUL ACORDAT PRESEI SCRISE


Tinde s devin un stil jurnalistic mai rar, din
cauza spaiului din ce n ce mai limitat al presei
tiprite.
Va ine cont de publicul-int al
cotidianului/revistei.
Dat fiind faptul c se nregistreaz pe
reportofon, declaraiile se vor face cu mare atenie.
Se recomand nregistrarea interviului i de
ctre intervievat/reprezentantul structurii de
relaii publice, pentru a avea o prob-martor a
declaraiilor.
21

Se recomand ca ofierul de pres s fie prezent


la realizarea interviului.
Dac ntrebrile adresate depesc nivelul de
informaii, se solicit reporterului posibilitatea
acordrii unui rspuns ulterior.

INTERVIUL PENTRU TELEVIZIUNE


Ce trebuie s cunoatem:
1. Va fi transmisie n direct?
2. Va avea loc prin telefon, ntr-un studio, n
biroul oficialului sau n alt loc?
3. Va fi de la distan (reporterul i persoana se
afl n locaii diferite, legtura stabilindu-se cu
ajutorul tehnologiei)?
4. Interviul este nregistrat pentru transmitere
integral sau se vor folosi doar fragmente?
5. Emisiunea va include i ntrebri de la
telespectatori?
6. Vor mai fi i ali invitai i, dac da, n ce
ordine vor vorbi?
7. Va exista public n studio?
8. Se pot folosi imagini filmate, ca inserie? Dac
da, ofierul de pres trebuie s le cunoasc
nainte pentru a pregti comentarii sau
rspunsuri.
Pentru acordarea interviului, se va desemna o persoan care
nu are trac n faa camerelor de luat vederi.
22

Se va ine cont de faptul c cercetrile au stabilit


urmtoarele:
telespectatorii rein circa 7% din coninutul
discursului;
55% din mesajele receptate sunt legate de
gestic, de expresia feei, de postur i, nu n
ultimul rnd, de mbrcminte;
38% din mesajele recepionate sunt legate de
ton, atitudine i limbajul non-verbal (din acest
punct de vedere fiind apreciate sigurana n
susinerea punctelor de vedere, modestia i
relaxarea).
n realizarea interviurilor de televiziune se vor evita:
agresivitatea n susinerea punctelor de vedere;
exprimarea tehnic, greu de neles;
pauzele prea lungi, care dau impresia
nesiguranei;
afiarea unor piese de vestimentaie nepotrivite
prin croial sau culoare;
rspunsurile monosilabice;
abundena de cifre (n caz de nevoie, sumele se
pot rotunji);
poziia este foarte important: nu se va sta
aplecat n fa spre camer (atenie la poziia
picioarelor).
Pentru clarificarea anumitor puncte de vedere, se va
interveni politicos, dovedind stpnire de sine.
23

Dac persoana intervievat este o femeie, aceasta va evita:


inuta provocatoare sau indecent;
excesul de bijuterii;
coafurile extravagante.
n cazul n care interviul se realizeaz n studioul de
televiziune:
se va acorda un timp de familiarizare cu
mediul;
va fi ntrebat regizorul de platou care este
camera pentru planul apropiat. Intervievatul se
va uita spre aceasta numai n momentele n care
dorete s se adreseze direct telespectatorilor; n
rest, el se va uita ctre moderator.
Cteva reguli de respectat:
controlai-v ticurile;
nu v frecai palmele;
nu v rotii verigheta;
nu v legnai;
nu batei cu degetele n mas;
nu inei gura deschis;
nu v rotii;
nu v uitai n tavan pentru gsirea
rspunsurilor;
artai-v interesat de ntrebrile redactorului;
mina feei s fie adecvat seriozitii
problemelor puse n discuie;
nu uitai nicio clip c putei plictisi
telespectatorii;
fii concii i spunei ct mai multe lucruri
ntr-un timp scurt;
24

nu adoptai atitudinea marial sau pe cea


napoleonian (cu degetele ntre nasturii
vestonului).
Impresia final este dat de voce, expresia feei, armul
personal, de credibilitatea pe care o inspir intervievatul.

INTERVIUL RADIOFONIC
Este foarte important maniera de adresare, de
aceea conteaz foarte mult tonul vocii.
Pe ct posibil, se formuleaz rspunsuri care
nu depesc 30 de secunde, n caz contrar,
reporterul va fi obligat s fonotecheze
materialul, pierzndu-se din informaie.
Este important folosirea inflexiunilor pentru a
se sublinia anumite cuvinte-cheie.
Cuvintele se pronun clar i suficient de rar.

INTERVIUL TELEFONIC
Poate fi acordat pentru radio, dar i pentru
presa scris sau chiar pentru televiziune. Exist
dezavantajul de a nu putea sta fa n fa cu
reporterul pentru a-i studia reaciile.
n situaia interveniilor prin telefon n emisiuni TV, este
recomandat ca punctul de vedere s fie prezentat pe scurt,
concis i clar, evitndu-se intrarea n dispute cu cei prezeni
n studio; acetia sunt privilegiai, avnd posibilitatea de a
se exprima i dup ncheierea interveniei telefonice.
25

Dup interviu, dac ai promis reporterului informaii


suplimentare, inei-v promisiunea. Evaluai interviul i
pstrai datele pentru urmtorul interviu sau conferin de
pres. Pstrai interviul ntr-o arhiv permanent.
Cum procedm n situaia interviurilor tip stand-up cu unul
sau mai muli reporteri?
Acest gen de interviu este neateptat i, de cele mai multe
ori, nepregtit. Reporterii ateapt persoana la ieirea
dintr-o sal de edine, ntr-un hol punct obligatoriu de
trecere, la singura ieire din cldire etc. i se npustesc,
literalmente, asupra sa. Se recomand s se aib n atenie,
n cazul acordrii unui interviu de acest gen, urmtoarele:
aceste interviuri pot fi de tip ambuscad
(multe ntrebri adresate concomitent) sau de
tip lejer, cu unul sau mai muli reporteri, dar cu
ntrebri consecutive. Pentru prima situaie,
alegei-v ntrebarea la care vrei s dai rspuns
i ncepei cu aceasta;
fii scurt n rspuns (max. 20 de secunde);
repetai mesajele astfel nct acestea s rmn
n reportajul ce va fi transmis pe post;
nu facei referiri la rspunsurile anterioare, de
genul dup cum am mai spus...; acestea stric,
de regul, interviul;
dac avei n fa un grup de reporteri, nu
utilizai numele unuia dintre ei sau al canalului
de informare n mas la care lucreaz atunci
26

cnd rspundei; aceasta face ca niciun alt post


de radio sau televiziune s nu mai poat utiliza
materialul;
nu numerotai rspunsurile n genul a dori s
adaug, de asemenea, c: 1... (sau a);
nu este nevoie s rspundei la toate nuanele
cuprinse ntr-o ntrebare; rspundei la ceea ce
este mai important sau la un singur aspect i apoi
comunicai mesajul;
cutai s controlai ritmul ntrebrilor; inei
capul n jos, ca i cum ai asculta ntrebarea i v
concentrai asupra rspunsului; rmnei n
aceast poziie pn cnd se termin ntrebarea;
facei o pauz, apoi ridicai capul i lansai un
scurt mesaj adecvat, privind direct la reporterul
care a pus ntrebarea; v acordai, astfel, timp de
gndire nainte de a rspunde;
n general, dac v uitai direct la reporter,
atunci cnd acesta pune ntrebarea, suntei
tentat s v repezii s rspundei nainte de a
avea suficient timp s v gndii i s v
formulai rspunsul;
nu v grbii; riscai s spunei ceva ce vei
regreta; vorba odat rostit, nu mai poate fi
ntoars de nimeni;
rmnei calm att n comportament, ct i n
tonul vocii, indiferent ct de agresiv este
ntrebarea ziaristului/ziaritilor.
27

De asemenea, este bine s prevenim transformarea


interviului de tip stand-up n conferin de pres. Aceasta
are cu totul alte reguli. De aceea, este bine de tiut c ieirea
dintr-o asemenea situaie, care nu va dura mai mult de
5 minute, trebuie realizat ntr-o manier elegant:
de ndat ce ai comunicat mesajul de transmis,
scuzai-v politicos, dar hotrt, i plecai;
plecarea se face cu calm, nu o luai la fug
pentru c o astfel de imagine este dezastruoas;
n sfrit, dac reporterii continu s v pun
ntrebri, repetai scurt i clar principalele
dumneavoastr mesaje (scopul nostru este s
clarificm...) sau asigurai reporterul c i vei
rspunde cnd voi avea mai multe detalii.
Nu uitai c nu orice ntrebare merit un rspuns i doar
pentru c jurnalitii ncearc s v foreze mna nu
nseamn c suntei obligat s rspundei. Rspunsul
trebuie s fie unul politicos de genul Bun ziua, mulumesc
pentru interes, dar n acest moment a prefera s nu rspund.
Mulumesc pentru nelegere! sau Nu facem declaraii n
acest moment al cercetrilor. Vom reveni!
CONFERINA DE PRES
Conferina de pres este unul dintre cele mai
bune mijloace pentru a se crea transparen
instituional. Este un bun prilej de a se
comunica informaii importante, oferindu-se
posibilitatea ca ziaritii s adreseze ntrebri i
s li se rspund n acelai cadru.
28

Conferina de pres nu trebuie confundat cu briefingul,


care este o ntlnire scurt cu presa, dedicat abordrii unei
singure probleme.
Se ntmpl, ns, ca ziaritii s fie chemai pentru un
briefing, iar pe parcurs acetia s observe c este vorba de o
conferin de pres cu cte trei, patru invitai, unde se
discut mai multe probleme, iar timpul alocat este mult
peste limita unei ore, ceea ce este cu totul contraindicat.
naintea organizrii unei conferine de pres, trebuie s
reflectm asupra urmtoarelor:
Care sunt mesajele de transmis?
Cnd vei deine toate informaiile necesare?
(rspunsul determin stabilirea evenimentului)
Ce grupe de public trebuie informate?
Subiectul intereseaz ndeajuns pentru
provocarea de ntrebri? Exist lucruri noi de
aflat? Putem trezi suficient interes pentru a
chema jurnalitii? Sau este suficient s
transmitem un comunicat de pres?
Cine conduce conferina de pres? De regul,
purttorul de cuvnt sau eful structurii de pres
care are rol de moderator.
n timp se poate acumula o tensiune agresiv n
mass-media cu privire la un subiect, iar o
conferin de pres poate detensiona situaia.
29

Momentul organizrii
Nu este indicat s-i chemm pe ziariti la primele ore ale
zilei, dar nici foarte trziu (de regul, cel mai potrivit
interval pentru organizarea unei conferine de pres este
cuprins ntre orele 11:00-13:00) pentru ca mesajul s poat
fi preluat de ctre mass-media, eventual de mai multe ori n
cursul zilei respective.
Trebuie analizate agenda media i agenda evenimentelor
zilei pentru a identifica dac alte aciuni publice sunt
programate n ziua cnd intenionai s organizai
conferina de pres.
Conferina de pres nu trebuie organizat n cazul n care
sunt ntrebri pe care le-ar putea pune ziaritii n legtur cu
problematica abordat i la care nu dorii s rspundei.
Invitarea jurnalitilor
Pentru a ne asigura de prezena ziaritilor, invitaiile se vor
trimite cu cel puin o zi nainte. Invitaia trebuie s cuprind
urmtoarele date:
ziua i ora desfurrii conferinei;
subiectul;
locul unde va avea loc evenimentul;
cerinele de legitimare, atunci cnd se solicit
altceva dect legitimaia de ziarist.
n cazul n care conferina de pres este de o importan cu
totul aparte, se impun msuri suplimentare de siguran,
verificndu-se telefonic dac ziaritii au aflat de conferin.
30

Locul unde se desfoar conferina


Trebuie s existe spaiu suficient pentru instalarea camerelor
de filmat, a microfoanelor sau a reportofoanelor. De
asemenea, este necesar s existe posibilitatea ca
fotoreporterii s-i desfoare activitatea nestingherii. Locul
unde se instaleaz camerele trebuie ales cu atenie, astfel
nct s fie asigurat vizibilitatea, iar microfoanele s poat fi
instalate ct mai aproape de vorbitori. De asemenea, trebuie
avut n vedere c anumite televiziuni vor dori s transmit n
direct evenimentul, motiv pentru care trebuie asigurate
condiiile tehnice necesare. n cazul n care conferina de
pres se desfoar n alt parte dect locul obinuit,
comunicatorul/purttorul de cuvnt trebuie s viziteze
sediul respectiv pentru a pune la punct toate detaliile.
Cine conduce conferina de pres?
De regul, acest rol revine purttorului de cuvnt, cel care
are (sau ar trebui s aib) calitile unui bun moderator, i
cunoate foarte bine pe ziariti, stpnete regulile
desfurrii unei asemenea ntlniri cu presa. Sunt, ns, i
situaii n care sarcina i revine efului instituiei, cel care
cunoate cel mai bine problematica ce va fi discutat. De
asemenea, prin participarea efului, se las impresia c are
loc o ntlnire mai important dect de obicei. n astfel de
situaii, ateptrile jurnalitilor sunt mai mari, iar valoarea
informaiei transmise trebuie s fie pe msur. Atunci cnd
acest orizont de ateptare nu este atins, imaginea efului
respectivei instituii are de suferit. Din acest motiv, este
indicat ca ofierul de pres (purttorul de cuvnt) s-i
determine eful s nu exagereze cu apariiile publice, fiind
nevoie ca acestea s fie justificate de motive ntemeiate.
31

Pregtirea invitailor
Este sarcina celui care conduce conferina de pres
(a purttorului de cuvnt) s-i pregteasc invitaii din
vreme. El este cel care i pune n tem cu specificul unei
asemenea activiti, cu ntrebrile ce li se pot adresa, cu
comportamentul pe care trebuie s-l adopte n relaiile cu
ziaritii prezeni i, nu n ultimul rnd, cu timpul pe care l
au la dispoziie.
Se va aloca un timp mai mare invitailor care nu au mai
participat niciodat la o conferin de pres, precum i celor
care au de comunicat probleme mai importante. Pe
parcursul desfurrii acesteia, dac invitaii au trac sau
sunt pui ntr-o situaie delicat de unii ziariti,
moderatorul este cel care le ofer, din proprie iniiativ, o
mn de ajutor pentru a se depi momentul delicat.
Durata
Conferinele-maraton nu servesc interesului unei
instituii. Prezentarea unor evaluri lungi, nestructurate, cu
date nerelevante sau cantonarea n rspunsuri generale, ce
ocolesc cu foarte mult abilitate problema vizat, sunt
practici contraproductive i nu aduc niciun beneficiu n
plan mediatic.
Comunicatorul M.A.I. trebuie s aib abilitatea de a-l
informa pe eful instituiei (sau alte persoane care sunt
invitate la conferina de pres) c timpul n care poate expune
o problem este limitat i c orice exagerare poate fi amendat de
jurnaliti. Dac ziaritii consider expunerea/prezentarea
plictisitoare, pot prsi sala, crend o situaie jenant.
32

Durata unei conferine de pres poate varia de la 35-40 de


minute, pn la maxim o or.
ntmpinarea ziaritilor
Dei ar putea fi considerat o problem minor, practica ne
demonstreaz c nu este chiar aa.
Mergnd la diferite conferine de pres, organizate de alte
instituii/organizaii, ziaritii au posibilitatea s compare
gradul de ospitalitate i, pentru c subiectivitatea este
nscris n legile omeneti, s se lase influenai de modul
n care sunt tratai.
Este foarte important s avem persoane care s se ocupe de
primirea ziaritilor, ndrumndu-i politicos i oferindu-le
toate informaiile de care au nevoie, inclusiv materialele
documentare (mapele de pres). Ziaritii care particip
la conferin trebuie nscrii ntr-un tabel, care va
cuprinde: numele jurnalistului, canalul media, datele de contact.
Sunt situaii cnd, din diferite motive, se schimb locul n
care, n mod normal, avea loc ntlnirea cu presa. ntr-o
asemenea situaie trebuie s avem suficieni oameni pentru
a-i conduce pe ziariti acolo unde se va desfura
evenimentul mediatic.
Organizatorii trebuie s in seama de faptul c ziaritii au
nevoie de un anumit timp pentru a-i pregti tehnica (mai
ales televiziunile). De aceea, trebuie s le permitem
jurnalitilor s intre n sal din timp. Altfel, se va crea o stare
de nemulumire general (att a vorbitorului, ct i a
ziaritilor), care nu va conveni nimnui.
33

Desfurarea unei conferine de pres


Indiferent de instituia care organizeaz conferina, aceasta
trebuie s in seama de un anumit sinopsis. Etapele care
vor fi prezentate mai jos se parcurg exact n ordinea n care
sunt redate.
Salutarea ziaritilor
Purttorul de cuvnt/persoana desemnat s modereze
conferina de pres este cel/cea care adreseaz formula de
salut. Aceasta poate fi: Doamnelor i domnilor ziariti,
bun dimineaa/ziua i bine ai venit la conferina de pres
a...!. Formula de ntmpinare trebuie rostit pe un ton
agreabil, care s arate plcerea unei rentlniri i nu
corvoada unei noi sarcini pe care eful a ncredinat-o
purttorului de cuvnt.
Anunarea temei i a duratei
Cu toate c a fost precizat i n invitaia scris, tema
ntlnirii se anun imediat dup cuvintele de salut.
Prezentarea invitailor
Se face printr-o formul de genul: V rog s-mi permitei
s-i prezint pe invitaii notri de astzi.... Dac sunt mai
muli, invitaii se prezint n ordinea importanei lor, dac
aceasta este i cea a lurilor de cuvnt.
Invitaii sunt prezentai n mod politicos, fr familiarisme
care ar putea exista ntre acetia i comunicatorul M.A.I. sau
ntre ei i pres. De asemenea, se citete nainte numele,
apoi funcia. Dac cel invitat este un militar, se folosete
formula: grad, nume, funcie.
34

Pentru economie de timp, nu se lungete prea mult acest


moment de introducere. Dac au nelmuriri asupra
identitii celor prezeni, ziaritii vor ntreba ulterior, n
cazul n care numele nu sunt prezentate n mapa de pres.
De asemenea, fiecare invitat poate avea numele i funcia
afiate la prezidiu.
nceperea conferinei
Purttorul de cuvnt anun nceperea propriu-zis a
conferinei cu o fraz de genul: Pentru a prezenta
subiectul..., dau cuvntul domnului.... Pe parcursul
desfurrii conferinei, purttorul de cuvnt controleaz
ndeaproape ostilitile, intervenind acolo unde este
cazul i avnd grij ca timpul final s nu fie (mult) mai mare
dect cel anunat iniial. De asemenea, cel care conduce
conferina este responsabil de modul n care se mparte
timpul ntre invitai (n cazul n care sunt mai muli).
NTREBRI I RSPUNSURI REGULI DE BAZ
Dup ce invitatul/invitaii i-au ncheiat prezentrile,
moderatorul invit ziaritii s adreseze ntrebri,
printr-o formul de genul: Doamnelor i domnilor,
ateptm ntrebrile dumneavoastr. n acest sens, v
rog s folosii microfoanele, s v prezentai i s v
limitai la cel mult dou ntrebri consecutive.
V mulumesc pentru nelegere.
Ziaritii sunt tentai s monopolizeze dialogul, iar unii
dintre ei au mai mult putere de penetrare. Este
sarcina moderatorului s ofere i altora posibilitatea de
a formula ntrebri.
35

Totodat, cu prilejul pregtirii invitailor, li se va


recomanda acestora s rspund ct mai direct la
ntrebri, s nu dea rspunsuri pripite i neconforme cu
realitatea i, indiferent de ct de tendenioase li se par
ntrebrile, s nu intre n conflict cu ziaritii.
Nimic nu este mai neplcut dect un oficial care nu i
poate controla nervii, npustindu-se asupra presei.
Anunarea apropierii de final
Pentru a-i avertiza pe jurnaliti c timpul se apropie de final,
persoana care conduce conferina de pres va folosi o
formul, cum ar fi: V rog s adresai ultimele dou (trei)
ntrebri.
Anunarea ultimei ntrebri
Deoarece exist anse ca avertizarea fcut anterior s nu fie
luat n seam, ndeosebi atunci cnd spiritele s-au ncins,
este indicat un anun suplimentar: Ultima ntrebare, v rog!
Mulumiri pentru ziariti
Se utilizeaz formula: Doamnelor i domnilor, din pcate
timpul destinat conferinei noastre de pres a expirat. V
mulumesc pentru amabilitatea de a fi dat curs invitaiei
noastre i v ateptm i cu alte ocazii.
La finalul conferinei de pres trebuie urmate aceleai reguli
de ospitalitate ca i la nceput. Abandonarea ziaritilor pe
culoarele instituiei poate lsa impresia c, odat ce au
consemnat evenimentul, soarta lor nu mai intereseaz pe
nimeni. Este o situaie care poate influena negativ relaiile
viitoare cu presa.
36

Totodat, trebuie acordat atenie jurnalitilor care au


anumite doleane. Unii, cei care au ntrziat, nu au primit
mapa de pres. Alii nu au neles exact cum se numesc
invitaii sau doresc informaii care nu au fost oferite n
cadrul conferinei. n fine, sunt cazuri cnd unii dintre
ziariti i manifest dorina de a realiza interviuri cu
persoane care nu au fost prezente la ntlnirea cu presa.
Dosarele de pres
Fiind limitat n timp, conferina de pres nu permite s fie
transmise toate informaiile pe care instituia dorete s le
comunice mass-mediei. Acesta este motivul pentru care
ziaritilor li se pregtesc dosare sau mape de pres.
Un asemenea dosar este compus din:
buletinul informativ/comunicatul de pres;
fotografii care ilustreaz situaiile prezentate;
copii ale discursurilor;
statistici;
numele i funciile exacte ale invitailor.
Un dosar de pres nu trebuie s impresioneze prin grosime.
El nu va conine materiale care nu intereseaz presa. De
asemenea, se recomand ca dosarele/materialele incluse s
fie personalizate pentru fiecare conferin de pres,
evitndu-se includerea repetat a acelorai informaii.
Mapa de pres poate fi dat la nceputul conferinei sau la
final. Atunci cnd unul dintre ziariti nu poate participa la
conferina de pres, vom avea grij s primeasc la redacie
toate materialele prin pota electronic.
37

Dup conferina de pres, nregistrarea acesteia trebuie


pus pe pagina de internet a instituiei n cel mai scurt timp
pentru a fi disponibil unui auditoriu ct mai larg.
Totodat, materialele din mapa de pres trebuie trimise pe
e-mail tuturor jurnalitilor.
Rezolvarea unor situaii neprevzute
Cu toate msurile luate, pot interveni i situaii neprevzute
care impun prezen de spirit pentru a putea fi depite cu
bine. Una dintre cele mai neplcute situaii este absena
unuia sau, dup caz, a singurului invitat. Pentru a se evita
situaiile neplcute, purttorul de cuvnt trebuie s se
asigure, din timp, de participarea persoanei ateptate de
pres. Dac apare o situaie cu totul neprevzut (de ultim
or) este de preferat s se gseasc un nlocuitor.
O alt situaie cu care se pot confrunta organizatorii unei
conferine de pres este prezena puin numeroas a
jurnalitilor. Explicaiile pot fi multiple: la aceeai or, se
organizeaz un alt eveniment public (de care propria
structur de pres nu a tiut); a fost aleas o zi sau o or
nepotrivit; tema conferinei de pres nu intereseaz massmedia (situaia cea mai grav). Indiferent de motiv, cel care
conduce conferina trebuie s se poarte detaat, fr a arta
c este afectat de absena ziaritilor. Acelai spirit trebuie
insuflat i invitailor.
DECLARAIA DE PRES
Declaraia de pres este fcut de conductorul
instituiei, alt persoan desemnat, purttorul
de cuvnt sau ofierul de relaii cu presa. Se
refer, de regul, la un anumit subiect sau la un
numr redus de probleme.
38

Declaraia de pres este determinat de necesitatea de a


prezenta punctul de vedere oficial al instituiei ntr-o
situaie n care se impune ieirea la ramp sau este
urmarea unor vizite, contacte, negocieri ori ntlniri la nivel
de delegaii. n aceast ultim situaie, declaraiile sunt
fcute de efii celor dou delegaii.
Ofierul de pres execut aceleai operaii ca n cazul
conferinei de pres (invitarea reprezentanilor mass-media,
ntmpinarea lor, anunarea nceperii declaraiilor i
prezentarea personalitilor care fac acest lucru, adresarea
de mulumiri invitailor pentru declaraiile fcute, iar presei
pentru participare). Dac se accept ntrebri, declaraiile
de pres se transform uor n conferine de pres.
Declaraiile de pres se fac, de regul, cnd poziia oficial
ce se dorete a fi cunoscut este una punctual sau
programul vizitei ori al negocierilor este foarte ncrcat i
totul se desfoar sub presiunea timpului.
Sunt situaii n care hotrrea de a acorda declaraii de pres
se ia n ultimul moment i atunci trebuie realizat mobilizarea
n timp record a ziaritilor. Singura soluie este s se solicite i
sprijinul altor colegi, mprirea pe oameni a redaciilor i a
telefoanelor. Este bine de obinut confirmarea de participare
a jurnalitilor pentru evitarea unor situaii cnd la declaraia
de pres vin doar doi-trei ziariti.
Ca variant de rezerv, atunci cnd timpul este foarte scurt,
se poate realiza o declaraie nregistrat care s fie transmis
39

mult mai repede ctre mass-media. Varianta declaraiei


nregistrate poate fi folosit i atunci cnd se dorete
transmiterea unor mesaje cu ocazii speciale (de exemplu, la
srbtori, ziua instituiei .a.).
REPLICA
Replica este un rspuns dat unui ziar, post de
radio sau televiziune, n urma unui material care
conine aspecte defavorabile instituiei sau
neconforme cu realitatea. Replica trebuie s
respecte adevrul i s se bazeze pe o verificare
temeinic a situaiei respective. Totodat,
trebuie transmis la momentul oportun, fr
mari ntrzieri.
Nu trebuie s abuzm de dreptul la replic, dar nici s
lsm acuzaii grave, nefondate, fr rspuns. Dac nu
reacionm, vom lsa impresia c lucrurile stau ntr-adevr
aa cum au fost prezentate de pres sau c ne este team,
situaie n care atacurile pot continua. Un drept la replic
argumentat i obiectiv, o precizare fr exagerri inutile,
chiar dac nu va fi publicat, va determina discuii n
redacie, dac argumentele sunt solide i, pe viitor, vor
exista reineri n a se introduce aspecte nereale cnd se vor
realiza materiale de pres despre instituie.
Atunci cnd acuzaiile aduse sunt justificate, trebuie s
recunoatem deschis acest lucru i s comunicm msurile
luate mulumind pentru sprijin.
40

Nu trebuie uitat c o replic neconvingtoare la o situaie


confuz, nelmurit pn la capt, unde exist dubii asupra
adevrului, va determina alte articole critice la adresa
noastr. Este preferabil ca, n astfel de cazuri, s nu
rspundem pn la clarificarea deplin a lucrurilor.
BAZELE DE DATE MINIME
Bazele de date pe care structura de relaii cu presa le
gestioneaz sunt:
baza de date privind publicaiile, posturile TV
i radio centrale/locale;
datele de contact ale jurnalitilor acreditai la
instituie;
programul principalelor emisiuni de tiri sau
ale celor care abordeaz frecvent problematica
instituiei;
datele de contact ale realizatorilor/
productorilor emisiunilor radio i TV care
acord interes activitii instituiei.
Structura de relaii cu presa trebuie s actualizeze
permanent aceste baze de date.
VIZITA DE DOCUMENTARE I INFORMARE
Numit i cltorie de pres, vizita de
documentare i informare este o aciune
realizat special pentru jurnaliti, care const n
organizarea unei deplasri pentru cunoaterea
41

realitii de la faa locului sau pentru a face un


exerciiu demonstrativ, specific activitii
instituiei. Pregtit cu mare atenie, vizita de
informare i documentare, desfurat n
condiii de transparen i deschidere, se bucur
de atenia jurnalitilor i conduce la rezultate
mediatice remarcabile.
Pregtirea vizitei de documentare i informare presupune
urmtoarele etape de parcurs:
ntocmirea programului vizitei i obinerea
acordului conductorului instituiei;
invitarea din timp a ziaritilor acreditai;
obinerea confirmrilor din partea jurnalitilor
(acordul de participare);
realizarea unei vizite prealabile a organizatorului n locurile n care se va desfura
aciunea;
ntocmirea unui dosar de pres, care va fi
distribuit jurnalitilor la nceputul vizitei;
pregtirea momentelor mediatice (conferine
de pres, exerciii demonstrative, anticiparea
eventualelor interviuri etc.);
rezolvarea problemelor logistice ale vizitei
(locurile de vizitat, transportul, itinerarul,
cazarea i masa etc.).
42

CTEVA REGULI DE RESPECTAT:


considerai c toi jurnalitii v sunt oaspei de marc;
nu facei diferene ntre jurnaliti;
stabilii i anunai programul detaliat cu cteva zile
nainte;
nu invitai un numr prea mare de participani;
reducei la minim numrul orelor sau zilelor de drum i
asigurai jurnalitilor un confort necesar, condiii bune
de cltorie;
stabilii un program echilibrat, cu momente de timp liber;
respectai programul;
informai autoritile locale (prefectura, eventualii
parteneri, presa local/zonal);
pregtii mijloacele tehnice necesare pentru
transmiterea informaiei n timp real;
la finalul cltoriei, realizai un bilan succint i
oferii-l participanilor.
Dosarul de pres cuprinde date generale despre instituie i
structurile vizitate, statistici despre rezultatele obinute n
ndeplinirea misiunilor pe o anumit perioad de timp,
extrase din legislaia n domeniu, programul vizitei de
documentare i informare, precum i alte materiale care pot
asigura o informare ct mai complet a jurnalitilor.
Programul vizitei de informare i documentare poate
cuprinde: conferine de pres sau briefinguri, vizitarea
unitilor (aciuni de tip Ziua Porilor Deschise),
43

prezentarea condiiilor de munc, exerciii demonstrative,


ntlniri cu reprezentani ai administraiei locale etc.,
depuneri de jerbe de flori la monumentele eroilor,
prezentarea tehnicii din dotare, discuii cu lucrtorii aflai
n misiune, competiii pentru jurnaliti, care s le ofere
ocazia s intre n rolul lucrtorului M.A.I., activiti care s
fac vizita ct mai agreabil.

44

2.

PURTTORUL
DE CUVNT

46

PURTTORUL DE CUVNT
Dincolo de opiunea personal a fiecrui ef de
instituie public, Legea nr. 544/2001 privind
liberul acces la informaiile de interes public
stipuleaz foarte clar n articolul 16: Pentru
asigurarea accesului mijloacelor de informare n
mas la informaiile de interes public,
autoritile i instituiile publice au obligaia s
desemneze un purttor de cuvnt, de regul, din
cadrul compartimentelor de informare i relaii
publice.
Reprezentnd instituia n relaia cu massmedia, purttorul de cuvnt dobndete o
responsabilitate i o autonomie aparte, deoarece
exprim, prin interveniile sale, atitudinea
oficial a instituiei cu privire la problemele de
interes general sau specific. Totodat, purttorul
de cuvnt ndeplinete o funcie de reprezentare,
ceea ce impune o anumit conduit, att n
interiorul instituiei, ct i n viaa personal.
47

Din momentul numirii sale n funcie, purttorul


de cuvnt devine o persoan public ce va fi
urmrit, n tot ceea ce spune i face, cu interes
sporit de auditoriu. El nu are ns statutul unei
vedete, ci reprezint, n orice moment, instituia,
fiind adeseori identificat cu aceasta.
Relaia purttorului de cuvnt cu jurnalitii este una de
colaborare i respect reciproc i nu una de amiciie i
confidenialitate. Purttorul de cuvnt reprezint, pentru
mass-media, sursa oficial de informare i niciodat o surs
confidenial.
Purttorul de cuvnt este principala surs de informare a
jurnalitilor i, totodat, imaginea accesibil i concret a
instituiei.
Cum politicile i strategiile instituionale sunt
implementate i coordonate de ctre manager, purttorul
de cuvnt exprim, ntotdeauna, poziia conductorului
instituiei i de aceea el trebuie s fie ntr-un contact
permanent i direct cu acesta. Funcia de purttor de cuvnt
impune o ncredere total i reciproc ntre acesta i
conductor.
Purttorul de cuvnt trebuie s posede toate calitile i
competenele cerute pentru oricare membru al structurii de
pres/comunicator M.A.I.
Unui bun purttor de cuvnt i se cer urmtoarele caliti:
s stpneasc toate aspectele legate de
activitatea instituiei pe care o reprezint;
48

s fie n msur a relaiona cu ntreg


managementul instituiei pentru a putea accesa
datele i informaiile necesare fundamentrii
punctului de vedere instituional;
s cunoasc obiectivele i strategiile instituiei,
astfel nct s poat formula rspunsuri la
situaii particulare, n consens cu politica
general a acesteia;
s aib abilitatea de a exprima clar i
convingtor mesajul dorit;
s se bucure de ncrederea conducerii instituiei,
pentru a putea fi la curent cu toate deciziile luate
i pentru a avea girul liderului instituiei n tot
ceea ce face;
s aib disponibilitate din punct de vedere al
programului personal pentru a gestiona
situaiile care pot aprea oriunde i oricnd;
s aib charism i s nu aib trac n faa
camerelor de filmat;
s aib o bun reputaie n mass-media.
SFATURI PRACTICE:
s anticipeze cu precizie ceea ce doresc
jurnalitii s afle, astfel nct s posede toate
informaiile i s nu fie prins n capcana unor
ntrebri ncruciate;
s cunoasc preocuprile anterioare ale
jurnalitilor, zona lor tematic, tipul de articole
pe care le realizeaz, tacticile lor, n general,
atitudinea acestora fa de organizaie;
49

s cunoasc specificul genurilor i formatelor


jurnalistice (ndeosebi ale diverselor tipuri de
interviu) pentru a putea face fa solicitrilor
ziaritilor;
s nu se cantoneze ntr-o atitudine de
pasivitate; purttorul de cuvnt rspunde
ntrebrilor presei, dar nu trebuie s atepte ca
aspectele pe care dorete s le sublinieze s fie
ridicate numai de jurnaliti; o ntrebare poate fi
provocat, o tem poate fi, discret, sugerat;
ntrebrile ce-i sunt adresate sunt ocazii de a
prezenta instituia, nu de a infirma sau confirma
o prere a jurnalistului;
s tie s treac uor de la aspectele negative la
cele pozitive, s releve contribuia sau eforturile
organizaiei n a ameliora o situaie, n a-i
schimba atitudinile sau comportamentele ce s-au
dovedit eronate;
s aib abilitatea de a plasa cele mai
importante informaii sau luri de poziie la
nceputul mesajului su i de a termina discuia
cu jurnalitii ntr-o not pozitiv;
s evite speculaiile despre subiectele pe care nu
le cunoate i s-i ia angajamentul c, n timpul
cel mai scurt, va obine datele necesare i le va
pune la dispoziia jurnalistului;
nu trebuie s uziteze niciodat formula no
comment, ci s explice onest de ce nu poate
rspunde la o anumit ntrebare; nu trebuie s
ocoleasc rspunsul la ntrebri, s se ncurce n
pretexte, divagaii i false rspunsuri;
50

s-i formuleze rspunsurile la diferite


problematici n concordan cu poziia conducerii
instituiei, fr a depi mandatul primit;
s nu se angajeze n polemici cu jurnalitii,
s-i pstreze calmul chiar i atunci cnd
ntrebrile acestora i se par agresive.
DEFICIENE

NTLNITE N ACTIVITATEA UNOR PURTTORI DE

CUVNT

calitatea i cantitatea foarte sczut a


informaiei;
folosirea unui limbaj excesiv de tehnicizat sau
tendina de a introduce ntr-o expunere public
un limbaj cu multe aspecte specifice jargonului
profesional;
datele furnizate sunt imprecise sau irelevante
pentru obiectivele sau ateptrile instituiei sau
neconcludente pentru anumite situaii;
lipsa de dinamism i reacie a purttorului de
cuvnt (breaking-news reprezint un concept
media ce nu suport ntrzieri sau tergiversri,
indiferent c este noapte sau weekend, iar
purttorii de cuvnt trebuie s fie permanent
pregtii s rspund solicitrilor jurnalitilor);
informaiile ajung prea trziu la mass-media,
ceea ce are un impact negativ asupra eficienei
instituiei publice;
atitudinea nepotrivit a unor purttori de
cuvnt, care consider c funcia lor este o
oportunitate de promovare personal;
51

furnizarea unor informaii exceptate de la


liberul acces, conform Legii nr. 544/2001, cu
modificrile i completrile ulterioare.
Toate aceste vicii comunicaionale afecteaz logica de
ansamblu a sistemului de comunicare instituional, iar
ideea de comunicare organizat presupune tocmai evitarea
unor astfel de situaii.
ETICA PURTTORULUI DE CUVNT
Ideea conform creia purttorul de cuvnt este un
funcionar specializat, care are rolul de a acoperi
adevrul n haine frumoase, de a prezenta o realitate
cosmetizat, este total anacronic ntr-o epoc n care
informaia este mai greu ca oricnd de ascuns.
Purttorul de cuvnt, care persist ntr-o astfel de
abordare a activitii sale, nu face dect s amne
(de cele mai multe ori, cu consecine foarte grave
asupra imaginii instituiei) momentul n care opinia
public va afla aspectele negative referitoare la
instituia pe care o reprezint.
Un minim COD ETIC al purttorilor de cuvnt din toate
instituiile publice stipuleaz c:
purttorul de cuvnt se comport profesionist,
cu cinste, corectitudine i responsabilitate fa de
public;
i dezvolt permanent cunotinele i
experiena profesional;
52

nu se va angaja n aciuni ce ar putea prejudicia


imaginea instituiei din care face parte;
nu va comunica intenionat informaii false
sau care pot induce n eroare i va aciona
prompt pentru a corecta informaiile sau
zvonurile false ori eronate;
nu va prejudicia reputaia profesional sau
activitatea unui coleg ori a unei instituii publice
sau private;
nu va folosi niciodat n interes personal
informaiile obinute n timpul exercitrii
atribuiilor de serviciu;
nu va accepta cadouri sau promisiuni de profituri
viitoare ori alte lucruri de valoare care sunt sau ar
putea fi considerate legate de funcia sa;
va respecta confidenialitatea informaiilor
interne;
nu va garanta sau promite obinerea unor
rezultate, care depesc sfera sa de control;
nu va reprezenta interese conflictuale sau
concurente i va respecta n totalitate cadrul
normativ care i reglementeaz activitatea.
COMUNICAREA NONVERBAL:
expresivitatea facial: expresia feei poate
trda anumite aspecte pe care purttorul de
cuvnt ncearc s le ascund, dar sunt
percepute dincolo de cuvinte: este plictisit, iritat,
jenat, distant, distrat etc.;
53

- micarea corpului: mascarea expresiilor faciale


se poate nva, dar rar se reuete disimularea
semnalelor incontiente, care in de anumite
micri ale corpului; un ochi format poate
distinge i diferenia foarte clar, de exemplu,
dac o persoan este ncordat, chiar dac
expresia facial este una aparent relaxat;
- limbajul gesturilor: gesturile n exces sunt un
barometru al strii emoionale, nsoirea unei
comunicri cu o multitudine de gesturi poate
trda o anume stare, n contradicie cu ceea ce
s-a spus;
- inflexiunea timbrului vocii (suspine, ton
interogativ sau reflexiv etc.): dincolo de aportul
cuvintelor n ceea ce dorim s spunem, tonul i
inflexiunea vocii contribuie substanial la reuita
unei bune comunicri;
- tcerea: dei, n general, tcerea semnific
aprobare, uneori poate semnifica dezaprobare,
indiferen, lipsa informaiilor sau lipsa
pregtirii.

54

3.

CRIZA
MEDIATIC

56

CRIZA MEDIATIC

Orice organizaie se poate confrunta la un


moment dat cu o situaie de criz, orice
rsturnare de imagine cu sens negativ fiind o
criz deja declanat.
Cheia pentru o comunicare eficient n situaii de
criz este s fii pregtit nainte de a aprea o
criz. Atunci cnd se ivete o stare de urgen, e
prea puin timp pentru a gndi i, chiar mai
puin, pentru a planifica. Fr un plan pentru
situaii de criz, riscai s fii copleit de
evenimente.
naintea unei crize:
meninei permanent relaii de ncredere cu
presa. Astfel, jurnalitii vor fi mai cooperani n
timpul unei crize;
inei o eviden a subiectelor/temelor care pot
degenera ntr-o criz i pregtii din timp
strategii de comunicare;
alctuii o list cu persoanele care s fac parte
din echipa ce va gestiona situaia de criz. Lista
57

trebuie s conin numele, funcia i datele de


contact;
stabilii mesajul, inta i organele de pres care
pot fi folosite pentru diferite planuri de criz;
stabilii un plan pentru a nfiina un centru
mediatic pentru situaii de criz.
N TIMPUL UNEI CRIZE:
n momentul declanrii crizei, comunicai
imediat i permanent cu presa; dac nu o facei,
jurnalitii vor obine informaiile prin alte
mijloace.
Creai un centru de criz i mediatic, care s
funcioneze zi i noapte, ntr-un loc central de
unde s fie comunicate tirile, s fie contracarate
zvonurile, unde s se adune informaiile i unde
s fie organizate briefingurile de pres.
Pentru comunicarea oficial alegei ntre
purttorul de cuvnt al instituiei sau o persoan
distinct specializat pe domeniul respectiv.
Spunei ce tii i numai ce tii! Nu speculai!
Nu v lsai atras n a spune ceva bazat pe
zvonuri. Dac nu tii ceva, recunoatei acest
lucru. A spune: Chestiunea este n curs de
investigaie poate fi cel mai bun rspuns.
Strngei informaii ct se poate de repede i
oferii-le presei.
Informai publicul larg, dar i personalul
intern despre evoluia crizei.
58

Pstrai o atitudine calm, amabil i


ndatoritoare. Evitai s prei agitat sau copleit.
Aranjai ca jurnalitii s aib acces la faa
locului/scena crizei, acolo unde este cazul
(de exemplu, locul unui accident grav).
Ocupai-v de nevoile tehnice ale presei.
inei evidena reporterilor care au sunat, ce
au ntrebat, ce termene de predare au, ce le-ai
promis i cui i-ai dat sarcina respectiv.
Sunai-i ntotdeauna pe cei care v-au cutat. n
caz contrar, reporterii vor cere informaii n alt
parte. Vor scrie un reportaj cu sau fr ajutorul
vostru. Dac nu dai rspunsuri la timp, pierdei
controlul asupra relatrii.
Gesturile simple de simpatie pot contribui la
redarea ncrederii. ncercai s linitii publicul.
Spunei ce aciuni se ntreprind pentru a rezolva
problema, pentru a-i ajuta pe cei afectai i a
readuce lucrurile la normal, dar nti asigurai-v
c facei ceea ce spunei.
Asigurai-v c purttorul de cuvnt este la
curent cu deciziile luate de conducere. Toate
deciziile au ramificaii publice, chiar dac cei din
conducere nu o recunosc.
Evitai s dai vina pe cineva. Acest lucru se
poate face dup o investigaie.
Apelai la sprijinul unor tere pri. Punei
oameni credibili, care au trecut prin experiene
similare sau care se bucur de atenia publicului,
s vorbeasc n numele vostru.
59

Revenii regulat cu informaii noi. Anunai


cnd vei face urmtoarele comunicri.
Monitorizai revista presei i corectai imediat
greelile/informaiile false.
Creai un grup de evaluare, care s studieze
problema i s evite ca ea s se repete.
Nu uitai! Deschiderea i spiritul de cooperare
n timpul unei crize v sporesc respectul i
credibilitatea n faa presei.
DUP O CRIZ:
Evaluai eficiena planului de criz i modul
cum au reacionat oamenii.
Corectai problemele, pentru a nu se mai repeta.
INFORMAII-CHEIE I MESAJE IMPORTANTE DIN COMUNICAREA
DE CRIZ

Orice aciune de comunicare cu presa trebuie s


conin, pe lng informaiile relevante adresate
publicului i mesajele importante pentru instituie, pe
care trebuie s le comunicm. O criz poate fi un
eveniment natural, precum un cutremur, fenomene
meteo periculoase sau poate fi provocat de om,
precum o explozie, un conflict sau un scandal. De
asemenea, ea poate fi declanat de un angajat al
instituiei care a fcut ceva ilegal sau imoral i arunc
o lumin proast asupra ntregii instituii. Totodat,
criza poate pleca de la difuzarea unor informaii
neadevrate n spaiul public ce pot afecta reputaia
personalului sau a instituiei.
60

Mesajele i informaiile-cheie depind de tipul de eveniment


care a declanat criza mediatic.
Exemple:
a) Informaii-cheie:
data i ora producerii evenimentului;
localizarea;
numrul morilor sau al rniilor;
alte consecine ale incidentului (poluarea
mediului, distrugeri);
informaii despre structurile implicate;
avarii produse altor obiective, poluarea
mediului;
aciuni ntreprinse.
b) Mesaje-cheie:
cercetarea cauzelor producerii evenimentului;
preocupare pentru victime i familiile acestora;
preocupare pentru comunitile implicate;
preocupare pentru protejarea mediului;
aciuni ntreprinse;
comportamentul profesionist al echipelor de
intervenie;
comportamentul profesionist al echipelor
medicale care au acordat primul ajutor;
organizaia nu tolereaz comportamente care
contravin legii;
se va aciona conform legii;
se va releva cooperarea bun ntre structurile M.A.I.
61

CE S NU FACEM NTR-O COMUNICARE DE CRIZ


Atunci cnd avem de gestionat o criz mediatic, totul se
desfoar n direct, sub lumina reflectoarelor, mass-media
exercitnd, de fiecare dat, o presiune extraordinar asupra
purttorului de cuvnt.
1. tcere, absen (nicio
comunicare);
2. dezminire (nu se ntmpl
nimic);
Un ofier de pres
nepregtit s
gestioneze o astfel
de situaie poate
aduce prejudicii
ireversibile, dac
adopt una din
urmtoarele
variante:

REGULI

3. declaraii linititoare (nu tim


nimic, dar nu este grav);
4. lips de modestie (suntem cei
mai buni din domeniu);
5. pasarea responsabilitii ctre
alii (nu noi suntem de vin);
6. criticarea jurnalitilor;
7. incapacitatea de a furniza
informaii elementare despre
situaie.

DE URMAT DE CTRE COMUNICATORUL

M.A.I./

PURTTORUL DE CUVNT N TIMPUL SITUAIILOR DE CRIZ

n timpul unei situaii de urgen este esenial ca structura


Ministerului Afacerilor Interne implicat/afectat s
62

transmit ctre opinia public un mesaj unitar. Pe lng


abilitile sale n construirea i comunicarea mesajelor
instituionale, purttorul de cuvnt trebuie s aib
charism, deoarece, nainte de a-l asculta, receptorii
mesajului
su
(publicul)
fac
o
evaluare
non-verbal a imaginii sale, iar aceast prim impresie
influeneaz, de multe ori, modul n care va fi primit i
interpretat mesajul transmis de acesta.
CTEVA REGULI DE RESPECTAT:
spune adevrul;
dezvluie imediat unele aspecte, chiar dac
sunt negative, ntrzierea n a face astfel de
declaraii, atunci cnd jurnalitii le cer, poate
crea impresia c structura ascunde n mod
deliberat adevrul sau, mai grav, nu poate
controla i gestiona situaia produs;
acioneaz rapid, primele 1-2 ore sunt
eseniale n prezentarea unui punct de vedere al
organizaiei asupra situaiei;
trateaz-i pe jurnaliti cu profesionalism,
spune ce ai de comunicat, apoi retrage-te,
anunnd momentul urmtoarei comunicri;
trateaz-i n mod egal pe toi jurnalitii;
informaiile comunicate unui jurnalist trebuie
furnizate tuturor, de preferin, simultan;
refer-te strict la fapte; atunci cnd nu cunoti
rspunsul, spune acest lucru, iar dac
63

informaiile pot fi date mai trziu, precizeaz


acest fapt i indic momentul;
evit supoziiile i speculaiile. Sunt ntrebri
care cer rspunsuri speculative, de genul: dac
presupunei c..., nu s-ar putea ca...?, n-ar
trebui ca...?, dac..., ct de grav ar fi putut
fi? vorbete numai despre ce tii cu certitudine;
evit s faci estimri. Adeseori ntrebrile
jurnalitilor se refer la costuri, valoarea
pecuniar a pagubelor. Dac i se cer insistent
astfel de rspunsuri, precizeaz soluiile
suplimentare sau alternative pentru reluarea
rapid a activitilor normale;
evit refuzul sec al cererilor de informaii. Un
bun purttor de cuvnt nu folosete expresia no
comment. Dac informaiile de care ai nevoie
sunt insuficiente, evit rspunsul, dar
motiveaz: A fi bucuros s pot rspunde, dar
am nevoie de detalii suplimentare pe care s-mi
fundamentez un rspuns corect. Dac datele nu
pot fi fcute publice, refuz rspunsul,
motivnd: Pentru moment, aceste informaii nu
pot fi fcute publice (se poate invoca Legea
nr. 544/2001 sau Legea nr. 677/2001 pentru
protecia persoanelor cu privire la prelucrarea
datelor cu caracter personal i libera circulaie a
acestor date);
64

difuzeaz informaii despre victime, doar dup


ce te-ai asigurat c familiile acestora au fost
anunate. De asemenea, asigur-te c membrii
familiilor sunt de acord cu difuzarea acestor
informaii sau cu difuzarea de imagini;
dac sunt mori sau rnii, exprim regretul
organizaiei. Empatia, n astfel de cazuri, este
necesar: Responsabilitile urmeaz s fie
stabilite, n acest moment preocuprile noastre se
ndreapt ctre victime, pagube asupra
mediului, pagube materiale i efecte asupra
comunitii. Empatia i exprimarea compasiunii,
n astfel de momente, denot o instituie
umanizat;
furnizeaz jurnalitilor informaie util,
pozitiv: statistici privind eficiena msurilor
preventiv-proactive sau alte informaii
relevante;
pstreaz controlul asupra comunicrii
publice: evit n primul rnd formulrile
negative, fii pozitiv i succint n exprimare,
grupeaz aspectele pe care vrei s le evideniezi
(maxim 3-4), ajut-i pe jurnaliti s-i respecte
termenele-limit, repet informaiile i mesajelecheie, astfel nct ele s fie receptate i asimilate
cu uurin.
65

GESTIONAREA CRIZEI MEDIATICE CELE MAI FRECVENTE

GREELI ALE PURTTORULUI DE CUVNT SUNT:

Ezitarea n recunoaterea producerii


evenimentului negativ. De foarte multe ori, o
criz mediatic poate fi evitat prin
transmiterea, n mod oportun, a unui comunicat
de pres. Ezitarea conduce la percepia public
de confuzie, incompeten, lips de pregtire n
domeniu.
Confuzia. Rspunsurile confuze la ntrebrile
presei creeaz impresia de lips de onestitate i
de ascundere a adevrului.
Atotcunoaterea. Adoptarea unei poziii de
atotcunosctor pentru orice tip de criz crete
vulnerabilitatea instituiei.
Confruntarea. n gestionarea unei crize este
preferabil s nu ne situm pe poziii de
confruntare cu alt instituie, ci s ne referim
doar la problema n care suntem implicai i care
ine strict de atribuiile instituiei noastre. De
regul, confruntarea ofer posibilitatea presei s
menin criza vie i chiar s o sporeasc.

66

4.

GLOSAR

68

GLOSAR
Termeni i definiii utile n activitatea de relaii publice specific M.A.I.

Acreditare jurnaliti recunoaterea oficial a unui jurnalist sau a unui alt


reprezentant al mass-mediei prin autorizarea prezenei acestuia ca
reprezentant al unei instituii de pres n sediul ori la activitile unei
organizaii/instituii, la care accesul mass-mediei este permis.
Briefing de pres tehnic de comunicare asemntoare cu o conferin de
pres, n care se supune ateniei un singur subiect.
Canal de comunicare mediul sau mijlocul prin intermediul cruia un mesaj
ajunge de la emitor la receptor i/sau invers.
Comunicare/Informare intern comunicare destinat personalului din
interiorul unei organizaii/instituii.
Comunicat de pres form a comunicrii instituionale; invariabil,
comunicatul de pres apare din iniiativa sursei i este ntotdeauna scris.
Conferin de pres tehnic de comunicare materializat sub forma unei
ntlniri oficiale n cadrul creia reprezentanii unei organizaii difuzeaz
informaii jurnalitilor i rspund la ntrebrile acestora.
Criz mediatic caz particular al crizei de comunicare n care mass-media
intervine pentru a umple vidul de informaie din surse oficiale, tinznd s
devin surs de informaie i nu canal de transmitere a acesteia.
69

Declaraie de pres form verbal a comunicrii instituionale care se


realizeaz din iniiativa emitorului n cadrul conferinei de pres sau la
solicitarea mass-mediei.
Eveniment accident sau incident soldat cu victime ori pagube materiale,
fapt sau infraciune cu impact major asupra imaginii unei instituii, care
capteaz interesul mass-mediei i face obiectul unei aciuni de informare i
relaii publice.
Gestionare a crizelor activitate complex ce implic, pe de o parte, anticipare
realizarea unor scenarii de inere sub control i rezolvare a crizelor, iar pe de alt
parte, rspuns rapid la apariia crizei, disciplin ferm n respectarea soluiei
adoptate, att din partea personalului de informare i relaii publice, ct i a
conducerii organizaiei.
Mass-media termen generic care desemneaz, n acelai timp, orice mijloc de
comunicare n mas, n format tiprit sau electronic, agenie de pres, radio,
televiziune, cinema, afiaj carte, CD, DVD i un intermediar ce transmite un
mesaj ctre un grup.
Ordine public starea de legalitate, de echilibru i de pace, corespunztoare
unui nivel socialmente acceptabil de respectare a normelor legale de
comportament civic.
Public-int grup de persoane fizice/juridice ce face obiectul aciunilor de
informare i relaii publice.
Purttor de cuvnt persoana desemnat s l reprezinte pe
comandantul/eful structurii M.A.I. n relaia cu mass-media.
Siguran public exprim sentimentul de linite i ncredere pe care l
confer serviciul poliienesc pentru aplicarea msurilor de meninere a
ordinii i linitii publice, gradul de siguran a persoanelor, colectivitilor i
bunurilor.
Solicitare de informaii de interes public aciune verbal sau scris, pe
suport de hrtie ori electronic, prin care o persoan fizic sau juridic,
romn ori strin, poate cere informaii considerate ca fiind de interes
general, de la o instituie public.
Sursa: http://idrept.ro/EmbedView.aspx?EmbedId=0c43fdde-dc334075-9dc0-e1901e95e674
70

BIBLIOGRAFIE:
1. Ghidul relaiilor cu masa-media, Editura
Ministerului de Interne, Bucureti, 2002
2. Sullivan, Marguerite Un birou de pres
responsabil, U.S. Department of State, Office
of International Information Programs,
http://usinfo.state.gov
3. Cristina Coman Relaiile publice i massmedia, ediia a II-a, Editura Polirom, Iai, 2004
4. Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la
informaii de interes public
5. Legea nr. 677/2001 privind protecia persoanei
cu privire la prelucrarea datelor cu caracter
personal i libera circulaie a acestor date

71

Editura Ministerului Afacerilor Interne


Bucureti, str. Mihai Vod nr. 17, sector 5
Tel.: 021/313 76 63
Fax: 021/315 43 16
E-mail: editura@mai.gov.ro
Web: www.editura.mai.gov.ro