INSTRUMENTE SOFTWARE

PENTRU PROIECTE DE
MARKETING
Conf. univ. dr. Dana-Maria BOLDEANU
Semestrul I
An universitar 2014-2015
Facultatea de Marketing

1. Concepte fundamentale privind

gestiunea proiectelor

Ce reprezint Project Management

Project Management
(Managementul de proiect) - arta de a
contrabalansa obiectivele unui proiect, pe de o
parte, i constrngerile de timp, buget i calitate a
rezultatelor, pe de alt parte.

Managerul de proiect

Persoana responsabil n planificare, execuia i

finalizarea unui proiect prin atingerea obiectivelor
stabilite, mai ales n domeniul construciilor,
arhitectur, IT i telecomunicaii.
Responsabilitile cheie ale manager de proiect
definirea de obiective clare i realizabile n proiect,
definirea cerinelor de proiect, a rezultatelor ateptate
precum i a obiectivului general al proiectului
gestionarea
triplei constrngeri pentru proiecte:
cost/resurse, timp i scop pe domeniul de
aplicabilitate.

Abordri moderne n managementul de proiecte

Planificare de jos n sus (Bottom-up Project

Management) - se pune accent pe elaborarea mai
simpl a proiectelor, pe cicluri mai scurte ntr-un proiect,
pe o colaborare eficient ntre membrii echipei i o
implicare mai puternic a acestora i pe luarea deciziilor.
Membrii echipei de proiect sunt invitai s participe la
fiecare pas al procesului de management. Decizia cu
privire la un curs de aciune este luat de ctre ntreaga
echip.
Corporaii precum New York Times, Ernst&Young, IBM,
etc. au ales o astfel de abordare de management.

Abordri moderne n managementul de proiecte

Planificare i revizuirea de sus n jos (Top-Down

Project Management) - caracterizat de luarea
deciziilor la nivel de entitate n privina portofoliului de
proiecte pe care ar trebui s l aib o organizaie.
Expresia "top-down" nseamn c toate direciile provin
de la managementul de vrf, angajaii afectai de
schimbare nu prea au posibilitatea de a influena
propunerile naintate de factorul de decizie.
Toate ateptrile managerului de proiect sunt
comunicate n mod clar fiecrui participant la proiect.

Orice proiect poate fi definit prin urmtoarele

caracteristici (PMBOK, 2013):

are un obiectiv unic

este temporar
este dezvoltat folosind elaborarea progresiv
specificaii ale proiectului sunt definite, iniial, mai larg, la modul
general i apoi, rafinate, i mai detaliate pe msur ce proiectul
avanseaz
necesit resurse, de multe ori din diverse domenii: umane,
financiare, de timp, etc.
ar trebui s aib un client primar sau un finanator
finanatorul de proiect ofer, de obicei, direcia i finanarea pentru
proiectul
implic un anumit grad de incertitudine
dac obiectivele sunt neclare, apare dificultatea de a estima corect
timpul de finalizare i a costurile i apare dependena de factorii
externi.

Avantajele utilizrii managementului de proiect

(Schwalbe, 2007):

Control mai bun al resurselor financiare, fizice i umane

mbuntirea relaiilor cu clienii
Reducerea timpului de dezvoltare
Reducerea costurilor
O mai bun calitate i fiabilitate sporit
Marje de profit mai mari
mbuntirea productivitii
Coordonare intern mai bun

Triunghiul managementului de proiect

Succesul unei bune gestionri de proiect
presupune ndeplinirea celor 3 + 1 obiective
principale:
scopul/domeniul
timpul
resursele/costurile
calitatea rezultatelor obinute i a proiectului
n sine.

Factori importani care asigur succesul

unui proiect:

predare la timp: ncheierea

orizontul de timp prevzut iniial

proiectului

ncadrarea n domeniul de aplicabilitate i

livrarea la standarde de calitate nalt:
producerea rezultatelor prevzute potrivit unor
standarde calitative i cantitative.
livrarea n limitele bugetului: utilizarea numai a
resurselor prevzute, de exemplu resurse
financiare, resurse umane, resurse materiale,
etc.

Metodologia proceselor de Project Management

Descrierea managementului proiectelor este posibil prin
analiza ciclului de via al proiectelor, care se refer
la ansamblul logic de faze ale proiectului, ale cror
denumiri i numr sunt determinate de necesitile
realizrii scopurilor sau obiectivelor proiectului.
Cele mai multe metodologii ale proceselor de Project
Management acoper 5 faze principale de realizare.

Succesul unui proiect depinde de:

etapa de planificare n vederea satisfacerii obiectivelor

tehnice i a cerinelor de timp ale proiectului
ncadrarea n bugetul proiectului

Fazele de realizare ale managementului de proiecte

Iniierea
proiectului

Planificarea
proiectului

Execuia
proiectului

Analiz,
Monitorizare i
Control

Finalizarea
proiectului

Metodologia proceselor de Project Management

Planificarea sarcinilor de afaceri pentru o anumit perioad de timp la
nivelul unui proiect din punct de vedere al:

Alocrii de resurse pe sarcinile stabilite

Stabilirii unor termene de predare

Raportarii activitilor proiectului

ajut managerul de proiect s:

coordoneze i
controleze activitatea echipei pe care o conduce n vederea
ncadrrii n:
termenele i bugetul stabilit,
eliminrii riscurilor i
creterii productivitii muncii.

Metodologia proceselor de Project Management

Managerul de proiect este cel care trebuie s

angajeze procesele de management ale
proiectului, respectiv procesele existente n
ciclului de via al unui proiect
Aria de competene a managerului de proiect managementului de timp, costuri, riscuri, calitate,
resurse umane, comunicare, ct i pe partea de
definire a domeniului de aplicabilitate, management al
cerinelor, pe partea de achiziii publice, infrastructur,
etc.

Faza de iniiere

n aceast faz se definete natura i domeniul de

aplicare al proiectului, se identific contextul i nevoia
de proiect, se ajunge la un consens ntre actorii implicai
i se stabilesc obiectivele generale.
Etapa de iniiere ar trebui s includ un plan care
cuprinde urmtoarele domenii:

analiza cerinelor de afaceri/ cerinele n obiective msurabile

revizuirea operaiunilor curente
analiza financiara a costurilor i beneficiilor, inclusiv un buget
analiza prilor interesate, inclusiv utilizatorii, i a echipei de
suport pentru proiect
un grafic al proiectului ce include costurile, sarcinile, rezultate
i durat n timp.

Faza de planificare
Planificarea sarcinilor de afaceri pentru o anumit perioad de timp
la nivelul unui proiect din punct de vedere al:
Alocrii de resurse pe sarcinile stabilite
Stabilirii unor termene de predare
Raportrii activitilor proiectului
ajut managerul de proiect s coordoneze i s controleze activitatea
echipei pe care o conduce n vederea ncadrrii n termenele i
bugetul stabilit, eliminrii riscurilor i creterii productivitii muncii.

n evaluarea performanelor proiectului de afaceri intervine ca

factor decisiv satisfacia clienilor din punct de vedere al
calitii rezultatelor obinute.
Planificarea i gestionarea unei bune execuii a unui proiect
genereaz multiple beneficii att pentru echipa proiectului, ct i
pentru beneficiarii direci ai rezultatelor.

Etapele procesului de planificare

a) Identificarea activitilor

Formularea obiectivelor proiectului este utilizat pentru a descrie proiectul

ca un grup de activiti sau sarcini (Task).
Activitatea - element de munc, efectuat n timpul derulrii proiectului, a
crui executare poate fi ncredinat unui sau mai multor membri ai echipei.
Termenul de sarcin - n general, sinonim cu activitatea, cu toate acestea
n multe aplicaii, activitile sunt considerate ca fiind subdivizate n mai
multe sarcini.

Sarcinile trebuie s fie asociate cu repere de referin (milestone).

Reper de referin - un eveniment intermediar important care survine n
cursul unei realizri, asociat cu obinerea unui rezultat important sau cu o
analiz de stadiu, caracterizat drept critic. Exemple: terminarea unei faze
a proiectului, furnizarea unui raport final, recepia unui echipament, etc.

Etapele procesului de planificare

b) Estimarea duratelor i resurselor

c)

Sarcinile se caracterizeaz prin durate n timp, determinate de o dat de

nceput i o dat de sfrit.
Sarcinile pot fi programate pentru a fi executate n serie sau n paralel,
conform cu dependenele lor reciproce.

Identificarea relaiilor i dependenelor activitilor

Dependenele dintre activitile proiectului prezint relaia de ordine
dintre dou activiti succesive, respectiv legtura dintre activiti - cea mai
folosit este relaia de tip Finish-to-Start leag evenimentul de sfrit al
activitii precedente cu evenimentul de nceput al activitii urmtoare.
Dependenele logice dintre activiti pot fi definite utiliznd o diagram n
reea a activitilor.

Etapele procesului de planificare

d)

Identificarea constrngerilor (de resurse material sau financiare

i de timp)
Deciziile de programare condiionate de disponibilitatea limitat a
resurselor pot fi rezolvate prin nivelarea resurselor. Astfel, exist
constrngeri referitoare la:

e)

Date impuse (referitoare la datele de nceput i de sfrit) pentru terminarea

unor livrabile.
Evenimente importante sau milestone-uri programate i ateptate.

Stabilirea programrii
Programarea const n analiza:

succesiunii activitilor,
a duratelor activitilor,
a necesarului de resurse pentru a creea programul de desfurare a
proiectului, care trebuie s precizeze datele de nceput i de sfrit pentru
activitile proiectului i datele planificate pentru milestone-uri.

Monitorizarea & Finalizarea unui proiect

Pentru monitorizarea unui proiect exist mai multe tipuri de

rapoarte:

liste de activiti, cu procentaje de ndeplinire

analize n timp ale proiectului
grafice-reea (Network Diagram)
diagrame sau grafice Gantt de ealonare calendaristic a activitilor
cea mai utilizat variant
rapoarte de execuie lunare, trimestriale, semianuale sau anuale.

Finalizarea proiectului const n acceptarea formalizat a

rezultatelor proiectului i presupune:

nchiderea administrativ care implic generarea, colectarea i

diseminarea informaiilor pentru a formaliza terminarea proiectului;
nchiderea contractului: terminarea i decontarea contractului, inclusiv
rezolvarea oricror probleme deschise.

Diagram Gantt

2. Definirea i salvarea unui nou proiect

utiliznd Microsoft Project 2010

Soluia Microsoft Project (MS Project)

Permite integrarea proceselor de management specifice proiectelor

cu analiza de business, att de necesar unei companii pentru a fi
competitiv pe pia.

Aceast soluie furnizeaz funcionaliti extinse pentru managerii de

proiect care doresc s mbunteasc programarea activitilor i a

capacitilor de planificare a resurselor.

Microsoft Project 2010 instrument puternic menit s ajute

organizaiile n prioritizarea invesiilor i optimizarea resursele
alocate, s permit ctigarea controlului asupra activitilor
desfurate i s vizualizeze performana obinut prin utilizarea
unor puternice i sugestive tablouri de bord.

Crearea unui proiect MS Project 2010

Se poate realiza printr-una din urmtoarele

variante:
Start

Microsoft Office Microsoft Project 2010

Meniul File New Blank Project Create

Un

nou proiect se poate crea i pe baza unui fiier

existent de tip MS Excel sau MS SharePoint.

Meniul File New New from Excel workbook

Un proiect se poate deschide i pe baza unor abloane
sau template-uri predefinite de tip Planners, Schedules,
etc.

Crearea unui nou proiect utiliznd MS Project 2010

Fereastra Microsoft Project 2010

Permite planificarea unui nou proiect prin utilizarea

celor cinci meniuri ale Ribbon-ului:

Task
Resource
Project
View
Format

Modul implicit de vizualizare al unui proiect este cel al

Diagramei Gantt (Gantt Chart) prin:

descrierea activitilor/task-urilor i a resurselor alocate

acestora n partea din stng a ferestrei (Table area)
vizualizarea ealonrii n timp a acestora n partea dreapt
a ecranului (Timescale Gantt Chart).

Fereastra Microsoft Project 2010

Salvarea unui proiect MS Project

Se realizeaz tot prin intermediul meniului

File Save As

Formatul standard al fiierului de tip proiect cu

extensia implicit .mpp (Microsoft Project Plan) se
salveaz n folderul dedicat.
Proiectul se poate salva sub diverse forme, inclusiv
ca template, fiier PDF sau XML, sub formele
anterioare ale Microsoft Project 2000-2003 sau
Microsoft Project 2007.

3. Modaliti de lucru n cadrul unui

proiect de tip Microsoft Project 2010

Setarea informaiilor generale FILEOPTIONS

Seciunea General furnizeaz informaii generale

despre tipul operaiei sau al diagramei implicite care va
fi afiat n momentul deschiderii aplicaiei i a generrii
unui nou proiect (diagrama Gantt).
Se poate seta modul de afiare al datei calendaristice.
Seciunea Display furnizeaz informaii despre:
tipul
calendarului folosit (implicit se folosete
calendarul Gregorian),
se seteaz unitatea monetar i simbolul folosite
pentru buget i numrul de zecimale.
se stabilete care vor fi coloanele implicite care vor
aprea n seciunea tabelelor de lucru a diagramei
Gantt (Table Area) i care dintre ele vor fi editabile.

Setarea informaiilor generale FILEOPTIONS

Seciunea Schedule seteaz

prima zi a sptmnii de lucru,

luna de ncepere a anului fiscal,
calendarul standard de la 8 AM la 5 PM,
numrul de ore lucrtoare pe zi, pe sptmn, numr de zile
lunare, etc.
De asemenea, se stabilete cum sunt vor fi introduse noile taskuri, cum se introduce munca desfurat (de exemplu, n ore
lucrtoare) i cum se calculeaz durata muncii (de exemplu, n
zile lucrtoare)

Seciunea Advanced permite setarea unui cost

standard/or la nivelul ntregului proiect, precum i al
unui cost al orelor suplimentare ca urmare a supraalocrii unor resurse umane.

Meniul Task

Permite planificarea i gestionarea task-urilor organizate

i conectate ntre ele prin legturi din punct de vedere al
ordinii i importanei.
Grupul de opiuni Insert permite crearea de:

activiti simple sau recurente n cadrul unui proiect (Task)

activiti grupate pe faze principale prin defalcarea n mai multe

subactiviti sau subtask-uri (Summary)

repere de referin (Milestone)

Task recurent

Tipuri de sarcini n Microsoft Project

Sarcini programate automat (Automatic Scheduled Tasks).

MS Project ataeaz o durat de 1 zi fiecrui task nou
introdus. Semnul de ntrebare indic faptul c este o durata
estimat

Sarcini programate manual (Mannualy Scheduled Tasks).

Manually Schedule (desemnate prin pictograma Pushpin) nu
se vor muta n timp dect cu excepia cazului explicit cnd
se precizeaz acest lucru

Tipuri de sarcini n Microsoft Project

Sarcini centralizatoare (Summary Tasks) - reprezint un

task principal, de baz, constituind sumarul subtaskurilor care l compun.
Meniul Task grupul de opiuni Insert Summary
Ascunderea sau vizualizarea acestor Summary Tasks se
realizeaz din meniul Format Summary Tasks
Pentru a crea un Summary Task este suficient s ne
plasm pe task-ul imediat urmtor i s-I stabilim de
ierarhie inferioar prin optiunea Task Schedule
Indent Task

Tipuri de sarcini n Microsoft Project

Milestone-urile sunt evenimente cheie care trebuie

sa fie atinse pe parcursul proiectului, de exemplu,
finalizarea unei faze a proiectului.
Task-urile nou create au o durata default de 1 zi.
Pentru a crea un task milestone, durata acestuia
trebuie sa fie 0 (zero), deoarece nu presupune nici
un fel de munca.
Task-urile milestone sunt reprezentate grafic printrun romb:

Tipuri de sarcini n Microsoft Project

O alta metoda de stabilire a milestone-urilor este sa bifai

optiunea Mark Task As Milestone din tab-ul Advanced al
casetei de dialog Task information, doar daca se doreste
sa se faca milestone un task cu durata mai mare de zero zile.

Tipuri de dependene

Ordinea cronologic n care se desfoar task-uri

se numete secven.
Legtura ntre un task precedent i unul successor
poat numele de dependen (predecessors). Astfel
se controleaz data de final a unui task cu data de
nceput a urmtorului task de care este dependent.

Tipuri de dependene

Cea mai utilizat dependen este cea de tip Finish to Start

(FS)
Task2 nu poate ncepe dect dupa terminarea activitatii Task1.
Intre ele poate exista un lag (intarziere) de cateva zile, ore,
etc.

Tipuri de dependene
Microsoft Proiect creeaz o legtur in mod implicit o
dependenta de tip Finish-to-Start prin actionarea
comenzii Link Tasks din Meniul Task > Schedule.

Anularea dependentei se face prin acionarea comenzii

Unlink Tasks

Tipuri de dependene

Dependen Star to Start (SS)

Task2 poate s inceapa in paralel cu Task1 sau
decalat cu un numr de zile.

Tipuri de dependene
Dependen Finish to Finish (FF)
Task2 nu se poate termina dect o data cu Task1. Se
finalizeaza simultan.
Daca lag-ul dintre cele doua activitati este >0 Task2
se poate finaliza mai tarziu, daca lag-ul este negativ
(lead time), Task2 se poate finaliza mai devreme.

Tipuri de dependene

Dependenta Start to Finish (SF)

n cazul n care data de ncepere a Task1 determin data de finalizare

a Task2.
Acesta este modul n care creai programarea just-in-time. De
exemplu, dac o sarcin este nevoie sa se termine inainte de un
milestone sau de data de sfarsit a proiectului, dar nu conteaz exact
cnd, putei crea o dependen SF ntre activitatea pe care dorii sa o
programati la timp (predecesorul) i sarcina conexa (succesorul).
n lumea real de tipul de dependen SF apare mai putin frecvent fata
de celelalte tipuri de dependene.

Stabilirea restriciilor

Restricii flexibile - opiunea implicit a programului

As Late As Possible: Programeaz activitatea ct de trziu este

posibil, fr a decala activitile ulterioare. Nu utilizeaz date de
restricie.
As Soon As Possible: Programeaz activitatea pentru a ncepe
ct de curnd este posibil. Nu utilizeaz date de restricie.

Restricii semi-flexible un task trebuie sa nu inceapa sau

sa se termine mai devreme sau mai tarziu de o data definit
de utilizator

Finish No Earlier Than: Programeaz activitatea pentru a se

termina la data restriciei sau dup aceasta.
Finish No Later Than: Programeaz activitatea pentru a se
termina la data restriciei sau nainte de aceasta.
Start No Earlier Than: Programeaz activitatea pentru a ncepe
la data restriciei sau dup aceasta.
Start No Later Than: Programeaz activitatea pentru a ncepe la
data restriciei sau nainte de aceasta.

Stabilirea restriciilor

Restricii inflexebile - un task trebuie inceapa

sau sa se termine la o anumita data precizata
de utilizator
Finish On: Programeaz activitatea pentru a
se termina la data restriciei. Odat selectat, nu
va mai fi posibil mutarea activitii pe scala de
timp.
Must Start On: Programeaz activitatea pentru a
ncepe la data restriciei. Odat selectat, nu va
mai fi posibil mutarea activitii pe scala de timp
Must

Stabilirea restriciilor
Utilizati
optiunea
Deadline impreuna
cu As soon as possible
in locul optiunii Must
Finish On

Meniul Task

Grupul de opiuni View permite alegerea modului de vizualizare al taskurilor, avnd selectat implicit modul de vizualizare Gantt Chart.
Prin intermediul acestui meniu se pot efectua operaii de copiere,
formatare i lipire a task-urilor i permite vizualizarea detaliilor despre
acestea.
n grupul de opiuni Properties casetele Task Information i Display
Task Details afieaz informaii detaliate despre starea task-ului,
modul de programare manual sau automat, durata de desfurare,
resursele alocate, etc.

Stabilirea sarcinilor/task-urilor

Lista de task-uri se poate introduce direct ntr-un

Tabel Entry View cum ar fi n modul de vizualizare
Gantt Chart sau dac avei deja o list cu task-urile
dintr-o alt aplicaie ea fie se pot importa, fie se
pot copia cu Copy i Paste n aplicaia MS Project.

Lista de activiti propus pentru planificare editat n MS Excel

Tipuri de resurse

WORK Resources - oameni i echipamente care

realizeaz munca pentru proiect

Personal
Imobilizri
Echipament

MATERIAL Resources - consumabile care sunt utilizate

pe masur ce progreseaza proiectul
COST Resources - resurse financiare asociate cu o
sarcin de care avei nevoie pentru derularea planului.
Exemplele, bilete de avion, divertisment, etc.
Pre fix per sarcin de lucru

Meniul Resource - Adugarea de resurse

Prin comanda Resource Pool are loc stabilirea i actualizarea

rezervei de resurse (contactele din cadrul companiei,
departamentele, etc).

Meniul Resource

Permite planificarea i gestionarea resurselor.

Cele mai populare vizualizrile orientate pe resurse sunt
Team Planner i Resource Sheet.

O dat cu selectare modului de vizualizare Resource Sheet

din grupul de opiuni View Team Planner se activeaz bara
de instrumente Resource Sheet Tools ce permite
adugarea de resurse Add Resources (umane, materiale i
financiare) care vor fi, ulterior, asignate task-urilor proiectului.

Gestiunea resurselor n Microsoft

Project Etape
1.

2.

3.

4.

5.

6.

Stabilirea informaiilor de baz privind resursele de

munc implicate n proiect.
Ajustarea capacitii maxime de munc a fiecrei
resurse.
Precizarea onorariilor de plat pentru timpul standard de
munc i pentru timpul suplimentar.
Precizarea calendarului de munc pentru anumite
resurse umane.
Stabilirea costurilor resurselor pentru urmrirea
financiar a evoluiei proiectului.
nregistrare informaiilor adiionale despre o resurs.

Disponibilitatea unei resurse de munc

Se msoar n Uniti de resurs (Max Units) preciznd

ct la sut din timp este disponibil resursa.
Exemple:
O

persoan care lucreaz part-time doar 4 ore pe zi va

avea valoarea cmpului Max Units 50%.

persoan care lucreaz full-time (8 ore pe zi) va pstra

valoarea de 100% uniti de resurs.

echip de lucru format din 2 persoane ce vor lucra fulltime va avea o valoarea de 200% disponibilitate.

Calendarul de lucru al unei resurse de munc

Presupune un orar de munc diferit de cel definit

prin calendarul proiectului.
Ofer posibilitatea de a defini:
zile

nelucrtoare pentru o resurs de munc sau

perioade de indisponibilitate.
un program limitat de munc (preciznd un interval
orar) ce va fi luat n considerare la alocarea resursei n
cadrul sarcinilor de lucru.

Disponibilitatea unei resurse de munc se aplic

ntotdeauna la timpul de lucru definit prin
calendarul resursei.

Definirea costurilor unei resurse

Cheltuiala cu o resurs de munc reprezint costul

acesteia pe o anumit perioad de timp.
Costul standard (Standard rate) suma de plat pentru o
perioad inclus n programul normal de lucru.
Costul orelor suplimentare (Overtime rate) Suma de
plat primit pe o perioad de timp pentru o persoan
care lucreaz n afara programului (orele suplimentare
trebuie definite n mod explicit).
Costul fix (Cost/use) Se aplic pentru fiecare utilizare a
resursei de munc n cadrul proiectului.

Caseta de dialog Task Details

Alocarea resurselor de munc

Asocierea uneia sau mai multor resurse la o singur

sarcin definit.
Posibilitatea modificrii procentului de disponibilitate a
resursei doar pentru sarcina curent.
Microsoft Project ajusteaz durata unei sarcini, volumul
de munc sau procentul de disponibilitate al unei
resurse potrivit urmtoarei formule:
[Munca]=[Durata]*[Unitati Disponibilitate]
[Work]=[Duration]*[Units]

Definirea termenilor de lucru in

alocarea resurselor

Work Cantitatea de munca (ore/persoana)

necesara pentru a finaliza un task (de ex.
Revizuirea unui document necesita 8h de munca din
partea referentului)
Units (Assignment Units) Numarul de resurse
si/sau procentul la care o resursa va fi desemnata
sa lucreze la un task incarcarea implicita este
100% (de ex. un referent isi va dedica 50% din
timpul sau pentru revizuirea unui document)
Duration durata de desfasurare a unui task (de
ex. Revizuirea unui document va dura 2 zile)

Relatia dintre Units Work - Duration

Duration = Work/Units
Exemplu:
Duration (16h sau 2 zile)= Work (8h efort)/50% din
timpul
persoanei

Fixarea componentelor Work, Units

sau Duration
Duration = Work/Units
D U
Fixed W

W U
Fixed D

D W
Fixed U (Default)

Optiunea Effort Driven

Daca se adauga sau se elimina resurse la nivelul

unui task, durata acestuia scade sau creste in
conformitate cu resursele asignate.
Modificarea programrii n funcie de efort intr n
scen doar cnd sunt implicate resurse multiple.
Poate fi activata sau dezactivata pentru Fixed
Duration sau Fixed Units
Opiunea Effort-driven este specific exclusiv unei
sarcini i nu unei resurse.
Nu poate fi dezactivata pentru optiunea Fixed Work
Implicit task-urile sunt Fixed Units si Effort Driven.

Effort driven - Fixed units

Effort driven - Fixed work

Effort driven - Fixed duration

Campul Peak

Se adauga ca o coloana separata in modul de

vizualizare Task Usage
Afiseaza procentul maxim sau numr de uniti
pentru care o resurs este atribuit la un moment
dat unei sarcini (implicarea maxima)
Campul Assignment Units arat cat din
resursele asignate sunt alocate unui task
(implicarea initiala a unei resurse la nivelul unui
task).
Campul Peak - arat unitatile asignate in folosita
pentru un anumit task

Diferenta dintre coloanele Assignment

Units si Peak

Optiuni de alegere

Alegeti Fixed Work daca task-ul este cu adevarat

determinat de cantitatea de munca implicata (de
exemplu, amenajarea unei sali pentru un eveniment)
Alegeti Fixed Duration cand cantitatea de munca,
numarul de resurse nu sunt considerate o problema (de
exemplu, obtinerea unei autorizatii sau in faza initiala
de planificare a unui eveniment).
Alegeti Fixed Units (default) daca timpul de implicare
a resursei pe care il poti folosi sau numarul de resurse
disponibile sunt considerate un factor variabil de
constrangere.
Activati optiunea Effort driven daca este posibil sa
adaugati sau sa eliminati resurse in vederea modificarii
duratei unui task.

Programare sarcinilor
Daca utilizatorul modific

Task Type

Duration

Units

Work

Fixed Duration

Work

Work

Units

Fixed Units

Work

Duration

Duration

Fixed Work

Units

Duration

Duration

Microsoft Project recalculeaz

Programarea sarcinilor n funcie de

efortul depus
Tipul sarcinii

Cu opiunea effortdriven

Fr opiunea effort-driven

Fixed units

Adugarea de
resurse scurteaz
durata sarcinii.

Adugarea de resurse crete

volumul total de munc, pstrnd
neschimbat durata i unitile de
alocare.

Fixed duration

Adugarea de
resurse implic
scderea unitilor
alocate pentru fiecare
resurs.

Adugarea de resurse crete

volumul total de munc, pstrnd
neschimbat durata i unitile de
alocare.

Fixed work

Adugarea de
resurse scurteaz
durata.

Nu se aplic.

Alocarea resurselor pe sarcini

Trebuie sa se realizeze o atribuirea realist a resurselor de

munc (umane si logistice) si a celor materiale
Alocarea se realizeaza prin intermediul casetei de dialog
Display Task Details (meniul Task).

Supra-alocare resurselor

Supralocarea resurselor poate fi rezultatul programrii

manuale a task-urilor.
Dac n cadrul unui task sau a unor task-uri anterioare sunt
alocate mai multe resurse pe o perioad mai mare de timp
acest lucru va genera n coloana Indicators un semnal de
atenionare pentru managerul de proiect.
Factorii care genereaz supralocarea i msurile care pot fi
luate pentru a contracara acest efect sunt generai prin
selecia butonului Inspect din meniul Task -> grupul de opiuni
Tasks

Rezolvarea supra-alocarii resurselor

Rezolvarea supra-alocarii

Caseta Task Inspector va fi inserat n partea stng a

diagramei Gantt. Se vor specifica resursa umane
supralocat i opiunile de soluionare a problemei:
prin reprogramarea (Reschedule Task) pe o alt perioad
disponibil sau prin reducerea perioadei propuse, de obicei
prin schimbarea din modul Manual Schedule n modul Auto
Schedule.
prin replanificarea n cadrul echipei de lucru prin modul de
vizualizare Team Planner. Task-ul se replanific prin
operaiuni de tip Drag&Drop pe o perioad ulterioar mai
puin ncrcat sau se reasigneaz altei resurse umane.

Meniul Project

Permite planificarea i gestionarea proiectelor pe nivel

de informare.

Meniul este orientat pe comenzi referitoare la

vizualizarea informaiilor despre proiect, definirea
calendarelor de lucru, stabilirea unei imagini de baz a
proiectului (baseline), inserarea de subproiecte i creare
de legturi ntre proiecte, generarea diferitelor
rapoatelor, etc.

Include comenzi pentru a recalcula planificarea unui

proiect, a actualiza starea general a acestuia i pentru
a compara ntre ele dou proiecte (Compare Projects).

Meniul Project

Prin intermediul casetei de dialog Project Information se pot

face modificri legate de data de nceput sau de sfrit a
proiectului.
n general se recomand ca programarea s se fac de la
data de start i se poate specifica utilizarea:

calendarului standard de 8 ore/zi, 5 zile pe sptmn (de la 8 AM

la 5 PM cu o or pauz de mas)

24h

programul de noapte (de la 11PM la 5 AM, cu o or pauz) n funcie

de specificul activitilor planificate.

Calendarul activitilor n Microsoft Project

Aplicabil pentru definirea condiiilor de timp n programarea

sarcinilor.
Vizeaz resursele de munc alocate.
Elemente predefinite (se pot modifica):
5 zile pe sptmn
8 ore pe zi
Timpul pentru lucrul de diminea: 8:00 12:00
O or de pauz de mas: 12:00-13:00
Timpul pentru lucrul de dup-amiaz:13:00-17:00
Nu se lucreaz n week-end (zilele de smbt i
duminic);
Nicio srbtoare nu este inclus n calendar.

Meniul Project - Caseta de dialog Project

Information

Meniul Project

Se pot crea i calendare proprii companiei sau persoanei

individuale care gestioneaz proiectul.
Aceste calendare sunt utile atunci cnd exist programe diferite
pentru mai multe resurse sau se dorete stabilirea unor date care
nu vor fi luate n considerare n calculul perioadei de lucru (ex:
srbtori naionale, program part time, etc.).
Se realizeaz prin intermediul grupului de opiuni Properties
Change Working Time Create New Calendar
Tot din meniul Project se poate alege opiunea WBS (Work
Breakdown Structure), cu o mare utilitate n planificarea
activitilor/task-urilor
proiectului,
constnd
n
realizarea
unei structuri de codificare a acestora pe nivele ierarhice.

Meniul Project

O nou coloan se poate insera n cadrul vizualizrii de tip Table

Entry i va avea ataat valoarea predefinit WBS, iar ca urmare a
nivelului de detaliere al task-urilor realizat din meniul Task grupul
de opiuni Schedule Indent/Outdent Task se poate urmri
structura generat automat.

Structura de tip WBS

(Work Breakdown Structure)

Meniul View

Conine butoane de referin legate de cele mai populare

vizualizri de task-uri i resurse.
De asemenea, din caseta de dialog More Views se poate alege
modul de vizualizare dorit sub form de:

Task Form

Task Sheet

Timeline

Aceast meniu are comenzi de control a informaiilor pe care

dorii s le vizualizai: mai multe niveluri n ierarhie, tabelele de
intrri, costuri, filtre, grupri, sortri, etc.

Meniul View

Avei posibilitatea s activai/dezactivai opiunea Cronologie

(Timeline) i panoul de detalii referitor la fiecare task
Se poate observa cum selectnd opiunea Resource Sheet
se va comuta la modul de vizualizare Resource Sheet n care
fiecare linie conine informaii despre o singur resurs.

Meniul View

n modul de vizualizare Task Usage se pot observa prezentate toate

task-urile, iar pentru fiecare task n parte se detaliaz informaii despre
resursele asignate acestuia (umane, de timp, etc.). Scala de timp
cumulat pe task-uri se poate afia pe zile, sptmni, luni, etc.
(Timescale)

Meniul Format

Ofer diverse comenzi de formatare n funcie de modul activ de

vizualizare.
De exemplu, n cazul vizualizrii Gantt Chart, meniul Format
permite:

inserarea de noi coloane n cadrul tabelului

formatarea barelor orizontale ale graficului prin schimbarea culorilor

de fundal i aplicarea de stiluri pe text

afiarea elementelor de sumarizare sau a task-urilor critice

(milestone), etc.

Meniul Format

Dac se schimb modul de vizualizare din meniul Task n Timeline

View, meniul Format permite adugarea de task-uri i formatarea
acestora.

Meniul Format - Modaliti de formatare pentru

modul de vizualizare Resource Usage

Pentru modul de vizualizare Resource Usage exist casete de opiune

pentru cmpurile care se doresc a fi evideniate n grid-ul din partea
dreapt a ferestrei legate de:

ncrcare pe om

numrul total de ore lucrate

costuri

timp disponibil pn la finalizarea proiectului, etc.

4. Monitorizarea si urmarirea progresului

task-urilor

Urmarirea progresului task-urilor

Pentru a judeca performana proiectului n mod

corespunztor, este util s se compare cu planul
iniial. Acest plan iniial se numete planul de referin
sau Baseline (linia de baza).
Un Baseline este o colecie a valori importante dintrun plan de proiect, cum ar fi datele preconizate pentru
nceperea, datele de finalizare, precum si costurile
sarcinile, resursele i asignarile.
Cnd salvai un Baseline, proiect face un
"instantaneu (snapshot) al valorilor existente i-l
salveaz n planul de proiect pentru comparaii
viitoare.

Salvarea unui Baseline

Urmrirea progresului task-urilor

Cea mai simpl abordare de urmrire a

progresului este de a raporta c munca efectic
(actual work) s-a realizat exact cum a fost
planificat. De exemplu, n cazul n care prima lun
a unui proiect de cinci luni a trecut i toate
sarcinile sale au nceput i s-au terminat asa cum
au fost programate, putei nregistra rapid acest
lucru n caseta de dialog Update Project.
Cnd nregistrai progresele va referiti la o
anumit dat atunci MS Project calculeaza durata
efectiva, durata rmas, costurile reale, precum i
alte valori pn la data la care le-ai introdus.

Monitorizarea si urmarirea progresului

proiectului conform planificarii
Project > Update Project

Stabilirea progresului automat al task-urilor

pornind de la o data specificata (Status Date)

Progresul proiectului

Dup activitatea a nceput

nregistra rapid progresul obtinut.

pe

anumita

sarcin,

putei

Cnd introducei un procent de finalizare diferit de 0%, MS

Project schimba data efectiv de ncepere (actual start date)
a sarcinii pentru a se potrivi data de ncepere programat (start date). MS
Project
calculeaza
apoi
durata
efectiva,
durata rmas, costurile reale, precum i alte valori n funcie de procentul
introdus.
De exemplu, dac specificai c o sarcin de patru zile este 50 % completa,
MS Project calculeaza c a avut dou zile de durata real i are dou zile
de durat rmase.
Introducerea procentelor de progres:

Utilizai 0%, 25%, 50%, 75%, i 100% din butoanele grupului Schedule >
meniul Task
Introducei orice valoare procentual dorii n caseta de dialog Update Tasks
(pentru a accesa aceast caset de dialog din meniul Task, grupul de butoane
Schedule, selectati sageata de la optiunea Mark on Track).

Progresul proiectului - %Complete

Drumul critic

n limbajul managementului de proiect, data de finalizare

a unui proiect este determinat de drumul critic.
Drumul critic este format din seria de sarcini care vor
mpinge in afara planificarii initiale data de finalizare a
proiectului, dac sarcinile sunt ntrziate. Din acest
motiv, atunci cnd se evalueaz durata unui proiect, ar
trebui s se concentreze n principal pe sarcinile de pe
drumul critic, numite sarcini critice.
Termenul critic nu are nimic de-a face cu ct de
importante sunt aceste sarcini pentru proiectul de
ansamblu. Se refer doar la modul n care programarea
lor va afecta dat de finalizare a proiectului

Analiza drumului critic

Format > Critical tasks

Drumul critic este un lan de task-uri interconectate
care afecteaz n mod direct data de finalizare a
proiectului. n cazul n care orice task de pe drumul critic
este intarziat, ntregul proiect va intarzia.

5. Generarea de rapoarte

Generarea de rapoarte

Se realizeaza din meniul Project -> Reports

Reports

Permite generarea unui set de rapoarte

predefinite de formatare si vizualizare grafic.
Exist mai multe categorii de rapoarte predefinite
sau care se pot personaliza privind evoluia valorii
planificate, gradul de finalizare, costul total, costul
planificat, costul efectiv al lucrului efectuat,
dispobilitatea
resurselor
umane,
alocarea
acestora i multe alte informaii.
Se permite posibilitatea de export a rapoartelor
vizuale sub forma de grafice n MS Excel sau MS
Visio.

Tipuri de rapoarte

Overview reports afieaz informaii generale cu privire la proiect, inclusiv

datele cheie: durata, costuri, sarcini, numar de ore alocate, starea resurse lor,
planificarea sarcinilor, urmarirea progresului acestora, costurile si timpul de
lucru alocat pe sarcini, task-uri critice, milestone-uri, calendarul proiectului, zile
lucratoare, exceptii, etc.

Current Activity Reports afiseaza situatii despre task-uri care nu au inceput

inca, task-urile care urmeaza sa inceapa, task-uri in desfasurare, task-uri
finalizate, task-uri care ar fi trebuit sa inceapa (intarziate), sarcini reesalonate
de la data de referinta. Ultimele doua tipuri de rapoarte au la baza definirea
initiala a unui baseline.
Cost Reports
Cash Flow - afieaz costurile pentru fiecare activitate sptmnal ntr-un
format tabelar.
Buget - afiseaza toate sarcinile, costul lor n buget, costurile reale i variaia
dintre costurile bugetate i efective.
Alte tipuri de rapoarte afiseaza task-uri suprabugetate, resursele suprabugetate
si valoarea castigata prin compararea fiecarei sarcini planificate in raport cu
costurile reale.

Tipuri de rapoarte

Assignment Reports - afieaz o list de resurse, sarcinile

atribuite fiecrui, volumul de munc planificat, munca de zi cu
zi programat pentru fiecare resurs, liste de tip to-do care
afieaz lista de sarcinilor atribuita saptamanal pe fiecare
resursa, resursele supra-alocate cu task-urile si numrul total
de ore de lucru care le sunt atribuite.
Workload - afieaz list de sarcini, listele de resurse,
resursele alocate pentru fiecare i cantitatea de munc care
este atribuita fiecrui resurs n trepte sptmnale
Custom diverse rapoarte personalizate in functie de
cerintele de management

Bibliografie

Biafore, B. (2010), Microsoft Project 2010: The Missing Manual, OReilly, First Edition
Bodea, C. (2011), Microsoft Office Project Professional 2007, Curs Masterat
Managementul Proiectelor, ASE.

Chatfield, C., Johnson, T. (2010), "Microsoft Project 2010 Step by Step", Microsoft
Press

Cleland, David I., Ireland, Lewis R. (eds.) (2008), Project manager's handbook:
applying best practices across global industries. New York: McGraw-Hill

PMBOK (2013): A Guide to the Project Management Body of Knowledge: PMBOK

Guide, Project Management Institute, Incorporated, Jan 1, 2013, 5th edition

Wideman Comparative Glossary of project Management Terms,

http://www.maxwideman.com/pmglossary/

*** http://office.microsoft.com/en-us/project/project-management-planning-softwareproject-standard-FX103996174.aspx

*** http://blogs.technet.com/b/office2010/archive/2009/10/22/introducing-project2010.aspx