Tema 2: Organizarea, coordonarea si antrenarea la nivelul managementului aprovizionarii. 2.1.

Pentru atingerea obiectivelor principale al managementului aprovizionarii este necesara precizarea modalitatilor concrete de realizare a acestor 3 functii: Prin functia de organizare se urmareste ca tinind cont de particularitatile fiecarei firme sa se determine procesele de munca, activitatile specifice aprovizionarii si sa se asigure distribuirea lor pe compartimente in vederea realizarii obiectivelor principale. Prin coordonare se vizeaza armonizarea deciziilor si actiunile personalului, personal care prin intermediul functiei de antrenare este determinat,motivat sa participe la stabilirea si realizarea obiectivelor. Pentru realizarea acestor functii se evidentiaza posibilitatea gruparii modalitatilor de actiune pe urmatoarele sisteme: 1) Pe grupe de activitati distincte: -Alcatuirea grupelor se face pornind de la delimitarea si gruparea activitatilor in baza a 3 functii de baza ale ATM: a)Previzionala; b)Aprovizionarea operativa; c)Depozitarea.

Acest sistem presupune desfasurarea activitatii specifice in cadrul a 3 mari grupe care le realizeaza in mod independent. 1)Grupa de plan,contracte,evidenta: a)Previzionarea necesitatilor de materiale si fundamentarea programleor de aprovizionare;

b)Alegerea furnizorilor,testarea credibilitatii acestora,participarea la negociere si inchierea contractelor. c)Evidenta si analiza stadiului de acoperire cu materiale a necesarului de aprovizionat,a realizarii contractelor. 2)Grupa de aprovizionare operativa - sunt alcatuite dupa gradul de asemanare a resurselor materiale,nr lor fiind proportional cu marimea gamei de resurse necesare. a)Contractarea directa a furnizorilor pentru clarificarea detaliilor privind livrarea resurselor si formarea loturilor de livrare. b)Participarea la receptia si expedierea materialelor,la furnizor,aducerea acestora in unitate si predarea lor pentru receptia-depozitarea,precum si intocmirea actelor aferente. 3)Grupa depozitelor - realizeaza activitati legate de depozitarea resurselor: a)Primirea-receptia loturilor de livrare de la furnizoi; b)Asezarea,pastrarea si conservarea corespunzatoare a materialelor; c)eliberarea in consum si evidenta acestora. Seful de acompartiment la nivelul lui se efectueaza coordonarea,controlul pe ansamblul grupelor. Dezavantaje: 1)Se creaza conditii pentru impartirea raspunderii intre grupe pe parcursul procesului de aprovizionare; 2)Nu se asigura controlul eficient al utilizarii resurselor in raport cu destinatiile prevazute; 3)Nu ofera posibilitatea promovarii folosirii materialelor noi,sau prevenirii consumurilor irationale. 2) Sistemul de organizare pe grupe de aprovizionare, depozitare, control Elimina dezavantajele primului model.Astfel,fiecare grupa raspunde de aprovizionarea integrala.Adica realizeaza toate activitatile legate de: 1)Identificarea si dimensionarea necesarului de aprovizionare; 2)Contactare si aprovizionare operativa; 3)Gestionarea si controlul acestor resurse,precum si analiza si evaluarea realizarii procesului. El are urmatoarele optiuni: a)Organizarea pe grupe omogene de materiale Avantaje: 1)Simplificarea si specializarea activitatii personalului pentru resursele materiale din grupa;

2)Cresterea certitudinii si continuitatii in aprovizionare datorita formarii unor relatii traditionale fundamentate economic; Dezavantaje: 1)Aparitia unor neconcordante ale aprovizionarii cu productia; 2)Probleme in controlul resurselor,in cazu unitatilor cu un nr.mare de puncte de consum,dispersate in teritoriu.

b)Organizarea pe sectii consumatoare: - Este aplicabila numai acelor unitati care prin specificul activitatii permit formarea unor sectii cu consum specific de materiale. Avantaje: 1)Cunoasterea tuturor necesitatilor sectiei a o aproviziona; 2)Posibilitatea exercitarii unui control riguros in utilizarea resurselor si corelarea mai buna a aprovizionarii cu productia. Dezavantaje: 1)Se aplica rar si este posibilitatea cresterii gradului de dificultate in coordonare,desfasurarea operativa si urmarirea eficienta a aprovizionarii.

c)Organizarea in sistem mixt: - Rezulta prin combinarea celor doua variante formindu-se niste grupe care sa asigure aprovizionarea sectiilor cu consum de materiale specifice si a altor grupe destinate aprovizionarii cu materiale care intra in cosnumul tuturor sectiilor consumatoare.

3) Sistemul de organizare pe departamente sau directii -Este aplicabil unitatilor mari.Intre departamente exista relatii de colaborare si informare reciproca asupra stadiului de realizare a activitatilor,in vederea armonizarii desfasurarii acestora.Apare insa riscul coordonarii ineficienta a procesului de ansamblu,datorita dificultatii si complexitatii coordonarii la nivelul departamentului.

2.2. Structura specifica de personal Structura de personal specifica compartimentului de aprovizionare poate cuprinde in functie de sistemul de organizare urmatoarele pozitii: 1)Sef de compartiment: a)Sef birou; b)Sef serviciu; c)Sef director departament; d)Vicepresedinte aprovizionare. -Are rolul de a coordona intreaga activitate a compartimentului.Trebuie sa dispuna de capacitati organizatorice,analitica,flexibilitate si adaptabilitate. 2)Agentii de aprovizionare(achizitorii) - au rolul de a asigura transferul resurselor materiale de la furnizori.Se gasesc la nivelul grupelor de aprovizionare operativa.Contributiile si responsabilitatile variaza in functie de sistemul de organizare. 3)Analistii de aprovizionare - asigura realizarea functiei previzionale si de control,evaluare a managementului aprovizionarii.Se gasesc la nivelul grupei sau departamentului de planificare a aprovizionarii. 4)Expertii si dispecerii in transport - exista la nivelul compartimentului de aprovizionare numai in cadrul frimelor mari,cu subunitati de consum,numeroase si dispersate in teritoriu.Au rol de a asigura alimentarea la timp si eficienta a acestora,asigurarea necesarului de transport precum si stabilirea celor mai optime modalitati de realizare a acestor actiuni. Relatiile compartimetului de aprovizionare cu celelalte compartimente din cadrul intreprinderii si cu untiati din afara acesteia sunt foarte complexe: