Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
1. Dispoziţii generale.
1 ¹In continuare sintagma «instituţii, organizaţii, întreprinderi» va fi înlocuită prin noţiunea «organizaţii».
1
C o m p a r t i m e n t e l e 2-4 conțin documente ce dezvăluie în mod consecutiv prognozarea,
planificarea, formarea preţurilor şi a tarifelor, finanţarea, creditarea, evidenţa şi dările de seamă ale
organizaţiilor;
C o m p a r t i m e n t u l 5 include documente privind angajarea şi utilizarea resurselor de muncă,
organizarea, productivitatea, disciplina, normarea muncii, tarificarea, retribuirea şi protecţia muncii;
C o m p a r t i m e n t u l 6 conţine documente privind învățămîntul și instruirea resurselor umane:
organizarea activităţii instituţiilor preşcolare, de învățămînt, pregătirea cadrelor, perfecţionarea lor,
încadrarea, transferarea, promovarea şi evidenţa angajaților, atestarea lor, precum şi decorarea, conferirea
titlurilor ştiinţifice şi onorifice; acordarea gradelor ştiinţifice;
C o m p a r t i m e n t u l 7 include documente ce reflectă evoluția social-culturală, asigurarea
socială, asistenţa medicală şi curativ-sanatorială, probleme locative, activitatea bibliotecilor, dezvoltarea
culturii fizice şi sportului, precum şi organizarea alimentaţiei publice;
C o m p a r t i m e n t u l 8 conține documente privind activitatea ştiinţifică, informativă și edi-
torială a organizaţiilor;
C o m p a r t i m e n t u l 9 include documente privind organizarea şi realizarea colaborării in-
ternaționale în domeniile economic, ştiinţific şi cultural;
Compartimentu1 10 conţine documente privind marketingul, aprovizionarea, desfacerea şi
organizarea păstrării bunurilor materiale;
C o m p a r t i m e n t u l 11 include documente referitoare la deservirea administrativ-gospo-
dărească, gestionarea clădirilor administrative, politicile în domeniul transportului, organizarea
comunicaţiilor electronice, paza şi protecţia civilă;
C o m p a r t i m e n t u l 12 conține documente ce reflectă activitatea organizaţiilor obşteşti.
Documentele privind planificarea şi dările de seamă ale organizaţiilor (inclusiv a celor obşteşti) sînt
incluse în articolele compartimentelor 2 şi 4 ale Indicatorului. În celelalte com-partimente sînt menționate
numai documentele privind planificarea şi rapoartele cu caracter specific al conţinutului sau al termenelor
de păstrare. Documentele întocmite în urma exer-citării funcţiilor de către organizaţiile sindicale, de
comun acord cu administraţia organizaţii-lor, au fost incluse în compartimentele 5 şi 7 ale Indicatorului.
Unele documente privind co-laborarea economică, tehnică, ştiinţifică şi culturală cu ţările străine au fost
incluse în com-partimentele 1, 6, 8, 10 (partea I) şi în compartimentul 3 (partea II).
2.2.2. Partea a doua a Indicatorului cuprinde 7 compartimente:
C o m p a r t i m e n t u l 1 include tipurile principale de documente elaborate în organizaţii în
urma activității de cercetare ştiinţifică, proiectare şi experimentare a produselor şi componen-telor
acestora;
C o m p a r t i m e n t u l 2 conține documente referitoare la invenţii şi lucrări de raţionalizare,
brevetarea şi licenţierea lor;
C o m p a r t i m e n t u l 3 include documente privind proiectarea, construcţia, reconstrucţia şi
repararea obiectelor;
C o m p a r t i m e ntu1 4 conține documente ce reflectă problemele principale ale organiză-rii
procesului de producţie, ale implementării tehnologiilor noi, ale proiectării produselor şi componentelor
lor pentru producţia în serie, ale tehnologiei şi dotării tehnologice a procesu-lui de producţie, ale
aprovizionării cu surse energetice și ale exploatării și reparației utilaju-lui.
C o m p a r t i m e n t u l 5 include documente privind calitatea producţiei, controlul tehnic și
standardizarea;
Compartimentu1 6 conţine documente referitoare la controlul privind starea mediului ambiant şi
măsurile de protecţie;
Compartimentul 7 include principalele tipuri de documente întocmite în urma proiectării și
funcționarii sistemelor informaționale și automatizate.
Problemele mediului ambiant sînt reflectate şi în documentele de proiectare, incluse în
compartimentul 3 al Indicatorului.
2
În compartimentul 3 (subcapitolul 3.4. «Proiectarea obiectelor de construcţie») termene-le de
păstrare a documentelor sînt determinate în corespundere cu etapele de proiectare şi cu particularităţile de
selecţionare a documentelor tehnico-ştiinţifice de proiectare-tip individua-lă şi experimentală.
Compartimentul 7 conține documente-tip utilizate atît pe suport de hîrtie, cît şi pe suport electronic.
2.3. In compartimentele şi subcapitolele Indicatorului documentele sînt prezentate în conformitate cu
problemele enunțate. Articolele în Indicator au o numerotare consecutivă (rubrica 1). Articolele
Indicatorului nu conţin denumiri concrete de documente (rubrica 2), ci prezintă titluri generalizate ale
fiecărui tip de document. În cazul includerii în acelaşi articol a mai multor tipuri de documente referitoare
la aceeaşi problemă şi cu acelaşi termen de păs-trare, s-a folosit termenul «Documente» şi între paranteze
sînt indicate denumirile tuturor ti-purilor de documente, incluse în articolul respectiv.
2.4. În Indicator sînt prevăzute diferenţiat termenele de păstrare a documentelor pentru două categorii
de organizaţii.
2.4.1. În prima categorie au fost incluse organizaţiile care întocmesc documente de im-portanţă
politică, economică, ştiinţifică, socială, culturală sau istorică, care sînt parte compo-nentă a Fondului
Arhivistic al Republicii Moldova. Termenele de păstrare a documentelor acestor organizaţii sînt incluse
în rubrica 3 a Indicatorului.
2.4.2. În a doua categorie au fost incluse organizaţiile subordonate celor menționate în p. 2.4.1 și
organizațiile cu caracter auxiliar şi de deservire, documentele cărora nu sînt parte componentă a Fondului
Arhivistic al Republicii Moldova. Termenele de păstrare a documen-telor acestei categorii sînt incluse în
rubrica 4 a Indicatorului.
2.5. Pentru stabilirea termenelor de păstrare a documentelor se va găsi mai întîi articolul necesar în
Indicator, apoi va fi examinat fiecare dosar filă cu filă. Nu se va admite selecţio-narea dosarelor pentru
păstrare sau nimicire numai în baza titlului din inventar sau de pe co-pertă.
2.6. Pentru păstrare în arhive vor fi transmise numai documentele originale. Copiile docu-mentelor
respective se admit doar în lipsa originalului.
2.7. Indicatorul limitează la maxim preluarea de către arhive a dubletelor de documente.
Documentele normative (statute, regulamente, instrucţiuni, etc.) se recomandă să fie pre-luate la
păstrare, de regulă, din fondul organului de conducere care le-a elaborat și aprobat. Documentele privind
planificarea vor fi depozitate în componenţa fondului organizaţiei-autor al documentului.
În scopul asigurării păstrării documentelor cu valoare deosebită şi a utilizării acestora, se permite
preluarea unui număr anumit de dublete ale acestora în cazul, cînd ele sînt preluate pentru păstrare în
diferite arhive de stat. Astfel, în fondurile organizaţiilor sînt acceptate exemplare multiplicate ale
hotărîrilor Guvernului Republicii Moldova, ale deciziilor consiliilor colegiale ale organelor centrale de
administraţie publică, care se referă la activitatea unor organizaţii concrete.
În unele cazuri se va permite rezolvarea problemelor privind dubletele cu acordul Ser-viciului de Stat
de Arhivă.
2.8. În procesul efectuării expertizei valorii documentelor tehnico-ştiinţifice se va ţine cont de faptul
că păstrarea originalelor documentelor va fi asigurată de către organizaţiile ca-re le-au elaborat (la autor),
precum şi de către organizaţiile-beneficiare.
Setul complet de documente tehnico-ştiinţifice (originale şi copii) privind proiectul obiectului
construcţiei capitale (cu excepţia proiectelor de construcţie a căilor ferate şi a șoselelor magistrale), de
regulă, se depozitează la proiectantul general. Setul complet de docu-mente tehnico-ştiinţifice privind
proiectarea căilor ferate şi a şoselelor se depozitează la di-recţiile de administraţie a drumurilor.
Documentele tehnico-ştiinţifice originale ale unor părţi de proiect, executate de către
subantreprenori, pe bază de contract, se transmit proiectantului general cu acordul lui, în sco-pul
completării proiectului pentru transmiterea ulterioară a acestuia în arhivele statului. Documentele de
brevet sînt preluate la păstrare de stat în original. Documentele cu caracter tehnico-ştiinţific de importanţă
istorică, pe suport electronic, sînt preluate la păstrare de stat în cazurile cînd informaţia nu este repetată şi
pe suport de hîrtie.
2.9. Termenul de păstrare permanentă a documentelor tehnico-ştiinţifice menționate în prezentul
Indicator (Compartimentul 3 al părţii a II-a, rubrica 3) se referă la proiectele cu va-loare deosebită. Aceste
3
documente sînt incluse şi în indicatoarele concrete ale proiectelor, documentele tehnico-ştiinţifice ale
cărora urmează a fi preluate la păstrare de stat. Termenele de păstrare a documentelor tehnico-ştiinţifice
referitoare la celelalte proiecte sînt stabilite în rubrica 4 a prezentului Indicator.
2.10. Menţiunea «C.E.C.» din Indicator, aplicată pentru tipurile concrete ale documente-lor, prevede
că o parte din acestea ar avea importanţă ştiinţifică sau istorică şi urmează a fi transmise la păstrare în
arhivele statului în modul stabilit.
2.11. Calcularea termenului de păstrare a documentelor se face începînd cu 1 ianuarie al anului ce
urmează după anul difinitivării documentelor în lucrările de secretariat. De exem-plu, calcularea
termenului de păstrare a dosarelor definitivate în lucrările de secretariat in anul 2015, începe de la 1
ianuarie 2016.
Termenele de păstrare a documentelor tehnico-ştiinţifice se calculează începînd cu 1 ia-nuarie al
anului ce urmează după anul încheierii elaborării temei sau a proiectului.
Pentru documentele ale căror termen de păstrare este 75 a.-«V»C.E.C. calcularea terme-nului de
păstrare trebuie efectuată ţinând cont de vîrsta persoanei simbolizată prin «V» la momentul încheierii
dosarului. Durata păstrării dosarului după definitivarea lui în lucrările de secretariat trebuie să echivaleze
cu diferenţa de 75 a.-«V», unde«V» este vîrsta persoanei la momentul încheierii dosarului.
Menţiunea «Conform necesităţilor» prevede că documentele au o însemnătate practică limitată.
Termenul lor de păstrare se stabileşte de către organizaţii.
2.12. Documentele ce n-au fost incluse în compartimentele respective ale prezentului In-dicator, dar
care au termenul de păstrare «permanent» sau menţiunea «C.E.C.» («C.E.») într-un Indicator de ramură,
se preiau la păstrare de stat sau se nimicesc după exprirarea necesită-ţii lor practice în dependenţă de
rezultatele studierii lor concrete. Decizia privind preluarea sau nimicirea documentelor cu menţiunea
«C.E.C.» («C.E.») se ia de către C.E.C. ale institu-ţiilor arhivistice ale Republicii Moldova.
2.13. Nu se admite reducerea termenelor de păstrare stabilite de prezentul Indicator în in-dicatoarele
de ramură. Mărirea termenelor de păstrare stabilite de prezentul Indicator se poate efectua în indicatoarele
de ramură în cazurile cînd această necesitate este dictată de particularităţi specifice ale activităţii
organizaţiilor din domeniul respectiv.
Suprimarea menţiunii «C.E.C.» în indicatoarele de ramură se admite numai în cazul concretizării
tipurilor de documente şi a termenelor lor de păstrare, incluse cu titlu generali-zat în articolele prezentului
Indicator.
2.14. Rubrica «Note», utilizată în Indicator, este rezervată pentru comentarea şi concreti-zarea
termenelor de păstrare a documentelor. Menţiunea «Nu se transmit la păstrare de stat. Se păstrează în
organizaţii.» concretizează locul păstrării documentelor cu caracter informa-tiv. Alte observaţii specifice
indică criteriile evidenţierii unor categorii anumite de documen-te sau categoriile concrete de documente,
termenele de păstrare ale cărora diferă de cele indi-cate în rubricile 3 şi 4. Aslfel, nota «În cazul apariţiei
litigiilor și divergențelor, intentării proceselor judiciare se păstrează pînă la pronunţarea hotărîrii
definitive și irevocabile» con-cretizează termenele de păstrare a documentelor respective. Notele «După
expirarea terme-nului contractului», «După aprobare», «Pînă la substituirea cu altele noi», «După
scoaterea articolului din procesul tehnologic», «După darea în exploatare a obiectului», etc., prevăd că
calcularea termenului din rubricile 3 şi 4 se efectuează din momentul fixat în «Note». În note sînt
prevăzute termene de păstrare ale unor categorii de documente specifice, ţinîndu-se cont de conţinutul,
autorul, timpul şi locul elaborării documentelor.
4
specialiştii cei mai calificaţi din subdiviziunile structurale, fiind monitorizațide către instituţiile
arhivistice respective (după caz cu participarea unui reprezentant al instituției arhivistice respective).
3.2. Comisiile de expertiză determină, de comun acord cu arhiva şi serviciul lucrărilor de secretariat
al organizației, ordinea selecţionării documentelor pentru păstrare şi nimicire, organizează expertiza
valorii documentelor şi exercită controlul asupra efectuării ei, acordînd o deosebită atenţie documentelor
ce urmează a fi transmise în arhive, precum şi a celor cu menţiunea «C.E.C.».
3.3. După efectuarea expertizei valorii documentelor, se întocmesc inventarele dosarelor cu termen
permanent, cu termen lung de păstrare şi procesele-verbale de selecţionare a docu-mentelor propuse
pentru nimicire.
3.4. Constituirea dosarelor şi întocmirea inventarelor dosarelor cu termen permanent şi cu termen
lung de păstrare se efectuează în conformitate cu cerinţele Instrucţiunilor-tip în vigoare.
3.5. Organizaţiile-surse de completare ale Fondului Arhivistic al Republicii Moldova în-tocmesc
inventarele dosarelor (compartimentele anuale ale inventarelor) cu termen perma-nent de păstrare în 4
exemplare, iar pentru dosarele cu privire la personal - în 3 exemplare şi un proces-verbal de selecţionare a
dosarelor propuse pentru nimicire - în 2 exemplare. La in-ventarele dosarelor se întocmeşte aparatul
ştiinţific şi informativ necesar (istoricul fondului, prefața, foaia de titlu, etc.).
3.6. Inventarele dosarelor cu termen permanent şi termen lung de păstrare, aparatul ştiinţi-fic şi
informativ al lor, precum şi procesul-verbal de selecţionare a documentelor pentru ni-micire vor fi
prezentate instituţiilor arhivistice respective pentru aprobare sau coordonare.
3.7. Dosarele cu termen permanent de păstrare vor fi incluse în componenţa Fondului Ar-hivistic al
Republicii Moldova şi vor fi transmise, conform inventarelor aprobate, arhivelor respective în termenele
stabilite de Regulamentul Fondului arhivistic de stat şi de Regula-mentul Fondului arhivistic obştesc.
3.8. Distrugerea fără autorizația de rigoare a documentelor din Fondul Arhivistic ce se păstrează în
arhivele de stat, în alte depozite, în arhivele persoanei juridice, este ilegală şi atrage după sine sancțiuni,
prevăzute de articolul 329 al Codului Contravențional al Republi-cii Moldova.
3.9. Documentele incluse în procesul-verbal de selecţionare a documentelor pentru nimicire, după
coordonarea cu instituţiile arhivistice respective şi după aprobarea de către conducătorul instituţiei, se
transmit organizaţiilor de prelucrare a maculaturii. Predarea documentelor se efectuează prin facturi de
predare-primire.
3.10. Controlul privind aplicarea corectă a prezentului Indicator este exercitat de către Serviciul de Stat
de Arhivă al Republicii Moldova şi de către arhivele statului.
5
PARTEA I
DOCUMENTE ÎNTOCMITE ÎN URMA ACTIVITĂȚII ADMINISTRATIVE
Nr. Tipul documentului Termenul de păstrare a documentelor în Termenul de păstrare a docu- Note
art. instituţiile-surse de completare a Fondului mentelor în instituţiile ce nu sunt
Arhivistic al Republicii Moldova surse de completare a Fondului
Arhivistic al Republicii Moldova
1. ORGANIZAREA SISTEMULUI DE
ADMINISTRARE.
1.1. Activitatea de dispoziţie.
1 Legile Republicii Moldova:
a) în instituția unde au fost întocmite do- Permanent -
cumentele; ¹Legile ce se referă la activi-
b) în alte organizaţii. Nu se transmit la păstrare de stat. Se tatea organizaţiei respective
-
păstrează în organizaţii pînă la expirarea se transmit pentru păstrare în
necesităţilor¹. arhivele statului.
6
6 Hotărîri comune ale Guvernului Repub-
licii Moldova şi Federaţiei Generale a
Sindicatelor din Republica Moldova. ¹Hotărîrile ce se referă la ac-
Hotărîri comune ale organelor adminis- tivitatea organizaţiei res-
traţiei publice centrale şi ale sindicate- pective se transmit pentru
lor de ramură: păstrare în arhivele statului.
a) în instituția unde au fost întocmite do- Permanent
cumentele; -
b) în alte organizaţii. Conform necesităţilor¹
Conform necesităţilor
7
14 Documente (planuri, procese-verbale,
hotărîri, decizii, recomandări, stenogra-
me) ale congreselor, simpozioanelor,
conferinţelor, ședințelor, seminarelor
internaţionale, naționale, interdeparta-
mentale şi interramurale:
a) în organizaţia în care s-a desfăşurat Permanent -
acţiunea;
b) în alte organizaţii. Conform necesităţilor -
8
publicii Moldova:
a) la locul efectuării controlului şi în or- Permanent¹ Conform necesităţilor
ganizaţia care l-a efectuat;
b) în alte organizaţii. Confrom necesităţilor Conform necesităţilor
9
33 Statute şi regulamente, contracte și acor-
duri de constituire, declaraţii ale institu-
ţiilor, organizaţiilor, întreprinderilor şi
ale societăţilor pe acţiuni: ¹Se transmit pentru păstrare
a) în instituția unde au fost aprobate şi Permanent¹ 3 ani² după lichidarea agentului
înregistrate documentele; economic.
b)în alte organizaţii. 3 ani² 3 ani² ²După substituirea cu altele
noi.
35 Certificate de atribuire a codurilor finan- Pînă la substituirea cu altele noi Conform necesităţilor
ciare şi de clasificare a agenţilor econo-
mici.
37 Liste şi registre ale acţionarilor și agen- Permanent 3 ani¹ ¹După lichidarea întreprin-
ţilor economici. derii (agentului economic).
10
dende și a celor cu drept de a participa
la adunarea generală a acționarilor.
61 Comunicate care conțin informații ce 3 ani¹ 3 ani ¹În cazul apariției litigiilor și
11
urmează a fi dezvăluite pe piața valo- divergențelor, intentării pro-
rilor mobiliare. ceselor judiciare - se păs-
trează pînă la pronunțarea
hotărîrii definitive și irevo-
cabile.
62 Rapoarte ale participanților pe piața Permanent 10 ani
valorilor mobiliare.
12
b) peste hotare. 10 ani C.E.C. 10 ani
79 Fişiere şi instrumente de căutare a acte- Pînă la lichidarea organizaţiei Pînă la lichidarea organizaţiei
lor legislative şi altor documente nor-
mative (ordine, instrucţiuni, regulamen-
te).
13
87 Registre de evidență a consultaţiilor ju- 3 ani 3 ani
ridice.
101 Dosare ale fondurilor¹ (istoricul fondu- ¹În arhivele statului – perma-
rilor, procese-verbale de verificare a nent.
existentului şi stării documentelor, pro-
cese-verbale de predare-primire a docu- Se păstrează Conform necesităţilor² ²În caz de lichidare a organi-
mentelor la păstrare de stat, procese-ver- în organizaţii² zaţiei, se transmit organului
bale de selecţionare a documentelor pro- ierarhic superior sau succe-
14
puse spre nimicire, procese-verbale cu sorului de drept, cu excepția
privire la lipsa sau deteriorarea irepara- proceselor-verbale de selec-
bilă a documentelor, prezentări de fond, ționare a documentelor pro-
etc.). puse spre nimicire.
109 Prezentări tematice, note şi scrisori in- Se păstrează în organizaţii¹ - ¹Se transmit la păstrare de
formative privind conţinutul documen- stat în cazul lichidării orga-
telor. nizaţiei.
111 Procese-verbale de eliberare altor orga- 3 ani¹ 3 ani¹ ¹După restituirea documen-
nizaţii a documentelor în folosinţă tem- telor în arhivă.
porară.
113 Cereri de eliberare a documentelor din 1 an¹ 1 an¹ ¹După restituirea documen-
depozitele de arhivă (în subdiviziunile telor în arhivă.
structurale, în sălile de studiu).
114 Registre, fişe de evidenţă cu privire la 3 ani¹ 3 ani¹ ¹După restituirea tuturor do-
eliberarea documentelor din arhivă. cumentelor în arhivă, con-
form registrului.
15
117 Registre de evidență a temperaturii şi 1 an 1 an
umidităţii aerului în depozitele de arhi-
vă.
2. PROGNOZAREA, PLANIFICAREA,
FORMAREA PREŢURILOR.
2.1. Metodologia şi organizarea
planificării.
16
giilor, programelor de dezvoltare social-
economică a ţării:
a) în instituția unde au fost întocmite do- Permanent -
cumentele;
b) în alte organizaţii. Conform necesităţilor Conform necesităţilor
17
b) în alte organizaţii. 5 ani 5 ani
18
b)în alte organizaţii. Conform necesităţilor Conform necesităţilor
3. FINANŢAREA. CREDITAREA.
3.1. Finanţarea.
19
159 Repartizarea bugetului anual organelor Permanent -
administraţiei publice şi ordonatorilor
de credite.
20
dul de efectuare a achitărilor reciproce
între instituţiile bugetare şi agenţii eco-
nomici.
180 Corespondenţă:
a) privind finanţarea tuturor genurilor de 3 ani 3 ani
activitate;
b) privind repartizarea, alocarea de mij- 3 ani 3 ani
loace organizaţiilor subordonate;
c) privind alocaţiile speciale extrabuge- 3 ani 3 ani
tare.
21
192 Rapoarte lunare privind cheltuielile ne- 1 an 1 an
productive.
193 Corespondenţă privind finanţarea şi cre- 5 ani¹ 5 ani¹ ¹După închiderea contului.
ditarea curentă.
22
209 Rapoarte, informaţii privind acordarea, 5 ani¹ 5 ani¹ ¹După rambursarea credi-
utilizarea şi rambursarea creditelor. telor.
216 Tabele, registre și sinteze centralizatoare: ¹În lipsa celor anuale- perma-
a) anuale; Permanent Permanent nent.
b) semestriale; 5 ani¹ 5 ani ²În lipsa celor anuale şi se-
mestriale-permanent.
c) trimestriale; 3 ani² 3 ani
d) lunare. 1 an 1 an
23
224 Situații financiare (rapoarte):
a) anuale; Permanent -
b) semestriale. Permanent 10 ani
228 Documente primare care justifică efec- 6 ani¹ 6 ani¹ ¹În cazul apariției litigiilor și
tuarea operaţiunilor economice: docu- divergențelor, intentării pro-
mente primare cu regim special (factură, ceselor judiciare, se păstrează
factură fiscală, act de achiziție a mărfu- pînă la pronunțarea hotărîrii
rilor, act de achiziție a serviciilor de lo- definitive și irevocabile. În
cațiune și a cheltuielilor aferente, borde- bănci și după operațiunile de
rou de achiziții, etc.) și alte documente export-import - 6 ani.
primare (documente bancare, acte de
primire-predare, deconturi de avans,
etc.).
232 Fişe de inventar, registre de evidenţă a 6 ani¹ 6 ani¹ ¹După lichidarea (scăderea de
mijloacelor fixe, documente primare pri- la balanţă) mijloacelor fixe.
vind operaţiile economice cu mijloace
fixe.
236 Registre contabile (cartea mare, balanţa 6 ani¹ 6 ani¹ ¹În cazul apariției litigiilor și
de verificare și alte registre centraliza- divergențelor, intentării pro-
toare). ceselor judiciare, se păstrează
pînă la pronunțarea hotărîrii
definitive și irevocabile.
237 Registre, fişiere de casă, liste auxiliare 6 ani¹ 6 ani¹ ¹În cazul apariției litigiilor și
de verificare şi de control. divergențelor, intentării pro-
ceselor judiciare, se păstrează
pînă la pronunțarea hotărîrii
24
definitive și irevocabile.
244 Documente (copii ale rapoartelor, ex- Conform necesităţilor¹ Conform necesităţilor¹ ¹Nu mai puţin de 3 ani.
trase din procese-verbale, avize, etc.)
privind plata indemnizaţiilor, pensiilor,
certificatelor de incapacitate de muncă
din asigurările sociale de stat.
245 Titluri executorii şi corespondenţă pri- Conform necesităţilor¹ Conform necesităţilor¹ ¹Nu mai puţin de 6 ani după
vind reţinerile din salarii. încetarea reţinerilor.
246 Dispoziţii-angajamente cu drept de Conform necesităţilor¹ Conform necesităţilor¹ ¹Nu mai puţin de 3 ani după
cumpărare a mărfurilor în credit, co- calculele finale.
respondenţa privind perfectarea cre-
ditelor şi decontărilor.
247 Note informative prezentate în conta- Conform necesităţilor¹ Conform necesităţilor¹ ¹Nu mai puţin de 3 ani.
bilitate privind plata pentru concediile
de studii, obţinerea înlesnirilor fiscale,
etc.
248 Documente (note informative, procese- Conform necesităţilor¹ Conform necesităţilor¹ ¹Nu mai puţin de 3 ani.
verbale de constatare, angajamente, co-
respondenţă) privind creanţele, datorii-
le, deficitele și delapidările.
25
b) obişnuite. 6 ani¹ 6 ani¹
259 Contracte cu privire la răspunderea pen- 5 ani¹ 5 ani¹ ¹După concedierea persoanei
tru bunurile materiale. responsabile de bunurile ma-
teriale.
260 Specimene de semnături ale persoanelor 3 ani¹ 3 ani¹ ¹După substituirea cu altele
responsabile de bunurile materiale. noi.
262 Declaraţiile entităților cu privire la im- 7 ani 7 ani ¹Cu excepția autorităților
pozitul pe venit¹. publice și instituțiilor pub-
lice.
26
b) în alte entități. Pînă la substituirea cu altele noi -
267 Raportul auditorului. 5 ani¹ C.E.C. 5 ani ¹Pentru raportul anual eco-
nomico-financiar – perma-
nent.
274 Contracte de achiziții publice de luc- 5 ani C.E.C.¹ 5 ani ¹Pentru loturi mari de măr-
rări/bunuri/servicii. furi, servicii şi lucrări im-
portante-permanent.
27
275 Documente (procese-verbale, înregis-
trări audio-video, avize, cereri, certifica-
te, etc.) privind organizarea concursului,
licitaţiei pentru achiziţiile publice (măr-
furi, servicii, lucrări) pentru necesităţile
entității:
a) în entitatea solicitantă; 5 ani C.E.C. 5 ani
b) în alte entități. 5 ani 5 ani
280 Registre de stat privind evidenţa con- Permanent¹ - ¹Se păstrează în organizaţia
tractelor încheiate în urma plasării care este responsabilă de ţi-
avizelor. nerea registrului, se va trans-
mite spre păstrare permanen-
tă după încheierea registru-
lui.
281 Documente (cereri de participare la con-
curs, liste) pentru instituirea zonelor
economice libere:
a)ale participanților admiși la concurs; Permanent -
b)ale celor care nu au trecut selecţia. 3 ani -
28
5. ADMINISTRAREA RESURSELOR DE
MUNCĂ.
5.1. Ocuparea forței de muncă.
293 Documente privind regimul de muncă 3 ani¹ 3 ani¹ ¹Pînă la substituirea cu altele
(programe, graficele muncii în schim- noi.
buri, etc.)
295 Convenții colective de nivel ramural, 3 ani¹ 3 ani¹ ¹După expirarea termenului
teritorial și contracte colective de convenției, contractului.
muncă.
29
tive de muncă.
300 Documente (comunicări, informaţii, ra- 3 ani¹ 3 ani¹ ¹Din momentul aplicării
poarte, corespondenţă) privind sancțio- sancțiunii.
narea persoanelor care au încălcat dis-
ciplina muncii.
303 Documente (informaţii, propuneri) pri- 3 ani¹ 3 ani¹ ¹După substituirea cu altele
vind elaborarea normelor de producţie şi noi.
tarife.
30
311 Corespondenţă privind elaborarea şi re- 5 ani 5 ani
alizarea planurilor complexe de îmbu-
nătățire a condiţiilor de muncă.
31
327 Note informative privind condițiile no- 10 ani C.E.C. -
cive în procesul de producţie, trauma-
tisme şi boli profesionale.
330 Deciziile inspecţiei sanitare de amen- 10 ani¹ C.E.C. - ¹În organizaţiile de ocrotire a
dare şi închidere a întreprinderilor pen- sănătăţii-permanent.
tru nerespectarea normelor şi regulilor
sanitaro-igienice.
32
343 Procese-verbale privind activitatea in- 3 ani 3 ani
stituţiilor preșcolare.
349 Listele copiilor din instituțiile preșco- Pînă la substituirea cu altele noi Pînă la substituirea cu altele noi
lare.
33
a) în instituția unde au fost întocmite do- 10 ani C.E.C.
cumentele; 5 ani
b) în alte organizaţii. 5 ani
-
360 Documente (note informative, comuni-
cate, informaţii, etc.) privind desfăşu- 5 ani
rarea admiterii elevilor în instituţiile de 5 ani
învăţămînt.
34
note informative) privind elaborarea 5 ani
metodelor de predare a disciplinelor de
învăţămînt.
383 Teze (lucrări) anuale ale studenţilor, 2 ani¹ ¹Lucrările menţionate cu pre-
elevilor. 2 ani miile întîi la concursurile in-
ternaţionale, republicane –
permanent. Lucrările execu-
tate la facultăţile de creaţie
ale instituţiilor de învăţămînt
cu profil artistic - 15 ani
C.E.C.
35
a) anuale; Permanent ¹În lipsa celor anuale-
b) semestriale. 3 ani¹ 5 ani permanent.
3 ani
389 Rapoarte ale comisiilor de stat de exa- Permanent
minare privind susţinerea tezelor de li- 5 ani
cenţă (masterat).
393 Corespondenţă:
a) privind organizarea sesiunilor de exa- 1 an
minare şi admitere a studenţilor la susţi- 1 an
nerea examenelor, colocviilor;
b) cu studenţii de la secţia cu frecvenţă 1 an¹ ¹După absolvirea instituţiei
redusă privind termenele şi ordinea sus- 1 an¹ de învăţămînt.
ţinerii examenelor, colocviilor, expedie-
rea lucrărilor de control, testelor, organi-
zarea consultaţiilor, efectuarea stagiului
de practică şi alte forme de instruire.
403 Liste ale instituţiilor în cadrul cărora se Pînă la substituirea cu altele noi
efectuează practica instructivă şi de pro- Pînă la substituirea cu altele noi
ducţie.
36
404 Documente (note explicative, informaţii,
corespondenţă) privind restabilirea, 10 ani
transferarea, exmatricularea studenţilor 10 ani
și elevilor.
37
evaluare a gradului de cunoaștere a pre- 25 ani -
vederilor Constituției Republicii Moldo-
va și a limbii de stat, pentru dobîndirea
cetățeniei Repiblcii Moldova.
38
c) membrilor uniunilor de creaţie; Permanent - lui, copii de pe actele admi-
d) muncitorilor, lucrătorilor de profil 75 ani-V 75 ani-V nistrative prin care a fost mo-
tehnic-ingineresc, colaboratorilor ştiin- dificat raportul de serviciu;
ţifici fără grade şi titluri ştiinţifice; prin care s-a conferit gradul
e) şomerilor. 75 ani-V 75 ani-V de calificare; de aprobare/
contestare a suspendării ra-
portului de serviciu; reîncad-
rare în funcţie; de încetare a
raporturilor de serviciu.
431 Dosare personale (cereri, curriculum vi- 1 an¹ 1 an¹ ¹După retragerea documen-
tae, formulare, certificate de la locul de telor personale. Cele care n-
trai şi de la locul de muncă, certificate au fost solicitate - 50 ani.
medicale şi alte documente) ale persoa-
nelor care au susţinut examenele, dar n-
au fost înmatriculate în instituţiile de în-
văţămînt.
437 Liste:
a) ale lucrătorilor de profil tehnic-ingi- 75 ani 75 ani
neresc cu studii superioare şi medii; ¹Inclusiv listele prezentate de
b)ale veteranilor muncii şi participanţi- Permanent¹ 75 ani organizaţiile ce nu transmit
lor la conflicte militare; documentele în arhivele sta-
c) ale tinerilor specialişti cu studii supe- 10 ani 5 ani tului.
rioare şi medii speciale; ²După susţinerea tezei.
39
d)ale doctoranzilor; 5 ani² -
e) ale angajaților pe perioadă determi- 75 ani 75 ani ³În lipsa ordinelor de înma-
nată; triculare, exmatriculare, ab-
f) ale elevilor; 10 ani³ 10 ani³ solvire precum şi a dosarelor
personale - 75 ani-V.
g)ale celor care susţin examene de ad- 1 an 1 an
mitere;
h) ale celor examinaţi şi ale elevilor care 3 ani 3 ani
au susţinut examenele de promovare;
i) de repartiţie a absolvenţilor instituţii- 5 ani 5 ani
lor superioare şi medii speciale de învă-
ţămînt;
î) ale persoanelor care au susţinut tezele Nu se transmit la păstrare -
şi li s-au acordat grade şi titluri ştiinţi- de stat.Se păstrează în organizaţii.
fice;
j) ale celor care au fost atestaţi. 5 ani 5 ani
438 Liste, borderouri de repartiţie a audien- 5 ani¹ 5 ani¹ ¹După finalizarea cursurilor.
ţilor cursurilor de perfecţionare a anga-
jaților şi recalificare a şomerilor.
440 Fişe de evidenţă a specialiştilor cu studii 1 an¹ 1 an¹ ¹În caz de concediere. În lipsa
superioare şi medii speciale, a colabora- dosarelor personale-75 ani-V
torilor ştiinţifici. C.E.C. (75 ani-V).
443 Documente personale autentice (carnete Se păstrează pînă la solicitare. Care n-au fost Se păstrează pînă la solicitare.
de muncă şi contracte de muncă indivi- solicitate - nu mai puţin de 50 ani. Care n-au fost solicitate - nu mai
duale, etc.). puţin de 50 ani.
444 Carnete de student şi carnete de elev, 5 ani¹ 5 ani¹ ¹După absolvirea instituţiei
matricole ale absolvenţilor instituţiilor de învăţămînt.
de învăţămînt.
40
ţiile de învăţămînt.
450 Liste ale supuşilor serviciului militar. 1 an¹ 1 an¹ ¹În secţiile administrativ-
militare - 3 ani.
451 Fişiere, fişe de evidenţă a supuşilor ser- 3 ani¹ 3 ani¹ ¹După trecerea în rezervă.
viciului militar.
457 Rapoarte privind stagierea tinerilor spe- 5 ani¹ 5 ani ¹În ţările străine - 5 ani
cialişti. C.E.C.
462 Cereri privind acordarea concediilor de 3 ani¹ 3 ani¹ ¹După absolvirea instituţiei
studii. de învăţămînt.
41
464 Documente (rapoarte, note informative, Permanent 10 ani
buletine, etc.) privind pregătirea, per-
fecţionarea şi recalificarea angajaților.
473 Procese-verbale ale şedinţelor, hotărîri 15 ani¹ C.E.C. 15 ani¹ ¹Documentele anexate (pro-
ale comisiilor de atestare, calificare și de cese-verbale ale comisiilor de
evaluare. numărare a voturilor, buletine
de vot secrete) - 5 ani.
474 Documente (ordine, fișe de atestare, 75 ani-V¹ C.E.C. 75 ani-V¹ ¹Se păstrează în cadrul dosa-
evaluare, anchete, etc.) privind organi- relor personale. Cele care nu
zarea atestării, stabilirea calificării și intră în dosarele personale - 5
evaluarea performanțelor. ani.
42
tive, avize, etc.) privind reexaminarea
hotărîrilor comisiilor de atestare, califi-
care și evaluare.
484 Teze, autoreferate, rezumate ale tezelor. Nu se transmit la păstrare - ¹Primul exemplar al tezei se
de stat. Se păstrează în transmite Bibliotecii Naţio-
organizaţii¹. nale.
43
ţinut tezele, corespondenţă privind insti-
tuirea consiliilor specializate, susţinerea
tezelor, conferirea gradelor ştiinţifice,
planuri de activitate ale consiliilor spe-
cializate).
7. EVOLUȚIA SOCIAL-
CULTURALĂ .
7.1. Asigurarea cu pensii.
489 Procese-verbale ale şedinţelor comisiilor 75 ani -
pentru stabilire a pensiilor.
44
bile şi familiilor numeroase (cu mulți
copii).
501 Cereri cu privire la stabilirea indemniza- 5 ani¹ 5 ani¹ ¹După încetarea acordării in-
ţiilor. demnizațiilor.
508 Registre:
a) de evidență a contractelor de Permanent -
asigurări sociale;
b) de evidență a declarațiilor 75 ani 75 ani
persoanelor asigurate (REV)
pentru stabilirea pensiei;
c) de primire și transmitere în 75 ani 75 ani
arhivă a declarațiilor (REV);
d) de recepționare a anchetei 75 ani 75 ani
persoanei asigurate (REV);
e) de evidență a cererilor la
ACCES CPAS pentru 75 ani 75 ani
persoane fizice și juridice.
7.2. Asistenţa medicală şi curativ-
sanatorială.
45
514 Informaţii privind numărul persoanelor 1 an 1 an
aflate în instituţiile curativ-sanatoriale.
527 Contracte privind asistenţa balneosana- 3 ani¹ 3 ani¹ ¹După expirarea termenului
torială. contractului.
46
531 Orarul ședințelor de tratament, registre - 1 an
de evidenţă a procedurilor în instituţiile
balneosanatoriale.
540 Contracte, acorduri de exploatare a spa- 3 ani¹ 3 ani¹ ¹După expirarea termenului
ţiului locativ de serviciu. contractului.
541 Documente (cereri, informaţii, cores- 3 ani¹ 3 ani¹ ¹ După acordarea spaţiului
pondenţă) privind acordarea, repartiţia şi locativ.
schimbul spaţiului locativ.
543 Liste privind acordarea spaţiului locativ. 3 ani¹ 3 ani¹ ¹După acordarea spaţiului
locativ.
47
548 Corespondenţă privind rezervarea spa- 3 ani 3 ani
ţiului pentru cazare.
558 Registrul de evidenţă a acordurilor adiţi- 5 ani¹ 5 ani¹ ¹După expirarea termenului
onale. ultimului acord.
48
lui locativ.
49
pentru privatizarea fondului nelocuibil.
591 Documente privind achiziția de docu- 1 an¹ 1 an¹ ¹După primirea ediţiilor.
mente și abonarea la publicații periodi-
50
ce (liste, cataloage, planuri editoriale,
contracte cu editori, difuzori, etc.).
592 Registre de evidenţă individuală a docu- Pînă la lichidarea bibliotecii Pînă la lichidarea bibliotecii
mentelor din colecția bibliotecii (Regis-
tru Inventar).
593 Registre de evidenţă globală a documen- Pînă la lichidarea bibliotecii Pînă la lichidarea bibliotecii
telor din colecția bibliotecii (Registrul
de Mișcare a Fondului).
594 Catalogul de gestiune a colecței de do- Pînă la lichidarea bibliotecii Pînă la lichidarea bibliotecii
cumente.
597 Fişe de evidenţă individuală a publicații- Pînă la lichidarea bibliotecii Pînă la lichidarea bibliotecii
lor periodice.
598 Documente de însoţire (facturi, bordero- 3 ani¹ 3 ani¹ ¹După verificarea fondului
uri, acte de primire, etc.) a documentelor bibliotecii.
intrate în bibliotecă.
599 Fişele documentelor din colecția biblio- Pînă la lichidarea bibliotecii¹ Pînă la lichidarea bibliotecii¹ ¹Formularele cărţilor pier-
tecii. dute se nimicesc după
scoaterea de la evidenţă a
acestor cărţi.
607 Procese-verbale de verificare şi inven- Pînă la lichidarea bibliotecii Pînă la lichidarea bibliotecii
tariere a colecțiilor de documente.
608 Cataloage și fişiere (sistematice, alfabe- Pînă la lichidarea bibliotecii Pînă la lichidarea bibliotecii
tice, tematice, etc.).
609 Corespondenţă cu privire la restituirea 1 an¹ 1 an¹ ¹După restituirea cărţilor sau
documentelor de către utilizatori. după compensarea valorii
cărţilor pierdute.
51
610 Acorduri de împrumut interbibliotecar 1 an¹ 1 an¹ ¹După expirarea termenului
de documente. acordului.
612 Registre de evidenţă a referințelor bib- Pînă la lichidarea bibliotecii Pînă la lichidarea bibliotecii
liografice.
613 Fişe-contract ale utilizatorilor înregis- 3 ani¹ 3 ani¹ ¹După înregistrarea cititorilor
trați. şi restituirea cărţilor.
614 Fişe de împrumut ale utilizatorilor (for- 1 an¹ 1 an¹ ¹După expirarea termenului
mulare ale cititorilor). contractului privind deser-
virea prin abonament inter-
bibliotecar.
7.8. Educație fizică şi sport.
621 Cereri şi liste de participare la competi- 1 an¹ 1 an¹ ¹După desfăşurarea com-
ţiile sportive. petiţiilor.
52
627 Borderouri de eliberare a inventarului și 3 ani 3 ani
echipamentului sportiv.
53
în cadrul asigurării obligatorii de asis- rezilierii contractului.
tență medicală).
651 Norme privind limitele admisibile de 5 ani¹ 5 ani¹ ¹După substituirea cu altele
perisabilitate a produselor alimentare. noi.
8. ACTIVITATEA ŞTIINŢIFICĂ ŞI
INFORMATIVĂ.
8.1. Cercetare, dezvoltare și inovare.
54
657 Documente (planuri tematice, cataloage,
liste ale participanţilor, etc.) privind organi-
zarea expoziţiilor:
a) internaţionale şi naționale; Permanent -
b) desfăşurate de centrele culturale, bib- 5 ani 5 ani
lioteci şi de alte organizaţii.
663 Manuscrise de autor ale lucrărilor ne- 3 ani¹ 3 ani ¹Manuscrisele recenzate po-
publicate. zitiv, nereclamate de autor
-permanent.
664 Manuscrise ale traducerilor publicate. 3 ani¹ 3 ani ¹Traducerile efectuate de căt-
re traducători cunoscuţi,
poeţi, oameni de ştiinţă -
permanent.
55
tru lucrări tipografice, de copiere şi mul-
tiplicare.
9. COLABORAREA INTERNAȚIONA-
LĂ ÎN DOMENIILE ECONOMIC,
ŞTIINŢIFIC ŞI CULTURAL.
56
690 Documente (oferte, corespondenţă, in-
formații, etc.) privind colaborarea inter- 10 ani C.E.C. -
națională în domeniile tehnico-ştiinţific,
economic și cultural.
57
re la instruirea tehnico-industrială a spe-
cialiştilor în instituțiile internaționale.
705 Rapoarte, note informative ale specialiş- 5 ani¹ 5 ani ¹Cele ce conţin recomandări
tilor privind deplasările în ţări străine. de aplicare a experienţei obți-
nute-10 ani C.E.C.
706 Corespondenţă privind acordarea vizelor 3 ani 3 ani
specialiştilor delegaţi în ţări străine.
58
720 Liste de preţuri (price list), oferte co- 1 an 1 an
merciale.
726 Contracte privind aprovizionarea tehni- 3 ani¹ 3 ani¹ ¹După expirarea termenului
co-materială. contractului.
731 Certificate de expediere a mărfurilor. 3 ani¹ 3 ani¹ ¹Ale utilajului de import – pî-
nă la expirarea termenului de
exploatare.
732 Ordine şi dispoziţii în temeiul cărora se 3 ani 3 ani
întocmesc bonuri de eliberare a mărfuri-
lor şi a producţiei.
59
denţă) privind achiziţionarea, prelucra- 3 ani 3 ani
rea şi furnizarea materiei reciclabile.
745 Documente (fişe, inventare, borderouri) 3 ani¹ 3 ani¹ ¹ În cazul apariției litigiilor și
privind prezenţa stocurilor de mărfuri şi divergențelor, intentării pro-
materiale în depozite. ceselor judiciare, se păstrează
pînă la pronunțarea hotărîrii
definitive și irevocabile.
746 Procese-verbale de constatare, bordero- 3 ani¹ 3 ani¹ ¹ În cazul apariției litigiilor și
uri de inventariere a bunurilor. divergențelor, intentării pro-
ceselor judiciare, se păstrează
pînă la pronunțarea hotărîrii
definitive și irevocabile.
749 Documente ( bonuri de livrare, bonuri 3 ani¹ 3 ani¹ ¹ În cazul apariției litigiilor și
de materiale, facturi, etc.) privind elibe- divergențelor, intentării pro-
rarea mărfurilor din depozite şi livrarea ceselor judiciare, se păstrează
producţiei. pînă la pronunțarea hotărîrii
definitive și irevocabile.
751 Regulamente ale programului intern. 1 an¹ 1 an¹ ¹După substituirea cu altele
noi.
752 Procese-verbale privind încălcarea regu- 1 an 1 an
lamentului programului intern.
60
753 Corespondenţă privind aprobarea sigilii- 3 ani 3 ani
lor şi ştampilelor.
757 Liste, cărţi de adrese şi telefoane. 1 an¹ 1 an¹ ¹După substituirea cu altele
noi.
61
769 Corespondenţă privind locațiunea clă- 3 ani 3 ani
dirilor.
771 Contracte, corespondenţă privind asi- 3 ani¹ 3 ani¹ ¹ După expirarea termenului
gurarea clădirilor. contractului.
780 Documente (lista bunurilor, paşapoarte 5 ani¹ 5 ani¹ ¹După expirarea termenului
tehnice, procese-verbale, contracte, etc.) contractului.
de transmitere a bunurilor domeniului
public de interes local în administrarea
unităţilor economice, instituţiilor publi-
ce, persoanelor juridice.
62
ţiilor de interes public.
793 Paşapoartele clădirilor și construcţiilor. 5 ani¹ C.E.C. 5 ani ¹După demolarea clădirii,
construcţiei.
Paşapoartele clădirilor şi con-
strucţiilor-monumente de ar-
hitectură şi cultură –perma-
nent.
63
794 Paşapoartele utilajului şi mecanismelor. 5 ani¹ C.E.C. 5 ani ¹După casarea utilajului şi
mecanismelor.
797 Contracte privind deservirea comunală. 5 ani¹ 5 ani¹ ¹După expirarea termenului
contractului.
798 Registre de evidenţă a defectelor utilaju- 3 ani 3 ani
lui la exploatarea clădirilor, încăperilor,
construcţiilor.
808 Listele încărcăturilor (în ambalaj, turnat 1 an¹ 1 an¹ ¹După substituirea cu altele
şi în vrac) transportabile. noi.
64
810 Corespondenţă privind accidentele din
transportul rutier, feroviar, aerian, naval, 5 ani 5 ani
maritim.
814 Paşapoarte tehnice ale mijloacelor de După casarea mijloacelor de transport. După casarea mijloacelor de transport.
transport.
820 Foi de parcurs şi fişe de lucru a automo- 1 an¹ 1 an¹ ¹După anul în care au fost
bilelor. eliberate.
821 Registre de evidenţă a foilor de parcurs. 1 an¹ 1 an¹ ¹După anul în care au fost
eliberate.
65
828 Autorizaţii, licenţe de instalare şi ex- 1 an¹ 1 an¹ ¹După expirarea termenului
ploatare a mijloacelor de comunicații de exploatare.
electronice.
835 Contracte privind reparaţia capitală a 5 ani¹ 5 ani¹ ¹După expirarea termenului
mijloacelor de comunicații electronice. contractului.
841 Registre de evidenţă a mijloacelor de Pînă la substituirea cu altele noi Pînă la substituirea cu altele noi
comunicații electronice.
842 Cereri de instalare şi deconectare a apa- 1 an¹ 1 an¹ ¹După instalarea sau după
ratelor din domeniul tehnologiei infor- deconectarea aparatajului.
maţionale.
66
843 Corespondenţă privind instalarea, tran- 3 ani 3 ani
sferarea şi funcţionarea telefoanelor.
855 Documente (cereri, certificate medicale, 3 ani¹ 3 ani¹ ¹După expirarea termenului
autorizaţii, etc.) privind drepturile de autorizației.
păstrare şi de portarmă.
67
861 Registre de evidenţă a echipamentului. 3 ani 3 ani
868 Instrucţiuni pentru personalul de servi- 1 an¹ 1 an¹ ¹După substituirea cu altele
ciu (securitate) în instituții și organizații. noi.
872 Specimene de semnături pentru legiti- Pînă la anularea legitimaţiei Pînă la anularea legitimaţiei
maţiile de serviciu.
880 Registre de evidenţă, liste ale efectivului 1 an¹ 1 an¹ ¹După substituirea cu altele
protecţiei civile. noi.
68
881 Listele persoanelor supuse evacuării. 1 an¹ 1 an¹ ¹După substituirea cu altele
noi.
882 Documente (procese-verbale de consta-
tare, rapoarte, corespondență, etc.) ale 3 ani 3 ani
obiectelor de protecţie civilă privind
transportarea încărcăturilor periculoase
pe teritoriul republicii.
887 Procese-verbale de constituire ale con- Permanent 10 ani ¹În continuare expresia ,,par-
greselor, conferinţelor, adunărilor, parti- tide politice, organizaţii şi
delor politice, organizaţiilor şi mişcări- mişcări social-politice, aso-
lor social-politice, asociaţiilor culturale, ciaţii culturale, organizaţii
organizaţiilor sindicale, obşteşti, coope- sindicale, obşteşti, coope-
ratiste, ale uniunilor de creaţie, societăţi- ratiste, uniuni de creaţie şi
lor ştiinţifice¹ şi documente anexate (ra- societăţi ştiinţifice” va fi în-
poarte, proiectele statutelor şi programe- locuită cu expresia ,,organi-
lor politice, chestionare (anchete) ale zaţii obşteşti”.
delegaţilor, proiecte de rezoluţii, proce-
se-verbale ale comisiilor de numărare a
voturilor, etc.).
893 Documente de înregistrare a partidului, Pînă la substituirea cu altele noi Pînă la substituirea cu altele noi
mişcării social-politice (certificatul de
înregistrare, cererea, corespondenţa,
etc.).
69
894 Planuri privind realizarea observaţiilor
şi propunerilor acceptate la congrese, Permanent 10 ani
conferinţe, adunări.
895 Procese-verbale ale comisiilor de cen- 10 ani¹ C.E.C. 10 ani ¹Procesele-verbale ale comi-
zori şi documente anexate. siilor ce exercită funcţiile de
control şi examinează prob-
lemele personale – perma-
nent.
906 Listele membrilor organizaţiilor obşteşti 3 ani¹ 3 ani¹ ¹Listele membrilor partidelor
şi persoanelor împuternicite de către ei. politice şi ale organizațiilor
social-politice - permanent.
70
910 Fişe de evidenţă a membrilor organiza- Pînă la scoaterea de la evidenţă Pînă la scoaterea de la evidenţă
ţiilor obşteşti.
924 Buletine de vot pentru alegerea organe- Pînă la alegerile următoare¹ Pînă la alegerile următoare¹ ¹Se nimicesc după alegerile
lor executive şi de control. următoare.
71
925 Hotărîri, decizii şi alte documente ale După necesităţi După necesităţi
organelor administraţiei publice privind
activitatea organizațiilor obștești (copii).
PARTEA II.
ACTIVITATEA TEHNICO-ŞTIINŢIFICĂ ŞI DE PRODUCŢIE.
938 Norme privind lucrările de experimen- Pînă la substituirea cu altele noi Pînă la substituirea cu altele noi
tare și proiectare.
72
939 Documente (contracte, argumentări, no- 5 ani¹ C.E.C. - ¹După finalizarea proiectului.
te informative, calcule) privind elabora-
rea proiectelor ştiinţifice.
73
telor produselor și articolelor:
a) acceptate pentru fabricare; Pînă la substituirea cu altele noi -
b)neacceptate pentru fabricare. 5 ani -
965 Programe de asigurare a calităţii produ- 5 ani¹ C.E.C. - ¹După expirarea termenului
selor. de exploatare.
966 Albume, schiţe ale modelelor de produ- 10 ani¹ C.E.C. - ¹Întocmite de personalităţi
se/articole experimentale şi caracteris- marcante în domeniul ştiinţei
ticile lor. şi tehnicii - permanent.
74
970 Procese-verbale şi rapoarte privind
testările modelelor experimentale
ale produselor/articolelor organizate:
a) în cadrul organizațiilor de stat; Permanent -
b) în alte organizații. 5 ani¹ Conform necesităţilor ¹În urma experimentării.
2. INVENŢII, RAŢIONALIZĂRI ŞI
ACTIVITATEA DE BREVETARE-
LICENŢIERE.
2.1. Inventivitatea şi raţionalizarea.
981 Registrele naţionale ale cererilor şi titlu- Permanent¹ 10 ani¹ ¹Pentru fiecare categorie se
rilor de protecţie ale obiectelor de pro- va întocmi registru separat.
prietate intelectuală.
75
982 Registrele naţionale ale contractelor de Permanent¹ 10 ani¹ ¹Pentru fiecare categorie se
licenţă, cesiune, gaj şi franchising a va întocmi registru separat.
drepturilor asupra obiectelor de prop-
rietate intelectuală.
76
tive, formulare de brevet, etc.).
77
1009 Regulament cu privire la acordarea li-
cențelor pentru diverse genuri de acti-
vitate:
a)în instituția unde a fost întocmit și Permanent 10 ani
aprobat documentul;
b)în alte instituții. Pînă la aprobarea unui
-
regulament nou
1019 Certificate de conformitate. 10 ani¹ C.E.C. 10 ani¹ ¹La solicitant – 3 ani C.E.C.
după expirarea certificării.
78
1020 Registrul unic al declarațiilor de confor- Permanent¹ - ¹Se păstrează în organizaţia
mitate. care este responsabilă de ţi-
nerea registrului, se va trans-
mite spre păstrare permanen-
tă după încheierea registrului.
1027
Corespondenţă privind elaborarea, în-
registrarea, evidenţa şi aprobarea măr- 3 ani
cilor comerciale. 3 ani
1028
Fişiere de numerotare a mărcilor co-
merciale înregistrate şi de deservire. -
Permanent
3. ACTIVITĂȚI DE PROIECTARE,
CONSTRUCŢIE ŞI RECONSTRUCŢIE.
3.1. Organizarea lucrărilor de proiectare şi
construcţie.
79
1033 Documente (rapoarte, note informative) 5 ani 5 ani
privind lucrările de construcţie și re-
construcţie capitală.
80
1049 Comunicate privind proiectarea şi cons- 5 ani 5 ani
trucţia capitală.
1060 Planşe, hărţi topografice, planuri ale te- 15 ani¹ - ¹După finisarea construcţiei.
renurilor repartizate construcţiilor.
81
1065 Rapoarte privind calitatea lucrărilor de 5 ani C.E.C. -
explorare şi proiectare.
1069 Documente (copii din planuri generale, 5 ani¹ C.E.C. - ¹După întocmirea rapoartelor
testări de laborator ale solului, hărţi) pri- privind prospecţiuni geologi-
vind condiţiile geologice şi hidrologice ce şi inginereşti.
ale terenului de construcţie.
1071 Oferte pentru lucrări de explorare şi pro- 3 ani¹ - ¹După noi investigații topo-
iectare. grafice ale aceluiaşi teren.
82
3.3. Activitatea de planificare şi proiectare.
1095 Planuri topografice ale terenurilor. Pînă la substituirea cu altele noi Pînă la substituirea cu altele noi
1096 Proiecte ale reţelelor inginereşti din in- 5 ani¹ - ¹După primirea şi darea în
teriorul şantierelor cu amenajările nece- exploatare a obiectului.
sare pentru ridicarea blocurilor şi cons-
trucţiilor pe un sector concret (toate eta-
83
pele).
84
tehnico-ştiinţifică urmează a
2. În alte organizaţii. Conform necesităţilor Conform necesităţilor fi predată la păstrare de stat.
1117 Pașapoarte, fişe tehnice ale proiectelor- Permanent¹ Conform necesităţilor ¹Se transmit la păstrare de
tip. stat în componenţa fondului
institutului care le-a întocmit.
85
1118 Avizele proiectelor-tip şi proiectelor in-
dividuale:
a) la locul proiectării; Permanent -
b) în alte organizaţii. Conform necesităţilor Conform necesităţilor
1127 Planuri tehnice şi caracteristici ale blo- 1 an¹ 1 an¹ ¹După expirarea termenului
curilor. de exploatare.
86
1132 Nomenclatoare ale construcţiilor-tip. Permanent -
1137 Dosare ale proiectelor (avizul expertizei, Permanent¹ - ¹În instituția unde au fost în-
copii ale ordinelor şi proceselor-verbale, tocmite documentele, în alte
note informative, etc.). organizaţii-conform necesită-
ţilor.
1138 Corespondenţă cu organele administra- 5 ani C.E.C. 5 ani
ţiei publice privind demolarea clădirilor
în scopul proiectării şi construcţiei carti-
erelor locative în oraşe.
1142 Fişiere şi registre de evidenţă a docu- Permanent¹ 10 ani ¹Nu se transmit la păstrare de
mentaţiei de proiectare şi de devize. stat. Se păstrează în organiza-
ţii.
87
tarea proiectelor, avize pentru recepția 5 ani¹ - ¹După valorificarea proiec-
finală) privind controlul de stat (sanitar, tului.
antiincendiar, energetic, etc.) asupra ela-
borării proiectelor la toate etapele de
proiectare.
1152 Contracte cu autorii de proiecte asupra Pînă la darea în exploatare a obiectului Pînă la darea în exploatare a
obiectelor în construcţie. obiectului
1153 Corespondenţă cu experţii privind de- 3 ani¹ 3 ani¹ ¹După expirarea termenului
contările. contractului.
1156 Documente (oferte, calcule, corespon- 1 an¹ 1 an¹ ¹După darea în exploatare a
denţă) privind accelerarea construcţiilor obiectului.
şi exploatarea obiectelor în construcţie.
1163 Liste nominale ale obiectelor construite 3 ani¹ 3 ani¹ ¹După finisarea construcției.
în interiorul şantierului.
88
1165 Documente (procese-verbale de constatare,
rezumate, buletine) privind construcţia şi
reconstrucţia obiectelor de importanţă:
a) republicană; Permanent 10 ani
b) locală. 5 ani 5 ani
89
1179 Registre de eliberare a certificatelor ur-
banistice pentru proiectare și informa- Permanent -
tive, a autorizaţiilor de construcţie sau
desființare.
1191 Documente (grafice, note informative şi 3 ani¹ 3 ani¹ ¹După finisarea construcţiei.
corespondenţă) privind perfectarea şi
predarea documentaţiei tehnice pentru
construcţii.
1193 Grafice de executare a lucrărilor de con- 1 an¹ 1 an¹ ¹ După finisarea construcţiei.
strucţie şi montaj.
90
1196 Planuri de activitate şi rapoarte privind 5 ani 5 ani
economisirea materialelor de construc-
ţie.
1199 Documente (avize, rapoarte, procese- Permanent¹ 5 ani¹ ¹După expirarea termenului,
verbale) privind utilizarea maşinilor şi se transmit instanţelor supe-
materialelor de construcţie. rioare de unde pot fi tran-
smise la păstrare de stat.
1200 Documente (procese-verbale, proiecte, 3 ani 3 ani
norme, calcule şi corespondenţă) privind
verificarea normelor de consum a mate-
rialelor de construcţie.
1211 Ordine de serviciu pentru executarea 3 ani¹ 3 ani¹ ¹În cazul apariţiei litigiilor și
lucrărilor de reparaţii. divergențelor, intentării pro-
ceselor judiciare, se păstrea-
ză pînă la pronunţarea hotărî-
rii definitive și irevocabile.
91
1212 Corespondenţă privind executarea luc- 2 ani 2 ani
rărilor de antrepriză.
1213 Informaţii privind desfăşurarea şi fini- 1 an¹ 1 an¹ ¹După darea în exploatare a
sarea lucrărilor de construcţie şi recon- obiectului.
strucţie.
1219 Grafice privind reparaţiile capitale şi cu- 1 an¹ 1 an¹ ¹După finisarea reparaţiei.
rente.
1224 Tarife pentru lucrările de reparaţie. 1 an¹ 1 an¹ ¹ După finisarea reparaţiei.
1225 Borderouri ale lucrărilor de construcţie 5 ani¹ 5 ani¹ ¹În cazul apariției litigiilor și
nefinisate și defectelor depistate. divergențelor, intentării pro-
ceselor judiciare, se păstrea-
ză pînă la pronunţarea hotărî-
rii definitive și irevocabile.
1226 Inventarierea lucrărilor de reparaţie a 3 ani 3 ani
blocurilor şi construcţiilor.
4. PROCESUL DE PRODUCŢIE.
4.1. Organizarea procesului de producţie.
92
1229 Caracteristici tehnice de producţie tota- Permanent -
lizatoare ale întreprinderilor industriale.
1238 Norme tehnice interne ale întreprinde- 10 ani C.E.C. Conform necesităţilor
rilor.
93
de constatare) privind trecerea la pierderi şi
nimicirea articolelor (produselor), aparatelor
şi părţilor lor componente de producție:
a) specială; 10 ani 10 ani
b) generală. 3 ani 3 ani
94
ţie.
1270 Parametri tehnici ai utilajului tehnologic Pînă la substituirea cu altele noi Pînă la substituirea cu altele noi
de bază.
95
lucrarea ei.
96
1293 Documente (procese-verbale de consta- 3 ani 3 ani
tare, note informative, propuneri) pri-
vind rezultatele controlului respectării
procesului tehnologic.
1302 Fişe tehnice de producţie a maşinilor, 3 ani¹ 3 ani ¹După încheierea exploatării
mecanismelor, aparatelor şi a instrumen- în întreprinderile-producător
telor. - permanent.
97
1308 Proiecte şi devize privind instalarea 10 ani C.E.C. 5 ani
utilajului şi reutilarea întreprinderilor.
1317 Paşapoarte, scheme ale instalaţiilor 3 ani¹ 3 ani¹ ¹După scoaterea din exploa-
energetice. tare.
98
cumentele;
b) în alte organizaţii. Conform necesităţilor Conform necesităţilor
1328 Tarife pentru resursele energetice. Pînă la substituirea cu altele noi Pînă la substituirea cu altele noi
99
4.6. Exploatarea şi reparaţia utilajului.
5. CALITATEA PRODUCŢIEI,
CONTROLUL TEHNIC,
STANDARDIZAREA.
5.1. Calitatea producţiei şi controlul tehnic.
100
1357 Corespondenţă privind organizarea şi 5 ani -
desfăşurarea şedinţelor comisiilor inter-
ramurale pentru calitate.
1360 Documente (cereri, procese-verbale, de- 5 ani¹ C.E.C. 5 ani ¹Procesele-verbale pentru
cizii, etc.) privind eliberarea certificatu- probe, deciziile şi avizele
lui de calitate. -permanent.
1370 Registre privind controlul producţiei, 3 ani¹ 3 ani¹ ¹După expirarea termenului
completate de către laboranţi şi maiştri de garanţie a producţiei.
de schimb.
1371 Registre de evidenţă a rezultatelor con- 3 ani¹ 3 ani¹ ¹După scoaterea articolelor
trolului tehnic al detaliilor. din procesul tehnologic.
1372 Certificate de calitate a materiei prime şi 3 ani¹ 3 ani¹ ¹La producţia pentru export-
a producţiei finite. 10 ani.
101
materialelor, materiei prime.
1379 Indicaţii metodice şi recomandări met- Pînă la substituirea cu altele noi Pînă la substituirea cu altele noi
rologice.
5.2. Standardizarea.
6. PROTECŢIA MEDIULUI.
102
1388 Corespondenţă privind elaborarea do- 5 ani C.E.C. 5 ani
cumentelor normative cu privire la pro-
tecţia mediului.
1392 Norme tehnice privind calitatea mediu- Pînă la substituirea Pînă la substituirea
lui aerian şi a apelor reziduale. cu altele noi cu altele noi
1398 Scheme, planuri, pașapoarte tehnice ale Permanent 1 an¹ ¹După finalizarea exploatării.
instalaţiilor de epurare.
103
1404 Buletine privind concentrarea factorilor 5 ani C.E.C. 3 ani
nocivi în aer.
7. SISTEMUL TEHNOLOGIILOR
INFORMAŢIONALE.
7.1. Organizarea activităţii sistemelor
informaţionale.
1416 Baze de date ale sistemelor informațio- În conformitate cu termenii de păstrare a În conformitate cu termenii de
nale. documentelor incluse în baza de date. păstrare a documentelor incluse
în baza de date.
1417 Contracte, acorduri privind schimbul in- 5 ani¹ 5 ani ¹După expirarea termenului
formațional. contractului.
104
1419 Documente (cereri, rapoarte, informații) 3 ani 3 ani
privind securitatea antivirus a tehnicii
electronice.
1420 Scheme de protecție criptografică a in- 3 ani¹ - ¹După substituirea cu altele
formației confidențiale. noi.
1423 Certificatul cheii publice a semnăturii Permanent¹ ² 15 ani ¹În format electronic-5 ani
electronice. după excluderea din registrul
certificatelor cheii publice.
²Certificate revocate – 15 ani
din momentul revocării.
1424 Documente (cereri privind crearea cheii
publice a semnăturii electronice, certifi- 15 ani¹ C.E.C. 15 ani¹ ¹După anularea (încetarea ac-
catul semnăturii electronice, cereri și in- țiunii) certificatului cheii
formații privind stoparea și anularea ac- publice.
țiunii certificatului cheii publice, acte de
nimicire a cheii publice) privind crearea
și anularea semnăturii electronice.
1426 Contracte între centrul de certificare și 15 ani¹ C.E.C. 15 ani ¹După expirarea termenului
proprietarul certificatului cheii semnătu- contractului.
rii electronice.
105
electronice.
1438 Sarcini tehnice pentru elaborarea apara- 5 ani C.E.C. Conform necesităţilor
telor (hardware), primirea şi transmite-
rea datelor pentru canalele de legătură.
106
1446 Proiecte tehnice de creare (reconstrui- Permanent Pînă la scăderea de la balanţă
re) a centrelor informaționale.
1449 Documentaţia tehnică şi de exploatare a Pînă la expirarea termenului de valabilitate a Pînă la expirarea termenului de
mijloacelor tehnice informaționale (fişe, utilajului. valabilitate a utilajului.
descrieri, instrucţiuni, condiţii tehnice,
liste, etc.).
1450 Caracteristici tehnice ale mijloacelor in- Pînă la substituirea cu altele noi Pînă la substituirea cu altele noi
formaționale.
1453 Documente (rapoarte bugetare, finan- ¹În instituția unde a fost în-
ciare, de evidenţă, de planificare, etc.) tocmit documentul – perma-
parvenite la centrul informațional din nent.
organizaţii (subdiviziunile lor structu- ²În instituția creatoare de
rale) elaborate pe: fond se păstrează conform
necesităților.
a) hîrtie-suport¹; Conform necesităţilor Conform necesităţilor
b) suport electronic². Permanent Conform necesităţilor
107