Studiu de caz privind

controlul financiar al valorilor bneti

la S.C. FORTIS S.A.

1. Obiectivele disciplinei de control financiar

1. Tipuri de control
2. Organe de control
3. Metodologia efectuarii controlului

TIPURI DE CONTROL

a. Controlul financiar al agentilor economici

b. Controlul financiar al statului

a. CONTROLUL FINANCIAR AL AGENTILOR ECONOMICI

- Control financiar preventiv

- Control financiar ulterior (gestionar)

Controlul financiar preventiv e obligatoriu la institutiile publice si este recomandat sa

fie utilizat la institutiile economice.
- e organizat cu scopul de a asigura legalitatea, oportunitatea si eficienta operatiunilor
economice
- sunt supuse controlului financiar preventiv operatiunile de casa (platile), operatiunile
de banca, operatiunile comerciale(contractele de vanzare cumparare, operatiunile
financiare, s.a.)
- este exercitat de o persoana imputernicita de consiliul de administratie, persoana care
pentru activitatea de control preventiv raspunde direct in fata consiliului de
administratie.

Controlul financiar ulterior(gestionar) are doua acceptiuni:

- controlarea gestiunii materiale se realizeaza prin verificarea documentelor primare
privind operatiunile efectuate in legatura cu o anumita parte a patrimoniului incredintata
unuia sau mai multor angajati numiti gestionari (sef de depozite , sef de magazine, sef
sector administrativ, manuitor de mijloace banesti si altele).

- finalizarea controlului gestionar al valorilor materiale este stabilirea plusurilor sau

minusurilor existentului fata de o situatie data (prin inventariere - existentul faptic) .

Din compararea starii de fapt (soldului faptic) cu inventarul (soldul scriptic) avem :

- Soldul scriptic > soldul faptic => diferenta reprezinta minus de gestiune si trebuie
recuperat de la cei care au avut spre pastrare bunul respectiv.

- Soldul scriptic < soldul faptic => plus de gestiune.

De regula plusul de gestiune se evidentiaza ca atare si constituie o sursa de venit.
1
NOTA 1. In cazul unor diferente la inventariere se pot compensa plusurile
cu minusul cu respectarea urmatoarelor restrictii:

- Bunurile trebuie sa provina din aceeasi gestiune

- Bunurile sa provina din operatiuni efectuate in aceeasi perioada
- Compensarea se va face intotdeauna la pretul cel mai mic.

NOTA 2. Bunurile care pot fi compensabile sunt stabilite de la inceputul

activitatii si sunt facute cunoscute gestionarilor.

Controlul gestionar al bunurulor materiale poate si trebuie sa fie facut de catre

compartimentul financiar contabilitate cu sprijinul unor specialisti de la
compartimentele tehnice de solutionarea unor diferende de ordin tehnic.

2. - Controlul gestionar financiar -> operatiunea prin care sunt supuse controlului
resursele financiare si materiale ale firmei si modul lor de utilizare, deci este controlul
activitatii conducerii firmei (comitetul director).
Controlul este efectuat de AGA si consiliul de administratie prin intermediul comisiei
de cenzori sau prin intermediul auditorilor financiari (persoane independente cu statut
profesional excelent care lucreaza pentru firma pe baza de contract de prestari).

Cenzorul controleaza si prezinta o stare de fapt bazata pe constatari concrete

Auditorul ar trebui sa efectueze controlul dupa documente, sa analizeze respectarea

metodologiei de efectuare a lucrarilor din compartimentul financiar - contabil si isi
exprima o opinie privind activitatea firmei.

Cenzorii au raspundere materiala si penala .

Auditorul raspunde cu prestigiul lui .

In mod normal controlul gestionar financiar ar trebui sa se preocupe de urmatoarele

aspecte:

- daca intreprinderea este rentabila sau nu, care sunt cauzele starii de fapt si ce masuri
trebuiesc luate pentru inlaturarea situatiei constatate;
- sa analizeze productivitatea salariatilor si randamentul utilajelor comparativ cu datele
tehnice pentru utilaje si cu nivelul de productivitate la unitati similare;
- daca patrimoniul firmei a inregistrat majorari sau diminuari, care este cauza acestora si
care sunt repercursiunile (diminuare patrimoniu -> cauza -> vanzarea unor imobilizari
care erau inutile sau utilizate ineficient).

Pe baza rezultatelor auditarii inscrise in raportul detaliat intocmit la sfarsitul anului de

catre auditori, consiliul de administratie face propunere si in mod normal AGA aproba
planul de masuri privind continuarea activitatii sau redresarea financiara a societatilor,
sau lichidarea, sau fuziunea societatii AGA nu hotaraste falimentul.

2
b. CONTROLUL FINANCIAR AL STATULUI

- Curtea de Conturi (C.C)

- Ministerul Finantelor (M.F.) : - Directia de Control Financiar (DCF)
- Garda Financiara

Daca MF poate controla oriunde, CC nu poate sa intre decat acolo unde prin natura
activitatii, agentul respectiv a avut de a face cu cheltuielile sau veniturile bugetare.
Daca MF poate fi controlat de CC, CC nu poate fi controlata de nimeni (doar de
Comisia din Parlament).

ORGANE DE CONTROL

- ale agentilor economici -> controlorii financiari interni

- ale statului -> MF
-> CC = in colaborare cu alte structuri cu drept de control
- independenti - comisia de cenzori
- auditori

METODOLOGIA DE CONTROL

- reprezinta succesiunea operatiilor necesare desfasurarii unei actiuni de control din

momentul declansarii operatiunii pana in momentul finalizarii ei.

ETAPA 1.

- O prima etapa a actiunii de control este COSTABILIREA OBIECTIVELOR

CONTROLULUI (cu 14 zile inainte ).
Nu mai exista operatiuni de control de rutina.
Fac exceptie operatiunile de control realizate in urma unei sesizari.

Odata cu obiectivele stabilite se comunica firmei data controlului si materialele ce

trebuiesc pregatite pentru desfasurarea acestuia.

ETAPA 2.
STABILIREA MODULUI DE EFECTUARE A CONTROLULUI

Exista doua modalitati:

1. Control total
2. Control prin sondaj

1. Controlul total presupune verificarea sub toate aspectele a tuturor surselor de

informatii necesare pentru stabilirea situatiei reale.

2. Controlul prin sondaj -> trebuie stabilit de la bun inceput modul de selectare a
documentelor care vor trebui verificate cat si pragul de semnificatie.

3
Pragul de semnificatie reprezinta limita cantitativa si/sau valorica a erorilor admise in
contabilitate cu ocazia efectuarii controlului prin sondaj.

Din momentul inceperii controlului se stabileste ca in cazul descoperirii a mai mult de 5

erori in documentele primare verificate sau a unei erori valorice de 10 milioane se va
trece de la verificarea prin sondaj la verificarea totala.

La verificarea prin sondaj documentele primare care sunt supuse verificarii din punct de
vedere formal sau al fondului vor trebui semnate si stampilate de organul de control
pentru a putea face delimitarea intre documentele verificate si cele neverificate.

Verificarea prin sondaj trebuie mentionata neaparat in actul final de control.

Si sondajul poate fi de mai multe feluri :

- sa verifica una din luni

- se verifica numai facturile

ETAPA 3.
VERIFICAREA DOCUMENTATIEI PRIVIND OBIECTIVUL STABILIT.

ETAPA 4.
STABILIREA SITUATIEI REALE SI A ABATERILOR EXISTENTULUI
FATA DE ACEASTA.

Cel mai greu de controlat este controlul conturilor pentru ca nu se rezuma numai la
verificarea prin adunare.
Controlul trebuie sa cunoasca noutatile in ceea ce priveste aplicatia in care se lucreaza.

ETAPA 5.
FINALIZAREA ACTIVITATII DE CONTROL

- intocmirea actului de control final in care sunt descrise in detaliu toate aspectele
privind controlul efectuat inclusiv constatarile efectuate cu indicarea persoanelor
implicate in activitatea respectiva (de regula in procesul verbal nu se stabilesc
responsabilitati, acestea fiind de natura de a fi luate de organul de decizie care a ordonat
controlul.

Procesul verbal poate fi contestat (are rol de propunere).

4
 2. Structura organizatoric a casieriilor n societatea FORTIS S.A.

Societatea comercial S.C. FORTIS S.A. dispune de un numr de 10 magazine

gen minimarket. Fiecare magazin dispune de organizare proprie specific acestei gen
de afaceri.
Acestea sunt la rndul lor subordonate managerilor de la birourile centrale care
analizeaz fiecare operaiune efectuat de magazine, practic se monitorizeaz de la
centru orice tip de opraiuni economice i financiare efectuate de fiecare magazin n
parte.
Datorit volumului mare de numerar cu care se lucreaz, societatea dispune de
cte o casierie proprie pentru fiecare magazin n parte.
S..C. FORTIS S.A. utilizeaz banii prin casieriile proprii pentru:
ncasarea contravalorii unor produse livrate a cror valoare este relativ mic , a
contravalorii unor produse vndute prin magazinele proprii de desfacere, a
unor sume prin conturi deschise la banc, a avansuriloe primite de la clieni
etc.
Plata salariilor i a altor drepturi de personal, a avansurilor de decontare,
depunerea de numerar n conturile bancare deschise la banc, a amenzilor i a
penalitilor etc.

Pe lng casiriile proprii magazinelor, societatea S.C. FORTIS S.A. mai dispune
i de o casierie central care i are biroul la centru.
Rolul casieriei centrale este :
S verifice operaiunile de cas efectuate de ctre casierili de la magazine
S ntocmesc registru de cas central
S efectueze operaiunile de efectuare a plilor ctre furnizori; pentru cei care se
pltesc numerar,dar n funcie de plafonul maxim admis de legislatia din ara
noastr
S ntocmesc un centralizator de cas care s cuprind valoarea ncasrilor de la
magazine, numrul de clieni, cursul oficial al principalelor valute din ziua
respectiv
S ntocmesc un centralizator care s cuprind diverse informaii statistice
privind evoluia vnzrilor pe diferite perioade
S in evidena bonurilor de mas i s ntocmesc registru de cas aferent
acestora
S ntocmeasc chitane fiscale pentru banii pe care i ncaseaz de la magaziul
care i trimite cu scopul de a exista numerar pentru efectuarea pltilor ctre
furnizorii pltii prin astfel de metod

5
 Casierii centrali de la magazine au obligaia de:
a ncasa numerarul de la casierele din magazin, atunci cnd acestea, la finalul
orelor de program predau banii ncasai n tura respectiv. De subliniat c se
lucreaz n dou schimburi, la fiecare magazin n parte. Practic casierul central al
magazinului respectiv are obligaia de a ncasa banii de la cei care-i predau i s
ntocmesc documentele aferente acestei operaiuni.
S ntocmeasc la sfritul zilei un centralizator care s cuprind suma ncasat
de la fiecare casier n parte, n detaliu aceasta s cuprind suma n numerar,
suma aferent bonurilor valorice, sumele aferente cardurilor n lei i n valut,
sumele aferente bonurilor de stornare la cas (n cazul n care un client dorete s
retuneze o marf sau nu are bani sufieni s pltesc) etc.
S ntocmeasc documentele aferente depunerii banilor la banc (exist un
protocol semnat cu banca respectiv ca angajaii acesteia s ridice numerarul de
la magazin).
S efectueze plata salariilor pentru angajaii noi sositi n cadrul magazinulului
respectiv. De obicei angajaii firmei primesc salariul in cont bancar, dar n cazul
noilor angajai, pn cnd se intocmesc documetele necesare salariile se dau
numerar iar de acest lucru se ocup casieriile proprii magazinelor.
S efectueze plata unor amenzi urgente, atunci cnd este cazul.
S ntocmesc documentele necesare i s trimit bani ctre casieria de la
centru atunci cnd aceasta are nevoie s pltesc furnizorii care au fost
programai n prealabil pentru plat cu numerar.

Se observ deci gama larg de ncasri i plti efectuate prin casierie, prin
utilizarea numerarului, i se ntelege c este n interesul agentilor economici ca din
motive de securitate , de operativitate i chiar de asigurare a unor mai mari fluiditti a
circulaiei banilor s reduc volumul acestora la minimul necesar , fr ns a stnjeni
activitatea curent.
Operaiunile de ncasri i pli n numerar, dei nu ocup locul cel mai important
n ansamblul relaiilorfinanciar-monetare, se caracterizeaz printr-o mare diversitate i
frcven, i printr-un puternic impact gestionar. Tentaia pe care banii o exercit
asupra persoanelor care i manipuleaz impune efectuarea unui control sistematic i
riguros asupra gestiunii numerarului.Casierul este vzut de fapt ca un gestionar de
numerar, acesta la rndul su fiind un bun valoric al societii.
Plecnd de la acest gndire, n urma unei edine de lucru se hotrete s se
efectueze un control preventiv la casieria de la magazimul Berceni. Tot n urma
acestei edinae se hotrete i membri comisiei de control.
Decizia de control poate fi vzut n figura nr. 22.

6
S.C. FORTIS S.A. Data: 25 Mai 2007

DECIZIA DE INVENTARIERE
Nr.din data..2007

n urma edinei din data de 25 Mai 2007, Consiliul de administraie a

hotrt ca n data de 27 Mai 2005 s se efectueze control la casieria unitii
Berceni, gestionat de Teodor Ctlina i Petre Mariana .
Se instituie comisia de control compus din:
Domnul Stnculescu Vasile - preedinte
Domnul Teodor Constantin - membru
Doamna Luca Clina - membr

Inventarierea ncepe la data de 27 Mai 2007 i se va termina n data de

28 Mai 2007.
Controlul gestiunii i ntocmirea procesului verbal de control se va
efectua de ctre Teodor Constantin organ de control n cadrul
compartimentului Control Financiar de Gestiune, pn la data de 29 Mai
2007.

Director Contabil ef
..

Figura nr. 22 - Decizia de inventar la casieria Berceni

7
 3. Controlul nregistrrii documentelor la casierie

n data de 27 Mai 2007 Comisia a inceput controlul la casieria Berceni, prin

efectuarea controlului inregistrii documentelor.
Dac se face o comparaie cu alte elemente ale trezoreriei, sursele de informaii
pentru efectuarea controlului ncasrilor i plilor n numerar sunt limitate, din cauza
reglementrilor legale imperative n domeniu.Aceste documente sunt:
Documente specifice chitana

dispoziia de plat ctre casierie

dispoziia de ncasare ctre casierie

foaie de vrsmnt cu chitan

Documente de eviden tehnic-operativ a ncasrilor i a pltilor

- Registru de cas n lei
- Registru de cas n valut

Acte de control procese verbale ale organelor de control

Documente financiar-contabile centralizatoare de ncasri i pli
Nota de contabilitate
Fia de cont
Jurnalul de ncasri i pli

Sistemul conturilor contabile 5121 conturi la bnci n lei

5311 Casa n lei

5124 Conturi la bnci n devize

5314 Casa n devize

Datorit faptului c s-a nceput controlul n data de 27 Mai 2007, Comisia de

control a hotrt s verifice documentele din ziua precedent pentru a depista
eventualele abateri i pentru a se asigura c se respect disciplina financiarea ce privete
operiunile de ncasri i plti n numerar. n acest fel comisia putea s verifice o zi
nchis n registrul de cas i s verofoce astfel toate operaiunile care se execut n
casieria unitii Berceni.
Deci comisia de control a nceput cu controlul documentar contabil, ca tehnic
de control folosit, deoarece permite i ofer n acelai timp comisiei de control o serie
de procedee i tehnici care s asigure scopul propus i anume acela de a depista
eventualele abateri sau erori n casierie.

8
 S-a trecut la folosirea ca tehnic de lucru la controlul invers cronologic prin
faptul c au fost cerute documentele din ziua predent pentru verificare iar dac este
cazul se continu n functie de scopul urmrit.
Au fost verificate astfel sumele nscrise n registrul de cas i fiecare document
justificativ n parte.Au fost verificate astfel toate chitanele din ziua precedent,
dispoziiile de plat, i foile de vrsmnt ctre banc.
Dup efectuarea primei faze de control s-a trecut la faza a doua i anume la
controlul reciproc . A fost verificat depunerea la banc cu verificarea sumelor nscrise
n registrul de cas cu sumele din extrasele de cont emise de banc care au fost luate din
departamentul fianaciar-contabil al unittii.
A fost folosit i tehnica calculului de control n sensul c au fost verificate
documentele primare justificative.
S-a folosit i tehnica analizei pentru a avea sigurana c nregistrrile din
registrul de cas sunt corecte. De fapt au fost verificate rulajul debitor i cel creditor al
contului Casa din departamentul financiar-contabil i ncasrile i plile din registrul
de cas.
Comisia de control a verificat prin sondaj i alte zile n urm pentru a vedea
dac au fost omise documente la nregistrare sau dac exist documente trecute de dou
ori n registru .
Au fost verificate centralizatoarele penrtu a se vedea n ce zile au existat rulaje
mai mari i deci care au fost zilele n care s-a operat cu documente mai multe.
Au fost comparate valorile vnzrilor din centralizatoare i valorile trecute n
registru de cas, s-a apelat la acest modalitate de conrtol pentru a se verifica dac
aceste valori corespund sau nu.
Au fost verificate deci documentele din zilele n cauz prin tehnica controlului
reciproc,astfel dup ce au fost verificate datele din registru s-a trecut la verificarea
acestora n departamentul financiar-contabil penrtu a se verifica dac sumele din
registru de cas sunt corecte.
Dup ce a fost ncheiat controlul documentar-contabil, comisia de control a cerut
departamentului Resurse umane un raport care s conin salariile casierilor centrali
de la magazinul Berceni pentru a se vedea dac este necesar reactualizarea
garaniilor acestora.
Cererea ctre departamentul Resurse umane, precum i rspunsul acestora se
poate vedea n figura nr.23 i respectiv figura nr. 24.

9
S.C. FORTIS S.A. Data: 28 Mai 2007
Compartimentul Control Financiar de Gestiune
Nr. 428 /28 Mai 07

CTRE:
Departamentul Resurse Umane

n vederea actualizrii garaniilor pentru gestionari, v rugm s ne

comunicai salariile urmtorilor salariai ai socitii S.C. FORTIS S.A.:
Teodor Ctlina - casier central Berceni
Petre Mariana - casier central Berceni

Ateptm rspunsul dumneavoastr ct mai rapid posibil.

V multumim.

Compartiment Control Financiar de Gestiune

ec. Ruxandra Morariu
( functia,numele, prenumele, semntura)

Fig. nr.23 Cerere departament Resurse umane

Figura nr. 23 - Cerere ctre serviciu Resurse Umane

10
S.C. FORTIS S.A. Data: 29 Mai 2007
Serviciul Resurse Umane

CTRE:
Compartimentul Control Financiar de Gestiune

Referitor la cererea dumneavoastr nr. 428 din data de 28 Mai 2007, v

comunic salariile persoanelor care au funcia de casier central la magazinul
Berceni:

Teodor Ctlina 4 790 000 lei

Petre Mariana 4 590 000 lei

Serviciul Resurse Umane

Neagu Marius
( funcia, numele, prenumele, semntura)

11
 Figura nr. 24 Rspuns serviciu Resurse Umane

Ca urmare a modificrilor suferite n grila de salarizare, i n conformitate cu

Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de gearanii i
rspunderea n legtur cu gestionarea bunurilor agentilor economici, autorittilor sau
instituiilor publice, s-au ntocmit acte de garanie pentru salariaii care mnuiesc valori
materiale.
Garaniile au fost stabilite conform legii, n funcie de valoarea gestiunilor, ntre
2 i 3 salarii tarifare lunare ale casierilor centrali.
Decizia se poate vedea n figura nr. 25.

S.C. FORTIS S.A. Data: 29 Mai 2007

Compartiment Control Financiar de Gestiune
Nr. 235 / 29 Mai 2007

MODIFICAREA GARANIILOR MATERIALE PENTRU CASIERII

CENTRALI NCEPND CU DATA DE 01.06.2005

Nr. Nume i Salarii la Garanie Garanie Diferen

crt. Prenume data de stabilit reinut de reinut
15.05.2005 pn la
01.06.2005
1. Teodor 4.790.000 14.370.000 2.500.000 11.870.000
Ctlina (3 salarii)
2. Petre Mariana 4.590.000 9.180.000 2.300.000 6.880.000
(2 salarii)

Compartiment Control Financiar de Gestiune

ec. Ruxandra Morariu
( funcia,numele,prenumele,semntura)

12
 Figura nr. 25 - Decizie de modificare a garaniilor

4. Controlul faptic la casieria Berceni

Dup ce au fost controlate documentele de la casierie, comisia de control a trecut

la ultima tehnic de control i anume la controlul faptic.
Acest control s-a desfurat astfel:
S-a notat soldul din registrul de cas ntocmit de casiera de la Berceni
S-a trecut la numarea banilor existeni n casierie i s-a notat n procesul verbal
Au fost numrate tichetele valorice i s-a calculat suma aferent acestora
Au fost numrai banii din ncasri
Au fost notate sumele din dispoziiile de plat care s-au intocmit n perioada de
timp cuprins ntre ziua precedent i control
Au fost numrai banii care reprezentau mruntul pentru casierele din magazin
(acesta este rulat zilnic n cas)
A fost notat suma care a fost trimis la casieria de la centru
S-a calculat totalul astfel: s-au adunat intrrile din care s-au sczut ieirile iar
soldul final este suma care trebuie s corespund cu soldul casei

Rezultatele controlului la casieria Berceni

n urma controlului comisia de control a ntocmit procesul verbal de
constatare. Acesta este urmtorul:

S.C. FORTIS S.A. Data: 28 Mai 2007

PROCES VERBAL DE CONSTATARE

n conformitate cu nota intern din 25 Mai 2005, s-a efectuat la controlul

la casieria magazinului Berceni.
Pe ntreaga durat a controlului, Comisia de control a verificat
urmtoare:
Au fost verificate documentele justificative ale fiecrei operaiune
trecut n registrul de cas
Au fost verificate din punct de vedere matematic dac erau
corecte aceste documente
S-a trecut la verificarea sumei din depunerea la banc cu cea
nscris n registrul de cas
S-a efectuat controlul faptic supra numerarului din casierie

n urma acestui control, Comisia a constatat c sumele erau corect

nrgistrate n conformitate cu prevederile legii din ara noastr, nu s-a gsit
minus sau plus de gestiune.
n concluzie Comisia apreciaz c la magazinul Bercenilucrrile la
casierie se desfoar conform cu prevederile legale n domeniu.

Stnculescu Vasile preedinte semnturi 13

Teodor Constantin membru
Luca clina - membr