Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Birotica PDF
Birotica PDF
SORIN BORZA
BIROTICĂ
Note de curs
Introducere
Prezentul manual de studiu reprezintă o sinteză a conţinutului disciplinei Birotică, care este
comună învăţământului la forma de zi şi la forma de învăţământ la distanţă, conform
planurilor de învăţământ în vigoare.
Manualul este structurat pe teme de studiu. Tema de studiu reprezintă o parte omogenă din
componenţa manualului, caracterizată de un număr limitat de termeni de referinţă (cuvinte-
cheie), care poate fi parcurs şi însuşit printr-un efort continuu de concentrare intelectuală care
să nu depăşească 2-6 ore (intervalul se referă la conţinutul de idei al modulului de studiu şi nu
ia în calcul întrebările recapitulative, temele pentru acasă, testele de autoevaluare sau pe cele
de evaluare).
Fiecare unitate de studiu are o structură proiectată din perspectiva exigenţelor autoinstruirii.
Rezultatele efective ale utilizării manualului se vor suprapune pe rezultatele aşteptate doar cu
condiţia respectării întocmai a procedurii de parcurgere a modulelor de studiu, procedură care
este prezentate în cele ce urmează.
1. Temele de studiu se parcurg în ordinea în care sunt prezentate în manual, chiar în cazul în
care studentul apreciază că ar putea ”sări” direct la o altă unitate de studiu. Criteriile şi
modalitatea de ”înlănţuire” a modulelor de studiu sunt prezentate la fiecare modul de studiu şi
ele trebuie respectate întocmai, sub sancţiunea nerealizării la parametrii maximali a
programului de autoinstruire;
2. Fiecare modul de studiu conţine şi un test de evaluare şi/sau temă pentru acasă pe care
studentul trebuie să le realizeze, cu scopul evaluării gradului şi corectitudinii înţelegerii
fenomenelor ţi proceselor descrise sau prezentate în modulul de studiu;
3. Întrebările de autocontrol, testele de evaluare sau tema pentru acasă nu sunt de
perspicacitate, deci nu trebuie rezolvate cotra cronometru;
OBS.: Este recomandabil ca, înainte de efectuarea testelor de autoevaluare, să se facă o pauză
de 30 de minute sau o oră. De asemenea este recomandabil ca la fiecare 2 ore de studiu să se
facă o pauză de 30 de minute.
Conţinutul de idei nu a fost redus ci doar sintetizat, în principiu, într-o manieră mai
accentuat enunciativă, elementele de detaliu sau de explicaţie redundantă (necesare pentru
atingerea scopului pedagogic al fixării şi corelării cunoştinţelor) putând fi găsite de către
student în bibliografia de specialitate recomandată.
Obiectivele disciplinei:
Obiective principale:
Manualul este structurat in doua parti, o parte teoretica: temele 1-7 si o parte practica
temele 8-10. Studentul va trebui sa cunoasca raspunsurile la întrebările recapitulative. La
partea practica trebuie sa rezolve toat problemele de la temele care se refera la One Note,
Visio și Publisher. Cu cunostintele acumulate la partea teoretica si cu toate problemele
rezolvate se va prezenta la examen.
III. Pentru realizarea unor studii ştiinţifice, a temelor pentru acasă, a temelor de
control, a lucrării de licenţă precum şi pentru aprofundarea disciplinei studentul se va
adresa pentru bibliografie suplimentară tutorelui de disciplină.
Introducere
V. REZUMAT
constitue prezentarea unor tehnici specifice de secretariat, locul acestuia în structura unei
organizaţii. Se pune un accesnt deosebit pe prezentarea funcţiilor secretariatului modern. În
finalul capitolului sunt prezentate tehnici de protocol necesare desfăşurarii optime a activităţii
de secretariat.
INTRODUCERE
2
Tema 1
Tehnici Tehnici
informatice de
telecomunicatii
- metode si proceduri
Tehnici de - ergonomie
organizare - amenajarea cadrului
administrativa de munca
- psihologia organizarii
Într-o altă perspectivă, mai recentă, adaptată la coordonatele societăţii informaţionale spre
care ne îndreptăm, birotica se conturează ca un proces de automatizare flexibilă aplicat la cel
mai important loc de muncă al societăţii de azi, şi mai ales de mâine: BIROUL. Sistemele
birotice facilitează procesarea, diseminarea şi coordonarea informaţiei, materia primă a
oricărei activităţi de birou. Prin aceasta se încearcă înlăturarea coşmarului birocratic.
Biroul este o celulă suficient de autonomă pentru a-şi ajusta singur ritmul de lucru în
funcţie de necesităţi, pentru a-şi defini calitatea lucrărilor, etc. Dimensiunea sa este redusă în
spaţiu şi ca număr de persoane (tipic o duzină). Într-un birou pot lucra persoane cu diferite
profesiuni (cadre de conducere, tehnicieni, funcţionari, secretare, dactilografe, etc),
activitatea biroului fiind cea care realizează integrarea şi unitatea sa [4]. Figura 1.2 oferă o
imagine tipică dintr-un birou modern.
3
Tema 1
4
Tema 1
Obiectivele biroticii
Obiectivul general al biroticii este creşterea calităţii, productivităţii şi flexibilităţii muncii de
birou prin automatizarea activităţilor. Cele mai importante activităţi de birou se referă la
introducerea, la prelucrarea, la memorarea şi la extragerea informaţiilor. În societatea
contemporană cantitatea de informaţie ce trebuie prelucrată este tot mai mare.
Productivitatea muncii în acest sector a cunoscut o creştere mult mai lentă în comparaţie cu
celelalte sectoare. De aceea speranţa creşterii productivităţii muncii este legată de dezvoltarea
biroticii.
Informatizarea muncii de birou, în afară de creşterea calităţii şi productivităţii muncii
administrative, determină şi alte efecte economice şi sociale cum ar fi:
Eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabilă a acestuia.
Eliminarea efortului fizic şi intelectual solicitat de prelucrarea manuală a informaţiei.
Eliminarea efortului solicitat de lectura şi de controlul exactităţii documentelor primite
sau expediate.
Reducerea timpului de recepţie, de prelucrare şi de transmitere a informaţiei în
activitatea administrativă.
Creşterea exactităţii proceselor informaţionale, a capacităţii de memorare şi a vitezei
de regăsire a informaţiei.
Scăderea considerabilă a costului informaţiei şi a deciziei pe care aceasta din urmă se
fundamentează.
Principiile biroticii:
1. Principiul specificităţii. Munca de tip administrativ desfăşurată în birou
reprezintă obiectul de studiu al biroticii. Deşi conţinutul muncii în birou diferă
în funcţie de nivelul ierarhic într-o organizaţie şi de caracteristicile generale ale
acesteia, există o trăsătură comună: lucrul cu documente şi cu informaţii.
2. Principiul frecvenţei de apariţie a diferitelor tipuri de activităţi. Birotica se
opreşte numai asupra celor mai utilizate proceduri şi acţiuni pentru a obţine
efectul maxim prin simplificare, prin automatizare şi prin integrare.
5
Tema 1
Birotica foloseşte diferite tipuri de informaţii care circulă în birouri şi care pot fi
clasificate în patru categorii:
texte (documente redactate de orice natură)
date (informaţii numerice şi alfanumerice)
imagini (informaţii vizuale, desene, fotografii)
vocea (informaţii vocale sau sonore servind comunicării om-om sau om-maşină).
Ţinând seama de acestea, birotica are aplicaţii în următoarele domenii:
pregătirea documentelor - domeniul procesării textelor sau imaginilor
schimbul de informaţii - domeniul telecomunicaţiilor de birou
difuzarea documentelor - domeniul reproducerii electronice sau reprografiei
clasarea, arhivarea şi accesul la dosare - domeniul micrografiei automatizate şi al
bazelor de date digitale sub formă magnetică sau optică
planificarea activităţilor de birou - domeniul gestiunii sarcinilor şi timpului
manipularea datelor numerice - domeniul programării informatice
ajutor în luarea deciziilor - domeniul sistemelor interactive decizionale şi al cercetării
operaţionale.
securitatea şi controlul activităţilor de birou - domeniul procedurilor de organizare
administrativă.
conceperea posturilor de lucru şi a mediului ambiant al acestora - domeniul
ergonomiei şi al arhitecturii interioare a birourilor.
În figura 1.3. sunt ilustrate principalele domenii de aplicaţie ale biroticii:
Sisteme
birotice
6
Tema 1
Organizatie (firma)
Subsistemul decizional
Subsistemul operational
Tratare
texte
Microcalculatoare
si telecomunicatii
Sisteme de reprografie
7
Tema 1
TRANSMITERE
- telefoane, telex - teletext
- telefoane celulare - telefax
- telecopiatoare - poştă electronică
8
Tema 1
cerinţelor celui care îl foloseşte o anumită perioadă de timp. Structura ierarhică a companiilor
cu birouri individuale, fixe, este înlocuită cu structuri flotante în care lucrul se desfăşoară în
echipă. Angajaţii vor avea nevoie de spaţii în care să se desfăşoare activitatea în echipă dar şi
de locuri în care să poată gândi şi lucra în linişte şi intimitate.
Un model de “birou al viitorului”, ar avea posturi de lucru ca cel ilustrat în figura 1.6.
Dintre barierele care ar putea să apară în satisfacerea listei de dorinţe enumerate mai
sus pot fi amintite următoarele:
existenţa unor reţele de cabluri a biroului şi o zonă de comunicaţie limitată;
existenţa unor restricţii privind cordoanele sau alte legături;
existenţa unor posibilităţi limitate de susţinere a teleconferinţelor;
consumarea unei cantităţi prea mari de hârtie pentru teste informaţionale;
9
Tema 1
Aceste bariere pot fi eliminate prin realizarea biroului modern ce se doreşte un “birou
al viitorului “. Un asemenea birou este realizat cu ajutorul tehnologiei disponibile deja şi
folosite pentru a satisface toate dorinţele sau cerinţele bine definite, incluzând şi un set de
interfeţe orientate spre manager.
Între caracteristicile specifice ale biroului managerial modern se numără: comunicarea
optică fără cablu şi cu o lăţime mare a benzii de frecvenţă; echipament încorporat şi o
suprafaţă activă pentru afişarea şi manipularea documentelor şi aparatelor periferice active
fără cablu („wireless”); dispozitive de intrare şi ieşire multi-standard; interfeţe inteligente şi
adaptive; sisteme de control intuitive şi ergonomice; teleconferinţe cu imagini interactive la
scară umană; acustică de înaltă fidelitate; intrare-ieşire prin comandă vocală.
Una dintre limitele majore actuale ale proiectării şi realizării biroului managerial
modern o constituie necesitatea încărcării acestuia cu un număr mare de cabluri. Chiar şi în
cazul dezvoltărilor tehnologice de ultimă oră cu fibre optice, mai rămâne încă o problemă de
bază în legătură cu biroul cablat: aducerea fibrelor sau a cablului acolo unde se doreşte.
Odată cu cererea crescândă de comunicaţie, această tendinţă este posibil să devină
chiar mai problematică în viitor. În majoritatea sectoarelor economice viteza pieţei şi
schimbarea provocată de tehnologie implică reorganizări regulate şi deplasări de personal şi
de operaţiuni. Nu este un lucru neobişnuit faptul că mutarea biroului implică de obicei o
întârziere de circa trei luni necesară terminării tuturor sistemelor electronice auxiliare ale
biroului managerial.
Echipamentele electrooptice fără fir oferă posibilitatea unei comunicări fixe şi mobile
la distanţă mică, pentru interiorul biroului fără restricţiile de frecvenţă. Principiul este similar
cu al radioului. Datele pot fi radiate omnidirecţional de la o antenă şi un aparat emisie-
recepţie montate în tavan, pe birou sau pe un suport (fig. 1.7).
10
Tema 1
Hologramă de fază
În acest fel cu ajutorul echipamentului optic fără fir, biroul poate avea un “eter” optic
omniprezent astfel că managerii şi birourile lor pot dispune de comunicaţii cu banda largă.
Managerii şi echipamentele sunt libere “să cutreiere” o clădire fără alte date, imprimante, fax
sau cabluri telefonice; este necesară doar energia electrică. În plus software-ul pentru
recunoaşterea vocii permite comanda vocală pentru calculator şi sistemele de comunicaţie.
Combinarea recunoaşterii vocii şi a instalaţiei de localizare oferă o metodă sigură de
funcţionare a biroului managerial modern oriunde ar fi amplasat în firmă. Managerul se poate
adresa oricărui alt birou managerial şi acesta va putea verifica identitatea acestuia şi poate
stabili modelul de conversaţie utilizând comunicarea optică de bandă largă cu care are acces
la facilităţile biroului modern al managerului.
Managerii pot folosi video-conferinţele în scopul de a reduce deplasările, putând să
ofere, în acelaşi timp, medii de lucru pentru o echipă managerială în cazul firmelor dispersate
geografic. Prin completarea cu hardware de tele-prezenţă, un manager poate fi literalmente
“în două locuri în acelaşi timp”. Lăţimea de bandă limitată disponibilă în prezent pentru
această interfaţă umană produce în mod curent anomalii vizuale în percepţia imaginilor şi este
dăunătoare realizării potenţialului complet. Pentru a îmbunătăţi şi umaniza aspectele
limitatoare ale video-conferinţelor se poate folosi un tip diferit de interfaţă. În biroul
managerului se poate plasa ergonomic un monitor mare HDTV cu proiecţie din spate. Acesta
produce imagini de mare definiţie la mărime naturală în faţa utilizatorului într-un mod natural
„faţă în faţă”. Pentru a spori în continuare naturaleţea şi caracterul intuitiv al acestei interfeţe
se poate introduce tehnologia tridimensională pentru a adăuga adâncime imaginii,
dimensiune, realitate şi personalitate mediului. O modalitate de realizare a imaginilor
tridimensionale o constituie electro-holografia, denumită şi holo-video. Sistemul a fost
dezvoltat la MIT (SUA) şi este primul mediu vizual care produce imagini holografice 3-D ale
unor obiecte existente sau care nu pot exista fizic (fig.1.9). Din punct de vedere al
teleconferinţelor (tele-prezenţă) sistemul holo-video reprezintă o soluţie pentru “umanizarea”
întrunirii.
11
Tema 1
În momentul de faţă managerii sunt de multe ori “înecaţi” într-o mare de informaţii,
utile şi inutile, a căror organizare si sistematizare de către manager este din ce în ce mai
dificilă şi uneori devine chiar imposibilă. O ieşire din această situaţie o pot oferi bazele de
date inteligente care reprezintă noua tehnologie a secolului XXI pentru managementul
informaţiei. Aceste baze de date asigură memorarea şi regăsirea informaţiei în manieră
dinamică, informaţie concretizară în idei, decizii şi mai ales în cunoaştere tezaurizată sau
transmisă. Elaborarea rapoartelor financiare, a strategiilor investiţionale şi a altor acte
manageriale poate fi mult uşurată prin regăsirea inteligentă a informaţiilor.
Întreaga tehnologie pentru realizarea unui birou managerial modern descrisă mai sus
este disponibilă sau în curs de dezvoltare şi finalizare. Cu toate acestea, foarte puţine elemente
au fost integrate într-un sistem complet care să reflecte beneficiile potenţiale posibile. Crearea
unui mediu în care managerii să poată lucra intuitiv, să organizeze informaţiile şi
interacţiunile pe scară umană, ar trebui să constituie un obiectiv principal managerial, şi se
poate realiza prin intermediul unui birou modern intuitiv. Scopul unui asemenea birou este de
a înlătura toate barierele de interfaţă prin orientarea umană a tehnologiei pentru a descătuşa
inteligenţa omului, a managerului şi a maşinii. Reducerea continuă, exponenţială, a costului în
domeniul înmagazinării electronice a datelor, al puterii de prelucrare şi al lăţimii benzii de
comunicaţie, fac ca, în prezent, acest lucru să devină o posibilitate reală de amenajare şi
utilizare a unor birouri manageriale moderne.
12
Tema 1
Secretariatul se transformă tot mai mult într-o centrală de comunicaţie a informaţiilor, unde
acestea converg din toate părţile întreprinderii şi din exterior. Munca modernă de secretariat
se caracterizează prin prelucrarea, memorarea şi transmiterea informaţiilor de diferite feluri :
date, texte, grafice, imagini şi vorbire, rezultatele muncii fiind, de regulă, documentele. Pe
lângă cele compuse numai din text sau configuraţii de numere, apar din ce în ce mai multe
documente mixte. Intrucât elaborarea documentelor nu constituie, de fapt, un scop în sine,
este importantă distribuirea acestora la destinatari.
Munca de secretariat şi cea de asistenţă managerială pot avea success.In present numai dacă
există posibilitatea utilizării eficiente a cunoştinţelor interne şi externe şi cea a prelucrării şi
distribuirii direcţionate a acestora, atunci munca de secretariat şi cea de asistenţă managerială
sunt încununate de success.De aceea este atât de importantă gestiunea profesională a
13
Tema 1
14
Tema 1
Există pentru aceasta o serie de aparate clasice: copiatoare, faxuri, telexuri, telefoane şi multe
altele. În prezent, în centrul atenţiei se află însă folosirea tehnicii computerelor. Remarcabilă
este şi tehnica realizării conexiunii dintre această tehnică şi tehnicile birotice încă existente
(de exemplu, cele telefonice şi de fax).
Sistemele de comunicaţii birotice bazate pe calculatoare electronice se disting prin noi
dimensiuni. Importantă este dotarea aproape a tuturor locurilor de muncă de birou cu staţii de
lucru multifuncţionale. Domeniile parţiale ale comunicaţiei birotice moderne sunt indicate în
figura anterioară. Asupra acestor aspecte se va reveni pe larg in capitolul III.
15
Tema 1
RETELELE DE COMUNICATIE
Integrarea sistemelor de comunicaţie birotică cu Internet-ul (reţea mondială de
interconectare a unui număr enorm de computere de cele mai diferite tipuri) s-a realizat deja
în cadrul multor sisteme informatice şi câştigă din ce în ce mai mult teren. Avantajele reţelei
Internet sunt:
- platforma deschisă (utilizarea reţelelor existente);
- amabilitatea faţă de utilizatori (interfaţa grafică a WWW, tehnica hiper-
legăturilor);
- integrarea simplă în aplicaţiile existente (schimbul de date lipsit de
probleme);
- costurile avantajoase de exploatare.
16
Tema 1
Reţineţi ! Utilizat optim, Internet-ul devine sistem nervos al întreprinderii, astfel întreaga
cunoaştere din firmă devenind accesibilă tuturor angajaţilor.In felul acesta Internet-ul este un
adevărat instrument de Knowledge Management (gestiunea cunoştinţelor). Secretariatul poate
juca un rol important în dirijarea informaţiilor.
Din aceste motive, aproape în toate domeniile de activitate, se concept şi se realizează
în prezent aplicaţii Internet. La realizarea aplicaţiilor Internet, întreprinderile încep de cele
mai multe ori cu informaţiile generale (rapoartele de afaceri, comunicatele de presă,
organizarea, manualele de gestiune a calităţii), informaţiile despre produse şi materialele de
prezentare, listele de telefoane, descrierile de proiecte şi informaţiile pentru formarea
personalului. Apar adesea şi informaţiile despre concurenţă, ofertele interne de posturi,
actualizările pachetelor de programe şi sprijinul pentru remedierea problemelor şi erorilor de
computer.
17
Tema 1
Fiecare utilizator final conectat dispune în acest caz de o cutie poştală electronică (Mailbox,
Telebox) pentru primirea textelor. In fiecare caz se memorează mesajele sosite în computer,
până când sunt apelate de către un destinatar autorizat.
Funcţiile parţiale ale sistemului de poştă electronică sunt:
1. Primirea corespondenţei sosite;
2. Trimiterea de mesaje;
3. Confirmarea automată a sosirii corespondenţei;
4. Memorarea de documente şi de mesaje;
5. Compilarea şi editarea (reprelucrarea) mesajelor destinate
transmiterii;
6. Distribuirea corespondenţei electronice.
Caracteristicile E-Mail-ului
18
Tema 1
Pachetele de programe pentru lucrul în grup uşurează de cele mai mulre ori şi
gestiunea comună a datelor şi a documentelor. De exemplu, pot fi prelucrate într-o arhivă
centralizată documentele relevante pentru grup, inclusive referitoare la prelucrarea acestora.
Rezultă avantajul lărgirii substanţiale a utilizatorilor prin gestiunea cuprinzătoare a
documentelor, cu funcţii de căutare integrat şi prin accesul rapid la documentele arhivate. La
acestea se mai adaugă şi faptul că, prin gestiunea documentelor şi disponibilizarea acestora
pentru mulţi utilizatori, se poate evita ca întreprinderi să se reinventeze roata.
19
Tema 1
20
Tema 1
Tot mai multe întreprinderi doresc să-şi optimizeze în viitor procesele lor de lucru şi de
afaceri prin introducerea soluţiilor de urmărire a fluxurilor de lucru. Acest lucru se referă din
ce în ce mai mult şi la procesele muncii de secretariat şi de asistenţă managerială.
Ce este aşa de deosebit la urmărirea fluxurilor de lucru? Utilizând soluţia cu pachete
de programe aferente, în sistemele bazate pe reţelele de computere pot fi dirijate fluxurile de
lucru. După terminarea prelucrării unei tranzacţii de către un specialist, tranzacţia este
automat transmisă pe cale electronică următorului (prelucrare specializată, cu acte puţine).
Creşterea productivităţii prin utilizarea pachetului de programe pentru urmărirea
fluxurilor de lucru.
Gestionarul de urmărire a fluxurilor de lucru reprezintă programul de supraveghere
aferent, care dirijează prin intermediul unui anumit sistem de reglare transmiterea
documentelor, a graficelor şi a formularelor în cadrul unui ciclu organizatoric şi de prelucrare.
Regulatorul reprezintă structurile şi procesele interne ale întreprinderii acesta trebuind, de
obicei, special programat dacă se doreşte adaptarea lui la particularităţile întreprinderii.
Prin utilizarea sistemelor de gestiune a urmăririi fluxurilor de lucru se pot realiza controlul şi
supravegherea simplă a tranzacţiilor de afaceri. Prin sistemul informatic al tranzacţiilor se
protocolează şi se evaluează datele privitoare la prelucrarea tranzacţiilor, în felul acesta
putând fi dobândite date relevante atât din punct de vedere economic cât şi din cel tehnic.
Exemple pentru asemenea date de control sunt: stadiul tranzacţiei, durata de prelucrare a
tranzacţiei etc.
Soluţiile bazate pe pachetele de programe pentru urmărirea fluxurilor de lucru dispun de
funcţii mai mult sau mai puţin voluminoase, care permit evaluarea unor asemenea date de
control. Posibilităţile de folosire a datelor de control şi a analizelor effectuate pe baza lor sunt
exemplificate în cele ce urmează:
conducerea de specialitate poate oricănd să controleze progresul prelucrării fiecărei
tranzacţii în parte şi poate astfel reacţiona mai rapid în situaţiile problematice;
prin compararea rezultatelor analizelor proceselor din filiale sau întreprinderi
diferite pot rezulta aprecieri despre calitatea proceselor;
prin intermediul datelor despre tranzacţiile actuale (cum ar fi numărul de tranzacţii
procesuale), angajaţii primesc indicaţii referitoare la efectul prestaţiei lor asupra
întregii procesări tranzacţionale.
Reţineţi! Dacă se extend consideraţiile conducerii urmăririi fluxurilor de lucru asupra
întregului ansamblu creator de valori, cu implicarea furnizorilor şi a clienţilor, trebuie să se
apeleze şi la posibilităţile tehnice ale EDI – Electronic Data Interchange (schimbul electronic
de date), folosind , de pildă, schimbul standardizat de date cu pachetul de programe
EDIFACT. In acest sens se aşteaptă substanţiale modificări structurale în anii care vin.
21
Tema 1
22
Tema 1
Care sunt şansele cominicaţiei birotice moderne? Potenţialele de utilizare pot fi rezumate în
două faze:
23
Tema 1
24
Tema 1
25
Tema 1
26
Tema 1
27
Tema 1
28
Tema 1
29
Tema 1
c) un al treilea curent, susţine că, în perspectivă, secretara îşi va depăşi statutul profesional
actual, fiind tot mai implicată în activităţi paraprofesionale în care competenţele ei să
impună cunoştinţe noi din alte domenii (economie, management, juridic), alături de cele
tradiţionale.
Privită din această perspectivă, activitatea secretariatelor nu va mai fi exercitata de oricine şi
oricum.
În ţările occidentale se experimentează şi testează pentru viitor, secretariate pe domenii,
echipe de secretariat pentru prestări de servicii birotice sau pentru lucru la distanţă.
30
Tema 1
1. Rolul protocolului
Ceremonialul creează cadrul şi atmosfera în care urmează să se desfăşoare raporturile dintre
interlocutori / parteneri. Protocolul codifică regulile care guvernează ceremonialul, al cărui
obiect este de a oferi fiecărui participant prerogativele, privilegiile şi imunităţile la care are
dreptul. Ceremonialul şi protocolul garantează egalitatea în drepturi a partenerilor, care
permite fiecăreia dintre ei să-şi facă auzită în mod liber vocea. Şi unul şi celălalt impun
curtoazia care trebuie să guverneze raporturile între oamenii de bună credinţă. Ceremonialul şi
protocolul guvernează, de asemenea, negocierea, încheierea şi intrarea în vigoare a unor
documente / acte specifice. Ambele au o incidenţă zilnică asupra vieţii şi activităţii de afaceri.
Protocolul pune problema regulilor care determină ordinea de precădere între parteneri.
2. Eticheta
„Regulile de conduită” sau „regulile de comportare” la care se referă eticheta contribuie la
buna desfăşurare a relaţiilor din societate, în general, şi la o desfăşurare normală a activităţii
in afaceri în special. Este foarte importantă cunoaşterea şi aplicarea acestor reguli de către
fiecare partener, dat fiind că necunoaşterea sau ignorarea lor pot duce, uneori, la interpretări
eronate, la complicaţii relaţionale care depăşesc sfera relaţiilor strict personale ale celor în
cauză. Nu se pot concepe relaţii între parteneri fără contactul uman necesar şi, în cadrul
acestui contact, fără respectarea unor reguli de etichetă.
Necunoaşterea acestor reguli poate fi considerată, în ultimă instanţă, o lipsă de competenţă
profesională a unei persoane chemate să reprezinte interesele unei părţi pe planul relaţiilor
specifice. În concluzie, însuşirea şi respectarea unor reguli de eticheta pot şi trebuie să
constituie o sarcină de ordin profesional.
B. Salutul
Salutul este o manifestare de curtoazie faţă de o altă persoană sau de un grup de persoane. El
comportă, în mimică şi în ţinută, o serie de nuanţe care pot să-i modifice sau să-i completeze
sensul, să constituie o expresie de stimă sau o simplă obligaţie formală. Câteva reguli de baza
în legătură cu salutul:
bărbaţii salută primii femeile;
persoanele mai tinere salută primele pe cele mai în vârstă;
subalternii salută pe superiorii in grad.
31
Tema 1
Răspunsul la salut este obligatoriu: un gest contrar poate fi socotit ca lipsă de politeţe. Este
recomandabil ca bărbatul când salută cu pălăria să o ţină de calotă, înclinând uşor capul şi
privind la persoana salutată. Dacă mâinile îi sunt ocupate, se acceptă salutul printr-o simplă
înclinare a capului. În alte cazuri, salutul se face printr-o înclinare a capului. De obicei, femeia
răspunde la salut printr-o uşoară înclinare a capului, arborând uneori un surâs. În cazul
întâlnirii cu o persoană cunoscută pe care nu doreşti, totuşi, s-o saluţi, eschivarea trebuie
făcută cu tact. Când este întâlnită o persoană care pare cunoscută, fără a o putea identifica
imediat, este preferabil, să fie salutată. Persoanele care se află intr-o maşina salută primele
persoanele cunoscute de pe strada, în cazul în care au fost văzute. Dacă persoana cunoscută
este împreună cu mai mulţi prieteni, necunoscuţi celui care salută, se salută tot grupul. În
timpul salutului se folosesc şi formulele: „bună dimineaţa, bună ziua sau bună seara”. La
întâlnirile oficiale se pronunţă denumirea rangului: „bună ziua domnule director, presedinte,
ministru etc.
Strângerea de mână poate interveni fie când persoanele care s-au salutat se opresc pentru a sta
de vorbă sau a continua drumul împreună, fie cu ocazia prezentării lor. În cazul strângerii de
mână rolurile sunt inversate: femeia este aceea care întinde prima mâna, persoana cea mai în
vârstă celei mai tinere şi persoana cu grad superior celei sau celor cu grad inferior. Pentru o
secundă, cele două persoane se privesc în ochi în momentul strângerii mâinii.
În toate împrejurările, bărbaţii se scoală pentru a strânge mâna interlocutorului; femeile, în
schimb, nu se ridică în picioare decât când este vorba de o persoană mult mai în vârstă sau pe
care doreşte s-o onoreze în mod special.
Sărutul mâinii continuă încă să fie practicat în numeroase locuri sau împrejurări, fiind
considerat ca o formă de curtoazie, mai ales când este vorba de femei în vârstă sau căsătorite,
de soţii de înalţi demnitari etc. Sărutul mâinii se face într-o formă politicoasă, prin aplecarea
corpului, iar în anumite împrejurări este recomandabil să se simuleze gestul (în aer liber, de
exemplu). Este greşit să se sărute mâna înmănuşată. De asemenea, este greşit să se rezerve
acest gest numai pentru unele dintre femeile care se află împreună.
C. Prezentările
În probleme de etichetă, de o deosebită importanţa în activitatea partenerilor este felul în care
se fac prezentările. În această privinţă trebuie respectate următoarele reguli:
bărbatul este prezentat femeii;
persoana mai tânără este prezentată celei mai in vârstă;
persoana cu gradul inferior este prezentată celei cu grad superior .
Persoana care face prezentările se adresează cu formula: „îmi permiteţi să vă prezint pe…”.
Dacă persoana recomandată are mai multe titluri, se pronunţă numai titlul cel mai mare. La
prezentarea unuia dintre soţi de către celălalt se spune simplu: „soţul meu” sau „soţia mea”.
La prezentarea unei perechi se va spune: domnul şi doamna Ionescu sau domnul Ionescu şi
doamna, începându-se întotdeauna cu soţul. Formule ca „încântat”, „sunt fericit de a vă fi
întâlnit / cunoscut” se folosesc în mod curent.
Deşi în practica noastră nu se obişnuieşte autoprezentarea, în tot mai multe ţări ea este
cunoscută în rândul oficialităţilor şi în corpul diplomatic. În astfel de ocazii trebuie să se evite
ca la autoprezentare să se adauge, în afară de nume, apelative „domnul” sau „doamna …”,
adăugându-se, eventual, funcţia sau calitatea. În unele situaţii prezentarea sau autoprezentarea
este urmată de schimbul cărţilor de vizită.
Unele excepţii de la regulile de prezentare:
ˇ fata tânără va fi ea prezentată unui bărbat în vârstă şi nu invers;
Dacă se prezintă o personalitate politică sau bine cunoscută în viaţa publica se va pronunţa
numai titlul acesteia nu şi numele; ex. „domnul preşedinte ” etc.
32
Tema 1
D. Conversaţia
Orice reuniune sau acţiune protocolară, oricât de atent ar fi pregătită, riscă să devină
plictisitoare în lipsa unor conversaţii interesante şi utile. Pentru crearea unei atmosfere
plăcute, gazda trebuie să se gândească la alegerea oaspeţilor, astfel încât între aceştia să existe
anumite puncte de contact, fie prin faptul că lucrează în aceleaşi domenii de activitate sau în
domenii care au contingenţă între ele, fie prin formaţia lor intelectuală.
Organizarea acestor acţiuni nu constituie un scop în sine. Ele trebuie să devină instrumente de
muncă, să constituie un element principal al activităţii diplomatice, o componentă principală a
muncii de informare şi de relaţii.
Arta conversaţiei nu poate fi însuşită după anumite formule. Pentru desfăşurarea unei
conversaţii plăcute şi mai ales utile muncii de informare se cer o bună pregătire politică şi
profesională, cunoştinţe variate de cultură generală, tact, atenţie, politeţe şi alte asemenea
însuşiri pe care diplomaţii trebuie să le posede şi care pot fi obţinute printr-o muncă
stăruitoare, permanentă de pregătire multilaterală.
În ceea ce priveşte atitudinea în timpul unei conversaţii, de obicei se spune că nu este frumos
„să pari nici mai inteligent şi nici mai instruit decât interlocutorul tău”. În timpul unei
conversaţii, diplomatul trebuie să aibă o atitudine corectă, însă degajată, să fie plăcut în
conversaţie şi să o canalizeze în problemele care îl interesează. Desigur, respectul opiniei
personale obligă pe oricine să asculte cu politeţe tezele interlocutorului său. Aceasta nu
înseamnă că nu se poate interveni, ci este chiar recomandabil să se intervină însă într-o formă
politicoasă, dar fermă, în explicarea poziţiilor proprii atunci când ele sunt interpretate în mod
eronat. Acest lucru trebuie făcut cu calm şi tact, astfel încât modul în care se susţine o părere
contrarie să nu se facă de pe o poziţie de superioritate ostentativă sau persiflare. Trebuie
evitate întreruperile partenerului cu exclamaţii de felul: „nu aveţi dreptate!”, „ce eroare!” etc.
Se va evita, pe cât posibil, tusea sau strănutul zgomotos în timpul conversaţiilor, acestea
făcându-se cât mai discret posibil şi întotdeauna în dosul batistei, cu corpul întors într-o parte
faţă de interlocutor.
La o masă este recomandabil ca diplomatul să se întreţină cu partenerul din dreapta şi din
stânga sa şi să evite, pe cât posibil, discuţiile cu partenerii îndepărtaţi. La recepţii, cocktailuri
este recomandabil să se circule printre invitaţi, să nu se evite conversaţia cu străinii, iar
reprezentanţii din cadrul aceloraşi ministere sau ambasade să nu se adune în grupuri.
E. Convorbirea telefonică
Telefonul este un mijloc important şi extrem de util în rezolvarea sarcinilor profesionale
curente, cât şi în menţinerea legăturilor fireşti între cunoscuţi, prieteni. De aceea, convorbirile
telefonice necesită respectarea unor anumite reguli de care este indicat să se ţină seama. În
acest sens, trebuie cunoscută în primul rând necesitatea de a se face prezentările de rigoare, iar
în al doilea rând, în cazul secretarelor, cum se face o legătură telefonică. Prezentarea trebuie
să se facă indicându-se numai numele apelantului (fără apelativul domnul…), precum şi
instituţia la care lucrează, evitându-se de obicei să se indice şi funcţia.
În situaţia când legătura telefonică a fost făcută prin secretariat, apelantul trebuie să aştepte la
telefon legătura cu persoana căutată. Tot în cazul legăturii stabilite prin secretariat este
recomandabil ca secretara să nu facă imediat legătura, ci să procedeze în prealabil la
identificarea persoanei care solicită convorbirea şi să ceară asentimentul celui chemat, întrucât
anumite raţiuni pot impune ca o convorbire sau alta să nu aibă loc atunci când este solicitată.
În cazul unei convorbiri oficiale care comportă o anumită importanţă este bine să se identifice
persoana care o recepţionează, ţinând seama de obligaţia de a întocmi nota telefonică. Pe nota
transmisă se va preciza data, ora şi numele persoanei care a recepţionat comunicarea. În cazul
transmiterii unei comunicări de o deosebită importanţă, nu este greşit şi nici nepoliticos să se
ceară citirea, pentru controlul exactităţii, a notei transmise.
33
Tema 1
34
Tema 1
folosirea cuţitului fiind foarte anevoioasă. Dacă este loc, se mai poate mânca aşezând farfuria
pe masa de bufet sau pe mese alăturate special amenajate în acest scop.
Cocktailurile şi recepţiile au loc în picioare. În acest caz serviciul poate fi asigurat, fie de
ospătari, care circulă printre invitaţi, cu platourile de mâncare şi băutură, fie prin instalarea
unor mese-bufet în centrul sau pe laturile saloanelor, oaspeţii servindu-se singuri, sau cu
ajutorul câtorva ospătari.
G. Fumatul
În această problemă, o primă regulă de politeţe impune ca nefumătorii să nu fie stingheriţi de
către fumători. Se recomandă ca un bărbat să nu fumeze în apropierea unei femei, un tânăr
lângă o persoană mai în vârstă, un funcţionar în faţa sau lângă superiorul său, dacă ştie că toţi
aceştia nu suportă fumul de ţigară. În asemenea împrejurări, întrebarea „îmi permiteţi să
fumez?”, mai ales când este însoţită de gestul de a scoate ţigara din pachet sau a aprinde
bricheta, este deplasată, deoarece interlocutorului îi va fi greu să răspundă negativ. Abţinerea
de a fuma, în asemenea situaţii, este cea mai bună soluţie. De asemenea, trebuie avute în
vedere şi alte câteva reguli esenţiale:
nu se salută cu ţigara în gură;
nu se vorbeşte cu ţigara sau pipa în colţul gurii şi nu se ţine ţigara permanent în gură
pufăind din ea;
nu se intră cu ţigara sau pipa aprinsă în locuinţa unde eşti invitat sau în biroul
superiorilor în grad.
Se recomandă ca femeile să nu fumeze pe stradă sau dacă fumează să nu dea fumul pe nas. În
societate bărbatul oferă foc mai întâi femeilor şi apoi bărbaţilor. O femeie poate oferi foc altor
femei, dar nu este normal să ofere foc bărbaţilor. Folosirea scrumierelor pentru aruncarea
scrumului de ţigară este absolut obligatorie. Este inadmisibil să se folosească la întâmplare
oricare vas drept scrumieră. Gazda nu va începe să fumeze înainte de a oferi ţigări invitaţilor
săi; invitaţii nu vor fuma înainte de a cere permisiunea gazdei. La o masă oficială nu se
fumează decât din momentul când sunt oferite ţigări de către gazdă, de obicei nu înainte de a
se trece la felul principal de mâncare, respectiv la friptură.
H. Ţinuta vestimentară
În activitatea de relaţii cu publicul, ţinuta vestimentară are o deosebită importanţă. Regula de
etichetă vestimentară cere o îmbrăcăminte corectă, în plină armonie cu conformaţia corpului
şi împrejurările în care este purtată. În aceasta constă şi adevărata eleganţă. A fi elegant nu
înseamnă preocuparea exclusivă pentru numărul şi preţul toaletelor, copierea fidelă a modei
lansate de diferite case de specialitate, ci preocuparea pentru alegerea unor materiale de bună
calitate şi o croială corespunzătoare, capabile să răspundă unor nevoi cât mai variate şi fără a
se demoda prea repede. La bărbaţi accesoriile au mare importanţă. Se cere: o cămaşă curată şi
bine călcată, o cravată discretă, asortată, ca şi încălţămintea sau ciorapii, la culoarea
costumului. La femei culorile şi desenul materialului ca şi croiala rochiei trebuie să fie
armonizate cu aspectul fizic. O femeie cu tenul palid nu va face decât să-şi evidenţieze şi mai
mult paloarea dacă se va îmbrăca în culori galbene sau verzi. O femeie corpolentă şi de statură
mică nu va purta o rochie plisată sau cu dungi dispuse orizontal sau cu o croială scurtă, după
cum o femeie înaltă nu va purta o rochie cu dungi dispuse vertical. Excesul de bijuterii nu
contribuie la obţinerea unei note de mai multă eleganţă, ci dimpotrivă.
Ţinuta de zi sau ţinuta de oraş (se foloseşte dimineaţa şi după-amiaza)
La acţiunile la care se impune ţinuta vestimentară de oraş, pot fi oferite următoarele sugestii:
Pentru femei:
ˇ rochie scurtă de sezon, deux-pieces sau tailleur, din materiale şi culori potrivite
sezonului (ziua nu se îmbracă rochii din materiale lucioase – lamé sau dantelă);
35
Tema 1
36
Tema 1
37
Tema 1
ˇ Iniţiativa de a intra in discuţie aparţine femeii, celui mai în vârstă sau mai mare în grad
(cu excepţia cazurilor când sunt de comunicat probleme urgente şi importante pentru
interlocutori).
ˇ La urcarea în mijloacele de transport public se dă întâietate femeilor, persoanelor mai în
vârstă şi superiorilor în grad. La coborâre se procedează invers: bărbatul sau persoana mai
tânără coboară primul şi ajută apoi femeile sau pe cei mai in vârstă.
ˇ În cazul unei deplasări cu maşina, locul de onoare este la spate în dreapta banchetei,
după care urmează cel din stânga, iar locul trei, în faţă, lângă şofer. În cazul când două femei
şi un bărbat sau doua femei şi doi bărbaţi se află împreună, locul femeilor este pe bancheta din
spate, cea mai în vârstă stând la dreapta, iar a bărbaţilor în faţă.
ˇ Dacă doi bărbaţi însoţesc o femeie, cel mai in vârstă sau superior în grad stă pe bancheta
din spate, la stânga femeii, iar al doilea bărbat în faţă.
38
Tema 1
care se acorda mesei, haina închisă poate fi folosită şi pentru dejun. Practica internaţională
prevede pentru acest gen de acţiuni:
ˇ „tenue de ville” – „informal dress” – costum de oraş
ˇ „habit foncé” – „dark suit” – costum de culoare închisă
ˇ „cravate noire” – „black tie” – smoking.
Pe invitaţiile trimise persoanleor care au acceptat participarea se va scrie, în colţul din dreapta
jos, P.M.(pour memoire). Invitaţiile transmise fără consultarea celui invitat vor purta
menţiunea RSVP (repondez s'il vous plait).
De obicei, răspunsul la invitaţie trebuie dat în timp util, pentru a permite gazdei, în caz de
neparticipare, să invite o alta persona. Este recomandabil ca răspunsul să fie dat printr-o
formulă care să includă mulţumiri pentru invitaţie şi precizarea că se va putea sau nu onora
invitaţia. Nimeni nu poate fi reprezentat la o masă de o altă persoană, fără încunoştiinţarea şi
asentimentul prealabil al gazdei.
Este important ca invitaţia să ajungă la destinatar cu cel puţin 10-14 zile înaintea acţiunii.
d) Plasamentul la masă
Locul de onoare este aşezat totdeauna pe latura care oferă, în funcţie de încăpere, privirii
ocupantului fie uşa de intrare, fie fereastra dacă uşa este laterală, fie, în cazul în care şi uşa şi
fereastra sunt aşezate lateral, perspectiva cea mai largă.
Plasamentul se face întotdeauna după ce a fost stabilită ordinea de precădere, atât a bărbaţilor
cât şi a femeilor. Ordinea de precădere se face ţinând cont de funcţie. La nivel de reprezentare
egal, vechimea în funcţie, gradul, vechimea la post etc., sunt elemente pe baza cărora se poate
realiza ordinea de precădere. Femeile văduve sau divorţate au precădere – în principiu –
asupra celor necăsătorite, atunci când nu au funcţie.
Pentru a înlesni identificarea locului la masă al fiecărui invitat, se vor folosi cartonaşe
dreptunghiulare pe care scrie numele persoanei respective. Când numărul invitaţilor este
mare, pentru a se evita circulaţia în jurul mesei pentru identificarea plasamentului la masă, se
foloseşte al doilea rând de cartonaşe pe care este schiţat planul general al mesei şi este marcat
locul invitatului. În funcţie de numărul participanţilor şi formatul mesei, poate fi alcătuit un
tablou cu plasamentul general, care se expune la loc vizibil pentru orientarea oaspeţilor. Se
pot avea în vedere şi soluţii combinate, de plasament la masa în formă de potcoavă cu mese
rotunde sau dreptunghiulare, în funcţie de nivelul participării la acţiuni şi numărul
invitaţilor. În situaţia când la o masă se invită o persoană cu grad mai mare ca cel al gazdei,
aceasta din urmă poate ceda locul său acesteia. În caz contrar, persoana cu gradul mai mare va
ocupa locul din dreapta oaspetelui principal. Când gazda este un celibatar sau soţia este
absentă, se obişnuieşte ca locul de onoare din faţa gazdei să fie oferit soţiei invitatului cu
gradul cel mai mare. Când se doreşte să se acorde oaspetelui de onoare (necăsătorit sau a cărei
soţie este absentă) o atenţie deosebită, locul de onoare va fi cel din faţa soţiei gazdei. În acest
caz, gazda-bărbat se aşează fie la dreapta primei femei, fie pe ultimul loc – ceea ce este mai
politicos. În funcţie de nivelul la care are loc acţiunea, în situaţia în care există, locul
translatorului poate fi: în spatele gazdei sau la masă, în stânga ei.
Masa Bufet
Se organizează când există interesul de a se invita un număr mai mare de persoane.
Mâncărurile vor fi aşezate pe mese lungi, în centrul sau pe laturile salonului. Oaspeţii se
servesc singuri sau ajutaţi de câţiva ospătari. Se poate mânca în picioare în acelaşi salon sau
saloane alăturate, unde se pot aranja grupuri de măsuţe, pe care se aşează farfurii şi tacâmuri.
Nu se face plasament.
e) Aranjarea mesei
Aranjarea corectă şi cu gust a mesei creează o ambianţă plăcută şi uşurează atât serviciul
ospătarilor, cât şi consumul mâncărurilor pregătite.
39
Tema 1
Scaunele trebuie aranjate la distanţe potrivite: să nu fie prea aproape pentru ca vecinii
să se jeneze reciproc în timpul mânuirii tacâmurilor şi nici prea depărtate încât
discuţiile să fie stânjenite.
Faţa de masă clasică este albă sau cu desene discrete de aceeaşi culoare (damasc).
Înainte de a fi folosită, este indicat să fie controlată dacă este perfect curată şi recent
călcată, astfel încât pliurile să nu împiedice aranjarea mesei. În cazul când sunt
necesare mai multe feţe de masă (ceea ce trebuie evitat în măsura posibilului) se va
observa ca suprapunerea lor să se facă pe o linie cât mai puţin perceptibilă. Sub faţa de
masă se întinde, de obicei, un molton gros, care permite o mai bună fixare a
tacâmurilor şi, totodată, fereşte masa de pete.
În ultimul timp, se folosesc în mod curent feţe mici de masă, individuale, făcute dintr-
o pânză fină, de obicei cu broderie, din pai sau rafie în diferite culori. Feţele de masă
individuale se folosesc numai când gazda dispune de o masă din lemn de calitate
superioară şi perfect lustruită.
Şerveţelele se aranjează în diferite forme, pliate în formă dreptunghiulară sau
triunghiulară, fie direct pe farfurie, fie la stânga acesteia. Cel mai practic este aranjarea
lui în formă triunghiulară, cu vârful în sus, la stânga farfuriei, astfel încât să mascheze
feliile de pâine sau chifle.
Tacâmurile folosite la o masă oficială trebuie să fie de calitate bună, de preferinţă din
argint sau argintărie. Gazda are obligaţia să le controleze înaintea fiecărei mese, spre a
se încredinţa că sunt curate şi în bună stare. Nu este nimic mai neplăcut decât ca, în
timpul unei mese, vreunui invitat să-i cadă, de exemplu, mânerul cuţitului sau ca
acesta să nu taie. De regulă, fiecare fel de mâncare se mănâncă cu tacâm separat. De
aceea şi tacâmurile se aranjează în ordinea servirii meniului, în jurul farfuriei. Iată, de
exemplu, aranjamentul pentru un dineu:
– la dreapta farfuriei: lingura de supă, cuţitul de peşte, cuţitul de carne;
– la stânga farfuriei: furculiţa de peşte şi cea de carne;
– în faţa paharelor: furculiţa, cuţitul şi linguriţa de desert.
– lamele cuţitelor vor fi întotdeauna îndreptate spre farfurie.
Paharele se aranjează în faţa farfuriei, drept, oblic sau în semicerc, numărul lor
depinzând de cel al băuturilor servite; fiecare fel de vin se bea dintr-un pahar separat.
La un dineu, de exemplu, la care se vor servi două feluri de vin şi şampanie se vor
pune patru pahare, cel mai mare fiind pentru apă. Dacă aperitivul se serveşte direct la
masă, se pune în plus păhărelul de ţuică (sau altă băutură)care, de obicei, se umple
înainte de aşezarea oaspeţilor la masă. Paharele de lichior sau coniac se pun pe masă
odată cu cafeaua sau puţin mai înainte.
Masa se aranjează, de obicei, cu flori, pe mijloc, între cele două rânduri de tacâmuri.
Ornamentul cel mai practic constă într-un aranjament de diferite flori cu tijele tăiate
scurt, puse într-o vază joasă, astfel încât oaspeţii plasaţi faţa în faţă să se poată vedea
cu uşurinţă. Ca ornament mai pot servi fructierele pe care se aranjează fructe de sezon,
bomboniere, precum şi diferite bibelouri de calitate superioară. Buchete mai mari de
flori se pot pune în vaze speciale pe mobilele din jur.
Ca piese accesorii, la o masă mai pot fi aranjate: servicii pentru sare, piper, muştar sau
alte diverse condimente, scrumiere etc. În cazul când la masă se serveşte peşte sau
fructe care necesită folosirea degetelor pentru scoaterea oaselor, respectiv a
sâmburilor, se obişnuieşte ca în dreptul fiecărui invitat să se pună câte un bol cu apă,
în care oaspeţii îşi vor putea clăti degetele. În apă se pot pune petale de flori, felii de
lămâie etc.
f) Meniul
40
Tema 1
Meniul va fi întocmit în funcţie de oaspeţi şi sezon, preocuparea de baza a gazdei trebuie s-o
constituie calitatea mesei şi felul în care este servită. Se vor evita mesele prea încărcate sau
care presupun un consum exagerat de alcool.
La o masa (dejun, dineu) nu este indicat să se servească, în afara desertului, mai mult de două
feluri, când sunt suficient de consistente sau trei, când se stabileşte un meniu mai uşor. În
general, nu se serveşte decât un singur fel de mâncare din carne. Numai la banchete se poate
introduce şi al doilea fel. Alegerea desertului se face în funcţie de restul meniului: un desert
mai uşor (salată de fructe, îngheţată), dacă celelalte feluri de mâncare au fost mai grele şi un
desert mai consistent (tort, plăcintă etc.) în caz contrar. Fructele pot fi servite ca desert
(proaspete, compot, salată), fie după acesta, dacă masa nu a fost prea încărcată.
Vinurile se aleg după componenţa meniului. La o masă nu se vor servi mai mult de două
feluri de vin (alb, roşu) şi un vin dulce, desert sau şampanie.
Cafeaua cu coniac (lichior etc) poate fi servită la masă sau într-un salon separat. Dacă se
serveşte separat, după terminarea mesei, gazda-femeie se va ridica prima, invitând oaspeţii în
salonul respectiv.
Unele reguli de etichetă referitoare la acţiunile protocolare enunţate
În cazul când şeful unei instituţii oferă o masă cu un număr mai mare de oaspeţi, este bine ca
cel puţin unul dintre colaboratori să fie invitat, pentru a-l ajuta la primire. Dacă vestiarul este
departe de salonul de primire, este bine ca acest colaborator să întâmpine oaspeţii la ieşirea
din vestiar, ajutându-i să ia cunoştinţă de plasamentul la masa. Acesta se face pe o placă
specială, de obicei confecţionată din piele sau material plastic, în care se introduc bucăţi mici
de carton, pe care se scrie numele fiecărui invitat, aranjate în jurul unei piese, de forma mesei,
montată în mijlocul plăcii;
Sosirea la masă cu punctualitate trebuie respectată cu stricteţe, pe de o parte având în vedere
că se pot servi unele mâncăruri fixe care se pregătesc „la minut”, pe de altă parte, pentru a
evita ca ceilalţi invitaţi să aştepte pe cel întârziat. Pentru preîntâmpinarea unor asemenea
situaţii este recomandabil ca 15-30 minute de la ora indicată pe invitaţie să se servească drink-
uri şi mici aperitive, în picioare, prilej inclusiv pentru un prim contact între toţi participanţii la
masă.
Ţinuta la o masă este cea indicată pe invitaţie. În cazul când o asemenea precizare nu există,
în funcţie de anotimp şi ora mesei, se va îmbrăca un costum corespunzător, care poate fi de
culoare mai deschisă la prânz şi în orice caz de culoare închisă seara (gris-fer, bleu-marin etc).
La orice masă, bărbaţii îmbracă însă cămaşă albă, cu pantofi şi ciorapi asortaţi culorii
costumului. Se va avea, de asemenea, grijă ca între ciorapi şi cravată să nu fie un contrast
izbitor. La o masă de prânz, femeile pot îmbrăca o rochie simplă de zi, bine croită şi potrivită
vârstei – în privinţa modelului şi culorii. La o masa de seară (dineu) se va prefera o rochie de
mătase sau lână, mai închisă, cu croială simplă. Rochia de seară (de obicei mai lungă, dintr-un
material închis şi mai greu) nu se poartă decât atunci când bărbatul este în smoking sau frac.
Portul pălăriei la prânz este uzual, chiar la o rochie de stradă. De asemenea, în special la o
masă de seară, se obişnuieşte să se poarte mănuşi. Lungimea şi culoarea acestora depind de
croiala rochiei şi de gustul personal.
Când ospătarul anunţă că masa este servită, gazda-bărbat invită pe soţia oaspetelui principal şi
o conduce la locul ei. Gazda-femeie invită pe oaspetele de onoare să între în sufragerie, dar ea
trece după intrarea tuturor oaspeţilor. La sfârşitul mesei, gazda-femeie se ridică şi iese prima
din sufragerie.
Înainte de invitarea la masă, gazda va avea grija să recomande între ei pe oaspeţii care nu se
cunosc.
Servitul mesei începe întotdeauna cu oaspeţii-femei, în ordinea de precădere a acestora şi
continuă apoi cu bărbaţii, astfel încât gazda-soţie va fi servită ultima dintre femei, iar gazda-
soţ ultimul dintre bărbaţi.
41
Tema 1
Întrebări recapitulative
1. Ce este birotica şi cum a apărut?
2. Care sun rolurile organizatorice şi ce activităţi desfăşoară birourile?
3. Care sunt particularităţile şi tendinţele muncii de birou?
4. Care sunt obiectivele biroticii?
5. Care sunt principiile biroticii?
6. Care sunt tendinţele actuale de dezvoltare a biroticii?
7. Care sunt cerinţele secretariatulu faţă de birotică?
42
Tema 1
Bibliografie
43
TEMA 2.
SISTEME INFORMATICE DE BIROU
I. OBIECTIVE SPECIFICE TEMEI
A doua tema a cursului Birotica işi propune familiarizarea studentului cu modul în care este format
un sistem informatic de birou. Obiectivele principale ale acestei teme sunt:
Descrierea părţilor componente ale sistemului informatic cu un accent deosebit pe
unitatea centrală şi memoria calculatorului;
Prezentarea modului de funcţionare a unităţii centrale, a memoriei şi a celorlalte părţi
componente;
Familiarizarea studenţilor cu terminologia aferentă tehnicii de calcul;
Prezentarea părţilor componente ale celui mai răspândit calculator, calculatorul de tip
PC şi funcţionarea acestora.
III. CUVINTE CHEIE: HARDWARE, BIT, BYTE, PROCESOR, ADRESĂ, PIT, LAND,
BUS, MAGISTRALĂ DE COMENZI SAU DE DATE, INTERFAŢĂ.
V. REZUMATUL TEMEI
Acest capitol prezintă componenta hardware a unui sistem informatic de birou. Sunt descrise
principalele componente ale calculatorului din punct de vedere constructiv precum şi a modului
de functionare. Se începe cu prezentarea schemei bloc a maşinii numite calculator inventată de
Jon Von Neuman, schemă bloc actuală şi în ziua de azi. Se continuă apoi cu prezentarea pe larg a
unităţii centrale, memoriei, dispozitivelor de stocare a informaţiei, dispozitivelor de intrare,
dispozitivelor de ieşire şi a dispozitivelor de comunicare între părţile componente.
Unitatea centrală sau ‟inima‟ calculatorului este formată din unitatea aritmetică şi logică,
care are rolul de a efectua operaţiile aritmetice şi logice şi din unitatea de comandă şi control
(UCC) care are rolul de a comanda părţile componente ale calculatorului.
Memoria are ca principale părţi componente Memoria RAM sau „creierul‟ calculatorului
în care se prelucrează informaţiile existente în calculator, memoria ROM care conţine
microprogramele necesare funcţionării calculatorului, precum şi caracteristicile părţilor
componente ale calculatorului, memoria Cache memoria rapidă de lucru interpusă între UC şi
memoria de lucru (memoria RAM).
Dispozitivele de stocare a informaţiei au rolul de a inmagazina datele pe diverse părţi
componente ale calculatorului, de natură magneto electrică, optică etc. Dispozitivele de stocare a
datelor de natura electromagnetică sunt harddisk-urile şi dischetele. Citirea şi scrierea datelor se
bazează pe fenomenul de inducţie magnetică, stocarea datelor se face prin algoritmi complexi de
magnetizare. Scrierea datelor la dispozitivele de stocare de natură optică se bazează pe o rază
laser care realizează pe suprafaţa de stocare mici adâncituri numite „pit‟. Acestea sunt completate
de suprafeţe netede numite „land‟ asupra cărora nu s-a materializat acţiunea razei laser. Citirea se
Tema 2
realizează prin devierea razei laser printr-o diodă luminiscentă la citirea unui pit sau land. Alte
dispozitive de stocare sunt memoriile de tip stick sau flash care permit stocarea informaţiilor de
ordinul gigabyţilor.
Dispozitivele de intrare au rolul de a introduce datele în calculator în vederea
prelucrărilor iar dispozitivele de ieşire vizualizează datele prelucrate din calculator.
Dispozitivele de comunicaţii sunt circuite electronice care asigură transferul de date între
părţile componente ale calculatorului.
Calculatoarele de tip PC au microprocesorul şi circuitele inteligente de pe placa de bază
pe post de unitate centrală, memoria RAM de tip DDRAM sau SDRAM, diverse dispozitive de
intrare: tastatură, mouse, scaner, dispozitive speciale (GPS, achiziţii de date), fax, modem etc,
dispozitive de ieşire: monitoare LCD sau CRT, implrimante, plotere etc. În general dispozitivele
de stocare a datelor pot fi considerate dispozitive de intrare ieşire.
2
Tema 2
Unitatea centrala
Memoria
Dispozitive de
intrare-iesire
Sistemele de calcul “de talie mare” nu vor face obiectul discuţiei noastre, astfel încât în
cele ce urmează vom analiza sistemele de tip microcalculator, specifice calculatoarelor
personale.
Principalele caracteristici ale calculatoarelor de tip PC sunt:
- raport preţ/putere de calcul - scăzut
- interfaţă "prietenoasă" cu utilizatorul
- gamă de aplicaţii imensă:
- gestiuni de baze de date
- calcul contabil
- procesare de texte, procesare tipografică
- proiectare asistată de calculator
- comunicaţii (reţele de calculatoare, poşta electronică)
- calcul matematic, ştiinţific
- aplicaţii în învăţământ, activitatea medicală
- jocuri etc.
Din punct de vedere fizic un sistem compatibil IBM-PC se compune (fig. 2.5.) din:
- calculatorul propriu zis (unitatea sistem)
- monitorul, tastatura
- echipamente periferice (imprimantă, scanner, mouse, plotter)
b) Memoria. Primele sisteme de tip IBM-PC, realizate cu Intel 8086 (8088), aveau
memoria de 1 M octet. Din motive de compatibilitate sistemele mai puternice ulterioare au
păstrat organizarea primului Mo, dar posedă o memorie mai mare, putând merge până la giga-
octeţi. Pentru capacitatea de memorare se utilizează: 1 byte=1octet = 8 biţi, 1 KB = 1024 bytes,
1MB=1024KB, 1 GB=1024 MB.
a) Tastatura
Este un dispozitiv de intrare. Tastele sunt grupate în mai multe zone:
partea analoagă maşinii de scris (caractere alfanumerice, simboluri speciale)
tastele funcţionale programabile
tastatura numerică auxiliară
tastele pentru editare
Există un număr de taste funcţionale: SHIFT, CTRL, ALT, care, utilizate simultan cu
tastele normale, modifică semnificaţia acestora. Aceste combinaţii sunt foarte des utilizate în
programele de editare si vor fi semnalate la prezentarea acestora.
b) Sistemul video
Din punct de vedere hardware, sistemul video se compune din:
- monitorul TV (Display sau Screen)
- adaptorul video.
Monitorul utilizat la calculatorul personal este color si are accesibile pentru operator:
- buton de punere sub tensiune;
- controlul luminozităţii, contrastului, dimensiunii şi centrării pe orizontală şi verticală
etc., comandate digital prin intermediul unor meniuri.
Transformarea informaţiilor de afişat pe ecran, din forma binară în care se află pregătite
6
Tema 2
într-o zonă de memorie, numită memorie de ecran, în forma semnalelor video ce se transmit
monitorului se realizează de către adaptorul video. Ecranul are două moduri fundamentale de
funcţionare: text (sau alfanumeric) şi grafic. Ambele se pot manifesta în regim monocrom (alb-
negru) sau color. Rezoluţia pe orizontală poate fi de 640 pixeli (Pixel=picture element), 1024
pixeli sau 1280 pixeli, iar pe verticală 480 pixeli, 768 pixeli sau1024 pixeli. Tendinţa actuală este
spre mărirea rezoluţiei monitoarelor. Dimensiunile uzuale ale monitoarelor sunt 14", 15", 17"
sau, pentru aplicaţii de tehnoredactare a publicaţiilor, 22". Din punct de vedere al programelor de
editare şi procesare de texte, ecranul este împărţit în mai multe ferestre (zone) cu diferite
destinaţii, care vor fi descrise la prezentarea programelor respective.
c) Discuri magnetice
Memoria externă este constituită practic numai din discuri magnetice (unele sisteme sunt
dotate şi cu unitate de bandă magnetică "streamer"). În prezent există şi o puternică orientare
spre diversificarea memoriei externe prin răspândirea dispozitivelor de memorat de tipul
discurilor optice reinscriptibile (spre exemplu inscriptoare de CD-uri sau dispozitive
magnetooptice).
Discurile magnetice sunt de două tipuri: discuri amovibile (floppy) şi discuri fixe,
realizate în tehnologia Winchester. De regulă se lucrează mai ales cu discul fix dar se arhivează
şi se transportă informaţia cu discul floppy. Din punct de vedere al capacităţii de înmagazinare
situaţia discurilor magnetice este ilustrată în tabelul de mai jos:
Spre deosebire de alte dispozitive de I/E (tastatură, monitor) care efectuează operaţiile de
I/E la nivel de caracter, unitatea de discuri le efectuează la nivel de bloc. Mărimea blocului este
de obicei aceea a sectorului fizic de pe disc (valoare standard 512 octeţi). Informaţia este
organizată pe disc în fişiere.
Pentru realizarea gestiunii fişierelor, volumele (discurile) trebuie organizate într-un mod
specific. Această organizare priveşte pe de o parte formatarea discurilor, pe de altă parte alocarea
zonei de început a discului pentru structuri specifice.
Procesul de formatare pentru discurile flexibile stabileşte numărul de piste, numărul de
sectoare pe pistă şi numărul de feţe utilizate (fig. 2.7.). În cazul discurilor fixe formatarea are trei
etape:
- formatare fizică- efectuată de fabricant
- formatare partiţionară (pentru ca un disc să poată fi folosit de mai multe sisteme de
operare- un disc este văzut ca două sau mai multe)
- formatare logică.
Formatarea discurilor amovibile ca şi formatarea partiţionară şi logică a discurilor fixe se
face folosind comenzi puse la dispoziţie de sistemul de operare.
Structurile necesare pe un disc sunt, începând cu sectorul logic 0:
- programul de încărcare iniţială (BOOT). Verifică dacă volumul conţine sistemul de
operare. Dacă da, începe încărcarea, dacă nu, se dă un mesaj.
- tabela de alocare a fişierelor (FAT) - gestionează alocarea spaţiului pe disc. Spaţiul
necesar pe discul magnetic se alocă dinamic, cel devenit disponibil se re-alocă, astfel încât
fişierele nu sunt neapărat contigue. Unitatea de alocare este grupul (cluster). Din motive de
eficienţă un grup este format din un număr de sectoare contigue (egal cu o putere a lui 2). FAT,
pe baza unei "hărţi" a discului ţine evidenţa grupurilor înlănţuite în fişiere.
7
Tema 2
- catalogul rădăcină (ROOT) - conţine pentru fiecare fişier câte o înregistrare care
cuprinde toate informaţiile necesare descrierii complete a acestuia, precum şi adresa sa.
Notă: Sistemele moderne, pe care este instalat un sistem de operare Windows NT, 2000
sau altele mai noi folosesc standardul de gestionare al discului NTFS (New Technology File
System).
Sector
Piste
În figura 2.8 este ilustrată structura unui disc hard, fiind puse în evidenţă principalele
componente.
d) Mouse
Reprezintă un dispozitiv de intrare care permite stabilirea unei legături între mişcarea
cursorului pe ecran şi mişcarea mouse-lui pe o suprafaţă dreptunghiulară. Elementul esenţial îl
constituie o sferă, aflată în contact cu suprafaţa mesei (tăbliţei) pe care se deplasează mouse-ul.
Rotirea sferei, ca urmare a deplasării dispozitivului este convertită în deplasare în aceeaşi
direcţie a cursorului pe ecran. În plus dispozitivul mai dispune de două sau trei butoane pentru a
genera comenzi odată adus cursorul în poziţia dorită.
8
Tema 2
e) Scanner
Este un dispozitiv de intrare care permite introducerea ("digitizată") în memorie a unei
reprezentări grafice (text, desen, diagramă etc.). Imaginea de scanat este pusă pe suprafaţa
transparentă a dispozitivului si apoi "citită" prin metode electrooptice prin deplasarea cititorului
de-a lungul ei. Există şi dispozitive de scanat mobile, de rezoluţie şi precizie mai coborâte
(handy scanner). După scanare, suportul software permite vizualizarea imaginii pe ecran,
mărirea, micşorarea, modificarea şi reproducerea ei pe un dispozitiv de ieşire (plotter sau
imprimantă). În cazul acestor dispozitive sunt doi parametri importanţi: formatul documentului
ce poate fi scanat (A4, A3 etc) şi rezoluţia (300,600, 1200 dpi sau chiar mai mare). Scanner-ele
pot fi utilizate şi pentru a introduce textul imprimat pe un suport grafic în memorie sub formă de
fişier text care poate fi apoi prelucrat cu un procesor de texte. Pentru aceasta scanner-ul trebuie
să fie însoţit de produse software de tipul OCR (Optical Character Recognition- recunoaştere
optică a caracterelor).
Figura de mai jos ilustrează aspectul obişnuit al unui scanner.
Capac opac
Capac opac
Document de
scanat
Ferestr
trnsparent
f) Plotter
Plotterul este un dispozitiv de ieşire care permite trasarea unui desen sau alte reprezentări
grafice (litere) prin deplasarea comandată, pe două direcţii a unuia sau mai multor dispozitive de
scriere (cu pastă sau cerneală), ca în figura 2.11. Dispozitivul este foarte util pentru trasarea
desenelor, diagramelor, având avantajul că se pot trasa orice fel de curbe în mai multe culori. În
prezent este înlocuit cu bune rezultate de imprimantele grafice. Au apărut, aşa cum am arătat în
capitolul 1, o serie de echipamente multifuncţionale, un scanner-plotter fiind ilustrat în figura
2.12,
9
Tema 2
SStilou
Dispozitiv
port-stilou
Suport grafic
Bara port-carucior
g) Imprimanta
Este un dispozitiv de ieşire care permite înregistrarea pe hârtie a unor texte sau, în cazul
imprimantelor grafice, şi a unor desene sau construcţii grafice.
Din punct de vedere al interfeţei cu calculatorul imprimantele pot fi seriale sau paralele
iar din punct de vedere al posibilităţilor de înregistrare pot fi alfanumerice sau grafice.
Imprimantele moderne sunt paralele, grafice. Din punct de vedere al modului de
imprimare cele mai utilizate sunt cele cu jet de cerneală, alb/negru sau color cele laser şi, într-o
măsură tot mai redusă, cele matriciale, cu cap cu ace. Figura 2.13. ilustrează aspectul general al
unei imprimante matriciale şi al unei imprimante laser. Clasificarea şi caracterizarea
imprimantelor va fi detaliată în capitolul 3, în cadrul tehnicilor de reprografie.
10
Tema 2
Vom completa secţiunea dedicată resurselor hardware ale sistemelor informatice de birou
cu o scurtă prezentare a echipamentelor care se impun tot mai mult în acest domeniu în ultimul
timp.
Unitatea de compact disc (CD) a devenit un accesoriu prezent practic pe toate PC-urile
produse în ultimul timp. Acest echipament oferă soluţii avantajoase în privinţa capacităţii de
stocare şi a vitezei de acces şi de aceea va fi prezentat sumar în continuare. Principiul de
funcţionare se bazează pe citirea optică, cu ajutorul unei raze laser, a informaţiei scrise pe un
disc rigid. Există trei categorii de discuri optice [20]:
- CD-ROM (Compact Disk-Read Only Memory): discul este scris de producător prin
ştanţare (asemănător discurilor clasice de pick-up) şi poate fi doar citit, ca şi memoriile ROM.
Capacitatea este de ordinul 600 MB. În general pe CD-ROM-uri sunt înregistrate dicţionare,
enciclopedii, iar în ultimul timp pachete software.
- WORM (Write Only Read Many): discuri optice care permit o singură scriere (la
utilizator) şi mai multe citiri. Capacitatea lor poate fi de 400 Mo...5 Go şi sunt utilizate spre
exemplu pentru salvarea periodică, cumulativă, a datelor dintr-o firmă (arhivare).
- WMRM (Write Many Read Many): discuri optice care permit mai multe scrieri şi mai
multe citiri. Capacitatea de stocare este de 256 Mo...1 Go.
De reţinut că aceste capacităţi se referă la situaţia existentă în momentul redactării
acestei cărţi, evoluţiile foarte dinamice din acest domeniu tehnologic făcând ca aceste date să
devină perimate într-un interval relativ scurt de timp.
Un alt accesoriu întâlnit din ce în ce mai des în PC-uri este placa de sunet care permite
redarea, cu ajutorul unui sistem acustic (boxe) fie a unor fişiere speciale (de exemplu de tip wav,
mp3) fie a unor CD-uri audio. De asemenea se pot audia secvenţe sonore conţinute în
enciclopedii sau în manuale de învăţare a limbilor străine. Existenţa unui software specializat
face posibilă realizarea unor "documente" care îmbină textul, grafica şi sunetele. Fig 2.14
ilustrează aspectul tipic al unei staţii multimedia.
În acest domeniu al echipamentelor moderne care sunt tot mai mult folosite în conexiune
cu PC-urile mai menţionăm aparatele fotografice digitale care înregistrează fotografia în memorii
11
Tema 2
electronice ce pot fi apoi transferate în memoria unui calculator. Imaginile pot fi apoi prelucrate
cu software specializat şi tipărite pe suporturi grafice cu imprimante de calitate. Figurile 2.15 şi
2.16 prezintă un astfel de aparat fotografic şi modul lui de conectare la PC.
12
Tema 2
La nivelul cel mai apropiat de hardware, resursele software utilizate în birotică sunt cele
care aparţin sistemului de operare (SO) al calculatorului. Principalele funcţii ale sistemului de
operare sunt:
interpretarea şi executarea comenzilor monitor
încărcarea, lansarea în execuţie şi controlul execuţiei programelor
comanda şi controlul dispozitivelor periferice, gestiunea fişierelor pe disc
diagnosticarea, semnalarea şi tratarea erorilor.
prestarea de servicii utilizatorului prin apelarea de funcţii sistem.
Cele mai răspândite sisteme de operare existente pe PC-uri au fost MS-DOS, OS/2,
APPLE DOS, iar în momentul de faţă se folosesc UNIX, WINDOWS. Sistemele de operare
dezvoltate în perioada de pionierat a informaticii păcătuiau prin faptul că obligau utilizatorul să
folosească comenzi greoaie, cu mulţi parametri care trebuiau perfect memoraţi. Orice eroare, cât
de mică, în formularea unei comenzi conducea la respingerea acesteia de către sistem. Câtă
vreme utilizatorii calculatoarelor erau specialişti informaticieni, acest impediment nu era foarte
important, dar când PC-urile s-au răspândit şi în rândul nespecialiştilor în informatică a apărut
nevoia unei altfel de interfeţe între om şi calculator. Pentru a facilita accesul oricărui utilizator la
funcţiile disponibile ale unui PC, firmele producătoare de software au dezvoltat o serie de
programe utilitare.
Printre cele mai cunoscute utilitare disponibile pe calculatoarele personale se numără:
Norton Utilities, XTGold, PC Tools, DOS Navigator.
În momentul de faţă, răspândirea unor sisteme de operare de tip GUI (Graphical User
Interface - interfaţă grafică utilizator), a restrâns mult aria de folosire a produselor enumerate. În
afara acestor produse software generale, care fac din calculator un interlocutor agreabil al
utilizatorului, există pachete de programe specifice orientate spre diverse aplicaţii: baze de date,
editare şi procesare texte, tehnoredactare, proiectare inginerească etc. Figura 2.18 oferă o
imagine sugestivă a modului în care se structurează diferitele tipuri de produse software în raport
cu suportul hardware.
13
Tema 2
Aplicatii
Sistem de
Hardware
operare
Utilitare
tehnică a calculatorului. “Sarcinile” trasate de utilizator erau transmise mai departe de către
Windows către DOS.
Versiunile Windows 95, Windows 98, Windows 2000 aduc o noutate esenţială, în
sensul că nu mai este nevoie de DOS. Dar despre trăsăturile esenţiale ale acestor medii vom
discuta detaliat în secţiunea următoare.
Începând cu Windows 95, mediul înglobează şi modulul care lansa sistemul DOS în
lucru. Aşadar Windows devine el însuşi sistem de operare renunţându-se la funcţia sa de
“translator” între utilizator şi SO.
Câteva trăsături esenţiale ale acestor medii sunt enumerate în continuare:
Windows automatizează mai multe operaţii pe calculator (ex. adăugarea, înlăturarea
aplicaţiilor soft şi a componentelor hard);
Windows oferă de obicei mai mult de trei moduri diferite pentru efectuarea aceleiaşi
operaţii (ex. lansarea unui program);
Windows încorporează un sistem de asistenţă soft de calitate superioară;
Windows realizează prelucrarea de tip multiprogramare (multitasking). Sistemele de
operare MS DOS sunt sisteme monotasking – execută un singur program (task) la un
moment dat. Se poate lansa un nou program doar după terminarea programului curent.
Acest mod de prelucrare este ineficient din punct de vedere al procesoarelor rapide care
sunt obligate să “stea” aşteptând terminarea operaţiilor lente de intrare – ieşire solicitate
de program.
În contrast cu această prelucrare socială, sistemul multitasking măreşte eficienţa utilizării
CPU; când se lansează o operaţie de intrare – ieşire pentru un program, unitatea centrală
de prelucrare trece la executarea instrucţiunilor din alt program. Sunt alocate cuante de
timp pentru toate programele lansate; pentru utilizator totul se întâmplă ca şi cum
programele ar fi executate simultan (programe concurente);
Windows susţine tehnologia “Plug and Play” (conectează şi lucrează) care permite
conectarea unei noi componente hard şi folosirea imediată (după recunoaşterea de către
Windows);
Windows oferă o gamă variată de facilităţi de reţea.
15
Tema 2
Butoane de
redimensionare
Bara de stare
comenzi;
Bara de instrumente – În funcţie de aplicaţia din fereastră bara conţine butoane pentru
acţiunile cele mai frecvente. Funcţia unui buton este afişată dacă se indică acel buton (se
poziţionează cursorul mouse-ului pe el). Bara de instrumente poate fi afişată sau făcută
invizibilă cu comanda Toolbar din meniul View. Lansarea actului se face prin clic pe
butonul respectiv;
Bara de stare – afişează sugestii şi parametrii de configurare privind programul din
fereastră;
Butonul de redimensionare – Se poate deplasa, cu butonul stâng apăsat, pentru
redimensionarea ferestrei.
Ferestrele pot fi redimensionate şi li se poate modifica forma dacă se poziţionează
cursorul mouse-ului pe una din margini şi când acesta devine o săgeată bilaterală () se “trage” în
sensul dorit. În timpul mişcării pe desktop, forma cursorului mouse-ului se modifică în funcţie de
poziţie.
b) Dacă programul vizat nu are o iconiţă pe desktop se poate încerca lansarea lui din
meniul Start:
se face clic pe butonul Start;
se poziţionează cursorul mouse-lui pe comanda Programs;
se poziţionează cursorul pe programul sau grupul de programe în care se află programul
vizat, urmând eventual un şir de submeniuri până când se ajunge la programul dorit. Se
efectuează clic pe numele acestuia;
Control Panel:
se face clic pe butonul Start;
se selectează Settings, apoi Control Panel;
în fereastra Panoului de comandă (Control Panel) se face clic pe pictograma
Add/Remove Programs;
se deschide caseta de dialog Add/Remove Programs Properties. Se alege pagina
Install/Uninstall şi se face clic pe Install;
trebuie apoi urmate invitaţiile ce apar pe ecran şi se face clic pe Next sau pe Finish, până
când se încheie instalarea.
5. Instalarea aplicaţiilor
Există două posibilităţi de instalare a unui nou program:
Folosind Add/Remove Programs (Start Setting Control Panel). Se deschide fereastra
Add/Remove Programs Properties din care se alege comanda Install. Sunteţi invitaţi să
introduceţi discheta sau CD-ul care conţine fişierele de instalare ale programului
respectiv. Se face apoi clic pe Next, apoi pe Finish şi se urmează (indicaţiile)
instrucţiunile de pe ecran;
Folosind comanda Run din meniul Start. Se tastează calea şi denumirea programului de
instalare (Install.exe sau Setup.exe). În continuare se urmează instrucţiunile furnizate de
18
Tema 2
programul de instalare.
În cazul în care se doreşte eliminarea unui program se procedează astfel: Control
PanelAdd / Remove ProgramsInstall / Uninstall. Selectaţi programul ce va fi şters şi apoi se
face clic pe Remove.
1. Pictograma My Computer
My Computer este unul din instrumentele principale pentru accesul la componentele
sistemului şi la dosarele şi fişierele de pe discuri. Dacă se face dublu clic pe pictograma My
Computer se deschide o fereastră în care sunt afişate pictograme ce reprezintă elementele
componente ale sistemului:
unităţile de disc;
imprimantele;
panoul de comandă.
My Computer poate fi folosit nu numai pentru a vizualiza conţinutul calculatorului ci şi
pentru a copia fişiere, a crea comenzi rapide, etc. Pentru a avea acces la conţinutul unui disc spre
exemplu se face dublu clic pe pictograma corespunzătoare acelui disc. Se afişează dosarele şi
fişierele din acea unitate de disc. Se pot deschide succesiv mai multe nivele de dosare până se
găseşte programul dorit.
Add Hardware – pentru adăugarea şi recunoaşterea unor noi componente hardware;
Add orRemove Programs – pentru instalarea sau eliminarea unor programe;
Display – pentru personalizarea afişării pe monitor;
Keyboard – pentru selectarea tastaturii în concordanţă cu limba utilizată în redactarea
documentelor;
19
Tema 2
20
Tema 2
Windows Explorer:
Se selectează unitatea de disc sau dosarul unde se doreşte crearea;
Se deschide meniul File şi se selectează comanda New. În submeniul apărut se
selectează Folder;
Apare un nou dosar (New Folder) şi se poate schimba numele după care se apasă tasta
Enter.
7. Manevrarea fişierelor
Selectarea fişierelor
În cazul în care se selectează un şir de fişiere alăturate se face clic pe primul, se pasă
Shift şi se face clic pe ultimul;
Pentru selectarea unui şir care nu e continuu se face clic pe fiecare ţinând apăsată
tasta Ctrl.
Mutarea fişierelor
În Windows Explorer se afişează în partea dreaptă fişierele ce vor fi mutate;
În partea stângă se parcurge lista până se găseşte unitatea de disc sau dosarul în care
se doreşte mutarea;
Se selectează fişierul sau fişierele ce vor fi mutate;
Se trag (cu mouse-ul) fişierele selectate din dreapta în dosarul sau unitatea de disc
dorită din partea stângă.
Copierea fişierelor
Se poate copia un fişier sau un grup de fişiere pe aceeaşi unitate de disc, în acelaşi
dosar sau în alt dosar, sau pe altă unitate de disc;
Se poate folosi Copy şi Paste;
Se poate realiza copierea fişierelor prin tragerea lor. Se procedează ca la mutarea
fişierelor doar că se ţine apăsată tasta Ctrl;
Pentru copierea fişierelor pe dischetă se poate folosi comanda Send To din meniul
File.
Redenumirea fişierelor
În Windows Explorer sau My Computer se afişează fişierul de redenumit;
Se face clic dreapta pe numele fişierului. Se selectează opţiunea Rename şi se
procedează ca la redenumirea unui dosar.
Ştergerea fişierelor
În Windows Explorer sau My Computer se selectează fişierele care vor fi şterse;
Se face clic dreapta pe fişierele respective şi se alege comanda Delete din meniul de
acces rapid;
Se confirmă făcând clic pe Yes;
Se pot şterge fişiere selectându-le şi trăgându-le apoi în Recycle Bin.
2. Programul Paint
Este un program de desenare simplu;
Este în meniul Accesories;
Ecranul Paint are bara de titlu, bara de meniuri, iar butoanele cu uneltele de desenare se află
în partea stângă a ecranului. Culorile pentru desenare sunt disponibile în partea de jos a
ecranului;
trăsătură interesantă constă în posibilitatea creării unei culori proprii (Options – Edit Color),
posibilitatea extragerii unei culori pentru a o utiliza la alt obiect sau posibilitatea inversării
culorilor.
23
Tema 2
Întrebări recapitulative:
1. Indicaţi câteva criterii de clasificare a informaţiilor şi daţi exemple de informaţii din
fiecare categorie.
2. Care sunt funcţiile unui sistem informatic de birou? Daţi exemple de echipamente pentru
fiecare funcţie.
3. Care sunt elementele componente ale unui microcalculator de tip PC? Indicaţi, în fiecare
caz şi performanţa actuală.
4. Care sunt cele mai utilizate dispozitive de memorie externă?
5. Care sunt capacităţile de stocare actuale ale discurilor fixe?
6. Faceţi o comparaţie între stocarea pe dischetă magnetică şi stocarea pe CD.
7. Ce echipamente de achiziţie de imagini cunoaşteţi? Prin ce sunt ele caracterizate?
8. Care sunt principalele resurse software folosite în Birotică?
9. Care sunt deosebirile esenţiale între sistemele de operare DOS şi Windows?
10. Care sunt instrumentele prin care se poate acţiona asupra structurii de directoare şi fişiere
în Windows (creare, copiere, ştergere, redenumire etc.)?
11. Prezentaţi o configuraţie de PC competitivă, în acest moment, din punct de vedere al
performanţelor (procesor, memorie RAM, hard disc, memorie video, dotare multimedia
etc.).
12. Stabiliţi şi justificaţi (preţ versus performanţe) dotarea cu echipamente de calcul,
echipamente periferice şi produse software a sediului unei firme mici/medii.
13. Care sunt principalele parţi componente ale unui calculator?
14. Cum este alcătuită memoria RAM şi cum funcţionează?
15. Cum este construit din punct de vedere fizic un harddisk?
16. Care sunt principalele dispozitive de intrare?
17. Care sunt principalele dispozitive de ieşire?
18. Ce este microprocesorul şi placa de bază?
19. Ce sunt dispozitivele de stocare optice şi cum funcţionează?
24
TEMA 3
TELECOMUNICAŢIILE DE BIROU
I. OBIECTIVELE TEMEI
A treia tema a cursului Birotica işi propune familiarizarea studentului cu modul în care sunt
realizate telecomunicațiile de birou. Studenții vor primii cunoștiințe despre principalele rețele de
telecomunicații, despre rețelele de calculatoare și despre rețeaua INTRNET. Obiectivele principale
ale acestei teme sunt:
Descrierea principalelor rețele de telecomunicații;
Prezentarea noțiunilor fundamentale despre rețelele de calculatoare;
Prezentarea noțiunilor fundamentale despre rețeaua Internet;
Familiarizarea studenţilor cu terminologia aferentă rețelelor de telecomunicații;
Prezentarea echipamentelor de birotică;
Prezentarea tehnologiilor și a serviciilor moderne folosite în birotică.
V. REZUMATUL CAPITOLULUI
Tema numărul trei începe printr-un istoric al rețelelor de telecomunicații. Sunt apoi prezentate
informații despre rețelel de telefonie, rețeaua de telefonie celulară, rețeaua telex, rețelele herțiene de
televiziune. Un paragraf important este acela referitor la rețelele de calculatoare. În cadrul rețelelor de
calculatoare un aspect important este acela legat de prezentarea noțiunilor elementare privind rețeaua
INTERNET. Este prezentat modul de funcționare a acesteia, protocoalele care se folosesc în această
rețea, echipamentele moderne și serviciile folosite pentru realizarea comunicațiilor
Activităţile de birou sunt caracterizate, aşa cum s-a menţionat, în mare măsură, de
manipularea informaţiilor. Această manipulare presupune, între altele, o comunicare permanentă cu
alte compartimente din interiorul sau exteriorul organizaţiei. Principalele moduri de comunicare sunt
ilustrate în figura 3.1.
Tema 3
Fix
Dialog
Mobil
Telefon
Robot Fax
Teleconferinţă
Scrisoare sau
telegramă
Terminal în
reţea Moduri de
comunicare
Şedinţă
Televiziune cu circuit
închis
Afişaj
Internet
Dintre aceste moduri de comunicare vor fi studiate în prezentul capitol doar acelea care se
încadrează în domeniul telecomunicaţiilor.
Prin telecomunicaţii se înţeleg orice transmisii, emisii sau recepţii de semne, semnale, scriere,
imagini sau sunete sau de elemente de inteligenţă de orice natură prin fir, unde radio, procedee optice
sau alte sisteme.
În general un sistem de comunicaţii la distanţă (telecomunicaţii) poate fi reprezentat ca în
figura 3.2. De cele mai multe ori informaţiile de transmis sunt codificate la emiţător şi suferă un
proces de decodificare la receptor. În cursul transmisiei prin canalul de telecomunicaţii informaţiile
pot fi afectate de o serie de zgomote care uneori le pot distorsiona până la a le face neinteligibile. O
caracteristică esenţială a sistemului de comunicaţii o constituie debitul de informaţii ce pot fi
transmise, legat la rândul său de banda de trecere a sistemului.
Telecomunicaţiile de birou reprezintă stratul al doilea al "icebergului" birotic şi în continuare vor fi
studiate sub două aspecte: reţele de telecomunicaţii şi echipamente de telecomunicaţii în birotică.
Zgomot
Emiţător Receptor
Canal de
Codificare Decodificare
(Receptor) comunicaţie (Emiţător)
de telecomunicaţii, putându-se comunica astfel, între două posturi fixe printr-o pereche de cabluri
(perechea telefonică).
În 1887, fizicianul HEINRICH HERTZ descoperă „undele hertziene”, undele radio. El a
demonstrat că undele electromagnetice se propagă cu viteza luminii şi că se reflectă şi se refractă în
acelaşi mod ca lumina.
În 1896, fizicianul italian GUGLIELMO MARCONI realizează transmisia radio denumită
„telegraful fără fir”. Marconi a reuşit să comande de la distanţă o sonerie electrică, distanţa dintre
emiţător şi receptor fiind de câţiva metri.
Undele radioelectrice sau hertziene permit comunicarea între două puncte fixe, dar mai ales
soluţia ideală pentru a stabili o comunicare cu puncte mobile de orice fel: vapoare, avioane, sateliţi,
automobile sau persoane, oricare ar fi distanţa dintre cei doi corespondenţi.
La începutul anilor ’50, în Statele Unite, compania Bell Telephone le propune angajaţilor săi
un serviciu de telefonie la care şi publicul avea acces.
În 1964, în reţelele de radiotelefonie este introdus conceptul de partajare a resurselor. Reţeaua
administrează un canal radio, în mod dinamic, pe durata fiecărei noi comunicări. Sistemul alege din
ansamblul de canale libere o frecvenţă pe care o conferă noii comunicări.
În 1971, Bell Telephone prezintă conceptul de reţea celulară care utilizează o bandă de
frecvenţe limitată ca mărime, propunând sistemul AMPS (Advanced Mobile Phone Service/Serviciul
de Telefonie Mobilă Avansată).
Conceptul de reţea celulară aduce, în principal, două elemente noi: schimbarea dinamică a
frecvenţei de emisie a unui punct abonat mobil, în timpul unei comunicaţii, în funcţie de deplasarea
sa în reţea şi reutilizarea frecvenţelor din celulele suficient de îndepărtate unele de altele; prin aceste
două noutăţi se permite creşterea numărului de comunicaţii simultane din reţea şi, deci a numărului
de abonaţi.
În anii ’80 au fost puse în funcţiune nenumărate reţele celulare în întreaga lume, dar
majoritatea utilizează norme incompatibile şi metode de transmisie analogice, fiecare ţară stabilindu-
şi în mod suveran propria normă. În prezent, însă, există numeroase reţele celulare de
radiocomunicaţii, putându-se comunica în orice loc şi în orice moment.
Este reţeaua telefonică clasică, numită şi reţea comutată, organizată pe mai multe nivele
ierarhice. Banda de trecere este îngustă, ca urmare se pot transmite semnale vocale sau imagini
grafice statice dar nu se pot transmite semnale video. Imunitatea la zgomot este redusă, iar centralele
tradiţionale electromecanice introduc întârzieri la realizarea conexiunii. În prezent aceste deficienţe
sunt parţial remediate prin realizarea interconectării centralelor prin fibre optice şi prin înlocuirea
centralelor electromecanice cu centrale electronice.
Din punct de vedere practic, reţeaua telefonică acoperă aproape întreaga planetă, obiectivul
său fiind punerea în legătură/comunicare a două posturi telefonice, astfel încât să se poată asigura
transmisia semnalelor având o frecvenţă cuprinsă între 300 şi 3400 Hz. Pentru aceasta, comunicarea
trebuie să fie stabilită cu ajutorul indicaţiilor furnizate de către utilizatorul care cere convorbirea
(formând numărul de telefon), menţinută şi în cele din urmă întreruptă în momentul terminării
3
Tema 3
4
Tema 3
Servicii ISDN:
Servicii suport (de transport) - furnizează facilităţile de transmitere a informaţiilor digitale
între utilizator şi reţea, circuit voce, circuit 3,1KHz audio, circuit 7KHz audio, circuit 64 kb /s
nerestricţionat.
Teleservicii - utilizând serviciile suport, facilitează comunicaţiile dintre utilizatori cu ajutorul
terminalelor: telefonic la 3,1KHz, telefonic la 7 KHz, facsimil Gr.4, videotelefonic.
Servicii suplimentare - servicii care furnizează facilităţile suplimentare pentru utilizatori şi se
bazează pe serviciile suport şi teleservicii.
5
Tema 3
A2 B2
A1 B1
A3 B3
C2
C1
C3
Conceptul de reţea celulară aduce două elemente noi ce relaxează limitările comunicaţiilor
radiotelefonice tradiţionale: schimbarea dinamică a frecvenţei de comunicaţie a unui punct abonat
mobil, în timpul unei convorbiri, la trecerea dintr-o celulă în alta şi reutilizarea frecvenţelor din celule
suficient de îndepărtate unele de altele. Întrucât frecvenţele utilizabile pentru comunicaţii sunt
limitate, aceste două elemente caracteristice telefoniei celulare permit creşterea numărului de
comunicaţii simultane din reţea şi deci a numărului de abonaţi. Prin reţelele telefonice celulare se
poate comunica în orice loc (aflat în zona de acoperire) şi în orice moment, putându-se transmite
sunet, text şi imagini.
Principiul de bază al radiotelefoniei celulare - reutilizarea frecvenţelor radio cât mai eficient
posibil - este cât se poate de simplu şi direct; cu toate acestea, reţelele celulare practice sunt sisteme
complexe care utilizează hardware şi software sofisticate.
Arhitectura unei astfel de reţele celulare este ilustrată în figura 3.5. Sistemul de bază are cinci
componente principale: un număr de staţii radio de bază, un comutator de rutare şi de control al
acestor staţii, o bază de date utilizatori, un număr fix de circuite de telecomunicaţii necesare pentru
conectarea împreună a elementelor de reţea şi, în sfârşit, terminalele mobile compatibile cu restul
sistemului.
6
Tema 3
Când un mobil traversează graniţa (fig. 3.6) dintre o celulă, unde serviciul este realizat de
antena F1 şi o alta care utilizează antena F2, comutatorul schimbă rutarea apelului şi trimite
semnalele către mobilul destinatar, schimbând frecvenţa de lucru.
Metoda folosită pentru a detecta punctul optim de traversare (cross-over) dintre celule variază
de la un sistem celular la altul, însă este bazată pe compararea raporturilor semnal/zgomot ale
semnalelor recepţionate de mobil de la cele două staţii de bază. Apelurile sunt rutate prin intermediul
comutatorului spre sau de la PTSN (Public Switched Telephone Network - Reţeaua telefonică
publică), sau alt mobil. Toate cele cinci elemente ale sistemului sunt esenţiale pentru orice reţea
celulară, cu toate că în mod obişnuit sistemul radio afectează în mod fundamental nu numai
capabilitatea şi capacitatea unei reţele celulare, dar şi economia sa [3].
Structura unei reţele celulare (GSM: Global System for Mobil Communications - Sistem
global pentru comunicaţii mobile) este prezentată detaliat în figura 3.7.
Comutatorul de reţea/
Staţie de bază Controlerul Registrul abonaţilor Reţea telefonică
emisie-recepţie staţiei de bază publică comutată
vizitatori
Teleservicii
Servicii suport
Fig. 3.7 Structura unei reţele GSM. Sursa [34], pag. 31.
Sistemul radio permite transmisia vocii sau a semnalelor de date prin ceea ce se cheamă în
engleză air interface um (interfaţa aer).Totodată asigură monitorizarea continuă a poziţiei fiecărui
mobil folosind informaţia de semnalizare, astfel încât reţeaua să poată face rutarea apelurilor de
intrare către staţia de bază.
Trei factori principali influenţează extinderea sistemului radio, astfel încât el să poată satisface
cerinţe adesea conflictuale:
frecvenţa de lucru;
nivelul de putere folosit;
eficacitatea cu care frecvenţele pot fi reutilizate.
7
Tema 3
Benzile de frecvenţe folosite în mod normal în domeniul radiotelefoniei celulare sunt 450,
800...1000 MHz, dar, de curând şi banda cuprinsă între 1,8...2 GHz a început să fie folosită.
Banda de 450 MHz este indicată pentru acoperirea zonelor rurale, iar sistemele de 1800 Mhz
pot opera cu celule foarte mici, oferind capacităţi deosebit de importante în centrele oraşelor mari.
F4 F3 F4
F1 F2 F1
F3 F4 F3
F2 F1 F2
F4 F3 F4
F1 F2 F1
F3 F4 F3
Un alt element esenţial al unui sistem celular eficace este controlul nivelului de putere; în
forma lui cea mai simplă, el constă doar în limitarea puterii emise de staţia de bază şi de mobile, însă
cele mai bune sisteme optimizează şi nivelul puterii, menţinând-o la un minim necesar, pentru fiecare
apel.
Controlul puterii permite o mare variaţie a dimensiunilor celulei în cadrul unui singur sistem;
de el este nevoie pentru a oferi atât acoperire urbană, cât şi rurală.
Într-o reţea celulară comutatorul îndeplineşte o funcţie de bază asemănătoare cu cea a unui
comutator dintr-o reţea telefonică fixă.
Deoarece poziţia geografică a utilizatorilor se schimbă continuu, funcţionalitatea cerută într-o
reţea celulară este mult mai mare, iar comutatorul trebuie să găsească unde se află, înainte de a ruta
apelul chemător, şi de a re-ruta atât apelurile de intrare, cât şi cele de ieşire, când este nevoie de hand-
over între celule.
Apelurile trebuie comutate între două staţii de bază, ori de câte ori un utilizator traversează
frontiera dintre două celule, şi – dacă noua staţie de bază nu este conectată la acelaşi comutator, - s-ar
putea să fie necesar ca apelul să fie rutat către alt comutator; în acelaşi timp, mobilul trebuie să-şi
schimbe frecvenţa de lucru.
Cum reţelele celulare acoperă doar o suprafaţă limitată, se obişnuieşte să se instaleze un
singur comutator, dar reţeaua poate avea mai multe comutatoare. În sisteme wide area care acoperă o
ţară întreagă, sunt instalate mai multe comutatoare, în diferite localităţi, pentru a minimiza plăţile
către PSTN (Post Switched Telephone Network - Reţeaua Publică de Telefonie) în vederea
îndeplinirii apelurilor. De aceea operatorii mobili preferă să conducă apelul cât mai departe posibil în
propria lor reţea pentru a reduce cheltuielile de interconexiune. În acest caz comutatorul celular
trebuie să ruteze apelurile de ieşire cât mai economic posibil, permiţând hand-over între celulele
conectate la diferite comutatoare.
Baza de date abonaţi reprezintă „inima” oricărui sistem celular şi este utilizată pentru a
realiza o înregistrare continuă privind locurile unde se află fiecare abonat şi pentru autentificarea
apelurilor. Prima din aceste funcţiuni se numeşte mobility management şi este realizată prin
memorarea şi ţinerea la zi a informaţiilor generale de canalele de control ale sistemului radio.
Baza de date păstrează o înregistrare pentru a şti de la care staţie de bază un anumit abonat va
primi semnalul cel mai bun.
Când comutatorul celular primeşte un apel de intrare, el interoghează baza de date pentru a
stabili care staţie de bază deserveşte în acel moment abonatul şi rutează apelul în mod corespunzător
fie către o staţie de bază conectată la acelaşi comutator, fie către alt comutator. De asemenea, este
necesar un proces de autentificare pentru a stabili validitatea oricărui mobil care încearcă să facă un
apel în sistem dar şi pentru a introduce anumite limitări sau constrângeri.
Detaliile precise privind managementul mobilităţii şi autentificarea variază mult de la un
sistem la altul, însă funcţiile de bază descrise sunt comune tuturor sistemelor.[3]
Conexiunile între diferitele elemente ale unei reţele celulare trebuie efectuate folosind câteva
8
Tema 3
forme din transmisia fixă. Cele două opţiuni sunt: (i) legăturile fixe în microunde sau (ii) folosirea
liniilor închiriate convenţionale către operatorul reţelei fixe.
Mulţi operatori celulari trebuie să închirieze toată capacitatea de transmisie de la operatorul
local al reţelei fixe; costurile de închiriere pot varia considerabil de la o ţară la alta, dar sunt
întotdeauna importante. Proiectarea reţelei fixe trebuie să prevadă întotdeauna o capacitate suficientă
pentru a nu reduce calitatea serviciului oferit utilizatorilor. O reţea bine proiectată trebuie să găsească
echilibrul între costurile de interconectare şi sarcina reprezentată de liniile închiriate, oferind în
acelaşi timp o capacitate suficientă pentru gradul specificat de serviciu.[3]
Teleserviciile oferite abonaţilor unei reţele de telefonie mobilă se pot împărţi în două
categorii: servicii suport şi servicii suplimentare.
Serviciile suport oferă comunicarea între două posturi mobile sau între un post mobil şi unul
fix, de-a lungul unui număr oarecare de reţele. Se pot transmite cuvinte, date, texte scurte, grafică.
Serviciile suplimentare sunt foarte numeroase şi variate [34]:
identificarea celui care face apel
retransmiterea apelului
informaţii despre tarife, credite etc.
mesagerie vocală
conferinţă
restricţionări ale apelurilor
O problemă importantă în cazul reţelelor celulare o constituie protecţia faţă de intruşi (piraţi).
Acest lucru se realizează de către un centru de autentificare (AUC). Centrul de autentificare
controlează drepturile de utilizare a serviciilor oferite de reţea fiecărui abonat. Identificarea se face în
două etape.
Prima etapă este locală şi constă în tastarea de către abonat a unui cod confidenţial (semnătură
electronică). Acest cod este verificat de microprocesorul cartelei de abonat (SIM), inserată în
prealabil în terminalul (telefonul) abonatului. SIM (Subscriber Identity Module) este modulul de
identitate al abonatului. Modulul este reprezentat fizic de un montaj electronic (cartelă) cu memorie şi
microprocesor. Îndeplineşte mai multe funcţii: autentificarea abonatului, securizarea transmisiilor
radio şi stocarea datelor pentru abonat.
A doua etapă se produce când abonatul cere un serviciu reţelei. Reţeaua cere terminalului
abonatului să-i furnizeze numărul de telefon apoi să-şi demonstreze identitatea printr-un cod, rezultat
al unui algoritm secret implementat în terminal. Dacă rezultatul primit de reţea este identic cu cel
aşteptat, abonatul este autentificat.
Reţeaua telex (reţea comutată telegrafică) are faţă de reţeaua telefonică avantajul absenţei
modemului şi cel al sistemului de comutaţie mai bun. Instalaţia cuprinde în general un terminal
"teleimprimator" dar accesul la reţeaua telex se poate face şi prin intermediul unui echipament de
tratare texte, cu adaptorul corespunzător.
Transmisia de mesaje este relativ lentă dar acest tip de reţea era răspândit în întreprinderi. În
momentul de faţă transmiterea documentelor tipărite se face mai ales prin echipamente telefax, care
tind să ia locul telexului.
transmisia TV implică o bandă largă de trecere şi face necesară utilizarea unor frecvenţe înalte.
Undele electromagnetice de înaltă şi foarte înaltă frecvenţă oferă facilităţi remarcabile de direcţionare
şi ca urmare posibilitatea utilizării sateliţilor de telecomunicaţii.
Pentru transmisia TV prin unde hertziene destinată marelui public, gamele de frecvenţe
alocate sunt stabilite prin convenţii internaţionale:
1. Gama FIF (foarte înaltă frecvenţă -VHF în engleză) este împărţită în trei benzi:
- Banda I 48 MHz - 85 MHz
- Banda II 85 MHz - 100 MHz
- Banda III 175 MHz - 230 MHz
2. Gama UIF (ultraînaltă frecvenţă -VHV în limba engleză) are două benzi:
-Banda IV: 470 MHz - 600 MHz
- Banda V: 600 MHz - 860 MHz
3. Gama de SIF (supraînaltă frecvenţă -SHF în limba engleză) dispune, în funcţie de zona
geografică, de următoarele frecvenţe:
- 3,7GHz - 4,2 GHz în zona continentului american
- 11,7 GHz - 12,5 GHz în zona europeană
La rândul lor benzile de frecvenţă sunt împărţite în canale de comunicaţie.
Reţelele de televiziune fiind cu "bandă largă de trecere" permit debite de date foarte mari.
Aceste reţele permit să se transmită nu numai caractere, ci şi sunete şi imagini, fixe sau animate.
Folosirea reţelelor de televiziune se pretează unei difuzii de masă a informaţiilor conţinute în bazele
de date ale calculatoarelor puternice (informaţii de bursă, meteorologice, rutiere etc).
Reţelele teleinformatice au fost create pentru a face să comunice între ele două echipamente
informatice (terminale, calculatoare etc.), situate la distanţă.
Din punct de vedere tehnic se pot distinge reţele deschise în care toate echipamentele
conectate pot intra în comunicaţie unele cu altele şi reţele închise în care echipamentele terminale nu
pot intra în contact decât cu calculatorul central prin intermediul concentratoarelor sau
multiplexoarelor. Reţelele teleinformatice pot fi private, aparţinând uneia sau mai multor întreprinderi
sau reţele publice, accesibile tuturor.
Tehnica de transmitere a datelor cea mai răspândită este "în pachete", în care datele
numerizate sunt puse în blocuri de mărime fixă numite pachete. Acestea sunt însoţite de informaţii de
serviciu care permit identificarea echipamentului expeditor şi a celui destinatar. Ajunse la destinaţie
după un drum uneori complex între calculatoare, pachetele sunt eliberate de informaţiile de serviciu si
mesajele sunt reconstituite automat. O categorie aparte de reţele teleinformatice o reprezintă reţelele
locale, aparţinând unei singure întreprinderi, având deci o întindere spaţială redusă, dar in schimb
debite de date foarte mari.
dificil şi scump;
Accesul la mari baze de date (rezervări de bilete, operaţiuni bancare etc.);
Realizarea, prin reţele mari a unui mediu complex de comunicaţii (munca la domiciliu).
Clasificare:
Reţelele de calculatoare se împart in două mari categorii:
- LAN (Local Area Network) - reţele locale
- WAN (Wide Area Network) - reţele mari
În continuare vom prezenta o serie de elemente fundamentale referitoare la reţelele locale de
calculatoare (LAN) [2].
Scurt istoric:
Prima generaţie de LAN-uri a apărut la începutul anilor 70. Prin efortul conjugat al firmelor
Xerox, Intel şi Digital Equipment Corporation, a fost lansată la începutul anilor 80 tehnologia
Ethernet, care utiliza pentru interconectarea terminalelor cablu coaxial, ce asigura o viteză de 10
Mb/s. Ulterior s-a trecut la folosirea cablului torsadat care este mai ieftin şi mai uşor de instalat (UTP
- Unshielded Twisted Pair).
A doua generaţie de LAN-uri a apărut la sfârşitul anilor 80 şi a condus, prin utilizarea
fibrelor optice sau a altor modalităţi de interconectare, la mărirea vitezei de transfer până la 100 Mb/s.
A treia generaţie de LAN-uri, care suportă viteze de Gb/s, a început să apară în jurul anului
1990 şi foloseşte ca mediu fizic de transmisie cablurile pe fibre optice.
O menţiune se cuvine a fi făcută referitor la LAN-uri cu legături prin radio (wireless -
necablate). Aceste reţele permit utilizatorilor dintr-o clădire să comunice folosind legături radio fără a
mai fi necesară instalarea cablurilor. Se pot folosi unde radio de bandă largă, legături prin radiaţii
infraroşii direcţionate sau difuzate. Aceste reţele sunt mai lente decât cele cablate (2-5 Mb/s).
11
Tema 3
Capacitatea de transmisie, în
numr de conexiuni telefonice
Perechi
rsucite
Cablu de fibre
Cablu coaxial optice
Perechi
rsucite Cablu de fibre
Cablu coaxial optice
Cablu coaxial
Perechi
rsucite
Cablu de fibre
optice
Tipuri de utilizatori:
utilizatorul obişnuit - lucrează la o staţie de lucru în cadrul reţelei.
operatorul- este un utilizator căruia i se dau anumite drepturi privind utilizarea resurselor.
supervizorul - asigură buna funcţionare a întregii reţele. Are drepturile cele mai largi.
12
Tema 3
Fig. 3.10. Topologii de reţele de calculatoare: a)reţea stea, b)reţea pe mai multe nivele ierarhice, c)
reţea “daisy chain”, d) reţea inel
Securitatea reţelei
Există mai multe modalităţi de a asigura securitatea reţelei:
a) Securitatea la conectare: Utilizatorul îşi declară la conectare numele care este recunoscut de file
server. Poate fi folosită şi o parolă. Supervizorul mai poate introduce restricţii:
de timp (număr de ore de lucru limitat);
de staţii de lucru (utilizatorul se va putea conecta doar de pe anumite staţii);
conectări curente (se poate limita numărul staţiilor ce se conectează simultan);
invalidare cont. La prima conectare utilizatorului i se creează un cont. Supervizorul poate
invalida acest cont şi utilizatorul nu se mai poate conecta;
blocarea "spărgătorului" după un număr de nereuşite de conectare.
b) Securitatea prin drepturi de utilizator:
Aceste drepturi controlează posibilităţile de lucru ale unui utilizator într-un director dat: R
(read), W (write), O(open), D (delete) etc.
c) Securitatea prin drepturi permise în directoare:
La crearea unui director utilizatorii pot avea drepturi ca cele descrise mai sus.
d) Securitate prin atributele fişierelor şi directoarelor:
Read-Write, Read-Only, Shearable/Non shearable.
e) Drepturi efective: reprezintă intersecţia mulţimii drepturilor utilizatorului cu drepturile în director.
1. Generalităţi
Internet (Internetware system) reprezintă un ansamblu de reţele de calculatoare interconectate
care a luat o amploare deosebită în ultimii ani [19]. Internet reprezintă un instrument de acces la
cantităţi imense de informaţii distribuite în toată lumea. Prin intermediul Internet-ului se pot transfera
fişiere între calculatoare situate la distanţe foarte mari.
Internet foloseşte o metodă de adresare bazată pe sistemul de denumire al domeniilor. Există
posibilitatea includerii într-o adresă a mai multor nivele de domenii (domenii, instituţii, departament,
calculator). Domeniile de pe nivelul cel mai (înalt) general pot fi de natură organizaţională sau
geografică. Exemple de domenii organizaţionale: com (entităţi comerciale), edu (instituţii
13
Tema 3
2. Tipuri de conexiuni
Din cauză că Internet este o colecţie ce conţine mii de sisteme diferite, există multe moduri de
lucru posibile. Astfel există patru tipuri de conexiuni Internet de bază. Toate necesită conectarea
prealabilă la un calculator gazdă (host) din Internet. Acesta este legat direct în reţeaua Internet şi are o
adresă Internet. Cele patru tipuri de conexiuni sunt:
a) Conexiunea permanentă: calculatoarele sau terminalele mai multor utilizatori sunt legate
direct cu un calculator conectat permanent în reţeaua Internet. Este cel mai bun mod de conectare, se
mai numeşte conexiune dedicată dar este scumpă.
b) Conexiunea directă pe linie telefonică. Există furnizori de servicii Internet prin intermediul
cărora se poate obţine o conectare la reţea - conexiune directă prin linie telefonică (dial-in direct
connection). Calculatorul personal se comportă ca şi cum ar fi un calculator gazdă din reţeaua
Internet. Această conexiune este o clonă din punct de vedere al performanţelor.
c) Conectarea ca terminal pe linie telefonică. Muţi furnizori de servicii oferă clienţilor
posibilitatea conectării calculatorului lor ca terminal pe linie telefonică (dial-in terminal connection).
În acest regim calculatorul nu e legat direct la Internet, ci prin intermediul calculatorului furnizorului
de servicii. Ca urmare, spre deosebire de conexiunea precedentă, transferul unor fişiere din altă staţie
legată la Internet nu se face direct pe calculatorul personal, ci mai întâi pe calculatorul furnizorului de
servicii. Această conectare se mai numeşte şi conexiune interactivă.
d) Conexiunea de tip poştă electronică. În acest caz utilizatorii pot folosi doar serviciul de
poştă electronică, pentru a trimite şi recepţiona mesaje în reţea.
15
Tema 3
1 2 3 697 Hz
4 5 6 770
7 8 9 852
* 0 # 941
16
Tema 3
Principalele caracteristici ale unui aparat telefonic modern, incluzând elemente de inteligenţă
(microprocesor) sunt:
- formarea numerelor selectabilă prin impulsuri sau tonuri
- formarea numărului fără ridicarea receptorului
- sonerie electronică cu nivel reglabil, deconectabilă
- difuzor de redare cu amplificare reglabilă
- formare automată, cu memorare a 10-100 numere
- inhibarea microfonului (poziţia "secret")
- reformarea ultimului număr în caz de ne-răspuns
- prezenţa unui afişor permiţând vizualizarea numărului compus, a numărului memorat, a
duratei convorbirii, a orei etc.
- robot telefonic încorporat pentru memorarea mesajelor în absenţa proprietarului.
În afara acestor echipamente telefonice mai poate fi menţionat radiotelefonul, utilizabil in
anumite limite geografice, şi, mai ales, telefoanele celulare care au luat în ultimul timp o amploare
deosebită.
3.2.3.1. Telefaxul
Mesageria electronică reprezintă transmiterea de mesaje (în general scurte) între echipamente
terminale, cu posibilitatea stocării acestor mesaje într-o "căsuţă poştală " electronică. Corespondenţii
nu sunt localizaţi printr-o amplasare fizică, ci printr-un identificator logic. Existenţa "căsuţei poştale"
aduce un element nou: nu este necesară prezenţa simultană în procesul de comunicare, a celor doi
corespondenţi. Mesageria electronică se poate referi la texte sau la mesaje vocale. Fiecare abonat îşi
poate consulta "căsuţa poştală" pentru a vedea dacă are mesaje sau este atenţionat automat când există
un astfel de mesaj.
18
Tema 3
3.2.4. Modemuri
Generalităţi
Modemurile sunt utilizate pentru a converti informaţia din memoria calculatorului într-un
format compatibil cu transmiterea pe liniile telefonice. Numele vine de la MODULARE /
DEMODULARE.
Există două tipuri constructive de modemuri:
- modemuri interne - care sunt montate ca plăci în calculator şi folosesc sursa de alimentare a
acestuia
- modemuri externe - care au sursă de alimentare autonomă (deci trebuie conectate la priză) şi
care se leagă la calculator pe interfaţa serială (COM1, COM2). Figura 3.16 ilustrează folosirea unui
modem extern.
Modemurile interne nu ocupă un port serial, dar au dezavantajul că un şoc de tensiune pe linia
telefonică poate produce distrugerea plăcii de bază a calculatorului.
Dacă modemurile pot realiza şi operaţiunea de transmitere a faxurilor, ele se numesc fax-
modemuri.
Din punct de vedere al vitezei de transmitere a datelor, modemurile se clasifică în:
- modemuri lente (300 - 2400 bps - biţi pe secundă);
- modemuri rapide (9600 bps);
- modemuri foarte rapide (viteze mai mari de 14400 bps) ;
Utilizarea modemurilor
Viteza mare de transmisie a datelor necesară a condus la conflicte cu limitările liniilor
telefonice. Ca urmare, au apărut modemuri care corectează erori şi tehnologia comprimării datelor.
Standardele de telecomunicaţii se numesc protocoale. Cele mai răspândite standarde sunt V. 42 bis,
V. Fast (conexiuni la 28800 bps). Câteva exemple de producători de modemuri: Practical Peripherals,
Hayes, Intel, U.S. Robotics, Supra.
Modemurile externe dispun de un număr de indicatoare luminoase (LED- uri) care arată în
orice moment starea modemului sau a transmisiei.
Semnificaţia LED - urilor pentru modemul extern:
AA Autoanswer (răspuns automat)
RX Receive Data (recepţionează date)
TX Transmit Data (transmite date)
CD DCD - Data Carrier Detect (detectează purtătoarea de date)
OH Off Hook (scos din furcă)
19
Tema 3
Fibrele optice permit transmisia informaţiilor sub formă de unde luminoase. Sunt constituite
din două straturi de indici de refracţie diferiţi şi ghidează razele luminoase prin reflexii succesive pe
pereţii de separaţie dintre cele două medii (Fig.3.16.). Un semnal electric este convertit în semnal
optic cu ajutorul unei diode laser, transmis sub formă luminoasă şi reconvertit în semnal electric la
recepţie.
Avantaje ale fibrelor optice:
dimensiuni reduse;
20
Tema 3
Domenii de aplicaţie:
a) pe distanţe scurte în medii urbane (fără repetor);
pentru legături între centrale telefonice;
pentru legături periferice - unităţi centrale în configuraţia calculatoarelor;
pentru distribuirea de servicii de telecomunicaţii abonaţilor.
b) pe distanţe lungi (cu repetor):
pentru legături interurbane;
pentru cabluri submarine intercontinentale.
Unii producători promovează deja o tehnologie numită „Standard pentru canal pe fibră
optică” sau FCS – Fibre Channel Standard, mai ales în contextul aplicaţilor de supercomputere.
Motivul includerii standardului FSC în lume, este acela că se constată o nevoie tot mai mare a
numeroşi utilizatori de a accesa supercomputere, cu alte cuvinte se simte nevoia unei reţele de mare
viteză, un fel de LAN specializat pentru a se conecta la supercomputere. FCS este proiectat pentru a
suporta distanţe de la 2 m la 10 KM şi de a oferi comutare.
Există trei limitări ce motivează dezvoltarea FCS:
Există o multitudine de canale de comunicaţie dependente de producător. Exemplu:
mainframe - urile IBM au un protocol de canal caracteristic(la nivelul legăturii de date şi
fizice);
Canalele existente chiar dacă sunt compatibile, au limitări de distanţă, de obicei în gama a
câteva sute de metri;
Canalele existente sunt metalice (cupru).
Canalele pe fibră optică înlocuiesc sistemele electrice voluminoase. Cablul pe fibră are un
diametru de aproximativ 0,16 cm. O caracteristică unică a FCS este independenţa sa faţă de tipologia
reţelei pe care lucrează. Tehnologia FCS poate fi implementată fie ca o conexiune punct la punct, fie
să asigure conectivitate multipunct – multipunct.
Cablul pe fibră FCS este din punct de vedere logic un canal serial de date punct la punct
proiectat pentru mare performanţă. Fizic, canalul poate suporta interconectarea a multiple puncte de
comunicaţie denumite N – porturi interconectate printr-o reţea de comutare denumită structură. O
legătură constă din două fibre unidirecţionale ce transmit în direcţii opuse. El acţionează ca un
emiţător de date, receptor de date sau amândouă şi conţine un transmiţător şi un receptor.
In cazul acestui tip de telecomunicaţii se utilizează un satelit aflat pe orbita circumterestră care
are rolul de a reflecta şi direcţiona undele primite de la postul emiţător spre postul receptor
(Fig.3.17.). Fiecare satelit “acoperă” o anumită zonă a suprafeţei terestre situată între limite
geografice distincte. Acest tip de telecomunicaţii este foarte fiabil şi permite un debit foarte mare de
informaţii.
Sistemele de comunicaţii prin satelit pot fi utilizate pentru legături intra - întreprinderi pentru:
teleconferinţe, difuzarea programelor video, transfer de date cu debit mare (M bit/s), racordarea
21
Tema 3
centralelor electronice private. În birotică, comunicaţiile prin satelit pot fi utilizate pentru a stabili
legături între reţele locale ale unor segmente distribuite teritorial ale aceleiaşi întreprinderi.
Satelit
Microunde
Staţie
Staţie Microunde terestră
terestră
Cablu
coaxial
Cablu de Centrală
fibr e telefonică
optice
LAN Calculator
Linii
telefonice Linii gazdă
telefonice
Calculator
gazdă
Utilizator
Întrebări recapitulative:
1. Care sunt principalele tipuri de comunicaţii folosite în Birotică?
2. Care este structura şi care sunt componentele reţelelor de telefonie?
3. Care sunt principiile telefoniei celulare?
4. Care sunt direcţiile de evoluţie în domeniul telefoniei fixe?
5. Care sunt principalele servicii oferite pe Internet?
6. Indicaţi 5 avantaje şi 5 dezavantaje ale folosirii Internetului.
7. Care sunt componentele hardware ale unei reţele de calculatoare?
22
Tema 3
23
TEMA 4
I. OBIECTIVELE TEMEI
Tema numărul patru prezintă câteva dintre aspectele importante ale repografiei: rezoluție,
viteza de tipărire, corp de literă, precum și principalele echipamente folosite în birouri pentru
activități de tipărire a documentelor.
III. CUVINTE CHEIE: imprimantă, copiator, listă, laser, jet de cerneală, fotocompoziție, reprografie
V. REZUMAT
Reprografia este un cuvânt generic care ilustrează tehnicile de tipărire. În această temă sunt
prezentate în principal imprimantele folosite în activități de tipărire la calculatoarele de birou și la
laptop-uri. Totodată sunt prezentate noțiuni despre principalele tipuri de copiatoare.
Imprimarea şi reproducerea grafică sunt domenii a căror dinamică este determinată de calitate.
Calitatea în domeniul tehnicilor de reprografie cuprinde o multitudine de aspecte: viteză mărită,
zgomot redus, imprimare de înaltă calitate, diversitate mare a caracterelor ce se pot utiliza, trasarea de
grafice sau imagini etc.
Câteva noţiuni importante pentru domeniul reprografiei sunt:
Rezoluţie: numărul de puncte pe unitatea de lungime (de obicei pe inch - dpi) pe care îl poate
realiza un dispozitiv de reproducere grafică.
Viteza de tipărire: numărul de caractere pe secundă (cps) sau de pagini pe minut (ppm) pe
care le tipăreşte o imprimantă.
Corp de literă (font): set de cifre, litere, simboluri ce corespund unui anumit stil de caractere
şi au o anumită dimensiune.
Principalele echipamente şi tehnici de imprimare şi reproducere utilizate în birouri sunt:
- imprimantele
- copiatoarele
- tipografiile de birou.
magnetic. Pentru reproducerea lui pe hârtie se utilizează imprimantele, echipamente de ieşire care au
urmat şi ele, ca şi echipamentele şi programele de tratare texte, o evoluţie continuă, fiind în stare să
satisfacă cerinţele de viteză, calitate a imprimării şi versatilitate cerute în birotică.
Există două mari categorii de imprimante:
- imprimante cu impact la care imprimarea se face prin presarea pe hârtie a unui caracter
preformat (aflat pe un tambur, pe o bandă de caractere, pe o "margaretă" sau pe o sferă) sau a unui
caracter format pe loc printr-un ansamblu de puncte (imprimante cu cap matricial cu ace)
- imprimante fără impact la care imprimarea caracterului se face prin diverse procedee
fizice sau chimice (imprimare termică, electrostatică, cu jet de cerneală, etc.)
În tabelul 4.1. sunt amintite principalele tipuri de imprimante disponibile în prezent şi utilizate
în birotică.
Aceste imprimante realizează înregistrarea pe suportul grafic prin transferul selectiv, în urma
aplicării unei presiuni (prin lovire), a tuşului de pe o panglică tuşată pe suport.
Tipurile mai vechi de astfel de imprimante dispuneau de un set de caractere realizate în relief
pe un tambur metalic, pe o bandă elastică din oţel, pe o sferă metalică sau pe o roată “margaretă”. În
urma lovirii forma caracterului apare reprodusă în tuş pe suportul grafic. Cu astfel de imprimante se
poate reproduce doar text (nu se poate realiza grafică) iar corpul de literă utilizabil este doar cel
gravat pe suport. Deşi calitatea tipăririi textului şi viteza de tipărire pot fi foarte bune, inconvenientele
menţionate au condus la impunerea altor tipuri de imprimante cu impact: imprimantele matriciale cu
cap cu ace. Deoarece acest tip de imprimante este încă foarte răspândit, le vom prezenta pe scurt în
continuare.
Spre deosebire de predecesoarele lor care tipăreau caractere, imprimantele matriciale cu ace
tipăresc puncte care sunt asamblate în caractere sau reprezentări grafice. Elementul de tipărire îl
constituie capul de imprimare care dispune de un număr de ace cu diametru mic, aliniate vertical, care
pot fi comandate individual să lovească panglica tuşată şi să o apese pe hârtie. Un caracter este tipărit
de obicei într-un număr de paşi, capul de imprimare deplasându-se pe orizontală la fiecare pas cu o
anumită distanţă. În consecinţă caracterul este generat într-o matrice de puncte (fig. 4.1) de unde şi
numele acestui tip de imprimante. O imprimantă matricială tipică este ilustrată în figura 4.2.
2
Tema 4
Calitatea imprimării depinde de următorii factori: numărul de ace din cap (9 sau 24),
dimensiunea transversală a unui ac; rezoluţia, dimensiunea matricii caracterului (7x9 puncte pentru
imprimantele cu 9 ace şi 24x36 puncte pentru imprimantele cu 24 ace)
În ceea ce priveşte viteza de imprimare, aceasta este de ordinul 200-300 cps la imprimantele
seriale şi mai mare la cele linie. Imprimantele matriciale cu ace au mai multe moduri de imprimare:
- Draft (schiţă)- în care viteza de tipărire este mare dar aspectul poate lăsa de dorit
- Quality (calitate) - caz în care aspectul tipăririi este mult mai bun dar scade viteza de
imprimare.
Principalele avantaje ale imprimantelor matriciale sunt: posibilitatea de a imprima formulare
multiple, manevrabilitatea hârtiei, tipărirea pe format lat (pentru tabele mari), posibilitatea de a
realiza grafică, cost de operare redus.
Dintre imprimantele fără impact cele mai răspândite sunt imprimantele cu jet de cerneală şi
cele laser. Vom prezenta mai detaliat aceste tipuri urmând ca la sfârşitul acestei secţiuni să amintim şi
alte imprimante fără impact
Imprimarea se realizează proiectând pe suportul grafic mici picături de cerneală care se usucă
rapid şi care prin aşezarea geometrică realizează formele dorite (caractere sau reprezentări grafice).
Cele mai multe imprimante cu jet de cerneală utilizează o tehnologie termală, căldura fiind
utilizată pentru a încălzi local cerneala şi a o forţa să iasă cu presiune prin duzele înguste ale capului
de imprimare (figura 4.3).
3
Tema 4
Rezistor de încălzire
Cameră de
încălzire
Duză de tipărire
Cele două variante de utilizare a acestui principiu, tehnologia cu jet de bule (bubble jet) şi
tehnologia cu picături direcţionate (drop-on-demand) sunt ilustrate în figura 4.4.
Tehnologia termală impune anumite limitări în ce priveşte procesul de imprimare şi anume că,
indiferent de tipul cernelii folosite, aceasta trebuie să fie rezistentă la căldură. Viteza de imprimare a
acestor imprimante depinde de frecvenţa cu care duzele împroaşcă puncte de cerneală şi de asemenea,
de lăţimea şirului de puncte. De obicei acestea sunt de aproximativ 12 MHz şi respectiv 0,5",
conducând la viteze de imprimare de 4 până la 8 pagini/minut pentru texte monocrome şi de 2 până la
4 pagini/minut pentru texte color şi imagini.
Firma Epson utilizează tehnologia piezoelectrică, ilustrată în figura 4.5. Un cristal
piezoelectric, aşezat în spatele rezervorului de cerneală creează, sub acţiunea unei comenzi electrice,
presiunea necesară expulzării picăturii de cerneală.
Avantajele acestui procedeu sunt următoarele: un control mai bun asupra imaginii şi mărimii
punctelor de cerneală eliberate, cerneala nu trebuie încălzită şi răcită între cicluri, ca urmare se pot
optimiza proprietăţile de absorbţie şi nu cele de rezistenţă la temperaturi înalte. Imprimantele
moderne pot tipări color sau alb-negru, dar felul în care ele comută între cele două moduri variază în
funcţie de model.
4
Tema 4
S arcin ă electrică
Plăcuţă
p iezoelectircă
Picătu ră d e
cern eală
C avitate
Imprimanta laser a apărut datorită firmei Hewlett-Packard în 1984 şi avea la bază o tehnologie
dezvoltată de Canon. Funcţionarea este similară cu a unui fotocopiator (vezi secţiunea următoare),
deosebirea constând doar în ce priveşte sursa de lumină. În cazul unui copiator pagina este scanată cu
o lumină strălucitoare, în timp se în cazul imprimantelor laser sursa de lumină este un laser care
“scrie” textul pe un material fotoconductor. În afară de acest lucru principiul de funcţionare este în
mare parte acelaşi; cu ajutorul luminii se creează o imagine electrostatică a paginii pe un fotoreceptor
încărcat, care prin rotire atrage toner (fig. 4.6).
În interiorul imprimantei laser există un mic tambur rotitor cu un înveliş care îi permite să
acumuleze o încărcătură electrostatică. O rază laser scanează suprafaţa tamburului, împărţind selectiv
punctele sarcinii pozitive de pe suprafaţa tamburului care în final vor reprezenta o imagine de mare
rezoluţie. Suprafaţa tamburului este aceeaşi cu a hârtiei pe care va apărea imaginea, fiecărui punct de
pe tambur corespunzându-i un punct de pe foaia de hârtie. Între timp foaia de hârtie este transportată
printr-o sarcină electrică pentru a mări forţa de atracţie electrostatică. În cazul imprimantelor laser
sarcina selectivă de pe tambur este generată prin activarea şi stingerea laserului, care astfel scanează
tamburul care se roteşte, utilizând un complex de lentile şi oglinzi rotitoare.
Generator
laser Un sistem mecanic
Oglindă antrenează coala de
hârtie care este apoi
electrizată
Sursă de toner
Rolă de încărcare
Calculatorul comunică imprimantei ce şi
unde să tipărească. Dacă laserul atinge
În blocul de fixare tamburul va cauza o încărcare pozitivă
care va genera un punc pe hârtie
presiunea şi căldura
polimerizează Tamburul atrage toner şi îl
granulele de toner depozitează pe hârtie în
punctele vizate
5
Tema 4
Fotocon ductor
G alb en apoi
S pre me diul d e
M agen ta sau înregistrare
S uprafaţă
C ian sau intermediară d e
tran sfer
N egru
D irect pe med iu
6
Tema 4
7
Tema 4
1 2 3
4 5 6 7
8
Tema 4
4.4. Fotocompoziţia
Fotocompoziţia constă în asamblarea caracterelor unul câte unul printr-un procedeu fotografic
astfel încât imaginile lor se obţin pe o suprafaţă fotosensibilă (film fotografic sau hârtie sensibilă).
Fotocompoziţia este o aplicaţie a tipografiei electronice, folosită mai ales pentru ziare, dar devenind
din ce în ce mai accesibilă întreprinderilor, pentru realizarea unor documente de calitate (cataloage,
broşuri comerciale, pliante publicitare etc.).
Analog echipamentelor de tratat texte, există echipamente pentru fotocompoziţie în care textul
este introdus pornind de la tastatură. În text sunt inserate şi coduri de fotocompoziţie (coduri
tipografice de cadrare, de mărime a caracterelor) şi documentul creat este înregistrat pe dischetă.
Echipamentele moderne de fotocompoziţie utilizează raze laser care creează caractere de mare
definiţie. "Compunerea" textului se face plecând de la imagini optice pe o hârtie fotografică.
Compunerea documentelor este mai rapidă decât în tipografia clasică iar calitatea este chiar mai bună.
De remarcat că documentele pregătite pe echipamentele de tratat texte nu sunt utilizabile
direct pe echipamentele de fotocompoziţie, fiind necesară intercalarea caracterelor de control
tipografic.
9
TEMA 5
TEHNICI DE ARHIVARE
I. OBIECTIVELE TEMEI
Tema numărul cinci prezintă câteva dintre aspectele importante ale tehnicilor de arhivare.
Sunt prezentate informații despre tehnicile de arhivare, despre echipamentele folosite în diverse
situații pentru a realiza arhivarea documentelor
V. REZUMAT
Arhivarea documentelor este o activitatea deosebit de importantă în activitatea de birotică.
Începutul temei exemplifică cât este de importantă activitatea de arhivare a documentelor în
contabilitate. Se prezintă în continuare ce reprezintă arhivarea documentelor în general, noțiuni
despre arhivarea fotografică, audio, video, magnetică și arhivarea electronică.
Persoanele care lucrează în domeniul contabil, au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de
contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la
baza inregistrării in contabilitate. Pastrarea registrelor si a documentelor justificative si contabile se
face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare. Registrele si documentele justificative si contabile se
pot arhiva, in baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros, de catre alte persoane
juridice romane care dispun de conditii corespunzatoare. Raspunderea privind arhivarea
documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane
care are obligatia gestionarii unitatii beneficiare. Unitatea care a incredintat documentele spre
arhivare, respectiv unitatea beneficiara, trebuie sa instiinteze organul fiscal teritorial de care apartine
despre aceasta situatie.
Tema 5
Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la cerere, sa
prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate. Termenul de pastrare a statelor de salarii este de
50 de ani, iar termenul de pastrare a registrelor si a documentelor justificative si contabile este de 10
ani cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite. Facturile
aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinarii taxei pe
valoarea adaugata deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt si persoanele partial
impozabile in conformitate cu prevederile Codului Fiscal, se vor pastra pe o perioada de 5 ani cu
incepere de la momentul la care taxa aferenta achizitiei devine exigibila. Documentele financiar-
contabile prevazute in anexa 4 la OMEF nr. 3.512/2008 privind documentele financiar contabile (de
exemplu: NIR, bon de consum, fisa de magazie, chitanta, dispozitie de plata/incasare catre casierie,
ordin de deplasare etc.), intocmite si utilizate de aceste persoane se pastreaza timp de 5 ani in arhiva
unitatii, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, daca
necesitatile proprii ale unitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare.
Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de
10 ani se pastreaza, de regula, pe o perioada de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a
bunurilor. In caz de incetare a activitatii persoanelor, documentele contabile se arhiveaza in
conformitate cu prevederile Legii nr. 31/1990 privind societatile comerciale, republicata, cu
modificarile si completarile ulterioare, sau se predau la arhivele statului, in conformitate cu
prevederile legale in materie.
Arhivarea documentelor justificative si contabile se face cu respectarea urmatoarelor reguli generale:
documentele se grupeaza in dosare, numerotate, snuruite si parafate;
gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu
financiar la care se refera acestea. In cazul fuziunii sau al lichidarii societatii, documentele
aferente acestei perioade se arhiveaza separat;
dosarele continand documente justificative si contabile se pastreaza in spatii amenajate in
acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de
prevenire a incendiilor;
evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit legii, in
care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in
decursul timpului.
Eliminarea din arhiva a documentelor al caror termen legal de pastrare a expirat se face de catre o
comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite. In aceasta situatie se
intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de
evidenta al arhivei.
Sanctiuni
Nerespectarea reglementarilor emise de Ministerul Finantelor Publice cu privire la pastrarea si
arhivarea documentelor justificative si contabile, precum si la reconstituirea documentelor pierdute,
sustrase sau distruse se sanctioneaza in conformitate cu prevederile art. 41 alin. (1), pct. 2, lit. b) din
Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu amenda de la 300 la 4.000 lei.
Baza legala: Ordinul ministrului Finantelor Publice nr. 3.512/2008 privind documentele financiar-
contabile, publicat in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 870/2008.
Arhivarea şi accesul la informaţii constituie una din activităţile importante dintr-un birou. Se
înregistrează modernizări rapide şi în acest domeniu care au ca obiect: frecvenţa şi tipul consultărilor
arhivei, rapiditatea accesului, costul selecţiei şi stocării, durata stocării etc. Diferitele faze ale
arhivării documentelor sunt ilustrate în tabelul 5.1.
Documentele se păstrează în dosare, care constituie grupări de documente cu conţinut similar.
Dosarele se constituie ţinându-se seama de reglementările în vigoare şi de obligaţiile legale privind
păstrarea lor ulterioară în arhivă.
Arhivarea clasică foloseşte ca suport material hârtia. Aceasta este o materie primă care
prezintă o serie de inconveniente:
- piaţă puţin stabilă
- surse externe de aprovizionare
- industrie foarte poluantă şi mare consumatoare de energie
Întrucât arhivarea clasică, pe suport hârtie, a devenit nesatisfăcătoare (volum şi greutate mare,
acces dificil, condiţii pretenţioase de stocare etc.), în prezent se utilizează tehnologii de arhivare
moderne: arhivare fotografică, electronică etc. Noile tehnici şi tehnologii de arhivare se utilizează
pentru că documentaţia pe hârtie devine repede voluminoasă, greu de mânuit şi puţin accesibilă,
dificil de stocat şi pentru că arhivarea tradiţională se traduce printr-o serie de operaţii ce necesită mult
3
Tema 5
Dezavantaje:
necesitatea unor aparate de lectură specializate
dificultatea de actualizare (ţinere la zi) a acestor suporţi
condiţii de microclimat (temperatură, umiditate, praf) speciale
schimbarea obiceiurilor de lucru.
Tendinţe:
- Apariţia sistemelor C.I.M. (Computer Input Microfilm) şi C.O.M. (Computer Out
Microfilm) permite telecopierea directă a microfilmelor prin sistemele de comunicaţii de date
prezentate în secţiunile precedente.
- Arhivarea şi consultarea documentelor la distanţă prin mijloace audiovizuale (videomatica).
Se pot consulta la distanţă prin intermediul unor posturi dotate cu monitoare T.V. documente arhivate
(cu ajutorul unor camere T.V. şi a unor sisteme de poziţionare). Se pot de asemenea obţine copii pe
hârtie ale imaginii de pe ecran.
4
Tema 5
Tendinţe moderne:
Folosirea videofişelor
Folosirea discurilor optice numerice
Apariţia unor sisteme ce permit actualizarea prin modificare a microfilmelor si microfişelor
(electromicrografia).
5
Tema 5
Arhivarea electronică foloseşte ca suport al informaţiei discurile şi benzile magnetice, iar mai
recent discurile optice numerice.
În cazul în care documentele arhivate provin din memoria unui calculator, ele sunt codificate
sub forma unor fişiere de caractere ASCII. Pot fi arhivate şi documente provenind de pe suport hârtie,
prin "numerizarea" (sau digitizarea) lor cu ajutorul unui scanner.
Atât benzile magnetice cât şi discurile magnetice şi optice permit actualizarea datelor arhivate
cu observaţia că discurile permit un acces direct, incomparabil mai rapid, la informaţii.
Din punct de vedere al vitezei de acces şi a capacităţii de stocare, discurile optice numerice
par a fi cele mai promiţătoare soluţii pentru arhivarea electronică.
verificare de adresă înregistrate anterior. Astfel, majoritatea unităţilor de discuri magnetice folosesc
un procedeu de adresare combinat care constă în selectarea şi eventuala poziţionare la discurile cu
capete mobile, a capului de scriere/citire pe pista fizică a înregistrării adresate şi apoi selectarea şi
verificarea adresei înregistrării prin citirea unei informaţii de adresă, conţinută chiar în înregistrarea
respectivă. Fiecare înregistrare, în afara datelor efective, cuprinde şi informaţii de control atât la
început (preambul) cât şi la sfârşit (postambul).
Pentru arhivarea unor cantităţi de informaţii de ordinul giga-octeţilor se folosesc şi unităţi de
bandă magnetică, aici apărând probleme legate de accesul secvenţial la informaţiile stocate.
Fig. 5.3. Exemple de suporţi magnetici de arhivare: casete de bandă magnetică şi dischetă de 3,5"
Indiferent de gradul de automatizare şi birotizare, multe din intrările şi ieşirile din sistem
(birou) se fac sub forma unor documente pe hârtie. Acestea se acumulează în timp şi generează
costuri adiţionale. Tehnica V.I.P.S. 2000 (Virtual Image Processing System) înlătură acest
inconvenient. Principiul tratării imaginii este simplu: documentele se scanează şi se înregistrează pe
discuri magnetice prin intermediul unui calculator care asigură totodată indexarea acestora. În acelaşi
timp imaginile documentului se pot înregistra pe benzi video pentru consultările directe. Consultarea
se face prin afişarea documentului solicitat pe un terminal grafic. Sistemul permite actualizarea şi
completarea informaţiei. Facilităţi suplimentare (transmiterea la distanţă) sunt posibile prin
echipament suplimentar. Arhivarea electronică a imaginii pune bazele "sistemelor de arhivare
inteligente".
Înregistrarea optică a informaţiei este un proces care foloseşte un fascicul de lumină (în
general este vorba de o rază laser), fie pentru citirea şi/sau înregistrarea datelor, fie pentru a ajuta la
citirea şi/sau înscrierea datelor pe un suport sensibil optic.
Citirea optică a informaţiei este un proces care se bazează pe modificarea reflexivităţii
(densităţii optice) suprafeţei discului.
Pentru citirea optică a informaţiei de pe disc sunt folosite două principii:
- Reflexivitatea – utilizează reflexia luminii;
- Transmisivitatea – utilizează trecerea luminii prin grosimea discului.
Scrierea optică a informaţiei este procesul care foloseşte un fascicul laser pentru modificarea
(sau pentru a ajuta la modificarea) unui material sensibil la lumină amplasat pe suport.
Tipuri de suport
Metodele şi tehnologiile optice de înregistrare şi citire a informaţiilor sunt destul de diverse.
Din acest motiv, este necesară clasificarea lor după mai multe criterii. În funcţie de tipul de suport
folosit se disting trei categorii importante x2:
Suporturi preînregistrate (prerecorded media) – pe care informaţia este înscrisă de către
producătorul suportului şi nu mai poate fi modificată (cel puţin prin metode soft) de către
beneficiar. În această categorie intră discurile compacte (CD), CD-ROM, CD-Video.
Suporturi înregistrabile o singură dată (Write-Once Media) – pe care informaţia poate fi
scrisă de către utilizator. Dar, odată ce s-a realizat înscrierea, acest tip de suport intră în
categoria celor preînregistrate – adică nu se pot face modificări ale conţinutului. În această
categorie intră: CD-WO şi Foto-CD.
Suporturi reînregistrabile (Rewritable Media sau ROD = Rewritable Optical Disk) – care
pot fi înscrise de câte ori este necesar, atâta vreme cât suportul nu este deteriorat. Din această
categorie fac parte şi discurile magneto-optice (MO).
8
Tema 5
Fig. 5.5. Structura discului compact audio CD. Sursa: 26, pag. 288
Cea mai mare parte din suprafaţa discului nu conţine date, constituindu-se ca suprafaţă de
prindere pentru dispozitivul de citire şi orificiu pentru axul motorului de antrenare. Datele sunt
înregistrate pe o suprafaţă a cărei lăţime este de 35,5 mm, şi care, pe lângă informaţia utilă, mai
conţine zonele cu pistele de intrare şi de ieşire ce nu cuprind decât date utilizate pentru control. O
secţiune în structura discului compact este prezentată în figura 5.6.
Fig. 5.6. Secţiune în structura discului compact audio. Sursa: 26, pag.289.
Calitatea înregistrării şi facilităţile discului compact s-au evidenţiat rapid atât pentru
producători cât şi pentru utilizatori. Pentru a folosi aceste caracteristici şi în alte domenii, au fost
proiectate noi formate de discuri optice pentru:
Date: CD-ROM, CD-ROM/XA, CD-I;
Imagini: CD-I, CD-V, CD+G, Discuri Foto;
Reducerea dimensiunilor: CD-3;
Creşterea densităţii de stocare: HD-CD;
Inscripţionare la utilizator: CD-WO, CD-MO.
Formatul CD – I
Discul Compact Interactiv (CD-I) este o aplicaţie specială a formatului CD-ROM. Acest disc
permite stocarea unei combinaţii simultane de audio, video, grafică, text şi date, toate funcţionând
9
Tema 5
într-un format interactiv bine definit. Deoarece CD-I este un mediu interactiv, informaţia conţinută pe
disc poate fi accesată printr-o procedură de dialog, sistemul prezentând utilizatorului alternative care
pot fi folosite în ghidarea acestuia către informaţia căutată.
Sistemele CD-I sunt medii singulare de sistem, conţinând atât programul operaţional cât şi
informaţia propriu-zisă. Deci, nu este necesar nici un program auxiliar, cum ar fi un sistem de
operare pe floppy-disk la pornirea aparatului. CD-I este un mediu interactiv, ceea ce înseamnă că, în
loc să urmărească pasiv desfăşurarea cronologică a conţinutului discului, utilizatorul poate juca un rol
activ, alegându-şi o cale proprie de parcurgere a aplicaţiei.
Pot fi incluse anumite aplicaţii, cum ar fi:
Educaţională şi de instruire – include formate ce pot fi predefinite de către utilizator, instruire
interactivă, cărţi de referinţă, albume, etc;
Divertisment – include muzică şi text, notaţii şi imagini, jocuri de acţiune, de strategie şi
simulări de activităţi diverse;
Creativă – include programe pentru pictură şi desen, compoziţie muzicală, film, etc;
CD – V
Formatul CD-V (Compact Disc–Video) este o combinaţie de tehnologii audio şi video, adică
o combinare a sistemelor discurilor compacte audio şi Laser Vision (LV).
Video CD
Discul compact video este o tehnologie ce permite rularea liniară a materialelor video de pe
un disc.
Ca mijloc pentru distribuirea filmelor la domiciliu, discul Video-CD este mai avantajos, decât
caseta video, discurile sunt compacte, durabile şi ieftine, pe când benzile video se uzează, se pot
întinde sau rupe şi trebuie derulate după fiecare folosire. În momentul de faţă foarte utilizat a devenit
sistemul DVD.
CD – WO
Dezvoltările în tehnologia optică au condus la un format de CD inscriptibil, cunoscut sub
numele de CD-WO (Compact Disc-Write Once). Datele pot fi înscrise permanent, pot fi citite
oricând, dar nu pot fi şterse. Astfel de sisteme se mai numesc şi WORM (Write Once - Read Many).
Unităţile CD-WO pot executa operaţii de adăugare a datelor în conformitate cu diferite
standarde sau formate logice proprii.
Aceste discuri optice sunt utilizate pentru salvarea periodică, cumulativă a datelor dintr-o
firmă pentru informaţii care nu se modifică des: aplicaţii sau date de arhivă, componente ale
software-ului de bază, etc.
CD + G
Formatul CD+G (Compact Disc+Graphics) foloseşte canalele de subcod disponibile pentru
stocarea imaginilor color statice, a textului sau a altor materiale ce pot fi afişate pe un monitor în
timpul redării programului sonor.
Formatul CD – 3
Pentru a se conferi sistemului o portabilitate mărită, s-a introdus formatul CD-3, identic cu
discul CD audio, cu diferenţa că dimensiunea discului este de numai 8 cm. Discurile CD-3 sunt
compatibile cu toate aparatele audio obişnuite. CD-3 conţine mai puţină muzică datorită mărimii sale
reduse, timpul maxim de redare al acestuia fiind de aproximativ 20 minute. A apărut şi o varietate de
sisteme de redare portabile pentru formatul CD-3, acestea atingând dimensiuni de „buzunar”.
10
Tema 5
Foto CD-ul (discul compact fotografic) este un sistem ce utilizează tehnologia imaginilor
numerice în vederea stocării, manipulării şi redării imaginilor fotografice. Cu ajutorul acestui sistem
pot fi redate pe ecranul unui televizor sau pe monitorul unui calculator imaginile fotografice şi
reproduse ca imagini de înaltă calitate prin tipărirea cu ajutorul unei imprimante color.
Stocarea fotografiilor pe discul compact prezintă aceleaşi avantaje ca şi stocarea textului:
siguranţă, longevitate şi accesibilitate.
Discul de mare densitate (HD – CD)
Atunci când a fost lansat, CD-ul a apărut ca fiind un mediu de stocare a datelor de capacitate
ridicată. O dată cu dezvoltarea aplicaţiilor video, capacitatea de 650 Mo a discurilor s-a dovedit a fi
insuficientă.
Din acest motiv s-a trecut la cercetări în domeniul creşterii capacităţii discurilor. Aşa a
apărut HD-CD-ul (Discul de mare densitate).
Un astfel de disc obţine o capacitate de stocare de 3,7 Gocteţi pentru un singur nivel de
citire. Sistemul permite înregistrarea a 135 minute de date audio-video, iar imaginile video pot fi
redate atât în format 4:3 cât şi în format 16:9 x2. Pe lângă acest sistem cu un singur nivel de date a
fost elaborat un standard ce dublează capacitatea discului prin utilizarea a două niveluri de
înregistrare. Cele două niveluri de informaţii sunt realizate într-un substrat, prin utilizarea unei
pelicule semireflective, ce permite accesul laserului prin refocalizarea acestuia.
DVD-uri
Discurile DVD pot avea două straturi, capacitatea fiind în acest caz de 8,8 GB, şi două feţe,
capacitatea totală ajungând astfel la aproximativ 17,6 GB. Această capacitate este de 27 de ori mai
mare faţă de cea a unui disc CD-ROM. Prin îmbunătăţirea laserelor, capacitatea va putea fi mărită de
câteva ori în viitor.
Ca şi în cazul discurilor CD-ROM, datele sunt înregistrate pe o spirală prin cavităţi microscopice,
discurile fiind citite utilizând o rază laser. Capacitatea mărită este obţinută prin
reducerea dimensiunii cavităţilor şi reducerea distanţei între pistele spiralei, ca şi prin înregistrarea
datelor pe un număr de până la patru straturi, câte două pe fiecare faţă a discului. Pentru citirea
11
Tema 5
discurilor DVD, sunt necesare lasere care produc raze cu o lungime de undă mai mică, având
mecanisme de focalizare mai precise. Focalizarea mai precisă este de fapt cea care permite
înregistrarea datelor pe două straturi. Pentru citirea celui de-al doilea strat, se realizează focalizarea
fasciculului în adâncimea discului, unde se află acest strat.
Teoretic, orice succesiune de simboluri, indiferent de natura lor, se poate comprima. Scopul
operaţiei ar fi economisirea suportului fizic utilizat pentru transportul sau stocarea informaţiei.
Pentru date computerizate se urmăreşte, de obicei reducerea dimensiunii fiecărui simbol sau
reducerea selectivă a lungimii simbolurilor cel mai frecvent utilizate. Este important ca algoritmul
aplicat să nu comporte pierdere de informaţie, deci ca textul iniţial să fie integral procesat şi apoi
stocat în noua formă, iar după decompresie informaţia să revină la forma iniţială, necompresată.
Multe firme oferă utilitare ce realizează compresia fără pierderi la diferite nivele de securitate,
viteză sau eficienţă. Sunt programe de tipul ARJ, PKZIP, LHA. Acestea sunt aşa numitele
arhivatoare care pe lângă reducerea dimensiunii datelor creează structuri (fişiere) complexe, cu un
format bine stabilit în care se poate stoca orice cantitate de date chiar provenind din mai multe fişiere,
directoare sau de pe mai multe discuri. Pe de altă parte, pot să refacă exact informaţia originală şi
structura ei.
Majoritatea utilitarelor permit fracţionarea arhivelor astfel create pe mai multe volume, de
dimensiuni stabilite de utilizator, pentru a înlesni transportul de dischete. Fiecare fragment este un
fişier de sine stătător din punctul de vedere al sistemului de operare dar arhiva este coerentă doar în
întregul ei şi poate fi procesată doar de utilitarul care a creat-o.
O altă funcţiune obişnuită este crearea arhivelor autoextractive (.SFX), care sunt fişiere în
formă executabilă ce conţin datele arhivate şi oferă o parte din posibilităţile de extracţie şi testare de
program. Deci, când este rulat reface exact structura fişierelor originale pe disc astfel încât prezenţa
programului de arhivare nu mai este necesară pentru desfacerea arhivei, deşi aceasta poate procesa
SFX-urile ca şi cum ar fi arhive normale.
Pe de altă parte, există utilitare care compactează fişierele executabile lăsându-le în formă
executabilă astfel încât vor rula cu aproape aceeaşi viteză. Este cazul utilitarului PKLITE.
12
Tema 5
Alte utilitare vizează suporturile magnetice de stocare, mai precis structura logică a acestora,
impusă de sistemele de operare. Programe ca STACKER, DOUBLESPACE sau DRIVESPACE
tratează un fişier de pe discul fizic ca pe un nou disc. Pe acest fişier se aplică un mecanism de
compresie dinamică care face procesul de mărire a capacităţii discului transparent pentru utilizator. În
funcţie de natura informaţiilor cuprinse, discul fictiv poate oferi mai mult spaţiu de memorare decât
un disc necompactat.
Fiecare din aceste programe dispune de facilităţi de testare şi eventual, corecţie a datelor pe
lângă multe opţiuni ce le uşurează sau le măresc eficienţa. Astfel, arhivatorul WinRAR are
următoarele caracteristici distincte:
Rulează sub Windows 9x/NT/2000 şi este disponibil în mai multe limbi;
Versiunile de RAR sub forma de linie de comandă (mod consolă) rulează sub Linux, DOS şi
sub UNIX;
WinRAR foloseşte un algoritm original de compresie. Acest utilitar are cea mai înaltă rată de
compresie faţă de alte instrumente de arhivare, în mod special la fişierele executabile,
bibliotecile Object, fişiere-text mari etc;
Opţional, WinRAR oferă un algoritm de compresie optimizat pentru date multimedia;
suportă fişiere şi arhive de până la 8,589 miliarde Gigabytes;
Numărul fişierelor arhivate este practic nelimitat;
WinRAR oferă suport complet pentru arhivele ZIP;
Oferă noi facilităţi cum ar fi interfaţa grafică interactivă pentru folosirea mouse-ului şi a
meniurilor precum şi interfaţa liniei de comandă;
WinRAR poate crea şi modifica arhive SFX folosind module SFX implicite şi externe; poate
crea arhive multivolum;
Tendinţa firească manifestată în arhivare, este de înlocuire a suportului de hârtie cu alte forme
care au fiecare un domeniu în care sunt optime. Discul optic numeric va permite convergenţa acestora
(vezi fig. 5.7.).
UTILIZATORI
MAŞINĂ DE SCRIS
HÂRTIE
FOTOCOPIATOR INTELIGENT
MICROPROCESOR
MICROCOPIATOR MEMORIE
MICROFIŞĂ MEMORIE CONSOLĂ NUMERICĂ
OPTICĂ
INTELIGENT
NUMERICĂ
CITITOR
VOCAL
UTILIZATORI TELEFON
13
Tema 5
Întrebări recapitulative:
7. Realizaţi o comparaţie între banda magnetică şi discul optic, din punct de vedere al arhivării
informaţiilor.
8. Explicaţi în ce măsură aplicaţiile şi echipamentele multimedia contribuie la „umanizarea”
domeniului arhivării;
9. Ce reprezintă arhivarea contabilă?
10. Care sunt avantajele unei aplicații electronice de management a documentelor?
15
TEMA 6
ELEMENTE DE ERGONOMIE
I. OBIECTIVELE TEMEI
Obiectivul temei cu numărul șase este de a prezenta activitatea de birotică prin prisma
factorilor ergonomici.
III. CUVINTE CHEIE: ergonomie, mobilier, iluminat, cromatică, microclimat, zgomot, vibrație
V. REZUMAT
Ergonomia reprezintă o ştiinţă o sinteză a unor cercetări multidisciplinare fiecare din aceste
discipline având metode proprii verificate în practică. Aplicaţiile ştiinţei şi mai ales cele psihosociale
în domeniul producţiei economice sunt de-a dreptul impresionante. Aceste aplicaţii fac eforturi de
anulare a dezacordului dintr-o condiţie materială deviată pe de-o parte şi pe de altă parte de
dezvoltarea psihică armonioasă. În acest context este prezentată influența factorilor ergonomici
asupra elementului uman prin prisma randamentului său în activitatea birotică. Este prezentată
influența mobilierului, a luminii, a cromaticii, a zgomotului, a vibrațiilor asupra omului în timpul
activității birotice.
Personalitatea umană nu mai este astăzi socotită ca o entitate de sine stătătoare, ea se conjugă
neîncetat cu lumea din care face parte, într-o influenţă reciprocă. Un aspect major al acestei conjugări
se manifestă în gradul de organizare a muncii, care are ca finalitate bunăstarea individuală şi socială.
Datorită dezvoltării cercetărilor referitoare la condiţia umană a muncii, organizarea muncii
cuprinde astăzi pe lângă aspectele clasice privind metodele şi măsurarea timpului de muncă, şi toate
cerinţele psihologice, fiziologice, sociale, economice, tehnice, biologice şi culturale, care solicită
personalitatea şi care împreună constituie obiectul de studiu al ştiinţei intitulată ergonomie.
Ergonomia ca ştiinţă oferă cunoştinţele necesare adaptării angajaţilor la munca pe care o
prestează, pentru obţinerea unui randament superior.
Modificările esenţiale intervenite în procesele de muncă, apariţia unor ramuri industriale noi,
introducerea rapidă a noilor cuceriri ale ştiinţei şi tehnicii, îndeosebi ale electronicii şi tehnicii de
calcul, încorporarea într-o măsură crescândă a muncii intelectuale în activitatea curentă au lărgit mult
sfera de preocupări a ergonomiei. Urmare a acestor realităţi solicitarea cea mai mare în munca omului
Tema 6
nu mai aparţine sistemului muscular , ci a sistemului nervos central. Iar dacă avem în vedere munca
specifică în birouri, vom observa că angajaţii din acest domeniu, din ce în ce mai mulţi ţin seama de
binefacerile ergonomiei; şi şi-au intensificat preocupările de cunoaştere şi aplicare a noţiunilor de
bază ale acestei ştiinţe.
Ergonomia reprezintă o ştiinţă o sinteză a unor cercetări multidisciplinare fiecare din aceste
discipline având metode proprii verificate în practică.
Aplicaţiile ştiinţei şi mai ales cele psihosociale în domeniul producţiei economice sunt de-a
dreptul impresionante. Aceste aplicaţii fac eforturi de anulare a dezacordului dintr-o condiţie
materială deviată pe de-o parte şi pe de altă parte de dezvoltarea psihică armonioasă.
Greutăţile şi eforturile în dezvoltarea şi aplicarea ştiinţelor psihosociale în producţia
economică nu sunt generate numai de complexitatea fenomenelor pe care ele le studiază, ci de
interacţiunea lor. De aici apare şi necesitatea de a se uni într-o ştiinţă interdisciplinară a condiţiei
umane, atât psihologia, sociologia, fiziologia, ştiinţele economice şi tehnice etc. Ştiinţa care a rezultat
este “Ergonomia”. Denumirea a fost dată de psihologul englez K.F.H. Marell în 1949. Denumirea
derivă de la cuvintele de origine greacă “ergos” = muncă şi “nomos” =lege.
Pentru prima dată cuvântul ergonomie a fost folosit în 1857 de către biologul polonez
Wolciech Zostrzeboruski în studiul Perspectivele ergonomiei ca ştiinţă a muncii.
În 1959 s-a constituit la Oxford (Anglia) “Asociaţia Internaţională de Ergonomie”, iar în
1961 s-a ţinut primul congres.
Relativ tânăra ergonomie s-a dezvoltat rapid, atât din punct de vedere teoretic, cât şi aplicativ.
Cu toate eforturile depuse de cei care se ocupă de ergonomie, nu s-a căzut de acord asupra unei
formulări unitare a definirii ei. În marea lor majoritate, definiţiile poartă amprenta specialităţii de
bază, a fiecărui autor.
Profesorul K.F.H. Marell defineşte ergonomia ca “studiul ştiinţific al relaţiei dintre om şi
mediul sau de muncă”. In acest sens, mediul include nu numai mediul înconjurător în care lucrează, ci
şi materialele şi instrumentele, metodele de lucru şi organizarea activităţii sale, fie ca individ, fie ca
membru al unui colectiv de muncă.
Prof. Dr. Bernard Metz, de la Universitatea din Strassbourg (Franţa) o defineşte ca un
“ansamblu integrat de ştiinţe susceptibil să ne furnizeze cunoştinţele asupra muncii umane, necesare
adaptării raţionale a omului la maşină şi a muncii la om”.
Prof. V.Munipov (Moscova) a definit ergonomia ca o “disciplină care a luat naştere din
ştiinţele tehnice, psihologie, fiziologie, şi igienă. Ea cercetează posibilităţile omului în procesele de
muncă, urmărind să creeze condiţii optime de muncă.
Cât priveşte esenţa ergonomiei, adică punerea de acord a solicitărilor cu capacitatea de muncă
a executantului, aceasta se degajă cu claritate din definiţia lui J.R.Jong (Amsterdam), care spune că
“ergonomia este aplicarea cunoştinţelor biologice din domeniul anatomiei, fiziologiei şi psihologiei
experimentale şi medicinii profesionale, cu scopul de a se atinge un sistem optim “om-maşină”. Deci
raportul corespunzător între solicitare şi capacitatea de muncă în interesul angajaţilor şi al
productivităţii.
Definiţia dată ergonomiei de către Organizaţia Internaţională a Muncii, este: “Ergonomia este
aplicarea ştiinţelor biologice umane, în corelaţie cu ştiinţele tehnice pentru a ajunge la o adaptare
reciprocă, optimă între om şi munca sa, rezultatele fiind măsurate în indici de eficienţă şi bună stare
de sănătate a omului”.
Prof. dr. Petre Burloiu, în lucrarea “Ergonomie şi organizarea economică a muncii” (1990),
afirmă că “Ergonomia este ştiinţa cu caracter federativ, care pe baza interdisciplinarităţii, care este
legea sa fundamentală – integrează aportul tehnicii, fiziologiei, psihologiei, sociologiei, economiei şi
a altor ştiinţe sociale, având ca obiect orientarea creării tehnice contemporane la nivelul
posibilităţilor, psihofiziologice normale a omului şi utilizarea raţională a acestor posibilităţi care pot
fi asigurate, în vederea realizării reproducţiei forţei de muncă, de la o zi la alta.
Toate definiţiile ergonomiei ca ştiinţă, conduc la interdisciplinaritate. În legătură cu
interdisciplinaritatea, părerile unor autori au fost diferite, din punct de vedere al sferei lor de
cuprindere. Astfel, K.F. Murell consideră că disciplinele ştiinţifice şi tehnologice, care îşi aduc
contribuţii în ergonomie sunt: anatomia, fiziologia, psihofiziologia, fizica şi ingineria, psihologia
2
Tema 6
experimentală. La aceea dată, Murell consideră că ergonomia trebuie să ţină seama de datele lor; doar
că psihologia socială, sociologia şi igiena industrială sunt la periferia ergonomiei.
E.Z.Cormick (1970) concepea ergonomia ca o aplicare a informaţiilor referitoare la
caracteristicile comportamentului unor informaţii “produse” de sociologie, antropologie şi ştiinţele
biologice.
E.Grandjean (1972) vedea în ergonomie o reunire a laturilor biologice ale ştiinţei muncii.
Ca orice ştiinţă, ergonomia are un obiect de studiu, metode şi tehnici de cercetare. Obiectul
ergonomiei îl constituie organizarea activităţii umane în procesul muncii prin optimizarea relaţiei din
sistemul om-maşină-mediu, având drept scop creşterea eficienţei tehnico-economice, optimizarea
condiţiilor, pentru a obţine satisfacţia, motivaţia rezultatelor muncii, concomitent cu menţinerea bunei
stări fiziologice şi favorizarea dezvoltării personalităţii. Aceasta presupune realizarea unor condiţii:
orientarea şi selecţia profesională a factorului uman
proiectarea suportului material ( instalaţii, echipamente) al muncii în concordanţă cu
capacităţile umane
conceperea unei ambianţe care să asigure protecţia şi securitatea muncii
folosirea optimă a capacităţilor umane
repartizarea raţională a sarcinilor
economia energetică a organismului uman
Trebuie avut în vedere că elementul activ, adaptabil, e omul, mediul fiind creat de acesta.
Aşadar, scopul final al ergonomiei este de a crea premisele creşterii productivităţii muncii umane
şi reducerii oboselii. Ea furnizează date capabile să contribuie la realizarea acestui obiectiv în
diferite sectoare ale muncii umane. Ea contribuie la îmbunătăţirea condiţiilor de muncă şi la creşterea
eficienţei muncii în activitate. În funcţie de sfera la care se referă, ergonomia este de două feluri:
Ergonomia de concepţie: se practică în instituţiile de proiectare ale unităţilor constructoare de
maşini, utilaje sau mobilier tehnologic, pentru ca aceste mijloace să fie adaptate la nevoile şi la
capacitatea omului în aşa fel încât omul lucrând confortabil şi într-un mediu nevătămător să poată da
cele mai bune rezultate. Deci, conceperea unor maşini, cu caracteristici superioare, a unor mese-
suport pentru maşini, adaptate dimensiunilor antropometrice ale executanţilor, intră în sarcina
ergonomiei de concepţie. Tot în această sferă intră şi proiectarea dictafoanelor adaptate lucrului într-o
poziţie firească, a maşinilor de reprodus documente.
Ergonomia de corecţie se practică în unităţile unde mijloacele de muncă au intrat deja în funcţiune
şi omul desfăşoară o activitate productivă. Raza ei de acţiune este mai mare decât a ergonomiei de
concepţie, atât prin sfera problemelor şi aspectelor investigate, cât şi prin gama de unităţi şi profesii
analizate.
Sistemul om-maşină-mediu este un ansamblu format de unul sau mai mulţi oameni şi una sau
mai multe componente fizice (maşini, echipamente) care interacţionează pe baza unui circuit
informaţional, în cadrul unui mediu fizic şi social în vederea realizării unor scopuri. Un caz particular
de astfel de sistem este biroul, aşa cum este el definit în capitolul 1.Toate caracteristicile sistemului
om-maşină-mediu studiate de ergonomie se pot aplica şi în acest caz. Printre cele mai importante
caracteristici se numără:
scopul
intrările: semnale de fond (elemente detectabile prin senzorii sistemului dar nerelevante pentru
funcţionarea lui), condiţii fixe, factori critici controlabili şi necontrolabili (care impun
restricţii)
ieşirile dorite (scopul sistemului) sau nedorite (rebuturi, accidente)
legăturile
3
Tema 6
structura
funcţiile: informaţionale (recepţionarea informaţiilor, memorarea informaţiilor, prelucrarea
informaţiilor şi decizia) şi operaţionale (programarea, execuţia, controlul operativ,
supravegherea, diagnosticul, comanda, reglarea, întreţinerea, optimizarea)
Ergonomia este definită ca o ştiinţă interdisciplinară care a luat naştere din ştiinţele tehnice,
psihologie, fiziologie, igienă, matematică, analiza muncii etc. Totuşi nici una din aceste ştiinţe nu
poate să o revendice ca pe un apendice al său, ergonomia având toate caracteristicile unei ştiinţe
independente. Studiile ergonomice cu caracter general se pot particulariza în mod specific pentru
diferite ramuri de activitate.
Principalii factori ergonomici implicaţi în birotică sunt următorii:
- mobilierul
- iluminatul
- cromatica
- microclimatul
- zgomotul şi vibraţiile
- factorii psihosociali
6.2. Criterii ergonomice pentru mobilier
4
Tema 6
Înălţimea meselor (birourilor) de lucru, ca şi înălţimea scaunului pentru poziţia şezând trebuie
să fie adaptate dimensiunilor antropometrice ale executantului. Ca urmare, în proiectarea meselor de
lucru şi a scaunelor trebuie luate în considerare următoarele criterii:
a) pentru mesele de lucru (birouri):
înălţimea planului de lucru să fie cu 5-10 cm. sub nivelul coatelor
lungimea şi adâncimea planului de lucru depind de natura activităţii (dactilografie, secretariat,
redactare etc.)
dacă masa este utilizată în poziţia şezând trebuie prevăzut spaţiu suficient pentru picioare,
care să se poată mişca fără să apară senzaţii de jenă.
b) pentru scaune:
înălţime variabilă a platformei de şezut, pentru adaptarea la diferite staturi ale executanţilor;
5
Tema 6
- Sunt neeconomice
b) corpuri de (consumă multă energie - Protejarea mecanică a
iluminat - Asigură dirijarea fluxului electrică) surselor de lumină cu
luminos al lămpii în direcţia respectarea unghiului de
dorită iluminare
- Ocrotesc ochii împotriva - Asigurarea unei iluminări
strălucirii difuze
- Protejează lămpile
contra murdăriei
loviturilor, prafului etc
6
Tema 6
În tabelul 6.2. sunt indicate valorile minime ale nivelului de iluminare în cazul
iluminatului artificial în funcţie de complexitatea muncii şi contrastul dintre obiect şi fond.
6.3.2. Cromatica
7
Tema 6
6.3.3. Microclimatul
procesului tehnologic,
amplasarea raţională a utilajelor;
protecţia individuală a executantului prin folosirea unui protector pentru mediu (dopuri
plastice, antifoane etc.);
căptuşirea pereţilor cu materiale fonoizolante;
evacuarea surselor de zgomot;
separarea lucrărilor zgomotoase de cele mai puţin zgomotoase
Muzica funcţională face parte din categoria sunetelor cu influenţă asupra activităţii umane. Ea
este recomandată ca un mijloc de combatere prin camuflare a unor zgomote, precum şi a plictiselii, în
procesele de muncă monotone. Ea trebuie aleasă în aşa fel încât să nu producă distonanţe supărătoare.
Muzica în surdină este recomandată în birouri, unde, în condiţiile solicitărilor intelectuale, ea are un
efect de deconectare.
Ca mijloc de stimulare a capacităţii de muncă, muzica trebuie să îndeplinească anumite
condiţii:
să fie adecvată preferinţelor, ţinând seama de cultura muzicală, vârsta şi sexul ascultătorilor;
să fie transmisă prin emisiuni scurte, discontinuu, pe toată durata programului de lucru;
să nu distragă atenţia;
9
Tema 6
În urma solicitărilor oricărei activităţi umane apare oboseala. Oboseala este “starea de
slăbiciune musculară, nervoasă sau psihică, vizibilă sau interioară, reală sau imaginară”. Ea este cea
care diminuează capacitatea de muncă.
Oboseala se manifestă prin încetinirea ritmului de muncă, apariţia mişcărilor suplimentare şi
inutile.
Cauze şi simptome ale oboselii:
monotonia muncii
intensitatea şi durata muncii fizice şi intelectuale
factori de mediu (temperatura, lumina, zgomotul)
factori psihici: responsabilităţi, griji sau conflicte
condiţii alimentare
boală şi dureri.
Întrebări recapitulative:
10
Tema 6
11
TEMA 7
V. REZUMAT
Relaţiile dintre persoanele juridice (firme) sau cele dintre persoanele juridice şi cele fizice
îmbracă deseori forma scrisă a corespondenţei oficiale. Această temă își propune să analizeze tipurile
de corespondență oficială, clasificarea acesteia, forma și conținutul acesteia, precum și limbajul
folosit iar în final prezintă în detaliu modul în care se întocmește o scrisoare de afaceri.
Relaţiile dintre persoanele juridice (firme) sau cele dintre persoanele juridice şi cele fizice
îmbracă deseori forma scrisă a corespondenţei oficiale
În funcţie de domeniul la care se referă, corespondenţa oficială poate avea conţinut:
juridic;
economic;
organizatoric;
administrativ;
diplomatic;
de personal etc.
Obiectul corespondenţei oficiale îl reprezintă iniţierea, stabilirea, desfăşurarea, modificarea şi
încetarea relaţiilor dintre corespondenţi.
7.2.1. Hârtia
Hârtia utilizată are o importanţă deosebită deoarece un design reuşit va fi compromis dacă e
reprodus pe o hârtie ieftină. De asemenea o hârtie de bună calitate poate da un aer distins chiar şi
unui antet mai modest. E aşadar rentabil să alegeţi o hârtie de bună calitate pentru colile cu antet.
Dacă nu vă pricepeţi chiar dumneavoastră la hârtie, cereţi sfatul tipografului sau unui designer dacă
cumva nu aveţi un designer angajat al firmei.
Totuşi, dacă trebuie să trimiteţi sute de mii de scrisori circulare pe an, veţi fi fără îndoială
obligat să alegeţi ceva mai ieftin. Asta nu trebuie să îngrijorez însă prea mult, căci de atâtea ori s-a
dovedit că rechizitele mai ieftine nu afectează rezultatele campaniilor de vânzări.
Culoarea hârtiei nu trebuie neglijată, ea trebuie să fie foarte de eficientă. Aceasta poate fi
folosită alegând o hârtie colorată sau incluzând-o în designul antetului. În multe situaţii este foarte
răspândită folosirea cartonului colorat pentru anumite imprimate.
Hârtia colorată poate fi la fel de utilă pentru scrisorile de vânzări, iar în cazul unei serii de scrisori,
pentru fiecare scrisoare din serie se poate alege o culoare diferită, ca să trezească şi mai sigur
interesul.
În ce priveşte dimensiunile, majoritatea firmelor folosesc astăzi dimensiunile adoptate de
Organizaţia Internaţională a Standardelor (ISO’). Pentru colile cu antet, mărimea cea mai răspândită
este A4, care are 210 mm /297 mm. În caz de nevoie, puteţi utiliza formatul A5, pentru scrisori mai
scurte. Acest format este pe jumătate cât A4, adică 148mm /210mm.
Formatele ISO sunt împărţite în trei grupe: A,B,C.
grupa A este pentru rechizite şi foi volante;
grupa B este mai ales pentru tipărituri mai mari;
grupa C este pentru plicuri şi se foloseşte, bineînţeles, împreună cu hârtia de scris din
grupa A.
Toate formatele din cele trei grupe au aceeaşi formă, adică un dreptunghi, având un raport
constant între cele două laturi. Fiecare format e obţinut prin împărţirea formatului precedent.
Grupa A se bazează pe coala A0, care măsoară 841 mm /1189 mm, deci un metru pătrat.
Îndoit A0 ne dă formatul A1, A1 înjumătăţit ne dă A2 etc. Formatele rezultate sunt următoarele:
Formate A Dimensiuni în mm Formate A Dimensiuni în mm
A0 841 x 1189 A4 210 x 297
A1 594 x 841 A5 148 x 210
2
Tema 7
Pentru lumea afacerilor avantajele adoptării generalizate a formatelor ISO sunt următoarele:
1. Îndosarierea mult mai simplă dacă toate broşurile, foile volante scrisorile au formate
similare sau corelate.
2. Cele mai multe ţări europene folosesc formatele ISO, iar sistemele îndosariere sunt adaptate
la ele.
3. Reducerea formatelor (pentru a utiliza mărimi diferite de hârtie) e mai uşoară şi deci mai
rapidă.
4. Poşta poate face sortarea mai repede, pentru că echipamentul electronic de sortare e folosit
mai eficient.
A1
A2
A3
A4
A5
7.2.2. Plicurile
Plicurile trebuie, desigur, să se potrivească cu coala cu antet în ceea ce priveşte calitatea
hârtiei, caracterele tipografice şi emblema. După cum am văzut, grupa C, pentru plicuri, a fost
concepută de ISO pentru a fi combinată cu scrisorile şi tipăriturile format A. Din nefericire, în timp ce
această uriaşă acţiune de standardizare era în curs, Uniunea Poştală Internaţională îşi vedea liniştită
de propriul său plan de standardizare, care urmărea stabilirea unor formate de plicuri capabile să
uşureze manipularea. Se pare că nici una dintre cele două organizaţii nu s-a gândit s-o consulte pe
cealaltă şi cu atât mai puţin să lucreze împreună.
Drept rezultat Ministerul Poştelor din Marea Britanie a adoptat în 1968 o gamă de mărimi de
plicuri cu indicativul POP (Post Office Prefered, adică “preferate de serviciul poştal„); doar una
singură din aceste mărimi se potriveşte cu gama ISO “C”.
Dacă faceţi multe afaceri cu ţări europene, aţi putea alege plicuri cu ferestruică. Sunt folosite
curent în Europa şi au avantajul de a economisi din timpul de dactilografiere. Nu se recomandă însă
pentru scrisori de vânzări, pentru că au un aspect auster şi nu-i încurajează pe oameni să le deschidă.
Modalităţi de a face atractive plicurile:
A) pentru a fi cât mai atrăgător, atunci când e fapt doriţi să vindeţi ceva, plicul trebuie să devină
interesant. Pentru a obţine acest lucru puteţi folosi:
un timbru adevărat care este mai interesant decât unul imprimat de un aparat de
francare;
un timbru neobişnuit e mai interesant decât unul ordinarş
3
Tema 7
un timbru străin e mai interesant decât cel al ţării. Există cel puţin o firmă celebră care
îşi expediază o parte din scrisori din Olanda, într-adins ca să pună pe ele acele atractive
mărci străine. Ştiu ei ce fac, au câştigat milioane vânzând prin scrisori.
B) o metodă e să faci ca scrisoarea de vânzări să arate cât mai mult ca o scrisoare personală,
“necirculară”. În acest caz se poate apela la:
trucul cu timbrul străin intră în această categorie;
altă idee, le fel de bună, este de a adăuga pe plic un mesaj incitant, trădând astfel
conţinutul dar făcându-l pe destinatar nerăbdător să deschidă scrisoarea;
foarte cunoscută firmă internaţională introduce în plic timbre de răspuns vizibile prin
ferăstruică, sau recurge la o ilustraţie ademenitoare cu un cadou, însoţită de cuvintele
“Al dumneavoastră, absolut gratuit” tipărite în roşu. Multe firme folosesc plicuri
colorate pe care sunt tipărite mesaje cum ar fi “Conţine ştiri importante” sau altele
similare.
Când e vorba de scrisori de vânzări se stabileşte care este cea mai potrivită modalitate în
raport cu produsele dumneavoastră specifice.
7.2.3. Reproducerea
A fost o vreme când o companie care se respecta n-ar fi folosit decât antete gravate. Însă
timpurile acelea s-au dus, iar azi aveţi de ales între cel puţin patru metode de reproducere, toate
perfect acceptabile.
Gravarea. În materie de tipărituri, reprezintă cam ce este Rolls Royce printre automobile. Nu
se poate compara cu nimic altceva, dacă vă puteţi permite cheltuiala. Fabricarea matriţei iniţiale este
cea care face ca gravarea să fie atât de scumpă, însă dacă folosiţi cantităţi mari de coli cu antet preţul
nu mai e chiar exorbitant. Dacă vă trebuie 1000 de coli, gravarea lor va costa cam cu 200 % mai mult
decât tipărirea obişnuită. Însă dacă aveţi nevoie de 10.000 de coli, gravarea lor va costa doar cu 50 %
mai mult decât tipărirea normală. Trebuie reţinut că preţul confecţionării rechizitelor variază de la o
tipografie la alta (ca şi alte servicii), aşa că e recomandabil să obţineţi detalii de la cel puţin trei
tipografii înainte de a plasa o comandă.
Termografia. În SUA, procedeul e numit “gravare fără placă”, pentru că are un aspect
asemănător cu gravura dar e realizat fără matriţa atât de scumpă. Metoda devine din ce în ce mai
populară în Marea Britanie şi dă rezultate într-adevăr frumoase. Nici un cunoscător nu o va confunda
însă cu gravura. E ieftină, doar cu 10-15 % mai scumpă decât tipărirea obişnuită, depinde şi în acest
caz de tipografie.
Litografie-offset. Multe societăţi îşi reproduc propriile coli cu antet şi formulare, pe o maşină
offset. O maşină offset modernă nu e deloc murdară, incomodă sau urât mirositoare. Dimpotrivă, e în
bună măsură automată şi e uşor de folosit. Rezultatul e identic cu cel dat de tipărirea normală.
Tipărirea clasică. E procedeul convenţional pe care îl cunoaştem cu toţii. Nu trebuie să aveţi
vreo reticenţă în folosire lui pentru antetele firmei dumneavoastră: în ziua de azi e întrutotul
acceptabil. Un antet modern, frumos conceput, tipărit pe o hârtie de calitate poate reprezenta firma
într-un mod cât se poate de avantajos. De fapt, acesta e procedeul folosit de majoritatea societăţilor.
4
Tema 7
instrucţiuni pentru fiecare mărime de coală de antet pe care să o folosiţi. Aşa procedează British
Railways, inclusiv instrucţiunile despre cum se pliază scrisoarea ca să se potrivească ferestruica
plicului (prin care trebuie să se vadă adresa). British Railways a fost una din primele organizaţii
britanice care şi-au aliniat textul scrisorilor la stânga. Astăzi majoritatea societăţilor britanice
procedează aşa. Obiceiul acesta a apărut din simplă comoditate, însă s-au găsit din fericire alţii de a-l
face destul de plăcut privirii.
Indiferent dacă preferaţi sau nu plicurile cu ferestruică, adresa trebuie scrisă grupat, “în bloc”,
nu “în continuare”, aşa cum se făcea mai de mult. Componentele adresei - nume, funcţie, firmă,
strada şi numărul, oraşul etc - se pun unul sub altul.
În alegerea aşezării în pagină, criteriile de bază trebuie să fie estetica şi uşurinţa la citire:
viteza de dactilografiere vine imediat după aceea. Realitatea este că multe firme inversează ordinea
criteriilor.
drept altceva. Dacă încercaţi să adăugaţi ulterior nume şi adrese rezultatul va fi dezastruos. Există
alte metode mult mai bune, n-are rost să vă încurcaţi cu asta.
Litografie. În acest caz scrisoarea trebuie dactilografiată cu o panglică specială. Se obţine un
“original” care poate fi folosit pentru a scoate între 50 şi 5000 de copii. Varianta mai veche implică
dactilografierea scrisorii cu o panglică obişnuită şi apoi, pornind de la ea, realizarea unei plăci
fotografice indiferent de varianta folosită, numele şi adresele pot fi adăugate, cu reuşită aproape
perfectă.
Unele maşini litografice pot imprima antetul şi scrisoarea simultan, ceea ce e foarte avantajos
în cazul unei cantităţi mari de corespondenţă.
Facsimil.. E o tehnică bazată pe tipărirea normală mai sus amintită. Există însă o deosebire
importantă. După ce textul a fost cules în caractere similare cu cele ale maşinii de scris, ele imprimat
pe hârtie prin intermediul unei panglici sau pânze de mătase pură. Rezultă o formă oarecum
neregulată a textului, cam cum se întâmplă la dactilografiere. Cu alte cuvinte, se elimină acea
regularitate perfectă caracteristică tiparului şi scrisoarea arată ca şi cum ar fi fost chiar dactilografiată
(deci pare “individualizată”).
Există două tehnici de acest tip: rotativă şi plană. Ambele dau rezultate excelente, iar cea de-a
doua se apropie de perfecţiune.
Fotocopierea. Maşina de fotocopiat (xeroxul) a produs o mică revoluţie în munca de birou,
peste tot în lume, eliminând plicticoasa copiere dactilo a documentelor. Ca să produci scrisori
circulare, dactilografiezi pur şi simplu originalul pe o hârtie obişnuită, o introduci în maşină, şi o
reproduci pe coli cu antet. Numele şi adresele pot fi ulterior adăugate.
Dacă se dă suficientă atenţie potrivirii tuşului, rezultatul e foarte bun. Fotocopierea nu e însă
în nici un caz ieftină, de aceea e rezervată producţiei de serie mică.
7.2.6. Semnătura
Ultimul element pe care îl mai aveţi de luat în considerare, din punctul de vedere al formei,
este semnătura dumneavoastră. Dacă numărul scrisorilor trimise e rezonabil de mic, aţi face bine să
semnaţi personal fiecare scrisoare. Dar aşa ceva e exclus în cazul cantităţilor mari, aţa că cea mai
bună soluţie în asemenea cazuri este un facsimil al semnăturii, în culoare albastră. Simpla
dactilografiere a numelui, o ştampilă sau o semnătură imprimată în negru odată cu restul textului nu
sunt satisfăcătoare; vă vor da imediat de gol în cazul în care vreunul dintre destinatari şi-ar face iluzia
că va primi o scrisoare concepută pentru el personal.
Odată încheiate aceste reflecţii asupra formei scrisorii dumneavoastră - ambalajul, cum s-ar
spune - ne putem de conţinut.
7.2.7. Conţinutul
Majoritatea scrisorilor de afaceri urmăresc trei scopuri:
1. Să transmită un mesaj de la expeditor la destinatar.
2. Să-l determinăm pe destinatar să acţioneze.
3. Să atragă simpatia destinatarului, pentru expeditor şi firma sa.
O mare parte dintre miile de scrisori de afaceri trimise în fiecare zi nu doar eşuează lamentabil
în privinţa scopurilor doi şi trei, dar în plus par să facă toate eforturile pentru a compromite scopul
principal - acela de a transmite destinatarilor un mesaj clar şi fără echivoc.
Sigur că nu e uşor să scrii scrisori. Altminteri, ar fi mai puţini cei care fac atât de rău treaba
asta. În esenţă, scrisorile dumneavoastră trebuie să încerce să fie clare, simple, concise şi amicale.
A scrie clar înseamnă a gândi clar, tot aşa după cum scrierea încâlcită este rezultatul gândirii
încâlcite. De aceea, regula de bază este: gândeşte înainte de a scrie. Hotărăşte-te ce vrei să spui
înainte de a te aventura să-ţi pui gândurile pe hârtie. Sfatul acesta pare atât de elementar încât ar putea
fi luat drept o jignire, şi totuşi nenumărate cadre de conducere se plâng că n-au timp să reflecteze
înainte de a-şi dicta misivele informe şi neconcludente.
Încercaţi să vă organizaţi materialul în minte înainte de a-l dicta. Bifaţi diversele puncte din
scrisoarea la care răspundeţi. Referiţi-vă la fiecare puncte pe rând. A trata trei lucruri în acelaşi timp
nu înseamnă concizie. Înseamnă harababură. Odată ce aţi terminat cu un punct, treceţi la următorul,
6
Tema 7
E greu să scapi de cuvintele inutile. Pentru asta e nevoie de un efort serios din partea
dumneavoastră. Recitiţi fiecare propoziţie din scrisoare şi întrebaţi-vă: “Cuvântu-l ăsta e într-adevăr
necesar ? O să schimbe înţelesul dacă-l dau afară ?” Dacă răspunsul e “Nu”, atunci scoateţi fără milă
cuvântul în plus. Prin această operaţie de curăţire scrisul dumneavoastră va avea mult de câştigat în
privinţa conciziei şi a clarităţii.
Dacă aţi lua acest sfat în serios şi aţi începe să vă recitiţi scrisorile cu un creion albastru în
mână, operaţia de curăţire ar duce, neîndoielnic, la eliminarea unui mare număr de clişee uzate.
Clişeele sunt uneltele leneşului. Ele îi răsar promt în minte, scăpându-l de efortul de a gândi singur.
Aruncaţi-le înainte ca ele să-şi lase amprenta asupra textelor dumneavoastră.
Asta nu înseamnă totuşi că orice clişeu trebuie evitat. Aşa cum arăta Eric Partridge, care
anume expresie e un clişeu este în parte o chestiune de opinie. Dacă v-aţi gândit bine la ce anume
vreţi să spuneţi şi o expresie convenţională se potriveşte la perfecţie cu intenţia dumneavoastră,
nimeni nu vă va putea condamna că aţi folosit-o. Pe de altă parte, dacă recurgeţi la un clişeu doar
pentru că e primul lucru care vă vine în minte, scrisul dumneavoastră e în pericol de a deveni
inconsistent.
Cultivaţi obiceiul de a verifica în dicţionare cuvântul pe care vreţi să-l folosiţi. Veţi fi surprins
să constataţi cât de des acesta nu e adecvat sensului exact pe care îl aveaţi în minte. Decideţi-vă dacă
vreţi într-adevăr să spuneţi a integra sau dacă nu cumva a include, a combina sau a reuni se
potrivesc mai bine. Nu vă repeziţi cu alternativ fără să încercaţi mai întâi cu alt, nou, proaspăt,
revăzut, diferit.
Ţineţi minte că verbal înseamnă “ în cuvinte”, ca de exemplu în: “ Nu a dat o aprobare
verbală ci doar a încuviinţat din cap”. Deseori e confundat cu oral, ceea ce înseamnă “rostit”, în
opoziţie cu “în scris”.
Când alegeţi un adjectiv, încercaţi să găsiţi unul care se potriveşte exact cu nuanţa dorită.
Frumos nu înseamnă, bineînţeles, mare lucru, fiindcă spunem “friptură frumoasă”, “fată frumoasă”,
“grădină frumoasă”, sau chiar “afacere frumoasă”. Global poate să nu însemne nimic sau poate să
însemne mai multe lucruri. Dacă înţelesul exact este total sau mediu, de ce nu spuneţi chiar aşa ?
Dacă vă simţiţi tentat să scrieţi: “Creşterea globală a oraşului trebuie să fie limitată”, abţineţi-vă.
Dacă veţi reexamina, cum am sugerat mai sus, această cu ajutorul creionului albastru, veţi constata că
de fapt cuvântul global nu contribuie cu nimic la înţelesul ei.
Dacă două cuvinte se potrivesc la fel de bine cu ceea ce doriţi să spuneţi, alegeţi-l pe cel mai
7
Tema 7
scurt. Deseori cuvintele scurte sunt mai puternice şi mai directe decât cele lungi, pentru că de mai
multă vreme în limba engleză. De asemenea, permit mai buna înţelegere a textului scris.
Sir Winston Churchill a fost un mare partizan al cuvântului scurt, deşi nu dispreţuia nici
folosirea unuia lung, şi chiar foarte lung, în caz de nevoie.
Gândiţi-vă aşadar de două ori înainte de a vă presăra scrisorile cu cuvinte lungi şi pretenţioase.
Nu vă temeţi să folosiţi a spune în loc de a afirma, a informa sau a aduce la cunoştinţă. Nu ezitaţi să
folosiţi a începe în loc de a iniţia. La fel, preferaţi a sublinia în loc de a scoate în evidenţă, înainte în
loc de anterior, despre în loc de referitor la, cu privire la sau în legătură cu. Când alegeţi, deci,
cuvintele, preferaţi-le pe cele scurte, simple şi familiare celor lungi, celor complicate şi neobişnuite.
pasivă doar atunci când n-o puteţi evita. Diateza activă e mult mai tare şi mai directă. Cel care face,
crede, hotărăşte, gândeşte ş.a.m.d este, totdeauna, un grup sau o persoană. De fiecare dată când e
posibil, faceţi din acest grup sau din această persoană subiectul frazei dumneavoastră.
Cât priveşte regulile gramaticale, e mai bine să nu aveţi prea multe complexe, căci nesiguranţa
în folosirea lor produce deseori scrisori confuze şi prolixe. Cunoştinţele fundamentale de gramatică
sunt bineînţeles utile, dar e bine să reţineţi că n-o să se prăbuşească cerul dacă ignoraţi vreuna din
reguli. Unii dintre cei mai mari scriitori de limbă engleză, de la Shakespeare încoace, au neglijat din
când în când regulile gramaticii. Mult mai important e să “răzbiţi” până la corespondentul
dumneavoastră aşa cum sunteţi în realitate, aşa cum vă ştie el sau ea. Dacă sunteţi cumva un diamant
neşlefuit, corespondentul dumneavoastră va fi dezorientat că îi scrieţi ca un profesor universitar. Dacă
sunteţi glumeţ şi neprotocolar, va fi şocat primind una dintre acele misive demodate, în jargon de
afaceri. Pe scurt, regula de aur “fii tu însuţi” trebuie aplicată şi la scrisori.
Majuscule
Există tendinţa de a neglija majusculele. Folosiţi majuscula la începutul cuvântului în
următoarele cazuri:
1. Numele proprii de persoane, ţări, oraşe, sate, judeţe. râuri, munţi, lacuri, mări şi oceane.
2. Titlurile cărţilor, pieselor, articolelor, revistelor, capitolelor de carte, discursurilor, operelor,
cântecelor etc., de exemplu “Piesa lui favorită e Othello”. Cea mai bună carte pe această temă
e “Investiţiile - nimic mai simplu”.
3. Numele navelor, hotelurilor, restaurantelor, hanurilor, etc.
Nu folosiţi majuscule pentru :
1. Substantive comune care indică o categorie generală de persoane sau lucruri, de pildă “Sunt
multe universităţi în Marea Britanie “ (universitate).
2. Numele diverselor discipline ştiinţifice, când sunt folosite în sens general, de exemplu:
“Studiază istoria şi ştiinţele economice.”
În caz că aveţi dubii, singura cale de urmat este să vă folosiţi propriul discernământ. Odată ce
aţi luat o hotărâre, ţineţi-vă de ea până la capătul scrisorii. Dacă recurgeţi la un îndreptar, folosiţi-vă
mereu de acelaşi şi sfătuiţi-i şi pe membrii personalului dumneavoastră să facă la fel.
Punctuaţia
Despre punctuaţie s-ar putea scrie o carte întreagă. Dar omul de afaceri, pe care-l interesează
în primul rând scrisorile de afaceri şi rapoartele, n-are nevoie de studiu aprofundat asupra punctuaţiei.
Tot ce îi trebuie sunt câteva reguli de bun simţ.
Punctul. Tendinţa actuală e de a face mai puţin uz de semnele de punctuaţie. Singura excepţie
o face punctul, care e mai des folosit, şi după iniţiale şi după majoritatea abrevierilor. Dacă o
abreviere se termină la fel cum se termină cuvântul respectiv, nu e nevoie de punct. Deci: sept., a.m.,
etc., dar dl, dr, dna (fără punct). De dragul vitezei, însă punctele de după abrevieri sunt din ce în ce
mai puţin folosite în corespondenţa de afaceri. Avem aşadar SA, CEE, SRL şi aşa mai departe.
Virgula. Indică cea mai scurtă pauză din frază şi, cândva, era folosită intens. Astăzi, atât din
cauza scurtării frazelor cât şi poate, pentru că în epoca noastră pauza, oricât de scurtă, pare o crimă,
virgula e mult mai puţin folosită. Însă e greşit s-o eliminăm cu totul, căci uneori ea contribuie la
claritatea textului. O regulă simplă ar fi că virgula trebuie pusă atunci când omiterea ei alterează
sensul. Aveţi nevoie de virgulă pentru a separa elementele unei liste, de exemplu “fabrica noastră
produce piuliţe, şuruburi, cuie, piroane şi balamale”.
Mulţi scriitori buni nu încadrează între virgule micile propoziţii explicative; dacă asta nu
produce nici o neclaritate, puteţi să vă lipsiţi de virgule. Oricum, dacă puneţi virgulă la început
trebuie s-o puneţi şi la sfârşit. Virgula se pune după un citat direct, de pildă « ”Ne vedem
mâine”, spuse el ». Remarcile care separă două părţi ale unui citat au de asemenea nevoie de virgulă:
“Ne vedem la conferinţă”, spuse, “şi vezi să nu întârzii”. Când cineva se adresează cuiva, numele sau
titlul persoanei abordate trebuie încadrat de două virgule: “Veţi fi de acord, domnilor, că acesta a fost
un an foarte greu”.
Punct şi virgulă. Acest semn indică o pauză ceva mai mică decât punctul, dar mai mare decât
virgula. Tendinţa modernă de a scurta frazele l-a eliminat practic, în special din scrisorile de
afaceri. Dacă vi se pare că aţi gândit o frază atât de lungă încât trebuie să o divizaţi prin punct şi
9
Tema 7
Formule de adresare
Folosind această carte, veţi avea posibilitatea ca, după citirea unei scrisori primite, să hotărâţi
dacă puteţi răspunde fără să aveţi nevoie de compunere originală şi, dacă da, să alegeţi paragrafele
potrivite din capitolele următoare, să transcrieţi numerele lor pe ciorna scrisorii de răspuns, pe care
apoi să i-o daţi dactilografei.
10
Tema 7
Antetul - cuprinde numele firmei, adresa, telefon, fax, eventual numărul de înregistrare al societăţii
(firmei), banca şi contul. Antetul este de multe ori imprimat pe coli la tipografie. Întrucât scrisorile
sunt adesea folosite ca elemente în contractele de afaceri este foarte important ca adresele ambelor
parţi să figureze în fiecare scrisoare comercială. Utilizând un antet tipărit o companie (firmă) asigură
includerea tuturor detaliilor necesare privitoare la denumire, adresă, codul poştal, numerele de
telefon, telex şi fax.
11
Tema 7
Referinţele – iniţialele directorului care a dictat scrisoarea şi iniţialele secretarei care a dactilografiat-
o. Iniţialele directorului sunt scrise cu majuscule, iar ale secretarei cu minuscule şi separate cu o bară
(slash). Referinţa constă de obicei din iniţialele directorului care a dictat scrisoarea urmate de
iniţialele secretarei care a dactilografiat-o. Iniţialele directorului sunt de obicei aşezate deasupra (cu
majuscule).Iniţialele secretarei sunt uneori aşezate în partea de jos (dedesubt). Cele două seturi de
iniţiale pot fi separate de o bară (linie oblică) sau de punct. Ele pot de asemenea cuprinde un număr
de dosar sau un număr de cod al secţiei sau departamentului respectiv. Când se menţionează referiea
la o scrisoare anterioară, la care se răspunde prin prezenta scrisoare, este util să se amintească şi data
scrisorii anterioare.
Numele şi adresa destinatarului – sub referinţe şi dată, în partea de sus. În partea de sus a scrisorii,
sub referinte şi dată, secretara dactilografiază numele şi adresa destinatarului, adică ale persoanei
căreia urmează să-i fie trimisă scrisoarea: adresantul.
Mr. T. Williamson
67 Camside
Church Strect
Chesterton
CAMBRIDGE
CB4 IPQ
Numele si adresa sunt dactilografiate la fel ca pe plic la un rând, iar numele oraşului este scris cu
majuscule. Fiecare element al adresei este scris pe un rând nou inclusiv codul poştal.
Formule de adresare Această formulă, care este în fond o formulă de salut apare la începutul
scrisorii şi este de obicei formală, Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. Brown. Dear Mrs.
Smith, etc. Într-un registru mai puţin formal secretara poate dactilografia numai cuvântul Dear lăsând
ca numele adresantului (destinatarului) să fie completat de semnatarul scrisorii când aceasta va fi
semnată. Această modalitate presupune o schimbare şi în formula dc încheiere a scrisorii. Unele
scrisori sunt adresate tuturor celor interesaţi de exemplu o recomandare dată unui angajat care
solicită un post în altă parte. Formula cea mai potrivită in a în asemenea cazuri este „To whom it May
Concern”.
Titlul rezumând scopul scrisorii – Acest titlu se inserează după formula de adresare. Un asemenea
titlu nu trebuie să se încheie cu punct. Exemple de titluri:
sau
Paragraful iniţial – Paragraful iniţial este alcătuit adesea dintr-o singură propoziţie. El este
introductiv şi de multe ori se referă la o scrisoare anterioară sau la desfăşurarea afacerilor. Acest
12
Tema 7
paragraf trebuie să fie deferent dar totodată să dea tonul scrisorii. Textul poate fi prietenos sau formal,
sau poate face aluzie la chestiuni serioase care vor deveni explicite în cuprinsul scrisorii.
Cuprinsul scrisorii - în funcţie de specificul scrisorii. Poate fi împărţit în mai multe paragrafe.
Paragraful de încheiere – se restabileşte tonul deferent indiferent de tonul scrisorii.
Formula de încheiere – Paragraful de încheiere constă de obicei dintr-o singură propoziţie care
restabileşte tonul deferent oricare ar fi natura conţinutului scrisorii. Acest paragraf este adesea folosit
pentru a semnala acţiunea pe care autorul speră s-o determine prin scrisoare.
Anexe şi copii – Dacă în cuprinsul scrisorii se fac referiri la astfel de elemente, semnătura este
urmată de o referire la anexele ataşate la scrisoare. Dacă un corespondent se referă în cuprinsul
scrisorii la faptul că scrisoarea este însoţită de anxe cum ar fi o broşură, o factură, listă de preţuri,
plan indicând accesul în clădire etc. semnătura este urmată de o referire la ane-xele ataşate la
scrisoare. Cuvîntul enclosures (anexe) se scrie prescurtat ENC, Enc sau enc. De exemplu:
Enc
1. Price list (Listă de preţuri)
Când se fac copii la.indigo în scopul trimiteri lor tu-turor celor interesaţi de obicei se menţionează
acest lucru în partea de jos a scrisorii. Formularea este următoarea: copies to: sau ditribution: sau mai
frecvent cc: (copies circulated to)
Întrebări recapitulative:
1. Care este clasificarea corespondentei initiale;
2. Cum se foloseste hartia in activitatile de corespondenta?
3. Care sunt tehnicile de reproducere?
4. Ce sunt scrisorile circulare?
13
Tema 7
14