1

Seminarul nr.2 Teoria comunicrii i negocierii

Plasamentul la masa negocierilor

Plasamentul la masa tratativelor poate influena semnificativ ambiana i rezultatele negocierilor. Aezarea negociatorului cu ochii n soare sau alt surs de lumin puternic, cu spatele la u, pe hol, n spaiu deschis circulaiei i expus privirilor, creeaz avantaje reale, chiar dac nu i principiale. Aezarea cu spatele la u, geam, hol sau alt spaiu n care se mic oameni crete tensiunea psihic, pulsul, tensiunea arterial i muscular. Oamenii se simt n siguran aezai cu spatele la un perete, cnd pot cuprinde n raza vizual intrarea, ua i geamul. Mesele nalte i scaunele joase creeaz handicap. Scaunul mai nalt d o ans n plus pentru a domina negocierea. Exist i un aa-numit efect al capului de mas": persoana din capul mesei dobndete o poziie de autoritate i dominare. De aici i regula trengreasc: Capul mesei pltete". Dincolo de glum, capul mesei ofer rolul de coordonator de joc unei persoane capabile s i-l asume.

Figura 1.1. De ce pltete capul" mesei ? Importana fiecrui membru al echipei de negociere este apreciat invers proporional cu distana fa de negociatorul-ef. De regul, numrul doi este n dreapta efului, iar numrul trei n stnga. Forma i dimensiunile mesei - ptrat, dreptunghiular, rotund, oval, n U", n V", n T", nalt, joas, ngust, lat etc. -, precum i schema de plasament a negociatorilor la masa tratativelor comport alte subtiliti i secrete. Masa de acas O simpl privire aruncat asupra meselor de familie ofer o idee despre tipul de relaii existente i distribuia puterii ntre membrii familiei. Aceasta, desigur, n msura n care forma mesei este rezultatul unor alegeri libere. Masa rotund de acas, destinat cinei zilnice, semnaleaz mai curnd o familie participativ, democratic, ai crei membri comunici liber, mult i sincer, fr s-i ascund emoiile. Familia se adun la ora mesei nu att pentru a respecta un tabiet sau o regul impus de cineva, ct pentru a conversa liber i deschis despre ceea ce s-a ntmplat unuia sau altuia peste zi. Masa dreptunghiular, mare, nalt i gomoas de acas, acolo unde pare a fi unica soluie acceptabil pentru cina de fiecare zi, va semnala mai curnd o familie conservatoare, formalist. Membrii ei sunt relativ ierarhizai pe ranguri i niveluri de autoritate. De regul, se va stabili clar cine i de ce st n capul mesei. Masa ptrat de acas, eventual cu o latur lipit de perete, destinat meselor sporadice n familie", semnaleaz mai curnd o familie atomizat, n care se comunic puin. Membrii familiei sunt venic ocupai, fiecare cu altceva, i vin la mas pe rnd, la ore diferite.

2 n slile de consiliu ale companiilor, configuraia meselor seamn cu cea de acas i trdeaz stilul de lucru n organizaie. ntr-o organizaie dominat de un spirit autoritar, masa de consiliu va fi mai curnd dreptunghiular i lung, cu fotolii nalte n captul destinat efilor. n schimb, n biroul unei echipe de vnzri, unde unul vine i altul pleac, potrivit propriului program, mesele vor fi mai curnd mici i ptrate. edinele operativ-participative i consilierea n grup vor cere ca membrii echipei s se adune n jurul unei mese rotunde. Plasamente cu doi negociatori la mas Poziia de competiie (plasament frontal) Varianta clasic de plasament n negocieri este cea frontal, la distan politicoas, de o parte i de alta a mesei. Plasamentul prezint avantajul libertii de micare i al observrii directe i continue a adversarului, stimuleaz agresivitatea i este cel mai conflictual, prin faptul c persoanele plasate faa n fa, pot intra spontan n competiie. De regul, plasamentul frontal semnaleaz dorina de dominare a gazdei, atunci cnd ntlnirea are loc pe teritoriul propriu. Dei cea mai puin recomandat de psihologi, n mod paradoxal, tocmai aceast poziie este protocolar, practic i uor abordabil. Ea provoac negociatorii s rmn fermi i aprigi pe poziii. De cele mai multe ori, este dificil de evitat nc din startul negocierilor. Poate fi schimbat doar ulterior.

Figura 1.2. Competiie Cercetri recente au condus la concluzia c plasamentul fa n fa" poate fi perfect n negocieri cu start egal, la masa rotund de dimensiuni reduse. S-ar prea c forma mesei atenueaz competiia frontal. Poziia de cooperare (plasament alturi) Plasamentul alturi, pe aceeai latur a mesei, numit i cot la cot", este recomandat cnd se urmrete eliminarea suspiciunilor sau atenuarea caracterului conflictual al unei dispute. Aezai de aceeai parte a mesei, oamenii tind mai curnd s coopereze dect s se confrunte. Poziia alturi ascunde cu uurin unele dintre mesajele non-verbale dure, ale privirii, gesticii, fizionomiei i expresiei mimice ale negociatorilor.

Figura 1.3. Cooperare Plasamentul alturi induce familiaritate i amiciie ntre interlocutori. Este evitat uor i impresia c unul dintre interlocutori ar invada zona intim a celuilalt. Poziia din dreapta (la dreptaci) asigur totui un mic avantaj negociatorului, dndu-i o mai mare libertate de micare, o mai bun vizibilitate i asigurndu-i o economie de micri, atunci cnd prezint documentaii i probe. Nota de familiaritate a variantei o face puin accesibil n negocierea unor contracte externe, cu negociatori strini.

3 Poziia de comunicare (plasament col) E cel mai bun plasament la masa tratativelor. Ofer cele mai bune opiuni strategice pentru susinerea cu msur a privirii i pentru a urmri mimica i gesturile. Stimuleaz deschiderea i instaureaz o atmosfer prietenoas, favorabil nelegerii i colaborrii.

Figura 1.4. Comunicare n plan psihologic, face inutil mprirea teritorial a suprafeei mesei. De regul, n acest tip de plasament, persoana plasat pe latura mare poate avea un uor ascendent asupra celeilalte, fiindc posed un teritoriu mai vast. Practic, este anulat i dominana persoanei situate n capul mesei la ntrunirile n grup sau la mesele festive. Poziia de independen (plasament diagonal) Propriu-zis, nu mai avem de-a face cu un plasament compatibil cu negocierea. Persoanele nu doresc cu adevrat s stabileasc un raport ntre ei. Eventual, doresc s-i vad fiecare de ale lui i s nu ajung la vreun acord.

Figura 1.5. Independen Plasamentul este adoptat spontan n biblioteci, pensiuni sau restaurante, ntre persoane care se evit reciproc i vor s rmn independente. Apare spontan sau este ales deliberat n negocierile n care se dorete evitarea unei discuii sincere i deschise. Combinaie tactic O combinaie tactic ntre variantele competiie, comunicare i cooperare const n nvluirea pe flancuri.

Figura 1.6. Combinaie tactic Negociatorii, dei aflai de o parte i de alta a mesei, sunt plasai n afara liniei de confruntare direct. Sunt fa n fa, de o parte i de cealalt a baricadei", dar evit abordarea frontal, competitiv. Unul dintre ei este orientat uor lateral, pentru a-i aborda partenerul pe unul dintre flancuri. De regul, negociatorul cu putere de negociere mai redus (candidatul la un interviu de angajare, de pild) este cel interesat de un plasament tactic. Pentru a obine un astfel de plasament tactic, atunci cnd gsim scaunul aezat frontal, mai nainte de a ne aeza, l prindem de sptar, l ridicm discret n mini, l micm uor spre dreapta sau stnga i l reorientm

4 pe un unghi de 45 fa de axa mesei. Apoi ne aezm, fr a invada masa interlocutorului cu coatele, geanta sau alte lucruri. Dosarele i documentele pot rmne o vreme pe genunchi. Plasamentul tactic este potrivit pentru negocierile dezechilibrate, ca i pentru cele rigide, oficiale i protocolare. Discuiile devin mai calme, mai amiabile. Psihologii l recomand insistent n cazul interviurilor de recrutare a personalului. Plasamente cu trei negociatori la mas ine partea" adversarului Este un plasament util n situaiile n care negociatorul (N), aflat n negocieri competitive cu adversarul su (A), atrage la tratative un expert tehnic, contabil sau de alt profesie (E). Negociatorul versat poate s-i pun adversarul (A) n competiie cu expertul (E), sugernd ns faptul c el nsui rmne mai curnd de partea adversarului su.

Figura 1.7. ine partea" Luat la mijloc" De aceast dat, comentm cazul n care negociatorul (N) este nsoit de asistent, secretar sau consilier (C), aflat din capul locului de partea sa, n echipa sa, indiferent de plasament. Negociatorul i coechipierul su se vor plasa fa n fa, fiecare n cte unul dintre capetele mesei. Adversarul (A) va fi plasat la mijloc, singur, pe latura mare a biroului, ntr-o poziie de col dublu. Obinem schema de plasament cea mai dezavantajoas pentru adversarul singur, ncolit din dou flancuri.

Figura 1.8. Luat la mijloc" Adversarul singur, n poziie de col dublu, va avea de urmrit dou surse de mesaje, plasate n direcii vv opuse. Aceasta obosete i irit, diminund atenia i concentrarea. Clasic Plasamentul n trei, clasic la masa tratativelor i adecvat situaiei n care negociatorul (N) vine nsoit de consilier, asistent sau secretar (C), este acela n care coechipierii ocup, umr la umr, aceeai latur mare a mesei dreptunghiulare. n acest caz, pentru partenerul singur (P) este important s gseasc poziia din care-i poate urmri simultan pe cei doi fr a intra in competiie cu ei. Locul din capul mesei ar putea fi cel mai potrivit.

Figura 1.9. Clasic Plasamente de echip Competiie fa n fa Schema de plasament fa n fa, de o parte i de cealalt a mesei, este cea uzual i, cel puin n principiu, nu trezete nici un fel de suspiciuni. Este singura recomandat pentru negocierea cu delegaii strine. Dubla competiie la masa dreptunghiular Cea mai conflictual schem de plasare a dou delegaii la o mas dreptunghiular este aceea n care efii delegaiilor stau fa n fa, n cele dou capete ale mesei, iar membrii delegaiilor stau fa n fa, pe cele dou laturi lungi ale mesei. n aceast schem de plasament se creeaz o dubl competiie : pe de o parte, ntre negociatorii-efi i, pe de alt parte, ntre membrii celor dou delegaii, plasate fa n fa, de o parte i de cealalt a mesei. Plasamentul n U Tensiunea creat de plasamentul prezentat anterior slbete mult n intensitate atunci cnd negociatorii-efi se aeaz alturi, n poziie de cooperare, n capul mesei. De regul, aceasta presupune renunarea la masa dreptunghiular n favoarea celei n form de U". Masa rotund O mas rotund sau de forma unei elipse creeaz o atmosfer mai relaxat i mai democratic. Ea ofer persoanelor din jurul su aproximativ acelai statut social, indiferent de poziia ierarhic, ofer linii de comunicare direct echidistante, vizibilitate uniform, zone intime i spaii de manevr egale. Masa rotund atenueaz mult competitivitatea dintre partenerii direci i faciliteaz elocina, persuasiunea i convingerea interlocutorilor. Inegalitile psihologice pot fi induse doar prin distana care-i separ pe comeseni de ef sau de efi. Plasarea oaspeilor la mas Dac scopul reuniunii este socializarea grupului de invitai i crearea unor puni de comunicare, regula proxemicii va fi ciudat, dar simpl : plasamentul la mas evit aezarea alturi a persoanelor care oricum stau mai tot timpul mpreun - so, soie, iubii, prieteni, frai, surori sau alte rude. Pe de alt parte, vom evita s aezm una lng alta persoanele incompatibile, care nu au nimic n comun sau care sunt foarte departe de a nutri o frm de simpatie reciproc. Plasament ierarhic unisex Exemplu: un prnz de afaceri, oferit de compania Gazd n onoarea unui client important, compania Oaspete. Invitatul de onoare va fi preedintele companiei Oaspete, George Mihescu, nsoit de stafful su, format din cinci persoane. Din partea companiei Gazd, particip preedintele, loan Petre, nsoit de alte apte persoane. n total, la mas vor participa 14 persoane: ase invitai i opt gazde. Cum vom proceda? Mai nti, definim locul preedintelui companiei Gazd, plasat la mijlocul laturii lungi a mesei. Exact n faa gazdei, vom rezerva locul de onoare, destinat invitatului de onoare, preedintele companiei Oaspete.

Figura 1.10. Dejun de afaceri n continuare, respectnd ordinea de precdere a rangurilor i funciilor, va fi alctuit lista tuturor convivilor. Lista cuprinde dou coloane: una cu numele invitailor i alta cu numele gazdelor. INVITAI GAZDE George Mihescu Ioan Petre 1. Ioan Petraru I. Gheorghe Buda 2. Grigore Pacu II. Tiberiu Ghio 3. Iorgu Iordache III. Petru Ila 4. Vasile Petre IV. Nicolae lon 5. Ion Ion V. Pavel Rou VI. Valeriu Iano VII. Petric Gheordie ase persoane opt persoane Figura 1.11. Lista convivilor: invitai si gazde Coloana invitailor este numerotat cu cifre arabe, iar coloana gazdelor, cu cifre romane. Locul la mas va fi cu att mai important cu ct numrul de ordine este mai mic. Primul oaspete n ierarhie, exceptnd invitatul de onoare, va fi plasat pe locul din dreapta gazdei, iar al doilea, n stnga. n dreapta i n stnga invitatului de onoare vor fi plasai numerele I i II din lista gazdelor. Plasamentele vor continua conform schemei. Plasament ierarhic mixt Plasamentul la mas se modific semnificativ atunci cnd vizeaz ambele sexe. Problema apare cnd la mas este prezent i femeia gazd. Uzual, dac masa este dreptunghiular, gazdele vor lua loc fa n fa, fie la mijlocul laturilor lungi, fie n cele dou capete ale mesei. Vom exemplifica acest lucru cu dou scheme de plasament potrivite situaiei n care la dejunul de afaceri particip cinci femei i unsprezece brbai, n total 16 persoane. Mai nti, alctuim lista invitailor, care va avea tot dou coloane. Prima coloan, numerotat cu cifre romane, nominalizeaz femeile, n ordinea ierarhic a soilor acestora prezeni la mas. Cealalt coloan, numerotat cu cifre arabe, nominalizeaz brbaii n ordinea ierarhiei profesionale. FEMEI BRBAI Carmen Ionescu Vasile Ionescu I. Irina Amariei 1. Dinu Amariei (preedinte) II. Mria Petre 2. Minai Petre (director) III. Doina Barnea 3. Drago Barnea IV. Delia Iancu 4. Petric Roman 5. Mircea George 6. Tiberiu Costea 7. HoriaRadu 8. Vasile Radu 9. Petre Marin 10. Mihai Lupu

cinci persoane

7 unsprezece persoane

Figura 1.12. Lista convivilor: femei i brbai Dup cum gazdele aezate fa n fa ocup fie mijlocul laturilor lungi, fie cele dou capete ale mesei, vom avea de-a face cu dou moduri de plasament semnificativ diferite. Centru de conversaie unic Primul mod de aezare, n care gazdele ocup mijlocul laturilor lungi ale mesei, creeaz un singur centru de conversaie. Mijlocul mesei devine centrul de gravitaie al grupului. Restul convivilor, perechi sau nu, vor fi plasai n funcie de ierarhia profesional, de vrst sau de orice alt criteriu de precdere.

Figura 1.13. Plasament cu centru de conversaie unic Soia preedintelui companiei Oaspete, invitatul de onoare, va ocupa locul din dreapta brbatului gazd, iar soia directorului executiv, a numrului 2 n ierarhie, va ocupa locul din stnga brbatului gazd. Similar, femeia gazd va fi flancat de brbaii cu primele dou ranguri, numrul 1 n dreapta i numrul 2 n stnga. Locurile dinspre capetele mesei vor fi distribuite persoanelor nensoite, persoanelor mai tinere i celor cu ranguri profesionale relativ mai modeste. Dou centre de conversaie Al doilea mod de aezare la o mas cu brbai i femei, la care particip perechea gazd, plaseaz pe cele dou gazde n cele dou capete ale mesei. De o parte i de alta a fiecreia dintre gazde, vor lua loc oaspeii mai mari n rang sau n vrst, indiferent dac sunt sau nu n perechi.

Figura 1.14. Plasament cu dou centre de conversaie Brbaii cu rangurile 1 i 2 se vor aeza n dreapta, respectiv n stnga femeii gazd, iar soiile acestora, dac sunt prezente, sau femeile cu rangurile 1 i 2 vor lua loc n dreapta, respectiv n stnga brbatului gazd. Locurile de la mijlocul mesei vor fi distribuite persoanelor nensoite, mai tinere sau cu ranguri profesionale relativ mai modeste.

Exerciiu
Pasul 1. Se constituie grupuri de trei persoane. Membrii fiecrui grup se aaz spontan la o mas de 2 x 1 m. Odat aezai confortabil, trag la sori unul dintre rolurile: A - vnztor, B - cumprtor i O - observator. Pasul 2. Fr a schimba plasamentul ad-hoc, A i B ncep s negocieze vnzarea unui produs comun i concret, avut la ndemn: pix, creion, agend, calendar, ciocolat, bomboan, batist, fular, ceas, celular etc.

8 Pasul 3. Dup primele trei minute de negocieri, cu acordul observatorului, chiar dac plasamentul este inadecvat, A i B i vor modifica poziiile la mas. n continuare, la fiecare trei minute, se vor roti prin cteva tipuri de plasament. Pasul 4. Dup vnzare, mimnd faptul c ar bea mpreun cafeaua sau ceaiul i ar sta la taclale, se vor roti din nou prin cteva tipuri de plasament la mas. Pasul 5. La aceeai mas, membrii grupului mimeaz lucrul individual; fiecare face un rezumat scris al zilei de ieri sau al ultimei cri citite etc. n timpul lucrului independent, se vor roti nc o dat prin tipurile de plasament la mas. Evaluarea, concluziile i comentariile vor fi consumate dup reunirea grupurilor de trei