Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Echipa virtual
O nou provocare n domeniul managementul resurselor umane
Oradea 2011
1
Cuprins
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Prezentarea echipelor virtuale.......................................................... ..............................3 Comunicarea i tehnicile dispoibile................................................. ..............................4 Strategii pentru cresterea eficientei echipelor virtuale................................................... 5 Conducerea echipei virtuale............................. ................................ ..............................6 Cultura organiza ional n cadrul echipelor virtuale......................................................7 Studiu de caz la firma SC Rogenics SRL......................................... ..............................8 Concluzie.......................................................................................... ..............................9 Bibliografie................................................................................. ..................................10
Speciali tii domeniului spun, c cea mai bun solu ie este combinarea i modelarea avantajelor echipei virtual i clasice, care conduce la o utilizare eficient a resurselor umane.
Tabelul Nr. 1 Echipa tradi ional Echipa tradi ional Echipe cu num r fix de membri To i membrii echipei sunt atra i din interiorul organiza iei Membrii echipei sunt dedica i 100% echipei Membrii echipei sunt reuni i organizational i geografic Echipele au momente de nceput i de sfrsit fixate Echipele sunt conduse de un singur manager
i echipa virtual
Echipa virtuala Echipe cu num r variabil de membri Membrii echipei pot include persoane din afara organiza iei Majoritatea persoanelor sunt membri n mai multor echipe Membrii echipei sunt distribui i organiza ional i geografic Echipele se constituie i reconstituie n mod continuu Echipele au multiple rela ii de raportare cu diferite p r i ale organiza iei la diferite momente de timp
Avantajele echipelor virtuale Echipele virtuale permit conectarea insulelor de cunoastere n retele de cuno tin e distribuite ale comunit ilor profesionale i sus in cre terea colabor rii interfunc ionale i inter-departamentale. Un avantaj mare este faptul, c membrii echipei pot lucra oriunde i oricnd, dep ind restric iile geo-temporal . Datorit acestuia membrii pot fi recruta i datorit competen ei lor, nu doar datorit zonei n care locuiesc. n timp de criz cel mai mare avantaj este reducerea i uneori chiar eliminarea cheltuielilor pentru c l torii, chirii, parc ri i nchirierea sau cump rarea de cl diri. Dezavantajul echipelor virtuale Dezavantajul cel mai mare a echipelor virtule este lipsa comunic rii personale fa n fa , care poate provoca probleme i nen elegeri. Prin faptul c efortul depus n cadrul proiectului nu este observabil, iar discu iile ntre colegi nu se pot auzi, se creeaz un complex al invizibilit ii asociat unor riscuri precum neglijarea intereselor celorlal i i lipsa anticip rii ac iunilor colegilor de echip , toate acestea ducnd la subminarea ncrederii n cadrul echipei. Pentru o echip virtual , sunt necesare dou s pt mni n plus pentru ca rela iile s fie la acela i nivel cu cele dintr-o echip tradi ional , esen iale fiind comunicarea video i prin voce, cu un impact mult mai bun asupra dezvolt rii ncrederii. De asemenea, s-a constatat c folosirea mai multor canale de comunicare contribuie la evitarea nen elegerilor, cel mai mare du man al ncrederii fiind identificat sub forma t cerii, a c rei cauz este adesea atribuit n mod gre it.
responsabile cu facilitarea comunic rii pot contribui n mod hot rtor la succesul echipelor virtuale prin stabilirea unor norme clare de utilizare a diferite lor mijloace conversa ionale. Pe m sura ce tehnologia este folosit ca principal mijloc de comunicare va ap rea la majoritatea membrilor echipei necesitatea de a petrece mai mult timp dect de obicei pentru a discuta despre calitatea comunic rii lor. Managerul echipei poate furniza un anumit feedback, dar este mai bine dac participan ii dezvolt o regul de furnizare a feedbackului, care s vizeze stilul de comunicare, frecvent i claritatea comunicarii. n cadrul echipelor virtuale pot fi folosite diferite tehnologii de comunicare pentru a sprijini diverse scopuri i participan i. Multe organiza ii folosesc intranetul propriu pentru a realiza comunicarea n interiorul fiecarei echipe virtuale. De asemenea, este important s fie coordonat att comunic area dintre echipe, ct si comunicarea dintre organiza ie i ceilal i participan i, cum ar fi clien ii i furnizorii, fiind important crearea unei strategii de comunicare integrat care s cuprind toate aceste aspecte. n ceea ce priveste tehnologiile intranet folosite n cadrul organiza iilor nu exist nc metodologii standardizate, majoritatea re elelor intranet folosind o serie de aplica ii, incluznd: pagini HTML, care pot include text, grafica si multimedia , utile pentru membrii organiza iei; teleconferin e, pentru a oferi suportul pentru discu ii interactive; po ta electronic . Termenii conferint virtual , grup virtual sau grup online fac apel la mai multe tehnologii, reflectnd activitati n timp real, precum video-conferin ele sau audio conferin ele, n care oamenii se afla n diferite locuri participnd n acelasi timp. Solu iile tehnologice sunt diverse i vor trebui adaptate tipului de proiect i particularit ilor afacerii companiei. Iat cteva solu ii: - Pentru a economisii cheltuielile, telefonul poate fi nlocuit cu re elele de comunicare virtuale, cum ar fi Skype-ul sau Messenger-ul, care au op iuni att pentru folosirea lor gratuit ct i oferte pentru abonamente cu plat . - Comunicarea prin email este extrem de rapid ns datorit faptului c lipse te limbajul trupului, poate rezulta nen elegeri. Aceast op iune poate fi foarte folositor, mai ales cu ajutorul unui program ca de ex. Microsoft Outlook - Forumurile de discu ii i chat-ul sunt alte instrumente care pot mbun t i comunicarea virtual i transparen a proceselor. Oferirea unor liste de discu ii securizate, interne, va preveni riscul comunic rii nesecurizate i va ncuraja transmiterea de cuno tin e i solu ii tehnice ntre membrii echipei. - Videoconferin ele sunt solu ii din ce n ce mai des folosite datorit costurilor reduse i a portabilit ii acestora. Op iunile sunt practic nelimitate, ncepnd de la deja clasicul webcam folosit cu aplica ii de mesagerie instant , pn la sisteme profesionale de teleprezen , cu imagini high definition. - Prin bazele de date partajate se pot stabili pa ii proiectului, sarcinile alocate fiec rei persoane din echip i documenta ia realizat de fiecare n parte. Aplica iile de acest gen permit un control al rezultatelor individuale i portabilitate practic nelimitat .
Pentru a avea o comunicare eficient ntre membrii echipei virtuale trebuie s fie creat un de mediu comun de cunoa tere pentru grup. Chiar echipele din cadrul aceleia i organiza ii pot avea dificult i n desf urarea comunic rii suficient de profunde pentru a deveni o problem , f r a face apel la un context specific. Contextele pot fi create de cursurile de perfec ionare, de solicit rile privind intr rile unui proiect sau de evenimente speciale. Managerii echipelor virtuale pot contribui la cre terea eficien ei echipelor prin ac iuni care privesc : - recunoa terea echipelor i a importan ei lor; - ncurajarea membrilor s cerceteze probleme importante , inclusiv cele referitoare la modul n care ei lucreaz mpreun ; - sprijinirea cre rii unor a a numite zone comune (oferind sentimentul c exist o infrastructur unde oamenii lucreaz mpreun ); - facilitarea coordon rii tehnologiei, proceselor de lucru i a organiz rii formale; - recunoa terea reflect rii ca ac iune i ca munca justificat (a face ca infrastructura organiza iei s sprijine procesul de cunoa tere); - sprijinirea activit ilor care fac re eaua informal vizibil .
Controlul Nu exist un raspuns general valabil referitor la ceea ce ar trebui sa se ntmple n cadrul unui grup virtual. Solutia este ca managerul sa foloseasca informatiile pe care le detine referitoare la ceea se ntmpla, pentru a reusi astfel sa creasca capacitatea acestuia de a contribui la atingerea obiectivelor. Controlul semnific faptul c managerul trebuie s fie atent la ceea ce se ntmpl n cadrul echipei i difer de ceea ce el doreste sau se a teapt s se ntmple. Dinamica energiei membrilor echipei este puternic influen at de natura mijloacelor care sunt utilizate, astfel nct este necesar o aten ie deosebit la modul n care au loc interac iunile n cadrul diferitelor mijloace.
Un scop bine definit al firmei este transformarea cuno tin elor individuale n cuno tin e organiza ionale. De i fiecare memebru are rolul i munca lui propriu, mp r irea cuno tin elor este foarte important pentru a avea succes n domeniu. Administratorii firmei sunt conduc torii principali al echipei. Datorit lor, echipa este una bine func ionabil . Dezvolatarea echipei i a membrilor aparte este un scop principal al lor. Sunt conduc tori puternici, ofer indica ii clar definite i ndep rteaz orice ambiguitate din cadrul comunic rii, cea ce este esen ial pentru a func iona cu succes. Sinceritatea e ste foarte important pentru ei. Determin clar rolul i responsabilitatea fiec ruia, sunt deschi i la noi idei, sunt foarte dinamici i pozitivi, lucru care are efect i asupra angaja iilor.
7. Concluzie
Echipele virtuale devin n mod rapid mai degraba regul dect excep ia n cadrul organiza iilor moderne . Este momentul ca echipele virtuale s nu mai fie privite ca un caz special i s se nceap dezvoltarea de strategii pentru ntmpinarea noilor provoc ri pe care ele le creeaza. Echipele virtuale au nevoie de aceleasi lucruri de care are nevoie orice echip : un scop bine definit, o stabilire explicita a rolurilor i responsabilitatilor, op iuni de comunicare care s serveasc diferitelor ei necesit i, oportunit i de nv are i schimbare a direc iei. Rolul managerului unei echipe virtuale este de a ajuta echipa s nve e cum s fie o echip virtual i, mai mult dect orice, s creeze modalit i de a face ca munca desf urat de echipa virtual s devin vizibil pentru fiecare dintre membri. A nvata sa conduci o echipa virtuala nseamna a nvata cum sa utilizezi tehnologia, sa ntelegi mai mult despre echipe si procesul de colaborare. De asemenea, n activitatea de conducere a echipei virtuale trebuie avute n vedere, n primul rnd, aspectele care stimuleaza cresterea eficientei echipei si care vizeaza obiectivele, rolurile, cultura echipei virtuale, comunicarea, feedback-ul, ritmul, dinamica echipei, interconectarea, participarea si controlul. n concluzie, cteva dintre ideile cheie pe care un manager trebuie s le re in pentru a fi sigur c echipa virtual lucreaz eficient sunt urmatoarele: - lucrul n echipa este fundamental social; - cunoa terea este integrat n viat echipelor i trebuie s fie eviden iat explicit; - este important s fie create pentru membrii echipei modalit i de a stabili leg turi reciproce; - cunoa terea depinde de angajamentul membrilor, oamenii beneficiind de cunoa tere prin observare i participare; - angajamentul este inseparabil de mputernicire
Bibliografie Prof.dr. Bogdan GHILIC-MICU, lect.dr. Marian STOICA - Noua paradigma manageriala a echipelor virtuale, Revista Informatica Economica, nr. 4(28)/2003 Prof.dr. Bogdan GHILIC-MICU, lect.dr. Marian STOICA- Echipa virtuala forma de munca colaborativa n economia de retea, Revista Informatica Economica, nr. 3(27)/2003 http://www.bloombiz.ro/cariere/cum-conduci-o-echipa-virtuala_1480481,Oana Bucurenciu - Cum conduci o echipa virtuala, 30 August 2010 / 11:18 http://www.marketwatch.ro/articol/4991/Echipele_virtuale_oportunitate_pe_timp_de_ criza/, Liviu Mihaileanu, Echipele virtuale: oportunitate pe timp de criz , 01 Iulie 2009
10