Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
100 Intrebari Si Raspunsuri Din Gestiune PDF
100 Intrebari Si Raspunsuri Din Gestiune PDF
INTREBARI SI RASPUNSURI
DIN GESTIUNE
Gestiunea ofera informatii mult mai detaliate decat poate oferi contabilitatea, cum ar fi:
pp valoarea stocurilor expirate, fara miscare, informatii privind produsele cele mai cerute;
Toate acestea sunt informatii esentiale pentru cei care conduc o afacere, indiferent de
marimea ei.
In cadrul gestiunii, un loc important il ocupa gestiunea stocurilor, prin care se intelege
organizarea activitatilor cu stocuri la nivelul entitatii. Mai concret:
pp inventarierea periodica;
pp societati comerciale;
pp societati/companii nationale;
pp regii autonome;
pp societatile cooperatiste;
pp Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata in Monitorul Oficial nr. 454 din 18 iunie 2008, cu
modificarile si completarile ulterioare, care iti explica:
pp Ordinul ministrului finantelor publice nr. 2.861/2009 pentru aprobarea Normelor privind
organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor
proprii, publicat in Monitorul Oficial nr. 704 din 20 octombrie 2009, care iti explica detaliat
regulile dupa care se efectueaza inventarierea.
pp Ordinul ministrului finantelor publice nr.2634 din 05 noiembrie 2015 privind documentele
pp Legea nr 227 / 2015 articolul 91 lit.e), 94 alin.(11), 97 alin.(5) sau pe scurt Codul fiscal, care
iti explica ce taxe trebuie sa platesti ca urmare a derularii activitatiii tale.
pp Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.826/2003 pentru aprobarea Precizarilor privind
unele masuri referitoare la organizarea si conducerea contabilitatii de gestiune, publicat in
Monitorul Oficial nr. 23 din 12 ianuarie 2004 care contine recomandari cu privire la:
pp calculatia costurilor.
pp Ordonanța nr. 99/2000 privind comercializarea produselor și serviciilor de piață care contine
prevederi importante referitoare la derularea activității de comert, printre care:
pp orarele de functionare;
Asadar, in cadrul unei entitati se pot aloca unui gestionar mai multe gestiuni.
Asadar, daca nu este numit un gestionar, activele vor trebui date in folosinta salariatilor ori
administratorilor entitatii.
Articolul 10 al Legii 22/1969 prevede obligatia gestionarului unei astfel de entitati de a depune
o garantie in numerar.
pp costul bunurilor, lucrarilor sau serviciilor suportat de catre persoanele juridice care
desfasoara activitati de productie sau prestari de servicii, precum si la costul bunurilor
vandute, in cazul persoanelor juridice care desfasoara activitati de comert;
Aplicatia Smart Bill iti pune la dispozitie toate informatiile legate de gestiunea
stocurilor, gestiunea clientilor si furnizorilor, a trezoreriei precum si a
cheltuielilor efectuate.
Poti urmari elemente precum evolutia cifrei de afaceri, ciclicitatea business-ului tau, stocul
de produse la un moment dat, produsele fara miscare, invechite, produsele cel mai bine
vandute, facturile neincasate etc.
Cum se poate realiza acest lucru in cel mai simplu mod? Iata doua solutii:
Aceasta trebuie insa aleasa cu grija pentru a raspunde tuturor necesitatilor. Excelul nu este o
optiune.
Smart Bill este o aplicatie extrem de utila si online prin care poti accesa
sistemul de gestiune de oriunde te afli, atata timp cat esti conectat la internet.
Poti astfel intra pe aplicatie de pe laptop sau de pe mobil, de la birou sau din vacanta, in
timpul unei intalniri de afaceri, in mijlocul unei sedinte sau de acasa.
pp Metoda global-valorica.
Cea mai simpla si mai flexibila metoda este cea cantitativ-valorica: ideala pentru orice tip
de gestiune, usor de realizat cu un soft de evidenta a stocurilor, aceasta nu presupune calcule
suplimentare de preturi de vanzare si adaosuri ca in cazul metodei global-valorice. Permite un
control mai bun al stocurilor.
Aplicatia Smart Bill iti da posibilitatea de a alege una dintre cele doua metode
de gestiune, in etapa de creare a unei gestiuni.
Fiecare metoda are regulile ei specifice, de aceea este bine sa fie stabilite corect de la
inceput tipurile corespunzatoare.
pp plata la scadenta a facturilor: este important sa stii ce ai de platit si la ce data pentru a-ti
putea optimiza cash-flow-ul. Platind doar la scadenta poti beneficia de creditul furnizor si pe
de alta parte, avand o astfel de evidenta a scadentelor, nu risti sa ajungi in intarziere de plata,
fapt care ar putea dauna relatiilor cu partenerii de afaceri;
pp analiza achizitiilor pe furnizori – preturi si volume, in vederea luarii celor mai bune decizii de
business. De exemplu, daca achizitionezi frecvent si in cantitati mari bunuri de la un anumit
furnizor, ai putea considera ca la un moment dat sa ii soliciti anumite discounturi de volum.
In special in cazul firmelor care au achizitii frecvente, in cantitati mici si cu preturi diferite, este
important un bun control al furnizorilor.
pp obtinerea rapoartelor.
In ceea ce priveste rapoartele disponibile, acestea sunt situatii ale facturilor de la furnizori – se
pot selecta facturile pe furnizori, moneda, statusul platii, perioada etc. Este un raport complex
care poate fi restrans prin aplicarea filtrelor dorite asa cum se poate observa mai jos:
pp evidenta incasarilor;
Daca entitatea nu incaseaza la timp facturile emise clientilor, aceasta poate intra in probleme
grave de cash-flow.
Spre deosebire de furnizori, gestionarea relatiei cu clientii este mai delicata, presupunand
comunicari mai dese, trimiterea de documente, emiterea de notificari etc.
pp gestionarea online a facturilor emise, inclusiv expedierea acestui format catre clienti;
Din aplicatie se pot trimite automat clientilor documentele emise si notificari, cu posibilitatea
de a personaliza mesajul in functie de dorinta utilizatorului, asa cum se poate observa mai jos:
pp la valoarea de aport stabilita in urma evaluarii pentru bunurile reprezentand aport la capitalul
social;
pp la valoarea justa pentru bunurile obtinute cu titlu gratuit sau constatate in plus la inventariere.
In functie de modul de intrare in entitate, se utilizeaza una din modalitatile de mai sus.
pp pretul de cumparare;
pp taxele de import (cu exceptia acelora pe care persoana juridica le poate recupera de la
autoritatile fiscale);
pp cheltuielile de transport;
pp cheltuielile de manipulare;
Presupunem ca se achizitioneaza 100 markere tip X la un pret de 20 lei si transport 100 lei.
pp dupa valoare;
pp dupa cantitate;
pp personalizat.
Asa cum se repartizeaza transportul, se poate repartiza orice cheltuiala direct atribuibila
achizitiei.
Acestea sunt singurele metode legale de a determina costul bunurilor fungibile iesite din
gestiune. Nu vei putea alege un produs anume cu costul de achizitie pe care il consideri cel mai
potrivit calculelor tale, ci va trebui sa utilizezi costul propus de metoda aleasa.
Mai mult, o data stabilita metoda, aceasta trebuie aplicata in mod consecvent. Nu se poate
aplica astazi FIFO si in alta zi LIFO sau CMP.
In aplicatia Smart Bill se poate utiliza metoda primul intrat-primul iesit (FIFO),
deoarece este cel mai des utilizata.
Pe masura epuizarii lotului, bunurile iesite din gestiune se evalueaza la costul de achizitie sau de
productie al lotului urmator, in ordine cronologica.
Pe masura epuizarii lotului, bunurile iesite din gestiune se evalueaza la costul de achizitie sau
costul de productie al lotului anterior, in ordine cronologica.
Media poate fi calculata periodic sau dupa fiecare receptie. Perioada de calcul nu trebuie sa
depaseasca durata medie de stocare.
pp marea majoritate a entitatilor folosesc FIFO fiindca este o optiune logica. Exista insa cateva
industrii in care optiunea logica este LIFO, de exemplu in industria petroliera, sau cea a
utilitatilor;
pp in conditii de inflatie, daca se utilizeaza FIFO, primul articol care este vandut este cel mai
ieftin, prin urmare se raporteaza costuri ale bunurilor vandute mai mici => profit mai mare =>
impozit pe profit mai mare; invers se intampla in cazul LIFO;
pp in conditii de deflatie, FIFO determina un cost al bunurilor vandute mai mare => profit mai
mic => impozit pe profit mai mic; invers se intampla in cazul LIFO;
pp LIFO poate determina pastrarea unei arhive laborioase pe termen lung, datorita faptului ca
primul articol intrat poate ajunge sa fie eliminat dupa foarte mult timp;
pp CMP se utilizeaza cu succes atunci cand stocurile achizitionate sunt atat de amestecate si
omogene, incat este imposibil de atribuit un cost unui anumit element de stoc.
De exemplu, in cursul lunii octombrie, toate intrarile in gestiune din materia prima X se reflecta
la costul standard de 5 lei/buc. Toate tranzactiile din cursul perioadei se inregistreaza la acest
cost.
De exemplu, daca in cursul lunii pretul furnizorului creste la 6 lei/buc., diferenta de 1 leu/buc.
va fi inregistrata ca diferenta de pret. Repartizarea diferentelor de pret asupra valorii bunurilor
iesite si asupra stocurilor se efectueaza cu ajutorul unui coeficient de repartizare.
In ce priveste metoda pretului cu amanuntul aceasta este foarte des intalnita in comertul cu
amanuntul. Utilitatea este maxima in cazul produselor numeroase care se ruleaza rapid si la
care marjele sunt similare.
In ce consta metoda?
pp costul bunurilor vandute se calculeaza prin deducerea valorii marjei brute din pretul de
vanzare a stocurilor;
Pretul de vanzare cu amanuntul = cost de achizitie + adaos comercial+ TVA. Astfel, pentru un
produs care are cost de achizitie 100 lei si adaos 30%, TVA 20%, pretul se determina astfel:
Marimea sa relativa, respectiv rata adaosului comercial, se stabileste fie in mod liber, fara nicio
restrictie, fie pe baza unor reglementari.
Potrivit ratiunii sale economice, adaosul comercial trebuie sa asigure atat acoperirea
cheltuielilor de functionare efectuate de comerciant, cat si obtinerea unui anumit profit.
pp dorinta intreprinzatorului de a obtine un profit mai mic sau mai mare, dupa caz;
pp concurenta care este pe piata (daca exista mai multe produse similare celui pe care
il produci/comercializezi, nu este fezabil sa stabilesti un pret mult mai mare decat al
competitorilor doar pentru ca doresti un anumit procent de profit, deoarece s-ar putea sa nu
mai gasesti niciun cumparator pentru produsele tale).
In aplicatia Smart Bill poti seta listele finale de preturi de vanzare in Nomenclatoare > Lista de
preturi, astfel:
Adaosul comercial nu reprezinta si discountul maxim pe care il poti acorda. Acest lucru este
bine de stiut dinainte, pentru a evita situatiile de vanzare in pierdere.
Iata un exemplu:
Valoarea vanzarii este prin urmare 125 lei – 25 lei = 100 lei
Asadar, trebuie actionat cu prudenta pentru a evita situatiile de vanzare fara profit, sau chiar
pe pierdere.
pp costuri de achizitie;
pp costuri de productie;
pp costuri de prelucrare;
Stornarile sunt corectii ale unor inregistrari precedente. Pot fi facturi de storno, stornari de
note contabile etc. Stornarea poate fi aferenta unui retur, insa are o arie mult mai larga de
cuprindere.
Cele doua notiuni adesea au acelasi inteles in practica si pot fi privite atat din perspectiva de
cumparator, cat si de vanzator.
Stornarea facturilor presupune intocmirea unei facturi identica cu cea care se storneaza, dar
cu toate valorile pe minus. Se introduc in contabilitate atat factura storno, cat si cea originala.
Facturile recurente sunt emise de regula in baza unui contract in care sunt stipulate valoarea,
data de facturare si conditiile de facturare. Factura recurenta poate fi emisa, de exemplu,
pentru chirii, servicii pe baza de abonament etc., iar valoarea acestora nu se modifica de la o
factura la alta.
In Smart Bill exista posibilitatea emiterii de facturi recurente foarte simplu si intuitiv:
pp la cererea organelor de control, cu prilejul efectuarii controlului, sau a altor organe prevazute
de lege;
pp ori de cate ori sunt indicii ca exista lipsuri sau plusuri in gestiune, care nu pot fi stabilite cert
decat prin inventariere;
O entitate (de regula cu o activitate complexa) poate efectua inventarierea inaintea datei de
incheiere a exercitiului financiar, cu conditia asigurarii valorificarii si cuprinderii rezultatelor
inventarierii in situatiile financiare anuale intocmite pentru exercitiul financiar respectiv.
Data de referinta a inventarului se stabileste in fiecare an, prin decizie scrisa a conducerii
unitatii.
O entitate poate face oricate inventare doreste in cursul anului, insa o data pe an este
obligatoriu.
Poate face inventare partiale, ciclice sau pe anumite produse unde stocul este important sa fie
foarte exact.
pp numararea gresita a produselor din stoc, de altfel foarte des intalnita. Daca in urma
numararii rezulta un numar de produse mai mare decat cel care ar trebui, eroarea va genera
o crestere a stocurilor (deci a activului entitatii) concomitenta cu recunoasterea unui venit
(cresterea profitului). Daca in urma numararii rezulta un numar de produse mai mic decat cel
corect, situatia este inversa: ajustarea cu minus a pozitiei de stocuri in corespondenta cu
recunoasterea unei cheltuieli.
pp la aceasta situatie se poate ajunge fie prin numararea gresita, fie prin centralizarea gresita a
listelor de inventariere (erori de operare).
pp numararea produselor care apartin tertilor. Astfel, desi in depozit exista stocuri puse la
dispozitia companiei de catre unii dintre furnizori, acestea nu trebuie numarate, ele nefiind
in proprietatea companiei. De regula, pentru acestea furnizorul organizeaza un inventar
separat, pentru a se asigura de integritatea lor. Aici apare si eroarea inversa, cand compania
este cea care are stocuri la terti si omite sa le inventarieze. Acestea trebuie trecute pe liste
de inventariere separate.
pp erori de introducere a datelor in sistem, pe care nici chiar cel mai performant sistem
informatic nu le poate evita.
O solutie foarte buna pentru eliminarea acestor erori este numararea ciclica (cycle counting).
Astfel, prin numararea periodica, prin rotatie, a cate unui tip de produs, se pot identifica si
corecta din timp potentialele erori.
Aceasta optiune faciliteaza si inventarierile ciclice, pentru anumite produse, in anumite locatii.
pp se reduc erorile de operare, rezultatul direct fiind reducerea costurilor sau economia de
timp in corectarea lor.
pp activelor
pp datoriilor si
pp tuturor bunurilor entitatii: de la cladiri, terenuri, mobilier, pana la stocuri de toate felurile;
pp sa existe riscul de confuzie intre sorturile aceluiasi bun material, din cauza asemanarii in
ceea ce priveste aspectul exterior: culoare, desen, model, dimensiuni, ambalaj sau alte
elemente;
Cu Smart Bill acest lucru se poate realiza prin optiunea „Ajustare stoc”, mentionand ca este
vorba de compensare la inventar in campul dedicat mentiunilor.
Se acceseaza Tranzactii pe stoc > Inventar, dupa care se adauga produsele inventariate (cate
unul sau toate odata prin butonul „Adauga produsele”), asa cum se vede mai jos.
Este suficient sa introduci cantitatile faptice si aplicatia va genera si valoarea in lei a diferentelor
de inventar.
Lista poate fi predata contabilului care va putea efectua inregistrarile contabile direct pe baza
ei, fara a fi necesare punctaje si verificari suplimentare.
La punctul 78, alin. (6) din Normele metodologice de aplicare a art. 304 din Codul fiscal se
precizeaza : “(6) In baza art. 304 alin. (1) lit. c) din Codul fiscal, persoana impozabila realizeaza o
ajustare pozitiva sau, dupa caz, trebuie sa efectueze o ajustare negativa a taxei deductibile in
situatii precum: a) bunuri lipsa in gestiune din alte cauze decat cele prevazute la art. 304 alin.
(2) din Codul fiscal. In cazul bunurilor lipsa din gestiune care sunt imputate, sumele imputate
nu sunt considerate contravaloarea unor operatiuni in sfera de aplicare a TVA, indiferent daca
pentru acestea este sau nu obligatorie ajustarea taxei.”
Remiza este o reducere practicata in mod exceptional asupra pretului curent de vanzare,
tinandu-se cont de volumul vanzarilor sau de importanta cumparatorului in clientela
vanzatorului. Remiza corespunde in general unui procent aplicat asupra pretului brut, procent
prevazut in oferta de preturi a intreprinderii sau care rezulta din negocierea intre cei doi
parteneri contractuali.
pp Una dintre ele se utilizeaza atunci cand dorim sa aplicam discountul la nivel de linie;
pp A doua optiune apare atunci cand dorim sa activam discountul la nivelul intregii facturi.
Exemplu:
Cazul 1: Discount la nivel de linie: se intalneste in situatia in care dorim sa acordam discount
doar pentru un anumit produs din lista de produse facturate.
Cazul 2: Alegand a doua optiune, se aplica discountul la toate produsele facturate, intr-o
singura suma, la finalul facturii.
Aceasta este o solutie corecta si care asigura mare flexibilitate atunci cand suntem pusi in
situatiile complexe din activitatea de zi cu zi.
pp a) Discount acordat sub forma de procent: de exemplu 10% din tot ce s-a facturat;
pp b) Discount acordat sub forma de suma fixa, caz in care trebuie sa stabilim care este TVA
din aceasta suma, asa cum se vede mai jos :
Atunci cand achizitia de produse si primirea reducerii comerciale sunt tratate impreuna,
reducerile comerciale primite ulterior facturarii ajusteaza, de asemenea, costul de achizitie a
bunurilor.
Potrivit OMFP 2634/2015, controlul exactitatii inregistrarilor din evidenta gestiunilor si din
contabilitate se asigura prin evaluarea stocurilor cantitative, transcrise din fisele de magazie in
registrul stocurilor.
Fisele de magazie sunt utile evidentei cantitative, pe feluri de stocuri, la locul de depozitare,
iar in contabilitate controlului operatiunilor inregistrate de gestionar sau persoana desemnata,
preluarii in registrul stocurilor a cantitatilor aflate in stoc, precum si calculului valorii bunurilor
existente in stoc la sfarsitul lunii (perioadei), in scopul confruntarii cu datele din contabilitatea
sintetica.
Desi nu mai exista in legislatie ca document, este totusi un raport util pentru efectuarea
verificarilor, reprezentand practic o centralizare a fiselor de magazie.
pp denumirea unitatii;
pp numarul curent;
pp U/M;
pp pretul de vanzare si valoarea la pret de vanzare, dupa caz, pentru unitatile cu amanuntul.
pp a) numarul de ordine, in baza uneia sau a mai multor serii, care identifica factura in mod unic;
FACTURA
pp b) data emiterii facturii;
pp c) data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data incasarii unui avans, in
masura in care aceasta data este anterioara datei emiterii facturii;
pp d) denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA sau, dupa caz, codul
de identificare fiscala ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;
pp j) indicarea cotei de taxa aplicate si a sumei taxei colectate, exprimate in lei, in functie de
cotele taxei;
pp l) in cazul in care este aplicabila o scutire de taxa, trimiterea la dispozitiile aplicabile din
prezentul titlu ori din Directiva 112 sau orice alta mentiune din care sa rezulte ca livrarea de
bunuri ori prestarea de servicii face obiectul unei scutiri;
pp m) in cazul in care clientul este persoana obligata la plata TVA, mentiunea «taxare inversa»;
pp n) in cazul in care se aplica regimul special pentru agentiile de turism, mentiunea «regimul
marjei – agentii de turism»;
pp o) daca se aplica unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de arta,
obiecte de colectie si antichitati, una dintre mentiunile «regimul marjei – bunuri second-
hand», «regimul marjei – opere de arta» sau «regimul marjei – obiecte de colectie si
antichitati», dupa caz;
pp p) in cazul in care exigibilitatea TVA intervine la data incasarii contravalorii integrale sau
partiale a livrarii de bunuri ori a prestarii de servicii, mentiunea «TVA la incasare»;
pp r) o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci cand se emit mai multe
facturi ori documente pentru aceeasi operatiune.
Pe langa aceste elemente obligatorii, factura emisa din Smart Bill poate contine si elemente
optionale privind emitentul:
pp telefon; fax; adresa de e-mail; adresa web; sigla firmei; stampila si semnatura etc.
Cu toate acestea, unele entitati procedeaza prin politicile proprii la semnarea si stampilarea
acestora in mod optional.
Nu le vom enumera pe toate, vom prezenta doar cerinta pentru a identifica beneficiarul:
pp a) pentru persoanele juridice, precum si pentru asocieri si alte entitati fara personalitate
juridica, cu exceptia celor prevazute la lit. b), codul de inregistrare fiscala atribuit de organul
fiscal;
pp b) pentru persoanele fizice si juridice, precum si pentru alte entitati care se inregistreaza
potrivit legii speciale la registrul comertului, codul unic de inregistrare atribuit potrivit legii
speciale;
pp c) pentru persoanele fizice care desfasoara activitati economice in mod independent sau
exercita profesii libere, cu exceptia celor prevazute la lit. b), codul de inregistrare fiscala
atribuit de organul fiscal;
pp d) pentru persoanele fizice, altele decat cele prevazute la lit. c), codul numeric personal
atribuit potrivit legii speciale;
pp e) pentru persoanele fizice care nu detin cod numeric personal, numarul de identificare
fiscala atribuit de organul fiscal.”
Avand in vedere cele doua articole de mai sus, pentru facturille emise catre persoanele fizice,
nu trebuie trecut in mod obligatoriu CNP-ul.
Aceasta este legea 677/2001 pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu
caracter personal si libera circulatie a acestor date.
Potrivit acestei legi, prelucrarea codului numeric personal sau a altor date cu caracter
personal avand o functie de identificare de aplicabilitate generala poate fi efectuata numai
daca:
Totusi, exista si o conditie: ca ele sa poate fi listate in orice moment, fie atunci cand entitatea
are nevoie, fie la cererea organelor de control. Totodata, legislatia aflata in vigoare stabileste ca
documentele financiar-contabile pot fi pastrate, in baza unor contracte de prestari servicii, si de
catre operatorii economici autorizati in prestarea de servicii arhivistice.
Alte alternative mai putin comode de trimitere a facturilor ar putea fi: prin posta, curier sau
transmiterea personala a facturii.
Bonul fiscal este documentul emis numai de aparatul de marcat electronic fiscal cu ocazia
efectuarii livrarilor de bunuri sau prestarilor de servicii si detaliaza informatiile referitoare la
acestea, in functie de specificul activitatii desfasurate, se mentioneaza in HG nr. 479/2003
privind aprobarea Normelor de aplicare a OUG nr. 28/1999.
Nu intra in aceasta categorie eventualele livrari de bunuri si prestari de servicii direct catre
persoane fizice efectuate intamplator de catre agentii economici, altii decat comerciantii cu
amanuntul.
Pentru vanzari catre persoane juridice se pot utiliza fie chitanta, fie bonul, dupa caz.
Poti seta in Smart Bill din Configurari faptul ca esti entitate care aplica sistemul
de TVA la incasare iar facturile vor avea in continut acest text.
In aplicatia Smart Bill este simplu sa iti alegi scadenta pentru facturile emise.
In configurare se poate seta o scadenta fixa pentru toate facturile (de exemplu 30 de zile) sau
se poate seta manual pentru fiecare factura.
Daca setezi manual scadenta la emitere, se poate deschide calendarul si alege data scadentei,
ca si in imaginea de mai jos:
Aceasta optiune este utila atunci cand nu ti-ai incarcat inca stocul cu nota de intrare-receptie,
dar vrei sa vinzi rapid produsele. Notele de intrare-receptie se pot procesa ulterior, astfel, se
pot fluidiza fluxurile de gestiune, iar activitatea poate continua fara intrerupere.
pp Bon de consum;
pp Dispozitie de livrare;
pp Fisa de magazie;
pp Lista de inventariere;
In conditiile in care datele valorice (pretul unitar si valoarea) nu se inscriu in document, aceste
date trebuie sa se regaseasca intr-un alt document justificativ care sta la baza inregistrarii in
contabilitate a valorii bunurilor.
In cazul transferului de bunuri intre gestiunile aceleiasi entitatii, dispersate teritorial, precum
si al transportului bunurilor cedate cu titlu gratuit (mostre, bunuri date pentru stimularea vanzarii
sau testari la locul de desfacere, premii, materiale promotionale etc.), avizul de insotire a marfii
va purta mentiunea „Fara factura”.
Pe avizul de insotire a marfii emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la terti se
face mentiunea „Pentru prelucrare la terti”. In alte situatii decat cele prevazute mai sus se face
mentiunea cauzei pentru care s-a intocmit avizul de insotire a marfii si nu factura.
pp bunurilor materiale cuprinse intr-o factura sau aviz de insotire a marfii, care fac parte din
gestiuni diferite;
Asadar, cu toate ca nu este obligatorie intocmirea notei pentru orice factura, aceasta este
recomandata, fiind un document de mare ajutor in contabilitate, mai ales cand apar si elemente
suplimentare: cheltuieli de trasport, produse cu cote de TVA diferite etc.
Iata mai jos un model de NIR generat direct din Smart Bill.
pp incarcarea in gestiune;
pp inregistrarea in contabilitate;
pp a) bonul de consum: se utilizeaza atunci cand se dau in consum materialele din magazie
(scaderea din gestiune) si pe baza lui se inregistreaza in contabilitate consumul de materiale.
pp f) bonul fiscal – si acesta poate sa descarce gestiune, mai ales daca nu se intocmeste o
factura pe baza lui.
Comerciantii sunt obligati sa utilizeze case de marcat fiscale si, in consecinta, sa emita bonuri
fiscale atunci cand vand produse sau presteaza servicii catre populatie.
Raportul Z este documentul de finalizare a zilei de lucru, extras din casa de marcat, care contine
date cu privire la cuantumul vanzarilor efectuate in acea zi.
BON
In cadrul serviciilor prestate conform contractelor comerciale este important sa fie mentionat
si contractul, iar in cazul in care contravaloarea serviciilor se exprima intr-o valuta, se va trece
si suma in valuta si cursul de schimb utilizat.
Orice companie are un singur obiect principal de activitate caruia ii corespunde un singur cod
CAEN, care este declarat la constituire in actul constitutiv.
Atentie! Va aducem astfel in atentie o lege poate mai putin cunoscuta: Legea nr. 12/1990 –
protejarea populatiei impotriva unor activitati de productie, comert sau prestari de servicii ilicite
care a fost republicata in 2014.
pp efectuarea de activitati de productie, comert sau prestari de servicii, dupa caz, fara
indeplinirea conditiilor stabilite prin lege;
Contravenientul poate achita, pe loc sau in termen de cel mult 48 de ore de la data incheierii
procesului-verbal ori, dupa caz, de la data comunicarii acestuia, jumatate din minimul amenzii,
agentul constatator facand mentiune despre aceasta posibilitate in procesul-verbal.
In plus, bunurile care au servit sau au fost destinate sa serveasca la savarsirea vreuneia dintre
faptele prevazute mai sus, daca sunt ale contravenientului, precum si sumele de bani si bunurile
dobandite prin savarsirea contraventiei, se confisca.
pp costurilor.
Nivelul optim al stocului este acela care tine seama de conditiile reale de aprovizionare,
tehnologice, de productie si comercializare, de reducere a capitalurilor blocate si a costurilor si
este orientat spre accelerarea vitezei de rotatie, spre cresterea eficientei economice.
Cu cat viteza de rotatie este mai mare, cu atat volumul de stocuri necesar pentru obtinerea
unei anumite productii este mai mic sau productia obtinuta intr-o anumita perioada de timp cu
acelasi volum de stocuri este mai mare.
pp N= numar de rotatii
pp T=durata perioadei de referinta (de regula anul – 365 de zile, dar pot fi si alte perioade:
180 de zile, 30 de zile etc.)
pp N=numar de rotatii
Accelerarea vitezei de rotatie se exprima prin cresterea numarului de rotatii ale stocurilor in
cursul unei perioade sau prin reducerea duratei unei rotatii.
Pe de alta parte, in cazul in care clientul este persoana obligata la plata TVA, factura trebuie
sa includa mentiunea „taxare inversa” sau, in cazul in care vanzatorul este platitor de TVA la
incasare, factura va trebui sa contina textual „TVA la incasare”.
De regula, atunci cand utilizezi o aplicatie de facturare va trebui sa iti configurezi cotele de taxa
pe care le vei aplica si regimul de impozitare.
Dupa efectuarea acestei setari, la factura de exemplu, se activeaza un camp: Precizie, de unde
se pot selecta 2, 3 sau 4 zecimale.
Durata medie de incasare a creantelor clienti trebuie sa fie cat mai redusa, pentru a nu afecta
stabilitatea financiara a entitatii, respectiv cash-flow-ul acesteia (incasari - plati).
Cu cat durata medie de incasare a clientilor este mai redusa, cu atat efectul este mai benefic
asupra cash-flow-ului.
Cum se calculeaza?
Exista doua variante:
pp a) Numar de rotatii:
Acest indicator este important sa fie corelat cu durata de plata a furnizorilor. Este important
pentru un cash-flow sanatos ca durata de incasare a clientilor sa fie inferioara duratei de plata a
furnizorilor. Altfel spus, trebuie sa incasezi mai repede decat platesti.
Cand nu se intampla acest lucru trebuie sa iei masuri: reducerea termenului de plata acordat
clientilor, de exemplu, sau cresterea duratei de plata a furnizorilor.
Cum poti sa faci asta, chiar daca nu esti un specialist in domeniul financiar?
Cel mai simplu mod este sa faci aceasta verificare la inventariere, prin compararea valorii
stocurilor obtinute din inventariere cu suma comunicata de contabilitate.
In afara inventarierii, poti face aceasta verificare prin compararea sumelor comunicate de
contabilitate cu totalul fiselor de magazie.
De multe ori se vor gasi diferente, in special in firmele cu rulaj foarte mare. Este important insa
sa nu existe diferente semnificative.
pp structura de vanzare este spatiul de desfasurare a unuia sau mai multor exercitii comerciale;
Motivul este unul simplu dar mai putin evident: necesitatea de a avea doua tipuri de preturi
pentru evaluarea stocului.
Asadar, solutia propusa de aplicatie pentru a inregistra corect iesirea la 50 lei si intrarea la
85 lei, este de a genera automat un Aviz din gestiunea din care se trimit bunurile si un NIR in
gestiunea in care se primesc bunurile. Si ca sa pastreze toate informatiile legate si simplu de
inteles se genereaza si un Proces verbal de transfer care cuprinde toate informatiile.
Nu este obligatorie evidenta marfurilor din magazin la pret cu amanuntul, nici macar
recomandata, mai ales daca ai un magazin in care preturile se modifica frecvent. Pentru fiecare
modificare de pret va trebui sa intocmesti procesul verbal de modificare de pret.
Modul in care tii evidenta se stabileste prin politicile contabile ale entitatii.
Ordinul anterior care a fost abrogat (O 3512/2008) prevedea utilizarea acestui raport in
contextul utilizarii metodei global-valorice alaturi de Fisa de cont pentru operatiuni diverse.
Acest ordin vechi mai prevedea ca raportul de gestiune se completeaza pe baza documentelor
de intrare si de iesire a marfurilor si ambalajelor si de depunere a numerarului din vanzare.
In plus, modificarea politicilor contabile este permisa doar daca este ceruta de lege sau are
ca rezultat informatii mai relevante sau mai credibile referitoare la operatiunile entitatii.
Asadar, trebuie analizat daca metoda de evidenta genereaza informatii mai relevante sau mai
credibile cu privire la situatia entitatii. Daca se intampla acest lucru, este posibila schimbarea
metodei, insa trebuie mentionat acest lucru in notele explicative la situatiile financiare.
pp Bon de consum(colectiv);
pp Dispozitie de livrare;
pp Fisa de magazie;
pp Lista de inventariere;
Practic toate documentele cu privire la stocuri se pot arhiva pe 5 ani, cu 2 exceptii care
trebuie arhivate pe 10 ani :
Este interzis oricarui comerciant sa ofere sau sa vanda produse in pierdere, cu exceptia
situatiilor prevazute mai jos :
pp vanzari de lichidare;
pp vanzari de soldare;
pp vanzari efectuate in structuri de vanzare denumite magazin de fabrica sau depozit de fabrica;
pp vanzari ale produselor care intr-o perioada de 3 luni de la aprovizionare nu au fost vandute;
pp vanzari accelerate ale produselor susceptibile de o deteriorare rapida sau a caror conservare
nu mai poate fi asigurata pana la limita termenului de valabilitate ;***)
pp vanzarea unui produs la un pret aliniat celui legal practicat de ceilalti comercianti din aceeasi
zona comerciala, pentru acelasi produs, determinat de mediul concurential. Zona comerciala
poate fi asimilata unei arii geografice in care functioneaza structuri de vanzare asemanatoare
in conditii de concurenta relativ omogene.
a) produsele agroalimentare si produsele horticole, inclusiv seminte, atunci cand acestea sunt
amenintate de o alterare rapida datorita apropierii datei de depasire a termenului de valabilitate
sau, dupa caz, a datei durabilitatii minimale, precum si produsele agroalimentare perisabile,
cum ar fi, dar fara a se limita la: carne si preparate din carne, peste si fructe de mare, lapte si
preparate din lapte, unt, oua, produse de cofetarie-patiserie si preparate culinare care necesita
pastrarea in vitrine, alte spatii frigorifice sau sisteme de climatizare, a caror conservare nu mai
poate fi asigurata pana la limita termenului de valabilitate datorita defectarii din cauze obiective,
independente de vointa comerciantului sau a personalului din structura de vanzare respectiva,
a spatiilor frigorifice in care acestea sunt pastrate;
b) unele produse nealimentare, cum ar fi, dar fara sa se limiteze la lacuri si vopsele, atunci
cand acestea sunt susceptibile de o deteriorare rapida datorita apropierii datei de depasire a
termenului de valabilitate.
Apoi, dupa aprobarea scoaterii din gestiune se va intocmi Procesul-Verbal de scoatere din
functiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale.
In Smart Bill se poate opera scoaterea din gestiune prin optiunea : Inventar
sau Ajustare de stoc.
pp fiecare document va avea un numar de ordine sau o serie, dupa caz, numar sau serie ce
trebuie sa fie secvential(a), stabilit(a) de entitate. In alocarea numerelor se va tine cont de
structura organizatorica, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.;
pp entitatile vor emite proceduri proprii de stabilire si/sau alocare de numere ori serii, dupa caz,
prin care se va mentiona, pentru fiecare exercitiu financiar, care este numarul sau seria de la
care se emite primul document.
Numarul de serii trebuie sa fie rezonabil insa, astfel incat entitatea sa le poata urmari
corespunzator.
pp Chitanta
pp Registrul de casa
pp Borderou de achizitie
pp Bon fiscal
pp Raport Z
pp Ramburs
pp Foaie de depunere
pp activitatile desfasurate ca profesii libere sub toate formele de organizare care nu implica
crearea unei societati comerciale, precum si activitatile economice desfasurate in mod
independent de persoanele fizice autorizate potrivit legii, cu exceptia activitatilor de
taximetrie auto pentru marfuri si persoane;
Astfel, cu exceptiile de mai sus, in cazul in care o entitate vinde catre populatie, tranzactia se
realizeaza pe baza de bon fiscal. La cererea persoanelor fizice entitatea este obligata sa
emita si factura.
Chiar daca nu cunosti aceste restrictii, utilizand Smart Bill esti avertizat cu
privire la acest lucru. Iata mai jos mesajul trimis de aplicatie:
1.Incasarile de la persoane juridice, PFA, II, IF, liber profesionisti, persoane fizice care
desfasoara activitati in mod independent, asocieri si alte entitati cu sau fara personalitate
juridica, pot sa aiba loc in limita unui plafon zilnic de 5.000 lei de la o astfel de persoana;
2. Incasarile efectuate de catre magazinele de tipul cash and carry, in limita unui plafon zilnic de
10.000 lei de la o persoana asa cum sunt enumerate la punctul 1;
3. Plati catre aceleasi persoane (prevazute la punctul 1), in limita unui plafon zilnic de 5.000 lei/
persoana, dar nu mai mult de un plafon total de 10.000 lei/zi;
4. Plati catre magazinele de tipul cash and carry, care sunt organizate si functioneaza in baza
legislatiei in vigoare, in limita unui plafon zilnic total de 10.000 lei;
In plus :
pp este intotdeauna actualizat: in orice moment il accesezi poti sa fii sigur ca este actualizat cu
ultimele documente introduse de colegii din alta locatie;
pp poate fi filtrat dupa data, gestiune, produs, asa cum se vede mai jos:
Pe baza acestui raport poti vedea care sunt stocurile cu cel mai mare rulaj, cele mai cautate, dar
si stocurile care nu au miscare, greu vandabile, care pun probleme gestiunii.
Presupunem ca am stabilit pretul de vanzare pentru un produs in Smart Bill pe care ulterior vrem
sa il modificam:
Din aceasta fereastra se acceseaza butonul modificare care conduce la deschiderea unei noi
ferestre care solicita introducerea noului pret. In aceasta fereastra se poate introduce:
pp modul de rotunjire.
Nota: Se mai poate face acest lucru si direct din vanzari: aplicatia te va notifica atunci cand
schimbi pretul si daca decizi sa continui va genera procesul verbal de modificare de pret. Acest
lucru este valabil pentru gestiunea global-valorica.
ART. 312 - Regimuri speciale pentru bunurile second-hand, opere de arta, obiecte de colectie si
antichitati
In cazul in care sunt incidente prevederile art 311 sau 312, anumite mentiuni trebuie efectuate pe
factura.
Nu, desigur ca nu, va trebui sa ceri ajutorul contabilului tau pentru a stabili ce si cum trebuie sa
mentionezi pe factura.
pp erorile se corecteaza prin taierea cu o linie a textului sau a cifrei gresite, concomitent
inscriindu-se alaturi textul sau cifra corecta. Corectarea se face in toate exemplarele
documentului si se confirma prin semnatura persoanei care a intocmit/corectat documentul,
mentionandu-se si data efectuarii corecturii.
In Smart Bill se poate face acest lucru din meniul Utilizatori. Pentru fiecare operator se pot
seta drepturi de:
pp Administrator
pp Vizualizare documente
pp Emitere documente
pp Editare documente
pp Acces la nomenclatoare
Poate fi de exemplu: cursul BNR din ziua curenta, din ziua precedenta, un curs BNR plus un
anumit procent etc.
Cum poti gestiona aceasta situatie astfel incat sa nu pierzi timpul cautand cursul de schimb si
covertind sumele in lei?
Este o solutie rapida si eleganta pentru a gestiona facturile in lei pentru produse exprimate in
valuta.
Indiferent de solutia de gestiune pe care o utilizezi, este important sa stii ca poti avea oricand
acces la datele si la arhiva ta.
Smart Bill este o astfel de aplicatie gazduita in cloud. Mai concret, aplicatia
este gazduita de Amazon Web Services (AWS), cel mai important furnizor de
infrastructura Cloud din lume.
Backup-ul bazei de date a Smart Bill se efectueaza zilnic.
pp a) persoanele juridice care efectueaza plati si incasari nemijlocite decurgand din contracte
de comert exterior si prestari de servicii externe (export-import de bunuri si servicii), pe baza
contractelor de comision incheiate intre comisionar si comitent sau intre comisionarul unui
nerezident si beneficiarul rezident, precum si a contractelor de comert exterior respective;
pp c) persoanele fizice, juridice si alte entitati, pentru operatiuni care decurg din acte de
comert derulate in porturi, in zonele din aeroporturi si punctele de trecere a frontierei de
stat, asimilate zonelor libere), ori din acte de comert derulate pe parcurs extern in trenuri
internationale, la bordul aeronavelor si navelor;
pp d) persoanele fizice, juridice si alte entitati, pentru operatiuni stipulate de prevederi legale
exprese;
pp f) persoanele fizice, juridice si alte entitati, pentru operatiuni nemijlocite ce decurg din
organizarea si/sau prestarea de servicii externe, cum ar fi transportul international de
marfuri si de persoane si turismul international;
pp g) persoanele fizice, juridice si alte entitati, pentru operatiuni nemijlocite decurgand din
contracte externe de prelucrare in regim “lohn”, pe baza contractelor de colaborare, in
masura in care colaboratorii rezidenti sunt nominalizati in autorizatia de perfectionare activa;
pp i) persoanele juridice si alte entitati, pentru plati efectuate catre furnizorii si subfurnizorii de
bunuri si servicii pentru produsele si serviciile exportate.
Asadar, daca operatiunile pe care le derulezi se incadreaza in categoria de mai sus, poti sa le
decontezi in valuta.
Costurile fixe sunt acele costuri care raman neschimbate pe o anumita perioada de timp,
indiferent de nivelul productiei.
O delimitare corecta a costurilor in costuri fixe sau variabile este utila in efectuarea de
previziuni si implicit la luarea de decizii la nivel de management.
Unul dintre costurile variabile cele mai reprezentative este salariul muncitorilor direct
productivi. Acesta variaza in general direct proportional cu volumul productiei.
Diferentierea intre fix si variabil se face pentru fiecare entitate in parte fiindca un tip de cost
ce pentru o anumita entitate poate fi variabil, pentru alta poate avea caracter fix.
In plus, acelasi cost poate avea atat o componenta fixa cat si una variabila. Exemplul clasic
este cel al achizitionarii unui abonament de telefonie, unde tariful pana la un anumit nivel este
fix, dupa care creste proportional cu volumul convorbirilor.
96. Care sunt cele trei tipuri de bugete importante pentru orice
entitate?
Managementul prin bugete reprezinta o practica frecventa pentru firmele care doresc sa isi
optimizeze performantele. Prin intermediul bugetelor, orice firma isi poate proiecta evolutia
financiara pentru un an sau pentru o alta perioada. La elaborarea bugetelor firmei se vor lua in
considerare toti factorii care pot influenta, intr-un fel sau altul, performantele viitoare ale firmei.
Bugetul este un instrument utilizat pentru a aproxima care vor fi rezultatele viitoare ale
companiei tale. Acesta iti ofera informatii cu privire la veniturile pe care le vei realiza si valoarea
cheltuielilor pe care le vei antrena.
Pentru a asigura un echilibru intre venituri si cheltuieli, iata mai jos cateva sfaturi:
pp ar trebui sa autorizezi doar acele cheltuieli pentru care exista in contrapartida si incasari
viitoare;
pp daca pe parcusul anului incep sa apara deviatii intre asteptarile conform bugetului si situatia
reala, poti lua masuri pentru ajustarea cheluielilor conform rezultatelor reale;
pp estimarile angajatilor din vanzari. Astfel, rezulta venitul estimat pe anul curent.
La sfarsitul acestor operatii rezulta o structura bruta a bugetului la care se poate incepe sa se
lucreze in detaliu pe tipuri de cheltuieli si de venituri.
Daca ai o companie mare, atunci fiecare departament poate deveni responsabil pentru o
anumita estimare: marketing-ul pentru cheltuielile de reclama si protocol, resursele umane
pentru costul fortei de munca, administrativul pentru cheltuielile administrative.
pp Lipsa de acuratete a datelor: in situatia in care mediul in care opereaza entitatea se schimba,
structura de venituri si de costuri a acesteia poate sa se modifice radical;
pp Incercarea de a “pacali” sistemul: managerii mai experimentati pot incerca sa reduca in mod
deliberat estimarile cu privire la vanzari si sa creasca estimarile privind cheltuielile pentru a
obtine diferente favorabile fata de estimari;
pp Utilizarea bugetului alocat la maxim – o alta tendinta care apare la sfarsit de an atunci cand
se constata ca bugetul alocat nu a fost consumat integral este sa se faca demersuri pentru
a “cheltui” tot, existand teama ca daca bugetul alocat nu a fost consumat, in anul urmator,
departamentul va beneficia de un buget mai scazut.
Acesta trebuie sa tina cont de tipul de client caruia se adreseaza produsele, cantitatea
disponibila spre vanzare, modul de distributie, concurenti etc.
In felul acesta, iti vei spori marja (calculata ca diferenta intre venitul din vanzari si costul
produselor vandute). O marja crescuta are impact pozitiv asupra profitului dar si asupra
numerarului.
3. Controlul incasarilor
Un sistem bun de management a creditului acordat clientilor este de importanta colosala intr-o
afacere. Cum poti sa te asiguri ca iti vei creste sansele de incasare a facturilor?
4. Controlul stocurilor
Regula de baza: Nu tine stocuri mai mari decat ai nevoie. Stocurile in depozit inseamna bani
imobilizati. Stocurile peste limita iti vor ocupa spatiul de depozitare si vor antrena costuri
suplimentare pentru pastrare.
Ideal ar fi sa negociezi termene cat mai intinse pentru plata facturilor de la furnizori, sau cel
putin durata de plata a furnizorilor sa depaseasca durata de incasare a facturilor pentru a nu
avea probleme de cash flow. Cum ar fi daca ai incasa facturile la 30 de zile, insa tu ar trebui sa iti
platesti furnizorii la 15 zile?
Strategii pornind de la cost: aceasta este strategia care se aplica natural si implica stabilirea
pretului produsului pornind de la costul de productie si adaugand o marja.
pp Break even – adica stabilirea unui pret la un nivel la care compania nu obtine nici profit, dar
nu se afla nici in pierdere. Poate fi o strategie pentru o firma aflata la inceput care doreste
sa cucereasca piata prin preturi competitive. Nu este insa o strategie pe termen lung. Fara
profit, o companie nu isi justifica functionarea.
pp Cost marginal – preturile sunt stabilite la nivelul costului marginal necesar pentru a produce
un articol, de regula pentru a profita de avantajul utilizarii unei capacitati de productie, in alt
context neutilizata.
pp Cost plus o anumita marja (de regula la nivelul marjei folosite in industria in care compania
opereaza);
Strategii bazate pe pret – in aceasta categorie intra abordari de marketing si amintim doar
cateva:
pp Premium pricing – adica stabilirea unui pret mai ridicat decat pretul pietei pentru a crea
impresia de produs “premium”;
pp Value pricing – adica preturile sunt stabilite in functie de valoarea pe care produsul sau
serviciul o are pentru client;
pp Freemium pricing – adica oferirea unui serviciu de baza gratuit, urmat de taxarea serviciilor