Importana noilor tehnologii de comunicare

n procesul de munc.
Oportuniti i provocri ale utilizrii
echipelor i organizaiilor virtuale.

Cristiana Ctlina Cicei

SNSPA

Noua er informaional i noile forme de organizare

a muncii:
Echipele i organizaiile virtuale.

Noua er informaional sau era cunoaterii se poate caracteriza prin dezvoltarea i

utilizarea fr precedent a noilor tehnologii de comunicare n majoritatea domeniilor
existenei umane [Davidow i Malone, 1992].

Aceasta i impune o amprent puternic att asupra proceselor de munc, ct i

asupra formelor de organizare a muncii, ntrind, n condiii propice, colaborarea i
productivitatea.

Nevoia de aplatizare i flexibilizare a structurilor organizaionale, a programului i

procesului de lucru, trecerea spre o munc bazat pe cunoatere, interaciunea mai
ridicat ntre angajai, combinate cu nevoia delocalizrii i lucrului de la distan
realizat prin intermediul noilor tehnologii de comunicare, pot reprezenta provocri cu
care organizaiile tradiionale sunt obligate s se confrunte.

Echipele i organizaiile virtuale reprezint astfel un rspuns la multe din problemele

pe care organizaiile contemporare sunt obligate s le rezolve [Duarte i Snyder,
1999], fiind o investiie promitoare.

Definind echipele i organizaiile virtuale.

Echipele virtuale: echipe a cror colaborare transcede diferenele de fus orar,

distana geografic i barierele organizaionale, prin intermediul utilizrii noilor
tehnologii de comunicare [Lipnack i Stamps, 1999].

Pot cuprinde dou sau mai multe persoane ce colaboreaz pentru a atinge
scopuri comune, n timp ce, cel puin unul dintre membri lucreaz ntr-o locaie,
organizaie sau zon orar diferit, astfel nct comunicarea i coordonarea s
fie realizate predominant printr-un mediu de comunicare electronic [Martin,
Gilson i Maynard, 2004].

Organizaiile virtuale: organizaii ai cror membri sunt dispersai geografic i

acioneaz n vederea atingerii unui scop comun, comunicnd i coordonndu-i
activitatea prin intermediul noilor tehnologii de comunicare [Mezgar, 2008].

Alctuite din membri semi-independeni, cu competene distincte, ce depind de

suportul electronic pentru a ndeplini procesele de munc.

Echipele i organizaiile virtuale.

Trsturi i perspective de analiz.

Townsend, DeMarie i Hendrickson [1998]:

Structura aplatizat sau orizontal,

Cooperarea i competiia inter-organizaional ridicat,

Trecerea de la producia material sau oferirea de servicii la munca bazat pe

cunoatere,

Accentuarea participrii angajailor n procesele organizaionale,

Responsabilizarea fa de rezultate, precum i globalizarea i virtualizarea

activitilor.

Camarinha-Matos, Afsarmanesh i Ollus [2005]:

Dematerializare i delocalizare,

Virtualizare,

Asincronicitate,

Specializare funcional,

Realizarea unor sarcini eminamente cognitive.

Beneficii i oportuniti ale desfurrii muncii n

echipe i organizaii virtuale.

Atunci cnd sunt construite i implementate corect, echipele i organizaiile virtuale

pot aduce adevrate beneficii i oportuniti organizaionale, ele stimulnd eficiena,
productivitatea, performana individual i colectiv i sporind efortul colaborativ.

Levenson i Cohen [2003]:

Creterea creativitii i inovaiei muncii,

Facilitarea nvrii organizaionale,

Dezvoltarea atitudinilor pozitive fa de munc,

Creterea longevitii membrilor n cadrul noilor structuri organizaionale.

Beneficii i oportuniti [Ginac, 2005]

Pentru angajai:

Creterea cunotinelor i a expertizei individuale,

Dezvoltarea abilitilor de leadership i a sinergiei echipei sau organizaiei,
Diminuarea barierelor cross-culturale i organizaionale n schimbul de
informaii,
Creterea ponderii de sarcini provocatoare,
Creterea abilitii de a inova i dezvoltarea capitalului uman,
Creterea satisfaciei,
Dezvoltarea comunicrii inter-culturale i organizaionale,
Programul flexibil de lucru,
Posibilitatea de a realiza o munc de calitate fr obligaia de a i prsi locul
de reziden.

Beneficii i oportuniti [Ginac, 2005]

Pentru organizaii:

Intensificarea activitilor de cercetare i dezvoltare,

Creterea calitii produselor i proceselor,
mbuntirea relaiei cu partenerii,
Scderea plngerilor din partea clienilor,
Creterea loialitii,
mbuntirea imaginii organizaionale,
Reducerea costurilor de cltorie, de cutare a informaiilor,
Reducerea costurilor de recrutare i training,
Obinerea unor profituri mai mari.

Limite i provocri ale lucrului

n echipe i organizaii virtuale.

Nicio form de organizare nu este perfect, pe lng beneficii, virtualitatea aducnd

cu sine i o serie de bariere i obstacole n calea atingerii eficienei.

Lucrul ntr-un mediu virtual poate genera cinci mari tipuri de provocri [Gibson i
Cohen, 2003]:

deficiene ale tehnologiei sau ale utilizrii noilor tehnologii de comunicare,

posibilele dificulti ale comunicrii,

riscul de apariie mai ridicat a conflictelor,

dificultatea organizrii proceselor de munc,

gestionarea problematic a evoluiei unei structuri virtuale.

Limite i provocri ale lucrului

n echipe i organizaii virtuale.

Utilizarea noilor tehnologii de comunicare poate, de asemenea, influena negativ i

dinamica proceselor ce au loc n cadrul echipelor i organizaiilor virtuale [Cureu,
2007].

Astfel, n cazul muncii ntr-un mediu virtual:

Se reduce nivelul ncrederii i crete riscul apariiei conflictelor,

Se diminueaz coeziunea i gradul de structurare a identitii echipei,

Se ngreuneaz coordonarea, comunicarea i procesul de luare a deciziilor.

Optimizarea funcionrii echipelor i organizaiilor

virtuale
n vederea eficientizrii proceselor de munc.

Multe din provocrile i obstacolele ntlnite n desfurarea proceselor de munc

pot demotiva managerii i membrii echipelor i organizaiilor virtuale.

Cu toate acestea ns, corect identificate, aceste limite pot deveni puncte de pornire
n optimizarea activitii i creterea eficienei muncii n mediul virtual [Staples,
Wong i Cameron, 2003].

Sugestii sunt oferite n vederea optimizrii activitii echipelor i organizaiilor

virtuale, pentru fiecare palier (organizaional sau de echip, al managerului sau
liderului, ori la nivelul membrilor) oferindu-se ndrumri concrete [Gibson i Cohen,
2003].

Optimizarea funcionrii echipelor i organizaiilor

virtuale
n vederea eficientizrii proceselor de munc.

La nivel organizaional / al echipei este important s:

Fie susinut descentralizarea organizaional,

S fie stabilite atribuiile i rolurile fiecrui membru,
S fie subliniate normele i principiile de interaciune i colaborare,
S se furnizeze suficiente resurse (n special cele informaionale) i s se ofere
ndrumare n realizarea sarcinilor,
S se asigure o legtur ntre nivelul sarcinii, nivelului pregtirii membrilor,
specificul organizaional sau de echip i tehnologiile aplicate,
S se aib n vedere selecia celor mai buni i mai tineri colegi.

Optimizarea funcionrii echipelor i organizaiilor

virtuale
n vederea eficientizrii proceselor de munc.

La nivelul managerial sau al liderului este important ca acesta:

S creeze un climat de ncredere i echitate,

S susin o comunicare lateral,

S stabileasc aspecte de justiie procedural,

S asigure o motivaie i un feed-back corect,

S clarifice scopurile i obiectivele echipei ori de cte ori exist confuzii la

nivelul echipei sau organizaiei,

S in seama de diferenele culturale.

La nivelul membrilor este important ca:

S dispun de cunotine tacite ori explicite cu privire la sarcin i s i

dezvolte orientarea spre sarcin,

Optimizarea funcionrii echipelor i organizaiilor

virtuale
n vederea eficientizrii proceselor de munc.
S i dezvolte abilitile de comunicare i utilizare a noilor tehnologii de
comunicare,

S fie extrem de motivai i s doreasc s i ajute colegii n procesul de

munc.
Dintr-o perspectiv mai larg, pentru a obine performan n procesul de munc n
mediul virtual, este necesar:

Implementarea unor programe de training i dezvoltare, n vederea optimizrii

comportamentale i atingerii ntregului lor potenial de ctre persoanele care
lucreaz ntr-un mediu privat,

Evaluarea nevoilor de educaie pentru a facilita nvarea organizaional,

Stabilirea unor sisteme corecte de evaluare i de recompensare a

performanelor este foarte folositoare, evalurile de tip 360 fiind extrem de utile
n echipele i organizaiile virtuale.

Cele mai bune practici pentru a susine munca

ntr-un mediu virtual [Blake i Edwards, 2001]

Susinerea membrilor, facilitarea comunicrii i construciei ncrederii,

Asigurarea de faptul c fiecare aduce contribuii egale la realizarea activitilor,
Asigurarea de faptul c abilitile i competenele membrilor sunt complementare,
Asigurarea de faptul c acetia sunt adaptabili i flexibili,
Asigurarea de faptul c nelegeri scrise privind promisiunile sunt semnate de ctre
membri,
Dublarea muncii virtuale cu un numr de ntlniri directe,
Furnizarea de training-uri concepute special n vederea creterii performanei,
Asigurarea faptului c tehnologia este sigur i compatibil cu sarcina.