Locul de desfasurare a negocierilor si analiza acestora

Locul de desfasurare

Asigurarea unor conditii corespunzatoare de desfasurare a

negocierilor trebuie sa fie in atentia celor care se ocupa de pregatirea
si,mai apoi,de desfasurarea negocierilor.In acest sens,locul unde se vor
desfasura negocierile prezinta o mare insemnatate.Acesta poate fi atat
sediul uneia din parti,cat si un teren neutru (de exemplu,la targuri si
expozitii),in care caz cei doi parteneri au de facut fata unor probleme
similare.De asemenea,cand se vorbeste de locul de desfasurare a
negocierii,trebuie sa se aiba in vedere atat sala in care se vor desfasura
aceste negocieri,cat si alte elemente:mobila,sonorizarea,linistea ce
trebuie asigurata,unele servicii ce trebuie prestate,etc.
-Sala - trebuie sa fie suficient de incapatoare,bine luminata si
incalzita corespunzator.O atentie deosebita se va acorda
sonorizarii,precum si asigurarii linistei,atat de necesara in timpul
negocierii;
-Mobila - trebuie sa asigure un confort corespunzator,sa contribuie
la asigurarea unui cadru linistitor,chiar intim,in care se vor desfasura
negocierile.Astfel,masa trebuie trebuie sa fie suficient de mare,scaunele
in numar suficient si,mai ales,confortabile.Eventual,este bine ca in sala
sa existe o tabla,pentru a se putea face o prezentare in detaliu a
argumentelor si contraargumentelor.
Este de asemenea,recomandabil ca alaturi sa existe o sala
pentru pauze,pentru discutii aprticulare sau pentru o eventuala retragere
a membrilor echipei de negociere, pentru punerea de acord a parerilor
acestora.
Daca echipele de negociatori sunt mai numeroase,este indicat sa
se
asigure un
bufet pentru
servirea
unor
gustari,sucuri
racoritoare,tigari,etc.Oricum,in timpul negocierilor,pe masa trebuie sa
existe in permanenta apa minerala,recomandandu-se si servirea de
bauturi racoritoare sau cafele.
In timpul negocierilor va fi interzis accesul unor persoane straine
in sala,cu exceptia colectivului de redactare a acordului,care trebuie sa
stenografieze punctele asupra carara s-a

cazut de acord si sa redacteze forma finala a acordului.

n privina locului n care o negociere se va desfasura, se pot mentiona mai multe
aspecte, locul putnd fi astfel ales si utilizat nct sa aduca beneficii uneia dintre
parti, cealalta urmnd a nu avea aceleasi beneficii; ceea ce se poate sa
transforme alegerea locului ntr-un instrument de dominatie si deci de
mpiedicare a comunicarii ntre parteneri care doresc a negocia pe picior de
egalitate.
O bariera n calea comunicarii legata de alegerea unui anumit loc pentru
convorbiri este zgomotul exterior; nu voi insita prea mult asupra acestui aspect
deoarece aceasta bariera poate fi nlaturata prin simpla deplasare ntr-o alta
ncapere mult mai linistita.
Barierele ce pot sa apara n calea comunicarii i care se ivesccu toate ca
ncaperea n care se discuta este linistitase datoreaza asertivitatii gazdei i
amenajarii de catre aceasta a camerei unde se va negocia de o asemenea
maniera nct oaspetele sa se simta pe o pozitie inferioara, prin aceasta gazda
spernd sa-l determine prin presiuni psihologice sa faca concesii, care, n cazul n
care aceste tratative s-ar fi desfasurat ntr-un loc diferit, oaspetele nu le-ar fi
facut. Desigur acest avantaj poate sa fie exploatat si este exploatat de catre
gazda de cele mai multe oride aceea a stabilit ntlnirea la ea acasansa
ntre negociatori care se privesc ca si parteneri, recurgerea la utilizarea acestui
tertip ar trebui redusa la minim. Astfel, problema alegerii locului unde o
negociere va avea loc este una de importanta majora, avnd implicaii vis-a-vis de
controlul pe care fiecare parte poate sa-l exercite asupra aranjamentelor fizice
din locul respectiv, precum si n legatura cu climatul psihologic n care
ntervederea se va desfasura.
Avantajele negocierii purtata acasa sunt adesea intangibile, fiind legate de
statutul partilor n cauza; un negociator care considera ca are un statut superior
fata de cel al celeilalte parti va cauta sa-i exercite controlul asupra locului de
negociere, iar prin amenajarea locului va dori sa: i afirme superioritatea;
induca supunere celeilate parti.
Pe lnga alegerea locului, fapt ce are o mare importan asupra modului n care
decurg tratativele, aranjamentele facute n acel loc aduc un plus de forta n
privina desfasurarii procesului negocierilor si a modului n care acestea se
sfrsesc. Aranjarea meselor si dispunerea scaunelor poate afecta si n acelasi
timp reflectia natura relaitilor dintre participanti si climatul psihologic n care
schimbul de idei are loc. Mai mult, modul de asaezare al scaunelor si dispunerea
scaunelor poate avea importante implicaiti strategicen special n cazul n care
ele devin vehicule ce contribuie la accentuarea diferentelor privind statutul si
puterea partilor.