INTRODUCERE n actuala revolu ie tehnico- tiin ific informatica, telecomunica iile, producerea i comunicarea informa iei au devenit priorit

i incontestabile dar cu largi aplica ii n via a tiin ific , economic i social . n acest context a ap rut o disciplin relativ recent : birotica termenul fiind introdus n limbajul cotidian n jurul anului 1976. Birotica vizeaz automatizarea activit ilor administrative i de birou dep ind cadrul tehnic al proceselor administrative. Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenit posibil o dat cu r spndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care au p truns n orice birou i n orice secretariat al unei organiza ii sau institu ii sporind considerabil productivitatea i calitatea muncii administrative. Birotica s-a n scut din necesitatea integr rii mijloacelor i tehnicilor muncii administrative i de birou cu tehnicile de comunica ie i de prelucrare automat a datelor, urm rind cre terea performan ei i calit ii muncii de secretariat i de birou n toate domeniile de activitate. Pe de alt parte biroul n general, secretariatul n special a devenit unul dintre cele mai importante locuri de munc n societatea contemporan ; secretariatul a c p tat func ii i roluri multiple i complexe comparativ cu deceniile anterioare. Aceste transform ri sunt valabile i n cazul societ ii romne ti.

Principalele func ii care revin secretariatului n prezent sunt urm toarele: prelucrarea informa iilor, documentarea, func ia de reprezentare, func ia de filtru i leg tur pentru solicit ri de contacte cu conducerea, func ia de asistare direct a managementului. Dup cum se poate observa n activitatea de secretariat i n aceea a secretarelor (asistent manager) predomin procesele informa ionale i decizionale, informa ia oferind suportul pentru decizia managerial , iar comunicarea de informa ii i de decizii ocupnd o pondere important ntr-o organiza ie. n literatura de specialitate, secretariatul este definit ca un nucleu cu activit i, atribu ii i sarcini individuale complexe. n zilele noastre activitatea de secretariat presupune un complex de activit i i tehnici de lucru specifice (activit i de documentare, coresponden , protocol, arhivare de documente .a.). Prezentul volum, pornind de la aceste considerente, con ine no iuni teoretice, dar i practice, referitoare la activitatea de secretariat i asisten managerial . Astfel acesta furnizeaz no iuni teoretice referitoare la: conceptul de birotic , managementul i marketingul, ntr-o organiza ie, no iuni de drept administrativ i comercial. Totodat lucrarea cuprinde, n cea mai mare parte, no iuni practice legate de activitatea de secretariat: tehnici de secretariat, func iile secretariatului modern, organizarea i prelucrarea arhivei contemporane, elemente de protocol, norme romne ti de drept administrativ i comercial. Am considerat util s furniz m celor interesa i att no iuni teoretice ct i practice, deoarece n prezent nu exist n Romnia o astfel de lucrare, respectiv un Manual de secretariat i asisten managerial adaptat la realit ile romne ti. Lucrarea a avut drept obiectiv s trateze principalele activit i ale secretarelor (asistent manager) i ale secretariatului. Desigur, fiind la prima editare, Manualul va fi mbun t it pe m sura aten ion rii noastre de c tre speciali ti. Autorii sunt, cei mai mul i, cadre didactice universitare de la Colegiul Universitar de Administra ie i Secretariat din cadrul Facult ii de Litere a Universit ii din Bucure ti. Desigur, prezentul manual nu epuizeaz problematica propus , dar autorii n d jduiesc c prezentul Manual de secretariat i asisten managerial va fi un pre ios instrument de lucru care va contribui la mbun t irea i modernizarea activit ii de birou, n special a secretariatelor i a secretarelor (asistent manager). Autorii

CAP. I BIROTIC Lector univ. dr. Ionel Enache Colegiul Universitar de Administra ie i Secretariat Facultatea de Litere Universitatea din Bucure ti 1. CONCEPTUL DE BIROTIC n contextul actualei revolu ii tehnico- tiin ifice, n care informatica i telecomunica iile, producerea i comunicarea informa iei sunt priorit i incontestabile, cu largi aplica ii n ntreaga via economic , tiin ific i social , definirea biroticii este o problem necesar dar dificil . Birotica vizeaz automatizarea activit ilor administrative i de birou, cu toate acestea, obiectul ei dep e te cadrul tehnic al proceselor administrative. Astfel, prin asocierea cu cele mai noi servicii de telecomunica ii, cu noile mijloace de stocare i de transmitere a informa iei audiovizuale, cu tehnicile cele mai performante de reproducere optic i electronic i n special cu noile realiz ri n materie de echipamente i de programe informatice, birotica ofer noilor tehnici de procesare a informa iei valen e profesionale i economice cu multiple efecte sociale. Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenit posibil odat cu r spndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care, prin costul lor relativ redus i prin accesibilitatea utiliz rii lor, au p truns n orice birou sporind considerabil productivitatea i calitatea muncii administrative. Birotica este un cuvnt intrat n limbajul cotidian relativ recent prin preluarea termenului francez bureautique care, la rndul s u, este echivalentul termenului englezesc office automation. Termenul a fost introdus n limba francez de P. Berger i L. Nauges, dup Conven ia Informatic din anul 1976. Ambele termene, dar mai ales cel englezesc, sugereaz domeniul biroticii BIROUL i obiectivul fundamental al acesteia AUTOMATIZAREA BIROULUI. Se poate spune c termenul a nceput s circule n Fran a dup 1982 cnd, ntr-o publica ie de specialitate (Jurnal Oficial), g sim urm toarea defini ie: Birotica: ansamblu de tehnici i de mijloace utilizate n automatizarea activit ilor de birou, n special a aspectelor legate de comunica ie prin cuvnt, prin scris sau prin imagine. n timp au ap rut numeroase ncerc ri de a defini birotica. n esen birotica studiaz ansamblul activit ilor de producere, de distribu ie i de exploatare a informa iei din perspectiva muncii de birou, f r ns a se substitui disciplinelor nrudite: informatica, telecomunica iile,

telematica. Birotica s-a n scut, deci, din necesitatea integr rii mijloacelor i tehnicilor muncii administrative i de birou cu tehnicile de comunica ie i de prelucrare automat a datelor, urm rind cre terea performan ei i calit ii muncii de birou n orice domeniu de activitate. ntr-o alt perspectiv , mai recent , adaptat la coordonatele societ ii informa ionale spre care ne ndrept m, birotica se contureaz ca un proces de automatizare flexibil aplicat la cel mai important loc de munc al societ ii de azi, i mai ales de mine: BIROUL. Sistemele birotice faciliteaz procesarea, diseminarea i coordonarea informa iei, materia prim a oric rei activit i de birou. Prin aceasta se ncearc nl turarea co marului birocratic. Ast zi birourile au trei roluri organiza ionale importante: 1. Coordoneaz i conduc munca lucr torilor dintr-o organiza ie.

2. Integreaz munca realizat pe toate nivelurile cu func iile din organiza iile respective. 3. Cupleaz organiza ia cu mediul, integrnd informa ional clien ii i furnizorii. oar cinci mari

Pentru a ndeplini aceste roluri, n general, birourile desf activit i: 1. 2. 3. 4. 5. Managementul documentelor. Introducerea informa iilor n fi iere. Conducerea proiectelor. Coordonarea personalului.

Repartizarea pe sarcini a indivizilor i a grupurilor. [1]

Prima dintre acestea consum aproximativ 40% din efortul total, celelalte activit i ocup restul de 60% n mod egal. Pentru a defini mai exact conceptul de birotic se impune sublinierea particularit ilor i tendin elor muncii de birou, indiferent de con inutul s u economic. Astfel, o prim particularitate o constituie predominan a proceselor informa ionale i decizionale. Informa ia, materia prim a oric rei activit i de birou, ofer suportul deciziei manageriale n orice sistem i organiza ie economico-social . O alt particularitate o reprezint ponderea mare pe care o ocup comunicarea de

informa ii i de decizii, prin cele dou forme ale sale: oral

i scris .

n Romnia, termenul de birotic a c p tat o circula ie larg dup 1989. Acest fenomen poate fi explicat prin influen a combinat a urm toarelor circumstan e: Transformarea social care a permis dezvoltarea propriet ii private, fenomen ce a dus la crearea ntreprinderilor mici i mijlocii. Acestea i-au bazat dezvoltarea pe utilizarea profesional a calculatoarelor personale (PC). Evolu ia tehnologic mondial care a permis descentralizarea accesului la informa ie prin cre terea extraordinar a num rului de calculatoare personale i a celorlalte echipamente informatice. Liberalizarea importurilor de materiale de birou, inclusiv tehnic de calcul, consumabile, echipamente de birou (telefoane, faxuri, copiatoare). [2] n prezent n dezvoltarea biroticii exist dou tendin e majore: Una de natur tehnologic ce implic o cre tere a capacit ii de intercomunicare (telefoane, radio, TV). Una de natur organiza ional care se refer la tendin a de a dezvolta structuri de tip re ea. n multe cazuri, n mod gre it, birotica este asimilat cu munca de secretariat, locul unde se intersecteaz cele mai importante fluxuri informa ionale ale ntreprinderii, dar secretariatul reprezint numai unul din birourile care fac obiectul de studiu al biroticii. n viitor, birotica va urm ri crearea biroului electronic, bazat pe utilizarea calculatoarelor, echipamentelor de comunica ie i a altor dispozitive electronice, care tinde spre eliminarea consumului uria de hrtie din biroul clasic. Obiectivele biroticii Obiectivul general al biroticii este cre terea calit ii, productivit ii i flexibilit ii muncii de birou prin automatizarea activit ilor. Cele mai importante activit i de birou se refer la introducerea, la prelucrarea, la memorarea i la extragerea informa iilor. n societatea contemporan cantitatea de informa ie ce trebuie prelucrat este tot mai mare. Productivitatea muncii n acest sector a cunoscut o cre tere mult mai lent n compara ie cu celelalte sectoare. De aceea speran a cre terii productivit ii muncii este legat de dezvoltarea biroticii. Informatizarea muncii de birou, n afar de cre terea calit ii i productivit ii muncii administrative, determin i alte efecte economice i sociale cum ar fi: Eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabil a acestuia.

 Eliminarea efortului fizic i intelectual solicitat de prelucrarea manual a informa iei. Eliminarea efortului solicitat de lectura i de controlul exactit ii documentelor primite sau expediate. Reducerea timpului de recep ie, de prelucrare i de transmitere a informa iei n activitatea administrativ . Cre terea exactit ii proceselor informa ionale, a capacit ii de memorare i a vitezei de reg sire a informa iei. Sc derea considerabil a costului informa iei i a deciziei pe care aceasta din urm se fundamenteaz . Principiile biroticii [3] : 1. Principiul specificit ii. Munca de tip administrativ desf urat n birou reprezint obiectul de studiu al biroticii. De i con inutul muncii n birou difer n func ie de nivelul ierarhic ntr-o organiza ie i de caracteristicile generale ale acesteia, exist o tr s tur comun : lucrul cu documente i cu informa ii. 2. Principiul frecven ei de apari ie a diferitelor tipuri de activit i. Birotica se opre te numai asupra celor mai utilizate proceduri i ac iuni pentru a ob ine efectul maxim prin simplificare, prin automatizare i prin integrare. 3. Principiul simplific rii. Activit ile care apar frecvent sunt n prima etap analizate, simplificate i apoi n etapa a doua automatizate i integrate. 4. Principiul automatiz rii flexibile. Repetitivitatea relativ a unor activit i permite automatizarea flexibil a unor sarcini, adic automatizarea realizat direct de c tre utilizator. 5. Principiul integr rii. Acest principiu se refer la partajarea (utilizare n comun) datelor i informa iilor dintr-o organiza ie. Integrarea reprezint etapa final a procesului birotic optimizat n care colaborarea dintre utilizatorul mijloacelor birotice i informaticieni este inevitabil .

[1] I. N FT N IL , Birotica i performan a managerial , Bucure ti, 2000, p. 7. [2] Ibidem, p. 10. [3] Ibidem, p. 11.

2. LOCUL SISTEMULUI BIROTIC N CADRUL FIRMEI 2.1. Sistemul informa ional Dac sistemul decizional reprezint sistemul nervos al unei organiza ii, sistemul informa ional este sistemul circulator. El ofer materia prim (informa ia) necesar n stabilirea i ndeplinirea obiectivelor manageriale, a sarcinilor, competen elor i responsabilit ilor att manageriale, ct i de execu ie din cadrul organiza iilor socio-economice. Sistemul informa ional poate fi definit ca ansamblul datelor, informa iilor, fluxurilor i circuitelor informa ionale, procedurilor i mijloacelor de tratare a informa iilor menite s contribuie la stabilirea i la realizarea obiectivelor organiza iei[1]. n continuare vom defini fiecare component a sistemului informa ional. Datele i informa iile reprezint componentele primare ale sistemului informa ional. Defini ii ale informa iei sunt multe n literatura de specialitate. Norbert Wiener, p rintele ciberneticii, spunea c informa ia este informa ie, nici materie, nici energie. Pornind de la ideea c informa ia este una dintre cele trei forme de manifestare a materiei, ncercarea de o defini este un nonsens. Din punct de vedere al teoriei comunica iilor, informa ia este un mesaj, un semnal ce reflect starea unui sistem sau a mediului n care acesta func ioneaz i care aduce receptorului un spor de cunoa tere. Informa ia economic reprezint acele date care aduc receptorului un spor de cunoa tere privind ntreprinderea respectiv , ce i furnizeaz elemente noi, utilizabile n realizarea sarcinilor n cadrul firmei respective. Informa iile se ob in n general din prelucrarea datelor, ele nu se confund ns cu acestea. Data reprezint o n iruire de caractere numerice sau alfa numerice, care au o anumit semnifica ie. Datele economice descriu ac iuni, procese, fapte, fenomene referitoare la firm sau la procese din afara acesteia. n concluzie se poate spune c orice informa ie este o dat dar nu orice dat este o informa ie, ci numai aceea care are pentru receptor un caracter de noutate. n literatura de specialitate se ntlnesc diverse criterii de clasificare a informa iilor. Iat cteva dintre acestea: 1. 2. dup modul de exprimare: orale, scrise, audio-vizuale; dup gradul de prelucrare: primare, intermediare, finale;

3. 4. 5. 6.

dup direc ie: descendente, ascendente, orizontale; dup provenien : exogene, endogene; dup destina ie: interne, externe; dup obligativitate: imperative, nonimperative

7. dup natura proceselor reflectate: cercetare-dezvoltare, comerciale, produc ie, financiar-contabile, personal. Aceast clasificare se refer la informa ia economic utilizat n procesele manageriale pentru fundamentarea deciziilor. Alte criterii de clasificare pot fi: 1. 2. 3. dup form : analogic , digital ; dup natura sa: date, texte, imagini fixe, secven e audio, secven e video; dup suport: magnetice, optice, opace, transparente.

Procese informa ionale [2] n raport cu natura lor specific , informa iile se proceseaz diferit, fapt pentru care se disting mai multe tipuri de procese informa ionale: a) Procesarea datelor se caracterizeaz prin tratarea informa iei numerice, dup reguli matematice i logice, i este larg r spndit n activit ile care solicit un mare volum de calcule, de situa ii i de rapoarte: economie, proiectare, management, statistic etc. Prelucrarea datelor n sisteme informatice se realizeaz n mod diferit, n func ie de modul de organizare a acestora n colec ii de date. Datele organizate sub forma fi ierelor de date se proceseaz cu ajutorul unor programe de firm , denumite interpretoare sau compilatoare care difer n func ie de limbajul de programare pentru care acestea sunt elaborate: BASIC, FORTRAN, COBOL, PASCAL etc. Datele organizate sub forma bazelor de date sunt exploatate cu ajutorul unor pachete de programe denumite sisteme de gestiune a bazelor de date (SGBD), dintre care cele mai r spndite sunt: base iv, foxpro, paradox, access, aproach etc. Datele organizate sub forma foilor de calcul electronic se prelucreaz fie folosind pachete soft specializate cum sunt procesoarele de tabele: LOTUS 1-2-3, EXCEL, QUATTRO, fie folosind func iile de procesare a tabelelor din cadrul pachetelor de programe cu posibilit i integrate de tratare a informa iei (texte, tabele, baze de date, grafic etc.) cum sunt sistemele integrate: WORKS,

FRAMEWORK, OPEN ACCESS etc. Din punct de vedere birotic, prelucrarea datelor organizate sub forma foilor de calcul electronic prezint un interes deosebit datorit u urin ei cu care pot fi utilizate procesoarele de tabele i a mbin rii proces rii datelor cu procesarea de texte n cadrul foii de calcul electronic. b) Procesarea textelor reprezint un ansamblu de opera ii specifice lucrului cu texte. Obiectul proces rii, textul, structurat n pagini, n paragrafe, n fraze i n cuvinte, este supus unor opera ii viznd forma caracterelor i m rimea acestora, forma i m rimea paginii, modul de a ezare a textului n pagin . Procesarea textelor presupune, de asemenea, opera ii lingvistice cum sunt: desp r irea automat a cuvintelor n silabe, controlul gramatical, lexical i ortografic al textului analizat. n urma acestor opera ii rezult un document de tip text care poate fi consultat prin afi are pe ecran ori imprimat pe hrtie sau pe microfilm n vederea arhiv rii. Procesarea textelor se realizeaz fie cu programe specializate cum sunt procesoarele de texte wordstar, word, wordperfect, fie cu componente pentru tratare text ale unor sisteme de programe avnd alt destina ie principal , spre exemplu editorul de texte WRITE al sistemului grafic de operare WINDOWS, editoarele de texte ale procesoarelor de tabele (LOTUS 1-2-3) i ale sistemelor integrate (WORKS). c) Procesarea documentelor reprezint un mod de utilizare modern i eficient a tehnicilor informatice i electronice n vederea recept rii, memor rii i prelucr rii grafice a imaginilor con inute n documente. Un document poate con ine informa ii provenite din surse diferite: situa ii i rapoarte rezultate din procesarea datelor, documente con innd texte ob inute n urma proces rii textelor, tabele i reprezent ri grafice realizate de un procesor de tabele, schi e i desene tehnice, grafic bidimensional sau tridimensional realizat cu ajutorul unor programe speciale de grafic , desene alb-negru sau color, simboluri grafice la alegerea utilizatorului, imagini i fotografii scanate (citite optic cu dispozitivul scanner) etc. Procesarea informa iei vizuale, organizate sub forma documentelor, se realizeaz de c tre programe specializate pentru procesarea documentelor (VENTURA, PAGE MAKER, QUARK XPRESS, COREL DRAW) sau de c tre func ii specializate ale procesoarelor de texte sau de tabele (WORD, WORDPERFECT, LOTUS 1-2-3, EXCEL, WORKS). Documentele astfel procesate se memoreaz pe suporturi tehnice de date avnd o anumit organizare pentru a putea fi apoi u or reg site, consultate la terminal, imprimate pe hrtie sau pe microfilm, comunicate la distan sau introduse ntr-un nou proces de prelucrare grafic . d) Procesarea sunetului mbrac forme foarte variate, de la vocea uman (mesaje, convorbiri telefonice, ntlniri, conferin e) la sunete ob inute prin sintez electronic , la sunete naturale sau la sunete muzicale. Aceste multiple izvoare de

informa ie sonor sau auditiv , perceput analogic i convertit n form digital , ofer materia prim ce urmeaz a fi procesat digital cu ajutorul unor echipamente i programe specializate n tratarea informa iei sonore, cum este sistemul SOUND BLASTER care poate func iona cuplat la orice calculator personal. Se realizeaz n acest mod o interfa acustic a sistemului informatic cu sistemele audio analogice uzuale (casetofon, magnetofon, compact-disk etc.), precum i cu dispozitivele de comunica ie acustic de genul: telefon, interfon etc. e) Procesarea de imagini (imagini n mi care) completeaz gama de posibilit i oferite de celelalte genuri de tratare a informa iei i constituie una din realiz rile cele mai moderne ale electronicii i informaticii. Informa ia vizual dinamic este rezultatul afi rii i perceperii unui num r de imagini succesive pe unitatea de timp (minimum 25 de imagini pe secund ), genernd privitorului uman senza ia vizual de mi care. Sursele de informa ie video (imagini n mi care) sunt diverse: realitatea, surprins cu tehnic de filmat (camer de luat vederi alb-negru sau color), imagini transmise (analogic sau digital) prin sistemele de comunica ii video de natur profesional , precum i imagini (anima ie profesional , filme de specialitate) realizate pe calculator cu ajutorul unor dispozitive fizice i logice. n mod curent prelucrarea informa iei vizuale este nso it i de prelucrarea informa iei sonore, dup cum imaginea este nso it de sunet sau de voce uman . nsemn tatea acestei clasific ri, a tipologiei trat rii informa iei, rezid n aceea c ultimele patru tipuri de procesare a informa iei sunt specifice domeniului biroticii. n cadrul acestora, de i s-a plecat de la automatizarea i de la informatizarea prelucr rii textelor, care ocup un loc important n activitatea de birou, se remarc o tendin de cre tere a ponderii opera iilor de prelucrare video i sunet, dar dinamica cea mai nalt o nregistreaz sistemele de comunicare i de procesare a imaginilor fixe i mobile asistate de calculator. Circuite i fluxuri informa ionale Toate aceste categorii de informa ii circul n cadrul unit ii ntre persoane i ntre compartimente, precum i ntre unit i socio-economice, formnd circuite informa ionale. Circuitul informa ional reprezint drumul pe care l parcurge informa ia ntre emi tor i receptor (destinatar). O sec iune prin acest circuit informa ional formeaz un flux informa ional. Fluxul informa ional reprezint cantitatea de informa ii care circul ntre emi tor i beneficiar. Fluxul informa ional este caracterizat prin: con inut, sens, frecven , lungime, vitez , fiabilitate, cost. Circuitele i fluxurile informa ionale pot fi clasificate dup mai multe criterii: 1. dup direc ie: verticale, orizontale, oblice;

10

2. 3.

dup frecven

: periodice, ocazionale;

dup locul unde iau na tere: interne, externe.

Proceduri informa ionale O component a sistemului informa ional ce tinde s capete un rol preponderent n firmele moderne o constituie procedurile informa ionale. Prin proceduri informa ionale desemn m ansamblul elementelor prin care se stabilesc modalit ile de culegere, de nregistrare, de transmitere i de prelucrare a informa iilor cu precizarea opera iilor de efectuat i succesiunea lor, a suporturilor, modelelor i mijloacelor de tratare. Caracteristicile procedurilor informa ionale n prezent sunt: au un caracter detaliat; din ce n ce mai sofisticate; grad ridicat de formalizare (standardizare); caracter opera ional.

Mijloace de tratare a informa iilor: 1. Manuale: ma ini de dactilografiat, ma ini de calcul manual, ma ini de contabilizat i de facturat. 2. 3. Mecanizate: echipamente mecanografice (ma ini cu cartele perforate). Automate: calculatoare.

Func iile sistemului informa ional Sistemul informa ional al structurilor comerciale ndepline te cumulativ trei func ii: 1. Decizional . Aceast func ie exprim rolul sistemului informa ional n asigurarea elementelor necesare lu rii deciziilor. 2. Opera ional . Sistemul informa ional are drept scop declan area ac iunilor necesare realiz rii obiectivelor societ ii comerciale. 3. Documentare. Sistemul informa ional permite dezvoltarea i perfec ionarea personalului prin mbog irea cuno tin elor. Deficien ele sistemului informa ional 1. Distorsiunea const n modificarea par ial , neinten ionat a con inutului

11

mesajului unei informa ii. 2. Filtrajul const n modificarea par ial sau total a mesajului n mod inten ionat. 3. Redundan a const n culegerea, n prelucrarea i n transmiterea repetat a unor informa ii. 4. Supranc rcarea circuitelor informa ionale const n dep irea capacit ii de transport a circuitelor, ceea ce duce la blocarea sau la ntrzierea ajungerii mesajului la receptor. Parametrii calitativi ai informa iei Informa ia constituie materia prim a sistemului informa ional. n consecin , pentru a asigura o percepere realist a proceselor la care se refer , informa iile trebuie s ndeplineasc o serie de condi ii: s fie reale, multilaterale, sintetice i concise, precise i sigure, s ajung la beneficiar n timp util, s aib un caracter dinamic, orientare prospectiv i s fie adaptate nivelului de n elegere a personalului implicat. Principiile sistemului informa ional 1. Subordonarea conceperii i func ion rii sistemului informa ional cerin elor managementului firmei. 2. 3. 4. 5. Corelarea sistemului informa ional cu cel decizional i organizatoric. Unitatea metodologic n tratarea informa iilor. Concentrarea asupra abaterilor esen iale. Asigurarea unui timp corespunz tor de reac ie sistemului decizional.

6. Asigurarea de maximum de informa ii finale din fondul de informa ii primare. 7. 8. Flexibilitatea. Eficacitatea i eficien a.

Toate aceste elemente (deficien e, parametrii calitativi ai informa iei i principiile) stau la baza procesului de proiectare, de reproiectare a sistemului informa ional i indirect a sistemului birotic. Tendin e n conceperea i n func ionarea sistemelor informa ionale: 1. perfec ion rile tehnice i cre terea numeric a mijloacelor de tratare a

12

informa iilor; 2. modificarea raportului dintre soft i hard n privin a pre ului n favoarea primului; 3. 4. utilizarea calculatoarelor n re ea; organizarea de baze de date, n special de baze de date specializate;

5. schimb ri n mentalitatea managerilor n sensul n elegerii necesit ii introducerii calculatoarelor n firmele pe care le conduc. 2.2. Sistemul informatic Sistemul informatic reprezint partea automatizat a sistemului informa ional. Raportul dintre sistemul informa ional i cel informatic este de ntreg-parte. Sistemul informatic este acea parte a sistemului informa ional n care opera iile de culegere, de prelucrare, de stocare i de transmitere a datelor se realizeaz cu ajutorul calculatorului. Componentele sistemului informatic sunt: 1. Componenta fizic (hard) este constituit dintr-un ansamblu de echipamente pentru culegerea, pentru prelucrarea, pentru transmiterea i pentru stocarea datelor i informa iilor. 2. Componenta logic (soft) cuprinde sistemul de operare i programele de aplica ii. 3. Baza de date cuprinde un ansamblu de colec ii de date i descrierea leg turile dintre acestea. 4. Resursele umane cuprinde personalul de specialitate (operatori, programatori, anali ti, ingineri de sistem). 5. Cadrul organizatoric cuprinde cadrul legal necesar func ion rii sistemului informatic (sta ii de calcul, oficiu de calcul, centru de calcul). Prin intermediul acestor componente sistemul informatic realizeaz procesul de prelucrare automat a datelor cu scopul ob inerii de informa ii n vederea fundament rii deciziilor sau realiz rii produc iei.

[1] O. NICOLESCU, I. VERBONCU, Management, Bucure ti, Editura Economic ,

13

1997, p. 241. [2] A. PAN , B. IONESCU, V. MARE , Birotic . Bucure ti, Editura All, 1996, p. 7.

CAP. II TEHNICI DE SECRETARIAT Lector univ. Nina VRGOLICI Colegiul Universitar de Administra ie i Secretariat Facultatea de Litere Universitatea din Bucure ti

1. ROLUL

I LOCUL SECRETARIATULUI N STRUCTURA UNEI ORGANIZA II

1.1. Organiza ia i structura ei organizatoric Organiza ia este o form concret de desf urare a activit ii umane n diferite domenii: economic, social, cultural, politic etc. Orice tip de activitate trebuie administrat . De aceea, orice organiza ie func ioneaz ca un sistem ale c rui componente sunt n strns leg tur pentru a putea interveni fiecare la momentul oportun cu mijloace proprii, spre a r spunde unei nevoi. Organiza ia poate fi considerat ca o colectivitate ierarhizat de oameni i obiective, ca un ansamblu de mijloace de produc ie i de informa ii, o mpletire de interese generale i individuale. Ea are o structur proprie, determinat de scopul pentru care a fost creat . n vederea ob inerii obiectivelor social-economice, orice organiza ie ndepline te mai multe func ii: a) b) c) d) e) func ia de cercetare-dezvoltare; func ia comercial i de marketing;

func ia de produc ie; func ia financiar-contabil ; func ia de personal.

Structura organizatoric a unei organiza ii reprezint ansamblul persoanelor i compartimentelor de munc (tehnico-productive, economice, administrative), modul n care sunt constituite i grupate precum i leg turile care se stabilesc ntre ele.

14

O structur organizatoric ra ional este condi ia esen ial pentru: asigurarea func ion rii normale a compartimentelor de munc , repartizarea precis a responsabilit ilor, stabilirea riguroas a dependen elor ierarhice, a unit ii ntre responsabilit ile unei func ii i puterea de decizie. Reprezentarea grafic a structurii unei organiza ii poart numele de organigram . Indiferent de ramura economic sau activitatea social desf organizatoric este alc tuit din urm toarele elemente: 1. Func ia (func ia de conducere i func ia de execu ie) 2. Postul 3. Ponderea ierarhic 4. Compartimentele (compartimente func ionale i compartimente opera ionale) 5. Nivelurile ierarhice 6. Rela iile organizatorice 7. Activit ile urat , structura

La baza nfiin rii unei organiza ii st Regulamentul de Organizare i Func ionare (ROF) care este poate cel mai important element de reglementare a competen elor unei institu ii. Este un act normativ care reglementeaz func ionarea compartimentelor (stabile te competentele pentru fiecare compartiment n parte, atribu ii i responsabilit i) i este adoptat de forul de conducere superior al organiza iei respective. Mai exist i Regulamentul de Ordine Interioar (ROI) care reglementeaz regulile de conduit cerute angaja ilor n rela iile de serviciu, programul de lucru, circula ia documentelor i este adoptat pe cale de dispozi ie de c tre conduc torul unit ii. Acest regulament intern trebuie permanent actualizat, modificat i completat n conformitate cu dinamica de dezvoltare a departamentelor. Pe baza actelor normative de nfiin are i care le reglementeaz func ionarea (ROF), unit ile i elaboreaz propriile regulamente de organizare i func ionarea adaptate la structura organizatoric , aprobate i completate cu sarcini specifice domeniului lor de activitate. Ansamblul activit ilor, atribu iilor i sarcinilor de secretariat sunt cuprinse n ROF al secretariatelor, care face parte din ROF al organiza iei respective. ROF al organiza iei are un caracter general i este completat de Statul de Func ii. Statul de Func ii are un caracter intern i prevede num rul de posturi pentru fiecare compartiment, gradul i preg tirea angaja ilor, precum i rela iile dintre ace tia. Este o completare necesar a ROF pe baza c reia se poate calcula bugetul de colarizare a personalului1.

15

La rndul s u, este completat de fi a postului care cuprinde atribu iile i obliga iile fiec rui angajat n parte. Legea reglementeaz explicit c organigrama unei institu ii nu intr n vigoare pn la adoptarea ROF i a Statului de Func ii. 1.2. Activitatea de secretariat Printre activit ile cu importan deosebit n cadrul unei organiza ii economicosociale este i activitatea de secretariat. Activitatea de secretariat este structurat n compartimente specializate i are o ampl generalizare. Ea se desf oar la niveluri diferite, att n cadrul organelor centrale ale administra iei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (prim rii, consilii locale), ct i la nivelul agen ilor economici, al unit ilor de profiluri diferite (academii, institu ii de nv mnt superior, coli, biblioteci, etc). De aceea, structura, forma de organizare, amploarea, num rul de func ii i unele atribu ii sunt diferite de la o organiza ie la alta. Munca de secretariat n administra ia public prezint unele particularit i fa de secretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului ca nsu i managementul institu iilor publice i structura organiza ional sunt diferite de organizarea i conducerea companiilor i firmelor private. Aici termenul de secretar a fost nlocuit cu cel de asistent manager. Secretariatul este considerat ca interfa a efului unei institu ii cu personalul angajat i cu persoanele din afar institu iei i de asemenea, reprezint (n unele cazuri) o dublare a direc iilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribu iilor specifice. Astfel secretara preia o serie de atribu ii privind personalul, activit i administrative, activit i de rela ii cu publicul. Secretariatul este un auxiliar direct i indispensabil al conducerii, avnd ca sarcin degrevarea acesteia de unele sarcini auxiliare, crendu-i astfel condi iile necesare realiz rii principalelor sale func ii: prevedere organizare comand coordonare control. Secretara trebuie s creeze condi ii optime pentru luarea deciziilor care reprezint actul esen ial al conducerii. In literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu (grupare de func ii i respectiv persoane care le ocup ) cu activit i, atribu ii i sarcini individuale complexe. Acest grup de oameni specializa i sunt reuni i sub o autoritate ierarhic (directori de secretariate, efi de serviciu, secretari- efi) autoritate subordonat la rndul s u direct conducerii i care are precizate atribu ii cu caracter permanent pentru efectuarea lucr rilor specifice muncii de secretariat. Intr-un secretariat munca secretarelor presupune un complex de activit i. 1) Activit i cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje telefon, stenografierea, multiplicarea, redactarea nscrisurilor dictate de efi, clasarea documentelor, nregistrarea coresponden ei).

16

2) Activit i prin care duc la ndeplinire sarcinile i atribu iile prev zute n fi a postului (documentare, coresponden , protocol, organizarea manifest rilor, etc.) 3) Activit i pe care le decid, le ini iaz singure (cursuri de perfec ionare, instruire a secretarelor din subordine), 4) Activit i de reprezentare a efilor lor (primiri oficiale, participare la discu ii cu parteneri de afaceri, etc.) Activit ile se descompun n atribu ii, iar atribu iile n sarcini. Atribu ia reprezint sfera de competen a unui compartiment, iar executarea atribu iilor de c tre un compartiment presupune competen a membrilor compartimentului n realizarea sarcinilor ce decurg din aceste activit i. 1.3. Atribu iile i sarcinile secretariatelor Compartimentului secretariat i revin atribu ii globale din care se extrag i se detaliaz sarcini pentru fiecare lucr tor. Atribu iile i sarcinile unei secretare depind de structura i domeniul de activitate al organiza iei respective i sunt cuprinse n fi a postului. Se poate spune ca potrivit modului cum este conceputa la noi n tara activitatea de secretariat, (in cazul n care func ioneaz ca un serviciu autonom), ea include urm toarele atribu ii i sarcini : executarea lucr rilor de registratura general (sortarea, nregistrarea, datarea, distribuirea) acolo unde nu exist un compartiment specializat de registratur . lucr ri de coresponden primit i emis de unitate; lecturarea coresponden ei primite, prezentarea la conducere, nregistrarea, repartizarea i urm rirea rezolv rii coresponden ei primite, ntocmirea unor r spunsuri pe baza document rii prealabile, dactilografierea lor, prezentarea la semnat a coresponden ei cu materialul de baz ; preg tirea coresponden ei pentru expediere, predarea la registratur sau expedierea direct , dup caz, asigurarea transportului coresponden ei prin organizarea muncii curierilor. atribu ii de documentare: detectarea surselor interne i externe, selectarea materialului; prezentarea materialelor rezultate sub form de tabele, scheme, statistici, etc., clasarea documentelor, organizarea i asigurarea unei bune func ion ri a arhivei unit ii. scrierea rapid , stenografierea discu iilor din edin ele, conferin ele, ntlnirile de afaceri, stenografierea dup dictare ( i la telefon), transcrierea setnogramelor. multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind ma ina de scris sau calculatorul (folosind metoda oarb ), folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea ma inilor de copiat, corectarea gre elilor, cunoa terea unor sisteme de corectare a materialelor pentru editorial.

17

 traduceri i retroversiuni de acte, coresponden , materiale documentare, cunoa terea unei limbi str ine de circula ie interna ional scris i vorbit. probleme de protocol i rela ii cu publicul: ntocmirea unor planuri pentru desf urarea n bine condi ii a ntlnirilor cu persoane din af r institu iei, primirea vizitatorilor i a partenerilor de afaceri, cunoa terea, documentarea n ceea ce prive te regulile de comportament i protocol specifice rii din care vine partenerul, preg tirea coresponden ei protocolare cu ocazia diferitelor evenimente. eviden a necesarului de consumabile i eviden a de personal (secretara ntocme te referatul cu necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat, ine eviden a orelor suplimentare, concediilor, eviden a delega iilor, a deplas rilor i a evenimentelor profesionale. preg tirea c l toriilor de serviciu ale efului, rezervarea de bilete, a camerei de hotel, ob inerea vizei (dac este cazul), preg tirea documentelor necesare pentru ntlnirile de lucru, contactarea persoanelor cu care trebuie s se ntlneasc eful i stabilirea programului. cunoa terea i folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, ma ina de multiplicat, fax, aparatura de nregistrare-clasare, interfonul, etc.); cunoa terea tehnoredact rii computerizate i a programelor pentru aceasta. organizarea sistemului informa ional: primirea prelucrarea i transmiterea informa iilor. ntocmirea contabilit ii primare a firmei primirea i transmiterea comunic rilor telefonice organizarea edin elor i a materialelor necesare.

difuzarea n unitate a deciziilor i instruc iunilor cu caracter de circulat . preluarea de la efi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini pe care secretara (asistenta manager) le poate rezolva sau chiar secretara poate delega o serie de responsabilit i persoanelor din subordine. perfec ionarea permanent din punct de vedere profesional.

supravegherea personalului secretarial din subordine: instruirea acestuia, evaluarea posibilit ilor fiec ruia i stabilirea responsabilit ilor. respectarea disciplinei muncii.

Exercitarea atribu iilor de c tre un compartiment presupune exercitarea responsabilit ilor, a prerogativelor dar i competen a n a le realiza.

18

Competen a celor care lucreaz n compartimentele de secretariat se concretizeaz n a fi: un bun stenograf s poat transmite i transcrie exact ceea ce i se dicteaz ; un dactilograf ndemnatic, scriind f r gre eli de tastare i limb ; un bun corespondent, folosind o limb corect i bogat n con inut;

un bun specialist n clasarea i arhivarea actelor, coresponden ei i documentelor, capabil s le g seasc , la nevoie, cu rapiditate; un interpret capabil s discute cu persoane str ine, s fac cunoscute ideile reprezentan ilor firmei, s comunice acestora ideile reprezentan ilor firmei, i s comunice acestora ideile interlocutorilor str ini f r denatur ri; un bun organizator al sistemului informa ional, capabil s primeasc , s prelucreze i s transmit informa ii, precum i s in la zi eviden ele pentru conducere i celelalte compartimente ale unit ii; un bun traduc tor, capabil s traduc cu rapiditate un text din/n limba romn /limba str in ; un bun cunosc tor al lucr rilor de secretariat i coresponden , capabil s nregistreze, repartizeze i s urm reasc rezolvarea coresponden ei primite, s preg teasc r spunsul la scrisorile indicate de conducere, s prezinte la semnat coresponden a mpreun cu materialul de baz , s ntocmeasc formele de expediere a coresponden ei; un bun organizator al contactelor ntre conducere i persoanele din afar i din interiorul firmei (ntlniri de lucru, edin e, conferin e); capabil s fac oficiul de secretar de edin i s redacteze procese-verbale; un bun documentarist, capabil s detecteze surse de documentare, s selecteze i s claseze materialul, s -l difuzeze sub form de buletine, fise, etc; un bun specialist n manipularea i utilizarea aparaturii moderne de birou (calculatoare, ma ini de multiplicat, aparatur de nregistrare-clasare, etc); un bun lucr tor, capabil s ntocmeasc statistici specifice sectorului de secretariat, s le prezinte sub form de grafice i tabele; un bun agent de triere i transmitere a comunic rilor telefonice, capabil s filtreze, limitnd pn la evitarea total a caracterului nociv al suprasolicit rilor i ntreruperilor frecvente ale activit ii conducerii n anumite perioade. un lucr tor capabil s redacteze rapoarte, referate, inform ri pe baza unor directive generale i a materialului documentar;

19

 un bun specialist pentru controlul i corectura editorial materialelor n curs de multiplicare. 1.4. Organizarea secretariatelor

i tipografic a

In scopul desf ur rii activit ii specifice, secretariatele dispun de resurse umane i materiale. Resursele umane se refer la personalul angajat n activitatea de secretariat (persoane fizice bine preg tite i capabile s se adapteze permanent la nout ile din domeniu). De modul lor de integrare n sistem depinde eficienta aparatului administrativ. Resursele materiale se refer la obiectele i mijloacele prin care se asigura condi iile de munca n acest domeniu, i anume: spa iul de lucru ; obiecte de iluminat; obiecte de micro-climat, colorit, izolare fonica, mobilier;

ma ini i aparate moderne de birou (ma ini de scris, de stenografiat, multiplicat, aparate de nregistrat, calculatoare, fax, telex etc.) In func ie de modul de utilizare a resurselor umane i materiale, activitatea de secretariat poate fi organizata astfel: n unit ile administrative i firmele mici ntreg nucleul de secretariat este centralizat; n administra iile centrale i locale, n organiza ii mari, a ezarea fizic este par ial centralizata (birouri colective), par ial descentralizata ( efi de cabinet, secretarii conduc torilor). Organizarea centralizat n secretariate prezint urm toarele avantaje: concentrarea echipamentelor de birou, ceea ce nseamn utilizarea lor la capacitate maxima; preg tirea noilor cadre este rapid , afectarea lor pe lng grupuri conduse centralizat influen eaz pozitiv formarea i perfec ionarea lor; posibilitatea stabilirii unor standarde comune, ca rezultat al uniformit ii metodelor de operare n munca de birou; costul performantelor este sc zut, ca i al investi iilor n ma ini de birou i al ntre inerii lor, deoarece sunt folosite n cadru restrns. 2.3. Sistemul birotic ntreaga gam de instrumente hard i soft utilizate n activit ile de birou sunt integrate ra ional n cadrul sistemelor informatice de birou (sisteme birotice) care dispun de un nucleu informatic, de interfe e specifice cu toate tipurile de

20

periferice, precum i de echipamente de stocare i de transmitere a informa iei sub diferite forme (analogic sau digital ) sau genuri (date, texte, documente, sunet i imagini). Figura 1 sugereaz fluxurile informa ionale care pun n eviden locul i rolul sistemului birotic n cadrul unei organiza ii. Din figur rezult o serie de concluzii referitoare la rolul biroticii n activitatea unei ntreprinderi sau organiza ii i raporturile acesteia cu sistemele decizionale i opera ionale, pe de o parte, i cu sistemele informatice i de comunica ii, pe de alt parte.

Fig. 1. Locul sistemului birotic n cadrul firmei Sistemul birotic este parte integrant a sistemului informa ional al unit ii i n aceast postur sarcinile sale se nscriu n cadrul obiectivelor i sarcinilor generale ale ntregului sistem informa ional. Astfel, deciziile i reglement rile provenite din sfera sistemului decizional sunt preluate i transmise prin intermediul sistemului informa ional (sistemul informatic, sistemul birotic i sistemul de comunica ii intern) tuturor compartimentelor de execu ie care formeaz sistemul opera ional. n sens invers, informa iile referitoare la modul de execu ie a deciziilor i la celelalte aspecte esen iale privind situa ia din sistemul opera ional sunt percepute de sistemul informa ional, selectate, analizate, puse n form adecvat i transmise operativ cadrelor de conducere din sistemul decizional. Toate acestea reprezint fluxurile informa ional-decizionale interne ale sistemului ntreprinderii. Sistemul informa ional realizeaz , ns , i func ia de rela ii informa ionale ale sistemului ntreprinderii cu mediul social economic: organe financiare i bancare, alte organiza ii de stat i private, organele ierarhic superioare i cele subordonate (filiale i agen ii), parteneri de afaceri, furnizori, clien i, ac ionari. Aceast func ie

21

extern , de leg tur permanent cu mediul, ar fi de neconceput, n condi iile de ast zi, f r valorificarea avantajelor oferite de sistemele moderne de comunicare a informa iei (scrise i orale, vizuale i auditive), n cadrul c rora sistemele de telecomunica ii asistate de calculator ocup un loc central. Din observarea acestor fluxuri informa ionale se poate afirma c sistemele birotice joac tot mai mult un rol de interfa ntre: Sistemul ntreprinderii i mediul social-economic. Sistemul decizional i sistemul opera ional.

Sistemul de comunica ii (extern) i sistemul informatic opera ional al ntreprinderii. [1] Func iile i structura sistemului birotic vor fi tratate pe larg n capitolele urm toare. 2.4. Sistemul decizional Din cele prezentate rezult c informa iile au un rol determinant n procesul de fundamentare a deciziilor, n realizarea unei conduceri tiin ifice a activit ii dintr-o unitate economic . Decizia poate fi definit ca o informa ie de comand pentru sistemul condus. Decizia are caracter obligatoriu pentru sistemul condus. Sistemul informa ional este subordonat procesului decizional, ca urmare, calitatea deciziilor depinde de calitatea informa iilor. De aceea trebuie s existe o preocupare permanent din partea factorilor de conducere pentru perfec ionarea continu a sistemelor informa ionale i decizionale. Una dintre c ile principale pentru realizarea acestui obiectiv o constituie utilizarea calculatoarelor n procesul de prelucrare a datelor, deci implementarea sistemelor birotice. Ansamblul deciziilor adoptate i aplicate, structurate corespunz tor sistemului de obiective urm rit i configura iei ierarhiei manageriale, alc tuiesc sistemul decizional [2] . Num rul, natura i caracteristicile deciziilor ncorporate n sistem prezint o mare varietate. Astfel, tipurile de decizii pot fi clasificate dup 6 criterii: 1. 2. dup orizont: strategice, tactice, curente; dup e alonul managerial: superior, mediu, inferior;

22

3. 4. 5. 6.

dup frecven

: periodice, aleatorii, unice;

dup posibilitatea anticip rii: anticipate, imprevizibile; dup amploarea sferei decizionale: integrale, avizate; dup sfera de cuprindere: participative, individuale.

n vederea ndeplinirii n mod eficient a multiplelor func ii ce-i revin, decizia la fel ca i informa ia trebuie s ntruneasc cteva cerin e cum ar fi: s fie fundamentat s fie asumat ; s fie integrat (armonizat n ansamblul deciziilor adoptate); s se ncadreze n perioada optim de elaborare i de aplicare; s fie formulat corespunz tor. tiin ific;

Avnd n vedere complexitatea mediului ambiant decizional, adoptarea deciziilor a devenit tot mai dificil . Din aceast cauz managerii apeleaz la modele, la metode i la tehnici decizionale, multe dintre acestea avnd la baz calculatorul i programe specifice. Iat cteva dintre acestea: ELECTRE, tabelul decizional, simularea decizional , arborele decizional. 3. FUNC IILE I STRUCTURA SISTEMULUI BIROTIC

3.1. Func iile generale ale sistemului birotic Func iile sistemului birotic decurg att din obiectivele de automatizare i de informatizare a activit ii de birou, dar i din mijloacele pe care electronica, informatica i comunica iile le ofer n vederea realiz rii acestor obiective. Un sistem birotic ndepline te urm toarele func ii generale: 1. 2. 3. 4. 5. Func ia de introducere a informa iei n sistem. Func ia de memorare i de reg sire a informa iei. Func ia de prelucrare. Func ia de ie ire. Func ia de comand i de control.[1]

23

informa ii comenzi Fig. 2. Func iile sistemului birotic Func ia de introducere a informa iei n sistem se exercit ntr-o varietate de modalit i, cum sunt: preluarea informa iei provenite din re elele de comunica ii na ionale sau interna ionale, publice sau private; preluarea informa iei provenite din re eaua local de date;

introducerea manual a datelor i textelor sau nregistrarea cu echipament adecvat a convorbirilor, imaginii i sunetului. Informa ia odat introdus n sistem fie se prelucreaz imediat, n timp real, fie se memoreaz pentru prelucr ri ulterioare, nefiind exclus nici posibilitatea transfer rii ei, la ie ire, f r a fi memorat sau prelucrat de c tre sistem. Func ia de memorare i de reg sire a informa iei joac un rol important n func ionarea unui sistem birotic. Capacitatea de stocare a informa iei i viteza de acces la date constituie criterii fundamentale de apreciere a performan elor unui sistem birotic. Informa iile se pot p stra astfel: n memoria intern , pentru datele n curs de prelucrare; n memoria extern , pentru datele care se consult periodic; arhiva electronic , pentru informa iile care se consult rar.

24

Informa ia aflat n memoria unui sistem birotic poate fi valorificat prin consultare local ori comunicat solicitan ilor prin intermediul re elelor de comunica ii. Func ia de prelucrare se refer la o mare varietate de opera ii i de procese: conversia informa iei din form analogic n form digital , necesar memor rii i proces rii ei cu mijloace informatice, precum i opera ia de conversie din digital n analogic; transferul informa iei de pe un tip de suport (magnetic, optic, grafic) pe altul (conversie de suport); copierea informa iei pe acela i tip de suport (opera ie de reproducere a informa iei); crearea i nc rcarea bazei informa ionale a sistemului birotic. Presupune un ansamblu de proceduri prin care se genereaz structura i modul de organizare a informa iei pe suportul tehnic, nc rcarea bazelor de date, astfel create, cu informa ia provenit din memoria extern sau intern din re elele de comunica ie ori manual, de la terminale; actualizarea bazei informa ionale. Aceast opera ie presupune eliminarea i introducerea informa iilor i modificarea informa iilor deja existente; tratarea propriu-zis a informa iei, care const n efectuarea celor mai variate opera ii care pot privi: fie forma n cazul prelucr rii textelor, documentelor i imaginilor; fie con inutul n cazul prelucr rii datelor.

informa ia prelucrat trebuie consultat n timp real. Acest lucru se realizeaz cu ajutorul unor programe care permit c utarea, selectarea i transmiterea informa iei solicitate la un dispozitiv periferic de ie ire (monitor, imprimant etc.); punerea n form a informa iei solicitate la ie ire presupune opera ii diferite n raport de natura informa iei solicitate. n cazul prelucr rii textelor, documentelor i imaginii punerea n form este una din opera iile principale la care acest gen de informa ii sunt supuse. Func ia de ie ire a informa iei din sistem trebuie s satisfac mai multe cerin e avnd n vedere mai multe aspecte, dup cum urmeaz : natura informa iei transferate la ie ire: date, texte, documente, secven e sonore, secven e vizuale; con inutul efectiv al informa iilor solicitate la ie ire;

25

 natura suportului tehnic sau grafic pe care urmeaz a fi transferat informa ia la ie ire; forma, digital sau analogic , a informa iei transmise; destinatarul i mijlocul de comunicare adecvat.

Func ia de comand i de control a sistemului birotic de ine toate atributele necesare pentru dirijarea i pentru reglarea func ion rii ntregului sistem, a tuturor func iilor sale, alocarea optim a resurselor sistemului referitoare la echipamente, la memoria intern , la baza de programe i la baza informa ional . Tot aici are loc controlul proceselor de intrare, de prelucrare i de ie ire a informa iei n func ie de natura lor, de destina ia i de modul de transmitere a rezultatelor. 1.2. Structura sistemului birotic

Sistemul birotic este un concept informatic ce cuprinde un ansamblu interconectat de echipamente i de programe, de mijloace hard i soft, avnd ca obiectiv procesarea informa iei n activitatea de birou i care i exercit func iile sale n interdependen att cu sistemele informatice opera ionale, ct i cu sistemele de telecomunica ii, ntre care creeaz un ansamblu de leg turi func ionale[2]. Din aceast defini ie rezult cele trei componente ale sistemului: echipamentul, programele i informa iile. Acestea au roluri diferite n economia sistemului birotic. Astfel, echipamentul (hard-ul) constituie componenta fizic a sistemului, programele (soft-ul) reprezint componenta logic a acestuia, n timp ce informa iile ofer obiectul supus proces rii cu ajutorul mijloacelor amintite. Toate aces tea sunt repr ezen tate n figur a 3.

26

Fig. 3. Structura sistemului birotic 1. Componenta fizic a sistemului birotic reprezint ansamblul de echipamente format din urm toarele subdiviziuni: a. Unitatea central a sistemului. Este reprezentat de cele mai multe ori de unitatea central a unui calculator personal dispunnd de un microprocesor din clasa Pentium (III sau IV) cu o frecven de ordinul GHz (1-3), o memorie intern de 128 sau de 256 MB i o memorie extern cu un disc fix (HDD) cu o capacitate de ordinul zecilor de GB (20-100) - vezi figura 4.

Fig. 4. Structura standard a unui calculator personal

b. Unit ile de intrare ie ire ale sistemului birotic con in att periferice comune cu celelalte sisteme informatice, ct i periferice specifice trat rii textelor, documentelor, imaginii i sunetului. Dintre perifericele de intrare necesare unui sistem birotic amintim: Scanner; Aparatul telefonic i interfa Aparatul telefax i interfa Interfa telefonic ; telefax;

de intrare telecopiator;

27

Interfa

video;

Microfonul i interfa a pentru sunet adecvat ; Camera de luat vederi i interfa a audio-video necesar ; Lectorul optic de microfilme i interfa a specific .

Perifericele de ie ire ale unui sistem informatic de birou sunt: Imprimanta; Plotter-ul; Aparatul telefonic i interfa a sa cu sistemul informatic; Aparatul telefax i interfa a sa specific ; Interfa a de ie ire telecopiator; Imprimanta pentru microfilm i interfa a sa; Interfa a video; Interfa a audio.

Perifericele de intrare-ie ire ntlnite n configura ia unui sistem birotic sunt, n principal, urm toarele: Terminalul informatic, compus din monitor alb-negru sau color i tastatura alfanumeric ; Unit ile digitale de disc magnetic (discuri fixe i discuri flexibile); Unit ile audio-analogice de band magnetic Unit i video-analogice de band magnetic i interfa a acestora; i interfa a lor.

c) Echipamentul pentru comunica ii include totalitatea dispozitivelor tehnice de conectare, de codificare, decodificare, de transmitere i de recep ie local sau la distan a informa iei utilizate n activitatea de birou. Structura i func ionalitatea acestuia depinde de mai mul i factori: echipamentul informatic de birou utilizat, natura informa iei prelucrate, tipul de comunica ii practicate (locale sau la distan ), natura re elelor de telecomunica ii utilizate. Echipamentele folosite n telecomunica ii vor fi tratate pe larg n capitolul urm tor. 2) Indiferent de gradul de complexitate a configura iei fizice a unui sistem birotic,

28

acesta nu poate func iona f r existen a subsistemului de programe care constituie componenta logic (soft) a sistemului birotic. Soft-ul reprezint ansamblul programelor care asigur func ionarea calculatorului sau a unor aplica ii informatice. Acesta este compus din: A. B. Soft de baz (sistem de operare) Soft de aplica ii

A. Sistemul de operare reprezint totalitatea programelor de control care asigur accesul optim la resursele hard i soft ale unui calculator sau ale unui grup de calculatoare. Sistemul de operare n raport cu num rul de utilizatori i cu num rul de programe pe care le poate executa la un moment dat se poate mp r i n mai multe categorii: 1. Monoutilizator i monotasking (DOS, MS-DOS). Permite rularea aplica iilor una dup alta; fiecare utilizator folose te resursele n mod serial. 2. Monoutilizator i multitasking (Windows 3x). Admite rularea aplica iilor pentru un singur utilizator n paralel. 3. Multiutilizator i multitasking (Windows 95, 98, Unix). Aplica iile mai multor utilizatori folosesc n comun sau separat resursele aflate n diferite puncte ale unei re ele de calcul. 4. Sisteme de operare pentru re ea (Novell/Netware). Permite accesul utilizatorilor de la mai multe calculatoare (terminale), la fi iere comune sau individuale. B. Softul de aplica ii este un program destinat rezolv rii unor anumite probleme. i acesta se mparte n mai multe categorii: 1. Soft-ul specializat este un produs la cheie, specializat n rezolvarea anumitor sarcini pentru clientul care l-a comandat. Este mai costisitor fiind realizat de obicei ca un unicat, dar prezint avantajul c este protejat mpotriva pirateriei, el putndu-se folosi doar cu echipamentul respectiv. 2. Soft semigeneralizat pachete de programe realizate de firme specializate care au o arie de cuprindere mare din punct de vedere al utilizatorului. n Romnia exist o banc na ional de programe pe lng Institutul de Cercetare n Informatic unde sunt stocate pachete de programe din aceast categorie. Utilizarea acestui tip de programe este mai ieftin i reduce considerabil durata de proiectare/implementare a noilor sisteme de birou. Ele asigur n acela i timp compatibilitatea diferi ilor utilizatori, ceea ce favorizeaz prelucrarea unor date folosite de mai multe firme. 3. Softul generalizat programele din aceast categorie pot fi folosite de orice

29

utilizator f r nici o adaptare. Utilizatorul solicit programul de la firmele specializate n func ie de tipul calculatorului, de capacitatea sa de memorie, de datele ce trebuie prelucrate. Tendin a n realizarea acestor programe este de automatizare a foarte multor func ii, n condi iile n care utilizatorul nu este un specialist n informatic . Soft-ul generalizat pentru birotic este format din urm toarele grupe mari de programe: Procesoare de text i de imagine fix , tip document: WORD, WORDSTAR, WORDPERFECT, VENTURA PUBLISHER, PAGEMAKER, EXPRESS PUBLISHER. Procesoare pentru desen i pentru reprezent ri grafice: CORELDRAW, HARVARD GRAPHICS. Procesoare de tabele: LOTUS 1-2-3, EXCEL, QUATTRO. Programe de gestiune a bazelor de date: ACCESS, APPROACH Procesoare integrate: WORKS, FRAMEWORK, OPEN ACCESS, SYMPHONY. Procesoare pentru comunica ii i pentru re ele de date.

Unul dintre cele mai utilizare pachete de programe n activitatea de birou este Microsoft Office. Pachetul cuprinde o suit de programe de aplica ii produse de compania Microsoft, n care sunt incluse programele: Word, Excel, PowerPoint, Access. Word este un procesor de texte care permite crearea i gestionarea fi ierelor de tip text precum i schimbul de date cu alte programe. Func iile realizate de acesta sunt: crearea de fi iere; deschiderea unor fi iere existente; selectarea textului; editarea textului (mut ri, copieri, tergeri); formatarea documentului (formatarea caracterelor i a paragrafelor); crearea de tabele; inserarea de imagini i de grafice; corectarea automat lexical i gramatical ;

30

tip rirea la imprimant a documentelor.

Excel este un program de calcul tabelar. Func iile realizate sunt: crearea fi ierelor tip foaie de calcul tabelar; formatarea foii de calcul; copierea, mutare, tergerea datelor; crearea de serii numerice i calendaristice; calcule pe baza unor func ii; inserarea graficelor pe baza datelor din tabele; crearea unor baze de date simple; tip rirea la imprimant a foilor de calcul.

Access este un program de gestiune a bazelor de date care permite: crearea fi ierelor tip baz de date (definirea cmpurilor, introducerea datelor); modificarea informa iilor din baza de date; ad ugarea sau tergerea unor cmpuri; sortarea bazei de date dup diverse criterii; interogarea bazei de date; crearea de formulare; crearea de rapoarte, de macrouri i de module; tip rirea rapoartelor. i conving toare

PowerPoint este un program de grafic , de prezentare atractiv a unor date i informa ii.

3) Sistemul de informa ii al sistemului birotic ofer obiectul supus prelucr rii (elemente de intrare) n activitatea de birou asistat de calculator i n acela i timp con ine multitudinea de rezultate intermediare precum i rezultatele finale ale activit ii de birou (elemente de ie ire). Informa iile de intrare pot proveni din mai multe surse: direct din realitate, introduse prin tastare (date, texte), scanare (documente, faxuri), nregistrare

31

audio (microfon) sau video (camera de luat vederi): Preluate din re elele de date i de comunica ii, locale sau la distan texte, documente, sunet i imagine). desf Rezultate intermediare ale unor prelucr ri anterioare sau n curs de urare. Memoria extern i arhiva electronic sau pe microfilm a sistemului birotic. (date,

Informa iile de ie ire ale sistemului birotic au mai multe destina ii: Consultare on-line, prin afi are imediat la terminal (date, grafice, texte, documente), desenare la plotter (desene, schi e, planuri), redare audio (speaker), redare video (monitor, ecran). Transmitere, local sau la distan , prin sistemele de comunica ii locale i prin telecomunica ii de date, de texte, de sunet i de imagine. P strare temporar n memoria intern sau extern n vederea unor prelucr ri imediate. P strare pe termen mediu n memoria extern (disc magnetic) pentru consult ri ulterioare. P strare pe termen ndelungat, prin arhivare pe suport magnetic (disc flexibil) sau grafic (microfilm). Din cele de mai sus se poate concluziona c func ionarea unui sistem informatic de birou este posibil numai prin func ionarea sincron i intercorelat a celor trei subsisteme ale ace4. COMUNICA IILE I TELECOMUNICA IILE N CADRUL BIROURILOR

4.1. Comunica iile 1.1.1. Definirea comunica iei

Comunicarea dintre manager i subordona i reprezint elementul dinamizator al proceselor manageriale i n acela i timp condi ie a unui climat organiza ional i motiva ional adecvat realiz rii obiectivelor organiza iei. Comunicarea este un proces de transmitere a informa iilor, sub forma mesajelor simbolice, ntre dou sau mai multe persoane, unele cu statut de emi tor, altele cu statut de receptor, prin intermediul unor canale specifice[1]. Rolul deosebit al comunic rii n asigurarea func ionalit ii i eficacit ii activit ilor este generat, n special, de activitatea managerial . Este unanim aprecierea

32

potrivit c reia un manager afecteaz aproximativ 80% din timpul s u pentru a comunica. Rolurile managerului n cadrul firmei sunt: 1. 2. un rol interpersonal (simbol, lider, agent de leg tur ); un rol informa ional (observator activ, difuzor, purt tor de cuvnt);

3. un rol decizional (ntreprinz tor, regulator, repartitor de resurse, negociator). 1.1.2. Principalele reprezent ri ale procesului comunic rii

1.1.3. Emi

Componentele procesului de comunicare

torul persoana care ini iaz comunica ia (manager sau executant).

Mesajul forma fizic a informa iei transmis de emi tor spre receptor. Canalul calea de transmitere a informa iei, strns legat de mesaj. Receptorul persoana sau grupul de persoane beneficiare a mesajului informa ional (executant sau manager). 1.1.4. Tipologia comunica iilor[2]

Varietatea comunica iilor ntlnite n cadrul firmei este justificat de existen a mai multor criterii de clasificare:

33

a) b) c) d)

canalul de comunicare comunica ii formale comunica ii informale direc ie (sens) comunica ii verticale descendente comunica ii verticale ascendente comunica ii orizontale comunica ii oblice con inut comunica ii operatorii comunica ii op ionale comunica ii generale comunica ii motiva ionale mod de transmitere comunica ii verbale comunica ii non-verbale

Tipuri de re ele de comunica ii: a) b) re ele descentralizate (n cerc sau n lan ); re ele centralizate (n Y sau n stea). Deficien e majore n procesul de comunicare

1.1.5.

Cele mai semnificative bariere comunica ionale se refer la: a) bariera de limbaj, de exprimare

folosirea necorespunz toare a unor elemente ale procesului de comunicare (tonul folosit, gesturi, expresia fe ei, pozi ia corpului etc.); incapacitatea emi torului de a- i st pni emo iile n transmiterea mesajului informa ional;

34

 b)

acelea i cuvinte au sensuri diferite pentru anumite persoane. bariere de recep ie tendin a de a auzi numai ceea ce ne-am obi nuit s auzim; ignorarea informa iilor care sunt n dezacord cu ceea ce cunoa tem;

evaluarea subiectiv de c tre receptor a sursei obiective (emi torul) de transmitere a mesajului; recep ionarea, n moduri diferite, de c tre diferite persoane din cadrul firmei, a aceluia i mesaj. c) bariere contextuale

perceperea diferit a mesajelor func ie de presiunile exercitate de mediu asupra receptorului (zgomot, climatul organiza ional etc.). d) bariere mixte

discernerea insuficient a mesajelor relevante transmise sau primite de cele cu semnifica ie redus sau nul . Aceste bariere declan eaz o serie de deficien e n sistemul de comunica ii: 1.1.6. a) filtrajul distorsiunea supranc rcarea canalelor de comunicare cu informa ii inutile Modalit i de amplificare a eficacit ii comunica iilor

motivarea adecvat a comunic rii prin: determinarea cu exactitate a scopului fiec rei comunica ii; clasificarea ideilor nainte de debutul procesului de comunicare;

stabilirea oportunit ii comunica iilor, a celui mai prielnic moment pentru efectuarea acestora. b) asigurarea unei comunic ri clare, concise n sensul:

cunoa terii detaliate a simbolurilor utilizate n codificarea mesajelor informa ionale; utiliz rii unui limbaj simplu i direct, f r prea multe detalii care pot

35

diminua curiozitatea i interesul receptorului; folosirii, cu prioritate, a comunica iilor directe, reducndu-se la minimum distorsiunea; asigur rii unui nivel corespunz tor de redundan n ceea ce prive te transmiterea mesajelor complexe, complicate i de mare importan , n sensul repet rii acestor mesaje n moduri diferite i folosirea unor canale diferite. c) perfec ionarea managerilor, ndeosebi n ceea ce prive te comunica iile i mecanismele de tr 4.2 Telecomunca iile

Telecomunica iile reprezint partea procesului de comunicare n care mesajul este transmis la distan (tele n limba greac nseamn departe) prin intermediul unor mijloace specifice. Posibilitatea de comunicare la distan timpuri*. a devenit o necesitate din cele mai vechi

Pn la sfr itul secolului al XIX-lea num rul telefoanelor era de aproximativ 1.000.000 (n prezent sunt peste 700.000.000). ntre anii 1830-1850 munca administrativ i cea n birouri cunoa te o cre tere rapid . Probabil aceast cre tere a fost influen at i de utilizarea ma inilor de scris i a telefoanelor. Cert este c n prezent telefonul a devenit un instrument indispensabil care a impus crearea unei ntregi re ele de comunica ii. Aceast re ea este folosit ast zi pentru transmisiile prin telex, prin fax sau mai recent prin intermediul calculatorului. Totu i acest echipament clasic nu este lipsit de probleme. Locuitorii britanici se plng c este necesar o s pt mn pentru instalarea unui nou post telefonic. n Romnia o astfel de cerere este posibil s a tepte 4-5 ani. n India exist peste 500000 de cereri nesatisf cute. n Iran este necesar formarea de 3-4 ori a unui num r de telefon pentru a se stabili o leg tur . n privin a num rului posturilor telefonice exist mari diferen e ntre rile lumii. Astfel New York-ul are mai multe posturi telefonice dect ntreaga Afric . La fiecare 1000 de locuitori Suedia are 900 de posturi telefonice, n timp ce Portugalia are 200, iar India doar 5. 1.2.1. Echipamente folosite n telecomunica ii

TELEFONUL este cel mai important mod de comunica ie n afaceri. Este direct, personal i rapid. Facilit i ale telefoniei moderne: memorarea numerelor pentru cele mai utilizate numere;

36

 reformarea ultimului num r se memoreaz ultimul num r format i se formeaz la cerere; butonul secret se ntrerupe sonorul n timpul convorbirii cu cineva din camer ; afi area num rului format se indic actualul num r format; memorarea i nregistrarea mai multor numere de telefon;

posibilitatea form rii num rului f r a ridica receptorul; acesta se ridic numai cnd r spunde interlocutorul solicitat; difuzor telefonul con ine un difuzor care ofer posibilitatea efectu rii unei convorbiri chiar dac minile sunt ocupate. Servicii oferite de telefonia modern : 1. 2. Servicii de urgen : Salvarea, Pompierii, Poli ia, Salvamontul etc.; Servicii alarm ;

3. Servicii de informa ii despre: starea vremii, ora exact , spectacole, evenimente sportive etc.; 4. 5. Serviciul telefonic cu tax invers ; Serviciul telefonic de conferin e i de videoconferin e;

6. Serviciul de securitate. Pune la dispozi ia abona ilor senzori de securitate care detecteaz eventualii intru i, incendii, t ierea liniilor telefonice i alte disfunc ionalit i. Un alt dispozitiv utilizat destul de frecvent este robotul telefonic. Robo ii sunt dispozitive electronice ce primesc telefoanele, transmit un mesaj interlocutorului motivnd imposibilitatea abonatului de a r spunde la telefon i l invit s lase un mesaj nregistrat dup semnal. Telefonia digital (Integrated System Digital Network) se refer la procesul de transformare a re elelor analogice n digitale, adic informa ia circul prin cabluri, sub forma trenurilor de bi i. Ca aplica ii caracteristice ale ISDN putem aminti: videoconferin a, videotex-ul i clasicul teletex. Videoconferin a este o teleconferin n care interlocutorii folosesc videofoanele. Avantaje oferite de ISDN: economie de cabluri, de spa iu;

37

costuri reduse de instalare i de exploatare, de ntre inere; existen a unor sisteme de autotestare; folosirea telefonului prin intermediul calculatorului; posibilitatea introducerii unui sistem modern de taxare.

Dispozitivul portabil de avertizare (Radio Pager) are forma unui mic portmoneu, care se poate purta de c tre abonat. Atunci cnd acesta este c utat, este avertizat printr-un semnal. Pe ecranul dispozitivului apare mesajul. O dat cu apari ia telefoniei mobile interesul pentru pagere a sc zut. TELEX-ul Este una dintre ma inile folosite pentru transmiterea textelor. Folose te pentru nregistrarea informa iilor o band perforat . Fiecare liter sau cifr corespunde unei perfora ii anume, astfel nct banda citit (n cazul n care se cunoa te limbajul) poate fi recunoscut i f r decodificatoare (citirea se face de c tre un operator telex). n prezent este un echipament de transmisie rudimentar, singurul lui avantaj fiind c se poate comunica simultan indiferent de condi iile atmosferice. FAX-ul (facsimil, telefax, telegrafie facsimil ) Este un dispozitiv folosit pentru transmisia textelor i a imaginilor. Opereaz prin scanarea l imii unei foi de hrtie, detectnd unde hrtia este alb i unde este marcat , mutnd hrtia mai jos i rescannd. Rezultatele acestei scan ri sunt transmise apoi prin liniile telefonice. La destina ie informa ia este tip rit pe o coal de hrtie, dnd na tere unei copii a con inutului originalului. Astfel, orice persoan poate ob ine o copie a semnelor de pe original, indiferent de tipul acestora: litere, numere, desene, orice. Evolu ia tehnic a acestor aparate este extrem de rapid . Primele dou tipuri (G1 i G2), create n urm cu doar c iva ani, sunt desuete. Locul lor a fost luat de aparate mai sofisticate din grupa G3. Ma inile din fiecare genera ie pot comunica ntre ele. Viteza ma inilor cre te odat cu grupele. Astfel, fax-urile din prima grup au nevoie de 6 minute pentru a transmite o pagin de tip A4. A doua grup are nevoie de 3 minute. Fax-urile din a treia grup transmit numai semnale analogice, de aceea au nevoie de aproximativ 5 secunde. Fax-urile din grupa G4 sunt n ntregime digitale, transmi nd documente prin re elele telefonice digitale. Unele din ele dispun de facilit i de transmitere a informa iei, de videotext, de videofon, de telefotografie, de teletratarea textelor i graficii. Majoritatea fax-urilor aflate n func iune sunt din grupa G3. Gama modelelor este foarte larg . Pot transmite o copie la fiecare 9 sau 15 secunde. Rezolu ia pe

38

orizontal este de 8 puncte/mm, iar cea vertical de minimum 4 linii/mm, caz n care fotografiile pot fi transmise cu o calitate deosebit : pn la 16 nuan e de gri i adesea 32 pe cele mai mari fax-uri. Memoria permite stocarea nregistr rii unui document, transmisia f cndu-se mai trziu (noaptea tarifele sunt mai reduse). Anumite aparate sunt dotate cu sistem de multidifuzare, acela i document fiind transmis c tre mai mul i destinatari programa i la ore diferite. COPIATORUL Al turi de telefon i de fax, copiatorul este unul dintre cele mai utilizate echipamente n munca de birou. De i nu este un echipament specific de telecomunica ii, copiatorul particip indirect la procesul de comunicare, prin multiplicarea documentelor care au ca suport hrtia sau foile transparente. Acest echipament are la baz principiul laserului (Light Amplification by Stimulated Emission of Radiation Amplificarea Luminii prin Emisie Stimulat a Radia iei). Imaginea documentului original este parcurs linie cu linie de o raz laser. Lumina reflectat de la imagine cade pe un tambur senzitiv care se rote te cu o vitez corespunz toare n jurul axului s u. Tamburul, acoperit cu un material fotosensibil (seleniu), se electrizeaz static i atrage particule fine de dispersie sau de suspensie ale tonerului (tonerul exist att sub form de pulbere ct i lichid). Tonerul astfel atras este depus pe hrtie. Copiatoarele actuale exist n numeroase configura ii, putnd fi grupate n patru categorii: 1. Modele mici, care pot produce sub 1000 de copii/lun ; 2. Copiatoare de volum mediu (1000-3000 de copii/lun ); 3. Copiatoare de volum nalt (de la 30000-100000 de copii/lun ); 4. Copiatoare gigant (peste 100000 de copii/lun ). Factori ce trebuie avu i n vedere la cump rarea unui copiator Num r de copii pe lun ;

Pre ul pe copie. Se ob ine adunnd costul tuturor consumabilelor (toner, developer, hrtie, cilindru, rata de amortizare a copiatorului etc.) i mp r ind la num rul de copii efectuate cu acestea. Cu ct copiatorul este mai performant, cu att costul pe copie este mai mic. Num rul de copii/minut; M rimea maxim de hrtie admis (A3, A4);

39

Sistemul de alimentare cu hrtie (automat sau nu); Facilit i de mic orare/m rire;

Calitatea copiilor din punct de vedere al contrastului, cur eniei hrtiei i formei caracterelor. Ideal este ca documentul s fie imposibil de deosebit de copie; Copierea automat pe ambele fe e ale hrtiei; Posibilitatea de a copia n dou sau n mai multe culori;

Alimentarea automat cu documente, caz n care copiatorul va selecta i pozi iona documentul pe ecran, l va scoate afar i va lua urm torul document automat; Selectarea automat a dimensiunii hrtiei, care va face copiatorul s alimenteze hrtie din tava care se potrive te dimensiunii documentului; Posibilitatea de a relua copierea de la num rul de copii la care hrtia s-a blocat n copiator. 1.2.2. Servicii moderne de telecomunica ii

VIDEOTEX Videotex-ul reprezint un grup de servicii care pune la dispozi ia utilizatorilor informa ii pe calculator. Aceste informa ii sunt prezentate pe monitoare sau pe ecrane TV la domiciliu. Dou exemple cunoscute de videotex sunt: teletext-ul i viewdata. TELECONFERIN E Reprezint un grup de servicii care permit inerea reuniunilor f r a mai fi necesar deplasarea participan ilor, ci doar prezen a lor n fa a unui telefon sau ntr-un studio. Tipuri de teleconferin e: a) audioconferin a permite comunicarea ntr-o edin sistemului telefonic; b) videoconferin a prin intermediul

Fiecare dintre calculatoarele participan ilor preia imaginea i sunetul prin intermediul unei camere de luat vederi i a unui microfon. Odat prelucrate, aceste semnale sunt compactate pe baza unor algoritmi complec i i apoi trimise pe liniile telefonice c tre ceilal i participan i la videoconferin , unde are loc procesul de decodificare i de afi are pe ecran.

40

Punctul slab al unui astfel de sistem este suportul utilizat pentru transferul datelor ntre calculatoare, i anume linia telefonic . De viteza acesteia depinde calitatea pe care o vor avea imaginile i sunetul. n cele din urm s-a apelat la serviciile liniilor telefonice digitale (Integrated Services Digital Network ISDN), ntruct permit viteze de transmisie de patru ori mai mari dect liniile obi nuite i elimin parazi ii i sunetul de fond. c) teleconferin a pe computer. Permite comunicarea prin intermediul po tei electronice, chiar dac nu to i participan ii utilizeaz calculatoarele n acela i timp. Participan ii pot trimite mesaje altor participan i n orice moment i pot recep iona orice parte din dezbaterile edin ei.

* Astfel, arabii de ineau n sec. VIII printre structurile de conducere ale statului un minister al comunica iilor. De asemenea dispuneau de o linie de turnurisemafor pe o lungime de 5000 de km., ntre Maroc i Bagdad i de un serviciu de porumbei c l tori. O mie de ani mai trziu flota de lup a britanicilor a folosit un sistem de steaguri semnalizatoare n b t lia din 1805 de la Trafalgar. n 1878, doar la cteva decenii de la b t lia de Trafalgar, s-a stabilit primul contact telefonic comercial. Astfel, dou inven ii ale secolului al XIX-lea (tastatura i telefonul) au pus bazele industriei telecomunica iilor moderne. 4.3. Re ele de calculatoare

O re ea de calculatoare reprezint un grup de calculatoare (omogene sau eterogene) care comunic ntre ele prin intermediul unor facilit i hard i soft. O defini ie mai riguroas ar putea fi: un grup de calculatoare (de orice tip) i de periferice care partajeaz (folosesc n comun) resursele. Tendin a actual n utilizarea calculatoarelor este cuplarea acestora n re ea. Acest lucru ofer multiple avantaje: programele pot fi p strate ntr-o singur copie (pe server) i pot fi folosite de oricare dintre utilizatorii re elei; bazele de date pot fi exploatate de mai mul i utilizatori simultan;

resursele hard (n special imprimantele) pot fi utilizate simultan de mai mul i utilizatori; posibilit i de comunicare i de schimb de informa ii ntre utilizatori.

Principalele componente ale unei re ele sunt: server-ul (un calculator mai puternic care gestioneaz activitatea ntregului sistem) i sta iile de lucru (work-station).

41

Alte echipamente specifice re elelor sunt: - bridge (punte) face leg tura ntre dou sau mai multe re ele - gateway (poart ) leag calculatoare de tipuri diferite - modem permite conectarea calculatorului prin intermediul re elelor telefonice; transform semnalul digital n analog prin modulare i demodulare - transceiver conecteaz dou re ele prin radio 4.3.1. Tipuri de re ele A. 1) Dup aria geografic LAN (Local Area Network) arie geografic restrns

Servicii - partajarea resurselor serverului - partajarea perifericelor din sistem - comunicare i interac iune ntre utilizatori - posibilitatea de conectare cu alte re ele 2) 3) WAN (Wide Area Network) larg r spndire geografic permit transmiterea datelor la distan prin intermediul liniilor telefonice

sunt folosite pentru servicii de comunicare conectarea unor sisteme de diferite tipuri (mainframe, minicalculatoare). PDN (Public Data Network) r spndite la nivel mondial folosite pentru consultarea marilor baze de date ale lumii

Cele mai r spndite re ele de acest tip sunt: TELNET, MINITEL. B. Dup topologie (pentru re elele de tip LAN)

1. RING (inel) presupune conectarea calculatoarelor pe un canal circular. Controlul re elei este de inut pe rnd de fiecare dintre noduri ntr-un interval de timp bine determinat. Avantaje: toate nodurile sunt egale

42

intervalul de timp n care va fi transmis un mesaj poate fi estimat necesarul de cablu e acceptabil

Dezavantaje: viteza de comunicare mai redus defectarea unui nod duce la blocarea ntregii re ele

2) BUS (magistral ) presupune un cablu liniar la care sunt conectate toate nodurile re elei. Avantaje: necesar de cablu redus vitez de lucru mai mare interconectare simpl defectarea unui nod nu afecteaz re eaua

Dezavantaje: timpul de transmitere a unui mesaj dintr-un nod n altul nu poate fi determinat 3. STAR (stea) presupune un nod privilegiat n re ea (cu rol de server) la care sunt conectate toate celelalte. Avantaje: viteza de transmitere ridicat posibilitate de rulare a aplica iilor n timp real (timpul poate fi estimat) costul cablului de conectare este sc zut

Dezavantaje: defectarea serverului face imposibil utilizarea re elei cantitate de cablu necesar mai mare dect la celelalte tipuri interconectarea este mai complicat

Pot exista i combina ii: STAR-BUS

43

STAR-RING 4.3.2. INTERNET-UL Internet-ul nu este o re ea de calculatoare cum de multe ori se spune gre it, ci este o re ea de re ele. Este o colec ie mondial de tot felul de calculatoare i de re ele de calculatoare legate ntre ele. n anii 60, Internet-ul a fost ini ial un experiment al Departamentului Ap r rii al Statelor Unite, care urm rea s -i ajute pe oamenii de tiin i pe cercet torii r spndi i pe suprafe e mari s lucreze mpreun , folosindu-se cu to ii de pu inele i de costisitoarele calculatoare i de fi ierele acestora. Acest obiectiv a necesitat crearea unui grup de re ele interconectate care s func ioneze ca o unitate coordonat . R zboiul rece a strnit interesul pentru o re ea care s reziste unui atac aerian. Dac o parte a re elei ar fi fost distrus , datele i informa iile ar fi continuat s circule spre destina ie cu ajutorul p r ilor componente care au supravie uit. Astfel, n Internet responsabilitatea dirij rii mesajelor a fost distribuit n toat re eaua, nefiind centralizat ntr-un singur loc. Impactul Internet-ului asupra vie ii noastre este mai mare dect influen a pe care a avut-o Revolu ia industrial n schimbarea societ ii secolului XVIII. Aceasta este concluzia la care a ajuns un studiu efectuat de prestigiosul Centru de Cercet ri Henley din Marea Britanie, studiu finan at de corpora ia american CISCO SYSTEM, liderul mondial n construc ia re elelor pentru Internet. Raportul Impactul Internet-ului n Europa relev schimb rile radicale produse n modul nostru de a tr i, de a munci, de a nv a i de a ne petrece timpul liber*. Principalele servicii i resurse pe care le ofer Internet-ul sunt: Po ta electronic O resurs obi nuit oferit de Internet este un sistem interna ional prin care se poate trimite i primi po ta electronic , cunoscut sub numele de e-mail. De fapt, po ta electronic reprezint o mare parte a traficului de pe Internet i pentru mul i este singura resurs pe care o utilizeaz . Grupurile de discu ii Un alt serviciu bine cunoscut poart numele de Use Net. Acesta ofer accesul la newsgroup pentru discu ii n grup axate pe un anumit subiect. O variant a acestui serviciu este sistemul de avizier electronic (BBS). Sistemele BBS sunt asem n toare Use Net-ului, cu excep ia faptului c toate fi ierele sunt localizate pe un singur calculator care de obicei este ntre inut de o persoan sau de un grup. Partajarea fi ierelor (transferul de fi iere)

44

Acest serviciu permite transferul fi ierelor de date de la un calculator la altul. n felul acesta se pot prelua de pe diferite calculatoare programe i orice tip de document electronic. Pentru a utiliza acest serviciu este necesar un program FTP (File Transfer Protocol) cu ajutorul c ruia utilizatorul se poate conecta la un server FTP aflat la distan . Serverul este identificat printr-o adres Internet. Accesul la un astfel de server este permis, de regul , utilizatorilor nregistra i care au drept de acces. World Wide Web (www) Aceast component a Internet-ului numit mai simplu Web permite utilizatorilor s foloseasc o idee demodat cea a notelor de subsol ntr-un mod cu totul nou. Cnd un autor al unui articol de revist sau al unei c r i introduce o not de subsol, cititorul examineaz subsolul paginii i probabil este ndrumat spre o alt pagin sau spre alt carte. Web-ul poate face n esen acela i lucru, folosind o tehnic ce va sublinia sau eviden ia un cuvnt, o expresie sau o imagine din document. Cuvntul sau expresia eviden iat arat utilizatorului c exist un alt document asociat primului. Acest document poate fi accesat i afi at imediat pe ecran. Documentul de acest tip poart numele de hypertext. De asemenea Web-ul face posibil i stocarea i reg sirea sau redarea fotografiilor, a imaginilor fixe i a celor animate i a secven elor video i audio. Utiliznd un astfel de instrument clien ii pot s vad rapid i u or informa iile i imaginile grafice stocate, probabil, pe calculatoare aflate la mii de km distan . Utilizarea unui browser Web seam n foarte mult cu o c l torie adev rat , numai c aceasta se face mult mai u or. Acest tip de c l torie poart numele de navigare pe Internet. Societ ile comerciale i alte organiza ii au nceput s foloseasc Web-ul ca mijloc de publicitate pentru produsele sau pentru serviciile lor. Ei creeaz o pagin Web, un fel de vitrin electronic . Odat ce adresa paginii Web este cunoscut , posibilii clien i pot afla informa ii despre firma respectiv . Chat-ul (discu ii prin Internet) Acest serviciu permite unui grup de persoane s - i transmit mesaje ntr-un timp foarte scurt. De i este utilizat de diferite categorii de vrst , el este foarte popular n rndul tinerilor. Odat conectat, utilizatorul este pus n leg tur cu o mul ime de al i utilizatori din toat lumea. A a-numitele spa ii de discu ii permit gruparea acestora pe anumite teme cum ar fi science-fiction, film sau sport. Toate mesajele tastate ntr-un astfel de spa iu apar aproape simultan pe ecranele calculatoarelor tuturor participan ilor la discu ii. Aceste spa ii sunt active n general 24 de ore pe zi. De la inventarea sa n 1980, num rul re elelor a crescut (dup unele estim ri n prezent sunt peste 30000), num rul utilizatorilor a crescut spectaculos an de an, astfel c la sfr itul anului 1999 acesta va ajunge la 400 de milioane. Este dificil de f cut o prognoz , dar se pare c , n 10 ani, num rul utilizatorilor se va dubla. Cert este un singur lucru: firmele de echipamente pentru Internet vnd ast zi mai

45

multe consumabile dect cele de echipament pentru IT (tehnologia informa iei). Mai mult dect att, raportul Centrului de Cercet ri Henley a analizat i implica iile sociale. Concluzia: cei care au acces la Internet la locul de munc sunt mult mai bine informa i, mai productivi, ns din cauza abunden ei de date de procesat, num rul orelor de lucru este n cre tere, propor ional cu acumularea oboselii i stresului. Ce fel de informa ii putem localiza pe Internet? El ofer o colec ie de date care se mbog e te ntr-un ritm rapid, colec ie ce cuprinde subiecte de la medicin la tiin i la tehnologie. El prezint un material complet din domeniul artelor, precum i materiale de cercetare pentru studen i i materiale referitoare la recreere, la divertisment, la sport i chiar posibilit i de g sire a unui loc de munc . Prin Internet putem avea acces la almanahuri, la dic ionare, la enciclopedii i la h r i.

* Spre exemplu, cump r turile n cyberspa iu reprezint un paradis pentru 13% din num rul b rba ilor care utilizeaz Internet-ul, datorit faptului c se fac mult mai rapid. Acest motiv convinge, din p cate, numai 2% din femei s cumpere online. ns , din totalul utilizatorilor, doar 19% privesc Internetul ca pe un mijloc de a cump ra diverse lucruri, pentru c 46% l descriu ca pe o surs de informa ii, 24% ca pe un mijloc de a fi n contact cu ceilal i oameni i 10% ca pe o surs de distrac ie.

ansmitere i de receptare a acestora n interiorul firmei, cadrul i climatul organiza ional .a. d) perfec ionarea capacit ii de exprimare i de ascultare, ndeosebi la manageri, corelarea organiz rii formale cu organizarea informal . e) promovarea cu predilec ie a unor stiluri participative de management ce reclam folosirea pe scar larg a edin ei i deleg rii, concomitent cu o puter5. ERGONOMIA LOCULUI DE MUNC N BIROU

5.1. Necesitatea organiz rii ergonomice a muncii n birou Dezvoltarea economiei de pia i extinderea propriet ii private au f cut ca munca de birou s cunoasc o amploare deosebit . n aceste condi ii apar cerin e noi fa de componentele procesului de munc , fa de om, fa de mijloacele de munc i fa de ntregul sistem om-ma in -mediu. Aceste aspecte ale organiz rii tiin ifice a muncii i g sesc rezolvare prin aplicarea n serviciile i birourile firmelor a cercet rilor de ergonomie care s asigure adaptarea muncii la om, cre terea productivit ii i sc derea solicit rilor de efort n munc .

46

Introducerea cercet rilor de ergonomie n birouri poate fi sus inut prin prisma unor caracteristici proprii muncii din aceste structuri, cum ar fi: caracterul muncii, gradul sc zut de dotare tehnic solicit ri de efort fizic i psihic n munc ; amplificarea factorilor de stres i de oboseal ; i existen a unor multiple

varietatea i complexitatea opera iilor (n special de ordin intelectual) pe care trebuie s le execute lucr torii, rela iile cu clien ii, r spunderea material i moral ; folosirea, uneori nera ional , a poten ialului uman, calitatea i structura acestuia. Munca n birou se prezint n general ca o munc psihic ce solicit din partea personalului un efort intelectual deosebit, ns exist numeroase activit i care necesit un efort fizic intens. Din punct de vedere fizic se poate considera c activit i precum cele de procesare a coresponden ei, introducere a datelor, c utarea i reg sirea informa iilor sunt grele, solicitnd ntr-un grad ridicat posibilit ile fiziologice ale personalului, n special cele ale secretarelor. Pentru personalul secretariatelor apar alte cauze care pot determina cre terea efortului fizic i anume: fluxul clien ilor, gradul de aglomera ie, cantitatea i varietatea informa iilor solicitate. Avnd n vedere toate aceste solicit ri, necesitatea studiilor ergonomice este evident , deoarece numai prin intermediul acestora se poate realiza adaptarea muncii la posibilit ile umane fire ti, f r amenin area s n t ii lucr torilor. Printro organizare corespunz toare a muncii pe baza principiilor ergonomice, prin mecanizarea i prin informatizarea unor activit i i prin stabilirea corect a num rului i a structurii personalului se poate ac iona eficient pentru reducerea efortului fizic. O alt caracteristic a activit ii desf urate n birouri i, n acela i timp, un factor de influen a efortului este pozi ia de lucru. Aceasta este pozi ia eznd, care uneori nu se modific nici n timpul pauzelor, datorit condi iilor de amenajare a locurilor de munc . Aceast caracteristic se ntlne te la toate categoriile de personal cu o pondere mai mic sau mai mare, dar cu deosebire la cei implica i n procesul de ntocmire i de prelucrare a documentelor. n acest caz studiile de ergonomie trebuie ndreptate spre organizarea ra ional a timpului de lucru i spre crearea condi iilor de schimbare a pozi iei corpului. Solicitarea neuropsihic n birou este predominant fa de solicit rile de alt natur la principalele categorii de personal. Aceasta apare n special la cei implica i n activit i de cercetare-dezvoltare, financiar contabile, de ntocmire i de prelucrare a documentelor i la cei din serviciile de rela ii cu publicul.

47

n cadrul serviciilor de rela ii cu publicul sau n secretariate exist elemente care au o contribu ie nsemnat la cre terea efortului psihic. n acest sens se remarc ndeosebi dialogul ce trebuie men inut cu fiecare persoan pentru stabilirea informa iilor dorite. Pentru a se putea face fa acestor solicit ri, studiile de ergonomie indic o serie de calit i pe care trebuie s le aib lucr torii dintr-un astfel de serviciu i anume: cuno tin e temeinice n domeniul solicitat, arta de a vorbi cu oamenii, dinamism, aten ie distributiv , spirit de observa ie, capacitate de decizie i ini iativ . Practica a demonstrat c n serviciile de rela ii cu publicul exist o serie de cauze care conduc de regul la suprasolicitare. Acestea sunt diverse i pot fi provocate fie de lucr tori, fie de clien i. Din prima categorie face parte gradul de oboseal al lucr torilor (zilnic plus cea acumulat ) cu implica ii asupra modului de comportare fa de clien i, manifestat prin lips de amabilitate i prin nervozitate. n multe cazuri efortul lucr torilor de a avea un comportament civilizat poate duce la suprasolicitare. Dificult i pot crea i clien ii prin modul de comportare fa de lucr torii serviciilor, care nu v d n acesta un partener egal care contribuie prin munca sa la satisfacerea cererilor lor, ci o persoan care trebuie n orice condi ii s -i serveasc cu promptitudine i cu amabilitate. Solicitarea neuropsihic a angaja ilor din serviciile de rela ii cu publicul sau a celor din secretariate mai este influen at i de neritmicitatea fluxului clien ilor, de neadaptarea orarelor de func ionare a acestora la fluxul clien ilor i de existen a unor lipsuri n organizarea muncii. n leg tur cu acest aspect trebuie men ionat c organizarea ergonomic a muncii trebuie s asigure concordan a dintre num rul angaja ilor existen i i afluen a solicitan ilor. Avnd n vedere c fluxul acestora este n general aleator, structurile respective pot ac iona printr-o mai mare flexibilitate n stabilirea programelor de lucru i prin dimensionarea optim a forma iilor de lucr tori, prin folosirea unor grafice de munc . Aceste m suri determin servirea civilizat a clien ilor i cre terea randamentului n munc n condi ii de solicitare normal a l5.2. Stresul i oboseala profesional Stresul i oboseala profesional , numite i bolile secolului, sunt cele mai grave disfunc ionalit i care apar n munca de birou. Din aceast cauz a ap rut necesitatea organiz rii ergonomice a muncii n birouri. Stresul reprezint o dimensiune constant a vie ii noastre cotidiene. Dac pn n 1989 factorii stresan i ineau mai mult de sistemul politic, de aspectele negative ale dictaturii comuniste, n prezent societatea de tranzi ie aduce pe scena vie ii noi tipuri de situa ii stresante cum ar fi : incertitudinea, schimb rile rapide i adesea imprevizibile, concuren a, omajul, necesitatea reorient rii i recalilific rii rapide i, nu n ultimul rnd, sc derea nivelului de trai. Oamenii, ca indivizi izola i, au rareori posibilitatea de a influen a evenimentele stresante externe. Tot ce pot face este s - i nsu easc ni te strategii adaptative care s -i fac mai rezisten i la agresiunile psihice i mai eficien i n activitatea profesional .

48

Dac stresul este prea mare fiecare dintre noi poate ceda psihic; chiar dac persoana respectiv este una extrem de echilibrat pot ap rea tulbur ri psihologice temporare. Individul poate tr i o stare de disfunc ionalitate sau chiar o c dere psihic brusc n urma unei psihotraume severe (accident, incendiu, decesul unui membru apropiat din familie). Reac ia la stres se instaleaz treptat atunci cnd individul este supus un timp ndelungat unor condi ii de tensiune psihic , mai ales atunci cnd este atins imaginea sa, situa ia marital , profesional sau material . De obicei individul i revine cnd situa ia stresant a fost nl turat , de i uneori pot r mne unele sechele sau o vulnerabilitate crescut fa de anumi i factori de stres*. Factorii de mediu reprezint , de asemenea, factori de stres pentru organismul uman i animal, producnd perturb ri la nivelul diferitelor sisteme fiziologice. Ace ti factori, dintre care amintim: temperatura (prea ridicat sau prea sc zut ), umiditatea, zgomotul, agen ii poluan i pot produce traume fizice, dar i psihice. Exist i stresori de natur psihosocial cum ar fi: situa iile conflictuale, presiunea social prea mare, factori care pun n pericol situa ia material sau statutul social al individului, care sunt percepu i ca o amenin are pentru individ. Stresul nu este influen at numai de situa iile externe ci i de vulnerabilitatea, de toleran a la stres a individului sau de unele tr s turi ale personalit ii acestuia. Exist , de asemenea, situa ii de via care sunt considerate stresori universali, ca de exemplu: r zboiul, deten ia, calamit ile naturale, accidentele care produc invaliditate sau bolile incurabile, pierderea unor persoane apropiate. Unele situa ii de via nu sunt la fel de stresante pentru toat lumea. De pild , pierderea unui examen, dezaprobarea sau critica efului determin reac ii diferite de la un individ la altul. Chiar i n cazul unor dezastre sau calamit i naturale exist persoane care i p streaz calmul i ac ioneaz oportun i eficient, n timp ce al ii intr n panic sau manifest un comportament bizar. Lazarus arat c cercet rile asupra unor combatan i din r zboiul din Vietnam sau din r zboiul arabo-israelian din 1973 au demonstrat c doar la un anumit procent dintre ace tia au ap rut simptome emo ionale grave, temporare sau permanente, care i-au f cut inap i pentru lupt , ceilal i nedezvoltnd ceea ce speciali tii numesc nevroza de r zboi. Oboseala reprezint o reac ie a organismului de readaptare, de refacere a func iilor sale. Ea reprezint un fenomen fiziologic normal care apare n urma solicit rilor prezente n activitatea uman . n general oboseala este un fenomen reversibil, deoarece dac este urmat de o perioad de odihn sau de somn, organismul i reface plenitudinea func iilor sale. Ea nu este o boal , dar poate avea consecin e temporare asupra organismului precum sl birea aten iei fa de munca ndeplinit i fa de mediu. Speciali tii clasific oboseala n urm toarele grupe: Oboseala muscular (dinamic i de contractarea muscular fix . i static ) determinat de efortul muscular

49

 Oboseala neurosenzorial cauzat de tensiunea nervoas a sim urilor (ochi, urechi). Oboseala psihic determinat de factori de natur psihic .

Oboseala poate fi provocat de o mul ime de cauze, dintre care cele mai des ntlnite sunt: intensitatea i durata muncii fizice i intelectuale; factorii de mediu (temperatura, lumina, zgomotul); factorii de natur psihic (responsabilit i, griji, conflicte); monotonia sau rutina muncii; boli i dureri.

Formele de manifestare a oboselii la om sunt multiple: sc derea aten iei; ncetinirea i inhibarea percep iei; inhibarea capacit ii de gndire; sc derea randamentului activit ii fizice i intelectuale.

n birouri oboseala profesional este o stare produs de stres i afecteaz mai ales persoanele care lucreaz cu publicul. Cei mai mul i cred c munca n birouri i secretariate este lipsit de stres sau cu stres redus, ns lucrurile nu stau deloc a a. Tensiunile psihice i stresul contactelor inter-umane determin oboseal sau chiar epuizare. Cercet rile efectuate asupra lucr torilor din birouri arat c peste 50% dintre ace tia sunt afecta i de un sindrom de epuizare emo ional . Cauzele ar consta n lipsa de spa iu i de intimitate a locului de munc , precum i n dificultatea sarcinilor de serviciu. n general, persoanele care manifest simptome de oboseal fizic i psihic au o atitudine negativist n rela iile cu ceilal i i resimt o diminuare a respectului de sine.* n afara programului normal de lucru, remedierea i prevenirea oboselii se poate realiza prin reglementarea duratei zilei de lucru, a duratei s pt mnii de lucru i a concediilor de odihn . n munca de birou remediile pentru epuizarea i pentru oboseala profesional se pot asigura la dou niveluri. La nivelul vie ii personale angaja ii trebuie s - i structureze activit ile astfel nct acestea s le dea un sentiment de confort i de siguran . Salaria ii trebuie s aib o via activ n afara serviciului i mediului acestuia.

50

Al doilea nivel se refer la responsabilit ile manageriale care trebuie s vizeze ajutorarea salaria ilor afecta i de oboseal profesional prin recunoa terea simptomelor acestui fenomen i prin instruirea personalului n vederea depist rii lor, prin organizarea de ntruniri ce pot fi folosite pentru ntrajutorarea membrilor personalului i prin promovarea spiritului de echip . Pentru serviciile de rela ii cu publicul, n situa ia n care schema de personal permite, managerii pot s restructureze anumite posturi sau s refac programul de lucru astfel nct contactul dintre lucr tori i solicitan i s nu fie prea mare. De asemenea, poate fi util i organizarea de seminarii privind managementul stresului sau timpului [1] . Este foarte important s se previn starea de oboseal profesional pentru c aceasta nu afecteaz un singur membru al personalului ci este transmis i celorlal i. n acest sens, Beth Belevins ar ta: Cnd un angajat se plnge de condi iile de lucru i/sau se ndoie te de utilitatea, de rostul sau de satisfac ia muncii sale, aceast atitudine va avea cu siguran influen i asupra colegilor s i. Pentru a nu permite r spndirea acestor simptome, managerii trebuie s le recunoasc i s le previn ori de cte ori este posibil. De asemenea, managerul are un rol esen ial n g sirea unor corela ii i alternative optime ntre durata perioadelor de munc , durata pauzelor pentru odihn , num rul, con inutul i momentul introducerii acestor pauze, astfel nct s se asigure o eficien sporit , un nivel optim al capacit ii de munc i o bun stare a s n t ii.

* Conceptul de stres apare pentru prima dat n cercet rile de fiziologie ntreprinse pe animale de c tre Hans Selye n 1950, care descrie a a-numitul sindrom general de adaptare ce caracterizeaz reac ia organismelor biologice la stres. * Tina Roose, r 5.3. Analiza ergonomic a locului de munc

Pentru a asigura eficien a sistemului om-mijloace de munc -mediu i a mic ora posibilit ile de eroare, n condi iile reducerii solicit rilor, concomitent cu cre terea satisfac iei n munc , este necesar, att pentru proiectant ct i pentru organizatorii i pentru conduc torii proceselor de munc , s se foloseasc metode adecvate, care s se bazeze pe cunoa terea posibilit ilor i a cerin elor omului n procesul muncii. n aceste condi ii analiza, proiectarea i reproiectarea ergonomic a locului de munc este de mare utilitate. Procedeul are ca punct de plecare analiza condi iilor de munc existente sau proiectate pentru a se realiza n diferite variante i pentru fiecare loc de munc , n func ie de factorii de evaluare i de criteriile de influen [1] .

51

5.4. Proiectarea ergonomic

a mobilierului de birou

Cteva din cerin ele la care trebuie s r spund un loc de munc organizat pe baza principiilor ergonomice ce au ca obiectiv optimizarea rela iei om-mijloc de munc -mediu se refer la mobilier: - amplasarea i combinarea adecvat a mobilierului, din punct de vedere func ional i estetic; - mobilierul s fie simplu, s asigure pozi ia corect a p r ilor corpului n timpul execut rii opera iilor i s corespund cerin elor ergonomice i estetice. Mobilierul de birou a f cut obiectul unor norme i recomand ri precise care le stabilesc dimensiunile, capacitatea de stocare, spa iul necesar pentru utilizare; acestui mobilier i se asociaz echipamentele i materialele utilizate n mod curent sau cu intermiten e n serviciile i ]n posturile de lucru. Alegerea mobilierului va fi relativ u oar dac beneficiarul se adreseaz unor produc tori specializa i. Cea mai mare parte dintre ace tia au experien i dispun de echipe care se pot deplasa i pot propune proiecte de implementare care s corespund ct mai exact posibil nevoilor beneficiarului, posibilit ilor financiare i planurilor arhitectului. ncercnd s ob in cel mai bun pre , beneficiarul poate apela la mai mul i furnizori, re innd pe cei care ofer livrarea i montarea pe loc n termene rezonabile. Nu trebuie pierdut din vedere i faptul c implementarea mobilierului nu este niciodat definitiv i dup un timp pot fi necesare unele modific ri; de aceea este preferabil mobilierul format din module mici, demontabile, u or de deplasat i de a ezat (rafturi independente cu fa dubl , scaune ergonomice sau pliante, fotolii dispuse individual sau n banchete, mese de lucru ce pot lua diferite forme). Multe probleme datorate unei previziuni deficitare la nivelul stabilirii planurilor se pot rezolva sau ameliora prin dispunerea variabil a mobilierului. Alegerea cu grij a mobilierului de birou poate avea o contribu ie important asupra moralului personalului i de asemenea poate fi o cale de cre tere a eficien ei n munc . Mobilierul nepotrivit poate avea serioase repercusiuni asupra s n t ii i st rii fizice a personalului, care n final se poate transpune ntr-un nivel ridicat de absenteism i ntr-un randament redus. Mobilierul unui birou modern dotat cu aparatur electronic (computere, terminale, imprimante, echipamente pentru microfilme) trebuie s fie proiectat astfel nct s satisfac toate necesit ile personalului care lucreaz cu aceste echipamente. De asemenea, este necesar s existe cabluri suficient de lungi care s fie a ezate astfel nct s fie ct mai pu in vizibile. Cablurile pot fi ncorporate n birouri astfel nct computerele, telefoanele sau sursele de lumin s poat fi pozi ionate n locuri corespunz toare, n felul acesta securitatea n lucru cre te i se creeaz economii importante de cablu. Numeroase firme ofer ast zi mobilier modern pentru personalul care lucreaz n grup cu echipamente legate la re ea. Aceste sta ii de lucru faciliteaz colaborarea iar mobilierul se adapteaz u or la necesit ile echipamentelor. Pupitrele pentru terminale pot avea extensii de tastatur pentru operare confortabil , iar mesele

52

pentru imprimante pot avea un sertar dedesubt n care este p strat hrtia . Pentru mobilierul de birou se pot folosi mai multe materiale, dar uzuale sunt: lemnul, plasticul i metalul. n opinia multor speciali ti, cea mai important pies de mobilier n birouri este scaunul, de aceea alegerea scaunului perfect va fi tratat pe larg n acest capitol. De i pentru mul i poate s par o problem lipsit de importan , chiar hilar , alegerea scaunului pentru locul de munc a devenit n ultimul timp un subiect mult discutat i studiat de speciali tii n ergonomie. Pentru cei mai mul i oameni cel mai important echipament de birou este calculatorul. ntr-adev r, att calculatorul ct i proiectarea ntregii sta ii de lucru este ast zi important , dar s nu uit m c f r un scaun confortabil, munca lucr torilor nu poate fi eficient . Majoritatea lucr torilor din birou stau n medie opt ore pe zi pe scaun la masa de lucru, de aceea nu este deloc uimitor c scaunul a devenit ast zi cea mai important pies de mobilier n birouri. Statul pe scaun o perioad mare de timp poate provoca diverse probleme cum ar fi: dureri ale picioarelor, datorit marginilor platformei; dureri de spate, cauzate de pozi ia ncordat a coloanei i a mu chilor dorsali, pozi ie care provoac vasoconstric ii ce ncetinesc circula ia sngelui, deci i oxigenarea*. Scaunul trebuie, de asemenea, s ofere, n special pentru oamenii mai scunzi, posibilitatea de sprijin a picioarele pe podea sau pe un suport (condi ie obligatorie pentru cei care lucreaz n pozi ia eznd). Acest suport, ns , trebuie s permit extensia picioarelor i p strarea pozi iei verticale a corpului sau pu in aplecat pe spate. Ajustabilitatea este cea mai important tr s tur de calitate a scaunelor de birou. Pentru alegerea scaunului perfect este necesar consultarea unor standarde realizate de firme specializate*. La fel de important n munca de birou este ajustarea meselor de lucru. n l imea planului de lucru trebuie dimensionat n func ie de distan a optim de vedere pentru men inerea corpului n pozi ie natural , precum i n func ie de m rimea efortului solicitat de bra e. Pentru a putea respecta aceste dimensiuni, mesele de lucru trebuie s dispun de un mecanism care permite ajustarea n l imii pn la nivelul corespunz tor. n prezent firmele specializate n producerea mobilierul de birou pun tot mai mult accent pe aspectul ergonomic al produselor lor.

53

[1] Les profils des postes, Paris, Ed. Masson, 1976, p. 20-40. * Peste 31 de milioane de americani sufer n prezent de dureri de spate. Dar aceste dureri reprezint numai una din problemele de s n tate pe care lucr torii din birouri din Statele Unite le au la locurile lor de munc . Centrul Na ional pentru Statistica S n t ii arat c aproximativ 20% din durerile de spate sunt cauzate de pozi ia la locul de munc , determinnd o sc dere a productivit ii cu 25%. Acela i centru men ioneaz c durerile de spate reprezint aproximativ 40% din totalul durerilor musculare ap rute la locurile de munc . Aetna Life and Casualty estimeaz c durerile repetitive, inclusiv cele de spate, determin n Statele Unite pierderi de 20 de miliarde de dolari pe an cuprinse n costuri medicale i n reduceri de salariu. Geoff Wright, un specialist canadian n ergonomie arat c : Ast zi majoritatea speciali tilor recunosc c sta ia de lucru i scaunul trebuie proiectate astfel nct s se adapteze diferen elor fizice dintre lucr tori. Dac acest lucru nu este f cut, angaja ii nu vor putea lucra la ntreaga lor capacitate, iar riscul durerilor de gt, de umeri, de spate, de bra e sau de ncheieturi este deosebit de mare. Un scaun ergonomic ar trebui s ofere spatelui, n special zonei lombare, un suport. Dr. Wright spune c acest suport ar trebui s fie ajustabil. De asemenea, sp tarul scaunului ar trebui s permit i o ajustare pe vertical pentru a se adapta lungimii spatelui lucr torilor, de i aceast solu ie, arat profesorul Burloiu, nu rezolv problema durerilor de spate. Durerea este provocat de nclinarea n fa a corpului, nso it de ncordarea coloanei i a mu chilor dorsali, de aceea este necesar o nclinare a planului de lucru spre operator (ca un pupitru) astfel nct corpul s nu se mai ncline n fa , s stea drept sau chiar pu in nclinat pe spate. De i mul i speciali ti spun c este necesar o ajustare nainte a sp tarului pentru a reduce durerile de spate, proiectarea, n ultimul timp, a unor tastaturi pentru calculatoare cu un sistem care permite schimbarea unghiului de lucru, nt re te ideea profesorului Burloiu. * De exemplu, n Statele Unite, American Na ional Standards Institute-Human Factors and Ergonomics Society (ANSI-HFES), un grup independent, analizeaz produce astfel de standarde. Aceast institu ie recomand pentru scaunele de birou urm toarele caracteristici:

- s permit lucr torilor s stea cu bra ele drepte de la um r i cu coatele ndoite; - s permit lucr torilor s stea pe scaun cu genunchii ndoi i i cu picioarele sprijinite pe podea sau pe un suport; - s dispun de un sp tar care s p streze pozi ia dreapt a spatelui. Standardele ergonomice sunt mbun t ite periodic iar standardele ANSI-HFES sunt n mod curent revizuite. Administra ia Clinton s-a ocupat n mod deosebit de aceast problem , cernd Occupational Safety and Health Administration (OSHA) s fac noi propuneri n acest sens. n acela i timp, un mare num r de state din America au propus propriile

54

standarde ergonomice. Semnificativ este propunerea California Occupational Safety and Health Administration (CALOSHA). Conform acestor standarde platforma scaunelor trebuie s fie ajustabil att n n l ime ct i n adncime, sp tarul trebuie s fie ajustabil, n special pentru zona lombar , i de asemenea suportul pentru bra e. Propunerile OSHA i revizuirea standardelor sta iilor de lucru de c tre ANSI-HFES au ca obiectiv cre terea productivit ii i reducerea riscurilor de apari ie a unor dureri determinate de echipamentele i de mobilierul de birou. n acela i timp speciali tii n ergonomie sprijin activit ile de realizare a unor noi produse care s asigure siguran i s n tate la locurile de munc . i n Marea Britanie exist o mare preocupare pentru realizarea unor astfel de standarde ergonomice. n acest sens, British Standard ofer urm toarele dimensiuni pentru scaunele ajustabile ale dactilografelor i operatorilor pe calculator: n l imea scaunului de la p mnt 393,7-495,3 mm L imea scaunului s nu fie mai mic de 330,2 mm L rgimea scaunului 406,1 i 431,8 mm n l imea sp tarului de la nivelul platformei ntre 203,2 mm i 301,8 mm Adncimea sp tarului ntre 127mm i 152,4 mm L rgimea sp tarului nu mai mare de 304,8 mm

Aceste dimensiuni sunt proiectate s asigure pozi ia confortabil pe scaun cu spatele rezemat de sp tar i cu picioarele sprijinite pe podea. Totu i ele nu trebuie considerate ca etalon deoarece sunt valabile numai n condi iile antropometrice specifice rii respective. Majoritatea managerilor accept ideea c scaunul ergonomic este ntr-adev r important pentru cre terea confortului lucr torilor, pentru eliminarea problemelor de s n tate care n final pot duce la cre terea productivit ii, numai c acest scaun i n general mobilierul ergonomic este nc prea scump (cel pu in pentru firmele romne ti). Totu i trebuie s ne gndim la faptul c pierderile determinate de nefolosirea lor sau necunoa terea utiliz rii lor (20 de miliarde de dolari pe an n SUA) dep esc cu mult aceste costuri. S reflect m asupra vorbei englezului: Sunt prea s rac pentru a cump ra lucruri ieftine. 5.4.1. Proiectarea i mbun t irea factorilor de ambian fizic

Ambian a fizic reprezint o component important a procesului de proiectare ergonomic a locului de munc . Etimologic no iunea de ambian se refer la mediul material i social n care o persoan sau o colectivitate i desf oar activitatea.

55

n birouri proiectarea factorilor de ambian trebuie s aib n vedere: caracteristicile generale ale muncii, con inutul specific al muncii, solicit rile impuse n procesul muncii, factorii psiho-sociali. De asemenea, importante sunt i posibilit ile materiale, tehnico-economice ale acestor structuri. Principalii factori de ambian fizic sunt: iluminatul, microclimatul (temperatura, umiditatea, viteza aerului, puritatea aerului), coloritul i zgomotul. Iluminatul este unul dintre factorii care exercit o influen important asupra productivit ii angaja ilor i asupra gradului lor de oboseal . O iluminare defectuoas poate cauza disconfort vizual i o pozi ie nenatural a corpului, fiind deci o piedic n calea performan ei. Cercet rile arat c 80% pn la 85% din cantitatea de informa ie pe care o asimil m parvine pe cale vizual , de aceea confortul vizual este esen ial. Dar modul de iluminare nu afecteaz numai confortul vizual ci i pe cel fizic. Iluminatul la locul de munc poate fi mp r it n 4 categorii: 1. Iluminarea ambiental este dat de obicei de o surs de lumin montat n tavan (tub fluorescent). Uneori este singura surs de lumin la locul de munc . 2. Iluminarea cu ajutorul l mpilor de birou. De i ofer confortul individual, acest tip de iluminare este absent n cele mai multe locuri de munc . 3. Iluminarea direc ionat este de obicei asigurat de surse de lumin orientate n jos, sau de lumini de urm rire. Este folosit pentru iluminatul anumitor obiecte sau pentru cre terea nivelului de intensitate. 4. Iluminarea natural provine prin geamuri, u i sau pere i de sticl . Are un efect pozitiv asupra omului, dar nu este disponibil permanent. Pozi ionarea. Locul de munc trebuie astfel pozi ionat nct linia vizual s fie paralel cu lumina i cu ferestrele. Lumina care cade ntr-un unghi corespunz tor pe suprafa a de lucru previne reflexia care poate ntuneca imaginea sau poate crea contraste de fundal. Comutatorul. Diferitele tipuri de comutatoare permit lucr torilor s aprind pe rnd cte o serie de lumini, ceea ce permite reglarea nivelurilor de lumin ambiental . Jaluzelele. Permit controlul luminii naturale pe parcursul ntregii zile. O alt problem a iluminatului o reprezint ntre inerea. O bun ntre inere a elementelor componente ale l mpilor include o schimbare regulat la 2/3 din via a acestora, controale atunci cnd ncep s dea mai pu in lumin i cur irea regulat . O nou genera ie de startere electro-magnetice i de tuburi fluorescente cu eficien i cu via m rite sunt din ce n ce mai folosite, reducnd foarte mult aceste probleme de ntre inere.

56

Iluminarea eficient determin i sc derea costurilor. Studiile arat c 85 de cen i dintr-un dolar cheltuit pe un sistem de iluminat deja existent se duc la costul de electricitate. Investi iile n sisteme eficiente de iluminare duc la reducerea acestor costuri, vor reduce munca de ntre inere i vor mbun t i calitatea luminii. Cromatica (coloritul) constituie un alt factor de ambian fizic ce influen eaz productivitatea muncii i care are un rol important asupra capacit ii vizuale, n asigurarea unui iluminat eficient i a unui confort sporit. Folosirea culorilor n munca de birou se bazeaz pe efectele fiziologice i psihologice ale culorilor asupra omului (tabelul 3). Astfel: Ro ul are efecte benefice asupra sistemului nervos, stimuleaz circula ia sngelui i pofta de mncare, vasele limfatice i metabolismul. Ro ul accelereaz ritmul cardiac i respira ia, combate frigul, d impresia de m rire a spa iului, d rezisten la efort psihic i fizic, creeaz o ambian vesel i optimist . Dar privitul intens i timp ndelungat a acestei culori determin oboseala care se va resim i la nivelul ntregului organism. Ro ul ajut n urm toarele afec iuni: r celi, st ri subfebrile, dureri reumatice provocate de frig i de oboseal , eczeme, TBC, depresie nervoas , paralizie, astenie fizic . Verdele este calmant i d senza ia de odihn . Este culoarea naturii i a speran ei, dilat vasele de capacitate mic , scade tensiunea arterial , echilibreaz . Lumina verde favorizeaz sugestia i autosugestia, dar obose te dac nuan ele sunt prea ntunecate. Oranjul tonific aparatul respirator, combate st rile de anxietate, stimuleaz aten ia, fixeaz calciul n oase, este afrodiziac. De asemenea, este tonifiant pentru ficat i pentru func iile de nutri ie. Oranjul este indicat n bron ite cronice, sclerodermii, enfizem pulmonar, astm bron ic, rinite cronice, litiaz biliar , boli de rinichi. Oranjul nu are contraindica ii. Albastrul are ca efect sc derea presiunii sanguine, a tonusului muscular, calmeaz respira ia i reduce frecven a pulsului. Ca efecte psihologice, este o culoare foarte rece, odihnitoare i lini titoare care ndeamn la calm i la reverie, la predispozi ie spre concentrare i spre lini te interioar . n exces, albastrul poate duce la depresie. Albastrul confer seriozitate, tendin a spre evocare, spa ialitate, ng duin , pace interioar , nostalgie. Violetul este culoarea regal prin excelen . Recunoscut ca sedativ, violetul stimuleaz producerea globulelor albe, cre te tensiunea arterial i frecven a ritmului cardiac. Culorile birourilor ergonomice se aleg i n func ie de coeficientul de reflexie. Astfel se recomand vopsirea plafoanelor n culori cu coeficient de reflexie ridicat, ns mat, pentru a mpiedica str lucirea. Pardoseala s aib un coeficient de reflexie de 15-30%. Pentru mobilier se recomand culori deschise, avnd un coeficient de reflexie de 30% pn la 50%. Pentru ma ini de scris sau pentru calculatoare sunt indicate culori neutre (gri, bej).

57

Zgomotul. Nivelul general al zgomotelor trebuie s se nscrie n limite corespunz toare specificului muncii de birou, al c rui con inut implic un anumit grad de solicitare psihic i nervoas . Limitele maxime admisibile pentru zgomot sunt: 70 db n secretariate i n centre de calcul ;

50-60 db n servicii financiar-contabile i n celelalte birouri cu lucr ri repetitive care necesit o anumit concentrare. Intensit i mai mari de 110 db situeaz zgomotele dincolo de limitele suportabile. [1] Pentru evitarea efectelor determinate de intensit ile mari ale zgomotului, n special cele neuro-psihice (tulbur ri de aten ie, sustragere, ncordare, oboseal ) sunt necesare m suri de prevenire precum: acte normative de limitare a zgomotelor; solu ii silen ioase pentru tehnologia de birou; dimensionarea corespunz toare a nc perilor; dispersarea i dispunerea ra ional a echipamentelor; pere i, plafoane i plan ee din materiale fonoabsorbante; s li pentru recreere n timpul pauzelor; control ORL periodic.

Microclimatul. Acesta se refer la starea fizic a aerului la locul de munc , ce se caracterizeaz prin temperatur , umiditate, curen i de aer i radia iile termice ale corpurilor nc lzite [2] . Un microclimat necorespunz tor poate reduce capacitatea de munc a executantului, poate spori riscul de mboln viri i implicit reduce productivitatea muncii. Temperatura optim n nc perile birourilor stimuleaz lucrul, cre te eficien a. Senza ia de bun stare fiziologic apare atunci cnd diferen a dintre temperatura aerului i cea a suprafe ei nc perii nu dep e te 2-30C. Temperatura aerului recomandat pentru munca intelectual n pozi ia eznd este de 21-230C, iar pentru munca u oar n pozi ia eznd este de 190C. De asemenea, speciali tii cer, n general, ca diferen a ntre temperatura exterioar cea interioar n timpul sezonului cald s nu dep easc 40C.

58

n stabilirea temperaturii optime trebuie s se ia n calcul i mi carea i umiditatea aerului. Mi carea aerului trebuie s fie mai mic de 0,2 m/s; n cazul lucr rilor deosebit de delicate care cer o imobilitate prelungit a corpului, nu trebuie s dep easc 0,1 m/s. Igiena modern recomand ca n nc perile nc lzite umiditatea relativ a aerului s fie cuprins ntre 50 i 70%. De asemenea, cercet rile efectuate demonstreaz c pentru o rela ie optim ntre umiditatea relativ i temperatura aerului, ace ti indicatori trebuie s aib urm toarele perechi de valori: Umiditate relativ (%) Temperatura aerului (C) 70 21,3 50 22,5 30 23,9 Dac aceste propor ii nu se p streaz apar efecte negative asupra aparatului respirator. Acestea ar fi posibilit ile pe care le are la dispozi ie specialistul n ergonomie pentru a conferi locului de munc mai mult personalitate, confort i func ionalitate. 6. SISTEMUL INTEGRAT DE BIROU

Cnd n sistemul informa ional predomin mijloacele tehnice de culegere, prelucrare, m surare a datelor i informa iilor, sistemul respectiv devine informatic partea automatizat a sistemului informa ional. Prin evolu ia tehnicii de calcul s-a ajuns la automatizarea unui num r nsemnat de opera ii i lucr ri, dar nu este posibil nlocuirea total a sistemului informa ional de c tre cel informatic. Pentru a fi eficient folosirea calculatorului n prelucrarea datelor, acestea din urm trebuie s ndeplineasc o serie de condi ii: a) s fie n volum mare; b) s aib grad ridicat de complexitate; c) calculele s necesite volum important de munc ; d) s existe necesitatea prelucr rii repetate a acestui tip de date. n rile cu tradi ie n informatic , n urma studiilor efectuate s-a ajuns la concluzia c un sistem informatic optim trebuie s aib urm toarele structuri: 80% prelucrare automat ; 15% mecanizat ;

59

5% manual .

Fiind o component a sistemului informa ional, cel informatic nu reprezint un scop n sine, la fel ca i cel informa ional n care este integrat, ci ajut sistemul decizional n ob inerea unor informa ii de calitate, n vederea conducerii procesului sau unit ii respective. Fiind considerat intern este structurat, n func ie de complexitatea elementelor sale i de m rimea sa, pe mai multe niveluri. Prin folosirea tot mai larg a computerului s-a ajuns la prelucrarea integral a informa iilor. Cu ajutorul calculatorului se pot efectua o serie de opera iuni, precum: planificarea primar ; planificarea de timp i capacit i; elaborarea comenzilor i ordinea lor; date de produc ie i analiz .

Prin noul concept, CIM (Computer Integrated Manufacturing) se ob ine optimizarea fabrica iei, a organiz rii unei ntreprinderi n general. Instrumentele integr rii sunt introduse pe mai multe etape: 1. leg tura organizatoric ntre sistemele tehnice; 2. cnd sistemele de baz sunt nelegate, se vor realiza re elele necesare; 3. leg turi de date (transferul de date ntre sisteme); 4. crearea bazei comune de date pentru CIM. Conceptul de sistem, ca i cel de control al proceselor, este foarte important pentru managerul unei organiza ii. O organiza ie este privit , n general, ca un sistem cu un anumit num r de subsisteme i un scop comun. Aceste subsisteme trebuie s fie legate mpreun i controlate pentru a realiza acest scop. Sistemele informatice furnizeaz date n leg tur cu cadrul intern i extern i ajut conducerea n luarea deciziilor ce au impact deosebit asupra existen ei i func ion rii n continuare a organiza iei. Sistemele informatice de birou integreaz tehnologii variate, ce includ: comunicarea datelor, textelor, sunetelor sau imaginilor. Preg tirea documentelor i comunicarea mesajelor n forme variate produc o serie de beneficii, cum ar fi: a) cre terea accesului interpersonal, prin facilitatea comunic rii ntre diferite persoane; b) accesul la informa ie care poate fi g sit n diferite locuri i sub diferite forme, economisind i timpul pentru descoperirea ei;

60

c) cre terea productivit ii individuale, prin folosirea sistemelor suport personale ce fac posibil cre terea randamentului; d) cre terea gradului de continuitate ntre diferite activit i; e) mbun t irea controlului asupra activit ilor personale. Sistemul integrat implic existen a a dou elemente fundamentale: o baz de date central i o re ea de telecomunica ii. La mijlocul secolului trecut, Samuel F.B. Morse a deschis epoca telecomunica iilor, declan nd una dintre cele mai dramatice confrunt ri comerciale a timpului. Dat fiind c o parte mare din afaceri depinde acum de ob inerea i trimiterea de informa ii, companiile din toat lumea s-au gr bit s - i interconecteze angaja ii prin re ele electronice. Aceste re ele formeaz infrastructura cheie a secolului XXI, la fel de important pentru mersul afacerilor i dezvoltarea economiei na ionale asemenea c ilor ferate pe timpul lui Morse afirma A. Toffler n celebra sa carte Puterea n mi care. F r telecomunica ii nu ar fi posibil dect o par ial automatizare a biroului. O re ea de telecomunica ii permite computerelor i terminalelor din diferite locuri s comunice unele cu altele. Aceasta are diverse forme i m rimi. M rimea re elei depinde att de locul unde sunt instalate terminalele interconectate, ct i de num rul de conect ri necesar. O re ea poate include un cablu coaxial ce conecteaz dou birouri, sau un satelit ce leag cl dirile din diferite ora e sau ri. Re elele sunt de diferite tipuri, n func ie de datele care sunt transmise prin re ea. Acestea pot fi texte, semnalele audio, video care circul cu anumit vitez . Raportat la un birou, o re ea care poate s opereze cu diferite tipuri de date este cea mai potrivit . Astfel de re ele sunt de dimensiuni mici dar sunt foarte scumpe. De aceea se urm re te la nceput planificarea ctorva noduri, adic o re ea local (LAN) spune Myles E. Walsh n lucrarea Sisteme informa ionale computerizate. Companiile devin din ce n ce mai dependente de re elele lor electronice pe care le folosesc n activit ile zilnice. Privite cndva ca instrumente strict administrative, re elele informative sunt considerate tot mai mult arme strategice, ajutnd companiile s - i protejeze pie ele constituite i s le atace pe cele noi. Computerele, terminalele, re elele de telecomunica ii formeaz corpul i structura scheletic a unui sistem, atribuindu-i o anumit form de organizare. Software-ul este cel ce d via acestui sistem i i permite s realizeze func iile de birou. Sistemul integrat, prin intermediul modulelor sale, poate realiza o multitudine de proces ri ale informa iei. Primul pas n automatizarea biroului a fost introducerea sistemului de procesare a textului cu logic distribuit . Acest sistem este echipat cu capacit i de telecomunicare i de procesare a datelor. ntr-un sistem cu logic distribuit software-ul este nmagazinat n computerul principal. Fiecare terminal folose te

61

acela i program din computer pentru a- i realiza sarcina. ntr-un sistem cu resurse distribuite, fiecare terminal va avea propria memorie i putere de procesare. n acest fel va re ine propria copie a software-ului de procesare. Caracteristicile mai avansate ale acestor sisteme includ interfe e cu echipament foto, copiatoare pentru ie iri i echipamente cu OCR (Optical Character Recognition) pentru intr ri. ntr-un birou nu se lucreaz numai cu cifre, rapoarte, bugete sau planuri, procesarea imaginilor fixe sau mobile, proiectarea asistat , realizarea de grafice sunt tot mai des utilizate. Un alt mod de a procesa documentele include digitizarea i stocarea datelor f r a mai fi necesar introducerea de la tastatur . Textele sau imaginile fotografice, de exemplu, pot c p ta o form digital folosind un scanner (echipament ce poate transforma informa ia analogic n digital ). Procesarea vocii este o alt realizare a tehnicii moderne. Sistemele de introducere a vocii continu s fie limitate datorit modului n care decurge procesul vorbirii. Pentru introducerea informa iei ntr-un astfel de sistem este necesar o central telefonic sau o combina ie telefon-terminal. Pentru a utiliza sistemul, se introduc comenzile n procesor prin intermediul butoanelor, apoi se introduce mesajul audio vorbind direct n receptor. Mesajele sunt stocate sub form digital , dar pot fi transformate i n form analogic . Imaginea i vocea formeaz un tandem n timpul videoconferin elor. Una dintre cele mai importante realiz ri ale unui birou automatizat este teleconferin a capacitatea de a lega persoane aflate la distan , care au acces la propriile fi iere i la baza de date a organiza iei respective. Videotextul este de asemenea rezultatul utiliz rii noilor tehnologii birotice. Este o form de editare electronic ce ofer un poten ial uria pentru afaceri i guvern. Procesarea de date, texte, voce i a imaginii precum i transmiterea acestora se potrivesc unui num r tot mai mare de aplica ii de birou. Sistemele suport personale formeaz o categorie aparte de sisteme informatice de birou ce ofer asisten celor din executiv, managerilor i altor utilizatori. Acest tip de sisteme ofer poten ialul necesar pentru cre terea eficien ei prin mbun t irea organiz rii activit ilor. Ele pot furniza urm toarele servicii: a) calendare de management; b) programe de ntruniri; c) po ta electronic ; d) preg tirea documentelor;

62

e) localizarea documentelor i gruparea acestora; f) note i comentarii. n concluzie, prin automatizarea activit ilor de birou se urm re te o integrare a unora dintre tehnologiile computerizate dezvoltate ncepnd cu anii 60. Este punctul culminant al unor ani ntregi de cercet ri, experiment ri i al politicii miilor de persoane din industria computerelor. (Burton V. Dean Management strategic) 7. BIROUL VIITORULUI

7.1. Sisteme informatice viitoare. Sisteme expert i inteligen

artificial

Tehnologiile i noile moduri de organizare existente au creat, prin extensie, o nou terminologie aplicat unei st ri de fapt. La aceast or aproape oricine a auzit de automatizarea biroului i de biroul viitorului. n viitor computerele vor deveni mai ieftine i mai puternice datorit progresului tehnologic continuu. O cantitate echivalent de putere computerizat actual va costa cu 20-30% mai pu in n viitor. Dac n 1980 un computer principal pentru afaceri de mare ntindere costa 4,5 mil.$ i avea capacitatea s execute 4,5 MIPS (milioane de instruc iuni pe secund ) se folose te ca etalon IBM 3033 iar n deceniul 90 acela i computer, suferind mbun t iri de 30% pe an, costa 125 000$. dup cum afirm James A. Senn n Sisteme informatice n management, n prezent costul lui este de cteva mii de dolari. Computerele personale se nlocuiesc cu modele noi la fiecare 3 ani i sunt indicii c acest termen se va scurta. Capacitatea de stocare secundar se mbun t e te, de asemenea, cu 40% pe an. Nevoia de interconectare va asigura existen a capacit ii de a lega utilizatorii i managerii cu datele din mainframe-uri. Comunicarea datelor de toate tipurile va fi larg r spndit i tot mai multe companii vor investi n serviciile de baze de date comerciale. Va cre te considerabil interesul pentru sistemele expert i inteligen a artificial , care vor facilita construirea bazei de cuno tin e i procedurilor de interferen . Managerii sistemelor informatice vor avea o preocupare sporit n activitatea de organizare, influen nd natura activit ilor. n prezent, probabil cea mai prosper ramur a inteligen ei artificiale este cea a sistemelor expert destinate rezolv rii de probleme n domenii de specialitate. Sistemele expert preiau cuno tin ele bazate pe informare direct sau pe experien , acumulate de c tre specialist, relativ la un set bine delimitat de

63

probleme, i i asum sarcina rezolv rii acestora, urm rind minimalizarea interven iei utilizatorului n cursul rezolv rii. Extinderea rapid pe care a cunoscut-o domeniul implement rii de sisteme expert a avut ca suport permanent dezvoltarea unei categorii specializate de instrumente complexe dedicate acestui domeniu, denumite sisteme cadru sau sisteme anvelop , care permit preluarea n mod eficient a seturilor de cuno tin e specifice din domeniul de specialitate pentru care este realizat sistemul expert respectiv. De regul un sistem expert se construie te utilizndu-se un limbaj specializat (LISP, PROLOG, SNARK etc.). El se realizeaz , pe de o parte, de c tre speciali tii n informatic , dispunnd eventual de un produs-program adecvat, iar pe de alt parte, de expertul uman sau de exper ii n domeniul vizat. Unul dintre obiectivele activit ii de cercetare n domeniul sistemelor expert este ca utilizatorul calculatorului s devin invizibil. n afara unor cuno tin e standard, practic toate cuno tin ele urmeaz s fie introduse n memoria ma inii de c tre viitorul utilizator, n scopul solu ion rii unor probleme de care creatorul sistemului nu va avea niciodat cuno tin . Inteligen a acestuia din urm intr doar n pre ul ini ial de vnzare a produsului. Din acest punct de vedere, cel mai semnificativ aspect se refer la codificarea cuno tin elor. Datorit m surilor ntreprinse a fost creat o baz larg i sofisticat de cuno tin e, existnd posibilitatea ca acestea acumulate i stocate s fie distribuite la cererea celor interesa i. ntr-o vreme n care limbajul tiin ific este att de diversificat, n care min ii umane i vine din ce n ce mai greu s aspire c tre disciplinaritate, perspectiva unei integr ri viitoare a sistemelor expert ofer o alternativ reconfortant . 7.2. Re ele de telecomunica ii. Internet intermarketing Telecomunica iile reprezint unul dintre cele mai dinamice domenii ale economiei mondiale, fapt ilustrat de cel pu in trei elemente: - sistemul de dezvoltare a re elelor de telecomunica ii, care dep ritmul mediu de cre tere a produsului na ional brut; e te constant

- are loc o reutilare a re elelor pe baza celor mai noi realiz ri tehnico- tiin ifice n domeniul microelectronicii, tehnicii de calcul, materialelor cu transparen ridicat etc.; - ca urmare a extinderii re elelor, cre te n mod constant num rul de utilizatori/beneficiari, se l rgesc func iile i posibilit ile re elelor. Conceptul INS (Information Network System) presupune dezvoltarea func iilor re elei de comunica ii pentru a se oferi posibilit i noi i diversificate de comunica ie ntre calculatoare sau ntre calculatoare i terminale, folosind mediul vocal, de date sau imagini, disponibile la un pre de cost convenabil.

64

n re elele viitoare de comunica ii va cre te mult rolul canalelor de transmitere a informa iilor video, ceea ce va permite realizarea unei concordan e ntre posibilit ile acestor re ele i particularit ile psihofiziologice ale omului care ob ine informa iile de baz cu ajutorul v zului i auzului. (Mary J. Cronon Afaceri prin Internet) n ceea ce prive te utilizarea sateli ilor geosta ionari de telecomunica ii, n ultimii ani se constat apari ia unor muta ii importante. Dac ini ial sateli ii de acest tip aveau rolul s asigure fluxul de informa ii solicitate de diferite organisme statale i guvernamentale, de marile firme sau companii industriale, de curnd i-au f cut apari ia utilizatorii particulari. ISDN (Integrated Services Digital Network) reprezint n momentul de fa formula acceptat pe larg de comunitatea interna ional a telecomunica iilor, att n ceea ce prive te echipamentele ct i serviciile asigurate. Transmisiile sincron prin fibr optic reprezint o noutate n domeniu. Un exemplu n acest sens l constituie re eaua Metrobus a firmelor BELLABS i AT&T. Aceasta are o capacitate echivalent cu 13 000 de circuite telefonice, reprezentnd prima implementare comercial a re elei sincron cu fibre optice SONET. Internetul va cunoa te i el profunde schimb ri, greu de imaginat. Internetul este un adev rat beneficiu pentru companiile cu tehnologie avansat , care au nevoie de personal foarte bine preg tit n aplica iile i proiectele lor specifice. Noile strategii n afaceri acord o importan deosebit n elegerii corecte a informa iilor transmise i primite prin re ea. Dac ar fi s ne referim numai la marketing, folosind Internetul departamentele implicate n acest domeniu se pot familiariza rapid cu dorin ele i necesit ile clien ilor. Infrastructura complex a Internetului a transformat n realitate un vis al celor care prospecteaz pia a, chiar dac firma american DIGITAL folosea Internetul pentru a distribui anun uri c tre editori, consultan i i anali ti, nc din 1980. 7.3. Noua logic de organizare i adaptare a biroului

Prima faz de organizare uman ce i-a dovedit eficien a din antichitate pn aproape de zilele noastre a fost i este cea piramidal . Acest tip de structur , utilizat n armat pe timpul romanilor, n organizarea bisericii mai trziu, a fost preluat i n ntreprinderi precum General Motors i IBM pentru un timp, ca apoi s fie nlocuit cu forme mai flexibile care asigurau o mai mare mobilitate procesului de produc ie i de informare ar ta Jay R. Galbraith n lucrarea sa Organizarea n viitor. Organiza iile i ntreprinderile n care domin informa ia presupun o comunicare rapid , intercomunicare ntre conduc tori i executan i, leg turi directe i puternice ntre to i lucr torii i deciden ii procesului de produc ie. n SUA a ap rut principiul high tech high touch, adic o tehnologie nalt ce implic rela ii intense ntre oameni, cooperare, o mai mare interac iune interpersonal care s suplineasc golul uman creat de raportul om-tehnic .

65

Peter Drucker, sociolog i economist american, reia n lucr rile sale ideea piramidei ntr-o nou viziune: n institu ia bazat pe informa ie, tiin a se va afla cu prec dere la baza piramidei, unde se afl produc torii direc i. Azi i n viitor, organizarea va fi deci mult mai pu in ierarhic . Organizarea de tip lateral va crea posibilitatea contactelor spontane trans-func ionale, ducnd la o mai bun comunicare i coordonare. Cadrul afacerilor se schimb n mod dramatic iar rolul personalului n organiza ie apare tot mai mult sub semnul schimb rii. Legat de un proces decizional mai rapid, descentralizarea poate conduce la fragmentare, multiplicare, lips a coordon rii n organiza ie. Modelul organiz rii distribuite este cel n care se mut din sfera conducerii n subsidiar. Ierarhia este deci n descre tere. n multe cazuri organiza iile trebuie s n eleag importan a p str rii unor informa ii confiden iale, rezervndu- i astfel un avantaj n competi ie. Urm toarea list con ine anumite atribute care descriu noul mod de organizare comparativ cu cel vechi. Moduri de organizare (compara ie) Nou Dinamic Abunden a informa iei Global Dimensiuni reglabile Orientat spre produc ie, clien i Orientat spre aptitudini Spirit de echip Implicare Re ea lateral (orizontal ) Stabil Lipsa informa iei Local Dimensiuni mari Func ional Orientat spre activitate Spirit individualist Comand , control Ierarhic Vechi

n esen , exist o nou logic de organizare care cere ca nevoile practice s fie asociate cu toate sistemele manageriale ale unei organiza ii. Noile organiza ii trebuie s adopte conceptul de auto-structurare n ceea ce prive te organizarea activit ii. n multe cazuri noua structur n ansamblu necesit o tehnologie avansat i ar fi total nerealist s le solicit m de la nceput perfec iune. 7.4. Noul loc de munc Biroul viitorului va de ine o tehnologie avansat dar i utilizatori care trebuie s -i fac fa , s o exploateze i chiar s participe la dezvoltarea ei. Conceptul include

66

urm toarele elemente: stocarea i localizarea rapid a datelor; mesajele transmise i primite; sistemele de suport decizional; distribuirea muncii n diferite locuri.

Elementele sale func ionale de baz sunt: preg tirea i reproducerea documentelor; comunica iile; stocarea i localizarea informa iei pe diverse medii.

Sistemele birotice create n ultimul timp sunt parte integrant a sistemului informa ional al unit ii, i n aceast postur , obiectivele i sarcinile sale se nscriu n cadrul obiectivelor i sarcinilor generale ale organiza iei. Computerele u ureaz munca n domeniul administrativ, dar schimb locului de munc . i fa a

n sistemul de educa ie al zilei de mine, locul de munc centralizat va pierde din importan (). O bun parte din studiu se va realiza chiar n camera studentului, acas sau ntr-un dormitor comun, la orele pe care el nsu i le va alege afirma A. Toffler n ocul viitorului. n societatea actual , n care mediul de schimb a devenit informa ia electronic , a ap rut conceptul de autostr zi informa ionale. Se pot transmite astfel date de mare importan c tre persoanele de r spundere, din diferite puncte geografice n care se afl , la un moment dat, chiar i n mijloacele de transport. Tot n acela i mod vor ap rea birourile mobile, din care se vor putea ncheia tranzac ii cu parteneri situa i n birourile lor din cl diri. Companii puternice din SUA ca General Motors, IBM au trecut la ncorporarea factorilor psihologici n bunurile fabricate, ceea ce va reprezenta marca de calitate a produc iei n viitor. Epistemologia biroticii nu permite separarea dimensiunilor psihosociologice ale comunic rilor ntreprinderii de analiza i modificarea sistemelor de informare. Birotica confer no iunii de totalitate organiza ional puterea unui concept opera ional i reglat. Birotica poate fi aplicat pretutindeni, deoarece noile tehnologii vor permite reducerea efortului fizic, documentele vor avea o calitate superioar , condi iile de munc vor fi ameliorate iar confortul, securitatea i satisfac ia vor cre te.

67

BIBLIOGRAFIE Burloiu, Petre. Managementul resurselor umane, Bucure ti, Lumina-Lex, 1997. Drucker, Peter. Managing for the future, New York, Truman Tally Books, 1992. Enache, I. Birotica. Note de curs, Bucure ti, CREDIS, 2000 Enache, I. Organizarea ergonomic a muncii n birou, Bucure ti, Ed. Universit ii, 1999. George, Claude S. The history of management thought, Englewood Cliffs, N.J.: Prentice Hall Inc., 1982. Gheorghe, Adrian V. Birotic , Bucure ti, 1989. Godnig, E.; Hacunda, J. Computerul i stresul, Bucure ti, Antet, 1995. Harrison, J. Curs de secretariat, Bucure ti, All, 1996. Hascal, A.; Preotesiu, L. Coresponden a i tehnica secretariatului, Bucure ti, EDP, 1997. Heigl, Lyn. The electronic office and you, Glasgow: Whitelaw & Palmer, 1985. Levine, R. L.; Baroudi, C. Internet pentru to i, Bucure ti, Teora, 1996. Morris, S. The automated office, London: Proffessional Publishing House, 1989. N ft n il , I. Birotica i performan a managerial , Bucure ti, ASE, 2000. N ft n il , I.; Colesca, S.E. Birotica cu aplica ii n management, Bucure ti, ASE, 1998. Nicolescu, O.; Verboncu, I. Management, Bucure ti, Ed. Economic , 1998. Pan , A.; Ionescu, B.; Mare , V. Birotic , Bucure ti, 1996. Ro ca, D.; Ro ca, V; Popescu, D. Birotic : suport de curs, Craiova, 1994. Scoot, Michael S. The Corporation of the 1990s, New York, Oxford University Press, 1991. Socobeanu, I.; Socobeanu, Iordana. Secretele secretariatelor, Bucure ti, Eficient, 1998. Somnea, D.; Calciu, M.; Dumitrescu, E. Birotica, Bucure ti, Ed. Tehnic , 1998.

Toffler, Alvin.

ocul viitorului, Bucure ti, Editura Politic , 1973.

68

Toffler,, Alvin. Puterea n mi care, Bucure ti, Editura Antet, 1995. Vivien, G.; Arne, V. Secretara perfect , Bucure ti, Sigma, 1995.

CAP. III FUNC IILE SECRETARIATULUI MODERN Lector univ. drd Maria PARIZA Colegiul Universitar de Administra ie i Secretariat Universitatea Ovidius Constan a Considera ii generale privind evolu ia meseriei de secretar O abordare evolutiv a meseriei de secretar nu se poate realiza dect n contextul evolu iei istorice a managementului i a mijloacelor de comunica ie. nc din fazele de nceput, n practicarea acestei meserii, descoperim trei coordonate esen iale care i-au marcat func ionarea pn ast zi: meseria de secretar a ap rut i a func ionat ntotdeauna pe lng factorii de decizie ai vie ii economico- sociale; tratarea informa iei scrise, a stat la baza acestei activit i i, confiden ialitatea, a constituit o cerin esen ial sub aspect deontologic.

Coordonata confiden ialit ii este sugerat chiar de termenul secretar( ), provenind din latinescul secretum (secret, tain ) i desemnnd o persoan care tie i p streaz secrete. Sub aspect practic, meseria de secretar preced n timp istoric, apari ia denumirii sale. Dac inem cont de faptul c primele forme ale scrierii au ap rut din necesit ile administra iei de stat de a emite dispozi ii, de a da ordine i a administra bunuri, putem lega apari ia acestei meserii de casta scribilor, secretarii autorit ilor, considera i a constitui prima celul a birocra iei, n Orientul antic [1] .

69

n special, n perioada faraonilor egipteni, scribii au fost printre primii colaboratori specializa i n comunicarea scrisa. Problema confiden ialit ii se punea, la vremea respectiv , numai pe cale oral , fiind extrem de rare persoanele care tiau s citeasc . A a se explic i practica unor autorit i de a t ia limba scribilor, spre a se asigura de p strarea secretului profesional. Termenul grammatikos, [2] denumind n limba greac i profesia de secretar, poate fi considerat cel mai sugestiv, n ceea ce prive te posibilit ile asocierii acestei meserii cu nceputurile scrierii. Treptat, prin trecerea de la un sistem economic la altul i prin evolu ia mijloacelor de comunica ie, se contureaz alte coordonate func ionale ale acestei profesii. [3] In perioada feudalismului, o data cu schimb rile produse n sistemele de conducere prin apari ia anumitor grade de ierarhizare si, prin apari ia hrtiei ca suport informa ional, munca de secretariat cap t contururile specializ rii. Astfel, persoana desemnat cu titlul de secretar, n Evul Mediu, se ocupa de coresponden a monarhului sau a unor nal i demnitari. Aceasta presupunea men inerea n continuare, a sarcinilor ini iale de caligrafiere a textelor, la care sau ad ugat alte opera iuni de expediere dar i de eviden a circula iei documentelor scrise. In epoca modern , o dat cu p trunderea ma inilor de scris mecanice n structurile administrative, imaginea secretarei se va asociata att de profund cu acest mijloc de imprimare a textelor, nct activitatea sa se va confunda pn n epoca contemporana, cu aceea de dactilograf. Trebuie s preciz m, ns , c din punct de vedere istoric, aceast meserie a apar inut b rba ilor, pn la nceputul secolului XX, cnd au nceput s fie promovate drepturile cet ene ti refuzate femeii secole de-a rndul. Nici Revolu ia Francez cu ideile ei luminoase nu a avut curajul s lanseze femeia n via a administrativ , dar a declan at goana dup o egalitate de sexe. [4] n epoca contemporan , conform statisticilor, 95% din func iile de secretar sunt ocupate de femei, n special n rile Europei Occidentale, ele dovedindu-se mai dotate dect b rba ii n domeniul competen ei sociale i al inteligen ei emo ionale. [5] Se contureaz , astfel, noi cerin e, privind practicarea acestei profesiuni. Managementul modern, cristalizat ca tiin tot la nceputul secolului XX, dezvolt noi valori, privind resursele umane i resursele informa ionale, la aceasta aducndu- i contribu ia tiin e precum sociologia, psihologia, ergonomia. Noile dimensiuni ale managementului au presupus, desigur, i reevaluarea auxiliarului s u de baz , secretariatul. n spatele acestui curent ascensional se afl i dezvoltarea continu a tehnologiilor informa ionale i comunica ionale care au revolu ionat via a birourilor. Ast zi,

70

competen ele secretariatului impun n egal m sur , cuno tin e, informa ii i deprinderi cerute muncii tradi ionale secretariale la care se adaug altele noi: domeniul biroticii. Abordnd, cerin ele actuale ale acestei profesiuni, la modul general, putem enumera: st pnirea procedeelor de citire i scriere rapida; utilizarea calculatorului n editarea de texte i pentru baze de date; utilizarea celorlalte aparatelor de tratare a informa iei i comunica ie; cunoa terea principiilor de organizare a timpului i a documentelor; posedarea i si exercitarea a 1-2 limbi de circula ie interna ional ; cuno tin e generale de statistic i contabilitate; abilit i de comportament n rela iile cu publicul i al i factori; Din aceast perspectiv , activitatea secretariatelor devine tot mai complex i specializat . Secretara este tot mai implicat n procesul de gndire fiind nevoit de multe ori s preia p r i din activit ile conducerii spre a le prelucra independent, s gestioneze fluxuri de informa ii i timpul managerilor, s manevreze mijloace tehnice de tratare a informa iei i de comunica ie. Posibilit ile sale de degrevare a ac iunilor managementului sunt nelimitate. Cu privire la perspectivele acestei profesii, n lumea occidental s-au exprimat trei curente de opinie: [6] a) ntr-o prim categorie se ncadreaz cei care consider c rolul secretarei este dep it i c n viitor va disp rea. Argumentele care se aduc n acest sens, privesc evolu ia rolului calculatorului pentru activitatea fiec rui manager i de aici, ideea c , n timp, calculatorul va ajunge s suplineasc rolul secretarei; b) n a doua categorie pot fi ncadra i cei care consider ca, dimpotriv , rolul secretarei este n continu cre tere i c nici calculatorul nici altceva nu va reu i s-o suplineasc ; c) un al treilea curent, sus ine c , n perspectiv , secretara i va dep i statutul profesional actual, fiind tot mai implicat n activit i paraprofesionale n care competen ele ei s impun cuno tin e noi din alte domenii (economie, management, juridic), al turi de cele tradi ionale. Privit din aceast perspectiv , activitatea secretariatelor nu va mai fi exercitata de oricine i oricum. n rile occidentale se experimenteaz i testeaz pentru viitor, secretariate pe domenii, echipe de secretariat pentru prest ri de servicii birotice sau pentru lucru la distan . 1. Func iile secretariatului modern Activitatea de secretariat se exercit n toate sistemele economico-sociale, inclusiv n firme, indiferent domeniul acestora de activitate. Componenta structurala cu rol complementar pe lng de un post de conducere, secretariatul efectueaz lucr ri de natura administrativa, de rutina, pentru degrevarea titularului func iei n cauz . n echipa manager-secretar , o sarcin unic este finalizat prin contribu ia celor dou persoane. Astfel, managerul concepe un document, sau aplic o rezolu ie pe o cerere. Secretariatul va prelua, n continuare, toate opera iunile ce in de redactarea, stilizarea, distribuirea sau memorarea informa iilor prelucrate.

71

Complexitatea procesului de munc , variaz n func ie de dimensiunea i complexitatea structurii organizatorice, de stilul de management, de dotarea tehnic i nivelul de preg tire al secretariatului. Literatura de specialitate, privind managementul competitiv, consider c utilizarea eficace a secretariatului, constituie o modalitate esen ial de amplificare a eficacit ii muncii manageriale. Un secretariat bine organizat i competent poten eaz munca managerului prin mai multe elemente: degreveaz managerul de o serie de ac iuni de rutin , pur administrative, contribuind, astfel, la utilizarea ra ional a timpului de lucru de care el dispune; creeaz condi iile preliminare pentru realizarea de c tre manager a unor contacte operative i eficiente cu persoane din interiorul i exteriorul organiza iei; asigur vehicularea corespunz toare a informa iilor la nivelul conducerii firmei, cu deosebire n perimetrul e alonului superior al acesteia; contribuie decisiv la organizarea ra ional a activit ii managerilor de nivel superior din cadrul firmei (directori generali, directori executivi). Aceste elemente stau la baza principalelor func ii ce revin secretariatului: Func ia de tratare a informa iilor; Func ia de documentare; Func ia de filtru i leg tur n contactele conducerii; Func ia de asistare direct a managerului; Func ia de reprezentare.

n continuare, vom aborda activit ile i atribu iile specifice pe care le implic fiecare func ie n parte, metodele i tehnicile specifice dobndite n practicarea acestei profesiunii, precum i tendin ele de evolu ie a profesiunii n contextul general al transform rilor economice, tehnice i sociale. O astfel abordare trebuie privit , ns , doar ca posibilitate de sistematizare teoretic a procesului muncii de secretariat, deoarece, n practic , o serie de activit i pe care le vom trata distinct n exercitarea unei func ii, sunt necesare n ansamblul exercit rii acestei profesiuni.

[1] Giovannini GIORANNINI, (ed .) De la silex la siliciu : Istoria mijloacelor de comunicare n mas . Bucure ti : Editura tehnic , 1989, p. 5-70 ; Marin AIFTINCA,

72

Babilonul informa iei : C tre o nou ordine interna ional n domeniul comunic rii i informa iei Bucure ti : Editura politic , 1987, 286 p. [2] n limba romn termenul a fost preluat sub forma gr m tic i a circulat cu sensul de secretar sau scriitor ntr-o cancelarie domneasc .[3] Ovidiu NICOLESCU; Ion VERBONCU, Evolu ia managementului pe plan mondial. n: Management, Bucure ti, Editura economic , 1999, p. 63-74[4] Virginia VEDINAS, Elemente de protocol, Bucure ti, Lumina Lex, 2000, p.78-90. [5] Susan VINNICOMB; Nina COLWILL L, Femeile n management, Bucure ti , Teora, 1998.

[6] Ibidem, p. 83. I. FUNC IA DE TRATARE A INFORMA IEI

1.1. Rolul secretariatul n sistemul informa ional al organiza iilor No iunea de informa ie, n activit ile administrative, nu trebuie confundata cu cea de informa ie tiin ifica, care constituie baza unei cercet ri. La nivelul organiza iilor, orice angajat care vorbe te, efectueaz o semnalizare, scrie o cerere, un raport, elibereaz o chitan a, o schi a etc. emite informa ii. De asemenea, un termometru care indic temperatura mediului ambiant sau un calculator electronic care tip re te rezultatul unui calcul, emit informa ii. Se poate observa, deci, c informa iile n sensul pe care l-am men ionat, pot fi generate de un emi tor uman dar i de c tre un dispozitiv programat de om. Valorificarea informa iei pentru desf urarea activit ilor administrative se face n urm toarele etape succesive: Culegerea informa iilor adic recep ionarea planificat , urm rind un anumit scop; Prelucrarea informa iilor presupunnd totalitatea transform rilor la care sunt supuse mesajele recep ionate, n a a fel nct, s rezulte informa ii distincte de cele recep ionate. De exemplu, prin centralizarea unor date, un func ionar va ntocmi documentul sau lucrarea numita Centralizator care cuprinde informa ii noi, fa de datele recep ionate; prelucr ri de informa ii sunt i diversele calcule matematice pe care le efectueaz calculatorii umani sau ma inile de calcul. n general, prelucrarea informa iilor constituie partea cea mai complex i subtil dintre etapele procesului informa ional. Stocarea informa iilor (sau memorarea) este opera ia prin care o cantitate de informa ii este nmagazinat pe un suport material sau n creierul uman; aceast informa ie poate fi recep ionat de mai multe ori, fiind conservat , n func ie de necesit i sau importan , pentru perioade mai scurte sau mai ndelungate de timp.

73

Parcurgerea acestor etape constituie a a numitele procese informa ionale. Pentru a fi valorificate, informa iile trebuie s circule. Schimbul de informa ii n interiorul organiza iilor sau ntre organiza ii este denumit comunica ie. Procesele comunica ionale cuprind fazele de predare, transmitere i primire a informa iilor. In orice structur organizatoric , aceste procese nu se desf oar la ntmplare ci sunt strns intercolerate, constituind sistemul informa ional al unei organiza ii. Orice angajat, implicat n activit ile de birou, trebuie s cunoasc provenien a informa iilor pe care le culege, natura informa iilor, avantajele i dezavantajele metodelor i mijloacelor de prelucrare, direc ia de transmitere i rolul lor n sistem. Secretariatul, prin rolul sau de auxiliar circumscris conducerii, opereaz , desigur, cu informa iile materializate i nematerializate care circula la acest nivel al organiza iei. Gradul de complexitate, al activit ilor specifice procesului informa ional, variaz n func ie de complexitatea activit ii de management, a deciziilor i ac iunilor ntreprinse de managerul c ruia i este subordonat secretariatul. Structura timpului de lucru a unui manager, analizat din diferite puncte de vedere, de c tre speciali ti n domeniu, se consum astfel: primirea de informa ii 23 % luarea de decizii 41% dare de dispozi ii 1% schimb de informa ii 4% elaborare de informa ii 4% executare de lucr ri 5%_ confirmare decizii 8 % explica ii, ndrum ri 14%

In aceste condi ii, se poate afirma c informa ia constituie o resurs fundamental a procesului de management pentru atingerea obiectivelor organiza iei. Sistemul informa ional al organiza iilor asigur coeziunea sistemului de conducere. Informa ia circul pe canale formate de leg turi ierarhice i func ionale materializate de structura organizatoric a unit ii. Din sistemul informa ional face parte i sistemul de comunica ii prin care se pun n contact sursele de informa ii prin intermediul re elelor. 1.2. Tipologia circuitelor informa ionale la nivelul secretariatului

74

In sistemul informa ional al organiza iilor, secretariatele manageriale se constituie ca adev rate centrale de comuta ie a informa iilor, unde acestea converg din toate p r ile ntreprinderii i din exterior. O structurare orientativ circuitelor informa ionale specifice biroului de secretariat, sar prezenta astfel [1] : A) n secretariate se constituie un important canal informa ional n rela iile ierarhice directe cu conducerea, n sensurile: de la conducere spre secretariat circuit informa ional linear i descendent;

se concretizeaz prin dispozi ii verbale personale sau prin microfon, note scrise cu indica ii pentru efectuarea unor lucr ri, rezolu ii pe acte, pe scrisori, solicit ri de leg turi telefonice, etc. de la secretariat spre conducere circuit informa ional ascendent i linear;

se concretizeaz prin: comunic ri verbale personale sau prin microfon pentru stabilirea contactelor telefonice, anun area sau prezentarea vizitatorilor la conducere, prezentarea coresponden ei i a altor documente din arhiva curent a secretariatului etc. B) Secretariatul este o central n circuitul ascendent i descendent al informa iei ce se desf oar ntre conduc tor i subsistemul condus: circuit ascendent n etapa premerg toare deciziilor, furniznd conducerii informa iile ob inute de la diferite compartimente ale organiza iei, eventual selectate prin tehnici specifice. circuit descendent prin care conducerea organiza iei, n exercitarea func iei de comand , emite decizii de organizare, coordonare i execu ie c tre subsistemul condus; acestea se concretizeaz prin ordine, dispozi ii, circulare, redactate i transmise de c tre secretariat. circuit ascendent n cursul execut rii deciziilor, adic informa iile de control prin care conduc torul se asigur dac deciziile transmise au fost executate; se concretizeaz prin de d ri seama, rapoarte, pontaje i alte situa ii sintetice. Este faza de retroac iune (feed-back-ul) n exercitarea func iei ce control i evaluare. C) Secretariatul este o central de comuta ie a informa iilor pentru informa iile care intr din mediul extern c tre toate nivelurile organiza iei i a celor care ies din organiza ie spre mediul extern. Orice organiza ie are rela ii cu mediul economicosocial: organe financiare, bancare, organiza ii ierarhic superioare sau subordonate (filiale, agen ii, sucursale), alte organiza ii i parteneri de afaceri. Comunic rile oficiale se desf oar cu preponderenta prin scrisori, chiar dac ntr-o faz ini ial se

75

poart eventuale comunic ri verbale. D) Circuit informa ional orizontal i linear se stabile te ntre diferite compartimente de secretariat, n cadrul rela iilor de cooperare, atunci cnd dimensiunile organiza iei permit astfel de structuri. Experien a practic arat c : procurarea, culegerea, valorificarea i transmiterea direc ionat a informa iilor reprezint o sarcina centrala a muncii moderne de secretariat. Tratarea informa iei scrise, la nivelul secretariatului, presupune o serie de opera iuni care sunt n general: logice (sortare, clasare, grupare);, intelectuale (redactare de texte, traduceri);

de prezentare (nscriere simpla, imprimare special , afi aj, etc.). administrative (ndosarieri, set ri, tampil ri etc.). In vederea u ur rii activit ii, se utilizeaz numeroase mijloace de tratare manuale i automatizate. Tratarea eficienta a informa iei scrise specifice activit ii de secretariat este condi ionata de o serie de factori, dintre care cei mai importan i ar fi: gradul de preg tire profesional pentru aplicarea corect a metodelor i tehnicilor de lucru; gradul de implicare n domeniul n care activeaz managementul; gradul de st pnire a mijloacelor tehnice de tratare a informa iei; gradul de adaptare la ritmuri variate de munc .

Organiza iile genereaz o mul ime de documente cu caracter administrativ. Orice activitate economic , administrativ social , cultural sau tiin ific , apare nti ca idee, apoi se concretizeaz treptat n documente care adeveresc, constat sau preconizeaz fapte. Documentele scrise sunt utilizate, n propor ie ridicat , i pentru comunicarea cu persoane din interiorul sau din afara organiza iei. Dincolo de situa iile n care comunicarea scris este absolut necesar , n practic se nregistreaz a a numitul mit al hrtiei. Sistemele de computere genereaz o mul ime de hrtii iar copiatoarele omniprezente ncurajeaz reproducerea documentelor ntr-o larg distribu ie, avnd n vedere u urin a cu care acestea pot fi ob inute. Conform unor investiga ii, n acest sens, n economia german [2] prin anii 1997, mai mult de 80 % din totalitatea informa iilor erau memorate pe hrtii i nu puteau fi accesate dect manual, iar 20% se g seau sub form structurat , memorat electronic.

76

Stocarea electronic permite accesul la o cantitatea mare de informa ii Informa iile de pe hrtii pot fi digitalizate prin scanare i f cute astfel prelucrabile i gestionabile. Aceste procedee sunt ns posibile numai n unele domenii de activitate, cum ar fi ntreprinderile care au baze de date structurate, referitoare la clien i i la modalit ile de facturare corespunz toare i care nlocuiesc formularele de hrtie cu documente electronice. n acest sens, putem men iona b ncile, societ ile de asigur ri generale i de s n tate, societ i de telefoane etc. In principal, tratarea informa iei n secretariate presupune: activit i cu coresponden a organiza iei; reproducerea de texte sau scrierea dup dictare; traducerea documentelor.

Comunicarea scris se realizeaz prin intermediul coresponden ei. 1.3. Activitatea cu coresponden a No iunea de coresponden include forma scris pe care o iau rela iile dintre dou sau mai multe persoane. Dup cum scrisorile se adreseaz unor persoane juridice sau persoane fizice, acestea alc tuiesc obiectul coresponden ei oficiale sau private. Coresponden a oficial cuprinde totalitatea scrisorilor i a actelor care circul ntre persoane juridice sau ntre o persoan fizic i o persoan juridic . Sfera coresponden ei oficiale este larg i cuprinde probleme cu con inut juridic, economic, organizatoric, administrativ, diplomatic etc. Pentru exercitarea acestei activit i trebuie respectare anumite principii: evitarea coresponden ei inutile, n cazul n care unele probleme pot fi rezolvate prin contact personal sau telefonic; promtitudinea r spunsurilor operativitate n rezolvarea problemelor ce fac obiectul coresponden ei.

In pofida existentei telefonului, a faxului i a cutiei po tale electronice comunica ia prin coresponden clasic predomin n via a organiza iilor. Factorii care stau la baza men inerii acestei forme de comunicare se justific astfel: consemnarea scriptic a unei activit i cu elementele de autenticitate ( tampile, isc lituri) au valoare probatorie juridic , deci, putere de convingere mai mare n rela iile oficiale ale organiza iilor; constituie o baza de nregistr ri contabile;

77

expeditorul i destinatarul au n fata texte identice;

elaborarea scris ofer un timp mai mare de gndire pentru formularea i structurarea ideilor ; comport un anumit ascendent al emi torului fa de receptor;

scrisorile oficiale pot fi ulterior transmise i pe alte canale (fax sau po ta electronic ); permit, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumit problem , constituirea unui ciclu de coresponden ce oglinde te na terea, modificarea sau stingerea unor rela ii ntre persoane juridice i persoane fizice; prin constituirea unui fond arhivistic, coresponden a poate deveni o surs de documentare. In ceea ce prive te dezavantajele comunic rii scrise, putem enumera: depersonalizarea comunic rii prin eliminarea rela iei directe ntre participan i; consum ridicat de energie uman n prelucrarea informa iei, cu implica ii asupra multiplic rii posturilor din structura organizatoric ; costuri ridicate care presupun nu numai cheltuieli directe precum, salarii, hrtie, mijloace de prelucrare, imprimare i transmisie dar i indirecte, cerute de conservarea n dosare i spa ii special amenajate; prin extensie, din punct de vedere ecologic, comunicarea scris presupune o serie de costuri sociale: exploatarea p durilor, efecte poluante ale fabricilor de hrtie n mediu. 1. 3.1. Ciclul opera iunilor practice de secretariat cu coresponden a A) Opera iuni cu coresponden a primit Verificarea coresponden ei este opera iunea necesar pentru a constata eventuale gre eli de expedi ie, dac num rul scrisorilor corespunde cu cele scrise n condica de expedi ie sau dac sunt n stare bun . Semn tura de primire n condica de expediere sau n cea a registraturii trebuie s fie lizibil . In ultimul timp, se pune i problema coletelor suspecte sau a scrisorilor capcan . Indiciile n acest sens ar fi: o form sau o m rime neobi nuit , srme ata ate, urme de ulei sau de gr sime pe ambalaj, greutate prea mare fa de m rimea lor, miros de migdale sau o gaur de ac n ambalaj. Se recomand , ca n astfel de situa ii, s se a eze pachetul pe o suprafa plan , ct

78

mai departe de birou i s nu se deschid pn la verificarea acestuia de c tre persoane competente n astfel de situa ii. Deschiderea plicurilor se face, n general de c tre secretar , numai dac exist acordul conducerii n acest sens. Recomand ri: nainte de deschidere, se grupeaz n teancuri distincte scrisorile recomandate (se semneaz de primire), private (confiden iale, personale), cele marcate Urgent, alte scrisori adresate firmei i, eventual, scrisori Adresate gre it. Scrisorile marcate urgent vor fi deschise cu prioritate;

Nu se deschid scrisorile care poart men iunea Personal strict secret, Strict personal Verificarea con inutului scrisorii dup deschidere Se verific dac nu lipsesc file sau anexe ale scrisorii;

Dac se constat lipsa unei anexe se face o not pe scrisoare n acest sens, nainte de distribuire; Dac lipsa unei anexe nu permite rezolvarea problemei n scrisoare, se comunic imediat expeditorului aceast problem ; Filele anexei se prind mpreun cu scrisoarea;

Plicul se prinde de scrisoare n urm toarele situa ii: a) dac scrisoarea nu are adresa expeditorului; b) dac adresa men ionat n interior nu este identic cu cea de pe plic; c) dac timpul scurs ntre data sosirii i data expedierii este prea mare, spre a se constata cauza ntrzierii prin verificarea tampilei po tei; Sortarea coresponden ei primite Dup deschiderea plicurilor, coresponden a se sorteaz n trei grupe: a) cele care necesit aten ia conducerii; b) cele care necesit aten ia altor persoane din organiza ie; c) cele care necesita aten ia secretariatului. Pentru u urarea opera iunii de distribuire a coresponden ei, de o deosebit utilitate s-au dovedit etajerele cu compartimente pentru fiecare serviciu. Datarea i aplicarea tampilelor de nregistrare Men ionarea datei pe scrisoare este importanta pentru urm toarele motive:

79

 constituie o justificare pentru problemele care nu s-au putut rezolva la timp din cauza primirii cu ntrziere a documentului; data sosirii este o posibilitate de amplasare n timp, n cazul folosirii ulterioare a scrisorii; Data se va amplasa, pe ct posibil, ntotdeauna n acela i loc, adic sub data de origine a expeditorului pentru scrisori i sus n dreapta pe prima pagin , pentru coresponden a ie it ca r spuns sau din oficiu. nregistrarea coresponden ei n Registrul de Intrare-Ie ire Aceast opera iune se efectueaz conform instruc iunilor de aplicare a Legii Arhivelor Na ionale nr. 16 / 1996 art. 8, 9, privind Eviden a documentelor (nota de trimitere la Arhivistic ). Repartizarea coresponden ei pe compartimente In prealabil, se face o selec ie a scrisorilor oficiale de cele personale i se a eaz n ordinea importantei. Dac mai multe persoane trebuie s ia cuno tin procedeaz astfel: se face un duplicat al scrisorii se ntocme te un tabel cu urm toarele elemente: primitor, semn tura, data de con inutul unei scrisori se

tabelul se transmite fiec rei persoane nso it de scrisoare, fiecare semnnd de primire. Avantajele sistemului: - scrisoarea original r mne la secretariat, evitndu-se pierderea sau deteriorarea; - prin trecerea datei cnd a fost primit scrisoarea de fiecare persoana poate fi depistate mai u or compartimentele n care a fost re inut mai mult timp. Alte posibilit i: secretariatul trimite cte o copie a scrisorii c tre toate compartimentele, dup aplicarea rezolu iei de c tre conduc tor; secretara face copii dup fragmentele scrisorii care intereseaz un anumit compartiment. B) Opera iuni cu coresponden a expediat

80

Scrisorile expediate de organiza ii pot fi: r spunsuri la scrisori primite

- scrisori expediate din ini iativa organiza iei cunoscute sub denumirea de coresponden din oficiu. Coresponden a poate s provin din toate compartimentele organiza iei. Dac solu ionarea unei coresponden e primite comport o perioad mai ndelungat de timp, organiza ia expeditoare trebuie anun ata printr-o scrisoare din oficiu spre a i se explica motivul ntrzierii i termenul prev zut pentru r spunsul definitiv. Indiferent de metoda folosit , secretariatul mai are urm toarele responsabilit i: s anun e termenul la care trebuie s r spund ;

s vegheze asupra respect rii termenului i ob inerii ciornelor pentru dactilografiere. Redactarea coresponden ei Situa ii: a) Scrisoarea este conceput de manager. In aceast situa ie, secretariatul va asigura documenta ia necesar (scrisoarea primit i alte date sau informa ii legate de con inutul scrisorii expediate. b) Scrisoarea este conceput de alte compartimente secretariatul va procesa scrisoarea n forma final i o va multiplica n num rul de exemplare cerute; poate interveni n corectarea eventualelor gre eli de formulare sau de ortografie, gramatic sau punctua ie; va verifica i va ata a anexele la scrisoarea corespunz toare;

c) Scrisoarea este conceput de secretariat n cazul coresponden ei de r spuns, se analizeaz rezolu ia i dispozi ia primit , se consult coresponden a anterioar i documenta ia la care se refer ; n cazul scrisorilor din oficiu, se alege modelul adecvat dup tipul de coresponden , se adun i se studiaz actele normative sau alte documente care reglementeaz problema ce constituie obiectul scrisorii, se culeg informa ii de la serviciile de specialitate i de la cei n drept, dac e cazul (manager, consilier juridic, efi de compartimente). se ntocme te ciorna sau conceptul scrisorii i eventual, se prezint spre

81

avizare personalului de specialitate. se dactilografiaz sau proceseaz coresponden a; se verifica identitatea ciornei cu materialul dactilografiat i se face corectura eventualelor gre eli sau omisiuni. - Introducerea coresponden ei n mapa managerului i prezentarea la semnat. Coresponden a de r spuns se prezint n mapa nso it de coresponden a de baz . - tampilarea scrisorilor se efectueaz numai dup semnarea de c tre cei n drept i numai de c tre persoana ns rcinat cu p strarea tampilei. tampila se aplic pe semn turile autorizate. nregistrarea coresponden ei n Registrul de eviden la rubrica Ie iri i aplicarea datei i num rului de nregistrare pe fiecare scrisoare expediata. - Scrierea adresei pe plic Distribuirea rapid a coresponden ei depinde de scrierea corect a adresei care trebuie s cuprind elementele: numele destinatarului; numele str zii; i num rul; numele localit ii; ora ul cu oficiul po tal; numele jude ului/ districtului; codul po tal; ara. Se noteaz fiecare element al adresei pe un rnd, separat;

Se las n partea superioara a plicului loc suficient pentru timbre, marca de scutire de taxe sau stampila po tei ; Se scrie codul po tal n partea de jos a adresei;

Se scrie orice men iune special , ca de exemplu: Personal, Secret, In aten ia , separat de adresa, de obicei la dou spa ii albe de numele destinatarului; men iunea Urgent se va scrie pe plic n dreapta i dedesuptul adresei; Se verific dac timbrele corespund cerin elor po tei

Adresele de pe plicuri sunt confruntate cu antetul scrisorii nainte de mp turire. - mp turirea i introducerea scrisorilor n plic Se procedeaz astfel nct, atunci cnd se scoate scrisoarea din plic, antetul s fie n partea de sus; Se evit mp turirea scrisorii mai mult dect este nevoie pentru a fi introdus n plic. - Introducerea anexelor n plicuri

82

Anexele de m rimea scrisorii se mp turesc simplu, mpreun cu scrisorile;

Dac anexele con in mai multe foi, acestea se capseaz ntre ele, dar nu se prind de scrisori. Se mp ture te anexa, se mp ture te scrisoarea i se introduce anexa n ultima mp turire a scrisorii; Anexele mai mari dect scrisoarea (bro uri, prospecte, cataloage etc.) se expediaz n plicuri mari. Scrisorile, n acest caz pot fi introduse n prealabil ntr-un plic mai mic, care poate fi sigilat sau nu, n func ie de cerin e, i introdus n plicul mare; Anexele mai mici dect scrisoarea se prind de scrisoare, n col ul de sus, stnga. Dac sunt mai multe anexe, cea mai mic va fi prins deasupra. Plicurile sunt repartizate i legate n pachet dup criteriile de expediere: a) cu adrese n aceea i direc ie; b) recomandate; c) str in tate - Expedierea coresponden ei prin po t In organiza iile mari, se ocupa de primirea i expedierea coresponden ei, serviciul de registratura. Modalit ile de expediere a coresponden ei pot fi: expediere prin posta, prin fax, cu ajutorul curierilor. Alegerea uneia sau alteia dintre aceste c i se face n func ie de distan a pn la destinatar, de importan a scrisorii, de costul expedierii .a. Pentru expediere se ntocmesc borderouri de expediere, dup urm torul model (vezi model). Borderou de expedi ie nr. Nr. Nr. Data crt. nregistrare Destinatar Localitatea Greutatea Taxa (lei) Nr. recipis

Asemenea borderouri se ntocmesc separat pentru urm toarele situa ii: scrisori simple loco; scrisori recomandate loco; scrisori simple alte localit i; scrisori recomandate alte localit i; scrisori simple pentru str in tate;

83

scrisori recomandate pentru str in tate.

Pot fi stabilite i alte categorii n func ie de specificul activit ii organiza iei. Pe fiecare borderou se totalizeaz costul expedierii pentru desc rcarea func ionarului responsabil cu aceast problem , de sumele sau timbrele po tale ce i-au fost ncredin ate. Borderoul se ntocme te zilnic cnd exist coresponden de expediat prin po t .

Toate scrisorile primite i expediate de o institu ie ntr-o zi, se numesc po ta zilei. In cazul expedierii coresponden ei prin curier se folose te Condica de expedi ie cu urm toarele rubrici (vezi tabel). Nr. crt. Data Nr. de nregistrare Destinatar Nume i penume Semn tura

Expedi ia prin curier se practic n aceea i localitate. Condica de expedi ie este un instrument de eviden i control asupra mi c rii coresponden ei i actelor. Poate fi folosit n acela i scop pentru distribuirea i circula ia actelor i n cadrul organiza iei, ntre compartimente. Dup expedierea coresponden ei se sorteaz copiile i sunt transmise compartimentelor de resort, iar coresponden a secretariatului se ordoneaz n dosare.

[1] Lucre ia Preotesiu, Coresponden a i tehnica secretariatului: manual pentru licee economice, Bucure ti, Edit. Didactic i pedagogic , 1998, p. 40. [2] Margit REUTER; Claudia BEHRENS, Manual de secretariat i asisten managerial . Bucure ti, Editura tehnic , 1999, p.101 1.4. Reproducerea documentelor Tratarea informa iei scrise presupune aplicarea ntregii game de tehnici specifice de secretariat, precum: stenografierea, dactilografierea, traducerea documentelor, procesarea documentelor sub forma de date, texte, imagini schematice. Pe lng coresponden , n secretariate se reproduc o serie de documente, cu con inut i frecven variabil . Unele intr numai n sfera de atribu ii a managementului sau a altor compartimente iar secretariatul se implica numai n reproducere, nu i n conceperea textelor. Altele sunt ntocmite i de secretariat,

84

eventual dup modele, n func ie de gradul de responsabilitate pe carel implic . Putem enumera, astfel: adresele cele mai simple materiale de coresponden care con in, de regula, 23 fraze i se folosesc pentru nso irea unor materiale mai ample, sunt ntocmite de secretariat; notele interne adresate personalului din cadrul organiza iei sunt ntocmite redactate i difuzate de secretariat; instruc iunile sunt reproduse de secretariatul;

d rile de seama sunt ntocmite de manageri, efi de departamente sau compartimente i reproduse de secretariat; procesele verbale sunt ntocmite de comisii de specialitate i reproduse de secretariat; inform rile sunt ntocmite de diferi i angaja i i reproduse de secretariat;

rapoartele i referatele implic secretariatul numai n reproducere, atunci cnd nu privesc problemele acestuia. Alte materiale care se reproduc n secretariate pot fi materialele manifest rilor colective: invita ii, programe, afi e, ecusoane, indicatoare, liste, tabele etc. De asemenea, secretariatul are sarcina de ai prezenta conduc torului rezumatele diferitelor materiale care sunt prea vaste, n scopul degrev rii managerului de lectura. Managerul poate mai eficient dac secretariatul ii examineaz minu ios documentele nainte de a intra n posesia acestora spre a nl tur problemele care nu sunt presante n lista de priorit i. Un astfel de demers presupune cunoa terea unor tehnici de lectur i capacitate de sintez . 1.5. Traducerea documentelor Asigurarea traducerii documentelor, personal sau cu ajutorul unui translator autorizat constituie o atribu ie a secretariatului. n mod curent, n organiza iile care au rela ii de colaborare cu parteneri str ini, una dintre cerin ele obligatorii, privind ocuparea func iei de secretara o constituie i cunoa terea a 12 limbi de circula ie interna ionala. Sarcinile sale, n acest sens, sunt limitate la traducerea coresponden ei, la participarea n cazul unor negocieri sau ncheierea unor contracte sau n cazul unor comunic ri directe. In cazul unor reuniuni interna ionale care implic responsabilit i mari, de natur protocolar , economic , publicitar etc. firmele apeleaz la firme specializate.

1.6. Tratarea automatizat a informa iilor

85

Partea sistemului informa ional, n care informa iile sunt tratate cu mijloace automatizate, se nume te sistem informa ie de birou sau sistem birotic [1] . Birotica studiaz ansamblul activit ilor de producere, distribu ie i exploatare a informa iei din perspectiva muncii de birou. Aplica iile biroticii se ncadreaz n trei categorii: Birotica autonom care cuprinde prelucrarea textelor, a datelor, graficelor, clasarea i arhivarea acestora; Birotica de transmisie care permite schimbul de informa ii de la un post la altul, dar f r ca postul receptor s poat automat s recupereze informa ia primit , pentru a o transforma dup interesul sau. Cuprinde: telefonul, faxul, b ncile de date, arhiv rile pe discuri optice. Birotica de comunica ie pe care o vom aborda n subcapitolul urm tor. Mijloacele de tratare automatizat a informa iei iau g sit ecou larg n activit ile birourilor de secretariat, unde predomina activit ile de rutin , mari consumatoare de timp. Beneficiile aduse de domeniul biroticii, n activitatea de secretariat pot fi enumerate, astfel : modul simplu de prelucrare i ntre inere a informa iilor pentru toate tipurile de informa ii (documente, date structurate, termene etc.); mbun t irea calit ii informa iilor prin punerea la dispozi ie a tuturor informa iilor necesare i existente; scurtarea timpilor de parcurs prin eliminarea timpilor de transport, copiere i a teptare, ca i prin scurtarea datelor de prelucrare; accelerarea c ut rii informa iilor prin instrumente adecvate (b nci de date pentru c utare direc ionat i structurat , sisteme de gestiune a documentelor pentru posibilit i de accesare a documentelor arhivate dup con inutul acestora, posibilitatea c ut rii n hiper text); reutilizarea direc ionat a informa iilor (de pild , pentru evalu ri, redactarea de scrisori n serie); calitatea mai nalt a rezultatelor prin standardizarea fluxurilor de date i prin asigurarea actualit ii documentelor sau datelor folosite. 1.6.1. Prelucrarea automatizat a textelor Prelucrarea textelor, dup cum am men ionat, ocup n continuare o mare parte din timpul secretariatului.

86

Evolu ia merge univoc de la ma ina de scris spre computer, n special, n prelucrarea textelor, datorit posibilit ilor extinse de concep ie. Astfel: toate format rile pot fi introduse i modificate rapid;

se poate stabili i implementa u or un anumit tip de scrisoare pentru ntreaga ntreprindere, aceasta constituind o contribu ie importanta pentru Identitatea organiza iei; textele pot fi comod revizuite, corectate i modificate eliminnduse rescrierile; se pot introduce, decupa i muta sau copia por iuni de text n alte locuri;

textele pot fi memorate (n memoria de lucru, pe disc i sau pe discheta), putnd astfel s fie memorate i reg site; salturile la rnd nou i la pagina noua pot fi efectuate automat;

datorita programelor de verificare ortografica pot fi g site i corectate rapid gre elile de ortografie i cele de tastare; programele de separare n silabe u ureaz separarea corect a cuvintelor la sfr itul rndurilor i contribuie la un aspect mai estetic al textului (margini mai uniforme n dreapta acestuia); existenta dic ionarelor de sinonime contribuie la evitarea repet rii cuvintelor, oferind alternative; ofer posibilitatea prelucr rii combinate a textului scris cu tabele, statistici, grafice, imagini, calcule, mai rapid, mai u or i mai pl cut prin prezentarea vizual . Avnd n vedere faptul c , reproducerea textelor r mne n continuare o sarcin important a secretariatului, computerul va deveni instrumentul de baz n aceste birouri. 1.7. Comunica ia birotic O alt categorie de aplica ie a biroticii o constituie i Birotica de comunica ie sau comunica ia birotic . In acest form de comunica ie, receptorul poate asigura toate func iile emi torului, adic : poate recupera automat informa iile primite; le poate transforma dup interesul s u. Comunica ia birotic a fost posibil o dat cu apari ia de noi medii, prin care tehnologii odat separate, precum, telefonia, imaginea, tehnologia informatic a comunica iilor, au putut fi interconectate odat cu apari ia calculatoarelor

i cea

87

multimedia [2] . Cuprinde: mesageria electronic , Intranetul i Internetul. Conectarea Internetului n re elele locale i publice deschide alte posibilit i de informare de o nsemn tate deosebita i n birourile secretariatelor. Introducerea tehnicilor moderne de comunica ie birotica constituie o necesitate n secretariate, oferind posibilitatea utiliz rii eficiente a cuno tin elor interne i externe, a prelucr rii, si distribuirii direc ionate a informa iilor. In realizarea posibilit ilor de comunica ie birotic , un rol important l are infrastructura tehnica informatica i conlucrarea componentelor tehnice. In organiza iile mari se extind a a numitele Sisteme client server, clien ii reprezentnd computerele de la locul de munca, care comunic cu modulele server centrale (Internet) sau locale (Intranet). Aceste tehnologii au schimbat enorm lumea ntreprinderilor. Tranzac iile de afaceri i procesele de comunica ie se realizeaz tot mai mult sub aceste forme. Acest fapt are, desigur, consecin e enorme i asupra cerin elor profesionale ale angaja ilor. Internetul este o re ea de computere, cu ramifica ii mondiale, n care sunt interconectate circa 60 000 de re ele i mai mult de 80 de milioane de calculatoare electronice. Cel mai cunoscut serviciu de Internet este World Wide Web. (prescurtat WWW) Acesta realizeaz integrarea diferitelor servicii la acela i nivel i dispune de capacitatea de a genera i de a utiliza documente hipermedia. Tehnologiile Internet ului se pot folosi i n interiorul ntreprinderilor, formnduse a a numitele Intraneturi. La realizarea aplica iilor Intranet, firmele ncep de obicei cu informa iile generale, precum: rapoartele de afaceri, comunicatele de pres , informa iile pentru prezentare, listele de telefoane, descrierile de proiecte, informa ii despre concurenta, ofertele interne de posturi etc. Avantajele re elei de calculatoare sunt mult mai evidente n marile organiza ii. Pentru birourile care desf oar procese informa ionale care implic mai multe locuri de munc , au fost create pachete de programe pentru lucrul n grup (Groupware). Acestea ofer o ans real pentru comunica ia eficient , avnd n vedere faptul c , mai multe persoane, participa la ndeplinirea unei sarcini. Programe care sau dovedit foarte eficiente pentru lucrul n grup func ioneaz pe principiul po tei electronice (Electronic Mail). Fiecare utilizator final conectat dispune, n acest caz, de o cutie po tal electronic (Mailbox, Telebox) pentru primirea textelor. Func iile principale ale acestui sistem sunt: primirea coresponden ei;

88

trimiterea de mesaje; confirmarea automat a primirii coresponden ei; memorarea de documente i de mesaje; compilarea i editarea (reprelucrarea) mesajelor destinate transmiterii; distribuirea coresponden ei electronice.

In aceste codi ii, partenerii pot comunica, cnd i unde le convine, pentru realizarea n comun a unor sarcini intelectuale comune. 1.7.1. Aplica iile po tei electronice n secretariate Secven ele de activit i n care secretariatele pot aplica principiile Emailului pot fi: preg tirea edin elor sau a altor manifest ri de grup ; punerea de acord n inform ri curente; difuzarea informa iilor generale pentru angaja i (Avizier electronic); planificarea i coordonarea unor proiecte comune; coordonarea unor termene;

In acest capitol, am insistat numai asupra posibilit ilor de aplica ie a comunica iei birotice n cazul exercit rii func iei de tratare a informa iei. Asupra altor posibilit i de comunica ie birotic n exercitarea altor func ii ale secretariatului, vom reveni n capitolele respective 1.7.2 Internetul n secretariate. Poten iale de aplicare Accesul pe Internet este interesant pentru ofertele de informa ii i comunicare global . n scop orientativ, pentru secretariate, sar putea recomanda: procur ri de informa ii (informa ii hipermediu prin WWW, transfer de baze de date, citirea de tiri); afaceri online (rezerv ri calatorii, cump r turi electronice, opera iuni bancare electronice); publicare (marketing de produse, rela ii publice, oferte de locuri de munca), comunicare (EMail, E Fax, telefon, conferin e). 1.7.3 Utilitatea comunica iei birotice moderne Prin utilizarea noilor tehnologii informa ionale i comunica ionale se poate creste

89

eficienta economica n birouri i n administra ie. Tehnologiile informa ionale i comunica ionale aduc o contribu ie important la cre terea capacit ii de presta ie, n cazul muncii de birou (n special n cel al secretariatului). In general, prin utilizarea telecomunica iilor, n activitatea birourilor se urm re te: sporirea eficientei muncii; avantaje de timp i costuri; intensificarea rela iilor cu clien ii. mplinirea unor astfel de deziderate, n via a birourilor este foarte important , pentru orice ntreprindere, pentru a asigura p strarea competitivit ii i succese economice remarcabile.

[1] Vezi capitolul Birotica din prezentul volum. [2] III. FUNC IA DE DOCUMENTARE

2.1. No iuni generale privind tiin a document rii Materia prim a acestei activit i o constituie documentul. Etimologic, termenul document provine din latinescul documentum, cu sensul de ceea ce serve te la a nv a, a se instrui, termen intrat cu acest sens n limba francez n secolul al XIIlea. A fost preluat ca neologism n limba romn , circulnd cu sensul juridic modern, pn n secolul al XIX-lea, cnd s-a fixat i impus terminologia tiin ei documentarii. In accep ie larg , no iunea de document este definit ca: orice baz de cunoa tere fixata material, nregistrat sau susceptibil de a fi utilizat pentru consultare studiu sau prob . Ini ial, termenul documentare a indicat activitatea de informare prin intermediul documentelor, cu sensul reflexiv al verbului a se documenta. O dat cu evolu ia mijloacelor de comunicare materializate, n elesul modern al termenului s-a extins spre sensul tranzitiv al verbului, adic activitatea de a informa pe al ii, caracteristica care predomin n organizarea modern a acestui domeniu. In accep iune curent , a documenta nseamn a depista, a colec iona, conserva i pune la dispozi ia consumatorilor de informa ii surse de cuno tin e dobndite anterior asupra problemei ce intr n sfera de interes a acestora, fixate n documente de orice gen. Aceast defini ie cuprinde activitatea de documentare n sensul cel mai general posibil. n general, termenii informare i documentare tind n exprimarea obi nuit spre sinonimie, ambii presupunnd un fapt de cunoa tere. Deosebirile dintre cei doi termeni, deriv tocmai din termenul document. Informa ia presupune un fapt de cunoa tere care poate fi emis sau recep ionat sub form materializat sau nematerializat , pe cnd, documentarea presupune numai forma materializat . ntre cele dou posibilit i de cunoa tere, exist , ns , nu numai deosebiri de natur

90

ci i de valoare. Informa ia transmis oral, rapid, este recep ionat cu un grad de aproxima ie, presupus de o astfel de transmisie. Documentarea presupune o recep ionare mai metodic i mai temeinic , memoria vizual a fiin ei umane fiind mai puternic pe tot parcursul vie ii, deci i cea mai important . Valoarea informa iei documentare const i n perenitate. Fiind fixat pe suport material, ea poate fi transmis n spa iu dar i n timp. Permanen a este calitatea esen ial a documentului. Din cele mai vechi timpuri, tezaurul de cuno tin e al omenirii s-a p strat mai ales prin obiecte concrete, purt toare de informa ii. Dictonul latin Verba volant Scripta manent exprim tocmai aceast con tientizare a omului asupra necesit ii nregistr rii informa iilor pe suport material rezistent. Tipologia informa iei documentare cunoa te ast zi o diversitate att de mare, nct, posibilit ile de clasare i subclasare sunt greu de reprezentat ntr-o singur structur schematic (vezi schema 1) O prim etap de clasificare se poate realiza, pornind de la definirea general a termenului, conform trilogiei suport documentar tehnica de nregistrare semne conven ionale de transmitere a mesajului. Dup suportul documentar (denumit i mediu suport, purt tor de informa ie sau mediu de nregistrare) sunt : a) documente istorice nregistrate pe suport istoric (argil , piatr , papirus, pergament, t bli e de lemn, pnza etc.). b) documente contemporane-nregistrate pe suport modern (hrtie, carton, material plastic etc.) c) documente tehnice - nregistrate pe suport tehnic care poate fi: suport optic (pelicula fotografica, celita, pelicula de film); suport magnetic (benzile magnetice, cartele magnetice, discurile compacte audio); Necesita utilizarea unui echipament tehnic pentru a fi consultate. Dup tehnica de nregistrare (de fixare pe suport) a) documente ob inute prin metode clasice de nregistrare: documente manuscrise; documente dactilografiate (ma ina mecanic de scris); documente tip rite (imprimare cu ajutorul tiparului); documente xerografiate (fotografiere, scriere uscat ); documente xilografiate (texte gravate n lemn); documente litografiate (texte gravate n piatra). b) documente realizate prin metode moderne de nregistrare:

91

- nregistrare electromagnetic : documente audio (discuri, benzile magnetice etc.) documente video (filmate cu camera de luat vederi simple sau digitale, sau generate de calculator); - nregistrare electronic documente electronice (sunt cuprinse fi ierele de date i software-urile de aplica ie; ele pot fi nregistrate pe suport hrtie, magnetic, optic sau orice alt suport conceput pentru a fi prelucrat pe calculator sau printr-un procedeu similar) Dup semnele conven ionale folosite; a) documente scrise (avnd la baza litera) b) documente grafice (n care predomina imaginea) schematice (scheme, planuri, grafice, diagrame, hrtii);

- imagini reale sau concrete (desene, picturi, ilustra ii, stampe etc.). Fiecare dintre clasele men ionate poate fi, la rndul sau, subclasat dup alte criterii. Vom reda, n acest sens, cteva posibilit i de subclasare a documentelor scrise pe suportul modern, hrtie, avnd n vedere faptul c aceast categorie de documente intr n sfera de interes a muncii administrative. A) Documentele imprimate

Dup natura mesajului: texte date (numerice, alfanumerice)

Dup form : foi volante bro uri c ri

Dup gradul de implicare intelectuala: documente primare (c r i beletristice, tratate, monografii, studii)

documente secundare (dic ionare, enciclopedii, bibliografii, cataloage, ghiduri etc. ob inute din prelucrarea documentelor primare) B) Documentele manuscrise:

92

 documente istorice: inscrip ii, condici, acte, coresponden a elaborat de-a lungul timpului de c tre organe de stat, institu ii i persoane particulare cunoscute sub denumirea de arhivalii documente contemporane: documente create de organele de stat, organiza ii publice s-au private. In cazul unei clasific ri, sub aspectul comunic rii, dup forma de emitere sunt: documente vizuale documente sonore

iar dup forma de receptare, vor fi respectiv: vizuale, incluznd aici: documentele scrise sub toate formele i tipurile prezentate, documentele grafice (schematice i iconografice) auditive: banda magnetic , discuri, casete audio, care necesit un echipament pentru audiere. audio-vizuale: film sonor, televiziune tactile alfabetul Braille pentru nev z tori.

Organiza iile creatoare de documente, practica la rndul lor, alte criterii de clasificare n func ie de sfera de activitate. Putem men iona, astfel: dup sfera de aplicare: legi, decrete, hot rri guvernamentale, ordine, decizii, dispozi ii, hot rri judec tore ti etc. dup destina ie: documente pentru uz intern (rapoarte, decizii, regulamente, d ri de seama etc.), documente care intra i ies din organiza ie (coresponden a); dup natura proceselor reflectate: documente comerciale, documente financiare etc. Marea diversitate a categoriilor de documente a determinat i apari ia altor defini ii, cu sens mai restrns, n func ie de sfera de interes a diferitelor domenii de activitate. Astfel, din punctul de vedere al biblioteconomiei, documentul este definit ca informa ie nregistrat care poate fi tratata ca unitate ntr-un flux documentar, indiferent de forma sa materiala i de caracteristicile acesteia. (Standard ISO 2789). In sens juridic, unele dic ionare i enciclopedii, definesc documentul act oficial sau particular prin care se adevere te sau de preconizeaz un fapt, se confer un drept sau se recunoa te o obliga ie.

93

In Dic ionarul tiin elor Speciale ale Istoriei [1] termenul document este definit n sens generic ca nsumnd toate categoriile de surse care pot transmite date istorice (inscrip ii, urme de civiliza ie materiala etc.) dar i n sens arhivistic, definind toate sursele pe supor i friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, nregistr rilor sonore, cinematografice sau a altor imagini care prezint interes pentru cunoa terea istoric . Func ia general a documentarii tiin ifice este aceea de a sprijini cercetarea i crea ia. Astfel, personalul care are atribu ii de documentare mediaz informa ia ntre produc torii i consumatorii de informa ii. Desigur, problemele acestei tiin e la nivel de institu ii specializate sunt mult mai vaste n ceea ce prive te specializarea personalului, tehnicile de specialitate i func iile sale. Ceea ce am inten ionat s eviden iem este faptul c , n propor ii restrnse, metodele i tehnicile acestei tiin e au p truns i n activitatea organiza iilor economico-sociale, indiferent de domeniul de activitate, acestea fiind mari generatoare de documente. Astfel s-a dezvoltat documentaristica, ca ramur a tiin ei documentarii, presupunnd totalitatea metodelor i tehnicilor de colec ionare, ordonare, eviden iere a documentelor constituite ntr-un birou cu scopuri practice, constituind arhiva vie a organiza iilor, pn la etapa de depunere n arhiva de depozit. 2.2. Activitatea de documentare la nivelul secretariatelor Despre o activitate de documentarist, la nivelul secretariatului, putem vorbi n m sura n care se apeleaz la metodele i tehnicile acestei discipline n organizarea documentelor i informa iei n scopul reg sirii operative, n faza de tratare. Dac arhivarea se refer la documente a c ror problem a fost tratat , documentarea se refer la adunarea de documente nainte ca problemele s fie tratate. Secretariatul trebuie s furnizeze operativ orice document sau informa ie con inut n acestea, att la solicit rile managementului ct i ale personalului sau colaboratorilor externi cu care se stabilesc contacte. Aceasta este una dintre atribu iile sale fundamentale n exercitarea acestei profesiuni. Rezolvarea eficienta presupune o bun cunoa tere a tipologiei documentelor pe care le manevreaz sub multiple aspecte (forma, con inut, destina ie, etc.), precum i o bun st pnire a metodelor i tehnicilor de evident , sistematizare clasare i arhivare. ntr-o abordare sistematizat , aceast activitate poate fi privit din dou direc ii, fiecare presupunnd particularit i de ac iune. a) Secretariatul organizeaz documentele rezultate din activit ile managerului sau ale altor compartimente din organiza ie, n cazul n care func ioneaz centralizat, i gestioneaz informa iile con inute n acestea. n aceasta situa ie are rol pasiv atunci cnd le prime te i activ cnd le prelucreaz i transmite . b) Secretariatul asigur documentarea managerului cu alte documente din domeniul de specialitate sau pentru informare curenta: c r i, reviste etc. n aceasta situa ie are rol activ n depistarea surselor interne i externe precum i n organizarea i distribuirea lor, ac iunile avnd tangenta cu domeniul documentarii tiin ifice.

94

2.2.1. Gestionarea documentelor rezultate din activitatea managerului n cadrul organiza iei Spre deosebire de alte birouri care au func ii specializate, informa iile fiind mai omogene i mai u or de structurat i ordonat, n birourile manageriale converg extraordinar de multe i de diverse informa ii. Acestea difer att n privin a con inutului i a expeditorului, dar i ca importan i valoare. n plus, aceste informa ii se g sesc pe medii total diferite: hrtii, medii electronice (dischete, benzi sau discuri magnetice) sau pe medii de memorare optic (C D-ROM). De asemenea, cele tradi ionale, pe hrtie, pot avea forme de prezentare diferite: foi volante, care constituie ponderea documentelor administrative, registre sau condici, bro uri, pliante, plan e, etc. Aceste documente se p streaz temporar n biroul secretariatului, ntr-o structur organizat , n scopul valorific rii practice. Cerin e generale, n asigurarea condi iilor de stocare a documentelor: Posibilitatea de operare simpl i rapid ;

S fie u or accesibile, adic dulapurile trebuie a ezate ntr-un loc convenabil iar dosarele din interior s fie u or de localizat; Rafturile s fie potrivite pentru scrisorile primite, avndu-se deci n vedere volumul, m rimea, i natura coresponden ei; Posibilitatea extinderii, n perspectiva, dac este necesar; Folosirea spa iului numai pentru documente folosite n mod curent; Existen a unor condi ii de siguran privind informa iile confiden iale.

Criteriile de organizare trebuie s fie att de bine cunoscute i de clare, nct personalul secretariatului s nu se ezite nici o clipa atunci cnd se ndreapt spre un dulap, spre un raft i apoi spre un dosar sau alt unitate de p strare. Pn la etapa de constituire a unit ilor arhivistice, secretariatul trebuie s - i construiasc o strategie zilnica de repartizare a documentelor. n continuare, vom reda n ordinea priorit ii, cteva strategii de operare, n acest sens. A. Organizarea locurilor de sta ionare Regula coordonatoare: Existen a prea multor locuri de sta ionare ngreuiaz reg sirea rapid a documentelor, de aceea secretariatul va reduce la minimum alternativele n care pot g si documentele.

95

ntr-o prim etap , trebuie abordat problema distribuirii n spa iu a documentelor, dup criteriile: mediul de nregistrare sau forma de prezentare. n aceasta situa ie, problema este foarte simpl : se vor stabili de la nceput locuri distincte sau, la modul ideal, mobilier i suporturi adecvate pentru dischete, CD- uri, registre sau condici. Este posibil, de asemenea, s existe n sfera de activitate a managementului sau a organiza iei i documente audio-vizuale, filme fotografii a c ror pondere depinde de domeniul de activitate, precum cel cultural, religios, artistic, militar, tiin ific etc. Probleme deosebite, n privin a sta ionarii documentelor, le ridic , desigur, foile volante, reprezentnd documenta ia specifica activit ii administrative. Multe secretare se confrunt cu problema reg sirii ct mai rapide a acestor documente, ntruct se pot afla adesea n mai multe locuri. De exemplu: n teancurile de documente de pe propriul birou care urmeaz a fi prelucrate n ziua respectiva; pe supor i proprii a teptnd rezolvarea unor probleme sau alte revizii; n vrafurile de documente de pe birourile efilor; n teancul de documente preg tit pentru sortare i clasare; n arhiva curenta a compartimentului.

In afara de acestea, informa iile se pot g si i n sistemul de prelucrare automat a datelor. Se pot evita astfel de situa ii, aplicndu-se urm toarea strategie, ori de cte ori se ia contact cu un document pentru prima oar : 1. Se verific dac acesta este important pentru al ii, sau pentru secretariat. Ac iune: a) dac este important pentru alte persoane din organiza ie va fi transmis imediat, notndu-se unde a fost repartizat; b) dac este important pentru secretariat, vezi 2. 1. documentului va fi verificat dac necesit sau nu prelucrare sau dac nu prezint interes i poate fi deja distrus. Ac iune: cel care nu necesit prelucrare se repartizeaz direct n arhiva; b) cel care necesita prelucrare, vezi p. 3; 2. va fi analizat sub aspectul urgentei i priorit i execu iei. Ac iune: cel care suporta o planificare, va fi distribuit ntr-un dosar cu documente n a teptare iar celelalte vor r mne la dispozi ie pe birou. Dac se procedeaz astfel, consecvent, un document nu se poate afla dect n trei locuri: a) n prelucrare, pe biroul secretarei sau ntr-un loc rezervat documentelor care au nevoie de trat ri ulterioare, fie sub forma de r spuns, fie c genereaz obliga ii ulterioare periodice, deci documente asupra c rora trebuie s revenim pentru

96

urm rirea unor probleme. Astfel de documente sunt: coresponden a, rapoartele de activitate, planurile. n vederea p str rii lor s-au conceput o serie de sisteme. b) c) n arhiva, unde va fi introdus n unit ile clasate; n alt birou, putnd fi controlat pe baza notei.

n cazul coresponden ei, aceasta situa ie se rezolv prin consultarea Registrului de Intrare-Ie ire. B) Reducerea volumului de documente sta ionate n birou

Este o opera iune necesar pentru economisire de timp i spa iu. De aceea, dup opera iunile men ionate anterior, secretariatele trebuie s - i construiasc o strategie de a mai diminua din hrtiile r mase. Sunt situa ii n care, prin experien a practic , este u or de luat decizii n acest sens. Astfel, pot fi distruse imediat, reclame, oferte nesolicitate, invita ii la manifest ri care nu prezint interes pentru organiza ie. Selec ia devine ns dificil n cazul informa iilor care nu sunt att de evident inutile. Pentru o operare corespunz tor n astfel de situa ii, se recomand consultarea cu consilierul juridic al organiza iei, cu conduc torul, cu arhivarul arhivei de depozit sau cu alte persoane abilitate care trebuie s - i asume n scris aceasta responsabilitate. n urma acestui demers se poate ntocmi o list orientativ n care se vor scrie motiva iile pentru care trebuie p strate documentele, i care va fi consultat ori de cate ori exist dubii n privin a distrugerii anumitor documente, astfel: a a cer forurile legislative

pot constitui dovezi, demonstra ii sau fundament ri n anumite situa ii ulterioare sunt importante pentru luarea unor decizii, pentru informarea managerului sau informare proprie concepe noi solu ii sau idei creatoare poate fi util n oferirea de servicii clien ilor interni i externi

asigura arhivarea, ntruct nimeni nu mai dispune n organiza ie de documentul n cauza, sau nu este responsabil de arhivarea lui. n vederea p str rii documentelor ac iunile de organizare presupun doua etape: C) Clasarea documentelor opera iune prin care toate documentele, indiferent de forma, de frecventa utiliz rii se aranjeaz ntr-un sistem ra ional n condi ii de accesibilitate i siguran a, formnd arhiva activa.

97

D) Arhivarea opera ie prin care, n momentul ie irii din uz documentele grupate n unit i arhivistice, dup norme prestabilite, se depun n arhiva de depozit a organiza iei. * (nota de trimitere la arhivistic ). 2.2.2. Clasarea documentelor Clasarea este opera iunea prin care documentele care sta ioneaz ntr-un birou (acte, foi volante, condici, registre, fotografii, plan e, c r i, periodice, casete diskete, i alte documente tehnice)se repartizeaz n grupe omogene, n raport cu anumite criterii i subcriterii specifice tipurilor de documente. n practica birourilor s-au consacrat o serie de metode de clasare, avnd la baza principii ordonatoare alfabetice, cronologice, numerice, alfa- numerice, zecimale. Optarea pentru o metod sau alta, depinde de natura documentelor, de specificul activit ii, de volumul documentelor manipulate. n cazul documentelor generate de activit ile administrative, logica alegerii, unuia sau altuia, dintre sistemele de clasare consacrate, se explica prin optarea pentru unul, dintre urm toarele elemente comune, obligatorii pentru orice document emis: Numele organiza iei emitente Nume de persoane i func ii responsabile Data (de emitere sau de primire) cu elementele: an, luna, zi Num r de nregistrare (la emitent sau destinatar) Localitatea (emitentului sau destinatarului) Denumirea documentului sau genul (chitan a, proces verbal, decizie etc.) Probleme sau subiecte (con inut)

Principiul ordonator depinde de elementul ales pentru reg sirea mai simpl a documentelor. dac se opteaz pentru data, ca element ordonator, se va institui o clasare cronologica; dac se opteaz pentru denumirile de organiza ii sau numele de persoane eviden iate n documente, clasarea va fi alfabetica etc. Ceea ce trebuie re inut, referitor la aceast etap : Un sistem de clasare nu se stabile te dup bunul plac al personalului, ci dup criterii de eficien a, conturate n func ie de cerin e practice, specifice unui compartiment. De exemplu, un serviciu de resurse umane va folosi un sistem de ordonare alfabetica a dosarelor, un serviciu de export va folosi un criteriu geografic, etc.

98

Odat stabilit, se va aplica unitar i continuu. Clasarea cronologic Aceast metod de clasare presupune ordonarea documentelor n dosare, pe m sura ce intr n unitate, cele mai recente plasndu-se deasupra celor cu dat mai veche. Un exemplu clasic, n acest sens, este Registrul de Intrare Ie ire. Avantajele sistemului: reg sirea unui document se rezolva rapid, cu condi ia ca solicitantul s cunoasc data exact la care documentul a fost nregistrat. Sistemul este util, n special pentru clasarea documentelor care constituie un tot omogen precum: extrase de cont, rapoarte cu regim periodic etc. n cazul coresponden ei curente, aceasta poate fi localizat cu u urin , documentele fiind grupate dup data la care s-a lucrat cu ele. Exist ns dezavantajul c scrisorile primite i expediate viznd aceea i problem , s fie desp r ite prin repartizarea cronologica. (vezi i Constituirea dosarelor*)

[1] Dic ionarul

tiin elor Speciale ale Istoriei, Bucure ti, 1981, p. 103-104

onel ENACHE , Birotica, Credis, Bucure ti, 2001, pp. 4749. Clasarea alfabetic Aceast metod de clasare se practic , n special, n institu iile de administra ie public cum ar fi prim riile, n firme de export, organiza ii cu sucursale, filiale, unit i comerciale care au rela ii cu furnizori, clien i, servicii de personal, organiza ii de asistenta sociala etc. De asemenea, o clasare alfabetic se poate aplica i n cazul n care se alege drept criteriu comun pentru ordonare, subiectul principal al documentelor sau zona geografica. Ordonarea alfabetica presupune organizarea documentelor ntr-un suport specific de p strare (dosar, plic, mapa i alte mecanisme de prindere) inndu-se cont de elemente comune, precum: denumirile organiza iilor emitente, sau la care se refer documentul, nume de persoane sau denumiri geografice. Problemele deosebite, pe care le prezint acest sistem, apar n de alegerea cuvntului director pentru ordonare. Spre orientare general , putem men iona sistemul c r ilor de telefon sau al dic ionarelor.

99

Intr rile alfabetice nu se fac la ntmplare, ci sunt reglementate prin standarde interna ionale elaborate n special pentru activitatea de documentare, precum: STAS 8636 70. Informare i documentare. Ornduirea n catalogul alfabetic pe nume de autori i titluri i n indexuri; STAS 8636 85. Informare i documentare. Reguli de ordonare alfabetica n cataloage i bibliografii. Principii i reguli generale. Trebuie s men ionam, de asemenea, c aceste reguli stau la baza programelor de ordonare alfabetic automatizat a informa iilor, deci ele trebuie respectate i pentru a elimina posibile neconcordante care ar interveni n cazul aplic rii acestui sistem. Desigur, ordonarea documentelor generate de organiza ii, nu ridic probleme de complexitate precum cele ale documentarii. Pentru o abordare corect a sistemului, atunci cnd predomin o astfel de clasare ntr-o organiza ie, este indicat s existe la dispozi ie aceste Standarde. Pentru orientare general , vom reda cteva criterii generale privind alegerea cuvintelor directoare n ordonarea alfabetic a foilor volante ce constituie din punct de vedere al formei, ponderea documentelor din birouri. a) Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic persoane n cazul numelor de

Numele de familie, indiferent din cte cuvinte este compus, constituie ntotdeauna cuvntul de ordine sau cuvntul director i se a eaz naintea prenumelui; Ordinea numelor este dat de fiecare liter din cuvnt; n cazul ini ialelor identice se claseaz dup a doua liter , dac i aceasta este identic , dup a treia liter , s.a. Exemplu: Edmond, Elisei, Enache, Enachescu, Encica, Enica, Eremia etc. Prenumele nu se scrie sub forma prescurtat . Ini iala se folose te numai pentru patronimic. n situa iile n care sunt nume identice, clasarea se face n ordinea ini ialelor prenumelui. Exemple: Popescu Andrei; Popescu, Ion; Popescu, Mihai. n cazul n care exist nume i prenume identice, ini iala reprezentnd numele tat lui va fi luat n considera ie ca element subdirector sau o func ie reprezentativ a persoanei. Exemplu: Dumitra cu Gheorghe C.; Dumitra cu Gheorghe N. sau Dumitra cu Gheorghe (contabil); Dumitra cu Gheorghe (jurist), etc. Numele f r ini ial va precede, n ordonare, numele cu ini iala; Numele compuse din ini iale desp r ite cu puncte, preced numele obi nuite;

n cazul numelor compuse cu cratim , primul nume se considera cuvnt de ordine. Exemple: Nicolae Brad- Georgescu; Luigi Alpago- Novello etc. Aceea i regula se aplica i n cazul numelor compuse f r cratima. Situa iile

100

se ntlnesc, n special, la numele femeilor c s torite care-si p streaz anterior c s toriei, ad ugat de obicei dup numele de c s torie.

i numele

n cazul n care se opereaz cu nume str ine scrise cu alt alfabet (slav, grec, ebraic, arab) se practic transliterarea n alfabet latin, conform normelor standardizate interna ionale adoptate ca standarde romane *. Dac numele ncep cu o particul de noble e (de, von) aceasta nu se ia n considerare; M. Numele gen OMallei sau McDonalds se clasifica ca un singur nume la O sau

Cuvntul director va fi ntotdeauna subliniat, pentru eliminarea confuziilor ntre nume i prenume, n cazuri precum: Gheorghe Andrei sau Petre Ion Andrei. Pentru orientare rapida n ordonare se recomanda eviden ierea cu alte caractere a cuvntului de ordine, n cazul n care se constituie dosar individual pentru fiecare nume. De exemplu, pe document este scris numele sub forma Ion S. Dinu; pe dosar, va fi DINU Ion S. Situa iile posibile de ordonare alfabetica pot fi: de ordonare alfabetic a materialelor n dosare, inndu-se cont de numele persoanelor de unde provin (cereri, oferte, servicii, furnizori, clien i, contracte individuale, fisele posturilor, etc) constituindu-se attea dosare cate litere ale alfabetului se reg sesc n documentele ordonate (de la A la Z) sau de ordonare alfabetic a mapelor, dosarelor n diferi i recipien i sau n rafturi, dosare care pot cuprinde documente diverse referitoare, de exemplu, la un angajat sau la societate, ordonate dup alte criterii impuse de norme legislative. b) Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic a numelor de organiza ii Denumirile organiza iilor sunt compuse de obicei din mai multe cuvinte. Unele cuprind termeni generici, indicnd forma organizatoric (societate comerciala pe ac iuni, regie autonoma, asocia ie, universitate, funda ie, prim rie etc.), altele indicnd obiectul de activitate (Camera de Comer Industrie Naviga ie i Agricultura) sau orice alt nume reprezentativ, care o identific ntre alte organiza ii, n special, cu acela i obiect de activitate. n ultimul caz, exist o mare diversitate de denumiri, existnd libertatea de op iune a fondatorilor pentru a- i eviden ia identitatea. Ele pot proveni din substantive comune, nume de persoane sau pot fi combina ii de silabe, de ini iale, sintagme diferite, cifre etc.). De asemenea, i n antetul documentelor pot fi descrisese n diverse forme. Astfel, unele organiza ii practica descrierea integrala a cuvintelor ce compun denumirea, (Societatea comerciala Gemma S.R.L.) sau prescurtat (S.C. Gemma S.R.L.) .

101

n fa a unor astfel de situa ii, se recomand cteva reguli ce pot asigura unitatea clas rii n scopul reg sirii rapide. n cazul Societ ilor comerciale, cuvntul de ordine l va constitui denumirea reprezentativ a organiza iei. Exemplu: S. C, METAL STAR S RL; S.C. MIKOS SRL; S. C. MOBITEXT SA. Cuvntul director a fost cel subliniat. Numele de organiza ii, care exprim obiectul de activitate, nu se scriu n antetul documentelor prin forma prescurtat cu ini iale. Exemple: Camera de comer Industrie i Naviga ie, antierul de Construc ii Navale, Societatea de investi ii Transilvania, Banca Romn de Dezvoltare etc. Astfel de nume, chiar dac apar sub forma prescurtat , pe un document, cuvntul director va fi stabilit dup forma neprescurtat a denumirii organiza iei; Cnd o organiza ie are un nume alcatuit din ini iale, stabilite n mod subiectiv, f r ca acestea s aibe leg tur cu obiectul de activitate, n ordonare alfabetic , se respect urm toarea regul : a) dac ini ialele ce compun numele sunt desp r ite cu puncte sau spatii albe, documentele sau dosarele purtnd astfel de descrieri se plaseaz naintea numelor ntregi, astfel: E. E. Group SRL; E & R. Bacau; Ecoterm SRL; Electro- Sanitas SRL etc. b) cele care nu sunt desp r ite prin aceste semne, sunt tratate ca ni te cuvinte, i documentele vor fi plasate n pozi ia alfabetic fireasc a numelor ntregi. Exemple: IMS SCOR S.A.; INSTANT S.R.L.; INTER S.R.L. etc. - n cazul organiza iilor cu nume identice, reprezentnd sucursale, filiale sau unit i de stat cu acela i obiect de activitate, cuvntul de ordine l va constitui cuvntul care desemneaz localitatea. Exemple: AGROMEC Ciocrlia, AGROMEC Deleni, AGROMEC Tulcea. - dac denumirea unei organiza ii este compusa din doua sau trei nume (ANA & TOM) cuvntul director il va constitui primul cuvnt; - Dac denumirea unei organiza ii ncepe cu o cifr , documentul va fi plasat naintea celor cu ordine alfabetic , astfel: 2 X 2 COM S.A.; ARGOS S.A. sau 3 M SERVIS; A. G. PERPETUUM; ALMA S.R.L. - dac sunt de clasat documente care au acela i cuvnt director se impune aranjarea documentelor n ordinea celui de-al doilea cuvnt subdirector; - n cazul n care cuvntul subdirector, este o cifr , gruparea documentelor se face n ordinea natural a numerelor. Exemplu: antierul 1, antierul 2 etc. De obicei, se ntocmesc attea dosare cte litere ale alfabetului sunt reprezentate de

102

documente. In cazul n care, num rul de documente corespunz tor dosarului unei litere este prea mare, dep ind capacitatea acestuia de cuprindere, dosarul litrei respective se poate submp r i n mai multe subunit i, astfel: Dosarul A a an; Ao- as etc. In schimb, dac un dosar este prea voluminos pentru documentele corespunz toare unei litere, se pot include n dosar documentele mai multor litere consecutive, incluse n mape distincte, iar pe dosar se va indica con inutul, astfel: ABC, etc. Nota: Regulile care stau la baza clas rii alfabetice a documentelor sunt valabile i pentru Indexarea alfabetic a con inutului documentelor. Clasare numeric Atunci cnd exist o astfel de op iune de clasare, se atribuie numere fiec rui corespondent, departament sau angajat, n func ie de ceea ce avem de clasat. n cazul n care se respecta num rul de nregistrare al documentului clasarea presupune aranjarea documentelor n ordinea natural a num rului atribuit fiec rui document. Clasarea numerica se aplic , n special, n unit ile care func ioneaz n mai multe cl diri sau n cazul organiz rii coresponden ei n registraturile mari. n aceste cazuri este necesar repartizarea unor grupe de numere pe compartimente, astfel nct s existe o coresponden ntre compartimente i grupul de numere care se atribuie. Exemplu: De la 1 la 5000 pentru secretariatul conducerii -5001-10 000 pentru serviciul Resurse Umane 10 001-20 000 pentru serviciul Administrativ etc.

Reparti ia se face, desigur, n func ie de volumul de munc cu corespondenta al fiec rui compartiment sau sediu. In etapa de arhivare, dosarele cu documente, provenind din toate serviciile se adun i ordoneaz numeric. Avantajele sistemului: - dosarele fiind repartizate pe compartimente, se pot localiza u or documentele, numai la vederea num rului de nregistrare. Permite clasarea unui num r mare de documente, mai ales n firmele mari.

Dezavantaje:

103

- documentele mai vechi, care poarta numere de nregistrare mai mici, dispar cu timpul din circula ie. Exist totu i solu ia ca, anual, s se fac o redistribuire a acestor numere pe compartimente. - exist i riscul ca asem narea a dou numere s conduc la gre eli de amplasare.

Clasarea zecimal Folosirea nota iei zecimale pentru exprimarea codificat a conceptelor este utilizata n activitatea de documentare sau n activitatea editoriala pentru mp r irea lucr rilor tiin ifice n capitole, subcapitole i subsubcapitole. Cunoscuta sub denumirea de Clasificare Zecimal Universal (cu forma prescurtat C.Z.U.) Aceast metod de ordonare este folosit cu prec dere n biblioteci pentru clasificarea documentelor n func ie de subiectele pe care le trateaz . C.Z.U. este o schem de clasificare care ntrebuin eaz pentru a reprezenta subiectele documentelor o nota ie zecimala, prin mp r irea totalit ii cuno tin elor umane n zece clase mari, care se submpart la rndul lor n alte zece subdiviziuni s.a.m.d. Este universal , att n privin a con inutului (cuprinde totalitatea cuno tin elor omene ti) ct i n privin a nota iei, compus din cifre arabe i semne matematice sau de punctua ie, a c ror n elegere i semnifica ie este interna ional valabila, i independenta fata de limbaj. Schema claselor mari, reprezentnd cuno tin ele omene ti, se prezint astfel: 0. 1. 2. 3. 4. Generalit i Filozofie Religie tiin e sociale Filologie 5. 6. 7. 8. 9. tiin e naturale Tehnic Arte Literatur Istorie

Fiecare num r este tratat ca o frac ie zecimal cu zero-ul ini ial omis, i aceasta determina ordinea aranj rii. Pentru u urin a citirii, num rul este, n mod obi nuit, punctat dup fiecare trei cifre. Criteriul de subdivizare reflect con inutul unui domeniu de la general la particular. Cu ct este mai detaliat domeniul, cu att num rul care o reprezint este mai lung. Astfel: Clasa 3 tiin e sociale cuprinde subdiviziunile:

331 Munca. Rela ii de munc 331.1. Teoria i organizarea muncii 331.101. Teoria muncii, 331.101.1 Ergonomie 331.2. Rolul muncii tiin a muncii

104

331.101. 21 Dreptul la munc Utilizarea acestei metode de clasare este indicat n special, acolo unde domeniile de activitate cunosc o diviziune pronun at . In cazul documentelor generate de organiza ii, se poate recurge la aceast metod de clasare prin stabilirea a zece grupe de activit i, specifice unei organiza ii. Exemplu: 0 Conducere 1 Serviciul aprovizionare 2 Resurse Umane 3 Serviciu aprovizionare Fiecare dintre aceste clase, i detaliaz problemele pentru care primesc sau elaboreaz documente. Se pot constitui astfel, subclase: 3.1 aprovizionare cu materii prime; 3.2 aprovizionare cu materiale; 3.3 aprovizionare cu piese de schimb sau 3.3.1 aprovizionare cu piese de schimb pentru autobasculante etc. Clasarea combinat Aceast metod presupune combinarea a dou dintre sistemele prezentate. Astfel, documentele din dosare pot fi ordonate cronologic, iar dosarul poate primi un indicativ alfabetic pentru grupare n raft sau n bibliorafturi. Este o metod practicat i n cazul constituirii unit ilor arhivistice* conform Nomenclatorului (nota de trimitere la arhivistic ) unde documentele se grupeaz n dosare cu con inut similar inndu-se seama de reglement rile n vigoare i de obliga iile legale privind p strarea lor ulterioar n arhive. 2.2.3. Asigurarea document rii managerului Activitatea de management presupune, desigur, o permanent informare, nu numai sub aspect administrativ. Avalan a de informa ii specifica lumii contemporane obliga la permanenta informare, mergnd de la stricta specialitate, pn la ceea ce prive te mediul ambiant: natura economic , tehnic , politic , demografic , cultural , tiin ific , organizatoric , juridic , psiho-social , educa ional i ecologic . Eficienta economico-social , n contextul economiei de pia a este tot mai dependent de ace ti factori. De aceea, managementul performant nu se poate exercita dect printr-o viziune deschis , capabil s valorifice ntr-un mod superior poten ialul mediului. n cazul n care n organiza ie nu func ioneaz un serviciu specializat cu atribu ii de documentare, secretariatul se poate dovedi de un real folos n documentarea managerului printr-un ansamblu de opera iuni de depistare a surselor de informa ii, de culegere i prelucrare a datelor, de clasare a acestora, astfel nct s asigure accesul la informa ii rapid i u or.

105

n acest sens, secretariatul are rol activ, ncepnd cu etapa de colec ionare a surselor documentare. Exercitarea unei astfel de activit i presupune, n primul rnd, constituirea unui punct documentar cu toate documentele ce intra n sfera de interes a managerului. n func ie de spa iul disponibil i de preferin ele managerului punctul documentar va fi plasat n biroul acestuia sau n cel al secretariatului. n ceea ce prive te dimensiunile, con inutul sau categoriile de documente, ca probleme ce se pot ridica ntr-un astfel de demers, posibilit ile r mn deschise n func ie de aspira iile profesionale, organizatorice i culturale sau tiin ifice ale managementului. Orice spor de cunoa tere dobndit i prin exploatarea acestei posibilit i nu poate fi dect benefic, de aceea, stabilirea unor delimit ri n acest sens nu ar fi indicata. n sens orientativ, ns , putem delimita sursele de informare n surse interne i surse externe de informare. Surse interne documentare n primul rnd trebuie s men ionam, n acest caz, documentele care nu trebuie s lipseasc din punctul documentar, constituind surse permanente i indispensabile de informare i de lucru. Acestea sunt sursele oficiale de informare, cu caracter intern, precum: Principalele acte legislative normative care reglementeaz func ionarea organiza iei; Regulamentul de Organizare i Func ionare al organiza iei i Organigrama structurii organizatorice; Analizele, rapoartele, d rile de seam retrospective; Tabloul de bord zilnic ; Principalele dispozi ii i instruc iuni ale forului conduc tor;

Surse documentare interne sunt i materialele proprii unor servicii i compartimente: referate, statistici, grafice, hrtii, fi e, monografii, programe de activitate, etc. Secretara trebuie s cunoasc foarte bine func iile i rela iile dintre diferite compartimente ale organiza iei n care lucreaz , s cunoasc tipologia documentelor elaborate, astfel, nct, s localizeze rapid informa iile ce-i sunt solicitate. Surse externe de documentare Posibilit ile de informare, n acest sens, sunt extrem de vaste i diferite. Ob inerea informa iilor documentare ce intra in sfera de interes a managementului, presupune c utarea documentelor de diverse tipuri precum: volume, publica ii periodice,

106

materiale de referin , informa ii pe suport tehnic etc. Pentru dobndirea sau consultarea lor, secretariatul trebuie s se informeze i asupra institu iilor care pot constitui surse de informare externe, n acest sens. Dac ne raport m la ordinea de prioritate n ceea ce prive te necesitatea documentarii managerului, o aten ie deosebit se va acorda n primul rnd surselor oficiale de documentare. Depistarea acestor categorii de documente constituie o cerin a fundamental a secretariatului. Ca orice activitate social i cea a managementului func ioneaz ntr-un cadru legislativ aflat ntr-o permanent schimbare n func ie de transform rile mediului economic, social, politic etc. n organiza iile n care nu func ioneaz un oficiu juridic asigurarea colec iei de documente legislative revine secretariatului. Secretariatul trebuie s pun la dispozi ia celor interesa i, legi i acte normative privind desf urarea activit ii organiza iei. Publica iile oficiale Publica ia na ional cu caracter oficial este Monitorul Oficial al Romniei, care apare periodic, cu urm toarele par i: Partea I public legile, decretele, hot rrile guvernamentale i alte documente normative elaborate de forurile legislative na ionale; Partea a- II-a, publica Dezbateri parlamentare; Partea a III-a, publica ii i anun uri (pierderi de acte)

Partea a IV-a, publica ii ale Agen ilor economici, acte constitutive, falimente, bilan uri. Poten ialul documentar, sub aspect legislativ, ntr-un birou de secretariat, trebuie s cuprind : Constitu ia Romniei

Legisla ia privind constituirea Societ ilor comerciale sau alte forme organizatorice Acte normative referitoare la domeniul de activitate al organiza iei; Legisla ia referitoare la resursele umane i problemele muncii;

Acte normative ale ministerelor de profil, institu iilor de cercetare sau ale autorit ilor locale;

107

Legea Arhivelor Na ionale i normele de aplicare; Monitoarele oficiale ale organismelor locale;

Publica ia Monitorul Oficial al Romniei poate fi achizi ionat prin abonament, prin intermediul oficiilor de consultan juridic de unde se pot solicita i comentarii, privind aplicarea unor norme legislative i se pot ob ine chiar texte i pe mediu electronic, prin intermediul Bibliotecilor locale (jude ene municipale) de unde se pot ob ine xerocopii sau nregistr ri pe medii electronice. Pentru organiza iile care doresc s - i constituie o colec ie integrala a legisla iei se pot achizi iona i volumele Legisla ia Romniei: Acte normative elaborate de Parlamentul Romniei sau hot rri ale Guvernului Romniei i alte acte normative cuprinznd legisla ia publicat n cursul unui an n Monitoarele Oficiale. n unit ile n care func ioneaz Oficiu Juridic se recomand ca n punctul documentar al managerului s fie stocate sub forma de extrase, legi i acte normative care reglementeaz func ionarea organiza iei, precum cele men ionate. Pentru orientare eficient , secretariatul poate constitui un Index de subiecte [1] , sub forma fi ierelor tradi ionale sau pe mediu electronic, care s reflecte con inutul publica iilor oficiale organizate, desigur ntr-o anumit ordine, care poate fi cronologica, sau dup num rul de ordine. Informa ia de trimitere n descrierea unei fi e din index s-ar prezenta astfel: Munca Legea nr. 53/ 2003 Vezi: M.O., Partea I, nr.72 (5.0.2.2003) Fisele subiect vor fi ordonate alfabetic pentru orientare rapid . Publica iile seriale de specialitate Sintagma de publica ie seriala se utilizeaz , conform standardelor interna ionale de informare i documentare (n acest caz SR ISO 2789) pentru a denumi orice document tip rit care apare n fascicule succesive, nl n uindu-se n general cronologic sau numeric, pe o perioada care nu este limitata dinainte, indiferent de periodicitatea acestuia. Publica iile seriale cuprind publica iile anuale sub form de ziare, reviste i alte documente cum ar fi seriile de d ri de seam , de rapoarte ale ntreprinderilor, de lucr ri ale manifest rilor tiin ifice. Secretariatul poate ndeplini activit i specifice documentarii i cu acest tip de publica ii venind n ntmpinarea inform rii n organiza ie spre diverse direc ii cum ar fi: colec ionarea revistelor de specialitate privind domeniul de activitate al organiza iei sau privind domeniul de specialitate al managerului, publica ii din domeniul economic sau al afacerilor etc.

108

Aceste demersuri presupun, desigur, o consultare prealabil cu managerul organiza iei. Din categoria acestor publica ii, pot constitui un poten ial informativ i publica iile na ionale Anuarul Statistic al Romniei, cu cele mai recente date, elaborat de Institutul Roman de Statistica sau publica ia Standarde Romane. Standardele sunt publica ii care con in prescrip ii, reguli i metode n scopul generaliz rii i folosirii unitare de solu ii optime n domeniul produc iei (vezi Legea nr. 20 / 1994). Ca instrumente de management, ele sunt problema de stat prin care se urm re te, n principal, protec ia vie ii, s n t ii i mediului nconjur tor, precum i nl turarea barierelor tehnice n calea comer ului interna ional. Standardele sunt documente stabilite prin consens de c tre speciali ti de cea mai nalt competen n domeniul abordat, i aprobate Institutul Roman de Standardizare (IRS), organism de specialitate al administra iei publice centrale din subordinea guvernului, n scopul reglementarii tehnice pentru problemele repetitive n produc ia na ional . Ca orice organism de standardizare, IRS este format din comitete tehnice interesate ntr-o anumita tematica. Comisii tehnice pe domenii de specialitate, func ioneaz pe lng societ i comerciale, institu ii publice i alte persoane juridice. IRS reprezint interesele Romniei n organismele interna ionale de standardizare, fiind membra a Organiza iei Interna ionale de Standardizare (ISO). Conform legisla iei n vigoare, aplicarea Standardelor are caracter de obligativitate la nivel de stat, de ramura de ntreprindere. Standardele de stat sunt numerotate, folosindu-se un indicativ format din: simbolul STAS, num rul de ordine acordat de IRS i ultimele doua cifre anul intr rii n vigoare. Ca reper orientativ, IRS public Catalogul Standardelor de Stat i colec ii de standarde, publicate de Editura Tehnic . Lucr ri de referin Biroul secretariatului trebuie s fie dotat cu o serie de publica ii cu rol informativ, din domeniul telecomunica iilor sau transporturilor, precum: C r ile abona ilor telefonici (volumele Pagini aurii cu abona ii telefonici locali, Pagini Na ionale), Mersul trenurilor, autobuzelor, tramvaielor; publica ii privind transportul aerian; Ghiduri turistice i autoturistice; Hrtii; Calendare i alte publica ii care indic diferente de fus orar, i alte informa ii geografice. Pentru comunicarea scris secretariatul trebuie s fie dotat cu lucr ri din domeniul lingvistic, dintre care sunt indispensabile: Dic ionarul Explicativ al Limbii Romane, dic ionare bilingve, ndreptare de punctua ie, ortografie, ortoepie i gramatic , precum i ghiduri de coresponden n limba romn i n limbi str ine. Ca repere profesionale, se pot colec iona o serie de c r i i manuale din literatura de specialitate, precum cele men ionate n bibliografie. Ziarele centrale i locale pot constitui o surs permanent de informare n secretariate, innd cont de importan a acestor publica ii n ceea ce prive te

109

noutatea informa iei difuzate. Nu ntmpl tor, n limbi de circula ie interna ional , aceste publica ii sunt cunoscute cu denumirile news, nouvelle, novosti. Poten ialul informativ oferit de aceste publica ii, poate fi valorificat att n sfera de interes a secretariatului, ct i n aceea a managerului. Secretariatul, poate semnala conduc torului o serie de informa ii, degrevnd managerul de lectur , n momente de maxim solicitare sau de absen a din unitate. De asemenea, secretariatul poate include n colec ia documentar a biroului, extrase din aceste publica ii, prin xerografiere. Nu este indicat p strarea integral a publica iilor, deoarece duce la aglomerarea spa iului cu informa ii inutile. Dincolo de informa iile de interes general, aten ia secretariatului poate fi orientat n mod special, spre materiale ce con in informa ii despre: probleme legislative care intr n sfera de interes a organiza iei servicii po tale i telecomunica ii

articole, interviuri, anchete, tiri referitoare la activitatea altor unit i cu acela i domeniu de activitate, locale, na ionale i chiar interna ionale: produse de birotic centre de preg tire profesional servicii de traduceri servicii de informare comunitar

semnale, recenzii, lans ri de c r i ce intr n sfera de interes a managementului; manifest ri colective, trguri, expozi ii etc.

Servicii de informare Pentru procurarea materialelor documentare i a altor informa ii secretariatul trebuie s cunoasc i poten ialii furnizori de informa ii. Cele mai pre ioase surse de informa ii institu ionalizate sunt bibliotecile. Acestea dispun de sisteme de evidenta tradi ionale sau computerizate ce pot nlesni accesul la informa iile con inute n colec ii.

110

Accesul rapid la informa ii este posibil i prin utilizarea serviciului TELETEXT al unei societ i de televiziune ce furnizeaz informa ii din cele mai variate domenii (mersul trenurilor, orarul de zbor al avioanelor, oferte de serviciu, condi ii meteorologice, anun uri publicitare, rate, schimb valutar etc. Orice secretar eficient trebuie s creeze fise cu informa ii utile (nume, adrese, denumiri) grupate pe diferite domenii de activitate: locuri de munc finan e servicii publice telecomunica ii c l torii etc.

Materialele selectate, care trebuie p strate o perioad mai ndelungat , vor fi ordonate conform unui sistem de clasare adecvat care s permit g sirea rapida i u oar . Dac informa iile solicitate se refer la lucr rile unui autor, se pot organiza fi iere pe autori care cuprind fise clasate n ordinea alfabetica a autorilor. O astfel de fi cuprinde urm toarele elemente: Numele autorului Titlul c r ii, articolului Numele editurii sau numele revistei, ziarului Data apari iei Num rul paginilor pentru c r i .

2.3. Gestionarea documentelor secrete Desf urndu- i activitatea pe lng factorii de decizie ai organiza iei, secretariatul va avea acces la toate categoriile de documente ce se redacteaz i circula n aceasta sfera. Confiden ialitatea asupra acestor informa ii a constituit dintotdeauna, o coordonat deontologic esen ial n practicarea acestei profesiuni. n general, n orice organiza ie, p strarea secretului profesional i g se te o serie de explica ii precum: necesitatea prevenirii, pe ct posibil, a concurentei neloiale cu alte firme similare, din considerente de siguran a na ional sau n unele cazuri pentru ap rarea dreptului de autor, instituit prin lege, asupra unor inven ii, proiecte, scrieri etc.

111

Exist organiza ii n care sunt organizate birouri speciale pentru p strarea documentelor cu caracter secret (B.S.D.) La diferite nivele organizatorice. n aceste situa ii, secretara trebuie s respecte o serie de masuri trasate de conducerea unit ii, precum: Este interzis scoaterea documentelor secrete din sediul organiza iei; Este interzis multiplicarea lor prin orice mijloace;

Solicitarea unui document ce constituie secret de stat/ de serviciu va fi adus la cuno tin a efului ierarhic; Documentele secrete se elibereaz numai cu aprobarea efului ierarhic, atunci cnd contextul legal permite acest lucru; In rela iile cu mijloacele de mediatizare, este interzis furnizarea de informa ii de orice fel. Solicitan ii vor fi ndruma i spre eful ierarhic sau spre nlocuitorul acestuia. Eviden a informa iilor secrete, indiferent de suportul informa ional, se va ine separat, pe baza unor nomenclatoare. O practic obi nuit este aceea de a marca lng num rul de nregistrare semnul S sau de a nota pe prima pagin a documentului secret de serviciu , dup caz. Nomenclatoarele de informa ii cu caracter secret se ntocmesc de c tre conducerea unit ii. Ele se actualizeaz anual sau ori de cte ori este nevoie, prin introducerea de noi documente sau scoaterea celor care au devenit publice prin mijloacele de mediatizare. 2.3.1 M suri pentru prevenirea aspectelor negative In cazul dactilografierii unor materiale cu caracter secret, acestea trebuie acoperite cnd intr o ter persoan n birou; Convorbirile telefonice secrete vor fi protejate;

Ciornele i materialele dactilografiate sau alte materiale secrete se vor ncuia n fi ier atunci cnd se p r se te locul de munc , chiar pentru o perioad scurt , aspect valabil i n cazul calculatorului documentul n lucru este salvat i scos de pe ecran; Dup dactilografierea unei lucr ri, este obligatorie distrugerea ciornelor, a copiilor, a indigoului i sugativei dac e cazul; Este interzisa tinerea la vedere pe birou, a tampilelor, parafelor de orice fel; acestea se vor p stra n permanen sub cheie, fiind scoase numai atunci cnd este necesar utilizarea lor; Vor fi protejate prin ncuiere i caietele, registrele listele sau agendele cu

112

numere de telefon i adrese, chiar ale propriilor salaria i; n cazul unor ntlniri de grup. Materialele destinate participan ilor vor fi nmnate numai acestora; Dup ncheierea edin elor, este interzis transmiterea de informa ii asupra celor discutate. Stenogramele realizate sau minutele au statut de secret de serviciu sau atunci cnd e cazul de stat (vezi; H.G. 479 /1972); Sunt considerate a fi secrete i numele persoanelor care solicit audien , precum i obiectul audientei; Con inutul documentelor elaborate pentru uz intern nu va fi comunicat persoanelor din afara organiza iei; La sfr itul programului, documentele considerate secrete (acte, dosare, mape, indigo-uri, tampile, casete etc.) vor fi ncuiate n fi ete sau dulapuri, i acestea se vor sigila; Nu se va l sa pe birou nici o hrtie cu antetul organiza iei;

Accesul la orice document n afara orelor de program este permis numai secretarei i directorului. O problem major a organiza iilor o constituie i gestionarea informa iilor secrete i ap rarea pa 2.2.2. Clasarea documentelor Clasarea este opera iunea prin care documentele care sta ioneaz ntr-un birou (acte, foi volante, condici, registre, fotografii, plan e, c r i, periodice, casete diskete, i alte documente tehnice)se repartizeaz n grupe omogene, n raport cu anumite criterii i subcriterii specifice tipurilor de documente. n practica birourilor s-au consacrat o serie de metode de clasare, avnd la baza principii ordonatoare alfabetice, cronologice, numerice, alfa- numerice, zecimale. Optarea pentru o metod sau alta, depinde de natura documentelor, de specificul activit ii, de volumul documentelor manipulate. n cazul documentelor generate de activit ile administrative, logica alegerii, unuia sau altuia, dintre sistemele de clasare consacrate, se explica prin optarea pentru unul, dintre urm toarele elemente comune, obligatorii pentru orice document emis: Numele organiza iei emitente Nume de persoane i func ii responsabile

113

 etc.)

Data (de emitere sau de primire) cu elementele: an, luna, zi Num r de nregistrare (la emitent sau destinatar) Localitatea (emitentului sau destinatarului) Denumirea documentului sau genul (chitan a, proces verbal, decizie

Probleme sau subiecte (con inut)

Principiul ordonator depinde de elementul ales pentru reg sirea mai simpl a documentelor. Exemple: dac se opteaz pentru data, ca element ordonator, se va institui o clasare cronologica; dac se opteaz pentru denumirile de organiza ii sau numele de persoane eviden iate n documente, clasarea va fi alfabetica etc. Ceea ce trebuie re inut, referitor la aceast etap : Un sistem de clasare nu se stabile te dup bunul plac al personalului, ci dup criterii de eficien a, conturate n func ie de cerin e practice, specifice unui compartiment. De exemplu, un serviciu de resurse umane va folosi un sistem de ordonare alfabetica a dosarelor, un serviciu de export va folosi un criteriu geografic, etc. Odat stabilit, se va aplica unitar i continuu. Clasarea cronologic Aceast metod de clasare presupune ordonarea documentelor n dosare, pe m sura ce intr n unitate, cele mai recente plasndu-se deasupra celor cu dat mai veche. Un exemplu clasic, n acest sens, este Registrul de Intrare Ie ire. Avantajele sistemului: reg sirea unui document se rezolva rapid, cu condi ia ca solicitantul s cunoasc data exact la care documentul a fost nregistrat. Sistemul este util, n special pentru clasarea documentelor care constituie un tot omogen precum: extrase de cont, rapoarte cu regim periodic etc. n cazul coresponden ei curente, aceasta poate fi localizat cu u urin , documentele fiind grupate dup data la care s-a lucrat cu ele. Exist ns dezavantajul c scrisorile primite i expediate viznd aceea i problem , s fie

114

desp r ite prin repartizarea cronologica. (vezi i Constituirea dosarelor*) Clasarea alfabetic Aceast metod de clasare se practic , n special, n institu iile de administra ie public cum ar fi prim riile, n firme de export, organiza ii cu sucursale, filiale, unit i comerciale care au rela ii cu furnizori, clien i, servicii de personal, organiza ii de asistenta sociala etc. De asemenea, o clasare alfabetic se poate aplica i n cazul n care se alege drept criteriu comun pentru ordonare, subiectul principal al documentelor sau zona geografica. Ordonarea alfabetica presupune organizarea documentelor ntr-un suport specific de p strare (dosar, plic, mapa i alte mecanisme de prindere) inndu-se cont de elemente comune, precum: denumirile organiza iilor emitente, sau la care se refer documentul, nume de persoane sau denumiri geografice. Problemele deosebite, pe care le prezint acest sistem, apar n de alegerea cuvntului director pentru ordonare. Spre orientare general , putem men iona sistemul c r ilor de telefon sau al dic ionarelor. Intr rile alfabetice nu se fac la ntmplare, ci sunt reglementate prin standarde interna ionale elaborate n special pentru activitatea de documentare, precum: STAS 8636 70. Informare i documentare. Ornduirea n catalogul alfabetic pe nume de autori i titluri i n indexuri; STAS 8636 85. Informare i documentare. Reguli de ordonare alfabetica n cataloage i bibliografii. Principii i reguli generale. Trebuie s men ionam, de asemenea, c aceste reguli stau la baza programelor de ordonare alfabetic automatizat a informa iilor, deci ele trebuie respectate i pentru a elimina posibile neconcordante care ar interveni n cazul aplic rii acestui sistem. Desigur, ordonarea documentelor generate de organiza ii, nu ridic probleme de complexitate precum cele ale documentarii. Pentru o abordare corect a sistemului, atunci cnd predomin o astfel de clasare ntr-o organiza ie, este indicat s existe la dispozi ie aceste Standarde. Pentru orientare general , vom reda cteva criterii generale privind alegerea cuvintelor directoare n ordonarea alfabetic a foilor volante ce constituie din punct de vedere al formei, ponderea documentelor din birouri. a) Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic de persoane n cazul numelor

Numele de familie, indiferent din cte cuvinte este compus, constituie ntotdeauna cuvntul de ordine sau cuvntul director i se a eaz naintea

115

prenumelui; Ordinea numelor este dat de fiecare liter din cuvnt; n cazul ini ialelor identice se claseaz dup a doua liter , dac i aceasta este identic , dup a treia liter , s.a. Exemplu: Edmond, Elisei, Enache, Enachescu, Encica, Enica, Eremia etc. Prenumele nu se scrie sub forma prescurtat . Ini iala se folose te numai pentru patronimic. n situa iile n care sunt nume identice, clasarea se face n ordinea ini ialelor prenumelui. Exemple: Popescu Andrei; Popescu, Ion; Popescu, Mihai. n cazul n care exist nume i prenume identice, ini iala reprezentnd numele tat lui va fi luat n considera ie ca element subdirector sau o func ie reprezentativ a persoanei. Exemplu: Dumitra cu Gheorghe C.; Dumitra cu Gheorghe N. sau Dumitra cu Gheorghe (contabil); Dumitra cu Gheorghe (jurist), etc. Numele f r ini ial va precede, n ordonare, numele cu ini iala;

Numele compuse din ini iale desp r ite cu puncte, preced numele obi nuite; n cazul numelor compuse cu cratim , primul nume se considera cuvnt de ordine. Exemple: Nicolae Brad- Georgescu; Luigi Alpago- Novello etc. Aceea i regula se aplica i n cazul numelor compuse f r cratima. Situa iile se ntlnesc, n special, la numele femeilor c s torite care-si p streaz i numele anterior c s toriei, ad ugat de obicei dup numele de c s torie. n cazul n care se opereaz cu nume str ine scrise cu alt alfabet (slav, grec, ebraic, arab) se practic transliterarea n alfabet latin, conform normelor standardizate interna ionale adoptate ca standarde romane *. Dac numele ncep cu o particul de noble e (de, von) aceasta nu se ia n considerare; sau M. Numele gen OMallei sau McDonalds se clasifica ca un singur nume la O

Cuvntul director va fi ntotdeauna subliniat, pentru eliminarea confuziilor ntre nume i prenume, n cazuri precum: Gheorghe Andrei sau Petre Ion Andrei. Pentru orientare rapida n ordonare se recomanda eviden ierea cu alte caractere a cuvntului de ordine, n cazul n care se constituie dosar individual pentru fiecare nume. De exemplu, pe document este scris numele sub forma Ion S. Dinu; pe dosar, va fi DINU Ion S. Situa iile posibile de ordonare alfabetica pot fi:

116

 de ordonare alfabetic a materialelor n dosare, inndu-se cont de numele persoanelor de unde provin (cereri, oferte, servicii, furnizori, clien i, contracte individuale, fisele posturilor, etc) constituindu-se attea dosare cate litere ale alfabetului se reg sesc n documentele ordonate (de la A la Z) sau de ordonare alfabetic a mapelor, dosarelor n diferi i recipien i sau n rafturi, dosare care pot cuprinde documente diverse referitoare, de exemplu, la un angajat sau la societate, ordonate dup alte criterii impuse de norme legislative. b) Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic a numelor de organiza ii Denumirile organiza iilor sunt compuse de obicei din mai multe cuvinte. Unele cuprind termeni generici, indicnd forma organizatoric (societate comerciala pe ac iuni, regie autonoma, asocia ie, universitate, funda ie, prim rie etc.), altele indicnd obiectul de activitate (Camera de Comer Industrie Naviga ie i Agricultura) sau orice alt nume reprezentativ, care o identific ntre alte organiza ii, n special, cu acela i obiect de activitate. n ultimul caz, exist o mare diversitate de denumiri, existnd libertatea de op iune a fondatorilor pentru a- i eviden ia identitatea. Ele pot proveni din substantive comune, nume de persoane sau pot fi combina ii de silabe, de ini iale, sintagme diferite, cifre etc.). De asemenea, i n antetul documentelor pot fi descrisese n diverse forme. Astfel, unele organiza ii practica descrierea integrala a cuvintelor ce compun denumirea, (Societatea comerciala Gemma S.R.L.) sau prescurtat (S.C. Gemma S.R.L.) . n fa a unor astfel de situa ii, se recomand cteva reguli ce pot asigura unitatea clas rii n scopul reg sirii rapide. n cazul Societ ilor comerciale, cuvntul de ordine l va constitui denumirea reprezentativ a organiza iei. Exemplu: S. C, METAL STAR S RL; S.C. MIKOS SRL; S. C. MOBITEXT SA. Cuvntul director a fost cel subliniat. Numele de organiza ii, care exprim obiectul de activitate, nu se scriu n antetul documentelor prin forma prescurtat cu ini iale. Exemple: Camera de comer Industrie i Naviga ie, antierul de Construc ii Navale, Societatea de investi ii Transilvania, Banca Romn de Dezvoltare etc. Astfel de nume, chiar dac apar sub forma prescurtat , pe un document, cuvntul director va fi stabilit dup forma neprescurtat a denumirii organiza iei; Cnd o organiza ie are un nume alcatuit din ini iale, stabilite n mod subiectiv, f r ca acestea s aibe leg tur cu obiectul de activitate, n ordonare alfabetic ,

117

se respect urm toarea regul : a) dac ini ialele ce compun numele sunt desp r ite cu puncte sau spatii albe, documentele sau dosarele purtnd astfel de descrieri se plaseaz naintea numelor ntregi, astfel: E. E. Group SRL; E & R. Bacau; Ecoterm SRL; ElectroSanitas SRL etc. b) cele care nu sunt desp r ite prin aceste semne, sunt tratate ca ni te cuvinte, i documentele vor fi plasate n pozi ia alfabetic fireasc a numelor ntregi. Exemple: IMS SCOR S.A.; INSTANT S.R.L.; INTER S.R.L. etc. - n cazul organiza iilor cu nume identice, reprezentnd sucursale, filiale sau unit i de stat cu acela i obiect de activitate, cuvntul de ordine l va constitui cuvntul care desemneaz localitatea. Exemple: AGROMEC Ciocrlia, AGROMEC Deleni, AGROMEC Tulcea. - dac denumirea unei organiza ii este compusa din doua sau trei nume (ANA & TOM) cuvntul director il va constitui primul cuvnt; - Dac denumirea unei organiza ii ncepe cu o cifr , documentul va fi plasat naintea celor cu ordine alfabetic , astfel: 2 X 2 COM S.A.; ARGOS S.A. sau 3 M SERVIS; A. G. PERPETUUM; ALMA S.R.L. - dac sunt de clasat documente care au acela i cuvnt director se impune aranjarea documentelor n ordinea celui de-al doilea cuvnt subdirector; - n cazul n care cuvntul subdirector, este o cifr , gruparea documentelor se face n ordinea natural a numerelor. Exemplu: antierul 1, antierul 2 etc. De obicei, se ntocmesc attea dosare cte litere ale alfabetului sunt reprezentate de documente. In cazul n care, num rul de documente corespunz tor dosarului unei litere este prea mare, dep ind capacitatea acestuia de cuprindere, dosarul litrei respective se poate submp r i n mai multe subunit i, astfel: Dosarul A a an; Ao- as etc. In schimb, dac un dosar este prea voluminos pentru documentele corespunz toare unei litere, se pot include n dosar documentele mai multor litere consecutive, incluse n mape distincte, iar pe dosar se va indica con inutul, astfel: ABC, etc. Nota: Regulile care stau la baza clas rii alfabetice a documentelor sunt valabile i pentru Indexarea alfabetic a con inutului documentelor. Clasare numeric Atunci cnd exist o astfel de op iune de clasare, se atribuie numere fiec rui corespondent, departament sau angajat, n func ie de ceea ce avem de clasat. n cazul n care se respecta num rul de nregistrare al documentului clasarea

118

presupune aranjarea documentelor n ordinea natural a num rului atribuit fiec rui document. Clasarea numerica se aplic , n special, n unit ile care func ioneaz n mai multe cl diri sau n cazul organiz rii coresponden ei n registraturile mari. n aceste cazuri este necesar repartizarea unor grupe de numere pe compartimente, astfel nct s existe o coresponden ntre compartimente i grupul de numere care se atribuie. Exemplu: De la 1 la 5000 pentru secretariatul conducerii -5001-10 000 pentru serviciul Resurse Umane 10 001-20 000 pentru serviciul Administrativ etc.

Reparti ia se face, desigur, n func ie de volumul de munc cu corespondenta al fiec rui compartiment sau sediu. In etapa de arhivare, dosarele cu documente, provenind din toate serviciile se adun i ordoneaz numeric. Avantajele sistemului: - dosarele fiind repartizate pe compartimente, se pot localiza u or documentele, numai la vederea num rului de nregistrare. Permite clasarea unui num r mare de documente, mai ales n firmele mari.

Dezavantaje: - documentele mai vechi, care poarta numere de nregistrare mai mici, dispar cu timpul din circula ie. Exist totu i solu ia ca, anual, s se fac o redistribuire a acestor numere pe compartimente. - exist i riscul ca asem narea a dou numere s conduc la gre eli de amplasare. Clasarea zecimal Folosirea nota iei zecimale pentru exprimarea codificat a conceptelor este utilizata n activitatea de documentare sau n activitatea editoriala pentru mp r irea lucr rilor tiin ifice n capitole, subcapitole i subsubcapitole. Cunoscuta sub denumirea de Clasificare Zecimal Universal (cu forma prescurtat C.Z.U.) Aceast metod de ordonare este folosit cu prec dere n biblioteci pentru clasificarea documentelor n func ie de subiectele pe care le trateaz . C.Z.U. este o schem de clasificare care ntrebuin eaz pentru a reprezenta subiectele documentelor o nota ie zecimala, prin mp r irea totalit ii

119

cuno tin elor umane n zece clase mari, care se submpart la rndul lor n alte zece subdiviziuni s.a.m.d. Este universal , att n privin a con inutului (cuprinde totalitatea cuno tin elor omene ti) ct i n privin a nota iei, compus din cifre arabe i semne matematice sau de punctua ie, a c ror n elegere i semnifica ie este interna ional valabila, i independenta fata de limbaj. Schema claselor mari, reprezentnd cuno tin ele omene ti, se prezint astfel: 0. 1. 2. 3. 4. Generalit i Filozofie Religie tiin e sociale Filologie 5. 6. 7. 8. 9. tiin e naturale Tehnic Arte Literatur Istorie

Fiecare num r este tratat ca o frac ie zecimal cu zero-ul ini ial omis, i aceasta determina ordinea aranj rii. Pentru u urin a citirii, num rul este, n mod obi nuit, punctat dup fiecare trei cifre. Criteriul de subdivizare reflect con inutul unui domeniu de la general la particular. Cu ct este mai detaliat domeniul, cu att num rul care o reprezint este mai lung. Astfel: Clasa 3 tiin e sociale cuprinde subdiviziunile:

331 Munca. Rela ii de munc 331.1. Teoria i organizarea muncii 331.101. Teoria muncii, 331.101.1 Ergonomie 331.2. Rolul muncii 331.101. 21 Dreptul la munc Utilizarea acestei metode de clasare este indicat n special, acolo unde domeniile de activitate cunosc o diviziune pronun at . In cazul documentelor generate de organiza ii, se poate recurge la aceast metod de clasare prin stabilirea a zece grupe de activit i, specifice unei organiza ii. Exemplu: 0 Conducere tiin a muncii

120

1 Serviciul aprovizionare 2 Resurse Umane 3 Serviciu aprovizionare Fiecare dintre aceste clase, i detaliaz problemele pentru care primesc sau elaboreaz documente. Se pot constitui astfel, subclase: 3.1 aprovizionare cu materii prime; 3.2 aprovizionare cu materiale; 3.3 aprovizionare cu piese de schimb sau 3.3.1 aprovizionare cu piese de schimb pentru autobasculante etc. Clasarea combinat Aceast metod presupune combinarea a dou dintre sistemele prezentate. Astfel, documentele din dosare pot fi ordonate cronologic, iar dosarul poate primi un indicativ alfabetic pentru grupare n raft sau n bibliorafturi. Este o metod practicat i n cazul constituirii unit ilor arhivistice* conform Nomenclatorului (nota de trimitere la arhivistic ) unde documentele se grupeaz n dosare cu con inut similar inndu-se seama de reglement rile n vigoare i de obliga iile legale privind p strarea lor ulterioar n arhive. 2.2.3. Asigurarea document rii managerului Activitatea de management presupune, desigur, o permanent informare, nu numai sub aspect administrativ. Avalan a de informa ii specifica lumii contemporane obliga la permanenta informare, mergnd de la stricta specialitate, pn la ceea ce prive te mediul ambiant: natura economic , tehnic , politic , demografic , cultural , tiin ific , organizatoric , juridic , psiho-social , educa ional i ecologic . Eficienta economico-social , n contextul economiei de pia a este tot mai dependent de ace ti factori. De aceea, managementul performant nu se poate exercita dect printr-o viziune deschis , capabil s valorifice ntr-un mod superior poten ialul mediului. n cazul n care n organiza ie nu func ioneaz un serviciu specializat cu atribu ii de documentare, secretariatul se poate dovedi de un real folos n documentarea managerului printr-un ansamblu de opera iuni de depistare a surselor de informa ii, de culegere i prelucrare a datelor, de clasare a acestora, astfel nct s asigure accesul la informa ii rapid i u or. n acest sens, secretariatul are rol activ, ncepnd cu etapa de colec ionare a surselor documentare. Exercitarea unei astfel de activit i presupune, n primul rnd, constituirea unui punct documentar cu toate documentele ce intra n sfera de interes a managerului. n func ie de spa iul disponibil i de preferin ele managerului punctul documentar

121

va fi plasat n biroul acestuia sau n cel al secretariatului. n ceea ce prive te dimensiunile, con inutul sau categoriile de documente, ca probleme ce se pot ridica ntr-un astfel de demers, posibilit ile r mn deschise n func ie de aspira iile profesionale, organizatorice i culturale sau tiin ifice ale managementului. Orice spor de cunoa tere dobndit i prin exploatarea acestei posibilit i nu poate fi dect benefic, de aceea, stabilirea unor delimit ri n acest sens nu ar fi indicata. n sens orientativ, ns , putem delimita sursele de informare n surse interne i surse externe de informare. Surse interne documentare n primul rnd trebuie s men ionam, n acest caz, documentele care nu trebuie s lipseasc din punctul documentar, constituind surse permanente i indispensabile de informare i de lucru. Acestea sunt sursele oficiale de informare, cu caracter intern, precum: Principalele acte legislative normative care reglementeaz organiza iei; func ionarea

Regulamentul de Organizare i Func ionare al organiza iei i Organigrama structurii organizatorice; Analizele, rapoartele, d rile de seam retrospective; Tabloul de bord zilnic ; Principalele dispozi ii i instruc iuni ale forului conduc tor;

Surse documentare interne sunt i materialele proprii unor servicii i compartimente: referate, statistici, grafice, hrtii, fi e, monografii, programe de activitate, etc. Secretara trebuie s cunoasc foarte bine func iile i rela iile dintre diferite compartimente ale organiza iei n care lucreaz , s cunoasc tipologia documentelor elaborate, astfel, nct, s localizeze rapid informa iile ce-i sunt solicitate. Surse externe de documentare Posibilit ile de informare, n acest sens, sunt extrem de vaste i diferite. Ob inerea informa iilor documentare ce intra in sfera de interes a managementului, presupune c utarea documentelor de diverse tipuri precum: volume, publica ii periodice, materiale de referin , informa ii pe suport tehnic etc. Pentru dobndirea sau consultarea lor, secretariatul trebuie s se informeze i

122

asupra institu iilor care pot constitui surse de informare externe, n acest sens. Dac ne raport m la ordinea de prioritate n ceea ce prive te necesitatea documentarii managerului, o aten ie deosebit se va acorda n primul rnd surselor oficiale de documentare. Depistarea acestor categorii de documente constituie o cerin a fundamental a secretariatului. Ca orice activitate social i cea a managementului func ioneaz ntr-un cadru legislativ aflat ntr-o permanent schimbare n func ie de transform rile mediului economic, social, politic etc. n organiza iile n care nu func ioneaz un oficiu juridic asigurarea colec iei de documente legislative revine secretariatului. Secretariatul trebuie s pun la dispozi ia celor interesa i, legi i acte normative privind desf urarea activit ii organiza iei. Publica iile oficiale Publica ia na ional cu caracter oficial este Monitorul Oficial al Romniei, care apare periodic, cu urm toarele par i: Partea I public legile, decretele, hot rrile guvernamentale i alte documente normative elaborate de forurile legislative na ionale; Partea a- II-a, publica Dezbateri parlamentare; Partea a III-a, publica ii i anun uri (pierderi de acte)

Partea a IV-a, publica ii ale Agen ilor economici, acte constitutive, falimente, bilan uri. Poten ialul documentar, sub aspect legislativ, ntr-un birou de secretariat, trebuie s cuprind : Constitu ia Romniei

Legisla ia privind constituirea Societ ilor comerciale sau alte forme organizatorice Acte normative referitoare la domeniul de activitate al organiza iei; Legisla ia referitoare la resursele umane i problemele muncii;

Acte normative ale ministerelor de profil, institu iilor de cercetare sau ale autorit ilor locale; Legea Arhivelor Na ionale i normele de aplicare;

123

Monitoarele oficiale ale organismelor locale;

Publica ia Monitorul Oficial al Romniei poate fi achizi ionat prin abonament, prin intermediul oficiilor de consultan juridic de unde se pot solicita i comentarii, privind aplicarea unor norme legislative i se pot ob ine chiar texte i pe mediu electronic, prin intermediul Bibliotecilor locale (jude ene municipale) de unde se pot ob ine xerocopii sau nregistr ri pe medii electronice. Pentru organiza iile care doresc s - i constituie o colec ie integrala a legisla iei se pot achizi iona i volumele Legisla ia Romniei: Acte normative elaborate de Parlamentul Romniei sau hot rri ale Guvernului Romniei i alte acte normative cuprinznd legisla ia publicat n cursul unui an n Monitoarele Oficiale. n unit ile n care func ioneaz Oficiu Juridic se recomand ca n punctul documentar al managerului s fie stocate sub forma de extrase, legi i acte normative care reglementeaz func ionarea organiza iei, precum cele men ionate. Pentru orientare eficient , secretariatul poate constitui un Index de subiecte[1] , sub forma fi ierelor tradi ionale sau pe mediu electronic, care s reflecte con inutul publica iilor oficiale organizate, desigur ntr-o anumit ordine, care poate fi cronologica, sau dup num rul de ordine. Informa ia de trimitere n descrierea unei fi e din index s-ar prezenta astfel: Munca Legea nr. 53/ 2003 Vezi: M.O., Partea I, nr.72 (5.0.2.2003) Fisele subiect vor fi ordonate alfabetic pentru orientare rapid . Publica iile seriale de specialitate Sintagma de publica ie seriala se utilizeaz , conform standardelor interna ionale de informare i documentare (n acest caz SR ISO 2789) pentru a denumi orice document tip rit care apare n fascicule succesive, nl n uindu-se n general cronologic sau numeric, pe o perioada care nu este limitata dinainte, indiferent de periodicitatea acestuia. Publica iile seriale cuprind publica iile anuale sub form de ziare, reviste i alte documente cum ar fi seriile de d ri de seam , de rapoarte ale ntreprinderilor, de lucr ri ale manifest rilor tiin ifice. Secretariatul poate ndeplini activit i specifice documentarii i cu acest tip de publica ii venind n ntmpinarea inform rii n organiza ie spre diverse direc ii cum ar fi: colec ionarea revistelor de specialitate privind domeniul de activitate al organiza iei sau privind domeniul de specialitate al managerului, publica ii din domeniul economic sau al afacerilor etc. Aceste demersuri presupun, desigur, o consultare prealabil cu managerul

124

organiza iei. Din categoria acestor publica ii, pot constitui un poten ial informativ i publica iile na ionale Anuarul Statistic al Romniei, cu cele mai recente date, elaborat de Institutul Roman de Statistica sau publica ia Standarde Romane. Standardele sunt publica ii care con in prescrip ii, reguli i metode n scopul generaliz rii i folosirii unitare de solu ii optime n domeniul produc iei (vezi Legea nr. 20 / 1994). Ca instrumente de management, ele sunt problema de stat prin care se urm re te, n principal, protec ia vie ii, s n t ii i mediului nconjur tor, precum i nl turarea barierelor tehnice n calea comer ului interna ional. Standardele sunt documente stabilite prin consens de c tre speciali ti de cea mai nalt competen n domeniul abordat, i aprobate Institutul Roman de Standardizare (IRS), organism de specialitate al administra iei publice centrale din subordinea guvernului, n scopul reglementarii tehnice pentru problemele repetitive n produc ia na ional . Ca orice organism de standardizare, IRS este format din comitete tehnice interesate ntr-o anumita tematica. Comisii tehnice pe domenii de specialitate, func ioneaz pe lng societ i comerciale, institu ii publice i alte persoane juridice. IRS reprezint interesele Romniei n organismele interna ionale de standardizare, fiind membra a Organiza iei Interna ionale de Standardizare (ISO). Conform legisla iei n vigoare, aplicarea Standardelor are caracter de obligativitate la nivel de stat, de ramura de ntreprindere. Standardele de stat sunt numerotate, folosindu-se un indicativ format din: simbolul STAS, num rul de ordine acordat de IRS i ultimele doua cifre anul intr rii n vigoare. Ca reper orientativ, IRS public Catalogul Standardelor de Stat i colec ii de standarde, publicate de Editura Tehnic . Lucr ri de referin Biroul secretariatului trebuie s fie dotat cu o serie de publica ii cu rol informativ, din domeniul telecomunica iilor sau transporturilor, precum: C r ile abona ilor telefonici (volumele Pagini aurii cu abona ii telefonici locali, Pagini Na ionale), Mersul trenurilor, autobuzelor, tramvaielor; publica ii privind transportul aerian; Ghiduri turistice i autoturistice; Hrtii; Calendare i alte publica ii care indic diferente de fus orar, i alte informa ii geografice. Pentru comunicarea scris secretariatul trebuie s fie dotat cu lucr ri din domeniul lingvistic, dintre care sunt indispensabile: Dic ionarul Explicativ al Limbii Romane, dic ionare bilingve, ndreptare de punctua ie, ortografie, ortoepie i gramatic , precum i ghiduri de coresponden n limba romn i n limbi str ine. Ca repere profesionale, se pot colec iona o serie de c r i i manuale din literatura de specialitate, precum cele men ionate n bibliografie. Ziarele centrale i locale pot constitui o surs permanent de informare n

125

secretariate, innd cont de importan a acestor publica ii n ceea ce prive te noutatea informa iei difuzate. Nu ntmpl tor, n limbi de circula ie interna ional , aceste publica ii sunt cunoscute cu denumirile news, nouvelle, novosti. Poten ialul informativ oferit de aceste publica ii, poate fi valorificat att n sfera de interes a secretariatului, ct i n aceea a managerului. Secretariatul, poate semnala conduc torului o serie de informa ii, degrevnd managerul de lectur , n momente de maxim solicitare sau de absen a din unitate. De asemenea, secretariatul poate include n colec ia documentar a biroului, extrase din aceste publica ii, prin xerografiere. Nu este indicat p strarea integral a publica iilor, deoarece duce la aglomerarea spa iului cu informa ii inutile. Dincolo de informa iile de interes general, aten ia secretariatului poate fi orientat n mod special, spre materiale ce con in informa ii despre: probleme legislative care intr n sfera de interes a organiza iei servicii po tale i telecomunica ii

articole, interviuri, anchete, tiri referitoare la activitatea altor unit i cu acela i domeniu de activitate, locale, na ionale i chiar interna ionale: produse de birotic centre de preg tire profesional servicii de traduceri servicii de informare comunitar

semnale, recenzii, lans ri de c r i ce intr n sfera de interes a managementului; manifest ri colective, trguri, expozi ii etc.

Servicii de informare Pentru procurarea materialelor documentare i a altor informa ii secretariatul trebuie s cunoasc i poten ialii furnizori de informa ii. Cele mai pre ioase surse de informa ii institu ionalizate sunt bibliotecile. Acestea dispun de sisteme de evidenta tradi ionale sau computerizate ce pot nlesni

126

accesul la informa iile con inute n colec ii. Accesul rapid la informa ii este posibil i prin utilizarea serviciului TELETEXT al unei societ i de televiziune ce furnizeaz informa ii din cele mai variate domenii (mersul trenurilor, orarul de zbor al avioanelor, oferte de serviciu, condi ii meteorologice, anun uri publicitare, rate, schimb valutar etc. Orice secretar eficient trebuie s creeze fise cu informa ii utile (nume, adrese, denumiri) grupate pe diferite domenii de activitate: locuri de munc finan e servicii publice telecomunica ii c l torii etc.

Materialele selectate, care trebuie p strate o perioad mai ndelungat , vor fi ordonate conform unui sistem de clasare adecvat care s permit g sirea rapida i u oar . Dac informa iile solicitate se refer la lucr rile unui autor, se pot organiza fi iere pe autori care cuprind fise clasate n ordinea alfabetica a autorilor. O astfel de fi cuprinde urm toarele elemente: Numele autorului Titlul c r ii, articolului Numele editurii sau numele revistei, ziarului Data apari iei Num rul paginilor pentru c r i .

2.3. Gestionarea documentelor secrete Desf urndu- i activitatea pe lng factorii de decizie ai organiza iei, secretariatul va avea acces la toate categoriile de documente ce se redacteaz i circula n aceasta sfera. Confiden ialitatea asupra acestor informa ii a constituit dintotdeauna, o coordonat deontologic esen ial n practicarea acestei profesiuni. n general, n orice organiza ie, p strarea secretului profesional i g se te o serie de explica ii precum: necesitatea prevenirii, pe ct posibil, a concurentei neloiale cu alte firme similare, din considerente de siguran a na ional sau n unele cazuri

127

pentru ap rarea dreptului de autor, instituit prin lege, asupra unor inven ii, proiecte, scrieri etc. Exist organiza ii n care sunt organizate birouri speciale pentru p strarea documentelor cu caracter secret (B.S.D.) La diferite nivele organizatorice. n aceste situa ii, secretara trebuie s respecte o serie de masuri trasate de conducerea unit ii, precum: Este interzis scoaterea documentelor secrete din sediul organiza iei; Este interzis multiplicarea lor prin orice mijloace;

Solicitarea unui document ce constituie secret de stat/ de serviciu va fi adus la cuno tin a efului ierarhic; Documentele secrete se elibereaz numai cu aprobarea efului ierarhic, atunci cnd contextul legal permite acest lucru; In rela iile cu mijloacele de mediatizare, este interzis furnizarea de informa ii de orice fel. Solicitan ii vor fi ndruma i spre eful ierarhic sau spre nlocuitorul acestuia. Eviden a informa iilor secrete, indiferent de suportul informa ional, se va ine separat, pe baza unor nomenclatoare. O practic obi nuit este aceea de a marca lng num rul de nregistrare semnul S sau de a nota pe prima pagin a documentului secret de serviciu , dup caz. Nomenclatoarele de informa ii cu caracter secret se ntocmesc de c tre conducerea unit ii. Ele se actualizeaz anual sau ori de cte ori este nevoie, prin introducerea de noi documente sau scoaterea celor care au devenit publice prin mijloacele de mediatizare. 2.3.1 M suri pentru prevenirea aspectelor negative In cazul dactilografierii unor materiale cu caracter secret, acestea trebuie acoperite cnd intr o ter persoan n birou; Convorbirile telefonice secrete vor fi protejate;

Ciornele i materialele dactilografiate sau alte materiale secrete se vor ncuia n fi ier atunci cnd se p r se te locul de munc , chiar pentru o perioad scurt , aspect valabil i n cazul calculatorului documentul n lucru este salvat i scos de pe ecran; Dup dactilografierea unei lucr ri, este obligatorie distrugerea ciornelor, a copiilor, a indigoului i sugativei dac e cazul; Este interzisa tinerea la vedere pe birou, a tampilelor, parafelor de orice

128

fel; acestea se vor p stra n permanen cnd este necesar utilizarea lor;

sub cheie, fiind scoase numai atunci

Vor fi protejate prin ncuiere i caietele, registrele listele sau agendele cu numere de telefon i adrese, chiar ale propriilor salaria i; n cazul unor ntlniri de grup. Materialele destinate participan ilor vor fi nmnate numai acestora; Dup ncheierea edin elor, este interzis transmiterea de informa ii asupra celor discutate. Stenogramele realizate sau minutele au statut de secret de serviciu sau atunci cnd e cazul de stat (vezi; H.G. 479 /1972); Sunt considerate a fi secrete i numele persoanelor care solicit audien , precum i obiectul audientei; Con inutul documentelor elaborate pentru uz intern nu va fi comunicat persoanelor din afara organiza iei; La sfr itul programului, documentele considerate secrete (acte, dosare, mape, indigo-uri, tampile, casete etc.) vor fi ncuiate n fi ete sau dulapuri, i acestea se vor sigila; Nu se va l sa pe birou nici o hrtie cu antetul organiza iei;

Accesul la orice document n afara orelor de program este permis numai secretarei i directorului. O problem major a organiza iilor o constituie i gestionarea informa iilor secrete i ap rarea patrimoniului economico-financiar n cazul utiliz rii computerului. Deosebit de actual este acest aspect n cazul companiilor din rile dezvoltate. De fapt aici a ap rut i o nou profesiune, ilegal , escroc de informa ii nregistrate i prelucrate electronic.

[1] Indexare mod de analiz n care con inutul unui document este reprezentat dup anumite reguli prin cuvinte sau simboluri) trimoniului economico-financiar n cazul utiliz rii computerului. Deosebit de actual este acest aspect n cazul companiilor din rile dezvoltate. De fapt aici a ap rut i o nou profesiune, ilegal , escroc de informa ii nregistrate i prelucrate electronic.

129

[1] Indexare mod de analiz n care con inutul unui document este reprezentat dup anumite reguli prin cuvinte sau simboluri) III. Func ia secretariatului de leg tur i filtru n contactele conducerii

Timpul managerului este permanent invadat de efi, subordona i, colaboratori i clien i din mediul economicosocial extern. Solicit rile de contacte directe sau telefonice fragmenteaz frecvent munca individual a managerului, l sustrag de la sarcini importante, influen nd negativ calitatea rezultatelor concomitent cu suprasolicitarea resurselor intelectuale ale cadrelor de conducere. Problema supradivizion rii timpului de lucru constituie o problem intens cercetat de speciali tii n domeniul managementului resurselor umane. Potrivit unor investiga ii, 40% din timpul de lucru al directorilor se desf oar cu secven e mai scurte de 10 minute de lucru nentrerupt, iar cel de peste 30 minute, mai pu in de 20%. Secretariatul poate interveni n degrevarea timpului managerului prin exercitarea func iei de leg tur i filtru att n comunic rile telefonice ct i n solicit rile de contacte directe. 3.1. Comunic rile telefonice Dac inem cont de valoarea timpului n managementul competitiv, telefonul constituie echipamentul esen ial de birou n ceea ce prive te rapiditatea comunica iei. n general, informa iile care circul n interiorul sau n afara organiza iilor se transmit ini ial telefonic. n exercitarea func iei de leg tur diferite. i filtru secretariatul se poate afla n situa ii

3.1.1. Secretariatul asigur leg turile telefonice, la solicitarea conducerii, n cadrul i n afara organiza iei Pentru rezolvarea rapid a contactelor, frecvent solicitate, secretara trebuie s ntocmeasc Lista numerelor de telefon uzuale, care poate avea form de tabel cu urm toarele rubrici: numele i adresa organiza iei; numele persoanei i func ia; codul rii; codul zonei; num rul de interior. n general, n birourile de secretariat se utilizeaz Registrurepertoar n care se consemneaz , n ordine alfabetic , adresele i numerele de telefon care intra n sfera de interes a organiza iei. n cazul unit ilor care opereaz cu un num r mare de persoane cu care conducerea are leg turi, Registrul poate fi nlocuit cu un fi ier ordonat alfabetic, cuprinznd fi a cu numele fiec rui agent economic sau persoan . Fi ierul prezint

130

avantajul ca poate permite o actualizare permanent , f r a afecta ordinea alfabetic . Orice nume nou de persoan sau organiza ie care apare pe parcurs poate fi u or intercalat n ordine alfabetic iar pentru numele frecvent solicitate (zilnic, s pt mnal) se poate ntocmi o fi care se va a eza n fa a celorlalte n fi ier. De asemenea, fi ele pot permite i notarea altor informa ii ce intr n sfera de interes a secretariatului, pe lng cele men ionate anterior, pentru list . Numele i adresa Companiei CORES IND SRL Hotel Aurora, ap.1012. Constan a comp paper sa Str. Celulozei nr.6 Constan a Agenda cu adrese i numere de telefon Satisfac iile deosebite le poate oferi, ns , Agenda electronic , care permite reg sirea rapid a informa iilor precum i ordonarea automat a numelor introduse n programul calculatorului. Profesionalism la telefon nainte de a apela, se noteaz informa iile care vor fi solicitate; se recomand ca o convorbire telefonica s fie la fel de bine preg tit ca i o scrisoare, de ceea va fi pus la indemna orice document, dosar etc. necesar pentru o informare corespunz toare; La semnalarea r spunsului, secretara i roste te clar numele precum i numele persoanei cu care dore te s ntre n contact; n cazul n care conducerea dore te s angajeze o convorbire telefonic cu o persoan ierarhic superioar i aceasta accept , primul care va face leg tura este secretara celui cu grad ierarhic inferior, astfel nct, superiorul s g seasc la aparat eful, nu secretara; ntre persoanele egale n grad, secretarele vor asigura leg turile concomitente ale celor doi conduc tori; ntre conducere i personalul subordonat, leg tura se face prin c utarea de c tre secretara a celui solicitat, care va fi rugat s a tepte leg tura cu Func ia Petrescu Ion director vnz ri Ion Mirela Director general 0241 8600 688841 0722197422 Secretariat Direct Nume persoane Num rul de telefon Cod Zon Telefon

Cod ar 0241

num r exemp 4

8700

623145

131

conducerea; n timpul convorbirilor se fac pauze scurte pentru a avea siguran a c mesajul a fost bine n eles; se pronun numele i adresele pe litere, dac e cazul, iar cifrele se repet ntotdeauna; n cazul cuvintelor mai greu de n eles, se poate utiliza un alfabet telefonic de tipul: A de la ANA B de la BARBU C de la COSTICA etc. 3.1.2 Secretariatul filtreaz convorbirile telefonice destinate conducerii Filtrarea convorbirilor telefonice i a solicit rilor de contacte directe este una dintre sarcinile cele mai complexe, constituind o adev rat provocare n aceasta profesiune. Rezolvarea pozitiv a situa iilor depinde de mputernicirea pe care conduc torul o acord secretariatului dar i de abilitatea secretariatului de a transforma aceste n elegeri n principii i tehnici, f r a intra n conflict cu solicitan ii. n acest sens, se pot contura recomand ri, cum ar fi: ntlnirea, la nceputul fiec rei zile, cu conduc torul, pentru revizuirea agendei de birou, privind ntlnirile, program rile i pentru stabilirea planurilor de ac iune pentru cele mai importante i urgente chestiuni care necesit aten ie; ntocmirea unei liste de accesibilit i cu persoanele care au acces nelimitat, a celor pentru care conduc torul este disponibil n limite restrictive i a celor care trebuie evita i n totalitate; acest procedeu presupune confiden ialitate, iar aplicarea lui f r a se face sim it de cei ce solicit accesul, depinde de inspira ia secretarei. Imagina ia este nelimitat n astfel de situa ii. n cazul unor telefoane repetate, neprev zute n agenda zilei, secretara va culege mai nti toate informa iile necesare iar atunci, cnd va avea prilejul s ntre n biroul conduc torului, l va informa asupra acestor interven ii, stabilind urgen a contactului sau o programare ntro perioad de timp viitoare. Profesionalismul la telefon, n ideea filtr rii convorbirilor, presupune cteva reguli i multe aptitudini de comunicare eficient : secretara trebuie s intercepteze toate apelurile telefonice;

telefonul nu trebuie l sat s sune de prea multe ori; poate fi o cauz de iritare att pentru conducere ct i pentru cei care apeleaz ;

132

 la ridicarea receptorului, n cazul unui telefon direct, secretara va spune numele organiza iei, dup care va adresa formula de salut; de exemplu, Agen ia EFICIENT, Buna ziua !; se vor evita, astfel ntreb ri i discu ii inutile pentru stabilirea leg turii; o dat ridicat receptorul, se ascult conversa ia chiar dac cel care sun este pe lista de persoane restric ionate sau evitate; leg tura telefonic cu conduc torul nu se va face, dect, dup ce interlocutorul se prezint i n unele cazuri, dup ce a expus obiectul convorbirii solicitate; n cazul n care persoana care solicit convorbirea refuz prezentarea, secretara va refuza, la rndul ei, cu tact i polite e, s fac leg tura, sugerndui s i exprime n scris comunicarea, eventual cu men iunea confiden ial urgent atunci cnd problemele interlocutorului pot fi rezolvate de alte persoane din organiza ie, convorbirile vor fi direc ionate c tre acestea; dac cei care apeleaz , lungesc inutil discu ia, r spunsurile monosilabice prin da i nu sunt indicate pentru a o descuraja. n cazul n care, este necesar un document pentru a oferi anumite informa ii, secretara va ntrerupe convorbirea cu promisiunea de a reveni cu un apel dup rezolvarea problemei; ntotdeauna trebuie pusa problema timpului i a costurilor; dac se ntrerupe ntmpl tor leg tura, se pune telefonul n furc a teapt un alt apel; i se

eticheta conversa iilor telefonice cere ca cel care a nceput convorbirea s pun cap t convorbirii; este obligatoriu s existe ntotdeauna la ndemn agenda pentru nota ii curente, care vor fi verificate i completate imediat dup ntreruperea convorbirii; dac informa iile notate privesc i pe alte persoane din unitate, acestea trebuie imediat informate asupra con inutului; n cazul unor convorbiri n care sau transmis unele informa ii ce presupun actualizarea unor documente, aceast interven ie se va face numai cu acordul i sub ndrumarea conduc torului. Telefoanele care afi eaz num rul celui care sun pot fi de o real valoare. Dac se recunoa te num rul de unde se sun exist oportunitatea preg tirii unui r spuns nainte de a ridica receptorul mai ales cnd se cunoa te motivul contactului. De asemenea, ntrun birou n care se lucreaz cu mai multe aparate de acest tip, care apeleaz uneori concomitent, exist ansa de a opera selectiv, conform urgen elor i priorit ilor.

133

Preluarea mesajelor n absen a conduc torului i informarea operativ a acestuia. n astfel de situa ii, exist cteva reguli: mesajele vor fi ntotdeauna notate;

nota pentru preluarea mesajelor poate fi par ial imprimat , cuprinznd urm toarele elemente: data i ora la care sa primit mesajul; numele persoanei c reia ia fost adresat mesajul; numele solicitantului i adresa; num rul de telefon; detalii precise despre mesajul primit. MODEL A Not telefonic nr. din. Pentru .. Numele solicitantului .. Numele, adresa i num rul de telefon/fax al firmei A telefonat .va reveni dore te s vad V rog s suna i ..va trece pe aici problema urgent . Con inutul mesajului .

Dataora.. Cine transmite Cine prime te MODEL B Dl. Mihai St nescu n timp ce era i plecat Dl. George Iv nescu De la S.C. MARVIMEX SRL Nr.telefon 041/ 691423 A telefonat A trecut pe aici

Rug m suna i Va reveni

134

Dore te s v vad

Urgent

Mesajul: Dl. George Iv nescu va fi n ora s pt mna viitoare vnd ar dori s v ntlni i pentru a discuta problema ridicat de dvs. n scrisoarea din data de 3 ianuarie. V roag s l suna i n cursul zilei de azi. Data: 05 ianuarie 2003 ora: 9:30 Mesaj primit de: Laura Panait De asemenea, i se pot oferi interlocutorului, ca variante, urm toarele solu ii: dac dore te s vorbeasc cu altcineva; dac va reveni; dac dore te s lase un mesaj. Nota telefonic poate fi completat n timpul vorbirii sau mai bine, ulterior, n lini te, dup un crochiu luat pe hrtie. Notele telefonice se nregistreaz cu num rul de ordine i se dateaz . Transmiterea unui mesaj. Recomand ri: innd cont de faptul c i cealalt persoan trebuie s noteze ceea ce se transmite, se va face pauz dup fiecare fraz ; atunci cnd se dicteaz nume sau cifre, se face pauz dup fiecare grup de cifre sau litere; se verific dac cealalt persoan a notat corect mesajul;

nu este indicat s se transmit informa ii confiden iale prin telefon pentru c nu exist siguran a identit ii interlocutorului; procedura normal ar fi ca interlocutorul s fie rugat s fac o cerere scris iar dac o problem este urgent , secretariatul va insista pentru revenirea cu un telefon, avnd r gazul s se consulte cu conduc torul. Folosirea robotului telefonic se practic n special n firmele n care mesajele urgente sosesc la orice or din zi sau din noapte sau n timpul pauzelor de mas . Robotul poate fi programat s r spund la toate apelurile i s le nregistreze. Textul prenregistrat care invita la l sarea mesajului dorit trebuie s cuprind : numele organiza iei, un salut i scuze pentru ca nu suntem disponibili, detalii despre cum va fi nregistrat mesajul. n cazul n care exist o limit de timp n care trebuie s se ncadreze mesajul, se specific acest lucru. Se recomand , de asemenea, ca cei care sun , s specifice data i ora la care la care au sunat. Telefoanele primite vor fi transcrise pe hrtie i transmise persoanelor care au

135

fost c utate. 3.2. Filtrarea solicit rilor de contacte directe cu conducerea Timpul managerului este fragmentat i de vizite ocazionale, neprev zute, cu / sau f r leg tura cu problemele de serviciu sau cu scopuri mai pu in definite. Aceste solicit ri de contacte dac nu sunt controlate i prevenite exist tenta ia ca ele s creasc . n astfel de situa ii, secretariatul trebuie s filtreze ntreruperile gratuite i neesen iale. Ca i n cazul convorbirilor telefonice, i n aceste situa ii, se pot exprima abilit ile personale ale secretarei dar, de multe ori, este esen ial acel acord ce stabile te spontan n tandemul conduc torsecretar . Strategiile defensive ale secretariatului, sunt profund marcate, n astfel de situa ii, de politica managementului privind contactele cu vizitatorii. Conform unor studii de management[1] n practic , managerii opereaz prin sintagmele u a nchis i u a deschis care trebuie n elese n mod metaforic n sensul introducerii sau elimin rii unor bariere precum: a) pentru u a nchis : stabilirea unui sistem al orelor interzise prin pl cu e indicatoare sau printrun sistem al becule elor semnalizatoare; abordarea unui stil concis i tran ant n comunicare, evitnd contactul cu ochii celorlal i; constituirea unui munte de hrtii n fa etc. b) pentru u a deschis : to i vizitatorii sunt bineveni i chiar dac u a biroului este practic nchis , aceasta realiznduse pur i simplu prin dobndirea unei reputa ii care invit la ntreruperi frecvente. Aceast politic , de i asigur o popularitate, n ciuda atractivit ii superficiale duce la propria distrugere sub aspectul eficientei i eficacit ii muncii. n ceea ce prive te secretariatul, aceast politic este foarte derutant deoarece numai poate controla ntreruperile inutile. Pe de alt parte, i politica tip u a nchis devine la fel de incomod pentru secretariat, deoarece este greu s stabileasc n ce m sur poate nlesni sau mpiedica contactele. Calea de mijloc ntre cele dou extreme este cea mai eficient . Pentru secretara aflat ntruna din extremele men ionate, o posibil strategie ar fi o bun cunoa tere a obiceiurilor managerului n timpul programului de lucru i alegerea celor mai potrivite momente pentru a stabili leg turile. i n aceste situa ii este valabil lista persoanelor cu acces nelimitat, restric ionat sau interzis. Din cele prezentate putem trage concluzia c eficacitatea secretariatului n exercitarea acestei func ii depinde n mod special de spiritul de echip n rela ia

136

managersecretar .

[1] Ted. JOHN, Organizarea perfecta a timpului, Bucure ti, Na ional, 1998, p. 23.

IV. FUNC IA DE ASISTARE DIRECT

A MANAGERULUI

Exercitarea acestei func ii presupune: participarea secretarei la o serie de ntlniri oficiale ale managerului sau la organizarea manifest rilor colective temporare, de propor ii mai mari, pentru pentru degrevarea de o serie de sarcini de rutin precum: stenografierea convorbirilor, dactilografierea documentelor elaborate cu aceste ocazii, comunicarea lor, efectuarea unor formalit i financiare, organizarea c l toriilor ntocmirea delega iilor, confirmarea delega iilor i a deconturilor pentru deplasare, traducerea unor materiale, realizarea unor sarcini administrative etc. programarea ac iunilor managerului i urm rirea realiz rii lor la termen prin ntocmirea unor instrumente de eviden . A) Comunic rile de grup sau de echip n cadrul organiza iilor 4.1. edin ele. Consf tuirile. ntlnirile de lucru

edin ele, consf tuirile i ntlnirile de lucru sunt forme de comunicare n grup, practicate n procesul de management ca posibilitate de valorificare a talentelor individuale i de grup, n luarea deciziilor. edin a este cea mai utilizat metod de management. La edin pot participa de la c iva colaboratori ai managementului sau un num r destul de numeros al angaja ilor n func ie de scopul urm rit. Caracteristici specifice: Sunt coordonate ntotdeauna de un reprezentant al conducerii predominnd n general, edin ele coordonate de managerul general; Abordeaz probleme care privesc numai interiorul organiza iei; Au un nalt grad de oficializare, presupunnd asumare de responsabilit i;

137

 Presupun respectarea unor proceduri formale reglementate prin acte normative; Particip persoane concrete, nominalizate; Se desf oar pentru un interval scurt de timp, de obicei n cteva ore;

Se comunic direct unilateral i bilateral; Ponderea particip rii este propor ional i cu dimensiunile organiza iei.

innd cont de apartenen a participan ilor la organiza ie sau mediu extern, edin ele pot fi: a) edin e organizate numai cu participarea personalului angajat: edin e la nivel de conducere ( edin ele Consiliului de administra ie, edin e A.G.A.), edin e cu diferite compartimente, adun ri generale, edin e de negociere cu organiza ia sindical , conferin e cu asocia ii profesionale interne, consf tuiri, conferin e de pres , ntlniri de lucru. n cazul ntreprinderilor de stat, la ntlniri de o importan deosebit ( edin ele A.G.A.) pot participa i reprezentan i ai autorit ilor de stat centrale sau locale. b) edin e organizate i cu participarea unor reprezentan i din mediul economicosocial extern; precum: parteneri de afaceri, asocia i, clien i, colaboratori, reprezentan i ai autorit ilor de stat. edin ele, consf tuirile i ntlnirile de lucru, au preponderent scopul de a se: culege informa ii; schimba p reri i analiza situa iei periodice; informa participan ii despre obiective, servicii, produse, achizi ii; prezenta proiectele i deciziile luate; solu iona problemele mpreun ; face schimb de interese; stimula contracte; ncheia contracte; rezolva probleme de resurse umane.

Potrivit scopurilor urmate, n literatura de specialitate, mai ales, n practic mai pu in, sunt delimitate urm toarele tipuri de edin e:

138

 edin e decizionale organizate n scopul adapt rii unor decizii de ordin tactic i strategic, unicat n general, decizii marcate de risc i incertitudine, viznd realizarea unor obiective; edin e de informare prin care se urm re te transmiterea sau colectarea de informa ii, edin a fiind n acest sens mijlocul de comunicare cel mai eficient pentru culegere feed back-ului. n func ie de domeniul vizat, aceste edin e se pot desf ura conform unui calendar prestabilit (s pt mnal, lunar etc.) dar i ad-hoc, atunci cnd intervin situa ii speciale, urgen e i/sau complexe; edin e de exploatare destinate cercet rii implica iilor unor decizii adoptate, unor situa ii speciale previzibile n viitor, precum i a adun rii solu iilor posibile de exploatare. Putem spune c exploateaz zona viitorului. n general, aceste edin e se bazeaz pe stimularea i exploatarea poten ialului de creativitate al personalului; edin e de armonizare avnd ca obiectiv sincronizarea ac iunilor personalului din compartimentele aflate pe acela i nivel ierarhic pentru realizarea unor obiective comune. De regul sunt edin e operative, convocate numai atunci cnd apar astfel de probleme sau programe de o complexitate mai deosebit ; edin ele eterogene ntrunesc mijloacele de ac iune a dou sau mai multe tipuri de edin e prezentate anterior, fiind organizate cu prec dere la nivelul managementului superior i mediu al firmei. reprezint tipul cel mai frecvent practicat, conform investiga iilor de specialitate, aceasta explicndu-se prin criza de timp a participan ilor sau prin ignorarea utiliz rii edin ei ca pe o metod cu specific i cerin e proprii. edin ele ad-hoc pentru rezolvarea unor probleme neprev zute, care presupun i rezolvare urgen : vizite importante neprev zute, apari ia unor legi sau ordonan e care implic schimb ri. 4.1.1. Proceduri organizatorice Rezultatele unei edin e depind, n primul rnd, de con inutul acesteia i de hot rrile luate. ntr-o mare m sur , ele depind i de buna planificare, preg tire i desf urare a ntlnirii precum i de urm rirea respect rii hot rrilor ce se iau n cadrul acestuia. Secretariatul, avnd rol complementar pe lng organele de conducere, va participa direct la toate etapele organiz rii. De multe ori conduc torii se bizuie complet pe secretare n preg tirea reuniunilor. De aceea vom reda, n continuare, cteva repere orientative privind organizarea acestora. Preg tirea edin elor Din cercet rile efectuate de diver i speciali ti rezult c etapa de preg tire a unei

139

edin e este foarte important pentru desf

urarea ei cu succes.

Etapa de preg tire presupune o serie de ac iuni anterioare edin ei cu 7-14 zile, precum: stabilirea tipului de edin , a obiectivului i a ordinii de zi; stabilirea listei participan ilor care pot contribui direct sau indirect la realizarea obiectivelor edin ei; stabilirea persoanelor care urmeaz s ntocmeasc materiale necesare inform rii i a datei limit de distribuire a lor (minim ase zile nainte); stabilirea locului, datei, orei de ncepere. Toate acestea sunt aduse la cuno tin participan ilor printr-o not cunoscut sub diferite denumiri: Ordinea de zi, Agenda de lucru, Not de convocare. Con inutul agendei este stabilit, n principal, de managerul care organizeaz edin a. Agenda de lucru este, de obicei, dactilografiat i distribuit de secretariat, pentru a informa membrii participan i asupra subiectelor ce vor fi discutate. Se distribuie, de fapt, cu 7-14 zile nainte de data fixat pentru edin sau consf tuire, pentru ca membrii participan i s poat reflecta suficient asupra problemelor ce vor fi discutate i s poat preg ti, eventual, documentele necesare. De asemenea, distribuirea Agendei ofer membrilor posibilitatea de a- i programa timpul sau de a anun a eventuala absen motivat . Ordinea de zi poate fi nso it discu iilor. i de documente necesare pentru desf urarea

Secretariatul va comunica Agenda de lucru sau Ordinea de zi a edin ei prin fax sau tabele nominale, pe baz de semn tur , unde sunt nscrise toate numele participan ilor la edin . Dac exist situa ii n care, n edin ele anterioare, au r mas probleme asupra c rora dezbaterile nu s-au ncheiat, continuarea lor poate fi men ionat n not la punctul: Probleme ale ultimei edin e. De aceea, la ntocmirea notei, se vor consulta ntotdeauna procesele verbale anterioare. De asemenea, pre edintele consiliului de administra ie sau membrii consiliului, pot cere includerea anumitor chestiuni pentru discutarea n edin . Elementele specifice Agendei de lucru vor avea urm toarea ordine: 1) 2) Antetul organiza iei; Denumirea grupului care organizeaz edin a (Direc ia general , Directori de

140

departamente etc.); 3) 4) Data (ziua, luna, anul) edin ei, ora de ncepere i de ncheiere, locul; Scuze pentru absen ;

5) Ordinea de zi propriu-zis (prezentarea succint a scopurilor edin ei i/sau a problemelor de discutat) i procesul verbal al edin ei precedente (pentru conformitate). Exist i situa ii n care poate fi desemnat nregistrarea discu iilor. ANTET NOT DE CONVOCARE i persoana care se va ocupa de

cu privire la edin a (Consiliului de Administra ie) organizata la . n ziua de . cu ncepere de la ora pn la ora Puncte ale Agendei 1. Scuze pentru absen ------------------------

2. Probleme ale ultimei edin e ---------------3. Ordinea de zi: 1. 2. Dac ave i puncte de inclus n Agenda de lucru, de mai sus, v rug m s specifica i n spa iul de mai jos i s napoia i aceast not la secretariat, la data de . Pute i ata a Agendei i nota sau documentele care explic chestiunea pe care dori i s-o include i. .... Data DIRECTOR/PRE EDINTE, Folosirea unei astfel de proceduri depinde de tipul de edin i de periodicitatea acestora. Sunt situa ii, n care, edin ele pot fi programate s se desf oare s pt mnal, decadal sau lunar, n acelea i zile i ore. Este cazul edin elor de informare, pentru care, participan ii sunt, n general, preg ti i.

141

Secretariatul poate face cteva verific ri, cu o zi nainte, cu ajutorul telefonului, pentru constatarea eventualelor absen e. n cazul edin elor decizionale, la nivelul managementului participativ (A.G.A. sau Consiliul de administra ie) sau a celor ocazionale, se vor respecta toate procedurile oficiale men ionate. n cazul societ ilor comerciale cu un num r mare de ac ionari, ordinea de zi se public n ziare locale sau centrale, de larg circula ie, n conformitate cu actele normative care impun aceasta. Agenda de lucru a conduc torului este alt document al edin elor care con ine informa ii suplimentare fa de nota de convocare la edin . Sunt detalii care i ofer conduc torului detaliile necesare conducerii edin ei. Se recomanda ca, n partea dreapt a agendei, s se lase un spa iu liber unde conduc torul i noteaz propriile observa ii. Secretariatul este implicat i n preg tirea acestui document. Pentru redactare, se va consulta cu conduc torul asupra tuturor problemele ce trebuie trecute n agenda i asupra eventualelor termene limita de rezolvare. Pentru elaborare, se vor parcurge urm toarele etape: se verific , prin r spunsurile din nota de convocare, propunerile suplimentare pentru ordinea de zi; se consult procesele verbale anterioare edin ei, pentru a reactualiza problemele a c ror dezbatere trebuie continuat ; se verific calendarului anual al organiza iei, pentru ca problemele edin ei curente s nu se suprapun cu problemele prev zute n edin ele periodice; se introduc punctele agendei n ordine logic ; s n eleag

se aduc informa ii suplimentare pentru ca participan ii la edin fiecare punct din ordinea de zi; se indic persoanele care vor prezenta punctele edin ei;

se specific , la fiecare punct, dac este vorba de o informare, consultare, luare de decizii sau alt scop; se verific necesitatea unor materiale suplimentare (rapoarte, d ri de seam , oferte de pre uri etc.) i indic anexarea lor; se include punctul Diverse i se specific dac exist participan i care mai trebuie anun a i despre vreo alt chestiune, nainte de nceperea edin ei; se include ca penultim punct al ordinii de zi, data, ora i locul viitoarei reuniuni;

142

 se men ioneaz n Ordinea de zi: cine prezideaz , cine ntocme te procesul verbal i dac aceste func ii se exercit prin rota ie; se depune schi a agendei pentru dactilografiat;

se transmite agenda, precum i alte documente importante pentru discu ii, tuturor persoanelor ce trebuie s participe la edin a. Desf urarea edin elor

Rolul decisiv, n reu ita dezbaterilor, i apar ine conduc torului. Acesta va deschide edin a, prezentnd ordinea de zi n 1-2 minute. n orice edin , n care s-au luat decizii, se va consemna n scris, cum s-a luat decizia final , argumentele pro i contra unei decizii, concluzia final la care s-a ajuns, pentru fiecare punct din ordinea de zi i cine este responsabil de ac iune. Cele mai multe edin e, indiferent de scop, beneficiaz de nregistr ri n procese verbale sau minute. Procesul verbal de consemnare reprezint expunerea fidel comunic ri verbale, de unde i vine i numele. i exact a unei

Orice ntlnire de grup, n cadrul organiza iei, se finalizeaz cu o decizie, care trebuie nregistrat , nscris , pentru a servi drept baza pentru ac iunile ulterioare. Deci, oricare ar fi scopul unei ntlniri, nregistrarea scris , sub forma proceselor verbale, este extrem de utila i necesara. Aceste consemn ri, furnizeaz referiri utile, privind evolu ia problemelor, reducnd, astfel, posibilitatea nen elegerii hot rrilor luate, problemelor ascultate. De aceea, se impune ca procesele verbale s fie p strate, putnd constitui singurele dovezi probatorii n cazul unor nen elegeri ce pot afecta organiza ia. Procesul verbal este autentificat prin semn tura participan ilor, care se realizeaz la sfr itul edin ei. nainte de a fi semnat, se cite te cu voce tare n fa a participan ilor la reuniune de c tre o alt persoan dect cea care a scris. Redactarea proceselor verbale intr , de obicei, n responsabilitatea secretariatului. n vederea preg tirii, n acest sens, se recomand ca nainte de edin , secretara s se informeze asupra metodologiei de elaborare a proceselor verbale de consemnare, verificnd i proceselor verbale anterioare spre a va asigura dac exista un stil propriu al organiza iei n acest sens, i dac trebuie respectat. Elementele procesului verbal de consemnare sunt: 1) introducerea, care indic natura reuniunii, locul, data, numele participan ilor, num rul persoanelor absente i ordinea de zi;

143

2) con inutul rezumat al informa iilor, al problemelor discutate, solu iile adoptate, i persoanele responsabile, termene de execu ie dac e cazul. Se noteaz numele fiec rui vorbitor, prezentndu-se n rezumat interven ia sa. Procesul verbal se scrie la persoana a III-a, timpul trecut. 3) partea final , n care se prezint , dac este cazul, rezultatul unui vot i se indic n ordine ierarhic numele participan ilor pentru semn tur . Model: Proces verbal ntocmit cu ocazia edin ei din (data, ziua, luna, anul) edin a s-a inut n prezen a: (nume, func ii) i a celor . (nr.) de membri, n total (nr.) de persoane. S-au constatat(nr.) absen e: (nr.) motiva i i(nr.) nemotiva i. edin a a nceput la ora; Dl. . anun 1. 2. Ordinea de zi a fost epuizat la ora. drept pentru care s-a ncheiat prezentul proces verbal. Numele participan ilor pentru semn tur . (Se respect ordinea ierarhic a func iilor) Minutele edin ei au acela i rol ca i procesele verbale, diferen a dintre ele, fiind doar de procedura: Procesul verbal, ntocmit n timpul edin ei sub forma manuscris , reprezint forma final a documentului, fiind citit i semnat la sfr itul edin ei. Procesele verbale se consemneaz de obicei ntr-un registru rezervat special acestui scop; Minutele, elaborate n timpul edin ei, reprezint doar ciorne, fiind apoi dactilografiate sau procesate dup edin , dup care sunt verificate de conduc tor i distribuite participan ilor pentru semnare i pentru reluarea discu iilor n timpul ntlnirilor viitoare. Deoarece, elementele cuprinse n minute reprezint doar situa ia discu iilor la un moment dat, acestea au un caracter intermediar, de trecere de la o etap la alta; pn la finalizarea obiectivului urm rit. Procedeul consemn rii prin minute este utilizat, n special, n mediul afacerilor, ca form preliminar de nregistrare a discu iilor i n elegerilor ntre delega ii anumitor ordinea de zi:

144

unit i, atunci cnd se urm re te ncheierea unui contract economic. Minutele nu transcriu cuvnt cu cuvnt discu iile, ci doar noteaz argumentele pro i contra pentru decizii importante. Etape de ntocmire, n timpul edin ei: se nregistreaz data, ora i locul unde are loc edin a;

se nregistreaz persoanele prezente i cele care i-au prezentat scuze pentru absen ; se identific subiectele discu iei; se folose te agenda ca ghid;

urmeaz , conform unei ordini conven ionale, tratarea mai nti a problemelor de rutin : minutele ultimei edin e, citite i semnate, problemele ap rute din minute, coresponden a primit ; se planific ntocmirea minutei pe baza unui titlu scurt (care s rezume subiectul), un scurt rezumat al discu iei, decizia luat i ac iunea cerut , de cine i pn cnd; se d fiec rei minute un num r de referin , consecutiv; se ine pasul cu evolu ia edin ei; se clasific punctele nerezolvate sau ambigue nainte s fie prea trziu; i, pe ct posibil, se evit nregistrarea

se nregistreaz sub form de not cuvnt cu cuvnt;

se folosesc propozi ii i paragrafe scurte i clare. Dup edin :

se schi eaz minutele clar; se face verificarea cu o alt persoan preferabil cu lidearul oficial al edin ei; se dactilografiaz , folosind o a ezare n pagin clar ;

se trimit minutele tuturor celor care au fost sau ar fi trebuit s fie la edin , precum i celorlalte persoane care trebuie s fie informate; se ndosariaz minutele cu grij : organiza iile pot avea reguli n privin a ndosarierii minutelor, reguli care trebuie cunoscute i respectate. se verific dac ac iunile ntreprinse sunt monitorizate i continuate.

145

Observa ii: n ntocmirea proceselor verbale sau a minutelor trebuie s se evite urm toarele: strecurarea propriului punct de vedere n interpretarea celor spuse; introducerea prea multor nume de persoane; introducerea abrevierilor neexplicate i a elementelor de jargon ;

amnarea redact rii, n cazul minutelor; informa iile nu vor mai fi la fel de proaspete n memorie; faptul de a fi influen a i de statutul membrilor;

neglijarea datelor de desf urare a urm toarei edin e, secretara asigurnduse ca locul, data, ora au fost stabilite. In cazul minutelor, exist i posibilitatea elabor rii din timp a unor formulare tip, par ial imprimate, care vor fi completate n timpul edin ei, eliminndu-se, astfel o serie de opera iuni care sustrag aten ia [1] . MINUTA EDIN EI Distribu ie adi ional Dl.Cristea Dl.Furtun Dl.Costea Dl.Popescu - c r i tehnice de calitate - certificare de garan ie - condi ii de vnzare/nchiriere Subiect: Vnzare i nchiriere ma ini i utilaje Data Ora 23.04.2002 Locul S.C. ERCO SA Organizat de: S.C. ERCO SA 10,00 Condus de Dl.Barbu Telefon 041/689.351

Participan i Dl.Barbu Dl.Panait Dra Moise Dl.Petre Dl.Cristea D.Furtun D.Costea Dl.Popescu

- caracteristici tehnice Subiect Sumar/Ac iuni Cre terea vnz rilor Actelor necesare

Responsabil Dl.Costea Dra Moise

Termen 30.04.2002

146

nchirierea autobasculant Vnzare excavator

Proces verbal de nchiriere

--

27.04.202

__

02.05.2002

Asisten a i controlul secretariatului se exercit , n astfel de manifest ri, printr-o planificare a ac iunilor, astfel: Cu trei s pt mni nainte de edin :

se stabile te proiectul listei participan ilor;

se ntocme te lista materialelor ce vor fi prezentate n edin a pe baza indica iilor conducerii; se alege o sal corespunz toare; se anun raportorii s depun n timp toate materialele spre multiplicare

Cu zece zile nainte de edin a: se verific primirea invita iilor sau a notelor de convocare i se noteaz confirm rile de participare la edin a; se reavizeaz persoanele care nu au confirmat participarea;

se ob in toate documentele sau informa iile necesare de la persoanele care nu pot participa la edin a; se colecteaz toate materialele ce se vor prezenta n edin a i se iau m suri pentru multiplicare; se difuzeaz materialele participan ilor; :

Cu ase zile nainte de edin

se prezint conducerii un set complet cu toate materialele ce vor fi prezentate n edin a; se preg tesc dosare pentru to i participan ii;

se asigur aparatura de proiec ie (cnd este cazul), aparatura de nregistrare i amplificare i se verifica func ionarea acesteia; se stabilesc stenografele care vor lucra n edin a;

Cu dou zile nainte de edin :

147

 se va preg ti rechizita necesar desf ale agendei de lucru;

ur rii edin ei, inclusiv exemplare n plus

se va colabora cu serviciul administrativ sau alte persoane responsabile pentru dotarea s lii cu suficiente scaune, sau mese, condi ii de aerisire i iluminat, decora iuni, etc. se vor asigura mijloace de transport pentru aparatura men ionat ; se va asigura de existen a indicatoarelor spre sala de edin e, dac e cazul;

In ajunul edin ei: se va aranja masa de lucru pentru prezidiu;

se verific func ionarea aparaturii n sala de edin e, pozi ia prizelor i a altor aspecte legate de func ionarea acestora; se va asigura de existen a produselor r coritoare, a paharelor, scrumierelor, erve elelor etc. n sala de edin a; va preg ti un anun , care va fi atrnat pe u a s lii, spre a atrage aten ia trec torilor s nu deranjeze; va verifica cu suficient timp nainte de edin asigure de rezolvarea lor; In ziua edin ei se va asigura de supravegherea telefonului, stabilind un nlocuitor sau de punerea n func iune a robotului telefonic; va ndeplini rolul de gazd , avnd grij ca sala s fie descuiat la timp i ncuiat dup ntlnire; va veni mai devreme, asigurndu-se de dotarea s lii cu toate cele men ionate anterior va verifica semnarea convocatorului notnd persoanele care anun moment c nu vor participa la edin ; n ultimul , lista acestor probleme, s se

va citi procesul verbal al edin ei anterioare, dac este cazul, scrisorile de scuze i coresponden a indicata de conduc tor; l va ajuta pe conduc torul edin ei, nmnndu-i documentele necesare, aflate n discu ie; va ntocmi procesul verbal, dac va fi nominalizat pentru aceasta;

148

 n timpul redact rii procesului se va asigura c a n eles corect problemele ridicate, cernd explica ii dac este cazul; va discuta cu conduc torul edin ei asupra celor ce vor fi consemnate: dac va consemna toate dezbaterile, punctele principale sau numai hot rrile adoptate i ac iunile de stabilit; dac se ntmpl s piard firul discu iilor, secretara nu trebuie s ezite sa-l ntrerup politicos pe cel care discut , pentru a consemna datele corect i n succesiunea n care s-au ntmplat; Dup noteaz principalele argumente, pro i contra deciziilor; are grij ca to i participan ii la edin edin strnge toate hrtiile r mase n sal ; s semneze procesul verbal.

dac se practic metoda consemn rii discu iilor prin minute, dup edin secretara dactilografiaz procesul verbal n forma final , pentru a fi trimis participan ilor pentru citire i semnare (trebuie respectat termenul prev zut pentru prezentare); ndosariaz documentele folosite n edin a; consemneaz n agend data urm toarei edin e;

va verifica procesul-verbal pentru a trece n instrumentele de eviden , eventuale termene de scaden sau alte ac iuni ce trebuiesc planificate i controlate de secretariat pentru ndeplinirea lor la timp. Tabelul de mai jos ofer posibilitatea de a vizualiza mai u or ndatoririle participan ilor la edin [2] . 4.1.2 ntlnirile de lucru Acest gen de ntlniri au loc mai des dect edin ele. Se desf oar de obicei cu participarea unui num r redus de persoane, din rndul angaja ilor sau al partenerilor de afaceri. Constituind modalit i concrete de lucru, pentru rezolvarea unor probleme ap rute n dinamica procesului de coordonare a organiza iei, ntlnirile de lucru presupun o preg tire din timp pentru ntrunirea participan ilor, chiar dac se desf oar n condi ii mai reduse de timp. Dificult i de organizare apar, n mod special, atunci cnd particip un num r mai mare de persoane. Iat , cteva aspecte ce trebuie avute n vedere: Atunci cnd ntlnirea va avea loc cu o persoan ierarhic subordonat , aceasta

149

va fi contactat de secretar

i se va prezenta la conducere la data i la ora fixat .

Dac ntlnirea va avea loc cu persoane ierarhic egale, data i ora ntlnirii vor fi stabilite de comun acord. Dac ntlnirea va avea loc cu o persoan cu func ie ierarhic superioar , se va solicita n numele conducerii data i ora la care aceasta poate fi primit . Secretara trebuie s includ n agend ora ziua i locul ntlnirii. i s comunice conducerii cu precizie

Secretara va preg ti materialele necesare ntlnirii: proiecte, situa ii financiare, scheme etc. ntlnirile de lucru se pot organiza ntre dou sau cu participarea mai multor persoane. O problem mai dificil n organizarea ntlnirilor de lucru o constituie stabilirea unei date i ore care s convin tuturor persoanelor implicate. n practica secretariatului se recurge la urm toarele procedee: se contacteaz succesiv, fiecare persoan , i se stabile te data i ora n func ie de cea stabilit de primul interlocutor; se ntocme te un tabel n care se men ioneaz data i ora la care este disponibil fiecare participant i se verific orele cnd toate, sau majoritatea persoanelor sunt disponibile. Data i ora fixat va fi transmis tuturor persoanelor. 4.1.3 Teleconferin ele Teleconferin ele reprezint metode de desf urare a edin elor i altor tipuri de ntlniri, f r a fi necesar deplasarea participan ilor afla i la distan , fiind suficient prezen a lor n fa a unui telefon sau ntr-un studio. Tipuri de teleconferin e: Videoconferin ele Videoconferin a se desf oar printr-un sistem de televiziune cu circuit nchis care leag persoane din diferite localit i. Fiecare camer de conferin e este echipat cu camere de luat vederi, monitoare i un microfon. Multe organiza ii mari, na ionale i interna ionale, au propriile lor studiouri. n timpul conferin ei se pot folosi hrtii desene, schi e, imagini video. Avantaje: Costul unei ore de videoconferin ntr-un studio va costa de zece ori sau dou zeci de ori mai pu in dect apelurile telefonice pentru a-i ntruni pe to i participan ii la o edin .

150

Urgen a demar rii ntlnirii, deoarece nu sunt necesare prea multe opera iuni, precum cele men ionate, pentru preg tire i desf urare. Dezavantaje: Se pierde avantajul atmosferei create de comunicarea direct , cum ar fi cel al perceperii mesajului nonverbal sau al posibilit ii unor negocieri prin comunic rile neoficiale realizate n pauze. De asemenea se pierde posibilitatea unei valorific ri a ideilor prin participare nelimitat la discu ie, fiecare participant fiind nevoit s vorbeasc pe rnd pentru a permite camerei de luat vederi s focalizeze. Audioconferin a Conferin ele inute de la distan se pot realiza i prin conectare telefonic a participan ilor afla i la distan . Se poate folosi, in sistemul de telefonie al propriei companii dac are facilit ile necesare. Dac se cere, serviciul telefonic poate fi suplimentat cu materiale ob inute cu ajutorul scanerelor i faxurilor. Pentru a facilita discu ia cu persoane din str in tate poate fi angajat un translator. De asemenea, discu iile pot fi nregistrate i ascultate. Avantaje: Nu implic timp i bani pentru deplasare, ca i n cazul videoconferin elor dar costurile sunt mai ieftine i dect acestea. Astfel, se pot ine cte patru edin e scurte ntr-o s pt mn dect una lung pe lun . 4.1.4. Teleconferin a pe computer Comunicarea n acest caz se realizeaz prin intermediul po tei electronice. Dialogurile de grup pot fi simplu direc ionate pe mari perioade de timp i pe spatii cuprinz toare. Aplica iile tipice pentru sistemele de conferin e sunt: Conferin ele on-line pe cale electronica Sprijinirea proceselor de decizie n grup

Pachetele de programe pentru lucrul n grup permit sprijinirea preg tirii, desf ur rii i a evalu rii edin elor i a conferin elor. n acest scop se pun la dispozi ie instrumente care permit desf urarea structurat a proceselor de luare a deciziilor, fiind astfel posibil att coordonarea fluxurilor, ct i generarea i distribuirea direc ionat a mesajelor. B) Reuniunile sau manifest rile colective temporare Expresia manifest ri colective este folosit ca generic pentru reuniuni la care

151

participa de cele mai multe ori persoane care lucreaz n acela i domeniu de activitate, n diferite organiza ii, chiar concurente. n func ie de con inutul dezbaterilor, aceste manifest ri pot fi tiin ifice, profesionale, culturale, inaugurale sau aniversare. Organizarea lor are loc, deopotriv , la nivel macro i microeconomic, n institu ii de nv mnt, cercetare, medicale, culturale i alte organisme interesate n a- i pune de acord activitatea practic cu ideile i conceptele teoretice noi din domeniul de activitate n care fiin eaz . n cadrul acestor manifest ri pot participa persoane sau organisme autorizate ntr-un domeniu de activitate, din mediul extern. Cele mai multe manifest ri colective se concretizeaz sub form de simpozioane, consf tuiri, sesiuni de comunic ri, seminarii mese rotunde colocvii etc. O delimitare clar ntre aceste no iuni nu este univoc clarificat de literatura de specialitate. Indiferent de denumirea sub care se desf oar , simpozion, congres, conferin etc. aceste manifest ri prezint cteva caracteristici comune ce pot fi clar delimitate, astfel: Toate reprezint o parte necesar a comunic rii organiza ionale cu mediul economico-social. Nici o organiza ie nu poate tr i izolat de mediul n care-si desf oar activitatea ea fiind ns i produsul mediului respectiv. De aceea ele cap t o amploare deosebit n via a economico-social , constituind una dintre ac iunile esen iale pentru afirmarea identit ii i imaginii unei organiza ii. Modul de comunicare este preponderent verbal i presupune existen a unui auditoriu; Obiectivul ntlnirii este comun i bine precizat;

Desf urarea este temporar , variind de la cteva ore la la cteva zile n func ie de amploarea manifest rii; Cadrul de desf urare este special amenajat

In practica organiza iilor, n general, alegerea unei forme sau a alteia de manifestare este gndit n func ie de c iva factori, precum: propor iile particip rii gradul de oficializare procedurile organizatorice Astfel, se pot distinge: 4.2. Manifest ri de propor ii mari cu caracter oficial care se concretizeaz n

152

simpozioane, sesiuni profesionale, seminarii, mese rotunde, vizite de prezentare ; 4.3. Manifest ri de propor ii reduse cu caracter oficial care se concretizeaz n mese rotunde i dezbateri, consf tuiri; 4.4. Manifest ri cu caracter mai pu in oficial, precum mesele de lucru (masa bufet, cocktailurile, recep iile, dejunul, dineul) sau festivit ile cu diverse prilejuri (aniversari, Cr ciun, pensionari, excursii organizate de firm etc). Simpozioanele sunt organizate sub forma unor dezbateri, discu ii sau sesiuni de comunic ri scrise ntre speciali ti, n fa a unui auditoriu interesat de tematica abordata. Dup propor iile manifest rii pot fi: Simpozioane interna ionale cu participarea speciali tilor din diferite colturi ale lumii care s-au constituit n asocia ii profesionale sau tiin ifice sau care desf oar activit i n diferite organisme de cercetare, nv mnt sau produc ie. Se organizeaz pe o anumit tematic din paleta de preocup ri a speciali tilor. Uneori simpozioanele interna ionale sunt numite i congrese interna ionale sau n alte cazuri conferin e. Simpozioanele na ionale sunt reuniuni ale speciali tilor dintr-un anumit domeniu de activitate, care au ca obiect de activitate cercetarea i care apar in unor asocia ii na ionale. Pot participa i alte organisme interesate de tematica dezb tut . Colocviile tiin ifice sunt convorbiri, discu ii dezbateri organizate pe o anumit tema dinainte stabilita, ntr-un anumit domeniu al tiin ei. Conferin ele se pot desf ura sub mai multe forme, precum:

expuneri f cute n fa a unui public, asupra unei teme tiin ifice, literare, politice, economice etc. Scopul sau este informarea i instruirea publicului. ntruniri culturale, tiin ifice, economice etc. cu reprezentan i autoriza i cu scopul de a dezbate probleme de specialitate i de a hot r asupra activit ii curente sau de perspectiv . conferin e-dezbateri, metode semiactive de instruire, utilizate larg n situa iile de formare i perfec ionare profesional n domeniul conducerii; pot fi, de asemenea cu participare na ional sau interna ional . Mesele de lucru i dezbaterile sunt forme mai simple de comunicare i conlucrare cu un num r mai restrns de invita i. Abordeaz n general, teme teoretice i practice cu aplicabilitate imediat ct i de perspectiv . 4.2.1 Gestionarea manifest rilor colective Pentru a se asigura eficacitatea acestor reuniuni se dovedesc esen iali urm torii factori: a) temeinicia preg tirii; b) tactul i priceperea de a conduce dezbaterile.

153

Pentru coordonarea unor astfel de activit i se ns rcineaz , de obicei, o echipa responsabila, compusa din salaria i dac organiza ia nu dispune de un serviciu specializat de Protocol sau Rela ii Publice. Este important s se stabileasc competentele tuturor membrilor acesteia, ntocmindu-se lista sarcinilor concrete, prev zut cu termenele de ndeplinire ale acestora. In gestionarea acestor manifest ri, conduc torii se bizuie, de obicei, pe secretare in special n planificarea ac iunilor i urm rirea ndeplinirii lor, n elaborarea materialelor imprimate, n ac iuni de protocol sau alte tehnici specifice de secretariat. Gestionarea manifest rilor colective poate constitui, pentru secretare, chiar o ansa de specializare pe aceast direc ie, innd cont de faptul c aceste manifest ri reprezint parte a comunica iei i Rela iilor Publice. De aceea vom ncerca s red m n continuare cteva detalii de organizare pentru fiecare etap a manifest rilor, insistnd asupra aspectelor ce implic secretariatul. Aceste recomand ri, care pot asigura succesul manifest rilor, decurg din experien a organiza iilor, de aceea sunt tratate tipic n literatura de specialitate. De aceea ele trebuie abordate ca o list de verificare care poate fi, binen eles actualizat i l rgit n func ie de noi tehnici i idei Indica ii generale Gestiunea manifest rilor se compune din urm toarele faze: definirea obiectivelor; planificarea execu ia evaluarea verificarea succesului

Definirea obiectivelor i planificarea manifest rii sunt faze care sunt coordonate de conduc torul manifest rii. Secretariatul poate veni n sprijinul acestuia preg tind o list cuprinz toare, n care s fie enumerate toate sarcinile i obiectivele manifest rii respective. Planificarea presupune clarificarea urm toarelor probleme: 1) 2) 3) Tipul manifest rii i tema; Cercul participan ilor; Momentul manifest rii;

154

4) 5) 6)

Durata manifest rii; Locul desf ur rii ur rii).

Mijloacele tehnice auxiliare (accesoriile necesare desf

ntreaga desf urare a manifest rilor depinde de buna organizare care presupune urm toarele opera iuni: scrierea invita iilor

stabilirea locurilor de cazare, conven iile cu hotelurile dac e cazul i locurile de parcare; alegerea i angajarea referen ilor; stabilirea i organizarea manifest rilor auxiliare echiparea s lilor; rezervarea caz rilor la hotel;

In func ie de durata i tipul manifest rii, secretarelor le revine, pe lng munca lor cotidian normal , efectuarea multiplelor preg tiri. Pentru aceasta este nevoie de multe noti e i eventual de a g si, la nevoie nlocuitor, mai ales n toiul evenimentelor. Lista de control constituie un instrument de organizare eficient deoarece este posibil s fie uitate lucruri m runte dar care pot avea efecte negative n derularea ac iunilor. n general lista trebuie s cuprind ac iunile i materialele ce fac parte din procesul organiz rii i conducerii unei reuniuni pentru a evita situa ii stnjenitoare. De i manifest rile colective sunt diferite ca scop i substan a, punctele de pe list sunt universal valabile. Iat , n acest sens cteva rubrici ce pot fi cuprinse n Lista de control: - Publicitate promovare-anun are: afi e, anun uri, invita ii, locul manifest rii, cum se ajunge, telefoane de dat, comunicate de pres , contacte cu reprezentan ii presei, copii ale interven iilor, copii ale desf ur torului reuniunii, ilustra ii, avizier, contacte personale diverse. - Amenajarea localului: capacitatea s lii, acces la sala, prize electrice, iluminatul, prize microfon, numele administratorului, unde poate fi g sit, acustica, u i, grupuri sanitare, acces la telefon, sc ri, ascensoare, instala ii de termoreglare, instala ii de ventilare, parcare, (capacitate de acces), accesul la mijloace de transport, aranjamente pentru decorarea s lii, spatii de expunere, panouri / aviziere, impactul emo ional (design, estetica), diverse.

155

- Dot ri necesare: mese (num r, dimensiuni), scaune (confort, num r), microfoane, casetofon i casete audio, videorecorder i casete video, reportofon, retroproiector, trepied pentru afi are de avize, stnd pentru diagrame, proiector pentru diapozitive, ecran, sticle, c ni i pahare cu ap , instala ii i ce ti pentru cafea, ceai, proiector pentru film, tabla, creta, burete, ma ini de scris, co uri de hrtii, table de afi at buletine, mas pentru retroproiector, aparat de fotografiat, ustensile de scris, cordoane prelungitoare, copiatoare, calculatoare, diverse. Materiale necesare: ecusoane port-nume, cartona e cu numele participan ilor, pixuri cu mine groase i sub iri de diferite culori, scotch, lipici, agrafe de birou, creioane, carioca, ace, foarfeci, capsator, hrtie pentru multiplicat, diferite tipuri de hrtie, programul manifest rii, publica iile organiza iei, materiale de expozi ie, flori sau aranjamente florale, decora iuni, postere, afi e, foi cu instruc iuni, men ionarea n scris a persoanelor utile, semne indicatoare spre locul manifest rii, mape, diverse. - Buget costul efectiv: plicuri, timbre, convorbiri telefonice, teleconferin e, chiria pentru dotare tehnic , chiria localului, materiale din hrtie (ecusoane, tip rire buletine, hrtie, inclusiv calc,), materiale de scris, transport, mesele participan ilor, bar, cafea, r coritoare, multiplicarea materialelor, pliante, mape, casete, operator proiec ii, operator microfoane, traduc tori, program distractiv, flori, reproducerea filmelor, reproducerea imaginilor, diverse. - Dup manifestare: debarasarea s lii, restituirea aparaturii i a ustensilelor mprumutate; sortarea i p strarea documentelor; scrierea, trimiterea i evaluarea protocolului; evaluarea noti elor, memorarea lor; colectarea i transmiterea rapoartelor de presa; trimiterea de fotografii invita ilor de onoare, referen ilor i eventual participan ilor; decontarea numerarului; decontarea onorariilor i a cheltuielilor de deplasare; achitarea costurilor hoteliere; verificarea facturilor sosite i dispunerea pl ii acestora; calcularea cheltuielilor totale, compararea cu ante-calculul i tragerea concluziilor pentru viitoarele manifest ri; rezolvarea eventualei coresponden e, notarea i memorarea modific rilor de adrese. Secretariatul poate rezolva multe probleme cu ajutorul calculatorului. Poate crea n acest scop o banc proprie de date n care poate nc rca i din care poate apela pentru culegerea datelor de baz ale persoanelor, hotelurilor etc. Servicii deosebite pot fi oferite i de ghidurile electronice pentru hoteluri, hrtii rutiere, mersul trenurilor, planurile de zbor, disponibile pe versiuni actualizate pe dischete sau pe CD-Rom (compact discuri). De asemenea pot fi folosite programe speciale pentru organizare de conferin e, precum cele men ionate n capitolul Comunica ia birotic . Po ta electronic poate fi de un real folos pentru comunicare cu participan ii, dac exist posibilit i de acces la Internet, evitndu-se multe costuri de comunicare.

[1] Elisabeta NICORESCU, Sociologie i psihologie economic , Constanta, Ex Ponto,1999, p. 105

156

[2] Nicy STANTON , Mastering Communication, London, Orion Books, 1999, p. 123 V. FUNC IA DE REPREZENTARE Func ia secretariatului de reprezentare se exercit , n mod special, n rela iile interpersonale ale managerului cu personalul organiza iei sau cu mediul extern. Comunicarea interpersonal constituie o coordonat esen ial a procesului de management, asigurnd maximum de eficacitate, data fiind promtitudinea r spunsului ce o caracterizeaz . Cercet rile speciali tilor n domeniul managementului eviden iaz faptul c , peste 70% din timpul de lucru al managerului se consum n comunic ri interpersonale i comunic ri de grup sau de echip [1] . n general, se insist asupra persuad rii interlocutorilor, ca obiectiv al acestui tip de comunicare, la nivelul organiza iilor, n scopul declan rii de ac iuni care conduc la atingerea obiectivelor n aceste condi ii, domeniile de competen ale secretariatului, auxiliarul direct al managementului, au evoluat spre o alt coordonat , aceea a competen elor sociale. Dincolo de provoc rile profesionale n fa a tehnologiei informa ionale i comunica ionale, competen ele sociale constituie o nou provocare n exercitarea acestei profesiuni. Conducerea organiza iilor care se desf oar mai ales prin comunicare, are nevoie tot mai mult de secretare sau asistente manageriale calificate dar i capabile s comunice i s se comporte conform noilor cerin e. Situa ii oficiale specifice, n care secretariatul i exercit func ia de reprezentare, la nivelul organiza iilor, le reprezint : primirea vizitatorilor, audientele, rela iile cu reprezentan ii presei, negocierile. Rolul secretariatului este, n general, acela de a crea condi iile preliminare pentru desf urarea eficient i n bune condi iuni a acestor contacte. Exercitarea func iei de reprezentare nu poate fi, ns , raportat numai la aceste ac iuni specifice procesului de management. Posibilit ile de reprezentare dep esc aceast sfer , dac ne raport m la fluxurile comunica ionale gestionate la acest nivel al organiza iei, men ionate n capitolele anterioare. Dincolo de rela iile ierarhice cu eful direct, solicit rile secretariatul sunt dintre cele mai diverse, de la simple informa ii sau eliber ri de nscrisuri pn la situa ii complexe de comunicare oficial n absen a managerului. Func ia de reprezentare a secretariatului, poate fi, astfel, extins chiar la nivel de organiza ie, secretarele fiind adesea numite cartea de vizit a unei organiza ii, n sensul c , ele sunt primele persoane cu care se intr n contact, la nivelul conducerii, putnd influen a pozitiv sau negativ imaginea organiza iei. n lipsa unui serviciu de Rela ii Publice, secretariatul poate suplini cu succes o serie de ac iuni de imagine, mai ales n cazul comunic rii n interior i exterior. De pild , felul n care-l trateaz la telefon pe partenerii de afaceri sau cum vin n ntmpinarea colegilor influen eaz puternic imaginea firmei n viziunea partenerilor. Un comportament elevat, elegant, diplomat i inspirat, consecvent i ponderat poate crea adev rate pun i ntre oamenii cu care comunic organiza ia. Posibilit ile lor de influen are direct i indirect

157

depind de: treapta ierarhic a efilor, de domeniile de sarcini ale efilor precum i de propria ini iativ i iradiere personala. Cunoa terea clar a acestor obiective, consider m c poate constitui deja o premiz n perfec ionarea acestei dimensiuni comportamentul profesional care se nglobeaz n competentele sociale necesare acestei profesiuni. Ideea de baz este aceea c o secretar trebuie s plac , s tie s se fac pl cut . n ultimii ani s-a scris o vast literatur a omului care place, care tie s se fac pl cut, s comunice pe plan individual i profesional. Deoarece aceste aspecte in de alte domenii ale cercet rii, precum psihologia social , n contextul acestui manual am ncercat doar s exprim m cteva idei care s releve idealul. n acest sens, reproduce un adev r verificat n orice profesiune: Cunoa terea este arma cu care se nvinge n orice profesiune. Bibliografie 1. AIFTINCA, Marin. Babilonul informa iei: C tre o noua ordine informa ionala n domeniul comunic rii i informa iei. Bucure ti: Editura politica, 1987; 2. 3. ALEXANDRU, Ioan. Administra ie public . Bucure ti: Lumina Lex, 999 ; AMOS, Julie Ann. Managing your time.- London, 1998;

4. BALDRIGE, Leti ia. Codul manierelor n afaceri. Bucure ti: Business Tech Interna ional Press, 1997. 5. BERCIU DRAGHICESCU, Adina. Arhivistica i documentaristica, Bucure ti: Universitatea Bucure ti, 2001; 6. 1983; BOTEZ, Victor. Informa ie: Cunoa tere: Actiune, Bucure ti: Editura politica,

7. BRATESCU, Gheorghe. De la desenele rupestre la sateli ii de comunica ie: Povestiri din lumea c r ii. Bucuresti: Albatros, 1987; 8. CANDEA, Rodica; CANDEA Dan. Comunicarea managerial aplicat , Bucure ti: Expert; 9. COX, Desiree. An introduction to the Office management for secretaires.

10. DEVERS, Thomas. Secretaires, apprivoisez, la bureautique, Paris: Les editions d organisation, 1987; 11. DIC IONAR al tiin elor speciale ale istoriei, Bucure ti: Editura tiin ific enciclopedic , 1982; 12. 13. DIC IONAR de drept al muncii, Bucure ti: Lumina Lex, 1997; DIC IONAR de informatica, Bucure ti: Editura tiin ific i enciclopedic , i

158

1981; 14. DUSSAULT, Louis. Protocolul instrument de comunicare, Bucure ti: Galaxia, 1996; 15. GATJEN-REUTER, Margit; BEHRENS, Claudia. Manual de secretariat i asistenta manageriala, Bucure ti: Editura tehnica, 1999; 16. GEORGESCU, Toma. Tehnici de comer exterior: Negocierea afacerilor i uzan e de protocol, Bucure ti: Sylvi, 1997; 17. GIBLIN, Les. Arta dezvolt rii rela iilor interumane. Bucure ti: Curtea Veche, 2000; 18. GULEA, Michaela. Scrisoarea comercial .- Bucure ti: Oscar Print, 1999;

19. GUU, Stelian. Sisteme informatice n administra ie, Bucure ti: Editura tiin ific i enciclopedic , 1984; 20. HARRISON, John. Curs de secretariat, Bucure ti: ALL, 1996;

21. HASCAL, Abela; PREOTESIU, Lucre ia. Coresponden a i tehnici de secretariat, Bucure ti: Editura didactic i pedagogic , 1992; 22. HINDLE, Tim. Cum s gestionam timpul, Bucure ti: RAO, 2000; i comportamentul civilizat. Timi oara:

23. IZDRAILA, Vasile. Buna-cuviin Facla, 1998;

24. JALOBEANU, Mihai. Internet Informare i instruire. Cluj: Promedia Plus, 1995; 25. JOHNS, Ted. Organizarea perfecta a timpului, Bucure ti: Na ional, 1998;

26. JOHNSON, Richard. Manipularea subalternilor, Bucure ti: Antet XX Press, 2001; 27. LEFTER, V.; MANOLESCU, A. Managementul resurselor umane, Bucure ti: Editura didactica i pedagogica, 1995; 28. MANOLESCU, Adrian. Putere i informa ie, Craiova: Certi, 1996;

29. MARIN, George. Uzan e diplomatice i de protocol: Caiet de seminar, Bucure ti: Academia de studii Economice, 1996; 30. NAFTAN IL , Ion; COLESCA, Sofia. Birotica i secretariat, Bucure ti: Editura ASE, 1999; 31. NECROPONTE, Nicholas. Era digitala, Bucure ti: ALL, 1999;

159

32. NICOLESCU, Ov.; VERBONCU, I. Management, Bucure ti: Editura economic , 1996; 33. NICORESCU, Elisabeta. Elemente de modernitate ntr-un birou, Bucure ti: Editura didactica i pedagogica, 1998; 34. OKITA, Saburo. Cu fata spre secolul 21, Bucure ti: RAI, 1992;

35. POPESCU, Maria. Management pentru tinere secretare, Bucure ti: Universitatea Marii Negre, 1995; 36. POPOVICI, M.; ROMAN, E. Lucr ri de birou i secretariat, Bucure ti: Editura didactica i pedagogica, 1971; 37. ROSCA, D.; VARZARU, M. Craiova: Certi, 1994;

38. RUSU, Costache; VOICU, Monica. ABC-UL managerului, Iasi: Gh. Asachi, 1993; 39. 40. 41. 42. SITTERLEI, Connie. Femeia manager, Bucure ti: Codex, 1993; SOCOBEANU, Iordana. Manual de secretariat, Bucure ti: Eficient, 2002 STANCU, Serb. Rela ii publice i comunicare, Bucure ti: Teora, 2001; STANTON, Niki. Comunicarea, Ia i: Societatea tiin a i Tehnica, 1997;

43. STEUEART, R.; MORAN, B. Management pentru biblioteci i centre de informare, Bucure ti: ABBPR. 1998; 44. SURCEL, Traian; SOFRONIE, Gheorghe; PREDA, Stefan. Word perfect pentru secretariat i coresponden a de afaceri, Bucure ti: Calipso 2000, 1995; 45. SINCAI, Ana. Informa ie i comunicare: Informarea documentara o disciplina n expansiune, Pite ti, 2002; 46. TABARCEA, Petrea; GHIAUR, Gheorghe. Tehnologii noi de telecomunica ii, Bucure ti: Editura tiin ific , 1991; 47. TAYLOR, Judith. Succesfull tehnique how to improve your organiza ion s image, London: Kogan page, 1994; 48. UDROIU, Neagu. Gutenberg sau Marconi ?: Momente din evolutia comunicatiilor de masa, Bucure ti: Albatros, 1981; 49. VEDINAS, Virginia. Elemente de protocol, Bucure ti: Lumina Lex, 2000;

50. VIVIEN, Georges; ARNE, Veronique. Secretara perfect , Bucure ti: Sigma Primex, 1995;

160

[1] Rodica CANDEA, Dan CANDEA, Comunicare managerial aplicat . Bucure ti, Expert, 1999, p. 122. ORGANIZAREA I PRELUCRAREA ARHIVEI CONTEMPORANE

Prof. univ. dr. Adina Berciu-Dr ghicescu Directorul Colegiului Universitar de Administra ie i Secretariat Facultatea de Litere Universitatea din Bucure ti Prof. Maria Petre Arhivele Na ionale Istorice Centrale Bucure ti Arhivistica este disciplina care are domenii de investiga ie izvoarele scrise pe supor i friabili (u ori deteriorabili) i pe baza c rora se efectueaz cercet ri fundamentale i aplicative n vederea stabilirii solu iilor optime de selec ionare, ordonare, inventariere, conservare i valorificare a documentelor. Al turi de arhivistic se afl informarea documentar care studiaz informa iile, datele cuprinse n documente, n publica ii, elabornd apoi mijloace de cercetare eficiente de prelucrare analitic sintetic , de reg sire a datelor i de transmitere a lor ct mai bine la beneficiar. Documentele, mai ales acelea care con in informa ii tiin ifice i tehnice constituie principala surs de informare documentar . Documentul este un act oficial sau particular prin care se adevere te (sau se preconizeaz ) un fapt, se confer un drept sau se recunoa te o obliga ie. Potrivit normelor interna ionale documentul este definit ca un material pe care este nregistrat o informa ie sau o informa ie nregistrat pe un segment. Prin urmare elementele unui document constau n: informa ii, nregistrarea lor, suportul. No iunea de document, din punct de vedere arhivistic, are o accep iune foarte larg . Astfel n Dic ionarul tiin elor Speciale ale Istoriei documentul este definit, n sens arhivistic, ca fiind orice surs pe supor i friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, nregistr rilor sonore, cinematografice sau a altor imagini, care prezint interes pentru cunoa terea istoric [1]. Prin urmare documentul este un text scris sau tip rit, inscrip ie sau orice alt m rturie care serve te la cunoa terea unui fapt real, din prezent sau din trecut, redactat ntr-o form clar i avnd unitate de unitate de con inut i n eles de sine st t tor. Legea Arhivelor din 1996 men ioneaz c prin documentele care fac parte din Fondul Na ional al Romniei se n elege: acte oficiale i particulare, diplomatice i consulare, memorii, manuscrise, proclama ii, afi e, chem ri, planuri, schite, har i, pelicule cinematografice i alte asemenea m rturii precum i nregistr ri foto, video, audio i informa ia cu valoare istoric , realizate n ar sau de c tre creatori romani n str in tate[2].

161

Arhivele ar fi, a adar, grupuri mari de documente de o mare diversitate att sub aspectul informa iei ct i sub aspectul suportului pe care sunt realizate n arhive, fie ele arhive na ionale, departamentale (jude ene), istorice, curente, documentele se afl grupate n fonduri i colec ii. Fond arhivistic se consider totalitatea documentelor create n decursul vremii de organele de stat, de alte organiza ii sau de persoanele fizice care au ndeplinit func ii sau misiuni de r spundere n stat sau au avut un rol deosebit n via a politic , social , economic , tiin ific , cultural sau artistica a rii, care constituie izvor de cunoa tere a istoriei patriei, a dezvolt rii politice, economice, sociale i culturale a rii[3]. In actuala Lege a Arhivelor Na ionale se specifica: Constituie izvoare istorice i alc tuiesc Fondul Arhivistic Na ional al Romniei, documentele create de-a lungul timpului de c tre organele de stat, organiza iile publice sau private, economice, sociale, culturale, religioase, militare, precum i de c tre persoanele fizice[4]. Colec ia arhivistic reprezint un ansamblu de documente a c ror adunare laolalt sa f cut prin alegere sau din ntmplare; sunt documente care au fost grupate de o organiza ie, de o familie sau de o persoan fizic conform unui anumit criteriu (tematic, cronologic, particularit i externe, lingvistic) f r a se ine cont de provenien a lor[5]. Colec ia are mai mul i creatori ai documentelor care de multe ori au fost create n locuri diferite, la intervale de timp diferite, pot avea o tematic diferit dar au form i raporturi asem n toare. S-a dovedit c nu tipul trebuie s fie norma de selec ionare a arhivelor, ci utilitatea lor. Doar teoretic, s-a fixat alt criteriu: arhive vii, necesare administra iei curente i arhive moarte, care nu mai ndeplineau acest oficiu. Clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice[6]. Exista mai multe criterii de clasificare: A. B. C. Dup de inerea arhivelor: arhive de inute de organiza iile creatoare de arhiv ; arhive ale Arhivelor Na ionale; arhive de inute de alte organiza ii i persoane particulare. Dup etapele procesului de formare a arhivelor: arhive curente (de registratur ); arhive de depozit; arhive istorice (permanente). Dup ornduirea social :

162

 D.

arhive feudale; arhive moderne; arhive capitaliste; arhive socialiste. Dup etapele istoriei arhivelor:

arhiva la destinatar (actul era necesar, dar grija p str rii lui revenea celui c ruia i era destinat i care beneficia de con inutul lui); arhiva la emitent (grija p str rii actului revine celui care l creeaz );

arhiva de registru (de pe actele emise se f cea o copie pentru o mai bun ordine i eviden ); copierea se f cea n registru; arhiva de registru (se mai nume te i arhiva de secretariat sau administrativ ). E. Dup creatorii arhivelor: arhive centrale, create de institu iile de conducere din stat; arhive administrative, create de: prefecturi, prim rii, consilii populare;

arhive judec tore ti sau judiciare, create de institu ii ca: Sfatul Domnesc, tribunale, cur i cu juri etc.; arhive poli iene ti provin de la institu iile de la perioada modern care aveau n sarcin men inerea ordinii i care erau organe executive ale statului; arhive economice, provenite de la institu ii care au avut atribu ii n diferite ramuri ale economiei i cele provenite de la Ministerul Agriculturii, al Industriei i al Comer ului; arhive statistice fac parte din arhivele economice; apar n sec. al XIXlea, prin nfiin area oficiilor statistice (1859); arhive militare cuprind documente create de armata, Ministerul de R zboi, Marele Stat Major; arhive sanitare apar in unor institu ii create la sfr itul sec. al XIX-lea; amintesc de leacuri pentru boli, m suri de prevenire, epidemii; arhive sociale ale unor organiza ii pe ramuri de produc ie, constituite cu scopul de a- i p stra interesele lor, de a-i organiza pentru ob inerea de privilegii (bresle i corpora ii);

163

 arhive culturale create de institu ii de cultur precum ASTRA, Ateneul Romn, biblioteci, muzee; arhive de nv mnt, slab reprezentate n feudalism, cnd existau coli pe lng m n stiri; dup sec. al XIX-lea se organizeaz nv mntul, iar arhivele sunt create de coli, licee, universit i; arhive ecleziastice, cele mai bogate arhive din perioada feudal pn ast zi, cu documentele cele mai vechi; arhive personale totalitatea actelor i documentelor concepute, primite, adunate i totodat conservate con tient de c tre o persoan ; arhive familiale ansamblul actelor create i primite de membrii unei familii, de familie ca persoan juridic sau de organe administrative ale familiei, care prin destina ia lor s-au p strat n proprietatea succesiv sau colectiv a acesteia. F. Dup materia subiacent , exist documentele scrise pe:

hrtie, lemn, m tase, metal, papirus (material sub form de foi , prelucrat din tulpina plantei numit papirus, pe care se scria n antichitate), pergament (material de scris ob inut din prelucrarea pieilor unor animale), scoar a de copac. G. Dup modul de percepere de c tre om: arhive vizuale; arhive sonore; arhive audio-vizuale.

Pornind de la aceste defini ii i explica ii se ajunge la clasificarea modern a arhivelor. Abordarea acestui aspect presupune numeroase puncte de vedere, dar care nu sunt necesare n prezenta lucrare, dar clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice[6]. Exist mai multe criterii de clasificare. Evenimentele din decembrie 1989 a produs perturba ii i n domeniul arhivelor. Pentru a se putea prelua fondurile arhivistice abandonate pentru a se putea l rgi accesul la cercetarea arhivelor istorice na ionale s-a recurs la un cadru legislativ minim[7], respectiv Legea nr.40/1990 i Hot rrea Guvernului Romniei nr.769/1991. Transform rile produse n sistemul institu ional, apari ia sectorului particular, abandonarea sau fragmentarea multor fonduri arhivistice au determinat elaborarea unei noi legi arhivistice. Noua lege a Arhivelor Na ionale a fost promulgat la 2 aprilie 1996 prin decret de Pre edintele Romniei. Aceasta stipula (art. 3) c administrarea, supravegherea i protec ia special a Fondului Arhivistic Na ional al Romniei se realizeaz de c tre Arhivele Na ionale, unitar bugetare n cadrul Ministerului de Interne.

164

Pornind de la actele normative n vigoare, unit ilor creatoare i de in toare de documente la revin o serie de obliga ii privind eviden a, selec ionarea, p strarea, folosirea i depunerea la Arhivele Na ionale a nscrisurilor ce fac parte din Fondul Arhivistic Na ional. Acestea constituie cerin ele n materie de arhive pe care societatea le adreseaz amintitelor unit i, dovad c legiuitorul recunoa te importan a i rolul arhivelor n stat. Urm rind organizarea i desf urarea activit ii arhivistice la nivel na ional, n mod unitar, Arhivele Na ionale au elaborat prin Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996, Instruc iuni privind activitatea de arhiv la creatorii i de in torii de documente. Aceste instruc iuni sunt deosebit de utile i vin s completeze dispozi iile cuprinse n Legea Arhivelor Na ionale din 2 aprilie 1996. Primul capitol al instruc iunilor cuprinde n 7 articole dispozi ii generale ce definesc documentele ce fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei (F.A.N.); faptul c administrarea, supravegherea i protec ia special a F.A.N. se realizeaz de Arhivele Na ionale; obliga iile de in torilor i creatorilor de arhiv n nfiin area compartimentelor de arhiv , conform complexit ii i cantit ii de arhiv precum i structura i competen a compartimentelor de arhiv stabilite de conducerea unit ilor creatoare i de in toare de arhiv , cu avizul de specialitate al Arhivelor Na ionale; atribu iile personalului compartimentului de arhiv i obliga ia de a comunica n scris, n termen de 30 de zile, Arhivelor Na ionale, nfiin area, reorganizarea sau oricare alte modific ri survenite n activitatea institu iilor cu implica ii asupra compartimentului de arhiv ; Cel de-al doilea capitol cuprinde n 108 articole obliga iile creatorilor i de in torilor de documente ncepnd de la eviden a, inventarierea, selec ionarea, p strarea, folosirea documentelor i pn la depunerea lor la Arhivele Na ionale i r spunderile i sanc iunile ce se aplic n cazul nerespect rii acestor obliga ii. Eviden a documentelor Legisla ia arhivistic prevede obliga ia creatorilor de documente de a nregistra toate documentele intacte, ie ite ori ntocmite pentru uz intern la registratura general , ntr-un singur registru de intrare-ie ire sau n mai multe (atunci cnd institu ia creeaz un num r unic de documente), f r ca numerele de nregistrare date documentelor s se repete. nregistrarea documentelor marcheaz existen a oficial a acestora i reprezint actul de na tere al fiec rui document i de corectitudinea nregistr rii depinde, n mare m sur , asigurarea p str rii lor. Num rul mare i diversitatea documentelor care intr organizarea precis a circuitului lor. i ies de la un creator necesit

Atunci cnd creatorul de documente creeaz un num r mare de documente, nregistrarea acestora se face la fiecare compartiment de munc , la registratura general nscriindu-se num rul de nregistrare atribuit de expeditor i denumirea compartimentului la care se repartizeaz spre nregistrare i rezolvare.[8] nregistrarea documentelor se efectueaz cronologic, n ordinea primirii lor, ncepnd

165

de la 1 ianuarie pn la 31 decembrie ale fiec rui an. n registrul de intrare-ie ire se vor preciza urm toarele elemente: num rul de nregistrare; data nregistr rii; num rul i data documentului date de emitent; num rul filelor documentului; num rul anexelor; emitentul; con inutul documentului pe scurt; compartimentul c ruia i s-a repartizat; data expedierii; modul rezolv rii; destinatarul; num rul de nregistrare al documentului la care se conexeaz i indicativul dosarului dup nomenclator, care se va stabili i completa n registru dup rezolvarea documentului. Documentele care se refer la aceea i problem se conexeaz la primul document nregistrat; n dreptul fiec rui document conexat se trece n rubrica corespunz toare, num rul de nregistrare al documentului la care se face conexarea. Documentele expediate din oficiu i cele ntocmite pentru uz intern se nregistreaz ca i documentele ini iale, completndu-se coloanele adecvate. n cazul documentelor expediate ca r spuns, acestea vor primi num rul de nregistrare al documentului la care se r spunde. Gruparea documentelor n dosare Opera iunea de baz a registraturii este primirea, nregistrarea i repartizarea documentelor spre rezolvare. Fiecare document, dup con inut, urmeaz s fie repartizat la un dosar. Legisla ia arhivistic stabile te c anual, documentele se grupeaz n dosare, potrivit problemelor i termenelor de p strare stabilite prin nomenclatorul dosarelor. Prima opera ie n cadrul form rii dosarului const n a ezarea n bibliorafturi sau n mape a documentelor primite de la diferi i coresponden i, persoane juridice sau fizice, mpreun cu documentele de r spuns (dac au necesitat r spuns), ct i cu anexele lor, conturndu-se a ezarea documentelor n ordinea descresc toare a numerelor de nregistrare. Aceasta este prima faz a form rii dosarului n care evolueaz , concomitent cu cea de rezolvare a lucr rilor, respectiv de constituire a documentelor. Gruparea documentelor primite, expediate, ct i a anexelor se face printr-un riguros discern mnt, repartizndu-se la aceea i map numai documentele care se refer la aceea i problem i cu acela i termen de p strare, pe baza unor indicatori prestabili i, care nsumeaz sub o form determinat grupa de documente create ntr-o institu ie.[9] Nomenclatorul dosarelor se ntocme te de fiecare creator pentru documentele proprii sub forma unui tabel n care se nscriu, pe compartimente de munc , categorii de documente grupate pe probleme n termene de p strare. El este un element analitic i serve te att la registratur , n vederea repartiz rii documentelor intrate la compartimentele pentru rezolvare, ct mai ales compartimentelor pentru repartizarea documentelor dup rezolvare n dosare, c ci dosarul nu cap t aceast accep iune dect n momentul cnd este ncheiat i perfectat.

166

Literatura de specialitate acord nomenclatorului de dosare un loc important.[10] Ideea constituirii dosarelor potrivit unui instrument asem n tor nomenclatorului dosarelor a fost prezent de la nfiin area Arhivelor Statului. Primele instruc iuni de organizare a acestora dispuneau constituirea dosarelor create n decursul unui an pe baz de opise i predarea lor la arhiv pe aceea i baz . Pe lng acestea s-a indicat, ca documentele intrate s fie prescrise n condici generale n ordinea intr rii lor, iar n alte condici, numite alfabetice, s se nscrie documentele dup alfabet. Legisla ia arhivistic a statornicit ca instrument de constituire a arhivei curente nomenclatorul dosarelor, de existen a i aplicarea lui corect depinznd toate activit ile ulterioare, respectiv: clasarea documentelor pe probleme i termene de p strare, constituirea unit ilor arhivistice, inventarierea lor, selec ionarea, valorificarea informa iilor documentare etc. O arhiv f r nomenclator, este un conglomerat eterogen de documente, a c rui reorganizare necesit o reclasare a actelor, deci o dublare a muncii. Constituirea documentelor pe baza nomenclatorului este sistemul cel mai economic i, n acela i timp, operativ.[11] Nomenclatorul dosarelor este un tabel sistematic n care sunt desf urate, structura schemei de organizare a creatorului unit ii arhivistice (dosare, registre, condici, cartoteci .a.) concepute pe probleme i termene de p strare. El se ntocme te de fiecare creator, dup modelul din anexa nr.1.[12] n prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de munc , n ordinea n care figureaz n schema de organizare a creatorului, i se numeroteaz cu cifre romane. n rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de munc numeroteaz cu litere majuscule. i se

n rubrica a treia se trece, n rezumat, con inutul documentelor ce constituie dosarul, fiecare dosar numerotndu-se cu cifre arabe, ncepnd cu nr.1 la fiecare compartiment de munc . n nomenclator se trece i registrele, cartotecile, condicile i alte materiale preconstituite. Cifra roman , litera majuscul i cifra arab formeaz indicativul dosarului (ex: I A). Indicativul poate fi format numai din litera majuscul i cifra arab (ex: B) sau numai din cifra arab (ex: 4), dac creatorul are ca p r i componente numai compartimente de munc f r subdiviziuni sau mici compartimente de munc . La nregistrarea documentelor, indicativul dosarului va figura n registrul de intrareie ire, la rubrica rezervat acestuia, ca i pe fiecare document n parte. n rubrica a patra a nomenclatorului se nscrie termenul de p strare (ex:

167

P,10,5,C.S.). Stabilirea lui se face inndu-se seama de legile n vigoare, de importan a practic pentru activitatea creatorului de documente i, n mod deosebit, de importan a tiin ific a informa iilor pe care le con in documentele. n dreptul grupelor de documente care se p streaz permanent se trece cuvntul permanent (prescurtat P) iar pentru acelea care se p streaz temporar, cifra care reprezint num rul anilor ct se p streaz (1,3,5,10 etc). Dac termenul de p strare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, n momentul ntocmirii nomenclatorului, sau dac exist motive s se presupun c , n anumite conjuncturi, informa iile documentelor pot avea importan tiin ific , lng termenul de p strare temporar se men ioneaz C.S. (comisie de selec ionare). La expirarea termenului de p strare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selec ionare i, dup caz, pot fi propuse pentru eliminare sau re inute permanent. ntr-un dosar se grupeaz documente referitoare la aceea i problem , cu acela i termen de p strare. n cazul acelora i genuri de documente, ntocmite pe perioade de timp diferite i, respectiv, cu termene de p strare diferite (planuri, d ri de seam lunare, trimestriale, anuale .a.), se constituite dosare separate, pentru fiecare termen de p strare. Astfel, documentele cu valoare permanent , care din nevoile practice ale creatorului exist n mai multe exemplare, se p streaz n original ntrun dosar cu termen permanent iar celelalte exemplare se p streaz ntr-un dosar separat cu men iunea cpii, c ruia i se d un termen temporar. n aceast categorie se ncadreaz instruc iunile i normele metodologice de lucru, studiile i documentele, ordinele circulare i alte documente cu caracter aplicativ i care se p streaz la o map de lucru, la compartimentul care execut acele atribu ii, dar ele se vor reg si n arhiva creatorului la compartimentul emitent, n exemplarul original, cu semn turile, aprob rile i avizele respective. Atunci cnd n cadrul aceleia i probleme se creeaz documente cu termene de p strare diferen iate, n raport cu importan a informa iilor pe care le nsumeaz , se grupeaz n dosare diferite, ex.: dosarele de prognoze, planuri de perspectiv i documenta iile corespunz toare, planurile periodice, situa iile decadale, lunare, trimestriale vor primi termene temporare de p strare. Nomenclatorul dosarelor elaborat de creator trebuie s cuprind ntreaga problematic i s nsumeze propunerile tuturor compartimentelor, n a a fel nct nici o categorie de documente s nu r mn pe dinafar , ntruct aceste omisiuni pot duce ulterior, la ncerc ri de asimilare prin analogie care, n final, provoac pierderea individualit ii documentelor i imposibilitatea nominaliz rii i reg sirii lor.[13] Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual, ci numai atunci cnd se produc schimb ri n structura creatorului de documente. Adic se nfiin eaz noi comportamente de munc sau subdiviziuni, nomenclatorul se completeaz cu denumirea acestora i cu dosarele nou create. n cazul compartimentelor de munc sau subdiviziunilor lor care i dezvolt activitatea crend alte grupe de documente dect cele prev zute ini ial, nomenclatorul se completeaz cu noile dosare. Cnd au loc ns reorganiz ri, restructur ri de compartimente, schimb ri de atribu ii etc, se ntocme te un nomenclator nou. De men ionat c n nomenclator trebuie s fie cuprinse i documentele care prin informa iile pe care le nsumeaz au regim secret, i care , n mod firesc, se

168

constituie dup acelea i reguli dar se p streaz separat, pe termene de p strare. Dup expirarea termenului de p strare cu caracter secret, aceste documente trec la arhiva general pentru ntregirea fondului.[14] Legisla ia arhivistic stabile te responsabilitatea alc tuirii nomen-clatorului dosarelor. eful fiec rui compartiment r spunde de ntocmirea proiectului de nomenclator pentru documentele specifice compartimentului respectiv iar proiectele sunt centralizate de eful compartimentului de arhiv i se nainteaz , n dou exemplare, spre aprobare i confirmare. Nomenclatorul este aprobat de conducerea unit ii creatoare de documente i se confirm la nivel central de Arhivele Na ionale, i al nivel local de direc iile jude ene ale Arhivelor Na ionale. Dup confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, n vederea aplic rii lui. Un exemplar din nomenclator se afl la registratura general pentru a servi la repartizarea coresponden ei c tre compartimente precum i pentru men ionarea n registrul de intrare-ie ire a indicativului dosarului unde s-a clasat lucrarea. Constituirea dosarelor i dosarul, ca orice produs social, i are istoria lui. Termenul de dosar a urmat celui de dela care la rndul s u s-a desprins din termenul de acta. Primele instruc iuni de organizare a arhivei n ara Romneasc i Moldova, emise n anul 1831, fixau obligativitate creatorilor de arhiv de a grupa toate documentele care le creeaz , n dosare, pe probleme, iar n interiorul acestora, n ordine cronologic , dup data primirii, urmat de conceptul de r spuns sau alte nscrisuri, apoi cusute dup sistemul leg toriei de c r i. Mai trziu, statutul administrativ din decembrie 1848, stabile te i alte detalii asupra dosarului, prin care limita grosimea lui, cernd ca acesta s nu dep easc 25 cm. n Transilvania, organizarea actelor, n spe a dosarelor, a avut un curs aparte. Aici, la sfr itul secolului al XVIII-lea, a fost introdus sistemul de registratur , potrivit c ruia actele dintr-un an au fost p strate n strict ordine cronologic , dup num rul de nregistrare. Din aceast form s-au desprins mai trziu diferite alte sisteme, printre care cel mai frecvent a fost acel al num rului de baz , adic de grupare a actelor referitoare la aceea i chestiune ntr-un singur loc. Paralel s-a dezvoltat i sistemul fascicolelor, prin care se grupau la un loc, n clase pe probleme, toate chestiunile de acela i fel. Ambele sisteme reprezint forma de tranzi ie ntre sistemul cronologic de p strare a actelor i cel al dosarelor i preg tesc terenul pentru introducerea sistemului modern al dosarelor.[15] Dup rezolvarea lor, documentele se grupeaz n dosare, potrivit nomenclatorului i se predau la compartimentul de arhiv , n al doilea an de la constituire. n vederea pred rii dosarelor se efectueaz o serie de opera iuni. Prima opera iune este ordonarea documentelor n dosar, cronologic, sau n cazuri speciale, dup alte criterii (alfabetic, geografic, etc.); cnd n constituirea dosarului se folose te ordinea cronologic , actele mai vechi trebuie s se afle deasupra i cele noi dedesubt. La efectuarea acestei opera ii o aten ie deosebit se acord anexelor pentru a se asigura gruparea lor la documentele din care au fost desprinse.

169

Odat cu clasarea documentelor n cadrul dosarului se separ dubletele, notele de nsemn ri personale care au servit la redactarea referatelor, ciornele, actele care nu au leg tur cu problema din dosar, fie c au fost repartizate gre it, fie c au fost consultate i nu au fost puse la locul lor. Dubletele, ciornele, sunt nl turate cu avizul comisiilor de selec ionare, iar documentele care nu fac obiectul dosarului respectiv se trec la dosarul de care apar in. nscrierea acestor elemente este necesar , ntruct prin ele se pot identifica dosarele n cadrul fondului arhivistic, se asigur o operativ integrare n fond sau compartiment i constituie factori de asigurare a integrit ii fondului. Inventarierea dosarelor. Predarea la compartimentul arhiv Inventarierea este opera iunea de luare n eviden a unit ilor arhivistice, n urma c reia rezult inventarul fondului sau colec iei. Ea se poate face prin dou metode: metoda direct i metoda indirect sau pe fi e. Prin metoda direct inventarierea se efectueaz direct, cu documentele, datele se nscriu pe coperta dosarului i de aici n inventare. Aceast metod are o serie de inconveniente: necesit spa iu i mutarea de mai multe ori a documentelor dintr-un loc n altul. Ea se aplic majorit ii creatorilor de arhiv . Prin metoda indirect , inventarierea se execut pe baza fi elor. Aceast metod permite nl turarea eventualelor gre eli n redactarea con inutului rezumatelor i evit mutarea repetat a materialelor, iar fi ele pot fi folosite i n alte scopuri: crearea unui fi ier tematic sau cronologic; trecerea pe calculator.[16] Legisla ia arhivistic prevede predarea documentelor la compartimentul de arhiv pe baz de inventare, ntocmite dup modelul prezentat la anexa 2.[17] Inventarul cuprinde toate dosarele cu acela i termen de p strare, create n cursul unui an, de c tre un compartiment de munc . Fiecare compartiment va ntocmi attea inventare cte termene de p strare sunt prev zute n nomenclator. n cazul dosarelor formate din mai multe volume, n inventar fiecare dosar va primi un num r direct, distinct. Inventarele se ntocmesc n 3 exemplare pentru documentele nepermanente i n 4 exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar r mne la compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun odat cu dosarele la compartimentul de arhiv . Dosarele nencheiate n anul respectiv, ca i cele care se opresc la compartimentele de munc , se trec n inventarul anului respectiv, cu men ionarea nepred rii lor, n felul acesta se nl tur pericolul r t cirii dosarelor i se asigur arhivarea lor corect . n momentul pred rii lor ulterioare, n inventare se va men iona acest lucru. Rubrica Con inutul dosarului va cuprinde genurile de documente (coresponden sinteze, rapoarte, memorii, ordine etc.), emitentul, destinatarul, problema sau problemele con inute i perioada la care se refer . ,

Genul documentelor este elementul cu care ncepe rezumatul i se va extrage din con inutul dosarului. Dup el este men ionat emitentul cu denumirea complet , apoi destinatarul tot cu denumirea complet . Problema sau problemele con inute n dosar constituie esen a lui i se va reproduce ct mai exact. nl turarea neesen ialului i

170

redactarea ntr-o form clar a problemelor importante duce la reg sirea rapid a informa iilor. Dosarele care cuprind acte din mai mul i ani se vor inventaria la anul de nceput, men ionndu-se n inventar anii extremi. Inventarele care redau operativ i exhaustiv informa iile existente n arhiv , determin eficien a maxim a reg sirii informa iilor. Trebuie avut n vedere c un dosar, chiar i un document, nu trateaz n mod exclusiv o singur problem , ci include o diversitate de probleme conexe. Informa ia privitoare la aceste probleme conexe este expus riscului pierderii din neputin a de a reda diversitatea de probleme n con inutul dosarului.[18] Constituirea dosarelor, inventarierea i predarea lor intr n obliga ia compartimentelor creatoare de documente. Predarea la arhiv se face conform unei program ri prealabile, pe baza unui proces verbal. La preluare, compartimentul de arhiv verific fiecare dosar, urm rind respectarea modului de constituire a dosarelor i concordan a ntre con inutul acestora i datele nscrise n inventar. n cazul constat rii unor neconcordan e, ele se aduc la cuno tin a compartimentului creator care efectueaz corecturile ce se impun.[19] Eviden a dosarelor i inventarelor depuse la compartimentul de arhiv se ine n registrul de eviden curent , conform modelului prev zut la anexa 4 din Legisla ia arhivistic .[20] Dac compartimentul de arhiv p streaz i alte fonduri arhivistice, n registrul de eviden curent se deschide cte o partid pentru fiecare fond. Astfel, la capitolul Prelu ri se trec, n ordinea prelu rii, toate inventarele dosarelor preluate; fiecare inventar se trece separat, sub un num r de ordine. Pentru fiecare inventar se noteaz : Num rul de ordine al inventarului Data prelu rii documentelor din inventarul respectiv Denumirea compartimentului de la care provine inventarul Datele extreme ale documentelor Totalul dosarelor din inventar Totalul dosarelor primite efectiv n arhiv din inventarul respectiv Num rul dosarelor l sate la compartiment i depuse ulterior

La capitolul Ie iri se trec: Data ie irii documentelor din eviden Unde s-a predat

171

Denumirea, num rul i data actului pr baza c ruia au fost scoase din eviden Totalul dosarelor ie ite

Scoaterea dosarelor din eviden a arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau de in torilor de documente i cu confirmarea Arhivelor Na ionale, n urma selec ion rii, transferului c tre alt unitate de in toare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprev zute.[21] Articolul 28 din Legisla ia arhivistic prevede c dosarele sunt scoase din eviden a arhivei pe baza unuia din urm toarele acte, dup caz: Proces-verbal de selec ionare (conform anexei nr.5)[22] Proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr.6)[23]

Proces-verbal de constatare a deterior rii complete sau par iale a documentelor sau a lipsei acestora Documentele deteriorate pot fi scoase din eviden n urma propunerii comisiei de selec ionare, aprobat de conducerea unit ii creatoare sau de in toare i confirmat de Arhivele Na ionale.

Selec ionarea documentelor Selec ionarea documentelor este activitatea arhivistic de cea mai mare importan , ntruct n cadrul ei se apreciaz importan a documentelor sau inutilitatea unora dintre ele i se hot r te p strarea sau eliminarea lor definitiv , angajnd n cel mai nalt grad, responsabilitatea creatorilor de arhiv . Selec ionarea are drept scop pe de o parte stabilirea documentelor cu valoare documentar-istoric , n vederea pred rii lor la Arhivele Na ionale i pe de alt parte introducerea n circuitul economic a celor care nu mai prezint interes pentru societate sub nici un aspect. Documentele constituite de creator pe probleme i termene de p strare ocup an de an spa ii de depozitare i solicit nsemnate fonduri b ne ti pentru conservarea i eviden a lor. Termenele de p strare la creator se stabilesc n raport de valoarea tiin ific sau utilitatea practic a documentelor. Interesul practic este limitat la un num r de ani de 3, 5, 10, 15, 20 etc, timp n care documentele pot servi ca surs de informare i de documentare pentru activitatea creatorului, dar pot s fie i mai lungi (de 30, 50 sau 100 de ani) dac documentele au o valoare practic ndelungat (ex.: arhivele de personal, de plata retribu iei .a).[24] Legisla ia arhivistic prevede c n cadrul fiec rei unit i creatoare i de in toare de documente s func ioneze cte o comisie de selec ionare numit prin decizia sau ordinul conduc torului unit ii respective. Ea este compus din pre edinte, secretar i un num r impar de membri, numi i din rndul speciali tilor proprii, reprezentnd

172

principalele compartimente de arhiv . eful compartimentului de arhiv este de drept secretarul comisiei de selec ionare.[25] Membrii comisiei de selec ionare trebuie s fie numi i din rndul speciali tilor cu experien care prin preg tirea, discern mntul, privirea de ansamblu asupra muncii din domeniul respectiv, s fie n m sur s hot rasc asupra importan ei informa iilor cuprinse n documente. Efectuarea n bune condi ii a selec ion rii documentelor este determinat de preg tirea i experien a celor care efectueaz selectivarea, modul de constituire a dosarelor, calitatea inventarelor i a nomenclatoarelor. Cei care fac aceast apreciere trebuie s cerceteze atent dosar de dosar, s chibzuiasc dac documentele care se p streaz permanent sun suficient de cuprinz toare, concludente n ce prive te rolul creatorului n stat, economie, cultur etc. De asemenea, pentru selec ionarea corect este necesar cercetarea integral a documentelor i a inventarelor lor, indiferent de termenul de p strare actual, pentru a se crea privirea de ansamblu asupra documentelor existente i a informa iilor pe care le cuprind. Altfel exist riscul de a distruge documente care nu mai pot fi recuperate. Formalismul, superficialitatea, incompeten a pot duce la pierderi irecuperabile de documente.[26] Comisia de selec ionare se ntrune te anual sau ori de cte ori este nevoie. Secretarul prezint comisiei inventarele dosarelor cu termenele de p strare expirate. O aten ie deosebit va fi dat dosarelor care au men iunea C.S. (comisa de selec ionare). Dac comisia constat gre eli de ncadrare a documentelor la termenele de p strare sau stabile te ca unele dintre acestea s fie p strate permanent, ele se trec n inventarele corespunz toare termenului lor de p strare, la anul i compartimentul de munc respectiv. La ncheierea lucr rilor, comisia ntocme te procesul- verbal (model: anexa nr. 5 din Legisla ia arhivistic [27]) care se nainteaz spre aprobare conducerii unit ii. Sunt selec ionate att documentele create de unitatea respectiv ct i cele create de alte unit i i p strate n depozitul acesteia. Inventarele dosarelor propuse de comisia de selec ionare spre a fi eliminate mpreun cu procesul-verbal aprobat de conducerea unit ii i inventarul documentelor permanente create n perioada pentru care se efectueaz selec ionarea (cte un exemplar) se nainteaz , cu adres nregistrat , pentru confirmare, la Arhivele Na ionale, n cazul unit ilor centrale, sau la direc iile jude ene ale Arhivelor Na ionale, n cazul unit ilor locale.[28] Arhivele Na ionale sau direc iile jude ene pot hot r p strarea permanent a unor dosare, chiar dac , potrivit nomenclatorului, acestea au termene de p strare temporar . Este evitat astfel pierderea unor informa ii importante. Documentele supuse selec ion rii se p streaz n ordine, pe rafturi pentru a fi verificate de organele de control ale Arhivelor Na ionale, n vederea confirm rii lucr rii de selec ionare. Matricele sigilare (sigilii, tampile, parafe), confec ionate din metal, cauciuc sau orice alte materiale, se inventariaz n ordinea d rii lor n folosin , ntr-un registru.[29] Selec ionarea matricelor sigilare scoase din uz se efectueaz de c tre comisiile de selec ionare, pe baz de proces-verbal (anexa nr. 6)[30], nso it de inventar (anexa

173

nr. 7)[31], cu confirmarea Arhivelor Na ionale. n inventar, conform anexei nr. 7 va fi men ionat data prelu rii i denumirea organiza iei (sau numele persoanei) de la care s-a preluat matricea, materialul din care este confec ionat placa metalic (aur, argint, o el etc) ct i suportul (filde , lemn, ebonit etc), forma (rotund , p trat , triunghiular ), dimensiunile (diametru, lungimea laturilor n cm), descrierea cmpului (elementele caracteristice ale stemei, emblemei, monogramei etc), legenda (se va reproduce textul din exerg , textul ntregit i dac este cazul, traducerea n limba romn , ntre paranteze) i anul confec ion rii. Selec ionarea unui fond reprezint un moment important n procesul de preg tire n vederea intr rii lui n Arhivele Na ionale. Aceasta necesit i din partea arhivistului c ruia i se ncredin eaz lucrarea spre avizare s -i determine pe membrii comisiei de selec ionare s judece documentele nu att de pe pozi ii administrative, ct de pe pozi ia cercet torului dornic s se informeze, s cunoasc i s aprecieze peste decenii preocup rile genera iei trecute pentru dezvoltarea sectorului respectiv de activitate.[32] Ordonarea, inventarierea i selec ionarea documentelor secrete de stat Instruc iunile privind activitatea de arhiv la creatorii i de in torii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Na ionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 prev d la art. 37: Documentele secrete de stat se nregistreaz , manipuleaz , studiaz i p streaz potrivit actelor normative n vigoare privind ap rarea secretului de stat.[33] Conform acelora i instruc iuni, gruparea documentelor n dosare se face pe baza nomenclatorului n care se cuprind i categoriile de documente din listele de date i informa ii secrete de stat; gruparea documentelor secrete n dosare se face separat de cele nesecrete; documentele secrete de serviciu i nesecrete care fac corp comun cu documentele secrete de stat (situa ii, grafice, schi e, tabele) i care nu pot fi separate, vor intra n componen a dosarului cu documente secrete de stat; gruparea documentelor secrete de stat n dosare, legarea lor, numerotarea filelor i certificarea se fac n anul urm tor cre rii lor, la compartimentul special, i se predau compartimentului de arhiv , pe baz de inventare, la expirarea caracterului secret. P strarea i selec ionarea lor la compartimentul de arhiv se fac n acela i mod ca la documentele nesecrete. Documentele secret de stat care i p streaz acest caracter i dup expirarea termenului de p strare prev zut n nomenclator se selec ioneaz la compartimentul special de o comisie de selec ionare compus din persoane care au acces la date, informa ii i documente secrete de stat. Din aceast comisie va trebui s fac parte i eful compartimentului special. Dac pentru anumite categorii de documente secrete de stat momentul trecerii lor la arhiva general este bine marcat (ex.: cercet rile tiin ifice din diferite domenii sunt secrete pn la finalizare i publicare; inven iile i inova iile pn la punerea lor n practic etc.) pentru altele, aceast opera iune este l sat la aprecierea celor care le-au dat caracterul de secret. Rezult necesitatea urm rii cu aten ie a declasific rii documentelor atunci cnd nceteaz caracterul lor secret i predarea lor la arhiva general ntruct majoritatea lor prezint valoare documentar- tiin ific .[34]

174

Prelucrarea documentelor neconstituite pe probleme i termene de p strare n situa ia n care num rul creatorilor de arhiv este n continu cre tere, datorit dezvolt rii economiei de pia , iar la vechii creatori munca de arhiv a fost l sat pe ultimul plan, n paralel cu transformarea sau dispari ia unui num r important de institu ii, sunt numeroase cazuri cnd n cadrul depozitelor de arhiv se g se te arhiva neprelucrat . Instruc iunile privind activitatea de arhiv la de in torii de documente prev d la articolele 40-42, metodologia de prelucrare a documentelor neconstituite pe probleme i termene de p strare. Astfel de in torii arhivelor prelucrate sunt obliga i s determine apartenen a la fond (fondarea), inndu-se seama de denumirea destinatarului, tampila de nregistrare, rezolu ia sau notele tergale i con inutul actului; s ordoneze documentele n cadrul fondului dup un criteriu stabilit (pe ani i compartimente de munc , iar n cadrul compartimentului pe probleme, pe compartimente i ani, iar n cadrul anului pe probleme, alfabetic .a.); dac un dosar cuprinde documente din mai mul i ani se ordoneaz la anul cel mai vechi, f r a se lua n considera ie datele documentelor anexate. Numerotarea dosarelor se face ncepnd cu num rul 1, pe fiecare an.[35] n cazul documentelor foi volante, ordonarea lor se execut dup criteriul cronologic, apoi se grupeaz pe probleme n dosare. Se procedeaz apoi la inventarierea dosarelor, registrelor, condicilor etc, pe ani, indiferent de termenul de p strare, apoi comisia de selec ionare cerceteaz dosarele pozi ie cu pozi ie, stabilind unit ile arhivistice care se elimin i cele care se re in, prezentnd importan a tiin ific i practic . n procesul ordon rii documentelor f r eviden , se separ documentele de acela i fel, cu termene de p strare 1-5 ani (boniere, chitan iere, fi e de pontaj, condici de prezen ), n vederea elimin rii lor globale, cu ocazia selec ion rii, la expirarea termenului de p strare. Inventarele ntocmite pentru acest gen de documente vor cuprinde: num rul curent, categoria de documente, anii extremi, cantitatea (n metri lineari sau unit i arhivistice), pozi ia n nomenclator i termenul de p strare.[36] Prelucrarea tuturor documentelor aflate n depozitele de arhiv prin fondare, ordonare, inventariere i gestionare f cut cu profesionalism i sim de r spundere va aduce n circuitul cercet rii tiin ifice date importante ale istoriei economice, sociale, politice i culturale ale poporului romn. Folosirea documentelor Bog ia de informa ii cuprins n depozitele de arhiv a diver ilor creatori i ndeosebi documentele care fac parte din Fondul Arhvistic Na ional poate fi folosit pentru cercetarea tiin ific ; rezolvarea unor lucr ri administrative, inform ri, document ri precum i pentru eliberarea unor copii, extrase, certificate. Conform articolelor 20 i 21 din Legea Arhivelor Na ionale, documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei pot fi consultate, la cerere, de c tre cet enii romni i str ini, dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la

175

care nu s-a mplinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unit ii creatoare sau de in toare. Legea stabile te c documentele cu valoare deosebit nu se expun n public, n original, ci sub form de reproducere, pentru protejarea lor.[37] Articolul 44 din Instruc iunile privitoare la activitate de arhiv la creatorii i de in torii de documente, din 23 mai 1966, prevede obligativitatea creatorilor de documente s elibereze la cerere, certificate, copii i extrase dup documentele pe care le creeaz i le de in, chiar dac nu au ndeplinit termenul de 30 de ani, dac acestea se refer la drepturi ce-l privesc pe solicitant cum sunt: vechimea n munc , studii, drepturi patrimoniale.[38] Certificatul va cuprinde o expunere exact i clar a datelor rezultate din documente, va indica numai datele existente precum i denumirile documentelor din care s-au extras elementele necesare ntocmirii certificatului; n el nu vor fi expuse concluzii personale, datele se expun n ordine cronologic , iar referatul pe baza c ruia se redacteaz certificatul va fi semnat i datat de persoana care a f cut cercetarea i va cuprinde denumirea fondului cercetat i cotele unit ilor arhivistice cercetate (anul i num rul din inventar). Dac , la cererea peti ionarului sau din dispozi ia conducerii unit ii creatoare sau de in toare, recercetndu-se documentele, se g sesc noi date, se poate elibera fie un nou certificat, men ionndu-se c l completeaz pe cel anterior, cu indicarea num rului i datei de emitere a precedentului, fie se poate emite un nou certificat, men ionndu-se toate datele, inclusiv cele din certificatul anterior, care se va anula i retrage; noul certificat va primi alt num r de nregistrare. n cazul cnd n arhiv nu se g sesc date cu privire la obiectul cererii, aceast situa ie se comunic n scris solicitantului; dac se cunoa te unitatea de in toare a documentelor, cererea se trimite spre rezolvare respectivei unit i, comunicndu-i-se solicitantului acest lucru. Nu sunt admise, n textul certificatului, ters turi sau complet ri printre rnduri, r spunderea asupra exactit ii datelor o poart referentul i eful lui ierarhic iar copiile sau extrasele se legalizeaz de unitatea care le elibereaz i se nmneaz personal solicitantului ori mputernicitului s u legal sau se expediaz prin po t . Dac n dosarul n care s-a f cut cercetarea se afl diplome, certificate de studii, acte de stare civil sau alte acte originale personale, acestea se restituie titularului, sub semn tur , re inndu-se la dosar o copie certificat de responsabilul arhivei. Pentru reg sirea facil a informa iilor, eviden a cererilor se va ine pe baz de fi e ntocmite pentru fiecare solicitant n parte. Fi a va cuprinde numele i prenumele solicitantului, num rul i data nregistr rii cererii, va fi ordonat alfabetic iar acolo unde dotarea permite, va fi creat un subansamblu arhivistic computerizat de eviden i reg sire a cererilor i actelor eliberate.[39] Scoaterea documentelor din depozitul de arhiv pentru cercetare se face prin consemnarea ntr-un registru de depozit, conform anexei nr.8[40]. n registru, dup rubrica cu num rul curent, urmeaz rubrica n care se consemneaz denumirea fondului i a compartimentului din care provine unitatea arhivistic scoas ; apoi rubrica unde se noteaz cota unit ii arhivistice, a a cum este ea trecut pe copert ; urmeaz rubrica unde este consemnat scopul scoaterii din depozit (cercetare, consultare pentru eliberare de certificate etc); apoi rubrica unde se trece numele

176

solicitantului i func ia ndeplinit n institu ia de in toare; urmeaz rubrica unde se trece data scoaterii unit ii arhivistice i semn tura solicitatului; apoi rubrica ce cuprinde data restituirii unit ii arhivistice i semn tura arhivarului depozitului care valideaz astfel rearhivarea. Exist i o rubric pentru observa ii. n afara registrului de depozit exist nc un instrument care faciliteaz munca arhivarului i anume fi a de control (anexa nr.9)[41] care se introduce n raft, n locul dosarului scos pentru cercetare. Cnd dosarul este rearhivat, fi a de control va fi anulat . Ea cuprinde: denumirea fondului (colec iei) din care face parte dosarul scos pentru cercetare, denumirea compartimentului, num rul din inventar al dosarului, anul, numele i prenumele solicitantului i data. Dac aceste opera iuni sunt respectate ntocmai, situa ia fiec rei unit i arhivistice dintr-un depozit este foarte u or de reg sit, i cu ajutorul registrului de depozit i cu ajutorul fi ei de control. n acela i timp, arhivarul va controla la rearhivare integritatea unit ii arhivistice, asigurat de dosarul numerotat legat i certificat. Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare tehnic Cantitatea documentelor tehnice i de nregistrare tehnic este n etapa actual din ce n ce mai mare i necesit cuno tin e de ordonare, inventariere i selec ionare deosebite fa de alte tipuri de arhiv . Documentele tehnice i de nregistrare tehnic reprezint totalitatea actelor purt toare de informa ie tehnic sau produse ale ac iunii de nregistrare tehnic pe supor i magnetici, fotosensibili sau din hrtie tratat special. Aceste documente, indiferent de natura informa iilor, a suportului sau a scrisului, se nregistreaz la intrarea, crearea sau ie irea lor, dup caz. nregistrarea se poate face fie pe baz de registru de intrare-ie ire, fie pe calculator, ntr-un fi ier special, fie prin alte mijloace moderne de nregistrare, ntr-o registratur general , ori pe compartimente, cu condi ia asigur rii reg sirii rapide a documentelor n circula ia lor. O dat nregistrat, documentul poate deveni o pies ntr-un grupaj sau temei pentru crearea unei unit i arhivistice (totalitatea documentelor care se refer la o problem dat i se constituie ca unitate de p strare). Unit ile arhivistice constituite de compartimentele de lucru (servicii, birouri, laboratoare etc.) se predau la arhiv n al doilea an dup crearea lor sau n al doilea an dup ce procesul tehnic, pentru care au fost ntocmite, a fost ncheiat. Predarea se face pe baz de proces-verbal (anexa nr. 3)[42] i inventare (anexa nr. 2)[43], a acelea i ca i pentru arhiva general . Intr rile i ie irile din gestiunea arhivei, se consemneaz n registrul de eviden curent (anexa nr.4)[44]. Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare se realizeaz cu respectarea principiilor generale: Principiul unit ii fondurilor presupune c toate documentele create de o societate, institu ie sau persoan fizic (fonduri arhivistice), ori selec ionate de o institu ie, familie sau persoan fizic (colec ie) trebuie s se p streze ntr-un singur loc, sub o singur gestiune i prelucrare. Principiul respect rii fa de creator presupune respectarea succesiunii unit ilor arhivistice n fond sau colec ie potrivit sistemului de organizare dat de

177

creator. Principiul dreptului comunit ilor locale presupune p strarea fondurilor i colec iilor arhivistice din zona geografic n care au fost create. Avnd n vedere c arhivele tehnice i de nregistrare se prezint de obicei pe supor i diferite naturi i care impun condi ii de p strare specifice (principiul priorit ii conserv rii), este necesar g sirea unor forme de administrare care s asigure compatibilitatea sistemului cu tradi ie arhivistic (principiul compatibilit ii sistemelor).[45] Documentele tehnice i de nregistrare pot ap rea incidental n interiorul unui fond clasic sau pot constitui fonduri i colec ii integrale. Atunci cnd aceste documente apar incidental fie ca ilustra ii cuprinse n text, fie ca anexe, se vor ordona, inventaria, eventual selec iona, mpreun cu unitatea arhivistic n care sunt ncorporate. Dac documentul tehnic i de nregistrare este unitate sau mai multe unit i arhivistice incidentale, ele se vor constitui n parte structural separat , ordonate pe baza criteriului cronologic sau a criteriului tematic ( i n cadrul lui cronologic). Instruc iunile privind activitatea de arhiv la creatorii i de in torii de documente din 23 mai 1996 expun pe larg prelucrarea fondurilor i colec iilor constituite integral din documente tehnice i de nregistrare la articolele 59-80.[46] P strarea documentelor i organizarea depozitului de arhiv Prin p strarea documentelor sau p strarea arhivei se n elege preocuparea pentru asigurarea existen ei i integrit ii documentelor, dar i procesul de prelungire a vie ii utile a documentelor de arhiv printr-un complex unitar de m suri tehnice i organizatorice.[47] Creatorii i de in torii de documente sunt obliga i prin legisla ia arhivistic s p streze documentele n condi ii corespunz toare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degrad rii, sustragerii sau comercializ rii lor. Documentele de arhiv se p streaz n depozite construite special sau n nc peri amenajate n acest scop care le protejeaz mpotriva prafului, luminii solare, uzurii mecanice, varia iilor de temperatur i umiditate, surselor de infec ie, pericolului de foc, inunda ii sau infiltra ii de ap . Depozitele trebuie s fie dotate cu rafturi sau alte mijloace de depozitare, din metal acoperit cu vopsele stabile, anticorozive i f r emana ii. Dimensionarea elementelor de p strare a arhivei trebuie s aib n vedere dimensiunile materialului suport) hrtie, film etc.), ale materialelor de protec ie (cutii, containere), ale spa iului de construc ie aferent, asigurndu-se accesul la documente i posibilitatea unei evacu ri rapide n caz de necesitate. Rafturile trebuie s fie a ezate perpendicular pe sursa de lumin natural , iar iluminatul artificial s urm reasc culoarul dintre rafturi. ntre pere i i rafturi, ca i ntre rafturi se asigur un spa iu liber de 0,70,8 m. l ime sau mai mare, iar pentru depozitele de arhiv mai nalte de 2,4 m. este obligatorie dotarea depozitelor cu c rucioare de transport interior care s asigure transportul n siguran a documentelor i manevrarea lor n a a fel nct s fie evitat deteriorarea.

178

Documentele se p streaz n cutii de carton, mape, plicuri sau tuburi, n raport cu natura i dimensiunea lor i se a eaz n rafturi pe man eta de ndosariere sau pe man eta inferioar . Dac creatorul de ine documente de mai multe tipuri (hrtie, filme, fotografii, benzi magnetice), acestea se depoziteaz pe categorii. Depozitele de arhiv care con in material scris, trebuie s se asigure un microclimat cu temperaturi cuprinse ntre 15-20 C i umidit i relative de 50-60%, iar n depozitele de materiale fotografice i cele de benzi magnetice, temperaturile optime sunt cuprinse ntre 14-18 C, air umiditatea relativ de 40-50%. Acestea se m soar cu aparate de control (termometre, higrometre etc.) cu care trebuie s fie dotate depozitele iar citirile vor fi consemnate ntr-un caiet de depozit. Ferestrele depozitului trebuie s fie asigurate mpotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte sisteme parasolare i de depozitele vor fi aerisite natural sau prin instala ii de climatizare. Se vor asigura cur enia i ordinea interioar prin despr fuire, cur ire mecanic , dezinsec ie i deratizare, ultimele dou opera iuni, cel pu in odat la 5 ani. Pentru prevenirea incendiilor este interzis folosirea focului deschis, a radiatoarelor, re ourilor, fumatului n incinta depozitelor i utilizarea comutatoarelor sau ntrerup toarelor defecte. Depozitele vor fi prev zute cu sting toare portabile cu nc rc tur de dioxid de carbon i praf sau gaze inerte precum i cu mijloace de alarmare i semnalizare antiincendiu sau cu instala ii de stingere automat a incendiilor. Orice situa ie de calamitate n depozitele de arhiv se va comunica imediat Arhivelor Na ionale sau direc iilor jude ene. n depozitele de arhiv , dosarele se ordoneaz pe ani, n cadrul anului pe compartimente i termene de p strare sau pe compartimente i n cadrul compartimentului, pe ani i pe termene de p strare. Pe rafturi, dosarele se a eaz de sus n jod i de la stnga la dreapta iar rafturile i poli ele se numeroteaz .[48] Deosebit de utile sunt ghidurile de depozit, unde sunt men ionate fondurile, rafturile, poli ele i XXXXXX al documentelor aflate n depozitul respectiv. Depunerea documentelor la Arhivele Na ionale Institu iile creatoare i de in toare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional se depun la Arhivele Na ionale pentru p strarea permanent astfel: Documentele scrise, dup 30 de ani de la crearea lor; Documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor; Actele de stare civil , dup 100 de ani de la ntocmirea lor;

Documentele fotografice i peliculele cinematografice dup 20 de ani de la crearea lor; Matricele sigilare, dup scoaterea lor din uz.

179

Creatorii i de in torii de documente le pot de ine, dup expirarea termenului de depunere, dac le sunt necesare desf ur rii activit ii, pe baza aprob rii Arhivelor Na ionale, n acest caz depunnd cte un exemplar al inventarului documentelor permanente pe care le de in, al Arhivele Na ionale. Sunt exceptate de la depunere, conform art. 14 din Legea Arhivelor Na ionale, urm toarele institu ii: Ministerul Ap r rii Na ionale, Ministerul Afacerilor Externe. Serviciul Romn de Informa ii, Serviciul de Informa ii Externe, Serviciul de Protec ie i Paz , alte organe cu atribu ii n domeniul siguran ei na ionale, Academia Romn .[49] Dac o unitate creatoare de documente se desfiin eaz f r ca activitatea ei s fie continuat de alta, eful compartimentului de arhiv ntocme te un proces-verbal n prezen a reprezentatului Arhivelor Na ionale, n care se consemneaz : denumirea fondului arhivistic, cantitatea, anii extremi, stadiul de prelucrare, starea de conservare. Acesta este semnat de eful compartimentului de arhiv din unitatea desfiin at i de membrii comisiei de lichidare; un exemplar al procesului-verbal se pred reprezentatului Arhivelor Na ionale. Documentele cu valoare tiin ific vor fi preluate de Arhivele Na ionale, iar cele cu valoare practic vor fi depuse la Ministerul Muncii i Protec iei Sociale. Preluarea documentelor de la creatori i de in tori de c tre Arhivele Na ionale se efectueaz prin confruntarea inventarelor cu unit ile arhivistice. mpreun cu documentele se predau i inventarele acestora, n 3 exemplare. Predarea-preluarea se consemneaz ntr-un proces-verbal, ntocmit n 2 exemplare, conform modelului anexa nr.6.[50] Procesul-verbal se ntocme te i se nregistreaz la unitatea creatoare sau de in toare, num rul lui fiind trecut n registrul de eviden curent , n dreptul inventarelor dosarelor predate. Procesul-verbal se nregistreaz i la Arhivele Na ionale. Un exemplar r mne la unitatea creatoare sau de in toare, celelalte dou sunt trimise la Arhivele Na ionale. Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional sunt bunuri de interes na ional, c rora statul le acord protec ie special pedepsind pe cei care aduc prejudicii integrit ii lor sau nu iau m suri privind eviden a, selec ionarea i p strarea acestor documente. Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea n stare de nentrebuin are a documentelor ce fac parte din Fondul Arhivistic Na ional constituie infrac iuni i se pedepsesc conform prevederilor Codului Penal. Constatarea contraven iilor i aplicarea sanc iunilor se fac de mputernici ii Arhivelor Na ionale iar plngerea mpotriva procesului-verbal de constatare a contraven iei se face n termen de 15 zile de la primirea comunic rii, la judec toria n a c rei raz teritorial a fost s vr it contraven ia. Instruc iunile privind activitatea de arhiv la creatorii i de in torii de documente, elaborate n spiritul noii legisla ii arhivistice, cuprind norme accesibile tuturor lucr torilor din sectorul registratur -arhiv , iar formarea, perfec ionarea i atestarea personalului compartimentului de arhiv prin coala Na ional de Perfec ionarea Arhivistic asigur desf urarea ntregii activit i arhivistice n mod unitar la nivelul ntregii ri.

180

[1] Dic ionar al tiin elor speciale ale istoriei, Bucure ti, Ed. St. Enciclopedic , 1982, p. 103-104; vezi i Florea Oprea, Con inutul i evolu ia conceptelor i ale practicii de p strare, conservare i restaurare a arhivelor n Arhiva Romaneasc , tom I, 1995, p. 26-39. [2] Monitorul Oficial, nr. 71/9 aprilie 1996. [3] Dic ionarul, p. 121-122. [4] Monitorul Oficial, nr. 71/9 aprilie 1996 [5] Dic ionarul, p.7 4; vezi i Lexicograf Archive Terminology, cf. Florea Oprea, p. 33. [6] Ibidem, p.33-34; Florea Oprea, op. cit., p.34-37, mparte arhivele n arhive clasice i arhive tehnice, fiecare dintre acestea n clasific ri i subclasific ri proprii. [7] Marin Radu Mocanu, Arhivele Na ionale n competi ie cu timpul, Arhiva romneasc , tom II, 1996, p.13, idem, Arhivele Na ionale i Societatea romneasc , Bucure ti, Edit. M.I., 1997, p.15. [8] Legisla ie arhivistic , Bucure ti 2001, p. 26. [9] Cristiana Dinu, Vasile Nicula, Constituirea dosarelor pe termene de p strare, n Revista Arhivelor, an LV, vol.X2, nr.4/1978, p. 444 [10] Emilia Cohn, Nomenclatorul de dosare i indicatorul de termene de p strare instrumente de baz n activitatea arhivistic , n Revista Arhivelor, an LVI, vol. XLI, nr. 1/1979, p.17. [11] Voica Coman, Metodologia de elaborare a nomenclatorului dosarelor, n Revista Arhivelor, an LXI, vol. XLVI, nr.4/1984, p. 414. [12] Legisla ie arhivistic , p. 52. [13] Voica Coman, op. cit., p. 415. [14] Elena Ciuc , Din experien a Filialelor Arhivelor Statului Municipiului Bucure ti pe linia activit ii de ndrumare i control la arhivele B.D.S., n Revista Arhivelor, an LXII, vol. XLVII, nr. 4/1985, p. 399. [15] Cristina Dinu, Vasile Nicula, op. cit., p.16. [16] Marcel Dumitru Ciuc , Ordonarea i inventarierea documentelor aflate n depozitele arhivelor statului, n Revista Arhivelor, an LVI, vol. XLI, nr.3/1979, p. 300.

181

[17] Legisla ie arhivistic , f. 53. [18] Ion Cozac, Considera ii asupra ordon rii i inventarierii documentelor din epoca contemporan , n Revista Arhivelor, an LVI, vol. XLI, nr. 1/1979, p.23. [19] Legisla ie arhivistic , p. 54. [20] Ibidem, p. 55. [21] Ibidem, p. 31. [22] Ibidem, p. 56. [23] Ibidem, p..57. [24] Voica Coman, Selec ionarea documentelor la organiza ii, n Revista Arhivelor, an LIX, vol. XLIV, nr.4/1982, p.370. [25] Legisla ie arhivistic , p. 32. [26] Voica Coman, Selec ionarea documentelor , p. 373. [27] Legisla ie arhivistic , p. 56. [28] Ibidem, p. 32. [29] Maria Dogaru, Instrumentele de eviden i informare tiin ific pentru izvoarele sigilare, n Revista Arhivelor, an LVI, vol. XLII, nr.2/1979, p. 154. [30] Legisla ie arhivistic , p.57. [31] ibidem, f.58. [32] Vasile C plnean, Considera ii privind selec ionarea arhivelor la creator, n Revista Arhivelor, editat de Asocia ia Arhivi tilor David Prodan, Cluj-Napoca, seria a III-a, vol.I, 1995, nr.1-2, p. 77. [33] Legisla ie arhivistic , p. 33. [34] Elena Ciuc , op. cit., p. 399. [35] Legisla ie arhivistic , p. 34. [36] Ibidem, p. 35. [37] Legea Arhivelor Na ionale, n Monitorul Oficial al Romniei, VIII, nr. 71 din 9 aprilie 1996, p. 4. [38] Legisla ie arhivistic , p. 36.

182

[39] Ibidem, p. 37. [40] Ibidem, p. 59. [41] Ibidem, p. 60. [42] Ibidem, p. 54. [43] Ibidem, p. 53. [44] Ibidem, p. 55. [45] Ibidem, p. 39. [46] Ibidem, p. 40-45. [47] Florea Oprea, Con inutul i evolu ia conceptelor i ale practicii de p strare, conservare i restaurare a arhivelor, n Arhiva Romneasc , tom I, fasc.2/1995, p. 31. [48] Legisla ie arhivistic , p.49. [49] Legea Arhivelor Na ionale, n Monitorul Oficial al Romniei, VIII, nr. 71, din 9 aprilie 1996, p.3. [50] Legisla ia arhivistic , p. 57. Legea Arhivelor Na ionale 1996 Parlamentul Romniei adopt prezenta lege. Capitolul I Dispozi ii generale Art. 1 Constituie izvoare istorice i alc tuiesc Fondul Arhivistic Na ional al Romniei documentele create de-a lungul timpului de c tre organele de stat, organiza iile publice sau private economice, sociale, culturale, militare i religioase, precum i de c tre persoanele fizice. Acestor documente statul le asigur protec ie special , n condi iile prezentei legi. Art. 2 Prin documente care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei, n sensul prezentei legi, se n elege: acte oficiale i particulare, diplomatice i consulare, memorii, manuscrise, proclama ii, chem ri, afi e, planuri, schi e, h r i, pelicule cinematografice i alte asemenea m rturii, matrice sigilare, precum i nregistr ri foto, video, audio i informatice, cu valoare istoric , realizate n ar sau de c tre creatori romni n str in tate. Art. 3 Administrare, supravegherea i protec ia special a Fondul Arhivistic Na ional

183

al Romniei se realizeaz de c tre Arhivele Na ionale, unitate bugetar n cadrul Ministerului de Interne. Arhivele Na ionale i exercit atribu iile prin compartimentele sale specializate i prin direc iile jude ene ale Arhivelor Na ionale. Protec ia special a Fondului Arhivistic Na ional al Romniei se realizeaz n condi ii de pace, potrivit prevederilor legii, iar n caz de r zboi sau de calamit i naturale, de c tre creatori, cu sprijinul organelor desemnate cu atribu ii speciale n asemenea situa ii i cu asisten a de specialitate a Arhivelor Na ionale. Art. 4 Persoanele fizice i persoanele juridice, creatoare i de in toare de documente care fac parte din Fondului Arhivistic Na ional al Romniei, denumite n continuare creatori i de in tori de documente, r spund de eviden a, inventarierea, selectarea, p strarea i folosirea documentelor n condi iile prevederilor prezentei legi. Capitolul II Atribu iile Arhivelor Na ionale n administrarea i protec ia special a Fondului Arhivistic Na ional al Romniei Art. 5 Arhivele Na ionale acord asisten de specialitate i asigur desf urarea unitar a opera iunilor arhivistice la nivelul tuturor creatorilor i de in torilor de documente, ndeplinind urm toarele atribu ii: a) elaboreaz , n conformitate cu prevederile prezentei legi, norme i metodologii de lucru pentru organizarea i desf urarea ntregii activit i arhivistice, inclusiv pentru clasificarea i includerea n Fondul Arhivistic Na ional al Romniei a documentelor prev zute la art. 2, care se dau publicit ii, dup caz; b) controleaz aplicarea prevederilor legisla iei n vigoare pe linia muncii de arhiv stabile te m surile ce se impun potrivit legii; i

c) preia de la creatorii i de in torii de arhiv documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei, n condi iile i la termenele prev zute n prezenta lege; d) asigur eviden a, inventarierea, selectarea, p strarea i folosirea documentelor pe care le de ine; e) asigur documentele pe baz de microfilme i alte forme de reproducere adecvate; f) constituie i dezvolt banca de date a Arhivelor Na ionale i re eaua automatizat de informare i documentare arhivistic , stabile te m suri pentru corectarea tehnic i metodologic i pentru colaborarea serviciilor de informare i documentare arhivistic i a compartimentelor similare din cadrul Sistemului na ional de informare i documentare;

184

g) elaboreaz i editeaz Revista Arhivelor i alte publica ii de specialitate, destinate inform rii i sprijinirii cercet rii tiin ifice, precum i punerii n valoare a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei; h) asigur , prin Facultatea de Arhivistic i coala Na ional de Perfec ionare Arhivistic preg tirea i specializarea personalului necesar desf ur rii activit ilor arhivistice; i) la cerere sau din oficiu atest dac un document face sau nu face parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei; j) autorizeaz scoaterea temporar peste grani a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei, n scopul expunerii sau document rii cu ocazia unor manifest ri tiin ifice sau culturale interna ionale k) ntre ine i dezvolt rela ii cu organele i institu iile similare din str in tate, n vederea inform rii reciproce n domeniul arhivistic i al schimbului de documente i de reproduceri de pe acestea; asigur aplicarea conven iilor i acordurilor interna ionale privind domeniul arhivistic i particip la congrese, conferin e, reuniuni i consf tuiri arhivistice interna ionale; l) asigur aplicarea prevederilor legisla iei n vigoare n realizarea protec iei documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei, respectiv n ap rarea secretului de stat, paza i conservarea acestor documente, att n timp de pace, ct i la mobilizare sau r zboi. Art. 6 n cadrul Arhivelor Na ionale func ioneaz un consiliu tiin ific, format din speciali ti ai Arhivelor Na ionale, cercet tori, cadre didactice universitare i speciali ti din ministerele interesate, care analizeaz , dezbate i face propuneri n probleme privind normele i metodologiile specifice de lucru, publica iile de specialitate, precum i dezvoltarea ntregii activit i arhivistice. Modul de organizare i func ionare, precum i componen a consiliului tiin ific se stabilesc prin regulament de organizare i func ionare, aprobat de directorul general al Arhivelor Na ionale. Capitolul III Obliga iile creatorilor i de in torilor de documente Sec iunea I Eviden a documentelor Art. 7 Creatorii i de in torii de documente sunt obliga i s nregistreze i s in eviden a tuturor documentelor intrate, a celor ntocmite pentru uz intern, precum i a celor ie ite, potrivit legii. Art. 8 Anual, documentele se grupeaz n unit i arhivistice, potrivit problematicii i termenelor de p strare stabilite n nomenclatorul documentelor de arhiv , care se

185

ntocme te de c tre fiecare creator pentru documentele proprii. Nomenclatoarele ntocmite de creatori la nivel central se aprob de c tre Arhivele Na ionale, iar cele ale celorlal i creatori, de c tre direc iile jude ene ale Arhivelor Na ionale, potrivit anexei nr. 1. Art. 9 Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente n al doilea an de la constituire, pe baz de inventar i proces verbal de predare primire, ntocmite potrivit anexelor nr. 2 i 3. Eviden a tuturor intr rilor i ie irilor de unit i arhivistice din depozit se ine pe baza unui registru, potrivit anexei nr. 4. Scoaterea documentelor din eviden a arhivei se face numai cu aprobarea conducerii creatorilor sau de in torilor de documente i cu avizul Arhivelor Na ionale sau al direc iilor jude ene ale Arhivelor Na ionale, dup caz, n func ie de creatorii de nivel central sau local, n urma selec ion rii, transferului n alt depozit de arhiv sau ca urmare a distrugerii provocate de calamit i naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil i de nenl turat. Sec iunea a II-a Selec ionarea documentelor Art. 10 n cadrul Arhivelor Na ionale func ioneaz comisia central de selec ionare a documentelor, care coordoneaz activitatea de selec ionare a documentelor ntocmite i de inute de creatori la nivel central, iar n cadrul direc iunilor jude ene ale Arhivelor Na ionale func ioneaz cte o comisie de selec ionare a documentelor, care coordoneaz activitatea de selec ionare a documentelor ntocmite i de inute de ceilal i creatori. Modul de organizare i atribu iile comisiilor prev zute la alin. 1 se stabilesc prin norme privind activitatea arhivistic , aprobate de directorul general al Arhivelor Na ionale. Art. 11 n cadrul fiec rei unit i creatoare i de in toare de documente func ioneaz cte o comisie de selec ionare, numit prin decizia sau ordinul conduc torul unit ii respective, fiind compus din: un pre edinte, un secretar i un num r impar de membri numi i din rndul speciali tilor proprii. Aceast comisie se ntrune te anual sau ori de cte ori este necesar, pentru analiza fiecare unitate arhivistic n parte, stabilindu-i valoarea practic sau istoric ; hot rrea luat se consemneaz ntr-un proces verbal, ntocmit potrivit anexei nr. 5. Procesul-verbal de selec ionare, nso it de inventarele documentelor propuse spre eliminare ca fiind lipsite de valoare, precum i de inventarele documentelor ce se p streaz permanent, se nainteaz spre aprobare Comisiei centrale de selec ionare, n cazul creatorilor i de in torilor de documente la nivel central, sau comisiilor din cadrul direc iilor jude ene ale Arhivelor Na ionale, n cazul celorlal i creatori i de in tori de documente.

186

Documentele se scot din eviden ele arhivelor i se pot elimina numai n baza proceselor-verbale ale comisiilor prev zute la alin. 2. n cazul administratorului unic, acesta poart r spunderea pentru selec ionarea documentelor ce urmeaz a fi arhivate. Sec iunea a III-a P strarea documentelor Art. 12 Creatorii i de in torii de documente sunt obliga i s p streze documentele create sau de inute n condi ii corespunz toare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degrad rii, sustragerii ori comercializ rii n alte condi ii dect cel prev zute de lege. Persoanele juridice creatoare i de in toare de documente sunt obligate s le p streze n spa ii special amenajate pentru arhiv . Noile construc ii ale creatorilor i de in torilor de arhiv vor fi avizate de c tre Arhivele Na ionale sau direc iile jude ene ale Arhivelor Na ionale, dup caz, unele numai dac au spa ii prev zute pentru p strarea documentelor. Arhivele Na ionale i direc iile jude ene ale Arhivelor Na ionale pot prelungi termenul de p strare a documentelor la de in tori pn la asigurarea spa iilor necesare prelu rii lor. Depozitele de arhiv vor fi dotate, n func ie de formatul i de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de p strare i de protejare a acestora, precum i cu mijloace, instala ii i sisteme de prevenire i stingere a incendiilor. Sec iunea a IV-a Depunerea documentelor la Arhivele Na ionale Art. 13 Persoanele juridice creatoare i de in toare de documente depun spre p strare permanent la Arhivele Na ionale i la direc iile jude ene ale Arhivelor Na ionale, dup cum urmeaz : a) documente fotografice, precum i peliculele cinematografice, dup 20 de ani de la crearea lor; b) documentele scrise, cu excep ia actelor de stare civil tehnice, dup 30 de ani de la crearea lor; c) d) documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor; actele de stare civil , dup 100 de ani de la ntocmirea lor; i a documentelor

e) matricele sigilare confec ionate din metal, avnd nscrise toate nsemnele legale i denumirea complet a unit ii, dup scoaterea lor din uz.

187

Art. 14 Creatorii i de in torii de arhiv pot de ine documente care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei i dup expirarea termenului de depunere, dac sunt necesare n desf urarea activit ii lor, pe baza aprob rii directorului general al Arhivelor Na ionale, n cazul creatorilor i de in torilor la nivel central i a directorilor direc iilor jude ene ale Arhivelor Na ionale, pentru ceilal i creatori i de in tori, n condi iile respect rii prevederilor prezentei legi. Ministerul Ap r rii Na ionale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Romn de Informa ii, Serviciul de Informa ii Externe, Serviciul de Protec ie i Paz , ale organe cu atribu ii n domeniul siguran ei na ionale, precum i Academia Romn i p streaz documentele proprii n condi iile prezentei legi i dup expirarea termenelor prev zute la art. 13. Art. 15 Organiza iile particulare i persoanele fizice care de in documentele din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei le pot depune la Arhivele Na ionale sub form de custodie sau dona ie, scutite de taxe i impozite. De in torul care dore te s vnd documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei este obligat s comunice aceasta Arhivelor Na ionale, care au prioritate la cump rarea oric ror documente care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei i care trebuie s se pronun e n termen de 60 de zile de la data nregistr rii comunic rii. Art. 16 Documentele cu valoare practic , n baza c rora se elibereaz copii, certificate i extrase privind drepturile individuale ale cet enilor, vor fi p strate de c tre creatorii i de in torii de documente. Art. 17 Creatorii i de in torii de documente, prev zu i la art. 14 i 15, sunt obliga i s depun la Arhivele Na ionale sau la direc iile jude ene ale Arhivelor Na ionale, dup caz, cte un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le de in, la expirarea termenelor de depunere a acestora. Art. 18 n cazul desfiin rii, n condi iile legii, a unui creator de documente, persoan juridic , f r ca activitatea acestuia s fie constituit de un altul, documentele cu valoare istoric , n sensul art. 2 din prezenta lege, vor fi preluate de c tre Arhivele Na ionale sau de direc iile jude ene ale Arhivelor Na ionale, iar cele cu valoare practic , n baza c rora se elibereaz copii certificare i extrase privind drepturile individuale ale cet enilor vor fi depuse la Ministerul Muncii i Protec iei Sociale sau la direc iile jude ene ale acestuia. Art. 19 Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei o dat intrate, potrivit legii, n depozitele Arhivelor Na ionale i/sau ale direc iilor jude ene ale Arhivelor Na ionale, nu mai pot fi retrase din administrarea acestora, cu excep ia celor predate n custodie. Capitolul IV Folosirea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei

188

Art. 20 Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei pot fi folosite pentru: cercetare tiin ific , rezolvarea unor lucr ri administrative, inform ri, ac iuni educative, elaborarea de publica ii i eliberarea de copii, extrase i certificate. Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei pot fi consultate, la cerere, de c tre cet enii romni i str ini, dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a mplinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unit ii creatoare sau de in toare. Documentele de valoare deosebit nu se expun public, n original, ci sub form de reproduceri. Art. 21 Creatorii i de in torii de documente sunt obliga i s elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor fizice sau juridice, certificate, copii i extrase de pe documentele pe care le creeaz i de in, inclusiv de pe cele pentru care nu s-a mplinit termenul prev zut la art. 13, dac acestea se refer la drepturi care l privesc pe solicitant. Serviciile prestate de c tre Arhivele Na ionale pentru rezolvarea solicit rilor persoanelor fizice i ale persoanelor juridice se efectueaz , contra cost, n condi iile prev zute de lege. Art. 22 Documentele a c ror cercetare poate afecta interesele na ionale, drepturile i libert ile cet enilor, prin datele i informa iile pe care le con in, sau cele a c ror integritate fizic este n pericol nu se dau n cercetare. Fac parte din aceast categorie documentele care: a) privesc siguran a, integritatea teritorial i independen a statului romn, potrivit prevederilor constitu ionale i ale legisla iei n vigoare; b) pot leza drepturile i libert ile individuale ale cet eanului; c) sunt ntr-o stare necorespunz toare de conservare, situa ie stabilit de comisia de specialitate i consemnat ntr-un proces-verbal; d) nu sunt prelucrate arhivistic. Stabilirea documentelor respective se face de c tre de in torul legal al acestora, potrivit anexei nr. 6. Capitolul V Personalul arhivelor Art. 23 Creatorii i de in torii de documente, prev zu i la art. 2, persoane juridice, au obliga ia de a nfiin a compartimente de arhiv sau de a desemna persoane responsabile cu probleme de arhiv , n func ie de valoarea i calitatea acestora. Desemnarea personalului ns rcinat cu activitatea de arhiv , structura i competen a

189

acestor compartimente de arhiv vor fi stabilite de c tre conducerea unit ii creatoare i de in toare de documente, cu avizul Arhivelor Na ionale sau, dup caz, al direc iilor jude ene ale Arhivelor Na ionale. Art. 24 Formarea, atestarea i perfec ionarea personalului de specialitate din Arhivele Na ionale, ct i din celelalte unit i creatoare i de in toare de documente de arhiv se realizeaz prin Facultatea de Arhivistic i prin coala Na ional de Perfec ionare Arhivistic . Art. 25 Personalul de specialitate din cadrul Arhivelor Na ionale va fi dimensionat n func ie de calitatea i specificul materialului documentar aflat n administrare i face parte din categoria func ionarilor publici. Capitolul VI R spunderi i sanc iuni Art. 26 Nerespectarea dispozi iilor prezentei legi atrage, dup caz, r spundere contraven ional , civil sau penal . Art. 27 Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea n stare de nentrebuin are a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei constituie infrac iune i se pedepse te conform prevederilor Codului penal. Art. 28 Scoaterea peste grani a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei sau nstr inarea acestora c tre persoane fizice sau persoane juridice str ine f r autorizarea Arhivelor Na ionale, constituie infrac iune i se pedepse te cu nchisoare de la 3 la 7 ani, dac fapta nu constituie o infrac iune mai grav . Tentativa se pedepse te. Art. 29 Constituie contraven ii la prevederile prezentei legi urm toarele fapte, dac nu sunt s vr ite n astfel de condi ii nct, potrivit legii penale, s fie considerate infrac iuni: a) neinventarierea documentelor sau nenlocuirea de c tre creatorii acestora, persoane juridice, a nomenclatoarelor arhivistice pentru documente proprii, potrivit art. 8 alin. 2; b) nepredarea de c tre compartimentele unit ii creatoare, la arhiv , a documentelor cu termen de p strare permanent, pe baz de inventar i proces-verbal de predareprimire, conform prevederilor art. 9; c) neselec ionarea documentelor create i de inute de c tre persoane juridice, la termenele prev zute n nomenclatorul propriu, de c tre comisia de selec ionare a documentelor, n condi iile prev zute la art. 11; d) neasigurarea condi iilor corespunz toare de p strare i protejare a documentelor create i de inute de c tre creatorii i de in torii de arhiv , persoane juridice sau

190

persoane fizice, potrivit art. 12; e) nepredare, la Arhivele Na ionale i, dup caz, la direc iile jude ene ale Arhivelor Na ionale, a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei de c tre creatorii i de in torii de documente de arhiv , la expirarea termenelor prev zute la art. 13; f) oferta de vnzare sau vnzarea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei de c tre persoane fizice sau persoane juridice, f r respectarea priorit ii Arhivelor Na ionale de a le cump ra, potrivit prevederilor art. 15 alin. 2; g) nedepunerea la Arhivele Na ionale sau la direc iile jude ene ale Arhivelor Na ionale, dup caz, de c tre creatorii i de in torii de documente de arhiv , a inventarelor pe care le de in la expirarea termenelor de depunere, n condi iile prev zute la art. 17. Art. 30 Contraven iile prev zute la art. 29 se sanc ioneaz dup cum urmeaz : a) cu amend de la 500.000 lei la 2.000.000 lei, cele prev zute la lit. a), d) i f); b) cu amend de la 250.000 lei la 1.000.000 lei, cel prev zute la lit. b), c), e) i g). Amenda se aplic i persoanelor juridice.

n cazul contraven iilor prev zute la art. 29 lit. f), Arhivele Na ionale pot solicita instan ei judec tore ti anularea actului de vnzare, chiar i dup expirarea termenului de prescrip ie a r spunderii contraven ionale, n condi iile legii civile. Art. 31 Constatarea contraven iilor prev zute la art. 29 i aplicarea sanc iunilor se fac de c tre mputernici ii Arhivelor Na ionale i, dup caz, ai direc iilor jude ene ale Arhivelor Na ionale. Art. 32 mpotriva procesului-verbal de constatare a contraven iei se poate face plngere, n termen de 15 zile de la comunicare, la judec toria n a c rei raz teritorial a fost s vr it contraven ia. Art. 33 Contraven iilor prev zute n prezenta lege le sunt aplicabile dispozi iile Legii nr. 32/1968 privind stabilirea i sanc ionarea contravenien ilor. Capitolul VII Dispozi ii finale i tranzitorii Art. 34 Creatorii i de in torii de documente sunt obliga i s comunice n scris, n termen de 30 de zile, Arhivelor Na ionale sau, dup caz, direc iilor jude ene ale Arhivelor Na ionale, documentele care le atest nfiin area, reorganizarea sau desfiin area, n condi iile legii. Art. 35 Denumirile Direc ia General a Arhivelor Statului i Arhivele Statului, folosite n actele normative n vigoare, se nlocuiesc cu denumirea Arhivele Na ionale.

191

Art. 36. Dispozi iile din prezenta lege referitoare la direc iile jude ene ale Arhivelor Na ionale se aplic , n mod corespunz tor i Direc iei Municipiului Bucure ti a Arhivelor Na ionale. Art. 37 Anexele nr. 1-6 fac parte integrant din prezenta lege. Art. 38 Decretul nr. 472/1971 privind Fondul Arhivistic Na ional al Republicii Socialiste Romnia, cu modific rile ulterioare, precum i orice alte dispozi ii contrare prevederilor prezentei legi se abrog . Aceast lege a fost adoptat de Senat n edin a din 4 martie 1996, cu respectarea prevederilor art. 74 alin (1) din Constitu ia Romniei. Pre edintele Senatului prof. univ. dr. OLIVIU GHERMAN Aceast lege a fost adoptat de Camera Deputa ilor n edin a din 12 martie 1996, cu respectarea prevederilor art. 74 alin (1) din Constitu ia Romniei. Pre edintele Camerei Deputa ilor ADRIAN N STASE Bucure ti, 2 aprilie 1996. Nr. 16 (Monitorul Oficial nr. 71/9 aprilie 1996) Aprob PRESEDINTELE CONSILIULUI DE ADMINISTRATIE (DIRECTOR)

Formular nr. 1

Se confirm
DIRECTORUL GENERAL AL ARHIVELOR NOTIONALE (DIRECTORUL DIRECTIEI JUDE ENE A ARHIVELOR NA IONALE) NOMENCLATORUL ARHIVISTIC Aprobat prin Ordinul (decizia) nr. .......... din .............. Direc ia Serviciile Denumirea dosarului Termenul de Obs

192

Direc ia A. Serviciul secretariat i secretariat administrativ

(con inutul pe scurt al problemelor la care se refer ) 1). ............................. 2). ............................. 3). .............................

p strare

P 10 5

B. Serviciul 1). P administrativ ............................. 2). 10 ............................. 3). 5 ............................. ........................................ Formular nr. 2 Inventarul pe anul........... Denumirea creatorului ........................................ pentru documentele care se p streaz ..an Denumirea compartimentului (permanent) NR. CRT. INDICATIVUL CON INUTUL PE DATELE NUM RUL DOSARULUI SCURT AL EXTERNE FILELOR DUP DOSARULUI, NOMENCLATOR REGISTRULUI, ETC. OBS.

Prezentul inventar format din ...... file con ine ... dosare, registre, condici, cartoteci, etc. Dosarele de la nr. crt. .................. .....................nefiind ncheiate. au fost l sate la

La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. ................ Ast zi, ................, s-au predat..............dosarele Am predat, Am primit, Formular nr. 3 Institu ia (Regie autonom , Societate.) PROCES VERBAL de predare primire a documentelor

193

Ast zi, ...........................subsemna ii .............................................. delega i ai compartimentului ..................................................., i ............................ arhivarul institu iei ......................................am procedat primul la predarea i al doilea la preluarea documentelor create n perioada ....................................... de serviciul men ionat, n cantitate de .................dosare. Predarea primirea s-a f cut pe baza inventarelor anexate, cuprinznd ............... pagini dactilografiate. Am predat, Am primit, Formular nr. 4 REGISTRU DE EVIDEN A INTR RILOR IE IRILOR UNIT ILOR ARHIVISTICE IE IR Unde sau predat p

INTR RI Nr. Data Denumirea Datele Nr.dosar Nr. Nr. Dat crt compartimentului extreme ale dup dosare dosare ie iri documentului inventar primite r mase intr rii efectiv efectiv 1 2 3 4 5 6 7 8

1. 2. 1.

num rul de ordine al inventarului data prelu rii dosarelor din inventarul respectiv num rul total al dosarelor cuprinse n inventar

8. data scoaterii dosarelor din eviden 9. denumirea unit ii c tre care s-a f cut predarea (I. R. V. M. R., Arhivele Na ionale etc.) 10. denumirea, num rul de nregistrare i data actului pe baza c ruia au fost scoase din eviden (confirmarea Arhivelor Na ionale pentru selec ionare, proces-verbal de predare-preluare) Formular nr. 5 Se aprob (conducerea unit ii) L. S., s.s.

.................................. (denumirea creatorului) .......................................

194

....................................... (sediul) PROCES VERBAL Nr. ..................... Comisia de selectare, numit prin decizia (ordinul) nr. ............... din ......................., selec ionnd n edin ele din ..................... documentele din anii*) ................, avizeaz ca dosarele din inventarele anexate s fie nl turate ca nefolositoare, expirndu-le termenele de p strare prev zute n Nomenclatorul unit ii. Pre edintele, Membrii, Secretar, Formular nr. 6 PROCES VERBAL Predare preluare din (anul, luna, ziua) Subsemna ii .. din partea i .. din partea .. am procedat, primul la predarea i al doilea la preluarea . anii extremi nsumnd .. u. a. i m. l. Totodat , s-au predat i preluat . . n timpul verific rii nu au fost g site urm toarele . u. a. Prezentul proces verbal cuprinde ... file exemplare. Am predat, Am preluat, Formular nr. 7 INVENTAR al colec iei de matrice sigilare Nr. Data Materialu Form Dimensiunil Descriere Legend Anul Observa i de prelu rii l a e a a confec ion r i inv organiza ie cmpului ii . i sau numele persoanei de la care s-a preluat i s-au ncheiat n dou

195

matricea 2

Formular nr. 8 REGISTRU DE DEPOZIT Nr. crt. Denumirea Cota Scopul Numele Data Data Observa ii fondului, u.a. scoaterii solicitantului; scoaterii restituirii compartimentului din func ia u.a. u.a.: depozit semn tura semn tura solicitantului solicitantului 1 2 3 4 5 6 7 8

Formular nr. 9 FI A DE CONTROL FONDUL . COLEC IA COMPARTIMENTUL .. NR. INVENTAR. .. ANUL NUMELE I PRENUMELE SOLICITANTULUI ...

DATA

MANAGEMENT

I MARKETING Prof. univ. dr. Magdalena Platis

Directorul Departamentului de Administra ie Public Universitatea din Bucure ti 1. Management Conceptul de management cunoa te 3 accep iuni: activitate, grup de oameni care

196

conduc o ntreprindere i tiin

Termenul de management este preluat din limba englez , dar izvorul s u este cuvntul manus din latin care nseamn mn i implic ac iunea de manevrare. n italian , s-a format apoi cuvntul mannegio care se refer la prelucrarea cu mna i de aici, a ap rut termenul francez mange cu semnifica ia de loc unde sunt dresa i caii. Ulterior, a ap rut n limba englez cuvntul manage care exprim activitatea de administrare, de conducere i are substantivul management, care nseamn conduc tor. n acest fel, se observ c managementul ca activitate a fost identificat mai nti n sfera sportiv . Ulterior, a fost adoptat n tiin a militar , n politic , ziaristic , administra ie public . Termenul de management s-a impus n activitatea economic prin r spndirea lucr rii The Managerial Revolution a lui James Burnham, n anul 1941. Ca activitate, managementul se poate identifica odat cu procesul de concentrare a activit ii colective de munc a oamenilor, adic odat cu procesul de adncire a diviziunii muncii. Con inutul activit ii de management poate fi n eles dac se ncearc o analiz comparativ ntre aceasta i activit i cu care se confund : organizare, ndrumare, dirijare, administrare, leadership. Prin urmare: managementul nu se identific cu activitatea de organizare. Pentru ca un sistem economic s fie bine organizat, este necesar o decizie managerial n acest sens, dar pentru a beneficia de o conducere adecvat este necesar o organizare corespunz toare; managementul nu se confund cu activitatea de ndrumare, respectiv supravegherea. Aceasta din urm presupune o latur a conducerii valabil n condi iile n care munca este perceput ca ac iune uman necesar pentru existen dar lipsit de con tiin i devotament profesional; managementul nu nseamn activitatea de dirijare. Aceasta presupune orientarea unui sistem economic spre atingerea de noi trepte n dezvoltarea sa i reprezint un segment al activit ii manageriale; managementul nu se identific cu activitatea de administrare. Aceasta presupune o abordare static a ntreprinderii n care accentul cade pe munca de birou, n timp ce activitatea de management urm re te capacitatea ntreprinderii de a se adapta la schimb ri; Managementul, ca grup de oameni care conduce un sistem economic (o direc ie, un departament, o sec ie, o ntreprindere, un minister etc.) se diferen iaz cel pu in dup dou criterii i anume: domeniul de activitate n care lucreaz managerul; nivelul ierarhic din cadrul organiza iei n care activeaz .

197

Este evident c un manager nu face acela i lucru cu un altul din alt domeniu de activitate i nici n acela i domeniu, doi manageri nu realizeaz aceea i munc dac se situeaz pe trepte diferite ale piramidei conducerii. Un ministru nu desf oar aceea i activitate cu un rector sau un director de spital sau un pre edinte de banc . n plus, rectorul nu desf oar o activitate identic cu un decan sau ef de catedr sau ef de lucr ri. Cu ct managerul se situeaz pe o treapt mai nalt a piramidei conducerii, cu att ponderea func iilor tehnice, de execu ie scade i cre te ponderea func iilor manageriale. Ca tiin , managementul reprezint o tiin economic de firm , ca i marketingul. Locul s u n cadrul sistemului tiin elor economice nu este central, dar con inutul s u se dezvolt prin prelucrarea conceptelor de baz de la alte tiin e economice pe care le interpreteaz ntr-o manier proprie i la rndul s u, ofer idei, teorii i principii care pot fi preluate de alte tiin e ale sistemului. Managementul, ca tiin are un obiect de studiu specific. Obiectul de studiu al tiin ei managementului l reprezint rela iile de conducere adic totalitatea raporturilor dintre elementele implicate ntr-o organiza ie i dintre ace tia i factorii exteriori. n acest fel, managementul prive te att firma i variabilele intrinseci respectiv organizarea ei i procesele care se deruleaz n interiorul unei organiza ii, ct i conjunctura n care ac ioneaz firma, respectiv factorii extrinseci care nseamn elementele de micro i macromediu ale ntreprinderii. n concluzie, managementul reprezint un ansamblu de activit i desf urate cu scopul de a se asigura func ionalitatea normal , eficient a sistemelor economice de c tre unul sau mai mul i indivizi i care fac obiectul unei tiin e. 2. Procesul de management n orice ntreprindere procesul muncii n sens larg cunoa te dou laturi: de execu ie, prin care resursele umane ac ioneaz asupra elementelor materiale; de conducere, prin care o parte a resursei umane ac ioneaz asupra celeilalte p r i de factor uman. Prin urmare, procesul de management const ntr-un ansamblu de ac iuni prin care managerul individual sau de grup prevede, organizeaz , coordoneaz , ia decizii i controleaz activitatea salaria ilor n vederea realiz rii obiectivelor ntreprinderii. Con inutul procesului de management poate fi abordat din mai multe puncte de vedere: a) sub aspect metodologic, procesul managerial const n succesiunea urm toarelor etape: definirea scopului, adic a st rii dorite sistemului analiza situa iei actuale, adic n elegerea st rii sistemului n prezent

198

 determinarea problemei, respectiv a contradic iei dintre situa ia actual scopul propus adoptarea deciziei prin care se ncearc rezolvarea contradic iei

b) din punct de vedere economic, procesul managerial cuprinde etape logice care vizeaz corela ia nevoi-resurse i anume: determinarea necesit ilor ntreprinderii analiza resurselor disponibile repartizarea resurselor folosirea resurselor n vederea satisfacerii nevoilor

c) din punct de vedere social, procesul managerial const n implicarea omului n toate segmentele activit ii dintr-o ntreprindere n ntregul proces de atragere i administrare a resurselor; d) din punct de vedere informa ional, procesul de management vizeaz parcurgerea urm toarelor etape: cercetarea informa iilor disponibile completarea informa iilor utile prelucrarea informa iilor transmiterea informa iilor

e) sub aspect organiza ional, procesul de management include totalitatea regulilor de func ionare a ntreprinderii, aflate n vigoare la un moment dat, care confer ra ionalitate ac iunilor omului i anume: f) ansamblul reglement rilor i normelor totalitatea metodelor de instruire principiile de stabilire a r spunderii ansamblul rela iilor de cooperare ntre diverse verigi ale organiza iei din punct de vedere func ional, procesul de management include: previziunea organizarea

199

coordonarea decizia controlul

n practic , aceste abord ri ale activit ii de conducere sunt dificil de identificat distinct, dintr-un punct de vedere sau altul. Aceasta, deoarece procesul de management are un caracter complex care se manifest prin multiple ntrep trunderi ale zonei economicului cu socialul, juridicul, informa ionalul etc. Cu alte cuvinte, orice proces de management se manifest dup anumite reguli comune, dar difer de la o firm la alta, fiind mai mult sau mai pu in eficient. Aceast diversitate se explic pe de o parte n func ie de factorii obiectivi care influen eaz ntreprinderea (resursele disponibile, informa ia cunoscut , calitatea factorului uman etc.) iar pe de alt parte n func ie de abilitatea ntreprinz torului de a face fa conjuncturii, respectiv schimb rilor din mediul de afaceri al ntreprinderii. Complexitatea i diversitatea procesului de management se completeaz cu alte tr s turi ale sale i anume: dinamism; stabilitate; continuitate; consecven ; ciclicitate.

Procesul de management este dinamic deoarece problematica unei organiza ii, rela iile de conducere, metodele de management etc. se schimb permanent. El este n acela i timp i stabil deoarece urm re te folosirea unor structuri cunoscute n preluarea informa iilor i adoptarea deciziilor. Este de asemenea, continuu avndu-se n vedere continuitatea activit ilor de produc ie, repara ii, schimb i consum. Totodat , procesul de management se caracterizeaz prin consecven , n sensul c fiecare etap a sa este obligatorie i prin ciclicitate, deoarece n urma unei decizii este posibil ca scopul atins s devin noua situa ie fa de care se stabilesc noi obiective i are loc astfel, reluarea procesului de management. H. Fayol a identificat func iile managementului sub forma succesiunii urm toare: prevedere, organizare, coordonare, comand , control. n managementul contemporan prevederea este inclus n activitatea de previziune, iar comanda nlocuit cu decizia prin asigurarea motiv rii salaria ilor. A. Previziunea Previziunea nseamn func ia managementului prin care se asigur activitatea de anticipare a viitorului. Realizarea activit ii de previziune porne te de la cunoa terea

200

resurselor disponibile, a rezultatelor activit ii trecute, situa ia actual urm rite. Previziunea se realizeaz prin mai multe instrumente: diagnoz ; prognoz ; planificare i programare.

i obiectivele

Diagnoza cuprinde ansamblul opera iunilor de diagnosticare a situa iei ntreprinderii n vederea cunoa terii st rii sistemului la un moment dat. n acest sens se utilizeaz date statistice i informa ionale din eviden a contabil . Prognoza reprezint totalitatea opera iunilor de investigare n timp a activit ii ntreprinderii n vederea anticip rii evolu iei viitoare a sistemului i fundament rii deciziilor strategice. Planificarea reprezint varianta previziunii prin care se asigur ncadrarea activit ii curente a ntreprinderii n tendin ele de dezvoltare a acestuia i a economiei n general. Componentele planific rii sunt: planul care este un instrument managerial prin care se stabilesc obiective, direc ii de ac iune i se asigur coordonarea activit ilor din ntreprindere folosindu-se factorii de produc ie disponibili; asigur : timpul este o variabil important a planific rii n func ie de care se

previziuni strategice (pe durat de 5-10 ani) care vizeaz aspecte esen iale cum ar fi retehnologizarea ntreprinderii sau utilizarea de noi metode de marketing; previziuni pe durat medie (1-5 ani) care vizeaz obiective mai pu in ample, care deriv din cele strategice; previziuni tactice, de scurt durat (pe perioade mai mici de 1 an); procesul de planificare care const ntr-un ansamblu de etape corelate ntre ele care urm resc elaborarea i aplicarea planurilor i obiectivelor organiza iei. Schematic, etapele unui proces de planificare pot fi prezentate ca n fig. nr. 3. n faza preg titoare a procesului de planificare se formuleaz obiectivele i misiunea

201

ntreprinderii, se stabilesc ipotezele i premisele mediului de afaceri. Faza planific rii propriu-zise se concretizeaz n elaborarea planurilor pe termen scurt, mediu i lung, respectndu-se corela iile dintre acestea. n cadrul etapei planurilor de rezerv , orice agent economic elaboreaz o strategie de rezerv la care ar putea s apeleze n cazul unor schimb ri de mediu care nu i mai permit ac iunile lansate potrivit planurilor ini iale. Faza implement rii se refer la declan area activit ii n conformitate cu planurile elaborate. Faza revederii i propune compararea rezultatelor nregistrate cu misiunea ntreprinderii, i reluarea unui nou proces de planificare. Programarea reprezint modalitatea de previziune care const n succesiunea i intercondi ionarea activit ilor unui sistem economic n intervale scurte de timp (s pt mni, mai multe zile, o zi sau pe or , pe schimb de lucru, etc.). n practic , prefernd s produs. Iat cadrul unor se ntlnesc mul i manageri care evit previziunea activit ii firmei, lase pia a s se pronun e dac accept sau nu o ac iune sau cteva motive pentru care nu se face planificare microeconomic n ntreprinderi: este nevoie de prea mult timp pentru previziune i prea mult munc ; managerul nu are cuno tin e despre cum s fac previziunea; viitorul intuit de manager este prea nesigur; deciden ii au comportamente care sus in c tr iesc pentru prezent;

exist teama de e ec n ceea ce prive te rela ia efort-efect al procesului de previziune. B. Organizarea Organizarea reprezint o func ie a managementului prin care se delimiteaz procesele de munc pe componente (opera ii, lucr ri, etc.) i se grupeaz pe forma ii de lucru i compartimente de munc . Organizarea este considerat cea mai vizibil func ie a managemen-tului. Ea se manifest prin folosirea urm toarelor instrumente manageriale: autoritatea; responsabilitatea; r spunderea;

202

delegarea.

Autoritatea reprezint dreptul i abilitatea managerului de a influen a ac iunile subordona ilor s i. n literatura de specialitate, se analizeaz autoritatea n strns leg tur cu puterea pe care o exercit managerul. n acest sens, puterea exprim capacitatea conduc torului de a convinge sau influen a ac iunile salaria ilor, adic de a-i determina pe al ii s fac ceea ce vrei tu. n schimb, autoritatea const n abilitatea managerului de a convinge i de a da dispozi ii pentru manifestarea unei ac iuni, adic de a decide. Autoritatea se poate clasifica astfel: a) dup rela iile care o genereaz , exist : a rela iilor generate de pozi ia

autoritate tradi ional (ce apare ca o consecin n societate a indivizilor);

autoritate charismatic (ce se manifest atunci cnd managerul dispune de calit i deosebite, aproape mistice); autoritate ra ional-legal (ce se observ la indivizii care ocup o anumit pozi ie sau rang oficial, ntr-o ntreprindere). b) dup natura ei exist :

autoritate profesional (care este o consecin a recunoa terii meritelor i rezultatelor nregistrate de un individ, nu neap rat manager); autoritate ierarhic (ce se manifest ca urmare a transmiterii unor sarcini de lucru unor subalterni care astfel, cap t autoritate i r spund de executarea obliga iilor lor); autoritate func ional (ce apare n cadrul func iunilor ntreprinderii, adic la nivelul unor activit i omogene care sunt reglementate prin activitatea unui manager). Responsabilitatea const n obliga ia membrilor unei organiza ii de a realiza n cele mai bune condi ii sarcinile care le revin. Un individ responsabil de o anumit activitate trebuie s fac eforturi pentru finalizarea ei manifestnd clar interesul i preocuparea pentru executarea acestei obliga ii. R spunderea const n obligativitatea indivizilor de a r spunde de realizarea sau nendeplinirea unor sarcini de serviciu, respectiv de a da socoteal n fa a superiorilor s i de stadiul lucr rii respective. Delegarea este un instrument al organiz rii procesului de management prin care se permite trecerea temporar a autorit ii sale unei alte persoane. Delegarea autorit ii conduce automat i la delegarea responsabilit ii, n timp ce r spunderea revine

203

ambilor subiec i, adic i managerului ini ial i delegatului s u. Delegarea reprezint o necesitate la o firm complex deoarece permite nc rcarea echilibrat cu sarcini a managerului i executan ilor, printr-o distribu ie ra ional a sarcinilor de lucru. n procesul organiz rii se asigur ac iuni de stabilire a structurii organizatorice a ntreprinderii, de creare a unui sistem informa ional adecvat care s permit un flux de informa ii rapide i complete, de identificare a atribu iilor i responsabilit ilor salaria ilor care vor fi incluse n regulamentul de organizare i func ionare a ntreprinderii, de coordonare ntre activitatea de conducere i cea de execu ie. C. Coordonarea Coordonarea reprezint sincronizarea ac iunilor, deciziilor i activit ilor dintr-o ntreprindere prin adaptarea ei la condi iile mediului de afaceri. Desigur, complexitatea vie ii economice oblig ntreprinderea s fac fa unor perturb ri ale func ion rii sale normale cum ar fi ntrzieri n primirea materiilor prime sau recep ia unor materiale necorespunz toare din punct de vedere calitativ, rezilierea unor contracte etc. Toate acestea fac necesar adaptarea la dinamismul economic i confer ntreprinderii un caracter flexibil n ceea ce prive te organizarea subsistemelor sale. De aceea, coordonarea activit ilor poate contribui la evitarea unor deregl ri n func ionarea firmei. Aceast corelare de activit i se realizeaz prin mai multe modalit i, ntre care: coordonarea prin politica de personal; coordonarea prin rapoarte privind rezultatele nregistrate; coordonarea prin instruc iuni; coordonarea prin instruirea personalului de conducere, etc.

D. Antrenarea Antrenarea este func ia managementului care vizeaz ac iunile concentrate asupra factorului uman n scopul determin rii acestuia s contribuie activ la realizarea sarcinilor i obiectivelor care i revin. Antrenarea cuprinde dou momente distincte: comanda i motivarea. Comanda reprezint ac iunea managerului de influen are a salaria ilor i cap t forma deciziei n managementul democratic. Comanda intervine atunci cnd se identific cei trei factori care o fac necesar : managerul cu autoritatea sa; executantul cu preg tirea i calificarea sa;

204

sarcinile i obiectivele de ndeplinit.

Comanda devine eficient atunci cnd se asigur cteva cerin e ale sale: ordinele formulate s fie simple i directe, clare i oportune; ordinele s nu dep easc competen a salaria ilor;

ordinele s nu contravin principiilor managementului.

Motivarea reprezint ac iunea de antrenare a energiei creatoare a indivizilor pentru realizarea obiectivelor cu maxim de eficien . Exist numeroase studii cu privire la teoria motiva iei, dar punctul de plecare este ntotdeauna ordonarea nevoilor dup logica lui A. Maslow, adic n succesiunea urm toare: nevoi fiziologice; nevoi de securitate; nevoia de contacte umane i afiliere la grup; nevoia de stim i respect;

nevoia de autorealizare.

Desigur c n lipsa motiva iei muncii apare un comportament dezinteresat, o evitare a responsabilit ii, o nstr inare a indivizilor de procesul muncii. Motiva iile pot fi: intrinseci i reprezint stimulente proprii individului sub forma con tiin ei sau pl cerii de a muncii; extrinseci i reprezint totalitatea determinan ilor care influen eaz randamentul i interesul muncii unui individ. Ace tia pot fi pozitivi sub forma premiilor, primelor, prestigiului, laudelor, promov rilor etc., sau negativi sub forma sanc iunilor, penaliz rilor, retrograd rilor, criticilor etc. E. Controlul Controlul reprezint ansamblul activit ilor prin care se compar performan ele nregistrate de un agent economic sau diverse componente ale sale cu obiectivele propuse i se ac ioneaz pentru corelarea rezultatelor cu scopurile urm rite. Controlul eficient trebuie s se bazeze pe un flux de informa ii corecte, precise i clare, s foloseasc metode de investigare simple, s fie oportun i s se deruleze cu costuri mici.

205

n situa ia n care verificarea rezultatelor dovede te atingerea scopurilor procesul de management se reia, dar dac exist o contradic ie ntre acestea, se impune o interven ie ntr-una din variantele urm toare: fie se reevalueaz obiectivele dac rezultatele dep esc scopurile propuse;

fie se mbun t esc performan ele dac rezultatele ob inute sunt inferioare scopurilor. Controlul poate fi: a) b) c) n func ie de momentul realiz rii: preventiv (se ncearc evitarea deregl rilor sistemelor organiza iei); feed back (se pune accent pe corectarea sistemelor economice): autocrectiv (problemele ap rute se corecteaz automat); non-autocrectiv (problemele se rezolv prin interven ia managerului); n func ie de natura lui: ierarhic (se realizeaz de sus n jos); financiar (se verific utilizarea disponibilit ilor b ne ti); bugetar (se utilizeaz declara iile de rezultate anticipate); tehnic (se urm re te calitatea produselor i serviciilor); n func ie de subiectul care l lanseaz : direct (ini iat de manager); indirect (realizat de manager pe baza analizei rezultatelor ob inute); autocontrol (realizat de executant).

Controlul ndepline te urm toarele func ii: func ia de evaluare a rezultatelor, n sensul c activitatea de control are ca punct de plecare estimarea situa iei concrete a firmelor, cunoa terea performan elor sale cantitative i calitative; func ia recuperativ prin care se permite eliminarea deregl rilor din activitatea firmei odat ce au fost descoperite neajunsurile; func ia preventiv care contribuie la evitarea unor dezechilibre dac se

206

intervine naintea producerii unor evenimente; func ia informativ care eviden iaz rolul controlului n adoptarea deciziilor ulterioare; func ia stimulativ care tenteaz factorul uman s depun eforturi pentru ameliorarea activit ii i rezultatelor sale n scopul ob inerii unor concluzii favorabile n urma controlului. Scheme i corela ii

Tr s turile muncii manageriale eficiente

Procesul de planificare Realizarea activit ii de control poate fi reflectat schematic astfel:

Activitatea de control

Management ul i stilul de conducere

207

Conf. univ. dr. Rodica Maria Tan

Academia de Studii Economice Bucure ti

Aceast problem a preocupat i preocup att pe patroni, directori de organiza ii, manageri, ct i pe colaboratorii i muncitorii dintr-o ntreprindere. Desigur c un rol important l joac faptul dac cel interesat poate s dovedeasc dac are excelente capacit i de lucru. In momentul de fata cercet tori cunoscu i au propus diferite caracteriz ri, diferite profile ale unui bun func ionar. In cele ce urmeaz vom prezenta una din aceste caracterizari. Profilul unui bun func ionar prezint urm toarele cerin e: (Bosetzky/ Heinrich, Der gute Beamte, Berlin,1998,p3) s fie silitor i rapid n ndeplinirea activit ilor sale, politicos i prietenos n raporturile cu cet enii i colegii, con tient i cinstit n munca sa, n eleg tor pentru interesele clien ilor s i, gata s le dea ajutor i prevenitor, cel mai bine informat cu privire la legi i reglementari, interesat n problemele legate de politic loial statului i guvernului, reprezentativ i cultivat n manifest rile sale, angajat s apere interesele celor neprivilegia i, s poat fi n eles n modul de exprimare scris i vorbit , i societate,

interesat mereu n cunoa terea ultimelor probleme legate de domeniul s u de activitate. Ca rezultat al unui chestionar cu privire la responsabilitate au fost alese caracteristicile de la 3,4,7, ca reprezentative. In aceasta enumerare sunt prezentate comportamente de valoare, de care oamenii sunt lega i, conform idealurilor proprii. Unele din aceste determinante le g sim i n caracterizarea profilului carieristului, pe care ncerc m s -l conturam mai jos. In domeniul psihologiei sociale americane i germane este desemnat cel care avanseaz drept conformist. Un cercet tor german (Robert Presthus, Individuum und Organization, Typologie der Anpassung, Frankfurt 1966) deosebe te trei tipuri de

208

adaptare, de acomodare care prezint respective reac ii i valori diferite i anume: carieristul, indiferentul i ambivalentul. Tipologia sa de adaptare prezint tipul ideal, de la care cel care avanseaz reprezint prototipul carieristului (sforarului de cariera) Cel care avanseaz /carieristul trebuie sa manifeste: o moral a muncii ridicat , rezolvarea activit ilor legate de serviciu s -i produc o mul umire personal ,

s se identifice n larga m sura cu organiza ia i s o asigure de loialitatea i de angajarea plenara a tuturor for elor sale s accepte scopul organiza iei, s prezinte zilnic comportamentul cerut, s se poat lesne subordona,

s opereze bucuros cu simplific ri i idealiz ri i sa cread n mituri cu r spndire n mod oficial, s aib valori internalizate n organiza ia sa,

s se conformeze unei polite i bine definite, conturate (imprimate) i s dea r spunsuri nesovaielnice, s posede o puternic sete de avansare,

s aprecieze oamenii dup puncte de vedere instrumentale (aceasta nseamn cum se potrivesc ei pentru scopurile sale proprii) s aib n zuin e i aspira ii pentru respective organiza ie pe care s le fixeze i s nu aib la dispozi ie (sa nu dispun ) de un orizont conturat mult tensionat i nici de o con tiin a civic ridicat , s prezinte aptitudini pentru capacit i de administra ie i valori care sunt potrivite pentru garantarea func ionarii organiza iei, s fie nendur tor fa reprezinte p reri deviate, de acei care pot s observe n mod critic i s

s idealizeze ac iuni hot rte cu simplific ri peste m sur ,

s aib permanent teama fa de statutul s u i s manifeste n acest sens interes fa de ordinea ierarhic i simbolul statului, s potriveasc traiul (via a) sa din societate cu cea a sefului (superiorul lui),

209

s lucreze mult cu o propagand proprie direc ionat unui scop, s - i atribuie realiz rile subalternilor,

s - i concentreze problemele de experien i dac nu are nici un interes propriu n privin a unei activit i, s nu se angajeze, s accentueze performan a, severitatea, auto-st pnirea i puterea, s manifeste un adnc respect fa de autorit i.

Din examinarea acestei prezent ri se pot observa paralele cu tipul de caracter autoritar. Interesant este faptul ca unii cercet tori subliniaz n studiile lor izolarea carieri tilor dup avansare (Horst Eberhard Richter, Fluchten oder Standhalten, Reinbek,1976) carieristul este un individ care n zuie te putere, f r s fie capabil de solidaritate care dup atingerea pozi iei de control administrative egalizeaz teama sa de jignire n fa a celor de aceea i pozi ie cu el i se g se te dup avansare izolat. Acest comportament este puternic protejat (favorizat) de condi iile sociale ale organiza iei, astfel ca individul carierist n str duin a sa de a- i apar rolul s u de domina ie se ngrije te automat de o reproduc ie a sistemului cu un caracter coruptibil Structura personal n scut astfel (prin aceasta) r mne f r un impuls de baz (fundamental) nt re te izolarea, oprim spontaneitatea i favorizeaz corup ia ntre oameni i grupe Urm torul exemplu (chestionar) urm rit de noi, prin interogarea unui num r de studen i i n acela i timp func ionar la diverse ntreprinderi din ar , prezint noi elemente ale procesului de avansare care dup p rerea noastr poate s vin n ajutorul celor care sunt interesa i n aceast problem . Am prezentat urm torul chestionar unui num r de subiec i cu urm torul con inut; la tema Cum avansezi? 1. Demonstrezi c ai excelente capacit i de lucru? 2. Identifici i realizezi n primul rnd priorit ile patronului. 3. Reprezin i cu succes imaginea firmei? 4. Dezvol i o re ea de cuno tin e n domeniul t u profesional? 5. Ara i c ai o atitudine deschis i receptive?

Identifici urm toarea pozi ie n care vrei s ajungi i i stabile ti o strategie?

210

6. ncerci s demonstrezi c ai cuno tin ele de baz necesare viitoarei pozi ii 7. Preg te ti pe cineva s - i ia locul? 8. Faci n a a fel ca patronul sau angajatul s tie c vrei acea pozi ie?

Din cele dou grupe chestionate, n dou centre diferite din ar a reie it urm toarea situa ie: La grupa A (50 subiec i) au r spuns pozitiv la ntrebarea nr.1 Etica n contextul aplic rii conflictelor n fiecare ntreprindere apar situa ii de conflict, care se deta eaz de cadrul problemelor de conducere obi nuite. Principiile eticii permit aplanarea situa iilor conflictuale, iar normele etice ale ntreprinderii corespund unor obliga ii, pe care i le asum n mod voluntar fiecare persoan din cadrul organiza iei i care sunt cuprinse n Codul ntreprinderii. Pentru clarificarea situa iei prezentate, s trecem la analiza conflictual . Prin no iunea de conflict se n elege un proces de disput , prezent n toate societ ile, care se refer la interesele diferite ale grup rilor sociale i care este institu ionalizat i r spndit n mod diferit. Conflictele pot lua forma disputelor, rivalit ii, opozi iei ntre indivizi, ntre indivizi i grupe, ntre diferite grupe, ntre uniuni, societ i, ntre state i ntre toate asocia iile cu caracter social. Dup Thomas Hobbes, cauzele conflictelor sociale sunt ac iunile umane distructive, care pot s fie direc ionate numai printr-o ordine social . Dup Karl Marx, motivele conflictelor sociale sunt interesele contradictorii dintre clasele sociale. Vilfredo Pareto vede posibil o rezolvare a conflictelor, care sunt compatibile din punct de vedere social; deci, putem conchide, conflictele nu pot fi eliminate, dar pot fi reglementate. Dup p rerea noastr , aceasta este problema care ne intereseaz , respectiv care poate fi considerat ca teorie de baz a managementului conflictului, al c rui obiectiv const n ob inerea unui acord echitabil ntre p r ile care se g sesc n conflict. Aceasta presupune ca p r ile n conflict s accepte c ele sunt r spunz toare pentru faptele lor. R spunderea se raporteaz , att la participarea proprie la conflict, ct i la influen area acestuia. Este de dorit ca disputa s nu prejudicieze rela ia cu adversarul, ci chiar s o mbun t easc . Putem vorbi de izbnd numai dac modul de comportament este astfel controlat, nct nici unul dintre participan i s nu- i piard capul, respectiv, p r ile n conflict trebuie s reflecteze cum pot contribui la rezolvarea acestuia. Este necesar ca propriile dorin e s fie n a a fel formulate, nct partea advers s le n eleag i s nu se simt atacat . Unde este necesar, trebuie s se negocieze serios. Plecnd de la observa iile men ionate, ne putem da seama c numero i indivizi au n eles n decursul vie ii lor c remedierea conflictelor este binevenit , dar c exist , desigur, numeroase motive, pe care un om nu le poate dep i pentru a- i mbun t ii capacitatea sa conflictual . Desigur c este important, pentru a se remedia aceste neajunsuri, s clarific m problema capacit ii de conflict. Capacitatea de conflict const n aptitudinea:

211

 men inerii unei atitudini realiste, chiar n condi iile vitrege care au condus la conflict, pentru a nu pierde din vedere obiectul problemei; de a aprecia corect urm rile ac iunilor proprii;

de a evalua propria persoan , precum i adversarii, ac iunile i sl biciunile lor, modul de comportament, prin care ambelor p r i li se poate face dreptate; de a deosebi esen ialul de neesen ial; de a schimba propria atitudine, n loc s o schimbe pe a altora; de a prelua responsabilitatea pentru propria sa participare la conflict; de a c uta o cale corect de aplanare a conflictului;

de a- i men ine sau a rec tiga capacitatea de ac iune n situa iile, care par f r rezolvare; de a utiliza procedee, care dau posibilitatea de a sus ine propriile dorin e sau punctele de vedere contrarii, f r a ataca adversarul. Consider m c n cazul conflictului, aspectele, care le vom comenta, prezint o importan deosebit , ntruct ele pot declan a reac ii emo ionale puternice, care, nu rareori, determin nceputul unei dispute. Sup rarea, mnia i agresivitatea pot s apar : cnd un obiectiv ascuns este interferat din afar , n cazul acuza iei de lips de ajutor, n cazul incapacit ii de ac iune, n cazul mboln virii, n cazul unei puteri spirituale, verbale sau trupe ti.

Din aceast prezentare, ne d m seama c ambele p r i vor s fie victorioase din conflict. Motivele conflictelor sunt cercetate n diferite moduri. Un cercet tor german, Regnet E., le-a analizat n cazul a 108 angaja i ai unei mari ntreprinderi de produse alimentare, identificnd 14, din care enumer m: comunicare insuficient , dependen reciproc ,

212

sentimentul de a nu fi tratat corect, nen elegeri, personalitate i atitudine inconciliabil , lupte pentru putere i influen , sup rare, susceptibilitate, dispute cu privire la competen ,

ambiguitate din cauza lipsei r spunderii.

Privind mai atent, aceste situa ii pot fi provocate, att de procesul de munc n sine, ct i de angajat: ore suplimentare, transferare, concediere, furt, delapidare, neloialitate, mobbing, denun , alcool la locul de munc . Din complexitatea problemelor rezultate din procesul de munc , vom aborda un fenomen psihologic, mobbing sau h r uire moral la locul de munc . Aceast no iune descrie ac iuni comunicative, care sunt ndreptate mpotriva unei persoane. Foarte mul i salaria i au avut cndva n via a lor profesional o experien nepl cut , aceea de a fi fost teroriza i. Mobbingul se dezvolt ntotdeauna dintr-un conflict. Se pun ntreb rile : Ce tip de comportament st la baza procesului de mobbing? Care sunt elementele care i confer acestui comportament o asemenea vigoare, astfel c oamenii se mboln vesc din cauza lui, nutresc gnduri sinuciga e sau chiar i iau via a ? Vom enumera cteva ac iuni de tip mobbing: 1. Limitarea posibilit ilor de ac iune eful limiteaz posibilit ile de manifestare ntreruperi permanente critica permanent la serviciu teroare telefonic amenin amenin ri verbale ri scrise

2. Degradarea rela iilor sociale nu se mai vorbe te cu respectivul izolarea individului departe de colegi

213

respectivul este tratat ca inexistent

3. Diminuarea prestigiului social vorbirea de r u pe la spate r spndirea zvonurilor atacarea ideilor politice sau religioase ale celui vizat

constrngerea respectivului de a ndeplini activit i care i v t meaz con tiin a de sine 4. Atacuri la calitatea serviciului dep nu i se repartizeaz nici o sarcin serioas de munc i se dau teme de lucru absurde, jignitoare care l mboln vesc sau care i esc calificarea pentru a fi discreditat

5. Atacuri la s n tate constrngere la activit i d un toare s n t ii amenin area cu agresiune fizic maltratare corporal .

Urm rind cele de mai sus, rezult c victima mobbingului este un om care lupt pentru drepturile sale cet ene ti, garantate prin lege, dar care au fost v t mate n mod brutal. El a devenit o victim , pentru c procesul distrug tor la nivelul conducerii nu a fost ngr dit la timp. Probabil c nsu i eful a participat la aceasta. Exemplul de teroare la locul de munc , pe lng celelalte probleme prezentate, ne ndrept e te s subliniem rolul, pe care l are etica ntreprinderii n contextul aplan rii conflictelor, s vedem care este leg tura ntre managementul conflictului i etica ntreprinderii. Pentru organiza ie se manifest permanent primejdia de a se ajunge la o situa ie conflictual . n acest caz, ntreprinderea poate adopta mai multe strategii. O strategie const n schimbarea comportamentului propriu organiza iei. O alt strategie urm re te posibilitatea schimb rii comportamentului concuren ilor. Astfel, se poate urm ri o coordonare comun a tuturor competen elor. Primul tip cuprinde ac iuni economice n cadrul schemei existente. Aici este luat n considera ie acel comportament economic, care pe m sura competitivit ii economice, este dirijat direct spre realizarea de c tig. Cu un astfel de comportament se conformeaz ntreprinderile recomand rilor clasice de ac iune n cadrul economiei de pia . Cel de al doilea tip se contureaz prin schimbarea cadrului existent de ac iune al ntreprinderii. Acesta cuprinde activitatea politic a ntreprinderii, mai exact, influen a politic asupra ipotezelor n leg tur cu realizarea profitului economic.

214

Ambele tipuri se potrivesc cu implementarea problemelor de moral n procesul economic prin ac iuni de ntreprindere. Conflictul ap rut poate fi biruit numai prin angajare colectiv , adic prin stabilirea regulilor de joc adecvate. n cazul conflictului, se exprim comportamentul moral al ntreprinderilor, n primul rnd prin contribu ia politic a angaja ilor la dezvoltarea cadrului de ordine adecvat tuturor. Se pune ntrebarea, cum pot deveni valabile valorile i normele morale ale ntreprinderilor. Aici noi n elegem c o ntreprindere, care ntr-un timp mai mult sau mai pu in apropiat poate s ndeplineasc nu numai cerin e economice de ntreprindere, ci i morale, ar putea fi ndep rtat de pia . ntr-o astfel de situa ie este necesar a se oferi nu numai o strategie competitiv , ci i una de ordine politic . ntreprinderile trebuie s adopte aici o strategie de lupt cu pia a. Aceasta se poate n elege teoretic drept o variant negativ a strategiei competitivit ii. Fundamentul teoretic al acestei recomand ri se ncadreaz nu numai n etica ntreprinderii, ci i n etica economic . Aceast schem a diferitelor strategii prezint o structur teoretic n leg tur cu problemele ntreprinderilor n func ie de moral . n concluzie: promovarea unei rigori etice pentru ac iunile economice ale organiza iei ar fi u or de realizat, dac etica ar putea fi ntotdeauna cuantificat . Astfel, multe organiza ii nu iau n considerare m suri pe termen lung n deciziile lor. De pild , principiul c tigului i etica se afl n cazul ntreprinderii, n mod principial, ntr-un conflict de obiective. A adar: 1) etica ntreprinderii trebuie s ajute la rezolvarea anticipat a conflictelor (naintea reac iei pie ei), chiar n cadrul procesului decizional din ntreprindere, conform reprezent rilor morale; 2) etica organiza iei se refer la acele norme ideale, care s asigure libertatea de ac iune a ntreprinderii n economia de pia ; 3) etica ntreprinderii trebuie n eleas ca un ghid de procedur pentru procesele de dialog, utilizat n cazul n care coordonarea activit ii concrete de ntreprindere se face conform regulilor principiului profitului, generndu-se apari ia situa iilor conflictuale ntre grupurile de interese externe i interne ale ntreprinderii; 4) etica ntreprinderii trebuie n eleas ca etic ra ional . Preten ia la ra iune trebuie respectat n cadrul unei n elegeri f r constrngere ntre to i cei afecta i. Obiectivul const n ob inerea unui consens liber, ca baz pentru o rezolvare pa nic , de durat a conflictului. 5) Etica ntreprinderii consider m c trebuie axat pe o anumit strategie de tip produspia i nu asupra tuturor mijloacelor posibile, care sunt necesare pentru rezolvarea conflictelor din societate. 6) Pentru ca organiza iile s fie sensibilizate, este necesar ca nu numai structurile s se modifice, ci i rolurile membrilor organiza iei s fie direc ionate mai puternic spre ac iuni autonome. Metodele institu ionalizate de aplanare a conflictului servesc respect rii intereselor personale ale colaboratorilor, care sunt trata i uneori incorect de efi sau colegi, din punct de vedere profesional sau personal. O exemplificare a acestei situa ii o reprezint problema mobbingului. Ca o concluzie general , consider m c : 1) managerii trebuie s stabileasc politici ale organiza iei n domeniul situa iilor conflictuale, a a cum fac n cteva din domeniile, n general, mai conven ionale, cum ar fi: angajarea, promovarea i absenteismul; 2) managerii sunt persoanele, care trebuie s aplaneze conflictele i

215

de aceea, trebuie s fie competente, iar ac iunile lor s fie juste i etice; 3) managerii pot fi convin i c o ac iune este considerat etic de c tre publicul larg, dac se respect principiul ac ioneaz n acela i mod n care ai vrea ca ceilal i s te trateze pe tine. NO IUNI GENERALE DE DREPT ADMINISTRATIV

Utilizate n activitatea managerial a unei institu ii Lector univ. dr. Oana IUCU Colegiul Universitar de Administra ie i Secretariat Facultatea de Litere Universitatea din Bucure ti 1. Sistemul autorit ilor publice consacrat de constitu ia Romniei din 1991

1.1. No iunea de Constitu ie Termenul de constitu ie deriv din latinescul constitutio, care nseamn a ezare cu temei. Expresia a fost folosit nc din timpul Imperiului roman, legile date de mp rat numindu-se constitu ii imperiale. Suprema ia Constitu iei se fundamenteaz pe con inutul i forma legii fundamentale. Pozi ia dominant a Constitu iei are drept consecin a un con inut normativ complex, dar i nsemnate efecte pe planul activit ilor statale i juridice. Datorit acestei pozi ii dominante, Constitu ia este izvorul tuturor reglementarilor, att pe plan economic, ct i politic, social i juridic. 1.2. Analiza Titlului III din Constitu ie din perspectiva principiului separa iei i echilibrului puterilor Lui John Locke, filosof i jurist englez, i revine meritul de a fi cercetat pentru prima data, mai metodic i ntr-o lumin nou , principiul separa iei puterilor. n lucrarea sa, Essay on civil guvernment, Locke sus inea existen a a trei puteri : legislativ trebuie s apar in parlamentului i era considerat putere suprem deoarece dicta reguli de conduit general obligatorii, executiv limitat la aplicarea legilor i la rezolvarea unor cazuri care nu puteau fi prev zute i determinate prin lege, urma s fie ncredin at monarhului, federativ era ncredin at tot regelui i avea n competen a sa dreptul de a declara r zboi, de a face pace i de a ncheia tratate. Elaborarea acestei teorii apar ine, ns , lui Montesquieu, care n lucrarea Despre spiritul legilor, afirma c libertatea este posibil numai dac cele trei puteri ale statului sunt independente. Atunci cnd n minile aceleia i persoane sau aceluia i corp de dreg tori, puterea legislativ este ntrunit cu puterea executiv , nu exist libertate, deoarece se poate na te teama ca acela i monarh sau acela i senat s fac legi tiranice pe care sa le aplice n mod tiranic.

216

In Constitu ia Romniei, Titlul III este consacrat autorit ilor publice i el are o structura care determina concluzia c , de i Constitu ia nu consacra expresis verbis principiul separa iei puterilor n stat, aspect pe nedrept criticat uneori, din substan a reglementarilor sale deducem o consacrare implicita a acestui principiu. Astfel, Titlul III are urm toarele capitole: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Parlamentul Pre edintele Guvernul puterea legiuitoare puterea executiv

puterea executiv

Raporturile Parlamentului cu Guvernul Administra ia public puterea executiv puterea judec toreasc

Autoritatea judec toreasc

Important n organizarea statal este independen a autorit ilor statale, independen a care nu poate fi total , dar poate fi foarte larg . Organele de stat trebuie s depind unele de altele numai att ct este necesar form rii sau desemn rilor i eventual exercit rii unor atribu ii. Constitu ia actual nu folose te sintagma de putere a statului n accep iunea ei ancestral tradi ional , utiliznd o varietate terminologica prin care se reflecta una i aceea i realitate politico-juridic . Singurul text unde conceptul de putere a statului este utilizat n accep iunea sa tradi ional este art.80, care consacra func ia de mediere a Pre edintelui ntre puterile statului i ntre stat i societate. Constatam din structura Titlului III, ca reg sim un capitol de sine st t tor intitulat Administra ia public . Se pune astfel problema, dac autorit ile pe care le consacr acest capitol sunt singurele care nf ptuiesc administra ie public . R spunsul este negativ, n sensul c i alte autorit i publice care sunt plasate n alte p r i ale Constitu iei au sarcini de natura administrativa. Ins , autorit ile grupate n capitolul 5 nf ptuiesc exclusiv administra ie publica rupta de jocul politic, cu excep ia unora care sunt supuse acestui joc prin natura lor (prefect, ministere). n ceea ce prive te regimul politic pe care l consacra actuala Constitu ie, acesta este semipreziden ial parlamentarizat atenuat, n sensul ca atribu iile ce i incumb pre edintelui ntr-un regim semipreziden ial tipic sunt transferate c tre Parlament n calitatea lui de organ suprem reprezentativ al popula iei. Conform prevederilor constitu ionale, atributele statului sunt realizate de cele trei puteri ale sale astfel: a) puterea legislativ , nf ptuit de c tre Parlament cu cele dou camere: Senatul i Camera Deputa ilor; b) puterea executiv , exercitat de Pre edinte, Guvern, ministere, organe de specialitate ale administra iei publice centrale i organele administra iei publice locale;

217

c) puterea judec toreasc , realizat de c tre instan ele judec tore ti: judec torii, tribunale, cur i de apel, Curtea Suprem de Justi ie. 2. DEFINI IA i TR S TURILE ADMINISTRA IEI PUBLICE Dreptul administrativ este o ramur a dreptului public, al turi de dreptul constitu ional, dreptul interna ional public i altele*. administra ie cuvnt Conceptul de baz al acestei ramuri de drept este cel de care deriv din limba latin , respectiv prepozi ia ad care nseamn la, c tre i minister care nseamn supus, servitor. Potrivit etimologiei, cuvntul administra ie a evocat o activitate n supu enie, executat la comand , activitatea n sine ap rnd atunci cnd societatea s-a mp r it n comandan i i comanda i. Administra ia public este o dimensiune a executivului, f r a fi ns singurul element al acestuia. Activitatea executiv are dou componente de baz , respectiv : Guvernarea, trasarea deciziilor esen iale pentru prezent, dar mai ales pentru viitorul unei ri, inclusiv din perspectiva rela iilor cu alte state sau cu organiza ii interna ionale. Administrarea, rezolvarea nevoilor curente, cotidiene.

Administra ia public , n mod tradi ional, presupune dou elemente de baz : Executarea legii cuvntul lege fiind n eles n accep iunea lato sensu, de act normativ cu for a obligatorie i nu n accep iunea stricto sensu, de act juridic al Parlamentului. Prestarea de servicii publice n limitele legii.

Conceptul de serviciu public a fost vreme ndelungat no iunea cheie a dreptului administrativ, care era definit a reprezenta drepturile serviciilor publice. Prin serviciul public se n elege activitatea organizat sau desf urat de o autoritate a administra iei publice pentru a satisface nevoi sociale n interes public. Nu orice nevoie social reprezint n acela i timp i o nevoie de interes public. Pentru a c p ta un asemenea statut, ea trebuie s fie valorizat de clasa politic i transpus ntr-o norm de drept. Misiunea serviciilor publice este s satisfac anumite nevoi sociale, obiectiv care se poate realiza pe dou c i: Printr-un organ public (o universitate de stat).

Poate fi rodul unei ini iative private care se face des resim ita ca interven ie n prestarea serviciilor publice (serviciul public de nv mnt prestat ntr-o institu ie privat ). Un alt concept specific dreptului administrativ este cel de ordine public prin care se n elege un minimum de condi ii necesare pentru o via social acceptabil .

218

Ordinea public este ansamblul regulilor care asigur siguran a societ ii i a c ror nc lcare nu antreneaz dect ilegalitatea par ial a unui act sau fapt juridic. Expresia n limitele legii evoc principiul de drept potrivit c ruia totul este permis, dac nu este interzis de lege. Subliniem, ns , c activitatea administra iei este guvernat de principiul legalit ii, care este nscris n mai multe texte din Constitu ie ( de exemplu : art. 16 alin. 2 nimeni nu este mai presus de lege; art. 51 instituie ca obliga ie fundamentala respectarea Constitu iei, a suprema iei sale i a legilor). Dreptul administrativ poate fi definit ca ramura dreptului public care reglementeaz , concret sau cu valoare de principiu, rela iile sociale din sfera administra iei publice, precum i pe cele de natur conflictual dintre autorit ile publice sau structuri private, investite cu autoritate public , pe de o parte i cei v t ma i n drepturile lor prin actele administrative ale acestor autorit i, pe de alt parte. In obiectul de reglementare al dreptului administrativ intr astfel dou categorii de rela ii sociale: Rela ii de administrare activ administra ie n lucru, care se caracterizeaz prin punerea n executare a legii sau prin prestarea de servicii publice, n limitele legii. Rela ii de administra ie conflictual administra ie i administra i. care vizeaz litigiile ap rute ntre

Specific administra iei publice este regimul de putere public , acesta nsemnnd clauzele (prerogativele) exorbitante, derogatorii de la dreptul comun, cu care sunt investite autorit ile administrative publice i prin intermediul c rora fac s prevaleze interesul public (general), atunci cnd vine n contradic ie cu interesul particularilor. Administra ia public reprezint ansamblul activit ilor desf urate de Pre edintele Romniei, Guvern, autorit ile administrative autonome centrale, autorit ile administrative autonome locale si, dup caz, structurile subordonate acestora, prin care, n regim de putere public , se duc la ndeplinire legile sau, n limitele legii, se presteaz servicii publice. Rezult din defini ie urm toarele tr s turi ale administra iei publice: Activitate prin care se realizeaz dou obiective : de executare a legii i de prestare de servicii publice, n limitele legii. Activitate desf urat n regim de putere publica, concretizat prin investirea autorit ilor care o presteaz cu anumite prerogative, care derog de la dreptul comun i prin intermediul c rora ele reu esc sa fac s prevaleze interesul public, atunci cnd intr n contradic ie cu cel particular. Activitate desf urata de anumite autorit i executive i administrative, denumite generic autorit i de administra ie publice. Potrivit actualului sistem constitu ional i legal, aceste autorit i sunt de dou

219

categorii: De natur statal (etatica)

De natur autonom , local alese prin sufragiu universal, egal, direct, secret, liber exprimat de colectivitatea politico-teritorial . Dac n regimul totalitar sintagmele de administra ie public i administra ie de stat erau sinonime, n actualul sistem acest lucru nu mai este valabil, deoarece administra ia ns i, inclusiv autorit ile care o realizeaz , nu sunt doar autorit i statale, ci i unele de natura autonoma care func ioneaz n unit ile administrative teritoriale n care sunt alese. Exist i unele autorit i ca, de exemplu, primarul, care are un dublu statut : astfel, el este, n primul rnd i cu prec dere, o autoritate autonom pentru c este ales de cet enii cu drept de vot dintr-o comuna (ora , municipiu) si, n al doilea rnd. este o autoritate statal (atribu ii de stare civila, de autoritate tutelara, n domeniul alegerilor ). Din punct de vedere al izvorului care le consacr , distingem ntre : autorit i consacrate de Constitu ie : Pre edinte, Guvern, consiliul jude ean, local i primar autorit i consacrate de legea cadru, care se adaug celor consacrate de Constitu ie : subprefectul, comisia administrativ a jude ului, pre edintele i vicepre edintele consiliului jude ean etc.. In actualul sistem constitu ional i legal, administra ia public este nf ptuit de dou mari categorii de autorit i: 1. Autorit i de natur statal : reprezint cei doi efi ai executivului n actualul

Pre edintele i Guvernul sistem constitu ional i legal. Ministerele i alte organe Guvernului.

reprezint centrele de specialitate subordonate

Autorit i centrale nesubordonate Guvernului centrale autonome.

numite generic autorit i

Serviciile descentralizate i desconcentrate ale ministerelor din unit ile administrative teritoriale. Prefectul reprezentantul Guvernului n teritoriu.

2. Autorit

i autonome locale: autoritate autonom local cu caracter deliberativ.

Consiliul local Primarul

ca autoritate autonom executiv .

220

 Consiliul jude ean caracter deliberativ.

care este autoritate administrativ public jude ean cu

Constitu ia actual consacr un dualism al executivului care este de inut de un organ unipersonal (Pre edintele) i de un organ colegial (Guvernul). Atribu iile de natur administrativ ale Guvernului sunt ns mai numeroase dect cele ale Pre edintelui. Potrivit art. 101 din Constitu ie, Guvernul exercit conducerea general a administra iei publice. Potrivit art.110 din Constitu ie, este calificat expres ca un organ al administra iei publice de rang central. n exercitarea rolului de conduc tor al administra iei publice, Guvernul intr n urm toarele tipuri de raporturi cu celelalte autorit i administrative: Raporturi de subordonare n ceea ce prive te ministerele i celelalte autorit i centrale subordonate lui. Raporturi de colaborare i coordonare fa de autorit ile centrale autonome.

Raporturi de tutel administrativ fa de autorit ile autonome locale. Acestea se exercit prin prefect care este reprezentantul Guvernului n teritoriu i ele evoc misiunea pe care o are Guvernul de a veghea la respectarea legalit ii activit ii autorit ilor autonome locale.

3. NORMELE DE DREPT ADMINISTRATIV Norma de drept, n general, este o regula de conduita generala, abstracta, cu caracter obligatoriu a carei ducere la indeplinire se realizeaza fie n mod voluntar fie, la nevoie, prin forta coercitiva a statului. Din punct de vedere al structurii sale i norma de drept administrativ are o structura trihotomic ( trei p r i), fiind format din: 1. Ipoteza : norma de drept administrativ poate ar ta (cuprinde): Imprejurarile, condi iile, situa iile n care se aplic norma juridic ,

subiectele de drept, persoane fizice sau juridice care cad sub inciden a normei; explica ia semnifica iei unor termeni; defini ii, principii, scopul activit ii unui organ.

Dat fiind faptul c fenomenul administrativ este un fenomen vast ce presupune o complexitate i multitudine de aspecte i ipoteza are caracter dezvoltat, ea putnd s fie absolut determinat sau relativ determinat dup modul n care sunt reglementate mprejurarile n care ea se aplic . Ipoteza este absolut determinat c nd sunt conturate cu exactitate imprejurarile n

221

care se va aplica dispozi ia, situa ie n care autoritatea administra iei publice nu poate dect s verifice i s ateste ori s ia act i s confirme. Este vorba de a a numita competen legat (autoritatea administrativ este inuta de norm juridic ). Ipoteza este relativ determinat cnd legea (izvorul formal de drept) prevede, n general, mprejurarile n care se aplic norma, existen a lor concret urmnd a fi stabilit de organul care o aplic . Este vorba de compen a de apreciere. 2. Dispozitia : cuprinde ac iunile i inac iunile p r ilor, stipulate de o manier imperativ , categoric , determinat de regimul de putere public specific administra iei. Un act normativ cuprinde, de regul , mai multe categorii de dispozi ii. Dispozi ia este, n general, categoric , imperativ , deoarece rela iile sociale care fac obiectul reglement rii dreptului administrativ se desf oar n procesul de realizare a puterii. Astfel principalele norme de drept administrativ au o dispozi ie cu un caracter onerativ, prin care subiectele de drept la care se refer norma sunt obligate la o anumit conduit , la o anumit presta ie. O mare categorie de norme de drept administrativ au o dispozi ie prohibitiv , cuprinznd reguli de interzicere a unor ac iuni; este cazul, n principal, al normelor cu caracter contraven ional. Dispozi ia normei de drept administrativ are uneori i caracter permisiv, prev znd numai facultatea de a ac iona sau nu, l snd la latitudinea subiectelor de drept s fac sau nu anumite ac iuni. De cele mai multe ori, aceste dispozi ii sunt evocate prin verbul a putea, introdus n expresii ca autoritatea administrativ poate, cet eanul poate. La fel ca i ipoteza, i dispozita normei de drept administrativ poate fi absolut determinat i relativ determinat . 3. Sanc iunea : cuprinde consecin ele juridice care apar n momentul n care dispozi ia normei nu este respectat . Exist p reri potrivit c rora norma de drept administrativ nu ar avea sanc iune n sensul existen ei unor situa ii n care nu sunt prev zute urm rile juridice ale nerespectarii normei. Trebuie avut n vedere faptul c o norm de drept se duce la ndeplinire nu numai datorit consecin elor negative pe care le atrage nerespectarea ei, deci nu doar din teama de represiune. Norma juridic se respect i din convingere, dreptul n ansamblul sau avnd i un caracter educativ. Trebuie de asemenea f cut distinc ie ntre sanc iune ca element structural al normei juridice i sanc iunea ca modalitate de concretizare a uneia din formele de r spundere specifice dreptului administrativ. Din punct de vedere al modalitatilor de exprimare pot fi identificate mai multe tipuri de sanc iuni: Sanc iuni specifice primei forme de r spundere pe care o cunoa te dreptul administrativ: r spunderea administrativ disciplinara (ex. destituirea din func ie, revocarea alegerii, mutarea disciplinara etc.) Sanctiuni specifice r spunderii administrativ contraventionale (ex. amenda, avertismentul, inchisoarea contraventionala etc.) Sanc iuni specifice r spunderii administrativ patrimoniale care vizeaz

222

repararea prejudiciilor produse prin actele administrative. 4. RAPORTURILE DE DREPT ADMINISTRATIV Raportul juridic n general este o rela ie social reglementat prin norma de drept. Raportul de drept administrativ reprezint acea rela ie social care a fost reglementat direct printr-o norm de drept administrativ sau indirect prin interven ia unui fapt juridic. n doctrin s-au exprimat urm toarele p reri cu privire la categoriile de rapoarte de drept administrativ: 1. Opinia potrivit c reia ele nu pot mbrac dect forma raportului de subordonare fiind vorba despre subordonarea altui subiect de drept fa de un organ public, de regul unul administrativ. 2. Concep ia potrivit c reia aceste rapoarte pot mbr ca pe lng prima form i forma raportului de colaborare cnd ele se stabilesc ntre subiec i afla i pe aceea i pozi ie juridic . 3. Recunoa terea, pe lng celelalte dou , a nc unei categorii raportul de participare recunoscut a fi prezent n situa iile existen ei unui organ colegial i privind membrii acelui organ. n realitate, aceast form de raport juridic nu are o identitate de sine st t toare pentru ca membrii organului colegial nu particip la formele de lucru ale acestuia ca subiecte distincte de drept, ci ca membri ai autorit ii respective. In concluzie, n mod tradi ional se recunoa te existen a raportului de drept administrativ sub forma raportului de colaborare i subordonare. n afara lor, Constitu ia actual mai permite i identificarea altor forme de astfel de rapoarte (raportul de tutel administrativ care se stabile te ntre Guvern i autorit ile autonome locale din unit ile administrativ teritoriale). Potrivit Art. 101 Guvernul are dou misiuni constitu ionale pe care le exercit n baza programului s u de guvernare care a fost acceptat de Parlament i anume: Aceea de a asigura realizarea politicii interne i externe a rii.

De a exercita conducerea general a administra iei publice. n aceast ultim calitate el vegheaz la respectarea legalit ii de c tre unit ile administra iei publice alese n unit ile administrativ teritoriale. Aceast activitate i rapoartele care se stabilesc n temeiul ei sunt denumite tradi ional rapoarte de tutela administrativ i ele l ndrituiesc pe prefect, reprezentantul Guvernului n teritoriu, s atace n fa a instan elor de contencios actele pe care le considera ilegal emise de acestea, acte care sunt suspendate de drept. Alte tipuri de rapoarte sunt cele reglementate de Art. 121 care consacr rolul coordonator al Consiliului Jude ean asupra Consiliului Local n vederea realiz rii serviciilor publice de interes jude ean. Rapoartelor de drept administrativ, indiferent de modalit ile de concretizare, le sunt caracteristice urm toarele tr s turi:

223

1) Din punct de vedere al subiectelor, raporturile de drept administrativ au n mod obligatoriu un purt tor al autorit ii publice, care, potrivit Constitu iei ar putea fi: statul, prin organele sale, unit ile administrativ teritoriale, un organ al administra iei publice, dar poate fi i o alt autoritate public , potrivit art.48 din Constitu ie. 2) Cel de-al doilea element, continutul, particularizeaz raporturile de drept administrativ prin aceea c ele sunt formate din drepturile i obliga iile p r ilor care particip la procesul de nf ptuire a administra iei, respectiv executarea legii i prestarea de servicii publice n limitele legii, precum i emiterea de acte normative cu for a juridic inferioar legii. 3) Tr s tura general a raporturilor de drept administrativ prin prisma obiectului lor este aceea c ac iunea sau inac iunea lor, n general conduita p r ilor, se realizeaz ntr-un regim de putere public , raporturile de drept administrativ fiind raporturi de putere. BIBLIOGRAFIE: Constitu ia Romaniei Codul Civil Legea Nr.215/1991 a Administra iei publice locale

Deleanu, Drept constitu ional i institu ii politice, Editura Lumina Lex, Bucure ti, 1991 Dr ganu, T., Drept constitu ional i institu ii politice, Editura Lumina Lex, Bucure ti, 1998 Iorgovan, A., Tratat de drept administrativ, Editura Nemira, 1996

Muraru, I., Drept constitu ional i institu ii politice, Editura Actami, Bucure ti, 1998 Negoi , A., Drept administrativ i tiin a administra iei, Editura Atlas Lex SRL, 1993 Popa, N., Teoria generala a dreptului, Bucure ti, Editura Actami 1994

Vedina , V., Tipisca, M., No iuni de drept administrativ, Editura Departamentului de nv mnt Deschis la Distan , Bucure ti

* Distinc ia ntre cele dou mari ramuri de drept, public i privat, s-a f cut nc din

224

antichitate. Potrivit adagiului lui Ulpian, dreptul public este cel care se preocupa de via a statului, a cet ii n ansamblul sau, de rela ia cetate cet ean, pe cnd dreptul privat este preocupat de interesele particularilor, ale indivizilor privi i izolat, ca subiecte de drept distincte. NOTIUNI GENERALE DE DREPT COMERCIAL Utilizate n activitatea managerial a unei institu ii 1. NO IUNEA DE DREPT COMERCIAL Denumirea drept comercial sugereaz ideea c dreptul comercial constituie o reglementare juridic , adic un ansamblu de norme juridice care prive te comer ul. n sens etimologic, expresia de comer provine din latinescul commercium, care la rndul sau reprezint o juxtapunere a cuvintelor cum i merx, ceea ce nseamn cu marfa. Deci, comer ul ar consta n opera iuni cu m rfuri. n sens economic, comer ul este definit ca o activitate care are ca scop schimbul si, prin aceasta, circula ia bunurilor de la produc tor la consumator. Sub acest aspect, comer ul ar consta n opera iunile cuprinse n intervalul dintre momentul producerii m rfurilor i intr rii lor n circula ie, pn n momentul ajungerii acestora la consumatori. n sens juridic, no iunea de comer are un con inut mai larg dect cel al no iunii definite n sens economic. Ea cuprinde nu numai opera iunile de interpunere i circula ia m rfurilor, pe care le realizeaz negustorii, ci i opera iunile de producere a m rfurilor, prin transformarea materiilor prime, materialelor, etc. i ob inerea unor rezultate de o valoare mai mare, pe care le realizeaz fabrican ii sau, n general, ntreprinz torii. Avnd n vedere accep iunea juridic a no iunii de comer , dreptul comercial are o sfer mai cuprinz toare, acesta reglementnd activitatea comercial , definit ca o activitate de producere i circula ie a m rfurilor. 1.1. Obiectul dreptului comercial Potrivit concep iei clasice a dreptului comercial, exist dou sisteme care permit determinarea sferei dreptului comercial. n sistemul subiectiv, dreptul comercial are ca obiect normele juridice la care sunt supu i comercian ii. Deci, dreptul comercial este un drept profesional, care se aplic persoanelor care au calitatea de comerciant. Acest sistem a stat la baza primelor reglementari legale ale activit ii comerciale, anterioare marii codific ri franceze de la nceputul secolului al XIX- lea. Dup sistemul obiectiv, dreptul comercial are ca obiect normele juridice aplicabile comer ului, adic acelor acte juridice, fapte i opera iuni, calificate de lege ca fapte de comer , indiferent de persoana care le s vr e te. Acest sistem a constituit fundamentul Codului comercial francez de la 1807.

225

Codul comercial romn are la baz , ca principiu, sistemul obiectiv. 1.2. Defini ia dreptului comercial Dreptul comercial este un ansamblu de norme juridice de drept privat care sunt aplicabile raporturilor juridice izvorte din actele juridice, faptele i opera iunile considerate de lege ca fapte de comer , precum i raporturilor juridice la care participa persoanele care au calitatea de comerciant. Istoria dreptului comercial este strns legat de istoria comer ului si, implicit a dezvolt rii societ ii omene ti. La nceputurile sale, comer ul a fost guvernat de reguli cutumiare, fie de sorginte locale, fie de provenien a str in , ca urmare a leg turilor cu negustorii de pe alte meleaguri. n 1887 a fost adoptat Codul comercial romn, care este i ast zi n vigoare. La elaborarea acestui cod a fost folosit Codul comercial italian din anul 1882. n Italia, Codul comercial francez a fost adoptat n 1808. Dar, ulterior, prin valorificarea tradi iei, dar i a tot ce era nou n doctrina francez , belgian i german , n anul 1882 s-a reu it adoptarea Codului comercial italian. 1.3. Izvoarele dreptului comercial Art.1 C.com. dispune: In comer se aplic legea de fa . Unde ea nu dispune se aplic Codul civil.. Din aceste dispozi ii legale rezult c dreptul comercial are ca izvoare formale Codul comercial i Codul civil. De i nu sunt men ionate, izvoare ale dreptului comercial sunt i legile comerciale speciale, respectiv legile civile speciale. Un anumit rol n aplicarea reglementarii legale l au obiceiurile, jurispruden a i doctrina dreptului comercial. 1) Izvoarele legislative ale dreptului comercial Codul comercial reprezint principalul izvor de drept comercial. El cuprinde norme juridice care reglementeaz institu iile fundamentale ale dreptului comercial: faptele de comer , comercian ii, obliga iile comerciale i falimentul. Legile comerciale speciale mai frecvent ntlnite sunt: Legea nr. 31/1990 republicata, cu modific rile ulterioare, Legea privind Registrul comer ului, Legea privind combaterea concurentei neloiale, Legea privind impozitul pe profit etc. Cu privire la corela ia dintre Codul comercial i legile comerciale speciale se aplic principiile generale (specialia generalibus derogant). Codul civil reprezint un izvor subsidiar al dreptului comercial, a a cum rezult din dispozi iile art. 1C. com. O importan deosebit o au dispozi iile Codului civil privind materia obliga iilor, n special cele referitoare la izvoarele i efectele obliga iilor, precum i cele relative la contractele speciale (contractul de societate, contractul de vnzare-cump rare, contractul de mandat etc.).

226

2) Uzurile comerciale nu sunt izvoare de drept. Dar, dac n dreptul nostru comercial nu exist uzuri legislative, doctrina recunoa te uzurile interpretative (conven ionale). Astfel, potrivit art. 970 C.civ., conven iile trebuie executate cu bun credin . De asemenea, dispozi iile ndoielnice se interpreteaz dup obiceiul locului unde s-a ncheiat contractul. 3) Doctrina dreptului comercial, ca i practica judiciar n domeniu, au un rol important n interpretarea legilor comerciale. 2. FAPTELE DE COMER Codul comercial romn stabile te anumite acte juridice i opera iuni pe care le clasific fapte de comer . Prin s vr irea uneia sau mai multor fapte de comer se nasc raporturi juridice care sunt reglementate de legile comerciale. Art. 3 Cod comercial prevede: Legea consider fapte de comer : 1) cump r rile de producte sau de m rfuri spre a se revinde, fie n natur , fie dup ce se vor fi lucrat sau pus n lucru, 2) lucrate, vnz rile de producte, vnz rile i nchirierile de m rfuri n natur sau

3) cump r rile sau vnz rile de p r i sau de ac iuni ale societ ilor comerciale, 4) 5) afaceri, 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) orice ntreprindere de furnituri, ntreprinderile de spectacole publice, comisioane, agen ii i oficii de

ntreprinderile de construc ii, ntreprinderile de fabrici, de manufactur i imprimerie,

ntreprinderile de editur , libr rie i obiecte de art , opera iunile de banc i schimb,

opera iunile de mijlocire n afaceri comerciale, ntreprinderile de transport de persoane sau de lucruri pe ap sau pe uscat, cambiile i ordinele de producte sau m rfuri . pct. 20.

Codul comercial romn, ca i modelul sau italian, reglementeaz faptele de comer , iar nu actele de comer .

227

Legiuitorul romn a voit s supun legilor comerciale nu numai raporturile rezultate din actele juridice (manifest rile de voin s vr ite n scopul de a produce efecte juridice), ci i raporturile izvorte din faptele juridice. Deci, potrivit Codului comercial intr sub inciden a legilor comerciale nu numai contractele comerciale, ci i faptele licite (mbog irea f r justa cauz , plata nedatorat ) i faptele ilicite s vr ite de comercian i n leg tura cu activitatea lor comerciala. Enumerarea prev zut la art. 3 Cod comercial are un caracter enun iativ, exemplificativ i nu limitativ. Legiuitorul a consacrat ca fapte de comer cele mai frecvente acte juridice i opera iuni care constituiau baza activit ii comerciale la data adopt rii reglementarii. Aceasta nseamn c la lista faptelor de comer prev zute expres de lege se pot ad uga i alte fapte de comer , adic alte acte i opera iuni, cu condi ia ca acestea s aib caracteristicile faptelor de comer expres recunoscute de lege. Codul comercial nu d o defini ie a faptei de comer ; el stabile te numai o list a actelor juridice i opera iunilor pe care le declar fapte de comer . n absen a unei defini ii legale a faptei de comer , doctrina dreptului comercial a c utat s formuleze o defini ie general a faptei de comer . Aceasta prezint interes practic sub mai multe aspecte: a) ntruct unele acte juridice sunt bivalente comerciale i civile este imperios necesar s se stabileasc un criteriu de delimitare ntre actele comerciale i cele civile, b) enumerarea faptelor de comer , f cut de art. 3 C. com. este enun iativ i nu limitativ , astfel nct trebuie s existe anumite criterii de comercialitate n temeiul c rora judec torul s poat recunoa te i alte acte sau opera ii ca fapte de comer , chiar dac ele nu sunt expres prev zute de lege; c) o defini ie general a faptei de comer serve te, pe un plan mai general, la determinarea sferei dreptului comercial i implicit delimitarea acestuia de dreptul civil. Actele de comer sau faptele de comer sunt actele juridice, faptele juridice i opera iunile economice prin care se realizeaz producerea de m rfuri, executarea de lucr ri ori prestarea de servicii sau o interpunere n circula ia m rfurilor, cu scopul de a ob ine profit. Faptele de comer reglementate de Codul comercial se mpart n trei categorii: fapte de comer obiective, fapte de comer subiective i fapte de comer unilaterale sau mixte. 2.1. Faptele de comer obiective Faptele de comer obiective sunt actele juridice sau opera iunile prev zute n principal de art.3 Cod comercial. Ele sunt denumite obiective deoarece legiuitorul lea considerat comerciale datorit naturii lor i pentru motive de ordine publica. Orice persoan este liber s s vr easc ori s nu s vr easc asemenea acte sau opera iuni. n aceast situa ie, persoana n cauz intr sub inciden a legilor comerciale. Faptele de comer obiective pot fi mp r ite n trei mari grupe:

228

2.1.1. Opera iunile de interpunere n schimb sau circula ie Aceste opera iuni corespund no iunii economice de comer , n sensul de activitate de vnzare cump rare a m rfurilor pentru a ajunge de la produc tor la consumator. a. Cump rarea i vnzarea comercial Sub aspectul structurii sale, vnzarea-cump rarea comercial este asem n toare vnz riicump r rii civile. Este vorba de un contract n temeiul c ruia o parte (vnz torul) se oblig s transmit celeilalte p r i (cump r torul) proprietatea unui lucru, n schimbul unui pre (art. 1294 C. civ.). Ceea ce deosebe te vnzareacump rarea comercial de cea civil este func ia economic a contractului i anume interpunerea n schimbul bunurilor. Cnd contractul ndepline te aceasta func ie, vnzarea-cump rarea este o fapt de comer i deci supus legilor comerciale. Tr s tura caracteristic a cump r rii i vnz rii comerciale o constituie inten ia de revnzare; cump rarea este f cut n scop de revnzare sau nchiriere, iar vnzarea este precedat de o cump rare f cut n scop de revnzare. Inten ia de revnzare sau nchiriere trebuie sa ndeplineasc trei condi ii: inten ia de revnzare sau nchiriere trebuie sa existe la data cump r rii;

inten ia de revnzare sau nchiriere trebuie s fie exprimat de cump r tor, adic s fie cunoscut contractantului; inten ia de revnzare sau nchiriere trebuie s priveasc n principal bunul cump rat. Cump rarea i vnzarea comercial poate avea ca obiect numai bunuri mobile: producte, m rfuri, titluri de credit. Productele sunt produsele naturale ale p mntului care se ob in prin cultura sau exploatare direct (de exemplu cereale, legume) sau produsele animalelor (de exemplu lna, laptele). M rfurile sunt produse ale muncii destinate schimbului (de exemplu autoturismele). Titlurile de credit sunt nscrisuri n baza c rora titularii lor pot s exercite drepturile specificate n cuprinsul lor. Nu sunt fapte de comer cump r rile de producte sau de m rfuri care s-ar face pentru uzul sau pentru consuma ia cump r torului ori a familiei sale. b. Opera iunile de banc i schimb:

Potrivit art. 3 pct. 11 C. Com. sunt considerate fapte de comer opera iunile de banc i schimb. Opera iunile de banc sunt opera iunile asupra sumelor de bani n numerar,

229

creditelor i titlurilor negociabile. Ele sunt opera iuni de depozit, de efectuare de pl i, de acordare de credite, opera iuni asupra titlurilor de credit. Opera iunile de schimb sunt opera iunile de schimb de moned sau bilete de banc na ionale sau str ine, precum i opera iunile referitoare la transmiterea de fonduri prin evitarea transferului de numerar. 2.1.2. Intreprinderile: In concep ia Codului Comercial ntreprinderea apare ca o structur de organizare a unei activit i (un organism economic i social) iar nu ca un subiect de drept. ntreprinderea constituie organizarea autonom a unei activit i, cu ajutorul factorilor de produc ie (for ele naturii, capitalul i munca) de c tre ntreprinz tor i pe riscul s u, n scopul producerii de bunuri i servicii, destinate schimbului, n vederea ob inerii unui profit. Aceast defini ie prive te numai ntreprinderile avute n vedere de Codul Comercial. Deci, pentru a fi supus Codului Comercial, ntreprinderea trebuie s aib ca obiect opera iunile prev zute de art. 3 C. Com., care sunt considerate fapte de comer . Din defini ia dat rezult urm toarele caracteristici ale ntreprinderii: a) existen a unei organiz ri autonome a unei activit i cu ajutorul factorilor de produc ie; b) asumarea de c tre ntreprinz tor a coordon rii ntregii activit i i implicit a riscului acestei activit i; c) scopul activit ii este producerea de bunuri i servicii destinate schimbului n vederea ob inerii unui c tig; 2.1.3. Faptele de comer conexe: Faptele de comer conexe sunt acte juridice sau opera iuni care dobndesc comercialitate datorit strnsei leg turi pe care o au cu acte sau opera iuni considerate de lege fapte de comer . Din categoria faptelor de comer conexe fac parte: a) contractele de report asupra titlurilor de credit;

b) cump r rile sau vnz rile de p r i sociale sau ac iuni ale societ ilor comerciale; c) d) opera iunile de mijlocire n afaceri; cambia sau ordinele n producte sau m rfuri;

230

e) f) g) h) i)

opera iunile cu privire la naviga i; depozitele pentru cauza de comer ; contul curent i cecul; contractele de mandat, comision i consigna ie; Contractele de gaj i fidejusiune.

2.2. Faptele de comer subiective: Art. 4 C. com. dispune: Se socotesc, afar de acestea (adic cele prev zute n art. 3 nota n.s.), ca fapte de comer celelalte contracte i obliga iuni ale unui comerciant, dac nu sunt de natur civil sau dac contrariul nu rezult din nsu i actul. Prin urmare, pe lng faptele de comer obiective, a c ror comercialitate este independent de calitatea persoanei care le s vr e te, Codul comercial reglementeaz i faptele de comer subiective care dobndesc caracter comercial din calitatea de comerciant a persoanei care le s vr e te. 2.3. Faptele de comer unilaterale sau mixte: Potrivit art. 5 C. com., nu se pot considera fapte de comer vnzarea productelor pe care proprietarul sau cultivatorul le are dup p mntul sau, ori cel cultivat de acesta. Deci, vnzarea de produse agricole unui comerciant este act de comer pentru comerciant i act civil pentru agricultor. Apoi, art. 6 C. com. prevede ca asigur rile de lucruri sau stabilimente care nu sunt obiectul comer ului i asigur rile asupra vie ii sunt fapte de comer numai pentru asigur tor. Deoarece n toate aceste cazuri actele juridice sau opera iunile men ionate sunt fapte de comer numai pentru una dintre par i, ele au fost denumite fapte de comer unilaterale sau mixte. Faptele de comer unilaterale sau mixte sunt guvernate de legea comerciala pentru ambele par i, chiar dac pentru una dintre ele actul juridic are caracter civil (art.56 C. com.).

3. COMERCIAN II 3.1. No iunea de comerciant: Potrivit Codului Comercial Roman, subiecte ale raporturilor comerciale pot fi att comercian ii, ct i necomercian ii. Reglementarea sa se aplic oric rei persoane care s vr e te fapte de comer obiective (art. 3 C.com), indiferent dac persoana care le s vr e te are sau nu calitatea de comerciant.

231

Dac s vr irea faptelor de comer are un caracter profesional, persoana n cauz devine comerciant (art. 7 C.com). Odat dobndit calitatea de comerciant, toate actele i faptele juridice ale acestei persoane sunt prezumate a fi comerciale (art. 4. C.com). Dac ns , s vr irea faptelor de comer obiective de c tre o persoan are caracter accidental, de i raportul juridic care s-a n scut este supus reglementarii comerciale, totu i, persoana care le-a s vr it p streaz calitatea de necomerciant (art.9 C.com). In concluzie, ca expresie a concep iei sale obiective, codul comercial prevede c sunt comercian i aceia care fac fapte de comer , avnd comer ul ca profesiune obi nuit , i societ ile comerciale. (art. 7 C.com) Precizarea no iunii de comerciant prezint un mare interes practic. Calitatea de comerciant implic un statut juridic diferit de cel al necomercian ilor, cu consecin e deosebite asupra raporturilor juridice la care particip : a. legea institu ie anumite obliga ii pentru comercian i, considerate obliga ii comerciale, astfel, nainte de nceperea comer ului, comerciantul este obligat s cear nmatricularea n registrul comer ului, iar n cursul exercit rii i la ncetarea comer ului s cear nscrierea n registru a men iunilor privind actele i faptele a c ror nregistrare este prev zut de lege; orice comerciant are obliga ia s in anumite registre de contabilitate (art. 22 C. com) i de asemenea s desf oare activitate comerciala n condi iile unei concurente loiale; b. legea instituie o prezum ie de comercialitate; toate actele i opera iunile s vr ite de comerciant sunt prezumate a fi fapte de comer i deci supuse legilor comerciale (art.4 C.com); c. actele comerciale ncheiate de comerciant sunt supuse unor reguli speciale, derogatorii de la regimul actelor juridice civile; d. n cazul ncet rii pla ilor pentru datoriile sale comerciale, comerciantul poate fi declarat n faliment; procedura falimentului este aplicabil numai comercian ilor ea nu se aplic necomercian ilor, chiar dac s-au obligat prin acte comerciale; e. comercian ii pot participa la constituirea unor camere de comer i industrie, ca organiza ii autonome, destinate s promoveze i s apere interesele lor; f. comercian ii sunt supu i impozitului pe profitul realizat prin activitatea comercial ; Art. 34 C. com. prevede ca dispozi iile codului comercial privind registrele comerciale nu se aplic colportorilor comercian ilor care fac micul trafic ambulant, c r u ilor sau acelor al c ror comer nu iese din cercul unei profesiuni manuale. 3.2. Calitatea de comerciant: In temeiul Codului Comercial calitatea de comerciant se dobnde te n mod diferit,

232

dup cum este vorba de o persoan fizic sau de o persoan juridic . 3.2.1. Dobndirea calit ii de comerciant:

a. Dobndirea calit ii de comerciant de c tre o persoan fizic : sunt comercian i aceia care fac fapte de comer avnd comer ul ca profesiune obi nuita, potrivit art. 7 C. com. Pentru dobndirea calit ii de comerciant sunt necesare trei condi ii: 1. 2. 3. s s vr easc anumite fapte de comer obiective; s s vr easc fapte de comer ca profesiune; s s vr easc fapte de comer n nume propriu;

Calitatea de comerciant a unei persoane fizice se cere a fi delimitat de alte profesiuni pe care le exercit persoanele fizice. Avem n vedere pe meseria i, pe cei care exercit profesii liberale i pe agricultori. Meseria ul este considerat comerciant n cazurile n care cump r m rfuri n vederea prelucr rii i revnz rii lor (art. 3. pct.1. C.com) sau, folosind for a de munc str in , i organizeaz o ntreprindere (art. 3 pct. 9 C.com.). Persoanele care exercit profesii liberale nu au calitatea de comerciant (exemplu medicii, avoca ii, notarii publici). n cazul n care pentru exercitarea activit ii, cel care ndepline te o profesiune liberal (dentistul) cump r i folose te anumite materiale se consider c aceste acte sunt accesorii i deci persoana n cauz nu devine comerciant. ntruct vnzarea produselor pe care proprietarul sau cultivatorul le are de pe p mntul sau ori pe care le-a cultivat nu este fapta de comer , ci act juridic civil, nseamn ca agricultorii nu au calitatea de comercian i. b. Dobndirea calit ii de comerciant de c tre societ ile comerciale: potrivit art. 7 C. com. pe lng persoanele fizice, au calitatea de comerciant i societ ile comerciale. Sunt avute n vedere societ ile comerciale reglementate de Legea Nr. 31/1990: societatea, n nume colectiv, societatea n comandita simpla, societatea pe ac iuni, societatea n comandita pe ac iuni i societatea cu r spundere limitata. Societatea comerciala are o unica finalitate; ea se constituie n scopul de a desf ura o activitate comercial ; societatea este comercial numai dac obiectul ei, prev zut obligatoriu n actul constitutiv consta n s vr irea uneia sau mai multor fapte de comer obiective. Exercitarea activit ii comerciale este ra iunea de a fi a societ ii comerciale. n consecin , pentru a dobndi calitatea de comerciant, societatea comercial trebuie s se constituie cu respectarea condi iilor prev zute de lege n acest sens. c. Calitatea de comerciant a altor persoane juridice:

1. Statul i unit ile sale administrativ teritoriale: art. 8 C. com. prevede c : Statul, jude ul i comuna nu pot avea calitatea de comerciant. Aceasta concep ie a codului comercial era justificata la data adopt rii sale, cnd activitatea statului i a unit ilor sale administrativ teritoriale privea numai serviciile publice. Pornind de la faptul ca statul s vr e te pe lng actele de autoritate necesare func ionarii serviciilor publice i acte cu caracter privat, n doctrina s-a considerat ca el este subiect al

233

raporturilor comerciale. Deci, cu toate ca nu are calitatea de comerciant, statul poate s vr i anumite fapte de comer . 2. Regiile autonome: potrivit art.135 din Constitu ie, proprietatea public apar ine statutului sau unit ilor sale administrativ teritoriale. Bunurile proprietate public sunt inalienabile. n condi iile legii ele pot fi date n administrare regiilor autonome ori institu iilor publice sau pot fi concesionate sau nchiriate. Potrivit Legii Nr.15 / 1990, regiile autonome se organizeaz i func ioneaz n ramurile strategice ale economiei na ionale. Calitatea de comerciant a regiei autonome se dobnde te din momentul nfiin rii sale, dup caz, prin hot rre a guvernului sau prin decizia organului administra iei publice locale. 3. Organiza iile cooperatiste: ntruct prin desf urarea unor activit i de producere i desfacere de m rfuri, de prest ri de servicii, se urm re te ob inerea de profit, aceast activitate are caracter comercial. n consecin organiza iile cooperatiste au calitatea de comerciant. 4. Asocia iile i funda iile: potrivit legii, scopul nfiin rii asocia iilor i funda iilor este desf urarea unei activit i dezinteresate, iar nu ob inerea unui profit. Deci asocia iile i funda iile nu au calitatea de comerciant. 3.2.2. Dovada calit ii de comerciant: In cazul unei persoane fizice, ntruct calitatea de comerciant se dobnde te prin s vr irea faptelor de comer obiective cu caracter profesional, nseamn c aceast calitate se poate proba numai prin prezentarea unor dovezi din care s rezulte c persoana n cauz a s vr it efectiv una sau mai multe fapte de comer prev zute de art. 3 C.com. ca o profesiune obi nuit i n nume propriu. In cazul societ ii comerciale, calitatea de comerciant constituirea societ ii. Deci, calitatea de comerciant a proba prin dovedirea constituirii societ ii n condi iile de dovada care ar putea fi folosit este copia certificat registrul comer ului a societ ii comerciale. 3.2.3 ncetarea calit ii de comerciant In cazul persoanei fizice, aceasta nceteaz s mai aib calitatea de comerciant n momentul n care nu mai s vr e te fapte de comer ca profesiune. ncetarea trebuie s fie efectiv i din ea s rezulte inten ia de a renun a la calitatea de comerciant. In cazul societ ii comerciale, calitatea de comerciant se pierde n momentul n care societatea nceteaz s mai existe ca persoana juridica. Societatea comerciala i nceteaz existen a prin dizolvare i lichidare. Potrivit legii, dizolvarea poate avea loc prin trecerea termenului stabilit pentru durata societ ii, imposibilitatea realiz rii obiectului societ ii sau realizarea acestuia, hot rrea adun rii generale, faliment. Dizolvarea societ ii nu atrage dup sine pierderea automat a personalit ii juridice a societ ii. n aceasta situa ie, societatea nu mai poate face opera iuni comerciale, dar poate face opera iunile necesare lichid rii. se dobnde te prin ns i societ ii comerciale se poate prev zute de lege. Un mijloc de pe nmatriculare n

234

4. SOCIET

ILE COMERCIALE ii civile:

4.1. No iunea i caracterele juridice ale societ

Din dispozi iile art. 1491, 1492 C.civ. rezult c societatea este un contract n temeiul c ruia dou sau mai multe persoane (asocia i) se n eleg s pun n comun anumite bunuri pentru a desf ura mpreun o anumit activitate, n vederea realiz rii i mp r irii beneficiilor care vor rezulta. Contractul de societate are urm toarele elemente esen iale care l deosebesc de alte contracte : a) fiecare asociat se oblig s pun n comun o valoare patrimonial (aport); oare mpreun o activitate care constituie obiectul

b) asocia ii se oblig s desf societ ii; c)

to i asocia ii particip la realizarea i mp r irea beneficiilor.

Din defini ia dat rezult caracterele juridice ale contractului de societate: a) contractul este plurilateral, n sensul c la ncheierea sa particip dou sau mai multe persoane, fiecare asumndu- i anumite obliga ii; b) contractul este cu titlu oneros; fiecare asociat urm re te realizarea unui folos patrimonial, adic ob inerea de beneficii; c) contractul este comutativ; ntinderea obliga iilor fiec rui asociat este cunoscut n momentul ncheierii contractului; d) contractul este consensual, ceea ce nseamn c se ncheie prin simplul acord de voin a al p r ilor; forma scris este cerut ad probationem. 4.2. Defini ia societ ii comerciale:

Societatea comercial poate fi definit ca o grupare de persoane constituit pe baza unui contract de societate i beneficiind de personalitatea juridic , n care asocia ii se n eleg s pun n comun anumite bunuri, pentru exercitarea unor fapte de comer , n scopul realiz rii i mp r irii beneficiilor rezultate 4.3. Societatea civil i societatea comercial :

Asem n ri: au aceea i esen ; fiecare reprezint o grupare de persoane i de bunuri (capitaluri) n scop economic i lucrativ; att societatea civil , ct i cea comercial iau na tere printr-un contact de societate; ambele societ i au un scop lucrativ; asocia ii urm resc realizarea i

235

mp r irea unor beneficii. Deosebiri: obiectul sau natura opera iunilor pe care le realizeaz societatea; societatea comercial este investit cu personalitate juridic , n timp ce societatea civil r mne un simplu contract, f r a fi subiect de drept de sine st t tor; ntre societatea civil i cea comercial exist deosebiri privind condi iile n care acestea se constituie i func ioneaz . 4.4. Elemente specifice ale contractului de societate care st la baza societ ii comerciale 4.4.1. Aporturile asocia ilor Sub aspect juridic, prin aport se n elege obliga ia pe care i-o asum fiecare asociat de a aduce n societate un anumit bun, o valoare patrimonial . n limita aportului, asociatul devine debitor al societ ii cu toate consecin ele care decurg din aceast calitate. Obiectul aportului l poate constitui: aportul n numerar; are ca obiect o sum de bani pe care asociatul se oblig s o transmit societ ii; aportul n natura; are ca obiect anumite bunuri, care pot fi bunuri mobile(cl diri, instala ii), bunuri mobile corporale (materiale, m rfuri) sau incorporale (crean e, fond de comer ); aportul n industrie, care const n munc sau activitatea pe care asociatul promite s o efectueze n societate, avnd n vedere competen a i calificarea sa. 4.4.2. Capitalul social i patrimoniul societ ii

Prin capitalul social al unei societ i comerciale se n elege expresia valoric a totalit ii aporturilor asocia ilor care particip la constituirea societ ii. Capitalul social mai este denumit i capital nominal. Capitalul social are o dubl semnifica ie: contabil i juridic . El constituie gajul general al creditorilor societ ii. De aceea, este fix pe toat durata societ ii. Capitalul subscris reprezint valoarea total a aporturilor pentru care asocia ii s-au obligat s contribuie la constituirea societ ii. Capitalul subscris coincide cu capitalul social. Capitalul v rsat este valoarea total a aporturilor efectuate i care au intrat n patrimoniul societ ii. Capitalul social al societ ii este divizat n anumite frac iuni, denumite diferit dup

236

forma juridic a societ ii : p r i de interes, p r i sociale, ac iuni. Patrimoniul societ ii, n lumina dreptului civil, l constituie totalitatea drepturilor i obliga iilor cu valoare economic apar innd societ ii. Intre capitalul social i patrimoniul societ ii exist anumite deosebiri. Astfel, n timp ce capitalul social este expresia valoric a aportului asocia ilor, patrimoniul societ ii este o universalitate juridic , n care sunt cuprinse toate drepturile i obliga iile, precum i bunurile societ ii. 4.4.3. Inten ia asocia ilor de a colabora n desf comerciale urarea activit ilor

Affectio societatis presupune inten ia de colaborare voluntar a asocia ilor, de a lucra n comun, suportnd toate riscurile activit ii comerciale. Participarea la activitatea societ ii trebuie s fie efectiv i interesat . Aceast participare este diferit , n func ie de forma juridic a societ ii. 4.4.4. Realizarea i mp r irea beneficiilor

Scopul societ ii este acela de a realiza beneficii din activitatea comercial desf urat i de ale mp r i ntre asocia i sub forma de dividende. Acest scop constituie criteriul de distinc ie ntre societatea comercial i asocia ie. In general, prin beneficiu se n elege un c tig evaluabil n bani. Realizarea sau nerealizarea de beneficii poate fi stabilita numai la sfr itul exerci iului financiar, prin ntocmirea bilan ului i a contului de profit i pierderi. Pentru a putea fi repartizate, beneficiile trebuie s fie reale (art.37 din Legea nr.31/1990). Aceasta nseamn ca trebuie s se fi nregistrat un excedent, adic o sum de bani care s fie mai mare dect capitalul social, deoarece nu pot fi distribuite beneficii din capitalul social. Totodat , beneficiile trebuie s fie utile, adic s reprezinte beneficiile r mase dup ntregirea capitalului social, cnd acesta s-a mic orat n cursul exerci iului financiar. 4.4.5. Criterii de mp r ire a beneficiilor

Potrivit legii, n contractul de societate trebuie s se prevad partea fiec rui asociat la beneficii i la pierderi (art. 3) sau modul de distribuire a beneficiilor (art. 8). To i asocia ii trebuie s primeasc beneficii i s participe la suportarea pierderilor. Cum este i firesc, criteriul care este avut n vedere este contribu ia asocia ilor la formarea capitalului social al societ ii. 4.5. Formele societ ii comerciale:

Potrivit art. 2 din Legea nr. 31/1990, societatea comercial mbrac una din urm toarele forme juridice:

237

a) societatea n nume colectiv este aceea societate ale c rei obliga ii sociale sunt garantate cu patrimoniul social i cu r spunderea nelimitat i solidar a tuturor asocia ilor; b) societatea n comandita simpla este societatea ale c rei obliga ii sociale sunt garantate cu patrimoniul social i cu r spunderea nelimitata i solidara a asocia ilor comandita i; asocia ii comanditari r spund numai pn la concurenta aportului lor; c) societatea pe ac iuni este societatea al c rui capital social este mp r it n ac iuni, iar obliga iile sociale sunt garantate cu patrimoniul social; ac ionarii r spund numai n limita aportului lor; d) societatea n comandita pe ac iuni este societatea al c rui capital social este mp r it n ac iuni, iar obliga iile sociale sunt garantate cu patrimoniul social i cu r spunderea nelimitat i solidar a asocia ilor comanditati; asocia ii comanditati r spund numai pn la concurenta aportului lor; e) societatea cu r spundere limitata este societatea ale c rui obliga ii sociale sunt garantate cu patrimoniul social; asocia ii r spund numai n limita aportului lor. 4.6. Clasificarea societ 4.6.1. Societ ilor comerciale: i de capitaluri

i de persoane i societ

Societ ile de persoane se constituie dintr-un num r mic de persoane, pe baza cunoa terii i ncrederii reciproce a calit ilor personale ale asocia ilor. Fac parte din aceast categorie : societatea n nume colectiv i societatea n comandita simpla. Societ ile de capitaluri se constituie dintr-un num r mare de asocia i, impus de nevoile acoperirii capitalului social, f r s prezinte interes calit ile personale ale asocia ilor. Elementul esen ial l reprezint cota de capital investita de asociat. Intr n aceast categorie: societatea pe ac iuni i societatea n comandita pe ac iuni. Societatea cu r spundere limitat nu se ncadreaz n nici una din aceste categorii. Aceast form de societate mprumut unele caractere, att de la societ ile de persoane, ct i de la societ ile de capitaluri. Ca i n cazul societ ilor de persoane, constituirea societ ii cu r spundere limitat se bazeaz pe ncrederea i calit ile asocia ilor. Acest fapt reclam limitarea num rului asocia ilor (maximum 50 de asocia i), precum i condi ii restrictive privind transmiterea p r ilor sociale. n ce prive te r spunderea asocia ilor pentru obliga iile societ ii, asocia ii r spund numai n limita aportului lor, ca i n cazul societ ilor de capitaluri. 4.6.2. Societ i n care asocia ii au o r spundere nelimitat au o r spundere limitat i societ i n care asocia ii

R spunderea asocia ilor pentru obliga iile sociale este diferit n raport de forma juridic a societ ii.

238

In societatea n nume colectiv, asocia ii r spund nelimitat i solidar pentru obliga iile societ ii. In societatea pe ac iuni i societatea cu r spundere limitat , asocia ii r spund pn la concurenta aportului lor. In privin a societ ii n comandita simpl sau pe ac iuni r spunderea asocia ilor este diferit : asocia ii comanditati r spund nelimitat i solidar, iar asocia ii comanditari numai n limita aportului lor. 4.6.3. Societ i cu p r i de interes i societ i pe ac iuni

Dup structura capitalului social i modul de mp r ire a acestuia, societ ile comerciale se clasific n dou categorii: societ i n care capitalul social se divide n p r i de interes i societ i n care capitalul social se mparte n ac iuni. Capitalul social se divide n p r i de interes n cazul societ ii n nume colectiv i societ ii n comandita simpl , precum i cazul societ ii cu r spundere limitat (p r i sociale). Capitalul social este mp r it n ac iuni n cazul societ ii pe ac iuni i societ ii n comandita pe ac iuni. 4.6.4. Societ i care emit titluri de valoare i societ asemenea titluri i care nu pot emite

Societ i care emit titluri de valoare pot fi societatea pe ac iuni, societatea n comandita pe ac iuni i societatea cu r spundere limitat . In cea de a dou categorie sunt cuprinse societatea n nume colectiv i societatea n comandita simpla. Titlurile de valoare au un element comun: ele materializeaz dreptul asocia ilor asupra unei frac iuni din capitalul social. ntre aceste titluri de valoare exista o deosebire esen ial : ac iunile fac parte din categoria titlurilor de valoare negociabile, iar certificatele de p r i sociale nu sunt titluri negociabile, ci titluri de legitimare. 4.6.5. Societ i cu capital romnesc i societ i cu participare str in

Societ ile cu capital romnesc sunt societ ile n care asocia ii sunt cet eni romni ori persoane juridice de na ionalitate romn . Societ ile cu capital str in sunt societ ile care se constituie cu capital integral str in sau n asociere cu persoane fizice sau juridice romane. BIBLIOGRAFIE: Codul Comercial Legea Nr.31 / 1990 pricind Societatile comerciale, republicata cu modific rile

239

ulterioare y C rpenaru, S., Drept comercial roman, Editura Atles SRL, Bucuresti, 1992

C p n , O., Institu ii ale noului drept comercial, societ ile comerciale, Editura Lumina Lex, Bucuresti, 1991 y Georgescu, I., L., Drept comercial romn, Editura Socec, Bucuresti, 1948 ELEMENTE DE PROTOCOL Necesare activit ii de secretariat

1. Rolul protocolului Ceremonialul creeaz cadrul i atmosfera n care urmeaz s se desf oare raporturile dintre interlocutori / parteneri. Protocolul codific regulile care guverneaz ceremonialul, al c rui obiect este de a oferi fiec rui participant prerogativele, privilegiile i imunit ile la care are dreptul. Ceremonialul i protocolul garanteaz egalitatea n drepturi a partenerilor, care permite fiec reia dintre ei s - i fac auzit n mod liber vocea. i unul i cel lalt impun curtoazia care trebuie s guverneze raporturile ntre oamenii de bun credin . Ceremonialul i protocolul guverneaz , de asemenea, negocierea, ncheierea i intrarea n vigoare a unor documente / acte specifice. Ambele au o inciden zilnic asupra vie ii i activit ii de afaceri. Protocolul pune problema regulilor care determin ordinea de prec dere ntre parteneri. 2. Eticheta Regulile de conduit sau regulile de comportare la care se refer eticheta contribuie la buna desf urare a rela iilor din societate, n general, i la o desf urare normal a activit ii in afaceri n special. Este foarte important cunoa terea i aplicarea acestor reguli de c tre fiecare partener, dat fiind c necunoa terea sau ignorarea lor pot duce, uneori, la interpret ri eronate, la complica ii rela ionale care dep esc sfera rela iilor strict personale ale celor n cauz . Nu se pot concepe rela ii ntre parteneri f r contactul uman necesar i, n cadrul acestui contact, f r respectarea unor reguli de etichet . Necunoa terea acestor reguli poate fi considerat , n ultim instan , o lips de competen profesional a unei persoane chemate s reprezinte interesele unei p r i pe planul rela iilor specifice. n concluzie, nsu irea i respectarea unor reguli de eticheta pot i trebuie s constituie o sarcin de ordin profesional. A. inuta fizic (pe strad i n societate)

Este foarte important ca partenerii s aib o inut corect , ngrijit , s se controleze permanent n fiecare ocazie asupra acesteia. n societate este gre it s te sprijini de sp tarul unui scaun sau de perete, s ii minile n buzunar sau s te joci nervos cu

240

bricheta, batista sau alt obiect. Pe ct posibil, trebuie evitat s stai cu spatele la alt persoan care este a ezat pe scaun, fotoliu sau canapea. A ezarea pe scaun sau canapea trebuie f cut de a a manier nct s nu denote o stare de plictiseal sau satisfac ia de a fi cucerit un loc pe care nu e ti dispus s -l cedezi. Trebuie evitat strngerea genunchilor cu minile, sprijinirea capului de sp tar, b tutul cu degetele pe bra ele scaunului. ncruci area genunchilor la prea mare n l ime trebuie, de asemenea, evitat . Femeile trebuie s acorde mare aten ie felului cum stau pe scaun i cum i ncruci eaz picioarele, astfel nct rochia s poat acoperi genunchii. n timpul conversa iei este nepoliticos s -l apuci de rever sau de nasture pe interlocutor pentru a da mai mult greutate argumentelor personale sau s -l aprobi b tndu-l pe umeri ori lovindu-l cu cotul. De asemenea, trebuie evitate o gesticulare excesiv , un rs zgomotos, tusea, str nutul i alte zgomote dizgra ioase (aerofagii etc.) B. Salutul Salutul este o manifestare de curtoazie fa de o alt persoan sau de un grup de persoane. El comport , n mimic i n inut , o serie de nuan e care pot s -i modifice sau s -i completeze sensul, s constituie o expresie de stim sau o simpl obliga ie formal . Cteva reguli de baza n leg tur cu salutul: b rba ii salut primii femeile; persoanele mai tinere salut primele pe cele mai n vrst ; subalternii salut pe superiorii in grad.

R spunsul la salut este obligatoriu: un gest contrar poate fi socotit ca lips de polite e. Este recomandabil ca b rbatul cnd salut cu p l ria s o in de calot , nclinnd u or capul i privind la persoana salutat . Dac minile i sunt ocupate, se accept salutul printr-o simpl nclinare a capului. n alte cazuri, salutul se face printr-o nclinare a capului. De obicei, femeia r spunde la salut printr-o u oar nclinare a capului, arbornd uneori un surs. n cazul ntlnirii cu o persoan cunoscut pe care nu dore ti, totu i, s-o salu i, eschivarea trebuie f cut cu tact. Cnd este ntlnit o persoan care pare cunoscut , f r a o putea identifica imediat, este preferabil, s fie salutat . Persoanele care se afl intr-o ma ina salut primele persoanele cunoscute de pe strada, n cazul n care au fost v zute. Dac persoana cunoscut este mpreun cu mai mul i prieteni, necunoscu i celui care salut , se salut tot grupul. n timpul salutului se folosesc i formulele: bun diminea a, bun ziua sau bun seara. La ntlnirile oficiale se pronun denumirea rangului: bun ziua domnule director, presedinte, ministru etc.#. Strngerea de mn poate interveni fie cnd persoanele care s-au salutat se opresc pentru a sta de vorb sau a continua drumul mpreun , fie cu ocazia prezent rii lor. n cazul strngerii de mn rolurile sunt inversate: femeia este aceea care ntinde prima mna, persoana cea mai n vrst celei mai tinere i persoana cu grad superior celei sau celor cu grad inferior. Pentru o secund , cele dou persoane se privesc n ochi n momentul strngerii minii. n toate mprejur rile, b rba ii se scoal pentru a strnge mna interlocutorului; femeile, n schimb, nu se ridic n picioare dect cnd este vorba de o persoan mult mai n vrst sau pe care dore te s-o onoreze n mod special.

241

S rutul minii continu nc s fie practicat n numeroase locuri sau mprejur ri, fiind considerat ca o form de curtoazie, mai ales cnd este vorba de femei n vrst sau c s torite, de so ii de nal i demnitari etc. S rutul minii se face ntr-o form politicoas , prin aplecarea corpului, iar n anumite mprejur ri este recomandabil s se simuleze gestul (n aer liber, de exemplu). Este gre it s se s rute mna nm nu at . De asemenea, este gre it s se rezerve acest gest numai pentru unele dintre femeile care se afl mpreun . C. Prezent rile n probleme de etichet , de o deosebit importan a n activitatea partenerilor este felul n care se fac prezent rile. n aceast privin trebuie respectate urm toarele reguli: b rbatul este prezentat femeii; persoana mai tn r este prezentat celei mai in vrst ; persoana cu gradul inferior este prezentat celei cu grad superior .

Persoana care face prezent rile se adreseaz cu formula: mi permite i s v prezint pe. Dac persoana recomandat are mai multe titluri, se pronun numai titlul cel mai mare. La prezentarea unuia dintre so i de c tre cel lalt se spune simplu: so ul meu sau so ia mea. La prezentarea unei perechi se va spune: domnul i doamna Ionescu sau domnul Ionescu i doamna, ncepndu-se ntotdeauna cu so ul. Formule ca ncntat, sunt fericit de a v fi ntlnit / cunoscut se folosesc n mod curent. De i n practica noastr nu se obi nuie te autoprezentarea, n tot mai multe ri ea este cunoscut n rndul oficialit ilor i n corpul diplomatic. n astfel de ocazii trebuie s se evite ca la autoprezentare s se adauge, n afar de nume, apelative domnul sau doamna , ad ugndu-se, eventual, func ia sau calitatea. n unele situa ii prezentarea sau autoprezentarea este urmat de schimbul c r ilor de vizit . Unele excep ii de la regulile de prezentare: fata tn r va fi ea prezentat unui b rbat n vrst i nu invers;

Dac se prezint o personalitate politic sau bine cunoscut n via a publica se va pronun a numai titlul acesteia nu i numele; ex. domnul pre edinte etc. D. Conversa ia Orice reuniune sau ac iune protocolar , orict de atent ar fi preg tit , risc s devin plictisitoare n lipsa unor conversa ii interesante i utile. Pentru crearea unei atmosfere pl cute, gazda trebuie s se gndeasc la alegerea oaspe ilor, astfel nct ntre ace tia s existe anumite puncte de contact, fie prin faptul c lucreaz n acelea i domenii de activitate sau n domenii care au contingen ntre ele, fie prin forma ia lor intelectual . Organizarea acestor ac iuni nu constituie un scop n sine. Ele trebuie s devin

242

instrumente de munc , s constituie un element principal al activit ii diplomatice, o component principal a muncii de informare i de rela ii. Arta conversa iei nu poate fi nsu it dup anumite formule. Pentru desf urarea unei conversa ii pl cute i mai ales utile muncii de informare se cer o bun preg tire politic i profesional , cuno tin e variate de cultur general , tact, aten ie, polite e i alte asemenea nsu iri pe care diploma ii trebuie s le posede i care pot fi ob inute printr-o munc st ruitoare, permanent de preg tire multilateral . n ceea ce prive te atitudinea n timpul unei conversa ii, de obicei se spune c nu este frumos s pari nici mai inteligent i nici mai instruit dect interlocutorul t u. n timpul unei conversa ii, diplomatul trebuie s aib o atitudine corect , ns degajat , s fie pl cut n conversa ie i s o canalizeze n problemele care l intereseaz . Desigur, respectul opiniei personale oblig pe oricine s asculte cu polite e tezele interlocutorului s u. Aceasta nu nseamn c nu se poate interveni, ci este chiar recomandabil s se intervin ns ntr-o form politicoas , dar ferm , n explicarea pozi iilor proprii atunci cnd ele sunt interpretate n mod eronat. Acest lucru trebuie f cut cu calm i tact, astfel nct modul n care se sus ine o p rere contrarie s nu se fac de pe o pozi ie de superioritate ostentativ sau persiflare. Trebuie evitate ntreruperile partenerului cu exclama ii de felul: nu ave i dreptate!, ce eroare! etc. Se va evita, pe ct posibil, tusea sau str nutul zgomotos n timpul conversa iilor, acestea f cndu-se ct mai discret posibil i ntotdeauna n dosul batistei, cu corpul ntors ntr-o parte fa de interlocutor. La o mas este recomandabil ca diplomatul s se ntre in cu partenerul din dreapta i din stnga sa i s evite, pe ct posibil, discu iile cu partenerii ndep rta i. La recep ii, cocktailuri este recomandabil s se circule printre invita i, s nu se evite conversa ia cu str inii, iar reprezentan ii din cadrul acelora i ministere sau ambasade s nu se adune n grupuri. E. Convorbirea telefonic Telefonul este un mijloc important i extrem de util n rezolvarea sarcinilor profesionale curente, ct i n men inerea leg turilor fire ti ntre cunoscu i, prieteni. De aceea, convorbirile telefonice necesit respectarea unor anumite reguli de care este indicat s se in seama. n acest sens, trebuie cunoscut n primul rnd necesitatea de a se face prezent rile de rigoare, iar n al doilea rnd, n cazul secretarelor, cum se face o leg tur telefonic . Prezentarea trebuie s se fac indicndu-se numai numele apelantului (f r apelativul domnul), precum i institu ia la care lucreaz , evitndu-se de obicei s se indice i func ia. n situa ia cnd leg tura telefonic a fost f cut prin secretariat, apelantul trebuie s a tepte la telefon leg tura cu persoana c utat . Tot n cazul leg turii stabilite prin secretariat este recomandabil ca secretara s nu fac imediat leg tura, ci s procedeze n prealabil la identificarea persoanei care solicit convorbirea i s cear asentimentul celui chemat, ntruct anumite ra iuni pot impune ca o convorbire sau alta s nu aib loc atunci cnd este solicitat . n cazul unei convorbiri oficiale care comport o anumit importan este bine s se

243

identifice persoana care o recep ioneaz , innd seama de obliga ia de a ntocmi nota telefonic . Pe nota transmis se va preciza data, ora i numele persoanei care a recep ionat comunicarea. n cazul transmiterii unei comunic ri de o deosebit importan , nu este gre it i nici nepoliticos s se cear citirea, pentru controlul exactit ii, a notei transmise. F. Reguli ce urmeaz a fi respectate cu prilejul unor ac iuni protocolare (mese, recep ii, cocktailuri). inuta i comportarea lucr torului diplomatic n timpul ac iunilor protocolare men ionate prezint o deosebit importan . inuta i comportarea n timpul unei mese inuta vestimentar va fi cea indicat n invita ie. n cazul cnd o asemenea precizare nu exist , se va mbr ca un costum adecvat ocaziei respective. inuta fizica trebuie s fie degajat , nu for at . Picioarele se in normal pentru a nu incomoda vecinii. Coatele nu se in pe mas . n timpul mesei numai capul poate s fie pu in aplecat deasupra marginei mesei i nicidecum umerii sau ntregul bust. n mod normal ducerea mnc rii la gur se execut cu antebra ul i minile f r a antrena mi carea bra ului i a umerilor. La nceputul mesei, ervetul se pune desf cut pe genunchi. El nu se va prinde n r scroiala hainei, n decolteu sau de gt. tersul gurii cu ervetul se va face n mod ct mai discret posibil. La terminarea mesei, ervetul nu se pliaz la loc, ci se strnge i se pune lng farfurie. Nu se m nnc n grab sau nervos. Gestul de a ine degetul mic n sus cnd se bea sau se m nnc nu este recomandabil. Lingura i cu itul se folosesc numai cu mna dreapt . Furculi a se ine ns cu mna stng cnd, n acela i timp, se folose te i cu itul. Dac se folose te numai furculi a, ea poate fi inut n mna dreapt . n cazul stngacilor adaptarea se face discret pe m sura desf ur rii mesei, f r schimbarea ostentativ a tacmurilor. n timp ce se m nnc , tacmurile se in u or deasupra farfuriei, f r a le ridica cu vrful n sus sau a gesticula cu ele. Cnd se bea, tacmurile se pun pe farfurie, ncruci ate sau unul lng altul, cu itul n partea dreapt iar furculi a cu din ii n sus. Dup terminarea fiec rui fel de mncare, furculi a i cu itul se pun n prealabil pe farfurie, n aceea i pozi ie: furculi a va avea ns , de ast dat , din ii n jos. Este nepoliticos s se m nnce direct de pe cu it. Cnd se scap un tacm pe jos, se ridic , se pune pe marginea mesei i se cere altul. n timpul mesei se vor evita zgomotele inutile i dizgra ioase: sorbirea cu zgomot a supelor sau a ciorbelor, ciocnirea tacmurilor, scobirea n din i etc. De asemenea piept natul, pudrarea sau rujarea n timpul mesei nu sunt un semn de bun cre tere. Controlul inutei trebuie f cut naintea intr rii n sufragerie. La mese se poate ura vecinilor poft bun . Supele i b uturile se servesc de c tre osp tar din partea dreapt , n timp ce restul felurilor de mncare se servesc din partea stng . Serviciul ncepe cu femeia care ocup locul de onoare la dreapta gazdei b rbat, ultima servit fiind gazda femeie; apoi se trece la b rba i, ncepndu-se cu b rbatul

244

care ocup locul din dreapta gazdei femeie i terminnd cu gazda b rbat. Semnalul de ncepere a mesei l d gazda femeie, invitnd oaspe ii s serveasc . B rbatul gazd invit oaspe ii pentru servirea b uturii. Ridicarea de la mas va fi f cut la semnul dat de gazda femeie, dup ce s-a asigurat ns c to i invita ii au terminat de mncat. Toastul se roste te, de obicei, la desert. Sunt cazuri ns cnd acesta este rostit i la nceputul mesei. ntr-o asemenea situa ie trebuie s se asigure c b utura alcoolic s fie deja turnat n pahare. Nu se toasteaz cu b uturi nealcoolice. Paharul cu care se toasteaz se ridic pn la nivelul fe ei. Dac n timpul toastului b rba ii se ridic de pe scaune, femeile pot r mne jos. Ele se vor ridica numai dup un toast oficial, mpreun cu b rba ii. Organizarea unei mese-bufet se obi nuie te foarte des, mai ales cnd exist interesul de a se invita un num r mai mare de persoane. n acest caz, mnc rurile (bufetul) se aranjeaz pe mese lungi, n centrul sau pe una din laturile salonului. Oaspe ii se servesc singuri sau ajuta i de c iva osp tari. Se poate mnca n picioare, caz n care este nevoie de mai mult dexteritate, ntruct cu mna stng se va ine farfuria i se va mnca cu mna dreapt , folosirea cu itului fiind foarte anevoioas . Dac este loc, se mai poate mnca a eznd farfuria pe masa de bufet sau pe mese al turate special amenajate n acest scop. Cocktailurile i recep iile au loc n picioare. n acest caz serviciul poate fi asigurat, fie de osp tari, care circul printre invita i, cu platourile de mncare i b utur , fie prin instalarea unor mese-bufet n centrul sau pe laturile saloanelor, oaspe ii servindu-se singuri, sau cu ajutorul ctorva osp tari. G. Fumatul n aceast problem , o prim regul de polite e impune ca nefum torii s nu fie stingheri i de c tre fum tori. Se recomand ca un b rbat s nu fumeze n apropierea unei femei, un tn r lng o persoan mai n vrst , un func ionar n fa a sau lng superiorul s u, dac tie c to i ace tia nu suport fumul de igar . n asemenea mprejur ri, ntrebarea mi permite i s fumez?, mai ales cnd este nso it de gestul de a scoate igara din pachet sau a aprinde bricheta, este deplasat , deoarece interlocutorului i va fi greu s r spund negativ. Ab inerea de a fuma, n asemenea situa ii, este cea mai bun solu ie. De asemenea, trebuie avute n vedere i alte cteva reguli esen iale: nu se salut cu igara n gur ;

nu se vorbe te cu igara sau pipa n col ul gurii i nu se ine igara permanent n gur puf ind din ea; nu se intr cu igara sau pipa aprins n locuin a unde e ti invitat sau n biroul superiorilor n grad. Se recomand ca femeile s nu fumeze pe strad sau dac fumeaz s nu dea fumul pe nas. n societate b rbatul ofer foc mai nti femeilor i apoi b rba ilor. O femeie poate oferi foc altor femei, dar nu este normal s ofere foc b rba ilor. Folosirea scrumierelor pentru aruncarea scrumului de igar este absolut obligatorie. Este

245

inadmisibil s se foloseasc la ntmplare oricare vas drept scrumier . Gazda nu va ncepe s fumeze nainte de a oferi ig ri invita ilor s i; invita ii nu vor fuma nainte de a cere permisiunea gazdei. La o mas oficial nu se fumeaz dect din momentul cnd sunt oferite ig ri de c tre gazd , de obicei nu nainte de a se trece la felul principal de mncare, respectiv la friptur . H. inuta vestimentar

n activitatea de rela ii cu publicul, inuta vestimentar are o deosebit importan . Regula de etichet vestimentar cere o mbr c minte corect , n plin armonie cu conforma ia corpului i mprejur rile n care este purtat . n aceasta const i adev rata elegan . A fi elegant nu nseamn preocuparea exclusiv pentru num rul i pre ul toaletelor, copierea fidel a modei lansate de diferite case de specialitate, ci preocuparea pentru alegerea unor materiale de bun calitate i o croial corespunz toare, capabile s r spund unor nevoi ct mai variate i f r a se demoda prea repede. La b rba i accesoriile au mare importan . Se cere: o c ma curat i bine c lcat , o cravat discret , asortat , ca i nc l mintea sau ciorapii, la culoarea costumului. La femei culorile i desenul materialului ca i croiala rochiei trebuie s fie armonizate cu aspectul fizic. O femeie cu tenul palid nu va face dect s - i eviden ieze i mai mult paloarea dac se va mbr ca n culori galbene sau verzi. O femeie corpolent i de statur mic nu va purta o rochie plisat sau cu dungi dispuse orizontal sau cu o croial scurt , dup cum o femeie nalt nu va purta o rochie cu dungi dispuse vertical. Excesul de bijuterii nu contribuie la ob inerea unei note de mai mult elegan , ci dimpotriv . inuta de zi sau inuta de ora (se folose te diminea a i dup -amiaza) La ac iunile la care se impune inuta vestimentar de ora , pot fi oferite urm toarele sugestii: Pentru femei: rochie scurt de sezon, deux-pieces sau tailleur, din materiale i culori potrivite sezonului (ziua nu se mbrac rochii din materiale lucioase lam sau dantel ); m nu i simple i p l rie, asortate cu mbr c mintea; accesorii discrete; po eta obi nuit de o culoare asortat cu mbr c mintea;

pantofi de zi, cu tocuri joase, de o culoare asortat cu mbr c mintea (nu se recomand pantofi din piele lucioas ); palton, pardesiu sau hain de blan , dup sezon.

Pentru b rba i: costum (hain obi nuit ; i pantaloni) de aceea i culoare (nu prea nchis ), de croial

246

c ma

alb sau cu dungi de culoare asortat la costum;

cravat , ciorapi i pantofi asorta i la culoarea costumului; m nu i numai cnd se poart i p l rie;

palton sau pardesiu, numai cnd este cazul.

Unele preciz ri: costumul uni se poart cu c ma la c ma n dungi se poart uni i cravat cu dungi discrete;

i cravat uni;

cravat modern , nflorat sau cu diferite modele geometrice, trebuie s fie aleas cu mult grij ; culoarea ciorapilor se asorteaz cu cea a cravatei; nu se poart cravat la c ma cu mnec scurt ;

toamna, iarna i prim vara se vor purta m nu i din piele, n circumstan ele care impun elegan . inuta de sear sau inuta de culoare nchis

La ac iunile la care se impune inuta vestimentar de culoare nchis , se recomand : Pentru femei rochie de sear din m tase, lam, dantel , ln , jers etc., de obicei de lungime obi nuit sau dac moda impune, mai lung ; m nu i din piele sau m tase, scurte (la rochie cu mneci) sau lungi -3/4 (la rochie f r mneci); bijuterii de pre , dar discrete i n num r redus;

po et de dimensiuni mici din piele, m tase sau materiale lucioase (paiete, m rgele etc.), de culoare asortat cu mbr c mintea; pantofi din piele lucioas sau mat asortate cu mbr c mintea; i ciorapi din m tase sau dantel , n culori

n sezonul rece, palton, pardesiu sau hain de blan de culoare nchis .

Aceasta este inuta vestimentar recomandat pentru diferite ocazii oficiale, mese, recep ii, gale de film, spectacole teatrale etc., ns n ora poate fi folosit, cu deplin succes, costumul taior sau deux-pieces, confec ionat din materiale de bun

247

calitate i cusut cu mult gust. Nu se recomand folosirea pantofilor cu tocul nalt la inuta cu pantaloni. Pentru b rba i costum de culoare neagr sau nchis , cu pantaloni i vest de aceea i culoare (stof uni sau cu dungi discrete din acela i fir); c ma alb ;

cravat argintie sau asortat la culoarea costumului; ciorapi negri; m nu i, cnd se poart i p l rie;

pantalon sau pardesiu cnd este cazul (totdeauna cu m nu i). inuta pentru ceremoniile cu caracter funerar

La ceremoniile cu caracter funerar se recomand urm toarea inut vestimentar : Pentru femei mbr c minte de sezon, de culoare neagr ; ciorapi negri sub iri; po et neagr ; pantofi negri; batist alb , ndoliat ; p l rie i m nu i de culoare neagr ; palton, pardesiu sau fulgarin de culoare neagr , n func ie de anotimp.

Pentru b rba i La nmormnt ri: costum de culoare neagr ; c ma alb ;

cravat , ciorapi i pantofi de culoare neagr ; palton, pardesiu, fulgarin, m nu i i p l rie de culoare neagr (n func ie de

248

anotimp); fular alb, de m tase.

b) La prezentarea de condolean e hain neagr sau inut de culoare nchis . La prezentarea de condolean e se recomand hain neagr , dar nu este obligatorie. c) La depunerea de coroane de flori sau jerbe, se recomand folosirea inutei de culoare nchis . inuta de ceremonie sau inuta special n practica interna ional , inuta variaz de la o ar la alta, observndu-se tendin a de renun are la mbr c mintea clasic de mare ceremonie i anume; smoking, jachet i frac. n ultimul timp, n multe ri, la ceremoniile de mare fast se folose te costumul negru sau nchis. De regul la ac iunile cu caracter diplomatic, trebuie respectat inuta indicat pe invita ie. n cazul cnd nu exist o asemenea precizare, se va folosi mbr c mintea corespunz toare practicii locale pentru toate ac iunile prev zute n programul acestor vizite. Acest lucru impune cunoa terea dinainte a practicii locale n vederea confec ion rii din timp a ve tmintelor necesare. De re inut: dac b rbatul este mbr cat n smoking, partenera va purta rochie scurt , f r mneci, f r p l rie i m nu i (n unele ri, la mesele care au loc la ore trzii se indic rochie lung ); dac b rbatul este mbr cat n jachet (de obicei, la vizite oficiale n cursul zilei), partenera va purta rochie scurt cu p l rie i m nu i; dac b rbatul este mbr cat n frac, partenera va purta rochie lung , f r mneci i cu m nu i lungi. Este imperios necesar ca n toate ocaziile, la ac iunile protocolare, vizite, mese, recep ii, cocktailuri, ceaiuri etc., s se poarte mbr c mintea indicat n program sau pe cartea de invita ie. n lipsa unei asemenea preciz ri, se poate ine cont de urm toarele recomand ri: Portul m nu ilor Purtatul m nu ilor depinde de obiceiurile locale. Pe strad ns , b rbatul i va scoate m nu a din mna dreapt pentru a saluta. Femeile nu- i scot m nu ile dect dac ntlnirea este fixat dinainte. n interior, b rbatul nu intr cu mna dreapta n m nu . Este preferabil ca ea s se scoat nainte de a suna la u . M nu ile se scot n restaurant i ntr-o sal de dans, dar ele se pot purta n tren, la sport i pentru condusul ma inii. La bal, la teatru, ca i la toate manifest rile publice care au loc n interior, b rba ii i vor scoate m nu ile, n timp ce femeile dac doresc pot s le p streze. La o invita ie la mas , nu se intr n sufragerie cu m nu ile n mn . Cnd

249

se mbrac pardesiul, mantoul, paltonul, m nu ile sunt obligatorii. Alte reguli de etichet : Pe strad prioritatea de trecere este urm toarea: femeia trece naintea b rbatului, cel mai n vrst naintea celui mai tn r, gradul superior naintea celui inferior. Ini iativa de a intra in discu ie apar ine femeii, celui mai n vrst sau mai mare n grad (cu excep ia cazurilor cnd sunt de comunicat probleme urgente i importante pentru interlocutori). La urcarea n mijloacele de transport public se d ntietate femeilor, persoanelor mai n vrst i superiorilor n grad. La coborre se procedeaz invers: b rbatul sau persoana mai tn r coboar primul i ajut apoi femeile sau pe cei mai in vrst . n cazul unei deplas ri cu ma ina, locul de onoare este la spate n dreapta banchetei, dup care urmeaz cel din stnga, iar locul trei, n fa , lng ofer. n cazul cnd dou femei i un b rbat sau doua femei i doi b rba i se afl mpreun , locul femeilor este pe bancheta din spate, cea mai n vrst stnd la dreapta, iar a b rba ilor n fa . Dac doi b rba i nso esc o femeie, cel mai in vrst sau superior n grad st pe bancheta din spate, la stnga femeii, iar al doilea b rbat n fa . 3. Organizarea meselor, cocktail-urilor, recep iilor i ntlnirilor prietene ti A. Organizarea meselor (dejun, dineu) Organizarea i participarea la mese, unde sunt invita i oaspe i str ini i personalit i locale, a ncetat s mai fie o simpl ac iune de curtoazie, protocolar devenind o modalitate de lucru, un instrument care, folosind adecvat cadrul mai pu in oficial n care se desf oar , poate permite att realizarea unor contacte mai strnse ntre participan i, ct i discutarea sau chiar rezolvarea unor probleme de munc . Reu ita unor astfel de mese, atingerea scopului urm rit, depind att de oportunitatea ac iunii i de alegerea oaspe ilor, ct i de priceperea i tactul cu care gazda invit , prime te i se ocup de invita i. a) Oportunitatea organiz rii meselor n general, organizarea meselor diplomatice trebuie s urm reasc un obiectiv precis, s constituie o ac iune de munc , care s contribuie la sus inerea i dezvoltarea activit ii organizatorului, la l rgirea i nt rirea contactelor cu persoanele invitate. b) Alegerea invita ilor Alegerea invita ilor, ca nivel i num r, este determinat de:

250

importan a persoanei sau delega iei n cinstea c reia este oferit masa; scopul care se urm re te; nivelul la care are loc ac iunea respectiv .

Practica a demonstrat c pentru reu ita unei ac iuni de acest fel este necesar s existe un echilibru ntre nivelul i num rul oaspe ilor str ini invita i i cel al reprezentan ilor gazdei, astfel ca participan ii s poat g si subiecte de discu ie de interes comun. La alegerea invita ilor se va avea n vedere ca participan ii s se poat n elege ntre ei ntr-o limb de circula ie interna ional , accesibil tuturor. Oaspetele care nu cunoa te nici o limb de circula ie interna ional , dar a c rui prezen este dorit n mod deosebit, va fi invitat cu translatorul s u. c) Trimiterea invita iilor Transmiterea i primirea invita iilor reprezint primul contact al organizatorului mesei cu cel invitat, astfel c modul n care se deruleaz acest moment va contribui sau nu la reu ita ac iunii. Transmiterea invita iilor se face dup ce n prealabil, persoanele care urmeaz a fi invitate au fost consultate asupra datei i posibilit ii de participare. Men ionarea ocaziei sau scopului pentru care se face invita ia este un semn de respect i considera ie fa de cel invitat. Textul invita iei va fi redactat n numele celui care va oferi masa i va fi adresat persoanei i nu func iei celui invitat. n m sura n care uzan ele locale prev d, pe invita ii va fi indicat i inuta dorit la ac iune. n cazul protocolului romnesc se folose te, n special, inuta de ora , la dejun i haina de culoare nchis , pentru dineu. n func ie de nivelul i importan a care se acorda mesei, haina nchis poate fi folosit i pentru dejun. Practica interna ional prevede pentru acest gen de ac iuni: tenue de ville informal dress costum de ora habit fonc dark suit costum de culoare nchis cravate noire black tie smoking.

Pe invita iile trimise persoanleor care au acceptat participarea se va scrie, n col ul din dreapta jos, P.M.(pour memoire). Invita iile transmise f r consultarea celui invitat vor purta men iunea RSVP (repondez s'il vous plait). De obicei, r spunsul la invita ie trebuie dat n timp util, pentru a permite gazdei, n caz de neparticipare, s invite o alta persona. Este recomandabil ca r spunsul s fie dat printr-o formul care s includ mul umiri pentru invita ie i precizarea c se va putea sau nu onora invita ia. Nimeni nu poate fi reprezentat la o mas de o alt persoan , f r ncuno tiin area i asentimentul prealabil al gazdei. Este important ca invita ia s ajung la destinatar cu cel pu in 10-14 zile naintea ac iunii.

251

d) Plasamentul la mas Locul de onoare este a ezat totdeauna pe latura care ofer , n func ie de nc pere, privirii ocupantului fie u a de intrare, fie fereastra dac u a este lateral , fie, n cazul n care i u a i fereastra sunt a ezate lateral, perspectiva cea mai larg . Plasamentul se face ntotdeauna dup ce a fost stabilit ordinea de prec dere, att a b rba ilor ct i a femeilor. Ordinea de prec dere se face innd cont de func ie. La nivel de reprezentare egal, vechimea n func ie, gradul, vechimea la post etc., sunt elemente pe baza c rora se poate realiza ordinea de prec dere. Femeile v duve sau divor ate au prec dere n principiu asupra celor nec s torite, atunci cnd nu au func ie. Pentru a nlesni identificarea locului la mas al fiec rui invitat, se vor folosi cartona e dreptunghiulare pe care scrie numele persoanei respective. Cnd num rul invita ilor este mare, pentru a se evita circula ia n jurul mesei pentru identificarea plasamentului la mas , se folose te al doilea rnd de cartona e pe care este schi at planul general al mesei i este marcat locul invitatului. n func ie de num rul participan ilor i formatul mesei, poate fi alc tuit un tablou cu plasamentul general, care se expune la loc vizibil pentru orientarea oaspe ilor. Se pot avea n vedere i solu ii combinate, de plasament la masa n form de potcoav cu mese rotunde sau dreptunghiulare, n func ie de nivelul particip rii la ac iuni i num rul invita ilor. n situa ia cnd la o mas se invit o persoan cu grad mai mare ca cel al gazdei, aceasta din urm poate ceda locul s u acesteia. n caz contrar, persoana cu gradul mai mare va ocupa locul din dreapta oaspetelui principal. Cnd gazda este un celibatar sau so ia este absent , se obi nuie te ca locul de onoare din fa a gazdei s fie oferit so iei invitatului cu gradul cel mai mare. Cnd se dore te s se acorde oaspetelui de onoare (nec s torit sau a c rei so ie este absent ) o aten ie deosebit , locul de onoare va fi cel din fa a so iei gazdei. n acest caz, gazda-b rbat se a eaz fie la dreapta primei femei, fie pe ultimul loc ceea ce este mai politicos. n func ie de nivelul la care are loc ac iunea, n situa ia n care exist , locul translatorului poate fi: n spatele gazdei sau la mas , n stnga ei.

Masa Bufet
Se organizeaz cnd exist interesul de a se invita un num r mai mare de persoane. Mnc rurile vor fi a ezate pe mese lungi, n centrul sau pe laturile salonului. Oaspe ii se servesc singuri sau ajuta i de c iva osp tari. Se poate mnca n picioare n acela i salon sau saloane al turate, unde se pot aranja grupuri de m su e, pe care se a eaz farfurii i tacmuri. Nu se face plasament. e) Aranjarea mesei Aranjarea corect i cu gust a mesei creeaz o ambian pl cut serviciul osp tarilor, ct i consumul mnc rurilor preg tite[1]. i u ureaz att

Scaunele trebuie aranjate la distan e potrivite: s nu fie prea aproape pentru ca vecinii s se jeneze reciproc n timpul mnuirii tacmurilor i nici prea dep rtate nct discu iile s fie stnjenite.

252

 Fa a de mas clasic este alb sau cu desene discrete de aceea i culoare (damasc). nainte de a fi folosit , este indicat s fie controlat dac este perfect curat i recent c lcat , astfel nct pliurile s nu mpiedice aranjarea mesei. n cazul cnd sunt necesare mai multe fe e de mas (ceea ce trebuie evitat n m sura posibilului) se va observa ca suprapunerea lor s se fac pe o linie ct mai pu in perceptibil . Sub fa a de mas se ntinde, de obicei, un molton gros, care permite o mai bun fixare a tacmurilor i, totodat , fere te masa de pete. n ultimul timp, se folosesc n mod curent fe e mici de mas , individuale, f cute dintr-o pnz fin , de obicei cu broderie, din pai sau rafie n diferite culori. Fe ele de mas individuale se folosesc numai cnd gazda dispune de o mas din lemn de calitate superioar i perfect lustruit . erve elele se aranjeaz n diferite forme, pliate n form dreptunghiular sau triunghiular , fie direct pe farfurie, fie la stnga acesteia. Cel mai practic este aranjarea lui n form triunghiular , cu vrful n sus, la stnga farfuriei, astfel nct s mascheze feliile de pine sau chifle. Tacmurile folosite la o mas oficial trebuie s fie de calitate bun , de preferin din argint sau argint rie. Gazda are obliga ia s le controleze naintea fiec rei mese, spre a se ncredin a c sunt curate i n bun stare. Nu este nimic mai nepl cut dect ca, n timpul unei mese, vreunui invitat s -i cad , de exemplu, mnerul cu itului sau ca acesta s nu taie. De regul , fiecare fel de mncare se m nnc cu tacm separat. De aceea i tacmurile se aranjeaz n ordinea servirii meniului, n jurul farfuriei. Iat , de exemplu, aranjamentul pentru un dineu: la dreapta farfuriei: lingura de sup , cu itul de pe te, cu itul de carne; la stnga farfuriei: furculi a de pe te i cea de carne; n fa a paharelor: furculi a, cu itul i linguri a de desert. lamele cu itelor vor fi ntotdeauna ndreptate spre farfurie.

Paharele se aranjeaz n fa a farfuriei, drept, oblic sau n semicerc, num rul lor depinznd de cel al b uturilor servite; fiecare fel de vin se bea dintr-un pahar separat. La un dineu, de exemplu, la care se vor servi dou feluri de vin i ampanie se vor pune patru pahare, cel mai mare fiind pentru ap . Dac aperitivul se serve te direct la mas , se pune n plus p h relul de uic (sau alt b utur )care, de obicei, se umple nainte de a ezarea oaspe ilor la mas . Paharele de lichior sau coniac se pun pe mas odat cu cafeaua sau pu in mai nainte. Masa se aranjeaz , de obicei, cu flori, pe mijloc, ntre cele dou rnduri de tacmuri. Ornamentul cel mai practic const ntr-un aranjament de diferite flori cu tijele t iate scurt, puse ntr-o vaz joas , astfel nct oaspe ii plasa i fa a n fa s se poat vedea cu u urin . Ca ornament mai pot servi fructierele pe care se aranjeaz fructe de sezon, bomboniere, precum i diferite bibelouri de calitate superioar . Buchete mai mari de flori se pot pune n vaze speciale pe mobilele din jur. Ca piese accesorii, la o mas mai pot fi aranjate: servicii pentru sare, piper,

253

mu tar sau alte diverse condimente, scrumiere etc. n cazul cnd la mas se serve te pe te sau fructe care necesit folosirea degetelor pentru scoaterea oaselor, respectiv a smburilor, se obi nuie te ca n dreptul fiec rui invitat s se pun cte un bol cu ap , n care oaspe ii i vor putea cl ti degetele. n ap se pot pune petale de flori, felii de l mie etc. f) Meniul Meniul va fi ntocmit n func ie de oaspe i i sezon, preocuparea de baza a gazdei trebuie s-o constituie calitatea mesei i felul n care este servit . Se vor evita mesele prea nc rcate sau care presupun un consum exagerat de alcool. La o masa (dejun, dineu) nu este indicat s se serveasc , n afara desertului, mai mult de dou feluri, cnd sunt suficient de consistente sau trei, cnd se stabile te un meniu mai u or. n general, nu se serve te dect un singur fel de mncare din carne. Numai la banchete se poate introduce i al doilea fel. Alegerea desertului se face n func ie de restul meniului: un desert mai u or (salat de fructe, nghe at ), dac celelalte feluri de mncare au fost mai grele i un desert mai consistent (tort, pl cint etc.) n caz contrar. Fructele pot fi servite ca desert (proaspete, compot, salat ), fie dup acesta, dac masa nu a fost prea nc rcat . Vinurile se aleg dup componen a meniului. La o mas nu se vor servi mai mult de dou feluri de vin (alb, ro u) i un vin dulce, desert sau ampanie. Cafeaua cu coniac (lichior etc) poate fi servit la mas sau ntr-un salon separat. Dac se serve te separat, dup terminarea mesei, gazda-femeie se va ridica prima, invitnd oaspe ii n salonul respectiv. Unele reguli de etichet referitoare la ac iunile protocolare enun ate n cazul cnd eful unei institu ii ofer o mas cu un num r mai mare de oaspe i, este bine ca cel pu in unul dintre colaboratori s fie invitat, pentru a-l ajuta la primire. Dac vestiarul este departe de salonul de primire, este bine ca acest colaborator s ntmpine oaspe ii la ie irea din vestiar, ajutndu-i s ia cuno tin de plasamentul la masa. Acesta se face pe o plac special , de obicei confec ionat din piele sau material plastic, n care se introduc buc i mici de carton, pe care se scrie numele fiec rui invitat, aranjate n jurul unei piese, de forma mesei, montat n mijlocul pl cii; Sosirea la mas cu punctualitate trebuie respectat cu stricte e, pe de o parte avnd n vedere c se pot servi unele mnc ruri fixe care se preg tesc la minut, pe de alt parte, pentru a evita ca ceilal i invita i s a tepte pe cel ntrziat. Pentru prentmpinarea unor asemenea situa ii este recomandabil ca 15-30 minute de la ora indicat pe invita ie s se serveasc drink-uri i mici aperitive, n picioare, prilej inclusiv pentru un prim contact ntre to i participan ii la mas . inuta la o mas este cea indicat pe invita ie. n cazul cnd o asemenea precizare nu exist , n func ie de anotimp i ora mesei, se va mbr ca un costum corespunz tor, care poate fi de culoare mai deschis la prnz i n orice caz de culoare nchis seara (gris-fer, bleu-marin etc). La orice mas , b rba ii mbrac ns c ma alb , cu pantofi i ciorapi asorta i culorii costumului. Se va avea, de

254

asemenea, grij ca ntre ciorapi i cravat s nu fie un contrast izbitor. La o mas de prnz, femeile pot mbr ca o rochie simpl de zi, bine croit i potrivit vrstei n privin a modelului i culorii. La o masa de sear (dineu) se va prefera o rochie de m tase sau ln , mai nchis , cu croial simpl . Rochia de sear (de obicei mai lung , dintr-un material nchis i mai greu) nu se poart dect atunci cnd b rbatul este n smoking sau frac. Portul p l riei la prnz este uzual, chiar la o rochie de strad . De asemenea, n special la o mas de sear , se obi nuie te s se poarte m nu i. Lungimea i culoarea acestora depind de croiala rochiei i de gustul personal. Cnd osp tarul anun c masa este servit , gazda-b rbat invit pe so ia oaspetelui principal i o conduce la locul ei. Gazda-femeie invit pe oaspetele de onoare s ntre n sufragerie, dar ea trece dup intrarea tuturor oaspe ilor. La sfr itul mesei, gazdafemeie se ridic i iese prima din sufragerie. nainte de invitarea la mas , gazda va avea grija s recomande ntre ei pe oaspe ii care nu se cunosc. Servitul mesei ncepe ntotdeauna cu oaspe ii-femei, n ordinea de prec dere a acestora i continu apoi cu b rba ii, astfel nct gazda-so ie va fi servit ultima dintre femei, iar gazda-so ultimul dintre b rba i. Se va controla cu grij mbr c mintea osp tarilor, ea trebuind s fie curat i de aceea i croial . De asemenea, osp tarii vor fi instrui i cu privire la ordinea n care vor fi servi i oaspe ii i la comportarea n timpul mesei (s nu fie zgomoto i, s nu serveasc sau s circule n timpul toasturilor, dect dac este necesar s umple paharele etc.). Cei ce stau mpreun la aceea i mas au obliga ia de a discuta ntre ei. A proceda altfel nseamn o total lips de polite e. n cazul cnd doi oaspe i plasa i unul lng altul nu se cunosc, b rbatul poate ar ta vecinei sale cartea lui de vizit , din dreptul tacmului, spunnd: Numele meu, al dv.? sau numai numele meu, n timp ce se uit spre cartea de vizit a persoanei necunoscute. Se poate fuma din momentul n care osp tarii servesc oaspe ii cu ig ri. n cazul cnd ig rile sunt pe mas , de obicei nu se fumeaz nainte de a se trece la ultimul fel de mncare (carne) sau pn cnd gazda nu face o invita ie n acest sens. Oaspetele principal, care de obicei d semnalul de plecare, p r se te locuin a gazdei, n mod obi nuit, dup 1/2-1 or de la terminarea mesei. Binen eles, n aceast privin nu exist o regul fix , plecarea oaspetelui principal fiind n func ie i de alte elemente ca: atmosfera existent i natura discu iilor care se poart , anumite interese personale sau angajamente ulterioare etc. n cazul cnd unii invita i au obliga ii care nu le permit s a tepte plecarea invitatului principal, vor putea p r si locuin a, scuzndu-se att fa de acesta, ct i fa de gazd . B. Organizarea cocktailurilor i recep iilor Cocktail-urile i recep iile se organizeaz n diferite mprejur ri ca: ziua na ional , prezen a n ar a unei delega ii str ine etc. n general, cocktailurile se organizeaz n ocazii mai pu in oficiale i au loc dup -amiaza, la orele 17.00 sau 18.00. Recep iile

255

au un caracter mai oficial, n cinstea unei delega ii de nalt nivel etc., ele avnd loc mai ales seara, n jurul orelor 19.00 sau 20.00. Pe invita ii se men ioneaz , de obicei, ocazia cu care se ofer cocktailul sau recep ia respectiv . Oaspe ii vor fi saluta i, la sosire i plecare, de c tre gazd i so ia sa i, eventual, de unul dintre colaboratori. O preocupare deosebit trebuie s se acorde aten iei fa de oaspe i, urm rindu-se ca gazdele s se ntre in cu ct mai mul i oaspe i i n special cu personalit ile mai marcante. Este recomandabil ca problemele pe care gazda are interesul s le abordeze n ziua respectiv s fie preg tite cu mult grij , indicnduse care anume dintre colaboratori va ridica una sau alta dintre ele i cui anume, astfel nct aceleia i persoane s nu i se ridice probleme similare de c tre diferi i membri ai institu iei. C. Ceaiuri i ntlniri prietene ti Ceaiurile sunt ac iuni protocolare organizate, f r o ocazie deosebit , cu scopul de a se crea o ambian propice unor discu ii amicale. Ceaiurile se organizeaz fie diminea a ntre orele 10.30-11.30 sau dup -amiaza, ncepnd cu orele 16.00 pn la orele 18.00. La ceai se pot servi alune, fursecuri, bomboane de ciocolat , iar n ncheiere diferite sucuri.

[1] Vezi anexa. 4. Uzan e de ceremonial i protocol diplomatic practicate n Romnia

Primirea efilor de misiune

Misiunea diplomatic este rugat s comunice Ministerului Afacerilor Externe, n timp util, data sosirii, mijlocul de transport i punctul de intrare n Romnia a noului ef de misiune pentru a fi ntmpinat conform uzan elor diplomatice. La sosirea la post, efii de misiune sunt saluta i n Bucure ti, la gar sau aeroport, n numele ministrului afacerilor externe, de directorul Protocolului sau de adjunctul acestuia. Dac sosirea sau plecarea efului de misiune are loc n zilele de smb t sau duminic , s rb tori sau alte zile n care oficial nu se lucreaz precum i dup orele 22.00 sau nainte de orele 08.00, acesta va fi salutat de un func ionar al Direc iei Protocol. Vizitele protocolare ale efilor de misiune la sosirea la post Dup sosirea sa la Bucure ti, eful de misiune face o vizit directorului Protocolului Ministerului Afacerilor Externe, care l informeaz asupra uzan elor locale privind ceremonia prezent rii scrisorilor de acreditare i asupra regulilor de protocol care trebuie respectate de efii misiunilor diplomatice n Romnia. Cu ocazia acestei vizite, eful de misiune solicit o audien , n leg tur cu prezentarea copiilor scrisorilor de acreditare, la ministrul afacerilor externesau n lipsa acestuia, la un secretar de stat. Ulterior, directorul Protocolului informeaz pe eful de misiune despre ziua i ora cnd va fi primit de ministrul afacerilor externe sau de secretarul de stat n vederea depunerii copiilor scrisorilor de acreditare.

256

ns rcinatul cu afaceri titular nmneaz directorului Protocolului copia scrisorii de cabinet prin care este numit n aceast func ie i a celei de rechemare a predecesorului, n cazul c acesta nu a depus-o la plecare. n ziua i ora fixate pentru audien la ministrul afacerilor externe sau la secretarul de stat, eful de misiune este a teptat i prezentat ministrului de directorul Protocolului.Cu acest prilej, ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat are o convorbire cu eful de misiune. eful de misiune nmneaz ministrului afacerilor externe sau secretarului de stat copiile scrisorilor de acreditare i ale scrisorilor de rechemare a predecesorului s u, n cazul n care acesta nu le-a depus la plecare. Directorul Protocolului informeaz pe eful de misiune de data i ora fixate pentru audien a la pre edintele Romniei n vederea prezent rii scrisorilor de acreditare. eful de misiune comunic n prealabil directorului Protocolului numele colaboratorilor s i cu grad diplomatic care urmeaz s -l nso easc la ceremonia depunerii scrisorilor de acreditare; num rul acestora poate fi de 1-3 persoane. Numirea unui ns rcinat cu afaceri a.i., va fi comunicat ministrului afacerilor externe al rii acreditare printr-o scrisoare sau telegram , de c tre ministrul afacerilor externe al rii acreditante. Ceremonia prezent rii scrisorilor de acreditare n ziua fixat pentru depunerea scrisorilor de acreditare, directorul Direc iei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe sau adjunctul acestuia conduce pe ambasador de la re edin sau ambasad la Palatul Cotroceni. Deplasarea ambasadorului la Palatul Cotroceni se va face cu un autoturism pus la dispozi ie de Protocolul Pre edin iei. Colaboratorii care l nso esc (1-3) se deplaseaz cu ma ini ale ambasadei. La intrarea n curtea Palatului Cotroceni, ambasadorul coboar din ma in i este salutat de eful Protocolului Pre edin iei, care l invit s treac n revist garda militar de onoare. Aceasta ceremonie se desf oar n acordurile Mar ului de ntmpinare. Ambasadorul se opre te n dreptul drapelului Romniei i salut printr-o u oar nclinare a capului, dup care continu trecerea n revist a g rzii. Dup trecerea n revist a g rzii militare de onoare, ambasadorul este invitat n ma in , unde l a teapt directorul Direc iei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe. Odat ajun i la Palat, ambasadorul i colaboratorii s i sunt condu i ntr-un salon de a teptare n care sunt arborate steagurile respectivei ri i al Romniei. Ambasadorul, nso it de directorul Direc iei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe, urma i de colaboratorii ambasadorului, intr n Sala Unirii i se opresc la 4-5 pa i n fa a pre edintelui Romniei. Sunt prezen i ministrul afacerilor externe sau un secretar de stat i un consilier preziden ial sau de stat. Directorul Protocolului din Ministerul Afacerilor Externe se adreseaz pre edintelui Romniei cu formula Domnule pre edinte, am onoarea s v prezint pe Excelen a Sa, domnul .., ambasadorul extraordinar i plenipoten iar al .. n Romnia. Ambasadorul l salut pe pre edintele Romniei printr-o u oar nclinare a capului i se adreseaza cu urm toarele cuvinte: Domnule pre edinte, permite i-mi s v nmnez scrisorile prin care pre edintele .., Domnul .. m acrediteaz n calitate de ambasador extraordinar i plenipoten iar al .. n Romnia, precum i scrisorile

257

de rechemare a predecesorului meu. Ambasadorul se apropie de pre edinte pentru a-i nmana scrisorile de acreditare, precum i scrisorile de rechemare a predecesorului s u, dac este cazul. nmnarea se face cu ambele mini de la o distan de circa un metru. Dup primirea scrisorilor, pre edintele i strnge mna ambasadorului. Pre edintele prezint ambasadorului persoanele oficiale romne care asist la ceremonie. La rndul s u, ambasadorul prezint pre edintelui pe colaboratorii s i. Pre edintele l invit pe ambasador pentru o fotografie oficial lng steagul Romniei. Pre edintele are apoi o ntrevedere, ntr-un salon contiguu Biblioteca cu noul ambasador. La ntrevedere asist ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat, consilierul preziden ial sau de stat, eful Protocolului Pre edin iei i colaboratorii ambasadorului. Directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe se retrage ntrun salon al turat n a teptarea ncheierii ceremoniei care dureaza circa 15 minute. Dup terminarea convorbirii, marcat de oferirea unei cupe de ampanie, pre edintele i ia r mas bun de la ambasador. Ambasadorul i colaboratorii s i ies din palat i se ndreapt spre ma ini. De aceast dat , autoturismul oficial n care se afl ambasadorul are arborat fanionul na ional al rii respective (pe aripa din fa dreapta). Directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe sau adjunctul acestuia conduce pe ambasador pn la re edin a sau cancelaria acestuia, unde se poate oferi o cup de ampanie sau cocktail restrns. inuta la ceremonia prezent rii scrisorilor de acreditare este costum de culoare nchis , uniform diplomatic sau costum na ional. Ordinea de prec dere a efilor de misiune Ordinea de prec dere a efilor de misiuni diplomatice va fi determinat , pentru ambasadori, de ziua i ora prezent rii scrisorilor de acreditare pre edintelui Romniei, iar pentru ns rcina ii cu afaceri a.i. de data notific rii la MAE a asum rii conducerii misiunii diplomatice; Ziua i ora prezent rii scrisorilor de acreditare de c tre ambasadori sunt stabilite n func ie de ziua i ora prezent rii copiilor scrisorilor de acreditare la ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat; Ziua i ora prezent rii copiilor scrisorilor de acreditare se stabilesc n func ie de ziua i ora sosirii la Bucure ti; Dac n aceea i zi i la aceea i or sosesc doi sau mai mul i ambasadori n acela i avion sau nav maritim ordinea depunerii copiilor scrisorilor de acreditare va fi stabilit pe criterii alfabetice (denumirea rii) sau prin tragere la sor i.

258

Absen a efului de misiune n caz de plecare temporar din Romnia, eful misiunii trimite o Not Verbal Ministerului Afacerilor Externe Direc ia Protocol indicnd numele colaboratorului care l nlocuie te pe timpul absen ei sale, n calitate de ns rcinat cu afaceri a.i. De asemenea, eful misiunii notific n scris Ministerului Afacerilor Externe Direc ia Protocol ntoarcerea i reluarea func iilor sale; n caz de plecare definitiv sau temporar din Romnia a unui ns rcinat cu afaceri a.i., notificarea nlocuirii acestuia cu un alt ns rcinat cu afaceri a.i. se face printr-o scrisoare sau telegram adresat ministrului afacerilor externe al Romniei de c tre ministrul afacerilor externe al rii respective. Plecarea definitiv din Romnia a efilor de misiune La plecarea definitiv din Romnia, scrisorile de rechemare pot fi depuse la Pre edintele Romniei fie personal de c tre efii de misiune, fie de succesorii acestora, odat cu depunerea scrisorilor lor de acreditare; Scrisorile de rechemare ale ns rcina ilor cu afaceri titulari se depun ministrului afacerilor externe, fie de ei personal, fie de succesori, odat cu scrisorile lor de cabinet. efii de misiune care p r sesc definitiv Romnia sunt saluta i la plecare, la gar sau la aeroport, de directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe sau de adjunctul acestuia. Dac sosirea sau plecarea efului de misiune are loc n zilele de smb t sau duminic , s rb tori sau alte zile n care oficial nu se lucreaz precum i dup orele 22.00 sau nainte de orele 08.00, acesta va fi salutat de un func ionar al Direc iei Protocol. Plecarea definitiv a efului de misiune se notific de c tre respectiva misiune prin Nota Verbal n care se men ioneaza data plec rii definitive, dorin a efectu rii unor vizite de r mas bun (la pre edintele rii, primul ministru i ministrul afacerilor externe) de a c ror perfectare se ocup Ministerul Afacerilor Externe Direc ia Protocol. La plecarea definitiv a unui ambasador sau ef de misiune, un membru al conducerii Ministerului Afacerilor Externe (ministrul de externe sau un secretar de stat) ofer un dejun sau dineu in onoarea respectivului ef de misiune. Obliga iile protocolare ale so iilor efilor de misiune Dup prezentarea scrisorilor de acreditare de c tre eful de misiune, so ia acestuia poate solicita o vizit protocolar de prezentare la so ia ministrului afacerilor externe. So iile efilor de misiune trimit c r i de vizit so iilor personalit ilor romne c rora so ii lor le-au f cut vizite protocolare de prezentare sau le-au trimis c r i de vizit .

259

Prezentarea scrisorilor de cabinet de c tre ns rcina ii cu afaceri titulari la ministrul afacerilor externe n ziua i la ora fixate pentru depunerea scrisorii de cabinet, ns rcinatul cu afaceri titular vine la Ministerul Afacerilor Externe unde este primit de directorul Protocolului c ruia i nmneaz , ntr-o scurt ntrevedere, copia scrisorii de cabinet. Imediat dup aceast ntrevedere, directorul Protocolului l conduce la cabinetul ministrului sau secretarului de stat. ns rcinatul cu afaceri titular nmneaz ministrului afacerilor externe sau secretarului de stat scrisoarea de cabinet pentru numirea sa i pe aceea de rechemare a predecesorului s u, n cazul c acesta nu a depus-o nainte de plecare. Cu aceasta ocazie are loc o scurt convorbire. inuta pentru audien a la ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat a ns rcinatului cu afaceri titular, pentru depunerea scrisorilor de cabinet, este costum de culoare nchis . Prezentarea colaboratorilor efului de misiune eful de misiune prezint pe primul s u colaborator, sosit la post, printr-o vizit pe care o face directorului Protocolului i directorului de rela ii din Ministerul Afacerilor Externe. Ceilal i membrii ai misiunii, cu grad diplomatic, sunt prezenta i, la sosireala post, directorului adjunct al Protocolului din MAE sau altor colaboratori ai aceste Direc ii Ata a ii militari i ata a ii comerciali fac vizite de prezentare la Ministerul Ap r rii Na ionale i, respectiv, la Ministerul Industriei i Comer ului, conform uzan elor respectate n aceste ministere. Decanul Corpului Diplomatic Decan al Corpului Diplomatic este eful de minsiune cu grad de ambasador extraordinar i plenipoten iar, cu cea mai mare vechime la pot. n Romnia, decan al Corpului Diplomatic este, din oficiu, reprezentnatul Vaticanului respective Nun iul Apostolic. Intrarea i ie irea din func ie a decanului Corpului Diplomatic se face n mod automat, f r nici o ceremonie. n absen a acestuia, decan a.i. al Corpului Diplomatic devine ambasadorul aflat imediat dup Nun iul Apostolic, n ordinea de prec dere. Notificarea acestei situa ii la Ministerul Afacerilor Externe Direc ia Protocol intr n practic diplomatic . ANEXA Cele mai uzuale plasamente la mas sunt urm toarele: Masa la care particip numai b rba i Varianta 1

260

G = gazda O = oaspetele de onoare

Varianta 2

G = gazda O = oaspetele de onoare

Masa la care particip Varianta 1 (cifrele subliniate femei)

i femei

G = gazda SG = so ia gazdei

Pentru a se evita plasarea femeilor la capetele meselor este de preferat atunci cnd num rul femeilor este egal cu cel al b rba ilor, s se foloseasc urm toarea varianta de plasament:

G = gazda SG = so ia gazdei

Masa n form de potcoav Varianta 1

G = gazda SG = so ia gazdei

Varianta 2

261

G = gazda SG = so ia gazdei

Masa rotund Num rul invita ilor este mic.

G = gazda SG = so ia gazdei

Nota: Exemplele de mai sus nu epuizeaz n ntregime gama de situa ii ce pot ap rea n cadrul unor asemenea ac iuni.

BIBLIOGRAFIE Baldrige, Letitia, Codul manierelor n afaceri, Edi ia IV, Business Tech Interna ional i Amerocart SRL, Bucure ti, 1996; Bonciog, Aurel, Drept diplomatic, Editura Funda iei Romnia de mine,2000; Dessault, Louis, Protocol, instrument de comunicare, Editura Galaxia, Bucure ti, 1996 Mali a, Mircea, Diploma ia, coli i institu ii, Edi ia a II-a, Editura Didactic pedagogic , Bucure ti, 1975; i

Vedina ,Verginia, Elemente de protocol, Editura Luminalex, Bucure ti, 2000; ndreptar de protocol, Mandat MAE, http://domino.kappa.ro/mae/mae.nsf /All/Indreptar.

Marinescu, Aurelia, Codul bunelor maniere astazi, Editura 1995 ;

Humanitas , Bucuresti,

262

CAP. IV ORGANIZAREA I PRELUCRAREA ARHIVEI CONTEMPORANE Prof. univ. dr. Adina Berciu-Dr ghicescu Directorul Colegiului Universitar de Administra ie i Secretariat Facultatea de Litere Universitatea din Bucure ti Prof. Maria Petre Arhivele Na ionale Istorice Centrale Bucure ti Arhivistica este disciplina care are domenii de investiga ie izvoarele scrise pe supor i friabili (u ori deteriorabili) i pe baza c rora se efectueaz cercet ri fundamentale i aplicative n vederea stabilirii solu iilor optime de selec ionare, ordonare, inventariere, conservare i valorificare a documentelor. Al turi de arhivistic se afl informarea documentar care studiaz informa iile, datele cuprinse n documente, n publica ii, elabornd apoi mijloace de cercetare eficiente de prelucrare analitic sintetic , de reg sire a datelor i de transmitere a lor ct mai bine la beneficiar. Documentele, mai ales acelea care con in informa ii tiin ifice i tehnice constituie principala surs de informare documentar . Documentul este un act oficial sau particular prin care se adevere te (sau se preconizeaz ) un fapt, se confer un drept sau se recunoa te o obliga ie. Potrivit normelor interna ionale documentul este definit ca un material pe care este nregistrat o informa ie sau o informa ie nregistrat pe un segment. Prin urmare elementele unui document constau n: informa ii, nregistrarea lor, suportul. No iunea de document, din punct de vedere arhivistic, are o accep iune foarte larg . Astfel n Dic ionarul tiin elor Speciale ale Istoriei documentul este definit, n sens arhivistic, ca fiind orice surs pe supor i friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, nregistr rilor sonore, cinematografice sau a altor imagini, care prezint interes pentru cunoa terea istoric [1]. Prin urmare documentul este un text scris sau tip rit, inscrip ie sau orice alt m rturie care serve te la cunoa terea unui fapt real, din prezent sau din trecut, redactat ntr-o form clar i avnd unitate de unitate de con inut i n eles de sine st t tor. Legea Arhivelor din 1996 men ioneaz c prin documentele care fac parte din Fondul Na ional al Romniei se n elege: acte oficiale i particulare, diplomatice i consulare, memorii, manuscrise, proclama ii, afi e, chem ri, planuri, schite, har i,

263

pelicule cinematografice i alte asemenea m rturii precum i nregistr ri foto, video, audio i informa ia cu valoare istoric , realizate n ar sau de c tre creatori romani n str in tate[2]. Arhivele ar fi, a adar, grupuri mari de documente de o mare diversitate att sub aspectul informa iei ct i sub aspectul suportului pe care sunt realizate n arhive, fie ele arhive na ionale, departamentale (jude ene), istorice, curente, documentele se afl grupate n fonduri i colec ii. Fond arhivistic se consider totalitatea documentelor create n decursul vremii de organele de stat, de alte organiza ii sau de persoanele fizice care au ndeplinit func ii sau misiuni de r spundere n stat sau au avut un rol deosebit n via a politic , social , economic , tiin ific , cultural sau artistica a rii, care constituie izvor de cunoa tere a istoriei patriei, a dezvolt rii politice, economice, sociale i culturale a rii[3]. In actuala Lege a Arhivelor Na ionale se specifica: Constituie izvoare istorice i alc tuiesc Fondul Arhivistic Na ional al Romniei, documentele create de-a lungul timpului de c tre organele de stat, organiza iile publice sau private, economice, sociale, culturale, religioase, militare, precum i de c tre persoanele fizice[4]. Colec ia arhivistic reprezint un ansamblu de documente a c ror adunare laolalt sa f cut prin alegere sau din ntmplare; sunt documente care au fost grupate de o organiza ie, de o familie sau de o persoan fizic conform unui anumit criteriu (tematic, cronologic, particularit i externe, lingvistic) f r a se ine cont de provenien a lor[5]. Colec ia are mai mul i creatori ai documentelor care de multe ori au fost create n locuri diferite, la intervale de timp diferite, pot avea o tematic diferit dar au form i raporturi asem n toare. S-a dovedit c nu tipul trebuie s fie norma de selec ionare a arhivelor, ci utilitatea lor. Doar teoretic, s-a fixat alt criteriu: arhive vii, necesare administra iei curente i arhive moarte, care nu mai ndeplineau acest oficiu. Clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice[6]. Exista mai multe criterii de clasificare: A. B. Dup de inerea arhivelor: arhive de inute de organiza iile creatoare de arhiv ; arhive ale Arhivelor Na ionale; arhive de inute de alte organiza ii i persoane particulare. Dup etapele procesului de formare a arhivelor: arhive curente (de registratur ); arhive de depozit;

264

 C. D.

arhive istorice (permanente). Dup ornduirea social : arhive feudale; arhive moderne; arhive capitaliste; arhive socialiste. Dup etapele istoriei arhivelor:

arhiva la destinatar (actul era necesar, dar grija p str rii lui revenea celui c ruia i era destinat i care beneficia de con inutul lui); arhiva la emitent (grija p str rii actului revine celui care l creeaz );

arhiva de registru (de pe actele emise se f cea o copie pentru o mai bun ordine i eviden ); copierea se f cea n registru; arhiva de registru (se mai nume te i arhiva de secretariat sau administrativ ). E. Dup creatorii arhivelor: arhive centrale, create de institu iile de conducere din stat; arhive administrative, create de: prefecturi, prim rii, consilii populare;

arhive judec tore ti sau judiciare, create de institu ii ca: Sfatul Domnesc, tribunale, cur i cu juri etc.; arhive poli iene ti provin de la institu iile de la perioada modern care aveau n sarcin men inerea ordinii i care erau organe executive ale statului; arhive economice, provenite de la institu ii care au avut atribu ii n diferite ramuri ale economiei i cele provenite de la Ministerul Agriculturii, al Industriei i al Comer ului; arhive statistice fac parte din arhivele economice; apar n sec. al XIXlea, prin nfiin area oficiilor statistice (1859); arhive militare cuprind documente create de armata, Ministerul de R zboi, Marele Stat Major; arhive sanitare apar in unor institu ii create la sfr itul sec. al XIX-lea;

265

amintesc de leacuri pentru boli, m suri de prevenire, epidemii; arhive sociale ale unor organiza ii pe ramuri de produc ie, constituite cu scopul de a- i p stra interesele lor, de a-i organiza pentru ob inerea de privilegii (bresle i corpora ii); arhive culturale create de institu ii de cultur precum ASTRA, Ateneul Romn, biblioteci, muzee; arhive de nv mnt, slab reprezentate n feudalism, cnd existau coli pe lng m n stiri; dup sec. al XIX-lea se organizeaz nv mntul, iar arhivele sunt create de coli, licee, universit i; arhive ecleziastice, cele mai bogate arhive din perioada feudal pn ast zi, cu documentele cele mai vechi; arhive personale totalitatea actelor i documentelor concepute, primite, adunate i totodat conservate con tient de c tre o persoan ; arhive familiale ansamblul actelor create i primite de membrii unei familii, de familie ca persoan juridic sau de organe administrative ale familiei, care prin destina ia lor s-au p strat n proprietatea succesiv sau colectiv a acesteia. F. Dup materia subiacent , exist documentele scrise pe:

hrtie, lemn, m tase, metal, papirus (material sub form de foi , prelucrat din tulpina plantei numit papirus, pe care se scria n antichitate), pergament (material de scris ob inut din prelucrarea pieilor unor animale), scoar a de copac. G. Dup modul de percepere de c tre om: arhive vizuale; arhive sonore; arhive audio-vizuale.

Pornind de la aceste defini ii i explica ii se ajunge la clasificarea modern a arhivelor. Abordarea acestui aspect presupune numeroase puncte de vedere, dar care nu sunt necesare n prezenta lucrare, dar clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice[6]. Exist mai multe criterii de clasificare. Evenimentele din decembrie 1989 a produs perturba ii i n domeniul arhivelor. Pentru a se putea prelua fondurile arhivistice abandonate pentru a se putea l rgi accesul la cercetarea arhivelor istorice na ionale s-a recurs la un cadru legislativ minim[7], respectiv Legea nr.40/1990 i Hot rrea Guvernului Romniei nr.769/1991. Transform rile produse n sistemul institu ional, apari ia sectorului particular, abandonarea sau fragmentarea multor fonduri arhivistice au determinat elaborarea

266

unei noi legi arhivistice. Noua lege a Arhivelor Na ionale a fost promulgat la 2 aprilie 1996 prin decret de Pre edintele Romniei. Aceasta stipula (art. 3) c administrarea, supravegherea i protec ia special a Fondului Arhivistic Na ional al Romniei se realizeaz de c tre Arhivele Na ionale, unitar bugetare n cadrul Ministerului de Interne. Pornind de la actele normative n vigoare, unit ilor creatoare i de in toare de documente la revin o serie de obliga ii privind eviden a, selec ionarea, p strarea, folosirea i depunerea la Arhivele Na ionale a nscrisurilor ce fac parte din Fondul Arhivistic Na ional. Acestea constituie cerin ele n materie de arhive pe care societatea le adreseaz amintitelor unit i, dovad c legiuitorul recunoa te importan a i rolul arhivelor n stat. Urm rind organizarea i desf urarea activit ii arhivistice la nivel na ional, n mod unitar, Arhivele Na ionale au elaborat prin Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996, Instruc iuni privind activitatea de arhiv la creatorii i de in torii de documente. Aceste instruc iuni sunt deosebit de utile i vin s completeze dispozi iile cuprinse n Legea Arhivelor Na ionale din 2 aprilie 1996. Primul capitol al instruc iunilor cuprinde n 7 articole dispozi ii generale ce definesc documentele ce fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei (F.A.N.); faptul c administrarea, supravegherea i protec ia special a F.A.N. se realizeaz de Arhivele Na ionale; obliga iile de in torilor i creatorilor de arhiv n nfiin area compartimentelor de arhiv , conform complexit ii i cantit ii de arhiv precum i structura i competen a compartimentelor de arhiv stabilite de conducerea unit ilor creatoare i de in toare de arhiv , cu avizul de specialitate al Arhivelor Na ionale; atribu iile personalului compartimentului de arhiv i obliga ia de a comunica n scris, n termen de 30 de zile, Arhivelor Na ionale, nfiin area, reorganizarea sau oricare alte modific ri survenite n activitatea institu iilor cu implica ii asupra compartimentului de arhiv ; Cel de-al doilea capitol cuprinde n 108 articole obliga iile creatorilor i de in torilor de documente ncepnd de la eviden a, inventarierea, selec ionarea, p strarea, folosirea documentelor i pn la depunerea lor la Arhivele Na ionale i r spunderile i sanc iunile ce se aplic n cazul nerespect rii acestor obliga ii. Eviden a documentelor Legisla ia arhivistic prevede obliga ia creatorilor de documente de a nregistra toate documentele intacte, ie ite ori ntocmite pentru uz intern la registratura general , ntr-un singur registru de intrare-ie ire sau n mai multe (atunci cnd institu ia creeaz un num r unic de documente), f r ca numerele de nregistrare date documentelor s se repete. nregistrarea documentelor marcheaz existen a oficial a acestora i reprezint actul de na tere al fiec rui document i de corectitudinea nregistr rii depinde, n mare m sur , asigurarea p str rii lor. Num rul mare i diversitatea documentelor care intr organizarea precis a circuitului lor. i ies de la un creator necesit

267

Atunci cnd creatorul de documente creeaz un num r mare de documente, nregistrarea acestora se face la fiecare compartiment de munc , la registratura general nscriindu-se num rul de nregistrare atribuit de expeditor i denumirea compartimentului la care se repartizeaz spre nregistrare i rezolvare.[8] nregistrarea documentelor se efectueaz cronologic, n ordinea primirii lor, ncepnd de la 1 ianuarie pn la 31 decembrie ale fiec rui an. n registrul de intrare-ie ire se vor preciza urm toarele elemente: num rul de nregistrare; data nregistr rii; num rul i data documentului date de emitent; num rul filelor documentului; num rul anexelor; emitentul; con inutul documentului pe scurt; compartimentul c ruia i s-a repartizat; data expedierii; modul rezolv rii; destinatarul; num rul de nregistrare al documentului la care se conexeaz i indicativul dosarului dup nomenclator, care se va stabili i completa n registru dup rezolvarea documentului. Documentele care se refer la aceea i problem se conexeaz la primul document nregistrat; n dreptul fiec rui document conexat se trece n rubrica corespunz toare, num rul de nregistrare al documentului la care se face conexarea. Documentele expediate din oficiu i cele ntocmite pentru uz intern se nregistreaz ca i documentele ini iale, completndu-se coloanele adecvate. n cazul documentelor expediate ca r spuns, acestea vor primi num rul de nregistrare al documentului la care se r spunde. Gruparea documentelor n dosare Opera iunea de baz a registraturii este primirea, nregistrarea i repartizarea documentelor spre rezolvare. Fiecare document, dup con inut, urmeaz s fie repartizat la un dosar. Legisla ia arhivistic stabile te c anual, documentele se grupeaz n dosare, potrivit problemelor i termenelor de p strare stabilite prin nomenclatorul dosarelor. Prima opera ie n cadrul form rii dosarului const n a ezarea n bibliorafturi sau n mape a documentelor primite de la diferi i coresponden i, persoane juridice sau fizice, mpreun cu documentele de r spuns (dac au necesitat r spuns), ct i cu anexele lor, conturndu-se a ezarea documentelor n ordinea descresc toare a numerelor de nregistrare. Aceasta este prima faz a form rii dosarului n care evolueaz , concomitent cu cea de rezolvare a lucr rilor, respectiv de constituire a documentelor. Gruparea documentelor primite, expediate, ct i a anexelor se face printr-un riguros discern mnt, repartizndu-se la aceea i map numai documentele care se refer la aceea i problem i cu acela i termen de p strare, pe baza unor indicatori prestabili i, care nsumeaz sub o form determinat grupa de documente create ntr-o institu ie.[9] Nomenclatorul dosarelor se ntocme te de fiecare creator pentru documentele proprii

268

sub forma unui tabel n care se nscriu, pe compartimente de munc , categorii de documente grupate pe probleme n termene de p strare. El este un element analitic i serve te att la registratur , n vederea repartiz rii documentelor intrate la compartimentele pentru rezolvare, ct mai ales compartimentelor pentru repartizarea documentelor dup rezolvare n dosare, c ci dosarul nu cap t aceast accep iune dect n momentul cnd este ncheiat i perfectat. Literatura de specialitate acord nomenclatorului de dosare un loc important.[10] Ideea constituirii dosarelor potrivit unui instrument asem n tor nomenclatorului dosarelor a fost prezent de la nfiin area Arhivelor Statului. Primele instruc iuni de organizare a acestora dispuneau constituirea dosarelor create n decursul unui an pe baz de opise i predarea lor la arhiv pe aceea i baz . Pe lng acestea s-a indicat, ca documentele intrate s fie prescrise n condici generale n ordinea intr rii lor, iar n alte condici, numite alfabetice, s se nscrie documentele dup alfabet. Legisla ia arhivistic a statornicit ca instrument de constituire a arhivei curente nomenclatorul dosarelor, de existen a i aplicarea lui corect depinznd toate activit ile ulterioare, respectiv: clasarea documentelor pe probleme i termene de p strare, constituirea unit ilor arhivistice, inventarierea lor, selec ionarea, valorificarea informa iilor documentare etc. O arhiv f r nomenclator, este un conglomerat eterogen de documente, a c rui reorganizare necesit o reclasare a actelor, deci o dublare a muncii. Constituirea documentelor pe baza nomenclatorului este sistemul cel mai economic i, n acela i timp, operativ.[11] Nomenclatorul dosarelor este un tabel sistematic n care sunt desf urate, structura schemei de organizare a creatorului unit ii arhivistice (dosare, registre, condici, cartoteci .a.) concepute pe probleme i termene de p strare. El se ntocme te de fiecare creator, dup modelul din anexa nr.1.[12] n prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de munc , n ordinea n care figureaz n schema de organizare a creatorului, i se numeroteaz cu cifre romane. n rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de munc numeroteaz cu litere majuscule. i se

n rubrica a treia se trece, n rezumat, con inutul documentelor ce constituie dosarul, fiecare dosar numerotndu-se cu cifre arabe, ncepnd cu nr.1 la fiecare compartiment de munc . n nomenclator se trece i registrele, cartotecile, condicile i alte materiale preconstituite. Cifra roman , litera majuscul i cifra arab formeaz indicativul dosarului (ex: I A). Indicativul poate fi format numai din litera majuscul i cifra arab (ex: B) sau numai

269

din cifra arab (ex: 4), dac creatorul are ca p r i componente numai compartimente de munc f r subdiviziuni sau mici compartimente de munc . La nregistrarea documentelor, indicativul dosarului va figura n registrul de intrareie ire, la rubrica rezervat acestuia, ca i pe fiecare document n parte. n rubrica a patra a nomenclatorului se nscrie termenul de p strare (ex: P,10,5,C.S.). Stabilirea lui se face inndu-se seama de legile n vigoare, de importan a practic pentru activitatea creatorului de documente i, n mod deosebit, de importan a tiin ific a informa iilor pe care le con in documentele. n dreptul grupelor de documente care se p streaz permanent se trece cuvntul permanent (prescurtat P) iar pentru acelea care se p streaz temporar, cifra care reprezint num rul anilor ct se p streaz (1,3,5,10 etc). Dac termenul de p strare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, n momentul ntocmirii nomenclatorului, sau dac exist motive s se presupun c , n anumite conjuncturi, informa iile documentelor pot avea importan tiin ific , lng termenul de p strare temporar se men ioneaz C.S. (comisie de selec ionare). La expirarea termenului de p strare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selec ionare i, dup caz, pot fi propuse pentru eliminare sau re inute permanent. ntr-un dosar se grupeaz documente referitoare la aceea i problem , cu acela i termen de p strare. n cazul acelora i genuri de documente, ntocmite pe perioade de timp diferite i, respectiv, cu termene de p strare diferite (planuri, d ri de seam lunare, trimestriale, anuale .a.), se constituite dosare separate, pentru fiecare termen de p strare. Astfel, documentele cu valoare permanent , care din nevoile practice ale creatorului exist n mai multe exemplare, se p streaz n original ntrun dosar cu termen permanent iar celelalte exemplare se p streaz ntr-un dosar separat cu men iunea cpii, c ruia i se d un termen temporar. n aceast categorie se ncadreaz instruc iunile i normele metodologice de lucru, studiile i documentele, ordinele circulare i alte documente cu caracter aplicativ i care se p streaz la o map de lucru, la compartimentul care execut acele atribu ii, dar ele se vor reg si n arhiva creatorului la compartimentul emitent, n exemplarul original, cu semn turile, aprob rile i avizele respective. Atunci cnd n cadrul aceleia i probleme se creeaz documente cu termene de p strare diferen iate, n raport cu importan a informa iilor pe care le nsumeaz , se grupeaz n dosare diferite, ex.: dosarele de prognoze, planuri de perspectiv i documenta iile corespunz toare, planurile periodice, situa iile decadale, lunare, trimestriale vor primi termene temporare de p strare. Nomenclatorul dosarelor elaborat de creator trebuie s cuprind ntreaga problematic i s nsumeze propunerile tuturor compartimentelor, n a a fel nct nici o categorie de documente s nu r mn pe dinafar , ntruct aceste omisiuni pot duce ulterior, la ncerc ri de asimilare prin analogie care, n final, provoac pierderea individualit ii documentelor i imposibilitatea nominaliz rii i reg sirii lor.[13] Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual, ci numai atunci cnd se produc schimb ri n structura creatorului de documente. Adic se nfiin eaz noi comportamente de munc sau subdiviziuni, nomenclatorul se completeaz cu denumirea acestora i cu dosarele nou create. n cazul compartimentelor de munc

270

sau subdiviziunilor lor care i dezvolt activitatea crend alte grupe de documente dect cele prev zute ini ial, nomenclatorul se completeaz cu noile dosare. Cnd au loc ns reorganiz ri, restructur ri de compartimente, schimb ri de atribu ii etc, se ntocme te un nomenclator nou. De men ionat c n nomenclator trebuie s fie cuprinse i documentele care prin informa iile pe care le nsumeaz au regim secret, i care , n mod firesc, se constituie dup acelea i reguli dar se p streaz separat, pe termene de p strare. Dup expirarea termenului de p strare cu caracter secret, aceste documente trec la arhiva general pentru ntregirea fondului.[14] Legisla ia arhivistic stabile te responsabilitatea alc tuirii nomen-clatorului dosarelor. eful fiec rui compartiment r spunde de ntocmirea proiectului de nomenclator pentru documentele specifice compartimentului respectiv iar proiectele sunt centralizate de eful compartimentului de arhiv i se nainteaz , n dou exemplare, spre aprobare i confirmare. Nomenclatorul este aprobat de conducerea unit ii creatoare de documente i se confirm la nivel central de Arhivele Na ionale, i al nivel local de direc iile jude ene ale Arhivelor Na ionale. Dup confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, n vederea aplic rii lui. Un exemplar din nomenclator se afl la registratura general pentru a servi la repartizarea coresponden ei c tre compartimente precum i pentru men ionarea n registrul de intrare-ie ire a indicativului dosarului unde s-a clasat lucrarea. Constituirea dosarelor i dosarul, ca orice produs social, i are istoria lui. Termenul de dosar a urmat celui de dela care la rndul s u s-a desprins din termenul de acta. Primele instruc iuni de organizare a arhivei n ara Romneasc i Moldova, emise n anul 1831, fixau obligativitate creatorilor de arhiv de a grupa toate documentele care le creeaz , n dosare, pe probleme, iar n interiorul acestora, n ordine cronologic , dup data primirii, urmat de conceptul de r spuns sau alte nscrisuri, apoi cusute dup sistemul leg toriei de c r i. Mai trziu, statutul administrativ din decembrie 1848, stabile te i alte detalii asupra dosarului, prin care limita grosimea lui, cernd ca acesta s nu dep easc 25 cm. n Transilvania, organizarea actelor, n spe a dosarelor, a avut un curs aparte. Aici, la sfr itul secolului al XVIII-lea, a fost introdus sistemul de registratur , potrivit c ruia actele dintr-un an au fost p strate n strict ordine cronologic , dup num rul de nregistrare. Din aceast form s-au desprins mai trziu diferite alte sisteme, printre care cel mai frecvent a fost acel al num rului de baz , adic de grupare a actelor referitoare la aceea i chestiune ntr-un singur loc. Paralel s-a dezvoltat i sistemul fascicolelor, prin care se grupau la un loc, n clase pe probleme, toate chestiunile de acela i fel. Ambele sisteme reprezint forma de tranzi ie ntre sistemul cronologic de p strare a actelor i cel al dosarelor i preg tesc terenul pentru introducerea sistemului modern al dosarelor.[15] Dup rezolvarea lor, documentele se grupeaz n dosare, potrivit nomenclatorului i se predau la compartimentul de arhiv , n al doilea an de la constituire. n vederea

271

pred rii dosarelor se efectueaz o serie de opera iuni. Prima opera iune este ordonarea documentelor n dosar, cronologic, sau n cazuri speciale, dup alte criterii (alfabetic, geografic, etc.); cnd n constituirea dosarului se folose te ordinea cronologic , actele mai vechi trebuie s se afle deasupra i cele noi dedesubt. La efectuarea acestei opera ii o aten ie deosebit se acord anexelor pentru a se asigura gruparea lor la documentele din care au fost desprinse. Odat cu clasarea documentelor n cadrul dosarului se separ dubletele, notele de nsemn ri personale care au servit la redactarea referatelor, ciornele, actele care nu au leg tur cu problema din dosar, fie c au fost repartizate gre it, fie c au fost consultate i nu au fost puse la locul lor. Dubletele, ciornele, sunt nl turate cu avizul comisiilor de selec ionare, iar documentele care nu fac obiectul dosarului respectiv se trec la dosarul de care apar in. nscrierea acestor elemente este necesar , ntruct prin ele se pot identifica dosarele n cadrul fondului arhivistic, se asigur o operativ integrare n fond sau compartiment i constituie factori de asigurare a integrit ii fondului. Inventarierea dosarelor. Predarea la compartimentul arhiv Inventarierea este opera iunea de luare n eviden a unit ilor arhivistice, n urma c reia rezult inventarul fondului sau colec iei. Ea se poate face prin dou metode: metoda direct i metoda indirect sau pe fi e. Prin metoda direct inventarierea se efectueaz direct, cu documentele, datele se nscriu pe coperta dosarului i de aici n inventare. Aceast metod are o serie de inconveniente: necesit spa iu i mutarea de mai multe ori a documentelor dintr-un loc n altul. Ea se aplic majorit ii creatorilor de arhiv . Prin metoda indirect , inventarierea se execut pe baza fi elor. Aceast metod permite nl turarea eventualelor gre eli n redactarea con inutului rezumatelor i evit mutarea repetat a materialelor, iar fi ele pot fi folosite i n alte scopuri: crearea unui fi ier tematic sau cronologic; trecerea pe calculator.[16] Legisla ia arhivistic prevede predarea documentelor la compartimentul de arhiv pe baz de inventare, ntocmite dup modelul prezentat la anexa 2.[17] Inventarul cuprinde toate dosarele cu acela i termen de p strare, create n cursul unui an, de c tre un compartiment de munc . Fiecare compartiment va ntocmi attea inventare cte termene de p strare sunt prev zute n nomenclator. n cazul dosarelor formate din mai multe volume, n inventar fiecare dosar va primi un num r direct, distinct. Inventarele se ntocmesc n 3 exemplare pentru documentele nepermanente i n 4 exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar r mne la compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun odat cu dosarele la compartimentul de arhiv . Dosarele nencheiate n anul respectiv, ca i cele care se opresc la compartimentele de munc , se trec n inventarul anului respectiv, cu men ionarea nepred rii lor, n felul acesta se nl tur pericolul r t cirii dosarelor i se asigur arhivarea lor corect . n momentul pred rii lor ulterioare, n inventare se va men iona acest lucru.

272

Rubrica Con inutul dosarului va cuprinde genurile de documente (coresponden sinteze, rapoarte, memorii, ordine etc.), emitentul, destinatarul, problema sau problemele con inute i perioada la care se refer .

Genul documentelor este elementul cu care ncepe rezumatul i se va extrage din con inutul dosarului. Dup el este men ionat emitentul cu denumirea complet , apoi destinatarul tot cu denumirea complet . Problema sau problemele con inute n dosar constituie esen a lui i se va reproduce ct mai exact. nl turarea neesen ialului i redactarea ntr-o form clar a problemelor importante duce la reg sirea rapid a informa iilor. Dosarele care cuprind acte din mai mul i ani se vor inventaria la anul de nceput, men ionndu-se n inventar anii extremi. Inventarele care redau operativ i exhaustiv informa iile existente n arhiv , determin eficien a maxim a reg sirii informa iilor. Trebuie avut n vedere c un dosar, chiar i un document, nu trateaz n mod exclusiv o singur problem , ci include o diversitate de probleme conexe. Informa ia privitoare la aceste probleme conexe este expus riscului pierderii din neputin a de a reda diversitatea de probleme n con inutul dosarului.[18] Constituirea dosarelor, inventarierea i predarea lor intr n obliga ia compartimentelor creatoare de documente. Predarea la arhiv se face conform unei program ri prealabile, pe baza unui proces verbal. La preluare, compartimentul de arhiv verific fiecare dosar, urm rind respectarea modului de constituire a dosarelor i concordan a ntre con inutul acestora i datele nscrise n inventar. n cazul constat rii unor neconcordan e, ele se aduc la cuno tin a compartimentului creator care efectueaz corecturile ce se impun.[19] Eviden a dosarelor i inventarelor depuse la compartimentul de arhiv se ine n registrul de eviden curent , conform modelului prev zut la anexa 4 din Legisla ia arhivistic .[20] Dac compartimentul de arhiv p streaz i alte fonduri arhivistice, n registrul de eviden curent se deschide cte o partid pentru fiecare fond. Astfel, la capitolul Prelu ri se trec, n ordinea prelu rii, toate inventarele dosarelor preluate; fiecare inventar se trece separat, sub un num r de ordine. Pentru fiecare inventar se noteaz : Num rul de ordine al inventarului Data prelu rii documentelor din inventarul respectiv Denumirea compartimentului de la care provine inventarul Datele extreme ale documentelor Totalul dosarelor din inventar Totalul dosarelor primite efectiv n arhiv din inventarul respectiv

273

Num rul dosarelor l sate la compartiment i depuse ulterior

La capitolul Ie iri se trec: Data ie irii documentelor din eviden Unde s-a predat Denumirea, num rul i data actului pr baza c ruia au fost scoase din eviden Totalul dosarelor ie ite

Scoaterea dosarelor din eviden a arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau de in torilor de documente i cu confirmarea Arhivelor Na ionale, n urma selec ion rii, transferului c tre alt unitate de in toare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprev zute.[21] Articolul 28 din Legisla ia arhivistic prevede c dosarele sunt scoase din eviden a arhivei pe baza unuia din urm toarele acte, dup caz: Proces-verbal de selec ionare (conform anexei nr.5)[22] Proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr.6)[23]

Proces-verbal de constatare a deterior rii complete sau par iale a documentelor sau a lipsei acestora Documentele deteriorate pot fi scoase din eviden n urma propunerii comisiei de selec ionare, aprobat de conducerea unit ii creatoare sau de in toare i confirmat de Arhivele Na ionale.

Selec ionarea documentelor Selec ionarea documentelor este activitatea arhivistic de cea mai mare importan , ntruct n cadrul ei se apreciaz importan a documentelor sau inutilitatea unora dintre ele i se hot r te p strarea sau eliminarea lor definitiv , angajnd n cel mai nalt grad, responsabilitatea creatorilor de arhiv . Selec ionarea are drept scop pe de o parte stabilirea documentelor cu valoare documentar-istoric , n vederea pred rii lor la Arhivele Na ionale i pe de alt parte introducerea n circuitul economic a celor care nu mai prezint interes pentru societate sub nici un aspect. Documentele constituite de creator pe probleme i termene de p strare ocup an de an spa ii de depozitare i solicit nsemnate fonduri b ne ti pentru conservarea i eviden a lor. Termenele de p strare la creator se stabilesc n raport de valoarea tiin ific sau utilitatea practic a documentelor. Interesul practic este limitat la un num r de ani de 3, 5, 10, 15, 20 etc, timp n care documentele pot servi ca surs de

274

informare i de documentare pentru activitatea creatorului, dar pot s fie i mai lungi (de 30, 50 sau 100 de ani) dac documentele au o valoare practic ndelungat (ex.: arhivele de personal, de plata retribu iei .a).[24] Legisla ia arhivistic prevede c n cadrul fiec rei unit i creatoare i de in toare de documente s func ioneze cte o comisie de selec ionare numit prin decizia sau ordinul conduc torului unit ii respective. Ea este compus din pre edinte, secretar i un num r impar de membri, numi i din rndul speciali tilor proprii, reprezentnd principalele compartimente de arhiv . eful compartimentului de arhiv este de drept secretarul comisiei de selec ionare.[25] Membrii comisiei de selec ionare trebuie s fie numi i din rndul speciali tilor cu experien care prin preg tirea, discern mntul, privirea de ansamblu asupra muncii din domeniul respectiv, s fie n m sur s hot rasc asupra importan ei informa iilor cuprinse n documente. Efectuarea n bune condi ii a selec ion rii documentelor este determinat de preg tirea i experien a celor care efectueaz selectivarea, modul de constituire a dosarelor, calitatea inventarelor i a nomenclatoarelor. Cei care fac aceast apreciere trebuie s cerceteze atent dosar de dosar, s chibzuiasc dac documentele care se p streaz permanent sun suficient de cuprinz toare, concludente n ce prive te rolul creatorului n stat, economie, cultur etc. De asemenea, pentru selec ionarea corect este necesar cercetarea integral a documentelor i a inventarelor lor, indiferent de termenul de p strare actual, pentru a se crea privirea de ansamblu asupra documentelor existente i a informa iilor pe care le cuprind. Altfel exist riscul de a distruge documente care nu mai pot fi recuperate. Formalismul, superficialitatea, incompeten a pot duce la pierderi irecuperabile de documente.[26] Comisia de selec ionare se ntrune te anual sau ori de cte ori este nevoie. Secretarul prezint comisiei inventarele dosarelor cu termenele de p strare expirate. O aten ie deosebit va fi dat dosarelor care au men iunea C.S. (comisa de selec ionare). Dac comisia constat gre eli de ncadrare a documentelor la termenele de p strare sau stabile te ca unele dintre acestea s fie p strate permanent, ele se trec n inventarele corespunz toare termenului lor de p strare, la anul i compartimentul de munc respectiv. La ncheierea lucr rilor, comisia ntocme te procesul- verbal (model: anexa nr. 5 din Legisla ia arhivistic [27]) care se nainteaz spre aprobare conducerii unit ii. Sunt selec ionate att documentele create de unitatea respectiv ct i cele create de alte unit i i p strate n depozitul acesteia. Inventarele dosarelor propuse de comisia de selec ionare spre a fi eliminate mpreun cu procesul-verbal aprobat de conducerea unit ii i inventarul documentelor permanente create n perioada pentru care se efectueaz selec ionarea (cte un exemplar) se nainteaz , cu adres nregistrat , pentru confirmare, la Arhivele Na ionale, n cazul unit ilor centrale, sau la direc iile jude ene ale Arhivelor Na ionale, n cazul unit ilor locale.[28] Arhivele Na ionale sau direc iile jude ene pot hot r p strarea permanent a unor dosare, chiar dac , potrivit nomenclatorului, acestea au termene de p strare temporar . Este evitat astfel pierderea unor informa ii importante.

275

Documentele supuse selec ion rii se p streaz n ordine, pe rafturi pentru a fi verificate de organele de control ale Arhivelor Na ionale, n vederea confirm rii lucr rii de selec ionare. Matricele sigilare (sigilii, tampile, parafe), confec ionate din metal, cauciuc sau orice alte materiale, se inventariaz n ordinea d rii lor n folosin , ntr-un registru.[29] Selec ionarea matricelor sigilare scoase din uz se efectueaz de c tre comisiile de selec ionare, pe baz de proces-verbal (anexa nr. 6)[30], nso it de inventar (anexa nr. 7)[31], cu confirmarea Arhivelor Na ionale. n inventar, conform anexei nr. 7 va fi men ionat data prelu rii i denumirea organiza iei (sau numele persoanei) de la care s-a preluat matricea, materialul din care este confec ionat placa metalic (aur, argint, o el etc) ct i suportul (filde , lemn, ebonit etc), forma (rotund , p trat , triunghiular ), dimensiunile (diametru, lungimea laturilor n cm), descrierea cmpului (elementele caracteristice ale stemei, emblemei, monogramei etc), legenda (se va reproduce textul din exerg , textul ntregit i dac este cazul, traducerea n limba romn , ntre paranteze) i anul confec ion rii. Selec ionarea unui fond reprezint un moment important n procesul de preg tire n vederea intr rii lui n Arhivele Na ionale. Aceasta necesit i din partea arhivistului c ruia i se ncredin eaz lucrarea spre avizare s -i determine pe membrii comisiei de selec ionare s judece documentele nu att de pe pozi ii administrative, ct de pe pozi ia cercet torului dornic s se informeze, s cunoasc i s aprecieze peste decenii preocup rile genera iei trecute pentru dezvoltarea sectorului respectiv de activitate.[32] Ordonarea, inventarierea i selec ionarea documentelor secrete de stat Instruc iunile privind activitatea de arhiv la creatorii i de in torii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Na ionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 prev d la art. 37: Documentele secrete de stat se nregistreaz , manipuleaz , studiaz i p streaz potrivit actelor normative n vigoare privind ap rarea secretului de stat.[33] Conform acelora i instruc iuni, gruparea documentelor n dosare se face pe baza nomenclatorului n care se cuprind i categoriile de documente din listele de date i informa ii secrete de stat; gruparea documentelor secrete n dosare se face separat de cele nesecrete; documentele secrete de serviciu i nesecrete care fac corp comun cu documentele secrete de stat (situa ii, grafice, schi e, tabele) i care nu pot fi separate, vor intra n componen a dosarului cu documente secrete de stat; gruparea documentelor secrete de stat n dosare, legarea lor, numerotarea filelor i certificarea se fac n anul urm tor cre rii lor, la compartimentul special, i se predau compartimentului de arhiv , pe baz de inventare, la expirarea caracterului secret. P strarea i selec ionarea lor la compartimentul de arhiv se fac n acela i mod ca la documentele nesecrete. Documentele secret de stat care i p streaz acest caracter i dup expirarea termenului de p strare prev zut n nomenclator se selec ioneaz la compartimentul special de o comisie de selec ionare compus din persoane care au acces la date, informa ii i documente secrete de stat. Din aceast comisie va trebui s fac parte i eful compartimentului special.

276

Dac pentru anumite categorii de documente secrete de stat momentul trecerii lor la arhiva general este bine marcat (ex.: cercet rile tiin ifice din diferite domenii sunt secrete pn la finalizare i publicare; inven iile i inova iile pn la punerea lor n practic etc.) pentru altele, aceast opera iune este l sat la aprecierea celor care le-au dat caracterul de secret. Rezult necesitatea urm rii cu aten ie a declasific rii documentelor atunci cnd nceteaz caracterul lor secret i predarea lor la arhiva general ntruct majoritatea lor prezint valoare documentar- tiin ific .[34] Prelucrarea documentelor neconstituite pe probleme i termene de p strare n situa ia n care num rul creatorilor de arhiv este n continu cre tere, datorit dezvolt rii economiei de pia , iar la vechii creatori munca de arhiv a fost l sat pe ultimul plan, n paralel cu transformarea sau dispari ia unui num r important de institu ii, sunt numeroase cazuri cnd n cadrul depozitelor de arhiv se g se te arhiva neprelucrat . Instruc iunile privind activitatea de arhiv la de in torii de documente prev d la articolele 40-42, metodologia de prelucrare a documentelor neconstituite pe probleme i termene de p strare. Astfel de in torii arhivelor prelucrate sunt obliga i s determine apartenen a la fond (fondarea), inndu-se seama de denumirea destinatarului, tampila de nregistrare, rezolu ia sau notele tergale i con inutul actului; s ordoneze documentele n cadrul fondului dup un criteriu stabilit (pe ani i compartimente de munc , iar n cadrul compartimentului pe probleme, pe compartimente i ani, iar n cadrul anului pe probleme, alfabetic .a.); dac un dosar cuprinde documente din mai mul i ani se ordoneaz la anul cel mai vechi, f r a se lua n considera ie datele documentelor anexate. Numerotarea dosarelor se face ncepnd cu num rul 1, pe fiecare an.[35] n cazul documentelor foi volante, ordonarea lor se execut dup criteriul cronologic, apoi se grupeaz pe probleme n dosare. Se procedeaz apoi la inventarierea dosarelor, registrelor, condicilor etc, pe ani, indiferent de termenul de p strare, apoi comisia de selec ionare cerceteaz dosarele pozi ie cu pozi ie, stabilind unit ile arhivistice care se elimin i cele care se re in, prezentnd importan a tiin ific i practic . n procesul ordon rii documentelor f r eviden , se separ documentele de acela i fel, cu termene de p strare 1-5 ani (boniere, chitan iere, fi e de pontaj, condici de prezen ), n vederea elimin rii lor globale, cu ocazia selec ion rii, la expirarea termenului de p strare. Inventarele ntocmite pentru acest gen de documente vor cuprinde: num rul curent, categoria de documente, anii extremi, cantitatea (n metri lineari sau unit i arhivistice), pozi ia n nomenclator i termenul de p strare.[36] Prelucrarea tuturor documentelor aflate n depozitele de arhiv prin fondare, ordonare, inventariere i gestionare f cut cu profesionalism i sim de r spundere va aduce n circuitul cercet rii tiin ifice date importante ale istoriei economice, sociale, politice i culturale ale poporului romn. Folosirea documentelor

277

Bog ia de informa ii cuprins n depozitele de arhiv a diver ilor creatori i ndeosebi documentele care fac parte din Fondul Arhvistic Na ional poate fi folosit pentru cercetarea tiin ific ; rezolvarea unor lucr ri administrative, inform ri, document ri precum i pentru eliberarea unor copii, extrase, certificate. Conform articolelor 20 i 21 din Legea Arhivelor Na ionale, documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei pot fi consultate, la cerere, de c tre cet enii romni i str ini, dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a mplinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unit ii creatoare sau de in toare. Legea stabile te c documentele cu valoare deosebit nu se expun n public, n original, ci sub form de reproducere, pentru protejarea lor.[37] Articolul 44 din Instruc iunile privitoare la activitate de arhiv la creatorii i de in torii de documente, din 23 mai 1966, prevede obligativitatea creatorilor de documente s elibereze la cerere, certificate, copii i extrase dup documentele pe care le creeaz i le de in, chiar dac nu au ndeplinit termenul de 30 de ani, dac acestea se refer la drepturi ce-l privesc pe solicitant cum sunt: vechimea n munc , studii, drepturi patrimoniale.[38] Certificatul va cuprinde o expunere exact i clar a datelor rezultate din documente, va indica numai datele existente precum i denumirile documentelor din care s-au extras elementele necesare ntocmirii certificatului; n el nu vor fi expuse concluzii personale, datele se expun n ordine cronologic , iar referatul pe baza c ruia se redacteaz certificatul va fi semnat i datat de persoana care a f cut cercetarea i va cuprinde denumirea fondului cercetat i cotele unit ilor arhivistice cercetate (anul i num rul din inventar). Dac , la cererea peti ionarului sau din dispozi ia conducerii unit ii creatoare sau de in toare, recercetndu-se documentele, se g sesc noi date, se poate elibera fie un nou certificat, men ionndu-se c l completeaz pe cel anterior, cu indicarea num rului i datei de emitere a precedentului, fie se poate emite un nou certificat, men ionndu-se toate datele, inclusiv cele din certificatul anterior, care se va anula i retrage; noul certificat va primi alt num r de nregistrare. n cazul cnd n arhiv nu se g sesc date cu privire la obiectul cererii, aceast situa ie se comunic n scris solicitantului; dac se cunoa te unitatea de in toare a documentelor, cererea se trimite spre rezolvare respectivei unit i, comunicndu-i-se solicitantului acest lucru. Nu sunt admise, n textul certificatului, ters turi sau complet ri printre rnduri, r spunderea asupra exactit ii datelor o poart referentul i eful lui ierarhic iar copiile sau extrasele se legalizeaz de unitatea care le elibereaz i se nmneaz personal solicitantului ori mputernicitului s u legal sau se expediaz prin po t . Dac n dosarul n care s-a f cut cercetarea se afl diplome, certificate de studii, acte de stare civil sau alte acte originale personale, acestea se restituie titularului, sub semn tur , re inndu-se la dosar o copie certificat de responsabilul arhivei. Pentru reg sirea facil a informa iilor, eviden a cererilor se va ine pe baz de fi e ntocmite pentru fiecare solicitant n parte. Fi a va cuprinde numele i prenumele solicitantului, num rul i data nregistr rii cererii, va fi ordonat alfabetic iar acolo unde dotarea permite, va fi creat un subansamblu arhivistic computerizat de

278

eviden

i reg sire a cererilor i actelor eliberate.[39]

Scoaterea documentelor din depozitul de arhiv pentru cercetare se face prin consemnarea ntr-un registru de depozit, conform anexei nr.8[40]. n registru, dup rubrica cu num rul curent, urmeaz rubrica n care se consemneaz denumirea fondului i a compartimentului din care provine unitatea arhivistic scoas ; apoi rubrica unde se noteaz cota unit ii arhivistice, a a cum este ea trecut pe copert ; urmeaz rubrica unde este consemnat scopul scoaterii din depozit (cercetare, consultare pentru eliberare de certificate etc); apoi rubrica unde se trece numele solicitantului i func ia ndeplinit n institu ia de in toare; urmeaz rubrica unde se trece data scoaterii unit ii arhivistice i semn tura solicitatului; apoi rubrica ce cuprinde data restituirii unit ii arhivistice i semn tura arhivarului depozitului care valideaz astfel rearhivarea. Exist i o rubric pentru observa ii. n afara registrului de depozit exist nc un instrument care faciliteaz munca arhivarului i anume fi a de control (anexa nr.9)[41] care se introduce n raft, n locul dosarului scos pentru cercetare. Cnd dosarul este rearhivat, fi a de control va fi anulat . Ea cuprinde: denumirea fondului (colec iei) din care face parte dosarul scos pentru cercetare, denumirea compartimentului, num rul din inventar al dosarului, anul, numele i prenumele solicitantului i data. Dac aceste opera iuni sunt respectate ntocmai, situa ia fiec rei unit i arhivistice dintr-un depozit este foarte u or de reg sit, i cu ajutorul registrului de depozit i cu ajutorul fi ei de control. n acela i timp, arhivarul va controla la rearhivare integritatea unit ii arhivistice, asigurat de dosarul numerotat legat i certificat. Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare tehnic Cantitatea documentelor tehnice i de nregistrare tehnic este n etapa actual din ce n ce mai mare i necesit cuno tin e de ordonare, inventariere i selec ionare deosebite fa de alte tipuri de arhiv . Documentele tehnice i de nregistrare tehnic reprezint totalitatea actelor purt toare de informa ie tehnic sau produse ale ac iunii de nregistrare tehnic pe supor i magnetici, fotosensibili sau din hrtie tratat special. Aceste documente, indiferent de natura informa iilor, a suportului sau a scrisului, se nregistreaz la intrarea, crearea sau ie irea lor, dup caz. nregistrarea se poate face fie pe baz de registru de intrare-ie ire, fie pe calculator, ntr-un fi ier special, fie prin alte mijloace moderne de nregistrare, ntr-o registratur general , ori pe compartimente, cu condi ia asigur rii reg sirii rapide a documentelor n circula ia lor. O dat nregistrat, documentul poate deveni o pies ntr-un grupaj sau temei pentru crearea unei unit i arhivistice (totalitatea documentelor care se refer la o problem dat i se constituie ca unitate de p strare). Unit ile arhivistice constituite de compartimentele de lucru (servicii, birouri, laboratoare etc.) se predau la arhiv n al doilea an dup crearea lor sau n al doilea an dup ce procesul tehnic, pentru care au fost ntocmite, a fost ncheiat. Predarea se face pe baz de proces-verbal (anexa nr. 3)[42] i inventare (anexa nr. 2)[43], a acelea i ca i pentru arhiva general . Intr rile i ie irile din gestiunea arhivei, se consemneaz n registrul de eviden curent (anexa nr.4)[44]. Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare se realizeaz cu

279

respectarea principiilor generale: Principiul unit ii fondurilor presupune c toate documentele create de o societate, institu ie sau persoan fizic (fonduri arhivistice), ori selec ionate de o institu ie, familie sau persoan fizic (colec ie) trebuie s se p streze ntr-un singur loc, sub o singur gestiune i prelucrare. Principiul respect rii fa de creator presupune respectarea succesiunii unit ilor arhivistice n fond sau colec ie potrivit sistemului de organizare dat de creator. Principiul dreptului comunit ilor locale presupune p strarea fondurilor i colec iilor arhivistice din zona geografic n care au fost create. Avnd n vedere c arhivele tehnice i de nregistrare se prezint de obicei pe supor i diferite naturi i care impun condi ii de p strare specifice (principiul priorit ii conserv rii), este necesar g sirea unor forme de administrare care s asigure compatibilitatea sistemului cu tradi ie arhivistic (principiul compatibilit ii sistemelor).[45] Documentele tehnice i de nregistrare pot ap rea incidental n interiorul unui fond clasic sau pot constitui fonduri i colec ii integrale. Atunci cnd aceste documente apar incidental fie ca ilustra ii cuprinse n text, fie ca anexe, se vor ordona, inventaria, eventual selec iona, mpreun cu unitatea arhivistic n care sunt ncorporate. Dac documentul tehnic i de nregistrare este unitate sau mai multe unit i arhivistice incidentale, ele se vor constitui n parte structural separat , ordonate pe baza criteriului cronologic sau a criteriului tematic ( i n cadrul lui cronologic). Instruc iunile privind activitatea de arhiv la creatorii i de in torii de documente din 23 mai 1996 expun pe larg prelucrarea fondurilor i colec iilor constituite integral din documente tehnice i de nregistrare la articolele 59-80.[46] P strarea documentelor i organizarea depozitului de arhiv Prin p strarea documentelor sau p strarea arhivei se n elege preocuparea pentru asigurarea existen ei i integrit ii documentelor, dar i procesul de prelungire a vie ii utile a documentelor de arhiv printr-un complex unitar de m suri tehnice i organizatorice.[47] Creatorii i de in torii de documente sunt obliga i prin legisla ia arhivistic s p streze documentele n condi ii corespunz toare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degrad rii, sustragerii sau comercializ rii lor. Documentele de arhiv se p streaz n depozite construite special sau n nc peri amenajate n acest scop care le protejeaz mpotriva prafului, luminii solare, uzurii mecanice, varia iilor de temperatur i umiditate, surselor de infec ie, pericolului de foc, inunda ii sau infiltra ii de ap . Depozitele trebuie s fie dotate cu rafturi sau alte mijloace de depozitare, din metal acoperit cu vopsele stabile, anticorozive i f r emana ii. Dimensionarea elementelor de p strare a arhivei trebuie s aib n vedere dimensiunile materialului suport) hrtie, film etc.), ale materialelor de protec ie

280

(cutii, containere), ale spa iului de construc ie aferent, asigurndu-se accesul la documente i posibilitatea unei evacu ri rapide n caz de necesitate. Rafturile trebuie s fie a ezate perpendicular pe sursa de lumin natural , iar iluminatul artificial s urm reasc culoarul dintre rafturi. ntre pere i i rafturi, ca i ntre rafturi se asigur un spa iu liber de 0,70,8 m. l ime sau mai mare, iar pentru depozitele de arhiv mai nalte de 2,4 m. este obligatorie dotarea depozitelor cu c rucioare de transport interior care s asigure transportul n siguran a documentelor i manevrarea lor n a a fel nct s fie evitat deteriorarea. Documentele se p streaz n cutii de carton, mape, plicuri sau tuburi, n raport cu natura i dimensiunea lor i se a eaz n rafturi pe man eta de ndosariere sau pe man eta inferioar . Dac creatorul de ine documente de mai multe tipuri (hrtie, filme, fotografii, benzi magnetice), acestea se depoziteaz pe categorii. Depozitele de arhiv care con in material scris, trebuie s se asigure un microclimat cu temperaturi cuprinse ntre 15-20 C i umidit i relative de 50-60%, iar n depozitele de materiale fotografice i cele de benzi magnetice, temperaturile optime sunt cuprinse ntre 14-18 C, air umiditatea relativ de 40-50%. Acestea se m soar cu aparate de control (termometre, higrometre etc.) cu care trebuie s fie dotate depozitele iar citirile vor fi consemnate ntr-un caiet de depozit. Ferestrele depozitului trebuie s fie asigurate mpotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte sisteme parasolare i de depozitele vor fi aerisite natural sau prin instala ii de climatizare. Se vor asigura cur enia i ordinea interioar prin despr fuire, cur ire mecanic , dezinsec ie i deratizare, ultimele dou opera iuni, cel pu in odat la 5 ani. Pentru prevenirea incendiilor este interzis folosirea focului deschis, a radiatoarelor, re ourilor, fumatului n incinta depozitelor i utilizarea comutatoarelor sau ntrerup toarelor defecte. Depozitele vor fi prev zute cu sting toare portabile cu nc rc tur de dioxid de carbon i praf sau gaze inerte precum i cu mijloace de alarmare i semnalizare antiincendiu sau cu instala ii de stingere automat a incendiilor. Orice situa ie de calamitate n depozitele de arhiv se va comunica imediat Arhivelor Na ionale sau direc iilor jude ene. n depozitele de arhiv , dosarele se ordoneaz pe ani, n cadrul anului pe compartimente i termene de p strare sau pe compartimente i n cadrul compartimentului, pe ani i pe termene de p strare. Pe rafturi, dosarele se a eaz de sus n jod i de la stnga la dreapta iar rafturile i poli ele se numeroteaz .[48] Deosebit de utile sunt ghidurile de depozit, unde sunt men ionate fondurile, rafturile, poli ele i XXXXXX al documentelor aflate n depozitul respectiv. Depunerea documentelor la Arhivele Na ionale Institu iile creatoare i de in toare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional se depun la Arhivele Na ionale pentru p strarea permanent astfel:

281

Documentele scrise, dup 30 de ani de la crearea lor; Documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor; Actele de stare civil , dup 100 de ani de la ntocmirea lor;

Documentele fotografice i peliculele cinematografice dup 20 de ani de la crearea lor; Matricele sigilare, dup scoaterea lor din uz.

Creatorii i de in torii de documente le pot de ine, dup expirarea termenului de depunere, dac le sunt necesare desf ur rii activit ii, pe baza aprob rii Arhivelor Na ionale, n acest caz depunnd cte un exemplar al inventarului documentelor permanente pe care le de in, al Arhivele Na ionale. Sunt exceptate de la depunere, conform art. 14 din Legea Arhivelor Na ionale, urm toarele institu ii: Ministerul Ap r rii Na ionale, Ministerul Afacerilor Externe. Serviciul Romn de Informa ii, Serviciul de Informa ii Externe, Serviciul de Protec ie i Paz , alte organe cu atribu ii n domeniul siguran ei na ionale, Academia Romn .[49] Dac o unitate creatoare de documente se desfiin eaz f r ca activitatea ei s fie continuat de alta, eful compartimentului de arhiv ntocme te un proces-verbal n prezen a reprezentatului Arhivelor Na ionale, n care se consemneaz : denumirea fondului arhivistic, cantitatea, anii extremi, stadiul de prelucrare, starea de conservare. Acesta este semnat de eful compartimentului de arhiv din unitatea desfiin at i de membrii comisiei de lichidare; un exemplar al procesului-verbal se pred reprezentatului Arhivelor Na ionale. Documentele cu valoare tiin ific vor fi preluate de Arhivele Na ionale, iar cele cu valoare practic vor fi depuse la Ministerul Muncii i Protec iei Sociale. Preluarea documentelor de la creatori i de in tori de c tre Arhivele Na ionale se efectueaz prin confruntarea inventarelor cu unit ile arhivistice. mpreun cu documentele se predau i inventarele acestora, n 3 exemplare. Predarea-preluarea se consemneaz ntr-un proces-verbal, ntocmit n 2 exemplare, conform modelului anexa nr.6.[50] Procesul-verbal se ntocme te i se nregistreaz la unitatea creatoare sau de in toare, num rul lui fiind trecut n registrul de eviden curent , n dreptul inventarelor dosarelor predate. Procesul-verbal se nregistreaz i la Arhivele Na ionale. Un exemplar r mne la unitatea creatoare sau de in toare, celelalte dou sunt trimise la Arhivele Na ionale. Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional sunt bunuri de interes na ional, c rora statul le acord protec ie special pedepsind pe cei care aduc prejudicii integrit ii lor sau nu iau m suri privind eviden a, selec ionarea i p strarea acestor documente. Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea n stare de nentrebuin are a documentelor ce fac parte din Fondul Arhivistic Na ional constituie infrac iuni i se pedepsesc conform prevederilor Codului Penal. Constatarea contraven iilor i aplicarea sanc iunilor se fac de mputernici ii Arhivelor Na ionale iar plngerea

282

mpotriva procesului-verbal de constatare a contraven iei se face n termen de 15 zile de la primirea comunic rii, la judec toria n a c rei raz teritorial a fost s vr it contraven ia. Instruc iunile privind activitatea de arhiv la creatorii i de in torii de documente, elaborate n spiritul noii legisla ii arhivistice, cuprind norme accesibile tuturor lucr torilor din sectorul registratur -arhiv , iar formarea, perfec ionarea i atestarea personalului compartimentului de arhiv prin coala Na ional de Perfec ionarea Arhivistic asigur desf urarea ntregii activit i arhivistice n mod unitar la nivelul ntregii ri.

[1] Dic ionar al tiin elor speciale ale istoriei, Bucure ti, Ed. St. Enciclopedic , 1982, p. 103-104; vezi i Florea Oprea, Con inutul i evolu ia conceptelor i ale practicii de p strare, conservare i restaurare a arhivelor n Arhiva Romaneasc , tom I, 1995, p. 26-39. [2] Monitorul Oficial, nr. 71/9 aprilie 1996. [3] Dic ionarul, p. 121-122. [4] Monitorul Oficial, nr. 71/9 aprilie 1996 [5] Dic ionarul, p.7 4; vezi i Lexicograf Archive Terminology, cf. Florea Oprea, p. 33. [6] Ibidem, p.33-34; Florea Oprea, op. cit., p.34-37, mparte arhivele n arhive clasice i arhive tehnice, fiecare dintre acestea n clasific ri i subclasific ri proprii. [7] Marin Radu Mocanu, Arhivele Na ionale n competi ie cu timpul, Arhiva romneasc , tom II, 1996, p.13, idem, Arhivele Na ionale i Societatea romneasc , Bucure ti, Edit. M.I., 1997, p.15. [8] Legisla ie arhivistic , Bucure ti 2001, p. 26. [9] Cristiana Dinu, Vasile Nicula, Constituirea dosarelor pe termene de p strare, n Revista Arhivelor, an LV, vol.X2, nr.4/1978, p. 444 [10] Emilia Cohn, Nomenclatorul de dosare i indicatorul de termene de p strare instrumente de baz n activitatea arhivistic , n Revista Arhivelor, an LVI, vol. XLI, nr. 1/1979, p.17. [11] Voica Coman, Metodologia de elaborare a nomenclatorului dosarelor, n Revista Arhivelor, an LXI, vol. XLVI, nr.4/1984, p. 414. [12] Legisla ie arhivistic , p. 52.

283

[13] Voica Coman, op. cit., p. 415. [14] Elena Ciuc , Din experien a Filialelor Arhivelor Statului Municipiului Bucure ti pe linia activit ii de ndrumare i control la arhivele B.D.S., n Revista Arhivelor, an LXII, vol. XLVII, nr. 4/1985, p. 399. [15] Cristina Dinu, Vasile Nicula, op. cit., p.16. [16] Marcel Dumitru Ciuc , Ordonarea i inventarierea documentelor aflate n depozitele arhivelor statului, n Revista Arhivelor, an LVI, vol. XLI, nr.3/1979, p. 300. [17] Legisla ie arhivistic , f. 53. [18] Ion Cozac, Considera ii asupra ordon rii i inventarierii documentelor din epoca contemporan , n Revista Arhivelor, an LVI, vol. XLI, nr. 1/1979, p.23. [19] Legisla ie arhivistic , p. 54. [20] Ibidem, p. 55. [21] Ibidem, p. 31. [22] Ibidem, p. 56. [23] Ibidem, p..57. [24] Voica Coman, Selec ionarea documentelor la organiza ii, n Revista Arhivelor, an LIX, vol. XLIV, nr.4/1982, p.370. [25] Legisla ie arhivistic , p. 32. [26] Voica Coman, Selec ionarea documentelor , p. 373. [27] Legisla ie arhivistic , p. 56. [28] Ibidem, p. 32. [29] Maria Dogaru, Instrumentele de eviden i informare tiin ific pentru izvoarele sigilare, n Revista Arhivelor, an LVI, vol. XLII, nr.2/1979, p. 154. [30] Legisla ie arhivistic , p.57. [31] ibidem, f.58. [32] Vasile C plnean, Considera ii privind selec ionarea arhivelor la creator, n Revista Arhivelor, editat de Asocia ia Arhivi tilor David Prodan, Cluj-Napoca, seria a III-a, vol.I, 1995, nr.1-2, p. 77.

284

[33] Legisla ie arhivistic , p. 33. [34] Elena Ciuc , op. cit., p. 399. [35] Legisla ie arhivistic , p. 34. [36] Ibidem, p. 35. [37] Legea Arhivelor Na ionale, n Monitorul Oficial al Romniei, VIII, nr. 71 din 9 aprilie 1996, p. 4. [38] Legisla ie arhivistic , p. 36. [39] Ibidem, p. 37. [40] Ibidem, p. 59. [41] Ibidem, p. 60. [42] Ibidem, p. 54. [43] Ibidem, p. 53. [44] Ibidem, p. 55. [45] Ibidem, p. 39. [46] Ibidem, p. 40-45. [47] Florea Oprea, Con inutul i evolu ia conceptelor i ale practicii de p strare, conservare i restaurare a arhivelor, n Arhiva Romneasc , tom I, fasc.2/1995, p. 31. [48] Legisla ie arhivistic , p.49. [49] Legea Arhivelor Na ionale, n Monitorul Oficial al Romniei, VIII, nr. 71, din 9 aprilie 1996, p.3. [50] Legisla ia arhivistic , p. 57. Legea Arhivelor Na ionale 1996 Parlamentul Romniei adopt prezenta lege. Capitolul I Dispozi ii generale

285

Art. 1 Constituie izvoare istorice i alc tuiesc Fondul Arhivistic Na ional al Romniei documentele create de-a lungul timpului de c tre organele de stat, organiza iile publice sau private economice, sociale, culturale, militare i religioase, precum i de c tre persoanele fizice. Acestor documente statul le asigur protec ie special , n condi iile prezentei legi. Art. 2 Prin documente care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei, n sensul prezentei legi, se n elege: acte oficiale i particulare, diplomatice i consulare, memorii, manuscrise, proclama ii, chem ri, afi e, planuri, schi e, h r i, pelicule cinematografice i alte asemenea m rturii, matrice sigilare, precum i nregistr ri foto, video, audio i informatice, cu valoare istoric , realizate n ar sau de c tre creatori romni n str in tate. Art. 3 Administrare, supravegherea i protec ia special a Fondul Arhivistic Na ional al Romniei se realizeaz de c tre Arhivele Na ionale, unitate bugetar n cadrul Ministerului de Interne. Arhivele Na ionale i exercit atribu iile prin compartimentele sale specializate i prin direc iile jude ene ale Arhivelor Na ionale. Protec ia special a Fondului Arhivistic Na ional al Romniei se realizeaz n condi ii de pace, potrivit prevederilor legii, iar n caz de r zboi sau de calamit i naturale, de c tre creatori, cu sprijinul organelor desemnate cu atribu ii speciale n asemenea situa ii i cu asisten a de specialitate a Arhivelor Na ionale. Art. 4 Persoanele fizice i persoanele juridice, creatoare i de in toare de documente care fac parte din Fondului Arhivistic Na ional al Romniei, denumite n continuare creatori i de in tori de documente, r spund de eviden a, inventarierea, selectarea, p strarea i folosirea documentelor n condi iile prevederilor prezentei legi. Capitolul II Atribu iile Arhivelor Na ionale n administrarea i protec ia special a Fondului Arhivistic Na ional al Romniei Art. 5 Arhivele Na ionale acord asisten de specialitate i asigur desf urarea unitar a opera iunilor arhivistice la nivelul tuturor creatorilor i de in torilor de documente, ndeplinind urm toarele atribu ii: a) elaboreaz , n conformitate cu prevederile prezentei legi, norme i metodologii de lucru pentru organizarea i desf urarea ntregii activit i arhivistice, inclusiv pentru clasificarea i includerea n Fondul Arhivistic Na ional al Romniei a documentelor prev zute la art. 2, care se dau publicit ii, dup caz; b) controleaz aplicarea prevederilor legisla iei n vigoare pe linia muncii de arhiv i stabile te m surile ce se impun potrivit legii; c) preia de la creatorii i de in torii de arhiv documentele care fac parte din

286

Fondul Arhivistic Na ional al Romniei, n condi iile i la termenele prev zute n prezenta lege; d) asigur eviden a, inventarierea, selectarea, p strarea i folosirea documentelor pe care le de ine; e) asigur documentele pe baz de microfilme i alte forme de reproducere adecvate; f) constituie i dezvolt banca de date a Arhivelor Na ionale i re eaua automatizat de informare i documentare arhivistic , stabile te m suri pentru corectarea tehnic i metodologic i pentru colaborarea serviciilor de informare i documentare arhivistic i a compartimentelor similare din cadrul Sistemului na ional de informare i documentare; g) elaboreaz i editeaz Revista Arhivelor i alte publica ii de specialitate, destinate inform rii i sprijinirii cercet rii tiin ifice, precum i punerii n valoare a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei; h) asigur , prin Facultatea de Arhivistic i coala Na ional de Perfec ionare Arhivistic preg tirea i specializarea personalului necesar desf ur rii activit ilor arhivistice; i) la cerere sau din oficiu atest dac un document face sau nu face parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei; j) autorizeaz scoaterea temporar peste grani a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei, n scopul expunerii sau document rii cu ocazia unor manifest ri tiin ifice sau culturale interna ionale k) ntre ine i dezvolt rela ii cu organele i institu iile similare din str in tate, n vederea inform rii reciproce n domeniul arhivistic i al schimbului de documente i de reproduceri de pe acestea; asigur aplicarea conven iilor i acordurilor interna ionale privind domeniul arhivistic i particip la congrese, conferin e, reuniuni i consf tuiri arhivistice interna ionale; l) asigur aplicarea prevederilor legisla iei n vigoare n realizarea protec iei documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei, respectiv n ap rarea secretului de stat, paza i conservarea acestor documente, att n timp de pace, ct i la mobilizare sau r zboi. Art. 6 n cadrul Arhivelor Na ionale func ioneaz un consiliu tiin ific, format din speciali ti ai Arhivelor Na ionale, cercet tori, cadre didactice universitare i speciali ti din ministerele interesate, care analizeaz , dezbate i face propuneri n probleme privind normele i metodologiile specifice de lucru, publica iile de specialitate, precum i dezvoltarea ntregii activit i arhivistice. Modul de organizare i func ionare, precum i componen a consiliului tiin ific se stabilesc prin regulament de organizare i func ionare, aprobat de directorul

287

general al Arhivelor Na ionale. Capitolul III Obliga iile creatorilor i de in torilor de documente Sec iunea I Eviden a documentelor Art. 7 Creatorii i de in torii de documente sunt obliga i s nregistreze i s in eviden a tuturor documentelor intrate, a celor ntocmite pentru uz intern, precum i a celor ie ite, potrivit legii. Art. 8 Anual, documentele se grupeaz n unit i arhivistice, potrivit problematicii i termenelor de p strare stabilite n nomenclatorul documentelor de arhiv , care se ntocme te de c tre fiecare creator pentru documentele proprii. Nomenclatoarele ntocmite de creatori la nivel central se aprob de c tre Arhivele Na ionale, iar cele ale celorlal i creatori, de c tre direc iile jude ene ale Arhivelor Na ionale, potrivit anexei nr. 1. Art. 9 Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente n al doilea an de la constituire, pe baz de inventar i proces verbal de predare primire, ntocmite potrivit anexelor nr. 2 i 3. Eviden a tuturor intr rilor i ie irilor de unit i arhivistice din depozit se ine pe baza unui registru, potrivit anexei nr. 4. Scoaterea documentelor din eviden a arhivei se face numai cu aprobarea conducerii creatorilor sau de in torilor de documente i cu avizul Arhivelor Na ionale sau al direc iilor jude ene ale Arhivelor Na ionale, dup caz, n func ie de creatorii de nivel central sau local, n urma selec ion rii, transferului n alt depozit de arhiv sau ca urmare a distrugerii provocate de calamit i naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil i de nenl turat. Sec iunea a II-a Selec ionarea documentelor Art. 10 n cadrul Arhivelor Na ionale func ioneaz comisia central de selec ionare a documentelor, care coordoneaz activitatea de selec ionare a documentelor ntocmite i de inute de creatori la nivel central, iar n cadrul direc iunilor jude ene ale Arhivelor Na ionale func ioneaz cte o comisie de selec ionare a documentelor, care coordoneaz activitatea de selec ionare a documentelor ntocmite i de inute de ceilal i creatori. Modul de organizare i atribu iile comisiilor prev zute la alin. 1 se stabilesc prin norme privind activitatea arhivistic , aprobate de directorul general al Arhivelor

288

Na ionale. Art. 11 n cadrul fiec rei unit i creatoare i de in toare de documente func ioneaz cte o comisie de selec ionare, numit prin decizia sau ordinul conduc torul unit ii respective, fiind compus din: un pre edinte, un secretar i un num r impar de membri numi i din rndul speciali tilor proprii. Aceast comisie se ntrune te anual sau ori de cte ori este necesar, pentru analiza fiecare unitate arhivistic n parte, stabilindu-i valoarea practic sau istoric ; hot rrea luat se consemneaz ntr-un proces verbal, ntocmit potrivit anexei nr. 5. Procesul-verbal de selec ionare, nso it de inventarele documentelor propuse spre eliminare ca fiind lipsite de valoare, precum i de inventarele documentelor ce se p streaz permanent, se nainteaz spre aprobare Comisiei centrale de selec ionare, n cazul creatorilor i de in torilor de documente la nivel central, sau comisiilor din cadrul direc iilor jude ene ale Arhivelor Na ionale, n cazul celorlal i creatori i de in tori de documente. Documentele se scot din eviden ele arhivelor i se pot elimina numai n baza proceselor-verbale ale comisiilor prev zute la alin. 2. n cazul administratorului unic, acesta poart r spunderea pentru selec ionarea documentelor ce urmeaz a fi arhivate. Sec iunea a III-a P strarea documentelor Art. 12 Creatorii i de in torii de documente sunt obliga i s p streze documentele create sau de inute n condi ii corespunz toare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degrad rii, sustragerii ori comercializ rii n alte condi ii dect cel prev zute de lege. Persoanele juridice creatoare i de in toare de documente sunt obligate s le p streze n spa ii special amenajate pentru arhiv . Noile construc ii ale creatorilor i de in torilor de arhiv vor fi avizate de c tre Arhivele Na ionale sau direc iile jude ene ale Arhivelor Na ionale, dup caz, unele numai dac au spa ii prev zute pentru p strarea documentelor. Arhivele Na ionale i direc iile jude ene ale Arhivelor Na ionale pot prelungi termenul de p strare a documentelor la de in tori pn la asigurarea spa iilor necesare prelu rii lor. Depozitele de arhiv vor fi dotate, n func ie de formatul i de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de p strare i de protejare a acestora, precum i cu mijloace, instala ii i sisteme de prevenire i stingere a incendiilor. Sec iunea a IV-a Depunerea documentelor la Arhivele Na ionale

289

Art. 13 Persoanele juridice creatoare i de in toare de documente depun spre p strare permanent la Arhivele Na ionale i la direc iile jude ene ale Arhivelor Na ionale, dup cum urmeaz : a) documente fotografice, precum i peliculele cinematografice, dup 20 de ani de la crearea lor; b) documentele scrise, cu excep ia actelor de stare civil tehnice, dup 30 de ani de la crearea lor; c) d) documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor; actele de stare civil , dup 100 de ani de la ntocmirea lor; i a documentelor

e) matricele sigilare confec ionate din metal, avnd nscrise toate nsemnele legale i denumirea complet a unit ii, dup scoaterea lor din uz. Art. 14 Creatorii i de in torii de arhiv pot de ine documente care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei i dup expirarea termenului de depunere, dac sunt necesare n desf urarea activit ii lor, pe baza aprob rii directorului general al Arhivelor Na ionale, n cazul creatorilor i de in torilor la nivel central i a directorilor direc iilor jude ene ale Arhivelor Na ionale, pentru ceilal i creatori i de in tori, n condi iile respect rii prevederilor prezentei legi. Ministerul Ap r rii Na ionale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Romn de Informa ii, Serviciul de Informa ii Externe, Serviciul de Protec ie i Paz , ale organe cu atribu ii n domeniul siguran ei na ionale, precum i Academia Romn i p streaz documentele proprii n condi iile prezentei legi i dup expirarea termenelor prev zute la art. 13. Art. 15 Organiza iile particulare i persoanele fizice care de in documentele din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei le pot depune la Arhivele Na ionale sub form de custodie sau dona ie, scutite de taxe i impozite. De in torul care dore te s vnd documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei este obligat s comunice aceasta Arhivelor Na ionale, care au prioritate la cump rarea oric ror documente care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei i care trebuie s se pronun e n termen de 60 de zile de la data nregistr rii comunic rii. Art. 16 Documentele cu valoare practic , n baza c rora se elibereaz copii, certificate i extrase privind drepturile individuale ale cet enilor, vor fi p strate de c tre creatorii i de in torii de documente. Art. 17 Creatorii i de in torii de documente, prev zu i la art. 14 i 15, sunt obliga i s depun la Arhivele Na ionale sau la direc iile jude ene ale Arhivelor Na ionale, dup caz, cte un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le de in, la expirarea termenelor de depunere a acestora.

290

Art. 18 n cazul desfiin rii, n condi iile legii, a unui creator de documente, persoan juridic , f r ca activitatea acestuia s fie constituit de un altul, documentele cu valoare istoric , n sensul art. 2 din prezenta lege, vor fi preluate de c tre Arhivele Na ionale sau de direc iile jude ene ale Arhivelor Na ionale, iar cele cu valoare practic , n baza c rora se elibereaz copii certificare i extrase privind drepturile individuale ale cet enilor vor fi depuse la Ministerul Muncii i Protec iei Sociale sau la direc iile jude ene ale acestuia. Art. 19 Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei o dat intrate, potrivit legii, n depozitele Arhivelor Na ionale i/sau ale direc iilor jude ene ale Arhivelor Na ionale, nu mai pot fi retrase din administrarea acestora, cu excep ia celor predate n custodie. Capitolul IV Folosirea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei Art. 20 Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei pot fi folosite pentru: cercetare tiin ific , rezolvarea unor lucr ri administrative, inform ri, ac iuni educative, elaborarea de publica ii i eliberarea de copii, extrase i certificate. Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei pot fi consultate, la cerere, de c tre cet enii romni i str ini, dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a mplinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unit ii creatoare sau de in toare. Documentele de valoare deosebit nu se expun public, n original, ci sub form de reproduceri. Art. 21 Creatorii i de in torii de documente sunt obliga i s elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor fizice sau juridice, certificate, copii i extrase de pe documentele pe care le creeaz i de in, inclusiv de pe cele pentru care nu s-a mplinit termenul prev zut la art. 13, dac acestea se refer la drepturi care l privesc pe solicitant. Serviciile prestate de c tre Arhivele Na ionale pentru rezolvarea solicit rilor persoanelor fizice i ale persoanelor juridice se efectueaz , contra cost, n condi iile prev zute de lege. Art. 22 Documentele a c ror cercetare poate afecta interesele na ionale, drepturile i libert ile cet enilor, prin datele i informa iile pe care le con in, sau cele a c ror integritate fizic este n pericol nu se dau n cercetare. Fac parte din aceast categorie documentele care: a) privesc siguran a, integritatea teritorial i independen a statului romn, potrivit

291

prevederilor constitu ionale i ale legisla iei n vigoare; b) pot leza drepturile i libert ile individuale ale cet eanului; c) sunt ntr-o stare necorespunz toare de conservare, situa ie stabilit de comisia de specialitate i consemnat ntr-un proces-verbal; d) nu sunt prelucrate arhivistic. Stabilirea documentelor respective se face de c tre de in torul legal al acestora, potrivit anexei nr. 6. Capitolul V Personalul arhivelor Art. 23 Creatorii i de in torii de documente, prev zu i la art. 2, persoane juridice, au obliga ia de a nfiin a compartimente de arhiv sau de a desemna persoane responsabile cu probleme de arhiv , n func ie de valoarea i calitatea acestora. Desemnarea personalului ns rcinat cu activitatea de arhiv , structura i competen a acestor compartimente de arhiv vor fi stabilite de c tre conducerea unit ii creatoare i de in toare de documente, cu avizul Arhivelor Na ionale sau, dup caz, al direc iilor jude ene ale Arhivelor Na ionale. Art. 24 Formarea, atestarea i perfec ionarea personalului de specialitate din Arhivele Na ionale, ct i din celelalte unit i creatoare i de in toare de documente de arhiv se realizeaz prin Facultatea de Arhivistic i prin coala Na ional de Perfec ionare Arhivistic . Art. 25 Personalul de specialitate din cadrul Arhivelor Na ionale va fi dimensionat n func ie de calitatea i specificul materialului documentar aflat n administrare i face parte din categoria func ionarilor publici. Capitolul VI R spunderi i sanc iuni Art. 26 Nerespectarea dispozi iilor prezentei legi atrage, dup caz, r spundere contraven ional , civil sau penal . Art. 27 Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea n stare de nentrebuin are a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei constituie infrac iune i se pedepse te conform prevederilor Codului penal. Art. 28 Scoaterea peste grani a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei sau nstr inarea acestora c tre persoane fizice sau

292

persoane juridice str ine f r autorizarea Arhivelor Na ionale, constituie infrac iune i se pedepse te cu nchisoare de la 3 la 7 ani, dac fapta nu constituie o infrac iune mai grav . Tentativa se pedepse te. Art. 29 Constituie contraven ii la prevederile prezentei legi urm toarele fapte, dac nu sunt s vr ite n astfel de condi ii nct, potrivit legii penale, s fie considerate infrac iuni: a) neinventarierea documentelor sau nenlocuirea de c tre creatorii acestora, persoane juridice, a nomenclatoarelor arhivistice pentru documente proprii, potrivit art. 8 alin. 2; b) nepredarea de c tre compartimentele unit ii creatoare, la arhiv , a documentelor cu termen de p strare permanent, pe baz de inventar i procesverbal de predare-primire, conform prevederilor art. 9; c) neselec ionarea documentelor create i de inute de c tre persoane juridice, la termenele prev zute n nomenclatorul propriu, de c tre comisia de selec ionare a documentelor, n condi iile prev zute la art. 11; d) neasigurarea condi iilor corespunz toare de p strare i protejare a documentelor create i de inute de c tre creatorii i de in torii de arhiv , persoane juridice sau persoane fizice, potrivit art. 12; e) nepredare, la Arhivele Na ionale i, dup caz, la direc iile jude ene ale Arhivelor Na ionale, a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei de c tre creatorii i de in torii de documente de arhiv , la expirarea termenelor prev zute la art. 13; f) oferta de vnzare sau vnzarea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei de c tre persoane fizice sau persoane juridice, f r respectarea priorit ii Arhivelor Na ionale de a le cump ra, potrivit prevederilor art. 15 alin. 2; g) nedepunerea la Arhivele Na ionale sau la direc iile jude ene ale Arhivelor Na ionale, dup caz, de c tre creatorii i de in torii de documente de arhiv , a inventarelor pe care le de in la expirarea termenelor de depunere, n condi iile prev zute la art. 17. Art. 30 Contraven iile prev zute la art. 29 se sanc ioneaz dup cum urmeaz : a) cu amend de la 500.000 lei la 2.000.000 lei, cele prev zute la lit. a), d) i f); b) cu amend de la 250.000 lei la 1.000.000 lei, cel prev zute la lit. b), c), e) i g). Amenda se aplic i persoanelor juridice.

n cazul contraven iilor prev zute la art. 29 lit. f), Arhivele Na ionale pot solicita

293

instan ei judec tore ti anularea actului de vnzare, chiar i dup expirarea termenului de prescrip ie a r spunderii contraven ionale, n condi iile legii civile. Art. 31 Constatarea contraven iilor prev zute la art. 29 i aplicarea sanc iunilor se fac de c tre mputernici ii Arhivelor Na ionale i, dup caz, ai direc iilor jude ene ale Arhivelor Na ionale. Art. 32 mpotriva procesului-verbal de constatare a contraven iei se poate face plngere, n termen de 15 zile de la comunicare, la judec toria n a c rei raz teritorial a fost s vr it contraven ia. Art. 33 Contraven iilor prev zute n prezenta lege le sunt aplicabile dispozi iile Legii nr. 32/1968 privind stabilirea i sanc ionarea contravenien ilor. Capitolul VII Dispozi ii finale i tranzitorii Art. 34 Creatorii i de in torii de documente sunt obliga i s comunice n scris, n termen de 30 de zile, Arhivelor Na ionale sau, dup caz, direc iilor jude ene ale Arhivelor Na ionale, documentele care le atest nfiin area, reorganizarea sau desfiin area, n condi iile legii. Art. 35 Denumirile Direc ia General a Arhivelor Statului i Arhivele Statului, folosite n actele normative n vigoare, se nlocuiesc cu denumirea Arhivele Na ionale. Art. 36. Dispozi iile din prezenta lege referitoare la direc iile jude ene ale Arhivelor Na ionale se aplic , n mod corespunz tor i Direc iei Municipiului Bucure ti a Arhivelor Na ionale. Art. 37 Anexele nr. 1-6 fac parte integrant din prezenta lege. Art. 38 Decretul nr. 472/1971 privind Fondul Arhivistic Na ional al Republicii Socialiste Romnia, cu modific rile ulterioare, precum i orice alte dispozi ii contrare prevederilor prezentei legi se abrog . Aceast lege a fost adoptat de Senat n edin a din 4 martie 1996, cu respectarea prevederilor art. 74 alin (1) din Constitu ia Romniei. Pre edintele Senatului prof. univ. dr. OLIVIU GHERMAN Aceast lege a fost adoptat de Camera Deputa ilor n edin a din 12 martie 1996, cu respectarea prevederilor art. 74 alin (1) din Constitu ia Romniei. Pre edintele Camerei Deputa ilor

294

ADRIAN N STASE Bucure ti, 2 aprilie 1996. Nr. 16 (Monitorul Oficial nr. 71/9 aprilie 1996) Aprob PRESEDINTELE CONSILIULUI DE ADMINISTRATIE (DIRECTOR)

Formular nr. 1

Se confirm
DIRECTORUL GENERAL AL ARHIVELOR NOTIONALE (DIRECTORUL DIRECTIEI JUDE ENE A ARHIVELOR NA IONALE) NOMENCLATORUL ARHIVISTIC Aprobat prin Ordinul (decizia) nr. .......... din .............. Direc ia Serviciile Denumirea dosarului (con inutul pe scurt al problemelor la care se refer ) 1). ............................. 2). ............................. 3). ............................. Termenul de p strare Obs

Direc ia A. Serviciul secretariat i secretariat administrativ

P 10 5

B. Serviciul 1). P administrativ ............................. 2). 10 ............................. 3). 5 ............................. ........................................ Formular nr. 2 Inventarul pe anul........... Denumirea creatorului ........................................ pentru documentele care se p streaz ..an

295

Denumirea compartimentului NR. CRT.

(permanent) OBS.

INDICATIVUL CON INUTUL PE DATELE NUM RUL DOSARULUI SCURT AL EXTERNE FILELOR DUP DOSARULUI, NOMENCLATOR REGISTRULUI, ETC.

Prezentul inventar format din ...... file con ine ... dosare, registre, condici, cartoteci, etc. Dosarele de la nr. crt. .................. .....................nefiind ncheiate. au fost l sate la

La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. ................ Ast zi, ................, s-au predat..............dosarele Am predat, Am primit, Formular nr. 3 Institu ia (Regie autonom , Societate.) PROCES VERBAL de predare primire a documentelor Ast zi, ...........................subsemna ii .............................................. delega i ai compartimentului ..................................................., i ............................ arhivarul institu iei ......................................am procedat primul la predarea i al doilea la preluarea documentelor create n perioada ....................................... de serviciul men ionat, n cantitate de .................dosare. Predarea primirea s-a f cut pe baza inventarelor anexate, cuprinznd ............... pagini dactilografiate. Am predat, Am primit, Formular nr. 4 REGISTRU DE EVIDEN A INTR RILOR IE IRILOR UNIT ILOR ARHIVISTICE IE Unde sau predat

Nr. crt

INTR RI Denumirea Datele Nr.dosar Nr. Nr. Dat compartimentului extreme ale dup dosare dosare ie iri documentului inventar primite intr rii Data

296

efectiv r mase efectiv 7

i data

10

1. 2. 1.

num rul de ordine al inventarului data prelu rii dosarelor din inventarul respectiv num rul total al dosarelor cuprinse n inventar

8. data scoaterii dosarelor din eviden 9. denumirea unit ii c tre care s-a f cut predarea (I. R. V. M. R., Arhivele Na ionale etc.) 10. denumirea, num rul de nregistrare i data actului pe baza c ruia au fost scoase din eviden (confirmarea Arhivelor Na ionale pentru selec ionare, procesverbal de predare-preluare) Formular nr. 5 Se aprob (conducerea unit ii) L. S., s.s.

.................................. (denumirea creatorului) ....................................... ....................................... (sediul)

PROCES VERBAL Nr. ..................... Comisia de selectare, numit prin decizia (ordinul) nr. ............... din ......................., selec ionnd n edin ele din ..................... documentele din anii*) ................, avizeaz ca dosarele din inventarele anexate s fie nl turate ca nefolositoare, expirndu-le termenele de p strare prev zute n Nomenclatorul unit ii. Pre edintele, Membrii, Secretar, Formular nr. 6 PROCES VERBAL Predare preluare din (anul, luna, ziua)

297

Subsemna ii .. din partea i .. din partea .. am procedat, primul la predarea i al doilea la preluarea . anii extremi nsumnd .. u. a. i m. l. Totodat , s-au predat i preluat . . n timpul verific rii nu au fost g site urm toarele . u. a. Prezentul proces verbal cuprinde ... file exemplare. Am predat, Am preluat, Formular nr. 7 INVENTAR al colec iei de matrice sigilare Nr. Data Material Form Dimensiunil Descriere Legend Anul Observa de prelu rii ul a e a a confec ion r ii inv organiza i cmpului ii . ei sau numele persoanei de la care s-a preluat matricea 1 2 3 4 5 6 7 8 9 i s-au ncheiat n dou

Formular nr. 8 REGISTRU DE DEPOZIT Nr. Denumirea Cot Scopul Numele Data Data Observa i crt fondului, a scoateri solicitantului scoaterii restituirii i . compartimentulu u.a. i din ; func ia u.a. u.a.: i depozit semn tura semn tura solicitantulu solicitantulu i i 1 2 3 4 5 6 7 8

Formular nr. 9

298

FI A DE CONTROL FONDUL . COLEC IA COMPARTIMENTUL .. NR. INVENTAR. .. ANUL NUMELE I PRENUMELE SOLICITANTULUI ...

DATA

*) Anii extremi MANAGEMENT I MARKETING

Prof. univ. dr. Magdalena Platis Directorul Departamentului de Administra ie Public Universitatea din Bucure ti 1. Management Conceptul de management cunoa te 3 accep iuni: activitate, grup de oameni care conduc o ntreprindere i tiin . Termenul de management este preluat din limba englez , dar izvorul s u este cuvntul manus din latin care nseamn mn i implic ac iunea de manevrare. n italian , s-a format apoi cuvntul mannegio care se refer la prelucrarea cu mna i de aici, a ap rut termenul francez mange cu semnifica ia de loc unde sunt dresa i caii. Ulterior, a ap rut n limba englez cuvntul manage care exprim activitatea de administrare, de conducere i are substantivul management, care nseamn

299

conduc tor. n acest fel, se observ c managementul ca activitate a fost identificat mai nti n sfera sportiv . Ulterior, a fost adoptat n tiin a militar , n politic , ziaristic , administra ie public . Termenul de management s-a impus n activitatea economic prin r spndirea lucr rii The Managerial Revolution a lui James Burnham, n anul 1941. Ca activitate, managementul se poate identifica odat cu procesul de concentrare a activit ii colective de munc a oamenilor, adic odat cu procesul de adncire a diviziunii muncii. Con inutul activit ii de management poate fi n eles dac se ncearc o analiz comparativ ntre aceasta i activit i cu care se confund : organizare, ndrumare, dirijare, administrare, leadership. Prin urmare: managementul nu se identific cu activitatea de organizare. Pentru ca un sistem economic s fie bine organizat, este necesar o decizie managerial n acest sens, dar pentru a beneficia de o conducere adecvat este necesar o organizare corespunz toare; managementul nu se confund cu activitatea de ndrumare, respectiv supravegherea. Aceasta din urm presupune o latur a conducerii valabil n condi iile n care munca este perceput ca ac iune uman necesar pentru existen dar lipsit de con tiin i devotament profesional; managementul nu nseamn activitatea de dirijare. Aceasta presupune orientarea unui sistem economic spre atingerea de noi trepte n dezvoltarea sa i reprezint un segment al activit ii manageriale; managementul nu se identific cu activitatea de administrare. Aceasta presupune o abordare static a ntreprinderii n care accentul cade pe munca de birou, n timp ce activitatea de management urm re te capacitatea ntreprinderii de a se adapta la schimb ri; Managementul, ca grup de oameni care

300

conduce un sistem economic (o direc ie, un departament, o sec ie, o ntreprindere, un minister etc.) se diferen iaz cel pu in dup dou criterii i anume: domeniul de activitate n care lucreaz managerul; nivelul ierarhic din cadrul organiza iei n care activeaz . Este evident c un manager nu face acela i lucru cu un altul din alt domeniu de activitate i nici n acela i domeniu, doi manageri nu realizeaz aceea i munc dac se situeaz pe trepte diferite ale piramidei conducerii. Un ministru nu desf oar aceea i activitate cu un rector sau un director de spital sau un pre edinte de banc . n plus, rectorul nu desf oar o activitate identic cu un decan sau ef de catedr sau ef de lucr ri. Cu ct managerul se situeaz pe o treapt mai nalt a piramidei conducerii, cu att ponderea func iilor tehnice, de execu ie scade i cre te ponderea func iilor manageriale. Ca tiin , managementul reprezint o tiin economic de firm , ca i marketingul. Locul s u n cadrul sistemului tiin elor economice nu este central, dar con inutul s u se dezvolt prin prelucrarea conceptelor de baz de la alte tiin e economice pe care le interpreteaz ntr-o manier proprie i la rndul s u, ofer idei, teorii i principii care pot fi preluate de alte tiin e ale sistemului. Managementul, ca tiin are un obiect de studiu specific. Obiectul de studiu al tiin ei managementului l reprezint rela iile de conducere adic totalitatea raporturilor dintre elementele implicate ntr-o organiza ie i dintre ace tia i factorii exteriori. n acest fel, managementul prive te att firma i variabilele intrinseci respectiv organizarea ei i procesele care se deruleaz n interiorul unei organiza ii, ct i conjunctura n care ac ioneaz firma, respectiv factorii extrinseci care nseamn elementele de micro i macromediu ale ntreprinderii. n concluzie, managementul reprezint un ansamblu de activit i desf urate cu scopul

301

de a se asigura func ionalitatea normal , eficient a sistemelor economice de c tre unul sau mai mul i indivizi i care fac obiectul unei tiin e. 2. Procesul de management n orice ntreprindere procesul muncii n sens larg cunoa te dou laturi: de execu ie, prin care resursele umane ac ioneaz asupra elementelor materiale; de conducere, prin care o parte a resursei umane ac ioneaz asupra celeilalte p r i de factor uman. Prin urmare, procesul de management const ntr-un ansamblu de ac iuni prin care managerul individual sau de grup prevede, organizeaz , coordoneaz , ia decizii i controleaz activitatea salaria ilor n vederea realiz rii obiectivelor ntreprinderii. Con inutul procesului de management poate fi abordat din mai multe puncte de vedere: a) sub aspect metodologic, procesul managerial const n succesiunea urm toarelor etape: definirea scopului, adic a st rii dorite sistemului analiza situa iei actuale, adic n elegerea st rii sistemului n prezent determinarea problemei, respectiv a contradic iei dintre situa ia actual i scopul propus adoptarea deciziei prin care se ncearc rezolvarea contradic iei b) din punct de vedere economic, procesul managerial cuprinde etape logice care vizeaz corela ia nevoi-resurse i anume: determinarea necesit ilor ntreprinderii

302

analiza resurselor disponibile repartizarea resurselor

folosirea resurselor n vederea satisfacerii nevoilor c) din punct de vedere social, procesul managerial const n implicarea omului n toate segmentele activit ii dintr-o ntreprindere n ntregul proces de atragere i administrare a resurselor; d) din punct de vedere informa ional, procesul de management vizeaz parcurgerea urm toarelor etape: cercetarea informa iilor disponibile completarea informa iilor utile prelucrarea informa iilor transmiterea informa iilor

e) sub aspect organiza ional, procesul de management include totalitatea regulilor de func ionare a ntreprinderii, aflate n vigoare la un moment dat, care confer ra ionalitate ac iunilor omului i anume: ansamblul reglement rilor i normelor totalitatea metodelor de instruire principiile de stabilire a r spunderii

ansamblul rela iilor de cooperare ntre diverse verigi ale organiza iei f) din punct de vedere func ional, procesul de management include: previziunea organizarea coordonarea

303

decizia controlul

n practic , aceste abord ri ale activit ii de conducere sunt dificil de identificat distinct, dintrun punct de vedere sau altul. Aceasta, deoarece procesul de management are un caracter complex care se manifest prin multiple ntrep trunderi ale zonei economicului cu socialul, juridicul, informa ionalul etc. Cu alte cuvinte, orice proces de management se manifest dup anumite reguli comune, dar difer de la o firm la alta, fiind mai mult sau mai pu in eficient. Aceast diversitate se explic pe de o parte n func ie de factorii obiectivi care influen eaz ntreprinderea (resursele disponibile, informa ia cunoscut , calitatea factorului uman etc.) iar pe de alt parte n func ie de abilitatea ntreprinz torului de a face fa conjuncturii, respectiv schimb rilor din mediul de afaceri al ntreprinderii. Complexitatea i diversitatea procesului de management se completeaz cu alte tr s turi ale sale i anume: dinamism; stabilitate; continuitate; consecven ; ciclicitate.

Procesul de management este dinamic deoarece problematica unei organiza ii, rela iile de conducere, metodele de management etc. se schimb permanent. El este n acela i timp i stabil deoarece urm re te folosirea unor structuri cunoscute n preluarea informa iilor i adoptarea deciziilor. Este de asemenea, continuu avndu-se n vedere continuitatea activit ilor de produc ie, repara ii, schimb i consum. Totodat , procesul de management se caracterizeaz prin consecven , n sensul c fiecare etap a sa este obligatorie i prin ciclicitate, deoarece n urma unei decizii este posibil ca scopul atins s devin

304

noua situa ie fa de care se stabilesc noi obiective i are loc astfel, reluarea procesului de management. H. Fayol a identificat func iile managementului sub forma succesiunii urm toare: prevedere, organizare, coordonare, comand , control. n managementul contemporan prevederea este inclus n activitatea de previziune, iar comanda nlocuit cu decizia prin asigurarea motiv rii salaria ilor. A. Previziunea Previziunea nseamn func ia managementului prin care se asigur activitatea de anticipare a viitorului. Realizarea activit ii de previziune porne te de la cunoa terea resurselor disponibile, a rezultatelor activit ii trecute, situa ia actual i obiectivele urm rite. Previziunea se realizeaz prin mai multe instrumente: diagnoz ; prognoz ; planificare i programare.

Diagnoza cuprinde ansamblul opera iunilor de diagnosticare a situa iei ntreprinderii n vederea cunoa terii st rii sistemului la un moment dat. n acest sens se utilizeaz date statistice i informa ionale din eviden a contabil . Prognoza reprezint totalitatea opera iunilor de investigare n timp a activit ii ntreprinderii n vederea anticip rii evolu iei viitoare a sistemului i fundament rii deciziilor strategice. Planificarea reprezint varianta previziunii prin care se asigur ncadrarea activit ii curente a ntreprinderii n tendin ele de dezvoltare a acestuia i a economiei n general. Componentele planific rii sunt:

305

 planul care este un instrument managerial prin care se stabilesc obiective, direc ii de ac iune i se asigur coordonarea activit ilor din ntreprindere folosindu-se factorii de produc ie disponibili; timpul este o variabil important a planific rii n func ie de care se asigur : previziuni strategice (pe durat de 510 ani) care vizeaz aspecte esen iale cum ar fi retehnologizarea ntreprinderii sau utilizarea de noi metode de marketing; previziuni pe durat medie (1-5 ani) care vizeaz obiective mai pu in ample, care deriv din cele strategice; previziuni tactice, de scurt durat (pe perioade mai mici de 1 an); procesul de planificare care const ntr-un ansamblu de etape corelate ntre ele care urm resc elaborarea i aplicarea planurilor i obiectivelor organiza iei. Schematic, etapele unui proces de planificare pot fi prezentate ca n fig. nr. 3. n faza preg titoare a procesului de planificare se formuleaz obiectivele i misiunea ntreprinderii, se stabilesc ipotezele i premisele mediului de afaceri. Faza planific rii propriu-zise se concretizeaz n elaborarea planurilor pe termen scurt, mediu i lung, respectndu-se corela iile dintre acestea. n cadrul etapei planurilor de rezerv , orice agent economic elaboreaz o strategie de rezerv la care ar putea s apeleze n cazul unor schimb ri de mediu care nu i mai permit ac iunile lansate potrivit planurilor ini iale. Faza implement rii se refer la declan area activit ii n conformitate cu planurile elaborate. Faza revederii i propune compararea rezultatelor nregistrate cu misiunea ntreprinderii, i reluarea unui nou proces de planificare.

306

Programarea reprezint modalitatea de previziune care const n succesiunea i intercondi ionarea activit ilor unui sistem economic n intervale scurte de timp (s pt mni, mai multe zile, o zi sau pe or , pe schimb de lucru, etc.). n practic , se ntlnesc mul i manageri care evit previziunea activit ii firmei, prefernd s lase pia a s se pronun e dac accept sau nu o ac iune sau produs. Iat cteva motive pentru care nu se face planificare microeconomic n cadrul unor ntreprinderi: este nevoie de prea mult timp pentru previziune i prea mult munc ; managerul nu are cuno tin e despre cum s fac previziunea; nesigur; viitorul intuit de manager este prea

deciden ii au comportamente care sus in c tr iesc pentru prezent; exist teama de e ec n ceea ce prive te rela ia efort-efect al procesului de previziune. B. Organizarea Organizarea reprezint o func ie a managementului prin care se delimiteaz procesele de munc pe componente (opera ii, lucr ri, etc.) i se grupeaz pe forma ii de lucru i compartimente de munc . Organizarea este considerat cea mai vizibil func ie a managemen-tului. Ea se manifest prin folosirea urm toarelor instrumente manageriale: autoritatea; responsabilitatea; r spunderea; delegarea.

307

Autoritatea reprezint dreptul i abilitatea managerului de a influen a ac iunile subordona ilor s i. n literatura de specialitate, se analizeaz autoritatea n strns leg tur cu puterea pe care o exercit managerul. n acest sens, puterea exprim capacitatea conduc torului de a convinge sau influen a ac iunile salaria ilor, adic de a-i determina pe al ii s fac ceea ce vrei tu. n schimb, autoritatea const n abilitatea managerului de a convinge i de a da dispozi ii pentru manifestarea unei ac iuni, adic de a decide. Autoritatea se poate clasifica astfel: a) exist : dup rela iile care o genereaz ,

autoritate tradi ional (ce apare ca o consecin a rela iilor generate de pozi ia n societate a indivizilor); autoritate charismatic (ce se manifest atunci cnd managerul dispune de calit i deosebite, aproape mistice); autoritate ra ional-legal (ce se observ la indivizii care ocup o anumit pozi ie sau rang oficial, ntr-o ntreprindere). b) dup natura ei exist :

autoritate profesional (care este o consecin a recunoa terii meritelor i rezultatelor nregistrate de un individ, nu neap rat manager); autoritate ierarhic (ce se manifest ca urmare a transmiterii unor sarcini de lucru unor subalterni care astfel, cap t autoritate i r spund de executarea obliga iilor lor); autoritate func ional (ce apare n cadrul func iunilor ntreprinderii, adic la nivelul unor activit i omogene care sunt reglementate prin activitatea unui manager). Responsabilitatea const n obliga ia membrilor

308

unei organiza ii de a realiza n cele mai bune condi ii sarcinile care le revin. Un individ responsabil de o anumit activitate trebuie s fac eforturi pentru finalizarea ei manifestnd clar interesul i preocuparea pentru executarea acestei obliga ii. R spunderea const n obligativitatea indivizilor de a r spunde de realizarea sau nendeplinirea unor sarcini de serviciu, respectiv de a da socoteal n fa a superiorilor s i de stadiul lucr rii respective. Delegarea este un instrument al organiz rii procesului de management prin care se permite trecerea temporar a autorit ii sale unei alte persoane. Delegarea autorit ii conduce automat i la delegarea responsabilit ii, n timp ce r spunderea revine ambilor subiec i, adic i managerului ini ial i delegatului s u. Delegarea reprezint o necesitate la o firm complex deoarece permite nc rcarea echilibrat cu sarcini a managerului i executan ilor, printr-o distribu ie ra ional a sarcinilor de lucru. n procesul organiz rii se asigur ac iuni de stabilire a structurii organizatorice a ntreprinderii, de creare a unui sistem informa ional adecvat care s permit un flux de informa ii rapide i complete, de identificare a atribu iilor i responsabilit ilor salaria ilor care vor fi incluse n regulamentul de organizare i func ionare a ntreprinderii, de coordonare ntre activitatea de conducere i cea de execu ie. C. Coordonarea Coordonarea reprezint sincronizarea ac iunilor, deciziilor i activit ilor dintr-o ntreprindere prin adaptarea ei la condi iile mediului de afaceri. Desigur, complexitatea vie ii economice oblig ntreprinderea s fac fa unor perturb ri ale func ion rii sale normale cum ar fi ntrzieri n primirea materiilor prime sau recep ia unor materiale necorespunz toare din punct de vedere calitativ, rezilierea unor contracte etc. Toate acestea fac necesar adaptarea la dinamismul economic i confer ntreprinderii un caracter flexibil n ceea ce prive te organizarea subsistemelor sale.

309

De aceea, coordonarea activit ilor poate contribui la evitarea unor deregl ri n func ionarea firmei. Aceast corelare de activit i se realizeaz prin mai multe modalit i, ntre care: coordonarea prin politica de personal;

coordonarea prin rapoarte privind rezultatele nregistrate; coordonarea prin instruc iuni;

coordonarea prin instruirea personalului de conducere, etc. D. Antrenarea Antrenarea este func ia managementului care vizeaz ac iunile concentrate asupra factorului uman n scopul determin rii acestuia s contribuie activ la realizarea sarcinilor i obiectivelor care i revin. Antrenarea cuprinde dou momente distincte: comanda i motivarea. Comanda reprezint ac iunea managerului de influen are a salaria ilor i cap t forma deciziei n managementul democratic. Comanda intervine atunci cnd se identific cei trei factori care o fac necesar : managerul cu autoritatea sa;

executantul cu preg tirea i calificarea sa; sarcinile i obiectivele de ndeplinit.

Comanda devine eficient atunci cnd se asigur cteva cerin e ale sale: ordinele formulate s fie simple i directe, clare i oportune; ordinele s nu dep competen a salaria ilor; easc

310

 ordinele s nu contravin principiilor managementului. Motivarea reprezint ac iunea de antrenare a energiei creatoare a indivizilor pentru realizarea obiectivelor cu maxim de eficien . Exist numeroase studii cu privire la teoria motiva iei, dar punctul de plecare este ntotdeauna ordonarea nevoilor dup logica lui A. Maslow, adic n succesiunea urm toare: la grup; nevoi fiziologice; nevoi de securitate; nevoia de contacte umane i afiliere

nevoia de stim

i respect;

nevoia de autorealizare.

Desigur c n lipsa motiva iei muncii apare un comportament dezinteresat, o evitare a responsabilit ii, o nstr inare a indivizilor de procesul muncii. Motiva iile pot fi: intrinseci i reprezint stimulente proprii individului sub forma con tiin ei sau pl cerii de a muncii; extrinseci i reprezint totalitatea determinan ilor care influen eaz randamentul i interesul muncii unui individ. Ace tia pot fi pozitivi sub forma premiilor, primelor, prestigiului, laudelor, promov rilor etc., sau negativi sub forma sanc iunilor, penaliz rilor, retrograd rilor, criticilor etc. E. Controlul Controlul reprezint ansamblul activit ilor prin care se compar performan ele nregistrate de un agent economic sau diverse componente ale sale cu obiectivele propuse i se ac ioneaz pentru corelarea rezultatelor cu scopurile urm rite.

311

Controlul eficient trebuie s se bazeze pe un flux de informa ii corecte, precise i clare, s foloseasc metode de investigare simple, s fie oportun i s se deruleze cu costuri mici. n situa ia n care verificarea rezultatelor dovede te atingerea scopurilor procesul de management se reia, dar dac exist o contradic ie ntre acestea, se impune o interven ie ntr-una din variantele urm toare: fie se reevalueaz obiectivele dac rezultatele dep esc scopurile propuse; fie se mbun t esc performan ele dac rezultatele ob inute sunt inferioare scopurilor. Controlul poate fi: a) n func ie de momentul realiz rii:

preventiv (se ncearc evitarea deregl rilor sistemelor organiza iei); feed back (se pune accent pe corectarea sistemelor economice): autocrectiv (problemele ap rute se corecteaz automat); non-autocrectiv (problemele se rezolv prin interven ia managerului); b) n func ie de natura lui: ierarhic (se realizeaz de sus n jos);

financiar (se verific utilizarea disponibilit ilor b ne ti); bugetar (se utilizeaz declara iile de rezultate anticipate); tehnic (se urm re te calitatea produselor i serviciilor); c) n func ie de subiectul care l lanseaz : direct (ini iat de manager);

312

 indirect (realizat de manager pe baza analizei rezultatelor ob inute); autocontrol (realizat de executant).

Controlul ndepline te urm toarele func ii: func ia de evaluare a rezultatelor, n sensul c activitatea de control are ca punct de plecare estimarea situa iei concrete a firmelor, cunoa terea performan elor sale cantitative i calitative; func ia recuperativ prin care se permite eliminarea deregl rilor din activitatea firmei odat ce au fost descoperite neajunsurile; func ia preventiv care contribuie la evitarea unor dezechilibre dac se intervine naintea producerii unor evenimente; func ia informativ care eviden iaz rolul controlului n adoptarea deciziilor ulterioare; func ia stimulativ care tenteaz factorul uman s depun eforturi pentru ameliorarea activit ii i rezultatelor sale n scopul ob inerii unor concluzii favorabile n urma controlului. Scheme i corela ii

Tr s turile muncii manageriale eficiente

313

Procesul de planificare Realizarea activit ii de control poate fi reflectat schematic astfel:

Activitatea de control

Managementul i stilul de conducere Conf. univ. dr. Rodica Maria Tan u

Academia de Studii Economice Bucure ti

Aceast problem a preocupat i preocup att pe patroni, directori de organiza ii, manageri, ct i pe colaboratorii i muncitorii dintr-o ntreprindere. Desigur c un rol important l joac faptul dac cel interesat poate s dovedeasc dac are excelente capacit i de lucru. In momentul de fata cercet tori cunoscu i au propus diferite caracteriz ri, diferite profile ale unui bun func ionar. In cele ce urmeaz vom prezenta una din aceste caracterizari. Profilul unui bun func ionar prezint urm toarele cerin e: (Bosetzky/ Heinrich, Der gute Beamte, Berlin,1998,p3)

314

s fie silitor i rapid n ndeplinirea activit ilor sale, politicos i prietenos n raporturile cu cet enii i colegii, con tient i cinstit n munca sa, n eleg tor pentru interesele clien ilor s i, gata s le dea ajutor i prevenitor, cel mai bine informat cu privire la legi i reglementari, interesat n problemele legate de politic loial statului i guvernului, reprezentativ i cultivat n manifest rile sale, angajat s apere interesele celor neprivilegia i, s poat fi n eles n modul de exprimare scris i vorbit , i societate,

interesat mereu n cunoa terea ultimelor probleme legate de domeniul s u de activitate. Ca rezultat al unui chestionar cu privire la responsabilitate au fost alese caracteristicile de la 3,4,7, ca reprezentative. In aceasta enumerare sunt prezentate comportamente de valoare, de care oamenii sunt lega i, conform idealurilor proprii. Unele din aceste determinante le g sim i n caracterizarea profilului carieristului, pe care ncerc m s -l conturam mai jos. In domeniul psihologiei sociale americane i germane este desemnat cel care avanseaz drept conformist. Un cercet tor german (Robert Presthus, Individuum und Organization, Typologie der Anpassung, Frankfurt 1966) deosebe te trei tipuri de adaptare, de acomodare care prezint respective reac ii i valori diferite i anume: carieristul, indiferentul i ambivalentul. Tipologia sa de adaptare prezint tipul ideal, de la care cel care avanseaz reprezint prototipul carieristului (sforarului de cariera) Cel care avanseaz /carieristul trebuie sa manifeste: o moral a muncii ridicat , rezolvarea activit ilor legate de serviciu s -i produc o mul umire personal ,

s se identifice n larga m sura cu organiza ia i s o asigure de loialitatea i de angajarea plenara a tuturor for elor sale s accepte scopul organiza iei, s prezinte zilnic comportamentul cerut,

315

s se poat lesne subordona,

s opereze bucuros cu simplific ri i idealiz ri i sa cread n mituri cu r spndire n mod oficial, s aib valori internalizate n organiza ia sa,

s se conformeze unei polite i bine definite, conturate (imprimate) i s dea r spunsuri nesovaielnice, s posede o puternic sete de avansare,

s aprecieze oamenii dup puncte de vedere instrumentale (aceasta nseamn cum se potrivesc ei pentru scopurile sale proprii) s aib n zuin e i aspira ii pentru respective organiza ie pe care s le fixeze i s nu aib la dispozi ie (sa nu dispun ) de un orizont conturat mult tensionat i nici de o con tiin a civic ridicat , s prezinte aptitudini pentru capacit i de administra ie i valori care sunt potrivite pentru garantarea func ionarii organiza iei, s fie nendur tor fa reprezinte p reri deviate, de acei care pot s observe n mod critic i s

s idealizeze ac iuni hot rte cu simplific ri peste m sur ,

s aib permanent teama fa de statutul s u i s manifeste n acest sens interes fa de ordinea ierarhic i simbolul statului, s potriveasc traiul (via a) sa din societate cu cea a sefului (superiorul lui), s lucreze mult cu o propagand proprie direc ionat unui scop, s - i atribuie realiz rile subalternilor,

s - i concentreze problemele de experien i dac nu are nici un interes propriu n privin a unei activit i, s nu se angajeze, s accentueze performan a, severitatea, auto-st pnirea i puterea, s manifeste un adnc respect fa de autorit i.

Din examinarea acestei prezent ri se pot observa paralele cu tipul de caracter autoritar. Interesant este faptul ca unii cercet tori subliniaz n studiile lor izolarea carieri tilor dup avansare (Horst Eberhard Richter, Fluchten oder Standhalten, Reinbek,1976)

316

 carieristul este un individ care n zuie te putere, f r s fie capabil de solidaritate care dup atingerea pozi iei de control administrative egalizeaz teama sa de jignire n fa a celor de aceea i pozi ie cu el i se g se te dup avansare izolat. Acest comportament este puternic protejat (favorizat) de condi iile sociale ale organiza iei, astfel ca individul carierist n str duin a sa de a- i apar rolul s u de domina ie se ngrije te automat de o reproduc ie a sistemului cu un caracter coruptibil Structura personal n scut astfel (prin aceasta) r mne f r un impuls de baz (fundamental) nt re te izolarea, oprim spontaneitatea i favorizeaz corup ia ntre oameni i grupe Urm torul exemplu (chestionar) urm rit de noi, prin interogarea unui num r de studen i i n acela i timp func ionar la diverse ntreprinderi din ar , prezint noi elemente ale procesului de avansare care dup p rerea noastr poate s vin n ajutorul celor care sunt interesa i n aceast problem . Am prezentat urm torul chestionar unui num r de subiec i cu urm torul con inut; la tema Cum avansezi? 1. Demonstrezi c ai excelente capacit i de lucru? 2. Identifici i realizezi n primul rnd priorit ile patronului. 3. Reprezin i cu succes imaginea firmei? 4. Dezvol i o re ea de cuno tin e n domeniul t u profesional? 5. Ara i c ai o atitudine deschis i receptive?

Identifici urm toarea pozi ie n care vrei s ajungi i i stabile ti o strategie? 6. ncerci s demonstrezi c ai cuno tin ele de baz necesare viitoarei pozi ii 7. Preg te ti pe cineva s - i ia locul? 8. Faci n a a fel ca patronul sau angajatul s tie c vrei acea pozi ie?

Din cele dou grupe chestionate, n dou centre diferite din ar a reie it urm toarea situa ie: La grupa A (50 subiec i) au r spuns pozitiv la ntrebarea nr.1 Etica n contextul aplic rii conflictelor n fiecare ntreprindere apar situa ii de conflict, care se deta eaz de cadrul problemelor de conducere obi nuite. Principiile eticii permit aplanarea situa iilor conflictuale, iar normele etice ale ntreprinderii corespund unor obliga ii, pe care i le asum n mod voluntar fiecare persoan din cadrul organiza iei i care sunt cuprinse n Codul ntreprinderii.

317

Pentru clarificarea situa iei prezentate, s trecem la analiza conflictual . Prin no iunea de conflict se n elege un proces de disput , prezent n toate societ ile, care se refer la interesele diferite ale grup rilor sociale i care este institu ionalizat i r spndit n mod diferit. Conflictele pot lua forma disputelor, rivalit ii, opozi iei ntre indivizi, ntre indivizi i grupe, ntre diferite grupe, ntre uniuni, societ i, ntre state i ntre toate asocia iile cu caracter social. Dup Thomas Hobbes, cauzele conflictelor sociale sunt ac iunile umane distructive, care pot s fie direc ionate numai printr-o ordine social . Dup Karl Marx, motivele conflictelor sociale sunt interesele contradictorii dintre clasele sociale. Vilfredo Pareto vede posibil o rezolvare a conflictelor, care sunt compatibile din punct de vedere social; deci, putem conchide, conflictele nu pot fi eliminate, dar pot fi reglementate. Dup p rerea noastr , aceasta este problema care ne intereseaz , respectiv care poate fi considerat ca teorie de baz a managementului conflictului, al c rui obiectiv const n ob inerea unui acord echitabil ntre p r ile care se g sesc n conflict. Aceasta presupune ca p r ile n conflict s accepte c ele sunt r spunz toare pentru faptele lor. R spunderea se raporteaz , att la participarea proprie la conflict, ct i la influen area acestuia. Este de dorit ca disputa s nu prejudicieze rela ia cu adversarul, ci chiar s o mbun t easc . Putem vorbi de izbnd numai dac modul de comportament este astfel controlat, nct nici unul dintre participan i s nu- i piard capul, respectiv, p r ile n conflict trebuie s reflecteze cum pot contribui la rezolvarea acestuia. Este necesar ca propriile dorin e s fie n a a fel formulate, nct partea advers s le n eleag i s nu se simt atacat . Unde este necesar, trebuie s se negocieze serios. Plecnd de la observa iile men ionate, ne putem da seama c numero i indivizi au n eles n decursul vie ii lor c remedierea conflictelor este binevenit , dar c exist , desigur, numeroase motive, pe care un om nu le poate dep i pentru a- i mbun t ii capacitatea sa conflictual . Desigur c este important, pentru a se remedia aceste neajunsuri, s clarific m problema capacit ii de conflict. Capacitatea de conflict const n aptitudinea: men inerii unei atitudini realiste, chiar n condi iile vitrege care au condus la conflict, pentru a nu pierde din vedere obiectul problemei; de a aprecia corect urm rile ac iunilor proprii;

de a evalua propria persoan , precum i adversarii, ac iunile i sl biciunile lor, modul de comportament, prin care ambelor p r i li se poate face dreptate; de a deosebi esen ialul de neesen ial; de a schimba propria atitudine, n loc s o schimbe pe a altora; de a prelua responsabilitatea pentru propria sa participare la conflict; de a c uta o cale corect de aplanare a conflictului;

318

 de a- i men ine sau a rec tiga capacitatea de ac iune n situa iile, care par f r rezolvare; de a utiliza procedee, care dau posibilitatea de a sus ine propriile dorin e sau punctele de vedere contrarii, f r a ataca adversarul. Consider m c n cazul conflictului, aspectele, care le vom comenta, prezint o importan deosebit , ntruct ele pot declan a reac ii emo ionale puternice, care, nu rareori, determin nceputul unei dispute. Sup rarea, mnia i agresivitatea pot s apar : cnd un obiectiv ascuns este interferat din afar , n cazul acuza iei de lips de ajutor, n cazul incapacit ii de ac iune, n cazul mboln virii, n cazul unei puteri spirituale, verbale sau trupe ti.

Din aceast prezentare, ne d m seama c ambele p r i vor s fie victorioase din conflict. Motivele conflictelor sunt cercetate n diferite moduri. Un cercet tor german, Regnet E., le-a analizat n cazul a 108 angaja i ai unei mari ntreprinderi de produse alimentare, identificnd 14, din care enumer m: comunicare insuficient , dependen reciproc ,

sentimentul de a nu fi tratat corect, nen elegeri, personalitate i atitudine inconciliabil , lupte pentru putere i influen , sup rare, susceptibilitate, dispute cu privire la competen ,

ambiguitate din cauza lipsei r spunderii.

Privind mai atent, aceste situa ii pot fi provocate, att de procesul de munc n sine, ct i de angajat: ore suplimentare, transferare, concediere, furt, delapidare,

319

neloialitate, mobbing, denun , alcool la locul de munc . Din complexitatea problemelor rezultate din procesul de munc , vom aborda un fenomen psihologic, mobbing sau h r uire moral la locul de munc . Aceast no iune descrie ac iuni comunicative, care sunt ndreptate mpotriva unei persoane. Foarte mul i salaria i au avut cndva n via a lor profesional o experien nepl cut , aceea de a fi fost teroriza i. Mobbingul se dezvolt ntotdeauna dintr-un conflict. Se pun ntreb rile : Ce tip de comportament st la baza procesului de mobbing? Care sunt elementele care i confer acestui comportament o asemenea vigoare, astfel c oamenii se mboln vesc din cauza lui, nutresc gnduri sinuciga e sau chiar i iau via a ? Vom enumera cteva ac iuni de tip mobbing: 1. Limitarea posibilit ilor de ac iune eful limiteaz posibilit ile de manifestare ntreruperi permanente critica permanent la serviciu teroare telefonic amenin amenin ri verbale ri scrise

2. Degradarea rela iilor sociale nu se mai vorbe te cu respectivul izolarea individului departe de colegi respectivul este tratat ca inexistent

3. Diminuarea prestigiului social vorbirea de r u pe la spate r spndirea zvonurilor atacarea ideilor politice sau religioase ale celui vizat

constrngerea respectivului de a ndeplini activit i care i v t meaz con tiin a de sine 4. Atacuri la calitatea serviciului

320

 dep

nu i se repartizeaz nici o sarcin serioas de munc i se dau teme de lucru absurde, jignitoare care l mboln vesc sau care i esc calificarea pentru a fi discreditat

5. Atacuri la s n tate constrngere la activit i d un toare s n t ii amenin area cu agresiune fizic maltratare corporal .

Urm rind cele de mai sus, rezult c victima mobbingului este un om care lupt pentru drepturile sale cet ene ti, garantate prin lege, dar care au fost v t mate n mod brutal. El a devenit o victim , pentru c procesul distrug tor la nivelul conducerii nu a fost ngr dit la timp. Probabil c nsu i eful a participat la aceasta. Exemplul de teroare la locul de munc , pe lng celelalte probleme prezentate, ne ndrept e te s subliniem rolul, pe care l are etica ntreprinderii n contextul aplan rii conflictelor, s vedem care este leg tura ntre managementul conflictului i etica ntreprinderii. Pentru organiza ie se manifest permanent primejdia de a se ajunge la o situa ie conflictual . n acest caz, ntreprinderea poate adopta mai multe strategii. O strategie const n schimbarea comportamentului propriu organiza iei. O alt strategie urm re te posibilitatea schimb rii comportamentului concuren ilor. Astfel, se poate urm ri o coordonare comun a tuturor competen elor. Primul tip cuprinde ac iuni economice n cadrul schemei existente. Aici este luat n considera ie acel comportament economic, care pe m sura competitivit ii economice, este dirijat direct spre realizarea de c tig. Cu un astfel de comportament se conformeaz ntreprinderile recomand rilor clasice de ac iune n cadrul economiei de pia . Cel de al doilea tip se contureaz prin schimbarea cadrului existent de ac iune al ntreprinderii. Acesta cuprinde activitatea politic a ntreprinderii, mai exact, influen a politic asupra ipotezelor n leg tur cu realizarea profitului economic. Ambele tipuri se potrivesc cu implementarea problemelor de moral n procesul economic prin ac iuni de ntreprindere. Conflictul ap rut poate fi biruit numai prin angajare colectiv , adic prin stabilirea regulilor de joc adecvate. n cazul conflictului, se exprim comportamentul moral al ntreprinderilor, n primul rnd prin contribu ia politic a angaja ilor la dezvoltarea cadrului de ordine adecvat tuturor. Se pune ntrebarea, cum pot deveni valabile valorile i normele morale ale ntreprinderilor. Aici noi n elegem c o ntreprindere, care ntr-un timp mai mult sau mai pu in apropiat poate s ndeplineasc nu numai cerin e economice de ntreprindere, ci i morale, ar putea fi ndep rtat de pia . ntr-o astfel de situa ie este necesar a se oferi nu numai o strategie competitiv , ci i una de ordine politic . ntreprinderile trebuie s adopte aici o strategie de lupt cu pia a. Aceasta se poate n elege teoretic drept o variant negativ a strategiei competitivit ii. Fundamentul teoretic al acestei recomand ri se ncadreaz nu numai n etica

321

ntreprinderii, ci i n etica economic . Aceast schem a diferitelor strategii prezint o structur teoretic n leg tur cu problemele ntreprinderilor n func ie de moral . n concluzie: promovarea unei rigori etice pentru ac iunile economice ale organiza iei ar fi u or de realizat, dac etica ar putea fi ntotdeauna cuantificat . Astfel, multe organiza ii nu iau n considerare m suri pe termen lung n deciziile lor. De pild , principiul c tigului i etica se afl n cazul ntreprinderii, n mod principial, ntr-un conflict de obiective. A adar: 1) etica ntreprinderii trebuie s ajute la rezolvarea anticipat a conflictelor (naintea reac iei pie ei), chiar n cadrul procesului decizional din ntreprindere, conform reprezent rilor morale; 2) etica organiza iei se refer la acele norme ideale, care s asigure libertatea de ac iune a ntreprinderii n economia de pia ; 3) etica ntreprinderii trebuie n eleas ca un ghid de procedur pentru procesele de dialog, utilizat n cazul n care coordonarea activit ii concrete de ntreprindere se face conform regulilor principiului profitului, generndu-se apari ia situa iilor conflictuale ntre grupurile de interese externe i interne ale ntreprinderii; 4) etica ntreprinderii trebuie n eleas ca etic ra ional . Preten ia la ra iune trebuie respectat n cadrul unei n elegeri f r constrngere ntre to i cei afecta i. Obiectivul const n ob inerea unui consens liber, ca baz pentru o rezolvare pa nic , de durat a conflictului. 5) Etica ntreprinderii consider m c trebuie axat pe o anumit strategie de tip produspia i nu asupra tuturor mijloacelor posibile, care sunt necesare pentru rezolvarea conflictelor din societate. 6) Pentru ca organiza iile s fie sensibilizate, este necesar ca nu numai structurile s se modifice, ci i rolurile membrilor organiza iei s fie direc ionate mai puternic spre ac iuni autonome. Metodele institu ionalizate de aplanare a conflictului servesc respect rii intereselor personale ale colaboratorilor, care sunt trata i uneori incorect de efi sau colegi, din punct de vedere profesional sau personal. O exemplificare a acestei situa ii o reprezint problema mobbingului. Ca o concluzie general , consider m c : 1) managerii trebuie s stabileasc politici ale organiza iei n domeniul situa iilor conflictuale, a a cum fac n cteva din domeniile, n general, mai conven ionale, cum ar fi: angajarea, promovarea i absenteismul; 2) managerii sunt persoanele, care trebuie s aplaneze conflictele i de aceea, trebuie s fie competente, iar ac iunile lor s fie juste i etice; 3) managerii pot fi convin i c o ac iune este considerat etic de c tre publicul larg, dac se respect principiul ac ioneaz n acela i mod n care ai vrea ca ceilal i s te trateze pe tine. NO IUNI GENERALE DE DREPT ADMINISTRATIV

Utilizate n activitatea managerial a unei institu ii Lector univ. dr. Oana IUCU Colegiul Universitar de Administra ie i Secretariat

322

Facultatea de Litere Universitatea din Bucure ti 1. Sistemul autorit ilor publice consacrat de constitu ia Romniei din 1991

1.1. No iunea de Constitu ie Termenul de constitu ie deriv din latinescul constitutio, care nseamn a ezare cu temei. Expresia a fost folosit nc din timpul Imperiului roman, legile date de mp rat numindu-se constitu ii imperiale. Suprema ia Constitu iei se fundamenteaz pe con inutul i forma legii fundamentale. Pozi ia dominant a Constitu iei are drept consecin a un con inut normativ complex, dar i nsemnate efecte pe planul activit ilor statale i juridice. Datorit acestei pozi ii dominante, Constitu ia este izvorul tuturor reglementarilor, att pe plan economic, ct i politic, social i juridic. 1.2. Analiza Titlului III din Constitu ie din perspectiva principiului separa iei i echilibrului puterilor Lui John Locke, filosof i jurist englez, i revine meritul de a fi cercetat pentru prima data, mai metodic i ntr-o lumin nou , principiul separa iei puterilor. n lucrarea sa, Essay on civil guvernment, Locke sus inea existen a a trei puteri : legislativ trebuie s apar in parlamentului i era considerat putere suprem deoarece dicta reguli de conduit general obligatorii, executiv limitat la aplicarea legilor i la rezolvarea unor cazuri care nu puteau fi prev zute i determinate prin lege, urma s fie ncredin at monarhului, federativ era ncredin at tot regelui i avea n competen a sa dreptul de a declara r zboi, de a face pace i de a ncheia tratate. Elaborarea acestei teorii apar ine, ns , lui Montesquieu, care n lucrarea Despre spiritul legilor, afirma c libertatea este posibil numai dac cele trei puteri ale statului sunt independente. Atunci cnd n minile aceleia i persoane sau aceluia i corp de dreg tori, puterea legislativ este ntrunit cu puterea executiv , nu exist libertate, deoarece se poate na te teama ca acela i monarh sau acela i senat s fac legi tiranice pe care sa le aplice n mod tiranic. In Constitu ia Romniei, Titlul III este consacrat autorit ilor publice i el are o structura care determina concluzia c , de i Constitu ia nu consacra expresis verbis principiul separa iei puterilor n stat, aspect pe nedrept criticat uneori, din substan a reglementarilor sale deducem o consacrare implicita a acestui principiu. Astfel, Titlul III are urm toarele capitole: 1. 2. 3. 4. 5. Parlamentul Pre edintele Guvernul puterea legiuitoare puterea executiv

puterea executiv

Raporturile Parlamentului cu Guvernul Administra ia public puterea executiv

323

6.

Autoritatea judec toreasc

puterea judec toreasc

Important n organizarea statal este independen a autorit ilor statale, independen a care nu poate fi total , dar poate fi foarte larg . Organele de stat trebuie s depind unele de altele numai att ct este necesar form rii sau desemn rilor i eventual exercit rii unor atribu ii. Constitu ia actual nu folose te sintagma de putere a statului n accep iunea ei ancestral tradi ional , utiliznd o varietate terminologica prin care se reflecta una i aceea i realitate politico-juridic . Singurul text unde conceptul de putere a statului este utilizat n accep iunea sa tradi ional este art.80, care consacra func ia de mediere a Pre edintelui ntre puterile statului i ntre stat i societate. Constatam din structura Titlului III, ca reg sim un capitol de sine st t tor intitulat Administra ia public . Se pune astfel problema, dac autorit ile pe care le consacr acest capitol sunt singurele care nf ptuiesc administra ie public . R spunsul este negativ, n sensul c i alte autorit i publice care sunt plasate n alte p r i ale Constitu iei au sarcini de natura administrativa. Ins , autorit ile grupate n capitolul 5 nf ptuiesc exclusiv administra ie publica rupta de jocul politic, cu excep ia unora care sunt supuse acestui joc prin natura lor (prefect, ministere). n ceea ce prive te regimul politic pe care l consacra actuala Constitu ie, acesta este semipreziden ial parlamentarizat atenuat, n sensul ca atribu iile ce i incumb pre edintelui ntr-un regim semipreziden ial tipic sunt transferate c tre Parlament n calitatea lui de organ suprem reprezentativ al popula iei. Conform prevederilor constitu ionale, atributele statului sunt realizate de cele trei puteri ale sale astfel: a) puterea legislativ , nf ptuit de c tre Parlament cu cele dou camere: Senatul i Camera Deputa ilor; b) puterea executiv , exercitat de Pre edinte, Guvern, ministere, organe de specialitate ale administra iei publice centrale i organele administra iei publice locale; c) puterea judec toreasc , realizat de c tre instan ele judec tore ti: judec torii, tribunale, cur i de apel, Curtea Suprem de Justi ie. 2. DEFINI IA i TR S TURILE ADMINISTRA IEI PUBLICE Dreptul administrativ este o ramur a dreptului public, al turi de dreptul constitu ional, dreptul interna ional public i altele*. Conceptul de baz al acestei ramuri de drept este cel de administra ie cuvnt care deriv din limba latin , respectiv prepozi ia ad care nseamn la, c tre i minister care nseamn supus, servitor. Potrivit etimologiei, cuvntul administra ie a evocat o activitate n supu enie, executat la comand , activitatea n sine ap rnd atunci cnd societatea s-a mp r it n comandan i i comanda i. Administra ia public este o dimensiune a executivului, f r a fi ns singurul element al acestuia. Activitatea executiv are dou componente de baz , respectiv :

324

 Guvernarea, trasarea deciziilor esen iale pentru prezent, dar mai ales pentru viitorul unei ri, inclusiv din perspectiva rela iilor cu alte state sau cu organiza ii interna ionale. Administrarea, rezolvarea nevoilor curente, cotidiene.

Administra ia public , n mod tradi ional, presupune dou elemente de baz : Executarea legii cuvntul lege fiind n eles n accep iunea lato sensu, de act normativ cu for a obligatorie i nu n accep iunea stricto sensu, de act juridic al Parlamentului. Prestarea de servicii publice n limitele legii.

Conceptul de serviciu public a fost vreme ndelungat no iunea cheie a dreptului administrativ, care era definit a reprezenta drepturile serviciilor publice. Prin serviciul public se n elege activitatea organizat sau desf urat de o autoritate a administra iei publice pentru a satisface nevoi sociale n interes public. Nu orice nevoie social reprezint n acela i timp i o nevoie de interes public. Pentru a c p ta un asemenea statut, ea trebuie s fie valorizat de clasa politic i transpus ntr-o norm de drept. Misiunea serviciilor publice este s satisfac anumite nevoi sociale, obiectiv care se poate realiza pe dou c i: Printr-un organ public (o universitate de stat).

Poate fi rodul unei ini iative private care se face des resim ita ca interven ie n prestarea serviciilor publice (serviciul public de nv mnt prestat ntr-o institu ie privat ). Un alt concept specific dreptului administrativ este cel de ordine public prin care se n elege un minimum de condi ii necesare pentru o via social acceptabil . Ordinea public este ansamblul regulilor care asigur siguran a societ ii i a c ror nc lcare nu antreneaz dect ilegalitatea par ial a unui act sau fapt juridic. Expresia n limitele legii evoc principiul de drept potrivit c ruia totul este permis, dac nu este interzis de lege. Subliniem, ns , c activitatea administra iei este guvernat de principiul legalit ii, care este nscris n mai multe texte din Constitu ie ( de exemplu : art. 16 alin. 2 nimeni nu este mai presus de lege; art. 51 instituie ca obliga ie fundamentala respectarea Constitu iei, a suprema iei sale i a legilor). Dreptul administrativ poate fi definit ca ramura dreptului public care reglementeaz , concret sau cu valoare de principiu, rela iile sociale din sfera administra iei publice, precum i pe cele de natur conflictual dintre autorit ile publice sau structuri private, investite cu autoritate public , pe de o parte i cei v t ma i n drepturile lor prin actele administrative ale acestor autorit i, pe de alt parte. In obiectul de reglementare al dreptului administrativ intr astfel dou categorii de rela ii sociale:

325

 Rela ii de administrare activ administra ie n lucru, care se caracterizeaz prin punerea n executare a legii sau prin prestarea de servicii publice, n limitele legii. Rela ii de administra ie conflictual administra ie i administra i. care vizeaz litigiile ap rute ntre

Specific administra iei publice este regimul de putere public , acesta nsemnnd clauzele (prerogativele) exorbitante, derogatorii de la dreptul comun, cu care sunt investite autorit ile administrative publice i prin intermediul c rora fac s prevaleze interesul public (general), atunci cnd vine n contradic ie cu interesul particularilor. Administra ia public reprezint ansamblul activit ilor desf urate de Pre edintele Romniei, Guvern, autorit ile administrative autonome centrale, autorit ile administrative autonome locale si, dup caz, structurile subordonate acestora, prin care, n regim de putere public , se duc la ndeplinire legile sau, n limitele legii, se presteaz servicii publice. Rezult din defini ie urm toarele tr s turi ale administra iei publice: Activitate prin care se realizeaz dou obiective : de executare a legii i de prestare de servicii publice, n limitele legii. Activitate desf urat n regim de putere publica, concretizat prin investirea autorit ilor care o presteaz cu anumite prerogative, care derog de la dreptul comun i prin intermediul c rora ele reu esc sa fac s prevaleze interesul public, atunci cnd intr n contradic ie cu cel particular. Activitate desf urata de anumite autorit i executive i administrative, denumite generic autorit i de administra ie publice. Potrivit actualului sistem constitu ional i legal, aceste autorit i sunt de dou categorii: De natur statal (etatica)

De natur autonom , local alese prin sufragiu universal, egal, direct, secret, liber exprimat de colectivitatea politico-teritorial . Dac n regimul totalitar sintagmele de administra ie public i administra ie de stat erau sinonime, n actualul sistem acest lucru nu mai este valabil, deoarece administra ia ns i, inclusiv autorit ile care o realizeaz , nu sunt doar autorit i statale, ci i unele de natura autonoma care func ioneaz n unit ile administrative teritoriale n care sunt alese. Exist i unele autorit i ca, de exemplu, primarul, care are un dublu statut : astfel, el este, n primul rnd i cu prec dere, o autoritate autonom pentru c este ales de cet enii cu drept de vot dintr-o comuna (ora , municipiu) si, n al doilea rnd. este o autoritate statal (atribu ii de stare civila, de autoritate tutelara, n domeniul alegerilor ). Din punct de vedere al izvorului care le consacr , distingem ntre :

326

 autorit i consacrate de Constitu ie : Pre edinte, Guvern, consiliul jude ean, local i primar autorit i consacrate de legea cadru, care se adaug celor consacrate de Constitu ie : subprefectul, comisia administrativ a jude ului, pre edintele i vicepre edintele consiliului jude ean etc.. In actualul sistem constitu ional i legal, administra ia public este nf ptuit de dou mari categorii de autorit i: 1. Autorit i de natur statal : reprezint cei doi efi ai executivului n actualul

Pre edintele i Guvernul sistem constitu ional i legal. Ministerele i alte organe Guvernului.

reprezint centrele de specialitate subordonate

Autorit i centrale nesubordonate Guvernului centrale autonome.

numite generic autorit i

Serviciile descentralizate i desconcentrate ale ministerelor din unit ile administrative teritoriale. Prefectul reprezentantul Guvernului n teritoriu.

2. Autorit

i autonome locale: autoritate autonom local cu caracter deliberativ.

Consiliul local Primarul

ca autoritate autonom executiv . care este autoritate administrativ public jude ean cu

Consiliul jude ean caracter deliberativ.

Constitu ia actual consacr un dualism al executivului care este de inut de un organ unipersonal (Pre edintele) i de un organ colegial (Guvernul). Atribu iile de natur administrativ ale Guvernului sunt ns mai numeroase dect cele ale Pre edintelui. Potrivit art. 101 din Constitu ie, Guvernul exercit conducerea general a administra iei publice. Potrivit art.110 din Constitu ie, este calificat expres ca un organ al administra iei publice de rang central. n exercitarea rolului de conduc tor al administra iei publice, Guvernul intr n urm toarele tipuri de raporturi cu celelalte autorit i administrative: Raporturi de subordonare n ceea ce prive te ministerele i celelalte autorit i centrale subordonate lui. Raporturi de colaborare i coordonare fa Raporturi de tutel administrativ fa de autorit ile centrale autonome.

de autorit ile autonome locale.

327

Acestea se exercit prin prefect care este reprezentantul Guvernului n teritoriu i ele evoc misiunea pe care o are Guvernul de a veghea la respectarea legalit ii activit ii autorit ilor autonome locale.

3. NORMELE DE DREPT ADMINISTRATIV Norma de drept, n general, este o regula de conduita generala, abstracta, cu caracter obligatoriu a carei ducere la indeplinire se realizeaza fie n mod voluntar fie, la nevoie, prin forta coercitiva a statului. Din punct de vedere al structurii sale i norma de drept administrativ are o structura trihotomic ( trei p r i), fiind format din: 1. Ipoteza : norma de drept administrativ poate ar ta (cuprinde): Imprejurarile, condi iile, situa iile n care se aplic norma juridic ,

subiectele de drept, persoane fizice sau juridice care cad sub inciden a normei; explica ia semnifica iei unor termeni; defini ii, principii, scopul activit ii unui organ.

Dat fiind faptul c fenomenul administrativ este un fenomen vast ce presupune o complexitate i multitudine de aspecte i ipoteza are caracter dezvoltat, ea putnd s fie absolut determinat sau relativ determinat dup modul n care sunt reglementate mprejurarile n care ea se aplic . Ipoteza este absolut determinat c nd sunt conturate cu exactitate imprejurarile n care se va aplica dispozi ia, situa ie n care autoritatea administra iei publice nu poate dect s verifice i s ateste ori s ia act i s confirme. Este vorba de a a numita competen legat (autoritatea administrativ este inuta de norm juridic ). Ipoteza este relativ determinat cnd legea (izvorul formal de drept) prevede, n general, mprejurarile n care se aplic norma, existen a lor concret urmnd a fi stabilit de organul care o aplic . Este vorba de compen a de apreciere. 2. Dispozitia : cuprinde ac iunile i inac iunile p r ilor, stipulate de o manier imperativ , categoric , determinat de regimul de putere public specific administra iei. Un act normativ cuprinde, de regul , mai multe categorii de dispozi ii. Dispozi ia este, n general, categoric , imperativ , deoarece rela iile sociale care fac obiectul reglement rii dreptului administrativ se desf oar n procesul de realizare a puterii. Astfel principalele norme de drept administrativ au o dispozi ie cu un caracter onerativ, prin care subiectele de drept la care se refer norma sunt obligate la o anumit conduit , la o anumit presta ie.

328

O mare categorie de norme de drept administrativ au o dispozi ie prohibitiv , cuprinznd reguli de interzicere a unor ac iuni; este cazul, n principal, al normelor cu caracter contraven ional. Dispozi ia normei de drept administrativ are uneori i caracter permisiv, prev znd numai facultatea de a ac iona sau nu, l snd la latitudinea subiectelor de drept s fac sau nu anumite ac iuni. De cele mai multe ori, aceste dispozi ii sunt evocate prin verbul a putea, introdus n expresii ca autoritatea administrativ poate, cet eanul poate. La fel ca i ipoteza, i dispozita normei de drept administrativ poate fi absolut determinat i relativ determinat . 3. Sanc iunea : cuprinde consecin ele juridice care apar n momentul n care dispozi ia normei nu este respectat . Exist p reri potrivit c rora norma de drept administrativ nu ar avea sanc iune n sensul existen ei unor situa ii n care nu sunt prev zute urm rile juridice ale nerespectarii normei. Trebuie avut n vedere faptul c o norm de drept se duce la ndeplinire nu numai datorit consecin elor negative pe care le atrage nerespectarea ei, deci nu doar din teama de represiune. Norma juridic se respect i din convingere, dreptul n ansamblul sau avnd i un caracter educativ. Trebuie de asemenea f cut distinc ie ntre sanc iune ca element structural al normei juridice i sanc iunea ca modalitate de concretizare a uneia din formele de r spundere specifice dreptului administrativ. Din punct de vedere al modalitatilor de exprimare pot fi identificate mai multe tipuri de sanc iuni: Sanc iuni specifice primei forme de r spundere pe care o cunoa te dreptul administrativ: r spunderea administrativ disciplinara (ex. destituirea din func ie, revocarea alegerii, mutarea disciplinara etc.) Sanctiuni specifice r spunderii administrativ contraventionale (ex. amenda, avertismentul, inchisoarea contraventionala etc.) Sanc iuni specifice r spunderii administrativ patrimoniale care vizeaz repararea prejudiciilor produse prin actele administrative. 4. RAPORTURILE DE DREPT ADMINISTRATIV Raportul juridic n general este o rela ie social reglementat prin norma de drept. Raportul de drept administrativ reprezint acea rela ie social care a fost reglementat direct printr-o norm de drept administrativ sau indirect prin interven ia unui fapt juridic. n doctrin s-au exprimat urm toarele p reri cu privire la categoriile de rapoarte de drept administrativ: 1. Opinia potrivit c reia ele nu pot mbrac dect forma raportului de subordonare fiind vorba despre subordonarea altui subiect de drept fa de un organ public, de regul unul administrativ. 2. Concep ia potrivit c reia aceste rapoarte pot mbr ca pe lng prima form i forma raportului de colaborare cnd ele se stabilesc ntre subiec i afla i pe aceea i

329

pozi ie juridic . 3. Recunoa terea, pe lng celelalte dou , a nc unei categorii raportul de participare recunoscut a fi prezent n situa iile existen ei unui organ colegial i privind membrii acelui organ. n realitate, aceast form de raport juridic nu are o identitate de sine st t toare pentru ca membrii organului colegial nu particip la formele de lucru ale acestuia ca subiecte distincte de drept, ci ca membri ai autorit ii respective. In concluzie, n mod tradi ional se recunoa te existen a raportului de drept administrativ sub forma raportului de colaborare i subordonare. n afara lor, Constitu ia actual mai permite i identificarea altor forme de astfel de rapoarte (raportul de tutel administrativ care se stabile te ntre Guvern i autorit ile autonome locale din unit ile administrativ teritoriale). Potrivit Art. 101 Guvernul are dou misiuni constitu ionale pe care le exercit n baza programului s u de guvernare care a fost acceptat de Parlament i anume: Aceea de a asigura realizarea politicii interne i externe a rii.

De a exercita conducerea general a administra iei publice. n aceast ultim calitate el vegheaz la respectarea legalit ii de c tre unit ile administra iei publice alese n unit ile administrativ teritoriale. Aceast activitate i rapoartele care se stabilesc n temeiul ei sunt denumite tradi ional rapoarte de tutela administrativ i ele l ndrituiesc pe prefect, reprezentantul Guvernului n teritoriu, s atace n fa a instan elor de contencios actele pe care le considera ilegal emise de acestea, acte care sunt suspendate de drept. Alte tipuri de rapoarte sunt cele reglementate de Art. 121 care consacr rolul coordonator al Consiliului Jude ean asupra Consiliului Local n vederea realiz rii serviciilor publice de interes jude ean. Rapoartelor de drept administrativ, indiferent de modalit ile de concretizare, le sunt caracteristice urm toarele tr s turi: 1) Din punct de vedere al subiectelor, raporturile de drept administrativ au n mod obligatoriu un purt tor al autorit ii publice, care, potrivit Constitu iei ar putea fi: statul, prin organele sale, unit ile administrativ teritoriale, un organ al administra iei publice, dar poate fi i o alt autoritate public , potrivit art.48 din Constitu ie. 2) Cel de-al doilea element, continutul, particularizeaz raporturile de drept administrativ prin aceea c ele sunt formate din drepturile i obliga iile p r ilor care particip la procesul de nf ptuire a administra iei, respectiv executarea legii i prestarea de servicii publice n limitele legii, precum i emiterea de acte normative cu for a juridic inferioar legii. 3) Tr s tura general a raporturilor de drept administrativ prin prisma obiectului lor este aceea c ac iunea sau inac iunea lor, n general conduita p r ilor, se realizeaz ntr-un regim de putere public , raporturile de drept administrativ fiind raporturi de putere.

330

BIBLIOGRAFIE: Constitu ia Romaniei Codul Civil Legea Nr.215/1991 a Administra iei publice locale

Deleanu, Drept constitu ional i institu ii politice, Editura Lumina Lex, Bucure ti, 1991 Dr ganu, T., Drept constitu ional i institu ii politice, Editura Lumina Lex, Bucure ti, 1998 Iorgovan, A., Tratat de drept administrativ, Editura Nemira, 1996

Muraru, I., Drept constitu ional i institu ii politice, Editura Actami, Bucure ti, 1998 Negoi , A., Drept administrativ i tiin a administra iei, Editura Atlas Lex SRL, 1993 Popa, N., Teoria generala a dreptului, Bucure ti, Editura Actami 1994

Vedina , V., Tipisca, M., No iuni de drept administrativ, Editura Departamentului de nv mnt Deschis la Distan , Bucure ti

* Distinc ia ntre cele dou mari ramuri de drept, public i privat, s-a f cut nc din antichitate. Potrivit adagiului lui Ulpian, dreptul public este cel care se preocupa de via a statului, a cet ii n ansamblul sau, de rela ia cetate cet ean, pe cnd dreptul privat este preocupat de interesele particularilor, ale indivizilor privi i izolat, ca subiecte de drept distincte. NOTIUNI GENERALE DE DREPT COMERCIAL Utilizate n activitatea managerial a unei institu ii 1. NO IUNEA DE DREPT COMERCIAL Denumirea drept comercial sugereaz ideea c dreptul comercial constituie o reglementare juridic , adic un ansamblu de norme juridice care prive te comer ul. n sens etimologic, expresia de comer provine din latinescul commercium, care la rndul sau reprezint o juxtapunere a cuvintelor cum i merx, ceea ce nseamn cu marfa. Deci, comer ul ar consta n opera iuni cu m rfuri.

331

n sens economic, comer ul este definit ca o activitate care are ca scop schimbul si, prin aceasta, circula ia bunurilor de la produc tor la consumator. Sub acest aspect, comer ul ar consta n opera iunile cuprinse n intervalul dintre momentul producerii m rfurilor i intr rii lor n circula ie, pn n momentul ajungerii acestora la consumatori. n sens juridic, no iunea de comer are un con inut mai larg dect cel al no iunii definite n sens economic. Ea cuprinde nu numai opera iunile de interpunere i circula ia m rfurilor, pe care le realizeaz negustorii, ci i opera iunile de producere a m rfurilor, prin transformarea materiilor prime, materialelor, etc. i ob inerea unor rezultate de o valoare mai mare, pe care le realizeaz fabrican ii sau, n general, ntreprinz torii. Avnd n vedere accep iunea juridic a no iunii de comer , dreptul comercial are o sfer mai cuprinz toare, acesta reglementnd activitatea comercial , definit ca o activitate de producere i circula ie a m rfurilor. 1.1. Obiectul dreptului comercial Potrivit concep iei clasice a dreptului comercial, exist dou sisteme care permit determinarea sferei dreptului comercial. n sistemul subiectiv, dreptul comercial are ca obiect normele juridice la care sunt supu i comercian ii. Deci, dreptul comercial este un drept profesional, care se aplic persoanelor care au calitatea de comerciant. Acest sistem a stat la baza primelor reglementari legale ale activit ii comerciale, anterioare marii codific ri franceze de la nceputul secolului al XIX- lea. Dup sistemul obiectiv, dreptul comercial are ca obiect normele juridice aplicabile comer ului, adic acelor acte juridice, fapte i opera iuni, calificate de lege ca fapte de comer , indiferent de persoana care le s vr e te. Acest sistem a constituit fundamentul Codului comercial francez de la 1807. Codul comercial romn are la baz , ca principiu, sistemul obiectiv. 1.2. Defini ia dreptului comercial Dreptul comercial este un ansamblu de norme juridice de drept privat care sunt aplicabile raporturilor juridice izvorte din actele juridice, faptele i opera iunile considerate de lege ca fapte de comer , precum i raporturilor juridice la care participa persoanele care au calitatea de comerciant. Istoria dreptului comercial este strns legat de istoria comer ului si, implicit a dezvolt rii societ ii omene ti. La nceputurile sale, comer ul a fost guvernat de reguli cutumiare, fie de sorginte locale, fie de provenien a str in , ca urmare a leg turilor cu negustorii de pe alte meleaguri. n 1887 a fost adoptat Codul comercial romn, care este i ast zi n vigoare. La

332

elaborarea acestui cod a fost folosit Codul comercial italian din anul 1882. n Italia, Codul comercial francez a fost adoptat n 1808. Dar, ulterior, prin valorificarea tradi iei, dar i a tot ce era nou n doctrina francez , belgian i german , n anul 1882 s-a reu it adoptarea Codului comercial italian. 1.3. Izvoarele dreptului comercial Art.1 C.com. dispune: In comer se aplic legea de fa . Unde ea nu dispune se aplic Codul civil.. Din aceste dispozi ii legale rezult c dreptul comercial are ca izvoare formale Codul comercial i Codul civil. De i nu sunt men ionate, izvoare ale dreptului comercial sunt i legile comerciale speciale, respectiv legile civile speciale. Un anumit rol n aplicarea reglementarii legale l au obiceiurile, jurispruden a i doctrina dreptului comercial. 1) Izvoarele legislative ale dreptului comercial Codul comercial reprezint principalul izvor de drept comercial. El cuprinde norme juridice care reglementeaz institu iile fundamentale ale dreptului comercial: faptele de comer , comercian ii, obliga iile comerciale i falimentul. Legile comerciale speciale mai frecvent ntlnite sunt: Legea nr. 31/1990 republicata, cu modific rile ulterioare, Legea privind Registrul comer ului, Legea privind combaterea concurentei neloiale, Legea privind impozitul pe profit etc. Cu privire la corela ia dintre Codul comercial i legile comerciale speciale se aplic principiile generale (specialia generalibus derogant). Codul civil reprezint un izvor subsidiar al dreptului comercial, a a cum rezult din dispozi iile art. 1C. com. O importan deosebit o au dispozi iile Codului civil privind materia obliga iilor, n special cele referitoare la izvoarele i efectele obliga iilor, precum i cele relative la contractele speciale (contractul de societate, contractul de vnzare-cump rare, contractul de mandat etc.). 2) Uzurile comerciale nu sunt izvoare de drept. Dar, dac n dreptul nostru comercial nu exist uzuri legislative, doctrina recunoa te uzurile interpretative (conven ionale). Astfel, potrivit art. 970 C.civ., conven iile trebuie executate cu bun credin . De asemenea, dispozi iile ndoielnice se interpreteaz dup obiceiul locului unde s-a ncheiat contractul. 3) Doctrina dreptului comercial, ca i practica judiciar n domeniu, au un rol important n interpretarea legilor comerciale. 2. FAPTELE DE COMER Codul comercial romn stabile te anumite acte juridice i opera iuni pe care le clasific fapte de comer . Prin s vr irea uneia sau mai multor fapte de comer se nasc raporturi juridice care sunt reglementate de legile comerciale.

333

Art. 3 Cod comercial prevede: Legea consider fapte de comer : 1) cump r rile de producte sau de m rfuri spre a se revinde, fie n natur , fie dup ce se vor fi lucrat sau pus n lucru, 2) lucrate, vnz rile de producte, vnz rile i nchirierile de m rfuri n natur sau

3) cump r rile sau vnz rile de p r i sau de ac iuni ale societ ilor comerciale, 4) 5) afaceri, 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) orice ntreprindere de furnituri, ntreprinderile de spectacole publice, comisioane, agen ii i oficii de

ntreprinderile de construc ii, ntreprinderile de fabrici, de manufactur i imprimerie,

ntreprinderile de editur , libr rie i obiecte de art , opera iunile de banc i schimb,

opera iunile de mijlocire n afaceri comerciale, ntreprinderile de transport de persoane sau de lucruri pe ap sau pe uscat, cambiile i ordinele de producte sau m rfuri . pct. 20.

Codul comercial romn, ca i modelul sau italian, reglementeaz faptele de comer , iar nu actele de comer . Legiuitorul romn a voit s supun legilor comerciale nu numai raporturile rezultate din actele juridice (manifest rile de voin s vr ite n scopul de a produce efecte juridice), ci i raporturile izvorte din faptele juridice. Deci, potrivit Codului comercial intr sub inciden a legilor comerciale nu numai contractele comerciale, ci i faptele licite (mbog irea f r justa cauz , plata nedatorat ) i faptele ilicite s vr ite de comercian i n leg tura cu activitatea lor comerciala. Enumerarea prev zut la art. 3 Cod comercial are un caracter enun iativ, exemplificativ i nu limitativ. Legiuitorul a consacrat ca fapte de comer cele mai frecvente acte juridice i opera iuni care constituiau baza activit ii comerciale la data adopt rii reglementarii. Aceasta nseamn c la lista faptelor de comer prev zute expres de lege se pot ad uga i alte fapte de comer , adic alte acte i opera iuni, cu condi ia ca acestea s aib caracteristicile faptelor de comer expres recunoscute de lege. Codul comercial nu d o defini ie a faptei de comer ; el stabile te numai o list a actelor juridice i opera iunilor pe care le declar fapte de comer . n absen a unei

334

defini ii legale a faptei de comer , doctrina dreptului comercial a c utat s formuleze o defini ie general a faptei de comer . Aceasta prezint interes practic sub mai multe aspecte: a) ntruct unele acte juridice sunt bivalente comerciale i civile este imperios necesar s se stabileasc un criteriu de delimitare ntre actele comerciale i cele civile, b) enumerarea faptelor de comer , f cut de art. 3 C. com. este enun iativ i nu limitativ , astfel nct trebuie s existe anumite criterii de comercialitate n temeiul c rora judec torul s poat recunoa te i alte acte sau opera ii ca fapte de comer , chiar dac ele nu sunt expres prev zute de lege; c) o defini ie general a faptei de comer serve te, pe un plan mai general, la determinarea sferei dreptului comercial i implicit delimitarea acestuia de dreptul civil. Actele de comer sau faptele de comer sunt actele juridice, faptele juridice i opera iunile economice prin care se realizeaz producerea de m rfuri, executarea de lucr ri ori prestarea de servicii sau o interpunere n circula ia m rfurilor, cu scopul de a ob ine profit. Faptele de comer reglementate de Codul comercial se mpart n trei categorii: fapte de comer obiective, fapte de comer subiective i fapte de comer unilaterale sau mixte. 2.1. Faptele de comer obiective Faptele de comer obiective sunt actele juridice sau opera iunile prev zute n principal de art.3 Cod comercial. Ele sunt denumite obiective deoarece legiuitorul lea considerat comerciale datorit naturii lor i pentru motive de ordine publica. Orice persoan este liber s s vr easc ori s nu s vr easc asemenea acte sau opera iuni. n aceast situa ie, persoana n cauz intr sub inciden a legilor comerciale. Faptele de comer obiective pot fi mp r ite n trei mari grupe: 2.1.1. Opera iunile de interpunere n schimb sau circula ie Aceste opera iuni corespund no iunii economice de comer , n sensul de activitate de vnzare cump rare a m rfurilor pentru a ajunge de la produc tor la consumator. a. Cump rarea i vnzarea comercial Sub aspectul structurii sale, vnzarea-cump rarea comercial este asem n toare vnz riicump r rii civile. Este vorba de un contract n temeiul c ruia o parte (vnz torul) se oblig s transmit celeilalte p r i (cump r torul) proprietatea unui lucru, n schimbul unui pre (art. 1294 C. civ.). Ceea ce deosebe te vnzareacump rarea comercial de cea civil este func ia economic a contractului i anume interpunerea n schimbul bunurilor. Cnd contractul ndepline te aceasta func ie, vnzarea-cump rarea este o fapt de comer i deci supus legilor comerciale.

335

Tr s tura caracteristic a cump r rii i vnz rii comerciale o constituie inten ia de revnzare; cump rarea este f cut n scop de revnzare sau nchiriere, iar vnzarea este precedat de o cump rare f cut n scop de revnzare. Inten ia de revnzare sau nchiriere trebuie sa ndeplineasc trei condi ii: inten ia de revnzare sau nchiriere trebuie sa existe la data cump r rii;

inten ia de revnzare sau nchiriere trebuie s fie exprimat de cump r tor, adic s fie cunoscut contractantului; inten ia de revnzare sau nchiriere trebuie s priveasc n principal bunul cump rat. Cump rarea i vnzarea comercial poate avea ca obiect numai bunuri mobile: producte, m rfuri, titluri de credit. Productele sunt produsele naturale ale p mntului care se ob in prin cultura sau exploatare direct (de exemplu cereale, legume) sau produsele animalelor (de exemplu lna, laptele). M rfurile sunt produse ale muncii destinate schimbului (de exemplu autoturismele). Titlurile de credit sunt nscrisuri n baza c rora titularii lor pot s exercite drepturile specificate n cuprinsul lor. Nu sunt fapte de comer cump r rile de producte sau de m rfuri care s-ar face pentru uzul sau pentru consuma ia cump r torului ori a familiei sale. b. Opera iunile de banc i schimb:

Potrivit art. 3 pct. 11 C. Com. sunt considerate fapte de comer opera iunile de banc i schimb. Opera iunile de banc sunt opera iunile asupra sumelor de bani n numerar, creditelor i titlurilor negociabile. Ele sunt opera iuni de depozit, de efectuare de pl i, de acordare de credite, opera iuni asupra titlurilor de credit. Opera iunile de schimb sunt opera iunile de schimb de moned sau bilete de banc na ionale sau str ine, precum i opera iunile referitoare la transmiterea de fonduri prin evitarea transferului de numerar. 2.1.2. Intreprinderile: In concep ia Codului Comercial ntreprinderea apare ca o structur de organizare a unei activit i (un organism economic i social) iar nu ca un subiect de drept. ntreprinderea constituie organizarea autonom a unei activit i, cu ajutorul factorilor de produc ie (for ele naturii, capitalul i munca) de c tre ntreprinz tor i pe riscul s u, n scopul producerii de bunuri i servicii, destinate schimbului, n

336

vederea ob inerii unui profit. Aceast defini ie prive te numai ntreprinderile avute n vedere de Codul Comercial. Deci, pentru a fi supus Codului Comercial, ntreprinderea trebuie s aib ca obiect opera iunile prev zute de art. 3 C. Com., care sunt considerate fapte de comer . Din defini ia dat rezult urm toarele caracteristici ale ntreprinderii: a) existen a unei organiz ri autonome a unei activit i cu ajutorul factorilor de produc ie; b) asumarea de c tre ntreprinz tor a coordon rii ntregii activit i i implicit a riscului acestei activit i; c) scopul activit ii este producerea de bunuri i servicii destinate schimbului n vederea ob inerii unui c tig; 2.1.3. Faptele de comer conexe: Faptele de comer conexe sunt acte juridice sau opera iuni care dobndesc comercialitate datorit strnsei leg turi pe care o au cu acte sau opera iuni considerate de lege fapte de comer . Din categoria faptelor de comer conexe fac parte: a) contractele de report asupra titlurilor de credit;

b) cump r rile sau vnz rile de p r i sociale sau ac iuni ale societ ilor comerciale; c) d) e) f) g) h) i) opera iunile de mijlocire n afaceri; cambia sau ordinele n producte sau m rfuri; opera iunile cu privire la naviga i; depozitele pentru cauza de comer ; contul curent i cecul; contractele de mandat, comision i consigna ie; Contractele de gaj i fidejusiune.

2.2. Faptele de comer subiective: Art. 4 C. com. dispune: Se socotesc, afar de acestea (adic cele prev zute n art. 3 nota n.s.), ca fapte de comer celelalte contracte i obliga iuni ale unui comerciant, dac nu sunt de natur civil sau dac contrariul nu rezult din nsu i actul.

337

Prin urmare, pe lng faptele de comer obiective, a c ror comercialitate este independent de calitatea persoanei care le s vr e te, Codul comercial reglementeaz i faptele de comer subiective care dobndesc caracter comercial din calitatea de comerciant a persoanei care le s vr e te. 2.3. Faptele de comer unilaterale sau mixte: Potrivit art. 5 C. com., nu se pot considera fapte de comer vnzarea productelor pe care proprietarul sau cultivatorul le are dup p mntul sau, ori cel cultivat de acesta. Deci, vnzarea de produse agricole unui comerciant este act de comer pentru comerciant i act civil pentru agricultor. Apoi, art. 6 C. com. prevede ca asigur rile de lucruri sau stabilimente care nu sunt obiectul comer ului i asigur rile asupra vie ii sunt fapte de comer numai pentru asigur tor. Deoarece n toate aceste cazuri actele juridice sau opera iunile men ionate sunt fapte de comer numai pentru una dintre par i, ele au fost denumite fapte de comer unilaterale sau mixte. Faptele de comer unilaterale sau mixte sunt guvernate de legea comerciala pentru ambele par i, chiar dac pentru una dintre ele actul juridic are caracter civil (art.56 C. com.).

3. COMERCIAN II 3.1. No iunea de comerciant: Potrivit Codului Comercial Roman, subiecte ale raporturilor comerciale pot fi att comercian ii, ct i necomercian ii. Reglementarea sa se aplic oric rei persoane care s vr e te fapte de comer obiective (art. 3 C.com), indiferent dac persoana care le s vr e te are sau nu calitatea de comerciant. Dac s vr irea faptelor de comer are un caracter profesional, persoana n cauz devine comerciant (art. 7 C.com). Odat dobndit calitatea de comerciant, toate actele i faptele juridice ale acestei persoane sunt prezumate a fi comerciale (art. 4. C.com). Dac ns , s vr irea faptelor de comer obiective de c tre o persoan are caracter accidental, de i raportul juridic care s-a n scut este supus reglementarii comerciale, totu i, persoana care le-a s vr it p streaz calitatea de necomerciant (art.9 C.com). In concluzie, ca expresie a concep iei sale obiective, codul comercial prevede c sunt comercian i aceia care fac fapte de comer , avnd comer ul ca profesiune obi nuit , i societ ile comerciale. (art. 7 C.com) Precizarea no iunii de comerciant prezint un mare interes practic. Calitatea de

338

comerciant implic un statut juridic diferit de cel al necomercian ilor, cu consecin e deosebite asupra raporturilor juridice la care particip : a. legea institu ie anumite obliga ii pentru comercian i, considerate obliga ii comerciale, astfel, nainte de nceperea comer ului, comerciantul este obligat s cear nmatricularea n registrul comer ului, iar n cursul exercit rii i la ncetarea comer ului s cear nscrierea n registru a men iunilor privind actele i faptele a c ror nregistrare este prev zut de lege; orice comerciant are obliga ia s in anumite registre de contabilitate (art. 22 C. com) i de asemenea s desf oare activitate comerciala n condi iile unei concurente loiale; b. legea instituie o prezum ie de comercialitate; toate actele i opera iunile s vr ite de comerciant sunt prezumate a fi fapte de comer i deci supuse legilor comerciale (art.4 C.com); c. actele comerciale ncheiate de comerciant sunt supuse unor reguli speciale, derogatorii de la regimul actelor juridice civile; d. n cazul ncet rii pla ilor pentru datoriile sale comerciale, comerciantul poate fi declarat n faliment; procedura falimentului este aplicabil numai comercian ilor ea nu se aplic necomercian ilor, chiar dac s-au obligat prin acte comerciale; e. comercian ii pot participa la constituirea unor camere de comer i industrie, ca organiza ii autonome, destinate s promoveze i s apere interesele lor; f. comercian ii sunt supu i impozitului pe profitul realizat prin activitatea comercial ; Art. 34 C. com. prevede ca dispozi iile codului comercial privind registrele comerciale nu se aplic colportorilor comercian ilor care fac micul trafic ambulant, c r u ilor sau acelor al c ror comer nu iese din cercul unei profesiuni manuale. 3.2. Calitatea de comerciant: In temeiul Codului Comercial calitatea de comerciant se dobnde te n mod diferit, dup cum este vorba de o persoan fizic sau de o persoan juridic . 3.2.1. Dobndirea calit ii de comerciant:

a. Dobndirea calit ii de comerciant de c tre o persoan fizic : sunt comercian i aceia care fac fapte de comer avnd comer ul ca profesiune obi nuita, potrivit art. 7 C. com. Pentru dobndirea calit ii de comerciant sunt necesare trei condi ii: 1. 2. 3. s s vr easc anumite fapte de comer obiective; s s vr easc fapte de comer ca profesiune; s s vr easc fapte de comer n nume propriu;

339

Calitatea de comerciant a unei persoane fizice se cere a fi delimitat de alte profesiuni pe care le exercit persoanele fizice. Avem n vedere pe meseria i, pe cei care exercit profesii liberale i pe agricultori. Meseria ul este considerat comerciant n cazurile n care cump r m rfuri n vederea prelucr rii i revnz rii lor (art. 3. pct.1. C.com) sau, folosind for a de munc str in , i organizeaz o ntreprindere (art. 3 pct. 9 C.com.). Persoanele care exercit profesii liberale nu au calitatea de comerciant (exemplu medicii, avoca ii, notarii publici). n cazul n care pentru exercitarea activit ii, cel care ndepline te o profesiune liberal (dentistul) cump r i folose te anumite materiale se consider c aceste acte sunt accesorii i deci persoana n cauz nu devine comerciant. ntruct vnzarea produselor pe care proprietarul sau cultivatorul le are de pe p mntul sau ori pe care le-a cultivat nu este fapta de comer , ci act juridic civil, nseamn ca agricultorii nu au calitatea de comercian i. b. Dobndirea calit ii de comerciant de c tre societ ile comerciale: potrivit art. 7 C. com. pe lng persoanele fizice, au calitatea de comerciant i societ ile comerciale. Sunt avute n vedere societ ile comerciale reglementate de Legea Nr. 31/1990: societatea, n nume colectiv, societatea n comandita simpla, societatea pe ac iuni, societatea n comandita pe ac iuni i societatea cu r spundere limitata. Societatea comerciala are o unica finalitate; ea se constituie n scopul de a desf ura o activitate comercial ; societatea este comercial numai dac obiectul ei, prev zut obligatoriu n actul constitutiv consta n s vr irea uneia sau mai multor fapte de comer obiective. Exercitarea activit ii comerciale este ra iunea de a fi a societ ii comerciale. n consecin , pentru a dobndi calitatea de comerciant, societatea comercial trebuie s se constituie cu respectarea condi iilor prev zute de lege n acest sens. c. Calitatea de comerciant a altor persoane juridice:

1. Statul i unit ile sale administrativ teritoriale: art. 8 C. com. prevede c : Statul, jude ul i comuna nu pot avea calitatea de comerciant. Aceasta concep ie a codului comercial era justificata la data adopt rii sale, cnd activitatea statului i a unit ilor sale administrativ teritoriale privea numai serviciile publice. Pornind de la faptul ca statul s vr e te pe lng actele de autoritate necesare func ionarii serviciilor publice i acte cu caracter privat, n doctrina s-a considerat ca el este subiect al raporturilor comerciale. Deci, cu toate ca nu are calitatea de comerciant, statul poate s vr i anumite fapte de comer . 2. Regiile autonome: potrivit art.135 din Constitu ie, proprietatea public apar ine statutului sau unit ilor sale administrativ teritoriale. Bunurile proprietate public sunt inalienabile. n condi iile legii ele pot fi date n administrare regiilor autonome ori institu iilor publice sau pot fi concesionate sau nchiriate. Potrivit Legii Nr.15 / 1990, regiile autonome se organizeaz i func ioneaz n ramurile strategice ale economiei na ionale. Calitatea de comerciant a regiei autonome se dobnde te din momentul nfiin rii sale, dup caz, prin hot rre a guvernului sau prin decizia organului administra iei publice locale. 3. Organiza iile cooperatiste: ntruct prin desf urarea unor activit i de producere i desfacere de m rfuri, de prest ri de servicii, se urm re te ob inerea de profit, aceast activitate are caracter comercial. n consecin organiza iile cooperatiste au calitatea de comerciant.

340

4. Asocia iile i funda iile: potrivit legii, scopul nfiin rii asocia iilor i funda iilor este desf urarea unei activit i dezinteresate, iar nu ob inerea unui profit. Deci asocia iile i funda iile nu au calitatea de comerciant. 3.2.2. Dovada calit ii de comerciant: In cazul unei persoane fizice, ntruct calitatea de comerciant se dobnde te prin s vr irea faptelor de comer obiective cu caracter profesional, nseamn c aceast calitate se poate proba numai prin prezentarea unor dovezi din care s rezulte c persoana n cauz a s vr it efectiv una sau mai multe fapte de comer prev zute de art. 3 C.com. ca o profesiune obi nuit i n nume propriu. In cazul societ ii comerciale, calitatea de comerciant constituirea societ ii. Deci, calitatea de comerciant a proba prin dovedirea constituirii societ ii n condi iile de dovada care ar putea fi folosit este copia certificat registrul comer ului a societ ii comerciale. 3.2.3 ncetarea calit ii de comerciant In cazul persoanei fizice, aceasta nceteaz s mai aib calitatea de comerciant n momentul n care nu mai s vr e te fapte de comer ca profesiune. ncetarea trebuie s fie efectiv i din ea s rezulte inten ia de a renun a la calitatea de comerciant. In cazul societ ii comerciale, calitatea de comerciant se pierde n momentul n care societatea nceteaz s mai existe ca persoana juridica. Societatea comerciala i nceteaz existen a prin dizolvare i lichidare. Potrivit legii, dizolvarea poate avea loc prin trecerea termenului stabilit pentru durata societ ii, imposibilitatea realiz rii obiectului societ ii sau realizarea acestuia, hot rrea adun rii generale, faliment. Dizolvarea societ ii nu atrage dup sine pierderea automat a personalit ii juridice a societ ii. n aceasta situa ie, societatea nu mai poate face opera iuni comerciale, dar poate face opera iunile necesare lichid rii. 4. SOCIET ILE COMERCIALE ii civile: se dobnde te prin ns i societ ii comerciale se poate prev zute de lege. Un mijloc de pe nmatriculare n

4.1. No iunea i caracterele juridice ale societ

Din dispozi iile art. 1491, 1492 C.civ. rezult c societatea este un contract n temeiul c ruia dou sau mai multe persoane (asocia i) se n eleg s pun n comun anumite bunuri pentru a desf ura mpreun o anumit activitate, n vederea realiz rii i mp r irii beneficiilor care vor rezulta. Contractul de societate are urm toarele elemente esen iale care l deosebesc de alte contracte : a) fiecare asociat se oblig s pun n comun o valoare patrimonial (aport); oare mpreun o activitate care constituie obiectul

b) asocia ii se oblig s desf societ ii;

341

c)

to i asocia ii particip la realizarea i mp r irea beneficiilor.

Din defini ia dat rezult caracterele juridice ale contractului de societate: a) contractul este plurilateral, n sensul c la ncheierea sa particip dou sau mai multe persoane, fiecare asumndu- i anumite obliga ii; b) contractul este cu titlu oneros; fiecare asociat urm re te realizarea unui folos patrimonial, adic ob inerea de beneficii; c) contractul este comutativ; ntinderea obliga iilor fiec rui asociat este cunoscut n momentul ncheierii contractului; d) contractul este consensual, ceea ce nseamn c se ncheie prin simplul acord de voin a al p r ilor; forma scris este cerut ad probationem. 4.2. Defini ia societ ii comerciale:

Societatea comercial poate fi definit ca o grupare de persoane constituit pe baza unui contract de societate i beneficiind de personalitatea juridic , n care asocia ii se n eleg s pun n comun anumite bunuri, pentru exercitarea unor fapte de comer , n scopul realiz rii i mp r irii beneficiilor rezultate 4.3. Societatea civil i societatea comercial :

Asem n ri: au aceea i esen ; fiecare reprezint o grupare de persoane i de bunuri (capitaluri) n scop economic i lucrativ; att societatea civil , ct i cea comercial iau na tere printr-un contact de societate; ambele societ i au un scop lucrativ; asocia ii urm resc realizarea i mp r irea unor beneficii. Deosebiri: obiectul sau natura opera iunilor pe care le realizeaz societatea; societatea comercial este investit cu personalitate juridic , n timp ce societatea civil r mne un simplu contract, f r a fi subiect de drept de sine st t tor; ntre societatea civil i cea comercial exist deosebiri privind condi iile n care acestea se constituie i func ioneaz . 4.4. Elemente specifice ale contractului de societate care st la baza societ ii comerciale 4.4.1. Aporturile asocia ilor Sub aspect juridic, prin aport se n elege obliga ia pe care i-o asum fiecare asociat

342

de a aduce n societate un anumit bun, o valoare patrimonial . n limita aportului, asociatul devine debitor al societ ii cu toate consecin ele care decurg din aceast calitate. Obiectul aportului l poate constitui: aportul n numerar; are ca obiect o sum de bani pe care asociatul se oblig s o transmit societ ii; aportul n natura; are ca obiect anumite bunuri, care pot fi bunuri mobile(cl diri, instala ii), bunuri mobile corporale (materiale, m rfuri) sau incorporale (crean e, fond de comer ); aportul n industrie, care const n munc sau activitatea pe care asociatul promite s o efectueze n societate, avnd n vedere competen a i calificarea sa. 4.4.2. Capitalul social i patrimoniul societ ii

Prin capitalul social al unei societ i comerciale se n elege expresia valoric a totalit ii aporturilor asocia ilor care particip la constituirea societ ii. Capitalul social mai este denumit i capital nominal. Capitalul social are o dubl semnifica ie: contabil i juridic . El constituie gajul general al creditorilor societ ii. De aceea, este fix pe toat durata societ ii. Capitalul subscris reprezint valoarea total a aporturilor pentru care asocia ii s-au obligat s contribuie la constituirea societ ii. Capitalul subscris coincide cu capitalul social. Capitalul v rsat este valoarea total a aporturilor efectuate i care au intrat n patrimoniul societ ii. Capitalul social al societ ii este divizat n anumite frac iuni, denumite diferit dup forma juridic a societ ii : p r i de interes, p r i sociale, ac iuni. Patrimoniul societ ii, n lumina dreptului civil, l constituie totalitatea drepturilor i obliga iilor cu valoare economic apar innd societ ii. Intre capitalul social i patrimoniul societ ii exist anumite deosebiri. Astfel, n timp ce capitalul social este expresia valoric a aportului asocia ilor, patrimoniul societ ii este o universalitate juridic , n care sunt cuprinse toate drepturile i obliga iile, precum i bunurile societ ii. 4.4.3. Inten ia asocia ilor de a colabora n desf comerciale urarea activit ilor

Affectio societatis presupune inten ia de colaborare voluntar a asocia ilor, de a lucra n comun, suportnd toate riscurile activit ii comerciale. Participarea la activitatea societ ii trebuie s fie efectiv i interesat . Aceast

343

participare este diferit , n func ie de forma juridic a societ ii. 4.4.4. Realizarea i mp r irea beneficiilor

Scopul societ ii este acela de a realiza beneficii din activitatea comercial desf urat i de ale mp r i ntre asocia i sub forma de dividende. Acest scop constituie criteriul de distinc ie ntre societatea comercial i asocia ie. In general, prin beneficiu se n elege un c tig evaluabil n bani. Realizarea sau nerealizarea de beneficii poate fi stabilita numai la sfr itul exerci iului financiar, prin ntocmirea bilan ului i a contului de profit i pierderi. Pentru a putea fi repartizate, beneficiile trebuie s fie reale (art.37 din Legea nr.31/1990). Aceasta nseamn ca trebuie s se fi nregistrat un excedent, adic o sum de bani care s fie mai mare dect capitalul social, deoarece nu pot fi distribuite beneficii din capitalul social. Totodat , beneficiile trebuie s fie utile, adic s reprezinte beneficiile r mase dup ntregirea capitalului social, cnd acesta s-a mic orat n cursul exerci iului financiar. 4.4.5. Criterii de mp r ire a beneficiilor

Potrivit legii, n contractul de societate trebuie s se prevad partea fiec rui asociat la beneficii i la pierderi (art. 3) sau modul de distribuire a beneficiilor (art. 8). To i asocia ii trebuie s primeasc beneficii i s participe la suportarea pierderilor. Cum este i firesc, criteriul care este avut n vedere este contribu ia asocia ilor la formarea capitalului social al societ ii. 4.5. Formele societ ii comerciale:

Potrivit art. 2 din Legea nr. 31/1990, societatea comercial mbrac una din urm toarele forme juridice: a) societatea n nume colectiv este aceea societate ale c rei obliga ii sociale sunt garantate cu patrimoniul social i cu r spunderea nelimitat i solidar a tuturor asocia ilor; b) societatea n comandita simpla este societatea ale c rei obliga ii sociale sunt garantate cu patrimoniul social i cu r spunderea nelimitata i solidara a asocia ilor comandita i; asocia ii comanditari r spund numai pn la concurenta aportului lor; c) societatea pe ac iuni este societatea al c rui capital social este mp r it n ac iuni, iar obliga iile sociale sunt garantate cu patrimoniul social; ac ionarii r spund numai n limita aportului lor; d) societatea n comandita pe ac iuni este societatea al c rui capital social este mp r it n ac iuni, iar obliga iile sociale sunt garantate cu patrimoniul social i cu r spunderea nelimitat i solidar a asocia ilor comanditati; asocia ii comanditati r spund numai pn la concurenta aportului lor;

344

e) societatea cu r spundere limitata este societatea ale c rui obliga ii sociale sunt garantate cu patrimoniul social; asocia ii r spund numai n limita aportului lor. 4.6. Clasificarea societ 4.6.1. Societ ilor comerciale: i de capitaluri

i de persoane i societ

Societ ile de persoane se constituie dintr-un num r mic de persoane, pe baza cunoa terii i ncrederii reciproce a calit ilor personale ale asocia ilor. Fac parte din aceast categorie : societatea n nume colectiv i societatea n comandita simpla. Societ ile de capitaluri se constituie dintr-un num r mare de asocia i, impus de nevoile acoperirii capitalului social, f r s prezinte interes calit ile personale ale asocia ilor. Elementul esen ial l reprezint cota de capital investita de asociat. Intr n aceast categorie: societatea pe ac iuni i societatea n comandita pe ac iuni. Societatea cu r spundere limitat nu se ncadreaz n nici una din aceste categorii. Aceast form de societate mprumut unele caractere, att de la societ ile de persoane, ct i de la societ ile de capitaluri. Ca i n cazul societ ilor de persoane, constituirea societ ii cu r spundere limitat se bazeaz pe ncrederea i calit ile asocia ilor. Acest fapt reclam limitarea num rului asocia ilor (maximum 50 de asocia i), precum i condi ii restrictive privind transmiterea p r ilor sociale. n ce prive te r spunderea asocia ilor pentru obliga iile societ ii, asocia ii r spund numai n limita aportului lor, ca i n cazul societ ilor de capitaluri. 4.6.2. Societ i n care asocia ii au o r spundere nelimitat au o r spundere limitat i societ i n care asocia ii

R spunderea asocia ilor pentru obliga iile sociale este diferit n raport de forma juridic a societ ii. In societatea n nume colectiv, asocia ii r spund nelimitat i solidar pentru obliga iile societ ii. In societatea pe ac iuni i societatea cu r spundere limitat , asocia ii r spund pn la concurenta aportului lor. In privin a societ ii n comandita simpl sau pe ac iuni r spunderea asocia ilor este diferit : asocia ii comanditati r spund nelimitat i solidar, iar asocia ii comanditari numai n limita aportului lor. 4.6.3. Societ i cu p r i de interes i societ i pe ac iuni

Dup structura capitalului social i modul de mp r ire a acestuia, societ ile comerciale se clasific n dou categorii: societ i n care capitalul social se divide n p r i de interes i societ i n care capitalul social se mparte n ac iuni. Capitalul social se divide n p r i de interes n cazul societ ii n nume colectiv i

345

societ ii n comandita simpl , precum i cazul societ ii cu r spundere limitat sociale). Capitalul social este mp r it n ac iuni n cazul societ ii pe ac iuni i societ ii n comandita pe ac iuni. 4.6.4. Societ i care emit titluri de valoare i societ asemenea titluri i care nu pot emite

(p r i

Societ i care emit titluri de valoare pot fi societatea pe ac iuni, societatea n comandita pe ac iuni i societatea cu r spundere limitat . In cea de a dou categorie sunt cuprinse societatea n nume colectiv i societatea n comandita simpla. Titlurile de valoare au un element comun: ele materializeaz dreptul asocia ilor asupra unei frac iuni din capitalul social. ntre aceste titluri de valoare exista o deosebire esen ial : ac iunile fac parte din categoria titlurilor de valoare negociabile, iar certificatele de p r i sociale nu sunt titluri negociabile, ci titluri de legitimare. 4.6.5. Societ i cu capital romnesc i societ i cu participare str in

Societ ile cu capital romnesc sunt societ ile n care asocia ii sunt cet eni romni ori persoane juridice de na ionalitate romn . Societ ile cu capital str in sunt societ ile care se constituie cu capital integral str in sau n asociere cu persoane fizice sau juridice romane. BIBLIOGRAFIE: Codul Comercial

Legea Nr.31 / 1990 pricind Societatile comerciale, republicata cu modific rile ulterioare y C rpenaru, S., Drept comercial roman, Editura Atles SRL, Bucuresti, 1992

C p n , O., Institu ii ale noului drept comercial, societ ile comerciale, Editura Lumina Lex, Bucuresti, 1991 y Georgescu, I., L., Drept comercial romn, Editura Socec, Bucuresti, 1948 ELEMENTE DE PROTOCOL Necesare activit ii de secretariat

1. Rolul protocolului Ceremonialul creeaz cadrul i atmosfera n care urmeaz s se desf oare

346

raporturile dintre interlocutori / parteneri. Protocolul codific regulile care guverneaz ceremonialul, al c rui obiect este de a oferi fiec rui participant prerogativele, privilegiile i imunit ile la care are dreptul. Ceremonialul i protocolul garanteaz egalitatea n drepturi a partenerilor, care permite fiec reia dintre ei s - i fac auzit n mod liber vocea. i unul i cel lalt impun curtoazia care trebuie s guverneze raporturile ntre oamenii de bun credin . Ceremonialul i protocolul guverneaz , de asemenea, negocierea, ncheierea i intrarea n vigoare a unor documente / acte specifice. Ambele au o inciden zilnic asupra vie ii i activit ii de afaceri. Protocolul pune problema regulilor care determin ordinea de prec dere ntre parteneri. 2. Eticheta Regulile de conduit sau regulile de comportare la care se refer eticheta contribuie la buna desf urare a rela iilor din societate, n general, i la o desf urare normal a activit ii in afaceri n special. Este foarte important cunoa terea i aplicarea acestor reguli de c tre fiecare partener, dat fiind c necunoa terea sau ignorarea lor pot duce, uneori, la interpret ri eronate, la complica ii rela ionale care dep esc sfera rela iilor strict personale ale celor n cauz . Nu se pot concepe rela ii ntre parteneri f r contactul uman necesar i, n cadrul acestui contact, f r respectarea unor reguli de etichet . Necunoa terea acestor reguli poate fi considerat , n ultim instan , o lips de competen profesional a unei persoane chemate s reprezinte interesele unei p r i pe planul rela iilor specifice. n concluzie, nsu irea i respectarea unor reguli de eticheta pot i trebuie s constituie o sarcin de ordin profesional. A. inuta fizic (pe strad i n societate)

Este foarte important ca partenerii s aib o inut corect , ngrijit , s se controleze permanent n fiecare ocazie asupra acesteia. n societate este gre it s te sprijini de sp tarul unui scaun sau de perete, s ii minile n buzunar sau s te joci nervos cu bricheta, batista sau alt obiect. Pe ct posibil, trebuie evitat s stai cu spatele la alt persoan care este a ezat pe scaun, fotoliu sau canapea. A ezarea pe scaun sau canapea trebuie f cut de a a manier nct s nu denote o stare de plictiseal sau satisfac ia de a fi cucerit un loc pe care nu e ti dispus s -l cedezi. Trebuie evitat strngerea genunchilor cu minile, sprijinirea capului de sp tar, b tutul cu degetele pe bra ele scaunului. ncruci area genunchilor la prea mare n l ime trebuie, de asemenea, evitat . Femeile trebuie s acorde mare aten ie felului cum stau pe scaun i cum i ncruci eaz picioarele, astfel nct rochia s poat acoperi genunchii. n timpul conversa iei este nepoliticos s l apuci de rever sau de nasture pe interlocutor pentru a da mai mult greutate argumentelor personale sau s -l aprobi b tndu-l pe umeri ori lovindu-l cu cotul. De asemenea, trebuie evitate o gesticulare excesiv , un rs zgomotos, tusea, str nutul i alte zgomote dizgra ioase (aerofagii etc.) B. Salutul

347

Salutul este o manifestare de curtoazie fa de o alt persoan sau de un grup de persoane. El comport , n mimic i n inut , o serie de nuan e care pot s -i modifice sau s -i completeze sensul, s constituie o expresie de stim sau o simpl obliga ie formal . Cteva reguli de baza n leg tur cu salutul: b rba ii salut primii femeile; persoanele mai tinere salut primele pe cele mai n vrst ; subalternii salut pe superiorii in grad.

R spunsul la salut este obligatoriu: un gest contrar poate fi socotit ca lips de polite e. Este recomandabil ca b rbatul cnd salut cu p l ria s o in de calot , nclinnd u or capul i privind la persoana salutat . Dac minile i sunt ocupate, se accept salutul printr-o simpl nclinare a capului. n alte cazuri, salutul se face printr-o nclinare a capului. De obicei, femeia r spunde la salut printr-o u oar nclinare a capului, arbornd uneori un surs. n cazul ntlnirii cu o persoan cunoscut pe care nu dore ti, totu i, s-o salu i, eschivarea trebuie f cut cu tact. Cnd este ntlnit o persoan care pare cunoscut , f r a o putea identifica imediat, este preferabil, s fie salutat . Persoanele care se afl intr-o ma ina salut primele persoanele cunoscute de pe strada, n cazul n care au fost v zute. Dac persoana cunoscut este mpreun cu mai mul i prieteni, necunoscu i celui care salut , se salut tot grupul. n timpul salutului se folosesc i formulele: bun diminea a, bun ziua sau bun seara. La ntlnirile oficiale se pronun denumirea rangului: bun ziua domnule director, presedinte, ministru etc.#. Strngerea de mn poate interveni fie cnd persoanele care s-au salutat se opresc pentru a sta de vorb sau a continua drumul mpreun , fie cu ocazia prezent rii lor. n cazul strngerii de mn rolurile sunt inversate: femeia este aceea care ntinde prima mna, persoana cea mai n vrst celei mai tinere i persoana cu grad superior celei sau celor cu grad inferior. Pentru o secund , cele dou persoane se privesc n ochi n momentul strngerii minii. n toate mprejur rile, b rba ii se scoal pentru a strnge mna interlocutorului; femeile, n schimb, nu se ridic n picioare dect cnd este vorba de o persoan mult mai n vrst sau pe care dore te s-o onoreze n mod special. S rutul minii continu nc s fie practicat n numeroase locuri sau mprejur ri, fiind considerat ca o form de curtoazie, mai ales cnd este vorba de femei n vrst sau c s torite, de so ii de nal i demnitari etc. S rutul minii se face ntr-o form politicoas , prin aplecarea corpului, iar n anumite mprejur ri este recomandabil s se simuleze gestul (n aer liber, de exemplu). Este gre it s se s rute mna nm nu at . De asemenea, este gre it s se rezerve acest gest numai pentru unele dintre femeile care se afl mpreun . C. Prezent rile n probleme de etichet , de o deosebit importan a n activitatea partenerilor este felul n care se fac prezent rile. n aceast privin trebuie respectate

348

urm toarele reguli: b rbatul este prezentat femeii; persoana mai tn r este prezentat celei mai in vrst ; persoana cu gradul inferior este prezentat celei cu grad superior .

Persoana care face prezent rile se adreseaz cu formula: mi permite i s v prezint pe. Dac persoana recomandat are mai multe titluri, se pronun numai titlul cel mai mare. La prezentarea unuia dintre so i de c tre cel lalt se spune simplu: so ul meu sau so ia mea. La prezentarea unei perechi se va spune: domnul i doamna Ionescu sau domnul Ionescu i doamna, ncepndu-se ntotdeauna cu so ul. Formule ca ncntat, sunt fericit de a v fi ntlnit / cunoscut se folosesc n mod curent. De i n practica noastr nu se obi nuie te autoprezentarea, n tot mai multe ri ea este cunoscut n rndul oficialit ilor i n corpul diplomatic. n astfel de ocazii trebuie s se evite ca la autoprezentare s se adauge, n afar de nume, apelative domnul sau doamna , ad ugndu-se, eventual, func ia sau calitatea. n unele situa ii prezentarea sau autoprezentarea este urmat de schimbul c r ilor de vizit . Unele excep ii de la regulile de prezentare: fata tn r va fi ea prezentat unui b rbat n vrst i nu invers;

Dac se prezint o personalitate politic sau bine cunoscut n via a publica se va pronun a numai titlul acesteia nu i numele; ex. domnul pre edinte etc. D. Conversa ia Orice reuniune sau ac iune protocolar , orict de atent ar fi preg tit , risc s devin plictisitoare n lipsa unor conversa ii interesante i utile. Pentru crearea unei atmosfere pl cute, gazda trebuie s se gndeasc la alegerea oaspe ilor, astfel nct ntre ace tia s existe anumite puncte de contact, fie prin faptul c lucreaz n acelea i domenii de activitate sau n domenii care au contingen ntre ele, fie prin forma ia lor intelectual . Organizarea acestor ac iuni nu constituie un scop n sine. Ele trebuie s devin instrumente de munc , s constituie un element principal al activit ii diplomatice, o component principal a muncii de informare i de rela ii. Arta conversa iei nu poate fi nsu it dup anumite formule. Pentru desf urarea unei conversa ii pl cute i mai ales utile muncii de informare se cer o bun preg tire politic i profesional , cuno tin e variate de cultur general , tact, aten ie, polite e i alte asemenea nsu iri pe care diploma ii trebuie s le posede i care pot fi ob inute printr-o munc st ruitoare, permanent de preg tire

349

multilateral . n ceea ce prive te atitudinea n timpul unei conversa ii, de obicei se spune c nu este frumos s pari nici mai inteligent i nici mai instruit dect interlocutorul t u. n timpul unei conversa ii, diplomatul trebuie s aib o atitudine corect , ns degajat , s fie pl cut n conversa ie i s o canalizeze n problemele care l intereseaz . Desigur, respectul opiniei personale oblig pe oricine s asculte cu polite e tezele interlocutorului s u. Aceasta nu nseamn c nu se poate interveni, ci este chiar recomandabil s se intervin ns ntr-o form politicoas , dar ferm , n explicarea pozi iilor proprii atunci cnd ele sunt interpretate n mod eronat. Acest lucru trebuie f cut cu calm i tact, astfel nct modul n care se sus ine o p rere contrarie s nu se fac de pe o pozi ie de superioritate ostentativ sau persiflare. Trebuie evitate ntreruperile partenerului cu exclama ii de felul: nu ave i dreptate!, ce eroare! etc. Se va evita, pe ct posibil, tusea sau str nutul zgomotos n timpul conversa iilor, acestea f cndu-se ct mai discret posibil i ntotdeauna n dosul batistei, cu corpul ntors ntr-o parte fa de interlocutor. La o mas este recomandabil ca diplomatul s se ntre in cu partenerul din dreapta i din stnga sa i s evite, pe ct posibil, discu iile cu partenerii ndep rta i. La recep ii, cocktailuri este recomandabil s se circule printre invita i, s nu se evite conversa ia cu str inii, iar reprezentan ii din cadrul acelora i ministere sau ambasade s nu se adune n grupuri. E. Convorbirea telefonic Telefonul este un mijloc important i extrem de util n rezolvarea sarcinilor profesionale curente, ct i n men inerea leg turilor fire ti ntre cunoscu i, prieteni. De aceea, convorbirile telefonice necesit respectarea unor anumite reguli de care este indicat s se in seama. n acest sens, trebuie cunoscut n primul rnd necesitatea de a se face prezent rile de rigoare, iar n al doilea rnd, n cazul secretarelor, cum se face o leg tur telefonic . Prezentarea trebuie s se fac indicndu-se numai numele apelantului (f r apelativul domnul), precum i institu ia la care lucreaz , evitndu-se de obicei s se indice i func ia. n situa ia cnd leg tura telefonic a fost f cut prin secretariat, apelantul trebuie s a tepte la telefon leg tura cu persoana c utat . Tot n cazul leg turii stabilite prin secretariat este recomandabil ca secretara s nu fac imediat leg tura, ci s procedeze n prealabil la identificarea persoanei care solicit convorbirea i s cear asentimentul celui chemat, ntruct anumite ra iuni pot impune ca o convorbire sau alta s nu aib loc atunci cnd este solicitat . n cazul unei convorbiri oficiale care comport o anumit importan este bine s se identifice persoana care o recep ioneaz , innd seama de obliga ia de a ntocmi nota telefonic . Pe nota transmis se va preciza data, ora i numele persoanei care a recep ionat comunicarea. n cazul transmiterii unei comunic ri de o deosebit importan , nu este gre it i nici nepoliticos s se cear citirea, pentru controlul exactit ii, a notei transmise.

350

F. Reguli ce urmeaz a fi respectate cu prilejul unor ac iuni protocolare (mese, recep ii, cocktailuri). inuta i comportarea lucr torului diplomatic n timpul ac iunilor protocolare men ionate prezint o deosebit importan . inuta i comportarea n timpul unei mese inuta vestimentar va fi cea indicat n invita ie. n cazul cnd o asemenea precizare nu exist , se va mbr ca un costum adecvat ocaziei respective. inuta fizica trebuie s fie degajat , nu for at . Picioarele se in normal pentru a nu incomoda vecinii. Coatele nu se in pe mas . n timpul mesei numai capul poate s fie pu in aplecat deasupra marginei mesei i nicidecum umerii sau ntregul bust. n mod normal ducerea mnc rii la gur se execut cu antebra ul i minile f r a antrena mi carea bra ului i a umerilor. La nceputul mesei, ervetul se pune desf cut pe genunchi. El nu se va prinde n r scroiala hainei, n decolteu sau de gt. tersul gurii cu ervetul se va face n mod ct mai discret posibil. La terminarea mesei, ervetul nu se pliaz la loc, ci se strnge i se pune lng farfurie. Nu se m nnc n grab sau nervos. Gestul de a ine degetul mic n sus cnd se bea sau se m nnc nu este recomandabil. Lingura i cu itul se folosesc numai cu mna dreapt . Furculi a se ine ns cu mna stng cnd, n acela i timp, se folose te i cu itul. Dac se folose te numai furculi a, ea poate fi inut n mna dreapt . n cazul stngacilor adaptarea se face discret pe m sura desf ur rii mesei, f r schimbarea ostentativ a tacmurilor. n timp ce se m nnc , tacmurile se in u or deasupra farfuriei, f r a le ridica cu vrful n sus sau a gesticula cu ele. Cnd se bea, tacmurile se pun pe farfurie, ncruci ate sau unul lng altul, cu itul n partea dreapt iar furculi a cu din ii n sus. Dup terminarea fiec rui fel de mncare, furculi a i cu itul se pun n prealabil pe farfurie, n aceea i pozi ie: furculi a va avea ns , de ast dat , din ii n jos. Este nepoliticos s se m nnce direct de pe cu it. Cnd se scap un tacm pe jos, se ridic , se pune pe marginea mesei i se cere altul. n timpul mesei se vor evita zgomotele inutile i dizgra ioase: sorbirea cu zgomot a supelor sau a ciorbelor, ciocnirea tacmurilor, scobirea n din i etc. De asemenea piept natul, pudrarea sau rujarea n timpul mesei nu sunt un semn de bun cre tere. Controlul inutei trebuie f cut naintea intr rii n sufragerie. La mese se poate ura vecinilor poft bun . Supele i b uturile se servesc de c tre osp tar din partea dreapt , n timp ce restul felurilor de mncare se servesc din partea stng . Serviciul ncepe cu femeia care ocup locul de onoare la dreapta gazdei b rbat, ultima servit fiind gazda femeie; apoi se trece la b rba i, ncepndu-se cu b rbatul care ocup locul din dreapta gazdei femeie i terminnd cu gazda b rbat. Semnalul de ncepere a mesei l d gazda femeie, invitnd oaspe ii s serveasc . B rbatul gazd invit oaspe ii pentru servirea b uturii. Ridicarea de la mas va fi f cut la semnul dat de gazda femeie, dup ce s-a asigurat ns c to i

351

invita ii au terminat de mncat. Toastul se roste te, de obicei, la desert. Sunt cazuri ns cnd acesta este rostit i la nceputul mesei. ntr-o asemenea situa ie trebuie s se asigure c b utura alcoolic s fie deja turnat n pahare. Nu se toasteaz cu b uturi nealcoolice. Paharul cu care se toasteaz se ridic pn la nivelul fe ei. Dac n timpul toastului b rba ii se ridic de pe scaune, femeile pot r mne jos. Ele se vor ridica numai dup un toast oficial, mpreun cu b rba ii. Organizarea unei mese-bufet se obi nuie te foarte des, mai ales cnd exist interesul de a se invita un num r mai mare de persoane. n acest caz, mnc rurile (bufetul) se aranjeaz pe mese lungi, n centrul sau pe una din laturile salonului. Oaspe ii se servesc singuri sau ajuta i de c iva osp tari. Se poate mnca n picioare, caz n care este nevoie de mai mult dexteritate, ntruct cu mna stng se va ine farfuria i se va mnca cu mna dreapt , folosirea cu itului fiind foarte anevoioas . Dac este loc, se mai poate mnca a eznd farfuria pe masa de bufet sau pe mese al turate special amenajate n acest scop. Cocktailurile i recep iile au loc n picioare. n acest caz serviciul poate fi asigurat, fie de osp tari, care circul printre invita i, cu platourile de mncare i b utur , fie prin instalarea unor mese-bufet n centrul sau pe laturile saloanelor, oaspe ii servindu-se singuri, sau cu ajutorul ctorva osp tari. G. Fumatul n aceast problem , o prim regul de polite e impune ca nefum torii s nu fie stingheri i de c tre fum tori. Se recomand ca un b rbat s nu fumeze n apropierea unei femei, un tn r lng o persoan mai n vrst , un func ionar n fa a sau lng superiorul s u, dac tie c to i ace tia nu suport fumul de igar . n asemenea mprejur ri, ntrebarea mi permite i s fumez?, mai ales cnd este nso it de gestul de a scoate igara din pachet sau a aprinde bricheta, este deplasat , deoarece interlocutorului i va fi greu s r spund negativ. Ab inerea de a fuma, n asemenea situa ii, este cea mai bun solu ie. De asemenea, trebuie avute n vedere i alte cteva reguli esen iale: nu se salut cu igara n gur ;

nu se vorbe te cu igara sau pipa n col ul gurii i nu se ine igara permanent n gur puf ind din ea; nu se intr cu igara sau pipa aprins n locuin a unde e ti invitat sau n biroul superiorilor n grad. Se recomand ca femeile s nu fumeze pe strad sau dac fumeaz s nu dea fumul pe nas. n societate b rbatul ofer foc mai nti femeilor i apoi b rba ilor. O femeie poate oferi foc altor femei, dar nu este normal s ofere foc b rba ilor. Folosirea scrumierelor pentru aruncarea scrumului de igar este absolut obligatorie. Este inadmisibil s se foloseasc la ntmplare oricare vas drept scrumier . Gazda nu va ncepe s fumeze nainte de a oferi ig ri invita ilor s i;

352

invita ii nu vor fuma nainte de a cere permisiunea gazdei. La o mas oficial nu se fumeaz dect din momentul cnd sunt oferite ig ri de c tre gazd , de obicei nu nainte de a se trece la felul principal de mncare, respectiv la friptur . H. inuta vestimentar

n activitatea de rela ii cu publicul, inuta vestimentar are o deosebit importan . Regula de etichet vestimentar cere o mbr c minte corect , n plin armonie cu conforma ia corpului i mprejur rile n care este purtat . n aceasta const i adev rata elegan . A fi elegant nu nseamn preocuparea exclusiv pentru num rul i pre ul toaletelor, copierea fidel a modei lansate de diferite case de specialitate, ci preocuparea pentru alegerea unor materiale de bun calitate i o croial corespunz toare, capabile s r spund unor nevoi ct mai variate i f r a se demoda prea repede. La b rba i accesoriile au mare importan . Se cere: o c ma curat i bine c lcat , o cravat discret , asortat , ca i nc l mintea sau ciorapii, la culoarea costumului. La femei culorile i desenul materialului ca i croiala rochiei trebuie s fie armonizate cu aspectul fizic. O femeie cu tenul palid nu va face dect s - i eviden ieze i mai mult paloarea dac se va mbr ca n culori galbene sau verzi. O femeie corpolent i de statur mic nu va purta o rochie plisat sau cu dungi dispuse orizontal sau cu o croial scurt , dup cum o femeie nalt nu va purta o rochie cu dungi dispuse vertical. Excesul de bijuterii nu contribuie la ob inerea unei note de mai mult elegan , ci dimpotriv . inuta de zi sau inuta de ora (se folose te diminea a i dup -amiaza) La ac iunile la care se impune inuta vestimentar de ora , pot fi oferite urm toarele sugestii: Pentru femei: rochie scurt de sezon, deux-pieces sau tailleur, din materiale i culori potrivite sezonului (ziua nu se mbrac rochii din materiale lucioase lam sau dantel ); m nu i simple i p l rie, asortate cu mbr c mintea; accesorii discrete; po eta obi nuit de o culoare asortat cu mbr c mintea;

pantofi de zi, cu tocuri joase, de o culoare asortat cu mbr c mintea (nu se recomand pantofi din piele lucioas ); palton, pardesiu sau hain de blan , dup sezon.

Pentru b rba i: costum (hain i pantaloni) de aceea i culoare (nu prea nchis ), de croial

353

obi nuit ; c ma alb sau cu dungi de culoare asortat la costum;

cravat , ciorapi i pantofi asorta i la culoarea costumului; m nu i numai cnd se poart i p l rie;

palton sau pardesiu, numai cnd este cazul.

Unele preciz ri: costumul uni se poart cu c ma la c ma n dungi se poart uni i cravat cu dungi discrete;

i cravat uni;

cravat modern , nflorat sau cu diferite modele geometrice, trebuie s fie aleas cu mult grij ; culoarea ciorapilor se asorteaz cu cea a cravatei; nu se poart cravat la c ma cu mnec scurt ;

toamna, iarna i prim vara se vor purta m nu i din piele, n circumstan ele care impun elegan . inuta de sear sau inuta de culoare nchis

La ac iunile la care se impune inuta vestimentar de culoare nchis , se recomand : Pentru femei rochie de sear din m tase, lam, dantel , ln , jers etc., de obicei de lungime obi nuit sau dac moda impune, mai lung ; m nu i din piele sau m tase, scurte (la rochie cu mneci) sau lungi -3/4 (la rochie f r mneci); bijuterii de pre , dar discrete i n num r redus;

po et de dimensiuni mici din piele, m tase sau materiale lucioase (paiete, m rgele etc.), de culoare asortat cu mbr c mintea; pantofi din piele lucioas sau mat culori asortate cu mbr c mintea; i ciorapi din m tase sau dantel , n

n sezonul rece, palton, pardesiu sau hain de blan de culoare nchis .

354

 Aceasta este inuta vestimentar recomandat pentru diferite ocazii oficiale, mese, recep ii, gale de film, spectacole teatrale etc., ns n ora poate fi folosit, cu deplin succes, costumul taior sau deux-pieces, confec ionat din materiale de bun calitate i cusut cu mult gust. Nu se recomand folosirea pantofilor cu tocul nalt la inuta cu pantaloni. Pentru b rba i costum de culoare neagr sau nchis , cu pantaloni i vest de aceea i culoare (stof uni sau cu dungi discrete din acela i fir); c ma alb ;

cravat argintie sau asortat la culoarea costumului; ciorapi negri; m nu i, cnd se poart i p l rie;

pantalon sau pardesiu cnd este cazul (totdeauna cu m nu i). inuta pentru ceremoniile cu caracter funerar

La ceremoniile cu caracter funerar se recomand urm toarea inut vestimentar : Pentru femei mbr c minte de sezon, de culoare neagr ; ciorapi negri sub iri; po et neagr ; pantofi negri; batist alb , ndoliat ; p l rie i m nu i de culoare neagr ; palton, pardesiu sau fulgarin de culoare neagr , n func ie de anotimp.

Pentru b rba i La nmormnt ri: costum de culoare neagr ;

355

c ma

alb ;

cravat , ciorapi i pantofi de culoare neagr ;

palton, pardesiu, fulgarin, m nu i i p l rie de culoare neagr (n func ie de anotimp); fular alb, de m tase.

b) La prezentarea de condolean e hain neagr sau inut de culoare nchis . La prezentarea de condolean e se recomand hain neagr , dar nu este obligatorie. c) La depunerea de coroane de flori sau jerbe, se recomand folosirea inutei de culoare nchis . inuta de ceremonie sau inuta special n practica interna ional , inuta variaz de la o ar la alta, observndu-se tendin a de renun are la mbr c mintea clasic de mare ceremonie i anume; smoking, jachet i frac. n ultimul timp, n multe ri, la ceremoniile de mare fast se folose te costumul negru sau nchis. De regul la ac iunile cu caracter diplomatic, trebuie respectat inuta indicat pe invita ie. n cazul cnd nu exist o asemenea precizare, se va folosi mbr c mintea corespunz toare practicii locale pentru toate ac iunile prev zute n programul acestor vizite. Acest lucru impune cunoa terea dinainte a practicii locale n vederea confec ion rii din timp a ve tmintelor necesare. De re inut: dac b rbatul este mbr cat n smoking, partenera va purta rochie scurt , f r mneci, f r p l rie i m nu i (n unele ri, la mesele care au loc la ore trzii se indic rochie lung ); dac b rbatul este mbr cat n jachet (de obicei, la vizite oficiale n cursul zilei), partenera va purta rochie scurt cu p l rie i m nu i; dac b rbatul este mbr cat n frac, partenera va purta rochie lung , f r mneci i cu m nu i lungi. Este imperios necesar ca n toate ocaziile, la ac iunile protocolare, vizite, mese, recep ii, cocktailuri, ceaiuri etc., s se poarte mbr c mintea indicat n program sau pe cartea de invita ie. n lipsa unei asemenea preciz ri, se poate ine cont de urm toarele recomand ri: Portul m nu ilor Purtatul m nu ilor depinde de obiceiurile locale. Pe strad ns , b rbatul i va

356

scoate m nu a din mna dreapt pentru a saluta. Femeile nu- i scot m nu ile dect dac ntlnirea este fixat dinainte. n interior, b rbatul nu intr cu mna dreapta n m nu . Este preferabil ca ea s se scoat nainte de a suna la u . M nu ile se scot n restaurant i ntr-o sal de dans, dar ele se pot purta n tren, la sport i pentru condusul ma inii. La bal, la teatru, ca i la toate manifest rile publice care au loc n interior, b rba ii i vor scoate m nu ile, n timp ce femeile dac doresc pot s le p streze. La o invita ie la mas , nu se intr n sufragerie cu m nu ile n mn . Cnd se mbrac pardesiul, mantoul, paltonul, m nu ile sunt obligatorii. Alte reguli de etichet : Pe strad prioritatea de trecere este urm toarea: femeia trece naintea b rbatului, cel mai n vrst naintea celui mai tn r, gradul superior naintea celui inferior. Ini iativa de a intra in discu ie apar ine femeii, celui mai n vrst sau mai mare n grad (cu excep ia cazurilor cnd sunt de comunicat probleme urgente i importante pentru interlocutori). La urcarea n mijloacele de transport public se d ntietate femeilor, persoanelor mai n vrst i superiorilor n grad. La coborre se procedeaz invers: b rbatul sau persoana mai tn r coboar primul i ajut apoi femeile sau pe cei mai in vrst . n cazul unei deplas ri cu ma ina, locul de onoare este la spate n dreapta banchetei, dup care urmeaz cel din stnga, iar locul trei, n fa , lng ofer. n cazul cnd dou femei i un b rbat sau doua femei i doi b rba i se afl mpreun , locul femeilor este pe bancheta din spate, cea mai n vrst stnd la dreapta, iar a b rba ilor n fa . Dac doi b rba i nso esc o femeie, cel mai in vrst sau superior n grad st pe bancheta din spate, la stnga femeii, iar al doilea b rbat n fa . 3. Organizarea meselor, cocktail-urilor, recep iilor i ntlnirilor prietene ti A. Organizarea meselor (dejun, dineu) Organizarea i participarea la mese, unde sunt invita i oaspe i str ini i personalit i locale, a ncetat s mai fie o simpl ac iune de curtoazie, protocolar devenind o modalitate de lucru, un instrument care, folosind adecvat cadrul mai pu in oficial n care se desf oar , poate permite att realizarea unor contacte mai strnse ntre participan i, ct i discutarea sau chiar rezolvarea unor probleme de munc . Reu ita unor astfel de mese, atingerea scopului urm rit, depind att de oportunitatea ac iunii i de alegerea oaspe ilor, ct i de priceperea i tactul cu care gazda invit , prime te i se ocup de invita i.

357

a) Oportunitatea organiz rii meselor n general, organizarea meselor diplomatice trebuie s urm reasc un obiectiv precis, s constituie o ac iune de munc , care s contribuie la sus inerea i dezvoltarea activit ii organizatorului, la l rgirea i nt rirea contactelor cu persoanele invitate. b) Alegerea invita ilor Alegerea invita ilor, ca nivel i num r, este determinat de: importan a persoanei sau delega iei n cinstea c reia este oferit masa; scopul care se urm re te; nivelul la care are loc ac iunea respectiv .

Practica a demonstrat c pentru reu ita unei ac iuni de acest fel este necesar s existe un echilibru ntre nivelul i num rul oaspe ilor str ini invita i i cel al reprezentan ilor gazdei, astfel ca participan ii s poat g si subiecte de discu ie de interes comun. La alegerea invita ilor se va avea n vedere ca participan ii s se poat n elege ntre ei ntr-o limb de circula ie interna ional , accesibil tuturor. Oaspetele care nu cunoa te nici o limb de circula ie interna ional , dar a c rui prezen este dorit n mod deosebit, va fi invitat cu translatorul s u. c) Trimiterea invita iilor Transmiterea i primirea invita iilor reprezint primul contact al organizatorului mesei cu cel invitat, astfel c modul n care se deruleaz acest moment va contribui sau nu la reu ita ac iunii. Transmiterea invita iilor se face dup ce n prealabil, persoanele care urmeaz a fi invitate au fost consultate asupra datei i posibilit ii de participare. Men ionarea ocaziei sau scopului pentru care se face invita ia este un semn de respect i considera ie fa de cel invitat. Textul invita iei va fi redactat n numele celui care va oferi masa i va fi adresat persoanei i nu func iei celui invitat. n m sura n care uzan ele locale prev d, pe invita ii va fi indicat i inuta dorit la ac iune. n cazul protocolului romnesc se folose te, n special, inuta de ora , la dejun i haina de culoare nchis , pentru dineu. n func ie de nivelul i importan a care se acorda mesei, haina nchis poate fi folosit i pentru dejun. Practica interna ional prevede pentru acest gen de ac iuni: tenue de ville informal dress costum de ora habit fonc dark suit costum de culoare nchis

358

cravate noire black tie smoking.

Pe invita iile trimise persoanleor care au acceptat participarea se va scrie, n col ul din dreapta jos, P.M.(pour memoire). Invita iile transmise f r consultarea celui invitat vor purta men iunea RSVP (repondez s'il vous plait). De obicei, r spunsul la invita ie trebuie dat n timp util, pentru a permite gazdei, n caz de neparticipare, s invite o alta persona. Este recomandabil ca r spunsul s fie dat printr-o formul care s includ mul umiri pentru invita ie i precizarea c se va putea sau nu onora invita ia. Nimeni nu poate fi reprezentat la o mas de o alt persoan , f r ncuno tiin area i asentimentul prealabil al gazdei. Este important ca invita ia s ajung la destinatar cu cel pu in 10-14 zile naintea ac iunii. d) Plasamentul la mas Locul de onoare este a ezat totdeauna pe latura care ofer , n func ie de nc pere, privirii ocupantului fie u a de intrare, fie fereastra dac u a este lateral , fie, n cazul n care i u a i fereastra sunt a ezate lateral, perspectiva cea mai larg . Plasamentul se face ntotdeauna dup ce a fost stabilit ordinea de prec dere, att a b rba ilor ct i a femeilor. Ordinea de prec dere se face innd cont de func ie. La nivel de reprezentare egal, vechimea n func ie, gradul, vechimea la post etc., sunt elemente pe baza c rora se poate realiza ordinea de prec dere. Femeile v duve sau divor ate au prec dere n principiu asupra celor nec s torite, atunci cnd nu au func ie. Pentru a nlesni identificarea locului la mas al fiec rui invitat, se vor folosi cartona e dreptunghiulare pe care scrie numele persoanei respective. Cnd num rul invita ilor este mare, pentru a se evita circula ia n jurul mesei pentru identificarea plasamentului la mas , se folose te al doilea rnd de cartona e pe care este schi at planul general al mesei i este marcat locul invitatului. n func ie de num rul participan ilor i formatul mesei, poate fi alc tuit un tablou cu plasamentul general, care se expune la loc vizibil pentru orientarea oaspe ilor. Se pot avea n vedere i solu ii combinate, de plasament la masa n form de potcoav cu mese rotunde sau dreptunghiulare, n func ie de nivelul particip rii la ac iuni i num rul invita ilor. n situa ia cnd la o mas se invit o persoan cu grad mai mare ca cel al gazdei, aceasta din urm poate ceda locul s u acesteia. n caz contrar, persoana cu gradul mai mare va ocupa locul din dreapta oaspetelui principal. Cnd gazda este un celibatar sau so ia este absent , se obi nuie te ca locul de onoare din fa a gazdei s fie oferit so iei invitatului cu gradul cel mai mare. Cnd se dore te s se acorde oaspetelui de onoare (nec s torit sau a c rei so ie este absent ) o aten ie deosebit , locul de onoare va fi cel din fa a so iei gazdei. n acest caz, gazda-b rbat se a eaz fie la dreapta primei femei, fie pe ultimul loc ceea ce este mai politicos. n func ie de nivelul la care are loc ac iunea, n situa ia n care exist , locul translatorului poate fi: n spatele gazdei sau la mas , n stnga ei.

359

Masa Bufet
Se organizeaz cnd exist interesul de a se invita un num r mai mare de persoane. Mnc rurile vor fi a ezate pe mese lungi, n centrul sau pe laturile salonului. Oaspe ii se servesc singuri sau ajuta i de c iva osp tari. Se poate mnca n picioare n acela i salon sau saloane al turate, unde se pot aranja grupuri de m su e, pe care se a eaz farfurii i tacmuri. Nu se face plasament. e) Aranjarea mesei Aranjarea corect i cu gust a mesei creeaz o ambian pl cut serviciul osp tarilor, ct i consumul mnc rurilor preg tite[1]. i u ureaz att

Scaunele trebuie aranjate la distan e potrivite: s nu fie prea aproape pentru ca vecinii s se jeneze reciproc n timpul mnuirii tacmurilor i nici prea dep rtate nct discu iile s fie stnjenite. Fa a de mas clasic este alb sau cu desene discrete de aceea i culoare (damasc). nainte de a fi folosit , este indicat s fie controlat dac este perfect curat i recent c lcat , astfel nct pliurile s nu mpiedice aranjarea mesei. n cazul cnd sunt necesare mai multe fe e de mas (ceea ce trebuie evitat n m sura posibilului) se va observa ca suprapunerea lor s se fac pe o linie ct mai pu in perceptibil . Sub fa a de mas se ntinde, de obicei, un molton gros, care permite o mai bun fixare a tacmurilor i, totodat , fere te masa de pete. n ultimul timp, se folosesc n mod curent fe e mici de mas , individuale, f cute dintr-o pnz fin , de obicei cu broderie, din pai sau rafie n diferite culori. Fe ele de mas individuale se folosesc numai cnd gazda dispune de o mas din lemn de calitate superioar i perfect lustruit . erve elele se aranjeaz n diferite forme, pliate n form dreptunghiular sau triunghiular , fie direct pe farfurie, fie la stnga acesteia. Cel mai practic este aranjarea lui n form triunghiular , cu vrful n sus, la stnga farfuriei, astfel nct s mascheze feliile de pine sau chifle. Tacmurile folosite la o mas oficial trebuie s fie de calitate bun , de preferin din argint sau argint rie. Gazda are obliga ia s le controleze naintea fiec rei mese, spre a se ncredin a c sunt curate i n bun stare. Nu este nimic mai nepl cut dect ca, n timpul unei mese, vreunui invitat s -i cad , de exemplu, mnerul cu itului sau ca acesta s nu taie. De regul , fiecare fel de mncare se m nnc cu tacm separat. De aceea i tacmurile se aranjeaz n ordinea servirii meniului, n jurul farfuriei. Iat , de exemplu, aranjamentul pentru un dineu: la dreapta farfuriei: lingura de sup , cu itul de pe te, cu itul de carne; la stnga farfuriei: furculi a de pe te i cea de carne; n fa a paharelor: furculi a, cu itul i linguri a de desert.

360

lamele cu itelor vor fi ntotdeauna ndreptate spre farfurie.

Paharele se aranjeaz n fa a farfuriei, drept, oblic sau n semicerc, num rul lor depinznd de cel al b uturilor servite; fiecare fel de vin se bea dintrun pahar separat. La un dineu, de exemplu, la care se vor servi dou feluri de vin i ampanie se vor pune patru pahare, cel mai mare fiind pentru ap . Dac aperitivul se serve te direct la mas , se pune n plus p h relul de uic (sau alt b utur )care, de obicei, se umple nainte de a ezarea oaspe ilor la mas . Paharele de lichior sau coniac se pun pe mas odat cu cafeaua sau pu in mai nainte. Masa se aranjeaz , de obicei, cu flori, pe mijloc, ntre cele dou rnduri de tacmuri. Ornamentul cel mai practic const ntr-un aranjament de diferite flori cu tijele t iate scurt, puse ntr-o vaz joas , astfel nct oaspe ii plasa i fa a n fa s se poat vedea cu u urin . Ca ornament mai pot servi fructierele pe care se aranjeaz fructe de sezon, bomboniere, precum i diferite bibelouri de calitate superioar . Buchete mai mari de flori se pot pune n vaze speciale pe mobilele din jur. Ca piese accesorii, la o mas mai pot fi aranjate: servicii pentru sare, piper, mu tar sau alte diverse condimente, scrumiere etc. n cazul cnd la mas se serve te pe te sau fructe care necesit folosirea degetelor pentru scoaterea oaselor, respectiv a smburilor, se obi nuie te ca n dreptul fiec rui invitat s se pun cte un bol cu ap , n care oaspe ii i vor putea cl ti degetele. n ap se pot pune petale de flori, felii de l mie etc. f) Meniul Meniul va fi ntocmit n func ie de oaspe i i sezon, preocuparea de baza a gazdei trebuie s-o constituie calitatea mesei i felul n care este servit . Se vor evita mesele prea nc rcate sau care presupun un consum exagerat de alcool. La o masa (dejun, dineu) nu este indicat s se serveasc , n afara desertului, mai mult de dou feluri, cnd sunt suficient de consistente sau trei, cnd se stabile te un meniu mai u or. n general, nu se serve te dect un singur fel de mncare din carne. Numai la banchete se poate introduce i al doilea fel. Alegerea desertului se face n func ie de restul meniului: un desert mai u or (salat de fructe, nghe at ), dac celelalte feluri de mncare au fost mai grele i un desert mai consistent (tort, pl cint etc.) n caz contrar. Fructele pot fi servite ca desert (proaspete, compot, salat ), fie dup acesta, dac masa nu a fost prea nc rcat . Vinurile se aleg dup componen a meniului. La o mas nu se vor servi mai mult de dou feluri de vin (alb, ro u) i un vin dulce, desert sau ampanie. Cafeaua cu coniac (lichior etc) poate fi servit la mas sau ntr-un salon separat. Dac se serve te separat, dup terminarea mesei, gazda-femeie se va ridica prima, invitnd oaspe ii n salonul respectiv.

361

Unele reguli de etichet referitoare la ac iunile protocolare enun ate n cazul cnd eful unei institu ii ofer o mas cu un num r mai mare de oaspe i, este bine ca cel pu in unul dintre colaboratori s fie invitat, pentru a-l ajuta la primire. Dac vestiarul este departe de salonul de primire, este bine ca acest colaborator s ntmpine oaspe ii la ie irea din vestiar, ajutndu-i s ia cuno tin de plasamentul la masa. Acesta se face pe o plac special , de obicei confec ionat din piele sau material plastic, n care se introduc buc i mici de carton, pe care se scrie numele fiec rui invitat, aranjate n jurul unei piese, de forma mesei, montat n mijlocul pl cii; Sosirea la mas cu punctualitate trebuie respectat cu stricte e, pe de o parte avnd n vedere c se pot servi unele mnc ruri fixe care se preg tesc la minut, pe de alt parte, pentru a evita ca ceilal i invita i s a tepte pe cel ntrziat. Pentru prentmpinarea unor asemenea situa ii este recomandabil ca 15-30 minute de la ora indicat pe invita ie s se serveasc drink-uri i mici aperitive, n picioare, prilej inclusiv pentru un prim contact ntre to i participan ii la mas . inuta la o mas este cea indicat pe invita ie. n cazul cnd o asemenea precizare nu exist , n func ie de anotimp i ora mesei, se va mbr ca un costum corespunz tor, care poate fi de culoare mai deschis la prnz i n orice caz de culoare nchis seara (gris-fer, bleu-marin etc). La orice mas , b rba ii mbrac ns c ma alb , cu pantofi i ciorapi asorta i culorii costumului. Se va avea, de asemenea, grij ca ntre ciorapi i cravat s nu fie un contrast izbitor. La o mas de prnz, femeile pot mbr ca o rochie simpl de zi, bine croit i potrivit vrstei n privin a modelului i culorii. La o masa de sear (dineu) se va prefera o rochie de m tase sau ln , mai nchis , cu croial simpl . Rochia de sear (de obicei mai lung , dintr-un material nchis i mai greu) nu se poart dect atunci cnd b rbatul este n smoking sau frac. Portul p l riei la prnz este uzual, chiar la o rochie de strad . De asemenea, n special la o mas de sear , se obi nuie te s se poarte m nu i. Lungimea i culoarea acestora depind de croiala rochiei i de gustul personal. Cnd osp tarul anun c masa este servit , gazda-b rbat invit pe so ia oaspetelui principal i o conduce la locul ei. Gazda-femeie invit pe oaspetele de onoare s ntre n sufragerie, dar ea trece dup intrarea tuturor oaspe ilor. La sfr itul mesei, gazda-femeie se ridic i iese prima din sufragerie. nainte de invitarea la mas , gazda va avea grija s recomande ntre ei pe oaspe ii care nu se cunosc. Servitul mesei ncepe ntotdeauna cu oaspe ii-femei, n ordinea de prec dere a acestora i continu apoi cu b rba ii, astfel nct gazda-so ie va fi servit ultima dintre femei, iar gazda-so ultimul dintre b rba i. Se va controla cu grij mbr c mintea osp tarilor, ea trebuind s fie curat i de aceea i croial . De asemenea, osp tarii vor fi instrui i cu privire la ordinea n care vor fi servi i oaspe ii i la comportarea n timpul mesei (s nu fie zgomoto i, s nu serveasc sau s circule n timpul toasturilor, dect dac este necesar s

362

umple paharele etc.). Cei ce stau mpreun la aceea i mas au obliga ia de a discuta ntre ei. A proceda altfel nseamn o total lips de polite e. n cazul cnd doi oaspe i plasa i unul lng altul nu se cunosc, b rbatul poate ar ta vecinei sale cartea lui de vizit , din dreptul tacmului, spunnd: Numele meu, al dv.? sau numai numele meu, n timp ce se uit spre cartea de vizit a persoanei necunoscute. Se poate fuma din momentul n care osp tarii servesc oaspe ii cu ig ri. n cazul cnd ig rile sunt pe mas , de obicei nu se fumeaz nainte de a se trece la ultimul fel de mncare (carne) sau pn cnd gazda nu face o invita ie n acest sens. Oaspetele principal, care de obicei d semnalul de plecare, p r se te locuin a gazdei, n mod obi nuit, dup 1/2-1 or de la terminarea mesei. Binen eles, n aceast privin nu exist o regul fix , plecarea oaspetelui principal fiind n func ie i de alte elemente ca: atmosfera existent i natura discu iilor care se poart , anumite interese personale sau angajamente ulterioare etc. n cazul cnd unii invita i au obliga ii care nu le permit s a tepte plecarea invitatului principal, vor putea p r si locuin a, scuzndu-se att fa de acesta, ct i fa de gazd . B. Organizarea cocktailurilor i recep iilor Cocktail-urile i recep iile se organizeaz n diferite mprejur ri ca: ziua na ional , prezen a n ar a unei delega ii str ine etc. n general, cocktailurile se organizeaz n ocazii mai pu in oficiale i au loc dup -amiaza, la orele 17.00 sau 18.00. Recep iile au un caracter mai oficial, n cinstea unei delega ii de nalt nivel etc., ele avnd loc mai ales seara, n jurul orelor 19.00 sau 20.00. Pe invita ii se men ioneaz , de obicei, ocazia cu care se ofer cocktailul sau recep ia respectiv . Oaspe ii vor fi saluta i, la sosire i plecare, de c tre gazd i so ia sa i, eventual, de unul dintre colaboratori. O preocupare deosebit trebuie s se acorde aten iei fa de oaspe i, urm rindu-se ca gazdele s se ntre in cu ct mai mul i oaspe i i n special cu personalit ile mai marcante. Este recomandabil ca problemele pe care gazda are interesul s le abordeze n ziua respectiv s fie preg tite cu mult grij , indicndu-se care anume dintre colaboratori va ridica una sau alta dintre ele i cui anume, astfel nct aceleia i persoane s nu i se ridice probleme similare de c tre diferi i membri ai institu iei. C. Ceaiuri i ntlniri prietene ti Ceaiurile sunt ac iuni protocolare organizate, f r o ocazie deosebit , cu scopul de a se crea o ambian propice unor discu ii amicale. Ceaiurile se organizeaz fie diminea a ntre orele 10.30-11.30 sau dup -amiaza, ncepnd cu orele 16.00 pn la orele 18.00. La ceai se pot servi alune, fursecuri, bomboane de ciocolat , iar n ncheiere diferite sucuri.

[1] Vezi anexa.

363

4. Uzan e de ceremonial i protocol diplomatic practicate n Romnia

Primirea efilor de misiune

Misiunea diplomatic este rugat s comunice Ministerului Afacerilor Externe, n timp util, data sosirii, mijlocul de transport i punctul de intrare n Romnia a noului ef de misiune pentru a fi ntmpinat conform uzan elor diplomatice. La sosirea la post, efii de misiune sunt saluta i n Bucure ti, la gar sau aeroport, n numele ministrului afacerilor externe, de directorul Protocolului sau de adjunctul acestuia. Dac sosirea sau plecarea efului de misiune are loc n zilele de smb t sau duminic , s rb tori sau alte zile n care oficial nu se lucreaz precum i dup orele 22.00 sau nainte de orele 08.00, acesta va fi salutat de un func ionar al Direc iei Protocol. Vizitele protocolare ale efilor de misiune la sosirea la post Dup sosirea sa la Bucure ti, eful de misiune face o vizit directorului Protocolului Ministerului Afacerilor Externe, care l informeaz asupra uzan elor locale privind ceremonia prezent rii scrisorilor de acreditare i asupra regulilor de protocol care trebuie respectate de efii misiunilor diplomatice n Romnia. Cu ocazia acestei vizite, eful de misiune solicit o audien , n leg tur cu prezentarea copiilor scrisorilor de acreditare, la ministrul afacerilor externesau n lipsa acestuia, la un secretar de stat. Ulterior, directorul Protocolului informeaz pe eful de misiune despre ziua i ora cnd va fi primit de ministrul afacerilor externe sau de secretarul de stat n vederea depunerii copiilor scrisorilor de acreditare. ns rcinatul cu afaceri titular nmneaz directorului Protocolului copia scrisorii de cabinet prin care este numit n aceast func ie i a celei de rechemare a predecesorului, n cazul c acesta nu a depus-o la plecare. n ziua i ora fixate pentru audien la ministrul afacerilor externe sau la secretarul de stat, eful de misiune este a teptat i prezentat ministrului de directorul Protocolului.Cu acest prilej, ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat are o convorbire cu eful de misiune. eful de misiune nmneaz ministrului afacerilor externe sau secretarului de stat copiile scrisorilor de acreditare i ale scrisorilor de rechemare a predecesorului s u, n cazul n care acesta nu le-a depus la plecare. Directorul Protocolului informeaz pe eful de misiune de data i ora fixate pentru audien a la pre edintele Romniei n vederea prezent rii scrisorilor de acreditare. eful de misiune comunic n prealabil directorului Protocolului numele colaboratorilor s i cu grad diplomatic care urmeaz s -l nso easc la ceremonia depunerii scrisorilor de acreditare; num rul acestora poate fi de 1-3 persoane. Numirea unui ns rcinat cu afaceri a.i., va fi comunicat ministrului afacerilor externe al rii acreditare printr-o scrisoare sau telegram , de c tre ministrul

364

afacerilor externe al

rii acreditante.

Ceremonia prezent rii scrisorilor de acreditare n ziua fixat pentru depunerea scrisorilor de acreditare, directorul Direc iei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe sau adjunctul acestuia conduce pe ambasador de la re edin sau ambasad la Palatul Cotroceni. Deplasarea ambasadorului la Palatul Cotroceni se va face cu un autoturism pus la dispozi ie de Protocolul Pre edin iei. Colaboratorii care l nso esc (1-3) se deplaseaz cu ma ini ale ambasadei. La intrarea n curtea Palatului Cotroceni, ambasadorul coboar din ma in i este salutat de eful Protocolului Pre edin iei, care l invit s treac n revist garda militar de onoare. Aceasta ceremonie se desf oar n acordurile Mar ului de ntmpinare. Ambasadorul se opre te n dreptul drapelului Romniei i salut printr-o u oar nclinare a capului, dup care continu trecerea n revist a g rzii. Dup trecerea n revist a g rzii militare de onoare, ambasadorul este invitat n ma in , unde l a teapt directorul Direc iei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe. Odat ajun i la Palat, ambasadorul i colaboratorii s i sunt condu i ntrun salon de a teptare n care sunt arborate steagurile respectivei ri i al Romniei. Ambasadorul, nso it de directorul Direc iei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe, urma i de colaboratorii ambasadorului, intr n Sala Unirii i se opresc la 4-5 pa i n fa a pre edintelui Romniei. Sunt prezen i ministrul afacerilor externe sau un secretar de stat i un consilier preziden ial sau de stat. Directorul Protocolului din Ministerul Afacerilor Externe se adreseaz pre edintelui Romniei cu formula Domnule pre edinte, am onoarea s v prezint pe Excelen a Sa, domnul .., ambasadorul extraordinar i plenipoten iar al .. n Romnia. Ambasadorul l salut pe pre edintele Romniei printr-o u oar nclinare a capului i se adreseaza cu urm toarele cuvinte: Domnule pre edinte, permite i-mi s v nmnez scrisorile prin care pre edintele .., Domnul .. m acrediteaz n calitate de ambasador extraordinar i plenipoten iar al .. n Romnia, precum i scrisorile de rechemare a predecesorului meu. Ambasadorul se apropie de pre edinte pentru a-i nmana scrisorile de acreditare, precum i scrisorile de rechemare a predecesorului s u, dac este cazul. nmnarea se face cu ambele mini de la o distan de circa un metru. Dup primirea scrisorilor, pre edintele i strnge mna ambasadorului. Pre edintele prezint ambasadorului persoanele oficiale romne care asist la ceremonie. La rndul s u, ambasadorul prezint pre edintelui pe colaboratorii s i. Pre edintele l invit pe ambasador pentru o fotografie oficial lng steagul Romniei. Pre edintele are apoi o ntrevedere, ntr-un salon contiguu Biblioteca cu noul ambasador. La ntrevedere asist ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat, consilierul preziden ial sau de stat, eful Protocolului Pre edin iei i

365

colaboratorii ambasadorului. Directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe se retrage ntr-un salon al turat n a teptarea ncheierii ceremoniei care dureaza circa 15 minute. Dup terminarea convorbirii, marcat de oferirea unei cupe de ampanie, pre edintele i ia r mas bun de la ambasador. Ambasadorul i colaboratorii s i ies din palat i se ndreapt spre ma ini. De aceast dat , autoturismul oficial n care se afl ambasadorul are arborat fanionul na ional al rii respective (pe aripa din fa dreapta). Directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe sau adjunctul acestuia conduce pe ambasador pn la re edin a sau cancelaria acestuia, unde se poate oferi o cup de ampanie sau cocktail restrns. inuta la ceremonia prezent rii scrisorilor de acreditare este costum de culoare nchis , uniform diplomatic sau costum na ional. Ordinea de prec dere a efilor de misiune Ordinea de prec dere a efilor de misiuni diplomatice va fi determinat , pentru ambasadori, de ziua i ora prezent rii scrisorilor de acreditare pre edintelui Romniei, iar pentru ns rcina ii cu afaceri a.i. de data notific rii la MAE a asum rii conducerii misiunii diplomatice; Ziua i ora prezent rii scrisorilor de acreditare de c tre ambasadori sunt stabilite n func ie de ziua i ora prezent rii copiilor scrisorilor de acreditare la ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat; Ziua i ora prezent rii copiilor scrisorilor de acreditare se stabilesc n func ie de ziua i ora sosirii la Bucure ti; Dac n aceea i zi i la aceea i or sosesc doi sau mai mul i ambasadori n acela i avion sau nav maritim ordinea depunerii copiilor scrisorilor de acreditare va fi stabilit pe criterii alfabetice (denumirea rii) sau prin tragere la sor i. Absen a efului de misiune n caz de plecare temporar din Romnia, eful misiunii trimite o Not Verbal Ministerului Afacerilor Externe Direc ia Protocol indicnd numele colaboratorului care l nlocuie te pe timpul absen ei sale, n calitate de ns rcinat cu afaceri a.i. De asemenea, eful misiunii notific n scris Ministerului Afacerilor Externe Direc ia Protocol ntoarcerea i reluarea func iilor sale; n caz de plecare definitiv sau temporar din Romnia a unui ns rcinat cu afaceri a.i., notificarea nlocuirii acestuia cu un alt ns rcinat cu afaceri a.i. se face printr-o scrisoare sau telegram adresat ministrului afacerilor externe al

366

Romniei de c tre ministrul afacerilor externe al

rii respective.

Plecarea definitiv din Romnia a efilor de misiune La plecarea definitiv din Romnia, scrisorile de rechemare pot fi depuse la Pre edintele Romniei fie personal de c tre efii de misiune, fie de succesorii acestora, odat cu depunerea scrisorilor lor de acreditare; Scrisorile de rechemare ale ns rcina ilor cu afaceri titulari se depun ministrului afacerilor externe, fie de ei personal, fie de succesori, odat cu scrisorile lor de cabinet. efii de misiune care p r sesc definitiv Romnia sunt saluta i la plecare, la gar sau la aeroport, de directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe sau de adjunctul acestuia. Dac sosirea sau plecarea efului de misiune are loc n zilele de smb t sau duminic , s rb tori sau alte zile n care oficial nu se lucreaz precum i dup orele 22.00 sau nainte de orele 08.00, acesta va fi salutat de un func ionar al Direc iei Protocol. Plecarea definitiv a efului de misiune se notific de c tre respectiva misiune prin Nota Verbal n care se men ioneaza data plec rii definitive, dorin a efectu rii unor vizite de r mas bun (la pre edintele rii, primul ministru i ministrul afacerilor externe) de a c ror perfectare se ocup Ministerul Afacerilor Externe Direc ia Protocol. La plecarea definitiv a unui ambasador sau ef de misiune, un membru al conducerii Ministerului Afacerilor Externe (ministrul de externe sau un secretar de stat) ofer un dejun sau dineu in onoarea respectivului ef de misiune. Obliga iile protocolare ale so iilor efilor de misiune Dup prezentarea scrisorilor de acreditare de c tre eful de misiune, so ia acestuia poate solicita o vizit protocolar de prezentare la so ia ministrului afacerilor externe. So iile efilor de misiune trimit c r i de vizit so iilor personalit ilor romne c rora so ii lor le-au f cut vizite protocolare de prezentare sau le-au trimis c r i de vizit . Prezentarea scrisorilor de cabinet de c tre ns rcina ii cu afaceri titulari la ministrul afacerilor externe n ziua i la ora fixate pentru depunerea scrisorii de cabinet, ns rcinatul cu afaceri titular vine la Ministerul Afacerilor Externe unde este primit de directorul Protocolului c ruia i nmneaz , ntr-o scurt ntrevedere, copia scrisorii de cabinet. Imediat dup aceast ntrevedere, directorul Protocolului l conduce la cabinetul ministrului sau secretarului de stat. ns rcinatul cu afaceri titular nmneaz ministrului afacerilor externe sau secretarului de stat scrisoarea de cabinet pentru numirea sa i pe aceea de

367

rechemare a predecesorului s u, n cazul c acesta nu a depus-o nainte de plecare. Cu aceasta ocazie are loc o scurt convorbire. inuta pentru audien a la ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat a ns rcinatului cu afaceri titular, pentru depunerea scrisorilor de cabinet, este costum de culoare nchis . Prezentarea colaboratorilor efului de misiune eful de misiune prezint pe primul s u colaborator, sosit la post, printr-o vizit pe care o face directorului Protocolului i directorului de rela ii din Ministerul Afacerilor Externe. Ceilal i membrii ai misiunii, cu grad diplomatic, sunt prezenta i, la sosireala post, directorului adjunct al Protocolului din MAE sau altor colaboratori ai aceste Direc ii Ata a ii militari i ata a ii comerciali fac vizite de prezentare la Ministerul Ap r rii Na ionale i, respectiv, la Ministerul Industriei i Comer ului, conform uzan elor respectate n aceste ministere. Decanul Corpului Diplomatic Decan al Corpului Diplomatic este eful de minsiune cu grad de ambasador extraordinar i plenipoten iar, cu cea mai mare vechime la pot. n Romnia, decan al Corpului Diplomatic este, din oficiu, reprezentnatul Vaticanului respective Nun iul Apostolic. Intrarea i ie irea din func ie a decanului Corpului Diplomatic se face n mod automat, f r nici o ceremonie. n absen a acestuia, decan a.i. al Corpului Diplomatic devine ambasadorul aflat imediat dup Nun iul Apostolic, n ordinea de prec dere. Notificarea acestei situa ii la Ministerul Afacerilor Externe Direc ia Protocol intr n practic diplomatic . ANEXA Cele mai uzuale plasamente la mas sunt urm toarele: Masa la care particip numai b rba i Varianta 1

G = gazda O = oaspetele de onoare

Varianta 2

368

G = gazda O = oaspetele de onoare

Masa la care particip i femei Varianta 1 (cifrele subliniate femei)

G = gazda SG = so ia gazdei

Pentru a se evita plasarea femeilor la capetele meselor este de preferat atunci cnd num rul femeilor este egal cu cel al b rba ilor, s se foloseasc urm toarea varianta de plasament:

G = gazda SG = so ia gazdei

Masa n form de potcoav Varianta 1

G = gazda SG = so ia gazdei

Varianta 2

369

G = gazda SG = so ia gazdei

Masa rotund Num rul invita ilor este mic.

G = gazda SG = so ia gazdei

Nota: Exemplele de mai sus nu epuizeaz n ntregime gama de situa ii ce pot ap rea n cadrul unor asemenea ac iuni.

BIBLIOGRAFIE Baldrige, Letitia, Codul manierelor n afaceri, Edi ia IV, Business Tech Interna ional i Amerocart SRL, Bucure ti, 1996; Bonciog, Aurel, Drept diplomatic, Editura Funda iei Romnia de mine,2000; Dessault, Louis, Protocol, instrument de comunicare, Editura Galaxia, Bucure ti, 1996 Mali a, Mircea, Diploma ia, coli i institu ii, Edi ia a II-a, Editura Didactic pedagogic , Bucure ti, 1975; i

Vedina ,Verginia, Elemente de protocol, Editura Luminalex, Bucure ti, 2000; ndreptar de protocol, Mandat MAE, http://domino.kappa.ro/mae/mae.nsf /All/Indreptar.

Marinescu, Aurelia, Codul bunelor maniere astazi, Editura Bucuresti, 1995 ;

Humanitas ,

370

CAP.V MANAGEMENT I MARKETING Prof. univ. dr. Magdalena Platis Directorul Departamentului de Administra ie Public Universitatea din Bucure ti 1. Management Conceptul de management cunoa te 3 accep iuni: activitate, grup de oameni care conduc o ntreprindere i tiin . Termenul de management este preluat din limba englez , dar izvorul s u este cuvntul manus din latin care nseamn mn i implic ac iunea de manevrare. n italian , s-a format apoi cuvntul mannegio care se refer la prelucrarea cu mna i de aici, a ap rut termenul francez mange cu semnifica ia de loc unde sunt dresa i caii. Ulterior, a ap rut n limba englez cuvntul manage care exprim activitatea de administrare, de conducere i are substantivul management, care nseamn conduc tor. n acest fel, se observ c managementul ca activitate a fost identificat mai nti n sfera sportiv . Ulterior, a fost adoptat n tiin a militar , n politic , ziaristic , administra ie public . Termenul de management s-a impus n activitatea economic

371

prin r spndirea lucr rii The Managerial Revolution a lui James Burnham, n anul 1941. Ca activitate, managementul se poate identifica odat cu procesul de concentrare a activit ii colective de munc a oamenilor, adic odat cu procesul de adncire a diviziunii muncii. Con inutul activit ii de management poate fi n eles dac se ncearc o analiz comparativ ntre aceasta i activit i cu care se confund : organizare, ndrumare, dirijare, administrare, leadership. Prin urmare: managementul nu se identific cu activitatea de organizare. Pentru ca un sistem economic s fie bine organizat, este necesar o decizie managerial n acest sens, dar pentru a beneficia de o conducere adecvat este necesar o organizare corespunz toare; managementul nu se confund cu activitatea de ndrumare, respectiv supravegherea. Aceasta din urm presupune o latur a conducerii valabil n condi iile n care munca este perceput ca ac iune uman necesar pentru existen dar lipsit de con tiin i devotament profesional; managementul nu nseamn activitatea de dirijare. Aceasta presupune orientarea unui sistem economic spre atingerea de noi trepte n dezvoltarea sa i reprezint un segment al activit ii manageriale; managementul nu se identific cu activitatea de administrare. Aceasta presupune o abordare static a ntreprinderii n care accentul cade pe munca de birou, n timp ce activitatea de management urm re te capacitatea ntreprinderii de a se adapta la schimb ri; Managementul, ca grup de oameni care conduce un sistem economic (o direc ie, un departament, o sec ie, o ntreprindere, un minister etc.) se diferen iaz cel pu in dup dou criterii i anume: domeniul de activitate n care lucreaz managerul; nivelul ierarhic din cadrul organiza iei n care activeaz .

Este evident c un manager nu face acela i lucru cu un altul din alt domeniu de activitate i nici n acela i domeniu, doi manageri nu realizeaz aceea i munc dac se situeaz pe trepte diferite ale piramidei conducerii. Un ministru nu desf oar aceea i activitate cu un rector sau un director de spital sau un pre edinte de banc . n plus, rectorul nu desf oar o activitate identic cu un decan sau ef de catedr sau ef de lucr ri. Cu ct managerul se situeaz pe o treapt mai nalt a piramidei conducerii, cu att ponderea func iilor tehnice, de execu ie scade i cre te ponderea func iilor manageriale. Ca tiin , managementul reprezint o tiin economic de firm , ca i marketingul. Locul s u n cadrul sistemului tiin elor economice nu este central, dar con inutul s u se dezvolt prin prelucrarea conceptelor de baz de la alte tiin e

372

economice pe care le interpreteaz ntr-o manier proprie i la rndul s u, ofer idei, teorii i principii care pot fi preluate de alte tiin e ale sistemului. Managementul, ca tiin are un obiect de studiu specific. Obiectul de studiu al tiin ei managementului l reprezint rela iile de conducere adic totalitatea raporturilor dintre elementele implicate ntr-o organiza ie i dintre ace tia i factorii exteriori. n acest fel, managementul prive te att firma i variabilele intrinseci respectiv organizarea ei i procesele care se deruleaz n interiorul unei organiza ii, ct i conjunctura n care ac ioneaz firma, respectiv factorii extrinseci care nseamn elementele de micro i macromediu ale ntreprinderii. n concluzie, managementul reprezint un ansamblu de activit i desf urate cu scopul de a se asigura func ionalitatea normal , eficient a sistemelor economice de c tre unul sau mai mul i indivizi i care fac obiectul unei tiin e. 2. Procesul de management n orice ntreprindere procesul muncii n sens larg cunoa te dou laturi: de execu ie, prin care resursele umane ac ioneaz asupra elementelor materiale; de conducere, prin care o parte a resursei umane ac ioneaz asupra celeilalte p r i de factor uman. Prin urmare, procesul de management const ntr-un ansamblu de ac iuni prin care managerul individual sau de grup prevede, organizeaz , coordoneaz , ia decizii i controleaz activitatea salaria ilor n vederea realiz rii obiectivelor ntreprinderii. Con inutul procesului de management poate fi abordat din mai multe puncte de vedere: a) sub aspect metodologic, procesul managerial const n succesiunea urm toarelor etape: definirea scopului, adic a st rii dorite sistemului analiza situa iei actuale, adic n elegerea st rii sistemului n prezent i

determinarea problemei, respectiv a contradic iei dintre situa ia actual scopul propus adoptarea deciziei prin care se ncearc rezolvarea contradic iei

b) din punct de vedere economic, procesul managerial cuprinde etape logice care vizeaz corela ia nevoi-resurse i anume: determinarea necesit ilor ntreprinderii analiza resurselor disponibile

373

repartizarea resurselor folosirea resurselor n vederea satisfacerii nevoilor

c) din punct de vedere social, procesul managerial const n implicarea omului n toate segmentele activit ii dintr-o ntreprindere n ntregul proces de atragere i administrare a resurselor; d) din punct de vedere informa ional, procesul de management vizeaz parcurgerea urm toarelor etape: cercetarea informa iilor disponibile completarea informa iilor utile prelucrarea informa iilor transmiterea informa iilor

e) sub aspect organiza ional, procesul de management include totalitatea regulilor de func ionare a ntreprinderii, aflate n vigoare la un moment dat, care confer ra ionalitate ac iunilor omului i anume: f) ansamblul reglement rilor i normelor totalitatea metodelor de instruire principiile de stabilire a r spunderii ansamblul rela iilor de cooperare ntre diverse verigi ale organiza iei din punct de vedere func ional, procesul de management include: previziunea organizarea coordonarea decizia controlul

n practic , aceste abord ri ale activit ii de conducere sunt dificil de identificat distinct, dintr-un punct de vedere sau altul. Aceasta, deoarece procesul de management are un caracter complex care se manifest prin multiple ntrep trunderi ale zonei economicului cu socialul, juridicul, informa ionalul etc. Cu alte cuvinte, orice proces de management se manifest dup anumite reguli comune, dar difer de la o firm la alta, fiind mai mult sau mai pu in eficient. Aceast diversitate se explic pe

374

de o parte n func ie de factorii obiectivi care influen eaz ntreprinderea (resursele disponibile, informa ia cunoscut , calitatea factorului uman etc.) iar pe de alt parte n func ie de abilitatea ntreprinz torului de a face fa conjuncturii, respectiv schimb rilor din mediul de afaceri al ntreprinderii. Complexitatea i diversitatea procesului de management se completeaz cu alte tr s turi ale sale i anume: dinamism; stabilitate; continuitate; consecven ; ciclicitate.

Procesul de management este dinamic deoarece problematica unei organiza ii, rela iile de conducere, metodele de management etc. se schimb permanent. El este n acela i timp i stabil deoarece urm re te folosirea unor structuri cunoscute n preluarea informa iilor i adoptarea deciziilor. Este de asemenea, continuu avndu-se n vedere continuitatea activit ilor de produc ie, repara ii, schimb i consum. Totodat , procesul de management se caracterizeaz prin consecven , n sensul c fiecare etap a sa este obligatorie i prin ciclicitate, deoarece n urma unei decizii este posibil ca scopul atins s devin noua situa ie fa de care se stabilesc noi obiective i are loc astfel, reluarea procesului de management. H. Fayol a identificat func iile managementului sub forma succesiunii urm toare: prevedere, organizare, coordonare, comand , control. n managementul contemporan prevederea este inclus n activitatea de previziune, iar comanda nlocuit cu decizia prin asigurarea motiv rii salaria ilor. A. Previziunea Previziunea nseamn func ia managementului prin care se asigur activitatea de anticipare a viitorului. Realizarea activit ii de previziune porne te de la cunoa terea resurselor disponibile, a rezultatelor activit ii trecute, situa ia actual i obiectivele urm rite. Previziunea se realizeaz prin mai multe instrumente: diagnoz ; prognoz ; planificare i

375

programare.

Diagnoza cuprinde ansamblul opera iunilor de diagnosticare a situa iei ntreprinderii n vederea cunoa terii st rii sistemului la un moment dat. n acest sens se utilizeaz date statistice i informa ionale din eviden a contabil . Prognoza reprezint totalitatea opera iunilor de investigare n timp a activit ii ntreprinderii n vederea anticip rii evolu iei viitoare a sistemului i fundament rii deciziilor strategice. Planificarea reprezint varianta previziunii prin care se asigur ncadrarea activit ii curente a ntreprinderii n tendin ele de dezvoltare a acestuia i a economiei n general. Componentele planific rii sunt: planul care este un instrument managerial prin care se stabilesc obiective, direc ii de ac iune i se asigur coordonarea activit ilor din ntreprindere folosindu-se factorii de produc ie disponibili; asigur : timpul este o variabil important a planific rii n func ie de care se

previziuni strategice (pe durat de 5-10 ani) care vizeaz aspecte esen iale cum ar fi retehnologizarea ntreprinderii sau utilizarea de noi metode de marketing; previziuni pe durat medie (1-5 ani) care vizeaz obiective mai pu in ample, care deriv din cele strategice; previziuni tactice, de scurt durat (pe perioade mai mici de 1 an); procesul de planificare care const ntr-un ansamblu de etape corelate ntre ele care urm resc elaborarea i aplicarea planurilor i obiectivelor organiza iei. Schematic, etapele unui proces de planificare pot fi prezentate ca n fig. nr. 3. n faza preg titoare a procesului de planificare se formuleaz obiectivele i misiunea ntreprinderii, se stabilesc ipotezele i premisele mediului de afaceri. Faza planific rii propriu-zise se concretizeaz n elaborarea planurilor pe termen scurt, mediu i lung, respectndu-se corela iile dintre acestea. n cadrul etapei planurilor de rezerv , orice agent economic elaboreaz o strategie de rezerv la care ar putea s apeleze n cazul unor schimb ri de mediu care nu i mai permit ac iunile lansate potrivit planurilor ini iale. Faza implement rii se refer la declan area activit ii n conformitate cu planurile elaborate.

376

Faza revederii i propune compararea rezultatelor nregistrate cu misiunea ntreprinderii, i reluarea unui nou proces de planificare. Programarea reprezint modalitatea de previziune care const n succesiunea i intercondi ionarea activit ilor unui sistem economic n intervale scurte de timp (s pt mni, mai multe zile, o zi sau pe or , pe schimb de lucru, etc.). n practic , prefernd s produs. Iat cadrul unor se ntlnesc mul i manageri care evit previziunea activit ii firmei, lase pia a s se pronun e dac accept sau nu o ac iune sau cteva motive pentru care nu se face planificare microeconomic n ntreprinderi: este nevoie de prea mult timp pentru previziune i prea mult munc ; managerul nu are cuno tin e despre cum s fac previziunea; viitorul intuit de manager este prea nesigur; deciden ii au comportamente care sus in c tr iesc pentru prezent;

exist teama de e ec n ceea ce prive te rela ia efort-efect al procesului de previziune. B. Organizarea Organizarea reprezint o func ie a managementului prin care se delimiteaz procesele de munc pe componente (opera ii, lucr ri, etc.) i se grupeaz pe forma ii de lucru i compartimente de munc . Organizarea este considerat cea mai vizibil func ie a managemen-tului. Ea se manifest prin folosirea urm toarelor instrumente manageriale: autoritatea; responsabilitatea; r spunderea; delegarea.

Autoritatea reprezint dreptul i abilitatea managerului de a influen a ac iunile subordona ilor s i. n literatura de specialitate, se analizeaz autoritatea n strns leg tur cu puterea pe care o exercit managerul. n acest sens, puterea exprim capacitatea conduc torului de a convinge sau influen a ac iunile salaria ilor, adic de a-i determina pe al ii s fac ceea ce vrei tu. n schimb, autoritatea const n abilitatea managerului de a convinge i de a da dispozi ii pentru manifestarea unei ac iuni, adic de a decide.

377

Autoritatea se poate clasifica astfel: a) dup rela iile care o genereaz , exist : a rela iilor generate de pozi ia

autoritate tradi ional (ce apare ca o consecin n societate a indivizilor);

autoritate charismatic (ce se manifest atunci cnd managerul dispune de calit i deosebite, aproape mistice); autoritate ra ional-legal (ce se observ la indivizii care ocup o anumit pozi ie sau rang oficial, ntr-o ntreprindere). b) dup natura ei exist :

autoritate profesional (care este o consecin a recunoa terii meritelor i rezultatelor nregistrate de un individ, nu neap rat manager); autoritate ierarhic (ce se manifest ca urmare a transmiterii unor sarcini de lucru unor subalterni care astfel, cap t autoritate i r spund de executarea obliga iilor lor); autoritate func ional (ce apare n cadrul func iunilor ntreprinderii, adic la nivelul unor activit i omogene care sunt reglementate prin activitatea unui manager). Responsabilitatea const n obliga ia membrilor unei organiza ii de a realiza n cele mai bune condi ii sarcinile care le revin. Un individ responsabil de o anumit activitate trebuie s fac eforturi pentru finalizarea ei manifestnd clar interesul i preocuparea pentru executarea acestei obliga ii. R spunderea const n obligativitatea indivizilor de a r spunde de realizarea sau nendeplinirea unor sarcini de serviciu, respectiv de a da socoteal n fa a superiorilor s i de stadiul lucr rii respective. Delegarea este un instrument al organiz rii procesului de management prin care se permite trecerea temporar a autorit ii sale unei alte persoane. Delegarea autorit ii conduce automat i la delegarea responsabilit ii, n timp ce r spunderea revine ambilor subiec i, adic i managerului ini ial i delegatului s u. Delegarea reprezint o necesitate la o firm complex deoarece permite nc rcarea echilibrat cu sarcini a managerului i executan ilor, printr-o distribu ie ra ional a sarcinilor de lucru. n procesul organiz rii se asigur ac iuni de stabilire a structurii organizatorice a ntreprinderii, de creare a unui sistem informa ional adecvat care s permit un flux de informa ii rapide i complete, de identificare a atribu iilor i responsabilit ilor salaria ilor care vor fi incluse n regulamentul de organizare i func ionare a ntreprinderii, de coordonare ntre activitatea de conducere i cea de execu ie. C. Coordonarea

378

Coordonarea reprezint sincronizarea ac iunilor, deciziilor i activit ilor dintr-o ntreprindere prin adaptarea ei la condi iile mediului de afaceri. Desigur, complexitatea vie ii economice oblig ntreprinderea s fac fa unor perturb ri ale func ion rii sale normale cum ar fi ntrzieri n primirea materiilor prime sau recep ia unor materiale necorespunz toare din punct de vedere calitativ, rezilierea unor contracte etc. Toate acestea fac necesar adaptarea la dinamismul economic i confer ntreprinderii un caracter flexibil n ceea ce prive te organizarea subsistemelor sale. De aceea, coordonarea activit ilor poate contribui la evitarea unor deregl ri n func ionarea firmei. Aceast corelare de activit i se realizeaz prin mai multe modalit i, ntre care: coordonarea prin politica de personal; coordonarea prin rapoarte privind rezultatele nregistrate; coordonarea prin instruc iuni; coordonarea prin instruirea personalului de conducere, etc.

D. Antrenarea Antrenarea este func ia managementului care vizeaz ac iunile concentrate asupra factorului uman n scopul determin rii acestuia s contribuie activ la realizarea sarcinilor i obiectivelor care i revin. Antrenarea cuprinde dou momente distincte: comanda i motivarea. Comanda reprezint ac iunea managerului de influen are a salaria ilor i cap t forma deciziei n managementul democratic. Comanda intervine atunci cnd se identific cei trei factori care o fac necesar : managerul cu autoritatea sa; executantul cu preg tirea i calificarea sa; sarcinile i obiectivele de ndeplinit.

Comanda devine eficient atunci cnd se asigur cteva cerin e ale sale: ordinele formulate s fie simple i directe, clare i oportune; ordinele s nu dep easc competen a salaria ilor;

ordinele s nu contravin principiilor managementului.

379

Motivarea reprezint ac iunea de antrenare a energiei creatoare a indivizilor pentru realizarea obiectivelor cu maxim de eficien . Exist numeroase studii cu privire la teoria motiva iei, dar punctul de plecare este ntotdeauna ordonarea nevoilor dup logica lui A. Maslow, adic n succesiunea urm toare: nevoi fiziologice; nevoi de securitate; nevoia de contacte umane i afiliere la grup; nevoia de stim i respect;

nevoia de autorealizare.

Desigur c n lipsa motiva iei muncii apare un comportament dezinteresat, o evitare a responsabilit ii, o nstr inare a indivizilor de procesul muncii. Motiva iile pot fi: intrinseci i reprezint stimulente proprii individului sub forma con tiin ei sau pl cerii de a muncii; extrinseci i reprezint totalitatea determinan ilor care influen eaz randamentul i interesul muncii unui individ. Ace tia pot fi pozitivi sub forma premiilor, primelor, prestigiului, laudelor, promov rilor etc., sau negativi sub forma sanc iunilor, penaliz rilor, retrograd rilor, criticilor etc. E. Controlul Controlul reprezint ansamblul activit ilor prin care se compar performan ele nregistrate de un agent economic sau diverse componente ale sale cu obiectivele propuse i se ac ioneaz pentru corelarea rezultatelor cu scopurile urm rite. Controlul eficient trebuie s se bazeze pe un flux de informa ii corecte, precise i clare, s foloseasc metode de investigare simple, s fie oportun i s se deruleze cu costuri mici. n situa ia n care verificarea rezultatelor dovede te atingerea scopurilor procesul de management se reia, dar dac exist o contradic ie ntre acestea, se impune o interven ie ntr-una din variantele urm toare: fie se reevalueaz obiectivele dac rezultatele dep esc scopurile propuse;

fie se mbun t esc performan ele dac rezultatele ob inute sunt inferioare scopurilor.

380

Controlul poate fi: a) b) c) n func ie de momentul realiz rii: preventiv (se ncearc evitarea deregl rilor sistemelor organiza iei); feed back (se pune accent pe corectarea sistemelor economice): autocrectiv (problemele ap rute se corecteaz automat); non-autocrectiv (problemele se rezolv prin interven ia managerului); n func ie de natura lui: ierarhic (se realizeaz de sus n jos); financiar (se verific utilizarea disponibilit ilor b ne ti); bugetar (se utilizeaz declara iile de rezultate anticipate); tehnic (se urm re te calitatea produselor i serviciilor); n func ie de subiectul care l lanseaz : direct (ini iat de manager); indirect (realizat de manager pe baza analizei rezultatelor ob inute); autocontrol (realizat de executant).

Controlul ndepline te urm toarele func ii: func ia de evaluare a rezultatelor, n sensul c activitatea de control are ca punct de plecare estimarea situa iei concrete a firmelor, cunoa terea performan elor sale cantitative i calitative; func ia recuperativ prin care se permite eliminarea deregl rilor din activitatea firmei odat ce au fost descoperite neajunsurile; func ia preventiv care contribuie la evitarea unor dezechilibre dac se intervine naintea producerii unor evenimente; func ia informativ care eviden iaz rolul controlului n adoptarea deciziilor ulterioare; func ia stimulativ care tenteaz factorul uman s depun eforturi pentru ameliorarea activit ii i rezultatelor sale n scopul ob inerii unor concluzii favorabile n urma controlului.

381

Scheme i corela ii

Tr s turile muncii manageriale eficiente

Procesul de planificare Realizarea activit ii de control poate fi reflectat schematic astfel:

Activitatea de control

Managementul i stilul de conducere Conf. univ. dr. Rodica Maria Tan u

Academia de Studii Economice Bucure ti

382

Aceast problem a preocupat i preocup att pe patroni, directori de organiza ii, manageri, ct i pe colaboratorii i muncitorii dintr-o ntreprindere. Desigur c un rol important l joac faptul dac cel interesat poate s dovedeasc dac are excelente capacit i de lucru. In momentul de fata cercet tori cunoscu i au propus diferite caracteriz ri, diferite profile ale unui bun func ionar. In cele ce urmeaz vom prezenta una din aceste caracterizari. Profilul unui bun func ionar prezint urm toarele cerin e: (Bosetzky/ Heinrich, Der gute Beamte, Berlin,1998,p3) s fie silitor i rapid n ndeplinirea activit ilor sale, politicos i prietenos n raporturile cu cet enii i colegii, con tient i cinstit n munca sa, n eleg tor pentru interesele clien ilor s i, gata s le dea ajutor i prevenitor, cel mai bine informat cu privire la legi i reglementari, interesat n problemele legate de politic loial statului i guvernului, reprezentativ i cultivat n manifest rile sale, angajat s apere interesele celor neprivilegia i, s poat fi n eles n modul de exprimare scris i vorbit , i societate,

interesat mereu n cunoa terea ultimelor probleme legate de domeniul s u de activitate. Ca rezultat al unui chestionar cu privire la responsabilitate au fost alese caracteristicile de la 3,4,7, ca reprezentative. In aceasta enumerare sunt prezentate comportamente de valoare, de care oamenii sunt lega i, conform idealurilor proprii. Unele din aceste determinante le g sim i n caracterizarea profilului carieristului, pe care ncerc m s -l conturam mai jos. In domeniul psihologiei sociale americane i germane este desemnat cel care avanseaz drept conformist. Un cercet tor german (Robert Presthus, Individuum und Organization, Typologie der Anpassung, Frankfurt 1966) deosebe te trei tipuri de adaptare, de acomodare care prezint respective reac ii i valori diferite i anume: carieristul, indiferentul i ambivalentul. Tipologia sa de adaptare prezint tipul ideal, de la care cel care avanseaz reprezint prototipul carieristului (sforarului de cariera) Cel care avanseaz /carieristul trebuie sa manifeste:

383

o moral a muncii ridicat , rezolvarea activit ilor legate de serviciu s -i produc o mul umire personal ,

s se identifice n larga m sura cu organiza ia i s o asigure de loialitatea i de angajarea plenara a tuturor for elor sale s accepte scopul organiza iei, s prezinte zilnic comportamentul cerut, s se poat lesne subordona,

s opereze bucuros cu simplific ri i idealiz ri i sa cread n mituri cu r spndire n mod oficial, s aib valori internalizate n organiza ia sa,

s se conformeze unei polite i bine definite, conturate (imprimate) i s dea r spunsuri nesovaielnice, s posede o puternic sete de avansare,

s aprecieze oamenii dup puncte de vedere instrumentale (aceasta nseamn cum se potrivesc ei pentru scopurile sale proprii) s aib n zuin e i aspira ii pentru respective organiza ie pe care s le fixeze i s nu aib la dispozi ie (sa nu dispun ) de un orizont conturat mult tensionat i nici de o con tiin a civic ridicat , s prezinte aptitudini pentru capacit i de administra ie i valori care sunt potrivite pentru garantarea func ionarii organiza iei, s fie nendur tor fa reprezinte p reri deviate, de acei care pot s observe n mod critic i s

s idealizeze ac iuni hot rte cu simplific ri peste m sur ,

s aib permanent teama fa de statutul s u i s manifeste n acest sens interes fa de ordinea ierarhic i simbolul statului, s potriveasc traiul (via a) sa din societate cu cea a sefului (superiorul lui), s lucreze mult cu o propagand proprie direc ionat unui scop, s - i atribuie realiz rile subalternilor,

s - i concentreze problemele de experien i dac nu are nici un interes propriu n privin a unei activit i, s nu se angajeze,

384

s accentueze performan a, severitatea, auto-st pnirea i puterea, s manifeste un adnc respect fa de autorit i.

Din examinarea acestei prezent ri se pot observa paralele cu tipul de caracter autoritar. Interesant este faptul ca unii cercet tori subliniaz n studiile lor izolarea carieri tilor dup avansare (Horst Eberhard Richter, Fluchten oder Standhalten, Reinbek,1976) carieristul este un individ care n zuie te putere, f r s fie capabil de solidaritate care dup atingerea pozi iei de control administrative egalizeaz teama sa de jignire n fa a celor de aceea i pozi ie cu el i se g se te dup avansare izolat. Acest comportament este puternic protejat (favorizat) de condi iile sociale ale organiza iei, astfel ca individul carierist n str duin a sa de a- i apar rolul s u de domina ie se ngrije te automat de o reproduc ie a sistemului cu un caracter coruptibil Structura personal n scut astfel (prin aceasta) r mne f r un impuls de baz (fundamental) nt re te izolarea, oprim spontaneitatea i favorizeaz corup ia ntre oameni i grupe Urm torul exemplu (chestionar) urm rit de noi, prin interogarea unui num r de studen i i n acela i timp func ionar la diverse ntreprinderi din ar , prezint noi elemente ale procesului de avansare care dup p rerea noastr poate s vin n ajutorul celor care sunt interesa i n aceast problem . Am prezentat urm torul chestionar unui num r de subiec i cu urm torul con inut; la tema Cum avansezi? 1. Demonstrezi c ai excelente capacit i de lucru? 2. Identifici i realizezi n primul rnd priorit ile patronului. 3. Reprezin i cu succes imaginea firmei? 4. Dezvol i o re ea de cuno tin e n domeniul t u profesional? 5. Ara i c ai o atitudine deschis i receptive?

Identifici urm toarea pozi ie n care vrei s ajungi i i stabile ti o strategie? 6. ncerci s demonstrezi c ai cuno tin ele de baz necesare viitoarei pozi ii 7. Preg te ti pe cineva s - i ia locul? 8. Faci n a a fel ca patronul sau angajatul s tie c vrei acea pozi ie?

385

Din cele dou grupe chestionate, n dou centre diferite din ar a reie it urm toarea situa ie: La grupa A (50 subiec i) au r spuns pozitiv la ntrebarea nr.1 Etica n contextul aplic rii conflictelor n fiecare ntreprindere apar situa ii de conflict, care se deta eaz de cadrul problemelor de conducere obi nuite. Principiile eticii permit aplanarea situa iilor conflictuale, iar normele etice ale ntreprinderii corespund unor obliga ii, pe care i le asum n mod voluntar fiecare persoan din cadrul organiza iei i care sunt cuprinse n Codul ntreprinderii. Pentru clarificarea situa iei prezentate, s trecem la analiza conflictual . Prin no iunea de conflict se n elege un proces de disput , prezent n toate societ ile, care se refer la interesele diferite ale grup rilor sociale i care este institu ionalizat i r spndit n mod diferit. Conflictele pot lua forma disputelor, rivalit ii, opozi iei ntre indivizi, ntre indivizi i grupe, ntre diferite grupe, ntre uniuni, societ i, ntre state i ntre toate asocia iile cu caracter social. Dup Thomas Hobbes, cauzele conflictelor sociale sunt ac iunile umane distructive, care pot s fie direc ionate numai printr-o ordine social . Dup Karl Marx, motivele conflictelor sociale sunt interesele contradictorii dintre clasele sociale. Vilfredo Pareto vede posibil o rezolvare a conflictelor, care sunt compatibile din punct de vedere social; deci, putem conchide, conflictele nu pot fi eliminate, dar pot fi reglementate. Dup p rerea noastr , aceasta este problema care ne intereseaz , respectiv care poate fi considerat ca teorie de baz a managementului conflictului, al c rui obiectiv const n ob inerea unui acord echitabil ntre p r ile care se g sesc n conflict. Aceasta presupune ca p r ile n conflict s accepte c ele sunt r spunz toare pentru faptele lor. R spunderea se raporteaz , att la participarea proprie la conflict, ct i la influen area acestuia. Este de dorit ca disputa s nu prejudicieze rela ia cu adversarul, ci chiar s o mbun t easc . Putem vorbi de izbnd numai dac modul de comportament este astfel controlat, nct nici unul dintre participan i s nu- i piard capul, respectiv, p r ile n conflict trebuie s reflecteze cum pot contribui la rezolvarea acestuia. Este necesar ca propriile dorin e s fie n a a fel formulate, nct partea advers s le n eleag i s nu se simt atacat . Unde este necesar, trebuie s se negocieze serios. Plecnd de la observa iile men ionate, ne putem da seama c numero i indivizi au n eles n decursul vie ii lor c remedierea conflictelor este binevenit , dar c exist , desigur, numeroase motive, pe care un om nu le poate dep i pentru a- i mbun t ii capacitatea sa conflictual . Desigur c este important, pentru a se remedia aceste neajunsuri, s clarific m problema capacit ii de conflict. Capacitatea de conflict const n aptitudinea: men inerii unei atitudini realiste, chiar n condi iile vitrege care au condus la conflict, pentru a nu pierde din vedere obiectul problemei; de a aprecia corect urm rile ac iunilor proprii; de a evalua propria persoan , precum i adversarii, ac iunile i sl biciunile lor,

386

modul de comportament, prin care ambelor p r i li se poate face dreptate; de a deosebi esen ialul de neesen ial; de a schimba propria atitudine, n loc s o schimbe pe a altora; de a prelua responsabilitatea pentru propria sa participare la conflict; de a c uta o cale corect de aplanare a conflictului;

de a- i men ine sau a rec tiga capacitatea de ac iune n situa iile, care par f r rezolvare; de a utiliza procedee, care dau posibilitatea de a sus ine propriile dorin e sau punctele de vedere contrarii, f r a ataca adversarul. Consider m c n cazul conflictului, aspectele, care le vom comenta, prezint o importan deosebit , ntruct ele pot declan a reac ii emo ionale puternice, care, nu rareori, determin nceputul unei dispute. Sup rarea, mnia i agresivitatea pot s apar : cnd un obiectiv ascuns este interferat din afar , n cazul acuza iei de lips de ajutor, n cazul incapacit ii de ac iune, n cazul mboln virii, n cazul unei puteri spirituale, verbale sau trupe ti.

Din aceast prezentare, ne d m seama c ambele p r i vor s fie victorioase din conflict. Motivele conflictelor sunt cercetate n diferite moduri. Un cercet tor german, Regnet E., le-a analizat n cazul a 108 angaja i ai unei mari ntreprinderi de produse alimentare, identificnd 14, din care enumer m: comunicare insuficient , dependen reciproc ,

sentimentul de a nu fi tratat corect, nen elegeri, personalitate i atitudine inconciliabil ,

387

lupte pentru putere i influen , sup rare, susceptibilitate, dispute cu privire la competen ,

ambiguitate din cauza lipsei r spunderii.

Privind mai atent, aceste situa ii pot fi provocate, att de procesul de munc n sine, ct i de angajat: ore suplimentare, transferare, concediere, furt, delapidare, neloialitate, mobbing, denun , alcool la locul de munc . Din complexitatea problemelor rezultate din procesul de munc , vom aborda un fenomen psihologic, mobbing sau h r uire moral la locul de munc . Aceast no iune descrie ac iuni comunicative, care sunt ndreptate mpotriva unei persoane. Foarte mul i salaria i au avut cndva n via a lor profesional o experien nepl cut , aceea de a fi fost teroriza i. Mobbingul se dezvolt ntotdeauna dintr-un conflict. Se pun ntreb rile : Ce tip de comportament st la baza procesului de mobbing? Care sunt elementele care i confer acestui comportament o asemenea vigoare, astfel c oamenii se mboln vesc din cauza lui, nutresc gnduri sinuciga e sau chiar i iau via a ? Vom enumera cteva ac iuni de tip mobbing: 1. Limitarea posibilit ilor de ac iune eful limiteaz posibilit ile de manifestare ntreruperi permanente critica permanent la serviciu teroare telefonic amenin amenin ri verbale ri scrise

2. Degradarea rela iilor sociale nu se mai vorbe te cu respectivul izolarea individului departe de colegi respectivul este tratat ca inexistent

3. Diminuarea prestigiului social vorbirea de r u pe la spate

388

r spndirea zvonurilor atacarea ideilor politice sau religioase ale celui vizat

constrngerea respectivului de a ndeplini activit i care i v t meaz con tiin a de sine 4. Atacuri la calitatea serviciului dep nu i se repartizeaz nici o sarcin serioas de munc i se dau teme de lucru absurde, jignitoare care l mboln vesc sau care i esc calificarea pentru a fi discreditat

5. Atacuri la s n tate constrngere la activit i d un toare s n t ii amenin area cu agresiune fizic maltratare corporal .

Urm rind cele de mai sus, rezult c victima mobbingului este un om care lupt pentru drepturile sale cet ene ti, garantate prin lege, dar care au fost v t mate n mod brutal. El a devenit o victim , pentru c procesul distrug tor la nivelul conducerii nu a fost ngr dit la timp. Probabil c nsu i eful a participat la aceasta. Exemplul de teroare la locul de munc , pe lng celelalte probleme prezentate, ne ndrept e te s subliniem rolul, pe care l are etica ntreprinderii n contextul aplan rii conflictelor, s vedem care este leg tura ntre managementul conflictului i etica ntreprinderii. Pentru organiza ie se manifest permanent primejdia de a se ajunge la o situa ie conflictual . n acest caz, ntreprinderea poate adopta mai multe strategii. O strategie const n schimbarea comportamentului propriu organiza iei. O alt strategie urm re te posibilitatea schimb rii comportamentului concuren ilor. Astfel, se poate urm ri o coordonare comun a tuturor competen elor. Primul tip cuprinde ac iuni economice n cadrul schemei existente. Aici este luat n considera ie acel comportament economic, care pe m sura competitivit ii economice, este dirijat direct spre realizarea de c tig. Cu un astfel de comportament se conformeaz ntreprinderile recomand rilor clasice de ac iune n cadrul economiei de pia . Cel de al doilea tip se contureaz prin schimbarea cadrului existent de ac iune al ntreprinderii. Acesta cuprinde activitatea politic a ntreprinderii, mai exact, influen a politic asupra ipotezelor n leg tur cu realizarea profitului economic. Ambele tipuri se potrivesc cu implementarea problemelor de moral n procesul economic prin ac iuni de ntreprindere. Conflictul ap rut poate fi biruit numai prin angajare colectiv , adic prin stabilirea regulilor de joc adecvate. n cazul conflictului, se exprim comportamentul moral al ntreprinderilor, n primul rnd prin contribu ia politic a angaja ilor la dezvoltarea

389

cadrului de ordine adecvat tuturor. Se pune ntrebarea, cum pot deveni valabile valorile i normele morale ale ntreprinderilor. Aici noi n elegem c o ntreprindere, care ntr-un timp mai mult sau mai pu in apropiat poate s ndeplineasc nu numai cerin e economice de ntreprindere, ci i morale, ar putea fi ndep rtat de pia . ntr-o astfel de situa ie este necesar a se oferi nu numai o strategie competitiv , ci i una de ordine politic . ntreprinderile trebuie s adopte aici o strategie de lupt cu pia a. Aceasta se poate n elege teoretic drept o variant negativ a strategiei competitivit ii. Fundamentul teoretic al acestei recomand ri se ncadreaz nu numai n etica ntreprinderii, ci i n etica economic . Aceast schem a diferitelor strategii prezint o structur teoretic n leg tur cu problemele ntreprinderilor n func ie de moral . n concluzie: promovarea unei rigori etice pentru ac iunile economice ale organiza iei ar fi u or de realizat, dac etica ar putea fi ntotdeauna cuantificat . Astfel, multe organiza ii nu iau n considerare m suri pe termen lung n deciziile lor. De pild , principiul c tigului i etica se afl n cazul ntreprinderii, n mod principial, ntr-un conflict de obiective. A adar: 1) etica ntreprinderii trebuie s ajute la rezolvarea anticipat a conflictelor (naintea reac iei pie ei), chiar n cadrul procesului decizional din ntreprindere, conform reprezent rilor morale; 2) etica organiza iei se refer la acele norme ideale, care s asigure libertatea de ac iune a ntreprinderii n economia de pia ; 3) etica ntreprinderii trebuie n eleas ca un ghid de procedur pentru procesele de dialog, utilizat n cazul n care coordonarea activit ii concrete de ntreprindere se face conform regulilor principiului profitului, generndu-se apari ia situa iilor conflictuale ntre grupurile de interese externe i interne ale ntreprinderii; 4) etica ntreprinderii trebuie n eleas ca etic ra ional . Preten ia la ra iune trebuie respectat n cadrul unei n elegeri f r constrngere ntre to i cei afecta i. Obiectivul const n ob inerea unui consens liber, ca baz pentru o rezolvare pa nic , de durat a conflictului. 5) Etica ntreprinderii consider m c trebuie axat pe o anumit strategie de tip produspia i nu asupra tuturor mijloacelor posibile, care sunt necesare pentru rezolvarea conflictelor din societate. 6) Pentru ca organiza iile s fie sensibilizate, este necesar ca nu numai structurile s se modifice, ci i rolurile membrilor organiza iei s fie direc ionate mai puternic spre ac iuni autonome. Metodele institu ionalizate de aplanare a conflictului servesc respect rii intereselor personale ale colaboratorilor, care sunt trata i uneori incorect de efi sau colegi, din punct de vedere profesional sau personal. O exemplificare a acestei situa ii o reprezint problema mobbingului. Ca o concluzie general , consider m c : 1) managerii trebuie s stabileasc politici ale organiza iei n domeniul situa iilor conflictuale, a a cum fac n cteva din domeniile, n general, mai conven ionale, cum ar fi: angajarea, promovarea i absenteismul; 2) managerii sunt persoanele, care trebuie s aplaneze conflictele i de aceea, trebuie s fie competente, iar ac iunile lor s fie juste i etice; 3) managerii pot fi convin i c o ac iune este considerat etic de c tre publicul larg, dac se respect principiul ac ioneaz n acela i mod n care ai vrea ca ceilal i s te trateze pe tine. NO IUNI GENERALE DE DREPT ADMINISTRATIV

390

Utilizate n activitatea managerial a unei institu ii Lector univ. dr. Oana IUCU Colegiul Universitar de Administra ie i Secretariat Facultatea de Litere Universitatea din Bucure ti 1. Sistemul autorit ilor publice consacrat de constitu ia Romniei din 1991

1.1. No iunea de Constitu ie Termenul de constitu ie deriv din latinescul constitutio, care nseamn a ezare cu temei. Expresia a fost folosit nc din timpul Imperiului roman, legile date de mp rat numindu-se constitu ii imperiale. Suprema ia Constitu iei se fundamenteaz pe con inutul i forma legii fundamentale. Pozi ia dominant a Constitu iei are drept consecin a un con inut normativ complex, dar i nsemnate efecte pe planul activit ilor statale i juridice. Datorit acestei pozi ii dominante, Constitu ia este izvorul tuturor reglementarilor, att pe plan economic, ct i politic, social i juridic. 1.2. Analiza Titlului III din Constitu ie din perspectiva principiului separa iei i echilibrului puterilor Lui John Locke, filosof i jurist englez, i revine meritul de a fi cercetat pentru prima data, mai metodic i ntr-o lumin nou , principiul separa iei puterilor. n lucrarea sa, Essay on civil guvernment, Locke sus inea existen a a trei puteri : legislativ trebuie s apar in parlamentului i era considerat putere suprem deoarece dicta reguli de conduit general obligatorii, executiv limitat la aplicarea legilor i la rezolvarea unor cazuri care nu puteau fi prev zute i determinate prin lege, urma s fie ncredin at monarhului, federativ era ncredin at tot regelui i avea n competen a sa dreptul de a declara r zboi, de a face pace i de a ncheia tratate. Elaborarea acestei teorii apar ine, ns , lui Montesquieu, care n lucrarea Despre spiritul legilor, afirma c libertatea este posibil numai dac cele trei puteri ale statului sunt independente. Atunci cnd n minile aceleia i persoane sau aceluia i corp de dreg tori, puterea legislativ este ntrunit cu puterea executiv , nu exist libertate, deoarece se poate na te teama ca acela i monarh sau acela i senat s fac legi tiranice pe care sa le aplice n mod tiranic. In Constitu ia Romniei, Titlul III este consacrat autorit ilor publice i el are o structura care determina concluzia c , de i Constitu ia nu consacra expresis verbis principiul separa iei puterilor n stat, aspect pe nedrept criticat uneori, din substan a reglementarilor sale deducem o consacrare implicita a acestui principiu. Astfel, Titlul III are urm toarele capitole: 1. Parlamentul puterea legiuitoare

391

2. 3. 4. 5. 6.

Pre edintele Guvernul

puterea executiv

puterea executiv

Raporturile Parlamentului cu Guvernul Administra ia public puterea executiv puterea judec toreasc

Autoritatea judec toreasc

Important n organizarea statal este independen a autorit ilor statale, independen a care nu poate fi total , dar poate fi foarte larg . Organele de stat trebuie s depind unele de altele numai att ct este necesar form rii sau desemn rilor i eventual exercit rii unor atribu ii. Constitu ia actual nu folose te sintagma de putere a statului n accep iunea ei ancestral tradi ional , utiliznd o varietate terminologica prin care se reflecta una i aceea i realitate politico-juridic . Singurul text unde conceptul de putere a statului este utilizat n accep iunea sa tradi ional este art.80, care consacra func ia de mediere a Pre edintelui ntre puterile statului i ntre stat i societate. Constatam din structura Titlului III, ca reg sim un capitol de sine st t tor intitulat Administra ia public . Se pune astfel problema, dac autorit ile pe care le consacr acest capitol sunt singurele care nf ptuiesc administra ie public . R spunsul este negativ, n sensul c i alte autorit i publice care sunt plasate n alte p r i ale Constitu iei au sarcini de natura administrativa. Ins , autorit ile grupate n capitolul 5 nf ptuiesc exclusiv administra ie publica rupta de jocul politic, cu excep ia unora care sunt supuse acestui joc prin natura lor (prefect, ministere). n ceea ce prive te regimul politic pe care l consacra actuala Constitu ie, acesta este semipreziden ial parlamentarizat atenuat, n sensul ca atribu iile ce i incumb pre edintelui ntr-un regim semipreziden ial tipic sunt transferate c tre Parlament n calitatea lui de organ suprem reprezentativ al popula iei. Conform prevederilor constitu ionale, atributele statului sunt realizate de cele trei puteri ale sale astfel: a) puterea legislativ , nf ptuit de c tre Parlament cu cele dou camere: Senatul i Camera Deputa ilor; b) puterea executiv , exercitat de Pre edinte, Guvern, ministere, organe de specialitate ale administra iei publice centrale i organele administra iei publice locale; c) puterea judec toreasc , realizat de c tre instan ele judec tore ti: judec torii, tribunale, cur i de apel, Curtea Suprem de Justi ie. 2. DEFINI IA i TR S TURILE ADMINISTRA IEI PUBLICE Dreptul administrativ este o ramur a dreptului public, al turi de dreptul constitu ional, dreptul interna ional public i altele*.

392

Conceptul de baz al acestei ramuri de drept este cel de administra ie cuvnt care deriv din limba latin , respectiv prepozi ia ad care nseamn la, c tre i minister care nseamn supus, servitor. Potrivit etimologiei, cuvntul administra ie a evocat o activitate n supu enie, executat la comand , activitatea n sine ap rnd atunci cnd societatea s-a mp r it n comandan i i comanda i. Administra ia public este o dimensiune a executivului, f r a fi ns singurul element al acestuia. Activitatea executiv are dou componente de baz , respectiv : Guvernarea, trasarea deciziilor esen iale pentru prezent, dar mai ales pentru viitorul unei ri, inclusiv din perspectiva rela iilor cu alte state sau cu organiza ii interna ionale. Administrarea, rezolvarea nevoilor curente, cotidiene.

Administra ia public , n mod tradi ional, presupune dou elemente de baz : Executarea legii cuvntul lege fiind n eles n accep iunea lato sensu, de act normativ cu for a obligatorie i nu n accep iunea stricto sensu, de act juridic al Parlamentului. Prestarea de servicii publice n limitele legii.

Conceptul de serviciu public a fost vreme ndelungat no iunea cheie a dreptului administrativ, care era definit a reprezenta drepturile serviciilor publice. Prin serviciul public se n elege activitatea organizat sau desf urat de o autoritate a administra iei publice pentru a satisface nevoi sociale n interes public. Nu orice nevoie social reprezint n acela i timp i o nevoie de interes public. Pentru a c p ta un asemenea statut, ea trebuie s fie valorizat de clasa politic i transpus ntr-o norm de drept. Misiunea serviciilor publice este s satisfac anumite nevoi sociale, obiectiv care se poate realiza pe dou c i: Printr-un organ public (o universitate de stat).

Poate fi rodul unei ini iative private care se face des resim ita ca interven ie n prestarea serviciilor publice (serviciul public de nv mnt prestat ntr-o institu ie privat ). Un alt concept specific dreptului administrativ este cel de ordine public prin care se n elege un minimum de condi ii necesare pentru o via social acceptabil . Ordinea public este ansamblul regulilor care asigur siguran a societ ii i a c ror nc lcare nu antreneaz dect ilegalitatea par ial a unui act sau fapt juridic. Expresia n limitele legii evoc principiul de drept potrivit c ruia totul este permis, dac nu este interzis de lege. Subliniem, ns , c activitatea administra iei este guvernat de principiul legalit ii, care este nscris n mai multe texte din Constitu ie ( de exemplu : art. 16 alin. 2 nimeni nu este mai presus de lege; art. 51 instituie ca obliga ie fundamentala respectarea Constitu iei, a suprema iei sale i a legilor).

393

Dreptul administrativ poate fi definit ca ramura dreptului public care reglementeaz , concret sau cu valoare de principiu, rela iile sociale din sfera administra iei publice, precum i pe cele de natur conflictual dintre autorit ile publice sau structuri private, investite cu autoritate public , pe de o parte i cei v t ma i n drepturile lor prin actele administrative ale acestor autorit i, pe de alt parte. In obiectul de reglementare al dreptului administrativ intr astfel dou categorii de rela ii sociale: Rela ii de administrare activ administra ie n lucru, care se caracterizeaz prin punerea n executare a legii sau prin prestarea de servicii publice, n limitele legii. Rela ii de administra ie conflictual administra ie i administra i. care vizeaz litigiile ap rute ntre

Specific administra iei publice este regimul de putere public , acesta nsemnnd clauzele (prerogativele) exorbitante, derogatorii de la dreptul comun, cu care sunt investite autorit ile administrative publice i prin intermediul c rora fac s prevaleze interesul public (general), atunci cnd vine n contradic ie cu interesul particularilor. Administra ia public reprezint ansamblul activit ilor desf urate de Pre edintele Romniei, Guvern, autorit ile administrative autonome centrale, autorit ile administrative autonome locale si, dup caz, structurile subordonate acestora, prin care, n regim de putere public , se duc la ndeplinire legile sau, n limitele legii, se presteaz servicii publice. Rezult din defini ie urm toarele tr s turi ale administra iei publice: Activitate prin care se realizeaz dou obiective : de executare a legii i de prestare de servicii publice, n limitele legii. Activitate desf urat n regim de putere publica, concretizat prin investirea autorit ilor care o presteaz cu anumite prerogative, care derog de la dreptul comun i prin intermediul c rora ele reu esc sa fac s prevaleze interesul public, atunci cnd intr n contradic ie cu cel particular. Activitate desf urata de anumite autorit i executive i administrative, denumite generic autorit i de administra ie publice. Potrivit actualului sistem constitu ional i legal, aceste autorit i sunt de dou categorii: De natur statal (etatica)

De natur autonom , local alese prin sufragiu universal, egal, direct, secret, liber exprimat de colectivitatea politico-teritorial . Dac n regimul totalitar sintagmele de administra ie public i administra ie de stat erau sinonime, n actualul sistem acest lucru nu mai este valabil, deoarece

394

administra ia ns i, inclusiv autorit ile care o realizeaz , nu sunt doar autorit i statale, ci i unele de natura autonoma care func ioneaz n unit ile administrative teritoriale n care sunt alese. Exist i unele autorit i ca, de exemplu, primarul, care are un dublu statut : astfel, el este, n primul rnd i cu prec dere, o autoritate autonom pentru c este ales de cet enii cu drept de vot dintr-o comuna (ora , municipiu) si, n al doilea rnd. este o autoritate statal (atribu ii de stare civila, de autoritate tutelara, n domeniul alegerilor ). Din punct de vedere al izvorului care le consacr , distingem ntre : autorit i consacrate de Constitu ie : Pre edinte, Guvern, consiliul jude ean, local i primar autorit i consacrate de legea cadru, care se adaug celor consacrate de Constitu ie : subprefectul, comisia administrativ a jude ului, pre edintele i vicepre edintele consiliului jude ean etc.. In actualul sistem constitu ional i legal, administra ia public este nf ptuit de dou mari categorii de autorit i: 1. Autorit i de natur statal : reprezint cei doi efi ai executivului n actualul

Pre edintele i Guvernul sistem constitu ional i legal. Ministerele i alte organe Guvernului.

reprezint centrele de specialitate subordonate

Autorit i centrale nesubordonate Guvernului centrale autonome.

numite generic autorit i

Serviciile descentralizate i desconcentrate ale ministerelor din unit ile administrative teritoriale. Prefectul reprezentantul Guvernului n teritoriu.

2. Autorit

i autonome locale: autoritate autonom local cu caracter deliberativ.

Consiliul local Primarul

ca autoritate autonom executiv . care este autoritate administrativ public jude ean cu

Consiliul jude ean caracter deliberativ.

Constitu ia actual consacr un dualism al executivului care este de inut de un organ unipersonal (Pre edintele) i de un organ colegial (Guvernul). Atribu iile de natur administrativ ale Guvernului sunt ns mai numeroase dect cele ale Pre edintelui. Potrivit art. 101 din Constitu ie, Guvernul exercit conducerea general a administra iei publice. Potrivit art.110 din Constitu ie, este calificat expres ca un

395

organ al administra iei publice de rang central. n exercitarea rolului de conduc tor al administra iei publice, Guvernul intr n urm toarele tipuri de raporturi cu celelalte autorit i administrative: Raporturi de subordonare n ceea ce prive te ministerele i celelalte autorit i centrale subordonate lui. Raporturi de colaborare i coordonare fa de autorit ile centrale autonome.

Raporturi de tutel administrativ fa de autorit ile autonome locale. Acestea se exercit prin prefect care este reprezentantul Guvernului n teritoriu i ele evoc misiunea pe care o are Guvernul de a veghea la respectarea legalit ii activit ii autorit ilor autonome locale.

3. NORMELE DE DREPT ADMINISTRATIV Norma de drept, n general, este o regula de conduita generala, abstracta, cu caracter obligatoriu a carei ducere la indeplinire se realizeaza fie n mod voluntar fie, la nevoie, prin forta coercitiva a statului. Din punct de vedere al structurii sale i norma de drept administrativ are o structura trihotomic ( trei p r i), fiind format din: 1. Ipoteza : norma de drept administrativ poate ar ta (cuprinde): Imprejurarile, condi iile, situa iile n care se aplic norma juridic ,

subiectele de drept, persoane fizice sau juridice care cad sub inciden a normei; explica ia semnifica iei unor termeni; defini ii, principii, scopul activit ii unui organ.

Dat fiind faptul c fenomenul administrativ este un fenomen vast ce presupune o complexitate i multitudine de aspecte i ipoteza are caracter dezvoltat, ea putnd s fie absolut determinat sau relativ determinat dup modul n care sunt reglementate mprejurarile n care ea se aplic . Ipoteza este absolut determinat c nd sunt conturate cu exactitate imprejurarile n care se va aplica dispozi ia, situa ie n care autoritatea administra iei publice nu poate dect s verifice i s ateste ori s ia act i s confirme. Este vorba de a a numita competen legat (autoritatea administrativ este inuta de norm juridic ). Ipoteza este relativ determinat cnd legea (izvorul formal de drept) prevede, n general, mprejurarile n care se aplic norma, existen a lor concret urmnd a fi stabilit de organul care o aplic . Este vorba de compen a de apreciere.

396

2. Dispozitia : cuprinde ac iunile i inac iunile p r ilor, stipulate de o manier imperativ , categoric , determinat de regimul de putere public specific administra iei. Un act normativ cuprinde, de regul , mai multe categorii de dispozi ii. Dispozi ia este, n general, categoric , imperativ , deoarece rela iile sociale care fac obiectul reglement rii dreptului administrativ se desf oar n procesul de realizare a puterii. Astfel principalele norme de drept administrativ au o dispozi ie cu un caracter onerativ, prin care subiectele de drept la care se refer norma sunt obligate la o anumit conduit , la o anumit presta ie. O mare categorie de norme de drept administrativ au o dispozi ie prohibitiv , cuprinznd reguli de interzicere a unor ac iuni; este cazul, n principal, al normelor cu caracter contraven ional. Dispozi ia normei de drept administrativ are uneori i caracter permisiv, prev znd numai facultatea de a ac iona sau nu, l snd la latitudinea subiectelor de drept s fac sau nu anumite ac iuni. De cele mai multe ori, aceste dispozi ii sunt evocate prin verbul a putea, introdus n expresii ca autoritatea administrativ poate, cet eanul poate. La fel ca i ipoteza, i dispozita normei de drept administrativ poate fi absolut determinat i relativ determinat . 3. Sanc iunea : cuprinde consecin ele juridice care apar n momentul n care dispozi ia normei nu este respectat . Exist p reri potrivit c rora norma de drept administrativ nu ar avea sanc iune n sensul existen ei unor situa ii n care nu sunt prev zute urm rile juridice ale nerespectarii normei. Trebuie avut n vedere faptul c o norm de drept se duce la ndeplinire nu numai datorit consecin elor negative pe care le atrage nerespectarea ei, deci nu doar din teama de represiune. Norma juridic se respect i din convingere, dreptul n ansamblul sau avnd i un caracter educativ. Trebuie de asemenea f cut distinc ie ntre sanc iune ca element structural al normei juridice i sanc iunea ca modalitate de concretizare a uneia din formele de r spundere specifice dreptului administrativ. Din punct de vedere al modalitatilor de exprimare pot fi identificate mai multe tipuri de sanc iuni: Sanc iuni specifice primei forme de r spundere pe care o cunoa te dreptul administrativ: r spunderea administrativ disciplinara (ex. destituirea din func ie, revocarea alegerii, mutarea disciplinara etc.) Sanctiuni specifice r spunderii administrativ contraventionale (ex. amenda, avertismentul, inchisoarea contraventionala etc.) Sanc iuni specifice r spunderii administrativ patrimoniale care vizeaz repararea prejudiciilor produse prin actele administrative. 4. RAPORTURILE DE DREPT ADMINISTRATIV Raportul juridic n general este o rela ie social reglementat prin norma de drept. Raportul de drept administrativ reprezint acea rela ie social care a fost

397

reglementat direct printr-o norm de drept administrativ sau indirect prin interven ia unui fapt juridic. n doctrin s-au exprimat urm toarele p reri cu privire la categoriile de rapoarte de drept administrativ: 1. Opinia potrivit c reia ele nu pot mbrac dect forma raportului de subordonare fiind vorba despre subordonarea altui subiect de drept fa de un organ public, de regul unul administrativ. 2. Concep ia potrivit c reia aceste rapoarte pot mbr ca pe lng prima form i forma raportului de colaborare cnd ele se stabilesc ntre subiec i afla i pe aceea i pozi ie juridic . 3. Recunoa terea, pe lng celelalte dou , a nc unei categorii raportul de participare recunoscut a fi prezent n situa iile existen ei unui organ colegial i privind membrii acelui organ. n realitate, aceast form de raport juridic nu are o identitate de sine st t toare pentru ca membrii organului colegial nu particip la formele de lucru ale acestuia ca subiecte distincte de drept, ci ca membri ai autorit ii respective. In concluzie, n mod tradi ional se recunoa te existen a raportului de drept administrativ sub forma raportului de colaborare i subordonare. n afara lor, Constitu ia actual mai permite i identificarea altor forme de astfel de rapoarte (raportul de tutel administrativ care se stabile te ntre Guvern i autorit ile autonome locale din unit ile administrativ teritoriale). Potrivit Art. 101 Guvernul are dou misiuni constitu ionale pe care le exercit n baza programului s u de guvernare care a fost acceptat de Parlament i anume: Aceea de a asigura realizarea politicii interne i externe a rii.

De a exercita conducerea general a administra iei publice. n aceast ultim calitate el vegheaz la respectarea legalit ii de c tre unit ile administra iei publice alese n unit ile administrativ teritoriale. Aceast activitate i rapoartele care se stabilesc n temeiul ei sunt denumite tradi ional rapoarte de tutela administrativ i ele l ndrituiesc pe prefect, reprezentantul Guvernului n teritoriu, s atace n fa a instan elor de contencios actele pe care le considera ilegal emise de acestea, acte care sunt suspendate de drept. Alte tipuri de rapoarte sunt cele reglementate de Art. 121 care consacr rolul coordonator al Consiliului Jude ean asupra Consiliului Local n vederea realiz rii serviciilor publice de interes jude ean. Rapoartelor de drept administrativ, indiferent de modalit ile de concretizare, le sunt caracteristice urm toarele tr s turi: 1) Din punct de vedere al subiectelor, raporturile de drept administrativ au n mod obligatoriu un purt tor al autorit ii publice, care, potrivit Constitu iei ar putea fi: statul, prin organele sale, unit ile administrativ teritoriale, un organ al administra iei publice, dar poate fi i o alt autoritate public , potrivit art.48 din Constitu ie. 2) Cel de-al doilea element, continutul, particularizeaz raporturile de drept

398

administrativ prin aceea c ele sunt formate din drepturile i obliga iile p r ilor care particip la procesul de nf ptuire a administra iei, respectiv executarea legii i prestarea de servicii publice n limitele legii, precum i emiterea de acte normative cu for a juridic inferioar legii. 3) Tr s tura general a raporturilor de drept administrativ prin prisma obiectului lor este aceea c ac iunea sau inac iunea lor, n general conduita p r ilor, se realizeaz ntr-un regim de putere public , raporturile de drept administrativ fiind raporturi de putere. BIBLIOGRAFIE: Constitu ia Romaniei Codul Civil Legea Nr.215/1991 a Administra iei publice locale

Deleanu, Drept constitu ional i institu ii politice, Editura Lumina Lex, Bucure ti, 1991 Dr ganu, T., Drept constitu ional i institu ii politice, Editura Lumina Lex, Bucure ti, 1998 Iorgovan, A., Tratat de drept administrativ, Editura Nemira, 1996

Muraru, I., Drept constitu ional i institu ii politice, Editura Actami, Bucure ti, 1998 Negoi , A., Drept administrativ i tiin a administra iei, Editura Atlas Lex SRL, 1993 Popa, N., Teoria generala a dreptului, Bucure ti, Editura Actami 1994

Vedina , V., Tipisca, M., No iuni de drept administrativ, Editura Departamentului de nv mnt Deschis la Distan , Bucure ti

NOTIUNI GENERALE DE DREPT COMERCIAL Utilizate n activitatea managerial a unei institu ii 1. NO IUNEA DE DREPT COMERCIAL Denumirea drept comercial sugereaz ideea c dreptul comercial constituie o reglementare juridic , adic un ansamblu de norme juridice care prive te comer ul.

399

n sens etimologic, expresia de comer provine din latinescul commercium, care la rndul sau reprezint o juxtapunere a cuvintelor cum i merx, ceea ce nseamn cu marfa. Deci, comer ul ar consta n opera iuni cu m rfuri. n sens economic, comer ul este definit ca o activitate care are ca scop schimbul si, prin aceasta, circula ia bunurilor de la produc tor la consumator. Sub acest aspect, comer ul ar consta n opera iunile cuprinse n intervalul dintre momentul producerii m rfurilor i intr rii lor n circula ie, pn n momentul ajungerii acestora la consumatori. n sens juridic, no iunea de comer are un con inut mai larg dect cel al no iunii definite n sens economic. Ea cuprinde nu numai opera iunile de interpunere i circula ia m rfurilor, pe care le realizeaz negustorii, ci i opera iunile de producere a m rfurilor, prin transformarea materiilor prime, materialelor, etc. i ob inerea unor rezultate de o valoare mai mare, pe care le realizeaz fabrican ii sau, n general, ntreprinz torii. Avnd n vedere accep iunea juridic a no iunii de comer , dreptul comercial are o sfer mai cuprinz toare, acesta reglementnd activitatea comercial , definit ca o activitate de producere i circula ie a m rfurilor. 1.1. Obiectul dreptului comercial Potrivit concep iei clasice a dreptului comercial, exist dou sisteme care permit determinarea sferei dreptului comercial. n sistemul subiectiv, dreptul comercial are ca obiect normele juridice la care sunt supu i comercian ii. Deci, dreptul comercial este un drept profesional, care se aplic persoanelor care au calitatea de comerciant. Acest sistem a stat la baza primelor reglementari legale ale activit ii comerciale, anterioare marii codific ri franceze de la nceputul secolului al XIX- lea. Dup sistemul obiectiv, dreptul comercial are ca obiect normele juridice aplicabile comer ului, adic acelor acte juridice, fapte i opera iuni, calificate de lege ca fapte de comer , indiferent de persoana care le s vr e te. Acest sistem a constituit fundamentul Codului comercial francez de la 1807. Codul comercial romn are la baz , ca principiu, sistemul obiectiv. 1.2. Defini ia dreptului comercial Dreptul comercial este un ansamblu de norme juridice de drept privat care sunt aplicabile raporturilor juridice izvorte din actele juridice, faptele i opera iunile considerate de lege ca fapte de comer , precum i raporturilor juridice la care participa persoanele care au calitatea de comerciant. Istoria dreptului comercial este strns legat de istoria comer ului si, implicit a dezvolt rii societ ii omene ti. La nceputurile sale, comer ul a fost guvernat de reguli cutumiare, fie de sorginte

400

locale, fie de provenien a str in , ca urmare a leg turilor cu negustorii de pe alte meleaguri. n 1887 a fost adoptat Codul comercial romn, care este i ast zi n vigoare. La elaborarea acestui cod a fost folosit Codul comercial italian din anul 1882. n Italia, Codul comercial francez a fost adoptat n 1808. Dar, ulterior, prin valorificarea tradi iei, dar i a tot ce era nou n doctrina francez , belgian i german , n anul 1882 s-a reu it adoptarea Codului comercial italian. 1.3. Izvoarele dreptului comercial Art.1 C.com. dispune: In comer se aplic legea de fa . Unde ea nu dispune se aplic Codul civil.. Din aceste dispozi ii legale rezult c dreptul comercial are ca izvoare formale Codul comercial i Codul civil. De i nu sunt men ionate, izvoare ale dreptului comercial sunt i legile comerciale speciale, respectiv legile civile speciale. Un anumit rol n aplicarea reglementarii legale l au obiceiurile, jurispruden a i doctrina dreptului comercial. 1) Izvoarele legislative ale dreptului comercial Codul comercial reprezint principalul izvor de drept comercial. El cuprinde norme juridice care reglementeaz institu iile fundamentale ale dreptului comercial: faptele de comer , comercian ii, obliga iile comerciale i falimentul. Legile comerciale speciale mai frecvent ntlnite sunt: Legea nr. 31/1990 republicata, cu modific rile ulterioare, Legea privind Registrul comer ului, Legea privind combaterea concurentei neloiale, Legea privind impozitul pe profit etc. Cu privire la corela ia dintre Codul comercial i legile comerciale speciale se aplic principiile generale (specialia generalibus derogant). Codul civil reprezint un izvor subsidiar al dreptului comercial, a a cum rezult din dispozi iile art. 1C. com. O importan deosebit o au dispozi iile Codului civil privind materia obliga iilor, n special cele referitoare la izvoarele i efectele obliga iilor, precum i cele relative la contractele speciale (contractul de societate, contractul de vnzare-cump rare, contractul de mandat etc.). 2) Uzurile comerciale nu sunt izvoare de drept. Dar, dac n dreptul nostru comercial nu exist uzuri legislative, doctrina recunoa te uzurile interpretative (conven ionale). Astfel, potrivit art. 970 C.civ., conven iile trebuie executate cu bun credin . De asemenea, dispozi iile ndoielnice se interpreteaz dup obiceiul locului unde s-a ncheiat contractul. 3) Doctrina dreptului comercial, ca i practica judiciar n domeniu, au un rol important n interpretarea legilor comerciale. 2. FAPTELE DE COMER

401

Codul comercial romn stabile te anumite acte juridice i opera iuni pe care le clasific fapte de comer . Prin s vr irea uneia sau mai multor fapte de comer se nasc raporturi juridice care sunt reglementate de legile comerciale. Art. 3 Cod comercial prevede: Legea consider fapte de comer : 1) cump r rile de producte sau de m rfuri spre a se revinde, fie n natur , fie dup ce se vor fi lucrat sau pus n lucru, 2) lucrate, vnz rile de producte, vnz rile i nchirierile de m rfuri n natur sau

3) cump r rile sau vnz rile de p r i sau de ac iuni ale societ ilor comerciale, 4) 5) afaceri, 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) orice ntreprindere de furnituri, ntreprinderile de spectacole publice, comisioane, agen ii i oficii de

ntreprinderile de construc ii, ntreprinderile de fabrici, de manufactur i imprimerie,

ntreprinderile de editur , libr rie i obiecte de art , opera iunile de banc i schimb,

opera iunile de mijlocire n afaceri comerciale, ntreprinderile de transport de persoane sau de lucruri pe ap sau pe uscat, cambiile i ordinele de producte sau m rfuri . pct. 20.

Codul comercial romn, ca i modelul sau italian, reglementeaz faptele de comer , iar nu actele de comer . Legiuitorul romn a voit s supun legilor comerciale nu numai raporturile rezultate din actele juridice (manifest rile de voin s vr ite n scopul de a produce efecte juridice), ci i raporturile izvorte din faptele juridice. Deci, potrivit Codului comercial intr sub inciden a legilor comerciale nu numai contractele comerciale, ci i faptele licite (mbog irea f r justa cauz , plata nedatorat ) i faptele ilicite s vr ite de comercian i n leg tura cu activitatea lor comerciala. Enumerarea prev zut la art. 3 Cod comercial are un caracter enun iativ, exemplificativ i nu limitativ. Legiuitorul a consacrat ca fapte de comer cele mai frecvente acte juridice i opera iuni care constituiau baza activit ii comerciale la data adopt rii reglementarii. Aceasta nseamn c la lista faptelor de comer prev zute expres de lege se pot ad uga i alte fapte de comer , adic alte acte i opera iuni, cu condi ia ca acestea s aib caracteristicile faptelor de comer expres

402

recunoscute de lege. Codul comercial nu d o defini ie a faptei de comer ; el stabile te numai o list a actelor juridice i opera iunilor pe care le declar fapte de comer . n absen a unei defini ii legale a faptei de comer , doctrina dreptului comercial a c utat s formuleze o defini ie general a faptei de comer . Aceasta prezint interes practic sub mai multe aspecte: a) ntruct unele acte juridice sunt bivalente comerciale i civile este imperios necesar s se stabileasc un criteriu de delimitare ntre actele comerciale i cele civile, b) enumerarea faptelor de comer , f cut de art. 3 C. com. este enun iativ i nu limitativ , astfel nct trebuie s existe anumite criterii de comercialitate n temeiul c rora judec torul s poat recunoa te i alte acte sau opera ii ca fapte de comer , chiar dac ele nu sunt expres prev zute de lege; c) o defini ie general a faptei de comer serve te, pe un plan mai general, la determinarea sferei dreptului comercial i implicit delimitarea acestuia de dreptul civil. Actele de comer sau faptele de comer sunt actele juridice, faptele juridice i opera iunile economice prin care se realizeaz producerea de m rfuri, executarea de lucr ri ori prestarea de servicii sau o interpunere n circula ia m rfurilor, cu scopul de a ob ine profit. Faptele de comer reglementate de Codul comercial se mpart n trei categorii: fapte de comer obiective, fapte de comer subiective i fapte de comer unilaterale sau mixte. 2.1. Faptele de comer obiective Faptele de comer obiective sunt actele juridice sau opera iunile prev zute n principal de art.3 Cod comercial. Ele sunt denumite obiective deoarece legiuitorul lea considerat comerciale datorit naturii lor i pentru motive de ordine publica. Orice persoan este liber s s vr easc ori s nu s vr easc asemenea acte sau opera iuni. n aceast situa ie, persoana n cauz intr sub inciden a legilor comerciale. Faptele de comer obiective pot fi mp r ite n trei mari grupe: 2.1.1. Opera iunile de interpunere n schimb sau circula ie Aceste opera iuni corespund no iunii economice de comer , n sensul de activitate de vnzare cump rare a m rfurilor pentru a ajunge de la produc tor la consumator. a. Cump rarea i vnzarea comercial Sub aspectul structurii sale, vnzarea-cump rarea comercial este asem n toare vnz riicump r rii civile. Este vorba de un contract n temeiul c ruia o parte (vnz torul) se oblig s transmit celeilalte p r i (cump r torul) proprietatea unui lucru, n schimbul unui pre (art. 1294 C. civ.). Ceea ce deosebe te vnzarea-

403

cump rarea comercial de cea civil este func ia economic a contractului i anume interpunerea n schimbul bunurilor. Cnd contractul ndepline te aceasta func ie, vnzarea-cump rarea este o fapt de comer i deci supus legilor comerciale. Tr s tura caracteristic a cump r rii i vnz rii comerciale o constituie inten ia de revnzare; cump rarea este f cut n scop de revnzare sau nchiriere, iar vnzarea este precedat de o cump rare f cut n scop de revnzare. Inten ia de revnzare sau nchiriere trebuie sa ndeplineasc trei condi ii: inten ia de revnzare sau nchiriere trebuie sa existe la data cump r rii;

inten ia de revnzare sau nchiriere trebuie s fie exprimat de cump r tor, adic s fie cunoscut contractantului; inten ia de revnzare sau nchiriere trebuie s priveasc n principal bunul cump rat. Cump rarea i vnzarea comercial poate avea ca obiect numai bunuri mobile: producte, m rfuri, titluri de credit. Productele sunt produsele naturale ale p mntului care se ob in prin cultura sau exploatare direct (de exemplu cereale, legume) sau produsele animalelor (de exemplu lna, laptele). M rfurile sunt produse ale muncii destinate schimbului (de exemplu autoturismele). Titlurile de credit sunt nscrisuri n baza c rora titularii lor pot s exercite drepturile specificate n cuprinsul lor. Nu sunt fapte de comer cump r rile de producte sau de m rfuri care s-ar face pentru uzul sau pentru consuma ia cump r torului ori a familiei sale. b. Opera iunile de banc i schimb:

Potrivit art. 3 pct. 11 C. Com. sunt considerate fapte de comer opera iunile de banc i schimb. Opera iunile de banc sunt opera iunile asupra sumelor de bani n numerar, creditelor i titlurilor negociabile. Ele sunt opera iuni de depozit, de efectuare de pl i, de acordare de credite, opera iuni asupra titlurilor de credit. Opera iunile de schimb sunt opera iunile de schimb de moned sau bilete de banc na ionale sau str ine, precum i opera iunile referitoare la transmiterea de fonduri prin evitarea transferului de numerar. 2.1.2. Intreprinderile: In concep ia Codului Comercial ntreprinderea apare ca o structur de organizare a unei activit i (un organism economic i social) iar nu ca un subiect de drept.

404

ntreprinderea constituie organizarea autonom a unei activit i, cu ajutorul factorilor de produc ie (for ele naturii, capitalul i munca) de c tre ntreprinz tor i pe riscul s u, n scopul producerii de bunuri i servicii, destinate schimbului, n vederea ob inerii unui profit. Aceast defini ie prive te numai ntreprinderile avute n vedere de Codul Comercial. Deci, pentru a fi supus Codului Comercial, ntreprinderea trebuie s aib ca obiect opera iunile prev zute de art. 3 C. Com., care sunt considerate fapte de comer . Din defini ia dat rezult urm toarele caracteristici ale ntreprinderii: a) existen a unei organiz ri autonome a unei activit i cu ajutorul factorilor de produc ie; b) asumarea de c tre ntreprinz tor a coordon rii ntregii activit i i implicit a riscului acestei activit i; c) scopul activit ii este producerea de bunuri i servicii destinate schimbului n vederea ob inerii unui c tig; 2.1.3. Faptele de comer conexe: Faptele de comer conexe sunt acte juridice sau opera iuni care dobndesc comercialitate datorit strnsei leg turi pe care o au cu acte sau opera iuni considerate de lege fapte de comer . Din categoria faptelor de comer conexe fac parte: a) contractele de report asupra titlurilor de credit;

b) cump r rile sau vnz rile de p r i sociale sau ac iuni ale societ ilor comerciale; c) d) e) f) g) h) i) opera iunile de mijlocire n afaceri; cambia sau ordinele n producte sau m rfuri; opera iunile cu privire la naviga i; depozitele pentru cauza de comer ; contul curent i cecul; contractele de mandat, comision i consigna ie; Contractele de gaj i fidejusiune.

2.2. Faptele de comer subiective:

405

Art. 4 C. com. dispune: Se socotesc, afar de acestea (adic cele prev zute n art. 3 nota n.s.), ca fapte de comer celelalte contracte i obliga iuni ale unui comerciant, dac nu sunt de natur civil sau dac contrariul nu rezult din nsu i actul. Prin urmare, pe lng faptele de comer obiective, a c ror comercialitate este independent de calitatea persoanei care le s vr e te, Codul comercial reglementeaz i faptele de comer subiective care dobndesc caracter comercial din calitatea de comerciant a persoanei care le s vr e te. 2.3. Faptele de comer unilaterale sau mixte: Potrivit art. 5 C. com., nu se pot considera fapte de comer vnzarea productelor pe care proprietarul sau cultivatorul le are dup p mntul sau, ori cel cultivat de acesta. Deci, vnzarea de produse agricole unui comerciant este act de comer pentru comerciant i act civil pentru agricultor. Apoi, art. 6 C. com. prevede ca asigur rile de lucruri sau stabilimente care nu sunt obiectul comer ului i asigur rile asupra vie ii sunt fapte de comer numai pentru asigur tor. Deoarece n toate aceste cazuri actele juridice sau opera iunile men ionate sunt fapte de comer numai pentru una dintre par i, ele au fost denumite fapte de comer unilaterale sau mixte. Faptele de comer unilaterale sau mixte sunt guvernate de legea comerciala pentru ambele par i, chiar dac pentru una dintre ele actul juridic are caracter civil (art.56 C. com.).

3. COMERCIAN II 3.1. No iunea de comerciant: Potrivit Codului Comercial Roman, subiecte ale raporturilor comerciale pot fi att comercian ii, ct i necomercian ii. Reglementarea sa se aplic oric rei persoane care s vr e te fapte de comer obiective (art. 3 C.com), indiferent dac persoana care le s vr e te are sau nu calitatea de comerciant. Dac s vr irea faptelor de comer are un caracter profesional, persoana n cauz devine comerciant (art. 7 C.com). Odat dobndit calitatea de comerciant, toate actele i faptele juridice ale acestei persoane sunt prezumate a fi comerciale (art. 4. C.com). Dac ns , s vr irea faptelor de comer obiective de c tre o persoan are caracter accidental, de i raportul juridic care s-a n scut este supus reglementarii comerciale, totu i, persoana care le-a s vr it p streaz calitatea de necomerciant (art.9 C.com). In concluzie, ca expresie a concep iei sale obiective, codul comercial prevede c

406

sunt comercian i aceia care fac fapte de comer , avnd comer ul ca profesiune obi nuit , i societ ile comerciale. (art. 7 C.com) Precizarea no iunii de comerciant prezint un mare interes practic. Calitatea de comerciant implic un statut juridic diferit de cel al necomercian ilor, cu consecin e deosebite asupra raporturilor juridice la care particip : a. legea institu ie anumite obliga ii pentru comercian i, considerate obliga ii comerciale, astfel, nainte de nceperea comer ului, comerciantul este obligat s cear nmatricularea n registrul comer ului, iar n cursul exercit rii i la ncetarea comer ului s cear nscrierea n registru a men iunilor privind actele i faptele a c ror nregistrare este prev zut de lege; orice comerciant are obliga ia s in anumite registre de contabilitate (art. 22 C. com) i de asemenea s desf oare activitate comerciala n condi iile unei concurente loiale; b. legea instituie o prezum ie de comercialitate; toate actele i opera iunile s vr ite de comerciant sunt prezumate a fi fapte de comer i deci supuse legilor comerciale (art.4 C.com); c. actele comerciale ncheiate de comerciant sunt supuse unor reguli speciale, derogatorii de la regimul actelor juridice civile; d. n cazul ncet rii pla ilor pentru datoriile sale comerciale, comerciantul poate fi declarat n faliment; procedura falimentului este aplicabil numai comercian ilor ea nu se aplic necomercian ilor, chiar dac s-au obligat prin acte comerciale; e. comercian ii pot participa la constituirea unor camere de comer i industrie, ca organiza ii autonome, destinate s promoveze i s apere interesele lor; f. comercian ii sunt supu i impozitului pe profitul realizat prin activitatea comercial ; Art. 34 C. com. prevede ca dispozi iile codului comercial privind registrele comerciale nu se aplic colportorilor comercian ilor care fac micul trafic ambulant, c r u ilor sau acelor al c ror comer nu iese din cercul unei profesiuni manuale. 3.2. Calitatea de comerciant: In temeiul Codului Comercial calitatea de comerciant se dobnde te n mod diferit, dup cum este vorba de o persoan fizic sau de o persoan juridic . 3.2.1. Dobndirea calit ii de comerciant:

a. Dobndirea calit ii de comerciant de c tre o persoan fizic : sunt comercian i aceia care fac fapte de comer avnd comer ul ca profesiune obi nuita, potrivit art. 7 C. com. Pentru dobndirea calit ii de comerciant sunt necesare trei condi ii: 1. s s vr easc anumite fapte de comer obiective;

407

2. 3.

s s vr easc fapte de comer ca profesiune; s s vr easc fapte de comer n nume propriu;

Calitatea de comerciant a unei persoane fizice se cere a fi delimitat de alte profesiuni pe care le exercit persoanele fizice. Avem n vedere pe meseria i, pe cei care exercit profesii liberale i pe agricultori. Meseria ul este considerat comerciant n cazurile n care cump r m rfuri n vederea prelucr rii i revnz rii lor (art. 3. pct.1. C.com) sau, folosind for a de munc str in , i organizeaz o ntreprindere (art. 3 pct. 9 C.com.). Persoanele care exercit profesii liberale nu au calitatea de comerciant (exemplu medicii, avoca ii, notarii publici). n cazul n care pentru exercitarea activit ii, cel care ndepline te o profesiune liberal (dentistul) cump r i folose te anumite materiale se consider c aceste acte sunt accesorii i deci persoana n cauz nu devine comerciant. ntruct vnzarea produselor pe care proprietarul sau cultivatorul le are de pe p mntul sau ori pe care le-a cultivat nu este fapta de comer , ci act juridic civil, nseamn ca agricultorii nu au calitatea de comercian i. b. Dobndirea calit ii de comerciant de c tre societ ile comerciale: potrivit art. 7 C. com. pe lng persoanele fizice, au calitatea de comerciant i societ ile comerciale. Sunt avute n vedere societ ile comerciale reglementate de Legea Nr. 31/1990: societatea, n nume colectiv, societatea n comandita simpla, societatea pe ac iuni, societatea n comandita pe ac iuni i societatea cu r spundere limitata. Societatea comerciala are o unica finalitate; ea se constituie n scopul de a desf ura o activitate comercial ; societatea este comercial numai dac obiectul ei, prev zut obligatoriu n actul constitutiv consta n s vr irea uneia sau mai multor fapte de comer obiective. Exercitarea activit ii comerciale este ra iunea de a fi a societ ii comerciale. n consecin , pentru a dobndi calitatea de comerciant, societatea comercial trebuie s se constituie cu respectarea condi iilor prev zute de lege n acest sens. c. Calitatea de comerciant a altor persoane juridice:

1. Statul i unit ile sale administrativ teritoriale: art. 8 C. com. prevede c : Statul, jude ul i comuna nu pot avea calitatea de comerciant. Aceasta concep ie a codului comercial era justificata la data adopt rii sale, cnd activitatea statului i a unit ilor sale administrativ teritoriale privea numai serviciile publice. Pornind de la faptul ca statul s vr e te pe lng actele de autoritate necesare func ionarii serviciilor publice i acte cu caracter privat, n doctrina s-a considerat ca el este subiect al raporturilor comerciale. Deci, cu toate ca nu are calitatea de comerciant, statul poate s vr i anumite fapte de comer . 2. Regiile autonome: potrivit art.135 din Constitu ie, proprietatea public apar ine statutului sau unit ilor sale administrativ teritoriale. Bunurile proprietate public sunt inalienabile. n condi iile legii ele pot fi date n administrare regiilor autonome ori institu iilor publice sau pot fi concesionate sau nchiriate. Potrivit Legii Nr.15 / 1990, regiile autonome se organizeaz i func ioneaz n ramurile strategice ale economiei na ionale. Calitatea de comerciant a regiei autonome se dobnde te din momentul nfiin rii sale, dup caz, prin hot rre a guvernului sau prin decizia organului administra iei publice locale.

408

3. Organiza iile cooperatiste: ntruct prin desf urarea unor activit i de producere i desfacere de m rfuri, de prest ri de servicii, se urm re te ob inerea de profit, aceast activitate are caracter comercial. n consecin organiza iile cooperatiste au calitatea de comerciant. 4. Asocia iile i funda iile: potrivit legii, scopul nfiin rii asocia iilor i funda iilor este desf urarea unei activit i dezinteresate, iar nu ob inerea unui profit. Deci asocia iile i funda iile nu au calitatea de comerciant. 3.2.2. Dovada calit ii de comerciant: In cazul unei persoane fizice, ntruct calitatea de comerciant se dobnde te prin s vr irea faptelor de comer obiective cu caracter profesional, nseamn c aceast calitate se poate proba numai prin prezentarea unor dovezi din care s rezulte c persoana n cauz a s vr it efectiv una sau mai multe fapte de comer prev zute de art. 3 C.com. ca o profesiune obi nuit i n nume propriu. In cazul societ ii comerciale, calitatea de comerciant constituirea societ ii. Deci, calitatea de comerciant a proba prin dovedirea constituirii societ ii n condi iile de dovada care ar putea fi folosit este copia certificat registrul comer ului a societ ii comerciale. 3.2.3 ncetarea calit ii de comerciant In cazul persoanei fizice, aceasta nceteaz s mai aib calitatea de comerciant n momentul n care nu mai s vr e te fapte de comer ca profesiune. ncetarea trebuie s fie efectiv i din ea s rezulte inten ia de a renun a la calitatea de comerciant. In cazul societ ii comerciale, calitatea de comerciant se pierde n momentul n care societatea nceteaz s mai existe ca persoana juridica. Societatea comerciala i nceteaz existen a prin dizolvare i lichidare. Potrivit legii, dizolvarea poate avea loc prin trecerea termenului stabilit pentru durata societ ii, imposibilitatea realiz rii obiectului societ ii sau realizarea acestuia, hot rrea adun rii generale, faliment. Dizolvarea societ ii nu atrage dup sine pierderea automat a personalit ii juridice a societ ii. n aceasta situa ie, societatea nu mai poate face opera iuni comerciale, dar poate face opera iunile necesare lichid rii. 4. SOCIET ILE COMERCIALE ii civile: se dobnde te prin ns i societ ii comerciale se poate prev zute de lege. Un mijloc de pe nmatriculare n

4.1. No iunea i caracterele juridice ale societ

Din dispozi iile art. 1491, 1492 C.civ. rezult c societatea este un contract n temeiul c ruia dou sau mai multe persoane (asocia i) se n eleg s pun n comun anumite bunuri pentru a desf ura mpreun o anumit activitate, n vederea realiz rii i mp r irii beneficiilor care vor rezulta. Contractul de societate are urm toarele elemente esen iale care l deosebesc de alte contracte :

409

a)

fiecare asociat se oblig s pun n comun o valoare patrimonial (aport); oare mpreun o activitate care constituie obiectul

b) asocia ii se oblig s desf societ ii; c)

to i asocia ii particip la realizarea i mp r irea beneficiilor.

Din defini ia dat rezult caracterele juridice ale contractului de societate: a) contractul este plurilateral, n sensul c la ncheierea sa particip dou sau mai multe persoane, fiecare asumndu- i anumite obliga ii; b) contractul este cu titlu oneros; fiecare asociat urm re te realizarea unui folos patrimonial, adic ob inerea de beneficii; c) contractul este comutativ; ntinderea obliga iilor fiec rui asociat este cunoscut n momentul ncheierii contractului; d) contractul este consensual, ceea ce nseamn c se ncheie prin simplul acord de voin a al p r ilor; forma scris este cerut ad probationem. 4.2. Defini ia societ ii comerciale:

Societatea comercial poate fi definit ca o grupare de persoane constituit pe baza unui contract de societate i beneficiind de personalitatea juridic , n care asocia ii se n eleg s pun n comun anumite bunuri, pentru exercitarea unor fapte de comer , n scopul realiz rii i mp r irii beneficiilor rezultate 4.3. Societatea civil i societatea comercial :

Asem n ri: au aceea i esen ; fiecare reprezint o grupare de persoane i de bunuri (capitaluri) n scop economic i lucrativ; att societatea civil , ct i cea comercial iau na tere printr-un contact de societate; ambele societ i au un scop lucrativ; asocia ii urm resc realizarea i mp r irea unor beneficii. Deosebiri: obiectul sau natura opera iunilor pe care le realizeaz societatea; societatea comercial este investit cu personalitate juridic , n timp ce societatea civil r mne un simplu contract, f r a fi subiect de drept de sine st t tor; ntre societatea civil i cea comercial exist deosebiri privind condi iile n care acestea se constituie i func ioneaz . 4.4. Elemente specifice ale contractului de societate care st la baza

410

societ

ii comerciale

4.4.1. Aporturile asocia ilor Sub aspect juridic, prin aport se n elege obliga ia pe care i-o asum fiecare asociat de a aduce n societate un anumit bun, o valoare patrimonial . n limita aportului, asociatul devine debitor al societ ii cu toate consecin ele care decurg din aceast calitate. Obiectul aportului l poate constitui: aportul n numerar; are ca obiect o sum de bani pe care asociatul se oblig s o transmit societ ii; aportul n natura; are ca obiect anumite bunuri, care pot fi bunuri mobile(cl diri, instala ii), bunuri mobile corporale (materiale, m rfuri) sau incorporale (crean e, fond de comer ); aportul n industrie, care const n munc sau activitatea pe care asociatul promite s o efectueze n societate, avnd n vedere competen a i calificarea sa. 4.4.2. Capitalul social i patrimoniul societ ii

Prin capitalul social al unei societ i comerciale se n elege expresia valoric a totalit ii aporturilor asocia ilor care particip la constituirea societ ii. Capitalul social mai este denumit i capital nominal. Capitalul social are o dubl semnifica ie: contabil i juridic . El constituie gajul general al creditorilor societ ii. De aceea, este fix pe toat durata societ ii. Capitalul subscris reprezint valoarea total a aporturilor pentru care asocia ii s-au obligat s contribuie la constituirea societ ii. Capitalul subscris coincide cu capitalul social. Capitalul v rsat este valoarea total a aporturilor efectuate i care au intrat n patrimoniul societ ii. Capitalul social al societ ii este divizat n anumite frac iuni, denumite diferit dup forma juridic a societ ii : p r i de interes, p r i sociale, ac iuni. Patrimoniul societ ii, n lumina dreptului civil, l constituie totalitatea drepturilor i obliga iilor cu valoare economic apar innd societ ii. Intre capitalul social i patrimoniul societ ii exist anumite deosebiri. Astfel, n timp ce capitalul social este expresia valoric a aportului asocia ilor, patrimoniul societ ii este o universalitate juridic , n care sunt cuprinse toate drepturile i obliga iile, precum i bunurile societ ii. 4.4.3. Inten ia asocia ilor de a colabora n desf comerciale urarea activit ilor

411

Affectio societatis presupune inten ia de colaborare voluntar a asocia ilor, de a lucra n comun, suportnd toate riscurile activit ii comerciale. Participarea la activitatea societ ii trebuie s fie efectiv i interesat . Aceast participare este diferit , n func ie de forma juridic a societ ii. 4.4.4. Realizarea i mp r irea beneficiilor

Scopul societ ii este acela de a realiza beneficii din activitatea comercial desf urat i de ale mp r i ntre asocia i sub forma de dividende. Acest scop constituie criteriul de distinc ie ntre societatea comercial i asocia ie. In general, prin beneficiu se n elege un c tig evaluabil n bani. Realizarea sau nerealizarea de beneficii poate fi stabilita numai la sfr itul exerci iului financiar, prin ntocmirea bilan ului i a contului de profit i pierderi. Pentru a putea fi repartizate, beneficiile trebuie s fie reale (art.37 din Legea nr.31/1990). Aceasta nseamn ca trebuie s se fi nregistrat un excedent, adic o sum de bani care s fie mai mare dect capitalul social, deoarece nu pot fi distribuite beneficii din capitalul social. Totodat , beneficiile trebuie s fie utile, adic s reprezinte beneficiile r mase dup ntregirea capitalului social, cnd acesta s-a mic orat n cursul exerci iului financiar. 4.4.5. Criterii de mp r ire a beneficiilor

Potrivit legii, n contractul de societate trebuie s se prevad partea fiec rui asociat la beneficii i la pierderi (art. 3) sau modul de distribuire a beneficiilor (art. 8). To i asocia ii trebuie s primeasc beneficii i s participe la suportarea pierderilor. Cum este i firesc, criteriul care este avut n vedere este contribu ia asocia ilor la formarea capitalului social al societ ii. 4.5. Formele societ ii comerciale:

Potrivit art. 2 din Legea nr. 31/1990, societatea comercial mbrac una din urm toarele forme juridice: a) societatea n nume colectiv este aceea societate ale c rei obliga ii sociale sunt garantate cu patrimoniul social i cu r spunderea nelimitat i solidar a tuturor asocia ilor; b) societatea n comandita simpla este societatea ale c rei obliga ii sociale sunt garantate cu patrimoniul social i cu r spunderea nelimitata i solidara a asocia ilor comandita i; asocia ii comanditari r spund numai pn la concurenta aportului lor; c) societatea pe ac iuni este societatea al c rui capital social este mp r it n ac iuni, iar obliga iile sociale sunt garantate cu patrimoniul social; ac ionarii r spund numai n limita aportului lor;

412

d) societatea n comandita pe ac iuni este societatea al c rui capital social este mp r it n ac iuni, iar obliga iile sociale sunt garantate cu patrimoniul social i cu r spunderea nelimitat i solidar a asocia ilor comanditati; asocia ii comanditati r spund numai pn la concurenta aportului lor; e) societatea cu r spundere limitata este societatea ale c rui obliga ii sociale sunt garantate cu patrimoniul social; asocia ii r spund numai n limita aportului lor. 4.6. Clasificarea societ 4.6.1. Societ ilor comerciale: i de capitaluri

i de persoane i societ

Societ ile de persoane se constituie dintr-un num r mic de persoane, pe baza cunoa terii i ncrederii reciproce a calit ilor personale ale asocia ilor. Fac parte din aceast categorie : societatea n nume colectiv i societatea n comandita simpla. Societ ile de capitaluri se constituie dintr-un num r mare de asocia i, impus de nevoile acoperirii capitalului social, f r s prezinte interes calit ile personale ale asocia ilor. Elementul esen ial l reprezint cota de capital investita de asociat. Intr n aceast categorie: societatea pe ac iuni i societatea n comandita pe ac iuni. Societatea cu r spundere limitat nu se ncadreaz n nici una din aceste categorii. Aceast form de societate mprumut unele caractere, att de la societ ile de persoane, ct i de la societ ile de capitaluri. Ca i n cazul societ ilor de persoane, constituirea societ ii cu r spundere limitat se bazeaz pe ncrederea i calit ile asocia ilor. Acest fapt reclam limitarea num rului asocia ilor (maximum 50 de asocia i), precum i condi ii restrictive privind transmiterea p r ilor sociale. n ce prive te r spunderea asocia ilor pentru obliga iile societ ii, asocia ii r spund numai n limita aportului lor, ca i n cazul societ ilor de capitaluri. 4.6.2. Societ i n care asocia ii au o r spundere nelimitat au o r spundere limitat i societ i n care asocia ii

R spunderea asocia ilor pentru obliga iile sociale este diferit n raport de forma juridic a societ ii. In societatea n nume colectiv, asocia ii r spund nelimitat i solidar pentru obliga iile societ ii. In societatea pe ac iuni i societatea cu r spundere limitat , asocia ii r spund pn la concurenta aportului lor. In privin a societ ii n comandita simpl sau pe ac iuni r spunderea asocia ilor este diferit : asocia ii comanditati r spund nelimitat i solidar, iar asocia ii comanditari numai n limita aportului lor. 4.6.3. Societ i cu p r i de interes i societ i pe ac iuni

413

Dup structura capitalului social i modul de mp r ire a acestuia, societ ile comerciale se clasific n dou categorii: societ i n care capitalul social se divide n p r i de interes i societ i n care capitalul social se mparte n ac iuni. Capitalul social se divide n p r i de interes n cazul societ ii n nume colectiv i societ ii n comandita simpl , precum i cazul societ ii cu r spundere limitat (p r i sociale). Capitalul social este mp r it n ac iuni n cazul societ ii pe ac iuni i societ ii n comandita pe ac iuni. 4.6.4. Societ i care emit titluri de valoare i societ asemenea titluri i care nu pot emite

Societ i care emit titluri de valoare pot fi societatea pe ac iuni, societatea n comandita pe ac iuni i societatea cu r spundere limitat . In cea de a dou categorie sunt cuprinse societatea n nume colectiv i societatea n comandita simpla. Titlurile de valoare au un element comun: ele materializeaz dreptul asocia ilor asupra unei frac iuni din capitalul social. ntre aceste titluri de valoare exista o deosebire esen ial : ac iunile fac parte din categoria titlurilor de valoare negociabile, iar certificatele de p r i sociale nu sunt titluri negociabile, ci titluri de legitimare. 4.6.5. Societ i cu capital romnesc i societ i cu participare str in

Societ ile cu capital romnesc sunt societ ile n care asocia ii sunt cet eni romni ori persoane juridice de na ionalitate romn . Societ ile cu capital str in sunt societ ile care se constituie cu capital integral str in sau n asociere cu persoane fizice sau juridice romane. BIBLIOGRAFIE: Codul Comercial

Legea Nr.31 / 1990 pricind Societatile comerciale, republicata cu modific rile ulterioare y C rpenaru, S., Drept comercial roman, Editura Atles SRL, Bucuresti, 1992

C p n , O., Institu ii ale noului drept comercial, societ ile comerciale, Editura Lumina Lex, Bucuresti, 1991 y Georgescu, I., L., Drept comercial romn, Editura Socec, Bucuresti, 1948 ELEMENTE DE PROTOCOL

414

Necesare activit

ii de secretariat

1. Rolul protocolului Ceremonialul creeaz cadrul i atmosfera n care urmeaz s se desf oare raporturile dintre interlocutori / parteneri. Protocolul codific regulile care guverneaz ceremonialul, al c rui obiect este de a oferi fiec rui participant prerogativele, privilegiile i imunit ile la care are dreptul. Ceremonialul i protocolul garanteaz egalitatea n drepturi a partenerilor, care permite fiec reia dintre ei s - i fac auzit n mod liber vocea. i unul i cel lalt impun curtoazia care trebuie s guverneze raporturile ntre oamenii de bun credin . Ceremonialul i protocolul guverneaz , de asemenea, negocierea, ncheierea i intrarea n vigoare a unor documente / acte specifice. Ambele au o inciden zilnic asupra vie ii i activit ii de afaceri. Protocolul pune problema regulilor care determin ordinea de prec dere ntre parteneri. 2. Eticheta Regulile de conduit sau regulile de comportare la care se refer eticheta contribuie la buna desf urare a rela iilor din societate, n general, i la o desf urare normal a activit ii in afaceri n special. Este foarte important cunoa terea i aplicarea acestor reguli de c tre fiecare partener, dat fiind c necunoa terea sau ignorarea lor pot duce, uneori, la interpret ri eronate, la complica ii rela ionale care dep esc sfera rela iilor strict personale ale celor n cauz . Nu se pot concepe rela ii ntre parteneri f r contactul uman necesar i, n cadrul acestui contact, f r respectarea unor reguli de etichet . Necunoa terea acestor reguli poate fi considerat , n ultim instan , o lips de competen profesional a unei persoane chemate s reprezinte interesele unei p r i pe planul rela iilor specifice. n concluzie, nsu irea i respectarea unor reguli de eticheta pot i trebuie s constituie o sarcin de ordin profesional. A. inuta fizic (pe strad i n societate)

Este foarte important ca partenerii s aib o inut corect , ngrijit , s se controleze permanent n fiecare ocazie asupra acesteia. n societate este gre it s te sprijini de sp tarul unui scaun sau de perete, s ii minile n buzunar sau s te joci nervos cu bricheta, batista sau alt obiect. Pe ct posibil, trebuie evitat s stai cu spatele la alt persoan care este a ezat pe scaun, fotoliu sau canapea. A ezarea pe scaun sau canapea trebuie f cut de a a manier nct s nu denote o stare de plictiseal sau satisfac ia de a fi cucerit un loc pe care nu e ti dispus s -l cedezi. Trebuie evitat strngerea genunchilor cu minile, sprijinirea capului de sp tar, b tutul cu degetele pe bra ele scaunului. ncruci area genunchilor la prea mare n l ime trebuie, de asemenea, evitat . Femeile trebuie s acorde mare aten ie felului cum stau pe scaun i cum i ncruci eaz picioarele, astfel nct rochia s poat acoperi genunchii. n timpul conversa iei este nepoliticos s -l apuci de rever sau de nasture pe interlocutor pentru a da mai mult greutate argumentelor personale sau s -l aprobi b tndu-l pe umeri ori lovindu-l cu cotul. De asemenea, trebuie evitate o gesticulare excesiv , un rs zgomotos, tusea, str nutul i alte zgomote dizgra ioase (aerofagii etc.)

415

B. Salutul Salutul este o manifestare de curtoazie fa de o alt persoan sau de un grup de persoane. El comport , n mimic i n inut , o serie de nuan e care pot s -i modifice sau s -i completeze sensul, s constituie o expresie de stim sau o simpl obliga ie formal . Cteva reguli de baza n leg tur cu salutul: b rba ii salut primii femeile; persoanele mai tinere salut primele pe cele mai n vrst ; subalternii salut pe superiorii in grad.

R spunsul la salut este obligatoriu: un gest contrar poate fi socotit ca lips de polite e. Este recomandabil ca b rbatul cnd salut cu p l ria s o in de calot , nclinnd u or capul i privind la persoana salutat . Dac minile i sunt ocupate, se accept salutul printr-o simpl nclinare a capului. n alte cazuri, salutul se face printr-o nclinare a capului. De obicei, femeia r spunde la salut printr-o u oar nclinare a capului, arbornd uneori un surs. n cazul ntlnirii cu o persoan cunoscut pe care nu dore ti, totu i, s-o salu i, eschivarea trebuie f cut cu tact. Cnd este ntlnit o persoan care pare cunoscut , f r a o putea identifica imediat, este preferabil, s fie salutat . Persoanele care se afl intr-o ma ina salut primele persoanele cunoscute de pe strada, n cazul n care au fost v zute. Dac persoana cunoscut este mpreun cu mai mul i prieteni, necunoscu i celui care salut , se salut tot grupul. n timpul salutului se folosesc i formulele: bun diminea a, bun ziua sau bun seara. La ntlnirile oficiale se pronun denumirea rangului: bun ziua domnule director, presedinte, ministru etc.#. Strngerea de mn poate interveni fie cnd persoanele care s-au salutat se opresc pentru a sta de vorb sau a continua drumul mpreun , fie cu ocazia prezent rii lor. n cazul strngerii de mn rolurile sunt inversate: femeia este aceea care ntinde prima mna, persoana cea mai n vrst celei mai tinere i persoana cu grad superior celei sau celor cu grad inferior. Pentru o secund , cele dou persoane se privesc n ochi n momentul strngerii minii. n toate mprejur rile, b rba ii se scoal pentru a strnge mna interlocutorului; femeile, n schimb, nu se ridic n picioare dect cnd este vorba de o persoan mult mai n vrst sau pe care dore te s-o onoreze n mod special. S rutul minii continu nc s fie practicat n numeroase locuri sau mprejur ri, fiind considerat ca o form de curtoazie, mai ales cnd este vorba de femei n vrst sau c s torite, de so ii de nal i demnitari etc. S rutul minii se face ntr-o form politicoas , prin aplecarea corpului, iar n anumite mprejur ri este recomandabil s se simuleze gestul (n aer liber, de exemplu). Este gre it s se s rute mna nm nu at . De asemenea, este gre it s se rezerve acest gest numai pentru unele dintre femeile care se afl mpreun . C. Prezent rile n probleme de etichet , de o deosebit importan a n activitatea partenerilor este felul n care se fac prezent rile. n aceast privin trebuie respectate urm toarele

416

reguli: b rbatul este prezentat femeii; persoana mai tn r este prezentat celei mai in vrst ; persoana cu gradul inferior este prezentat celei cu grad superior .

Persoana care face prezent rile se adreseaz cu formula: mi permite i s v prezint pe. Dac persoana recomandat are mai multe titluri, se pronun numai titlul cel mai mare. La prezentarea unuia dintre so i de c tre cel lalt se spune simplu: so ul meu sau so ia mea. La prezentarea unei perechi se va spune: domnul i doamna Ionescu sau domnul Ionescu i doamna, ncepndu-se ntotdeauna cu so ul. Formule ca ncntat, sunt fericit de a v fi ntlnit / cunoscut se folosesc n mod curent. De i n practica noastr nu se obi nuie te autoprezentarea, n tot mai multe ri ea este cunoscut n rndul oficialit ilor i n corpul diplomatic. n astfel de ocazii trebuie s se evite ca la autoprezentare s se adauge, n afar de nume, apelative domnul sau doamna , ad ugndu-se, eventual, func ia sau calitatea. n unele situa ii prezentarea sau autoprezentarea este urmat de schimbul c r ilor de vizit . Unele excep ii de la regulile de prezentare: fata tn r va fi ea prezentat unui b rbat n vrst i nu invers;

Dac se prezint o personalitate politic sau bine cunoscut n via a publica se va pronun a numai titlul acesteia nu i numele; ex. domnul pre edinte etc. D. Conversa ia Orice reuniune sau ac iune protocolar , orict de atent ar fi preg tit , risc s devin plictisitoare n lipsa unor conversa ii interesante i utile. Pentru crearea unei atmosfere pl cute, gazda trebuie s se gndeasc la alegerea oaspe ilor, astfel nct ntre ace tia s existe anumite puncte de contact, fie prin faptul c lucreaz n acelea i domenii de activitate sau n domenii care au contingen ntre ele, fie prin forma ia lor intelectual . Organizarea acestor ac iuni nu constituie un scop n sine. Ele trebuie s devin instrumente de munc , s constituie un element principal al activit ii diplomatice, o component principal a muncii de informare i de rela ii. Arta conversa iei nu poate fi nsu it dup anumite formule. Pentru desf urarea unei conversa ii pl cute i mai ales utile muncii de informare se cer o bun preg tire politic i profesional , cuno tin e variate de cultur general , tact, aten ie, polite e i alte asemenea nsu iri pe care diploma ii trebuie s le posede i care pot fi ob inute printr-o munc st ruitoare, permanent de preg tire multilateral . n ceea ce prive te atitudinea n timpul unei conversa ii, de obicei se spune c nu este frumos s pari nici mai inteligent i nici mai instruit dect interlocutorul t u. n timpul unei conversa ii, diplomatul trebuie s aib o atitudine corect , ns degajat ,

417

s fie pl cut n conversa ie i s o canalizeze n problemele care l intereseaz . Desigur, respectul opiniei personale oblig pe oricine s asculte cu polite e tezele interlocutorului s u. Aceasta nu nseamn c nu se poate interveni, ci este chiar recomandabil s se intervin ns ntr-o form politicoas , dar ferm , n explicarea pozi iilor proprii atunci cnd ele sunt interpretate n mod eronat. Acest lucru trebuie f cut cu calm i tact, astfel nct modul n care se sus ine o p rere contrarie s nu se fac de pe o pozi ie de superioritate ostentativ sau persiflare. Trebuie evitate ntreruperile partenerului cu exclama ii de felul: nu ave i dreptate!, ce eroare! etc. Se va evita, pe ct posibil, tusea sau str nutul zgomotos n timpul conversa iilor, acestea f cndu-se ct mai discret posibil i ntotdeauna n dosul batistei, cu corpul ntors ntr-o parte fa de interlocutor. La o mas este recomandabil ca diplomatul s se ntre in cu partenerul din dreapta i din stnga sa i s evite, pe ct posibil, discu iile cu partenerii ndep rta i. La recep ii, cocktailuri este recomandabil s se circule printre invita i, s nu se evite conversa ia cu str inii, iar reprezentan ii din cadrul acelora i ministere sau ambasade s nu se adune n grupuri. E. Convorbirea telefonic Telefonul este un mijloc important i extrem de util n rezolvarea sarcinilor profesionale curente, ct i n men inerea leg turilor fire ti ntre cunoscu i, prieteni. De aceea, convorbirile telefonice necesit respectarea unor anumite reguli de care este indicat s se in seama. n acest sens, trebuie cunoscut n primul rnd necesitatea de a se face prezent rile de rigoare, iar n al doilea rnd, n cazul secretarelor, cum se face o leg tur telefonic . Prezentarea trebuie s se fac indicndu-se numai numele apelantului (f r apelativul domnul), precum i institu ia la care lucreaz , evitndu-se de obicei s se indice i func ia. n situa ia cnd leg tura telefonic a fost f cut prin secretariat, apelantul trebuie s a tepte la telefon leg tura cu persoana c utat . Tot n cazul leg turii stabilite prin secretariat este recomandabil ca secretara s nu fac imediat leg tura, ci s procedeze n prealabil la identificarea persoanei care solicit convorbirea i s cear asentimentul celui chemat, ntruct anumite ra iuni pot impune ca o convorbire sau alta s nu aib loc atunci cnd este solicitat . n cazul unei convorbiri oficiale care comport o anumit importan este bine s se identifice persoana care o recep ioneaz , innd seama de obliga ia de a ntocmi nota telefonic . Pe nota transmis se va preciza data, ora i numele persoanei care a recep ionat comunicarea. n cazul transmiterii unei comunic ri de o deosebit importan , nu este gre it i nici nepoliticos s se cear citirea, pentru controlul exactit ii, a notei transmise. F. Reguli ce urmeaz a fi respectate cu prilejul unor ac iuni protocolare (mese, recep ii, cocktailuri). inuta i comportarea lucr torului diplomatic n timpul ac iunilor protocolare men ionate prezint o deosebit importan .

418

inuta i comportarea n timpul unei mese inuta vestimentar va fi cea indicat n invita ie. n cazul cnd o asemenea precizare nu exist , se va mbr ca un costum adecvat ocaziei respective. inuta fizica trebuie s fie degajat , nu for at . Picioarele se in normal pentru a nu incomoda vecinii. Coatele nu se in pe mas . n timpul mesei numai capul poate s fie pu in aplecat deasupra marginei mesei i nicidecum umerii sau ntregul bust. n mod normal ducerea mnc rii la gur se execut cu antebra ul i minile f r a antrena mi carea bra ului i a umerilor. La nceputul mesei, ervetul se pune desf cut pe genunchi. El nu se va prinde n r scroiala hainei, n decolteu sau de gt. tersul gurii cu ervetul se va face n mod ct mai discret posibil. La terminarea mesei, ervetul nu se pliaz la loc, ci se strnge i se pune lng farfurie. Nu se m nnc n grab sau nervos. Gestul de a ine degetul mic n sus cnd se bea sau se m nnc nu este recomandabil. Lingura i cu itul se folosesc numai cu mna dreapt . Furculi a se ine ns cu mna stng cnd, n acela i timp, se folose te i cu itul. Dac se folose te numai furculi a, ea poate fi inut n mna dreapt . n cazul stngacilor adaptarea se face discret pe m sura desf ur rii mesei, f r schimbarea ostentativ a tacmurilor. n timp ce se m nnc , tacmurile se in u or deasupra farfuriei, f r a le ridica cu vrful n sus sau a gesticula cu ele. Cnd se bea, tacmurile se pun pe farfurie, ncruci ate sau unul lng altul, cu itul n partea dreapt iar furculi a cu din ii n sus. Dup terminarea fiec rui fel de mncare, furculi a i cu itul se pun n prealabil pe farfurie, n aceea i pozi ie: furculi a va avea ns , de ast dat , din ii n jos. Este nepoliticos s se m nnce direct de pe cu it. Cnd se scap un tacm pe jos, se ridic , se pune pe marginea mesei i se cere altul. n timpul mesei se vor evita zgomotele inutile i dizgra ioase: sorbirea cu zgomot a supelor sau a ciorbelor, ciocnirea tacmurilor, scobirea n din i etc. De asemenea piept natul, pudrarea sau rujarea n timpul mesei nu sunt un semn de bun cre tere. Controlul inutei trebuie f cut naintea intr rii n sufragerie. La mese se poate ura vecinilor poft bun . Supele i b uturile se servesc de c tre osp tar din partea dreapt , n timp ce restul felurilor de mncare se servesc din partea stng . Serviciul ncepe cu femeia care ocup locul de onoare la dreapta gazdei b rbat, ultima servit fiind gazda femeie; apoi se trece la b rba i, ncepndu-se cu b rbatul care ocup locul din dreapta gazdei femeie i terminnd cu gazda b rbat. Semnalul de ncepere a mesei l d gazda femeie, invitnd oaspe ii s serveasc . B rbatul gazd invit oaspe ii pentru servirea b uturii. Ridicarea de la mas va fi f cut la semnul dat de gazda femeie, dup ce s-a asigurat ns c to i invita ii au terminat de mncat. Toastul se roste te, de obicei, la desert. Sunt cazuri ns cnd acesta este rostit i la nceputul mesei. ntr-o asemenea situa ie trebuie s se asigure c b utura alcoolic s fie deja turnat n pahare. Nu se toasteaz cu b uturi nealcoolice. Paharul cu care se toasteaz se ridic pn la nivelul fe ei. Dac n timpul toastului b rba ii se ridic de pe scaune, femeile pot r mne jos. Ele se vor ridica numai dup un toast oficial, mpreun cu b rba ii.

419

Organizarea unei mese-bufet se obi nuie te foarte des, mai ales cnd exist interesul de a se invita un num r mai mare de persoane. n acest caz, mnc rurile (bufetul) se aranjeaz pe mese lungi, n centrul sau pe una din laturile salonului. Oaspe ii se servesc singuri sau ajuta i de c iva osp tari. Se poate mnca n picioare, caz n care este nevoie de mai mult dexteritate, ntruct cu mna stng se va ine farfuria i se va mnca cu mna dreapt , folosirea cu itului fiind foarte anevoioas . Dac este loc, se mai poate mnca a eznd farfuria pe masa de bufet sau pe mese al turate special amenajate n acest scop. Cocktailurile i recep iile au loc n picioare. n acest caz serviciul poate fi asigurat, fie de osp tari, care circul printre invita i, cu platourile de mncare i b utur , fie prin instalarea unor mese-bufet n centrul sau pe laturile saloanelor, oaspe ii servindu-se singuri, sau cu ajutorul ctorva osp tari. G. Fumatul n aceast problem , o prim regul de polite e impune ca nefum torii s nu fie stingheri i de c tre fum tori. Se recomand ca un b rbat s nu fumeze n apropierea unei femei, un tn r lng o persoan mai n vrst , un func ionar n fa a sau lng superiorul s u, dac tie c to i ace tia nu suport fumul de igar . n asemenea mprejur ri, ntrebarea mi permite i s fumez?, mai ales cnd este nso it de gestul de a scoate igara din pachet sau a aprinde bricheta, este deplasat , deoarece interlocutorului i va fi greu s r spund negativ. Ab inerea de a fuma, n asemenea situa ii, este cea mai bun solu ie. De asemenea, trebuie avute n vedere i alte cteva reguli esen iale: nu se salut cu igara n gur ;

nu se vorbe te cu igara sau pipa n col ul gurii i nu se ine igara permanent n gur puf ind din ea; nu se intr cu igara sau pipa aprins n locuin a unde e ti invitat sau n biroul superiorilor n grad. Se recomand ca femeile s nu fumeze pe strad sau dac fumeaz s nu dea fumul pe nas. n societate b rbatul ofer foc mai nti femeilor i apoi b rba ilor. O femeie poate oferi foc altor femei, dar nu este normal s ofere foc b rba ilor. Folosirea scrumierelor pentru aruncarea scrumului de igar este absolut obligatorie. Este inadmisibil s se foloseasc la ntmplare oricare vas drept scrumier . Gazda nu va ncepe s fumeze nainte de a oferi ig ri invita ilor s i; invita ii nu vor fuma nainte de a cere permisiunea gazdei. La o mas oficial nu se fumeaz dect din momentul cnd sunt oferite ig ri de c tre gazd , de obicei nu nainte de a se trece la felul principal de mncare, respectiv la friptur . H. inuta vestimentar

n activitatea de rela ii cu publicul, inuta vestimentar are o deosebit importan . Regula de etichet vestimentar cere o mbr c minte corect , n plin armonie cu conforma ia corpului i mprejur rile n care este purtat . n aceasta const i adev rata elegan . A fi elegant nu nseamn preocuparea exclusiv pentru num rul i pre ul toaletelor, copierea fidel a modei lansate de diferite case de specialitate, ci

420

preocuparea pentru alegerea unor materiale de bun calitate i o croial corespunz toare, capabile s r spund unor nevoi ct mai variate i f r a se demoda prea repede. La b rba i accesoriile au mare importan . Se cere: o c ma curat i bine c lcat , o cravat discret , asortat , ca i nc l mintea sau ciorapii, la culoarea costumului. La femei culorile i desenul materialului ca i croiala rochiei trebuie s fie armonizate cu aspectul fizic. O femeie cu tenul palid nu va face dect s - i eviden ieze i mai mult paloarea dac se va mbr ca n culori galbene sau verzi. O femeie corpolent i de statur mic nu va purta o rochie plisat sau cu dungi dispuse orizontal sau cu o croial scurt , dup cum o femeie nalt nu va purta o rochie cu dungi dispuse vertical. Excesul de bijuterii nu contribuie la ob inerea unei note de mai mult elegan , ci dimpotriv . inuta de zi sau inuta de ora (se folose te diminea a i dup -amiaza) La ac iunile la care se impune inuta vestimentar de ora , pot fi oferite urm toarele sugestii: Pentru femei: rochie scurt de sezon, deux-pieces sau tailleur, din materiale i culori potrivite sezonului (ziua nu se mbrac rochii din materiale lucioase lam sau dantel ); m nu i simple i p l rie, asortate cu mbr c mintea; accesorii discrete; po eta obi nuit de o culoare asortat cu mbr c mintea;

pantofi de zi, cu tocuri joase, de o culoare asortat cu mbr c mintea (nu se recomand pantofi din piele lucioas ); palton, pardesiu sau hain de blan , dup sezon.

Pentru b rba i: costum (hain obi nuit ; c ma i pantaloni) de aceea i culoare (nu prea nchis ), de croial

alb sau cu dungi de culoare asortat la costum;

cravat , ciorapi i pantofi asorta i la culoarea costumului; m nu i numai cnd se poart i p l rie;

palton sau pardesiu, numai cnd este cazul.

Unele preciz ri: costumul uni se poart cu c ma uni i cravat cu dungi discrete;

421

la c ma

n dungi se poart

i cravat uni;

cravat modern , nflorat sau cu diferite modele geometrice, trebuie s fie aleas cu mult grij ; culoarea ciorapilor se asorteaz cu cea a cravatei; nu se poart cravat la c ma cu mnec scurt ;

toamna, iarna i prim vara se vor purta m nu i din piele, n circumstan ele care impun elegan . inuta de sear sau inuta de culoare nchis

La ac iunile la care se impune inuta vestimentar de culoare nchis , se recomand : Pentru femei rochie de sear din m tase, lam, dantel , ln , jers etc., de obicei de lungime obi nuit sau dac moda impune, mai lung ; m nu i din piele sau m tase, scurte (la rochie cu mneci) sau lungi -3/4 (la rochie f r mneci); bijuterii de pre , dar discrete i n num r redus;

po et de dimensiuni mici din piele, m tase sau materiale lucioase (paiete, m rgele etc.), de culoare asortat cu mbr c mintea; pantofi din piele lucioas sau mat asortate cu mbr c mintea; i ciorapi din m tase sau dantel , n culori

n sezonul rece, palton, pardesiu sau hain de blan de culoare nchis .

Aceasta este inuta vestimentar recomandat pentru diferite ocazii oficiale, mese, recep ii, gale de film, spectacole teatrale etc., ns n ora poate fi folosit, cu deplin succes, costumul taior sau deux-pieces, confec ionat din materiale de bun calitate i cusut cu mult gust. Nu se recomand folosirea pantofilor cu tocul nalt la inuta cu pantaloni. Pentru b rba i costum de culoare neagr sau nchis , cu pantaloni i vest de aceea i culoare (stof uni sau cu dungi discrete din acela i fir); c ma alb ;

cravat argintie sau asortat la culoarea costumului;

422

ciorapi negri; m nu i, cnd se poart i p l rie;

pantalon sau pardesiu cnd este cazul (totdeauna cu m nu i). inuta pentru ceremoniile cu caracter funerar

La ceremoniile cu caracter funerar se recomand urm toarea inut vestimentar : Pentru femei mbr c minte de sezon, de culoare neagr ; ciorapi negri sub iri; po et neagr ; pantofi negri; batist alb , ndoliat ; p l rie i m nu i de culoare neagr ; palton, pardesiu sau fulgarin de culoare neagr , n func ie de anotimp.

Pentru b rba i La nmormnt ri: costum de culoare neagr ; c ma alb ;

cravat , ciorapi i pantofi de culoare neagr ;

palton, pardesiu, fulgarin, m nu i i p l rie de culoare neagr (n func ie de anotimp); fular alb, de m tase.

b) La prezentarea de condolean e hain neagr sau inut de culoare nchis . La prezentarea de condolean e se recomand hain neagr , dar nu este obligatorie. c) La depunerea de coroane de flori sau jerbe, se recomand folosirea inutei de culoare nchis . inuta de ceremonie sau inuta special

423

n practica interna ional , inuta variaz de la o ar la alta, observndu-se tendin a de renun are la mbr c mintea clasic de mare ceremonie i anume; smoking, jachet i frac. n ultimul timp, n multe ri, la ceremoniile de mare fast se folose te costumul negru sau nchis. De regul la ac iunile cu caracter diplomatic, trebuie respectat inuta indicat pe invita ie. n cazul cnd nu exist o asemenea precizare, se va folosi mbr c mintea corespunz toare practicii locale pentru toate ac iunile prev zute n programul acestor vizite. Acest lucru impune cunoa terea dinainte a practicii locale n vederea confec ion rii din timp a ve tmintelor necesare. De re inut: dac b rbatul este mbr cat n smoking, partenera va purta rochie scurt , f r mneci, f r p l rie i m nu i (n unele ri, la mesele care au loc la ore trzii se indic rochie lung ); dac b rbatul este mbr cat n jachet (de obicei, la vizite oficiale n cursul zilei), partenera va purta rochie scurt cu p l rie i m nu i; dac b rbatul este mbr cat n frac, partenera va purta rochie lung , f r mneci i cu m nu i lungi. Este imperios necesar ca n toate ocaziile, la ac iunile protocolare, vizite, mese, recep ii, cocktailuri, ceaiuri etc., s se poarte mbr c mintea indicat n program sau pe cartea de invita ie. n lipsa unei asemenea preciz ri, se poate ine cont de urm toarele recomand ri: Portul m nu ilor Purtatul m nu ilor depinde de obiceiurile locale. Pe strad ns , b rbatul i va scoate m nu a din mna dreapt pentru a saluta. Femeile nu- i scot m nu ile dect dac ntlnirea este fixat dinainte. n interior, b rbatul nu intr cu mna dreapta n m nu . Este preferabil ca ea s se scoat nainte de a suna la u . M nu ile se scot n restaurant i ntr-o sal de dans, dar ele se pot purta n tren, la sport i pentru condusul ma inii. La bal, la teatru, ca i la toate manifest rile publice care au loc n interior, b rba ii i vor scoate m nu ile, n timp ce femeile dac doresc pot s le p streze. La o invita ie la mas , nu se intr n sufragerie cu m nu ile n mn . Cnd se mbrac pardesiul, mantoul, paltonul, m nu ile sunt obligatorii. Alte reguli de etichet : Pe strad prioritatea de trecere este urm toarea: femeia trece naintea b rbatului, cel mai n vrst naintea celui mai tn r, gradul superior naintea celui inferior. Ini iativa de a intra in discu ie apar ine femeii, celui mai n vrst sau mai mare n grad (cu excep ia cazurilor cnd sunt de comunicat probleme urgente i importante pentru interlocutori).

424

 La urcarea n mijloacele de transport public se d ntietate femeilor, persoanelor mai n vrst i superiorilor n grad. La coborre se procedeaz invers: b rbatul sau persoana mai tn r coboar primul i ajut apoi femeile sau pe cei mai in vrst . n cazul unei deplas ri cu ma ina, locul de onoare este la spate n dreapta banchetei, dup care urmeaz cel din stnga, iar locul trei, n fa , lng ofer. n cazul cnd dou femei i un b rbat sau doua femei i doi b rba i se afl mpreun , locul femeilor este pe bancheta din spate, cea mai n vrst stnd la dreapta, iar a b rba ilor n fa . Dac doi b rba i nso esc o femeie, cel mai in vrst sau superior n grad st pe bancheta din spate, la stnga femeii, iar al doilea b rbat n fa . 3. Organizarea meselor, cocktail-urilor, recep iilor i ntlnirilor prietene ti A. Organizarea meselor (dejun, dineu) Organizarea i participarea la mese, unde sunt invita i oaspe i str ini i personalit i locale, a ncetat s mai fie o simpl ac iune de curtoazie, protocolar devenind o modalitate de lucru, un instrument care, folosind adecvat cadrul mai pu in oficial n care se desf oar , poate permite att realizarea unor contacte mai strnse ntre participan i, ct i discutarea sau chiar rezolvarea unor probleme de munc . Reu ita unor astfel de mese, atingerea scopului urm rit, depind att de oportunitatea ac iunii i de alegerea oaspe ilor, ct i de priceperea i tactul cu care gazda invit , prime te i se ocup de invita i. a) Oportunitatea organiz rii meselor n general, organizarea meselor diplomatice trebuie s urm reasc un obiectiv precis, s constituie o ac iune de munc , care s contribuie la sus inerea i dezvoltarea activit ii organizatorului, la l rgirea i nt rirea contactelor cu persoanele invitate. b) Alegerea invita ilor Alegerea invita ilor, ca nivel i num r, este determinat de: importan a persoanei sau delega iei n cinstea c reia este oferit masa; scopul care se urm re te; nivelul la care are loc ac iunea respectiv .

Practica a demonstrat c pentru reu ita unei ac iuni de acest fel este necesar s existe un echilibru ntre nivelul i num rul oaspe ilor str ini invita i i cel al reprezentan ilor gazdei, astfel ca participan ii s poat g si subiecte de discu ie de interes comun.

425

La alegerea invita ilor se va avea n vedere ca participan ii s se poat n elege ntre ei ntr-o limb de circula ie interna ional , accesibil tuturor. Oaspetele care nu cunoa te nici o limb de circula ie interna ional , dar a c rui prezen este dorit n mod deosebit, va fi invitat cu translatorul s u. c) Trimiterea invita iilor Transmiterea i primirea invita iilor reprezint primul contact al organizatorului mesei cu cel invitat, astfel c modul n care se deruleaz acest moment va contribui sau nu la reu ita ac iunii. Transmiterea invita iilor se face dup ce n prealabil, persoanele care urmeaz a fi invitate au fost consultate asupra datei i posibilit ii de participare. Men ionarea ocaziei sau scopului pentru care se face invita ia este un semn de respect i considera ie fa de cel invitat. Textul invita iei va fi redactat n numele celui care va oferi masa i va fi adresat persoanei i nu func iei celui invitat. n m sura n care uzan ele locale prev d, pe invita ii va fi indicat i inuta dorit la ac iune. n cazul protocolului romnesc se folose te, n special, inuta de ora , la dejun i haina de culoare nchis , pentru dineu. n func ie de nivelul i importan a care se acorda mesei, haina nchis poate fi folosit i pentru dejun. Practica interna ional prevede pentru acest gen de ac iuni: tenue de ville informal dress costum de ora habit fonc dark suit costum de culoare nchis cravate noire black tie smoking.

Pe invita iile trimise persoanleor care au acceptat participarea se va scrie, n col ul din dreapta jos, P.M.(pour memoire). Invita iile transmise f r consultarea celui invitat vor purta men iunea RSVP (repondez s'il vous plait). De obicei, r spunsul la invita ie trebuie dat n timp util, pentru a permite gazdei, n caz de neparticipare, s invite o alta persona. Este recomandabil ca r spunsul s fie dat printr-o formul care s includ mul umiri pentru invita ie i precizarea c se va putea sau nu onora invita ia. Nimeni nu poate fi reprezentat la o mas de o alt persoan , f r ncuno tiin area i asentimentul prealabil al gazdei. Este important ca invita ia s ajung la destinatar cu cel pu in 10-14 zile naintea ac iunii. d) Plasamentul la mas Locul de onoare este a ezat totdeauna pe latura care ofer , n func ie de nc pere, privirii ocupantului fie u a de intrare, fie fereastra dac u a este lateral , fie, n cazul n care i u a i fereastra sunt a ezate lateral, perspectiva cea mai larg . Plasamentul se face ntotdeauna dup ce a fost stabilit ordinea de prec dere, att a b rba ilor ct i a femeilor. Ordinea de prec dere se face innd cont de func ie. La nivel de reprezentare egal, vechimea n func ie, gradul, vechimea la post etc., sunt elemente pe baza c rora se poate realiza ordinea de prec dere. Femeile v duve sau

426

divor ate au prec dere n principiu asupra celor nec s torite, atunci cnd nu au func ie. Pentru a nlesni identificarea locului la mas al fiec rui invitat, se vor folosi cartona e dreptunghiulare pe care scrie numele persoanei respective. Cnd num rul invita ilor este mare, pentru a se evita circula ia n jurul mesei pentru identificarea plasamentului la mas , se folose te al doilea rnd de cartona e pe care este schi at planul general al mesei i este marcat locul invitatului. n func ie de num rul participan ilor i formatul mesei, poate fi alc tuit un tablou cu plasamentul general, care se expune la loc vizibil pentru orientarea oaspe ilor. Se pot avea n vedere i solu ii combinate, de plasament la masa n form de potcoav cu mese rotunde sau dreptunghiulare, n func ie de nivelul particip rii la ac iuni i num rul invita ilor. n situa ia cnd la o mas se invit o persoan cu grad mai mare ca cel al gazdei, aceasta din urm poate ceda locul s u acesteia. n caz contrar, persoana cu gradul mai mare va ocupa locul din dreapta oaspetelui principal. Cnd gazda este un celibatar sau so ia este absent , se obi nuie te ca locul de onoare din fa a gazdei s fie oferit so iei invitatului cu gradul cel mai mare. Cnd se dore te s se acorde oaspetelui de onoare (nec s torit sau a c rei so ie este absent ) o aten ie deosebit , locul de onoare va fi cel din fa a so iei gazdei. n acest caz, gazda-b rbat se a eaz fie la dreapta primei femei, fie pe ultimul loc ceea ce este mai politicos. n func ie de nivelul la care are loc ac iunea, n situa ia n care exist , locul translatorului poate fi: n spatele gazdei sau la mas , n stnga ei.

Masa Bufet
Se organizeaz cnd exist interesul de a se invita un num r mai mare de persoane. Mnc rurile vor fi a ezate pe mese lungi, n centrul sau pe laturile salonului. Oaspe ii se servesc singuri sau ajuta i de c iva osp tari. Se poate mnca n picioare n acela i salon sau saloane al turate, unde se pot aranja grupuri de m su e, pe care se a eaz farfurii i tacmuri. Nu se face plasament. e) Aranjarea mesei Aranjarea corect i cu gust a mesei creeaz o ambian pl cut serviciul osp tarilor, ct i consumul mnc rurilor preg tite[1]. i u ureaz att

Scaunele trebuie aranjate la distan e potrivite: s nu fie prea aproape pentru ca vecinii s se jeneze reciproc n timpul mnuirii tacmurilor i nici prea dep rtate nct discu iile s fie stnjenite. Fa a de mas clasic este alb sau cu desene discrete de aceea i culoare (damasc). nainte de a fi folosit , este indicat s fie controlat dac este perfect curat i recent c lcat , astfel nct pliurile s nu mpiedice aranjarea mesei. n cazul cnd sunt necesare mai multe fe e de mas (ceea ce trebuie evitat n m sura posibilului) se va observa ca suprapunerea lor s se fac pe o linie ct mai pu in perceptibil . Sub fa a de mas se ntinde, de obicei, un molton gros, care permite o mai bun fixare a tacmurilor i, totodat , fere te masa de pete. n ultimul timp, se folosesc n mod curent fe e mici de mas , individuale, f cute dintr-o pnz fin , de obicei cu broderie, din pai sau rafie n diferite culori. Fe ele de mas individuale se folosesc numai cnd gazda dispune de o mas din

427

lemn de calitate superioar

i perfect lustruit .

erve elele se aranjeaz n diferite forme, pliate n form dreptunghiular sau triunghiular , fie direct pe farfurie, fie la stnga acesteia. Cel mai practic este aranjarea lui n form triunghiular , cu vrful n sus, la stnga farfuriei, astfel nct s mascheze feliile de pine sau chifle. Tacmurile folosite la o mas oficial trebuie s fie de calitate bun , de preferin din argint sau argint rie. Gazda are obliga ia s le controleze naintea fiec rei mese, spre a se ncredin a c sunt curate i n bun stare. Nu este nimic mai nepl cut dect ca, n timpul unei mese, vreunui invitat s -i cad , de exemplu, mnerul cu itului sau ca acesta s nu taie. De regul , fiecare fel de mncare se m nnc cu tacm separat. De aceea i tacmurile se aranjeaz n ordinea servirii meniului, n jurul farfuriei. Iat , de exemplu, aranjamentul pentru un dineu: la dreapta farfuriei: lingura de sup , cu itul de pe te, cu itul de carne; la stnga farfuriei: furculi a de pe te i cea de carne; n fa a paharelor: furculi a, cu itul i linguri a de desert. lamele cu itelor vor fi ntotdeauna ndreptate spre farfurie.

Paharele se aranjeaz n fa a farfuriei, drept, oblic sau n semicerc, num rul lor depinznd de cel al b uturilor servite; fiecare fel de vin se bea dintr-un pahar separat. La un dineu, de exemplu, la care se vor servi dou feluri de vin i ampanie se vor pune patru pahare, cel mai mare fiind pentru ap . Dac aperitivul se serve te direct la mas , se pune n plus p h relul de uic (sau alt b utur )care, de obicei, se umple nainte de a ezarea oaspe ilor la mas . Paharele de lichior sau coniac se pun pe mas odat cu cafeaua sau pu in mai nainte. Masa se aranjeaz , de obicei, cu flori, pe mijloc, ntre cele dou rnduri de tacmuri. Ornamentul cel mai practic const ntr-un aranjament de diferite flori cu tijele t iate scurt, puse ntr-o vaz joas , astfel nct oaspe ii plasa i fa a n fa s se poat vedea cu u urin . Ca ornament mai pot servi fructierele pe care se aranjeaz fructe de sezon, bomboniere, precum i diferite bibelouri de calitate superioar . Buchete mai mari de flori se pot pune n vaze speciale pe mobilele din jur. Ca piese accesorii, la o mas mai pot fi aranjate: servicii pentru sare, piper, mu tar sau alte diverse condimente, scrumiere etc. n cazul cnd la mas se serve te pe te sau fructe care necesit folosirea degetelor pentru scoaterea oaselor, respectiv a smburilor, se obi nuie te ca n dreptul fiec rui invitat s se pun cte un bol cu ap , n care oaspe ii i vor putea cl ti degetele. n ap se pot pune petale de flori, felii de l mie etc. f) Meniul Meniul va fi ntocmit n func ie de oaspe i i sezon, preocuparea de baza a gazdei trebuie s-o constituie calitatea mesei i felul n care este servit . Se vor evita mesele

428

prea nc rcate sau care presupun un consum exagerat de alcool. La o masa (dejun, dineu) nu este indicat s se serveasc , n afara desertului, mai mult de dou feluri, cnd sunt suficient de consistente sau trei, cnd se stabile te un meniu mai u or. n general, nu se serve te dect un singur fel de mncare din carne. Numai la banchete se poate introduce i al doilea fel. Alegerea desertului se face n func ie de restul meniului: un desert mai u or (salat de fructe, nghe at ), dac celelalte feluri de mncare au fost mai grele i un desert mai consistent (tort, pl cint etc.) n caz contrar. Fructele pot fi servite ca desert (proaspete, compot, salat ), fie dup acesta, dac masa nu a fost prea nc rcat . Vinurile se aleg dup componen a meniului. La o mas nu se vor servi mai mult de dou feluri de vin (alb, ro u) i un vin dulce, desert sau ampanie. Cafeaua cu coniac (lichior etc) poate fi servit la mas sau ntr-un salon separat. Dac se serve te separat, dup terminarea mesei, gazda-femeie se va ridica prima, invitnd oaspe ii n salonul respectiv. Unele reguli de etichet referitoare la ac iunile protocolare enun ate n cazul cnd eful unei institu ii ofer o mas cu un num r mai mare de oaspe i, este bine ca cel pu in unul dintre colaboratori s fie invitat, pentru a-l ajuta la primire. Dac vestiarul este departe de salonul de primire, este bine ca acest colaborator s ntmpine oaspe ii la ie irea din vestiar, ajutndu-i s ia cuno tin de plasamentul la masa. Acesta se face pe o plac special , de obicei confec ionat din piele sau material plastic, n care se introduc buc i mici de carton, pe care se scrie numele fiec rui invitat, aranjate n jurul unei piese, de forma mesei, montat n mijlocul pl cii; Sosirea la mas cu punctualitate trebuie respectat cu stricte e, pe de o parte avnd n vedere c se pot servi unele mnc ruri fixe care se preg tesc la minut, pe de alt parte, pentru a evita ca ceilal i invita i s a tepte pe cel ntrziat. Pentru prentmpinarea unor asemenea situa ii este recomandabil ca 15-30 minute de la ora indicat pe invita ie s se serveasc drink-uri i mici aperitive, n picioare, prilej inclusiv pentru un prim contact ntre to i participan ii la mas . inuta la o mas este cea indicat pe invita ie. n cazul cnd o asemenea precizare nu exist , n func ie de anotimp i ora mesei, se va mbr ca un costum corespunz tor, care poate fi de culoare mai deschis la prnz i n orice caz de culoare nchis seara (gris-fer, bleu-marin etc). La orice mas , b rba ii mbrac ns c ma alb , cu pantofi i ciorapi asorta i culorii costumului. Se va avea, de asemenea, grij ca ntre ciorapi i cravat s nu fie un contrast izbitor. La o mas de prnz, femeile pot mbr ca o rochie simpl de zi, bine croit i potrivit vrstei n privin a modelului i culorii. La o masa de sear (dineu) se va prefera o rochie de m tase sau ln , mai nchis , cu croial simpl . Rochia de sear (de obicei mai lung , dintr-un material nchis i mai greu) nu se poart dect atunci cnd b rbatul este n smoking sau frac. Portul p l riei la prnz este uzual, chiar la o rochie de strad . De asemenea, n special la o mas de sear , se obi nuie te s se poarte m nu i. Lungimea i culoarea acestora depind de croiala rochiei i de gustul personal.

429

Cnd osp tarul anun c masa este servit , gazda-b rbat invit pe so ia oaspetelui principal i o conduce la locul ei. Gazda-femeie invit pe oaspetele de onoare s ntre n sufragerie, dar ea trece dup intrarea tuturor oaspe ilor. La sfr itul mesei, gazdafemeie se ridic i iese prima din sufragerie. nainte de invitarea la mas , gazda va avea grija s recomande ntre ei pe oaspe ii care nu se cunosc. Servitul mesei ncepe ntotdeauna cu oaspe ii-femei, n ordinea de prec dere a acestora i continu apoi cu b rba ii, astfel nct gazda-so ie va fi servit ultima dintre femei, iar gazda-so ultimul dintre b rba i. Se va controla cu grij mbr c mintea osp tarilor, ea trebuind s fie curat i de aceea i croial . De asemenea, osp tarii vor fi instrui i cu privire la ordinea n care vor fi servi i oaspe ii i la comportarea n timpul mesei (s nu fie zgomoto i, s nu serveasc sau s circule n timpul toasturilor, dect dac este necesar s umple paharele etc.). Cei ce stau mpreun la aceea i mas au obliga ia de a discuta ntre ei. A proceda altfel nseamn o total lips de polite e. n cazul cnd doi oaspe i plasa i unul lng altul nu se cunosc, b rbatul poate ar ta vecinei sale cartea lui de vizit , din dreptul tacmului, spunnd: Numele meu, al dv.? sau numai numele meu, n timp ce se uit spre cartea de vizit a persoanei necunoscute. Se poate fuma din momentul n care osp tarii servesc oaspe ii cu ig ri. n cazul cnd ig rile sunt pe mas , de obicei nu se fumeaz nainte de a se trece la ultimul fel de mncare (carne) sau pn cnd gazda nu face o invita ie n acest sens. Oaspetele principal, care de obicei d semnalul de plecare, p r se te locuin a gazdei, n mod obi nuit, dup 1/2-1 or de la terminarea mesei. Binen eles, n aceast privin nu exist o regul fix , plecarea oaspetelui principal fiind n func ie i de alte elemente ca: atmosfera existent i natura discu iilor care se poart , anumite interese personale sau angajamente ulterioare etc. n cazul cnd unii invita i au obliga ii care nu le permit s a tepte plecarea invitatului principal, vor putea p r si locuin a, scuzndu-se att fa de acesta, ct i fa de gazd . B. Organizarea cocktailurilor i recep iilor Cocktail-urile i recep iile se organizeaz n diferite mprejur ri ca: ziua na ional , prezen a n ar a unei delega ii str ine etc. n general, cocktailurile se organizeaz n ocazii mai pu in oficiale i au loc dup -amiaza, la orele 17.00 sau 18.00. Recep iile au un caracter mai oficial, n cinstea unei delega ii de nalt nivel etc., ele avnd loc mai ales seara, n jurul orelor 19.00 sau 20.00. Pe invita ii se men ioneaz , de obicei, ocazia cu care se ofer cocktailul sau recep ia respectiv . Oaspe ii vor fi saluta i, la sosire i plecare, de c tre gazd i so ia sa i, eventual, de unul dintre colaboratori. O preocupare deosebit trebuie s se acorde aten iei fa de oaspe i, urm rindu-se ca gazdele s se ntre in cu ct mai mul i oaspe i i n special cu personalit ile mai marcante. Este recomandabil ca problemele pe care gazda are interesul s le abordeze n ziua respectiv s fie preg tite cu mult grij , indicnduse care anume dintre colaboratori va ridica una sau alta dintre ele i cui anume, astfel nct aceleia i persoane s nu i se ridice probleme similare de c tre diferi i

430

membri ai institu iei. C. Ceaiuri i ntlniri prietene ti Ceaiurile sunt ac iuni protocolare organizate, f r o ocazie deosebit , cu scopul de a se crea o ambian propice unor discu ii amicale. Ceaiurile se organizeaz fie diminea a ntre orele 10.30-11.30 sau dup -amiaza, ncepnd cu orele 16.00 pn la orele 18.00. La ceai se pot servi alune, fursecuri, bomboane de ciocolat , iar n ncheiere diferite sucuri. 4. Uzan e de ceremonial i protocol diplomatic practicate n Romnia

Primirea efilor de misiune

Misiunea diplomatic este rugat s comunice Ministerului Afacerilor Externe, n timp util, data sosirii, mijlocul de transport i punctul de intrare n Romnia a noului ef de misiune pentru a fi ntmpinat conform uzan elor diplomatice. La sosirea la post, efii de misiune sunt saluta i n Bucure ti, la gar sau aeroport, n numele ministrului afacerilor externe, de directorul Protocolului sau de adjunctul acestuia. Dac sosirea sau plecarea efului de misiune are loc n zilele de smb t sau duminic , s rb tori sau alte zile n care oficial nu se lucreaz precum i dup orele 22.00 sau nainte de orele 08.00, acesta va fi salutat de un func ionar al Direc iei Protocol. Vizitele protocolare ale efilor de misiune la sosirea la post Dup sosirea sa la Bucure ti, eful de misiune face o vizit directorului Protocolului Ministerului Afacerilor Externe, care l informeaz asupra uzan elor locale privind ceremonia prezent rii scrisorilor de acreditare i asupra regulilor de protocol care trebuie respectate de efii misiunilor diplomatice n Romnia. Cu ocazia acestei vizite, eful de misiune solicit o audien , n leg tur cu prezentarea copiilor scrisorilor de acreditare, la ministrul afacerilor externesau n lipsa acestuia, la un secretar de stat. Ulterior, directorul Protocolului informeaz pe eful de misiune despre ziua i ora cnd va fi primit de ministrul afacerilor externe sau de secretarul de stat n vederea depunerii copiilor scrisorilor de acreditare. ns rcinatul cu afaceri titular nmneaz directorului Protocolului copia scrisorii de cabinet prin care este numit n aceast func ie i a celei de rechemare a predecesorului, n cazul c acesta nu a depus-o la plecare. n ziua i ora fixate pentru audien la ministrul afacerilor externe sau la secretarul de stat, eful de misiune este a teptat i prezentat ministrului de directorul Protocolului.Cu acest prilej, ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat are o convorbire cu eful de misiune. eful de misiune nmneaz ministrului afacerilor externe sau secretarului de stat copiile scrisorilor de acreditare i ale scrisorilor de rechemare a predecesorului s u, n cazul n care acesta nu le-a depus la plecare. Directorul Protocolului informeaz pe eful de misiune de data i ora fixate pentru audien a la pre edintele Romniei n vederea prezent rii scrisorilor de acreditare. eful de misiune comunic n prealabil directorului Protocolului numele

431

colaboratorilor s i cu grad diplomatic care urmeaz s -l nso easc la ceremonia depunerii scrisorilor de acreditare; num rul acestora poate fi de 1-3 persoane. Numirea unui ns rcinat cu afaceri a.i., va fi comunicat ministrului afacerilor externe al rii acreditare printr-o scrisoare sau telegram , de c tre ministrul afacerilor externe al rii acreditante. Ceremonia prezent rii scrisorilor de acreditare n ziua fixat pentru depunerea scrisorilor de acreditare, directorul Direc iei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe sau adjunctul acestuia conduce pe ambasador de la re edin sau ambasad la Palatul Cotroceni. Deplasarea ambasadorului la Palatul Cotroceni se va face cu un autoturism pus la dispozi ie de Protocolul Pre edin iei. Colaboratorii care l nso esc (1-3) se deplaseaz cu ma ini ale ambasadei. La intrarea n curtea Palatului Cotroceni, ambasadorul coboar din ma in i este salutat de eful Protocolului Pre edin iei, care l invit s treac n revist garda militar de onoare. Aceasta ceremonie se desf oar n acordurile Mar ului de ntmpinare. Ambasadorul se opre te n dreptul drapelului Romniei i salut printr-o u oar nclinare a capului, dup care continu trecerea n revist a g rzii. Dup trecerea n revist a g rzii militare de onoare, ambasadorul este invitat n ma in , unde l a teapt directorul Direc iei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe. Odat ajun i la Palat, ambasadorul i colaboratorii s i sunt condu i ntr-un salon de a teptare n care sunt arborate steagurile respectivei ri i al Romniei. Ambasadorul, nso it de directorul Direc iei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe, urma i de colaboratorii ambasadorului, intr n Sala Unirii i se opresc la 4-5 pa i n fa a pre edintelui Romniei. Sunt prezen i ministrul afacerilor externe sau un secretar de stat i un consilier preziden ial sau de stat. Directorul Protocolului din Ministerul Afacerilor Externe se adreseaz pre edintelui Romniei cu formula Domnule pre edinte, am onoarea s v prezint pe Excelen a Sa, domnul .., ambasadorul extraordinar i plenipoten iar al .. n Romnia. Ambasadorul l salut pe pre edintele Romniei printr-o u oar nclinare a capului i se adreseaza cu urm toarele cuvinte: Domnule pre edinte, permite i-mi s v nmnez scrisorile prin care pre edintele .., Domnul .. m acrediteaz n calitate de ambasador extraordinar i plenipoten iar al .. n Romnia, precum i scrisorile de rechemare a predecesorului meu. Ambasadorul se apropie de pre edinte pentru a-i nmana scrisorile de acreditare, precum i scrisorile de rechemare a predecesorului s u, dac este cazul. nmnarea se face cu ambele mini de la o distan de circa un metru. Dup primirea scrisorilor, pre edintele i strnge mna ambasadorului. Pre edintele prezint ambasadorului persoanele oficiale romne care asist la ceremonie. La rndul s u, ambasadorul prezint pre edintelui pe colaboratorii s i. Pre edintele l invit pe ambasador pentru o fotografie oficial lng steagul Romniei. Pre edintele are apoi o ntrevedere, ntr-un salon contiguu Biblioteca cu noul

432

ambasador. La ntrevedere asist ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat, consilierul preziden ial sau de stat, eful Protocolului Pre edin iei i colaboratorii ambasadorului. Directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe se retrage ntrun salon al turat n a teptarea ncheierii ceremoniei care dureaza circa 15 minute. Dup terminarea convorbirii, marcat de oferirea unei cupe de ampanie, pre edintele i ia r mas bun de la ambasador. Ambasadorul i colaboratorii s i ies din palat i se ndreapt spre ma ini. De aceast dat , autoturismul oficial n care se afl ambasadorul are arborat fanionul na ional al rii respective (pe aripa din fa dreapta). Directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe sau adjunctul acestuia conduce pe ambasador pn la re edin a sau cancelaria acestuia, unde se poate oferi o cup de ampanie sau cocktail restrns. inuta la ceremonia prezent rii scrisorilor de acreditare este costum de culoare nchis , uniform diplomatic sau costum na ional. Ordinea de prec dere a efilor de misiune Ordinea de prec dere a efilor de misiuni diplomatice va fi determinat , pentru ambasadori, de ziua i ora prezent rii scrisorilor de acreditare pre edintelui Romniei, iar pentru ns rcina ii cu afaceri a.i. de data notific rii la MAE a asum rii conducerii misiunii diplomatice; Ziua i ora prezent rii scrisorilor de acreditare de c tre ambasadori sunt stabilite n func ie de ziua i ora prezent rii copiilor scrisorilor de acreditare la ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat; Ziua i ora prezent rii copiilor scrisorilor de acreditare se stabilesc n func ie de ziua i ora sosirii la Bucure ti; Dac n aceea i zi i la aceea i or sosesc doi sau mai mul i ambasadori n acela i avion sau nav maritim ordinea depunerii copiilor scrisorilor de acreditare va fi stabilit pe criterii alfabetice (denumirea rii) sau prin tragere la sor i. Absen a efului de misiune n caz de plecare temporar din Romnia, eful misiunii trimite o Not Verbal Ministerului Afacerilor Externe Direc ia Protocol indicnd numele colaboratorului care l nlocuie te pe timpul absen ei sale, n calitate de ns rcinat cu afaceri a.i. De asemenea, eful misiunii notific n scris Ministerului Afacerilor Externe Direc ia Protocol ntoarcerea i reluarea func iilor sale; n caz de plecare definitiv sau temporar din Romnia a unui ns rcinat cu afaceri a.i., notificarea nlocuirii acestuia cu un alt ns rcinat cu afaceri a.i. se face printr-o scrisoare sau telegram adresat ministrului afacerilor externe al Romniei de c tre ministrul afacerilor externe al rii respective.

433

Plecarea definitiv din Romnia a efilor de misiune La plecarea definitiv din Romnia, scrisorile de rechemare pot fi depuse la Pre edintele Romniei fie personal de c tre efii de misiune, fie de succesorii acestora, odat cu depunerea scrisorilor lor de acreditare; Scrisorile de rechemare ale ns rcina ilor cu afaceri titulari se depun ministrului afacerilor externe, fie de ei personal, fie de succesori, odat cu scrisorile lor de cabinet. efii de misiune care p r sesc definitiv Romnia sunt saluta i la plecare, la gar sau la aeroport, de directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe sau de adjunctul acestuia. Dac sosirea sau plecarea efului de misiune are loc n zilele de smb t sau duminic , s rb tori sau alte zile n care oficial nu se lucreaz precum i dup orele 22.00 sau nainte de orele 08.00, acesta va fi salutat de un func ionar al Direc iei Protocol. Plecarea definitiv a efului de misiune se notific de c tre respectiva misiune prin Nota Verbal n care se men ioneaza data plec rii definitive, dorin a efectu rii unor vizite de r mas bun (la pre edintele rii, primul ministru i ministrul afacerilor externe) de a c ror perfectare se ocup Ministerul Afacerilor Externe Direc ia Protocol. La plecarea definitiv a unui ambasador sau ef de misiune, un membru al conducerii Ministerului Afacerilor Externe (ministrul de externe sau un secretar de stat) ofer un dejun sau dineu in onoarea respectivului ef de misiune. Obliga iile protocolare ale so iilor efilor de misiune Dup prezentarea scrisorilor de acreditare de c tre eful de misiune, so ia acestuia poate solicita o vizit protocolar de prezentare la so ia ministrului afacerilor externe. So iile efilor de misiune trimit c r i de vizit so iilor personalit ilor romne c rora so ii lor le-au f cut vizite protocolare de prezentare sau le-au trimis c r i de vizit . Prezentarea scrisorilor de cabinet de c tre ns rcina ii cu afaceri titulari la ministrul afacerilor externe n ziua i la ora fixate pentru depunerea scrisorii de cabinet, ns rcinatul cu afaceri titular vine la Ministerul Afacerilor Externe unde este primit de directorul Protocolului c ruia i nmneaz , ntr-o scurt ntrevedere, copia scrisorii de cabinet. Imediat dup aceast ntrevedere, directorul Protocolului l conduce la cabinetul ministrului sau secretarului de stat. ns rcinatul cu afaceri titular nmneaz ministrului afacerilor externe sau secretarului de stat scrisoarea de cabinet pentru numirea sa i pe aceea de rechemare a predecesorului s u, n cazul c acesta nu a depus-o nainte de plecare. Cu aceasta ocazie are loc o scurt convorbire.

434

inuta pentru audien a la ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat a ns rcinatului cu afaceri titular, pentru depunerea scrisorilor de cabinet, este costum de culoare nchis . Prezentarea colaboratorilor efului de misiune eful de misiune prezint pe primul s u colaborator, sosit la post, printr-o vizit pe care o face directorului Protocolului i directorului de rela ii din Ministerul Afacerilor Externe. Ceilal i membrii ai misiunii, cu grad diplomatic, sunt prezenta i, la sosireala post, directorului adjunct al Protocolului din MAE sau altor colaboratori ai aceste Direc ii Ata a ii militari i ata a ii comerciali fac vizite de prezentare la Ministerul Ap r rii Na ionale i, respectiv, la Ministerul Industriei i Comer ului, conform uzan elor respectate n aceste ministere. Decanul Corpului Diplomatic Decan al Corpului Diplomatic este eful de minsiune cu grad de ambasador extraordinar i plenipoten iar, cu cea mai mare vechime la pot. n Romnia, decan al Corpului Diplomatic este, din oficiu, reprezentnatul Vaticanului respective Nun iul Apostolic. Intrarea i ie irea din func ie a decanului Corpului Diplomatic se face n mod automat, f r nici o ceremonie. n absen a acestuia, decan a.i. al Corpului Diplomatic devine ambasadorul aflat imediat dup Nun iul Apostolic, n ordinea de prec dere. Notificarea acestei situa ii la Ministerul Afacerilor Externe Direc ia Protocol intr n practic diplomatic . ANEXA Cele mai uzuale plasamente la mas sunt urm toarele: Masa la care particip numai b rba i Varianta 1

G = gazda O = oaspetele de onoare

Varianta 2

435

G = gazda O = oaspetele de onoare

Masa la care particip Varianta 1 (cifrele subliniate femei)

i femei

G = gazda SG = so ia gazdei

Pentru a se evita plasarea femeilor la capetele meselor este de preferat atunci cnd num rul femeilor este egal cu cel al b rba ilor, s se foloseasc urm toarea varianta de plasament:

G = gazda SG = so ia gazdei

Masa n form de potcoav Varianta 1

G = gazda SG = so ia gazdei

Varianta 2

436

G = gazda SG = so ia gazdei

Masa rotund Num rul invita ilor este mic.

G = gazda SG = so ia gazdei

Nota: Exemplele de mai sus nu epuizeaz n ntregime gama de situa ii ce pot ap rea n cadrul unor asemenea ac iuni.

BIBLIOGRAFIE Baldrige, Letitia, Codul manierelor n afaceri, Edi ia IV, Business Tech Interna ional i Amerocart SRL, Bucure ti, 1996; Bonciog, Aurel, Drept diplomatic, Editura Funda iei Romnia de mine,2000; Dessault, Louis, Protocol, instrument de comunicare, Editura Galaxia, Bucure ti, 1996 Mali a, Mircea, Diploma ia, coli i institu ii, Edi ia a II-a, Editura Didactic pedagogic , Bucure ti, 1975; i

Vedina ,Verginia, Elemente de protocol, Editura Luminalex, Bucure ti, 2000; ndreptar de protocol, Mandat MAE, http://domino.kappa.ro/mae/mae.nsf /All/Indreptar.

Marinescu, Aurelia, Codul bunelor maniere astazi, Editura 1995 ;

Humanitas , Bucuresti,

437

CAP. VI NO IUNI GENERALE DE DREPT ADMINISTRATIV

Utilizate n activitatea managerial a unei institu ii Lector univ. dr. Oana IUCU Colegiul Universitar de Administra ie i Secretariat Facultatea de Litere Universitatea din Bucure ti 1. Sistemul autorit ilor publice consacrat de constitu ia Romniei din 1991

1.1. No iunea de Constitu ie Termenul de constitu ie deriv din latinescul constitutio, care nseamn a ezare cu temei. Expresia a fost folosit nc din timpul Imperiului roman, legile date de mp rat numindu-se constitu ii imperiale. Suprema ia Constitu iei se fundamenteaz pe con inutul i forma legii fundamentale. Pozi ia dominant a Constitu iei are drept consecin a un con inut normativ complex, dar i nsemnate efecte pe planul activit ilor statale i juridice. Datorit acestei pozi ii dominante, Constitu ia este izvorul tuturor reglementarilor, att pe plan economic, ct i politic, social i juridic. 1.2. Analiza Titlului III din Constitu ie din perspectiva principiului separa iei i echilibrului puterilor Lui John Locke, filosof i jurist englez, i revine meritul de a fi cercetat pentru prima data, mai metodic i ntr-o lumin nou , principiul separa iei puterilor. n lucrarea sa, Essay on civil guvernment, Locke sus inea existen a a trei puteri : legislativ trebuie s apar in parlamentului i era considerat putere suprem deoarece dicta reguli de conduit general obligatorii, executiv limitat la aplicarea legilor i la rezolvarea unor cazuri care nu puteau fi prev zute i determinate prin lege, urma s fie ncredin at monarhului, federativ era ncredin at tot regelui i avea n competen a sa dreptul de a declara r zboi, de a

438

face pace i de a ncheia tratate. Elaborarea acestei teorii apar ine, ns , lui Montesquieu, care n lucrarea Despre spiritul legilor, afirma c libertatea este posibil numai dac cele trei puteri ale statului sunt independente. Atunci cnd n minile aceleia i persoane sau aceluia i corp de dreg tori, puterea legislativ este ntrunit cu puterea executiv , nu exist libertate, deoarece se poate na te teama ca acela i monarh sau acela i senat s fac legi tiranice pe care sa le aplice n mod tiranic. In Constitu ia Romniei, Titlul III este consacrat autorit ilor publice i el are o structura care determina concluzia c , de i Constitu ia nu consacra expresis verbis principiul separa iei puterilor n stat, aspect pe nedrept criticat uneori, din substan a reglementarilor sale deducem o consacrare implicita a acestui principiu. Astfel, Titlul III are urm toarele capitole: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Parlamentul Pre edintele Guvernul puterea legiuitoare puterea executiv

puterea executiv

Raporturile Parlamentului cu Guvernul Administra ia public puterea executiv puterea judec toreasc

Autoritatea judec toreasc

Important n organizarea statal este independen a autorit ilor statale, independen a care nu poate fi total , dar poate fi foarte larg . Organele de stat trebuie s depind unele de altele numai att ct este necesar form rii sau desemn rilor i eventual exercit rii unor atribu ii. Constitu ia actual nu folose te sintagma de putere a statului n accep iunea ei ancestral tradi ional , utiliznd o varietate terminologica prin care se reflecta una i aceea i realitate politico-juridic . Singurul text unde conceptul de putere a statului este utilizat n accep iunea sa tradi ional este art.80, care consacra func ia de mediere a Pre edintelui ntre puterile statului i ntre stat i societate. Constatam din structura Titlului III, ca reg sim un capitol de sine st t tor intitulat Administra ia public . Se pune astfel problema, dac autorit ile pe care le consacr acest capitol sunt singurele care nf ptuiesc administra ie public . R spunsul este negativ, n sensul c i alte autorit i publice care sunt plasate n alte p r i ale Constitu iei au sarcini de natura administrativa. Ins , autorit ile grupate n capitolul 5 nf ptuiesc exclusiv administra ie publica rupta de jocul politic, cu excep ia unora care sunt supuse acestui joc prin natura lor (prefect, ministere). n ceea ce prive te regimul politic pe care l consacra actuala Constitu ie, acesta este semipreziden ial parlamentarizat atenuat, n sensul ca atribu iile ce i incumb pre edintelui ntr-un regim semipreziden ial tipic sunt transferate c tre Parlament

439

n calitatea lui de organ suprem reprezentativ al popula iei. Conform prevederilor constitu ionale, atributele statului sunt realizate de cele trei puteri ale sale astfel: a) puterea legislativ , nf ptuit de c tre Parlament cu cele dou camere: Senatul i Camera Deputa ilor; b) puterea executiv , exercitat de Pre edinte, Guvern, ministere, organe de specialitate ale administra iei publice centrale i organele administra iei publice locale; c) puterea judec toreasc , realizat de c tre instan ele judec tore ti: judec torii, tribunale, cur i de apel, Curtea Suprem de Justi ie. 2. DEFINI IA i TR S TURILE ADMINISTRA IEI PUBLICE Dreptul administrativ este o ramur a dreptului public, al turi de dreptul constitu ional, dreptul interna ional public i altele*. Conceptul de baz al acestei ramuri de drept este cel de administra ie cuvnt care deriv din limba latin , respectiv prepozi ia ad care nseamn la, c tre i minister care nseamn supus, servitor. Potrivit etimologiei, cuvntul administra ie a evocat o activitate n supu enie, executat la comand , activitatea n sine ap rnd atunci cnd societatea s-a mp r it n comandan i i comanda i. Administra ia public este o dimensiune a executivului, f r a fi ns singurul element al acestuia. Activitatea executiv are dou componente de baz , respectiv : Guvernarea, trasarea deciziilor esen iale pentru prezent, dar mai ales pentru viitorul unei ri, inclusiv din perspectiva rela iilor cu alte state sau cu organiza ii interna ionale. Administrarea, rezolvarea nevoilor curente, cotidiene.

Administra ia public , n mod tradi ional, presupune dou elemente de baz : Executarea legii cuvntul lege fiind n eles n accep iunea lato sensu, de act normativ cu for a obligatorie i nu n accep iunea stricto sensu, de act juridic al Parlamentului. Prestarea de servicii publice n limitele legii.

Conceptul de serviciu public a fost vreme ndelungat no iunea cheie a dreptului administrativ, care era definit a reprezenta drepturile serviciilor publice. Prin serviciul public se n elege activitatea organizat sau desf urat de o autoritate a administra iei publice pentru a satisface nevoi sociale n interes public. Nu orice nevoie social reprezint n acela i timp i o nevoie de interes public. Pentru a c p ta un asemenea statut, ea trebuie s fie valorizat de clasa politic i

440

transpus ntr-o norm de drept. Misiunea serviciilor publice este s satisfac anumite nevoi sociale, obiectiv care se poate realiza pe dou c i: Printr-un organ public (o universitate de stat).

Poate fi rodul unei ini iative private care se face des resim ita ca interven ie n prestarea serviciilor publice (serviciul public de nv mnt prestat ntr-o institu ie privat ). Un alt concept specific dreptului administrativ este cel de ordine public prin care se n elege un minimum de condi ii necesare pentru o via social acceptabil . Ordinea public este ansamblul regulilor care asigur siguran a societ ii i a c ror nc lcare nu antreneaz dect ilegalitatea par ial a unui act sau fapt juridic. Expresia n limitele legii evoc principiul de drept potrivit c ruia totul este permis, dac nu este interzis de lege. Subliniem, ns , c activitatea administra iei este guvernat de principiul legalit ii, care este nscris n mai multe texte din Constitu ie ( de exemplu : art. 16 alin. 2 nimeni nu este mai presus de lege; art. 51 instituie ca obliga ie fundamentala respectarea Constitu iei, a suprema iei sale i a legilor). Dreptul administrativ poate fi definit ca ramura dreptului public care reglementeaz , concret sau cu valoare de principiu, rela iile sociale din sfera administra iei publice, precum i pe cele de natur conflictual dintre autorit ile publice sau structuri private, investite cu autoritate public , pe de o parte i cei v t ma i n drepturile lor prin actele administrative ale acestor autorit i, pe de alt parte. In obiectul de reglementare al dreptului administrativ intr astfel dou categorii de rela ii sociale: Rela ii de administrare activ administra ie n lucru, care se caracterizeaz prin punerea n executare a legii sau prin prestarea de servicii publice, n limitele legii. Rela ii de administra ie conflictual administra ie i administra i. care vizeaz litigiile ap rute ntre

Specific administra iei publice este regimul de putere public , acesta nsemnnd clauzele (prerogativele) exorbitante, derogatorii de la dreptul comun, cu care sunt investite autorit ile administrative publice i prin intermediul c rora fac s prevaleze interesul public (general), atunci cnd vine n contradic ie cu interesul particularilor. Administra ia public reprezint ansamblul activit ilor desf urate de Pre edintele Romniei, Guvern, autorit ile administrative autonome centrale, autorit ile administrative autonome locale si, dup caz, structurile subordonate acestora, prin care, n regim de putere public , se duc la ndeplinire legile sau, n limitele legii, se

441

presteaz servicii publice. Rezult din defini ie urm toarele tr s turi ale administra iei publice: Activitate prin care se realizeaz dou obiective : de executare a legii i de prestare de servicii publice, n limitele legii. Activitate desf urat n regim de putere publica, concretizat prin investirea autorit ilor care o presteaz cu anumite prerogative, care derog de la dreptul comun i prin intermediul c rora ele reu esc sa fac s prevaleze interesul public, atunci cnd intr n contradic ie cu cel particular. Activitate desf urata de anumite autorit i executive i administrative, denumite generic autorit i de administra ie publice. Potrivit actualului sistem constitu ional i legal, aceste autorit i sunt de dou categorii: De natur statal (etatica)

De natur autonom , local alese prin sufragiu universal, egal, direct, secret, liber exprimat de colectivitatea politico-teritorial . Dac n regimul totalitar sintagmele de administra ie public i administra ie de stat erau sinonime, n actualul sistem acest lucru nu mai este valabil, deoarece administra ia ns i, inclusiv autorit ile care o realizeaz , nu sunt doar autorit i statale, ci i unele de natura autonoma care func ioneaz n unit ile administrative teritoriale n care sunt alese. Exist i unele autorit i ca, de exemplu, primarul, care are un dublu statut : astfel, el este, n primul rnd i cu prec dere, o autoritate autonom pentru c este ales de cet enii cu drept de vot dintr-o comuna (ora , municipiu) si, n al doilea rnd. este o autoritate statal (atribu ii de stare civila, de autoritate tutelara, n domeniul alegerilor ). Din punct de vedere al izvorului care le consacr , distingem ntre : autorit i consacrate de Constitu ie : Pre edinte, Guvern, consiliul jude ean, local i primar autorit i consacrate de legea cadru, care se adaug celor consacrate de Constitu ie : subprefectul, comisia administrativ a jude ului, pre edintele i vicepre edintele consiliului jude ean etc.. In actualul sistem constitu ional i legal, administra ia public este nf ptuit de dou mari categorii de autorit i: 1. Autorit i de natur statal : reprezint cei doi efi ai executivului n actualul

Pre edintele i Guvernul sistem constitu ional i legal.

442

 Ministerele i alte organe Guvernului.

reprezint centrele de specialitate subordonate

Autorit i centrale nesubordonate Guvernului centrale autonome.

numite generic autorit i

Serviciile descentralizate i desconcentrate ale ministerelor din unit ile administrative teritoriale. Prefectul reprezentantul Guvernului n teritoriu.

2. Autorit

i autonome locale: autoritate autonom local cu caracter deliberativ.

Consiliul local Primarul

ca autoritate autonom executiv . care este autoritate administrativ public jude ean

Consiliul jude ean cu caracter deliberativ.

Constitu ia actual consacr un dualism al executivului care este de inut de un organ unipersonal (Pre edintele) i de un organ colegial (Guvernul). Atribu iile de natur administrativ ale Guvernului sunt ns mai numeroase dect cele ale Pre edintelui. Potrivit art. 101 din Constitu ie, Guvernul exercit conducerea general a administra iei publice. Potrivit art.110 din Constitu ie, este calificat expres ca un organ al administra iei publice de rang central. n exercitarea rolului de conduc tor al administra iei publice, Guvernul intr n urm toarele tipuri de raporturi cu celelalte autorit i administrative: Raporturi de subordonare n ceea ce prive te ministerele i celelalte autorit i centrale subordonate lui. Raporturi de colaborare i coordonare fa autonome. de autorit ile centrale

Raporturi de tutel administrativ fa de autorit ile autonome locale. Acestea se exercit prin prefect care este reprezentantul Guvernului n teritoriu i ele evoc misiunea pe care o are Guvernul de a veghea la respectarea legalit ii activit ii autorit ilor autonome locale.

3. NORMELE DE DREPT ADMINISTRATIV Norma de drept, n general, este o regula de conduita generala, abstracta, cu caracter obligatoriu a carei ducere la indeplinire se realizeaza fie n mod voluntar fie, la nevoie, prin forta coercitiva a statului. Din punct de vedere al structurii sale i norma de drept administrativ are o

443

structura trihotomic ( trei p r i), fiind format din: 1. Ipoteza : norma de drept administrativ poate ar ta (cuprinde): Imprejurarile, condi iile, situa iile n care se aplic norma juridic ,

subiectele de drept, persoane fizice sau juridice care cad sub inciden a normei; explica ia semnifica iei unor termeni; defini ii, principii, scopul activit ii unui organ.

Dat fiind faptul c fenomenul administrativ este un fenomen vast ce presupune o complexitate i multitudine de aspecte i ipoteza are caracter dezvoltat, ea putnd s fie absolut determinat sau relativ determinat dup modul n care sunt reglementate mprejurarile n care ea se aplic . Ipoteza este absolut determinat c nd sunt conturate cu exactitate imprejurarile n care se va aplica dispozi ia, situa ie n care autoritatea administra iei publice nu poate dect s verifice i s ateste ori s ia act i s confirme. Este vorba de a a numita competen legat (autoritatea administrativ este inuta de norm juridic ). Ipoteza este relativ determinat cnd legea (izvorul formal de drept) prevede, n general, mprejurarile n care se aplic norma, existen a lor concret urmnd a fi stabilit de organul care o aplic . Este vorba de compen a de apreciere. 2. Dispozitia : cuprinde ac iunile i inac iunile p r ilor, stipulate de o manier imperativ , categoric , determinat de regimul de putere public specific administra iei. Un act normativ cuprinde, de regul , mai multe categorii de dispozi ii. Dispozi ia este, n general, categoric , imperativ , deoarece rela iile sociale care fac obiectul reglement rii dreptului administrativ se desf oar n procesul de realizare a puterii. Astfel principalele norme de drept administrativ au o dispozi ie cu un caracter onerativ, prin care subiectele de drept la care se refer norma sunt obligate la o anumit conduit , la o anumit presta ie. O mare categorie de norme de drept administrativ au o dispozi ie prohibitiv , cuprinznd reguli de interzicere a unor ac iuni; este cazul, n principal, al normelor cu caracter contraven ional. Dispozi ia normei de drept administrativ are uneori i caracter permisiv, prev znd numai facultatea de a ac iona sau nu, l snd la latitudinea subiectelor de drept s fac sau nu anumite ac iuni. De cele mai multe ori, aceste dispozi ii sunt evocate prin verbul a putea, introdus n expresii ca autoritatea administrativ poate, cet eanul poate. La fel ca i ipoteza, i dispozita normei de drept administrativ poate fi absolut

444

determinat

i relativ determinat .

3. Sanc iunea : cuprinde consecin ele juridice care apar n momentul n care dispozi ia normei nu este respectat . Exist p reri potrivit c rora norma de drept administrativ nu ar avea sanc iune n sensul existen ei unor situa ii n care nu sunt prev zute urm rile juridice ale nerespectarii normei. Trebuie avut n vedere faptul c o norm de drept se duce la ndeplinire nu numai datorit consecin elor negative pe care le atrage nerespectarea ei, deci nu doar din teama de represiune. Norma juridic se respect i din convingere, dreptul n ansamblul sau avnd i un caracter educativ. Trebuie de asemenea f cut distinc ie ntre sanc iune ca element structural al normei juridice i sanc iunea ca modalitate de concretizare a uneia din formele de r spundere specifice dreptului administrativ. Din punct de vedere al modalitatilor de exprimare pot fi identificate mai multe tipuri de sanc iuni: Sanc iuni specifice primei forme de r spundere pe care o cunoa te dreptul administrativ: r spunderea administrativ disciplinara (ex. destituirea din func ie, revocarea alegerii, mutarea disciplinara etc.) Sanctiuni specifice r spunderii administrativ contraventionale (ex. amenda, avertismentul, inchisoarea contraventionala etc.) Sanc iuni specifice r spunderii administrativ patrimoniale care vizeaz repararea prejudiciilor produse prin actele administrative. 4. RAPORTURILE DE DREPT ADMINISTRATIV Raportul juridic n general este o rela ie social reglementat prin norma de drept. Raportul de drept administrativ reprezint acea rela ie social care a fost reglementat direct printr-o norm de drept administrativ sau indirect prin interven ia unui fapt juridic. n doctrin s-au exprimat urm toarele p reri cu privire la categoriile de rapoarte de drept administrativ: 1. Opinia potrivit c reia ele nu pot mbrac dect forma raportului de subordonare fiind vorba despre subordonarea altui subiect de drept fa de un organ public, de regul unul administrativ. 2. Concep ia potrivit c reia aceste rapoarte pot mbr ca pe lng prima form i forma raportului de colaborare cnd ele se stabilesc ntre subiec i afla i pe aceea i pozi ie juridic . 3. Recunoa terea, pe lng celelalte dou , a nc unei categorii raportul de participare recunoscut a fi prezent n situa iile existen ei unui organ colegial i privind membrii acelui organ. n realitate, aceast form de raport juridic nu are o identitate de sine st t toare pentru ca membrii organului colegial nu particip la formele de lucru ale acestuia ca subiecte distincte de drept, ci ca membri ai autorit ii respective.

445

In concluzie, n mod tradi ional se recunoa te existen a raportului de drept administrativ sub forma raportului de colaborare i subordonare. n afara lor, Constitu ia actual mai permite i identificarea altor forme de astfel de rapoarte (raportul de tutel administrativ care se stabile te ntre Guvern i autorit ile autonome locale din unit ile administrativ teritoriale). Potrivit Art. 101 Guvernul are dou misiuni constitu ionale pe care le exercit n baza programului s u de guvernare care a fost acceptat de Parlament i anume: Aceea de a asigura realizarea politicii interne i externe a rii.

De a exercita conducerea general a administra iei publice. n aceast ultim calitate el vegheaz la respectarea legalit ii de c tre unit ile administra iei publice alese n unit ile administrativ teritoriale. Aceast activitate i rapoartele care se stabilesc n temeiul ei sunt denumite tradi ional rapoarte de tutela administrativ i ele l ndrituiesc pe prefect, reprezentantul Guvernului n teritoriu, s atace n fa a instan elor de contencios actele pe care le considera ilegal emise de acestea, acte care sunt suspendate de drept. Alte tipuri de rapoarte sunt cele reglementate de Art. 121 care consacr rolul coordonator al Consiliului Jude ean asupra Consiliului Local n vederea realiz rii serviciilor publice de interes jude ean. Rapoartelor de drept administrativ, indiferent de modalit ile de concretizare, le sunt caracteristice urm toarele tr s turi: 1) Din punct de vedere al subiectelor, raporturile de drept administrativ au n mod obligatoriu un purt tor al autorit ii publice, care, potrivit Constitu iei ar putea fi: statul, prin organele sale, unit ile administrativ teritoriale, un organ al administra iei publice, dar poate fi i o alt autoritate public , potrivit art.48 din Constitu ie. 2) Cel de-al doilea element, continutul, particularizeaz raporturile de drept administrativ prin aceea c ele sunt formate din drepturile i obliga iile p r ilor care particip la procesul de nf ptuire a administra iei, respectiv executarea legii i prestarea de servicii publice n limitele legii, precum i emiterea de acte normative cu for a juridic inferioar legii. 3) Tr s tura general a raporturilor de drept administrativ prin prisma obiectului lor este aceea c ac iunea sau inac iunea lor, n general conduita p r ilor, se realizeaz ntr-un regim de putere public , raporturile de drept administrativ fiind raporturi de putere. BIBLIOGRAFIE: Constitu ia Romaniei Codul Civil Legea Nr.215/1991 a Administra iei publice locale

446

 Deleanu, Drept constitu ional i institu ii politice, Editura Lumina Lex, Bucure ti, 1991 Dr ganu, T., Drept constitu ional i institu ii politice, Editura Lumina Lex, Bucure ti, 1998 Iorgovan, A., Tratat de drept administrativ, Editura Nemira, 1996

Muraru, I., Drept constitu ional i institu ii politice, Editura Actami, Bucure ti, 1998 Negoi , A., Drept administrativ i tiin a administra iei, Editura Atlas Lex SRL, 1993 Popa, N., Teoria generala a dreptului, Bucure ti, Editura Actami 1994

Vedina , V., Tipisca, M., No iuni de drept administrativ, Editura Departamentului de nv mnt Deschis la Distan , Bucure ti

* Distinc ia ntre cele dou mari ramuri de drept, public i privat, s-a f cut nc din antichitate. Potrivit adagiului lui Ulpian, dreptul public este cel care se preocupa de via a statului, a cet ii n ansamblul sau, de rela ia cetate cet ean, pe cnd dreptul privat este preocupat de interesele particularilor, ale indivizilor privi i izolat, ca subiecte de drept distincte. CAP.VII NOTIUNI GENERALE DE DREPT COMERCIAL Utilizate n activitatea managerial a unei institu ii 1. NO IUNEA DE DREPT COMERCIAL Denumirea drept comercial sugereaz ideea c dreptul comercial constituie o reglementare juridic , adic un ansamblu de norme juridice care prive te comer ul. n sens etimologic, expresia de comer provine din latinescul commercium, care la rndul sau reprezint o juxtapunere a cuvintelor cum i merx, ceea ce nseamn cu marfa. Deci, comer ul ar consta n opera iuni cu m rfuri. n sens economic, comer ul este definit ca o activitate care are ca scop schimbul si, prin aceasta, circula ia bunurilor de la produc tor la consumator. Sub acest aspect, comer ul ar consta n opera iunile cuprinse n intervalul dintre momentul producerii m rfurilor i intr rii lor n circula ie, pn n momentul ajungerii

447

acestora la consumatori. n sens juridic, no iunea de comer are un con inut mai larg dect cel al no iunii definite n sens economic. Ea cuprinde nu numai opera iunile de interpunere i circula ia m rfurilor, pe care le realizeaz negustorii, ci i opera iunile de producere a m rfurilor, prin transformarea materiilor prime, materialelor, etc. i ob inerea unor rezultate de o valoare mai mare, pe care le realizeaz fabrican ii sau, n general, ntreprinz torii. Avnd n vedere accep iunea juridic a no iunii de comer , dreptul comercial are o sfer mai cuprinz toare, acesta reglementnd activitatea comercial , definit ca o activitate de producere i circula ie a m rfurilor. 1.1. Obiectul dreptului comercial Potrivit concep iei clasice a dreptului comercial, exist dou sisteme care permit determinarea sferei dreptului comercial. n sistemul subiectiv, dreptul comercial are ca obiect normele juridice la care sunt supu i comercian ii. Deci, dreptul comercial este un drept profesional, care se aplic persoanelor care au calitatea de comerciant. Acest sistem a stat la baza primelor reglementari legale ale activit ii comerciale, anterioare marii codific ri franceze de la nceputul secolului al XIX- lea. Dup sistemul obiectiv, dreptul comercial are ca obiect normele juridice aplicabile comer ului, adic acelor acte juridice, fapte i opera iuni, calificate de lege ca fapte de comer , indiferent de persoana care le s vr e te. Acest sistem a constituit fundamentul Codului comercial francez de la 1807. Codul comercial romn are la baz , ca principiu, sistemul obiectiv. 1.2. Defini ia dreptului comercial Dreptul comercial este un ansamblu de norme juridice de drept privat care sunt aplicabile raporturilor juridice izvorte din actele juridice, faptele i opera iunile considerate de lege ca fapte de comer , precum i raporturilor juridice la care participa persoanele care au calitatea de comerciant. Istoria dreptului comercial este strns legat de istoria comer ului si, implicit a dezvolt rii societ ii omene ti. La nceputurile sale, comer ul a fost guvernat de reguli cutumiare, fie de sorginte locale, fie de provenien a str in , ca urmare a leg turilor cu negustorii de pe alte meleaguri. n 1887 a fost adoptat Codul comercial romn, care este i ast zi n vigoare. La elaborarea acestui cod a fost folosit Codul comercial italian din anul 1882. n Italia, Codul comercial francez a fost adoptat n 1808. Dar, ulterior, prin valorificarea tradi iei, dar i a tot ce era nou n doctrina francez , belgian i

448

german , n anul 1882 s-a reu it adoptarea Codului comercial italian. 1.3. Izvoarele dreptului comercial Art.1 C.com. dispune: In comer se aplic legea de fa . Unde ea nu dispune se aplic Codul civil.. Din aceste dispozi ii legale rezult c dreptul comercial are ca izvoare formale Codul comercial i Codul civil. De i nu sunt men ionate, izvoare ale dreptului comercial sunt i legile comerciale speciale, respectiv legile civile speciale. Un anumit rol n aplicarea reglementarii legale l au obiceiurile, jurispruden a i doctrina dreptului comercial. 1) Izvoarele legislative ale dreptului comercial Codul comercial reprezint principalul izvor de drept comercial. El cuprinde norme juridice care reglementeaz institu iile fundamentale ale dreptului comercial: faptele de comer , comercian ii, obliga iile comerciale i falimentul. Legile comerciale speciale mai frecvent ntlnite sunt: Legea nr. 31/1990 republicata, cu modific rile ulterioare, Legea privind Registrul comer ului, Legea privind combaterea concurentei neloiale, Legea privind impozitul pe profit etc. Cu privire la corela ia dintre Codul comercial i legile comerciale speciale se aplic principiile generale (specialia generalibus derogant). Codul civil reprezint un izvor subsidiar al dreptului comercial, a a cum rezult din dispozi iile art. 1C. com. O importan deosebit o au dispozi iile Codului civil privind materia obliga iilor, n special cele referitoare la izvoarele i efectele obliga iilor, precum i cele relative la contractele speciale (contractul de societate, contractul de vnzare-cump rare, contractul de mandat etc.). 2) Uzurile comerciale nu sunt izvoare de drept. Dar, dac n dreptul nostru comercial nu exist uzuri legislative, doctrina recunoa te uzurile interpretative (conven ionale). Astfel, potrivit art. 970 C.civ., conven iile trebuie executate cu bun credin . De asemenea, dispozi iile ndoielnice se interpreteaz dup obiceiul locului unde s-a ncheiat contractul. 3) Doctrina dreptului comercial, ca i practica judiciar n domeniu, au un rol important n interpretarea legilor comerciale. 2. FAPTELE DE COMER Codul comercial romn stabile te anumite acte juridice i opera iuni pe care le clasific fapte de comer . Prin s vr irea uneia sau mai multor fapte de comer se nasc raporturi juridice care sunt reglementate de legile comerciale. Art. 3 Cod comercial prevede: Legea consider fapte de comer : 1) cump r rile de producte sau de m rfuri spre a se revinde, fie n natur ,

449

fie dup ce se vor fi lucrat sau pus n lucru, 2) lucrate, vnz rile de producte, vnz rile i nchirierile de m rfuri n natur sau

3) cump r rile sau vnz rile de p r i sau de ac iuni ale societ ilor comerciale, 4) 5) afaceri, 6) 7) 8) 9) 10) 11) uscat, 12) orice ntreprindere de furnituri, ntreprinderile de spectacole publice, comisioane, agen ii i oficii de

ntreprinderile de construc ii, ntreprinderile de fabrici, de manufactur i imprimerie,

ntreprinderile de editur , libr rie i obiecte de art , opera iunile de banc i schimb,

opera iunile de mijlocire n afaceri comerciale, ntreprinderile de transport de persoane sau de lucruri pe ap sau pe

cambiile i ordinele de producte sau m rfuri . pct. 20.

Codul comercial romn, ca i modelul sau italian, reglementeaz faptele de comer , iar nu actele de comer . Legiuitorul romn a voit s supun legilor comerciale nu numai raporturile rezultate din actele juridice (manifest rile de voin s vr ite n scopul de a produce efecte juridice), ci i raporturile izvorte din faptele juridice. Deci, potrivit Codului comercial intr sub inciden a legilor comerciale nu numai contractele comerciale, ci i faptele licite (mbog irea f r justa cauz , plata nedatorat ) i faptele ilicite s vr ite de comercian i n leg tura cu activitatea lor comerciala. Enumerarea prev zut la art. 3 Cod comercial are un caracter enun iativ, exemplificativ i nu limitativ. Legiuitorul a consacrat ca fapte de comer cele mai frecvente acte juridice i opera iuni care constituiau baza activit ii comerciale la data adopt rii reglementarii. Aceasta nseamn c la lista faptelor de comer prev zute expres de lege se pot ad uga i alte fapte de comer , adic alte acte i opera iuni, cu condi ia ca acestea s aib caracteristicile faptelor de comer expres recunoscute de lege. Codul comercial nu d o defini ie a faptei de comer ; el stabile te numai o list a actelor juridice i opera iunilor pe care le declar fapte de comer . n absen a unei defini ii legale a faptei de comer , doctrina dreptului comercial a c utat s formuleze o defini ie general a faptei de comer . Aceasta prezint interes practic

450

sub mai multe aspecte: a) ntruct unele acte juridice sunt bivalente comerciale i civile este imperios necesar s se stabileasc un criteriu de delimitare ntre actele comerciale i cele civile, b) enumerarea faptelor de comer , f cut de art. 3 C. com. este enun iativ i nu limitativ , astfel nct trebuie s existe anumite criterii de comercialitate n temeiul c rora judec torul s poat recunoa te i alte acte sau opera ii ca fapte de comer , chiar dac ele nu sunt expres prev zute de lege; c) o defini ie general a faptei de comer serve te, pe un plan mai general, la determinarea sferei dreptului comercial i implicit delimitarea acestuia de dreptul civil. Actele de comer sau faptele de comer sunt actele juridice, faptele juridice i opera iunile economice prin care se realizeaz producerea de m rfuri, executarea de lucr ri ori prestarea de servicii sau o interpunere n circula ia m rfurilor, cu scopul de a ob ine profit. Faptele de comer reglementate de Codul comercial se mpart n trei categorii: fapte de comer obiective, fapte de comer subiective i fapte de comer unilaterale sau mixte. 2.1. Faptele de comer obiective Faptele de comer obiective sunt actele juridice sau opera iunile prev zute n principal de art.3 Cod comercial. Ele sunt denumite obiective deoarece legiuitorul le-a considerat comerciale datorit naturii lor i pentru motive de ordine publica. Orice persoan este liber s s vr easc ori s nu s vr easc asemenea acte sau opera iuni. n aceast situa ie, persoana n cauz intr sub inciden a legilor comerciale. Faptele de comer obiective pot fi mp r ite n trei mari grupe: 2.1.1. Opera iunile de interpunere n schimb sau circula ie Aceste opera iuni corespund no iunii economice de comer , n sensul de activitate de vnzare cump rare a m rfurilor pentru a ajunge de la produc tor la consumator. a. Cump rarea i vnzarea comercial Sub aspectul structurii sale, vnzarea-cump rarea comercial este asem n toare vnz riicump r rii civile. Este vorba de un contract n temeiul c ruia o parte (vnz torul) se oblig s transmit celeilalte p r i (cump r torul) proprietatea unui lucru, n schimbul unui pre (art. 1294 C. civ.). Ceea ce deosebe te vnzarea-cump rarea comercial de cea civil este func ia economic a contractului i anume interpunerea n schimbul bunurilor. Cnd contractul ndepline te aceasta func ie, vnzarea-cump rarea este o fapt de comer i deci supus legilor comerciale.

451

Tr s tura caracteristic a cump r rii i vnz rii comerciale o constituie inten ia de revnzare; cump rarea este f cut n scop de revnzare sau nchiriere, iar vnzarea este precedat de o cump rare f cut n scop de revnzare. Inten ia de revnzare sau nchiriere trebuie sa ndeplineasc trei condi ii: inten ia de revnzare sau nchiriere trebuie sa existe la data cump r rii;

inten ia de revnzare sau nchiriere trebuie s fie exprimat de cump r tor, adic s fie cunoscut contractantului; inten ia de revnzare sau nchiriere trebuie s priveasc n principal bunul cump rat. Cump rarea i vnzarea comercial poate avea ca obiect numai bunuri mobile: producte, m rfuri, titluri de credit. Productele sunt produsele naturale ale p mntului care se ob in prin cultura sau exploatare direct (de exemplu cereale, legume) sau produsele animalelor (de exemplu lna, laptele). M rfurile sunt produse ale muncii destinate schimbului (de exemplu autoturismele). Titlurile de credit sunt nscrisuri n baza c rora titularii lor pot s exercite drepturile specificate n cuprinsul lor. Nu sunt fapte de comer cump r rile de producte sau de m rfuri care s-ar face pentru uzul sau pentru consuma ia cump r torului ori a familiei sale. b. Opera iunile de banc i schimb:

Potrivit art. 3 pct. 11 C. Com. sunt considerate fapte de comer opera iunile de banc i schimb. Opera iunile de banc sunt opera iunile asupra sumelor de bani n numerar, creditelor i titlurilor negociabile. Ele sunt opera iuni de depozit, de efectuare de pl i, de acordare de credite, opera iuni asupra titlurilor de credit. Opera iunile de schimb sunt opera iunile de schimb de moned sau bilete de banc na ionale sau str ine, precum i opera iunile referitoare la transmiterea de fonduri prin evitarea transferului de numerar. 2.1.2. Intreprinderile: In concep ia Codului Comercial ntreprinderea apare ca o structur de organizare a unei activit i (un organism economic i social) iar nu ca un subiect de drept. ntreprinderea constituie organizarea autonom a unei activit i, cu ajutorul factorilor de produc ie (for ele naturii, capitalul i munca) de c tre ntreprinz tor i

452

pe riscul s u, n scopul producerii de bunuri i servicii, destinate schimbului, n vederea ob inerii unui profit. Aceast defini ie prive te numai ntreprinderile avute n vedere de Codul Comercial. Deci, pentru a fi supus Codului Comercial, ntreprinderea trebuie s aib ca obiect opera iunile prev zute de art. 3 C. Com., care sunt considerate fapte de comer . Din defini ia dat rezult urm toarele caracteristici ale ntreprinderii: a) existen a unei organiz ri autonome a unei activit i cu ajutorul factorilor de produc ie; b) asumarea de c tre ntreprinz tor a coordon rii ntregii activit i i implicit a riscului acestei activit i; c) scopul activit ii este producerea de bunuri i servicii destinate schimbului n vederea ob inerii unui c tig; 2.1.3. Faptele de comer conexe: Faptele de comer conexe sunt acte juridice sau opera iuni care dobndesc comercialitate datorit strnsei leg turi pe care o au cu acte sau opera iuni considerate de lege fapte de comer . Din categoria faptelor de comer conexe fac parte: a) contractele de report asupra titlurilor de credit;

b) cump r rile sau vnz rile de p r i sociale sau ac iuni ale societ ilor comerciale; c) d) e) f) g) h) i) opera iunile de mijlocire n afaceri; cambia sau ordinele n producte sau m rfuri; opera iunile cu privire la naviga i; depozitele pentru cauza de comer ; contul curent i cecul; contractele de mandat, comision i consigna ie; Contractele de gaj i fidejusiune.

2.2. Faptele de comer subiective: Art. 4 C. com. dispune: Se socotesc, afar de acestea (adic cele prev zute n

453

art. 3 nota n.s.), ca fapte de comer celelalte contracte i obliga iuni ale unui comerciant, dac nu sunt de natur civil sau dac contrariul nu rezult din nsu i actul. Prin urmare, pe lng faptele de comer obiective, a c ror comercialitate este independent de calitatea persoanei care le s vr e te, Codul comercial reglementeaz i faptele de comer subiective care dobndesc caracter comercial din calitatea de comerciant a persoanei care le s vr e te. 2.3. Faptele de comer unilaterale sau mixte: Potrivit art. 5 C. com., nu se pot considera fapte de comer vnzarea productelor pe care proprietarul sau cultivatorul le are dup p mntul sau, ori cel cultivat de acesta. Deci, vnzarea de produse agricole unui comerciant este act de comer pentru comerciant i act civil pentru agricultor. Apoi, art. 6 C. com. prevede ca asigur rile de lucruri sau stabilimente care nu sunt obiectul comer ului i asigur rile asupra vie ii sunt fapte de comer numai pentru asigur tor. Deoarece n toate aceste cazuri actele juridice sau opera iunile men ionate sunt fapte de comer numai pentru una dintre par i, ele au fost denumite fapte de comer unilaterale sau mixte. Faptele de comer unilaterale sau mixte sunt guvernate de legea comerciala pentru ambele par i, chiar dac pentru una dintre ele actul juridic are caracter civil (art.56 C. com.).

3. COMERCIAN II 3.1. No iunea de comerciant: Potrivit Codului Comercial Roman, subiecte ale raporturilor comerciale pot fi att comercian ii, ct i necomercian ii. Reglementarea sa se aplic oric rei persoane care s vr e te fapte de comer obiective (art. 3 C.com), indiferent dac persoana care le s vr e te are sau nu calitatea de comerciant. Dac s vr irea faptelor de comer are un caracter profesional, persoana n cauz devine comerciant (art. 7 C.com). Odat dobndit calitatea de comerciant, toate actele i faptele juridice ale acestei persoane sunt prezumate a fi comerciale (art. 4. C.com). Dac ns , s vr irea faptelor de comer obiective de c tre o persoan are caracter accidental, de i raportul juridic care s-a n scut este supus reglementarii comerciale, totu i, persoana care le-a s vr it p streaz calitatea de necomerciant (art.9 C.com). In concluzie, ca expresie a concep iei sale obiective, codul comercial prevede c

454

sunt comercian i aceia care fac fapte de comer , avnd comer ul ca profesiune obi nuit , i societ ile comerciale. (art. 7 C.com) Precizarea no iunii de comerciant prezint un mare interes practic. Calitatea de comerciant implic un statut juridic diferit de cel al necomercian ilor, cu consecin e deosebite asupra raporturilor juridice la care particip : a. legea institu ie anumite obliga ii pentru comercian i, considerate obliga ii comerciale, astfel, nainte de nceperea comer ului, comerciantul este obligat s cear nmatricularea n registrul comer ului, iar n cursul exercit rii i la ncetarea comer ului s cear nscrierea n registru a men iunilor privind actele i faptele a c ror nregistrare este prev zut de lege; orice comerciant are obliga ia s in anumite registre de contabilitate (art. 22 C. com) i de asemenea s desf oare activitate comerciala n condi iile unei concurente loiale; b. legea instituie o prezum ie de comercialitate; toate actele i opera iunile s vr ite de comerciant sunt prezumate a fi fapte de comer i deci supuse legilor comerciale (art.4 C.com); c. actele comerciale ncheiate de comerciant sunt supuse unor reguli speciale, derogatorii de la regimul actelor juridice civile; d. n cazul ncet rii pla ilor pentru datoriile sale comerciale, comerciantul poate fi declarat n faliment; procedura falimentului este aplicabil numai comercian ilor ea nu se aplic necomercian ilor, chiar dac s-au obligat prin acte comerciale; e. comercian ii pot participa la constituirea unor camere de comer i industrie, ca organiza ii autonome, destinate s promoveze i s apere interesele lor; f. comercian ii sunt supu i impozitului pe profitul realizat prin activitatea comercial ; Art. 34 C. com. prevede ca dispozi iile codului comercial privind registrele comerciale nu se aplic colportorilor comercian ilor care fac micul trafic ambulant, c r u ilor sau acelor al c ror comer nu iese din cercul unei profesiuni manuale. 3.2. Calitatea de comerciant: In temeiul Codului Comercial calitatea de comerciant se dobnde te n mod diferit, dup cum este vorba de o persoan fizic sau de o persoan juridic . 3.2.1. Dobndirea calit ii de comerciant:

a. Dobndirea calit ii de comerciant de c tre o persoan fizic : sunt comercian i aceia care fac fapte de comer avnd comer ul ca profesiune obi nuita, potrivit art. 7 C. com. Pentru dobndirea calit ii de comerciant sunt necesare trei condi ii:

455

1. 2. 3.

s s vr easc anumite fapte de comer obiective; s s vr easc fapte de comer ca profesiune; s s vr easc fapte de comer n nume propriu;

Calitatea de comerciant a unei persoane fizice se cere a fi delimitat de alte profesiuni pe care le exercit persoanele fizice. Avem n vedere pe meseria i, pe cei care exercit profesii liberale i pe agricultori. Meseria ul este considerat comerciant n cazurile n care cump r m rfuri n vederea prelucr rii i revnz rii lor (art. 3. pct.1. C.com) sau, folosind for a de munc str in , i organizeaz o ntreprindere (art. 3 pct. 9 C.com.). Persoanele care exercit profesii liberale nu au calitatea de comerciant (exemplu medicii, avoca ii, notarii publici). n cazul n care pentru exercitarea activit ii, cel care ndepline te o profesiune liberal (dentistul) cump r i folose te anumite materiale se consider c aceste acte sunt accesorii i deci persoana n cauz nu devine comerciant. ntruct vnzarea produselor pe care proprietarul sau cultivatorul le are de pe p mntul sau ori pe care le-a cultivat nu este fapta de comer , ci act juridic civil, nseamn ca agricultorii nu au calitatea de comercian i. b. Dobndirea calit ii de comerciant de c tre societ ile comerciale: potrivit art. 7 C. com. pe lng persoanele fizice, au calitatea de comerciant i societ ile comerciale. Sunt avute n vedere societ ile comerciale reglementate de Legea Nr. 31/1990: societatea, n nume colectiv, societatea n comandita simpla, societatea pe ac iuni, societatea n comandita pe ac iuni i societatea cu r spundere limitata. Societatea comerciala are o unica finalitate; ea se constituie n scopul de a desf ura o activitate comercial ; societatea este comercial numai dac obiectul ei, prev zut obligatoriu n actul constitutiv consta n s vr irea uneia sau mai multor fapte de comer obiective. Exercitarea activit ii comerciale este ra iunea de a fi a societ ii comerciale. n consecin , pentru a dobndi calitatea de comerciant, societatea comercial trebuie s se constituie cu respectarea condi iilor prev zute de lege n acest sens. c. Calitatea de comerciant a altor persoane juridice:

1. Statul i unit ile sale administrativ teritoriale: art. 8 C. com. prevede c : Statul, jude ul i comuna nu pot avea calitatea de comerciant. Aceasta concep ie a codului comercial era justificata la data adopt rii sale, cnd activitatea statului i a unit ilor sale administrativ teritoriale privea numai serviciile publice. Pornind de la faptul ca statul s vr e te pe lng actele de autoritate necesare func ionarii serviciilor publice i acte cu caracter privat, n doctrina s-a considerat ca el este subiect al raporturilor comerciale. Deci, cu toate ca nu are calitatea de comerciant, statul poate s vr i anumite fapte de comer . 2. Regiile autonome: potrivit art.135 din Constitu ie, proprietatea public apar ine statutului sau unit ilor sale administrativ teritoriale. Bunurile proprietate public sunt inalienabile. n condi iile legii ele pot fi date n administrare regiilor autonome ori institu iilor publice sau pot fi concesionate sau nchiriate. Potrivit Legii Nr.15 / 1990, regiile autonome se organizeaz i func ioneaz n ramurile strategice ale economiei na ionale. Calitatea de comerciant a regiei autonome se dobnde te din momentul nfiin rii sale, dup caz, prin hot rre a guvernului sau prin decizia

456

organului administra iei publice locale. 3. Organiza iile cooperatiste: ntruct prin desf urarea unor activit i de producere i desfacere de m rfuri, de prest ri de servicii, se urm re te ob inerea de profit, aceast activitate are caracter comercial. n consecin organiza iile cooperatiste au calitatea de comerciant. 4. Asocia iile i funda iile: potrivit legii, scopul nfiin rii asocia iilor i funda iilor este desf urarea unei activit i dezinteresate, iar nu ob inerea unui profit. Deci asocia iile i funda iile nu au calitatea de comerciant. 3.2.2. Dovada calit ii de comerciant: In cazul unei persoane fizice, ntruct calitatea de comerciant se dobnde te prin s vr irea faptelor de comer obiective cu caracter profesional, nseamn c aceast calitate se poate proba numai prin prezentarea unor dovezi din care s rezulte c persoana n cauz a s vr it efectiv una sau mai multe fapte de comer prev zute de art. 3 C.com. ca o profesiune obi nuit i n nume propriu. In cazul societ ii comerciale, calitatea de comerciant se dobnde te prin ns i constituirea societ ii. Deci, calitatea de comerciant a societ ii comerciale se poate proba prin dovedirea constituirii societ ii n condi iile prev zute de lege. Un mijloc de dovada care ar putea fi folosit este copia certificat de pe nmatriculare n registrul comer ului a societ ii comerciale. 3.2.3 ncetarea calit ii de comerciant In cazul persoanei fizice, aceasta nceteaz s mai aib calitatea de comerciant n momentul n care nu mai s vr e te fapte de comer ca profesiune. ncetarea trebuie s fie efectiv i din ea s rezulte inten ia de a renun a la calitatea de comerciant. In cazul societ ii comerciale, calitatea de comerciant se pierde n momentul n care societatea nceteaz s mai existe ca persoana juridica. Societatea comerciala i nceteaz existen a prin dizolvare i lichidare. Potrivit legii, dizolvarea poate avea loc prin trecerea termenului stabilit pentru durata societ ii, imposibilitatea realiz rii obiectului societ ii sau realizarea acestuia, hot rrea adun rii generale, faliment. Dizolvarea societ ii nu atrage dup sine pierderea automat a personalit ii juridice a societ ii. n aceasta situa ie, societatea nu mai poate face opera iuni comerciale, dar poate face opera iunile necesare lichid rii. 4. SOCIET ILE COMERCIALE ii civile:

4.1. No iunea i caracterele juridice ale societ

Din dispozi iile art. 1491, 1492 C.civ. rezult c societatea este un contract n temeiul c ruia dou sau mai multe persoane (asocia i) se n eleg s pun n comun anumite bunuri pentru a desf ura mpreun o anumit activitate, n

457

vederea realiz rii i mp r irii beneficiilor care vor rezulta. Contractul de societate are urm toarele elemente esen iale care l deosebesc de alte contracte : a) fiecare asociat se oblig s pun n comun o valoare patrimonial (aport); oare mpreun o activitate care constituie

b) asocia ii se oblig s desf obiectul societ ii; c)

to i asocia ii particip la realizarea i mp r irea beneficiilor.

Din defini ia dat rezult caracterele juridice ale contractului de societate: a) contractul este plurilateral, n sensul c la ncheierea sa particip dou sau mai multe persoane, fiecare asumndu- i anumite obliga ii; b) contractul este cu titlu oneros; fiecare asociat urm re te realizarea unui folos patrimonial, adic ob inerea de beneficii; c) contractul este comutativ; ntinderea obliga iilor fiec rui asociat este cunoscut n momentul ncheierii contractului; d) contractul este consensual, ceea ce nseamn c se ncheie prin simplul acord de voin a al p r ilor; forma scris este cerut ad probationem. 4.2. Defini ia societ ii comerciale:

Societatea comercial poate fi definit ca o grupare de persoane constituit pe baza unui contract de societate i beneficiind de personalitatea juridic , n care asocia ii se n eleg s pun n comun anumite bunuri, pentru exercitarea unor fapte de comer , n scopul realiz rii i mp r irii beneficiilor rezultate 4.3. Societatea civil i societatea comercial :

Asem n ri: au aceea i esen ; fiecare reprezint o grupare de persoane i de bunuri (capitaluri) n scop economic i lucrativ; att societatea civil , ct i cea comercial iau na tere printr-un contact de societate; ambele societ i au un scop lucrativ; asocia ii urm resc realizarea i mp r irea unor beneficii. Deosebiri: obiectul sau natura opera iunilor pe care le realizeaz societatea; societatea comercial este investit cu personalitate juridic , n timp ce societatea civil r mne un simplu contract, f r a fi subiect de drept de sine

458

st t tor; ntre societatea civil i cea comercial exist deosebiri privind condi iile n care acestea se constituie i func ioneaz . 4.4. Elemente specifice ale contractului de societate care st la baza societ ii comerciale 4.4.1. Aporturile asocia ilor Sub aspect juridic, prin aport se n elege obliga ia pe care i-o asum fiecare asociat de a aduce n societate un anumit bun, o valoare patrimonial . n limita aportului, asociatul devine debitor al societ ii cu toate consecin ele care decurg din aceast calitate. Obiectul aportului l poate constitui: aportul n numerar; are ca obiect o sum de bani pe care asociatul se oblig s o transmit societ ii; aportul n natura; are ca obiect anumite bunuri, care pot fi bunuri mobile(cl diri, instala ii), bunuri mobile corporale (materiale, m rfuri) sau incorporale (crean e, fond de comer ); aportul n industrie, care const n munc sau activitatea pe care asociatul promite s o efectueze n societate, avnd n vedere competen a i calificarea sa. 4.4.2. Capitalul social i patrimoniul societ ii

Prin capitalul social al unei societ i comerciale se n elege expresia valoric a totalit ii aporturilor asocia ilor care particip la constituirea societ ii. Capitalul social mai este denumit i capital nominal. Capitalul social are o dubl semnifica ie: contabil i juridic . El constituie gajul general al creditorilor societ ii. De aceea, este fix pe toat durata societ ii. Capitalul subscris reprezint valoarea total a aporturilor pentru care asocia ii s-au obligat s contribuie la constituirea societ ii. Capitalul subscris coincide cu capitalul social. Capitalul v rsat este valoarea total a aporturilor efectuate i care au intrat n patrimoniul societ ii. Capitalul social al societ ii este divizat n anumite frac iuni, denumite diferit dup forma juridic a societ ii : p r i de interes, p r i sociale, ac iuni. Patrimoniul societ ii, n lumina dreptului civil, l constituie totalitatea drepturilor i obliga iilor cu valoare economic apar innd societ ii. Intre capitalul social i patrimoniul societ ii exist anumite deosebiri. Astfel, n

459

timp ce capitalul social este expresia valoric a aportului asocia ilor, patrimoniul societ ii este o universalitate juridic , n care sunt cuprinse toate drepturile i obliga iile, precum i bunurile societ ii. 4.4.3. Inten ia asocia ilor de a colabora n desf comerciale urarea activit ilor

Affectio societatis presupune inten ia de colaborare voluntar a asocia ilor, de a lucra n comun, suportnd toate riscurile activit ii comerciale. Participarea la activitatea societ ii trebuie s fie efectiv i interesat . Aceast participare este diferit , n func ie de forma juridic a societ ii. 4.4.4. Realizarea i mp r irea beneficiilor

Scopul societ ii este acela de a realiza beneficii din activitatea comercial desf urat i de ale mp r i ntre asocia i sub forma de dividende. Acest scop constituie criteriul de distinc ie ntre societatea comercial i asocia ie. In general, prin beneficiu se n elege un c tig evaluabil n bani. Realizarea sau nerealizarea de beneficii poate fi stabilita numai la sfr itul exerci iului financiar, prin ntocmirea bilan ului i a contului de profit i pierderi. Pentru a putea fi repartizate, beneficiile trebuie s fie reale (art.37 din Legea nr.31/1990). Aceasta nseamn ca trebuie s se fi nregistrat un excedent, adic o sum de bani care s fie mai mare dect capitalul social, deoarece nu pot fi distribuite beneficii din capitalul social. Totodat , beneficiile trebuie s fie utile, adic s reprezinte beneficiile r mase dup ntregirea capitalului social, cnd acesta s-a mic orat n cursul exerci iului financiar. 4.4.5. Criterii de mp r ire a beneficiilor

Potrivit legii, n contractul de societate trebuie s se prevad partea fiec rui asociat la beneficii i la pierderi (art. 3) sau modul de distribuire a beneficiilor (art. 8). To i asocia ii trebuie s primeasc beneficii i s participe la suportarea pierderilor. Cum este i firesc, criteriul care este avut n vedere este contribu ia asocia ilor la formarea capitalului social al societ ii. 4.5. Formele societ ii comerciale:

Potrivit art. 2 din Legea nr. 31/1990, societatea comercial mbrac una din urm toarele forme juridice: a) societatea n nume colectiv este aceea societate ale c rei obliga ii sociale sunt garantate cu patrimoniul social i cu r spunderea nelimitat i solidar a

460

tuturor asocia ilor; b) societatea n comandita simpla este societatea ale c rei obliga ii sociale sunt garantate cu patrimoniul social i cu r spunderea nelimitata i solidara a asocia ilor comandita i; asocia ii comanditari r spund numai pn la concurenta aportului lor; c) societatea pe ac iuni este societatea al c rui capital social este mp r it n ac iuni, iar obliga iile sociale sunt garantate cu patrimoniul social; ac ionarii r spund numai n limita aportului lor; d) societatea n comandita pe ac iuni este societatea al c rui capital social este mp r it n ac iuni, iar obliga iile sociale sunt garantate cu patrimoniul social i cu r spunderea nelimitat i solidar a asocia ilor comanditati; asocia ii comanditati r spund numai pn la concurenta aportului lor; e) societatea cu r spundere limitata este societatea ale c rui obliga ii sociale sunt garantate cu patrimoniul social; asocia ii r spund numai n limita aportului lor. 4.6. Clasificarea societ 4.6.1. Societ ilor comerciale: i de capitaluri

i de persoane i societ

Societ ile de persoane se constituie dintr-un num r mic de persoane, pe baza cunoa terii i ncrederii reciproce a calit ilor personale ale asocia ilor. Fac parte din aceast categorie : societatea n nume colectiv i societatea n comandita simpla. Societ ile de capitaluri se constituie dintr-un num r mare de asocia i, impus de nevoile acoperirii capitalului social, f r s prezinte interes calit ile personale ale asocia ilor. Elementul esen ial l reprezint cota de capital investita de asociat. Intr n aceast categorie: societatea pe ac iuni i societatea n comandita pe ac iuni. Societatea cu r spundere limitat nu se ncadreaz n nici una din aceste categorii. Aceast form de societate mprumut unele caractere, att de la societ ile de persoane, ct i de la societ ile de capitaluri. Ca i n cazul societ ilor de persoane, constituirea societ ii cu r spundere limitat se bazeaz pe ncrederea i calit ile asocia ilor. Acest fapt reclam limitarea num rului asocia ilor (maximum 50 de asocia i), precum i condi ii restrictive privind transmiterea p r ilor sociale. n ce prive te r spunderea asocia ilor pentru obliga iile societ ii, asocia ii r spund numai n limita aportului lor, ca i n cazul societ ilor de capitaluri. 4.6.2. Societ i n care asocia ii au o r spundere nelimitat asocia ii au o r spundere limitat i societ i n care

R spunderea asocia ilor pentru obliga iile sociale este diferit n raport de forma

461

juridic a societ ii. In societatea n nume colectiv, asocia ii r spund nelimitat i solidar pentru obliga iile societ ii. In societatea pe ac iuni i societatea cu r spundere limitat , asocia ii r spund pn la concurenta aportului lor. In privin a societ ii n comandita simpl sau pe ac iuni r spunderea asocia ilor este diferit : asocia ii comanditati r spund nelimitat i solidar, iar asocia ii comanditari numai n limita aportului lor. 4.6.3. Societ i cu p r i de interes i societ i pe ac iuni

Dup structura capitalului social i modul de mp r ire a acestuia, societ ile comerciale se clasific n dou categorii: societ i n care capitalul social se divide n p r i de interes i societ i n care capitalul social se mparte n ac iuni. Capitalul social se divide n p r i de interes n cazul societ ii n nume colectiv i societ ii n comandita simpl , precum i cazul societ ii cu r spundere limitat (p r i sociale). Capitalul social este mp r it n ac iuni n cazul societ ii pe ac iuni i societ ii n comandita pe ac iuni. 4.6.4. Societ i care emit titluri de valoare i societ asemenea titluri i care nu pot emite

Societ i care emit titluri de valoare pot fi societatea pe ac iuni, societatea n comandita pe ac iuni i societatea cu r spundere limitat . In cea de a dou categorie sunt cuprinse societatea n nume colectiv i societatea n comandita simpla. Titlurile de valoare au un element comun: ele materializeaz dreptul asocia ilor asupra unei frac iuni din capitalul social. ntre aceste titluri de valoare exista o deosebire esen ial : ac iunile fac parte din categoria titlurilor de valoare negociabile, iar certificatele de p r i sociale nu sunt titluri negociabile, ci titluri de legitimare. 4.6.5. Societ i cu capital romnesc i societ i cu participare str in

Societ ile cu capital romnesc sunt societ ile n care asocia ii sunt cet eni romni ori persoane juridice de na ionalitate romn . Societ ile cu capital str in sunt societ ile care se constituie cu capital integral str in sau n asociere cu persoane fizice sau juridice romane. BIBLIOGRAFIE:

462

Codul Comercial

Legea Nr.31 / 1990 pricind Societatile comerciale, republicata cu modific rile ulterioare y C rpenaru, S., Drept comercial roman, Editura Atles SRL, Bucuresti, 1992

C p n , O., Institu ii ale noului drept comercial, societ ile comerciale, Editura Lumina Lex, Bucuresti, 1991 y Georgescu, I., L., Drept comercial romn, Editura Socec, Bucuresti, 1948

CAP.VIII ELEMENTE DE PROTOCOL Necesare activit ii de secretariat

1. Rolul protocolului Ceremonialul creeaz cadrul i atmosfera n care urmeaz s se desf oare raporturile dintre interlocutori / parteneri. Protocolul codific regulile care guverneaz ceremonialul, al c rui obiect este de a oferi fiec rui participant prerogativele, privilegiile i imunit ile la care are dreptul. Ceremonialul i protocolul garanteaz egalitatea n drepturi a partenerilor, care permite fiec reia dintre ei s - i fac auzit n mod liber vocea. i unul i cel lalt impun curtoazia care trebuie s guverneze raporturile ntre oamenii de bun credin . Ceremonialul i protocolul guverneaz , de asemenea, negocierea, ncheierea i intrarea n vigoare a unor documente / acte specifice. Ambele au o inciden zilnic asupra vie ii i activit ii de afaceri. Protocolul pune problema regulilor care determin ordinea de prec dere ntre

463

parteneri. 2. Eticheta Regulile de conduit sau regulile de comportare la care se refer eticheta contribuie la buna desf urare a rela iilor din societate, n general, i la o desf urare normal a activit ii in afaceri n special. Este foarte important cunoa terea i aplicarea acestor reguli de c tre fiecare partener, dat fiind c necunoa terea sau ignorarea lor pot duce, uneori, la interpret ri eronate, la complica ii rela ionale care dep esc sfera rela iilor strict personale ale celor n cauz . Nu se pot concepe rela ii ntre parteneri f r contactul uman necesar i, n cadrul acestui contact, f r respectarea unor reguli de etichet . Necunoa terea acestor reguli poate fi considerat , n ultim instan , o lips de competen profesional a unei persoane chemate s reprezinte interesele unei p r i pe planul rela iilor specifice. n concluzie, nsu irea i respectarea unor reguli de eticheta pot i trebuie s constituie o sarcin de ordin profesional. A. inuta fizic (pe strad i n societate)

Este foarte important ca partenerii s aib o inut corect , ngrijit , s se controleze permanent n fiecare ocazie asupra acesteia. n societate este gre it s te sprijini de sp tarul unui scaun sau de perete, s ii minile n buzunar sau s te joci nervos cu bricheta, batista sau alt obiect. Pe ct posibil, trebuie evitat s stai cu spatele la alt persoan care este a ezat pe scaun, fotoliu sau canapea. A ezarea pe scaun sau canapea trebuie f cut de a a manier nct s nu denote o stare de plictiseal sau satisfac ia de a fi cucerit un loc pe care nu e ti dispus s l cedezi. Trebuie evitat strngerea genunchilor cu minile, sprijinirea capului de sp tar, b tutul cu degetele pe bra ele scaunului. ncruci area genunchilor la prea mare n l ime trebuie, de asemenea, evitat . Femeile trebuie s acorde mare aten ie felului cum stau pe scaun i cum i ncruci eaz picioarele, astfel nct rochia s poat acoperi genunchii. n timpul conversa iei este nepoliticos s -l apuci de rever sau de nasture pe interlocutor pentru a da mai mult greutate argumentelor personale sau s -l aprobi b tndu-l pe umeri ori lovindu-l cu cotul. De asemenea, trebuie evitate o gesticulare excesiv , un rs zgomotos, tusea, str nutul i alte zgomote dizgra ioase (aerofagii etc.) B. Salutul Salutul este o manifestare de curtoazie fa de o alt persoan sau de un grup de persoane. El comport , n mimic i n inut , o serie de nuan e care pot s -i modifice sau s -i completeze sensul, s constituie o expresie de stim sau o simpl obliga ie formal . Cteva reguli de baza n leg tur cu salutul: b rba ii salut primii femeile; persoanele mai tinere salut primele pe cele mai n vrst ; subalternii salut pe superiorii in grad.

464

R spunsul la salut este obligatoriu: un gest contrar poate fi socotit ca lips de polite e. Este recomandabil ca b rbatul cnd salut cu p l ria s o in de calot , nclinnd u or capul i privind la persoana salutat . Dac minile i sunt ocupate, se accept salutul printr-o simpl nclinare a capului. n alte cazuri, salutul se face printr-o nclinare a capului. De obicei, femeia r spunde la salut printr-o u oar nclinare a capului, arbornd uneori un surs. n cazul ntlnirii cu o persoan cunoscut pe care nu dore ti, totu i, s-o salu i, eschivarea trebuie f cut cu tact. Cnd este ntlnit o persoan care pare cunoscut , f r a o putea identifica imediat, este preferabil, s fie salutat . Persoanele care se afl intr-o ma ina salut primele persoanele cunoscute de pe strada, n cazul n care au fost v zute. Dac persoana cunoscut este mpreun cu mai mul i prieteni, necunoscu i celui care salut , se salut tot grupul. n timpul salutului se folosesc i formulele: bun diminea a, bun ziua sau bun seara. La ntlnirile oficiale se pronun denumirea rangului: bun ziua domnule director, presedinte, ministru etc.#. Strngerea de mn poate interveni fie cnd persoanele care s-au salutat se opresc pentru a sta de vorb sau a continua drumul mpreun , fie cu ocazia prezent rii lor. n cazul strngerii de mn rolurile sunt inversate: femeia este aceea care ntinde prima mna, persoana cea mai n vrst celei mai tinere i persoana cu grad superior celei sau celor cu grad inferior. Pentru o secund , cele dou persoane se privesc n ochi n momentul strngerii minii. n toate mprejur rile, b rba ii se scoal pentru a strnge mna interlocutorului; femeile, n schimb, nu se ridic n picioare dect cnd este vorba de o persoan mult mai n vrst sau pe care dore te s-o onoreze n mod special. S rutul minii continu nc s fie practicat n numeroase locuri sau mprejur ri, fiind considerat ca o form de curtoazie, mai ales cnd este vorba de femei n vrst sau c s torite, de so ii de nal i demnitari etc. S rutul minii se face ntr-o form politicoas , prin aplecarea corpului, iar n anumite mprejur ri este recomandabil s se simuleze gestul (n aer liber, de exemplu). Este gre it s se s rute mna nm nu at . De asemenea, este gre it s se rezerve acest gest numai pentru unele dintre femeile care se afl mpreun . C. Prezent rile n probleme de etichet , de o deosebit importan a n activitatea partenerilor este felul n care se fac prezent rile. n aceast privin trebuie respectate urm toarele reguli: b rbatul este prezentat femeii; persoana mai tn r este prezentat celei mai in vrst ; persoana cu gradul inferior este prezentat celei cu grad superior .

Persoana care face prezent rile se adreseaz cu formula: mi permite i s v prezint pe. Dac persoana recomandat are mai multe titluri, se pronun numai titlul cel mai mare. La prezentarea unuia dintre so i de c tre cel lalt se spune simplu: so ul meu sau so ia mea. La prezentarea unei perechi se va

465

spune: domnul i doamna Ionescu sau domnul Ionescu i doamna, ncepndu-se ntotdeauna cu so ul. Formule ca ncntat, sunt fericit de a v fi ntlnit / cunoscut se folosesc n mod curent. De i n practica noastr nu se obi nuie te autoprezentarea, n tot mai multe ri ea este cunoscut n rndul oficialit ilor i n corpul diplomatic. n astfel de ocazii trebuie s se evite ca la autoprezentare s se adauge, n afar de nume, apelative domnul sau doamna , ad ugndu-se, eventual, func ia sau calitatea. n unele situa ii prezentarea sau autoprezentarea este urmat de schimbul c r ilor de vizit . Unele excep ii de la regulile de prezentare: fata tn r va fi ea prezentat unui b rbat n vrst i nu invers;

Dac se prezint o personalitate politic sau bine cunoscut n via a publica se va pronun a numai titlul acesteia nu i numele; ex. domnul pre edinte etc. D. Conversa ia Orice reuniune sau ac iune protocolar , orict de atent ar fi preg tit , risc s devin plictisitoare n lipsa unor conversa ii interesante i utile. Pentru crearea unei atmosfere pl cute, gazda trebuie s se gndeasc la alegerea oaspe ilor, astfel nct ntre ace tia s existe anumite puncte de contact, fie prin faptul c lucreaz n acelea i domenii de activitate sau n domenii care au contingen ntre ele, fie prin forma ia lor intelectual . Organizarea acestor ac iuni nu constituie un scop n sine. Ele trebuie s devin instrumente de munc , s constituie un element principal al activit ii diplomatice, o component principal a muncii de informare i de rela ii. Arta conversa iei nu poate fi nsu it dup anumite formule. Pentru desf urarea unei conversa ii pl cute i mai ales utile muncii de informare se cer o bun preg tire politic i profesional , cuno tin e variate de cultur general , tact, aten ie, polite e i alte asemenea nsu iri pe care diploma ii trebuie s le posede i care pot fi ob inute printr-o munc st ruitoare, permanent de preg tire multilateral . n ceea ce prive te atitudinea n timpul unei conversa ii, de obicei se spune c nu este frumos s pari nici mai inteligent i nici mai instruit dect interlocutorul t u. n timpul unei conversa ii, diplomatul trebuie s aib o atitudine corect , ns degajat , s fie pl cut n conversa ie i s o canalizeze n problemele care l intereseaz . Desigur, respectul opiniei personale oblig pe oricine s asculte cu polite e tezele interlocutorului s u. Aceasta nu nseamn c nu se poate interveni, ci este chiar recomandabil s se intervin ns ntr-o form politicoas , dar ferm , n explicarea pozi iilor proprii atunci cnd ele sunt interpretate n mod eronat. Acest lucru trebuie f cut cu calm i tact, astfel nct modul n care se sus ine o p rere contrarie s nu se fac de pe o pozi ie de superioritate ostentativ sau persiflare. Trebuie evitate ntreruperile partenerului cu exclama ii de felul: nu ave i dreptate!, ce eroare! etc.

466

Se va evita, pe ct posibil, tusea sau str nutul zgomotos n timpul conversa iilor, acestea f cndu-se ct mai discret posibil i ntotdeauna n dosul batistei, cu corpul ntors ntr-o parte fa de interlocutor. La o mas este recomandabil ca diplomatul s se ntre in cu partenerul din dreapta i din stnga sa i s evite, pe ct posibil, discu iile cu partenerii ndep rta i. La recep ii, cocktailuri este recomandabil s se circule printre invita i, s nu se evite conversa ia cu str inii, iar reprezentan ii din cadrul acelora i ministere sau ambasade s nu se adune n grupuri. E. Convorbirea telefonic Telefonul este un mijloc important i extrem de util n rezolvarea sarcinilor profesionale curente, ct i n men inerea leg turilor fire ti ntre cunoscu i, prieteni. De aceea, convorbirile telefonice necesit respectarea unor anumite reguli de care este indicat s se in seama. n acest sens, trebuie cunoscut n primul rnd necesitatea de a se face prezent rile de rigoare, iar n al doilea rnd, n cazul secretarelor, cum se face o leg tur telefonic . Prezentarea trebuie s se fac indicndu-se numai numele apelantului (f r apelativul domnul), precum i institu ia la care lucreaz , evitndu-se de obicei s se indice i func ia. n situa ia cnd leg tura telefonic a fost f cut prin secretariat, apelantul trebuie s a tepte la telefon leg tura cu persoana c utat . Tot n cazul leg turii stabilite prin secretariat este recomandabil ca secretara s nu fac imediat leg tura, ci s procedeze n prealabil la identificarea persoanei care solicit convorbirea i s cear asentimentul celui chemat, ntruct anumite ra iuni pot impune ca o convorbire sau alta s nu aib loc atunci cnd este solicitat . n cazul unei convorbiri oficiale care comport o anumit importan este bine s se identifice persoana care o recep ioneaz , innd seama de obliga ia de a ntocmi nota telefonic . Pe nota transmis se va preciza data, ora i numele persoanei care a recep ionat comunicarea. n cazul transmiterii unei comunic ri de o deosebit importan , nu este gre it i nici nepoliticos s se cear citirea, pentru controlul exactit ii, a notei transmise. F. Reguli ce urmeaz a fi respectate cu prilejul unor ac iuni protocolare (mese, recep ii, cocktailuri). inuta i comportarea lucr torului diplomatic n timpul ac iunilor protocolare men ionate prezint o deosebit importan . 3. inuta i comportarea n timpul unei mese inuta vestimentar va fi cea indicat n invita ie. n cazul cnd o asemenea precizare nu exist , se va mbr ca un costum adecvat ocaziei respective. inuta fizica trebuie s fie degajat , nu for at . Picioarele se in normal pentru a nu incomoda vecinii. Coatele nu se in pe mas . n timpul mesei numai capul poate s fie pu in aplecat deasupra marginei mesei i nicidecum umerii sau ntregul bust. n mod normal ducerea mnc rii la gur se execut cu antebra ul i

467

minile f r a antrena mi carea bra ului i a umerilor. La nceputul mesei, ervetul se pune desf cut pe genunchi. El nu se va prinde n r scroiala hainei, n decolteu sau de gt. tersul gurii cu ervetul se va face n mod ct mai discret posibil. La terminarea mesei, ervetul nu se pliaz la loc, ci se strnge i se pune lng farfurie. Nu se m nnc n grab sau nervos. Gestul de a ine degetul mic n sus cnd se bea sau se m nnc nu este recomandabil. Lingura i cu itul se folosesc numai cu mna dreapt . Furculi a se ine ns cu mna stng cnd, n acela i timp, se folose te i cu itul. Dac se folose te numai furculi a, ea poate fi inut n mna dreapt . n cazul stngacilor adaptarea se face discret pe m sura desf ur rii mesei, f r schimbarea ostentativ a tacmurilor. n timp ce se m nnc , tacmurile se in u or deasupra farfuriei, f r a le ridica cu vrful n sus sau a gesticula cu ele. Cnd se bea, tacmurile se pun pe farfurie, ncruci ate sau unul lng altul, cu itul n partea dreapt iar furculi a cu din ii n sus. Dup terminarea fiec rui fel de mncare, furculi a i cu itul se pun n prealabil pe farfurie, n aceea i pozi ie: furculi a va avea ns , de ast dat , din ii n jos. Este nepoliticos s se m nnce direct de pe cu it. Cnd se scap un tacm pe jos, se ridic , se pune pe marginea mesei i se cere altul. n timpul mesei se vor evita zgomotele inutile i dizgra ioase: sorbirea cu zgomot a supelor sau a ciorbelor, ciocnirea tacmurilor, scobirea n din i etc. De asemenea piept natul, pudrarea sau rujarea n timpul mesei nu sunt un semn de bun cre tere. Controlul inutei trebuie f cut naintea intr rii n sufragerie. La mese se poate ura vecinilor poft bun . Supele i b uturile se servesc de c tre osp tar din partea dreapt , n timp ce restul felurilor de mncare se servesc din partea stng . Serviciul ncepe cu femeia care ocup locul de onoare la dreapta gazdei b rbat, ultima servit fiind gazda femeie; apoi se trece la b rba i, ncepndu-se cu b rbatul care ocup locul din dreapta gazdei femeie i terminnd cu gazda b rbat. Semnalul de ncepere a mesei l d gazda femeie, invitnd oaspe ii s serveasc . B rbatul gazd invit oaspe ii pentru servirea b uturii. Ridicarea de la mas va fi f cut la semnul dat de gazda femeie, dup ce s-a asigurat ns c to i invita ii au terminat de mncat. Toastul se roste te, de obicei, la desert. Sunt cazuri ns cnd acesta este rostit i la nceputul mesei. ntr-o asemenea situa ie trebuie s se asigure c b utura alcoolic s fie deja turnat n pahare. Nu se toasteaz cu b uturi nealcoolice. Paharul cu care se toasteaz se ridic pn la nivelul fe ei. Dac n timpul toastului b rba ii se ridic de pe scaune, femeile pot r mne jos. Ele se vor ridica numai dup un toast oficial, mpreun cu b rba ii. Organizarea unei mese-bufet se obi nuie te foarte des, mai ales cnd exist interesul de a se invita un num r mai mare de persoane. n acest caz, mnc rurile (bufetul) se aranjeaz pe mese lungi, n centrul sau pe una din laturile salonului. Oaspe ii se servesc singuri sau ajuta i de c iva osp tari. Se poate mnca n picioare, caz n care este nevoie de mai mult dexteritate, ntruct cu mna stng se va ine farfuria i se va mnca cu mna dreapt , folosirea cu itului fiind foarte anevoioas . Dac este loc, se mai poate mnca a eznd farfuria pe masa

468

de bufet sau pe mese al turate special amenajate n acest scop. Cocktailurile i recep iile au loc n picioare. n acest caz serviciul poate fi asigurat, fie de osp tari, care circul printre invita i, cu platourile de mncare i b utur , fie prin instalarea unor mese-bufet n centrul sau pe laturile saloanelor, oaspe ii servindu-se singuri, sau cu ajutorul ctorva osp tari. G. Fumatul n aceast problem , o prim regul de polite e impune ca nefum torii s nu fie stingheri i de c tre fum tori. Se recomand ca un b rbat s nu fumeze n apropierea unei femei, un tn r lng o persoan mai n vrst , un func ionar n fa a sau lng superiorul s u, dac tie c to i ace tia nu suport fumul de igar . n asemenea mprejur ri, ntrebarea mi permite i s fumez?, mai ales cnd este nso it de gestul de a scoate igara din pachet sau a aprinde bricheta, este deplasat , deoarece interlocutorului i va fi greu s r spund negativ. Ab inerea de a fuma, n asemenea situa ii, este cea mai bun solu ie. De asemenea, trebuie avute n vedere i alte cteva reguli esen iale: nu se salut cu igara n gur ;

nu se vorbe te cu igara sau pipa n col ul gurii i nu se ine igara permanent n gur puf ind din ea; nu se intr cu igara sau pipa aprins n locuin a unde e ti invitat sau n biroul superiorilor n grad. Se recomand ca femeile s nu fumeze pe strad sau dac fumeaz s nu dea fumul pe nas. n societate b rbatul ofer foc mai nti femeilor i apoi b rba ilor. O femeie poate oferi foc altor femei, dar nu este normal s ofere foc b rba ilor. Folosirea scrumierelor pentru aruncarea scrumului de igar este absolut obligatorie. Este inadmisibil s se foloseasc la ntmplare oricare vas drept scrumier . Gazda nu va ncepe s fumeze nainte de a oferi ig ri invita ilor s i; invita ii nu vor fuma nainte de a cere permisiunea gazdei. La o mas oficial nu se fumeaz dect din momentul cnd sunt oferite ig ri de c tre gazd , de obicei nu nainte de a se trece la felul principal de mncare, respectiv la friptur . H. inuta vestimentar

n activitatea de rela ii cu publicul, inuta vestimentar are o deosebit importan . Regula de etichet vestimentar cere o mbr c minte corect , n plin armonie cu conforma ia corpului i mprejur rile n care este purtat . n aceasta const i adev rata elegan . A fi elegant nu nseamn preocuparea exclusiv pentru num rul i pre ul toaletelor, copierea fidel a modei lansate de diferite case de specialitate, ci preocuparea pentru alegerea unor materiale de bun calitate i o croial corespunz toare, capabile s r spund unor nevoi ct mai variate i f r a se demoda prea repede. La b rba i accesoriile au mare importan . Se cere: o c ma curat i bine c lcat , o cravat discret , asortat , ca i nc l mintea sau ciorapii, la culoarea costumului. La femei culorile i desenul materialului ca i croiala rochiei trebuie s fie armonizate cu aspectul fizic. O femeie cu tenul palid nu va face dect s - i eviden ieze i mai mult paloarea dac se va mbr ca n

469

culori galbene sau verzi. O femeie corpolent i de statur mic nu va purta o rochie plisat sau cu dungi dispuse orizontal sau cu o croial scurt , dup cum o femeie nalt nu va purta o rochie cu dungi dispuse vertical. Excesul de bijuterii nu contribuie la ob inerea unei note de mai mult elegan , ci dimpotriv . inuta de zi sau inuta de ora (se folose te diminea a i dup -amiaza) La ac iunile la care se impune inuta vestimentar de ora , pot fi oferite urm toarele sugestii: Pentru femei: rochie scurt de sezon, deux-pieces sau tailleur, din materiale i culori potrivite sezonului (ziua nu se mbrac rochii din materiale lucioase lam sau dantel ); m nu i simple i p l rie, asortate cu mbr c mintea; accesorii discrete; po eta obi nuit de o culoare asortat cu mbr c mintea;

pantofi de zi, cu tocuri joase, de o culoare asortat cu mbr c mintea (nu se recomand pantofi din piele lucioas ); palton, pardesiu sau hain de blan , dup sezon.

Pentru b rba i: costum (hain obi nuit ; c ma i pantaloni) de aceea i culoare (nu prea nchis ), de croial

alb sau cu dungi de culoare asortat la costum;

cravat , ciorapi i pantofi asorta i la culoarea costumului; m nu i numai cnd se poart i p l rie;

palton sau pardesiu, numai cnd este cazul.

Unele preciz ri: costumul uni se poart cu c ma la c ma n dungi se poart uni i cravat cu dungi discrete;

i cravat uni;

cravat modern , nflorat sau cu diferite modele geometrice, trebuie s fie aleas cu mult grij ;

470

culoarea ciorapilor se asorteaz cu cea a cravatei; nu se poart cravat la c ma cu mnec scurt ;

toamna, iarna i prim vara se vor purta m nu i din piele, n circumstan ele care impun elegan . inuta de sear sau inuta de culoare nchis

La ac iunile la care se impune inuta vestimentar de culoare nchis , se recomand : Pentru femei rochie de sear din m tase, lam, dantel , ln , jers etc., de obicei de lungime obi nuit sau dac moda impune, mai lung ; m nu i din piele sau m tase, scurte (la rochie cu mneci) sau lungi -3/4 (la rochie f r mneci); bijuterii de pre , dar discrete i n num r redus;

po et de dimensiuni mici din piele, m tase sau materiale lucioase (paiete, m rgele etc.), de culoare asortat cu mbr c mintea; pantofi din piele lucioas sau mat culori asortate cu mbr c mintea; i ciorapi din m tase sau dantel , n

n sezonul rece, palton, pardesiu sau hain de blan de culoare nchis .

Aceasta este inuta vestimentar recomandat pentru diferite ocazii oficiale, mese, recep ii, gale de film, spectacole teatrale etc., ns n ora poate fi folosit, cu deplin succes, costumul taior sau deux-pieces, confec ionat din materiale de bun calitate i cusut cu mult gust. Nu se recomand folosirea pantofilor cu tocul nalt la inuta cu pantaloni. Pentru b rba i costum de culoare neagr sau nchis , cu pantaloni i vest de aceea i culoare (stof uni sau cu dungi discrete din acela i fir); c ma alb ;

cravat argintie sau asortat la culoarea costumului; ciorapi negri; m nu i, cnd se poart i p l rie;

471

pantalon sau pardesiu cnd este cazul (totdeauna cu m nu i). inuta pentru ceremoniile cu caracter funerar

La ceremoniile cu caracter funerar se recomand urm toarea inut vestimentar : Pentru femei mbr c minte de sezon, de culoare neagr ; ciorapi negri sub iri; po et neagr ; pantofi negri; batist alb , ndoliat ; p l rie i m nu i de culoare neagr ; palton, pardesiu sau fulgarin de culoare neagr , n func ie de anotimp.

Pentru b rba i La nmormnt ri: costum de culoare neagr ; c ma alb ;

cravat , ciorapi i pantofi de culoare neagr ;

palton, pardesiu, fulgarin, m nu i i p l rie de culoare neagr (n func ie de anotimp); fular alb, de m tase.

b) La prezentarea de condolean e hain neagr sau inut de culoare nchis . La prezentarea de condolean e se recomand hain neagr , dar nu este obligatorie. c) La depunerea de coroane de flori sau jerbe, se recomand folosirea inutei de culoare nchis . inuta de ceremonie sau inuta special n practica interna ional , inuta variaz de la o ar la alta, observndu-se tendin a de renun are la mbr c mintea clasic de mare ceremonie i anume; smoking, jachet i frac. n ultimul timp, n multe ri, la ceremoniile de mare fast

472

se folose te costumul negru sau nchis. De regul la ac iunile cu caracter diplomatic, trebuie respectat inuta indicat pe invita ie. n cazul cnd nu exist o asemenea precizare, se va folosi mbr c mintea corespunz toare practicii locale pentru toate ac iunile prev zute n programul acestor vizite. Acest lucru impune cunoa terea dinainte a practicii locale n vederea confec ion rii din timp a ve tmintelor necesare. De re inut: dac b rbatul este mbr cat n smoking, partenera va purta rochie scurt , f r mneci, f r p l rie i m nu i (n unele ri, la mesele care au loc la ore trzii se indic rochie lung ); dac b rbatul este mbr cat n jachet (de obicei, la vizite oficiale n cursul zilei), partenera va purta rochie scurt cu p l rie i m nu i; dac b rbatul este mbr cat n frac, partenera va purta rochie lung , f r mneci i cu m nu i lungi. Este imperios necesar ca n toate ocaziile, la ac iunile protocolare, vizite, mese, recep ii, cocktailuri, ceaiuri etc., s se poarte mbr c mintea indicat n program sau pe cartea de invita ie. n lipsa unei asemenea preciz ri, se poate ine cont de urm toarele recomand ri: Portul m nu ilor Purtatul m nu ilor depinde de obiceiurile locale. Pe strad ns , b rbatul i va scoate m nu a din mna dreapt pentru a saluta. Femeile nu- i scot m nu ile dect dac ntlnirea este fixat dinainte. n interior, b rbatul nu intr cu mna dreapta n m nu . Este preferabil ca ea s se scoat nainte de a suna la u . M nu ile se scot n restaurant i ntr-o sal de dans, dar ele se pot purta n tren, la sport i pentru condusul ma inii. La bal, la teatru, ca i la toate manifest rile publice care au loc n interior, b rba ii i vor scoate m nu ile, n timp ce femeile dac doresc pot s le p streze. La o invita ie la mas , nu se intr n sufragerie cu m nu ile n mn . Cnd se mbrac pardesiul, mantoul, paltonul, m nu ile sunt obligatorii. Alte reguli de etichet : Pe strad prioritatea de trecere este urm toarea: femeia trece naintea b rbatului, cel mai n vrst naintea celui mai tn r, gradul superior naintea celui inferior. Ini iativa de a intra in discu ie apar ine femeii, celui mai n vrst sau mai mare n grad (cu excep ia cazurilor cnd sunt de comunicat probleme urgente i importante pentru interlocutori). La urcarea n mijloacele de transport public se d ntietate femeilor, persoanelor mai n vrst i superiorilor n grad. La coborre se procedeaz

473

invers: b rbatul sau persoana mai tn r coboar primul i ajut apoi femeile sau pe cei mai in vrst . n cazul unei deplas ri cu ma ina, locul de onoare este la spate n dreapta banchetei, dup care urmeaz cel din stnga, iar locul trei, n fa , lng ofer. n cazul cnd dou femei i un b rbat sau doua femei i doi b rba i se afl mpreun , locul femeilor este pe bancheta din spate, cea mai n vrst stnd la dreapta, iar a b rba ilor n fa . Dac doi b rba i nso esc o femeie, cel mai in vrst sau superior n grad st pe bancheta din spate, la stnga femeii, iar al doilea b rbat n fa . 3. Organizarea meselor, cocktail-urilor, recep iilor i ntlnirilor prietene ti A. Organizarea meselor (dejun, dineu) Organizarea i participarea la mese, unde sunt invita i oaspe i str ini i personalit i locale, a ncetat s mai fie o simpl ac iune de curtoazie, protocolar devenind o modalitate de lucru, un instrument care, folosind adecvat cadrul mai pu in oficial n care se desf oar , poate permite att realizarea unor contacte mai strnse ntre participan i, ct i discutarea sau chiar rezolvarea unor probleme de munc . Reu ita unor astfel de mese, atingerea scopului urm rit, depind att de oportunitatea ac iunii i de alegerea oaspe ilor, ct i de priceperea i tactul cu care gazda invit , prime te i se ocup de invita i. a) Oportunitatea organiz rii meselor n general, organizarea meselor diplomatice trebuie s urm reasc un obiectiv precis, s constituie o ac iune de munc , care s contribuie la sus inerea i dezvoltarea activit ii organizatorului, la l rgirea i nt rirea contactelor cu persoanele invitate. b) Alegerea invita ilor Alegerea invita ilor, ca nivel i num r, este determinat de: importan a persoanei sau delega iei n cinstea c reia este oferit masa; scopul care se urm re te; nivelul la care are loc ac iunea respectiv .

Practica a demonstrat c pentru reu ita unei ac iuni de acest fel este necesar s existe un echilibru ntre nivelul i num rul oaspe ilor str ini invita i i cel al reprezentan ilor gazdei, astfel ca participan ii s poat g si subiecte de discu ie de interes comun.

474

La alegerea invita ilor se va avea n vedere ca participan ii s se poat n elege ntre ei ntr-o limb de circula ie interna ional , accesibil tuturor. Oaspetele care nu cunoa te nici o limb de circula ie interna ional , dar a c rui prezen este dorit n mod deosebit, va fi invitat cu translatorul s u. c) Trimiterea invita iilor Transmiterea i primirea invita iilor reprezint primul contact al organizatorului mesei cu cel invitat, astfel c modul n care se deruleaz acest moment va contribui sau nu la reu ita ac iunii. Transmiterea invita iilor se face dup ce n prealabil, persoanele care urmeaz a fi invitate au fost consultate asupra datei i posibilit ii de participare. Men ionarea ocaziei sau scopului pentru care se face invita ia este un semn de respect i considera ie fa de cel invitat. Textul invita iei va fi redactat n numele celui care va oferi masa i va fi adresat persoanei i nu func iei celui invitat. n m sura n care uzan ele locale prev d, pe invita ii va fi indicat i inuta dorit la ac iune. n cazul protocolului romnesc se folose te, n special, inuta de ora , la dejun i haina de culoare nchis , pentru dineu. n func ie de nivelul i importan a care se acorda mesei, haina nchis poate fi folosit i pentru dejun. Practica interna ional prevede pentru acest gen de ac iuni: tenue de ville informal dress costum de ora habit fonc dark suit costum de culoare nchis cravate noire black tie smoking.

Pe invita iile trimise persoanleor care au acceptat participarea se va scrie, n col ul din dreapta jos, P.M.(pour memoire). Invita iile transmise f r consultarea celui invitat vor purta men iunea RSVP (repondez s'il vous plait). De obicei, r spunsul la invita ie trebuie dat n timp util, pentru a permite gazdei, n caz de neparticipare, s invite o alta persona. Este recomandabil ca r spunsul s fie dat printr-o formul care s includ mul umiri pentru invita ie i precizarea c se va putea sau nu onora invita ia. Nimeni nu poate fi reprezentat la o mas de o alt persoan , f r ncuno tiin area i asentimentul prealabil al gazdei. Este important ca invita ia s ajung la destinatar cu cel pu in 10-14 zile naintea ac iunii. d) Plasamentul la mas Locul de onoare este a ezat totdeauna pe latura care ofer , n func ie de nc pere, privirii ocupantului fie u a de intrare, fie fereastra dac u a este lateral , fie, n cazul n care i u a i fereastra sunt a ezate lateral, perspectiva cea mai larg . Plasamentul se face ntotdeauna dup ce a fost stabilit ordinea de prec dere, att a b rba ilor ct i a femeilor. Ordinea de prec dere se face innd cont de func ie. La nivel de reprezentare egal, vechimea n func ie, gradul, vechimea la post etc.,

475

sunt elemente pe baza c rora se poate realiza ordinea de prec dere. Femeile v duve sau divor ate au prec dere n principiu asupra celor nec s torite, atunci cnd nu au func ie. Pentru a nlesni identificarea locului la mas al fiec rui invitat, se vor folosi cartona e dreptunghiulare pe care scrie numele persoanei respective. Cnd num rul invita ilor este mare, pentru a se evita circula ia n jurul mesei pentru identificarea plasamentului la mas , se folose te al doilea rnd de cartona e pe care este schi at planul general al mesei i este marcat locul invitatului. n func ie de num rul participan ilor i formatul mesei, poate fi alc tuit un tablou cu plasamentul general, care se expune la loc vizibil pentru orientarea oaspe ilor. Se pot avea n vedere i solu ii combinate, de plasament la masa n form de potcoav cu mese rotunde sau dreptunghiulare, n func ie de nivelul particip rii la ac iuni i num rul invita ilor. n situa ia cnd la o mas se invit o persoan cu grad mai mare ca cel al gazdei, aceasta din urm poate ceda locul s u acesteia. n caz contrar, persoana cu gradul mai mare va ocupa locul din dreapta oaspetelui principal. Cnd gazda este un celibatar sau so ia este absent , se obi nuie te ca locul de onoare din fa a gazdei s fie oferit so iei invitatului cu gradul cel mai mare. Cnd se dore te s se acorde oaspetelui de onoare (nec s torit sau a c rei so ie este absent ) o aten ie deosebit , locul de onoare va fi cel din fa a so iei gazdei. n acest caz, gazda-b rbat se a eaz fie la dreapta primei femei, fie pe ultimul loc ceea ce este mai politicos. n func ie de nivelul la care are loc ac iunea, n situa ia n care exist , locul translatorului poate fi: n spatele gazdei sau la mas , n stnga ei.

Masa Bufet
Se organizeaz cnd exist interesul de a se invita un num r mai mare de persoane. Mnc rurile vor fi a ezate pe mese lungi, n centrul sau pe laturile salonului. Oaspe ii se servesc singuri sau ajuta i de c iva osp tari. Se poate mnca n picioare n acela i salon sau saloane al turate, unde se pot aranja grupuri de m su e, pe care se a eaz farfurii i tacmuri. Nu se face plasament. e) Aranjarea mesei Aranjarea corect i cu gust a mesei creeaz o ambian pl cut serviciul osp tarilor, ct i consumul mnc rurilor preg tite[1]. i u ureaz att

Scaunele trebuie aranjate la distan e potrivite: s nu fie prea aproape pentru ca vecinii s se jeneze reciproc n timpul mnuirii tacmurilor i nici prea dep rtate nct discu iile s fie stnjenite. Fa a de mas clasic este alb sau cu desene discrete de aceea i culoare (damasc). nainte de a fi folosit , este indicat s fie controlat dac este perfect curat i recent c lcat , astfel nct pliurile s nu mpiedice aranjarea mesei. n cazul cnd sunt necesare mai multe fe e de mas (ceea ce trebuie evitat n m sura posibilului) se va observa ca suprapunerea lor s se fac pe o linie ct mai pu in perceptibil . Sub fa a de mas se ntinde, de obicei, un molton gros, care permite o mai bun fixare a tacmurilor i, totodat , fere te masa de pete. n ultimul timp, se folosesc n mod curent fe e mici de mas , individuale,

476

f cute dintr-o pnz fin , de obicei cu broderie, din pai sau rafie n diferite culori. Fe ele de mas individuale se folosesc numai cnd gazda dispune de o mas din lemn de calitate superioar i perfect lustruit . erve elele se aranjeaz n diferite forme, pliate n form dreptunghiular sau triunghiular , fie direct pe farfurie, fie la stnga acesteia. Cel mai practic este aranjarea lui n form triunghiular , cu vrful n sus, la stnga farfuriei, astfel nct s mascheze feliile de pine sau chifle. Tacmurile folosite la o mas oficial trebuie s fie de calitate bun , de preferin din argint sau argint rie. Gazda are obliga ia s le controleze naintea fiec rei mese, spre a se ncredin a c sunt curate i n bun stare. Nu este nimic mai nepl cut dect ca, n timpul unei mese, vreunui invitat s -i cad , de exemplu, mnerul cu itului sau ca acesta s nu taie. De regul , fiecare fel de mncare se m nnc cu tacm separat. De aceea i tacmurile se aranjeaz n ordinea servirii meniului, n jurul farfuriei. Iat , de exemplu, aranjamentul pentru un dineu: la dreapta farfuriei: lingura de sup , cu itul de pe te, cu itul de carne; la stnga farfuriei: furculi a de pe te i cea de carne; n fa a paharelor: furculi a, cu itul i linguri a de desert. lamele cu itelor vor fi ntotdeauna ndreptate spre farfurie.

Paharele se aranjeaz n fa a farfuriei, drept, oblic sau n semicerc, num rul lor depinznd de cel al b uturilor servite; fiecare fel de vin se bea dintr-un pahar separat. La un dineu, de exemplu, la care se vor servi dou feluri de vin i ampanie se vor pune patru pahare, cel mai mare fiind pentru ap . Dac aperitivul se serve te direct la mas , se pune n plus p h relul de uic (sau alt b utur )care, de obicei, se umple nainte de a ezarea oaspe ilor la mas . Paharele de lichior sau coniac se pun pe mas odat cu cafeaua sau pu in mai nainte. Masa se aranjeaz , de obicei, cu flori, pe mijloc, ntre cele dou rnduri de tacmuri. Ornamentul cel mai practic const ntr-un aranjament de diferite flori cu tijele t iate scurt, puse ntr-o vaz joas , astfel nct oaspe ii plasa i fa a n fa s se poat vedea cu u urin . Ca ornament mai pot servi fructierele pe care se aranjeaz fructe de sezon, bomboniere, precum i diferite bibelouri de calitate superioar . Buchete mai mari de flori se pot pune n vaze speciale pe mobilele din jur. Ca piese accesorii, la o mas mai pot fi aranjate: servicii pentru sare, piper, mu tar sau alte diverse condimente, scrumiere etc. n cazul cnd la mas se serve te pe te sau fructe care necesit folosirea degetelor pentru scoaterea oaselor, respectiv a smburilor, se obi nuie te ca n dreptul fiec rui invitat s se pun cte un bol cu ap , n care oaspe ii i vor putea cl ti degetele. n ap se pot pune petale de flori, felii de l mie etc.

477

f) Meniul Meniul va fi ntocmit n func ie de oaspe i i sezon, preocuparea de baza a gazdei trebuie s-o constituie calitatea mesei i felul n care este servit . Se vor evita mesele prea nc rcate sau care presupun un consum exagerat de alcool. La o masa (dejun, dineu) nu este indicat s se serveasc , n afara desertului, mai mult de dou feluri, cnd sunt suficient de consistente sau trei, cnd se stabile te un meniu mai u or. n general, nu se serve te dect un singur fel de mncare din carne. Numai la banchete se poate introduce i al doilea fel. Alegerea desertului se face n func ie de restul meniului: un desert mai u or (salat de fructe, nghe at ), dac celelalte feluri de mncare au fost mai grele i un desert mai consistent (tort, pl cint etc.) n caz contrar. Fructele pot fi servite ca desert (proaspete, compot, salat ), fie dup acesta, dac masa nu a fost prea nc rcat . Vinurile se aleg dup componen a meniului. La o mas nu se vor servi mai mult de dou feluri de vin (alb, ro u) i un vin dulce, desert sau ampanie. Cafeaua cu coniac (lichior etc) poate fi servit la mas sau ntr-un salon separat. Dac se serve te separat, dup terminarea mesei, gazda-femeie se va ridica prima, invitnd oaspe ii n salonul respectiv. Unele reguli de etichet referitoare la ac iunile protocolare enun ate n cazul cnd eful unei institu ii ofer o mas cu un num r mai mare de oaspe i, este bine ca cel pu in unul dintre colaboratori s fie invitat, pentru a-l ajuta la primire. Dac vestiarul este departe de salonul de primire, este bine ca acest colaborator s ntmpine oaspe ii la ie irea din vestiar, ajutndu-i s ia cuno tin de plasamentul la masa. Acesta se face pe o plac special , de obicei confec ionat din piele sau material plastic, n care se introduc buc i mici de carton, pe care se scrie numele fiec rui invitat, aranjate n jurul unei piese, de forma mesei, montat n mijlocul pl cii; Sosirea la mas cu punctualitate trebuie respectat cu stricte e, pe de o parte avnd n vedere c se pot servi unele mnc ruri fixe care se preg tesc la minut, pe de alt parte, pentru a evita ca ceilal i invita i s a tepte pe cel ntrziat. Pentru prentmpinarea unor asemenea situa ii este recomandabil ca 15-30 minute de la ora indicat pe invita ie s se serveasc drink-uri i mici aperitive, n picioare, prilej inclusiv pentru un prim contact ntre to i participan ii la mas . inuta la o mas este cea indicat pe invita ie. n cazul cnd o asemenea precizare nu exist , n func ie de anotimp i ora mesei, se va mbr ca un costum corespunz tor, care poate fi de culoare mai deschis la prnz i n orice caz de culoare nchis seara (gris-fer, bleu-marin etc). La orice mas , b rba ii mbrac ns c ma alb , cu pantofi i ciorapi asorta i culorii costumului. Se va avea, de asemenea, grij ca ntre ciorapi i cravat s nu fie un contrast izbitor. La o mas de prnz, femeile pot mbr ca o rochie simpl de zi, bine croit i potrivit vrstei n privin a modelului i culorii. La o masa de sear (dineu) se va prefera o rochie de m tase sau ln , mai nchis , cu croial simpl . Rochia de sear (de obicei mai lung , dintr-un material nchis i mai greu) nu se poart dect atunci cnd b rbatul este n smoking sau frac. Portul p l riei la prnz este uzual, chiar la o

478

rochie de strad . De asemenea, n special la o mas de sear , se obi nuie te s se poarte m nu i. Lungimea i culoarea acestora depind de croiala rochiei i de gustul personal. Cnd osp tarul anun c masa este servit , gazda-b rbat invit pe so ia oaspetelui principal i o conduce la locul ei. Gazda-femeie invit pe oaspetele de onoare s ntre n sufragerie, dar ea trece dup intrarea tuturor oaspe ilor. La sfr itul mesei, gazda-femeie se ridic i iese prima din sufragerie. nainte de invitarea la mas , gazda va avea grija s recomande ntre ei pe oaspe ii care nu se cunosc. Servitul mesei ncepe ntotdeauna cu oaspe ii-femei, n ordinea de prec dere a acestora i continu apoi cu b rba ii, astfel nct gazda-so ie va fi servit ultima dintre femei, iar gazda-so ultimul dintre b rba i. Se va controla cu grij mbr c mintea osp tarilor, ea trebuind s fie curat i de aceea i croial . De asemenea, osp tarii vor fi instrui i cu privire la ordinea n care vor fi servi i oaspe ii i la comportarea n timpul mesei (s nu fie zgomoto i, s nu serveasc sau s circule n timpul toasturilor, dect dac este necesar s umple paharele etc.). Cei ce stau mpreun la aceea i mas au obliga ia de a discuta ntre ei. A proceda altfel nseamn o total lips de polite e. n cazul cnd doi oaspe i plasa i unul lng altul nu se cunosc, b rbatul poate ar ta vecinei sale cartea lui de vizit , din dreptul tacmului, spunnd: Numele meu, al dv.? sau numai numele meu, n timp ce se uit spre cartea de vizit a persoanei necunoscute. Se poate fuma din momentul n care osp tarii servesc oaspe ii cu ig ri. n cazul cnd ig rile sunt pe mas , de obicei nu se fumeaz nainte de a se trece la ultimul fel de mncare (carne) sau pn cnd gazda nu face o invita ie n acest sens. Oaspetele principal, care de obicei d semnalul de plecare, p r se te locuin a gazdei, n mod obi nuit, dup 1/2-1 or de la terminarea mesei. Binen eles, n aceast privin nu exist o regul fix , plecarea oaspetelui principal fiind n func ie i de alte elemente ca: atmosfera existent i natura discu iilor care se poart , anumite interese personale sau angajamente ulterioare etc. n cazul cnd unii invita i au obliga ii care nu le permit s a tepte plecarea invitatului principal, vor putea p r si locuin a, scuzndu-se att fa de acesta, ct i fa de gazd . B. Organizarea cocktailurilor i recep iilor Cocktail-urile i recep iile se organizeaz n diferite mprejur ri ca: ziua na ional , prezen a n ar a unei delega ii str ine etc. n general, cocktailurile se organizeaz n ocazii mai pu in oficiale i au loc dup -amiaza, la orele 17.00 sau 18.00. Recep iile au un caracter mai oficial, n cinstea unei delega ii de nalt nivel etc., ele avnd loc mai ales seara, n jurul orelor 19.00 sau 20.00. Pe invita ii se men ioneaz , de obicei, ocazia cu care se ofer cocktailul sau recep ia respectiv . Oaspe ii vor fi saluta i, la sosire i plecare, de c tre gazd i so ia sa i, eventual, de unul dintre colaboratori. O preocupare deosebit trebuie s se acorde aten iei

479

fa de oaspe i, urm rindu-se ca gazdele s se ntre in cu ct mai mul i oaspe i i n special cu personalit ile mai marcante. Este recomandabil ca problemele pe care gazda are interesul s le abordeze n ziua respectiv s fie preg tite cu mult grij , indicndu-se care anume dintre colaboratori va ridica una sau alta dintre ele i cui anume, astfel nct aceleia i persoane s nu i se ridice probleme similare de c tre diferi i membri ai institu iei. C. Ceaiuri i ntlniri prietene ti Ceaiurile sunt ac iuni protocolare organizate, f r o ocazie deosebit , cu scopul de a se crea o ambian propice unor discu ii amicale. Ceaiurile se organizeaz fie diminea a ntre orele 10.30-11.30 sau dup -amiaza, ncepnd cu orele 16.00 pn la orele 18.00. La ceai se pot servi alune, fursecuri, bomboane de ciocolat , iar n ncheiere diferite sucuri. 4. Uzan e de ceremonial i protocol diplomatic practicate n Romnia

Primirea efilor de misiune

Misiunea diplomatic este rugat s comunice Ministerului Afacerilor Externe, n timp util, data sosirii, mijlocul de transport i punctul de intrare n Romnia a noului ef de misiune pentru a fi ntmpinat conform uzan elor diplomatice. La sosirea la post, efii de misiune sunt saluta i n Bucure ti, la gar sau aeroport, n numele ministrului afacerilor externe, de directorul Protocolului sau de adjunctul acestuia. Dac sosirea sau plecarea efului de misiune are loc n zilele de smb t sau duminic , s rb tori sau alte zile n care oficial nu se lucreaz precum i dup orele 22.00 sau nainte de orele 08.00, acesta va fi salutat de un func ionar al Direc iei Protocol. Vizitele protocolare ale efilor de misiune la sosirea la post Dup sosirea sa la Bucure ti, eful de misiune face o vizit directorului Protocolului Ministerului Afacerilor Externe, care l informeaz asupra uzan elor locale privind ceremonia prezent rii scrisorilor de acreditare i asupra regulilor de protocol care trebuie respectate de efii misiunilor diplomatice n Romnia. Cu ocazia acestei vizite, eful de misiune solicit o audien , n leg tur cu prezentarea copiilor scrisorilor de acreditare, la ministrul afacerilor externesau n lipsa acestuia, la un secretar de stat. Ulterior, directorul Protocolului informeaz pe eful de misiune despre ziua i ora cnd va fi primit de ministrul afacerilor externe sau de secretarul de stat n vederea depunerii copiilor scrisorilor de acreditare. ns rcinatul cu afaceri titular nmneaz directorului Protocolului copia scrisorii de cabinet prin care este numit n aceast func ie i a celei de rechemare a predecesorului, n cazul c acesta nu a depus-o la plecare. n ziua i ora fixate pentru audien la ministrul afacerilor externe sau la secretarul de stat, eful de misiune este a teptat i prezentat ministrului de directorul Protocolului.Cu acest prilej, ministrul afacerilor externe sau secretarul

480

de stat are o convorbire cu eful de misiune. eful de misiune nmneaz ministrului afacerilor externe sau secretarului de stat copiile scrisorilor de acreditare i ale scrisorilor de rechemare a predecesorului s u, n cazul n care acesta nu le-a depus la plecare. Directorul Protocolului informeaz pe eful de misiune de data i ora fixate pentru audien a la pre edintele Romniei n vederea prezent rii scrisorilor de acreditare. eful de misiune comunic n prealabil directorului Protocolului numele colaboratorilor s i cu grad diplomatic care urmeaz s -l nso easc la ceremonia depunerii scrisorilor de acreditare; num rul acestora poate fi de 1-3 persoane. Numirea unui ns rcinat cu afaceri a.i., va fi comunicat ministrului afacerilor externe al rii acreditare printr-o scrisoare sau telegram , de c tre ministrul afacerilor externe al rii acreditante. Ceremonia prezent rii scrisorilor de acreditare n ziua fixat pentru depunerea scrisorilor de acreditare, directorul Direc iei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe sau adjunctul acestuia conduce pe ambasador de la re edin sau ambasad la Palatul Cotroceni. Deplasarea ambasadorului la Palatul Cotroceni se va face cu un autoturism pus la dispozi ie de Protocolul Pre edin iei. Colaboratorii care l nso esc (1-3) se deplaseaz cu ma ini ale ambasadei. La intrarea n curtea Palatului Cotroceni, ambasadorul coboar din ma in i este salutat de eful Protocolului Pre edin iei, care l invit s treac n revist garda militar de onoare. Aceasta ceremonie se desf oar n acordurile Mar ului de ntmpinare. Ambasadorul se opre te n dreptul drapelului Romniei i salut printr-o u oar nclinare a capului, dup care continu trecerea n revist a g rzii. Dup trecerea n revist a g rzii militare de onoare, ambasadorul este invitat n ma in , unde l a teapt directorul Direc iei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe. Odat ajun i la Palat, ambasadorul i colaboratorii s i sunt condu i ntrun salon de a teptare n care sunt arborate steagurile respectivei ri i al Romniei. Ambasadorul, nso it de directorul Direc iei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe, urma i de colaboratorii ambasadorului, intr n Sala Unirii i se opresc la 4-5 pa i n fa a pre edintelui Romniei. Sunt prezen i ministrul afacerilor externe sau un secretar de stat i un consilier preziden ial sau de stat. Directorul Protocolului din Ministerul Afacerilor Externe se adreseaz pre edintelui Romniei cu formula Domnule pre edinte, am onoarea s v prezint pe Excelen a Sa, domnul .., ambasadorul extraordinar i plenipoten iar al .. n Romnia. Ambasadorul l salut pe pre edintele Romniei printr-o u oar nclinare a capului i se adreseaza cu urm toarele cuvinte: Domnule pre edinte, permite i-mi s v nmnez scrisorile prin care pre edintele .., Domnul .. m acrediteaz n calitate de ambasador extraordinar i plenipoten iar al .. n Romnia, precum i scrisorile de rechemare a predecesorului meu. Ambasadorul se apropie de pre edinte pentru a-i nmana scrisorile de acreditare, precum i scrisorile de rechemare a predecesorului s u, dac este cazul.

481

nmnarea se face cu ambele mini de la o distan

de circa un metru.

Dup primirea scrisorilor, pre edintele i strnge mna ambasadorului. Pre edintele prezint ambasadorului persoanele oficiale romne care asist la ceremonie. La rndul s u, ambasadorul prezint pre edintelui pe colaboratorii s i. Pre edintele l invit pe ambasador pentru o fotografie oficial lng steagul Romniei. Pre edintele are apoi o ntrevedere, ntr-un salon contiguu Biblioteca cu noul ambasador. La ntrevedere asist ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat, consilierul preziden ial sau de stat, eful Protocolului Pre edin iei i colaboratorii ambasadorului. Directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe se retrage ntr-un salon al turat n a teptarea ncheierii ceremoniei care dureaza circa 15 minute. Dup terminarea convorbirii, marcat de oferirea unei cupe de ampanie, pre edintele i ia r mas bun de la ambasador. Ambasadorul i colaboratorii s i ies din palat i se ndreapt spre ma ini. De aceast dat , autoturismul oficial n care se afl ambasadorul are arborat fanionul na ional al rii respective (pe aripa din fa dreapta). Directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe sau adjunctul acestuia conduce pe ambasador pn la re edin a sau cancelaria acestuia, unde se poate oferi o cup de ampanie sau cocktail restrns. inuta la ceremonia prezent rii scrisorilor de acreditare este costum de culoare nchis , uniform diplomatic sau costum na ional. Ordinea de prec dere a efilor de misiune Ordinea de prec dere a efilor de misiuni diplomatice va fi determinat , pentru ambasadori, de ziua i ora prezent rii scrisorilor de acreditare pre edintelui Romniei, iar pentru ns rcina ii cu afaceri a.i. de data notific rii la MAE a asum rii conducerii misiunii diplomatice; Ziua i ora prezent rii scrisorilor de acreditare de c tre ambasadori sunt stabilite n func ie de ziua i ora prezent rii copiilor scrisorilor de acreditare la ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat; Ziua i ora prezent rii copiilor scrisorilor de acreditare se stabilesc n func ie de ziua i ora sosirii la Bucure ti; Dac n aceea i zi i la aceea i or sosesc doi sau mai mul i ambasadori n acela i avion sau nav maritim ordinea depunerii copiilor scrisorilor de acreditare va fi stabilit pe criterii alfabetice (denumirea rii) sau prin tragere la sor i. Absen a efului de misiune

482

n caz de plecare temporar din Romnia, eful misiunii trimite o Not Verbal Ministerului Afacerilor Externe Direc ia Protocol indicnd numele colaboratorului care l nlocuie te pe timpul absen ei sale, n calitate de ns rcinat cu afaceri a.i. De asemenea, eful misiunii notific n scris Ministerului Afacerilor Externe Direc ia Protocol ntoarcerea i reluarea func iilor sale; n caz de plecare definitiv sau temporar din Romnia a unui ns rcinat cu afaceri a.i., notificarea nlocuirii acestuia cu un alt ns rcinat cu afaceri a.i. se face printr-o scrisoare sau telegram adresat ministrului afacerilor externe al Romniei de c tre ministrul afacerilor externe al rii respective. Plecarea definitiv din Romnia a efilor de misiune La plecarea definitiv din Romnia, scrisorile de rechemare pot fi depuse la Pre edintele Romniei fie personal de c tre efii de misiune, fie de succesorii acestora, odat cu depunerea scrisorilor lor de acreditare; Scrisorile de rechemare ale ns rcina ilor cu afaceri titulari se depun ministrului afacerilor externe, fie de ei personal, fie de succesori, odat cu scrisorile lor de cabinet. efii de misiune care p r sesc definitiv Romnia sunt saluta i la plecare, la gar sau la aeroport, de directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe sau de adjunctul acestuia. Dac sosirea sau plecarea efului de misiune are loc n zilele de smb t sau duminic , s rb tori sau alte zile n care oficial nu se lucreaz precum i dup orele 22.00 sau nainte de orele 08.00, acesta va fi salutat de un func ionar al Direc iei Protocol. Plecarea definitiv a efului de misiune se notific de c tre respectiva misiune prin Nota Verbal n care se men ioneaza data plec rii definitive, dorin a efectu rii unor vizite de r mas bun (la pre edintele rii, primul ministru i ministrul afacerilor externe) de a c ror perfectare se ocup Ministerul Afacerilor Externe Direc ia Protocol. La plecarea definitiv a unui ambasador sau ef de misiune, un membru al conducerii Ministerului Afacerilor Externe (ministrul de externe sau un secretar de stat) ofer un dejun sau dineu in onoarea respectivului ef de misiune. Obliga iile protocolare ale so iilor efilor de misiune Dup prezentarea scrisorilor de acreditare de c tre eful de misiune, so ia acestuia poate solicita o vizit protocolar de prezentare la so ia ministrului afacerilor externe. So iile efilor de misiune trimit c r i de vizit so iilor personalit ilor romne c rora so ii lor le-au f cut vizite protocolare de prezentare sau le-au trimis c r i de vizit .

483

Prezentarea scrisorilor de cabinet de c tre ns rcina ii cu afaceri titulari la ministrul afacerilor externe n ziua i la ora fixate pentru depunerea scrisorii de cabinet, ns rcinatul cu afaceri titular vine la Ministerul Afacerilor Externe unde este primit de directorul Protocolului c ruia i nmneaz , ntr-o scurt ntrevedere, copia scrisorii de cabinet. Imediat dup aceast ntrevedere, directorul Protocolului l conduce la cabinetul ministrului sau secretarului de stat. ns rcinatul cu afaceri titular nmneaz ministrului afacerilor externe sau secretarului de stat scrisoarea de cabinet pentru numirea sa i pe aceea de rechemare a predecesorului s u, n cazul c acesta nu a depus-o nainte de plecare. Cu aceasta ocazie are loc o scurt convorbire. inuta pentru audien a la ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat a ns rcinatului cu afaceri titular, pentru depunerea scrisorilor de cabinet, este costum de culoare nchis . Prezentarea colaboratorilor efului de misiune eful de misiune prezint pe primul s u colaborator, sosit la post, printr-o vizit pe care o face directorului Protocolului i directorului de rela ii din Ministerul Afacerilor Externe. Ceilal i membrii ai misiunii, cu grad diplomatic, sunt prezenta i, la sosireala post, directorului adjunct al Protocolului din MAE sau altor colaboratori ai aceste Direc ii Ata a ii militari i ata a ii comerciali fac vizite de prezentare la Ministerul Ap r rii Na ionale i, respectiv, la Ministerul Industriei i Comer ului, conform uzan elor respectate n aceste ministere. Decanul Corpului Diplomatic Decan al Corpului Diplomatic este eful de minsiune cu grad de ambasador extraordinar i plenipoten iar, cu cea mai mare vechime la pot. n Romnia, decan al Corpului Diplomatic este, din oficiu, reprezentnatul Vaticanului respective Nun iul Apostolic. Intrarea i ie irea din func ie a decanului Corpului Diplomatic se face n mod automat, f r nici o ceremonie. n absen a acestuia, decan a.i. al Corpului Diplomatic devine ambasadorul aflat imediat dup Nun iul Apostolic, n ordinea de prec dere. Notificarea acestei situa ii la Ministerul Afacerilor Externe Direc ia Protocol intr n practic diplomatic . ANEXA Cele mai uzuale plasamente la mas sunt urm toarele: Masa la care particip numai b rba i Varianta 1

484

G = gazda O = oaspetele de onoare

Varianta 2

G = gazda O = oaspetele de onoare

Masa la care particip Varianta 1 (cifrele subliniate femei)

i femei

G = gazda SG = so ia gazdei

Pentru a se evita plasarea femeilor la capetele meselor este de preferat atunci cnd num rul femeilor este egal cu cel al b rba ilor, s se foloseasc urm toarea varianta de plasament:

G = gazda SG = so ia gazdei

Masa n form de potcoav Varianta 1

G = gazda SG = so ia gazdei

Varianta 2

485

G = gazda SG = so ia gazdei

Masa rotund Num rul invita ilor este mic.

G = gazda SG = so ia gazdei

Nota: Exemplele de mai sus nu epuizeaz n ntregime gama de situa ii ce pot ap rea n cadrul unor asemenea ac iuni.

BIBLIOGRAFIE Baldrige, Letitia, Codul manierelor n afaceri, Edi ia IV, Business Tech Interna ional i Amerocart SRL, Bucure ti, 1996; Bonciog, Aurel, Drept diplomatic, Editura Funda iei Romnia de mine,2000; Dessault, Louis, Protocol, instrument de comunicare, Editura Galaxia, Bucure ti, 1996 Mali a, Mircea, Diploma ia, coli i institu ii, Edi ia a II-a, Editura Didactic pedagogic , Bucure ti, 1975; i

Vedina ,Verginia, Elemente de protocol, Editura Luminalex, Bucure ti, 2000; ndreptar de protocol, Mandat MAE, http://domino.kappa.ro/mae/mae.nsf /All/Indreptar.

Marinescu, Aurelia, Codul bunelor maniere astazi, Editura Bucuresti, 1995 ;

Humanitas ,

486

487

4. Uzan e de ceremonial i protocol diplomatic practicate n Romnia

Primirea efilor de misiune

Misiunea diplomatic este rugat s comunice Ministerului Afacerilor Externe, n timp util, data sosirii, mijlocul de transport i punctul de intrare n Romnia a noului ef de misiune pentru a fi ntmpinat conform uzan elor diplomatice. La sosirea la post, efii de misiune sunt saluta i n Bucure ti, la gar sau aeroport, n numele ministrului afacerilor externe, de directorul Protocolului sau de adjunctul acestuia. Dac sosirea sau plecarea efului de misiune are loc n zilele de smb t sau duminic , s rb tori sau alte zile n care oficial nu se lucreaz precum i dup orele 22.00 sau nainte de orele 08.00, acesta va fi salutat de un func ionar al Direc iei Protocol. Vizitele protocolare ale efilor de misiune la sosirea la post Dup sosirea sa la Bucure ti, eful de misiune face o vizit directorului Protocolului Ministerului Afacerilor Externe, care l informeaz asupra uzan elor locale privind ceremonia prezent rii scrisorilor de acreditare i asupra regulilor de protocol care trebuie respectate de efii misiunilor diplomatice n Romnia. Cu ocazia acestei vizite, eful de misiune solicit o audien , n leg tur cu prezentarea copiilor scrisorilor de acreditare, la ministrul afacerilor externesau n lipsa acestuia, la un secretar de stat. Ulterior, directorul Protocolului informeaz pe eful de misiune despre ziua i ora cnd va fi primit de ministrul afacerilor externe sau de secretarul de stat n vederea depunerii copiilor scrisorilor de acreditare. ns rcinatul cu afaceri titular nmneaz directorului Protocolului copia scrisorii de cabinet prin care este numit n aceast func ie i a celei de rechemare a predecesorului, n cazul c acesta nu a depus-o la plecare. n ziua i ora fixate pentru audien la ministrul afacerilor externe sau la secretarul de stat, eful de misiune este a teptat i prezentat ministrului de directorul Protocolului.Cu acest prilej, ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat are o convorbire cu eful de misiune. eful de misiune nmneaz ministrului afacerilor externe sau secretarului de stat copiile scrisorilor de acreditare i ale scrisorilor de rechemare a predecesorului s u, n cazul n care acesta nu le-a depus la plecare. Directorul Protocolului informeaz pe eful de misiune de data i ora fixate pentru audien a la pre edintele Romniei n vederea prezent rii scrisorilor de acreditare. eful de misiune comunic n prealabil directorului Protocolului numele colaboratorilor s i cu grad diplomatic care urmeaz s -l nso easc la ceremonia depunerii scrisorilor de acreditare; num rul acestora poate fi de 1-3 persoane. Numirea unui ns rcinat cu afaceri a.i., va fi comunicat ministrului afacerilor externe al rii acreditare printr-o scrisoare sau telegram , de c tre ministrul

488

afacerilor externe al

rii acreditante.

Ceremonia prezent rii scrisorilor de acreditare n ziua fixat pentru depunerea scrisorilor de acreditare, directorul Direc iei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe sau adjunctul acestuia conduce pe ambasador de la re edin sau ambasad la Palatul Cotroceni. Deplasarea ambasadorului la Palatul Cotroceni se va face cu un autoturism pus la dispozi ie de Protocolul Pre edin iei. Colaboratorii care l nso esc (1-3) se deplaseaz cu ma ini ale ambasadei. La intrarea n curtea Palatului Cotroceni, ambasadorul coboar din ma in i este salutat de eful Protocolului Pre edin iei, care l invit s treac n revist garda militar de onoare. Aceasta ceremonie se desf oar n acordurile Mar ului de ntmpinare. Ambasadorul se opre te n dreptul drapelului Romniei i salut printr-o u oar nclinare a capului, dup care continu trecerea n revist a g rzii. Dup trecerea n revist a g rzii militare de onoare, ambasadorul este invitat n ma in , unde l a teapt directorul Direc iei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe. Odat ajun i la Palat, ambasadorul i colaboratorii s i sunt condu i ntrun salon de a teptare n care sunt arborate steagurile respectivei ri i al Romniei. Ambasadorul, nso it de directorul Direc iei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe, urma i de colaboratorii ambasadorului, intr n Sala Unirii i se opresc la 4-5 pa i n fa a pre edintelui Romniei. Sunt prezen i ministrul afacerilor externe sau un secretar de stat i un consilier preziden ial sau de stat. Directorul Protocolului din Ministerul Afacerilor Externe se adreseaz pre edintelui Romniei cu formula Domnule pre edinte, am onoarea s v prezint pe Excelen a Sa, domnul .., ambasadorul extraordinar i plenipoten iar al .. n Romnia. Ambasadorul l salut pe pre edintele Romniei printr-o u oar nclinare a capului i se adreseaza cu urm toarele cuvinte: Domnule pre edinte, permite i-mi s v nmnez scrisorile prin care pre edintele .., Domnul .. m acrediteaz n calitate de ambasador extraordinar i plenipoten iar al .. n Romnia, precum i scrisorile de rechemare a predecesorului meu. Ambasadorul se apropie de pre edinte pentru a-i nmana scrisorile de acreditare, precum i scrisorile de rechemare a predecesorului s u, dac este cazul. nmnarea se face cu ambele mini de la o distan de circa un metru. Dup primirea scrisorilor, pre edintele i strnge mna ambasadorului. Pre edintele prezint ambasadorului persoanele oficiale romne care asist la ceremonie. La rndul s u, ambasadorul prezint pre edintelui pe colaboratorii s i. Pre edintele l invit pe ambasador pentru o fotografie oficial lng steagul Romniei. Pre edintele are apoi o ntrevedere, ntr-un salon contiguu Biblioteca cu noul ambasador. La ntrevedere asist ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat, consilierul preziden ial sau de stat, eful Protocolului Pre edin iei i colaboratorii ambasadorului. Directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe

489

se retrage ntr-un salon al turat n a teptarea ncheierii ceremoniei care dureaza circa 15 minute. Dup terminarea convorbirii, marcat de oferirea unei cupe de ampanie, pre edintele i ia r mas bun de la ambasador. Ambasadorul i colaboratorii s i ies din palat i se ndreapt spre ma ini. De aceast dat , autoturismul oficial n care se afl ambasadorul are arborat fanionul na ional al rii respective (pe aripa din fa dreapta). Directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe sau adjunctul acestuia conduce pe ambasador pn la re edin a sau cancelaria acestuia, unde se poate oferi o cup de ampanie sau cocktail restrns. inuta la ceremonia prezent rii scrisorilor de acreditare este costum de culoare nchis , uniform diplomatic sau costum na ional. Ordinea de prec dere a efilor de misiune Ordinea de prec dere a efilor de misiuni diplomatice va fi determinat , pentru ambasadori, de ziua i ora prezent rii scrisorilor de acreditare pre edintelui Romniei, iar pentru ns rcina ii cu afaceri a.i. de data notific rii la MAE a asum rii conducerii misiunii diplomatice; Ziua i ora prezent rii scrisorilor de acreditare de c tre ambasadori sunt stabilite n func ie de ziua i ora prezent rii copiilor scrisorilor de acreditare la ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat; Ziua i ora prezent rii copiilor scrisorilor de acreditare se stabilesc n func ie de ziua i ora sosirii la Bucure ti; Dac n aceea i zi i la aceea i or sosesc doi sau mai mul i ambasadori n acela i avion sau nav maritim ordinea depunerii copiilor scrisorilor de acreditare va fi stabilit pe criterii alfabetice (denumirea rii) sau prin tragere la sor i. Absen a efului de misiune n caz de plecare temporar din Romnia, eful misiunii trimite o Not Verbal Ministerului Afacerilor Externe Direc ia Protocol indicnd numele colaboratorului care l nlocuie te pe timpul absen ei sale, n calitate de ns rcinat cu afaceri a.i. De asemenea, eful misiunii notific n scris Ministerului Afacerilor Externe Direc ia Protocol ntoarcerea i reluarea func iilor sale; n caz de plecare definitiv sau temporar din Romnia a unui ns rcinat cu afaceri a.i., notificarea nlocuirii acestuia cu un alt ns rcinat cu afaceri a.i. se face printr-o scrisoare sau telegram adresat ministrului afacerilor externe al Romniei de c tre ministrul afacerilor externe al rii respective.

490

Plecarea definitiv din Romnia a efilor de misiune La plecarea definitiv din Romnia, scrisorile de rechemare pot fi depuse la Pre edintele Romniei fie personal de c tre efii de misiune, fie de succesorii acestora, odat cu depunerea scrisorilor lor de acreditare; Scrisorile de rechemare ale ns rcina ilor cu afaceri titulari se depun ministrului afacerilor externe, fie de ei personal, fie de succesori, odat cu scrisorile lor de cabinet. efii de misiune care p r sesc definitiv Romnia sunt saluta i la plecare, la gar sau la aeroport, de directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe sau de adjunctul acestuia. Dac sosirea sau plecarea efului de misiune are loc n zilele de smb t sau duminic , s rb tori sau alte zile n care oficial nu se lucreaz precum i dup orele 22.00 sau nainte de orele 08.00, acesta va fi salutat de un func ionar al Direc iei Protocol. Plecarea definitiv a efului de misiune se notific de c tre respectiva misiune prin Nota Verbal n care se men ioneaza data plec rii definitive, dorin a efectu rii unor vizite de r mas bun (la pre edintele rii, primul ministru i ministrul afacerilor externe) de a c ror perfectare se ocup Ministerul Afacerilor Externe Direc ia Protocol. La plecarea definitiv a unui ambasador sau ef de misiune, un membru al conducerii Ministerului Afacerilor Externe (ministrul de externe sau un secretar de stat) ofer un dejun sau dineu in onoarea respectivului ef de misiune. Obliga iile protocolare ale so iilor efilor de misiune Dup prezentarea scrisorilor de acreditare de c tre eful de misiune, so ia acestuia poate solicita o vizit protocolar de prezentare la so ia ministrului afacerilor externe. So iile efilor de misiune trimit c r i de vizit so iilor personalit ilor romne c rora so ii lor le-au f cut vizite protocolare de prezentare sau le-au trimis c r i de vizit . Prezentarea scrisorilor de cabinet de c tre ns rcina ii cu afaceri titulari la ministrul afacerilor externe n ziua i la ora fixate pentru depunerea scrisorii de cabinet, ns rcinatul cu afaceri titular vine la Ministerul Afacerilor Externe unde este primit de directorul Protocolului c ruia i nmneaz , ntr-o scurt ntrevedere, copia scrisorii de cabinet. Imediat dup aceast ntrevedere, directorul Protocolului l conduce la cabinetul ministrului sau secretarului de stat. ns rcinatul cu afaceri titular nmneaz ministrului afacerilor externe sau secretarului de stat scrisoarea de cabinet pentru numirea sa i pe aceea de rechemare a predecesorului s u, n cazul c acesta nu a depus-o nainte de

491

plecare. Cu aceasta ocazie are loc o scurt convorbire. inuta pentru audien a la ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat a ns rcinatului cu afaceri titular, pentru depunerea scrisorilor de cabinet, este costum de culoare nchis . Prezentarea colaboratorilor efului de misiune eful de misiune prezint pe primul s u colaborator, sosit la post, printr-o vizit pe care o face directorului Protocolului i directorului de rela ii din Ministerul Afacerilor Externe. Ceilal i membrii ai misiunii, cu grad diplomatic, sunt prezenta i, la sosireala post, directorului adjunct al Protocolului din MAE sau altor colaboratori ai aceste Direc ii Ata a ii militari i ata a ii comerciali fac vizite de prezentare la Ministerul Ap r rii Na ionale i, respectiv, la Ministerul Industriei i Comer ului, conform uzan elor respectate n aceste ministere. Decanul Corpului Diplomatic Decan al Corpului Diplomatic este eful de minsiune cu grad de ambasador extraordinar i plenipoten iar, cu cea mai mare vechime la pot. n Romnia, decan al Corpului Diplomatic este, din oficiu, reprezentnatul Vaticanului respective Nun iul Apostolic. Intrarea i ie irea din func ie a decanului Corpului Diplomatic se face n mod automat, f r nici o ceremonie. n absen a acestuia, decan a.i. al Corpului Diplomatic devine ambasadorul aflat imediat dup Nun iul Apostolic, n ordinea de prec dere. Notificarea acestei situa ii la Ministerul Afacerilor Externe Direc ia Protocol intr n practic diplomatic . ANEXA Cele mai uzuale plasamente la mas sunt urm toarele: Masa la care particip numai b rba i Varianta 1

G = gazda O = oaspetele de onoare

Varianta 2

492

G = gazda O = oaspetele de onoare

Masa la care particip Varianta 1 (cifrele subliniate femei)

i femei

G = gazda SG = so ia gazdei

Pentru a se evita plasarea femeilor la capetele meselor este de preferat atunci cnd num rul femeilor este egal cu cel al b rba ilor, s se foloseasc urm toarea varianta de plasament:

G = gazda SG = so ia gazdei

Masa n form de potcoav Varianta 1

G = gazda SG = so ia gazdei

Varianta 2

493

G = gazda SG = so ia gazdei

Masa rotund Num rul invita ilor este mic.

G = gazda SG = so ia gazdei

Nota: Exemplele de mai sus nu epuizeaz n ntregime gama de situa ii ce pot ap rea n cadrul unor asemenea ac iuni.

BIBLIOGRAFIE Baldrige, Letitia, Codul manierelor n afaceri, Edi ia IV, Business Tech Interna ional i Amerocart SRL, Bucure ti, 1996; Bonciog, Aurel, Drept diplomatic, Editura Funda iei Romnia de mine,2000; Dessault, Louis, Protocol, instrument de comunicare, Editura Galaxia, Bucure ti, 1996 Mali a, Mircea, Diploma ia, coli i institu ii, Edi ia a II-a, Editura Didactic pedagogic , Bucure ti, 1975; i

Vedina ,Verginia, Elemente de protocol, Editura Luminalex, Bucure ti, 2000; ndreptar de protocol, Mandat MAE, http://domino.kappa.ro/mae/mae.nsf /All/Indreptar.

Marinescu, Aurelia, Codul bunelor maniere astazi, Editura Bucuresti, 1995 ;

Humanitas ,

494

495