Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
SORIN BORZA
BIROTIC
Note de curs
Introducere
Prezentul manual de studiu reprezint o sintez a coninutului disciplinei Birotic, care este
comun nvmntului la forma de zi i la forma de nvmnt la distan, conform
planurilor de nvmnt n vigoare.
Manualul este structurat pe teme de studiu. Tema de studiu reprezint o parte omogen din
componena manualului, caracterizat de un numr limitat de termeni de referin (cuvinte-
cheie), care poate fi parcurs i nsuit printr-un efort continuu de concentrare intelectual care
s nu depeasc 2-6 ore (intervalul se refer la coninutul de idei al modulului de studiu i nu
ia n calcul ntrebrile recapitulative, temele pentru acas, testele de autoevaluare sau pe cele
de evaluare).
Fiecare unitate de studiu are o structur proiectat din perspectiva exigenelor autoinstruirii.
Rezultatele efective ale utilizrii manualului se vor suprapune pe rezultatele ateptate doar cu
condiia respectrii ntocmai a procedurii de parcurgere a modulelor de studiu, procedur care
este prezentate n cele ce urmeaz.
1. Temele de studiu se parcurg n ordinea n care sunt prezentate n manual, chiar n cazul n
care studentul apreciaz c ar putea sri direct la o alt unitate de studiu. Criteriile i
modalitatea de nlnuire a modulelor de studiu sunt prezentate la fiecare modul de studiu i
ele trebuie respectate ntocmai, sub sanciunea nerealizrii la parametrii maximali a
programului de autoinstruire;
2. Fiecare modul de studiu conine i un test de evaluare i/sau tem pentru acas pe care
studentul trebuie s le realizeze, cu scopul evalurii gradului i corectitudinii nelegerii
fenomenelor i proceselor descrise sau prezentate n modulul de studiu;
3. ntrebrile de autocontrol, testele de evaluare sau tema pentru acas nu sunt de
perspicacitate, deci nu trebuie rezolvate cotra cronometru;
OBS.: Este recomandabil ca, nainte de efectuarea testelor de autoevaluare, s se fac o pauz
de 30 de minute sau o or. De asemenea este recomandabil ca la fiecare 2 ore de studiu s se
fac o pauz de 30 de minute.
Coninutul de idei nu a fost redus ci doar sintetizat, n principiu, ntr-o manier mai
accentuat enunciativ, elementele de detaliu sau de explicaie redundant (necesare pentru
atingerea scopului pedagogic al fixrii i corelrii cunotinelor) putnd fi gsite de ctre
student n bibliografia de specialitate recomandat.
Obiectivele disciplinei:
Obiective principale:
Manualul este structurat in doua parti, o parte teoretica: temele 1-7 si o parte practica
temele 8-10. Studentul va trebui sa cunoasca raspunsurile la ntrebrile recapitulative. La
partea practica trebuie sa rezolve toat problemele de la temele care se refera la One Note,
Visio i Publisher. Cu cunostintele acumulate la partea teoretica si cu toate problemele
rezolvate se va prezenta la examen.
III. Pentru realizarea unor studii tiinifice, a temelor pentru acas, a temelor de
control, a lucrrii de licen precum i pentru aprofundarea disciplinei studentul se va
adresa pentru bibliografie suplimentar tutorelui de disciplin.
Introducere
V. REZUMAT
constitue prezentarea unor tehnici specifice de secretariat, locul acestuia n structura unei
organizaii. Se pune un accesnt deosebit pe prezentarea funciilor secretariatului modern. n
finalul capitolului sunt prezentate tehnici de protocol necesare desfurarii optime a activitii
de secretariat.
INTRODUCERE
2
Tema 1
Tehnici Tehnici
informatice de
telecomunicatii
- metode si proceduri
Tehnici de - ergonomie
organizare - amenajarea cadrului
administrativa de munca
- psihologia organizarii
ntr-o alt perspectiv, mai recent, adaptat la coordonatele societii informaionale spre
care ne ndreptm, birotica se contureaz ca un proces de automatizare flexibil aplicat la cel
mai important loc de munc al societii de azi, i mai ales de mine: BIROUL. Sistemele
birotice faciliteaz procesarea, diseminarea i coordonarea informaiei, materia prim a
oricrei activiti de birou. Prin aceasta se ncearc nlturarea comarului birocratic.
Biroul este o celul suficient de autonom pentru a-i ajusta singur ritmul de lucru n
funcie de necesiti, pentru a-i defini calitatea lucrrilor, etc. Dimensiunea sa este redus n
spaiu i ca numr de persoane (tipic o duzin). ntr-un birou pot lucra persoane cu diferite
profesiuni (cadre de conducere, tehnicieni, funcionari, secretare, dactilografe, etc),
activitatea biroului fiind cea care realizeaz integrarea i unitatea sa [4]. Figura 1.2 ofer o
imagine tipic dintr-un birou modern.
3
Tema 1
4
Tema 1
Obiectivele biroticii
Obiectivul general al biroticii este creterea calitii, productivitii i flexibilitii muncii de
birou prin automatizarea activitilor. Cele mai importante activiti de birou se refer la
introducerea, la prelucrarea, la memorarea i la extragerea informaiilor. n societatea
contemporan cantitatea de informaie ce trebuie prelucrat este tot mai mare.
Productivitatea muncii n acest sector a cunoscut o cretere mult mai lent n comparaie cu
celelalte sectoare. De aceea sperana creterii productivitii muncii este legat de dezvoltarea
biroticii.
Informatizarea muncii de birou, n afar de creterea calitii i productivitii muncii
administrative, determin i alte efecte economice i sociale cum ar fi:
Eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabil a acestuia.
Eliminarea efortului fizic i intelectual solicitat de prelucrarea manual a informaiei.
Eliminarea efortului solicitat de lectura i de controlul exactitii documentelor primite
sau expediate.
Reducerea timpului de recepie, de prelucrare i de transmitere a informaiei n
activitatea administrativ.
Creterea exactitii proceselor informaionale, a capacitii de memorare i a vitezei
de regsire a informaiei.
Scderea considerabil a costului informaiei i a deciziei pe care aceasta din urm se
fundamenteaz.
Principiile biroticii:
1. Principiul specificitii. Munca de tip administrativ desfurat n birou
reprezint obiectul de studiu al biroticii. Dei coninutul muncii n birou difer
n funcie de nivelul ierarhic ntr-o organizaie i de caracteristicile generale ale
acesteia, exist o trstur comun: lucrul cu documente i cu informaii.
2. Principiul frecvenei de apariie a diferitelor tipuri de activiti. Birotica se
oprete numai asupra celor mai utilizate proceduri i aciuni pentru a obine
efectul maxim prin simplificare, prin automatizare i prin integrare.
5
Tema 1
Birotica folosete diferite tipuri de informaii care circul n birouri i care pot fi
clasificate n patru categorii:
texte (documente redactate de orice natur)
date (informaii numerice i alfanumerice)
imagini (informaii vizuale, desene, fotografii)
vocea (informaii vocale sau sonore servind comunicrii om-om sau om-main).
innd seama de acestea, birotica are aplicaii n urmtoarele domenii:
pregtirea documentelor - domeniul procesrii textelor sau imaginilor
schimbul de informaii - domeniul telecomunicaiilor de birou
difuzarea documentelor - domeniul reproducerii electronice sau reprografiei
clasarea, arhivarea i accesul la dosare - domeniul micrografiei automatizate i al
bazelor de date digitale sub form magnetic sau optic
planificarea activitilor de birou - domeniul gestiunii sarcinilor i timpului
manipularea datelor numerice - domeniul programrii informatice
ajutor n luarea deciziilor - domeniul sistemelor interactive decizionale i al cercetrii
operaionale.
securitatea i controlul activitilor de birou - domeniul procedurilor de organizare
administrativ.
conceperea posturilor de lucru i a mediului ambiant al acestora - domeniul
ergonomiei i al arhitecturii interioare a birourilor.
n figura 1.3. sunt ilustrate principalele domenii de aplicaie ale biroticii:
Sisteme
birotice
6
Tema 1
Organizatie (firma)
Subsistemul decizional
Subsistemul operational
Tratare
texte
Microcalculatoare
si telecomunicatii
Sisteme de reprografie
7
Tema 1
TRANSMITERE
- telefoane, telex - teletext
- telefoane celulare - telefax
- telecopiatoare - pot electronic
8
Tema 1
cerinelor celui care l folosete o anumit perioad de timp. Structura ierarhic a companiilor
cu birouri individuale, fixe, este nlocuit cu structuri flotante n care lucrul se desfoar n
echip. Angajaii vor avea nevoie de spaii n care s se desfoare activitatea n echip dar i
de locuri n care s poat gndi i lucra n linite i intimitate.
Un model de birou al viitorului, ar avea posturi de lucru ca cel ilustrat n figura 1.6.
Dintre barierele care ar putea s apar n satisfacerea listei de dorine enumerate mai
sus pot fi amintite urmtoarele:
existena unor reele de cabluri a biroului i o zon de comunicaie limitat;
existena unor restricii privind cordoanele sau alte legturi;
existena unor posibiliti limitate de susinere a teleconferinelor;
consumarea unei cantiti prea mari de hrtie pentru teste informaionale;
9
Tema 1
Aceste bariere pot fi eliminate prin realizarea biroului modern ce se dorete un birou
al viitorului . Un asemenea birou este realizat cu ajutorul tehnologiei disponibile deja i
folosite pentru a satisface toate dorinele sau cerinele bine definite, incluznd i un set de
interfee orientate spre manager.
ntre caracteristicile specifice ale biroului managerial modern se numr: comunicarea
optic fr cablu i cu o lime mare a benzii de frecven; echipament ncorporat i o
suprafa activ pentru afiarea i manipularea documentelor i aparatelor periferice active
fr cablu (wireless); dispozitive de intrare i ieire multi-standard; interfee inteligente i
adaptive; sisteme de control intuitive i ergonomice; teleconferine cu imagini interactive la
scar uman; acustic de nalt fidelitate; intrare-ieire prin comand vocal.
Una dintre limitele majore actuale ale proiectrii i realizrii biroului managerial
modern o constituie necesitatea ncrcrii acestuia cu un numr mare de cabluri. Chiar i n
cazul dezvoltrilor tehnologice de ultim or cu fibre optice, mai rmne nc o problem de
baz n legtur cu biroul cablat: aducerea fibrelor sau a cablului acolo unde se dorete.
Odat cu cererea crescnd de comunicaie, aceast tendin este posibil s devin
chiar mai problematic n viitor. n majoritatea sectoarelor economice viteza pieei i
schimbarea provocat de tehnologie implic reorganizri regulate i deplasri de personal i
de operaiuni. Nu este un lucru neobinuit faptul c mutarea biroului implic de obicei o
ntrziere de circa trei luni necesar terminrii tuturor sistemelor electronice auxiliare ale
biroului managerial.
Echipamentele electrooptice fr fir ofer posibilitatea unei comunicri fixe i mobile
la distan mic, pentru interiorul biroului fr restriciile de frecven. Principiul este similar
cu al radioului. Datele pot fi radiate omnidirecional de la o anten i un aparat emisie-
recepie montate n tavan, pe birou sau pe un suport (fig. 1.7).
10
Tema 1
Hologram de faz
n acest fel cu ajutorul echipamentului optic fr fir, biroul poate avea un eter optic
omniprezent astfel c managerii i birourile lor pot dispune de comunicaii cu banda larg.
Managerii i echipamentele sunt libere s cutreiere o cldire fr alte date, imprimante, fax
sau cabluri telefonice; este necesar doar energia electric. n plus software-ul pentru
recunoaterea vocii permite comanda vocal pentru calculator i sistemele de comunicaie.
Combinarea recunoaterii vocii i a instalaiei de localizare ofer o metod sigur de
funcionare a biroului managerial modern oriunde ar fi amplasat n firm. Managerul se poate
adresa oricrui alt birou managerial i acesta va putea verifica identitatea acestuia i poate
stabili modelul de conversaie utiliznd comunicarea optic de band larg cu care are acces
la facilitile biroului modern al managerului.
Managerii pot folosi video-conferinele n scopul de a reduce deplasrile, putnd s
ofere, n acelai timp, medii de lucru pentru o echip managerial n cazul firmelor dispersate
geografic. Prin completarea cu hardware de tele-prezen, un manager poate fi literalmente
n dou locuri n acelai timp. Limea de band limitat disponibil n prezent pentru
aceast interfa uman produce n mod curent anomalii vizuale n percepia imaginilor i este
duntoare realizrii potenialului complet. Pentru a mbunti i umaniza aspectele
limitatoare ale video-conferinelor se poate folosi un tip diferit de interfa. n biroul
managerului se poate plasa ergonomic un monitor mare HDTV cu proiecie din spate. Acesta
produce imagini de mare definiie la mrime natural n faa utilizatorului ntr-un mod natural
fa n fa. Pentru a spori n continuare naturaleea i caracterul intuitiv al acestei interfee
se poate introduce tehnologia tridimensional pentru a aduga adncime imaginii,
dimensiune, realitate i personalitate mediului. O modalitate de realizare a imaginilor
tridimensionale o constituie electro-holografia, denumit i holo-video. Sistemul a fost
dezvoltat la MIT (SUA) i este primul mediu vizual care produce imagini holografice 3-D ale
unor obiecte existente sau care nu pot exista fizic (fig.1.9). Din punct de vedere al
teleconferinelor (tele-prezen) sistemul holo-video reprezint o soluie pentru umanizarea
ntrunirii.
11
Tema 1
12
Tema 1
Secretariatul se transform tot mai mult ntr-o central de comunicaie a informaiilor, unde
acestea converg din toate prile ntreprinderii i din exterior. Munca modern de secretariat
se caracterizeaz prin prelucrarea, memorarea i transmiterea informaiilor de diferite feluri :
date, texte, grafice, imagini i vorbire, rezultatele muncii fiind, de regul, documentele. Pe
lng cele compuse numai din text sau configuraii de numere, apar din ce n ce mai multe
documente mixte. Intruct elaborarea documentelor nu constituie, de fapt, un scop n sine,
este important distribuirea acestora la destinatari.
Munca de secretariat i cea de asisten managerial pot avea success.In present numai dac
exist posibilitatea utilizrii eficiente a cunotinelor interne i externe i cea a prelucrrii i
distribuirii direcionate a acestora, atunci munca de secretariat i cea de asisten managerial
sunt ncununate de success.De aceea este att de important gestiunea profesional a
13
Tema 1
14
Tema 1
Exist pentru aceasta o serie de aparate clasice: copiatoare, faxuri, telexuri, telefoane i multe
altele. n prezent, n centrul ateniei se afl ns folosirea tehnicii computerelor. Remarcabil
este i tehnica realizrii conexiunii dintre aceast tehnic i tehnicile birotice nc existente
(de exemplu, cele telefonice i de fax).
Sistemele de comunicaii birotice bazate pe calculatoare electronice se disting prin noi
dimensiuni. Important este dotarea aproape a tuturor locurilor de munc de birou cu staii de
lucru multifuncionale. Domeniile pariale ale comunicaiei birotice moderne sunt indicate n
figura anterioar. Asupra acestor aspecte se va reveni pe larg in capitolul III.
15
Tema 1
RETELELE DE COMUNICATIE
Integrarea sistemelor de comunicaie birotic cu Internet-ul (reea mondial de
interconectare a unui numr enorm de computere de cele mai diferite tipuri) s-a realizat deja
n cadrul multor sisteme informatice i ctig din ce n ce mai mult teren. Avantajele reelei
Internet sunt:
- platforma deschis (utilizarea reelelor existente);
- amabilitatea fa de utilizatori (interfaa grafic a WWW, tehnica hiper-
legturilor);
- integrarea simpl n aplicaiile existente (schimbul de date lipsit de
probleme);
- costurile avantajoase de exploatare.
16
Tema 1
Reinei ! Utilizat optim, Internet-ul devine sistem nervos al ntreprinderii, astfel ntreaga
cunoatere din firm devenind accesibil tuturor angajailor.In felul acesta Internet-ul este un
adevrat instrument de Knowledge Management (gestiunea cunotinelor). Secretariatul poate
juca un rol important n dirijarea informaiilor.
Din aceste motive, aproape n toate domeniile de activitate, se concept i se realizeaz
n prezent aplicaii Internet. La realizarea aplicaiilor Internet, ntreprinderile ncep de cele
mai multe ori cu informaiile generale (rapoartele de afaceri, comunicatele de pres,
organizarea, manualele de gestiune a calitii), informaiile despre produse i materialele de
prezentare, listele de telefoane, descrierile de proiecte i informaiile pentru formarea
personalului. Apar adesea i informaiile despre concuren, ofertele interne de posturi,
actualizrile pachetelor de programe i sprijinul pentru remedierea problemelor i erorilor de
computer.
17
Tema 1
Fiecare utilizator final conectat dispune n acest caz de o cutie potal electronic (Mailbox,
Telebox) pentru primirea textelor. In fiecare caz se memoreaz mesajele sosite n computer,
pn cnd sunt apelate de ctre un destinatar autorizat.
Funciile pariale ale sistemului de pot electronic sunt:
1. Primirea corespondenei sosite;
2. Trimiterea de mesaje;
3. Confirmarea automat a sosirii corespondenei;
4. Memorarea de documente i de mesaje;
5. Compilarea i editarea (reprelucrarea) mesajelor destinate
transmiterii;
6. Distribuirea corespondenei electronice.
Caracteristicile E-Mail-ului
18
Tema 1
Pachetele de programe pentru lucrul n grup uureaz de cele mai mulre ori i
gestiunea comun a datelor i a documentelor. De exemplu, pot fi prelucrate ntr-o arhiv
centralizat documentele relevante pentru grup, inclusive referitoare la prelucrarea acestora.
Rezult avantajul lrgirii substaniale a utilizatorilor prin gestiunea cuprinztoare a
documentelor, cu funcii de cutare integrat i prin accesul rapid la documentele arhivate. La
acestea se mai adaug i faptul c, prin gestiunea documentelor i disponibilizarea acestora
pentru muli utilizatori, se poate evita ca ntreprinderi s se reinventeze roata.
19
Tema 1
20
Tema 1
Tot mai multe ntreprinderi doresc s-i optimizeze n viitor procesele lor de lucru i de
afaceri prin introducerea soluiilor de urmrire a fluxurilor de lucru. Acest lucru se refer din
ce n ce mai mult i la procesele muncii de secretariat i de asisten managerial.
Ce este aa de deosebit la urmrirea fluxurilor de lucru? Utiliznd soluia cu pachete
de programe aferente, n sistemele bazate pe reelele de computere pot fi dirijate fluxurile de
lucru. Dup terminarea prelucrrii unei tranzacii de ctre un specialist, tranzacia este
automat transmis pe cale electronic urmtorului (prelucrare specializat, cu acte puine).
Creterea productivitii prin utilizarea pachetului de programe pentru urmrirea
fluxurilor de lucru.
Gestionarul de urmrire a fluxurilor de lucru reprezint programul de supraveghere
aferent, care dirijeaz prin intermediul unui anumit sistem de reglare transmiterea
documentelor, a graficelor i a formularelor n cadrul unui ciclu organizatoric i de prelucrare.
Regulatorul reprezint structurile i procesele interne ale ntreprinderii acesta trebuind, de
obicei, special programat dac se dorete adaptarea lui la particularitile ntreprinderii.
Prin utilizarea sistemelor de gestiune a urmririi fluxurilor de lucru se pot realiza controlul i
supravegherea simpl a tranzaciilor de afaceri. Prin sistemul informatic al tranzaciilor se
protocoleaz i se evalueaz datele privitoare la prelucrarea tranzaciilor, n felul acesta
putnd fi dobndite date relevante att din punct de vedere economic ct i din cel tehnic.
Exemple pentru asemenea date de control sunt: stadiul tranzaciei, durata de prelucrare a
tranzaciei etc.
Soluiile bazate pe pachetele de programe pentru urmrirea fluxurilor de lucru dispun de
funcii mai mult sau mai puin voluminoase, care permit evaluarea unor asemenea date de
control. Posibilitile de folosire a datelor de control i a analizelor effectuate pe baza lor sunt
exemplificate n cele ce urmeaz:
conducerea de specialitate poate oricnd s controleze progresul prelucrrii fiecrei
tranzacii n parte i poate astfel reaciona mai rapid n situaiile problematice;
prin compararea rezultatelor analizelor proceselor din filiale sau ntreprinderi
diferite pot rezulta aprecieri despre calitatea proceselor;
prin intermediul datelor despre tranzaciile actuale (cum ar fi numrul de tranzacii
procesuale), angajaii primesc indicaii referitoare la efectul prestaiei lor asupra
ntregii procesri tranzacionale.
Reinei! Dac se extend consideraiile conducerii urmririi fluxurilor de lucru asupra
ntregului ansamblu creator de valori, cu implicarea furnizorilor i a clienilor, trebuie s se
apeleze i la posibilitile tehnice ale EDI Electronic Data Interchange (schimbul electronic
de date), folosind , de pild, schimbul standardizat de date cu pachetul de programe
EDIFACT. In acest sens se ateapt substaniale modificri structurale n anii care vin.
21
Tema 1
22
Tema 1
Care sunt ansele cominicaiei birotice moderne? Potenialele de utilizare pot fi rezumate n
dou faze:
23
Tema 1
24
Tema 1
25
Tema 1
26
Tema 1
27
Tema 1
28
Tema 1
29
Tema 1
30
Tema 1
1. Rolul protocolului
Ceremonialul creeaz cadrul i atmosfera n care urmeaz s se desfoare raporturile dintre
interlocutori / parteneri. Protocolul codific regulile care guverneaz ceremonialul, al crui
obiect este de a oferi fiecrui participant prerogativele, privilegiile i imunitile la care are
dreptul. Ceremonialul i protocolul garanteaz egalitatea n drepturi a partenerilor, care
permite fiecreia dintre ei s-i fac auzit n mod liber vocea. i unul i cellalt impun
curtoazia care trebuie s guverneze raporturile ntre oamenii de bun credin. Ceremonialul i
protocolul guverneaz, de asemenea, negocierea, ncheierea i intrarea n vigoare a unor
documente / acte specifice. Ambele au o inciden zilnic asupra vieii i activitii de afaceri.
Protocolul pune problema regulilor care determin ordinea de precdere ntre parteneri.
2. Eticheta
Regulile de conduit sau regulile de comportare la care se refer eticheta contribuie la
buna desfurare a relaiilor din societate, n general, i la o desfurare normal a activitii
in afaceri n special. Este foarte important cunoaterea i aplicarea acestor reguli de ctre
fiecare partener, dat fiind c necunoaterea sau ignorarea lor pot duce, uneori, la interpretri
eronate, la complicaii relaionale care depesc sfera relaiilor strict personale ale celor n
cauz. Nu se pot concepe relaii ntre parteneri fr contactul uman necesar i, n cadrul
acestui contact, fr respectarea unor reguli de etichet.
Necunoaterea acestor reguli poate fi considerat, n ultim instan, o lips de competen
profesional a unei persoane chemate s reprezinte interesele unei pri pe planul relaiilor
specifice. n concluzie, nsuirea i respectarea unor reguli de eticheta pot i trebuie s
constituie o sarcin de ordin profesional.
B. Salutul
Salutul este o manifestare de curtoazie fa de o alt persoan sau de un grup de persoane. El
comport, n mimic i n inut, o serie de nuane care pot s-i modifice sau s-i completeze
sensul, s constituie o expresie de stim sau o simpl obligaie formal. Cteva reguli de baza
n legtur cu salutul:
brbaii salut primii femeile;
persoanele mai tinere salut primele pe cele mai n vrst;
subalternii salut pe superiorii in grad.
31
Tema 1
Rspunsul la salut este obligatoriu: un gest contrar poate fi socotit ca lips de politee. Este
recomandabil ca brbatul cnd salut cu plria s o in de calot, nclinnd uor capul i
privind la persoana salutat. Dac minile i sunt ocupate, se accept salutul printr-o simpl
nclinare a capului. n alte cazuri, salutul se face printr-o nclinare a capului. De obicei, femeia
rspunde la salut printr-o uoar nclinare a capului, arbornd uneori un surs. n cazul
ntlnirii cu o persoan cunoscut pe care nu doreti, totui, s-o salui, eschivarea trebuie
fcut cu tact. Cnd este ntlnit o persoan care pare cunoscut, fr a o putea identifica
imediat, este preferabil, s fie salutat. Persoanele care se afl intr-o maina salut primele
persoanele cunoscute de pe strada, n cazul n care au fost vzute. Dac persoana cunoscut
este mpreun cu mai muli prieteni, necunoscui celui care salut, se salut tot grupul. n
timpul salutului se folosesc i formulele: bun dimineaa, bun ziua sau bun seara. La
ntlnirile oficiale se pronun denumirea rangului: bun ziua domnule director, presedinte,
ministru etc.
Strngerea de mn poate interveni fie cnd persoanele care s-au salutat se opresc pentru a sta
de vorb sau a continua drumul mpreun, fie cu ocazia prezentrii lor. n cazul strngerii de
mn rolurile sunt inversate: femeia este aceea care ntinde prima mna, persoana cea mai n
vrst celei mai tinere i persoana cu grad superior celei sau celor cu grad inferior. Pentru o
secund, cele dou persoane se privesc n ochi n momentul strngerii minii.
n toate mprejurrile, brbaii se scoal pentru a strnge mna interlocutorului; femeile, n
schimb, nu se ridic n picioare dect cnd este vorba de o persoan mult mai n vrst sau pe
care dorete s-o onoreze n mod special.
Srutul minii continu nc s fie practicat n numeroase locuri sau mprejurri, fiind
considerat ca o form de curtoazie, mai ales cnd este vorba de femei n vrst sau cstorite,
de soii de nali demnitari etc. Srutul minii se face ntr-o form politicoas, prin aplecarea
corpului, iar n anumite mprejurri este recomandabil s se simuleze gestul (n aer liber, de
exemplu). Este greit s se srute mna nmnuat. De asemenea, este greit s se rezerve
acest gest numai pentru unele dintre femeile care se afl mpreun.
C. Prezentrile
n probleme de etichet, de o deosebit importana n activitatea partenerilor este felul n care
se fac prezentrile. n aceast privin trebuie respectate urmtoarele reguli:
brbatul este prezentat femeii;
persoana mai tnr este prezentat celei mai in vrst;
persoana cu gradul inferior este prezentat celei cu grad superior .
Persoana care face prezentrile se adreseaz cu formula: mi permitei s v prezint pe.
Dac persoana recomandat are mai multe titluri, se pronun numai titlul cel mai mare. La
prezentarea unuia dintre soi de ctre cellalt se spune simplu: soul meu sau soia mea.
La prezentarea unei perechi se va spune: domnul i doamna Ionescu sau domnul Ionescu i
doamna, ncepndu-se ntotdeauna cu soul. Formule ca ncntat, sunt fericit de a v fi
ntlnit / cunoscut se folosesc n mod curent.
Dei n practica noastr nu se obinuiete autoprezentarea, n tot mai multe ri ea este
cunoscut n rndul oficialitilor i n corpul diplomatic. n astfel de ocazii trebuie s se evite
ca la autoprezentare s se adauge, n afar de nume, apelative domnul sau doamna ,
adugndu-se, eventual, funcia sau calitatea. n unele situaii prezentarea sau autoprezentarea
este urmat de schimbul crilor de vizit.
Unele excepii de la regulile de prezentare:
fata tnr va fi ea prezentat unui brbat n vrst i nu invers;
Dac se prezint o personalitate politic sau bine cunoscut n viaa publica se va pronuna
numai titlul acesteia nu i numele; ex. domnul preedinte etc.
32
Tema 1
D. Conversaia
Orice reuniune sau aciune protocolar, orict de atent ar fi pregtit, risc s devin
plictisitoare n lipsa unor conversaii interesante i utile. Pentru crearea unei atmosfere
plcute, gazda trebuie s se gndeasc la alegerea oaspeilor, astfel nct ntre acetia s existe
anumite puncte de contact, fie prin faptul c lucreaz n aceleai domenii de activitate sau n
domenii care au contingen ntre ele, fie prin formaia lor intelectual.
Organizarea acestor aciuni nu constituie un scop n sine. Ele trebuie s devin instrumente de
munc, s constituie un element principal al activitii diplomatice, o component principal a
muncii de informare i de relaii.
Arta conversaiei nu poate fi nsuit dup anumite formule. Pentru desfurarea unei
conversaii plcute i mai ales utile muncii de informare se cer o bun pregtire politic i
profesional, cunotine variate de cultur general, tact, atenie, politee i alte asemenea
nsuiri pe care diplomaii trebuie s le posede i care pot fi obinute printr-o munc
struitoare, permanent de pregtire multilateral.
n ceea ce privete atitudinea n timpul unei conversaii, de obicei se spune c nu este frumos
s pari nici mai inteligent i nici mai instruit dect interlocutorul tu. n timpul unei
conversaii, diplomatul trebuie s aib o atitudine corect, ns degajat, s fie plcut n
conversaie i s o canalizeze n problemele care l intereseaz. Desigur, respectul opiniei
personale oblig pe oricine s asculte cu politee tezele interlocutorului su. Aceasta nu
nseamn c nu se poate interveni, ci este chiar recomandabil s se intervin ns ntr-o form
politicoas, dar ferm, n explicarea poziiilor proprii atunci cnd ele sunt interpretate n mod
eronat. Acest lucru trebuie fcut cu calm i tact, astfel nct modul n care se susine o prere
contrarie s nu se fac de pe o poziie de superioritate ostentativ sau persiflare. Trebuie
evitate ntreruperile partenerului cu exclamaii de felul: nu avei dreptate!, ce eroare! etc.
Se va evita, pe ct posibil, tusea sau strnutul zgomotos n timpul conversaiilor, acestea
fcndu-se ct mai discret posibil i ntotdeauna n dosul batistei, cu corpul ntors ntr-o parte
fa de interlocutor.
La o mas este recomandabil ca diplomatul s se ntrein cu partenerul din dreapta i din
stnga sa i s evite, pe ct posibil, discuiile cu partenerii ndeprtai. La recepii, cocktailuri
este recomandabil s se circule printre invitai, s nu se evite conversaia cu strinii, iar
reprezentanii din cadrul acelorai ministere sau ambasade s nu se adune n grupuri.
E. Convorbirea telefonic
Telefonul este un mijloc important i extrem de util n rezolvarea sarcinilor profesionale
curente, ct i n meninerea legturilor fireti ntre cunoscui, prieteni. De aceea, convorbirile
telefonice necesit respectarea unor anumite reguli de care este indicat s se in seama. n
acest sens, trebuie cunoscut n primul rnd necesitatea de a se face prezentrile de rigoare, iar
n al doilea rnd, n cazul secretarelor, cum se face o legtur telefonic. Prezentarea trebuie
s se fac indicndu-se numai numele apelantului (fr apelativul domnul), precum i
instituia la care lucreaz, evitndu-se de obicei s se indice i funcia.
n situaia cnd legtura telefonic a fost fcut prin secretariat, apelantul trebuie s atepte la
telefon legtura cu persoana cutat. Tot n cazul legturii stabilite prin secretariat este
recomandabil ca secretara s nu fac imediat legtura, ci s procedeze n prealabil la
identificarea persoanei care solicit convorbirea i s cear asentimentul celui chemat, ntruct
anumite raiuni pot impune ca o convorbire sau alta s nu aib loc atunci cnd este solicitat.
n cazul unei convorbiri oficiale care comport o anumit importan este bine s se identifice
persoana care o recepioneaz, innd seama de obligaia de a ntocmi nota telefonic. Pe nota
transmis se va preciza data, ora i numele persoanei care a recepionat comunicarea. n cazul
transmiterii unei comunicri de o deosebit importan, nu este greit i nici nepoliticos s se
cear citirea, pentru controlul exactitii, a notei transmise.
33
Tema 1
34
Tema 1
folosirea cuitului fiind foarte anevoioas. Dac este loc, se mai poate mnca aeznd farfuria
pe masa de bufet sau pe mese alturate special amenajate n acest scop.
Cocktailurile i recepiile au loc n picioare. n acest caz serviciul poate fi asigurat, fie de
osptari, care circul printre invitai, cu platourile de mncare i butur, fie prin instalarea
unor mese-bufet n centrul sau pe laturile saloanelor, oaspeii servindu-se singuri, sau cu
ajutorul ctorva osptari.
G. Fumatul
n aceast problem, o prim regul de politee impune ca nefumtorii s nu fie stingherii de
ctre fumtori. Se recomand ca un brbat s nu fumeze n apropierea unei femei, un tnr
lng o persoan mai n vrst, un funcionar n faa sau lng superiorul su, dac tie c toi
acetia nu suport fumul de igar. n asemenea mprejurri, ntrebarea mi permitei s
fumez?, mai ales cnd este nsoit de gestul de a scoate igara din pachet sau a aprinde
bricheta, este deplasat, deoarece interlocutorului i va fi greu s rspund negativ. Abinerea
de a fuma, n asemenea situaii, este cea mai bun soluie. De asemenea, trebuie avute n
vedere i alte cteva reguli eseniale:
nu se salut cu igara n gur;
nu se vorbete cu igara sau pipa n colul gurii i nu se ine igara permanent n gur
pufind din ea;
nu se intr cu igara sau pipa aprins n locuina unde eti invitat sau n biroul
superiorilor n grad.
Se recomand ca femeile s nu fumeze pe strad sau dac fumeaz s nu dea fumul pe nas. n
societate brbatul ofer foc mai nti femeilor i apoi brbailor. O femeie poate oferi foc altor
femei, dar nu este normal s ofere foc brbailor. Folosirea scrumierelor pentru aruncarea
scrumului de igar este absolut obligatorie. Este inadmisibil s se foloseasc la ntmplare
oricare vas drept scrumier. Gazda nu va ncepe s fumeze nainte de a oferi igri invitailor
si; invitaii nu vor fuma nainte de a cere permisiunea gazdei. La o mas oficial nu se
fumeaz dect din momentul cnd sunt oferite igri de ctre gazd, de obicei nu nainte de a
se trece la felul principal de mncare, respectiv la friptur.
H. inuta vestimentar
n activitatea de relaii cu publicul, inuta vestimentar are o deosebit importan. Regula de
etichet vestimentar cere o mbrcminte corect, n plin armonie cu conformaia corpului
i mprejurrile n care este purtat. n aceasta const i adevrata elegan. A fi elegant nu
nseamn preocuparea exclusiv pentru numrul i preul toaletelor, copierea fidel a modei
lansate de diferite case de specialitate, ci preocuparea pentru alegerea unor materiale de bun
calitate i o croial corespunztoare, capabile s rspund unor nevoi ct mai variate i fr a
se demoda prea repede. La brbai accesoriile au mare importan. Se cere: o cma curat i
bine clcat, o cravat discret, asortat, ca i nclmintea sau ciorapii, la culoarea
costumului. La femei culorile i desenul materialului ca i croiala rochiei trebuie s fie
armonizate cu aspectul fizic. O femeie cu tenul palid nu va face dect s-i evidenieze i mai
mult paloarea dac se va mbrca n culori galbene sau verzi. O femeie corpolent i de statur
mic nu va purta o rochie plisat sau cu dungi dispuse orizontal sau cu o croial scurt, dup
cum o femeie nalt nu va purta o rochie cu dungi dispuse vertical. Excesul de bijuterii nu
contribuie la obinerea unei note de mai mult elegan, ci dimpotriv.
inuta de zi sau inuta de ora (se folosete dimineaa i dup-amiaza)
La aciunile la care se impune inuta vestimentar de ora, pot fi oferite urmtoarele sugestii:
Pentru femei:
rochie scurt de sezon, deux-pieces sau tailleur, din materiale i culori potrivite
sezonului (ziua nu se mbrac rochii din materiale lucioase lam sau dantel);
35
Tema 1
36
Tema 1
37
Tema 1
Iniiativa de a intra in discuie aparine femeii, celui mai n vrst sau mai mare n grad
(cu excepia cazurilor cnd sunt de comunicat probleme urgente i importante pentru
interlocutori).
La urcarea n mijloacele de transport public se d ntietate femeilor, persoanelor mai n
vrst i superiorilor n grad. La coborre se procedeaz invers: brbatul sau persoana mai
tnr coboar primul i ajut apoi femeile sau pe cei mai in vrst.
n cazul unei deplasri cu maina, locul de onoare este la spate n dreapta banchetei,
dup care urmeaz cel din stnga, iar locul trei, n fa, lng ofer. n cazul cnd dou femei
i un brbat sau doua femei i doi brbai se afl mpreun, locul femeilor este pe bancheta din
spate, cea mai n vrst stnd la dreapta, iar a brbailor n fa.
Dac doi brbai nsoesc o femeie, cel mai in vrst sau superior n grad st pe bancheta
din spate, la stnga femeii, iar al doilea brbat n fa.
38
Tema 1
care se acorda mesei, haina nchis poate fi folosit i pentru dejun. Practica internaional
prevede pentru acest gen de aciuni:
tenue de ville informal dress costum de ora
habit fonc dark suit costum de culoare nchis
cravate noire black tie smoking.
Pe invitaiile trimise persoanleor care au acceptat participarea se va scrie, n colul din dreapta
jos, P.M.(pour memoire). Invitaiile transmise fr consultarea celui invitat vor purta
meniunea RSVP (repondez s'il vous plait).
De obicei, rspunsul la invitaie trebuie dat n timp util, pentru a permite gazdei, n caz de
neparticipare, s invite o alta persona. Este recomandabil ca rspunsul s fie dat printr-o
formul care s includ mulumiri pentru invitaie i precizarea c se va putea sau nu onora
invitaia. Nimeni nu poate fi reprezentat la o mas de o alt persoan, fr ncunotiinarea i
asentimentul prealabil al gazdei.
Este important ca invitaia s ajung la destinatar cu cel puin 10-14 zile naintea aciunii.
d) Plasamentul la mas
Locul de onoare este aezat totdeauna pe latura care ofer, n funcie de ncpere, privirii
ocupantului fie ua de intrare, fie fereastra dac ua este lateral, fie, n cazul n care i ua i
fereastra sunt aezate lateral, perspectiva cea mai larg.
Plasamentul se face ntotdeauna dup ce a fost stabilit ordinea de precdere, att a brbailor
ct i a femeilor. Ordinea de precdere se face innd cont de funcie. La nivel de reprezentare
egal, vechimea n funcie, gradul, vechimea la post etc., sunt elemente pe baza crora se poate
realiza ordinea de precdere. Femeile vduve sau divorate au precdere n principiu
asupra celor necstorite, atunci cnd nu au funcie.
Pentru a nlesni identificarea locului la mas al fiecrui invitat, se vor folosi cartonae
dreptunghiulare pe care scrie numele persoanei respective. Cnd numrul invitailor este
mare, pentru a se evita circulaia n jurul mesei pentru identificarea plasamentului la mas, se
folosete al doilea rnd de cartonae pe care este schiat planul general al mesei i este marcat
locul invitatului. n funcie de numrul participanilor i formatul mesei, poate fi alctuit un
tablou cu plasamentul general, care se expune la loc vizibil pentru orientarea oaspeilor. Se
pot avea n vedere i soluii combinate, de plasament la masa n form de potcoav cu mese
rotunde sau dreptunghiulare, n funcie de nivelul participrii la aciuni i numrul
invitailor. n situaia cnd la o mas se invit o persoan cu grad mai mare ca cel al gazdei,
aceasta din urm poate ceda locul su acesteia. n caz contrar, persoana cu gradul mai mare va
ocupa locul din dreapta oaspetelui principal. Cnd gazda este un celibatar sau soia este
absent, se obinuiete ca locul de onoare din faa gazdei s fie oferit soiei invitatului cu
gradul cel mai mare. Cnd se dorete s se acorde oaspetelui de onoare (necstorit sau a crei
soie este absent) o atenie deosebit, locul de onoare va fi cel din faa soiei gazdei. n acest
caz, gazda-brbat se aeaz fie la dreapta primei femei, fie pe ultimul loc ceea ce este mai
politicos. n funcie de nivelul la care are loc aciunea, n situaia n care exist, locul
translatorului poate fi: n spatele gazdei sau la mas, n stnga ei.
Masa Bufet
Se organizeaz cnd exist interesul de a se invita un numr mai mare de persoane.
Mncrurile vor fi aezate pe mese lungi, n centrul sau pe laturile salonului. Oaspeii se
servesc singuri sau ajutai de civa osptari. Se poate mnca n picioare n acelai salon sau
saloane alturate, unde se pot aranja grupuri de msue, pe care se aeaz farfurii i tacmuri.
Nu se face plasament.
e) Aranjarea mesei
Aranjarea corect i cu gust a mesei creeaz o ambian plcut i uureaz att serviciul
osptarilor, ct i consumul mncrurilor pregtite.
39
Tema 1
Scaunele trebuie aranjate la distane potrivite: s nu fie prea aproape pentru ca vecinii
s se jeneze reciproc n timpul mnuirii tacmurilor i nici prea deprtate nct
discuiile s fie stnjenite.
Faa de mas clasic este alb sau cu desene discrete de aceeai culoare (damasc).
nainte de a fi folosit, este indicat s fie controlat dac este perfect curat i recent
clcat, astfel nct pliurile s nu mpiedice aranjarea mesei. n cazul cnd sunt
necesare mai multe fee de mas (ceea ce trebuie evitat n msura posibilului) se va
observa ca suprapunerea lor s se fac pe o linie ct mai puin perceptibil. Sub faa de
mas se ntinde, de obicei, un molton gros, care permite o mai bun fixare a
tacmurilor i, totodat, ferete masa de pete.
n ultimul timp, se folosesc n mod curent fee mici de mas, individuale, fcute dintr-
o pnz fin, de obicei cu broderie, din pai sau rafie n diferite culori. Feele de mas
individuale se folosesc numai cnd gazda dispune de o mas din lemn de calitate
superioar i perfect lustruit.
erveelele se aranjeaz n diferite forme, pliate n form dreptunghiular sau
triunghiular, fie direct pe farfurie, fie la stnga acesteia. Cel mai practic este aranjarea
lui n form triunghiular, cu vrful n sus, la stnga farfuriei, astfel nct s mascheze
feliile de pine sau chifle.
Tacmurile folosite la o mas oficial trebuie s fie de calitate bun, de preferin din
argint sau argintrie. Gazda are obligaia s le controleze naintea fiecrei mese, spre a
se ncredina c sunt curate i n bun stare. Nu este nimic mai neplcut dect ca, n
timpul unei mese, vreunui invitat s-i cad, de exemplu, mnerul cuitului sau ca
acesta s nu taie. De regul, fiecare fel de mncare se mnnc cu tacm separat. De
aceea i tacmurile se aranjeaz n ordinea servirii meniului, n jurul farfuriei. Iat, de
exemplu, aranjamentul pentru un dineu:
la dreapta farfuriei: lingura de sup, cuitul de pete, cuitul de carne;
la stnga farfuriei: furculia de pete i cea de carne;
n faa paharelor: furculia, cuitul i linguria de desert.
lamele cuitelor vor fi ntotdeauna ndreptate spre farfurie.
Paharele se aranjeaz n faa farfuriei, drept, oblic sau n semicerc, numrul lor
depinznd de cel al buturilor servite; fiecare fel de vin se bea dintr-un pahar separat.
La un dineu, de exemplu, la care se vor servi dou feluri de vin i ampanie se vor
pune patru pahare, cel mai mare fiind pentru ap. Dac aperitivul se servete direct la
mas, se pune n plus phrelul de uic (sau alt butur)care, de obicei, se umple
nainte de aezarea oaspeilor la mas. Paharele de lichior sau coniac se pun pe mas
odat cu cafeaua sau puin mai nainte.
Masa se aranjeaz, de obicei, cu flori, pe mijloc, ntre cele dou rnduri de tacmuri.
Ornamentul cel mai practic const ntr-un aranjament de diferite flori cu tijele tiate
scurt, puse ntr-o vaz joas, astfel nct oaspeii plasai faa n fa s se poat vedea
cu uurin. Ca ornament mai pot servi fructierele pe care se aranjeaz fructe de sezon,
bomboniere, precum i diferite bibelouri de calitate superioar. Buchete mai mari de
flori se pot pune n vaze speciale pe mobilele din jur.
Ca piese accesorii, la o mas mai pot fi aranjate: servicii pentru sare, piper, mutar sau
alte diverse condimente, scrumiere etc. n cazul cnd la mas se servete pete sau
fructe care necesit folosirea degetelor pentru scoaterea oaselor, respectiv a
smburilor, se obinuiete ca n dreptul fiecrui invitat s se pun cte un bol cu ap,
n care oaspeii i vor putea clti degetele. n ap se pot pune petale de flori, felii de
lmie etc.
f) Meniul
40
Tema 1
Meniul va fi ntocmit n funcie de oaspei i sezon, preocuparea de baza a gazdei trebuie s-o
constituie calitatea mesei i felul n care este servit. Se vor evita mesele prea ncrcate sau
care presupun un consum exagerat de alcool.
La o masa (dejun, dineu) nu este indicat s se serveasc, n afara desertului, mai mult de dou
feluri, cnd sunt suficient de consistente sau trei, cnd se stabilete un meniu mai uor. n
general, nu se servete dect un singur fel de mncare din carne. Numai la banchete se poate
introduce i al doilea fel. Alegerea desertului se face n funcie de restul meniului: un desert
mai uor (salat de fructe, ngheat), dac celelalte feluri de mncare au fost mai grele i un
desert mai consistent (tort, plcint etc.) n caz contrar. Fructele pot fi servite ca desert
(proaspete, compot, salat), fie dup acesta, dac masa nu a fost prea ncrcat.
Vinurile se aleg dup componena meniului. La o mas nu se vor servi mai mult de dou
feluri de vin (alb, rou) i un vin dulce, desert sau ampanie.
Cafeaua cu coniac (lichior etc) poate fi servit la mas sau ntr-un salon separat. Dac se
servete separat, dup terminarea mesei, gazda-femeie se va ridica prima, invitnd oaspeii n
salonul respectiv.
Unele reguli de etichet referitoare la aciunile protocolare enunate
n cazul cnd eful unei instituii ofer o mas cu un numr mai mare de oaspei, este bine ca
cel puin unul dintre colaboratori s fie invitat, pentru a-l ajuta la primire. Dac vestiarul este
departe de salonul de primire, este bine ca acest colaborator s ntmpine oaspeii la ieirea
din vestiar, ajutndu-i s ia cunotin de plasamentul la masa. Acesta se face pe o plac
special, de obicei confecionat din piele sau material plastic, n care se introduc buci mici
de carton, pe care se scrie numele fiecrui invitat, aranjate n jurul unei piese, de forma mesei,
montat n mijlocul plcii;
Sosirea la mas cu punctualitate trebuie respectat cu strictee, pe de o parte avnd n vedere
c se pot servi unele mncruri fixe care se pregtesc la minut, pe de alt parte, pentru a
evita ca ceilali invitai s atepte pe cel ntrziat. Pentru prentmpinarea unor asemenea
situaii este recomandabil ca 15-30 minute de la ora indicat pe invitaie s se serveasc drink-
uri i mici aperitive, n picioare, prilej inclusiv pentru un prim contact ntre toi participanii la
mas.
inuta la o mas este cea indicat pe invitaie. n cazul cnd o asemenea precizare nu exist,
n funcie de anotimp i ora mesei, se va mbrca un costum corespunztor, care poate fi de
culoare mai deschis la prnz i n orice caz de culoare nchis seara (gris-fer, bleu-marin etc).
La orice mas, brbaii mbrac ns cma alb, cu pantofi i ciorapi asortai culorii
costumului. Se va avea, de asemenea, grij ca ntre ciorapi i cravat s nu fie un contrast
izbitor. La o mas de prnz, femeile pot mbrca o rochie simpl de zi, bine croit i potrivit
vrstei n privina modelului i culorii. La o masa de sear (dineu) se va prefera o rochie de
mtase sau ln, mai nchis, cu croial simpl. Rochia de sear (de obicei mai lung, dintr-un
material nchis i mai greu) nu se poart dect atunci cnd brbatul este n smoking sau frac.
Portul plriei la prnz este uzual, chiar la o rochie de strad. De asemenea, n special la o
mas de sear, se obinuiete s se poarte mnui. Lungimea i culoarea acestora depind de
croiala rochiei i de gustul personal.
Cnd osptarul anun c masa este servit, gazda-brbat invit pe soia oaspetelui principal i
o conduce la locul ei. Gazda-femeie invit pe oaspetele de onoare s ntre n sufragerie, dar ea
trece dup intrarea tuturor oaspeilor. La sfritul mesei, gazda-femeie se ridic i iese prima
din sufragerie.
nainte de invitarea la mas, gazda va avea grija s recomande ntre ei pe oaspeii care nu se
cunosc.
Servitul mesei ncepe ntotdeauna cu oaspeii-femei, n ordinea de precdere a acestora i
continu apoi cu brbaii, astfel nct gazda-soie va fi servit ultima dintre femei, iar gazda-
so ultimul dintre brbai.
41
Tema 1
ntrebri recapitulative
1. Ce este birotica i cum a aprut?
2. Care sun rolurile organizatorice i ce activiti desfoar birourile?
3. Care sunt particularitile i tendinele muncii de birou?
4. Care sunt obiectivele biroticii?
5. Care sunt principiile biroticii?
6. Care sunt tendinele actuale de dezvoltare a biroticii?
7. Care sunt cerinele secretariatulu fa de birotic?
42
Tema 1
Bibliografie
43
TEMA 2.
SISTEME INFORMATICE DE BIROU
I. OBIECTIVE SPECIFICE TEMEI
A doua tema a cursului Birotica ii propune familiarizarea studentului cu modul n care este format
un sistem informatic de birou. Obiectivele principale ale acestei teme sunt:
Descrierea prilor componente ale sistemului informatic cu un accent deosebit pe
unitatea central i memoria calculatorului;
Prezentarea modului de funcionare a unitii centrale, a memoriei i a celorlalte pri
componente;
Familiarizarea studenilor cu terminologia aferent tehnicii de calcul;
Prezentarea prilor componente ale celui mai rspndit calculator, calculatorul de tip
PC i funcionarea acestora.
III. CUVINTE CHEIE: HARDWARE, BIT, BYTE, PROCESOR, ADRES, PIT, LAND,
BUS, MAGISTRAL DE COMENZI SAU DE DATE, INTERFA.
V. REZUMATUL TEMEI
Acest capitol prezint componenta hardware a unui sistem informatic de birou. Sunt descrise
principalele componente ale calculatorului din punct de vedere constructiv precum i a modului
de functionare. Se ncepe cu prezentarea schemei bloc a mainii numite calculator inventat de
Jon Von Neuman, schem bloc actual i n ziua de azi. Se continu apoi cu prezentarea pe larg a
unitii centrale, memoriei, dispozitivelor de stocare a informaiei, dispozitivelor de intrare,
dispozitivelor de ieire i a dispozitivelor de comunicare ntre prile componente.
Unitatea central sau inima calculatorului este format din unitatea aritmetic i logic,
care are rolul de a efectua operaiile aritmetice i logice i din unitatea de comand i control
(UCC) care are rolul de a comanda prile componente ale calculatorului.
Memoria are ca principale pri componente Memoria RAM sau creierul calculatorului
n care se prelucreaz informaiile existente n calculator, memoria ROM care conine
microprogramele necesare funcionrii calculatorului, precum i caracteristicile prilor
componente ale calculatorului, memoria Cache memoria rapid de lucru interpus ntre UC i
memoria de lucru (memoria RAM).
Dispozitivele de stocare a informaiei au rolul de a inmagazina datele pe diverse pri
componente ale calculatorului, de natur magneto electric, optic etc. Dispozitivele de stocare a
datelor de natura electromagnetic sunt harddisk-urile i dischetele. Citirea i scrierea datelor se
bazeaz pe fenomenul de inducie magnetic, stocarea datelor se face prin algoritmi complexi de
magnetizare. Scrierea datelor la dispozitivele de stocare de natur optic se bazeaz pe o raz
laser care realizeaz pe suprafaa de stocare mici adncituri numite pit. Acestea sunt completate
de suprafee netede numite land asupra crora nu s-a materializat aciunea razei laser. Citirea se
Tema 2
realizeaz prin devierea razei laser printr-o diod luminiscent la citirea unui pit sau land. Alte
dispozitive de stocare sunt memoriile de tip stick sau flash care permit stocarea informaiilor de
ordinul gigabyilor.
Dispozitivele de intrare au rolul de a introduce datele n calculator n vederea
prelucrrilor iar dispozitivele de ieire vizualizeaz datele prelucrate din calculator.
Dispozitivele de comunicaii sunt circuite electronice care asigur transferul de date ntre
prile componente ale calculatorului.
Calculatoarele de tip PC au microprocesorul i circuitele inteligente de pe placa de baz
pe post de unitate central, memoria RAM de tip DDRAM sau SDRAM, diverse dispozitive de
intrare: tastatur, mouse, scaner, dispozitive speciale (GPS, achiziii de date), fax, modem etc,
dispozitive de ieire: monitoare LCD sau CRT, implrimante, plotere etc. n general dispozitivele
de stocare a datelor pot fi considerate dispozitive de intrare ieire.
2
Tema 2
Unitatea centrala
Memoria
Dispozitive de
intrare-iesire
Sistemele de calcul de talie mare nu vor face obiectul discuiei noastre, astfel nct n
cele ce urmeaz vom analiza sistemele de tip microcalculator, specifice calculatoarelor
personale.
Principalele caracteristici ale calculatoarelor de tip PC sunt:
- raport pre/putere de calcul - sczut
- interfa "prietenoas" cu utilizatorul
- gam de aplicaii imens:
- gestiuni de baze de date
- calcul contabil
- procesare de texte, procesare tipografic
- proiectare asistat de calculator
- comunicaii (reele de calculatoare, pota electronic)
- calcul matematic, tiinific
- aplicaii n nvmnt, activitatea medical
- jocuri etc.
Din punct de vedere fizic un sistem compatibil IBM-PC se compune (fig. 2.5.) din:
- calculatorul propriu zis (unitatea sistem)
- monitorul, tastatura
- echipamente periferice (imprimant, scanner, mouse, plotter)
b) Memoria. Primele sisteme de tip IBM-PC, realizate cu Intel 8086 (8088), aveau
memoria de 1 M octet. Din motive de compatibilitate sistemele mai puternice ulterioare au
pstrat organizarea primului Mo, dar posed o memorie mai mare, putnd merge pn la giga-
octei. Pentru capacitatea de memorare se utilizeaz: 1 byte=1octet = 8 bii, 1 KB = 1024 bytes,
1MB=1024KB, 1 GB=1024 MB.
a) Tastatura
Este un dispozitiv de intrare. Tastele sunt grupate n mai multe zone:
partea analoag mainii de scris (caractere alfanumerice, simboluri speciale)
tastele funcionale programabile
tastatura numeric auxiliar
tastele pentru editare
Exist un numr de taste funcionale: SHIFT, CTRL, ALT, care, utilizate simultan cu
tastele normale, modific semnificaia acestora. Aceste combinaii sunt foarte des utilizate n
programele de editare si vor fi semnalate la prezentarea acestora.
b) Sistemul video
Din punct de vedere hardware, sistemul video se compune din:
- monitorul TV (Display sau Screen)
- adaptorul video.
Monitorul utilizat la calculatorul personal este color si are accesibile pentru operator:
- buton de punere sub tensiune;
- controlul luminozitii, contrastului, dimensiunii i centrrii pe orizontal i vertical
etc., comandate digital prin intermediul unor meniuri.
Transformarea informaiilor de afiat pe ecran, din forma binar n care se afl pregtite
6
Tema 2
ntr-o zon de memorie, numit memorie de ecran, n forma semnalelor video ce se transmit
monitorului se realizeaz de ctre adaptorul video. Ecranul are dou moduri fundamentale de
funcionare: text (sau alfanumeric) i grafic. Ambele se pot manifesta n regim monocrom (alb-
negru) sau color. Rezoluia pe orizontal poate fi de 640 pixeli (Pixel=picture element), 1024
pixeli sau 1280 pixeli, iar pe vertical 480 pixeli, 768 pixeli sau1024 pixeli. Tendina actual este
spre mrirea rezoluiei monitoarelor. Dimensiunile uzuale ale monitoarelor sunt 14", 15", 17"
sau, pentru aplicaii de tehnoredactare a publicaiilor, 22". Din punct de vedere al programelor de
editare i procesare de texte, ecranul este mprit n mai multe ferestre (zone) cu diferite
destinaii, care vor fi descrise la prezentarea programelor respective.
c) Discuri magnetice
Memoria extern este constituit practic numai din discuri magnetice (unele sisteme sunt
dotate i cu unitate de band magnetic "streamer"). n prezent exist i o puternic orientare
spre diversificarea memoriei externe prin rspndirea dispozitivelor de memorat de tipul
discurilor optice reinscriptibile (spre exemplu inscriptoare de CD-uri sau dispozitive
magnetooptice).
Discurile magnetice sunt de dou tipuri: discuri amovibile (floppy) i discuri fixe,
realizate n tehnologia Winchester. De regul se lucreaz mai ales cu discul fix dar se arhiveaz
i se transport informaia cu discul floppy. Din punct de vedere al capacitii de nmagazinare
situaia discurilor magnetice este ilustrat n tabelul de mai jos:
Spre deosebire de alte dispozitive de I/E (tastatur, monitor) care efectueaz operaiile de
I/E la nivel de caracter, unitatea de discuri le efectueaz la nivel de bloc. Mrimea blocului este
de obicei aceea a sectorului fizic de pe disc (valoare standard 512 octei). Informaia este
organizat pe disc n fiiere.
Pentru realizarea gestiunii fiierelor, volumele (discurile) trebuie organizate ntr-un mod
specific. Aceast organizare privete pe de o parte formatarea discurilor, pe de alt parte alocarea
zonei de nceput a discului pentru structuri specifice.
Procesul de formatare pentru discurile flexibile stabilete numrul de piste, numrul de
sectoare pe pist i numrul de fee utilizate (fig. 2.7.). n cazul discurilor fixe formatarea are trei
etape:
- formatare fizic- efectuat de fabricant
- formatare partiionar (pentru ca un disc s poat fi folosit de mai multe sisteme de
operare- un disc este vzut ca dou sau mai multe)
- formatare logic.
Formatarea discurilor amovibile ca i formatarea partiionar i logic a discurilor fixe se
face folosind comenzi puse la dispoziie de sistemul de operare.
Structurile necesare pe un disc sunt, ncepnd cu sectorul logic 0:
- programul de ncrcare iniial (BOOT). Verific dac volumul conine sistemul de
operare. Dac da, ncepe ncrcarea, dac nu, se d un mesaj.
- tabela de alocare a fiierelor (FAT) - gestioneaz alocarea spaiului pe disc. Spaiul
necesar pe discul magnetic se aloc dinamic, cel devenit disponibil se re-aloc, astfel nct
fiierele nu sunt neaprat contigue. Unitatea de alocare este grupul (cluster). Din motive de
eficien un grup este format din un numr de sectoare contigue (egal cu o putere a lui 2). FAT,
pe baza unei "hri" a discului ine evidena grupurilor nlnuite n fiiere.
7
Tema 2
- catalogul rdcin (ROOT) - conine pentru fiecare fiier cte o nregistrare care
cuprinde toate informaiile necesare descrierii complete a acestuia, precum i adresa sa.
Not: Sistemele moderne, pe care este instalat un sistem de operare Windows NT, 2000
sau altele mai noi folosesc standardul de gestionare al discului NTFS (New Technology File
System).
Sector
Piste
n figura 2.8 este ilustrat structura unui disc hard, fiind puse n eviden principalele
componente.
d) Mouse
Reprezint un dispozitiv de intrare care permite stabilirea unei legturi ntre micarea
cursorului pe ecran i micarea mouse-lui pe o suprafa dreptunghiular. Elementul esenial l
constituie o sfer, aflat n contact cu suprafaa mesei (tbliei) pe care se deplaseaz mouse-ul.
Rotirea sferei, ca urmare a deplasrii dispozitivului este convertit n deplasare n aceeai
direcie a cursorului pe ecran. n plus dispozitivul mai dispune de dou sau trei butoane pentru a
genera comenzi odat adus cursorul n poziia dorit.
8
Tema 2
e) Scanner
Este un dispozitiv de intrare care permite introducerea ("digitizat") n memorie a unei
reprezentri grafice (text, desen, diagram etc.). Imaginea de scanat este pus pe suprafaa
transparent a dispozitivului si apoi "citit" prin metode electrooptice prin deplasarea cititorului
de-a lungul ei. Exist i dispozitive de scanat mobile, de rezoluie i precizie mai coborte
(handy scanner). Dup scanare, suportul software permite vizualizarea imaginii pe ecran,
mrirea, micorarea, modificarea i reproducerea ei pe un dispozitiv de ieire (plotter sau
imprimant). n cazul acestor dispozitive sunt doi parametri importani: formatul documentului
ce poate fi scanat (A4, A3 etc) i rezoluia (300,600, 1200 dpi sau chiar mai mare). Scanner-ele
pot fi utilizate i pentru a introduce textul imprimat pe un suport grafic n memorie sub form de
fiier text care poate fi apoi prelucrat cu un procesor de texte. Pentru aceasta scanner-ul trebuie
s fie nsoit de produse software de tipul OCR (Optical Character Recognition- recunoatere
optic a caracterelor).
Figura de mai jos ilustreaz aspectul obinuit al unui scanner.
Capac opac
Capac opac
Document de
scanat
Ferestr
trnsparent
f) Plotter
Plotterul este un dispozitiv de ieire care permite trasarea unui desen sau alte reprezentri
grafice (litere) prin deplasarea comandat, pe dou direcii a unuia sau mai multor dispozitive de
scriere (cu past sau cerneal), ca n figura 2.11. Dispozitivul este foarte util pentru trasarea
desenelor, diagramelor, avnd avantajul c se pot trasa orice fel de curbe n mai multe culori. n
prezent este nlocuit cu bune rezultate de imprimantele grafice. Au aprut, aa cum am artat n
capitolul 1, o serie de echipamente multifuncionale, un scanner-plotter fiind ilustrat n figura
2.12,
9
Tema 2
SStilou
Dispozitiv
port-stilou
Suport grafic
Bara port-carucior
g) Imprimanta
Este un dispozitiv de ieire care permite nregistrarea pe hrtie a unor texte sau, n cazul
imprimantelor grafice, i a unor desene sau construcii grafice.
Din punct de vedere al interfeei cu calculatorul imprimantele pot fi seriale sau paralele
iar din punct de vedere al posibilitilor de nregistrare pot fi alfanumerice sau grafice.
Imprimantele moderne sunt paralele, grafice. Din punct de vedere al modului de
imprimare cele mai utilizate sunt cele cu jet de cerneal, alb/negru sau color cele laser i, ntr-o
msur tot mai redus, cele matriciale, cu cap cu ace. Figura 2.13. ilustreaz aspectul general al
unei imprimante matriciale i al unei imprimante laser. Clasificarea i caracterizarea
imprimantelor va fi detaliat n capitolul 3, n cadrul tehnicilor de reprografie.
10
Tema 2
Vom completa seciunea dedicat resurselor hardware ale sistemelor informatice de birou
cu o scurt prezentare a echipamentelor care se impun tot mai mult n acest domeniu n ultimul
timp.
Unitatea de compact disc (CD) a devenit un accesoriu prezent practic pe toate PC-urile
produse n ultimul timp. Acest echipament ofer soluii avantajoase n privina capacitii de
stocare i a vitezei de acces i de aceea va fi prezentat sumar n continuare. Principiul de
funcionare se bazeaz pe citirea optic, cu ajutorul unei raze laser, a informaiei scrise pe un
disc rigid. Exist trei categorii de discuri optice [20]:
- CD-ROM (Compact Disk-Read Only Memory): discul este scris de productor prin
tanare (asemntor discurilor clasice de pick-up) i poate fi doar citit, ca i memoriile ROM.
Capacitatea este de ordinul 600 MB. n general pe CD-ROM-uri sunt nregistrate dicionare,
enciclopedii, iar n ultimul timp pachete software.
- WORM (Write Only Read Many): discuri optice care permit o singur scriere (la
utilizator) i mai multe citiri. Capacitatea lor poate fi de 400 Mo...5 Go i sunt utilizate spre
exemplu pentru salvarea periodic, cumulativ, a datelor dintr-o firm (arhivare).
- WMRM (Write Many Read Many): discuri optice care permit mai multe scrieri i mai
multe citiri. Capacitatea de stocare este de 256 Mo...1 Go.
De reinut c aceste capaciti se refer la situaia existent n momentul redactrii
acestei cri, evoluiile foarte dinamice din acest domeniu tehnologic fcnd ca aceste date s
devin perimate ntr-un interval relativ scurt de timp.
Un alt accesoriu ntlnit din ce n ce mai des n PC-uri este placa de sunet care permite
redarea, cu ajutorul unui sistem acustic (boxe) fie a unor fiiere speciale (de exemplu de tip wav,
mp3) fie a unor CD-uri audio. De asemenea se pot audia secvene sonore coninute n
enciclopedii sau n manuale de nvare a limbilor strine. Existena unui software specializat
face posibil realizarea unor "documente" care mbin textul, grafica i sunetele. Fig 2.14
ilustreaz aspectul tipic al unei staii multimedia.
n acest domeniu al echipamentelor moderne care sunt tot mai mult folosite n conexiune
cu PC-urile mai menionm aparatele fotografice digitale care nregistreaz fotografia n memorii
11
Tema 2
electronice ce pot fi apoi transferate n memoria unui calculator. Imaginile pot fi apoi prelucrate
cu software specializat i tiprite pe suporturi grafice cu imprimante de calitate. Figurile 2.15 i
2.16 prezint un astfel de aparat fotografic i modul lui de conectare la PC.
12
Tema 2
La nivelul cel mai apropiat de hardware, resursele software utilizate n birotic sunt cele
care aparin sistemului de operare (SO) al calculatorului. Principalele funcii ale sistemului de
operare sunt:
interpretarea i executarea comenzilor monitor
ncrcarea, lansarea n execuie i controlul execuiei programelor
comanda i controlul dispozitivelor periferice, gestiunea fiierelor pe disc
diagnosticarea, semnalarea i tratarea erorilor.
prestarea de servicii utilizatorului prin apelarea de funcii sistem.
Cele mai rspndite sisteme de operare existente pe PC-uri au fost MS-DOS, OS/2,
APPLE DOS, iar n momentul de fa se folosesc UNIX, WINDOWS. Sistemele de operare
dezvoltate n perioada de pionierat a informaticii pctuiau prin faptul c obligau utilizatorul s
foloseasc comenzi greoaie, cu muli parametri care trebuiau perfect memorai. Orice eroare, ct
de mic, n formularea unei comenzi conducea la respingerea acesteia de ctre sistem. Ct
vreme utilizatorii calculatoarelor erau specialiti informaticieni, acest impediment nu era foarte
important, dar cnd PC-urile s-au rspndit i n rndul nespecialitilor n informatic a aprut
nevoia unei altfel de interfee ntre om i calculator. Pentru a facilita accesul oricrui utilizator la
funciile disponibile ale unui PC, firmele productoare de software au dezvoltat o serie de
programe utilitare.
Printre cele mai cunoscute utilitare disponibile pe calculatoarele personale se numr:
Norton Utilities, XTGold, PC Tools, DOS Navigator.
n momentul de fa, rspndirea unor sisteme de operare de tip GUI (Graphical User
Interface - interfa grafic utilizator), a restrns mult aria de folosire a produselor enumerate. n
afara acestor produse software generale, care fac din calculator un interlocutor agreabil al
utilizatorului, exist pachete de programe specifice orientate spre diverse aplicaii: baze de date,
editare i procesare texte, tehnoredactare, proiectare inginereasc etc. Figura 2.18 ofer o
imagine sugestiv a modului n care se structureaz diferitele tipuri de produse software n raport
cu suportul hardware.
13
Tema 2
Aplicatii
Sistem de
Hardware
operare
Utilitare
tehnic a calculatorului. Sarcinile trasate de utilizator erau transmise mai departe de ctre
Windows ctre DOS.
Versiunile Windows 95, Windows 98, Windows 2000 aduc o noutate esenial, n
sensul c nu mai este nevoie de DOS. Dar despre trsturile eseniale ale acestor medii vom
discuta detaliat n seciunea urmtoare.
ncepnd cu Windows 95, mediul nglobeaz i modulul care lansa sistemul DOS n
lucru. Aadar Windows devine el nsui sistem de operare renunndu-se la funcia sa de
translator ntre utilizator i SO.
Cteva trsturi eseniale ale acestor medii sunt enumerate n continuare:
Windows automatizeaz mai multe operaii pe calculator (ex. adugarea, nlturarea
aplicaiilor soft i a componentelor hard);
Windows ofer de obicei mai mult de trei moduri diferite pentru efectuarea aceleiai
operaii (ex. lansarea unui program);
Windows ncorporeaz un sistem de asisten soft de calitate superioar;
Windows realizeaz prelucrarea de tip multiprogramare (multitasking). Sistemele de
operare MS DOS sunt sisteme monotasking execut un singur program (task) la un
moment dat. Se poate lansa un nou program doar dup terminarea programului curent.
Acest mod de prelucrare este ineficient din punct de vedere al procesoarelor rapide care
sunt obligate s stea ateptnd terminarea operaiilor lente de intrare ieire solicitate
de program.
n contrast cu aceast prelucrare social, sistemul multitasking mrete eficiena utilizrii
CPU; cnd se lanseaz o operaie de intrare ieire pentru un program, unitatea central
de prelucrare trece la executarea instruciunilor din alt program. Sunt alocate cuante de
timp pentru toate programele lansate; pentru utilizator totul se ntmpl ca i cum
programele ar fi executate simultan (programe concurente);
Windows susine tehnologia Plug and Play (conecteaz i lucreaz) care permite
conectarea unei noi componente hard i folosirea imediat (dup recunoaterea de ctre
Windows);
Windows ofer o gam variat de faciliti de reea.
15
Tema 2
Butoane de
redimensionare
Bara de stare
comenzi;
Bara de instrumente n funcie de aplicaia din fereastr bara conine butoane pentru
aciunile cele mai frecvente. Funcia unui buton este afiat dac se indic acel buton (se
poziioneaz cursorul mouse-ului pe el). Bara de instrumente poate fi afiat sau fcut
invizibil cu comanda Toolbar din meniul View. Lansarea actului se face prin clic pe
butonul respectiv;
Bara de stare afieaz sugestii i parametrii de configurare privind programul din
fereastr;
Butonul de redimensionare Se poate deplasa, cu butonul stng apsat, pentru
redimensionarea ferestrei.
Ferestrele pot fi redimensionate i li se poate modifica forma dac se poziioneaz
cursorul mouse-ului pe una din margini i cnd acesta devine o sgeat bilateral () se trage n
sensul dorit. n timpul micrii pe desktop, forma cursorului mouse-ului se modific n funcie de
poziie.
b) Dac programul vizat nu are o iconi pe desktop se poate ncerca lansarea lui din
meniul Start:
se face clic pe butonul Start;
se poziioneaz cursorul mouse-lui pe comanda Programs;
se poziioneaz cursorul pe programul sau grupul de programe n care se afl programul
vizat, urmnd eventual un ir de submeniuri pn cnd se ajunge la programul dorit. Se
efectueaz clic pe numele acestuia;
Control Panel:
se face clic pe butonul Start;
se selecteaz Settings, apoi Control Panel;
n fereastra Panoului de comand (Control Panel) se face clic pe pictograma
Add/Remove Programs;
se deschide caseta de dialog Add/Remove Programs Properties. Se alege pagina
Install/Uninstall i se face clic pe Install;
trebuie apoi urmate invitaiile ce apar pe ecran i se face clic pe Next sau pe Finish, pn
cnd se ncheie instalarea.
5. Instalarea aplicaiilor
Exist dou posibiliti de instalare a unui nou program:
Folosind Add/Remove Programs (Start Setting Control Panel). Se deschide fereastra
Add/Remove Programs Properties din care se alege comanda Install. Suntei invitai s
introducei discheta sau CD-ul care conine fiierele de instalare ale programului
respectiv. Se face apoi clic pe Next, apoi pe Finish i se urmeaz (indicaiile)
instruciunile de pe ecran;
Folosind comanda Run din meniul Start. Se tasteaz calea i denumirea programului de
instalare (Install.exe sau Setup.exe). n continuare se urmeaz instruciunile furnizate de
18
Tema 2
programul de instalare.
n cazul n care se dorete eliminarea unui program se procedeaz astfel: Control
PanelAdd / Remove ProgramsInstall / Uninstall. Selectai programul ce va fi ters i apoi se
face clic pe Remove.
1. Pictograma My Computer
My Computer este unul din instrumentele principale pentru accesul la componentele
sistemului i la dosarele i fiierele de pe discuri. Dac se face dublu clic pe pictograma My
Computer se deschide o fereastr n care sunt afiate pictograme ce reprezint elementele
componente ale sistemului:
unitile de disc;
imprimantele;
panoul de comand.
My Computer poate fi folosit nu numai pentru a vizualiza coninutul calculatorului ci i
pentru a copia fiiere, a crea comenzi rapide, etc. Pentru a avea acces la coninutul unui disc spre
exemplu se face dublu clic pe pictograma corespunztoare acelui disc. Se afieaz dosarele i
fiierele din acea unitate de disc. Se pot deschide succesiv mai multe nivele de dosare pn se
gsete programul dorit.
Add Hardware pentru adugarea i recunoaterea unor noi componente hardware;
Add orRemove Programs pentru instalarea sau eliminarea unor programe;
Display pentru personalizarea afirii pe monitor;
Keyboard pentru selectarea tastaturii n concordan cu limba utilizat n redactarea
documentelor;
19
Tema 2
20
Tema 2
Windows Explorer:
Se selecteaz unitatea de disc sau dosarul unde se dorete crearea;
Se deschide meniul File i se selecteaz comanda New. n submeniul aprut se
selecteaz Folder;
Apare un nou dosar (New Folder) i se poate schimba numele dup care se apas tasta
Enter.
7. Manevrarea fiierelor
Selectarea fiierelor
n cazul n care se selecteaz un ir de fiiere alturate se face clic pe primul, se pas
Shift i se face clic pe ultimul;
Pentru selectarea unui ir care nu e continuu se face clic pe fiecare innd apsat
tasta Ctrl.
Mutarea fiierelor
n Windows Explorer se afieaz n partea dreapt fiierele ce vor fi mutate;
n partea stng se parcurge lista pn se gsete unitatea de disc sau dosarul n care
se dorete mutarea;
Se selecteaz fiierul sau fiierele ce vor fi mutate;
Se trag (cu mouse-ul) fiierele selectate din dreapta n dosarul sau unitatea de disc
dorit din partea stng.
Copierea fiierelor
Se poate copia un fiier sau un grup de fiiere pe aceeai unitate de disc, n acelai
dosar sau n alt dosar, sau pe alt unitate de disc;
Se poate folosi Copy i Paste;
Se poate realiza copierea fiierelor prin tragerea lor. Se procedeaz ca la mutarea
fiierelor doar c se ine apsat tasta Ctrl;
Pentru copierea fiierelor pe dischet se poate folosi comanda Send To din meniul
File.
Redenumirea fiierelor
n Windows Explorer sau My Computer se afieaz fiierul de redenumit;
Se face clic dreapta pe numele fiierului. Se selecteaz opiunea Rename i se
procedeaz ca la redenumirea unui dosar.
tergerea fiierelor
n Windows Explorer sau My Computer se selecteaz fiierele care vor fi terse;
Se face clic dreapta pe fiierele respective i se alege comanda Delete din meniul de
acces rapid;
Se confirm fcnd clic pe Yes;
Se pot terge fiiere selectndu-le i trgndu-le apoi n Recycle Bin.
2. Programul Paint
Este un program de desenare simplu;
Este n meniul Accesories;
Ecranul Paint are bara de titlu, bara de meniuri, iar butoanele cu uneltele de desenare se afl
n partea stng a ecranului. Culorile pentru desenare sunt disponibile n partea de jos a
ecranului;
trstur interesant const n posibilitatea crerii unei culori proprii (Options Edit Color),
posibilitatea extragerii unei culori pentru a o utiliza la alt obiect sau posibilitatea inversrii
culorilor.
23
Tema 2
ntrebri recapitulative:
1. Indicai cteva criterii de clasificare a informaiilor i dai exemple de informaii din
fiecare categorie.
2. Care sunt funciile unui sistem informatic de birou? Dai exemple de echipamente pentru
fiecare funcie.
3. Care sunt elementele componente ale unui microcalculator de tip PC? Indicai, n fiecare
caz i performana actual.
4. Care sunt cele mai utilizate dispozitive de memorie extern?
5. Care sunt capacitile de stocare actuale ale discurilor fixe?
6. Facei o comparaie ntre stocarea pe dischet magnetic i stocarea pe CD.
7. Ce echipamente de achiziie de imagini cunoatei? Prin ce sunt ele caracterizate?
8. Care sunt principalele resurse software folosite n Birotic?
9. Care sunt deosebirile eseniale ntre sistemele de operare DOS i Windows?
10. Care sunt instrumentele prin care se poate aciona asupra structurii de directoare i fiiere
n Windows (creare, copiere, tergere, redenumire etc.)?
11. Prezentai o configuraie de PC competitiv, n acest moment, din punct de vedere al
performanelor (procesor, memorie RAM, hard disc, memorie video, dotare multimedia
etc.).
12. Stabilii i justificai (pre versus performane) dotarea cu echipamente de calcul,
echipamente periferice i produse software a sediului unei firme mici/medii.
13. Care sunt principalele pari componente ale unui calculator?
14. Cum este alctuit memoria RAM i cum funcioneaz?
15. Cum este construit din punct de vedere fizic un harddisk?
16. Care sunt principalele dispozitive de intrare?
17. Care sunt principalele dispozitive de ieire?
18. Ce este microprocesorul i placa de baz?
19. Ce sunt dispozitivele de stocare optice i cum funcioneaz?
24
TEMA 3
TELECOMUNICAIILE DE BIROU
I. OBIECTIVELE TEMEI
A treia tema a cursului Birotica ii propune familiarizarea studentului cu modul n care sunt
realizate telecomunicaiile de birou. Studenii vor primii cunotiine despre principalele reele de
telecomunicaii, despre reelele de calculatoare i despre reeaua INTRNET. Obiectivele principale
ale acestei teme sunt:
Descrierea principalelor reele de telecomunicaii;
Prezentarea noiunilor fundamentale despre reelele de calculatoare;
Prezentarea noiunilor fundamentale despre reeaua Internet;
Familiarizarea studenilor cu terminologia aferent reelelor de telecomunicaii;
Prezentarea echipamentelor de birotic;
Prezentarea tehnologiilor i a serviciilor moderne folosite n birotic.
V. REZUMATUL CAPITOLULUI
Tema numrul trei ncepe printr-un istoric al reelelor de telecomunicaii. Sunt apoi prezentate
informaii despre reelel de telefonie, reeaua de telefonie celular, reeaua telex, reelele heriene de
televiziune. Un paragraf important este acela referitor la reelele de calculatoare. n cadrul reelelor de
calculatoare un aspect important este acela legat de prezentarea noiunilor elementare privind reeaua
INTERNET. Este prezentat modul de funcionare a acesteia, protocoalele care se folosesc n aceast
reea, echipamentele moderne i serviciile folosite pentru realizarea comunicaiilor
Fix
Dialog
Mobil
Telefon
Robot Fax
Teleconferin
Scrisoare sau
telegram
Terminal n
reea Moduri de
comunicare
edin
Televiziune cu circuit
nchis
Afiaj
Internet
Dintre aceste moduri de comunicare vor fi studiate n prezentul capitol doar acelea care se
ncadreaz n domeniul telecomunicaiilor.
Prin telecomunicaii se neleg orice transmisii, emisii sau recepii de semne, semnale, scriere,
imagini sau sunete sau de elemente de inteligen de orice natur prin fir, unde radio, procedee optice
sau alte sisteme.
n general un sistem de comunicaii la distan (telecomunicaii) poate fi reprezentat ca n
figura 3.2. De cele mai multe ori informaiile de transmis sunt codificate la emitor i sufer un
proces de decodificare la receptor. n cursul transmisiei prin canalul de telecomunicaii informaiile
pot fi afectate de o serie de zgomote care uneori le pot distorsiona pn la a le face neinteligibile. O
caracteristic esenial a sistemului de comunicaii o constituie debitul de informaii ce pot fi
transmise, legat la rndul su de banda de trecere a sistemului.
Telecomunicaiile de birou reprezint stratul al doilea al "icebergului" birotic i n continuare vor fi
studiate sub dou aspecte: reele de telecomunicaii i echipamente de telecomunicaii n birotic.
Zgomot
Emitor Receptor
Canal de
Codificare Decodificare
(Receptor) comunicaie (Emitor)
de telecomunicaii, putndu-se comunica astfel, ntre dou posturi fixe printr-o pereche de cabluri
(perechea telefonic).
n 1887, fizicianul HEINRICH HERTZ descoper undele hertziene, undele radio. El a
demonstrat c undele electromagnetice se propag cu viteza luminii i c se reflect i se refract n
acelai mod ca lumina.
n 1896, fizicianul italian GUGLIELMO MARCONI realizeaz transmisia radio denumit
telegraful fr fir. Marconi a reuit s comande de la distan o sonerie electric, distana dintre
emitor i receptor fiind de civa metri.
Undele radioelectrice sau hertziene permit comunicarea ntre dou puncte fixe, dar mai ales
soluia ideal pentru a stabili o comunicare cu puncte mobile de orice fel: vapoare, avioane, satelii,
automobile sau persoane, oricare ar fi distana dintre cei doi corespondeni.
La nceputul anilor 50, n Statele Unite, compania Bell Telephone le propune angajailor si
un serviciu de telefonie la care i publicul avea acces.
n 1964, n reelele de radiotelefonie este introdus conceptul de partajare a resurselor. Reeaua
administreaz un canal radio, n mod dinamic, pe durata fiecrei noi comunicri. Sistemul alege din
ansamblul de canale libere o frecven pe care o confer noii comunicri.
n 1971, Bell Telephone prezint conceptul de reea celular care utilizeaz o band de
frecvene limitat ca mrime, propunnd sistemul AMPS (Advanced Mobile Phone Service/Serviciul
de Telefonie Mobil Avansat).
Conceptul de reea celular aduce, n principal, dou elemente noi: schimbarea dinamic a
frecvenei de emisie a unui punct abonat mobil, n timpul unei comunicaii, n funcie de deplasarea
sa n reea i reutilizarea frecvenelor din celulele suficient de ndeprtate unele de altele; prin aceste
dou nouti se permite creterea numrului de comunicaii simultane din reea i, deci a numrului
de abonai.
n anii 80 au fost puse n funciune nenumrate reele celulare n ntreaga lume, dar
majoritatea utilizeaz norme incompatibile i metode de transmisie analogice, fiecare ar stabilindu-
i n mod suveran propria norm. n prezent, ns, exist numeroase reele celulare de
radiocomunicaii, putndu-se comunica n orice loc i n orice moment.
Este reeaua telefonic clasic, numit i reea comutat, organizat pe mai multe nivele
ierarhice. Banda de trecere este ngust, ca urmare se pot transmite semnale vocale sau imagini
grafice statice dar nu se pot transmite semnale video. Imunitatea la zgomot este redus, iar centralele
tradiionale electromecanice introduc ntrzieri la realizarea conexiunii. n prezent aceste deficiene
sunt parial remediate prin realizarea interconectrii centralelor prin fibre optice i prin nlocuirea
centralelor electromecanice cu centrale electronice.
Din punct de vedere practic, reeaua telefonic acoper aproape ntreaga planet, obiectivul
su fiind punerea n legtur/comunicare a dou posturi telefonice, astfel nct s se poat asigura
transmisia semnalelor avnd o frecven cuprins ntre 300 i 3400 Hz. Pentru aceasta, comunicarea
trebuie s fie stabilit cu ajutorul indicaiilor furnizate de ctre utilizatorul care cere convorbirea
(formnd numrul de telefon), meninut i n cele din urm ntrerupt n momentul terminrii
3
Tema 3
4
Tema 3
Servicii ISDN:
Servicii suport (de transport) - furnizeaz facilitile de transmitere a informaiilor digitale
ntre utilizator i reea, circuit voce, circuit 3,1KHz audio, circuit 7KHz audio, circuit 64 kb /s
nerestricionat.
Teleservicii - utiliznd serviciile suport, faciliteaz comunicaiile dintre utilizatori cu ajutorul
terminalelor: telefonic la 3,1KHz, telefonic la 7 KHz, facsimil Gr.4, videotelefonic.
Servicii suplimentare - servicii care furnizeaz facilitile suplimentare pentru utilizatori i se
bazeaz pe serviciile suport i teleservicii.
5
Tema 3
A2 B2
A1 B1
A3 B3
C2
C1
C3
Conceptul de reea celular aduce dou elemente noi ce relaxeaz limitrile comunicaiilor
radiotelefonice tradiionale: schimbarea dinamic a frecvenei de comunicaie a unui punct abonat
mobil, n timpul unei convorbiri, la trecerea dintr-o celul n alta i reutilizarea frecvenelor din celule
suficient de ndeprtate unele de altele. ntruct frecvenele utilizabile pentru comunicaii sunt
limitate, aceste dou elemente caracteristice telefoniei celulare permit creterea numrului de
comunicaii simultane din reea i deci a numrului de abonai. Prin reelele telefonice celulare se
poate comunica n orice loc (aflat n zona de acoperire) i n orice moment, putndu-se transmite
sunet, text i imagini.
Principiul de baz al radiotelefoniei celulare - reutilizarea frecvenelor radio ct mai eficient
posibil - este ct se poate de simplu i direct; cu toate acestea, reelele celulare practice sunt sisteme
complexe care utilizeaz hardware i software sofisticate.
Arhitectura unei astfel de reele celulare este ilustrat n figura 3.5. Sistemul de baz are cinci
componente principale: un numr de staii radio de baz, un comutator de rutare i de control al
acestor staii, o baz de date utilizatori, un numr fix de circuite de telecomunicaii necesare pentru
conectarea mpreun a elementelor de reea i, n sfrit, terminalele mobile compatibile cu restul
sistemului.
6
Tema 3
Cnd un mobil traverseaz grania (fig. 3.6) dintre o celul, unde serviciul este realizat de
antena F1 i o alta care utilizeaz antena F2, comutatorul schimb rutarea apelului i trimite
semnalele ctre mobilul destinatar, schimbnd frecvena de lucru.
Metoda folosit pentru a detecta punctul optim de traversare (cross-over) dintre celule variaz
de la un sistem celular la altul, ns este bazat pe compararea raporturilor semnal/zgomot ale
semnalelor recepionate de mobil de la cele dou staii de baz. Apelurile sunt rutate prin intermediul
comutatorului spre sau de la PTSN (Public Switched Telephone Network - Reeaua telefonic
public), sau alt mobil. Toate cele cinci elemente ale sistemului sunt eseniale pentru orice reea
celular, cu toate c n mod obinuit sistemul radio afecteaz n mod fundamental nu numai
capabilitatea i capacitatea unei reele celulare, dar i economia sa [3].
Structura unei reele celulare (GSM: Global System for Mobil Communications - Sistem
global pentru comunicaii mobile) este prezentat detaliat n figura 3.7.
Comutatorul de reea/
Staie de baz Controlerul Registrul abonailor Reea telefonic
emisie-recepie staiei de baz public comutat
vizitatori
Teleservicii
Servicii suport
Fig. 3.7 Structura unei reele GSM. Sursa [34], pag. 31.
Sistemul radio permite transmisia vocii sau a semnalelor de date prin ceea ce se cheam n
englez air interface um (interfaa aer).Totodat asigur monitorizarea continu a poziiei fiecrui
mobil folosind informaia de semnalizare, astfel nct reeaua s poat face rutarea apelurilor de
intrare ctre staia de baz.
Trei factori principali influeneaz extinderea sistemului radio, astfel nct el s poat satisface
cerine adesea conflictuale:
frecvena de lucru;
nivelul de putere folosit;
eficacitatea cu care frecvenele pot fi reutilizate.
7
Tema 3
Benzile de frecvene folosite n mod normal n domeniul radiotelefoniei celulare sunt 450,
800...1000 MHz, dar, de curnd i banda cuprins ntre 1,8...2 GHz a nceput s fie folosit.
Banda de 450 MHz este indicat pentru acoperirea zonelor rurale, iar sistemele de 1800 Mhz
pot opera cu celule foarte mici, oferind capaciti deosebit de importante n centrele oraelor mari.
F4 F3 F4
F1 F2 F1
F3 F4 F3
F2 F1 F2
F4 F3 F4
F1 F2 F1
F3 F4 F3
Un alt element esenial al unui sistem celular eficace este controlul nivelului de putere; n
forma lui cea mai simpl, el const doar n limitarea puterii emise de staia de baz i de mobile, ns
cele mai bune sisteme optimizeaz i nivelul puterii, meninnd-o la un minim necesar, pentru fiecare
apel.
Controlul puterii permite o mare variaie a dimensiunilor celulei n cadrul unui singur sistem;
de el este nevoie pentru a oferi att acoperire urban, ct i rural.
ntr-o reea celular comutatorul ndeplinete o funcie de baz asemntoare cu cea a unui
comutator dintr-o reea telefonic fix.
Deoarece poziia geografic a utilizatorilor se schimb continuu, funcionalitatea cerut ntr-o
reea celular este mult mai mare, iar comutatorul trebuie s gseasc unde se afl, nainte de a ruta
apelul chemtor, i de a re-ruta att apelurile de intrare, ct i cele de ieire, cnd este nevoie de hand-
over ntre celule.
Apelurile trebuie comutate ntre dou staii de baz, ori de cte ori un utilizator traverseaz
frontiera dintre dou celule, i dac noua staie de baz nu este conectat la acelai comutator, - s-ar
putea s fie necesar ca apelul s fie rutat ctre alt comutator; n acelai timp, mobilul trebuie s-i
schimbe frecvena de lucru.
Cum reelele celulare acoper doar o suprafa limitat, se obinuiete s se instaleze un
singur comutator, dar reeaua poate avea mai multe comutatoare. n sisteme wide area care acoper o
ar ntreag, sunt instalate mai multe comutatoare, n diferite localiti, pentru a minimiza plile
ctre PSTN (Post Switched Telephone Network - Reeaua Public de Telefonie) n vederea
ndeplinirii apelurilor. De aceea operatorii mobili prefer s conduc apelul ct mai departe posibil n
propria lor reea pentru a reduce cheltuielile de interconexiune. n acest caz comutatorul celular
trebuie s ruteze apelurile de ieire ct mai economic posibil, permind hand-over ntre celulele
conectate la diferite comutatoare.
Baza de date abonai reprezint inima oricrui sistem celular i este utilizat pentru a
realiza o nregistrare continu privind locurile unde se afl fiecare abonat i pentru autentificarea
apelurilor. Prima din aceste funciuni se numete mobility management i este realizat prin
memorarea i inerea la zi a informaiilor generale de canalele de control ale sistemului radio.
Baza de date pstreaz o nregistrare pentru a ti de la care staie de baz un anumit abonat va
primi semnalul cel mai bun.
Cnd comutatorul celular primete un apel de intrare, el interogheaz baza de date pentru a
stabili care staie de baz deservete n acel moment abonatul i ruteaz apelul n mod corespunztor
fie ctre o staie de baz conectat la acelai comutator, fie ctre alt comutator. De asemenea, este
necesar un proces de autentificare pentru a stabili validitatea oricrui mobil care ncearc s fac un
apel n sistem dar i pentru a introduce anumite limitri sau constrngeri.
Detaliile precise privind managementul mobilitii i autentificarea variaz mult de la un
sistem la altul, ns funciile de baz descrise sunt comune tuturor sistemelor.[3]
Conexiunile ntre diferitele elemente ale unei reele celulare trebuie efectuate folosind cteva
8
Tema 3
forme din transmisia fix. Cele dou opiuni sunt: (i) legturile fixe n microunde sau (ii) folosirea
liniilor nchiriate convenionale ctre operatorul reelei fixe.
Muli operatori celulari trebuie s nchirieze toat capacitatea de transmisie de la operatorul
local al reelei fixe; costurile de nchiriere pot varia considerabil de la o ar la alta, dar sunt
ntotdeauna importante. Proiectarea reelei fixe trebuie s prevad ntotdeauna o capacitate suficient
pentru a nu reduce calitatea serviciului oferit utilizatorilor. O reea bine proiectat trebuie s gseasc
echilibrul ntre costurile de interconectare i sarcina reprezentat de liniile nchiriate, oferind n
acelai timp o capacitate suficient pentru gradul specificat de serviciu.[3]
Teleserviciile oferite abonailor unei reele de telefonie mobil se pot mpri n dou
categorii: servicii suport i servicii suplimentare.
Serviciile suport ofer comunicarea ntre dou posturi mobile sau ntre un post mobil i unul
fix, de-a lungul unui numr oarecare de reele. Se pot transmite cuvinte, date, texte scurte, grafic.
Serviciile suplimentare sunt foarte numeroase i variate [34]:
identificarea celui care face apel
retransmiterea apelului
informaii despre tarife, credite etc.
mesagerie vocal
conferin
restricionri ale apelurilor
Reeaua telex (reea comutat telegrafic) are fa de reeaua telefonic avantajul absenei
modemului i cel al sistemului de comutaie mai bun. Instalaia cuprinde n general un terminal
"teleimprimator" dar accesul la reeaua telex se poate face i prin intermediul unui echipament de
tratare texte, cu adaptorul corespunztor.
Transmisia de mesaje este relativ lent dar acest tip de reea era rspndit n ntreprinderi. n
momentul de fa transmiterea documentelor tiprite se face mai ales prin echipamente telefax, care
tind s ia locul telexului.
transmisia TV implic o band larg de trecere i face necesar utilizarea unor frecvene nalte.
Undele electromagnetice de nalt i foarte nalt frecven ofer faciliti remarcabile de direcionare
i ca urmare posibilitatea utilizrii sateliilor de telecomunicaii.
Pentru transmisia TV prin unde hertziene destinat marelui public, gamele de frecvene
alocate sunt stabilite prin convenii internaionale:
1. Gama FIF (foarte nalt frecven -VHF n englez) este mprit n trei benzi:
- Banda I 48 MHz - 85 MHz
- Banda II 85 MHz - 100 MHz
- Banda III 175 MHz - 230 MHz
2. Gama UIF (ultranalt frecven -VHV n limba englez) are dou benzi:
-Banda IV: 470 MHz - 600 MHz
- Banda V: 600 MHz - 860 MHz
3. Gama de SIF (supranalt frecven -SHF n limba englez) dispune, n funcie de zona
geografic, de urmtoarele frecvene:
- 3,7GHz - 4,2 GHz n zona continentului american
- 11,7 GHz - 12,5 GHz n zona european
La rndul lor benzile de frecven sunt mprite n canale de comunicaie.
Reelele de televiziune fiind cu "band larg de trecere" permit debite de date foarte mari.
Aceste reele permit s se transmit nu numai caractere, ci i sunete i imagini, fixe sau animate.
Folosirea reelelor de televiziune se preteaz unei difuzii de mas a informaiilor coninute n bazele
de date ale calculatoarelor puternice (informaii de burs, meteorologice, rutiere etc).
Reelele teleinformatice au fost create pentru a face s comunice ntre ele dou echipamente
informatice (terminale, calculatoare etc.), situate la distan.
Din punct de vedere tehnic se pot distinge reele deschise n care toate echipamentele
conectate pot intra n comunicaie unele cu altele i reele nchise n care echipamentele terminale nu
pot intra n contact dect cu calculatorul central prin intermediul concentratoarelor sau
multiplexoarelor. Reelele teleinformatice pot fi private, aparinnd uneia sau mai multor ntreprinderi
sau reele publice, accesibile tuturor.
Tehnica de transmitere a datelor cea mai rspndit este "n pachete", n care datele
numerizate sunt puse n blocuri de mrime fix numite pachete. Acestea sunt nsoite de informaii de
serviciu care permit identificarea echipamentului expeditor i a celui destinatar. Ajunse la destinaie
dup un drum uneori complex ntre calculatoare, pachetele sunt eliberate de informaiile de serviciu si
mesajele sunt reconstituite automat. O categorie aparte de reele teleinformatice o reprezint reelele
locale, aparinnd unei singure ntreprinderi, avnd deci o ntindere spaial redus, dar in schimb
debite de date foarte mari.
dificil i scump;
Accesul la mari baze de date (rezervri de bilete, operaiuni bancare etc.);
Realizarea, prin reele mari a unui mediu complex de comunicaii (munca la domiciliu).
Clasificare:
Reelele de calculatoare se mpart in dou mari categorii:
- LAN (Local Area Network) - reele locale
- WAN (Wide Area Network) - reele mari
n continuare vom prezenta o serie de elemente fundamentale referitoare la reelele locale de
calculatoare (LAN) [2].
Scurt istoric:
Prima generaie de LAN-uri a aprut la nceputul anilor 70. Prin efortul conjugat al firmelor
Xerox, Intel i Digital Equipment Corporation, a fost lansat la nceputul anilor 80 tehnologia
Ethernet, care utiliza pentru interconectarea terminalelor cablu coaxial, ce asigura o vitez de 10
Mb/s. Ulterior s-a trecut la folosirea cablului torsadat care este mai ieftin i mai uor de instalat (UTP
- Unshielded Twisted Pair).
A doua generaie de LAN-uri a aprut la sfritul anilor 80 i a condus, prin utilizarea
fibrelor optice sau a altor modaliti de interconectare, la mrirea vitezei de transfer pn la 100 Mb/s.
A treia generaie de LAN-uri, care suport viteze de Gb/s, a nceput s apar n jurul anului
1990 i folosete ca mediu fizic de transmisie cablurile pe fibre optice.
O meniune se cuvine a fi fcut referitor la LAN-uri cu legturi prin radio (wireless -
necablate). Aceste reele permit utilizatorilor dintr-o cldire s comunice folosind legturi radio fr a
mai fi necesar instalarea cablurilor. Se pot folosi unde radio de band larg, legturi prin radiaii
infraroii direcionate sau difuzate. Aceste reele sunt mai lente dect cele cablate (2-5 Mb/s).
11
Tema 3
Capacitatea de transmisie, n
numr de conexiuni telefonice
Perechi
rsucite
Cablu de fibre
Cablu coaxial optice
Perechi
rsucite Cablu de fibre
Cablu coaxial optice
Cablu coaxial
Perechi
rsucite
Cablu de fibre
optice
Tipuri de utilizatori:
utilizatorul obinuit - lucreaz la o staie de lucru n cadrul reelei.
operatorul- este un utilizator cruia i se dau anumite drepturi privind utilizarea resurselor.
supervizorul - asigur buna funcionare a ntregii reele. Are drepturile cele mai largi.
12
Tema 3
Fig. 3.10. Topologii de reele de calculatoare: a)reea stea, b)reea pe mai multe nivele ierarhice, c)
reea daisy chain, d) reea inel
Securitatea reelei
Exist mai multe modaliti de a asigura securitatea reelei:
a) Securitatea la conectare: Utilizatorul i declar la conectare numele care este recunoscut de file
server. Poate fi folosit i o parol. Supervizorul mai poate introduce restricii:
de timp (numr de ore de lucru limitat);
de staii de lucru (utilizatorul se va putea conecta doar de pe anumite staii);
conectri curente (se poate limita numrul staiilor ce se conecteaz simultan);
invalidare cont. La prima conectare utilizatorului i se creeaz un cont. Supervizorul poate
invalida acest cont i utilizatorul nu se mai poate conecta;
blocarea "sprgtorului" dup un numr de nereuite de conectare.
b) Securitatea prin drepturi de utilizator:
Aceste drepturi controleaz posibilitile de lucru ale unui utilizator ntr-un director dat: R
(read), W (write), O(open), D (delete) etc.
c) Securitatea prin drepturi permise n directoare:
La crearea unui director utilizatorii pot avea drepturi ca cele descrise mai sus.
d) Securitate prin atributele fiierelor i directoarelor:
Read-Write, Read-Only, Shearable/Non shearable.
e) Drepturi efective: reprezint intersecia mulimii drepturilor utilizatorului cu drepturile n director.
1. Generaliti
Internet (Internetware system) reprezint un ansamblu de reele de calculatoare interconectate
care a luat o amploare deosebit n ultimii ani [19]. Internet reprezint un instrument de acces la
cantiti imense de informaii distribuite n toat lumea. Prin intermediul Internet-ului se pot transfera
fiiere ntre calculatoare situate la distane foarte mari.
Internet folosete o metod de adresare bazat pe sistemul de denumire al domeniilor. Exist
posibilitatea includerii ntr-o adres a mai multor nivele de domenii (domenii, instituii, departament,
calculator). Domeniile de pe nivelul cel mai (nalt) general pot fi de natur organizaional sau
geografic. Exemple de domenii organizaionale: com (entiti comerciale), edu (instituii
13
Tema 3
2. Tipuri de conexiuni
Din cauz c Internet este o colecie ce conine mii de sisteme diferite, exist multe moduri de
lucru posibile. Astfel exist patru tipuri de conexiuni Internet de baz. Toate necesit conectarea
prealabil la un calculator gazd (host) din Internet. Acesta este legat direct n reeaua Internet i are o
adres Internet. Cele patru tipuri de conexiuni sunt:
a) Conexiunea permanent: calculatoarele sau terminalele mai multor utilizatori sunt legate
direct cu un calculator conectat permanent n reeaua Internet. Este cel mai bun mod de conectare, se
mai numete conexiune dedicat dar este scump.
b) Conexiunea direct pe linie telefonic. Exist furnizori de servicii Internet prin intermediul
crora se poate obine o conectare la reea - conexiune direct prin linie telefonic (dial-in direct
connection). Calculatorul personal se comport ca i cum ar fi un calculator gazd din reeaua
Internet. Aceast conexiune este o clon din punct de vedere al performanelor.
c) Conectarea ca terminal pe linie telefonic. Mui furnizori de servicii ofer clienilor
posibilitatea conectrii calculatorului lor ca terminal pe linie telefonic (dial-in terminal connection).
n acest regim calculatorul nu e legat direct la Internet, ci prin intermediul calculatorului furnizorului
de servicii. Ca urmare, spre deosebire de conexiunea precedent, transferul unor fiiere din alt staie
legat la Internet nu se face direct pe calculatorul personal, ci mai nti pe calculatorul furnizorului de
servicii. Aceast conectare se mai numete i conexiune interactiv.
d) Conexiunea de tip pot electronic. n acest caz utilizatorii pot folosi doar serviciul de
pot electronic, pentru a trimite i recepiona mesaje n reea.
15
Tema 3
1 2 3 697 Hz
4 5 6 770
7 8 9 852
* 0 # 941
16
Tema 3
Principalele caracteristici ale unui aparat telefonic modern, incluznd elemente de inteligen
(microprocesor) sunt:
- formarea numerelor selectabil prin impulsuri sau tonuri
- formarea numrului fr ridicarea receptorului
- sonerie electronic cu nivel reglabil, deconectabil
- difuzor de redare cu amplificare reglabil
- formare automat, cu memorare a 10-100 numere
- inhibarea microfonului (poziia "secret")
- reformarea ultimului numr n caz de ne-rspuns
- prezena unui afior permind vizualizarea numrului compus, a numrului memorat, a
duratei convorbirii, a orei etc.
- robot telefonic ncorporat pentru memorarea mesajelor n absena proprietarului.
n afara acestor echipamente telefonice mai poate fi menionat radiotelefonul, utilizabil in
anumite limite geografice, i, mai ales, telefoanele celulare care au luat n ultimul timp o amploare
deosebit.
3.2.3.1. Telefaxul
18
Tema 3
3.2.4. Modemuri
Generaliti
Modemurile sunt utilizate pentru a converti informaia din memoria calculatorului ntr-un
format compatibil cu transmiterea pe liniile telefonice. Numele vine de la MODULARE /
DEMODULARE.
Exist dou tipuri constructive de modemuri:
- modemuri interne - care sunt montate ca plci n calculator i folosesc sursa de alimentare a
acestuia
- modemuri externe - care au surs de alimentare autonom (deci trebuie conectate la priz) i
care se leag la calculator pe interfaa serial (COM1, COM2). Figura 3.16 ilustreaz folosirea unui
modem extern.
Utilizarea modemurilor
Viteza mare de transmisie a datelor necesar a condus la conflicte cu limitrile liniilor
telefonice. Ca urmare, au aprut modemuri care corecteaz erori i tehnologia comprimrii datelor.
Standardele de telecomunicaii se numesc protocoale. Cele mai rspndite standarde sunt V. 42 bis,
V. Fast (conexiuni la 28800 bps). Cteva exemple de productori de modemuri: Practical Peripherals,
Hayes, Intel, U.S. Robotics, Supra.
Modemurile externe dispun de un numr de indicatoare luminoase (LED- uri) care arat n
orice moment starea modemului sau a transmisiei.
Semnificaia LED - urilor pentru modemul extern:
AA Autoanswer (rspuns automat)
RX Receive Data (recepioneaz date)
TX Transmit Data (transmite date)
CD DCD - Data Carrier Detect (detecteaz purttoarea de date)
OH Off Hook (scos din furc)
19
Tema 3
Fibrele optice permit transmisia informaiilor sub form de unde luminoase. Sunt constituite
din dou straturi de indici de refracie diferii i ghideaz razele luminoase prin reflexii succesive pe
pereii de separaie dintre cele dou medii (Fig.3.16.). Un semnal electric este convertit n semnal
optic cu ajutorul unei diode laser, transmis sub form luminoas i reconvertit n semnal electric la
recepie.
Avantaje ale fibrelor optice:
dimensiuni reduse;
20
Tema 3
Domenii de aplicaie:
a) pe distane scurte n medii urbane (fr repetor);
pentru legturi ntre centrale telefonice;
pentru legturi periferice - uniti centrale n configuraia calculatoarelor;
pentru distribuirea de servicii de telecomunicaii abonailor.
b) pe distane lungi (cu repetor):
pentru legturi interurbane;
pentru cabluri submarine intercontinentale.
Unii productori promoveaz deja o tehnologie numit Standard pentru canal pe fibr
optic sau FCS Fibre Channel Standard, mai ales n contextul aplicailor de supercomputere.
Motivul includerii standardului FSC n lume, este acela c se constat o nevoie tot mai mare a
numeroi utilizatori de a accesa supercomputere, cu alte cuvinte se simte nevoia unei reele de mare
vitez, un fel de LAN specializat pentru a se conecta la supercomputere. FCS este proiectat pentru a
suporta distane de la 2 m la 10 KM i de a oferi comutare.
Exist trei limitri ce motiveaz dezvoltarea FCS:
Exist o multitudine de canale de comunicaie dependente de productor. Exemplu:
mainframe - urile IBM au un protocol de canal caracteristic(la nivelul legturii de date i
fizice);
Canalele existente chiar dac sunt compatibile, au limitri de distan, de obicei n gama a
cteva sute de metri;
Canalele existente sunt metalice (cupru).
Canalele pe fibr optic nlocuiesc sistemele electrice voluminoase. Cablul pe fibr are un
diametru de aproximativ 0,16 cm. O caracteristic unic a FCS este independena sa fa de tipologia
reelei pe care lucreaz. Tehnologia FCS poate fi implementat fie ca o conexiune punct la punct, fie
s asigure conectivitate multipunct multipunct.
Cablul pe fibr FCS este din punct de vedere logic un canal serial de date punct la punct
proiectat pentru mare performan. Fizic, canalul poate suporta interconectarea a multiple puncte de
comunicaie denumite N porturi interconectate printr-o reea de comutare denumit structur. O
legtur const din dou fibre unidirecionale ce transmit n direcii opuse. El acioneaz ca un
emitor de date, receptor de date sau amndou i conine un transmitor i un receptor.
In cazul acestui tip de telecomunicaii se utilizeaz un satelit aflat pe orbita circumterestr care
are rolul de a reflecta i direciona undele primite de la postul emitor spre postul receptor
(Fig.3.17.). Fiecare satelit acoper o anumit zon a suprafeei terestre situat ntre limite
geografice distincte. Acest tip de telecomunicaii este foarte fiabil i permite un debit foarte mare de
informaii.
Sistemele de comunicaii prin satelit pot fi utilizate pentru legturi intra - ntreprinderi pentru:
teleconferine, difuzarea programelor video, transfer de date cu debit mare (M bit/s), racordarea
21
Tema 3
centralelor electronice private. n birotic, comunicaiile prin satelit pot fi utilizate pentru a stabili
legturi ntre reele locale ale unor segmente distribuite teritorial ale aceleiai ntreprinderi.
Satelit
Microunde
Staie
Staie Microunde terestr
terestr
Cablu
coaxial
Cablu de Central
fibr e telefonic
optice
LAN Calculator
Linii
telefonice Linii gazd
telefonice
Calculator
gazd
Utilizator
ntrebri recapitulative:
1. Care sunt principalele tipuri de comunicaii folosite n Birotic?
2. Care este structura i care sunt componentele reelelor de telefonie?
3. Care sunt principiile telefoniei celulare?
4. Care sunt direciile de evoluie n domeniul telefoniei fixe?
5. Care sunt principalele servicii oferite pe Internet?
6. Indicai 5 avantaje i 5 dezavantaje ale folosirii Internetului.
7. Care sunt componentele hardware ale unei reele de calculatoare?
22
Tema 3
23
TEMA 4
I. OBIECTIVELE TEMEI
Tema numrul patru prezint cteva dintre aspectele importante ale repografiei: rezoluie,
viteza de tiprire, corp de liter, precum i principalele echipamente folosite n birouri pentru
activiti de tiprire a documentelor.
III. CUVINTE CHEIE: imprimant, copiator, list, laser, jet de cerneal, fotocompoziie, reprografie
V. REZUMAT
Reprografia este un cuvnt generic care ilustreaz tehnicile de tiprire. n aceast tem sunt
prezentate n principal imprimantele folosite n activiti de tiprire la calculatoarele de birou i la
laptop-uri. Totodat sunt prezentate noiuni despre principalele tipuri de copiatoare.
Imprimarea i reproducerea grafic sunt domenii a cror dinamic este determinat de calitate.
Calitatea n domeniul tehnicilor de reprografie cuprinde o multitudine de aspecte: vitez mrit,
zgomot redus, imprimare de nalt calitate, diversitate mare a caracterelor ce se pot utiliza, trasarea de
grafice sau imagini etc.
Cteva noiuni importante pentru domeniul reprografiei sunt:
Rezoluie: numrul de puncte pe unitatea de lungime (de obicei pe inch - dpi) pe care l poate
realiza un dispozitiv de reproducere grafic.
Viteza de tiprire: numrul de caractere pe secund (cps) sau de pagini pe minut (ppm) pe
care le tiprete o imprimant.
Corp de liter (font): set de cifre, litere, simboluri ce corespund unui anumit stil de caractere
i au o anumit dimensiune.
Principalele echipamente i tehnici de imprimare i reproducere utilizate n birouri sunt:
- imprimantele
- copiatoarele
- tipografiile de birou.
magnetic. Pentru reproducerea lui pe hrtie se utilizeaz imprimantele, echipamente de ieire care au
urmat i ele, ca i echipamentele i programele de tratare texte, o evoluie continu, fiind n stare s
satisfac cerinele de vitez, calitate a imprimrii i versatilitate cerute n birotic.
Exist dou mari categorii de imprimante:
- imprimante cu impact la care imprimarea se face prin presarea pe hrtie a unui caracter
preformat (aflat pe un tambur, pe o band de caractere, pe o "margaret" sau pe o sfer) sau a unui
caracter format pe loc printr-un ansamblu de puncte (imprimante cu cap matricial cu ace)
- imprimante fr impact la care imprimarea caracterului se face prin diverse procedee
fizice sau chimice (imprimare termic, electrostatic, cu jet de cerneal, etc.)
n tabelul 4.1. sunt amintite principalele tipuri de imprimante disponibile n prezent i utilizate
n birotic.
Aceste imprimante realizeaz nregistrarea pe suportul grafic prin transferul selectiv, n urma
aplicrii unei presiuni (prin lovire), a tuului de pe o panglic tuat pe suport.
Tipurile mai vechi de astfel de imprimante dispuneau de un set de caractere realizate n relief
pe un tambur metalic, pe o band elastic din oel, pe o sfer metalic sau pe o roat margaret. n
urma lovirii forma caracterului apare reprodus n tu pe suportul grafic. Cu astfel de imprimante se
poate reproduce doar text (nu se poate realiza grafic) iar corpul de liter utilizabil este doar cel
gravat pe suport. Dei calitatea tipririi textului i viteza de tiprire pot fi foarte bune, inconvenientele
menionate au condus la impunerea altor tipuri de imprimante cu impact: imprimantele matriciale cu
cap cu ace. Deoarece acest tip de imprimante este nc foarte rspndit, le vom prezenta pe scurt n
continuare.
Spre deosebire de predecesoarele lor care tipreau caractere, imprimantele matriciale cu ace
tipresc puncte care sunt asamblate n caractere sau reprezentri grafice. Elementul de tiprire l
constituie capul de imprimare care dispune de un numr de ace cu diametru mic, aliniate vertical, care
pot fi comandate individual s loveasc panglica tuat i s o apese pe hrtie. Un caracter este tiprit
de obicei ntr-un numr de pai, capul de imprimare deplasndu-se pe orizontal la fiecare pas cu o
anumit distan. n consecin caracterul este generat ntr-o matrice de puncte (fig. 4.1) de unde i
numele acestui tip de imprimante. O imprimant matricial tipic este ilustrat n figura 4.2.
2
Tema 4
Calitatea imprimrii depinde de urmtorii factori: numrul de ace din cap (9 sau 24),
dimensiunea transversal a unui ac; rezoluia, dimensiunea matricii caracterului (7x9 puncte pentru
imprimantele cu 9 ace i 24x36 puncte pentru imprimantele cu 24 ace)
n ceea ce privete viteza de imprimare, aceasta este de ordinul 200-300 cps la imprimantele
seriale i mai mare la cele linie. Imprimantele matriciale cu ace au mai multe moduri de imprimare:
- Draft (schi)- n care viteza de tiprire este mare dar aspectul poate lsa de dorit
- Quality (calitate) - caz n care aspectul tipririi este mult mai bun dar scade viteza de
imprimare.
Principalele avantaje ale imprimantelor matriciale sunt: posibilitatea de a imprima formulare
multiple, manevrabilitatea hrtiei, tiprirea pe format lat (pentru tabele mari), posibilitatea de a
realiza grafic, cost de operare redus.
Dintre imprimantele fr impact cele mai rspndite sunt imprimantele cu jet de cerneal i
cele laser. Vom prezenta mai detaliat aceste tipuri urmnd ca la sfritul acestei seciuni s amintim i
alte imprimante fr impact
Imprimarea se realizeaz proiectnd pe suportul grafic mici picturi de cerneal care se usuc
rapid i care prin aezarea geometric realizeaz formele dorite (caractere sau reprezentri grafice).
Cele mai multe imprimante cu jet de cerneal utilizeaz o tehnologie termal, cldura fiind
utilizat pentru a nclzi local cerneala i a o fora s ias cu presiune prin duzele nguste ale capului
de imprimare (figura 4.3).
3
Tema 4
Rezistor de nclzire
Camer de
nclzire
Duz de tiprire
Cele dou variante de utilizare a acestui principiu, tehnologia cu jet de bule (bubble jet) i
tehnologia cu picturi direcionate (drop-on-demand) sunt ilustrate n figura 4.4.
Tehnologia termal impune anumite limitri n ce privete procesul de imprimare i anume c,
indiferent de tipul cernelii folosite, aceasta trebuie s fie rezistent la cldur. Viteza de imprimare a
acestor imprimante depinde de frecvena cu care duzele mproac puncte de cerneal i de asemenea,
de limea irului de puncte. De obicei acestea sunt de aproximativ 12 MHz i respectiv 0,5",
conducnd la viteze de imprimare de 4 pn la 8 pagini/minut pentru texte monocrome i de 2 pn la
4 pagini/minut pentru texte color i imagini.
Firma Epson utilizeaz tehnologia piezoelectric, ilustrat n figura 4.5. Un cristal
piezoelectric, aezat n spatele rezervorului de cerneal creeaz, sub aciunea unei comenzi electrice,
presiunea necesar expulzrii picturii de cerneal.
Avantajele acestui procedeu sunt urmtoarele: un control mai bun asupra imaginii i mrimii
punctelor de cerneal eliberate, cerneala nu trebuie nclzit i rcit ntre cicluri, ca urmare se pot
optimiza proprietile de absorbie i nu cele de rezisten la temperaturi nalte. Imprimantele
moderne pot tipri color sau alb-negru, dar felul n care ele comut ntre cele dou moduri variaz n
funcie de model.
4
Tema 4
S arcin electric
Plcu
p iezoelectirc
Pictu r d e
cern eal
C avitate
Imprimanta laser a aprut datorit firmei Hewlett-Packard n 1984 i avea la baz o tehnologie
dezvoltat de Canon. Funcionarea este similar cu a unui fotocopiator (vezi seciunea urmtoare),
deosebirea constnd doar n ce privete sursa de lumin. n cazul unui copiator pagina este scanat cu
o lumin strlucitoare, n timp se n cazul imprimantelor laser sursa de lumin este un laser care
scrie textul pe un material fotoconductor. n afar de acest lucru principiul de funcionare este n
mare parte acelai; cu ajutorul luminii se creeaz o imagine electrostatic a paginii pe un fotoreceptor
ncrcat, care prin rotire atrage toner (fig. 4.6).
n interiorul imprimantei laser exist un mic tambur rotitor cu un nveli care i permite s
acumuleze o ncrctur electrostatic. O raz laser scaneaz suprafaa tamburului, mprind selectiv
punctele sarcinii pozitive de pe suprafaa tamburului care n final vor reprezenta o imagine de mare
rezoluie. Suprafaa tamburului este aceeai cu a hrtiei pe care va aprea imaginea, fiecrui punct de
pe tambur corespunzndu-i un punct de pe foaia de hrtie. ntre timp foaia de hrtie este transportat
printr-o sarcin electric pentru a mri fora de atracie electrostatic. n cazul imprimantelor laser
sarcina selectiv de pe tambur este generat prin activarea i stingerea laserului, care astfel scaneaz
tamburul care se rotete, utiliznd un complex de lentile i oglinzi rotitoare.
Generator
laser Un sistem mecanic
Oglind antreneaz coala de
hrtie care este apoi
electrizat
Surs de toner
Rol de ncrcare
Calculatorul comunic imprimantei ce i
unde s tipreasc. Dac laserul atinge
n blocul de fixare tamburul va cauza o ncrcare pozitiv
care va genera un punc pe hrtie
presiunea i cldura
polimerizeaz Tamburul atrage toner i l
granulele de toner depoziteaz pe hrtie n
punctele vizate
5
Tema 4
Fotocon ductor
G alb en apoi
S pre me diul d e
M agen ta sau nregistrare
S uprafa
C ian sau intermediar d e
tran sfer
N egru
D irect pe med iu
6
Tema 4
7
Tema 4
1 2 3
4 5 6 7
8
Tema 4
4.4. Fotocompoziia
Fotocompoziia const n asamblarea caracterelor unul cte unul printr-un procedeu fotografic
astfel nct imaginile lor se obin pe o suprafa fotosensibil (film fotografic sau hrtie sensibil).
Fotocompoziia este o aplicaie a tipografiei electronice, folosit mai ales pentru ziare, dar devenind
din ce n ce mai accesibil ntreprinderilor, pentru realizarea unor documente de calitate (cataloage,
brouri comerciale, pliante publicitare etc.).
Analog echipamentelor de tratat texte, exist echipamente pentru fotocompoziie n care textul
este introdus pornind de la tastatur. n text sunt inserate i coduri de fotocompoziie (coduri
tipografice de cadrare, de mrime a caracterelor) i documentul creat este nregistrat pe dischet.
Echipamentele moderne de fotocompoziie utilizeaz raze laser care creeaz caractere de mare
definiie. "Compunerea" textului se face plecnd de la imagini optice pe o hrtie fotografic.
Compunerea documentelor este mai rapid dect n tipografia clasic iar calitatea este chiar mai bun.
De remarcat c documentele pregtite pe echipamentele de tratat texte nu sunt utilizabile
direct pe echipamentele de fotocompoziie, fiind necesar intercalarea caracterelor de control
tipografic.
9
TEMA 5
TEHNICI DE ARHIVARE
I. OBIECTIVELE TEMEI
Tema numrul cinci prezint cteva dintre aspectele importante ale tehnicilor de arhivare.
Sunt prezentate informaii despre tehnicile de arhivare, despre echipamentele folosite n diverse
situaii pentru a realiza arhivarea documentelor
V. REZUMAT
Arhivarea documentelor este o activitatea deosebit de important n activitatea de birotic.
nceputul temei exemplific ct este de important activitatea de arhivare a documentelor n
contabilitate. Se prezint n continuare ce reprezint arhivarea documentelor n general, noiuni
despre arhivarea fotografic, audio, video, magnetic i arhivarea electronic.
Persoanele care lucreaz n domeniul contabil, au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de
contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la
baza inregistrrii in contabilitate. Pastrarea registrelor si a documentelor justificative si contabile se
face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare. Registrele si documentele justificative si contabile se
pot arhiva, in baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros, de catre alte persoane
juridice romane care dispun de conditii corespunzatoare. Raspunderea privind arhivarea
documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane
care are obligatia gestionarii unitatii beneficiare. Unitatea care a incredintat documentele spre
arhivare, respectiv unitatea beneficiara, trebuie sa instiinteze organul fiscal teritorial de care apartine
despre aceasta situatie.
Tema 5
Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la cerere, sa
prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate. Termenul de pastrare a statelor de salarii este de
50 de ani, iar termenul de pastrare a registrelor si a documentelor justificative si contabile este de 10
ani cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite. Facturile
aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinarii taxei pe
valoarea adaugata deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt si persoanele partial
impozabile in conformitate cu prevederile Codului Fiscal, se vor pastra pe o perioada de 5 ani cu
incepere de la momentul la care taxa aferenta achizitiei devine exigibila. Documentele financiar-
contabile prevazute in anexa 4 la OMEF nr. 3.512/2008 privind documentele financiar contabile (de
exemplu: NIR, bon de consum, fisa de magazie, chitanta, dispozitie de plata/incasare catre casierie,
ordin de deplasare etc.), intocmite si utilizate de aceste persoane se pastreaza timp de 5 ani in arhiva
unitatii, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, daca
necesitatile proprii ale unitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare.
Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de
10 ani se pastreaza, de regula, pe o perioada de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a
bunurilor. In caz de incetare a activitatii persoanelor, documentele contabile se arhiveaza in
conformitate cu prevederile Legii nr. 31/1990 privind societatile comerciale, republicata, cu
modificarile si completarile ulterioare, sau se predau la arhivele statului, in conformitate cu
prevederile legale in materie.
Arhivarea documentelor justificative si contabile se face cu respectarea urmatoarelor reguli generale:
documentele se grupeaza in dosare, numerotate, snuruite si parafate;
gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu
financiar la care se refera acestea. In cazul fuziunii sau al lichidarii societatii, documentele
aferente acestei perioade se arhiveaza separat;
dosarele continand documente justificative si contabile se pastreaza in spatii amenajate in
acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de
prevenire a incendiilor;
evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit legii, in
care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in
decursul timpului.
Eliminarea din arhiva a documentelor al caror termen legal de pastrare a expirat se face de catre o
comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite. In aceasta situatie se
intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de
evidenta al arhivei.
Sanctiuni
Nerespectarea reglementarilor emise de Ministerul Finantelor Publice cu privire la pastrarea si
arhivarea documentelor justificative si contabile, precum si la reconstituirea documentelor pierdute,
sustrase sau distruse se sanctioneaza in conformitate cu prevederile art. 41 alin. (1), pct. 2, lit. b) din
Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu amenda de la 300 la 4.000 lei.
Baza legala: Ordinul ministrului Finantelor Publice nr. 3.512/2008 privind documentele financiar-
contabile, publicat in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 870/2008.
Arhivarea i accesul la informaii constituie una din activitile importante dintr-un birou. Se
nregistreaz modernizri rapide i n acest domeniu care au ca obiect: frecvena i tipul consultrilor
arhivei, rapiditatea accesului, costul seleciei i stocrii, durata stocrii etc. Diferitele faze ale
arhivrii documentelor sunt ilustrate n tabelul 5.1.
Documentele se pstreaz n dosare, care constituie grupri de documente cu coninut similar.
Dosarele se constituie inndu-se seama de reglementrile n vigoare i de obligaiile legale privind
pstrarea lor ulterioar n arhiv.
Arhivarea clasic folosete ca suport material hrtia. Aceasta este o materie prim care
prezint o serie de inconveniente:
- pia puin stabil
- surse externe de aprovizionare
- industrie foarte poluant i mare consumatoare de energie
ntruct arhivarea clasic, pe suport hrtie, a devenit nesatisfctoare (volum i greutate mare,
acces dificil, condiii pretenioase de stocare etc.), n prezent se utilizeaz tehnologii de arhivare
moderne: arhivare fotografic, electronic etc. Noile tehnici i tehnologii de arhivare se utilizeaz
pentru c documentaia pe hrtie devine repede voluminoas, greu de mnuit i puin accesibil,
dificil de stocat i pentru c arhivarea tradiional se traduce printr-o serie de operaii ce necesit mult
3
Tema 5
Dezavantaje:
necesitatea unor aparate de lectur specializate
dificultatea de actualizare (inere la zi) a acestor supori
condiii de microclimat (temperatur, umiditate, praf) speciale
schimbarea obiceiurilor de lucru.
Tendine:
- Apariia sistemelor C.I.M. (Computer Input Microfilm) i C.O.M. (Computer Out
Microfilm) permite telecopierea direct a microfilmelor prin sistemele de comunicaii de date
prezentate n seciunile precedente.
- Arhivarea i consultarea documentelor la distan prin mijloace audiovizuale (videomatica).
Se pot consulta la distan prin intermediul unor posturi dotate cu monitoare T.V. documente arhivate
(cu ajutorul unor camere T.V. i a unor sisteme de poziionare). Se pot de asemenea obine copii pe
hrtie ale imaginii de pe ecran.
4
Tema 5
Tendine moderne:
Folosirea videofielor
Folosirea discurilor optice numerice
Apariia unor sisteme ce permit actualizarea prin modificare a microfilmelor si microfielor
(electromicrografia).
5
Tema 5
Arhivarea electronic folosete ca suport al informaiei discurile i benzile magnetice, iar mai
recent discurile optice numerice.
n cazul n care documentele arhivate provin din memoria unui calculator, ele sunt codificate
sub forma unor fiiere de caractere ASCII. Pot fi arhivate i documente provenind de pe suport hrtie,
prin "numerizarea" (sau digitizarea) lor cu ajutorul unui scanner.
Att benzile magnetice ct i discurile magnetice i optice permit actualizarea datelor arhivate
cu observaia c discurile permit un acces direct, incomparabil mai rapid, la informaii.
Din punct de vedere al vitezei de acces i a capacitii de stocare, discurile optice numerice
par a fi cele mai promitoare soluii pentru arhivarea electronic.
verificare de adres nregistrate anterior. Astfel, majoritatea unitilor de discuri magnetice folosesc
un procedeu de adresare combinat care const n selectarea i eventuala poziionare la discurile cu
capete mobile, a capului de scriere/citire pe pista fizic a nregistrrii adresate i apoi selectarea i
verificarea adresei nregistrrii prin citirea unei informaii de adres, coninut chiar n nregistrarea
respectiv. Fiecare nregistrare, n afara datelor efective, cuprinde i informaii de control att la
nceput (preambul) ct i la sfrit (postambul).
Pentru arhivarea unor cantiti de informaii de ordinul giga-octeilor se folosesc i uniti de
band magnetic, aici aprnd probleme legate de accesul secvenial la informaiile stocate.
Fig. 5.3. Exemple de supori magnetici de arhivare: casete de band magnetic i dischet de 3,5"
Indiferent de gradul de automatizare i birotizare, multe din intrrile i ieirile din sistem
(birou) se fac sub forma unor documente pe hrtie. Acestea se acumuleaz n timp i genereaz
costuri adiionale. Tehnica V.I.P.S. 2000 (Virtual Image Processing System) nltur acest
inconvenient. Principiul tratrii imaginii este simplu: documentele se scaneaz i se nregistreaz pe
discuri magnetice prin intermediul unui calculator care asigur totodat indexarea acestora. n acelai
timp imaginile documentului se pot nregistra pe benzi video pentru consultrile directe. Consultarea
se face prin afiarea documentului solicitat pe un terminal grafic. Sistemul permite actualizarea i
completarea informaiei. Faciliti suplimentare (transmiterea la distan) sunt posibile prin
echipament suplimentar. Arhivarea electronic a imaginii pune bazele "sistemelor de arhivare
inteligente".
Tipuri de suport
Metodele i tehnologiile optice de nregistrare i citire a informaiilor sunt destul de diverse.
Din acest motiv, este necesar clasificarea lor dup mai multe criterii. n funcie de tipul de suport
folosit se disting trei categorii importante x2:
Suporturi prenregistrate (prerecorded media) pe care informaia este nscris de ctre
productorul suportului i nu mai poate fi modificat (cel puin prin metode soft) de ctre
beneficiar. n aceast categorie intr discurile compacte (CD), CD-ROM, CD-Video.
Suporturi nregistrabile o singur dat (Write-Once Media) pe care informaia poate fi
scris de ctre utilizator. Dar, odat ce s-a realizat nscrierea, acest tip de suport intr n
categoria celor prenregistrate adic nu se pot face modificri ale coninutului. n aceast
categorie intr: CD-WO i Foto-CD.
Suporturi renregistrabile (Rewritable Media sau ROD = Rewritable Optical Disk) care
pot fi nscrise de cte ori este necesar, atta vreme ct suportul nu este deteriorat. Din aceast
categorie fac parte i discurile magneto-optice (MO).
8
Tema 5
Fig. 5.5. Structura discului compact audio CD. Sursa: 26, pag. 288
Cea mai mare parte din suprafaa discului nu conine date, constituindu-se ca suprafa de
prindere pentru dispozitivul de citire i orificiu pentru axul motorului de antrenare. Datele sunt
nregistrate pe o suprafa a crei lime este de 35,5 mm, i care, pe lng informaia util, mai
conine zonele cu pistele de intrare i de ieire ce nu cuprind dect date utilizate pentru control. O
seciune n structura discului compact este prezentat n figura 5.6.
Fig. 5.6. Seciune n structura discului compact audio. Sursa: 26, pag.289.
Calitatea nregistrrii i facilitile discului compact s-au evideniat rapid att pentru
productori ct i pentru utilizatori. Pentru a folosi aceste caracteristici i n alte domenii, au fost
proiectate noi formate de discuri optice pentru:
Date: CD-ROM, CD-ROM/XA, CD-I;
Imagini: CD-I, CD-V, CD+G, Discuri Foto;
Reducerea dimensiunilor: CD-3;
Creterea densitii de stocare: HD-CD;
Inscripionare la utilizator: CD-WO, CD-MO.
Formatul CD I
Discul Compact Interactiv (CD-I) este o aplicaie special a formatului CD-ROM. Acest disc
permite stocarea unei combinaii simultane de audio, video, grafic, text i date, toate funcionnd
9
Tema 5
ntr-un format interactiv bine definit. Deoarece CD-I este un mediu interactiv, informaia coninut pe
disc poate fi accesat printr-o procedur de dialog, sistemul prezentnd utilizatorului alternative care
pot fi folosite n ghidarea acestuia ctre informaia cutat.
Sistemele CD-I sunt medii singulare de sistem, coninnd att programul operaional ct i
informaia propriu-zis. Deci, nu este necesar nici un program auxiliar, cum ar fi un sistem de
operare pe floppy-disk la pornirea aparatului. CD-I este un mediu interactiv, ceea ce nseamn c, n
loc s urmreasc pasiv desfurarea cronologic a coninutului discului, utilizatorul poate juca un rol
activ, alegndu-i o cale proprie de parcurgere a aplicaiei.
Pot fi incluse anumite aplicaii, cum ar fi:
Educaional i de instruire include formate ce pot fi predefinite de ctre utilizator, instruire
interactiv, cri de referin, albume, etc;
Divertisment include muzic i text, notaii i imagini, jocuri de aciune, de strategie i
simulri de activiti diverse;
Creativ include programe pentru pictur i desen, compoziie muzical, film, etc;
CD V
Formatul CD-V (Compact DiscVideo) este o combinaie de tehnologii audio i video, adic
o combinare a sistemelor discurilor compacte audio i Laser Vision (LV).
Video CD
Discul compact video este o tehnologie ce permite rularea liniar a materialelor video de pe
un disc.
Ca mijloc pentru distribuirea filmelor la domiciliu, discul Video-CD este mai avantajos, dect
caseta video, discurile sunt compacte, durabile i ieftine, pe cnd benzile video se uzeaz, se pot
ntinde sau rupe i trebuie derulate dup fiecare folosire. n momentul de fa foarte utilizat a devenit
sistemul DVD.
CD WO
Dezvoltrile n tehnologia optic au condus la un format de CD inscriptibil, cunoscut sub
numele de CD-WO (Compact Disc-Write Once). Datele pot fi nscrise permanent, pot fi citite
oricnd, dar nu pot fi terse. Astfel de sisteme se mai numesc i WORM (Write Once - Read Many).
Unitile CD-WO pot executa operaii de adugare a datelor n conformitate cu diferite
standarde sau formate logice proprii.
Aceste discuri optice sunt utilizate pentru salvarea periodic, cumulativ a datelor dintr-o
firm pentru informaii care nu se modific des: aplicaii sau date de arhiv, componente ale
software-ului de baz, etc.
CD + G
Formatul CD+G (Compact Disc+Graphics) folosete canalele de subcod disponibile pentru
stocarea imaginilor color statice, a textului sau a altor materiale ce pot fi afiate pe un monitor n
timpul redrii programului sonor.
Formatul CD 3
Pentru a se conferi sistemului o portabilitate mrit, s-a introdus formatul CD-3, identic cu
discul CD audio, cu diferena c dimensiunea discului este de numai 8 cm. Discurile CD-3 sunt
compatibile cu toate aparatele audio obinuite. CD-3 conine mai puin muzic datorit mrimii sale
reduse, timpul maxim de redare al acestuia fiind de aproximativ 20 minute. A aprut i o varietate de
sisteme de redare portabile pentru formatul CD-3, acestea atingnd dimensiuni de buzunar.
10
Tema 5
Foto CD-ul (discul compact fotografic) este un sistem ce utilizeaz tehnologia imaginilor
numerice n vederea stocrii, manipulrii i redrii imaginilor fotografice. Cu ajutorul acestui sistem
pot fi redate pe ecranul unui televizor sau pe monitorul unui calculator imaginile fotografice i
reproduse ca imagini de nalt calitate prin tiprirea cu ajutorul unei imprimante color.
Stocarea fotografiilor pe discul compact prezint aceleai avantaje ca i stocarea textului:
siguran, longevitate i accesibilitate.
Discul de mare densitate (HD CD)
Atunci cnd a fost lansat, CD-ul a aprut ca fiind un mediu de stocare a datelor de capacitate
ridicat. O dat cu dezvoltarea aplicaiilor video, capacitatea de 650 Mo a discurilor s-a dovedit a fi
insuficient.
Din acest motiv s-a trecut la cercetri n domeniul creterii capacitii discurilor. Aa a
aprut HD-CD-ul (Discul de mare densitate).
Un astfel de disc obine o capacitate de stocare de 3,7 Goctei pentru un singur nivel de
citire. Sistemul permite nregistrarea a 135 minute de date audio-video, iar imaginile video pot fi
redate att n format 4:3 ct i n format 16:9 x2. Pe lng acest sistem cu un singur nivel de date a
fost elaborat un standard ce dubleaz capacitatea discului prin utilizarea a dou niveluri de
nregistrare. Cele dou niveluri de informaii sunt realizate ntr-un substrat, prin utilizarea unei
pelicule semireflective, ce permite accesul laserului prin refocalizarea acestuia.
DVD-uri
Discurile DVD pot avea dou straturi, capacitatea fiind n acest caz de 8,8 GB, i dou fee,
capacitatea total ajungnd astfel la aproximativ 17,6 GB. Aceast capacitate este de 27 de ori mai
mare fa de cea a unui disc CD-ROM. Prin mbuntirea laserelor, capacitatea va putea fi mrit de
cteva ori n viitor.
Ca i n cazul discurilor CD-ROM, datele sunt nregistrate pe o spiral prin caviti microscopice,
discurile fiind citite utiliznd o raz laser. Capacitatea mrit este obinut prin
reducerea dimensiunii cavitilor i reducerea distanei ntre pistele spiralei, ca i prin nregistrarea
datelor pe un numr de pn la patru straturi, cte dou pe fiecare fa a discului. Pentru citirea
11
Tema 5
discurilor DVD, sunt necesare lasere care produc raze cu o lungime de und mai mic, avnd
mecanisme de focalizare mai precise. Focalizarea mai precis este de fapt cea care permite
nregistrarea datelor pe dou straturi. Pentru citirea celui de-al doilea strat, se realizeaz focalizarea
fasciculului n adncimea discului, unde se afl acest strat.
Teoretic, orice succesiune de simboluri, indiferent de natura lor, se poate comprima. Scopul
operaiei ar fi economisirea suportului fizic utilizat pentru transportul sau stocarea informaiei.
Pentru date computerizate se urmrete, de obicei reducerea dimensiunii fiecrui simbol sau
reducerea selectiv a lungimii simbolurilor cel mai frecvent utilizate. Este important ca algoritmul
aplicat s nu comporte pierdere de informaie, deci ca textul iniial s fie integral procesat i apoi
stocat n noua form, iar dup decompresie informaia s revin la forma iniial, necompresat.
Multe firme ofer utilitare ce realizeaz compresia fr pierderi la diferite nivele de securitate,
vitez sau eficien. Sunt programe de tipul ARJ, PKZIP, LHA. Acestea sunt aa numitele
arhivatoare care pe lng reducerea dimensiunii datelor creeaz structuri (fiiere) complexe, cu un
format bine stabilit n care se poate stoca orice cantitate de date chiar provenind din mai multe fiiere,
directoare sau de pe mai multe discuri. Pe de alt parte, pot s refac exact informaia original i
structura ei.
Majoritatea utilitarelor permit fracionarea arhivelor astfel create pe mai multe volume, de
dimensiuni stabilite de utilizator, pentru a nlesni transportul de dischete. Fiecare fragment este un
fiier de sine stttor din punctul de vedere al sistemului de operare dar arhiva este coerent doar n
ntregul ei i poate fi procesat doar de utilitarul care a creat-o.
O alt funciune obinuit este crearea arhivelor autoextractive (.SFX), care sunt fiiere n
form executabil ce conin datele arhivate i ofer o parte din posibilitile de extracie i testare de
program. Deci, cnd este rulat reface exact structura fiierelor originale pe disc astfel nct prezena
programului de arhivare nu mai este necesar pentru desfacerea arhivei, dei aceasta poate procesa
SFX-urile ca i cum ar fi arhive normale.
Pe de alt parte, exist utilitare care compacteaz fiierele executabile lsndu-le n form
executabil astfel nct vor rula cu aproape aceeai vitez. Este cazul utilitarului PKLITE.
12
Tema 5
Alte utilitare vizeaz suporturile magnetice de stocare, mai precis structura logic a acestora,
impus de sistemele de operare. Programe ca STACKER, DOUBLESPACE sau DRIVESPACE
trateaz un fiier de pe discul fizic ca pe un nou disc. Pe acest fiier se aplic un mecanism de
compresie dinamic care face procesul de mrire a capacitii discului transparent pentru utilizator. n
funcie de natura informaiilor cuprinse, discul fictiv poate oferi mai mult spaiu de memorare dect
un disc necompactat.
Fiecare din aceste programe dispune de faciliti de testare i eventual, corecie a datelor pe
lng multe opiuni ce le uureaz sau le mresc eficiena. Astfel, arhivatorul WinRAR are
urmtoarele caracteristici distincte:
Ruleaz sub Windows 9x/NT/2000 i este disponibil n mai multe limbi;
Versiunile de RAR sub forma de linie de comand (mod consol) ruleaz sub Linux, DOS i
sub UNIX;
WinRAR folosete un algoritm original de compresie. Acest utilitar are cea mai nalt rat de
compresie fa de alte instrumente de arhivare, n mod special la fiierele executabile,
bibliotecile Object, fiiere-text mari etc;
Opional, WinRAR ofer un algoritm de compresie optimizat pentru date multimedia;
suport fiiere i arhive de pn la 8,589 miliarde Gigabytes;
Numrul fiierelor arhivate este practic nelimitat;
WinRAR ofer suport complet pentru arhivele ZIP;
Ofer noi faciliti cum ar fi interfaa grafic interactiv pentru folosirea mouse-ului i a
meniurilor precum i interfaa liniei de comand;
WinRAR poate crea i modifica arhive SFX folosind module SFX implicite i externe; poate
crea arhive multivolum;
Tendina fireasc manifestat n arhivare, este de nlocuire a suportului de hrtie cu alte forme
care au fiecare un domeniu n care sunt optime. Discul optic numeric va permite convergena acestora
(vezi fig. 5.7.).
UTILIZATORI
MAIN DE SCRIS
HRTIE
FOTOCOPIATOR INTELIGENT
MICROPROCESOR
MICROCOPIATOR MEMORIE
MICROFI MEMORIE CONSOL NUMERIC
OPTIC
INTELIGENT
NUMERIC
CITITOR
VOCAL
UTILIZATORI TELEFON
13
Tema 5
ntrebri recapitulative:
7. Realizai o comparaie ntre banda magnetic i discul optic, din punct de vedere al arhivrii
informaiilor.
8. Explicai n ce msur aplicaiile i echipamentele multimedia contribuie la umanizarea
domeniului arhivrii;
9. Ce reprezint arhivarea contabil?
10. Care sunt avantajele unei aplicaii electronice de management a documentelor?
15
TEMA 6
ELEMENTE DE ERGONOMIE
I. OBIECTIVELE TEMEI
Obiectivul temei cu numrul ase este de a prezenta activitatea de birotic prin prisma
factorilor ergonomici.
III. CUVINTE CHEIE: ergonomie, mobilier, iluminat, cromatic, microclimat, zgomot, vibraie
V. REZUMAT
Ergonomia reprezint o tiin o sintez a unor cercetri multidisciplinare fiecare din aceste
discipline avnd metode proprii verificate n practic. Aplicaiile tiinei i mai ales cele psihosociale
n domeniul produciei economice sunt de-a dreptul impresionante. Aceste aplicaii fac eforturi de
anulare a dezacordului dintr-o condiie material deviat pe de-o parte i pe de alt parte de
dezvoltarea psihic armonioas. n acest context este prezentat influena factorilor ergonomici
asupra elementului uman prin prisma randamentului su n activitatea birotic. Este prezentat
influena mobilierului, a luminii, a cromaticii, a zgomotului, a vibraiilor asupra omului n timpul
activitii birotice.
Personalitatea uman nu mai este astzi socotit ca o entitate de sine stttoare, ea se conjug
nencetat cu lumea din care face parte, ntr-o influen reciproc. Un aspect major al acestei conjugri
se manifest n gradul de organizare a muncii, care are ca finalitate bunstarea individual i social.
Datorit dezvoltrii cercetrilor referitoare la condiia uman a muncii, organizarea muncii
cuprinde astzi pe lng aspectele clasice privind metodele i msurarea timpului de munc, i toate
cerinele psihologice, fiziologice, sociale, economice, tehnice, biologice i culturale, care solicit
personalitatea i care mpreun constituie obiectul de studiu al tiinei intitulat ergonomie.
Ergonomia ca tiin ofer cunotinele necesare adaptrii angajailor la munca pe care o
presteaz, pentru obinerea unui randament superior.
Modificrile eseniale intervenite n procesele de munc, apariia unor ramuri industriale noi,
introducerea rapid a noilor cuceriri ale tiinei i tehnicii, ndeosebi ale electronicii i tehnicii de
calcul, ncorporarea ntr-o msur crescnd a muncii intelectuale n activitatea curent au lrgit mult
sfera de preocupri a ergonomiei. Urmare a acestor realiti solicitarea cea mai mare n munca omului
Tema 6
nu mai aparine sistemului muscular , ci a sistemului nervos central. Iar dac avem n vedere munca
specific n birouri, vom observa c angajaii din acest domeniu, din ce n ce mai muli in seama de
binefacerile ergonomiei; i i-au intensificat preocuprile de cunoatere i aplicare a noiunilor de
baz ale acestei tiine.
Ergonomia reprezint o tiin o sintez a unor cercetri multidisciplinare fiecare din aceste
discipline avnd metode proprii verificate n practic.
Aplicaiile tiinei i mai ales cele psihosociale n domeniul produciei economice sunt de-a
dreptul impresionante. Aceste aplicaii fac eforturi de anulare a dezacordului dintr-o condiie
material deviat pe de-o parte i pe de alt parte de dezvoltarea psihic armonioas.
Greutile i eforturile n dezvoltarea i aplicarea tiinelor psihosociale n producia
economic nu sunt generate numai de complexitatea fenomenelor pe care ele le studiaz, ci de
interaciunea lor. De aici apare i necesitatea de a se uni ntr-o tiin interdisciplinar a condiiei
umane, att psihologia, sociologia, fiziologia, tiinele economice i tehnice etc. tiina care a rezultat
este Ergonomia. Denumirea a fost dat de psihologul englez K.F.H. Marell n 1949. Denumirea
deriv de la cuvintele de origine greac ergos = munc i nomos =lege.
Pentru prima dat cuvntul ergonomie a fost folosit n 1857 de ctre biologul polonez
Wolciech Zostrzeboruski n studiul Perspectivele ergonomiei ca tiin a muncii.
n 1959 s-a constituit la Oxford (Anglia) Asociaia Internaional de Ergonomie, iar n
1961 s-a inut primul congres.
Relativ tnra ergonomie s-a dezvoltat rapid, att din punct de vedere teoretic, ct i aplicativ.
Cu toate eforturile depuse de cei care se ocup de ergonomie, nu s-a czut de acord asupra unei
formulri unitare a definirii ei. n marea lor majoritate, definiiile poart amprenta specialitii de
baz, a fiecrui autor.
Profesorul K.F.H. Marell definete ergonomia ca studiul tiinific al relaiei dintre om i
mediul sau de munc. In acest sens, mediul include nu numai mediul nconjurtor n care lucreaz, ci
i materialele i instrumentele, metodele de lucru i organizarea activitii sale, fie ca individ, fie ca
membru al unui colectiv de munc.
Prof. Dr. Bernard Metz, de la Universitatea din Strassbourg (Frana) o definete ca un
ansamblu integrat de tiine susceptibil s ne furnizeze cunotinele asupra muncii umane, necesare
adaptrii raionale a omului la main i a muncii la om.
Prof. V.Munipov (Moscova) a definit ergonomia ca o disciplin care a luat natere din
tiinele tehnice, psihologie, fiziologie, i igien. Ea cerceteaz posibilitile omului n procesele de
munc, urmrind s creeze condiii optime de munc.
Ct privete esena ergonomiei, adic punerea de acord a solicitrilor cu capacitatea de munc
a executantului, aceasta se degaj cu claritate din definiia lui J.R.Jong (Amsterdam), care spune c
ergonomia este aplicarea cunotinelor biologice din domeniul anatomiei, fiziologiei i psihologiei
experimentale i medicinii profesionale, cu scopul de a se atinge un sistem optim om-main. Deci
raportul corespunztor ntre solicitare i capacitatea de munc n interesul angajailor i al
productivitii.
Definiia dat ergonomiei de ctre Organizaia Internaional a Muncii, este: Ergonomia este
aplicarea tiinelor biologice umane, n corelaie cu tiinele tehnice pentru a ajunge la o adaptare
reciproc, optim ntre om i munca sa, rezultatele fiind msurate n indici de eficien i bun stare
de sntate a omului.
Prof. dr. Petre Burloiu, n lucrarea Ergonomie i organizarea economic a muncii (1990),
afirm c Ergonomia este tiina cu caracter federativ, care pe baza interdisciplinaritii, care este
legea sa fundamental integreaz aportul tehnicii, fiziologiei, psihologiei, sociologiei, economiei i
a altor tiine sociale, avnd ca obiect orientarea crerii tehnice contemporane la nivelul
posibilitilor, psihofiziologice normale a omului i utilizarea raional a acestor posibiliti care pot
fi asigurate, n vederea realizrii reproduciei forei de munc, de la o zi la alta.
Toate definiiile ergonomiei ca tiin, conduc la interdisciplinaritate. n legtur cu
interdisciplinaritatea, prerile unor autori au fost diferite, din punct de vedere al sferei lor de
cuprindere. Astfel, K.F. Murell consider c disciplinele tiinifice i tehnologice, care i aduc
contribuii n ergonomie sunt: anatomia, fiziologia, psihofiziologia, fizica i ingineria, psihologia
2
Tema 6
experimental. La aceea dat, Murell consider c ergonomia trebuie s in seama de datele lor; doar
c psihologia social, sociologia i igiena industrial sunt la periferia ergonomiei.
E.Z.Cormick (1970) concepea ergonomia ca o aplicare a informaiilor referitoare la
caracteristicile comportamentului unor informaii produse de sociologie, antropologie i tiinele
biologice.
E.Grandjean (1972) vedea n ergonomie o reunire a laturilor biologice ale tiinei muncii.
Ca orice tiin, ergonomia are un obiect de studiu, metode i tehnici de cercetare. Obiectul
ergonomiei l constituie organizarea activitii umane n procesul muncii prin optimizarea relaiei din
sistemul om-main-mediu, avnd drept scop creterea eficienei tehnico-economice, optimizarea
condiiilor, pentru a obine satisfacia, motivaia rezultatelor muncii, concomitent cu meninerea bunei
stri fiziologice i favorizarea dezvoltrii personalitii. Aceasta presupune realizarea unor condiii:
orientarea i selecia profesional a factorului uman
proiectarea suportului material ( instalaii, echipamente) al muncii n concordan cu
capacitile umane
conceperea unei ambiane care s asigure protecia i securitatea muncii
folosirea optim a capacitilor umane
repartizarea raional a sarcinilor
economia energetic a organismului uman
Trebuie avut n vedere c elementul activ, adaptabil, e omul, mediul fiind creat de acesta.
Aadar, scopul final al ergonomiei este de a crea premisele creterii productivitii muncii umane
i reducerii oboselii. Ea furnizeaz date capabile s contribuie la realizarea acestui obiectiv n
diferite sectoare ale muncii umane. Ea contribuie la mbuntirea condiiilor de munc i la creterea
eficienei muncii n activitate. n funcie de sfera la care se refer, ergonomia este de dou feluri:
Ergonomia de concepie: se practic n instituiile de proiectare ale unitilor constructoare de
maini, utilaje sau mobilier tehnologic, pentru ca aceste mijloace s fie adaptate la nevoile i la
capacitatea omului n aa fel nct omul lucrnd confortabil i ntr-un mediu nevtmtor s poat da
cele mai bune rezultate. Deci, conceperea unor maini, cu caracteristici superioare, a unor mese-
suport pentru maini, adaptate dimensiunilor antropometrice ale executanilor, intr n sarcina
ergonomiei de concepie. Tot n aceast sfer intr i proiectarea dictafoanelor adaptate lucrului ntr-o
poziie fireasc, a mainilor de reprodus documente.
Ergonomia de corecie se practic n unitile unde mijloacele de munc au intrat deja n funciune
i omul desfoar o activitate productiv. Raza ei de aciune este mai mare dect a ergonomiei de
concepie, att prin sfera problemelor i aspectelor investigate, ct i prin gama de uniti i profesii
analizate.
Sistemul om-main-mediu este un ansamblu format de unul sau mai muli oameni i una sau
mai multe componente fizice (maini, echipamente) care interacioneaz pe baza unui circuit
informaional, n cadrul unui mediu fizic i social n vederea realizrii unor scopuri. Un caz particular
de astfel de sistem este biroul, aa cum este el definit n capitolul 1.Toate caracteristicile sistemului
om-main-mediu studiate de ergonomie se pot aplica i n acest caz. Printre cele mai importante
caracteristici se numr:
scopul
intrrile: semnale de fond (elemente detectabile prin senzorii sistemului dar nerelevante pentru
funcionarea lui), condiii fixe, factori critici controlabili i necontrolabili (care impun
restricii)
ieirile dorite (scopul sistemului) sau nedorite (rebuturi, accidente)
legturile
3
Tema 6
structura
funciile: informaionale (recepionarea informaiilor, memorarea informaiilor, prelucrarea
informaiilor i decizia) i operaionale (programarea, execuia, controlul operativ,
supravegherea, diagnosticul, comanda, reglarea, ntreinerea, optimizarea)
Ergonomia este definit ca o tiin interdisciplinar care a luat natere din tiinele tehnice,
psihologie, fiziologie, igien, matematic, analiza muncii etc. Totui nici una din aceste tiine nu
poate s o revendice ca pe un apendice al su, ergonomia avnd toate caracteristicile unei tiine
independente. Studiile ergonomice cu caracter general se pot particulariza n mod specific pentru
diferite ramuri de activitate.
Principalii factori ergonomici implicai n birotic sunt urmtorii:
- mobilierul
- iluminatul
- cromatica
- microclimatul
- zgomotul i vibraiile
- factorii psihosociali
6.2. Criterii ergonomice pentru mobilier
4
Tema 6
nlimea meselor (birourilor) de lucru, ca i nlimea scaunului pentru poziia eznd trebuie
s fie adaptate dimensiunilor antropometrice ale executantului. Ca urmare, n proiectarea meselor de
lucru i a scaunelor trebuie luate n considerare urmtoarele criterii:
a) pentru mesele de lucru (birouri):
nlimea planului de lucru s fie cu 5-10 cm. sub nivelul coatelor
lungimea i adncimea planului de lucru depind de natura activitii (dactilografie, secretariat,
redactare etc.)
dac masa este utilizat n poziia eznd trebuie prevzut spaiu suficient pentru picioare,
care s se poat mica fr s apar senzaii de jen.
b) pentru scaune:
nlime variabil a platformei de ezut, pentru adaptarea la diferite staturi ale executanilor;
5
Tema 6
- Sunt neeconomice
b) corpuri de (consum mult energie - Protejarea mecanic a
iluminat - Asigur dirijarea fluxului electric) surselor de lumin cu
luminos al lmpii n direcia respectarea unghiului de
dorit iluminare
- Ocrotesc ochii mpotriva - Asigurarea unei iluminri
strlucirii difuze
- Protejeaz lmpile
contra murdriei
loviturilor, prafului etc
6
Tema 6
n tabelul 6.2. sunt indicate valorile minime ale nivelului de iluminare n cazul
iluminatului artificial n funcie de complexitatea muncii i contrastul dintre obiect i fond.
6.3.2. Cromatica
7
Tema 6
6.3.3. Microclimatul
procesului tehnologic,
amplasarea raional a utilajelor;
protecia individual a executantului prin folosirea unui protector pentru mediu (dopuri
plastice, antifoane etc.);
cptuirea pereilor cu materiale fonoizolante;
evacuarea surselor de zgomot;
separarea lucrrilor zgomotoase de cele mai puin zgomotoase
Muzica funcional face parte din categoria sunetelor cu influen asupra activitii umane. Ea
este recomandat ca un mijloc de combatere prin camuflare a unor zgomote, precum i a plictiselii, n
procesele de munc monotone. Ea trebuie aleas n aa fel nct s nu produc distonane suprtoare.
Muzica n surdin este recomandat n birouri, unde, n condiiile solicitrilor intelectuale, ea are un
efect de deconectare.
Ca mijloc de stimulare a capacitii de munc, muzica trebuie s ndeplineasc anumite
condiii:
s fie adecvat preferinelor, innd seama de cultura muzical, vrsta i sexul asculttorilor;
s fie transmis prin emisiuni scurte, discontinuu, pe toat durata programului de lucru;
s nu distrag atenia;
9
Tema 6
n urma solicitrilor oricrei activiti umane apare oboseala. Oboseala este starea de
slbiciune muscular, nervoas sau psihic, vizibil sau interioar, real sau imaginar. Ea este cea
care diminueaz capacitatea de munc.
Oboseala se manifest prin ncetinirea ritmului de munc, apariia micrilor suplimentare i
inutile.
Cauze i simptome ale oboselii:
monotonia muncii
intensitatea i durata muncii fizice i intelectuale
factori de mediu (temperatura, lumina, zgomotul)
factori psihici: responsabiliti, griji sau conflicte
condiii alimentare
boal i dureri.
ntrebri recapitulative:
10
Tema 6
11
TEMA 7
V. REZUMAT
Relaiile dintre persoanele juridice (firme) sau cele dintre persoanele juridice i cele fizice
mbrac deseori forma scris a corespondenei oficiale. Aceast tem i propune s analizeze tipurile
de coresponden oficial, clasificarea acesteia, forma i coninutul acesteia, precum i limbajul
folosit iar n final prezint n detaliu modul n care se ntocmete o scrisoare de afaceri.
Relaiile dintre persoanele juridice (firme) sau cele dintre persoanele juridice i cele fizice
mbrac deseori forma scris a corespondenei oficiale
n funcie de domeniul la care se refer, corespondena oficial poate avea coninut:
juridic;
economic;
organizatoric;
administrativ;
diplomatic;
de personal etc.
Obiectul corespondenei oficiale l reprezint iniierea, stabilirea, desfurarea, modificarea i
ncetarea relaiilor dintre corespondeni.
7.2.1. Hrtia
Hrtia utilizat are o importan deosebit deoarece un design reuit va fi compromis dac e
reprodus pe o hrtie ieftin. De asemenea o hrtie de bun calitate poate da un aer distins chiar i
unui antet mai modest. E aadar rentabil s alegei o hrtie de bun calitate pentru colile cu antet.
Dac nu v pricepei chiar dumneavoastr la hrtie, cerei sfatul tipografului sau unui designer dac
cumva nu avei un designer angajat al firmei.
Totui, dac trebuie s trimitei sute de mii de scrisori circulare pe an, vei fi fr ndoial
obligat s alegei ceva mai ieftin. Asta nu trebuie s ngrijorez ns prea mult, cci de attea ori s-a
dovedit c rechizitele mai ieftine nu afecteaz rezultatele campaniilor de vnzri.
Culoarea hrtiei nu trebuie neglijat, ea trebuie s fie foarte de eficient. Aceasta poate fi
folosit alegnd o hrtie colorat sau incluznd-o n designul antetului. n multe situaii este foarte
rspndit folosirea cartonului colorat pentru anumite imprimate.
Hrtia colorat poate fi la fel de util pentru scrisorile de vnzri, iar n cazul unei serii de scrisori,
pentru fiecare scrisoare din serie se poate alege o culoare diferit, ca s trezeasc i mai sigur
interesul.
n ce privete dimensiunile, majoritatea firmelor folosesc astzi dimensiunile adoptate de
Organizaia Internaional a Standardelor (ISO). Pentru colile cu antet, mrimea cea mai rspndit
este A4, care are 210 mm /297 mm. n caz de nevoie, putei utiliza formatul A5, pentru scrisori mai
scurte. Acest format este pe jumtate ct A4, adic 148mm /210mm.
Formatele ISO sunt mprite n trei grupe: A,B,C.
grupa A este pentru rechizite i foi volante;
grupa B este mai ales pentru tiprituri mai mari;
grupa C este pentru plicuri i se folosete, bineneles, mpreun cu hrtia de scris din
grupa A.
Toate formatele din cele trei grupe au aceeai form, adic un dreptunghi, avnd un raport
constant ntre cele dou laturi. Fiecare format e obinut prin mprirea formatului precedent.
Grupa A se bazeaz pe coala A0, care msoar 841 mm /1189 mm, deci un metru ptrat.
ndoit A0 ne d formatul A1, A1 njumtit ne d A2 etc. Formatele rezultate sunt urmtoarele:
Formate A Dimensiuni n mm Formate A Dimensiuni n mm
A0 841 x 1189 A4 210 x 297
A1 594 x 841 A5 148 x 210
2
Tema 7
Pentru lumea afacerilor avantajele adoptrii generalizate a formatelor ISO sunt urmtoarele:
1. ndosarierea mult mai simpl dac toate brourile, foile volante scrisorile au formate
similare sau corelate.
2. Cele mai multe ri europene folosesc formatele ISO, iar sistemele ndosariere sunt adaptate
la ele.
3. Reducerea formatelor (pentru a utiliza mrimi diferite de hrtie) e mai uoar i deci mai
rapid.
4. Pota poate face sortarea mai repede, pentru c echipamentul electronic de sortare e folosit
mai eficient.
A1
A2
A3
A4
A5
7.2.2. Plicurile
Plicurile trebuie, desigur, s se potriveasc cu coala cu antet n ceea ce privete calitatea
hrtiei, caracterele tipografice i emblema. Dup cum am vzut, grupa C, pentru plicuri, a fost
conceput de ISO pentru a fi combinat cu scrisorile i tipriturile format A. Din nefericire, n timp ce
aceast uria aciune de standardizare era n curs, Uniunea Potal Internaional i vedea linitit
de propriul su plan de standardizare, care urmrea stabilirea unor formate de plicuri capabile s
uureze manipularea. Se pare c nici una dintre cele dou organizaii nu s-a gndit s-o consulte pe
cealalt i cu att mai puin s lucreze mpreun.
Drept rezultat Ministerul Potelor din Marea Britanie a adoptat n 1968 o gam de mrimi de
plicuri cu indicativul POP (Post Office Prefered, adic preferate de serviciul potal); doar una
singur din aceste mrimi se potrivete cu gama ISO C.
Dac facei multe afaceri cu ri europene, ai putea alege plicuri cu ferestruic. Sunt folosite
curent n Europa i au avantajul de a economisi din timpul de dactilografiere. Nu se recomand ns
pentru scrisori de vnzri, pentru c au un aspect auster i nu-i ncurajeaz pe oameni s le deschid.
Modaliti de a face atractive plicurile:
A) pentru a fi ct mai atrgtor, atunci cnd e fapt dorii s vindei ceva, plicul trebuie s devin
interesant. Pentru a obine acest lucru putei folosi:
un timbru adevrat care este mai interesant dect unul imprimat de un aparat de
francare;
un timbru neobinuit e mai interesant dect unul ordinar
3
Tema 7
un timbru strin e mai interesant dect cel al rii. Exist cel puin o firm celebr care
i expediaz o parte din scrisori din Olanda, ntr-adins ca s pun pe ele acele atractive
mrci strine. tiu ei ce fac, au ctigat milioane vnznd prin scrisori.
B) o metod e s faci ca scrisoarea de vnzri s arate ct mai mult ca o scrisoare personal,
necircular. n acest caz se poate apela la:
trucul cu timbrul strin intr n aceast categorie;
alt idee, le fel de bun, este de a aduga pe plic un mesaj incitant, trdnd astfel
coninutul dar fcndu-l pe destinatar nerbdtor s deschid scrisoarea;
foarte cunoscut firm internaional introduce n plic timbre de rspuns vizibile prin
ferstruic, sau recurge la o ilustraie ademenitoare cu un cadou, nsoit de cuvintele
Al dumneavoastr, absolut gratuit tiprite n rou. Multe firme folosesc plicuri
colorate pe care sunt tiprite mesaje cum ar fi Conine tiri importante sau altele
similare.
Cnd e vorba de scrisori de vnzri se stabilete care este cea mai potrivit modalitate n
raport cu produsele dumneavoastr specifice.
7.2.3. Reproducerea
A fost o vreme cnd o companie care se respecta n-ar fi folosit dect antete gravate. ns
timpurile acelea s-au dus, iar azi avei de ales ntre cel puin patru metode de reproducere, toate
perfect acceptabile.
Gravarea. n materie de tiprituri, reprezint cam ce este Rolls Royce printre automobile. Nu
se poate compara cu nimic altceva, dac v putei permite cheltuiala. Fabricarea matriei iniiale este
cea care face ca gravarea s fie att de scump, ns dac folosii cantiti mari de coli cu antet preul
nu mai e chiar exorbitant. Dac v trebuie 1000 de coli, gravarea lor va costa cam cu 200 % mai mult
dect tiprirea obinuit. ns dac avei nevoie de 10.000 de coli, gravarea lor va costa doar cu 50 %
mai mult dect tiprirea normal. Trebuie reinut c preul confecionrii rechizitelor variaz de la o
tipografie la alta (ca i alte servicii), aa c e recomandabil s obinei detalii de la cel puin trei
tipografii nainte de a plasa o comand.
Termografia. n SUA, procedeul e numit gravare fr plac, pentru c are un aspect
asemntor cu gravura dar e realizat fr matria att de scump. Metoda devine din ce n ce mai
popular n Marea Britanie i d rezultate ntr-adevr frumoase. Nici un cunosctor nu o va confunda
ns cu gravura. E ieftin, doar cu 10-15 % mai scump dect tiprirea obinuit, depinde i n acest
caz de tipografie.
Litografie-offset. Multe societi i reproduc propriile coli cu antet i formulare, pe o main
offset. O main offset modern nu e deloc murdar, incomod sau urt mirositoare. Dimpotriv, e n
bun msur automat i e uor de folosit. Rezultatul e identic cu cel dat de tiprirea normal.
Tiprirea clasic. E procedeul convenional pe care l cunoatem cu toii. Nu trebuie s avei
vreo reticen n folosire lui pentru antetele firmei dumneavoastr: n ziua de azi e ntrutotul
acceptabil. Un antet modern, frumos conceput, tiprit pe o hrtie de calitate poate reprezenta firma
ntr-un mod ct se poate de avantajos. De fapt, acesta e procedeul folosit de majoritatea societilor.
4
Tema 7
instruciuni pentru fiecare mrime de coal de antet pe care s o folosii. Aa procedeaz British
Railways, inclusiv instruciunile despre cum se pliaz scrisoarea ca s se potriveasc ferestruica
plicului (prin care trebuie s se vad adresa). British Railways a fost una din primele organizaii
britanice care i-au aliniat textul scrisorilor la stnga. Astzi majoritatea societilor britanice
procedeaz aa. Obiceiul acesta a aprut din simpl comoditate, ns s-au gsit din fericire alii de a-l
face destul de plcut privirii.
Indiferent dac preferai sau nu plicurile cu ferestruic, adresa trebuie scris grupat, n bloc,
nu n continuare, aa cum se fcea mai de mult. Componentele adresei - nume, funcie, firm,
strada i numrul, oraul etc - se pun unul sub altul.
n alegerea aezrii n pagin, criteriile de baz trebuie s fie estetica i uurina la citire:
viteza de dactilografiere vine imediat dup aceea. Realitatea este c multe firme inverseaz ordinea
criteriilor.
drept altceva. Dac ncercai s adugai ulterior nume i adrese rezultatul va fi dezastruos. Exist
alte metode mult mai bune, n-are rost s v ncurcai cu asta.
Litografie. n acest caz scrisoarea trebuie dactilografiat cu o panglic special. Se obine un
original care poate fi folosit pentru a scoate ntre 50 i 5000 de copii. Varianta mai veche implic
dactilografierea scrisorii cu o panglic obinuit i apoi, pornind de la ea, realizarea unei plci
fotografice indiferent de varianta folosit, numele i adresele pot fi adugate, cu reuit aproape
perfect.
Unele maini litografice pot imprima antetul i scrisoarea simultan, ceea ce e foarte avantajos
n cazul unei cantiti mari de coresponden.
Facsimil.. E o tehnic bazat pe tiprirea normal mai sus amintit. Exist ns o deosebire
important. Dup ce textul a fost cules n caractere similare cu cele ale mainii de scris, ele imprimat
pe hrtie prin intermediul unei panglici sau pnze de mtase pur. Rezult o form oarecum
neregulat a textului, cam cum se ntmpl la dactilografiere. Cu alte cuvinte, se elimin acea
regularitate perfect caracteristic tiparului i scrisoarea arat ca i cum ar fi fost chiar dactilografiat
(deci pare individualizat).
Exist dou tehnici de acest tip: rotativ i plan. Ambele dau rezultate excelente, iar cea de-a
doua se apropie de perfeciune.
Fotocopierea. Maina de fotocopiat (xeroxul) a produs o mic revoluie n munca de birou,
peste tot n lume, eliminnd plicticoasa copiere dactilo a documentelor. Ca s produci scrisori
circulare, dactilografiezi pur i simplu originalul pe o hrtie obinuit, o introduci n main, i o
reproduci pe coli cu antet. Numele i adresele pot fi ulterior adugate.
Dac se d suficient atenie potrivirii tuului, rezultatul e foarte bun. Fotocopierea nu e ns
n nici un caz ieftin, de aceea e rezervat produciei de serie mic.
7.2.6. Semntura
Ultimul element pe care l mai avei de luat n considerare, din punctul de vedere al formei,
este semntura dumneavoastr. Dac numrul scrisorilor trimise e rezonabil de mic, ai face bine s
semnai personal fiecare scrisoare. Dar aa ceva e exclus n cazul cantitilor mari, aa c cea mai
bun soluie n asemenea cazuri este un facsimil al semnturii, n culoare albastr. Simpla
dactilografiere a numelui, o tampil sau o semntur imprimat n negru odat cu restul textului nu
sunt satisfctoare; v vor da imediat de gol n cazul n care vreunul dintre destinatari i-ar face iluzia
c va primi o scrisoare conceput pentru el personal.
Odat ncheiate aceste reflecii asupra formei scrisorii dumneavoastr - ambalajul, cum s-ar
spune - ne putem de coninut.
7.2.7. Coninutul
Majoritatea scrisorilor de afaceri urmresc trei scopuri:
1. S transmit un mesaj de la expeditor la destinatar.
2. S-l determinm pe destinatar s acioneze.
3. S atrag simpatia destinatarului, pentru expeditor i firma sa.
O mare parte dintre miile de scrisori de afaceri trimise n fiecare zi nu doar eueaz lamentabil
n privina scopurilor doi i trei, dar n plus par s fac toate eforturile pentru a compromite scopul
principal - acela de a transmite destinatarilor un mesaj clar i fr echivoc.
Sigur c nu e uor s scrii scrisori. Altminteri, ar fi mai puini cei care fac att de ru treaba
asta. n esen, scrisorile dumneavoastr trebuie s ncerce s fie clare, simple, concise i amicale.
A scrie clar nseamn a gndi clar, tot aa dup cum scrierea nclcit este rezultatul gndirii
nclcite. De aceea, regula de baz este: gndete nainte de a scrie. Hotrte-te ce vrei s spui
nainte de a te aventura s-i pui gndurile pe hrtie. Sfatul acesta pare att de elementar nct ar putea
fi luat drept o jignire, i totui nenumrate cadre de conducere se plng c n-au timp s reflecteze
nainte de a-i dicta misivele informe i neconcludente.
ncercai s v organizai materialul n minte nainte de a-l dicta. Bifai diversele puncte din
scrisoarea la care rspundei. Referii-v la fiecare puncte pe rnd. A trata trei lucruri n acelai timp
nu nseamn concizie. nseamn harababur. Odat ce ai terminat cu un punct, trecei la urmtorul,
6
Tema 7
E greu s scapi de cuvintele inutile. Pentru asta e nevoie de un efort serios din partea
dumneavoastr. Recitii fiecare propoziie din scrisoare i ntrebai-v: Cuvntu-l sta e ntr-adevr
necesar ? O s schimbe nelesul dac-l dau afar ? Dac rspunsul e Nu, atunci scoatei fr mil
cuvntul n plus. Prin aceast operaie de curire scrisul dumneavoastr va avea mult de ctigat n
privina conciziei i a claritii.
Dac ai lua acest sfat n serios i ai ncepe s v recitii scrisorile cu un creion albastru n
mn, operaia de curire ar duce, nendoielnic, la eliminarea unui mare numr de cliee uzate.
Clieele sunt uneltele leneului. Ele i rsar promt n minte, scpndu-l de efortul de a gndi singur.
Aruncai-le nainte ca ele s-i lase amprenta asupra textelor dumneavoastr.
Asta nu nseamn totui c orice clieu trebuie evitat. Aa cum arta Eric Partridge, care
anume expresie e un clieu este n parte o chestiune de opinie. Dac v-ai gndit bine la ce anume
vrei s spunei i o expresie convenional se potrivete la perfecie cu intenia dumneavoastr,
nimeni nu v va putea condamna c ai folosit-o. Pe de alt parte, dac recurgei la un clieu doar
pentru c e primul lucru care v vine n minte, scrisul dumneavoastr e n pericol de a deveni
inconsistent.
Cultivai obiceiul de a verifica n dicionare cuvntul pe care vrei s-l folosii. Vei fi surprins
s constatai ct de des acesta nu e adecvat sensului exact pe care l aveai n minte. Decidei-v dac
vrei ntr-adevr s spunei a integra sau dac nu cumva a include, a combina sau a reuni se
potrivesc mai bine. Nu v repezii cu alternativ fr s ncercai mai nti cu alt, nou, proaspt,
revzut, diferit.
inei minte c verbal nseamn n cuvinte, ca de exemplu n: Nu a dat o aprobare
verbal ci doar a ncuviinat din cap. Deseori e confundat cu oral, ceea ce nseamn rostit, n
opoziie cu n scris.
Cnd alegei un adjectiv, ncercai s gsii unul care se potrivete exact cu nuana dorit.
Frumos nu nseamn, bineneles, mare lucru, fiindc spunem friptur frumoas, fat frumoas,
grdin frumoas, sau chiar afacere frumoas. Global poate s nu nsemne nimic sau poate s
nsemne mai multe lucruri. Dac nelesul exact este total sau mediu, de ce nu spunei chiar aa ?
Dac v simii tentat s scriei: Creterea global a oraului trebuie s fie limitat, abinei-v.
Dac vei reexamina, cum am sugerat mai sus, aceast cu ajutorul creionului albastru, vei constata c
de fapt cuvntul global nu contribuie cu nimic la nelesul ei.
Dac dou cuvinte se potrivesc la fel de bine cu ceea ce dorii s spunei, alegei-l pe cel mai
7
Tema 7
scurt. Deseori cuvintele scurte sunt mai puternice i mai directe dect cele lungi, pentru c de mai
mult vreme n limba englez. De asemenea, permit mai buna nelegere a textului scris.
Sir Winston Churchill a fost un mare partizan al cuvntului scurt, dei nu dispreuia nici
folosirea unuia lung, i chiar foarte lung, n caz de nevoie.
Gndii-v aadar de dou ori nainte de a v presra scrisorile cu cuvinte lungi i pretenioase.
Nu v temei s folosii a spune n loc de a afirma, a informa sau a aduce la cunotin. Nu ezitai s
folosii a ncepe n loc de a iniia. La fel, preferai a sublinia n loc de a scoate n eviden, nainte n
loc de anterior, despre n loc de referitor la, cu privire la sau n legtur cu. Cnd alegei, deci,
cuvintele, preferai-le pe cele scurte, simple i familiare celor lungi, celor complicate i neobinuite.
pasiv doar atunci cnd n-o putei evita. Diateza activ e mult mai tare i mai direct. Cel care face,
crede, hotrte, gndete .a.m.d este, totdeauna, un grup sau o persoan. De fiecare dat cnd e
posibil, facei din acest grup sau din aceast persoan subiectul frazei dumneavoastr.
Ct privete regulile gramaticale, e mai bine s nu avei prea multe complexe, cci nesigurana
n folosirea lor produce deseori scrisori confuze i prolixe. Cunotinele fundamentale de gramatic
sunt bineneles utile, dar e bine s reinei c n-o s se prbueasc cerul dac ignorai vreuna din
reguli. Unii dintre cei mai mari scriitori de limb englez, de la Shakespeare ncoace, au neglijat din
cnd n cnd regulile gramaticii. Mult mai important e s rzbii pn la corespondentul
dumneavoastr aa cum suntei n realitate, aa cum v tie el sau ea. Dac suntei cumva un diamant
nelefuit, corespondentul dumneavoastr va fi dezorientat c i scriei ca un profesor universitar. Dac
suntei glume i neprotocolar, va fi ocat primind una dintre acele misive demodate, n jargon de
afaceri. Pe scurt, regula de aur fii tu nsui trebuie aplicat i la scrisori.
Majuscule
Exist tendina de a neglija majusculele. Folosii majuscula la nceputul cuvntului n
urmtoarele cazuri:
1. Numele proprii de persoane, ri, orae, sate, judee. ruri, muni, lacuri, mri i oceane.
2. Titlurile crilor, pieselor, articolelor, revistelor, capitolelor de carte, discursurilor, operelor,
cntecelor etc., de exemplu Piesa lui favorit e Othello. Cea mai bun carte pe aceast tem
e Investiiile - nimic mai simplu.
3. Numele navelor, hotelurilor, restaurantelor, hanurilor, etc.
Nu folosii majuscule pentru :
1. Substantive comune care indic o categorie general de persoane sau lucruri, de pild Sunt
multe universiti n Marea Britanie (universitate).
2. Numele diverselor discipline tiinifice, cnd sunt folosite n sens general, de exemplu:
Studiaz istoria i tiinele economice.
n caz c avei dubii, singura cale de urmat este s v folosii propriul discernmnt. Odat ce
ai luat o hotrre, inei-v de ea pn la captul scrisorii. Dac recurgei la un ndreptar, folosii-v
mereu de acelai i sftuii-i i pe membrii personalului dumneavoastr s fac la fel.
Punctuaia
Despre punctuaie s-ar putea scrie o carte ntreag. Dar omul de afaceri, pe care-l intereseaz
n primul rnd scrisorile de afaceri i rapoartele, n-are nevoie de studiu aprofundat asupra punctuaiei.
Tot ce i trebuie sunt cteva reguli de bun sim.
Punctul. Tendina actual e de a face mai puin uz de semnele de punctuaie. Singura excepie
o face punctul, care e mai des folosit, i dup iniiale i dup majoritatea abrevierilor. Dac o
abreviere se termin la fel cum se termin cuvntul respectiv, nu e nevoie de punct. Deci: sept., a.m.,
etc., dar dl, dr, dna (fr punct). De dragul vitezei, ns punctele de dup abrevieri sunt din ce n ce
mai puin folosite n corespondena de afaceri. Avem aadar SA, CEE, SRL i aa mai departe.
Virgula. Indic cea mai scurt pauz din fraz i, cndva, era folosit intens. Astzi, att din
cauza scurtrii frazelor ct i poate, pentru c n epoca noastr pauza, orict de scurt, pare o crim,
virgula e mult mai puin folosit. ns e greit s-o eliminm cu totul, cci uneori ea contribuie la
claritatea textului. O regul simpl ar fi c virgula trebuie pus atunci cnd omiterea ei altereaz
sensul. Avei nevoie de virgul pentru a separa elementele unei liste, de exemplu fabrica noastr
produce piulie, uruburi, cuie, piroane i balamale.
Muli scriitori buni nu ncadreaz ntre virgule micile propoziii explicative; dac asta nu
produce nici o neclaritate, putei s v lipsii de virgule. Oricum, dac punei virgul la nceput
trebuie s-o punei i la sfrit. Virgula se pune dup un citat direct, de pild Ne vedem
mine, spuse el . Remarcile care separ dou pri ale unui citat au de asemenea nevoie de virgul:
Ne vedem la conferin, spuse, i vezi s nu ntrzii. Cnd cineva se adreseaz cuiva, numele sau
titlul persoanei abordate trebuie ncadrat de dou virgule: Vei fi de acord, domnilor, c acesta a fost
un an foarte greu.
Punct i virgul. Acest semn indic o pauz ceva mai mic dect punctul, dar mai mare dect
virgula. Tendina modern de a scurta frazele l-a eliminat practic, n special din scrisorile de
afaceri. Dac vi se pare c ai gndit o fraz att de lung nct trebuie s o divizai prin punct i
9
Tema 7
Formule de adresare
Folosind aceast carte, vei avea posibilitatea ca, dup citirea unei scrisori primite, s hotri
dac putei rspunde fr s avei nevoie de compunere original i, dac da, s alegei paragrafele
potrivite din capitolele urmtoare, s transcriei numerele lor pe ciorna scrisorii de rspuns, pe care
apoi s i-o dai dactilografei.
10
Tema 7
Antetul - cuprinde numele firmei, adresa, telefon, fax, eventual numrul de nregistrare al societii
(firmei), banca i contul. Antetul este de multe ori imprimat pe coli la tipografie. ntruct scrisorile
sunt adesea folosite ca elemente n contractele de afaceri este foarte important ca adresele ambelor
pari s figureze n fiecare scrisoare comercial. Utiliznd un antet tiprit o companie (firm) asigur
includerea tuturor detaliilor necesare privitoare la denumire, adres, codul potal, numerele de
telefon, telex i fax.
11
Tema 7
Referinele iniialele directorului care a dictat scrisoarea i iniialele secretarei care a dactilografiat-
o. Iniialele directorului sunt scrise cu majuscule, iar ale secretarei cu minuscule i separate cu o bar
(slash). Referina const de obicei din iniialele directorului care a dictat scrisoarea urmate de
iniialele secretarei care a dactilografiat-o. Iniialele directorului sunt de obicei aezate deasupra (cu
majuscule).Iniialele secretarei sunt uneori aezate n partea de jos (dedesubt). Cele dou seturi de
iniiale pot fi separate de o bar (linie oblic) sau de punct. Ele pot de asemenea cuprinde un numr
de dosar sau un numr de cod al seciei sau departamentului respectiv. Cnd se menioneaz referiea
la o scrisoare anterioar, la care se rspunde prin prezenta scrisoare, este util s se aminteasc i data
scrisorii anterioare.
Numele i adresa destinatarului sub referine i dat, n partea de sus. n partea de sus a scrisorii,
sub referinte i dat, secretara dactilografiaz numele i adresa destinatarului, adic ale persoanei
creia urmeaz s-i fie trimis scrisoarea: adresantul.
Mr. T. Williamson
67 Camside
Church Strect
Chesterton
CAMBRIDGE
CB4 IPQ
Numele si adresa sunt dactilografiate la fel ca pe plic la un rnd, iar numele oraului este scris cu
majuscule. Fiecare element al adresei este scris pe un rnd nou inclusiv codul potal.
Formule de adresare Aceast formul, care este n fond o formul de salut apare la nceputul
scrisorii i este de obicei formal, Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. Brown. Dear Mrs.
Smith, etc. ntr-un registru mai puin formal secretara poate dactilografia numai cuvntul Dear lsnd
ca numele adresantului (destinatarului) s fie completat de semnatarul scrisorii cnd aceasta va fi
semnat. Aceast modalitate presupune o schimbare i n formula dc ncheiere a scrisorii. Unele
scrisori sunt adresate tuturor celor interesai de exemplu o recomandare dat unui angajat care
solicit un post n alt parte. Formula cea mai potrivit in a n asemenea cazuri este To whom it May
Concern.
Titlul rezumnd scopul scrisorii Acest titlu se insereaz dup formula de adresare. Un asemenea
titlu nu trebuie s se ncheie cu punct. Exemple de titluri:
sau
Paragraful iniial Paragraful iniial este alctuit adesea dintr-o singur propoziie. El este
introductiv i de multe ori se refer la o scrisoare anterioar sau la desfurarea afacerilor. Acest
12
Tema 7
paragraf trebuie s fie deferent dar totodat s dea tonul scrisorii. Textul poate fi prietenos sau formal,
sau poate face aluzie la chestiuni serioase care vor deveni explicite n cuprinsul scrisorii.
Cuprinsul scrisorii - n funcie de specificul scrisorii. Poate fi mprit n mai multe paragrafe.
Paragraful de ncheiere se restabilete tonul deferent indiferent de tonul scrisorii.
Formula de ncheiere Paragraful de ncheiere const de obicei dintr-o singur propoziie care
restabilete tonul deferent oricare ar fi natura coninutului scrisorii. Acest paragraf este adesea folosit
pentru a semnala aciunea pe care autorul sper s-o determine prin scrisoare.
Anexe i copii Dac n cuprinsul scrisorii se fac referiri la astfel de elemente, semntura este
urmat de o referire la anexele ataate la scrisoare. Dac un corespondent se refer n cuprinsul
scrisorii la faptul c scrisoarea este nsoit de anxe cum ar fi o brour, o factur, list de preuri,
plan indicnd accesul n cldire etc. semntura este urmat de o referire la ane-xele ataate la
scrisoare. Cuvntul enclosures (anexe) se scrie prescurtat ENC, Enc sau enc. De exemplu:
Enc
1. Price list (List de preuri)
Cnd se fac copii la.indigo n scopul trimiteri lor tu-turor celor interesai de obicei se menioneaz
acest lucru n partea de jos a scrisorii. Formularea este urmtoarea: copies to: sau ditribution: sau mai
frecvent cc: (copies circulated to)
ntrebri recapitulative:
1. Care este clasificarea corespondentei initiale;
2. Cum se foloseste hartia in activitatile de corespondenta?
3. Care sunt tehnicile de reproducere?
4. Ce sunt scrisorile circulare?
13
Tema 7
14