Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Curs Corespondenta Economica Rom
Curs Corespondenta Economica Rom
Prelegeri
CUPRINS:
1
Tema 1. CORESPONDENA OFICIAL
Noiunea de coresponden include forma scris pe care o iau relaiile dintre dou sau mai
multe persoane (de obicei sub forma unor scrisori). Dup cum scrisorile se adreseaz unor
persoane juridice sau fizice, acestea alctuiesc obiectul corespondenei oficiale sau private.
Ca disciplin de studiu, corespondena are ca obiectiv nsuirea, de ctre cei care i vor
desfura activitatea n instituiile de stat sau private, a principiilor, regulilor, metodelor i
formelor pe baza crora se redacteaz, se prezint, i se folosesc scrisorile i actele oficiale.
Corespondena oficial cuprinde totalitatea scrisorilor i actelor care circul ntre
persoane juridice sau ntre o persoan fizic i o persoan juridic, n scopul stabilirii unor
relaii ntre ele. Actele emise de o autoritate (persoan juridic) sunt considerate acte oficiale.
ntre scrisoare i act exist urmtoarele deosebiri:
scrisoarea este o comunicare adresat n scris unei persoane; actul este o dovad scris prin
care se constat un fapt, se reglementeaz o obligaie etc.
actul are titlu, scrisori purttoare de titlu se ntlnesc mai rar;
actul are specificat n cuprinsul su titularul n folosul cruia se face constatarea;
majoritatea actelor sunt tipizate; n cazul scrisorilor, tipizarea este rar ntlnit;
scrisorile sunt nregistrate n Registrul de intrare-ieire; actele au numere proprii de ordine, pe
baza crora se ine evidena emiterii i circulaiei lor (n Registrul de intrare-ieire sunt
nregistrate scrisorile nsoitoare ale actelor);
scrisorile pot fi redactate i semnate de orice funcionar cu delegaie de corespondent; actele nu
pot fi ntocmite i semnate dect de funcionari investii printr-o dispoziie expres a unui act
normativ cu aceste drepturi;
actul circul de la autor la beneficiar nsoit de o scrisoare; cnd nu se folosete scrisoarea
nsoitoare, actul nu poate fi nmnat beneficiarului dect prin luare de semntur;
Categorii de acte oficiale
Clasificarea actelor oficiale se poate face n funcie de mai multe criterii i anume:
Din punctul de vedere al naturii juridice, sunt:
acte cu caracter normativ, care reglementeaz cu putere obligatorie principalele relaii sociale
i se caracterizeaz prin aplicabilitatea lor repetat, acte a cror ndeplinire este asigurat prin
fora coercitiv a statului (de exemplu, legile, ordonanele Guvernului, hotrrile normative ale
Guvernului sau ale organelor locale);
acte nenormative sunt acte ce nu prevd atribuii a cror ndeplinire este asigurat prin for
public.
Din punctul de vedere al efectului pe care l produc, sunt:
acte productoare de efecte juridice (de exemplu, toate actele emise de organele statului, fie
normative, fie nenormative);
acte care nu produc efecte juridice (acte cu caracter organizatoric, tehnico-funcional etc.).
Din punctul de vedere al razei teritoriale pe care i produc efectul, sunt:
acte cu caracter general al cror efect se produce pe ntreg teritoriul rii (de exemplu: acte
emise de Parlament, de Preedintele Romniei i de Guvern);
acte ale organelor locale ale administraiei publice efectele lor sunt limitate la o anumit
unitate administrativ-teritorial (de exemplu, actele Consiliilor locale, ale prefecilor i
primarilor).
Din punctul de vedere al organului emitent, sunt:
- acte emise de organele reprezentative ale puterii de stat (Parlament, Preedintele etc.)
actele emise de organele administraiei publice centrale i locale (Guvern, ministere i alte
autoriti ale administraiei centrale, prefecturi, primrii);
2
actele emise de agenii economici i celelalte uniti i instituii.
Importana activitii de coresponden const n faptul c:
este un element de baz pentru stabilirea relaiilor ntre unitile economice, ntre persoanele
fizice i persoane juridice care sunt obligate s-i rezolve anumite probleme n comun;
ofer posibilitatea consemnrii scriptice a unei activiti;
constituie un element de nregistrri contabile;
servete ca prob justiie;
permite, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumit problem, constituirea unui ciclu de
coresponden ce oglindete apariia, modificarea sau stingerea unor relaii ntre persoane
juridice sau ntre persoane fizice i persoane juridice;
devine o bogat surs de documentare, prin constituirea unui fond arhivistic, rednd stadiile
evoluiei raporturilor economice, precum i ale evoluiei vocabularului din domenii diferite de
activitate.
Clasificarea corespondenei
Corespondena oficial se poate clasifica dup mai multe criterii:
a) dup criteriul de circumscriere:
- corespondena intern (intre compartimente sau responsabili ai aceleai organizaii);
- corespondena extern (ctre sau de la o instituie spre mediul exterior alt instituie sau
persoan).
b) dup domeniul de activitate:
- corespondena juridic (contestaia, ntmpinarea, notificarea, plngerea, cererea de chemare
n judecata etc.);
- corespondena administrativ (referatul, rapoartul, darea de seam, procesul verbal, decizia,
ordinul, dispoziia);
- corespondena protocolar (invitaii, scrisori de felicitare, felicitri, corespondena tehnica a
departamentelor de protocol etc.);
- corespondena comercial (cererea de ofert, oferta, comanda, reclamaia economic, avizul de
nsoire a mrfii, scrisoarea de garanie etc.);
- corespondena diplomatic (nota diplomatic, scrisorile de acreditare, protestul diplomatic,
minuta diplomatic, nota verbala etc.).
c) dup scopul ei:
- corespondena de solicitare (cererea economic, juridic etc.);
- corespondena de informare (oferta, reclama, raportul, darea de seama etc.);
- corespondena de constatare (procesul verbal etc.);
- corespondena de decizie, ndrumare, control (ordinul, decizia);
- corespondena de reclamaie (reclamaia economic, juridic);
- corespondena nsoitoare de acte.
d) dup criteriul accesibilitii:
- corespondena secret (transmis prin mijloace de securitate organizate, folosit n sistemul
instituionalizat (Birou Documente Secrete BDS);
- corespondena deschis (transmis pe cale obinuit i care poate lua toate formele materiale
ale corespondenei scrisoarea, faxul, e-mail, telefax etc.).
e)dup iniiativa trimiterii scrisorii:
- scrisoarea iniial;
- de rspuns;
- de revenire.
f) dup criteriul suportului:
- corespondena clasic - scrisoarea;
- corespondena telegrafic - telegrama, telexul;
- corespondena electronic - e-mail-ul.
3
g) dup modul de ntocmire:
- documente tipizate;
- documente netipizate.
h) dup natura i destinaia exemplarelor:
- originalul (primul exemplar care se trimite destinatarului);
- copia simpl (de arhiv sau de dosar) se scrie odat cu originalul la indigo;
- duplicatul originalului pierdut se elibereaz numai dup publicarea pierderii originalului n
Monitorul Oficial. Duplicatul este eliberat tot de unitatea care a eliberat i originalul. Pe actul
nou eliberat se menioneaz duplicat; are puterea originalului;
- copia dup original se copiaz exact textul de pe original
- copia certificat are confirmarea c este valabil; se folosete pentru pstrarea originalului, se
semneaz i se elibereaz de secretariatul unitii care pstreaz originalul.
- extrasul constituie copia unei pri, a unu
- copia legalizat este eliberat de notariat. Ea conine reproducerea exact a coninutului
actului, dactilografiat n ir indian sau xerox, precum i ncheierea de legalizare, sub semntura
notarului i tampila biroului notarial.
- fotocopia are valoare numai n cazul legalizrii de notariat;
Dac admitem c protocolul i eticheta fac parte din mijloacele de stabilire a relaiilor
ntre oameni, conform rolului fiecruia, corespondena se supune la rndul ei unor reguli la fel de
stricte: tot ceea ce este scris rmne.
Se impune din aceast cauz, din partea celor care ntocmesc corespondena o preocupare
permanent pentru nsuirea i respectarea unor principii ce stau la baza corespondenei. Dintre
acestea amintim:
1) Promptitudinea rspunsurilor implic operativitate n rezolvarea problemelor ce fac
obiectul corespondenei. Orice scrisoare trebuie s primeasc un rspuns. Dac rspunsul la o
solicitare vine prompt (chiar dac este negativ) i nu cu ntrziere, impresia care ne-o facem
despre persoana sau instituia respectiv este c tie s-i organizeze activitatea, c este eficient
i c ne respect.
5
2) Elaborarea corespondenei la costuri avantajoase. Costurile unei scrisori sunt adesea
subestimate. Costul real al unei scrisori include nu numai papetria i timbrele, ci i costul
manevrrii scrisorii prin sistemul potal sau alte mijloace de transmitere, ocupnd timp,
necesitnd echipament i spaiu i cel mai important dintre toate este salariul celor care scriu
scrisori, al dactilografei sau operatorului ce proceseaz cuvintele pe calculator. nainte de toate
trebuie s stabilim dac alegem scrisoarea ca mijloc de comunicare sau alt mijloc mai puin
costisitor. Dac alegem scrisoarea, pentru reducerea costurilor, trebuie s inem seama de
urmtoarele aspecte:
- propoziii scurte i clare;
- folosirea modelelor de scrisori, modulelor de texte (abloanelor), astfel de accesri fiind mult
uurate de calculator;
- redactarea corect i complet a scrisorilor pentru a evita astfel nenelegerile i implicit
revenirile.
3) Stabilirea obiectivului este important s stabilim de la nceput obiectivul scrisorii, ceea ce
dorim, deoarece n funcie de aceasta vom aborda diferit destinatarul;
4) Adecvarea la nivelul ierarhic presupune diferenierea i limitarea corespondenei pe paliere
ierarhice. n acest sens menionm:
a) corespondena de la un nivel ierarhic superior la unul inferior este cel mai puin restrictiv, n
ceea ce privete condiiile de adresare. Genuri ale corespondenei care sunt atribuite exclusiv
nivelului ierarhic superior pe aceeai vertical sunt: ordinul, decizia, normative i regulamente,
circulare etc. La redactarea acestui tip de coresponden trebuie s inem cont de urmtoarele:
- diplomaie sporit n interaciunea cu subalternul (arogana, intimidarea, impoliteea tind s
reduc eficiena comunicrii);
- claritatea scopului mesajul trebuie s conin toate elementele explicative de care
subordonatul are nevoie;
- motivarea o dispoziie trebuie explicat i n acelai timp scoase n eviden avantajele ce
rezult din aplicarea ei.
b) corespondena de la nivelul ierarhic inferior la unul superior cuprinde urmtoarele genuri de
coresponden: raportul, darea de seam, referatul etc., corespondena protocolar: felicitrile se
adreseaz ntotdeauna de la un nivel cel mult egal la unul superior i nu invers. (Excepie de la
regul: se obinuiete ca Primul-Ministru s-i felicite membrii cabinetului cu ocazia srbtorilor
religioase sau onomastice. n ultimul timp, chiar angajaii unor firme primesc din partea
conducerii felicitri). n acest tip de comunicare (de jos n sus) trebuie s inem seama de:
- tact contientizarea poziiei ierarhice i adaptarea tonului potrivit n ceea ce privete politeea,
argumentaia;
- nivelul de detaliu se refer la nevoia de a furniza suficiente detalii i justificarea concluziilor.
Prezentarea de detalii neprelucrate dovedete lipsa de profesionalism;
- exprimarea de opinii trebuie fcut o delimitare unde se termin faptele i unde ncep
opiniile;
- atitudinea adoptat atitudinile de servilism, de team, de aprare n faa puterii pot conduce la
un ton de nesiguran sau exagerare.
c) corespondena ce se poart la nivele ierarhice egale:
- corespondena protocolar: scrisori de invitaie, felicitrile; n relaiile internaionale nu se pot
transmite dect ntre omologi;
- schimbul de informaii ntre instituii i persoane de rang egal.
5) Eficien i credibilitate.
Eficiena corespondenei se refer la:
promptitudine (transmiterea la timp a informaiilor);
precizia i caracterul complet al informaiilor;
6
informarea permanent a partenerilor cu privire la noile produse i servicii ce pot fi furnizate de
firma respectiv.
6) Corectitudinea i aspectul plcut:
mecanica textului (punctuaia i gramatica) trebuie s fie corect, o greeal de ortografie
vorbete despre nivelul de profesionalism al celui care scrie;
alegerea stilului corespunztor;
asigurarea formatului adecvat (se refer la cum arat pagina scris i dac respect anumite
reguli). n general, scrisorile bine prezentate vizual ctig deja de la prima impresie. Adesea
acesta este momentul n care destinatarul decide s citeasc scrisoarea i cu ce sentimente s o
fac.
7) Efectul psihologic. Textul trebuie s respecte regulile de baz ale psihologiei i va fi astfel
formulat nct destinatarul s reacioneze n sensul dorit de expeditor (cazul ideal motivare i
nu manipulare).
8) Atitudinea i exprimarea pozitiv. Atitudinea pozitiv presupune o gndire pozitiv,
sentimente pozitive i tendina de a aciona n mod pozitiv. Exist mai multe modaliti de a
asigura atitudinea pozitiv prin scriere. n mare parte aceste modaliti i gsesc expresia prin
intermediul limbajului non-verbal al mesajului scris. De exemplu, promptitudinea trimiterii
rspunsului (element al atitudinii pozitive) comunic politee i consideraie prin intermediul
limbajului timpului. Atitudinea pozitiv n scriere ine, deci, de politee, consideraie, concizie,
mod de organizare a mesajului.
8
n redactarea corespondenei oficiale se respect formele gramaticale prevzute de gramatica
limbii romne, dar specificul stilului corespondenei const i n folosirea anumitor
particulariti.
Particulariti de ordin sintactic
n scrisorile i actele oficiale se respect regulile stabilite de sintaxa limbii romane, dar i n acest
domeniu exista anumite particulariti:
- folosirea ordinii directe n propoziie i fraz (subiect i determinanii si, predicatul i
determinanii si); ordinea invers este preferat de stilul literar, istoric;
- construirea de propoziii i fraze scurte. Frazele lungi, topica inversat dau natere la confuzii,
producnd dificulti n nelegere;
- nlocuirea subordonatelor cu pri de propoziie corespunztoare, cnd acest mod de construcie
scurteaz textul, mrind precizia exprimrii. n loc de ,,Marfa comandat de dv., pe care am
livrat-o la data de vom spune ,,Marfa din comanda dv. nr. ..., livrat la data de ;
- evitarea construciilor infinitivale sau construciilor care exprim generalizare sau eventualitate;
- introducerea unor formaiuni lexico-sintactice stereotipe care exprim cauza (,,din cauza ...)
sau consecina (,,de unde rezult c ...), a unor expresii precum ,,drept pentru care am ncheiat
procesul-verbal, ,,n mod nemijlocit., ,,n mod obligatoriu ... (n loc de ,,nemijlocit,
,,obligatoriu.
Particulariti stilistice
Principalele caracteristici ale stilului corespondenei oficiale sunt: corectitudinea,
claritatea, concizia, precizia, sobrietatea i oficialitatea, politeea i demnitatea, naturaleea i
simplitatea.
Corectitudinea impune respectarea ntocmai a normelor, formelor i regulilor
gramaticale, ortografice, de punctuaie, de fonetic. n coresponden, corectitudinea stilului este
urmrit i pentru exigene speciale. Scrierea corect a unei scrisori exprim n mare msura
respectul pe care l datoreaz i l manifest expeditorul. Corectitudinea n coresponden
contribuie la evitarea confuziilor i interpretrilor greite pe care ar putea s le provoace greelile
gramaticale. Este suficient plasarea incorect a unei virgule, pentru a schimba ntregul sens al
frazei. Folosirea permanent a ndreptarului Ortografic, Ortoepic i de Punctuaie, a altor
manuale, nu este o dovad de incultur, ci, dimpotriv, de cunoatere i dorin de perfecionare.
Cnd ne referim la corectitudine avem n vedere nu numai aspectele gramaticale, ci i aspectele
legate de coninutul propriu-zis al mesajului (cifre, date, cotaii etc.);
Claritatea este o particularitate comun oricrui stil, dar n coresponden, n scrierea
documentelor este urmrit cu multa grij, ntruct, este vorba de fapte, fenomene, situaii,
drepturi, obligaii, rspunderi, care dac nu sunt prezentate clar, produc prejudicii prilor.
Claritatea se asigur i prin evitarea tuturor cuvintelor, expresiilor i a formelor gramaticale care
nu au circulaie general sau care exprim aproximaii, nesiguran, nelesuri alternative.
Concizia este o condiie specific stilului corespondenei, ntruct scrierea,
multiplicarea, lectura etc, necesit cheltuieli de timp i materiale. Aceast trstur stilistic se
poate realiza prin fixarea ideilor n propoziii scurte, grupate logic n paragrafe i prin folosirea
obligatorie a terminologiei de specialitate.
Se vor elimina anumite cuvinte care nu aduc un plus de neles (ex. vom spune ,,dispozitivul
este productiv n loc de dispozitivul este bun n ceea ce privete productivitatea, ,,Acest
calculator este foarte performant n loc de ,,acest calculator este de foarte bun calitate i de
aceea prezint performane foarte bune). n acelai timp, o scrisoare trebuie s fie complet.
Nimic din ceea ce poate duce la elucidarea problemelor tratate n scrisori nu trebuie omis. Orice
omisiune duce la scrisori suplimentare.
Precizia se asigur prin utilizarea terminologiei de specialitate, prin folosirea obligatorie
a unitilor de msura oficiale, prin exprimarea n litere, alturi de exprimarea cifric ori de cte
ori este vorba de sume, cantiti etc.
9
Sobrietatea i oficialitatea este impus de faptul c actele oficiale trebuie s aib un
caracter obiectiv, impersonal. Sobrietatea este nrudit cu concizia, dar n plus, ea se apropie de
aspectul oficial, pe care trebuie s-l ofere certificrile i toate relatrile care se fac n
coresponden. Comunicarea n actele oficiale trebuie s fie lipsit de ncrctur afectiv.
Politeea i demnitatea stilul corespondenei trebuie s fie prin definiie un stil al
politeii i demnitii. Politeea este ceva elementar, ceva ce st n firea oricrui om civilizat. Nu
cost, dar poate aduce profit i alte beneficii. A spune ,,mulumesc, ,,va rog, ,,apreciez, ,,sunt
recunosctor etc. sunt formulri care trebuie s fie prezente n orice scriere. n coresponden nu
se admite, sub nici o form, polemica i limbajul de indignare, chiar si atunci cnd emitentul
scrisorii a suferit din partea corespondentului anumite neplceri. Folosirea pluralului autoritii,
al pronumelor de politee asigur aceste cerine.
Naturaleea i simplitatea. n baza acestor condiii, stilul corespondenei este i trebuie
s fie direct i firesc, neforat; se impune folosirea cuvintelor simple, nepretenioase. Trebuie s
scriem pentru a exprima i nu pentru a impresiona (prin cuvintele folosite).
Succesul unor scrisori nu este ntmpltor; el este rezultatul unei munci i experiene
ndelungate. Cei ce scriu trebuie:
s in seama de termenii de specialitate adecvai;
s construiasc corect frazele din punct de vedere gramatical;
s aib un stil agreabil;
s cunoasc i s respecte anumite norme i standarde de scriere.
10
Decisive pentru succesul unei scrisori sunt nu numai canalele de transmitere i stilul, ci i
forma, structura i mai ales coninutul. Un coninut neadecvat, erorile de adresare, greelile
gramaticale, tonul, impactul i stilul greit sunt doar cteva dintre elementele care pot crea o
imagine nefavorabil att celui care scrie scrisoarea, ct i firmei pe care o reprezint.
Se cunoate faptul c orice scrisoare echivaleaz cu o carte de vizit a celui ce o
expediaz. O scrisoare bine redactat poate aduce mari servicii: s ne reprezinte ntr-un loc unde
nu putem participa, s ne apere interesele, atunci cnd din motive obiective nu o putem face
personal.
Redactarea scrisorilor de afaceri constituie un element esenial n cadrul unei tranzacii,
iar modalitile de realizare a acestora s-au mbuntit i amplificat de-a lungul anilor, devenind
dup unii autori, aproape o tiin.
Multe scrisori de afaceri se dicteaz sau se scriu direct, fr prea multe pregtiri.
Experiena ndelungat face, adesea, inutile proiectarea i conceperea scrisorilor. Pentru
rspunsurile la scrisorile de rutin, se va nota pe margine sau sub textul expeditorului indicaiile
necesare. Pentru a ctiga timp pot fi folosite ca model copiile altor scrisori trimise.
Nu trebuie pierdut din vedere faptul c, datorit tehnicilor de comunicare, pe de o parte,
ct si amplificrii schimburilor la nivel mondial, pe de alt parte, au aprut i modaliti noi i
rapide de transmitere a mesajelor, dar n ciuda existenei telegrafului i a telefonului, a telexului
i telefaxului, scrisorile oficiale continu s-i pstreze locul i importana lor.
n fapt, abstracie fcnd de costul ridicat al mijloacelor moderne de comunicare,
majoritatea mesajelor transmise prin telegraf sau telefon, trebuie confirmate n scris; n plus,
chiar redactarea sau decodificarea unei telegrame sau a unui telex presupune din partea
expeditorului i a destinatarului cunotine care sunt incluse n tehnicile de redactare a
corespondenei n forma sa clasic.
Pentru scrisorile mai importante i mai complicate care necesit o atenie deosebit, este
necesar o pregtire temeinic a acestora.
Aa cum am mai spus orice scrisoare echivaleaz cu o carte de vizit a celui care o
expediaz. Acest fapt este de o deosebit importan pentru corespondena de afaceri, unde
mesajul scris poate fi considerat drept reprezentant al firmei care-l trimite, un mesager interesat
n crearea climatului favorabil pentru buna desfurare a unei tranzacii. De aceea, are importan
nu numai corectitudinea redactrii textului, ci i prezentarea lui din punct de vedere grafic i
estetic. Folosirea pe scar tot mai larg a calculatorului determin uneori pericolul ca forma s
predomine asupra coninutului. Noile posibiliti de concepie aduc cu ele i tentaia de a
prezenta opere de art n loc de simple scrisori.
n ceea ce privete forma estetic de prezentare a scrisorilor trebuie respectate
urmtoarele cerine:
- plasarea echilibrat a textului dactilografiat pe coala de hrtie n funcie de acesta;
- pstrarea unei margini fixe n partea stng a colii de hrtie (3-3,5);
- alinierea capetelor de rnd n partea dreapt, ct mai uniform posibil (2-2,5);
Pe lng motivaia de ordin estetic, marginile ofer cititorului un moment de respiro.
Nimic mai obositor dect un text care umple toat pagina ca i cum am cuta s economisim
hrtia. De asemenea, marginile sunt comode pentru destinatar, pentru a putea face adnotri sau
pentru ndosariere.
- evitarea despririi cuvintelor n silabe la captul rndului (pe ct posibil);
- dispunerea textului n paragrafe, lsnd ntre acestea un interval suplimentar fa de rndurile
din text, dac scriem la un rnd;
- continuarea textului pe o fil nou numai dac acesta conine minimum dou rnduri;
- distana dintre rnduri trebuie s in cont att de cantitatea de text care trebuie s intre pe
pagina respectiv, ct i de scopul scrisorii;
- alegerea din multitudinea de fonturi pe cele corespunztoare cu scopul scrisorii. Pentru
corespondena de afaceri se recomand fonturi cu mrime de 12-14;
- scrierea cu caractere italice, bolduit sau subliniere, pentru scoaterea n eviden a unor cuvinte
sau poriuni de text;
- structurarea enumerrilor n mod diferit:
- prin liniue;
- eventuala ataare la scrisoare a diverselor documente anexe (liste de preuri, brouri etc.) cu
menionarea lor n textul scrisorii i n paragraful corespondenei (n partea stng jos);
- evitarea P.S. (post-scriptum) care poate crea destinatarului impresia unei neglijene din partea
expeditorului.
n uzana internaional exist dou forme de aranjare a textului n pagin:
- forma bloc preferat de firmele americane;
- forma dantelat folosit n special de firmele europene, iar ca variante ale lor: forma semi-bloc
i forma bloc modificat.
n forma bloc toate elementele scrisorii ncep de la linia marginal stnga. ntre
paragrafe se las spaiu dublu fa de spaiul dintre rnduri. Paragrafele nu sunt indentate.
n forma dantelat (numit i forma indentat), primul rnd al fiecrui paragraf nou va
fi retras cu 8-10 intervale de la linia marginal stng, iar rndurile constituind adresa interioar,
formula de ncheiere i semntura se vor dactilografia retrase cu 3-4 intervale fa de rndul
superior.
Forma semi-bloc - textul propriu-zis al scrisorii se dactilografiaz n forma dantelat,
rndurile constituind adresa interioar sunt plasate n stnga, iar formula de ncheiere i
semntura plasate la dreapta, se scriu n forma bloc.
12
n forma bloc modificat textul se dactilografiaz integral n forma bloc, iar data i
rndurile ce constituie formula de ncheiere i semntura sunt deplasate la dreapta.
Nici una din formele de dispunere a textului n pagin nu are caracter imperativ, fiecare
firm i poate alege forma de prezentare pe care o consider cea mai potrivit.
Formele de prezentare grafic a documentelor i scrisorilor constituie elemente de
evideniere i difereniere a ideilor principale de alte idei, folosesc la separarea clar a unor idei
de altele i, n general, ajut ca textul s fie neles cu uurin de ctre cel cruia i este destinat.
n acest sens, la prezentarea textelor se utilizeaz :
- forme specifice de prezentrare a actelor de ntindere mare i cu coninut bogat i divers (ordine,
decizii, rapoarte etc);
- forme comune de evideniere a corespondenei.
Forme specifice de prezentare. La actele i documentele cu ntindere mare, cu coninut
bogat i variat, se folosesc: mprirea textului n capitole i subcapitole, avnd titluri i subtitluri
distincte; folosirea paragrafelor, a citatelor, a ,,trimiterilor cu note de trimitere, prezentarea
bibliografiilor.
mprirea textului n capitole i subcapitole. n cazul unui text cu ntindere mare, n
care sunt prezentate mai multe idei, se mparte textul n capitole i acestea n subcapitole.
Capitolele si subcapitolele au titluri, respectiv subtitluri, indexate cu cifre sau litere.
Titlurile i subtitlurile rezum ntr-un cuvnd, propoziie sau fraz scurt, coninutul poriunii de
text ce urmeaz. Titlurile i subtitlurile uureaz lectura i nelegerea textului, ceea ce face ca
folosirea lor s fie frecvent indicat.
Titlurile i subtitlurile aferente capitolelor trebuie s fie, de asemenea, echilibrate, cele
de aceeai importan s fie prezentate n acelai fel, diferenierea realizndu-se chiar fr indici.
Folosirea paragrafelor. Paragrafele sunt pri de text desprite printr-un alineat nou.
Primul cuvnt al paragrafului se scrie la o distan oarecare spre dreapta de marginea stng a
textului.
Folosirea citatelor. Uneori, n cadrul textelor, se face apel la reproducerea unei pri de
text din alte lucrri. Citatele se disting de restul textului prin folosirea ghilimelelor. Acestea se
amplaseaz fie la nceputul i sfritul textului reprodus, fie la nceputul fiecrui rnd al citatului.
Pentru un citat reprodus n cuprinsul textului se folosete prima soluie, iar cnd citatul se d ca
alineat separat, se folosete, n general, a doua soluie.
Citatele trebuie s fie foarte exacte. Referinele la citate se plaseaz fie la sfritul
citatului, fie ca o ,,trimitere la o not n subsolul paginii. De obicei, ,,trimiterea se folosete
cnd referina la citat trebuie s fie detaliat, adic s indice sursa: autorul, lucrara, editura, iar n
unele cazuri, chiar alineatul din care s-a citat. n cazul cnd din citatul folosit, o parte din text
poate lipsi nefiind util scopului citrii, atunci n locul textului din citat care nu se folosete, se
introduce un numr de puncte de exemplu :
<<Potrivit atribuiilor principale stabilite prin art. 2 n Legea nr. 45 din 2003 privind
administraia public local, Consiliul local ,,asigur condiii necesare bunei funcionri a
instituiilor locale de nvmnt. de sub autoritatea sa>>
Din textul citatului s-au nlocuit , cu puncte, pri care puteau lipsi.
Folosirea trimiterilor. n cuprinsul unor texte se ivete uneori necesitatea introducerii
unor explicaii complementare. n acest sens, n cuprinsul textului, la locul unde este necesar
explicaia, se introduce un indicativ, asterisc (stelu) sau numr, ce corespunde unei note care se
scrie n subsolul paginii, sub o linie orizontal (la calculator aceasta se face automat, prin
comanda ,,note de subsol), pentru a despri textul de not. Notele se scriu cu intervale simple,
chiar dac textul este scris cu intervale duble. Nota trebuie, obligatoriu, nceput pe aceeai
pagin pe care este anunat.
Prezentarea bibliografiilor. n cazul cnd o lucrare de proporii se fundamenteaz pe un
material documentar mai amplu, la sfritul lucrrii trebuie prezentat bibliografia, pentru a se
13
face cunoscute sursele documentare folosite. La bibliografie, autorii se niruie n ordine
alfabetic. Pentru fiecare lucrare se dau: numele autorului, scriindu-se nti numele, apoi
prenumele, desprite prin virgul; titlul lucrrii, oraul n care a fost editat lucrarea; denumirea
editurii, anul apariiei. Exemplu :
HARRISON, John. Curs de secretariat, Bucureti: Editura All, 1996.
Tabelele reprezint o form de prezentare sintetizat a unor date cu caracteristici comune.
Ele dau posibilitatea ca prezentarea s fie sistematic, concis, uor de neles. Un tabel se
compune din urmtoarele pri: titlul, capul tabelului i corpul tabelului.
Diferitele elemente prezentate n tabel sunt desprite prin linii orizontale i verticale.
Liniile verticale separ ,,coloanele tabelului. Titlul tabelului se scrie deasupra liniei orizontale
care ncadreaz tabelul la partea de sus i exprim rezumativ, concis, coninutul tabelului. Capul
tabelului, care este partea de sus a acestuia, cuprinde explicitarea coninutului coloanelor.
Uneori, n cadrul capului tabelului, mai multe coloane se pot grupa sub o explicitare comun.
Avem, n acest caz, de-a face cu o prezentare ,,etajat a capului tabelului. Textul care exprim
explicitarea coloanei poate fi prezentat spaiat sau scris pe mai multe rnduri, n funcie de
lungimea textului i limea afectat coloanei.
Sub textele care exprim coninutul coloanelor, deci sub capul tabelului, se trage o linie
orizontal continu. Sub aceast linie continu se scriu numerele coloanelor, din stnga spre
dreapta, n ordinea natural a numerelor, ncepnd cu cifra zero.
n cazul cnd un tabel este mai lung dect poate cuprinde o pagin, el se continu pe
pagina sau paginile urmtoare, repetndu-se capul tabelului sau cel puin numerotarea coloanelor
de sub capul tabelului. Este obligatoriu ca pe paginile urmtoare s se pstreze aceeai lime
pentru coloanele corespunztoare.
De asemenea, un rol important pentru impresia scrisorii l are hrtia i plicul. Pentru
scrisorile oficiale se folosesc coli de hrtie cu dimensiuni standardizate A4. Cel mai des este
folosit hrtia de culoare alb (se mai folosete i cea colorat mai mult pentru copii i numai n
interiorul firmei). Paleta de sortimente de hrtie se ntinde de la hrtia simpl, reciclabil pn la
hrtia satinat, marmorat sau lucrat manual. La alegerea hrtiei trebuie s inem seama, de
exemplu, c hrtia lucioas este foarte greu ncrcat de multe aparate i se ajunge de multe ori
s se blocheze n aparat; acelai lucru este valabil i pentru greutatea hrtiei. Unele imprimante,
n special cele cu laser ncarc numai hrtia pn la 100 gr.
Plicul - folosit pentru expedierea corespondenei trebuie s fie confecionat dintr-o hrtie
de calitate, iar elementele ce se menioneaz pe acesta trebuie scrise lizibil, ca s faciliteze
identificarea destinatarului.
Exist mai multe tipuri de plicuri:
- plicuri standard de coresponden plicuri adaptate pentru coli A4 mpturite n dou;
- plicuri de cabinet plicuri lungi pentru coli mpturite pe lung;
- plicuri dosar pentru coli A4 nempturite.
Plicurile sunt diferite ca mrime, greutate i culoare. Unele au sigla firmei (instituiei)
imprimate cele mai utilizate sunt tipurile cu fereastr prin care se vede numele i adresa
destinatarului scrise n interiorul scrisorii. Pe plic se fac urmtoarele meniuni:
-adresa destinatarului care coincide cu adresa interioar. Aceasta trebuie s fie complet (numele
persoanei i/sau al firmei, strada, localitatea, codul potal, eventual ara, (atunci cnd
corespondena se expediaz n alte ri). Pot exista ca i n scrisoare, indicaii de transmitere a
corespondenei ctre un anumit serviciu sau persoan.
-adresa expeditorului poate fi plasat n colul din stnga sus sau pe verso. Unele firme
expeditoare au deja antet tiprit pe plic;
- indicaii speciale de atenionare (se refer la caracterul corespondenei): personal, confidenial,
urgent etc., care se scriu n colul din stnga sus (n cazul n care adresa expeditorului se afl pe
verso) sau n stnga jos;
14
- indicaii pentru pot (se refer la categoria sau tariful potal, fie la modul de trimitere a
corespondenei). Putem ntlni una din meniunile: par-avion, prin curier, recomandat, post-
restant etc. (acestea sunt scrise fie de expeditor, fie de ctre serviciile potale, la cererea
expeditorului).
16
Formula cea mai uzitat este Domnule sau Doamn , dac destinatarul exercit o
responsabilitate vom aduga: Domnule primar, Domnule director, Domnule Ministru etc. Exist
funcii care cer un alt apelativ, de exemplu Sire sau Majestate.
Formula de politee cuplat cu titlul funciei nu trebuie urmat i de nume. Primarului
unui ora nu i se scrie: Domnule primar Popescu, ci Domnule primar; o personalitate poate
acumula mai multe responsabiliti care i confer tot attea titluri, poate deine diferite grade
universitare sau onorifice. Ce vom alege? Le vom folosi pe cele care justific scrisoarea. Atunci
cnd ne adresm rectorului unei universiti care prezideaz o campanie de finanare pentru un
organism de ntrajutorare i corespondena se refer la acest campanie, titlul de preedinte l va
eclipsa pe cel de rector, iar destinatarul va nelege natura textului pe care l va citi.
ntr-o coresponden ntre dou persoane egale din punct de vedere ierarhic i care se
cunosc bine se poate aduga la apelativul propriu-zis i Stimate coleg (Domnule rector i stimate
coleg.
Alte formule folosite Stimate Domnule sau Stimat Doamn (urmate fie de numele lor,
fie de funcie, dup cum ne-am adresat).
Exist cuvinte a cror form de feminin este marcat doar prin titluri de politee: Doamna
Ministru, Doamna Judector, etc. (atenie la forma de feminin atunci cnd trimitem o scrisoare n
Frana sau Anglia, SUA, politeea ne oblig s ne informm n prealabil i s respectm opiunea
fiecruia).
OBIECTUL SCRISORII
Se scrie ca prim aliniat al scrisorii dup formula de adresare, precedat de cuvintele
Referitor la sau Ref., rolul su este de a prezenta succint problema tratat n scrisoarea
respectiv i de a uura operaia de ndrumare i de clasare a corespondenei. Includerea
obiectului scrisorii nu este obligatorie i poate fi emis n cazul n care problema tratat n
scrisoare este prezentat pe scurt n primul paragraf al ei.
CONINUTUL SAU TEXTUL PROPRIU-ZIS AL SCRISORII
Reprezint partea esenial a scrisorii i de aceea trebuie redactat cu deosebit atenie.
Cuprinde:
- paragraful de introducere;
- mesajul (sau cuprinsul);
- ncheierea;
Cele trei pri se scriu cu aliniat i se separ eventual printr-un spaiu dublu fa de
distana dintre rnduri la care este scris textul.
INTRODUCEREA
Este strns legat de obiectul scrisorii la care face referire sau pe care l conine, de
exemplu: confirmarea primirii unei corespondene, mrfuri, documente, formularea unui rspuns
la o scrisoare anterioar etc.
n corespondena comercial, introducerea const n formule tip, dar care nu trebuie s fie
lipsite de politee i de un anumit caracter personal (n funcie de destinatar).
Exemple:
Prin prezenta v informm c
v aducem la cunotin c
Pentru confirmarea dumneavoastr v comunicm c
Avem plcerea de a v informa c
a v aduce la cunotin c
Suntem ncntai/bucuroi/fericii s v informm c
Ca rspuns la scrisoare dumneavoastr nr. din data de
Ne-a fcut plcere s primim scrisoarea dumneavoast din
MESAJUL (CUPRINSUL)
17
Conine punctul de vedere al expeditorului fa de problemele tratate, de aceea ideile
mesajului trebuie exprimate ct mai clar, ntr-o nlnuire logic folosind un vocabular adecvat i
un ton corespunztor. Este indicat folosirea frazelor scurte, fiecare idee distinct fcnd obiectul
unui paragraf separat.
Mesajul poate s cuprind o motivare i o concluzie. Dac problema cuprins n scrisoare
nu necesit explicaii (motivarea), coninutul scrisorii se concretizeaz n chiar concluzia
acestuia.
NCHEIEREA
ncheierea mesajului trebuie s reprezinte concluzia logic a punctului de vedere cuprins
n mesaj. Aceasta se poate materializa n exprimarea unei promisiuni, a unei dorine de
continuare sau ntrire a relaiilor de colaborare cu partenerul, a mulumirilor pentru modul n
care acesta a rezolvat unele probleme, a unor scuze pentru unele erori etc.
Exemplu:
Ateptm cu nerbdare rspunsul dumneavoastr.
V mulumim pentru ncrederea /sprijinul/confirmarea acordat
FORMULA DE NCHEIERE / DE SALUT
Se plaseaz la 2-3 rnduri sub text, naintea semnturii.
Pentru scrisorile destinate unor oficialiti nalte, cele mai folosite formule de salut sunt:
V rog s acceptai expresia distinselor mele sentimente
V rog s binevoii a agrea/a accepta/ a primi, expresia sentimentelor mele distinse/celor mai
bune sentimente ale mele.
V rog s agreai, Domnule Ministru, expresia naltei mele consideraii.
V rog s primii, Domnule Procuror, cele mai respectuoase sentimente.
Cu sinceritate
Cu cele mai alese gnduri.
ntre parteneri de afaceri care se cunosc foarte bine, aceste formule de ncheiere/salut pot
fi omise.
n corespondena protocolar i diplomatic formula final de salut este obligatorie.
Formula final sau de curtoazie constituie ultimul paragraf. Ea exprim n puine cuvinte
sentimentele de apreciere sau de deferen ale semnatarului.
SEMNTURA
Constituie un element important al scrisorii, ntruct ea este cea care d autenticitate
scrisorii.
n general, scrisoarea cuprinde dou semnturi: a conductorului unitii i a efului
compartimentului care a emis scrisoarea.
Aranjarea semnturii n pagin se face dactilografiind la 3 rnduri de text funcia
semnatarului, urmat obligatoriu de virgul. Se las un spaiu pentru semntura olograf, apoi se
dactilografiaz numele i prenumele celui care va semna.
TAMPILA
Se aplic pe semntura conductorului. n documentele tipizate se aplic pe locul marcat
cu iniialele LS.
Elementele ocazionale sunt:
Meniunea anexe apare atunci cnd scrisoarea este nsoit de anexe i acestea se scriu sub
numele expeditorului principal, n stnga.
Iniialele celui care a redactat scrisoarea n colul din stnga jos, desprite prin linie de fracie
(bar).
18
O cantitate tot mai mare de coresponden, n special corespondena privitoare la
managementul afacerilor i de business, ncepe s fie destinat strintii. n zilele noastre limba
englez este limba afacerilor internaionale; tot mai muli europeni vorbesc limba englez,
aceasta lund locul limbii franceze i germane. ,,Engleza este destinat s devin limb
universal n urmtoarele secole, cu o rspndire mai mare dect a latinei n trecut sau dect a
francezei astzi aceste cuvinte, rostite n 1780 de unul din ntemeietorii Statelor Unite ale
Americii, s-au adeverit. Engleza a devenit limb universal. Ea depete, datorit noilor tehnici
de comunicare, noi granie. n rile scandinave engleza este limba strin principal, la fel i la
germani. n Asia i Africa engleza este limba oficial folosit n activiti formale. Corporaiile
multinaionale folosesc limba englez ca limb oficial. Numeroi termeni n domenii dezvoltate
preponderent n SUA sau Anglia, ca de exemplu cel al informaticii, sunt preluai ca atare n toate
limbile.
Cei care desfoar afaceri internaionale trebuie s tie s vorbeasc i s scrie n limba
englez i sunt probabil recunosctori pentru c exist o limb pe care o cunoate aproape orice
om instruit.
Pentru un om de afaceri vorbitor al limbii romne, care deruleaz afaceri de export n
SUA sau n Arabia Saudit sau care conduce n Europa o reea de filiale, engleza este vital n
comunicarea cu partenerii strini. Cu siguran c engleza pe care o auzim n New York sun
puin altfel dect engleza din Londra, ca s nu mai vorbim de Sidney, Bejing sau Sao Paolo, dar
important este faptul c oamenii se pot nelege.
Cunotinele de limb englez care sunt suficiente n vorbirea oral pentru a ne descurca,
n ciuda stpnirii nu tocmai perfecte a limbii, pot avea urmrii neplcute la corespondena n
scris. Aici formulrile neclare sau ambigue pot s primejduiasc buna desfurare a unei afaceri
sau s mpiedice ncheierea unui contract important. n afar de aceasta mai este i problema
interlocutorului care, dei vorbete aceeai limb strin, poate s nu cunoasc la fel de bine, s
nu poat scrie n acea limb sau, datorit diferenelor culturale multiple, s nu neleag acelai
lucru prin aceleai cuvinte. Comunicarea n scris, nebeneficiind de avantajele limbajelor non-
verbale i de cel al feed back-ului imediat, este mult mai susceptibil de efecte negative ale
diferenelor interculturale. De aceea, cel ce scrie n limba englez i/sau ntr-o alt limb strin
trebuie s aib n vedere dou aspecte: diferenele de limb i diferenele culturale.
Pentru a reduce, sub aspect lingvistic, posibile surse de distorsionare a mesajelor n comunicarea
internaional, se recomand folosirea ct mai rar a verbelor compuse i a cuvintelor derivate din
specificul cultural (cel mai evident este cazul argoului, care poate conine cuvinte ce apar i
dispar ntr-o cultur, corelat cu diferite evenimente sau categorii sociale, reclame care au priz la
public. De asemenea, exist anumite cuvinte derivate din activiti specifice cum sunt sportul,
viaa social care pot s nu fie comune mai multor culturi).
n locul tuturor acestor cuvinte sau grupuri de cuvinte care pot produce confuzie celor
care nu au engleza ca limb matern, dar care o folosesc ca limb a businessului, trebuie folosite
cuvinte echivalente care s fie uor de gsit n dicionare. De aceea, trebuie avut n permanen
n vedere c, pentru o scriere eficient, nu este suficient cunoaterea limbii n care se scrie, ci i
a culturii a crei component este, a ,,limbajului gndirii celui cu care se comunic.
Diferenele culturale se oglindesc n scriere sub mai multe aspecte; iat cteva dintre ele:
- formatul francezii folosesc formatul cu paragrafe indentate i foarte rar forma bloc. Adresa
interioar o scriu n partea dreapt, urmat (uneori) de iniialele secretarei i ale celui care a scris
scrisoarea (la americani i britanici aceste iniiale apar la sfritul scrisorii la noi la fel);
- modul de a scrie data americanii scriu luna/ziua/anul; modul european este ziua/luna/ anul;
modul standard internaional este anul/ luna/ ziua;
- modul de a scrie ora modul american folosete ciclul de 2x12 ore, iar modul european ciclul
de 24 ore, astfel, de exemplul, 5 pm de la americani devine 17 la europeni;
19
-modul de a scrie numerele modul american $ 444,000.77; modul european 444.000,77 $; de
asemenea, unele uniti de msur sunt diferite n Europa i SUA;
- modul de adresare ntr-o scrisoare mult mai formal la japonezi, germani i francezi dect la
americani. Dup formula de adresare la francezi urmeaz virgula (ca i la noi), n timp ce la
americani urmeaz dou puncte. Franuzoaicele nu obiecteaz cnd primesc o scrisoare adresat
cu Monsieur, dar femeile de afaceri americane detest acest lucru;
- modul de ncheiere a unei scrisori francezii ncheie mai formal i mai pretenios dect
americanii.
n general, stilul scrisorilor de afaceri scrise de americani este mai puin formal, cu mai
puine nflorituri i cu caracter mai personal. Cele scrise de europeni sunt mai puin personale,
mai pline de curtoazie. n comparaie cu americanii, care folosesc un stil concret cu multe
exemple, francezii folosesc un limbaj abstract; ei prefer teorie i explicaii teoretice. Acolo unde
un american d un exemplu pentru a clarifica ideea, un francez va prezenta ideea fr nici un
exemplu i, eventual, va introduce un concept. Diferenele culturale i fac pe americani s fie
caracterizai ca fiind pragmatici. Francezii folosesc timpul condiional mai mult dect americanii
i aceasta determin un limbaj mai politicos i mai nuanat.
Lungimea ideal pentru propoziie este de 16-20 de cuvinte la americani, dar mult mai
mult la francezi, care folosesc mai multe adverbe i propoziii complementare. Unele scrisori de
afaceri i mai ales materialele n vederea angajrii se cer a fi scrise de mn la francezi (pentru
studiu grafologic), ceea ce apare total nepotrivit la americani.
Americanii accentueaz nceperea unei scrisori cu ideea principal, i o dezvolt de la
specific la general. n Frana ordinea este invers, de la general la specific. Americanii vor
ncheia o scrisoare prin care cer ceva ntr-o manier pozitiv, ceea ce nu este cazul, n general, la
francezi, care vor ncheia prin a te informa despre msurile pe care le vor lua dac aciunea nu
este ndeplinit. n scrisorile de colectare a unor pli, francezii amenin mai repede; nu-i
intereseaz dac clientul poate plti i dac nu, care sunt motivele. A cumprat, a tiut preul,
trebuie s plteasc pn la data de pentru c n caz contrar. Americanii fac tot posibilul s
pstreze un client, sugernd chiar modaliti de facilitare sau simplificare a plii.
n general, francezii favorizeaz folosirea exclusiv a limbii lor. Ei chiar au o lege prin
care, n scrierile formale, nu se accept folosirea termenilor mprumutai din alte limbi.
Cererea este o scrisoare de iniiativ, prin care se solicit un drept legal. Cererea poate fi
adresat att de persoane juridice, ct i de persoane fizice, n funcie de aceasta distingndu-se
cererea oficial i cererea pesonal.
Cererea oficial - este scrisoarea prin care o unitate solicit unei alte uniti un drept ce i
se cuvine i de care depinde rezolvarea unor activiti ale unitii.
21
Astfel de cereri adresate administraiei publice pot fi: cereri de aprobare i autorizaii,
cereri de avizare, cereri de remitere de acte etc. Tot cereri oficiale sunt cele de chemare n
judecat sau de executare silit, cererea de arbitrare etc.
Caracteristicile de redactare a cererii oficiale: fiind vorba de o scrisoare de iniiativ,
aceasta ntrunete toate caracteristicile scrisorii de iniiativ, ca structur i formule
caracteristice. De exemplu: ,,V rugm a aviza.; Prin prezenta v supunem spre
aprobare; ,,V rugm a dispune; V rugm ca n conformitate cu s ne etc.
Tratarea se face dup modalitatea indirect, ncepnd cu concluzia (ntruct se solicit un
anumit lucru) i continund cu motivarea. La anumite cereri, cum sunt cele adresate organelor
judectoreti sau altor organe de stat, este necesar o motivare dezvoltat sau anexat ntr-un
memoriu. n alte cazuri, n care se solicit, de exemplu, eliberarea unor acte personale, originale
sau copii legalizate, motivarea nu este ntotdeauna necesar.
Precizarea de la nceput a concluziei, a obiectului cererii, este necesar nu numai
persoanei a crei funcie o ndreptete s o rezolve, ci i secretariatului care poate determina, de
la nceput, compartimentul sau persoana n a crei sfer de atribuii este cuprins problema
enunat n cerere.
Cererea trebuie s fie clar, fundamentat i precis. Din concluzie trebuie s reias ce se
cere, iar din motivare pe ce baz se cere.
Cererea personal - este o scrisoare prin care o persoan fizic, n calitate de cetean
sau salariat, solicit din partea organizaiei unde lucreaz sau din partea instituiilor i organelor
de stat care ndeplinesc servicii publice anumite drepturi prevzute de lege.
Cererea personal se mai numete i petiie, cel care o adreseaz petiionar, iar dreptul,
prevzut de lege, drept de petiionare. Dreptul de petiionare este reglementat prin lege, care
garanteaz exercitarea lui. Legea prevede i modalitile de exercitare i sanciunile pentru
unitile sau salariaii care nesocotesc acest drept.
Problematica cererilor personale este foarte variat:
- n raporturile dintre salariai i unitile n care lucreaz intervin cereri de: eliberri sau
certificri de acte, adeverine, cereri de concediu, de transfer, de trecere la o alt categorie de
retribuie, de plat a alocaiei pentru copii sau altor drepturi bneti, cereri de recomandare
pentru a urma sau a fi nscris ntr-o form de nvmnt etc.;
- n cazul n care un cetean dorete s lucreze sau s activeze ntr-o instituie intervin: cereri de
angajare, de nscriere ntr-o form de nvmnt sau la cursuri organizate, de nscriere ntr-o
asociaie de profil;
- n cazul n care o persoan dorete s obin un act administrativ care s-i confere un complex
de drepturi i obligaii se fac cereri de: pensionare, carnete auto, diplome colare etc. Astfel de
cereri presupun, ns, dreptul persoanelor de a le obine, pe baza desfurrii unei activiti
anterioare, ca: exercitarea unei meserii sau profesii ntr-o unitate pe o perioad corespunznd
cerinelor legii, frecventarea unei coli de conducere auto, absolvirea unui ciclu de nvmnt
etc.;
- n cazul n care cetenii doresc s li se stabileasc drepturi sau obligaii determinate de ctre
administraia public: cerere de stabilire a obligaiei administrative a unei persoane de a plti
impozitele pe venit, pentru locuine sau mijloace de transport personale; cerere de atribuire a
unui teren pentru construcia de locuin proprietate personal, cererea de autorizaie, de
certificare a unei anumite meserii;
- n cazul n care cetenii doresc s obin anumite drepturi: cerere de primire a copiilor n
cmine i crete, cerere de primire a unor vrstnici fr copii n cmine, cereri de ajutor social,
cerere de stabilire a unei succesiuni etc.;
- n cazul n care o persoan se consider lezat n drepturi, constat o nclcare a legii, intervin
cereri adresate organelor de justiie i parchetului.
22
Caracteristicile de redactare a cererii personale: ca structur se deosebete de cererea oficial,
fiind compus din urmtoarele elemente:
- formula de apel (de adresare) menioneaz funcia conductorului unitii creia i se adreseaz
cererea, nsoit de cuvntul ,,Domnule.
- textul scrisorii (cererii) se amplaseaz n centrul paginii, n raport cu celelalte elemente.
Redactarea textului trebuie s in seama de anumite reguli de aranjare a elementelor ntr-o
ordine prestabilit. Astfel: introducerea ncepe cu expresia ,,Subsemnatul(a) urmat de numele,
prenumele, locul de munc, calitatea, adresa petiionarului; concluzia este al doilea element al
textului cererii i constituie obiectul acesteia. n multe cazuri, ea este urmat de o motivare
fundamentat; aceasta poate lipsi ns n cazul cererilor simple ca: legalizri de acte, adeverine
etc.;
- ncheierea este un element facultativ, constituit dintr-o formul de respect, de mulumire sau de
salut;
- semntura solicitantului se amplaseaz sub text, spre dreapta;
- adresarea scrisorii se face n subsolul paginii, realizat prin completarea formulei iniiale cu
denumirea unitii (Domnului Director General al Institutului de Informatic Bucureti).
n cererile dactilografiate, formulele de adresare finale se scriu ca i cele iniiale, cu majuscule i
fr prescurtri;
- data se amplaseaz la stnga, sub text. Din punct de vedere legal, la cererile prezentate
personal, data cererii este considerat data la care a fost nregistrat la unitatea destinatar.
Pentru cereri se folosesc coli A4. Cererile personale pot fi nsoite de un memoriu, prin
care se detaliaz motivarea cererii. n unele cazuri, cererea, ca atare, mbrac forma unui
memoriu.
Memoriul ntocmit de o persoan fizic este un document prin care aceasta expune
documentat o problem legat de persoana sa, evenimente dintr-o perioad trecut, legate de
persoana autorului i care explic sau fundamenteaz obiectul cererii.
Memoriul de activitate (de titular sau de lucrare) - servete pentru promovarea n munc
sau pentru obinerea unor grade n serviciu. Se aseamn cu cererea personal, avnd un scop
bine definit, ce se arat, de obicei, n final; este bine documentat, prin enumerarea unor date sau
fapte n susinerea obiectului solicitat.
Memoriul justificativ este folosit pentru a certifica i motiva o anumit aciune svrit
ca urmare a unei dispoziii sau reieind din sarcinile de serviciu ale titularului. Fr s fie o
cerere propriu-zis, sensul memoriului justificativ este fundamentarea (subneleas) a unei cereri
de a primi aprobarea forului ierarhic superior sau a altui for pentru o anumit aciune (folosirea
unor materiale, cheltuirea unor sume de bani, repararea unor fonduri fixe etc). Pentru aceasta se
ntocmete un deviz, care se prezint conducerii nsoit de schia de plan i de memoriul
justificativ care demonstreaz utilitatea construciei, eficiena economic, fundamentarea
amplasrii construciei ntru-un anumit loc, termenul de execuie etc. i, n final, se cere
aprobarea pentru executarea construciei.
23
Tema 5. CORESPONDENA COMERCIAL (DE AFACERI)
Cererea de ofert este o scrisoare iniial emis de o firm cu scopul de a procura produse
sau de a obine executarea unor lucrri sau prestri de servicii. Cererea de ofert este documentul
prin care se declaneaz efectiv dialogul precontractual ntre doi parteneri.
Mijloacele de informare pentru cererea de ofert sunt:
1) calea publicitar cu ajutorul cataloagelor, prospectelor, ziarelor i revistelor, Internetul;
2) calea discuiilor directe ntre parteneri;
3) calea comunicrilor telefonice;
4) calea scrisorilor (cereri de ofert);
Cererea de ofert poate fi:
1) Cerere de ofert circular - n care beneficiarul se adreseaz mai multor ofertani, n vederea
obinerii unor condiii mai avantajoase. De exemplu, cererea de ofert adresat mai multor
productori de mobil de birou. O astfel de cerere are caracter de sondaj.
2) Cererea de ofert general - beneficiarul se adreseaz unui singur destinatar, dar fr obiect
precis.
3) Cererea de ofert special - se adreseaz unui singur destinatar, cu obiect precis.
24
Cererea de ofert trebuie astfel conceput nct destinatarul s nu aib impresia c
afacerea a fost ctigat n favoarea lui. n acest caz, el nu ar mai avea nici un motiv s fac
vreun efort personal, pentru gsirea clienilor.
Dac solicitantul dorete obinerea unor condiii avantajoase de plat, sau acordarea unor
rabaturi, cererea de ofert va conine formulri menite s-i dea un caracter mai atrgtor pentru
ofertant. Formulrile folosite pot exprima sperana de a plasa comenzi mari sau repetate, pot
sugera perspectiva unei piee noi i permanente sau a unor relaii comerciale de lung durat.
Dac ofertantul potenial, este o firm cu care nu au mai existat relaii comerciale
anterioare, este indicat s se prezinte firma (domeniul de activitate i profilul); s se explice cum
s-a ajuns la partenerul potenial (o referire la o reclam sau o alt firm care l-a recomandat, sau
alte surse).
n ri cu tradiie n economia de pia, n marile firme, exist servicii de documentare (n
privina furnizorilor), care se ocup exclusiv de prospectarea pieei i alegerea furnizorilor care
sunt cel mai bine plasai pe pia.
n redactarea unei cereri de ofert trebuie ca scopul scrisorii s fie enunat ct mai precis
i concis, iar fraza final trebuie s invite ofertantul s acioneze ct mai rapid.
Rspunsul la cererea de ofert trebuie trimis imediat. Dac partenerul comercial este deja
cunoscut, se va ncepe cu o formul de mulumire i eventual de exprimare a satisfaciei pentru
noua cerere de ofert.
Dac partenerul este nou se folosesc formulri care s exprime satisfacia de a ncheia o
tranzacie i sperana ca aceasta va marca nceputul unor legturi de afaceri de lung durat.
Dac ns cererea de ofert nu poate primi o rezolvare imediat, solicitantul va fi informat
n scris, specificndu-se motivul amnrii trimiterii catalogului sau ofertei.
n cazul n care se refuz solicitarea, n scrisoare trebuie folosite formulri care s
exprime regretul de a nu putea trimite oferta cu explicaiile adecvate.
Formulri specifice Cererii de ofert:
A. Formulri introductive
1) Suntem unul din cei mai mari importatori exportatori i distribuitori ai industriei de
bijuterii i diamante.
2) Firma noastr import i distribuie o gam larg de echipament frigorific pentru industria din
ara noastr.
3) Datorm numele i adresa dumneavoastr ageniei dumneavoastr din oraul nostru
B. Formulri de ncheiere
1) V mulumim i ateptm un rspuns favorabil.
2) V-am fi recunosctori pentru un rspuns prompt.
C. Formulri folosite n rspunsul la cererea de ofert
1) V mulumim pentru cererea de ofert. Ca rspuns la aceasta, v trimitem n plic separat
catalogul nostru ilustrat.
2) Cererea de ofert este n centrul ateniei noastre i sperm s v trimitem curnd listele
noastre de preuri.
5.2. Oferta
Oferta este scrisoarea de iniiativ sau de rspuns la o cerere de ofert, prin care
ofertantul face cunoscut unor poteniali clieni (persoane fizice sau juridice) c pune la dispoziia
acestora mrfuri sau servicii n anumite condiii. Oferta este a doua scrisoare comercial
important i alturi de cererea de ofert este foarte frecvent n relaiile interne i externe.
n mod obinuit, ofertele se transmit prin pot, fax, e-mail, n cadrul reclamei comerciale
prin pres, radio, televiziune, afiaj, prin reprezentani sau pe cale telefonic (dac n prealabil se
realizeaz o nelegere pe baza unor discuii ntre delegai, este bine s fie confirmat letric).
25
Aparent, doar mesajele care provin pe aceste ci pot constitui oferte. n realitate, ofertarea
unui produs sau serviciu, poate avea nfiri dintre cele mai neateptate.
Aa de exemplu, instalarea unui automat pentru ngheat ntr-un loc public reprezint un
mod de a face o ofert. Oricrui trector i se ofer un produs bine determinat n schimbul unei
anumite sume de bani. Dac trectorul introduce n automat suma precizat, el este n drept s
primeasc exact produsul descris, n cantitatea menionat. La fel, orice chioc care pune n
vnzare bilete pentru mijloacele de transport n comun, face ceea ce se cheam o ofert: pentru
fiecare bilet vndut, contra unei sume de bani, se va asigura cumprtorului o cltorie pe unul
din traseele existente.
Cu ct oferta cuprinde mai multe elemente i acestea sunt mai precis formulate, cu att
obligaiile pe care i le asum ofertantul sunt mai numeroase i mai stricte. n rile occidentale,
nici nu este nevoie de o descriere n cele mai mici amnunte a produsului sau serviciului oferit,
pentru c acolo exist standarde minime de calitate i reguli de comer consacrate, exist legi
pentru protecia consumatorului etc. n Romnia, legislaia este nc slab reprezentat n aceast
privin.
O ofert comercial nu este neaprat o ofert scris. Putem vorbi despre oferte scrise sau
verbale, ca i de oferte explicite sau tacite. Mesajele tacite pot constitui, n anumite condiii, i
mesajele publicitare lansate pe canalele mass-media. Exist un criteriu suficient de simplu i de
clar care ne arat cum s deosebim o reclam de o ofert. Astfel, atunci cnd un productor de
automobile, prezint un nou model ntr-un spot publicitar televizat, fr indicaii de pre sau alte
precizri care s incube obligaii, nu poate fi vorba de o ofert n sens juridic. Atunci cnd un
distribuitor de computere menioneaz ntr-o scrisoare de reclam date precise legate de pre,
condiii de livrare, de plat etc., el nu face doar promovarea produsului, ci i o ofert care l
angajeaz din punct de vedere juridic.
Tipuri de ofert
Din punct de vedere comercial, deosebim patru categorii de oferte i anume:
1) oferta nesolicitat - este o scrisoare trimis de ofertant din proprie iniiativ i se adreseaz
unor clieni cunoscui sau necunoscui;
2) ofert solicitat - este rspunsul la o cerere de ofert;
3) oferta repetat - n situaia cnd este rennoit o mai veche ofert sau se transmite o variant a
acesteia;
4) oferta la contraofert - se practic atunci cnd clientul rspunde la o ofert anterioar printr-o
contraoferta, n care el accept doar o parte din marfa oferit sau din condiiile menionate.
Din punct de vedere juridic, respectiv al obligaiilor pe care i le asum ofertantul
distingem mai multe tipuri de oferte:
1) oferta ferm - este oferta asupra creia vnztorul nu mai poate reveni. n cazul n care
destinatarul a acceptat o ofert ferm, atunci aceasta devine obligatorie pentru ambele pri ca i
un contract. Pentru acest motiv, n cazul n care se utilizeaz oferta ferm, nu se mai ncheie
contract de vnzare-cumprare ntre pri, comenzile i execuia lor, fcndu-se pe baza ofertei
ferme.
2) oferta fr clauze speciale - chiar dac nu include precizri privind o anumit dat pentru
primirea comenzii sau alte ndatoriri deosebite i acest tip de ofert genereaz obligaii, de o
parte i de alta, astfel:
a) atunci cnd oferta este prezentat direct unei persoane, aceasta trebuie s o accepte imediat sau
s o decline. n caz contrar, oferta se stinge.
b) regula de mai sus este valabil i pentru cazul n care oferta este prezentat telefonic sau prin
fax.
c) oferta prezentat printr-o scrisoare este considerat valabil ntr-un interval de timp suficient,
pentru a se trimite o comand sau orice alt tip de rspuns. n cazul corespondenei potale, acest
interval este de 7-14 zile.
26
3) oferta cu termen - este practicat n situaia n care ofertantul nu are certitudinea c poate
asigura aceleai condiii dincolo de o anumit limit de timp. n acest caz, se menioneaz un
termen n intervalul cruia oferta rmne valabil.
Orice ofert primit prin pot sau fax, merit s fie citit. Dac oferta nu intereseaz,
nerspunznd la ea, implicit nseamn refuzul. A nu rspunde este modalitatea cea mai comod
de a refuza o ofert, dar uneori merit s ne facem timp pentru a scrie un refuz. A rspunde unei
oferte n situaia de refuz este un act de politee. El nu este costisitor, mai ales cnd exist deja un
rspuns tip n calculator. Dac o ofert este refuzat prin telefon, de multe ori ofertantul nu poate
s ofere direct condiii mai bune; el trebuie s-i calculeze n linite ctigul. Exist n afaceri cel
puin dou situaii n care se recomand a se formula un rspuns n scris, i anume:
1) atunci cnd oferta intereseaz, dar nu convin preurile i exist posibilitatea ca ofertantul s
revin cu o nou ofert mai convenabil;
2) atunci cnd se consider c ofertantul este o firm interesant i este posibil ca n viitor,
ofertele lui s ne fie de folos.
Refuzul n scris are, nainte de toate, scopul de a ine deschis ,,ua pentru afaceri
viitoare.
Structura scrisorii de refuz
1) Referina conine numrul ofertei i data ofertei numai aa refuzul poate fi clar localizat.
2) Introducere se mulumete ofertantului pentru ofert.
V mulumim c ne-ai trimis oferta dumneavoastr, pentru c faiana este un produs care
ne intereseaz.
3) Respingerea. Motivarea de ce nu este acceptat oferta (un pre prea mare, termen de livrare
inacceptabil, calitatea nu corespunde, etc.
Din pcate, condiiile nu sunt convenabile:
a) preuri prea mari,
b) intervalul de timp prea mare ntre comand i livrare.
4) ansa pentru o comand ulterioar.
5) ncheierea asigurarea ofertantului c poate reveni cu alte oferte.
Am dori cu plcere s colaborm cu dumneavoastr i v ateptm cu noua ofert care trebuie s
ne parvin pn cel mai trziu 2 septembrie a. c.
6) Formula de ncheiere i salut.
7) Semntura.
5.4. Comanda
27
unei scrisori oficiale: antet, numele i adresa destinatarului, numr de ordine dup specificaia
actului (comanda numrul data ).
Textul comenzii este compus din enumerarea produselor ce urmeaz a fi livrate, simbolul
acestora, unitatea de msur, cantitatea, preul unitar, valoarea total, termenul de livrare, modul
de plat, mod de expediere etc. (Calitatea de baz a comenzii este precizia, de aceea scrisoarea
trebuie s cuprind toate datele necesare identificrii produsului).
Comanda mai cuprinde o formul de introducere (,,v rugm a ne livra materialele de mai
jos, sau ,, Confirmm cu mulumiri primirea ofertei dv., pentru . i dorim s comandm ,
dup cum urmeaz).
n cazul n care comanda ine loc de contract (de exemplu pentru mrfurile sau serviciile
de mic valoare) ea va cuprinde n mod obligatoriu toate elementele contractului.
n multe cazuri, pentru ntocmirea comenzii, beneficiarul solicit date suplimentare fa
de cele cuprinse n ofert, furnizorul comunic eventualele modificri ale ofertei, face precizri
care nu au fost cuprinse n ofert.
5.5. Contractul
Contractul este un acord de voin ntre dou sau mai multe persoane, stabilit n condiii
legale. Acordul produce efecte juridice, constnd n drepturi i obligaii contractuale ale prilor.
Ca form, contractul se prezint ca o succesiune de clauze ntr-o ordine asupra creia prile
semnatare au convenit. Este de preferat ca aceast succesiune s urmreasc derularea n practic
a operaiunilor commercial.
Pentru ca un contract s fie valabil i s poat produce efecte juridice (drepturi i
obligaii) ntre pri, el trebuie s ndeplineasc o serie de condiii, i anume:
-capacitatea prilor de a contracta;
- consimmntul valabil al prilor ce se oblig;
-un obiect determinat;
- o cauz licit (o motivaie, un interes, un drept pe care legea le recunoate n mod expres sau le
tolereaz).
Contractele stabilite ntre pri prin liber consimmnt sunt:
Dup form: formale (cu coninut standard) i neformale (clauzele fiind n acest caz
stabilite, n mod convenional, prin acordul prilor, cu respectarea condiiilor de validitate.
Dup modul de exprimare a consimmntului: scrise (n care acordul este consemnat n
mod expres n scris, fie printr-un contract propriu-zis, aa zisul ,,nscris unic, fie prin
transmiterea de documente ) i nescrise (ncheiate verbal, telefonic, printr-o strngere de mn
etc.).
Dup modul de participare a contractanilor la ncheierea nelegerii: convenii n care
prile se afl n contact nemijlocit i convenii n care acordul intervine prin coresponden.
Dup obiectul contractului: varietatea conveniilor este extrem de mare: de la contracte de
nchiriere, leasing i arendare la cele de vnzare-cumprare, de donaie sau de mprumut, de la
contractele de gaj i ipotec la cele de prestri servicii, de la contractele de munc sau de
management la cele de societate etc.
Cea mai eficace modalitate de ncheiere a unei convenii este contractul sub form de
nscris unic, n prezena i sub semnturile ambelor pri. n aceast formul pot fi stabilite, fr
vreo urm de dubiu, toate obligaiile i drepturile contractuale, legate de cele mai mici detalii
care pot avea semnificaie n contextul nelegerii intervenite.
Structura unui contract cuprinde:
- identitatea prilor contractante. Se menioneaz numele societilor contractante, sediile i alte
elemente care s nlture orice posibilitate de confuzie, nr. de nmatriculare la Registrul
28
Comerului etc. Se consemneaz numele persoanelor care reprezint societatea i calitatea lor de
reprezentani legali sau mputernicii;
- obiectul contractului - trebuie descris n detalii tehnice i calitative, cantitative, pre, astfel nct
s nu rmn loc pentru detalii nelmurite;
- durata contractului este important atunci cnd el se refer la o relaie curent, permanent sau
periodic (ex. contractul de prestri servicii pentru ntreinerea reelei de electricitate;
- obligaiile ofertantului (vnztorului) n cazul unui contract de vnzare-cumprare care este
cel mai frecvent utilizat, obligaiile vnztorului sunt, n principal, urmtoarele: s transmit
cumprtorului dreptul de proprietate asupra mrfurilor vndute (la livrare sau n momentul
achitrii preului), s livreze cumprtorului mrfurile la locul, la termenul i n condiiile de
calitate i de securitate prevzute n contract, s garanteze calitatea mrfurilor, n caz contrar va
nlocui marfa, va restitui preul pltit, va remedia viciile aprute sau va suporta cheltuielile fcute
de cumprtor cu remedierea lor.
- obligaiile cumprtorului: s achite preul mrfii cumprate la data, locul i n condiiile
stipulate n contract, n caz contrar, vnztorul poate pretinde taxa de depozitare;
- modaliti de plat (termene de plat, banca n contul creia va fi virat suma, dac plata este
ealonat, se vor meniona termenele ratelor scadente);
- condiii de livrare: termenele de livrare, ambalaj, marcaj, expediere i transport, recepia mrfii,
montaj, probe, punere n funciune, asistena tehnic, colarizare persoane;
- clauza penal: vizeaz nendeplinirea obligaiilor la termene de ctre una din prile
contractante i acoperirea prejudiciilor de ctre partea responsabil;
- prevederi diverse;
- dispoziii finale;
- anexe;
- data i semnturile.
5.6. Reclamaia
SOMAIILE
n managementul relaiilor cu clienii, uneori i cu furnizorii, un spaiu distinct l ocup
comunicarea scris i telefonic purtat n scopul recuperrii creanelor (pli restante, facturi
neachitate) sau al onorrii unor obligaii de alt natur (livrri neefectuate la termen, servicii
neprestate).
O procedur clar i sistematic de urmrire, avertizare i execuie n instan a
datornicilor poate fi util pentru separarea clienilor n buni platnici, nu prea buni platnici i ru
platnici. O procedur eficace de avertizare i somare asigur pstrarea controlului relaiilor cu
clienii i reducerea pierderilor.
Trebuie exclus de la nceput utopia c ar putea exista undeva n lume un mediu de
afaceri n care operaiunile comerciale s-ar desfura la fel de riguros, precis i ritmic ca
mecanismul unui ceasornic.
Este considerat normal existena livrrilor n avans (pe credit), ca i a unor situaii de
criz sau indisponibiliti temporare de plat i de onorare a unor obligaii de natur comercial.
Un anumit grad de toleran, ncredere i cooperare ntre partenerii de afaceri este indispensabil,
dac se doresc relaii de afaceri durabile.
Problema care rmne de rezolvat este, n fapt, stabilirea limitelor de toleran i a
procedurilor graduale care s asigure meninerea creanelor la cote rezonabile i executarea silit,
atunci cnd limitele sunt depite.
Teoretic, plata ar trebui efectuat simultan cu sau imediat dup livrarea produselor sau
prestarea serviciilor. Practic, acest lucru este imposibil, chiar i n cazul relaiilor comerciale
curente, cu parteneri care se cunosc de mult vreme. Pentru a se evita un trafic foarte intens i
inutil de cecuri, ordine de pli, chitane etc, este preferat sistemul decontrilor periodice (lunare,
de exemplu), aceste fiind considerate pli cash.
n mod normal, ntr-un asemenea sistem de pli, se renun la ideea oricrei dobnzi i se
asum n schimb riscul unor creane. O acumulare prea mare de creane nencasate poate plasa
compania ntr-o situaie financiar precar, pn la scoaterea sa din circuitul comercial. De
aceea, compania nu poate atepta pasiv ca debitorii s-i onoreze obligaiile. Ea trebuie s
intervin cu ndrzneal, dar cu diplomaie, pentru atenionarea, somarea i, la nevoie, executarea
debitorilor, n sensul refacerii capacitii sale de plat.
De regul se scriu mai multe scrisori de somaie pn s se ajung la ultima soluie,
justiia.
CAMBIA (TRATA)
Este un titlu de credit pe termen scurt, utilizat ca instrument de plat, prin care creditorul
d dispoziie debitorului s plteasc o anumit sum unei tere persoane, la o anumit scaden.
Avantajul cambiei const n faptul c poate fi transmis sau scontat la o banc, deci valorificat
chiar nainte de scaden.
31
Tema 6. CORESPONDENA PROTOCOLAR
Relaiile civilizate ntre doi parteneri de afaceri determin un anumit tip de scrisori
ocazionate de diverse prilejuri. Corespondena protocolar se refer la invitaii, felicitri,
scrisorile de felicitare i diferite tipuri de scrisori transmise de departamentul de protocol al
instituiei respective. Acest tip de coresponden se practic i la nivel nalt, ntre omologi.
INVITAIILE
Invitaiile se trimit unor persoane importante pentru firm i sunt adresate din partea unei
persoane din conducere.
Invitaiile privesc n special coctailurile, dejunurile, recepiile (la nivel nalt), conferinele
organizate n cadrul firmei, prezentarea unor produse, o inaugurare, la srbtorirea unor angajai,
ziua porilor deschise etc.
Cu toate c telefonul nlocuiete astzi o mare parte din comunicarea scris, la invitaii
este obligatorie comunicarea scris. Invitaia scris este un mod de prezentarea a gazdei i a
evenimentului care are loc, dar ea informeaz i despre locul, data, cauza desfurrii respectivei
manifestri.
Invitaiile nu sunt numai bilete de intrare, ci i cri de vizit ale gazdei. O invitaie de
afaceri nu trebuie doar s-l fac pe destinatar s atepte cu nerbdare participarea la petrecere
(manifestare), ea trebuie s pun i prestigiul expeditorului ntr-o lumin favorabil. Invitatul
primete scrisoarea i astfel se realizeaz primul contact ntre el i evenimentul ce va urma.
Primele impresii sunt totdeauna importante. De aceea, mrimea, culoarea, grafica folosite, dar i
coninutul trebuie s conlucreze la obinerea efectului dorit. Individualitatea i creativitatea
formulrii pot influena valoarea i atractivitatea evenimentului.
Structura unei invitaii cuprinde urmtoarele elemente:
-denumirea i sigla firmei;
-numele i eventual, funcia celui care lanseaz invitaia;
-formularea invitaiei;
32
- evenimentul propriu-zis (genul de petrecere);
- scopul ntlnirii (petrecerii);
- data, ora;
- locul;
- instruciuni speciale;
- unde se poate rspunde.
Invitaia oficial cuprinde titlul gazdei fr nume, dar adugarea numelui nu reprezint o
greeal.
n afar de numele gazdei, pe invitaie mai poate fi trecut numele unei personaliti de al
crei prestigiu beneficiaz evenimentul. nainte de a-i imprima numele, ne vom asigura c
aceast persoan este de acord, prezentndu-i proiectul textului.
O invitaie poate fi nominal sau nenominal. Spunem despre o invitaie c este nominal
dac n text este scris (cel mai indicat de mn) numele invitatului. Pe invitaie se va scrie fie
titlul invitatului fr nume, fie numele i titlul, fie doar numele. Pe invitaia nenominal nu este
scris numele invitatului.
Formule folosite:,,n onoarea,,cu prilejul,,la dejunul n onoarea.,,la cina oferit
cu ocazia . ..,,la semnarea acordului ntre . . . ,,la inaugurarea pavilionului .,,la
vernisajul..
n ceea ce privete data i ora, acestea trebuie precizate cu mare exactitate. (Cnd se stabilete
data se ine cont de disponibilitatea invitailor). De exemplu, n cazul unei invitaii la cin, vom
scrie ora 1900 i nu ncepnd cu ora 1900. Este bine s se indice i o or limit; n acest caz,
cunoscnd dinainte durata activitii, invitaii i pot organiza mai bine timpul. Exemplu.:
Joi, 30 septembrie 2003, de la ora l900 la ora 2100.
33
Tema 7. CORESPONDENA ADMINISTRATIV
37
Decizia este un act de dispoziie ce se emite de conducerea unitii pentru imputarea
unor lipsuri, pentru schimbarea din funcie a unor persoane care s-au dovedit necorespunztoare,
pentru sancionarea unor salariai vinovai etc.
Dispoziia poate fi dat de orice persoan cu funcie.
Instruciunile sunt, n general, acte completitive, explicative, de detaliere a unor acte
cu caracter normativ (legi, ordine etc). Ele au acelai caracter normativ ca i reglementrile pe
care le nsoesc. Sistematizarea instruciunilor se face pe pri, capitole, articole, paragrafe etc.
Circulara este documentul prin care un organ ierarhic superior, transmite unitilor din
subordine, concomitent i cu acelai coninut dispoziii sau ndrumri. O caracteristic de
dactilografiere a scrisorii circulare const n aceea c ea se scrie n mai multe exemplare, adresa
destinatarului completndu-se pe fiecare exemplar separat. Copiile, avnd valaorea originalului,
se expediaz cu semntura conductorului i tampila unitii.
Scrisorile de acest tip au un titlu, ca n cazul actelor, i un numr propriu de ordine (ex.:
,,Instruciune nr, ,,Circulara nr.).
Actele doveditoare sunt actele care se elibereaz la cererea persoanelor fizice sau
juridice, n scopul atestrii unor caliti sau al recunoaterii unor drepturi.
Adeverina este documentul emis de o unitate la cererea unei persoane fizice prin care
se atest un drept, un fapt, o situaie. Adeverina se elibereaz pe baza unor acte, documente,
registre etc., n care sunt consemnate elementele care fac obiectul adeverinei. De ex. adeverina
eliberat de circa financiar pe baza rolului financiar, prin care se atest existena sau inexistena
unui debit; adeverina eliberat celor care frecventeaz o form de nvmnt pe baza
documentelor colare; adeverina eliberat de uniti salariailor care i desfoar activitatea n
cadrul acestora este cel mai frecvent tip de adeverin, eliberat pe baza deciziilor de ncadrare, a
datelor nscrise n carnetul de munc etc.
Elementele adeverinei sunt: antetul, numrul i data, titlul ,,adeverin, atestarea
dreptului sau faptului respectiv, indicarea scopului (,,prezenta a fost eliberat pentru a-i servi
la), semntura (semnturile), tampila unitii emitente. n ultimul timp sunt formulare
tipizate.
Certificatul este un document eliberat de un organ de stat specializat, prin care se atest
drepturi sau fapte deosebite: certificat de cstorie, de studii, de deces etc.
Certificatele sunt documente tipizate, cu rubricaie specific , pentru faptele care se atest i care
sunt extrase, n general, din registre.
Delegaia este actul care atest delegarea de autoritate, n mod expres, a unei anumite
persoane, pentru o anumit problem sau grup de probleme, pe o perioad de timp determinat.
Pe baza delegrii de autoritate sub forma delegaiei, o persoan l reprezint pe emitentul
actului i acioneaz cu depline puteri n numele acestuia, n problemele menionate expres n
delegaie. Este un act de larg rspndire, specialitii din uniti fiind delegai pentru a participa
la edine, contractri, recepionri de produse sau lucrri, control, verificri etc.
Personalul oficiilor juridice este delegat a reprezenta interesele unitii n justiie.
n afara elementelor obinuite ale oricrui document oficial (antet, nr., dat, semntura,
tampil), ca elemente obligatorii specifice delegaiei apar: titlul ,,delegaie, obiectul delegaiei,
actul de identitate al delegatului (B.I. cu nr., seria i emitentul), perioada de valabilitate a
delegaiei.
Chitana este un nscris prin care se certific predarea-primirea unei sume de bani. Ea
cuprinde ca elemente obligatorii : titlul ,,chitan, data, numele i adresa celui care a predat
suma de bani, suma de bani (n cifre i litere), semntura celui care a predat i a celui care a
primit. Chitana poate fi un act tipizat, i anume, pentru plile fcute unor organe de stat.
38
Tema 8. CORESPONDENA JURIDIC
41
CURRICULUM VITAE
Florentina POPESCU
Str. Narciselor, nr. 44 FOTO
BUCURETI, sector 3
Tel.: 6 767 347
30 de ani, cstorit
l copil
PREGTIRE
EXPERIEN PROFESIONAL
DIVERSE
Engleza: curent
Germana: curent
42
CURRICULUM VITAE
Nume: POPESCU
Prenume: Daniela Alida
Data si locul nasterii: 11 octombrie, Buzau
Starea civila : Necasatorita
Adresa : Calea Cringasi nr. 12, Bucuresti
Studii :
Experienta:
43
Hobby: muzica si calatoriile
Scrisoare de recomandare
Radio Romania-Europa
Bucuresti, Str. Narciselor 55 sector1
Tel.: 433 22 23 Fax: 4332424
Http:// www.radio.ro-eur.ro
RECOMANDARE
DIRECTOR GENERAL,
Victor Popa
44
Bibliografie :
45