Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Birotica PDF
Birotica PDF
SORIN BORZA
BIROTIC
Note de curs
pentru uzul studenilor la forma de
nvmnt la distan
OBS.: Este recomandabil ca, nainte de efectuarea testelor de autoevaluare, s se fac o pauz
de 30 de minute sau o or. De asemenea este recomandabil ca la fiecare 2 ore de studiu s se
fac o pauz de 30 de minute.
5. Nu este recomandabil s se parcurg mai mult de un modul de studiu pe zi, pentru a nu se
periclita nsuirea temeinic i structural a materiei. n funcie de necesitile i posibilitile
de studiu ale studentului, studiul unui modul poate fi fracionat pe mai multe zile, dedicnd
cel puin 30 de minute pe zi studiului.
APLICATIA PRACTICA PENTRU ACAS reprezint un exerciiu obligatoriu. Ea se
constituie ntr-un instrument indispensabil de studiu individual aferent fiecarei teme. Este
necesar nelegerea modului de rezolvare a temei. Rezolvarea ei se poate face n module de
aprox. 1-2 ore fiecare. PROBLEMELE REZOLVATE IN CADRUL APLICATIEI
PRACTICE TREBUIE PREZENTATE LA EXAMEN IN MOD OBLIGATORIU.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
Bibliografia recomandat
VIII.
ntrebri recapitulative
IX.
Manualul este structurat in doua parti, o parte teoretica: temele 1-7 si o parte practica
temele 8-10. Studentul va trebui sa cunoasca raspunsurile la ntrebrile recapitulative. La
partea practica trebuie sa rezolve toat problemele de la temele care se refera la One Note,
Visio i Publisher. Cu cunostintele acumulate la partea teoretica si cu toate problemele
rezolvate se va prezenta la examen.
I. Prezentul manual constituie bibliografia general minimal obligatorie pentru studiul
disciplinei Birotic. El reprezint minimul de informaie necesar pentru nelegerea i
nsuirea noiunilor fundamentale ale disciplinei.
II. Bibliografia general complementar:
Studiul tiinific al disciplinei impune parcurgerea urmtoarei liste de bibliografie romneasc
selectiv:
1. NFTNIL, Birotica i performana managerial, Bucureti, 2000
2. Sorin Borza, Realizarea Aplicatiilor Microsoft Office folosind limbajul Visual Basic
for Application, Editura ULBS, Sibiu, 2008;
3. Sorin Borza, Utilizarea Aplicatiilor Microsoft Office Culegere de probleme, Editura
ULBS, Sibiu, 2007;
4. Sorin Borza, Paul Dan Brindasu, Baze de Date in Sisteme Informatice de Gestiune,
Editura ULBS, Sibiu, 2005
5. Blasis, Jean-Paul de: La bureautique- outils et applications, Editions
dOrganisation, Paris, 1985.
6. Socobeanu Ionel, Socobeanu Iordana: Secretele secretariatelor, Structuri-atribuiieficien, Editura Eficient, Bucureti 1998;
7. Jerry Honeycutt, Utilizare Internet, Editura Teora, Bucuresti, 1998;
8. Boboila C.: Arhitecturi, echipamente de calcul si sisteme de operare, Ed.
Universitaria, Craiova, 2002;
III. Pentru realizarea unor studii tiinifice, a temelor pentru acas, a temelor de
control, a lucrrii de licen precum i pentru aprofundarea disciplinei studentul se va
adresa pentru bibliografie suplimentar tutorelui de disciplin.
Introducere
Cursul Birotica se mparte n dou pri:
1. Noiuni teoretice care prezint: Bazele biroticii, sisteme informatice de
birou, telecomunicaii de birou, tehnici de arhivare, tehnici de
imprimare, ergonomie
TEMA 1
Noiuni de baz despre BIROTICA
I. OBIECTIVELE SPECIFICE ALE TEMEI
Acest capitol va familiariza cititorul cu o serie de noiuni despre brotic. Obiectivul principal
al capitolului este s-l fac pe cititor s neleag ce este birotica, n ce context i desfoar
activitatea, legturile pe care le are cu alte domenii. Totodat obiectivul capitolului este acela
de a prezenta birotica n strns legtur cu tehnica de calcul actual
II. COMPETENE SPECIFICE DOBNDITE DE STUDENT
Studentul va fi familiarizat cu principalele notiuni despre birotica. Va invata notiuni
importante despre principalele instrumente folosite in activitatea de birou. Va invata ce este
birotica, care sunt obiectivele sale, care sunt functiile sale, domeniile de aplicatie
III. CUVINTE CHEIE
BIROTICA, BIROU, INTERNET, MANAGER.
IV. STRUCTURA MODULULUI DE STUDIU
1. Conceptul de birotica;
2. Principalele domenii de aplicabilitate;
3. Biroul managerial modern;
4. Comunicatia birotica;
5. Tehnici de secretariat;
6. Elemente de protocol necesare activitatii de secretariat.
V. REZUMAT
Pentru nceput se face o prezentare general a termenului de birotic i a contextului n care
acesta a aprut i s-a dezvoltat. Termenul a aprut n anii 70 i a ptruns n limba romna
derivat din limba francez. Termenul a fost introdus n limba francez de P. Berger i L.
Nauges, dup Convenia Informatic din anul 1976. n englez termenul corespunztor
biroticii este Office. Birotica s-a nscut din necesitatea integrrii mijloacelor i tehnicilor
muncii administrative i de birou cu tehnicile de comunicaie i de prelucrare automat a
datelor, urmrind creterea performanei i calitii muncii de secretariat i de birou n toate
domeniile de activitate. Birotica studiaz ansamblul activitilor de producere, distribuie i
exploatare a informaiei. Obiectivele biroticii sunt orientate spre creterea calitii,
productivitii i flexibilitii muncii de birou prin automatizarea activitilor. Birotica are o
serie de principii dintre care putem aminti: principiul specificitii, principiul frecvenei de
apariie, principiul simplificrii, principiul automatizrii flexibile, principiul integrrii. n
continuare n aest capitol se prezint tendinele actuale ale biroticii: arhitecturi client server,
gestiunea distribuit a datelor, comunicaia ntre sisteme etc. Cerinele secretariatului fa de
comunicarea birotic este un alt aspect tratat pe larg n acest capitol. n legtur cu
comunicaiile n birotic se vor prezenta tehnologii moderne aplicate n birotic. Se prezint
cteva instrumente folosite frecvent n activitatea de birotic, precum i modul n care reeaua
Internet se poate folosi n activitatea de secretariat. Un subcapitol aparte al acestui capitol l
Tema 1
constitue prezentarea unor tehnici specifice de secretariat, locul acestuia n structura unei
organizaii. Se pune un accesnt deosebit pe prezentarea funciilor secretariatului modern. n
finalul capitolului sunt prezentate tehnici de protocol necesare desfurarii optime a activitii
de secretariat.
VI. CONTINUTUL TEMEI
INTRODUCERE
n actuala revoluie tehnico-tiinific informatica, telecomunicaiile, producerea i
comunicarea informaiei au devenit prioriti incontestabile dar cu largi aplicaii n viaa
tiinific, economic i social. n acest context a aprut o disciplin relativ recent: birotica
termenul fiind introdus n limbajul cotidian n jurul anului 1976. Birotica vizeaz
automatizarea activitilor administrative i de birou depind cadrul tehnic al proceselor
administrative.
Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenit posibil o dat
cu rspndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care au ptruns n orice birou i n orice
secretariat al unei organizaii sau instituii sporind considerabil productivitatea i calitatea
muncii administrative.
Birotica s-a nscut din necesitatea integrrii mijloacelor i tehnicilor muncii administrative i
de birou cu tehnicile de comunicaie i de prelucrare automat a datelor, urmrind creterea
performanei i calitii muncii de secretariat i de birou n toate domeniile de activitate.
Pe de alt parte biroul n general, secretariatul n special a devenit unul dintre cele mai
importante locuri de munc n societatea contemporan; secretariatul a cptat funcii i roluri
multiple i complexe comparativ cu deceniile anterioare. Aceste transformri sunt valabile i
n cazul societii romneti.
Principalele funcii care revin secretariatului n prezent sunt urmtoarele: prelucrarea
informaiilor, documentarea, funcia de reprezentare, funcia de filtru i legtur pentru
solicitri de contacte cu conducerea, funcia de asistare direct a managementului.
Dup cum se poate observa n activitatea de secretariat i n aceea a secretarelor (asistent
manager) predomin procesele informaionale i decizionale, informaia oferind suportul
pentru decizia managerial, iar comunicarea de informaii i de decizii ocupnd o pondere
important ntr-o organizaie.
n literatura de specialitate, secretariatul este definit ca un nucleu cu activiti, atribuii i
sarcini individuale complexe. n zilele noastre activitatea de secretariat presupune un complex
de activiti i tehnici de lucru specifice (activiti de documentare, coresponden, protocol,
arhivare de documente .a.).
Prezentul volum, pornind de la aceste considerente, conine noiuni teoretice, dar i practice,
referitoare la activitatea de secretariat i asisten managerial.
Tema 1
noilor tehnici de procesare a informaiei valene profesionale i economice cu multiple efecte
sociale.
Birotica este un cuvnt intrat n limbajul cotidian relativ recent prin preluarea termenului
francez bureautique care, la rndul su, este echivalentul termenului englezesc office
automation. Termenul a fost introdus n limba francez de P. Berger i L. Nauges, dup
Convenia Informatic din anul 1976. Ambele termene, dar mai ales cel englezesc, sugereaz
domeniul biroticii BIROUL i obiectivul fundamental al acesteia AUTOMATIZAREA
BIROULUI.
Se poate spune c termenul a nceput s circule n Frana dup 1982 cnd, ntr-o publicaie de
specialitate (Jurnal Oficial), gsim urmtoarea definiie: Birotica: ansamblu de tehnici i de
mijloace utilizate n automatizarea activitilor de birou, n special a aspectelor legate de
comunicaie prin cuvnt, prin scris sau prin imagine.
n timp au aprut numeroase ncercri de a defini birotica.
n esen birotica studiaz ansamblul activitilor de producere, de distribuie i de
exploatare a informaiei din perspectiva muncii de birou, fr ns a se substitui
disciplinelor nrudite: informatica, telecomunicaiile, telematica.
Birotica s-a nscut, deci, din necesitatea integrrii mijloacelor i tehnicilor muncii
administrative i de birou cu tehnicile de comunicaie i de prelucrare automat a datelor,
urmrind creterea performanei i calitii muncii de birou n orice domeniu de activitate.
O imagine biroticii este dat de figura 1.1.
Tehnici
de
telecomunicatii
Tehnici
informatice
- tratarea datelor
- tratarea textelor
- tratarea
imaginilor
- tratarea vocii
Activitati de
birou
Personal
- retele
- echipamente
- servicii
- teleinformatica
profesionala
- metode si proceduri
- ergonomie
Tehnici de
organizare
- amenajarea cadrului
administrativa de munca
- psihologia organizarii
ntr-o alt perspectiv, mai recent, adaptat la coordonatele societii informaionale spre
care ne ndreptm, birotica se contureaz ca un proces de automatizare flexibil aplicat la cel
mai important loc de munc al societii de azi, i mai ales de mine: BIROUL. Sistemele
birotice faciliteaz procesarea, diseminarea i coordonarea informaiei, materia prim a
oricrei activiti de birou. Prin aceasta se ncearc nlturarea comarului birocratic.
Biroul este o celul suficient de autonom pentru a-i ajusta singur ritmul de lucru n
funcie de necesiti, pentru a-i defini calitatea lucrrilor, etc. Dimensiunea sa este redus n
spaiu i ca numr de persoane (tipic o duzin). ntr-un birou pot lucra persoane cu diferite
profesiuni (cadre de conducere, tehnicieni, funcionari, secretare, dactilografe, etc),
activitatea biroului fiind cea care realizeaz integrarea i unitatea sa [4]. Figura 1.2 ofer o
imagine tipic dintr-un birou modern.
3
Tema 1
Pot fi definite dou funcii eseniale ale biroului:
- funcia de stocare i regsire a informaiei
- funcia de pilotare a aciunilor, de asistare a managerului
n timp ce prima funcie ocup n momentul de fa cea mai mare parte din activitatea
unui birou, cea de-a doua, mult mai necesar managerilor, este pe cale de a fi optim asigurat
de birotica modern. Aceasta pune la dispoziia managerilor sau responsabililor baze de date
filtrate i adaptate lurii deciziilor, aa- numitele baze de date inteligente i interfee
"prietenoase" cu echipamentele ce doteaz biroul modern.
Tema 1
Tema 1
3. Principiul simplificrii. Activitile care apar frecvent sunt n prima etap
analizate, simplificate i apoi n etapa a doua automatizate i integrate.
4. Principiul automatizrii flexibile. Repetitivitatea relativ a unor activiti
permite automatizarea flexibil a unor sarcini, adic automatizarea realizat
direct de ctre utilizator.
5. Principiul integrrii. Acest principiu se refer la partajarea (utilizare n comun)
datelor i informaiilor dintr-o organizaie. Integrarea reprezint etapa final a
procesului birotic optimizat n care colaborarea dintre utilizatorul mijloacelor
birotice i informaticieni este inevitabil.
Tratarea
textelor
Telecomunicatii de birou
Arhivare
si acces
Sisteme
birotice
Echipamente
de birou
Securitate
si control
Reprografie
Tema 1
Organizatie (firma)
Subsistemul decizional
Subsistemul
informational
Subsistemul
birotic
Flux
informational
Mediul
social
economic
Subsistemul operational
Tratare
texte
Microcalculatoare
si telecomunicatii
Sisteme de reprografie
Tema 1
TRANSMITERE
- telefoane, telex
- telefoane celulare
- telecopiatoare
- teletext
- telefax
- pot electronic
Tema 1
cerinelor celui care l folosete o anumit perioad de timp. Structura ierarhic a companiilor
cu birouri individuale, fixe, este nlocuit cu structuri flotante n care lucrul se desfoar n
echip. Angajaii vor avea nevoie de spaii n care s se desfoare activitatea n echip dar i
de locuri n care s poat gndi i lucra n linite i intimitate.
Un model de birou al viitorului, ar avea posturi de lucru ca cel ilustrat n figura 1.6.
Tema 1
suprancrcarea cu informaii care ateapt s fie ordonate pentru a fi uor de regsit;
existena unor interfee inadecvate i neprietenoase;
funcionarea unor dispozitive multiple care nu se integreaz uor;
Aceste bariere pot fi eliminate prin realizarea biroului modern ce se dorete un birou
al viitorului . Un asemenea birou este realizat cu ajutorul tehnologiei disponibile deja i
folosite pentru a satisface toate dorinele sau cerinele bine definite, incluznd i un set de
interfee orientate spre manager.
ntre caracteristicile specifice ale biroului managerial modern se numr: comunicarea
optic fr cablu i cu o lime mare a benzii de frecven; echipament ncorporat i o
suprafa activ pentru afiarea i manipularea documentelor i aparatelor periferice active
fr cablu (wireless); dispozitive de intrare i ieire multi-standard; interfee inteligente i
adaptive; sisteme de control intuitive i ergonomice; teleconferine cu imagini interactive la
scar uman; acustic de nalt fidelitate; intrare-ieire prin comand vocal.
Una dintre limitele majore actuale ale proiectrii i realizrii biroului managerial
modern o constituie necesitatea ncrcrii acestuia cu un numr mare de cabluri. Chiar i n
cazul dezvoltrilor tehnologice de ultim or cu fibre optice, mai rmne nc o problem de
baz n legtur cu biroul cablat: aducerea fibrelor sau a cablului acolo unde se dorete.
Odat cu cererea crescnd de comunicaie, aceast tendin este posibil s devin
chiar mai problematic n viitor. n majoritatea sectoarelor economice viteza pieei i
schimbarea provocat de tehnologie implic reorganizri regulate i deplasri de personal i
de operaiuni. Nu este un lucru neobinuit faptul c mutarea biroului implic de obicei o
ntrziere de circa trei luni necesar terminrii tuturor sistemelor electronice auxiliare ale
biroului managerial.
Echipamentele electrooptice fr fir ofer posibilitatea unei comunicri fixe i mobile
la distan mic, pentru interiorul biroului fr restriciile de frecven. Principiul este similar
cu al radioului. Datele pot fi radiate omnidirecional de la o anten i un aparat emisierecepie montate n tavan, pe birou sau pe un suport (fig. 1.7).
10
Tema 1
Aparatele de emisie-recepie care utilizeaz dispozitive de dispersie holografic pot
ilumina celule foarte bine definite, astfel c pot fi poziionate i adresate pe diferite domenii
de date, direct din biroul managerial modern (fig.1.8).
Dioda laser
miez
Hologram de faz
11
Tema 1
Tema 1
prelucrarea imaginilor, etc. s fie interconectate i s deschid domenii complet noi de
aplicaii, care au o nsemntate deosebit i n birourile secretarelor i ale asistentelor
manageriale.
Tema 1
informaiilor n secretariat i ameliorarea proceselor informaionale i comunicaionale,
folosindu-se tehnica modern de comunicaie birotic.
Urmtoarea trecere n revist confer orientarea privind desfurarea general a proceselor
informaionale; reprezentarea clarific mprirea n dou moduri a proceselor de munc din
birouri i secretariate:
1. Dobndirea, prelucrarea i memorarea informaiilor reprezint aa-numitelor procese
informaionale;
2. Schimbul de informaii n interiorul firmelor i ntre organizaii, n scopul realizrii
sarcinilor, este denumit comunicaie. Procesele comunicaionale cuprind fazele de predare,
transmitere informaiilor.
Procesele informaionale i comunicaionale
14
Tema 1
Exist pentru aceasta o serie de aparate clasice: copiatoare, faxuri, telexuri, telefoane i multe
altele. n prezent, n centrul ateniei se afl ns folosirea tehnicii computerelor. Remarcabil
este i tehnica realizrii conexiunii dintre aceast tehnic i tehnicile birotice nc existente
(de exemplu, cele telefonice i de fax).
Sistemele de comunicaii birotice bazate pe calculatoare electronice se disting prin noi
dimensiuni. Important este dotarea aproape a tuturor locurilor de munc de birou cu staii de
lucru multifuncionale. Domeniile pariale ale comunicaiei birotice moderne sunt indicate n
figura anterioar. Asupra acestor aspecte se va reveni pe larg in capitolul III.
TEHNOLOGIA CLIENT SERVER
Aplicaiile comunicaiei birotice n aa-numitul mediu client/server, adic clienilor
15
Tema 1
utilizatorilor finali li se pun la dispoziie prestaiile centrale de ctre servere. Fiecare
computer al unui loc de munc, conectat n reea, este subordonat unui server. Pe aceste
servere se gestioneaz centralizat toate datele i programele; n plus sunt comandate
dispozitivele periferice selectate. Pentru accesul la resursele centrale, fiecrui utilizator ii sunt
conferite drepturile corespunztoare. Componentele logice ale aplicaiilor i anume:
logica aplicaiei (prelucrarea propiu-zis);
gestiunea datelor i a documentelor ;
prezentarea (transpunerea grafic a informaiei pe ecran)
sunt mprite ntr-un mod specific ntre client i server.
Conceptele client/server sunt deosebit de adecvate soluiilor pentru comunicaiile birotice,
pentru c aici este vorba n mod tipic de aplicaii care:
preiau informaii din diferite surse (server);
Constau din componente legate de sarcini, care sprijin fluxurile individuale de lucru
ale utilizatorilor (clienilor), ca i din alte componente, legate de date i funcii, care
garanteaz punurea la dispoziie a datelor, funciilor i a altor resurse (servere);
trebuie s fac posibil interschimbabilitatea simpl a modulelor (existena
protocoalelor standardizate)
Reinei !. Gestiunea datelor n cadrul unui system de comunicaii birotice va fi
preluat n mod raional de un modul server, n timp ce nivelul de utilizare se realizeaz
client, prin ghidarea cu meniuri, mti, evaluri grafice etc.
DISPOZITIVELE PERIFERICE MULTIFUNCTIONALE
Soluiile optime ale comunicrii birotice presupun desigur dispozitive periferice
adecvate la locurile de munc. Practica a artat: computerele instalate la locurile de munc ale
secretarelor prezint diferene apreciabile dpdv al capacitilor - i pot dispune de diferite
dispozitive suolimentare. Printre altele, aceasta are efecte asupra:
- vitezei cu care computerele execut anumite aciuni;
- cantitii informaiilor care pot fi memorate descentralizat pe unitile locale
de discurile magnetice;
- programelor utilizabile (anumite programe presupun o anumit dotare cu
echipamente;
- confortul, n care se pot rezolva anumite sarcini (de ex., mrimea i calitatea
reprezentrii simbolurilor pe ecran);
- calitii i vitezei imprimrii;
- posibilitilor de conectare la reelele din interiorul firmei i la cele publice.
RETELELE DE COMUNICATIE
Integrarea sistemelor de comunicaie birotic cu Internet-ul (reea mondial de
interconectare a unui numr enorm de computere de cele mai diferite tipuri) s-a realizat deja
n cadrul multor sisteme informatice i ctig din ce n ce mai mult teren. Avantajele reelei
Internet sunt:
- platforma deschis (utilizarea reelelor existente);
- amabilitatea fa de utilizatori (interfaa grafic a WWW, tehnica hiperlegturilor);
- integrarea simpl n aplicaiile existente (schimbul de date lipsit de
probleme);
- costurile avantajoase de exploatare.
16
Tema 1
Reinei ! Utilizat optim, Internet-ul devine sistem nervos al ntreprinderii, astfel ntreaga
cunoatere din firm devenind accesibil tuturor angajailor.In felul acesta Internet-ul este un
adevrat instrument de Knowledge Management (gestiunea cunotinelor). Secretariatul poate
juca un rol important n dirijarea informaiilor.
Din aceste motive, aproape n toate domeniile de activitate, se concept i se realizeaz
n prezent aplicaii Internet. La realizarea aplicaiilor Internet, ntreprinderile ncep de cele
mai multe ori cu informaiile generale (rapoartele de afaceri, comunicatele de pres,
organizarea, manualele de gestiune a calitii), informaiile despre produse i materialele de
prezentare, listele de telefoane, descrierile de proiecte i informaiile pentru formarea
personalului. Apar adesea i informaiile despre concuren, ofertele interne de posturi,
actualizrile pachetelor de programe i sprijinul pentru remedierea problemelor i erorilor de
computer.
17
Tema 1
Fiecare utilizator final conectat dispune n acest caz de o cutie potal electronic (Mailbox,
Telebox) pentru primirea textelor. In fiecare caz se memoreaz mesajele sosite n computer,
pn cnd sunt apelate de ctre un destinatar autorizat.
Funciile pariale ale sistemului de pot electronic sunt:
1. Primirea corespondenei sosite;
2. Trimiterea de mesaje;
3. Confirmarea automat a sosirii corespondenei;
4. Memorarea de documente i de mesaje;
5. Compilarea i editarea (reprelucrarea) mesajelor destinate
transmiterii;
6. Distribuirea corespondenei electronice.
Caracteristicile E-Mail-ului
Multitudinea de aplicaii ale potei electronice n secretariat face necesar urmtoarea
prezentare sinoptic:
18
Tema 1
Planificatorul de termene pentru grupuri (Meeting Scheduler) . Acesta este un alt
element tipic al pachetelor de programe pentru lucrul n grup. Cu ajutorul acestuia se poate
organiza optim gestiunea timpului i a resurselor grupului. Exemple tipice de organizare a
termenelor mai multor salariai ai unui grup de lucru sunt serviciile se desfacere sau formele
de organizare orientate spre proiecte. Termenele uzuale care trebuie respectate de toi membrii
grupului sunt:
- termenele consftuirilor (interne, externe);
- termenele de prezentare;
- termenele vizitelor;
- termenelor concediilor;
- temenele seminariilor.
Dac nu se coordoneaz n mod clar termenele n cadrul grupului, vor aprea
probleme, de ex.: informarea reciproc insuficient i lipsa se sincronizare dintre diferite
calendare de termene.
Principalul avantaj al planificatorului de termene este economia de timp cu ocazia
stabilirii termenelor, mai ales atunci cnd trebuie planificate des conferine interne ale
departamentelor. In acest caz, calendarul de termene gestionat electronic ofer secretarelor
posibilitatea unei sincronizri simple a remenelor, cu dou condiii prealabile: memorarea
agendelor de termene ale tuturor salariailor departamentelor n sistemul de computere i
accesibilitatea acestor agende de ctre secretariate. In timp ce, n mod tradiional, pentru a se
ajunge la coordonarea corespunztoare a termenelor se ncepea cu o laborioas avalan de
telefoane, n prezent secretarele pot vedea imediat pe ecranele monitoarelor termenele nc
disponibile pentru conferine.
In cazul memorrii centralizate a agendelor de termene se pot apoi evita mai uor
suprapunerile de termene, ntruct secretarele pot accesa n permanen agendele actualizate.
Alte avantaje sunt: probabilitatea mrit a respectrii termenelor i accesul accelerat la
informaiile calendaristice exact definite.
In cazul convenirii termenelor cu ali participani, exist adesea posibilitatea de a le
transmite acestora prin pota electronic doleanele de modificare. Uneori exist i o funcie
de delegare, care permite transmiterea cererilor de termene, fiind desigur necesar i o funcie
care s permiti refuzarea acestora.
GESTIUNEA DATELOR SI A DOCUMENTELOR
Pachetele de programe pentru lucrul n grup uureaz de cele mai mulre ori i
gestiunea comun a datelor i a documentelor. De exemplu, pot fi prelucrate ntr-o arhiv
centralizat documentele relevante pentru grup, inclusive referitoare la prelucrarea acestora.
Rezult avantajul lrgirii substaniale a utilizatorilor prin gestiunea cuprinztoare a
documentelor, cu funcii de cutare integrat i prin accesul rapid la documentele arhivate. La
acestea se mai adaug i faptul c, prin gestiunea documentelor i disponibilizarea acestora
pentru muli utilizatori, se poate evita ca ntreprinderi s se reinventeze roata.
SPRIJIN PENTRU CONFERINTE
Dialogurile de grup pot fi simplu direcionate pe mari perioade de timp i pe spaii
cuprinztoare. Aplicaiile tipice pentru sistemele de conferine sunt:
conferinele on-line: pe cale electronic se pot organiza conferine pe anumite teme
ntre participani selectai. Dialogurile n grup pot fi realizate i direcionate dincolo
de limitele temporale i spaiale;
19
Tema 1
20
Tema 1
Tot mai multe ntreprinderi doresc s-i optimizeze n viitor procesele lor de lucru i de
afaceri prin introducerea soluiilor de urmrire a fluxurilor de lucru. Acest lucru se refer din
ce n ce mai mult i la procesele muncii de secretariat i de asisten managerial.
Ce este aa de deosebit la urmrirea fluxurilor de lucru? Utiliznd soluia cu pachete
de programe aferente, n sistemele bazate pe reelele de computere pot fi dirijate fluxurile de
lucru. Dup terminarea prelucrrii unei tranzacii de ctre un specialist, tranzacia este
automat transmis pe cale electronic urmtorului (prelucrare specializat, cu acte puine).
Creterea productivitii prin utilizarea pachetului de programe pentru urmrirea
fluxurilor de lucru.
Gestionarul de urmrire a fluxurilor de lucru reprezint programul de supraveghere
aferent, care dirijeaz prin intermediul unui anumit sistem de reglare transmiterea
documentelor, a graficelor i a formularelor n cadrul unui ciclu organizatoric i de prelucrare.
Regulatorul reprezint structurile i procesele interne ale ntreprinderii acesta trebuind, de
obicei, special programat dac se dorete adaptarea lui la particularitile ntreprinderii.
Prin utilizarea sistemelor de gestiune a urmririi fluxurilor de lucru se pot realiza controlul i
supravegherea simpl a tranzaciilor de afaceri. Prin sistemul informatic al tranzaciilor se
protocoleaz i se evalueaz datele privitoare la prelucrarea tranzaciilor, n felul acesta
putnd fi dobndite date relevante att din punct de vedere economic ct i din cel tehnic.
Exemple pentru asemenea date de control sunt: stadiul tranzaciei, durata de prelucrare a
tranzaciei etc.
Soluiile bazate pe pachetele de programe pentru urmrirea fluxurilor de lucru dispun de
funcii mai mult sau mai puin voluminoase, care permit evaluarea unor asemenea date de
control. Posibilitile de folosire a datelor de control i a analizelor effectuate pe baza lor sunt
exemplificate n cele ce urmeaz:
conducerea de specialitate poate oricnd s controleze progresul prelucrrii fiecrei
tranzacii n parte i poate astfel reaciona mai rapid n situaiile problematice;
prin compararea rezultatelor analizelor proceselor din filiale sau ntreprinderi
diferite pot rezulta aprecieri despre calitatea proceselor;
prin intermediul datelor despre tranzaciile actuale (cum ar fi numrul de tranzacii
procesuale), angajaii primesc indicaii referitoare la efectul prestaiei lor asupra
ntregii procesri tranzacionale.
Reinei! Dac se extend consideraiile conducerii urmririi fluxurilor de lucru asupra
ntregului ansamblu creator de valori, cu implicarea furnizorilor i a clienilor, trebuie s se
apeleze i la posibilitile tehnice ale EDI Electronic Data Interchange (schimbul electronic
de date), folosind , de pild, schimbul standardizat de date cu pachetul de programe
EDIFACT. In acest sens se ateapt substaniale modificri structurale n anii care vin.
21
Tema 1
Potenialele de utilizare a Internet-ului.
22
Tema 1
UTILITATEA COMUNICATIEI BIROTICE MODERNE
Care sunt ansele cominicaiei birotice moderne? Potenialele de utilizare pot fi rezumate n
dou faze:
23
Tema 1
Organizaia este o form concret de desfurare a activitii umane n diferite domenii:
economic, social, cultural, politic etc. Orice tip de activitate trebuie administrat. De aceea,
orice organizaie funcioneaz ca un sistem ale crui componente sunt n strns legtur
pentru a putea interveni fiecare la momentul oportun cu mijloace proprii, spre a rspunde unei
nevoi. Organizaia poate fi considerat ca o colectivitate ierarhizat de oameni i obiective, ca
un ansamblu de mijloace de producie i de informaii, o mpletire de interese generale i
individuale. Ea are o structur proprie, determinat de scopul pentru care a fost creat. n
vederea obinerii obiectivelor social-economice, orice organizaie ndeplinete mai multe
funcii:
a) funcia de cercetare-dezvoltare;
b) funcia comercial i de marketing;
c) funcia de producie;
d) funcia financiar-contabil;
e) funcia de personal.
Structura organizatoric a unei organizaii reprezint ansamblul persoanelor i
compartimentelor de munc (tehnico-productive, economice, administrative), modul n care
sunt constituite i grupate precum i legturile care se stabilesc ntre ele.
O structur organizatoric raional este condiia esenial pentru: asigurarea funcionrii
normale a compartimentelor de munc, repartizarea precis a responsabilitilor, stabilirea
riguroas a dependenelor ierarhice, a unitii ntre responsabilitile unei funcii i puterea de
decizie. Reprezentarea grafic a structurii unei organizaii poart numele de organigram.
Indiferent de ramura economic sau activitatea social desfurat, structura organizatoric
este alctuit din urmtoarele elemente:
1. Funcia (funcia de conducere i funcia de execuie)
2. Postul
3. Ponderea ierarhic
4. Compartimentele (compartimente funcionale i compartimente operaionale)
5. Nivelurile ierarhice
6. Relaiile organizatorice
7. Activitile
La baza nfiinrii unei organizaii st Regulamentul de Organizare i Funcionare (ROF) care
este poate cel mai important element de reglementare a competenelor unei instituii. Este un
act normativ care reglementeaz funcionarea compartimentelor (stabilete competentele
pentru fiecare compartiment n parte, atribuii i responsabiliti) i este adoptat de forul de
conducere superior al organizaiei respective. Mai exist i Regulamentul de Ordine Interioar
(ROI) care reglementeaz regulile de conduit cerute angajailor n relaiile de serviciu,
programul de lucru, circulaia documentelor i este adoptat pe cale de dispoziie de ctre
conductorul unitii. Acest regulament intern trebuie permanent actualizat, modificat i
completat n conformitate cu dinamica de dezvoltare a departamentelor.
Pe baza actelor normative de nfiinare i care le reglementeaz funcionarea (ROF), unitile
i elaboreaz propriile regulamente de organizare i funcionarea adaptate la structura
organizatoric, aprobate i completate cu sarcini specifice domeniului lor de activitate.
Ansamblul activitilor, atribuiilor i sarcinilor de secretariat sunt cuprinse n ROF al
secretariatelor, care face parte din ROF al organizaiei respective.
ROF al organizaiei are un caracter general i este completat de Statul de Funcii. Statul de
Funcii are un caracter intern i prevede numrul de posturi pentru fiecare compartiment,
gradul i pregtirea angajailor, precum i relaiile dintre acetia. Este o completare necesar a
ROF pe baza creia se poate calcula bugetul de colarizare a personalului.
La rndul su, este completat de fia postului care cuprinde atribuiile i obligaiile fiecrui
angajat n parte.
24
Tema 1
Legea reglementeaz explicit c organigrama unei instituii nu intr n vigoare pn la
adoptarea ROF i a Statului de Funcii.
25
Tema 1
Tema 1
Tema 1
integrare n sistem depinde eficienta aparatului administrativ. Resursele materiale se refer la
obiectele i mijloacele prin care se asigura condiiile de munca n acest domeniu, i anume:
spaiul de lucru ;
obiecte de iluminat;
obiecte de micro-climat, colorit, izolare fonica, mobilier;
maini i aparate moderne de birou (maini de scris, de stenografiat, multiplicat,
aparate de nregistrat, calculatoare, fax, telex etc.)
In funcie de modul de utilizare a resurselor umane i materiale, activitatea de secretariat
poate fi organizata astfel:
n unitile administrative i firmele mici ntreg nucleul de secretariat este centralizat;
n administraiile centrale i locale, n organizaii mari, aezarea fizic este parial
centralizata (birouri colective), parial descentralizata (efi de cabinet, secretarii
conductorilor).
Organizarea centralizat n secretariate prezint urmtoarele avantaje:
concentrarea echipamentelor de birou, ceea ce nseamn utilizarea lor la capacitate
maxima;
pregtirea noilor cadre este rapid, afectarea lor pe lng grupuri conduse centralizat
influeneaz pozitiv formarea i perfecionarea lor;
posibilitatea stabilirii unor standarde comune, ca rezultat al uniformitii metodelor de
operare n munca de birou;
costul performantelor este sczut, ca i al investiiilor n maini de birou i al
ntreinerii lor, deoarece sunt folosite n cadru restrns.
28
Tema 1
Treptat, prin trecerea de la un sistem economic la altul i prin evoluia mijloacelor de
comunicaie, se contureaz alte coordonate funcionale ale acestei profesii.
In perioada feudalismului, o data cu schimbrile produse n sistemele de conducere prin
apariia anumitor grade de ierarhizare si, prin apariia hrtiei ca suport informaional, munca
de secretariat capt contururile specializrii.
Astfel, persoana desemnat cu titlul de secretar, n Evul Mediu, se ocupa de corespondena
monarhului sau a unor nali demnitari. Aceasta presupunea meninerea n continuare, a
sarcinilor iniiale de caligrafiere a textelor, la care sau adugat alte operaiuni de expediere dar
i de eviden a circulaiei documentelor scrise.
In epoca modern, o dat cu ptrunderea mainilor de scris mecanice n structurile
administrative, imaginea secretarei se va asociata att de profund cu acest mijloc de
imprimare a textelor, nct activitatea sa se va confunda pn n epoca contemporana, cu
aceea de dactilograf.
Trebuie s precizm, ns, c din punct de vedere istoric, aceast meserie a aparinut
brbailor, pn la nceputul secolului XX, cnd au nceput s fie promovate drepturile
ceteneti refuzate femeii secole de-a rndul. Nici Revoluia Francez cu ideile ei luminoase
nu a avut curajul s lanseze femeia n viaa administrativ, dar a declanat goana dup o
egalitate de sexe.
n epoca contemporan, conform statisticilor, 95% din funciile de secretar sunt ocupate de
femei, n special n rile Europei Occidentale, ele dovedindu-se mai dotate dect brbaii n
domeniul competenei sociale i al inteligenei emoionale. Se contureaz, astfel, noi cerine,
privind practicarea acestei profesiuni. Managementul modern, cristalizat ca tiin tot la
nceputul secolului XX, dezvolt noi valori, privind resursele umane i resursele
informaionale, la aceasta aducndu-i contribuia tiine precum sociologia, psihologia,
ergonomia.
Noile dimensiuni ale managementului au presupus, desigur, i reevaluarea auxiliarului su de
baz, secretariatul.
n spatele acestui curent ascensional se afl i dezvoltarea continu a tehnologiilor
informaionale i comunicaionale care au revoluionat viaa birourilor. Astzi, competenele
secretariatului impun n egal msur, cunotine, informaii i deprinderi cerute muncii
tradiionale secretariale la care se adaug altele noi: domeniul biroticii. Abordnd, cerinele
actuale ale acestei profesiuni, la modul general, putem enumera: stpnirea procedeelor de
citire i scriere rapida; utilizarea calculatorului n editarea de texte i pentru baze de date;
utilizarea celorlalte aparatelor de tratare a informaiei i comunicaie; cunoaterea principiilor
de organizare a timpului i a documentelor; posedarea i si exercitarea a 1-2 limbi de
circulaie internaional; cunotine generale de statistic i contabilitate; abiliti de
comportament n relaiile cu publicul i ali factori; Din aceast perspectiv, activitatea
secretariatelor devine tot mai complex i specializat. Secretara este tot mai implicat n
procesul de gndire fiind nevoit de multe ori s preia pri din activitile conducerii spre a le
prelucra independent, s gestioneze fluxuri de informaii i timpul managerilor, s manevreze
mijloace tehnice de tratare a informaiei i de comunicaie.
Posibilitile sale de degrevare a aciunilor managementului sunt nelimitate.
Cu privire la perspectivele acestei profesii, n lumea occidental s-au exprimat trei curente de
opinie:
a) ntr-o prim categorie se ncadreaz cei care consider c rolul secretarei este depit i c
n viitor va disprea. Argumentele care se aduc n acest sens, privesc evoluia rolului
calculatorului pentru activitatea fiecrui manager i de aici, ideea c, n timp, calculatorul
va ajunge s suplineasc rolul secretarei;
b) n a doua categorie pot fi ncadrai cei care consider ca, dimpotriv, rolul secretarei este
n continu cretere i c nici calculatorul nici altceva nu va reui s-o suplineasc;
29
Tema 1
c) un al treilea curent, susine c, n perspectiv, secretara i va depi statutul profesional
actual, fiind tot mai implicat n activiti paraprofesionale n care competenele ei s
impun cunotine noi din alte domenii (economie, management, juridic), alturi de cele
tradiionale.
Privit din aceast perspectiv, activitatea secretariatelor nu va mai fi exercitata de oricine i
oricum.
n rile occidentale se experimenteaz i testeaz pentru viitor, secretariate pe domenii,
echipe de secretariat pentru prestri de servicii birotice sau pentru lucru la distan.
30
Tema 1
1.6 ELEMENTE DE PROTOCOL NECESARE ACTIVITII DE SECRETARIAT
1. Rolul protocolului
Ceremonialul creeaz cadrul i atmosfera n care urmeaz s se desfoare raporturile dintre
interlocutori / parteneri. Protocolul codific regulile care guverneaz ceremonialul, al crui
obiect este de a oferi fiecrui participant prerogativele, privilegiile i imunitile la care are
dreptul. Ceremonialul i protocolul garanteaz egalitatea n drepturi a partenerilor, care
permite fiecreia dintre ei s-i fac auzit n mod liber vocea. i unul i cellalt impun
curtoazia care trebuie s guverneze raporturile ntre oamenii de bun credin. Ceremonialul i
protocolul guverneaz, de asemenea, negocierea, ncheierea i intrarea n vigoare a unor
documente / acte specifice. Ambele au o inciden zilnic asupra vieii i activitii de afaceri.
Protocolul pune problema regulilor care determin ordinea de precdere ntre parteneri.
2. Eticheta
Regulile de conduit sau regulile de comportare la care se refer eticheta contribuie la
buna desfurare a relaiilor din societate, n general, i la o desfurare normal a activitii
in afaceri n special. Este foarte important cunoaterea i aplicarea acestor reguli de ctre
fiecare partener, dat fiind c necunoaterea sau ignorarea lor pot duce, uneori, la interpretri
eronate, la complicaii relaionale care depesc sfera relaiilor strict personale ale celor n
cauz. Nu se pot concepe relaii ntre parteneri fr contactul uman necesar i, n cadrul
acestui contact, fr respectarea unor reguli de etichet.
Necunoaterea acestor reguli poate fi considerat, n ultim instan, o lips de competen
profesional a unei persoane chemate s reprezinte interesele unei pri pe planul relaiilor
specifice. n concluzie, nsuirea i respectarea unor reguli de eticheta pot i trebuie s
constituie o sarcin de ordin profesional.
A. inuta fizic (pe strad i n societate)
Este foarte important ca partenerii s aib o inut corect, ngrijit, s se controleze
permanent n fiecare ocazie asupra acesteia. n societate este greit s te sprijini de sptarul
unui scaun sau de perete, s ii minile n buzunar sau s te joci nervos cu bricheta, batista sau
alt obiect. Pe ct posibil, trebuie evitat s stai cu spatele la alt persoan care este aezat pe
scaun, fotoliu sau canapea. Aezarea pe scaun sau canapea trebuie fcut de aa manier nct
s nu denote o stare de plictiseal sau satisfacia de a fi cucerit un loc pe care nu eti dispus
s-l cedezi. Trebuie evitat strngerea genunchilor cu minile, sprijinirea capului de sptar,
btutul cu degetele pe braele scaunului. ncruciarea genunchilor la prea mare nlime
trebuie, de asemenea, evitat. Femeile trebuie s acorde mare atenie felului cum stau pe
scaun i cum i ncrucieaz picioarele, astfel nct rochia s poat acoperi genunchii. n
timpul conversaiei este nepoliticos s-l apuci de rever sau de nasture pe interlocutor pentru a
da mai mult greutate argumentelor personale sau s-l aprobi btndu-l pe umeri ori lovindu-l
cu cotul. De asemenea, trebuie evitate o gesticulare excesiv, un rs zgomotos, tusea,
strnutul i alte zgomote dizgraioase (aerofagii etc.)
B. Salutul
Salutul este o manifestare de curtoazie fa de o alt persoan sau de un grup de persoane. El
comport, n mimic i n inut, o serie de nuane care pot s-i modifice sau s-i completeze
sensul, s constituie o expresie de stim sau o simpl obligaie formal. Cteva reguli de baza
n legtur cu salutul:
brbaii salut primii femeile;
persoanele mai tinere salut primele pe cele mai n vrst;
subalternii salut pe superiorii in grad.
31
Tema 1
Rspunsul la salut este obligatoriu: un gest contrar poate fi socotit ca lips de politee. Este
recomandabil ca brbatul cnd salut cu plria s o in de calot, nclinnd uor capul i
privind la persoana salutat. Dac minile i sunt ocupate, se accept salutul printr-o simpl
nclinare a capului. n alte cazuri, salutul se face printr-o nclinare a capului. De obicei, femeia
rspunde la salut printr-o uoar nclinare a capului, arbornd uneori un surs. n cazul
ntlnirii cu o persoan cunoscut pe care nu doreti, totui, s-o salui, eschivarea trebuie
fcut cu tact. Cnd este ntlnit o persoan care pare cunoscut, fr a o putea identifica
imediat, este preferabil, s fie salutat. Persoanele care se afl intr-o maina salut primele
persoanele cunoscute de pe strada, n cazul n care au fost vzute. Dac persoana cunoscut
este mpreun cu mai muli prieteni, necunoscui celui care salut, se salut tot grupul. n
timpul salutului se folosesc i formulele: bun dimineaa, bun ziua sau bun seara. La
ntlnirile oficiale se pronun denumirea rangului: bun ziua domnule director, presedinte,
ministru etc.
Strngerea de mn poate interveni fie cnd persoanele care s-au salutat se opresc pentru a sta
de vorb sau a continua drumul mpreun, fie cu ocazia prezentrii lor. n cazul strngerii de
mn rolurile sunt inversate: femeia este aceea care ntinde prima mna, persoana cea mai n
vrst celei mai tinere i persoana cu grad superior celei sau celor cu grad inferior. Pentru o
secund, cele dou persoane se privesc n ochi n momentul strngerii minii.
n toate mprejurrile, brbaii se scoal pentru a strnge mna interlocutorului; femeile, n
schimb, nu se ridic n picioare dect cnd este vorba de o persoan mult mai n vrst sau pe
care dorete s-o onoreze n mod special.
Srutul minii continu nc s fie practicat n numeroase locuri sau mprejurri, fiind
considerat ca o form de curtoazie, mai ales cnd este vorba de femei n vrst sau cstorite,
de soii de nali demnitari etc. Srutul minii se face ntr-o form politicoas, prin aplecarea
corpului, iar n anumite mprejurri este recomandabil s se simuleze gestul (n aer liber, de
exemplu). Este greit s se srute mna nmnuat. De asemenea, este greit s se rezerve
acest gest numai pentru unele dintre femeile care se afl mpreun.
C. Prezentrile
n probleme de etichet, de o deosebit importana n activitatea partenerilor este felul n care
se fac prezentrile. n aceast privin trebuie respectate urmtoarele reguli:
brbatul este prezentat femeii;
persoana mai tnr este prezentat celei mai in vrst;
persoana cu gradul inferior este prezentat celei cu grad superior .
Persoana care face prezentrile se adreseaz cu formula: mi permitei s v prezint pe.
Dac persoana recomandat are mai multe titluri, se pronun numai titlul cel mai mare. La
prezentarea unuia dintre soi de ctre cellalt se spune simplu: soul meu sau soia mea.
La prezentarea unei perechi se va spune: domnul i doamna Ionescu sau domnul Ionescu i
doamna, ncepndu-se ntotdeauna cu soul. Formule ca ncntat, sunt fericit de a v fi
ntlnit / cunoscut se folosesc n mod curent.
Dei n practica noastr nu se obinuiete autoprezentarea, n tot mai multe ri ea este
cunoscut n rndul oficialitilor i n corpul diplomatic. n astfel de ocazii trebuie s se evite
ca la autoprezentare s se adauge, n afar de nume, apelative domnul sau doamna ,
adugndu-se, eventual, funcia sau calitatea. n unele situaii prezentarea sau autoprezentarea
este urmat de schimbul crilor de vizit.
Unele excepii de la regulile de prezentare:
32
Tema 1
D. Conversaia
Orice reuniune sau aciune protocolar, orict de atent ar fi pregtit, risc s devin
plictisitoare n lipsa unor conversaii interesante i utile. Pentru crearea unei atmosfere
plcute, gazda trebuie s se gndeasc la alegerea oaspeilor, astfel nct ntre acetia s existe
anumite puncte de contact, fie prin faptul c lucreaz n aceleai domenii de activitate sau n
domenii care au contingen ntre ele, fie prin formaia lor intelectual.
Organizarea acestor aciuni nu constituie un scop n sine. Ele trebuie s devin instrumente de
munc, s constituie un element principal al activitii diplomatice, o component principal a
muncii de informare i de relaii.
Arta conversaiei nu poate fi nsuit dup anumite formule. Pentru desfurarea unei
conversaii plcute i mai ales utile muncii de informare se cer o bun pregtire politic i
profesional, cunotine variate de cultur general, tact, atenie, politee i alte asemenea
nsuiri pe care diplomaii trebuie s le posede i care pot fi obinute printr-o munc
struitoare, permanent de pregtire multilateral.
n ceea ce privete atitudinea n timpul unei conversaii, de obicei se spune c nu este frumos
s pari nici mai inteligent i nici mai instruit dect interlocutorul tu. n timpul unei
conversaii, diplomatul trebuie s aib o atitudine corect, ns degajat, s fie plcut n
conversaie i s o canalizeze n problemele care l intereseaz. Desigur, respectul opiniei
personale oblig pe oricine s asculte cu politee tezele interlocutorului su. Aceasta nu
nseamn c nu se poate interveni, ci este chiar recomandabil s se intervin ns ntr-o form
politicoas, dar ferm, n explicarea poziiilor proprii atunci cnd ele sunt interpretate n mod
eronat. Acest lucru trebuie fcut cu calm i tact, astfel nct modul n care se susine o prere
contrarie s nu se fac de pe o poziie de superioritate ostentativ sau persiflare. Trebuie
evitate ntreruperile partenerului cu exclamaii de felul: nu avei dreptate!, ce eroare! etc.
Se va evita, pe ct posibil, tusea sau strnutul zgomotos n timpul conversaiilor, acestea
fcndu-se ct mai discret posibil i ntotdeauna n dosul batistei, cu corpul ntors ntr-o parte
fa de interlocutor.
La o mas este recomandabil ca diplomatul s se ntrein cu partenerul din dreapta i din
stnga sa i s evite, pe ct posibil, discuiile cu partenerii ndeprtai. La recepii, cocktailuri
este recomandabil s se circule printre invitai, s nu se evite conversaia cu strinii, iar
reprezentanii din cadrul acelorai ministere sau ambasade s nu se adune n grupuri.
E. Convorbirea telefonic
Telefonul este un mijloc important i extrem de util n rezolvarea sarcinilor profesionale
curente, ct i n meninerea legturilor fireti ntre cunoscui, prieteni. De aceea, convorbirile
telefonice necesit respectarea unor anumite reguli de care este indicat s se in seama. n
acest sens, trebuie cunoscut n primul rnd necesitatea de a se face prezentrile de rigoare, iar
n al doilea rnd, n cazul secretarelor, cum se face o legtur telefonic. Prezentarea trebuie
s se fac indicndu-se numai numele apelantului (fr apelativul domnul), precum i
instituia la care lucreaz, evitndu-se de obicei s se indice i funcia.
n situaia cnd legtura telefonic a fost fcut prin secretariat, apelantul trebuie s atepte la
telefon legtura cu persoana cutat. Tot n cazul legturii stabilite prin secretariat este
recomandabil ca secretara s nu fac imediat legtura, ci s procedeze n prealabil la
identificarea persoanei care solicit convorbirea i s cear asentimentul celui chemat, ntruct
anumite raiuni pot impune ca o convorbire sau alta s nu aib loc atunci cnd este solicitat.
n cazul unei convorbiri oficiale care comport o anumit importan este bine s se identifice
persoana care o recepioneaz, innd seama de obligaia de a ntocmi nota telefonic. Pe nota
transmis se va preciza data, ora i numele persoanei care a recepionat comunicarea. n cazul
transmiterii unei comunicri de o deosebit importan, nu este greit i nici nepoliticos s se
cear citirea, pentru controlul exactitii, a notei transmise.
33
Tema 1
Tema 1
folosirea cuitului fiind foarte anevoioas. Dac este loc, se mai poate mnca aeznd farfuria
pe masa de bufet sau pe mese alturate special amenajate n acest scop.
Cocktailurile i recepiile au loc n picioare. n acest caz serviciul poate fi asigurat, fie de
osptari, care circul printre invitai, cu platourile de mncare i butur, fie prin instalarea
unor mese-bufet n centrul sau pe laturile saloanelor, oaspeii servindu-se singuri, sau cu
ajutorul ctorva osptari.
G. Fumatul
n aceast problem, o prim regul de politee impune ca nefumtorii s nu fie stingherii de
ctre fumtori. Se recomand ca un brbat s nu fumeze n apropierea unei femei, un tnr
lng o persoan mai n vrst, un funcionar n faa sau lng superiorul su, dac tie c toi
acetia nu suport fumul de igar. n asemenea mprejurri, ntrebarea mi permitei s
fumez?, mai ales cnd este nsoit de gestul de a scoate igara din pachet sau a aprinde
bricheta, este deplasat, deoarece interlocutorului i va fi greu s rspund negativ. Abinerea
de a fuma, n asemenea situaii, este cea mai bun soluie. De asemenea, trebuie avute n
vedere i alte cteva reguli eseniale:
nu se salut cu igara n gur;
nu se vorbete cu igara sau pipa n colul gurii i nu se ine igara permanent n gur
pufind din ea;
nu se intr cu igara sau pipa aprins n locuina unde eti invitat sau n biroul
superiorilor n grad.
Se recomand ca femeile s nu fumeze pe strad sau dac fumeaz s nu dea fumul pe nas. n
societate brbatul ofer foc mai nti femeilor i apoi brbailor. O femeie poate oferi foc altor
femei, dar nu este normal s ofere foc brbailor. Folosirea scrumierelor pentru aruncarea
scrumului de igar este absolut obligatorie. Este inadmisibil s se foloseasc la ntmplare
oricare vas drept scrumier. Gazda nu va ncepe s fumeze nainte de a oferi igri invitailor
si; invitaii nu vor fuma nainte de a cere permisiunea gazdei. La o mas oficial nu se
fumeaz dect din momentul cnd sunt oferite igri de ctre gazd, de obicei nu nainte de a
se trece la felul principal de mncare, respectiv la friptur.
H. inuta vestimentar
n activitatea de relaii cu publicul, inuta vestimentar are o deosebit importan. Regula de
etichet vestimentar cere o mbrcminte corect, n plin armonie cu conformaia corpului
i mprejurrile n care este purtat. n aceasta const i adevrata elegan. A fi elegant nu
nseamn preocuparea exclusiv pentru numrul i preul toaletelor, copierea fidel a modei
lansate de diferite case de specialitate, ci preocuparea pentru alegerea unor materiale de bun
calitate i o croial corespunztoare, capabile s rspund unor nevoi ct mai variate i fr a
se demoda prea repede. La brbai accesoriile au mare importan. Se cere: o cma curat i
bine clcat, o cravat discret, asortat, ca i nclmintea sau ciorapii, la culoarea
costumului. La femei culorile i desenul materialului ca i croiala rochiei trebuie s fie
armonizate cu aspectul fizic. O femeie cu tenul palid nu va face dect s-i evidenieze i mai
mult paloarea dac se va mbrca n culori galbene sau verzi. O femeie corpolent i de statur
mic nu va purta o rochie plisat sau cu dungi dispuse orizontal sau cu o croial scurt, dup
cum o femeie nalt nu va purta o rochie cu dungi dispuse vertical. Excesul de bijuterii nu
contribuie la obinerea unei note de mai mult elegan, ci dimpotriv.
inuta de zi sau inuta de ora (se folosete dimineaa i dup-amiaza)
La aciunile la care se impune inuta vestimentar de ora, pot fi oferite urmtoarele sugestii:
Pentru femei:
rochie scurt de sezon, deux-pieces sau tailleur, din materiale i culori potrivite
sezonului (ziua nu se mbrac rochii din materiale lucioase lam sau dantel);
35
Tema 1
accesorii discrete;
costum (hain i pantaloni) de aceeai culoare (nu prea nchis), de croial obinuit;
cravat modern, nflorat sau cu diferite modele geometrice, trebuie s fie aleas cu
mult grij;
toamna, iarna i primvara se vor purta mnui din piele, n circumstanele care impun
elegan.
inuta de sear sau inuta de culoare nchis
La aciunile la care se impune inuta vestimentar de culoare nchis, se recomand:
Pentru femei
rochie de sear din mtase, lam, dantel, ln, jers etc., de obicei de lungime obinuit
sau dac moda impune, mai lung;
mnui din piele sau mtase, scurte (la rochie cu mneci) sau lungi -3/4 (la rochie fr
mneci);
poet de dimensiuni mici din piele, mtase sau materiale lucioase (paiete, mrgele etc.),
de culoare asortat cu mbrcmintea;
pantofi din piele lucioas sau mat i ciorapi din mtase sau dantel, n culori asortate cu
mbrcmintea;
Aceasta este inuta vestimentar recomandat pentru diferite ocazii oficiale, mese,
recepii, gale de film, spectacole teatrale etc., ns n ora poate fi folosit, cu deplin succes,
costumul taior sau deux-pieces, confecionat din materiale de bun calitate i cusut cu mult
gust. Nu se recomand folosirea pantofilor cu tocul nalt la inuta cu pantaloni.
Pentru brbai
costum de culoare neagr sau nchis, cu pantaloni i vest de aceeai culoare (stof uni
sau cu dungi discrete din acelai fir);
cma alb;
ciorapi negri;
Tema 1
poet neagr;
pantofi negri;
cma alb;
dac brbatul este mbrcat n smoking, partenera va purta rochie scurt, fr mneci,
fr plrie i mnui (n unele ri, la mesele care au loc la ore trzii se indic rochie lung);
dac brbatul este mbrcat n jachet (de obicei, la vizite oficiale n cursul zilei),
partenera va purta rochie scurt cu plrie i mnui;
dac brbatul este mbrcat n frac, partenera va purta rochie lung, fr mneci i cu
mnui lungi.
Este imperios necesar ca n toate ocaziile, la aciunile protocolare, vizite, mese, recepii,
cocktailuri, ceaiuri etc., s se poarte mbrcmintea indicat n program sau pe cartea de
invitaie. n lipsa unei asemenea precizri, se poate ine cont de urmtoarele recomandri:
Portul mnuilor
Purtatul mnuilor depinde de obiceiurile locale. Pe strad ns, brbatul i va scoate mnua
din mna dreapt pentru a saluta. Femeile nu-i scot mnuile dect dac ntlnirea este fixat
dinainte. n interior, brbatul nu intr cu mna dreapta n mnu. Este preferabil ca ea s se
scoat nainte de a suna la u. Mnuile se scot n restaurant i ntr-o sal de dans, dar ele se
pot purta n tren, la sport i pentru condusul mainii. La bal, la teatru, ca i la toate
manifestrile publice care au loc n interior, brbaii i vor scoate mnuile, n timp ce
femeile dac doresc pot s le pstreze. La o invitaie la mas, nu se intr n sufragerie cu
mnuile n mn. Cnd se mbrac pardesiul, mantoul, paltonul, mnuile sunt obligatorii.
Alte reguli de etichet:
Pe strad prioritatea de trecere este urmtoarea: femeia trece naintea brbatului, cel
mai n vrst naintea celui mai tnr, gradul superior naintea celui inferior.
37
Tema 1
Iniiativa de a intra in discuie aparine femeii, celui mai n vrst sau mai mare n grad
(cu excepia cazurilor cnd sunt de comunicat probleme urgente i importante pentru
interlocutori).
n cazul unei deplasri cu maina, locul de onoare este la spate n dreapta banchetei,
dup care urmeaz cel din stnga, iar locul trei, n fa, lng ofer. n cazul cnd dou femei
i un brbat sau doua femei i doi brbai se afl mpreun, locul femeilor este pe bancheta din
spate, cea mai n vrst stnd la dreapta, iar a brbailor n fa.
Dac doi brbai nsoesc o femeie, cel mai in vrst sau superior n grad st pe bancheta
din spate, la stnga femeii, iar al doilea brbat n fa.
3. Organizarea meselor, cocktail-urilor, recepiilor i ntlnirilor prieteneti
A. Organizarea meselor (dejun, dineu)
Organizarea i participarea la mese, unde sunt invitai oaspei strini i personaliti locale, a
ncetat s mai fie o simpl aciune de curtoazie, protocolar devenind o modalitate de lucru,
un instrument care, folosind adecvat cadrul mai puin oficial n care se desfoar, poate
permite att realizarea unor contacte mai strnse ntre participani, ct i discutarea sau chiar
rezolvarea unor probleme de munc.
Reuita unor astfel de mese, atingerea scopului urmrit, depind att de oportunitatea aciunii i
de alegerea oaspeilor, ct i de priceperea i tactul cu care gazda invit, primete i se ocup
de invitai.
a) Oportunitatea organizrii meselor
n general, organizarea meselor diplomatice trebuie s urmreasc un obiectiv precis, s
constituie o aciune de munc, care s contribuie la susinerea i dezvoltarea activitii
organizatorului, la lrgirea i ntrirea contactelor cu persoanele invitate.
b) Alegerea invitailor
Alegerea invitailor, ca nivel i numr, este determinat de:
38
Tema 1
care se acorda mesei, haina nchis poate fi folosit i pentru dejun. Practica internaional
prevede pentru acest gen de aciuni:
39
Tema 1
Scaunele trebuie aranjate la distane potrivite: s nu fie prea aproape pentru ca vecinii
s se jeneze reciproc n timpul mnuirii tacmurilor i nici prea deprtate nct
discuiile s fie stnjenite.
Faa de mas clasic este alb sau cu desene discrete de aceeai culoare (damasc).
nainte de a fi folosit, este indicat s fie controlat dac este perfect curat i recent
clcat, astfel nct pliurile s nu mpiedice aranjarea mesei. n cazul cnd sunt
necesare mai multe fee de mas (ceea ce trebuie evitat n msura posibilului) se va
observa ca suprapunerea lor s se fac pe o linie ct mai puin perceptibil. Sub faa de
mas se ntinde, de obicei, un molton gros, care permite o mai bun fixare a
tacmurilor i, totodat, ferete masa de pete.
n ultimul timp, se folosesc n mod curent fee mici de mas, individuale, fcute dintro pnz fin, de obicei cu broderie, din pai sau rafie n diferite culori. Feele de mas
individuale se folosesc numai cnd gazda dispune de o mas din lemn de calitate
superioar i perfect lustruit.
erveelele se aranjeaz n diferite forme, pliate n form dreptunghiular sau
triunghiular, fie direct pe farfurie, fie la stnga acesteia. Cel mai practic este aranjarea
lui n form triunghiular, cu vrful n sus, la stnga farfuriei, astfel nct s mascheze
feliile de pine sau chifle.
Tacmurile folosite la o mas oficial trebuie s fie de calitate bun, de preferin din
argint sau argintrie. Gazda are obligaia s le controleze naintea fiecrei mese, spre a
se ncredina c sunt curate i n bun stare. Nu este nimic mai neplcut dect ca, n
timpul unei mese, vreunui invitat s-i cad, de exemplu, mnerul cuitului sau ca
acesta s nu taie. De regul, fiecare fel de mncare se mnnc cu tacm separat. De
aceea i tacmurile se aranjeaz n ordinea servirii meniului, n jurul farfuriei. Iat, de
exemplu, aranjamentul pentru un dineu:
f) Meniul
40
Tema 1
Meniul va fi ntocmit n funcie de oaspei i sezon, preocuparea de baza a gazdei trebuie s-o
constituie calitatea mesei i felul n care este servit. Se vor evita mesele prea ncrcate sau
care presupun un consum exagerat de alcool.
La o masa (dejun, dineu) nu este indicat s se serveasc, n afara desertului, mai mult de dou
feluri, cnd sunt suficient de consistente sau trei, cnd se stabilete un meniu mai uor. n
general, nu se servete dect un singur fel de mncare din carne. Numai la banchete se poate
introduce i al doilea fel. Alegerea desertului se face n funcie de restul meniului: un desert
mai uor (salat de fructe, ngheat), dac celelalte feluri de mncare au fost mai grele i un
desert mai consistent (tort, plcint etc.) n caz contrar. Fructele pot fi servite ca desert
(proaspete, compot, salat), fie dup acesta, dac masa nu a fost prea ncrcat.
Vinurile se aleg dup componena meniului. La o mas nu se vor servi mai mult de dou
feluri de vin (alb, rou) i un vin dulce, desert sau ampanie.
Cafeaua cu coniac (lichior etc) poate fi servit la mas sau ntr-un salon separat. Dac se
servete separat, dup terminarea mesei, gazda-femeie se va ridica prima, invitnd oaspeii n
salonul respectiv.
Unele reguli de etichet referitoare la aciunile protocolare enunate
n cazul cnd eful unei instituii ofer o mas cu un numr mai mare de oaspei, este bine ca
cel puin unul dintre colaboratori s fie invitat, pentru a-l ajuta la primire. Dac vestiarul este
departe de salonul de primire, este bine ca acest colaborator s ntmpine oaspeii la ieirea
din vestiar, ajutndu-i s ia cunotin de plasamentul la masa. Acesta se face pe o plac
special, de obicei confecionat din piele sau material plastic, n care se introduc buci mici
de carton, pe care se scrie numele fiecrui invitat, aranjate n jurul unei piese, de forma mesei,
montat n mijlocul plcii;
Sosirea la mas cu punctualitate trebuie respectat cu strictee, pe de o parte avnd n vedere
c se pot servi unele mncruri fixe care se pregtesc la minut, pe de alt parte, pentru a
evita ca ceilali invitai s atepte pe cel ntrziat. Pentru prentmpinarea unor asemenea
situaii este recomandabil ca 15-30 minute de la ora indicat pe invitaie s se serveasc drinkuri i mici aperitive, n picioare, prilej inclusiv pentru un prim contact ntre toi participanii la
mas.
inuta la o mas este cea indicat pe invitaie. n cazul cnd o asemenea precizare nu exist,
n funcie de anotimp i ora mesei, se va mbrca un costum corespunztor, care poate fi de
culoare mai deschis la prnz i n orice caz de culoare nchis seara (gris-fer, bleu-marin etc).
La orice mas, brbaii mbrac ns cma alb, cu pantofi i ciorapi asortai culorii
costumului. Se va avea, de asemenea, grij ca ntre ciorapi i cravat s nu fie un contrast
izbitor. La o mas de prnz, femeile pot mbrca o rochie simpl de zi, bine croit i potrivit
vrstei n privina modelului i culorii. La o masa de sear (dineu) se va prefera o rochie de
mtase sau ln, mai nchis, cu croial simpl. Rochia de sear (de obicei mai lung, dintr-un
material nchis i mai greu) nu se poart dect atunci cnd brbatul este n smoking sau frac.
Portul plriei la prnz este uzual, chiar la o rochie de strad. De asemenea, n special la o
mas de sear, se obinuiete s se poarte mnui. Lungimea i culoarea acestora depind de
croiala rochiei i de gustul personal.
Cnd osptarul anun c masa este servit, gazda-brbat invit pe soia oaspetelui principal i
o conduce la locul ei. Gazda-femeie invit pe oaspetele de onoare s ntre n sufragerie, dar ea
trece dup intrarea tuturor oaspeilor. La sfritul mesei, gazda-femeie se ridic i iese prima
din sufragerie.
nainte de invitarea la mas, gazda va avea grija s recomande ntre ei pe oaspeii care nu se
cunosc.
Servitul mesei ncepe ntotdeauna cu oaspeii-femei, n ordinea de precdere a acestora i
continu apoi cu brbaii, astfel nct gazda-soie va fi servit ultima dintre femei, iar gazdaso ultimul dintre brbai.
41
Tema 1
Se va controla cu grij mbrcmintea osptarilor, ea trebuind s fie curat i de aceeai
croial. De asemenea, osptarii vor fi instruii cu privire la ordinea n care vor fi servii
oaspeii i la comportarea n timpul mesei (s nu fie zgomotoi, s nu serveasc sau s circule
n timpul toasturilor, dect dac este necesar s umple paharele etc.).
Cei ce stau mpreun la aceeai mas au obligaia de a discuta ntre ei. A proceda altfel
nseamn o total lips de politee. n cazul cnd doi oaspei plasai unul lng altul nu se
cunosc, brbatul poate arta vecinei sale cartea lui de vizit, din dreptul tacmului, spunnd:
Numele meu, al dv.? sau numai numele meu, n timp ce se uit spre cartea de vizit a
persoanei necunoscute.
Se poate fuma din momentul n care osptarii servesc oaspeii cu igri. n cazul cnd igrile
sunt pe mas, de obicei nu se fumeaz nainte de a se trece la ultimul fel de mncare (carne)
sau pn cnd gazda nu face o invitaie n acest sens.
Oaspetele principal, care de obicei d semnalul de plecare, prsete locuina gazdei, n mod
obinuit, dup 1/2-1 or de la terminarea mesei. Bineneles, n aceast privin nu exist o
regul fix, plecarea oaspetelui principal fiind n funcie i de alte elemente ca: atmosfera
existent i natura discuiilor care se poart, anumite interese personale sau angajamente
ulterioare etc. n cazul cnd unii invitai au obligaii care nu le permit s atepte plecarea
invitatului principal, vor putea prsi locuina, scuzndu-se att fa de acesta, ct i fa de
gazd.
B. Organizarea cocktailurilor i recepiilor
Cocktail-urile i recepiile se organizeaz n diferite mprejurri ca: ziua naional, prezena n
ar a unei delegaii strine etc. n general, cocktailurile se organizeaz n ocazii mai puin
oficiale i au loc dup-amiaza, la orele 17.00 sau 18.00. Recepiile au un caracter mai oficial,
n cinstea unei delegaii de nalt nivel etc., ele avnd loc mai ales seara, n jurul orelor 19.00
sau 20.00. Pe invitaii se menioneaz, de obicei, ocazia cu care se ofer cocktailul sau
recepia respectiv. Oaspeii vor fi salutai, la sosire i plecare, de ctre gazd i soia sa i,
eventual, de unul dintre colaboratori. O preocupare deosebit trebuie s se acorde ateniei fa
de oaspei, urmrindu-se ca gazdele s se ntrein cu ct mai muli oaspei i n special cu
personalitile mai marcante. Este recomandabil ca problemele pe care gazda are interesul s
le abordeze n ziua respectiv s fie pregtite cu mult grij, indicndu-se care anume dintre
colaboratori va ridica una sau alta dintre ele i cui anume, astfel nct aceleiai persoane s nu
i se ridice probleme similare de ctre diferii membri ai instituiei.
C. Ceaiuri i ntlniri prieteneti
Ceaiurile sunt aciuni protocolare organizate, fr o ocazie deosebit, cu scopul de a se crea o
ambian propice unor discuii amicale. Ceaiurile se organizeaz fie dimineaa ntre orele
10.30-11.30 sau dup-amiaza, ncepnd cu orele 16.00 pn la orele 18.00. La ceai se pot
servi alune,
Cuvinte cheie: birotic, sectretariat, informatizare, protocol.
ntrebri recapitulative
1. Ce este birotica i cum a aprut?
2. Care sun rolurile organizatorice i ce activiti desfoar birourile?
3. Care sunt particularitile i tendinele muncii de birou?
4. Care sunt obiectivele biroticii?
5. Care sunt principiile biroticii?
6. Care sunt tendinele actuale de dezvoltare a biroticii?
7. Care sunt cerinele secretariatulu fa de birotic?
42
Tema 1
8. Care sunt tehnologiile pentru realizarea comunicaiilor birotice?
9. Care sunt soluiile pentru aplicarea comunicaiilor interne ale firmei?
10. Cum se folosete Internetul n activitile de secretariat?
11. Care sunt atribuiile i sarcinile secretariatelor?
12. Cum este organizat secretariatul?
13. Care sunt funciile secretariatului modern?
14. Ce este protocolul i ce rol are n activitile de secretariat?
15. Care sunt caracteristicile importante ale protocolului?
16. Care sunt cauzele care au determinat apariia Biroticii ca disciplin?
17. Care sunt elementele eseniale ale definiiei Biroticii?
18. Ce este un birou i care sunt principalele tendine de evoluie ale acestuia?
19. Care sunt componentele Biroticii?
20. Care sunt domeniile de aplicaie ale biroticii?
21. Care sunt principalele proceduri birotice i ce echipamente se folosesc n fiecare caz?
22. Ce modificri ale lucrului ntr-un birou se prefigureaz?
23. Care sunt tendinele n ceea ce privete mobilierul de birou?
24. Ce soluii se ntrevd n ceea ce privete interconectarea echipamentelor dintr-un
birou?
25. n ce direcie credei c ar trebui s evolueze interfaa om-calculator?
Bibliografie
1. I. NFTNIL, Birotica i performana managerial, Bucureti, 2000
2. S., Borza, Utilizarea Calculatoarelor, Ed. Universitii Lucian Blaga 2003
3. Blasis, Jean-Paul de: La bureautique- outils et applications, Editions
dOrganisation, Paris, 1985.
4. Socobeanu Ionel, Socobeanu Iordana: Secretele secretariatelor, Structuri-atribuiieficien, Editura Eficient, Bucureti 1998.
43
TEMA 2.
SISTEME INFORMATICE DE BIROU
I. OBIECTIVE SPECIFICE TEMEI
A doua tema a cursului Birotica ii propune familiarizarea studentului cu modul n care este format
un sistem informatic de birou. Obiectivele principale ale acestei teme sunt:
Descrierea prilor componente ale sistemului informatic cu un accent deosebit pe
unitatea central i memoria calculatorului;
Prezentarea modului de funcionare a unitii centrale, a memoriei i a celorlalte pri
componente;
Familiarizarea studenilor cu terminologia aferent tehnicii de calcul;
Prezentarea prilor componente ale celui mai rspndit calculator, calculatorul de tip
PC i funcionarea acestora.
II. COMPETENE SPECIFICE DOBNDITE DE STUDENT
Studentul va cunoaste modul in care este constituit un calculator, modul in care acestea
functioneaza. In esenta va intelege faptul ca din punct de vedere fizic calculatorul este format din
circuite electronice in proportie de 90%, comandate de semnale electrice generate de software
specific
III. CUVINTE CHEIE: HARDWARE, BIT, BYTE, PROCESOR, ADRES, PIT, LAND,
BUS, MAGISTRAL DE COMENZI SAU DE DATE, INTERFA.
IV. STRUCTURA MODULULUI DE STUDIU
1. Schema bloc generala;
2. Unitatea centrala;
3. Memoria calculatoarelor;
4. Dispozitive de stocare a informatiilor;
5. Dispozitive de intrare iesire;
V. REZUMATUL TEMEI
Acest capitol prezint componenta hardware a unui sistem informatic de birou. Sunt descrise
principalele componente ale calculatorului din punct de vedere constructiv precum i a modului
de functionare. Se ncepe cu prezentarea schemei bloc a mainii numite calculator inventat de
Jon Von Neuman, schem bloc actual i n ziua de azi. Se continu apoi cu prezentarea pe larg a
unitii centrale, memoriei, dispozitivelor de stocare a informaiei, dispozitivelor de intrare,
dispozitivelor de ieire i a dispozitivelor de comunicare ntre prile componente.
Unitatea central sau inima calculatorului este format din unitatea aritmetic i logic,
care are rolul de a efectua operaiile aritmetice i logice i din unitatea de comand i control
(UCC) care are rolul de a comanda prile componente ale calculatorului.
Memoria are ca principale pri componente Memoria RAM sau creierul calculatorului
n care se prelucreaz informaiile existente n calculator, memoria ROM care conine
microprogramele necesare funcionrii calculatorului, precum i caracteristicile prilor
componente ale calculatorului, memoria Cache memoria rapid de lucru interpus ntre UC i
memoria de lucru (memoria RAM).
Dispozitivele de stocare a informaiei au rolul de a inmagazina datele pe diverse pri
componente ale calculatorului, de natur magneto electric, optic etc. Dispozitivele de stocare a
datelor de natura electromagnetic sunt harddisk-urile i dischetele. Citirea i scrierea datelor se
bazeaz pe fenomenul de inducie magnetic, stocarea datelor se face prin algoritmi complexi de
magnetizare. Scrierea datelor la dispozitivele de stocare de natur optic se bazeaz pe o raz
laser care realizeaz pe suprafaa de stocare mici adncituri numite pit. Acestea sunt completate
de suprafee netede numite land asupra crora nu s-a materializat aciunea razei laser. Citirea se
Tema 2
realizeaz prin devierea razei laser printr-o diod luminiscent la citirea unui pit sau land. Alte
dispozitive de stocare sunt memoriile de tip stick sau flash care permit stocarea informaiilor de
ordinul gigabyilor.
Dispozitivele de intrare au rolul de a introduce datele n calculator n vederea
prelucrrilor iar dispozitivele de ieire vizualizeaz datele prelucrate din calculator.
Dispozitivele de comunicaii sunt circuite electronice care asigur transferul de date ntre
prile componente ale calculatorului.
Calculatoarele de tip PC au microprocesorul i circuitele inteligente de pe placa de baz
pe post de unitate central, memoria RAM de tip DDRAM sau SDRAM, diverse dispozitive de
intrare: tastatur, mouse, scaner, dispozitive speciale (GPS, achiziii de date), fax, modem etc,
dispozitive de ieire: monitoare LCD sau CRT, implrimante, plotere etc. n general dispozitivele
de stocare a datelor pot fi considerate dispozitive de intrare ieire.
VI. CONTINUTUL TEMEI
Tema 2
2.2. FUNCIILE UNUI SISTEM INFORMATIC DE BIROU
Aa cum s-a artat n seciunile precedente, performanele i costul echipamentelor i
procedurilor informatice au fcut ca acestea s ptrund spectaculos n activitile de birou. Vom
nelege n continuare prin sistem informatic de birou ansamblul de echipamente fizice
(hardware) i sisteme de programe (software) cu care este dotat un birou i care sunt utilizate n
activitile specifice acestuia. Sistemul informatic poate fi reprezentat ca un ansamblu de trei
componente (fig.2.1.):
- componenta fizic (structura hardware)
- componenta logic (resursele software)
- obiectul procesrii (informaiile)
3 Componenta informationala
2 Componenta logica
1 Componenta fizica
Informatia
Software
Hardware
Unitatea centrala
Memoria
Dispozitive de
intrare-iesire
Tema 2
se ca un standard n domeniul calculatoarelor personale. In figura 2.2. este prezentat un PC tipic.
Tema 2
Sistemele de calcul de talie mare nu vor face obiectul discuiei noastre, astfel nct n
cele ce urmeaz vom analiza sistemele de tip microcalculator, specifice calculatoarelor
personale.
Principalele caracteristici ale calculatoarelor de tip PC sunt:
- raport pre/putere de calcul - sczut
- interfa "prietenoas" cu utilizatorul
- gam de aplicaii imens:
- gestiuni de baze de date
- calcul contabil
- procesare de texte, procesare tipografic
- proiectare asistat de calculator
- comunicaii (reele de calculatoare, pota electronic)
- calcul matematic, tiinific
- aplicaii n nvmnt, activitatea medical
- jocuri etc.
Din punct de vedere fizic un sistem compatibil IBM-PC se compune (fig. 2.5.) din:
- calculatorul propriu zis (unitatea sistem)
- monitorul, tastatura
- echipamente periferice (imprimant, scanner, mouse, plotter)
Tema 2
Tema 2
ntr-o zon de memorie, numit memorie de ecran, n forma semnalelor video ce se transmit
monitorului se realizeaz de ctre adaptorul video. Ecranul are dou moduri fundamentale de
funcionare: text (sau alfanumeric) i grafic. Ambele se pot manifesta n regim monocrom (albnegru) sau color. Rezoluia pe orizontal poate fi de 640 pixeli (Pixel=picture element), 1024
pixeli sau 1280 pixeli, iar pe vertical 480 pixeli, 768 pixeli sau1024 pixeli. Tendina actual este
spre mrirea rezoluiei monitoarelor. Dimensiunile uzuale ale monitoarelor sunt 14", 15", 17"
sau, pentru aplicaii de tehnoredactare a publicaiilor, 22". Din punct de vedere al programelor de
editare i procesare de texte, ecranul este mprit n mai multe ferestre (zone) cu diferite
destinaii, care vor fi descrise la prezentarea programelor respective.
c) Discuri magnetice
Memoria extern este constituit practic numai din discuri magnetice (unele sisteme sunt
dotate i cu unitate de band magnetic "streamer"). n prezent exist i o puternic orientare
spre diversificarea memoriei externe prin rspndirea dispozitivelor de memorat de tipul
discurilor optice reinscriptibile (spre exemplu inscriptoare de CD-uri sau dispozitive
magnetooptice).
Discurile magnetice sunt de dou tipuri: discuri amovibile (floppy) i discuri fixe,
realizate n tehnologia Winchester. De regul se lucreaz mai ales cu discul fix dar se arhiveaz
i se transport informaia cu discul floppy. Din punct de vedere al capacitii de nmagazinare
situaia discurilor magnetice este ilustrat n tabelul de mai jos:
Tabelul 2.1 Exemple de discuri magnetice
Tip disc
Disc
floppy
Disc fix
Dimensiunea
5,25"
3,5"
Capacitatea
Observaii
1,2 Mo
1,44 Mo
20-100 Go
Spre deosebire de alte dispozitive de I/E (tastatur, monitor) care efectueaz operaiile de
I/E la nivel de caracter, unitatea de discuri le efectueaz la nivel de bloc. Mrimea blocului este
de obicei aceea a sectorului fizic de pe disc (valoare standard 512 octei). Informaia este
organizat pe disc n fiiere.
Pentru realizarea gestiunii fiierelor, volumele (discurile) trebuie organizate ntr-un mod
specific. Aceast organizare privete pe de o parte formatarea discurilor, pe de alt parte alocarea
zonei de nceput a discului pentru structuri specifice.
Procesul de formatare pentru discurile flexibile stabilete numrul de piste, numrul de
sectoare pe pist i numrul de fee utilizate (fig. 2.7.). n cazul discurilor fixe formatarea are trei
etape:
- formatare fizic- efectuat de fabricant
- formatare partiionar (pentru ca un disc s poat fi folosit de mai multe sisteme de
operare- un disc este vzut ca dou sau mai multe)
- formatare logic.
Formatarea discurilor amovibile ca i formatarea partiionar i logic a discurilor fixe se
face folosind comenzi puse la dispoziie de sistemul de operare.
Structurile necesare pe un disc sunt, ncepnd cu sectorul logic 0:
- programul de ncrcare iniial (BOOT). Verific dac volumul conine sistemul de
operare. Dac da, ncepe ncrcarea, dac nu, se d un mesaj.
- tabela de alocare a fiierelor (FAT) - gestioneaz alocarea spaiului pe disc. Spaiul
necesar pe discul magnetic se aloc dinamic, cel devenit disponibil se re-aloc, astfel nct
fiierele nu sunt neaprat contigue. Unitatea de alocare este grupul (cluster). Din motive de
eficien un grup este format din un numr de sectoare contigue (egal cu o putere a lui 2). FAT,
pe baza unei "hri" a discului ine evidena grupurilor nlnuite n fiiere.
7
Tema 2
- catalogul rdcin (ROOT) - conine pentru fiecare fiier cte o nregistrare care
cuprinde toate informaiile necesare descrierii complete a acestuia, precum i adresa sa.
Not: Sistemele moderne, pe care este instalat un sistem de operare Windows NT, 2000
sau altele mai noi folosesc standardul de gestionare al discului NTFS (New Technology File
System).
Piste
Sector
Tema 2
Capac opac
Capac opac
Document de
scanat
Ferestr
trnsparent
Tema 2
SStilou
Dispozitiv
port-stilou
Suport grafic
Bara port-carucior
Tema 2
Tema 2
electronice ce pot fi apoi transferate n memoria unui calculator. Imaginile pot fi apoi prelucrate
cu software specializat i tiprite pe suporturi grafice cu imprimante de calitate. Figurile 2.15 i
2.16 prezint un astfel de aparat fotografic i modul lui de conectare la PC.
12
Tema 2
13
Tema 2
Aplicatii
Sistem de
Hardware
operare
Utilitare
Tema 2
tehnic a calculatorului. Sarcinile trasate de utilizator erau transmise mai departe de ctre
Windows ctre DOS.
Versiunile Windows 95, Windows 98, Windows 2000 aduc o noutate esenial, n
sensul c nu mai este nevoie de DOS. Dar despre trsturile eseniale ale acestor medii vom
discuta detaliat n seciunea urmtoare.
15
Tema 2
minimizare Dac se face clic pe el fereastra este redus la un buton din bara de
task-uri. Pentru redeschidere se face clic pe acest buton;
Buton sistem
Bara de titlu
Bara de
meniuri
Bara de
instrumente
Butoane de
redimensionare
Bara de stare
Tema 2
comenzi;
Bara de instrumente n funcie de aplicaia din fereastr bara conine butoane pentru
aciunile cele mai frecvente. Funcia unui buton este afiat dac se indic acel buton (se
poziioneaz cursorul mouse-ului pe el). Bara de instrumente poate fi afiat sau fcut
invizibil cu comanda Toolbar din meniul View. Lansarea actului se face prin clic pe
butonul respectiv;
Bara de stare afieaz sugestii i parametrii de configurare privind programul din
fereastr;
Butonul de redimensionare Se poate deplasa, cu butonul stng apsat, pentru
redimensionarea ferestrei.
Ferestrele pot fi redimensionate i li se poate modifica forma dac se poziioneaz
cursorul mouse-ului pe una din margini i cnd acesta devine o sgeat bilateral () se trage n
sensul dorit. n timpul micrii pe desktop, forma cursorului mouse-ului se modific n funcie de
poziie.
Tema 2
Control Panel:
se face clic pe butonul Start;
se selecteaz Settings, apoi Control Panel;
n fereastra Panoului de comand (Control Panel) se face clic pe pictograma
Add/Remove Programs;
se deschide caseta de dialog Add/Remove Programs Properties. Se alege pagina
Install/Uninstall i se face clic pe Install;
trebuie apoi urmate invitaiile ce apar pe ecran i se face clic pe Next sau pe Finish, pn
cnd se ncheie instalarea.
3. Adugarea unui program din meniul Start
Programele, ca i celelalte fiiere existente pe disc sunt grupate n dosare foldere, a
cror gestionare va fi detaliat ntr-o seciune ulterioar. n meniul Start se pot aduga programe
(eventual grupate n dosare) i se poate crea o comand rapid (scurttur shortcut).
Pentru adugarea unui program n meniul Start se procedeaz astfel:
Se face clic pe Start;
Se selecteaz Settings, apoi Taskbar;
n caseta de dialog Taskbar Properties se face clic pe eticheta Start Menu Programs;
Se execut clic pe butonul Add;
Apare caseta de dialog Create Shortcut;
n caseta de text Command line se tasteaz calea complet pn la programul vizat. Dac
nu se cunoate calea se poate folosi comanda Browse (rsfoire) i se caut pe disc
programul, dup care se face clic pe el;
Se face clic pe Next. Se va afia o caset de dialog Select Program Folder. Se poate alege
un dosar existent (ex. Accesories) sau se poate crea un dosar nou pentru programul
curent, cu comanda New Folder. Se face clic pe Next;
Se cere apoi un nume pentru comanda rapid (se i sugereaz un nume, funcie de
programul ce se adaug) i se face clic pe Finish;
Se face clic pe OK pentru a nchide caseta de dialog Taskbar Properties. Se poate apoi
verifica, prin clic pe butonul Start, c programul dorit a fost adugat n dosarul indicat.
4. Crearea unei comenzi rapide (scurtturi) pe suprafaa de lucru
O comand rapid este n esen un indicator spre ceva (program, document, dosar etc.).
Vom prezenta modul n care se poate crea o comand rapid pentru un program care apoi va
putea fi lansat rapid prin dublu clic pe pictograma acestei scurtturi. Faptul c o pictogram
reprezint o comand rapid este evideniat prin prezena unei sgei pe aceast pictogram.
Pentru a crea o scurttur se procedeaz astfel:
Dublu clic pe pictograma My Computer;
Se face dublu clic pe unitatea de disc i pe dosarul ce conine obiectul pentru care se
creeaz scurttura;
Se gsete pictograma programului i innd apsat butonul din dreapta al mouse-ului se
trage obiectul pe suprafaa de lucru;
Apare un meniu pentru acces rapid n care se selecteaz comanda Create Shortcut(s) Here;
Windows adaug pictograma la suprafaa de lucru;
Se termin procesul prin nchiderea tuturor ferestrelor.
Dac se dorete tergerea unei pictograme de pe suprafaa de lucru se procedeaz astfel:
Se trage pictograma respectiv n Recycle Bin (lada de deeuri), sau
Se face clic dreapta pe pictogram, se alege comanda Delete i se confirm cu Yes.
5. Instalarea
aplicaiilor
Exist dou posibiliti de instalare a unui nou program:
Folosind Add/Remove Programs (Start Setting Control Panel). Se deschide fereastra
Add/Remove Programs Properties din care se alege comanda Install. Suntei invitai s
introducei discheta sau CD-ul care conine fiierele de instalare ale programului
respectiv. Se face apoi clic pe Next, apoi pe Finish i se urmeaz (indicaiile)
instruciunile de pe ecran;
Folosind comanda Run din meniul Start. Se tasteaz calea i denumirea programului de
instalare (Install.exe sau Setup.exe). n continuare se urmeaz instruciunile furnizate de
18
Tema 2
programul de instalare.
n cazul n care se dorete eliminarea unui program se procedeaz astfel: Control
PanelAdd / Remove ProgramsInstall / Uninstall. Selectai programul ce va fi ters i apoi se
face clic pe Remove.
Tema 2
se selecteaz fiierul sau fiierele ce vor fi recuperate;
se face clic dreapta i din meniul de acces rapid se alege Restore.
Articolele selectate sunt scoase din lada de deeuri i sunt puse napoi la locul lor;
Pentru a goli lada de deeuri:
se face dublu clic pe Recycle Bin;
se deschide meniul File i se alege comanda Empty Recycle Bin;
se confirm aciunea fcnd clic pe Yes. n acest moment, fiierele sunt terse definitiv.
20
Tema 2
Tema 2
sau Windows Explorer;
n Windows Explorer:
se selecteaz dosarul;
se trage apoi dosarul n noul loc.
Dac se dorete copierea (nu mutarea) se apas Ctrl n timpul manevrei precedente.
7. Manevrarea fiierelor
Selectarea fiierelor
n cazul n care se selecteaz un ir de fiiere alturate se face clic pe primul, se pas
Shift i se face clic pe ultimul;
Pentru selectarea unui ir care nu e continuu se face clic pe fiecare innd apsat
tasta Ctrl.
Mutarea fiierelor
n Windows Explorer se afieaz n partea dreapt fiierele ce vor fi mutate;
n partea stng se parcurge lista pn se gsete unitatea de disc sau dosarul n care
se dorete mutarea;
Se selecteaz fiierul sau fiierele ce vor fi mutate;
Se trag (cu mouse-ul) fiierele selectate din dreapta n dosarul sau unitatea de disc
dorit din partea stng.
Copierea fiierelor
Se poate copia un fiier sau un grup de fiiere pe aceeai unitate de disc, n acelai
dosar sau n alt dosar, sau pe alt unitate de disc;
Se poate folosi Copy i Paste;
Se poate realiza copierea fiierelor prin tragerea lor. Se procedeaz ca la mutarea
fiierelor doar c se ine apsat tasta Ctrl;
Pentru copierea fiierelor pe dischet se poate folosi comanda Send To din meniul
File.
Redenumirea fiierelor
n Windows Explorer sau My Computer se afieaz fiierul de redenumit;
Se face clic dreapta pe numele fiierului. Se selecteaz opiunea Rename i se
procedeaz ca la redenumirea unui dosar.
tergerea fiierelor
n Windows Explorer sau My Computer se selecteaz fiierele care vor fi terse;
Se face clic dreapta pe fiierele respective i se alege comanda Delete din meniul de
acces rapid;
Se confirm fcnd clic pe Yes;
Se pot terge fiiere selectndu-le i trgndu-le apoi n Recycle Bin.
Afiarea i modificarea caracteristicilor fiierelor
Se afieaz n My Computer sau Windows Explorer fiierul ale crui caracteristici
dorim s le vizualizm;
Se face clic dreapta pe numele fiierului i se alege (selecteaz) opiunea Properties;
Apare caseta de dialog Properties. Se pot face modificri de atribute. n aceast caset
exist trei atribute: General (atribute), Summary (rezumat) i Statistic (Informaii
statistice);
Dup efectuarea modificrilor se face clic pe OK.
Vizualizarea unui fiier
Se poate folosi opiunea Quick View (din File) dac este instalat;
Dac aceast opiune este instalat se poate face prelucrarea fiierului.
Cutarea unui fiier sau a unui dosar
Start Find;
Windows Explorer: Tools Find Files or Folders;
My Computer unitatea de disc sau dosarul File Find.
22
Tema 2
n cutarea unor dosare sau fiiere se pot folosi caracterele * i ?.
2. Programul Paint
Este un program de desenare simplu;
Este n meniul Accesories;
Ecranul Paint are bara de titlu, bara de meniuri, iar butoanele cu uneltele de desenare se afl
n partea stng a ecranului. Culorile pentru desenare sunt disponibile n partea de jos a
ecranului;
trstur interesant const n posibilitatea crerii unei culori proprii (Options Edit Color),
posibilitatea extragerii unei culori pentru a o utiliza la alt obiect sau posibilitatea inversrii
culorilor.
23
Tema 2
ntrebri recapitulative:
1. Indicai cteva criterii de clasificare a informaiilor i dai exemple de informaii din
fiecare categorie.
2. Care sunt funciile unui sistem informatic de birou? Dai exemple de echipamente pentru
fiecare funcie.
3. Care sunt elementele componente ale unui microcalculator de tip PC? Indicai, n fiecare
caz i performana actual.
4. Care sunt cele mai utilizate dispozitive de memorie extern?
5. Care sunt capacitile de stocare actuale ale discurilor fixe?
6. Facei o comparaie ntre stocarea pe dischet magnetic i stocarea pe CD.
7. Ce echipamente de achiziie de imagini cunoatei? Prin ce sunt ele caracterizate?
8. Care sunt principalele resurse software folosite n Birotic?
9. Care sunt deosebirile eseniale ntre sistemele de operare DOS i Windows?
10. Care sunt instrumentele prin care se poate aciona asupra structurii de directoare i fiiere
n Windows (creare, copiere, tergere, redenumire etc.)?
11. Prezentai o configuraie de PC competitiv, n acest moment, din punct de vedere al
performanelor (procesor, memorie RAM, hard disc, memorie video, dotare multimedia
etc.).
12. Stabilii i justificai (pre versus performane) dotarea cu echipamente de calcul,
echipamente periferice i produse software a sediului unei firme mici/medii.
13. Care sunt principalele pari componente ale unui calculator?
14. Cum este alctuit memoria RAM i cum funcioneaz?
15. Cum este construit din punct de vedere fizic un harddisk?
16. Care sunt principalele dispozitive de intrare?
17. Care sunt principalele dispozitive de ieire?
18. Ce este microprocesorul i placa de baz?
19. Ce sunt dispozitivele de stocare optice i cum funcioneaz?
24
TEMA 3
TELECOMUNICAIILE DE BIROU
I. OBIECTIVELE TEMEI
A treia tema a cursului Birotica ii propune familiarizarea studentului cu modul n care sunt
realizate telecomunicaiile de birou. Studenii vor primii cunotiine despre principalele reele de
telecomunicaii, despre reelele de calculatoare i despre reeaua INTRNET. Obiectivele principale
ale acestei teme sunt:
Descrierea principalelor reele de telecomunicaii;
Prezentarea noiunilor fundamentale despre reelele de calculatoare;
Prezentarea noiunilor fundamentale despre reeaua Internet;
Familiarizarea studenilor cu terminologia aferent reelelor de telecomunicaii;
Prezentarea echipamentelor de birotic;
Prezentarea tehnologiilor i a serviciilor moderne folosite n birotic.
II. COMPETENE SPECIFICE DOBNDITE DE STUDENT
Studentul va cunoaste modul in care este realizat o reea de telecomunicaii n general, tipuri
de reele i echipamente folosite, modul in care acestea functioneaza. Studentul va dobndi
cunotiine privind folosirea reelelor de ultim generaie ca de exemplu reele prin satelit i reeaua
Internet
III. CUVINTE CHEIE: NETWORK, GPS, INTERNET, PROTOCOL, DOMENIU, HUB,
SWITCH.
IV. STRUCTURA MODULULUI DE STUDIU
1. Reele de telecomunicaii;
2. Echipamente de telecomunicaii n birotic;
3. Tehnologii i servicii moderne n domeniul telecomunicaiilor;
V. REZUMATUL CAPITOLULUI
Tema numrul trei ncepe printr-un istoric al reelelor de telecomunicaii. Sunt apoi prezentate
informaii despre reelel de telefonie, reeaua de telefonie celular, reeaua telex, reelele heriene de
televiziune. Un paragraf important este acela referitor la reelele de calculatoare. n cadrul reelelor de
calculatoare un aspect important este acela legat de prezentarea noiunilor elementare privind reeaua
INTERNET. Este prezentat modul de funcionare a acesteia, protocoalele care se folosesc n aceast
reea, echipamentele moderne i serviciile folosite pentru realizarea comunicaiilor
VI. CONINUTUL TEMEI
Activitile de birou sunt caracterizate, aa cum s-a menionat, n mare msur, de
manipularea informaiilor. Aceast manipulare presupune, ntre altele, o comunicare permanent cu
alte compartimente din interiorul sau exteriorul organizaiei. Principalele moduri de comunicare sunt
ilustrate n figura 3.1.
Tema 3
Fix
Dialog
Mobil
Telefon
Robot
Fax
Teleconferin
Scrisoare sau
telegram
Terminal n
reea
Moduri de
comunicare
edin
Televiziune cu circuit
nchis
Afiaj
Reele de calculatoare
Dictafon
Pager
Internet
Emitor
Codificare
(Receptor)
Canal de
comunicaie
Receptor
Decodificare
(Emitor)
Tema 3
de telecomunicaii, putndu-se comunica astfel, ntre dou posturi fixe printr-o pereche de cabluri
(perechea telefonic).
n 1887, fizicianul HEINRICH HERTZ descoper undele hertziene, undele radio. El a
demonstrat c undele electromagnetice se propag cu viteza luminii i c se reflect i se refract n
acelai mod ca lumina.
n 1896, fizicianul italian GUGLIELMO MARCONI realizeaz transmisia radio denumit
telegraful fr fir. Marconi a reuit s comande de la distan o sonerie electric, distana dintre
emitor i receptor fiind de civa metri.
Undele radioelectrice sau hertziene permit comunicarea ntre dou puncte fixe, dar mai ales
soluia ideal pentru a stabili o comunicare cu puncte mobile de orice fel: vapoare, avioane, satelii,
automobile sau persoane, oricare ar fi distana dintre cei doi corespondeni.
La nceputul anilor 50, n Statele Unite, compania Bell Telephone le propune angajailor si
un serviciu de telefonie la care i publicul avea acces.
n 1964, n reelele de radiotelefonie este introdus conceptul de partajare a resurselor. Reeaua
administreaz un canal radio, n mod dinamic, pe durata fiecrei noi comunicri. Sistemul alege din
ansamblul de canale libere o frecven pe care o confer noii comunicri.
n 1971, Bell Telephone prezint conceptul de reea celular care utilizeaz o band de
frecvene limitat ca mrime, propunnd sistemul AMPS (Advanced Mobile Phone Service/Serviciul
de Telefonie Mobil Avansat).
Conceptul de reea celular aduce, n principal, dou elemente noi: schimbarea dinamic a
frecvenei de emisie a unui punct abonat mobil, n timpul unei comunicaii, n funcie de deplasarea
sa n reea i reutilizarea frecvenelor din celulele suficient de ndeprtate unele de altele; prin aceste
dou nouti se permite creterea numrului de comunicaii simultane din reea i, deci a numrului
de abonai.
n anii 80 au fost puse n funciune nenumrate reele celulare n ntreaga lume, dar
majoritatea utilizeaz norme incompatibile i metode de transmisie analogice, fiecare ar stabilindui n mod suveran propria norm. n prezent, ns, exist numeroase reele celulare de
radiocomunicaii, putndu-se comunica n orice loc i n orice moment.
Principalele reele de telecomunicaii disponibile i utilizabile de ntreprinderi sunt:
- reeaua telefonic
- reelele de telefonie celular
- reeaua telex
- reelele hertziene de televiziune
- reelele de teleinformatic
- reelele specializate
Orientarea actual a evoluiei reelelor de telecomunicaii este ctre reeaua digital cu
integrarea serviciilor ISDN (Integrated Services Digital Network) de band larg i folosirea modului
de transfer asincron ATM (Asyncronous Transfer Mode).
3.1.1. Reeaua telefonic
Este reeaua telefonic clasic, numit i reea comutat, organizat pe mai multe nivele
ierarhice. Banda de trecere este ngust, ca urmare se pot transmite semnale vocale sau imagini
grafice statice dar nu se pot transmite semnale video. Imunitatea la zgomot este redus, iar centralele
tradiionale electromecanice introduc ntrzieri la realizarea conexiunii. n prezent aceste deficiene
sunt parial remediate prin realizarea interconectrii centralelor prin fibre optice i prin nlocuirea
centralelor electromecanice cu centrale electronice.
Din punct de vedere practic, reeaua telefonic acoper aproape ntreaga planet, obiectivul
su fiind punerea n legtur/comunicare a dou posturi telefonice, astfel nct s se poat asigura
transmisia semnalelor avnd o frecven cuprins ntre 300 i 3400 Hz. Pentru aceasta, comunicarea
trebuie s fie stabilit cu ajutorul indicaiilor furnizate de ctre utilizatorul care cere convorbirea
(formnd numrul de telefon), meninut i n cele din urm ntrerupt n momentul terminrii
3
Tema 3
comunicrii, ceea ce conduce la eliberarea resurselor afectate n mod temporar comunicaiei.
Reeaua telefonic este, n principal, constituit din patru tipuri de obiecte:
1. comutatoarele de racordare;
2. comutatoarele de tranzitpermit funcia de dirijare a comunicaiilor ntre fascicule.
3. fasciculele care leag comutatoarele;
4. liniile de abonai.
ntr-o reea telefonic distingem trei zone tehnice:
a) distribuia - situat ntre postul de abonat i comutatorul de interconectare;
b) comutarea - ansamblul mijloacelor care permit s pun temporar n legtur persoana care
cere legtura cu persoana cutat;
c) transmisia ansamblul instrumentelor utilizate pentru a interconecta comutatoarele.
Pentru conectarea echipamentelor terminale la reeaua telefonic se folosesc modemuri.
Acestea realizeaz la emisie modularea informaiilor de transmis astfel nct semnalul electric s fie
compatibil cu reeaua telefonic iar la recepie demoduleaz semnalele primite pe linia telefonic,
extrgnd informaia binar. Mai multe informaii despre modemuri vor fi furnizate n seciunea
destinat echipamentelor de telecomunicaii.
Reeaua telefonic comutat este utilizat curent pentru convorbiri sau pentru a lega terminale
informatice sau calculatoare ntre ele. Este mijlocul cel mai simplu dar nu cel mai bun din punct de
vedere al calitii i costului. O oarecare mbuntire se obine cu liniile nchiriate n locul celor
comutate.
Reeaua digital cu servicii integrate (ISDN).
ISDN - Integrated Services Digital Network - acronim din limba englez pentru "Reea
Digital cu Integrarea Serviciilor" - semnific o reea telefonic digital care asigur conectare
digital cap-la-cap ntre utilizatori i furnizeaz o gam larg de servicii vocale sau non-vocale (date
i imagini) la care utilizatorii au acces prin intermediul unor interfee standardizate utilizator-reea.
ISDN reprezint o dezvoltare a reelei telefonice clasice pentru a permite transmisii de voce, video,
text i date precum i un numr mare de servicii suplimentare, folosind aceleai perechi de cupru
existente i conectnd diferite tipuri de echipamente terminale.
Printre cele mai impresionante aplicaii ISDN, att pentru oamenii de afaceri, ct i pentru
publicul larg sunt transmisiile de date la 64 sau 128 kb /s, transmisiile fax color i alb-negru (o pagin
n 3-5 secunde) i videotelefonia (imagini color n micare), toate acestea fiind oferite clienilor la
tarife rezonabile.
mpreun cu aplicaiile specifice oamenilor de afaceri, ISDN aduce ns i aplicaiile destinate
publicului larg, oferind posibilitatea accesului la Internet la o vitez mult mai mare dect n prezent,
precum i posibilitatea de a efectua dou comunicaii simultane utiliznd aceeai pereche de fire de
cupru.
Viteza garantat a reelei ISDN are o importan major, deoarece toate activitile creative,
pornind de la conducerea marilor companii i pn la activitile casnice, sunt bazate tot mai mult pe
comunicaiile dintre calculatoarele personale, comunicaii care se pot realiza n condiii de calitate
superioar cu ajutorul ISDN - ului.
Tema 3
Tema 3
B2
A2
B1
A1
B3
A3
C2
C1
C3
Tema 3
Cnd un mobil traverseaz grania (fig. 3.6) dintre o celul, unde serviciul este realizat de
antena F1 i o alta care utilizeaz antena F2, comutatorul schimb rutarea apelului i trimite
semnalele ctre mobilul destinatar, schimbnd frecvena de lucru.
Staie de baz
emisie-recepie
Controlerul
staiei de baz
Comutatorul de reea/
Registrul abonailor
vizitatori
Reea telefonic
public comutat
Subsistemul radio
Subsistemul reea
Reea telefonic
public comutat
Teleservicii
Servicii suport
Fig. 3.7 Structura unei reele GSM. Sursa [34], pag. 31.
Sistemul radio permite transmisia vocii sau a semnalelor de date prin ceea ce se cheam n
englez air interface um (interfaa aer).Totodat asigur monitorizarea continu a poziiei fiecrui
mobil folosind informaia de semnalizare, astfel nct reeaua s poat face rutarea apelurilor de
intrare ctre staia de baz.
Trei factori principali influeneaz extinderea sistemului radio, astfel nct el s poat satisface
cerine adesea conflictuale:
frecvena de lucru;
nivelul de putere folosit;
eficacitatea cu care frecvenele pot fi reutilizate.
7
Tema 3
Benzile de frecvene folosite n mod normal n domeniul radiotelefoniei celulare sunt 450,
800...1000 MHz, dar, de curnd i banda cuprins ntre 1,8...2 GHz a nceput s fie folosit.
Banda de 450 MHz este indicat pentru acoperirea zonelor rurale, iar sistemele de 1800 Mhz
pot opera cu celule foarte mici, oferind capaciti deosebit de importante n centrele oraelor mari.
F4
F1
F3
F2
F3
F2
F4
F4
F3
F2
F3
F3
F2
F1
F1
F4
F1
F4
F1
F4
F3
Tema 3
forme din transmisia fix. Cele dou opiuni sunt: (i) legturile fixe n microunde sau (ii) folosirea
liniilor nchiriate convenionale ctre operatorul reelei fixe.
Muli operatori celulari trebuie s nchirieze toat capacitatea de transmisie de la operatorul
local al reelei fixe; costurile de nchiriere pot varia considerabil de la o ar la alta, dar sunt
ntotdeauna importante. Proiectarea reelei fixe trebuie s prevad ntotdeauna o capacitate suficient
pentru a nu reduce calitatea serviciului oferit utilizatorilor. O reea bine proiectat trebuie s gseasc
echilibrul ntre costurile de interconectare i sarcina reprezentat de liniile nchiriate, oferind n
acelai timp o capacitate suficient pentru gradul specificat de serviciu.[3]
Teleserviciile oferite abonailor unei reele de telefonie mobil se pot mpri n dou
categorii: servicii suport i servicii suplimentare.
Serviciile suport ofer comunicarea ntre dou posturi mobile sau ntre un post mobil i unul
fix, de-a lungul unui numr oarecare de reele. Se pot transmite cuvinte, date, texte scurte, grafic.
Serviciile suplimentare sunt foarte numeroase i variate [34]:
identificarea celui care face apel
retransmiterea apelului
informaii despre tarife, credite etc.
mesagerie vocal
conferin
restricionri ale apelurilor
O problem important n cazul reelelor celulare o constituie protecia fa de intrui (pirai).
Acest lucru se realizeaz de ctre un centru de autentificare (AUC). Centrul de autentificare
controleaz drepturile de utilizare a serviciilor oferite de reea fiecrui abonat. Identificarea se face n
dou etape.
Prima etap este local i const n tastarea de ctre abonat a unui cod confidenial (semntur
electronic). Acest cod este verificat de microprocesorul cartelei de abonat (SIM), inserat n
prealabil n terminalul (telefonul) abonatului. SIM (Subscriber Identity Module) este modulul de
identitate al abonatului. Modulul este reprezentat fizic de un montaj electronic (cartel) cu memorie i
microprocesor. ndeplinete mai multe funcii: autentificarea abonatului, securizarea transmisiilor
radio i stocarea datelor pentru abonat.
A doua etap se produce cnd abonatul cere un serviciu reelei. Reeaua cere terminalului
abonatului s-i furnizeze numrul de telefon apoi s-i demonstreze identitatea printr-un cod, rezultat
al unui algoritm secret implementat n terminal. Dac rezultatul primit de reea este identic cu cel
ateptat, abonatul este autentificat.
3.1.3. Reeaua telex
Reeaua telex (reea comutat telegrafic) are fa de reeaua telefonic avantajul absenei
modemului i cel al sistemului de comutaie mai bun. Instalaia cuprinde n general un terminal
"teleimprimator" dar accesul la reeaua telex se poate face i prin intermediul unui echipament de
tratare texte, cu adaptorul corespunztor.
Transmisia de mesaje este relativ lent dar acest tip de reea era rspndit n ntreprinderi. n
momentul de fa transmiterea documentelor tiprite se face mai ales prin echipamente telefax, care
tind s ia locul telexului.
3.1.4. Reelele hertziene de televiziune
Prin transmisie TV se nelege transmisia la distan a imaginii (n micare) i a sunetului. Un
program (emisie) TV poate fi difuzat n dou moduri: fie folosind un cablu ca pentru o convorbire
telefonic, fie radiind unde electromagnetice n spaiu ca la emisiunile radio. Utilizarea cablurilor este
o soluie costisitoare i prohibitiv n cazul distanelor mari, spre deosebire de transmisia prin unde
hertziene, convenabil n cazul zonelor ntinse de transmisie. Cantitatea de informaii vehiculat de
9
Tema 3
transmisia TV implic o band larg de trecere i face necesar utilizarea unor frecvene nalte.
Undele electromagnetice de nalt i foarte nalt frecven ofer faciliti remarcabile de direcionare
i ca urmare posibilitatea utilizrii sateliilor de telecomunicaii.
Pentru transmisia TV prin unde hertziene destinat marelui public, gamele de frecvene
alocate sunt stabilite prin convenii internaionale:
1. Gama FIF (foarte nalt frecven -VHF n englez) este mprit n trei benzi:
- Banda I 48 MHz - 85 MHz
- Banda II 85 MHz - 100 MHz
- Banda III 175 MHz - 230 MHz
2. Gama UIF (ultranalt frecven -VHV n limba englez) are dou benzi:
-Banda IV: 470 MHz - 600 MHz
- Banda V: 600 MHz - 860 MHz
3. Gama de SIF (supranalt frecven -SHF n limba englez) dispune, n funcie de zona
geografic, de urmtoarele frecvene:
- 3,7GHz - 4,2 GHz n zona continentului american
- 11,7 GHz - 12,5 GHz n zona european
La rndul lor benzile de frecven sunt mprite n canale de comunicaie.
Reelele de televiziune fiind cu "band larg de trecere" permit debite de date foarte mari.
Aceste reele permit s se transmit nu numai caractere, ci i sunete i imagini, fixe sau animate.
Folosirea reelelor de televiziune se preteaz unei difuzii de mas a informaiilor coninute n bazele
de date ale calculatoarelor puternice (informaii de burs, meteorologice, rutiere etc).
3.1.5. Reele teleinformatice
Reelele teleinformatice au fost create pentru a face s comunice ntre ele dou echipamente
informatice (terminale, calculatoare etc.), situate la distan.
Din punct de vedere tehnic se pot distinge reele deschise n care toate echipamentele
conectate pot intra n comunicaie unele cu altele i reele nchise n care echipamentele terminale nu
pot intra n contact dect cu calculatorul central prin intermediul concentratoarelor sau
multiplexoarelor. Reelele teleinformatice pot fi private, aparinnd uneia sau mai multor ntreprinderi
sau reele publice, accesibile tuturor.
Tehnica de transmitere a datelor cea mai rspndit este "n pachete", n care datele
numerizate sunt puse n blocuri de mrime fix numite pachete. Acestea sunt nsoite de informaii de
serviciu care permit identificarea echipamentului expeditor i a celui destinatar. Ajunse la destinaie
dup un drum uneori complex ntre calculatoare, pachetele sunt eliberate de informaiile de serviciu si
mesajele sunt reconstituite automat. O categorie aparte de reele teleinformatice o reprezint reelele
locale, aparinnd unei singure ntreprinderi, avnd deci o ntindere spaial redus, dar in schimb
debite de date foarte mari.
3.1.5.1. Noiuni despre reelele de calculatoare
Tema 3
dificil i scump;
Accesul la mari baze de date (rezervri de bilete, operaiuni bancare etc.);
Realizarea, prin reele mari a unui mediu complex de comunicaii (munca la domiciliu).
Clasificare:
Reelele de calculatoare se mpart in dou mari categorii:
- LAN (Local Area Network) - reele locale
- WAN (Wide Area Network) - reele mari
n continuare vom prezenta o serie de elemente fundamentale referitoare la reelele locale de
calculatoare (LAN) [2].
Scurt istoric:
Prima generaie de LAN-uri a aprut la nceputul anilor 70. Prin efortul conjugat al firmelor
Xerox, Intel i Digital Equipment Corporation, a fost lansat la nceputul anilor 80 tehnologia
Ethernet, care utiliza pentru interconectarea terminalelor cablu coaxial, ce asigura o vitez de 10
Mb/s. Ulterior s-a trecut la folosirea cablului torsadat care este mai ieftin i mai uor de instalat (UTP
- Unshielded Twisted Pair).
A doua generaie de LAN-uri a aprut la sfritul anilor 80 i a condus, prin utilizarea
fibrelor optice sau a altor modaliti de interconectare, la mrirea vitezei de transfer pn la 100 Mb/s.
A treia generaie de LAN-uri, care suport viteze de Gb/s, a nceput s apar n jurul anului
1990 i folosete ca mediu fizic de transmisie cablurile pe fibre optice.
O meniune se cuvine a fi fcut referitor la LAN-uri cu legturi prin radio (wireless necablate). Aceste reele permit utilizatorilor dintr-o cldire s comunice folosind legturi radio fr a
mai fi necesar instalarea cablurilor. Se pot folosi unde radio de band larg, legturi prin radiaii
infraroii direcionate sau difuzate. Aceste reele sunt mai lente dect cele cablate (2-5 Mb/s).
Elemente componente ale unei LAN
Din punct de vedere hardware sunt necesare, pentru interconectarea componentelor unei
reele, urmtoarele elemente:
Cabluri. Acestea pot fi coaxiale, fire torsadate sau fibre optice. Sistemul de cabluri metalice
este caracterizat de impedan, capacitate, atenuare, viteza semnalului, caracteristici de
zgomot. Din punct de vedere al distribuirii legturilor prin cablu se poate distinge o cablare
nestructurat, dependent de aplicaie i rigid din punct de vedere al modificrii topologiei,
i o cablare structurat, independent de aplicaie, cu un design flexibil i modular.
Module de interfa cu reeaua (plci de reea). Aceste module (adaptoare) realizeaz
cuplarea unitii centrale cu reeaua i sunt standardizate.
Transcievers (receptoare - transmitoare). Sunt folosite cnd se realizeaz cuplarea la un
mediu fizic altul dect cel utilizat n mod normal de modulul de interfa cu reeaua.
Hub-uri pentru cablaje. Iniial un Hub era un simplu concentrator, asigurnd conectarea
unui numr (de la 8 la cteva sute) de staii ntr-o configuraie stea. Actualmente aceste
echipamente ofer i funcii de administrator de reea, permind monitorizarea de la distan
cu ajutorul software-ului de administrare a reelei.
Repetoare. Sunt echipamente ce amplific semnalele pentru a mri distana fizic pe care
poate aciona o reea.
Bridge-uri (puni). Sunt dispozitive care conecteaz dou sau mai mult LAN-uri.
Router-e. Sunt echipamente de dirijare a traficului de date, realiznd conexiuni la un nivel
arhitectural superior fa de bridge-uri.
Gateway-uri (pori). Sunt dispozitive care interconecteaz LAN-uri care folosesc protocoale
complet diferite la toate nivelurile de comunicaie.
Din punct de vedere software, pentru a funciona, o reea are nevoie de un sistem de operare
de reea (NOS - Network Operating System). Exemple de astfel de sisteme de operare sunt: Novell
Netware, Microsoft OS/2 LAN Manager, IBM LAN Server etc. Figura 3.5 ilustreaz principalele
tipuri de cabluri utilizate pentru reele.
11
Tema 3
Capacitatea de transmisie, n
numr de conexiuni telefonice
Perechi
rsucite
Cablu coaxial
Cablu coaxial
Perechi
rsucite
Cablu de fibre
optice
Cablu de fibre
optice
Cablu coaxial
Perechi
rsucite
Cablu de fibre
optice
12
Tema 3
Fig. 3.10. Topologii de reele de calculatoare: a)reea stea, b)reea pe mai multe nivele ierarhice, c)
reea daisy chain, d) reea inel
Securitatea reelei
Exist mai multe modaliti de a asigura securitatea reelei:
a) Securitatea la conectare: Utilizatorul i declar la conectare numele care este recunoscut de file
server. Poate fi folosit i o parol. Supervizorul mai poate introduce restricii:
de timp (numr de ore de lucru limitat);
de staii de lucru (utilizatorul se va putea conecta doar de pe anumite staii);
conectri curente (se poate limita numrul staiilor ce se conecteaz simultan);
invalidare cont. La prima conectare utilizatorului i se creeaz un cont. Supervizorul poate
invalida acest cont i utilizatorul nu se mai poate conecta;
blocarea "sprgtorului" dup un numr de nereuite de conectare.
b) Securitatea prin drepturi de utilizator:
Aceste drepturi controleaz posibilitile de lucru ale unui utilizator ntr-un director dat: R
(read), W (write), O(open), D (delete) etc.
c) Securitatea prin drepturi permise n directoare:
La crearea unui director utilizatorii pot avea drepturi ca cele descrise mai sus.
d) Securitate prin atributele fiierelor i directoarelor:
Read-Write, Read-Only, Shearable/Non shearable.
e) Drepturi efective: reprezint intersecia mulimii drepturilor utilizatorului cu drepturile n director.
3.1.5.2. Noiuni elementare despre Internet
1. Generaliti
Internet (Internetware system) reprezint un ansamblu de reele de calculatoare interconectate
care a luat o amploare deosebit n ultimii ani [19]. Internet reprezint un instrument de acces la
cantiti imense de informaii distribuite n toat lumea. Prin intermediul Internet-ului se pot transfera
fiiere ntre calculatoare situate la distane foarte mari.
Internet folosete o metod de adresare bazat pe sistemul de denumire al domeniilor. Exist
posibilitatea includerii ntr-o adres a mai multor nivele de domenii (domenii, instituii, departament,
calculator). Domeniile de pe nivelul cel mai (nalt) general pot fi de natur organizaional sau
geografic. Exemple de domenii organizaionale: com (entiti comerciale), edu (instituii
13
Tema 3
educaionale), gov (instituii guvernamentale), etc. Exemple de coduri de denumiri geografice: it
(Italia), ro(Romnia), etc.
2. Tipuri de conexiuni
Din cauz c Internet este o colecie ce conine mii de sisteme diferite, exist multe moduri de
lucru posibile. Astfel exist patru tipuri de conexiuni Internet de baz. Toate necesit conectarea
prealabil la un calculator gazd (host) din Internet. Acesta este legat direct n reeaua Internet i are o
adres Internet. Cele patru tipuri de conexiuni sunt:
a) Conexiunea permanent: calculatoarele sau terminalele mai multor utilizatori sunt legate
direct cu un calculator conectat permanent n reeaua Internet. Este cel mai bun mod de conectare, se
mai numete conexiune dedicat dar este scump.
b) Conexiunea direct pe linie telefonic. Exist furnizori de servicii Internet prin intermediul
crora se poate obine o conectare la reea - conexiune direct prin linie telefonic (dial-in direct
connection). Calculatorul personal se comport ca i cum ar fi un calculator gazd din reeaua
Internet. Aceast conexiune este o clon din punct de vedere al performanelor.
c) Conectarea ca terminal pe linie telefonic. Mui furnizori de servicii ofer clienilor
posibilitatea conectrii calculatorului lor ca terminal pe linie telefonic (dial-in terminal connection).
n acest regim calculatorul nu e legat direct la Internet, ci prin intermediul calculatorului furnizorului
de servicii. Ca urmare, spre deosebire de conexiunea precedent, transferul unor fiiere din alt staie
legat la Internet nu se face direct pe calculatorul personal, ci mai nti pe calculatorul furnizorului de
servicii. Aceast conectare se mai numete i conexiune interactiv.
d) Conexiunea de tip pot electronic. n acest caz utilizatorii pot folosi doar serviciul de
pot electronic, pentru a trimite i recepiona mesaje n reea.
3. Consideraii practice privind accesul la Internet
Exploatarea programelor de acces la Internet se poate face n dou moduri:
- printr-o interfa grafic utilizator (GUI - Graphic User Interface) - care lucreaz cu elemente
grafice (butoane i pictograme)
- printr-o interfa de tip linie de comand (command line interface). n acest caz comenzile se
introduc de la tastatur i trebuie cunoscut foarte bine sintaxa lor.
n prima categorie (interfa grafic) intr programele sub Windows (ex: Netscape Navigator,
Internet Explorer) iar n a doua programele de pot (ex: Pine).
Pentru a realiza o conexiune la Internet sunt necesare:
a) - un cont Internet. Acesta se obine de la furnizorul de servicii, respectiv de la administratorul
de sistem.
b) - un calculator: Nu este necesar un calculator deosebit de performant, dar se pot sesiza
avantajele n cazul unor calculatoare puternice.
c) - un modem (dac se realizeaz conectarea pe linie telefonic). Modemul convertete semnalul
numeric furnizat de calculator n semnal analogic care poate fi transmis pe linia telefonic. Viteza
modemului influeneaz evident timpul de ateptare n cursul conexiunilor.
d) - un program de comunicaie. Acest program de comunicaie trebuie s poat transmite date
conform protocolului Xmodem sau, mai bine, conform protocolului Zmodem.
e) - informaii privind parametrii de comunicaie. Aceste informaii se obin de la furnizorul de
servicii Internet i se refer la viteza de comunicaie, protocolul folosit, tipul de terminal etc.
f) - un nume de legtur: login name, logon name, user name, account name. Este numele sub
care utilizatorul se poate conecta. De regul este format din numele de familie avnd ca prefix sau
postfix iniialele prenumelui. Atenie: se face distincie ntre literele mari i literele mici!
g) - o parol. La conectare n reeaua Internet trebuie furnizat, alturi de numele de legtur, i o
parol de identificare, ce trebuie recunoscut de calculatorul gazd.
Servicii Internet
Pota electronic - E-mail
TELNET - conectarea utilizatorilor la noduri ndeprtate
Transferul de fiiere - FTP
14
Tema 3
tiri, sesiuni de discuii
Cutarea informaiilor
Pota electronic
Pota electronic funcioneaz similar cu serviciul potal obinuit: un mesaj (scrisoare) cruia
i se ataeaz adresa destinatarului i a expeditorului (pe plic) este depus ntr-o cutie potal. De aici
serviciul potal l preia, l transmite (eventual prin mai multe oficii potale) i apoi l depune n csua
potal a destinatarului. Pota electronic nu este specific Internetului, ci a fost i este folosit n
reelele locale de calculatoare.
Pota electronic este gestionat cu ajutorul unor programe specializate. Exist zeci, chiar sute
de astfel de programe, dar funciile eseniale realizate de ele sunt aceleai:
- (permit) compunerea i emiterea scrisorilor
- vizualizarea i eventual tergerea sau arhivarea scrisorilor primite
- tiprirea mesajelor pentru a obine copii permanente
- transmiterea unei scrisori ctre mai muli destinatari
- folosirea unor porecle (alias), mai uor de reinut n locul adreselor potale
- ataarea la scrisoare a unui fiier
- folosirea unor fiiere cu semntur (informaii despre numele, titlurile, adresa, telefonul
expeditorului, adugate scrisorii automat sau la cererea utilizatorului)
- confirmarea transmiterii potei
- notificarea citirii mesajului de ctre destinatar
- anularea unor mesaje
a) Transferul mesajelor prin E-mail
Adresa Internet conine un identificator al utilizatorului i un nume de domeniu:
dci
@
cscws.com
id. utilizator
nume de domeniu
Odat transmis pe Internet mesajul este recepionat de diferite calculatoare. Fiecare calculator
l inspecteaz s vad dac i este adresat i n caz contrar l reexpediaz la conexiunea de
reea care prezint cele mai mari anse s conin destinaia.
Observaii: n locul numelui domeniului se poate folosi adresa de IP a sistemului de destinaie dup
@. IP = Adres de Protocol Internet = adres unic de 32 bii (4 octei) care i este oferit
calculatorului gazd cnd este legat prima dat la Internet. Aceast adres este n general scris ca 4
numere fiecare lund valoarea ntre 0 i 255 i reprezentnd valoarea octetului respectiv.
Ex. 173.201.4.57
b) Structura unui mesaj de pot electronic:
Orice mesaj conine un antet (header) i un corp.
Antetul conine toate informaiile pentru a transmite mesajul la destinatar i pentru a-l returna
la emitor, dac apare o eroare. Unele cmpuri din antet sunt specificate de utilizator, altele de
sistemul de pot electronic.
Exemplu:
To: numele (adresa) utilizatorilor crora li se trimite mesajul.
Subject: cmp opional ce conine o descriere n cteva cuvinte a coninutului mesajului.
Cc (Carbon Copy): copie (la indigo). Numele de utilizatori care vor primi copii identice cu
destinatarul.
n plus fa de aceste date, programul de pot electronic adaug i data i ora.
Corpul mesajului cuprinde mesajul propriu-zis, compus de obicei cu ajutorul unui editor de
texte.
c) Trimiterea datelor binare
Datele binare pe 8 bii trebuie convertite n date ASCII pe 7 bii (programul de pot
electronic lucreaz cu date pe 7 bii - codul ASCII). Dup aceast conversie, fiierul poate fi ataat
mesajului transmis prin pota electronic.
d) Primirea potei electronice
De obicei la conectarea utilizatorului, acesta este anunat dac a primit noi mesaje prin pot.
n continuare, folosind un program potrivit se pot vizualiza, se pot terge, salva ca fiiere pe disc etc.
15
Tema 3
3.1.6. Reele specializate
Reprezint o categorie aparte de reele de telecomunicaii avnd destinaii specializate:
- reele nchiriate: realizeaz o legtur permanent i stabil ntre dou puncte
- reele permind interconectarea centralelor telefonice proprii ale unor localuri diferite
aparinnd aceleiai societi
- reele destinate teleconferinelor (audio conferinelor i video conferinelor)
- reele de videotext: permit comunicarea unor pagini de informaii (text i grafic) abonailor.
Pot fi reele de videotex interactiv cnd paginile respective sunt transmise la cererea abonatului, fiind
extrase dintr-o banc de date sau pot fi reele de videotex cnd un anumit numr de pagini standard
sunt transmise simultan prin reele de televiziune unui mare numr de abonai, acetia alegndu-i
pagina dorit din acest ansamblu.
- reele de telecomunicaii prin satelit
3.2. Echipamente de telecomunicaii n birotic
3.2.1. Telefonul inteligent
697 Hz
770
852
941
1209 1336
1472 Hz
16
Tema 3
Principalele caracteristici ale unui aparat telefonic modern, incluznd elemente de inteligen
(microprocesor) sunt:
- formarea numerelor selectabil prin impulsuri sau tonuri
- formarea numrului fr ridicarea receptorului
- sonerie electronic cu nivel reglabil, deconectabil
- difuzor de redare cu amplificare reglabil
- formare automat, cu memorare a 10-100 numere
- inhibarea microfonului (poziia "secret")
- reformarea ultimului numr n caz de ne-rspuns
- prezena unui afior permind vizualizarea numrului compus, a numrului memorat, a
duratei convorbirii, a orei etc.
- robot telefonic ncorporat pentru memorarea mesajelor n absena proprietarului.
n afara acestor echipamente telefonice mai poate fi menionat radiotelefonul, utilizabil in
anumite limite geografice, i, mai ales, telefoanele celulare care au luat n ultimul timp o amploare
deosebit.
Tema 3
distan de mesaje prin intermediul reelelor de telecomunicaii. n afara telefonului i telexului,
menionate anterior, curierul electronic cuprinde telefaxul, mesageria electronic (textual i vocal),
teletextul, videotextul, teleconferina.
3.2.3.1. Telefaxul
Tema 3
3.2.4. Modemuri
Generaliti
Modemurile sunt utilizate pentru a converti informaia din memoria calculatorului ntr-un
format compatibil cu transmiterea pe liniile telefonice. Numele vine de la MODULARE /
DEMODULARE.
Exist dou tipuri constructive de modemuri:
- modemuri interne - care sunt montate ca plci n calculator i folosesc sursa de alimentare a
acestuia
- modemuri externe - care au surs de alimentare autonom (deci trebuie conectate la priz) i
care se leag la calculator pe interfaa serial (COM1, COM2). Figura 3.16 ilustreaz folosirea unui
modem extern.
Tema 3
HS
High Speed (vitez mare)
TR
DTR - Data Terminal Ready (terminalul de date e pregtit)
MR Modem Ready (modemul e pregtit)
Un modem se poate afla n urmtoarele moduri de funcionare:
- modul online - cnd preia orice comand tastat i o trimite ctre interlocutorul de la
distan;
- modul comand - cnd accept comenzi destinate lui.
Comenzile pentru modem reprezint un limbaj specific i modemurile vor accepta comenzile
impuse de firma Hayes Microcomputer Products, Inc., deci sunt compatibile Hayes.
Exemple de comenzi pentru modemuri:
AT
atenie
ATO
revenire la modul online
ATD
formai numrul de telefon specificat (ex.: ATDT [numr] formare numr cu tonuri. Dac se formeaz numrul n impulsuri se folosete
ATDP [numr])
ATH
nchide telefonul
A/
repet ceea ce ai fcut ultima dat (ex.: se formeaz din nou
acelai numr)
AT&Fn
parametrii prestabilii din fabric (ex.: AT&F1)
AT$H
cerei ajutor modemului. Acesta va afia o list cu comenzi.
ATZ
reseteaz modemul
ATA
modul de rspuns automat
ATMn
controlul sunetului (ATM0 nchide receptorul, ATM1 comunic
modemului s lase receptorul pn la detectarea purttoarei)
,
o virgul comunic modemului s atepte timp de dou secunde
(ex.: pentru a forma o cifr care permite accesul din centrala firmei n exterior)
Corectarea erorilor
n cazul transmiterii datelor pe liniile telefonice, din cauza zgomotului este posibil s apar
erori. Modemurile realizeaz o verificare a transmisiei i n cazul detectrii unor erori, pachetul
respectiv de date este retransmis.
Comprimarea datelor
Pentru a reduce durata transmiterii, modemurile pot comprima datele.
Protocoale de modem
Protocoalele reprezint standarde sau reguli pentru desfurarea unor aciuni. n cazul
modemurilor se folosesc urmtoarele protocoale:
- protocoale pentru modulaie (ex. V. 32 bis)
- protocoale pentru comprimarea datelor (ex. MNP/5)
- protocoale de transfer de fiiere (ex. Xmodem -128 octei-, Kermit, Zmodem -batch)
Parametri de linie: numr de bii / caracter, paritate, bii de stop.
Softul de modem: Pentru a exploata un modem, pe calculator trebuie s fie instalat un soft de
modem. Exist un mare numr de programe de comunicaie care pot fi utilizate (ex.: Hyper Access,
Hyper Terminal, sub Windows).
3.3. Tehnologii i servicii moderne
3.3.1. Comunicaiile prin fibre optice
Fibrele optice permit transmisia informaiilor sub form de unde luminoase. Sunt constituite
din dou straturi de indici de refracie diferii i ghideaz razele luminoase prin reflexii succesive pe
pereii de separaie dintre cele dou medii (Fig.3.16.). Un semnal electric este convertit n semnal
optic cu ajutorul unei diode laser, transmis sub form luminoas i reconvertit n semnal electric la
recepie.
Avantaje ale fibrelor optice:
dimensiuni reduse;
20
Tema 3
Tema 3
centralelor electronice private. n birotic, comunicaiile prin satelit pot fi utilizate pentru a stabili
legturi ntre reele locale ale unor segmente distribuite teritorial ale aceleiai ntreprinderi.
Satelit
Microunde
Staie
terestr
Staie
terestr
Microunde
Central
telefonic
Cablu de
fibr e
optice
Linii
telefonice
LAN
Calculator
gazd
Linii
telefonice
Cablu
coaxial
Calculator
gazd
Utilizator
Tema 3
8. Ce topologii de reele de calculatoare cunoatei?
9. Cum se asigur protecia datelor n reelele de calculatoare?
10. Care sunt principalele echipamente de telecomunicaii folosite n birotic?
11. Care sunt caracteristicile unui telefon inteligent?
12. Este util un robot telefonic la sediul unei firme? Ce mesaj pre-nregistrat ai concepe pentru a
fi transmis cnd nu suntei la firm?
13. Ce tipuri de telecomunicaii credei c vor fi intens folosite de oameni n urmtorii 3 ani?
14. Stabilii i justificai (prin compromisul pre-performane) dotarea cu echipamente de
telecomunicaii al sediului unei firme mici/medii.
23
TEMA 4
TEHNICI DE IMPRIMARE I REPRODUCERE
(REPROGRAFIE)
I. OBIECTIVELE TEMEI
Tema numrul patru prezint cteva dintre aspectele importante ale repografiei: rezoluie,
viteza de tiprire, corp de liter, precum i principalele echipamente folosite n birouri pentru
activiti de tiprire a documentelor.
II. COMPETENE SPECIFICE DOBNDITE DE STUDENT
Studentul va fi familiarizat cu principalele noiuni de reprografie. Va nva tehnici privind
modul n care se face tiprirea documentelor, va nva despre principalele echipamente folosite n
activitatea de tiprire.
III. CUVINTE CHEIE: imprimant, copiator, list, laser, jet de cerneal, fotocompoziie, reprografie
IV. STRUCTURA MODULULUI DE STUDIU
Tema este compus din urmtoarele capitole:
Tipuri de imprimant;
Copiatoare;
Fotocompoziie.
V. REZUMAT
Reprografia este un cuvnt generic care ilustreaz tehnicile de tiprire. n aceast tem sunt
prezentate n principal imprimantele folosite n activiti de tiprire la calculatoarele de birou i la
laptop-uri. Totodat sunt prezentate noiuni despre principalele tipuri de copiatoare.
VI. CONTINUTUL TEMEI
Imprimarea i reproducerea grafic sunt domenii a cror dinamic este determinat de calitate.
Calitatea n domeniul tehnicilor de reprografie cuprinde o multitudine de aspecte: vitez mrit,
zgomot redus, imprimare de nalt calitate, diversitate mare a caracterelor ce se pot utiliza, trasarea de
grafice sau imagini etc.
Cteva noiuni importante pentru domeniul reprografiei sunt:
Rezoluie: numrul de puncte pe unitatea de lungime (de obicei pe inch - dpi) pe care l poate
realiza un dispozitiv de reproducere grafic.
Viteza de tiprire: numrul de caractere pe secund (cps) sau de pagini pe minut (ppm) pe
care le tiprete o imprimant.
Corp de liter (font): set de cifre, litere, simboluri ce corespund unui anumit stil de caractere
i au o anumit dimensiune.
Principalele echipamente i tehnici de imprimare i reproducere utilizate n birouri sunt:
- imprimantele
- copiatoarele
- tipografiile de birou.
4.1. Tipuri de imprimante
Textul tratat pe un echipament de procesare texte este memorat de obicei pe un suport
Tema 4
magnetic. Pentru reproducerea lui pe hrtie se utilizeaz imprimantele, echipamente de ieire care au
urmat i ele, ca i echipamentele i programele de tratare texte, o evoluie continu, fiind n stare s
satisfac cerinele de vitez, calitate a imprimrii i versatilitate cerute n birotic.
Exist dou mari categorii de imprimante:
- imprimante cu impact la care imprimarea se face prin presarea pe hrtie a unui caracter
preformat (aflat pe un tambur, pe o band de caractere, pe o "margaret" sau pe o sfer) sau a unui
caracter format pe loc printr-un ansamblu de puncte (imprimante cu cap matricial cu ace)
- imprimante fr impact la care imprimarea caracterului se face prin diverse procedee
fizice sau chimice (imprimare termic, electrostatic, cu jet de cerneal, etc.)
n tabelul 4.1. sunt amintite principalele tipuri de imprimante disponibile n prezent i utilizate
n birotic.
Tehnica de imprimare
Imprimante cu cap
matricial cu ace
Imprimant termic
Hrtie sensibil
la cldur
Hrtie dielectric
Imprimare fr impact
Imprimant electrostatic
Imprimant electrofotografic cu laser
Imprimant cu jet de cerneal
Imprimare magnetic
Imprimare ionic
Hrtie
Hrtie obinuit
Tema 4
Tema 4
Rezistor de nclzire
Camer de
nclzire
Duz de tiprire
Tema 4
S arcin electric
Plcu
p iezoelectirc
Pictu r d e
cern eal
C avitate
Un sistem mecanic
antreneaz coala de
hrtie care este apoi
electrizat
Oglind
Surs de toner
Rol de ncrcare
n blocul de fixare
presiunea i cldura
polimerizeaz
granulele de toner
Tema 4
Pe msur ce tamburul se rotete, suprafaa pe care urmeaz s se imprime se mic prin
toner. Tonerul este un praf negru (sau colorat- la imprimantele laser color) foarte fin, ncrcat negativ
pentru a fi atras de punctele ncrcate pozitiv de pe suprafaa tamburului. n acest fel, dup o rotaie
complet, suprafaa tamburului va conine toat imaginea solicitat a fi tiprit. O foaie de hrtie vine
apoi n contact cu tamburul. Dup ce acesta i termin rotaia, imaginea de pe tambur este
transferat, prin atracie electrostatic, pe hrtie. Zonele de pe tambur care nu atrseser toner vor
apare albe pe hrtie. n blocul de fixare coala este nclzit, tonerul se topete i intr n porii hrtiei
unde polimerizeaz.
Imprimantele laser sunt de obicei monocrome (alb-negru) dar exist i imprimante laser color.
Orice culoare poate fi obinut dintr-o combinaie de cian (azuriu), magenta (violet) i galben. Modul
de funcionare al unei imprimante laser color este acelai ca la imprimanta alb-negru numai c exist
patru cartue de toner pentru cele trei culori de mai sus, la care se adaug negrul pentru a economisi
toner color. Figura 4.7 ilustreaz principiul imprimantei laser color, iar modul de depunere a tonerului
este detaliat n figura 4.8.
Cele mai multe imprimante laser utilizeaz o tehnologie cu cartu bazat pe un tambur
fotoconductor organic, mbrcat ntr-un material sensibil la lumin. Pe parcursul exploatrii
imprimantei tamburul trebuie nlocuit periodic, datorit faptului c suprafaa se uzeaz, conducnd la
scderea calitii imprimrii. Cartuul este cealalt component consumabil din cadrul unei
imprimante laser. Durata sa de via depinde de cantitatea de toner pe care o conine. Uneori cartuul
de toner i tamburul sunt separate, dar sunt i situaii cnd tamburul este localizat n interiorul
cartuului i trebuie nlocuii simultan.
Fotocon ductor
G alb en
apoi
M agen ta
sau
C ian
sau
S pre me diul d e
nregistrare
S uprafa
intermediar d e
tran sfer
N egru
D irect pe med iu
Tema 4
Aceast tehnologie folosete rezerve de vopsea solidificat care sunt topite pn la consistena
cernelii. Capul de tiprire arunc apoi picturile lichide pe pagin, realiznd caractere. Cerneala se
rcete pe pagin i se solidific, spre deosebire de imprimantele cu jet de cerneal la care se folosete
evaporarea unui solvent. Aceste imprimante pot tipri pe orice tip de hrtie i sunt folosite de obicei
pentru grafic artistic. Calitatea tipririi este foarte bun dar preul pe pagin este mare.
B. Imprimante cu transfer termic
Aceast tehnologie se bazeaz pe nclzirea unei vopsele pn cnd trece din starea solid n
starea gazoas. Gazul este apoi absorbit n stratul de poliester care acoper hrtia special tratat. Se
produce o difuzie a culorii care creeaz imagini n culori i nuane de foarte bun calitate. Nu este o
metod potrivit pentru tiprirea unor linii fine i a unor contururi exacte.
Tema 4
Tema 4
TEMA 5
TEHNICI DE ARHIVARE
I. OBIECTIVELE TEMEI
Tema numrul cinci prezint cteva dintre aspectele importante ale tehnicilor de arhivare.
Sunt prezentate informaii despre tehnicile de arhivare, despre echipamentele folosite n diverse
situaii pentru a realiza arhivarea documentelor
II. COMPETENE SPECIFICE DOBNDITE DE STUDENT
Studentul va fi familiarizat cu principalele tehnici de arhivare a documentelor. Va nva
tehnici privind modul n care se face arhivarea documentelor, privind aparatura audio i video folosit
la arhivarea documentelor.
III. CUVINTE CHEIE: arhivare, clasare, micrografia, videomatic
Tema 5
Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la cerere, sa
prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate. Termenul de pastrare a statelor de salarii este de
50 de ani, iar termenul de pastrare a registrelor si a documentelor justificative si contabile este de 10
ani cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite. Facturile
aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinarii taxei pe
valoarea adaugata deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt si persoanele partial
impozabile in conformitate cu prevederile Codului Fiscal, se vor pastra pe o perioada de 5 ani cu
incepere de la momentul la care taxa aferenta achizitiei devine exigibila. Documentele financiarcontabile prevazute in anexa 4 la OMEF nr. 3.512/2008 privind documentele financiar contabile (de
exemplu: NIR, bon de consum, fisa de magazie, chitanta, dispozitie de plata/incasare catre casierie,
ordin de deplasare etc.), intocmite si utilizate de aceste persoane se pastreaza timp de 5 ani in arhiva
unitatii, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, daca
necesitatile proprii ale unitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare.
Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de
10 ani se pastreaza, de regula, pe o perioada de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a
bunurilor. In caz de incetare a activitatii persoanelor, documentele contabile se arhiveaza in
conformitate cu prevederile Legii nr. 31/1990 privind societatile comerciale, republicata, cu
modificarile si completarile ulterioare, sau se predau la arhivele statului, in conformitate cu
prevederile legale in materie.
Arhivarea documentelor justificative si contabile se face cu respectarea urmatoarelor reguli generale:
documentele se grupeaza in dosare, numerotate, snuruite si parafate;
gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu
financiar la care se refera acestea. In cazul fuziunii sau al lichidarii societatii, documentele
aferente acestei perioade se arhiveaza separat;
dosarele continand documente justificative si contabile se pastreaza in spatii amenajate in
acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de
prevenire a incendiilor;
evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit legii, in
care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in
decursul timpului.
Eliminarea din arhiva a documentelor al caror termen legal de pastrare a expirat se face de catre o
comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite. In aceasta situatie se
intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de
evidenta al arhivei.
Sanctiuni
Nerespectarea reglementarilor emise de Ministerul Finantelor Publice cu privire la pastrarea si
arhivarea documentelor justificative si contabile, precum si la reconstituirea documentelor pierdute,
sustrase sau distruse se sanctioneaza in conformitate cu prevederile art. 41 alin. (1), pct. 2, lit. b) din
Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu amenda de la 300 la 4.000 lei.
Baza legala: Ordinul ministrului Finantelor Publice nr. 3.512/2008 privind documentele financiarcontabile, publicat in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 870/2008.
5.1. Clasarea i arhivarea actelor i documentelor
n activitatea de birou se genereaz un numr mare de documente variate. n funcie de tipul
lor aceste documente sufer, dup creare, tratri difereniate. Unele, dup ce s-a luat cunotin de ele,
nu mai necesit prelucrri ulterioare i n consecin trebuie puse la pstrare. Alte documente necesit
ns prelucrri ulterioare (rspunsuri, rapoarte, statistici). Aceste documente trebuie pstrate o
perioad de timp n cadrul firmei sau instituiei.
Din punct de vedere al pstrrii documentelor exist dou abordri:
- clasarea documentelor- const n aranjarea lor ntr-o ordine prestabilit care s asigure
2
Tema 5
accesul ulterior i securitatea
- arhivarea documentelor- const n depunerea i pstrarea documentelor clasate, constituite
n dosare, n depozite special organizate i amenajate, numite arhive.
Clasarea se poate face n ordine cronologic, alfabetic, numeric, zecimal, alfanumeric.
Clasarea cronologic implic aranjarea documentelor pe msur ce intr n firm. Are
avantajul accesului rapid dac se cunoate data de apariie a documentului i este utilizat pentru
documente omogene: rapoarte, extrase de cont etc.
Clasarea alfabetic implic aezarea documentelor n dosare dup numele firmei sau
persoanei de la care provin. Se pot folosi mai multe nivele de subclasare n cazul n care primele
nume ncep cu aceeai liter.
Clasarea numeric const n aranjarea documentelor n ordinea numerelor de nregistrare.
Este folosit mai ales pentru coresponden.
Clasarea zecimal are la baz divizarea domeniului de interes n 10 clase. Fiecare clas poate
fi apoi divizat n 10 subclase i aa mai departe, realizndu-se o clasificare pe mai multe subnivele,
n funcie de gradul de detaliere.
Clasarea alfanumeric este o combinaie ntre clasarea alfabetic i cea numeric. Dosarele
conin mape pe probleme, clasate alfabetic iar n interiorul fiecrei mape documentele se claseaz
numeric.
Arhivarea i accesul la informaii constituie una din activitile importante dintr-un birou. Se
nregistreaz modernizri rapide i n acest domeniu care au ca obiect: frecvena i tipul consultrilor
arhivei, rapiditatea accesului, costul seleciei i stocrii, durata stocrii etc. Diferitele faze ale
arhivrii documentelor sunt ilustrate n tabelul 5.1.
Documentele se pstreaz n dosare, care constituie grupri de documente cu coninut similar.
Dosarele se constituie inndu-se seama de reglementrile n vigoare i de obligaiile legale privind
pstrarea lor ulterioar n arhiv.
Tabelul 5.1. Arhivarea documentelor
Intrarea documentelor
Cutarea documentelor
Alte activiti
Selectarea documentelor de
conservat.
Cutarea documentelor n
catalog.
Indexarea documentelor
selecionate. Punerea la zi a
cataloagelor permind
regsirea documentelor.
Acces la documente n
sectoarele de stocare
Inventarierea regulat a
documentelor arhivate.
Depozitarea documentelor i
alegerea modului de regsire
ulterioar.
Consultarea documentelor pe
loc, sau realizarea unei copii
etc.
Suprimarea eventual a
documentelor inutile.
Arhivarea clasic folosete ca suport material hrtia. Aceasta este o materie prim care
prezint o serie de inconveniente:
- pia puin stabil
- surse externe de aprovizionare
- industrie foarte poluant i mare consumatoare de energie
ntruct arhivarea clasic, pe suport hrtie, a devenit nesatisfctoare (volum i greutate mare,
acces dificil, condiii pretenioase de stocare etc.), n prezent se utilizeaz tehnologii de arhivare
moderne: arhivare fotografic, electronic etc. Noile tehnici i tehnologii de arhivare se utilizeaz
pentru c documentaia pe hrtie devine repede voluminoas, greu de mnuit i puin accesibil,
dificil de stocat i pentru c arhivarea tradiional se traduce printr-o serie de operaii ce necesit mult
3
Tema 5
timp, spaiu i volum.
5.2. Arhivare fotografic i audiovizual
5.2.1. Arhivarea fotografic (micrografia)
Arhivarea fotografic, numit i micrografie, const n realizarea i exploatarea
microformelor - microfilme i microfie. Plecnd de la documente nregistrate pe hrtie, pe band
magnetic sau chiar de la datele din memoria unui calculator, se realizeaz microfilme sau microfie
prin intermediul unor aparate electrooptice.
Avantaje:
ctig de spaiu (98% ctig n volum i greutate fa de echivalentul hrtie)
ctig de timp - n cutarea unui document nregistrat pe microfilm sau microfi (exist
sisteme automate i semiautomate de cutare)
securitatea arhivrii - datorit volumului mic, arhivele pot fi inute n imobile ignifuge i
nchise
duplicare uoar, pornind de la original
difuzare uoar i economic.
Dezavantaje:
necesitatea unor aparate de lectur specializate
dificultatea de actualizare (inere la zi) a acestor supori
condiii de microclimat (temperatur, umiditate, praf) speciale
schimbarea obiceiurilor de lucru.
Tendine:
- Apariia sistemelor C.I.M. (Computer Input Microfilm) i C.O.M. (Computer Out
Microfilm) permite telecopierea direct a microfilmelor prin sistemele de comunicaii de date
prezentate n seciunile precedente.
- Arhivarea i consultarea documentelor la distan prin mijloace audiovizuale (videomatica).
Se pot consulta la distan prin intermediul unor posturi dotate cu monitoare T.V. documente arhivate
(cu ajutorul unor camere T.V. i a unor sisteme de poziionare). Se pot de asemenea obine copii pe
hrtie ale imaginii de pe ecran.
Realizarea copiei unui document pe microfilm sau microfie pornete de regul de la un
document de hrtie, i se realizeaz cu ajutorul unei camere de luat vederi.
Se poate utiliza i suport magnetic sau datele din memoria unui calculator, afiate pe un ecran.
Camerele utilizate pot fi mobile sau statice. Camerele mobile nregistreaz rapid documentele opace,
lizibile, de format redus. Camerele statice ofer o imagine mai bun dar ntr-un timp de expunere mai
ndelungat. Filmele utilizate uzual sunt de 16 mm sau 35 mm. n continuare filmul este developat i
multiplicat prin diverse metode.
Micrografia este un domeniu care capt din ce n ce mai mult importan n anumite
domenii de activitate, cum ar fi bncile, companiile de asigurri, n administraie. Micrografia pune la
dispoziie soluii perfect adaptate la anumite aplicaii printr-un stocaj de volum mare de informaii
care nu necesit cutarea n baza de date. Sistemele de microfilme sau microfie se nregistreaz cu
uurin n sistemele birotice, mai ales prin inseria unui tabel alfabetic (index). Accesul la aceast
tabel index se realizeaz printr-un terminal, ceea ce permite automatizarea cercetrilor documentelor
micrografice. Documentul selecionat este vizualizat pe un lector care poate s-i furnizeze o copie pe
hrtie. Micrografia este, deci, un mijloc de stocare de informaii, dintre care puine sunt supuse
modificrii i actualizrii.
Tema 5
Tendine moderne:
Folosirea videofielor
Folosirea discurilor optice numerice
Apariia unor sisteme ce permit actualizarea prin modificare a microfilmelor si microfielor
(electromicrografia).
Tema 5
5.3. Arhivarea electronic
Arhivarea electronic folosete ca suport al informaiei discurile i benzile magnetice, iar mai
recent discurile optice numerice.
n cazul n care documentele arhivate provin din memoria unui calculator, ele sunt codificate
sub forma unor fiiere de caractere ASCII. Pot fi arhivate i documente provenind de pe suport hrtie,
prin "numerizarea" (sau digitizarea) lor cu ajutorul unui scanner.
Att benzile magnetice ct i discurile magnetice i optice permit actualizarea datelor arhivate
cu observaia c discurile permit un acces direct, incomparabil mai rapid, la informaii.
Din punct de vedere al vitezei de acces i a capacitii de stocare, discurile optice numerice
par a fi cele mai promitoare soluii pentru arhivarea electronic.
5.3.1. Arhivarea magnetic
Primele sisteme birotice de arhivare electronic foloseau pentru informaii suporturi
magnetice. Acestea erau manipulate de terminale "inteligente" controlate de microprocesoare.
Suporturile magnetice pot fi accesate direct. Ele pot fi sub forma unor discuri elastice sau rigide,
avnd capaciti de milioane sau miliarde de caractere.
Arhivarea magnetic const n salvarea, pstrarea documentelor pe suporturi magnetice:
discuri flexibile (floppy-disk), discuri fixe (hard-disk), casete magnetice.
Apariia unitilor de discuri magnetice a fost precedat de apariia echipamentelor cu tambur
magnetic, odat cu primele calculatoare cu program memorat (1948, Manchester tambur magnetic
acoperit cu nichel, 47 piste, 256 bii/pist, timp de acces mediu 15,6 ms).
Tehnologiile de realizare a unitilor de discuri magnetice i tehnicile i modelele de realizare
a software-ului s-au condiionat i stimulat reciproc. n configuraiile actuale suportul discmagnetic este utilizat ca extensie a memoriei principale (memorie extern). Discul magnetic a oferit
utilizatorilor faciliti n organizarea datelor n fiiere cu structuri mai eficiente din punct de vedere al
prelucrrii. Conceptele actuale de memorie virtual i baz de date sunt dezvoltate cu implicaia
utilizrii ca suport a discurilor magnetice, datorit posibilitilor de adresare direct i a timpului de
acces convenabil.
Structura unei uniti de discuri magnetice cuprinde (vezi i cap.2):
- suportul constituit dintr-unul sau mai multe discuri;
- ansamblul capetelor i circuitelor de scriere/citire;
- ansamblul de fixare i antrenare al suportului;
- sisteme de poziionare a capetelor
- blocul logic de comand i circuitele de interfa cu unitatea central;
Elementul de baz al suportului este constituit dintr-un disc cu rol de substrat, acoperit de un
strat cu proprieti magnetice, care reprezint partea activ.
Materialul substratului poate fi rigid (aluminiu sau aliaje ale acestuia) sau flexibil (material
plastic). n majoritatea cazurilor stratul magnetic este compus dintr-un amestec de material magnetic
(Fe2O2) i rini, adezivi etc.
Suportul poate fi constituit dintr-un singur disc sau din mai multe discuri paralele, montate pe
un ax comun (pachet de discuri).
Caracteristicile suportului sunt diferite n funcie de tipul unitii de discuri. Delimitarea cea
mai evident este ntre discuri fixe i discuri amovibile. Dac n primul caz suportul este permanent
montat, fcnd parte integrant din unitate, n cazul discurilor amovibile, suportul poate fi montat i
scos de pe unitate. n general, ansamblul suportului cuprinde, pe lng numrul specific de discuri i
alte elemente pentru protejarea discului, filtrarea aerului, montarea pe unitate etc. sau elemente ale
traductoarelor de index, poziie etc.
Caracteristica de memorie cu acces direct a unitilor de discuri magnetice implic asocierea
unei adrese fiecrei nregistrri de pe disc. Din punct de vedere al adresrii, ar fi suficient ca unitatea
s asigure prezena unui cap de scriere/citire n poziia fizic a nregistrrii adresate, dup care ar
urma operaia de transfer. Pentru micorarea posibilitii de eroare de adresare se face ns i o
6
Tema 5
verificare de adres nregistrate anterior. Astfel, majoritatea unitilor de discuri magnetice folosesc
un procedeu de adresare combinat care const n selectarea i eventuala poziionare la discurile cu
capete mobile, a capului de scriere/citire pe pista fizic a nregistrrii adresate i apoi selectarea i
verificarea adresei nregistrrii prin citirea unei informaii de adres, coninut chiar n nregistrarea
respectiv. Fiecare nregistrare, n afara datelor efective, cuprinde i informaii de control att la
nceput (preambul) ct i la sfrit (postambul).
Pentru arhivarea unor cantiti de informaii de ordinul giga-octeilor se folosesc i uniti de
band magnetic, aici aprnd probleme legate de accesul secvenial la informaiile stocate.
Fig. 5.3. Exemple de supori magnetici de arhivare: casete de band magnetic i dischet de 3,5"
Arhivarea magnetic ridic probleme de stocare, de costuri adiionale, de indexare automat a
informaiilor memorate. Acestea sunt n curs de rezolvare prin apariia i perfecionarea aa-numitelor
"arhive automatizate", a cror funcionare completeaz utilitile sistemului de arhivare magnetic cu
selecia de ctre utilizator.
5.3.2. Arhivarea electronic a imaginii documentelor
Indiferent de gradul de automatizare i birotizare, multe din intrrile i ieirile din sistem
(birou) se fac sub forma unor documente pe hrtie. Acestea se acumuleaz n timp i genereaz
costuri adiionale. Tehnica V.I.P.S. 2000 (Virtual Image Processing System) nltur acest
inconvenient. Principiul tratrii imaginii este simplu: documentele se scaneaz i se nregistreaz pe
discuri magnetice prin intermediul unui calculator care asigur totodat indexarea acestora. n acelai
timp imaginile documentului se pot nregistra pe benzi video pentru consultrile directe. Consultarea
se face prin afiarea documentului solicitat pe un terminal grafic. Sistemul permite actualizarea i
completarea informaiei. Faciliti suplimentare (transmiterea la distan) sunt posibile prin
echipament suplimentar. Arhivarea electronic a imaginii pune bazele "sistemelor de arhivare
inteligente".
5.3.3. Arhivarea electronic pe discuri optice numerice (compact discuri)
Suporturile fotografice i magnetice folosite n arhivare prezint o serie de inconveniente:
suporturile magnetice (discuri, benzi) necesit introducerea informaiilor ceea ce la capaciti
mari devine costisitor;
suporturile fotografice (microfilme sau microfie) necesit fotografierea i developarea care
ncetinesc procesul
Discurile optice numerice (cele mai moderne suporturi de arhivare) nltur aceste
inconveniente. Sunt discuri duble de plastic (sandwich) ntre care e depus un strat special
termosensibil. Cele dou fee sunt utilizate pentru a nregistra direct informaia cu un fascicol laser
folosit ca un "stilet" optic care marcheaz informaia sub forma unor deformri minuscule succesive.
Aceast informaie este accesibil printr-un alt sistem laser.
7
Tema 5
Tema 5
Fig. 5.5. Structura discului compact audio CD. Sursa: 26, pag. 288
Cea mai mare parte din suprafaa discului nu conine date, constituindu-se ca suprafa de
prindere pentru dispozitivul de citire i orificiu pentru axul motorului de antrenare. Datele sunt
nregistrate pe o suprafa a crei lime este de 35,5 mm, i care, pe lng informaia util, mai
conine zonele cu pistele de intrare i de ieire ce nu cuprind dect date utilizate pentru control. O
seciune n structura discului compact este prezentat n figura 5.6.
Fig. 5.6. Seciune n structura discului compact audio. Sursa: 26, pag.289.
Formate particulare de discuri optice
Calitatea nregistrrii i facilitile discului compact s-au evideniat rapid att pentru
productori ct i pentru utilizatori. Pentru a folosi aceste caracteristici i n alte domenii, au fost
proiectate noi formate de discuri optice pentru:
Date: CD-ROM, CD-ROM/XA, CD-I;
Imagini: CD-I, CD-V, CD+G, Discuri Foto;
Reducerea dimensiunilor: CD-3;
Creterea densitii de stocare: HD-CD;
Inscripionare la utilizator: CD-WO, CD-MO.
Formatul CD I
Discul Compact Interactiv (CD-I) este o aplicaie special a formatului CD-ROM. Acest disc
permite stocarea unei combinaii simultane de audio, video, grafic, text i date, toate funcionnd
9
Tema 5
ntr-un format interactiv bine definit. Deoarece CD-I este un mediu interactiv, informaia coninut pe
disc poate fi accesat printr-o procedur de dialog, sistemul prezentnd utilizatorului alternative care
pot fi folosite n ghidarea acestuia ctre informaia cutat.
Sistemele CD-I sunt medii singulare de sistem, coninnd att programul operaional ct i
informaia propriu-zis. Deci, nu este necesar nici un program auxiliar, cum ar fi un sistem de
operare pe floppy-disk la pornirea aparatului. CD-I este un mediu interactiv, ceea ce nseamn c, n
loc s urmreasc pasiv desfurarea cronologic a coninutului discului, utilizatorul poate juca un rol
activ, alegndu-i o cale proprie de parcurgere a aplicaiei.
Pot fi incluse anumite aplicaii, cum ar fi:
Educaional i de instruire include formate ce pot fi predefinite de ctre utilizator, instruire
interactiv, cri de referin, albume, etc;
Divertisment include muzic i text, notaii i imagini, jocuri de aciune, de strategie i
simulri de activiti diverse;
Creativ include programe pentru pictur i desen, compoziie muzical, film, etc;
Formate pentru discuri video
CD V
Formatul CD-V (Compact DiscVideo) este o combinaie de tehnologii audio i video, adic
o combinare a sistemelor discurilor compacte audio i Laser Vision (LV).
Video CD
Discul compact video este o tehnologie ce permite rularea liniar a materialelor video de pe
un disc.
Ca mijloc pentru distribuirea filmelor la domiciliu, discul Video-CD este mai avantajos, dect
caseta video, discurile sunt compacte, durabile i ieftine, pe cnd benzile video se uzeaz, se pot
ntinde sau rupe i trebuie derulate dup fiecare folosire. n momentul de fa foarte utilizat a devenit
sistemul DVD.
CD WO
Dezvoltrile n tehnologia optic au condus la un format de CD inscriptibil, cunoscut sub
numele de CD-WO (Compact Disc-Write Once). Datele pot fi nscrise permanent, pot fi citite
oricnd, dar nu pot fi terse. Astfel de sisteme se mai numesc i WORM (Write Once - Read Many).
Unitile CD-WO pot executa operaii de adugare a datelor n conformitate cu diferite
standarde sau formate logice proprii.
Aceste discuri optice sunt utilizate pentru salvarea periodic, cumulativ a datelor dintr-o
firm pentru informaii care nu se modific des: aplicaii sau date de arhiv, componente ale
software-ului de baz, etc.
CD + G
Formatul CD+G (Compact Disc+Graphics) folosete canalele de subcod disponibile pentru
stocarea imaginilor color statice, a textului sau a altor materiale ce pot fi afiate pe un monitor n
timpul redrii programului sonor.
Formatul CD 3
Pentru a se conferi sistemului o portabilitate mrit, s-a introdus formatul CD-3, identic cu
discul CD audio, cu diferena c dimensiunea discului este de numai 8 cm. Discurile CD-3 sunt
compatibile cu toate aparatele audio obinuite. CD-3 conine mai puin muzic datorit mrimii sale
reduse, timpul maxim de redare al acestuia fiind de aproximativ 20 minute. A aprut i o varietate de
sisteme de redare portabile pentru formatul CD-3, acestea atingnd dimensiuni de buzunar.
Discurile foto (Photo-CD)
10
Tema 5
Foto CD-ul (discul compact fotografic) este un sistem ce utilizeaz tehnologia imaginilor
numerice n vederea stocrii, manipulrii i redrii imaginilor fotografice. Cu ajutorul acestui sistem
pot fi redate pe ecranul unui televizor sau pe monitorul unui calculator imaginile fotografice i
reproduse ca imagini de nalt calitate prin tiprirea cu ajutorul unei imprimante color.
Stocarea fotografiilor pe discul compact prezint aceleai avantaje ca i stocarea textului:
siguran, longevitate i accesibilitate.
Discul de mare densitate (HD CD)
Atunci cnd a fost lansat, CD-ul a aprut ca fiind un mediu de stocare a datelor de capacitate
ridicat. O dat cu dezvoltarea aplicaiilor video, capacitatea de 650 Mo a discurilor s-a dovedit a fi
insuficient.
Din acest motiv s-a trecut la cercetri n domeniul creterii capacitii discurilor. Aa a
aprut HD-CD-ul (Discul de mare densitate).
Un astfel de disc obine o capacitate de stocare de 3,7 Goctei pentru un singur nivel de
citire. Sistemul permite nregistrarea a 135 minute de date audio-video, iar imaginile video pot fi
redate att n format 4:3 ct i n format 16:9 x2. Pe lng acest sistem cu un singur nivel de date a
fost elaborat un standard ce dubleaz capacitatea discului prin utilizarea a dou niveluri de
nregistrare. Cele dou niveluri de informaii sunt realizate ntr-un substrat, prin utilizarea unei
pelicule semireflective, ce permite accesul laserului prin refocalizarea acestuia.
WMRM (Write Many Read Many)
WMRM sunt discuri optice care permit mai multe scrieri i mai multe citiri.
Unele din aceste discuri de stocare a informaiei folosesc tehnologia magneto-optic,
adic nregistrare magnetic i citire optic. Aceast tehnologie MO presupune un cmp de
premagnetizare i un fascicul laser pentru tergere i nregistrarea datelor.
Discurile optice numerice permit:
- arhivarea de texte (nregistrare caracter cu caracter)
- arhivarea informaiilor (caracterelor) provenite de la un calculator
- arhivarea documentelor (semne, caractere, grafice)
- arhivarea video (prin codarea numeric a imaginii)
- arhivarea audio (prin codarea numeric a semnalelor sonore)
Capacitatea de nregistrare a discurilor optice numerice este considerabil mai mare dect a
altor suporturi. n birotic ele permit realizarea: arhivrii, cutrii prelucrrii i transmiterii datelor,
imaginilor i sunetelor (mesageria alfanumeric i grafic). Utilizarea lor prezint numeroase
avantaje: reducerea important a volumului, durabilitate practic infinit, acces rapid la documente,
conexiunea cu diferite documente.
Discurile DVD ofer o capacitate iniial de 4,7 GB de informaii digitale nregistrate pe un disc cu
acelai diametru (12 cm) cu cel al unui disc CD-ROM, cu un singur strat i o singur fa. Grosimea
acestor discuri este de 0,6 mm. Utiliznd compresia MPEG-2, aceast capacitate este suficient
pentru nregistrarea a 135 minute de imagini video i de sunet, ceea ce este suficient pentru un film
complet, incluznd trei canale de sunet de calitate CD i patru canale pentru subtitluri. Aceast
capacitate nu este o coinciden, ci este rezultatul faptului c apariia discurilor DVD a fost
influenat de industria de film, care a prevzut avantajele unui suport mai ieftin i mai durabil dect
banda video.
DVD-uri
Discurile DVD pot avea dou straturi, capacitatea fiind n acest caz de 8,8 GB, i dou fee,
capacitatea total ajungnd astfel la aproximativ 17,6 GB. Aceast capacitate este de 27 de ori mai
mare fa de cea a unui disc CD-ROM. Prin mbuntirea laserelor, capacitatea va putea fi mrit de
cteva ori n viitor.
Ca i n cazul discurilor CD-ROM, datele sunt nregistrate pe o spiral prin caviti microscopice,
discurile fiind citite utiliznd o raz laser. Capacitatea mrit este obinut prin
reducerea dimensiunii cavitilor i reducerea distanei ntre pistele spiralei, ca i prin nregistrarea
datelor pe un numr de pn la patru straturi, cte dou pe fiecare fa a discului. Pentru citirea
11
Tema 5
discurilor DVD, sunt necesare lasere care produc raze cu o lungime de und mai mic, avnd
mecanisme de focalizare mai precise. Focalizarea mai precis este de fapt cea care permite
nregistrarea datelor pe dou straturi. Pentru citirea celui de-al doilea strat, se realizeaz focalizarea
fasciculului n adncimea discului, unde se afl acest strat.
Tema 5
Alte utilitare vizeaz suporturile magnetice de stocare, mai precis structura logic a acestora,
impus de sistemele de operare. Programe ca STACKER, DOUBLESPACE sau DRIVESPACE
trateaz un fiier de pe discul fizic ca pe un nou disc. Pe acest fiier se aplic un mecanism de
compresie dinamic care face procesul de mrire a capacitii discului transparent pentru utilizator. n
funcie de natura informaiilor cuprinse, discul fictiv poate oferi mai mult spaiu de memorare dect
un disc necompactat.
Fiecare din aceste programe dispune de faciliti de testare i eventual, corecie a datelor pe
lng multe opiuni ce le uureaz sau le mresc eficiena. Astfel, arhivatorul WinRAR are
urmtoarele caracteristici distincte:
Ruleaz sub Windows 9x/NT/2000 i este disponibil n mai multe limbi;
Versiunile de RAR sub forma de linie de comand (mod consol) ruleaz sub Linux, DOS i
sub UNIX;
WinRAR folosete un algoritm original de compresie. Acest utilitar are cea mai nalt rat de
compresie fa de alte instrumente de arhivare, n mod special la fiierele executabile,
bibliotecile Object, fiiere-text mari etc;
Opional, WinRAR ofer un algoritm de compresie optimizat pentru date multimedia;
suport fiiere i arhive de pn la 8,589 miliarde Gigabytes;
Numrul fiierelor arhivate este practic nelimitat;
WinRAR ofer suport complet pentru arhivele ZIP;
Ofer noi faciliti cum ar fi interfaa grafic interactiv pentru folosirea mouse-ului i a
meniurilor precum i interfaa liniei de comand;
WinRAR poate crea i modifica arhive SFX folosind module SFX implicite i externe; poate
crea arhive multivolum;
5.4. Convergena suporturilor de stocare i arhivare electronic
Tendina fireasc manifestat n arhivare, este de nlocuire a suportului de hrtie cu alte forme
care au fiecare un domeniu n care sunt optime. Discul optic numeric va permite convergena acestora
(vezi fig. 5.7.).
UTILIZATORI
MAIN DE SCRIS
HRTIE
FOTOCOPIATOR INTELIGENT
MICROPROCESOR
MICROCOPIATOR
MEMORIE
OPTIC
NUMERIC
MICROFI
INTELIGENT
CONSOL
MEMORIE
NUMERIC
CITITOR
INTERFA|{ INTELIGENT{
PRETRATARE
PRELUCRARE
VOCAL
UTILIZATORI
TELEFON
Tema 5
Tema 5
7. Realizai o comparaie ntre banda magnetic i discul optic, din punct de vedere al arhivrii
informaiilor.
8. Explicai n ce msur aplicaiile i echipamentele multimedia contribuie la umanizarea
domeniului arhivrii;
9. Ce reprezint arhivarea contabil?
10. Care sunt avantajele unei aplicaii electronice de management a documentelor?
15
TEMA 6
ELEMENTE DE ERGONOMIE
I. OBIECTIVELE TEMEI
Obiectivul temei cu numrul ase este de a prezenta activitatea de birotic prin prisma
factorilor ergonomici.
II. COMPETENE SPECIFICE DOBNDITE DE STUDENT
Studentul va fi familiarizat cu principalii factori ergonomici care influeneaz activitatea de
birotic, modul n care acetia pot s fie influenai astfel nct randamentul factorului uman n birou
s fie ct mai bun.
III. CUVINTE CHEIE: ergonomie, mobilier, iluminat, cromatic, microclimat, zgomot, vibraie
IV. STRUCTURA MODULULUI DE STUDIU
Tema este compus din urmtoarele capitole:
Activitatea de clasare i arhivare a documentelor;
Arhivarea fotografic;
Arhivarea video;
Arhivarea audio;
Arhivarea magnetic
V. REZUMAT
Ergonomia reprezint o tiin o sintez a unor cercetri multidisciplinare fiecare din aceste
discipline avnd metode proprii verificate n practic. Aplicaiile tiinei i mai ales cele psihosociale
n domeniul produciei economice sunt de-a dreptul impresionante. Aceste aplicaii fac eforturi de
anulare a dezacordului dintr-o condiie material deviat pe de-o parte i pe de alt parte de
dezvoltarea psihic armonioas. n acest context este prezentat influena factorilor ergonomici
asupra elementului uman prin prisma randamentului su n activitatea birotic. Este prezentat
influena mobilierului, a luminii, a cromaticii, a zgomotului, a vibraiilor asupra omului n timpul
activitii birotice.
VI. CONTINUTUL TEMEI
6.1. Consideraii preliminare. Istoric
Personalitatea uman nu mai este astzi socotit ca o entitate de sine stttoare, ea se conjug
nencetat cu lumea din care face parte, ntr-o influen reciproc. Un aspect major al acestei conjugri
se manifest n gradul de organizare a muncii, care are ca finalitate bunstarea individual i social.
Datorit dezvoltrii cercetrilor referitoare la condiia uman a muncii, organizarea muncii
cuprinde astzi pe lng aspectele clasice privind metodele i msurarea timpului de munc, i toate
cerinele psihologice, fiziologice, sociale, economice, tehnice, biologice i culturale, care solicit
personalitatea i care mpreun constituie obiectul de studiu al tiinei intitulat ergonomie.
Ergonomia ca tiin ofer cunotinele necesare adaptrii angajailor la munca pe care o
presteaz, pentru obinerea unui randament superior.
Modificrile eseniale intervenite n procesele de munc, apariia unor ramuri industriale noi,
introducerea rapid a noilor cuceriri ale tiinei i tehnicii, ndeosebi ale electronicii i tehnicii de
calcul, ncorporarea ntr-o msur crescnd a muncii intelectuale n activitatea curent au lrgit mult
sfera de preocupri a ergonomiei. Urmare a acestor realiti solicitarea cea mai mare n munca omului
Tema 6
nu mai aparine sistemului muscular , ci a sistemului nervos central. Iar dac avem n vedere munca
specific n birouri, vom observa c angajaii din acest domeniu, din ce n ce mai muli in seama de
binefacerile ergonomiei; i i-au intensificat preocuprile de cunoatere i aplicare a noiunilor de
baz ale acestei tiine.
Ergonomia reprezint o tiin o sintez a unor cercetri multidisciplinare fiecare din aceste
discipline avnd metode proprii verificate n practic.
Aplicaiile tiinei i mai ales cele psihosociale n domeniul produciei economice sunt de-a
dreptul impresionante. Aceste aplicaii fac eforturi de anulare a dezacordului dintr-o condiie
material deviat pe de-o parte i pe de alt parte de dezvoltarea psihic armonioas.
Greutile i eforturile n dezvoltarea i aplicarea tiinelor psihosociale n producia
economic nu sunt generate numai de complexitatea fenomenelor pe care ele le studiaz, ci de
interaciunea lor. De aici apare i necesitatea de a se uni ntr-o tiin interdisciplinar a condiiei
umane, att psihologia, sociologia, fiziologia, tiinele economice i tehnice etc. tiina care a rezultat
este Ergonomia. Denumirea a fost dat de psihologul englez K.F.H. Marell n 1949. Denumirea
deriv de la cuvintele de origine greac ergos = munc i nomos =lege.
Pentru prima dat cuvntul ergonomie a fost folosit n 1857 de ctre biologul polonez
Wolciech Zostrzeboruski n studiul Perspectivele ergonomiei ca tiin a muncii.
n 1959 s-a constituit la Oxford (Anglia) Asociaia Internaional de Ergonomie, iar n
1961 s-a inut primul congres.
Relativ tnra ergonomie s-a dezvoltat rapid, att din punct de vedere teoretic, ct i aplicativ.
Cu toate eforturile depuse de cei care se ocup de ergonomie, nu s-a czut de acord asupra unei
formulri unitare a definirii ei. n marea lor majoritate, definiiile poart amprenta specialitii de
baz, a fiecrui autor.
Profesorul K.F.H. Marell definete ergonomia ca studiul tiinific al relaiei dintre om i
mediul sau de munc. In acest sens, mediul include nu numai mediul nconjurtor n care lucreaz, ci
i materialele i instrumentele, metodele de lucru i organizarea activitii sale, fie ca individ, fie ca
membru al unui colectiv de munc.
Prof. Dr. Bernard Metz, de la Universitatea din Strassbourg (Frana) o definete ca un
ansamblu integrat de tiine susceptibil s ne furnizeze cunotinele asupra muncii umane, necesare
adaptrii raionale a omului la main i a muncii la om.
Prof. V.Munipov (Moscova) a definit ergonomia ca o disciplin care a luat natere din
tiinele tehnice, psihologie, fiziologie, i igien. Ea cerceteaz posibilitile omului n procesele de
munc, urmrind s creeze condiii optime de munc.
Ct privete esena ergonomiei, adic punerea de acord a solicitrilor cu capacitatea de munc
a executantului, aceasta se degaj cu claritate din definiia lui J.R.Jong (Amsterdam), care spune c
ergonomia este aplicarea cunotinelor biologice din domeniul anatomiei, fiziologiei i psihologiei
experimentale i medicinii profesionale, cu scopul de a se atinge un sistem optim om-main. Deci
raportul corespunztor ntre solicitare i capacitatea de munc n interesul angajailor i al
productivitii.
Definiia dat ergonomiei de ctre Organizaia Internaional a Muncii, este: Ergonomia este
aplicarea tiinelor biologice umane, n corelaie cu tiinele tehnice pentru a ajunge la o adaptare
reciproc, optim ntre om i munca sa, rezultatele fiind msurate n indici de eficien i bun stare
de sntate a omului.
Prof. dr. Petre Burloiu, n lucrarea Ergonomie i organizarea economic a muncii (1990),
afirm c Ergonomia este tiina cu caracter federativ, care pe baza interdisciplinaritii, care este
legea sa fundamental integreaz aportul tehnicii, fiziologiei, psihologiei, sociologiei, economiei i
a altor tiine sociale, avnd ca obiect orientarea crerii tehnice contemporane la nivelul
posibilitilor, psihofiziologice normale a omului i utilizarea raional a acestor posibiliti care pot
fi asigurate, n vederea realizrii reproduciei forei de munc, de la o zi la alta.
Toate definiiile ergonomiei ca tiin, conduc la interdisciplinaritate.
n legtur cu
interdisciplinaritatea, prerile unor autori au fost diferite, din punct de vedere al sferei lor de
cuprindere. Astfel, K.F. Murell consider c disciplinele tiinifice i tehnologice, care i aduc
contribuii n ergonomie sunt: anatomia, fiziologia, psihofiziologia, fizica i ingineria, psihologia
2
Tema 6
experimental. La aceea dat, Murell consider c ergonomia trebuie s in seama de datele lor; doar
c psihologia social, sociologia i igiena industrial sunt la periferia ergonomiei.
E.Z.Cormick (1970) concepea ergonomia ca o aplicare a informaiilor referitoare la
caracteristicile comportamentului unor informaii produse de sociologie, antropologie i tiinele
biologice.
E.Grandjean (1972) vedea n ergonomie o reunire a laturilor biologice ale tiinei muncii.
6.1.1. Obiectul ergonomiei
Ca orice tiin, ergonomia are un obiect de studiu, metode i tehnici de cercetare. Obiectul
ergonomiei l constituie organizarea activitii umane n procesul muncii prin optimizarea relaiei din
sistemul om-main-mediu, avnd drept scop creterea eficienei tehnico-economice, optimizarea
condiiilor, pentru a obine satisfacia, motivaia rezultatelor muncii, concomitent cu meninerea bunei
stri fiziologice i favorizarea dezvoltrii personalitii. Aceasta presupune realizarea unor condiii:
orientarea i selecia profesional a factorului uman
proiectarea suportului material ( instalaii, echipamente) al muncii n concordan cu
capacitile umane
conceperea unei ambiane care s asigure protecia i securitatea muncii
folosirea optim a capacitilor umane
repartizarea raional a sarcinilor
economia energetic a organismului uman
Trebuie avut n vedere c elementul activ, adaptabil, e omul, mediul fiind creat de acesta.
Aadar, scopul final al ergonomiei este de a crea premisele creterii productivitii muncii umane
i reducerii oboselii. Ea furnizeaz date capabile s contribuie la realizarea acestui obiectiv n
diferite sectoare ale muncii umane. Ea contribuie la mbuntirea condiiilor de munc i la creterea
eficienei muncii n activitate. n funcie de sfera la care se refer, ergonomia este de dou feluri:
Ergonomia de concepie: se practic n instituiile de proiectare ale unitilor constructoare de
maini, utilaje sau mobilier tehnologic, pentru ca aceste mijloace s fie adaptate la nevoile i la
capacitatea omului n aa fel nct omul lucrnd confortabil i ntr-un mediu nevtmtor s poat da
cele mai bune rezultate. Deci, conceperea unor maini, cu caracteristici superioare, a unor mesesuport pentru maini, adaptate dimensiunilor antropometrice ale executanilor, intr n sarcina
ergonomiei de concepie. Tot n aceast sfer intr i proiectarea dictafoanelor adaptate lucrului ntr-o
poziie fireasc, a mainilor de reprodus documente.
Ergonomia de corecie se practic n unitile unde mijloacele de munc au intrat deja n funciune
i omul desfoar o activitate productiv. Raza ei de aciune este mai mare dect a ergonomiei de
concepie, att prin sfera problemelor i aspectelor investigate, ct i prin gama de uniti i profesii
analizate.
6.1.2 Sistemul om-main-mediu
Sistemul om-main-mediu este un ansamblu format de unul sau mai muli oameni i una sau
mai multe componente fizice (maini, echipamente) care interacioneaz pe baza unui circuit
informaional, n cadrul unui mediu fizic i social n vederea realizrii unor scopuri. Un caz particular
de astfel de sistem este biroul, aa cum este el definit n capitolul 1.Toate caracteristicile sistemului
om-main-mediu studiate de ergonomie se pot aplica i n acest caz. Printre cele mai importante
caracteristici se numr:
scopul
intrrile: semnale de fond (elemente detectabile prin senzorii sistemului dar nerelevante pentru
funcionarea lui), condiii fixe, factori critici controlabili i necontrolabili (care impun
restricii)
ieirile dorite (scopul sistemului) sau nedorite (rebuturi, accidente)
legturile
3
Tema 6
structura
funciile: informaionale (recepionarea informaiilor, memorarea informaiilor, prelucrarea
informaiilor i decizia) i operaionale (programarea, execuia, controlul operativ,
supravegherea, diagnosticul, comanda, reglarea, ntreinerea, optimizarea)
Tema 6
Tema 6
Modul de
realizare
Natural
Prin ferestre i
luminatoare
Artificial
1. Lmpi cu
incandescen:
a) becuri simple
b) corpuri de
iluminat
Avantaje
- Asigura o difuzare mare a
luminii
- Este ergonomic
- Este igienic
- Nu obosete ochii
Dezavantaje
- Repartiia limitat a
fluxului luminos n
ncperi
- Prezint variaii mari
in timpul zilei
Cerine
- Amplasarea judicioas a
cldirii fa de punctele
cardinale i construciile
nvecinate
Dimensionarea
optim a ferestrelor i
luminatoarelor
- Amplasarea judicioas a
mobilierului n ncperi
- Introducerea becurilor n
corpuri de iluminat
- Sunt neeconomice
(consum mult energie - Protejarea mecanic a
electric)
surselor de lumin cu
respectarea unghiului de
iluminare
- Asigurarea unei iluminri
difuze
Tema 6
2. Lmpi cu
descrcri n gaze
- alegerea i combinarea
judicioas a substanelor
gazoase n care se produc
descrcri electrice
n tabelul 6.2. sunt indicate valorile minime ale nivelului de iluminare n cazul
iluminatului artificial n funcie de complexitatea muncii i contrastul dintre obiect i fond.
Tabelul 6.2. Valori minime ale iluminrii artificiale
Caracterul lucrrii din punct de
vedere al solicitrii aparatului
vizual
Mediu
De precizie extrem
500-1000 lx
1500-3000 lx
6000-10000 lx
De precizie mare
200-500 lx
700-1000 lx
2000-3000 lx
De precizie medie
100-250 lx
300 lx
Slab
Efecte psihice
- culoare foarte cald
- stimulator general
- stimulator intelectual
- senzaie de apropiere n spaiu
Tema 6
Culoarea
Portocaliu
Galben
Efecte fiziologice
- accelereaz pulsaiile inimii
- menine presiunea sanguin
- favorizeaz secreia gastric i
digestia
- influeneaz funcionarea normal
sistemului cardiovascular
Efecte psihice
- culoare cald
- stimulent emotiv
- senzaie de apropiere foarte mare n
spaiu
- culoare cald
- culoarea cea mai vesel
- stimuleaz vederea
- calmant al psihonevrozei
-senzaie de apropiere n spaiu
- culoare rece
- culoare linititoare
- impresie de prospeime
- faciliteaz deconectarea nervoas
- senzaie de deprtare n spaiu
Verde
Albastru
Violet
- culoare rece
- culoare nelinititoare
descurajant
- senzaie de apropiere foarte mare
6.3.3. Microclimatul
Tema 6
procesului tehnologic,
amplasarea raional a utilajelor;
protecia individual a executantului prin folosirea unui protector pentru mediu (dopuri
plastice, antifoane etc.);
cptuirea pereilor cu materiale fonoizolante;
evacuarea surselor de zgomot;
separarea lucrrilor zgomotoase de cele mai puin zgomotoase
Muzica funcional face parte din categoria sunetelor cu influen asupra activitii umane. Ea
este recomandat ca un mijloc de combatere prin camuflare a unor zgomote, precum i a plictiselii, n
procesele de munc monotone. Ea trebuie aleas n aa fel nct s nu produc distonane suprtoare.
Muzica n surdin este recomandat n birouri, unde, n condiiile solicitrilor intelectuale, ea are un
efect de deconectare.
Ca mijloc de stimulare a capacitii de munc, muzica trebuie s ndeplineasc anumite
condiii:
s fie adecvat preferinelor, innd seama de cultura muzical, vrsta i sexul asculttorilor;
s fie transmis prin emisiuni scurte, discontinuu, pe toat durata programului de lucru;
s nu distrag atenia;
Nivel (dB)
46-65
60-80
55
60
65
75
70
60
Tema 6
- factori tehnici:
- factori psihosociali:
- climatul psihosocial de la locul de munc
- stil de conducere
La nivelul fiecrui loc de munc activitatea creeaz satisfacii n urmtoarele condiii:
- dac solicit din partea executantului un anumit potenial de aptitudini;
- dac permite executantului s intervin creator n rezolvarea sarcinilor la locul de munc;
- dac are un anumit grad de complexitate i varietate;
- dac asigur executantului un anumit grad de autonomie;
- dac permite executantului s identifice un rezultat semnificativ al muncii sale;
- dac asigur un grad de responsabilitate;
- dac dezvolt personalitatea executantului;
- dac i asigur un anumit prestigiu social;
- dac i permite i asigur cooperarea interuman optim.
6.4. Munca i oboseala
n urma solicitrilor oricrei activiti umane apare oboseala. Oboseala este starea de
slbiciune muscular, nervoas sau psihic, vizibil sau interioar, real sau imaginar. Ea este cea
care diminueaz capacitatea de munc.
Oboseala se manifest prin ncetinirea ritmului de munc, apariia micrilor suplimentare i
inutile.
Cauze i simptome ale oboselii:
monotonia muncii
intensitatea i durata muncii fizice i intelectuale
factori de mediu (temperatura, lumina, zgomotul)
factori psihici: responsabiliti, griji sau conflicte
condiii alimentare
boal i dureri.
Simptomele oboselii sunt:
scderea ateniei
ncetinirea i inhibarea percepiei
inhibarea capacitii de gndire
scderea randamentului activitii fizice i intelectuale
Atitudinea negativ fa de profesie, fa de superiori sau fa de locul de munc poate fi tot
att de bine cauza oboselii cronice ca i efectul ei.
Tema 6
1. Care sunt principalele tiine care contribuie la constituirea Ergonomiei?
2. Care sunt principalii factori ergonomici?
3. Ce legtur exist ntre ergonomie i protecia muncii?
4. Realizai o ierarhizare a principalilor factori ergonomici i justificai aceast ierarhizare.
5. Evaluai n ce msur ambiana de la locul de munc satisface normele ergonomice.
11
TEMA 7
NOIUNI DE CORESPONDEN COMERCIAL
(DE AFACERI)
I. OBIECTIVELE TEMEI
Obiectivul acestei teme este de a prezenta noiuni despre corespondena comercial i despre
modul n care se realizeaz o scrisoare de afaceri.
II. COMPETENE SPECIFICE DOBNDITE DE STUDENT
Studentul va dobndii competene privind corespondena oficial, tipuri de coresponden,
moduri n care aceasta se realizeaz, despre structura scrisorii de afaceri i editarea ei.
III. CUVINTE CHEIE: scrisoare, afaceri, ortografie, adresare
IV. STRUCTURA MODULULUI DE STUDIU
Tema este compus din urmtoarele capitole:
Coresponden oficial;
Clasificare coresponden oficial;
Limbajul, forma i coninutul corespondenei de afaceri;
Scrisoarea de afaceri.
V. REZUMAT
Relaiile dintre persoanele juridice (firme) sau cele dintre persoanele juridice i cele fizice
mbrac deseori forma scris a corespondenei oficiale. Aceast tem i propune s analizeze tipurile
de coresponden oficial, clasificarea acesteia, forma i coninutul acesteia, precum i limbajul
folosit iar n final prezint n detaliu modul n care se ntocmete o scrisoare de afaceri.
VI. CONTINUTUL TEMEI
7.1. Introducere. Termionologie. Clasificri
Relaiile dintre persoanele juridice (firme) sau cele dintre persoanele juridice i cele fizice
mbrac deseori forma scris a corespondenei oficiale
n funcie de domeniul la care se refer, corespondena oficial poate avea coninut:
juridic;
economic;
organizatoric;
administrativ;
diplomatic;
de personal etc.
Obiectul corespondenei oficiale l reprezint iniierea, stabilirea, desfurarea, modificarea i
ncetarea relaiilor dintre corespondeni.
Clasificri ale corespondenei oficiale:
a) Dup obiectul i scopul corespondenei oficiale:
coresponden de solicitare (cerere);
Tema 7
coresponden de informare (ofert);
coresponden de constatare (proces verbal);
coresponden de ndrumare (decizie, ordin);
coresponden de reclamaie (reclamaia);
coresponden nsoitoare de acte.
b) Dup modul de ntocmire:
documente tipizate (formulare cu sau fr regim special);
documente netipizate.
c) Dup natura i destinaia exemplarelor:
originalul (se trimite destinatarului);
copia simpl (se scrie odat cu originalul);
duplicatul originalului (are puterea originalului);
copia de pe original (certificat, legalizat);
fotocopia;
extrasul.
Obiectul acestei seciuni l reprezint corespondena oficial cu caracter economic
corespondena de afaceri.
7.2. Consideraii privind limbajul, forma i coninutul corespondenei de afaceri
7.2.1. Hrtia
Hrtia utilizat are o importan deosebit deoarece un design reuit va fi compromis dac e
reprodus pe o hrtie ieftin. De asemenea o hrtie de bun calitate poate da un aer distins chiar i
unui antet mai modest. E aadar rentabil s alegei o hrtie de bun calitate pentru colile cu antet.
Dac nu v pricepei chiar dumneavoastr la hrtie, cerei sfatul tipografului sau unui designer dac
cumva nu avei un designer angajat al firmei.
Totui, dac trebuie s trimitei sute de mii de scrisori circulare pe an, vei fi fr ndoial
obligat s alegei ceva mai ieftin. Asta nu trebuie s ngrijorez ns prea mult, cci de attea ori s-a
dovedit c rechizitele mai ieftine nu afecteaz rezultatele campaniilor de vnzri.
Culoarea hrtiei nu trebuie neglijat, ea trebuie s fie foarte de eficient. Aceasta poate fi
folosit alegnd o hrtie colorat sau incluznd-o n designul antetului. n multe situaii este foarte
rspndit folosirea cartonului colorat pentru anumite imprimate.
Hrtia colorat poate fi la fel de util pentru scrisorile de vnzri, iar n cazul unei serii de scrisori,
pentru fiecare scrisoare din serie se poate alege o culoare diferit, ca s trezeasc i mai sigur
interesul.
n ce privete dimensiunile, majoritatea firmelor folosesc astzi dimensiunile adoptate de
Organizaia Internaional a Standardelor (ISO). Pentru colile cu antet, mrimea cea mai rspndit
este A4, care are 210 mm /297 mm. n caz de nevoie, putei utiliza formatul A5, pentru scrisori mai
scurte. Acest format este pe jumtate ct A4, adic 148mm /210mm.
Formatele ISO sunt mprite n trei grupe: A,B,C.
grupa A este pentru rechizite i foi volante;
grupa B este mai ales pentru tiprituri mai mari;
grupa C este pentru plicuri i se folosete, bineneles, mpreun cu hrtia de scris din
grupa A.
Toate formatele din cele trei grupe au aceeai form, adic un dreptunghi, avnd un raport
constant ntre cele dou laturi. Fiecare format e obinut prin mprirea formatului precedent.
Grupa A se bazeaz pe coala A0, care msoar 841 mm /1189 mm, deci un metru ptrat.
ndoit A0 ne d formatul A1, A1 njumtit ne d A2 etc. Formatele rezultate sunt urmtoarele:
Formate A Dimensiuni n mm
Formate A
Dimensiuni n mm
A0
841 x 1189
A4
210 x 297
A1
594 x 841
A5
148 x 210
2
Tema 7
A2
A3
420 x 594
A6
105 x 148
297 x 420
A7
74 x 105
Figura 7.1 arat cum toate formatele din grupa A au acelai raport ntre latura mare i cea
mic.. Asta nseamn c sarcina dificil de a reduce hrtia la o anumit mrime se simplific mult.
Alt simplificare const n faptul c deoarece coala de baz (A0) are exact un metru ptrat, greutatea
hrtiei poate fi uor exprimat n grame pe metru ptrat.
Pentru lumea afacerilor avantajele adoptrii generalizate a formatelor ISO sunt urmtoarele:
1. ndosarierea mult mai simpl dac toate brourile, foile volante scrisorile au formate
similare sau corelate.
2. Cele mai multe ri europene folosesc formatele ISO, iar sistemele ndosariere sunt adaptate
la ele.
3. Reducerea formatelor (pentru a utiliza mrimi diferite de hrtie) e mai uoar i deci mai
rapid.
4. Pota poate face sortarea mai repede, pentru c echipamentul electronic de sortare e folosit
mai eficient.
A1
A2
A3
A4
A5
Tema 7
un timbru strin e mai interesant dect cel al rii. Exist cel puin o firm celebr care
i expediaz o parte din scrisori din Olanda, ntr-adins ca s pun pe ele acele atractive
mrci strine. tiu ei ce fac, au ctigat milioane vnznd prin scrisori.
B) o metod e s faci ca scrisoarea de vnzri s arate ct mai mult ca o scrisoare personal,
necircular. n acest caz se poate apela la:
trucul cu timbrul strin intr n aceast categorie;
alt idee, le fel de bun, este de a aduga pe plic un mesaj incitant, trdnd astfel
coninutul dar fcndu-l pe destinatar nerbdtor s deschid scrisoarea;
foarte cunoscut firm internaional introduce n plic timbre de rspuns vizibile prin
ferstruic, sau recurge la o ilustraie ademenitoare cu un cadou, nsoit de cuvintele
Al dumneavoastr, absolut gratuit tiprite n rou. Multe firme folosesc plicuri
colorate pe care sunt tiprite mesaje cum ar fi Conine tiri importante sau altele
similare.
Cnd e vorba de scrisori de vnzri se stabilete care este cea mai potrivit modalitate n
raport cu produsele dumneavoastr specifice.
7.2.3. Reproducerea
A fost o vreme cnd o companie care se respecta n-ar fi folosit dect antete gravate. ns
timpurile acelea s-au dus, iar azi avei de ales ntre cel puin patru metode de reproducere, toate
perfect acceptabile.
Gravarea. n materie de tiprituri, reprezint cam ce este Rolls Royce printre automobile. Nu
se poate compara cu nimic altceva, dac v putei permite cheltuiala. Fabricarea matriei iniiale este
cea care face ca gravarea s fie att de scump, ns dac folosii cantiti mari de coli cu antet preul
nu mai e chiar exorbitant. Dac v trebuie 1000 de coli, gravarea lor va costa cam cu 200 % mai mult
dect tiprirea obinuit. ns dac avei nevoie de 10.000 de coli, gravarea lor va costa doar cu 50 %
mai mult dect tiprirea normal. Trebuie reinut c preul confecionrii rechizitelor variaz de la o
tipografie la alta (ca i alte servicii), aa c e recomandabil s obinei detalii de la cel puin trei
tipografii nainte de a plasa o comand.
Termografia. n SUA, procedeul e numit gravare fr plac, pentru c are un aspect
asemntor cu gravura dar e realizat fr matria att de scump. Metoda devine din ce n ce mai
popular n Marea Britanie i d rezultate ntr-adevr frumoase. Nici un cunosctor nu o va confunda
ns cu gravura. E ieftin, doar cu 10-15 % mai scump dect tiprirea obinuit, depinde i n acest
caz de tipografie.
Litografie-offset. Multe societi i reproduc propriile coli cu antet i formulare, pe o main
offset. O main offset modern nu e deloc murdar, incomod sau urt mirositoare. Dimpotriv, e n
bun msur automat i e uor de folosit. Rezultatul e identic cu cel dat de tiprirea normal.
Tiprirea clasic. E procedeul convenional pe care l cunoatem cu toii. Nu trebuie s avei
vreo reticen n folosire lui pentru antetele firmei dumneavoastr: n ziua de azi e ntrutotul
acceptabil. Un antet modern, frumos conceput, tiprit pe o hrtie de calitate poate reprezenta firma
ntr-un mod ct se poate de avantajos. De fapt, acesta e procedeul folosit de majoritatea societilor.
7.2.4. Dactilografierea i punerea n pagin
Cel mai frumos antet, imprimat pe cea mai bun hrtie, poate fi complet compromis de o
dactilografiere neglijent, de tersturi, pete i o proast aezare n pagin. Evident c nu merit s
faci economii angajnd cu un salariu mic o dactilograf nepriceput. Dar chiar i o dactilograf bun
trebuie instruit de firm, ca s tie cum s scrie scrisorile. Asta ca s respecte designul antetului i
toate scrisorile firmei s aib un aspect uniform.
nti de toate trebuie s decidei ce aezare n pagin se potrivete cel mai bine cu antetul
dumneavoastr. Normal este s v formai deja o idee chiar n faza de design a antetului. Vei dori ca
textul scris s completeze designul, ntr-un tot armonios.
Odat ce v-ai decis asupra aezrii n pagin, o vei instrui n mod corespunztor pe
dactilograf. Dac ai ales mai multe variante, cel mai bine ar fi s compunei o scrisoare de
4
Tema 7
instruciuni pentru fiecare mrime de coal de antet pe care s o folosii. Aa procedeaz British
Railways, inclusiv instruciunile despre cum se pliaz scrisoarea ca s se potriveasc ferestruica
plicului (prin care trebuie s se vad adresa). British Railways a fost una din primele organizaii
britanice care i-au aliniat textul scrisorilor la stnga. Astzi majoritatea societilor britanice
procedeaz aa. Obiceiul acesta a aprut din simpl comoditate, ns s-au gsit din fericire alii de a-l
face destul de plcut privirii.
Indiferent dac preferai sau nu plicurile cu ferestruic, adresa trebuie scris grupat, n bloc,
nu n continuare, aa cum se fcea mai de mult. Componentele adresei - nume, funcie, firm,
strada i numrul, oraul etc - se pun unul sub altul.
n alegerea aezrii n pagin, criteriile de baz trebuie s fie estetica i uurina la citire:
viteza de dactilografiere vine imediat dup aceea. Realitatea este c multe firme inverseaz ordinea
criteriilor.
7.2.5. Scrisori circulare
O scrisoare circular, dac are ca scop s vnd ceva sau s obin informaii, este nici mai
mult nici mai puin dect cea mai important scrisoare pe care o putei scrie. Cu toate acestea,
deoarece putei fi n situaia de a trimite o astfel de scrisoare n mii de exemplare n loc de unul
singur, se ntmpl deseori s avei tendina de a face ct mai mult economie la realizarea ei.
Bineneles c putei face anumite economii, aa cum s-a artat mai nainte. De pild, putei
folosi hrtie de calitate mai modest. Dac antetul dumneavoastr este n mod obinuit gravat, putei
folosi acelai design, dar tiprit, pentru scrisorile circulare. Poate fi avantajos chiar s folosii coli cu
antet proiectate exclusiv pentru scrisorile de vnzri; sau putei ncerca cu foarte decorativele coli cu
antet speciale pentru scrisorile de vnzri, aflate n comer. Cel mai bine e s facei ncercri
succesive; dac v ocupai cu vnzarea prin coresponden vei avea de ctigat ncercnd diverse
variante i urmrind efectul.
n ceea ce privete plicul exist, aa cum am artat deja, dou posibiliti: sau l facei s arate
ca orice scrisoare dactilografiat individual sau l aranjai n aa fel nct s lase s se vad c e o
circular i s aib ceva incitant imprimat pe el. A doua metod e folosit cu mare succes de multe
firme mari i prospere, care vnd bunuri i servicii direct prin pot.
Partea la care pur i simplu nu v putei permite s facei economie este punerea n pagin i
prezentarea general. n plus, trebuie s v asigurai c avei toate datele necesare pentru expedierea
scrisorii, inclusiv numele persoanei la care vrei s ajung. n acest caz putei s-i adresai scrisoarea
pe nume. La posibilitile de azi nu exist absolut nici o scuz pentru scrisorile de vnzri cu adres
vag, scrise fr politee i abrupt, n aa fel nct toat lumea s-i dea seama c e o scrisoare
circular.
Ct despre multiplicare, avei de unde alege.
Procesor de text. Dac v ocupai cu vnzarea prin coresponden sau dac avei frecvent
ocazia de a expedia scrisori de vnzri, cel mai bun lucru pe care-l putei face este s investii ntr-un
procesor de text. E evident c acest sistem, mpreun cu imprimanta i unitatea de disc adecvate, v
va permite s trimitei scrisori de vnzri impecabile, adresate cu precizie persoanei pe care vrei s o
contactai i artnd ca o scrisoare conceput i dactilografiat individual.
Listele cu nume i adrese pot fi pstrate n memoria sistemului i citit de acolo de fiecare dat
cnd e nevoie s fie combinate, la perfecie, cu textul celei mai noi scrisori de vnzri.
Funcia de editare a procesorului v permite chiar s adugai o tu personal textului
standard, individualizndu-l astfel i mai mult.
Reinei totui c pe pia exist cu mult peste o mie de mrci i tipuri de procesoare de text i
ntre ele exist diferene foarte mari. nainte deci de a cumpra unul, e profitabil s cercetai piaa ca
s fii sigur c vei obine facilitile de care avei nevoie.
Matri. Multiplicare prin matri s-a perfecionat mult n ultimii ani, iar o matri bine
imprimat pe hrtie de calitate d un rezultat foarte bun. Astzi e chiar posibil folosirea culorii la o
matri. Cu toate calitile sale metoda aceasta nu e cu adevrat potrivit pentru scrisorile de vnzri,
dar e perfect adecvat pentru rapoarte, circulare ntre firme i chiar pentru comunicri interne.
Tiprire obinuit. Rezultatul arat ca o pagin tiprit normal i nimeni nu-l va prelua
5
Tema 7
drept altceva. Dac ncercai s adugai ulterior nume i adrese rezultatul va fi dezastruos. Exist
alte metode mult mai bune, n-are rost s v ncurcai cu asta.
Litografie. n acest caz scrisoarea trebuie dactilografiat cu o panglic special. Se obine un
original care poate fi folosit pentru a scoate ntre 50 i 5000 de copii. Varianta mai veche implic
dactilografierea scrisorii cu o panglic obinuit i apoi, pornind de la ea, realizarea unei plci
fotografice indiferent de varianta folosit, numele i adresele pot fi adugate, cu reuit aproape
perfect.
Unele maini litografice pot imprima antetul i scrisoarea simultan, ceea ce e foarte avantajos
n cazul unei cantiti mari de coresponden.
Facsimil.. E o tehnic bazat pe tiprirea normal mai sus amintit. Exist ns o deosebire
important. Dup ce textul a fost cules n caractere similare cu cele ale mainii de scris, ele imprimat
pe hrtie prin intermediul unei panglici sau pnze de mtase pur. Rezult o form oarecum
neregulat a textului, cam cum se ntmpl la dactilografiere. Cu alte cuvinte, se elimin acea
regularitate perfect caracteristic tiparului i scrisoarea arat ca i cum ar fi fost chiar dactilografiat
(deci pare individualizat).
Exist dou tehnici de acest tip: rotativ i plan. Ambele dau rezultate excelente, iar cea de-a
doua se apropie de perfeciune.
Fotocopierea. Maina de fotocopiat (xeroxul) a produs o mic revoluie n munca de birou,
peste tot n lume, eliminnd plicticoasa copiere dactilo a documentelor. Ca s produci scrisori
circulare, dactilografiezi pur i simplu originalul pe o hrtie obinuit, o introduci n main, i o
reproduci pe coli cu antet. Numele i adresele pot fi ulterior adugate.
Dac se d suficient atenie potrivirii tuului, rezultatul e foarte bun. Fotocopierea nu e ns
n nici un caz ieftin, de aceea e rezervat produciei de serie mic.
7.2.6. Semntura
Ultimul element pe care l mai avei de luat n considerare, din punctul de vedere al formei,
este semntura dumneavoastr. Dac numrul scrisorilor trimise e rezonabil de mic, ai face bine s
semnai personal fiecare scrisoare. Dar aa ceva e exclus n cazul cantitilor mari, aa c cea mai
bun soluie n asemenea cazuri este un facsimil al semnturii, n culoare albastr. Simpla
dactilografiere a numelui, o tampil sau o semntur imprimat n negru odat cu restul textului nu
sunt satisfctoare; v vor da imediat de gol n cazul n care vreunul dintre destinatari i-ar face iluzia
c va primi o scrisoare conceput pentru el personal.
Odat ncheiate aceste reflecii asupra formei scrisorii dumneavoastr - ambalajul, cum s-ar
spune - ne putem de coninut.
7.2.7. Coninutul
Majoritatea scrisorilor de afaceri urmresc trei scopuri:
1. S transmit un mesaj de la expeditor la destinatar.
2. S-l determinm pe destinatar s acioneze.
3. S atrag simpatia destinatarului, pentru expeditor i firma sa.
O mare parte dintre miile de scrisori de afaceri trimise n fiecare zi nu doar eueaz lamentabil
n privina scopurilor doi i trei, dar n plus par s fac toate eforturile pentru a compromite scopul
principal - acela de a transmite destinatarilor un mesaj clar i fr echivoc.
Sigur c nu e uor s scrii scrisori. Altminteri, ar fi mai puini cei care fac att de ru treaba
asta. n esen, scrisorile dumneavoastr trebuie s ncerce s fie clare, simple, concise i amicale.
A scrie clar nseamn a gndi clar, tot aa dup cum scrierea nclcit este rezultatul gndirii
nclcite. De aceea, regula de baz este: gndete nainte de a scrie. Hotrte-te ce vrei s spui
nainte de a te aventura s-i pui gndurile pe hrtie. Sfatul acesta pare att de elementar nct ar putea
fi luat drept o jignire, i totui nenumrate cadre de conducere se plng c n-au timp s reflecteze
nainte de a-i dicta misivele informe i neconcludente.
ncercai s v organizai materialul n minte nainte de a-l dicta. Bifai diversele puncte din
scrisoarea la care rspundei. Referii-v la fiecare puncte pe rnd. A trata trei lucruri n acelai timp
nu nseamn concizie. nseamn harababur. Odat ce ai terminat cu un punct, trecei la urmtorul,
6
Tema 7
nu-l mai parafrazai i reluai de-a lungul ntregii scrisori.
Dup ce v-ai expus argumentele ct mai lucid i mai concis posibil, dai-i corespondentului
dumneavoastr o indicaie clar asupra a ceea ce ai dori de la el. Multe scrisori bat cmpii la
nesfrit, tot relund acelai argument, iar apoi se ncheie brusc, lsndu-l pe corespondent s se
ntrebe ce se vrea de la el. Dac de exemplu dorii un sfat n legtur cu o anumit problem, spuneio clar la sfritul scrisorii. Dac vrei doar s expunei motivele care v-au fcut s acionai ntr-un
anumit mod, trebuie de asemenea s artai clar acest lucru. Putei ncheia cu cuvintele: Am hotrt,
de aceea, s fac aa i pe dincolo, lmurindu-l astfel pe corespondent c tot ceea ce i se cere e s ia
not i nimic altceva. Sigur c dac situaia o cere, vei aduga ... i sper c vei aproba decizia
mea.
Dac urmrii s-l influenai pe corespondent n hotrrile sale, nu omitei s i-o spunei clar:
A recomanda, de aceea, s facem aa i pe dincolo. Sau putei accentua i mai puternic: De aceea,
cred c e ct se poate de important s facem cutare i cutare.. Dac ceea ce dorii e un rspuns la
scrisoarea dumneavoastr, spunei-o, de asemenea, limpede. Nu-l lsai pe corespondent, dup ce a
citit scrisoarea, s se ntrebe Ei, i ?
7.2.8. Alegerea cuvintelor
Exactitatea i concluzia scrisorilor dumneavoastr vor depinde, bineneles, de felul n care v
alegei cuvintele; ns, nainte de toate, ai face bine s v obinuii s folosii minimul de cuvinte
necesare n exprimarea a ceea ce avei de spus. Orice cuvnt trebuie s-i merite locul ntr-o scrisoare
concis nu e spaiu pentru cuvintele parazite care nu aduc nimic nou.
E greu s scapi de cuvintele inutile. Pentru asta e nevoie de un efort serios din partea
dumneavoastr. Recitii fiecare propoziie din scrisoare i ntrebai-v: Cuvntu-l sta e ntr-adevr
necesar ? O s schimbe nelesul dac-l dau afar ? Dac rspunsul e Nu, atunci scoatei fr mil
cuvntul n plus. Prin aceast operaie de curire scrisul dumneavoastr va avea mult de ctigat n
privina conciziei i a claritii.
Dac ai lua acest sfat n serios i ai ncepe s v recitii scrisorile cu un creion albastru n
mn, operaia de curire ar duce, nendoielnic, la eliminarea unui mare numr de cliee uzate.
Clieele sunt uneltele leneului. Ele i rsar promt n minte, scpndu-l de efortul de a gndi singur.
Aruncai-le nainte ca ele s-i lase amprenta asupra textelor dumneavoastr.
Asta nu nseamn totui c orice clieu trebuie evitat. Aa cum arta Eric Partridge, care
anume expresie e un clieu este n parte o chestiune de opinie. Dac v-ai gndit bine la ce anume
vrei s spunei i o expresie convenional se potrivete la perfecie cu intenia dumneavoastr,
nimeni nu v va putea condamna c ai folosit-o. Pe de alt parte, dac recurgei la un clieu doar
pentru c e primul lucru care v vine n minte, scrisul dumneavoastr e n pericol de a deveni
inconsistent.
Cultivai obiceiul de a verifica n dicionare cuvntul pe care vrei s-l folosii. Vei fi surprins
s constatai ct de des acesta nu e adecvat sensului exact pe care l aveai n minte. Decidei-v dac
vrei ntr-adevr s spunei a integra sau dac nu cumva a include, a combina sau a reuni se
potrivesc mai bine. Nu v repezii cu alternativ fr s ncercai mai nti cu alt, nou, proaspt,
revzut, diferit.
inei minte c verbal nseamn n cuvinte, ca de exemplu n: Nu a dat o aprobare
verbal ci doar a ncuviinat din cap. Deseori e confundat cu oral, ceea ce nseamn rostit, n
opoziie cu n scris.
Cnd alegei un adjectiv, ncercai s gsii unul care se potrivete exact cu nuana dorit.
Frumos nu nseamn, bineneles, mare lucru, fiindc spunem friptur frumoas, fat frumoas,
grdin frumoas, sau chiar afacere frumoas. Global poate s nu nsemne nimic sau poate s
nsemne mai multe lucruri. Dac nelesul exact este total sau mediu, de ce nu spunei chiar aa ?
Dac v simii tentat s scriei: Creterea global a oraului trebuie s fie limitat, abinei-v.
Dac vei reexamina, cum am sugerat mai sus, aceast cu ajutorul creionului albastru, vei constata c
de fapt cuvntul global nu contribuie cu nimic la nelesul ei.
Dac dou cuvinte se potrivesc la fel de bine cu ceea ce dorii s spunei, alegei-l pe cel mai
7
Tema 7
scurt. Deseori cuvintele scurte sunt mai puternice i mai directe dect cele lungi, pentru c de mai
mult vreme n limba englez. De asemenea, permit mai buna nelegere a textului scris.
Sir Winston Churchill a fost un mare partizan al cuvntului scurt, dei nu dispreuia nici
folosirea unuia lung, i chiar foarte lung, n caz de nevoie.
Gndii-v aadar de dou ori nainte de a v presra scrisorile cu cuvinte lungi i pretenioase.
Nu v temei s folosii a spune n loc de a afirma, a informa sau a aduce la cunotin. Nu ezitai s
folosii a ncepe n loc de a iniia. La fel, preferai a sublinia n loc de a scoate n eviden, nainte n
loc de anterior, despre n loc de referitor la, cu privire la sau n legtur cu. Cnd alegei, deci,
cuvintele, preferai-le pe cele scurte, simple i familiare celor lungi, celor complicate i neobinuite.
7.2.9. Alte consideraii
Alturi de cuvntul scurt, privilegiai fraza scurt. E mai modern dect cea lung, cci fraza
englez a devenit din ce n ce mai scurt de-a lungul ultimelor secole. Exist ns i un alt motiv de a
prefera fraza scurt. S-a demonstrat clar c un text care conine mai ales fraze scurte e mai uor de
neles, deci mai lizibil, dect unul care conine fraze mai lungi.
De-a lungul anilor s-au fcut diverse studii asupra factorilor care influeneaz uurina la
citire a unui text. Faimoasa formul a lui Flesch ia n considerare nu doar lungimea frazei ci i
numrul cuvintelor cu afixe. Textul e cu att mai uor de citit cu ct frazele sunt mai scurte i
cuvintele cu afixe mai puine.
Robert Gunning a fcut un studiu similar. El se baza n ntregime pe lungimea frazelor dintrun pasaj dat iar concluziile erau identice cu cele ale lui Flesch.
ncepei aadar prin a scrie fraze ct mai scurte. Treptat, n timp, vei vedea c se vor lungi
fr s piard din claritate. Scopul ultim va fi alternana frazelor de diferite lungimi, n folosul unei
mai mari varieti i flexibiliti.
Dac reinei toate principiile de mai sus, scrisorile dumneavoastr vor ctiga treptat n
claritate, concizie i simplitate. Din nefericire, nu e de ajuns. Trebuie s urmrii s avei un ton cald
i prietenos, nu distant si impersonal. Unii au tendina de a se exprima abrupt. Nu urmai exemplul
lor.
Se ntmpl de multe ori s ntlneti un om de afaceri care s se arate simpatic, prietenos i
deschis. Discui chestiuni de afaceri, ajungi la nelegere i apoi te despari de el. n dimineaa
urmtoare primeti o scrisoare rece, rigid, care confirm nelegerea. E semnat de acelai om
simpatic i prietenos din ziua precedent, dar nu-i seamn deloc.
De ce scriu unii n felul acesta ? De ce manierele lor amicale i plcute nu ptrund i n
scrisori? Pentru c se ascund n spatele faadei a ceea ce ei cred c este stilul de afaceri. Dac ar fi
obinuii s foloseasc un ton conversaional plcut i s scrie aa cum vorbesc, personalitatea lor ar
iei la suprafa i le-ai citi scrisorile cu mult mai mult plcere.
ncercai personal i vei vedea. nsui Sir Winston Churchill pleda pentru asta. Iat ce sfat a
dat pe cnd era prim-ministru: S nu ezitm s folosim fraza scurt i expresiv, chiar dac e
convenional.
Desigur, asta nu nseamn c trebuie s scriei oricui n acelai fel, nici c unui profesionist
serios i-ar sta bine s se apuce deodat s improvizeze scrisorele ntr-un stil aparte. E vorba, de fapt,
s inei seama, de fiecare dat cnd scriei o scrisoare, de auditoriul respectiv; inei minte i c nu
toate cadrele de conducere sunt brbai. Scriitorul profesionist i ajusteaz totdeauna scrierea n
aa fel nct s se potriveasc cititorului. Altfel spus, nu scrie n gol, ci adresndu-se unui public
anume. Cnd rspunde la scrisori, omul de afaceri trebuie s fac la fel. Trebuie s urmreasc s fac
din orice scrisoare de vnzare - adic o scrisoare care vinde firma sa, produsele sale i pe sine
nsui.
Mai presus de toate, nu uitai niciodat s scriei scrisorile din punctul de vedere al
corespondentului. Spunei mai bine: V va face plcere s aflai c marfa pe care ai comandat-o e
gata de expediere, dect mi face plcere s v informez.... Multe scrisori de afaceri sunt presrate
cu eu i noi, de parc autorul nu s-ar gndi dect la el nsui. Or corespondentul dumneavoastr e
interesat de propria lui persoan, vrea s tie ce avei s-i oferii.
Pe de alt parte, e bine s preferai pe eu sau noi ca subiect al frazelor i s folosii diateza
8
Tema 7
pasiv doar atunci cnd n-o putei evita. Diateza activ e mult mai tare i mai direct. Cel care face,
crede, hotrte, gndete .a.m.d este, totdeauna, un grup sau o persoan. De fiecare dat cnd e
posibil, facei din acest grup sau din aceast persoan subiectul frazei dumneavoastr.
Ct privete regulile gramaticale, e mai bine s nu avei prea multe complexe, cci nesigurana
n folosirea lor produce deseori scrisori confuze i prolixe. Cunotinele fundamentale de gramatic
sunt bineneles utile, dar e bine s reinei c n-o s se prbueasc cerul dac ignorai vreuna din
reguli. Unii dintre cei mai mari scriitori de limb englez, de la Shakespeare ncoace, au neglijat din
cnd n cnd regulile gramaticii. Mult mai important e s rzbii pn la corespondentul
dumneavoastr aa cum suntei n realitate, aa cum v tie el sau ea. Dac suntei cumva un diamant
nelefuit, corespondentul dumneavoastr va fi dezorientat c i scriei ca un profesor universitar. Dac
suntei glume i neprotocolar, va fi ocat primind una dintre acele misive demodate, n jargon de
afaceri. Pe scurt, regula de aur fii tu nsui trebuie aplicat i la scrisori.
Majuscule
Exist tendina de a neglija majusculele. Folosii majuscula la nceputul cuvntului n
urmtoarele cazuri:
1. Numele proprii de persoane, ri, orae, sate, judee. ruri, muni, lacuri, mri i oceane.
2. Titlurile crilor, pieselor, articolelor, revistelor, capitolelor de carte, discursurilor, operelor,
cntecelor etc., de exemplu Piesa lui favorit e Othello. Cea mai bun carte pe aceast tem
e Investiiile - nimic mai simplu.
3. Numele navelor, hotelurilor, restaurantelor, hanurilor, etc.
Nu folosii majuscule pentru :
1. Substantive comune care indic o categorie general de persoane sau lucruri, de pild Sunt
multe universiti n Marea Britanie (universitate).
2. Numele diverselor discipline tiinifice, cnd sunt folosite n sens general, de exemplu:
Studiaz istoria i tiinele economice.
n caz c avei dubii, singura cale de urmat este s v folosii propriul discernmnt. Odat ce
ai luat o hotrre, inei-v de ea pn la captul scrisorii. Dac recurgei la un ndreptar, folosii-v
mereu de acelai i sftuii-i i pe membrii personalului dumneavoastr s fac la fel.
Punctuaia
Despre punctuaie s-ar putea scrie o carte ntreag. Dar omul de afaceri, pe care-l intereseaz
n primul rnd scrisorile de afaceri i rapoartele, n-are nevoie de studiu aprofundat asupra punctuaiei.
Tot ce i trebuie sunt cteva reguli de bun sim.
Punctul. Tendina actual e de a face mai puin uz de semnele de punctuaie. Singura excepie
o face punctul, care e mai des folosit, i dup iniiale i dup majoritatea abrevierilor. Dac o
abreviere se termin la fel cum se termin cuvntul respectiv, nu e nevoie de punct. Deci: sept., a.m.,
etc., dar dl, dr, dna (fr punct). De dragul vitezei, ns punctele de dup abrevieri sunt din ce n ce
mai puin folosite n corespondena de afaceri. Avem aadar SA, CEE, SRL i aa mai departe.
Virgula. Indic cea mai scurt pauz din fraz i, cndva, era folosit intens. Astzi, att din
cauza scurtrii frazelor ct i poate, pentru c n epoca noastr pauza, orict de scurt, pare o crim,
virgula e mult mai puin folosit. ns e greit s-o eliminm cu totul, cci uneori ea contribuie la
claritatea textului. O regul simpl ar fi c virgula trebuie pus atunci cnd omiterea ei altereaz
sensul. Avei nevoie de virgul pentru a separa elementele unei liste, de exemplu fabrica noastr
produce piulie, uruburi, cuie, piroane i balamale.
Muli scriitori buni nu ncadreaz ntre virgule micile propoziii explicative; dac asta nu
produce nici o neclaritate, putei s v lipsii de virgule. Oricum, dac punei virgul la nceput
trebuie s-o punei i la sfrit.
Virgula se pune dup un citat direct, de pild Ne vedem
mine, spuse el . Remarcile care separ dou pri ale unui citat au de asemenea nevoie de virgul:
Ne vedem la conferin, spuse, i vezi s nu ntrzii. Cnd cineva se adreseaz cuiva, numele sau
titlul persoanei abordate trebuie ncadrat de dou virgule: Vei fi de acord, domnilor, c acesta a fost
un an foarte greu.
Punct i virgul. Acest semn indic o pauz ceva mai mic dect punctul, dar mai mare dect
virgula. Tendina modern de a scurta frazele l-a eliminat practic, n special din scrisorile de
afaceri. Dac vi se pare c ai gndit o fraz att de lung nct trebuie s o divizai prin punct i
9
Tema 7
virgul, e mai bine s-o desfacei n mai multe fraze scurte.
Exist ns situaii cnd, chiar i ntr-o scrisoare de afaceri, semnul punct i virgul contribuie
la claritate. n astfel de cazuri nu ezitai s-l folosii. Dac, de pild, nirai o suit de elemente,
descriindu-le pe scurt pe fiecare, fraza a fi mai clar dac separai fiecare element prin punct i
virgul. De exemplu, putei scrie : Echipa noastr de reprezentani comerciali e mic: Smith, Jones i
Brown, care au grij de Sud; King, Bishop i Lane, care acoper Midlands i Nordul; Mc Gregor, care
se ocup singur de Scoia.
Uneori punctul i virgula indic n mod clar o pauz mai lung. Asta se ntmpl cnd
renunai la un cuvnt. Dac spunei : Avem ase reprezentani pentru Anglia i ara Galilor, dar
numai unul pentru ntreaga Scoie, regula e foarte potrivit. Dac l eliminai pe dar, vei avea
nevoie de o pauz mai lung i, drept urmare, cu punct i virgul rezolvai: Avem ase reprezentani
pentru Anglia i ara Galilor; numai unul pentru ntreaga Scoie.
Dou puncte. Indic o pauz mai lung dect punct i virgul, dar nu att de lung ca punctul.
Nu prea avei nevoie de acest semn n scrisorile de afaceri, ns putei s-l folosii, n loc de virgul,
naintea unui citat. De cele mai multe ori, cele dou puncte sunt utilizate pentru a prezenta o list,
nite exemple sau nite explicaii, de pild: Toi cei care vor participa la inaugurarea pentru pres
vor primi: un exemplar de press-release, un set de fotografii, un set de eantioane i un mic suvenir.
Semnul ntrebrii. E folosit doar dup o ntrebare direct, niciodat dup una indirect.
Exemplu: John a fost pe aici?, dar M-a ntrebat dac John fusese pe-acolo. Semnul ntrebrii
poate fi folosit i ntre paranteze, pentru a atrage atenia c un anumit cuvnt sau o anumit afirmaie
provoac ndoial, dar asta se ntmpl mai des n rapoarte sau note dect n scrisori.
Semnul exclamrii. Folosii-l cu zgrcenie n scrisorile de afaceri, eventual deloc. Nu-i are
loc dect la exclamaiile adevrate, ca Salut!, Pleac de lng parapetul la!, Ari excelent!.
Uneori e folosit pentru a arta o fraz sau cuvntul care l precede au o mare ncrctur emoional.
Unii recurg la semnul exclamrii din pur exuberan, ns e mai bine s fii reinut ntr-o scrisoare
de afaceri.
Ghilimelele. Sunt folosite pentru a ncadra citatele. Dac avei de-a face cu un citat n citat,
vei avea nevoie de apostrof pentru a ncadra citatul ulterior. ntr-una din zilele astea, spuse
doctorul, va trebui s pun o tbli pe care s scrie Intrarea interzis.
Ghilimelele sunt bineneles folosite i pentru a ncadra titlurile de piese, cntece, opere:
numele de hanuri, restaurante, hoteluri i multe altele. ns n tiprituri astfel de nume sunt scrise cu
cursive, nu ntre ghilimele.
Parantezele. Utilitatea parantezelor e evident. Ele nchid o scurt explicaie, o referin sau o
remarc avnd o importan secundar pentru subiect. Nu prea sunt folosite n corespondena de
afaceri, cu excepia numerelor de ordine, adic (1), (2), (3) .a.m.d. Totui, dac utilizai parantezele,
inei minte c ele nu pot nlocui alte semne de punctuaie fr a afecta punctuaia existent. Ar fi
greit s scriei, de pild:
Muncitorii sunt descurajai i neinteresai de munca lor i probabil se gndesc, (dac totui
gndesc ceva), la alte lucruri.
Virgulele dinainte i dup paranteze n-au ce cuta acolo, cci parantezele nchid aa cum
trebuie comentariul respectiv, iar dac acesta n-ar exista, fraza ar curge fr nici o pauz.
Liniua de unire (cratima). E folosit pentru a uni dou cuvinte distincte ntr-unul singur.
Astfel de cuvinte compuse devin, cu timpul, un singur cuvnt i liniua dispare. Necazul apare la
acele cuvinte compuse care se afl n faza final a transformrii ntr-un singur cuvnt; unii scriitori
pstreaz liniua de unire, alii nu. Singurul lucru inteligent pe care-l putei face n asemenea cazuri e
s v hotri pentru una din variante i s-i rmnei apoi credincios. Putei, de exemplu, s folosii
un anumit dicionar pentru a v decide.
Formule de adresare
Folosind aceast carte, vei avea posibilitatea ca, dup citirea unei scrisori primite, s hotri
dac putei rspunde fr s avei nevoie de compunere original i, dac da, s alegei paragrafele
potrivite din capitolele urmtoare, s transcriei numerele lor pe ciorna scrisorii de rspuns, pe care
apoi s i-o dai dactilografei.
10
Tema 7
Dac avei un procesor de text cu memorie suficient, operatoarea va nregistra de la nceput
n memorie paragrafelor numerotate, clasndu-le dup subiectul tratat. Pentru elaborarea scrisorii nu-i
va rmne altceva de fcut dect s apeleze paragrafele pe care i le-ai indicat, s adauge detaliile
necesare, numele i adresa i s v prezinte scrisoarea pentru semntur.
Nu e inutil s adugm c e bine s tratai doar un singur subiect ntr-o scrisoare, chiar dac
avei doar foarte puin de spus n legtur cu subiectul respectiv. Obiceiul acesta uureaz clasarea,
att pentru dumneavoastr ct i pentru corespondentul dumneavoastr. n unele birouri se pierd ore
ntregi cu cutarea unei scrisori, pentru a descoperi pn la urm c a fost clasat n
alt parte pentru c se referea la dou subiecte diferite.
Strict vorbind, toate scrisorile trebuie s fie adresate societii n cauz, trebuie s nceap cu
Stimai domni i s se termine cu Cu stim. Totui, n ziua de azi e mult mai rspndit printre
oamenii de afaceri obiceiul de a-i scrie ca de la individ la individ, adresnd scrisorile ctre: John H.
Smith, sau dna/dra Joan H. Smith. Scrisoarea ncepe apoi cu Stimate dle/Stimat dn, dr Smith,
dup caz, sau chiar Drag John sau Drag Joan, terminndu-se cu Cu stim sau Al tu, Al
dumitale .
Alt posibilitate este s adresai scrisoarea firmei respective i s adugai mai jos Pentru: dl,
dna, dra J.W.Weeks. Dac alegei aceast formul, scrisoarea trebuie s nceap cu Stimai domni,
cci e adresat firmei i nu unui individ.
Dac vrei s dai scrisorii o tu mai personal, putei scrie de mn formulele de nceput i
de ncheiere, Stimate/Stimat dle/dn/dr, Drag Bill sau Drag Joan, Cu stim, Al tu etc.
E uimitor ce mult cldur adaug scrisorii acest procedeu.
Dac vrei s vindei ceva prin scrisori directe, vei avea nevoie s expediai, de multe ori pe
an, sute sau chiar mii de scrisori identice. Cu mijloacele disponibile astzi nu avei nici o scuz dac
nu adresai fiecare scrisoare individual, cu numele celui vizat, renunnd la convenionalul Stimate
domnule sau Stimat doamn.
7.3. Structura scrisorii de afaceri
Prile componente ale unei scrisori de afaceri sunt:
a) antetul;
b) referine;
c) numrul i data nregistrrii;
d) numele i adresa destinatarului;
e) formula de adresare;
f) titlul rezumnd scopul scrisorii;
g) paragraful de nceput;
h) cuprinsul (corpul) scrisorii;
i) paragraful de ncheiere;
j) formula de ncheiere;
k) semntura;
l) anexe i copii.
Antetul - cuprinde numele firmei, adresa, telefon, fax, eventual numrul de nregistrare al societii
(firmei), banca i contul. Antetul este de multe ori imprimat pe coli la tipografie. ntruct scrisorile
sunt adesea folosite ca elemente n contractele de afaceri este foarte important ca adresele ambelor
pari s figureze n fiecare scrisoare comercial. Utiliznd un antet tiprit o companie (firm) asigur
includerea tuturor detaliilor necesare privitoare la denumire, adres, codul potal, numerele de
telefon, telex i fax.
11
Tema 7
Referinele iniialele directorului care a dictat scrisoarea i iniialele secretarei care a dactilografiato. Iniialele directorului sunt scrise cu majuscule, iar ale secretarei cu minuscule i separate cu o bar
(slash). Referina const de obicei din iniialele directorului care a dictat scrisoarea urmate de
iniialele secretarei care a dactilografiat-o. Iniialele directorului sunt de obicei aezate deasupra (cu
majuscule).Iniialele secretarei sunt uneori aezate n partea de jos (dedesubt). Cele dou seturi de
iniiale pot fi separate de o bar (linie oblic) sau de punct. Ele pot de asemenea cuprinde un numr
de dosar sau un numr de cod al seciei sau departamentului respectiv. Cnd se menioneaz referiea
la o scrisoare anterioar, la care se rspunde prin prezenta scrisoare, este util s se aminteasc i data
scrisorii anterioare.
Referina Dvs. : DHW/AW/22 octombrie 19... Referina noastr : PTR /ab
Data ziua, luna, anul. Se pune i numrul de nregistrare al scrisorii.
Numele i adresa destinatarului sub referine i dat, n partea de sus. n partea de sus a scrisorii,
sub referinte i dat, secretara dactilografiaz numele i adresa destinatarului, adic ale persoanei
creia urmeaz s-i fie trimis scrisoarea: adresantul.
O adres tipic arat astfel:
Mr. T. Williamson
67 Camside
Church Strect
Chesterton
CAMBRIDGE
CB4 IPQ
Numele si adresa sunt dactilografiate la fel ca pe plic la un rnd, iar numele oraului este scris cu
majuscule. Fiecare element al adresei este scris pe un rnd nou inclusiv codul potal.
Formule de adresare Aceast formul, care este n fond o formul de salut apare la nceputul
scrisorii i este de obicei formal, Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. Brown. Dear Mrs.
Smith, etc. ntr-un registru mai puin formal secretara poate dactilografia numai cuvntul Dear lsnd
ca numele adresantului (destinatarului) s fie completat de semnatarul scrisorii cnd aceasta va fi
semnat. Aceast modalitate presupune o schimbare i n formula dc ncheiere a scrisorii. Unele
scrisori sunt adresate tuturor celor interesai de exemplu o recomandare dat unui angajat care
solicit un post n alt parte. Formula cea mai potrivit in a n asemenea cazuri este To whom it May
Concern.
Titlul rezumnd scopul scrisorii Acest titlu se insereaz dup formula de adresare. Un asemenea
titlu nu trebuie s se ncheie cu punct. Exemple de titluri:
SALE OF PROPERTY IN THE RIVERSlDE DISTRICT (PROPRIETI DE VNZARE N
CARTIERUL RIVERSIDE)
sau
Catalytic Cracking Tower: Annual Shut-down
(nchiderea anual a turnului de cracare catalitic)
Paragraful iniial Paragraful iniial este alctuit adesea dintr-o singur propoziie. El este
introductiv i de multe ori se refer la o scrisoare anterioar sau la desfurarea afacerilor. Acest
12
Tema 7
paragraf trebuie s fie deferent dar totodat s dea tonul scrisorii. Textul poate fi prietenos sau formal,
sau poate face aluzie la chestiuni serioase care vor deveni explicite n cuprinsul scrisorii.
Cuprinsul scrisorii - n funcie de specificul scrisorii. Poate fi mprit n mai multe paragrafe.
Paragraful de ncheiere se restabilete tonul deferent indiferent de tonul scrisorii.
Formula de ncheiere Paragraful de ncheiere const de obicei dintr-o singur propoziie care
restabilete tonul deferent oricare ar fi natura coninutului scrisorii. Acest paragraf este adesea folosit
pentru a semnala aciunea pe care autorul sper s-o determine prin scrisoare.
Formula de adresare
Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Madam,
Mesdames
Sir, Gentlemen, Madam, Mesdames
Dear Mr. Jones, Dear Mrs. Jones, Dear Miss Jones
Dear ...
(numele scris de mn)
Formula de ncheiere
Yours faithfully sau Yours truly
Your obedient servant sau Yours respectfully
Yours sincerely, sau Yours truly
O formul de ncheiere adecvat scris de mn
Tema 7
5. Care este structura scrisorii de afaceri?
6. Cum se foloseste punctuatia in scrisorile de afaceri?
7. Descrie principalele componente ale unei scrisori de afaceri.
14