RAPORT DE AUDIT

Structura auditata: CONTABILA SAGA C 3.0

January 19

2011
Nume Prenume SERIA C GRUPA ....

PROGRAMULUI INFORMATIC DE EVIDENTA

Misiunea de audit: CERTIFICAREA EFICIENTEI SISTEMULUI CONTABIL SAGA C 3.0

Introducere

1. Scopul auditului: Misiunea de audit are ca scop principal evidentierea punctelor slabe si a punctelor forte in cazul programului de evident contabila SAGA C 3.0. Se urmareste obtinerea unei opinii referitoare la eficacitatea si eficienta acestui program, precum si la gradul in care programul contabil reuseste sa redea o imagine fidela a firmelor gestionate. Raportul se adreseaza atat furnizorilor, cat si utilizatorilor de informative contabila.

2. Sumarul concluziilor: In urma auditarii, programul informatic de evidenta contabila SAGA C 3.0 putem afirma faptul ca este destul de fiabil, avand insa mici slabiciuni la nivelul securitatii informatiilor, gestionarii sumelor si rapiditatii in navigare. Sistemul de control functioneaza fara a da informatii despre autorii inregistrarilor, existand riscul de a se produce o eroare si de a nu fi depistata. Un lucru foarte util este faptul ca programul poate pune la dispozitie o multitudine de rapoarte, satisfacand cerintele si celor mai exigenti utilizatori de informatie contabila, dar dand si posibilitatea depistarii erorii. 3. Perioada desfasurarii misiunii de audit: 01.11.2010 20.11.2010 4. Echipa misiunii de audit: Nume Prenume auditor senior Nume Prenume auditor junior 5. Persoanele contactate in perioada auditului: angajatii firmei de contabilitate si administatorii acesteia.

6. Obiectivele actiunii de audit sunt: - Informatiile cerute la inregistrarea unei societati - Depistarea posibilelor probleme legate de inregistrarea unei facturi de achizitie.
2

- Depistarea posibilelor probleme legate de inregistrarea unei plati catre un furnizor - Evaluarea corectitudinii inregistrarilor operationale - Observarea modului in care articolele sunt descarcate din gestiune - Analizarea gradului de securitate al informatiilor contabile

7. Documente analizate: fise ale partenerilor, balante de verificare, jurnal de cumparari, jurnal de vanzari, banca, registru de casa.

Prezentarea sistemului informatic de evidenta contabila S.A.G.A. C 3.0

Program integrat pentru evidenta contabila si de stocuri. Cerinte minime: Windows 98/Me/2000/2003 Server/XP

SAGA C. este o solutie care permite informatizarea activitatii contabile pentru firme mici si mijlocii, cabinete de contabilitate sau contabili independenti. Programul este gratuit* si nu contine nici un tip de limitari. * Actualizarile si asistenta pentru acest program nu sunt gratuite, acestea facand obiectul unui abonament.

Avantaje: - Actualizare rapida la modificarile legislative. - Multi-firma, Multi-user. - Accesare simultana a acelorasi optiuni de program, prin retea. - Usurinta n asimilare si utilizare. - Extrem de manevrabil. - Rapid si robust. - Help interactiv.

Contine:

- Contabilitate financiara. - Imobilizari. - Clienti / Furnizori cu situatii complete aferente. - Casa (lei, valuta) / Banca (lei, valuta) / Deconturi. - Salarii (cu declaratii n format electronic). - Suport pentru tiparirea pe formulare tipizate (facturi, op-uri, chitante), oricare ar fi formatul acestora. - Rapoarte complete pentru fiecare modul. - Productie (inclusiv pe baza de retetar). - Operatii interne cu stocuri (Bonuri de consum, Bonuri de predare/primire, Transferuri, Inventariere etc.) - Suport pentru legatura cu urmatoarele printere fiscale si case de marcat:

- Euro - printer fiscal (Program interfata: Comm2A 3_8) - Datecs - printer fiscal (Program interfata: DatPrint sau FPrint) - Activa - printer fiscal (Program interfata: fprwin) - Datecs - on line (Program interfata: Driver ECR) - OrgtechMicro (Program interfata: CashRegister)

Dosarul de audit
Fisa de lucru 1 Obiectivul urmarit: Informatiile cerute la inregistrarea unei societati Activitai desfaurate: Inregistrarea unei societati

Fisa de identificare a problemei Atunci cand se inregistreaza o societate trebuie introduse datele de identificare ale firmei: denumire, CUI, Numarul Registrului Comertului, adresa, cont bancar, cod CAEN, capital social, s.a. SAGA verifica corectitudinea datelor introduse, si anume impune restrictii privind lungimea sirului de caractere, tipul de caractere, verifica validitatea CUI-ului.

Programul permite activarea meniului numai dupa ce datele contabile au fost preluate si validitate. La randul ei validarea datelor este permisa doar cand debitul este egal cu creditul. SAGA ofera o gama larga de optiuni ce permit o gestionare personalizata conform cerintelor fiecarei societati ---- optiuni legate de TVA, conturi analitice, raportare. Un minus il constituie salvarea noii societati in conditiile in care nu au fost introduse toate datele cu privire la adresa, cont bancar, CUI, numarul registrului comertului; aceste informatii fiind foarte importante intrucat ele apar in antetul tuturor documentelor livrate de catre SAGA.

Concluzii si recomandari Programul ofera o interfata organizata si completa in sectiunea Configurare societate care permite modelarea programului dupa cerintele fiecarei societati gestionate. De asemenea, informatiile introduse sunt verificate, diminuandu-se astfel riscul apatitiei greselilor. SAGA nu ar trebui insa sa salveze societatea nou introdusa daca nu sunt completate toate campurile referitoare la CUI, Numarul Registrului Comertului, adresa, cont bancar, cod CAEN, capital social etc, intrucat constatarea lipsei acestora din antet in momentul listarii unor rapoarte sau documente este tardiva si conduce la timp pierdut si costuri suplimentare.

Fisa de lucru 2 Obiectivul urmarit: achizitie. Activitai desfaurate: Introducerea unei facturi Depistarea posibilelor probleme legate de inregistrarea unei facturi de

Fisa de identificare a problemei Inregistram factura introducand numarul facturii, denumire furnizor si data. In cazul in care furnizorul nu exista in baza de date, SAGA ofera posibilitatea adaugarii acestuia fara a parasi pozitia curenta, atribuindu-i in mod automat un cont analitic. Articolele continute de factura se introduc dupa tip, gestiune. Daca articolul nu se ragaseste in stoc, atunci el va fi creat si introdus automat si in colectia de articole/stoc.

Riscul unor greseli creste din cauza posibilitatii modificarii manuale a cotei TVA, aceasta poate fi schimbata din greseala conducand la posibile greseli. Celulele numerice ce contin pretul articolului permit doar 4 zecimale, putand aparea astfel neconcordante intre sumele totale inregistrare si cele din factura propriu-zisa. Un alt inconvenient apare atunci cand se introduce date de tip text. Astfel, daca se greseste denumirea articolului aceasta nu se poate edita, intrucat actionarea tastei backspace sterge intregul sir de caractere si nu unul cate unul.

Concluzii si recomandari SAGA este organizat si compact in ceea ce priveste introducerea unei facturi de achizitie. Ofera inclusiv posibilitatea achitarii furnizorului din aceeasi fereastra. Programul ar trebui sa contina liste predefinite cu UM si cote de TVA. Acest lucru ar putea evita denaturarea informatiilor. De asemenea, programul este ineficient si genereaza timp pierdut datorita lipsei de editare a textului introdus, a scroll-ului in cazul listelor derulante.

Fisa de lucru 3 Obiectivul urmarit: Depistarea posibilelor probleme legate de inregistrarea unei plati catre un furnizor Activitai desfaurate: Efectuarea unei plati catre un furnizor

Fisa de identificare a problemei Dupa inregistrarea facturii, aceasta se valideaza iar apoi se poate efectua plata furnizorului. SAGA ofera facilitatea achitarii facturii chiar din fereastra unde s-a inregistrat factura. Veriga slaba in acest caz o constituie posibilitarea achitarii de mai multe ori a aceleiasi facturi. Aceasta eroare poate aparea din neatentie si din lipsa unei atentionari.

Concluzii si recomandari
7

Desi SAGA ofera o modalitate rapida de inredistrare a platii, lasa posibilitatea aparitiei unei erori si anume achitarea de m multe ori a aceleiasi facturi. Singurul indiciu ca factura este intr-adevar achitata este ca atunci cand se plateste involuntar a doua oara la suma apare 0, insa aceasta suma poate fi editata. O astfel de problema ar putea fi evitata prin implementarea unui simbol pentru facturile achitate sau un mesaj de atentionare.

Fisa de lucru 4 Obiectivul urmarit: Evaluarea corectitudinii inregistrarilor operationale Activitai desfaurate: Incasarea unui client prin banca

Fisa de identificare a problemei Dupa inregistrarea si validarea facturii de iesire, incasarea prin banca a acesteia se realizeaza alegand butonul Incasare, completand: data incasare, cont, suma, numar document incasare. Astfel, plata este evidentiata in mod automat in jurnalul de banca, registru jurnal, balanta de verificare, situatia stocurilor. Ca si in cazul platii exista posibilitatea aparitiei erorii umane in efectuarea unei duble incasari.

Concluzii si recomandari Sumele sunt preluate corect si prompt. Programul lasa posibilitatea aparitiei unei erori si anume incasarea de m multe ori a aceleiasi facturi. Singurul indiciu ca factura este intr-adevar incasata este ca atunci cand se incaseaza involuntar a doua oara, la suma apare 0, insa aceasta suma poate fi editata. O astfel de problema ar putea fi evitata prin implementarea unui simbol pentru facturile incasate sau un mesaj de atentionare.

Fisa de lucru 5 Obiectivul urmarit: Observarea modului in care articolele sunt descarcate din gestiune Activitai desfaurate: Descarcarea din gestiune a articolelor.
8

Fisa de identificare a problemei In urma unei vanzari, concomitent articolele sunt descarcate in mod automat din gestiune, iar in cazul in care stocul aferent articolului vandut devine negativ SAGA nu permite validarea tranzactiei. Acest comportament al programului poate fi comandat sau nu de catre utilizator selectand optiunea Nu permit validarea cand stocul devine negativ din Configurare societati.

Concluzii si recomandari Pentru a se inlatura posibilitatea denaturarii stocului aceasta optiune ar fi bine ca in mod implicit sa fie selectata.

Fisa de lucru 6 Obiectivul urmarit: Analizarea gradului de securitate al informatiilor contabile Activitai desfaurate: Accesul in program

Fisa de identificare a problemei In momentul deschiderii programului apare o fereastra in care trebuie selectata firma la care utilizatorul vrea sa lucrezesi trebuie sa se introduca userul si parola. Programul permite intradevar organizarea unor drepturi de acces pentru fiecare firma in parte, insa chiar si dupa definirea unui user, acesta poate accesa firma/firmele fara a avea in mod implicit o parola.

Concluzii si recomandari SAGA nu ar trebui sa permita crearea unui user fara a avea o parola implicita.