Diversitatea de activităţi din economie, interacţiunea şi condiţionarea lor
reciprocă impun în mod necesar existenţa mai multor orientări care, la rândul lor, implică folosirea mai multor procedee de exercitare a controlului financiar de gestiune.
Dintre procedeele de control folosite în practică relevăm:
• studiul general prealabil; • controlul documentar-contabil; • controlul faptic; controlul total şi prin sondaj; • analiza economico-financiară ş.a. Aceste procedee, în practică, pot fi folosite concomitent, succesiv în acelaşi proces de control sau pot fi folosite separat.
Studiul general prealabil
Controlul este un proces de cunoaştere, de informare.
Cunoaşterea situaţiei stabilite (programele, sarcinile, normele, scopurile, prevederile legale, previziunile etc.), precum şi a situaţiei reale privind activitatea ce se controlează începe cu studiul general asupra organizării şi desfăşurării acesteia. Studiul general prealabil face posibilă cunoaşterea elementelor esenţiale şi specifice ale activităţii ce urmează a se controla şi pe baza acestora, orientează acţiunea de organizare şi exercitare în continuare a muncii de control asupra obiectivelor care necesită atenţie sporită în vederea: • remedierii unor deficienţe, lipsuri, abateri; • mobilizări unor rezerve de perfecţionare a activităţii economice şi financiare; • soluţionării operative a problemelor legate de integritatea patrimoniului şi respectarea disciplinei financiare, de constituirea şi utilizarea corectă a fondurilor, de creşterea rentabilităţii şi eficienţei economice. Studiul general prealabil oferă organului de control posibilitatea cunoaşterii modului în care s-au desfăşurat sau se desfăşoară activităţile controlate. El poate avea un caracter de ansamblu sau de detaliu (documentare), referindu-se în egală măsură la unităţile supuse controlului (structuri interne, trepte ierarhice, competenţe şi răspunderi), cât şi la conţinutul acţiunilor de control (tehnica sau obiectivele acestor acţiuni, actele normative care reglementează domeniul în cauză, instrucţiuni, regulamente etc).
Studiul general prealabil, ca procedeu de control financiar de gestiune, are ca principale
obiective: • sarcinile rezultate din normele în vigoare pentru domeniul respectiv de activitate, a căror cunoaştere asigură orientarea organelor de control asupra aspectelor care trebuie avute în vedere în acţiunea de control; • orientările, instrucţiunile, competenţele şi răspunderile în structura internă a agentului economic; • modul de organizare a evidenţei tehnic-operative şi contabile, ca sursă de informaţii pentru control; • situaţia de fapt existentă cu privire la activitatea ce urmează a se controla etc. Studiul general prealabil asupra activităţii ce urmează a se controla utilizează ca surse de informare normele legale cu privire la activitatea în cauză, procesele-verbale de control anterioare şi măsurile stabilite pe baza lor, dările de seamă contabile, procesele- verbale ale consiliilor de administraţie, consultările cu conducerea compartimentului supus controlului ş.a. Controlul documentar contabil Acest procedeu este cel mai frecvent folosit în practica economică şi financiară. El constă, în esenţă, în aprecierea şi analiza unor operaţiuni, procedee sau fenomene economice pe baza documentelor justificative care le reflectă. Controlul documentar contabil poate fi preventiv (efectuat asupra documentelor de dispoziţie) sau ulterior (efectuat cu ajutorul documentelor de execuţie, care fac dovada producerii efective a operaţiunilor economice şi financiare), dar şi concomitent, deoarece el trebuie să urmărească dacă documentele justificative respectă condiţiile de formă, dar şi pe cele de fond (conţinut), adică acest control se efectuează înainte dar şi după înregistrarea documentelor în conturi. Controlul documentar-contabil este procedeul de stabilire a realităţii, legalităţii şi a eficienţei operaţiilor şi activităţilor economice şi financiare, prin examinarea documentelor primare şi centralizatoare, a înregistrărilor în evidenţa tehnic-operativă şi contabilă a situaţiilor financiare şi bilanţurilor. El se utilizează cu caracter preventiv şi concomitent, integrat organic sistemului de organizare şi conducere a evidenţei tehnico-operative şi contabile, ca de exemplu, controlul documentelor care se primesc la contabilitate pentru înregistrare, al lucrărilor de întocmire a situaţiilor contabile şi bilanţului, al exactităţii preluării şi prelucrării datelor, în condiţiile utilizării calculatorului electronic pentru efectuarea lucrărilor de calcul şi evidenţă. Controlul documentar-contabil se exercită printr-o serie de modalităţi sau tehnici, care se utilizează selectiv şi combinat, în funcţie de situaţia concretă controlată, de necesităţile aprecierii cu mai multă uşurinţă şi în mod obiectiv, pe baza sistemului de informaţii existent, a modului de gestionare a patrimoniului, în general a activităţii economice şi financiare controlate. Principalele tehnici de control documentar-contabil sunt: • controlul cronologic; • controlul invers cronologic; • controlul sistematic sau pe probleme; • controlul reciproc; • controlul încrucişat; • investigaţia de control; • analiza şi studiul general; • comparaţia de control; • calculul de control; • examenul critic; • analiza contabilă; • balanţa analitică de control; • balanţa sintetică de control; • balanţa de control şah; • tehnica corelaţiilor bilanţiere; • tehnici specifice de control în condiţiile sistemelor de prelucrare automată a datelor etc.
Controlul cronologic se exercită în ordinea întocmirii, înregistrării şi îndosarierii
documentelor. Documentele se examinează pe fiecare zi, la rând, în ordinea în care sunt păstrate sau îndosariate, fără nici o grupare sau sistematizare prealabilă. Această modalitate de control este simplă, însă distribuie atenţia organului de control asupra unui mare număr de operaţiuni de diferite feluri, necesită folosirea deodată a unui material legislativ bogat şi duce la îngreunarea studierii succesive şi aprofundate a fiecărui fel de operaţiune. Se exercită cu uşurinţă, dar nu dă posibilitatea să se urmărească de la început până la sfârşit o anumită problemă.
Controlul invers cronologic se exercită de la sfârşitul spre începutul perioadei
de control. Se începe cu controlul celor mai recente operaţii şi documente şi se continuă de la prezent spre trecut. Această modalitate de control se foloseşte atunci când la constatarea unei abateri este nevoie să se stabilească momentul când aceasta s-a produs sau să se urmărească procesul dezvoltării operaţiilor precedente şi cele care au legătură cu abaterea. De asemenea, se utilizează atunci când se constată anumite omisiuni sau erori de înregistrare, pentru identificarea cărora este necesară cercetarea document cu document sau poziţie cu poziţie a lucrărilor întocmite anterior.
Controlul sistematic sau pe probleme presupune gruparea documentelor pe
probleme (operaţii de casă, aprovizionare, salarizare etc.) şi apoi controlul lor în ordine cronologică. Controlul pe probleme este o modalitate mai eficientă de examinare a documentelor şi înregistrărilor contabile prin aceea că dă posibilitatea să se urmărească cu mai multă atenţie un obiectiv, eventualitatea omisiunilor este mai redusă şi se pot stabili concluzii cu privire la fiecare problemă în parte.
Controlul reciproc constă în cercetarea şi confruntarea la aceeaşi unitate a unor
documente sau evidenţe cu conţinut identic, diferite ca formă, pentru aceleaşi operaţii sau pentru operaţii diferite, dar legate reciproc. De exemplu, nota de predare a produselor cu raportul de fabricaţie şi cu documente de preluare în gestiune; documente de transport cu factura furnizorului (date privind cantitatea, localitatea de expediţie etc); înregistrările din registrul de casă cu cele din extrasul de cont primit de la bancă etc. Controlul reciproc este o confirmare internă a datelor înscrise în documente şi evidenţe.
Controlul încrucişat constă în cercetarea şi confruntarea tuturor exemplarelor unui
document, existente la unitatea controlată şi la alte unităţi cu care s-au făcut decontări, de la care s-au primit sau cărora li s-au livrat materiale, produse, mărfuri şi alte valori. De exemplu: originalul facturii existent la client se confruntă cu copia rămasă la furnizor; extrasul de cont primit de la bancă cu copia existentă la bancă; copia chitanţei din chitanţier se confruntă cu originalul chitanţei aflate la plătitor; confruntarea datelor din conturile "Clienţi" şi "Debitori" din cadrul agentului economic cu cele din conturile "Furnizori" şi "Creditori" ale altor agenţi economici şi invers etc. Pe lângă confruntarea tuturor exemplarelor unui document, controlul încrucişat cuprinde documente sau evidenţe diferite, din a căror confruntare se pot desprinde neconcordanţe care privesc aceeaşi operaţie. Controlul încrucişat constituie o confirmare externă a datelor înscrise în documentele sau evidenţele unităţii controlate. Rezultatele controlului încrucişat se perfectează prin situaţii extrase de la agentul economic şi prin anexarea documentelor originale sau a copiilor certificate în mod legal.
Controlul combinat sau mixt al documentelor reprezintă de fapt o îmbinare a
procedeelor de mai sus, care presupune gruparea actelor pe feluri, probleme sau operaţiuni şi examinarea fiecărui set sau pachet de documente în ordinea cronologică ori invers cronologică a întocmirii, înregistrării sau îndosarierii lor. Avantajele pe care le oferă acest procedeu sunt incontestabile, astfel încât el a devenit uzual în practica controlului de gestiune.
Investigaţia de control reprezintă modalitatea prin care organul de control obţine
informaţii din partea personalului a cărui activitate se controlează. Investigaţia implică studierea unor probleme care nu rezultă clar din documentele şi evidenţele puse la dispoziţie. Prin ea însăşi, investigaţia nu este o sursă de control demnă de încredere, însă reprezintă un supliment de informare şi conduce organul de control la luarea în considerare şi a altor modalităţi de control.
Analiza şi studiul general se utilizează pentru a obţine argumentele justificative
ale controlului. Aceasta presupune, de exemplu, examinarea debitelor şi creditelor unor conturi, astfel încât să se determine corectitudinea înregistrării operaţiilor economice şi financiare. Această modalitate este utilă pentru controlul contabilităţii, care poate conţine înregistrări greşite sau neobişnuite sau pentru care sunt necesare informaţii detaliate.
Comparaţia de control constă în examinarea comparativă a diferitelor solduri din
evidenţele analitice cu cele din conturile supuse controlului. Prin comparaţie se obţin conturi care dau, pentru unele înregistrări, o probă suficientă privind justeţea lor, pe când pentru altele este necesar şi un control suplimentar. Comparaţia cu datele anterioare, cum ar fi cheltuielile anului precedent cu cele ale anului în curs, este o aplicare frecventă a tehnicii comparaţiei.
Calculul de control presupune reproducerea muncii îndeplinite de contabili. Prin
această modalitate se obţin probe asupra exactităţii contabilităţii.
Examenul critic implică examinarea actelor, documentelor şi evidenţelor, astfel
încât să se acorde atenţie problemelor mai importante. Această tehnică se utilizează, de exemplu, în cazul plăţilor care urmează a se face în cursul perioadelor următoare. Eficienţa examenului critic depinde, în mod nemijlocit, de experienţa profesională a persoanelor care efectuează controlul.
Analiza contabilă. Înainte de înregistrarea în conturi, orice operaţie economică şi
financiară este supusă unei analize contabile. Prin aceasta se determină conturile în care urmează a se înregistra operaţia şi relaţia dintre ele. Determinarea corectă a conturilor şi a părţii acestora (debit sau credit), în care urmează a se înregistra operaţia supusă analizei, asigură înregistrarea operaţiilor numai cu ajutorul conturilor care corespund conţinutului lor economic. Analiza contabilă presupune înlănţuirea logică a mai multor judecăţi pentru obţinerea unei concluzii concretizate în soluţia contabilă a operaţiei economice. Analiza contabilă precede înregistrarea operaţiilor economice în conturi. Spre deosebire de revizia contabilă, care este postoperativă, analiza contabilă este preventivă, se plasează la începutul procesului de evidenţă. Ca atare, analiza contabilă nu asigură cunoaşterea deplină a operaţiilor şi proceselor economice înregistrate şi, mai ales, a situaţiei şi rezultatelor obţinute.
Balanţele analitice de control. Elementele de activ şi de pasiv se reflectă în
contabilitate atât în unitate, cât şi în părţile lor componente cu ajutorul conturilor sintetice şi a celor analitice. Conturile sintetice oglindesc elementele de activ şi de pasiv, în expresie bănească, pe grupe sau categorii, iar conturile analitice oglindesc părţile componente ale acestora, fie în expresie bănească, fie în expresie cantitativă şi bănească. în acest fel, conturile analitice contribuie la buna gestionare a patrimoniului, la asigurarea integrităţii lui. Exprimarea valorică şi, îndeosebi, cantitativă creează condiţii optime pentru exercitarea controlului gestionar, în sensul că dă posibilitatea să se stabilească cantitativ şi valoric intrările, eliberările şi stocul pe fiecare depozit, magazie sau secţie de producţie şi pe feluri de materiale, produse, mărfuri, etc. . Între conturile sintetice şi cele analitice există o strânsă legătură. Pentru controlul concordanţei dintre datele unui cont sintetic şi acelea din conturile sale analitice se utilizează balanţa analitică de control, care cuprinde următoarele corelaţii de control: soldul iniţial al contului sintetic să fie egal cu totalul soldurilor iniţiale ale conturilor sale analitice; totalul mişcărilor debitoare ale contului sintetic să fie egal cu totalul mişcărilor debitoare ale conturilor analitice; totalul mişcărilor creditoare ale contului sintetic să fie egal cu totalul mişcărilor creditoare ale conturilor analitice; soldul final al contului sintetic să fie egal cu totalul soldurilor finale ale conturilor analitice. Lipsa acestor corelaţii arată că s-au strecurat erori fie la înregistrarea operaţiunilor economice în conturi, fie la efectuarea calculelor, care trebuie identificate şi corectate. Balanţele analitice de control se întocmesc pentru fiecare cont sintetic desfăşurat pe conturi analitice, pe baza datelor preluate din conturile analitice, înainte de a se întocmi balanţa sintetică de control contabil, motiv pentru care se mai numesc şi balanţe auxiliare sau secundare de control.
Balanţa sintetică de control. Controlul înregistrărilor se face şi prin confruntarea
fiecărei balanţe analitice de control cu sumele respective ale contului sintetic din balanţa sintetică de control contabil. Contabilitatea dispune de un sistem de conturi în care reflectarea operaţiunilor rezultate din mişcarea şi transformarea valorilor materiale şi băneşti are la bază principiul dublei înregistrări. Acest principiu face posibile cuprinderea cu ajutorul sistemului conturilor a întregului obiect al contabilităţii şi menţinerea unui echilibru permanent, necesar pentru controlul exactităţii datelor înregistrate în conturi. Respectarea principiului dublei înregistrări se asigură prin balanţa sintetică de control contabil, cu ajutorul căreia se obţine garanţia exactităţii înregistrărilor efectuate în conturi şi a întocmirii unor bilanţuri reale şi complete. Controlul exactităţii înregistrărilor în conturi se efectuează prin existenţa egalităţii permanente între totalurile balanţei sintetice de control (sume debitoare şi creditoare, solduri debitoare şi creditoare, sume şi solduri debitoare şi creditoare, solduri iniţiale debitoare şi creditoare, rulajele lunare debitoare şi creditoare, rulajele lunii curente debitoare şi creditoare, sume totale debitoare şi creditoare). Cu ajutorul balanţei sintetice de control contabil se semnalizează înregistrarea greşită a unor operaţii economice, ca urmare a nerespectării principiului dublei înregistrări, însumarea eronată a rulajelor sau stabilirea greşită a soldurilor. Erorile de înregistrare se identifică prin intermediul egalităţilor care trebuie să existe între totalurile diferitelor coloane, precum şi prin intermediul corelaţiei care se stabileşte cu ajutorul lor. Posibilităţile de descoperire a erorilor, cu ajutorul balanţei sintetice de control contabil, prin intermediul egalităţilor dintre coloane, sunt limitate numai la acele erori care se bazează pe inegalităţi, fără a sesiza şi erorile care denaturează însuşi sensul înregistrărilor contabile, cum sunt: omisiunile de înregistrare a operaţiilor, erorile de compensaţie, erorile de imputaţie şi erorile de înregistrare în registrul jurnal. • Omisiunile de înregistrare constau în faptul că operaţia economică nu este înregistrată nici în debit, nici în credit. Identificarea unor astfel de erori este posibilă fie în urma controlului documentelor prin punctare, pentru a se vedea dacă acestea au fost înregistrate în totalitate, fie în urma descoperirii unor documente care nu poartă pe ele menţiunea de înregistrare, fie ca urmare a reclamaţiilor primite de la corespondenţi în legătură cu operaţiile respective. • Erorile de compensaţie se datorează reportării greşite a sumelor din jurnal sau din documentele justificative în "Cartea-mare", în sensul că s-a trecut o sumă în plus într-o parte a unui cont sau a mai multor conturi şi altă sumă în minus, egală cu cea trecută în plus, în aceeaşi parte a unui cont sau a mai multor conturi, astfel încât pe total cele două categorii de erori se compensează. Identificarea acestor erori este posibilă cu ajutorul balanţelor analitice de control sau în urma sesizărilor primite de la terţi. • Erorile de imputaţie se datorează reportării unei sume exacte ca mărime din jurnal în "Cartea-mare", atât pe debit, cât şi pe credit, însă nu în conturile în care trebuie să fie trecută, ci în alte conturi care nu corespund conţinutului economic al operaţiei respective. Identificarea acestor erori se face ca în cazul precedent.
Balanţa de control şah. Erorile de înregistrare în registrul jurnal se pot datora
stabilirii greşite a conturilor corespondente, înregistrării unei operaţii de două ori, atât pe debit, cât şi pe credit, inversării formulei contabile sau întocmirii unei formule contabile corecte, dar cu altă sumă mai mare sau mai mică, atât pe debit, cât şi pe credit. Aceste erori, care nu influenţează egalităţile, se pot descoperi cu balanţa de control şah, care, pe lângă seriile de egalităţi, cuprinde şi corespondenţa conturilor. De asemenea, balanţa de control şah oferă posibilitatea identificării necorelărilor în conturi, a erorilor de compensaţie şi a celor de imputaţie.
Indicatorii bilanţului se sprijină pe datele contabilităţii curente, a căror bază o
constituie documentele justificative. Respectarea acestor principii nu garantează pe deplin exactitatea indicatorilor bilanţului, chiar dacă toate operaţiile economice şi financiare, fără excepţie, s-au consemnat la timp şi în bune condiţii în document. Exactitatea indicatorilor bilanţului se asigură prin: • Reflectarea completă şi exactă în conturi a tuturor veniturilor şi cheltuielilor care se referă la perioada pentru care se întocmeşte bilanţul; • Confruntarea rulajelor şi soldului contului sintetic cu mişcările şi soldurile conturilor analitice, pentru descoperirea şi eliminarea erorilor strecurate cu ocazia înregistrării operaţiilor economice şi financiare în conturi; • Respectarea regulilor de evaluare a elementelor cuprinse în bilanţ; • Confruntarea datelor din contabilitate cu realitatea, prin inventariere, care constituie premisă obligatorie a exactităţii datelor contabile şi a bilanţului; • Respectarea normelor faţă de terţii care s-au prescris, precum şi a celor privind scăderea din activ, pe seama profitului, a creanţelor care nu se mai pot recupera etc. Conducătorul agentului economic şi cel al compartimentului financiar-contabil răspund de realitatea şi exactitatea datelor cu privire la modul de realizare a indicatorilor economico-financiari raportaţi prin bilanţul contabil. În vederea depunerii bilanţului contabil, conducătorul compartimentului financiar-contabil are obligaţia să controleze respectarea prevederilor din normele metodologice privind întocmirea, verificarea şi centralizarea bilanţurilor contabile, asigurarea respectării corelaţiilor între indicatorii din formulare, concordanţa datelor şi a prevederilor înscrise în anexele la bilanţ cu cele din bugetele de venituri şi cheltuieli şi alte aspecte care să conducă la asigurarea realităţii datelor ce se raportează prin bilanţul contabil. În practică sunt situaţii în care este necesară o adâncire a cunoaşterii obiectivului controlat, când se apelează la documente şi evidenţe neoficiale. Controlul îşi bazează concluziile pe acte, documente şi evidenţe care sunt întocmite cu respectarea normelor legale şi conţin date reale.
Documentele şi evidenţele neoficiale, neprevăzute de norme, care sunt rezultatul
iniţiativei personale a celor ce le întocmesc în vederea justificării unor valori (de exemplu, bonuri de mână, evidenţe personale etc), sunt apreciate ca mărturii scrise care facilitează examinarea documentelor şi evidenţelor oficiale. Concluziile obţinute pe baza documentelor şi evidenţelor neoficiale se iau în considerare de control numai dacă se confirmă, în mod obligatoriu, cu documente şi evidenţe oficiale, legale. Fără această confirmare, documentele şi evidenţele neoficiale nu constituie argumente pentru concluziile controlului. De aceea prin analiză şi corelare între documente, evidenţe şi alte surse de informare, prin control, în primul rând, este necesar să se stabilească valabilitatea documentelor justificative, a înregistrărilor şi gradul în care acestea exprimă realitatea şi legalitatea operaţiilor economice.