Sunt considerate facturi documentele sau mesajele pe suport hârtie ori în

format electronic, dacă acestea îndeplinesc condițiile stabilite în art.155

Ttilul VI
TVA din Codul fiscal.
Orice document sau mesaj care modifică şi care se referă în mod specific
şi fără ambiguități la factura inițială are același regim juridic ca şi o factură.
Prin factură electronică se înțelege o factură care conține informațiile
solicitate la art.155 Titlul VI TVA din Codul fiscal şi care a fost emisă şi
primită în
format electronic.

Reciclarea unei tone de hartie inseamna salvarea a 15 copaci care

vor continua sa transforme dioxidul de carbon pe care il producem
prin toate activitatile noastre, in oxigen",

Adoptarea unei solutii de facturare electronica este considerata o activitate care

contribuie la protejarea mediului inconjurator. Factura electronica este o factura „verde”
datorita, in principal, faptului ca reduce consumul de hârtie şi despăduririle şi contribuie
la eliminarea dioxidului de carbon.

1. Cresterea valorii brandului companiei

Valoarea unui brand face parte din valoarea generala a unei companii, acesta putand fi
evaluat financiar ca activ intangibil. Astfel, valoare brandului poate fi crescuta prin
asocierea cu practici sustenabile cum sunt cele „verzi”.

2. Atragerea clientilor

Din ce in ce mai multi consumatori sunt preocupati de mediul inconjurator si de impactul

pe care activitatile desfasurate de catre firme il au asupra mediului. Astfel, firmele care
pot arata ca isi desfasoara activitatea intr-un mod prietenos cu mediul vor avea un avantaj
competitiv asupra concurentilor in mentinerea si atragerea clientilor.

3. Atragerea investitorilor

Unii investitori prefera companiile cu o buna performanta in domeniul protectiei

mediului, vazand in acest lucru atat un semn al riscului de mediu scazut cat si al unei
abilitati superioare de management.

4. Eco-eficienta

Printr-un consum mai mic de materiale si energie, o companie isi poate reduce atat
costurile cat si impactul asupra mediului inconjurator.
5. Anticiparea legislatiei viitoare

Unele companii aleg sa protejeze mediul la un standard cat mai inalt anticipand legislatia
viitoare mai stricta si evitand astfel cheltuieli mai mari in viitor pentru refacerea politicii
de mediu a companiei.

Legislatia actuala obliga furnizorii de utilitati sa trimita lunar facturi fiscale

cu serviciile consumate de utilizatori, pe langa sume facturile trebuie sa
mentioneze si data scadenta, restante etc. Nu e greu de imaginat, cate mii de
tone de hartie se consuma in acest context, cat combustibil pentru plimbarea
acestora, cate taxe postale etc si implicit ce costuri genereaza facturarea
pentru furnizori. Prin urmare, campaniile de trecere la Factura Electronica ar
trebui sa fie mai multe si mai intense.

Majoritatea problemelor in implementarea unor noi sisteme informatice apar din cauze
umane si cauze legate de managementul schimbarii, nu din cauze tehnice. Recent am
participat la un webinar interesant despre cum a implementat ABB Marea Britanie
sistemul de facturare electronica aplicand metodele managementului schimbarii. Asa ca
am realizat mai jos un sumar al prezentarii.

Ce este managementul schimbarii?

Managementul schimbarii este o abordare structurata de tranzitie a unor indivizi, echipe

si organizatii de la starea curenta catre o stare dorita. Este un proces organizational
indreptat catre facilitarea acceptarii si adoptarii de catre angajati a schimbarilor in modul
curent de desfasurare a activitatilor.

Procesul de adoptare a solutiei de facturare electronica a inceput cu analiza starii

curente a sistemului de facturare. In figura alaturata se poate vedea situatia in 2006.

Acest pas este foarte important in stabilirea unei viziuni comune, in descrierea exacta a
ceea ce se doreste prin implementarea sistemului de facturare electronica. In cazul ABB
motivele principale au fost: reducerea si eficientizarea activitatilor de rutina si cresterea
abilitatii angajatilor de a se concentra pe analiza datelor financiare, eficientizarea
procesului de achizitie prin automatizarea tranzactiilor implicate.

Europa este lider la nivel mondial in ce priveste adoptarea facturarii electronice. Aceasta
se datoreaza in principal legislatiei unitare promovate de Comisia Europeana si unei
interoperabilitati tot mai mari intre diferitele standarde existente. Chiar daca problemele
nu sunt in totalitate rezolvate, s-au facut tot mai multi pasi catre usurarea adoptarii
solutiilor de facturare electronica.
Modalitati de crestere a profitabilitatii folosind factura electronica

Tot mai multe studii arata ca facturarea electronica inregistreaza un trend ascendent in
Europa, iar firmele care aleg sa foloseasca factura electronica pot realiza economii
importante. Cele mai importante modalitati prin care companiile isi pot reduce costurile
si creste profitabilitate folosind factura electronica sunt:

1. Eliminarea costurilor cu procesarea manuala a facturilor.

Una dintre caracteristicile principale ale facturii electronice este ca se poate transmite
intr-un format in care datele pot fi procesate automat atat de emitent cat si de destinatarul
facturii. Astfel datele pot fi trimise si primite direct din/in programul de contabilitate
eliminand complet procesarea manuala a facturilor si costurile asociate cu aceasta.

2. Eliminarea costurilor cu materialele.

Trimiterea unei facturi pe hartie implica folosirea de hartie pentru imprimare, toner de
imprimanta, plicuri, curent electric, cat si transportarea acesteia. Folosind factura
electronica toate aceste consumuri si costurile asociate acestora sunt eliminate. Mai mult
decat atat se reduc despaduririle si se contribuie la eliminarea dioxidului de carbon.

3. Eliminarea costurilor de retrimitere a facturilor.

Folosind factura electronica livrarea este garantata, facturile nemaifiind pierdute pe

parcursul livrarii de la emitent la destinatar, iar livrarea facturii se face si in cazul in care
clientul si-a schimbat adresa postala. Astfel se elimina complet costurile cu retrimiterea
facturilor.

4. Cresterea productivitatii

Datorita procesarii automate a datelor, folosind factura electronica, personalul implicat

pana acum in procesarea manuala a facturilor poate fi alocat catre efectuarea altor
activitati mai productive pentru afacere. De asemenea, prin integrarea cu programul de
contabilitate, erorile legate de introducerea manuala a datelor dispar.

5. Imbunatatirea fluxurilor de numerar

Factura electronica ajunge instantaneu si garantat la destinatar, facilitand o plata mai

rapida a acesteia. De asemenea exista posibilitate integrarii cu sistemele de plati, ducand
astfel la automatizarea intregului flux de numerar.
E-factura este un nou serviciu creat special pentru clienti, prin care este asigurat
procesul de trasmitere-recepţie a facturii curente în format electronic prin
intermediul adresei de e-mail.

Care sunt principalele beneficii ale primirii prin e-mail a facturilor de

energie electrică?

 reducerea duratei de transmitere - recepţie a facturii - scăderea timpului de

distribuire fizică a facturii la minim,
 rapiditate în luarea deciziei efectuării plăţii - odată ce factura ţi-a fost
comunicată ai posibilitatea luării deciziei de efectuare a plăţii în acel moment sau
conform termenului de plată agreat prin contract, ţinând cont de bugetul
disponibil,
 acces în timp real la informaţii - posibilitatea vizualizării facturii de către tine
imediat ce aceasta este disponibilă,
 arhivarea electronică a facturilor cu impact minim asupra mediului,
 gratuitatea serviciului - CEZ Vânzare nu percepe niciun cost suplimentar la
factura pentru acest nou serviciu.

În calculele de mai sus s-au luat in considerare urmatoarele variabile:

 o factura are în medie 2 pagini / 1 foaie

 80% din facturile emise trebuie trimise prin poştă la un cost mediu
actual de 1.68 RON
 activităţile administrative legate de trimiterea unei facturi necesită
aproximativ 11 minute. Acestea includ imprimarea, sortarea,
verificarea şi ambalarea facturii. S-a considerat că persoana care
desfăşoară aceste activităţi este plătită cu 15 RON/ora (~3.5 euro)
 timpul necesar introducerii unei facturi primite este de aproximativ 6
minute. S-a considerat că persoana care introduce factura este plătită
cu 15 RON/ora (~3.5 euro).
 completarea unui ordin de plată (OP) necesită 5 minute. S-a
considerat că persoana care completează OP-ul este plătită cu 15
RON/ora (~3.5 euro)
 calculul presupune că şi în prezent facturile sunt plătite prin ordine de
plată
 toate sumele de mai sus sunt calculate cu TVA-ul inclus

Notă 1) - pentru a vedea rezultatele este nevoie ca pagina să poată executa

JavaScript
Notă 2) - rezultatele sunt obţinute pe baza algoritmului de pe site-ul
payitgreen.org

Beneficiile soluţiile de facturare electronică oferită de certSIGN :

Reducerea costurilor implicate de procesul facturării cu până la 75% - prin
eliminarea chetuielilor legate de manipularea facturilor pe hârtie : emitere,
transmitere (taxe poştale/ curierat/transport), stocare şi arhivare
Recuperarea investiţiei în sistemul de facturare electronică – rapid, fără a
genera alte cheltuieli; implementarea sistemului de facturare electronică
asigură emiterea unui număr nelimitat de facturi, la un cost unitar cu până la
75% mai mic;
Eficientizarea procesului de business - prin optimizarea cheltuielilor legate
de consumabile, de operaţiunile de transport, şi de de înregistrare ale
facturilor precum şi prin posibilitatea de alocare mai eficientă a resurselor
umane
Îmbunătăţirea relaţiei cu clienţii – simplificarea procesului de facturare şi
implicit reducerea majoră a timpului de transmitere, permite implementarea
unor politici de discount pentru plata promptă a facturilor; în timp acestea
pot genera creşterea achiziţiilor făcute şi implicit creşterea vânzărilor
companiei dumneavoastră
Aplicarea politicilor răspundere socială – facturarea electronică este o
activitate verde care aduce beneficii mediului înconjurător prin reducerea
consumului de resurse naturale
Integritatea,autenticitatea şi confidenţialitatea informaţiilor – sunt garantate
pe întreg ciclul de viaţă al facturilor, informaţiile conţinute de acestea sunt
protejate împotriva modificării neautorizate
Nerepudiere, acoperire legală în caz de litigiu - facturile semnate electronic
şi marcate temporal au aceeaşi valoare juridică ca şi cele pe hârtie şi pot fi
utilizate în aceleaşi scopuri ca acestea din urmă; facturile electronice
arhivate au aceeaşi valoare legală asemeni documentelor pe hârtie arhivate
în conformitate cu reglementările legale în vigoare.