Suport de Curs Management de Proiect Si Leadership

Centrul de Proiecte i Programe Educaionale
i Sportive pentru Copii i Tineret Bucureti

Cursul de Management de Proiect i Leadership
(MP&L)

Formatori:
LAURA AGAPIN
CRISTINA PARTENIE
FLORINA PETRE
CLAUDIA PONCO
ANDA ERBAN
DRAGO APOSTU
COSMIN CHIRI
ADRIAN IERULESCU

Bucureti
2014
Centrul de Proiecte i Programe Educaionale i Sportive pentru Copii i Tineret Bucureti

3
www.educatiepmb.ro
edina I Prima ntlnire Facem cunotin

Harta ntlnirilor pentru cursul de
Management de Proiect i Leadership (MP&L)

edina Tema
I Prima ntlnire - Facem cunotin
II Asteptri, obiective, noiuni introductive
III Viziune & Misiune
IV Proiectare & Implementare
V Individul/membrul echipei/aderentul
VI De la individ la echip
VII Gestionarea resurselor
VIII Principii de succes. Studii de caz
IX Rezultate. Podul de Hrtie. Lecii nvate
X Veni, Vidi, Vici!

Prin trainingul de Management de Proiect i Leadership iniiat de Centrul Proedus PMB
ne propunem s v mprtim att noiuni teoretice cu privire la ceea ce nseamn un
proiect, echipa de proiect, etapele i tehnicile de realizare a proiectelor, dar i s v sprijinim
n realizarea unor proiecte n echip, la finalizarea cursului.

Unul dintre principiile de baz ale cursului este acela de a dezvolta lideri veritabili ai
generaiei tinere. Noiunile cuprinse n curs vor viza: adaptarea la schimbare, motivarea
coechipierilor i condiia sine-qua-non a leadershipului aceea c un Lider nu ar putea
exista fr aderenii si.

Noi, trainerii, mpreun cu Centrul Proedus PMB, ne propunem ca acest curs s fie primit
cu entuziasm i receptivitate de ctre voi, elevii participani, iar rezultatele pe care le urmrim
sunt acelea de a promova educaia non-formal i de a v implica n activiti extracolare,
care s v ajute s v nsuii valori i competene n vederea dezvoltrii personale.


4
www.educatiepmb.ro
edina II Ateptri, obiective, noiuni introductive
MP...

Joc de energizare

Copacul cu ateptri

Obiectivele (propuse de trainer): 1. S definim noiunile de Proiect i Management de
Proiect;
2. S identificm etapele de realizare a unui proiect;
3. S enunm participanii la realizarea unui proiect;
4. S caracterizm principalele resurse cu ajutorul crora putem realiza un proiect;
5. S evalum rezultatele unui proiect.

Noiuni introductive:
Proiectul este: Ansamblul de activiti unice, corelate, realizate pentru a atinge nite
obiective propuse, cu ajutorul unor resurse stabilite i n conformitate cu nite etape
preconizate, avnd un punct de nceput i unul de final predefinite.

Caracteristicile proiectului: - durat fix, o dat de ncepere i una de finalizare;
(Proiectul are: ) - scopuri i obiective de atins;
- activiti corelate, unice, care nu se repet;
- etape de parcurs, un ciclu de via;
- echip/e de proiect;
- resurse stabilite;
- o schimbare pe care o genereaz, dat de o anumit nevoie.

Managementul este: Activitatea de a conduce un grup de persoane, care au de atins
obiective comune, pentru organizaia/echipa din care fac parte. (Frederick W. Taylor, n cartea sa
Shop Management, publicat n anul 1903, definea managementul astfel: a ti exact ce doresc s fac
oamenii i a-i supraveghea ca ei s realizeze aceasta pe calea cea mai bun i mai ieftin.)

Managementul de proiect este o funcie complex, care de-a lungul timpului a fost
definit astfel:
Procesul de conducere a activitilor unui proiect, cu ajutorul unor abiliti, cunotine,
instrumente, principii i reguli bine stabilite, pentru a atinge obiectivele propuse;
Procesul de planificare, organizare i gestionare (control) a sarcinilor i resurselor ce
urmresc atingerea unui anumit obiectiv, n condiiile existenei unor constrngeri
referitoare la timp, resurse i costuri; (Manualul de Management al Proiectelor, Guvernul
Romaniei, Departamentul de Integrare Europeana, 1998)
Procesul de conducere a unui proiect care necesit aplicarea planificrii, construirea
echipei (team-building), comunicarea, controlul, luarea deciziilor i competene de
finalizare a proiectului, principii, instrumente i tehnici . (Project Management Basic
Glossary)

5
www.educatiepmb.ro
...&L

Obiectivele: 1. S definim noiunile de Leader i Manager;
2. S evideniem diferenele dintre cele 2 noiuni;
3. S identificm caracteristicile Leadershipului.

Joc de energizare

Noiuni:
Leaderul: - genereaz viziunea
- identific obiectivele pe termen lung i mediu
- ofer setul de principii i valori
- indic direcia, asigur orientarea
- arat ce trebuie fcut
- inspir ncredere
- stimuleaz creativitatea
- cucerete i deschide inimi i mini

Managerul: - asigur ndeplinirea eficient a activitii
- identific obiective pe termen scurt
- ofer tehnici, proceduri i instrumente
- asigur logistica
- urmrete rezultatul imediat
- asigur respectarea regulilor, normelor
- minimeaz efortul
- administreaz eficient resursele

Totui, cele dou concepte sunt cel mai des ntlnite sub forma caracteristicilor/atribuiilor
uneia i aceleiai persoane/funcii.

LEADERSHIP = VIZIUNE + MOTIVAIE + ELAN soft way
sau
LEADERSHIP = VIZIUNE + ADERENI + RESURSE hard way

SCHIMBARE
COMPLEXITATE

6
www.educatiepmb.ro
edina III Viziune & Misiune
MP...

Joc de energizare

Viziune: Analiza mediului de realizare a proiectului
Analiza SWOT: instrument de analiz a acestui mediu

Misiune:
Scop + Obiective: Specifice (scurte, clare, concise)
(Finalitate sau Rezultate) Msurabile (cuantificabile prin diferite etaloane)
Abordabile (uor de ndeplinit, de realizat)
Realiste (relevante, importante pentru proiect)
Temporale (tangibile ntr-un anumit interval de timp)

Elemente
favorabile
Elemente
nefavorabile
Mediul
intern
Puncte Tari
(Strengths)
Puncte Slabe
(Weaknesses)
Mediul
extern
Oportuniti
(Opportunities)
Ameninti
(Threats)

7
www.educatiepmb.ro
...&L
VIZIUNEA!

Joc de energizare i de viziune

Viziunea este imaginea puternic a elului de atins:
NCOTRO ne ndreptm? (Destinaia inta)
CUM ajungem acolo? (Contextul Calea)

Cum ia natere o viziune i ce face Liderul mpreun cu echipa sa:
i planteaz ideile despre ceea ce trebuie s se ntmple;
Obine o contribuie suplimentar de la persoanele relevante;
Identific susintorii i adversarii poteniali;
ncearc s remodeleze punctele, integrndu-le unei viziuni convingtoare;
Absoarbe i este absorbit n proiect (fizic i mental);
Genereaz fragmente din tabloul ntregului;
Se ocup de managementul vagului.

VIZIUNEA se poate nate din:
Experiene anterioare
Valori personale
Dialogul cu ceilali
Sclipiri de geniu

Ultima faz de creaie i implementare a viziunii este testarea ei, cnd Leaderul ntreab:
Vor ti oamenii ce trebuie s fac?
Vor fi dornici s participe?
Vor fi capabili s vnd ideea altor persoane, fr s o distorsioneze?

Cel mai bun lider este cel despre care oamenii abia dac tiu c exist. Nu e chiar att
de bun, cnd oamenii i se supun i l aclam. Mai ru atunci cnd este dispreuit. Dar
despre un lider bun, care vorbete puin dup ce munca este gata i inta atins, ei vor
spune: Noi nine am mplinit gndul!
(Lao Tz, cca. 550 .e.n.)

Joc de energizare


8
www.educatiepmb.ro
edina IV Proiectare & Implementare
MP&L
Joc de energizare

Proiectare: Activiti pentru atingerea obiectivelor

Diagrama activitilor (Gantt): Metod de prezentare a activitilor proiectului, prin setarea
succesiunii logice de implementare a activitilor, inndu-se cont de relaia de dependen
dintre acestea.

Activitatea
Perioada de timp
Sptmna 1 Sptmna 2 Sptmna 3 ...
1.
2.
3.
...

Implementare: Etapele de realizare a proiectului

Ciclul de via al proiectului: este o colecie de faze, n general secveniale, care ofer
structura i abordarea proiectului, ncepnd de la conceperea proiectului pn la terminarea
acestuia.

P lanificare
R ealizare
O rganizare
I mplicare
E valuare
C omunicare
T emporalitate

I niiere
E laborare
O rganizare
E xecuie
ncheiere

O
E E
I I

9
www.educatiepmb.ro
edina V Individul/membrul echipei/aderentul
MP

Joc de energizare

Individ: Identificarea nevoilor individuale

Piramida nevoilor ( lui Maslow):

...&L
ADERENII i MOTIVAREA lor

Joc de energizare, viziune i rol

Peter Drucker: Singura definiie a unui lider este: persoana care are adereni. Unii
oameni sunt gnditori, alii profei. Ambele roluri sunt deosebit de necesare. Dar fr
adereni, nu exist lideri.
John C. Maxwell: Cel care crede c este lider, dar nu-l urmeaz nimeni, nu face altceva
dect s se plimbe.

Pentru indivizii care compun organizaia motivaia este aceea care mpinge la aciune.

Tehnicile Liderului folosite n motivarea aderenilor si pot fi:
Proiectarea carismei, n timp ce se construiete ncrederea;
Atragerea indivizilor i unificarea taberelor opuse;
Repetarea i ntrirea mesajului.

Fundamentul motivaiei aderenilor este NCREDEREA - ncrederea n inteniile Liderului
i ncrederea n competenele acestuia. NCREDEREA este responsabil pentru cel puin
jumtate dintre motivele pentru care credem ce spune o persoan.
Nevoi de
Autodezvoltare
Nevoi de Apreciere
Nevoi de Afiliere
Nevoi de Siguran
Nevoi Fiziologice
Nevoia de aer, hran,
lichide, somn, sex
Nevoia de adpost, securitate
fizic, securitatea proprietii
Nevoia de familie, prieteni, dragoste
Nevoia de stim, ncredere i respect de sine
i fa de ceilali
Nevoia de informaie, educaie, cultur, realizri
profesionale, distracie

10
www.educatiepmb.ro
edina VI De la individ la echip
MP

Joc de energizare i de rol

Echip vs. Grup

Echipa: are un el, o strategie de lucru, pleac dintr-un punct, parcurge un drum stabilit,
ajunge la un scop prevzut, are sarcini de ndeplinit i rezultate de atins, utilizeaz
colaborarea ntre membrii si, organizarea i comunicarea, iar membrii echipei au contiina
apartenenei la aceasta.

Roluri n echip: liderul; executantul; creativul; opozantul.

Managerul de echip: Sarcini i caracteristici principale:

M onitorizeaz
A nalizeaz
N umete
A sigur
G estioneaz
E valueaz
R isc

T enace
A mbiios
R ealist
E ntuziast

Pri interesate de proiecte (stakeholders):
Managerul de proiect;
Echipa de proiect;
Sponsorul sau Finanatorul (cel care furnizeaz resurse);
Promotorul (cel care susine proiectul);
Clientul (cel care pltete pentru proiect) sau Consumatorul (cel care beneficiaz n
final);
Persoanele interesate/afectate de proiect (teri).


11
www.educatiepmb.ro
...&L

Joc de energizare

Crearea sau stabilirea bazei pentru ncrederea n Lider st n urmtoarele abiliti:
A fi deschis;
A fi constant;
A demonstra corectitudine;
A recunoate clciul lui Ahile;
A arta c se slujesc i interesele altora, nu numai cele personale;
A inspira ncredere i optimism;
A se asigura c realizrile sunt recunoscute n mod adecvat.

La ntlnirea unor grupuri de rezisten, Liderul poate apela la urmtoarele opiuni pentru a
convinge:

Folosete comentariile
Modeleaz prin puterea exemplului
Apeleaz la obiective nobile i beneficii reciproce
Convinge cu ajutorul logicii i al raiunii
Negociaz cu pricepere, curaj i o moned, care poate servi la schimb
Cere dac are puterea i este rezonabil

Autoritate, respingere
Angajare,atracie

12
www.educatiepmb.ro
edina VII Gestionarea resurselor
MP

Joc de energizare

Resursele:
Resurse umane:
Echipa de proiect: echip vs. grup, roluri n echipa de proiect;
Managerul de proiect: sarcini, caracteristici, manager vs. lider;
Motivarea echipei de proiect: stimularea acesteia i medierea conflictelor.

Resurse materiale:
Cldiri, mobilier, echipamente, tehnologii, mijloace de transport, consumabile,
piese de schimb.

Resurse informaionale:
Planul i documentaia de proiect, software, licene, publicaii i promovare, studii,
cercetri.

Resurse financiare:
Bugetul = totalitatea veniturilor/ncasrilor i a cheltuielilor/costurilor planificate ale
proiectului
Atenie sporit asupra costurilor, care se refer la costurile cu:
resursele umane (salarii, deplasri etc.)
resursele materiale (achiziii de resurse materiale, chirii, utiliti, cheltuieli cu
transport i intermediari etc.)
resursele informaionale (achiziii de software, cheltuieli de promovare etc.)

Resurse temporale:
Atenie sporit la gestiunea eficient a duratelor de timp pentru desfurarea activitilor
componente proiectului, respectarea termenelor i a planificrilor fcute:

Tipul activitii Important Puin important
Urgent F imediat! Deleag!
Puin urgent Planific! Uit!

Alocarea resurselor prin:
Gestionarea eficient a resurselor;
Identificarea i nlturarea riscurilor care ar putea afecta utilizarea resurselor.

Riscul = posibilitatea producerii unor evenimente soldate cu pierderi sau consecine
nefavorabile.


13
www.educatiepmb.ro
Identificarea posibilelor riscuri prin:
Evaluarea probabilitii de producere a riscurilor i a impactului scontat;
Gsirea de metode de reducere/evitare/nlturare a riscurilor sau gsirea de variante
alternative.

&L
Resursele i Elanul

Joc de energizare

Liderul d elan aderenilor prin:
ncurajarea iniiativei;
Galvanizarea progresului;
Eliminarea obstacolelor.

Liderul pentru...
ncurajarea iniiativei:
Schimb responsabilitile indivizilor n cadrul echipei;
Instituie reguli simple de aciune;
Recompenseaz asumarea riscului;
Folosete biciul i zhrelul.

Galvanizarea progresului:
Urmreste victoriile rapide i succesele prompte;
Consolideaz progresul, canalizndu-l spre un nou modus operandi;
Lanseaz iniiative, care ntresc misiunea principal;
Identific scprile sau erorile i le corecteaz.

Eliminarea obstacolelor:
Urmrete apariia obstacolelor (de ordin organizaional);
Acioneaza personal sau indirect pentru eliminarea acestora;
Adopt o strategie adecvat pentru a-i atrage pe rebeli;
Schieaz caricatura unui model de urmat ntr-o situaie de schimbare.

Spre deosebire de un manager, din punct de vedere al Elanului, Liderul:
Se centreaz pe eficien;
Intreab ce, de ce?;
Inoveaz;
Eludeaz regulile i politicile sau le schimb;
Folosete influena personal.


14
www.educatiepmb.ro
edina VIII Principii de succes. Studii de caz
MP

Joc de energizare i de rol

Principii de succes n realizarea unui proiect:
Obiectivele - clar definite (SMART);
Echip implicat i competent;
Susinere de sus, din partea conducerii (management de proiect adecvat);
Resurse suficiente pentru realizarea activitilor;
Comunicare i control adecvate i mecanisme de control viabile.

Factorii care conduc la succesul unui proiect (joc de viziune):
Ateptrile realiste;
Cerinele clar specificate;
Echipa competent;
Experiena n proiecte similare;
Implicarea echipei;
Mult munc i concentrare asupra activitilor;
Obiectivele i viziunea clar;
Planificarea adecvat;
Sprijinul conducerii;
Stpnirea tuturor detaliilor.

Studii de caz cteva statistici:
85% dintre proiecte i-au depit termenul limit i bugetul, n medie cu 70% i
respectiv 60% (Shenhar si Dvir, 2007, Studiu pe 600 de proiecte din mediul privat i guvernamental);
ntrzieri de 103% (Marques Jr., Studiu pe 398 de proiecte n domeniul construciilor n sectorul
public);
Rata de eec n proiectele de software este de 24% (Chaos Report);
17% din proiectele IT merg att de prost nct amenin existena companiei (McKinsey
& Company / Universitatea Oxford, 2012);
n medie, proiectele IT depesc cu 45% bugetul i 7% timpul, producnd doar la
nivelul de 44% din valoarea estimat (McKinsey & Company / Universitatea Oxford, 2012);
64% din proiecte i-au ndeplinit scopurile iniiale (Project Management Institute, 2011).


15
www.educatiepmb.ro
...&L
10 Legi de succes n Leadership

Joc de energizare

Legi de succes i studii de caz ale unor lideri veritabili:

Legea influenei Lady Diana
Legea procesului Theodore Roosevelt
Legea navigaiei Amudsen vs. Scott
Legea lui E.F. Hutton Maica Tereza
Legea bazei solide Abraham Lincoln
Legea respectului Mahatma Gandhi
Legea intuiiei Steve Jobs
Legea conectrii John F. Kennedy
Legea delegrii Henry Ford
Legea victoriei Franklin D. Roosevelt & Winston Churchill

Principii de urmat n Arta de a Conduce:

Oamenii i urmeaz n mod natural pe liderii care sunt mai puternici dect ei.
Numai liderii ncreztori pot da putere i altora.
Liderii ating inima nainte de a ntinde mna.
Cnd un lider vorbete, toat lumea ascult.
tiina conducerii se nva zilnic i nu ntr-o singur zi.


16
www.educatiepmb.ro
edina IX Rezultate. Podul de hrtie. Lecii nvate
MP

Rezultate = finaliti ce se evalueaz n raport cu obiectivele propuse i cu tripla
constrngere:

Evaluare = controlul respectrii planificrilor, metodologiilor i procedurilor enunate cu
privire la desfurarea proiectului. Evaluarea se poate face:
att pe parcursul derulrii proiectului, ct i la finalul proiectului;
att prin urmrirea procesului de desfurare a proiectului, ct i a rezultatelor
obinute.

Fia de proiect principala metod de monitorizare i control folosit n evaluarea
proiectelor:
Proiect
Scop
Obiective
Activiti
Participani
Buget
Durat

Podul de hrtie > s aplicm ceea ce am nvat!

Lecii nvate > exist via dup proiect?! (evaluare i debriefing pentru proiectele
desfurate i feedback pentru ntregul curs)

Calitate =>
Cerinele
proiectului
Cost =>
Bugetul
proiectului
Timp =>
Durata
proiectului

17
www.educatiepmb.ro
...&L
Cu ce rmnem?

VIZIUNE + MOTIVAIE + ELAN n Leadershipul personal (autointrospecie):

Viziune :
Crearea sensului poi descrie succint obiectivele carierei tale ?
Plantarea i testarea ai discutat vreuna dintre viziunile tale cu prietenii apropiai ?
Modelarea aptitudinilor cum te-a ajutat viziunea s identifici aptitudinile pe care
trebuie sa i le formezi ?

Motivaie:
Carisma i ncrederea ce cunotine sau experiene te-ar ajuta s ai o carism mai
puternic?
Angajarea i unificarea viziunea ta i angajeaz i unific pasiuni i interese
diverse?
Repetarea i ntrirea dialogul interior te ajut n carier?

Elan:
ncurajarea iniiativei - i-ai asumat suficiente iniiative i riscuri n carier?
Galvanizarea progresului - folosete realizrile din istoria ta de via ca pe o
trambulin ctre succesele viitoare?
nlturarea obstacolelor nlturi obstacolele?

Obiectivele tale sunt suficient de ambiioase?

Lecii de reinut:
mbrieaz nereuita (Embrace failure).
Cel mai bun lider este cel despre care lumea nu tie nimic.
Un conductor este un negustor de sperane.
Un leader pe care nu l urmeaz nimeni, nu face nimic altceva dect s se
plimbe.


18
www.educatiepmb.ro
PODUL DE HRTIE

Descriere:
Misiunea voastr const n construirea unui pod de hrtie, precum celebrul Golden Gate,
utiliznd costuri minime i innd cont de specificaiile tehnice de mai jos:
Lungime total inclusiv rampe de acces: 200 cm
nlime maxim a cii de acces: 20 cm
nlime maxim, incluznd stlpii de susinere: 50 cm
Lime calea de acces: 20 cm
Durat maxim de construire: 45 minute
Cost maxim: 100 MPLi
Numr maxim de stlpi de susinere: 4
Rezisten la traversarea de ctre un corp mobil.

Mod de lucru:
Etapa I 5 min. Stabilirea echipelor i desemnarea liderilor;
Etapa II 10 min. Conceperea planurilor i a designului conform specificaiilor
tehnice, stabilirea necesarului de resurse i estimarea costurilor;
Etapa III 5 min. Achiziionarea iniial a resurselor;
Etapa IV 45 min. Construirea podului;
Etapa V 20 min Verificarea respectrii specificaiilor tehnice i evaluarea
rezultatelor de ctre trainer.

Resurse (preuri exprimate n moneda unic MPL):
Hrtie A4 1 MPL/coala
Revist/pliante 10 MPLi/exemplar/set
Band adeziv 10 MPLi /rola
Sfoar 2 MPLi /metru


19
www.educatiepmb.ro
edina X Veni, Vidi, Vici!
MP&L

Veni > recapitulm i recitim suporturile de curs;
Vidi > ne evalum cunotinele, realizm F.I.L.M.-ul cursului i completm fiele de
feedback pentru traineri;
Vici > primim diplomele de participare i ne nscriem pentru taberele la mare!

(Veni, Vidi, Vici! este o expresie ce provine din limba latin, se traduce prin Am venit, am
vzut, am nvins! i este fraza prin care, potrivit istoriei, Iulius Cezar a anunat extraordinara
victorie, obinut n anul 47 .Hr., mpotriva armatei lui Farnace al II-lea din Pont.)


20
www.educatiepmb.ro
Referine bibliografice

*Prezentul suport de curs este o versiune adaptat i actualizat a ediiei iniiale din 2010,
realizat de ctre Cristina-Ctlina CHIRI i Cosmin-Cornel CHIRI, pentru acelai curs
de formare al Centrului Proedus PMB.

1. Adair, J.; Liderul inspiraional. Cum s motivm, s ncurajm i s avem succes;
Editura Meteror Press, Bucureti;
2. Davidson, J.; 10 Minute Guide to Project Management; Alpel Publishing, 2000;
3. Kets de Vries, M.; Leadership: Arta i mestria de a conduce, Editura Codecs,
Bucureti;
4. Kouyes, J.M., Posner, B.Z; The Leadership Challenge; Jossey-Bass Publisher, San
Francisco, 1995;
5. Landsberg, M.; Leadership: Viziune, Motivaie, Elan; Editura Curtea Veche,
Bucureti, 2008;
6. Lock, D.; Management de proiect ; Editura Codecs, Bucureti;
7. Maxwell, J.C.; Cele 21 de legi supreme ale liderului; Editura Amaltea, Bucureti,
2002;
8. Mccollum, J.K., Banacu, C.S.; Management de proiect / Project Management ;
Editura Universitar, Bucureti, 2005;
9. Mocanu, M., Schuster, C.; Managementul proiectelor (ediia a II-a); Editura CH Beck,
Bucureti, 2005;
10. Newton, R.; Management de proiect Pas cu pas; Editura Meteror Press, Bucureti;
11. *** http://www.leadership-expert.co.uk/ ;
12. *** http://www.nwlink.com/~donclark/leader/leader.html ;
13. *** http://www.pm.org.ro/ ;
14. *** http://www.pmi.ro/ ;
15. *** http://www.projectmanagement.com/.

Suport de Curs Management de Proiect Si Leadership

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Suport de Curs Management de Proiect Si Leadership

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Centrul de Proiecte i Programe Educaionale

i Sportive pentru Copii i Tineret Bucureti

S-ar putea să vă placă și