ACADEMIA DE STUDII ECONOMICE DIN BUCURETI

FACULTATEA DE CIBERNETIC, STATISTIC I INFORMATIC ECONOMIC

PROIECT DE PRACTIC
EFECTUAT N CADRUL COMPANIEI ROMTELECOM








Coordonator,





Student practicant,










Bucureti 2011
1

CUPRINS

I. DESPRE ROMTELECOM...............................................................................................................3
Misiune. Viziune. Valori ..................................................................................................................3
Evoluie ..........................................................................................................................................4
Tradiie ...........................................................................................................................................5
Responsabilitate social....................................................................................................................6
Politica de conformitate....................................................................................................................7
Politica de management al riscului ....................................................................................................8
II. POZIIA MEA N ROMTELECOM..............................................................................................10
Integrare........................................................................................................................................10
Atribuii ........................................................................................................................................10
Ce am nvat ................................................................................................................................11
III. STUDIU DE CAZ - Analiza informaional-decizional pentru departamentul de
Suport i Dezvoltare n Financiar din cadrul Romtelecom.....................................................................13
A. Cunoaterea mecanismului economic..........................................................................................13
1. Obiectul de activitate i forma juridic.....................................................................................13
2. Scurt istoric............................................................................................................................15
3. Furnizorii ntreprinderii...........................................................................................................15
4. Beneficiarii ntreprinderii ........................................................................................................15
5. Definirea subsistemelor componente........................................................................................15
B. Descrierea sistemului informaional actual.................................................................................17
1. Analiza structurii organizatorice a unitii ................................................................................17
2. Elementele supuse observrii...................................................................................................17
3. Matricea informaional a documentelor ..................................................................................30
4. Lista documentelor proprii ......................................................................................................30
5. Lista documentelor externe .....................................................................................................31
6. Lista beneficiarilor..................................................................................................................31
7. Lista furnizorilor de informaie................................................................................................31
8. Lista spaiului informaional....................................................................................................31
9. Fluxurile informaionale la nivel fizic ......................................................................................32
2

C. Analiza i reprezentarea sistemului informaional actual...............................................................33
1. Matricea document document ...............................................................................................33
3. Lista indicatorilor ...................................................................................................................34
4. Matricea informaional indicator document ..........................................................................37
D. Elaborarea fluxurilor informaionale la nivel conceptual ..............................................................39
1. Matricea informaional indicator indicator ...........................................................................39
2. Matricea informaional indicatori decizii..............................................................................39
E. Analiza fluxurilor informaionale la nivel logic............................................................................42
E. Analiza fluxurilor informaionale la nivel logic............................................................................42
1. Matricea cerinelor externe......................................................................................................42
2. Matricea modului de utilizare a indicatorilor ............................................................................44
F. Evaluarea i reproiectarea sistemului informaional ....................................................................46
1. Structura studiului de caz ........................................................................................................46
2. Matricea studiului de caz (matricea proiectului)........................................................................47
3. Reproiectarea .........................................................................................................................47
SURSE INFORMAIONALE ...........................................................................................................48

3


I. DESPRE ROMTELECOM

Misiune. Viziune. Valori
Romtelecom este o companie n plin glorie pe piaa comunicaiilor din Romnia, ce a
evoluat intelligent n ultimii ani, cu multe eforturi, de la un fost monopol de stat la o companie
privat, conectat la tehnologia sofisticat a acestui mileniu.
Romtelecom ofer astzi servicii de ncredere, inovatoare i uor de folosit, de la
tradiionala telefonie fix, la Internet de cea mai bun calitate, televiziune digital, IPTV, dar i
cel mai sigur spaiu de gzduire de date din Romnia, servicii combinate de date i voce i un
program permanent controlat i mbuntit de Customer Care.
Misiunea companiei este aceea de a furniza cu promptitudine servicii de telecomunicaii
i divertisment de ncredere, care se dezvolt permanent.
Viziunea companiei se fundamenteaz pe faptul c Romtelecom este furnizorul de servicii
care stabilete standardele n Romnia, depind ateptrile clienilor, angajailor si acionarilor,
n domeniul oferirii de soluii de comunicaii, divertisment i tehnologia informaiei de cea mai
bun calitate.
Valorile companiei sunt reflectate n ntreaga activitate, angajaii acesteia urmrind
ndeaproape pastrarea i aciunea n spiritual acestor valori.
Orientare ctre client este o prim valoare care spune c ntreaga misiune trebuie
ndreptat n scopul satisfacerii clientului. Angajaii se poart cu cei ce apeleaz la serviciile
companiei aa cum ei nii i-ar dori s fie tratai, i surprind clieni ntr-un mod plcut i nu n
ultimul rnd fac tot posibililul ca lucrurile s fie ct mai simplificate i mai accestibile.
Angajamentul este valoarea care i ghideaz pe angajai s spun ce fac i s fac ce
spun. n acest mod, ei i asum responsabilitatea propriilor aciuni ce vizeaz strict interesele
companiei. De asemena, ei nu se las limitai de starea curent a lucrurilor, ci caut permanent noi
soluii inovatoare care s mbuntaeasc procesele i calitatea servicilor, oferind consumatorului
sigurana achiziiei unor produse i servicii ce-i satisfac ateptrile, pratic oferindu-i garania
calitii.
O a treia valoare este respectul ce ghideaz comportamentul ntregii companii. Primordial
n buna desfurare a activitii este acceptarea i preuirea diversitii opinilor celorlali, dar i
4

dreptul lor la individualitate. Fiind o valoare specific uman, angajaii companiei Romtelecom se
respect nu doar pe ei nii, ci i pe colegii lor, clienii lor i ntreaga munc pe care o fac,
convini fiind c lie se poate ntmpla s li se rspund n acelai fel.
Integritatea conduduce la aciunea etic i corect n activitatea de zi cu zi i n toate
deciziile pe care memrii companiei le iau. Acestia tiu cum s acioneze astfel nct s nu tolereze
comportamente neetice i iresponsabile, deciziile lor fiind ghidate de principii.
Valoarea ctig ctigi reprezint un element cheie n atingerea scopurilor companiei.
Angajaii acesteia cred cu trie c prin abordarea pe care o ai fa de clieni, furnizori, parteneri de
afaceri, dar i fa de colegi, poi crea valoare pentru ambele pari.
Opiniile n cadrul acestei mari familii sunt mprtaite n mod deschis, un punct de vedere
al unei personae fiind fcut cunoscut tuturor prin intermediul muncii n echip. Integritatetea
acestei echipe este meninut printr-o regul de baz a bunului sim prin care niciodat nu este
discutat o persoan, ci o problem, fiecare fiind focusat spre a susine ntr-u totul deciziile
echipei i a da maximul de energie necesar executrii deciziilor. Fiiind vorba de lucru n echip,
nu este omis consultarea colegiilor n luarea unei decizii i sprijinul acestora spre atingerea
obiectivelor.
Nu n ultimul rnd, angajaii Romtelecom au n vedere caracterul limitat al resurselor i
nivelul ridicat al costurilor. Ei au nvat s preuieasc timpul, resursele, efortul colegilor i al
companiei, cheltuind i folosindu-le cu aceeai responsabilitate cu care i gestioneaz resursele
proprii. Sunt contieni totodat de faptul c o afacere sntoas i un loc de munc bun sunt
asigurate nu numai de productivitatea muncii, ci i de nivelul costurilor pe care compania este
nevoit s le suporte, aadar, ei acioneaz n sesnul meninerii acestor costuri sub control.

Evoluie
Romtelecom, liderul pieei de comunicaii fixe din Romnia, a traversat o perioad de
transformri majore n ultimii ani, reuind s rspund cu succes provocrii de a deveni un
operator mai eficient i dezvoltnd portofoliul de servicii alternative, pe lng oferta clasic de
telefonie fix.
n prezent, compania ofer clienilor si servicii de voce, date i Internet de band larg,
pachete combinate ce includ echipamente IT, precum i soluii complexe de IT&C. n paralel,
5

compania a cutat permanent s-i mbunteasc relaia cu clienii, un obiectiv exprimat cel mai
bine de programul Clientul pe locul 1, lansat n anul 2007.
Romtelecom a intrat pe piaa de Internet fix de band larg n 2005, prin serviciile
Clicknet bazate pe tehnologia ADSL; nregistrnd cele mai mari rate de cretere pe acest segment,
compania a devenit lider de pia pe segmentul care se adreseaz clienilor business trei ani mai
trziu.
Serviciile de gzduire de date au fost lansate n 2006, odat cu deschiderea celor dou
centre CyberHost, care opereaz pe baza celor mai moderne standarde din industrie. Tot atunci a
lansat serviciile TV, platforma Dolce nregistrnd n primii ani de dup lansare cele mai nalte rate
de cretere din Romnia i din regiune pe acest segment.
ncepnd cu 2007, compania s-a concentrat pe o nou abordare a clienilor: Clientul pe
locul 1, un efort continuu de mbuntire a tuturor serviciilor oferite, precum i a relaiei cu
clienii si, iar efortul acestui program se observ n primul rnd n evoluia satisfaciei clienilor,
ntr-un an i jumtate compania nregistrnd creterea cu peste 50% a nivelului satisfaciei
clienilor de telefonie fix. n 2008 Romtelecom se situa ntre primii 10% operatori europeni de
telefonie fix n ceea ce privete satisfacia clienilor.
Reflectnd transformrile succesive ale companiei i brandul Romtelecom s-a repoziionat
n 2008. Pentru segmentul rezidenial, brandul se exprim prin poziionarea de brand Bucur-te
de via!, n timp ce pentru segmentul business brandul are poziionarea Te sprijinim s
reueti.

Tradiie
Prezent de mai mult de 75 de ani pe piaa romneasc, Romtelecom este astzi una dintre
cele mai bine cotate companii din Romnia, depind perioada de dificulti financiare prin care a
trecut n urm cu civa ani, cu servicii i produse de cea mai nalt calitate, cu o intrare
spectaculoas pe pieele de Internet i televiziune digital i planuri ndrznee pentru viitor.
Compania a depus eforturi considerabile pentru a ajunge la acest nivel i a strbtut
perioade de tranziie nu tocmai uoare i nu ntotdeauna nelese i acceptate de marea mas a
romnilor. Chiar i dup privatizarea din decembrie 1998, Romtelecom a fost perceput n
continuare de cei mai muli dintre acetia ca furnizor de servicii sociale, aceasta datorndu-se cu
6

siguran tradiiei sale ndelungate ca unic operator de telefonie fix din Romnia. Romtelecom
este ns astzi un adevrat operator competitiv de comunicaii.
Schimbarea vine dup implementarea unui plan de transformare iniiat n anul 2003 care a
coincis cu liberalizarea pieei comunicaiilor din Romnia, iar pentru Romtelecom pierderea
monopolului a reprezentat cel mai puternic stimul pn n acel moment.
n ultimii ani au avut loc investiii n reea, digitalizarea complet a Bucuretiului,
mbuntirea sistemului de facturare pentru a permite lansarea de noi produse, continua
mbuntire a relaiei cu clienii i formarea primei fore de vnzri din istoria companiei.
Romtelecom a depit sfera sa tradiional de activitate, telefonia fix, i s-a ndreptat ctre piaa
de Internet i date, lansnd n 2005, primele produse de acces la Internet de band larg, bazate pe
tehnologia ADSL. n anul urmtor Romtelecom i-a fcut simit prezena i pe piaa soluiilor IT
elitiste, odat cu lansarea CyberHost, cel mai sigur centru de gzduire a datelor. Tot n 2006
compania a adus n casele romnilor i Dolce, serviciul de televiziune digital, care a convins
piaa ntr-un timp record, prin raportul foarte atractiv calitate-pre al acestui serviciu.
n cursul anului 2007 Romtelecom i-a reorientat i strategia de afaceri, demarnd
proiectul Clientul pe locul 1 care aduce clienilor companiei beneficii suplimentare la aceleai
tarife. n plus, compania a fost reorganizat, crendu-se uniti de afaceri distincte pentru clienii
persoane fizice i juridice, pentru a deservi ct mai bine nevoile specifice de comunicare ale
acestora.
Pentru perioada imediat urmtoare, Romtelecom are n vedere stabilizarea i creterea
bazei de clieni pentru serviciile de telefonie fix, precum i ncercarea de a dubla numrul de
clieni pentru serviciile de internet i televiziune prin satelit.

Responsabilitate social
De-a lungul anilor, Romtelecom a reuit s se impun ca un adevrat cetean
corporatist, fiind recunoscut ca un real susintor al societii, implicndu-se n numeroase
proiecte sociale, culturale, artistice, sportive, filantropice, educaionale, medicale i de media.
Compania a rspuns unor iniiative care s-au dovedit de impact, oferind de multe ori un
exemplu de conduit de responsabilitate social. Avnd o tradiie de decenii n Romnia,
percepia asupra necesitii implicrii sale n societatea romneasc este una special:
7

Romtelecom a crescut i evoluat mpreun cu aceasta i era firesc s se implice activ n bunul su
mers.
Astfel, printre activitile n care s-a implicat amintim: protecia mediului (Salvai
Dunrea i Delta Academia Caavencu, Adoptun ru), protecia copilului (Telefonul
copilului, Dreptul la o copilrie fericit), cauze sociale (lupta mpotriva cancerului prin
instalarea de linii telefonice gratuite n cadrul fundaiilor de profil), tineret i educaie (dotarea n
cadrul unor instituii cu tehnic de calcul i multimedia pentru pregtirea i formarea profesional
a elevilor, furnizarea de servicii de internet i telefonie fix instituiilor colare cu buget redus),
susinerea de valori (Pentru o lume mai bun), ncurajarea sportului i a tinerelor talente.
De asemenea, Romtelecom aplic politici de responsabilitate social i n cadrul instituiei
prin implementarea unui regim al deeurilor produse n cadrul acesteia i prin aplicarea de
responsabiliti personalului, privind colectarea selectiv a deeurilor rezultate, pe categorii de
hartie i carton, PET-uri, pahare de unic folosin i folie de plastic, i nu n ultimul rnd, deeuri
menajere.
Iat cateva din msurile aplicate n cadrul Romtelecom n spirit ecologic:
n scopul optimizrii consumului de energie electric: nchidei sursele de iluminare
atunci cnd nu suntei n birou sau plecai acas; nu lsai aerul condiionat s funcioneze n
timpul nopii i n weekend; nchidei monitoarele calculatoarelor atunci cnd nu le utilizai pentru
o perioad mai mare de 15 minute; utilizai iluminarea sectorizat n cadrul birourilor i a
lmpilor de birou. n scopul optimizrii consumului de ap i compustibil auto: anunai Direcia
Proprieti Imobiliare atunci cnd constatai defeciuni la instalaiile sanitare i/sau reelele de ap;
utilizai traseul cel mai scurt pentru a ajunge la destinaia dorit. n scopul optimizrii consumului
de hrtie: nu mai dm printare la toate documentele/e-mailurile (pstrm ct se poate pe support
electronic), iar dac tiparirea este absolut necesar, aceasta se face va-verso.

Politica de conformitate
ncepnd cu data de 1 iulie 2009, Romtelecom a dezvoltat i implementat un Sistem de
Conformitate menit s acorde sprijin angajailor permaneni sau part-time, contractorilor,
furnizorilor, clienilor i altor membri ai publicului, care consider c au descoperit nclcri
grave ale procedurilor companiei, cazuri de fraud sau acte de corupie precum i alte nereguli.
8

Aceast procedur are ca baz legislativ legislaia naional i internaional anti-
corupie, politici anti-fraud i procedura de denunare a neregulilor, permind denunarea
neregulilor i raportarea acestora n mod anonim.
Prin acest portal de raportare se dorete reducerea consecinelor nclcrii normelor
profesionale i legale precum i diminuarea riscurilor aferente, oferindu-se totodat un sprijin
24/24 h.

Politica de management al riscului
Asemeni orcrui agent economic ce exist pe pia i activeaz n cadrul acesteia,
compania Romtelecom este expus riscurilor generale, dar mai ales celor specifice activitilor pe
care acesta le desfoar. Asadar, din categoria riscurilor ntmpltoare putem aminti incendiile,
dezastrele naturale, jafuri i infraciuni cauzatoare de rniri realizate asupra angajailor firmei, sau
chiar de ctre acetia, ntreruperea activitii ce poate fi generat de nemulumiri ale personalului,
boli i dizabiliti, pretenii asupra datoriilor.
n ceea ce privete riscul financiar, compania este expus fluctuaiilor preurilor, ale
ratelor de schimb i ratei dobnzii, inflaiei sau chiar neplii creditelor. Riscurile operaionale
sunt i ele prezente prin operaiile presupuse de afacere cum ar fi dezvoltarea produselor i
serviciilor, atingerea eficienei, apariia defeciunilor la produse. Tot n aceast categorie intr
riscurile legate de tehnologia folosit, de raportrile privind afacerea sau chiar depirea
posibilitilor afacerii.
Riscul strategic apare n ceea ce privete posibilitatea pierderii reputaiei n faa unei
competiii acerbe, este n egal msur legat de gradul de satisfacere al dorinelor consumatorilor,
de tendinele n domeniu, de inovaiile tehnologice aprute, de tendinele politice i de
reglementare, i nu n ultimul rnd de capitalul disponibil.
n spiritul reducerii gradului de apariie al riscurilor, Romtelecom a implenetat i dezvoltat
politici proprii de securitate a informaiei, de utilizare acceptabil a resurselor i mediilor de
comunicare, dar i politici naionale cum ar fi Legea 319/2006 a securitii i sntii n munc.
Instruirea personalului se face mai ntai n mod introductiv general la angajare, apoi la locul de
munc i periodic.
Riscuri de accidente i mbolnvire profesional specific n Romtelecom:
9

Statistica accidentelor produse n ultimii 10 ani la nivelul Romtelecom indic trei cauze
majore de producere a accidentelor de munc, i anume: cderea de la nlime, accidentele de
circulaie i cderea de la acelai nivel prin mpiedicare, alunecare, dezechilibrare, aceste
accidente fiind datorate incidenei majore a factorilor de risc subiectivi, proprii executantului.


10


II. POZIIA MEA N ROMTELECOM

n cadrul companiei Romtelecom am efectuat un internship pe o perioad de trei luni n
cadrul departamentului de Dezvoltare i monitorizare procese, compartimentul Dezvoltarea
proceselor aparinnd Direciei executive financiar, ndeplinind funcia de Specialist Suport.
Modul de lucru a fost de 8 ore pe zi, 5 zile pe sptmn, nsumand n total 528 de ore n care m-
am familiarizat, m-am acomodat, m-am integrat i am luat parte la activitile companiei,
ndeplinid sarcinile trasate de mentor, sub ndrumarea acestuia.

Integrare
nc din prima zi petrecut n cadrul acestei companii, coordonatorii proiectului au
organizat, pentru toi cei ce au fost acceptai n cadrul acestui internship, traininguri de formare n
spiritul valorilor, viziunii i misiunii companiei. Tot atunci am luat cunotin prima dat de
politicile duse n interiorul Romtelecom pentru securitate i sntate la locul de munc, de
conformitate, de compliance, de management al riscurilor, de securitate a informaiei, de utilizare
acceptabil, dar i de responsabilitate social.
Urmtoarele zile au marcat integrarea mea n colectivul departamentului, familiarizarea cu
procesele desfurate aici i cu dotrile ce urmau a-mi folosi pentru desfurarea activitii.
Astfel, mi s-au pus la dispoziie un birou dotat cu cele necesare, un laptop i un telefon,
acordndu-mi-se acces pe apicaiile cu care urma s lucrez. De asemenea mi s-au prezentat
mediile de lucru cu care nu eram familiarizat, n spe Oracle Tutor i Microsoft Visio.

Atribuii
Divizia de Suport i dezvoltare continu n financiar, coordoneaz activitile referitoare la
suportul funciilor Oracle i Document Management, creend procedurile de lucru ale angajailor
companiei. Astfel, Romtelecom a dezvoltat o platform on-line de Document Management unde
sunt postate toate procedurile de lucru, rapoartele i formularele pe care angajaii trebuie s le
utilizeze n activitile lor.
ns continua schimbare a proceselor sau modificarea interfeelor de lucru duc la
necesitatea schimbrii procedurilor de lucru. Alteori, exist necesitatea implementrii de noi
proceduri sau scoaterea altora din folosin.
11

Modificarea procedurilor de lucru a reprezentat principala mea atribuie n cadrul acestui
program. Astfel, aceste proceduri trebuie modificate conform sesizrilor venite de la cei
repsonsabili pe modulele n care sunt folosite. Schimbrile se fac n programul Tutor dezvoltat de
Oracle, iar dup modificarea procedurii/a pachetului de proceduri i aprobarea lor, acestea se
posteaz n online cu ajutorul programului Total Commander, nlocuind pachetul vechi.
Modificrile fcute sunt semnalate ntr-o seciune de nouti a intranetului, pentru a putea fi
vzute la nivel naional de ctre angajaii companiei, menionndu-se i data intrrii lor n vigoare.
Nu doar procedurile de lucru sufer modificri, ci i rapoartele i formularele folosite.
Formularele sunt dezvoltate n Microsoft Excel, acestea cernd adesea schimbri de setri la
introducerea datelor, eliminarea sau adugarea unor cmpuri cu modificarea specificaiilor
aferente.
O alt responsabilitate a fost testarea de formularecare ce urmau s intre n procesul de
producie. Aceast testare se face simulnd ntreg parcursul formularului, de la iniializare pn la
arhivare, parcurgnd toate cile posibile i ncercndu-i toate atributele pentru verificarea
funcionalitii acestora. ntregul proces de simulare se poate urmri cu uurin pe baza unor
fluxuri dezvoltate n Microsoft Visio.
Aplicaia de tichete implementat n Romtelecom s-a dovedit a fi o noutate n plus pentru
mine. Prin intermediul acesteia, angajaii companiei care au nevoie de suport n aplicaia Oracle
sau pe platforma de Management al Documentelor, trimit problemele ntmpinate sub forma unui
tichet ce trebuie soluionat n interiorul compartimentului de suport. Personal m-am ocupat de
tichetele ale cror probleme fceau referire la formularele on-line.
ntamplarea a fcut ca n perioada n care eu am activat n companie, n departamentul
nostru s se in training pe SAP, n ncercarea de a se implementa n department. Astfel am luat
parte la aceste traininguri pe o parte din module, lucru ce mi-a oferit o oportunitate n plus de a
afla lucruri noi.

Ce am nvat
Cea mai mare provocare pentru mine n cadrul acestui department mi s-a parut a fi
integrarea n colectiv, deoarece media de varst aici era una mai ridicat. Cu toate acestea,
consider ca am fcut acest lucru destul de bine, reuind s colaborez, s discut i chiar s creem o
atmosfer placut la locul de munc.
12

n ceea ce privete abilitile deprinse i informaiile aflate n aceast companie, pot spune
c sunt nespus de mulumit. Timpul petrecut acolo, mi-a dat posibilitatea formrii unei preri
generale asupra a ceea ce nseamn cadru organizaional, asupra a ceea ce nseamn
responsabilitate sporit i munc, mi-a format noi deprinderi, am acumulat noi cunostine ce s-au
fixat extrem de bine prin punerea lor n practic, cunotine ce de altfel mi-au servit ceva mai
trziu n afara companiei, mi-a oferit ocazia de a cunoate noi oameni i de a mi forma o
experien.
13


III. STUDIU DE CAZ

Analiza informaional - decizional pentru departamentul de
Suport i Dezvoltare n Financiar din cadrul Romtelecom


A. Cunoaterea mecanismului economic

Studiul de caz reprezint o analiz informaional-decizional a sistemului reprezentat prin
departamentul de contabilitate al S.C. ROMTELECOM S.A.

1. Obiectul de activitate i forma juridic
Societatea Naional de Telecomunicaii ROMTELECOM S.A. a fost nregistrat la
Camera de Comer cu numrul J40/8926/1997.
ncepnd cu 30 Decembrie 1998,o parte din aciuni au fost achiziionate de Compania
O.T.E. S.A. prin subsidiara sa "OTEROM Ltd."
Societatea Naional S.C."ROMTELECOM S.A."este o societate comercial pe aciuni,
care funcioneaz pe baza de gestiune economic i autonomie financiar, avnd ca obiect
activiti de interes public naional.
Societatea nu are personalitate juridic, reprezentarea juridic a societii se realizeaz
prin delegare de Direcia Juridic din aparatul propriu al S.N.Tc., precum i pe baz de
mputernicire acordat reprezentanilor Direciei Juridice ce i desfoar activitatea la nivelul
direciei.
Este operatorul autorizat de ctre Ministerul Comunicaiilor ca titular a drepturilor
exclusive, rezervate, de prestare a serviciilor locale, interurbane i internaionale de
telecomunicaii de baz i de construire, dezvoltare i ntreinere a infrastructurii necesare unor
astfel de servicii.
Este o companie organizat administrativ n 41 de Direcii de Telecomunicaii Judeene,
cu peste 4,2 milioane de linii de serviciu. Dac mai adugm i faptul c peste 97 % din reeaua sa
este automatizat i peste 70% digitalizat, avem imaginea clar a unai companii cu o puternic
infrastructur,bazat pe o tehnologie avansat.
14

Romtelecom S.A furnizeaz pe piaa romneasc servicii de telecomunicaii de baz i a
celor noi (transmisii date, videoconferin, internet etc.), pe urmtoarele principii:
1 Extinderea reelelor pe baza cerinelor pieei;
2 Competitivitate n relaiile cu clienii i promptitudine n furnizarea serviciului;
3 Exploatarea eficient a infrastructurii existente;
4 ndeplinirea obligaiilor de serviciu universal;
5 Funcionare i conducere pe criterii de calitate;
6 Politica tarifar flexibil.

Servicii de baz: telefonie fix; telegrafie; circuite nchiriate.
Servicii suplimentare i cu valoare adugat (liberalizate): transmisii de date & Internet
(subsidiar 100% ARtelecom lansat recent); TV prin cablu (acionar majoritar la CableVision of
Romania); editare anuare telefonice - pagini albe/galbene (acionar major la Pagini Aurii);
telefonie mobil (subsidiar 100% COSMOTE, acionar minoritar la Telemobil); ISDN; Servicii
de reea inteligent (IN); Echipamente terminale; Call Center.
Servicii disponibile n reeaua Romtelecom S.A: telefonie fix; servicii de reea telefonic
comutat public (abonamente; abonamentul social); lucrri i servicii n reeaua public de
telecomunicaii (instalare, mutare, preluare, desfiinare, reclamaii, alte servicii); servicii avansate
i cu valoare adugat (ISDN, Telverde, UNITEL, UIAN, videoconferin punct - multipunct,
audioconferin); servicii de mesagerie (Voces, Voces PRO); servicii suplimentare (prezentarea
Identitii Liniei Chemtoare - CLIP-A, restricia Prezentrii Identitii Liniei Chemtoare- CLIR-
A); linii nchiriate; acces Internet; cartele telefonice (reclam pe cartele telefonice, cartele
Evrikard, cartele Vocenet); serviciul clieni (serviciul asisten clieni, ntrebri frecvente, lista
puncte de vnzare echipamente terminale i cabine fax, lista oficiilor comerciale etc.).
Direcia Telecomunicaii Arge (D.Tc.Arge) este reprezentantul legal al Romtelecom
S.A. n judeul nostru, iar misiunea este restrns la zona judeului Arge, furniznd aceleai
servicii i la aceleai standarde de calitate. Condiiile concureniale, din ce n ce mai pronunate,
au fcut necesar trecerea de la concepia "vindem ceea ce producem" la "producem ce se vinde".

Astfel, tipul de activitate, conform clasificrii CAEN, poate fi determinat ca: Activiti de
telecomunicaii prin reele cu cablu, care cuprinde reele de telefonie, televiziune i internet.
15


2. Scurt istoric
1930: se nfiineaz SART ("Societatea Anonim Romn a Telefoanelor"), cu 90% capital strin,
din partea ITT (SUA);
1949-1989: Ministerul Potelor i Telecomunicaiilor ncorporeaz compania de telecomunicaii
naionalizat i transformat n departament; investiiile n reea i tehnologii sunt limitate;
Dup 1989: se nfiineaz ROM-POST-TELECOM, ca operator de stat n domeniul
telecomunicaiilor, potei i broadcasting;
1991: Romtelecom devine operator de stat n domeniul telecomunicaiilor, cu monopol n
domeniul serviciilor de baz; cteva repere ale strii momentului: penetrarea serviciilor de
telefonie atingea 9,5%, tehnologia folosit era analogic, n mediul rural se foloseau preponderent
centrale manuale, peste 3.000 de comuniti nu erau conectate la reeaua telefonic;
1997: Romtelecom devine societate pe aciuni i este pregtit pentru privatizare;
1998: OTE achiziioneaz 35% dintre aciuni, plus 16% uzufruct, pltind 675 milioane USD i
prelund managementul companiei;
2003: a dou etap a privatizrii are loc, n urma creia OTE devine acionar majoritar, pltind
273 milioane USD; restul aciunilor sunt deinute de statul romn, prin Ministerul Comunicaiilor
i Societii Informaionale (MCSI);
2008: n acionariatul OTE se implic Deutsche Telekom prin preluarea a 25% din aciunile
grupului din Grecia;
2009: Deutsche Telekom preia nc 5% din aciunile OTE, astfel implicarea DT n grupul din
Grecia ajungnd la 30%;

3. Furnizorii ntreprinderii
Dintre furnizorii ntreprinderii: Enel, EON Gaz, Salprest, Posta Romana (spaii nchiriate),
Teleconstrucia, etc.

4. Beneficiarii ntreprinderii
Beneficiarii Romtelecom sunt clienti de tip business (firme, primarii, coli, spitale, etc) si
clieni rezindentiali (persoane fizice).
5. Definirea subsistemelor componente

16

Compania Romtelecom este organizat pe mai multe departamente:
Consiliul de administraie
Director general
Direcia executiv AUDIT INTERN coordoneaz activitatea de audit intern i impune o
abordare sistematic n evaluarea i managementul riscului;
Direcia executiv CONFORMITATE stabilete strategia de conformitate n acord cu
reglementrile n vigoare i politicile aplicabile la nivel de grup;
Direcia executiv JURIDIC, DE REGLEMENTRI I RELAII ALE COMPANIEI
protejeaz interesele companiei din punct de vedere legal;
Direcia executiv COMERCIAL, SEGMENT REZIDENIAL - coordoneaz dezvoltarea i
implementarea produselor i serviciilor companiei;
Direcia executiv RESURSE UMANE partener strategic al managementului prin dezvolatrea si
imbuntirea sistemului de management si resurse umane;
Direcia executiv OPERAIUNI I TEHNOLOGIE
Direcia executiv IT coordoneaz dezvoltarea i funcionarea aplicaiilor i sistemului IT din
companie, asigurnd securitatea informaiilor;
Direcia executiv COMERCIAL, SEGMENT BUSINESS coordoneaz dezvoltarea i
implementarea produselor i serviciilor companiei;
Direcia executiv FINANCIAR gestioneaz structura financiar astfel ncat s asigure
utilizarea optim a resusrselor finale ale companiei; aceasta este compus la rndul ei din
departamentele:
Operaiuni financiare coordoneaz i ia decizii referitoare la pli, lichiditi, procese
contabile, taxe, salarii, stocuri,mijloace fixe;
Planificare i control coordoneaz activitile de realizare i implementare a bugetului;
Suport i dezvoltare continu n Oracle coordoneaz activitile referitoare la suportul
funciilor Oracle si Managementul Documentelor, implementnd procedurile de lucru





17

B. Descrierea sistemului informaional actual

1. Analiza structurii organizatorice a unitii
Aceasta se concretizeaz ntr-o organigram a relaiilor ierarhice care permite orientarea
fluxurilor ascendente, descendente i orizontale. Analiza structurii organizatorice a unitii este n
mod firesc nsoit de regulamentul de organizare i funcionare, prin care se stabilesc
competenele, sarcinile i atribuiile pentru fiecare post.





















2. Elementele supuse observrii
n cadrul Departamentului Suport e-doc se lucreaz pe o platform de management al
documentelor, astfel c n aceast seciune vor fi observate principalele elemente ale sistemului
informaional: mailuri, documente, aplicaii.



Director General
Consiliu de Administraie
Direcia executiv
AUDIT INTERN
Direcia executiv
CONFORMITATE
Direcia executiv
RESURSE UMANE
Direcia executiv
JURIDIC
Direcia executiv
COMERCIAL
SEGMENT
REZIDENIAL
Direcia executiv
OPERAIUNI I
TEHNOLOGIE
Direcia executiv IT
Direcia executiv
COMERCIAL
SEGMENT
BUSINESS
Direcia executiv
FINANCIAR
18


Machetele documentelor externe

M01 - Formular Cerere de Schimbare
SPF0011
Formular Cerere de Schimbare (FCS)
Numar CS: ___________

A. INITIEREA CS


Numele Initiatorului CS:
Departmentul Initiatorului CS:
Telefon:
E-Mail:
Managerul Initiatorului CS:
Data initierii:
Prioritate: Critica Mare Medie Mica
Data ceruta ptr Rezolutia CS:
Numele CS:

Aria Functionala/Modulul Oracle afectat:

Departamente/Divizii afectate:

Descriere detaliata a propunerii de Schimbare:

Motivele propunerii Cererii de Schimbare:

Impactul Cererii de Schimbare:

Implicatiile neefectuarii Schimbarii:


B. Aprobarea Directorului de Divizie

19


Aprobat Nume:
Respins Semnatura:
Data:
Motivele respingerii CS:


C. Evaluarea si Aprobarea Managerului de Dezvoltare Functionala Oracle:
C1. Evaluare:

Asignata lui:
Analiza:

Impact Estimat:


EFORT
Suport
Functional
Suport
Aplicatie
Consultant
extern Initiator CR
1. Dezvoltare/Acceptare specificatii
functionale

2. Dezvoltare/Documentare solutie
3. Testare/Corectii/Acceptare solutie

TOTAL EFORT


Programare:
- Start date:
- End date:

C2. Decizia :
20


Aprobat Nume:
Respins Semnatura:
Escalare la CCS Data:

Motivele respingerii/ escalarii CS:



D. Decizia Comitetului pentru Cereri de Schimbare cu privire la CS:

Aprobat Respins Necesita informatii suplimentare


1. Nume: Semnatura: Data:
2. Nume: Semnatura: Data:
3. Nume: Semnatura: Data:
4. Nume: Semnatura: Data:
5. Nume: Semnatura: Data:
6. Nume: Semnatura: Data:

Informatiile suplimentare cerute:

Motivele respingerii CS:



E. Aprobarea Directorului Diviziei Dezvoltare si Suport Functional Oracle:

Aprobat Nume:
Respins Semnatura:
Data:
21

F. Aprobarea Director Executiv Financiar Adjunct:

Aprobat Nume:
Respins Semnatura:
Data:


G. Inregistrare si Verificare:

Logul CS a fost actualizat de:
Nume: Semnatura: Data:



Rezolvarea CS a fost verificata de:

Data rezolvarii CS:


M02 - Service Call

Service call ID: xxxxxxxxxx Registration by ................
Registration date ...............

Caller: ..............................
Caller location: ....................
Caller phone: ...................
Caller email: ...................

Subject:
e-doc/solicitare/operaional
Descriere: .................


Semntur IT_ServiceDesk

22

M03 Macheta aplicatiei de tichete
ID: xxxxxxxxxxxx
Status: ................ (Open/ In progress/ Completed/ Closed)
Organizaia: ..........
Caller: ...............
Information/ Preliminary analysis: ............

Location: ...............
Subject: ...............
Category: ............... (Service call)
Impact: ............... (Low/ High)
Priority: ...............
Registered: .................. (date)
Deadline : ............... (date)
To workgroup: ...............

To person: ...............
Redirected workgroup: ...............
View Attachement: ...............
Solution: ...............
Report Field: ...............
Reason: ...............

Upload Attachement: ...............
Waiting: ...............
Closure call: ...............





23

Machetele documentelor proprii
M04 - Formular de Aprobare
Formular de Aprobare
Actualizare Formular/Procedura de lucru in Oracle Apps

Numele Procedurii/Formularului:
Versiune:
Data intrarii in vigoare:

A. Detalii referitoare la Procedura / Formular
Modul Oracle afectat:
Arie de cuprindere :

B. Detalii referitoare la actualizari
Solicitantul actualizarilor:

Descriere actualizari efectuate:



Motivul actualizarilor:



Actualizare efectuata de:

Nume, Prenume:

Verificat:
Sef Compartiment Dezvoltarea Proceselor:

Nume, Prenume:

Semnatura:

Data:


Aprobat:
Sef Departament Suport Functional
Oracle:

Nume, Prenume:

Semnatura:

Data:
Aprobat:
Owner Modul Oracle:

Nume, Prenume:

Semnatura:

Data:

Aprobat:
Director Executiv Financiar

Nume, Prenume:

Semnatura:

Data:
24


M05 Proces Verbal de acceptan
ANEXA 3
PROCES VERBAL DE ACCEPTAN

Prezentul proces verbal s-a ncheiat azi,............. ntre Romtelecom SA i TEST SRL i prevede
urmtoarele:
n lunile . s-au efectuat n cadrul proiectului . activitile
corespunzatoare Fazei .aferente Contractului nr .. din ., act
adiional nr. .. din ..dup cum urmeaz:
.
Fluxurile, modificrile i livrabilele menionate mai sus au fost dezvoltate conform cerinelor
beneficiarului i se consider acceptate de ctre reprezentanii Romtelecom SA ca fiind funcionale i
respectnd cerinele beneficiarului.
Probleme rmase deschise:
No. Open Issue
Resolution
estimated date




Valoarea total a lucrrilor livrate pe baza prezentului PROCES VERBAL DE RECEPIE este de
. (fr TVA).
Prezentul document s-a ncheiat n dou exemplare, cte unul pentru fiecare parte contractant.
FURNIZOR BENEFICIAR



25

Fiele documentelor
Pentru fiecare document identificat n cadrul sistemului analizat se ntocmete cte o fi
care va conine:
-fluxul documentului
- beneficiarul documentului respectiv
- periodicitatea n care se completeaz documentul respectiv i numrul de exemplare
- indicaori

M01 - Formular Cerere de Schimbare
1) Beneficiarii documentului identific problema, se consult cu furnizorii PV-ului (M05) i
ntocmesc un CR. Dup rezolvarea celor cerute, pe baza CR, Suport eDoc testeaz modificrile
fcute i dau ok-ul pentru postarea pe producie.
2) Beneficiarii: personalul departamentului financiar (utilizatori de finance), HR (resurse umane),
tehnic, achiziii, logistic, segmentul de business.
3) Periodicitatea: se ntocmete o dat pe lun, n triplu exemplar (pentru beneficiari, cei ce au
solicitat problema, pentru cei ce soluioneaz cazul, furnizorii externi, i pentru cei ce posteaz
modificrile n producie,departamentul eDoc).
4) Furnizorul: personalul din departamentele beneficiare.
5) Indicatori:
I01 data iniierii
Furnizor: personal aparinnd deaprtamentelor Financiar (S3), Tehnic (S4), HR
(S5), Achiziii (S6) sau Logistic (S7)
I02 prioritate
Furnizor: personal aparinnd deaprtamentelor Financiar (S3), Tehnic (S4), HR
(S5), Achiziii (S6) sau Logistic (S7)
I03 data cerut pentru rezoliia CS
Furnizor: personal aparinnd deaprtamentelor Financiar (S3), Tehnic (S4), HR
(S5), Achiziii (S6) sau Logistic (S7)
I04 - Aria funcional/Modulul Oracle afectat
Furnizor: personal aparinnd deaprtamentelor Financiar (S3), Tehnic (S4), HR
(S5), Achiziii (S6) sau Logistic (S7)
26

I05 Departamentul/Diviziile afectate
Furnizor: personal aparinnd deaprtamentelor Financiar (S3), Tehnic (S4), HR
(S5), Achiziii (S6) sau Logistic (S7)
I06 Impactul CS
Furnizor: personal aparinnd deaprtamentelor Financiar (S3), Tehnic (S4), HR
(S5), Achiziii (S6) sau Logistic (S7)
I07 Implicaiile neefecturii schimbrii
Furnizor: personal aparinnd deaprtamentelor Financiar (S3), Tehnic (S4), HR
(S5), Achiziii (S6) sau Logistic (S7)
I08 Decizia Directorului de Divizie (Aprobat/Respins)
I09 Efort Suport Funcional
Furnizor: directorul diviziei corespunztoare departamentului
I10 Efort Suport Aplicaie
Furnizor: directorul diviziei corespunztoare departamentului
I11 Efort Consultant extern
Furnizor: directorul diviziei corespunztoare departamentului
I12 Efort Iniiator CR
Furnizor: directorul diviziei corespunztoare departamentului
I13 Total efort = I09+I10+I11+I12
Furnizor: directorul diviziei corespunztoare departamentului
I14 Decizia Managerului de dezvoltare Funcional Oracle (Aprobat/Respins)
I15 Decizia Comitetului pentru CS
I16 Decizia Directorului Diciziei Dezvoltare i Suport Funcional Oracle
I17 Decizia Directorului Executiv Financiar Adjunct
I18 Data rezolvrii CS - va fi completat dup finalizare

M02 - Service Call
1) Se ntocmete de catre IT_ServiceDesk pe baza solicitarilor venite de la beneficiari (pe e-mail)
i se redirecioneaz ctre Sport eDoc pentru a rezolva problema. n cazul n care sosesc la Suport
eDoc service call-uri pe care nu le pot soluiona, acetia le trimit mai departe ctre cei abilitai s
le rezolve.
27

2) Beneficiarii: personalul departamentului financiar (utilizatori de finance), tehnic, HR (resurse
umane), achiziii, logistic.
3) Periodicitatea: se ntocmete de 7-8 ori pe zi, ntr-un singur exemplar, on-line.
4) Furnizori: IT_ServiceDesk i departamentele beneficiare.
5) Indicatori:
I19 Data nregistrrii
Furnizor: personal aparinnd deaprtamentelor Financiar (S3), Tehnic (S4), HR
(S5), Achiziii (S6), Logistic (S7) sau IT (S2).
I20 Solicitant
Furnizor: personal aparinnd deaprtamentelor Financiar (S3), Tehnic (S4), HR
(S5), Achiziii (S6), Logistic (S7) sau IT (S2).
I21 Cauz, Solicitare
Furnizor: personal aparinnd deaprtamentelor Financiar (S3), Tehnic (S4), HR
(S5), Achiziii (S6), Logistic (S7) sau IT (S2).

M03 - Aplicaia de tichete
1) Tichetele venite sunt n fond service call-urile ncrcate pe aplicaia de tichete. Ele sunt
ntocmite de catre IT_ServiceDesk i trimise ctre grupul Suport eDoc. Acetia, dup soluionarea
problemei, nchid tichetul care va ajunge din nou la IT. Tichetele trimise ctre acest grup i care
trebuie soluionate de alte grupuri, vor fi redirecionate ctre acetia. Sunt de asemenea i tichete
care vor fi trimise spre solutionare ctre furnizorii externi (cei ce au dezvoltat aplicaia, n cazul
problemelor mai grave aprute n aplicaie, i care nu pot fi rezolvate de ctre cei de la Suport).
2) Beneficiarii: personalul departamentului financiar (utilizatori de finance), HR (resurse umane),
tehnic, achiziii, logistic, segmentul de business.
3) Periodicitatea: se ntocmete de 7-8 ori pe zi, ntr-un singur exemplar,on-line.
4) Furnizori: IT_ServiceDesk
5) Indicatori:
I22 Status
Furnizor: personal aparinnd deaprtamentului eDoc (S1)
I23 Categoria = I21
Furnizor: personal aparinnd deaprtamentului IT_ServiceDesk (S2)
28

I24 - Impact
Furnizor: personal aparinnd deaprtamentului IT_ServiceDesk (S2)
I25 Prioritate
Furnizor: personal aparinnd deaprtamentului IT_ServiceDesk (S2)
I26 Data nregistrrii = I19
Furnizor: personal aparinnd deaprtamentului IT_ServiceDesk (S2)
I27 Deadline
Furnizor: personal aparinnd deaprtamentului IT_ServiceDesk (S2)
I28 Rezolvare
Furnizor: personal aparinnd deaprtamentului eDoc (S1)
I29 - Cauz
Furnizor: personal aparinnd deaprtamentului eDoc (S1)

M04 - Formular de Aprobare
1) Formularul de aprobare se ntocmete de ctre Suport eDoc dup realizarea unei modificri pe
o procedur (sau ntocmirea uneia noi, sau anularea uneia existente). Acesta este trimis ctre
beneficiarii procedurii (cei care vor lucra cu ea) pentru a fi aprobat, i se ntoarce din nou la
Suport eDoc pentru a posta n producie noutile.
2) Beneficiarii: personalul departamentului financiar (utilizatori de finance), HR (resurse umane),
tehnic, achiziii, logistic, segmentul de business.
3) Periodicitatea: se ntocmete dup fiecare procedur modificat, n dou exemplare, unul
penrtu beneficiar i unul pentru departamentul eDoc.
4) Furnizori: Departamentul e-doc
5) Indicatori:
I30 Nume procedur/Formular
Furnizor: personal aparinnd deaprtamentului eDoc (S1)
I31 Versiune
Furnizor: personal aparinnd deaprtamentului eDoc (S1)
I32 Data intrrii n vigoare
Furnizor: personal aparinnd deaprtamentului eDoc (S1)
I33 Modulul Oracle afectat
29

Furnizor: personal aparinnd deaprtamentului eDoc (S1)
I34 Arie de cuprindere
Furnizor: personal aparinnd deaprtamentului eDoc (S1)
I35 Solicitant actualizare
Furnizor: personal aparinnd deaprtamentelor Financiar (S3), Tehnic (S4), HR
(S5), Achiziii (S6) sau Logistic (S7)
I36 Motivul actualizrii
Furnizor: personal aparinnd deaprtamentelor Financiar (S3), Tehnic (S4), HR
(S5), Achiziii (S6) sau Logistic (S7)
I37 Responsabil actualizare
Furnizor: personal aparinnd deaprtamentului eDoc (S1)
I38 Decizie ef Departament Suport Funcional Oracle
I39 - Decizie Owner Modul Oracle
I40 Decizie Director Executiv Financiar

M05 Procesul Verbal de acceptan
1) Dup testarea elementelor cuprinse n Formular Cerere de Schimbare, urmeaz etapa postrii n
producie a acelor elemente. Pentru aceasta, se ncheie un Proces Verbal de Acceptan ntre
Romtelecom i furnizorii externi (cei ce au realizat modificarile; ex: relizarea unei platforme noi,
dezvoltarea de noi aplicaii, etc, pe care nu le fac cei din Romtelecom) care prevede faptul c
parile sunt de acord cu modificrile efectuate, i s-a realizat i remunerarea aferent.
2) Beneficiarii: Romtelecom, prin departamentele sale.
3) Periodicitatea: se ntocmete n medie o dat pe lun, n trei exemplare: unul rmne la
furnizori, altul la implementator, n spe departamentul Suport eDoc i unul la departamentul
financiar.
4) Furnizori: furnizori externi (ex: firme care realizeaz diverse platforme i aplicaii on-line).
5) Indicatori:
I41 Data = I18
Furnizor: personal aparinnd deaprtamentului eDoc (S1)
I42 Nume proiect
Furnizor: personal aparinnd deaprtamentului eDoc (S1)
30

I43 Open Issue
Furnizor: personal aparinnd deaprtamentului eDoc (S1)
I44 Valoare total = I13
Furnizor: personal aparinnd deaprtamentului eDoc (S1)

3. Matricea informaional a documentelor
Se noteaz cu S1...Sn staiile informaionale interne i cu E1 Em staiile
informaionale externe. Elementul Aij reprezint documentul care circul ntre staiile
informaionale i i j. Pe coloane se vor reprezenta staiile ctre care pleac informaiile, iar pe linii
staiile de la care pleac informaiile.
Staia S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 E1
S1 M04,
M05
M04,
M05
M04 M04 M04 M04 M05
S2 M02,
M03
M03 M03 M03 M03 M03 M03 M03
S3 M01,
M02
M01 M01
S4 M01,
M02
M01 M01
S5 M01,
M02
M01 M01
S6 M01,
M02
M01 M01
S7 M01,
M02
M01 M01
E1

4. Lista documentelor proprii

Cod document Denumirea
documentului
Furnizorul
documentului
Codul documentului care
particip la formare
M04 Formular de Aprobare S1
M05 Proces Verbal de
acceptan
S1 M01


31


5. Lista documentelor externe

Cod document Denumire document Furnizor
M01 Formular Cerere de Schimbare S3, S4, S5, S6, S7
M02 Service Call S2, S3, S4, S5, S6, S7
M03 Aplicaia de Tichete S2

6. Lista beneficiarilor
Lista beneficiarilor de informaii se obine consultnd punctul 1 al fiei fiecrui document
i analiznd organigrama.
Cod staie Denumire staie
S1 Departamentul Suport e-doc
S3 Departamentul financiar
S4 Departamentul tehnic
S5 Departamentul HR
S6 Departamentul de achiziii
S7 Departamentul de logistic
E1 Furnizori externi

7. Lista furnizorilor de informaie
Lista furnizorilor de informaii se obine din Lista documentelor externe, coloana Furnizor
i va avea urmtoarea form:
Cod staie Denumire staie
S1 Departamentul Suport e-doc
S2 Departamentul IT_ServiceDesk
S3 Departamentul financiar
S4 Departamentul tehnic
S5 Departamentul HR
S6 Departamentul de achiziii
S7 Departamentul de logistic

8. Lista spaiului informaional
Pe baza Listei beneficiarilor i a Listei furnizorilor se obine lista spaiului informaional.
Aceasta va avea urmtoarea form:
Tipul staiei Cod
staie
Denumire
Beneficiar Furnizor
S1 Departamentul Suport e-doc * *
S2 Departamentul *
32

IT_ServiceDesk
S3 Departamentul financiar * *
S4 Departamentul Tehnic * *
S5 Departamentul HR * *
S6 Departamentul de Achiziii * *
S7 Departamentul de Logistic * *
E1 Furnizori externi *

9. Fluxurile informaionale la nivel fizic

Pe baza Listei spaiului informaional se stabilesc Fluxurile informaionale la nivel fizic.
Fluxurile incidente spre interior se obin consultnd coloana Furnizor a Listei documentelor
externe. Fluxurile incidente spre exterior se obin consultnd punctul 1 al fiei fiecrui document.

























S2: Departamentul
IT_ServiceDesk
S3: Departamentul
Financiar
S4: Departamentul
Tehnic
S5: Departamentul
HR
S6: Departamentul
Achiziii
S7: Departamentul
Logistic

M04, M05

S1: Departamentul
Suport eDoc
E1: Furnizori
externi
M02,
M03
M01,
M02
M01,
M02
M01,
M02
M04,
M05
M04 M04
M01,
M02
M01,
M02
M04
M04 M05
33



C. Analiza i reprezentarea sistemului informaional actual

1. Matricea document document
Se completeaz pe baza pieselor B4. Lista documentelor proprii, coloana Codul
documentului care particip la formare i B5. Lista documentelor externe, coloana Furnizor.
Spaiul informaional
CDP
M
0
1
M
0
2
M
0
3
M
0
4
M
0
5
S
1
S
2
S
3
S
4
S
5
S
6
S
7
E
1
M04
+1
-1
+1 +1 +1 +1 +1
M05 1
+1
-1
+1 +1
CDE
M01 1 +1
+1
-1
+1
-1
+1
-1
+1
-1
+1
-1
+1
M02 1 +1 -1 -1 -1 -1 -1 -1
M03 +1
+1
-1
+1 +1 +1 +1 +1 +1

Din aceast matrice putem observa urmtoarele:
Din cadranul I:
Documentul M04 nu particip la formarea niciunui alt document propriu;
Documentele M02, M03, M04 i M05 nu sunt formate pe baza niciunui document propriu;

Din documentul II:
Toate documentele circul, nu rmn doar n cadrul Departamentului de suport;
Staia S1 (Dep. eDoc) are att rol de beneficiar ct i de furnizor de document;
Staia E1 nu furnizeaz niciun document;

Din cadranul III:
Documentul M03 nu particip la formarea niciunui document propriu;
Documentele M01, M02, M04 nu sunt formate pe baza niciunui document extern;

Din cadranul IV:
Staiile S1 i E1 nu nu furnizeaz niciun document extern;

34


2. Schema fluxurilor de formare a documentelor proprii
S7 S6 S5 S4 S3 S2 S1 E1


















3. Lista indicatorilor

Indicator
N
(nume)
O
(obiect)
F
(funcie)
T
(timp)
S
(subiect)
U
(u.m.)
Cod
doc. ce-l
conine
Mod
formare
(B4)
I01
Data
iniierii
CS
Dat Predictiv Lunar
Cerere
Schimb
Timp M01
I02 Prioritate Informaie Decizional Lunar
Cerere
Schimb
Non-
valoric
M01
I03
Data
pentru
rezoluie
Dat Predictiv Lunar
Cerere
Schimb
Timp
M01

I04
Modul
afectat
Informaie
Eviden
Lunar
Cerere
Schimb
Non-
valoric
M01

I05
Departam.
afectat
Informaie
Eviden Lunar Cerere
Schimb
Non-
valoric
M01

I06
Impactul
CS
Predicie Predictiv
Lunar Cerere Non- M01

P: M04
P: M05

M04
2
sau sau sau sau

2
M05
M01 M01 M01 M01 M01
sau
sau sau sau
35

Schimb valoric
I07
Implicaii
neefectuar
e schimb
Predicie Predictiv
Lunar Cerere
Schimb
Non-
valoric
M01

I08
Decizie
Director
Divizie
Decizie Decizional
Lunar Cerere
Schimb
Non-
valoric
M01

I09
Efort
Suport
Funcional
Bani Eviden
Lunar Cerere
Schimb
Valoare M01

I10
Efort
Suport
Aplicaie
Bani Eviden
Lunar Cerere
Schimb
Valoare M01

I11
Efort
Consultant
Extern
Bani Eviden
Lunar Cerere
Schimb
Valoare M01

I12
Efort
Iniiator
CR
Bani Eviden
Lunar Cerere
Schimb
Valoare M01

I13 Total efort Bani Eviden
Lunar Cerere
Schimb
Valoare M01 I09,
I10,
I11, I12
I14
Decizie
Man Dezv
Oracle
Decizie Decizional
Lunar Cerere
Schimb
Non-
valoric
M01

I15
Decizie
Comitet
pentru CS
Decizie
Decizional
Lunar
Cerere
Schimb
Non-
valoric
M01

I16
Decizie
Director
Div Dezv
si Suport
Oracle
Decizie
Decizional
Lunar
Cerere
Schimb
Non-
valoric
M01

I17
Decizie
Director
Executiv
Fin Adj
Decizie
Decizional
Lunar
Cerere
Schimb
Non-
valoric
M01

I18
Data
rezolvrii
CS
Dat Predictiv Lunar
Cerere
Schimb
Timp M01

I19
Dat
ntregistrar
e
Dat Eviden Zilnic
Service
Call
Timp
M02
36

I20 Solicitant Informaie Eviden
Zilnic
Service
Call
Non-
valoric
M02
I21
Cauz
solicitare
Informaie Decizional
Zilnic
Service
Call
Non-
valoric
M02
I22 Status Informaie Eviden
Zilnic
Tichet
Non-
valoric
M03
I23 Categorie Informaie Eviden
Zilnic
Tichet
Non-
valoric
M03 I21
I24 Impact Predicie Decizional
Zilnic
Tichet
Non-
valoric
M03
I25 Prioritate Informaie Decizional
Zilnic
Tichet
Non-
valoric
M03
I26
Dat
nregistrare
Dat Eviden
Zilnic
Tichet
Timp
M03 I19
I27 Deadline Dat Decizional
Zilnic
Tichet
Timp
M03
I28 Rezolvare Informaie Eviden
Zilnic
Tichet
Non-
valoric
M03


I29 Cauz Informaie Decizional
Zilnic
Tichet
Non-
valoric
M03
I30
Nume
procedur/
formular
Informaie Eviden
Lunar
Procedur
Non-
valoric
M04
I31 Versiune Numr Informativ Lunar Procedur Numeric M04
I32
Data
intrrii n
vigoare
Dat Informativ
Lunar Procedur Timp
M04
I33
Modul
Oracle
Informaie Eviden
Lunar Procedur Non-
valoric
M04
I34
Arie
Cuprindere
Informaie Eviden
Lunar Procedur Non-
valoric
M04
I35
Solicitant
actualizare
Informaie Eviden
Lunar Procedur Non-
valoric
M04
I36
Motiv
actualizare
Informaie Decizional
Lunar Procedur Non-
valoric
M04
I37
Responsabil
actualizare
Informaie Eviden
Lunar Procedur Non-
valoric
M04
37

I38
Decizie ef
Depart
Suport Func
Oracle
Decizie Decizional
Lunar Procedur Non-
valoric
M04
I39
Decizie
Owner
Modul Ora
Decizie Decizional
Lunar Procedur Non-
valoric
M04
I40
Decizie
Director
Executiv Fin
Decizie Decizional
Lunar Procedur Non-
valoric
M04
I41 Data Dat Informativ
Lunar PV
Acceptan
Timp
M05 I18
I42
Nume
proiect
Informaie Eviden
Lunar PV
Acceptan
Non-
valoric
M05
I43 Open issue Informaie Decizional
Lunar PV
Acceptan
Non-
valoric
M05
I44
Valoare
total
Bani Informativ
Lunar PV
Acceptan
Valoare
M05 I13


4. Matricea informaional indicator document

Doc.

Ind.
M04 M05 M01 M02 M03
IP
I31 1
I32 1
I37 1
I41 1
I43 1
I44 1

IE
I01 1
I02 1
I03 1
I04 1
I05 1
I06 1
I07

1


38



n aceast matrice indicatorii I31, I32, I37, I41, I43 i I44 sunt considerai indicatori
proprii, deoarece se formeaz exclusiv pe baza informaiilor din documentele proprii, iar
indicatorii I01-I30, I33 I36, I38, I39, I40 i I42 sunt considerai indicatori externi, ntruct la
formarea lor particip i documente externe.
I08 1
I09 1
I10 1
I11 1
I12 1
I13 1
I14 1
I15 1
I16 1
I17 1
I18 1
I19 1
I20 1
I21 1
I22 1
I23 1
I24 1
I25 1
I26 1
I27 1
I28 1
I29 1
I30 1
I33 1
I34 1
I35 1
I36 1
I38 1
I39 1
I40 1
I42 1
39


D. Elaborarea fluxurilor informaionale la nivel conceptual

La nivel conceptual exist dou tipuri de fluxuri: fluxuri conceptuale de prelucrare i
fluxuri conceptuale de conducere sau decizionale. Analiza informaional-decizional a acestora
implic utilizarea a dou instrumente specifice: matricea indicator-indicator, respectiv matricea
indicator-decizii.

1) fluxuri conceptuale de prelucrare (se transfer latur semantic ntre indicatorii
economici)

1. Matricea informaional indicator indicator

n cadrul acestei matrici valoarea 1 arat c indicatorul de pe linie particip la formarea
indicatorului de pe coloan, astfel c dac ne uitm pe coloan putem vedea petru fiecare
indicator modul lui de formare pe baza altor indicatori. i n acest caz, am mprit indicatorii n
indicatori proprii i indicatori externi:

Matr_ind_ind.xls


2) fluxuri conceptuale de conducere (se transfer latura semantic de la indicatorii
economici ctre decizii)

2. Matricea informaional indicatori decizii

Deciziile luate pe baza indicatoriilor utilizai n documentele proprii ale departamentului
de contabilitate sunt:

D1: ncepere/amnare/anulate activiti
D2: urgentare lucrri
D3: reducerea cheltuieli
40

D4: naintarea ctre persoanele cu pregtire de profil, a activitilor spre a fi rezolvate
Indicatori D1 D2 D3 D4
I01 Data iniierii CS
I02 Prioritate 1
I03 Data pentru rezoluie 1
I04 Modul afectat 1
I05 Departam. afectat 1
I06 Impactul CS 1
I07 Implicaii neefectuare schimb 1
I08 Decizie Director Divizie 1
I09 Efort Suport Funcional 1 1
I10 Efort Suport Aplicaie 1 1
I11 Efort Consultant Extern 1 1
I12 Efort Iniiator CR 1 1
I13 Total efort 1 1
I14 Decizie Man Dezv Oracle 1
I15 Decizie Comitet pentru CS 1
I16 Decizie Director Div Dezv si
Suport Oracle
1
I17 Decizie Director Executiv Fin
Adj
1
I18 Data rezolvrii CS 1
I19 Dat ntregistrare
I20 Solicitant
I21 Cauz solicitare 1
I22 Status 1
I23 Categorie 1
I24 Impact 1
I25 Prioritate 1
I26 Dat nregistrare
I27 Deadline 1
I28 Rezolvare 1
I29 Cauz 1
I30 Nume procedur/formular
I31 Versiune
I32 Data intrrii n vigoare
I33 Modul Oracle 1
I34 Arie Cuprindere 1
I35 Solicitant actualizare
41

I36 Motiv actualizare 1
I37 Responsabil actualizare
I38 Decizie ef Depart Suport Func
Oracle
1
I39 Decizie Owner Modul Ora 1
I40 Decizie Director Executiv Fin 1
I41 Data
I42 Nume proiect
I43 Open issue 1
I44 Valoare total 1

Indicatorii I1, I19, I20, I26, I30, I31, I32, I35, I37, I41 i I42 nu ajut la fundamentarea
niciunei decizii, astfel nct i putem considera inutili, astfel nct n etapa de reproiectare aceti
indicatori vor fi analizai.

42

E. Analiza fluxurilor informaionale la nivel logic

1. Matricea cerinelor externe
Aceast matrice perminte identificarea relaiilor care exst ntre dou compartimente (un
beneficiar i un furnizor).
S
IP
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 E1
I31
1
-1
1 1 1 1 1
I32
1
-1
1 1 1 1 1
I37
1
-1
1 1 1 1 1
I41
1
-1
1 -1 -1 -1 -1 1
I43
1
-1
1 1
I44
1
-1
1
-1
-1 -1 -1 -1 1
S
IE
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 E1
I01
1 1
-1
1
-1
1
-1
1
-1
1
-1
1
I02
1 1 1 1 1 1 1
I03
1 1
-1
1
-1
1
-1
1
-1
1
-1
1
I04
1 1
-1
1
-1
1
-1
1
-1
1
-1
1
I05
1 1
-1
1
-1
1
-1
1
-1
1
-1
1
I06
1 1
-1
1
-1
1
-1
1
-1
1
-1
1
I07
1 1
-1
1
-1
1
-1
1
-1
1
-1
1
I08
1 1 1 1 1 1 1
I09
1
-1
1 1 1 1 1 1
I10
1
-1
1 1 1 1 1 1
I11
1
-1
1 1 1 1 1 1
43

I12
1
-1
1 1 1 1 1 1
I13
1
-1
1 1 1 1 1 1
I14
1 1 1 1 1 1 1
I15
1 1 1 1 1 1 1
I16
1 1 1 1 1 1 1
I17
1 1 1 1 1 1 1
I18 1
-1
1 1 1 1 1 1
-1
I19 1 1
-1
-1 -1 -1 -1 -1
I20 1 1
-1
-1 -1 -1 -1 -1
I21 1 1
-1
-1 -1 -1 -1 -1
I22 1 1
-1
1
I23 1 1
-1
1
-1
1
-1
1
-1
1
-1
1
-1
1
I24 1 1
-1
1
I25 1 1
-1
1
I26 1 1
-1
1
-1
1
-1
1
-1
1
-1
1
-1
1
I27 1 1
-1
1
I28 1 1
-1
1
I29 1 1
-1
1
I30 1 -1 -1 -1 -1 -1
I33 1 -1 -1 -1 -1 -1
I34 1 -1 -1 -1 -1 -1
I35 1 -1 -1 -1 -1 -1
I36 1 -1 -1 -1 -1 -1
I38 1
-1
1 1 1 1 1
I39 1
-1
1 1 1 1 1
44

I40 1
-1
1 1 1 1 1
I42 1 1
-1
-1 -1 -1 -1 1

Analiznd aceast matrice ce poate observa faptul c nu exist n cadrul acestui
departament indicatori inutili.

2. Matricea modului de utilizare a indicatorilor

SP - Sistemul de prelucrare, SC - Sitemul de conducere, CE - Cerina extern

I SP SC CE ANALIZA
I01 * VC
I02 * * U
I03 * * U
I04 * * U
I05 * * U
I06 * * U
I07 * * U
I08 * * U
I09 * * * U
I10 * * * U
I11 * * * U
I12 * * * U
I13 * * * U
I14 * * U
I15 * * U
I16 * * U
I17 * * U
I18 * * * U
I19 * R
I20 VC
I21 * * U
I22 * * U
I23 * * U
I24 * * U
I25 * * U
I26 * R
45

I27 * * U
I28 * * U
I29 * * U
I30 VC
I31 VC
I32 VC
I33 * U
I34 * U
I35 VC
I36 * U
I37 VC
I38 * U
I39 * U
I40 * U
I41 * VC
I42 * VC
I43 * * U
I44 * * U


U - indicatori utili
R indicatori repetai
VC indicatori de verificare i control
46


F. Evaluarea i reproiectarea sistemului informaional

1. Structura studiului de caz

Cod
element
Denumire element Cod element care
particip la formare
1 Organigrama -
2 Machete documentelor -
3 Fiele documentelor 2
4 Reprezentarea fluxului pentru documente 3
5 Matricea informaional a documentelor 3
6 Lista documentelor proprii 3
7 Lista documentelor externe 2, 3
8 Lista beneficiarilor 1, 3
9 Lista furnizorilor 7, 6
10 Lista spaiului informaional 8, 9
11 Schema fluxurilor la nivel fizic 5,10
12 Matricea document - document 6, 5
13 Schema fluxurilor de formare a documentelor
proprii
3
14 Lista indicatorilor 2, 3
15 Matricea indicator - document 6, 7, 14
16 Matricea indicator - indicator 14
17 Matricea indicator - decizii 3, 14
18 Matricea cerinei externe 3
19 Matricea modului de utilizare a indicatorilor 16, 17, 18

















47



2. Matricea studiului de caz (matricea proiectului)

Element 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
1 1
2 1 1 1
3 1 1 1 1 1 1 1 1 1
4
5 1 1
6 1 1 1
7 1 1
8 1
9 1
10 1
11
12
13
14 1 1 1
15
16 1
17 1
18 1
19


3. Reproiectarea

Din analizele fcute se poate observa cu uurin faptul c Romtelecom deine un sistem
de Document Managemet bine pus la punct. De altfel, departamentul de Suport eDoc are ca
obiectiv principal continua perfecionare a sistemului i adaptarea acestuia la modificrile impuse
de noile cerine, de evoluia tehnologiei i de mbuntirea proceselor.
Singura obiecie care se poate face n aceast situaie este aceea de a continua aceast
activitate ce se dovedete a fi una foarte eficient.


48



SURSE INFORMAIONALE

Documente primite n cadrul trainingurilor la care am luat parte n companie:
Instruire introductiv general de securitate i sntate n munc
Instruire introductiv general privind protecia mediului

Surse din cadrul companiei:
Intranetul companiei
Personal din cadrul companiei

Surse internet:
www.romtelecom.ro