AUDITUL OPERATIONAL

I. Notiunea de audit, in general Audit vine de la cuvantul italian "audire", a asculta; cuvant de origine latina, transformat in timp de practica anglosaxona, semnifica azi, in sens strict, revizia conturilor realizata de independenti in vederea exprimarii unei opinii asupra regularitatii si sinceritatii acestora. Prin audit, in general, se intelege examinarea profesionala a unei informatii in vederea exprimarii unei opinii responsabile si independente prin raportarea la un criteriu (standard, norma) de calitate. Obiectivul oricarui tip de audit il constituie imbunatatirea utilizrii informatiei. Retinem elementele principale care definesc auditul, in general: -examinarea unei informatii trebuie sa fie exclusiv o examinare profesionala; -scopul examinarii unei informatii este acela de a exprima o opinie asupra acesteia; -opinia exprimata asupra unei informatii trebuie sa fie responsabila si independenta, ceea ce presupune ca persoana care face aceasta examinare are anumite responsabilitati pentru activitatea sa si trebuie sa fie o persoana independenta; -examinarea trebuie sa se faca dupa reguli dinainte stabilite cuprinse intr-un standard ,norma legala ori profesionala care constituie criteriu de calitate. -statutul de independenta al persoanelor care realizeaza aceste misiuni de audit si autonomia organismului din care face parte auditorul. II. Programele de audit Programul de audit confera directia pentru examinarea si evaluarea informatiilor necesare pentru a atinge obiectivele auditului. Pe scurt, programul este destinat sa specifice: ce se face, cand se face, cum se face, cine face si cat timp va lua. Programul de audit este legatura intre examinarea preliminara si etapa de examinare si evaluare. Acesta nu trebuie sa reprezinte o simpla lista de verificare ci sa spuna doar ce trebuie atins, urmand sa se tina cont de legea situatiei, de realitatea situatiei care vor duce la ajustari. Programul de audit se pregateste imediat dupa examinarea preliminara. Insa toate programele de audit se considera tentative pana cand auditul este complet efectuat. Totusi, orice modificare necesita aceleasi aprobari ca cel initial. Programele pro forma folosite in audituri repetate a unor operatiuni similare, adesea evolueaza in timp si sunt adaptate problemelor intampinate in timpul muncii.

III. Auditul operational Auditul operational analizeaza riscurile si amenintarile din diferite sectoare de activitate si face recomandari pentru eliminarea deficientelor, pentru ameliorarea controlului intern din sectorul respectiv in vederea cresterii performantelor si a atingerii obiectivelor. Auditul operational se preocupa de analiza modului in care conducatorii de activitati sau de sectoare si-au stabilit obiectivele si de actiunile intreprinse pentru atingerea acestor obiective. Astfel, auditul operational analizeaza daca politicile si strategiile generale stabilite de conducerea entitatii sunt cunoscute si intelese de conducatorii de activitati. In acest sens, se chestioneaza conducatorii de activitati pentru a stabili daca acestea isi cunosc misiunea incredintata, daca au o politica menita sa asigure indeplinirea misiunii, daca aceasta politica este coerenta cu politica generala a entitatii, daca actiunile intreprinse si masurile luate sunt in concordanta cu politica adoptata si daca au mijloacele necesare pentru indeplinirea misiunii.

In mod normal, auditul operational implica sase etape: 1. Pregatirea preliminara Procesul incepe in mod normal, cu o intalnire introductiva pentrut a informa conducerea unitatii ca va avea loc un audit, pentru a explica procesul, i pentru a aduna informatii de fond. In urma reuniunii introductive, auditorul efectueaza o adunare preliminara a informatiilor folosind diferite surse de informatii (de exemplu, site-ul unitatii de web) pentru a identifica componentele posibile si preocuparile. La sfarsitul acestei etape, un liant este pregatit si este folosit in intalnirea de evaluare a riscurilor auditate. 2. Evaluarea riscurilor- intalnirea cu entitatea auditata Reuniunea de evaluare a riscurilor implica manageri-cheie ai departamentului sau de facultate sau de unitate care urmeaza sa fie auditate. Unul dintre obiectivele reuniunii de evaluare a riscului este de a obtine confirmarea componentelor si preocuparile majore ale unitatii.

3. Programul de dezvoltare Auditorul se intalneste cu managerii din zonele cu risc ridicat pentru a identifica obiectivele-cheie de management, precum si activitatile cheie de control efectuate. Dupa aceste intalniri, auditorul documenteaza obiectivele principale de gestionare si de control cheie. 4. Cererea de audit Acesta este, de obicei, pasul cu cel mai mult timp consumat in audit si este important ca toate informatiile sa fie atent inregistrate si documentele sa fie in ordine, pentru a putea analiza dupa ce practic auditul a avut loc. In cazul in care cererea de audit se face in mod eficient, pasul de raportare si de follow-up se va efectua mult mai uor. 5. Raportul de redactare Dupa ce etapele anterioare au fost finalizate, auditorul poate produce un proiect de raport care urmeaza sa fie prezentat si discutat cu managerul. Proiectul de raport foloseste urmatoarea structura standard:

Scop Concluzie Fond de informatii Domeniu Obiective Propuneri Sablon de risc si a controalelor Alte anexe

Raportul de evaluare si procesul de discutie este conceput pentru a rezolva problemele identificate. Orice gestiune a riscurilor acceptate si a diferentelor de opinie sunt, de asemenea, raportate.

6. Raportul de audit final Raportul final este distribuit tuturor managerilor si implica: Componente: reprezinta rezultatele principale ale unitatii (produse, servicii sau procese). Preocuparile: reprezinta evenimentele care ar putea impiedica unitatea auditata de a realiza obiectivele sale. Controale: Orice actiune intreprinsa de conducere, bord, si alte parti de a imbunatati managementul riscurilor si de a creste probabilitatea ca obiectivele stabilite vor fi atinse.

IV. Audit operational versus audit traditional Auditul financiar Un audit financiar, sau mai precis, un audit al situatiilor financiare, este de a revizui situatia financiara a unei companii sau orice alta entitate legala, rezultat in publicarea unui aviz independent cu privire la situatii financiare daca sunt relevante, exacte, complete, i prezentate in mod echitabil. Obiectivul unui audit al situatiilor financiare este de a permite auditorului sa-si exprime opinia dac situatiile financiare sunt intocmite, in toate aspectele semnificative, in conformitate cu un raport financiar cadru. Auditul operational se concentreaza pe evaluarea eficacitatii si eficientei unei activitati sau operaiuni, in scopul de a stabili daca acesta indeplineste obiectivele de gestionare si realizeaz alte criterii stabilite
Auditul operaional are ca obiectiv cerina de a face analiza riscurilor i a deficienelor existente n vederea furnizrii de sfaturi, de a face recomandri, altfel spus auditul operaional cuprinde toate misiunile care au ca obiect ameliorarea performanelor ntreprinderii;

audit operaional const n verificarea calitii i adecvrii sistemelor i proced urilor, analiza critic a structurii organizatorice, evaluarea adecvrii metodelor i resurselor n raport cu obiectivele stabilite;

V. Caracteristicile auditului operational Auditul operational are drept scop, in special, sa verifice daca sunt indeplinite urmatoarele conditii: - Proiectul respecta criteriile de alegere in cadrul programului operational corespunzator, a fost realizat conform deciziei de cofinanaare ai este conform cu toate conditiile privind destinatia, utilizarea ai scopurile sale stabilite;

- Cheltuielile declarate sunt conforme cu inregistrarile contabile ai documentele doveditoare pastrate de catre beneficiar; - Cheltuielile declarate de catre beneficiar sunt conforme cu regulile comunitare ai nationale; - Contributia publica a fost platita beneficiarului. Auditul operational este efectuat pe baza planului de audit intern. Inainte de derularea auditului operational, echipa de audit va emite un document in care se stabilesc, printre altele, scopul si domeniul auditului operational, metoda de analiza de risc folosita pentru alegerea esantionului, valoarea totala a esantionului ales, modul de organizare a auditului, modul de documentare a muncii realizate, procesul de raportare. In mod obligatoriu se anexeaz esantionul ce va fi auditat in scopul verificrii cheltuielilor declarate.

VI. Efectuarea auditului operational Verificarile efectuate in cadrul auditului operational trebuie consemnate pe parcurs prin completarea listelor de verificare intocmite conform modelelor stabilite in: - Lista de verificare generala; - Lista de verificare privind cheltuielile eligibile; - Lista de verificare privind cerintele de mediu; - Lista de verificare privind achizitiile publice. Verificarile trebuie sa se incheie prin raspunsuri la toate intrebarile aflate in lista de verificare. Toate verificarile realizate sunt consemnate in raportul de audit intocmit. In acesta vor fi descrise pe scurt, clar si precis, obiectul analizei, domeniul verificarilor efectuate si concluziile la care s-a ajuns. Proiectul de raport va fi transmis beneficiarului care, in termen de 15 zile de la data reemiterii acestuia, poate prezenta obiectii sau clarificari, mentionand totodata documentele suport aferente. Dupa primirea raspunsurilor, se va intocmi raportul final. In cazul in care concluziile vor avea caracter de probleme de sistem, incluzand un risc pentru alte proiecte, vor trebui identificate cauzele aparitiei problemei. In cadrul auditului operational, inainte de intocmirea proiectului de raport vor fi analizate urmatoarele aspecte: - daca problemele identificate au caracter de sistem; - daca au fost intreprinse, de catre organismele responsabile, aciunile post-control pentru punerea in aplicare a recomandarilor (follow-up) din auditurile anterioare; - valoarea cheltuielilor neeligibile rezultate din analiza esantionului ales in mod aleatoriu.

VII. Importanta auditorilor interni pentru management Auditorii interni au menirea de a satisface nevoile managementului si ca urmare, cele mai eficace echipe de audit intern au asezat obiectivele managementului si ale organizatiei in fruntea activitatilor lor de planificare. Tintele auditului intern sunt aliniate cu cele ale managementului astfel incat auditorii interni produc cea mai mare valoare in domenii pe care managementul le priveste ca fiind cele mai importante pentru succesul organizatiei. In situatiile in care echipele de audit intern sunt formate din personal pregatit corespunzator, acestea pot sa asiste managementul in : -monitorizarea activitatilor pe care managementul nu le poate monitoriza. -identificarea si minimizarea riscurilor -validarea raportarilor catre senior management -protejarea managementului in domeniul tehnic; -ajutor in procesul de decizie; -revizuirea orientata spre viitor- nu doar spre trecut; -ajutarea managerilor sa conduca.