Beneficiar: CONSILIUL JUDEEAN DMBOVIA

Reducerea riscurilor la nivel judeean printr-o mai bun comunicare n cadrul Comitetului Judeean pentru Situaii de Urgen-Cod SMIS 22394,
Finanat prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative din Fondul Social European n perioada
27.09.2013 - 27.11.2014

Manualul de proceduri standard de

operare specifice comunicrii n situaii de
urgen la nivelul Comitetului Judeean
pentru Situaii de Urgen i de la nivelul
structurilor Centrului Judeean de
Conducere i Coordonare a Interveniilor

Pagina 1

Finanat prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative

din Fondul Social European n perioada 27.09.2013 - 27.11.2014

Proceduri
Standard de
Operare

Folosire

Agenii
implicate
care
lucreaz
independ
ent
Proceduri
Standard
de
Operare
la nivelul
ageniei

Coordonare informal la
nivelul ageniilor

Evenime
nte
Planificat
e

Evenimente care pot fi

rezolvate la nivel local

Proceduri
Standard
de
Operare
pentru
Rutin

Proceduri
Standard
de
Operare
pentru
Urgene

Colaborare
multidisciplinar
la
nivelul
personalului pe
timp
de
normalitate
Proceduri
Standarde
de
Operare ale CJSU
pe
timp
de
Normalitate

Evenimente care
pot fi rezolvate la
nivel judeean

Comitet
Judeean
pentru
Situaii
de
Urgen
convocat
Proceduri
standard de
Operare la
Nivelul CJSU
integrate pe
timp
de
urgen
Folosire
zilnic
la
nivel
judeean

Conducere unic, planificare i coordonare ntre domenii prin

intermediul unui sistem unic de cooperare i conducere

Conducere

Conducere limitat, planificare i coordonare ntre domenii cu

investiii minime la nivel de coordonare i schimb de date i
documente

INTEROPERABILITATE CONTINU LA NIVELUL AGENIILOR IMPLICATE N MANAGEMENTUL

SITUAIILOR DE URGEN

Introducere

Pagina 2

Manualul de proceduri standard de operare specifice comunicrii n situaii de urgen, optimizate n

cadrul fluxurilor i proceselor de la nivelul Comitetului Judeean pentru Situaii de Urgen i de la
nivelul structurilor Centrului Judeean de Coordonare i Conducere a Interveniilor a fost elaborat pe
baza contractului de consultan servicii elaborare Studii, analize i implementare proceduri
optimizate derulat in cadrul proiectului Reducerea riscurilor la nivel judeean printr-o mai buna
comunicare n cadrul Comitetului Judeean pentru Situaii de Urgen, finanat Fondul Social
European, Programul Operaional Dezvoltarea Capacitaii Administrative 2007-2013 AXA PRIORITARA
1 mbuntiri de structura i proces ale managementului ciclului de politici publice, Domeniul major
de intervenie 1.3 - mbuntirea eficacitii organizaionale , Cod SMIS 22394. Necesitatea elaborrii
Manualului de proceduri Standard de Operare, a reieit din concluziile i leciile nvate dea lungul
timpului, lecii nvate pe timpul derulrii evenimentelor, cnd din lipsa unor standardizri, n
comunicarea, att cea intern ct i cea extern au fost constatate lacune iar cei care au fost privai
de informaii au fost cetenii. Manualul de Proceduri Standard de Comunicare, se refer numai la
domeniul comunicrii interne i externe, surprinznd aspectele procedurale pe timp de normalitate
i pe timpul derulrii situaiilor de urgen la nivelul structurilor operative Centrul Operaional
Judeean i Centrul Judeean de Coordonare i Conducere a Interveniei, precum i la nivelul
structurilor de decizie Comitetul Judeean pentru Situaii de Urgen. Manualul completeaz

procedurile standard de operare existente la nivel operaional, introducnd un element nou,

schematizarea acestuia, pe baza fluxurilor de informaii existente prin modelarea acestora n cadrul
unui instrument de modelare a proceselor de business (Business Process Modeling Notation BPMN)
care s faciliteze utilizarea acestuia i remodelarea n funcie de necesitile organizaiei. Manualul
respect cerinele legale instituite prin OMFP nr.946/2005 pentru aprobarea Codului controlului
intern/managerial, cuprinznd standardele de control intern/managerial la entitile publice i pentru
dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial standard 17, SR ISO/TR 10013/2003, SR EN ISO
9000/2001 i cele precizate prin SMAI-A-nr 005 i ordinele interne referitoare la comunicare
decembrie 2013.
Procedurile Standard de Operare (PSO) n mod normal conin att elemente operaionale ct i
elemente tehnice i permit celor implicai n rspunsul la urgene s acioneze unitar i n mod
coordonat n cazul apariiei unui eveniment. Este nevoie de PSO clare i eficiente n dezvoltarea i
implementarea oricrei soluii n teren.
Cum se folosete acest Manual?
Avnd n vedere c aspectele de comunicare, fluxul de informaii i modul de operare al celor implicai
n comunicare sunt comune pentru orice risc aprut, Manualul s-a concentrat pe aspectele care
difereniaz procesele, respectiv nivelul de activare al structurii, fiind elaborate proceduri pentru
rutin (normalitate) i situaii de urgen (cnd a fost activat CJCCI i CJSU) i structur, n conformitate
cu cerinele caietului de sarcini.
n completarea proceselor modelate prin BPMN au fost concepute mai multe anexe care se pot folosi
funcie de situaia specific de rezolvat; astfel: anexa 1 machete, conine documente standardizate
comunicate de pres, documentele necesare organizrii unei conferine de pres, unei declaraii de
pres, informaii standard furnizate la locul evenimentului de purttorii de mesaj, anexa 2 Reguli
de comunicare, conine regulile care trebuie respectate pe timpul comunicrii n toate fazele
managementului situaiilor de urgen, iar anexa 3 - Aspecte cheie la care trebuie s fac referire
comunicarea, conine elementele cheie de comunicare pe care trebuie s le conin mesajul, funcie
de riscul produs.
Astfel: la producerea unui eveniment se poate activa fluxul modelat i urmrite fiecare dintre activiti
dac acestea au fost executate. n rezolvarea acestora se pot accesa anexele 1,2 i 3 pentru
completarea informaiilor i verificarea dac documentul conine toate elementele preconizate pentru
a face din comunicare un aliat i nu un duman al managementului.

Pagina 3

S NU UITM C ACIONM N CONDIII DE STRESS I SUB

PRESIUNEA TIMPULUI.

Manualul de Comunicare de Urgen pentru Comitetul Judeean pentru

Situaii de Urgen
Faza I Pregtirea (previzionarea, pregtirea, atenuarea)
Pregtirea reprezint cea mai important etap a fazei de prevenire. Aceast faz are loc ori de
cte ori situaia operativ este ntr-o stare de rutin i probabilitatea apariiei unei situaii de
urgen pare a fi redus. Provocarea acestei etape const n mobilizarea tuturor actorilor, factorilor
i mijloacelor n vederea identificrii scenariilor posibile i studierii lor. O a doua provocare const
n cunoaterea populaiei i a modurilor eficiente de comunicare cu aceasta, de mobilizare a
publicului pentru auto-aprare, creterea nivelului de contientizare asupra riscurilor i
sincronizarea ateptrilor populaiei relative la modul n care autoritile pot sprijini comunitile
sau indivizii care necesit sprijin. A treia provocare o reprezint dezvoltarea unui plan de
comunicare i aplicarea unei strategii de comunicare, care s includ infrastructur organizaional
i inter-organizaional, precum i resursele tehnologice i umane necesare. A patra provocare o
reprezint angajarea n activiti menite s mbunteasc starea general de pregtire a
populaiei i societii civile, inclusiv exerciii i cursuri permanente, campanii educaionale precum
i testarea eficienei mesajelor transmise.

Populaia

Pagina 4

Pentru a fi eficient, comunicarea de n situaii de urgen trebuie s se bazeze pe o nelegere n

adncime a publicului, a mixului de populaii care l constituie i, mai ales, a preferinelor i
cutumelor comunicaionale, att n timpul urgenelor ct i n starea de normalitate. O atenie
deosebit trebuie acordat populaiilor cu nevoi speciale: persoane cu dizabiliti, imigrani,
vorbitori de limbi strine, grupuri vulnerabile din punct de vedere socio-economic, persoane n
convalescen sau sub supraveghere medical, cu o atenie special acordat persoanelor fr
posibiliti de deplasare.
Cunoaterea publicului implic cunoaterea lacunelor de informare a acestuia, precum i a prerilor
nejustificate i incorecte cu privire la natura situaiei de urgen i la conduita ce trebuie adoptat.
Spre exemplu, naintea demarrii unei campanii de vaccinare mpotriva unei epidemii, trebuie
identificate prerile (false) existente la nivelul publicului care ar putea conduce la refuzarea
vaccinrii, urmat de convingerea rezistenei cu privire la importana i beneficiile vaccinrii.
Procesul de cunoatere a populaiei trebuie s se desfoare ntr-un cadru organizat sistematic. Nu
este corect s se realizeze presupuneri i nu poate fi inut cont exclusiv de cunotine, lideri de
opinie, comentarii online. Cunoaterea populaiei trebuie s se realizeze pornind de la studii sociale
i sociologice, chestionare i interviuri, date statistice ale Institutului Naional de Statistic,
departamente de planificare, centre academice, instituii de sondare a pieei, cercetri psihologice
privind managementul situaiilor de urgen, seturi de ntrebri puse n cadrul sesiunilor de training
i informare, studii de caz n situaii anterioare, inclusiv ca urmare a colaborrilor internaionale.
Cercetrile cu privire la populaie trebuie s se raporteze la trei aspecte :
- nivelul fizic : nelegerea nevoilor de baz (adpost i alimente)

nivelul psiho-social : nelegerea nevoilor psihologice i sociale (nevoia de sprijin din partea
comunitii i familiei)
nivelul interpretativ : nelegerea modului n care indivizii cu caracteristici culturale, sociale
i economice proceseaz mesajele i informaiile.

Pagina 5

Cu toate c nivelul interpretativ pare singurul direct legat de responsabilii cu comunicarea de

urgen, celelalte dou nivele contribuie ntr-un mod semnificativ la eficiena mesajelor, ntruct
ofer un context mai larg pentru nelegerea populaiei i nevoilor sale.
Etapa de pregtire trebuie s obin informaii referitoare la nelegerea i comportamentul
publicului, nivelul pn la care cetenii cunosc conceptul de urgen i neleg factorii de risc
afereni. Dac un mesaj asupra acestei tematici a fost diseminat, este obligatorie evaluarea
nivelului de penetrare al acestuia n rndul publicului, abilitatea acestuia din urm de a percepe i
nelege mesajul, precum i modul n care acesta nelege s respecte i urmeze indicaiile
autoritilor. ncrederea este elementul cheie n mobilizarea publicului pentru activiti autoprotecie.
Este imperios necesar identificarea celor mai eficiente canale de comunicaie cu fiecare grup de
indivizi n timpul situaiilor de urgen. Cu toate acestea, tiparele de urmrire a presei se modific
n timpul situaiilor de acest tip. Din acest motiv, analiza datelor de consum mediatic n timpul
unor situaii anterioare de urgen i a eficienei fiecrui canal de comunicare n funcie de factori
diveri (interval orar, zile lucrtoare sau nelucrtoare, anotimpuri) este un element relevant. Este
necesar i cunoaterea tiparelor de consum mediatic nainte de producerea crizelor, n scopul
organizrii de instructaje, campanii de educare i creterea gradului de contientizare, precum i
efectuarea de exerciii-aplicaii.
Este important identificarea audienei, a canalelor i limbajelor cele mai adecvate. Pentru zonele
cu specific etnic distinct (populaii de etnie rrom) se recomand adaptarea acestor mesaje i
campanii n conformitate cu nivelul de accesibilitate a acestei minoriti. n grupul int aferent
comunicrii trebuie inclui diveri actori reprezentativi ai comunitii locale, membrii familiilor
acestora, membrii echipelor de salvare sau intervenie locali, reprezentani ai autoritilor locale,
angajatori, lideri de opinie, lideri politici i religioi, comunitatea internaional.
n aceast etap trebuie alei purttorii de cuvnt cei mai eficieni, care vor avea rolul de a
transmite mesajul Comitetului Judeean ctre public. Liderii membrilor CJSU i purttorii de
cuvnt, experii n diferite domenii de activitate trebuie s participe la ntruniri pentru a crea relaii
interpersonale puternice cu Vocea Unic a CJSU. n situaii de urgen care impun intervenia unor
experi n diferite domenii, mesajul purttorilor de cuvnt trebuie s se bazeze pe sfaturile i
recomandrile acestora. Trebuie organizate cursuri i training-uri pentru purttorii de cuvnt i
managerii de instituii, att pe teme de comunicare ct i pe teme profesionale referitoare la
situaii speciale aprute n comunicare (apariii radiofonice sau televizate). Pregtirea periodic
trebuie fcut de facto, cu abordarea de tematici diverse i, n principal, cu sprijinul unor experi
externi.

Comunicarea curent cu publicul, n special n perioadele de normalitate, vine n sprijinul unei

comunicri eficiente n situaii de urgen prin stabilirea unor relaii i raporturi de credibilitate i
ncredere reciproc cu publicul.

Planificarea
Cea mai eficient este planificarea specializat pentru fiecare scenariu. Datorit numrului foarte
mare de scenarii posibile i a bugetului limitat (de regul parte a bugetului consiliului judeean) al
Comitetului Judeean pentru Situaii de Urgen, trebuie acordat atenie sporit scenariilor cele
mai relevante, avndu-se n vedere probabilitatea manifestrii riscurilor specific judeului.
Procesul de planificare necesit parteneriate ntre toi actorii reprezentativi (toi membrii
Comitetului Judeean pentru Situaii de Urgen), n vederea asigurrii integrrii, cooperrii,
coordonrii eforturilor i asigurarea unui flux de informaii corect. Acest proces contribuie la
atingerea scopurilor comunicaionale i asigur legtura ntre managementul comunicrii i scopul
final i anume salvarea de viei omeneti, lsnd n plan secund imaginea public. n caz de
necesitate, se recomand implicarea reprezentanilor tuturor membrilor Comitetului. n situaii de
urgen, leadership-ul organizaional local i naional are o importan deosebit pentru
comunicarea cu publicul. Managerii de comunicare de urgen nu au ntotdeauna la dispoziie
acest instrument, n special n relaia cu oficialiti de rang mai nalt. Cu toate acestea, ar trebui s
fie contieni de importana acestei resurse i s fac tot posibilul pentru angrenarea unor
personaliti marcante.
Informaiile transmise de ctre Vocea Unic trebuie s fie structurate n 3 categorii:
instruciuni practice (ce trebuie i ce nu trebuie fcut);
informare (ce s-a ntmplat i ce urmeaz s se ntmple)
mesaje de sprijin (pentru autoaprare i autocontrol).

Pagina 6

Trebuie avute n vedere urmtoarele aspecte:

o Aducerea mesajelor destinate publicului la un nivel ct mai ridicat de uniformitate, n
funcie de nevoi i situaia curent.
Strategia uniform. Respectarea principiului Vocii Unice este optim atunci
cnd comunicarea se adreseaz unor comuniti omogene. n anumite situaii
principiul Vocii Unice nu poate fi respectat i atunci este recomandabil o
coordonare ct mai bun ntre mesaje, inndu-se cont de factorii i grupurile
care acioneaz n situaia curent, fiecare avnd propriile voci i prioriti.
Strategia diversificat. Comunicarea ctre comuniti eterogene sau diferite,
eventual cu utilizarea unor purttori de mesaje, limbaje i chiar limbi diferite.
Este necesar o colaborare mult mai intens ntre responsabilii de comunicare
pentru evitarea contradiciilor. Acest tip de comunicare se aplic i atunci cnd
experii n situaii de urgen au preri divergente cu privire la riscurile prezente
i la msurile ce trebuie luate.
o Mesajele trebuie s prezinte situaia concret, fr a diminua probabilitatea producerii
evenimentelor sau dimensiunea riscului. Situaia real nu trebuie abstractizat.

o
o

o
o

Pagina 7

Cercetrile efectuate la nivel mondial au demonstrat faptul c perceperea clar a

pericolului contribuie la mobilizarea publicului n vederea pregtirii pentru
autoaprare.
n scopul nelegerii de ctre grupul int a scopurilor i utilitii mesajelor, acestea
trebuie transformate n ghiduri practice, ntr-o list de activiti de urmat pentru
minimizarea riscurilor i auto-protecie.
Mesajele trebuie s fie ct mai simple i clare, iar publicul nu trebuie s fie copleit de
prea mult informaie neesenial.
Mesajele au scopul de a transmite publicului o senzaie i motivare spre auto-eficien.
Publicul trebuie s neleag c deine competenele i abilitile necesare pentru a
depi situaia de urgen. Dup dezvoltarea n rndul publicului a acestor competene,
dependena acestuia fa de autoriti se va reduce treptat.
Adevrul primeaz n orice etap a oricrei situaii. Credibilitatea este o cerin
esenial astfel nct publicul s ia n serios instruciunile managerilor de comunicare.
Un purttor de cuvnt surprins transmind mesaje false i va pierde rapid
credibilitatea i, implicit, capacitatea de a manageria comunicarea n situaii de urgen.
Transparena i deschiderea sunt elemente primordiale. Este imperativ transmiterea
ctre public a informaiilor necesare pentru nelegerea ameninrilor i a modului de
comportare aferent. Informaia relevant nu trebuie inut la distan de public din
motive care nu sunt foarte bine ntemeiate (evitarea provocrii panicii nu este o
motivare pertinent). Transmiterea informaiei n etapa de pregtire crete
contientizarea i motiveaz publicul s acioneze. Deschiderea ctre public presupune
deschiderea ctre media, disponibilitatea de a mprti informaia i mesajele sincere.
Publicul trebuie s neleag c avertizarea prealabil nu este posibil n cadrul fiecrei
situaii de urgen, acest fapt motivnd necesitatea pregtirii continue.
n toate etapele, mesajele trebuie transmise repetat, pe ct mai multe canale. Repetiia
mesajelor are numeroase beneficii printre care informarea populaiei care a pierdut o
transmisie, permite informarea grupurilor vulnerabile, grupuri care sunt n continu
dinamic, mbuntete capacitatea de percepie a noilor informaii, abilitate afectat
n timpul situaiilor de urgen, precum i capacitatea de a reine mesajele (diferit de
la o persoan la alta). De asemenea, repetiia mesajelor sporete ncrederea i
importana acordat mesajelor. Nu trebuie pierdut din vedere componenta negativ
a repetitivitii i anume riscul de a plictisi sau a dezamgii adresanii. De aceea este
necesar identificarea de mijloace creative pentru retransmiterea aceluiai mesaj.
Strategii eficiente de livrare a mesajelor, inclusiv prin intermediul instrumentelor nonverbale, organizarea de evenimente i alegerea de vorbitori neateptai. Evenimentele
mediatice n cadrul crora personaliti locale dau exemple de comportament
(vaccinarea, ncurajarea victimelor la aciune, etc) sunt ntotdeauna de mare impact.
Uneori, personaliti politice, religioase, experi recunoscui sau celebriti pot aduce
un suflu nou comunicrii de urgen.

Livrarea mesajului ctre public nu reprezint finalul procesului de comunicare.

Evaluarea penetrrii mesajului n rndul populaiei este la fel de important. Este
revelatoare verificarea modului n care populaia s-a mobilizat i a ntreprins
demersurile solicitate. Este important de reinut faptul c modul de cutare al
informaiei difer de la persoan la persoan, fiind aproape imposibil de previzionat.
Studii realizate la nivel internaional au determinat multiple tipare de
comunicare/solicitare informaii cu diferene majore ntre ceteni n funcie de gen,
ras, situaie socio-economic, experiene anterioare, proximitate psihologic fa de
dezastru.

Pregtirea pentru comunicarea de urgen ncepe cu nelegerea situaiei create i a semnificaiilor

acesteia, construind o strategie de comunicare ce urmeaz s fie utilizat i pregtind bazele de
date referitoare la personal, cunotine, proceduri, instrumente i tehnici de comunicare n situaii
de urgen. Aceast etap presupune identificarea resurselor, a tehnologiilor i echipamentelor
ce ar putea fi necesare pentru a permite o comunicare eficient cu toi actorii implicai, inclusiv
mass-media i publicul larg. Odat ce situaia de urgen are loc, este tardiv identificarea de
nevoi i achiziionarea resurselor.
Managerii de comunicare trebuie s se asigure c activitile lor sunt documentate complet.
Procesul de nvare necesit informaii referitoare la modul de luare al deciziei, de urmrire a
implementrii deciziilor n teren, jurnale de incidente, nregistrri ale mesajelor publicate anterior,
apeluri la centrele de urgen, precum i alte informaii utile.
Managerii de comunicare trebuie s i nceteneasc obiceiul de a-i msura pregtirea i modul
n care documentele organizatorice ntocmite corespund nevoilor, abilitilor i disponibilitii de
nvare a publicului pornind de la exerciiile efectuate i mesajele transmise. Cu toate c
pregtirea pentru situaii de urgen nu este o tiin exact i n ciuda faptului c o parte din
persoanele implicate n exerciii nu vor dori s participe, aceste msurtori pot sprijini procesul de
evaluare a nivelului de prevenire, precum i a modului n care planurile de aciune i scopurile de
comunicare se ridic la nivelul necesar pentru a satisface populaii eterogene. O mare parte a
activitilor de pregtire pot fi cuantificate (procentajul din populaia int care a participat la
instruiri sau aplicaii, numrul de traininguri specializate pentru purttorii de cuvnt, numrul de
evenimente i rata de acoperire a acestora).
Este esenial monitorizarea permanent a presei i analiza sistematic a modului de reprezentare
a tuturor factorilor importani n cadrul Comitetului Judeean pentru Situaii de Urgen, n vederea
identificrii punctelor slabe, a maprii mesajelor pe care mass-media le ignor sau le transmite n
mod alterat.

Comunicaiile

Pagina 8

Managerii de comunicare trebuie s aib la dispoziie lista canalelor de comunicaie disponibile

nainte, n timpul i dup finalizarea situaiilor de urgen. Aceast list complex include canale
mediatice i directe. n mod firesc, aceste canale de comunicare sunt ntr-o continu evoluie,
singura constant pe care managerii de comunicare se pot baza fiind faptul c prin utilizarea unui
numr mare de canale acoperirea i accesul la populaie atinge niveluri superioare. Nivelul de

Pagina 9

penetrare i acoperire n rndul comunitilor a diferitelor canale de comunicare trebuie n

permanen monitorizat. Astfel, lista de canale trebuie reorganizat i prioritizat pentru fiecare
tip de urgen n particular i n funcie de specificul fiecrei comuniti, cu acordarea unei atenii
sporite pentru situaia operativ i bugetul disponibil. Se impune organizarea de exerciii i
testarea canalelor de comunicare. Pe lng comunicarea cu mass-media, cele mai relevante canale
de comunicare identificate sunt :
o Exerciii anuale cu publicul exerciii n cadrul crora membrii comunitilor s
participe efectiv la msuri de auto-protecie i auto pregtire pentru situaii de urgen.
n mod evident, nu pot fi executate proceduri pentru fiecare scenariu posibil, motiv
pentru care trebuie aplicate scenariile cu probabilitate maxim de a se produce, iar
dintre acestea, prioritare trebuie s devin cele cu efectele cele mai devastatoare.
Rezultatele procedurii permit estimarea nivelului de pregtire al fiecrei comuniti n
parte n paralel cu semnalizarea aspectelor deficitare. Aceste proceduri permit
implicarea publicului i a forelor de intervenie n mediul natural (acas, la locul de
munc, n instituii de nvmnt sau centre comerciale)
o Campanii mediatice inclusiv publicitate, acoperire de buletinele informative, reele
sociale contribuie la creterea nivelului de contientizare al populaiei cu privire la
factorii de risc la care se expun, precum i la modalitile de reacie.
o Combinarea exerciiilor anuale cu campanii mediatice de amploare i alte activiti
sociale contribuie la mbuntirea culturii de securitate n rndul populaiei. n cadrul
campaniilor mediatice este esenial focalizarea pe modul de implicare al publicului n
vederea efecturii de activiti practice.
o Campanii programate un set de mesaje pregtit din timp n vederea rezolvrii unei
situaii concrete care necesit o reacie imediat i fr cusur. Mesajele sunt pregtite
n avans, sunt validate i aprobate de factorii decizionali. Pot include filme,
transmisiuni, brouri, sloganuri, fluturai. n limita posibilitilor, aceste campanii
programate trebuie supuse unor dezbateri publice. Acestea urmresc identificarea
instruciunilor neclare, a termenilor prea specializai sau nenelei de publicul larg,
formulrile ambigue, etc. Organizarea de grupuri de lucru cu comunitile locale
(cetenii) va ajuta managerii de comunicare s identifice reaciile caracteristice ale
unor grupuri.
nainte de transmiterea acestor mesaje, trebuie verificat
compatibilitatea lor cu situaia operativ urgent i eventual efectuate unele ajustri
de ultim moment.
o Instruirea elevilor i precolarilor permite dezvoltarea de abiliti n rndul generaiilor
viitoare. Copii sunt ageni ai schimbrii, nu doar datorit disponibilitii lor imense
ctre schimbare i educare ct i datorit motivaiei suplimentare pe care o pot duce n
rndul familiei proprii referitor la schimbarea comportamental. Profesorii, preoii,
liderii de opinie locali, asistenii sociali i liderii politici pot contribui, n comunitile din
care fac parte, la creterea nivelului de instruire a populaiei.

Canale mediatice dedicate. La nivelul Comitetului Judeean pentru Situaii de Urgen

pot fi organizate canale mediatice proprii, care transmit aproape exclusiv informaii
referitoare la transmisii de urgen. Astfel de canale pot deveni extrem de eficiente, n
special n cazuri foarte grave, i se pot transforma cu uurin n canale de instruire a
publicului. ntruct zona judeului nu este expus unui numr mare de riscuri i nu
exist o periodicitate i rat de producere masiv a acestora, costurile nfiinrii unor
posturi radio sau de televiziune nu sunt justificabile. ntreinerea unor canale de
comunicaii relativ gratuite, cum ar fi conturi de Facebook sau Twitter ar putea s se
dovedeasc n timp o investiie de efort justificabil. De asemenea, se recomand
ncheierea unor protocoale cu posturi locale de radio i televiziune care, atunci cnd
situaia o impune, s preia automat transmisia i programele recomandate de
Comitetul Judeean pentru Situaii de Urgen i s efectueze aceste transmisii,
aducnd la cunotina publicului mesajul nealterat al autoritilor i evitnd filtrul
mediatic sau o eventual alunecare n panta senzaionalului.
Reelele sociale ctig rapid teren, mai ales in rndul tinerei generaii n ceea ce
privete rapiditatea i calitatea actului de informare. Mai mult, n cazul recentelor
evenimente din cadrul maratonului de la Boston USA, reelele sociale au avut un rol
extrem de important dintr-o nou perspectiv: implicarea real i n timp real a
populaiei n rezolvarea unei situaii de urgen populaia s-a implicat prin raportarea
poziiei presupuilor atacatori, nlesnind astfel intervenia forelor de ordine. Pe de alt
parte, n momentul producerii unei situaii de urgen, n mod uzual reelele standard
de comunicaii telefonie cad n urma suprasolicitrii lor, astfel c instrumentele social
media fac posibil comunicarea ntre membrii populaiei pe de o parte i ntre autoriti
i populaie pe de alt parte. ntreinerea unei prezene puternice i continue a IJSU pe
aceste platforme este astfel oportun.
Semnalele de avertizare i alarmare sunt utilizate n situaii de urgen n care populaia
trebuie s reacioneze rapid, iar ateptarea reaciei comunitii locale la mesajul massmedia este imposibil. Semnale de alarmare specializate pot acoperi zone importante
n mod eficient. Este necesar existena mijloacelor tehnice pentru alarmare i, n
deosebi, pregtirea populaiei n acest sens. n jude, analizele efectuate au relevat
faptul c majoritatea populaiei nu cunoate semnificaia semnalelor de alarmare i, cu
att mai puin nu o respect. Mesajele de avertizare trebuie integrate n sisteme de
comunicare eficiente, redundante. Transmiterea de mesaje text n colaborare cu
operatorii de telefonie mobil ctre toi destinatarii aflai n raza de acoperire a
celulelor afectate, afectabile sau n imediata apropiere a zonelor afectate. Toate aceste
sisteme trebuie pregtite din timp, protocoalele trebuie semnate i implementate, iar
operatorii contientizai asupra importanei i rolului pe care trebuie s l joace astfel
nct costurile s poat fi minimizate pentru Comitetul Judeean, sau chiar suportate n
totalitate de ctre operatori.

Pagina 10

Anunuri de urgen apelul la sprijinul publicului pentru a urma procedurile rapide de

auto-protecie. Pentru realizarea acestor activiti este necesar realizarea de
protocoale de comunicare cu principalele posturi radio-tv. Acestea ar trebui s dein
filme sau livrabile pregtite din timp, aprobate i avizate de membrii CJSU, pe care s le
transmit publicului.
Site web Comitetul Judeean pentru Situaii de Urgen trebuie s utilizeze aceast
metod ieftin de diseminare a informaiei. Poate include forumuri de discuii, seturi
de numere de telefon ale persoanelor rapid afectabile de situaii de urgen (n special
inundaii i alunecri de teren). Este recomandabil includerea de mesaje vizuale
pentru persoanele cu deficiene de auz i audio pentru persoanele cu deficiene de
vedere. Site-ul ar trebui s conin planuri de evacuare, ghiduri practice, informri,
planuri de pregtire personal, msuri de auto-protecie, ghiduri de supravieuire i
proceduri pentru persoanele afectate, opiuni pentru asisten, legislaie cu privire la
despgubiri i proceduri de lucru, mijloace de comunicare, date de contact ale
organizaiilor neguvernamentale care pot oferi sprijin. Integrare Facebook, twitter i
rss precum i asigurarea actualizrii permanente i includerii de informaii relevante
sunt civa dintre paii de urmat n vederea realizrii unui site util. Neactualizarea siteului, postarea de informaii nerelevante i includerea de date generice sunt sinonime
cu inexistena site-ului care risc s cad n derizoriu. Trebuie avut n vedere i faptul
c Romnia este una din rile cu cea mai puternic penetrare a internetului, oferind
conectivitate ieftin i cu larg acoperire.
Centrul pentru apeluri de urgen. Pe lng deja bine-cunoscutul numr unic de apel
112, se recomand crearea unui centru utilizat n situaii de urgen, parte a Centrului
de Comunicare i Informare Public (CCIP) apelabil prin diverse mijloace : telefonic, prin
internet, sms sau prin intermediul aplicaiilor de social media sau mobile. Apelurile i
ntrebrile trebuie analizate iar cele mai frecvente ar trebui incluse ntr-o list public.
O list public de ntrebri reprezint un mijloc eficient de cretere a pregtirii generale.
Centrul de apeluri de urgen din cadrul CCIP trebuie s fie situat ntr-o locaie sigur,
iar numerele apelabile ar trebui cunoscute nc de pe timp de normalitate.
Un centru de conducere trebuie pregtit din punct de vedere logistic n perioada de
normalitate astfel nct n timpul apariiei situaiilor de urgen acesta s devin instant
funcional, iar reprezentanii tuturor structurilor membre ale Comitetului Judeean
pentru Situaii de Urgen s l poat ocupa i utiliza fr alte formaliti. Cadrul legal
este creat prin legiferarea Centrului Judeean de Coordonare i Conducere al
Interveniei, dar acesta trebuie finalizat i implementat ct mai repede. Spaiul necesar
pentru un astfel de centru a fost identificat de ctre Inspectoratul Judeean pentru
Situaii de Urgen, i este n curs de realizare construcia, dotarea i punerea n
funciune a acestuia, preconizate pentru primvara anului 2015. CCIP poate fi organizat
chiar n incinta acestuia, iar pe timp de normalitate spaiile destinate funcionrii
acestuia pot fi folosite n scopuri de instruire, cursuri, exerciii de comandament.

Pagina 11

New Media purttorii de cuvnt i managerii de comunicare trebuie s fie la curent

cu noile canale de comunicare i modul n care acestea pot contribui la o comunicare
eficient. Acestea pot fi utilizate n special ctre populaia care nu poate fi atins facil
prin canalele de comunicare tradiionale. Companiile de telefonie mobil pot contribui
la transmiterea semnalelor de alarmare ctre clienii proprii, iar operatorii de telefonie
fix pot transmite apeluri de urgen cu mesaje predefinite, astfel nct un numr mare
de ceteni poate fi avertizat aproape instantaneu. Reelele sociale pot fi utilizate
pentru contactarea membrilor iar sistemele instane de mesagerie pot fi utilizate
pentru informarea i alertarea membrilor Comitetului.
Echipamentele de radio i televiziune pot fi pregtite n locaii speciale (adposturi,
coli) astfel nct s asigure un canal de comunicare dinspre CJCCI ctre persoanele
evacuate.

Mass-media posturile de tiri

Pagina 12

n timpul situaiilor de urgen, uzanele de consum mediatic i funcionarea anumitor canale

media suport transformri radicale. Posturile de radio i televiziune au devenit cele mai utilizate
surse de informare n situaii de acest fel. Posturile de radio au avantajul de a fi disponibile i uor
accesibile, nu necesit neaprat conectare la reelele electrice. Jurnalele pot fi utilizate n zonele
lipsite total de energie electric i pot conine pliante, informaii i instruciuni. Eficacitatea ziarelor
ca surs de informare este semnificativ redus datorit eventualelor restricii de circulaie, precum
i a orarelor prestabilite i programului de lucru.
n situaii de urgen la nivel local, rolul principal l joac mass-media local. Membrii acesteia
cunosc mai bine specificul local, nevoile comunitilor i sunt n general mai deschii la participarea
n campanii de informare.
n situaii de urgen nu poate fi vorba despre exclusivitate. Pe ct posibil, informaia trebuie s
fie disponibil tuturor. n special n situaia n care viei omeneti depind de acest lucru, publicul
trebuie s primeasc informaii complete i transparente, prin intermediul tuturor canalelor
mediatice, fr alterri sau modificri aduse de ctre tere pri. n mod evident, comunicarea
ctre anumite canale mediatice de larg acoperire poate prima n faa canalelor mai mici.
Purttorul de cuvnt trebuie s menin o relaie personal permanent cu reprezentanii massmedia, bazat pe respect, ncredere reciproc i transparen. Jurnalitii trebuie s fie informai
cu privire la riscurile la adresa securitii publice n timpul potenialelor situaii de urgen. Mai
exact, acetia trebuie s fie din timp instruii cu privire la modul n care pot sprijini la livrarea
mesajelor urgente. Relaia cu acetia trebuie s fie una continu i de lung durat. Reporterii
trebuie instruii periodic. Aceast instruire contribuie la minimizarea ntrzierilor. n plus, trebuie
avut n vedere faptul c reprezentanii media sunt, la rndul lor, oameni care au problemele,
anxietile i ngrijorrile proprii, iar n anumite cazuri acetia pot avea interese personale,
persoane apropiate ori membri de familie aflate n zona calamitat.

CJSU. Reeaua de rspuns

Pagina 13

Identificarea mijloacelor de comunicare ntre membrii CJSU, precum i a responsabilitilor

individuale i competenelor personale i comune ale acestora trebuie transpus n practic i
prezentat publicului. Managerii de comunicare ai tuturor actorilor i coordoneaz activitile n
vederea stabilirii de proceduri comune i stiluri de lucru optime. Infrastructura comun se
pregtete n perioade de normalitate i poate fi rapid utilizat atunci cnd situaia o impune, att
sub aspect tehnic ct i operaional. ncrederea i cunoaterea reciproc precum i delimitarea
clar a responsabilitii fiecrui membru contribuie semnificativ la reducerea riscurilor de aruncare
a responsabilitii ntre instituii sau a evitrii asumrii rspunderii n timpul urgenelor.
Sistemul de informaii publice necesit teste periodice la intervale regulate n vederea identificrii
scprilor i zonelor care necesit mbuntiri. Adesea, exerciii comune n parteneriat trebuie
organizate, inclusiv cu acoperire mediatic i implicarea populaiei.
Este necesar pregtirea unei infrastructuri de comunicaii intra i inter-organizaionale care s
permit dialogul permanent al managerilor de comunicare cu factorii decizionali n timp real, s
asigure confidenialitatea comunicaiilor i s minimalizeze interferenele. La nivelul IJSU exist
sisteme de comunicaii radio proprietare interconectate (interconectabile) cu reelele altor
membri ai Comitetului Judeean (poliia, poliia de frontier, Inspectoratul Judeean de Jandarmi)
TETRA, precum i reele de comunicare n unde radio ultrascurte, astfel comunicaiile sunt
asigurate chiar i n situaia n care sistemele publice de comunicaii (telefonie) nu sunt funcionale.
Aceste echipamente permit trafic redus de date, situaie care trebuie remediat.
Un glosar de termeni comun permite utilizarea aceleiai terminologii de ctre toi actorii, sporind
unitatea i consistena comunicrii publice. Acest glosar va conine un numr minimal de termeni
tiinifici sau speciali, astfel nct mesajul s fie uor perceput de ctre public. Aceiai termeni vor
fi utilizai i n cadrul campaniilor media i a comunicrilor i informrilor.
n timpul situaiilor de urgen membrii CJSU responsabili de comunicare vor necesita sprijin, avnd
n vedere volumul mare de activitate, n special n cazurile n care se lucreaz pe mai multe fronturi
(situaii complexe, comunicare pe numeroase canale cu grupuri de destinatari deosebit de
eterogene, situaii care necesit atenie n zone distante ale judeului, etc). Astfel, purttorii de
cuvnt, fr a face rabat de la respectarea principiilor vocii unice pot primi sprijin de la una din
urmtoarele categorii :
o Purttori de cuvnt din cadrul regiunilor nvecinate, neafectate de situaia de urgen.
Acetia prezint avantajul de a cunoate specificul activitii, specificul situaiilor de
urgen i poate chiar o parte a tipologiilor i populaiei, precum i o parte din
reprezentanii mass-media
o Foti purttori de cuvnt pot fi mobilizai atunci cnd situaia o impune. Acetia cunosc
specificul activitii, specificul situaiilor de urgen, publicul i o mare parte din
reprezentanii media. Dezavantajul l reprezint faptul c acetia sunt retrai din
activitate, nu sunt la curent cu ultimele actualizri ale procedurilor de comunicare, nu
au participat recent la cursuri i exerciii. De asemenea, acetia pot desfura n prezent

activiti care s nu le permit mobilizarea sau prestarea activitii la cele mai nalte
standarde profesionale.
Ali purttori de cuvnt sau personal al membrilor Comitetului Judeean pentru Situaii
de Urgen. Acetia au avantajul de a fi pregtii n domeniul situaiilor de urgen,
cunosc situaia operativ, cunosc obiectivele de comunicare i procedurile curente. Pe
de alt parte, unora le lipsete expertiza de comunicare public i pot necesita pregtire
specific. O alt opiune o reprezint selecionarea unor persoane de ncredere care s
adune informaiile, s le centralizeze i sintetizeze s prezinte echipei de comunicare
situaia operativ actualizat i s i sprijine prin furnizarea de rspunsuri pentru
ntrebrile la care purttorul de cuvnt nu poate furniza rspunsuri instant. n acest caz,
folosirea pensionarilor (militari, MAI sau din alte structuri) poate fi una dintre opiunile
cele mai eficiente.

Se va avea n vedere pregtirea angajailor membrilor Comitetului Judeean pentru Situaii de

Urgen pentru a face fa n situaii de urgen. i ei sunt membri ai comunitii i pot deveni (ei
sau familiile lor) beneficiari ai serviciilor oferite de ctre Comitet. n ciuda restriciilor
legislative prezente selecia angajailor trebuie fcut astfel nct, indiferent de zona calamitat,
s dispun de suficient personal neimplicat emoional i personal n vederea interveniei.

Percepia riscului

Pagina 14

Percepia riscului este un element

important n stabilirea unor proceduri
cu adresabilitate mrit la nivelul
populaiei. Este n acelai timp o
abordarea inovativ i se poate
constitui chiar ntr-o metodologie nou
n ntocmirea Schemei Riscurilor.
Tradiional, distribuirea riscurilor i implicit a situaiilor de urgen se face pe categoriile de
provenien a aciunilor generatoare a situaiei de urgen, de genul: Accident chimic sau biologic
(eliberarea unor substane de genul bacteriilor sau altor ageni chimici sau patogeni cauzatori de
mbolnviri i decese ale oamenilor, animalelor, plantelor cistern cu materiale chimice,
deversare accidental de reziduuri chimice...), Dezastre Naturale (Un dezastru n care cauza
imediat este constituit de un hazard natural cutremur, inundaie, ninsori abundente...) ,
Terorism ...
Propunerea inovativ n abordarea riscurilor const n identificarea i cuantificarea riscurilor n
funcie de percepia populaiei asupra riscurilor i modul n care populaia este pregtit s accepte
i s nfrunte riscul.
Urmtoarele exemple ilustreaz modul n care populaia poate percepe riscurile:
o Riscuri Voluntare versus Riscuri Involuntare riscurile voluntare sunt mult mai uor de
acceptat dect riscurile impuse

Riscuri controlate personal versus Riscuri controlate de alii riscurile care pot fi
controlate de un individ sau o comunitate sunt mult mai rapid i uor acceptate dect
riscurile care se afl nafara controlului individului sau comunitii
Riscuri familiare versus Riscuri Exotice riscurile cunoscute, familiare sunt mult mai
uor acceptate dect riscurile necunoscute, nefamiliare. Riscurile percepute ca fiind
relativ necunoscute sunt percepute ca fiind mult mai mari dect riscurile bine nelese
(o inundaie va fi mult mai uor neleas i acceptat dect o tornad)
Riscuri naturale versus Riscuri provocate de om riscurile generate de natura
nconjurtoare sunt mai bine tolerate dect riscurile generate de o persoan individual
sau o instituie (este mai bine tolerat o ploaie torenial care provoac inundaii dect
eliminarea accidental a unor substane periculoase n aer de o societate comercial
care lucreaz cu substane potenial periculoase)
Riscuri Reversibile versus Riscuri Nereversibile riscurile ale cror efecte sunt
reversibile sunt mai bine tolerate dect riscurile ale cror efecte sunt considerate a fi
permanente
Riscuri reprezentate statistic versus Riscuri reprezentate descriptiv populaia
tolereaz riscurile pe care le poate nelege sub forma unui numr oarecare de cazuri
distribuite pe o dimensiune cert a populaiei. Folosind formule de comunicare narative
(descriptive) pentru transmiterea de informaii despre un anumit risc poate induce fric
i poate descrie distrugerea provocat, dar nu poate surprinde i descrie cu acuratee
magnitudinea unui risc. Poate doar crete incertitudinea.
Folosirea unor msurtori imprecise ale unui risc de asemenea poate crete
incertitudinea n rndul populaiei. Spre exemplu, nu este potrivit a comunica Exist o
singur ans la un 10.000 s se ntmple acest lucru. Este mult mai potrivit
exprimarea: Anticipm c o persoan din 10.000 poate fi afectat de virusul gripei
aviare. Cel mai bun lucru pe care dumneavoastr i familia dumneavoastr l putei
face este s...
Riscuri Endemice versus Riscuri Epidemice (sau catastrofale) mbolnvirile, rnirile,
chiar moartea care se propag de-a lungul timpului cu o rat predictibil sunt mult mai
bine tolerate dect mbolnvirile, rnirile, moartea grupate n timp i locaie (exemplu
accidentele de main versus accidentele de avion)
Riscuri corect distribuite versus Riscuri incorect distribuite - riscurile care nu se
adreseaz cu specificitate evident asupra unui singur grup, populaie sau individ sunt
mult mai bine tolerate dect cele care nu sunt percepute ca fiind aretate (un virus care
atac mai degrab brbaii n vrst de peste 60 ani este perceput mult mai violent
dect un virus care nu are un target de sex sau vrst)
Riscuri produse de instituii cu un grad mare de ncredere versus Riscuri produse de
instituii cu un grad mic de ncredere riscuri care sunt produse ca urmare a unor
aciuni ale unei instituii cu un grad mare de ncredere a populaiei sunt mult mai uor
tolerate dect riscuri produse ca urmare a unor aciuni ale unei instituii cu un grad

Pagina 15

ubred de ncredere (un accident de elicopter cu victime multiple i avarii semnificative

produs de un echipaj al Smurd-ului versus un accident de elicopter provocat de un
elicopter al unei companii private care transporta membrii ai guvernului sau VIP-uri la
o partid de vntoare)
Riscuri care afecteaz aduli versus Riscuri care afecteaz copii riscurile care
afecteaz cu preponderen persoanele adulte sunt mult mai uor tolerate dect
riscurile care afecteaz cu preponderen copii
Riscuri cu beneficii nelese versus Riscuri cu beneficii ndoielnice riscurile cu
poteniale beneficii bine cunoscute i bine nelese i cu o reducere consistent a
efectelor negative sunt mult mai bine tolerate dect riscurile despre care nu exist o
percepie a unui potenial beneficiu sau reducere a unui efect negativ

Pagina 16

Principiile percepiei asupra unui risc sau a unei situaii de urgen sunt importante pentru crearea
i distribuirea mesajelor ntr-o situaie de urgen. Dac este pentru prima dat cnd se ntmpl
o astfel de situaie (o ploaie de meteorii deasupra unei zone intens populate) provocrile
comunicrii n cadrul situaiei de urgen cresc exponenial, deoarece situaia de urgen este prea
puin cunoscut i neleas.

Instrument central de gestiune a situaiilor de urgen. Aplicaie GIS pentru managementul

situaiilor de urgen
1.1.1. Premise.

Pagina 17

n urma analizei situaiei infrastructurii IT de management a situaiilor de urgen la nivelul

actorilor principali membrii ai CJSU am identificat o insularizare i o izolare din punctul de vedere
al unor aplicaii software de management al situaiilor de urgen.
Singurul actor care beneficiaz de aplicaii informatice speciale i dedicate managementului
situaiilor de urgen i doar pe faza de avertizare ca faza n ciclul de via al unei situaii de urgen
este IJSU. Apele Romne, ca actor principal n managementul celor mai frecvente situaii de
urgen cu caracter de amploare inundaiile comunic cu IJSU prin intermediul telefonului i
faxului, n timp ce UAT-urile, ca principal actor n identificarea i managementul situaiilor de
urgen la nivel local comunic de asemenea prin intermediul telefonului i faxului, de foarte multe
ori, conform ridicrii unei probleme a personalului de la IJSU, dup faza de rspuns la situaia de
urgen aprut, i nu n faza de avertizare.
Nici un actor nu are implementat nici o procedur informatic pentru faza de Pregtire.
La nivelul IJSU, exist dimpotriv o suit de aplicaii informatice pentru raportarea apariiei unei
situaii de urgen - Avertizarea i pentru lansarea i managementul fazei de Rspuns, unele
aplicaii fr a beneficia de o actualizare a aplicaiei i a straturilor de hri de mai muli ani
(aplicaia STS 112), alte aplicaii a cror implementare nu este finalizat. Aplicaiile funcioneaz
la un nivel minim de integrare, cu un cost de timp uria sau nu funcioneaz integrat deloc.
Din urmrirea unui flux de nregistrare a unei situaii de urgen la nivelul dispeceratului IJSU, am
identificat urmtorul flux:
- nregistrarea apelului telefonic n aplicaia STS 112, cu localizarea ct mai corect din punct
de vedere geografic a locului de producere a situaiei de urgen. Aplicaia nu beneficiaz de un
update recent al straturilor de hart. Timpul de rspuns al aplicaiei este bun.
- Notificarea echipajelor de intervenie pentru lansarea fazei de Rspuns prin intermediul
telefonului, DISTINCT de nregistrarea situaiilor de urgen n aplicaiile informatice.
Coordonatele GPS ale situaiei de urgen introduse n cele 2 sisteme informatice nu se transmit
echipajelor de intervenie. Mai mult, doar unele echipaje dispun de echipamente GPS. Singura
alertare automat prin intermediul aplicaiilor informatice se realizeaz cu echipajele medicale,
de pe ambulane.
- Transmiterea manual a coordonatelor geografice ale situaiei de urgen n aplicaia SMISU.
Aceast integrare este strict la nivel de coordonate geografice si dispunere a unui simbol grafic.
Este necesar completarea din nou, manual a tuturor datelor disponibile pentru situaia de
urgen recent introdus, corespunztor celor 5 faze ale situaiei de urgen, pe msur ce
datele devin disponibile. Timpul de rspuns este uria, de peste 3 minute pentru simpla
ncrcare a coordonatelor geografice introduse n aplicaia anterioar.
- Pentru o mai bun localizare a locului producerii situaiei de urgen, operatorii IJSU folosesc
pe un alt calculator o cutare folosind formate de hri deschise Google maps

Completarea manual a tuturor datelor situaiei de urgen n registrul standard, format hrtie
pentru evidena ulterioar.
Completarea manual, cu numrul 4, pentru raportarea zilnic spre comandantul unitii a
tuturor situaiilor de urgen aprute pe perioada unei zile, din nou cu toate informaiile
introduse manual raportul zilnic
n cazul producerii unui accident aviatic, acesta se raporteaz ntr-o alt aplicaie distinct - SAR
n cazul producerii unor situaii speciale, de nivel naional, acestea se raporteaz ntr-o alt
aplicaie distinct, cu o comunicare direct la nivel ministerial
Pentru toate aceste aplicaii distincte exist cte o main fizic calculator, operatorul
mutndu-se fizic de la o staie de lucru la alta.
Operatorii IJSU implicai zilnic n managementul situaiilor de urgen reclam multitudinea de
operri n sisteme informatice i format standard hrtie, raportri distincte pe care sunt nevoii
s le fac manual. n cazul escaladrii unor situaii de urgen multiple ntr-un interval de timp
foarte scurt, activitatea Centrului Operaional Judeean respective CJCCI este foarte aproape
de imposibilitatea desfurrii activitii n condiiile de maxim urgen pe care situaiile o
impun.

Pagina 18

5.2.2. Propunere.
Crearea unei platforme IT bazat pe GIS (Geografic Information System) pentru managementul unitar
al situaiilor de urgen prin implicarea n toate fazele situaiilor de urgen a tuturor actorilor membri
ai CJSU.

Pagina 19

Vulnerabilitile trebuie identificate nainte ca riscurile s se transforme n situaii de urgen. Un sistem

geo-informatic integrat, la nivelul judeului ofer posibilitatea de a identifica pro activ riscuri i de
planifica aciuni.
A fost dezvoltat o aplicaie GIS la nivelul de ProofOfConcept pentru ilustrarea practic a conceptelor
descrise mai jos. Demonstraia live a acestei aplicaii se face n cadrul prezentrii documentului de fa.
Linkul la care aceast aplicaie se regsete va fi disponibil i ulterior pentru consultri.
Desktop
Tehnologia GIS ofer capabilitatea de a transpune ntr-un format geografic hart i de a analiza
impactul potenial al tuturor tipurilor de risc identificate n analiza riscurilor. Atunci cnd situaiile de
urgen naturale sau declanate de aciunea omului sunt suprapuse peste infrastructura critic,
populaie, densitate de populaie, valori i active ale comunitilor, vulnerabilitile pot fi mult mai bine
nelese.
Atunci cnd toate riscurile poteniale au fost identificate i transpuse n format hart standard i
uniformizat, disponibil tuturor actorilor implicai la nivelul CJSU, i nu n ultimul rnd populaiei,
severitatea riscurilor i proximitatea lor de comuniti genereaz i strategiile de Rspuns. Planurile de
aciune pot fi prioritizate pe baza analizelor furnizate de instrumentul GIS.

Web

Pagina 20

Aplicaia web based standard ofer posibilitatea structurrii informaiei pe layere, pe straturi de
informaie relevant:
Imagini satelitare
Strzi
Infrastructura critic
Curbe de nivel
Aceste informaii sunt disponibile n diverse formate la nivelul actorilor implicai la nivelul CJSU,
singura necesitate fiind de a transpune toate aceste informaii ntr-un format standard, disponibil
centralizat.
Peste aceast infrastructur static, pre creat, aplicaia GIS poate consuma i publica date i servicii
dinamice msurtori ale cotelor apelor, indici de calitate a apelor, a aerului, date meteo, apeluri 112,
camere pentru monitorizarea traficului, precum i modificri operaionale importante n gestiunea
unei poteniale situaii de urgen: drumuri n lucru sau nchise, precum i analize operaionale:
modelare hidraulic, analize demografice.

Pagina 21

Mobile
Tehnologia bazat pe interaciunea cu dispozitivele mobile ofer capabilitatea de a opera toate fazele
dintr-un workflow al unei situaii de urgen chiar din teren, de acolo unde aciunea are loc. Aceste
interaciuni pot include accesul la imaginea de baz a sistemului de management al situaiilor de
urgen cu iniierea fazei de Avertizare a apariiei unei poteniale situaii de urgen chiar din teren, de
la locul n care aceasta se produce, avertizare transmis i nregistrat n mod automat n sistemul
centralizat i disponibil operatorilor n momentul imediat urmtor raportrii; pot include interaciuni

de update a datelor n timp real n cadrul operaiilor tactice i

administrative; pot include scenarii de culegere a oricrui tip de
date georefereniate sau alfanumerice care pot fi folosite ntr-un
context geografic.
Prin aceast interaciune i prin aceast component a aplicaiei,
persoanele responsabile din cadrul UAT-urilor, precum i
persoanele localizate n teren devin actori principali i imediai n
ciclul de management al situaiilor de urgen.
Hri. Date
Prin crearea unei platforme comune la nivelul judeului pentru
managementul situaiilor de urgen, se va crea o platform
informatic care va avea la baz un suport GIS. Acest suport se va
construi pe un set de hri de baz, cuprinznd imagini satelitare
ale teritoriului judeului, peste care se vor suprapune layere de
hri tematice, disponibile si operate n mod individual de
instituii ale statului sau companii private membre n CJSU. Astfel
se vor mapa n cadrul aceluiai instrument date disponibile la
nivelul Electrica, Gaze, CJ...
O component foarte important a platformei informatice o va constitui crearea unei hri integrate la
nivelul judeului a riscurilor. Fiecare UAT, mpreun cu structurile centrale va identifica i transpune n
format hart propriile riscuri mpreun cu zonele de influen ale acestora. Se vor ncrca date statistice
despre situaiile de urgen istorice, cu marcarea teritoriilor afectate. Aceasta component se va
transpune i ntr-o zon public a platformei informatice, disponibil populaiei. mpreun cu
documentul INDRUMAR PERSONAL PRIVIND MODUL DE ACIUNE LA PRIMIREA NTIIRII PRODUCERII
UNUI RISC, document propus i detaliat n seciunea Analiza Comunicrii de Prevenire, documente care
se vor completa n mod detaliat pentru fiecare gospodrie n parte, aceast seciune a platformei
integrate GIS se transform n punctul central al aciunilor de implicare a populaiei n managementul
situaiilor de urgen.
Faza de Pregtire este foarte important att n managementul n sine al unei situaii de urgen, ct i
n crearea unei aplicaii GIS puternice. Un volum foarte mare de informaii trebuie generate i
meninute nainte de producerea unor situaii de urgen.
Platforma informatic va permite:
Integrare cu alte sisteme de aplicaii informatice
O arhitectur pe baz de standarde pentru o interoperabilitate real
Capaciti de stocare i analiz pentru toate tipurile de date disponibile
O catalogare coerent a datelor GIS i a serviciilor web disponibile

Pagina 22

Server GIS
Server-ul GIS este componenta de baz a sistemului informatic GIS de management al situaiilor de
urgen. Acesta reprezint suma tuturor componentelor fizice echipamente server i a licenelor
software necesare sistemului informatic.
Ca i locaie, Server-ul GIS poate fi instalat ntr-o locaie central n cadrul unei sli puse la dispoziia de
ctre CJCCI, sau poate fi gzduit n cloud i consumat ca i serviciu.
Date fiind condiiile financiare disponibile la nivelul actorilor CJSU, inexistenta unei personaliti juridice
distincte a acestui CJSU, propunerea noastr este ca infrastructura de baz a sistemul informatic
integrat GIS s se bazeze pe infrastructura CJ, att la nivel fizic ct i logic (licene sisteme de operare,
baze de date, server GIS ArcGIS...)
5.2.3. Buget estimat. Durat de implementare

Pagina 23

Buget estimat: 250.000 Euro

Durat de implementare: 6-12 luni
n funcie de nivelul de integrare iniial al datelor existente la nivelul actorilor individuali CJSU, a
complexitii planurilor de aciune care pot fi transpuse n aceast platform informatic, a
infrastructurii existente la momentul actual (servere, licene) i care nu vor mai constitui un cost iniial,
a nivelului de participare voluntar a actorilor CJSU, costul estimat poate fi redus semnificativ, chiar sub
limita de 100.000 Euro.
Un astfel de sistem informatic poate fi dezvoltat i la costuri reduse, sub form de SaaS (Software as a
Service), pe baz de contracte multianuale, care includ dezvoltare, mentenan, suport tehnic i
instruire.
A se vedea poteniale surse de finanare descrise anterior.

Faza II Avertizarea
Pentru unele situaii de urgen (inundaii, viituri, unele atacuri biologice, etc) exist o perioad de
avertizare ntre identificarea pericolului i momentul materializrii ameninrii. n alte situaii,
aceast etap pregtitoare lipsete iar situaia de urgen survine fr avertizri premergtoare
(incendii, cutremure, etc). Pentru situaiile de urgen n care etapa de avertizare exist, prima
provocare este reprezentat de utilizarea la maxim a acestui timp preios, n special prin motivarea
i mobilizarea publicului n vederea pregtirii pentru auto-aprare. n acest scop, prezentarea unei
imagini actuale i realiste a situaiei operative este un element cheie i trebuie s includ o descriere
a ameninrii i o reiterare a msurilor de siguran. A doua provocare este reprezentat de
revizuirea, actualizarea i pregtirea pailor afereni etapei urmtoare, n special a celor referitori
la alerte i rspunsuri. Se poate solicita sprijinul mass-media, care, n general ofer acoperire
extins acestui tip de evenimente.

Populaia

Pagina 24

Aceast etap este ultima nainte ca urgena s testeze pregtirea publicului, nivelul de eficien i
ncredere n instruciunile primite de la autoriti. O comunicare eficient va sprijini comunicarea
i va spori ncrederea publicului n mesajele primite n timpul urgenei. O comunicare ineficient,
anunurile neadevrate, greite sau incomplete pot distruge ncrederea populaiei i pot conduce
la agravarea efectelor acesteia, transformnd-o ntr-o criz mediatic. Managerii de comunicare
trebuie s identifice sursele de informaie care le pot oferi un feedback relativ la atitudinile, nevoile
i preferinele publicului, n principal prin utilizarea unor experi n domeniu (sociologi, psihologi).
Analiza informaiilor existente la nivelul centrelor aferente numrului unic de urgen 112 nu
trebuie neglijat.
n aceast etap se aloc resursele tehnice i umane necesare comunicrii n etapa urmtoare.
Experi n domeniul situaiei punctuale i canale de comunicare dintre cele descrise mai sus vor
forma echipa care va asigura transmiterea mesajelor pertinente, corecte, complete i transparente
ctre public.
Tematicile mesajelor transmise n aceast etap trebuie s se refere la activitile pe care populaia
trebuie s le ntreprind nainte de izbucnirea situaiei de urgen, aciunile ori inaciunile ce trebuie
efectuate n momentul producerii calamitii, msuri de auto-protecie i puncte de contact de
unde membrii comunitilor locale pot primi sprijin. n centrul comunicrii trebuie s se afle
msurile pe care individual, la nivel familial sau de comunitate, cetenii le pot lua n vederea autoproteciei, reducerii riscurilor i minimizrii efectelor calamitii pe cale a se produce.
n redactarea mesajelor, trebuie inut cont de faptul c majoritatea beneficiarilor se pot afla ntr-o
stare de stres, presiune sau agitaie. Aceste stri emoionale pot reduce temporar capacitatea de
percepie, recepie sau nelegere a cetenilor, n special referitor la informaii de noutate. De
aceea este necesar reiterarea informaiilor n diverse moduri. Limbajul utilizat trebuie s fie ct
mai simplu i clar evitndu-se jargonul profesional, i punnd accent pe exactitate i credibilitate.
Poate fi solicitat sprijinul publicului care a perceput i neles mesajul s l transmit mai departe
membrilor familiei i comunitii care au pierdut sau nu au neles comunicarea. Informarea
persoanelor cu dizabiliti, a copiilor i persoanelor vrstnice, precum i a turitilor (judeul avnd

un potenial turistic ridicat) cade n sarcina celor care i au n grij i care au perceput mesajul corect
i complet.
Mesajele prea optimiste sau care conin prea multe ncurajri ori diminueaz posibilul impact
negativ sunt de evitat ntruct acestea pot conduce la stri de complezen sau pot diminua
eforturile de auto-protecie. Mesajele negative i deschiderea maxim ctre public trebuie
transmise chiar cu riscul de a tirbi imaginea Comitetului Judeean pentru Situaii de Urgen sau a
membrilor si. n centrul comunicrii trebuie s se afle mesajele referitoare la aciunile de urmat i
instruciunile pentru public, alturi de descrierea activitile ce urmeaz a fi realizate de ctre
echipele de intervenie.
Adoptarea i implementarea unor ghiduri de proceduri i comportament ndrumar de
autoprotecie, conform modelului propus n capitolul dedicat comunicrii de prevenire i regsete
importana n aceast etap. Populaia informat din timp cu privire la riscurile la care este expus
ia ghidul ndrumar personal i urmeaz ntocmai paii recomandai, eliminnd astfel o parte a
timpului pierdut i a costurilor ocazionate de informarea n etapa de avertizare. Astfel de ghiduri
trebuie adaptate fiecrei regiuni i, pe ct posibil, fiecrei gospodrii sau persoane, astfel nct s
nu lase loc la interpretri, iar cetenii s fie informai n avans i s cunoasc cu precizie msurile
pe care trebuie s le ia n funcie de tipul de risc. Astfel de ghiduri trebuie s in cont de specificul
local i de riscurile reale identificate pentru fiecare zon sau comunitate n parte.

Mijloace de comunicare direct

n aceast etap se impune testarea mijloacelor de avertizare (alarme i sirene) i asigurarea
funcionrii lor n etapa urmtoare. Personalul Comitetului trebuie s i actualizeze cunotinele
referitoare la proceduri i s se asigure c populaia cunoate semnificaia semnalelor de avertizare
i tie cum s acioneze la declanarea lor.
Rezumarea informaiei necesare publicului ntr-un ghid practic i a unei liste de ntrebri frecvente
transmise n format tiprit i electronic, n funcie de limitrile prezente (buget financiar i de timp)
poate sprijini procesul comunicaional i de salvare.
nlocuirea site-ului web curent al CJSU cu unul dedicat strict situaiei create, actualizat n
permanen adaptat calculatoarelor i dispozitivelor mobile. Un site actualizat poate capta atenia
unei pri importante a publicului int i poate contribui la reducerea apelurilor 112 i a numrului
de ntrebri adresate purttorilor de cuvnt. Cel puin pagina principal a site-urilor actorilor
implicai n intervenie ar trebui s conin informaii referitoare la situaia prezent. Mesajele
trebuie adaptate tuturor categoriilor de public int.

Mass-media

Pagina 25

n aceast etap, jurnalitii vor contacta purttorii de cuvnt n scopul adresrii de ntrebri,
solicitrii de clarificri i chiar trasrii de responsabiliti.
Comportarea purttorilor de cuvnt trebuie s in cont de urmtoarele aspecte :
o Asigurarea accesului mass-media la informaii cu privire la situaia real
o Asigurarea consistenei i exactitii mesajelor. n aceast etap reprezentanii massmedia vor solicita un volum mare de informaii, cu actualizri frecvente. Cu toate
acestea, nu trebuie prezentate informaii care nu au fost n prealabil verificate. De

preferin, adugarea de opinii specializate i rezultate ale analizelor tiinifice ofer o

credibilitate sporit. Dac totui mesaje eronate sau false sunt transmise publicului, o
dezminire rapid i documentat trebuie prezentat pentru a fi salvat nivelul de
ncredere al populaiei n Comitetul Judeean pentru Situaii de Urgen.
Rspunsurile evazive, cele de tipul fr comentarii i cele neclare trebuie evitate,
ntruct genereaz impresia public c membrii CJSU au ceva de ascuns sau au interese
personale n domeniu.
Opinia public, site-urile de social-media, forumurile, blogurile relevante, trebuie
monitorizate permanent n timpul situaiei pentru a cunoate opinia publicului
referitoare la situaia curent, la ntrebrile pregnante care nu au primit rspuns i la
golurile de informaie.

CJSU. Reeaua de rspuns

Pagina 26

Canalele de comunicaie trebuie testate, iar managerii de comunicare trebuie s se asigure c

dispun de resursele umane, tehnice i logistice pentru comunicare. Procedurile sunt deja revizuite
iar planurile de comunicare, procedurile sunt puse n practic iar parteneriatele sunt activate.
Materialele pregtite din timp sunt gata de livrare ctre media i public. Se efectueaz ultimele
validri ale mesajelor i se asigur corespondena ntre materialele pregtite i situaia curent.
n ciuda situaiei de urgen, activitatea de rutin nu trebuie ntrerupt. Comandantul aciunii
trebuie informat n permanen cu privire la situaia operativ i comunicaional.
Strnsa colaborare ntre membrii CJSU i cu organisme partenere trebuie asigurat, ntruct scopul
final este unul comun. Comunicarea interinstituional corect asigur unitatea mesajelor
transmise publicului.
Starea de avertizare poate fi scurt sau prelungit, existnd posibilitatea ca unii membri ai
comitetului s se acuze reciproc de varii aciuni ori inaciuni, situaie care nu trebuie s ajung la
cunotina publicului.
Folosirea extensiv a platformei geoinformatice prezentate n documentul de fa este imperioas.

Pagina 27

Modelul comunicaional la nivelul CJSU

Faza III Situaia de urgen

Aceasta este etapa n care urgena s-a produs. Principala provocare sub aspectul comunicrii o
reprezint mobilizarea managerilor de comunicare n vederea sprijinirii interveniilor, de motivare
a publicului n vederea efecturii aciunilor de auto-protecie i de a oferi asisten echipelor de
intervenie i pentru a limita pagubele i mpotrivirea publicului la adresa msurilor luate de
autoriti. Rolul de coordonator al activitii de comunicare revine CCIP, structur parte a CJCCI i
purttorului de cuvnt al CJSU. Pentru asigurarea informrii permanente a CCIP cu evoluia situaiei,
cele dou persoane responsabile cu comunicarea nu trebuie s lipseasc de ntrunirile CJSU i s
cunoasc n permanen situaia real din teren. CCIP trebuie s acorde atenie reaciilor publicului
i s identifice nevoia de informare a acestora, iar mesajele trebuie s empatizeze cu cetenii, n
sprijinul aciunilor n vederea satisfacerii nevoilor specifice de informare a tuturor comunitilor.
Aceast etap reprezint testul suprem pentru capacitatea Comitetului Judeean pentru Situaii de
Urgen de a nelege situaia i, mai ales, de a o gestiona. Pregtirea anterioar trebuie completat
cu creativitate i adaptabilitate la situaiile neateptate.

Populaia

Pagina 28

Atunci cnd sunt afectai fizic sau psihic, cnd proprietile lor au fost afectate, sau chiar cnd se
simt ameninai sau nesiguri, membrii comunitilor au nevoie de informaie din partea autoritilor
cu privire la urmtoarele aspecte :
o Informaii privind modul de aciune, n principal informaiile practice testate anterior,
instruciuni pe care persoanele aflate n pericol le pot urma ndeaproape. Aceste
instruciuni trebuie s ofere rspuns la principalele ntrebri ale oamenilor printre care:
dac evacuarea este recomandat, care sunt locurile unde sunt n siguran, cum se pot
sprijini echipele de intervenie. Informaia poate fi diferit pentru diveri membri ai
publicului n funcie de specificul fiecruia. Spre exemplu populaia din zona inundat
poate fi ndrumat s se evacueze, n timp ce populaiei din zone limitrofe i se poate
solicita s i securizeze locuinele i s stea acas. Diversitatea acestor instruciuni
necesit mesaje foarte clare, care s precizeze exact persoanele care trebuie s fie
evacuate i cele care nu trebuie s fac acest lucru. Aceast comunicare trebuie
repetat suficient pentru a fi neleas de ctre toat lumea i pentru a evita
nenelegerile. Informaiile care se refer la evacuare vor fi nsoite n mod obligatoriu
de informaii privind sigurana bunurilor.
o Informaia util pe care publicul o solicit n aceast etap se refer n general la nevoile
de baz i logistica de urgen cum i de unde poate obine asisten medical,
adpost, alimente, mijloace de comunicare. Populaia cu nevoi speciale va necesita
informaii despre servicii speciale.
o n ciuda planificrii n avans a interveniei i procedurilor de comunicare, este necesar
un nivel ridicat de flexibilitate i pregtire de a adapta mesajele i modul de comunicare
la situaia operativ concret. Purttorul de cuvnt trebuie s dea dovad de
sensibilitate, creativitate i capacitate de improvizaie.

Este important nelegerea nevoilor publicului i prezentarea lor n cadrul procesul

decizional. Managerii de comunicare trebuie s ofere o imagine clar referitoare la
atitudinea publicului, la nevoile i percepia acestuia cu privire la situaia creat.
Trebuie primit i inut cont de feedback-ul de la public, n principal pentru a afla nivelul
de absorbie a informaiei n rndul populaiei, precum i de nivelul la care aceasta este
deschis s sprijine echipele de intervenie sau s efectueze diverse aciuni ori inaciuni.
Acest feedback poate fi obinut prin atenta observare a reaciilor populaiei. Trebuie
colectat feedback de la echipele de intervenie, care este cel mai apropiat de realitate.
Analiza informaiilor adunate n centrul 112 reprezint o surs de informaie cu privire
la percepia situaiei de ctre public, precum i informaii actualizate cu privire la
nevoile de informare. O alt surs de informaii o reprezint monitorizarea mass-media
i a forumurilor i reelelor sociale. Datele gestionate de fiecare membru al Comitetului
Judeean pentru Situaii de Urgen trebuie puse la comun, ntr-o aplicaie GIS,
disponibil att n CCIP ct i echipelor de intervenie din teren. Imaginile video live (de
la televiziuni i din reele cu circuit nchis sau chiar de la martori oculari) sau fotografiile
postate ofer informaii preioase pentru coordonarea activitilor.

Mijloace de comunicare directe

n situaia de urgen este necesar utilizarea tuturor mijloacelor de comunicaie disponibile.
Utilizarea posturilor radio-tv, a centrelor de apeluri de urgen, mesajelor email i SMS, apeluri
telefonice, site-uri web i reele sociale trebuie fcut rapid i eficient.
Canalele directe trebuie utilizate naintea canalelor mediatice. Canalele directe asigur
transmiterea mesajelor nealterate. Punerea n funciune a CCIP capteaz atenia publicului i ajut
la depirea capacitii de asimilare a informaiei noi.
Canalele de comunicaie trebuie s colaboreze. Publicul posturilor radio-tv trebuie, spre exemplu,
direcionat spre site-ul web al CJSU, IJSU, etc. Combinaia dintre informaii i referine
mbuntete nivelul de penetrare n rndul comunitilor i ofer rspunsuri la ntrebri.

Mass-media

Pagina 29

Relaia cu presa, gestionat de ctre Comitetul Judeean pentru Situaii de Urgen prin Purttorul
de Cuvnt trebuie s fie de aa natur nct s fie prezentat competena organizaional i
instituional a comitetului. Toi purttorii de cuvnt ai membrilor CJSU trebuie s fie parteneri i
s prezinte o imagine unitar, de echip. Managerii de comunicare trebuie cooptai n echipa
decizional, astfel nct informaia relevant adunat de ctre acetia de la ceteni i
reprezentanii media s fie utilizat la maximum. Ei trebuie s acioneze ca reprezentani ai
publicului n cadrul procesului decizional aferent interveniei. Simpla prezen a purttorului de
cuvnt n centrul de comand sporete ncrederea publicului n mesajele transmise i motiveaz
publicul s ofere feedback.
Aceast etap va fi n centrul ateniei mediatice, numeroase posturi de televiziune i nu numai
urmnd a transmite situaia aproape n permanen. Recepionarea i transmiterea de actualizri
ale situaiei, autocontrolul i atenia distributiv sunt doar cteva din provocrile adresate echipei

Pagina 30

de comunicare, alturi de sarcina de a stabili lista prioritilor i de a coordona i garanta consistena

mesajelor transmise.
Pregtirea unor comunicate de pres poate sprijini efortul de transmitere unitar i rapid a
informaiilor, acest proces fiind unul repetitiv.
Nu n ultimul rnd, factorii decizionali trebuie s transmit exemple personale de comportament
ctre public i nu doar s dea ordine i indicaii.
Formularea mesajelor mediatice trebuie s aib n vedere cteva aspecte centrale :
o Membrii comunitilor trebuie ncurajai s se sprijine reciproc
o Instruciunile transmise trebuie s fie simple i uor de urmat
o Eficiena instruciunilor de auto-protecie poate fi sporit prin prezentarea de situaii i
aciuni similar, de exemple de comportament sau aciuni derulate de ctre membrii
comunitilor.
o Evaluarea modului n care informaia a fost transmis publicului se realizeaz n funcie
de modul n care indivizii au luat decizii n ceea ce i privete
o Mesajele trebuie s conin informaii de interes, n funcie de publicul int, atitudinea
i nevoile acestuia
o Mesajul trebuie s fie recepionat de ntreaga populaie, inclusiv categoriile
defavorizate sau persoanele cu dizabiliti.
o Mesajele nu trebuie adresate doar pe canale cognitive. Canalele emoionale sunt mult
mai importante i puternice. Trebuie, totui, s existe o difereniere ntre comunicarea
orientat pe informaie i cea orientat pe empatie.
o Trebuie inut cont de temerile populaiei. O populaie speriat sau panicat nu poate
fi linitit prin mesaje prea relaxate. Temerile lor trebuie confirmate pn la un anumit
nivel i, n paralel, prin intermediul unor fapte clare, concrete, se trece la reducerea
panicii. Astfel de fapte pot fi prezentarea numrului redus de victime, eficiena
operaiunilor de salvare, etc. Temerile legitime ale publicului trebuie acceptate i
respectate.
o Mesajele prea linititoare au adesea efecte negative n economia crizei prin faptul c
pot conduce o parte a populaiei la a renuna la aciunile de auto-protecie. De
asemenea, n cazul n care situaia se agraveaz, aceste mesaje vor afecta grav imaginea
purttorului de cuvnt i a ntregului Comitet Judeean pentru Situaii de Urgen.
o Mesajele trebuie s inteasc spre viitor i nu spre ceea ce s-a produs deja. Dup
prezentarea i nelegerea de ctre public a situaiei, accentul trebuie s cad pe
aciunile viitoare. Niciodat nu trebuie aruncate responsabiliti asupra unuia din
membrii Comitetului.
o Pentru a nu fi ncurajate exagerrile, limbajul utilizat trebuie bine ales. Sunt de
preferin mesajele de ncurajare la autoprotecie i nu cele care s exagereze
potenialele efecte dezastruoase. Trebuie acordat atenie termenilor utilizai i
trebuie evitai termenii cu conotaii catastrofale.

n transmiterea mesajelor trebuie alese n principal canalele de comunicare cele mai eficiente.
Reprezentanilor mass-media trebuie s le fie oferite condiii decente de munc, fr ca aceasta s
ncurce n vreun fel activitatea echipelor de intervenie. Astfel o comunicare va fi recepionat n
paralel de toate canalele mediatice. n situaiile majore, chiar stabilirea unui centru de comunicaii
ctre media poate avea efecte benefice.
Trebuie acordat prioritate posturilor media locale, care au audiene semnificative n zonele
afectate.

CJSU. Reeaua de rspuns

Pagina 31

Coordonarea ntre echipa de comunicare i echipa de management este esenial. n lipsa acesteia,
se genereaz impresia c instituiile membre ale CJSU au pierdut controlul asupra situaiei.
Purttorii de cuvnt trebuie sprijinii de ctre echipe de experi, pregtii ca purttori de mesaj.
Mesajele trebuie distribuite att ctre media i public ct i n interiorul Comitetului Judeean,
pentru c toi membri Comitetului i angajaii acestora trebuie s cunoasc situaia real i s se
fereasc de a emite preri personale.
Fr a se renuna la respectarea principiului Vocii Unice, uneori coordonatorii Comitetului Judeean
pentru Situaii de Urgen trebuie s ia cuvntul i s transmit mesaje pentru a spori credibilitatea.
n timpul situaiilor de urgen prelungite, implicarea unor oficialiti n comunicare are efecte
benefice, ntruct inspir implicarea i interesul, alturi de oferirea de exemple personale.

Faza IV Recuperarea
Dup ncheierea operaiunilor de intervenie, se trece la evaluarea pagubelor i a pierderilor de viei
omeneti. Managerii de comunicare contribuie la revenirea la starea de normalitate, att pentru
comunitatea direct afectat ct i pentru ntreaga populaie a judeului. Perioada necesit
continuarea muncii n cadrul CCIP, chiar dac personalul este redus, fa de perioada de intervenie.
Meninerea ncrederii n autoriti, dezbaterile publice privind cauzele i modul de intervenie,
leciile nvate, trebuie s fie principalele subiecte abordate, mpreun cu msurile luate pentru
diminuarea efectelor unor posibile situaii viitoare. Activitatea poate fi privit ca o activitate de
dezvoltare a comunitii, inclusiv ca o activitate care s stea la baza planurilor de dezvoltare durabil
a acesteia. n vederea mbuntirii strii generale de pregtire pentru dezastre, trebuie fcut apel
la imaginile proaspete, iar informaia disponibil trebuie pus la dispoziia publicului. Nu trebuie
aruncate responsabiliti pentru eventualele disfuncii ori eecuri. Adunarea datelor statistice
trebuie fcut rapid i urmat de analize concluzii i pregtiri pentru situaii similare n viitor.
Aceast activitate continu i n faza urmtoare.

Populaia

Pagina 32

Depirea situaiei e sinonim cu modificarea nevoii de informare a publicului. O parte din ceteni
vor dori s neleag realitatea i anumite aspecte referitoare la cele ntmplate, probabilitatea
producerii altor evenimente i durata reconstruciei.
n funcie de tipul situaiei de urgen, informaia solicitat variaz, existnd posibilitatea ca natura
ntrebrilor s se modifice : mai avem nevoie de msuri de auto-protecie? Ct timp? Care este
probabilitatea repetrii rapide a evenimentului, cnd vom primi ajutor, alimente, provizii, cnd vor
fi restabilite cile de comunicaii i infrastructura de transport, etc.
Perioada imediat urmtoare ncheierii urgenei este cea mai propice pentru informarea cetenilor
i pregtirea pentru aciuni ulterioare. Este necesar prezentarea punctelor tari i a celor slabe
deopotriv, att din punct de vedere al CJSU ct i din punctul de vedere al populaiei. Nu trebuie
fcute diferenieri ntre membrii Comitetului.
Analiza activitii n situaia de urgen trebuie s cuprind :
o Analiza mesajului att din punct de vedere calitativ ct i cantitativ, al acoperirii
mediatice i sub acest aspect trebuie analizate modificrile, distorsionrile i notele
personale pe care mesajul transmis le-a suferit. Mesajele contradictorii transmise
trebuie analizate i identificat sursa acestora. n funcie de constatri trebuie luate
msuri diverse, mergnd pn la dezacreditarea anumitor jurnaliti, dac este cazul.
o Analiza atitudinii publicului - prin combinarea chestionarelor, interviurilor, sondajelor,
pot fi identificate mesajele i tipurile de informaie care au ajuns la destinatari i prin
ce canale. De asemenea este necesar analiza vitezei de transmitere a mesajelor i a
canalului prin care publicul a primit primul mesaj de avertizare. Trebuie analizat modul
n care publicul a perceput i mai ales a urmat indicaiile primite i necesarul de
informaii neacoperit. Managerii de comunicare trebuie s rspund la toate
ntrebrile pertinente ale publicului i s gestioneze problemele neprevzute i
ntrebrile care au rmas fr rspuns n timpul etapelor anterioare

Analiza strategiei de comunicare pornind de la date reale, trebuie evaluat succesul

strategiilor de comunicare adoptate pe timpul rspunsului. Trebuie analizate scopurile
atinse i mai ales cele care nu au fost atinse. Dac informaii eseniale nu au fost
transmise publicului, trebuie identificate moduri eficiente de transmisie n viitor. n
funcie de concluziile acestor analize se va trece la mbuntirea planurilor de
comunicare.

Principalele concluzii trase n aceast etap trebuie transformate n lecii nvate, materiale de
informare, decizii instituionale. Planul de comunicare al Comitetului Judeean pentru Situaii de
Urgen trebuie actualizat n conformitate cu aceste concluzii.
Rezultatele analizei referitoare la comunicarea public i la starea de pregtire a comunitii
afectate trebuie cuprinse n publicaii i aduse la cunotina publicului. Punctele tari i slabe la nivel
instituional trebuie prezentate cu transparen. Faptul c Inspectoratul Judeean pentru Situaii
de Urgen, spre exemplu, nu are personal suficient, nici pentru intervenie, nici pentru domeniul
comunicrii, nu trebuie ascuns opiniei publice.

Media
Este necesar analiza colaborrii cu reprezentanii mass-media. Implicarea jurnalitilor,
agresivitatea sau latena acestora, alterarea informaiei i alte dificulti ntmpinate vor
reprezenta baza de pornire. nelegerea motivelor care au condus la eventuale disfuncii este pasul
principal n aceast etap.
Este util implicarea jurnalitilor n aceast analiz, ntruct au fost aproape de centrul aciunii i au
privit cu un ochi detaat ntreaga activitate i desfurarea de fore. Aceast implicare poate
constitui o baz pentru mbuntirea relaiei cu presa. Jurnalitii pot sesiza n special punctele
slabe ale colaborrii i chiar propune soluii.

CJSU. Reeaua de rspuns

n analiza comunicrii trebuie inut cont de prerile managerilor de comunicare, prin intermediul
brainstorming-urilor, a ntlnirilor instituionale precum i la nivelul CJSU, prerea consultanilor
externi i membrii ai echipelor de intervenie.

Faza V Evaluarea
n aceast etap zonele calamitate trebuie reabilitate. Principala provocare n aceast etap o
reprezint nvarea pornind de la informaiile existente. Aceast etap valorific aspectele pozitive
ale situaiei de urgen sub aspectul oportunitii pentru reforme structurale, alocri bugetare,
reconstruirea regiunilor calamitate. n principal se urmrete implementarea de schimbri
sistemice decisive n vederea pregtirii pentru urgene viitoare.

Populaia

Pagina 33

n aceast faz dezastrul poate deveni o oportunitate pentru schimbri pozitive. Reforme
structurale, organizaionale i financiare, inclusiv investiii n proiecte masive de prevenire. Agenii
relevani i factorii decizionali, alturi de jurnaliti i public vor fi mai pregtii s ia decizii optime.
Cunoaterea riscului de producere a unor alte situaii de urgen sporete n rndul publicului i la

nivelul CJSU. Implementarea unor reforme prin alocri bugetare i alte activiti trebuie ndeplinit
imediat, nainte ca evenimentele s dispar din memoria colectiv.
Trebuie finalizat analiza datelor culese n timpul i dup finalizarea situaiei de urgen. Principalul
punct de referin l reprezint populaia. Unele concluzii pot conduce la decizii dure printre care
reorganizarea instituional, schimbarea unor mentaliti i a tacticilor i procedurilor
organizaionale.
Dac nu s-a realizat deja, este necesar evaluarea de ctre public a activitii comitetului judeean
i a comunicrii efectuate. Critica constructiv trebuie tratat ca atare i trebuie s conduc la o
mai bun pregtire i coordonare ulterioar.

Media
Managerii de comunicare trebuie s urmreasc forumurile i ntlnirile de profil mediatic, de unde
pot fi trase concluzii importante cu privire la diverse aspecte. Managerii de comunicare trebuie s
participe cel puin ca auditori la aceste ntruniri i discuii.
Analiza comportamentului media i a reaciilor jurnalitilor nainte, n timpul i dup finalizarea
evenimentelor trebuie s conduc la un set de ajustri ale procedurilor de lucru.
Nu trebuie pierdute din vedere investigaiile jurnalistice ulterioare evenimentelor, ntruct aceste
documentare pot contribui la pregtirea publicului n perioade de normalitate. n vederea obinerii
de materiale realiste i utile, managerii de comunicare trebuie s colaboreze cu jurnalitii i s
sprijine astfel de iniiative.

IGSU. Reeaua de rspuns

Pagina 34

Procesul de nvare post urgen este unul complex i dificil. n general anumite uzane i un
oarecare confort mintal contribuie la blocarea procesului de nvare. La nivelul Comitetului
Judeean pentru Situaii de Urgen trebuie contientizat nevoia real de sporire a gradului de
adaptabilitate. Procesul de nvare trebuie s se bazeze pe proceduri actualizate, modificarea
scenariilor de lucru, dezvoltarea de parteneriate inter-organizaionale, adaptarea la modificrile
legislative.
Sunt recomandate conferine i discuii cu parteneri interni i internaionali, precum i apelarea la
experi externi. Experiena acumulat trebuie mprtit tuturor membrilor CJSU. Att aspectele
pozitive ct i cele negative ale complexului comunicaional trebuie evideniate.
Reelaborarea planurilor de aciune i comunicare pentru situaiile viitoare i stabilirea procedurilor
de lucru pot fi implementate i transmise publicului.
Activitatea ciclic a Comitetului Judeean pentru Situaii de Urgen se ncheie i rencepe, cu o nou
etap de pregtire, cu planuri de comunicare i de aciune nnoite, actualizate i, mai ales,
mbuntite.

Ghid decizional de bune practici cu privire la comunicarea i informarea populaiei n

situaii de urgen

Pagina 35

Avnd n vedere caracterul urgent al comunicrilor i informrilor n situaii de urgen i innd cont
de complexitatea fiecrei situaii n parte, managerii de comunicare de urgen vor trebui s ia decizii
rapide i cruciale cu privire la unele aspecte ale procesului de comunicare-informare. Din aceast
multitudine de scenarii propunem soluii alternative pentru o parte din ele.
Problema
Descrierea contextului
Soluia optim
Livrarea informaiei
n timpul situaiilor de urgen, nevoia nelegerea exact a situaiei i
publicului de informare escaladeaz. transmiterea
rapid
i
Mass-media solicit cu ardoare constant de informaii reale i
informaii rapid, iar n lipsa acestora exacte ctre media
livreaz publicului informaii incomplete
sau chiar contradictorii i inexacte.
Dreptul populaiei de a Transmiterea de informaii ctre public Populaia trebuie informat
fi informat n vederea referitor la hazarde i riscuri este constant i continuu despre
lurii msurilor de esenial, mai ales pentru aciunile ce modurile de autoprotecie.
auto-protecie
trebuie ntreprinse pn la sosirea Construirea
platformei
echipelor de intervenie.
integrate GIS la nivelul CJSU i
constanta popularizare a
acesteia n rndul populaiei
constituie o prioritate.
Planificarea
i n perioadele de normalitate a fost Organizarea de exerciii i
adaptabilitatea
realizat pregtirea pentru scenarii aplicaii practice cu populaia
posibile. Dezastrele au un caracter trebuie s primeze n faa
imprevizibil, genernd situaii noi, activitilor de informare
distincte, n care scenariile existente nu clasice. Echipa de comunicare
pot fi aplicate ntocmai
alturi de echipele de
intervenie trebuie s dea
dovad de o bun cunoatere a
procedurilor de lucru, dar i de
adaptabilitate i inventivitate
Scderea temporar a n situaii de urgen, capacitatea Adaptabilitatea, redundana
capacitii
de populaiei de a absorbi informaia util mesajelor, identificarea de
percepie
a scade. Managerii de comunicare trebuie moduri noi, creative de
informaiilor
s construiasc n aa fel mesajele nct reformulare
a
acelorai
acestea s ajung i s fie nelese i informaii, indicaii i mesaje
respectate de ctre beneficiarii lor.
crete nivelul de penetrare al
comunicrii
n
rndul
populaiei.

Prezena mediatic a Comitetului

Judeean pentru Situaii de Urgen este
redus.
Unii actori din cadrul
comitetului nu au o imagine public
favorabil i nu au ctigat ncrederea
populaiei. Unii membri au o abordare
vertical a comunicrii.

Colaborarea
dintre Personalitile
marcante
sau
lideri i experi n decizionale, n principal liderii locali au
comunicare
un statut special n timpul situaiilor de
urgen.

Impunerea
unor n unele situaii, sunt necesare msuri
msuri fr afectarea nepopulare sau care aparent contravin
relaiilor publice
doleanelor publice.
mpotrivirea
publicului
la
adresa
eforturilor
autoritilor poate ngreuna intervenia

Mobilizarea populaiei

n perioadele de neclaritate publicul nu

este dispus s participe la exerciii i s
fie atent la informrile de urgen.

Construirea
unei
imagini
pozitive i a unei relaii de
ncredere reciproc att fa
de media ct i fa de
populaie i comuniti locale
este un factor determinant al
ncrederii publice. Abordrile
pe picior de egalitate sunt
mult mai productive n timp ce
abordrile verticale au efect
distructiv n cadrul construirii
unei relaii de ncredere,
credibilitate
i
respect
reciproc.
Liderii din diferite domenii,
persoanele cheie, lideri politici
sau de opinie pot, prin
exemplul personal, inspira
populaiei o stare de ncredere,
calm, siguran i pot ncuraja
aciunile publicului. La finalul
situaiei
acetia
trebuie
cooptai n implementarea
reformelor.
Relaia ntre echipele de
intervenie i managerii de
comunicare pe de o parte i
populaie pe de alta trebuie s
se bazeze pe ncredere,
sinceritate i respect reciproc.
Populaia trebuie s fie
contient de faptul c
intervenia se efectueaz n
scopul minimizrii pagubelor.
Efectuarea de exerciii i nu
doar informri n instituiile de
nvmnt
contribuie la
pregtirea
generaiilor
viitoare.
Contientizarea
publicului cu privire la

Pagina 36

Credibilitatea

Colaborarea cu mass- n general, mass-media are o tendin

media
generalizat de exagerare, dramatizare
excesiv, personalizare i empatie
puternic spre aspectele umane, precum
i de aruncare a responsabilitilor i
exacerbare a problemelor minore,
uneori n dauna subiectului central.

Pagina 37

Sprijinirea msurilor La apariia unei situaii de urgen

de auto-protecie
autoritile pot fi supraaglomerate de
activiti. n acest context, asumarea de
ctre populaie a unor responsabiliti i
aciuni i inaciuni.
ntrirea
cooperrii n general fiecare membru la CJSU are
inter-instituionale
propriile sale planuri de aciune n caz de
urgen, pe care le respect. Aceste
planuri sunt elaborate conform
prevederilor legale i competenelor
individuale.

importana pregtirii pentru

urgene este un proces greoi
care necesit timp i eforturi
ndelungate.
Instruirea
populaiei
i
prezentarea aciunilor pe care
membrii comunitilor le pot
ntreprinde nainte de sosirea
echipelor de intervenie
ntruniri periodice urmate de
stabilirea planurilor de aciune
comun, coordonat, astfel
nct reacia la apariia unei
situaii de urgen s fie una
unitar i eficient. Aruncarea
de responsabiliti i refuzul de
depire a competenelor
sunt inacceptabile pentru
public. Populaia nu e obligat
s cunoasc exact fiecare
membru
al
CJSU
i
competenele
acestuia.
Pentru populaie, Comitetul
Judeean pentru situaii de
Urgen trebuie s fie o unitate
competent care s acioneze
atunci cnd situaia o impune.
Media nu trebuie s devin
principalul canal de informare
a
populaiei.
Trebuie
identificate canale alternative
de transmitere direct a
informaiei

website-ui
proprii, broadcast-uri radio sau
mobile.
Comunicatele de
pres trebuie transmise n
asemenea manier nct s
permit un volum minim de
alterri i distorsionri. Relaia
cu mass-media trebuie s fie

Purttorii de cuvnt trebuie, pe de o

parte s transmit informaia ctre
populaie i pres, pe de alt parte sunt
principali consumatori ai informaiei
primit pe diverse canale

Resurse limitate

Resursele alocate unei intervenii sunt

limitate.
Din acestea, cea mai
important parte trebuie direcionat
ctre echipele de intervenie, astfel nct
resursele de comunicare sunt n general
reduse.

Identificarea
n orice comunitate exist persoane cu
populaiilor cu nevoi nevoi speciale.
speciale

Pagina 38

Actualizarea
informaiei

pregtit din perioadele de

normalitate i s fie una
relaxat, corect i bazat pe
respect.
Purttorii de cuvnt trebuie s
fie ntr-o continu stare de
alert, s recepioneze toate
mesajele i s transmit
comunicri pertinente.
Ei
trebuie s i dirijeze atenia
att asupra echipelor de
intervenie i rapoartelor ct i
asupra reaciilor populaiei.
O echip de comunicare
restrns
este
adesea
insuficient. Implementarea
conceptului de CCIP, structur
n cadrul CJCCI este soluia cea
mai eficient. ncadrarea CCIP
se poate face din timp de
normalitate cu membri ai
instituiilor care fac parte din
CJSU, jurnaliti sau chiar
pensionari cu pregtire n
domeniu.
Focusarea
general
spre
public nu este ntotdeauna o
soluie pentru persoanele
aflate n situaii deosebite
(handicap, dizabiliti, copii,
vrstnici, persoane care au
nevoie de ngrijiri speciale,
etc). Aceste persoane necesit
o adaptare a mesajelor la
situaia i specificul lor i poate
chiar utilizarea de canale de
comunicare
i
tehnologii
speciale.

Transmiterea
cunotinelor
experienei

Atitudinea
critici

Cu trecerea timpului apar schimbri de

i personal, iar experiena acumulat de-a
lungul timpului risc s fie pierdut.

fa

de n timpul situaiilor de urgen,

Comitetul Judeean pentru Situaii de
Urgen, n principal prin intermediul
Purttorului de Cuvnt, va primi critici i
reprouri.

Acoperirea
diferenelor
ntre
cunotinele experilor
i cele ale publicului

Mesajele experilor n situaii de urgen

pot, adesea, fi extrem de tehnice sau
specializate. Pentru public poate fi
dificil perceperea i nelegerea acestui
tip de mesaje i instruciuni

Pregtirea tuturor angajailor

pentru a se putea eschiva de la
rspunsuri sau a da doar acele
detalii permise sau eseniale.
n acest sens, ntregul personal
trebuie s aib o pregtire
minimal cu privire la
comunicarea n situaii de
urgen
Schimbrile de personal i
responsabiliti trebuie fcute
treptat, iar noii angajai cu rol
n comunicare trebuie pregtii
de ctre cei mai experimentai
i sprijinii n debutul activitii.
Personalul trebuie pregtit din
timp, iar politica de personal n
domeniul comunicrii trebuie
s fie transparent i pro
activ.
Purttorul de cuvnt nu
trebuie s adopte atitudini
defensive, ci trebuie s
ntreprind toate demersurile
n
vederea
pstrrii
comunicrii n limitele bunului
sim i ale unei relaii de
normalitate.
Purttorul de
cuvnt nu trebuie s creeze
oportuniti de critic din
partea
beneficiarilor
informaiei,
fie
acetia
populaie sau media.
CCIP trebuie s transpun
mesajele prea tehnice i
specializate ntr-un limbaj
comun, simplu de neles
pentru publicul larg, adaptat la
specificul fiecrei populaii,
conform
manualului
de

Pagina 39

Colaborarea
ntre Diviziunea muncii este n general un
echipele de salvare i proces benefic. n situaii de urgen
comunicare
echipele de intervenie pot fi
chestionate de public i vor fi nevoite s
furnizeze rspunsuri.

Pagina 40

nvarea
dup n perioadele post urgen populaia
finalizarea situaiei de consider adesea c a perceput ntregul
urgen
mesaj i cunoate procedurile de lucru,
dorete s revin la ritmul normal de
via i s uite ct mai repede cele
ntmplate

comunicare aferent prezentei

documentaii. Acest proces
poate fi dificil, n special acolo
unde e vorba de substane
toxice, termeni extrem de
tehnici sau populaii puin
educate sau neobinuite cu un
limbaj academic.
CCIP trebuie s se asigure de
adunarea
informaiilor
existente i elaborarea de
analize
n
vederea
mbuntirii
viitoare
a
procesului comunicaional n
situaii viitoare.

Decizii dificile n procesul comunicaional

Pagina 41

n situaii de urgen, adesea trebuie luate decizii comportamentale dificile. Pe de o parte rapiditatea
aciunii iar pe de alt parte oferirea de informaii corecte i complete sunt fee ale aceleiai monede i
trebuie armonizate.
Problema decizional
Satisfacerea
nevoii
de n
situaii
de
urgen, Exist riscul realizrii de
informare a publicului cu informaiile referitoare la campanii inutile i transmiterii
privire la aciunile ce trebuie msurile luate de ctre de informaii care nu sprijin
luate
autoriti
i
instruciuni publicul. E relativ uor de czut
comportamentale
trebuie n extrema de promovare a
transmise rapid publicului, ntr- imaginii instituiei i a liderilor
un mod competent, care s comitetului, fapt care trebuie
contribuie la determinarea neaprat evitat.
publicului s acioneze i s
urmeze
instruciunile
autoritilor
Pregtirea pentru scenarii Scenariile generale acoper o Scenariile particulare sunt mai
generale sau particulare
gam larg de situaii de eficiente n lupta mpotriva
urgen i permit pregtirea unei ameninri particulare.
flexibil,
permind Pregtirea pentru scenarii
Comitetului Judeean s derive particulare
sprijin
o multitudine de scenarii identificarea punctelor slabe, a
similare,
ns
reducnd nevoilor
speciale
i
a
capacitatea de a aciona pentru problemele de alocare a
situaii diferite i particulare. resurselor.
Strategiile de
Pregtirea de scenarii generale comunicare adoptate pentru
este rapid i adaptabil
scenarii
particulare
sunt
diferite n funcie de tipul
evenimentelor. Mesajele n
cazul unei epidemii sunt total
diferite fa de cele transmise
n caz de inundaii sau incendii
de vegetaie.
Transparena mesajelor cu n general lipsa informaiei Eficiena i transparena nu
evitarea panicii
agraveaz situaia prin sporirea sunt ntotdeauna compatibile.
temerilor populaiei, contribuie Trebuie
meninut
o
la tirbirea imaginii Comitetului demarcare fin ntre informaia
Judeean pentru Situaii de necesar publicului pentru
Urgen,
conduce
la autoprotecie i informaia care
nemulumiri i la o slab

colaborare cu autoritile.
Informaiile
incomplete
genereaz
impresia
c
autoritile au ceva de ascuns.
Rspunsuri rapide sau detalii Este important prezentarea
exacte
informaiei
rapid,
fr
ntrzieri, n special n ceea ce
privete persoanele direct
ameninate

Presa local i naional

Presa naional se bucur de o

mai larg ncredere n rndul
populaiei, jurnalitii au o
credibilitate
ridicat,
iar
informaia este transmis i
regiunilor nvecinate

Mass-media i canalele de Canalele directe (site web,

comunicare directe
centre de informare, posturi
radio-tv dedicate, mesaje
scrise, apeluri telefonice)
permit un control asupra
mesajelor livrate destinatarilor,
evitnd alterrile. n unele
cazuri foarte grave cnd
comunicaiile sunt afectate, se
poate
recurge
chiar
la
mprtierea
d
fluturai
informativi.

nu trebuie nc dezvluit sau

este nesigur i inexact.

Este necesar furnizarea i

livrarea exclusiv (pe ct
posibil) doar a informaiilor
corecte
i
complete,
consistente i utile. Graba
poate conduce la o informare i
implicit la aciuni ori inaciuni
care pot genera probleme
suplimentare.
Presa local este n general mai
aproape
de
evenimente,
cunoate mai bine comunitile
(adresanii)
mesajelor,
empatizeaz mai uor i se
mobilizeaz mult mai rapid. De
asemenea este mai dispus s
participe la activitile posturgen.
Populaia, n special n perioade
de criz , caut informaia acolo
unde este obinuit s o
gseasc, n special n pres.
Managerii de comunicare
trebuie s identifice canale
comune i soluii optime de
mbinare
a
utilizrii
comunicaiilor
directe
i
canalelor tradiionale media. O
bun coordonare a sistemului
de comunicaii sprijin evitarea
mesajelor contradictorii i
neactualizate.

Pagina 42

Cteva greeli frecvente ale purttorilor de cuvnt neexperimentai se refer la concepia conform
creia oferirea de informaii poate conduce la panic. Din contr, lipsa de informaii pertinente conduce
spre panic, spre decizii nefundamentate i ngrijorri excesive. Comunicarea de urgen nu se poate

Pagina 43

baza exclusiv pe intuiie. Dei numeroase situaii necesit creativitate i adaptabilitate, comunicarea
trebuie s aib ca punct de pornire experiena i planuri ntocmite din timp. Fiecare situaie de urgen
este unic. Cu toate acestea, pregtirea general trebuie efectuat, pentru purttorii de cuvnt fiind
utile numeroase exerciii, aplicaii i jocuri de rol. Participarea la conferine i cursuri, n special cu
experi n domeniu i persoane care au depit crize majore la nivel mondial, poate avea un rol crucial
n formarea managerilor de comunicare i a purttorilor de cuvnt. Presa nu poate fi instruit ce i cnd
s spun. Reporterii au libertatea de a comunica orice, iar conform deontologiei profesionale, ei vor
transmite situaia aa cum o percep. Tentativele de a transmite mesaje tendenioase vor fi sesizate
rapid de ctre jurnalitii cu experien.

Proceduri de comunicare pentru Comitetul Judeean pentru Situaii de

Urgen
Proceduri standard de operare n cadrul Centrului Operaional Judeean pentru Situaii de Urgen,
necesare managementului situaiilor de rutin

COM-COJ-R-01 - Proceduri standard de operare in cadrul COJ pentru comunicare in

situaii de rutina (acoper activitatea Centrul Operaional Judeean pe timp de normalitate
rutin)

COM-COJ-R-02 - Proceduri standard de operare n cadrul COJ pentru comunicare in

situaii zilnice in cadrul interveniei cu subuniti din mai multe structuri (acoper activitatea
Inspectoratul Judeean pentru Situaii de Urgen pe timp de normalitate )

COM-COJ-R-03 - Proceduri standard de operare n cadrul COJ n vederea convocrii

CJSU (acoper activitatea Centrul Operaional Judeean pe timpul trecerii de la faza
normalitate la faza situaie de urgen )

COM-COJ-R-04 - Proceduri standard de operare on cadrul COJ pentru activarea CJCCI

(acoper activitatea Centrul Operaional Judeean pe timpul trecerii de la faza normalitate la
faza situaie de urgen )

COM-COJ-R-05 - Proceduri standard de operare pentru schimbarea turelor de serviciu

n cadrul COJ (acoper activitatea Centrul Operaional Judeean pe timp de normalitate rutin)

Pagina 44

Proceduri standard de operare n cadrul Centrului Judeean de Coordonare i Conducere a

Interveniei

COM-CJCCI-SU-101 - Proceduri standard de operare pe timpul schimbrii turelor de

serviciu in cadrul CJCCI (acoper Proceduri standard de operare pe timpul schimbrii turelor de
serviciu)

COM-CJCCI-SU-102 - Proceduri standard de operare pentru comunicare in cadrul CJCCI,

pentru cazul alegerii variantei de aciune cele mai optime (acoper cerina Proceduri standard
de operare necesare elaborrii variantelor de aciune)

COM-CJCCI-SU-103 - Proceduri standard de operare In cadrul CJCCI, pentru informarea

CJSU la producerea unui eveniment

COM-CJCCI-SU-104 - Proceduri standard de operare in cadrul CJCCI pentru elaborarea

procesului decizional

COM-CJCCI-SU-105-RS-0001- Raport de situaie, intervenie

COM-CJCCI-SU-106-RZ-0001- Raport de activitate zilnic pe linie de comunicare

COM-CJCCI-SI-107 Proceduri standard de operare pentru n cadrul CJCCI pentru

trecerea la faza III i IV de activare a CJCCI

Pagina 45

Proceduri standard de operare necesare funcionarii Comitetului Judeean pentru Situaii de Urgen

COM-CJSU-SU-501 - Proceduri standard de operare pentru comunicarea in situaii de

urgenta la apariia unui eveniment (acoper Proceduri standard de operare la primirea unui
eveniment)

COM-CJSU-SU-502 - Proceduri standard de operare in cadrul CJSU pentru elaborarea

variantelor de aciune (acoper proceduri standard de operare necesare elaborrii variantelor
de aciune)

COM-CJSU-SU-503 - Proceduri standard de operare pentru conducerea i coordonarea

aciunilor de intervenie (acoper proceduri standard de operare necesare conducerii i
coordonrii interveniei)

Proceduri standard de operare n cadrul Centrului Operaional Judeean pentru Situaii

de Urgen, necesare managementului situaiilor de rutin
Proceduri standard de operare n cadrul COJ pentru comunicare n situaii de rutin
Comitetul Judeean pentru
Situaii de Urgen Dmbovia
Centrul Operaional Judeean
de pentru Situaii de Urgen

PROCEDURA OPERATIONAL:
Proceduri standard de operare
in cadrul COJ pentru
comunicare in situaii de
rutina

Ediia 1
Nr. ex.
Revizia 1
Nr. ex.
Pagina . din ..
Exemplar nr.

Cod: COM_COJ_R_01
1.Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul
ediiei procedurii operaionale:
Elemente privind
Numele i
Funcia
Data
Semntu
responsabilii/
prenumele
r
operaiunea
1.1 Elaborat:
Fida Solutions SRL Societate de Consultanta
1.2 Verificat
1.3 Aprobat
2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale:
Elemente privind Numele i
Funcia
Modalitatea
responsabilii/
prenumele
reviziei
operaiunea

Data de la care se
aplic prevederile
ediiei sau reviziei
ediiei

Ediia 1
Revizia 1
Revizia 2

Pagina 46

3. Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei
procedurii operaionale
Scopul
Nr.ex Structura
Funcia
Nume si
Data Semntura
difuzrii
prenume
1
2
3
4
5
6
7
3.1 Aplicare
3
Compartiment ef
Comunicare
compartiment
3.2 Aplicare
3.3 Evidenta
3.4 Arhivare

Pagina 47

4. Scopul procedurii operaionale

Prezint fluxul informaional pe linie de comunicare n situaii de normalitate, la intervenii zilnice.
5. Domeniul de aplicare a procedurii operaionale
Se aplic n cadrul COJ, pe timpul situaiilor zilnice la apariia unui eveniment, n domeniul comunicrii
6. Documente de referin aplicabile activitii procedurale
Ordonana de urgen nr. 1/2014 privind unele msuri n domeniul managementului
situaiilor de urgen, precum i pentru modificarea i completarea Ordonanei de urgen a
Guvernului nr. 21/2004 privind Sistemul Naional de Management al Situaiilor de Urgen
Hotrrea nr. 121/2014 organizarea, funcionarea i componena Comitetului naional pentru
intemperii i calamiti
Hotrrea nr. 94/2014 privind organizarea, funcionarea i componena Comitetului naional
pentru situaii speciale de urgen
ORDONANTA DE URGENT Nr. 21 din 15 aprilie 2004 privind Sistemul National de
Management al Situaiilor de Urgenta
HOTRRE Nr. 1489 din 9 septembrie 2004 privind organizarea si funcionarea Comitetului
National pentru Situaii de Urgen
HOTARARE nr. 1.490 din 9 septembrie 2004 pentru aprobarea Regulamentului de organizare
si funcionare si a organigramei Inspectoratului General pentru Situaii de Urgenta
HOTARARE Nr. 1491 din 9 septembrie 2004 pentru aprobarea Regulamentului-cadru privind
structura organizatorica, atribuiile, funcionarea si dotarea comitetelor si centrelor operative
pentru situaii de urgenta
Ordinul Prefectului privind reorganizarea Comitetului Judeean pentru Situaii de Urgen
Planul de Analiz i Acoperire a Riscurilor
Manualul de Proceduri de comunicare n situaii de urgen
Ordinul Direciei Informaii i Relaii Publice nr. 4544119/02.12.2013;
OMAI 1134/2007;

Pagina 48

7. Descrierea procedurii
Comunicare Rutina
112
Primirea misiunii
Descriere
date despre:
- tipul evenimentului
- locul in care s-a produs
- nr. persoane implicate
- ora producerii

Repartiia misiunii
Descriere
funcie de locul de producere si natura evenimentului:
- alege subunitatea care va executa misiunea
- alarmeaz subunitatea
- precizeaz datele cunoscute: loc, tip eveniment; persoane implicate, ora

Informare
Descriere
transmite prin SMS mesaj la persoanele din reea:
- ora primirii apelului
- tipul evenimentului
- nr. persoane implicate si starea lor
- locul producerii evenimentului

Pagina 49

ntocmire raport
Descriere
Funcie de elementele permite de la eful grzii de intervenie completeaz raportul:
- Data raportrii
- Subunitatea care intervine, nr de ordine subunitate
- Nr. de ordine ISU
- codul situaie de urgent
- denumire obiectiv
- Organul administraiei centrale
- Tipul de proprietate

domeniul de activitate
Obiectivul activitii
Destinaia Locului
Momentul anunrii
Zona afectata

Informare asupra rezultatului interveniei

Descriere
Urmarea ncetrii misiunii informeaz comanda unitii despre:
- ora ncetrii misiunii
- numr de victime: decedai, rnii
- probleme identificate pe timpul interveniei

Recepioneaz mesajul
Descriere
Recepioneaz SMS
Compartiment comunicare
Descriere
Pregtete elemente necesare comunicrii:
- data si ora primirii apelului
- tipul evenimentului
- nr. persoane afectate si starea lor
- zona afectata
- numrul de subuniti implicate in intervenie

Recepioneaz mesajul

Pagina 50

Compartiment comunicare
Descriere
Completeaz elementele necesare comunicrii si pregtete documentele necesare funcie de
natura evenimentului:
- data ncetrii misiunii
- locul producerii evenimentului
- numr de persoane afectate: decedai, rnii
- date despre zona afectata

numrul subunitilor care au intervenit

probleme ntmpinate pe timpul interveniei

Finalizare comunicare
Descriere
Funcie de natura si amploarea evenimentului, compartimentul comunicare pregtete datele
pentru:
- postarea informaiei pe pagina web a inspectoratului
- comunicat de presa
- declaraie de presa
- conferina de presa
- social media

Transmitere executare
ncetarea misiunii
Descriere
eful grzii de intervenie raporteaz:
- Momentele interveniei (ora sosirii, ora localizrii, ora lichidrii, ora retragerii, momentul
sosirii SVSU).
- Forte cerute in sprijin
- Procedee de stingere
- Personalul destinat interveniei
- Mijloace de stingere
- Tipul si numrul autospecialelor
- Victime
- Animale
- Valori estimate
- Caracteristicele focarului
- Felul muniiei asanate
- Date despre obiectiv
- Consecinele evenimentului
- Date suplimentare

Pagina 51

In cazul in care la locul evenimentului se solicita interviu eful grzii de intervenie poate sa
furnizeze urmtoarele;
- date despre felul evenimentului

numr de persoane afectate

date despre zona afectata
numrul de subuniti implicate
numrul mijloacelor de intervenie

Executa misiunea
Descriere
eful grzii de intervenie:
- comunica datele primate comandanilor de echipaj
- se deplaseaz la locul evenimentului
- analizeaz situaia si cere ntriri daca este cazul
- conduce intervenia
- tine legtura cu dispeceratul

Dispecerat
Comanda

Pagina 52

Elemente Execuie

Proceduri standard de operare n cadrul COJ pentru comunicare n situaii zilnice n cadrul
interveniei cu subuniti din mai multe structuri
Comitetul Judeean pentru
Situaii de Urgen Dmbovia
Centrul Operaional Judeean
de pentru Situaii de Urgen

PROCEDURA OPERATIONAL:
Proceduri standard de operare
n cadrul COJ pentru
comunicare in situaii zilnice in
cadrul interveniei cu
subuniti din mai multe
structuri

Ediia 1
Nr. ex.
Revizia 1
Nr. ex.
Pagina . din ..
Exemplar nr.

Cod: COM_COJ_R_02

1.Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n
cadrul ediiei procedurii operaionale:
Elemente privind
responsabilii/
operaiunea
1.1 Elaborat:
1.2 Verificat
1.3 Aprobat

Numele i
prenumele

Funcia

Fida Solutions SRL

Societate de Consultanta

2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale:

Elemente privind
Numele i
Funcia
Modalitatea
responsabilii/
prenumele
reviziei
operaiunea

Data

Semntur

Data de la care
se aplic
prevederile
ediiei sau
reviziei ediiei

Ediia 1
Revizia 1
Revizia 2

Pagina 53

3. Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei
procedurii operaionale
Scopul
Nr.ex Structura
Funcia
Nume
si Data Semntura
difuzrii
prenume
1
2
3
4
5
6
7
3.1
Aplicare
3
Compartiment
ef
Comunicare compartiment
3.2
Aplicare
3.3
Evidenta
3.4
Arhivare

4. Scopul procedurii operaionale

Prezint fluxul informaional al comunicrii zilnice n cadrul COJ n cazul interveniilor cu structuri
din mai multe structuri, cooperare
5. Domeniul de aplicare a procedurii operaionale
Comunicare situaii de urgenta - rutina
6. Documente de referin aplicabile activitii procedurale

Ordonana de urgen nr. 1/2014 privind unele msuri n domeniul managementului

situaiilor de urgen, precum i pentru modificarea i completarea Ordonanei de urgen
a Guvernului nr. 21/2004 privind Sistemul Naional de Management al Situaiilor de
Urgen
Hotrrea nr. 121/2014 organizarea, funcionarea i componena Comitetului naional
pentru intemperii i calamiti
Hotrrea nr. 94/2014 privind organizarea, funcionarea i componena Comitetului
naional pentru situaii speciale de urgen
ORDONANTA DE URGENT Nr. 21 din 15 aprilie 2004 privind Sistemul National de
Management al Situaiilor de Urgenta
HOTRRE Nr. 1489 din 9 septembrie 2004 privind organizarea si funcionarea Comitetului
National pentru Situaii de urgen
HOTARARE nr. 1.490 din 9 septembrie 2004 pentru aprobarea Regulamentului de
organizare si funcionare si a organigramei Inspectoratului General pentru Situaii de
Urgenta
HOTARARE Nr. 1491 din 9 septembrie 2004 pentru aprobarea Regulamentului-cadru
privind structura organizatorica, atribuiile, funcionarea si dotarea comitetelor si centrelor
operative pentru situaii de urgenta
Ordinul Prefectului privind reorganizarea Comitetului Judeean pentru Situaii de Urgen
Planul de Analiz i Acoperire a Riscurilor
Manualul de Proceduri de comunicare n situaii de urgen
Ordinul Direciei Informaii i Relaii Publice nr. 4544119/02.12.2013;
OMAI 1134/2007;

Pagina 54

Pagina 55

7. Descrierea procedurii
Comunicare Rutina
112
Primirea misiunii
date despre:
-

tipul evenimentului
locul in care s-a produs
nr. persoane implicate

Repartitia misiunii
funcie de locul de producere si natura evenimentului:
-

alege subunitatea care va executa misiunea

alarmeaz subunitatea

precizeaz datele cunoscute: loc, tip eveniment; persoane implicate

cere sprijin din partea structurilor cu care coopereaz/ informeaz cu privire la structurile cu
care coopereaz

informeaz cu privire la cine este comandantul aciunii si locul de ntlnire

Informare
transmite prin SMS mesaj la persoanele din reea:
-

ora primirii apelului

tipul evenimentului
nr. persoane implicate si starea lor
locul producerii evenimentului
structuri trimise la intervenie
comandantul aciunii

ntocmire raport
Funcie de elementele permite de la eful grzii de intervenie completeaz raportul:
date despre eveniment - ora ncetrii
numr de persoane afectate: decedai, rnii
zona afectata
numrul de subuniti implicate
probleme ntmpinate pe timpul interveniei

Pagina 56

Informare asupra rezultatului interveniei

Urmarea ncetrii misiunii informeaz comanda unitii despre:
-

ora ncetrii misiunii

numr de victime: decedai, rnii
probleme identificate pe timpul interveniei

Purttor de cuvnt Prefectura

Recepioneaz SMS si pregtete elementele de informare:
-

natura evenimentului
ora primirii apelului
numr de persoane afectate
zona afectata
structuri de intervenie participante
comandantul aciunii
cine dintre cei prezeni la aciune interacioneaz cu mass media

Compartiment comunicare
Pregtete elemente necesare comunicrii:
-

data si ora primirii apelului

tipul evenimentului
persoane afectate si starea lor
zona afectata
numrul de subuniti IJSU implicate in intervenie
comandantul aciunii

Purttor de cuvnt Prefectura

La finalizarea aciunii completeaz datele necesare comunicrii:
natura evenimentului, locul producerii
data si ora primirii apelului
data si ora ajungerii la eveniment
victime: persoane decedate si persoane ranite
zona afectata
structuri participante la intervenie si comandantul aciunii
probleme identificate pe timpul interveniei
masuri ce trebuiesc luate (daca este cazul) pentru reducerea pagubelor

Pagina 57

Compartiment comunicare
Completeaz elementele necesare comunicrii si pregtete documentele necesare funcie de natura
evenimentului:
-

data ncetrii misiunii

locul producerii evenimentului
numr de persoane afectate: decedai, rnii
date despre zona afectata
numrul subunitilor care au intervenit
probleme ntmpinate pe timpul interveniei

Finalizare comunicare
Funcie de natura si amploarea evenimentului, compartimentul comunicare mpreun cu purttorul
de cuvnt al prefectului pregtete datele pentru:
-

postarea informaiei pe pagina web a inspectoratului si a prefecturii

comunicat de presa
declaraie de presa
conferina de presa

Transmitere executare
ncetarea misiunii
eful grzii de intervenie raporteaz:
-

ora ncetrii misiunii

numrul de victime si starea acestora
date despre obiectivele afectate
subuniti implicate

In cazul in care la locul evenimentului se solicita interviu si eful grzii de intervenie este numit
comandantul interveniei, poate sa furnizeze urmtoarele;
date despre felul evenimentului
numr de persoane afectate si numrul persoanelor decedate
date despre zona afectata
numrul des subuniti implicate

Pagina 58

Executa misiunea
eful grzii de intervenie:
-

stabilete subunitatea de intervenie

comunica datele primite
se deplaseaz la locul evenimentului
analizeaz situaia si cere ntriri daca este cazul
conduce intervenia
tine legtura cu dispeceratul

Dispecerat
Compartiment comunicare/purttor cuvnt prefect

Pagina 59

Elemente Execuie

Proceduri standard de operare n cadrul COJ n vederea convocrii CJSU

Comitetul Judeean pentru
Situaii de Urgen Dmbovia
Centrul Operaional Judeean
de pentru Situaii de Urgen

PROCEDURA OPERATIONAL:
Proceduri standard de operare
n cadrul COJ n vederea
convocrii CJSU
____________________
Cod: COM_COJ_R_03

Ediia 1
Nr. ex.
Revizia 1
Nr. ex.
Pagina . din ..
Exemplar nr.

1.Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul
ediiei procedurii operaionale:
Elemente privind
responsabilii/
operaiunea
1.1 Elaborat:
1.2 Verificat
1.3 Aprobat

Numele i
prenumele

Funcia

Fida Solutions SRL

Societate de Consultanta

2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale:

Elemente privind
Numele i
Funcia
Modalitatea
responsabilii/
prenumele
reviziei
operaiunea

Data

Semntur

Data de la care se
aplic prevederile
ediiei sau reviziei
ediiei

Ediia 1
Revizia 1
Revizia 2
3. Lista cuprinznd persoanele la care i difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei
procedurii operaionale
Scopul
Nr.ex Structura
Funcia
Nume
si Data Semntura
difuzrii
prenume
1
2
3
4
5
6
7
3.1
Aplicare
3
Compartiment
ef
Comunicare compartiment
3.2
Aplicare
3.3
Evidenta
3.4
Arhivare
4. Scopul procedurii operaionale
Stabilete procedurile de comunicare pe timpul activrii CJSU de ctre COJ

Pagina 60

5. Domeniul de aplicare a procedurii operaionale

Comunicare in situaii de urgen pentru activarea CJSU

6. Documente de referin aplicabile activitii procedurale

Ordonana de urgen nr. 1/2014 privind unele msuri n domeniul managementului

situaiilor de urgen, precum i pentru modificarea i completarea Ordonanei de urgen a
Guvernului nr. 21/2004 privind Sistemul Naional de Management al Situaiilor de Urgen
Hotrrea nr. 121/2014 organizarea, funcionarea i componena Comitetului naional
pentru intemperii i calamiti
Hotrrea nr. 94/2014 privind organizarea, funcionarea i componena Comitetului naional
pentru situaii speciale de urgen
ORDONANTA DE URGENT Nr. 21 din 15 aprilie 2004 privind Sistemul National de
Management al Situaiilor de Urgenta
HOTRRE Nr. 1489 din 9 septembrie 2004 privind organizarea si funcionarea Comitetului
National pentru Situaii de urgen
HOTARARE nr. 1.490 din 9 septembrie 2004 pentru aprobarea Regulamentului de organizare
si funcionare si a organigramei Inspectoratului General pentru Situaii de Urgenta
HOTARARE Nr. 1491 din 9 septembrie 2004 pentru aprobarea Regulamentului-cadru privind
structura organizatorica, atribuiile, funcionarea si dotarea comitetelor si centrelor operative
pentru situaii de urgenta
Ordinul Prefectului privind reorganizarea Comitetului Judeean pentru Situaii de Urgen
Planul de Analiz i Acoperire a Riscurilor
Manualul de Proceduri de comunicare n situaii de urgen
Ordinul Direciei Informaii i Relaii Publice nr. 4544119/02.12.2013;
OMAI 1134/2007;

Pagina 61

7. Descrierea procedurii
ACTIVAREA CJSU

Pagina 62

Eveniment declanator
Orice eveniment de tip:
- inundaie
- cderi de zpad
- fenomene meteo periculoase
- accidente cu victime multiple
- alunecri de teren

Analiza situaiei
Funcie de situaia creata:
- informeaz prefectul
- propune masurile de activare a CJSU
- funcie de decizia prefectului da ordin de anunare a membrilor CJSU

Transmite semnalul
La ordinul comenzii unitii:
- transmite mesajul de activare a CJSU:
- tipul evenimentului
- edina CJSU
- locul de desfurare
- data si ora
- din dispoziia preedintelui CJSU

Membrii COJ
recepioneaz semnalul
confirma primirea acestuia

Compartiment Comunicare
pregtete elementele pentru informare:
pentru informarea externa - comunicat de presa
- tipul evenimentului
- cine a dat dispoziie - preedintele CJSU
- convocarea CJSU
- data, ora locul de desfurare a edinei CJSU
pentru informarea interna:
- evoluia evenimentului in timp si spaiu
- daca exista relatri de presa privind modul de aciune al structurilor care fac parte din CJSU
- masuri propuse pentru informarea publicului (conferina de presa, declaraie)
- persoane cu responsabiliti in relaia cu mass media (purttori de mesaj)

Pagina 63

Comunicat
Publica comunicatul de presa pe pagina web

Transmite comunicatul de presa pregtit de compartimentul de comunicare

Element

Comanda

COJ

Pagina 64

CJSU

Proceduri standard de operare n cadrul COJ pentru activarea CJCCI

Comitetul Judeean pentru
Situaii de Urgen Dmbovia
Centrul Operaional Judeean
de pentru Situaii de Urgen

PROCEDURA OPERATIONAL:
Proceduri standard de operare
on cadrul COJ pentru activarea
CJCCI

Ediia 1
Nr. ex.
Revizia 1
Nr. ex.
Pagina . din ..
Exemplar nr.

Cod: COM_COJ_R_04

1.Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul
ediiei procedurii operaionale:
Elemente privind
responsabilii/
operaiunea
1.1 Elaborat:
1.2 Verificat
1.3 Aprobat

Numele i
prenumele

Funcia

Fida Solutions SRL

Societate de Consultanta

2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale:

Elemente privind
Numele i
Funcia
Modalitatea
responsabilii/
prenumele
reviziei
operaiunea

Data

Semntur

Data de la care se
aplic prevederile
ediiei sau reviziei
ediiei

Ediia 1
Revizia 1
Revizia 2

Pagina 65

3. Lista cuprinznd persoanele la care i difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei
procedurii operaionale
Scopul
Nr.ex Structura
Funcia
Nume
si Data Semntura
difuzrii
prenume
1
2
3
4
5
6
7
3.1
Aplicare
3
Compartiment
ef
Comunicare compartiment
3.2
Aplicare
3.3
Evidenta
3.4
Arhivare

4. Scopul procedurii operaionale

Definete fluxul operaional n domeniul comunicrii din cadrul COJ pentru activarea CJCCI, n cazul
producerii unui eveniment care determin posibila activare a CJSU

5. Domeniul de aplicare a procedurii operaionale

Comunicare n situaii de rutin n cadrul COJ
6. Documente de referin aplicabile activitii procedurale

Ordonana de urgen nr. 1/2014 privind unele msuri n domeniul managementului situaiilor
de urgen, precum i pentru modificarea i completarea Ordonanei de urgen a Guvernului
nr. 21/2004 privind Sistemul Naional de Management al Situaiilor de Urgen
Hotrrea nr. 121/2014 organizarea, funcionarea i componena Comitetului naional pentru
intemperii i calamiti
Hotrrea nr. 94/2014 privind organizarea, funcionarea i componena Comitetului naional
pentru situaii speciale de urgen
ORDONANTA DE URGENT Nr. 21 din 15 aprilie 2004 privind Sistemul National de Management
al Situaiilor de Urgenta
HOTRRE Nr. 1489 din 9 septembrie 2004 privind organizarea si funcionarea Comitetului
National pentru Situaii de urgen
HOTARARE nr. 1.490 din 9 septembrie 2004 pentru aprobarea Regulamentului de organizare si
funcionare si a organigramei Inspectoratului General pentru Situaii de Urgenta
HOTARARE Nr. 1491 din 9 septembrie 2004 pentru aprobarea Regulamentului-cadru privind
structura organizatorica, atribuiile, funcionarea si dotarea comitetelor si centrelor operative
pentru situaii de urgenta
Ordinul Prefectului privind reorganizarea Comitetului Judeean pentru Situaii de Urgen
Planul de Analiz i Acoperire a Riscurilor
Manualul de Proceduri de comunicare n situaii de urgen
Ordinul Direciei Informaii i Relaii Publice nr. 4544119/02.12.2013;
OMAI 1134/2007;

Pagina 66

7. Descrierea procedurii

Pagina 67

Eveniment declanator
Orice eveniment de tip:
- inundaie
- cderi de zpad
- fenomene meteo periculoase
- accidente cu victime multiple
- alunecri de teren

Analiza situaiei
Funcie de situaia creata:
- informeaz prefectul
- propune masurile de activare a CJCCI
- funcie de decizia prefectului da ordin de anunare a membrilor CJCCI
Transmite semnalul
La ordinul comenzii unitii:
- transmite mesajul de activare a CJCCI:
tipul evenimentului
convocarea CJCCI
codul de culoare (galben, portocaliu, rou)
data si ora ncepnd cu care CJCCI este activat
Membrii CJCCI
recepioneaz semnalul
confirma primirea acestuia
Compartiment Comunicare
pregtete elementele pentru informare:
pentru informarea interna:
- evoluia evenimentului in timp si spaiu
- daca exista relatri de presa privind modul de aciune al structurilor care fac parte din CJSU
- locul de desfurare al activitilor CCIP
- modul de informare al membrilor CJCCI privind evenimentele de presa
publica mesajul pe reeaua INTRANET
Element
Comanda
COJ

Pagina 68

CJCCI

Proceduri standard de operare pentru schimbarea turelor de serviciu n cadrul COJ

Comitetul Judeean pentru
Situaii de Urgen Dmbovia
Centrul Operaional Judeean
de pentru Situaii de Urgen

PROCEDURA OPERATIONAL:
Proceduri standard de operare
pentru schimbarea turelor de
serviciu n cadrul COJ
____________________
Cod: COM_COJ_R_05

Ediia 1
Nr. ex.
Revizia 1
Nr. ex.
Pagina . din ..
Exemplar nr.

1.Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul
ediiei procedurii operaionale:
Elemente privind Numele
i Funcia
responsabilii/
prenumele
operaiunea
1.1 Elaborat:
Fida Solutions SRL Societate de Consultanta
1.2 Verificat
1.3 Aprobat

Data

Semntur

2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale:

Elemente privind Numele
i Funcia
Modalitatea
responsabilii/
prenumele
reviziei
operaiunea

Data de la care se
aplic prevederile
ediiei sau reviziei
ediiei

Ediia 1
Revizia 1
Revizia 2
3. Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau,
procedurii operaionale
Scopul
Nr.ex Structura
Funcia
difuzrii
1
2
3
4
3.1 Aplicare
3
Compartiment ef
Comunicare
compartiment
3.2 Aplicare
3.3 Evidenta
3.4 Arhivare

dup caz, revizia din cadrul ediiei

Nume
prenume
5

si Data
6

Semntura
7

Pagina 69

4. Scopul procedurii operaionale

Definete elementele de comunicare care trebuie sa stea n atenia personalului de serviciu la
schimbarea zilnic a serviciilor

5. Domeniul de aplicare a procedurii operaionale

Comunicare situaii de urgenta - rutina
6. Documente de referin aplicabile activitii procedurale

Ordonana de urgen nr. 1/2014 privind unele msuri n domeniul managementului situaiilor
de urgen, precum i pentru modificarea i completarea Ordonanei de urgen a Guvernului
nr. 21/2004 privind Sistemul Naional de Management al Situaiilor de Urgen
Hotrrea nr. 121/2014 organizarea, funcionarea i componena Comitetului naional pentru
intemperii i calamiti
Hotrrea nr. 94/2014 privind organizarea, funcionarea i componena Comitetului naional
pentru situaii speciale de urgen
ORDONANTA DE URGENT Nr. 21 din 15 aprilie 2004 privind Sistemul National de Management
al Situaiilor de Urgenta
HOTRRE Nr. 1489 din 9 septembrie 2004 privind organizarea si funcionarea Comitetului
National pentru Situaii de urgen
HOTARARE nr. 1.490 din 9 septembrie 2004 pentru aprobarea Regulamentului de organizare si
funcionare si a organigramei Inspectoratului General pentru Situaii de Urgenta
HOTARARE Nr. 1491 din 9 septembrie 2004 pentru aprobarea Regulamentului-cadru privind
structura organizatorica, atribuiile, funcionarea si dotarea comitetelor si centrelor operative
pentru situaii de urgenta
Ordinul Prefectului privind reorganizarea Comitetului Judeean pentru Situaii de Urgen
Planul de Analiz i Acoperire a Riscurilor
Manualul de Proceduri de comunicare n situaii de urgen
Ordinul Direciei Informaii i Relaii Publice nr. 4544119/02.12.2013;
OMAI 1134/2007;

Pagina 70

7. Descrierea procedurii
SCHIMBAREA TURELOR DE SERVICII
Schimbarea serviciilor
Ora stabilita prin Regulamentul de Organizare si Funcionare
- Dispeceratul ntocmete sinteza activitilor desfurate in ultimele 24 ore
- preda serviciul
Predarea serviciului
Transmite Sinteza Activitii zilnice
Transmite Sinteza activitii zilnice prin INTRANET

Pagina 71

Structuri IJSU
Analizeaz Sinteza activitii

Compartiment comunicare
- analizeaz documentul primit
- analizeaz mass media din ultimele 24 ore si referirile la activitatea IJSU

Elaborarea material
- ntocmete Sinteza Presei
- propune masuri de raspuns la materialele aparute
- propune masuri proactive de comunicare
- prezinta materialul spre aprobare
Incheierea activitii
Pune in aplicare masurile de comunicare aprobate de inspectorul ef
- informeaz purttorul de cuvnt al prefecturii;
- ntocmete comunicat de presa conform M1sau
- ntocmete o declaraie de presa conform M3 sau
- pregtete conferina de presa conform M2
Dispecerat

Pagina 72

Comanda

Proceduri standard de operare n cadrul Centrului Judeean de Coordonare i Conducere

a Interveniei
Proceduri standard de operare pe timpul schimbrii turelor de serviciu n cadrul CJCCI
Comitetul Judeean pentru
Situaii de Urgen Dmbovia
Comitetul
Judeean
de
Coordonare i Conducere a
Interveniei

PROCEDURA OPERATIONAL:
Proceduri standard de operare
pentru schimbarea turelor de
serviciu n cadrul CJCCI
____________________
Cod: COM_CJCCI_SU_101

Ediia 1
Nr. ex.
Revizia 1
Nr. ex.
Pagina . din ..
Exemplar nr.

1.Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul
ediiei procedurii operaionale:
Elemente privind Numele
i Funcia
responsabilii/
prenumele
operaiunea
1.1 Elaborat:
Fida Solutions SRL Societate de Consultanta
1.2 Verificat
1.3 Aprobat

Data

Semntur

2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale:

Elemente privind Numele
i Funcia
Modalitatea
responsabilii/
prenumele
reviziei
operaiunea

Data de la care se
aplic prevederile
ediiei sau reviziei
ediiei

Ediia 1
Revizia 1
Revizia 2
dup caz, revizia din cadrul ediiei
Nume
prenume
5

si Data
6

Semntura
7

Pagina 73

3. Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau,

procedurii operaionale
Scopul
Nr.ex Structura
Funcia
difuzrii
1
2
3
4
3.1 Aplicare
3
Compartiment ef
Comunicare
compartiment
3.2 Aplicare
3.3 Evidenta
3.4 Arhivare

4. Scopul procedurii operaionale

Definete operaiunile ce se fac de ctre personalul CI la schimbarea turelor in cadrul CJCCI
5. Domeniul de aplicare a procedurii operaionale
Comunicare situaii de urgenta - CJCCI
6. Documente de referin aplicabile activitii procedurale

Ordonana de urgen nr. 1/2014 privind unele msuri n domeniul managementului situaiilor
de urgen, precum i pentru modificarea i completarea Ordonanei de urgen a Guvernului
nr. 21/2004 privind Sistemul Naional de Management al Situaiilor de Urgen
Hotrrea nr. 121/2014 organizarea, funcionarea i componena Comitetului naional pentru
intemperii i calamiti
Hotrrea nr. 94/2014 privind organizarea, funcionarea i componena Comitetului naional
pentru situaii speciale de urgen
ORDONANTA DE URGENT Nr. 21 din 15 aprilie 2004 privind Sistemul National de Management
al Situaiilor de Urgenta
HOTRRE Nr. 1489 din 9 septembrie 2004 privind organizarea si funcionarea Comitetului
National pentru Situaii de urgen
HOTARARE nr. 1.490 din 9 septembrie 2004 pentru aprobarea Regulamentului de organizare si
funcionare si a organigramei Inspectoratului General pentru Situaii de Urgenta
HOTARARE Nr. 1491 din 9 septembrie 2004 pentru aprobarea Regulamentului-cadru privind
structura organizatorica, atribuiile, funcionarea si dotarea comitetelor si centrelor operative
pentru situaii de urgenta
Ordinul Prefectului privind reorganizarea Comitetului Judeean pentru Situaii de Urgen
Planul de Analiz i Acoperire a Riscurilor
Manualul de Proceduri de comunicare n situaii de urgen
Ordinul Direciei Informaii i Relaii Publice nr. 4544119/02.12.2013;
OMAI 1134/2007;

Pagina 74

7. Descrierea procedurii
SCHIMBAREA TURELOR DE SERVICII
Ora stabilita de CJCCI
Preda tura operativa
Membrii CI sintetizeaz activitile desfurate pe timpul turei, extrase din Jurnalul aciunilor - activiti
cu mass media; - solicitri de informaii; - comunicate de presa si la ce activiti au fost acestea corelate:
- solicitri din partea publicului; - rspunsuri si postri pe pagini web; - nsoiri de presa; - interviuri date
si de ctre cine; - conferine de presa si cine a participat.
ntocmete materialul sinteza
- analizeaz materialele aprute in mass media - coreleaz activitile operative desfurate cu
reaciile mass media - formuleaz propuneri pentru contracararea rspndirii zvonurilor si a
materialelor negative aprute - ntocmete materialul sinteza

Pagina 75

Participa la predarea turei

- prezinta sinteza activitilor CI pe ultima tura - prezinta propunerile de activiti ale CI pentru
urmtoarele ore

Concluzii si activiti
Funcie de concluziile adoptate si deciziile CJSU: - propune noi aciuni ale CI - propune activiti mass
media
Activiti zilnice
- preia serviciul turei - informeaz membri CI asupra concluziilor si activitile propuse pentru
urmtoarea tura - posteaz sinteza aciunilor CI pe INTRANET
Preia atribuiile funcionale ale CI
Structura operaionala

Pagina 76

Centrul de Informare

Proceduri standard de operare n cadrul CJCCI, pentru cazul alegerii variantei de aciune celei
mai optime
Comitetul Judeean pentru
Situaii de Urgen Dmbovia
Comitetul
Judeean
de
Coordonare i Conducere a
Interveniei

PROCEDURA OPERATIONAL:
Proceduri standard de operare
pentru n cadrul CJCCI pentru
cazul alegerii variantei de
aciune celei mai optime
____________________
Cod: COM_CJCCI_SU_102

Ediia 1
Nr. ex.
Revizia 1
Nr. ex.
Pagina . din ..
Exemplar nr.

1.Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul
ediiei procedurii operaionale:
Elemente privind Numele
i Funcia
responsabilii/
prenumele
operaiunea
1.1 Elaborat:
Fida Solutions SRL Societate de Consultanta
1.2 Verificat
1.3 Aprobat

Data

Semntur

2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale:

Elemente privind Numele
i Funcia
Modalitatea
responsabilii/
prenumele
reviziei
operaiunea

Data de la care se
aplic prevederile
ediiei sau reviziei
ediiei

Ediia 1
Revizia 1
Revizia 2
3. Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau,
procedurii operaionale
Scopul
Nr.ex Structura
Funcia
difuzrii
1
2
3
4
3.1 Aplicare
3
Compartiment ef
Comunicare
compartiment
3.2 Aplicare
3.3 Evidenta
3.4 Arhivare

dup caz, revizia din cadrul ediiei

Nume
prenume
5

si Data
6

Semntura
7

Pagina 77

4. Scopul procedurii operaionale

Comunicarea n situaii de urgen

5. Domeniul de aplicare a procedurii operaionale
Comunicare situaii de urgenta in cadrul CJCCI
6. Documente de referin aplicabile activitii procedurale

Ordonana de urgen nr. 1/2014 privind unele msuri n domeniul managementului situaiilor
de urgen, precum i pentru modificarea i completarea Ordonanei de urgen a Guvernului
nr. 21/2004 privind Sistemul Naional de Management al Situaiilor de Urgen
Hotrrea nr. 121/2014 organizarea, funcionarea i componena Comitetului naional pentru
intemperii i calamiti
Hotrrea nr. 94/2014 privind organizarea, funcionarea i componena Comitetului naional
pentru situaii speciale de urgen
ORDONANTA DE URGENT Nr. 21 din 15 aprilie 2004 privind Sistemul National de Management
al Situaiilor de Urgenta
HOTRRE Nr. 1489 din 9 septembrie 2004 privind organizarea si funcionarea Comitetului
National pentru Situaii de urgen
HOTARARE nr. 1.490 din 9 septembrie 2004 pentru aprobarea Regulamentului de organizare si
funcionare si a organigramei Inspectoratului General pentru Situaii de Urgenta
HOTARARE Nr. 1491 din 9 septembrie 2004 pentru aprobarea Regulamentului-cadru privind
structura organizatorica, atribuiile, funcionarea si dotarea comitetelor si centrelor operative
pentru situaii de urgenta
Ordinul Prefectului privind reorganizarea Comitetului Judeean pentru Situaii de Urgen
Planul de Analiz i Acoperire a Riscurilor
Manualul de Proceduri de comunicare n situaii de urgen
Ordinul Direciei Informaii i Relaii Publice nr. 4544119/02.12.2013;
OMAI 1134/2007;

Pagina 78

Pagina 79

7. Descrierea procedurii
ALEGEREA VARIANTELOR DE ACIUNE
Recepionarea evenimentului
- Dispeceratul recepioneaz evenimentul
- transmite evenimentul efului CJCCI

eful CJCCI
La primirea evenimentului:
- analizeaz situaia
- informeaz preedintele CJSU asupra situaiei
- propune ora prezentrii propunerilor dup obinerea aprobrii preedintelui CJSU:
- hotrte cror structuri repartizeaz evenimentul
- precizeaz variantele posibile de aciune pentru care se vor pregti elementele
- precizeaz ora prezentrii variantelor de aciune

Dispecer
transmite dispoziia efului CJCCI:
- situaia creata
- variantele pentru care se pregtesc propunerile
- ora prezentrii propunerilor

Primete misiunea
La primirea misiunii, eful CI:
- analizeaz situaia creata;
- analizeaz variantele de aciune propuse de ctre eful CJCCI

Pagina 80

Elaboreaz variantele de aciune

Pregtete datele pentru fiecare varianta propusa de eful CJCCI
- masuri de informare a populaiei privind varianta de aciune;
- masuri de informare a mass media: comunicat de presa, declaraie de presa;
- coninutul informaiei transmise publicului;
- masuri de nsoire a presei;
- masuri de contracarare a zvonurilor;
- mijloace de deplasare necesare CI;
- mesajele transmise de ctre purttorii de mesaj (efii structurilor de intervenie)
- cine (funciile) care interacioneaz cu mass media;
- mesajele propuse sa fie postate pe paginile web.

Prezentarea variantelor de aciune

mpreuna cu celelalte structuri prezinta pentru fiecare varianta de aciune:
- principalele elemente ale variantei de aciune;
- avantaje;
- dezavantaje;
- soluia optima propusa
Decizia
CJSU ia decizia privind varianta de aciune:
- elementele operative ale aciunii;
- forte participante;
- conductorul aciunii;
- mod de cooperare;
- elementele principale: logistica, suport, comunicaii, COMUNICARE
- data si ora nceperii aciunii
Varianta finala
Funcie de precizrile efului CJSU se pregtete varianta finala si o transmite structurii operaionale:
- mod de informare a populaiei;
- mesajul transmis populaiei privind masurile ce trebuie luate;
- modul de interaciune cu mass media: comunicat de presa. declaraie de presa;
- modul de aciune al mass media: zonele interzise, zone cu restricie, mod de nsoire a presei;
- masuri de contracarare a zvonurilor;
- coninutul mesajelor pentru public;
- coninutul mesajelor postate pe paginile web
- coninutul mesajelor transmise de ctre purttorii de mesaj;
- cine (funciile) care interacioneaz cu presa.
Transmitere dispoziie de aciune
- recepioneaz variantele finale de la structurile din CJCCI;
- elaboreaz ordinul de aciune;
- transmite ordinul structurilor operative.
Operaional

Pagina 81

CI

Proceduri standard de operare n cadrul CJCCI, pentru informarea CJSU la producerea unui
eveniment
Comitetul Judeean pentru
Situaii de Urgen Dmbovia
Comitetul
Judeean
de
Coordonare i Conducere a
Interveniei

PROCEDURA OPERATIONAL:
Proceduri standard de operare
pentru n cadrul CJCCI pentru
informarea CJSU
____________________
Cod: COM_CJCCI_SU_103

Ediia 1
Nr. ex.
Revizia 1
Nr. ex.
Pagina . din ..
Exemplar nr.

1.Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul
ediiei procedurii operaionale:
Elemente privind Numele
i Funcia
responsabilii/
prenumele
operaiunea
1.1 Elaborat:
Fida Solutions SRL Societate de Consultanta
1.2 Verificat
1.3 Aprobat

Data

Semntur

2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale:

Elemente privind Numele
i Funcia
Modalitatea
responsabilii/
prenumele
reviziei
operaiunea

Data de la care se
aplic prevederile
ediiei sau reviziei
ediiei

Ediia 1
Revizia 1
Revizia 2
3. Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau,
procedurii operaionale
Scopul
Nr.ex Structura
Funcia
difuzrii
1
2
3
4
3.1 Aplicare
3
Compartiment ef
Comunicare
compartiment
3.2 Aplicare
3.3 Evidenta
3.4 Arhivare

dup caz, revizia din cadrul ediiei

Nume
prenume
5

si Data
6

Semntura
7

Pagina 82

4. Scopul procedurii operaionale

- prezinta procesul de urmat in cazul informrilor operaionale pe timpul situaiilor de urgenta

5. Domeniul de aplicare a procedurii operaionale

Comunicare situaii de urgenta in cadrul CJCCI
6. Documente de referin aplicabile activitii procedurale

Ordonana de urgen nr. 1/2014 privind unele msuri n domeniul managementului situaiilor
de urgen, precum i pentru modificarea i completarea Ordonanei de urgen a Guvernului
nr. 21/2004 privind Sistemul Naional de Management al Situaiilor de Urgen
Hotrrea nr. 121/2014 organizarea, funcionarea i componena Comitetului naional pentru
intemperii i calamiti
Hotrrea nr. 94/2014 privind organizarea, funcionarea i componena Comitetului naional
pentru situaii speciale de urgen
ORDONANTA DE URGENT Nr. 21 din 15 aprilie 2004 privind Sistemul National de Management
al Situaiilor de Urgenta
HOTRRE Nr. 1489 din 9 septembrie 2004 privind organizarea si funcionarea Comitetului
National pentru Situaii de urgen
HOTARARE nr. 1.490 din 9 septembrie 2004 pentru aprobarea Regulamentului de organizare si
funcionare si a organigramei Inspectoratului General pentru Situaii de Urgenta
HOTARARE Nr. 1491 din 9 septembrie 2004 pentru aprobarea Regulamentului-cadru privind
structura organizatorica, atribuiile, funcionarea si dotarea comitetelor si centrelor operative
pentru situaii de urgenta
Ordinul Prefectului privind reorganizarea Comitetului Judeean pentru Situaii de Urgen
Planul de Analiz i Acoperire a Riscurilor
Manualul de Proceduri de comunicare n situaii de urgen
Ordinul Direciei Informaii i Relaii Publice nr. 4544119/02.12.2013;
OMAI 1134/2007;

Pagina 83

Pagina 84

7. Descrierea procedurii
INFORMAREA CJSU
Ora stabilita de CJSU
La ora stabilite de ctre preedintele CJSU se prezinta informri periodice privind evoluia situaiei
Structura materialului este stabilita de ctre eful CJCCI
ntocmete materialul
Se pregtesc elementele pentru materialul prezentat:
- concluzii desprinse din monitorizarea mass media;
reflectare favorabila - activiti, membri CJSU, structuri de intervenie
reflectare nefavorabila - activiti, membri CJSU, structuri de intervenie
concluzii desprinse
- activiti mass media pe perioada raportrii:
conferine de presa - cnd, cine a participat, presa participanta
nr. comunicate de presa, informri - cate au fost reflectate in mass media
- activiti de informare a populaiei
rspunsuri la solicitri
postri pe pagini web
informare directa - prin staii de amplificare, sistem de alarmare
- concluzii
- aciuni propuse pentru contracarare
conferine de presa
declaraii de presa
aciuni cu mass media
comunicate de presa
Verificare material
Structura operaionala verifica coninutul materialului
Exclusive Gateway
Revizuire material
Completeaz materialul cu observaiile primite de la structura operativa

Pagina 85

Integrare material
Structura operativa integreaz materialele primite de la celelalte structuri ale CJCCI

Prezentare material
Fiecare ef de structura CJCCI prezinta materialul prezentat
membri CJSU fac aprecieri si comentarii asupra materialelor prezentate
Exclusive Gateway
Revizuire material
Se completeaz si revizuii materialul in conformitate cu indicaiile membrilor CJSU
Concluzii
Urmare a informrii, membri CJSU aproba:
- coninutul materialelor
- aciunile ce se vor desfura in perioada imediat urmtoare
Definitivare material
Se pregtesc materialele pentru informarea interna si cea externa
Pentru informarea interna:
- concluzii privind modul de comunicare interna
- aciunile CI in perioada acoperita de informare
- aciunile CI aprobate de CJSU pentru perioada urmtoare
Pentru informarea externa
- pregtesc aciunile aprobate de ctre CJSU
comunicate de presa
conferina de presa
editare de fluturai, brouri
informri si materiale pentru a fi postate pe pagini web, sau publicate
Postare informare
Posteaz informarea interna pe INTRANET
Pastaza materialele pentru informarea extern pe: pagini web, trimite spre publicare comunicate de
presa
CI
CJCCI

Pagina 86

CJSU

Proceduri standard de operare n cadrul CJCCI pentru elaborarea procesului decizional

Comitetul Judeean pentru
Situaii de Urgen Dmbovia
Comitetul
Judeean
de
Coordonare i Conducere a
Interveniei

PROCEDURA OPERATIONAL:
Proceduri standard de operare
pentru n cadrul CJCCI pentru
elaborarea
procesului
decizional
____________________
Cod: COM_CJCCI_SU_104

Ediia 1
Nr. ex.
Revizia 1
Nr. ex.
Pagina . din ..
Exemplar nr.

1.Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul
ediiei procedurii operaionale:
Elemente privind Numele
i Funcia
responsabilii/
prenumele
operaiunea
1.1 Elaborat:
Fida Solutions SRL Societate de Consultanta
1.2 Verificat
1.3 Aprobat

Data

Semntur

2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale:

Elemente privind Numele
i Funcia
Modalitatea
responsabilii/
prenumele
reviziei
operaiunea

Data de la care se
aplic prevederile
ediiei sau reviziei
ediiei

Ediia 1
Revizia 1
Revizia 2
3. Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau,
procedurii operaionale
Scopul
Nr.ex Structura
Funcia
difuzrii
1
2
3
4
3.1 Aplicare
3
Compartiment ef
Comunicare
compartiment
3.2 Aplicare
3.3 Evidenta
3.4 Arhivare

dup caz, revizia din cadrul ediiei

Nume
prenume
5

si Data
6

Semntura
7

Pagina 87

4. Scopul procedurii operaionale

Comunicarea in situaii de urgenta in cadrul CJCCI pentru conducerea aciunilor de intervenie
De a identifica fluxul operaional pentru formularea cursului aciunilor in cadrul CJCCI

5. Domeniul de aplicare a procedurii operaionale

Comunicare situaii de urgenta in cadrul CJCCI
6. Documente de referin aplicabile activitii procedurale

Ordonana de urgen nr. 1/2014 privind unele msuri n domeniul managementului situaiilor
de urgen, precum i pentru modificarea i completarea Ordonanei de urgen a Guvernului
nr. 21/2004 privind Sistemul Naional de Management al Situaiilor de Urgen
Hotrrea nr. 121/2014 organizarea, funcionarea i componena Comitetului naional pentru
intemperii i calamiti
Hotrrea nr. 94/2014 privind organizarea, funcionarea i componena Comitetului naional
pentru situaii speciale de urgen
ORDONANTA DE URGENT Nr. 21 din 15 aprilie 2004 privind Sistemul National de Management
al Situaiilor de Urgenta
HOTRRE Nr. 1489 din 9 septembrie 2004 privind organizarea si funcionarea Comitetului
National pentru Situaii de urgen
HOTARARE nr. 1.490 din 9 septembrie 2004 pentru aprobarea Regulamentului de organizare si
funcionare si a organigramei Inspectoratului General pentru Situaii de Urgenta
HOTARARE Nr. 1491 din 9 septembrie 2004 pentru aprobarea Regulamentului-cadru privind
structura organizatorica, atribuiile, funcionarea si dotarea comitetelor si centrelor operative
pentru situaii de urgenta
Ordinul Prefectului privind reorganizarea Comitetului Judeean pentru Situaii de Urgen
Planul de Analiz i Acoperire a Riscurilor
Manualul de Proceduri de comunicare n situaii de urgen
Ordinul Direciei Informaii i Relaii Publice nr. 4544119/02.12.2013;
OMAI 1134/2007;

Pagina 88

Pagina 89

7. Descrierea procedurii
PROCEDURA COMUNICARE / ALEGERE VARIANTE DE ACTIUNE
Event
informaii operative
forte de intervenie
rapoarte CLSU
rapoarte agenii ale statului
mass media
dispecerat 112
forte de intervenie
Gateway
analiza in CJCCI
analiza in CJCCI
iniiere proces planificare
BRIEFING orientarea personalului
date si concluzii
elaborare plan
etape faze
BRIEFING DECIZIE
PLAN CONVENIT?
NU
AVIZ CJSU?
AVIZ CJSU?
Gateway
DA
NU

Pagina 90

convocare CJSU

pregtire documente edina

susinere variante
eful CJCCI susine variantele probabile de aciune - prezentnd pentru fiecare in parte:
avantaje, dezavantaje, posibile implicaii financiare si recomanda varianta cea mai probabila de aciune
aprobare plan
CJSU aproba modul de aciune si masurile necesare implementrii acesteia
Gateway
NU
DA
transmitere / implementare
structura de operaii ntocmete ordinele si dispoziiile necesare implementrii COA aprobata.
Dispeceratul transmite ordinele si dispoziiunile ctre structurile de intervenie din teren.
monitorizarea implementrii
structura operaii monitorizeaz modul de evoluie al aciunilor din teren.
rapoarte executare
structurile de intervenie transmit rapoarte de situaie privind evoluia evenimentelor in teren
Event
decizie / hotrre CJSU
informare publica coordonare prefectura?
DA
NU
conferina de presa?
DA
NU
pregtire / convocare conferina
conferina de presa
Gateway
monitorizare presa

Pagina 91

monitorizare presa

se monitorizeaz mass media culegnd-se urmtoarele informaii:

- aspecte negative privind modul de conducere al interveniei de ctre CJSU
- aspecte negative privind modul de conducere al operaiilor din teren
- date, presupuneri, zvonuri care pot influenta ncrederea in structurile responsabile cu intervenia
raport / informare
ntocmete raportul de informare - COM-CJCCI-SU-105-RS-0001
Event
pregtire date de presa
transmitere date presa
se transmit datele aprobate ctre mass media
coordonare CI
stabilete cu persoana care va participa la conferina: tematica, durata, numrul de ntrebri, modul de
desfurare
conferina de presa?
DA
NU
pregtire / convocare conferina
ntocmete documentele conform M2
conferina de presa
deruleaz conferina de presa conform M2
Gateway
monitorizare presa

Pagina 92

monitorizare presa
monitorizeaz reaciile mass media
- aspecte negative privind conducerea interveniei de ctre CJSU
- aspecte negative privind conducerea operaiilor din teren

- date, presupuneri, zvonuri care pot diminua ncrederea in CJSU

raport / informare
ntocmete COM-CJCCI-SU-105_RS-0001
Event
pregtire date de presa
pregtete documentele conform M1
transmitere date presa
transmite M1 la ageniile de presa
avizare plan / prefect / inspector ef
participare briefing decizie CIP
- prezinta elementele de comunicare pentru fiecare varianta
- prezinta avantajele si dezavantajele masurilor propuse pentru fiecare varianta;
- prezinta eventualele constrngeri pentru fiecare varianta in parte
- prezinta implicaiile financiare pentru fiecare varianta in parte
pregtire date presa
Funcie de varianta aleasa si masurile aprobate se pregtesc urmtoarele:
- datele care vor fi incluse in mesajele pentru mass media
- datele care pot fi puse la dispoziia mass media de ctre personalul aflat la intervenii
-raioanele si modalitatea de vizitare a structurilor de intervenie
- masuri de sigurana impuse
prognoza / evoluie probabila
obiective
scenarii probabile / COA
Alegere COA / dispozitiv de intervenie
orientarea CJSU / inspector ef
recunoatere / informaii

Pagina 93

efort

resurse
obinere informaii eveniment
- data si ora producerii
-tipul evenimentului
-persoane implicate
-forte de intervenie implicate
-modul de relatare in mass media
participare briefing orientare
Descripiune
- nsuete variantele de aciune prezentate de ctre eful seciei operaii
- pune ntrebri si clarifica elementele confuze
- nsuete data si ora prezentrii variantelor de aciune
pregtire variante de aciune
funcie de variantele prezentate posibile de aciune propuse de eful seciei operaii pregtete:
- aciunile de comunicare pentru fiecare varianta in parte
- conferine de presa (daca este necesar)
- comunicate de presa
-variante text editabile pentru publicare pe paginile web
-aciuni comune cu mass media
- aciuni de contracarare a zvonurilor
-aciuni ntreprinse de conducerea CJSU
-ce trebuie sa se comunice de reprezentanii structurilor de intervenie
rapoarte CLSU
rapoarte agenii ale statului
mass media
informaii referitoare la derularea unor aciuni - primite prin transmisii directe ale staiilor tv sau
evenimente neanunate prin alte sisteme.
COJ / SECTIA OPERATII / SECTIA STP CJCCI

Pagina 94

CI

Proceduri standard de operare n cadrul CJCCI Raport de situaie

Comitetul Judeean pentru
Situaii de Urgen Dmbovia
Comitetul
Judeean
de
Coordonare i Conducere a
Interveniei

PROCEDURA OPERATIONAL:
Proceduri standard de operare pentru
n cadrul CJCCI Raport de situaie
____________________
Cod: COM_CJCCI_SU_105_RS-0001

Ediia 1
Nr. ex.
Revizia 1
Nr. ex.
Pagina . din ..
Exemplar nr.

Raport de Situaie Intervenie

COM-CJCCI-SU-105-RS-0001
Cine raporteaz:

Data/ora: zzllaaaahrmin

Locul:

Situaia:

Descrierea situaiei pe scurt: (inundaie in zona N a oraului Trgovite)

Cine participa la intervenie: (subuniti IJSU si Jandarmi)

Cine asista la intervenie din partea mass media: (1 reprezentant al Radio Europa, 1 echipa TV
Romania Actualiti)

Aciuni ntreprinse de media: (interviu cu comandantul interveniei, interviu cu cetenii)

Pagina 95

Cine a interacionat cu presa: (comandantul interveniei, subofierul )

Proceduri standard de operare n cadrul CJCCI Raport de activitate zilnic pe linie de

comunicare
Comitetul Judeean pentru
Situaii de Urgen Dmbovia
Comitetul
Judeean
de
Coordonare i Conducere a
Interveniei

1.
2.
3.

PROCEDURA OPERATIONAL:
Proceduri standard de operare pentru
n cadrul CJCCI Raport de activitate
zilnic pe linie de comunicare
____________________
Cod: COM_CJCCI_SU_106_RZ-0001

Ediia 1
Nr. ex.
Revizia 1
Nr. ex.
Pagina . din ..
Exemplar nr.

Raport de Situaie Activitate

Cine raporteaz: Centrul de Informare
Perioada: de la la (zzllhrmin zzllhrmin)
Situaia:

3.1 Descrierea situaiilor pe scurt:

01. (inundaie in zona N a oraului Trgovite)
02. (intervenie pentru salvarea a 2 persoane prinse de viitura)
03. (transport ajutoare in localitatea Moroeni)
3.2 Cine a asistat la intervenie din partea mass media:
01. 1reprezentant al Radio Europa, 1 echipa TV Romania Actualiti
02.
03. 1 echipa filmare TV BBC

4.

Reflectarea aciunilor in media:

4.1 Negative:
TV Romania Actualiti intervenie neprofesionista in loc. Trgovite
Evenimentul zilei distribuire ajutoare preferenial
4.2 Pozitive:
TV Antena 3 profesionalism in intervenia in oraul Moroeni

5.

Pagina 96

Aciuni cu mass media:

5.1.Comunicate de presa 2 pe temele
5.2 Interviuri de presa director Electrica alimentare cu energie
5.3 Conferina de presa zzllhrmin, loc, cine a participat, durata, tema
5.4 Declaraie de presa zzllhrmin, loc, cine a participat, durata, tema
5.5 Numr de acreditari

6.

Aciuni de contracarare:
TV Romania Actualiti comunicat de presa drept la replica
Evenimentul zilei comunicat

7.

Aciuni propuse pentru a fi derulate in urmtoarele 24 ore

Aciunea, responsabil difuzarea in zona afectata de inundaii de flayere cu masurile de protective
sanitara. Responsabil ONG Salvam viaa
Aciunea, responsabil conferina de presa, preedintele CJSU, evoluia situaiei si masuri ntreprinse

8.

Pagina 97

Aprecieri privind activitatea de informare

Aprecieri privind activitatea de comunicare si informare
Masuri propuse pentru mbuntire

Proceduri standard de operare n cadrul CJCCI, pentru schimbarea fazelor de activare

Comitetul Judeean pentru
Situaii de Urgen Dmbovia
Comitetul
Judeean
de
Coordonare i Conducere a
Interveniei

PROCEDURA OPERATIONAL:
Proceduri standard de operare
pentru n cadrul CJCCI pentru
trecerea la faza III i IV de
activare a CJCCI
____________________
Cod: COM_CJCCI_SU_107

Ediia 1
Nr. ex.
Revizia 1
Nr. ex.
Pagina . din ..
Exemplar nr.

1.Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul
ediiei procedurii operaionale:
Elemente privind Numele
i Funcia
responsabilii/
prenumele
operaiunea
1.1 Elaborat:
Fida Solutions SRL Societate de Consultanta
1.2 Verificat
1.3 Aprobat

Data

Semntur

2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale:

Elemente privind Numele
i Funcia
Modalitatea
responsabilii/
prenumele
reviziei
operaiunea

Data de la care se
aplic prevederile
ediiei sau reviziei
ediiei

Ediia 1
Revizia 1
Revizia 2
3. Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau,
procedurii operaionale
Scopul
Nr.ex Structura
Funcia
difuzrii
1
2
3
4
3.1 Aplicare
3
Compartiment ef
Comunicare
compartiment
3.2 Aplicare
3.3 Evidenta
3.4 Arhivare

dup caz, revizia din cadrul ediiei

Nume
prenume
5

si Data
6

Semntura
7

Pagina 98

4. Scopul procedurii operaionale

Comunicarea in situatii de urgenta in cadrul CJCCI pentru activarea in trepte a CJCCI
De a identifica fluxul operational pentru trecerea la noi niveluri de activare a CJCCI

5. Domeniul de aplicare a procedurii operaionale

Comunicare situaii de urgenta in cadrul CJCCI
6. Documente de referin aplicabile activitii procedurale

Ordonana de urgen nr. 1/2014 privind unele msuri n domeniul managementului situaiilor
de urgen, precum i pentru modificarea i completarea Ordonanei de urgen a Guvernului
nr. 21/2004 privind Sistemul Naional de Management al Situaiilor de Urgen
Hotrrea nr. 121/2014 organizarea, funcionarea i componena Comitetului naional pentru
intemperii i calamiti
Hotrrea nr. 94/2014 privind organizarea, funcionarea i componena Comitetului naional
pentru situaii speciale de urgen
ORDONANTA DE URGENT Nr. 21 din 15 aprilie 2004 privind Sistemul National de Management
al Situaiilor de Urgenta
HOTRRE Nr. 1489 din 9 septembrie 2004 privind organizarea si funcionarea Comitetului
National pentru Situaii de urgen
HOTARARE nr. 1.490 din 9 septembrie 2004 pentru aprobarea Regulamentului de organizare si
funcionare si a organigramei Inspectoratului General pentru Situaii de Urgenta
HOTARARE Nr. 1491 din 9 septembrie 2004 pentru aprobarea Regulamentului-cadru privind
structura organizatorica, atribuiile, funcionarea si dotarea comitetelor si centrelor operative
pentru situaii de urgenta
Ordinul Prefectului privind reorganizarea Comitetului Judeean pentru Situaii de Urgen
Planul de Analiz i Acoperire a Riscurilor
Manualul de Proceduri de comunicare n situaii de urgen
Ordinul Direciei Informaii i Relaii Publice nr. 4544119/02.12.2013;
OMAI 1134/2007;

Pagina 99

7. Descrierea procedurii
Schimbarea fazelor de activare ale CJCCI
Eveniment declansator
Orice eveniment in curs de derulare/nou aparut care necesita angajarea de noi forte si mijloace sau
trecerea intr-o alta etapa a operatiunilor, de tip:
- inundatie
- caderi de zapada
- fenomene meteo periculoase
- accidente cu victime multiple
- alunecari de teren
- salvarea de vieti omenesti
- evacuarea de persoane
- evacuarea de animale
- nesitatea de acordare asistenta medicala unui numar mare de persoane

Pagina 100

Sef CJCCI
Functie de situatia creata, seful CJCCI :
- informeaza inspectorul sef
- analizeaza situatia
- transmite in CJCCI propunerea de activare intr-o noua treapta a CJCCI

Aproba trecerea in alta faza de activare

Functie de situatia creata aproba trecerea la urmatoarele nivele de activare:
- Faza III - cod portocaliu - activare partiala a CJCCI
functie de situatia creata reprezentantii structurilor implicate in managementul situatiilor de
urgenta incadreaza structurile CJCCI
derularea activitatii se face sub coordonarea sefilor structurilor CJCCI
activitatea Centrului Mobil este coordonata de catre seful CJCCI
activitatea se desfasoara in ture
- Faza IV - cod rosu - activarea totala a CJCCI
functie de evolutia situatiei se activeaza toate structurile membre ale CJSU
derularea activitatii se face sub conducerea sefului CJCCI
activitatile structurilor CJCCI se deruleaza sub coordonarea sefilor de structuri
activitatea se desfasoara in ture de serviciu

Membrii CI
Pregatesc datele pentru:
informarea interna
- evolutia evenimentului in timp si spatiu
- daca sunt relatari de presa privind activitatea CJSU sau ale structurilor subordonate ale
acestuia
- modul de informare al membrilor CJCCI
- modul de publicare al informatiei pe reteaua INTRANET
informare externa
- care este forma de comunicare aleasa - comunicat de presa, conferinta de presa, declaratie
de presa
- propune presedintelui CJSU modul de comunicare
- functie de hotararea presedintelui CJSU - pregateste datele pentru comunicarea externa comunicat M1, Conferinta M2, Declaratie de presa M3
- transmite datele agentiilor de presa - situatia curenta, motivatia trecerii la alt nivel de activare,
data si ora inceperii lucrului in noul nivel, alte actiuni care se impun datorita evolutiei situatiei
None

Pagina 101

Transmite semnalul de activare

dispecerul de serviciu, la ordinul sefului CJCCI transmite semnalul de trecere la alt nivel
- situatia creata
- ordinul presedintelui CJSU (dispozitia CJSU nr)
- nivelul de activare (culoare)
- data si ora inceperii lucrului in noul nivel
- locul unde se deruleaza activitatea (daca acesta difera de locul initial stabilit)

Compartiment Operatii
analizeaza situatia
- propune trecerea la o noua faza de activare
* data si ora inceperii noii faze de activare
* structurile ale caror reprezentanti vor fi activati
* colecteaza propunerile de la sefii de compartimente
* pregateste datele pentru prezentare CJSU
None
CJCCI
CJSU
CI

8. Anexa fazele de activare ale CJCCI

Faza I (cod verde rutin) asigurat de ctre ISU
a) subofierul operativ asigur monitorizarea situaiilor de urgen din zona de competen, pe
tipurile de risc specifice, prin dispeceratul unitii, 24 h/24h;
b) particip la identificarea, nregistrarea i evaluarea tipurilor de risc i a factorilor determinani ale
acestora;
c) acord asisten tehnic de specialitate privind gestionarea situaiilor de urgen;
d) inspectoratul asigur prevenirea i limitarea efectelor situaiilor de urgen;
e) compartimentul Comunicaii i Informatic asigur transmiterea operativ a deciziilor,
dispoziiilor, ordinelor i urmrete meninerea legturilor de comunicaie cu alte organisme
implicate n gestionarea situaiilor de urgen, precum i cu forele proprii aflate n ndeplinirea
misiunilor.

Pagina 102

Faza a II-a (cod galben alert), sunt asigurate de ctre Inspectoratul Pentru Situaii de Urgen:
a) subofierul operativ asigur monitorizarea situaiilor de urgen din zona de competen, pe
tipurile de risc specifice, prin dispeceratul unitii, 24 h/24h;
b) particip la identificarea, nregistrarea i evaluarea tipurilor de risc i a factorilor determinani ale
acestora;
c) acord asisten tehnic de specialitate privind gestionarea situaiilor de urgen;
d) inspectoratul asigur prevenirea i limitarea efectelor situaiilor de urgen;
e) secretariatul tehnic al CJCCI asigur informarea efului CJCCI despre situaiile potenial
generatoare de situaii de urgen;
f) compartimentul Comunicaii i Informatic asigur transmiterea operativ a deciziilor,
dispoziiilor, ordinelor i urmrete meninerea legturilor de comunicaie cu alte organisme

implicate n gestionarea situaiilor de urgen, precum i cu forele proprii aflate n ndeplinirea

misiunilor.

Faza a III a (cod portocaliu activare parial a CJCCI) :

a) eful CJCCI asigur coordonarea activitii CJCCI;
b) n funcie de tipurile de risc specifice, Grupurile de Suport Tehnic particip la luarea deciziilor
privind gestionarea situaiilor de urgen;
c) adjunctul CJCCI conduce Grupul de Suport Tehnic n funcie de tipul de risc;
d) secretariatul tehnic al CJCCI asigur transmiterea operativ a informaiilor privind gestionarea
situaiilor de urgen;
e) ofierul specialist 1 din cadrul Compartimentului Analiz, Evaluare i Coordonarea Interveniei
particip la luarea deciziilor privind gestionarea situaiei de urgen;
f) subofierul operativ asigur monitorizarea n zona de competen, prin Dispecerat, 24 h/24h;
g) logistica interveniei este asigurat de ctre eful Serviciului Logistic din cadrul ISU;
h) ofierul specialist 1 din cadrul Compartimentului Comunicaii i Informatic asigur buna
funcionare a echipamentelor de comunicaii i informatic;
i) n caz de nevoie, evacuarea va fi coordonat de ctre un ofier din cadrul Compartimentului
MOPMR;
j) Inspectoratul Judeean al Poliiei de Frontier, Inspectoratul Judeean de Politie, Inspectoratul
Judeean de Jandarmi vor asigura cte o persoan de legtur, 24 h / 24 h, la sediul CJCCI, pe toat
durata situaiei de urgen;
k) informarea public va fi asigurat de ctre ofierul de informare public a Instituiei Prefectului;
l) compartimentul Comunicaii i Informatic asigur transmiterea operativ a deciziilor,
dispoziiilor, ordinelor i urmrete meninerea legturilor de comunicaie cu alte organisme
implicate n gestionarea situaiilor de urgen, precum i cu forele proprii aflate n ndeplinirea
misiunilor;
m) punctul de comand mobil va fi asigurat de ctre Serviciul Logistic, printr-un conductor auto i o
autospecial, 24 h/24h;
n) centralizarea cererilor de resurse se va face de ctre un ofier din cadrul Serviciului Logistic.

Pagina 103

Faza a IV a (cod rou activare total):

a) eful CJCCI asigur coordonarea activitii CJCCI;
b) n funcie de tipurile de risc specifice, Grupurile de Suport Tehnic asigur fundamentarea
hotrrilor privind gestionarea situaiilor de urgen;
c) adjunctul CJCCI conduce Grupul de Suport Tehnic n funcii de tipul de risc;
d) secretariatul tehnic al CJCCI asigur transmiterea operativ a informaiilor privind gestionarea
situaiilor de urgen;

Pagina 104

e) ofierul specialist 1 din cadrul Compartimentului Analiz, Evaluare i Coordonare Intervenie

particip la luarea deciziei privind gestionarea situaiei de urgen;
f) subofierul operativ asigur monitorizarea n zona de competen, prin Dispecerat, 24 h/24h;
g) logistica interveniei este asigurat de ctre personalul de la IJSU, Consiliul Judeean, Instituia
Prefectului i OMEPTA, sub coordonarea eful compartimentului logistic al ISU;
h) Consiliul Judeean va desemna un consilier financiar;
i) ofierul specialist 1 din cadrul Compartimentului Comunicaii i Informatic asigur buna
funcionare a echipamentelor de comunicaii i informatic;
j) Compartimentul Comunicaii i Informatic asigur transmiterea operativ a deciziilor,
dispoziiilor, ordinelor i urmrete meninerea legturilor de comunicaie cu alte organisme
implicate n gestionarea situaiilor de urgen, precum i cu forele proprii aflate n ndeplinirea
misiunilor;
k) n caz de nevoie, un ofier din cadrul Serviciului Logistic se va ocupa de donaii;
l) n caz de nevoie, evacuarea va fi coordonat de ctre 2 ofieri din cadrul Compartimentului MOPR;
m) Inspectoratul Judeean al Poliiei de Frontier, Inspectoratul Judeean de Politie, Inspectoratul
Judeean de Jandarmi, vor asigura cte un ofier de legtur la sediul CJCCI, unde se vor afla i
reprezentanii instituiilor care asigur grupurile de suport tehnic sau ai celor care au atribuiuni
pe linia situaiei de urgen respective, 24 h / 24 h, pe toat durata situaiei de urgen;
n) informarea public va fi asigurat de ctre ofierul de informare public a Instituiei Prefectului.
o) punctul de comand mobil va fi asigurat de ctre Serviciul Logistic, printr-un conductor auto i
o autospecial, 24 h/24h;
p) centralizarea cererilor de resurse se va face de ctre 1 ofier din cadrul Serviciului Logistic i un
reprezentant al Consiliului Judeean.

Proceduri standard de operare necesare funcionarii Comitetului Judeean pentru

Situaii de Urgen
Proceduri standard de operare pentru comunicarea n situaii de urgen la apariia unui
eveniment
Comitetul Judeean pentru
Situaii de Urgen Dmbovia

PROCEDURA OPERATIONAL:
Proceduri standard de operare in
situaii de urgen la apariia unui
eveniment

Ediia 1
Nr. ex.
Revizia 1
Nr. ex.
Pagina . din ..
Cod: COM_CJSU_SU_501
Exemplar nr.
1.Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul
ediiei procedurii operaionale:
Elemente privind
Numele i
Funcia
Data
Semntu
responsabilii/
prenumele
r
operaiunea
1.1 Elaborat:
Fida Solutions SRL Societate de Consultanta
1.2 Verificat
1.3 Aprobat
2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale:
Elemente privind Numele i
Funcia
Modalitatea
responsabilii/
prenumele
reviziei
operaiunea

Data de la care se
aplic prevederile
ediiei sau reviziei
ediiei

Ediia 1
Revizia 1
Revizia 2

Pagina 105

3. Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei
procedurii operaionale
Scopul
Nr.ex Structura
Funcia
Nume si
Data Semntura
difuzrii
prenume
1
2
3
4
5
6
7
3.1 Aplicare
3
Compartiment ef
Comunicare
compartiment
3.2 Aplicare
3.3 Evidenta
3.4 Arhivare

Pagina 106

4. Scopul procedurii operaionale

Comunicarea in situaie de urgenta in cadrul comitetului judeean pentru situaii de urgenta
Descrie fluxul informaional la nivelul structurilor de comunicare la apariia unei situaii de urgenta5.
5. Domeniul de aplicare a procedurii operaionale
Comunicare
6. Documente de referin aplicabile activitii procedurale
Ordonana de urgen nr. 1/2014 privind unele msuri n domeniul managementului
situaiilor de urgen, precum i pentru modificarea i completarea Ordonanei de urgen a
Guvernului nr. 21/2004 privind Sistemul Naional de Management al Situaiilor de Urgen
Hotrrea nr. 121/2014 organizarea, funcionarea i componena Comitetului naional
pentru intemperii i calamiti
Hotrrea nr. 94/2014 privind organizarea, funcionarea i componena Comitetului naional
pentru situaii speciale de urgen
ORDONANTA DE URGENT Nr. 21 din 15 aprilie 2004 privind Sistemul National de
Management al Situaiilor de Urgenta
HOTRRE Nr. 1489 din 9 septembrie 2004 privind organizarea si funcionarea Comitetului
National pentru Situaii de urgen
HOTARARE nr. 1.490 din 9 septembrie 2004 pentru aprobarea Regulamentului de organizare
si funcionare si a organigramei Inspectoratului General pentru Situaii de Urgenta
HOTARARE Nr. 1491 din 9 septembrie 2004 pentru aprobarea Regulamentului-cadru privind
structura organizatorica, atribuiile, funcionarea si dotarea comitetelor si centrelor operative
pentru situaii de urgenta
Ordinul Prefectului privind reorganizarea Comitetului Judeean pentru Situaii de Urgen
Planul de Analiz i Acoperire a Riscurilor
Manualul de Proceduri de comunicare n situaii de urgen
Ordinul Direciei Informaii i Relaii Publice nr. 4544119/02.12.2013;
OMAI 1134/2007;

Pagina 107

7. Descrierea procedurii
ACTIVITATEA PURTTORULUI DE CUVNT LA RUTIN
Exclusive Gateway
coordoneaz prefectura?
coordoneaz alta agenie?
coordoneaz IJSU?
coordoneaz prefectura?
Ia legtura cu purttorul de cuvnt al prefecturii si verifica implicarea acestuia n aciunile de informare
publica:
definire rol PC IJSU
Se informeaz cu privire la misiunile IJSU n gestionarea evenimentului respectiv:
misiune,
resurse alocate,
durata preconizata a interveniei,
comandantul aciunilor de intervenie,
alte date relevante din punct de vedere al informrii publice;
sprijin
Pregtete date si informaii de presa;
Transmite datele si informaiile de presa purttorului de cuvnt al prefecturii;
Rspunde oricror solicitri suplimentare ale purttorului de cuvnt al prefecturii;
Se pregtete pentru a participa la aciunile de informare publice decise de purttorul de cuvnt al
prefecturii (conferine de presa, declaraii de presa, etc.);
executa misiunile ordonate
coordoneaz alta agenie?

Pagina 108

definire rol PC IJSU

Se informeaz cu privire la misiunile IJSU n gestionarea evenimentului respectiv:
misiune,
resurse alocate,
durata preconizata a interveniei,
comandantul aciunilor de intervenie,
alte date relevante din punct de vedere al informrii publice;

coordonare si sprijin
Pregtete date si informaii de presa;
Transmite datele si informaiile de presa purttorului de cuvnt al serviciului de urgenta coordonator;
Rspunde oricror solicitri suplimentare ale purttorului de cuvnt respectiv;
Se pregtete pentru a participa la aciunile de informare publica decise de purttorul de cuvnt al
serviciului de urgenta coordonator (conferine de presa, declaraii de presa, etc.);
Informeaz purttorul de cuvnt al prefecturii;
coordoneaz IJSU?
Identifica misiunea IJSU n gestionarea evenimentului, forele si mijloacele implicate, conductorul
aciunilor de intervenie;
Identifica misiunile altor servicii de urgenta n gestionarea evenimentului, resursele alocate de acestea
n acest sens
precizeaz rol alte agenii
Identifica misiunile celorlalte servicii de urgenta cu sprijinul purttorilor de cuvnt ale acestora
Solicita date si informaii suplimentare purttorilor de cuvnt ale celorlalte servicii de urgenta,
precizeaz nevoile de sprijin n acest sens;
coordoneaz activitatea
solicita sprijin
Solicita date si informaii suplimentare purttorilor de cuvnt ale celorlalte servicii de urgenta,
precizeaz nevoile de sprijin n acest sens;
Funcie de necesitatea deplasrii sau nu la locul interveniei a purttorului de cuvnt :
Stabilete modalitatea, strategia si mesajul activitii de informare publica;
Nevoia de informaie din partea purttorilor de cuvnt a celorlalte servicii de urgenta implicate;
deplasare in teren?
identificarea necesitaii deplasrii la locul interveniei sau nu

Pagina 109

pregtire / deplasare
Daca se deplaseaz la locul interveniei
solicita aprobare pentru mijlocul de transport
se intereseaz asupra specificului misiunilor executate in zona

verifica daca mass media este prezenta in zona

pregtire date de presa
Daca nu se impune deplasarea la locul interveniei:
Funcie de situaie si de importanta mediatica a evenimentului organizeaz conferine de presa,
declaraii de presa sau pregtete date si informaii de presa - comunicate, tiri, informaii conform M1,
M2, M3 sau M4;
Informeaz si se coordoneaz cu purttorii de cuvnt a celorlalte servicii de urgenta implicate;
Informeaz si se coordoneaz cu purttorul de cuvnt al prefecturii;
informare GIS / Gr.Op
Se informeaz despre situaia la fata locului de la comandantul interveniei (comandantul de echipaj,
eful grzii de intervenie si stingere, comandantul grupei operative, etc.)
Se pregtete sa acorde interviuri sau sa fac declaraii de presa de la fata locului conform M3 si M4i;
Asigura pregtirea si consilierea personalului solicitat sa acorde interviuri / fac declaraii de presa;
Monitorizeaz si coordoneaz activitatea de informare publica la fata locului ca membru al grupei
operative;
acordare interviuri
Se pregtete sa acorde / acorde interviuri sau face declaraii de presa de la fata locului conform M3
sau M4;
Asigura pregtirea si consilierea personalului solicitat sa acorde interviuri / fac declaraii de presa;
Monitorizeaz si coordoneaz activitatea de informare publica la fata locului ca membru al grupei
operative;
revenire unitate
coordonare prefectura
verificarea modului de implicare in activitatea de informare publica a purttorului de cuvnt al
prefecturii
precizri inspector ef
solicitarea unor precizri privind modul de informare / comunicare publica de la inspectorul ef

Pagina 110

transmitere date la mass media

Asigura redactarea si transmiterea datelor si informaiilor de presa ctre mijloacele mass media locale
si naionale;

Exclusive Gateway
pregtire / deplasare
pregtire date de presa
raport inspector ef
Informeaz inspectorul ef n legtura cu activitile ntreprinse si stadiul realizrii lor;
Studiaz rapoartele de intervenie;
Redacteaz si transmite date si informaii de presa ctre mijloacele mass media;
Posteaz informaiile despre evenimentul produs si aciunile de intervenie desfurate pe pagina web
media social (tweeter, Facebook, etc.) a instituiei.
Monitorizeaz mass media si:
Informeaz inspectorul ef despre orice relatri negative la adresa desfurrii aciunilor de intervenie;
Stabilete strategia de comunicare si contracarare a zvonurilor si aspectelor negative aprute n mass
media;
Pregtete date si informaii de presa funcie de evoluia situaiei;
Exclusive Gateway
transmitere date la mass media
None
asigurare date dispecerat
asigura transmiterea datelor in dispecerat in vederea unor transmiteri ulterioare
Paralel Gateway
informare IGSU
Informeaz biroul de informare publica al IGSU despre producerea evenimentului si managementul
informrii publice COM-CJCCI-SU-105-0001
Paralel Gateway

Pagina 111

primire informare telefonica dispecerat

Informarea purttorului de cuvnt al IJSU DB (prin intermediul dispeceratului) cu privire la:
Data, locul si consecinele producerii evenimentului (victime, numr de persoane implicate, cauze
probabile, etc.);
Forte si mijloace de intervenie trimise la intervenie;
Serviciul de urgenta care coordoneaz evenimentul (conform amendamentului 3 din protocolul STS);

Stabilirea nivelului de importanta / reprezentativitate pentru informarea publica;

Mijloacele mass media care au fost informate despre producerea evenimentului (modalitate, ora,
categorie);
Exclusive Gateway
intervenie mult agenii?
intervenie IJSU
intervenie mult agenii?
Daca intervenia este coordonata de alta instituie:
Identifica serviciul de urgenta care are rol de coordonare;
intervenie IJSU
Dispecerat
date suplimentare de la CLSU
cere date privind modul in care au fost afectate comunitile de la CLSU
se informeaz despre activitile mass media derulate la nivelul CLSU
solicitare date suplimentare
solicita date suplimentare privind:
- numrul de mori, disprui
- numr de persoane afectate
- numr de persoane evacuate si locurile unde acestea au fost evacuate
- numrul de gospodarii afectate
- nevoi urgente
activare ntiinare alarmare?
funcie de situaia existenta analizeaz oportunitatea activrii sistemului de ntiinare alarmare publica
afectare comuniti?
Funcie de natura evenimentului se informeaz ce comuniti au fost afectate si in ce msura

Pagina 112

Exclusive Gateway
date suplimentare de la CLSU
cooperare cu alte dispecerate

centralizat / necentralizat
analizeaz modul in care sistemul va fi activat centralizat/necentralizat si de ctre cine
cere permisiunea efului IJSU de activare a sistemului de alarmare
se consulta cu membri CI privind coninutul mesajelor transmise (daca acestea sunt diferite de cele deja
aprobate)
informare CLSU
informeaz CLSU despre modul de activare al sistemului de alarmare
tv / radio?
analizeaz oportunitatea apariie la tv/radio sau transmiterea mesajelor prin aceste mijloace
cooperare cu alte dispecerate
Coopereaz cu dispeceratele IJP, IJJ, dispeceratul bazinal al ANAR pentru a colecta date cu privire la
modul in care au fost afectate comunitile
redactare comunicat
redacteaz textul conform M1
acionare mijloace
acioneaz sistemul si transmite mesaje daca acestea au fost aprobate
transmitere comunicat
transmite comunicatul de presa ctre staiile TV si Radio
Exclusive Gateway
activare ntiinare alarmare?
informare publica?
informare publica?

Pagina 113

informare purttor de cuvnt

informeaz purttorul de cuvnt privind datele culese

informare purttor de cuvnt

informeaz purttorul de cuvnt despre activarea sistemului de alarmare si coninutul mesajelor
None
Exclusive Gateway
tv / radio?
mijloace porta voce? (IJSU, IJP, IJJ)
informare purttor cuvnt
informeaz purttorul de cuvnt privind aciunile ntreprinse pentru informarea populaiei:
- coninutul mesajului
- cui a fost transmis mesajul
- cnd a fost cerut ca mesajul sa fie transmis
None
mijloace porta voce? (IJSU, IJP, IJJ)
analizeaz oportunitatea folosirii mijloacelor portabile de alarmare: sirene mobile, porta voce si cine
le poate activa
propune coninutul mesajelor ce vor fi transmise prin intermediul acestor mijloace
transmite coninutul mesajelor structurilor care vor activa mijloacele portabile
redactare comunicat
redacteaz coninutul mesajelor si al comunicatului ctre structurile care vor activa mijloacele
transmitere
transmite coninutul mesajelor ctre public autoritilor care vor activa mijloacele portabile

Pagina 114

informare purttor de cuvnt

Informeaz purttorul de cuvnt privind:
- activarea mijloacelor portabile
- locurile unde acestea vor fi prezente
- cine la opereaz
- ora nceperii transmiterii mesajelor
- coninutul mesajului
- masuri recomandate populaiei

informare purttor de cuvnt

Informeaz purttorul de cuvnt privind datele culese
Purttorul de cuvnt
Centrul Operaional Judeean

Pagina 115

Inspecia de prevenire

Proceduri standard de operare n cadrul CJSU pentru elaborarea variantelor de aciune

Comitetul Judeean pentru
Situaii de Urgen Dmbovia

PROCEDURA OPERATIONAL:
Proceduri standard de operare in
cadrul CJSU pentru elaborarea
variantelor de aciune

Ediia 1
Nr. ex.
Revizia 1
Nr. ex.
Pagina . din ..
Cod: COM_CJSU_SU_502
Exemplar nr.
1.Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul
ediiei procedurii operaionale:
Elemente privind
Numele i
Funcia
Data
Semntu
responsabilii/
prenumele
r
operaiunea
1.1 Elaborat:
Fida Solutions SRL Societate de Consultanta
1.2 Verificat
1.3 Aprobat
2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale:
Elemente privind Numele i
Funcia
Modalitatea
responsabilii/
prenumele
reviziei
operaiunea

Data de la care se
aplic prevederile
ediiei sau reviziei
ediiei

Ediia 1
Revizia 1
Revizia 2
3. Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei
procedurii operaionale
Scopul
Nr.ex Structura
Funcia
Nume si
Data Semntura
difuzrii
prenume
1
2
3
4
5
6
7
3.1 Aplicare
3
Compartiment ef
Comunicare
compartiment
3.2 Aplicare
3.3 Evidenta
3.4 Arhivare

Pagina 116

4. Scopul procedurii operaionale

Comunicare situaie de urgent in cadrul CJSU pentru elaborarea variantelor de aciune

Pagina 117

5. Domeniul de aplicare a procedurii operaionale

Comunicare
6. Documente de referin aplicabile activitii procedurale
Ordonana de urgen nr. 1/2014 privind unele msuri n domeniul managementului
situaiilor de urgen, precum i pentru modificarea i completarea Ordonanei de urgen a
Guvernului nr. 21/2004 privind Sistemul Naional de Management al Situaiilor de Urgen
Hotrrea nr. 121/2014 organizarea, funcionarea i componena Comitetului naional
pentru intemperii i calamiti
Hotrrea nr. 94/2014 privind organizarea, funcionarea i componena Comitetului naional
pentru situaii speciale de urgen
ORDONANTA DE URGENT Nr. 21 din 15 aprilie 2004 privind Sistemul National de
Management al Situaiilor de Urgenta
HOTRRE Nr. 1489 din 9 septembrie 2004 privind organizarea si funcionarea Comitetului
National pentru Situaii de urgen
HOTARARE nr. 1.490 din 9 septembrie 2004 pentru aprobarea Regulamentului de organizare
si funcionare si a organigramei Inspectoratului General pentru Situaii de Urgenta
HOTARARE Nr. 1491 din 9 septembrie 2004 pentru aprobarea Regulamentului-cadru privind
structura organizatorica, atribuiile, funcionarea si dotarea comitetelor si centrelor operative
pentru situaii de urgenta
Ordinul Prefectului privind reorganizarea Comitetului Judeean pentru Situaii de Urgen
Planul de Analiz i Acoperire a Riscurilor
Manualul de Proceduri de comunicare n situaii de urgen
Ordinul Direciei Informaii i Relaii Publice nr. 4544119/02.12.2013;
OMAI 1134/2007;

Pagina 118

7. Descrierea procedurii
PROCEDURA DE COMUNICARE ELABORARE VARIANTE DE ACIUNE
Exclusive Gateway
analiza in COJ
analiza in COJ
iniiere proces planificare
Paralel Event-based Gateway
date si concluzii
orientarea CJSU / inspector ef
recunoatere / informaii
efort
resurse
BRIEFING orientarea personalului
Paralel Event-based Gateway
elaborare plan
etape faze
prognoza / evoluie probabila
obiective
scenarii probabile / COA
Alegere CA / dispozitiv de intervenie
Paralel Event-based Gateway
Paralel Gateway
BRIEFING DECIZIE

Pagina 119

PLAN CONVENIT?

NU
AVIZ CJSU?
Exclusive Gateway
NU
DA
convocare CJSU
pregatire documente sedinta
sustinere variante
Exclusive Gateway
NU
DA
transmitere / implementare
monitorizarea implementarii
None
informatii operative
forte de interventie
rapoarte CLSU
rapoarte agentii ale statului
mass media
dispecerat 112
forte de interventie
rapoarte CLSU
rapoarte agentii ale statului
mass media
AVIZ CJSU?
rapoarte executare

Pagina 120

participare briefing decizie CI

3.Participarea la briefingul de decizie:

-Pregatirea datelor si informaiilor referitoare la strategia si activitatea de informare publica specifica
fiecrei variante de aciune preconizate;
-Susinerea variantelor de comunicare si informare publica pentru fiecare varianta de aciune n parte;
-nsuirea variantei acceptate / decise;
participare briefing orientare
2.Participarea la briefingul de orientare:
"nsuirea elementelor de planificare;
"Propunere de elaborare a strategiei de informare publica funcie de variantele de plan propuse si
aspectele reflectate n mass media;

pregtire strategii comunicare

funcie de COA propuse face analiza si propune strategii de comunicare

pregtire date presa / implementare varianta

Daca nu se impune validarea variatei de aciune propuse de ctre CJSU:
-verifica aprobarea / validarea planului de ctre prefect sau inspectorul ef;
-stabilete modalitile de implementare ale strategiei de comunicare publica;
-elaboreaz planul de comunicare publica specific variantei de aciune alese;
-obine avizul inspectorului ef pentru planul de informare publica;
-informeaz purttorul de cuvnt al prefecturii n legtura cu aciunile si msurile ntreprinse;
decizie / hotrre CJSU
Daca se impune validarea variantei de aciune n edina a CJSU:
-Pregtete datele si informaii referitoare la strategia si activitatea de informare publica
specifica fiecrei variante de aciune preconizata;
-Transmiterea datelor purttorului de cuvnt al prefecturii si stabilirea de comun acord a
variantelor de comunicare si informare public pentru fiecare varianta de aciune n parte
-Susinerea (individual sau mpreuna cu purttorul de cuvnt al prefecturii) n fata membrilor
CJSU a variantelor de comunicare si informare publicat pentru fiecare varianta de aciune n
parte;
-nsuirea variantei acceptate / decise;
-Participa la elaborarea planului de comunicare publica;

Pagina 121

conferina de presa?
DA
NU

pregtire / convocare conferina

Daca se decide organizarea de ctre prefectura a unei conferine de presa pentru comunicarea variatei
de aciune decise:
- Informeaz inspectorul ef;
- Pune la dispoziia purttorului de cuvnt al prefecturii a datelor si informaiilor de presa
specifice activitii IJSU ;
- Executa activitile stabilite de ctre purttorul de cuvnt al prefecturii;
4.Se pregtete n vederea participrii la conferina de presa;
- Pregtete si transmite date si informaii de presa conform M2;

pregtire date de presa

Daca nu se decide organizarea unei conferine de presa:
- elaboreaz sau i nsuete planul de informare publica aprobat;
- informeaz inspectorul ef despre activitile de comunicare si informare publica ce revin IJSU
DB pentru implementarea variantei de aciune aprobate;
- Pregtete materialele pentru comunicatul de presa conform M1

transmitere date presa

Pregtete datele si informaii de presa si asigura transmiterea acestora ctre mass media;
conferina de presa
Conferina de presa se organizeaz si conduce conform M2
Exclusive Gateway
monitorizare presa
monitorizare presa
Monitorizeaz mass media propune si desfoar aciuni pentru contracararea zvonurilor si aspectelor
negative prezentate n mass media din perspectiva CJSU;

Pagina 122

raport / informare
elaboreaz situaii informative, rapoarte sinteza si de implementare a activitilor de comunicare si
informare publica;
informeaz inspectorul ef despre activitile desfurate;
nainteaz raport de informare ctre biroul de informare publica al IGSU conform COM-CJCCI-SU-105
(106) - RS (RZ) - 0001;

avizare plan / prefect / inspector ef

aprobare plan
informare publica coordonare prefectura?
DA
NU
coordonare IJSU / CI
Daca se decide organizarea de ctre IJSU a unei conferine de presa pentru comunicarea variatei de
aciune decise:
Informeaz inspectorul ef;
pregtete datele si informaiile de presa specifice activitii IJSU conform M2
organizeaz si conduce conferina de presa , conform M2;

raport / informare
informeaz inspectorul ef despre activitile desfurate;
nainteaz raport de informare ctre biroul de informare publica al IGSU conform COM-CJCCI-SU-105
(106)-RS (RS)- 0001;

pregtire / convocare conferina

organizeaz conferina de presa conform M2
convoac mass media
conduce conferina de presa conform M2

Exclusive Gateway
monitorizare presa

Pagina 123

monitorizare presa
Monitorizeaz mass media propune si desfoar aciuni pentru contracararea zvonurilor si aspectelor
negative prezentate n mass media din perspectiva IJSU;
elaboreaz situaii informative, raportat sinteza si de implementare a activitilor de comunicare si
informare publica;

conferina de presa
desfoar conferina de presa conform M2

pregtire date de presa

Pregtete datele conform M1;

conferina de presa?
DA
NU

transmitere date presa

transmite M1 ctre ageniile de presa

obinere informaii eveniment

a. Discuii cu eful COJ cu privire la:
"Evenimentul produs, evoluia si prognoza evoluiei acestuia;
"Consecinele producerii evenimentului / cele mai afectate zone / comuniti;
"Nivelul de activare al COJ;
"Decizii / hotrri ale inspectorului ef/prefect/CJSU pn la momentul respectiv;
"Forte si mijloace de intervenie implicate / stadiul aciunilor de intervenie;
"Alte informaii relevante;
"Stadiul procesului de iniiere al procesului de adoptare a variantelor de aciune;
documentare cu privire la:
modul de reflectare n presa a modului de gestionare a situaiei de urgenta;
"aspecte negative / disfuncionaliti semnalate;
pregtire raport informativ din punct de vedere al informrii publice pentru briefingul de
orientare;
informarea purttorului de cuvnt
dispecerat 112
COJ / SECTIA OPERATII / SECTIA STP CJCCI

Pagina 124

CI

Proceduri Standard de comunicare pentru conducerea i coordonarea aciunilor de intervenie

Comitetul Judeean pentru
Situaii de Urgen Dmbovia

PROCEDURA OPERATIONAL:
Proceduri standard de comunicare
pentru conducerea i coordonarea
aciunilor de intervenie

Ediia 1
Nr. ex.
Revizia 1
Nr. ex.
Pagina . din ..
Cod: COM_CJSU_SU_503
Exemplar nr.
1.Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul
ediiei procedurii operaionale:
Elemente privind
Numele i
Funcia
Data
Semntu
responsabilii/
prenumele
r
operaiunea
1.1 Elaborat:
Fida Solutions SRL Societate de Consultanta
1.2 Verificat
1.3 Aprobat
2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale:
Elemente privind Numele i
Funcia
Modalitatea
responsabilii/
prenumele
reviziei
operaiunea

Data de la care se
aplic prevederile
ediiei sau reviziei
ediiei

Ediia 1
Revizia 1
Revizia 2
3. Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei
procedurii operaionale
Scopul
Nr.ex Structura
Funcia
Nume si
Data Semntura
difuzrii
prenume
1
2
3
4
5
6
7
3.1 Aplicare
3
Compartiment ef
Comunicare
compartiment
3.2 Aplicare
3.3 Evidenta
3.4 Arhivare

Pagina 125

4. Scopul procedurii operaionale

Procedura descrie etapele generale i particulare ale comunicrii publice pe timpul conducerii i
coordonrii aciunilor de intervenie pentru care este necesar la activarea CJSU
5. Domeniul de aplicare a procedurii operaionale
Comunicare i informarea public cu privire la conducerea i coordonarea aciunilor integrate de
intervenie hotrte de CJSU.
Procedura vizeaz n primul rnd activitatea purttorului de cuvnt al IJSU dar este aplicabil i de ctre:
Purttorul de cuvnt al prefecturii;
Purttorii de cuvnt ai celorlalte structuri ale MAI de pe raza judeului;

Purttorii de mesaje ale celorlalte instituii descentralizate care asigur funcii de

sprijin;

Persoanele desemnate s coordoneze coordonarea activitilor de informare public

pe timpul gestionrii situaiilor de urgen;

Pagina 126

6. Documente de referin aplicabile activitii procedurale

Ordonana de urgen nr. 1/2014 privind unele msuri n domeniul managementului
situaiilor de urgen, precum i pentru modificarea i completarea Ordonanei de urgen a
Guvernului nr. 21/2004 privind Sistemul Naional de Management al Situaiilor de Urgen
Hotrrea nr. 121/2014 organizarea, funcionarea i componena Comitetului naional
pentru intemperii i calamiti
Hotrrea nr. 94/2014 privind organizarea, funcionarea i componena Comitetului naional
pentru situaii speciale de urgen
ORDONANTA DE URGENT Nr. 21 din 15 aprilie 2004 privind Sistemul National de
Management al Situaiilor de Urgenta
HOTRRE Nr. 1489 din 9 septembrie 2004 privind organizarea si funcionarea Comitetului
National pentru Situaii de urgen
HOTARARE nr. 1.490 din 9 septembrie 2004 pentru aprobarea Regulamentului de organizare
si funcionare si a organigramei Inspectoratului General pentru Situaii de Urgenta
HOTARARE Nr. 1491 din 9 septembrie 2004 pentru aprobarea Regulamentului-cadru privind
structura organizatorica, atribuiile, funcionarea si dotarea comitetelor si centrelor operative
pentru situaii de urgenta
Ordinul Prefectului privind reorganizarea Comitetului Judeean pentru Situaii de Urgen
Planul de Analiz i Acoperire a Riscurilor
Manualul de Proceduri de comunicare n situaii de urgen
Ordinul Direciei Informaii i Relaii Publice nr. 4544119/02.12.2013;
OMAI 1134/2007;

Pagina 127

Descrierea procedurii
informarea purttorului de cuvnt
Informarea purttorului de cuvnt al IJSU (prin intermediul dispeceratului) cu privire la:
Data, locul si consecinele producerii evenimentului (victime, numr de persoane implicate, persoane
evacuate, sinistrai, cauze probabile, etc.);
Hotrrea CJSU privind organizarea si conducerea activitilor de interveniei masuri de protecie si
intervenie dispuse - hotrte, puse n aplicare;
Structuri, instituii, forte si mijloace participante la intervenie;
Dispozitive de intervenie realizate, organizarea sistemului de comanda, control, cooperare;
Stabilirea nivelului de importanta / reprezentativitate pentru informarea publica;
Mijloacele mass media care au fost informate despre producerea evenimentului (modalitate, ora,
categorie);
cine asigura conducerea interveniei?
grupa operativa
comandantul aciunilor de intervenie
comandantul interveniei
comandantul interveniei
Daca intervenia este condusa de un reprezentant al IJSU? - efective reduse si misiune limitata:
Desfoar activitile de informare / comunicare publica la fata locului ca n situaia evenimentelor de
rutina:
Se informeaz despre situaia la fata locului de la comandantul interveniei
Identifica misiunea IJSU n gestionarea evenimentului, forele si mijloacele implicate, conductorul
aciunilor de intervenie;
Identifica misiunile altor servicii de urgenta n gestionarea evenimentului, resursele alocate de acestea
n acest sens;
Solicita date si informaii suplimentare purttorilor de cuvnt ale celorlalte servicii de urgenta,
precizeaz nevoile de sprijin n acest sens;
Stabilete modalitatea, strategia si mesajul activitii de informare publica funcie de misiunea stabilita
de ctre CJSU;
Se pregtete sa acorde / acorda interviuri sau face declaraii de presa de la fata locului;
Asigura pregtirea si consilierea personalului solicitat sa acorde interviuri / face declaraii de presa;
Monitorizeaz si coordoneaz activitatea de informare publica la fata locului;

Pagina 128

grupa operativa
Daca intervenia este condusa de o grupa operativa:
n absenta purttorului de cuvnt al prefecturii sau la dispoziia acestuia asigura funcia de purttor de
cuvnt si ofier de presa si desfoar activitile de informare n cooperare cu purttorii de cuvnt ai
celorlalte structuri de intervenie:
Se informeaz despre situaia la fata locului de la comandantul grupei operative;

Identifica misiunea IJSU in gestionarea evenimentului, forele si mijloacele implicate, conductorul

aciunilor de intervenie;
Identifica misiunile altor servicii de urgenta n gestionarea evenimentului, resursele alocate de acestea
n acest sens;
Solicita date si informaii suplimentare purttorilor de cuvnt ale celorlalte servicii de urgenta,
precizeaz nevoile de sprijin n acest sens;
Implementeaz planul de informare publica aprobat de CJSU; Participa sau stabilete modalitatea,
strategia si mesajul activitii de informare publica funcie de misiunea stabilita de ctre CJSU;
Se pregtete sa acorde / acorda sau coordoneaz? activitatea de acordare de interviuri sau declaraii
de presa de la fata locului;
Asigura pregtirea si consilierea personalului solicitat sa acorde interviuri / fac declaraii de presa;
Monitorizeaz si coordoneaz activitatea de informare publica la fata locului;
Funcie de situaie si de importanta mediatica a evenimentului organizeaz conferine de presa,
declaraii de presa sau pregtete date si informaii de presa - comunicate, tiri, informaii;
Informeaz si se coordoneaz cu purttorii de cuvnt a celorlalte servicii de urgenta implicate;
Informeaz si se coordoneaz cu purttorul de cuvnt al prefecturii;
Asigura redactarea si transmiterea datelor si informaiilor de presa ctre mijloacele mass media de la
fata locului;
comandantul aciunilor de intervenie
Daca activitatea de intervenite este condusa de un comandant al interveniei desemnat de CJSU /
prefect:
informare / comunicare ca la rutina
purttor de cuvnt / ofier cu presa
None
informare / comunicare ca la rutina
None
Exclusive Gateway
Activitate in cadrul CI
purttor de cuvnt / ofier de presa
Activitate in cadrul CI
Daca desfoar activitatea n CI din CJCCI:
purttor de cuvnt / ofier de presa
b.Daca coordoneaz activitatea de comunicare / informare publica la fata locului:

Pagina 129

verificare persoana care sosete / este la fata locului

purttorul de cuvnt se informeaz asupra

- persoanei / funciei care conduce intervenia

- persoanei / funciei din cadrul CJSU care sosete la locul interveniei
cine asigura conducerea interveniei?
prezenta in teren
prezenta in teren
Descripiune
Daca la locul desfurrii aciunilor de intervenie sosesc reprezentani ai CJSU (prefect, preedinte al
CJ, ali membrii desemnai ai CJSU):
cine ?
identificarea persoanei care ajunge la fata locului
prefectul judeului
ali membrii CJSU
preedintele conciului judeean
prefectul judeului
preedintele conciului judeean
date si informaii presa IJSU
Identifica poziia / locul n care urmeaz sa si desfoare activitatea (CI n cadrul CJCCI sau n grupa
operativa de la fata locului);
Ia legtura cu purttorul de cuvnt al prefecturii si verifica implicarea acestuia n aciunile de informare
publica:
daca urmeaz sa desfoare activitatea n cadrul CI organizat n CJCCI aplica procedurile standard
aplicabile acestei poziii;
asigura date si informaii despre activitile de intervenie desfurate de structurile IJSU;

Pagina 130

coordonare activitate la locul interveniei

daca asigura activitatea ce comunicare si informare publica la fata locului, n subordinea comandantului
aciunilor de intervenie executa activitile de comunicare si informare public ca n situaia grupei
operative:
Se informeaz despre situaia la fata locului de la comandantul aciunilor de intervenie;
Identifica misiunea IJSU n gestionarea evenimentului, forele si mijloacele implicate, conductorul
aciunilor de intervenie;
Identifica misiunile altor servicii de urgenta n gestionarea evenimentului, resursele alocate de acestea
n acest sens;
Solicita date si informaii suplimentare purttorilor de cuvnt ale celorlalte servicii de urgenta,
precizeaz nevoile de sprijin n acest sens;
Implementeaz planul de informare publica aprobat de CJSU;
Participa sau stabilete modalitatea, strategia si mesajul activitii de informare publica funcie de
misiunea stabilita de ctre CJSU;

Se pregtete sa acorde / acorda sau coordoneaz activitatea de acordare de interviuri sau declaraii
de presa de la fata locului;
Asigura pregtirea si consilierea personalului solicitat sa acorde interviuri / fac declaraii de presa;
Monitorizeaz si coordoneaz activitatea de informare publica la fata locului;
Funcie de situaie si de importanta mediatica a evenimentului organizeaz conferine de presa,
declaraii de presa sau pregtete date si informaii de presa - comunicate, tiri, informaii;
Informeaz si se coordoneaz cu purttorii de cuvnt a celorlalte servicii de urgenta implicate;
Informeaz si se coordoneaz cu purttorul de cuvnt al prefecturii;
Asigura redactarea si transmiterea datelor si informaiilor de presa ctre mijloacele mass media de la
fata locului;
Informeaz inspectorul ef si purttorul de cuvnt despre activitile desfurate;
informare publica ca la rutina
monitorizare / reacie
Monitorizeaz mass media si:
Informeaz inspectorul ef despre orice relatri negative la adresa desfurrii aciunilor de intervenie;
Stabilete strategia de comunicare si contracarare a zvonurilor si aspectelor negative aprute n mass
media;
Pregtete date si informaii de presa funcie de evoluia situaiei;
informare / rapoarte sinteza
a. Studiaz rapoartele de intervenie;
b.Redacteaza si transmite date si informaii de presa ctre mijloacele mass media;
c.Raporteaza inspectorului ef al IJSU despre activitile desfurate;
d.Informeaza biroul de informare publica al IGSU despre producerea evenimentului si managementul
informrii publice;
e.Posteaza informaiile despre evenimentul produs si aciunile de intervenie desfurate pe pagina
web media social? (tweeter, Facebook, etc.) a instituiei.
Exclusive Gateway
purttorul de cuvnt al CJ
purttorul de cuvnt al prefecturii
purttorul de cuvnt al IJSU
purttorul de cuvnt al prefecturii
Daca reprezentantul prefecturii conduce activitatea de informare publica:
purttorul de cuvnt al IJSU
Daca activitatea este condusa de ctre purttorul de cuvnt al IJSU

Pagina 131

purttorul de cuvnt al CJ

Daca reprezentantul consiliului judeean conduce activitatea de informare publica:

date si informaii activitate IJSU
Se informeaz cu privire la misiunile IJSU n gestionarea evenimentului respectiv: misiune, resurse
alocate, durata preconizata a interveniei, comandantul aciunilor de intervenie, alte date relevante
din punct de vedere al informrii publice;
Pregtete date si informaii de presa specifice IJSU;
Transmite datele si informaiile de presa purttorului de cuvnt al prefecturii;
coordonare activitate mass media
Se informeaz cu privire la activitile de informare / comunicare publica ce se doresc a fi efectuate de
ctre persoana sosita la fata locului;
Informeaz inspectorul ef despre misiunea primita;
Se coordoneaz cu purttorii de cuvnt ai prefecturii si instituiei respective
Pregtete date si informaii pentru persoana sosita posibile ntrebri si rspunsuri si asigura pregtirea
/ informarea acesteia;
date si informaii IJSU
Se informeaz cu privire la misiunile IJSU n gestionarea evenimentului respectiv: misiune, resurse
alocate, durata preconizata a interveniei, comandantul aciunilor de intervenie, alte date relevante
din punct de vedere al informrii publice;
Pregtete date si informaii de presa specifice IJSU;
sprijin purttor cuvnt prefectura
Se pregtete pentru a participa la aciunile de informare publica decise de purttorul de cuvnt al
prefecturii (conferine de presa, declaraii de presa, interviuri, etc.);
Informeaz inspectorul ef n legtura cu activitile ntreprinse si stadiul realizrii lor;
sprijin purttor de cuvnt CJ
Transmite datele si informaiile de presa purttorului de cuvnt al prefecturii;
Rspunde oricror solicitri suplimentare ale purttorului de cuvnt al prefecturii;
Se pregtete pentru a participa la aciunile de informare publica decise de purttorul de cuvnt al
prefecturii (conferine de presa, declaraii de presa, interviuri, etc.);

Pagina 132

organizare activitate comunicare

Organizeaz si conduce activitile de comunicare / informare publica solicitate (interviu, declaraie,
conferina);
Redacteaz rapoarte si informaii n legtura cu activitatea desfurata;
Transmite rapoartele si informrile purttorului de cuvnt al prefecturii si celor ai instituiilor din care
provin participanii la activitate;

Exclusive Gateway
conferina de presa
declaraii de presa
interviu
conferina de presa
se pregtesc materialele in conformitate cu M2
declaraii de presa
se pregtesc materialele conform M 3
interviu
se pregtesc materialele conform M4
ali membrii CJSU
raport / informare inspector ef
Informeaz inspectorul ef n legtura cu activitile ntreprinse si stadiul realizrii lor;
raport / informare inspector ef
Informeaz inspectorul ef n legtura cu activitile ntreprinse si stadiul realizrii lor;
Exclusive Gateway
transmitere date, informaii de presa
transmitere date, informaii de presa
a. Studiaz rapoartele de intervenie;
b.Redacteaz si transmite date si informaii de presa ctre mijloacele mass media
c. Posteaz informaiile despre evenimentul produs si aciunile de intervenie desfurate pe pagina
web media social (tweeter, Facebook, etc.) a instituiei.

Pagina 133

monitorizare / reacie
Monitorizeaz mass media si:
-Informeaz inspectorul ef despre orice relatri negative la adresa desfurrii aciunilor de
intervenie;

-Stabilete strategia de comunicare si contracarare a zvonurilor si aspectelor negative aprute n mass

media;
"Pregtete date si informaii de presa funcie de evoluia situaiei;

rapoarte, analize, sinteze informri

c.Raporteaz inspectorului ef al IJSU DB despre activitile desfurate;
d.Informeaza biroul de informare publica al IGSU despre producerea evenimentului si managementul
informrii publice conform COM-CJCCI-105-RS-0001 sau COM-CJCCI-106-RZ-0001 ;
Purttorul de cuvnt al IJSU

Pagina 134

Autoriti / membrii CJSU

Anexa 1
Comitetul Judeean pentru
Situaii de Urgen
Dmbovia

Comunicat de pres

Nr . din ..
Exemplar nr.

Comunicat de pres
Pentru difuzare imediat
Contact:
Numr de telefon:
Data:

Pagina 135

TITLU: insereaz mesajul principal pentru public

Data, locaia dumneavoastr
Dou sau trei propoziii care descriu situaia curent
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
____________________________________________________________
Insereaz un citat al unui reprezentant oficial, demonstrnd grij pentru victime i control
(leadership)
_____________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
___________________________________________________________
Insereaz informaii despre aciunile ntreprinse
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
____________________________________________________________
Insereaz informaii despre reacii posibile ale publicului i modaliti n care oamenii pot oferi
ajutor
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
____________________________________________________________
Insereaz un citat al unui purttor de cuvnt sau mesaj prezentnd asigurri
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
____________________________________________________________
Date de contact, modaliti de a primi informaii noi, alte resurse
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
____________________________________________________________

Comitetul Judeean pentru

Situaii de Urgen
Dmbovia

Conferina de pres

Nr . din ..
Exemplar nr.

Conferina de pres

Pagina 136

Conferina de presa este o ntlnire cu ziaritii a purttorului de cuvnt (si a conducerii org) in
anumite condiii. Conferina de presa este un eveniment important in activitatea Biroului de Presa si
are loc in situaii deosebite din activitatea org, cnd aceasta are de comunicat ceva deosebit de
important, de interes larg.
Conferina de pres este o ntlnire n cadrul creia reprezentantul (reprezentanii) unei organizaii,
ndeplinind cu aceast ocazie rolul de purttor(i) de cuvnt difuzeaz informaii ziaritilor i rspund la
ntrebrile acestora. (George David, PR Garania succesului);
Conferina de pres este o modalitate de a atrage atenia mediilor de informare n mas cu scopul
de a informa i de a crea imagine propriei organizaii (de a face publicitate unui produs/serviciu al
acesteia).
Conferina de pres e destinat n primul rnd jurnalitilor, dar pot participa i alte persoane
interesate (depinde de instituia care organizeaz conferina de pres).
Instituiile demonstreaz prin organizarea conferinelor de pres c sunt deschise jurnalitilor (ei se
informeaz despre organizaie dar au i posibilitatea de a pune ntrebri) i asigur transparen n
procesul de comunicare (cu toate c exist i anumite informaii despre organizaie care nu pot fi date
publicitii).
Tipologia conferinelor de presa: 3 categorii mari:
conferine unde sunt difuzate Info de interes major (tiri hard)
conferine destinate fotografilor
recepiile pt presa, unde are loc lansarea de produse noi (tiri soft)
O conferina de presa se poate organiza in urmtoarele situaii:
Lansarea unui nou produs/serviciu pe pia;
Inaugurarea unui sediu sau a unui punct de lucru nou;
Aniversarea unor momente importante pentru organizaie (10 ani de la nfiinare);
Investiii sau achiziii importante pe care le realizeaz propria organizaie;
Ctigarea unui premiu n urma participrii la un concurs sau trg naional sau internaional;
Implicarea n susinerea anumitor proiecte sociale, culturale, sportive...
ncheierea unor parteneriate;
Anunarea unor probleme grave cu care se confrunt organizaia (anumite situaii de criz).
Organizarea conferinei de pres
nainte de a organiza o conferin de pres trebuie s v gndii dac avei cu adevrat ceva de spus;
adic s avei un subiect tare, o tem ct mai interesant (att pentru propria organizaie ct mai ales
pentru jurnaliti). Tema conferinei trebuie s-i atrag pe jurnaliti la conferin.

Pagina 137

Sunt situaii n care este mai indicat s trimitei doar un comunicat de pres. Un jurnalist care vine la o
conferin de pres fr via nu va mai participa la o alta organizat de aceeai organizaie. Sunt
jurnaliti care tiu la ce s se atepte de la o conferin de pres doar citind numele expeditorului.
1. Pregtirea unei conferine de presa
Consilierul PR trebuie s realizeze o planificare a aciunilor care vor fi desfurate nainte cu o
sptmn de derularea conferinei de pres, nainte cu o zi, n ziua conferinei de pres, imediat dup
aceasta i zilele de dup conferina de pres.
nainte de planificarea aciunilor consilierul PR trebuie s se gndeasc la urmtoarele:
Alegerea temei conferinei de pres;
Data, ora i locul de desfurare;
Persoanele care vor ine discursuri n cadrul conferinei;
Modelul de invitaii;
Alegerea cadourilor simbolice care vor fi oferite participanilor;
Bugetul alocat conferinei de pres.
alegerea momentului: data, ziua, ora (preferabil mari, miercuri, joi, orele 10-12. Aceasta ntruct luni
este de obicei edina de redacie iar vineri, bilanul de redacie).
b) stabilirea locului de desfurare tine cont de dimensiunea conferinei si a sediului.
- se desfoar fie la sediu, fie se nchiriaz o sala
- cadrul sa fie agreabil si sa reprezinte imaginea instituiei
- locul uor identificabil, accesibil, cu indicatoare pt a ajunge la sala si o parcare apropiata de sala de
conf
- mrimea salii sa fie suficient de mare pentru toi invitaii, cu mese scaune, prize, luminozitate,
sonorizare
- traduceri daca sunt invitate persoane strine
- diapozitive, casete audio
- alturi de sala de conferin trebuie pregtit camera presei unde sa existe telefoane, fax-uri,
copiatoare, calculatoare pentru presa
- este bine sa existe un spaiu izolat pt interviuri si un vestiar de haine
c) ntocmirea listei cu invitaii
- se apeleaz la fiierele de presa pt a identifica jurnalitii specializai.
- toate redaciile vor fi tratate in mod egal
d) redactarea si trimiterea invitaiilor
- se redacteaz si se transmit presei cu scopul de a-i anuna si de a-i invita pe jurnaliti la un eveniment
- conine elementele unui comunicat
- comunicatele tip invitaie (rspund la cele 6 ntrebri) se trimit cu 10-15 zile
nainte si cu 1 zi nainte de conferina de presa se va da un telefon de reamintire sau se contacteaz
telefonic jurnalistul cu 10-15 zile nainte si cu 3 zile nainte se trimite invitaia. Se va trimite si
redactorului ef sau efului de departament si jurnalistului specializat.

e) redactarea documentului
Materialul de sprijin se refera la texte cu caracter documentar, grafice, diagrame. Acestea pot fi
distribuite odat cu trimiterea invitaiei, ca dosare de presa, sau vor fi difuzate nainte de nceperea
conferinei de presa sau dup terminarea acesteia. In principiu, se ofer jurnalitilor la ntlnirea in sala.
f) Elaborarea materialelor ajuttoare: elemente vizuale, filme, plane, grafice, diapozitive, machete,
diagrame, panouri cu fotografii
g) Pregtirea discursului si a intervenitelor
- de obicei este trimis de manager, purttorul de cuvnt l pregtete pt aceasta ntlnire
- discursul e pregtit de purttorul de cuvnt
- daca sunt probleme tehnice, se va apela la specialiti
- purttorul de cuvnt stabilete cnd sa intervin cu un limbaj accesibil, neutralizat
- purtat de cuva conduce conferina , el desemneaz fiecare moment de discuie si intervine atunci
cnd se prelungete un discurs, este un moderator
- alternarea discurs- ntrebri
h) Pregtirea reprezentanilor org care vor participa la conferina
i) Pregtiri si verificri de ultima ora:
- sala, mese, scaune, scrumiere, pixuri, coli de hrtie, bloc- notesuri, etc.
- pe masa prezidiului se vor verifica cartonaele cu numele scris corect si funcia persoanelor din
conducere
- ecusoanele pt persoanele implicate in organizare si invitaii cu numele, prenumele si instituia
- verificarea materialelor ajuttoare sa fie aezate la ndemna vorbitorului
- jurnalitii se vor aeza unde vor ei
- se verifica sonorizarea, iluminarea, ventilaia, prizele, retroproiectorul, computerul, etc.
- acolo unde exista posibilitatea, con va fi nregistrata de DRP pt arhivare.
- verificarea panourilor care sa indice parcarea, cldirea, sala
2.Desfasurarea conferinei de presa
a) Primirea jurnalitilor
b) Deschiderea conferinei
c) Discursul reprezentantului organizaiei
d) ntrebrile
e) ncheierea conferinei
f) dialogul informal
Materiale pentru conferina de pres
Invitaia pentru conferina de pres trebuie s conin n mod obligatoriu urmtoarele:
Tema conferinei i o scurt descriere a temei;

Pagina 138

O formul de adresare: v invitm s participai la conferina de pres pe tema...

Evenimentul va avea loc: la data x, cu ncepere de la ora h, locul de desfurare;

Putei da cteva nume de persoane importante care vor mai participa la conferina de pres;
Posibilitatea de confirmare: v rugm s confirmai participarea dvs. dai numele i datele de contact
ale persoanei care poate fi contactat; specificai dac confirmarea se face telefonic sau prin e-mail.
Mapa de pres trebuie s conin:
O pagin de gard tema evenimentului: organizaia X lanseaz noul produs Y, data i logo-ul
organizaiei;
Programul evenimentului (pagina a-2a) trebuie s conin momentele principale, durata acestora,
numele i funciile persoanelor care vor ine discursurile i partea final - cocktail-ul;
Comunicatul de pres pagin cu antet, specificaia: comunicat de pres, data, titlul, coninutul
comunicatului, datele de contact ale organizaiei; dac exist vreun citat n comunicat el trebuie s se
regseasc i n discurs.

Pagina 139

Macheta de pres
Mai poate conine scurte descrieri ale celor care vor ine discursuri, CD cu comunicatul de pres, poze
sau prezentare PowerPoint.
c)Factbook-ul
Fiecare vorbitor de la prezidiu trebuie s aib n faa lui un factbook, care trebuie s conin
toate datele i informaiile actuale despre organizaie, despre produsul sau serviciul pe care aceasta l
lanseaz; factbook-ul poate lua i forma unei brouri, care s aib un cuprins cu ce informaii conine
acesta i la ce pagin pot fi gsite.
Catalogul ntrebare-rspuns
Acesta conine toate ntrebrile posibile care pot veni din partea jurnalitilor n legtur cu
tema conferinei de pres. De asemenea trebuie s conin i rspunsurile la aceste ntrebri.
Evaluarea conferinei de pres
a) Evaluarea costurilor ncadrarea n bugetul stabilit (plata slii, a cocktail-ului, a sonorizrii,
aranjamente i decoraiuni...);
b) Oglinda presei analiza mass-mediei; trebuie s vedei cine a participat la conferin i ce
articol a scris, numrul total de articole care au aprut, poziia articolelor n interiorul ziarului,
tipul articolului (pozitiv, negativ sau neutru).
Consilierul PR nu trebuie s uite s mulumeasc jurnalitilor care au participat la conferina de
pres (indiferent dac acetia au scris sau nu un articol despre conferin).
De asemenea nu trebuie s uite i de jurnalitii care nu au putut ajunge la conferina de pres, dar au
solicitat mapa de pres sau comunicatul referitor la conferin.

Comitetul Judeean pentru

Situaii de Urgen
Dmbovia

Invitaie

Nr . din ..
Exemplar nr.

Invitaia pentru conferina de pres din ..........

Tema conferinei i o scurt descriere a temei: ex. v invitm s participai la conferina de pres pe
tema...

Evenimentul va avea loc: la data x, cu ncepere de la ora h, locul de desfurare;

La conferina vor participa: nume de persoane importante care vor mai participa la conferina de pres;

Confirmare: ex. v rugm s confirmai participarea dvs. la dai numele i datele de contact ale
persoanei care poate fi contactat; specificai dac confirmarea se face telefonic sau prin e-mail.

Pagina 140

Difuzat la: data si ora difuzrii

Comitetul Judeean pentru

Situaii de Urgen
Dmbovia

Nr . din ..
Exemplar nr.

stabilirea locului de desfurare:

anunarea orei conferinei:

redactarea documentaiei:

elaborarea materialelor ajuttoare:

pregtirea discursurilor sau interveniilor:

pregtirea reprezentanilor altor organizaii care vor participa la conferina:

verificri de ultim moment:

Pagina 141

Pregtirea conferinei de presa

Comitetul Judeean pentru

Situaii de Urgen
Dmbovia

Nr . din ..
Exemplar nr.

Desfurarea conferinei de presa

a) Primirea jurnalitilor
b) Deschiderea conferinei
c) Discursul reprezentantului organizaiei
d) ntrebrile
e) ncheierea conferinei

Pagina 142

f) Dialogul informal

Comitetul Judeean pentru

Situaii de Urgen
Dmbovia

Nr . din ..
Exemplar nr.

Macheta de pres
Conine:
a) scurte prezentri ale participanilor ce funcii ndeplinesc, si ce pregtire de specialitate in
domeniu dein;
b) comunicatul de pres;
c) poze sau prezentare PowerPoint a celor prezentate;
d) Factbook-ul: Fiecare vorbitor de la prezidiu trebuie s aib n faa lui un factbook, care
trebuie s conin toate datele i informaiile actuale despre organizaie, despre
evenimentele petrecute in ordine cronologica, situaia structurilor de intervenie, ce s-a
executat .
e) Catalogul ntrebare-rspuns- Acesta conine toate ntrebrile posibile si variante de

Pagina 143

rspuns la acestea.

Comitetul Judeean pentru

Situaii de Urgen
Dmbovia

Nr . din ..
Exemplar nr.

Fia cu ntrebri i rspunsuri anticipate

Eveniment: produs la data si ora: ..

Folosii aceste fie pentru a scrie ntrebrile anticipate pentru un anume eveniment. Apoi, dezvoltai
rspunsurile potrivite pentru public i extrase din presa scris i audio-vizual.

Pagina 144

ntrebri posibile adresate de mass media n timpul unei situaii de urgen

(ntrebrile de mai jos sunt cele mai utilizate de mass media. Purttorul de cuvnt trebuie s aib
rspunsuri pregtite pentru aceste ntrebri i s le schimbe sau s le actualizeze pe toat durata
situaiei de urgenta)
1) In ce calitate suntei implicat in eveniment ?
2) Ce efecte are acest eveniment asupra economiei/vieii sociale ?
3) Ce s-a ntmplat? (Cte persoane au murit? Ci rnii? Cte case-cldiri au fost distruseafectate?)
4) Ce msuri ai luat pentru sigurana oamenilor?
5) Cnd s-a ntmplat?
6) Unde s-a ntmplat?
7) Care a fost cauza producerii evenimentului?
8) Ce facei acolo? Cum acionai?
9) V-ai mai confruntat cu o asemenea situaie?
10) Cine a fost implicat?
11) Ce avei s le transmitei persoanelor afectate?
12) Acceptai responsabilitatea pentru producerea acestui eveniment?
13) Ce pericole sunt acum?
14) Ce facei n legtur cu aceste pericole?
15) La ce sum estimai pagubele produse?
16) Ct de importante sunt pagubele?
17) Cnd vom afla mai multe informaii?
18) Va acorda statul compensaii? Ce fel?
19) Cnd se vor putea ntoarce victimele la viat lor normal?
20) Suntei mulumit de modul in care au acionat autoritile?
21) Credei ca evenimentul putea fi evitat?

Comitetul Judeean pentru

Situaii de Urgen
Dmbovia

Declaraie de pres

Nr . din ..
Exemplar nr.

Declaraie de presa
TITLU:
Locul si data:
1. Descrierea situaiei: (cnd? unde? De ce? )

2. Forte si mijloace cu care s-a intervenit:

3. Masuri urgente de interes general: (daca este cazul)

Pagina 145

4. Informaii adiionale: (pagina web a CJSU, pagina web a IJSU, alte surse de informaii care
prezinta evenimentul)

Comitetul Judeean pentru

Situaii de Urgen
Dmbovia

Interviu

Nr . din ..
Exemplar nr.

Interviu
Data si ora
Tema interviului:
1. Descrierea situaiei: (prezentarea situaiei generale, a situaiei victimelor, pagube
determinate aproximative, forte si mijloace participante)

2. ntrebri si rspunsuri:
Posibile ntrebri si rspunsuri in conformitate cu M 2.5
- Credei ca se putea preveni acest eveniment ?
-

De ce nu au fost luate masurile de prevenire ?

In ce msura suntei responsabil de producerea efectelor?

Va vei da demisia?

Suntei satisfcut de intervenia forelor avute la dispoziie?

Cum se vor recupera pagubele?

Ce compensaii vor primi victimele?

Care vor fi consecinele suportate de efii instituiilor implicate care nu au rspuns eficient la
deciziile CJSU?

Pagina 146

3. Concluzii:( prezentarea unui mesaj de empatie si ncurajare, ncredere in forele si mijloacele

de intervenie)

Comitetul Judeean pentru

Situaii de Urgen
Dmbovia

Nr . din ..
Exemplar nr.

Declaraie pe timpul interveniei (comandantul interveniei)

1. Prezentarea evenimentului pe scurt: (tip eveniment, numr de victime, arie afectata)

2. Modul de derulare al interveniei: (cate structuri/autospeciale au intervenit)

3. Daca evenimentul a fost localizat: (in caz de incendiu)

4. Daca mai exista pericole si care sunt acelea:

Pagina 147

5. Informaii ulterioare se pot obine de la Purttorul de cuvnt al IJSU DB tel..

Comitetul Judeean pentru

Situaii de Urgen
Dmbovia

Suport pentru persoane publice

Nr . din ..
Exemplar nr.

Macheta suport pentru persoane publice

Eveniment
Loc .data..ora
1. Prezentarea situaiei si a evoluiei acesteia in timp si spaiu: ( se prezinta situaia pe scurt,
mpreuna cu un mesaj de empatie si solidaritate cu persoanele afectate)
2. Victime: (mori, rnii, afectai, evacuate)
3. Pagube materiale: (distrugeri, animale, terenuri agricole, cldiri, sedii economice)
4. Masuri luate de ctre autoriti: (structuri participante la intervenie, elemente de decizie
activate, modul de intervenie cu sublinierea profesionalismului acestora)
5. Efecte ce se vor resimi: ( pe termen scurt, mediu si lung)
6. Masuri ce trebuie luate la nivelul comunitii: (masuri de protecie, reguli de folosire a apei,
alimentelor )
7. Masuri de refacere preconizate: (masuri urgente, pe termen mediu si lung, proiecte)
8. Mesaj de sporire a ncrederii in autoriti

Pagina 148

9. Punct de contact cu autoritatea: (tel verde, e-mail, etc)

Comitetul Judeean pentru

Situaii de Urgen
Dmbovia

Nr . din ..
Exemplar nr.

CERERE DE ACREDITARE A ZIRITILOR

1. Numele: ............................................Prenumele: ......................................................
2. Data naterii: ziua................luna.........................anul................................................
localitatea...................................................................................................................
3. Domiciliul actual: ......................................................................................................
....................................................................................................................................
4. Numere de telefon:

La redacie: ..........................................................................................................

Acas: ..................................................................................................................
(fix, fax, mobil)

5. Naionalitatea: ...........................................................................................................
6. Buletin/ carte de identitate: nr. .......................................seria: .................................
eliberat de: .................................................................................................................
7. Paaport: seria: ..........................................................................................................
8. Legitimaie de pres: nr. ....................emis de: ......................................................
9. ara: ..........................................................................................................................

Semntura...............................

Pagina 149

Data........................

Comitetul Judeean pentru

Situaii de Urgen
Dmbovia

Nr . din ..
Exemplar nr.

FI DE NREGISTRARE A SOLICITRILOR ADRESATE DE MASS MEDIA

1. Coninutul solicitrii:.................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
...........................................................................
2. Rspunsul la solicitare: ............................................................................................
...................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.................................................................................................................
....................................................................................................................................
3. Data i ora nregistrrii solicitrii: ............................................................................
4. Persoana care adreseaz solicitarea:
Numele: ....................................Prenumele:...............................................................
Organul de pres la care lucreaz: ............................................................................
5. Persoana care a preluat solicitarea:
Numele: .....................................Prenumele:..............................................................
Structura de care aparine: ........................................................................................
6. Structura care a furnizat informaiile pentru elaborarea rspunsului: .......................
...................................................................................................................................
7. Persoana care furnizeaz rspunsul:
Numele: .........................................Prenumele: ........................................................

Pagina 150

8. Data i ora furnizrii rspunsului: .............................................................................

Comitetul Judeean pentru

Situaii de Urgen
Dmbovia

Lista de verificare a informaiei

Nr . din ..
Exemplar nr.

Lista de verificare a Informaiei

Sursa informaiei:
Persoana-sursa:
Note:
Posibile ntrebri de verificare
Este sursa una oficiala?
A fost direct implicata sau doar un simplu
observator?
Au fost nregistrate apeluri telefonice ctre linia
de urgenta sau orice linie telefonica ce ofer
informaii publice?
Ai ntocmit raportul pe baza informaiilor
obinute de la persoanele care au asigurat
prima intervenie?
Putei identifica si localiza martorii?
Daca informaia a venit dintr-un site sau e-mail,
este aceasta sursa una credibila?
Ai verificat veridicitatea sursei si ai
concluzionat ca este autentica?

Ora:

Da

Nu

Pagina 151

Data:

Comitetul Judeean pentru

Situaii de Urgen
Dmbovia

Registru intern de difuzare a

informaiilor

Nr . din ..
Exemplar nr.

REGISTRU INTERN DE DIFUZARE AL INFORMATIILOR

Data si Numele
ora
reporterului

Numele
instituiei
media

Informaia
difuzat

Termenul
de
contactare

Persoana ce
trebuie
contactata

Pagina 152

Nr.crt

Comitetul Judeean pentru

Situaii de Urgen
Dmbovia

Registru intern de apeluri telefonice i

cereri

Nr . din ..
Exemplar nr.

REGISTRU INTERN DE APELURI TELEFONICE SI CERERI

Data si Numele
ora
solicitantului

Informaia
ceruta/reclam
ata

Informaia difuzat

Termen
ul
de
contact
are

Numrul
de
telefon
de
contact

Pagina 153

Nr.
crt

Anexa 2 Reguli de comunicare

I.

II.

Transmiterea oportun ctre public i ctre reprezentanii mass-media a informaiilor necesare

realizrii unui management eficient al consecinelor;
Oferirea de rspunsuri complete ntrebrilor puse de reprezentanii mass-media sau de alte
categorii de public, pe msur ce informaiile transmise pot fi verificate;
O singur voce asigurarea unitii de mesaj la toate nivelele implicate i n structura
campaniei ca ntreg.

Obiective de comunicare

Difuzarea mesajelor de apel la calm i de control al situaiei n cadrul unei strategii de ngrdire i
diminuare a panicii;
Difuzarea instruciunilor existente corespunztoare tipului situaiei de urgen ctre fiecare
categorie de public int;
Informarea corect i n timp real asupra datelor cunoscute ale situaiei de urgen, a consecinelor
i a msurilor luate;
Realizarea comunicrii i informrii interne n cadrul echipei de management a urgenei i a
echipelor coordonate de aceasta.

III.

Principiile comunicrii n situaii de urgen

Categorii de public int

Victimele i rudele acestora;

Cetenii din zona afectat de situaia de urgen;
Cetenii din zonele poteniale de risc;
Mass-media i opinia public din ar i din strintate;
Autoritile implicate in gestionarea situaiei de urgen;
Categorii speciale de public-int: ntreprinderi economice, organizaii umanitare, organizaii
internaionale, ONG-uri, reprezentani ai Bisericii (clerului), colectiviti de copii, etc.;
Gruparea terorist care a organizat atacul, numai dac este cazul;
Membrii structurilor de management a situaiei de urgena i membrii echipelor de intervenie ale
autoritilor locale, precum i familiile acestora.

IV.

ACTIVITATEA DE PREGTIRE PENTRU GESTIONAREA COMUNICRII

Pagina 154

Eficacitatea campaniei de comunicare n timpul gestionrii unei situaii de urgen depinde de

ct de pregtite sunt structurile implicate s fac fa situaiei i care este nivelul de credibilitate
ctigat pn n acel moment. De aceea este important ca autoritatea s tie cum poate crea o structur

de management a comunicrii i, ca parte a planificrii, s in cont de problemele care pot aprea n

mod obinuit pe timpul gestionrii comunicrii n cazul unei situaii de urgen.
Comunicarea planificat, eficient i rapid genereaz o serie de avantaje deosebit de
importante pentru gestionarea unei situaii de urgen:
asigur transmiterea prompt a mesajelor cheie, n aa fel nct s rmn timpul necesar
pentru elaborarea i aplicarea unui rspuns eficient la situaia creata;
asigur unitatea i continuitatea mesajelor la nivelul tuturor instituiilor i organizaiilor
implicate n gestionarea situaiei de urgen;
asigur o percepie favorabil instituiilor care gestioneaz urgena, reflectnd deciziile care
fac posibil reacia rapid i un rspuns public coerent i coordonat;
genereaz sprijinul public pentru asigurarea continuitii aciunilor de mare amploare, pe spaii
extinse i cu implicarea unor resurse semnificative;
face cunoscute liniile orientative pe care trebuie s le urmeze prile implicate pentru ca
rspunsul la criz s fie planificat, coordonat i eficient.
a. Credibilitatea
Cea mai important precondiie pentru a gestiona o situaie de urgenta cu succes este ca
autoritile s beneficieze de grad mare de credibilitate. Fr aceasta, analizele, declaraiile, deciziile i
recomandrile nu vor fi luate suficient n serios de ctre indivizi, grupuri, organizaii i de ctre massmedia. Credibilitatea se construiete pe urmtoarele atribute: deschidere, competen, corectitudine
i empatie.
Deschiderea presupune c autoritatea prezint faptele, sursele precum i punctul su de
vedere fr s ascund ceva, cu transparen. De asemenea, trebuie s fac vizibil dorina de
a intra ntr-un dialog cu publicul i asumarea de noi responsabiliti.
Competena presupune ca, publicul s aib o percepie pozitiv asupra profesionalismului
angajailor structurii de management, percepie creat de experiena pozitiv generat la
contactul direct cu aceasta.
Corectitudine. Autoritatea este perceput ca fiind corect atunci cnd discut ambele fee ale
activitii ei, i cea pozitiv i cea negativ. De asemenea trebuie s accepte i punctul de vedere
sau evalurile altor pri implicate. Procesul de luare a deciziei trebuie s fie transparent.
Empatie. Este important ca pentru oamenii care au avut de suferit dup urma unei situaii de
urgen, n contactele pe care le au cu personalul autoritii acesta s fie perceput ca avnd o
puternic dorin de a nelege i a aprecia seriozitatea situaiei persoanelor efectuate.
b. Lupta cu zvonurile

Pagina 155

Una din provocrile gestionrii comunicrii, mai ales a celei mediatice, o constituie lupta cu
zvonurile. Datorit caracterului lor vag i necontrolabil, zvonurile constituie unul dintre cele mai dificile

aspecte ale fenomenului de comunicare, iar gestionarea acestora reprezint permanent o provocare, n
special n situaii de urgen. O situaie de urgen, poate fi terenul cel mai propice pentru apariia
zvonurilor n cazul n care sunt ntrunii urmtorii factori:
lipsa unor informaii autentice sau oficiale;
existena unor informaii autentice, dar incomplete;
la nivelul opiniei publice se manifest nemulumire, anxietate, panic sau chiar fric;
informaia difuzat este inconsecvent;
nu sunt ntmpinate ateptrile publicului;
deciziile se prelungesc foarte mult, amnnd astfel o finalizare n chestiuni importante;
persoanele au impresia c sistemul n care se afl este discreionar;
fluxul de informaii are elemente prost legate;
existena de antagonisme personale i conflicte organizaionale.
Strategii ce pot fi utilizate pentru combaterea zvonurilor negative cu care se pot confrunta
structurile de management al urgenei:
s se analizeze scopul i seriozitatea impactului zvonului nainte de a angaja orice aciune corectiv;
s se discute cu persoanele afectate;
s se analizeze cauzele i motivele specifice, sursele zvonului;
s se difuzeze imediat i masiv informaia autentic privind subiectul zvonurilor;
s se lanseze contra zvonuri cu ajutorul personalului i al persoanelor de ncredere;
s se apeleze la poziiile cheie ale unor formatori de opinie pentru a discuta i clarifica situaia;
s se evite referirea la zvonul iniial atunci cnd se difuzeaz adevrul (referirea poate ntri zvonul
primar);
cea mai bun modalitate de a combate zvonurile const n a hrni nevoia natural a oamenilor cu
informaie prompt i corect.

c.

Comunicarea cu mass-media

Pagina 156

ntr-o situaie de urgen, relaia dintre structura de management a urgenei i mass-media

reprezint:
o proiectare a structurii de management n actualitate, n care ocul imaginilor depinde de mai muli
factori:
care este imaginea de plecare a organizaiei;
ce evenimente vor fi aduse n discuie i care este potenialul de gravitate ale acestora n raport
cu valorile i interesul opiniei publice;
care este contextul care favorizeaz mediatizarea situaiei de urgen;

o prezentare mediatic, deformat de multiple intervenii, caracterizate de urmtorii factori:

care este ponderea i ineria clieelor;
care este jocul actorilor (nu ntotdeauna binevoitori) implicai;
cum acioneaz surpriza i emoia asupra reflectrii n pres;
o btlie de opinie n care se nfrunt:
ocul argumentelor (de ce s-a ntmplat aa ceva );
ocul actorilor (cine este rspunztor, cine sunt victimele);
ocul mass-media (cine va avea ntietate, pe cine intereseaz acest subiect).
Rezolvarea situaiilor de urgen implic astfel o problematic a comunicrii mediatice care se
adaug dificultilor legate de gestionarea fenomenelor neateptate i nedorite; aceast problematic
este intim legat de comportamentul specific al instituiilor de pres i al jurnalitilor n momentul n
care trebuie s relateze o situaie de urgen.
n timpul unei situaii de urgen, presa nfometat preia i distribuie orice fel de informaii, aa
nct este greu s se controleze mesajele care ajung n mass-media. Rezultatul este o sum de mesaje
contradictorii (provenite din surse oficiale sau/i neoficiale, bazate frecvent pe zvonuri), care conduc la
situaia n care fiecare jurnalist i chiar fiecare membru al publicului i construiete propria versiune
despre situaia de urgen respectiv. Nu exist dect o singur soluie la aceast provocare: sprijinirea
jurnalitilor n activitatea de documentare, ce duce la obinerea ncrederii i chiar a cooperrii presei.
Aceasta devine astfel un factor important n limitarea consecinelor situaiei de urgen.

Pagina 157

n managementul unei situaii de urgen, obinerea ncrederii i a cooperrii presei este un lucru vital,
mai ales n susinerea eforturilor pentru a ndeprta efectele pe plan local. Dac strategia de comunicare
adresat direct cetenilor afectai nu este coerent cu ceea ce transmite mass-media, atunci reapariia
panicii este inevitabil. n acest caz, efortul echipelor de intervenie de a face fa situaiei se
ngreuneaz simitor.
Aceasta fiind provocarea, ce mijloace putem folosi pentru a obine ncrederea i cooperarea
presei? Cum i putem ajuta pe jurnaliti n munca lor de documentare? Trebuie plecat de la observaia
c ntr-o situaie de urgen, ceea ce numim mass-media se mparte de fapt n trei categorii diferite:
mass-media local, mass-media naional i mass-media internaional, iar prin intermediul acestora,
opinia public aferent. Desigur c nevoia de a obine informaia esenial (cine, ce, cnd, cum, cu ce
consecine) este aceeai pentru toi jurnalitii, dar fiecare ncearc apoi s-i individualizeze materialul,
avnd nevoi specifice de informare i de interpretare. De aceea, este bine ca aceste nevoi s fie
prevzute i prentmpinate. Ideal este ca i comportamentul de cuttor de informaie al jurnalitilor
s fie transformat n comportament de procesator de informaie.
1. Dincolo de informaia esenial care va fi transmis ntregii prese (de exemplu, declaraia
oficial de la conferina de pres, sau punctul de vedere transmis n timpul briefing-urilor),
trebuie s se rspund ntrebrilor ce reflect interese diferite, n funcie de nivelul presei (local,
naional, internaional) i al modului de a face jurnalism. Astfel, va trebui s existe pregtite

materiale care s satisfac nevoile diferite de relatare, documentare i interpretare ale

jurnalitilor;
2. Odat identificate tipurile de nevoi ale presei de la diferite nivele, trebuie pregtit o strategie
de comunicare adaptat cerinelor acestui public;
3. S se realizeze o serie de reguli de comunicare cu presa pe care s le respecte orice comunicator;
4. Pentru a oferi credibilitate informaiilor transmise presei trebuie s existe mai muli purttori
de mesaj de la diferite nivele ierarhice cu care acetia s stea de vorb. Este ceea ce se numete
legitimarea mesajelor i este bine, n stabilirea purttorilor de cuvnt s fim foarte ateni cine
cu cine vorbete.
Contrar celei mai rspndite opinii, mass-media nu este cel mai ru inamic, ci poate fi cel mai
important aliat. Dac mass-media, public informaii stnjenitoare nu o face neaprat pentru a face
ru, ci pentru a furniza tiri. Dac se ntmpl ceva ce poate constitui o tire negativ, va fi spus. O bun
planificare poate ajuta la anticiparea potenialelor probleme nainte ca ele s apar i s se acioneze
ncreztor atunci cnd mass-media ncepe s publice. Media sunt un public int important pentru c
pot deveni efectiv un canal de comunicare prin care mesajele se transmit repede si practic fr nici un
cost.
Ajutorul acordat de ctre media depinde n bun parte de existena cooperrii cu aceasta din
timp de normalitate. Daca au existat confruntri cu jurnalitii sau structura de management are
imaginea unei structuri care nu coopereaz i nu este transparent, va fi destul de dificil realizarea
unei colaborri cu reprezentanii mass-media n timpul managementului urgenei.
Pe de alt parte, dac se aloc timp pentru a forma o bun relaie cu mass-media, ca parte a
pregtirii pentru a face fa unei situaii de urgen, structura de comunicare se va afla ntr-o poziie
mult mai bun de a colabora pozitiv cu cei care fac tirile. Aceasta presupune realizarea unor ntlniri
periodice cu cei din pres i nelegerea nevoilor specifice, a stilului de lucru.

Pagina 158

Probleme care pot fi create de mass-media n timpul gestionrii unei situaii de urgen:
n cazul declanrii unei situaii de urgen, reprezentanii mass-media pot sosi ntr-un numr
copleitor (mai ales n cazul unui dezastru de proporii); un numr aa de mare nu poate fi de ajutor,
dar poate face s se mpuineze resursele - hoteluri, maini de nchiriat, telefoane) i s creeze
probleme de management la locul producerii evenimentelor.
Jurnalitii pot crea o enorm presiune asupra oficialilor prin ntrebrile lor ct de muli sunt rnii,
cte victime sunt, care sunt estimrile pierderilor, care sunt costurile, cine este responsabil; de
obicei, nu acestea sunt grijile imediate ale oficialilor, care sunt mai preocupai de ameninrile
viitoare (mai mult dect s numere victime), s furnizeze asisten (mai degrab dect s estimeze
costurile), s acorde ajutor, mai mult dect s gseasc vinovai;
Ei pot constitui o interferen la nivel de mesaj; chiar dac interesele naionale ale unei alte ri nu
sunt afectate, media poate impune o interpretare de acest fel a faptelor;

Interesul internaional poate fi copleitor, paraliznd activitatea structurilor administrative, prin

prezenta unor reprezentani ai ministerelor;
Muli dintre reprezentanii mass-media internaionale pot fi foarte experimentai i foarte bine
informai. Ei pot ti mai mult despre situaii de urgen (sunt specializai pe astfel de evenimente)
dect cei care ncearc s rezolve una.

d. Lucruri utile pentru perioada de pregtire

Existena unei liste de contact cu cele mai importante organizaii media locale, naionale i
internaionale;
asigurarea infrastructurii tehnice i conectarea rapid pentru a se putea transmite de la faa
locului;
anumite publicaii au termene fixe de livrare a informaiilor, iar acestea trebuie respectate ;
existena formatelor pentru tiri i comunicate de pres, precum i pentru informarea intern a
personalului;
existena unui registru intern n care s se noteze numele reporterului, numele instituiei media,
informaia difuzat, cnd i cine trebuie contactat. Este de dorit ca acest lucru s fie realizat
ntr-un format electronic de baz de date;
contactarea specialitilor n comunicare i consultarea lor privind aciunile ntreprinse;

Trebuie reinut c problema cea mai important pe care o ridic relaia cu mass-media pe timpul
gestionrii unei situaii de urgen este c, modul n care se acoper i se interpreteaz aciunile
echipei de management influeneaz decisiv modul n care se acioneaz!

Pagina 159

e. Monitorizarea opiniei publice

Pe timpul interveniei, trebuie urmrit acoperirea i prezentarea public a informaiei transmise
ca s se poat face rectificrile necesare sau s se aduc modificri planului de gestionare a
comunicrii dac este necesar.
Un mod de a urmri imaginea public sunt apelurile telefonice care aduc comentarii, sesizri sau
cereri de la diverse persoane. Este de dorit s se transmit acestor persoane c au fost notate
comentariile lor i s le fie cerut acordul pentru fi sunai atunci cnd informaiile sunt disponibile.
Cel ce preia apelurile telefonice nu trebuie s comenteze, ci doar s noteze i s spun c le va
transmite informaia odat ce o va afla.
Pota electronic sau listele de chat poate fi un alt mod de a afla ce gndete publicul. Se poate
trimite o scrisoare standard n care sunt anunate faptele, fr s se rspund la comentarii.
Mass-media este monitorizat i analizat zilnic. Nu trebuie confundat ns imaginea conturat
de mass-media cu cea pe care o poate avea publicul. Uneori pot exista diferene notabile. Este
important s se comunice cu publicul direct, plecnd de la problemele acestuia, nu de la imaginea
creat de mass-media.

Acest mod de a urmri imaginea public ajut ca zvonurile, nenelegerile sau informaia incorect
ce a fost transmis s fie nlturate. Nu trebuie s se foreze ca fiecare lucru greit s fie corectat (doar
n cazuri importante), dar este bine s se asigure c urmtorul mesaj va fi corect transmis i va corecta
greeala. Nu se foreaz n cazul n care disputa este pe sfrite, altfel se risc redeschiderea ei.

V.

COMUNICAREA PE TIMPUL GESTIONRII URGENEI

a. Activiti de comunicare n primele ore de la declanarea urgenei.

Atunci cnd se declaneaz o situaie de urgen, primul rspuns al structurii de intervenie
trebuie s fie aducerea situaiei sub control i s se asigure c toate faptele sunt cunoscute. Din punct
de vedere al comunicrii, prioritile sunt: identificarea nevoilor celor afectai, acordarea sprijinului
imediat, contactarea autoritilor i deschiderea canalelor de comunicare.
activarea sistemului i asigurarea intrrii lui n funciune cel puin n prima treapta de activare;
asigurarea participrii purttorului de cuvnt la prima ntrunire a comitetului judeean pentru
situaii de urgen;
informarea membrilor comitetului asupra celor ntmplate i stabilirea persoanelor care asigur
legtura cu media;
analiza resurselor disponibile i luarea primelor msuri pentru informarea publicului;
deschiderea CI;
conceperea proiectului primului mesaj ce va fi transmis publicului i nu uitai:
o nu difuzai ceea ce nu tii;
o fii sinceri;
o deschidei canale de comunicare cu publicul larg linii telefonice, chat;
o asigurai publicul larg c va fi permanent informat i precizai intervalul de timp i modalitile;
o ncercai s pstrai calmul populaiei;
o difuzai permanent setul de msuri ce trebuie luate de ctre populaie;
o nu cutai vinovai i nu dai justificri;
asigurarea unui spaiu de lucru adecvat pentru media;
asigurarea permanent cu informaii a CI, cu resurse materiale i umane;
asigurai-v oamenii din cadrul structurii de management c au realizat comunicarea cu membrii
familiei i nu sunt afectai n munca lor de problemele personale.

Pagina 160

n funcie de detaliile planului de comunicare, trebuie s se deschid canalele de comunicare cu

diferite categorii de public int ; sunt folosite mesaje si canalele de comunicare identificate n
avans.
Chiar dac nu toate faptele sunt cunoscute, este important s se nceap campania de comunicare
indicnd acest fapt, transmind mesajul c vor fi informai pe parcurs cu ceea ce se afl; se anun, de
asemenea, care sunt punctele de contact pentru ntrebri i sesizri. Deschiznd astfel linia de
comunicare n ambele sensuri, se construiete ncrederea publicului vizat .
Comunicarea cu personalul intern trebuie s constituie o prioritate. Chiar dac nu e purttor de
cuvnt, el este purttor de mesaj pentru cunoscui.

b. Activiti de comunicare pe timpul interveniei

In primele 24 de ore de la declanarea situaiei de urgen, principalele sarcini sunt urmtoarele :
se identific elementele care pot evolua negativ i pot crea o expunere mrit (pornind de la datele
iniiale cunoscute i de la elementele ce intervin pe parcurs);
se asigur prioritile de mesaj, bazate pe nelegerea urgenei i a probabilitii punctelor
vulnerabile;
vor fi numii unul sau mai muli purttori de mesaj principali ai celulei structurii de management a
urgenei (conform msurilor de ndeprtare a efectelor prevzute de managementul consecinelor)
pentru a oferi informaii mass-media. Purttorii de mesaj vor asigura consistena informaiei att
n form ct i n coninut i vor face tot posibilul pentru a prezenta gestionarea situaiei ntr-o
manier credibil;
se organizeaz conferine de pres i brifing-uri ori de cte ori evoluia evenimentelor o impune;
se listeaz toate apelurile primite din partea presei pentru a urmri fluxul informaional i a
prentmpina apariia zvonurilor. Tabelul astfel creat va conine date despre ora si informaia
oferit, pentru a se evita redundana sau contradiciile;
se identific cele mai frecvente ntrebri din partea publicului i se asigur transmiterea informaiei
adecvate prin canalele specifice;
fiecare echip operativ va desemna o persoan de legtur responsabil cu activitatea de
comunicare pentru a oferi informaii mass-media n cazul vizitelor pe teren; fiecare activitate de
acest tip va fi comunicat direct CI.

Pagina 161

c. Modaliti de informare a publicului

Managementul consecinelor n cadrul gestionrii unei situaii de urgen presupune
nlturarea sau controlul asupra unor efecte cum ar fi:
pierderea unor resurse fundamentale;
provocarea unor incidente de mas;
aducerea ntr-o stare de disfuncionalitate a unor servicii vitale i a unor sectoare economice;
creterea panicii la nivel individual i de mas.
Din aceast perspectiv, obiectivul principal al strategiei de comunicare este diminuarea
sentimentelor de panic, insecuritate i anxietate la nivelul publicului, normale ntr-o asemenea situaie,
precum i instaurarea ct mai rapid a unei stri de calm. Atingerea acestui obiectiv conduce la
instaurarea unui climat de ncredere i cooperare cu autoritile n cadrul populaiei afectate i, de ce
nu, n cadrul mass-media. Este evitat astfel haosul i este asigurat credibilitatea autoritilor, fapt ce
ajut la aplicarea celorlalte msuri prevzute n planul de management al consecinelor. Tehnicile de
comunicare efectiv au rolul esenial, iar pentru ca echipa de comunicatori s-i ndeplineasc misiunea
trebuie n primul rnd s gestioneze cu succes comunicarea n cadrul categoriilor de public-int
identificate.
Astfel, aa cum am mai menionat, pentru fiecare categorie de public trebuie construit un mesaj
specific n funcie de interesele, gradul de afectare i implicare al fiecruia; n plus, trebuie prevzut o

declaraie comun pentru toate aceste categorii n care s se precizeze natura atacului, datele de baz
despre acesta, msurile luate pentru stoparea sau limitarea crizei, pierderile, victimele sau personale
afectate, impactul asupra mediului sau altor organizaii.
Sfaturi pentru a comunica eficient cu populaia :
Informaiile trebuie s fie disponibile;
Informaiile trebuie s fie cuprinztoare. Se utilizeaz cuvinte uzuale i se evit limbajul
profesional. Propoziiile scurte cu verbe active sunt mai bine nelese. Adugarea
adjectivelor trebuie evitat de fiecare dat cnd este posibil.
Informaiile trebuie reamintite, n special atunci cnd conin sfaturi i recomandri. Un
mesaj despre un incident sau un accident trebuie s includ timpul i locul, persoanele
implicate, cauza i consecinele. Mesajul este cel mai bine reinut dac se pot repeta faptele
eseniale.
Tehnici de comunicare folosite (exemplu)
Directe:
informare direct la locul evacurii folosind portavoce;
informarea liderilor formali i informali din cadrul grupurilor (instituii, ntreprinderi,
organizaii ) pentru a fi diseminatori de mesaj;
distribuirea de pliante cu instruciuni privind msurile de urgen i protecie;
informarea unui grup larg de ceteni (protecia civil) care s mearg apoi in cadrul
aglomerrilor s informeze populaia asupra evenimentelor i a msurilor de urgen
i protecie.
Purttori de mesaj: reprezentani ai echipelor de intervenie (folosirea uniformelor, reprezentani
ai instituiilor cu o mare credibilitate), lideri formali i informali ai grupurilor organizate, ceteni
pregtii n acest scop.
Timp: 0-5 ore de la producerea evenimentelor i ori de cte ori este necesar.
Mediate
declaraia de pres
comunicatul de pres
conferin de pres atunci cnd un eveniment deosebit o impune;
briefing-uri ori de cte ori este necesar;
difuzarea de mape de pres.

Pagina 162

d. Modaliti de comunicare cu mass-media

O conlucrare activ cu mass-media:
d posibilitatea de a fi pro activ i nu reactiv ;
d posibilitatea de a avea relativ sub control mesajul ;
d posibilitatea de a corecta informaia greit ;

A nu discuta cu mass-media poate crea impresia c situaia nu este controlat i poate face ca cei
desemnai cu gestionarea urgenei s par insensibili i nepstori.
Tehnici i strategii de comunicare folosite
organizarea a dou conferine de pres ntr-un interval de 3-10 ore de la producerea situaiei
de urgen;
briefing-uri ori de cte ori este necesar;
difuzarea de mape de pres;
facilitarea obinerii de declaraii i interviuri de la persoanele de interes pentru jurnaliti;
facilitarea obinerii unor documente de interes public n scopul documentrii jurnalitilor;
nsoirea jurnalitilor n cmpul de operaiuni pentru activitatea de documentare.
Purttori de mesaj
lideri instituionali (prefect, primar etc);
tehnicieni (componeni ai structurii de management al urgenei);
activiti (membri ai echipelor de intervenie);
voluntari, ceteni.
Conferina de pres
Conferina de pres (organizat n funcie de interesul artat de mass-media), trebuie sa fie
inut ntr-un loc i la o or convenabile pentru mass-media de informare ;
Se ntiineaz media despre aceast conferin, menionnd data, locul, ora i un scurt coninut
n care este precizat agenda acestei conferine de pres ;
Se pregtesc dosarele de pres ntr-un format accesibil fiecrui tip de media (scris, radio sau
televiziune) ;
Nu se ntrzie peste ora anunat, fiecare are termene de respectat ;
Se prezint motivaia i faptele care au fcut necesar organizarea acestei conferine de pres
i se cere ca ntrebrile s fie puse fiecrui vorbitor dup ce termin discursul.
Se modereaz sesiunea de ntrebri i rspunsuri astfel nct ntrebarea s fie adresat celui
mai ndreptit s rspund i conferina se ncheie n timpul anunat.

Pagina 163

Dac se considera c o conferin de pres nu este cea mai bun soluie posibil, informaiile sunt
transmise ct mai rapid cu putin folosind formatele pentru comunicatul sau tirea de pres. Se
precizeaz numele i datele de contact, ct i un timp aproximat pentru urmtoarea completare.
Acestea trebuie trimise n cel mult patru ore de la primul comunicat de pres, i continuat la fiecare
patru ore dac sunt obinute noi informaii. De asemenea, sunt meninute liniile telefonice de urgen
i completat website-ul organizailor cu noi informaii.

VI.

COMUNICAREA N PERIOADA POSTURGEN

a. Cadrul general. Problematic

n practic este greu de stabilit o linie strict de demarcaie ntre faza de gestionare a urgenei
i faza post urgenta, mai ales n cazul unui dezastru natural sau tehnologic. Comunicarea n perioada
post urgen trebuie s evidenieze eforturile care se fac i care se vor face de ctre echipa de
gestionare pentru a ndeprta consecinele.
n cadrul planului de management al situaiei de urgen realizat n avans de autoriti trebuie
s fie prevzute:
msurile ce trebuise luate imediat pentru refacerea elementelor de infrastructura de baza apa,
electricitate, alimentare cu gaz;
msurile luate pentru asigurarea distribuirii ajutoarelor si asistentei internaionale primite;
msurile ce trebuise luate pentru reparaii i reconstrucie
instituiile i organizaiile ce vor coordona eforturile de a face fa problemelor particulare;
rolul jucat de alte autoriti, de mediul de afaceri, de public sau de organizaiile private.
Ct mai repede posibil, dup declanarea situaiei de urgen, responsabilii trebuie s completeze
schia iniial cu un plan de msuri capabil s tina sub control situaia. Acest plan trebuie s aib n
vedere:
masuri pentru prevenirea unui al doilea dezastru;
masuri pentru reducerea efectelor colaterale;
readucerea vieii la normal (deblocarea drumurilor, repunerea n funciune a liniilor telefonice, a
cilor de comunicaii etc);
asigurarea unor servicii medicale i sociale de urgen; pentru victime, rudele i prietenii lor, inclusiv
cele psihologice;
reglementarea acordrii de despgubiri. nregistrarea acestor pagube i pregtirea cadrului legal i
administrativ de acordare a compensaiilor consum timp, energie i bani;
reconstrucia; trebuie realizat un plan rapid de reconstrucie a cldirilor i a infrastructurii avariate.

Pagina 164

b. Campania de comunicare n perioada post urgenta

In cazul gestionrii unei situaii de urgen, CI face parte din echipa de management a situaiei
de urgenta, ceea ce presupune un control centralizat al informaiei la nivelele superioare ale Sistemului
Naional de Management al situaiilor de Urgena. n faza post urgenta, responsabilitatea continurii
campaniei de comunicare este preluat de nivelul local al administraiei. Desigur, acestei structuri i se
poate furniza consultan i sprijin.
Echipa operaional care este nsrcinat pentru a ndeplini politica de management post
urgenta trebuie s includ un responsabil din echipa de comunicare. Acesta trebuie s l in la curent
pe conductorul echipei operaionale asupra strategiei de informare i asupra relaiei cu media.
Responsabilul cu comunicarea trebuie s fie capabil s activeze i ca purttor de cuvnt.

Campania de comunicare n perioada post urgenta are dou obiective majore:

obligaia de a informa publicul i mass-media asupra strategiei urmate nainte, n timpul

i n perioada post urgenta;

managementul consecinelor
Perioada post urgenta se poate ntinde pe o lung perioad de timp. Ea poate fi mprit n trei
faze principale:
faza imediat de dup dezastru; n aceast faz este ntotdeauna greu s se furnizeze toat
informaia necesar. Comunicarea trebuie s cuprind rspunsul la ntrebrile despre politica
urmat de management i s ofere informaii asupra consecinelor urgenei (ca pericolele
pentru sntatea public i ntreruperea vieii normale, cele mai recente informaii referitoare
la numrul victimelor, a celor dai disprui); se deschide o linie telefonic la nivel judeean si
local la care populaia poate suna pentru informaii; se pregtete i se d publicitii o list cu
numere de telefon ale organizaiilor care pot rspunde la ntrebri specializate (spitale,
jandarmi, poliie, pompieri, ONG-uri) i sunt anunate aceste instituii i organizaii c vor fi
sunate pentru obinerea de informaii.
faza de recuperare i reconstrucie; n aceast faz trebuie s existe un plan de inere sub
control i rezolvare a problemelor. Informaia furnizat trebuie s se axeze pe problematica
compensaiilor, ngrijirea medical i social i reconstrucie. Este important ca datele despre
efectele dezastrului s fie aduse la zi i s fie prezentate planurile pentru reconstruirea cldirilor
afectate, sau informaiile despre simptomele care pot aprea dup o experien traumatic.
Media are un rol important n aceast faz, ca important mijloc de informare, mai ales media
local sau regional. Vor exista cereri masive de interviuri cu autoritile implicate n
gestionarea situaiei post urgenta i cu cei din echipele operaionale sau nsrcinate cu
reconstrucia.
faza de completare; n aceast faz problematica comunicrii trebuie s fie dominat de
clarificarea problemelor pe termen lung, cum ar fi acordarea compensaiilor. n adugire,
publicul i mass-media sunt informai asupra rezultatelor cercetrilor asupra cauzelor
dezastrului i a pericolelor privind sntatea public.
c. Analiza i evaluarea comunicrii

Pagina 165

Concluziile analizei activitii de comunicare desfurate pe timpul unei situaii de urgen vor trebui s
rspund la urmtoarele ntrebri :
- Ce a mers?
- Ce nu a mers?
- Ce eveniment neprevzut s-a petrecut i ar trebui inclus n plan?
- Ce acoperire a avut situaia de urgen?

Pagina 166

- Ce aspect a beneficiat de o acoperire favorabil? De ce? Dac un aspect a fost reflectat negativ, care
este explicaia?
- Au fost transmise informaii corecte? Care a fost sursa?
- Au fost transmise informaii incorecte? Care a fost cauza i sursa?
Evaluarea nu trebuie realizat n grab; experiena acumulat trebuie transpus n planuri noi,
instruciuni, proceduri i este necesar ca aplicabilitatea acestora s fie urmrit prin exerciii i simulri.

Anexa 3.1. Aspecte cheie la care trebuie sa fac referire comunicarea pe timpul
evenimentelor
Inundaii
Pe timpul producerii inundaiilor comunicarea trebuie sa fac referire la:
zona/zonele afectate;
b)
zona/zonele ce pot fi afectate;
c)
structuri de intervenie si modul de cooperare cu acestea;
d)
masuri de evacuare luate, locuri de adunare, trasee si locurile in care au fost evacuate
populaia si animalele;
e)
masuri luate pentru protecia zonelor evacuate;
f)
zone de interdicie si restricie si modul de ptrundere in acestea;
g)
reguli de comportament pe timpul evacurii;
h)
reguli de utilizare a apei;
i)
reguli de pstrare al alimentelor;
j)
masuri pentru prevenirea mbolnvirilor;
k)
modul de distribuire al ajutoarelor;
l)
numrul de telefon verde pentru informaii
a)

Alunecri de teren
Pe timpul producerii alunecrilor de teren comunicarea trebuie sa fac referire la:
zona/zonele afectate;
zona/zonele ce sunt in pericol;
c)
structuri de intervenie care acioneaz;
d)
ordinul de evacuare cine l-a dat, cine pune in aplicare;
e)
masuri de evacuare: loc de adunare, loc de depozitare bunuri, trasee de evacuare, locuri de
evacuare, loc de adunare al animalelor;
f)
masuri de protecie a zonelor evacuate;
g)
zone de interdicie si restricie si modul de ptrundere in acestea;
h)
reguli de comportament pe timpul evacurii;
i)
reguli de utilizare a apei;
j)
reguli de utilizare a alimentelor;
k)
masuri de prevenire a mbolnvirilor;
l)
modul de distribuire al ajutoarelor;
m)
numr de telefon verde pentru contact.
a)

b)

Incendii
Pe timpul producerii incendiilor comunicarea trebuie sa fac referire la:
Incendii la imobile, obiective punctuale, zone restrnse:
zona afectata;
daca exista pericol de extindere;
victime, persoane afectate;
numrul de subuniti care acioneaz;
probleme aprute pe timpul interveniei (lipsa hidranilor, lipsa apei, teren greu accesibil);
punct de contact pentru informaii (puttor de cuvnt, nr.tel IJSU, nr.fax., adresa e-mail)

Pagina 167

a)
b)
c)
d)
e)
f)

Incendii de mare amploare

a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)

zona afectata;
modul probabil de evoluie, funcie de starea vremii;
masuri ce trebuise luate de populaia aflata in pericol;
structuri de intervenie aflate in zona;
punct de contact pentru structurile de intervenie;
masuri in caz de evacuare;
modul de informare a publicului privind evoluia incendiului (radio, TV, pagina web, prin intermediul
sistemului de alarmare etc)
h) nr. tel verde pentru informaii generale necesare publicului

Accidente;
Pe timpul producerii accidentelor, comunicarea trebuie sa fac referire la:
La accidente cu pana la ........victime
a)
b)
c)
d)
e)

locul, data si ora aproximativa a producerii accidentului;

numrul de autovehicule implicate;
numrul de victime: decedai, rnii;
structuri participante la intervenie;
punct de contact pentru informaii viitoare (nr.tel, fax, adresa e-mail)

La accidente cu victime multiple

a)
b)
c)
d)
e)
f)

locul, data si ora aproximativa a producerii accidentului;

numrul de autovehicule implicate;
numrul de victime: decedai, rnii;
locul/locurile unde au fost transportate victimele;
structuri participante la intervenie;
punct de contact pentru informaii (nr.tel, fax, adresa e-mail);

Cutremur:
Pe timpul producerii cutremurului, comunicarea trebuie sa fac referire la:

f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)
n)
o)

data, ora si intensitatea pe scara Richter a cutremurului;

zona afectata;
numr estimativ de victime;
structuri implicate in managementul situaiei;
masuri de prevenire ce trebuise luate de ctre populaie (in cazul in care sunt blocate in apartamente,
in cazul in care ncearc ptrunderea in cldiri afectate etc)
reguli de comportare;
masuri de evacuare: locuri de adunare, trasee, tabere de sinistrai etc;
modul de comportare pe timpul evacurii;
locuri de acordare a primului ajutor pentru persoanele cu rni uoare;
locuri de depozitare al persoanelor decedate;
linii de telefon verzi pentru obinerea de informaii;
modul de informare al publicului afiiere si loc de dispunere, pagini web;
interdicii si restricii;
modul de selecionare si acreditare al voluntarilor;
modul de distribuire al ajutoarelor;

Pagina 168

a)
b)
c)
d)
e)

Accidente tehnologice (inclusiv accidente la halde de steril)

Pe timpul producerii accidentelor tehnologice comunicarea trebuie sa fac referire la:
a)
data, ora si locul (ntreprinderea) unde s-a produs accidentul;
b)
tipurile de substan/e degajate in atmosfera si modul in care acestea
afecteaz viat populaiei;
c)
efectul probabil asupra animalelor;
d)
zona/zonele care pot fi afectate; masuri de protecie ce trebuise luate de
populaie;
e)
masuri de protecie ce pot fi luate de ctre populaie;
f)
mod de acordare al primului ajutor;
g)
structura/rile profesioniste care acioneaz in zona;
h)
locul/rile in care se poate primi ajutor calificat;
i)
durata probabila a efectelor nocive;
j)
modul de informare al populaiei radio, TV, direct prin anunuri fcute
prin sistemul de alarmare;
k)
locul unde sunt organizate tratarea si acordarea ajutorului specializat;
l)
modul de anunare al populaiei despre evoluia evenimentelor radio,
TV, direct, sau prin sistemul de alarmare;
m)
reguli de comportament;
n)
nr telefon, contact pentru public

Avarierea construciilor hidrotehnice (baraje, iazuri de decantare, etc):

Pe timpul producerii accidentelor la construciile hidrotehnice comunicarea trebuie sa fac referire la:
a)
b)
c)
d)
e)

f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)

data si ora producerii evenimentului;

consecinele probabile ale evenimentului;
zona/zonele probabil afectate;
structuri de intervenie si modul de cooperare cu acestea;
masuri de evacuare luate: locuri de adunare, trasee si locurile in care au fost evacuate populaia si
animalele;
masuri luate pentru sigurana zonelor evacuate;
zone de interdicie si restricie si modul de ptrundere in acestea;
reguli de comportament pe timpul evacurii;
reguli de utilizare a apei;
reguli de pstrare al alimentelor;
masuri pentru prevenirea mbolnvirilor;
modul de distribuire al ajutoarelor;
numrul de telefon verde pentru informaii

Epidemii sau pandemii

Pe timpul izbucnirii epidemiilor sau pandemiilor, comunicarea trebuie sa fac referire la:
modul de manifestare al epidemiei sau pandemiei;
simptome care caracterizeaz fenomenul;
masuri imediate ce trebuise luate de ctre populaie;
mod de acordare a primului ajutor;
structuri implicate in managementul situaiei;
locuri unde se primete ajutor specializat (vaccinare, tratament);
modul de informare al populaiei (radio, TV, sistem alarmare, pagini web);
punct de contact pentru informaii generale (telverde, e-mail)

Pagina 169

a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)

Canicula:
Pe timpul caniculei, comunicarea trebuie sa fac referire la:
a)
b)
c)
d)
e)
f)

durata estimata a fenomenului si aria afectata;

simptome care caracterizeaz insolaia;
masuri recomandate pentru prevenirea si reducerea efectelor caniculei;
servicii medicale si sociale organizate de ctre autoriti (puncte de distribuire a apei, puncte de prim
ajutor);
modul de informare al populaiei (radio, TV, sistem alarmare, pagini web);
punct de contact pentru informaii generale (telverde, e-mail)

Fenomene meteo periculoase

Pe timpul producerii fenomenelor meteo periculoase, comunicarea trebuie sa fac referire la:
Furtuni
a)
b)
c)
d)
e)
f)

codul de avertizare meteo si semnificaia acestuia;

locul/zona afectata;
numrul de victime: decedai si rnii;
masuri urgente ce trebuise luate de populaie;
forte si mijloace destinate interveniei;
punct de contact pentru informaii (nr tel, fax, e-mail, pagina web)

Cderi masive de zpad

a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)

zona afectata;
durata probabila a fenomenului;
numr de victime: decedai, rnii;
drumuri nchise, restricionate;
masuri ce trebuise luate de populaie;
forte si mijloace angajate in intervenie;
modul de distribuire al ajutoarelor;
punct de contact pentru informaii (nr tel, fax, e-mail, pagina web)

Accidente miniere care presupun blocarea in subteran sau surparea galeriilor

Pe timpul producerii accidentelor la minele prsite sau in cazul surprii galeriilor, comunicarea trebuie
sa fac referire la:
locul, data si ora producerii evenimentului;
zona/zonele afectata (in cazul surprilor);
personale afectate: decedai, rnii, blocai in subteran;
structuri implicate;
masuri luate de autoriti pentru salvarea victimelor;
masuri pentru asigurarea perimetrului afectat;
punct de contact pentru informaii (nr tel, fax, e-mail, pagina web).

Pagina 170

a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)

Anexa 3.2. Aspecte cheie la care trebuie sa fac referire comunicarea pe timpul derulrii
activitilor de prevenire
Inundaii
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)

n)
o)
p)
q)
r)
s)
t)
u)

prezentarea riscurilor asociate inundaiilor;

prezentarea zonelor inundabile din raza localitii;
cunoaterea modalitilor de aciune i comportament nainte, n timpul i dup inundaie;
cunoaterea semnificaiei codurilor de avertizare meteo si hidrologice: rou, portocaliu, galben i
verde;
contientizarea rolului proteciei individuale;
importana unui plan familial pentru cazuri de urgen;
promovarea planurilor de aprare mpotriva inundaiilor;
promovarea msurilor pentru protejarea gospodriei i anexelor;
cunoaterea locurilor de refugiu i a depozitelor de alimente, precum i a zonelor de evacuare;
recomandri privind utilizarea apei;
cunoaterea amplasrii punctelor de prim ajutor;
respectarea normelor i autorizaiilor administraiei publice locale privind construciile n zonele
inundabile: informarea populaiei cu privire la aceste norme i controlul respectrii acestora;
respectarea regimului silvic n ceea ce privete exploatarea lemnului prin depozitarea acestuia pe vi
n afara albiilor i curarea acestora de resturi de exploatare. promovarea aciunilor de mpdurire n
zonele de formare a viiturilor, n zonele inundabile i n luncile rurilor;
promovarea celor mai bune practici n domeniul agricol i silvic pentru reducerea riscului la inundaii;
interzicerea i sancionarea depozitrii la albiile cursurilor de ap a gunoaielor i resturilor provenite
din demolarea de construcii;
modul de utilizarea terenurilor situate n zonele inundabile;
reglementrile privind asigurarea obligatorie a locuinelor;
promovarea proiectelor construciilor de locuine adaptate zonelor inundabile: structur, subsoluri,
nivele, acces pentru evacuare;
cunoaterea ajutorului de care poate beneficia populaia;
promovarea voluntariatului;
ncurajarea participrii comunitii locale la activitile de prevenire.

Alunecrile de teren -

Pagina 171

Alunecrile de teren sunt evenimente de multe ori previzibile care n cea mai mare parte, se
produc dup precipitaii intense.
a) cunoaterea fenomenului si a efectelor acestuia;
b) cunoaterea zonelor expuse;
c) cunoaterea condiiilor n care se face evacuarea;
d) importana planului personal pentru evacuare;
e) cunoaterea regulilor de convieuire n locurile de evacuare;
f) necesitatea asigurrii locuinelor la dezastre;
g) promovarea necesitii de asigurare a culturilor agricole;
h) cunoaterea i respectarea normelor de construire pentru asigurarea cerinei de rezisten i
stabilitate a construciilor, chiar si pentru mediul rural;
i) cunoaterea i respectarea normelor i autorizaiilor administraiilor publice locale;
j) informarea populaiei cu privire la aceste norme i controlul respectrii acestora;

Incendii i Incendii de mare amploare

a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)

cunoaterea cauzelor frecvente de producere a incendiilor;

cunoaterea masurilor de protecie;
masuri de prevenire a incendiilor;
modul de lucrul cu focul deschis in zone cu puni sau mpdurite;
masuri ce se iau in caz de incendiu;
modul de folosire a numrului unic de apel de urgenta 112
planul familial;
cunoaterea masurilor de evacuare;
reguli de comportament pe timpul evacurii;
modul de informare a publicului privind evoluia incendiului (radio, TV, pagina web, prin intermediul
sistemului de alarmare etc)
nr. tel verde pentru informaii generale necesare publicului

Accidente
a)
b)
c)
d)
e)
f)

modul de setare al telefonului mobil pentru anunarea familiei;

modul de folosire al numrului unic de apel 112;
modul de acordare al primului ajutor;
modul de comportament la locul accidentului;
modul de folosire al trusei de prim ajutor.
punct de contact pentru informaii viitoare (nr.tel, fax, adresa e-mail)

Cutremur
Pe timpul producerii cutremurului, comunicarea trebuie sa fac referire la:
caracteristicile cutremurelor si modul de manifestare;
zona seismica si caracteristica acesteia;
modul de comportament pe timpul cutremurului;
cunoaterea elementelor de rezistenta din cldire;
cunoaterea modului de evacuare ieiri de urgen;
necesitatea expertizrii cldirilor nainte de achiziionare;
necesitatea asigurrii obligatorii a locuinelor;
asigurarea mobilei din locuina;
necesitatea existentei unei truse de supravieuire;
modul de comportament dup cutremur;
necesitatea existentei planului familial;
cunoaterea Planului de Evacuare;
modul de folosire a numrului 112;
cunoaterea modului de acordare al primului ajutor;
consecine colaterale ale cutremurului;
cunoaterea numrului de apel verde;
modul de comportament post-dezastru;
locuri de distribuire al ajutoarelor.

Pagina 172

a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)
n)
o)
p)
q)
r)

Accidente tehnologice (inclusiv accidente la haldele de steril)

construciile industriale factori de risc aflai in zona;
tipurile de substan folosite de agenii industriali, modul n care pot
periclita activitatea umana;
c)
zona posibil infectata/contaminata;
d)
reguli de evacuare;
e)
comportamentul n caz de evacuare/planul personal pentru evacuare;
f)
reguli de comportament n adpost sau n locurile special amenajate
g)
consecinele contaminrii/intoxicrii organismului, tipurile de boli/reacii
care pot fi provocate;
h)
simptomele intoxicrii/contaminrii i ale bolilor care pot fi provocate;
i)
masuri de protecie ce pot fi luate de ctre populaie;
j)
modul de acordare al primului ajutor;
k)
locul unde sunt organizate tratarea si acordarea ajutorului specializat;
l)
modul de protecie a apei, alimentelor i furajelor;
m)
mijloacele de protecie individual i de aciune pentru protecia
persoanelor din jur, mijloace de protecie antichimic a pielii;
n)
decontaminarea;
o)
carantina i regulile de comportare n carantin -igiena locuinei, igiena
bolnavilor, igiena apei, igiena alimentaiei-;
p)
sursele remanent poluate i protecia fa de acestea;
a)

b)

Avarierea construciilor hidrotehnice (inclusiv baraje, iazuri de decantare):

construcii hidrotehnice aflate in zona;
consecinele posibile ale accidentelor;
c)
zona posibil afectata;
d)
cunoaterea condiiilor n care se face evacuarea;
e)
Planul personal pentru evacuare;
f)
necesitatea asigurrii obligatorii a locuinelor;
g)
asigurarea culturilor agricole
h)
cunoaterea i respectarea normelor de construire pentru asigurarea cerinei de rezisten i
stabilitate a construciilor, chiar si pentru mediul rural
i)
convieuirea n locurile de refugiu.
a)

b)

Epidemiile sau pandemii naturale:

b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)

codul de avertizare meteo si semnificaia acestuia;

informarea populaiei cu privire la cauza generatoare a epidemiilor sau pandemiilor
informarea populaiei cu privire modul de rspndire a infeciei
masuri de protecie individuala;
masuri de protecie colectiva;
modul de comportare in colectiviti;
informaii privind servicii medicale disponibile
informaii privind stocurile de vaccinuri sau tratamente
informaii privind msurile de igien i control al infeciei

Pagina 173

a)

Canicula:
a)

cunoaterea fenomenului si a consecinelor acestuia asupra corpului uman;

b)

cunoatere codurilor de avertizare meteo si semnificaia acestuia;

c)

modul de acordare a primului ajutor;

d)

modul de folosire a numrului unic 112

e)

msuri recomandate pentru prevenirea i reducerea efectelor caniculei

msurile pe care angajatorii trebuie s le ia pe timpul caniculei
serviciile sociale oferite pe timpul caniculei

f)
g)

Fenomene meteo periculoase

Pe timpul producerii fenomenelor meteo periculoase, comunicarea trebuie sa fac referire la:
Furtuni
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)

cunoatere codurilor de avertizare meteo si semnificaia acestora;

cunoaterea fenomenului si a consecinelor acestuia;
cunoaterea masurilor de protecie individuala;
cunoaterea masurilor de protecie colectiva;
modul de aciune pe timpul furtunii;
modul de aciune post-eveniment;
modul de distribuire al ajutoarelor;
punct de contact pentru informaii (nr tel, fax, e-mail, pagina web)

Cderi masive de zpad

a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)

cunoaterea codurilor de avertizare meteo;

cunoaterea fenomenului si a consecinelor acestuia;
modul de acordare al primului ajutor;
cunoaterea masurilor de protecie individuala;
cunoaterea masurilor de protecie colectiva
modul de aciune pe timpul evenimentului;
modul de aciune post-eveniment;
modul de distribuire al ajutoarelor;
punct de contact pentru informaii (nr tel, fax, e-mail, pagina web)

Accidente miniere care presupun blocarea in subteran sau surparea galeriilor

zona/zonele cu risc de prbuire;
cunoaterea fenomenului si a posibilelor consecine;
modul de comportament in cazul prbuirii;
modul de aciune post-eveniment;
modul de acordare al primului ajutor;
punct de contact pentru informaii (nr tel, fax, e-mail, pagina web).

Pagina 174

a)
b)
c)
d)
e)
f)

Cuprins
Introducere............................................................................................................................................... 2
Manualul de Comunicare de Urgen pentru Comitetul Judeean pentru Situaii de Urgen............... 4
Faza I Pregtirea (previzionarea, pregtirea, atenuarea) ................................................................. 4
Populaia .......................................................................................................................................... 4
Planificarea ...................................................................................................................................... 6
Comunicaiile ................................................................................................................................... 8
Mass-media posturile de tiri ..................................................................................................... 12
CJSU. Reeaua de rspuns.............................................................................................................. 13
Percepia riscului ........................................................................................................................... 14
Instrument central de gestiune a situaiilor de urgen. Aplicaie GIS pentru managementul
situaiilor de urgen ..................................................................................................................... 17
Faza II Avertizarea ........................................................................................................................... 24
Populaia ........................................................................................................................................ 24
Mijloace de comunicare direct .................................................................................................... 25
Mass-media.................................................................................................................................... 25
CJSU. Reeaua de rspuns.............................................................................................................. 26
Faza III Situaia de urgen .............................................................................................................. 28
Populaia ........................................................................................................................................ 28
Mijloace de comunicare directe .................................................................................................... 29
Mass-media.................................................................................................................................... 29
CJSU. Reeaua de rspuns.............................................................................................................. 31
Faza IV Recuperarea ........................................................................................................................ 32
Populaia ........................................................................................................................................ 32
Media ............................................................................................................................................. 33
CJSU. Reeaua de rspuns.............................................................................................................. 33
Faza V Evaluarea................................................................................................................................. 33
Populaia ........................................................................................................................................ 33
Media ............................................................................................................................................. 34

Pagina 175

IGSU. Reeaua de rspuns.............................................................................................................. 34

Ghid decizional de bune practici cu privire la comunicarea i informarea populaiei n situaii de

urgen ............................................................................................................................................... 35
Decizii dificile n procesul comunicaional ......................................................................................... 41
Proceduri de comunicare pentru Comitetul Judeean pentru Situaii de Urgen ................................ 44
Proceduri standard de operare n cadrul Centrului Operaional Judeean pentru Situaii de Urgen,
necesare managementului situaiilor de rutin................................................................................. 46
Proceduri standard de operare n cadrul COJ pentru comunicare n situaii de rutin................. 46
Proceduri standard de operare n cadrul COJ pentru comunicare n situaii zilnice n cadrul
interveniei cu subuniti din mai multe structuri ........................................................................ 53
Proceduri standard de operare n cadrul COJ n vederea convocrii CJSU.................................... 60
Proceduri standard de operare n cadrul COJ pentru activarea CJCCI........................................... 65
Proceduri standard de operare pentru schimbarea turelor de serviciu n cadrul COJ .................. 69
Proceduri standard de operare n cadrul Centrului Judeean de Coordonare i Conducere a
Interveniei......................................................................................................................................... 73
Proceduri standard de operare pe timpul schimbrii turelor de serviciu n cadrul CJCCI ............. 73
Proceduri standard de operare n cadrul CJCCI, pentru cazul alegerii variantei de aciune celei mai
optime............................................................................................................................................ 77
Proceduri standard de operare n cadrul CJCCI, pentru informarea CJSU la producerea unui
eveniment ...................................................................................................................................... 82
Proceduri standard de operare n cadrul CJCCI pentru elaborarea procesului decizional ............ 87
Proceduri standard de operare n cadrul CJCCI Raport de situaie ............................................ 95
Proceduri standard de operare n cadrul CJCCI Raport de activitate zilnic pe linie de comunicare
....................................................................................................................................................... 96
Proceduri standard de operare n cadrul CJCCI, pentru schimbarea fazelor de activare .............. 98
Proceduri standard de operare necesare funcionarii Comitetului Judeean pentru Situaii de Urgen
......................................................................................................................................................... 105
Proceduri standard de operare pentru comunicarea n situaii de urgen la apariia unui
eveniment .................................................................................................................................... 105
Proceduri standard de operare n cadrul CJSU pentru elaborarea variantelor de aciune ......... 116
Proceduri Standard de comunicare pentru conducerea i coordonarea aciunilor de intervenie
..................................................................................................................................................... 125

Pagina 176

Anexa 1 ............................................................................................................................................. 135

Comunicat de pres ..................................................................................................................... 135

Conferina de pres ..................................................................................................................... 136
Invitaia pentru conferina de pres din .......... ........................................................................... 140
Pregtirea conferinei de presa ................................................................................................... 141
Desfurarea conferinei de presa............................................................................................... 142
Macheta de pres ........................................................................................................................ 143
Fia cu ntrebri i rspunsuri anticipate ..................................................................................... 144
Declaraie de presa ...................................................................................................................... 145
Interviu......................................................................................................................................... 146
Declaraie pe timpul interveniei (comandantul interveniei) .................................................... 147
Macheta suport pentru persoane publice ................................................................................... 148
CERERE DE ACREDITARE A ZIRITILOR ......................................................................................... 149
FI DE NREGISTRARE A SOLICITRILOR ADRESATE DE MASS MEDIA ....................................... 150
Lista de verificare a Informaiei ................................................................................................... 151
REGISTRU INTERN DE DIFUZARE AL INFORMATIILOR.................................................................. 152
REGISTRU INTERN DE APELURI TELEFONICE SI CERERI................................................................ 153
Anexa 2 Reguli de comunicare ...................................................................................................... 154
I.

Principiile comunicrii n situaii de urgen ........................................................................ 154

II.

Obiective de comunicare...................................................................................................... 154

III.

Categorii de public int ................................................................................................... 154

IV.

ACTIVITATEA DE PREGTIRE PENTRU GESTIONAREA COMUNICRII............................... 154

V.

COMUNICAREA PE TIMPUL GESTIONRII URGENEI ....................................................... 160

VI.

COMUNICAREA N PERIOADA POSTURGEN ................................................................. 164

Anexa 3.1. Aspecte cheie la care trebuie sa fac referire comunicarea pe timpul evenimentelor . 167
Anexa 3.2. Aspecte cheie la care trebuie sa fac referire comunicarea pe timpul derulrii activitilor
de prevenire ..................................................................................................................................... 171

Pagina 177

Cuprins ............................................................................................................................................. 175

Reducerea riscurilor la nivel judeean printr-o mai bun comunicare n cadrul Comitetului
Judeean pentru Situaii de Urgen Cod SMIS -22394
Editor: Consiliul Judeean Dmbovia
Coninutul acestui material nu reprezint n mod obligatoriu poziia oficial a Uniunii
Europene sau a Guvernului Romniei.

Pagina 178

Finanat prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative

din Fondul Social European n perioada 27.09.2013 - 27.11.2014