PROGRAMELE DE CALCUL TABELAR I UTILIZAREA LOR N GESTIUNEA NTREPRINDERII

Iniiere n utilizarea programului de calcul tabelar Excel Microsoft Excel este unul dintre cele mai populare programe de calcul tabelar. El v pune la dispoziie foi de lucru, diagrame, operaii cu baze de date i liste i posibiliti de programare, toate ntr-un mediu software. Excel este cel mai bine vndut program de calcul tabelar deoarece este foarte uor de utilizat i aceasta datorit elementelor de care dispune, cum ar fi, de exemplu, liniile de instrumente, meniurile imediate i facilitile avansate de formatare i analiz. Pentru a lansa n execuie programul Excel de pe desktop-ul sistemului de operare Windows, urmai pai urmtori: 1. Efectuai clic pe butonul Start; 2. Selectai Programs; 3. Alegei Microsoft Excel pentru a lansa n execuie programul sau dai dublu clic pe pictograma corespunztoare programului

Ecranul de nceput al aplicaiei Excel se prezint astfel:

Fig. nr 1.Ecranul aplicaiei Excel

Dup cum se poate observa i din figura 1., Excel folosete toate facilitile oferite de interfaa grafic prietenoas cu utilizatorul. Modul meniu prin care utilizatorul poate executa orice comand fie apelnd la o opiune dintr-o list, fie apsnd un buton din liniile de instrumente au dus la atragerea a tot mai multor utilizatori, ca s nu mai amintim de politica firmei Microsoft (pe care a aplicat-o i la alte programe) de a permite lucrul cu aplicaii realizate pe suporturi din aceeai clas de programe ale companiilor concurente (facem referire la compatibilitatea documentelor realizate n Lotus 1-2-3 sau Quattro Pro). Elementele ferestrei de lucru sunt cele cu care suntei familiarizai din Windows: linia de titlu cu pictograma aplicaiei, n spatele creia se afl un meniu care permite modificarea dimensiunilor i a poziiei pe ecran a ferestrei, denumirea aplicaiei Microsoft Excel, denumirea registrului de calcul curent (la un moment dat putem avea mai multe registre deschise ns numai unul este activ, adic se lucreaz ntr-una din foile lui de calcul) i cele trei butoane (Minimizare, Maximizare/Restaurare i nchidere); linia de meniu sau meniul principal al sistemului adic un meniu orizontal care conine opiunile File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Data, Window, Help. Activarea meniului se face prin apsarea tastei Alt sau F10 sau /. Dac se dorete activarea unei opiuni direct se folosete una din cele trei taste menionate anterior n combinaie cu tastele care simbolizeaz literele subliniate din 2

denumirea opiunii (hot key). De exemplu pentru activarea opiunii File <Alt+F> sau </+F> sau <F10+F>; liniile de instrumente Iniial sunt active numai dou, cea standard i cea de formatare.

Fig. nr.2. Liniile de instrumente ale programului Excel active la deschiderea programului Excel

Activarea altor linii de instrumente se poate face din meniul View, selectnd comanda Toolbars. Fiecare buton reprezint cte o comand. Prin simplu clic asupra unui buton se realizeaz ceea ce altfel s-ar fi putut executa prin operaii de selecie a unor opiuni din meniuri sau ferestre/casete de dialog. Prin utilizarea mouse-ului i a liniilor de instrumente avei acces rapid la comenzile cel mai frecvent utilizate. Programul Excel este livrat cu seturi predefinite de linii de instrumente la care se pot aduga linii de instrumente proprii, cu butoane proprii care s ndeplineasc comenzile pe care le ataai in funcie de specificul prelucrrilor pe care dorii s le facei. Documentele cu care lucreaz Excel-ul poart denumirea de registre de calcul sau agende de lucru (WorkBooks). Iniial se deschide Book1 care primete o alt denumire n momentul salvrii (cnd se solicit utilizatorului introducerea unui nume). Un astfel de registru este format din mai multe foi de calcul. Foile de calcul sunt alctuite din 256 de coloane i 65536 de linii (n versiunile EXCEL 97, 2000, XP, 2003). Intersecia dintre o linie i o coloan formeaz o celul n care putei introduce date sau formule. Numele colonelor ncepe cu litera A, continund pn la Z, apoi urmeaz AA, AB, i aa mai departe, pn la IV. Numele liniilor este plasat n partea stng a foii de calcul, de la 1 la 65536. n general, nu este necesar utilizarea unei foi de calcul de dimensiuni att de mari care s conin totalitatea informaiilor, fiind mult mai indicat disocierea datelor n mai multe foi de calcul din cadrul registrului de lucru. Registrul de calcul poate fi compus din cel mult 255 de foi de calcul.(numrul acestora poate fi stabilit utiliznd comanda Options din meniul Tools, apoi selectnd eticheta General i opiunea Sheets in new workbook). Pe lng foi de calcul, registrele pot conine foi cu diagrame, module de cod Visual Basic, casete de dialog. Cnd se deschide un fiier Excel de pe disc, se deschide de fapt un registru de lucru (workbook) care cuprinde mai multe foi de calcul. Se pot deschide mai multe agende de lucru, fiecare n propria fereastr. Pentru a lucra ntr-un anumit registru, trebuie mai nti s fie activat (fereastra s fie deasupra celorlalte ferestre). Pentru a activa o agend de lucru deschis, se selecteaz meniul Window i apoi, de la baza opiunilor din meniu, se selecteaz numele documentului n care se va lucra. Atunci cnd un registru de lucru conine mai multe foi (Sheet1, Sheet2, Shet3) este nevoie de o modalitate simpl i rapid de selectare i deplasare n foile de calcul. Atunci cnd este selectat o foaie, ea devine activ i fereastra sa va fi plasat deasupra celorlalte. Pentru a selecta o foaie de calcul, 3

executai clic pe eticheta care i corespunde, situat n partea de jos a ecranului sau utilizai combinaiile de taste <Ctrl>+<Page Up> (activare foaie anterioar) sau <Ctrl>+<Page Down> (activare foaie urmtoare).

Introducerea datelor, a formulelor i funciilor n foaia de calcul

Introducerea datelor de tip ir de caractere Datele de tip ir de caractere includ caractere alfabetice, numere i simboluri. Pentru a introduce date de acest tip, selectai celula, scriei textul dorit i apoi validai prin apsarea tastei <Enter> sau prin executarea unui clic pe caseta <Enter> din linia de formule.
3. Se valideaz prin acionarea taste <Enter> sau prin excutarea unui clic pe caseta Enter din linia de formule

1. Numele celulei selectate n care se introduce textul

2. Se introduce textul de la tastatur

Fig. nr. 3. Introducerea datelor de tip ir de caractere

ntr-o celul se pot introduce cel mult 255 de caractere. Exist posibilitatea ca datele introduse s nu fie vizibile n totalitate dac limea celulei nu este suficient de mare i celula din dreapta conine la rndul ei date. Exist situaii n care este convenabil s se introduc numere sub form de text. Programul Excel accept numerele ca text dac n faa numrului a fost introdus caracterul apostrof (). O alt posibilitate de a introduce numere ca text: se plaseaz semnul egal (=) n faa numrului, iar numrul este introdus 4

ntre ghilimele ( ). De exemplu, pentru a introduce numrul 125,000 ca text, se va scrie =125,000. Atunci cnd un numr este introdus ca text se pstreaz posibilitatea de a-l folosi n cadrul formulelor numerice. O alt metod pentru introducerea numerelor ca text este utilizarea funciei TEXT( ). Funcia TEXT ( ) d posibilitatea de a introduce numere ntr-un format specificat, dup care va converti numrul n text. Este o opiune foarte util pentru numerele care trebuie s apar ca titluri sau pentru numerele care depesc limea celulei. Introducerea datelor numerice Numerele sunt valori constante care conin caracterele: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 - + / . E e. Pentru a introduce un numr selectm celula dorit, scriem numrul, apoi apsm tasta <Enter> sau executm un clic pe caseta Enter din linia de formule. Pot fi introduse numere ntregi, cum ar fi 123 sau 539; numere zecimale, cum sunt 135.356 sau 345.89, numere fracionare 1 sau 2/3 sau numere n notaia tiinific, de exemplu 1.35437E+2. Introducerea de formule Formulele sunt elementele de baz ale unei foi de calcul. Formulele execut operaii, ca de exemplu adunare, nmulire i comparaii ntre valori din foaia de lucru; ele pot, de asemenea, s combine valori. Formulele pot face referire la alte celule din aceeai foaie de calcul, la celule din alte foi ale aceleiai agende de lucru sau la celule din foi aparinnd altor agende de lucru. De exemplu, prin formula =(B3+B4)/(D4+E4+F4) se adun valoarea celulei B3 cu cea a celulei B4 i apoi se divide rezultatul cu suma celulelor D4, E4 i F4. Formulele calculeaz valori ntr-o anumit ordine care este cunoscut sub numele de sintax. Sintaxa formulei descrie procesul de calcul. O formul n Microsoft Excel ncepe cu semnul egal (=), urmat de ceea ce calculeaz formula. De exemplu, formula =100-52 scade 52 din 100. Rezultatul formulei este apoi afiat n celula care conine formula. Operatorii indic tipul de calcul pe care dorii s l efectuai cu elementele unei formule. Microsoft Excel dispune de patru tipuri de operatori de calcul : aritmetici, de comparaie, text i de referin. Operatorii aritmetici efectueaz operaii matematice de baz, ca de exemplu adunare, scdere sau nmulire, combinri de numere i genereaz rezultate numerice.
Tabelul nr.1. Operatori aritmetici Operator aritmetic + * / % ^ Semnificaie Adunare Scdere Negare nmultire mprire Procent Exponeniere Exemple 100+25 25-10 -1 10*5 25/5 25% 25^2

Operatorii de comparaie compar dou valori i produc valoarea logic TRUE sau FALSE. 5

Tabelul nr.2. Operatori de comparaie Operator comparaie = > < >= <= <> de Semnificaie Egal cu Mai mare dect Mai mic dect Mai mare sau egal cu Mai mic sau egal cu Diferit de Exemple A1=A2 A1>A2 A1<A2 A1>=A2 A1<=A2 A1<>A2

Operatorul text "&" combin una sau mai multe valori text pentru a produce un singur text.
Tabelul nr.3. Operatorul text Operator text & Semnificaie Concateneaz dou valori text pentru a produce o valoare text continu. Exemple Micro & calculator devine Microcalculator

Operatorii de referin combin zone de celule pentru calcule.

Tabelul nr. 4. Operatori de referin Operator referin : (dou puncte) de Semnificaie Operator de zon care produce o referin la toate celulele dintre dou referine, inclusiv cele dou referine Operator de uniune care combin referine multiple ntr-o singur referin Operator de intersecie care produce o referin la celule care sunt comune celor dou referine Exemple B10:B20

, (virgul) (spaiu)

SUM(C6:B16, E6:E16) SUM(B5:B15 A7:D7) n acest exemplu, celula B7 este comun ambelor zone.

Introducerea unei formule ntr-o celul se face n felul urmtor: 1. Executai un dublu clic pe celula n care dorii s introducei formula sau selectai-o i apsai tasta <F2>; 2. Scriei semnul egal (=); 6

Introducei o valoare, o referin de celul, o funcie sau un nume; Dac formula este complet, apsai tasta <Enter>. Dac nu, continuai cu pasul 5; Scriei un operator; ntoarcei-v la pasul 3. Utilizai ntotdeauna operatorii sau parantezele pentru separarea termenilor din cadrul unei formule. O formul poate face referire la o celul. Dac dorii ca o celul s conin aceeai valoare ca o alt celul, introducei un semn egal urmat de referina la celul. Celula care conine formula este cunoscut ca celul dependent - valoarea sa depinde de valoarea din alt celul. Ori de cte ori se modific coninutul celulei la care formula face referire, se modific i celula care conine formula. De exemplu, formula =A10*5 multiplic valoarea din celula A10 cu 5. Formula va recalcula ori de cte ori valoarea din celula A10 se modific. Formulele pot face referire la celule sau zone de celule, la nume sau etichete care reprezint celule sau zone. O referin identific o celul sau o zon de celule ntr-o foaie de lucru i comunic programului Excel unde s caute valorile sau datele pe care dorii s le folosii ntr-o formul. Cu ajutorul referinelor putei folosi ntr-o formul date coninute n diferite pri ale unei foi de lucru, putei s v referii la celule din alte foi ale aceluiai registru de lucru, din alte registre sau la date din alte programe. Referinele la celule din alte registre de lucru sunt numite referine externe. Referinele la date din alte programe sunt numite adrese ndeprtate. Microsoft Excel definete dou stiluri de referine (A1 i R1C1). Stilul implicit este A1 care eticheteaz coloanele cu litere (de la A la IV, pentru 256 coloane n total) i liniile cu numere (de la 1 la 65536). Pentru a face referire la o celul, introducei litera corespunztoare coloanei urmat de cifra corespunztoare rndului. De exemplu, E20 se refer la celula de la intersecia coloanei E cu linia 20. Pentru a face referire la o zon de celule, introducei referina la celula din colul din stnga sus a zonei, dou puncte (:) i apoi referina la celula din colul din dreapta jos a zonei.
Tabelul nr.5 . Exemple de referine

3. 4. 5. 6.

Pentru a face referire la Celula din coloana A i linia 10 Zona de celule din coloana A i liniile de la 10 la 20 Zona de celule din linia 15 i coloanele de la B la E Toate celulele din linia 5 Toate celulele din linia 5 pn n linia 10 Toate celulele coloanei H Toate celulele din coloana H pn n coloana J 7

Folosii A10 A10:A20 B15:E15 5:5 5:10 H:H H:J

Mai putei folosi un stil referin unde att rndurile, ct i coloanele foii de lucru sunt numerotate. Stilul R1C1 este util pentru calculul poziiilor liniilor i coloanelor n macrocomenzi i poate fi util pentru indicarea referinelor relative la celule. n stilul R1C1, Microsoft Excel indic locaia unei celule cu un R urmat de un numr de rnd i un C urmat de un numr de coloan. Trecerea de la un stil la altul se poate face n Excel utiliznd comanda Options din meniul Tools, selectnd apoi eticheta General i opiunea R1C1 reference style. n funcie de activitatea pe care dorii s o desfurai n Microsoft Excel, putei folosi fie referine relative la celule, care sunt referine la celule relativ la poziia formulei, fie referine absolute care ntotdeauna se refer la celule dintr-o anumit locaie, fie referine mixte. Cnd creai o formul, referinele la celule sau zone sunt de obicei create n funcie de poziia lor relativ la celula care conine formula. De exemplu, dac celula B6 conine formula =A5, Microsoft Excel gsete valoarea ntr-o celul mai sus i la stnga lui B6. Aceasta este cunoscut ca o referin relativ. Cnd copiai o formul care folosete referine relative, referinele din formula inserat se actualizeaz i se refer la alte celule relativ la poziia formulei. Dac formula din celula B6 (=A5) este copiat n celula B7, ea devine=A6, referindu-se la celula situat deasupra i la stnga celulei B7. Dac nu dorii ca referinele s se modifice atunci cnd copiai o formul ntr-o celul diferit, folosii o referin absolut. De exemplu, dac formula multiplic celula B4 cu celula C4 (=B4*C4) i copiai formula ntr-o alt celul, ambele referine se vor modifica. Putei crea o referin absolut la o celul plasnd un semn ($) naintea prilor referinei care nu se modific. Pentru a crea o referin absolut la celula C4, de exemplu, adugai formulei semne dolar (=B4*$C$4). Pentru a schimba tipul unei referine, n linia de formule activ poziionai punctul de inserare imediat dup referin sau, n cazul unui domeniu, marcai luminos ntreaga formul. Apsai o dat sau de mai multe ori tasta F4 pentru a parcurge ciclic tipurile de referin de la absolut la mixt. Putei folosi etichetele coloanelor i liniilor dintr-o foaie de lucru pentru a face referire la celulele din cadrul acelor coloane i linii sau putei crea nume descriptive pentru a reprezenta celule, zone de celule, formule sau valori constante. Deseori foile de lucru au etichete n partea de sus a fiecrei coloane i la stnga fiecrui rnd care descriu datele din foaia de calcul. Putei folosi aceste etichete n formule atunci cnd dorii s v referii la datele asociate. Mai putei s creai i nume descriptive care nu sunt etichete n foaia de lucru, pentru a reprezenta celule, zone de celule, formule sau constante (pentru aceasta se utilizeaz din meniul Insert comanda Name Define). Dac datele introduse nu au etichete sau dac avei informaii memorate ntr-o foaie de lucru pe care dorii s le folosii n alte foi din acelai agende de lucru, putei crea un nume care descrie celula sau zona. Un nume descriptiv ntr-o formul poate contribui la o mai bun nelegere a scopului formulei. De exemplu, formula =SUM(Vnzri!PrimulTrimestru) este mai uor de identificat dect =SUM(Vnzri!C20:C30). n acest exemplu, numele Vnzri!PrimulTrimestru reprezint zona C20:C30 din foaia de lucru denumit Vnzri. Not. Implicit, numele folosesc referine absolute la celule. 8

Dac dorii s analizai date din aceeai celul sau zon de celule din foi de lucru multiple ale agendei de lucru, folosii o referin 3-D. Acest tip de referin include referina la celul sau referina la zon precedat de un interval de nume ale foilor de lucru. Microsoft Excel folosete orice foi de lucru memorate ntre numele de nceput i cel de sfrit al referinei. Introducerea de funcii Microsoft Excel conine multe formule predefinite sau incluse, cunoscute sub numele de funcii. Ele sunt folosite pentru a efectua calcule matematice i logice, prelucrri de text sau cutri de informaii despre foaia de calcul. Fa de formule, funciile permit o executare mai rapid a diverselor calcule i n acelai timp sunt mai uor de scris. Spre exemplu, formula =(B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7)/7 poate fi nlocuit cu funcia AVERAGE (B1:B7) care face acelai lucru. Funciile pot fi folosite pentru a efectua calcule simple sau complexe. Cea mai folosit funcie din foile de lucru este funcia SUM care este folosit pentru a aduna zone de celule. Dei putei crea o formul pentru a calcula valoarea total a ctorva celule care conin valori, funcia SUM a foii de lucru poate aduna valori din zone de celule numeroase. Funciile lucreaz cu datele n acelai fel n care formulele utilizeaz numerele. Ele accept informaii, numite argumente i returneaz rezultate. n cele mai multe cazuri, rezultatele sunt calcule, dar pot fi returnate i valori de tip text, referine, valori logice, matrici sau informaii despre foaia de calcul

Formatarea foilor de calcul Formatarea automat a datelor dintr-o foaie de calcul Prin comanda AutoFormat, Excel ofer numeroase formate tabelare predefinite, putnd s optai pentru unul sau altul dintre acestea. Proiectarea formatelor presupune selecii dintre opiunile lui Excel referitoare la marginile celulelor, fonturi, modele, aliniere i formatri numerice, la care se adaug reglri ale limii coloanelor i ale nlimilor rndurilor. Dac unul din aceste formate poate fi aplicat datelor introduse ntr-o foaie de calcul, putei economisi timp selectnd acest format direct din cutia de dialog AutoFormat i nu aplicnd individual fiecare component a sa. Pentru a utiliza facilitatea AutoFormat, parcurgei urmtorii pai: 1. Selectai tabelul de date cruia vrei s-i aplicai formatul predefinit; 2. Selectai din meniul Format comanda AutoFormat. Pe ecran va aprea cutia de dialog AutoFormat (fig. nr. 4);

Fig. nr.4.Cutia de dialog AutoFormat

3. Selectai un format tabelar predefinit din lista aprut; 4. Dac formatul ales se potrivete cel mai bine tabelului de date selectat, facei clic pe OK pentru a aplica acest format datelor. Formatarea celulelor unei foi de calcul Formatarea unei celule sau grup de celule dintr-o foaie de calcul nseamn stabilirea formatului de afiare a datelor, a modului de aliniere a textului n celule, selectarea fontului, a contururilor i modelelor pentru celule i a modului de protecie a celulelor. Pentru a schimba formatul unui grup de celule, parcurgei urmtorii pai: 1. Selectai grupul de celule; 2. Selectai din meniul Format comanda Cells; 3. Efectuai clic pe una din urmtoarele etichete: Number schimb formatul de afiare a valorilor numerice din grupul de celule selectat Pagina Number conine formate numerice ncorporate, grupate n urmtoarele categorii: Number (numr), Accounting (de tip contabil), Date (dat calendaristic), Time (or), Percentaj (procentual), Fraction (fracie), Text (text), Scientific (de tip tiinific), Currency (valutar) i Special (cum ar fi, de exemplu, codul potal). Utilizatorul poate aduga propriile formate. Un asemenea format se realizeaz 10

fie prin editarea unuia deja existent, fie prin elaborarea unui format complet nou, utiliznd categoria Custom. Alignment stabilete alinierea orizontal i vertical, precum i orientarea textului n celulele grupului selectat; Font pune la dispoziie o varietate de fonturi, mrimi, stiluri i culori de afiare a datelor din grupul de celule selectat; Border afieaz diferite stiluri de contur pe laturile selectate ale celulelor din grupul selectat; Patterns schimb modelul de fond i culoarea unui grup de celule; Protection protejeaz datele din celule fie prin blocarea de celule, fie prin ascunderea de formule. Pentru a modifica formatul implicit al unei foi de calcul se selecteaz din meniul Format comanda Style, dup care se modific definiia stilului Normal al foii de lucru. Modificarea limii coloanelor i a nlimii rndurilor Utilizatorul poate modifica limea coloanelor sau nalimea rndurilor pentru afiarea datelor care ocup un spaiu mai mare ntr-o manier ct mai natural. Pentru a schimba limea unei coloane, parcurgei urmtorii pai: 1. Selectai o celul din coloan sau efectuai clic pe antetul coloanei pentru a selecta integral coloana respectiv; 2. Selectai din meniul Format comanda Column i apoi Width; 3. Introducei o nou valoare n caseta de editare Column Width. Efectuai clic pe OK. Pentru a modifica limea mai multor coloane se selecteaz coloanele i apoi se aleg din meniul Format comenzile Column i Width. Pentru modificarea nlimii rndurilor parcurgei urmtorii pai: 1. Selectai o celul din rnd sau efectuai clic pe antetul rndului pentru a-l selecta integral ; 2. Selectai din meniul Format comanda Row i apoi efectuai clic pe Height; 3. Introducei o nou valoare n caseta de editare Row Height (nlimea rndului) i efectuai clic pe OK.

Inserarea i tergerea de linii, coloane, celule i foi de calcul Pentru a insera ntr-o foaie de calcul rnduri, coloane sau o selecie de celule se poate utiliza fie meniul Insert, fie o tehnic special de tragere cu mouse-ul. Operaiunea de inserare este ntotdeauna nsoit de operaiunea de mutare a altor celule, n jos sau ctre dreapta, operaiune efectuat automat de ctre Excel pentru a face loc elementelor de inserat. Pentru a insera rnduri sau coloane ntregi utiliznd meniul Insert parcurgei urmtorii pai: 11

Selectai rndurile sau coloanele din poziia n care dorii s efectuai inserarea. Pentru a selecta mai multe linii sau coloane, tragei cursorul mouse-ului peste antetele acestor rnduri sau coloane. Pentru a selecta o singur coloan sau linie, efectuai clic pe antetul acesteia; 2. Selectai din meniul Insert comenzile Rows sau Columns. Pentru a insera un domeniu de celule n foaia de calcul parcurgei urmtorii pai: 1. Selectai domeniul din locul n care dorii s inserai celule; 2. Alegei din meniul Insert comanda Cells; 3. Din cutia de dialog Insert (fig. nr. 5) selectai Shift cells right (mut celulele ctre dreapta) sau Shift cells down (mut celulele mai jos), n funcie de modul n care dorii ca Execel s creeze spaiu n foaia de calcul pentru noile celule; 4. Efectuai clic pe OK.
1.

Fig. nr. 5. Cutia de dialog Insert

Pentru a insera o foaie de calcul ntr-un registru deschidei meniul Insert i alegei Worksheet. Pentru tergerea liniilor, coloanelor sau a unor celule se parcurg aceleai etape ca n cazul inserrii, ns n locul comenzii Insert se selecteaz comanda Delete... din meniul Edit. n acest caz apare cutia de dialog Delete (vezi fig. 6).

Fig. nr. 6. Cutia de dialog Delete

Pentru tergerea unei foi de calcul dintr-un registru se utilizeaz din meniul Edit comanda Delete Sheet. Atenie! tergerea foilor de calcul este definitiv. 12

Faciliti grafice n programele de calcul tabelar Un alt atu al programelor de calcul tabelar este facilitatea de generare automat de reprezentri grafice pe baza datelor din foaia de calcul. Se pot crea diagrame ca obiecte grafice ncapsulate ntr-o foaie de calcul sau se poate lucra cu o diagram ntr-o foaie separat a agendei de lucru (foaie de tip Chart). Putei utiliza asistentul Chart Wizard pentru a v ghida pas cu pas prin procesul de creare a unei diagrame. Pentru a desena o diagram, programul utilizeaz reguli precise bazate pe modul n care sunt configurate datele. Orientarea datelor determin care celule sunt utilizate pentru marcarea axei categoriilor i a axei valorilor i care celule sunt folosite pentru etichetele legend. n majoritatea cazurilor, regulile corespund aezrii standard n pagin a datelor, astfel nct diagramele EXCEL se traseaz corect, fr orice alt intervenie. Diagramele EXCEL conin mai multe obiecte care pot fi selectate i modificate individual (vezi fig. nr. 7): 1 butonul Chart Wizard; 2 zona formulelor de serii; 3 linia de instrumente; 4 titlul graficului; 5 seria de date introduse (o colecie de puncte de date, ca de exemplu, vnzrile ntr-o anumit perioad); 6 punct de date (o singur dat, ca de exemplu, valoarea vnzrilor ntr-un an de zile); 7 axa valorilor (axa Y sau axa vertical pe care sunt reprezentate punctele de date) 1 ; 8 axa categoriilor (axa X sau axa orizontal, utilizat n general pentru diviziuni de timp); 9 marcaj unitar (un marcaj de diviziune pe axa categoriilor (X) sau pe axele valorilor (Y i Z); 10 marcaj (un obiect care reprezint un punct de date ntr-o diagram); 11 aria de plotare (aria dreptunghiular limitat de cele dou axe); 12 legenda (Legenda reprezint un ghid care explic simbolurile, modelele i culorile utilizate pentru a diferenia seriile de date. Numele fiecrei serii de date este utilizat pentru a diferenia seriile de date. Legendele se pot muta oriunde pe diagram.)

1 Axa Z este utilizat pentru a treia dimensiune n diagramele 3-D

13

4 5 6 7

11

10 12

Fig. nr.7. Obiectele unui grafic creat cu programul EXCEL

Sub mediul de lucru Windows se ntlnesc mai multe tipuri de grafice, att 2D, ct i 3D. n fig. nr. 8 sunt prezentate principalele tipuri de grafice ntlnite n EXCEL 2 , fiecrui tip corespunzndu-i mai multe subtipuri de grafice:

2 Formatul prestabilit pentru diagrame este acela de diagram cu coloane i legend. Dac nu selectai un anumit tip de diagram, Excel va aplica acest format noii diagrame.

14

Fig. nr. 8.Tipuri de grafice EXCEL i subtipurile graficului de tip Column

Dup definirea datelor surs ale reprezentrii grafice, etapele realizrii de grafice, utilizate i de asistentul de grafice (Chart Wizard) sunt urmtoarele: 1. Alegerea tipului de grafic (vezi fig. nr. 8). Se pot utiliza tipurile standard (Standard Types) sau tipuri personalizate (Custom Types); 2. Alegerea subtipului de grafic (vezi fig. nr. 8). Se pot realiza diagrame bi sau tridimensionale; 3. Selecia zonei de celule care conine datele de exprimat grafic, utiliznd etichetele Data Range i Series de la pasul 2 al asistentului Chart Wizard; 4. Precizarea informaiilor despre dispunerea seriilor de date (pe linie, pe coloan). Se utilizeaz opiunea Series in de la pasul 2 al asistentului Chart Wizard; 5. Rafinarea graficului (specificarea titlului graficului i a titlului pentru axa X i Y, a reelei de linii, a legendei, stabilirea de etichete etc.); 6. Precizarea locului unde va fi dispus graficul: ntr-o foaie de calcul a agendei de lucru sau ntr-o foaie de tip Chart. 7. Executarea unui clic pe butonul Finish, graficul aprnd n forma sa final n foaia de calcul. Se pot crea dou feluri de diagrame utiliznd programul EXCEL: nglobate i care apar ntr-o foaie de diagrame. Diagramele nglobate sunt necesare atunci cnd se dorete s fie incluse unele lng altele o diagram i datele pe baza crora a fost realizat aceasta, ca de exemplu ntr-un raport. Diagramele reprezentate n foi de diagrame vor fi denumite Chart1, Chart2 .a.m.d. 15

Dac n timpul lucrului constatai c ntr-o etap anterioar ar fi trebuit selectate alte opiuni, exist dou ci pentru a schimba alegerile: 1) selectm butonul Back n loc de Next i Chart Wizard va reveni la caseta de dialog anterioar, n care vom schimba opiunea; 2) selectm Back pentru a reveni napoi cu cte etape dorim i facem schimbrile din acel punct; sau selectm butonul Cancel i ncepem construcia graficului de la nceput. O diagram este un obiect creat i el poate fi plasat n alt poziie cu tehnica clic & drag, micorat, mrit sau eliminat din foaia de calcul. Activarea unui grafic n vederea efecturii unor modificri, ca de exemplu: schimbarea tipului de grafic, a titlului sau a altor elemente constitutive, se face cu un clic n interiorul chenarului ce ncadreaz graficul. Diagrame liniare. Determinarea punctului critic (punctului mort) prin metoda liniar Aplicaie: Programul de fabricaie al unui produs la Societatea Comercial Beta cuprinde urmtoarele informaii: - costul variabil unitar = 150000 lei; - preul unitar = 250000 lei; - cheltuieli fixe = 15000000 lei. S se determine punctul critic prin metoda liniar. Pragul de rentabilitate al unei ntreprinderi este dat de acel nivel al cifrei de afaceri (sau al produciei care permite realizarea acestuia) pentru care rezultatul economico-financiar este nul. Nivelul cifrei de afaceri penru care rezultatul economico-financiar este nul se numete cifr de afaceri critic, iar punctul grafic n care se realizeaz aceasta se numete punct critic. Orice cifr de afaceri mai mic dect cifra de afaceri critic situeaz ntreprinderea n zona pierderilor, iar orice cifr de afaceri mai mare dect cifra de afaceri critic o situeaz n zona profitului. Punctul critic se obine cnd rezultatul este egal cu zero. Deci, Rezultatul = Venituri-Cheltuieli = 0 Venituri = Cheltuieli Venituri = Cheltuieli fixe + Cheltuieli variabile Q*p = Cheltuieli fixe + Q*v Q = Cheltuieli fixe/(p-v), unde: Q cantitatea pentru care se obine punctul critic p preul unitar v costul variabil unitar Modelul foii de calcul pentru determinarea punctului critic este prezentat n fig. nr. 9. n urma introducerii datelor de intrare se obin rezultatele din fig. nr. 10. 16

Fig. nr.9. Modelul foii de calcul pentru determinarea punctului critic

Fig. nr. 10. Utilizarea modelului pentru determinarea punctului critic

17

Pentru determinarea punctului critic se utilizeaz tipul de grafic liniar (Line). Pentru reprezentarea grafic se va selecta zona D7:F18 din foaia de calcul. Titlul graficului este Determinarea punctului critic. Titlul pentru axa Ox este Cantitate (buc), titlul pentru axa Oy este Valori (lei). Se vor folosi legende pentru fiecare dintre elementele reprezentate (cheltuieli totale, venituri, rezultat).

Fig. nr.11. Determinarea punctului critic prin metoda liniar

Diagramele de structur i inelare O diagram de structur arat dimensiunea proporional a elementelor ce formeaz o serie de date cu suma elementelor respective. Ea arat ntotdeauna doar o serie de date i este util atunci cnd dorii s evideniai un element semnificativ. Pentru a face ca sectoarele mici s se vad uor, le putei grupa laolalt ca un element ntr-o diagram de structur i apoi detaai acel element ntr-o diagram de structur sau bar mai mic lng diagrama principal. Societatea Alfa i desfoar activitatea n cadrul a patru secii. S se determine producia total a societii realizat n cele patru secii i pe cele patru trimestre ale anului 2004. S se reprezinte grafic structura produciei pe trimestre i pe secii. Pentru calculul produciei totale se va folosi funcia matematic SUM. 18

Pentru reprezentarea grafic se utilizeaz tipul de grafic Pie. Pentru structura produciei pe secii se selecteaz din foaia de calcul zonele A4:A7 i F4:F7 (se selecteaz cu mouse-ul zona A4:A7, se ine apsat tasta CTRL, dup care se selecteaz zona F4:F7), iar pentru reprezentarea grafic a structurii produciei pe trimestre, zonele B3:E3 i B8:E8.

Fig. nr.12. Utilizarea diagramelor de structur pentru determinarea structurii produciei

Asemenea unei diagrame de structur, o diagram inelar arat relaia prilor la un ntreg. Fiecare inel al diagramei inelare reprezint o serie de date. Pentru reprezentarea grafic se utilizeaz graficul de tip Doughnut, selectndu-se din foaia de calcul zona A2:C5.

19

Fig. nr. 13. Utilizarea diagramei inelare pentru reprezentarea datelor

Diagrama de tip xy O diagram xy (mprtiat) fie c arat relaiile dintre valorile numerice n cteva serii de date sau reprezint grafic dou grupe de numere ca o singur serie de coordonate xy. Ea arat intervale inegale sau grupate de date i este n mod frecvent utilizat pentru date tiinifice. Atunci cnd v aranjai datele, plasai valorile x ntr-un singur rnd sau coloan i apoi introducei valorile y corespunztoare n rndurile sau coloanele adiacente.

20

Fig. nr.14. Diagrama de tip XY

Diagrama de tip coloan O diagram coloan arat modificrile de date ntr-o perioad de timp sau ilustreaz comparaii ntre elemente. Categoriile sunt organizate orizontal, valorile vertical, pentru a evidenia variaia n timp.

21

Fig. nr. 15. Diagrama de tip coloan

O diagram coloan de tip stoc arat relaia elementelor individuale la ntreg.

Fig. nr. 16. Diagram coloan de tip stoc

22

Diagrama coloan n perspectiva 3-D compar puncte de date de-a lungul a dou axe. n aceast diagram 3-D, putei compara performana vnzrilor din patru trimestre la filiala A a societii Alfa cu cele ale filialelor B, C i D.

Fig. nr.17. Diagrama coloan tridimensional

Pentru a schimba perspectiva n diagramele 3-D putei utiliza comanda 3-D View din meniul Chart. Cnd selectai aceast comand apare caseta de dialog din figura nr. 3.12. Seleciile din aceast caset schimb unghiul i perspectiva din care diagrama 3-D este desenat. Opiunile pe care le putei folosi sunt: Elevation - schimb nlimea de la care privii diagrama. Se poate utiliza un unghi ntre 90 i +90 grade pentru toate diagramele, cu excepia celor circulare la care unghiul este cuprins ntre 10 i 80 grade; Rotation rotete diagrama n jurul axei Z verticale. Domeniul este ntre 0 i 360 de grade; Height % of Base controleaz nlimea axei Z verticale ca un procentaj din limea diagramei de pe axa X. Se introduce un numr ntre 5 i 500; Right angle axes fixeaz unghiurile axelor la 90 de grade. Perspectiva este anulat.

23

Fig. nr.18. Formatarea diagramelor tridimensionale

Diagrama de tip bar O diagram bar ilustreaz comparaii ntre elemente individuale. Categoriile sunt organizate vertical, valorile orizontal, pentru a se focaliza pe comparare valori i pentru a plasa mai puin evideniere n timp. Venitul pe filiale la Societatea X i reprezentarea grafic a acestuia se prezint ca n figura nr. 19

Fig. nr.19.Diagrama de tip bar

24

Diagramele bar stocate arat relaia elementelor individuale la ntreg.

Fig. nr. 20. Diagrama de tip bar stocat

Diagramele Stoc Diagramele stoc pot fi de patru tipuri: maxim-minim-nchidere, deschidere-maxim-minimnchidere, volum-maxim-minim-nchidere i volum-deschidere-maxim-minim-nchidere. Diagrama de tip maxim-minim-nchidere este adeseori utilizat pentru a ilustra preurile stocurilor. Aceast diagram poate fi utilizat i n cazul datelor tiinifice, de exemplu, pentru a indica modificrile de temperatur. Trebuie s v organizai datele n ordinea corect pentru a crea aceast diagram sau alte diagrame stoc. O diagram stoc ce msoar volum are dou axe de valori: una pentru coloanele ce msoar volum, cealalt pentru preuri. Putei include volum ntr-o diagram de tip maxim-minim-nchidere sau diagram de tip deschidere-maxim-minim-nchidere. La Bursa de valori Bucureti se tranzacioneaz aciunile Societii comerciale Alfa. Datele privind tranzaciile realizate (volumul tranzaciilor, preul aciunilor la deschidere, preul maxim, preul minim i preul la nchidere) sunt prezentate n tabelul urmtor:

25

Data 03-Oct-03 10-Oct-03 17-Oct-03

Volum tranzacii 3000 4000 2500

Deschidere 12000 16000 18900

Maxim 17000 17000 19000

Minim nchidere 14000 15000 17000 15500 17200 19050

Diagrama rezultat n urma seleciei datelor din foaia de calcul este prezentat n fig nr. 21.

Fig. nr.21. Diagrama de tip stoc volum-deschidere-maxim-minim-nchidere

Diagramele cu bule (bubble) O diagram cu bule este un tip de diagram xy. Dimensiunea marcatorilor de date indic valoarea unei a treia variabile. Pentru a v aranja datele, plasai valorile x ntr-un singur rnd sau coloan i introducei valorile corespunztoare i dimensiunile bulelor n rndurile sau coloanele adiacente. Pentru realizarea diagramei se selecteaz din foaia de calcul zona B3:D7.

26

Fig. nr.22. Diagrama cu bule

Diagrame ierarhice Putei crea diagrame care afieaz mai multe niveluri de categorii sau serii pe aceeai diagram. Datele din figura nr. 23 au trei niveluri de-a lungul prii verticale a domeniului de date: societile, precum i vnzrile, cheltuielile i venitul net.

27

Fig. nr.23. Foaie de calcul prezentnd un set de date ierarhice

n urma seleciei datelor din foaia de calcul, se obine diagrama din figura nr. 24.

Fig. nr.24. Diagram ierarhic cu trei serii de date pentru fiecare categorie

28

Legenda indic faptul c exist trei serii de date pentru fiecare categorie (trimestru). Primul nivel este pentru vnzri, al doilea pentru cheltuieli i al treilea pentru venitul net.

Categorii de funcii n programele de calcul tabelar Funciile din programele de calcul tabelar reprezint formule des utilizate, prin care se poate executa o mare varietate de calcule, n mod rapid i comod. Se pot efectua calcule financiare, matematice, statistice, cu iruri de caractere, cu date calendaristice etc. De asemenea, funciile se pot folosi pentru crearea de expresii condiionale sau pentru efectuarea de cutri n tabele. Alturi de formule i macrocomenzi, funciile asigur performane sporite programelor de calcul tabelar, mai ales n simulri. Deoarece fiecare program de calcul tabelar, respectiv fiecare versiune, are anumite particulariti ne vom opri la o prezentare de principiu a principalelor categorii de funcii din EXCEL. n EXCEL funciile sunt precedate de semnul =. Fiecare funcie are o anumit sintax. Dac sintaxa funciei nu este respectat, sistemul nu o poate interpreta. Funciile din EXCEL au urmtorul format general: =FUNCIE(argument_1,argument_2,...,argument_n) unde FUNCIE reprezint numele funciei argument_1, argument_2,..., argument_n reprezint datele pe care funcia le va utiliza n calcule. Dac funcia are n sintax argumente, acestea trebuie s fie incluse ntre paranteze rotunde. Argumentul este o valoare utilizat de o funcie pentru a executa operaii i calculaii. Tipul de argument utilizat de o funcie este specific funciei respective. Argumentele precizeaz obiectul funciilor. De exemplu, n funcia =SUM(C10:C15), argumentul C10:C15 precizeaz c se vor aduna valorile ntlnite n grupul de csue C10:C15. Argumentele dintr-o funcie pot fi de orice lungime, pn la mrimea maxim a unei csue. Argumentele pot fi valori numerice, iruri de caractere, referine de csue, condiii, tablouri. Cnd argumentul este o valoare numeric se poate utiliza un numr, o formul (expresie) de tip numeric, un nume de grup sau adresa unei csue care conine un numr sau o formul de tip numeric. Cnd argumentul este de tip ir de caractere se poate utiliza o constant tip ir de caractere (orice secven de litere, cifre sau alte caractere, delimitat Ia stnga i la dreapta de caracterul (ghilimele)), o formul de tip ir, un nume de grup sau adresa unei csue care conine un ir sau o formul de tip ir. Cnd argumentul este o referin de csu, se poate utiliza un nume de grup sau o adres. Cnd argumentul este o condiie se folosete o expresie logic (o formul n care se utilizeaz un operator de comparaie, adic >, <, =, , >=, <=, <>) sau un nume de grup ori o adres de csu care conine o expresie logic. La introducerea funciilor trebuie s inem cont de urmtoarele reguli: 1) Numele funciei trebuie s fie precedat de simbolul =. 29

2) Indiferent de tipul literelor folosite la tastarea numelui funciei, mici sau mari, sistemul le va afia cu majuscule. 3) Nu se las spaii ntre numele funciei i argumente i nici ntre argumente. 4) ntotdeauna includei argumentele funciilor ntre paranteze rotunde. 5) O funcie poate include ca argument o alt funcie 6) Cnd o funcie devine argument al altei funcii, fiecare dintre ele trebuie s aib argumentele cuprinse ntre paranteze. D exemplu: =IF(SUM(A1:A5)>0,B1,B2). 7) Dac sunt mai multe argumente, se separ prin , (virgul) sau ; (punct i virgul) 8) Sistemul atribuie valoarea zero tuturor csuelor libere ale cror adrese sunt folosite ca argumente n funciile financiare, logice sau matematice. Funciile pot fi folosite ca argumente pentru alte funcii. Cnd o funcie este folosit ca un argument (sau este imbricat), trebuie s ntoarc acelai tip de valoare ca i cel pe care l folosete argumentul. Dac o funcie imbricat nu ntoarce tipul corect de valoare, Microsoft Excel va afia o valoare de eroare #VALUE!. De exemplu, formula urmtoare utilizeaz o funcie AVERAGE imbricat i o compar cu valoarea 200. Comparaia trebuie s ntoarc TRUE sau FALSE, pentru c acesta este tipul de valoare cerut pentru primul argument dintr-o funcie IF. = IF(AVERAGE(A2:A5)>200, SUM(B2:B5),0) O formul poate conine pn la apte nivele de funcii imbricate. Cnd Funcia B este folosit ca un argument n Funcia A, Funcia B este o funcie de nivel doi. Dac Funcia B conine Funcia C ca un argument, Funcia C va fi o funcie de nivel trei. Putei folosi Insert function din linia de instrumente standard pentru a imbrica funcii ca argumente. n Excel, funciile se pot grupa n urmtoarele categorii: 1) Funcii statistice (Statistical) execut calcule statistice asupra unor serii de date; 2) Funcii financiare (Financial) calculeaz mprumuturi, anuiti sau fluxuri financiare; 3) Funcii logice (Logical) calculeaz rezultatul unei expresii condiionale; 4) Funcii matematice i trigonometrice (Math & Trig) execut o mare varietate de calcule cu valori numerice; 5) Funcii speciale execut diverse operaii, cum ar fi: cutarea unei valori ntr-un tabel sau oferirea de informaii despre o anumit csu (Lookup & Reference, Information); 6) Funcii pentru date calendaristice i timp (Date & Time) calculeaz valorile ce reprezint data calendaristic i timpul. 7) Funcii pentru baze de date (Database) efectueaz calcule statistice i interogri asupra bazelor de date EXCEL 8) Funii tip ir de caractere (Text) lucreaz cu iruri (texte, expresii tip ir) sau constante tip ir.

30

Tabelul nr. 6. Funcii statistice

Funcia =AVERAGE =COUNT =MAX =MIN =STDEVP =SUM =VAR

Rolul funciei Calculeaz media aritmetic a valorilor din list Numr csuele cu un coninut diferit de spaiu din lista indicat. Determin valoarea maxim dintr-o list de valori. Determin valoarea minim dintr-o list de valori Calculeaz abaterea medie patratic a valorilor dintr-o list nsumeaz valorile dintr-o list Calculeaz dispersia valorilor dintr-o list
Tabelul nr. 7. Funcii financiare

Funcia =DDB =SLN =SYD =VDB =FV =PMT =PV =NPER =RATE =IRR

Rolul funciei Amortizare imobilizri Calculeaz amortizarea imobilizarilor dup metoda degresiv (Double-Declining Balance depreciation) Calculeaz amortizarea imobilizarilor dup metoda liniar (Straight-LiNe depreciation). Calculeaz amortizarea imobilizarilor dup metoda nsumrii cifrelor anilor (Sum-of-the-Years-Digits) Calculeaz valoarea deprecierii unei imobilizri pe o anumit perioad Anuiti Determin valoarea viitoare (Future Value) a unei investiii curente, pe baz de vrsminte egale Determin suma care trebuie pltit periodic pentru rambursarea unui mprumut Determin valoarea prezent (Present Value) a unei investiii curente, pe baz de vrsminte egale Calculeaz numrul de perioade de depunere a unor sume fixe, pentru a ajunge la valoarea capitalizat dorit. Obiective financiare Determin procentul de dobnd necesar pentru ca o investiie s ajung la valoarea capitalizat scontat. Previziuni Determin rata intern de rentabilitate (Internal Rate of 31

Funcia

=NPV

Rolul funciei Return), pentru o serie de venituri (ncasri) generate de o investiie Calculeaz valoarea actualizat net prezent (Net Present Value) a unei serii de ncasri viitoare.

Recomandri pentru utilizarea funciilor financiare 1) ntr-o funcie financiar durata (numrul de perioade) i rata dobnzii trebuie s se refere la aceeai unitate de timp. 2) Excel accept rata dobnzii fie n procente, fie n valori zecimale. Dac s-a folosit forma procentual, automat se realizeaz conversia n format zecimal. 3) n funciile financiare care lucreaz cu anuiti se iau n considerare vrsminte egale, efectuate la intervale regulate de timp. O anuitate obinuit este o anuitate n care plata se face la sfritul fiecrui interval de timp.
Tabelul nr. 8 Funcii logice

Funcia =AND =FALSE =IF

=NOT

=OR =TRUE

Rolul funciei Reunete condiii: returneaz TRUE dac toate argumentele logice sunt TRUE i FALSE dac cel puin un argument este FALSE Returneaz ntotdeauna valoarea logic FALSE Analizeaz o condiie; dac condiia este adevrat returneaz valoarea TRUE, dac este fals, valoarea FALSE Inverseaz valoarea de adevr a argumentului logic de la TRUE la FALSE sau de la FALSE la TRUE. Se utilizeaz aceast funcie i pentru a inversa condiia din cadrul unei funcii IF. Reunete condiiile de testare: returneaz TRUE dac cel puin unul din argumentele logice este TRUE i FALSE doar atunci cnd toate sunt FALSE. Furnizeaz ntotdeauna valoarea logic TRUE.
Tabelul nr. 9 Funcii matematice i trigonometrice

Funcia =ABS =ACOS

Rolul funciei Furnizeaz valoarea absolut (pozitiv) a unui numr. Calculeaz arccosinusul unui numr, n radiani. Este 32

Funcia =ASIN =ATAN =COS =EXP =FACT =LOG =PRODUCT =ROMAN =SIN =SQRT =SUM =TAN

Rolul funciei funcia invers pentru COS. Calculeaz arcsinusul unui numr, n radiani. Este funcia invers pentru SIN. Calculeaz arctangenta unui numr, n radiani. Este funcia invers pentru TAN. Calculeaz cosinusul unui numr de radiani. Calculeaz exponeniala unui numr, respectiv e, baza logaritmului natural, ridicat la puterea numrului. Calculeaz factorialul unui numr. Dac este folosit ca argument un numr care nu este ntreg, el va fi trunchiat. Calculeaz logaritmul unui numr ntr-o baz specificat. Efectueaz nmulirea tuturor argumentelor. Convertete numerele arabe n numere romane, n mod text. Calculeaz sinusul unui numr de radiani. Extrage rdcina ptrat dintr-un numr. Calculeaz suma tuturor argumentelor. Calculeaz tangenta unui numr de radiani.
Tabelul nr. 10. Funcii speciale

Funcia =LOOKUP =VLOOKUP =CELL =INFO =TYPE

Rolul funciei Poate lucra cu vectori i cu matrice. Este util pentru a cuta o valoare din tabele indexate. Efectueaz cutarea unei valori n coloana cea mai din stnga a unui tabel i apoi returneaz o valoare n acelai rnd dintr-o coloan din tabela specificat. Sunt returnate informaii despre coninutul unei celule. Furnizeaz informaii despre sistemul de operare i variabilele de mediu corespunztoare acestuia. Determin tipul de coninut al unei celule.

33

Tabelul nr. 11 Funcii de date calendaristice

Funcia =DATE =DATEVALUE =DAY =TIME =TIMEVALUE

Rolul funciei Returneaz numrul serial pentru data specificat. Execut conversia datei introduse ca text n numr serial. Convertete un numr serial ntr-un numr de zile ale lunii, n intervalul 1 i 31. Formateaz coninutul celulei ca numr. Calculeaz numrul serial corespunztor numrului de ore, minute i secunde indicate. Convertete o valoare de tip or n numr serial.
Tabelul nr. 12. Funcii pentru baze de date

Funcia =DAVERAGE =DCOUNT =DCOUNTA =DGET =DMAX =DMIN =DSUM

Rolul funciei Calculeaz media numerelor din cmpul indicat al bazei de date, care respect un criteriu dat. Numr nregistrrile numerice din cmpul bazei de date care satisfac un anumit criteriu specificat. Numr celulele care au un coninut nenul din cmpul bazei de date, pentru acele nregistrri care satisfac un criteriu. Extrage din baza de date o singur nregistrare care respect un criteriu. Gsete numrul maxim din cmpul bazei de date, pentru nregistrrile care respect un criteriu. Gsete numrul minim din cmpul bazei de date, pentru nregistrrile care respect un criteriu. nsumeaz toate numerele dintr-un cmp al bazei de date, pentru nregistrrile care respect un criteriu.
Tabelul nr. 13. Funcii de tip ir de caractere

Funcia =CHAR =CLEAN

Rolul funciei Furnizeaz caracterul care corespunde codului ASCII numr (de la 1 la 255). ndeprteaz din argumentul text orice caractere al cror cod ASCII este mai mic dect 32 sau mai mare ca 127 34

Funcia =LEN =LOWER

Rolul funciei (caracterele excluse nu pot fi tiprite). Calculeaz numrul de caractere din textul indicat. Eventualele majuscule dintr-un text sunt transformate n litere mici.

Funcii logice Funcia logic IF ntoarce o valoare dac condiia specificat de dumneavoastr este evaluat la TRUE i o alt valoare dac este evaluat la FALSE. Sintaxa funciei este urmtoarea: =IF(condiie,x,y) unde condiie este orice valoare sau expresie care poate fi evaluat la TRUE sau FALSE. x este valoarea returnat dac condiie este TRUE. Dac condiie este TRUE i x este omis, este returnat TRUE. x poate fi o alt formul. Y este valoarea returnat dac condiie este FALSE. Dac condiie este FALSE i y este omis, este returnat FALSE. y poate fi o alt formul. Observaii Pot fi imbricate pn la 7 funcii IF ca argumente x i y pentru a construi teste mai elaborate. Vezi ultimul din exemplele urmtoare. Cnd sunt evaluate argumentele x i y, IF ntoarce valoarea returnat de acele instruciuni. Exemple n exemplul urmtor, dac valoarea din celula A10 este 100, atunci condiie este TRUE i este calculat valoarea total pentru zona de celule B5:B15. Altfel, condiie este FALSE i este returnat un text gol ("") care golete celula care conine funcia IF. =IF(A10=100,SUM(B5:B15),"") S presupunem o foaie de cheltuieli care conine n zona B2:B4 urmtoarele date pentru "Cheltuieli curente" n lunile Ianuarie, Februarie, i Martie: 1500, 650, 500. C2:C4 conine urmtoarele date pentru "Cheltuieli estimate" n aceleai perioade: 925, 1000, 925. Putei scrie n coloana D formule pentru a vedea dac depii bugetul pentru o anumit lun, genernd text pentru un mesaj cu urmtoarele formule: = IF(B2>C2,"Buget depit","Bine!") egal "Budget depit" = IF(B3>C3,"Buget depit","Bine!) egal "Bine!" = IF(B4>C4,"Buget depit","Bine!) egal "Bine!"

35

Fig. nr.25. Utlizarea funciei IF

Funcia logic AND ntoarce TRUE dac toate argumentele sale sunt TRUE; ntoarce FALSE dac unul sau mai multe argumente sunt FALSE. Sintaxa funciei este urmtoarea: =AND(condiie1,condiie2, ...) unde condiie1, condiie2, ... sunt de la 1 pn la 30 de condiii pe care le testai i care pot fi TRUE sau FALSE. Observaii Argumentele trebuie s poat fi evaluate la valori logice cum ar fi TRUE sau FALSE, sau argumentele trebuie s fie matrice sau referine care conin valori logice. Dac un argument matrice sau referin conine text sau celule goale, acele valori sunt ignorate. Dac zona specificat nu conine nici o valoare logic, AND ntoarce valoarea de eroare #VALUE!. Exemple =AND(TRUE, TRUE) egal TRUE =AND(TRUE, FALSE) egal FALSE =AND(2+2=4, 2+3=5) egal TRUE Dac B1:B3 conine valorile TRUE, FALSE i TRUE, atunci: =AND(B1:B3) egal FALSE 36

Dac B4 conine un numr ntre 1 i 100, atunci: =AND(1<B4, B4<100) egal TRUE S presupunem c vrei s afiai B4 dac numrul pe care l conine este strict cuprins ntre 1 i 100 i vrei s afiai un mesaj dac nu este. Dac B4 conine 104, atunci: =IF(AND(1<B4, B4<100), B4, "Valoarea este n afara intervalului") egal "Valoarea este n afara intervalului". Dac B4 conine 50, atunci: =IF(AND(1<B4, B4<100), B4, "Valoarea este n afara intervalului") egal 50 Funcia logic OR ntoarce TRUE dac cel puin un argument este TRUE; ntoarce FALSE dac toate argumentele sunt FALSE. Sintaxa funciei este urmtoarea: =OR(condiie1,condiie2,...), unde condiie1,condiie2,... sunt de la 1 pn la 30 condiii pe care vrei s le testai i care pot fi TRUE sau FALSE. Observaii Argumentele trebuie s poat fi evaluate la valorile logice TRUE sau FALSE, sau s existe n matrice sau referine care conin valori logice. Dac un argument matrice sau referin conine text, numere sau celule goale, acele valori sunt ignorate. Dac zona specificat nu conine nici o valoare logic, OR ntoarce valoarea de eroare #VALUE!. Exemple =OR(TRUE) egal TRUE =OR(1+1=1,2+2=5) egal FALSE Dac zona A1:A3 conine valorile TRUE, FALSE i TRUE, atunci: =OR(A1:A3) egal TRUE

Aplicaie
Studenii din anul IV, secia Contabilitate i Informatic de Gestiune susin examenul de licen. Examenul const n susierea a dou probe scrise (la Contabilitate financiar i Sisteme informatice financiar-contabile) i a examenului de diplom. Participarea la examenul de diplom este condiionat de obinerea la cele dou probe scrise cel puin a notei 5(cinci). Candidaii trebuie s obin la examenul de diplom cel puin nota ase, iar media aritmetic dintre media notelor la cele dou probe scrise i nota de la examenul de diplom trebuie s fie cel puin 6 (ase). Pentru rezolvarea aplicaiei, un posibil model pentru foaia de calcul este prezentat n figura nr. 26 (modelele pot fi realizate n funcie de originalitatea utilizatorului). 37

Dup introducerea datelor de intrare (n celulele B1, B2 i B3), foaia de calcul va aprea ca n figura nr. 27.

Fig. nr.26. Modelul foii de calcul pentru funcii logice

Fig. nr.27. Foaia de calcul dup introducerea datelor

38

Funcii speciale. Funcia de cutare VLOOKUP Proiectarea unor aplicaii care s necesite o intervenie ct mai limitat a utilizatorului, adic dezvoltarea acestora pe principiul intrrilor minime este de dorit att pentru o operare mai rapid, ct i pentru eliminarea apariiei unor erori de operare, aceast operaie nesolicitnd o specializare deosebit a utilizatorilor. Pentru a se putea realiza acest lucru se pot utiliza i funciile speciale, cum ar fi cele de cutare i referin (Lookup & Reference). n aceast categorie se includ urmtoarele funcii:
Tabelul nr. 14. Funcii de cutare i referin

ADRESS AREAS CHOOSE COLUMN COLUMNS HLOOKUP HYPERLINK INDEX INDIRECT LOOKUP MATCH OFFSET ROW ROWS TRANSPOSE VLOOKUP

ntoarce o referin ca text la o singur celul dintro foaie de calcul ntoarce un numr de zone dintr-o referin Alege o valoare dintr-o list de valori ntoarce numrul coloanei dintr-o referin ntoarce numrul de coloane dintr-o referin Caut n rndul de sus al unei zone i ntoarce valoarea celulei indicate Creeaz un apel rapid sau un salt care deschide un document memorat pe un server de reea, n intranet sau pe Internet Folosete un index pentru a alege o valoare dintr-o referin sau matrice ntoarce o referin indicat de o valoare text Caut valori ntr-un vector sau matrice Caut valori ntr-o referin sau matrice ntoarce o referin dedus dintr-o referin dat ntoarce numrul de rnd dintr-o referin ntoarce numrul de rnduri dintr-o referin ntoarce transpusa unei matrici Caut n prima coloan a unei matrici o valoare specificat i returneaz valoarea unei celule de pe acelai rnd dintr-o coloan specificat

Funcia de cutare VLOOKUP caut o valoare n cea mai din stnga coloan a unui tabel i apoi returneaz o valoare n acelai rnd dintr-o coloan din tabel, pe care o specificai. Sintaxa funciei este urmtoarea: =VLOOKUP(cheie-de-cutare, tabel, numr-coloan, valoare-cutare) unde 39

Cheie-de-cutare este valoarea care trebuie gsit n prima coloan a matricei. Cheie-de-cutare poate fi o valoare, o referin sau un ir de text. Tabel este tabelul cu informaii n care sunt cutate datele. Utilizai o referin la o zon sau un nume de zon, cum ar fi Baz-de-date sau List. Dac valoare-cutare este TRUE, valorile din prima coloan a tabelului tabel trebuie s fie n ordine cresctoare: ..., -2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z, FALSE, TRUE; altfel, VLOOKUP nu poate da valoarea corect. Dac valoare-cutare este FALSE, tabelul tabel nu trebuie sortat. Putei aeza valorile n ordine cresctoare alegnd comanda Sorteaz (Sort) din meniul Date (Data) i selectnd Ascendent (Ascending). Valorile din prima coloan a tabelului tabel pot fi texte, numere sau valori logice. Literele mari i mici sunt echivalente. Numr-coloan este numrul coloanei din tabelul tabel din care trebuie returnat valoarea potrivit. O valoare 1 pentru numr-coloan ntoarce valoarea din coloana 1 a tabelului tabel; o valoare 2 pentru numr-coloan ntoarce valoarea din coloana a doua i aa mai departe. Dac numr-coloan este mai mic dect 1, VLOOKUP ntoarce valoarea de eroare #VALUE!; dac numr-coloan este mai mare dect numrul de coloane din tabel, VLOOKUP ntoarce valoarea de eroare #REF!. Valoare-cutare este o valoare logic ce specific, dac dorii, ca VLOOKUP s gseasc o potrivire exact sau una aproximativ. Dac acest argument este TRUE sau este omis, este returnat o potrivire aproximativ. Cu alte cuvinte, dac nu este gsit o potrivire exact, este returnat cea mai mare valoare urmtoare care este mai mic dect cheie-cutare. n cazul FALSE, VLOOKUP va cuta o potrivire exact. Dac nu este gsit nici una, este returnat valoarea de eroare #N/A. Observaii: Dac VLOOKUP nu poate gsi valoarea cheie_de_cutare i valoare_cutare este TRUE, atunci va utiliza cea mai mare valoare care este mai mic sau egal cu cheie_de_cutate; Dac cheie_de_cutare este mai mic dect cea mai mic valoare din prima coloan a tabelului sau matricei tabel, VLOOKUP ntoarce valoarea de eroare #N/A. Dac VLOOKUP nu poate gsi valoarea cheie_de_cutate i valoare_cutare este FALSE, VLOOKUP ntoarce valoarea #N/A. Exemplu: Utiliznd programul de calcul tabelar s se proiecteze o aplicaie pentru calculul diferenelor de curs valutar care apar n derularea unor contracte de export.

40

Fig. nr.28. Foaia de calcul Cursdolar

Registrul de lucru conine dou foi de calcul: foaia curs dolar Cursdolar care conine cursul dolarului la anumite date calendaristice (fig. nr.28); foaia de calcul Export pentru calculul diferenelor de curs valutar (fig. nr.29). Zonei de celule A3:B22 i se atribuie numele Curs, astfel c se poate face referire mult mai uor la coninutul su (nu mai trebuie specificat numele foii de calcul dac se dorete utilizarea unei valori dintr-o celul coninut n acea zon): Pentru calcularea diferenelor de curs valutar n cazul unor exporturi de mrfuri se introduc datele n foaia de calcul Export dup urmtorul model:

Fig. nr. 29. Foaia de calcul Export

41

Funcia =VLOOKUP(D3;'functii speciale.xls'!curs;2) returneaz cursul dolarului la momentul facturrii care nmulit cu valoarea n dolari a mrfii returneaz valoarea n lei a mrfii la facturare, adic rezultatul formulei din celula E3, =C3*VLOOKUP(D3;'functii speciale.xls'!curs;2) Funcia =VLOOKUP(F3;'functii speciale.xls'!curs;2) returneaz cursul dolarului la momentul ncasrii care nmulit cu valoarea n dolari a mrfii returneaz valoarea n lei a mrfii la ncasare, adic rezultatul formulei din celula G3, =C3*VLOOKUP(F3;'functii speciale.xls'!curs;2) Funcia VLOOKUP este folosit pentru a cuta o valoare din coloana a doua (cursul dolarului) dintr-o zona specificat (Curs) 3 n care coloana cea mai din stnga este ocupat de cheia de legtur (data). Acesta este un exemplu simplu de utilizare a funciilor speciale. Prin combinaie cu alte funcii i formule se pot realiza foi de calcul complexe. Funcii financiare Funcii pentru calculul amortizrii Funcia SLN Aceast funcie calculeaz amortizarea imobilizrilor dup metoda liniar. Sintaxa funciei este urmtoarea: =SLN (valoare-de-intrare,valoare-rezidual,durata-de-serviciu) unde Valoare-de-intrare nsumeaz costurile cu achiziionarea sau obinerea imobilizrii. Valoarea rezidual este valoarea estimat a recuperrilor la momentul scoaterii din funciune a imobilizrii din care s-au sczut cheltuielile cu scoaterea din funciune. Durata de serviciu este numrul de perioade de funcionare a imobilizrii. Trebuie s fie mai mare de doi ani. Amortizarea liniar se calculeaz dup formula: V Vr A= i Dn unde: A -amortizarea Vi valoarea de intrare Vr valoarea rezidual Dn durata de serviciu normat Exemplu S presupunem c ai cumprat un camion cu suma de 30.000$, care are durata de via de 10 ani i o valoare rmas de 7.500$. Amortizarea alocat pentru fiecare an este:
3 pentru preluarea datelor din zona Curs se utilizeaz referine externe.

42

= SLN(30000, 7500, 10) egal 2.250$ Funcia DDB (Double Decline Balance depreciation) Aceast funcie calculeaz amortizarea unei imobilizri pentru o perioad specificat, utiliznd metoda balanei dublu descresctoare sau o alt metod pe care o specificai. Sintaxa funcie este urmtoarea: =DDB(valoare-de-intrare,valoare-rezidual,durata-de-serviciu, perioada, factor) unde Valoare-de-intrare nsumeaz costurile cu achiziionarea sau obinerea imobilizrii Valoarea rezidual este valoarea estimat a recuperrilor la momentul scoaterii din funciune a imobilizrii din care s-au sczut cheltuielile cu scoaterea din funciune. Durata de serviciu este numrul de perioade de funcionare a imobilizrii. Perioada este perioada pentru care se face calculul i trebuie s aib aceeai unitate de msur ca i durata de serviciu normat. Factor este rata de descretere a balanei. Dac factor este omis, se consider a fi egal cu 2 (metoda balanei dublu descresctoare). Toate cele cinci argumente trebuie s fie numere pozitive. Observaie Metoda balanei dublu descresctoare calculeaz amortizarea la o rat accelerat. Amortizarea este cea mai mare n prima perioad i descrete succesiv n urmtoarele perioade. Funcia DDB utilizeaz formula urmtoare pentru a calcula amortizarea pentru o perioad: V * factor A = contabila Dn unde: A amortizarea; V contabil valoarea contabil a imobilizrii (valoarea de intrare amortizarea calculat pn n perioada de calcul); Dn durata de serviciu normat; factor - rata de descretere a balanei; Schimbai valoarea argumentului factor dac nu vrei s utilizai metoda balanei dublu descresctoare. Imobilizarea se consider amortizat cnd valoarea contabil este egal cu valoarea rezidual. Exemple S presupunem c o fabric achiziioneaz un nou utilaj. Utilajul cost 2.400$ i are durata de via de 10 ani. Valoarea rmas a utilajului este de 300$. Exemplele urmtoare arat amortizarea pentru mai multe perioade. Rezultatele sunt rotunjite la dou zecimale. =DDB(2400,300,3650,1) egal 1,32$, amortizarea dup prima zi. Microsoft Excel consider automat c argumentul factor este 2. =DDB(2400,300,120,1,2) egal 40,00$, amortizarea dup prima lun. 43

=DDB(2400,300,10,1,2) egal 480,00$, amortizarea dup primul an. =DDB(2400,300,10,2,1.5) egal 306,00$, amortizarea dup doi ani, utiliznd un factor de 1,5 n loc de metoda balanei dublu descresctoare. =DDB(2400,300,10,10) egal 22,12$, amortizarea dup 10 ani. Microsoft Excel consider automat c argumentul factor este 2. Funcia SYD Aceast funcie calculeaz amortizarea (deprecierea) imobilizrilor prin metoda nsumrii cifrei anilor (Sum of Years Digits depreciation) Sintaxa funciei este urmtoarea: =SYD (valoare-de-intrare,valoare-rezidual,durata-de-serviciu, perioada) unde Valoare-de-intrare este costul iniial al imobilizrii (costurile cu achiziionarea sau obinerea acesteia). Valoarea rezidual este valoarea la sfritul deprecierii (uneori denumit i valoarea rmas a mijlocului fix) reprezint valoarea estimat a recuperrilor la momentul scoaterii din funciune a imobilizrii din care s-au sczut cheltuielile cu scoaterea din functiune. Durata de serviciu este numrul de perioade de funcionare a imobilizrii. Perioada este perioada pentru care se face calculul i trebuie s aib aceeai unitate de msur ca i durata de serviciu normat. Observaie Amortizarea se calculeaz dup formula: (V - V ) * (D n p + 1) A= i r (D n * ( Dn + 1) / 2) n care: A amortizarea; Vi valoarea de intrare; Vr valoarea rezidual; Dn durata de serviciu normat; p perioada pentru care se face calculul; Exemple Dac ai cumprat cu 30.000$ un camion care are o durat de serviciu normat de 10 ani i o valoare rezidual de 7.500$, pentru primul an se va plti o amortizare anual de: =SYD(30000,7500,10,1) egal 4.090,91$ Valoarea amortizrii anuale pentru al zecelea an va fi: =SYD(30000,7500,10,10) egal 409,09$

44

Aplicaie O societate comercial achiziioneaz un microcalculator Intel Pentium 4 2,66 GHz, HDD 40 GB WD Caviar, 256 MB DDR333, monitor 17 n valoare de 22 milioane de lei. Durata de serviciu normat este de 5 ani, iar valoarea rmas de 6 milioane. S se determine valoarea amortizrii anuale prin metoda liniar, metoda degresiv i metoda nsumrii cifrei anilor. S se prezinte comparativ ntru-un grafic de tip histogram sumele calculate pentru cei 5 ani prin cele trei metode. Pentru achitarea microcalculatorului societatea contracteaz un mprumut la Banca Romn pentru Dezvoltare n valoare de 22 milioane de lei, la o rat anual a dobnzii de 25% pe o perioad de 2 ani. S se determine rata lunar pe care o va plti societatea n urma contractrii acestui mprumut. Pentru ntocmirea modelului foii de calcul se utilizeaz i funcia financiar PMT pe care o prezentm n continuare: Funcia PMT Aceast funcie calculeaz plata pentru un mprumut bazat pe pli constante i o rat constant a dobnzii. Sintaxa funciei este urmtoarea: =PMT(rat-dobnd,termen,valoare-prezent,valoare-viitoare, factor) unde rat-dobnd este rata dobnzii la care s-a negociat mprumutul; termen este numrul total de pli pentru mprumut; valoare-prezent este valoarea actualizat sau suma total pe care o valoreaz n prezent o serie de pli viitoare, denumit i capital de baz; valoare-viitoare este valoarea viitoare sau balana n numerar la care vrei s ajungei dup efectuarea ultimei pli. Dac valoare-viitoare este omis, se presupune a fi 0 (zero), ceea ce nseamn c valoarea viitoare a mprumutului este 0; factor este numrul 0 (zero) sau 1 i indic momentul cnd sunt datorate plile. Setai factor cu 0 dac plile sunt datorate la sfritul perioadei sau cu 1 dac plile sunt datorate la nceputul perioadei. Valoarea implicit este 0. Observaii Plata returnat de funcia PMT include capitalul de baz i dobnda, exceptnd taxele, plile pentru rezerve sau onorarii asociate uneori cu mprumuturile. Fii consecvent n legtur cu unitile utilizate pentru specificarea argumentelor rat-dobnd i termen. Dac efectuai pli lunare la un mprumut pe patru ani cu o rat a dobnzii de 12 procente, utilizai 12%/12 pentru argumentul rat-dobnd i 4*12 pentru termen. Dac efectuai pli anuale la acelai mprumut, utilizai 12 procente pentru argumentul rat-dobnd i 4 pentru termen. Pentru a gsi suma total pltit pe durata unui mprumut, nmulii valoarea ntoars de PMT cu termen. Exemple Urmtoarea formul ntoarce plata lunar pentru un mprumut de 10.000$ la o rat a dobnzii de 8 procente, pe care trebuie s-l achitai n 10 luni. 45

=PMT(8%/12, 10, 10000) egal -1.037,03$ Pentru acelai mprumut, dac plile sunt datorate la nceputul perioadei, plata este: =PMT(8%/12, 10, 10000, 0, 1) egal -1.030,16$ Formula urmtoare ntoarce suma pe care o persoan trebuie s v-o plteasc lunar dac i mprumutai 5.000$ cu dobnda de 12 procente i vrei s se achite n cinci luni. =PMT(12%/12, 5, -5000) egal 1.030,20$ Putei utiliza funcia PMT pentru a determina pli i pentru alte anuiti, altele dect mprumuturile. De exemplu, dac dorii s economisii 50.000$ n 18 ani, fcnd economii constante lunar, putei utiliza PMT pentru a determina ct trebuie s economisii lunar. Dac presupunei c putei ctiga dobnda de 6 procente utiliznd economiile dvs., putei utiliza PMT pentru a determina ce sum trebuie s depunei lunar. =PMT(6%/12, 18*12, 0, 50000) egal -129,08$ Dac depunei 129,08$ ntr-un cont cu dobnda de 6 procente, n fiecare lun, timp de 18 ani, vei avea 50.000$. Modelul foii de calcul pentru rezolvarea problemei este prezentat n figura nr. 30, iar foaia de calcul obinut n urma introducerii datelor este prezentat n figura nr. 31.

Fig. nr.30. Modelul foii de calcul pentru calculul amortizrii

46

Fig. nr..31. Foaia de calcul obinut n urma introducerii datelor de intrare

Graficul obinut n urma selectrii datelor n foaia de calcul este prezentat n figura nr. 32.

Fig. nr. 32. Reprezentarea grafic a amortizrii anuale

47

Alte funcii financiare Funcia IRR ntoarce rata intern de rentabilitate pentru o serie de fluxuri de numerar reprezentate de numerele din argumentul grup fluxuri bneti. Aceste fluxuri de numerar nu trebuie neaprat s fie egale, cum ar trebui s fie pentru o anuitate. Oricum, fluxurile de numerar trebuie s apar la intervale de timp regulate, de exemplu, lunare sau anuale. Rata intern de rentabilitate este rata dobnzii primite pentru o investiie constnd din pli (valori negative) i ncasri (valori pozitive) care apar la perioade regulate. Sintaxa funciei este urmtoarea: =IRR(grup fluxuri bneti, rata estimat) unde grup fluxuri bneti este o matrice sau o referin la celule care conin numerele pentru care vrei s calculai rata intern de rentabilitate. Grup fluxuri bneti trebuie s conin cel puin o valoare pozitiv i una negativ pentru a putea calcula rata intern de rentabilitate. IRR folosete ordinea numerelor din argumentul grup fluxuri bneti pentru a interpreta ordinea fluxurilor de numerar. Asigurai-v c ai introdus plile i ncasrile n secvena corect. Dac un argument matrice sau referin conine text, valori logice sau celule goale, acele valori sunt ignorate. rata estimat este un numr care estimai c ar fi apropiat de rezultatul dat de funcia IRR. Microsoft Excel utilizeaz o tehnic iterativ pentru calculul funciei IRR. ncepnd de la valoarea ratei estimate, IRR cicleaz prin calcule pn la o precizie a rezultatului de 0,00001 procente. Dac IRR nu gsete un rezultat dup 20 de ncercri, este ntoars valoarea de eroare #NUM!. n cele mai multe cazuri nu este nevoie s dai argumentul rat estimat pentru calculul funciei IRR. Dac rata estimat este omis, se presupune a fi 0,1 (10 procente). Dac IRR d eroarea #NUM! sau dac rezultatul nu este apropiat de cel ateptat, ncercai din nou cu o nou valoare pentru argumentul rat estimat. Observaii IRR este nrudit ndeaproape cu funcia NPV, funcia pentru calculul valorii nete actualizate. Rata rentabilitii calculat de IRR este rata dobnzii corespunztoare unei valori nete actualizate egale cu 0( zero). Exemple S presupunem c dorii s pornii o afacere cu un restaurant. Estimai c va costa 70.000$ la nceput i v ateptai la urmtoarele venituri nete pentru primii cinci ani: 12.000$, 15.000$, 18.000$, 21.000$ i 26.000$. B1:B6 conin urmtoarele valori: $-70.000, $12.000, $15.000, $18.000, $21.000 i $26.000, respectiv. S se determine rata intern de rentabilitate dup patru ani, dup cinci ani i dup doi ani. Modelul pentru foaia de calcul este urmtorul:

48

Fig. nr. 33. Utilizarea funciei IRR

n urma introducerii datelor, se obin urmtoarele rezultate: Costul investiiei Venituri an 1 Venituri an 2 Venituri an 3 Venituri an 4 Venituri an 5 Rata intern de rentabilitate dup cinci ani Rata intern de rentabilitate dup patru ani Rata intern de rentabilitate dup doi ani

-70000 12000 15000 18000 21000 26000 8.66% -2.12% -44.35%

Funcia RATE ntoarce rata dobnzii periodice pentru o anuitate. RATE este calculat prin iteraii i poate avea zero sau mai multe soluii. Dac rezultatele succesive ale funciei RATE nu converg spre 0,0000001 dup 20 de iteraii, RATE ntoarce valoarea de eroare #NUM!. Sintaxa funciei este urmtoarea: =RATE(termen, plat-periodic, valoare-prezent, valoare-viitoare, factor, rat-estimat) unde: termen este numrul total de perioade de plat dintr-o anuitate; 49

plat-periodic este plata efectuat periodic i rmne neschimbat pentru toat durata anuitii. n mod tipic, argumentul pmt include capital de baz i dobnd, dar nu i alte onorarii sau taxe; valoare-prezent este valoarea actualizat pentru suma total pe care o reprezint n prezent o serie de pli viitoare. valoare-viitoare este valoarea viitoare sau balana n numerar la care dorii s ajungei dup efectuarea ultimei pli. Dac valoare-viitoare este omis, se consider 0 (valoarea viitoare a unui mprumut, de exemplu, este 0). factor este numrul 0 sau 1 i indic momentul cnd sunt datorate plile. Setai factor cu 0 sau omitei-l dac plile sunt datorate la sfritul perioadei i cu 1 dac plile sunt efectuate la nceputul perioadei. rat-estimat este valoarea estimat pentru argumentul rat. Dac omitei argumentul rat-estimat, se consider de 10 procente. Dac RATE nu converge, ncercai i alte valori pentru argumentul rat estimat. RATE converge, de obicei, dac rat estimat este cuprins ntre 0 i 1. Observaii Fii consecvent n legtur cu unitile utilizate pentru specificarea argumentelor rat estimat i nper. Dac efectuai pli lunare la un mprumut pe patru ani cu o rat a dobnzii de 50 procente, utilizai 50%/12 pentru argumentul rat-estimat i 4*12 pentru termen. Dac efectuai pli anuale la acelai mprumut, utilizai 50% pentru argumentul rat-estimat 4 pentru termen. Exemplu Societatea comercial ALFA contracteaz un mprumut de la BRD Bacu n sum de 100000000 lei pe o perioad de patru ani, cu pli lunare de 5000000 lei. Plata se efectueaz la sfritul lunii. S se determine rata dobnzii la creditul acordat. Modelul pentru foaia de calcul este urmtorul:

50

Fig. nr.34. Utilizarea funciei RATE

n urma introducerii datelor se obin urmtoarele rezultate: 100000000 Valoare credit Numr de perioade 48 Rata lunar pltit -5000000 Rata lunar a dobnzii 4.35% Rata anual a dobnzii 52% Funcia NPV Calculeaz valoarea net actualizat a unei investiii prin utilizarea unei rate de actualizare (rata de scont) i a unei serii de pli (valori negative) i ncasri (valori pozitive) viitoare. Sintaxa funciei este urmtoarea: =NPV(rat,valoare1,valoare2, ...), unde: Rat este rata de actualizare pe parcursul unei perioade. valoare1,valoare2, ... sunt de la 1 pn la 29 de argumente care reprezint pli i ncasri. valoare1,valoare2, ... trebuie repartizate la aceleai intervale de timp i trebuie efectuate la sfritul fiecrei perioade. NPV folosete ordinea argumentelor valoare1,valoare2, ... pentru a interpreta ordinea fluxurilor de numerar. Asigurai-v c valorile plilor i ncasrilor sunt introduse n succesiunea corect. 51

Argumentele care sunt numere, celule goale, valori logice sau reprezentri text ale numerelor, sunt luate n calcul, iar argumentele care nu se pot converti n numere sunt ignorate. Dac un argument este o matrice sau o referin, sunt luate n calcul numai numerele din matrice sau din referin. Celulele goale, valorile logice, textele sau valorile de erori din matrice sau din referin sunt ignorate. Observaii Funcia NPV i ncepe calculele cu o perioad naintea primului flux de numerar (valoare1) i le termin cu ultimul flux de numerar din list. Calculul funciei NPV se bazeaz pe fluxuri de numerar viitoare. Dac primul flux de numerar are loc la nceputul primei perioade, prima valoare trebuie adugat la rezultatul dat de NPV i nu inclus n argumentele de tip valoare. NPV este asemntoare cu funcia PV (valoarea actualizat). Diferena semnificativ dintre PV i NPV este c PV accept fluxuri de numerar care au loc fie la nceputul, fie la sfritul perioadei. Spre deosebire de valorile variabile ale fluxurilor de numerar din cazul NPV, fluxurile de numerar din PV trebuie s fie constante pe toat perioada investiiei. NPV mai este nrudit i cu funcia IRR (rata intern de rentabilitate). IRR este rata pentru care NPV este egal cu zero: NPV(IRR(...), ...) = 0. Exemple S presupunem cazul unei investiii pentru care pltii 10.000$ peste un an i primii anual venituri de 3.000$, 4.200$ i 6.800$ n cei trei ani care urmeaz. Considernd o rat de actualizare anual de 10%, valoarea net actualizat a investiiei este: Rata de actualizare anual 10% Costul investiiei -10000 Venituri an 1 3000 Venituri an 2 4200 Venituri an 3 6800 Valoarea net actualizat a investiiei $1,188.44 n exemplul precedent, costul iniial de 10.000$ este inclus ca una dintre valori, deoarece plata se face la sfritul primei perioade. Considerm o investiie care pornete de la nceputul primei perioade. Presupunem c vrei s cumprai un magazin alimentar. Costul afacerii este de 40.000$ i v ateptai s primii urmtoarele venituri pentru primii cinci ani de activitate: 8.000$, 9.200$, 10.000$, 12.000$ i 14.500$. Rata inflaiei este de 8%. Modelul pentru foaia de calcul este urmtorul:

52

Fig. nr. 35. Utilizarea funciei NPV

n urma introducerii datelor, se obin urmtoarele rezultate: Rata inflaiei 8% Costul investiiei -40000 Venituri an 1 8000 Venituri an 2 9200 Venituri an 3 10000 Venituri an 4 12000 Venituri an 5 14500 Valoarea net actualizat a investiiei $1,922.06 n exemplul precedent, costul iniial de 40.000$ nu este introdus ca una dintre valori deoarece plata se face la nceputul primei perioade. S presupunem c n cel de-al aselea an are loc un cutremur i pierderile avute se ridic la suma de 9000$ n acel an.

53

Fig. nr. 36. Utilizarea funciei NPV

n urma introducerii datelor, se obin urmtoarele rezultate: Rata inflaiei 8% Costul investiiei -40000 Venituri an 1 8000 Venituri an 2 9200 Venituri an 3 10000 Venituri an 4 12000 Venituri an 5 14500 Pierdere an 6 -9000 Valoarea net actualizat a investiiei ($3,749.47) Funcia NPER ntoarce numrul de perioade pentru o investiie bazat pe pli periodice constante i o rat constant a dobnzii. Sintaxa funciei este urmtoarea: =NPER(rata-dobnzii, plat-periodic, valoare-prezent, valoare-viitoare, factor), unde: rata-dobnzii este rata dobnzii pe o perioad. plat-periodic este plata fcut n fiecare perioad; ea nu poate fi schimbat pe parcursul anuitii. Tipic, plat-periodic conine capital i investiii, dat nu i alte onorarii sau taxe. 54

valoare-prezent este valoarea actualizat sau valoarea global pe care ar reprezenta-o n acest moment o serie de pli viitoare. valoare-viitoare este valoarea viitoare sau o balan n numerar pe care dorii s o obinei dup efectuarea ultimei pli. Dac valoare-viitoare este omis, se presupune a fi egal cu 0 (valoarea viitoare a unui mprumut, de exemplu, este 0). factor este numrul 0 sau 1 i indic momentul cnd sunt datorate plile. Setai factor cu 0 dac plile sunt datorate la sfritul perioadei i cu 1 dac plile sunt datorate la nceputul perioadei. Exemple =NPER(12%/12, -100, -1000, 10000, 1) egal 60 =NPER(1%, -100, -1000, 10000) egal 60 =NPER(1%, -100, 1000) egal 11 Funcia FV ntoarce valoarea viitoare a unei investiii bazate pe pli periodice i constante i o rat a dobnzii constant. Sintaxa funciei este urmtoarea: =FV(rat-dobnd, termen, plat-periodic, valoare-prezent, factor), unde: rat-dobnd este rata dobnzii pe o perioad. termen este numrul total de perioade de plat dintr-o anuitate. plat-periodic este plata efectuat periodic; ea nu poate fi schimbat pe durata anuitii. n mod tipic, argumentul plat-periodic conine capital i dobnd, dar nu i alte taxe i datorii. valoare-prezent este valoarea actualizat sau suma global pe care o serie de pli viitoare o reprezint n momentul actual. Dac argumentul valoare-prezent este omis, se consider 0 (zero). factor este numrul 0 sau 1 i indic momentul cnd sunt datorate plile. Dac factor este omis, se consider 0. Setai factor cu 0 dac plile sunt datorate la sfritul perioadei i cu 1 dac plile sunt datorate la nceputul perioadei. Observaii Asigurai-v c suntei consecvent n ce privete unitile pentru specificarea argumentelor ratdobnd i termen. Dac efectuai pli lunare pentru un mprumut pe patru ani cu dobnda anual de 12 procente, utilizai 12%/12 pentru argumentul rat-dobnd i 4*12 pentru termen. Dac efectuai pli anuale pentru acelai mprumut, utilizai 12% pentru rat-dobnd i 4 pentru termen. Sumele pltite, cum ar fi depozitele pentru economii, sunt reprezentate prin numere negative; sumele primite, cum ar fi cecurile de dividende, sunt reprezentate prin numere pozitive. Exemplu: 55

S presupunem c vrei s economisii bani pentru un anumit proiect care se va executa peste un an de zile. Depunei 1.000$ ntr-un cont de economii din care ctigai o dobnd anual de 6 % (dobnda lunar este de 6%/12, sau 0,5%). Planificai s depunei cte 100$ la nceputul fiecrei luni, pentru urmtoarele 12 luni. Ci bani se vor afla n cont la sfritul celor 12 luni? A B 1. Dobnda anual 6% 2. Numrul de perioade 12 3. Rata lunar de plat -100 4. Valoarea actual a investiiei -1000 5. 5 Valoarea viitoare a investiiei $2,301.40 Pentru determinarea valorii viitoare s-a utilizat n celula B5 urmtoarea formul: =FV(B1/12,B2,B3,B4,1). Funcia PV ntoarce valoarea actualizat a unei investiii. Valoarea actualizat este suma total pe care o reprezint n prezent o serie de pli viitoare. De exemplu, cnd luai bani cu mprumut, suma mprumutat este valoarea actualizat pentru creditor. Sintaxa funciei este urmtoarea: =PV(rat-dobnd, termen, plat-periodic, valoare-viitoare, factor), unde: rat-dobnd este rata dobnzii pe perioad. De exemplu, dac obinei un mprumut pentru automobil cu o dobnd anual de 10 procente i efectuai pli lunare, rata dobnzii lunare este 10%/12, sau 0.83%. Va trebui s introducei n formul valorile 10%/12, sau 0.83%, sau 0.0083, pentru argumentul rat-dobnd. termen este numrul total de perioade de plat dintr-o anuitate. De exemplu, dac luai un mprumut pe patru ani pentru autoturism i efectuai pli lunare, mprumutul dvs. are 4*12 (sau 48) perioade. Vei introduce n formul valoarea 48 pentru argumentul termen. plat-periodic este plata efectuat periodic i rmne neschimbat pentru toat durata anuitii. n mod tipic, argumentul plat-periodic include capital de baz i dobnd, dar nu i alte onorarii sau taxe. De exemplu, plile lunare pentru un mprumut de 10.000$ pe patru ani, pentru un autoturism, cu o dobnd de 12 procente, sunt de cte 263,33$. Vei introduce n formul -263,33 pentru argumentul plat periodic. Valoare-viitoare este valoarea viitoare sau balana n numerar la care dorii s ajungei dup efectuarea ultimei pli. Dac valoare-viitoare este omis, se presupune a fi 0 (valoarea viitoare a unui mprumut, de exemplu, este 0). De exemplu, dac dorii s economisii 50.000$ pentru un anumit proiect, n 18 ani, atunci 50.000$ este valoarea viitoare. Ai putea face un calcul pentru o anumit dobnd pe timpul pstrrii sumelor depuse, astfel nct ai putea determina care trebuie s fie economiile lunare. factor este numrul 0 sau 1 i indic momentul cnd sunt datorate plile. Setai factor cu 0 dac plile sunt datorate la sfritul perioadei i cu 1 dac plile sunt datorate la nceputul perioadei. 56

Exemplu: Ionescu Ion dorete s ncheie un contract de asigurri n valoare total de 60000$ pe o perioad de 20 de ani. Pentru aceasta el ar trebui s plteasc la sfritul fiecrei luni suma de 500$ pe ntreaga perioad. La banii pltii ctigul va fi de 8%. Ionescu dorete s afle dac aceasta ar fi o investiie bun. Utiliznd funcia PV, se determin valoarea actual a investiiei. Modelul pentru foaia de calcul este urmtorul:

Fig. nr.37. Utilizarea funciei PV

n urma introducerii datelor, se obin urmtoarele rezultate: Rata anual a dobnzii 8% Numrul de perioade (ani) 20 Rata lunar de plat 500 Valoarea actual a investiiei ($59,777.15) Rezultatul este negativ deoarece el reprezint sume pltite, un circuit financiar de cheltuieli. Valoarea actualizat a anuitii (59.777,15$) este mai mic dect vi s-a cerut s pltii (60.000$). De aceea, putei considera c nu ar fi o investiie bun. Aplicaie Societatea comercial Alfa contracteaz un mprumut la banc n valoare de 100000000 lei pe o perioad de 12 ani cu o rat a dobnzii de 29%. Dup 4 ani are loc renegocierea contractului n urmtoarele condiii: mrirea cuantumului mprumutului cu 10%, rata dobnzii 27%, perioada rmas 6 ani. S se determine diferena dintre plile iniiale i plile n condiiile renegocierii contractului. 57

Modelul pentru foaia de calcul este urmtorul:

Fig. nr. 38. Modelul foii de calcul

n urma introducerii datelor se obin urmtoarele valori: Valoare mprumut Rata anual a dobnzii Numrul de perioade (luni) Rata lunar de plat Suma rmas de plat dup 4 ani Noul cuantum al mprumutului Rata anual a dobnzii Numrul de perioade (luni) Rata lunar de plat Pli n condiiile iniiale Pli n condiiile renegocierii contractului Diferen

100000000 29% 144 -4590565.511 98801708.67 108681879.5 27% 72 -4385202.656 -661041433.6 -536081735.8 -124959697.9

58

Baze de date Excel Excel este un program de calcul tabelar ce poate fi utilizat i pentru crearea i gestionarea bazelor de date (de exemplu, liste cu adresele clienilor, inventarul produselor etc.), capacitile oferite n acest domeniu fiind remarcabile. n Excel, o baz de date este o list creat pentru a organiza i gestiona grupuri de date ntr-o foaie de lucru. Coloanele din domeniul bazei de date sunt cunoscute sub denumirea de cmpuri, iar rndurile sub denumirea de nregistrri. Rndul de sus al bazei de date conine numele cmpurilor. Modulul pentru baze de date din programele de calcul tabelar asigur gestionarea bazelor de date, permind crearea, actualizarea i interogarea acestora, precum i efectuarea unei complexe game de operaiuni asupra structurii nregistrrilor. O baz de date este format dintr-un grup de date ntre care exist o legtur, grupul fiind organizat n rnduri i coloane ale unui tabel. Aceeai foaie de calcul poate s conin mai multe baze de date, fiecare dintre ele avnd nregistrri (rnduri) i cmpuri (coloane). De fapt, o nregistrare este o colecie de date despre un obiect, fenomen sau proces al bazei, iar un cmp este o caracteristic, un atribut al tuturor nregistrrilor bazei de date. Aadar, ntr-o baz de date fiecare linie este o nregistrare i fiecare coloan este un cmp, cu meniunea c prima linie a tabelului conine numele cmpurilor, cte unul pentru fiecare coloan. Prin nume se face referirea la cmpurile bazei. Crearea unei baze de date presupune doar introducerea numelor cmpurilor n prima linie ocupat de baza de date i apoi introducerea valorilor asociate n urmtoarele linii. Actualizarea bazei de date se realizeaz astfel: Adugarea de nregistrri presupune doar introducerea de noi valori dup ultima linie completat cu date. Inserarea n interior necesit utilizarea comenzii de inserare linie n poziia dorit, urmat de completarea cu date. tergerea de nregistrri nseamn de fapt tergerea de rnduri din foaia de calcul. Modificarea coninutului bazei de date utilizeaz facilitile de editare ale programului de calcul tabelar. Modificarea structurii bazei de date presupune adugarea de noi cmpuri, adic adugarea de noi coloane i tergerea cmpurilor, adic tergerea de coloane. n Microsoft Excel putei folosi cu uurin o list ca o baz de date. Cnd executai activiti specifice bazelor de date, ca de pild cutare, sortare sau subtotalizare date, Microsoft Excel recunoate automat lista ca o baz de date i folosete urmtoarele elemente ale listei pentru a organiza datele: Coloanele din list sunt cmpurile din baza de date. Etichetele coloanelor din list sunt numele cmpurilor n baza de date. Fiecare rnd din list este o nregistrare n baza de date. Figura nr. 39 prezint o baz de date privind salariaii unei societi. Fiecare nregistrare conine informaii despre un salariat (marca, nume salariat, funcie, secie, vechime, numr copii, salariu de baz) . 59

Regsirea i filtrarea datelor ntr-o baz de date Comenzile Data Filter din Excel permit localizarea i afiarea nregistrrilor din baza de date care ndeplinesc anumite criterii. n Excel putei regsi i filtra date utiliznd trei mecanisme: formatul de date (cu Data Form), AutoFilter sau Advanced Filter.

Fig. nr. 39. Baza de date BDSAL

Regsirea, editarea i tergerea nregistrrilor cu formatul de date Regsirea nregistrrilor din baza de date utiliznd formatul de date se realizeaz dup urmtorii pai: 1. Selectai o celul din baza de date pentru salariai BDSAL; 2. Selectai din meniul Data comanda Form pentru a afia formatul de date pentru baza de date;

60

Fig. nr. 40. Utilizarea formatului de date

3. Selectai butonul Criteria. Selectarea butonului Criteria schimb butoanele din format i terge casetele de text de lng fiecare cmp.

Fig. nr. 41. Selectarea butonului Criteria

Selectai caseta de text de lng cmpul n care dorii un criteriu. Introducei criteriul; De exemplu, pentru obinerea nregistrrilor pentru care marca salariatului este mai mare de 130 i funcia este agent vnzri, criteriul se introduce astfel: 61

Fig. nr. .42. Utilizarea butonului Criteria

4. Alegei Find Next sau Find Prev pentru a trece, n direcia indicat, de la nregistrarea curent la nregistrarea urmtoare care ndeplinete criteriul. Editarea cu formatul de date se poate realiza utiliznd butonul Restore. tergerea nregistrrilor se realizeaz utiliznd butonul Delete din formatul de date care apare dup selectarea unei anumite nregistrri. Un mesaj de avertizare v atenioneaz c suntei pe cale s tergei nregistrarea curent. Alegei OK pentru a finaliza tergerea. Regsirea datelor cu AutoFilter Comanda AutoFilter ofer un mod uor de a reduce o list pentru ca aceasta s arate doar liniile care rspund ntrebrilor dumneavoastr. Liniile de date care nu ndeplinesc criteriul pe care l-ai specificat sunt ascunse. Pentru a crea un AutoFilter ntr-o baz de date, parcurgei urmtorii pai: 1. Selectai o celul din baza de date; 2. Selectai din meniul Data comenzile Filter, AutoFilter; Numele de cmpuri din partea de sus a listei devin astfel liste derulante.

62

Fig. nr..43. Utilizarea comenzii AutoFilter

Pentru a nltura prin filtrare nregistrrile care nu ndeplinesc criteriul, urmai paii de mai jos: 2 Executai un clic pe lista derulant pentru cmpul n care dorii s introducei criteriul; 2 Selectai criteriul pe care l dorii pentru acest cmp. Selectai una din urmtoarele opiuni: (All) - Afieaz toate nregistrrile din baza de date; (Top10) - Afieaz caseta de dialog AutoFilter Top 10 care v permite filtrarea unei cantiti specificate de informaii, fie prin procent, fie prin numr de elemente, ncepnd din partea de sus sau din cea de jos a listei; (Custom) - Afieaz caseta de dialog Custom AutoFilter i v permite crearea de criterii AND sau OR (se utilizeaz pentru a aplica bazei de date un filtru cu dou valori n aceeai coloan sau pentru a utiliza operatori de comparaie alii dect operatorul Egal - Equals) Exact values Afieaz doar nregistrrile care au exact aceast valoare n acest cmp. De ndat ce facei o selecie AutoFilter din lista derulant, foaia de calcul ascunde liniile care nu satisfac criteriul specificat. Spre exemplu, pentru a gsi nregistrrile pentru care marca salariatului este cuprins ntre 130 i 135, criteriul va fi scris n cutia de dialog Custom AutoFilter astfel:

63

Fig. nr.44. Utilizarea casetei de dialog CustomAutoFilter

Pentru a utiliza o condiie suplimentar, care se bazeaz pe o valoare din alt coloan, repetai paii 2 i 2 n alte coloane. Observaii: Cnd utilizai un filtru pe o coloan, singurele filtre disponibile pentru celelalte coloane sunt cele care folosesc valorile vizibile din lista filtrat. Putei aplica pn la dou condiii pe o coloan cu Autofiltrare (AutoFilter). Dac avei nevoie s aplicai trei sau mai multe condiii pentru o coloan putei utiliza drept criterii de filtrare valori calculate sau copiai nregistrrile n alte locaii, unde putei utiliza filtre complexe. Pentru a afia toate nregistrrile i a nltura criteriile din toate comenzile AutoFilter, selectai Data, Filter, Show All. Pentru a prsi AutoFilter, selectai Data, Filter, AutoFilter. Cnd AutoFilter este activ, n meniul de lng comanda AutoFilter apare un marcaj de validare. Filtrarea datelor utiliznd comanda Advanced Filter Comanda Advanced Filter v permite s punei ntrebri foarte complicate pentru care trebuie satisfcute multiple condiii i chiar criterii calculate. Dac utilizai Advanced Filter trebuie s creai o zon de criterii care specific condiiile pe care datele filtrate trebuie s le ndeplineasc. Zona de criterii se plaseaz fie deasupra bazei de date, fie la dreapta acesteia. Linia cea mai de sus din zona de criterii conine numele de cmpuri care trebuie scrise exact la fel ca numele de cmpuri din baza de date. Dac zona de criterii se plaseaz deasupra bazei de date, foaia de lucru ar trebui s aib cel puin trei rnduri goale, pe care s le utilizai drept zon de criterii. 1. Copiai din baza de date etichetele acelor coloane care conin valorile pe care dorii s le filtrai; 2. Inserai din Clipboard etichetele coloanelor n primul rnd liber din zona de criterii; 3. n rndurile de sub etichetele de criterii, tastai criteriile pe care dorii s le utilizai. Asigurai-v c exist cel puin un rnd liber ntre valorile criteriilor i baza de date n cazul n care plasai zona de criterii deasupra bazei de date. 64

4. Facei clic pe o celul din list. 5. n meniul Data, selectai Filter (Filtru) i apoi facei clic pe Advanced Filter (Filtrare complex).

Fig. nr.45. Utilizarea comenzii Advanced Filter

6. Pentru a filtra baza de date prin ascunderea nregistrrilor care nu ndeplinesc criteriul selectai Filter the list, in-place. Pentru a filtra o baz de date prin copierea n alt zon a foii de lucru a nregistrrilor care ndeplinesc criteriile specificate, facei clic pe Copy to another location (Copiaz n alt locaie), facei clic pe caseta Copy to (Copiaz n) i apoi facei clic pe colul din stnga-sus al zonei de inserare. n acest caz trebuie s avei definit o zon care specific destinaia pentru datele copiate. 7. n caseta Zon de criterii (Criteria range), introducei referina pentru zona criteriilor, incluznd etichetele criteriilor. Observaie: Dac foaia de lucru conine o zon numit Criterii (Criteria), referina pentru zon va apare automat n caseta Zon de criterii (Criteria range). n exemplul din fig. nr. 39 se interogheaz baza de date pentru obinerea nregistrrilor care se refer la salariaii din secia nr.1. Tipuri de criterii de comparaie ntr-o zon de criterii, cu un filtru complex sau cu un filtru particularizat putei utiliza urmtoarele tipuri de criterii de comparaie: Un ir de caractere Pentru a cuta rnduri ntr-o list care conin o valoare exact, tastai textul, numrul, data calendaristic sau valoarea logic n celula imediat sub eticheta de criteriu. De exemplu, dac tastai 6100 imediat sub eticheta Cod potal din zona de criterii, Microsoft Excel afieaz numai rndurile care conin valorile de cod potal "6100". Metacaractere 65

Pentru a cuta valorile de text care au n comun unele iruri de caractere, utilizai metacaracterele. Un metacaracter reprezint unul sau mai multe caractere neprecizate.
Tabelul nr.15. Metacaractere

Ce se caut Orice caracter singur n aceeai poziie ca semnul ntrebrii Orice numr de caractere n aceeai poziie ca asteriscul Semnul ntrebrii, asterisc sau tild

Se folosete ? (semnul ntrebrii)

Exemplu On?x gsete "Onyx" i "Onix"

* (asterisc)

*nomic gsete "economic" i "astronomic" fy91~? gsete "fy91?"

~ (tild) urmat de ?, *, sau ~

Valori n interiorul unor limite precizate Pentru a afia numai rndurile care se ncadreaz n intervalul precizat, tastai un operator de comparaie urmat de o valoare, n celula aflat imediat sub eticheta de criteriu. De exemplu, pentru a gsi salariaii pentru care salariul de baz este mai mare sau egal cu 4000000, tastai >=4000000 sub eticheta criteriului Salariu de baz din zona de criterii. Observaie: Cnd evalueaz datele, Microsoft Excel nu face deosebirea ntre literele mari i literele mici. La scrierea valorilor criteriului, respectai regulile: pentru a efectua cutarea dup o valoare dat, introducei valoarea drept criteriu. Formatul datei nu are importan n selecia nregistrrilor; folosii adresele relative ale csuelor n formulele care fac referiri la cmpurile bazei de date din grupul de intrare; apelai la adresele absolute ale csuelor pentru a va referi la valori din afara grupului de intrare. De exemplu, se poate folosi criteriul =C2< >D2 pentru a gsi nregistrrile ale cror valori din cmpul aflat pe coloana C nu sunt egale cu valorile cmpului definit n coloana D; se poate apela la forma =C2<>$K$2 pentru a cuta nregistrrile ale cror valori din coloana C nu sunt egale cu valoarea din K2, care este n afara bazei de date. Exemple de criterii de filtrare complex Criteriile de filtrare complex pot include condiii multiple aplicate unui singur cmp, criterii multiple aplicate mai multor cmpuri i condiii create ca rezultat al unei formule. 66

Cnd creai criterii de filtrare complex, introducei criteriile diverselor cmpuri pe aceeai linie a grupului criteriu pentru a selecta numai nregistrrile care ndeplinesc toate criteriile concomitent. Excel trateaz criteriile scrise pe aceeai linie a grupului criteriu ca i cum ar fi legate ntre ele prin operatorul logic AND. Nu uitai s redefinii grupul alocat criteriului astfel nct el s conin toate coloanele cu criterii. Trei sau mai multe condiii ntr-o singur coloan Dac avei trei sau mai multe condiii pentru o singur coloan, tastai criteriile direct, unul sub altul, n rnduri separate. De exemplu, urmtoarea zon de criterii afieaz rndurile care conin sau "agent vnzri" sau "ofer" sau contabil n coloana Funcia. Funcia agent vnzri ofer Contabil

Fig. nr. 46. Utilizarea comenzii Advanced Filter cu copierea rezultatelor filtrrii ntr-o alt zon

67

Fig. nr. 47. Utilizarea comenzii Advanced Filter cu copierea rezultatelor filtrrii ntr-o alt zon

Criterii din dou sau mai multe cmpuri Pentru a cuta date care rspund unei condiii n dou sau mai multe cmpuri, introducei toate criteriile n acelai rnd din zona de criterii. De exemplu, urmtoarea zon de criterii afieaz toate rndurile care conin "agent vnzri" n coloana Funcia i valoarea 1 n coloana Secia.
Funcia agent vnzri Secia 1

n urma selectrii comenzii Filter din meniul Data, opiunea Advancing Filter:

Fig. nr. 48. Utilizarea criteriilor din dou cmpuri

68

se obin urmtoarele rezultate:

Fig. nr. 49. Utilizarea criteriilor din dou cmpuri

Pentru a gsi datele care satisfac sau o condiie ntr-o coloan sau o condiie n alt coloan, introducei criteriile n rnduri diferite ale zonei de criterii. De exemplu, urmtoarea zon de criterii afieaz toate rndurile care conin fie "contabil" n coloana Funcia, fie valoarea n coloana Secia, fie valorile salariului de baz mai mari de 4000000. Funcia contabil Secia 1 >4000000 Salariu de baz

69

Fig. nr.50. Utilizarea criteriilor de tip OR

Pentru a gsi rndurile care satisfac una sau mai multe condiii dintr-o coloan i una sau mai multe condiii din alt coloan, tastai criteriile n rnduri separate. De exemplu, urmtoarea zon de criterii afieaz rndurile care conin agent vnzri n coloana Funcia i valoarea 1 pentru Secia sau rndurile pentru contabil i secia 2. Funcia Secia agent vnzri 1 contabil 2

70

Fig. nr 51. Utilizarea de criterii complexe

Funcii ale bazelor de date Microsoft Excel include 12 funcii n foaia de calcul care analizeaz datele stocate n baze de date. Fiecare dintre aceste funcii, fiind referite n mod colectiv ca funcii D (Dfunctions), utilizeaz trei argumente: baz de date, cmp i criteriu. Aceste argumente se refer la zonele foii de calcul care sunt utilizate de ctre funcie. Sintaxa funciilor este urmtoarea: Dfunction(baz de date, cmp, criteriu), unde Baz de date este zona de celule care formeaz lista sau baza de date. Cmp arat care coloan este utilizat n funcie. Coloanele de date trebuie s aib o etichet de identificare pe primul rnd. Cmp poate fi dat ca text, cu eticheta coloanei cuprins ntre ghilimele, cum ar fi "Marc" sau "Nume salariat" din exemplul de mai sus sau ca un numr care reprezint poziia coloanei n cadrul bazei de date: 1 pentru prima coloan, 2 pentru a doua coloan i aa mai departe. Criteriu este o referin la o zon de celule n care sunt specificate condiiile pentru funcie. Funcia ntoarce informaiile din list care corespund condiiilor specificate n zona criteriilor. Zona criteriilor include o copie a etichetei de coloan din list, pentru acea coloan pe care vrei ca funcia s o sintetizeze. Referina criteriilor poate fi introdus ca o zon de celule, cum ar fi H1:H2 sau ca un nume care reprezint zona de celule, cum ar fi "Criteriu". 71

Observaii: Putei utiliza orice zon pentru argumentul criteriu, atta timp ct aceasta include cel puin o etichet de coloan i cel puin o celul sub eticheta coloanei, n care este specificat o condiie pentru coloan. De exemplu, dac zona H2:H3 conine eticheta de coloan Secia n celula H2 i valoarea 1 n celula H3 ai putea defini zona ca SECTIA1 (utiliznd comenzile Insert, Name, Define) i utiliza acest nume drept argumentul criteriu din funciile pentru baze de date. Dei zona criteriilor poate fi localizat oriunde n foaia de calcul, nu aezai zona criteriilor dedesubtul listei. Dac introducei informaii noi n list prin intermediul comenzii Form din meniul Data, acestea sunt adugate n primul rnd de sub list. Dac rndul de sub list nu este gol, Microsoft Excel nu poate aduga noile informaii. n Excel sunt utilizate urmtoarele funcii ale bazelor de date: DAVERAGE - ntoarce media aritmetic a nregistrrilor selectate din baza de date. DCOUNT - Numr celulele dintr-o coloan din list sau din baza de date care conin numere i care ndeplinesc condiiile specificate. DCOUNTA - Numr toate celulele dintr-o coloan din list sau din baza de date care nu sunt goale i care ndeplinesc condiiile specificate. DGET - Extrage o singur valoare dintr-o coloan a unei baze de date care ndeplinete condiiile specificate. Observaii Dac nici o nregistrare nu ndeplinete criteriile de selectare, DGET ntoarce valoarea de eroare #VALUE! Dac mai multe nregistrri ndeplinesc criteriile de selectare, DGET ntoarce valoarea de eroare #NUM! DMAX - ntoarce valoarea maxim din nregistrrile selectate dintr-o baz de date DMIN - ntoarce valoarea minim din nregistrrile selectate dintr-o baz de date DPRODUCT - nmulete valorile dintr-un cmp particular de nregistrri care corespund criteriilor dintro baz de date DSTDEV - Estimeaz abaterea standard pe baza unui eantion de nregistrri selectate dintr-o baz de date DSTDEVP - Calculeaz abaterea standard pe baza ntregii populaii de nregistrri selectate dintr-o baz de date DSUM - Adun numerele din cmpurile coloan ale nregistrrilor din baza de date care ndeplinesc criteriile specificate DVAR - Estimeaz variana pe baza unui eantion din nregistrrile selectate dintr-o baz de date DVARP - Calculeaz variana pe baza ntregii populaii de nregistrri selectate dintr-o baz de date Exemplu: Pentru baza de date BDSAL, s se determine numrul de salariai, salariul minim, salariul maxim i totalul salariilor pentru salariaii din secia 1. 72

Fig. nr 51. Utilizarea funciilor statistice ale bazelor de date

Funciile utilizate n celulele F18, F19, F20 i F21 sunt urmtoarele: =DCOUNT(A2:G16;1;H2:H3) =DMIN(A2:G16;7;H2:H3) =DMAX(A2:G16;7;H2:H3) =DSUM(A2:G16;7;H2:H3) Sortarea bazelor de date Comanda Data 4Sort permite aranjarea datelor unui grup ntr-o ordine definit de utilizator. Grupul poate fi format din nregistrrile unei baze de date sau din liniile unui tabel de calcul.

73

Fig. nr.52. Cutia de dialog Sort

Putei sorta nregistrrile din baza de date n ordine cresctoare pe baza coninutului unui coloane, putei sorta rnduri n ordine descresctoare pe baza coninutului unei coloane sau pe baza coninutului a dou sau mai multor coloane. Dac anterior ai realizat o sortare n aceeai foaie de lucru, Microsoft Excel folosete aceleai opiuni de sortare, cu excepia cazului n care ai modificat aceaste opiuni. Pentru a sorta nregistrrile n ordine cresctoare pe baza coninutului unui cmp parcurgei urmtorii pai: 1. Facei clic pe o celul din coloana dup care ai dori s sortai; 2. Facei clic pe butonul Sorteaz ascendent (Sort Ascending) din linia de instrumente standard. Pentru a sorta nregistrrile n ordine descresctoare pe baza coninutului unei cmp parcurgei urmtorii pai: 1. Facei clic pe o celul din coloana dup care dorii s realizai sortarea; 2. Facei clic pe butonul Sorteaz descendent (Sort Descending) din linia de instrumente standard. Dac dorii s sortai nregistrri pe baza coninutului a dou sau mai multor cmpuri se parcurg urmtorii pai: 1. Facei clic pe o celul din lista pe care dorii s o sortai. 2. n meniul Data, selectai comanda Sort (Sorteaz). 3. n casetele Sort by (Sorteaz dup) i Then by (Apoi dup), facei clic pe coloanele pe care dorii s le sortai. 4. Selectai orice opiuni de ordine de sortare dorii i apoi facei clic pe OK. Repetai paii de la 2 la 4 dac este necesar. Observaii: 74

Dac coloana pe care o precizai n caseta Sorteaz dup (Sort by) are articole duplicat, putei sorta mai departe valorile preciznd o alt coloan n prima caset Then by. Dac exist articole duplicat n a doua coloan, putei preciza o a treia coloan dup care s sortai n a doua caset Then by Atunci cnd sortai rnduri care fac parte dintr-un plan foaie de lucru, Microsoft Excel sorteaz grupurile cu nivelul-cel-mai-mare (level 1) astfel nct rndurile sau coloanele detaliu s stea mpreun, chiar dac rndurile sau coloanele detaliu sunt ascunse. Exemplu: Sortai baza de date BDSAL n ordine cresctoare dup cmpul Secia i apoi n ordine descresctoare dup cmpul Nume salariat. Cutia de dialog Sort va arta astfel:

Fig. nr.53. Cutia de dialog Sort pentru sortarea dup cmpurile Secia i Nume salariat

n urma sortrii se va obine urmtoarea foaie de calcul:

75

Fig. nr. 54. Foaia de calcul n urma sortrii

Inserarea de subtotaluri ntr-o baz de date Pentru inserarea de subtotaluri ntr-o baz de date parcurgei urmtorii pai: 1. Sortai baza de date dup cmpul pentru care dorii s calculai subtotalurile. De exemplu, pentru a nsuma salariul de baz pentru salariaii din fiecare secie n parte, sortai baza de date dup cmpul Secia; 2. Facei clic pe o celul din list; 3. n meniul Data, selectai comanda Subtotals; 4. n caseta At each change in (La fiecare modificare n), facei clic pe coloana care conine grupul sau grupurile pentru care dorii subtotaluri. Aceasta poate fi aceeai coloan cu cea dup care ai sortat lista n pasul 1. 5 n caseta Folosete funcie (Use function), facei clic pe funcia pe care dorii s o utilizai pentru a calcula subtotaluri. 6 n caseta Adaug subtotal la (Add subtotal to), selectai cutiile de selectare pentru coloanele care conin valorile pentru care dorii subtotaluri. De exemplu, n baza de date salariai sunt realizate subtotaluri pentru grupul Secia dup cmpul Salariu de baz.

76

Fig. nr. 55. Caseta de dialog Subtotals

Fig. nr. 56. Inserarea de subtotaluri n baza de date BDSAL

77

Simulri n programele de calcul tabelar Programele de calcul tabelar pot fi interpretate ca sisteme de sprijinire a deciziilor elementare. Practic, ele preiau o parte din sarcinile decidentului, sarcini care pot fi mai mult sau mai puin structurate n funcie de nivelul la care se iau deciziile. Modelele analitice specifice unui sistem suport pentru decizii implementate ntr-un program de calcul tabelar sunt analiza de tipul "Ce se ntmpl dac?" i modelele de simulri. Simulrile reprezint o particularizare a analizei "Ce se ntmpl dac?" (What if?). Simulrile au ca punct de plecare recalcularea automat, considerat cea mai simpl metod de simulare. Ce se ntmpl dac cheltuielile s-ar reduce cu 10% - ct ar fi profitul i rata rentabilitii? Mai mult, exist posibilitatea construirii de modele de simulare mai complexe prin tehnici cum sunt: tabele de simulare cu una sau mai multe variabile sau formule, cutare rezultat final (Goal Seek), utilizarea funciei de rezolvare (Solver), gestiunea scenariilor. De asemenea, se pot realiza simulri pe baz de grafice (utilizatorul rectific reprezentarea grafic dup dorin, iar sistemul modific datele n mod corespunztor). Tabele de simulare ntr-o foaie de calcul putem avea mai multe tabele de date astfel nct putem analiza, n acelai timp, diferite variabile sau statistici de baze de date. ntr-un tabel de date, Excel calculeaz mai multe rezultate pe baza unei formule care conine una sau dou variabile. Un tabel de date cu o intrare conine o coloan sau un rnd de valori care trebuie nlocuit printr-o singur variabil. Un tabel cu dou intrri conine att o coloan, ct i un rnd de valori care trebuie nlocuite cu dou varaibile Comanda Table din meniul Data poate fi utilizat n urmtoarele dou moduri: schimbm o intrare pentru a vedea efectul pe care-l produce asupra uneia sau mai multor formule; schimbm dou intrri pentru a vedea efectul pe care-l produc asupra unei singure formule. Tabele de simulare cu o singur variabil Printre cele mai bune exemple de analiz senzitiv se afl un tabel de date care calculeaz plile unui mprumut pentru rate diferite ale dobnzii. Tabelul de date cu o singur intrare, descris n aceast seciune, creeaz o diagram a plilor lunare pentru o serie de rate ale dobnzii mprumutului. nainte de a crea tabelul de date, trebuie construit foaia de calcul care rezolv problema ce trebuie supus testrii. Foaia de calcul din fig. 57 calculeaz rata lunar ce trebuie achitat n urma acordrii unui mprumut. Formula care rezolv aceast problem, aflat n celula B6 este: =PMT($B$4/12,$B$5*12,$B$3).

78

Fig. nr. 57. Foaia de calcul cu rezultatul ce dorim s-l analizm

Pentru a construi un tabel de date parcurgei urmtoarele etape: Construii foaia de calcul; Introducei diferitele valori pe care dorii s le testai. n cazul nostru se dorete evidenierea efectului modificrii ratei dobnzii asupra sumei care trebuie pltit lunar. Astfel, n zona A9:A16 se introduc diferite valori pentru rata dobnzii.

79

Fig. nr.58. Prima etap n crearea tabelului de date - introducerea domeniului de rate ale dobnzii care urmeaz s fie evaluate

n rndul de sus al tabelului, rndul 8, dedesubtul cruia apar rezultatele, se introduce adresa fiecrei formule pentru care se dorete rspunsul (n cazul nostru, introducem n celula B8 referina =B6). Selectai celulele care conin tabelul (zona A8:B16). Se includ valorile de intrare n coloana din stnga i n rndul de formule din partea de sus. Rezultatele vor umple celulele goale din B9:B16. Alegei Data, Table pentru a afia caseta de dialog Table.

Fig. nr.59.Caseta de dialog Table

Introducei o valoare pentru Row input cell (Celula de intrare rnd) sau Column input cell (Celula de intrare coloan). n acest exemplu, Column input cell este B4. Se folosete Column input cell deoarece n acest tabel valorile care sunt testate sunt ratele dobnzii care sunt desfurate pe coloan. Alegei OK.

80

Tabelul de date care conine sumele de plat care corespund fiecrei rate a dobnzii din tabel arat astfel:

Fig. nr.60. Foaia de calcul dup modificarea unei variabile

Tabele de simulare cu dou variabile Figura nr. 61 ne arat cum crem un tabel de date care modific dou valori de intrare: dobnda i valoarea mprumutului. Foaia de calcul d rezultatul unei formule pentru toate combinaiile acelor valori. Rndul de sus al tabelului conine diferite valori pentru mprumut, iar coloana din stnga a tabelului conine secvena de rate ale dobnzii care urmeaz s fie folosit. Atunci cnd folosim dou valori diferite de intrare se pot testa rezultatele dintr-o singur formul. Formula sau o referire la formul trebuie s fie n colul din stnga-sus al tabelului. n fig. nr. 61, celula B9 conine referina =B6.

81

Fig. nr.61. Tabel de date n care sunt schimbate dou valori de intrare utilizate de o formul

Figura nr. 61 ne prezint rezultatul unui tabel de date cu dou intrri. Valorile obinute reprezint sumele care trebuie pltite lunar pentru o anumit valoare a mprumutului (valorile pentru mprumutul acordat sunt specificate pe linie) i o anumit rat a dobnzii (ratele dobnzii sunt specificate pe coloan). Rezultatele apar cu semnul deoarece fiecare sumele pltite lunar reprezint pli de efectuat. Dup ce tabelul de date este complet, se pot schimba valorile din foaia de calcul de care depinde tabelul de date (zona B3:B5). Utiliznd noile valori, tabelul recalculeaz. n exemplul de mai sus poate fi schimbat termenul de rambursare al mprumutului care determin apariia unor noi valori de plat. De asemenea, se pot schimba valorile de intrare i se observ n tabelul de date schimbarea care rezult. Previziuni i simulri pe baza graficelor EXCEL Graficul exemplificat n figura nr. 62 este un grafic de tip Line Column on 2 Axes (categoria Custom Types) cruia i-a fost adugat o linie de trend pentru seria de date corespunztoare profitului brut, cu estimarea valorilor probabile pentru anul 2001, pe baza unei linii de trend exponeniale.

82

Fig. nr. 62. Grafic inclus n foaia de calcul

Pentru realizarea de previziuni cu ajutorul graficelor se parcurg urmtorii pai: 1. se execut clic pe reprezentarea seriei de date pentru care dorim trendul i estimrile viitoare; 2. din meniul Chart sau meniul asociat butonului drept al mouse-ului se alege comanda Add Trendline; 3. se definete tipul trendului/regresie: liniar, polinomial, logaritmic, exponenial; 4. opional, se pot cere estimri pentru un anumit numr de perioade viitoare, prin comenzile din pagina Options (Forecast, opiunea Forward). Prin clic dreapta pe linia de trend definit, selectnd comanda Format Trendline, se pot modifica ulterior opiunile utilizatorului (stilul liniei, tipul regresiei, estimrile). Observaie: O linie de trend se poate defini doar pentru graficele bidimensionale de tipurile area, bar, column, line, stock, xy, bubble. Pe baza unui grafic se pot realiza i simulri. ntre grafic i datele reprezentate din foaia de calcul exist o legtur permanant, n sensul c orice modificare a datelor duce la actualizarea corespunztoare a graficului. i reciproca este adevrat: o modificare n grafic va duce la schimbarea datelor n foaia de calcul. Realizarea simulrii presupune simpla modificare, cu ajutorul mouse-ului a nivelului reprezentat grafic (se execut clic pe seria de date dorit, apoi din nou clic pe valoarea care se vrea schimbat i se face Drag&Drop n direcia de modificare dorit). 83

Astfel, cum se observ n figura 62, veniturile totale n 1994 au fost de 410 miliioane lei. Dac n grafic schimbm nivelul veniturilor din acest an, ridicndu-l la 1920 milioane, aceast valoare apare instantaneu n tabelul din foaia de calcul. (vezi fig. nr. 63)

Fig. nr.63. Simulare pe baz de grafic

S presupune c dorim s aducem profitul anului 1999 la nivelul celui din 1998. Va trebui s modificm seria de date reprezentat printr-o linie n punctul ce corespunde anului 1999. Aceast operaie este mai complex dect cea a modificrii veniturilor, ntruct intervine o formul ce calculeaz profitul ca diferen ntre venituri i cheltuieli. De aceea pe ecran apare o fereastr de dialog, numit Goal Seek, n care se precizeaz csua a crei valoare se actualizeaz (G9) la valoarea int (1460) i se cere precizarea csuei a crei valoare se va modifica pentru a atinge valoarea int. (vezi fig. nr. 64). Pentru creterea dorit exist dou posibiliti de modificare: a veniturilor (G5) sau a cheltuielilor (G6). Am ales prima variant (nu este posibil modificarea mai multor csue). Rezultatul se poate observa n fig nr. 65.

Fig. nr.64. Fereastra de dialog Goal Seek

84

Fig. nr.65. Simulare pe baz de grafic

Observaie: Se pot realiza simulri doar pentru graficele bidimensionale de tipurile bar, column, line, pie, doughnut, xy, bubble.

85