CUPRINS

INFORMAIA I ROLUL ACESTEIA N MANAGEMENTUL FINANCIAR AL NTREPRINDERII

Lector univ.drd.Constantin Dinte - Universitatea Spiru Haret Bucureti Lector univ.drd. Ion-Trifoi Gigi - Lector.univ.drd. asociat Universitatea Constantin Brncui Trgu-Jiu Rezumat: In the paper the authors show us the importance andr the rolle of the information in the financial management of the company. In this way they present the connection between information and action, takeing into consideration the decision system of the company. Sinteza vieii unei societii comerciale o reprezint ciclul repetabil : Informaie Decizie Aciune

1 Informaia . Rolul acesteia n procesul de conducere. Datele reprezint fapte, situaii de producie, deci un material brut care poate fi prelucrat n diferite scopuri i care constituie, prin natura i dimensiunea lor, suportul final al informaiilor. Din punct de vedere funcional, datele se caracterizeaz prin : identitate (ceea ce semnific obiectul acesteia), caracteristici (care i descriu identitatea) i masuri (reprezentnd mrimile valorice care snt asociate caracteristicilor). Informaia1 este o comunicare, un mesaj, care conine elemente noi n raport cu ce cunotea pn atunci utilizatorul ei privind caracterizarea unei anumite situaii, fenomen, fapt, proces economic etc., n scopul declanrii aciunii. Ca atare, informaia constituie un instrument de cercetare a proceselor care au loc n diferite sisteme, reflectnd legturile obiective cauz-efect din mediul nconjurtor. Referitor la toate acestea, pentru a-i transmite ideile i a le nelege pe cele care i se transmit, conductorul recurge de cele mai multe ori la simbolurile limbii pe care o cunoate (n care gndete), dar poate folosi i simbolurile matematice, diversele coduri, grafice, impulsuri electronice. Totodat, informaiile nu trebuie s reprezinte un scop n sine, ci o baz pentru fundamentarea deciziilor, trebuind s posede o serie de nsuiri eseniale, i anume : s se refere la obiectul actului de conducere sau al deciziei, adic s aib un caracter obiectiv ; s nu se fundamenteze pe elemente interpretative, ci pe opinii personale desprinse din realitatea mediului ambiant;

INFORMIE, informaii, s.f. 1. Comunicare, veste, tire care pune pe cineva la curent cu o situaie. 2. Lmurire asupra unei persoane sau asupra unui lucru; totalitate a materialului de informare i de documentare; izvoare, surse. 3. Fiecare dintre elementele noi, n raport cu cunotinele prealabile, cuprinse n semnificaia unui simbol sau a unui grup de simboluri (text scris, mesaj vorbit, imagini plastice, indicaie a unui instrument etc.). Sursa: DEX '98

s fie explicit, clar, accesibil i prezentat ntr-un mod adecvat; s fie veridic, s reflecte realitatea i s conin elemente de cunoatere care s permit formarea unei imagini exacte asupra procesului sau fenomenului; s fie actual i operativ, transmis, recepionat i analizat la timp fr ntrziere (ntrzierea primirii informaiei de ctre conductori de pe diferite trepte ierarhice mpiedic aciunea ce trebuie s urmeze deciziei determinnd apariia fenomenului de mbtrnire a informaiei"); s fie reprezentativ, rednd caracteristicile eseniale ale fenomenului, dar i eficiena din punct de vedere economic.
FUNCTIONAREA SOCIETATII

Alte societii comerciale

Informaii active

DECIZII OPERATIVEE

Informaii pasive
Financiare

Contabile

Satistice

Instituii publice, financiare, etc

Informaii previzionale i

DECIZII

Alte elemente

Fig.2 Inlnuirea tipurilor de informaii

2. Clasificarea informaiilor O prim distincie trebuie fcut, astfel, ntre informaiile orale, scrise i audiovizuale Informaia oral reprezint forma de transmitere direct, care poate fi n sens ascendent sau descendent, avnd n vedere piramida ierarhic a ntreprinderii. Acest tip de informaie este concretizat n special prin reuniunile efilor de departamente, ale cadrelor subalterne, prin contacte directe sau convorbiri telefonice. Informaia oral prezint inconvenientul, comparativ cu informaia scris, a unei lipse de precizri exacte n situaiile de ordine i decizii. Informaia scris ajut informaia oral sub forma elaborrii complete a acesteia n scris. Astfel, caietele de sarcini, circularele, notele de serviciu, evidena tehnico-operativ etc. reprezint concretizri ale informaiilor scrise. Informaia audiovizual are avantaje reieite din combinaiile celor dou tipuri de informaii precedente. De exemplu, filmele privind ntreprinderea,filmele tehnice i de fabricaie, afiele, graficele, schemele, radio-televiziunea, cinematograful etc., constituie n acelai timp elemente auxiliare preioase, privind acest tip de informaie. In ierarhia societilor, dup coninut, se pot face, de asemenea, distincii ntre principalele tipuri de informaii.

Informaia de baz, ce se refer la problemele generale privind unitatea , n general, cele cu privire la resursele ntreprinderii, contracte, credite, investiii etc. Informaia profesionalizat, cuprinznd ansamblul cunotinelor privind strategia i tactica conducerii, deinute de organele i posturile prin care se exercit o funcie de conducere. Informaia curent, operativ, care cuprinde sfera informativ a unui evantai larg de probleme : de la starea vremii pn la situaia pieei i de la normarea i salarizare i pn la posibiliti i cerine economice noi i neprevzute, ce se ivesc. Mai pot exista i alte modaliti de clasificare a informaiilor, mai ales din punctul de vedere al conducerii. Informaii ale dirijrii de perspectiv, viznd evoluia n timp a obiectivelor generale ale ntreprinderii, putnd constitui att informaii de baz, ct i profesionalizate. Informaii necesare dirijrii curente a activitii, prin care se urmrete corectarea abaterilor n urmrirea realizrii indicatorilor de program, precum i o serie de probleme operative zilnice. Existena mijloacelor de automatizare n prelucrarea informaiilor pentru conducerea sistemelor economice reprezint, de asemenea, o problem foarte important i cu profunde implicaii n economia ntreprinderii. Totodat, prin diversificarea activitilor i dezvoltarea sistemului informaional la toate ealoanele ierarhice, ca urmare a funciilor specializate, o deosebit importan o au mijloacele de culegere a informaiilor, pe care, literatura de specialitate, le consider urmtoarele : informaii culese prin contact direct cu personalul implicat n activitile analizate : anchetele prin interviuri, conferine i diferite tipuri de consftuiri, discuii n edinele de informare, edinele de lucru sau discuiile de grup informaii culese sub form scris, de la salariaii din unitate,cum snt : chestionarul, fia de analiz etc. ; informaii preluate prin observarea direct a fenomenului : urmrirea vizual si transcrierea sub form de descriere, grafice, tabele etc., filmarea, fotografierea, imprimarea sau alte ci de fixarea momentelor importante; msurarea cu instrumente adecvate a acelor elemente ale procesului care se cer exprimate mai precis ; observri instantanee efectuate asupra subiectului analizat i care se pot referi Ia personal, echipamente, structuri i alte resurse ; vizitele n subuniti i n compartimente de producie ; informaii culese prin studierea rapoartelor si drilor de seam, a regulamentelor, instruciunilor, programelor existente, in special date statistice, precum i scrisorile de informare si personale ; informaii obinute prin similitudine, mai ales n cazul proceselor care nu mai pot fi urmrite direct ; informaii obinute prin metode indirecte, culese sau deduse prin studiul diagramelor de proces. 3. Circulaia informaiilor Pentru a-i putea ndeplini rolul n societate, informaiile trebuie colectate, prelucrate, stocate i transmise, etape care snt cunoscute sub denumirea de circulaie a informaiilor. In prezent, culegerea, prelucrarea i transmiterea informaiilor pentru fundamentarea deciziilor conducerii snt concepute ca un sistem", deoarece formeaz un ansamblu unitar, n cadrul sistemului, la nivelul societii, informarea trebuie s fie continu, rapid si s asigure realizarea conexiunii inverse. Aceasta presupune c n cadrul informaiilor furnizate conducerii ce servesc la fundamentarea deciziilor vor trebui s se gseasc i acele informaii ce se refer la aciunile reieite din deciziile anterioare, completate cu o serie de probleme similare. Tot n acest sens se poate arta c circulaia informaiilor trebuie s necesite cheltuieli reduse, lucru ce se poate realiza prin evitarea paralelismelor, adic a circulaiei simultane a acelorasi informaii pe canale diferite sau de mai multe ori pe acelai canal i a transcrierii inutile de date. n circulaia informaiilor, conform sensului legturilor acestora, ele pot fi verticale, legtura fiind ntre nivelurile ierarhice de la vrful spre baza piramidei ierarhice (informaii descendente) sau

invers (informaii ascendente), precum i informaiile orizontale, ntre cadrele de conducere de pe acelai nivel ierarhic . Informaiile verticale, descendente i ascendente, asigur un flux normal privind planificarea, organizarea, coordonarea i controlul activitilor. De semnalat c informaiile descendente asigur o legtur permanent ntre conductori i executani, n aceast categorie fiind ncadrate informaiile de organizare, programare, regulamente, instruciuni. Informaiile ascendente parcurg un sens invers structurii conducerii avnd specific caracterul lor operativ utilizat, n principal, n : analiza gradului de realizare a sarcinilor,normelor i a standardelor stabilite privind utilizarea resurselor ; verificarea modului cum snt transpuse n practic deciziile, msurile i instruciunile transmise de ctre conducere ; sugestiile, opiniile, propunerile salariailor etc., conectate n sistemul conductor, n vederea utilizrii lor la elaborarea programelor, pentru optimizarea decziilor etc.
ADUNAREA GENERALA

A S C E N D E N T E

CONSILIUL DE ADMINISTRATIE

DIRECTOR GENERAL

DEPARTAMENETE FUNCTIONALE

D E S C E N D E N T E

UNITAI DE PRODUCTIE

Fig. 3 Fluxul informaiilor Informaiile orizontale snt concretizate n lucrrile de transpunere n practic a deciziilor, planurilor i programelor de lucru, ntre organele i compartimentele organizatorice situate pe acelai nivel ierarhic. Aceste informaii, au rolul de a rezolva n mod coordonat i ntr-o succesiune logic activitile n cadrul unuia sau mai multor compartimente, permind conductorilor i colaboratorilor situai la acelai nivel ierarhic s-si coordoneze activitatea, fr s fie nevoie s se adreseze pentru fiecare problem superiorului lor comun. De exemplu : elaborarea planului de aprovizionare al societii, implic participarea departamentului tehnic i financiar , care furnizeaz informaii ctre departamentul de aprovizionare. In cadrul informaiilor orizontale se pot ncadra i informaiile care circul ntre departamentele funcionale ale ntreprinderii situate pe acelai nivel ierarhic i care snt folosite pentru controlul i analiza propriilor lor activiti. Informaiile de tip oblic constituie o combinaie ntre cele dou categorii de informaii menionate anterior. Pot fi considerate de tip oblic acele informaii cerute de un conductor unui alt compartiment ce nu se afl n subordinea sa. Ele nu snt frecvente, apar pe perioade scurte. Totalitatea tipurilor de informaii transmise ntr-un interval de timp determinat, asamblate ntr-un circuit logic pe care datele l parcurg din momentul colectrii lor de la sursa de informare i pn n momentul furnizrii la un receptor sub form de informaii, prin canale informaionale adecvate destinaiei acestora, constituie fluxul informaional. Fluxurile informaionale verticale pornesc de la nivelurile ierarhice inferioare (de execuie) spre nivelurile superioare, alturi de

informaiile orizontale, care vizeaz compartimentele aceluiai nivel ierahic i care localizeaz centrele de decizie, formnd piramida informaional. Coninutul i volumul informaiilor difer pe niveluri ierarhice, pentru fiecare conductor furnizndu-se numai acele informaii de care are nevoie n desfurarea muncii sale. De exemplu, pentru organele i posturile situate la niveluri ierarhice superioare (consiliul de administraie , director general), este nevoie n primul rnd de informaii sintetice ; acestea ntruct organele si posturile enumerate anterior se preocup de activitile cele mai importante aflate n curs de desfurare, perspective de dezvoltare ale unitii, situaia investiiilor, situaia financiar etc. Pentru acest motiv se urmrete, pe ct posibil, evitarea suprancrcrii organelor situate la vrful piramidei ierarhice cu probleme ce intr n competena conducerii la nivelurile ierarhice inferioare. Pe de alt parte, la nivelurile inferioare de execuie trebuie conectate n special informaiile legate de conducerea nemijlocit a produciei, ca, de exemplu, cheltuieli efectuate sau sume rmase disponibile pentru perioadele urmtoare la nivelul fermelor sau sectoarelor de producie etc., permind luarea de msuri operative. In cadrul ansamblului privind circuitele informaionale enunate anterior pot exista uneori i exagerri concretizate fie n suprainformri fie n subinformri. Suprainformarea conducerii superioare este reprezentat de aglomerarea conducerii de la aceste nivele cu foarte multe aspecte de detaliu, ceea ce face s se piard din vedere aspectele eseniale. Consecina unui asemenea fenomen const n diminuarea posibilitilor de coordonare a, activitii de orientare profesional a societii, iar pe de alt parte generarea tendinei limitrii iniiativei efilor de la nivelurile inferioare (de execuie), favoriznd i apariia unor paralelisme n conducere. Subinformarea apare atunci cnd informaiile referitoare la anumite probleme au un coninut limitat, datele fiind insuficiente pentru adoptarea unor decizii n deplin cunotin de cauz de ctre organele decizionale. De aceea este necesar existena unei echilibrri judicioase, la fiecare nivel de conducere, privitor la oportunitatea informaiilor de sintez si de detaliu, ntre cele cu caracter tehnicoorganizatoric i cele cu caracter economic, avnd n vedere c fiecare conductor trebuie s-i exercite n condiii optime atribuiile cu care este investit. In buna organizare a muncii conductorilor si dirijarea competent a sectoarelor din sfera lor de activitate, un deosebit rol l au informrile operative. Pentru aceasta se alctuiete un plan de informare operativ", n care sint stabilite volumul si structura informaiilor, grupate dup anumite criterii, cu precizarea termenelor i orelor de comunicare. Acest plan este necesar ntruct informaiile trebuie interpretate ct mai rapid.