Sunteți pe pagina 1din 36

SPECIALIZAREA CONTABILITATE ȘI INFORMATICĂ DE

GESTIUNE

PROIECTAREA UNUI SISTEM INFORMATIC PENTRU


GESTIUNEA FURNIZORILOR

Coordonator științific:

Asist. univ. dr.MIHAELA ENACHI

Realizator:

UNGURIANU TEODORA

Grupa: 631

BACĂU

2017

1
CUPRINS

INTRODUCERE ....................................................................................................................................... 3
Capitolul I DIAGRAMA GANT ȘI DIAGRAMA PERT ............................................................................... 4
1.1. Diagrama GANT .......................................................................................................................... 4
1.2. Diagrama PERT ............................................................................................................................ 5

Capitolul II DESCRIEREA S.C. DRAGOLIV SERVICE S.R.L. ....................................................................... 7


2.1. Date generale .............................................................................................................................. 7
2.2. Scurt istoric ................................................................................................................................ 11
2.3. Domeniul de activitate.Structura organizatorică ...................................................................... 15
2.4. Clienți.Concurenți.Furnizori. .................................................................................................... 16

Capitolul III DEFINIREA ARIEI DE ÎNTINDERE A SISTEMULUI INFORMAȚIONAL DE GESTIUNE AL


FURNIZORILOR .................................................................................................................................... 19
3.1. Componente organizatorice care au responsabilități pe linie de gestiune a furnizorilor și
entități externe implicate ................................................................................................................. 19
3.2. Clase de procese reflectate de sistemul de gestiune al furnizorilor ........................................ 20
3.3. Centralizatorul documentelor utilizate ..................................................................................... 21

Capitolul IV DIAGRAMA DE CONTEXT ................................................................................................ 30

Capitolul V MODELUL ENTITATE – ASOCIERE –CORESPONDENȚĂ .................................................... 31

Capitolul VI MODELUL RELAȚIONAL SAU SCHEMA LOGICĂ A BAZEI DE DATE .................................. 33

CONCLUZII .......................................................................................................................................... 35

2
INTRODUCERE

Proiectul este structurat pe 6 capitole, pornind de la proiectarea diagramelor GANT


și PERT,descrierea societății comerciale Dragoliv Service,definirea ariei de întindere
a sistemului informațional de gestiune privind furnizorii,diagram de context,modelul
EAC până la prezentarea schemei logice a bazei de date în Microsoft Access.

Primul capitol punctează principalele aspecte teoretice legate de realizarea


diagramelor GANT și PERT,cât și reprezentarea acestora.

Al doilea capitol reprezintă o descriere detaliată a S.C.DRAGOLIV SERVICE


S.R.L., plecând de la câteva date generale, istoricul societății, organigrama, domeniu
de activitate până la principalii clienți,furnizori și concurenți.

Capitolul III definește aria de întindere a sistemului informațional de gestiune


privind furnizorii, punctând componentele organizatorice care au responsabilități pe
linie de gestiune a furnizorilor și entități externe implicate , clasele de procese
reflectate de sistemul de gestiune al furnizorilor și centralizatorul documentelor
utilizate.

Al patrulea capitol reflectă câteva noțiuni teoretice legate de diagram de context și


prezentarea acesteia pe linia de gestiune a furnizorilor.

Ultimele două capitole prezintă modelul Entitate - Asociere - Corespondență


(Schema conceptuală a bazei de date) , modelul relational (Schema logică a bazei de
date) dar și implementarea acestuia în programul Microsoft Access 2010.

3
CAPITOLUL I

DIAGRAMA GANT ȘI DIAGRAMA PERT

1.1. DIAGRAMA GANT

Diagrama GANT este un instrument de planificare, elaborat in 1917 de Henry L.Gantt,


inginer și sociolog de origine americană. Frecvent utilizată în managementul de proiect, o
diagramă Gantt oferă o ilustrare grafică a unui program de activități, care ajută la
planificarea, coordonarea și monitorizarea unor sarcini specifice dintr-un proiect.

Forma grafică a unui astfel de instrument de planificare constă într-o matrice pe a cărei
axă orizontală este reprezentată perioada de timp pe care se întinde proiectul, împărțită în
unități de masură, și pe a cărei axă verticală sunt reprezentate sarcinile din proiect.

GESTIUNEA VENITURILOR ȘI CHELTUIELILOR


Denumire Februarie Martie Aprilie
Nr.crt. Mai 2017 Iunie 2017
activitate 2017 2017 2017
Colectarea
1
cerințelor
Proiectare
2
ecrane
Proiectare
3
rapoarte
Proiectare
4
baze de date
Documentație
5
utilizator
Programare
6

Testare
7

Instalare
8

Figura 1.1. Diagrama GANT

4
1.2. DIAGRAMA PERT

Diagrama PERT(eng- Program Evaluation Review Technique) este un instrument de


management al proiectului,fiind utilizată pentru palnificarea unor activități de mare
complexitate, ce utilizează rețele grafice cu o desfășurare logicp și corectă.

Diagrama PERT conține informații despre sarcinile dintr-un proiect, perioadele de timp pe
care se întind și dependențele dintre ele.Forma grafică este o rețea de noduri conectate de linii
direcționale (numită și « rețeaua activităților « ). Nodurile sunt cercuri sau patrulatere și
reprezină evenimente sau borne (milestones) din proiect și definesc o sarcină parțială bine
conturată în cadrul sistemului, ce a fost îndeplinită. Fiecare nod este identificat de o literă.
Liniile direcționale sau vectorii care leagă nodurile reprezintă sarcinile proiectului, numite și
activități, iar direcția vectorului arată ordinea de desfășurare a sarcinilor.

Durata Start Sfârșit Predecesori


Nr. crt. Denumirea activității planificat planificat
(săpt.)
Colectarea 13.02.2017 26.02.2017 0
1 2
cerințelor
2 Proiectare ecrane 5 28.02.2017 31.03.2017 1
3 Proiectare rapoarte 5 28.02.2017 31.03.2017 1
Proiectare baze de 03.04.2017 23.04.2017 2
4 3
date
Documentație 10.04.2017 07.05.2017 2
5 4
utilizator
6 Programare 4 10.04.2017 07.05.2017 4
7 Testare 3 01.05.2017 21.05.2017 3
8 Instalare 1 22.05.2017 28.05.2017 1

5
Documentație Instalare
utilizator
5 4 săpt. 8 1 săpt.
10.04.2017 07.05.2017 22.05.2017 28.05.2017
Proiectare ecrane Proiectare baze de
date
2 5 săpt. 4 3 săpt.
28.02.2017 31.03.2017 03.04.2017 23.04.2017

Programare Testare

6 4 săpt. 7 3 săpt.
Colectarea
10.04.2017 07.05.2017 01.05.2017 21.05.2017
cerințelor
1 2 săpt.
13.02.2017 26.02.2017

Proiectare rapoarte

3 5 săpt.
28.02.2017 31.03.2017

Figura 1.2. Diagrama PERT

6
CAPITOLUL II

DESCRIEREA S.C. DRAGOLIV SERVICE S.R.L.

2.1. Date generale

a) Forma juridică,denumirea,durata societății și sediul social

S.C. DRAGOLIV SERVICE S.R.L. este o societate comercială cu răspundere limitată cu


asociat unic,persoană juridică română,care a luat naștere la data de 22.02.1994,prin
înregistrare la Oficiul Registrului Comerțului a județului Bacău,cu următorul număr de
înmatriculare: J04/303/1994 și următorul cod de înregistrare :RO 5311512 plătitor de TVA
(la facturare).

Figura 2.1.Sigla firmei,sursă:www.dragoliv.ro

Asociatul unic este reprezentat de subsemnata Bostan Anca Ionela,cetățean


roman.Societatea este titulară de drepturi și obligații și răspunde față de terți cu întreg
patrimoniul.Aceasta este constituită pe perioadă nedeterminată.

Sediul societății se află în sat Sascut,comuna Sascut, numărul 701 (A1A2),scara


A,apartament 9,etaj 3,județul Bacău.Societatea are deschise următoarele puncte de lucru
situate în:

- Bacău, str.Aviatorilor,nr. 6A,etaj 1,ap.7,jud.Bacău


- Sat Sascut, com. Sascut, DN 2 (E 85),nr. 161,jud.Bacău
- Sat Sascut, com. Sascut,nr. 702,bl. O1-O2,sc. D, jud.Bacău
- Sat Sascut, com. Sascut,nr. 689,clădirea Club,etaj 1, jud.Bacău
- Sat Sascut, com. Sascut,bl. 01-03,etaj P, jud.Bacău
- Sat Sascut, com. Sascut,nr. FN,DN 2 (E 85),jud.Bacău.

7
Societatea va putea înființa sedii secundare - sucursale,agenții,reprezentanțe sau alte
asemenea unități fără personalitate juridică - și la alte adrese,în alte localități din România și
alte state,în baza deciziei asociatului unic,cu respectarea prevederilor legale în materie.

b) Capitalul social

La constituire,capitalul subscris și vărsat al societății a fost de 2 500 000 lei din care 2 500
000 lei,aport în numerar,fiin împărțit în 250 000 de părți sociale,cu o valoare nominală de 10
lei/parte socială,aparținând în totalitate asociatului unic.Capitalul poate fi modificat prin
decizia asociatului unic ,cu respectarea normelor legale în materie.

Documentul care atestă modul de organizare şi funcţionare a societăţii este reprezentat de


actul constitutiv. Acesta este constituit din 9 capitole în care sunt prezentate detaliat
informații cu privire la:forma juridică,denumirea,durata de funcționare,sediul social,obiectul
de activitate,capitalul social,conducerea și administrarea societății,activitate,dizolvare și
lichidare,litigii și dispoziții finale.

c) Conducerea societății

Conducerea societății se realizează prin asociatul unic,care are următoarele atribuții:

- să aprobe situația financiară anuală și să stabilească repartizarea beneficiului net;


- să desemneze pe administratori și cenzori,să-i revoce și să le dea descărcare de
activitatea lor,precum și să decidă contractarea auditului financiar,atunci când acesta
nu are caracter obligatoriu potrivit legii;
- să modifice actul constitutiv;
- alte atribuții prevăzute de legislația în materie.

d) Administrarea societății

Societatea este administrată și reprezentată în relațiile cu terții de către: Cruceanu


Ilie,cetățean român,pentru un mandat până la data de 12.09.2063 cu puteri depline și
Corobană Marius Nicolae,cetățean român,pentru un mandat până la data de 12.09.2018 cu
puteri limitate la realizarea exclusivă a obiectului de activitate 3831.Societatea trebuie să
țină,prin grija administratorului,un registru al societății în care se vor înscrie numele și
prenumele asociatului,domiciliul,aportul la capitalul social,transferul părților sociale sau alte
modificări privitoare la acestea.Administratorul este răspunzător față de societate pentru :

8
 realitatea vărsămintelor;
 existența reală a dividendelor plătite;
 existența registrelor cerute de lege și corecta lor ținere;
 exacta îndeplinire a hotărârilor asociatului unic;
 stricta îndeplinire a îndatoririlor pe care legea și actul constitutiv le impun.

e) Activitatea societății

În ceea ce privește activitatea societății,exercițiul economico-financiar începe la 1 ianuarie


și se termină la 31 decembrie ale fiecărui an.Societatea întocmește situații financiare și ține
evidența activităților economico-financiare,conform dispozițiilor legale în materie.

f) Litigii

Litigiile societății cu personae fizice sau juridice sunt de competența instanțelor


judecătorești.Litigiile personalului angajat izvorâte din raporturile juridice de muncă se
soluționează potrivit legislației muncii în vigoare în România.

g) Site-ul societății

Figura 2.2.Site-ul societății,sursă:www.dragoliv.ro

9
i) Statistici predefinite

Figura 2.3.Statistici predefinite,sursă:www.listafirme.ro

10
j) Diplome obținute

Figura 2.4.Diplomă obținută


sursă:www.listafirme.ro

2.2. Scurt istoric

Societatea comercială DRAGOLIV SERVICE S.R.L. a fost înființată la data de


22.02.1994,având ca obiect de actitate principală transportul de persoane atât cu taxiuri cât și
cu autobuze și microbuze.Firma avea în patrimoniul său,în primul an de activitate 2
microbuze cu o capacitate de 16 persoane și 2 taxiuri.Sediul social se afla în: Sat Sascut, com.
Sascut,nr. 702,bl. O1-O2,sc. D, jud.Bacău.

În cel de al cincilea an de activitate,societatea își extinde domeniul de activitate,având ca


activitatea secundară 6110 - Activități de telecomunicații prin rețele cu cablu.Aceasta
dezvoltă pe plan local propria rețea de telecomunicații și introduce în grila de programe TV
un post nou de televiziune,Canal M.De asemenea,o dată cu această extindere,se înregistrează
și o creștere a personalului,de la 3 angajați câți au fost inițial,la 6 angajați dar și înființarea
unui punct de lucru în : Sat Sascut, com. Sascut,bl. 01-03,etaj P, jud.Bacău.

11
În anul 2003,firma își mărește patrimoniul prin achiziționarea a 2 autobuze cu o capacitate
de 30 persoane și 3 taxiuri.Societatea cunoaște o noua extindere,trecând la un nou domeniu
de activitate,respectiv 4711: Comerț cu amănuntul în magazinele nespecializate și deschizând
un magazin mixt la următoarea adresă: Sat Sascut, com. Sascut, DN 2 (E 85),nr.
161,jud.Bacău.Astfel numărul angajaților înregistrează o creștere semnificativă de la 6
angajați la 17 angajați.

În anul 2004, firma extinde rețeaua de telecomunicații și în orașul Bacău înființând un nou
punct de lucru la următoarea adresă : Bacău, str.Aviatorilor,nr. 6A,etaj 1,ap.7,jud.Bacău.În
același an,societatea achiziționează alte 2 autobuze cu o capacitate de 30 persoane și un
autobuz cu o capacitate de 60 persoane și deschide un magazin de îmbrăcăminte,mărind
personalul,de la 17 angajați la 31 de angajați.

Anul 2008,aduce o nouă extindere a domeniilor de activitate, respectiv 5630 - Baruri și alte
activități de servire a băuturilor prin deschiderea unui club de noapte sub numele de Club
Berlin,în satul Sascut,ajungându-se la un număr de 45 de salariați.

În anul 2011, firma deschide un service-auto,o vopsitorie auto,o spălătorie auto,un centru
de dezmembrări auto la următoarea adresă : sat Sascut,com.Sascut,nr. FN,DN2(E
85),jud.Bacău dar și un salon de înfrumusețare.Astfel se înregistrează noi activități secundare
respectiv: 4520 - Întreținerea și repararea autovehiculelor,4532 - Comerț cu amănuntul de
piese și accesorii pentru autovehicule și 9602 - Coafură și alte activități de
înfrumusețare..Numărul salariaților ajunge la 56.

În anul 2015, firma cedează rețeua de telecomunicații unei alte societăți comerciale și
închide atât clubul Berlin cât și magazinul alimentar,ducând la reducerea personalului la 35
de angajați. În anul 2016,firma renunță la transportul de persoane în regim de taxi și vinde
toate cele 5 autovehicule destinate acestei activități.

12
a) Evoluția cifrei de afaceri,a profitului,a datoriilor,a activelor imobilizate,a activelor
circulare,a capitalurilor proprii și a numărului de angajați în ultimii 6 ani:

An Cifra de Profit Datorii Active Active Capitaluri Număr


bilanț afaceri imobilizate circulare proprii mediu de
angajați
2016 458 888 34 789 290 000 1 432 234 393 213 1 567 876 10

2015 1 691 393 31 387 182 634 1 157 569 435 737 1 427 632 35

2014 2 326 513 1 160 039 855 950 1 540 051 695 184 1 396 245 56

2013 2 587 399 -583 981 4 637 771 1 839 185 717 415 -2 064 423 64

2012 2 370 217 -527 708 3 938 533 1 575 465 829 792 -1 533 276 53

2011 2 697 020 -434 380 3 314 886 1 908 861 400 458 -1 005 567 56

2010 2 663 643 -153 618 3 005 062 2 125 882 290 993 -571 187 36

Evoluția cifrei de afaceri,profitului și a


datoriilor
5000000

4000000

3000000

2000000

1000000

-1000000
2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016
CIFRĂ DE AFACERI 2663643 2697020 2370217 2587399 2326513 1691393 458888
PROFIT -153618 -434380 -527708 -583981 1160039 31387 34789
DATORII 3005062 3314886 3938533 4637771 855950 182634 290000

Figura 2.5.Evoluția cifrei de afaceri,profitului și datoriilor

În ultimii 6 ani de activitate,cifra de afaceri a fost relativ constantă,înregistrând o scădere


considerabilă în anul 2016 (458 888 lei).În ceea ce privește profitul societății,acesta a
reprezentat pierdere din anul 2010 până în anul 2014 iar din anul 2014,firma a înregistrat

13
profit.Datoriile au înregistrat o creștere semnificativă,ajungând în anul 2013 la 4 637 771 lei
urmând apoi o scădere până la suma de 290 000 lei în anul 2016.

Evoluția activelor imobilizate,activelor


circulare și a capitalurilor proprii
2500000
2000000
1500000
1000000
500000
0
-500000
-1000000
-1500000
-2000000
-2500000
2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016
ACTIVE IMOBILIZATE 2125882 1908861 1575465 1839185 1540051 1157569 1432234
ACTIVE CIRCULARE 290993 400458 829792 717415 695184 435737 393213
CAPITALURI PROPRII -571187 -1005567 -1533276 -2064423 1396245 1427632 1567876

Figura 2.6.Evoluția activelor și a capitalurilor proprii

Activele imobilizate au înregistrat o scădere ușoară ajungând în anul 2016 la valoarea de


1 432 234 lei față de valoarea de 2 125 882 lei care s-a înregistrat în anul 2010.Valoarea
activelor circulare a crescut începând cu anul 2010,ajungând la o valoare de 829 792 lei în
anul 2012 apoi a înregistrat o scădere semnificativă ajungând în anul 2016 la 393 213
lei.Capitalurile proprii au înregistrat o scădere considerabilă până în anul 2013 ajungând la o
valoare de - 2 064 423 lei iar începând cu anul 2014,acestea au înregistrat o creștere
ajungând la valoarea de 1 567 876 lei în 2016.

14
Evoluția numărului mediu de angajați
70

60

50

40

30

20

10

0
2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016
Număr mediu de angajați 36 56 53 64 56 35 10

Figura 2.6.Evoluția numărului de angajați


Numărul salariaților a crescut până în anul 2013 ajungând la 64,apoi a scăzut drastic
până la numărul de 10 angajați în anul 2016.

2.3. Domeniul de activitate.Structură organizatorică.

1. Domeniul de activitate principal :


 cod CAEN 471 - Comerț cu amănuntul în magazine nespecializate
2. Activitate principală :
 cod CAEN 4711 - Comerț cu amănuntul în magazine nespecializate, cu
vânzare predominantă de produse alimentare, băuturi și tutun.
3. Activități secundare :
 cod CAEN 4931 - Transporturi urbane, suburbane și metropolitane de călători;
 cod CAEN 4520 - Întreținerea și repararea autovehiculelor;
 cod CAEN 4532 - Comerț cu amănuntul de piese și accesorii pentru autovehicule.

În realizarea obiectului de activitate,societatea va plăti taxele și impozitele prevăzute de


legislația în vigoare.Obiectul de activitate al societății poate fi modificat,prin extinderea sau
restrângerea sa,conform deciziei asociatului unic.

15
Structură organizatorică

Societatea își desfășoară,în prezent, activitatea cu un număr de 34 de angajați,repartizați pe


funcții,cea mai mare pondere din structura personalului fiind repartizată activității de
transport persoane.Activitatea societății este coordonată de către cei doi administratori în
colaborare cu un manager.

Asociat unic

Administratori : 2

Manager : 1

Dispecer : 1 Director service - Director- Contabil - șef : 1


auto : 1 transporturi :1

-=

Vopsitori - Electricieni - Mecanici-auto : Șoferi : 2


auto : 1 auto : 1 1

Figura 2.7.Organigrama, prelucrare proprie

2.4. Clienți.Concurenți.Furnizori.

1. Clienți

S.C. DRAGOLIV SERVICE S.R.L. prestează servicii și înfăptuiește acte de comerț în


principal pe piața localității Sascut,ocupând un loc în cadrul pieței în procent de :

 60% servicii service ;


 70% comerț cu amănuntul de piese și accesorii pentru autovehicule ;
16
 60% servicii de transport persoane.
Clinții sunt reprezentați de persoanele fizice,în proporție de 90% și de persoanele juridice,în
proporție de 10%.

Structura clienților
persoane juridice
10%

persoane fizice
90%

Figura 2.8. Structura clienților, prelucrare proprie

Între principalii clinți-persoane juridice se numără :

Ferma Elias Sascut,


Cooperativa de Consum Sascut,
S.C. Chimagris S.R.L.,
S.C. Electric Plus S.R.L.,
S.C. Tomoro S.R.L. etc.

2. Furnizori

Aprovizionarea de la furnizori se efectuează pe bază de contracte și comenzi :

* 10% prin contracte


* 90% prin comenzi.

În categoria furnizorilor de combustibil includem :

 S.C. Lukoil România S.R.L.


 S.C. RAVENOL Lubricants RO S.R.L.

Printre furnizorii de piese auto se numără:

 S.C.Autonet Import S.R.L.


 S.C. Delta Plus Trading S.R.L.
 SC ATP EXODUS S.R.L.
 SC ALBERT BERNER S.R.L.

17
3. Concurenți

Pe plan local,S.C. DRAGOLIV SERVICE S.R.L. concurează :

 în domeniul transportului de persoane,pe ruta Bacău - Sascut,cu alte 2 firme


respectiv:
o S.C.Massaro Trans S.R.L.
o S.C.Teletrans S.R.L.

Cota de piață în domeniul transporturilor de


persoane

20%

45% S.C. DRAGOLIV SERVICE S.R.L.


S.C. Massaro Trans S.R.L.
S.C.Teletrans S.R.L.
35%

Figura 2.9.Cota de piață în domeniul transporturilor de persoane, prelucrare


proprie

 în întreținerea și repararea autovehiculelor,cu o firmă :


o S.C.Bavic S.R.L.

Cota de piață în domeniul reparațiilor auto

35%
S.C.DRAGOLIV SERVICE S.R.L.
S.C.Bavic S.R.L.
65%

Figura 2.10.Cota de piață în domeniul reparațiilor auto

18
CAPITOLUL III

DEFINIREA ARIEI DE ÎNTINDERE A SISTEMULUI


INFORMAȚIONAL DE GESTIUNE AL CLIENȚILOR

3.1. Componente organizatorice care au responsabilități pe linie de gestiune


al furnizorilor și entități externe implicate

 GESTIONAR
 Recepționează marfa de la furnizori
 Transmite către superiorul ierarhic orice reclamație privind marfa primită.

 CONTABIL
 înregistrează situațiile de plată și facturile;
 arhivează facturile și obține lunar jurnalul de vînzări / cumpărări;
 evidența modalităților de plată;
 înregistrează și contabilizează notele de recepție și constatare a diferențelor;
 organizarea contabilității sintetice și analitice a patrimoniului;
 înregistrare TVA;
 verificarea întocmirii și circulației documentelor primare;
 primirea documentelor pentru livrările de la furnizori;
 urmarirea plății furnizorilor;
 calculul si evidența TVA;
 obținerea rapoartelor specifice pentru clienți.

 DIRECTORUL ECONOMIC
 semnează contractele comerciale
 semnează deconturile privind TVA;
 coordonează evidențele sintetice privind furnizorii.

 DEPARTAMENTUL DE MARKETING
 analizează ofertele furnizorilor;
 întocmește și semnează contractele comerciale.

 DEPARTAMENTUL APROVIZIONARE
 păstrează unui exemplar din nota de recepție și constatare diferențe
 întocmește situațiile de plată.

 DEPARTAMENTUL JURIDIC
 avizează contractele comerciale;
 rezolvă litigiile pentru nerespectarea contractelor comerciale.

19
 BIROUL ANALIZE ECONOMICE
 Analizează principalii indicatori ce țin de vânzarea de mărfuri și executarea de lucrări
cum ar fi: cifra de afaceri,marja comercială,marja netă din vânzări etc.

3.2. Clase de procese reflectate de sistemul de gestiune al furnizorilor


Principalele clase de operații economice reflectate în sistemul veniturilor și al cheltuielilor :

 stabilirea necesarului de materiale care se întocmeste pe baza raportului de necesitate.


 încheierea contractului economic între firmă și prestator;
 recepționarea comenzii pe baza facturii și întocmirea notelor de recepție și constatare
a diferențelor;
 plata furnizorului pe baza instrumentului de plată convenit.

Pe lângă aceste operații economice,se efectuează și o serie de prelucrări:

 prelucrarea datelor privind furnizorii cuprinde:întocmirea raportului de necesitate de


către departamentele interesate și trimiterea acestuia către departamentul
Aprovizionare care întocmește o nota de comandă sau încheie un contract,
recepționarea comenzii împreună cu avizul de expediție sau factură și întocmirea
notei de recepție și constatare diferențe;
 evidența tranzacțiilor cu furnizorii (presupune înregistrarea facturii furnizorului);
 actualizarea datelor privind furnizorii (evidența furnizorilor, înregistrarea sumelor de
plătit);
 obținerea rapoartelor.

În urma studierii documentației firmei s-au obținut informații suplimentare privind


procesele de prelucrare care au loc în cadrul sistemului de gestiune furnizori, grupate
astfel:

a) evidență furnizori – urmăreste preluarea datelor privind furnizorii și obținerea


rapoartelor
b) furnizori – urmărește prelucrarea datelor privind comenzile de aprovizionare sau
contactele, plecând de la urmatoarele transformari:
- stabilire necesar materiale;
- lansare comandă;
- recepționare comenzi;
- plată comenzi.
c) Proces verbal de compensare.

20
3.3. Centralizatorul documentelor utilizate
I. Descreierea documentelor de intrare

Raport de
necesitate

Nota de
Factura și
recepție și Documente
avizul de
constatare de intrare
expediție
diferențe

Nota de
comandă

Figura nr.3.1.Documente de intrare, prelucrare proprie

a) Raportul de necesitate (referat) este un document care se întocmeste într-un exemplar


de către departamente atunci când este nevoie de un obiect de inventar, de materii
prime, de mijloace fixe etc. Acest document este semnat de cel care îl întocmește și
trimis departamentului de aprovizionare.

21
Figura nr.3.2.Referat de necesitate, sursă: www. codfiscal.net

b) Comanda (nota de comanda) este un document întocmit într-un exemplar de către


departamentul de marketing tehnic. Se semnează de către directorul economic și de
cel general. Pe baza acesteia furnizorul va trimite produsele de care firma are nevoie.

22
Figura nr.3.3.Comanda, sursă: www. codfiscal.net

c) Factura și avizul de expediție a mărfurilor sunt documente care se primesc de la


furnizor o dată cu primirea produselor comandate. În mod normal, avizul de însotire a
mărfurilor se trimite atunci când factura va fi primită de client după sosirea
mărfurilor.

23
Figura nr.3.4.Aviz de însoțire a mărfii și factură, sursă: www. codfiscal.net

24
d) Nota de recepție și constatare diferențe este întocmită de departamentul financiar
contabil și semnată de membrii comisiei de recepție și de gestionar la recepția
materialelor primite pe baza documentului de însotire a transportului.

Figura nr.3.5. Nota de recepție și constatare diferențe, sursă: www. codfiscal.net

II. Descrierea fluxurilor informaționale și procedurilor de prelucrare

În momentul în care raportul de necesitate (referat) ajunge la departamentul de


aprovizionare, se va verifica la depozit dacă cererea poate fi acoperită din stoc. În
acest caz cererea va fi satisfacută imediat, din stocul existent; dacă nu poate fi
acoperită se va face o comandă catre furnizor.
Aceste referate se îndosariază și se păstrează de către departamentul aprovizionare.
În urma primirii rapoartelor de necesitate de către departamentul aprovizionare,
acesta trimite datele departamentului marketing tehnic care întocmeste comanda și o
trimite furnizorului.
În cazul comenzilor se rețin datele furnizorului (nume, adresă, cod fiscal, bancă și
contul bancar, persoana de contact etc.) și datele comenzii (numărul acesteia, data,
produsele solicitate).Furnizorii au obligația de a verifica existența produselor
comandate în depozit pentru a putea onora comanda.
În ceea ce privește factura și avizul de însoțire a mărfii, acestea se întocmesc în trei
exemplare:

25
-exemplarul albastru ajunge la departamentul financiar contabil al clientului
-exemplarele roșu și verde rămân în contabilitatea furnizorului.
Ambele documente sunt semnate de cel care le întocmeste (reprezentantul
furnizorului) si de cel care le primește (persoana de la departamentul financiar-
contabil care se ocupă de facturi).
Pe baza sumelor din factură se va face plata furnizorului prin una din modalitățile
cunoscute (OP, BO, cec, chitanta, bon fiscal).

III. Descrierea listelor, situațiilor/altor ieșiri din sistem

Iesiri către
conducerea
unității:
- balanță Ieșiri din sistem Ieșiri către stat:
facturi - jurnalul
- sold final cumpărărilor
facturi - decontul
furnizori privind TVA
- sold final
Comanda
parteneri

Figura nr.3.6.Documente de ieșire, prelucrare proprie

Ca o ieșire generată de prelucrarea rapoartelor de necesitate poate fi considerată


comanda care se face către furnizor în cazul în care cererea nu poate fi acoperită din
stoc.
Ieșirile din sistem care au la bază datele de pe facturile de la furnizori pot fi grupate
în două mari categorii: ieșirile către stat și ieșirile către conducerea unității.
Din categoria ieșirilor către stat fac parte:
jurnalul cumpărărilor este un document ce se întocmește lunar și care
cuprinde date privind facturile întocmite in luna respectivă.Jurnalul
cumpărărilor se atașează dosarului în care se pastrează facturile pe luna
respectivă , prezentându-se reprezentanților Direcției Finanțelor Publice în
cazul unui control.

26
Figura nr.3.7. Jurnalul cumpărărilor, sursă: www. codfiscal.net

decontul privind TVA este tot un document lunar care cuprinde date privind
TVA-ul de plată și TVA-ul de recuperat din luna considerată. Acest document
se depune lunar la Direcția Finanțelor Publice.

27
Figura nr.3.8. Decont privind TVA, sursă: www. codfiscal.net

28
Ieșirile către conducerea unității cuprind:
balanța facturi se întocmeste lunar și cuprinde datele de pe toate facturile
primite în luna respectivă dar și de pe cele trimise clienților. Este utilă pentru
managerii firmei deoarece își pot forma o imagine de ansamblu a tranzacțiilor
realizate de firmă în luna respectivă.
sold final facturi furnizori cuprinde soldurile finale ale facturilor primite într-
o lună de la furnizori.
sold final parteneri se întocmeste un raport ce cuprinde fiecare și soldul total
al acestuia. Acest document se întocmeste lunar pentru conducerea firmei,
dar, uneori se trimite câte un exemplar și băncilor unde firma își are deschise
conturile.

Notele de recepție și constatare diferențe nu generează ieșiri din sistem. Ele sunt utilizate
doar pentru a consemna eventualele diferențe la recepționarea mărfurilor.

29
CAPITOLUL IV

DIAGRAMA DE CONTEXT

Diagrama de context este diagrama de pe cel mai înalt nivel al sistemului informațional,
prin care se descriu fluxurile datelor în și din sistem, din și spre entitățile externe sistemului
analizat.

Diagrama de context include:

 un singur proces
 entități externe (număr variabil)
 fluxuri de intrare-ieșire între proces și entitățile externe.

ordine de plată BĂNCI


DEPARTAMENT DE Comenzi
APROVIZIONARE
Scrisori de garanție bancară
SISTEM PENTRU
GESTIUNEA
jurnal cumpărări FURNIZORILOR Facturi

Date facturi plătite furnizori Comenzi

NRCD Contracte
DEPARTAMENT Rapoarte FURNIZORI
FINANCIAR CONTABIL

CONDUCERE

Figura nr.4.1.Diagrama de context, prelucrare proprie

30
CAPITOLUL V

MODELUL ENTITATE - ASOCIERE - CORESPONDENȚĂ ( EAC )

Modelul EAC prezintă caracteristicile și structura datelor independent de modul în care


acestea sunt memorate în calculator. După ce sunt descrise complet intrările și ieșirile
sistemului, modelul conceptual al datelor este transpus într-un format logic - de regulă,
modelul relațional al datelor - din care se definesc bazele de date.

Concepte de baza ale modelului:

- Entitatea

- Atributul

- Asocierea.

Entitatea constituie unitatea funcțională ireductibilă din cadrul structurii bazei


informaționale, reprezentată printr-un ansamblu de atribute, care are o existență de sine
statatoare și poate fi identificată în raport cu celelalte obiecte de același tip.

Atribut = o caracteristică sau proprietate a unei entități. Atributele sunt reflectate printr-un
conținut concret denumit valoare care redă nivelul real al procesului și fenomenului
cuantificate prin intermediul entității.

Identificatorul entității – un atribut sau un grup de atribute care primesc valori unice pentru
fiecare realizare a entității respective și pot servi astfel pentru identificarea fără echivoc a
acestora.

Pentru simplitate se recurge frecvent la coduri, care sunt atribute construite special astfel
încât să raspundă cerințelor de identificare (ex. marca salariat).

Asocierea exprimă legatura stabilită între entități și rolul pe care îl joacă fiecare entitate
participantă la legatură.

31
RAPORT-
NECESITATE
FIRMA
Cod_produs
CUI COMANDA
UM
Den_firmă 0,m Nr_comandă
Cantitate CORESPUNDE
Nr_înregistrare EMITERE Dată_comandă
0,1 Valoare_es- 0,m 1,1
Adresă_firmă timată Termen_livrare
Cod_fiscal

1,m 1,m
CONȚINE
1,1
PROD_COMANDAT TRANSMITERE
Cantitate_ comandată

1,1

1,1
FURNIZOR
0,1 Cod_furnizor
SE REFERĂ LA Den_furnizor
Adresa_fz
0,m Cod_fiscal

PRODUS 1,m
CONȚINE
Cod_produs
Denumire_produs ÎNTOCMIRE

UM
Preț
1,m 1,m

FACTURA
Nr_factură
Dată_factură
Valoare_totală

Figura nr.5.1.Modelul Entitate - Asociere - Corespondență, prelucrare proprie

32
CAPITOLUL VI

MODELUL RELAȚIONAL SAU SCHEMA LOGICĂ A BAZEI DE


DATE
COMANDA
FIRMA Nr_comandă FURNIZOR
CUI Dată_comandă Cod_furnizor
Den_firmă Termen_livrare Den_furnizor
Nr_înregistrare CUI [FK] Not null Adresa_fz
Adresă_firmă Nr_fact. [FK] Not Cod_fiscal
Cod_fiscal null
Cod_fz. [FK] Not
null
PRODUS_FACTURAT
Cod_prod[FK]
PROD_COMANDAT Not null Cod_furnizor
Nr_factură
Cantitate_ comandată
RAPORT- Produs_facturat
Nr_comandă[FK] Not NECESITATE
null Cod_produs

Cod_produs[FK] Not UM
null Cantitate
Valoare_es-
timată
FACTURA
PRODUS
Nr_factură
Cod_produs
Dată_factură
Denumire_produs
Valoare_totală
UM
Cod_fz. [FK] Not
Preț null
Cod_produs[FK]
Not null

Figura nr.6.1.Modelul relațional sau schema logică a bazei de date, prelucrare proprie

33
Figura nr.6.2.Modelul relațional sau schema logică a bazei de date , prelucrare proprie în
Microsoft Access 2010

34
CONCLUZII
Aplicaţia prezentată este un exemplu de mijloc de gestiune eficientă a furnizorilor, aceasta
făcându-se în zilele noastre cu ajutorul tehnicii de calcul moderne, a sistemelor informatice şi
a bazelor de date.

Studiul de caz a avut ca temă proiectarea, implementarea şi testarea la S.C.DRAGOLIV


SERVICE S.R.L. a programului de gestiune a furnizorilor creat în Microsoft Access 2010.

Programul Microsoft Access oferă o alternativă modernă pentru gestiunea datelor în


interiorul oricărei instituţii sau întreprinderi, într-un mod simplu şi Accessibil oricui.

Microsoft Access a fost ales pentru realizarea aplicaţiei din următoarele motive:

 este un SGBD de uz general, componentă a pachetului Microsoft Office;


 poate fi uşor folosit şi de către utilizatori începători;
 în acelaşi timp este un instrument puternic aflat la dispoziţia programatorilor pentru
realizarea de aplicaţii şi programe de gestiune economică şi nu numai, şi constituie un
instrument simplu şi eficace în implementarea şi exploatarea unei baze de date;
 permite manipularea datelor în condiţii de securitate ridicată, oferă posibilitatea de a
aplica restricţii şi securitate a datelor împotriva accesselor neautorizate;
 permite realizarea unei interfeţe prietenoase cu un efort minim;
 permite actualizări repetate şi complexe a bazei de date;
 se realizează foarte uşor relaţiile dintre tabele, cele mai importante în cazul nostru
fiind între furnizori, facturi, şi conţinutul facturilor.

Astfel programul implementat în Microsoft Access oferă posibilitatea unei mai bune
gestionări a principalilor furnizori cu care S.C.DRAGOLIV SERVICE S.R.L. a încheiat
contracte de colaborare dar și evidențierea comenzilor plasate.

35
BIBLIOGRAFIE

Sisteme informatice de gestiune - note de curs,Romică


Adam,suport electronic
www.creeaza.com
www.mastermrufeaa.ucoz.com
www.lista-firme.ro
www. codfiscal.net
www.support.office.com

36