SC. VILCEANA SA.

INSTRUCTIUNE DE LUCRU
GALATI Primirea produselor aprovizionate la
sosirea lor in societate
Cod: IL-VLC-34
pag. 1/6
Ed. 1 Rev. 2

APROBAT
DIRECTOR
Ing. Constantin Mitroi

INSTRUCTIUNE DE LUCRU

PRIMIREA PRODUSELOR APROVIZIONATE

LA SOSIREA LOR IN SOCIETATE

Cod: IL-VLC-34

Editia: 1

Revizia: 2

 Exemplar controlat nr. Exemplar necontrolat

Standarde de referinta: SR EN ISO 9001:2008

SR EN ISO 14001:2005
SR OHSAS 18001:2008

Avizat: Reprezentant Management – ing. Uzuneanu Constantin

Verificat: ing. Bosilca Gheorghe
Elaborat: ms. Coman Ionel

Documentul intra in vigoare la data: 11.08.2009

© S.C. VILCEANA S.A.

Prezentul document este proprietatea exclusiva a S.C. VILCEANA S.A. Orice multiplicare sau
utilizare, partiala sau totala a acestuia, este permisa numai cu acordul scris al Directorului
societatii.
SC. VILCEANA SA. INSTRUCTIUNE DE LUCRU
GALATI Primirea produselor aprovizionate la
sosirea lor in societate
Cod: IL-VLC-34
pag. 2/6
Ed. 1 Rev. 2

1. SCOP
Aceasta instructiune s-a intocmit in scopul asigurarii calitatii materialelor
aprovizionate ce intra in componenta produselor/serviciilor SC. VILCEANA SA. Galati
prin verificarea componentei si integritatii lor in urma transportarii de la subfurnizori.

2. DOMENIU DE APLICARE
Instructiunea de lucru se aplica de catre Biroul Depozite din cadrul
Compartimentului Aprovizionare/Mecanizare si de catre resp. CQ pentru verificarea
materialelor si echipamentelor destinate a intra in componenta produselor/serviciilor
SC. Vilceana SA. Galati la primirea lor de la compania care a efectuat transportul si
descrie modul de desfasurare a acesteia.

3. DOCUMENTE DE REFERINTA
3.1. Procedura operationala: PO-VLC-11 „Aprovizionare” ed/rev in vigoare
3.2. Procedura de sistem: PS-VLC-04 „Controlul produsului neconform” ed/rev in vigoare
3.3. Procedura operationala: PO-VLC-47 „Stadiul inspectiilor si incercarilor” ed/rev in vigoare
3.4. SR EN ISO 9001:2008 – Sisteme de management al calitatii. Cerinte
3.5. SR EN ISO 14001:2005 – Sisteme de management de mediu. Cerinte cu ghid de utilizare.
3.6. SR OHSAS 18001:2008 – Sisteme de management al sanatatii si securitatii ocupationale
Specificatie

4. DEFINITII SI PRESCURTARI
4.1. Definitii
4.1.1. Conform Manualului de Management al Calitatii si Mediului: MSMI-VLC
4.1.2. Organizatie = grup de persoane si facilitati cu un ansamblu de responsabilitati,
autoritati si relatii determinate.
4.2. Prescurtari
C.Q = cotrol calitate
Resp. SMI = Resp. Sistemului de Management Integrat

5. RESPONSABILITATI
5.1. Responsabil SMI
Participa la stabilirea cerintelor de asigurarea a managementului al calitatii si
mediului pentru produsele/serviciile de aprovizionat.
Avizeaza din punct de vedere al conditiilor managementului al calitatii si
mediului, specificatiile tehnice la comanda si contractele de aprovizionare.

5.2. Responsabil CQ
Participa la stabilirea cerintelor de control a calitatii produselor aprovizionate.
SC. VILCEANA SA. INSTRUCTIUNE DE LUCRU
GALATI Primirea produselor aprovizionate la
sosirea lor in societate
Cod: IL-VLC-34
pag. 3/6
Ed. 1 Rev. 2

Face receptia calitativa a produselor/echipamentelor in baza comenzii de

aprovizionare certificatului de calitate/declaratie de conformitate; carte tehnica
produs/echipament.

5.3. Responsabil compartiment aprovizionare

Primeste de la directorul tehnic/directorul de productie necesarul de materiale si
produse cat si specificatiile tehnice ale acestora in vederea aprovizionarii.
Numeste o persoana din cadrul compartimentului care raspunde de activitatea de
procurare a produsului solicitat.

5.4. Responsabil depozit

Seful depozitului participa la receptia cantitativa a materialelor aprovizionate si
asigura depozitarea acestora in magazie in conditii corespunzatoare.
Efectueaza intrarile materialelor aprovizionate si receptionate calitativ de catre
C.T.C., in fisa de magazie.
Face receptia cantitativa a unui produs in baza avizului de insotire a marfii, a
facturii/chitanta fiscala.

6. INSTRUCTIUNE DE LUCRU
6.1. In perioada transportului, organizatia care il efectueaza are atributiunile si
responsabilitatile prevazute in actele normative legale, in vigoare in Romania la data
efectuarii transportului sau prevazute in contractul dintre aceasta si subfurnizorul SC.
Vilceana SA. Galati (cand responsabilitatea expedierii cade in sarcina subfurnizorului).
In cazul in care SC. Vilceana SA. Galati preia prin mijloacele sale
materialele/echipamentele de la subfurnizori/clienti, delegatul SC. Vilceana SA. Galati
asigura toate conditiile efectuarii transportului (inclusiv alegerea mijlocului de transport
adecvat) astfel incat sa fie evitata orice substituire, diluare, denaturare, alterare sau
avariere a materialelor/echipamentelor preluate.

6.2. La sosirea mijlocului de transport la locul de primire al SC Vilceana SA. Galati

(dupa efectuarea vamuirii, daca este cazul), angajatul desemnat al Compartimentului
Aprovizionare/Mecanizare va efectua verificarea integritatii incarcaturii. In cazul
constatarii de urme de violare a sigiilor, avariei sau lipsuri, mijlocul de transport nu va fi
primit la locul de parcare al SC. Vilceana SA. Galati si se va proceda conform
reglementarilor legale sau contractuale.

6.3. Cand se primesc expeditii de coletarie sau mesagerii, in momentul primirii de la

organizatie sau dupa vamuire (pentru cele provenite din import), angajatul desemnat din
cadrul Compartimentului Aprovizionare – Mecanizare va verifica numarul, identitatea,
starea in raport cu actele de livrare si documentele de transport. In cazul constatarii de
SC. VILCEANA SA. INSTRUCTIUNE DE LUCRU
GALATI Primirea produselor aprovizionate la
sosirea lor in societate
Cod: IL-VLC-34
pag. 4/6
Ed. 1 Rev. 2

urme de violare a sigiliilor, avarieri sau lipsuri, angajatul desemnat al Compartimentului

Aprovizionare – Mecanizare va proceda conform reglementarilor legale sau
contractuale.

6.4. Responsabilul Compartimentului Aprovizionare-Mecanizare convoaca comisia de

primire (receptie) la locul unde au fost descarcate materialele si echipamentele
aprovizionate. Comisia de primire (receptie) este constituita din responsabilul CQ. si
responsabilul Depozite in baza deciziei elaborate de responsabilul Compartimentului
Aprovizionare-Mecanizare si aprobata de directorul SC. Vilceana SA. Galati.

6.5. Comisia de primire (receptie) va proceda la primirea materialelor si echipamentelor,

operatie ce consta in:
- identificarea dupa documentatia obtinuta la contractare;
- verificarea integritatii materialelor, echipamentelor si a ambalajelor;
- verificarea documentatiilor ce insotesc materialele si produsele la livrare (aviz de
expeditie a marfii, factura, etc);
- verificarea documentelor de calitate convenite contractual (certificate de
calitate/declaratie de conformitate, cartea tehnica a produselor/echipamentelor,
buletine de incercari mecanice, de analize chimice, de control nedistructiv, etc)

6.6. Verificarea pentru primirea materialelor si echipamentelor se fac in termen de 5 zile

din momentul eliberarii produselor in locul de destinatie sau din momentul vamuirii
(pentru importuri).

6.7. Daca materialele si echipamentele primite corespund tuturor cerintelor specificate

responsabilului de depozite intocmeste „Nota de receptie si constatare de diferente” care
este semnata de responsabilul CQ si responsabilul depozite. In „Nota de receptie si
constatare de diferente” vor fi trecute si toate elementele de identificare a materialelor si
echipamentelor (serie, lot, sarja, numar de fabricatie, numarul documentelor de calitate).

6.8. In cazul materialelor si a echipamentelor neambalate la care, dupa efectuarea

tuturor verificarilor, comisia de primire (receptie) constata diferente fata de cantitatea
sau calitatea inscrisa in documentatia contractuala, in actele de livrare sau in
documentele de transport, operatiunea de primire va fi oprita. Aceasta reglementare nu
se aplica materialelor si echipamentelor provenite din import, la care verificarile
continua pana la finalizare.

6.9. In cazul in care materialele si echipamentele sunt ambalate, verificarea va fi oprita la coletul la
care se constata neconformitatea. Restul coletelor provenite de la acelasi expeditor nu vor fi deschise,
iar coletul respectiv se va pastra impreuna cu ambalajul.
SC. VILCEANA SA. INSTRUCTIUNE DE LUCRU
GALATI Primirea produselor aprovizionate la
sosirea lor in societate
Cod: IL-VLC-34
pag. 5/6
Ed. 1 Rev. 2

Aceasta reglementare nu se aplica materialelor si echipamentelor provenite din import,

la care verificarile continua pana la finalizare.

6.10. In toate cazurile cand se constata neconformitati la primire, comisia de primire va

efectua urmatoarele operatii:
- va semna un proces verbal de constatare cu martori (semnat, ca martori si de
personalul participant la manipularile si manevrele efectuate in vederea
verificarilor);
- va anunta, cu confirmare de primire, prin telex, fax sau adresa, subfurnizorul sa
trimita delegat care sa constate neconformitatilor .

6.11. Daca in termen de 24 ore, delegatul subfurnizorului din Galati, sau 5 zile de la
anuntare, delegatul subfurnizorului din alta localitate, nu se prezinta, comisia de primire
va chema un delegat neutru al unei companii neinteresate sau/si un expert al Biroului de
Expertiza de pe langa Prefectura Judetului Galati.
Aceasta reglementare nu se aplica materialelor si echipamentelor din import, la
care in cazul pasivitatii subfurmizorului, personalul desemnat al compartimentului
Aprovizionare – Mecanizare va proceda conform contractului.

6.12. Operatiunea de primire a materialelor si echipamentelor din tara continua cu

delegatul subfurnizorului sau delegatului/expertului neutru prin constatarea
neconformitatilor reclamate si finalizarea tuturor verificarilor. Comisia de primire
semneaza un proces verbal de verificare cu delegatul/expertul neutru, sau un proces
verbal cu delegatul subfurnizorului, care va fi elaborat de comisia de primire si care
cuprinde toate informatiile privind identificarea materialelor sau echipamentelor,
documentele de contractare, livrare si transport, neconformitatile constate, obligatiile
subfurnizorului pentru a le elimina (mod, termen, etc).

6.13. Toate materialele si echipamentele provenite din tara, cu neconformitati constatate

cu delegatul/expertul neutru se vor respinge de la primire si se vor tine in pastrare la
dispozitia subfurnizorului, depozitate separat in conditii conforme cerintelor din
documentatiile convenite la contractare timp de inca o luna sau pentru materialele sau
echipamentele provenite din import, termenul prevazut contractual.

6.14. Toate materialele si echipamentele provenite din tara, cu neconformitati nerezolvate de

subfurnizori in termenul convenit sau la care a fost imposibila convenirea modului si termenului de
eliminare a neconformitatilor sau la care subfurnizorii nu au reactionat nici in perioada prevazuta la
punctul 6.13., vor fi expediate subfurnizorului iar toata documentatia se va transmite serviciului juridic
de
SC. VILCEANA SA. INSTRUCTIUNE DE LUCRU
GALATI Primirea produselor aprovizionate la
sosirea lor in societate
Cod: IL-VLC-34
pag. 6/6
Ed. 1 Rev. 2

catre compartimentul Aprovizionare – Mecanizare pentru aplicarea prevederilor

contractuale pe cale juridica.

6.15. Comisia de primire informeaza privind durata de valabilitate („viata de raft”) a

materialelor/echipamentelor, precum si perioada de garantie a conservarii oferita de
subfurnizor la materialele/echipamentele aprovizionate, informatii extrase din
documentele ce insotesc materialele/echipamentele la livrare.

7. INREGISTRARI
7.1. Registru pentru evidenta comenzilor pentru aprovizionare
7.2. Nota de receptie
7.3. Fisa de magazie.
S.C. VILCEANA S.A.
GALATI LISTA DE DIFUZARE

Identificare document

1. Denumire: Primirea produselor aprovizionate la sosirea lor in societate

2. Cod: document: IL-VLC-34 ed. 1, rev. 2

Nr. Locul de difuzare

Semnatura Data
crt. (Functie/Nume si prenume)

1. Ms. Coman Ionel 12.08.2009

S.C. VILCEANA S.A.
GALATI LISTA DE CONTROL A
REVIZIILOR/ACTUALIZARILOR

LISTA DE CONTROL A REVIZIILOR/ACTUALIZARILOR

Identificare document

1. Denumire: Primirea produselor aprovizionate la sosirea lor in societate

2. Cod: document: IL-VLC-34 ed.1, rev.2

Nr. Continutul Nr. Numele persoanei Semnatura/

ed.rev. reviziei/actualizarii pagini care a efectuat revizia data
revizuite
Modificare datorita tranzitiei la
ed. 1 cerintele standardelor:
6 ms. Coman Ionel
rev. 2 SR EN ISO 9001:2008 10.08.2009
SR OHSAS 18001:2008