Plasamentul la masa negocierilor

Eficienta negocierilor depinde de o serie de factori : data si ora alese pentru intalnire nivelul ierarhic la care se leaga primul contact alcatuirea echipei de negociatori ordinea de intrare si asezare la masa, etc. Intre acestea, modul de dispunere a negociatorilor la masa tratativelor ocupa un loc important, cu mari implicatii asupra puterii de negociere a uneia sau alteia dintre parti. Pozitia clasica de negociere este aceea in care delegatiile stau fata in fata, cu negociatorii principali (sefii echipelor de negociere) plasati in pozitii centrale.
In cazul in care negocierea este purtata intre doua persoane, pot fi intalnite cateva

variante tipice:

Varianta 1 Este varianta clasica, in care partenerii sunt plasati fata in fata, de o parte si de alta a mesei. Prezinta avantajul libertatii de miscare si al observarii directe si continue a partenerului. Este varianta cea mai concurentiala, pentru ca cei doi parteneri asezati fata-n fata, cu masa intre ei, intra spontan in competitie.

Nu este recomandata in intalnirile in care in care se urmareste evitarea conflictelor. Avantajele pentru negociatorul nostru pot fi create prin unghiul de iluminare, pozitia ferestrei, pozitia usii a sursei de caldura.

Varianta 2
Este varianta numita si asezare 'cot la cot' si are semnificatia unei anumite familiaritati si amicitii intre parteneri, ce le creeaza sentimentul ca au aceeasi pozitie fata de problema discutata. Varianta este folosita atunci cand se urmareste eliminarea suspiciunilor partenerului sau cand se doreste atenuarea caracterului conflictual al unei dispute. Nu este indicata in negocierea cu un partener strain. Pozitia negociator (dreapta) - partener (stanga) asigura un anumit avantaj negociatorului, dandu-i o mai mare libertate de miscari, mai buna vizibilitate si asigurand economie de miscari, atunci cand prezinta documentatii si probe. Partenerul din stanga este nevoit sa faca miscari suplimentare si sa se intoarca, fapt ce duce la scaderea atentiei.

Varianta 3 Este un mod bun de plasament la masa tratativelor, chiar daca mai rar practicat. De regula, persoana plasata pe latura mare are un usor ascendent asupra celeilalte, mai ales in cazul in care este asezata pe un fotoliu mai inalt si mai impunator pe care, de regula, il ocupa si in restul timpului petrecut la serviciu.

Varianta 4 Este o combinatie intre variantele 1 si 4, in care partenerii se afla de o parte si de alta a mesei, dar in afara unei pozitii de confruntare directa. Este un plasament bun pentru negocieri amiabile, inclusiv pentru interviul de recrutare. In cazul in care negocierile sun purtate in trei persoane (negociatorul participa la discutii insotit de o alta persoana, care poate fi coechiper, consilier, asistent sau secretar) variantele uzuale sunt:

Varianta 5 Este o varianta in care partenerul singur trebuie sa gaseasca pozitia din care ii poate urmari simultan pe cei doi coechiperi, fara a se pune in competitie cu ei. Acestia vor incerca sa-1 controleze, manipuleze si persuadeze prin schimbul de stafeta, prin vorbire, mimica, gestica.

Varianta 6 Este varianta cea mai convenabila din punctul de vedere al partenerului singur. Varianta reprezinta o schema de plasament mai complexa, care nu pune partenerul in prea mare inferioritate, deoarece el ii are in raza vizuala pe cei doi negociatori coechiperi si le poate urmari reactiile si eventualele mesaje non-verbale.

Varianta 7 Este varianta cea mai dezavantajoasa pentru partenerul singur, el simtindu-se 'luat la mijloc'de catre negociatorii coechiperi. Avand de urmarit doua surse de mesaje, plasate in directii opuse, acesta va obosi, se va enerva si-i vor scadea atentia si concentrarea.

Varianta 8 Este o varianta 'indulcita'' a variantei 7, in care partenerul ocupa latura mai ingusta a mesei, iar cei doi coechiperi sunt asezati fata in fata, intrand in competitie. In cazul in care negocierile se poarta intre doua echipe, negociatorul fiind insotit de colaboratorii sai, iar partenerul sau este si el cu echipa sa, pentru negociere exista cateva variante tipice de plasament la masa tratativelor:

Varianta 9 Este varianta cea mai uzuala si, cel putin in principiu, nu trezeste nici un fel de suspiciuni, cu toate ca cele spuse la varianta l, privitoare la crearea de avantaje pentru una din laturile mesei, raman in totalitate valabile. In principiu, protocolul european aseaza seful in mijlocul mesei, cu oamenii sai in dreapta si in stanga, la o distanta invers proportionala cu rangul si importanta in echipa. La japonezi, seful delegatiei poate ramane in capul coloanei.

Varianta 10 Este un gen de plasament neconventional la masa tratativelor, dar nu atat de ad-hoc precum pare; poate fi folosit premeditat, atunci cand, in rundele anterioare de negociere nu s-a ajuns inca

la un acord deplin asupra obiectului negocierilor. In ideea depasirii dificultatilor la tratative este invitata o persoana neutra M care este asezata in capul mesei, pentru a capata si mai multa greutate. Aceasta varianta este folosita si in cadrul reuniunilor intamplatoare, in spatii improvizate, care apar spontan la targuri si expozitii.

Dezavantajul variantei 10 consta in faptul ca membrii fiecarei echipe nu se pot consulta discret intre ei, ceea ce conduce la o negociere mai putin comoda si mai greu de controlat. In practica, variantele de plasament la masa negocierilor sunt mult mai diversificate, in raport cu particularitatile spatiului si mobilierului existent. Oricare ar fi varianta concreta, intotdeauna sunt importante cateva aspecte: pozitiile ocupate trebuie sa permita o comunicare discreta si eficienta intre membrii echipei; spatiul disponibil trebuie sa fie suficient pentru manipularea documentatiei si efectuarea unor demonstratii; lumina, fie naturala, fie artificiala, sursele de caldura, umezeala, zgomot sau diverse alte noxe si factori perturbatori trebuie, pe cat posibil, dispuse astfel incat sa nu deranjeze unilateral.

Varianta ideala Schita alaturata prezinta varianta ideala, care este numita 'Masa regelui Arthur'; aceasta ofera linii de comunicare directa, echidistante, vizibilitate uniforma, spatiu de manevra egal si atenueaza mult competitia dintre parteneri.