Ministerul Educației Culturii și Cercetării al Republicii Moldova

Centru de Excelență în Informatică și Tehnologii Informaționale

Catedra “Jurisprudență și Servicii administrative”

Portofoliu

Sragiu de practică: Practica de inițiere în specialitate

Programul de formare profesională: Servicii administrative și de secretariat

Realizat de
Elevul: Păduraru Maria
Grupa S-2212
Conducător: Televca Natalia
 Cuprins
 Scrisoare de intenție
 Fișa de post
 ''Aspecte psihologice în exercitarea muncii de birou''
 Eseu: "Secretariatul ca punte strategică: Contribuția
serviciilor administrative la obținerea avantajului
administrativ"
 Bibliografie
 Stimatule Ramachandran Karthikeyan,
Îmi adresez cu entuziasm această scrisoare de intenție pentru postul de secretar-șef în cadrul
organizației SKYSOFT. Sunt extrem de interesată să fac parte din echipa dumneavoastră de
profisioniști și cred că am calitățile și abilitățile necesare pentru a mă integra în mediul de lucru.
Experiența mea vastă în domeniul administrative, interesul și pasiunea în acest domeniu m-a ajutat
să dezvolt o înțelegere profundă a responsabilităților specifice unui secretar-șef. Am avut
oportunitatea de a lucra într-o varietate de medii profesionale precum Midnight, Real Business
Consulting și am dobândit cunoștințe solide în gestionarea eficientă a activităților administrative și
operaționale. Sunt o persoană organizată și atentă la detalii, care poate să prioritizeze și să
gestioneze cu succes multiple sarcini simultan. De-a lungul carierei mele, am dobândit abilități
remarcabile în utilizarea instrumentelor de birou și a tehnologiei moderne pentru a îmbunătăți
eficiența și a asigura fluxul eficient al informațiilor în cadrul organizației.
Sunt un comunicator excelent, capabil să stabilească și să mențină relații profesionale solide cu
colegii, clienții și partenerii de afaceri. Înțeleg importanța comunicării eficiente și sunt capabil să
exprim clar și concis informații complexe în scris și verbal. În plus, am dezvoltat abilități
remarcabile de lider și capacitatea de a motiva echipa. Sunt conștientăă de importanța colaborării și
cred în crearea unui mediu de lucru pozitiv și productiv. Sunt dispusă să ofer sprijin și îndrumare
colegilor mei și să asigur că obiectivele organizației sunt atinse cu succes.
Întrucât sunt pasionată de dezvoltare personală și profesională continuă, sunt mereu în căutarea
oportunităților de a învăța și de a-mi îmbunătăți abilitățile. Sunt deschisă la noi idei și inovații, iar
flexibilitatea mea mă ajută să mă adaptez cu ușurință la schimbări și provocări. Sunt convinsă că
experiența mea, abilitățile mele și dedicarea mea pentru excelență mă fac o candidate potrivită
pentru postul de secretar-șef în organizația dumneavoastră. Sunt foarte entuziasmată să aduc
contribuția mea și să colaborez cu echipa pentru a atinge obiectivele comune.
Vă mulțumesc pentru timpul acordat în a citi această scrisoare de intenție și pentru considerarea pe
care o veți acorda candidaturii mele. Sunt disponibil pentru o discuție ulterioară sau pentru a oferi
orice informații suplimentare pe care le considerați necesare.
Cu sinceritate
Maria Păduraru.
Numărul de telefon: 068899509
Gmail: paduraru.maria118@gmail.com
Domiciliu: Chișinău, Cuza Vodă 3/2
 Fișa postului: Secretar
Denumirea instituției: SKYSOFT S.R.L.
Denumirea postului: Secretar-şef.
Compartimentul: Departamentul secretariatului.
Nivelul postului: De subordonare directorului, de execuție a sarcinilor delegate.

Scopul postului:
 Asigurarea unui suport administrativ și organizatoric eficient pentru conducerea organizației.
 Gestionarea corespunzătoare a fluxului de informații și a activităților administrative.
Responsabilități principale:
 Gestionarea corespondenței și a documentelor:
 Primirea, clasificarea și distribuirea corespondenței către destinatarii potriviți.
 Redactarea și formatarea corespondenței și a altor documente.
 Păstrarea și organizarea înregistrărilor și documentelor într-un sistem adecvat.
 Respectarea legislației în domeniul dreptului muncii.
 Respectarea programului de lucru al serviciului.
Programare și organizare:
 Gestionarea calendarului și programarea întâlnirilor, conferințelor și evenimentelor.
 Asigurarea pregătirii materialelor și a documentelor necesare pentru întâlniri.
 Coordonarea rezervărilor de călătorie și de cazare.
Suport administrativ:
 Întâmpinarea vizitatorilor și gestionarea apelurilor telefonice.
 Preluarea și transmiterea mesajelor și solicitărilor către persoanele relevante.
 Asigurarea funcționării eficiente a echipamentelor de birou și a altor resurse necesare.
 Stabilește și menține relațiile cu partenerii, precum și cu toate instituțiile și organizațiile
implicate în activitatea companiei.
Colaborare și comunicare:
 Colaborarea strânsă cu alte departamente și membri ai echipei pentru a facilita fluxul de
informații și a îndeplini sarcinile administrative.
 Comunicarea clară și profesională cu angajații, clienții și furnizorii externi.
 Monitorizarea și evaluarea departamentelor de lucru.
Confidențialitate și etică:
 Respectarea confidențialității informațiilor și a politicilor de securitate a datelor.
 Respectarea principiilor etice și a valorilor organizației.
Cerințe și calificări:
  Experiență anterioară într-un rol similar reprezintă un avantaj.
 Abilități excelente de comunicare orală și scrisă.
 Capacitatea de a organiza și gestiona eficient timpul și prioritățile.
 Cunoștințe solide de utilizare a computerului și a programelor de birou (Microsoft Office,
Google Suite, etc.).
 Atitudine proactivă și atenție la detalii.
 Diploma de studii medii sau superioare într-un domeniu relevant.
 Permis de conducere.
 Cunoașterea unei limbi străine de circulație europeană.
 Capacitate relațională.
Program de lucru:
 10 ore/zi, 50 ore/săptămână.
 De luni până vineri de la ora 08:00-17:00.
Condiții de muncă, unelte și instrumente utilizate:
 Muncă de birou/muncă la distanță /muncă în afara biroului.
 Muncă individuală.
 Deplasări de distanță medii și mari.
 Instrumente specifice muncii de birou (computer, imprimantă, scanner, xerox, fax, e.t.c.)
Data semnării:

Semnături:

Angajator:
Directorul Executiv SKYSOFT S.R.L.

Salariat:
Maria Păduraru
 MINISTERUL EDUCAȚIEI ȘI CERCETĂRII AL REPUBLICII MOLDOVA
IP CENTRUL DE EXCELENȚĂ ÎN INFORMATICĂ ȘI TEHNOLOGII INFORMAȚIONALE

''Aspecte psihologice în
exercitarea muncii de
birou''
SARCINA NR.2
 Cuprins
Comportamentul în cadrul muncii de birou
Portretul psihologic al angajatorului
Portretul psihologic al salariatului
Sugestii pentru exercitarea muncii în colectiv
Repere bibliografice

ASPECTE PSIHOLOGICE ÎN
EXERCITAREA MUNCII DE BIROU
 Comportamentul
în cadrul muncii
de birou
Comportamentul în cadrul muncii de birou este extrem
de important pentru o colaborare eficientă într-un mediu
de lucru profesional. Iată câteva aspecte relevante ale
comportamentului în cadrul muncii de birou:

ASPECTE PSIHOLOGICE ÎN
EXERCITAREA MUNCII DE BIROU
 Comportamentul în cadrul
muncii de birou
Punctualitate Profesionalism Colaborare și Comunicare eficientă Respect și
echipă toleranță

Un comportament Ascultarea activă,

Respectarea
Este important să fii exprimarea ideilor în mod Trebuie să fii
programului și a profesional implică
un bun coleg de coerent și transmiterea conștient de
timpului celorlalți respectarea regulilor
echipă, să fii deschis informațiilor importante diferențele culturale,
colegi și a valorilor
la ideile și opiniile într-un mod adecvat sunt de gen sau de abilități
demonstrează organizației, purtarea
abilități esențiale pentru a și să te porți cu
adecvată și amabilă celorlalți și să
respect și asigura o comunicare
contribui la empatie și toleranță
responsabilitate față de colegi și eficientă. față de ceilalți.
față de muncă. clienți. obiectivele comune
ale organizației.

ASPECTE PSIHOLOGICE ÎN
EXERCITAREA MUNCII DE BIROU
 Portretul
psihologic al
angajatorului
Portretul psihologic al angajatorului poate varia în funcție
de persoană, dar există anumite trăsături și caracteristici
comune care pot fi asociate acestui rol. Mai jos sunt
prezentate câteva aspecte psihologice pe care le-ar putea
avea un angajator:
ASPECTE PSIHOLOGICE ÎN
EXERCITAREA MUNCII DE BIROU
 Portretul psihologic
al angajatorului
Abilități de Perspicacitate și
leadership: judecată:
Angajatorul are tendința Angajatorul este capabil
de a fi un lider puternic și să evalueze și să ia decizii
de a avea capacitatea de a cu privire la oameni și
ghida și motiva angajații în afaceri. El sau ea poate
direcția dorită. El sau ea ar avea o înțelegere profundă
putea fi capabil să ia decizii a nevoilor organizației și să
dificile și să asume fie în măsură să identifice
responsabilitatea pentru oportunitățile și riscurile
rezultatele organizației. potențiale.
Capacitatea de a
comunica eficient:
Angajatorul trebuie să fie un
comunicator eficient și să
poată transmite clar
așteptările și cerințele către
angajați. De asemenea, el
sau ea ar putea fi deschis la
feedback și capabil să
asculte și să răspundă în
mod corespunzător.
Încredere și înțelegere:
Angajatorul este de obicei
sigur pe propriile abilități și
înțelegeri. El sau ea poate fi
capabil să stabilească relații
solide cu angajații și să ofere
suport și îndrumare atunci
când este necesar.
ASPECTE PSIHOLOGICE ÎN
EXERCITAREA MUNCII DE BIROU
 Portretul
psihologic al
salariatului
Fiecare angajat are propriul său portret psihologic care reflectă
personalitatea, trăsăturile și comportamentul său în cadrul muncii
de birou. Aceste caracteristici contribuie la eficiența și succesul
profesional. Munca de birou este o activitate care implică adesea
interacțiuni cu colegii, gestionarea sarcinilor și responsabilităților
multiple și adaptarea la schimbările frecvente.
Trăsăturile caracteristice ale acestuia sunt: ASPECTE PSIHOLOGICE ÎN
EXERCITAREA MUNCII DE BIROU
 Portretul psihologic al
salariatului
Organizare și gestionarea timpului:
Un angajat eficient în birou trebuie
să fie organizat, să aibă abilități
bune de gestionare a timpului și să
poată prioritiza sarcinile în mod
adecvat.
Concentrare și atenție la detalii:
Un angajat profesionist trebuie să
fie capabil să se concentreze
asupra sarcinilor sale.
Abilități tehnologice: Angajatul
trebuie să aibă cunoștințe bune de
utilizare a computerului și
capacitatea de a se adapta rapid la
noi tehnologii.
Comunicare verbală și scrisă: Un
angajat profesionist ar trebui să
aibă abilități bune de comunicare
verbală și să poată exprima idei și
informații în mod clar și concis.
Abilități de rezolvare a problemelor: Un
angajat eficient trebuie să fie capabil să
identifice problemele, să găsească
soluții creative și să utilizeze resursele
disponibile pentru a rezolva situațiile
într-un mod eficient.
Rezistență la stres: Trebuie să fie
rezistent la stres, să poată gestiona
presiunea și să păstreze un nivel ridicat
de productivitate.
ASPECTE PSIHOLOGICE ÎN
EXERCITAREA MUNCII DE BIROU
 Sugestii pentru
exercitarea muncii în
colectiv
Munca în echipă presupune colaborare, comunicare, încredere și
respect. Aceasta este importantă atât pentru organizaţie, dar şi pentru
fiecare membru component al acesteia. O bună comunicare, colaborare
şi completare între membrii echipei duce la obţinerea de rezultate rapide
și calitative, reduce stresul şi favorizează relații de prietenie cu colegii.
Pentru a susține munca în colectiv e nevoie de a lua în considerare
următoarele sugestii:
ASPECTE PSIHOLOGICE ÎN
EXERCITAREA MUNCII DE BIROU
Sugestii pentru exercitarea
muncii în colectiv
1. Respectarea programului de lucru – este important să respectăm programul de lucru,
pentru a nu perturba activitatea celorlalți colegi și pentru a nu crea probleme în
desfășurarea activității.
2. Respectarea regulilor și politicilor companiei – fiecare companie are propriile reguli și
politici interne, care trebuie respectate de către toți angajații pentru a se asigura o bună
desfășurare a activității.
3. Punctualitate - este important să ajungem la timp la locul de muncă și la întâlnirile
programate pentru a nu-i face pe ceilalți să aștepte.

ASPECTE PSIHOLOGICE ÎN
EXERCITAREA MUNCII DE BIROU
Sugestii pentru exercitarea
muncii în colectiv
4. Comunicare eficientă – o comunicare clară și eficientă cu colegii și cu superiorii
este cheia unei relații de lucru sănătoase și productive.
5. Respectarea confidențialității – trebuie să fim precauți în ceea ce privește
informațiile confidențiale pe care le primim în cadrul activității noastre și să nu le
dezvăluim fără acordul persoanei care ni le-a transmis.
6. Respectarea regulilor de igienă și sănătate – trebuie să respectăm regulile de
igienă și sănătate la locul de muncă pentru a ne proteja sănătatea și pe cea a
colegilor noștri.
ASPECTE PSIHOLOGICE ÎN
EXERCITAREA MUNCII DE BIROU
Sugestii pentru exercitarea
muncii în colectiv
7. Evitarea comportamentelor neadecvate – trebuie să evităm comportamentele
neadecvate și discriminatoare, iar dacă suntem martorii unor astfel de comportamente,
trebuie să le raportăm superiorilor.
8. Îndeplinirea sarcinilor în timp util – trebuie să ne îndeplinim sarcinile în termenele
stabilite, pentru a nu afecta activitatea celorlalți colegi și a companiei.
9. Demonstarea unei atitudini pozitive – este important să demonstrăm o atitudine pozitivă
la locul de muncă, să arătăm inițiativă și să colaborăm cu colegii pentru a îmbunătăți
activitatea companiei.

ASPECTE PSIHOLOGICE ÎN
EXERCITAREA MUNCII DE BIROU
 Repere bibliografice
"Etica și Deontologia Profesională" de Antonio Sandu, Editura: Lumen;
"Magia naturală - filosofia ocultă (cartea I)" de NettesheimCornelius
Agrippa Von, Editura: Herald;
"Marile noțiuni filosofice 2. Societatea, Puterea, Statul" de Denis
Collin, Editura: Istitutul European.

ASPECTE PSIHOLOGICE ÎN
EXERCITAREA MUNCII DE BIROU
A realizat elevele
grupei S-2212:

Vizir Ana Păduraru Maria Ghiaur Alexandrina

Pavliuc Viorica Cebotari Alexandra Macovei Valeria

Mulțumim
pentru atenție! ASPECTE PSIHOLOGICE ÎN
EXERCITAREA MUNCII DE BIROU
 "Secretariatul ca punte strategică: Contribuția serviciilor administrative la obținerea
avantajului administrativ"
Se cunoaște că specialitate ”Servicii administrative și de secretariat” a apărut din necesitate integrării
mijloacelor și tehnicilor muncii administrative și de birou cu tehnicile informaționale de comunicare
și de prelucrare automatizată a datelor, urmarind creșterea performanței și calității muncii de
secretariat și de birou în toate domeniile de activtate. Cu toate acestea, specialitatea de Servicii
Administrative și de Secretariat oferă studenților cunoștințe și abilități în domeniul administrării și
managementului birourilor, comunicării în afaceri, secretariatului și tehnologiilor informaționale.
Programul de studii include cursuri despre gestionarea resurselor umane, comunicare internă și
externă, protocol și etichetă, administrarea proiectelor, contabilitate și evidența financiară, utilizarea
instrumentelor și tehnologiilor moderne pentru administrarea eficientă a birourilor și multe altele.
Serviciul administrativ și de secretariat oferă suport esențial pentru conducerea organizației și
personalul său. Acesta poate implica gestionarea agendei și corespondenței pentru directori și
manageri, organizarea întâlnirilor și evenimentelor, precum și asistarea în sarcini administrative
diverse. Prin furnizarea unui suport adecvat, specialitatea serviciului administrativ și de secretariat
permite liderilor să se concentreze pe aspectele cheie ale afacerii și să își optimizeze productivitatea.
În timpul anului de învățământ, am fost implicată în diverse activități academice, precum cursuri
teoretice, lecții practive, lucru individual, proiecte de grup și stagiu de practică. Aceste activități sunt
concepute pentru a oferi elevilor o perspectivă amplă asupra industriei și pentru a-i pregăti pentru
cariere în domeniul serviciilor administrative și de secretariat. Cunoștințele acumulate în domeniul
administrativ au avut un impact variat asupra personalității mele, integrand noi calități de manager în
personalitatea mea. În urma analizei efectuate pe parcursul anului de învățământ pot spune că,
specialitatea de Servicii Administrative și de Secretariat oferă o gamă largă de beneficii și abilități
care susți o carieră de succes în domeniul administrative. Programul de studii m-a familiariza cu
aspecte importante ale gestionării birourilor și administrării eficiente a resurselor. Am învăța despre
comunicarea eficientă, tehnologiile de birou și procedurile specific necesare unui manager. Un asistent
de manager sau un reprezentat din domeniul serviciilor administrative trebuie să poată comunica cu
diferite persoane, inclusiv colegi, clienți, furnizori și alte părți interesate. Programul de studii m-a
ajutat să dezvolți abilități de comunicare verbală și scrisă, să învăț cum să interacționezi profesional
și să construiesc relații de lucru. În specialitatea de servicii administrative și de secretariat, am inițiat
studiile de gestionare și prelucrare eficientă a informației și documentelor într-un mediu de birou.
Aceasta include utilizarea instrumentelor de prelucrare a textului și a altor tehnologii specific. O parte
importantă a rolului de asistent manager este abilitatea de a rezolva problemele care pot apărea în
activitatea zilnică, acesta este una dintre bregulile care am învățat-o pe parursul anului de studio. Prin
intermediul specializării în servicii administrative și de secretariat, învață să identificăm și să rezolvăm
problemele operaționale, să gestionăm situații dificile și să luăm decizii eficiente. Un serviciu
administrativ și de secretariat bine coordonat asigură o gestionare eficientă a informațiilor și
documentelor în cadrul organizației. Acest lucru include primirea, înregistrarea, distribuirea și
arhivarea documentelor într-un mod ordonat și ușor de accesat. O bună organizare a informațiilor
facilitează fluxul de lucru și sprijină procesele decizionale. Toate aceste aspect administrative se
studiază în cadrul specialității de servicii administrative și de secretariat.
Profesia de un asistent manager sau secretar este extrem de importantă în orice organizație și
întreprindere. Această specialitate implică gestionarea și coordonarea activităților administrative,
precum și asigurarea unui flux de informații eficient în cadrul organizației. Pe parcursul primului an
de învățământ în incinta Centrului de Excelență în Informatică și Tehnologii Informaționael am
conștientizat inportanța aceste specialități determinând că mă încadrez destul de bine în mediu de
lucru al unui secretar.
 Bibliografie
 "Managementul activităților de secretariat" de Gabriela Neacșu-
Atelier Didactic, Revista 8
 "Comunicarea în afaceri" de Marius Popescu și Alina Pescaru-
Universitatea „Dunărea de Jos” din Galaţi
 "Administrarea afacerilor" de Sorin Mărginean și Ioan Opriș- CFO -
grupul de firme IULIUS
 "Managementul resurselor umane" de Ion Verboncu și Roxana Ion-
UNIVERSITATEA ȘTEFAN CEL MARE DIN SUCEAVA Facultatea de
Științe Economice și Administrație Publică
 "Comunicarea internațională în afaceri" de Daniela Popescu și Anca
Radu- Editura Universităţii Alexandru Ioan Cuza din Iaşi