PROCEDURA INTERNA IN CADRUL CABINETULUI S.C. .......... S.R.L.

1. Cunoasterea activitatilor intreprinderii clientului si contractarea

lucrarilor
a) FIRME LA CARE EVIDENTA CONTABILA ESTE INTEGRALA
Are loc intalnirea cu clientul, se discuta despre societate, despre domeniul
acesteia de activitate, despre regimul fiscal, cotele de TVA, taxele directe sau
indirecte, despre numarul de salariati, se identifica riscurile si se fac aprecieri in
acceptarea misiunii.
In cazul in care societatea este mica si nu exista un compartiment contabil
se verifica calificarea personalului existent si experienta acestuia. In cazul in
care societatea este mai mare se procedeaza la vizitarea acesteia pentru a
culege mai multe informatii. Se verifica softul contabil, in cazul in care
exista,calificarea personalul existent,experienta si efectivul. Se stabileste cu
clientul volumul si repartizarea sarcinilor. Se stabilesc prin contract atributiile
fiecarei parti.Se discuta cu profesionistul contabil de la care se preia
societatea, daca este cazul, pentru a clarifica eventualele neconcordante Se
acorda prima consultanta si se fac propuneri.
b) FIRME DE LA CARE SE PREIA BAZA DE DATE
Are loc intalnirea cu clientul, se discuta despre societate, despre domeniul
acesteia de activitate, despre regimul fiscal,cotele de TVA, taxele directe sau
indirecte, despre numarul de salariati, se identifica riscurile si se fac aprecieri in
acceptarea misiunii. Se verifica softul contabil, in cazul in care exista,calificarea
personalul existent,experienta si efectivul. Se stabileste cu clientul volumul
si repartizarea sarcinilor. In cazul in care se doreste preluarea anumitor
operatiuni introduse de client in contabilitate se trece la verificarea softului,
(corectitudine, inregistrari, corelatii, etc) si la o alta posibilitatea de a prelua
datele, in cazul in care nu sunt compatibile softurile. Se verifica printr-o
simulare, un export de baze de date si un import. In cazul in care sunt
necorelari se trece la remedierea acestora prin programatori specializati sau la
o alternativa. In cazul in care clientul doreste acelasi soft contabil ca cel al
cabinetului atunci se poate face si o instruire a personalului acestuia in privinta
softului, i se pot aduce clarificari in privinta contarilor sau se lamuresc
eventualele neclaritati daca acestea exista.
2.1. In perioada 1-15 a lunii curente se preiau actele pentru luna anterioara
in contabilitate, inclusiv registrul jurnal care va ramane la cabinet pentru
completarea lunara.
a) FIRME LA CARE EVIDENTA CONTABILA ESTE INTEGRALA
Predarea documentelor justificative, inclusiv a registrului de casa si

extrasele de cont bancare insotite de documentele aferente, pontajele

salariatilor, contracte de munca sau demisiile
b) FIRME DE LA CARE SE PREIA BAZA DE DATE
Predarea documentelor justificative, inclusiv a registrului de casa si
extrasele de cont bancare insotite de documentele aferente, pontajele
salariatilor, contracte de munca sau demisiile
2.2 Pana la data de 15 februarie a anului urmator celui de referinta
dosarul inventarierii anuale precum si registrul inventar
a) FIRME LA CARE EVIDENTA CONTABILA ESTE INTEGRALA
Se verifica ca dosarul sa contina toate documentele:
decizie, liste de inventariere, extrase de cont pentru clienti, furnizori,listele de
imobilizari, obiecte de inventar, proces verbal caserie, extras cont banca, raport
etc.
b) FIRME DE LA CARE SE PREIA BAZA DE DATE.
Se verifica ca dosarul sa contina toate documentele:
decizie, liste de inventariere, extrase de cont pentru clienti, furnizori,listele de
imobilizari, obiecte de inventar, proces verbal caserie, extras cont banca, raport
etc.
3. In perioada 01 - 24 a lunii se prelucreaza datele
a) FIRME LA CARE EVIDENTA CONTABILA ESTE INTEGRALA
Se intocmesc statele de plata, se verifica cheltuielile cu personalul, se
verifica conturile, se compara cu declaratia din luna anterioara, se verifica
procentele globale, concediile neefectuate, etc
Se intocmeste declaratia privind obligatiile de plata a contributiilor sociale,
impozitul pe venit si evidenta nominala a persoanelor asigurate.
Se aranjeaza actele functie de modul de introducere in respectiv, facturile de
cumparare, facturile de vanzare, registrul de casa, banca.
Se verifica daca documentele indeplinesc conditiile pentru a fi justificative, se
verifica corectitudinea si realitatea operatiilor de pe documentele justificative, in
caz de suspiciune se cer lamuriri clientului si eventual aducerea in contabilitate a
altor documente care sa ateste necesitatea operatiunii, Se procedeaza la
prelucrarea datelor tinandu-se cont ca toate inregistrarile din contabilitate sa aiba
la baza documentele legale,respectiv daca se utilizeaza imprimatele
corespunzatoare naturii operatiunilor consemnate in ele; daca se respecta
normele legale si deciziile conducerii referitoare la modul de completare a

documentelor justificative; daca corectarea erorilor din documente se face cu

respectarea prevederilor legale; daca documentele care au stat la baza
inregistrarilor in contabilitate sunt autentice; daca documentele centralizatoare
care au stat la baza inregistrarilor din contabilitate sunt corecte; daca se respecta
graficele de circulatie a documentelor si/sau rnanualele de proceduri aprobate de
conducere; daca numerotarea, utilizarea si gestionarea formularelor impiedica
utilizarea lor in "alte scopuri"; operatiunile sa fie inregistrate in conturile
corespunzatoare, se verifica deductibilitatea, coteIe de TVA, scadentarul, in cazul
imprumuturilor, leasingului, platile, incasarile, se compara soldul din contabilitate
cu soldul din registul de casa al clientului, se verifica soldul din contabilitate cu
soldul din extrasele bancare, se verifica amortizarea in cazul imobilizarilor, se
verifica sumele din conturile aferente salariilor si contributilor salariale introduse
pe baza statului de plata, se verifica platile efectuate la buget, in caz ca sunt
sume restante se cer lamuriri clientului, se verifica si situatia oglinzii (cel putin o
data pe an la toti clientii) obtinute de la Administratia Financiara pentru a
constata situatia existenta si pentru a intregistra eventualele dobanzi, majorari si
penalitati de intarziere, se verifica jumalele de cumparari cu facturile primite
pentru a depista daca nu a fost omisa o factura la inregistrarea in contabilitate ,la
fel se procedeaza si cu facturile de vanzare pentru a depista orice eroare ar
putea aparea, se verifica TVA colectat si TVA deductibil din balanta cu TVA din
jumalele de vanzari si cumparari.
Dupa inregistrarea tuturor documentelor se procedeaza si la o verificare
prin sondaj a conturilor in care au fost inregistrate anumite documente, daca a
fost respectat planul de conturi al clientului.
Se inregistreaza inchiderea de TVA, se procedeaza la calculul
amortizarilor si inregistrarea acestora in contabilitate, se inregistreaza salariile si
contributiile aferente acestora pe baza statului de plata (automatizat, cu ajutorul
softului folosit). Dupa verificarea conturilor se procedeaza la inchiderea conturilor
si la listarea balantei de verificare, a registrului jumal. Se mai verifica o data
balanta de verificare si corelatiile din aceasta dupa care se procedeaza la
salvarea bazei de date fie pe suport extern , fie pe hardul calculatorului intr-un
director cu denumirea societatii, care va contine toate salvarile care se
efectueaza intr-un an .
b) FIRME DE LA CARE SE PREIA BAZA DE DATE.
Se preia baza de date de la client pe un suport extern sau prin intermediul
Internetului, intr-o baza de date avand denumirea societatii, numai dupa ce in
prealabil a fost salvata luna anterioara intr-o baza de date separate.
Se executa operatiunea de indexarea a bazei de date restaurate.
Se listeaza jurnalele de cumparari si de vanzari, jurnale care sunt
generate pe baza inregistrarilor efectuate de client in modulul de gestiune al

softului folosit. Pornind de la jurnale, se verifica concordanta intre inregistrari si

documente. De asemenea, se verifica daca documentele indeplinesc conditiile
pentru a fi justificative, se verifica corectitudinea si realitatea operatiilor de pe
documentele justificative, in caz de suspiciune se cer lamuriri clientului si
eventual aducerea in contabilitate a altor documente care sa ateste necesitatea
operatiunii, Se procedeaza la prelucrarea datelor tinandu-se cont ca toate
inregistrarile din contabilitate sa aiba la baza documentele legale,respectiv daca
se utilizeaza imprimatele corespunzatoare naturii operatiunilor consemnate in
ele; daca se respecta normele legale si deciziile conducerii referitoare la modul
de completare a documentelor justificative; daca corectarea erorilor din
documente se face cu respectarea prevederilor legale; daca documentele care
au stat la baza inregistrarilor in contabilitate sunt autentice; daca documentele
centralizatoare care au stat la baza inregistrarilor din contabilitate sunt corecte;
daca se respecta graficele de circulatie a documentelor si/sau manualele de
proceduri aprobate de conducere; daca numerotarea, utilizarea si gestionarea
formularelor impiedica utilizarea lor in "alte scopuri"; operatiunile sa fie
inregistrate in conturile corespunzatoare, se verifica deductibilitatea, coteIe de
TVA, scadentarul, in cazul imprumuturilor, leasingului, platile, incasarile, se
compara soldul din contabilitate cu soldul din registul de casa al clientului, se
verifica soldul din contabilitate cu soldul din extrasele bancare, se verifica
amortizarea in cazul imobilizarilor, se verifica sumele din conturile aferente
salariilor si contributilor salariale introduse pe baza statului de plata, se verifica
platile efectuate la buget, in caz ca sunt sume restante se cer lamuriri clientului,
se verifica si situatia oglinzii (cel putin o data pe an la toti clientii) obtinute de la
Administratia Financiara pentru a constata situatia existenta si pentru a
intregistra eventualele dobanzi, majorari si penalitati de intarziere, se verifica
jumalele de cumparari cu facturile primite pentru a depista daca nu a fost omisa
o factura la inregistrarea in contabilitate ,la fel se procedeaza si cu facturile de
vanzare pentru a depista orice eroare ar putea aparea, se verifica TVA colectat si
TVA deductibil din balanta cu TVA din jumalele de vanzari si cumparari.
4. In perioada 15 - 25 a lunii
PENTRU TOATE SOCIETATILE
Dupa finalizarea lunara a contabilitatii clientului se intocmesc declaratiile
pentru Administratia Financiara, pe baza jurnalelor de TVA , a statelor de plata
sau/si a inregistrarilor in contabilitate si a calculelor effectuate.
Se depun la Administratia Financiara si/sau se transmit prin internet.

5. In perioada 24 - 28 a lunii
PENTRU TOATE SOCIETATILE

Se ataseaza la dosarul anual al clientului documentele necesare:

contracte de imprumut, leasing , copii dupa facturile de imobilizari etc. Se
pregateste dosarul luar care contine toate actele primate de la client in ordinea
prelucrarii, jurnalele de TVA, jurnalele de casa, banca, registrul jurnal listat
integral, balanta de verificare , cartea mare dupa conturi debitoare , respective
creditoare, precum si declaratiile aferente lunii respective, situatii de clienti si
furnizori, situatie de venituri si cheltuieli.
6. Cel tarziu pana in 01 ale lunii urmatoare
PENTRU TOATE SOCIETATILE
Se preda dosarul clientului.