Dinu Ioana-Alexandra Gergescul Virginia Stan Ionu Vlad

Definirea domeniului abordat

Prezentarea conceptelor
Descrierea tipului de proces abordat

Prezentarea potenialului de inovare

Modelarea procesului de lucru AS-IS Modelarea procesului de lucru TO-BE Concluzii

Domeniul universitar Portalul pentru studenii din cadrul UPB

Vizualizare/Editare date personale Vizualizare contracte de studii Vizualizare situaie colar implic afiarea statutului plii taxelor (dac este cazul) Completare cerere de cazare la cmin Informaii generale legate de portal Nouti ntrebri frecvente Posibilitatea de contact n cazul unor nelmuriri

Inovarea prin adugarea opiunii de plat taxe online

Seciunea de plat taxe va fi adugat meniului din stnga (vezi imagine), cu urmtoarele opiuni:
Plat tax colarizare (pentru studenii ce nu ocup locuri bugetate de stat) Plat tax disciplin (cazul studenilor ce au restane) Plat diverse taxe pentru eliberarea anumitor documente

Contextul orientrii ctre servicii

Universitatea poate fi considerat drept un furnizor al acestora, avnd ca scop mbogirea cunoaterii studenilor prin intermediul unor acorduri, relaii sau alte tipuri de schimburi ntre acetia i membrii facultii cursuri oferite i primite, plata taxelor de colarizare, etc.

Consumatorul de servicii
Utilizatorul portalului (student al Universitii Politehnice)

Furnizorul de servicii
UPB nu pune la dispoziie valoarea n starea ei final, ci doar propuneri ale valorii Att universitatea (angajaii acesteia care se ocup de portal) cat si beneficiarii sunt ntotdeauna cocreatori ai valorii Consumatorul de servicii este cel care determin valoarea

Datorit unui schimb de informaii i idei continuu ntre studeni i universitate, a avut loc dezvoltarea acestui portal care pune la dispoziie un numr de servicii astfel aducnd numeroase beneficii de ambele pri:
Costuri mici Consum redus de timp Confort sporit Claritate i concizie Eficien

n scopul reducerii unor disconforturi, au avut loc anumite propuneri de valoare din partea universitii:
Vizualizare/Editare date personale online Vizualizare situaie colar online Vizualizare contract de studii online Posibilitatea de completare a unei cereri de cazare n camin, online Posibilitatea de a contacta personal al facultii pentru nelmuriri, online

Serviciul ales pentru inovare este cel de plat al taxelor de studiu

Tax colarizare Tax disciplin Diverse taxe necesare pentru eliberarea anumitor documente din cadrul universitii

Inovarea acestui serviciu const n mbuntirea portalului pentru studeni prin introducerea opiunii de plat taxe online (un nou serviciu care prezint disponibilitate sporit)

Inovaia aduce cu sine eliminarea unor neplceri precum:

Deplasarea la casierie Constrngerile impuse de orarul casieriei Procesul de plat consumator de timp Unele erori umane Redundana de la locul de munc (pentru casieri) Costurile datorate angajrilor necesare la casierie

In scopul analizei si modelrii serviciului ca proces de lucru se identifica urmtoarele elemente:

Clienii
Angajaii UPB de la casierie (odat ce se opteaz pentru plata online acetia nu vor mai fi att de aglomerai) Studenii UPB (prin plata online beneficiaz de disponibilitate i economisire a timpului) UPB n sine, datorit economiilor din punct de vedere financiar

Dei angajaii UPB sau UPB n sine nu fac parte dintre cei care utilizeaza n mod direct serviciul de plat al taxelor online, acetia sunt considerai clieni datorit interesului direct pe care l au asupra lui (fiindu-le aduse unele beneficii)

Produse i servicii

Vizualizare situaie colar online Vizualizare sum total de plat Posibilitatea plii taxelor restante online (prin introducerea datelor personale i confirmarea plii) Returnarea chitanei n cazul achitrii cu succes

 Procese i activiti n descrierea acestora este conturat abordarea modelrii serviciului de plat a taxelor de colarizare online

Studentul vizualizeaz situaia colar, respectiv taxele restante (dac este cazul) Studentul adaug n co fiecare tax pe care dorete s o plteasc Studentul vizualizeaz suma total de achitat Studentul ia decizia cu privire la continuarea procesului de plat al taxelor (n funcie de suma total, sau alte nelmuriri pe care le-ar putea avea) Studentul alege modalitatea de plat PayPal/CreditCard (considernd faptul c la pasul 4. s-a luat decizia de a continua) Studentul completeaz datele personale pentru efectuarea plii Studentul confirm plata Studentul primete n mail chitana ce reprezint dovada achitrii taxelor

 Participani Informaie

Studenii UPB sunt singurii care iau parte n modelarea propus pentru acest serviciu inovat Datele aferente fiecrui student din cadrul UPB informaii personale, situaie colar, situaia actual a taxelor restante Chitane emise n cazul efecturii unei pli

Tehnologii

Calculator Conexiune la Internet Conexiune la baza de date UPB

Serviciul este dinamic, desfurndu-se de-a lungul unei perioade de timp printr-o succesiune de evenimente i pai Procesele de lucru pot fi vzute ca un lan de activiti ce permit serviciului s funcioneze ntr-un mod ct mai eficient Serviciul de plata on-line a taxelor poate fi reprezentat de o serie de evenimente ce au loc ntre parteneri, furnizorul de servicii (UPB) i consumatorii de servicii (utilizatorii ce au drepturi de acces pe portal n principal, studenii)

Analiza procesului de consum i co-creare a valorii i interaciunea dintre furnizor i consumator este esenial pentru stabilirea lanului de activiti al serviciului Serviciul de plat a taxelor poate fi integrat n serviciul de vizualizare a informaiilor aferente fiecarui student oferit prin portalul studenti.pub.ro

Sirul de activiti necesar plii taxelor poate fi integrat cu irul de activiti necesar vizualizrii informaiilor fr a necesita construirea de la zero a portalului prin intermediul cruia poate fi oferit serviciul

Integrarea cu serviciul deja existent de vizualizare a informaiilor prezint o serie de avantaje:

1. Deoarece site-ul este deja bine cunoscut de ctre studeni (principalii consumatori de servicii), popularizarea acestui serviciu se va face cu uurin, efortul suplimentar din partea furnizorului de servicii (facultatea) fiind, in acest caz, minim. Este suficient adugarea unui mesaj prin care se va anuna disponibilitatea acestui serviciu pe pagina de informaii generale. 2. Deoarece serviciul de plat a taxelor va fi integrat n serviciul de vizualizare a informaiilor, efortul necesar implementrii pentru furnizarea acestui va fi, de asemenea, minim.

n ceea ce privete procesul efectiv de lucru, n cazul realizrii plii taxei la ghieul UPB, angajaii vor fi cei care vor face verificrile n sistemul de mai jos, iar n cazul n care studentul hotrte s efectueze plata online, acesta va fi cel descris n capitolul anterior

Adoptarea serviciului de plata on-line a taxelor n cadrul Universitii Politehnica Bucureti presupune o serie de inovaii, att la nivel tehnologic, ct i la nivel organizaional Din punct de vedere tehnologic:
1. Se va realiza nlocuirea parial sau total procesului actual de plat a taxelor prin prezentarea la ghieul UPB cu posibilitatea realizarii plii on-line. Acest serviciu va presupune integrarea cu portalul existent de vizualizare a informaiilor aferente fiecarui student al Universitii Politehnica Bucureti. Pe lnga aceast integrare cu serviciul existent, serviciul de plat a taxelor va presupune i implementarea unui modul de plat securizat prin intermediul cruia beneficiarul poate fi asigurat c informaiile aferente contului su bancar nu vor fi n vreun fel compromise.

2.

3.

Din punct de vedere organizaional:

1.
2. 3.

4. 5.

Se va schimba procesul birocratic din cadrul Universitii Politehnica Bucureti. Timpul aferent fiind redus semnificativ. Se va realiza o decongestionare a volumului de lucru aferent angajailor UPB, acetia avnd n acest fel mai mult timp la dispoziie pentru a se ocupa de alte probleme importantee. Se va reduce n mod semnificativ timpul de efectuare a plilor prin eliminarea cozilor de la ghiee. Se vor elimina o parte din potenialele erori umane. Evidena contabil va fi mult mai uor de realizat.

Direcii ulterioare de dezvoltare

Serviciul ar putea fi lansat pentru dispozitivele mobile, pentru a putea permite plata taxelor inclusiv de pe telefon Se pot realiza o serie de aplicaii prin intermediul crora secretariatul i profesorii pot fi avertizai cu privire la studenii care nu au pltit taxele prin primirea unui e-mail

Studentul ncepe procesul de plat a unei taxe prin accesarea siteului pentru studeni ai Universitii Politehnice Bucureti(un task uman ce dureaz 10 secunde) Se ncarc site-ul printr-un task non-uman (10 secunde), iar apoi tot studentul trebuie s acceseze pagina de Login (5 secunde)

Aciunea de ncrcare a paginii LogIn dureaz aproximativ 10 secunde

Obiectele de lucru sunt urmtoarele:

Chitana primit de student n urma plii taxelor. Caietul pe care studentul i-a notat taxele ce trebuie pltite nainte de a merge la casieria facultii

Datele sunt stocate ntr-o baz de date ce conine toi studenii Universitii Politehnica Bucureti, informaiile despre acetia, situaia colar a acestora i evidena plii taxelor Casieria universitii are rolul de a prelua datele de la student i de a furniza studentului serviciul de plat a taxei
Elibereaz chitan ce face dovada plii

Resursele necesare realizrii acestui proces sunt urmtoarele:

Un calculator cu conexiune la internet pentru student Oamenii angajai la casierie, fiecare punct de ncasare fiind dotat cu calculator cu conexiune la baza de date a Universitii Chitane pentru eliberarea dovezii plii taxei ctre student

n aceast seciune vom descrie procesul mbuntit pentru plata taxelor la Universitatea Politehnic Bucureti Inovaia const n faptul ca taxele vor pute fi pltite online, de pe site-ul fiecrui student al UPB, iar studentul nu mai este nevoit s se deplaseze la casierie Acest lucru duce la reducerea resurselor materiale ale universitii pentru plata taxelor, ct i la economisirea timpului pentru studeni Trebuie specificat faptul c se va pstra i modalitatea actual de plat a taxelor direct la casierie. Modelarea procesului inovat este similara cu cea a procesului AS-IS
Din acest motiv voi prezenta doar modificarile ce au loc

Obiectele de lucru
Chitana primit de student n urma pltii taxelor Caietul pe care studentul i-a notat taxele ce trebuie pltite nainte de a merge la casieria facultii Factura primit de student pe mail n urma pltii taxelor

Datele sunt stocate ntr-o baza de date ce conine toi studenii Universitii Politehnica Bucureti, informaiile despre acetia, situaia colar a acestora i evidena plii taxelor

Casieria universitii are rolul de a prelua datele de la student i de a furniza studentului serviciul de plat a taxei
Elibereaza chitana

Resursele necesare realizrii acestui proces sunt urmtoarele:

Un calculator cu conexiune la internet pentru student Oamenii angajai la casierie, fiecare punct de ncasare fiind dotat cu calculator cu conexiune la baza de date a Universitii. Chitane pentru eliberarea dovezii plii taxei ctre student

Trebuie menionat faptul c se reduc costurile casieriei, numrul angajailor pentru ncasare taxe fiind unul mai mic, datorit numrului mare de studeni ce vor opta pentru plata online a taxelor

mbunatairea procesului pentru plata taxelor Universitii Politehnica Bucureti de ctre studeni sa dovedit a fi un succes n urma implementrii i simulrii efectuate, folosind IBM WebSphere Business Modeler S-au redus atat costurile cu anagajaii casieriei de ncasare a taxelor, cat i timpul de plat pentru studeni Datorit inovaiei propuse n acest proiect serviciul de plat al taxelor de colarizare prezint disponibilitate n orice moment al zilei aducand astfel confort sporit i un consum mult mai mic de timp

Din punct de vedere tehnologic cerinele sunt minimale - un calculator ce are conexiune la Internet, nsa rezultatul aduce beneficii atat de partea furnizorului (Universitatea), cat i de cea a consumatorului de servicii (studenii UPB)
economii din punct de vedere financiar (de partea furnizorului) evitarea unor erori umane economii din punct de vedere al timpului (atat pentru studeni cat i pentru angajaii casieriei care vor avea mai puin treab de facut i mai puin redudant la locul de munca) evitarea constrangerilor impuse de orarul n care este deschis casieria UPB

Imbunatire - simplificarea modului de nregistrare a studenilor pe site-ul Universitatii Politehnica

n acest moment nregistrarea se face de ctre secretariatul facultii unde o persoana figureaz ca student Timpul de nregistrare s-ar reduce foarte mult dac procesul ar cuprinde posibilitatea de nregistrare online