PROIECT

RECOMANDRI
privind gestionarea dosarului personal al salariatului
Din momentul angajrii candidatului pentru serviciu la una din funcii,
angajatorul urmeaz s ntocmeasc i s dein n instituia sa, dosarul personal
pentru fiecare dintre salariai, s-l pstreze n bune condiii i s-l prezinte la
solicitarea organelor ierarhic superioare n cadrul misiunilor de verificare sau cu
alt ocazie.
Compartimentul de personal, este unica component din structura organizatoric
a angajatorului care poate fi responsabil prin specialistii de resurse umane, cu
atribuii, conform fiei postului acestuia, de coninutul, intocmirea, completarea,
rectificarea, gestionarea, actualizarea, pastrarea si accesul la dosarele personale
ale angajailor activi si inactivi.
Ar fi o bun practic stocarea iniial, apoi consecutiv (pe parcursul serviciului),
a tuturor actelor prezentate de ctre candidatul pentru serviciu la momentul
angajrii, ntr-un dosar personal, care ulterior ne-ar acorda posibilitatea proteciei
i pstrrii n bune condiii a actelor ce conin date cu caracter personal i
profesional despre persoana angajat, fapt ce se impune pentru a respecta
prevederile art. 91-94 din Codul Muncii al Republicii Moldova (Legea nr.154- XV
din 28.03.2003).
innd cont de faptul c n legislaia naional nu se regsete nici un act
normativ ce ar reglementa modul de ntocmire, coninutul, completarea,
actualizarea, pstrarea i accesul la dosarul personal al salariatului, faptul c
prevederile anexei nr.11 la Hotrrea Guvernului nr.201 din 11.03.2009 nu se
rsfrnge asupra altor categorii de personal dect cea a funcionarului public, ct i
acel moment c unele acte normative ce in de activitatea salariailor din domeniul
nvmntului ( cum ar fi HG RM nr.388 din 31.03.2003 etc) totui opereaz cu
noiunea de dosar personal prevznd ntocmirea i prezentarea dosarului
personal al cadrului didactic la angajare (pct.6 din cap.II al HG RM nr.388/2003)
se propun un ir de recomandri pentru ntocmirea dosarului personal.
I. Dispoziii generale
1. Prezentele Recomandri reglementeaz coninutul, modul de ntocmire,
completare, actualizare, pstrare i acces la dosarul personal al salariatului.
2. Dosarul personal al salariatului urmeaz s conin acte i informaii care
cuprind date cu caracter personal i profesional ale acestuia.
3. Fiecrui angajat i se intocmete un singur dosar personal, care se va actualiza
ori de cite ori se impune acest aspect.
4. Se recomand ca dosarul personal s aiba atribuit numr, s fie plasat n
ordine alfabetic (exemplu 1-A) i s fie nregistrat in registru de eviden a
dosarelor personale (anexa nr. 1).

5. Specialistul de resurse umane care gestioneaza raporturile juridice de munc,

urmeaz sa intocmeasca dosarul personal pentru fiecare angajat, in termen de 7
zile lucrtoare, de la data semnrii contractului individual de munc de ctre
angajator i angajat.
6. Documentele care urmeaz a fi introduse in dosarul personal, sunt ndosariate
in ordinea emiterii cronologice a acestora, pe fiecare seciune.
7. Se recomand, ca dosarul personal al fiecrui angajat, s fie intocmit potrivit
unui format, acesta presupunnd un anumit coninut.
II. Coninutul dosarului personal
Seciunile dosarului personal
8.Dosarul personal al angajatului se impune a cuprinde in mod obligatoriu acte
premergtoare si necesare angajrii, cu caracter personal i profesional cum ar fi:
- cererea de angajare cu actul juridic de constatare a angajrii
- curriculum vitae semnat si datat de ctre angajator
- fia personala de eviden a cadrelor semnat si datat de ctre angajator
- contractul individual de munc semnat, datat cu numr de inregistrare
- acte adiionale si alte acte referitoare la executarea , modificarea,
suspendarea si incetarea contractului individual de munca,
- cereri de suspendare a raportului juridic de munc cu actul juridic de
aprobare/constatare a suspendrii,
- actul administrativ prin care se dispune reluarea activitaii,
- acte care atest modificri salariale,
- acte de desemnare/mandatare a angajatului s reprezinte angajatorul n diferite
instane
- acte prin care se stabilete participarea la activitai in cadrul unor proiecte/
programe
- fia postului
- certificat de examinare medical (n alte cazuri cartel medical), eliberat de ctre
medicul de familie al angajatului, care atest c este apt pentru munc
- copii ale documentelor de identitate personala (copie de pe buletin de identitate,
copie de pe livret militar, copii de pe actele de studii (de la diploma de liceu, la
ultimul act aferent ultimei forme de invaamint absolvit), copii de pe certificatele
de participare la cursurile de instruire sau perfecionare, copie de pe carnetul de
munc, copii ale adeverinelor de la locurile de munc anterioare, copie de pe
actele de stare civil, copie de pe certificatul de natere a copilului , orice alte copii
ale actelor care confirm legalitatea si corectitudinea inregistrrilor cu care se va
opera ulterior)
- materiale de caracterizare, recomandri de la locurile de munca anterioare,
- rapoarte de evaluare
- cazier judiciar original (la necesitate)
- copie de pe declaraia de interese personale (pentru categoria de angajai
prevzut n pct.4, art.15 al Legii nr.16 din 15.02.2008 cu privire la conflictul de
interese.);

- copie de pe declaraia cu privire la venituri i proprietate (pentru categoria de

angajai prevzut n art.8 din Legea nr.1264-XV din 19.07.02 Privind
declararea i controlul veniturilor i a proprietii demnitarilor de
stat, judectorilor, procurorilor, funcionarilor publici i a unor
persoane cu funcie de conducere,
9. Responsabilii de intocmirea si actualizarea dosarului personal, vor verifica
copiile prezentate de ctre angajat cu originalele acestora, urmnd a le certifica, cu
meniunea copie conform cu originalul, semnnd si menionind numele si
funcia deinut, precum si a datei la care a survenit certificarea.
10. Informaiile despre salariat nominalizate la pct.8, urmeaz a fi structurate n
mai multe seciuni, care vor fi separate ntre ele.
11. Dosarul personal va cuprinde urmtoarele seciuni:
Coperta (anexa nr.2 )
Pe partea interioar a dosarului se recomand a plasa o fotografie 9x12, care se va
actualiza o dat la 5 ani (anexa nr.3)
Fia de eviden privind accesul la dosarul personal, prin care se precizeaz
persoanele care gestioneaz dosarul, persoanele care examineaz materialele din
dosar (anexa nr.4).
Seciunea I (anexa nr.5) cu urmtorul coninut :
- fia personala,(conine date cu caracter personal al celui angajat- nume, prenume
si dupa caz numele deinut anterior; data i locul naterii; naionalitate; cetenia;
codul numeric personal; adresa de domiciliu si dup caz reedina; numele,
prenumele si data naterii soului/soiei i copiilor; a prinilor; starea civil;
situaia serviciului militar; studii; pregtirea profesional si recalificri ulterioare;
activitatea desfurat n cadrul altor instituii; nceputul carierii n noua instituie;
serviciul ce d dreptul de calculare a vechimii n munc pentru pensionare;
stimulri; sanciuni disciplinare; data ntocmirii fiei; persoana care a ntocmit-o;
semntura titularului) care se va intocmi de ctre specialistul de resurse umane
dup angajarea candidatului la serviciu. Dup completare, fia personal se aduce
la cunotin angajatului sub semntur (anexa nr.6).
- decizii ale comisiilor de stabilire a vechimii in munc (modele stabilite prin
Hotrre de Guvern)
Not: pe verso la partea I se plaseaz informaia de la anexa nr.7 )

Seciunea II (anexa nr.8) cu urmtorul coninut :

- curriculum vitae
- recomandri de la locurile de munc anterioare, referine de serviciu - atestri de
serviciu
- materiale privind conferirea gradelor didactice si manageriale
- foi de decorare
- prezentri privind numirea in funcie, transferuri efectuate pe parcursul
serviciului n instituia dat

- materiale privind lucrul cu tnrul specialist, cu candidaii aflai n rezerva

cadrelor pentru avansare
- acte prin care se stabilete participarea la activitai n cadrul unor
proiecte/programe
- cereri de suspendare a raportului juridic de munc, cereri de reluare a activitii
- cerere si actul administrativ de incetare a raportului juridic de munc
- rapoarte de evaluare
Not: pe verso la partea I se plaseaz informaia de la anexa nr.7 )

Seciunea III (anexa nr.9) cu urmtorul coninut :

- cerere de angajare la serviciu
- actul administrativ de constatare a angajrii
- fia personal de eviden a cadrelor cu autobiografie ( anterior completat de
ctre candidatul care urmeaz a fi angajat la serviciu), verificat de ctre
specialistul resurse umane dup actele personale ale candidatului i certificat cu
meniunea confirm datele din fia personal, cu indicarea numelui, funciei
deinute a celui ce certific fia, precum i a datei la care certificarea a survenit)
- proces verbal al comisiei de concurs pentru angajare (sau decizie referitor la
angajare
- certificatul medical
- contractul individual de munc, acorduri adiionale prin care a fost modificat
CIM
- fia postului
Not: pe verso la partea I se plaseaz informaia de la anexa nr.7 )

Seciunea IV (anexa nr.10 ) cu urmtorul coninut :

- materiale nvechite (anchete, autobiografii, fia personal, materiale de
caracterizare, fie de post, etc..)
Not: pe verso la partea I se plaseaz informaia de la anexa nr.7 )

Seciunea V (anexa nr.11 ) cu urmtorul coninut :

- cazierul judiciar (dac e necesar a fi solicitat, cu termen de valabilitate- 3 luni
conform prevederilor ordinului MAI nr.253 din 31.07.2012)
- actul juridic de desemnare/mandatare a angajatului s reprezinte angajatorul
(daca astfel de act a fost emis la necesitate)
- copie de pe declaraia de interese personale
- copie de pe declaraia cu privire la venituri i proprietate
Not: pe verso la partea I se plaseaz informaia de la anexa nr.7 )

Coperta (cu un buzunar ataat pe partea interioar, care conine copii ale
documentelor personale, certificate de ctre specialistul de resurse umane prin
semntur i stampil i care la fel sunt nregistrate n fia de eviden de pe
buzunar)
12. Fiecare seciune urmeaz a fi insoit de o list de verificare ataat (anexa
nr.7), in care se vor enumera actele i se va indica numrul de foi din fiecare

seciune, astfel nct s existe o eviden clar i consecutiv a tuturor

documentelor existente n dosar.
III. Completarea, actualizarea i rectificarea dosarului personal
13. Completarea, actualizarea, rectificarea dosarului personal i prelucrarea
datelor personale ale angajatului, este necesar odat cu emiterea de noi acte la
adresa angajatului, modificrile survenite n starea familiar i n coninutul
documentelor personale, la solicitarea n scris a acestuia, conform prevederilor
art.91 al Codului Muncii al R.Moldova.
14. Rectificarea datelor din dosarul personal al angajatului, se efectueaz numai n
temeiul actelor originale, prezentate de ctre salariat, la cererea scris i motivat a
acestuia ( sau a angajatorului, lucrtorului resurse umane, n temeiul hotrrii
judectoreti definitive i irevocabile). Documentele originale se restituie
titularului, iar copiile de pe acestea se anexeaz la dosarul personal.
15. Rectificarea datelor din dosarul personal se aduce la cunotin salariatului
vizat.
16. Nu se permite a pstra n dosarul personal actele originale ale angajatului.
17. Toate documentele incluse n dosarul personal al angajatului, se recomand
s fie cusute i numerotate separat, de la cifra 1, n ordine crescnd, pe fiecare
seciune, cu creion simplu. Nu se numeroteaz coperta (ambele pri), fia de
eviden privind accesul la dosarul personal i nomenclatoarele actelor coninute n
seciune.
18. La momentul n care raporturile juridice de munc nceteaz cu angajatul, n
lista de verificare (inventarul) a fiecrei seciuni se menioneaz cite file cuprinde
seciunea, se dateaz, se semneaz i se tampileaz.
IV. Accesul la dosarul personal i la datele cuprinse n acesta
19. Persoanele care au acces la datele cuprinse n dosarul personal al angajatului,
au obligaia, prin lege, conform prevederilor art. 92-93 al Codului Muncii al
R.Moldova, de a pstra confidenialitatea datelor cu caracter personal.
20. Angajatul are dreptul de a cunoate coninutul dosarului su personal, chiar i
prin solicitare verbal, ct i de a primi copii de pe documentele din dosar, dac
acesta se adreseaz ctre angajator cu cerere n scris, aa cum prevede coninutul
art.93 al Codului Muncii al Republicii Moldova. Fiecare caz de examinare a
dosarului de ctre organele competente se consemneaz la sfritul fiei personale
din seciunea I (indicat sub denumirea de semntura titularului).
21. Copii ale documentelor din dosar, pot fi eliberate numai la interpelare oficial,
colaboratorilor autoritilor publice cu atribuii de verificare, colaboratorilor
organelor de urmrire penal, instanelor de judecat, altor organe ierarhic
superioare.

V. Pstrarea dosarului personal

22. Se recomand ca dosarul personal al angajatului s se pstreze n dulapuri

nchise, la care au acces numai angajaii subdiviziunii resurse umane din instituie,
mputernicii cu atribuiile respective prin fia postului.
23. Se interzice scoaterea dosarului personal din ncperea unde se pstreaz i
transmiterea acestuia persoanelor care nu au acces la el.
24. Dosarul personal al salariatului al crui raport de serviciu este suspendat n
condiiile legii se pstreaz n sediul angajatorului, care a suspendat raportul de
serviciu.
25. Dosarul personal al angajatului demisionat se arhiveaz cu termen de
pstrare-75 ani.
26. Copia fiei personale din seciunea I a dosarului personal al angajatului
transferat n serviciul altei instituii, la necesitate i numai la interpelare oficial ,
poate fi expediat n adresa organului care a solicitat oficial informaia.
27.n cazul reorganizrii unitii, dosarele personale ale salariailor ale cror
raporturi de serviciu cu unitatea respectiv nu se modific sau nu nceteaz se
pstreaz de ctre aceasta.
28. n cazul lichidrii (reorganizrii) unitii i al prelurii funciilor i
competenelor acesteia de ctre o unitate nou creat, dosarele personale ale
salariailor se transmit acesteia pe baz de proces-verbal de ctre unitatea
(instituia) supus lichidrii (reorganizrii).
29. n cazul lichidrii unei uniti, fr ca activitatea acesteia s fie continuat de
o alt unitate, dosarele personale ale salariailor se transmit Serviciului de Stat de
Arhiv sau, dup caz, organelor teritoriale ale acesteia.
30. n cazul detarii salariatului, dosarul personal se pstreaz n unitatea de la
care salariatul este detaat. Eventualele modificri intervenite pe perioada detarii
se transmit sub semntura conductorului unitii la care salariatul a fost detaat.

Anexa nr.1

Registru de eviden a dosarelor personale

Nr.
dosarului
personal

data
nregistrrii
dosarului
personal

numele,
prenumele
angajatului

subdiviziunea

funcia
deinut

Numele,
prenumele,
semntura
persoanei
care face
inscrierea

Anexa nr.2

DIRECIA GENERAL EDUCAIE, TINERET I SPORT

mun.CHIINU

DOSAR PERSONAL
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________

Anexa nr.3

LOCUL
pentru
fotografie

9 x 12 cm

Anexa nr.4

Fia de eviden a persoanelor care au avut acces la dosarul personal

Nr d/o

Numele, prenumele i funcia

persoanei care a avut acces la
dosarul personal

motivul accesului

Data

Semntura
persoanei
care a avut
acces
la
dosarul
personal

Anexa nr.5

SECIUNEA I

- fia personala
- decizii ale comisiilor de stabilire a vechimii in munc

Anexa nr.6

FIA PERSONAL
____________________________________________________________________________________
(nume)
____________________________________________________________________________________
( prenume, patronimic)
1. Grade didactice i manageriale acordate

Grade didactice

Nr.i data ordinului

2. Ziua, luna i anul naterii

3. Locul naterii, satul, raionul (dup

ultima mprire administrativ)

4. Naionalitatea
5. Cetenia
6.
S
T
U
D
I

a. Generale, liceale, etc..(se va arta

denumirea complet a studiilor
absolvite, anul absolvirii i
localitatea unde le-a urmat, nr.i
data certificatului de absolvire)

b. Medii
de
specialitate,
superioare (se va arta
denumirea
complet
a
I
studiilor
absolvite,
anul
absolvirii i localitatea unde
le-a
urmat,
nr.i
data
certificatului de absolvire)
7.Specialitatea

Grad managerial

Nr.i data ordinului

8. Limbile strine ce le posed i n ce

msur
9. Ce grad sau titlu tiinific are. Cnd
i de cine i-a fost acordat.
10. Dac posed lucrri tiinifice i
invenii (numrul i caracterul lor, cnd
au fost editate sau brevetate).

11. Numele, prenumele, patronimicul

prinilor,
domiciliul
(adresa,
telefonul).
12. Data trecerii la evidena militar special_______________________________________________

13.Situaia familial (celibatar(), cstorit(), vduv(), divorat____________________

Nume, prenume, patronimicul Categoria de Ziua, luna i Adeverina de cstorie,
soiei
(soului),
nume, rudenie
anul naterii
natere
prenumele, patromimicul copiilor

14. Domiciliul familiei __________________________________________________________

_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

15. Serviciul ce d dreptul de calculare a vechimei de munc pentru pensionare cu avantaje, perioada de
activitate, care conform Hotrrii Guvernului Republicii Moldova sunt incluse n stagiul de vechime n

munc pentru pensionare:

Funcia, denumirea organului de interne
ntreprinderii sau a instituiei, localitatea,
temei juridic.

i Data ncadrrii

Data
eliberrii

16.Activitatea de munc anterioar (ocupaia, funcia i ntreprinderile sau instituiile n care a activat
pn la momentul angajrii n sistemul educaional (inclusiv serviciul n Forele Armate ):

Data
angajrii
z.l.a.

Data
demiterii
z.l.a.

FUNCIA

Denumirea ntreprinderii Nr.ord.data

sau
a
instituiei,
localitatea

17. Transferarea i permutarea n timpul serviciului n sistemul educaional:

Data,
luna,anul
numirii
z.l.a.

Data,
luna, anul
eliberrii

FUNCIA

Instituia

Nr.ord. ,data

z.l.a.

18. Decorri, stimulri, meniuni, diplome:

Denumirea decoraiei (recompensei)

De cine a fost decorat i Nr.i data decretului de

motivul pentru care a fost decontare

decorat (recompensat)
(recompensare)

19. Sanciuni disciplinare:

Pedeapsa
Pentru ce a fost pedepsit

De cine a fost Nr.ordinului Cnd i de cine i spedepsit

i
data ridicat
aplicrii
pedepsei

ntocmit la data de ________________________________________ a.________

de ctre____________________________________________________________
(funia, instituia, semntura i numele lucrtorului serviciului resurse umane )

Director General __________________________________________________________

(organul, semntura, numele)

L..
Semntura titularului: ______________________________ data
_____________
data_____________________
semntura ________________________________
data_____________________
semntura________________________________
data_____________________
semntura_______________________________

Anexa nr.7

Inventarul documentelor
( se plaseaz pe verso! la partea I, II, III, IV, V)
Nr.
ord.

Denumirea documentului

Nr.
file

de

Nr. paginii
seciunii
dosarului
personal

Numele,
prenumele
i
semntura persoanei care a
fcut nscrierea

Anexa nr. 8

SECIUNEA II
- curriculum vitae
- recomandri de la locurile de munc anterioare, referine de serviciu
- atestri de serviciu
- materiale privind conferirea gradelor didactice si manageriale
- foi de decorare
- prezentri privind numirea in funcie, transferuri efectuate pe parcursul serviciului n instituia
dat
- materiale privind lucrul cu tnrul specialist, cu candidaii aflai n rezerva cadrelor pentru
avansare
- acte prin care se stabilete participarea la activitai n cadrul unor proiecte/programe
- cereri de suspendare a raportului juridic de munc, cereri de reluare a activitii
- cerere si actul administrativ de incetare a raportului juridic de munc
- rapoarte de evaluare

Anexa nr.9

SECIUNEA III
- cerere de angajare la serviciu
- actul administrativ de constatare a angajrii
- fia personal de eviden a cadrelor cu autobiografie ( anterior completat de ctre candidatul
care urmeaz a fi angajat la serviciu), verificat de ctre specialistul resurse umane dup actele
personale ale candidatului i certificat cu meniunea confirm datele din fia personal, cu
indicarea numelui, funciei deinute a celui ce certific fia, precum i a datei la care certificarea
a survenit)
- proces verbal al comisiei de concurs pentru angajare (sau decizie referitor la angajarecertificatul medical
- contractul individual de munc, acorduri adiionale prin care a fost modificat
- fia postului

Anexa nr.10

SECIUNEA IV
- materiale nvechite (anchete, autobiografii, fia personal, materiale de caracterizare,
fie de post, etc..)

Anexa nr.11

SECIUNEA V
- cazierul judiciar (dac e necesar a fi solicitat , cu termen de valabilitate
- actul juridic de desemnare/mandatare a angajatului s reprezinte angajatorul (daca astfel de act
a fost emis la necesitate)
- declaraii pe venit i de interese personale