Manual de utilizare Outlook

Cuprins
Cuprins.......................................................................................................................2 Utilizarea agendei (Address Book).............................................................................4 Afisarea detaliilor in Address Book.........................................................................4 Cautarea persoanelor in Address Book....................................................................5 2. Crearea unui mail................................................................................................... 8 2.1. Crearea unui nou mesaj...................................................................................8 2.2. Setarea optiunilor de livrare.............................................................................9 2.3. Modificarea aspectului mesajului.....................................................................9 2.4. Inserarea sau atasarea de fisiere la un mesaj..............................................12 3. Crearea unui mesaj de rspuns sau redirectionarea unui mesaj..........................16 3.1. Modificarea aspectului mesajului original la redirectionare si rspuns...........17 3.2. Restrictionarea utilizrii Rspuns tuturor sau Redirectionare..................18 3.3. Crearea unei formular particularizat..............................................................20 3.4. Utilizarea formularelor particularizate .........................................................22 4. Utilizarea semnaturilor ........................................................................................23 4.1 Crearea unei semnturi...................................................................................23 4.2. Adugarea unei semnturi la un mesaj..........................................................25 5. Printarea unui mesaj si/sau a unui fisier atasat...................................................27 6. Rspunsul automat la mesajele primite n timp ce sunteti absent de la birou.....28 6.1. Activarea sau dezactivarea asistentului Absent de la birou (Out of Office Assistant)...............................................................................................................28 6.2. Utilizarea regulilor cu asistentul Absent de la birou.......................................29 6.3. Editarea regulilor utilizate cu asistentul Absent de la birou...........................30 6.4. Activarea sau dezactivarea regulilor utilizate cu asistentul Absent de la birou .............................................................................................................................. 31 6.5. Activarea sau dezactivarea unei reguli din asistent Absent de la birou.........32 7. Gestionarea mesajelor prin utilizarea regulilor.....................................................33 7.1. Crearea unei reguli dintr-un sablon................................................................34 7.2. Crearea unei reguli de la zero........................................................................35 7.3. Crearea unei reguli dintr-un mesaj.................................................................37

7.4. Executarea periodic a unei reguli.................................................................37 7.5. Reguli bazate pe server si reguli doar pentru clienti......................................38 7.6. Confirmri de primire, rspunsuri la votare si anunturi de absent de la birou .............................................................................................................................. 39 7.7. Solicitri de ntlnire, solicitri de activitate si documente............................40 7.8. Listele de distribuire (Distribution lists)..........................................................40 7.9. Redistribuirea mesajelor n afara firmei (Forwarding messages outside your organization)......................................................................................................... 41 7.10. Modificarea unei reguli.................................................................................41 7.11. Importul sau exportul unui set de reguli.......................................................42 7.12. Activarea sau dezactivarea unei reguli.........................................................43 8. Utilizarea calendarului..........................................................................................44 8.1. Crearea de rezervri si evenimente ..............................................................44 8.2. Rezervri si ntlniri din calendar...................................................................45 8.3. Mesaje de post electronic, persoane de contact si activitti......................46 8.4. Navigarea n Calendar....................................................................................48 9. Utilizarea arhivei...................................................................................................51 9.1 Creearea Arhivei in Microsoft Office Outlook 2007..........................................51 9.2 Vizualizarea arhivei in structura de directoare................................................53 9.3 Creearea directoarelor in arhiva......................................................................53 9.4 Selectarea mail-urilor pentru arhivare.............................................................54

Utilizarea agendei (Address Book)

La compunerea fiecarui mail se poate cauta si selecta numele destinatarilor in Address Book. Cand scrieti un nume in campurile To, Cc, or Bcc, mesajul este trimis destinatarilor din casuta To. Destinatarii din Cc si Bcc de asemenea primesc mesajelecu mentiunea ca numele selectate pentru Bcc nu sunt vizibile pentru ceilalti destinatari ai mesajului trimis. Microsoft Office Outlook verifica automat daca numele scris corespunde cu numele din agenda (Address Book), permitandu-va sa trimiteti mesajul. Daca numele nu este identificat, apare optiunea cauta nume (Check Names) care va solicita mai multe informatii. In cazul in care, dupa ce ati tastat numele, cautarea va furnizeaza mai multe optiuni puteti selecta numele dorit din lista. Daca numele nu este gasit, s-ar putea sa fie nevoie sa va uitati in alta agenda (Address book) sau sa creai un nou contact (new contact) Daca scrieti o adresa de e-mail si acea persoana exista in agenda (Address Book), numele va fi completat, inlocuind ce ati introdus. In plus, puteti folosi agenda (Address Book) si pentru a cauta si alte informatii, cum ar fi locatii birouri, si numere telefon.

Afisarea detaliilor in Address Book

Detaliile despre o persoana din agenda (Address Book) variaza in functie de preferintele individuale si organizatorice. In functie de aceste preferinte, puteti gasi detalii despre department, titlu, tara, adrese e-mail, numar telefon, numar birou si locatia din Address Book. In bara de instrumente Standard, selectati Address Book scurtatura CTRL+SHIFT+B sau folositi

In lista Address Book, selectati adresa care contine numele pentru care doriti mai multe informatii. In caseta dialog Search, introduceti numele dorit. In lista click dreapta pe nume si apoi Properties.

Cautarea persoanelor in Address Book

Pe langa colectia de agende (Address Books) pe care le puteti folosi pentru a stoca nume, adrese e-mail, numere fax si liste distributie, agenda (Address Book) poate contine o lista de adrese globale (Global Address List), o lista de adrese outlook (Outlook Address Book) si o lista de adrese personale (Personal Address Book). Pentru a stabili destinatarii mesajelor puteti cauta persoanele pe baza altor informatii, cum ar fi e-mail, nume si prenume, locatie birou si numar telefon, daca detaliul respectiv a fost inclus in informatia de contact a persoanei cautate.

Cautarea dupa nume

In meniul Tools, CTRL+SHIFT+B)

selectati

Address

Book

(scurtatura

tastatura

Pe bara de instrumente Standard, selectati Address Book

In lista Address Book, selectati agenda (address book) in care doriti sa cautati numele In casuta Search, tastati numele, sau o parte din nume.

De ce nu pot vedea lista numelor in Address Book? S-ar putea sa fi folosit optiunea de cautare More columns ultima data cand ati folosit agenda (Address Book). Selectati Name only, langa Search, pentru a reveni la vizualizarea listei de nume.

Cautarea unei persoane folosind alte informatii

In meniul Tools, CTRL+SHIFT+B)

selecrtati

Address

Book

(scurtatura

tastatura

Pe bara de instrumente Standard, selectati Address Book In lista Address Book, selectati agenda in care doriti sa cautati numele In casuta Search selectati More columns

Completati informatia, sau parte a informatiei pe care o cautati. De exemplu, scrieti un numar telefon, locatia, sau titlul persoanei. Observatii: Puteti cauta dupa mai multe criterii. Dupa fiecare cuvant, tastati o virgula iar Outlook va cauta pentru fiecare cuvant, pe mai multe criterii. Puteti include in casuta Search numele persoanei, sau numele partial. Daca nu gasiti persoana cautata, s-ar putea sa fie nevoie sa cautati in alta agenda (Address Book). Nu toate listele de adrese contin aceleasi domenii de activitate.

Cautarea avansata (advanced find) Advanced Find va permite sa folositi mai multe cuvinte sau criterii pentru a gasi o persoana. Este similar cautarii folosind optiunea More columns din casuta Search, dar introduceti criteriile de cautare in campuri separate si nu intr-o singura casuta, separate de virgula.

Functia Advanced Find ofera un mod de a vedea ce domenii sunt cautate pe baza criteriilor alese: In meniul Tools, CTRL+SHIFT+B) selectati Address Book (scurtatura tastatura

Pe bara de instrumente Standard, selectati Address Book In Address Book, selectati lista de adrese in care doriti sa faceti cautarea Selectati Advanced Find In casuta Find, scrieti informatia in campurile adecvate

Observatie:

Daca nu gasiti persoana cautata, s-ar putea sa fie nevoie sa cautati in alta lista de adrese. Nu toate listele de adrese contin aceeasi informatie.

2. Crearea unui mail

Crearea unui mesaj de post electronic este cea mai frecvent activitate efectuat n Microsoft Office Outlook. Aceast activitate ofer de asemenea cele mai multe optiuni si configuratii dintre toate caracteristicile Outlook. Indiferent de tipul mesajului pe care l compuneti, personal sau de serviciu, aveti ntotdeauna posibilitatea de a crea un stil unic. Pentru mesajele de post electronic, Microsoft Office Outlook 2007 utilizeaz un editor bazat pe Microsoft Office Word 2007. Pentru asistent detaliat n legtur cu caracteristicile de editare ale acestui editor, porniti Office Word 2007, apsati F1, apoi cutati n help. n acest subiect se discut caracteristicile de post electronic utilizate frecvent.

Cnd sunteti gata s trimiteti mesajul selectai butonul Send aflat lng To si Cc.

2.1. Crearea unui nou mesaj

n meniul File, indicati butonul New, apoi alegei Mail message pentru a initia un nou mesaj. Comand rapid de la tastatur Pentru a crea un mesaj nou de post electronic, apsati CTRL+SHIFT+M sau CTRL+N n caseta Subject, introduceti subiectul mesajului. Introduceti numele destinatarilor n casetele To, Cc sau Bcc. Separati numele cu punct si virgul (;). Pentru a selecta numele destinatarilor dintr-o list din Agend, selectai butoanele To sau Cc. Scrieti continutul me

2.2. Setarea optiunilor de livrare

Aveti posibilitatea de a seta nivelul de important pentru un mesaj, astfel nct destinatarii s observe acest indicator n Inbox-ul lor nainte de a-l deschide. Setarea nivelului de important permite destinatarilor s-si sorteze mesajele n functie de important. sau n meniul Message, n grupul Options, selectai Important sczut. Important maxim

2.3. Modificarea aspectului mesajului

2.3.1. Adugarea unei culori de fundal, gradient, a unei texturi, model sau imagini Color. Selectai o culoare n paleta Theme Colors sau Standard Colors. Pentru a elimina culoarea, selectai No Color. n meniul Messae Options, n grupul Themes, selectai Page

SFAT

Dac doriti s adugati un gradient, textur, model sau o imagine, Selectati opiunile de umplere dorite.

selectai Fill Effects.

Culoarea gradientului, texturii sau modelului se bazeaz pe culoarea selectat n pasul 2..

2.3.2. Modificarea textului Aveti posibilitatea s modificati textului n mesajul dvs. n mai multe moduri: n meniul Message, n grupul Basic Text, aveti posibilitatea s selectati scrisul, dimensiunea scrisului, stilul scrisului (Bold, Italic sau Underline), culoarea scrisului si evidentierea scrisului. n meniul Format, n grupul Font, aveti posibilitatea de a selecta scrisul si dimensiunea scrisului; s mriti sau s micsorati dimensiunea cu un increment; s modificati stilul scrisului (gros, inclinat, subliniat, tiat cu o linie, indice, exponent); s modificati scrisul n majuscule/minuscule, s modificati culoarea scrisului, evidentierea lui si s eliminati complet formatarea lui. n minibara de instrumente care apare cnd selectati scrisul, aveti posibilitatea s alegei fontul, s mriti sau s micsorati dimensiunea cu un increment, s selectati o tem, s utilizati Descriptorul de formate, s selectati stilul scrisului (Bold, Italic si Underlined) si s evidentiati scrisul.

stiluri.

n meniul Format, n grupul Style, aveti posibilitatea s selectati

SFAT Utilizarea stilurilor este pentru crearea mesajelor cu aspect profesional.

2.3.3. Adugarea unei semnturi

Aveti posibilitatea s creati o semntur implicit pentru a se aduga la toate mesajele trimise sau s inserati o semntur n mod manual n mesajele de trimis n mod individual.

Pentru inserarea automat a unei semnturi in meniulMessage, n grupul Include, selectai Signature, apoi Signatures.

OBSERVAIE De asemenea, aveti posibilitatea s accesati Forward ntr-un mesaj deschis. n meniul E-mail Signature, n lista Select signature to edit, selectati Sub Choose default signature, n lista New messages, selectati Dac doriti s includeti o semntur n mesajele la care rspundeti si n optiunile de semntur disponibile n meniul Message dup ce alegei Reply, Reply to All sau

semntura dorit. semntura dorit. cele pe care le redirectionati, n lista Replies/forwards, selectati o semntur. Dac nu doriti s fie prezent o semntur n acele mesaje, atunci selectati none. Selectai OK. Pentru a aduga semntura implicit la un mesaj curent, n meniul

Message, n grupul Include, selectai Signature, apoi alegei semntura. Pentru inserarea unei semnturi n mod manual in meniul Message, n grupul

Include, selectai Signature, apoi alegei semntura dorit.

OBSERVAIE De asemenea, aveti posibilitatea s accesati optiunile de semntur disponibile n meniul Message dup ce selectai Reply, Reply to All sau Forward ntr-un mesaj deschis.

2.4. Inserarea sau atasarea de fisiere la un mesaj

2.4.1. Atasarea fisierelor n meniul File, indicati spre New, apoi selectai Mail Message.

n meniul Message, n grupul Include, selectai Attach File.

Navigati si selectati fisierul pe care l veti atasa, apoi selectai Insert.

Dac nu vedeti fisierul n folderul corespunztor, asigurati-v c s-a selectat All files (*.*) n caseta Files of type si c Windows Explorer este configurat s arate extensiile numelor de fisier. IMPORTANT n mod implicit, Outlook blocheaz atasrile care pot fi nesigure, (cum ar fi fisierele cu extensia .bat, .exe, .vbs si .js) care pot contine virusi. Dac atasati un astfel de fisier la un mesaj de post electronic, vi se va solicita o decizie asupra trimiterii unei atasri potential nesigure. Dac selectati Yes, Outlook va trimite atasarea. Dac faceti clic pe No, aveti apoi posibilitatea s eliminati atasarea potential nesigur.

SFAT Aveti posibilitatea s atasati mai multe fisiere simultan prin selectarea si glisarea lor dintr-un director din computerul dvs. ntr-un mesaj deschis n Outlook. Locul n care apar atasrile din mesajul dvs. depinde de formatul n care compuneti mesajul: Dac mesajul este n format HTML sau text simplu, atasrile apar n caseta de atasare de sub caseta Subject.

Dac formatul mesajului este Text mbogtit (Rich Text), atasrile apar n

corpul mesajului. chiar dac fisierul pare s fie ncorporat n mesaj, el este n continuare o atasare separat.

Formatul n care este compus un mesaj este indicat de bara de titlu din partea de sus a mesajului.

2.4.2. Adugarea urmririi pentru mesajul dvs. Mesajele de post electronic semnalizate ajut la mai buna gestionare a mesajelor de post electronic. De exemplu, aveti posibilitatea s semnalizai un mesaj de post electronic care solicit informatii de care aveti nevoie pn la o anumit dat. Mesajul va fi primit de ctre destinatar nsotit cu un semnalizator, iar un mesaj va aprea n bara de informatii din Panoul lectur (Reading Pane) si n partea de sus a mesajului cnd este deschis n Outlook. Un mesaj pe care l semnalizati poate ajuta la tinerea evidentei persoanelor care au rspuns la mesaj. n scenariul anterior, ati trimis un mesaj semnalizat solicitnd informatii pn la o anumit dat. Dac semnalizati mesajul si pentru dvs., vi se aminteste s verificati pentru rspunsuri. Outlook poate gsi automat rspunsurile la mesajul original semnalizat. n meniul Message, n grupul Options, selectai Follow Up, apoi alegei Dac doriti un memento despre acest mesaj semnalizat, n meniul

data termenului de urmrire sau alegei Custom (particularizat). Message, n grupul Options, alegei Follow Up, apoi Add Reminder. Dac doriti, aveti posibilitatea s modificati data si ora pentru memento. Dac doriti, aveti posibilitatea s includeti un semnalizator pentru destinatari pentru a fi avertizati de termenul limit. n meniul Message, n grupul Options, selectai Follow Up, apoi Flag for Recipients. Pentru a include un memento ctre destinatar despre acest mesaj semnalizat, bifati caseta de selectare Reminder, apoi, dac este necesar, modificati data si ora. 2.4.3. Obtinerea unei confirmri de citire sau livrare O confirmare de livrare v informeaz c mesajul de post electronic a fost livrat n cutia postal a destinatarului, dar nu si dac acesta a citit mesajul sau nu. O confirmare de citire v informeaz c mesajul a fost deschis.n ambele cazuri, primiti un mesaj de notificare cnd mesajul este livrat sau citit. Continutul notificrilor mesajului sunt apoi nregistrate automat n mesajul original n directorul Sent Items. Cu toate acestea, nu v bazati doar pe aceste confirmri.Destinatarul mesajului poate determina dac s-a solicitat o confirmare de citire si poate refuza s o trimit. Dac mesajul este doar n citire n Panoul lectur, este posibil s nu se trimit o

confirmare de citire. n plus, este posibil ca programul de citire a postei electronice al destinatarului s nu accepte confirmrile de citire. n mesaj, selectai Options. Sub Voting and tracking options, bifati caseta de selectare Request a

delivery receipt for this message (Se solicit o confirmare de livrare pentru acest mesaj) sau Request a read receipt for this message (Se solicit o confirmare de citire pentru acest mesaj).

3. Crearea unui mesaj de rspuns sau redirectionarea unui mesaj Selectati mesajul la care rspundeti sau pe care l redirectionati. Pentru a rspunde numai unui expeditor, selectai Reply. Pentru a rspunde tuturor destinatarilor, selectai Reply to all. n mod implicit, cnd rspundeti la un mesaj de post electronic, textul mesajului original este inclus n corpul mesajului. OBSERVATIE Dac ati deschis mesajul ntr-o fereastr, n meniul Message, n grupul Respond, selectai Reply sau pe Reply to All. Instructiuni pentru dezactivarea acestei caracteristici n fereastra principal Microsoft Office Outlook, n meniul Tools,

selectai Options. Selectai Preferences din meniul, apoi E-Mail Options. Sub On replies and forwards, n caseta When replying to a

message, selectai Do not include original message. Selectai Send

Pentru redirectionarea unui mesaj (Forward a message) selectai Forward. Dac ati deschis mesajul ntr-o fereastr, n meniul Message, n grupul Respond, selectai Forward. Introduceti numele destinatarului n caseta To. Dac doriti, adugati numele destinatarilor n casetele Cc si Bcc.

OBSERVATIE Trebuie s existe cel putin un nume de destinatar de post electronic valid n casetele To, Cc sau Bcc.

Pentru a selecta numele destinatarilor dintr-o list, faceti clic pe butonul To, Cc sau Bcc. Daca lipseste casuta Bcc,

in meniul Options, n grupul Fields, selectai

Show Bcc. OBSERVAIE Dac doriti s redirectionati dou sau mai multe mesaje, selectati primul mesaj, tineti apsat tasta CTRL, apoi selectati fiecare mesaj suplimentar. Fiecare mesaj va fi redirectionat ca atasare ntr-un mesaj nou. Tastati subiectul mesajului n caseta Subject.

3.1. Modificarea aspectului mesajului original la redirectionare si rspuns

n fereastra principal Microsoft Office Outlook, n meniul Tools, selectai

Options. n meniul Preferences, selectai E-mail Options. Selectati optiunea dorit selectnd-o din lista When replying to a

message sau din lista When forwarding a message. Exist mai multe optiuni pentru rspunsuri si redirectionri, inclusiv

Includerea textului mesajului original (Include original message text) Aceasta este setarea implicit din Outlook. Mesajul original va fi adugat la rspuns. Textul dvs. apare n albastru pentru a fi n contrast cu textul negru original al mesajului.

Alte optiuni:

 dvs.

Nu

se

include

mesajul

original

(Do

not

include

original

message) Va aprea n corpul mesajului de post electronic numai mesajul

Atasarea mesajului original (Attach original message) Mesajul

original este inclus ca atasare la mesajul dvs.

Includerea si indentarea textului mesajului original (Include and

indent original message) Mesajul original va fi adugat la rspunsul dvs. si indentat o jumtate de inch. Textul dvs. apare n albastru pentru a fi n contrast cu textul negru al mesajului original.

Prefixarea fiecrei linii a mesajului original (Prefix each line of

the original message) Mesajul original va fi adugat la rspuns si indentat. Textul dvs. apare n albastru pentru a fi n contrast cu textul negru al mesajului original.. n plus, textul indentat al mesajului original este precedat de textul pe care l introduceti n caseta Prefix each line with.

3.2.

Restrictionarea Redirectionare

utilizrii

Rspuns

tuturor

sau

Aceast caracteristic necesit ca att expeditorul ct si destinatarul s utilizeze Microsoft Office Outlook. Destinatarii care utilizeaz Microsoft Outlook Express,

Microsoft Windows Mail, Microsoft Outlook Web Access sau alte aplicatii pentru regsirea mesajelor de post electronic vor avea posibilitatea s utilizeze n continuare Rspuns tuturor sau Redirectionare. Microsoft Office 2003 a introdus Information Rights Management (IRM), care ofer o modalitate de a ajuta la restrictionarea capacittii destinatarilor de a copia, imprima sau redirectiona mesajele de post electronic. Mai multe informatii despre IRM se gsesc n Ajutor Office. Dac IRM nu este disponibil n firma dvs, se poate obtine o functionalitate asemntoare utiliznd formularele particularizate Outlook. IMPORTANT Formularele particularizate reprezint un mijloc de baz pentru a aduga restrictii la ce pot face destinatarii cu un mesaj de post electronic. Formularele nu sunt ns la fel de sigure ca IRM. Deschiderea mesajului cu o alt aplicatie de post electronic sau chiar utilizarea altor tipuri de conturi poate face ca destinatarii s aib permisiuni depline de redirectionare sau la rspuns tuturor pentru un mesaj.

3.3. Crearea unei formular particularizat

n meniul Tools, indicati spre Forms, apoi selectai Design a Form. n Standard Forms Library, selectati Message, apoi alegei Open. Selectai meniul Actions.

Meniul Actions se utilizeaz pentru a configura comenzile Reply to All si Forward pentru destinatari. Sub Enabled, modificati actiunea Reply to all la No. Sub Enabled, modificati actiunea Forward la No. Sub Action name, dublu click pe Forward. n caseta de dialog Form Action properties, debifati caseta de selectare

Enabled, apoi selectai OK. Sub Action name, selectai Reply to all. n caseta de dialog Form Action Properties, debifati caseta de selectare

Enabled, apoi selectai OK. Selectai meniul Properties.

Utilizati meniul Properties pentru a configura definitii de formulare.

Bifati caseta de selectare Send form definition with item. Cnd trimiteti mesajul de post electronic, actiunile particularizate n meniul Actions se vor trimite la destinatari, prentmpinnd utilizarea de ctre acestia a comenzilor Reply to all sau Forward. Bifati caseta de selectare Send form definition with item. Se afiseaz o caset de dialog pentru a v avertiza c trimiterea definitiei

de formular nu este o practic recomandat. Pentru aceast procedur, aveti posibilitatea s alegei OK si s continuati. n meniul Tools, indicati ctre Forms, apoi alegei Publish form as. n caseta dialog In the Publish Form As, n caseta Look In, selectai

Personal Forms Library. n caseta Display name, tastati un nume care poate fi usor recunoscut,

cum ar fi No Reply Alls or Forwards. n caseta de nume Form, tastati un nume unic fr spatii, cum ar fi

NoReplyAllNoForward. Selectai Publish.

n fereastra de proiectare a formularelor, n meniul File, selectai Close. La solicitarea de a salva modificrile, faceti clic pe No. Formularul particularizat s-a salvat. Acest prompt v ntreab dac doriti s salvati modificrile n formularul Outlook implicit. Se recomand s salvati modificrile numai n acest formular.

3.4. Utilizarea formularelor particularizate

n meniul Tools, indicati ctre Forms, apoi selectai Choose Form. n lista Look In, selectai Personal Forms Library. Selectati numele formularului particularizat pe care l-ati creat, apoi selectai

Open. Se va afisa un mesaj nou de post electronic. Compuneti si trimiteti mesajul asa cum o faceti de obicei. Butoanele Reply to All si Forward nu vor fi disponibile destinatarului pe bara de instrumente din mesajul de post electronic. n mod asemntor, nu vor functiona nici comenzile rapide de la tastatur, cum ar fi CTRL+F, sau selectnd Reply n bara de instrumente Standard. Destinatarii care utilizeaz Microsoft Outlook Express, Microsoft Windows Mail, Microsoft Outlook Web Access sau alte aplicatii pentru regsirea mesajelor de post electronic vor avea posibilitatea s utilizeze n continuare Reply to All sau Forward.

4. Utilizarea semnaturilor

O semntur de post electronic este format din text sau imagini care sunt adugate automat la finalul unui mesaj de post electronic de iesire. Aveti posibilitatea s creati oricte semnturi doriti, astfel nct s detineti semnturi pentru diverse scopuri, cum ar fi scopurile de afaceri sau cele personale. De exemplu, utilizati prenumele dvs. pentru mesajele ctre prieteni si familie sau numele complet si adresa de post electronic pentru mesajele trimise persoanelor de contact cu care aveti relatii de afaceri. De asemenea, aveti posibilitatea s utilizati o semntur pentru a aduga text particularizat, cum ar fi explicatii despre modul n care doriti ca destinatarii s rspund la mesajele pe care le trimiteti. Aveti posibilitatea s formatati scrisul din semnturile pe care le-ati creat utiliznd culori si fonturi. Pentru a include semnturi n mesaje, trebuie mai nti s creati semntura, apoi s o adugati la mesaje. Aveti posibilitatea s configurati Outlook pentru a aduga automat o semntur la mesajele de iesire sau s adugati o semntur manual cnd creati un mesaj nou.

4.1 Crearea unei semnturi

ntr-un mesaj nou, n meniul Message, n grupul Include, selectai

Signature, apoi alegei Signatures. n meniul E-mail Signature, selectai New. Tastati un nume pentru semntur, apoi alegei OK. n caseta Edit Signature, scriei textul pe care doriti s-l includeti n

semntura dvs. Pentru a formata scrisul, selectati-l, apoi utilizati butoanele de stil si

formatare pentru a selecta optiunile dorite. OBSERVAIE

Aceste optiuni de formatare pot fi aplicate dac utilizati formatul text simplu (plain text) pentru mesajul dvs. Formatarea nu va fi vizibil n mesajele de trimis. Cu toate acestea, va fi vizibil destinatarilor care utilizeaz formate de mesaj HTML sau .rtf. Pentru a aduga o carte de vizit electronic, alegei unde doriti s se

afiseze cartea de vizit n text, selectai Business Card, apoi pe un nume de persoan de contact n lista Field As. Apoi, alegei OK. Pentru a aduga o imagine, plasati punctul de insertie acolo unde doriti s

se afiseze imaginea n semntur, alegei Insert picture, rsfoiti pentru a alege o imagine, selectai-o, apoi selectai OK. Pentru a aduga un hyperlink, plasati punctul de insertie acolo unde doriti

s se afiseze hyperlinkul n semntur, selectai Insert Hyperlink, rsfoiti pentru a alege un hyperlink, selectai-l, apoi alegei OK. Sub Choose default signature, n lista E-mail Account, selectai un cont

de post electronic cu care doriti s asociati semntura ntotdeauna. o din list. o Dac nu doriti s se insereze o semntur automat n fiecare mesaj n lista New messages: Dac doriti ca o semntur s se insereze n fiecare mesaj care este

trimis din contul de post electronic pe care l alegeti, selectati o semntur

care este trimis, selectati none n list. OBSERVAIE De asemenea, aveti posibilitatea s inserati semnturile manual n mesajele individuale. Dac doriti s includeti o semntur n mesajele de rspuns si n mesajele

redirectionate, selectati o semntur din lista Replies/forwards. Dac nu, selectati none. Dup ce ncheiati crearea semnturii, selectai OK.

OBSERVAIE Pentru a aduga semntura creat la un mesaj nou deschis, n meniul Message, n grupul Include, selectai Signature, apoi alegei semntura.

4.2. Adugarea unei semnturi la un mesaj

Aveti posibilitatea s configurati o semntur implicit pentru a se aduga la toate mesajele de trimis sau s inserati manual o semntur n mesajele de trimis n mod individual. Efectuati una dintre urmtoarele: 4.2.1. Inserarea automat a unei semnturi ntr-un mesaj nou, n meniul Message, n grupul Include, selectai Signature, apoi alegei Signatures. De asemenea, aveti posibilitatea s accesati optiunile de semntur disponibile n meniul Message dup ce alegei Reply, Reply to All sau Forward ntr-un mesaj deschis.

n meniul E-mail Signature, n lista Select signature to edit, alegei

semntura dorit.

Sub Choose default signature, n lista New messages, alegei

semntura dorit.

Dac doriti s includeti o semntur n mesajele de rspuns si n mesajele

redirectionate, selectati o semntur din lista Replies/forwards. Dac nu, selectati none.

Selectai OK. Pentru a aduga semntura implicit la un mesaj deschis n mod curent,

n meniul Message, n grupul Include, selectai Signatures, apoi alegei semntura.

4.2.2. Inserarea unei semnturi n mod manual n mesajul nou, n meniul Message, n grupul Include, selectai Signature, apoi alegei semntura dorit. OBSERVAIE De asemenea, aveti posibilitatea s accesati optiunile de semntur disponibile n meniul Message dup ce alegei Reply, Reply to All sau Forward ntr-un mesaj deschis.

5. Printarea unui mesaj si/sau a unui fisier atasat

n lista de mesaje, selectati dar nu deschideti mesajul pe care doriti s-l n meniul File, selectai Print.

imprimati.

Mesaj cu atasare List de mesaje Meniul File Comanda Print files. Pentru a imprima atasrile, bifati caseta de selectare Print attached

Dac nu vedeti caseta de selectare Print attached files, este posibil s fi selectat Print n meniul File al unei liste de mesaje care este deschis. nchideti mesajul, apoi, avnd mesajul selectat n lista de mesaje, selectai Print n meniul File. NOT

Atasrile se imprim doar pe imprimanta implicit. De exemplu, dac aveti imprimanta A setat ca implicit, deschideti un mesaj cu o atasare si alegeti s imprimati mesajul la imprimanta B, mesajul va fi trimis ctre imprimanta B, dar atasarea se va imprima la imprimanta A.

6. Rspunsul automat la mesajele primite n timp ce sunteti absent de la birou

Cnd nu sunteti la computer si nu v verificati posta electronic, aveti posibilitatea s configurati Microsoft Office Outlook 2007 s trimit un rspuns automat unei persoane sau tuturor celor care v trimit mesaje.

6.1. Activarea sau dezactivarea asistentului Absent de la birou (Out of Office Assistant)
Cnd utilizati Outlook cu un cont Exchange 2007, aveti acces la noua functie Asistent Absent de la birou (Out of Office Assistant) si la o interfat utilizator mbunttit. Caracteristicile noi includ: Trimiterea rspunsurilor automate ctre persoane care nu sunt

n firma dvs Rspunsurile automate Absent de la birou (Out of Office) pot fi particularizate pentru destinatari att din cadrul firmei, ct si din afara ei. De exemplu, este posibil s doriti s trimiteti un mesaj mai general n afara firmei poate unul care s nu listeze nume, numere de telefon sau adrese de post electronic alternative de contact. Pasi: n meniul Tools, selectai Out of Office Assistant.

Selectai I am curently out of the Office. n casuta AutoReply only once to each sender with the

followingtext scriei mesajul pe care doriti s il primeasca in mod automat persoanele care va scriu mail-uri ct timp sunteti absent de la birou.

6.2. Utilizarea regulilor cu asistentul Absent de la birou

Dac nu veti verifica posta electronic ct timp nu sunteti la birou, utilizati asistentul Absent de la birou cu reguli pentru gestionarea automat a mesajelor primite, specificnd ce actiuni s efectueze Outlook n legtur cu acestea. De exemplu, aveti posibilitatea s creati reguli pentru a muta sau copia automat mesajele n alte directoare, pentru a sterge mesajele, a trimite rspunsuri particularizate, etc. n cazul n care creati reguli, este important s ntelegeti cum se aplic n Outlook. Regulile se aplic n ordinea n care apar n lista de reguli, de sus n jos. Dac selectati mai mult de o conditie n caseta de dialog These rules will be applied to incoming messages while you are out of the office, regula se va aplica numai mesajelor care ndeplinesc toate conditiile. De exemplu, dac specificati Cristina Potra drept expeditor (conditie) si ntlnire marketing (conditie) n caseta Subject, regula se va aplica numai mesajelor care ndeplinesc ambele conditii. Dac setati mai multe criterii pentru o singur conditie, regula se aplic oricrui mesaj care ndeplineste cel putin un criteriu pentru conditia respectiv. De

exemplu, dac specificati Cristina Potra; Ioan Crisiarcu n caseta From, regula se aplic att mesajelor de la Cristina Potra ct si celor de la Ioan Crisiarcu. n meniul Tools, selectai Out of Office Assistant. Selectai Add Rule. Sub When a message arrives that meets the following specificati conditiile pe care mesajul trebuie s le

conditions,

ndeplineasc pentru a se aplica regula. Pentru a specifica mai multe conditii, selectai Advanced, alegei

optiunile, apoi selectai OK. Pentru a specifica faptul c aceast regul se aplic ultima, bifati

caseta de selectare Do not process subsequent rules. Sub Perform these actions, selectati actiunile dorite. Se pot

selecta mai multe actiuni. OBSERVAIE Dac specificati c este necesar ca un mesaj s fie sters, regulile care urmeaz regulii de stergere n lista de reguli din caseta de dialog Out of Office Assistant nu vor afecta mesajul.

6.3. Editarea regulilor utilizate cu asistentul Absent de la birou

n meniul Tools, selectai Out of Office Assistant.

Modificarea unei anumite reguli Selectai Rules, alegei o regul, apoi selectai Edit Rule. Efectuati modificrile pentru conditiile si actiunile regulii.

Modificarea ordinii n care regulile sunt aplicate mesajelor de intrare Sub These rules will be applied to incoming messages while

you are out of the office, alegei regula pe care doriti s o mutati mai sus sau mai jos n list. Selectai Move Up sau Move Down. Stergerea unei reguli

Sub These rules will be applied to incoming messages while

you are out of the office, alegei regula pe care doriti s o stergeti. Selectai Delete Rule.

6.4. Activarea sau dezactivarea regulilor utilizate cu asistentul Absent de la birou

Pentru a activa sau dezactiva regulile absent de la birou, n meniul Tools, selectai Out of Office Assistant.

Selectai Rules. n coloana Status, bifati sau debifati caseta de selectare de lng regula pe care doriti s o activati sau s o dezactivati.

6.5. Activarea sau dezactivarea unei reguli din asistent Absent de la birou
Dac doriti s activati sau s dezactivati temporar o regul din asistentul Absent de la birou, nu trebuie s stergeti regula. Efectuati urmtoarele actiuni pentru a modifica temporar starea regulii: n meniul Tools, selectai Out of Office Assistant. Selectai butonul Rules n partea de jos a casetei de dialog. Sub These rules will be applied to incoming messages while you

are out of of the office, n coloana Status, bifati sau debifati caseta de selectare de lng regula pe care doriti s o activati sau s o dezactivati.

7. Gestionarea mesajelor prin utilizarea regulilor

Articolul explic ce sunt regulile si cum se pot utiliza pentru a pstra ordinea si a fi la curent cu activitatea din Inbox.

Cum ajut regulile la gestionarea mesajelor O regul este o actiune pe care Microsoft Office Outlook o efectueaz automat pentru mesajele de intrare sau cele trimise care ntlnesc conditiile pe care le specificati n regul. Aveti posibilitatea s alegeti multe conditii si actiuni prin utilizarea Expertului Reguli si avertizri. Regulile nu functioneaz pentru mesaje care au fost citite, ele sunt valabile numai pentru cele care nu au fost citite. Regulile se ncadreaz n una sau dou categorii generale: de organizare si de notificare. Expertul Reguli si avertizri (The Rules and Alerts Wizard) contine sabloane pentru cele mai utilizate reguli. Pstrare organizare (Stay organized) Acestea sunt reguli care v ajut

la clasificarea si urmrirea mesajelor. De exemplu, aveti posibilitatea s creati o regul pentru mesajele primite de la un anumit expeditor, cum ar fi Cornel Lupu, avnd cuvntul "vnzri" n linia Subject, pentru a fi semnalizate pentru urmrire, clasificate ca Vnzri sau mutate ntr-un director denumit Vnzrile lui Cornel. Mentinere la zi (Stay up-to-date) Acestea sunt reguli care v notific

ntr-un fel sau altul cnd primiti un anumit mesaj. De exemplu, aveti posibilitatea s creati o regul care trimite automat o avertizare pe telefonul dvs. mobil atunci cnd primiti un mesaj e-mail de la un membru al familiei. Pornire de la o regul necompletat (Start from a blank

rule) Acestea sunt reguli pe care le creati de la zero.

Fig. 2 Expertul Reguli si avertizri (The Rules and Alerts Wizard) contine mai multe reguli predefinite, denumite sabloane (Templates). Exceptii Aveti posibilitatea s adugati exceptii la regulile dvs. pentru circumstante speciale, cum ar fi situatia n care un mesaj este semnalizat pentru o actiune de urmrire sau este marcat ca fiind foarte important. O regul nu se va aplica unui mesaj chiar dac este ntlnit numai una dintre exceptiile pe care le specificati.

7.1. Crearea unei reguli dintr-un sablon

n Panoul de navigare, selectati [Mail]. n meniul [Tools], selectati [Rules and Alerts]. Dac aveti mai mult de un singur cont de post electronic, n lista [Apply

changes to this folder], selectati un Inbox. Selectati [New Rule]. Sub Pasul 1: Selectati un sablon [Template], selectati sablonul dorit din

colectiile de sabloane Stay Organized sau Stay Up to Date.

Sub Pasul 2: Editati descrierea regulii, selectati valoarea subliniat. De

exemplu, dac selectati linkul people or distribution list, se va deschide Agenda [Address Book]. Sub Pasul 1: Selectati conditiile, selectati conditiile pe care doriti s le

respecte mesajul pentru a i se aplica regula. Sub Pasul 2: Editati descrierea regulii, selectati o valoare subliniat

dac nu ati fcut-o deja, apoi alegeti [Next]. Sub Pasul 1: Selectati actiunile, selectati actiunile pe care doriti s le

execute regula cnd se respect conditiile specificate. Sub Pasul 2: Editati descrierea regulii, selectati o valoare subliniat

dac nu ati fcut-o deja, apoi alegeti [Next]. Sub Pasul 1: Selectati exceptiile, selectati orice exceptii de la regul,

apoi alegeti [Next]. Pentru a ncheia crearea regulii, introduceti un nume pentru regul, apoi

selectati oricare dintre optiunile dorite. o Dac doriti s executati aceast regul pentru mesaje care se afl

deja n unul dintre directoarele dvs., bifati caseta de selectare [Run this rule now on messages already in folder]. o Pentru a aplica aceast regul pentru toate conturile de post

electronic si pentru Inbox-ul asociat fiecrui cont, bifati caseta de selectare [Create this rule on all accounts]. Selectati [Finish].

7.2. Crearea unei reguli de la zero

Pentru a crea o regul selectnd propriile conditii, actiuni si exceptii, procedati astfel: n Panoul de navigare, selectati [Mail].

n meniul [Tools], selectati [Rules and Alerts]. Dac aveti mai mult de un singur cont de post electronic, n lista Apply

changes to this folder, selectati un Inbox. Selectati [New]. Sub [Start from a blank rule], selectati [Check messages when they

arrive] sau [Check messages after sending], apoi alegeti [Next]. Sub Pasul 1: Selectati conditiile, selectati conditiile pe care doriti s le

respecte mesajul pentru a i se aplica regula. Sub Pasul 2: Editati descrierea regulii, selectati o valoare subliniat

dac nu ati fcut-o deja, apoi alegeti [Next]. Sub Pasul 1: Selectati actiunile, selectati actiunile pe care doriti s le

execute regula cnd se respect conditiile specificate. Sub Pasul 2: Editati descrierea regulii, selectati o valoare subliniat

dac nu ati fcut-o deja, apoi alegeti [Next]. Sub Pasul 1: Selectati conditiile, selectati orice exceptii de la regul,

apoi alegeti [Next]. Pentru a ncheia crearea regulii, introduceti un nume pentru regul, apoi

selectati oricare dintre optiunile dorite. o Dac doriti s executati aceast regul pentru mesaje care se afl

deja n unul dintre directoarele dvs., bifati caseta de selectare [Run this rule now on messages already in folder]. o Pentru a aplica aceast regul pentru toate conturile de post

electronic si pentru Inbox-ul asociat fiecrui cont, bifati caseta de selectare [Create this rule on all accounts]. Selectati [Finish].

7.3. Crearea unei reguli dintr-un mesaj

Aveti posibilitatea s creati o regul direct dintr-un mesaj. De exemplu, se poate crea o regul pentru a muta un mesaj primit de la o persoan ntr-un anumit director. Selectati butonul dreapta al mouse-ului pe mesajul pe care doriti s bazati

aceast regul, alegeti [Create Rule] n meniul de comenzi rapide. n caseta de dialog [Create rule], bifati casetele de selectare pentru

optiunile care sunt deja completate cu informatiile din mesajul selectat. Bifati caseta de selectare [Move the item to folder]. Selectati un director existent sau [New] pentru a crea un director nou

pentru stocarea mesajelor. Pentru a aduga mai multe conditii, actiuni sau exceptii de la regul,

selectati [Advanced Options], apoi urmati restul instructiunilor din Expertul Reguli si avertizri [Rules and Alerts Wizard]. Sfat Pentru a activa regula imediat ce ati creat-o, bifati caseta de selectare

[Run this rule now on the messages already in folder] pe ultima pagin a Expertului Reguli si avertizri [Rules and Alerts Wizard]. Toate mesajele din Inbox sau orice alt director pe care l alegeti si care ndeplinesc conditiile sau exceptiile asociate cu aceast regul sunt mutate n directorul respectiv. Pentru a testa noua regul, deschideti directorul nou. S-au mutat mesajele corecte?

7.4. Executarea periodic a unei reguli

Dac doriti ca o regul s se execute periodic dar nu tot timpul, procedati astfel: n meniul [Tools], selectati [Rules and Alerts].

n caseta de dialog [Rules and Alerts], dezactivati regula prin debifarea

casetei de selectare de lng regul. Selectati [Run Rules Now]. n caseta de dialog [Run Rules Now], sub [Select rules to ron], bifati

caseta de selectare de lng regula de executat. Selectati directorul pentru care doriti s se aplice regula. Selectati categoria de mesaje pentru care doriti s se aplice regula. De exemplu, aveti posibilitatea s aplicati regula numai pentru mesajele

dintr-un director. Selectati [Run Now].

7.5. Reguli bazate pe server si reguli doar pentru clienti

Reguli bazate pe server (Server-based rules) Dac detineti un cont de post electronic Microsoft Exchange, serverul poate aplica regulile mesajelor chiar si atunci cnd Outlook nu este pornit. Acestea sunt numite reguli bazate pe server. Aceste reguli trebuie s fie setate pentru a se aplica mesajelor atunci cnd sunt livrate n Inbox-ul dvs. de pe server, iar regulile trebuie s se poat executa complet pe server. De exemplu, o regul nu se poate executa complet pe server dac ntre actiunile sale se specific faptul c mesajul trebuie imprimat. Dac o regul nu se poate executa complet pe server, se aplic atunci cnd porniti Outlook. Reguli doar pentru clienti (Client-only rules) Un "client" este programul de post electronic care se execut pe computerul unei persoane. O regul care nu se poate aplica pe server este o regul "doar pentru clienti", deoarece ea se execut numai pe computerul persoanei respective. Dac lista dvs. de reguli contine reguli care se pot executa pe server si reguli care nu se pot executa pe server, cele bazate pe server se aplic primele, urmate de cele doar pentru clienti.

7.6. Confirmri de primire, rspunsuri la votare si anunturi de absent de la birou

Confirmrile de livrare, confirmrile de citire, rspunsurile la votri si anunturile de absent de la birou sunt tratate ca mesaje. De exemplu, cnd creati o regul care mut elemente ce contin n caseta Subject cuvntul "ntlnire" ntr-un anumit director, toate confirmrile de livrare, rspunsurile la votri si anunturile de absent de la birou care ntlnesc aceast conditie se mut de asemenea. Dac un rspuns la votare se mut din Inbox, rspunsul nu este urmrit n mod automat n mesajul original.

7.7. Solicitri de ntlnire, solicitri de activitate si documente

Solicitrile de ntlnire, solicitrile de activitate si documentele sunt tratate ca mesaje. De exemplu, cnd creati o regul care mut elementele care contin n caseta Subject cuvntul "ntlnire" ntr-un anumit director, orice solicitare de activitate sau solicitare de ntlnire care ntlneste respectiva conditie se mut de asemenea. Cu toate acestea, retineti urmtoarele limitri atunci cnd creati reguli care afecteaz aceste tipuri de elemente: Este posibil ca un element mutat ntr-un director care nu este de post electronic s nu functioneze asa cum v asteptati. De exemplu, dac un mesaj este mutat n directorul Calendar, nu se va crea o nou ntlnire. Dac un rspuns la o solicitare de ntlnire sau activitate este mutat n directorul Deleted Items prin utilizarea unei reguli, rspunsul nu este urmrit de elementul original. Dac o solicitare de ntlnire este mutat automat n directorul Deleted Items, ntlnirea nu se adaug la Calendar. Regulile care afecteaz mesajele pe care le trimiteti nu se aplic solicitrilor de activitti si solicitrilor de ntlnire.

7.8. Listele de distribuire (Distribution lists)

O regul nou pentru o list de distribuire se va comporta diferit, n functie de modul n care o creati: Mutarea mesajelor trimise unei liste de distribuire ntr-un director

(Move messages sent to a distribution list to a folder) Dac alegeti acest sablon de regul, se vor muta n acel director numai mesajele trimise listei de distribuire. Mesajele de la diverse persoane care se ntmpl s fie pe lista de distribuire nu vor fi mutate n directorul specificat. OBSERVATIE

Aceast regul functioneaz numai pentru conturile de post electronic Microsoft Exchange. Mutarea mesajelor primite de la o persoan ntr-un director (Move

messages from someone to a folder) Dac alegeti acest sablon de regul, mesajele primite de la orice membru al listei de distribuire specificat sunt mutate de asemenea n directorul specificat.

7.9. Redistribuirea mesajelor n afara firmei (Forwarding messages outside your organization)
Dac lucrati ntr-o firm care utilizeaz Microsoft Exchange, atunci, n mod implicit, nu va avea loc redirectionarea prin utilizarea unei reguli a mesajelor ctre adrese de post electronic aflate n afara firmei dvs. Aceast setare mpiedic dezvluirea datelor firmei si este controlat de administratorul Microsoft Exchange.

7.10. Modificarea unei reguli

n Panoul de navigare, selectati Mail. n meniul Tools, selectati Rules and Alerts. Dac aveti mai mult de un singur cont de post electronic, n lista Apply

changes to this folder, selectati un Inbox. n lista de reguli, selectati regula pe care doriti s o modificati.

Modificarea unei conditii, actiuni sau exceptii Selectai Change Rule, apoi Edit Rule Settings. Urmati celelalte instructiuni din expertul Reguli si Alerte (Rules

and Alerts Wizard). Redenumirea regulii Selectai Change Rule, apoi alegei Rename Rule.

n caseta New name of rule, tastati un nume.

7.11. Importul sau exportul unui set de reguli

Cnd importati reguli, ele se adaug la finalul listei existente de reguli. Aveti posibilitatea s importati numai un set de reguli odat. Cnd exportati reguli, ele se salveaz ntr-un fisier cu extensia .rwz. n Panoul de navigare, selectai Mail. n meniul Tools, selectai Rules and Alerts. Dac aveti mai mult de un singur cont de post electronic, n lista Apply

changes to this folder, selectati un Inbox. Selectai Options.

Efectuati una din urmtoarele actiuni: Import reguli Selectai Import rules. n caseta File name, tastati calea si numele fisierului pentru setul

de reguli pe care doriti s-l importati. Dac doriti s importati un fisier care contine alte reguli dect cele

din expertul Reguli si avertizri, cum ar fi regulile compatibile cu versiuni anterioare de Microsoft Office Outlook, selectai tipul de fisier n lista Files of type. Selectai Open.

Exportarea regulilor Selectai Export rules. n caseta File Name, scriei calea si numele fisierului pentru setul

de reguli pe care doriti s le exportati. Dac doriti s exportati un fisier care contine doar reguli

compatibile cu o versiune anterioar de Microsoft Office Outlook, atunci, n lista Save as type, selectati una din urmtoarele:

o o o o SFAT

Outlook 2002 Compatible Rules Wizard rules Outlook 2000 Compatible Rules Wizard rules Outlook 98 Compatible Rules Wizard rules Selectai Save.

Aveti posibilitatea s creati o copie de rezerv a regulilor prin utilizarea acestei proceduri Export reguli.

7.12. Activarea sau dezactivarea unei reguli

n Panoul de navigare, selectai Mail. n meniul Tools, selectai Rules and Alerts. Dac aveti mai mult de un singur cont de post electronic, n lista Apply

changes to this folder, selectati un Inbox. n lista de reguli, bifati sau debifati caseta de selectare de lng regul.

8. Utilizarea calendarului
Calendarul Microsoft Office Outlook 2007 este componenta Office Outlook 2007 pentru programri si calendare, care integreaz posta electronic, persoanele de contact si alte caracteristici. Prin intermediul componentei Calendar, se permite:

8.1. Crearea de rezervri si evenimente

Aveti posibilitatea s faceti clic pe orice spatiu orar n Outlook Calendar si s ncepeti s scrieti, asa cum ati scrie ntr-o agend. Culorile n degrade permit s vedeti rapid ziua curent si ora. Ora curent este cea subliniat prin culoare doar n vizualizrile Day si Week. Se poate opta s se seteze un sunet sau un mesaj pentru a v aminti de rezervri si evenimente si se pot colora elementele pentru identificare rapid. Organizarea ntlnirilor Selectati o or n Calendar, creati o solicitare de ntlnire si selectati persoanele care vor fi invitate. Outlook ajut la gsirea primei ore la care toti invitatii sunt disponibili. Cnd trimiteti o solicitare de ntlnire prin posta electronic, invitatii primesc solicitarea n Inbox-ul lor. Cnd deschid solicitarea, ei pot accepta sau refuza ntlnirea selectnd un buton. Dac solicitarea dvs. intr n conflict cu un element din calendarul invitatului Outlook afiseaz o notificare. Dac, n calitate de organizator al ntlnirii, permiteti aceasta, invitatii pot propune o or alternativ pentru ntlnire. Ca organizator, aveti posibilitatea s tineti evidenta persoanelor care accept sau refuz solicitarea sau a celor care solicit o alt or pentru ntlnire prin deschiderea solicitrii.

Vizualizarea calendarelor n mod alturat Aveti posibilitatea s vizualizati n mod alturat mai multe calendare pe care le-ati creat, precum si calendarele partajate de alti utilizatori Outlook. De exemplu, aveti posibilitatea s creati un calendar separat pentru rezervrile dvs. si s vizualizati ambele calendare, de lucru si personal, unul lng cellalt.

De asemenea, aveti posibilitatea s copiati sau s mutati rezervrile ntre calendarele afisate. Utilizati Panoul de navigare pentru a partaja rapid calendarul propriu si s deschideti alte calendare partajate. n functie de permisiunile acordate de proprietarul calendarului, aveti posibilitatea s creati sau s modificati rezervrile n calendarele partajate. Vizualizarea calendarelor unul peste cellalt n vizualizare suprapus Aveti posibilitatea s utilizati vizualizarea suprapus pentru a afisa mai multe calendare create, precum si calendarele partajate de alti utilizatori Outlook. De exemplu, aveti posibilitatea s creati un calendar separat pentru rezervrile personale si s suprapuneti calendarele personale si de lucru pentru a vedea rapid unde exist conflicte sau timp liber.

Setarea sau eliminarea memento-urilor

De obicei, memento-urile se asociaz activittilor sau termenelor limit. Cu toate acestea, memento-urile sunt versatile si pot fi utilizate mpreun cu elemente de calendar, mesaje de post electronic si persoane de contact..

8.2. Rezervri si ntlniri din calendar

Pentru a seta sau elimina memento-urile n rezervri si ntlniri, efectuati una din urmtoarele actiuni: Pentru toate rezervrile sau ntlnirile noi pe care le creati n meniul Tools, selectai Options. Pentru ca un memento s se activeze sau s se dezactiveze automat

pentru ntlniri sau rezervri noi, n meniul Preferences, n grupul Calendar, bifati sau debifati caseta de selectare Default reminder. Dac bifati caseta de selectare, introduceti intervalul de timp cu care memento-ul precede rezervarea sau ntlnirea.

Pentru rezervri sau ntlniri existente Deschideti o rezervare sau ntlnire.

OBSERVAIE Dac se afiseaz caseta de selectare Appointment Recurrence, trebuie s v decideti dac modificati memento-ul pentru aparitia pe care ati deschis-o sau pentru ntreaga serie. Selectai Open this ocurrence sau pe Open series, apoi confirmati cu n meniul Appointment, n grupul Options, n lista Show As, selectati OK. intervalul de timp cu care memento-ul va preceda rezervarea sau ntlnirea. Pentru a dezactiva un memento, selectati None.

8.3. Mesaje de post electronic, persoane de contact si activitti

Pentru a seta sau a elimina memento-uri, selectati mesajul de post n bara de instrumente Standard, selectati (Follow Up, apoi pe Add

electronic, persoana de contact sau activitatea. memento.

SFAT Aveti posibilitatea s semnalizati rapid mesajele de post electronic ca elemente de fcut prin utilizarea memento-urilor. Astfel, executai click dreapta pe coloana Flag Status n lista de mesaje. Sau, dac mesajul este deschis, n meniul Message, n grupul Follow Up, selectai Follow Up, apoi Add memento.

n caseta de dialog Custom, bifati sau debifati caseta de selectare

Memento. Dac bifati caseta de selectare, introduceti data si ora la care doriti s se afiseze memento-ul.

Selectati OK.

8.4. Navigarea n Calendar

8.4.1. Modificarea numrului de zile afisat Butoanele Day, Week si Month ajut la alegerea numrului de zile afisat n Calendar. Zi (Day)

n vizualizarea Day se afiseaz o zi odat. Pentru a trece la ziua urmtoare sau la ziua anterioar, aveti posibilitatea s utilizati butoanele de navigare Forward si Back . Sptmn (Week)

Vizualizarea Week are trei variante de afisare. Vizualizarea Afisare sptmn de lucru (Show work week) afiseaz zilele selectate n caseta de dialog Calendar Options. Aceast vizualizare este selectat n mod implicit. Pentru a particulariza zilele care fac parte din sptmna de lucru, efectuati urmtoarele: n meniul Tools, selectai Options. Sub Calendar, selectai Calendar Options. n caseta de dialog Calendar Options, sub Calendar work week, bifati

sau debifati casetele de selectare pentru zilele care doriti s se afiseze.

A doua optiune de afisare (Show full week) din vizualizarea Week afiseaz sptmna de 7 zile. Aveti posibilitatea s comutati ntre sptmna de lucru particularizat si vizualizarea sptmnii complete prin selectarea optiunilor potrivite de lng butoanele Day, Week si Month. A treia optiune de afisare din vizualizarea Sptmn afiseaz una pn la zece zile odat. Pentru a vizualiza o sptmn cu opt zile selectai grila calendarului, apoi apsati ALT+8. Pentru o vizualizare particularizat de sptmn care afiseaz una pn la zece zile, apsati ALT, apoi un numr ntre 0 si 9.

Lun (Month)

Vizualizarea Month include trei optiuni pentru cantitatea de detalii care se va afisa n grila calendarului: Minim (Low) Aceast optiune afiseaz doar evenimentele din Calendar. Evenimentele sunt elemente programate s fie valabile toat ziua si care nu au o anumit or de nceput si de ncheiere. Mediu (Medium) Aceast optiune afiseaz evenimentele si rezervrile. Rezervrile sunt reprezentate cu o bar plin n celula calendarului relativ la ora din zi cnd sun programate. O linie subtire orizontal se afl la ora 12 dupamiaz a fiecrei zile. nalt (High) Aceast optiune afiseaz evenimentele si rezervrile. Rezervrile sunt listate cu ora de nceput, subiectul si locatia. OBSERVAIE n functie de ltimea ferestrei de rezervri, este posibil s nu vedeti toate cele trei tipuri de informatii dac este selectat optiunea High.

8.4.2. Saltul la o dat (Go to date) Utilizati navigatorul de dat pentru a trece la o nou dat selectnd o dat din calendar.

De asemenea, aveti posibilitatea s apsati CTRL+G pentru a deschide caseta de dialog Go to date.

8.4.3. Eliminarea elementelor din calendar Cu timpul, ntreg calendarul poate ajunge s cuprind un numr semnificativ de elemente si s ocupe un spatiu considerabil n fisierul de date. Pentru a elibera spatiu, aveti posibilitatea s reduceti numrul de elemente prin stergerea lor.

8.4.4. Stergerea tuturor elementelor din calendar

Procesul de stergere determin eliminarea elementelor din fisierul de date fr a face o copie de rezerv. AVERTISMENT Pasii descrisi n continuare vor sterge toate elementele din calendar, inclusiv zilele de srbtoare care se adaug automat la calendar. Aveti posibilitatea s nlocuiti srbtorile sterse n cursul acestor pasi, dar celelalte elemente nu se vor recupera. n Navigation Pane, selectati Calendar. n meniul View, indicati spre Current view, apoi selectati By Category. Selectati Categories: apoi apsati CTRL+A. Acum ar trebui s fie selectate toate elementele din list. Apsati DELETE.

9. Utilizarea arhivei
Fiecare utlizator, are alocat un spatiu pe server-ul de mail, acest spatiu este alocat in mod egal fiecarui utilizator. In momentul in care un utilizator si-a folosit tot spatiul disponibil de pe server, nu va mai putea expedia, sau receptiona mail-uri. Pentru a evita situatia descrisa mai sus, pe masura ce casuta dumneavoastra de mail se aglomereaza, trebuie sa creati arhive arhive. Aceste arhive se creeaza local, pe calculatorul fiecarui utilizator, ceea ce inseamna ca nu exista nici o limitare din punct de vedere al marimii acesteia. Arhivele va permit sa stocati mail-urile cu tot cu fisierele atasate exact asa cum le-ati expediat sau cum le-ati receptionat si va permit ca ulterior actiunii de arhivare, sa mai puteti inainta un mail (Forward) sau sa raspundeti la un mail (Reply, Reply to All).

9.1 Creearea Arhivei in Microsoft Office Outlook 2007

Creearea unei arhive: 1. Din meniul File alegeti optiunea Archive:

2. In casuta de dialog care se va deschide urmati pasii de mai jos:

In partea de sus a ferestrei optiunea bifati optiunea Archive this folder and all subfolders si selectati Mailbox, ca in imaginea de mai sus.

Cu ajutorul butonului Browse, navigati in calculatorul personal la locatia dorita unde doriti ca acea arhiva sa fie salvata. Confirmati alegerile facute cu Ok.

9.2 Vizualizarea arhivei in structura de directoare

Pentru ca arhiva sa fie vizibila tot timpul in structura de directoare din partea stanga a ferestrei principale, trebuie sa urmati pasii de mai jos: Inchideti Outlook 2007; Deschideti Outlook 2007; Din meniul File, optiunea Open alegeti Outlook Data File;

Din casuta de dialog care se va deschide navigati pana la locatia arhivei, apoi selectati arhiva si selectati Open. In acest moment arhiva dumneavoastra este vizibila in structura de directoare din partea stanga a ferestrei principale, in partea de jos.

9.3 Creearea directoarelor in arhiva

Pentru creearea de directoare in arhiva: Click dreapta pe arhiva, selectati optiunea New Folder,

In casuta de dialog care se va deschide, denumiti directorul in partea de sus a ferestrei si alegeti unde doriti ca acesta sa fie creat, optiunea implicita este Archive folders;

Confirmati alegerile facute cu Ok.

9.4 Selectarea mail-urilor pentru arhivare

Pentru a arhiva mail-urile in regim selectiv, nu dupa un anumit criteriu: Din directorul unde sunt mail-urile care doriti sa le arhivati, selectati mailurile pentru arhivare (pentru selectii multpiple, tineti apasata tasta Cntrl) si le trageti peste directorul din arhiva unde doriti ca acestea sa fie salvate. In acest moment va aparea o fereastra noua care va afisa progresul operatiei de arhivare:

In momentul in care fereastra de progres se va inchide, operatia de arhivare a mailurilor dv. s-a finalizat cu succes.