UNIVERSITATEA DE TIINE AGRICOLE I MEDICIN VETERINAR A BANATULUI TIMIOARA FACULTATEA DE MANAGEMENT AGRICOL SPECIALIZAREA MANAGEMENT N ALIMENTAIE PUBLIC I AGROTURISM

REFERAT
La disciplina Aplicaii ale sistemului informatic n turism

Prof. Coordonator ADRIAN BNE Masterand: ANUL I, gr.669

Timioara, 2011

Cuprins
Introducere Capitolul 1. Conceptul de sistem informaional Capitolul 2. Conceptul de sistem informatic Capitolul 3. Sistemul informatic i informaional al Ageniei de Turism Eximtour Concluzii Bibliografie

Introducere
Am structurat acest referat pe trei capitole astfel: -n primul capitol am abordat conceptul de sistem informaional dnd o definiie a acestuia i prezentnd principalele componente; deasemenea am vorbit despre procedurile informaionale, mijloacele de tratare a informaiilor, importana i funciile subsistemului informaional. - n capitolul doi am abordat conceptul de sistem informatic fcnd referire la tehnologia sistemului informatic, aplicaiile sistemului informatic, managementul acestuia, definiii, relaia dintre sistemul informatic i organizaie, componentele sistemului informatic precum i sistemele informatice folosite n activitatea de turism. - n capitolul trei am facut o prezentare a sistemului informatic i informaional utilizat n agenia de turism Eximtour. Aici am nceput prin prezentarea societii i a obiectului de activitate dup care am vorbit despre sistemul informatic i informaional al organizaiei, fluxul informaional, reliznd totodat i un caz concret de comercializare a biletelor de avion din cadrul departamentului de ticketing al ageniei Eximtour. Aici am prezentat care este procedura de rezervare a unui bilet de avion, prin ce program se poate realiza, cum arat documentul care ajunge la turist (cel n care sunt specificate toate detaliile zborului). Am continuat cu obiectivele sistemelor informatice i eficiena economic a acestora. n final am realizat cteva concluzii referitoare la cele precizate mai sus.

Capitolul 1 Conceptul de sistem informaional

1.1 Definirea sistemului informional al organizaiei Sistemul informaional-managerial poate fi definit ca ansamblul datelor, informaiilor, fluxurilor i circuitelor informaionale, procedurilor i mijloacelor de tratare a informaiilor menite s contribuie la stabilirea i realizarea obiectivelor organizaiei. Tendina actual, care se manifest cu o intensitate progresiv, este de a amplifica utilizarea mijloacelor automatizate de tratare a informaiilor, concomitent cu restrngerea celor manuale i mecanizate. Caracteristicile tehnice, funcionale i economice performante ale mijloacelor automatizate, care se amplific ntr-un ritm deosebit de alert, fac ca proliferarea acestora s fie foarte rapid. Ca urmare, se constat o cretere att a ponderii, ct i a rolului sistemului informatic n ansamblul sistemului informaional. n firmele competitive din rile dezvoltate sistemul informatic ncorporeaz cea mai mare parte a elementelor sistemului informaional. Probabil ca ntr-un viitor nu foarte ndeprtat, sistemul informatic va reuni peste 90% din totalitatea elementelor informaionale din organizaie. De reinut este ns faptul c ntotdeauna vor exista elemente informaionale, cele care in strict de natura uman, cu un pronunat caracter informal, care nu vor face parte din sistemul informatic. Acestea dei necuantificabile, sunt deosebit de importante, avnd un rol major n calitatea sistemului informaional i a celui managerial. Creterea dimensiunii, complexitii i importanei sistemului informaional din ultimele dou decenii s-a reflectat i n conturarea aa-numitului management al informaiei. Potrivit lui Larry English, prin management al informaiei desemnm folosirea principiilor manageriale referitoare la previziune, oragnizare i ncadrare cu personal, coordonare i control n domeniul informaiilor. Acesta include trei componente majore: managementul resurselor de date, managementul proceselor informaionale i managementul tehnologiei informaionale. 1.2 Componentele sistemului informaional al organizaiei Sistemul informaional al firmelor este alctuit din mai multe elemente strns intercorelate: date i informaii circuite i fluxuri informaionale proceduri informaionale mijloace de tratare a informaiilor 1.2.1 Date i informaii

Datele i informaiile reprezint componentele primare ale sistemului informaional organizatoric interdependente. Data reprezint descrierea cifric sau literal a unor aciuni, procese, fapte, fenomene, referitoare la organizaie sau la procese din afara sa, care intereseaz managementul acesteia. Din punct de vedere al managementului prin informaii se inteleg acele date care aduc adresantului un spor de cunoatere privind direct i indirect organizaia respectiv, ce ii furnizeaz elemente noi, utilizabile n realizarea sarcinilor ce revin n cadrul respectivei organizaii. n virtutea acestei caliti, informaia reprezint temeiul principal al declanrii deciziilor i acuniilor.

Informaiile din cadrul organizaiilor sunt deosebit de complexe. n vederea facilitrii carcaterizrii lor le clasificm n funcie de mai multe criterii: Dup modul de exprimare avem: - informaii orale - informaii scrise - informaii audio-vizuale Dup gradul de prelucrare informaiile sunt: - informaii primare sau de baz - informaii intermediare - informaii finale Dup direcia vehiculrii: - informaii ascendente - informaii orizontale Dup modul de organizare al nregistrrii i prelucrrii: - informaii tehnico-operative - informaii de eviden - informaii statistice Dup provenien: - informaii exogene - informaii endogene Dup destinaie: - informaii interne - informaii externe Dup obligativitatea pentru adresant: - informaii imperative - informaii nonimperative Dup natura proceselor reflectate: - informaii de cercetare-dezvoltare - informaii comerciale - informaii de producie - informaii financiar-contabile - informaii de personal - informaii complexe Informaia este o materie prim implicat n activitiile organizaiei. Orice proces de munc indiferent de natura sa se bazeaz pe informaii. Concomitent informaia reperzint i un produs inevitabil al orcrui proces de munc (de producie, comercial, tehnic, financiar, de personal). Specific managerilor este faptul c unele informaii au un coninut decizional n forma unei decizii. Se poate chiar defini decizia din punct de vedere decizional ca fiind acea informaie prin care se stabilete pentru alte persoane obligaia de a efecuta anumite procese de munca cu o finalitate precizat. n virtutea acestor elemente O. Nachmoni afirm c Informaia confer celui care o posed putere. De aici rezult, dup cum spun i ali specialiti, c informaiile au valoare i genereaz eficien la un nivel care depinde de complexitatea i caracterul concurenial al mediului implicat. 1.2.2 Proceduri informaionale

Prin proceduri informaionale se nelege asamblul elementelor prin care se stabilesc modaliti de culegere, nregistrare, transmitere, prelucrare i arhivare a unei categorii de informaii, cu precizarea operaiilor de efectuat i a succesiunilor, a suporiilor, formulelor, modelelor i mijloacelor de tratare a informaiilor folosite.

Procedurilor informaionale moderne le este propiu un grad ridicat de formalizare. Un accent deosebit se acord codificrii, tipizrii i standardizrii informaiilor i stituaiilor informaionale, astfel nct s se faciliteze integrarea pe verticala sistemului de management i folosirea computerelor. Strns legate de formalizarea ridicat a procedurilor informaionale este informatizarea lor accentuat. Valorificnd imensele posibiliti oferite de tehnica electronic de calcul, s-au pus la punct numeroase proceduri informaionale computerizate. De asemenea procedurile informaionale ale organizaiilor moderne se carcaterizeaz i printr-un accentuat carcater operainoal, prin tratarea rapid a informaiei. Aceast calitate este determinat n mod special de aportu bazelor de date, a bncilor de informaii, al programelor expert, al computerelor etc. Implicaiile sale pozitive sunt apreciabile att pe planul deciziei ct i n planul aciunii din cadrul organizaiei. 1.2.3 Mijloace de tratare a informaiilor

n cadrul sistemului informaional mijloacele de culegere, nregistrare, transmitere i prelucrare a informaiilor reprezint suportul su tehnic. Numrul, structura i performanele tehnice i functionale ale mijloacelor de tratare a informaiilor condiioneaz ntr-o msur apreciabil performanele sistemului informaional. Cel mai important mijloc de tratare a informaiilor l reprezinta calculatorul. Utilizarea acestuia implic integrarea sa organic n sistemul managerial, innd cont de necesitile specifice fiecrei organizaii. Acesta este un proces complex, dificil, care presupune competen, rbdare i perseveren pentru a elabora i utiliza anumite programe informatice. Utilizarea calculatorului implic i anumite riscuri deoarece ntreprinderile se confrunt cu viruii informatici. Penetrarea acestora n programele informatice intenionat sau ntmpltoare poate crea probleme majore n managementul firmei. ntr-o msur crescnd, capacitatea managerilor de a asigura accesul cele mai recente i performante produse de hard i soft condiioneaz capacitatea competitiv a organizaiei. 1.3 Importanta i funciile subsistemului informaional managerial

Decizional

Documentare

Funcii

Operaional

Educaional Figura 1. Funciile subsistemului informaional Funcia decizional exprim menirea sistemului informaional de a asigura elemente informaionale necesare lurii deciziilor. Dat fiind importana sa deosebit exist tendina de a utiliza denumirea de sistem informaional al managementului (MIS-management

informational sistem), tiut fiind c decizia constituie elementul specific cel mai important al managementului. Funcia operaional prin care sistemul informaional asigur operaionalizarea deciziilor, metodelor manageriale i realizarea obiectivelor cuprinse n strategia organizaiei. Funcia de documentare a sistemului informaional exprim nregistrarea de informaii ce servesc mbogirii cunotinelor personalului i care, numai ulterior, este posibil s fie utilizate pentru a lua decizii sau pentru efecutarea anumitelor operaii. Trecerea la firma bazat pe cunotine determin o amplificare substanial a importanei acestei funcii. Funcia educaional se refer la preocuparea permanent la nivel de organizaie, compartimenete i titulari de posturi, de insusirea intens de cunotine, cu efecte directe n planul performanelor.

Capitolul 2 Conceptul de sistem informatic

Sistemele informatice ca form mai larg, cuprinztoare constituie un cmp esenial de studiu n administrarea afacerilor i management, domenii considerate majore n zona economic. Astfel, sistemele informatice trebuie s rspund la problemele legate de administrarea hardware-ului, software-ului, a datelor, precum i a reelelor informatice, ntrun mod strategic pentru succesul n afaceri. Importana sistemelor informatice rezid n principal n nelegerea efectiv i responsabil de ctre toi conductorii (managerii) sau persoanele dintr-o organizaie a necesitii adaptrii la societatea informaional global. Sistemele informatice devin astzi tot mai mult o component vital a succesului n afaceri pentru o organizaie sau un ntreprinztor. 2.1 Conceptele fundamentale ale sistemului informatic Conceptele de baz ale sistemului informatic asigur elementele tehnice i de comportament care ajut la fundamentarea aplicaiilor comerciale, a procesului de luare a deciziilor i de construire a unui avantaj strategic al firmei fa de competitori. Tehnologia sistemelor informatice Tehnologia sistemelor informatice este reflectat de dezvoltarea i managementulului n tehnologia informaiei (hardware, software, reele, Internet, managementul bazelor de date sau a altor tehnologii de prelucrare a informaiilor). Aplicaiile sistemelor informatice Utilizarea sistemelor informatice prin aplicaiile sale n domeniul operaional, managerial asigur i crearea unui avantaj competitiv al organizaiei de la nivelul local, intern (n colaborarea dintre compartimente, ntre nivelele ierarhice) pn la formele comerului electronic, schimbului de informaii utiliznd Internetul etc. Managementul sistemelor informatice Managementul sistemelor informatice se refer la modul n care se administreaz resursele informatice precum i strategiile legate de implicarea i utilizarea tehnologiei informaiei la diferite niveluri: utilizator final, organizaie i global. Definirea sistemului informatic Un sistem informatic este acela n care informaia trece printr-un format digital - altfel spus, se transform, se prelucreaz sau se exprim ntr-o form digital. Sistemele informatice n sensul definiiei de mai sus au aprut odat cu dezvoltarea sistemelor de calcul, a computerelor, deci. Aceste sisteme au fost integrate n sistemele informaionale iar n prezent considerm c termenul de sistem informaional tinde s scad din ce n ce n importan deoarece exist din ce n ce mai puine activiti n care s nu se foloseasc informaii n form digital. Un sistem informaional este astfel i un mod organizat de a combina oameni, hardware, software, reele de comunicaie cu resursele de date care colecteaz, transform i

disemineaz informaia ntr-o organizaie. Sistemele sunt compuse din canale de informaie care pot fi clasificate n: a) formale i informale; b) personale i impersonale; c) publice i private. Relaia dintre sistemele informatice i organizaie Sistemele informatice joac un rol vital n succesul unei organizaii. Astfel, prin acestea se pot asigura infrastructura informaional intern (prin Intraneturi) sau extern, interorganizaional (prin extraneturi) pentru necesitile business-ului n: - Asigurarea eficienei operaionale; - Asigurarea unui management eficient; - Asigurarea unui avantaj competiional. Succesul unui sistem informatic nu trebuie msurat numai prin eficiena sa (n minimizarea costurilor, timp sau utilizarea resurselor de informaie) ci i prin suportul pe care l asigur n: Elaborarea strategiilor de afaceri; Desfurarea proceselor comerciale; mbuntirea structurii organizaionale i a culturii organizaiei; Creterea cifrei de afaceri i valorii firmei ntr-un mediu dinamic,

concurenial.

Din punct de vedere individual - managerial sistemul informatic reprezint reprezint: un mijloc important pentru asigurarea funcionalitii business-ului; un factor esenial ce influeneaz eficiena operaional, productivitatea angajailor i a relaiei cu clienii; o sum de baz de informaii care asigur luarea de decizii corecte; un mijloc de a dezvolta noi produse (servicii) ce asigur un avantaj competitiv; una din cele mai importante resurse ale organizaiei i de analiz a costului business-ului.

Componentele unui sistem informatic Modelul unui sistem informatic exprim cadrul conceptual pentru componentele principale i activitatea sistemului informatic. Sistemul informatic depinde de resursele umane, de hardware i software pentru a realiza intrrile n sistem, prelucrrile, ieirile din sistem, precum i activitile de control care convertesc datele n produse informaionale. Elementele componente ale unui sistem informatic: Oameni, hardware, software i date care sunt elementele de baz: Resursele umane - includ att utilizatorii ct i specialitii;

Hardware includ echipamentele Software includ programe i proceduri; Datele sunt transformate prin activitile de procesare ntr-o mare varietate de produse informaionale pentru utilizatori

2.2 Sisteme informatice pentru turism n activitatea de turism exist anumite activiti particulare care determin construcia i utilizarea unor sisteme informatice specifice. n general aceste sisteme se pot clasifica n: 1. Sistemele Front Office Sunt sisteme de prelucrare a informaiilor i care ofer rapoarte n form vizual sau scris. Aceste sisteme pot fi: a. sisteme pentru nregistrarea turitilor sisteme prin care se preiau datele personale ale turitilor b. sisteme pentru gestiunea managementul camerelor sisteme care ofer informaii privind nivelul de ocupare camerelor, statutul (liber/ocupat, curenia .a), situaia financiar, preluarea mesajelor, precum i diverse informaii statistice. c. sisteme pentru evidena ncasrilor sisteme care asigur procesarea tranzaciilor i ofer informaii despre debitele i creditele n relaie cu clienii 2. Sisteme de rezervri Sisteme care pot opera att cu turitii individuali ct i cu ageniile de turism sau comisionarii. Trebuie menionat c exist sisteme de rezervri care utilizeaz Internetul (tratate ntr-un paragraf separat). 3. Sistemele de management ale meniului Aceste sisteme administreaz baze de date de reete, ingrediente i valorile nutriionale. Utilizarea lor permite: crearea unei baze de date de ingrediente crearea de meniuri zilnice gestiunea cantitativ i valoric a ingredientelor elaborarea de situaii privind analiza valoric a costurilor elaborarea de inventare 4. Sistemele informatice ce utilizeaz Internetul Aceste sisteme informatice vin s gestioneze activitile desfurate de ageniile de turism sau de ageni individuali la nivel global. Sistemele de acest tip utilizeaz echipamente hardware i software specifice n desfurarea acestor activiti. Dei n Romnia utilizarea acestor sisteme este similar cu activitatea de ticketing,

aceste sisteme pot fi utilizate i n activiti de marketing, management sau comunicaii. 5. Sisteme inteligente pentru cutarea informaiilor i planificarea cltoriilor Aceti ageni inteligeni ( prezentai separat n curs n.a.) vin s ajute la gsirea informaiilor (legate de oferte, transport, restaurante) ntru-n mod rapid i eficient, permind compararea ofertelor i alegerea celei optime 6. Sisteme de prezentare bazate pe realitatea virtual Aceste sisteme sunt din ce n ce mai folosite pentru a oferi clientului potenial o informare ct mai complet asupra ofertei. Sunt soft-uri specifice ce asigur o interaciune cu utilizatorul permind panoramri, vizualizri n detaliu si alte elemente ce in de realitatea virtual.

Capitolul 3 Prezentarea sistemulul informatic i informaional pentru Agenia de turism EXIMTOUR

3.1 Prezentarea societii Denumirea societii: S.C. EXIMTOUR S.R.L. Timioara Forma societii: societate comercial cu rspundere limitat Eximtour este persoan juridic romn. Ea i desfoar activitatea n conformitate cu legea nr.31/90 republicat n 1998 privind societile comerciale. Obiectul de activitate al societii Activitatea principal: Activiti ale ageniilor de voiaj i a tour operatorilor; activiti de asisten turistic neclasificate n alt parte; Alte transporturi terestre: Alte transporturi terestre de cltori pe baz de grafic (intern i internaional); Transporturi terestre de cltori, ocazionale; Transporturi rutiere de mrfuri; Activiti de import-export

Activitate secundar:

Sediul social: Cluj Napoca, i alte sedii n Timioara, Sibiu i Bucureti Durata de funcionare a societii Durata de funcionare a societii este pe perioad nedeterminat, cu nceperea de la data nmatriculrrii n Registrul Comerului. (1993) Agenia de turism Eximtour este prezent pe pia ca agenie touroperatoare avnd licena de turism categoria A, nr. 2786/ 1993, fiind nregistrat la Registrul Comerului : J22/ 570/08.05.1993 i avnd codul unic de nregistrare: 17755176. Scopul activitii ageniei este de a promova turismul intern i internaional, oferta cuprinznd propuneri atractive de petrecere a vacanelor, concediilor sau weekend-urilor pentru turitii individuali i totodat programe turistice complete pentru grupuri organizate. Agenia Eximtour practic tarife la limita inferioar, tarife accesibile tuturor turitilor. Serviciile pe care le ofer n cadrul acestor tarife sunt diversificate. Strategia de viitor implic o mbuntire permanent a serviciilor la tarife care fac din aceast unitate un concurent serios pentru celelalte agenii de turism din Iai. Echipa ageniei Eximtour este o echip tnr, dinamic, cu experien n domeniul turismului. Serviciile sunt punctul central al strategiei de promovare, iar intenia este de a provoca exigenele. Activiti turistice : - excursii interne (circuite n ar, mnstiri); - excursii externe (oferte speciale, circuite, destinaii exotice, croaziere);

- turism rural n pensiuni agroturistice din Bucovina, Maramure, Marginimea Sibiului, Apuseni, Bran, Cheia unde turistul va regsi ntotdeauna tradiia romneasc i ospitalitatea ranului roman alturi de gospodria sa; - tratament balnear n staiunile de renume ale turismului romnesc; - odihna, excursii, vacane la munte: Bucovina, Maramure, Parng, Fgra, Apuseni, Neam- Ceahlu, Valea Prahovei i multe alte locuri pe care turitii le pot descoperi cu ajutorul ageniei; - litoral i Delta Dunrii; - vntoare i pescuit; - turism de afaceri (organizri de conferine, seminarii, congrese, lansri i expoziii, ntlniri i mese de afaceri, business- party,etc); - rezervri bilete de avion la toate companiile aeriene; - rent-a- car; - rezervri hoteliere n Iai i n principalele orae ale rii; - transport intern i internaional; - asigurri medicale, vouchere; 3.2 Sistemul informatic i informaional al organizaiei Agenia comercializeaz pachete de servicii turistice n urmtoarele variante: a) servicii turistice la cererea clientului, care se refer la programele organizate n mod special, ca urmare a solicitrilor turitilor, denumite servicii la cerere; b) servicii turistice preorganizate de agenia de turism i puse la dispoziie clientului prin materiale de prezentare de tipul: cataloage, brouri, pliante i alte oferte letrice, denumite servicii din oferta standard; c) servicii turistice interne care sunt comercializate pe baz de vouchere de servicii turistice interne sau bilete de odihn i/sau de tratament. Aceste servicii reprezint un caz particular al serviciilor turistice din oferta standard. Fluxul informaional : - clientul completeaz un bon de comand i ateapt confirmarea serviciilor solicitate; - rezervarea pentru turitii individuali sau grupuri se face pe baz de comenzi transmise prin fax, de catre agenie cu cel puin 7 zile nainte de nceperea sejurului, n baza contractelor ncheiate cu prestatorii de servicii; - comenzile sunt confirmate de catre prestator n cel mai scurt timp posibil; - plata serviciilor de ctre agenie se face prin ordin de plat vizat de banc i transmis prin fax sau prin numerar, n urma confirmrii primite de la prestator, nainte de nceperea sejurului. - documentele pe baza crora prestatorul asigur serviciile sunt: BOT/ Voucher, comanda (faxul). - dup ce a primit confirmarea din partea ageniei, clientul poate opta pentru urmtoarele variante de plat: n numerar, la sediul ageniei Eximtour, caz n care agenia elibereaz chitan i factur; prin virament bancar, caz n care se elibereaz factura cu valoarea total a serviciilor prestate; - clientul poate achita fie valoarea integral, fie un avans de cel puin 30% din valoarea facturii, urmnd ca diferena s fie achitat cel trziu cu 10 zile nainte de data plecrii.

- agenia ncheie cu turistul un contract de comercializare a pachetelor turistice al crui obiect l constituie vnzarea de ctre agenie a uneia dintre variantele sale de servicii turistice; - dup ce turistul a platit integral, primete voucher-ul de rezervare/ biletul de odihn i tratament pentru programul turistic solicitat. - dup ce serviciul solicitat a fost prestat agenia de turism primete prioripost factura fiscal din partea unitii prestatoare. Agenia de turism dispune de telefon, fax, aparat foto digital, cinci calculatoare cu acces la internet, imprimant, toate acestea asigurnd un flux informaional eficace i eficient. n baza de date a ageniei este creat o fi pentru fiecare client, fiind astfel posibil i estimarea valorii pentru firm a acelui client. Aceast valoare este apreciat pe baza aa numitei formule RFM (ct de recent, ct de frecvent, ct de mult). Cu ct clientul cumpr mai des i cheltuie sume mai mari, cu att el este mai valoros pentru firm. Prezentarea activitii de comercializare a biletelor de avion din cadrul departamentului de ticketing al ageniei Eximtour Departamentul de Ticketing Eximtour este reprezentant i agent al tuturor liniilor aeriene care opereaz n Timioara. Agenia este racordat la cele dou sisteme internaionale de profil, Amadeus i Worldspan, la cerere biletele de avion fiimd nsoite de eticheta de bagaj personalizat. Biletele comandate pot fi achitate prin numerar , prin cec, prin transfer bancar i cu ajutorul crilor de credit. Amadeus este partenerul tehnologic ideal, artndu-i disponibilitatea de a lucra i de a fi alturi de clienii si, pe termen lung. Cu ajutorul parteneriatelor cu furnizorii de top din industria de travel, au reuit s dezvolte soluii customizate pentru nevoile clienilor si. Amadeus este partenerul tehnologic pentru mai mult de 83700 agenii de turism, 486 companii aeriene printre care 44 companii aeriene low cost, 70500 hoteluri, 17 linii de croaziera, 43 companii feroviare, 11 companii ferry, 44 furnizori de servicii de asigurare, 45 companii rent a car i 1000 corporaii. Rezervrile sunt gratuite, biletele se elibereaz pe loc n agenie sau pot fi livrate prin curier direct la adresa solicitat, iar pentru grupuri, tineri, vrstnici i clienii fideli se pot oferi reduceri importante i/sau bonusuri, n funcie de compania aerian i de destinaie. Cele mai multe informaii despre destinaii i tarife se pot obine consultnd seciunea Tarife/Rezervri/Oferte speciale, acolo unde se poate face i o rezervare completnd on-line formularul special. Imediat dupa stabilirea detaliilor cltoriei i modului de efectaure a plii (numerar, carte de credit, ordin de plat), biletul de avion poate fi transmis prin e-mail sau prin curier direct la adresa menionat. Astfel, se pot face toate aranjamentele de cltorie fr a mai fi necesar deplasarea pn la biroul ageniei. Rezervarea este echivalentul termenului reinere loc i nseamn alocarea n avans a unui loc pentru pasager sau de spaiu sau volum liber pentru bagaj Garantarea condiiilor de transport aerian i a locului n avion sunt asigurate numai de biletul de transport aerian pltit n avans i acceptat de pasager. Rezervarea se poate face : Telefonic ; Prin e-mail ; Fax ; Direct la agenie Dup efectuarea rezervrii agentul va comunica data limit la care trebuie emis biletul.Rezervarea trebuie fcut cu cel puin 72 de ore naintea plecrii, dar nu mai mult de 10 luni nainte.

Etapele/ Procedura de rezervare : 1.Solicitarea informaiilor necesare efecturii rezervrii : itinerarul, data de efectuare a zborului, preferine pentru o clas, companie, ore de cltorie alte cerine speciale (poziionarea locului n avion, tipul meniu, copil, bebe, persoan cu nevoi speciale .a.) 2. Accesarea sistemului de rezervri (parola + user) 3. Afiarea disponibilitilor 4. Prezentarea variantelor nsoite de informaii utile 5. Alegerea variantei optime pentru client 6. Intocmirea PNR-ului Pentru care rezevarea s fie corect este nevoie de urmtoarele elemente : Numele complet al pasagerului (nume prenume) + datele de identificare Perioada de cltorie Ruta un numr de telefon de contact 7. Precizarea intervalului de timp pentru care se reine rezervarea 8. Intocmirea mtii biletului 9. Emiterea biletului 10. Incasarea contravalorii acestuia 11.Oferirea informaiilor utile Pentru a se loga n sistem, agentul de ticketing folosete un cod unic. Contul este creat de ctre administratorul local ( ex Amadeus Romnia), ce definete i nivelul de securitate i funciile la care se permite accesul.

Figura 3.1 Amadeus, sistem internaional pentru rezervri n domeniul turistic Sursa:www.amadeus.net Dup efectuarea rezervrii se printeaz pasagerului un intinerariu cu toate detaliile rezervarii.

Figura 3.2 Document ce conine detaliile rezervrii Sursa:www.eximtour.ro

Obiectivelor sistemului informatic

Principalul obiectiv al aplicaiei informatice este creterea eficienei n activitatea desfurat n cadrul departamentului de Ticketing. Astfel, prin analizarea sistemului actual, se pot stabili obiectivele generale i cele specifice ale sistemului informatic. Obiectivele generale sunt reprezentate de sprijinirea sistemului informaional, sprijinirea sistemului decizional i sprijinirea sistemului de comunicaie din cadru companiei Eximtour. Noul sistem nu l va nlocui total pe cel existent, ci doar l va mbunti. Se dorete ca noul sistem s ofere posibilitatea generrii de rapoarte automat, deoarece n prezent unele rapoarte sunt completate manual de ctre persoanele responsabile. De asemenea, trebuie s fie creat posibilitea accesrii sistemului din orice locaie prin conexiunea la internet, bineneles doar de ctre persoanele autorizate. Al doilea obiectiv este acela de a elimina erorile umane din sistem prin introducerea unor limitri i restricii astfel nct, atunci cnd este sesizat o astfel de eroare sa fie atenionat operatorul. Acest obiectiv este foarte important, realizarea crect a sa ducnd la reducerea neplcerilor rezultate din eventualele erori umane. Un alt obiectiv este acela de a mbuntii modalitatea de rezervare oferit clienilor pe site-ul companiei. Astfel, dei prin actualul sistem clientul are posibilitate de a rezerva bilete de avion pentru orice destinaie i n orice moment al zilei, uneori apar erori n redarea real a datelor. Definirea situaiilor finale Situaiile finale ale unui sistem sunt concretizate mai exact n rapoartele de ieire ale acestuia. Aceste rapoarte sunt necesare pentru furnizarea concentrat a informaiilor ctre cadrele de conducere ale companiei, dar i ctre departamentele care necesit aceste

informaii. Pe baza situaiilor finale se vor lua deciziile pentru funcionarea i dezvoltarea ulterioar a societii. Raportele reprezint practic cele mai importante date furnizate de sistem, acestea fiind concretizate n nite documente care rspund unor cerin ele utilizatorilor. Raportul are rolul principal de a furniza informaii, sugestii sau recomandri directe sau indirecte. Noul sistem informatic din cadrul departamentului Ticketing al agentiei Eximtour va genera, pe lng biletul de avion i chitana aferent acestuia, urmtoarele situaii finale: Raportul vnzrilor de bilete de avion; Raportul vnzrilor pe tipuri de mijloace de transport; Reportul serciciilor suplimentare; Nomenclatorul claselor tarifare; Nomenclatorul serviciilor; Factura fiscal. Raportul vnzrilor de bilete de avion se va elabora lunar, semestrial i anual i reprezint un document care va prezenta numrul de bilete de avion vndute ntr-o perioad de timp. Prin analiza acestui raport se va putea determina perioadele cu un grad mare de vnzare al biletelor de avion i perioadele cu un grad mai mic, dar i gradul de ocupare al avioanelor n acea perioad. n urma acestei analize se vor putea lua decizii n legtur cu activitatea departamentului cu scopul de a minimiza cheltuielile i pierderile. Raportul vnzrilor pe tipuri de mijloace de transport va fi realizat lunar, semestrial i anual i va prezenta situaia vnzrilor in functie de fiecare mijloc de transport n parte. n urma analizei acestui raport se vor putea determina ce tip de mijloace de transport este cel mai cutate i care tip are un grad mic de ocupare, putndu-se lua decizii legate de meninerea sau eliminarea anumitor servicii. Raportul serviciilor suplimentare va fi realizat lunar, semestrial sau anual. Acesta reprezint un document n care vor fi detaliate numrul serviciile suplimentare vndute ntranumit perioad de timp i valoarea ncasrilor pe fiecare serviciu n parte. Prin analizarea acestui raport se vor putea lua decizii cu privire la serviciile opionale, respectiv la eliminare, meninerea sau mbuntirea acestora. Nomenclatorul claselor tarifare este un document ce prezint informaii despre fiecare clas tarifar n parte, respectiv despre preul acesteia pentru fiecare destinaie n parte. Prin verificarea acestuia se vor putea observa diferenele dintre destinaiile existente n companie. Nomenclatorul seriviciilor furnizate de ctre companie este un document care ofer informaii despre celelalte servicii ale companiei, respectiv despre denumirea si preul acestora. Factura fiscal este un document emis la cererea pasagerului n care sunt trecute produsele vndute sau serviciile prestate, respectiv preul acestora.

Eficiena economic a sistemului informatic

Noul sistem informatic din cadrul departamentului de Ticketing dorete maximizarea profitului prin urmtoarele metode: - Atragerea de noi clieni prin mbuntirea sistemului de rezervri online; - mbuntirea sistemului de plat prin card;

- Reducerea timpului de rezervare, respectiv emitere a biletelor de avion. De asemenea, sistemul va crete eficiena n domeniul rezervrilor, prin posibilitatea accesrii din orice loc a acestuia, doar de ctre persoanele autorizate i prin posibilitatea de creare a rapoartelor n mod automat, reducnd astfel timpul de emitere a acestora.

CONCLUZII Extraordinara dezvoltare a turismului a dus, n mod inevitabil, la creterea permanent a cererii unei game sporite de servicii i bunuri de consum, ceea ce a stimulat sectoarele productive i prestatoare de servicii s fac fa unui tot mai mare volum de consum turistic generat att de deplasrile populaiei spre anumite zone i localiti de interes ct i de sporirea numrului de vizitatori venii de peste hotare. Turismul este un domeniu de activitate cu un profil complex, reunind un ansamblu de servicii i bunuri, proprii mai multor sectoare, fiind punctul de interferen al acestora. Pe de alt parte, prin instituiile abilitate, turismul asigur legtura ntre prestatori i turiti prin vnzarea serviciilor solicitate de ctre acetia. Se nasc deci, o serie de relaii ntre organizatorii activitilor turistice sau beneficiarii acestora, ceea ce reclam o serie de operaiuni care s asigure desfurarea corect i eficient a activitilor turistice. Toate aceste activiti i servicii, pentru a fi ndeplinite la un nivel competitiv i corespunztor cerinelor turitilor, necesit structuri organizatorice adecvate, creeaz relaii de interdependen cu alte uniti care sunt implicate fie direct, fie indirect n turism. n ceea ce privete sistemele informatice acestea trebuie dup cum am mai spus s rspund la probleme legate de administrarea hardwar-ului, software-ului, a datelor precum i a reelelor informatice ntr-un mod strategic pentru succesul n afaceri. Sistemele informatice devin astzi tot mai mult o component vital a succesului pentru o organizaie sau un ntreprinztor. n activitatea de turism exist anumite activiti particulare care determin construcia i utilizarea unor sisteme informatice specifice. n referatul meu am prezentat sistemul de rezervare a unui bilet de cltorie. n cazul meu este vorba despre sistemul de rezervri care utilizeaz internetul. Acest sistem informatic vine s gestioneze activitile desfsurate de ageniile de turism sau de agenii individuali la nivel global. Sistemele de acest tip utilizeaz echipamente hardware i software specifice n desfurarea acestor activiti. Avnd n vedere faptul c agenia de turism Eximtour este o agenie cunoscut att la nivel naional ct i internaional este esenial existena unor sisteme informatice i informaionale adecvate. Sistemul informatic al ageniei este foarte bine definit, clientul putndu-se informa att de pe site-ul ageniei ct i prin materiale de prezentare de tipul cataloagelor, pliantelor, brourilor etc. Fluxul informaional este de asemenea foarte bine definit. Se pornete de la completarea unui bon de comand de ctre client i se ncheie cu plata serviciului comandat de acesta. Toate procedurile sunt simple i pe nelesul cietului. Fluxul informaional este foarte eficient datorit faptului c agenia dispune de dotrile corespunztoare i anume:fax, telefon, aparat foto digital, calculatoare sau imprimant. O schimbare major care a avut loc n cadrul ageniei se refer la faptul c s-a elaborat un nou sistem informatic, ns acest nou sistem nu l v-a nlocui total pe cel deja existent ci doar l v-a mbuntii. Mai exact, nainte n agenie toate acinile se realizau manual , anumite rapoarte se completau manual de ctre persoanele responsabile, iar acum prin noul sistem introdus se dorete generearea de rapoarte automat. De asemenea sistemul se poate accesa din orice locaie doar de persoanele autorizate. Un alt avantaj al acestui sistem informatic este acela c atunci cnd se produce o eroare operatorul este atenionat automat.

n ncheiere doresc s specific faptul c sitemul informatic i informaional utilizat de agenia Eximtour este unul eficient deoarece s-a constatat maximizarea profitului prin faptul c au fost atrai noi clieni prin mbuntirea sistemului online i al sistemului de plat prin card.

Bibliografie 1. Stepan A., Petrov Ghe., Iordan V. Fundamentele proiectrii i realizrii sistemelor Informatice, Editura Mirton, Timioara, 1995 2. O. Nicolescu, Sistemul informational-managerial al organizatiei, Ed. Economica, Bucuresti, 2001 3. Ionescu Ion Turismul fenomen social-economic i cultural, Ed. Oscar Print, Bucureti, 2000 *** Internet- www.referate.ro www.eximtour.ro