Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Corespondenta Si Tehnici de Secretariat
Corespondenta Si Tehnici de Secretariat
tot mai complex i specializat. Secretara este tot mai implicat n procesul de gndire
fiind nevoit de multe ori s preia pri din activitile conducerii spre a le prelucra
independent, s gestioneze fluxuri de informaii i timpul managerilor, s manevreze
mijloace tehnice de tratare a informaiei i de comunicaie.
Posibilitile sale de degrevare a aciunilor managementului sunt nelimitate.
Cu privire la perspectivele acestei profesii, n lumea occidental s-au exprimat trei curente
de opinie:
a) ntr-o prim categorie se ncadreaz cei care consider c rolul secretarei este
depit i c n viitor va disprea. Argumentele care se aduc n acest sens, privesc
evoluia rolului calculatorului pentru activitatea fiecrui manager i de aici, ideea c,
n timp, calculatorul va ajunge s suplineasc rolul secretarei;
b) n a doua categorie pot fi ncadrai cei care consider ca, dimpotriv, rolul
secretarei este n continu cretere i c nici calculatorul nici altceva nu va reui s-o
suplineasc;
c) un al treilea curent, susine c, n perspectiv, secretara i va depi statutul
profesional actual, fiind tot mai implicat n activiti paraprofesionale n care
competenele ei s impun cunotine noi din alte domenii (economie, management,
juridic), alturi de cele tradiionale.
Privit din aceast perspectiv, activitatea secretariatelor nu va mai fi exercitata de
oricine i oricum.
n rile occidentale se experimenteaz i testeaz pentru viitor, secretariate pe
domenii, echipe de secretariat pentru prestri de servicii birotice sau pentru lucru la
distan.
1. Funciile secretariatului modern
Activitatea de secretariat se exercit n toate sistemele economico-sociale, inclusiv n
firme, indiferent domeniul acestora de activitate. Componenta structurala cu rol
complementar pe lng de un post de conducere, secretariatul efectueaz lucrri de
natura administrativa, de rutina, pentru degrevarea titularului funciei n cauz. n
echipa manager-secretar, o sarcin unic este finalizat prin contribuia celor dou
persoane. Astfel, managerul concepe un document, sau aplic o rezoluie pe o
cerere. Secretariatul va prelua, n continuare, toate operaiunile ce in de redactarea,
stilizarea, distribuirea sau memorarea informaiilor prelucrate.
Complexitatea procesului de munc, variaz n funcie de dimensiunea i
complexitatea structurii organizatorice, de stilul de management, de dotarea tehnic
i nivelul de pregtire al secretariatului.
Literatura de specialitate, privind managementul competitiv, consider c utilizarea
eficace a secretariatului, constituie o modalitate esenial de amplificare a eficacitii
muncii manageriale.
Un secretariat bine organizat i competent poteneaz munca
managerului prin mai multe elemente:
asigur vehicularea corespunztoare a informaiilor la nivelul conducerii firmei,
cu deosebire n perimetrul ealonului superior al acesteia;
Funcia de documentare;
Funcia de reprezentare.
Noiunea de coresponden include forma scris pe care o iau relaiile dintre dou
sau mai multe persoane (de obicei sub forma unor scrisori). Dup cum scrisorile se
adreseaz unor persoane juridice, sau fizice, acestea alctuiesc subiectul
corespondenei oficiale sau private.
Corespondena oficial cuprinde totalitatea scrisorilor i actelor, care circul
ntre persoane juridice sau ntre o persoan fizic i o persoan juridic, n scopul
stabilirii unor relaii ntre ele.
ntre o scrisoare i act exist urmtoarele deosebiri:
majoritatea actelor sunt tipizate; n cazul scrisorilor, tipizarea este rar ntlnit;
felicitare,
felicitri,
etc.);
d)
scrisoarea iniial;
de rspuns ;
de revenire;
f)
g)
documente tipizate ;
documente netipizate;
h)
copia simpl (de arhiv sau de dosar) se scrie odat cu originalul la indigo, nu
are tampil nici semntur original. Are numr de nregistrare.;
duplicatul originalului pierdut se elibereaz numai dup publicarea pierderii
originalului n Monitorul Oficial. Duplicatul este eliberat tot de unitatea care a eliberat
i originalul. Pe actul nou eliberat se menioneaz duplicat; are puterea originalului;
extrasul constituie copia unei pri, a unui pasaj dintr-un act de dimensiuni
mai mari. Valabilitatea lui este condiionat de certificare.
4.3. Cerine actuale fa de coresponden oficial
Dac admitem c protocolul i eticheta fac parte din mijloacele de stabilire a relaiilor
ntre oameni, conform rolului fiecruia, corespondena se supune la rndul ei unor
reguli la fel de stricte: tot ceea ce este scris rmne.
Se impune din aceast cauz, din partea celor care ntocmesc corespondena o
preocupare permanent pentru nsuirea i respectarea unor principii ce stau la baza
corespondenei, dintre acestea amintim:
1)
Promptitudinea rspunsurilor implic operativitate n rezolvarea problemelor
ce fac obiectul corespondenei. Orice scrisoare trebuie s primeasc un rspuns.
Dac rspunsul la o solicitare vine prompt (chiar dac este negativ) i nu cu
ntrziere, impresia care ne-o facem despre persoana sau instituia respectiv este
c tie s se organizeze activitatea, c este eficient i c ne respect.
2)
Elaborarea corespondenei la costuri avantajoase. Costurile unei scrisori sunt
adesea subestimate. Costul real al unei scrisori include nu numai papetria i
timbrele, ci i costul manevrrii scrisorii prin sistemul potal sau alte mijloace de
transmitere, ocupnd timp, necesitnd echipament i spaiu i cel mai important
dintre toate este salariul celor care scriu scrisori, al dactilografei sau operatorului ce
proceseaz cuvintele pe calculator. nainte de toate trebuie s stabilim dac alegem
scrisoarea ca mijloc de comunicare sau alte mijloace mai puin costisitoare. Dac
alegem scrisoarea, pentru reducerea costurilor, trebuie s inem seama de
urmtoarele aspecte.
redactarea corect i complet a scrisorilor pentru a evita astfel nenelegerile
i implicit revenirile.
3)
Stabilirea unui scop precis. Este important s stabilim obiectivul scrisorii, ceea
ce dorim, deoarece n funcie de aceast vom aborda diferit destinatarul; obiectivul
unei scrisori poate fi:
s ne scuzm;
s felicitm;
4)
Nivelul ierarhic. Presupune diferenierea i limitarea corespondenei pe
paliere ierarhice.
5)
Eficien i credibilitate.
asigurarea formatului adecvat (se refer la cum arat pagina scris i dac
respect anumite reguli). n general, scrisorile bine prezentate vizual ctig deja de
la prima impresie. Adesea acesta este momentul n care destinatarul decide s
citeasc scrisoarea i cu ce sentimente s o fac.
7) Efectul psihologic. Textul trebuie s respecte regulile de baz ale psihologiei i va
fi astfel formulat nct destinatarul s reacioneze n sensul dorit de expeditori (cazul
ideal motivare i nu manipulare).
8) Atitudinea i exprimarea pozitiv. Atitudinea pozitiv presupune o gndire pozitiv
sentimente pozitive i tendina de a aciona n mod pozitiv. Exist mai multe
modaliti de a asigura atitudinea pozitiv prin scriere. n mare parte aceste
modaliti i gsesc expresia prin intermediul limbajului non-verbal al mesajului
scris. De exemplu, promptitudinea trimiterii rspunsului (element al atitudinii
pozitive) comunic politee i consideraie prin intermediul limbajului timpului.
Atitudinea pozitiv n scriere ine, deci de politee, consideraie, concizie, mod de
organizare a mesajului. Exprimarea pozitiv un ton pozitiv poate genera ncredere
destinatarului c expeditorul este capabil s rezolve problemele. Chiar i un mesaj
negativ poate fi exprimat ntr-un mod pozitiv. De exemplu, mesajul negativ Nu
putem s v satisfacem cererea, deoarece fondurile pe acest an au fost folosite
poate fi nlocuit cu mesajul pozitiv cererea dv. va fi rezolvat imediat ce vom primi
fondurile pe anul viitor sau Ne pare ru c nu putem s v pltim cecul la data
de/cecul dv. va fi achitat la data de)
Este foarte important s spunem ceea ce putem face, nu ceea ce nu putem face,
ceea ce avem, nu ceea ce nu avem.
De asemenea, dac destinatarul se face vinovat de ceva este total neproductiv s-l
admonestm sau s-l facem s se simt vinovat. Este mai productiv s ne pstrm
atitudinea pozitiv i s ne concentrm atenia asupra rezolvrii problemei.
4.4. Stilul corespondenei oficiale
Stilul corespondenei oficiale are caracteristicile stilului oficial-administrativ. Stilul
oficial-administrativ se ntlnete n textele i activitile administrative, juridice,
diplomatice i economice. Este mai conservator dect celelalte stiluri; este realizat
ndeosebi n forma scris monologat, dar poate lua i forma dialogului (n
corespondena oficial, n negocieri, n raporturile cetenilor cu autoritilor sau n
aciunile judiciare. Se desfoar ntr-un cadru instituional, local i temporal, precis.
Formele sale textuale pot fi: normative (legi, decrete, hotrri, ordonane,
instruciuni, circulare etc), de documentare (procesul-verbal, memoriul, protocolul,
rezoluia, contractul etc.) de informare (anunul, declaraia, ntiinarea, notificarea,
formularul de nscriere, telegrama) de serviciu (tabel nominal, inventarul, factura,
diploma) de coresponden (scrisoarea, oferta etc).
In raport cu
alte stiluri este nchis la influene, servind ca surs de mprumuturi ndeosebi stilului
publicistic.
Fiind mai puin
diversificat dect alte stiluri, are i el cteva variante interne : limbajul juridic
legislativ (conservator, nediferentiat), limbajul juridic oratoric (caracter oral, deschis
apariiei stilurilor individuale) i limbajul administrativ (diversificare terminologic pe
domenii, ierarhizare n ceea ce privete puritatea n funcie de situaie sau de
destinatar, putnd, de aceea permite unele elemente stilistice individuale.
Funciile
dominante sunt cele denominativ-refereniale i persuasive (destinatarul fiind avut
permanent n vedere n formularea comunicrilor specifice).
Stilul
corespondenei oficiale prezint anumite particulariti lexicale, gramaticale,
sintactice i stilistice.
lexicale
Particulariti
10
11
bune). n acelai timp, o scrisoare trebuie s fie complet. Nimic din ceea ce poate
duce la elucidarea problemelor tratate n scrisori nu trebuie omis. Orice omisiune
duce la scrisori suplimentare.
Precizia se asigur prin utilizarea terminologiei de specialitate, prin
folosirea obligatorie a unitilor de msur oficiale, prin exprimarea n litere, alturi
de exprimarea cifric ori de cte ori este vorba de sume, cantiti, etc.
Sobrietatea i oficialitatea este impus de faptul c actele oficiale
trebuie s aib un caracter obiectiv, impersonal. Sobrietatea este nrudit cu
concizia, dar n plus, ea se apropie de aspectul oficial, pe care trebuie s-l ofere
certificrile i toate relatrile care se fac n coresponden. Comunicarea n actele
oficiale trebuie s fie lipsit de ncrctura afectiv.
Politeea i demnitatea stilul corespondenei trebuie s fie
prin definiie un stil al politeii i demnitii. Politeea este ceva elementar, ceva ce
sta n firea oricrui om civilizat. Nu costa i poate aduce profit i alte beneficii. A
spune mulumesc, va rog, apreciez, sunt recunosctor, etc. sunt formulri care
trebuie s fie prezente n orice scriere. n coresponden nu se admite, sub nici o
form, polemica i limbajul de indignare, chiar i atunci cnd emitentul scrisorii a
suferit din partea corespondentului anumite neplceri. Folosirea pluralului autoritii,
al pronumelor de politee asigura aceste cerine.
Naturaleea i simplitatea. n baza acestor condiii, stilul
corespondenei, este i trebuie s fie direct i firesc, neforat; se impune folosirea
cuvintelor simple, nepretenioase. Trebuie s scriem pentru a exprima i nu pentru a
imprima (prin cuvintele folosite).
Stilul, n scrierea mesajelor este subordonat unui scop precis, controleaz un anumit
impact i ton i este definit de acea alegere a cuvintelor, propoziiilor i formatului
paragrafelor care prin calitatea de a fi potrivita situaiei, contextului i destinatarului,
produce reacia i rezultatul dorit. Tonul unui mesaj este definit de percepia
destinatarului, de ceea ce citete ele printre rnduri i n spatele cuvintelor. Tonul
se definete astfel prin capacitatea pe care o are stilul unei scrisori de a produce
anumite reacii cititorului (destinatarului). Dificultatea controlrii tonului unei scrisori
const n faptul c acesta este dependent i de percepia cititorului, percepie care
este strict individual.
Abrevieri folosite n corespondena oficial
Folosirea abrevierilor prezint un triplu avantaj: economie de timp n ce privete
redactarea, citirea, dactilografierea documentelor; economie de spaiu n pagin i
economie de materiale (hrtie, panglic n cazul folosirii, maini de scris, cartu,
cerneal n cazul folosirii imprimantei.
Deosebit de important este ns folosirea corect a abrevierilor, att din punct de
vedere al scrierii lor, ct i al poziionrii n fraz.
Se
recomand, utilizarea raional a abrevierilor n sensul de a nu face abuz de abrevieri
n text, ceea ce ar conduce att la ngreunarea citirii i nelegerii cuvintelor i
expresiilor pe care le reprezint, ct i la considerarea scrisorii ca o lips de politee
fa de destinatar.
In
corespondena oficial se admit, n general, numai:
abrevieri prevzute de ndreptarul Ortografic al Academiei Romne, pentru
cuvinte i expresii din vocabularul obinuit.
abrevieri consacrate de tiinele teoretice i aplicate n fiecare domeniu de
activitate specializat (bancar, financiar, contabil, matematic, fizic, etc.)
12
Decisive pentru succesul unei scrisori sunt nu numai canalele de transmitere i stilul,
ci i forma, structura i mai ales coninutul. Un coninut i neadecvat, erorile de
adresare, greelile gramaticale, tonul, impactul i stilul greit sunt doar cteva dintre
elementele care pot crea o imagine nefavorabil att celui care scrie scrisoarea ct i
firmei pe care o reprezint.
Se cunoate faptul c orice scrisoare echivaleaz cu o carte de vizit
a celui ce o expediaz. O scrisoare bine redactat poate aduce mari servicii: s ne
reprezinte ntr-un loc unde nu putem participa, s ne apere interesele, atunci cnd
din motive obiective nu o putem face personal.
In fapt, abstracie fcnd de costul ridicat al mijloacelor moderne de
comunicare, majoritatea mesajelor transmise prin telegraf sau telefon, trebuie
confirmate n scris; n plus, chiar redactarea sau decodificarea unei telegrame sau a
unui telex presupune din partea expeditorului i a destinatarului cunotinte care sunt
incluse n tehnicile de redactare a corespondenei n forma sa clasic.
Pentru scrisorile mai importante i mai complicate, care necesit o atenie
deosebit, este necesar o pregtire temeinica a acestor.
Etapele ntocmirii unei scrisori sunt:
1) Stabilirea scopului (ce dorim cu aceast scrisoare);
2) Documentarea consta n culegerea informaiilor necesare pentru tratarea
subiectului; informaiile se pot obine prin:
13
Aceste informaii nu sunt introduse ca atare n text, ci sunt supuse unui proces de
selecie, modificare prin operaiile de analiza, sinteza, etc.
3) Sistematizarea materialului deja cules sub forma unei schie care poate fi simpl
sau dezvoltat;
4) Scrierea ciornei. Uneori pot fi scrise mai multe ciorne pn la obinerea formei
finale.
n aceast etap se acord atenie deosebit introducerii (care constituie cartea de
vizit a textului) cuprinsului (care trebuie s se deruleze logic) i ncheierii (care
sintetizeaz mesajul textului, reprezentnd ultima impresie cu care rmne
destinatarul).
5) Revizuirea i corectarea nu reprezint o etap formal. Textul este citit de mai
multe ori din perspectiva ansamblului i pe fragmente mai mari sau mai mici,
verificnd organizarea textului (structura, ierarhizarea i ordonarea ideilor),
controlnd i corectnd greelile gramaticale, de punctuaie i stngciile lingvistice.
6) Dactilografierea scrierea cu ajutorul calculatorului sau a maini de scris, apoi
formatarea i editarea (scoaterea la imprimant).
Folosirea pe scar tot mai larg a calculatorului determin uneori pericolul ca
forma s predomine asupra coninutului. Noile posibiliti de concepie aduc cu ele i
tentaia de a prezenta opere de art n loc de simple scrisori.
14