Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
ISO-TC 176 - Informatia Documentata
ISO-TC 176 - Informatia Documentata
Introducere
Doua dintre cele mai importante obiective ale reviziei seriei de standarde ISO 9000 sunt:
a) dezvoltarea unui set de standarde simplificate care vor fi aplicabile atat organizatiilor mici
cat si celor medii si mari, si
b) volumul si gradul de detaliere a documentatiei ceruta sa fie mai adecvata rezultatelor dorite
ale activitatilor organizatiei.
ISO 9001:2015 Sisteme de management al calitatii - Cerinte a atins aceste obiective si scopul
acestui ghid additional este de explica intentia noului standard in ceea ce priveste informatiile
documentate.
ISO 9001:2015 permite unei organizatii flexibilitate in modul in care alege sa isi documenteze
sistemul de management al calitatii (SMC). Acest lucru permite fiecarei organizatii sa determine
volumul adecvat de informatii documentate de care are nevoie pentru a demonstra planificarea
eficace, operarea si controlul proceselor sale si implementarea si imbunatatirea continua a
eficacitatii sistemului sau de management al calitatii.
Este accentuat faptul ca ISO 9001 cere (si intotdeauna a cerut) un Sistem de management
al calitatii documentat, si nu un sistem de documente.
Definitia termenului informatii documentate poate fi gasita in ISO 9000:2015 clauza 3.8.
Informatiile documentate poate fi folosita pentru a comunica un mesaj, pentru a oferi dovezi ca ceea
ce a fost planificat a fost efectuat, sau pentru a impartasi cunostinte.
Mai jos sunt prezentate cateva dintre obiectivele principale ale informatiilor documentate ale unei
organizatii care fie a implementat sau nu un SMC formal:
a) Comunicarea informatiei
Instrument pentru transmitere si comunicare. Tipul si volumul informatiilor documentate va
depinde de natura proceselor si produselor organizatiei; gradul de formalizare al sistemelor de
comunicare si nivelul abilitatilor de comunicare in cadrul organizatiei, si de cultura
organizationala.
b) Dovezi ale conformitatii
Furnizarea de dovezi ca cee ace a fost planificat a fost efectuat.
c) Impartirea cunostintelor
d) Diseminarea si pastrarea experientelor organizatiei. Un exemplu tipic ar fi o specificatie
tehnica, care poate fi utilizata ca baza pentru proiectarea si dezvoltarea unui nou produs sau
serviciu.
O lista a celor mai folositi termeni si definitii referitori la informatia documentata este prezentata
in Anexa A a standardului ISO 9001:2015.
Trebuie sa subliniem faptul ca, in conformitate cu clauza 7.5.3. din ISO 9001:2015 Controlul
informatiilor documentate, documentele pot fi in orice format sau pe orice support, si in definitia
pentru document din clauza 3.8.5 din ISO 9000:2015 se dau urmatoarele exemple:
hartie
magnetic
fotografie
Nota care apare dupa aceasta Clauza clarifica ca masura in care informatiile documentate ale
SMC pot diferi de la o organizatie la alta se datoreaza urmatorilor factori:
a) marimea organizatiei si tipul sau de activitati, procese, produse si servicii;
b) complexitatea proceselor si interactiunea acestora;
c) competenta persoanelor.
Toate informatiile documentate care sunt parte a SMC vor fi controlate in conformitate cu clauza
7.5. Informatii documentate.
Ghid pentru Clauza 7.5 din ISO
9001:2015
Urmatoarele comentarii intentioneaza sa ajute utilizatorii standardului ISO 9001:2015 in intelegerea
intentiei cerintelor generale aferente informatiilor documentate ale Standardului International.
Informatiile documentate se pot referi la:
a) Informatii documentate necesar sa fie mentinute de catre organizatie in scopul stabilirii SMC
(documente de nivel inalt transversal). Acestea includ:
Organigrame
Proceduri
Specificatii
Programari de productie
Planuri strategice
Formulare
Daca exista, toate aceaste informatii documentate sunt de asemenea subiectul cerintelor clauzei 7.5.
c) Informatii documentate care trebuie sa fie pastrate de catre organizatie in scopul furnizarii de dovezi
ale rezultatelor obtinute (inregistrari). Acestea includ:
Dovezi ale competentelor persoanei (persoanelor) care lucreaza sub controlul organizatiei
care influenteaza performanta si eficacitatea SMS (clauza 7.2).
Rezultate ale analizei si noi cerinte pentru produse si servicii (clauza 8.2.3).
Dovezi ale identificarii unice a iesirilor atunci cand trasabilitatea este o cerinta (clauza
8.5.2).
Inregistrari ale proprietatii clientului sau a furnizorului din exterior care este pierduta,
stricata sau nepotrivita din orice alt punct de vedere pentru utilizare si pentru comunicarea cu
proprietarul (clauza 8.5.3).
Inregistrari ale eliberarii de produse sau servicii pentru livrare catre client incluzand
criteriile de acceptabilitate si trasabilitatea referitoare la persoana (persoanele) care da aceasta
autorizate (clauza 8.6).
Organizatiile sunt libere sa dezvolte alte inregistrri care pot fi necesare pentru a
demonstra conformitatea proceselor, produselor si serviciilor si a sistemului de
management al calitatii. Cand acestea exista, toate aceste inregistrari sunt supuse acelorasi
cerinte ale clauzei 7.5.
Analiza proceselor trebuie sa fie forta mortice pentru definirea catitatii de informatii
documentate necesare pentru un sistem de management al calitatii, luand in considerare cerintele
ISO 9001:2015. De retinut ca nu informatia documentata este cea care conduce procesele.