Managementul aprovizionării și vânzării – Seminar 11

06 mai 2020
Hîncu Andreea Claudia
Management anul III
FIȘA DE LUCRU
Partea I

▲ Exemplu rezolvat:
Prezentaţi care sunt principalele tipuri de structuri organizatorice care pot fi aplicate de firme
în organizarea internă a activității de Relaţii cu furnizorii.
- Răspuns:
Principalele tipuri de structuri organizatorice care pot fi aplicate în organizarea internă a
activității de Relaţii cu furnizorii sunt:
- organizarea sistemului Relaţii cu furnizorii pe activităţi distincte şi grupe operative de
lucru;
- organizarea sistemului Relaţii cu furnizorii pe grupe de aprovizionare – depozitare –
control utilizare resurse materiale, gruparea putându-se realiza după criteriul:
 după criteriul destinație de utilizare – organizare pe centre de consum productiv;
 după criteriul omogenității resurselor – organizare pe furnizori;
 prin combinarea celor două criterii – organizare în sistem mixt.

▲ De rezolvat:
1. Explicați prin ce se diferenţiază principalele forme de organizare internă a activității de
Relaţii cu furnizorii care pot fi aplicate de firme și exemplificați.
- Răspuns:
Principalele tipuri de structuri organizatorice care pot fi implementate în
relațiile cu furnizorii sunt:
-organizarea sistemului Relaţii cu furnizorii pe activităţi distincte şi grupe
operative de lucru;
-organizarea sistemului Relaţii cu furnizorii pe grupe de aprovizionare-
depozitare-control utilizare resurse materiale, gruparea putându-se realiza după
criteriul:
• după criteriul destinație de utilizare – organizare pe centre de consum
productiv;
• după criteriul omogenității resurselor – organizare pe furnizori;
• prin combinarea celor două criterii – organizare în sistem mixt.
Aceste forme de organizare se diferenţiază prin modul de repartizare a
sarcinilor specifice (prospectarea și achiziționarea materialelor; transportul;
depozitarea; evidența resurselor; stocarea și eliberarea în consum; controlul
utilizării resurselor ș.a.). Astfel:

a) Organizarea sistemului Relaţii cu furnizorii pe activităţi distincte şi grupe

operative de lucru constă în departajarea procesului de aprovizionare pe
principalele sale componente procesuale (activităţi) fiind cunoscută şi sub
denumirea de “organizare în sistem funcţional”.

Principalele grupe operative de lucru sunt:

1
- grupa de plan, contractare, evidență – care realizează activităţi precum:
prognozarea necesarului de resurse materiale, fundamentarea planurilor şi
programelor de aprovizionare, selecţia şi testarea credibilităţii furnizorilor,
participarea la negocierea condiţiilor de livrare şi încheierea contractelor
comerciale, determinarea stocurilor economice și a cantităţilor optime de
comandat, întocmirea de situaţii privind stadiul şi gradul de acoperire cu
materiale a necesarului, urmărirea încadrării în consumurile specifice ș.a.;
- grupele operative de aprovizionare – constituite după gradul de omogenitate a
resurselor, care realizează contractarea efectivă a furnizorilor; urmărirea
derulării procesului de formare a loturilor de livrare la furnizori, participarea la
primirea – recepţia resurselor și întocmirea documentaţiei specifice de atestare a
acţiunii etc.;
- grupele depozitelor – asigură primirea – recepţia, depozitarea și păstrarea
integrităţii resurselor, evidența lor, pregătirea și eliberarea în consum.

Grupele operative și cele de depozitare se află la același nivel ierarhic; între

toate grupele compartimentului de aprovizionare există relaţii de colaborare,
conducerea, coordonarea şi controlul ansamblului grupelor fiind realizate de
coordonatorul de compartiment.

b) Organizarea sistemului Relaţii cu furnizorii pe centre de consum productiv

Are în vedere constituirea grupelor de aprovizionare în funcţie de destinația

resursei (secția consumatoare), personalul din cadrul lor realizând întregul
proces de aprovizionare într-o concepţie unitară (de la fundamentarea
necesarului, prospectarea pieței, alegerea furnizorilor, negocierea contractelor,
contractarea, derularea contractelor, rezolvarea litigiilor etc.).
Sistemul asigură o mai bună colaborare între factorul de aprovizionare și cel de
producție, dar prezintă dezavantajul că unele secții au un nomenclator foarte
larg de materiale și implicit un număr mare de furnizori, crescând gradul de
dificultate în coordonarea desfășurării procesului de aprovizionare la nivelul
anumitor grupe.

c) Organizarea pe furnizori a sistemului Relaţii cu furnizorii presupune

constituirea grupelor de aprovizionare specializate pe furnizori prezintă
avantajul unei înalte specializări a activității lucrătorilor și al asigurării
condițiilor unor relații tradiționale, de durată.

De asemenea, poate îmbunătăți raportul cost/eficiență pentru unele activități

specifice aprovizionării, cum ar fi cea de transport, prin gruparea furnizorilor în
funcție de caracteristicile mărfurilor și ale mijloacelor de transport și realizarea
de transporturi grupate, care asigură:
- încărcarea corespunzătoare a capacităţii mijloacelor de transport, în condiţiile
plin-plin;
- număr minim de curse / grup de furnizori;
- parcurs optim în sistemul de grupare a furnizorilor.
2
 d) Organizarea în sistem mixt a sistemului Relaţii cu furnizorii presupune
constituirea de grupe care se vor ocupa de asigurarea materialelor care prin
natura lor formează obiectul consumului numai în cadrul unei anumite secţii de
producţie (deci, organizare după destinatarul materiei prime) şi de grupe de
materiale asemănătoare, dar destinate consumului mai multor sau tuturor
secţiilor din unitatea economică (în special materialele auxiliare, piesele de
schimb, combustibilii şi lubrifianţii).
Această formă de organizare asigură conducerea operativă a sistemului, în
condițiile în care comandarea, achiziționarea, recepția se fac pe grupe de
materiale şi furnizori, în timp ce depozitarea, păstrarea și eliberarea în consum a
resurselor materiale se fac pe centre de consum productiv.

2. Prezentaţi care sunt principalele tipuri de structuri organizatorice care pot fi aplicate de
firme în organizarea internă a activității de relații cu clienții.
- Răspuns:
Principalele tipuri de structuri organizatorice care pot fi implementate în
relațiile cu furnizorii sunt:
-organizarea sistemului Relaţii cu furnizorii pe activităţi distincte şi grupe
operative de lucru;
-organizarea sistemului Relaţii cu furnizorii pe grupe de aprovizionare-
depozitare-control utilizare resurse materiale, gruparea putându-se realiza după
criteriul:
• după criteriul destinație de utilizare – organizare pe centre de consum
productiv;
• după criteriul omogenității resurselor – organizare pe furnizori;
• prin combinarea celor două criterii – organizare în sistem mixt.
Aceste forme de organizare se diferenţiază prin modul de repartizare a
sarcinilor specifice (prospectarea și achiziționarea materialelor; transportul;
depozitarea; evidența resurselor; stocarea și eliberarea în consum; controlul
utilizării resurselor ș.a.). Astfel:

a) Organizarea sistemului Relaţii cu furnizorii pe activităţi distincte şi grupe

operative de lucru constă în departajarea procesului de aprovizionare pe
principalele sale componente procesuale (activităţi) fiind cunoscută şi sub
denumirea de “organizare în sistem funcţional”.

Principalele grupe operative de lucru sunt:

- grupa de plan, contractare, evidență – care realizează activităţi precum:
prognozarea necesarului de resurse materiale, fundamentarea planurilor şi
programelor de aprovizionare, selecţia şi testarea credibilităţii furnizorilor,
participarea la negocierea condiţiilor de livrare şi încheierea contractelor
comerciale, determinarea stocurilor economice și a cantităţilor optime de
comandat, întocmirea de situaţii privind stadiul şi gradul de acoperire cu
materiale a necesarului, urmărirea încadrării în consumurile specifice ș.a.;
- grupele operative de aprovizionare – constituite după gradul de omogenitate a
resurselor, care realizează contractarea efectivă a furnizorilor; urmărirea
3
derulării procesului de formare a loturilor de livrare la furnizori, participarea la
primirea – recepţia resurselor și întocmirea documentaţiei specifice de atestare a
acţiunii etc.;
- grupele depozitelor – asigură primirea – recepţia, depozitarea și păstrarea
integrităţii resurselor, evidența lor, pregătirea și eliberarea în consum.

Grupele operative și cele de depozitare se află la același nivel ierarhic; între

toate grupele compartimentului de aprovizionare există relaţii de colaborare,
conducerea, coordonarea şi controlul ansamblului grupelor fiind realizate de
coordonatorul de compartiment.

b) Organizarea sistemului Relaţii cu furnizorii pe centre de consum productiv

Are în vedere constituirea grupelor de aprovizionare în funcţie de destinația

resursei (secția consumatoare), personalul din cadrul lor realizând întregul
proces de aprovizionare într-o concepţie unitară (de la fundamentarea
necesarului, prospectarea pieței, alegerea furnizorilor, negocierea contractelor,
contractarea, derularea contractelor, rezolvarea litigiilor etc.).
Sistemul asigură o mai bună colaborare între factorul de aprovizionare și cel de
producție, dar prezintă dezavantajul că unele secții au un nomenclator foarte
larg de materiale și implicit un număr mare de furnizori, crescând gradul de
dificultate în coordonarea desfășurării procesului de aprovizionare la nivelul
anumitor grupe.

c) Organizarea pe furnizori a sistemului Relaţii cu furnizorii presupune

constituirea grupelor de aprovizionare specializate pe furnizori prezintă
avantajul unei înalte specializări a activității lucrătorilor și al asigurării
condițiilor unor relații tradiționale, de durată.

De asemenea, poate îmbunătăți raportul cost/eficiență pentru unele activități

specifice aprovizionării, cum ar fi cea de transport, prin gruparea furnizorilor în
funcție de caracteristicile mărfurilor și ale mijloacelor de transport și realizarea
de transporturi grupate, care asigură:
- încărcarea corespunzătoare a capacităţii mijloacelor de transport, în condiţiile
plin-plin;
- număr minim de curse / grup de furnizori;
- parcurs optim în sistemul de grupare a furnizorilor.

d) Organizarea în sistem mixt a sistemului Relaţii cu furnizorii presupune

constituirea de grupe care se vor ocupa de asigurarea materialelor care prin
natura lor formează obiectul consumului numai în cadrul unei anumite secţii de
producţie (deci, organizare după destinatarul materiei prime) şi de grupe de
materiale asemănătoare, dar destinate consumului mai multor sau tuturor
secţiilor din unitatea economică (în special materialele auxiliare, piesele de
schimb, combustibilii şi lubrifianţii).
Această formă de organizare asigură conducerea operativă a sistemului, în
condițiile în care comandarea, achiziționarea, recepția se fac pe grupe de
materiale şi furnizori, în timp ce depozitarea, păstrarea și eliberarea în consum a
resurselor materiale se fac pe centre de consum productiv.
4
 3. Explicați pe scurt modul de repartizare a sarcinilor în cadrul fiecărui tip de structură
organizatorică pentru care poate opta firma în organizarea internă a activității de relații cu clienții.
- Răspuns:
Indiferent de forma de organizare internă a sistemulelor Relaţii cu furnizorii și
Relaţii cu clienții, în structura de personal se regăsesc, între alții:
1. Coordonatorul compartimentului Aprovizionare / Vânzare;
2. Grupele de agenți de aprovizionare și/sau achizitori;
3. Analiștii de aprovizionare;
4. Dispecerii și experții în transporturi.
Coordonatorul compartimentului Aprovizionare/Vânzare are atribuții în ce
privește ținerea evidenței și urmărirea mișcării resurselor până la folosirea lor în
consum/ până la livrarea-vânzarea lor.

Grupele de agenți de aprovizionare și/sau achizitori au rolul de a cumpăra și a

asigura transportul resurselor necesare firmei. În acest scop, se ocupă cu:
• studierea pieţelor de materii prime şi produse; - depistarea surselor de
furnizare;
• negocierea preliminară a condiţiilor de furnizare (inclusiv a preţurilor de
vânzare, de acordare a rabaturilor, a creditelor ş.a.);
• participarea la încheierea de convenţii speciale, de contracte economice de
livrare etc.;
• achiziţionarea-cumpărarea de materiale, produse sau echipamente tehnice
neprogramate anticipat;
• urmărirea derulării operative a procesului de aprovizionare;
• contactarea unităţilor de transport specializate şi stabilirea condiţiilor de
deplasare a resurselor materiale de la sursele de furnizare la firmă, în diverse
puncte de destinaţie (depozite centrale, depozite teritoriale, depozite amenajate
pe lângă punctele de consum etc.);
• participarea la bursele de materii prime şi studierea evoluţiei potenţialului de
furnizare, a tendinţelor de preţ ş.a.; - informarea factorilor de conducere asupra
diferitelor situaţii care presupun analize, evaluări, interpretări, măsuri, decizii
etc.
Analiștii de aprovizionare au atribuţii şi responsabilităţi privind:
• elaborarea de studii de prognoză privind evoluţia consumurilor;
• fundamentarea necesarului de resurse materiale;
• elaborarea strategiei şi a programelor de aprovizionare;
• analiza gradului de fundamentare a cererilor de consum emise de subunităţile
firmei;
• dimensionarea pe criterii economice a stocurilor și a cantităţilor economice de
comandat;
• participarea la selecţia şi testarea credibilităţii furnizorilor;
• participarea la negocierea condiţiilor de livrare şi încheierea contractelor
comerciale;

5
 • întocmirea de situaţii şi rapoarte statistice privind acoperirea cu resurse a
necesarului de consum, stadiul realizării contractelor economice, evoluţia
stocurilor efective în raport cu nivelurile estimate, gradul de încadrare în
consumurile specifice din documentaţia tehnică, stadiul rezolvării litigiilor
contractuale cu partenerii ş.a.
Dispecerii și experții în transporturi se ocupă cu:
• elaborarea programelor optime de transport între punctele de consum ale
întreprinderii;
• asigurarea mişcării materialelor în interiorul şi în afara unităţii economice;
• asigurarea necesarului de mijloace de transport (din parcul propriu al firmei
sau prin închiriere);
• asigurarea condiţiilor pentru realizarea, în timp util şi cu eficienţă, a
operaţiilor de încărcare, descărcare, manipulare a resurselor materiale;
• stabilirea măsurilor de eficientizare a folosirii mijloacelor de transport (proprii
sau închiriate) şi reducerea astfel a cheltuielilor cu mişcarea materialelor ş.a.
__________________________

Partea a II-a

▲ ÎNTREBĂRI REZOLVATE:

1 Organizarea pe centre teritoriale a relaţiilor cu clienţii, are în vedere ca, pe baza unei structuri
optim determinate, să efectueze în exclusivitate operaţiuni de:
a – producere şi comercializare de produse şi piese de schimb;
b – cercetarea pieţii, studii de vânzare, analize – vocea clientului, comercializarea de
produse şi piese de schimb, operaţiuni de depozitare şi de service, operaţiuni de încasări
şi recuperare creanţe;
c – comercializarea de produse şi cercetarea pieţei, înfiinţarea de filiale şi încheierea de
alianţe strategice;
d – operaţiuni de depozitare, transport, aprovizionare, stocare, încasări şi recuperări creanţe.
- Răspuns:
a b c d
2 Organizarea sistemului Relaţii cu furnizorii pe grupe de aprovizionare – depozitare – control
utilizare resurse materiale presupune constituirea grupelor de lucru:
a – pe componentelor procesuale ale aprovizionării, pe destinații de utilizare sau în sistem
mixt;
b – pe furnizori, pe destinații de utilizare sau pe componentelor procesuale ale sistemului
Relaţii cu furnizorii;
c – pe centre de consum productiv, pe furnizori sau în sistem mixt;
d – pe destinații de utilizare, pe furnizori, pe componente procesuale ale aprovizionării sau
în sistem mixt.
- Răspuns:
a b c d

6
 ▲ ÎNTREBĂRI PROPUSE SPRE REZOLVARE:

1 Dintre tipurile de structuri organizatorice care pot fi utilizate de către o firmă în organizarea
internă a activității de Relaţii cu furnizorii cel care prezintă avantajul de a oferi posibilitatea
îmbunătății raportul cost/eficiență pentru unele activități (cum ar fi cea de transport, prin
realizarea de transporturi grupate pe baza caracteristicilor mijloacelor de transport sau ale
mărfurilor) vizează organizarea:
a – pe activităţi distincte şi grupe operative de lucru (funcțională);
b – pe centre de consum productiv (destinații de utilizare);
c – pe furnizori (categorii de resurse);
d – în sistem mixt.
- Răspuns:
a b c d
2 O firmă care a optat pentru organizarea sistemului Relaţii cu furnizorii pe activităţi distincte şi
grupe operative de lucru va constitui grupele de lucru în funcție de:
a – natura resurselor aprovizionate (materiale metalice feroase și neferoase; materiale de
construcții; materiale chimice; combustibili și lubrifianți ș.a.);
b – destinația de utilizare (secția consumatoare);
c – omogenitatea resurselor aprovizionate (organizare pe furnizori);
d – natura componentelor procesuale ale aprovizionării de care se ocupă (planificare;
prospectare; contractare; facturare; evidență; depozitare – stocare; livrare; transport ș.a.).
- Răspuns:
a b c d
3 Structurarea activității de aprovizionare în vederea realizării întregului proces de aprovizionare
(constând în fundamentarea necesarului, prospectarea pieței, alegerea furnizorilor, negocierea
contractelor, contractarea, derularea contractelor, rezolvarea litigiilor etc.) în cadrul aceleiași
grupe presupune organizarea acesteia:
a – pe activităţi distincte şi grupe operative de lucru;
b – pe centre de consum productiv (destinații de utilizare);
c – pe furnizori (după criteriul omogenității resurselor);
d – în sistem mixt (prin combinarea a două dintre criteriile precedente).
- Răspuns:
a b c d
4 Forma de organizare internă a activității de Relaţii cu furnizorii care prezintă riscul îngreunării
procesului eliberării în consum a resurselor, prin generarea unui număr mare de operațiuni și
creşterea gradului de uzură al mijloacelor tehnice de mişcare a mărfurilor în depozite, întrucât
activitatea de depozitare – păstrare a mărfurilor se realizează în gestiuni organizate pe furnizori,
este organizarea:
a – pe activităţi distincte şi grupe operative de lucru;
b – pe centre de consum productiv;
c – pe furnizori;
d – în sistem mixt.
- Răspuns:
a b c d
5 “Organizarea în sistem funcţional” a sistemului Relaţii cu clienții constă în:
a – departajarea procesului vânzării pe principalele sale componente procesuale (activităţi);
b – constituirea de grupe de depozitare – control – livrare-vânzare în funcție de destinația de
livrare (pe clienți);
c – constituirea de grupe de depozitare – control – livrare-vânzare după criteriul
omogenității produselor (pe produse);
7
 d – constituirea de grupe de depozitare – control – livrare-vânzare în funcție de mai multe
criterii funcționale relevante (în sistem mixt).
- Răspuns:
a b c d