CORESPONDEN I TEHNICI DE SECRETARIAT

n actuala revoluie tehnico-tiinific informatica, telecomunicaiile, producerea i

comunicarea informaiei au devenit prioriti incontestabile dar cu largi aplicaii n viaa
tiinific, economic i social. n acest context a aprut o disciplin relativ recent:
birotica termenul fiind introdus n limbajul cotidian n jurul anului 1976. Birotica vizeaz
automatizarea activitilor administrative i de birou depind cadrul tehnic al proceselor
administrative.
Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenit posibil o dat
cu rspndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care au ptruns n orice birou i n orice
secretariat al unei organizaii sau instituii sporind considerabil productivitatea i calitatea
muncii administrative.
Birotica s-a nscut din necesitatea
integrrii mijloacelor i tehnicilor muncii administrative i de birou cu tehnicile de
comunicaie i de prelucrare automat a datelor, urmrind creterea performanei i calitii
muncii de secretariat i de birou n toate domeniile de activitate.
Pe de alt parte biroul n general, secretariatul n special a devenit unul dintre cele mai
importante locuri de munc n societatea contemporan; secretariatul a cptat funcii i
roluri multiple i complexe comparativ cu deceniile anterioare. Aceste transformri sunt
valabile i n cazul societii romneti.
Principalele funcii care revin secretariatului n prezent sunt urmtoarele: prelucrarea
informaiilor, documentarea, funcia de reprezentare, funcia de filtru i legtur pentru
solicitri de contacte cu conducerea, funcia de asistare direct a managementului.
Dup cum se poate observa n activitatea de secretariat i n aceea a secretarelor (asistent
manager) predomin procesele informaionale i decizionale, informaia oferind suportul
pentru decizia managerial, iar comunicarea de informaii i de decizii ocupnd o pondere
important ntr-o organizaie.
n
literatura de specialitate, secretariatul este definit ca un nucleu cu activiti, atribuii i
sarcini individuale complexe. n zilele noastre activitatea de secretariat presupune un
complex de activiti i tehnici de lucru specifice (activiti de documentare, coresponden,
protocol, arhivare de documente .a.).
Astfel acesta
furnizeaz noiuni teoretice referitoare la: conceptul de birotic, managementul i
marketingul, ntr-o organizaie, noiuni de drept administrativ i comercial. Totodat lucrarea
cuprinde, n cea mai mare parte, noiuni practice legate de activitatea de secretariat: tehnici
de secretariat, funciile secretariatului modern, organizarea i prelucrarea arhivei
contemporane, elemente de protocol, norme romneti de drept administrativ i comercial.
Am considerat util s furnizm celor interesai att noiuni teoretice ct i practice, deoarece
n prezent nu exist n Romnia o astfel de lucrare, respectiv un Manual de secretariat i
asisten managerial adaptat la realitile romneti.
O
abordare
evolutiv a meseriei de secretar nu se poate realiza dect n contextul evoluiei istorice a
managementului i a mijloacelor de comunicaie. nc din fazele de nceput, n practicarea
acestei meserii, descoperim trei coordonate eseniale care i-au marcat funcionarea pn
astzi:


meseria de secretar a aprut i a funcionat ntotdeauna pe lng factorii de
decizie ai vieii economico- sociale;

tratarea informaiei scrise, a stat la baza acestei activiti i,

confidenialitatea, a constituit o cerin esenial sub aspect deontologic.

Coordonata confidenialitii este sugerat chiar de termenul secretar(), provenind

din latinescul secretum (secret, tain) i desemnnd o persoan care tie i pstreaz
secrete.
Sub aspect practic, meseria de secretar preced n timp istoric, apariia denumirii sale.
Dac inem cont de faptul c primele forme ale scrierii au aprut din necesitile
administraiei de stat de a emite dispoziii, de a da ordine i a administra bunuri, putem lega
apariia acestei meserii de casta scribilor, secretarii autoritilor, considerai a constitui prima
celul a birocraiei, n Orientul antic [1] .
n special, n perioada faraonilor egipteni, scribii au fost printre primii colaboratori
specializai n comunicarea scrisa.
Problema confidenialitii se punea, la vremea respectiv, numai pe cale oral, fiind extrem
de rare persoanele care tiau s citeasc.
Aa se explic i practica unor autoriti de a tia limba scribilor, spre a se asigura de
pstrarea secretului profesional.
Termenul grammatikos, denumind n limba greac i profesia de secretar, poate fi
considerat cel mai sugestiv, n ceea ce privete posibilitile asocierii acestei meserii cu
nceputurile scrierii.
Treptat, prin trecerea de la un sistem economic la altul i prin evoluia mijloacelor de
comunicaie, se contureaz alte coordonate funcionale ale acestei profesii.
In perioada feudalismului, o data cu schimbrile produse n sistemele de conducere prin
apariia anumitor grade de ierarhizare si, prin apariia hrtiei ca suport informaional, munca
de secretariat capt contururile specializrii.
Astfel, persoana desemnat cu titlul de secretar, n Evul Mediu, se ocupa de corespondena
monarhului sau a unor nali demnitari. Aceasta presupunea meninerea n continuare, a
sarcinilor iniiale de caligrafiere a textelor, la care sau adugat alte operaiuni de expediere
dar i de eviden a circulaiei documentelor scrise.
In
epoca modern, o dat cu ptrunderea mainilor de scris mecanice n structurile
administrative, imaginea secretarei se va asociata att de profund cu acest mijloc de
imprimare a textelor, nct activitatea sa se va confunda pn n epoca contemporana, cu
aceea de dactilograf.
Trebuie
s
precizm, ns, c din punct de vedere istoric, aceast meserie a aparinut brbailor, pn
la nceputul secolului XX, cnd au nceput s fie promovate drepturile ceteneti refuzate
femeii secole de-a rndul. Nici Revoluia Francez cu ideile ei luminoase nu a avut curajul s
lanseze femeia n viaa administrativ, dar a declanat goana dup o egalitate de sexe.
n epoca contemporan, conform statisticilor, 95% din funciile de secretar sunt ocupate de
femei, n special n rile Europei Occidentale, ele dovedindu-se mai dotate dect brbaii n
domeniul competenei sociale i al inteligenei emoionale. Se contureaz, astfel, noi
cerine, privind practicarea acestei profesiuni. Managementul modern, cristalizat ca tiin
tot la nceputul secolului XX, dezvolt noi valori, privind resursele umane i resursele
informaionale, la aceasta aducndu-i contribuia tiine precum sociologia, psihologia,

ergonomia.
Noile dimensiuni ale managementului au presupus, desigur, i reevaluarea auxiliarului su
de baz, secretariatul.
n
spatele
acestui curent ascensional se afl i dezvoltarea continu a tehnologiilor informaionale i
comunicaionale care au revoluionat viaa birourilor. Astzi, competenele secretariatului
impun n egal msur, cunotine, informaii i deprinderi cerute muncii tradiionale
secretariale la care se adaug altele noi: domeniul biroticii. Abordnd, cerinele actuale ale
acestei profesiuni, la modul general, putem enumera: stpnirea procedeelor de citire i
scriere rapida; utilizarea calculatorului n editarea de texte i pentru baze de date; utilizarea
celorlalte aparatelor de tratare a informaiei i comunicaie; cunoaterea principiilor de
organizare a timpului i a documentelor; posedarea i si exercitarea a 1-2 limbi de circulaie
internaional; cunotine generale de statistic i contabilitate; abiliti de comportament n
relaiile cu publicul i ali factori; Din aceast perspectiv, activitatea secretariatelor devine
tot mai complex i specializat. Secretara este tot mai implicat n procesul de gndire
fiind nevoit de multe ori s preia pri din activitile conducerii spre a le prelucra
independent, s gestioneze fluxuri de informaii i timpul managerilor, s manevreze
mijloace tehnice de tratare a informaiei i de comunicaie.
Posibilitile sale de degrevare a aciunilor managementului sunt nelimitate.
Cu privire la perspectivele acestei profesii, n lumea occidental s-au exprimat trei curente
de opinie:
a) ntr-o prim categorie se ncadreaz cei care consider c rolul secretarei este
depit i c n viitor va disprea. Argumentele care se aduc n acest sens, privesc
evoluia rolului calculatorului pentru activitatea fiecrui manager i de aici, ideea c,
n timp, calculatorul va ajunge s suplineasc rolul secretarei;
b) n a doua categorie pot fi ncadrai cei care consider ca, dimpotriv, rolul
secretarei este n continu cretere i c nici calculatorul nici altceva nu va reui s-o
suplineasc;
c) un al treilea curent, susine c, n perspectiv, secretara i va depi statutul
profesional actual, fiind tot mai implicat n activiti paraprofesionale n care
competenele ei s impun cunotine noi din alte domenii (economie, management,
juridic), alturi de cele tradiionale.
Privit din aceast perspectiv, activitatea secretariatelor nu va mai fi exercitata de
oricine i oricum.
n rile occidentale se experimenteaz i testeaz pentru viitor, secretariate pe
domenii, echipe de secretariat pentru prestri de servicii birotice sau pentru lucru la
distan.
1. Funciile secretariatului modern
Activitatea de secretariat se exercit n toate sistemele economico-sociale, inclusiv n
firme, indiferent domeniul acestora de activitate. Componenta structurala cu rol
complementar pe lng de un post de conducere, secretariatul efectueaz lucrri de
natura administrativa, de rutina, pentru degrevarea titularului funciei n cauz. n
echipa manager-secretar, o sarcin unic este finalizat prin contribuia celor dou

persoane. Astfel, managerul concepe un document, sau aplic o rezoluie pe o

cerere. Secretariatul va prelua, n continuare, toate operaiunile ce in de redactarea,
stilizarea, distribuirea sau memorarea informaiilor prelucrate.
Complexitatea procesului de munc, variaz n funcie de dimensiunea i
complexitatea structurii organizatorice, de stilul de management, de dotarea tehnic
i nivelul de pregtire al secretariatului.
Literatura de specialitate, privind managementul competitiv, consider c utilizarea
eficace a secretariatului, constituie o modalitate esenial de amplificare a eficacitii
muncii manageriale.
Un secretariat bine organizat i competent poteneaz munca
managerului prin mai multe elemente:

degreveaz managerul de o serie de aciuni de rutin, pur administrative,

contribuind, astfel, la utilizarea raional a timpului de lucru de care el dispune;

creeaz condiiile preliminare pentru realizarea de ctre manager a unor

contacte operative i eficiente cu persoane din interiorul i exteriorul organizaiei;

asigur vehicularea corespunztoare a informaiilor la nivelul conducerii firmei,

cu deosebire n perimetrul ealonului superior al acesteia;

contribuie decisiv la organizarea raional a activitii managerilor de nivel

superior din cadrul firmei (directori generali, directori executivi).
Aceste elemente stau la baza principalelor funcii ce revin secretariatului:

Funcia de tratare a informaiilor;

Funcia de documentare;

Funcia de filtru i legtur n contactele conducerii;

Funcia de asistare direct a managerului;

Funcia de reprezentare.

Noiunea de coresponden include forma scris pe care o iau relaiile dintre dou
sau mai multe persoane (de obicei sub forma unor scrisori). Dup cum scrisorile se
adreseaz unor persoane juridice, sau fizice, acestea alctuiesc subiectul
corespondenei oficiale sau private.
Corespondena oficial cuprinde totalitatea scrisorilor i actelor, care circul
ntre persoane juridice sau ntre o persoan fizic i o persoan juridic, n scopul
stabilirii unor relaii ntre ele.
ntre o scrisoare i act exist urmtoarele deosebiri:

scrisoarea este o comunicare adresat n scris unei persoane; actul este o

dovad scris prin care se constat un fapt, se reglementeaz o obligaie etc.

actul are titlu, scrisori purttoare de titlu se ntlnesc mai rar;

actul are specificat n cuprinsul su titularul n folosul cruia se face

constatarea;

majoritatea actelor sunt tipizate; n cazul scrisorilor, tipizarea este rar ntlnit;

scrisorile sunt nregistrate n Registrul de intrare-ieire; actele au numere

proprii de ordine, pe baza crora se ine evidena emiterii i circulaiei lor (n
Registrul de intrare-ieire sunt nregistrate scrisorile nsoitoare ale actelor);

scrisorile pot fi redactate i semnate de orice funcionar cu delegaie de

corespondent; actele nu pot fi ntocmite i semnate dect de funcionari investii
printr-o dispoziie expres a unui act normativ cu aceste drepturi;

actul circul de la autor la beneficiar nsoit de o scrisoare; cnd nu se

folosete scrisoarea nsoitoare, actul nu poate fi nmnat beneficiarului dect prin
luare de semntur;
Sfera corespondenei oficiale este larg, ea cuprinznd probleme cu coninut
economic, juridic, administrativ, diplomatic etc. Distanele dintre partenerii de
afaceri, problemele care apar, ulterior ncheierii tranzaciilor, fac necesar
comunicarea prin intermediul corespondenei oficiale.
De remarcat c predominant este coninutul economic al scrisorilor oficiale ca
urmare a unei economii diversificate i n continu dezvoltare.
Importana activitii de coresponden const n faptul c:

este un element de baz pentru stabilirea relaiilor ntre unitile economice,

ntre persoanele fizice i persoane juridice care sunt obligate s-i rezolve anumite
probleme n comun;

ofer posibilitatea consemnrii scriptice a unei activiti;

constituie un element de nregistrri contabile;

servete ca prob n justiie;

permite, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumit problem,

constituirea unui ciclu de coresponden ce oglindete apariia, modificarea sau
stingerea unor relaii ntre persoane juridice sau ntre persoane fizice i persoane
juridice.

devine o bogat surs de documentare prin constituirea unui fond arhivistic

rednd stadiile evoluiei raporturilor economice, precum i ale evoluiei vocabularului
din domenii diferite de activitate.
4.2. Clasificarea corespondenei
Corespondena oficial se poate clasifica dup mai multe criterii:
a)

dup criteriul de circumscriere:


corespondena intern (ntre compartimente sau responsabili ai aceleai
organizaii);

corespondena externa (ctre sau de la o instituie spre mediul exterior alt

instituie sau persoan) ;
b)

dup domeniul de activitate:

corespondena juridic (contestaia, ntmpinarea, notificarea, plngerea,

cererea de chemare n judecat etc.);

corespondena administrativ (referatul, raportul, darea de seam, procesul

verbal, decizia, ordinul, dispoziia);

corespondena protocolar (invitaii, scrisori de

corespondena tehnica a departamentelor de protocol etc.);

felicitare,

felicitri,

corespondena comercial (cererea de ofert, oferta, comanda, reclamaia

economic, avizul de nsoire a mrfii, scrisoarea de garanie etc.);

corespondena diplomatic (nota diplomatic, scrisorile de acreditare,

protestul diplomatic, minuta diplomatic, nota verbal etc.)
c)

etc.);

dup scopul ei:

corespondena de solicitare (cererea economic, juridic, etc.);
corespondena de informare (oferta, reclama, raportul, darea de seam,

corespondena de constatare (procesul verbal, etc.)

corespondena de decizie, ndrumare, control (ordinul, decizia);

corespondena de reclamaie (reclamaia economic, juridic);

corespondena nsoitoare de acte;

d)

dup criteriul accesibilitii:

coresponden secreta (transmis prin mijloace de securitate organizate;

folosit n sistemul instituionalizat (Birou Documente Secrete - BDS);

corespondena deschis (transmis pe cale obinuit i poate lua toate

formele materiale ale corespondenei scrisoarea, faxul, e-mail, telefax, etc.)
e)

dup iniiativa trimiterii scrisorii:

scrisoarea iniial;

de rspuns ;

de revenire;

f)

dup criteriul suportului:

corespondena clasic scrisoarea;

corespondena telegrafic telegrama, telexul;

corespondena electronic e-mail-ul;

g)

dup modul de ntocmire:

documente tipizate ;

documente netipizate;

h)

dup natura i destinaia exemplarelor:

originalul (primul exemplar care se trimite destinatarului) cu semntur i

tampil, nr. de nregistrare;

copia simpl (de arhiv sau de dosar) se scrie odat cu originalul la indigo, nu
are tampil nici semntur original. Are numr de nregistrare.;

duplicatul originalului pierdut se elibereaz numai dup publicarea pierderii

originalului n Monitorul Oficial. Duplicatul este eliberat tot de unitatea care a eliberat
i originalul. Pe actul nou eliberat se menioneaz duplicat; are puterea originalului;

copia dup original se copiaz exact textul de pe original; se scrie copie,

locul sigiliului (LS) i s-a semnat (SS); ea poate fi :

copia certificat are configurarea c este valabila; se folosete pentru

pstrarea originalului, se semneaz i se elibereaz de secretariatul unitii care
pstreaz originalul. Dup colaionare se scrie conform cu originalul, pentru
conformitate. Obligatoriu, copia poart semntura i tampila ;

copia legalizat este eliberat de notariat. Ea conine reproducerea exact a

coninutului actului, dactilografiat n ir indian sau xerox,, precum i ncheierea de
legalizare, sub semntura notarului i tampila biroului notarial. Documentele
legalizate se nscriu ntru-un registru special la notariat;

fotocopia are valoare numai n cazul legalizrii de notariat;

extrasul constituie copia unei pri, a unui pasaj dintr-un act de dimensiuni
mai mari. Valabilitatea lui este condiionat de certificare.
4.3. Cerine actuale fa de coresponden oficial

Dac admitem c protocolul i eticheta fac parte din mijloacele de stabilire a relaiilor
ntre oameni, conform rolului fiecruia, corespondena se supune la rndul ei unor
reguli la fel de stricte: tot ceea ce este scris rmne.
Se impune din aceast cauz, din partea celor care ntocmesc corespondena o
preocupare permanent pentru nsuirea i respectarea unor principii ce stau la baza
corespondenei, dintre acestea amintim:
1)
Promptitudinea rspunsurilor implic operativitate n rezolvarea problemelor
ce fac obiectul corespondenei. Orice scrisoare trebuie s primeasc un rspuns.
Dac rspunsul la o solicitare vine prompt (chiar dac este negativ) i nu cu
ntrziere, impresia care ne-o facem despre persoana sau instituia respectiv este
c tie s se organizeze activitatea, c este eficient i c ne respect.
2)
Elaborarea corespondenei la costuri avantajoase. Costurile unei scrisori sunt
adesea subestimate. Costul real al unei scrisori include nu numai papetria i
timbrele, ci i costul manevrrii scrisorii prin sistemul potal sau alte mijloace de
transmitere, ocupnd timp, necesitnd echipament i spaiu i cel mai important
dintre toate este salariul celor care scriu scrisori, al dactilografei sau operatorului ce
proceseaz cuvintele pe calculator. nainte de toate trebuie s stabilim dac alegem
scrisoarea ca mijloc de comunicare sau alte mijloace mai puin costisitoare. Dac
alegem scrisoarea, pentru reducerea costurilor, trebuie s inem seama de
urmtoarele aspecte.

propoziii scurte i clare;

folosirea modelelor de scrisori, modulelor de texte (abloanelor), astfel de

accesri fiind mult uurate de calculator;

redactarea corect i complet a scrisorilor pentru a evita astfel nenelegerile

i implicit revenirile.
3)
Stabilirea unui scop precis. Este important s stabilim obiectivul scrisorii, ceea
ce dorim, deoarece n funcie de aceast vom aborda diferit destinatarul; obiectivul
unei scrisori poate fi:

s informm sau s aflm ceva;

s motivm sau s influenm;

s ne scuzm;

s solicitm sau s oferim ceva;

s acceptm sau s refuzm;

s felicitm;

4)
Nivelul ierarhic. Presupune diferenierea i limitarea corespondenei pe
paliere ierarhice.
5)

Eficien i credibilitate.

Eficiena corespondenei se refer la:

promptitudine (transmiterea la timp a informaiilor);

precizia i caracterul complet al informaiilor;

informarea permanent a partenerilor cu privire la noile produse i serviciilor

ce pot fi furnizate de firma respectiv;
Credibilitatea informaiilor transmise reprezint o condiie esenial n ncheierea
unui parteneriat de afaceri. n anumite tipuri de scrisori, n special n reclame i n
rspunsurile la reclamaii sunt unele elemente ce au drept efect o doz de
nencredere din partea destinatarului, de exemplu:

reclama strident promisiunile exagerate;

informaiile nefondate i neverificabile;

pretextele formulrile pretenioase n care vina este dat pe alii sau pe

fora major.
6) Corectitudinea i aspectul plcut:

mecanica textului (punctuaia i gramatica) trebuie s fie corect, o greeal

de ortografie vorbete despre nivelul de profesionalism al celui care scrie.

alegerea stilului corespunztor;

asigurarea formatului adecvat (se refer la cum arat pagina scris i dac
respect anumite reguli). n general, scrisorile bine prezentate vizual ctig deja de
la prima impresie. Adesea acesta este momentul n care destinatarul decide s
citeasc scrisoarea i cu ce sentimente s o fac.
7) Efectul psihologic. Textul trebuie s respecte regulile de baz ale psihologiei i va
fi astfel formulat nct destinatarul s reacioneze n sensul dorit de expeditori (cazul
ideal motivare i nu manipulare).
8) Atitudinea i exprimarea pozitiv. Atitudinea pozitiv presupune o gndire pozitiv
sentimente pozitive i tendina de a aciona n mod pozitiv. Exist mai multe
modaliti de a asigura atitudinea pozitiv prin scriere. n mare parte aceste
modaliti i gsesc expresia prin intermediul limbajului non-verbal al mesajului
scris. De exemplu, promptitudinea trimiterii rspunsului (element al atitudinii
pozitive) comunic politee i consideraie prin intermediul limbajului timpului.
Atitudinea pozitiv n scriere ine, deci de politee, consideraie, concizie, mod de

organizare a mesajului. Exprimarea pozitiv un ton pozitiv poate genera ncredere

destinatarului c expeditorul este capabil s rezolve problemele. Chiar i un mesaj
negativ poate fi exprimat ntr-un mod pozitiv. De exemplu, mesajul negativ Nu
putem s v satisfacem cererea, deoarece fondurile pe acest an au fost folosite
poate fi nlocuit cu mesajul pozitiv cererea dv. va fi rezolvat imediat ce vom primi
fondurile pe anul viitor sau Ne pare ru c nu putem s v pltim cecul la data
de/cecul dv. va fi achitat la data de)
Este foarte important s spunem ceea ce putem face, nu ceea ce nu putem face,
ceea ce avem, nu ceea ce nu avem.
De asemenea, dac destinatarul se face vinovat de ceva este total neproductiv s-l
admonestm sau s-l facem s se simt vinovat. Este mai productiv s ne pstrm
atitudinea pozitiv i s ne concentrm atenia asupra rezolvrii problemei.
4.4. Stilul corespondenei oficiale
Stilul corespondenei oficiale are caracteristicile stilului oficial-administrativ. Stilul
oficial-administrativ se ntlnete n textele i activitile administrative, juridice,
diplomatice i economice. Este mai conservator dect celelalte stiluri; este realizat
ndeosebi n forma scris monologat, dar poate lua i forma dialogului (n
corespondena oficial, n negocieri, n raporturile cetenilor cu autoritilor sau n
aciunile judiciare. Se desfoar ntr-un cadru instituional, local i temporal, precis.
Formele sale textuale pot fi: normative (legi, decrete, hotrri, ordonane,
instruciuni, circulare etc), de documentare (procesul-verbal, memoriul, protocolul,
rezoluia, contractul etc.) de informare (anunul, declaraia, ntiinarea, notificarea,
formularul de nscriere, telegrama) de serviciu (tabel nominal, inventarul, factura,
diploma) de coresponden (scrisoarea, oferta etc).
In raport cu
alte stiluri este nchis la influene, servind ca surs de mprumuturi ndeosebi stilului
publicistic.
Fiind mai puin
diversificat dect alte stiluri, are i el cteva variante interne : limbajul juridic
legislativ (conservator, nediferentiat), limbajul juridic oratoric (caracter oral, deschis
apariiei stilurilor individuale) i limbajul administrativ (diversificare terminologic pe
domenii, ierarhizare n ceea ce privete puritatea n funcie de situaie sau de
destinatar, putnd, de aceea permite unele elemente stilistice individuale.
Funciile
dominante sunt cele denominativ-refereniale i persuasive (destinatarul fiind avut
permanent n vedere n formularea comunicrilor specifice).
Stilul
corespondenei oficiale prezint anumite particulariti lexicale, gramaticale,
sintactice i stilistice.
Particulariti
lexicale
Stilul scrisorilor oficiale reprezint forma specific de exprimare a ideilor, modul n
care lexicul este folosit n comunicare gndurilor.
Una din condiiile, prin care o scrisoare sau document oficial poate fi bine
ntocmit i neles, este alegerea vocabularului celui mai potrivit cu noiunile, ideile,
faptele sau problemele tratate.
Folosirea terminologiei de specialitate din domeniul respectiv d
textelor concizie. Un termen de specialitate poate exprima cel mai exact, concis

10

noiunea sau situaia tratata i poate exprima ideea unei propoziii ntregi. De
exemplu: pentru a numi modalitatea de plata pn la bordul unui vas se folosete
expresia franco-bordul vasului. Alegerea cuvintelor cu grad corect de specificitate
i precizie face scrierea mai convingtoare i mai clar. Folosirea cuvintelor exagerat
de abstracte se datoreaz n mare parte unor factori ca: nesigurana, comoditate,
lipsa de informaie precum i diferiilor factori de team (de a omite ceva, de a
divulga ceva, de a pierde din importan etc.). Cei ce utilizeaz cuvinte pretenioase
i savante cred, n mod greit, c aceasta nsemn a scrie bine. Acetia asociaz
competena cu parada cuvintelor.
Particulariti gramaticale
In redactarea corespondenei oficiale se respect formele gramaticale prevzute de
gramatica limbii romne, dar specificul stilului corespondenei const i n folosirea
anumitor particulariti, i anume:

se folosete pluralul n loc de singular la pers. I, neconcordana ntre numrul

real i cel gramatical (se numete pluralul autoritii): V rugm s, Confirmm
primirea ofertei dv. ...; semnatarul reprezentnd o autoritate. La persoana a II a se
utilizeaz formele de politee ale pronumelui personal dumneavoastr, care se
acord cu predicatul la plural : Dv. vei primi, iar n cazul predicatului nominal, cu
verbul copulativ la plural, dar cu numele predicativ la singular: dv. suntei
reprezentantul firmei.

se folosete neconcordana ntre timpul real i cel gramatical, n unele

situaii, prin utilizarea prezentului n loc de viitor, cu scopul de a da impresia de
sigurana i nu de eventualitate. De ex.: marfa se livreaz la data .. n loc de
se va livra sau pentru numirea n funcie se numete n funcia de n loc de se
va numi n funcia de .

se folosete reflexivul pasiv n locul diatezei pasive: expoziia s-a

deschis nu expoziia a fost deschis; reflexivul impersonal nlocuiete diateza
activ: se certific vechimea n funcie..., se aplic regulamentul.... Aceste
exprimri precizeaz c fapta sau actul respectiv sunt produse de o autoritate,
nefiind vorba de o implicare personal.

gerunziul folosit la nceput de fraz; acesta la prezent sau la

trecut, se raporteaz ntotdeauna la subiectul propoziiei principale. Astfel,
formularea: Mulumindu-v pentru scrisoare, primii, Domnule asigurarea
sentimentelor mele cele mai bune este greit. Participiul prezent l implic pe
autorul scrisorii, n timp ce imperativul se adreseaz destinatarului. Aceast lips de
coeren va fi evitat alegnd formula: Mulumindu-v pentru scrisoarea dv., v rog
s primii ..

se evita folosirea imperativului i a expresiilor

imperative. n scrisorile de ndrumare i control se folosete infinitivul cu valoare de
imperativ: a se urmri ndeplinirea formalitilor i viitorul cu valoare de imperativ
Serviciul Personal va aduce la ndeplinire..., Vor fi sancionai

abundena construciilor cu genitivul i dativul

(aplicarea prevederilor, n condiiile legii, conform deciziei, n scopul obinerii).

frecvena mare a substantivelor, mai ales

a celor provenite din infinitive lungi (rezolvare, soluionare, reglementare, etc.), a
pronumelor nepersonale (oricine, toi, fiecare etc.) a prepoziiilor i conjunciilor,
neutralizarea opoziiei de gen la unele substantive personale (inculpat, nvinuit,

11

donator, contribuabil, etc.) i predominarea singularului (nvinuitul, proprietarul,

reprezentantul are dreptul).
Particulariti de ordin sintactic
In scrisorile i actele oficiale se respect regulile stabilite de sintaxa limbii romne,
dar i n acest domeniu exist anumite particulariti:

folosirea ordinii directe n propoziie i fraz (subiect i determinanii si,

predicatul i determinanii s); ordinea invers este preferat de stilul literar, istoric.

construirea de propoziii i fraze scurte. Frazele lungi, topica inversat

dau natere la confuzii, producnd greuti n nelegere;

nlocuirea subordonatelor cu pri de propoziie corespunztoare, cnd acest

mod de construcie scurteaz textul, mrind precizia exprimrii. n loc de Marfa
comandat de dv., pe care am livrat-o la data de vom spune Marfa din comanda
dv. nr., livrat la data de

introducerea unor formaiuni lexico-sintactice stereotipe care exprim cauza

(din cauz...) sau consecina (de unde rezult c...), a unor expresii precum
Drept pentru care am ncheiat procesul-verbal, n mod nemijlocit..., n mod
obligatoriu.. (n loc de nemijlocit, obligatoriu.
Particulariti stilistice
Principalele caracteristici ale stilului corespondenei oficiale sunt: corectitudinea,
claritatea, concizia, precizia, sobrietatea i oficialitatea, politeea i demnitatea,
naturaleea i simplitatea.
Corectitudinea impune respectarea ntocmai a normelor, formelor i regulilor
gramaticale, ortografice, de punctuaie, de fonetic. n coresponden, corectitudinea
stilului este urmrit i pentru exigene speciale. Scrierea corect a unei scrisori
exprim n mare msur respectul pe care l datoreaz i l manifest expeditorul.
Corectitudinea n corespondena contribuie la evitarea confuziilor i interpretrilor
greite pe care ar putea s le provoace greelile gramaticale. Este suficient plasarea
incorect a unei virgule, pentru a schimba ntregul sens al frazei. Folosirea
permanent a ndreptarului Ortografic, Ortoepic i de Punctuaie, a altor manuale nu
este o dovad de incultur, ci, dimpotriv, de cunoatere i dorina de perfecionare.
Cnd ne referim la corectitudine avem n vedere nu numai aspectele
gramaticale, ci i aspectele legate de coninutul propriu-zis al mesajului (cifre, date,
cotaii, etc.); scrisoarea poate fi folosit adesea ca documente n relaiile dintre
parteneri.
Claritatea este o particularitate comun oricrui stil, dar n corespondena, n
scrierea documentelor este urmrit cu mult grij, ntruct, este vorba de fapte,
fenomene, situaii, drepturi, obligaii, rspunderi, care dac nu sunt prezentate clar,
produc prejudicii prilor. Claritatea se asigur i prin evitarea tuturor cuvintelor,
expresiilor i a formelor gramaticale care nu au circulaie general sau care exprim
aproximaii, nesigurana, nelesuri alternative.
Concizia este o condiie specific stilului corespondenei, ntruct scrierea,
multiplicarea, lectura, etc, necesita cheltuieli de timp i materiale. Aceast trstur
stilistic se poate realiza prin fixarea ideilor n propoziii scurte, grupate logic n
paragrafe i prin folosirea obligatorie a terminologiei de specialitate.
Se pot elimina anumite cuvinte care nu aduc un plus de neles (ex.

12

vom spune dispozitivul este productiv n loc de dispozitivul este bun n ceea ce
privete productivitatea, Acest calculator este foarte performant n loc de acest
calculator este de foarte buna calitate i de aceea prezint performante foarte
bune). n acelai timp, o scrisoare trebuie s fie complet. Nimic din ceea ce poate
duce la elucidarea problemelor tratate n scrisori nu trebuie omis. Orice omisiune
duce la scrisori suplimentare.
Precizia se asigur prin utilizarea terminologiei de specialitate, prin
folosirea obligatorie a unitilor de msur oficiale, prin exprimarea n litere, alturi
de exprimarea cifric ori de cte ori este vorba de sume, cantiti, etc.
Sobrietatea i oficialitatea este impus de faptul c actele oficiale
trebuie s aib un caracter obiectiv, impersonal. Sobrietatea este nrudit cu
concizia, dar n plus, ea se apropie de aspectul oficial, pe care trebuie s-l ofere
certificrile i toate relatrile care se fac n coresponden. Comunicarea n actele
oficiale trebuie s fie lipsit de ncrctura afectiv.
Politeea i demnitatea stilul corespondenei trebuie s fie
prin definiie un stil al politeii i demnitii. Politeea este ceva elementar, ceva ce
sta n firea oricrui om civilizat. Nu costa i poate aduce profit i alte beneficii. A
spune mulumesc, va rog, apreciez, sunt recunosctor, etc. sunt formulri care
trebuie s fie prezente n orice scriere. n coresponden nu se admite, sub nici o
form, polemica i limbajul de indignare, chiar i atunci cnd emitentul scrisorii a
suferit din partea corespondentului anumite neplceri. Folosirea pluralului autoritii,
al pronumelor de politee asigura aceste cerine.
Naturaleea i simplitatea. n baza acestor condiii, stilul
corespondenei, este i trebuie s fie direct i firesc, neforat; se impune folosirea
cuvintelor simple, nepretenioase. Trebuie s scriem pentru a exprima i nu pentru a
imprima (prin cuvintele folosite).
Stilul, n scrierea mesajelor este subordonat unui scop precis, controleaz un anumit
impact i ton i este definit de acea alegere a cuvintelor, propoziiilor i formatului
paragrafelor care prin calitatea de a fi potrivita situaiei, contextului i destinatarului,
produce reacia i rezultatul dorit. Tonul unui mesaj este definit de percepia
destinatarului, de ceea ce citete ele printre rnduri i n spatele cuvintelor. Tonul
se definete astfel prin capacitatea pe care o are stilul unei scrisori de a produce
anumite reacii cititorului (destinatarului). Dificultatea controlrii tonului unei scrisori
const n faptul c acesta este dependent i de percepia cititorului, percepie care
este strict individual.
Abrevieri folosite n corespondena oficial
Folosirea abrevierilor prezint un triplu avantaj: economie de timp n ce privete
redactarea, citirea, dactilografierea documentelor; economie de spaiu n pagin i
economie de materiale (hrtie, panglic n cazul folosirii, maini de scris, cartu,
cerneal n cazul folosirii imprimantei.
Deosebit de important este ns folosirea corect a abrevierilor, att din punct de
vedere al scrierii lor, ct i al poziionrii n fraz.
Se
recomand, utilizarea raional a abrevierilor n sensul de a nu face abuz de abrevieri
n text, ceea ce ar conduce att la ngreunarea citirii i nelegerii cuvintelor i
expresiilor pe care le reprezint, ct i la considerarea scrisorii ca o lips de politee

13

fa de destinatar.
corespondena oficial se admit, n general, numai:

In

abrevieri prevzute de ndreptarul Ortografic al Academiei Romne, pentru

cuvinte i expresii din vocabularul obinuit.
abrevieri consacrate de tiinele teoretice i aplicate n fiecare domeniu de
activitate specializat (bancar, financiar, contabil, matematic, fizic, etc.)
abrevieri consacrate n uzana lucrrilor de secretariat i coresponden n
ara noastr, pentru scrisori ntocmite n limba romn.
Abrevieri consacrate n corespondena internaional, cnd scrisorile sunt
adresate partenerilor externi.
Nu se vor folosi abrevieri n titulaturi (se scrie Domnule Director i nu Dl.
Director; Ordinul nr. i nu Ord. nr.)
4.5. Elaborarea mesajului scris
Succesul unor scrisori nu este ntmpltor; el este rezultatul unei munci i experiene
ndelungate. Cei ce scriu trebuie:

s in seama de termenii de specialitate adecvai;

s construiasc corect frazele din punct de vedere gramatical;

s aib un stil agreabil;

s cunoasc i s respecte anumite norme i standarde de scriere.

Decisive pentru succesul unei scrisori sunt nu numai canalele de transmitere i stilul,
ci i forma, structura i mai ales coninutul. Un coninut i neadecvat, erorile de
adresare, greelile gramaticale, tonul, impactul i stilul greit sunt doar cteva dintre
elementele care pot crea o imagine nefavorabil att celui care scrie scrisoarea ct i
firmei pe care o reprezint.
Se cunoate faptul c orice scrisoare echivaleaz cu o carte de vizit
a celui ce o expediaz. O scrisoare bine redactat poate aduce mari servicii: s ne
reprezinte ntr-un loc unde nu putem participa, s ne apere interesele, atunci cnd
din motive obiective nu o putem face personal.
In fapt, abstracie fcnd de costul ridicat al mijloacelor moderne de
comunicare, majoritatea mesajelor transmise prin telegraf sau telefon, trebuie
confirmate n scris; n plus, chiar redactarea sau decodificarea unei telegrame sau a
unui telex presupune din partea expeditorului i a destinatarului cunotinte care sunt
incluse n tehnicile de redactare a corespondenei n forma sa clasic.
Pentru scrisorile mai importante i mai complicate, care necesit o atenie
deosebit, este necesar o pregtire temeinica a acestor.
Etapele ntocmirii unei scrisori sunt:

14

1) Stabilirea scopului (ce dorim cu aceast scrisoare);

2) Documentarea consta n culegerea informaiilor necesare pentru tratarea
subiectului; informaiile se pot obine prin:

studiul corespondenei deja existente;

folosirea documentaiei interne i externe;

consultarea actelor normative care reglementeaz probleme de tipul celor

care fac obiectul mesajului respectiv;

folosirea jurnalului sau a agendei.

Aceste informaii nu sunt introduse ca atare n text, ci sunt supuse unui proces de
selecie, modificare prin operaiile de analiza, sinteza, etc.
3) Sistematizarea materialului deja cules sub forma unei schie care poate fi simpl
sau dezvoltat;
4) Scrierea ciornei. Uneori pot fi scrise mai multe ciorne pn la obinerea formei
finale.
n aceast etap se acord atenie deosebit introducerii (care constituie cartea de
vizit a textului) cuprinsului (care trebuie s se deruleze logic) i ncheierii (care
sintetizeaz mesajul textului, reprezentnd ultima impresie cu care rmne
destinatarul).
5) Revizuirea i corectarea nu reprezint o etap formal. Textul este citit de mai
multe ori din perspectiva ansamblului i pe fragmente mai mari sau mai mici,
verificnd organizarea textului (structura, ierarhizarea i ordonarea ideilor),
controlnd i corectnd greelile gramaticale, de punctuaie i stngciile lingvistice.
6) Dactilografierea scrierea cu ajutorul calculatorului sau a maini de scris, apoi
formatarea i editarea (scoaterea la imprimant).
Folosirea pe scar tot mai larg a calculatorului determin uneori pericolul ca
forma s predomine asupra coninutului. Noile posibiliti de concepie aduc cu ele i
tentaia de a prezenta opere de art n loc de simple scrisori.

15