Carte Turismul de Evenimente

TURISMUL DE EVENIMENTE - MANAGEMENT I MARKETING
CUPRINS
CAPITOLUL 1. CONINUTUL TURISMULUI DE EVENIMENTE

(C.A. BLTESCU)........................................................................................
1.1. Ce este turismul de evenimente?............................................................
1.2. Tipuri de evenimente..............................................................................
1.3. Caracteristicile evenimentelor................................................................
1.4. Turismul de evenimente component a industriei turismului..............
1.5. Oportuniti profesionale n turismul de evenimente.............................
CAPITOLUL 2. MARKETINGUL TURISMULUI DE
EVENIMENTE (C.A. BLTESCU)...........................................................
2.1. Necesitatea aplicrii marketingului n cadrul turismului de
evenimente....................................................................................................
2.2. Procesul lurii deciziei de participare la eveniment...............................
2.3. Satisfacia participrii la eveniment i percepia calitii...
2.4. Planificarea strategic de marketing n turismul de evenimente............
2.4.1. Conceptul de planificare strategic de marketing.............................
2.4.2. Segmentarea i intirea pieei turismului de evenimente..
2.4.3. Poziionarea evenimentelor...............................................................
2.4.4. Stabilirea obiectivelor de marketing ale evenimentelor..................
2.4.5. Mixul de marketing n turismul de evenimente................................
2.4.6. Destinaiile turistice, branduri, organizaii de marketing ale
destinaiilor (DMO).......................................................................................
2.4.7. Marketingul relaional n turismul de evenimente............................
CAPITOLUL 3. CEREREA PENTRU TURISMUL DE
EVENIMENTE (C.A. BLTESCU)...........................................................
3.1. Clienii turismului de evenimente...........................................................
3.2. Consumatorii turismului de evenimente.................................................
3.3. Determinani i motivatori ai cererii pentru turismul de evenimente.....
CAPITOLUL 4. OFERTA PENTRU TURISMUL DE
EVENIMENTE. PRODUCTORI I INTERMEDIARI
(C.A. BLTESCU)........................................................................................
4.1. Structuri naionale, asociaii i organisme profesionale.
4.2. Organizaii comerciale i firme cu rol de sprijin implicate n turismul
de evenimente
1
5
5
10
15
17
20
23
23
24
25
26
26
28
30
30
31
37
42
44
44
49
53
56
56
58

4.2.1. Ofertani pe piaa turismului de evenimente.
4.2.1.1. Uniti care gzduiesc evenimente.
4.2.1.2. Firme de transport turistic...........................................................
4.2.1.3. Uniti de cazare........................................................................
4.2.1.4. Firme care presteaz serviciile auxiliare...................................
4.2.2. Intermediari i agenii specializate n organizarea de
evenimente.....................................................................................................
4.2.2.1. Organizatori de conferine..........................................................
4.2.2.2. Companii de management ale destinaiilor (DMC)....................
4.2.2.3. Agenii de intermediere a locaiilor............................................
4.2.2.4. Companii care asigur producia evenimentelor........................
4.2.2.5. Agenii specializate n turismul stimulativ.................................
4.2.2.6. Organizatori de expoziii............................................................
4.3. Selecia intermediarilor i a ageniilor specializate n organizarea de
evenimente.....................................................................................................
CAPITOLUL 5. PLANIFICAREA DEZVOLTRII TURISMULUI
DE EVENIMENTE (C.A. BLTESCU).....................................................
5.1. Coordonatele dezvoltrii destinaiilor turistice axate pe organizarea
turismului de evenimente...............................................................................
5.2. Procesul de planificare strategic a dezvoltrii turismului de
evenimente..................................................................................................
5.2.1. Analiza strii de fapt.
5.2.2. Fixarea obiectivelor pentru dezvoltarea turismului de evenimente..
5.2.3. Crearea structurilor organizatorice pentru dezvoltarea turismului
de evenimente................................................................................................
5.2.4. Conturarea strategiei pentru dezvoltarea turismului de evenimente.
5.2.5. Implementarea strategiei pentru dezvoltarea turismului de
evenimente.....................................................................................................
5.2.6. Evaluarea strategiei pentru dezvoltarea turismului de
evenimente...
CAPITOLUL 6. COMUNICAREA DE MARKETING N
TURISMUL DE EVENIMENTE (C.A. BLTESCU)..............................
6.1. Coninutul comunicrii de marketing n turismul de evenimente...
6.2. Metode de stabilire a bugetului comunicrii de marketing.....................
6.2.1. Stabilirea plafonului bugetar pe care organizatorii i-l permit.........
6.2.2. Stabilirea bugetului pe baza unui procent din volumul estimat de
vnzri..........................................................................................................
6.2.3. Metoda paritii competiionale........................................................
6.2.4. Stabilirea bugetului n funcie de obiectivele evenimentului............
6.3. Componentele comunicrii de marketing n turismul de evenimente....
6.3.1. Publicitatea........................................................................................
6.3.2. Relaiile publice................................................................................
6.3.3. Promovarea vnzrilor......................................................................
2
59
59
60
60
61
61
61
62
73
73
73
74
75
77
77
78
79
81
83
84
85
87
88
88
89
90
90
90
91
92
92
93
94

6.3.4. Marketingul direct............................................................................
6.3.5. Website-ul evenimentului.................................................................
6.3.6. Mediile sociale...............................................................................
CAPITOLUL 7. PLANIFICAREA EVENIMENTELOR
(C.A. BLTESCU)........................................................................................
7.1. Elaborarea conceptului...........................................................................
7.2. Stabilirea obiectivelor.............................................................................
7.3. Importana educaiei...............................................................................
7.4. Analiza nevoilor......................................................................................
7.5. Formularea obiectivelor SMART...........................................................
7.6. Alegerea locaiei.....................................................................................
7.7. Solicitarea propunerilor..........................................................................
7.8. Constrngerile bugetare..........................................................................
7.9. Controlul costurilor.................................................................................
7.10. Controlul asupra evenimentului............................................................
7.11. Planificarea evenimentului n baza unui scenariu.................................
CAPITOLUL 8. PRODUCIA UNUI EVENIMENT
(C.A. BLTESCU)........................................................................................
8.1. Tipul programului...................................................................................
8.2. Cuprinsul programului............................................................................
8.3. Orarul evenimentului..............................................................................
8.4. Funciile pauzelor i meselor..................................................................
8.5. Aranjamente legate de moderatori..........................................................
8.6. Echipamentul audio-video......................................................................
8.7. Managementul moderatorilor pe perioada desfurrii evenimentului..
8.8. Activitile de agrement..........................................................................
8.9. Alte activiti incluse n producia evenimentului..................................
CAPITOLUL 9. MANAGEMENTUL ACTIVITILOR DE
ALIMENTAIE...........................................................................................
9.1. Coordonate generale ale managementului activitilor de alimentaie
(C.A. BLTESCU)........................................................................................
9.1.1. Planificarea activitilor de alimentaie............................................
9.1.2. Tipuri de mese servite.......................................................................
9.1.3. Generaliti privind meniurile...........................................................
9.1.4. Regizarea serviciilor de alimentaie..................................................
9.1.5. Tipuri de servire (cu excepia sistemelor aplicate la banchet)..........
9.1.6. Comercializarea buturilor...............................................................
9.1.7. Aspecte psihologice ale activitilor de alimentaie.........................
9.2. Organizarea banchetului i recepiilor (N.A. NEACU)........................
9.2.1. Criterii de asociere a preparatelor culinare.......................................
9.2.2. ntocmirea listelor de preparate........................................................
9.2.3. Reguli pentru alctuirea meniurilor..................................................
9.2.4. Servirea clienilor..............................................................................
3
94
95
96
97
97
99
100
101
101
103
104
104
106
106
108
110
110
111
114
116
117
119
119
121
121
125
125
125
127
128
130
130
132
133
133
134
136
140
143

9.2.5. Aranjarea i decorarea meselor.........................................................
CAPITOLUL 10. DETERMINAREA COSTURILOR TOTALE I
EVALUAREA EVENIMENTULUI (C.A. BLTESCU)..........................
10.1. Determinarea costurilor totale ale evenimentului.................................
10.2. Evaluarea evenimentului.......................................................................
BIBLIOGRAFIE..........................................................................................
ANEXA. NEGOCIIND CU HOTELURILE. IDEI I SFATURI
PENTRU ORGANIZATORII DE EVENIMENTE.................................
147
148
148
152
154
158
CAPITOLUL 1
CONINUTUL TURISMULUI DE EVENIMENTE
Evenimentele au devenit n ultima perioad o modalitate constant de
exprimare a implicrii firmelor, asociaiilor, instituiilor guvernamentale, etc. n
societatea contemporan, fie ca expresie a culturii organizaionale proprii, fie ca
o form de evideniere a prezenei pe piaa n cadrul creia i desfoar
activitatea curent.
Indiferent de scopul care a stat la baza organizrii evenimentului se poate
evidenia o trstur aparte: sunt reunii oameni pentru a discuta subiecte de
interes comun, pentru a face schimb de informaii sau idei, pentru a negocia,
pentru a pune bazele sau a consolida relaiile de afaceri, cu motivaia esenial a
sporirii performanelor i competitivitii pe piaa intern sau internaional.
1.1. Ce este turismul de evenimente?
Semnificaia originar a termenului "eveniment" este nu numai aceea de
"manifestaie", ci i cea de "ntmplare important" (Schfer-Mehdi 2008, p.9).
Conform definiiei din Dicionarul Explicativ al Limbii Romne (Institutul de
lingvistic "Iorgu Iordan" 1998), evenimentul este "o ntmplare important, un
fapt de mare nsemntate".
Evenimentul se transpune n aciuni bine delimitate sub aspect spaial i
temporal, are trsturi unice care l difereniaz de ntrunirile anterioare,
participanii doresc s se afle "acolo", lipsa prezenei fiind perceput drept o
oportunitate irosit i, de asemenea, este conceput special pentru atingerea unor
obiective prestabilite. Dezvoltarea tehnologiilor informaionale faciliteaz
organizarea de evenimente virtuale, dei practica a demonstrat un interes mai
sczut acordat acestor sisteme organizatorice. Evenimentele se desfoar, n
continuare, pe scar larg, n formatele clasice. Oamenii prefer s se vad fa
n fa, este plcut i de dorit s te ntlneti cu profesioniti din acelai
domeniu, varianta clasic conferind efecte maxime de autoperfecionare i
nvare, n timp ce ntlnirile virtuale nu au aceleai beneficii. ntrunirile clasice
asigur ambele forme de comunicare, att verbale ct i nonverbale. Expresiile
faciale ale celor cu care ne ntlnim, felul n care ne strngem minile, ntreg
comportamentul nonverbal relev aspecte importante n economia participrii la
manifestare ce nu pot fi nlocuite atunci cnd sunt organizate evenimente
virtuale.
Rob Davidson (1991, p.3) aprecia faptul c "turismul de afaceri este
generat de activitile profesionale, reprezentnd cea de-a doua motivaie care
5
st la baza efecturii cltoriilor n scop turistic (prima dintre motivaii fiind

petrecerea timpului liber, destindere, "leisure") i, totodat, cea mai veche form
de deplasare cunoscut n istorie". Pentru evidenierea componentelor ce
alctuiesc turismul de afaceri autorul amintit enumera urmtoarele categorii:
organizarea de evenimente, trguri i expoziii, conferine i convenii.
Turismul de afaceri (business) reprezint o form de turism cu scopuri
comerciale, guvernamentale sau educaionale, avnd partea de agrement ca
motivaie secundar. Cuprinde, n sens larg, cltoriile persoanelor pentru
scopuri legate de activitatea profesional a acestora, respectiv deplasri n scop
comercial sau de alt natur, participri la diverse manifestri organizate de
entiti economice sau administrative pentru reprezentanii lor (Stnciulescu
2010, p. 20).
Turismul de afaceri este un termen cu o accepiune larg incluznd toate
componentele experienei de cltorie pentru cei care se deplaseaz n scop
lucrativ (Swarbrooke and Horner 2001 p. 3).
Turismul de afaceri se identific prin urmtoarele caracteristici
(Stnciulescu 2010, p. 21):
Este cea mai profitabil form de turism;
Se desfoar tot timpul anului, sezoanele de vrf fiind primvara i toamna;
Include o gam variat de servicii de agrement;
Investiiile specifice stimuleaz dezvoltarea urban;
Presupune servicii de foarte bun calitate;
Genereaz un volum nsemnat de ncasri pentru firmele direct implicate,
tarifele practicate fiind ridicate;
Se apreciaz c aproximativ 40% din turitii de afaceri se rentorc cu familiile,
n aceleai destinaii, pentru cltorii n scopuri personale;
Are mai puine consecine negative asupra mediului dect turismul clasic.
Pachetul minimal de servicii oferit n turismul de afaceri include cazarea
n hoteluri cu confort ridicat, transferuri aeroport-hotel, contravaloarea biletelor
de transport, precum i servicii de birotic i secretariat. Organizatorii pun la
dispoziia participanilor sli de conferine dotate cu echipamente specifice, sunt
organizate vizite, programe de divertisment, mese festive, etc.
Tipologia activitilor care alctuiesc turismul de afaceri include
(Swarbrooke and Horner 2001 p. 4):
- ntruniri i conferine cu caracter local, naional, internaional
organizate de diferite companii sau asociaii;
- Congrese i convenii cu larg participare internaional;
- Traininguri;
- Organizarea de trguri i expoziii;
- Lansri de produse;
- Turismul de stimulare;
- Schimburile de studeni i cadre didactice ntre universiti;
6

-
Cltoriile de afaceri individuale;

Servicii militare prestate n alte locuri dect acelea unde se afl baza;
Migraiile periodice ale forei de munc;
Aciuni de caritate - proiecte ale organizaiilor nonguvernamentale
realizate n alte locaii de ct cele unde i au sediul;
- Deplasarea angajailor guvernamentali care cltoresc n interesul
statului i scopuri diplomatice.
n ultimii ani se remarc apariia unor entiti care au ca obiect
organizarea de evenimente, desemnate prin utilizarea urmtoarelor acronime:
MICE: Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions sau
MEEC: Meetings, Expositions, Events and Conventions.
Creterea numrului i, corespunztor, a volumului ncasrilor generat de
organizarea diferitelor "manifestri deosebite" care reunesc un numr de
participani a influenat folosirea pe scar larg a termenului "turism de
evenimente".
Linia de demarcaie ntre turismul de evenimente i managementul
evenimentelor este destul de greu de trasat. Evenimentele, n ansamblul lor, sunt
incluse, pe scar larg, n categoria atraciilor, animaiei, creatorilor de piee sau
de imagine, aprecieri constant formulate de ctre firmele direct implicate n
promovarea turistic a unei destinaii (DMO - Destination Marketing
Organization), att n cazul turismul "leisure" ct i pentru cel de afaceri.
Organizatorii de conferine i convenii sunt considerai productori n cadrul
turismului de afaceri, iar festivalurile sau evenimentele sportive sunt apreciate
drept componente ale turismului de recreere.
Din punctul de vedere al industriei turismului, evenimentele mbrac
forma unor aranjamente organizate minuios, concepute cu scopul de a reine
atenia i de a atrage acea parte a clientelei poteniale interne i internaionale
pentru care evenimentele respective constituie motivul principal al cltoriilor
(Neagu 2000, p.118).
Semnificativ este definiia dat turismului de evenimente de Getz (1991,
p.14), conform creia "Turismul de evenimente este planificarea, dezvoltarea i
marketingul sistematic al evenimentelor speciale i festivalurilor considerate ca
atracii turistice, catalizatoare ale dezvoltrii i concretizrii imaginii pentru
atraciile arealelor de destinaie".
Turismul de evenimente este un termen unanim acceptat pentru a exprima
participarea industriei turismului la transpunerea n fapt a manifestrilor
importante, evideniind activitile specifice pe care le presupun planificarea,
organizarea i marketingul acestor "ntmplri deosebite", firmele i oamenii
implicai, ateptrile i nevoile identificate, precum i cile de urmat pentru ca
"ntmplarea" s devin o "amintire memorabil".
Turismul de evenimente reprezint att o pia pentru desfurarea
activitilor managerilor de evenimente ct i o modalitate concret pentru
dezvoltarea unei destinaii turistice (Getz 2008, p. 406).
7

n figura 1.1 este evideniat stadiului actual al cunoaterii teoretice n
domeniul turismului de evenimente.
Figura 1.1. Stadiul actual al cunoaterii n domeniul turismului de
evenimente
Antecedente personale i selecii:
- Nevoi, motivaii, preferine

- Contextul timpului liber i al timpului de munc
- Bariere i constrngeri
- Influenele culturale i cele
exercitate de ctre comunitate
Modele temporale
Modele spaiale
Planificarea i managementul
turismului de evenimente:
-
Natura i coninutul
experienei turismului de
evenimente:
Stakeholderi i organizatori
Obiective i strategii
Resurse
Profesionalism
- Experiena de cltorie i
participare la eveniment (
ale vizitatorilor,
participanilor,
organizatorilor)
- Percepii legate de turismul
de evenimente
Contextul politic
Modele i procese:
-
Rezultate i impact:
-n plan personal
-Asupra societii
-Cultural
-Economic
-Asupra mediului nconjurtor
Crearea cunoaterii
-Modele spaiale i temporale

- Contextul politic
- Cunoaterea
Sursa: Adaptare dup Getz, D. (2008) "Event Tourism: Definition, evolution and research", Tourism
Management, Vol. 29, p. 413
Experiena participrii la un eveniment este diferit pentru cel care

locuiete n cadrul comunitii unde are loc manifestarea i cel care se
deplaseaz pentru a fi prezent la eveniment. De asemenea, experiena are
conotaii diverse pentru cel care a ales s se deplaseze special n acest scop i cel
care, n cadrul unui context mai larg de petrecere agreabil a timpului liber, se
numr printre participani. Toate aceste elemente contureaz esena turismului
8

de evenimente, respectiv coninutul experienei generat de practicarea acestei
forme de turism. Din acest punct de vedere, posibilitile existente sunt
numeroase, de la distracie, agrement, petreceri n diverse forme de organizare,
pn la ritualuri de celebrare sau motivaii religioase. O parte nsemnat a
evenimentelor sunt organizate avnd drept obiectiv principal mbuntirea
gradului de cunoatere al participanilor, n timp ce altele au un scop comercial
declarat.
n vederea conceptualizrii experienei sunt importante urmtoarele
dimensiuni: ce fac participanii (comportamentul), emoiile i predispoziiile lor
(atitudini), precum i informarea, percepiile, nelegerea (elementele cognitive).
n acest context, experiena n cadrul turismului de evenimente poate fi
evideniat pornind de la nevoile, motivaiile, atitudinile i ateptrile generate
de dorina de participare, coroborate cu tririle generate de participarea efectiv,
la care se adaug refleciile post-participare i influenele asupra
comportamentului viitor.
Antecedentele n practicarea turismului de evenimente sunt generate de
factori de ordin personal, cultural sau social. Participarea la un eveniment ca i
component a activitii profesionale sau ca aciune ntreprins n timpul liber
reprezint factori eseniali care influeneaz comportamentul participantului.
Beneficiile resimite prin desfurarea acestei activiti se ncadreaz deopotriv
n categoria beneficiilor generice (determinate de experiena turistic, n
ansamblul su) sau a beneficiilor specifice (asociate concordanei existente ntre
ateptrile participanilor i coninutul propriu-zis al evenimentului).
Analiza motivaiilor relev o palet foarte larg a stimulilor care explic
succesul unui eveniment. Dintr-o list lung de motivaii pot fi exemplificate
agrementul, dorina de a diversifica petrecerea timpului liber, de a socializa, de a
nva ceva nou, etc.
Planificarea i managementul turismului de evenimente reprezint
atributul firmelor specializate din categoria organizaiilor DMO, care se bucur
de sprijin larg din partea firmelor de turism locale, n special a unitilor
hoteliere, care i asigur astfel clientela necesar, n special n perioadele de
extra-sezon. Din acest punct de vedere, este demn de remarcat atenia sporit
acordat parteneriatelor i colaborrilor n organizarea de evenimente.
Modele i procese. Aspectele spaiale care explic practicarea turismului
de evenimente sunt dificil de evideniat, existnd o multitudine de elemente care
justific organizarea manifestrii ntr-un anumit loc. Un reper important pentru a
fi luat n considerare de organizatori este distana fa de domiciliul
participanilor, fiind demonstrat scderea atractivitii evenimentului pe msura
creterii distanei de deplasare i, corespunztor, a cheltuielilor de cltorie.
Sub aspect temporal, este unanim acceptat faptul c evenimentele
contribuie la creterea cererii turistice n perioadele cu afluen sczut de
vizitatori. Totodat, este cunoscut i tendina de organizare a evenimentelor n
vrful de sezon, moment care garanteaz un numr nsemnat de participani. n
9

acest context, aglomeraia generat poate produce perturbaii, deopotriv la
nivelul rezidenilor, care i manifest atitudinea de a-i prsi domiciliul, dar i
asupra turitilor aflai la destinaie, ndeprtai de spectrul haosului. O tem
temporal important este legat de repetabilitatea evenimentelor, aspectele
manageriale eseniale fiind asociate atractivitii, caracterului unicat i
elementelor sustenabile de organizare.
Analiza contextului politic evideniaz implicarea ntr-o msur mai mare
sau mai mic a autoritilor naionale sau locale n derularea evenimentelor, dei
efectele pozitive resimite la nivel economic, social, cultural, etc. sunt adeseori
substaniale.
Crearea cunoaterii se identific prin intermediul numeroaselor lucrri i
articole aprute n literatura economic i care subliniaz interesul n cretere
acordat acestui domeniu de studiu i analiz.
Beneficii i impact. Turismul de evenimente este justificat, n primul rnd,
de perspectiva beneficiilor economice. Nu pot fi ns neglijate beneficiile de
ordin social, la nivelul comunitilor, de ordin personal, la nivelul
organizatorilor i participanilor, dar i beneficiile culturale i cele la nivelul
mediului nconjurtor. Turismul de evenimente ar trebui considerat un sistem
deschis, cuprinznd "inputuri" (ntre care costurile de organizare, dezvoltarea
facilitilor, aciunile de marketing), "procese de transformare" (evenimente ca i
motoare ale schimbrilor) i "rezultate" (efecte, att cele ateptate, ct i cele
nedorite).
Managerii evenimentelor interesai s utilizeze ntr-o manier total
potenialul turistic de care dispun, ar trebui s devin stakeholderi importani n
cadrul comunitii sau destinaiei turistice unde i desfoar activitatea. Prin
intermediul relaiilor de colaborare cu repezentanii acesteia, evenimentele ar
putea deveni elemente cu influene majore asupra poziionrii sau brandului unei
destinaii, contribuind la dezvoltarea acesteia, la realizarea i aplicarea unor
aciuni de cercetare i evaluare, cu efectul scontat al evoluiei pozitive al
sectorului turistic n ansamblul su.
1.2. Tipuri de evenimente
Evenimentele au devenit surse importante de ctiguri pentru firmele
organizatoare dar, totodat, dimensiuni nsemnate n economia unui ora sau a
unei destinaii turistice. n SUA de exemplu, pentru ca un ora s fie considerat
important, ar trebui s aib un centru de conferine i un stadion sau o aren
pentru manifestri sportive i alte evenimente de anvergur.
Tipurile de evenimente organizate sunt diverse, cele mai relevante
caracteristici de difereniere fiind dimensiunea, forma sau coninutul acestora
(Bowdin et al 2012, pp. 20-29). Dimensiunea este apreciat dup mrimea
impactului, evaluat la rndul su n funcie de numrul de participani,
reprezentarea media, profil, infrastructura implicat, costuri i beneficii. Din
acest punct de vedere se difereniaz evenimentele cu caracter local,
10

evenimentele majore, evenimentele din grupa "hallmark" (care se bucur de
recunoatere, asemenea mrcilor) i mega-evenimentele.
Evenimentele locale sunt cele organizate la nivelul comunitilor,
categorie n care sunt incluse festivalurile i evenimentele locale care se
individualizeaz prin audien la nivelul comunitii i valoarea lor social i de
recreere. Beneficiile de organizare rezid n sporirea sentimentului de
apartenen, contiin i mndrie ale membrilor comunitii respective. n baza
acestor elemente sunt evenimente care se bucur de un sprijin larg din partea
autoritilor locale, fiind considerate componente ale strategiei de dezvoltare
general i cultural.
Evenimentele majore sunt caracterizate prin capacitatea de a atrage o
audien semnificativ, o parte nsemnat a media, precum i beneficii
economice importante. Competiiile sportive internaionale reprezint
evenimente tipice pentru aceast categorie.
Evenimentele de tip "hallmark" se confund practic cu identitatea unui
ora, a unei regiuni, devenind, n timp, un sinonim al oraului, regiunii, etc.
Acest termen are conotaii teoretice diverse. Ritchie (1984, p.2) include n
aceast grup evenimente majore cu caracter de unicat, sau cu repetabilitate
stabilit pentru o perioad scurt de timp, organizate n scopul sporirii nivelelor
de recunoatere i de profitabilitate ale unei destinaii turistice, iar Getz (2005)
le consider manifestri cu caracter autentic, bazate pe tradiii, originalitate,
calitate, intens mediatizate, care reuesc s confere destinaiei un avantaj
competiional recunoscut. n timp, evenimentul i destinaia beneficiaz de o
asociere intrinsec n imaginea vizitatorilor (cum sunt Mardi Gras i New
Orleans, Festivalul filmului European i oraul francez Cannes, Carnavalul i
Rio de Janeiro, Oktoberfest i Mnchen, etc.).
Mega-evenimentele se caracterizeaz printr-o participare masiv,
influenele economice sunt remarcabile, iar media este implicat la nivel gobal.
n aceast grup se includ Jocurile Olimpice, Cupele Mondiale de Fotbal, n
general toate evenimentele cu audien mondial. Mega-evenimentele au
reprezentat, de-a lungul timpului, obiectul analizelor cu privire la impactul
exercitat asupra atractivitii turistice, rolul de formator de imagine, precum i
factor al dezvoltrii.
Sub aspectul formei sau coninutului cele mai relevante evenimente sunt
cele culturale, sportive i de afaceri.
n baza acestor aseriuni, Getz realizeaz o piramid a evenimentelor,
elementele n funcie de care se apreciaz diferenele fiind repetabilitatea,
periodicitatea organizrii, precum i cererea manifestat pentru aceste
manifestri i, asociat, valoarea lor. Stabilirea valorii evenimentului vizeaz
analiza unor factori semnificativi, ntre care potenialul de cretere, cota de pia,
suportul din partea comunitii, calitatea organizrii, beneficiile aduse de
eveniment, caracterul sustenabil, .a. n funcie de aceste trsturi evenimentele
pot fi structurate dup cum urmeaz:
11

Evenimente cu caracter local, care sunt organizate periodic sau sunt
irepetabile, pentru care cererea turistic este sczut, corespunztor
valoarea de ansamblul a evenimentului este redus;
Evenimente cu caracter regional, organizate periodic sau
irepetabile, a cror cerere turistic este de nivel mediu;
Evenimente periodice din categoria "hallmark" , cererea turistic i
valoarea nregistrate sunt ridicate;
Mega-evenimente ocazionale, cu cerere turistic i valoare de
dimensiuni apreciabile.
Principalele forme ale turismului de evenimente sunt evideniate tot de
Getz care realizeaz o clasificare pe baza diferenelor determinate de scopul i
programul organizatoric. Pot fi astfel identificate evenimente cu caracter public
(cum sunt, de exemplu, festivalurile n cadrul unei comuniti, ce conin o
multitudine de activiti n programul prestabilit, iar scopul central al derulrii
rezid n sporirea sentimentelor de mndrie i apartenen la comunitatea
respectiv), n timp ce altele urmresc mbuntirea performanelor
profesionale, competiia, distracia sau crearea unui cadru pentru socializare.
Evenimentele frecvent organizate se nscriu n urmtoarele grupe:
Celebrri culturale (festivaluri, carnavaluri, comemorri,
evenimente religioase);
Evenimente cu caracter politic i guvernamental (summit-uri,
ntruniri politice, vizite ale unor personaliti);
Evenimente cu caracter artistic (concerte, acordarea de premii i
distincii);
Evenimente cu scop de afaceri (ntruniri, convenii, trguri i
expoziii, etc.);
Evenimente cu caracter educaional i tiinific (conferine,
seminarii, evenimente de tip "clinic");
Evenimente sportive (cu participare n calitate de sportiv
profesionist sau amator sau ca public spectator);
Evenimente cu scop recreativ (organizarea de competiii sportive
sau de agrement);
Evenimente cu caracter privat (nuni, petreceri, etc.).
Un numr nsemnat de evenimente organizate se desfoar fr s se in
cont de potenialul sau atractivitatea lor sub aspect turistic. Motivele rezid, pe
de o parte, din interesele de cu totul alt natur ale organizatorilor i, pe de alt
parte, din lipsa unei relaii directe ntre eveniment i turism. n numeroase
situaii, organismele de tip DMO (acolo unde exist) ignor sau consider c un
eveniment organizat n zon prezint potenial turistic redus, prin urmare nu se
implic, iar la nivel general, asemenea realiti evideniaz deopotriv lipsa unui
plan de dezvoltare turistic i lipsa unor politici complexe care s coordoneze
managementul evenimentelor.
12

n practic sunt utilizai o serie de termeni pentru a desemna formele de
manifestare ale turismului de evenimente, precum ntrunire, expoziii,
simpozioane, congrese, evenimente sau convenii, etc.
De ce se folosesc aceti termeni n mod difereniat?
Care este relevana evenimentelor pe care le semnific n activitatea
economic?
Sunt ele, de fapt, unul i acelai lucru sau sunt chestiuni diferite i care
sunt diferenele?
n industria evenimentelor de peste ocean, acolo unde acronimul cel mai
frecvent utilizat este acela de "MEEC", cuvntul eveniment (meeting) exprim
ansamblul activitilor desfurate cu scop economic, educaional sau social.
Asociaiile utilizeaz n mod frecvent termenul pentru a desemna o combinaie
ntre aciuni educaionale i expoziii. n aceast categorie sunt incluse seminarii,
forumuri, simpozioane, conferine, workshopuri, etc.
Aspectele anterior evideniate subliniaz complexitatea i diversitatea
turismului de evenimente. Pe de alt parte, se remarc faptul c termenul
"eveniment" este utilizat n mod inflaionist, aproape orice care are aparena unei
ntmplri deosebite este etichetat folosindu-se acest cuvnt, ceea ce genereaz
probleme reale de nelegere (Schfer-Mehdi 2008, p.9).
n continuare sunt prezentate definiiile celor mai importante concepte
utilizate (Fenich 2008, pp. 10-12).
ntrunire. Un eveniment a crui activitate principal const n
participarea invitailor la sesiuni cu scop educaional, la discuii, pentru a
socializa sau pentru a participa la diferite aciuni organizate cu acest prilej. Nu
are component expoziional.
Convenie. Un eveniment avnd drept activitate principal participarea
invitailor la diferite sesiuni educaionale, participarea la ntruniri/discuii care s
asigure condiiile de intercomunicare ntre cei prezeni sau participarea la alte
aciuni organizate cu ocazia evenimentului. Are o component expoziional
secundar.
Trg expoziional (Exhibition).
(1) Un eveniment a crui principal activitate const n vizitarea de ctre
participani a raioanelor concepute n acest scop. Aceste evenimente se axeaz,
n special, pe relaia business-to-business (B-to-B).
(2) Mai poate include i expunerea de produse i materiale promoionale
ca expresie a aciunilor de comunicare de marketing, cu scopuri de vnzare
i/sau de promovare; din acest punct de vedere se identific cu expoziiile i
trade show-urile.
Expoziie (Exposition). O expunere de produse i servicii.
Trade Show. O expunere de produse i servicii care se adreseaz unei
anumite clientele i nu este deschis publicului larg.
Seminar.
13

(1) O prezentare sau un dialog care permite invitailor s fac schimb de
idei ntr-un anumit domeniu, cu participarea unui moderator, de obicei un expert
n materie, care conduce discuiile.
(2) Un eveniment sau o serie de evenimente la care particip zece sau
mai muli specialiti care au preocupri diferite, dar care au un interes comun i
s-au reunit pentru a dobndi cunotine noi. Programul seminarului este astfel
conceput nct s asigure perfecionarea participanilor.
Workshop.
(1) O ntrunire a unui numr de persoane care particip la discuii intense.
A fost conceput cu scopul de a reuni delegai i a favoriza schimbul de preri
ntr-o anumit disciplin sau pe un anumit subiect.
(2) O sesiune public i informal de discuii libere care se organizeaz
ntre sesiunile plenare sau comisiile congreselor i conferinelor sau un cadru
pentru desfurarea de discuii asupra unui subiect ales de participani sau
asupra unei probleme anume stabilit de organizatori.
(3) O sesiune de training la care participanii, n special prin intermediul
exerciiilor, i dezvolt abiliti sau capt cunotine ntr-un anumit domeniu.
Conferin.
(1) O ntrunire participativ organizat pentru a asigura un cadru pentru
discuii, gsirea unor soluii, rezolvarea unor probleme sau consultare.
(2) Un eveniment montat de o organizaie pentru a descoperi i schimba
opinii, pentru a transmite un mesaj, pentru a deschide o dezbatere sau pentru a
face publice unele puncte de vedere asupra unei probleme.
Organizarea de conferine nu impune nici existena unei tradiii, nici
continuitate sau periodicitate. Dei nu are limit de timp, n general are o durat
scurt i obiective clar formulate. De asemenea, este un eveniment organizat la o
scar mai mic n raport cu congresul.
Clinic. Un eveniment asemntor cu un workshop cu scop educaional, la
care participanii nva prin intermediul practicii.
Sesiune break-out. Sunt sesiuni cu grupuri mai mici de participani,
paneluri, workshop-uri sau prezentri oferite simultan n cadrul unui eveniment,
cu scopul de a atrage atenia asupra unui anumit subiect. Sunt separate de
sesiunea general, dar se ncadreaz n formatul de baz al evenimentului. Pot fi
difereniate n funcie de nivelul de informaii: nivel de baz, mediu, avansat, pe
zone sau arii de interese sau n funcie de diverse segmente de activitate.
ntrunire. Adunare. O adunare general sau formal a unei organizaii la
care particip reprezentani din rndul membrilor acesteia cu scopul de a decide
msuri legislative, direcii de orientare, alegeri n cadrul organizaiei, aprobarea
bilanului, bugetului, etc .
Congres.
(1) Reunirea cu caracter regulat a unor grupuri largi de oameni, n special
cu scopul de a discuta pe marginea unui anumit subiect. Adeseori dureaz cteva
14

zile i are mai multe sesiuni simultane. Distana n timp ntre congrese este
stabilit de obicei n avans, iar frecvena poate fi anual sau bianual. Cele mai
multe congrese internaionale sau mondiale sunt bianuale, n timp ce congresele
naionale se organizeaz, n general, anual.
(2) O ntrunire a unei asociaii, respectiv a delegailor sau reprezentanilor
asociaiei respective.
(3) Un termen folosit n Europa pentru a desemna o convenie.
Asemntor conferinei i conveniei.
Forum.
(1) O discuie cu caracter liber avnd audien, panel i moderator.
(2) O ntrunire sau parte a unei ntruniri organizat pentru a asigura cadrul
unor discuii deschise ntre participani cu recunoatere n domeniul lor de
activitate, pe tema unor subiecte de interes public.
Simpozion. O ntrunire la care particip experi ntr-un anumit domeniu,
la care se prezint articole realizate de ctre acetia, se organizeaz discuii pe
marginea acestora, cu scopul formulrii de recomandri asupra subiectelor alese
spre discuie.
Curs. O prezentare oral i instructiv.
Panel. O discuie ntre un moderator i doi sau mai muli participani.
Incentive Travel. O recompens care se materializeaz ntr-o excursie,
oferit angajailor de ctre compania la care acetia i desfoar activitile
profesionale curente, cu scopul stimulrii productivitii i reuitelor n
activitile viitoare.
1.3. Caracteristicile evenimentelor
n economia aciunilor ntreprinse de organizatorii de evenimente sunt
relevante i caracteristicile acestora. Cele mai semnificative trsturi ale unui
eveniment sunt considerate urmtoarele: unicitatea, perisabilitatea,
intangibilitatea, ritualuri i ceremonii, ambian i servicii, contacte personale i
interaciune, utilizarea intensiv a forei de munc, timp limitat (Shone and
Parry 2010, p.15) .
Unicitatea reprezint, probabil, caracteristica determinant pentru reuita
unui eveniment. Orice manifestare ar trebui s nu poat fi asemuit celor
anterior organizate, ceea ce nu exclude, n mod evident, posibilitatea repetrii
formatului, dar participanii, audiena, locaia, multe alte variabile sunt diferite,
ceea ce confer, n final, caracterul de unicitate. Jocurile Olimpice se
organizeaz la un interval fix, de patru ani, coninutul este acelai, dar fiecare
ediiei se individualizeaz printr-o diversitate de elemente unice.
Perisabilitatea este o trstur legat ndeaproape de unicitate. Un
eveniment, n ciuda tuturor eforturilor, nu va putea fi repetat n mod identic.
Chiar i atunci cnd se utilizeaz un anumit nivel de standardizare, aciunile nu
pot fi copiate la indigo, ntruct locaia, oamenii, participanii, etc. sunt variabile
diferite. De asemenea, o mare parte dintre serviciile incluse n organizarea
15

evenimentului, precum cele de cazare, de transport, spaiile nchiriate, .a. sunt,
prin definiie, perisabile, iar neutilizarea lor la momentul producerii genereaz
pierderi nsemnate.
Intangibilitatea este caracteristica general a serviciilor, iar cea mai mare
parte a componentelor unui eveniment este reprezentat de servicii. Participarea
la un eveniment este o experien care va genera, n final, o amintire.
Ritualuri i ceremonii. Sunt considerai factori cheie, n special n cazul
evenimentelor majore, fiind elementele care marcheaz pstrarea i continuarea
tradiiilor existente. Numeroi organizatori au tendina de conferi manifestrilor
derulate un caracter de modernitate, fapt pentru care, de fiecare dat, sunt puse
n scen ritualuri i ceremonii noi, cu scopul principal de a atrage atenia
participanilor i a audienei, n general.
Ambiana i serviciile reprezint o caracteristic important de care
depinde reuita unui eveniment. Este recunoscut ideea c, n numeroase situaii,
ambiana este creat prin simpla prezen a participanilor, dar n foarte multe
alte cazuri, existena decorurilor, a fondului muzical, a altor elemente de
ambian sunt detalii necesare pentru buna desfurare a evenimentului. n
figura 1.2 sunt prezentate elementele ambianei i serviciile necesare pentru
organizarea unui banchet.
Figura 1.2. Elementele ambianei i serviciile aferente organizrii
unui banchet
Integrarea i
socializarea
Serviciile de
alimentaie
Invitarea
participanilor
Sosirea
participanilor
Servirea
buturilor
Decoraiuni
Servirea
preparatelor
Stimularea
conversaiei
Crearea
entuziasmului
Asigurarea
fondului
muzical
Organizarea
agrementului
Implicarea
invitailor
Invitarea
participanilor
la dans
Sursa: Adaptare dup Berkley, F. (1996) "Designing Services with Function Analysis", The Hospitality
Research Journal, Vol. 20(1), p.84.
Contactele personale i interaciune. Asemenea serviciilor, totalitatea

activitilor care alctuiesc programul unui eveniment presupun interaciunea
permanent ntre participani i personalul de organizare, precum i
interrelaionarea constant dintre participani. Calitatea acestor relaii
influeneaz experiena total de participare la eveniment. Aglomeraia care este
frecvent ntlnit, n special la evenimentele sportive, afecteaz, n general, n
16

mod pozitiv imaginea audienei care se poate astfel simi parte n desfurarea
unui moment deosebit.
Utilizarea intensiv a forei de munc este o trstur direct proporional
cu caracterul unicat i complexitatea unui eveniment. Organizarea i
operaionalizarea unei manifestri presupun un consum ridicat de for de
munc, un numr nsemnat de angajai capacitai, precum i prelungirea
frecvent a programului lor normal de munc. n plus, cu excepia aciunilor
repetitive, de rutin, cum ar fi, de exemplu, organizarea banchetului de final,
numrul angajailor implicai nu este cunoscut cu exactitate n prealabil.
Timpul limitat al activitilor care alctuiesc evenimentul este o
caracteristic asociat necesitii respectrii unui program n derularea unui
eveniment precum i a intereselor organizatorilor de a evita, pe ct posibil,
plictiseala participanilor prin includerea unei diversiti de aciuni care se
succed ntr-o ordine prestabilit. Respectarea acestor deziderate contribuie la
reuita general a evenimentului.
1.4. Turismul de evenimente component a industriei turismului
Evoluia acestei forme de turism este considerat spectaculoas, att n
rndurile preocuprilor teoretice, ct, mai ales, n planurile de marketing aplicate
n industria turismului (Getz, 2008, p.406). Dei managementul evenimentelor
nu se identific complet cu turismul de evenimente, industria turismului
reprezint un stakeholder vital pentru asigurarea succesului i atractivitii
manifestrilor organizate. Implicarea turismului i a industriei ospitalitii n
derularea evenimentelor este total i esenial. Cele mai importante sectoare
turistice care se altur eforturilor manageriale n cadrul turismului de
evenimente sunt prezentate n continuare.
1. Sectorul de cazare include toate tipurile de structuri de cazare care
ofer servicii de gzduire participanilor la eveniment.
2. Food and Beverage (Serviciile de alimentaie).
Serviciile de mas sunt eseniale n producia evenimentului i se pot
diferenia dup pre - ridicate, medii sau sczute; dup tipul serviciului de lux,
serviciu rapid, etc.; dup tipul buctriei american, asiatic, italian,
chinezeasc, etc.
Serviciile beverage (servirea buturilor) pot fi, la rndul lor delimitate,
dup pre, tipul serviciului, dup tipul buturilor alcoolice, nealcoolice, etc.
3. Transport. Reprezint sectorul care pune la dispoziie toate mijloacele
i modalitile de transport, respectiv transport aerian cu companii de linie, lowcost, curse charter, curse aeriene cu elicoptere, alte tipuri de aeronave, transport
rutier cu limuzine, automobile, taxiuri, autobuze, telecabine, transport naval,
transport cu alte mijloace (de exemplu cu ajutorul elefanilor evident un
element-premis de asigurare a unicitii), etc.
4. Atracii. Acest segment include deopotriv atraciile naturale i cele
antropice (naturale muni, coaste litorale, lacuri, pduri, ruri, clima, etc.;
17

antropice cldiri precum centrele de conferine, hoteluri, muzee, parcuri
tematice, unele restaurant, etc.).
5. Agrementul. Cuprinde ansamblul serviciilor de profil oferite de
instituiile teatrale, orchestre, formaii de muzic, festivaluri, etc.
6. Shopping. Este o component foarte important a industriei turismului
i un sector care genereaz cifre de afaceri nsemnate. Pornind de la aceste
considerente atraciile i-au realizat produse proprii, cu tem sau logo-uri
binecunoscute n ntreaga lume, a cror comercializare genereaz ncasri
substaniale (de exemplu produsele Disney).
Structura industriei turismului de evenimente este complex i include un
numr nsemnat de firme implicate n oferirea produselor i serviciilor specifice,
firme al cror grad de interdependen n cadrul sistemului este ridicat (figura
1.3).
Figura 1.3. Structura industriei turismului de evenimente
CIO n eft r tm e a dpiea n it r us p teu cr ias ml i zual id en tvu er n si m ue ln td e e v e n i m e n t e

Sursa: Adaptare dup Swarbrooke, J. and Horner, S. (2001) Business Travel and Tourism, ButterworthHeinemann, Oxford, p.7
n acest context poate fi evideniat legtura strns care exist ntre

turismul de odihn i recreere i turismul de afaceri, n general, respectiv
turismul de evenimente, n special. Aa dup cum reiese din figura 1.3, marea
majoritate a actorilor implicai n derularea acestor forme de turism sunt aceiai,
diferena constnd n faptul c prestaiile oferite clientului de afaceri includ, n
plus, servicii de secretariat, audio-video, etc.
Asemenea tuturor formelor de turism, turismul de evenimente este
analizat pornind de la exponenii cererii de servicii specifice dar i din
perspectiva ofertei specializate. Relevana rspunsurilor la ntrebrile "cine"
18

efectueaz deplasri pentru a participa la evenimente, "care" sunt motivaiile
deplasrilor, "ct"se cheltuiete n acest scop i "care" sunt activitile preferate
este evident. Totodat, evaluarea din perspectiva consumatorilor include i
stabilirea importanei evenimentului pentru promovarea unei imagini pozitive a
destinaiei turistice gazd, precum i a pieei turistice n general.
Sub aspectul ofertei, destinaiile organizeaz sau faciliteaz organizarea
unui numr important de evenimente din considerente multiple: atragerea unui
numr nsemnat de vizitatori (n special n alte perioade dect vrful sezonului
turistic); ca urmare a efectelor catalizatoare resimite (de tipul modernizrii
urbane, dezvoltrii infrastructurii de profil i a capacitilor turistice),
dezvoltarea unei imagini pozitive a destinaiei, revigorarea atraciilor aflate n
proximitate, etc.
Sub aspectul cererii turistice sunt, de asemenea, numeroase elemente care
justific legtura strns ce exist ntre cele dou forme de turism, ntre care:
consumatorul turismului de evenimente practic turism de recreere dup
ncheierea programului de lucru;
n cadrul programului turismului de evenimente sunt incluse numeroase
activiti de recreere;
o parte nsemnat a participanilor la evenimente sosesc nsoii de membri ai
familiei, care sunt consumatori de turism de odihn i recreere n totalitate.
n egal msur, pot fi subliniate i cteva diferene importante,
prezentate n tabelul 1.1.
Tabelul 1.1. Diferene ntre turismul de odihn i recreere i turismul
de evenimente
Diferene
Cine pltete?
Turismul de odihn
i recreere
Turistul
Cine stabilete
destinaia?
Turistul
Care este perioada

aleas?
Concediile,
vacanelor sau n
week-end
Cu luni sau zile n
avans pentru
deplasrile n weekend
Cnd se efectueaz
rezervrile?
Turismul de
evenimente
Firma (asociaia)
sau participantul
Beneficiarul
(organizatorul)
evenimentului
Pe tot parcursul
anului, de obicei de
luni pn vineri
Minim ase luni n
avans
Observaii
Sunt situaii cnd se

ine cont de
opiunile
participanilor
Lunile iulie i
august sunt evitate
Pentru conferinele
de anvergur cu
civa ani n avans
Ambele forme de turism analizate au la baz aceeai infrastructur dar, se

apreciaz c turismul de evenimente, respectiv cel de afaceri, la modul general,
determin beneficii suplimentare semnificative la nivelul destinaiilor turistice
(Rogers 2008, p.27). Gradul de profitabilitate al furnizorilor de servicii este
19

sporit, ntruct marea majoritate a serviciilor prestate sunt de calitate ridicat,
corespunztor tarifele medii practicate sunt mai mari dect n turismul de odihn
i recreere. Acest aspect este direct asociat dorinei organizatorului de a asigura
premisele succesului evenimentului. De asemenea, impactul asupra mediului
natural este minim, participanii i petrec cea mai mare parte a timpului ntr-o
incint, deplasrile sunt reduse, la fel poluarea, astfel nct turismul de
evenimente este considerat o form a turismului "verde".
Nu poate fi omis faptul c turismul de evenimente beneficiaz de
serviciile unor centre de conferine complexe, a cror construcie i funcionare
genereaz ridicarea standardului de via al comunitii gazd. ncasrile
obinute n turismul de evenimente provin din afara destinaiei i, ntr-o msur
nsemnat, se transform n venituri pentru populaia local.
1.5. Oportuniti profesionale n turismul de evenimente
Dezvoltarea rapid a segmentului de evenimente n ultima decad a
condus la constituirea unei industrii de evenimente, cu firme specializate proprii,
ofertani individualizai i asociaii de profil (Bowdin et al 2012, p.29). n acest
context funcioneaz programe distincte de formare profesional n vederea
pregtirii de specialiti n domeniul evenimentelor.
Termenul generic utilizat pentru a desemna profesia de organizator de
evenimente este acela de P.E.O. (Professional Events Organizer), dar n
activitatea curent funciile ndeplinite sunt diverse. n continuare sunt
enumerate cteva exemple de cariere profesionale n cadrul acestui sector de
activitate:
Organizator de evenimente speciale (Event Planner) este persoana
care se ocup de organizarea unor evenimente speciale precum
festivaluri, reuniuni sportive, etc;
Organizator de evenimente (Meeting Planner). Se ocup de
organizarea de ntruniri, reuniuni pentru diferite firme, corporaii
sau asociaii. Pot fi ntruniri ale cadrelor de conducere, ale
acionarilor, lansarea pe pia a unor produse noi, seminarii de
training, etc;
Organizator de nuni (Wedding Planner);
Lucrtor n cadrul departamentului de vnzri al unui hotel (Hotel
Sales). Majoritatea celor angajai n acest sector hotelier asigur
serviciile specifice grupurilor de turiti, cu preponderen
participani la diferite evenimente organizate n incinta hotelului.
Hotelurile sunt principalele locaii de organizare pentru o
multitudine de evenimente, asigurnd spaiile necesare precum sli
de banchete, sli de conferine, seminarii, etc. De asemenea,
participanilor li se asigur serviciile de cazare i mas. Cele dou
departamente ale hotelului a cror activitate este strns legat de
20

organizarea turismului de evenimente sunt departamentul catering
i departamentul conferine/convenii;
Lucrtor n cadrul departamentului de vnzri al unui restaurant
(Restaurant Sales). O parte nsemnat a activitilor desfurate de
restaurante este dependent de aciunile din industria de
evenimente.
Spre deosebire de angajaii din recepia unui hotel, de exemplu,
persoanele care i desfoar activitatea n sectorul turismului de evenimente ar
fi de dorit s dispun de abilitatea dezvoltrii unor relaii amicale, de lung
durat cu clienii lor (sunt invitate s viziteze domiciliile clienilor, casele de
vacan ale acestora, s participle la momentele importante din viaa clienilor,
etc.), aciuni care se nscriu n conceptul larg de relationship marketing.
Care este coninutul activitii unui organizator de evenimente? Aceast
carier profesional se adreseaz celor care accept s ndeplineasc mai multe
sarcini n acelai timp, care au cunotine din mai multe domenii i care dispun
de abilitatea de a soluiona problemele numeroase i diverse care pot aprea pe
parcurs.
Iat cteva elemente ale muncii acestui angajat:
Definete scopul i obiectivele evenimentului;
Concepe ofertele innd cont de obiectivele evenimentului, profilul
participanilor, buget i program;
Transmite ofertele concepute ctre toi cei interesai;
Stabilete i urmrete bugetul i cheltuielile aferente;
Negociaz contracte cu toi furnizorii de servicii, ntre care uniti
ale ospitalitii, firme de transport, decoratori, firme de agrement,
etc;
Promoveaz evenimentul n variante electronice sau printate i
urmrete rezultatele acestor aciuni;
Stabilete tipurile de spaii de cazare care vor fi folosite, meniurile
care vor fi servite, .a. n funcie de caracteristicile participanilor
(vrst, sex, preferine, proveniena geografic, alergii declarate,
etc.), precum i n funcie de orarul de desfurare al
evenimentului;
Concepe un plan B, de criz, mpreun cu toi cei care particip la
derularea evenimentului;
Se ocup cu recepia i nregistrarea participanilor la eveniment;
Rezolv multitudinea de modificri de la planul iniial care apar pe
parcurs;
Se ocup de aspectul mediatic al evenimentului, tiri n
publicaii,etc;
Calmeaz nervii altora i se calmeaz pe sine.
21

Rspunsurile la urmtoarele ntrebri reprezint un indiciu de evaluare a
unei persoane pentru identificarea calitilor necesare i obligatorii n vederea
prestrii unei asemenea profesii:
V place s planificai petreceri, programe la serviciu, programul dvoastr zilnic .a.?
Avei o agend sau un instrument electronic asemntor pe care s
le actualizai cu regularitate i unde nscriei tot ceea ce trebuie s
facei n avans cu sptmni sau chiar luni?
V place s v organizai dormitorul, maina, biroul, etc? Gsii
interesant ideea de a organiza dulapul de haine al altei persoane?
Suntei o persoan organizat chiar cu riscul de a fi considerat
obsedat?
Dac rspunsul este "DA" la toate aceste ntrebri, persoana analizat
dispune de calitile minim necesare pentru a fi un bun organizator de
evenimente. n ceea ce privete calitile cerute pentru managerii de evenimente
pot fi amintite: abilitatea de a comunica, flexibilitatea, adaptabilitatea, o
perspectiv larg asupra obiectivelor urmrite, precum i nelegerea aprofundat
a mediului de afaceri.
n tabelul 1.2 sunt prezentate cerinele exercitrii profesiilor specifice din
industria de evenimente.
Tabelul 1.2. Cerinele de exercitare a profesiilor din industria de
evenimente
Profesia
PEO (Event professional)
Productor de evenimente (Event
producer)
Manager de evenimente (Event
manager)
Coordonator de evenimente (Event
coordinator)
Asistent (Event support)
Calificri
Certificat profesional
Experien de minim 5 ani
Deinerea unui rol major n organizarea
unui minim de 10 evenimente
Experien de 3-5 ani
Deinerea unui rol major n organizarea
unui minim de 5 evenimente
Experien de minim 3 ani
Sursa:
Nou angajat n domeniu
Bowdin, G., Allen, J., O'Toole W., Harris, R. and McDonnell I. (2012) Events Management, 3rd edition,
Routledge, Taylor &Francis Group, New York, p. 41
Practica a demonstrat c niciun eveniment nu seamn cu altul, chiar dac

totul este planificat n avans i cu cea mai mare atenie, ntotdeauna apar
schimbri, numrul firmelor i persoanelor implicate este foarte mare, iar efortul
de coordonare i control este enorm.
22
CAPITOLUL 2
MARKETINGUL TURISMULUI DE EVENIMENTE
Modificrile permanente ale pieei i ale aciunilor concurenilor sunt
probleme curente cu care se confrunt conducerile organizaiilor din ntreaga
lume. Adeseori este dificil de precizat care sunt limitele pieei sau ale industriei
n cadrul creia se acioneaz, n special datorit apariiei unor noi forme de
concuren. Solicitrile consumatorilor privind sporirea valorii produselor sunt
fr precedent, acetia sunt din ce n ce mai informai n legtur cu produsele i
serviciile pe care le achiziioneaz i tot mai sofisticai n luarea deciziei de
cumprare. n acest context tensionat i instabil, organizaiile i asigur
existena i succesul prin adoptarea unor politici i strategii de marketing
adecvate care pornesc de la necesitatea nelegerii ntr-o msur ct mai mare i
mai exact a pieelor, consumatorilor i concurenilor.
2.1. Necesitatea aplicrii marketingului n cadrul turismului de
evenimente
Una dintre preocuprile majore ale organizatorilor de evenimente const
n gsirea celor mai potrivite ci pentru a atrage piaa int vizat. Identificarea
celor mai relevante elemente, ntre care profilul participanilor, unde domiciliaz
acetia, unde i desfoar activitatea curent sau cum pot fi influenai s
participe la eveniment reprezint aciuni necesare i obligatorii pentru buna
desfurare a manifestrii.
Activitile de marketing nu se rezum la editarea i difuzarea unor
pliante i postere. Cunoaterea segmentelor care alctuiesc piaa, selectarea
pieei int, cercetarea detaliat a acesteia pentru a evidenia nevoile i aspiraiile
principale ale membrilor, poziionarea n raport cu principalii concureni se
numr printre prioritile celor responsabili de transpunerea n practic a
evenimentelor. Totodat, cercetrile efectuate n aceast direcie vor sublinia, pe
lng doleanele existente i nevoile latente ale celor care vor fi prezeni la
eveniment care vor fi mplinite prin creativitate i aciuni inovative. n
continuare, gsirea acelui concept al evenimentului care s se suprapun ntr-o
msur ct mai mare specificului participanilor i alegerea pertinent a
coninutului experienei de participare, stabilirea nivelului suportabil al
cheltuielilor de participare pentru piaa vizat, gsirea celor mai avantajoase
mijloace de distribuie i promovare a manifestrii reprezint activiti de
marketing necesare i specifice turismului de evenimente.
n ansamblu, toate tipurile de evenimente cumuleaz beneficii ca urmare a
aplicrii tehnicilor de marketing, cu scopul final de satisfacere a pieei int.
Subestimarea rolului marketingului, inclusiv sub aspect social, atrage
nemulumirile consumatorilor precum i o relaie nefavorabil cu stakeholderii
23

conducnd, n final, la influenarea negativ i pe termen lung a viabilitii
turismului de evenimente (Bowdin et al 2012 p.368). Planificarea atent a
tuturor activitilor de marketing i aplicarea lor ntocmai vor asigura succesul
evenimentului.
2.2. Procesul lurii deciziei de participare la eveniment
Principalii determinani care fundamenteaz decizia consumatorului de
evenimente n procesul de cumprare sunt prezentai n figura 2.1.
Figura 2.1. Determinanii procesului de cumprare n turismul de
evenimente
- Msura n care participanii vor fi nsoii de prieteni (grupuri constituite n baza
unor criterii culturale, personale, etc.);
- Care este timpul necesar n vederea lurii deciziei de participare;
- Dac costul participrii reprezint o preocupare major pentru participani;
- Care este percepia asupra calitii evenimentului;
- Factorii ce influenez accesul la eveniment (evenimentul are caracter regional,
naional sau internaional; populaia local este interesat sau nu de eveniment;
accesibilitatea destinaiei;
- Frecvena de organizare (anual, bianual sau ocazional; repetabilitatea sau
caracterul unicat);
- Gradul de informare n legtur cu evenimentul;
- Dorina de a participa la viaa comunitii (ridicat sau sczut)
Sursa: Adaptare dup Shone, A. and Parry, B. (2010) Successful Event Management, A Practical
Handbook, third edition, CENGAGE Learning, Hampshire, p.156.
Activitile de marketing nu se opresc odat cu convingerea

consumatorilor s participe ci continu cu asigurarea satisfacerii depline a
ateptrilor acestora. n figura 2.2 sunt evideniate ateptrile individuale ale
consumatorului de evenimente.
nelegerea procesului care fundamenteaz decizia de cumprare,
respectiv participare la evenimente se concretizeaz n abordarea urmtoarele
elemente (acronimul utilizat fiind PIECE):
Recunoaterea problemei diferena resimit de consumator ntre
momentul anterior cumprrii i dup consum;
Cutarea informaiilor - prin cercetare intern/extern, proces extins
sau limitat la anumite activiti;
Evaluarea i selecia alternativelor;
Decizia privind participarea la eveniment i eventualele achiziii
suplimentare;
Evaluarea experienei dup ncheierea consumului.
Figura 2.2. Ateptrile consumatorului de evenimente
24

- Care sunt beneficiile participrii la eveniment (petrecerea agreabil a timpului
liber, distracie, educaie, informare, etc.);
- Accesul facil (distana fa de cas, existena sistemelor de transport convenabile,
existena parcrilor, facilitile la sosire, plecare, etc.);
- Concordana resimit ntre costurile i efectele participrii;
- Care este paleta activitilor complementare;
- Care este reputaia evenimentului anterior;
- Ct de accesibile sunt informaiile despre eveniment, ct de uor se obin biletele,
rspunsurile dorite;
- Care va fi standardul evenimentului (se urmrete excelena, implicarea,
cunoaterea, etc.).
Sursa: Adaptare dup Shone, A. and Parry, B. (2010) Successful Event Management, A Practical
Handbook, third edition, CENGAGE Learning, Hampshire, p.156.
2.3. Satisfacia participrii la eveniment i percepia calitii

Experiena generat de participarea la eveniment este, n esen, efectul
consumului serviciilor incluse n programul de desfurare al acestuia. n
consecin, msurarea calitii acestei experiene este o sarcin extrem de
dificil dar, n egal msur, o preocupare primordial a organizatorilor.
Calitatea unui eveniment este apreciat n msura n care ateptrile privind
consumul serviciilor oferite au coincis cu experienele acumulate prin consumul
efectiv.
De asemenea, sunt extrem de dificile evalurile de ordin "tehnic", cum ar
fi, de exemplu, calitatea prestaiilor muzicale sau ale echipei la o competiie
sportiv, astfel nct se apeleaz la identificarea percepiilor privind calitatea. n
acest sens sunt analizate unele aspecte funcionale sau modalitile de prestare a
serviciilor.
Cele cinci dimensiuni ale calitii serviciilor sunt identificate prin metoda
SERVQUAL care reflect urmtoarele aspecte funcionale:
fiabilitatea, ncrederea, sinceritatea (reliability), respectiv capacitatea
organizatorului de a presta n mod fidel i atent serviciul;
competena/certitudinea (assurance) respectiv capacitatea prestatorului
de a inspira ncrederea consumatorului prin competena i amabilitatea cu
care sunt prestate serviciile;
accesibilitatea mediului tangibil/fizic ("tangibles), respectiv prezena
facilitilor materiale, a echipamentelor, a personalului i a materialelor
publicitare adecvate serviciului respectiv;
empatia ("empathy) sau receptivitatea, respectiv dorina prestatorului de
a veni n ajutorul consumatorului i de a-i furniza cu promptitudine
serviciul;
disponibilitatea/receptivitatea (responsivness), respectiv preocuprile i
eforturile prestatorilor de a trata cu atenie i solicitudine fiecare
cumprtor n parte.
25

n baza acestor dimensiuni se aplic chestionarele SERVQUAL care
msoar diferenele dintre ateptrile vizitatorilor i percepiile asupra
evenimentului.
Evidenierea i analizarea percepiei asupra calitii serviciilor sunt
posibile, evident, doar n rndul consumatorilor efectivi. ntruct experiena
evenimentului este eterogen, satisfacia este influenat de prestaia fiecrui
serviciu n parte. Figura 2.3. prezint care sunt discrepanele care determin
insatisfacia consumului de evenimente.
Figura 2.3. Calitatea concordana ntre ateptri i percepii
Comunicarea de
marketing
Recomandri
verbale
Brandul
evenimentului
Experiena
personal
Ateptri
Percepii
Factori
externi
Elementele
tangibile
Caliti tehnice:
ncredere, acuratee,
promptitudine, expertiz
Elemente
intangibile
Factori
personali
Caliti funcionale:
Atitudine, aspect exterior, atmosfer,
responsabilitate, empatie
Sursa: Bowdin, G., Allen, J., O'Toole, W., Harris, R. i McDonnell, I. (2012) Events Management, 3rd
edition, Routledge, Taylor &Francis Group, New York, p. 389.
Indiferent de sistemul de msurare desemnat, important este ca

organizatorul s urmreasc i s analizeze deopotriv performanele i procesul
prestaiilor, rezultate care vor contribui la elaborarea strategiilor de marketing
necesare.
2.4. Planificarea strategic de marketing n turismul de evenimente
Procesele i relaiile derulate la nivelul verigilor organizatorice inferioare,
definite ca uniti strategice de activitate, fac obiectul marketingului strategic i
se regsesc n cadrul aciunilor de planificare strategic de marketing.
2.4.1. Conceptul de planificare strategic de marketing
Planificarea de marketing exprim, n esen, aciunile necesare asigurrii
corelaiei ntre obiectivele i resursele organizaionale cu oportunitile de
marketing n scopul folosirii optime a resurselor, fiind un mijloc de supravieuire
26

ntr-un mediu competitiv i dinamic (Holloway 2004, p. 24). n literatura de
specialitate este recunoscut necesitatea planificrii de marketing, evideniinduse faptul c performanele obinute de ntreprinderile care folosesc planificarea
de marketing depesc pe cele nregistrate de ntreprinderile ce nu apeleaz la
acest proces (Stncioiu et al 2005, p. 14).
Procesul planificrii de marketing are caracter continuu, aspect detaliat n
figura 2.3.
Figura 2.3. Procesul planificrii strategice de marketing
Faza nti:
Stabilirea elului
propus
Faza a doua:
Trecerea n revist
a situaiei
existente
1. Misiunea
2. Obiective corporative
3. Audit de marketing
4. Analiza SWOT
5. Ipoteze
Faza a treia:
Formularea
strategiei
6. Obiective i strategii de marketing

7. Estimarea rezultatelor previzionate
8. Identificarea planurilor i mixurilor alternative
Faza a patra:
Alocarea i
urmrirea resurselor
9. Bugetul
10. Primul an de implementare
detaliat a programului
Evaluarea i revizuirea
rezultatelor
Sursa: McDonald, M. (1998) Marketing Strategic, Editura Codecs, Bucureti, p.26
Planificarea strategic de marketing presupune parcurgerea unor etape n

cadrul crora sunt utilizate o serie de concepte aferente marketingului strategic.
n succesiunea lor, acestea se prezint astfel: misiunea unitii,
segmentarea, poziionarea i alctuirea mixului de marketing (Kotler 1998,
p.122). Kotler precizeaz, de asemenea, faptul c esena marketingului strategic
modern poate fi redat prin conceptul de marketing STP segmentare, intire i
poziionare.
n practica conducerii strategice viziunea, misiunea i obiectivele sunt
elementele cele mai uzuale care desemneaz aspiraiile sau inteniile de aciune
ale unei organizaii.
Viziunea strategic este reprezentarea a ceea ce se dorete a fi o
organizaie sau afacere n viitor. n turism, obiectul viziunii este, de cele mai
multe ori, un produs asociat unei organizaii. Ultimii ani au marcat un proces de
27

formalizare a viziunii strategice, sub forma unui metaplan cu un orizont de timp
de 10-20 de ani (Bcanu 2009, pp. 38-40).
Misiunea are rol de instrument explicativ, iar ndeplinirea sa este
condiionat de modul n care se evideniaz o serie de elemente de coninut
destinate s transmit informaiile de interes pentru stakeholderi. Stakeholderii
sunt persoanele fizice sau juridice sau grupuri de persoane interesate de
activitatea unei organizaii, incluznd n aceast noiune acionarii, colaboratorii,
asociaii de diverse tipuri, consumatorii, creditorii, furnizorii, investitorii,
salariaii, guvernul statului de reziden, etc.
Elementele care compun coninutul misiunii sunt (Bcanu 2009, p. 42):
- nevoile consumatorului sau ce trebuie satisfcut;
- consumatorul sau cine trebuie satisfcut;
- tehnologia i funciile ndeplinite de organizaie sau cum trebuie satisfcut
consumatorul.
Dac viziunea i misiunea definesc direcia i sensul de micare ale unei
organizaii, obiectivele vor defini paii ce trebuie urmai i care concretizeaz
devenirea organizaiei. Afacerile bine conduse i fixeaz arii-cheie pentru
performan. n turism lista lor cuprinde (Balaure et al 2005, pp. 416-417):
vnzrile produselor, serviciilor i brandurilor;
profiturile asociate vnzrilor realizate;
cotele de pia;
imaginea organizaiei;
satisfacia consumatorilor.
Planificarea de marketing n turism vizeaz cutarea rspunsurilor la o
serie de ntrebri legate de pia, concureni, mediu, etc., stabilete obiectivele
de marketing pe o perioad anumit, stabilete strategiile necesare realizrii
obiectivelor i elaboreaz programe de marketing pentru implementarea lor,
identific pieele int i asigur mecanismele de evaluare i msurare a
performanelor atinse pentru a putea continua planificarea i n viitor (Calantone
i Mazanec n Stncioiu et al 2005, pp. 13-14). Procesul de planificare de
marketing se concretizeaz n planul de marketing ce cuprinde, n esen,
obiectivele i strategiile necesare pentru perioade de timp medii i lungi.
2.4.2. Segmentarea i intirea pieei turismului de evenimente
O parte nsemnat a evenimentelor concepute nu se adreseaz publicului
larg, astfel nct identificarea i analizarea grupurilor de consumatori sunt etape
importante ale procesului de planificare strategic de marketing. Segmentarea
are caracter procesual, criteriile n baza crora se alctuiesc segmentele fiind
numeroase. ntre cele mai importante variabile de segmentare pot fi amintite
cele geografice, demografice, psihografice i comportamentale.
Segmentarea geografic relev, n principal, locul de reziden al
participanilor poteniali. Festivalurile, mai ales, sunt frecventate de localnici i
vizitatori care domiciliaz n apropiere. "Puterea de atracie" a destinaiei este un
28

factor esenial aplicat n segmentarea geografic, perimetrul n cadrul cruia se
delimiteaz cererea potenial pentru un anume eveniment avnd dimensiuni
regionale, naionale sau internaionale.
Segmentarea demografic evalueaz vrsta, sexul, ocupaia, veniturile,
nivelul de educaie i nivelul cultural al membrilor care alctuiesc grupurile de
participani. Se apeleaz, n acest sens, la analize statistice regionale sau
naionale, la cercetri de pia privind profilul vizitatorilor la o anumit
destinaie turistic, etc.
Segmentarea psihografic mparte piaa potenial n funcie de stilul de
via i valori. Se utilizeaz frecvent n acest scop metoda AIO (activiti,
interese, opinii), elemente care se coroboreaz cu caracteristicile demografice.
La baza acestor evaluri se afl, de asemenea, cercetrile n rndul
consumatorilor care se desfoar la cererea diverselor organizaii.
Segmentarea comportamental evideniaz ateptrile i atitudinile
consumatorilor, msura n care particip sau nu la evenimente, frecvena de
participare, gradul de informare sau loialitatea fa de anumite evenimente.
La nivelul sectorului congrese i conferine, de exemplu, cele mai
semnificative segmente de pia sunt (Rogers 2008, p.119):
ntruniri, conferine i evenimente ale corporaiilor;
convenii i ntruniri ale asociaiilor naionale;
convenii i congrese ale asociaiilor internaionale.
Un alt criteriu de segmentare important pe piaa turismului de evenimente
se refer la dimensiunea manifestrilor organizate, respectiv numrul
participanilor invitai. Difereniem conferine cu 50-100 participani precum i
conferine la care sunt invitai 5000 de delegai. Frecvena, sezonalitatea,
preferinele privind destinaia, locaia, etc. sunt elementele eseniale care stau la
baza alctuirii segmentelor de pia.
Din ansamblul grupelor de participani identificate prin procesul de
segmentare sunt selectate unul sau mai multe segmente care se pliaz cel mai
bine caracteristicilor evenimentului conceput. Acest proces de selecie exprim
aciunea de intire a segmentelor de pia.
Piaa int a turismului de evenimente este alctuit din ansamblul
persoanelor care ar putea efectua deplasarea ctre destinaia gazd pentru a
participa la un anumit eveniment. Pentru organizator sunt eseniale att
dobndirea unui pachet ct mai larg de informaii despre piaa int precum i
utililizarea acestor date pentru a a obine avantajul competitiv. Ideea c un
eveniment se adreseaz unei singure piee este eronat. O manifestare se
adreseaz unei piee principale dar i unei diversiti de piee secundare. n cazul
unui festival local, de exemplu, piaa principal vizat este alctuit din
localnici. Populaia care domiciliaz n zonele nvecinate alctuiesc o pia
secundar, n timp ce turitii prezeni n localitate sau zonele nvecinate
formeaz o alt pia secundar.
2.4.3. Poziionarea evenimentelor
29

Conceptul de poziionare nmnuncheaz ansamblul caracteristicilor unui
produs care permit consumatorilor s amplaseze produsul n universul
produselor analoage i s-l disting de altele. Poziionarea este, n fapt, un
concept relativ care exprim nu doar modul de percepere al unui brand, ci i
relaia ntre imaginea perceput n raport cu imaginea concurenilor (Shoemaker
et al 2007, p.354).
Poziionarea unui eveniment se poate realiza prin urmtoarele ci
(Bowdin et al 2012, p.399):
1. reputaia sau imaginea actual a destinaiei sau evenimentului
(Jocurile Olimpice, Campinatul Mondial de Fotbal, etc.);
2. carisma directorului evenimentului sau a unui lider invitat;
3. concentrarea ateniei asupra coninutului programului special
alctuit;
4. concentrarea ateniei asupra performanelor ateptate;
5. sublinierea locaiei i facilitilor adiacente;
6. evidenierea participanilor cu renume n domeniu;
7. preul sau calitatea (concerte gratuite);
8. scopul evenimentului (contribuii la limitarea unor maladii);
9. categoria evenimentului (festivaluri ale vinului, modei, etc.);
10. atributele multiple.
2.4.4. Stabilirea obiectivelor de marketing ale evenimentelor
Obiectivele de marketing ale planificrii strategice de marketing pe piaa
turismului de evenimente pot fi grupate astfel:
Obiective financiare, n situaia n care esena organizrii const n
maximizarea ncasrilor;
Creterea cotei de pia a evenimentului n ansamblul pieei
turistice, a pieei festivalurilor locale, regionale, etc;
Atragerea unui numr ct mai mare de participani;
Creterea nivelului de satisfacie al invitailor ca urmare a
experienei de participare;
Reducerea nemulumirilor stakeholderilor;
Creterea ncasrilor din activitile de alimentaie, etc.
Oricare ar fi obiectivul sau obiectivele desemnate, important este s se
stabileasc modalitile de msurare. n cazul unui festival, de exemplu,
obiectivele de marketing pot fi (Bowdin et al 2012, p. 400):
Creterea numrului participanilor cu 10% fa de ediia anterioar
(creterea cotei de pia);
Creterea numrului de aciuni n programul festivalului cu 10%
(dezvoltarea evenimentului);
Creterea numrului biletelor vndute la 80% din totalul oferit
participanilor (eficien);
30

Pstratea n procent de 90% a sponsorilor prezeni la evenimentul
precedent (eficacitate);
Creterea cu 10% a aciunilor promoionale (eficien).
Obiectivele clare i msurabile statueaz finalitatea dorit a organizrii
unui eveniment, n timp ce strategiile i tacticile alese contribuie la ndeplinirea
obiectivelor fixate.
2.4.5. Mixul de marketing n turismul de evenimente
Mixul de marketing turistic include, n varianta lui clasic, patru variabile
i anume politica produsului turistic, politica preurilor i tarifelor, politica de
distribuie a produsului (plasamentul), politica comunicaional i de promovare
a produsului turistic. Aceste instrumente prezint numeroase particulariti n
sectorul teriar, n general, i, n sectorul turistic, n special. Mixul de marketing
turistic conine alte trei pn la cinci variabile de importan major, respectiv
personalul, procesele, dovezile fizice, consumatorul i serviciile complementare
Vorzsak et al 2006, p. 147).
Lund n considerare i destinaia cltoriilor, ca un important factor
decizional, analitii sectorului turistic au propus completarea sistemului clasic al
instrumentarului de marketing cu alte trei variabile, utiliznd, n acest scop,
conceptul de cei 7 P (Shoemaker et al 2007, p.62).
Propunerile referitoare la noile variabile sunt:
5.
participarea i oamenii (people);
6.
evidena fizic a mediului ambiental (physical evidence);
7.
procesarea serviciilor (process).
Provocarea organizaiilor turistice care aplic conceptele de marketing
const n faptul c activitile necesare depesc graniele celor 7 P, astfel
fiind utilizate instrumente adiionale care servesc la tangibilizarea diferitelor
elemente componente ale produciei turistice. n consecin, cele apte
instrumente de marketing au fost completate cu urmtoarele ase variabile
adiionale (Snak et al 2001, pp. 232-233):
8.
pachetul de servicii sau pachetul de cltorie turistic urmrete
integrarea n ofertele pachet ale firmelor de turism i a altor componente de
servicii, pentru a le face mai atractive i mai bine adaptate cererii manifestate de
diversele subsegmente i nie de pia.
9.
programarea urmrete lrgirea paletei de oferte a companiilor de
turism cu noi aranjamente, al cror ciclu de via se restrnge la perioade scurte,
dar compacte, ca de exemplu un festival, o reuniune sau un eveniment special
care nu au perioade fixe de repetabilitate.
10.
poziionarea este un important modul strategic, dar poate fi tratat i ca
un instrument independent de marketing-mix, care reclam combinarea logistic
a celorlalte variabile de marketing (pre, promovare, distribuie) dup
caracteristicile mediului pieelor turistice pe care dorete s se poziioneze
ntreprinderea de turism.
31

11.
puterea, respectiv fora economic sau laturile forte ale unei firme de
turism sunt strns corelate cu poziionarea, mai ales acolo unde, pe o pia
turistic, activeaz deja i alte firme concurente i unde politica calitii devine
hotrtoare n procesele de internaionalizare i globalizare.
12.
parteneriatul se refer la cooperarea firmelor de turism cu partenerii
de afaceri furnizorii serviciilor integrate n componena produselor turistice.
Cooperarea cu diveri parteneri n termeni economici reciproc acceptabili,
stabilirea unor relaii de afaceri de durat (prin convenii, contracte, nelegeri,
etc.) sunt de natur s asigure continuitatea unor aliane strategice i, n termenii
unui orizont previzibil de timp, ofer o baz relativ cert pentru meninerea
poziiilor dobndite pe diversele segmente de pia i pentru lrgirea paletelor de
oferte cu produse turistice noi.
13.
publicul sau colectivitatea include o mare diversitate de componente,
printre care se numr furnizorii serviciilor de suport (serviciile medicale,
servicii consulare, .a.), contactul turitilor cu populaia local (limb, tradiii,
obiceiuri), contactul firmelor de turism cu vizitatorii trgurilor naionale i
internaionale de turism, comportamentul i integrarea personalului propriu n
asimilarea obiectivelor ageniei (marketingul intern), aciunile de relaii publice,
ntre care relaiile cu presa, relaiile statornicite cu leaderii de opinie, relaiile cu
asociaiile profesionale naionale i internaionale, relaiile cu diversele
organizaii neguvernamentale care vizeaz promovarea i dezvoltarea
turismului.
Variabilele noi care completeaz instrumentarul tradiional de marketing
ndeplinesc tocmai rolul de a facilita valorificarea eficient a caracteristicilor
distinctive ale destinaiilor turistice.
n turismul de evenimente mixul de marketing este alctuit din cei 4P
clasici, la care se pot aduga i alte variabile, din acest punct de vedere
remarcndu-se diferene de abordare n literatura de specialitate. Rogers (2008,
pp. 121-124) altur componentelor tradiionale alte patru variabile, respectiv
pachetul de servicii (mpachetarea), programarea, prospectarea i aciunile postvnzare. Bowdin et al. (2012, p.403) subliniaz importana elementului "people"
participarea i oamenii, avnd o componen larg, incluznd n aceast
variabil deopotriv participanii, audiena, angajaii, gazdele i partenerii
stakeholderi, sponsori sau parteneri media. De asemenea, Preston (2012, p.72)
apreciaz relevana unui numr de ase variabile ale mixului de marketing
pentru evenimente, people i procesarea serviciilor fiind alturate politicilor
tradiionale.
Produsul se refer la experiena consumului de servicii ca urmare a
participrii la eveniment i include destinaia/locaia i facilitile aferente
necesare organizrii evenimentelor. n detaliu, elementele produsului sunt
serviciile de transport i cazare, destinaia, locaia unde se desfoar
evenimentul, serviciile complementare i firmele care presteaz toate aceste
servicii. La rndul lor, elementele anterior enumerate i individualizeaz oferta
32

prin numeroase componente. n cazul unui centru de conferine, de exemplu,
produsul oferit este prezentat n figura 2.4.
Figura 2.4. Caracteristicele produsului oferit de un centru de
conferine
Localizarea (n zona
litoral, montan,
urban, etc)
Garanii
Caracteristici fizice
(dimensiune,
arhitectur, etc.)
Centrul de
conferine
Identitatea brandului
centrului de conferine
Faciliti (numr spaii,

capacitate,
echipamente, etc.)
Servicii (personal, de
exemplu)
Sursa: Swarbrooke, J. and Horner, S. (2001), Business Travel and Tourism, Butterworth-Heinemann,
Oxford, p.128.
Experiena de consum se formeaz pe parcursul a trei etape: anterior

desfurrii evenimentului, n timpul evenimentului i dup finalizarea
evenimentului. De asemenea, experiena poate fi divizat n dou seturi de
elemente:
Elemente care pot fi controlate sau influenate de ofertanii care
contribuie la transpunerea n practic a evenimentului, cum este, de
exemplu, calitatea spaiilor de ntrunire;
Elemente ce nu pot fi influenate sau controlate de organizatori i
care afecteaz experiena de consum, cum ar fi condiiile climatice,
aglomeraia rutier, etc.
Principalele caracteristici definite n alctuirea produsului specific
turismului de evenimente se refer la servicii, calitate, brand, precum i factorii
de difereniere n raport cu competitorii.
Preul vizeaz o palet larg de elemente cum ar fi: tariful de nchiriere a
locaiilor, tarifele de cazare, tarifele pentru transportul participanilor, etc.
Politicile de pre n turismul de evenimente sunt influenate de o serie de
variabile precum cererea potenial pentru evenimente, sezonalitatea acesteia,
natura perisabil a serviciilor incluse n produsul "evenimente", activitile
concurenilor, climatul economic general, .a.
n ansamblul paletei tipologice sunt foarte multe evenimente pentru care
este necesar cumprarea biletului de intrare, dar i multe altele la care accesul
33

este gratuit. Strategiile specifice politicilor de pre iau n considerare
urmtoarele dou categorii de costuri:
Costuri fixe care nu depind de numrul participanilor prezeni
(costuri de nchiriere a spaiilor, costuri de promovare, costuri
asociate uniformelor voluntarilor i onorariile artitilor, etc.);
Costuri variabile care depind de numrul participanilor (costurile
de alimentaie).
Cele mai importante decizii ale organizatorilor privind strategiile de pre
sunt redate n figura 2.5.
Figura 2.5. Strategii de pre utilizate la organizarea evenimentelor
Care sunt sumele percepute invitaiilor pentru participarea la eveniment?
Ce categorii de costuri vor trebui acoperite?
Ct de sensibili vor fi participanii n funcie de nivelul acestor cheltuieli?
Care sunt costurile firmelor concurente care asigur serviciile de agrement?
Care sunt nivelurile de discount acceptabile pe pia?
Ar trebui utilizate preuri psihologice?
Cum ar trebui s se stabileasc preurile?
Fiecare element de cost se va factura separat?
Se va percepe o singur tax de participare?
Se vor stabili preuri forfetare pentru serviciile turistice prestate?
Cine va colecta aceste sume?
Organizatorul evenimentului?
Un intermediar care va ncasa taxa de intrare?
Sumele vor fi virate direct n contul evenimentului?
Unde se vor efectua plile?
La sosire?
La domiciliul participantului prin Internet sau alt sistem?
La firma intermediar de ticketing?
Cum se vor efectua plile?
Cash?
Cu carte de credit - via Internet?
Cu carte de credit via telefon?
Alte variante?
Sursa: Bowdin, G., Allen, J., O'Toole, W., Harris, R. and McDonnell, I. (2012), Events Management,
3rd edition, Routledge, Taylor &Francis Group, New York, p. 410
Plasamentul (distribuia) include ansamblul aciunilor care faciliteaz

accesul clienilor poteniali la oferta turismului de evenimente. ntre acestea se
enumer existena unor intermediari specializai care nlesnesc raporturile dintre
destinaii/locaii i clieni i a unor asociaii profesionale care urmresc acelai
obiectiv.
34

Coninutul acestei variabile rezid, ntr-o msur ridicat, n gsirea celei
mai potrivite locaii pentru desfurarea evenimentului. De aceea, termenul
frecvent utilizat pentru a desemna aceast variabil a mixului de marketing este
acela de "place" (locaie) n schimbul termenului clasic de distribuie
(placement). Strategiile de marketing se refer la alegerea locaiei i a locului de
unde participanii i pot procura biletele de intrare. Cea de-a doua activitate,
ns, nu se regsete n cazul tuturor evenimentelor organizate. Alte decizii de
marketing vizeaz amenajarea locaiei i procesarea serviciilor pentru
fundamentarea experienei de participare la eveniment.
Alegerea unei singure locaii sau unor locaii multiple pentru
evenimentele culturale sau sportive, de exemplu, sunt demersuri care se nscriu
n contextul unor strategii diferite, respectiv de penetrare sau de expansiune pe
piaa de profil. n sectorul turismului de evenimente este tot mai mult susinut
ideea conform creia expansiunea este dependent de gsirea unor locaii noi,
ineditul acestora fiind un criteriu de referin.
Referitor la vnzarea biletelor de acces la eveniment variantele strategice
constau n utilizarea serviciilor unei agenii specializate n distribuia acestora
sau a altor reele (Internetul, cu precdere).
Deciziile n favoarea ageniilor de ticketing mizeaz pe reeaua vast de
distribuie a acestora, uurina achiziiei pentru participani, posibilitatea
efecturii plilor cu carduri sau efectuarea de rezervri telefonice. Dezavantajul
major este determinat de costul intermedierii, respectiv plata comisionului n
favoarea ageniei.
Utilizarea Internetului ca mijloc pentru vnzarea biletelor de intrare se
individualizeaz prin urmtoarele avantaje:
Rapiditatea procesului de cumprare;
Uurina achiziionrii;
Colectarea direct a sumelor pltite;
Obinuina utilizrii Internetului pentru aciuni similare;
Comision redus, pltit unitii bancare;
Biletul este trimis solicitantului prin e-mail, costurile fiind nule.
Alte procese care influeneaz experiena consumului unui eveniment
includ securitatea participanilor prezeni, cozile care se formeaz la standurile
care comercializeaz preparate culinare i buturi, numrul suficient al spaiilor
de parcare, accesul la toalete, etc. Mediul fizic, aglomeraia, etc. sunt elemente
care influeneaz, de asemenea, imaginea evenimentului.
Promovarea asigur diseminarea tuturor informaiilor relevante despre
pachetele turismului de evenimente. Convingerea clienilor s devin loiali unei
destinaii/locaii, influenarea jurnalitilor, specialitilor sau a persoanelor cheie
din domeniu sunt, de asemenea, aciuni care vizeaz promovarea evenimentelor.
Aceast variabil a mixului de marketing va fi analizat, n detaliu, ntr-un
capitol distinct.
35

Pachetul de servicii (mpachetarea) se refer la modalitile concrete de
asamblare a produsului i preului unui eveniment n vederea formulrii ofertei
pentru turismul de evenimente. Sunt alctuite pachete speciale care includ
servicii standard, diverse alte faciliti existente n cadrul locaiilor (centre de
conferine, expoziionale), nchirierea gratuit a spaiilor de reuniune pentru
asociaiile a cror prezen la destinaie va avea influene economice benefice
sau care vor efectua cercetri de marketing, evaluri de specialitate n favoarea
destinaiei i firmelor care particip la organizarea evenimentului, etc.
Programarea este procesul de analiz a pieei turismului de evenimente, a
aciunilor concurenilor, de identificare a programelor i strategiilor potrivite.
Finalitatea acestei variabile const n organizarea unor evenimente cu un nivel
ridicat de atractivitate.
Pentru manageri este important, din acest punct de vedere, s aib la
dispoziie un portofoliu care s reflecte (1) misiunea, (2) nivelul calitativ dorit
pentru a satisface pedeplin criteriile pieei, (3) obiectivele de pre sau profit.
Programarea reprezint deopotriv un demers cu conotaii artistice i tiinifice.
Managerul evenimentului va lua n considerare att criteriile artistice, de
agrement, educaionale sau sportive, precum i criteriile determinate de
caracteristicile pieei creia i se adreseaz. Elementul "wow" inclus n aciunile
de programare va reprezenta, indiferent de natura manifestaiei, un factor care va
contribui la asigurarea succesului.
Prospectarea accentueaz primordialitatea nevoilor consumatorilor n
direcionarea tuturor activitilor desfurate de companiile i asociaiile din
turismul de evenimente.
Activitile post-vnzare se nscriu n demersurile generale de satisfacere a
consumatorilor i de fidelizare a acestora.
Coninutul mixului de marketing poate fi completat i cu alte variabile cu
relevan semnificativ pentru a favoriza succesul pe pia, ntre care cea mai
important este "people" participarea i oamenii.
n cadrul firmelor de servicii, n general, rezultatele strategiilor i
programelor de marketing depind ntr-o foarte mare msur de selecia,
pregtirea i managementul personalului. Sunt autori care consider personalul
drept variabila cea mai important pentru optimizarea mixului de marketing
(Baker citat n Vorzsak 2006, p.14) i, de asemenea, autori care lrgesc aria de
cuprindere a aceastei categorii, apreciind personalul drept ansamblul actorilor
care au un rol anume n cadrul prestaiei serviciului ce pot influena percepiile
consumatorului: angajaii firmei, clientul precum i ali clieni ai mediului extern
al firmei (Zeithaml et al 2006, p. 354). n cazul evenimentelor de anvergur
strategiile specifice urmresc favorizarea i construirea unor relaii ntre
voluntari, sponsori i participani.
Mixul de marketing specific turismului de evenimente include n
coninutul acestei variabile i parteneriatele care au un rol esenial pentru
asigurarea resurselor necesare planificrii, managementului i evalurii
36

strategiilor de marketing. Consultarea stakeholderilor i a comunitii-gazd
reprezint diligene obligatorii i consolideaz debutul aciunilor organizatorice
ale evenimentului. Din perspectiva susinerii brandului, identificarea i
ncurajarea unui numr ct mai mare de ambasadori, att interni ct i externi,
contribuie la capitalizarea potenialului competitiv.
2.4.6. Destinaiile turistice, branduri, organizaii de marketing ale

destinaiilor (DMO)
"Locaia, locaia, locaia" sunt cuvinte repetate, uneori obsesiv, fapt ce
atest preocuparea constant i major a organizatorilor de evenimente
determinat de selecia destinaiilor (Rogers 2008, p.130).
Fundamentul dezvoltrii turismului este reprezentat de identificarea i
dezvoltarea acelor locuri care s canalizeze interesul acionarilor din turism n
vederea constituirii unor atracii care, prin performanele estimate i imaginea
format, s reprezinte pentru consumatorul turistic esena rezolvrii necesitilor
i dorinelor sale (Bltescu 2010, p.112). Locurile care sunt considerate inima
turismului sunt cunoscute sub numele de destinaii, iar gradul lor de atractivitate
n rndul vizitatorilor este "pulsul normal" care sprijin vitalitatea i viabilitatea
acestora.
Destinaia turistic este o zon cu limite efective sau doar perceptibile i
poate fi o ar, macroregiune care include teritorii din mai multe ri, provincie
sau alt entitate administrativ, o regiune bine localizat, un ora sau un sit cu
caracteristici unice (cascad, parc naional, etc.). Unicitatea unei destinaii
turistice, trstur care consolideaz succesul acesteia pe piaa turistic este
apreciat prin cteva elemente, ntre care: varietatea natural, valorile culturale,
localitile ce alctuiesc componena acesteia, mici, nemodificate de civilizaia
urban contemporan, varietatea stilurilor de via tradiionale, la care se adaug
ospitalitatea i produsele locale.
Conform modelului Porter, avantajul competitiv al unei destinaii turistice
este asigurat de patru factori interdependeni (Vanhove 2005 pp.114-115):
factorii de nzestrare: naturali sau creai, ntre care factorul uman,
resursele fizice, resursele financiare, infrastructura general i cea specific
turismului, cunotinele din domeniu, resursele istorice i culturale, etc;
factorii cererii: cererea intern, cea mai important pentru multe
dintre destinaiile turistice i cererea extern;
sectoarele economice de sprijin sau conexe turismului: sectorul
comercial i industria agrementului care stimuleaz aciunile turistice; acestora li
se adaug sectorul construciilor, industria bunurilor alimentare, etc. care susin
dezvoltarea sectorului turistic;
strategia, structura i concurena dintre firmele de turism, pornind
de la realitatea conform creia concurena stimuleaz evoluia i descurajeaz
stagnarea.
37
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Ulterior, Porter a adugat dou elemente, respectiv evenimentele

ntmpltoare ("chance") i guvernarea, ambele putnd exercita influene asupra
fiecruia dintre factorii enunai anterior.
Succesul unei destinaii turistice presupune parcurgerea unui proces
etapizat (Ritchie and Crouch 2005, p 29):
Dezvoltarea factorilor de nzestrare asigur avantajul competiional;
Abilitatea, capacitatea de a mobiliza i utiliza toate resursele
disponibile (elemente: audit i inventariere; juctori: guvernul, firmele i
grupurile de interes) care asigur avantajul competiional;
Congruena pieei: natura,magnitudinea i previziunea cererii;
Congruena concurenilor, deopotriv aliai i inamici;
Congruena obiectivelor;
Implementarea strategiilor de pia;
Performana destinaiei.
Succesul nu este complet dac este analizat exclusiv prin intermediul
prosperitii n plan economic, acesta trebuie secondat, n mod obligatoriu, de
protecia mediului i asigurarea unei dezvoltri sustenabile.
n industria turismului se folosete un model specific pentru analiza
competitivitii destinaiilor turistice, cunoscut sub denumirea de modelul
Calgary (Vellas and Becherel 1999, p. 57). Acesta pornete de la distincia
dintre avantajul competitiv care include infrastructura turistic, calitatea
managementului, aptitudinile angajailor, etc. i avantajul comparativ care se
refer la climat, peisaj, faun, flor, etc. Modelul argumenteaz opinia c
prosperitatea unei destinaii este dependent de competitivitatea tuturor
sectoarelor economice ce funcioneaz la destinaia respectiv, inclusiv
competitivitatea sectorului turistic. Competitivitatea turismului reunete un
numr de elemente determinante care sunt identificate i analizate: atractivitatea
destinaiei, managementul destinaiei, organizarea destinaiei, informaiile
legate de destinaie i eficiena destinaiei. n etapa urmtoare a aplicrii
modelului Calgary se stabilesc modalitilor de msurare i gradare a acestor
factori, iar n final se realizeaz comparaii ntre destinaiile turistice analizate.
Enumerarea prezentat argumenteaz importana managementului
destinaiei turistice, condiie sine-qua-non a desfurrii cu succes a etapelor
ulterioare i, n final, pentru aprecierea eficienei i competitivitii acesteia. Att
teoria ct i practica turistic evideniaz necesitatea existenei unui organism
care s asume sarcinile de organizare i coordonare ale aciunilor care vizeaz
dezvoltarea destinaiei turistice, cruia i se subordoneaz, de obicei, doar o parte
a prestatorilor care i desfoar activitatea n zona respectiv, dar care are
capacitatea de a asigura leadershipul aciunilor promoionale derulate (Faulkner
et al 2001, p.204).
Date fiind varietatea activitilor turistice i non-turistice la destinaiile de
vacan, precum i dispersia geografic a pieelor surs, materializarea
aranjamentele de colaborare, n principal la nivelul aciunilor de marketing,
38

reprezint o obinuin. Nu pot fi omise impedimentele majore care apar,
inevitabil, n aceast direcie, n principal ca urmare a preponderenei afacerilor
de dimensiuni mici la destinaiile turistice, diversitii obiectivelor care stau la
baza funcionrii organizaiilor mari, atunci cnd ele exist, care afecteaz
potenialul implementrii unor strategii de marketing coerente. Pe de alt parte,
proliferarea destinaiilor de vacan, ptrunderea pe piaa turistic internaional
a unor concureni complet noi i necunoscui care prin aciunile specifice
bulverseaz situaia existent asigur premisele i condiiile cooperrii la scar
tot mai larg ntre firmele care funcioneaz n limitele aceluiai teritoriu.
O teorie considerat futurist la momentul formulrii ei, enunat de
August St. John (Ritchie and Crouch 2005, p.17), evideniaz analogia care
poate fi realizat ntre o destinaie, n special o staiune turistic i un produs
turistic, analogie care se bazeaz, mai ales, pe ideea ciclului de via. Aidoma
produselor, staiunile au un ciclu de via i vor intra, inevitabil, ntr-o perioad
de declin, faza distrugerii dup cum o numete autorul, subliniind prin aceasta
necesitatea aciunilor manageriale concertate nc din etapa dezvoltrii, n
vederea consolidrii unei infrastructuri care s contribuie la evoluia ascendent,
continu, a cererii turistice. Mai mult, managementul responsabil va interveni n
limitarea numrului de vizitatori, atunci cnd infrastructura existent este
depit n termenii capacitii de primire. Lipsa unei viziuni unitare a
dezvoltrii destinaiei turistice va genera, cel mai probabil, un ciclu scurt de
via pe piaa turistic i, de asemenea, efecte distructive la nivelul atraciilor
naturale i calitii vieii rezidenilor (Kotler et al 2006, pp.729-730).
Utilizarea brandurilor a fost extins i la nivelul destinaiilor, fiind un
element concret, necesar i esenial pentru promovarea pe piaa turistic. Un
brand valoros i reprezentativ pentru turiti i participanii la evenimente
semnific un pas ferm spre reuit.
Un brand interesant i inteligent realizat pe hrtie, care reuete s atrag
atenia, rmne ns complet lipsit de substan n condiiile n care nu este
susinut prin experiene turistice oferite consumatorului pe msura ateptrilor la
destinaia turistic. La polul opus se afl destinaiile care dispun de atracii
unice, infrastructur propice pentru organizarea de reuniuni, sunt uor accesibile
i, totui, nu gsesc calea pentru a-i construi o identitate proprie i pentru a se
diferenia fa de concureni. Brandul, ntr-un asemenea context, este reeta.
Lansarea unui brand presupune parcurgerea unui proces anterior de testare
pe pia prin care s se identifice msura n care brandul reuete s exprime
caracteristicile i avantajele destinaiei, s fie perceptibil, memorabil, s se
bucure de notorietate i s nu genereze asocieri sau interpretri cu conotaii
negative.
Imaginea are un rol esenial i modalitatea practic de reprezentare a unei
destinaii turistice poate influena consumatorii poteniali s viziteze sau s
repete vizitarea acesteia. Niciodat, mai mult ca n prezent, nu a fost mai actual
aseriunea accentuarea aspectelor pozitive, eliminarea celor negative.
39

Brandul poate atenua eventualele discrepane ntre caracteristicile
destinaiei i percepiile vizitatorilor poteniali. Pentru a asigura un ataament
emoional de succes, brandul unei destinaii turistice se identific prin
urmtoarele elemente: credibilitate, capacitate de transmitere, capacitate de
difereniere, comunicarea unor idei de valoare, capacitatea de a entuziasma
acionarii i partenerii de afaceri precum i acord i rezonan cu ateptrile
clienilor (Morgan et al 2007, p.70).
Brandul are ciclul su propriu de via. Se nscrie n trendul momentului
dup o lansare reuit, se afl apoi n topurile preferinelor i devine faimos,
dup care, pe msur ce devine obinuit, i pierde farmecul. Acest moment ar
trebui previzionat astfel nct la momentul sau, i mai corect, naintea
manifestrii acestei stri, s se ntreprind aciuni concrete de revitalizare,
reinventare chiar.
Strategiile de brand includ patru componente (Rogers 2008, p.134):
Propunerea unui brand (care s explice beneficiile unei destinaii);
Poziionarea brandului (prin ce se difereniaz destinaia n raport
cu cei mai nsemnai concureni);
Valorile brandului (convingerile i aspiraiile privind deplasarea
spre destinaie);
Personalitatea brandului (autentic, plin de verv, o combinaie de
convenional i neconvenional, sigur, incitant, romantic, etc.)
n multe situaii, sarcina de coordonare a dezvoltrii destinaiei este
asumat de autoritile turistice naionale sau locale. La nivel naional, guvernele
i promoveaz rile pe piaa turistic internaional prin intermediul Autoritii
Turistice Naionale (oricare ar fi titulatura la un anumit moment), care, n funcie
de importana acordat turismului n economia naional, are statut de minister
sau nu. Obiectivele sunt similare urmrind desfurarea campaniilor
promoionale, a activitilor de cercetare i planificarea evoluiei destinaiilor
(Shoemaker et al 2007, p.229).
La rndul lor, autoritile locale sunt implicate n aciuni similare de
promovare a destinaiilor turistice pe care le reprezint. Organizarea de
evenimente cu tematici dintre cele mai diverse (culturale, folclorice, sportive,
etc.), managementul atraciilor naturale sau antropice din zona respectiv,
organizarea turismului de tranzit sunt elemente care sporesc succesul i
prosperitatea unei destinaii, iar colaborarea dintre sectorul public i privat
reprezint o condiie a reuitei.
nfiinarea i funcionarea unor organizaii non-profit, denumite
Organizaii de Marketing ale Destinaiilor (Destination Marketing Organization
DMO), cunoscute uneori i sub titulatura DMMO (Destination Marketing and
Management Organization), finanate pe seama taxelor hoteliere locale, ale
cheltuielilor bugetare locale, ale participaiilor voluntare ale firmelor private sau
combinaii ntre acestea, reprezint o soluie pentru corelarea i coordonarea
40

aciunilor de marketing la nivelul unei destinaii turistice. Organizaiile de acest
tip ndeplinesc trei funcii eseniale: (1) ncurajeaz comunicarea ntre actorii
destinaiilor, (2) acord asisten la organizarea ntrunirilor menite s
consolideze colaborarea ntre acetia i (3) deruleaz aciuni cu scopul de a
ncuraja cererea turistic potenial s viziteze destinaia (Fenich 2008, p.62). n
esen, au rol reprezentativ i de sprjinire a dezvoltrii turistice pe termen lung la
nivelul unei destinaii, iar pentru vizitatori, att turiti individuali, ct i firme de
turism din alte zone, au rolul unui broker sau al unui element de contact cu
caracter oficial. Membrii organizaie sunt hotelieri, uniti de alimentaie, atracii
turistice, centre de conferine sau alte entiti care funcioneaz la destinaie, iar
angajaii DMO sunt profesioniti ce acioneaz ca i reprezentani de vnzri ai
destinaiei, sprijinind firmele membre n derularea propriilor afaceri.
Pe piaa turistic internaional funcioneaz mai multe tipuri de DMO.
Organizaiile DMO pot fi constituite la nivel local (ora, jude sau regiune), dar
i la nivel naional (o organizaie turistic naional). La nivel local funcioneaz
oficii pentru vizitatori i congrese sau birouri de conferine.
Oficii pentru vizitatori i congrese convention and visitor bureaux
(CVB) , cu diverse alte titulaturi ntre care oficii de congrese i conferine, sunt
constituite, adeseori, n baza unor parteneriate public-private. Prile implicate
sunt autoritile turistice locale, camera de comer, firme i ageni locali,
hoteluri, centre de congrese, ali ofertani ai pieei turistice. Sunt instituii nonprofit conduse de un consiliu de administraie. Sunt nfiinate pentru a coordona
aplicarea strategiilor de marketing la nivelul destinaiei i pentru a reprezenta
"vocea" acesteia. n foarte multe cazuri acioneaz ca "extensie a braului"
autoritii locale sau a autoritilor care le-au creat.
Numrul mediu al angajailor este trei manager general, director vnzri
i asistent administrativ i IT, dar poate ajunge la aproximativ 20 salariai.
Serviciile prestate organizatorilor de reuniuni sunt, de regul, gratuite.
Ofer informaii i acord asisten, aciuni caracterizate prin imparialitate.
ntre acestea se enumer:
a) Servicii prestate anterior momentului efecturii rezervrilor:
Informaii despre locaii potrivite;
Verificarea disponibilitii acestora;
Negocierea tarifelor;
Pregtirea documentaiei necesare pentru rezervare;
Asisten pentru contactarea partenerilor.
b) Servicii prestate n vederea planificrii evenimentului:
Rezervarea n bloc a spaiilor de cazare;
Coordonarea celorlalte servicii suport (transport, servicii traducere,
etc;
Sprijin n aciunile promoionale i de PR;
Asigurarea informaiilor solicitate de delegai;
41

Planificarea programelor turistice pentru nsoitori.
c) n timpul evenimentului:
Organizarea birourilor de ntmpinare a delegailor n punctele
principale de acces;
Sprijin PR;
Oferirea de informaii turistice.
d) Dup eveniment:
Evaluarea evenimentului;
Consultan pentru selectarea destinaiei care va gzdui
evenimentul urmtor.
Birouri de conferine (Conference offices) sunt constituite ca
departamente n cadrul autoritilor locale, acolo unde nu funcioneaz oficii de
conferine. Activitile sunt similare, n timp ce personalul i fondurile de care
dispun sunt mult mai reduse. n consecin, consultana i asistena acordate
organizatorilor de evenimente sunt diminuate.
La nivel naional funcioneaz organisme DMO extrem de influente i de
eficiente:
Team Australia o alian din care fac parte liderii din sectorul
turistic i cea mai mare asociaie a organizatorilor de evenimente
din Australia;
Canadian Tourism Commission (CTC) un parteneriat ntre guvern
i industria turismului care se ocup, n principal, de promovarea
rii pe piaa turistic internaional;
Maison de la France and France Congrs este reprezentantul
fostului Oficiu Naional de Turism din Frana (1925), care n anul
1987 s-a transformat ntr-o grupare a intereselor economice din
domeniu, lund titulatura de Maison de France. Se afl n
subordinea direct a Ministerului de resort francez, fiind un
parteneriat ntre statul francez, profesionitii din turism i alte
sectoare economice. Rolul principal const n promovarea
internaional a turismului, a cltoriilor motivate de participarea la
evenimente, seminarii, lansri de produse i expoziii;
German Convention Bureau;
VisitBritain i Meet England, .a.
2.4.7. Marketingul relaional n turismul de evenimente
Unul dintre elementele definitorii ale marketingului turismului de
evenimente const n funcionarea eficient a relaiilor de colaborare dintre
ofertani (firme, organizaii care presteaz servicii necesare operaionalizrii
unui eveniment) i clieni (firme sau organizaii care folosesc aceste servicii).
ncrederea i beneficiile mutuale reprezint temelia aplicrii marketingului
relaional.
42

Organizaia care concepe i produce un eveniment va vizita destinaii i
locaii posibile diverse. Programul de vizitare i unitile care vor fi inspectate
sunt elemente pe care organizatorul nu le poate stabili individual, fiind
nefamiliarizat cu destinaia selectat. n acest sens apeleaz la o firm
intermediar, local (DMC, organizator de conferine, etc.) care va mijloci toate
aspectele mai sus menionte. n continuare, seriozitatea i implicarea firmelor
prestatoare vor afecta substanial obinerea unui rezultat pozitiv ateptat.
Marketingul turismului de evenimente rezid, ntr-o msur apreciabil, n
stabilirea unor legturi benefice i ntre ofertani i ali ofertani sau ntre clieni
cu ali clieni, sectorul analizat fiind, n esen, un teren propice care favorizeaz
intercomunicarea i care depinde de ea. Reelele formale i informale care se
stabilesc, folosirea n comun a sistemului de relaii i informaii sunt
caracteristici ale pieei turismului de evenimente. Identificarea partenerilor de
ncredere i ntrirea relaiilor cu acetia reprezint un pas important pentru
reuit i longevitate.
Fidelizarea partenerilor de afaceri (ofertani sau clieni) cuprinde
ansamblul msurilor prin care organizaia urmrete orientarea pozitiv a
inteniilor comportamentale ale acestora i stabilizarea relaiilor de colaborare.
Interveniile specifice vizeaz, ntr-o prim faz culegerea unor informaii
despre parteneri referitoare la:
Informaii cu caracter demografic, date de identificare;
Sistemele de comunicare pe care le folosesc n mod curent;
Sistemele manageriale utilizate;
Informaii cu caracter economic, financiar, etc;
Colaborri anterioare cu firme similare.
Msurile i aciunile propriu-zise pentru construirea parteneriatelor nu
respect un tipar prestabilit. Cu toate acestea pot fi formulate cteva
recomandri:
Identificarea preferinelor partenerului;
Implicarea fiecrui departament i angajat n acest demers;
Ierarhizri, chiar discriminri ntre parteneri (clientul sau ofertantul
A, clientul sau ofertantul B,C,..etc.);
Dialoguri rapide;
Iniierea unor sisteme de loializare a partenerilor.
ntemeierea i consolidarea relaiilor de colaborare, de nelegere i sprijin
reciproc, cu att mai mult cu ct sumele investite n turismul de evenimente sunt
considerabile, iar eecurile dramatice i cu implicaii majore pe termen scurt,
mediu sau chiar lung, sunt considerente care denot nsemntatea aparte a
aciunilor specifice marketingului relaional.
43
CAPITOLUL 3
CEREREA PENTRU TURISMUL DE EVENIMENTE
Dezvoltarea rapid a cererii pentru organizarea de evenimente reprezint
o constant a anilor din urm. A crescut simitor numrul firmelor specializate n
acest sector de activitate i a celor care ofer servicii conexe, iar pe piaa muncii
sunt necesare calificri noi, ntre care i funcia de organizator de evenimente.
Contextul care a generat aceast situaie de fapt este cel al dezvoltrii
generale al standardului de via la nivel mondial i european, n special. S-a
dezvoltat nevoia oamenilor de a cltori, de a consuma activiti de recreere, pe
fundalul creterii veniturilor discreionare de care dispun. n paralel s-a
manifestat dorina de pstrare i revigorare a tradiiilor, de sporire a timpului
alocat activitilor culturale, nevoia de a practica sportul sau a participa la
competiii sportive, au proliferat preocuprile cu caracter comercial, etc. Toate
aceste elemente au favorizat organizarea de evenimente i asigur fundamentul
unei cereri semnificative pentru turismul de evenimente.
3.1. Clienii turismului de evenimente
O caracteristic demn de remarcat n analiza pieei i, respectiv, a cererii
pentru turismul de evenimente rezid n diferenierea existent ntre clienii i
consumatorii serviciilor specifice acestei forme de turism (Swarbrooke and
Horner 2001, p. 22).
Agenii economici, diferitele asociaii profesionale, instituiile
guvernamentale, etc. care solicit organizarea unei manifestri i achit
cheltuielile aferente sunt clienii turismului de evenimente.
Desfurarea propriu-zis a manifestrii presupune prezena unui numr
de persoane, angajai sau invitai ai clientului, acetia fiind consumatorii
turismului de evenimente. n mod obinuit, cheltuielile lor de participare sunt
achitate de organizatori sau sponsori. Nu pot fi omise situaiile cnd cele dou
categorii de beneficiari sunt identice. Reprezentanii conducerii unei asociaii
profesionale pot lua hotrrea de a organiza o ntlnire pentru a decide viitorul
asociaiei, de exemplu. n acest caz, deciziile i cheltuielile de organizare sunt
atribute exclusive ale celor care vor fi participanii direci la eveniment.
Cei mai reprezentativi clieni (beneficiari) care solicit organizarea de
evenimente sunt companiile, asociaiile i instituiile guvernamentale.
a) Companiile.
n statul de funcionarea al companiilor exist, de cele mai multe ori, o
prevedere obligatorie referitoare la organizarea anual a unui eveniment,
44
respectiv adunarea general a acionarilor. Activitatea curent a companiilor

creaz oportuniti pentru desfurarea i a altor tipuri de manifestri, ntre care:
organizarea de conferine de pres;
inaugurri prilejuite de diverse ocazii;
pregtirea continu a personalului;
organizarea de focus grupuri cu ocazia lansrii pe pia a unor produse
i servicii noi;
edine importante ale conducerii firmei;
organizarea de evenimente speciale precum srbtorirea unui anumit
moment n viaa firmei, pensionri, acordarea de premii salariailor, construirea
culturii organizaionale, etc.
Numrul companiilor care au n organigram un department de
evenimente este redus, astfel c este o obinuin s se apeleze la serviciile unor
firme de profil (Rogers 2008, p. 35). Angajaii companiei beneficiare care
asigur interfaa cu firma organizatoare i desfoar activitatea curent n alte
departamente, precum departamentul vnzri i marketing, departamentul
resurse umane i pregtire continu sau departamentul administrativ.
Responsabilitile acestora pot diferi considerabil, de la gsirea firmei de
specialitate pn la planificarea i urmrirea ndeaproape a tuturor etapelor de
transpunere n practic a evenimentului solicitat.
Atunci cnd o companie ia decizia organizrii unui eveniment, i
stabilete bugetul, locaia i participanii. ntruct ansamblul cheltuielilor este
suportat din buget va deine un control riguros asupra modalitilor efective de
cheltuire a sumelor alocate. Deciziile de organizare aparin, de obicei,
persoanelor care dein funcii de conducere n cadrul companiei beneficiare.
Principalele tipuri de evenimente organizate la nivelul companiilor sunt:
Adunarea acionarilor. Scopul acestui eveniment const n
informarea participanilor n legtur cu rezultatele activitilor anterioare ale
companiei, prezentarea unor rapoarte ale situaiei financiare ale firmei i,
adeseori, le este solicitat votul cu privire la o chestiune important legat de
funcionarea acesteia. Sunt situaii n care acionarii comunic din timp intenia
lor de neparticipare la eveniment, dar informeaz firma, n baza unui document
scris, asupra modalitii n care i vor exercita dreptul de vot. Un asemenea
eveniment se organizeaz, de obicei, n oraul unde se afl sediul firmei, dei
exist un trend n cretere n favoarea altor locaii accesibile acionarilor.
Consilii de conducere. Se organizeaz, de obicei, n oraul unde se
afl sediul firmei, cu o anumit frecven pe parcursul anului. Dei locaia este
sediul firmei, participanii beneficiaz de servicii de cazare, cockteiluri,
banchete i activiti adiacente, de regul n incinta unitii unde sunt gzduii.
ntruniri ale conducerii. Sunt frecvente situaiile care necesit
reunirea departamentelor majore ale unei companii, prin reprezentanii cei mai
importani n scopul lurii unor decizii nsemnate, pentru a contura planuri de
aciune pe viitor, pentru mbuntirea performanei de aciune a firmei sau
45

pentru mbuntirea activitii curente. Dei unele au o frecven regulat,
prestabilit, altele au caracter spontan, fiind generate de necesitatea rezolvrii
imediate a unor probleme inedite.
Pregtirea continu a angajailor. Sunt evenimente caracterizate

prin repetativitate, se deruleaz fie n baza unui program clar de organizare, fie
au caracter spontan.
Turism stimulativ. Are rolul de a crea sinergii ntre salariaii firmei.
Training de vnzri i lansri de produse. Se organizeaz cu scopul

mbuntirii cunotinelor personalului de vnzri, ale distribuitorilor i
vnztorilor cu amnuntul i pentru a introduce pe pia produse noi.
Participanii la aceste evenimente sunt membrii ai familiei firmei
(angajai, acionari, stakeholderi, etc.) sau persoane apropiate firmei
(colaboratori, beneficiari, distribuitori, etc.). Scopul acestor aciuni este clar iar
participarea la eveniment este obligatorie. Activitatea de promovare a
evenimentului const n transmiterea invitaiilor i comunicarea cu cei care i
manifest intenia de participare.
Locaiile preferate sunt hotelurile care dispun de condiiile necesare
pentru gzduirea unui numr mare de persoane i pentru desfurarea tuturor
activitilor specifice, centrele de conferin sau universitile. n cazul
turismului stimulativ locaiile alese urmresc ndeplinirea criteriilor de
atractivitate i diversitate.
n ceea ce privete profilul participanilor cteva elemente sunt demne de
menionat (Rogers 2008, p.39):
Numrul mediu de participani este de 38;
64% dintre participani sunt brbai, iar numrul mediu de
evenimente la care particip ntr-un an este de trei;
60% dintre participani fac parte din managementul superior sau de
nivel mediu, precum i din rndul specialitilor de marketing i
vnzri;
evenimentele organizate special pentru angajaii departamentelor
financiar-contabile reprezint 16% din totalul manifestrilor, n
timp ce pentru personalul administrativ sunt organizate 15% dintre
evenimentele companiilor.
Activitile de planificare i rezervrile necesit un interval de timp mai
scurt, respectiv cteva sptmni sau luni (maxim ase) n avans, ceea ce
reprezint o trstur distinctiv n raport cu solicitrile de organizare ale
evenimentelor pentru asociaii, caz n care timpul de pregtire este considerabil
mai mare. Perioadele preferate de beneficiari sunt primvara i toamna, mai ales
datorit disponibilitii hotelierilor de a oferi reduceri tarifare, ca urmare a
cererii turistice reduse.
b) Asociaiile
46

Termenul "asociaie" este utilizat pentru a desemna o varietate de
organizaii, ntre care:
Asociaii/instituii profesionale sau comerciale (reunirea membrilor
se bazeaz pe similitudinile profesionale);
Asociaii i societi voluntare (reunirea membrilor se bazeaz pe
existena unor interese sau preocupri comune);
Organizaii religioase;
Organizaii de binefacere;
Partide politice.
n esen, sunt organisme non-profit, obinerea de venituri este o
caracteristic arareori ntlnit, funcionarea lor fiind justificat de furnizarea
unor servicii membrilor i comunitii pe care o reprezint, n ansamblul su.
ntrunirile de tipul conveniilor anuale, conferinelor pe anumite domenii,
congreselor mondiale, work-shop-urilor i seminariilor sunt organizate spre
beneficiul membrilor asociaiei. n timp ce asociaiile au caracter non-profit,
manifestrile pe care le organizeaz trebuie s se autofinaneze, chiar s
genereze un profit care va fi utilizat, ulterior, n scopul perpeturii activitii i
promovrii asociaiei.
Comparativ cu evenimentele organizate de companii la care participarea
este obligatorie, n cazul asociaiilor participarea este facultativ. O alt
diferen const n aceea c participanii se ocup n mod direct, este
responsabilitatea individual de nregistrare, transport, asigurarea serviciilor de
cazare i mas. n vederea facilitrii acestor aspecte administrative, organizatorii
le ofer informaiile utile necesare.
ntlnirile organizate de asociaii, n special conveniile sunt evenimente
de dimensiuni mari, cu un numr nsemnat de participani, de la cteva sute pn
la mii de persoane prezente. Prin urmare, oraele mici nu dispun de facilitile
necesare pentru organizrii acestora i determin sporirea concurenei ntre
destinaiile majore prezente pe piaa turismului de evenimente. Soluionarea
acestui aspect determin necesitatea efecturii rezervrilor cu 5-10 ani n avans,
pentru a asigura toate condiiile unei bune organizri. Asociaiile mai mici nu au
asemenea probleme, putnd apela la o varietate mult mai mare de destinaii sau
locaii.
Procesul decizional legat de organizarea evenimentului este mult mai
complex i parcurge cteva etape. n primul rnd se stabilete dac se
organizeaz evenimentul, decizie luat de conducerea asociaiei. Apoi se
selecteaz locaia. Unele asociaii au o schem de rotaie n acest sens, prin
diferite zone geografice, dispersnd astfel responsabilitile organizatorice.
Oraul unde se va organiza evenimentul este nominalizat n funcie de atraciile
de vizitare. Pasul urmtor const n stabilirea locaiei, respectiv hotelul, centrul
de conferine, etc. Se verific disponibilitatea acestora la momentul ales pentru
organizarea evenimentului i dac corespunde ntru totul necesitilor de
organizare. Apoi se negociaz i semneaz contractul cu locaia aleas.
47
Principalele tipuri de ntruniri organizate sunt:

Convenii. Au rezonan regional, naional sau internaional. Pot fi amenajate
i standuri expoziionale, care reprezint o surs de venituri important pentru
asociaie. Expozanii au oportunitatea de a-i prezenta produsele i serviciile
unui grup int de clieni.
ntlniri ale conducerii asociaiei. Membrii conducerii asociaiilor se ntrunesc
de mai multe ori ntr-un an, evenimentele din aceast categorie caracterizndu-se
prin dimensiune redus.
Conferine regionale. Se organizeaz pentru reunirea membrilor asociaiei dintro regiune.
Traininguri. Asociaiile ofer membrilor posibilitatea de a-i mbunti
pregtirea profesional, scop n care organizeaz, n mod constant, evenimente
specifice.
ntruct prezena la eveniment este opional, programul trebuie atent
conceput pentru a atrage un numr ct mai mare de participani.
Aciunile de marketing ale asociaiei sunt vitale pentru succesul
evenimentului. n primul rnd se analizeaz preferinelor i ateptrile
membrilor asociaiei. Dac evenimentul ofer oportuniti evidente, dorite,
atunci promovarea este mai redus. Este absolut necesar comunicarea n avans
a datei i locaiei, alturi de informarea n legtur cu programul evenimentului,
cine sunt moderatorii, n ce constau activitile, etc. Ulterior, sunt furnizate
informaiile referitoare la modalitatea de nregistrare, cazare, transport, etc.
Profilul participanilor se identific prin urmtoarele elemente (Rogers
2008, p. 41):
dorina de participare este mai mare comparativ cu evenimentele
organizate de corporaii, interesul profesional sau cel personal
animnd aderarea persoanelor la aceste asociaii;
n mod frecvent participanii i achit individual cheltuielile, motiv
pentru care interesul organizatorului este de a reduce cheltuielile
totale, ceea ce asigur o participare numeroas;
variantele de cazare asigurate sunt dintre cele mai diverse, de la
uniti de lux pn la servicii de cazare budget;
55% dintre participani sunt brbai, vrsta medie este de 40 de ani,
iar frecvena de participare anual este de 1,7 evenimente ntr-un
an.
c) Instituiile guvernamentale
Au nevoie constant de a organiza evenimente pentru a comunica i
interaciona cu diferite alte instituii, asociaii, etc. ntrunirile pot fi de
dimensiuni mari la care particip personaliti naionale, mondiale, etc., sau mai
mici, precum cele locale, regionale.
48

Au reguli stricte de cheltuire a bugetului, de obicei au limite impuse de
cheltuieli. Locaiile alese precum i serviciile de cazare, mas, etc. incluse n
program fac parte din categoria budget. Sunt preferate facilitile publice,
universitile, iar unitile hoteliere sunt, de obicei, de trei stele. n ceea ce
privete participanii, angajaii instituiilor au obligativitatea prezenei la
eveniment, n timp ce publicul i manifest intenia de participare n mod
facultativ.
Organizarea acestor ntruniri se difereniaz prin importana i anvergura
msurilor de securitate. Promovarea acestor aciuni este asemntoare firmelor,
participanii trebuie doar anunai din timp n legtur cu programul
evenimentului.
3.2. Consumatorii turismului de evenimente

ntrebarea constant al crei rspuns reprezint fundamentul numeroaselor
decizii organizatorice este "care este grupul int?" Cine trebuie invitat la
eveniment, pentru atingerea scopului organizrii acestuia (Schfer-Mehdi 2008,
pp.10-19)?
Mult timp noiunea de eveniment a fost situat pe aceeai treapt cu cea
de mega-show (emblematice fiind cele din industria automobilistic, cu mii de
expozani, sute de reprezentani ai presei, n cele mai atractive locaii i hoteluri
din lume). Dar, n vederea atingerii scopului propus nu bugetul este hotrtor,
nici numrul participanilor, ci comunicarea cu acetia i ce trebuie transmis,
deci care este grupul int vizat.
Posibile grupuri int:
Consumatori finali;
Clieni industriali;
Jurnaliti;
Parteneri care asigur, de exemplu, desfacerea, distribuia;
Angajaii.
O regul nsemnat const n transmiterea unui mesaj clar, printr-un
discurs direct, pus n scen ntr-un stil captivant, care s motiveze oamenii s
fac ceva pentru firma n beneficial creia se organizeaz evenimentul, n timp
ce aceasta acioneaz n interesul lor. Astfel, vizitatorii pasivi pot fi transformai
n participani activi, care vor contribui la succesul vnzrii produsului firmei,
de exemplu. De asemenea, un demers de asemenea amploare nu este generat de
un singur eveniment n comunicarea de marketing, dar ntotdeauna exist un
bulgre de zpad care provoac avalana.
Grupurile int nu sunt omogene, iar accentuarea fenomenului de
globalizare sporete gradul de dificultate pentru impresionarea oamenilor prin
folosirea unui mesaj unitar.
Este important cunoaterea ctorva caracteristici ale grupurilor int:
vrst, sex, funcie, profesie, nivel de instruire, religie, nivel de cultur,
interesele, necesitile, naionalitatea sau apartenena cultural.
49
Sub aspectul intereselor i necesitilor pot fi identificate cteva grupuri:

Hedonitii, preocupai de plceri sau trirea clipei, pn la
Cei interesai de protecia mediului nconjurtor;
Smart buyers, cei ateni la preuri (au maini Porsche, ascult Vivaldi i
cumpr vin californian ieftin).
Organizatorul va trebui s rspund la ntrebri de tipul:
Cine, cnd i cum se comport?
Ce program este interesant i pentru cine?
Rspunsurile la aceste ntrebri nu sunt nici simple i nici clare.
De asemenea o alt ntrebare esenial este Ce se dorete s se obin de
la participanii la evenimentul organizat?"
Misiunile clasice ale comunicrii n cadrul unui eveniment sunt:
Prezentarea unei nouti (informaie);
Pregtirea emoional a participanilor n vederea unei anumite situaii (emoie);
Motivarea participanilor pentru noi sarcini i provocri (motivaie);
Provocarea unei anumite aciuni (activare, dinnamizare).
n practic, efectul maxim se obine prin combinarea acestora. Informaia
pur se adreseaz doar raiunii, emoia pur poate fascina participanii, fr a
avea efect direct, transformnd evenimentul ntr-o petrecere fr importan
practic. Fr dinamizare nu se atinge niciodat obiectivul evenimentului, iar
fr motivaie participanii nu vor rezista pn la sfritul evenimentului.
Ce informaii trebuie s fie transmise?
Publicul nu trebuie subestimat, dar nici supraestimat. Informaii prea
multe i prea amnunite au efect letal asupra evenimentului.
Ce cunotine posed deja grupul int?
Ce date trebuie s-i mai fie comunicate?
Ce stil este adecvat?
Prin intermediul oamenilor?
Prin intermediul mijloacelor de comunicare?
Ambele?
Ce emoii trebuie s fie provocate?
Trezind emoii se vinde mai bine. Este tiut c emoiile au un efect mai
profund i mai ndelungat dect o informaie la obiect. Ca atare este necesar
ancorarea mesajului transmis prin trirea unui eveniment de marketing.
Pentru nceput se examineaz dispoziia grupului int.
Ce emoii sunt pozitive?
Ce emoii sunt negative?
Care sunt sentimentele dorite a se declana? Sunt ele adecvate
obiectivului comunicrii?
Entuziasm;
Curiozitate;
50
Solidaritate;
Optimism;
Dorin arztoare;
Veselie.
Ce fel de motivaie trebuie s fie obinut?
Care este motivaia potrivit?
Cum se obine aceast motivaie?
Pentru a crea un entuziasm superficial i de scurt durat mijloacele sunt:
un catering bun, un show costisitor, cteva efecte speciale.
Pentru obinerea motivaiei pe termen lung este necesar o discuie onest
cu grupul int.
Ce fel de obstacole exist?
Reducerea numrului locurilor de munc;
Creterea presiunii pentru obinerea performanei;
Rrirea reelei comercianilor;
ntrzierea livrrii produselor.
Ce factori stimulatori exist?
Cifre de afaceri superioare;
Sisteme de premii, alte stimulente;
Super-produse pe care clienii s le smulg efectiv din mn unii altora.
Cine creaz informaia?
Trainerul n domeniul motivaiei;
Guru n domeniul motivaiei;
Conducerea firmei;
eful;
Persoanele care atest, certific ceva/somitile;
Persoanele neutre, cum sunt consilieri ai firmei, jurnaliti;
Colegii/reprezentanii grupului int.
Ce reacie este ateptat?
Nu este avut n vedere reacia din timpul evenimentului, ci reacia de mai
trziu. Obiectivele trebuie clar definite, pentru c doar cunoscndu-le pot fi
atinse:
Cu ct s scad procentul rebuturilor sau deeurilor?
Cu ct s se reduc reclamaiile?
Cu ct s creasc vnzrile?
Care s fie rezonana n mijloacele de comunicare?
Un eveniment nu trebuie s se desfoare izolat. n acest sens regulile de
baz vizeaz antrenarea angajailor, sprijinerea distribuitorilor prin mijloace care
s stimuleze vnzarea i prin publicitate sau cultivarea contactele cu mediile de
comunicare.
51

Un eveniment nu este un medicament miraculos. Este neaprat necesar o
dezbatere realist cu grupul int de la momentul respectiv.
Ce se urmrete s se obin?
Trezirea interesului;
Fixarea amintirii;
Declanarea aciunii;
Care este disponibilitatea de a aciona a grupului int?
Angajaii nu reprezint un grup int comod, ei cunosc problemele firmei.
Personalul ar trebui s se numere printre cei mai ferveni susintori ai
produsului, chiar i n momentele dificile pe care le traverseaz firma. La
evenimentele care le sunt destinate cooperarea cu angajaii i solicitarea
consimmntului consiliului firmei sau angajailor sunt aspecte importante.
Ateptrile pot fi nfiortoare. Dramaturgia reprezint un element cheie.
Dac sperana este ndeplinit prompt, nu va mai exista prilej pentru surprizele
plcute. Aadar, este necesar descoperirea ateptrilor participanilor i
intensificarea lor, astfel nct s nu se rateze efectul de tip Aha!. Fraza La
asta nu m-am gndit! este de dorit a fi auzit ct mai des.
n continuare este prezentat un exemplu de identificare a grupului-int
(Studiul de caz 1).
STUDIUL DE CAZ 1
Identificarea grupului-int
Scena: Conferina anual a asociaiei profesionale care se desfoar pe o durat
de trei zile ntr-o staiune litoral. Firma la care lucrai este unul din sponsorii
evenimentului, evenimentul are i o component expoziional i, de asemenea,
avei sarcina de a promova soluia firmei pe care o reprezentai la problema care
face obiectul conferinei.
Invitaii: Sunt ateptai s participe 800 de membri ai asociaiei, persoane care
dein poziii manageriale de nivel mediu n firmele unde i desfoar activitatea.
Deciziile: deciziile de organizare au fost luate de un grup de 25 de persoane din
conducerea asociaiei, sunt ase firme care sponsorizeaz evenimentul, nu este
prezent nicio firm concurent, numrul total al celor care vor lua cuvntul pe
parcursul evenimentului este de 175.
Pornind de la elementele cunoscute se pot evidenia patru grupuri-int: cele 800
de persoane invitate, cei 25 de membri din conducerea asociaiei, 175 de speakeri,
precum i cele ase firme care sunt sponsori.
Care sunt oportunitile oferite de evenimente i cum pot fi folosite pentru
atingerea obiectivului final?
1. Vorbitorii sunt cunoscui i dein o poziie privilegiat ntruct au putere de
convingere. Merit o atenie deosebit. La orice eveniment sunt persoane care au
acest rol i dein, de obicei, poziii nalte.
2. Membrii consiliului de conducere - au putere i dorii s i avei aliai.
3. Sponsorii putei beneficia de clienii lor dac identificai posibilitile de
colaborare.
52

4. Audiena (persoanele din conducerea de nivel mediu) i putei informa n
legtura cu firma pe care o reprezentai i astfel depii stadiul lor de indiferen.
Principii:
1. Recunoaterea mrcii la fiecare sesiune mprii flyere prin care v
promovai soluia care reprezint, n acelai timp, un bilet la tombola pe care o
organizai.
2. Mergei mai departe cnd vin participanii s i ridice premiul la tombol,
le oferii documentul care explic soluia pe care o propunei.
3. Fii lider:
- sponsorizai o conferin la care s participe toi cei interesai n soluia
avansat;
- negociai ca "experi" ai firmei d-voastr s modereze discuiile unor
sesiuni ale conferinei.
3.3. Determinani i motivatori ai cererii pentru turismul de

evenimente
Analiza cererii pentru turismul de evenimente se concentreaz asupra
urmtoarelor elemente (Shone and Parry 2010, p.27):
numrul participanilor;
veniturile obinute;
activitile participanilor;
eficiena promovrii;
satisfacia participanilor.
Este important de subliniat faptul c elementele menionate nu se regsesc
n totalitate n evalurile tuturor categoriilor de evenimente organizate, astfel c
analiza financiar nu reprezint o prioritate a analizelor ntreprinse, o parte
nsemnat a manifestrilor avnd caracter non-profit. De asemenea, promovarea
ar putea s nu reprezinte un factor esenial al cuantificrilor dac sunt avute n
vedere, de exemplu, evenimentele cu caracter personal (nuni, pensionri, etc.).
Sub aspect istoric cererea pentru turismul de evenimente a fost generat
de factori sociali precum nevoia de integrare social, interaciunea dintre
indivizi i comuniti, sprijin mutual, interrelaionarea cu normele i structurile
sociale. La acetia s-au adugat aspecte direct legate de statutul social, nevoia de
celebrri publice precum i dezvoltarea ritualurilor i ceremoniilor de factur
religioas, comercial sau civic.
n prezent, determinanii cererii pentru aceast form de turism sunt, n
esen, de natur social i psihologic. Nevoia de integrare i interaciune,
nevoile de ordin economic, organizaional, politic sau filantropic, modificrile
demografice, creterea standardului de via, nevoia de mbuntire a nivelului
educaional, .a. reprezint motivaiile organizrii de evenimente.
n figura 3.1 este evideniat o ierarhie a motivelor participrii la un
eveniment cultural.
53
Figura 3.1. Combinarea motivaiile de participare la un spectacol de

oper
M o t iv a ie
secundar
M o t i v a ( iae g r e m e n
s e c u n d ta) r
M o t iv a ie
p r im a r
( re la x a re
)
M o t iv a i
e
p r im a r
( s o c ia l )
( e d u c a M i eo )t i v a i
e
p r im a r
(s ta tu t)
Sursa: Adaptare dup Teare, R., Claver, S. and Costa, J. (1995) Marketing
Management: A Resource-Based Approach for the Hospitality and Tourism Industries,
Cassell, London, p.51.
Varietatea motivaiilor existente poate influena decizia de participare la

un eveniment de dimensiuni apreciabile, sub umbrela cruia se desfoar
activiti diverse, cum este cazul unui festival de tradiie (figura 3.2). O
asemenea variant organizatoric va facilita participarea unui numr mare de
persoane, asigurnd astfel satisfacia mai multor segmente de pia.
Evenimentul organizat nu atrage de fiecare dat audiena ateptat.
Analiza i evaluarea cererii pentru un anumit eveniment devin astfel elemente
eseniale. n teorie sunt identificate urmtoarele categorii al cererii:
cererea curent este cererea pe care evenimentul o satisface n
prezent;
cerere viitoare cererea care poate fi satisfcut de eveniment
dup o perioad fireasc de cretere a reputaiei manifestrii;
54

cerere latent cererea care are nevoie de un impuls (eveniment)
pentru a se manifesta;
cerere frustrat cerere care exist dar care nu se manifest
datorit unor constrngeri precum preul ridicat de participare,
lipsa timpului, inexistena disponibilitii la momentul organizrii
evenimentului, etc.
Figura 3.2. Mixul de activiti pe parcursul unui eveniment
EVENIMENTUL "UMBREL"
Festivalul de Jazz
Coninutul evenimentului
Nucleul evenimentului
Aciunile complementare
Festival de muzic de jazz
Activiti secundare
Specializarea pieei n cadrul evenimentului
Activitile determinate de esena
Activitile complementare
evenimentului
Bandur Interprei
Concerte
Banduri Copii Activit Vnzr
i
solo
de
i n aer
i
anvergur
liber
Activitile difereniate n cadrul evenimentului
70 banduri
50 interprei
30
1 clovn
48 standuri
solo, etc.
banduri
de vnzare,
etc.
Segmentele de pia care particip la eveniment
1
2
3
4
5
6
2
4
5
7
Segmente constituite n baza unor
Diferite grupuri de participani care
criterii precum vrsta, preferine
consum activitile complementare
muzicale, etc.
Sursa: Adaptare dup Hall, C. M. (1997) Hallmark Tourist Events: Impacts, Management and
Planning, Belhaven, London, pp.137-148.
Cunoaterea cererii i a motivaiilor de participare la eveniment sunt

factori eseniali pentru succesul evenimentului. n baza acestor informaii se
identific nevoile i ateptrile audienei vizate n funcie de care se va realiza
conceptul i se va detalia programul manifestrii.
55
CAPITOLUL 4
OFERTA PENTRU TURISMUL DE EVENIMENTE.
PRODUCTORI I INTERMEDIARI
Spre deosebire de alte sectoare de activitate, turismul de evenimente nu
este n totalitate organizat cu scopul obinerii de venituri. Aa se explic prezena
pe scar larg a unor activiti voluntare, caritabile sau filantropice alturi de
activitile comerciale obinuite n alctuirea programelor manifestrilor.
Diversitatea tipologic a evenimentelor genereaz existena unui numr mare i
variat de organizaii i persoane interesate att n transpunerea n fapt dar i n
participare, animai fiind de beneficiile mutuale ale celor implicai. Pe msur ce
acest sector turistic a evoluat, nivelul specializrii i profesionalismul
activitilor a crescut, ceea ce a condus la dezvoltarea rapid a serviciilor de
profil i a organizaiilor prestatoare.
4.1. Structuri naionale, asociaii i organisme profesionale
n cadrul Uniunii Europene i la nivelul fiecrui stat membru exist o
structur guvernamental care coordoneaz activitile turistice. n Romnia
aceast structur are titulatura de Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Turismului, n Marea Britanie este Divizia Turism n cadrul Departamentului
Naional de Cultur, Media i Sport, n Spania este Ministerul Industriei,
Turismului i Comerului, .a.m.d. Aceste structuri pot include Oficii Naionale
de Turism (NTO) care au responsabilitatea dezvoltrii turismului i coordonrii
aciunilor de marketing, inclusiv a turismului de evenimente. n ara noastr este
Direcia General Turism n cadrul MDRT, n Anglia este "the British Tourist
Authority" (BTA), structur cunoscut i sub denumirea "Visit Britain", etc.
Asociaiile specializate n dezvoltarea turismului de afaceri funcioneaz
att la nivel naional ct i internaional. Pot fi exemplificate n acest sens:
Asociaia Internaional a Centrelor de Congrese (AIPC);
Asociaia Internaional a Organizatorilor de Conferine (IAPCO);
56

Asociaia Organizatorilor de Evenimente (AEO);
European Cities Marketing (ECM);
Asociaia Organizatorilor de Festivaluri i Evenimente (IFEA
Europe);
Society of Incentive and Travel Executives (SITE);
Asociaia Internaional a Organizatorilor de Congrese i Convenii
(International Congress and Convention Association ICCA),
(Studiul de caz nr. 2), etc.
STUDIUL DE CAZ 2
ICCA
ICCA este o asociaie nfiinat n anul 1963 de ctre un grup de agenii de
turism. Scopul principal iniial al constituirii asociaiei a constat n evaluarea
modalitilor efective prin care membrii asociaiei aveau acces i se puteau
implica pe piaa internaional de evenimente, o pia aflat n rapid expansiune
la acel moment. Se urmrea, totodat, derularea unui schimb permanent de
informaii asupra operaiunilor efectiv organizate n acest demers. Momentul ales
pentru aplicarea acestei iniiative a fost oportun, ntruct piaa evenimentelor s-a
extins ntr-un ritm chiar mai ridicat dect cel estimat. Astfel impactul asociaiei a
crescut, la fel numrul i diversitatea domeniilor de activitate ale membrilor.
n prezent ICCA este una dintre cele mai importante asociaii pe piaa
evenimentelor, fiind unica organizaie ai crei membri sunt firme de top
specializate n organizarea de evenimente i asigurarea serviciilor de transport i
cazare pe piaa internaional a evenimentelor. Numrul total al membrilor se
ridic la 950, organizaii care i desfoar activitatea n 88 de ri. Toate firmele
i organismele ce ader la ICCA se individualizeaz prin angajamentul strategic
de a oferi produse i servicii specifice cu cel mai ridicat nivel de calitate.
Reeaua ICCA ofer membrilor si soluii pentru ndeplinirea obiectivelor
evenimentelor, selecia locaiilor, planificarea manifestrilor, soluii tehnice,
asisten pentru serviciile de transport ale delegailor, etc. Destinaiile turistice de
top i cei mai reprezentativi ofertani din sectorul de evenimente sunt membri
ICCA. ICCA are oficii n Olanda, Malayesia, SUA i Uruguay.
Beneficiile resimite de membri sunt urmtoarele:
oferirea de soluii pentru reducerea costurilor operaionale;
legturi cu managerii de top din sector;
programe de perfecionare profesional;
existena unei platforme internaionale de sprijin;
acces la resurse informaionale importante;
promovare i, n general, aciuni de marketing concertate n cadrul unei
reele globale.
Romnia are un singur membru ICCA. Este vorba de agenia de turism Happy
Tour care i-a dezvoltat un departament puternic de turism de evenimente.
Sursa: http://www.iccaworld.com/abouticca.cfm (accesat la 15.10.2012)
57

n Romnia a funcionat Romanian Convention Bureau Asociaia
Naional a Organizatorilor de Conferine i Expoziii din Romnia, care ns, la
plecarea d-lui Paul Mroiu, cel care a pus bazele asociaiei, i-a sistat
activitatea. Autoritile turistice regionale i locale au, de asemenea, un rol de
sprijin nsemnat pentru dezvoltarea turismului de evenimente. Totodat, centrele
de informare turistic care funcioneaz n orae, unitile de nvmnt, n
special universitile, care au inclus n curricul o disciplin de turism de
evenimente pot fi considerate componente ale infrastructurii care contribuie la
evoluia acestei forme de turism (figura 4.1).
Figura 4.1. Infrastructura turismului de evenimente
UE i structurile
guvernamentale
naionale
Universiti i
colegii
Agenii
guvernamentale
Oficiile naionale de
turism
Organisme istorice,
culturale i sportive
Autoriti turistice
locale
Organisme
filantropice i de
caritate
Organismele
profesionale
naionale i
internaionale
Organizaii turistice
regionale
Centre de informare
turistic
Asociaii locale de
profil
Organisme de
voluntariat
Sursa: Shone, A. and Parry, B. (2010) Successful Event Management, A Practical Handbook, third
edition, CENGAGE Learning, Hampshire, p.41.
Rolul asociaiilor i organismelor profesionale const n asigurarea reelei,

comunicrii i legturilor ntre membri, lobby n favoarea acestora, programe de
training i acreditare sau elaborarea unor coduri de bune practici. Managerii
firmelor de evenimente ar trebui s identifice acele asociaii care se potrivesc cel
mai bine scopului i nevoilor firmelor pe care le reprezint, ntruct izolarea i
lipsa oricrei asocieri nu sunt recomandabile.
4.2. Organizaii comerciale i firme cu rol de sprijin implicate n
turismul de evenimente
Piaa turismului de evenimente se caracterizeaz prin complexitatea
nevoilor i preferinelor specifice, astfel nct satisfacerea acestora impune
prezena unei diversiti de firme prestatoare de servicii i organizaii, aa cum
reiese din figura 4.2.
Sunt companii pentru care organizarea evenimentelor proprii reprezint o
activitate repetatitiv i extrem de important pentru dezvoltarea firmei, care au
58

n organigram departamente proprii ce se ocup de buna desfurarea a acestor
manifestri, au personal propriu, au experien acumulat n timp. i cu toate
aceste, n special datorit volumului mare de informaii i relaii care trebuie
gestionate i dificultilor de selecie i coordonare ale tuturor participanilor, se
apeleaz la serviciile firmelor specializate n organizarea de evenimente.
Figura 4.2. Firme i organizaii care i desfoar activitatea pe piaa

turismului de evenimente
Clieni:
Companii
Asociaii
Sectorul public
Servicii diverse:
Servicii media
Asociaii profesionale
Consultani
Autoriti turistice
naionale
Ofertani:
Turismul de
evenimente
Uniti de invmnt
Destinaii turistice
Centre de congrese i
conferine
Firme de cazare
Firme de transport
Servicii auxiliare
Intermediari i
agenii
specializate
Sursa: Adaptare dup Swarbrooke, J. and Horner, S. (2001) Business Travel and Tourism, ButterworthHeinemann, Oxford, p. 36
4.2.1. Ofertani pe piaa turismului de evenimente

ntre principalele categorii de firme implicate n organizarea de
evenimente n calitate de ofertani (productori) pot fi menionate: destinaiile
(care au fost analizate ntr-un capitol anterior), unitile care gzduiesc
evenimentele (venues), firmele care asigur serviciile de cazare i transport i
firmele care ofer prestaii auxiliare.
4.2.1.1. Uniti care gzduiesc evenimente (venues)
n incinta acestor uniti se desfoar, n mod efectiv, evenimentele
organizate. Din aceast categorie fac parte:
Centre de congrese. Sunt locaii special amenajate pentru
organizarea de evenimente;
Centre de conferine. Sunt uniti complete care asigur i spaii de
educaie i training, camere pentru nnoptare precum i servicii de
alimentaie;
Centre expoziionale;
59
Centre multifuncionale;
Uniti hoteliere care dispun de spaiile i facilitile necesare
pentru organizarea de manifestri;
Instituii de nvmnt, etc.
Centrele de congrese sunt complexe arhitectonice, de dimensiuni adeseori
impresionante, multifuncionale, n care se gsesc pe lng sli, birouri i
instalaii destinate reuniunilor, spaii de expoziii, sli de spectacole, sli de
recepie, spaii de relaxare amenajate n foaiere, un centru comercial, restaurante
i alte structuri de alimentaie i divertisment, uneori unul sau mai multe hoteluri
nglobate sau construite n imediata apropiere, toate aceste elemente fiind
concentrate n jurul localului care gzduiete evenimentul.
Necesitatea individualizrii i diferenierii evenimentelor i determin pe
manageri s aleag locaii dintre cele mai neobinuite, ntre care uniti care sunt
construite pentru competiii sportive (terenuri de sport, terenuri de golf, etc.),
cldiri istorice (castele, palate, locuine fastuoase, etc.), parcuri tematice,
mijloace de transport, cum ar fi, de exemplu, vasele de croazier, muzee, etc. Ca
urmare a cererii n cretere pentru satisfacerea acestui segment de pia, unitile
mai sus enumerate i-au dezvoltat i perfecionat continuu capacitile i dotrile
n aceast direcie, concurnd cu mult succes firmele specializate.
4.2.1.2. Firme de transport turistic
Sunt companii implicate direct n desfurarea evenimentului, asigurnd
deplasarea participanilor ctre destinaie, ct i transportul local pe toat durata
manifestrii. Se apeleaz la o gam foarte variat de mijloace de transport:
Transport aerian (de linie sau charter), aeronave private, taxi-aerian,
elicoptere, etc;
Transport feroviar;
Transport rutier (autocare nchiriate, automobile private i
nchiriate, taxiuri, transportul public local, etc);
Transport maritim (vase de croazier, feriboturi, etc.).
4.2.1.3. Uniti de cazare
Serviciile de cazare au un rol distinct, esenial i primordial n ansamblul
prestaiei turistice, fiind prin natura i coninutul lor, servicii de baz ale
consumului turistic la destinaie.
Legtura ntre cazarea turistic i turismul de evenimente este multipl:
Unitile de cazare pot asigura serviciile de nnoptare precum i
spaiile, dotrile, facilitile necesare desfurrii evenimentului.
Nu este o situaie neobinuit ca participanii s se cazeze la o
unitate, iar evenimentul s se desfoare n incinta alteia;
Organizatorii pot asigura satisfacerea nevoilor i ateptrilor
diverse ale participanilor oferindu-le spaii de cazare diferite, la
tarife diferite, tarife prefereniale, etc;
60

Renumele i prestaiile de calitate ale unitilor de cazare sunt
elemente n favoarea alegerii unei uniti de cazare ca locaie a
evenimentului;
Unitile de cazare la care apeleaz organizatorii de evenimente nu
se rezum la hoteluri, reeaua serviciilor de cazare incluznd i alte
tipuri de uniti, cum ar fi pensiuni, reedine de tip timesharing,
vase de croazier, hoteluri pentru tineret, campinguri dac se
urmrete ineditul, unele cmine studeneti, etc.
Hotelurile de prestigiu, mai ales cele care fac parte din lanuri i grupuri
hoteliere internaionale ofer o diversitate de faciliti cu scopul atragerii
turismului de evenimente, precum centre de afaceri, o varietate de spaii pentru
ntruniri, servicii de secretariat, etc. Ponderea ncasrilor din organizarea de
evenimente justific existena, n organigrama acestor uniti, a departamentelor
specializate cum ar fi Centrul de afaceri n cadrul Front-Office-ului, Sectorul
Banchete n cadrul departamentului alimentaie (Barrows et al 2012, pp. 315332).
4.2.1.4. Firme care presteaz serviciile auxiliare
Oferta turismului de evenimente este completat cu o diversitate de
prestaii auxiliare, indispensabile pentru ndeplinirea obiectivelor manifestrii i
care sunt asigurate, n cea mai mare parte, de firme specializate ce i desfoar
activitatea la destinaia desemnat ca locaie a evenimentului. Serviciile i
dotrile sau echipamentele auxiliare asigurate sunt:
echipament audio-video;
servicii de catering (banchete, recepii, bufete, etc.);
decoraiuni;
aranjamente florale;
servicii de agrement;
servicii de telecomunicaii (pentru videocoferine, teleconferine,
conferine prin satelit);
interprei i translatori (n cazul conferinelor internaionale);
servicii informatice;
servicii de publicitate, PR;
servicii de securitate i paz, etc.
Existena la destinaia aleas de organizatori a serviciilor auxiliare
necesare reprezint un element nsemnat al deciziei privind alegerea locaiei.
4.2.2. Intermediari i agenii specializate n organizarea de evenimente
Termenul de "agenie" are un sens generic i relev o varietate de
organizaii care ndeplinesc un rol dublu, att cel de ofertant ct i cel de client
(Rogers 2008, p. 60). Aceste firme acioneaz n calitate de cumprtori, n
numele clienilor pe care i reprezint (companii, asociaii, etc.). De asemenea,
61

aceleai firme desfoar activiti de intermediere, de mijlocire, n situaiile
cnd sunt angajate s ofere servicii de asisten n planificarea i organizarea
unui eveniment oarecare. Sistemele de organizare intern ale acestor companii
sunt extreme de diverse.
4.2.2.1. Organizatori de conferine
Firmele specializate n organizarea de conferine sunt cunoscute pe piaa
internaional de profil cu titulatura Professional Conference (Congress)
Organizer, acronimul PCO fiind adeseori utilizat atunci cnd se face referire la
aceste companii.
Activitile pe care le desfoar sunt multiple, iar coninutul lor difer de
la o firm la alta sau de la o ar la alta. Tabelul 3.1 evideniaz principalele
categorii de servicii care alctuiesc portofoliul unui PCO.
Tabelul 3.1. Serviciile oferite de PCO
Nr. crt.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Tipul serviciului
Selecia i rezervarea locaiei
Rezervarea i managementul serviciilor de cazare pentru delegai
Marketingul evenimentului, respectiv stabilirea conceptului, a
aciunilor promoionale i de PR, relaia cu media
Fixarea programului conferinei, selecia moderatorilor
Gestionarea problemelor administrative, nregistrarea delegailor,
recrutarea personalului,coordonarea aranjamentelor de cltorie ale
participanilor
Organizarea de expoziii, managementul aciunilor de marketing i
comerciale
Coordonarea serviciilor audio-video, de traducere i interprei,
producia general a conferinei
Managementul activitilor de catering
Rezolvarea tuturor programelor de agrement i a vizitelor tehnice
Gestiunea aspectelor de securitate i a serviciilor medicale
Stabilirea bugetului, managementul ncasrilor i cheltuielilor,
contactarea i gestiunea sponsorilor
Managementul relaiilor contractuale cu toate firmele care particip la
organizarea conferinei
Sursa: Rogers, T. (2008) Conferences and Conventions- A global industry, second edition, ButterworthHeinemann, Elsevier, Oxford, p.61.
n SUA, de exemplu, termenul PCO nu este utilizat pe scar larg,

ntruct operaiunile specifice sunt ndeplinite de alte categorii de firme,
respectiv Organizator Independent de ntruniri sau Companii de Management
ale Destinaiilor (DMC).
Firmele PCO ofer servicii de asisten, fiind desemnate s cerceteze i s
recomande cele mai potrivite locaii pentru conferina organizat, s contribuie
la alctuirea programului conferinei, inclusiv a programului social, s
stabileasc aciunile de marketing necesare, precum i activitile diverse
62
asociate ntre care nregistrarea delegailor, intermedierea serviciilor de cazare,

planificarea aciunilor expoziionale, stabilirea bugetului i urmrirea aspectelor
financiare, etc.
Plata serviciilor oferite const n achitarea unor tarife de management care
sunt calculate, de regul, n funcie de taxele de participare/delegat la eveniment
(cu garantarea unui numr minim de participani), n baza estimrilor
cheltuielilor cu fora de munc implicat n managementul evenimentului sau n
baza unui comision de 8-10% calculat la valoarea total a prestaiilor.
4.2.2.2. Companii de management ale destinaiilor (Destination
Management Companies - DMC)
Sunt firme cu profil local, specializate, care dispun de expertiza i
resursele necesare pentru a concepe i organiza evenimente i alte activiti
conexe precum excursii, transport i asigur, de asemenea, suportul logistic
necesar. n acest sens, DMC-urile colaboreaz cu companiile aeriene, hoteluri,
centre de conferine sau alte firme care sunt implicate n organizarea aciunilor
specifice turismului de evenimente.
n terminologia de specialitate, serviciile oferite de DMC-uri sunt
considerate unitar drept program al evenimentului. Acest program cuprinde deci
toate serviciile i activitile oferite de o firm DMC unui grup de clieni pe
perioada ct viziteaz o destinaie turistic.
Principalele servicii oferite de DMC. DMC-urile sunt angajate de
organizatorii evenimentului pentru a sugera combinaia potrivit de resurse
existente la o destinaie care s satisfac scopurile evenimentului. n etapa
ulterioar se aleg aceste resurse, dup care DMC-urile planific, stabilesc i
ofer efectiv serviciile stabilite:
selecia hotelurilor;
selecia spaiilor pentru organizarea evenimentului;
alctuirea unor itinerarii interesante;
conceperea unor aciuni speciale;
producia evenimentului;
excursii opionale;
activiti de team-building;
servicii suport pentru organizarea evenimentului;
planificarea i prestarea serviciilor de transport;
servicii de alimentaie n uniti de profil;
animatori;
moderatori;
servicii pentru persoane VIP;
aciuni specifice turismului stimulativ.
63

De cele mai multe ori aceste firme se ocup i cu organizarea unor
petreceri care faciliteaz intercomunicarea participanilor, pentru a marca
momente deosebite sau pentru a introduce idei sau produse noi.
Un element cheie al implicrii DMC const n asigurarea transportului.
Serviciile de ntmpinare la aeroport meet and greet, transferurile la hotel,
mnuirea bagajelor sunt elemente asigurate de firmele DMC. Transportul rapid
ntre hoteluri i centrele de conferine cu ocazia dineurilor organizate sunt, de
asemenea, importante.
Derularea acestor activiti presupune respectarea unui orar stabilit i
comunicat participanilor, oferirea tuturor informaiilor suplimentare solicitate,
expertiz i precizie.
Pe lng excursiile opionale sunt asigurate turnee de golf i tenis, pescuit,
clrie, activiti de team-building, iar lista poate continua i este practic fr
sfrit.
Ofertele iniiale formulate de DMC cuprind mai multe variante, cu detalii
complete privind costul i programul aciunii respective, iar propunerile nu sunt
formulate la ntmplare, ci pe baza cunoaterii profilului participanilor, ale
caracteristicilor lor demografice i ale ateptrilor acestora.
Clienii DMC. Sunt n general firme care organizeaz ntruniri, expoziii,
evenimente, conferine sau programe de turism stimulativ. Terminologia folosit
n relaia cu un DMC cuprinde urmtoarele concepte: clientul, consumatorul i
planner-ul. Pentru toi acetia DMC pune la dispoziie serviciile de specialitate
solicitate. Clientul este firma care dorete s organizeze evenimentul.
Consumatorul este reprezentantul clientului care ia decizia achiziionrii
serviciilor oferite de DMC. Planner-ul este un reprezentant al clientului cu care
DMC colaboreaz n mod direct pentru transpunerea n practic a programului
stabilit. Planner-ul i consumatorul pot fi una i aceeai persoan sau persoane
diferite.
Scenariul A
DMC
Angajat de.....
Firm sau organizaie care

dorete s organizeze un
eveniment
Scenariul B
DMC
Angajat de.....
64
Firm specializat n
organizarea de evenimente care
este angajat de....
Firm sau organizaie care
dorete s organizeze un
eveniment
Muli planneri consider DMC ca fiind o extensie local a propriului

birou la locul organizrii evenimentului. Se ateapt ca DMC s reprezinte
ochii i urechile sale la destinaie, s acioneze n interesul clientului i s
ofere expertiz local pentru organizarea evenimentului.
DMC funcioneaz att n calitate de consultant ct i n calitate de
contractant. Utilizarea unui expert la destinaie contribuie la asigurarea unui
element extrem de important, respectiv informaii locale i precise. Dei
persoana care se ocup de organizare este calificat i cu experien (planner-ul),
aria informaiilor de care dispune nu este att de cuprinztoare nct s asigure
cunoaterea n detaliu a destinaiei turistice care a fost desemnat s reprezinte
locaia evenimentului.
DMC are un rol esenial n rezolvarea urmtoarelor aspecte:
probleme de logistic;
alegerea ofertanilor locali;
stabilirea viabilitii componentelor programului stabilit pentru

derularea evenimentului n cele mai bune condiii.
Structura DMC. Spre deosebire de un hotel, centru de conferin,
restaurant, etc, nfiinarea unei firme DMC nu presupune existena unui capital
iniial substanial n scopul demarrii i derulrii activitii. Sediul este ales, de
regul, n apropierea zonelor care sunt frecvent utilizate pentru organizarea de
evenimente. Proximitatea fa de aeroporturi este, de asemenea, o locaie
favorabil, ntruct n numeroase situaii DMC se ocup de ntmpinarea
participanilor sosii din diverse zone geografice.
Pe piaa de profil exist att firme DMC de mici dimensiuni, n care
patronul este director i este, de asemenea, direct implicat n derularea
operaiunilor specifice, n probleme administrative, de vnzare. Alte firme sunt
de dimensiuni mai mari, cu filiale n mai multe destinaii i o structura
matriceal. n figura 4.3. este prezentat organigrama unei firme DMC.
Figura 4.3. Organigrama DMC
65
D
i
r
e
o
r
vg
n
e
ze
Tabelul 4.2 evideniaz structura personalului permanent al unei DMC.

Tabelul 4.2. Structura personalului permanent al DMC
Management i
administraie
Vnzri i
marketing
Operaiuni i
producie
Manager general
Director vnzri
Director operaiuni
Manager
administrativ
ef contabil
Director marketing
Director evenimente
speciale
Manager operaiuni
Asistent manager
general
Asistent manager
administrativ
Recepioner
Asistent cercetare
Director evenimente
speciale
Manager vnzri
Manager producie
Personal de teren
Personal de
ntmpinare meet
and greet
Ghizi turistici
Manager transport
Coordonator vnzri
Manager transport
Supervizor
eveniment
Supervizor de teren
Realizator oferte
Manager recrutare
salariai
Manager
echipamente
Analist cercetare
Pe lng angajaii permaneni se apeleaz i la personal de teren alctuit

din:
ghizi turistici;
ghizi de ntmpinare;
persoane care nsoesc invitaii la hotel, i consiliaz n efectuarea
check-in-ului hotelier ct i pe tot parcursul ederii n hotel, etc.
De regul, DMC-urile nu au n proprietate mijloace de transport. Aceeai
situaie este ntlnit i n cazul elementelor de decor, echipamentelor sonore,
66
etc. Pentru evenimentele la care particip n calitate de organizator, DMC-urile

nchiriaz sau, arareori, achiziioneaz chiar mijloacele necesare. Indiferent de
maniera de aciune, asigur managementul acestor produse i servicii, o
problem complex de altfel, n special n contextul unor evenimente de
anvergur.
O caracteristic uneori ndoielnic a acestor firme este imparialitatea n
recomandarea i selectarea ofertanilor locali. Plannerii de evenimente depind de
DMC n vederea selectrii celor mai potrivii productori locali, care s
corespund programului i bugetului stabilit. Atunci cnd DMC-urile se
disociaz din punct de vedere financiar de ofertanii locali ncrederea n
imparialitatea lor este sporit. Clienii ar trebui s fie convini de faptul c
DMC este interesat doar de managementul serviciilor i operaiunilor pentru
care a fost angajat, neavnd niciun fel de aranjament financiar cu firmele
locale.
Resursele DMC. Aceste firme asigur clienilor urmtoarele tipuri de
resurse:
Produse. Produsele se prezint sub forma unui portofoliu de servicii. Unele
dintre acestea fac parte din oferta standard, altele sunt special concepute pentru
eveniment. Succesul DMC depinde, ntr-o msur nsemnat, de caracteristica sa
creativ i inovatoare. n egal msur, tendina de a copia ofertele concurenilor
este privit cu nencredere.
Reputaie. Caracteristica cheie a firmei DMC const n existena unui arsenal
numeros de clieni mulumii de serviciile oferite. ntruct principalul produs
oferit este asistarea planner-ului, satisfacia clientului este cel mai potrivit
indicator de apreciere a reputaiei. Se consider c un DMC este de ncredere n
msura n care ultimul eveniment organizat a fost o reuit. O importan egal
are i reputaia DMC n rndul ofertanilor locali este critic existena unor
relaii de colaborare favorabile cu ofertanii cheie la destinaie.
Experien. Probabil cel mai valoros avantaj al DMC este experiena sa n
domeniul organizrii de evenimente. innd cont de numeroasele provocri care
apar n activitatea curent, experiena este profesorul cel mai bun. Lucrnd cu o
firm care s-a confruntat anterior cu aceste probleme i a nvat din greelile
anterioare, rata de reuit sporete. Deoarece demararea unei asemenea afaceri
nu necesit un efort investiional deosebit, experiena este cea care face
distincia ntre noii venii i profesioniti.
Relaii. DMC ntreine relaii cu principalii furnizori, cu aeroporturile, hotelurile
din zon, reprezentanii autoritilor locale, juriti locali, etc. n plus, DMC
trebuie i s tie cum i cnd s-i foloseasc aceste relaii.
Furnizori. Expertiza local reprezint atu-ul unei firme DMC. n rest, toate
celelalte produse i servicii pe care le ofer clientului le procur de la ali
furnizori. Se dorete ca DMC s dispun de un portofoliu valoros de firme
ofertante cu care conlucreaz, cea mai potrivit firm de catering, cel mai bun
67
1.
2.
3.
ofertant de aranjamente florale, de servicii i instrumente de sonorizare, cei mai

potrivii animatori, etc.
Putere financiar. Pe parcursul evenimentului momentele neprevzute sunt
numeroase, iar pentru a le face fa DMC trebuie s dispun de resursele
financiare necesare, astfel nct remedierile s fie rapide i fr incidente.
Activitatea DMC. Comparaiile dintre firmelele DMC i firmele de
advertising sunt frecvente, iar elemente comune sunt relevante:
Clienii apreciaz caracterul lor inovativ i creativ;
Exist o presiune imens de a obine succesul dorit, n sensul imaginii
i reputaiei percepute de clieni;
Ambele vor trebui s protejeze i s sporeasc imaginea i reputaia
clientului.
n general, o firm de advertising identific clieni poteniali crora li se
adreseaz pentru a-i pune la dispoziie serviciile, n virtutea performanelor
acumulate n timp. Acest fapt se poate materializa fie prin comunicare direct,
fie prin cea electronic, apelndu-se n acest scop la exemple de succes
anterioare. Acelai lucru se ntmpl i n cazul DMC.
Firmele de advertising propun clientului potenial mai multe variante de
publicitate. n plus, sunt receptive la doleanele i sugestiile specifice ale
acestuia, n funcie de care vor realiza modificrile necesare. De cele mai multe
ori aceste prezentri se realizeaz gratuit. Similar, un client care solicit un
eveniment, va apela la dou sau mai multe firme DMC pentru organizarea
acestuia, iar fiecare dintre firmele selectate va prezenta propunerile de
organizare n mod gratuit, pentru a ctiga ncrederea clientului potenial.
Ambele tipuri de firme cheltuiesc deopotriv timp i bani pentru a
convinge clientul asupra competenelor lor, iar pierderea clientului trebuie
acoperit prin ctigarea efectiv a unui client nou. O problem major a
firmelor DMC const n oferirea unor detalii amnunite fr a percepe niciun
tarif clientului interesat. Propunerile formulate trebuie adaptate fiecrui client n
parte, ceea ce explic necesitatea alegerii corecte a clienilor poteniali.
n continuare sunt evideniate cele mai importante cerine pentru
funcionarea unei firme DMC:
Personal;
Posibilitatea de a angaja personal de teren;
Birou;
Tehnologie;
Licen i asigurri;
Contacte locale;
Contacte cu clieni;
Istoric;
Resurse la destinaie: hoteluri, restaurante, firme de catering,
animatori, etc.
68
Un sediu amplasat strategic i personal competent i cu experien sunt

necesiti de baz ale reuitei n domeniu. La acestea se adaug elemente din
categoria TREBUIE precum existena unor atracii turistice la destinaie.
Accesul la tehnologia de vrf a momentului este, de asemenea, de
importan major ntruct firmele mari care solicit organizarea de evenimente
utilizeaz cea mai sofisticat tehnologie, iar DMC ar trebui s utilizeze aceleai
sisteme de comunicaii. Sunt avute n vedere elemente precum dotarea cu
calculatoare, inclusiv baze de date up-to-date, software imaginativ, Internet de
nalt vitez, posibiliti grafice excepionale, etc.
Procesul de vnzare. Succesul n bran este determinat de existena n
permanen a unui portofoliu de clieni poteniali. Oportunitile de afaceri se
pot prezenta n variante diverse. Unele DMC sunt specializate n organizarea de
convenii, altele n evenimente specifice unor firme, unele n evenimente cu
participare internaional sau se ocup doar de organizarea aciunilor specifice
turismului stimulativ. Infrastructura i atractivitatea destinaiei vor determina
aria de specializare a firmei DMC.
Ca n orice alt afacere, firmele DMC i stabilesc la nceputul fiecrui an
bugetul de venituri i cheltuieli. n componena acestuia nu trebuie omise:
Participri la manifestri special organizate pentru firmele DMC;
Contactarea clienilor actuali i poteniali;
Calitatea de membru sau de participant la diferite asociaii de profil;
Participarea alturi de alte firme la dezvoltarea zonei;
Brouri i alte materiale;
Scrisori ctre parteneri;
Parteneriate n industria de evenimente.
Identificarea oportunitilor de afaceri. Primul pas n acest sens const n
identificarea unor clieni poteniali i convingerea lor s conlucreze cu firma.
Aceasta presupune deplasarea la sediul clientului, la locul unde i desfoar
activitatea sau la evenimentele la care particip. n acest sens, este esenial
selecia atent a clientului care va fi abordat.
Sunt foarte muli clieni care i desemneaz o firm DMC partener care,
n timp, devine un om al casei. Asemenea relaii sunt extrem de importante i
sunt necesare aciuni constante n vederea pstrrii lor. Vizitarea periodic a
clienilor i meninerea canalelor de comunicaii sunt elemente vitale n acest
scop - aciuni specifice marketingului relaional.
Etapa formulrii propunerilor. Dup ce clientul a fost contactat i convins
s priveasc DMC drept un potenial organizator i partener, el (clientul) va
solicita un set de propuneri de organizare, servicii, etc. Formularea acestor
propuneri se bazeaz pe urmtoarele elemente:
caracteristicile proiectului;
cercetarea i dezvoltarea;
creativitatea i inovaia;
bugetul necesar;
69

-
termenul de rspuns;
competiia n domeniu.
Pentru a ti ce anume s ofere clientului, cunoaterea caracteristicilor
proiectului este esenial. Aprofundarea aceste cunoateri se bazeaz pe
dobndirea unor informaii, ntre care:
dimensiunea grupului de participani la eveniment;
care sunt preferinele n legtur cu tipul destinaiei i modalitile de
cazare;
dimensiunea spaiilor pentru ntlniri;
data la care sunt solicitate serviciile din programul evenimentului;
tipul serviciilor solicitate;
informaii demografice legate de participani;
intele manageriale ale organizrii evenimentului;
bugetul aproximativ;
un istoric al evenimentelor organizate la cererea clientului;
ce trebuie inclus, ce trebuie omis;
"deadline-ul" pentru transmiterea propunerilor.
Pasul urmtor const n organizarea unor serii de ntlniri creative n
rndul salariailor DMC pentru a discuta aspectele care ar putea determina
satisfacia clientului i, ulterior, convingerea lui s colaboreze cu firma DMC.
Dup aceste ntlniri, urmeaz etapa de cercetare i de conturare a propunerile
ce vor fi prezentate clientului. Disponibilitatea prestatorilor serviciilor primare,
locaiile de desfurare ale evenimentului, transportul, animatorii, cheltuielile
aferente, toate sunt elemente reconsiderate i incluse n propuneri. Sunt
identificate costurile aferente fiecrei componente i se iau deciziile privind
preul.
O propunere ctigtoare nu va ntruni doar specificaiile formulate de
client, ci va determina satisfacia acestuia n legtur cu posibilitatea depirii
ateptrilor participanilor la eveniment. Inovaia i creativitatea sunt elemente
foarte bine cotate n evaluarea propunerilor, avnd uneori caracter decisiv.
Trebuie subliniat c ntre creativitate i deadline-ul care trebuie respectat exist
o legtur invers.
Pasul final al procesului formulrii propunerilor const n stabilirea
preului. Este i pasul critic. n acest sens se ine cont de civa factori:
costul total estimat al serviciilor propuse;
timpul alocat asigurrii acestor servicii din timpul total de munc al
salariailor DMC i implicarea lor n acest sens;
valoarea estimativ a sumelor pe care le va cheltui firma DMC;
costurile neprevzute (pentru acele elemente neprevzute care sunt
cuprinse n propunere);
perioada din an cnd se organizeaz evenimentul;
factori legai de selecia i disponibilitatea prestatorilor contactai;
70
costurile de angajare ale personalului temporar;

factori care exprim aspectul competitiv al proiectului.
naintea lurii oricrei decizii de pre, firma DMC trebuie s fie contient
de faptul c oricare client contacteaz dou sau mai multe firme concurente n
vederea desemnrii ctigtorului, iar ntrebarea la care trebuie s rspund
managerii firmei DMC este "n ce msur proiectul n discuie justific efortul i
cheltuielile"? Decizia final de implicare depinde astfel de rspunsurile la
urmtoarele ntrebri:
care este venitul estimat ca urmare a prelurii proiectului?
care este valoarea relaiei viitoare cu acest client?
care este cuantumul muncii necesare formulrii propunerilor?
cnd este deadline-ul?
cte alte companii DMC au fost implicate?
dintre aceste, care sunt concureni direci?
care este rata succesului firmei n aciuni anterioare similare?
care este rata de succes a concurenilor?
n care perioad a anului se va organiza evenimentul?
care sunt ansele estimate de ctigare a proiectului?
ct de profitabil va fi proiectul?
Clientul va opta pentru o colaborare cu o anumit firm DMC nu doar n
funcie de preul oferit, numeroi ali factori fiind importani:
este propunerea fezabil?
care este valoarea perceput a serviciilor oferite?
vor aprecia participanii programul propus?
propunerea formulat va permite tranformarea evenimentului ntrun succes?
este firma DMC capabil s produc evenimentul ntr-o manier
acceptabil?
Inspecia la faa locului. Dei nu ntotdeauna necesar, este o component
foarte costisitoare a procesului de vnzare sub aspectul timpului i resurselor
alocate i const ntr-o revizuire fizic a locaiei, serviciilor, excursiilor i/sau
activitilor naintea derulrii efective a evenimentului.
Aceast etap poate avea loc fie naintea formulrii propunerii, ca parte a
procesului de culegere de informaii, dup formularea propunerii dar naintea
momentului deciziei clientului sau dup alegerea de ctre client a firmei DMC,
ca prim pas n vederea organizrii efective a proiectului.
Este o etap care variaz sub aspectul timpului alocat i detaliilor
verificate, dar necesit o atenie deosebit. Inspeciile sunt planificate i
orchestrate cu atenie pentru a-i prezenta clientului locurile, elementele de inclus
n program, dar i pentru a-i demonstra competenele firmei, capacitatea
71
organizatoric sau contactele locale de care se bucur. Poate fi o etap critic n

impresionarea clientului, fiind un moment prielnic pt a-i ctiga ncrederea.
Contractarea serviciilor. Sunt ncheiate contracte cu toi cei implicai n
organizarea evenimentului.
Pregtirea programului. n aceast etap toi furnizorii i prestatorii sunt
notificai asupra faptului c programul a fost definitivat i c serviciile pe care le
vor asigura sunt astfel confirmate. Personalul operativ al DMC, de regul altul
dect cel de vnzri, contacteaz reprezentanii clientului pentru a rediscuta
solicitrile, obiectivele programului precum i toi factorii care stau la baza
reuitei evenimentului.
n aceast etap pot interveni modificri legate de numrul participanilor,
ceea ce determin reevaluarea costurilor i a detaliilor de ordin operaional. De
asemenea, unele activiti i servicii pot fi eliminate din programul iniial, altele
pot fi adugate. Este foarte important ca DMC s dea dovad de receptivitate la
schimbri i s le opereze cu rapiditate. Este foarte apreciat de client dorina
total de a coopera precum i flexibilitatea. Tot n aceast etap sunt programate
activitile ghizilor, nsoitorilor, etc.
Momentul adevrului transpunerea n practic a programului. n
aceast etap se evalueaz:
Managementul transportului;
Producia evenimentului;
Managementul activitilor turistice;
Coordonarea persoanelor angajate temporar;
Managementul furnizorilor;
Supravegherea ntrunirilor;
Relaiile cu clienii;
Modificri neprevzute;
Probleme n derularea programului;
Legturile cu comunitatea local;
Sursele de informaii.
n acest moment riscurile sunt totale i intr n linie dreapt:
reputaia clientului;
reputaia planner-ului;
reputaia DMC la destinaia aleas;
sumele mari de bani cheltuite (n funcie de anvergura programului).
Asigurarea calitii unui eveniment presupune un suport logistic foarte
mare, iar presiunea asupra organizatorilor atinge cote ridicate.
Managementul transportului prezint o importan deosebit. Cuprinde,
printre altele: stabilirea rutelor, stabilirea vehiculelor care se vor utiliza,
probleme specifice de personal, luarea n considerare a solicitrilor speciale ale
clientului, programarea transportului pe ore, asigurarea cu hri, elemente de
72
semnalizare i identificare, etc. Aceast activitate se desfoar permanent, pe

ntreaga perioad de derulare a evenimentului.
Prima dintre activitile de transport const n efectuarea transferurilor de
la aeroport la hotel. Sunt incluse activitile meet and greet precum i cele de
management al bagajelor. Sunt frecvente situaiile cnd participanii i modific
zborul sau pierd avionul, zborurile pot fi amnate sau anulate, etc., iar lista
problemelor poate continua.
Persoana desemnat s conduc aceast component nu trebuie doar s fie
pregtit pentru surprize, ci s le planifice. Este necesar existena unei legturi
permanente cu companiile aeriene, cu furnizorul serviciilor de transport precum
i cu personalul de ntmpinare aflat n aeroport. n mod egal, sunt deschise cile
de comunicaie cu hotelurile unde se efectueaz transferul participanilor, dar i
cu planner-ul evenimentului.
Derularea corespunztoare a acestei etape const n asigurarea unei
primiri prietenoase pentru fiecare dintre participani de ctre o persoan care li
se adreseaz personalizat, dup care este ajutat s-i identifice i recupereze
bagajul i apoi nsoit la mijlocul de transport. Prima impresie legat de
eveniment este determinat de modalitatea efectiv de ntmpinare la aeroport,
iar ultima este legat de momentul transferului ctre aeroport.
Producia evenimentului cuprinde:
cocktail-ul de primire i stabilirea cilor de comunicaie cu fiecare
participant;
serviciile de alimentaie;
cinele festive i momentele unice;
banchetul;
petrecerile cu tematici dintre cele mai variate i extravagante;
evenimente de tip team-building indooor i outdoor.
Toate aceste elemente au un scop i un buget. DMC trebuie s ofere
activitile care s corespund scopului principal al evenimentului.
ntocmirea facturii. Factura final este expresia contravalorii serviciilor
incluse n programul aciunii. Plile se efectueaz la nivel global sau
unitar/participant. La cheltuielile de mas, de exemplu, se stabilete un pre
fix/participant, la care se adaug taxele convenite sau se scad gratuitile. Dac
este posibil, factura este prezentat nti planner-ului sau consumatorului i
numai dup aceea trimis clientului. Cu ct trece mai mult timp ntre momentul
ncheierii aciunii i cel al primirii facturii, cu att se creaz oportuniti pentru
apariia unor dispute legate de detaliile programului.
4.2.2.3. Agenii de intermediere a locaiilor
n aceast categorie se includ firmele a cror activitate se limiteaz la
cercetarea locaiilor posibile pentru organizarea evenimentelor i asistarea
clientului n vederea seleciei locaie potrivite. n general, se formuleaz
propuneri (maxim trei), iar comisionul ncasat se situeaz ntre 8-10% din
valoarea contractului de nchiriere a locaiei alese. De asemenea, pot intermedia
73

rezervarea spaiilor de cazare pentru participani, sistemul de plat fiind similar.
n ultimul timp, ca urmare a necesitii pstrrii clienilor valoroi, aceste firme
i-au extins activitatea, n sensul derulrii operaiunilor complete de
management al evenimentelor.
4.2.2.4. Companii care asigur producia evenimentelor
Sunt firme specializate n managementul evenimentelor, principalele
activiti operaionalizate fiind: amenajarea locaiilor, iluminarea, asigurarea
componentelor audio-video, a tehnologiei necesare, precum i aplicarea unor
elemente teatrale i dramaturgice care s transforme conferina ntr-un moment
memorabil. n aceste firme sunt angajai ingineri, arhiteci, etc. care se ocup de
amenajri, decoraiuni, modalitile de prezentare, respectiv toate detaliile
tehnice necesare.
4.2.2.5. Agenii specializate n turismul stimulativ
Una dintre cele mai eficiente modaliti de recompensare a meritelor i
rezultatelor deosebite ale angajailor const n oferirea unor deplasri, a unor
vacane pltite de firm, n special n exteriorul rii. Se urmrete, de asemenea,
motivarea angajailor pentru obinerea performanei n activitile proprii, dar i
sporirea loialitii fa de angajator. Sisteme similare sunt aplicate i n cazul
distribuitorilor i comercianilor cu amnuntul.
Firmele care apeleaz cel mai frecvent la serviciile acestor agenii sunt
cele din industria farmaceutic, industria de automobile sau companiile
financiare i de IT.
Programele oferite sunt adaptate nevoilor i doleanelor fiecrui client. Se
urmrete totodat includerea n program a unor aciuni cu caracter educaional,
respectiv vizitarea unor obiective economice cu profil similar, activiti de teambuilding, ceremonii pentru decernarea de premii, momente festive care au
menirea de a prezenta obiectivele de viitor ale companiei, toate cu scopul
declarat de ncurajare i mobilizare a participanilor. Cele mai importante
caracteristici ale acestor programe sunt (Rogers 2008, p.69):
dimensiunea redus a grupului de participani;
perioad scurt la dispoziie pentru organizarea aciunii;
alegerea unor locaii "exotice";
abundena serviciilor de turism activ n componena programului;
includerea unei ntruniri n cadrul programului.
Destinaiile preferate sunt Spania, Frana i Italia pentru deplasrile pe
distane scurte, n timp ce SUA, Africa de Sud i Emiratele Arabe Unite sunt
destinaiile preferate pentru deplasrile pe distane lungi. Elementele decisive
pentru selecia locaiilor sunt: aspectele de siguran i securitate (77%), clima
(73%), existena facilitilor recreative (70%), existena atraciilor culturale i
peisagistice (66%) (Rogers 2008, p.69).
4.2.2.6. Organizatori de expoziii
74

Organizarea expoziiilor reprezint un sector distinct al turismului de
evenimente dar, n ultimul timp, distincia ntre conferin i expoziie este tot
mai greu de trasat. O parte nsemnat a expoziiilor includ n programul lor
reuniuni, conferine, etc. care contribuie la creterea valoric a evenimentului i,
corespunztor, a interesului manifestat de profesionitii din domeniu. n mod
similar, numeroase conferine sau congrese au i un segment expoziional
derulat n paralel. Pentru expozani, delegaii prezeni sunt clieni actuali sau
poteniali valoroi, iar pentru organizaia n beneficiul creia se desfoar
conferina, taxele pltite de expozani reprezint importante surse de venituri
pentru acoperirea cheltuielilor.
Serviciile sunt pltite fie n baza unei taxe de management, fie pe baza
unui tarif unitar calculat n funcie de suprafaa expoziional amenajat. n
cazul organizatorilor de expoziii importani, gama serviciilor oferite poate fi
diversificat, incluznd astfel serviciile de conectare la reeaua electric,
asigurarea mobilierului, expertiz tehnic, chiar intermedierea serviciilor de
cazare sau transport, servicii asigurate n baza unor tarife prefereniale.
4.3. Selecia intermediarilor i a ageniilor specializate n organizarea

de evenimente
Evenimentele sunt extenuante, stresante i complicate. i pentru c se
desfoar live, organizatorul are o singur ans s-i inteasc efectiv pe
participani cu mesajul ales. Aceast descriere nu este exagerat. Pentru astfel de
situaii exist asisten. E vorba despre prestatorii de servicii, agenii specializate
n organizarea de evenimente, liber profesioniti i consultani, care nu i asum
rspunderea organizrii evenimentului, dar pot uura i prelua o parte din
munc.
Prima misiune a ageniei este s-i ctige clienii. n prima etap se
realizeaz introducerile i sunt prezentate persoanele de contact. n pasul
urmtor, clientul (beneficiarul evenimentului) solicit elaborarea unui concept.
n acest moment intr n aciune specialitii. Adesea, n aceast etap intervine
managerul proiectului. Pe baza briefingurilor i a doleanelor exprimate de client
agenia propune un concept. Urmeaz examinarea ideilor acumulate, elaborarea
concret a conceptului i prezentarea acestuia.
Din clipa cnd conceptul ncepe s fie transpus n practic ncepe munca
important a managerului de proiect. Faptele studiate devin misiuni atribuite
celor care particip la realizarea evenimentului.
Cei mai relevani factori care pledeaz n favoarea alegerii unei agenii
sunt:
este creativ i competitiv;
are experien suficient de ndelungat, lucreaz de mult timp n bran;
exist compatibilitate/afinitate cu clientul.
75
n tabelul 4.3 sunt detaliate elementele care stau la baza deciziilor privind
alegerea unei agenii specializate.
Ageniile sunt invitate s realizeze o prezentare, un aa-numit pitch, n
schimbul unui onorariu. Pe baza tipului de sarcin a crei rezolvare se solicit,
sarcin comunicat n scris sau oral, activitate denumit "briefing", ageniile
elaboreaz diferite variante pentru conceptul evenimentului.
Succesiunea pailor n relaia cu agenia (Schfer-Mehdi 2008, pp.23-24):
Alegerea ageniei (monitoring sau screening);
Definirea sarcinii (redactarea briefingului);
Invitarea ageniilor la briefing;
Briefingul (oral sau scris);
Delegarea ageniilor la elaborarea conceptului;
Examinarea briefingul de ctre agenii (debriefing);
Elaborarea conceptului;
Prezentarea conceptului;
Decizia.
Tabelul 4.3. Model de stabilire a criteriilor decizionale pentru
compararea ageniilor
Elemente fundamentale
Elemente importante
Creativitatea
Referinele
Competena
Volumul lichiditilor
Experiena
Cunotinele
Capacitatea ageniei de a
supravieui pe durata
perioadei de organizare a
evenimentului
Capacitile
Organizarea adecvat
Apropierea geografic
Experiena privind tipul de

eveniment planificat
Experiena n brana
clientului
Calitatea de membru al unei

asociaii de renume
Elemente mai puin

importante
Corespunde tipului de
gndire?
Reuete s neleag
clientul?
Este flexibil?
Nu este prea
nonconformist?
Nu este prea
conservatoare?
Sursa: Schfer-Mehdi, S. (2008) Organizarea evenimentelor, Editura ALL, Bucureti, pp. 22-23.
Sfaturi:
Pe parcursul desfurrii activitilor legate de planificarea evenimentului pot
aprea modificri organizatorice sau de coninut. S-ar putea ca prima variant de
76

concept s nu fie cea mai bun. Prin urmare, pitchul poate avea cu uurin dou
sau trei etape;
La briefingul oral nu vor fi invitate toate ageniile n acelai timp;
Alegerea unui partener internaional este o sarcin chiar mai dificil (ce legi sunt
valabile n ara acestuia, care sunt instituiile competente?).
Managementul turismului de evenimente, datorit specificului sectorului
de activitate, implic reunirea unui numr nsemnat de firme i organizaii care
contribuie n mod efectiv, prin prestaiile specializate, la conceperea,
planificarea i transpunerea n fapt a unui eveniment. Contribuiile fiecrei firme
implicate sunt eseniale pentru reuita general a manifestrii.
CAPITOLUL 5
PLANIFICAREA DEZVOLTRII TURISMULUI DE
EVENIMENTE
Una dintre deciziile majore ale organizatorilor de evenimente const n
selectarea destinaiei. Aa cum a rezultat din capitolele anterioare, o destinaie
inedit, exotic, neobinuit, care dispune de un potenial turistic valoros, de
dotrile i facilitile necesare desfurrii de evenimente va reprezenta o
atracie incontestabil i va capta atenia firmelor implicate n industria de
evenimente.
5.1. Coordonatele dezvoltrii destinaiilor turistice axate pe
organizarea turismului de evenimente
Implicarea autoritilor guvernamentale n dezvoltarea turismului de
evenimente a reprezentat, la nivel internaional, un element esenial al
consolidrii rezultatelor pozitive ateptate. Contribuia acestora s-a evideniat n
susinerea unor organisme specializate avnd menirea primar de asigurare a
condiiilor necesare evoluiei turismului de evenimente (prin participarea
substanial la nfiinarea i susinerea organizaiilor DMO), precum i prezena
77

efectiv n procesul asigurrii infrastructurii necesare, respectiv construirea unor
centre de congrese i conferine, centre expoziionale, stadioane, etc.
Atenia pe care guvernele o acord progresului turismului de evenimente
rezid n aplicarea unor iniiative de ordin politic, sprijin financiar i legislativ.
Exemple semnificative sunt cele ale guvernelor statului chinez (ale crui
participaii la construirea de centre de conferin pe teritoriul Chinei sunt
cunoscute) sau ale guvernului Marii Britanii care a avut o contribuie esenial la
succesul Olimpiadei Londra 2012 (Bowdin et al 2012, p.120). Strategia de
dezvoltare este conceput cu scopul de a sprijini partenerii n vederea
mbuntirii impactului economic i social al evenimentului montat i de
clarificare a relaiilor de colaborare n cadrul structurilor economice regionale
(One NorthEast 2007, p.1).
Responsabilitile pentru dezvoltarea turismului de evenimente variaz de
la o destinaie turistic la alta. n cazul destinaiilor mai mici, de tipul oraelor
sau subregiunilor, asigurarea evoluiei turismului de evenimente revine
autoritilor locale, organizaiilor turistice locale precum i Camerei de Comer
i Industrie teritoriale. Destinaiile mari, cum sunt oraele, regiunile, chiar ri,
se individualizeaz printr-o varietate de organizaii care se implic n obinerea
progresului turismului de evenimente, DMO, centrele de conferin, centrele
expoziionale, ageniile de turism, ageniile specializate din turismul de
evenimente, organisme guvernamentale de profil, .a.
5.2. Procesul de planificare strategic a dezvoltrii turismului de
evenimente
Abordarea strategic a procesului de dezvoltare confer beneficii
numeroase. Acestea rezid, n principal, n coordonarea activitilor precum i
iniierea i finanarea unor capaciti turistice care se integreaz ntrutotul
eforturilor generale de evoluie la nivelul sectorului turistic. Coninutul acestui
proces este evideniat n figura 5.1.
Figura 5.1. Procesul de planificare strategic a turismului de
evenimente
Contribuia
Analiza strii de fapt
stakeholderilor
Strategia dezvoltrii
destinaiei turistice
Fixarea obiectivelor
pentru dezvoltarea
Crearea structurilor
organizatorice pentru
dezvoltarea turismului de
evenimente
78

Conturarea strategiei
pentru dezvoltarea
Implementarea strategiei
pentru dezvoltarea
Evaluarea strategiei
pentru dezvoltarea
Sursa: Bowdin, G., Allen, J., O'Toole, W., Harris, R. and McDonnell, I. (2012), Events Management,
3rd edition, Routledge, Taylor &Francis Group, New York, p. 121.
Perioada de timp necesar transpunerii n fapt a acestui proces variaz de

la o destinaie la alta, un orizont cuprins ntre 5-15 ani fiind uzual.
Planificarea turistic la toate nivelurile este esenial pentru asigurarea
unei dezvoltri turistice de succes. Experiena multor regiuni turistice din lume a
demonstrat faptul c, pe termen lung, dezvoltarea din punct de vedere turistic a
unei regiuni bazat pe un plan concret poate aduce beneficii foarte mari, fr a
crea probleme ecologice i sociale semnificative regiunii vizate i poate, de
asemenea, satisface pedeplin exigenele cererii turistice exprimate pentru
regiunea respectiv (Albu 2005, p.160).
5.2.1. Analiza strii de fapt
O evaluare complet i riguroas a situaiei efective reprezint
fundamentul oricrui proces decizional. n acest context, analizele privind
perspectivele stakeholderilor eseniali, ntre care organizaiile de turism,
comunitatea local sau autoritile locale asupra dezvoltrii unor domenii
precum sport, cultur i art, turism de evenimente reprezint elemente cruciale.
n acest moment este util realizarea unei analize SWOT, iar factorii
importani i relevani care vor fi individualizai sunt prezentai n figura 5.2.
Figura 5.2. Cei mai importani factori ai analizei SWOT cu privire la
dezvoltarea turismului de evenimente la o anumit destinaie
Puncte forte/Puncte slabe
Organizarea anterioar de evenimente
Tipul de evenimente anterioare
Calitatea acestora
Unicitatea/avantajul competiional
Numrul acestor evenimente
Perioada de organizare (dac exist o perioad sau mai multe perioade n care
se concentreaz aceste manifestri, dac aceast repartiie este avantajoas din
79

perspectiva sectorului turistic)
Situaia financiar curent
Imaginea/reputaia acestor evenimente
Nivelul cererii poteniale pentru evenimente pe pieele regionale, naionale i
internaionale
Nivelul cunoaterii (pe baza cercetrilor ntreprinse) asupra nevoilor
consumatorilor de turism de evenimente
Impactul economic, social, de mediu
Relaiile stabilite ntre evenimente i sectorul turistic la destinaie
Ciclul de via al evenimentelor organizate
Dac evenimentele au fost organizate n baza unui plan strategic pe termen
lung
Locaii/faciliti/servicii de sprijin
Numr, tip, calitatea i capacitatea acestora
Capacitatea ofertanilor locali (pentru asigurarea serviciilor de alimentaie,
nchirierea de echipament tehnic, etc.)
Capacitatea productorilor turistici locali (spaii de cazare, mijloace de
transport, touroperatori)
Resurse umane
Expertiz (nivel/tip) n organizarea de evenimente
Capacitatea comunitii de a desfura aciuni de voluntariat pentru sprijinirea
evenimentelor
Programe educaionale legate de turismul de evenimente existente n zon, sau
accesibile locuitorilor din zon
Stadiul dezvoltrii sectorului de evenimente
Existena unor organisme precum asociaii de profil i agenii specializate n
Amplasarea destinaiei n raport cu cele mai importante piee turistice
Durata i costul deplasrilor spre destinaie
Tipul i frecvena transportului public n zon
Nivelul susinerii politice
Nivelul fondurilor disponibile pentru turismul de evenimente
Nivelul potenial al susinerii legislative
Nivelul coordonrii/cooperrii ntre autoritile locale, regionale, naionale n
zon
Nivelul sprijinului acordat de comunitatea local
Perspectivele influenelor comunitii locale asupra impactului economic,
social i de mediu exercitate de evenimente
Nivelul implicrii anticipate a comunitii
Nivelul suportabilitii n legtur cu efectele negative pe termen scurt, de
tipul aglomeraiilor i congestionarea traficului
Disponibilitatea pentru ntreprinderea aciunilor de voluntariat
Oportuniti/ameninri
Potenialul iniierii de parteneriate cu organizaii selectate pentru ndeplinirea
obiectivelor asociate turismului de evenimente
Parteneriate posibile cu diverse organisme, ntre care:
- Autoriti naionale
- Organizaii culturale
80

- Organisme de turism
- Mediul de afaceri
- Camere de Comer
- Organisme de protecie a mediului
Nivelul i tipul competiiei cu evenimente organizate la alte destinaii
Competiie direct cu evenimente similare
Competiie indirect cu alte tipuri de evenimente dar care se desfoar n
aceeai perioad de timp
Preferinele pieei pentru evenimente
Abilitile unei zone de a rspunde modificrilor la nivelul nevoilor de pe
pia prin evenimentelor prezente i viitoare
Impactul exercitat de evenimentele prezente/planificate asupra modificrilor la
nivelul structurii familiale, profilului de vrst al comunitii, modelelor de
activitate/retragere din activitate, atitudinilor fa de sntate, etc.
Disponibilitatea fondurilor externe
Capacitatea de a atrage granturi sau mprumuturi guvernamentale
Capacitatea i preferina atragerii de sponsorizri
Potenialul integrrii turismului de evenimente cu eforturile generale de branding ale
destinaiei
Succesul i tipul brandului destinaiei
Atributele culturii locale/mediului care pot contribui la dezvoltarea turismului de
evenimente
Capacitile florei/faunei din zon, a culturii indigene, a elementelor istorice,
etnografice, arhitecturale, obiceiuri culinare, etc. de a fi valorificate prin
Prezena sucursalelor unor organizaii/firme care n mod frecvent organizeaz
evenimente
Capacitile organizaiilor locale din domeniul sportului, culturii, mediului de
afaceri de a solicita sau organiza evenimente la cererea organismelor la care
sunt afiliate (convenii anuale, expoziii, competiii sportive, etc.)
Impactul social i asupra mediului nconjurtor
Capacitatea destinaiei de a amortiza efectele turismului de evenimente fr a
nregistra mutaii negative la nivelul mediului sau comunitii.
Perspectivele actuale ale comunitii privind impactul social i cel asupra
mediului
Condiii economice generale
Nivelul ocuprii forei de munc
Nivelul dobnzilor
Inflaia
Recesiunea
Altele
Modificri la nivel climatic
Aspecte privind securitatea i asigurarea sntii la destinaie
Climatul politic.
Sursa: Bowdin, G., Allen, J., O'Toole, W., Harris, R. and McDonnell, I. (2012) Events Management, 3rd
edition, Routledge, Taylor &Francis Group, New York, pp. 123-125.
5.2.2. Fixarea obiectivelor pentru dezvoltarea turismului de evenimente

81

Rolul turismului de evenimente difer de la o destinaie la alta n funcie
de eforturile generale pentru evoluia destinaiei respective. Creterea
veniturilor n sectorul turistic al destinaiei prin organizarea de evenimente este
un obiectiv relevant. Cercetrile de pia care se ntreprind pot evidenia
potenialul pe care l posed dezvoltarea sectorului evenimente.
n situaia destinaiilor rspndite pe o arie geografic nsemnat, regiuni
sau ri, crearea condiiilor pentru desfurarea de evenimente reprezint o
modalitate de cretere a cererii i a ncasrilor turistice. ncurajarea
vizitatorilor strini reprezint, n acest sens, un obiectiv important.
Totodat, dezvoltarea turismului de evenimente poate contribui la
mbuntirea imaginii destinaiei i, corespunztor, la susinerea brandului.
Ideea de imagine este asimilat cu cea de peisaj (natural sau antropic) sau cu
gama de servicii turistice oferite (Albu 2005, p.142). Practica turismului
internaional a evideniat influena exercitat de susinerea diverselor manifestri
asupra crerii unei "identiti" a destinaiei. n mentalul unui numr nsemnat de
turiti romni i strini, Braovul este locaia de desfurare a unui festival
internaional de muzic de prestigiu, respectiv "Cerbul de Aur". Repetabilitea i
pstrarea tradiiilor de organizare sunt factori care favorizeaz ntrirea
brandului destinaiei turistice.
Promovarea destinaiei reprezint un element interconectat direct cu
valoarea i recunoaterea brandului. Aciunile de comunicare asociate unui
eveniment oarecare sunt, deopotriv, aciuni de promovare a destinaiei n
ansamblul su. Un alt obiectiv important vizeaz poziionarea destinaiei prin
intermediul turismului de evenimente. ndeplinirea unui asemenea deziderat este
influenat major de autenticitatea evenimentului i capacitatea organizatorilor de
a sublinia valenele unicat ale comunitii gazd.
Interconexiunea dintre localnici i participanii la diversele manifestri
reprezint, de asemenea, un obiectiv esenial. Vizitatorii doresc s cunoasc i s
aib posibilitatea de a experimenta obiceiurile locale. Pe de alt parte,
destinaiile care organizeaz evenimente pentru turiti neglijnd importana
acestor manifestri pentru comunitate risc pierderea autenticitii. i nu n
ultimul rnd, erorile organizatorice ale manifestrii pot afecta negativ reputaia
oricrei destinaii.
Turismul de evenimente nu are constrngeri privind momentul
organizrii, contribuind la soluionarea dezavantajelor generate de
sezonalitatea specific sectorului turistic. Staiunile montane pot deveni locaii
favorabile pentru planificarea de manifestri n afara sezonului de iarn.
Desfurarea acestor activiti contribuie la capitalizarea resurselor turistice n
perioadele de extra-sezon, n condiiile, deloc de neglijat, n care rezidenii
prefer aceste momente pentru realizarea celebrrilor locale, contribuind astfel
la sporirea nivelului de autenticitate (Getz 2005, pp. 142-143). Evenimentele
pot contribui la extinderea sezonului prin alegerea perioadei lor de desfurare
chiar nainte sau imediat dup vrful de sezon.
82

Producia evenimentelor determin extinderea experienei de cltorie la
o anumit destinaie influennd sporirea capacitii de a atrage i/sau reine
vizitatorii un interval de timp mai lung. O gam foarte larg de atracii cum sunt
muzee, obiective istorice sau arheologice, piee i centre comerciale, stadioane,
centre de conferine, parcuri tematice .a. sunt implicate direct n
operaionalizarea de evenimente care le confer venituri nsemnate. Pe de alt
parte, ageniile specializate i manifest nclinaia de a apela la asemenea
instituii tocmai n ideea valorificrii avantajelor determinate de atmosfera
furnizat i asigurrii premiselor unicitii.
Creterea duratei medii a sejurului este un alt obiectiv de urmrit ca
urmare a dezvoltrii turismului de evenimente. Participarea delegailor nsoii
de membri ai familiei, prelungirea ederii fie nainte fie dup manifestarea la
care au fost prezeni, momentele n care turitii consum exclusiv servicii de
odihn i recreere iar cheltuielile aferente se adaug celor de participare la
eveniment sunt doar cteva elemente care evideniaz efectele pozitive asociate
prelungirii ederii la o destinaie. n acest context, implicarea tuturor celor
interesai, deopotriv organizatorii manifestrilor, ageniile de turism la
destinaie, stakeholderii, etc. n asigurarea unei informri exhaustive a
delegailor cu privire la oportunitile turistice existente, anterior momentului
sosirii la destinaie reprezint o condiie a progresului.
Dezvoltarea turismului de evenimente la o destinaie genereaz un efect
catalizator al extinderii i/sau mbuntirii infrastructurii generale i a celei
turistice. Evoluia acestui sector turistic contribuie la creterea calitii vieii n
zon, sporirea gradului de urbanizare iar, n ansamblu, susine mrirea gradului
de atractivitate turistic. ntr-un asemenea scenariu, investiiile private ndreptate
spre dezvoltarea activitilor de alimentaie i de cazare turistic sunt un prim
pas spre extinderea general i la scar mare a infrastructurii urbane. Efectele
pozitive concretizate n dezvoltarea economic de ansamblu a zonei vor fi direct
resimite att la nivelul firmelor localizate n regiune ct i la nivelul ntregii
comuniti.
Pe lng obiectivele analizate anterior, respectiv cele resimite n plan
economic, evoluia turismului de evenimente se rsfrnge i asupra altor
domenii cum sunt cel social, cultural i de protecie a mediului natural la
destinaie. Autoritile locale sau organismele culturale sunt direct interesate n
organizarea de evenimente cu scopul poziionrii destinaiei pe pia, promovrii
valorilor culturale i sociale locale, celebrrii comunitii, mbuntirii imaginii,
identitii i competitivitii din aceste domenii. Acesta este contextul care
explic cel mai bine succesul festivalurilor i evenimentelor cu o agend
cultural bogat.
Obiectivele mai sus evideniate sunt numeroase i cu conotaii benefice
incontestabile. Toate eforturile organizatorice devin ns derizorii n lipsa unor
sisteme clare de monitorizare a gradului lor de ndeplinire. Rezultatele pot i
trebuie individualizate i msurate. Relevante n aceast direcie sunt analiza
83

veniturilor n turism generate de evenimente, modificri ale duratei medii a
sejurului, analiza coeficienilor de ocupare ai infrastructurii turistice, zonele de
provenien ale delagailor, volumul informaiilor media transmise despre
destinaie, evoluii ale poziionrii pe pia/imaginii destinaiei, etc.
5.2.3. Crearea structurilor organizatorice pentru dezvoltarea turismului
de evenimente
ndeplinirea i msurarea obiectivelor sunt deziderate posibile numai n
msura n care se stabilesc organizaiile responsabile n aceast direcie. n orae
sau regiuni, de obicei, sunt aceleai organizaii care sunt direct implicate n
dezvoltarea turistic general. n situaia destinaiilor de dimensiuni mari sunt
mai multe organisme care poart aceste responsabiliti, respectiv asociaii ale
festivalurilor, altor categorii de evenimente (conferine, congrese, convenii,
etc.), organismele turismului de afaceri, autoriti, firmele specializate n
turismul de evenimente, etc. Multitudinea instituiilor care contribuie la
dezvoltarea turismului de evenimente la o anumit destinaie poate reprezenta un
factor de diluare a rspunderii asupra ndeplinirii obiectivelor fixate i a
coordonrii demersurilor necesare. Pornind de la aceste considerente unele
destinaii au creat un singur organism fie pe structura unei organizaii existente,
fie o construcie instituional complet nou. Aceast instituie asigur
coordonarea, asisten i puterea de a "mobiliza" firmele i organizaiile la
destinaie cu scopul transpunerii n fapt a tuturor obiectivelor de dezvoltare a
turismului de afaceri. Un exemplu semnificativ este cel al organizaiei Event
Denmark (studiul de caz 3).
STUDIUL DE CAZ 3
Event Denmark
n anul 2003 Guvernului Danemarcei anuna paii necesari (cinci la numr)
pentru mbuntirea cooperrii n rndurile mediului de afaceri, inclusiv
industria turismului, n vederea valorificrii potenialului cultural al rii.
Minitrii Culturii i Economiei din acea perioad au convenit asupra unui plan
menit s asigure profesionalizarea aciunilor de dezvoltare, management,
marketing i evaluare a evenimentelor internaionale organizate pe teritoriul rii.
Responsabilitatea ndeplinirii acestui plan a revenit Autoritii Naionale n
Turism (Danish Tourist Board DTB) care, ulterior, a dezvoltat o strategie al
crei el final era reprezentat de mbinarea aspectelor culturale i turistice ale
evenimentelor i crearea unei divizii separate n cadrul DTB, denumit Event
Denmark.
Strategia pe care avea s o implementeze noua structur creat viza:
Pe termen scurt generarea unor efecte directe pentru sectorul turistic
msurate prin prisma numrului de vizitatori i ale cheltuielilor totale ale
acestora, nivelul expunerii destinaiei n media.
Pe termen mediu sprijinirea aciunilor de marketing pentru dezvoltarea
brandului de ar. Contribuia evenimentelor consta n evidenierea n
84

cadrul diverselor manifestri organizate a calitilor culturale unice ale
rii (muzic, dans, obiceiuri culinare, arhitectur, etc.).
Pe termen lung susinerea profilului general al rii ca o destinaie de
vacan unic, o destinaie care "trebuie vizitat".
La nceputul anului 2007 a avut loc o reorganizare a instituiei, ntruct fusese
creat n baza unui grant guvernamental pentru un interval de trei ani. Ca rezultat,
funciile i-au fost absorbite de Ministerul Culturii i Economiei i de Visit
Denmark.
Visit Denmark este, n fapt, n prezent, autoritatea naional danez pentru
turism, obiectivele primordiale ale funcionrii sale constnd n atragerea unui
numr ct mai mare de turiti i delegai participani la conferine, n vederea
sporirii veniturilor totale din sectorul turistic.
Sursa: http://www.visit-denmark.dk/NR/rdonlyres/B65E738A-14E6-4E3D-A27F2A2BB0C44584/0/VDK_strategi_2017_VerUK.pdf, accesat la 2.10.2012 i http://www.visit-denmark.dk/uk/engb/menu/mice/about-vdk/VisitDenmark/about-visitdenmark.htm, accesat la 2.10.2012
5.2.4. Conturarea strategiei pentru dezvoltarea turismului de evenimente

Strategiile cele mai frecvent aplicate n demersurile de sprijinire a
turismului de evenimente constau n crearea unui eveniment nou, asigurarea
condiiile de cretere a gradului de atractivitate pentru organizarea
evenimentelor mobile sau susinerea celor existente pentru a deveni manifestri
de notorietate. Indiferent de direcia vizat, originea oricror aciuni este
reprezentat de analiza strii de fapt.
Crearea de noi evenimente se subscrie valorilor i posibilitilor turistice
din zon. Finalitatea vizat este creterea pieei turistice i dezvoltarea de
ansamblu a regiunii. Tematica posibil este divers, viabilitatea pe termen lung
fiind un factor important de selecie. Totodat, limitarea numrului de
evenimente noi ce vor face obiectul msurilor organizatorice reprezint o
condiie a reuitei.
Obinerea licenelor de organizare a evenimentelor mobile. Un numr
nsemnat de manifestri, ntre care cele sportive, conferine, expoziii i reuniuni
ale mediului de afaceri din diverse domenii, etc. se caracterizeaz prin
periodicitate organizatoric n condiiile aplicrii principiului rotaiei n alegerea
destinaiilor. Identificarea evenimentelor din aceast categorie care corespund
potenialului turistic i tehnic existent precum i meninerea unor legturi
puternice cu clienii care solicit desfurarea acestor manifestri reprezint
aciunile fireti pentru aplicarea acestei strategii.
Asigurarea notorietii pentru evenimentele existente este o strategie care
urmrete identificarea acelor manifestri ale turismului de evenimente care au
potenialul necesar pentru a deveni atracii majore pentru participani, reunirea
unui numr de evenimente de dimensiuni mai mici pentru a organiza o singur
manifestare cu un grad de atractivitate i unicitate definitorii sau o combinaie
ntre aceste dou variante n vederea asigurrii fluxului turistic la destinaie pe
perioda ntregului an.
85

Alegerea strategiei sau strategiilor potrivite se bazeaz pe identificarea
evenimentelor care se adapteaz cel mai bine condiiilor existente la destinaie i
a cror transpunere n fapt ar genera beneficii reale. Pe baza informaiilor
deinute i a prerilor specialitilor este necesar o analiz detaliat a
evenimentelor existente, a celor mobile pentru care exist potenial organizatoric
precum i a manifestrilor noi vizate. n acest sens se stabilesc criterii specifice
de evaluare, fiecare criteriu fiind notat cu valori n intervale numerice
prestabilite care se aplic tuturor categoriilor de evenimente menionate. Prin
nsumarea notelor obinute pentru fiecare criteriu n parte se obine un rezultatul
n baza cruia se alctuiete o ierarhie, de regul n varianta piramidal, n
funcie de care instituiile implicate n dezvoltarea turismului de evenimente vor
lua deciziile organizatorice cele mai juste.
5.2.5. Implementarea strategiei pentru dezvoltarea turismului de
evenimente
Implementarea strategiei/strategiilor desemnate este etapa care urmeaz n
cadrul procesului de planificare strategic a dezvoltrii turismului de evenimente
i cuprinde ansamblul msurilor necesare pentru a realiza translaia fireasc
dinspre proiect spre aciune. n continuare vor fi evideniate activitile aferente
implementrii strategiei/strategiilor.
Asigurarea resurselor financiare. Modalitile efective la care se apeleaz
sunt granturile, sponsorizrile i contribuii financiare directe.
Granturile sunt n mod frecvent surse de finanare ale turismului de
evenimente, mai ales atunci cnd potenialul turistic existent este incontestabil.
La nivel internaional sunt operaionalizate programe care asigur susinerea
financiar pentru intervale de timp cuprinse ntre unul i trei ani (The
International Events Programme). Acestora li se adaug programele naionale,
precum The National Events Programmed n Scoia, care a contribuit la
susinerea financiar a dezvoltrii evenimentelor culturale i sportive pe
teritoriul rii, prin finanarea proiectelor cu valoarea cuprins ntre 4.000
25.000 de lire sterline (Bowdin et al 2012, p. 141).
ntr-un sistem similar, ageniile specializate n turismul de evenimente
ncheie parteneriate cu autoritile locale sau ageniile de turism regionale n
scopul accesrii de fonduri europene. De asemenea, organismele specializate n
turismul de evenimente sprijin finanarea contractelor care vizeaz iniierea de
evenimente noi sau a unor aciuni menite s ndeplineasc deziderate precum
realizarea de studii de fezabilitate pentru a determina viabilitatea unui anumit tip
de eveniment, favorizarea notorietii organizaiei, etc.
Sponsorizri. Unele organizaii ale turismului de evenimente i/sau
autoriti locale/naionale sponsorizeaz evenimentele ce sunt considerate
oportuniti certe pentru dezvoltarea destinaiei, creterea vizibilitii acesteia n
media, etc.
86

Investiii directe. Crearea premiselor succesului unui eveniment este
condiionat de resursele financiare de care dispune. O organizaie profilat pe
turismul de evenimente va avea contribuii financiare directe pentru alctuirea i
susinerea bugetului manifestrii.
Obinerea licenelor pentru organizarea unor evenimente. Este o
modalitate de aciune preferat de numeroase organizaii de evenimente. n
aceast direcie sunt ntreprinse activiti de cercetare/informare,
dezvoltare/adaptare i se ncheie contractele de liceniere. Odat licena obinut,
implicarea organizaiei n desfurarea evenimentului va fi probabil minim,
activitile relevante fiind cele de asisten n scopul creterii numrului de
participani sau asisten n cadrul comitetului de organizare.
Dezvoltarea serviciilor de sprijin n cadrul sectorului evenimente. n
aceast categorie sunt incluse serviciile de cercetare, training i pregtire de
specialitate precum i stabilirea de parteneriate i legturi.
Serviciile de cercetare sunt solicitate pentru a extinde aria datelor i
informaiilor necesare pentru dezvoltarea evenimentelor. ntre aceste informaii
sunt considerate eseniale cele referitoare la trendurile existente pe piaa
evenimentelor, evoluiile destinaiilor concurente, percepiile vizitatorilor
privind calitatea experienei de participare la eveniment, punctele de vedere ale
stakeholderilor, impactul economic generat de evenimente precum i evoluia
practicilor manageriale generale n cadrul sectorului.
Serviciile de training i educaie. Domeniile care solicit acest gen de
servicii sunt managementul proiectelor, marketingul evenimentelor i practicile
manageriale curente. Organizaiile demareaz cursuri de pregtire proprii sau
apeleaz la firme specializate n oferirea acestor servicii.
Parteneriate i legturi. Progresul sectorului evenimente depinde de
stabilirea unor parteneriate i legturi att ntre firmele care funcioneaz n
sistem, ct i cu organizaii i firme din alte domenii de activitate. Procesul de
operaionalizare a granturilor, de exemplu, ncurajeaz stabilirea de relaii cu
alte entiti ce dein capacitatea de a spori atractivitatea unui eveniment pe
pieele surs (cele de unde provin participanii) sau de a accesa aceste piee. n
aceast categorie se nscriu instituiile culturale, respectiv muzee, situri
arheologice, galerii de art, etc., firmele de turism i mediul de afaceri, la modul
general. Reeaua astfel creat poate uura schimbul de informaii i experiene
practice, asigur posibiliti sporite pentru a obine sponsorizri, contribuind la
dezvoltarea pieei turistice n ansamblul su.
Coordonarea. Organizaiile i firmele specializate n evenimente pot
ndeplini o serie de roluri de coordonare. Pot fi menionate n acest sens
dezvoltarea unui calendar al evenimentelor din zon sau acordarea de asisten
pentru aplicarea reglementrile n vigoare sau ale procedurilor organizatorice
relevante.
Activitile de promovare ale evenimentului/destinaiei. Diverse instituii
(organizaii sportive, asociaii profesionale, etc) sau firme care doresc s
87

organizeze evenimente beneficiaz, din partea organismelor i ageniilor
specializate n turismul de evenimente, de asisten de marketing. Serviciile cele
mai solicitate sunt cele de promovare, intervenia specialitilor n comunicare
variind de la asisten colateral pn la alctuirea unui plan promoional
atotcuprinztor.
5.2.6. Evaluarea strategiei pentru dezvoltarea turismului de evenimente
Baza oricrui proces de evaluare const n analiza obiectivelor asumate i
a gradului lor de ndeplinire. Realizarea acestei aciuni presupune culegerea
informaiilor relevante i interpretarea lor. Analiza fluxurilor de vizitatori
generate de evenimentele organizate este, n acest sens, prioritar.
Rezultatele obinute n urma evalurilor relev performana turismului de
evenimente la o anumit destinaie. De asemenea, efectele directe ale
evenimentelor se coroboreaz cu obiectivele turistice generale ale zonei.
Reflectarea spiritului aciunilor de planificare implic necesitatea fixrii de
obiective specifice, n contextul obiectivelor generale, la nivelul fiecrei firme
sau organizaii din domeniu. n acest context, imaginea performanei este mai
complet.
Considerarea efectelor evideniate drept fundament pentru viitoarele
decizii strategice exprim determinarea tuturor celor implicai pentru asigurarea
dezvoltrii pe termen lung a turismului de evenimente.
CAPITOLUL 6
COMUNICAREA DE MARKETING N TURISMUL DE
EVENIMENTE
Comunicarea de marketing n turism are obiective numeroase i diverse,
ntre care crearea sau modificarea unei imagini, poziionarea, asigurarea sau
consolidarea unor beneficii, contientizarea, crearea de convingeri, intensificarea
emoiilor, schimbarea unor atitudini, construirea unor ateptri, stimularea
aciunii, etc. Fr nite obiective clare, ntregul scop al efortului de comunicare
este inutil. Ceea ce este interesant de urmrit nu este modul n care decurge
comunicarea ntre emitent i destinatar, ci modul n care comunicarea de
informaii i idei poate ajuta marketingul (Brtucu i Bocor 2008, p. 147).
Alegerea mixului de comunicarea const n mbinarea atent i
coordonat a mijloacelor de comunicare n scopul ndeplinirii obiectivelor
anterior stabilite. Fiecare dintre aceste instrumente: publicitatea, promovarea
vnzrilor, relaiile publice, personalul de vnzare, sponsorizarea, comunicarea
88

verbal, .a. are caracteristici i costuri individuale, includerea lor, n
integralitate, n cadrul mixului conceput nefiind obligatorie (Smith and Taylor
2004).
6.1. Coninutul comunicrii de marketing n turismul de evenimente
Comunicarea de marketing, asemenea tuturor celorlalte variabile ale
mixului de marketing are la baz cunoaterea detaliat a consumatorilor actuali
i poteniali, respectiv a trsturilor particulare ale pieei int.
Brandul evenimentului nmnuncheaz ansamblul integrat al informaiilor
i experienelor acumulate despre acesta care fundamenteaz diferenierea lui n
raport cu alte experiene similare (Duncan 2002, p. 13). Figura 6.1 evideniaz
coninutul procesului de comunicare integrat de marketing (CIM) pentru un
eveniment, precum i diversitatea mijloacelor care contribuie la crearea
asocierilor cu brandul.
Implementarea strategiei de comunicare de marketing presupune
nelegerea celor patru categorii de surse ale mesajelor despre brandul
evenimentului sau ale aciunilor de comunicare care, n acest context, sunt
elemente sinonime (Duncan 2002):
1. Mesajele planificate (mesaje n media, publicitate, personalul de
vnzare , respectiv toate activitile de comunicare planificate;
2. Mesaje neplanificate (comunicarea verbal, cu coninut pozitiv sau
negativ, mesajele neplanificate n media, reclamaii);
3. Mesaje despre produs (mesaje i informaii comunicate n legtur
cu evenimentul organizat coninutul programului, preurile,
locaia);
4. Mesaje despre serviciile adiacente evenimentului (serviciile de
transport disponibile, servicii de agrement, alte categorii de servicii
suport).
Figura 6.1. Coninutul procesului de comunicare integrat de
marketing pentru un eveniment
Baza de date despre eveniment
(vizitatori, expozani, voluntari)
Analize SWOT pentru
planificarea CIM
Monitorizarea i
evaluarea asocierilor cu
brandului evenimentului
Mediile CIM
Publicitate
Servicii pentru
vizitatori
Marketingul direct
E-marketing
mpachetarea
evenimentului
Vnzarea biletelor
Promovarea vnzrilor
Relaii publice
Sponsorizri media
Oportuniti de
marketing89
Mesajele despre brand (idei

creative n vederea poziionrii
brandului)
Strategia media (piaa de mas
sau nie de pia, on-line sau
clasic, etc.)
Elemente asociate brandului

evenimentului (vizitatori noi,
vizitatori fideli)
Viabilitatea evenimentului,
dezvoltarea acestuia, viabilitatea
brandului
Sursa: Adaptare dup Duncan, T. (2002) Using Advertising and Promotion to Build Brands, McGrawHill Irwin, Boston, p. 9.
6.2. Metode de stabilire a bugetului comunicrii de marketing

Specialitii comunicrilor de marketing contientizeaz faptul c nu toate
aciunile de comunicare sunt eficiente, unele cheltuieli specifice nu genereaz
efectele scontate. Acceptnd aceast situaie, rolul acestora este cu att mai
dificil. Kotler et al (2006, pp. 554-558) apreciaz eficacitatea utilizrii
urmtoarelor patru metode n vederea definitivrii bugetului total al comunicrii
de marketing:
1. Stabilirea plafonului bugetar pe care organizatorii i-l permit;
2. Stabilirea bugetului pe baza unui procent din volumul estimat de
vnzri;
3. Metoda paritii competiionale;
4. Stabilirea bugetului n funcie de obiectivele comunicrii.
Primele trei metode constau n fixarea unei sume totale care va fi cheltuit
pentru desfurarea aciunilor de comunicare, fr a se ine cont de obiectivele
de marketing i influenele lor asupra bugetului comunicrii.
6.2.1. Stabilirea plafonului bugetar pe care organizatorii i-l permit.
Dezavantajul major al aceste metode const n ignorarea obiectivelor
evenimentului precum i ale rezultatelor financiare induse prin activitile de
comunicare ntreprinse. n cazul lansrii unui eveniment nou sau a relansrii
unui eveniment cu o anumit tradiie, resursele necesare, deopotriv financiare i
umane, sunt mai ridicate n comparaie cu cele necesare pentru activitile de
comunicare aferente unui eveniment repetat. ntr-o asemenea situaie, practica a
artat c nevoile concrete, n concordan cu obiectivele de marketing mai sus
menionate, ar impune un buget consistent, iar sumele pe care i le permit
organizatorii sunt, n general, mult mai reduse. Utilizarea acestei metode
limiteaz posibilitatea obinerii efectelor scontate. Cazurile n care sumele
disponibile sunt mai mari dect solicitrile impuse de ndeplinirea obiectivelor
sunt rare.
6.2.2. Stabilirea bugetului pe baza unui procent din volumul estimat de
vnzri.
90

Este o metod frecvent ntlnit n stabilirea bugetului activitilor de
comunicare. Este o metod simpl i, de asemenea, nsumeaz i cteva
avantaje. n primul rnd, suma total se nscrie n limitele pe care organizatorul
i le permite. n al doilea rnd, genereaz o anumit stabilitate competiional, n
sensul n care firmele concurente i vor stabili bugetele de comunicare pornind
de la un procent apropiat.
Totui, aplicarea acestei metode se bazeaz pe o premis fals, vnzrile
obinute sunt considerate cauze care influeneaz comunicarea, firesc fiind s
apreciem vnzrile drept efecte ale acestor activiti de comunicare. Bugetul
astfel calculat este fundamentat pe disponibiliti ignornd oportunitile. De
asemenea, procentul se determin oarecum empiric, elementele de referin
rezumndu-se la procentul alocat pentru evenimentele anterioare sau procentele
utilizate de concureni.
6.2.3.Metoda paritii competiionale.
Aplicarea acestei metode const n fixarea cheltuielilor bugetare prin
analogie cu aciunile concurenilor. Mijloacele de comunicare care vor fi efectiv
operaionalizate sunt alese prin raportare la normele sectorului, respectiv
demersurile similare ale concurenilor pe piaa turismului de evenimente.
Metoda se difereniaz de cea prezentat anterior prin sistemul de calcul al
bugetului. n acest caz, cheltuielile pentru fiecare component a mixului de
comunicare se stabilesc separat, fie ca valoare fix, fie ca procent din vnzrile
estimate.
Metoda are dou avantaje semnificative. Pe de o parte, bugetele firmelor
implicate pe pia se fundamenteaz pe raiuni colective, demonstrate n timp.
Pe de alt parte, sistemul previne apariia "rzboiului comunicaional".
Dezvantajul major al metodei const n faptul c analiza ntreprins nu
relev diferenierile eseniale dintre competitori precum i ntre obiectivele pe
care organizatorul i le asum.
6.2.4. Stabilirea bugetului n funcie de obiectivele evenimentului.
Este considerat metoda cea mai logic, costurile comunicrii fiind direct
asociate obiectivelor de marketing desemnate. Se parcurg trei pai importani
(figura 6.2.):
Se stabilesc obiectivele comunicrii de marketing;
Se definitiveaz sarcinile care trebuiesc ndeplinite;
Se calculeaz veniturile necesare ndeplinirii sarcinilor.
Figura 6.2. Obiectivele i sarcinile bugetului de comunicare pentru un
festival local
Stabilirea obiectivelor
1. Fiecare familie care domiciliaz n localitatea unde se organizeaz festivalul s
primeasc, cel puin n trei variante, informaii despre festival
91
Stabilirea sarcinilor
1. Realizarea de flyere cu prezentarea informaiilor despre eveniment, distribuite direct
la domiciliu, n csuele potale, cu ajutorul voluntarilor.
2. Publicitate pe o pagin ntr-un ziar local.
3. Includerea n acelai ziar a unor relatri (mici istorioare) privind festivalul.
Calculul aproximativ al costurilor pentru fiecare sarcin

1. Printarea unui numr de 3000 de flyere, fa-verso aproximativ 1000 USD
2. Publicitate n ziar 1500 USD (tarif preferenial)
3. Gratuit
Valoarea total a bugetului comunicrii

2500 USD
Sursa: Adaptare dup Bowdin, G., Allen, J., O'Toole, W., Harris, R. and McDonnell, I. (2012) Events
Management, 3rd edition, Routledge, Taylor &Francis Group, New York, p. 427.
Este metoda cea mai raional i i foreaz pe decideni s eficientizeze

sumele cheltuite n aciunile de comunicare. Este, ns, o metod dificil de
aplicat, ntruct stabilirea sarcinile necesare reprezint un demers anevoios.
6.3. Componentele comunicrii de marketing n turismul de
evenimente
Este important de subliniat ideea c participanii la eveniment nu
reacioneaz la comunicrile de marketing ntr-o ordine predeterminat; mesajul
recepionat le poate genera anumite sentimente, apoi va interveni reacia
(participarea la eveniment), dup care vor reflecta, vor face aprecieri asupra
experienelor dobndite n urma participrii. Procesul de reacie poate avea i o
alt succesiune: apreciere, sentimente i apoi participare.
Strategia de implementare a comunicrii de marketing este conturat n
conformitate cu obiectivele desemnate, iar instrumentele folosite n aceast
direcie sunt diverse, aa dup cum reiese i din figura 6.1. Cele mai uzuale
dintre acestea sunt prezentate, pe scurt, n continuare.
6.3.1. Publicitatea
Publicitatea include orice tip de comunicare cu caracter impersonal care
este pltit de organizatorul evenimentului. Publicitatea se identific prin
audien ridicat ntr-un interval scurt de timp i pe o arie geografic dispersat,
permite repetarea multipl a mesajului, se preteaz creerii unei imagini pe
termen lung asupra unui produs/serviciu i stimuleaz vnzrile pe termen scurt,
n condiiile n care costurile aferente pentru fiecare expunere n parte este redus.
92

Neajunsurile, pe de alt parte, costau tocmai n caracterul impersonal i gradul
sczut de persuasiune, comunicarea nu are feed-back direct, iar unele dintre
variantele alese pot fi extrem de costisitoare, aa cum este publicitatea la TV.
Radioul, televiziunea, ziarele i revistele, e-mailul, pota direct,
publicitatea exterioar (bannere, inscripionri pe autobuze i taxiuri, .a.) sunt
canale de publicitate. Pentru cele mai multe dintre evenimentele planificate
cheltuielile pentru publicitatea la canalele TV, radio, ziare cu rspndire
naional nu pot fi justificate. Parteneriatele sau sponsorizrile cu mijloace
media care au o arie de rezonan mai restrns sunt preferabile.
Ctigarea i reinerea ateniei publicului vizat prin campania publicitar
presupun alegerea unor mesaje imaginative, amuzante i care confer satisfacii
depline auditoriului, creativitatea avnd un rol semnificativ. Mesajul astfel
conceput se identific prin stil, ton, cuvinte utilizate i format, cu posibilitatea
prezentrii n stiluri de execuie dintre cele mai diverse, de la imagini din viaa
real sau imaginar, la spectacole muzicale, expertiz tehnic, etc. Realizarea
campaniilor publicitare pentru evenimente ar trebui s respecte cteva norme
eseniale (Bowdin et al 2012, p.428):
S prezinte elementele tangibile ale evenimentului coninutul
activitilor artistice, enumerarea sportivilor care vor fi prezeni,
logo-ul evenimentului, etc;
S asigurare continuitatea n timp prin utilizarea unor simboluri,
moderatori, teme muzicale uor de recunoscut;
S evidenieze ateptri realiste programul evenimentului
ntocmit n concordan cu scopurile participrii, disponibilitatea
biletelor la concertul organizat, etc;
Prezentarea unor imagini reale cu participani (membri ai pieei
int vizate) la evenimente similare anterioare, declaraii ale
consumatorilor efectivi, .a.
Suporturile de publicitate au efecte diferite, n timp ce televiziunea
favorizeaz crearea ateniei, materialele imprimate au efecte sporite pentru
informare, n timp ce presa scris nregistreaz beneficii scontate n ambele
direcii (Kim et al 2005, pp.42-49).
De asemenea, este necesar msurarea eficienei aciunilor publicitare,
mai ales sub aspectul impactului (numrul de participani care au recepionat
mesajele publicitare) i frecvenei (de cte ori au fost recepionate mesajele
publicitare transmise).
6.3.2. Relaiile publice
Reprezint componenta mixului de comunicare cea mai puin transparent
dar care poate deveni instrumentul de comunicare cel mai eficient (Miller 1993,
p.49). n contextul actual al creterii costurilor cu publicitatea i al scderii
continue a audienelor, al insistenelor intermediarilor de a spori comisioanele i
93

al ntreinerii unei fore de vnzare costisitoare, relaiile publice pot asigura
diferenierea pe pia pentru o organizaie turistic cu costuri moderate. n baza
acestor considerente este o component a mixului de comunicare la care
organizatorii de evenimente apeleaz n mod curent. Totodat, relaiile publice
contribuie la consolidarea relaiilor dintre stakeholderi i consumatorii de
evenimente.
Principalele tehnici ale relaiilor publice la care apeleaz organizaia
turistic sunt: difuzarea de tiri, discursurile, evenimentele speciale, materialele
de identificare, activitile de interes social i sponsorizarea (Balaure et al 2005,
pp. 376-377).
Relaiile publice au avantajul credibilitii, au efecte i asupra celor
reticeni la mesajele publicitare sau la discuiile cu membrii forei de vnzare. n
situaiile de criz generate de calamiti naturale, de disfuncii legate de
organizarea prestaiilor, etc, relaiile publice au efect imediat, de reducere a
impactului publicitii negative, cu costuri mici.
6.3.3. Promovarea vnzrilor

Promovarea vnzrilor const n derularea unor aciuni cu scop stimulativ
n vederea ncurajrii participrii la eveniment. Scopul final rezid n favorizarea
unui rspuns puternic i rapid din partea consumatorilor vizai, iar efectele
scontate se obin pe termen scurt.
Cele mai eficiente activiti specifice promovrii vnzrilor utilizate de
ctre organizatorii evenimentelor sunt aplicarea discounturilor sau a altor msuri
care s ncurajeze i stimuleze prezena la eveniment i creterea ncasrilor.
Oferirea de discounturi pentru nregistrarea grupurilor de participani, gratuiti
la biletele de intrare pentru copii, tarife prefereniale pentru consumul
activitilor de agrement incluse n programul manifestrii, oferirea de postere i
tricouri gratuite la cumprarea unui anumit numr de bilete, etc. sunt cteva
exemple n acest sens.
6.3.4. Marketingul direct
Marketingul direct, rspunsul direct de marketing sau relaia direct de
marketing sunt concepte care evideniaz coninutul i evoluia n timp a unui
sistem interactiv de marketing care i propune, n ultim instan, s obin un
efect msurabil din partea consumatorilor vizai, apelnd n acest scop la una sau
mai multe medii de comunicare (Kotler et al 2006, p. 707). Avantajele pe care le
confer campaniile de marketing direct sunt (Balaure et al 2005, p. 395) :
posibilitatea acoperirii distanelor fizice care separ partenerii de
comunicare ;
oportunitatea de a acoperi mai bine spaiile fizice n care se gsesc
consumatorii i/sau publicul int;
94

gradul semnificativ mai mare de control asupra procesului de
comunicare;
gestiunea mai bun a reaciei consumatorilor vizai;
limitarea efectelor zgomotului asociat realizrii comunicrii;
satisfacerea nevoii de difereniere a organizaiei.
Marketingul direct reprezint un mijloc important al edificrii unor relaii
strnse cu participanii la evenimente. Instrumentele cele mai eficiente la care
apeleaz organizatorii manifestrilor sunt pota direct, telefonul, e-mailul sau
Internetul.
Desfurarea acestor aciuni presupune alctuirea unor liste cu participani
la evenimentele anterioare sau similare, completate cu informaii referitoare la
profilul demografic i preferinele acestora. Iniierea unui sistem de premiere
pentru participanii dispui s ofere aceste date poate contribui la reuita
demersului. O alt modalitate de constituire a bazelor de date utile const n
cumprarea acestor informaii de la ageniile de marketing specializate.
Indiferent de modalitatea aleas, permisiunea participanilor i garantarea
confidenialitii sunt obligatorii.
6.3.5. Website-ul evenimentului
Website-ul evenimentului reprezint un mijloc important n ansamblul
mixului de comunicare. Este apreciat de specialitii de marketing pentru
eficacitatea i eficiena demonstrate n sistemele de comunicare cu piaa int.
Website-ul este considerat piatra de temelie a oricrei aciuni de marketing
pe Internet. Primul pas al unei organizaii care dorete s foloseasc Internetul
este asigurarea unei prezene on-line, care reprezint, totodat, punctul cheie al
procesului de comunicare cu clienii. Avantajele asociate sunt numeroase:
reducerea costurilor de comercializare a produselor, promovarea organizaiei,
ctigarea de noi segmente de pia, vnzarea direct, fidelizarea clienilor,
obinerea de date pentru efectuarea cercetrilor de marketing, instrument
puternic al relaiilor publice, feed-back rapid, etc.
Scopul sau funciile planificrii website-ului sunt urmtoarele (Bowdin et
al 2012, p.430):
oferirea de informaii despre eveniment consumatorilor poteniali,
respectiv a unei brouri on-line (informare);
nfiinarea unui forum care s asigure interaciunea dintre
consumatorii poteniali i site pentru a adresa ntrebri
organizatorilor, includerea unei pagini cu ntrebrile cele mai
frecvente, precum i a unui calendar complet al elementelor
evenimentului (interaciune);
nfiinarea unei platforme care va fi folosit de consumatori pentru
a-i achiziiona biletele i serviciile pentru participarea la
eveniment (tranzacionare);
95

includerea tuturor aspectelor privind managementul, marketingul i
producia propriu-zis a evenimentului (integrare).
Indiferent de funcia/funciile desemnate pentru website-ului
evenimentului, caracteristica sa esenial const n simplitatea i uurina
utilizrii sale. Atractivitatea site-ului reprezint o cerin major a succesului,
regula numrul doi fiind actualizarea permanent a informaiilor oferite (Kotler
et al 2006, p.699).
Producia site-ului poate fi realizat de firme specializate sau de
organizator, n mod direct, decizia fiind influenat de bugetul disponibil.
Evident, soluia colaborrii cu o firma de specialitate conduce la alctuirea unui
website profesionist, dar este o variant mai costisitoare. Exist patru formate
care nlesnesc conceperea unui website de succes: .html pentru paginile web
(html editor); .jpg, .gif pentru imagini (image editor) i .js pentru scriptarea
paginilor web (JavaScript editor)(Marinescu and Toma, 2012, p.75).
Cercetrile efectuate au evideniat care sunt principalele criterii n
aprecierea unui website, n general, respectiv a calitii e-comunicrii, n special:
(1) informaiile disponibile i coninutul; (2) uurina navigrii; (3)
securitate/caracter privat; (4) ncrederea (Zeithaml et al 2002, pp.363-364).
Un website valoros poate contribui la dezvoltarea identitii mrcii,
desfurarea aciunilor de marketing direct, practicarea comerului electronic,
asisten acordat clienilor, .a. La rndul su, succesul site-ului depinde i de
promovarea acestuia, fie n variante tradiionale (off-line), fie apelnd la
tehnicile de comunicare specifice mediului virtual (on-line). Metodele de
promovare pot fi gratuite: motoare de cutare, directoare, liste de discuii,
forumuri, chat-uri, schimb de bannere i legturi, etc. sau cu plat: link-uri,
sponsorizri, bannere de toate tipurile, publicitate n newslettere, etc.
6.3.6. Mediile sociale
Mediile sociale reprezint un mijloc de comunicare la care se face referire
i prin utilizarea titulaturii Web 2.0, fiind un concept-umbrel ce include
activiti diverse care integreaz tehnologia cu interaciunile sociale i cu
construcia de texte sau imagini (Bowdin et al 2012). Mediile sociale includ
forumurile, grupurile de discuii sau blogurile de pe Internet, reelele de
socializare, ncrcarea i vizualizarea de videoclipuri, wiki (aplicaie web ce
permite utilizatorului s adauge coninut i s pstreze propriile versiuni
succesive, dar permite i oricui altcuiva s modifice coninutul), etc. Dezvoltarea
reelelor de socializare a deschis orizonturi noi comunicrii de marketing. n
esen sunt aplicaii web care permit unui numr mare de persoane s fac
schimb de informaii i s interacioneze (Marinescu and Toma 2012, p.78).
Oportunitile oferite prin utilizarea acestei componente a mixului de
comunicare sunt numeroase. n primul rnd, oricine poate produce i publica online un material (personal sau profesional, de exemplu anunarea programului
unui eveniment). Materialul poate fi transmis ulterior prin intermediul reelelor
96

de socializare. n al doilea rnd, uzeaz de aplicarea unuia dintre cele mai vechi
instrumente de comunicare, respectiv comunicarea verbal care, prin mijlocirea
Internetului i a ultimelor tehnologii mobile, atinge cote de audien
inimaginabile. Pentru organizatorii de evenimente utilizarea mediilor sociale
genereaz avantaje multiple, fr a ignora ns i dezavantajele posibile.
Experiena participrii la un eveniment, att cea pozitiv, ct i cea negativ este
mprtit rapid. Ulterior, aspectele vor fi comentate pe forumuri i bloguri. Pot
fi adugate fotografii, imagini video despre eveniment pentru a susine prerile
formulate. Pe de alt parte, managerii manifestrilor pot construi, prin
intermediul acestui mijloc de comunicare, o relaie solid cu consumatorii. De
asemenea, monitorizarea prerilor i discuiilor postate contribuie la o mai bun
nelegere a preferinelor consumatorilor, a pieei int i adaptarea aciunilor
organizatorice n consecin.
Specialitii de marketing au neles necesitatea utilizrii potenialului
acestor medii de comunicare aflate n continu dezvoltare pentru a-i promova
produsele (fie c e vorba de bunuri materiale, servicii, idei sau persoane) i
pentru a crea relaii pe termen lung cu consumatorii (Chiu and Tecu 2012,
p.28).
CAPITOLUL 7
PLANIFICAREA EVENIMENTELOR
Organizarea unui eveniment cumuleaz ansamblul activitilor
operaionalizate n scopul soluionrii urmtoarelor aspecte:
Cum se identific ideea corect? (planificare)
Ct cost ntreaga execuie? (planificare)
Cum se transpune ideea n practic? (producia, serviciile de
alimentaie, tehnologia necesar).
n consecin, organizarea evenimentului este un demers complex i
atotcuprinztor, etapele principale fiind:
1. Planificarea evenimentului;
2. Producia evenimentului;
3. Activitile de alimentaie.
7.1. Elaborarea conceptului
Conceptul este o schi detaliat a ideeii despre eveniment. Reprezint
prima form exprimat n cuvinte i imagini despre evenimentul care va fi
organizat. Poate fi asemnat cu scenariul ce st la baza unui film, textul care se
97
afl la baza unei piese de teatru, etc. Elaborarea conceptului reprezint o parte
esenial a planificrii.
Primele ntrebri pe care i le pune organizatorul unui eveniment sunt:
Cine este firma beneficiar (clientul)?
Cine sunt participanii la eveniment?
De ce se reunesc?
Pe baza rspunsurilor se stabilesc nevoile i dorinele beneficiarilor i,
corespunztor, se fixeaz obiectivele care vor sta la baza stabilirii programului
evenimentului. Toate aceste elemente sunt bineneles coroborate cu bugetul
aflat la dispoziia organizatorului.
Ct cost un concept? Este un rspuns influenat de numeroi factori cum
ar fi: ct este de valoroas creativitatea pentru client, ct este dispus clientul s
plteasc pentru ea, ct cost culegerea informaiilor necesare sau ct cost
activitile de cercetare i elaborare?
n aciunile curente se difereniaz:
Onorariul pentru prezentare care se pltete firmei specializate pentru
ntocmirea i prezentarea conceptului. Drepturile de autor rmn la autor, n
msura n care nu s-a convenit altfel;
Onorariul pentru concept care se pltete n cazul n care firma este desemnat
s lucreze n continuare pentru client.
Figura 7.1 evideniaz elementele care structureaz conceptul unui
eveniment.
Figura 7.1. Structurarea conceptului
98

Grup-int
Prilej
Situaia iniial (cine, cum, unde, cnd, ce, de ce?)
Grupul-int
Copyrightul
Bugetul
Obiective
Misiunea (obiective)
Conceptul
Mediul
Ideea (motto)
Derularea
DramaturgieTranspunerea
n practic
Strategia
Motto
Msuri
Sursa: Schfer-Mehdi, S. (2008) Organizarea evenimentelor, Editura ALL, Bucureti, p. 65.
O idee bun care fundamenteaz conceptul este ntotdeauna simpl. Dac

pentru explicarea ei sunt necesare mai mult de o pagin A4 sau cinci minute de
prezentare se consider c ideea nu este potrivit.
Elementele de apreciere ale ideeii care st la baza conceptului unui
eveniment sunt (Schfer-Mehdi 2008, p.62):
Prin ce se deosebete acest eveniment de toate celelalte?
Prin ce se deosebete acest eveniment de cele pe care agenia deja le-a conceput
i le-a transpus n practic?
Prin ce se deosebete acest eveniment de cele pe care clientul deja le-a realizat?
Prin ce se deosebete acest eveniment de cele la care am participat cndva sau
de cele despre care am obinut informaii?
Un factor esenial pentru definitivarea unui concept viabil i atractiv
rezid n declanarea creativitii. n acest sens se folosesc cteva metode:
99
Brainstormingul;
Caseta morfologic;
Mind-mapping-ul (harta minii);
Metoda Osborne.
Diversitatea i dorina de obinere a unicitii fiecrui eveniment sunt
elemente care justific efortul substanial i consumul enorm de munc n
demersul de planificare i organizare. n acest context, planificarea devine o
etap esenial, att pentru organizatorii experimentai, ct, mai ales, n cazul
celor mai puin iniiai. De asemenea, seriozitatea i complexitatea aciunilor de
planificare vor asigura, ulterior, prentmpinarea i soluionarea numeroaselor
momente neprevzute i, adeseori neplcute, care vor influena buna desfurare
a evenimentului.
Planificarea este procesul prin care se identific variantele de organizare
posibile, aciunile necesare pentru fiecare n parte, iar, la final, se alege soluia
considerat cea mai potrivit. Etapele care se parcurg n procesul planificrii
unui eveniment sunt: (Fenich 2008, pp.261-284)
Stabilirea obiectivelor;
Importana educaiei;
Analiza nevoilor;
Formularea obiectivelor SMART;
Alegerea locaiei;
Solicitarea propunerilor;
Constrngerile bugetare;
Controlul costurilor;
Controlul asupra evenimentului.
Avantajul parcurgerii tuturor acestor etape rezid n fixarea unor aciuni
specifice i clare la care se vor raporta, ulterior, toi cei care vor contribui la
desfurarea efectiv a evenimentului.
7.2. Stabilirea obiectivelor
Stabilirea obiectivelor reprezint punctul de plecare al activitilor de
planificare, precizia, claritatea i posibilitatea msurrii lor lor fiind fundamentul
nelegerii scopului final al evenimentului att la nivelul organizatoric superior,
ct i la nivelul comitetului de organizare, participanilor, angajailor sau
voluntarilor. Formularea obiectivelor se bazeaz pe obinerea rspunsurilor la
cteva ntrebri:
Din cine este compus grupul de participani?
De ce se ntlnesc?
Care este scopul evenimentului?
Stabilirea obiectivelor va determina selecia locaiei, a serviciilor de
alimentaie, a aspectelor legate de transport i, mai ales, coninutul programului.
100

Din punctul de vedere al participanilor, motivaiile principale ale
prezenei la un eveniment rezid n nevoia de educare, de intercomunicare sau
de mbuntire a modalitii de conducere a unei afaceri. Ignorarea acestor
elemente ar putea genera eecul manifestrii.
Cele mai bune obiective sunt cele care se focalizeaz pe participani. De
ce particip la ntrunire? Care va fi ctigul financiar pe care l vor resimi? De
ce particip la anumite evenimente i la altele nu?
7.3. Importana educaiei
Una dintre componentele cheie ale managementului evenimentelor const
n asigurarea unui mediu propice educaiei. Se consider c evenimentele nu mai
sunt de mult simple modaliti pentru reunirea i agrementul participanilor. n
prezent, lipsa unor beneficii de ordin educativ va afecta negativ reuita unei
manifestri. Sunt numeroase situaii n care participanii i achit individual
costurile aferente prezenei la eveniment, iar alctuirea programului devine o
chestiune de importan maxim.
Ateptrile participanilor sunt, de la un an la altul, mai ridicate, ceea ce
impune perfecionarea continu a coninutului programului, n condiiile
pstrrii la un nivel acceptabil al costurilor de participare. ntr-o msur tot mai
mare, cei care i desfoar activitatea ntr-un domeniu, oricare ar fi acesta,
ncearc s se diferenieze prin obinerea unor "certificate" sau "licene" care s
le ateste competene sporite n domeniul lor de activitate. Multe persoane nu i
pot permite s prseasc locurile de munc pentru a frecventa cursurile unei
coli n acest scop. n acest context, asociaiile profesionale le asigur fluxul
informaional necesar pentru completarea cunotinelor de specialitate i i
sprijin pentru a-i realiza educaia continu.
Pornind de la asemenea necesiti, se organizeaz convenii anuale,
seminarii regionale sau programe de educare la distan, pe Internet. Pentru
fiecare participare la workshopurile organizate se nmneaz un atestat, iar toate
atestatele vor sta la baza obinerii certificatului sau licenei finale.
Evenimentele cu scop educativ-profesional, al cror scop esenial poate fi
de informare, de organizare a examenelor, de acordare a recertificrilor
profesionale, etc. sunt foarte bine reprezentate n activitatea organizatorilor de
evenimente.
7.4. Analiza nevoilor

Analiza nevoilor reprezint o component de baz i se concretizeaz n
stabilirea unei metode de determinare a ateptrilor n legtur cu un anumit
101
eveniment. O variant simpl const n chestionarea managerului firmei

beneficiare asupra propriilor obiective.
n mod firesc, prima ntrebare este "Cine sunt participanii?". Firmele
dein n acest sens informaii istorice legate de doleanele i nevoilor fotilor
participani, ce le-a plcut sau displcut la evenimentele anterioare, etc.
De asemenea, n aceast etap se caut rspunsurile la numeroase alte
ntrebri precum:
care este vrsta i sexul participanilor?
care este nivelul lor de expertiz profesional: nceptori, mediu,
avansai?
care este poziia lor n ierarhia firmelor: nou angajai, management
inferior, management superior?
de unde vin?
ce faciliti hoteliere prefer: piscine acoperite, spa-uri, terenuri de
tenis, acces Internet wireless?
au necesiti medicale sau de diet, restricii deosebite: sunt
vegetarieni, diabetici, sunt ceteni arabi, etc?
cine achit costurile de participare la eveniment?
vor veni nsoii, i vor aduce copiii?
ct de departe fa de domiciliul permanent sunt dispui s se
deplaseze pentru a participa la eveniment?
participanii strini au nevoie de interprei?
persoanele cu dizabiliti au solicitri speciale la cazare?
care sunt ateptrile educaionale ale evenimentului?
O parte dintre aceste informaii sunt obinute prin analizarea datelor
incluse n formularele de prenregistrare pe care le completeaz participanii,
altele din evidenele asociaiilor profesionale sau ale organizatorului. Dac
delegaii vin nsoii, este de dorit ca n alctuirea programului s se deruleze
activiti distincte pentru nsoitori, activiti incluse n ceea ce reprezint
program pentru parteneri.
7.5. Formularea obiectivelor SMART
Dup determinarea nevoilor participanilor precum i ale clientului,
obiectivele se definitivez ntr-o form concis i clar, astfel nct toi cei
implicai n organizarea evenimentului s le neleag. Un sistem utilizat n acest
scop este aplicarea criteriilor SMART. Fiecare liter identific o caracteristic a
unui obiectiv bine ales.
Specific. Un obiectiv acoper un singur concept.
Msurabil. Trebuie stabilit o modalitate de msurare sau cuantificare a
ndeplinirii obiectivului.
Acceptat (agreeable). Obiectivul s fie acceptat de cei responsabili n a-l
duce la ndeplinire.
102

Realist. Organizatorul dispune de resursele umane, financiare i fizice
necesare.
Timp. Obiectivul exprim momentul pn la care trebuie dus la
ndeplinire.
Este evident faptul c fiecare eveniment va fi derulat n baza unor
obiective diferite, specifice. La nivel general, ele pot fi exemplificate astfel:
Obiective economice
ncasri obinute n raport cu cheltuielile efectuate;
Valoarea sumelor atrase prin sponsorizri.
Participarea la eveniment
Numrul total de participani, n funcie de anumite grupe
prestabilite (participani dintr-o regiune, ar, grupe de vrst,
profesii, etc.):
Dimensiunea evenimentului sub aspectul numrului de
stakeholderi, expozani, public, etc.)
Numrul de artiti locali/atrai din alte regiuni;
Participarea comunitii locale la organizarea evenimentului.
Elemente calitative
Nivelul satisfaciei n urma prezenei la eveniment a participanilor,
expozanilor, sponsorilor, voluntarilor;
Numrul de participani, moderatori, specialiti cu reputaie
internaional;
Plngeri din partea participanilor, expozanilor, sponsorilor,
voluntarilor.
Impact/cunoatere/atitudini
Proporia participanilor care a evideniat c, prin prezen, i-au
mbuntit nivelul de cunoatere;
Proporia participanilor care a evideniat c, prin prezen, i-au
modificat atitudinile.
Resurse umane
Proporia voluntarilor implicai precum i n raport cu evenimentul
anterior;
Procentul angajai/voluntari.
Este de dorit ca atunci cnd se formuleaz obiectivele fraza s nceap cu
un verb care s exprime o aciune (dobndire, promovare, nelegere, concepere)
i, dac este necesar, s includ i costurile aferente. De asemenea sunt
specificate toate persoanele care poart responsabilitatea ndeplinirii
obiectivului.
Obiectivele servesc drept elemente de orientare pe parcursul organizrii i
derulrii evenimentului. La finele acestuia, de regul se comunic managerului
beneficiarului care dintre obiective au fost ndeplinite, care au fost depite, care
103

nu s-au ndeplinit i de ce. Se evideniaz, de asemenea, motivaiile
nendeplinirii pentru operarea corecturile viitoare necesare.
7.6. Alegerea locaiei

Procesul alegerii locaiei poate ncepe imediat dup stabilirea obiectivelor.
Acestea vor fundamenta selecia locaiei propriu-zise, a facilitilor necesare,
opiunilor de transport, altor componente ale evenimentului. Procesul de selecie
dureaz o perioad variabil, n funcie de tipul evenimentului, respectiv zile,
sptmni, luni sau chiar ani. Locaia este fixat ca urmare a deciziilor unui grup
de persoane, inndu-se cont de preferinele managerilor firmei beneficiare. De
multe ori, aceast decizie se ia n funcie de posibilitile de agrement n zon
sau dup calitatea facilitilor oferite de centrul de conferine sau hotelul ales.
Principalele ntrebri la care se caut rspuns n vederea alegerii locaiei
sunt:
aspectul exterior;
arhitectura;
poziia;
capacitatea;
dotrile;
cheltuielile de nchiriere;
disponibilitatea;
sigurana.
Pe plan internaional se public reviste independente sau ale asociaiilor
organizatorilor de evenimente care ofer numeroase informaii asupra locaiilor
existente. De multe ori editarea acestora este susinut financiar de ctre lanuri
hoteliere, companii de transport, etc. interesate n organizarea de evenimente. n
revistele de specialitate sunt oferite informaii referitoare la atraciile locale,
culturale, alte faciliti, evenimentelor anterior organizate sau orice alte elemente
care ar putea influena alegerea.
Ali factori luai n considerare sunt rotaia locaiilor i distana fa de
domiciliul majoritii participanilor. Modalitatea de transport reprezint un alt
criteriu al seleciei locaiei: pe calea aerului, n variantele rutiere, cu trenul, etc.
Numrul celor reticeni la deplasarea cu avionul care este mare sau
disponibilitatea zborurilor sunt factori care pot influena negativ alegerea acestui
mijloc de transport.
Tipul hotelului sau caracteristicile facilitilor organizatorice sunt, de
asemenea, importante. Ne referim la hoteluri din orae, din zonele periferice ale
acestora, hotelurile terminale, hoteluri-cazinou, etc. Avem n vedere i centrele
de conferin care sunt cldiri special construite pentru a gzdui evenimente.
Exist o asociaie specializat, respectiv International Association of Conference
Centers (IACC), ai cror membri trebuie s ndeplineasc un set de peste 30 de
criterii pentru a fi acceptai.
104

Sunt importante facilitile, numrul spaiilor puse la dispoziie, slile de
banchet, spaii adiacente pentru organizatori, spaiile de nregistrare, etc.
Intereseaz i aspecte precum nlimea ncperilor, capacitatea exprimat n
numr locuri, facilitile de intrare-ieire, amplasarea coloanelor sau alte
componente arhitecturale care obstrueaz, sistemele de securitate, etc.
7.7. Solicitarea propunerilor
Urmtoarea etap const n formularea unei propuneri (RFP Request for
Proposal) care reprezint o descriere a tuturor solicitrilor majore legate de
organizarea evenimentului. n cadrul asociaiilor care activeaz n domeniul
turismului de evenimente a fost creat un model standardizat care este frecvent
utilizat. Informaiile de baz coninute se refer la:
Denumirea evenimentului;
Data nceperii i data final;
Informaii complete asupra persoanelor cheie de contact;
Numrul estimat de participani;
Numrul i tipul spaiilor de cazare solicitate;
Numrul i tipul spaiilor de organizare propriu-zis a evenimentului;
Solicitrile privind serviciile de alimentaie;
Data final a transmiterii rspunsului la RFP.
Dup stabilirea formei finale a RFP, se disemineaz ctre hoteluri sau
centre de conferine interesate n organizarea de ntruniri. Unele hoteluri,
precum Hyatt de exemplu, garanteaz rspunsul la orice RFP ntr-un interval de
24 ore de la primirea acesteia. RFP-urile permit hotelurilor s examineze
impactul economic al organizrii ntrunirii, n funcie de care vor decide dac
vor participa sau nu.
Dup ce s-a revzut forma final a RFP i au fost vizitate locaiile posibile
ncep negocierile cu departamentele de vnzri ale locaiilor vizate.
7.8. Constrngerile bugetare
Costurile aferente organizrii unui eveniment influeneaz decisiv
deciziile planificrii. ntrebrile eseniale sunt:
Ct va costa producerea evenimentului?
Cine va plti?
Ct vor plti participanii care confirm participarea?
Ce tipuri de servicii de alimentaie au fost alese i ce se va servi ?
Masa va fi oferit gratuit sau contra-cost?
Ce sponsorizri vor fi utilizate?
Dac evenimentul este organizat pentru prima dat, eforturile pentru
estimarea cheltuielile sunt mai mari.
Stabilirea bugetului presupune parcurgerea a trei etape:
105

a.
b.
c.
Stabilirea obiectivelor financiare;

Clasificarea cheltuielilor;
Identificarea surselor de acoperire.
a. Stabilirea obiectivelor. Obiectivele financiare sunt foarte importante i
se recurge la metoda SMART pentru formularea lor. Se pornete de la ateptrile
financiare ale evenimentului. Unele evenimente urmresc obinerea unui profit,
altele nu. De regul nu se vizeaz un ctig material direct, ci aspecte precum
ptrunderea pe o anumit pia, creterea viitoare a vnzrilor i profitului n
urma organizrii evenimentului. Sunt ns i situaii, n special n cazul
asociaiilor, cnd se urmrete obinerea unor venituri directe n folosul
membrilor, fiind cea de-a doua surs bugetar, dup cotizaii.
Obiectivele financiare se pot ncadra ntr-una din urmtoarele trei situaii:
ncasrile = Cheltuieli (Break-Even);
Profit;
Deficit.
b. Clasificarea cheltuielilor
Cheltuielile sunt clasificate dup funciile lor dup cum urmeaz:
Costuri indirecte - cele care nu sunt direct legate de eveniment, sunt
de regul de natur administrativ precum salariile personalului implicat,
reparaiile echipamentelor, etc;
Costuri fixe - cele care nu depind de numrul participanilor,
respectiv costurile de nchiriere ale slilor de ntruniri, echipamentul audiovideo;
Costuri variabile - care depind de numrul participanilor: serviciile
de alimentaie.
c. Identificarea surselor de acoperire. Principalele surse de acoperire sunt
prevzute n bugetele operaionale ale companiilor beneficiare. Asociaiile sunt
mai inventive din acest punct de vedere ntruct justific costurile prin prisma
satisfaciei participanilor.
Cele mai importante surse, altele dect cele prezentate anterior i taxele
achitate de participani sunt:
Fonduri ale organizatorului;
Fonduri private;
Taxele percepute expozanilor;
Sponsorizri;
Taxe promoionale;
Asistena local, regional sau guvernamental;
Promovarea unor firme pe pagina web a evenimentului;
Parteneri oficiali;
Contribuii cash sau n natur (produse sau servicii).
nainte de orice se determin nivelul la care ncasrile ce trebuie colectate
acoper costurile estimate.
106

7.9. Controlul costurilor
Cuprinde msurile de meninere a cheltuielilor sub control. Cel mai
important factor este cel de stabilire a persoanelor (ct mai puine) cu autoritate
de decizie asupra modificrii cheltuielilor stabilite iniial.
O alt msur const n stabilirea ct mai exact a numrului de porii
care se vor servi, a tuturor serviciilor suplimentare cu cheltuieli ridicate i
evitarea risipei.
7.10. Controlul asupra evenimentului

Crearea i montarea unui eveniment reprezint un efort de echip.
Plannerii sunt interesai ca dup fiecare eveniment s realizeze o evaluare pe
baza feed-back-ului provenit de la participani, personalul firmelor prestatoare
de servicii, expozani, contractani sau orice alte firme sau persoane implicate.
Sunt evaluate calitatea moderatorilor, efectele resimite de participani n
legtur cu seminariile educaionale, confortul cazrii, funcionarea
transportului, calitatea mncrii, inspiraia alegerii locaiei, etc.
Aceste informaii sunt colectate n baza unor chestionare completate dup
eveniment, dar se folosesc i modaliti de colectare prin telefon, fax, web.
Aceasta din urm este metoda cea mai rapid i const n conectarea celui
intervievat la link-ul cu chestionarul.
Aa precum primul pas al organizrii const n stabilirea unor obiective
reale, la fel n cadrul evalurii trebuie stabilit ce anume se analizeaz:
Care sunt informaiile necesare?
Cine le va folosi?
Care metod de diseminare a rezultatelor se va alege?
De subliniat faptul c evaluarea este un proces greoi i costisitor i de
multe ori informaiile solicitate nu sunt relevante. n mod obinuit sunt colectate
att date cantitative ct i date calitative.
n cazul informaiilor cantitative se apeleaz la scale de apreciere cu
valori ntre 1 i 10. n situaia celor calitative, cel chestionat formuleaz un
rspuns liber. Sunt informaii a cror evaluare necesit timp i bani
Criteriile cheie referitoare la organizarea evalurilor sunt:
chestionarul s fie uor de completat - o singur pagin dac este
posibil;
o ntrebare s se refere la un singur concept;
evitarea utilizrii de jargoane, abrevieri;
chestionarea ncepe cu ntrebri uoare, iar cele mai dificile sunt
amplasate spre final;
ntrebrile personale sau despre firm s fie formulate pe nivele, de
exemplu "Ce vrst avei?" - 18-25? 26-35? 36-45? Peste 45?sau "Ce sum
alocai organizrii de traininguri ntr-un an?"- Mai puin de 1000USD? ntre
1000 i 5000 USD? ntre 5000 i 10000USD? Peste 10000USD?;
numele nu intereseaz, anonimatul este mai sincer;
107

-
numerotarea ntrebrilor;
forma chestionarului facil i inteligibil;
s existe persoane a cror datorie este aceea de a nmna chestionarele
i de a le strnge.
Evenimentele sunt proiecte. Cu ajutorul managementului de proiect
acestea pot fi organizate cu succes, indiferent ct de complexe sunt.
Exist diferite soluii de tip software care pot fi de folos. Dintre acestea
fac parte i softuri speciale pentru evenimente, dar au aplicabilitate limitat,
ocupndu-se preponderent de administrarea participanilor. La evenimente
ample, dar mai ales la cele care se organizeaz pe baza taxelor pltite de
participani, aplicarea acestor softuri reprezint soluii potrivite, ntruct includ
instrumente pentru realizarea evidenelor contabile i un sistem de somaii. Dar
nu sunt softuri special concepute pentru evenimente, astfel nct nu acoper
toate necesitile organizatorice.
Pe pia se afl programe speciale pentru managementul proiectelor,
precum:
MS PROJECT de la Microsoft
Programul de organizare TASK-TIMER, similar unei agende electronice clasice,
program cu care se pot administra termenele-limit i sarcinile obinuite,
conceptul sau proiectele din calendar.
Planificarea demareaz prin alctuirea unei agende/organizator pentru
proiectul/evenimentul organizat. n mod normal, se apeleaz att la calculator,
dar se realizeaz i n form fizic, ntr-un clasor de acte demodat n care se
adun toate etapele, corespondenele, planurile, etc., tot ce privete proiectul
(tabelul 7.1).
Tabelul 7.1. Model de tabl de materii pentru organizarea proiectului
1. ORGANIGRAMA
2. LISTA DE CONTACTE
3. CLIENII
4. CONCEPTUL
5. PROTOCOLUL
6. SARCINILE
Responsabilul de proiect cu funciile i

competenele lui
Numele, adresele, telefoanele, fax-urile i
adresele de e-mail ale responsabililor de
proiect, prestatorilor de servicii i
persoanelor de contact
Corespondena
4.1 Briefing
4.2 Rebriefing
4.3 Schia ideeii
4.4 Conceptul
4.5 Cercetarea
4.6 Prezentarea
5.1 Protocolul ntlnirilor
5.2 Rapoarte asupra vizitelor
5.3 nsemnri pe documente
6 Lista de verificare
108

7. DESFURAREA
8. PLANURILE
9. FINANELE
10. MECANISMELE
7.1 Planul regiei

7.2 Scenariul
7.3 Firul conductor al moderrii
8.1 Planurile locaiei
8.2 Planurile amplasrii scaunelor
8.3 Descrierea cilor de acces
9.1 Calculaia
9.2 Facturile iniiale
9.3 Facturile intrrilor
10.1 Participanii
10.2 PR-ul i publicitatea
10.3 Programul/Aciunile
10.4 Locaia
10.5 Dotarea (construcia
scenei/decorarea)
10.6 Sonorizarea
10.7 Iluminarea
10.8 Mijloacele de comunicare
10.9 Hotelul
10.10 Cateringul
10.11 Transportul
10.12 Personalul
10.13 Suvenirurile, indicatoarele,
programele evenimentului pentru
participani, etc.
10.14 Documentaia
10.15 Aprobrile
10.16 Asigurrile
10.17 Asociaiile de breasl ale
organizatorilor i ale artitilor
10.18 Impozitele
Sursa: Schfer-Mehdi, S. (2008) Organizarea evenimentelor, Editura ALL, Bucureti, pp. 141-142.
La ntocmirea planului termenele se fixeaz astfel nct n intervalul de

timp planificat s poat fi obinute mulumitor rezultatele propuse i, de
asemenea, s existe suficient timp pentru a opera eventuale modificri.
ntlnirile de lucru trebuiesc pregtite corespunztor, se ntocmete pentru
fiecare o ordine de zi. Sunt invitate toate persoanele importante pentru sarcinile
respective i se pstreaz toate rezultatele ntr-un protocol dedicat acestora.
7.11. Planificarea evenimentului n baza unui scenariu
Pentru a evita plictiseala care poate surveni n timpul evenimentului, luri
de cuvnt nesfrite, treceri poticnite de la un moment la altul, etc. aplicarea
unui scenariu are rol determinant.
Model de scenariu pe numere (Lansarea unui produs)
1. Salutul directorului firmei
2. Moderare de scurt durat
109

3. Imagini video pentru introducerea n tem
4. Moderare
5. Prezentarea raportului de activitate de ctre managerul produsului
6. Imagini video referitoare la produs
7. Moderare
8. Prezentarea raportului de activitate de ctre managerul de marketing
9. Prezentarea avantajelor produsului
10. Moderare
11. Prezentarea raportului de activitate de ctre eful de vnzri
12. Imagini video
13. Rund de convorbiri cu toi participanii
14. Final cu prezentare
15. Petrecerea de ncheiere.
Contribuiile separate trebuie s se armonizeze echilibrat una dup
cealalt. Exist, de exemplu, pericolul ca o emoie pentru producerea creia s-a
cheltuit foarte mult s nu aib niciun efect sau efectele s se anuleze reciproc.
Trebuie avute n vedere n mod deosebit: (Schfer-Mehdi 2008, pp. 87-88)
Durata contribuiilor separate, att n sine ct i n raport cu celelalte;
Intensitatea i tensiunea n sine i n comparaie cu celelalte puncte ale
programului;
Tempo-ul i ritmul n sine i n ansamblu.
Timpul. Un eveniment are dou planuri temporale. Timpul obiectiv este
durata real a manifestaiei. Doar timpul subiectiv, deci perceperea timpului de
ctre public, este influenabil.
Dinamica este un element indispensabil pentru producerea tensiunii. Ia
natere tocmai din contrastul ntre tensiune i relaxare, tare i ncet, ntre fragil i
impetuos, ntre puin i mult. De regul, dup efectele puternice dai ocazia
publicului s se relaxeze i s le digere.
Capturarea complet a ateniei se poate realiza prin e-mail-uri nostime,
suveniruri mici cu caracter amuzant, invitaii tiprite puin altfel. Astfel se
creaz o atitudine pozitiv de ateptare i se pregtete atmosfera ideal pentru
evenimentul propriu-zis.
Dup manifestaie se poate menine tensiunea prin iniierea unei pagini
web anume construit ca i comunitate a evenimentului, cu fotografii,
posibiliti de contact virtual al participanilor, cu forumuri, chaturi, etc. Pot fi
folosite i ilustrate cu locurile de desfurare ale evenimentului, scrise de mn,
care s conin salutri sau mulumiri.
110
CAPITOLUL 8
PRODUCIA UNUI EVENIMENT
Producia evenimentului este o aciune care se desfoar n concordan

nemijlocit cu planificarea.
La debutul acestei etape se formuleaz cteva ntrebri:
Programarea a fost conceput pornind de la ideea unei comunicri facile ntre
toate departamentele implicate n organizarea evenimentului?
Programul asigur condiiile necesare atingerii obiectivelor fixate?
Pentru a soluiona aceste chestiuni, organizatorul va lua n considerare
civa factori:
Tipul programului;
Cuprinsul programului;
Orarul sesiunilor;
Rolul pauzelor i meselor;
Aranjamentele legate de moderator;
Echipamentul audio-video;
Managementul moderatorilor;
Evenimentele adiacente.
8.1. Tipul programului
Fiecare program sau sesiune are un anumit scop, ntre care oferirea de
informaii participanilor, discuii pe diverse teme, discuii-panel, etc. Cele mai
importante tipuri de programe sunt:
1. Sesiune general sau plenar care, n principal, are drept scop
comunicarea cu toi participanii la eveniment. n general, un eveniment este
deschis prin organizarea unei asemenea sesiuni, prilej cu care sunt ntmpinai
participanii, se comunic obiectivele evenimentului, sunt introduse
personalitile participante sau sunt oferite informaii privind toate datele
relevante legate de buna desfurare a evenimentului. Durata medie a sesiunii
este ntre 1-1,5 ore.
n mod curent, un lider recunoscut al sectorului sau o personalitate va
adresa un cuvnt de ntmpinare care va influena atmosfera pentru ntreaga
desfurare a evenimentului. Se apeleaz n acest sens la persoane cu larg
recunoatere din domenii variate precum politic, sport sau entertainment.
Aceste persoane sunt alese nu doar pentru cunotinele profesionale pe care le
dein, ci, mai ales, pentru a capta atenia participanilor (keynote speaker). n
SUA este un lucru obinuit s se plteasc o sum cuprins ntre 75.000-100.000
111

USD plus cheltuielile de cltorie pentru a convinge o personalitate din sport sau
show-biz s ia cuvntul la sesiunea general.
Aceast sesiune poate fi organizat i la finele evenimentului. ntr-o
asemenea manier organizatoric are scopul de a nchide lucrrile, de a realiza o
evaluare a evenimentului, de a nmna eventuale diplome i de a mulumi
sponsorilor. n acest variant numrul participanilor este mai redus, ntruct
unii i-au fcut deja aranjamentele de ntoarcere acas.
2. Sesiunea simultan are caracter profesional i este prezentat de o
persoan competent n transmiterea de informaii cu scop educaional, ntr-un
anumit domeniu, ntr-un stil specific conferinelor. Alternativ, se poate apela la
mai muli moderatori care formeaz astfel un panel i care prezint mai multe
puncte de vedere asupra subiectului sesiunii. Discuiile n grup pot fi, de
asemenea, ncorporate. La aceste sesiuni, n mod obinuit, particip aproximativ
150 persoane i se pot desfura simultan mai multe asemenea sesiuni. Durata
lor este cuprins ntre 1 or i 1,5 ore.
3. Worhshop sau sesiune de discuii (break-out) se individualizeaz printrun caracter mai intim i ofer o experien de nvare mult mai interactiv, fiind
organizate pentru grupuri mai mici unde participanii pot afla informaii legate
de ultimele tendine din domeniu, tehnologiile de ultim or, etc. Sunt sesiuni
conduse de persoane cu experien i cuprind att momente de prezentare
(predare), ct i simulri, rezolvarea unor probleme, lucrul n echip, etc. Pe
parcursul unui eveniment pot fi oferite zeci, chiar sute de asemenea sesiuni, n
funcie de dimensiunea evenimentului. Durata lor este ntre 15 minute i 1 or.
4. Mese rotunde sunt organizate pentru grupuri mici, au caracter interactiv
i acoper anumite domenii specifice de interes. De obicei, un numr de 8-12
participani se aeaz n jurul unei mese, iar un moderator conduce discuiile. n
mod frecvent se organizeaz mai multe mese rotunde la aceeai locaie,
participanii avnd posibilitatea de a se muta de la una la alta, dup dorin.
Rolul moderatorului este de a menine discuia n domeniul stabilit i de a nu
permite niciunui participant s monopolizeze sesiunea.
5. Sesiune de postere reprezint o alt modalitate de prezentare ntr-un
cadru restrns, frecvent utilizat n organizarea conferinelor academice i
medicale. Participanilor li se prezint plane, fotografii sau alte variante de
expunere n vederea prezentrii n manier vizual a unui anumit subiect. Exist
o programare anterioar a prezentrilor de postere, iar fiecare dintre cei implicai
va realiza o prezentare informal urmat, de regul, de discuii.
8.2. Cuprinsul programului
n alctuirea programului evenimentului se ine cont de faptul c ntr-o zi
un invitat poate participa la 3-6 sesiuni. Este foarte important ca participanii s
fie bine informai n legtur cu coninutul fiecrei sesiuni i n ce msur aceste
sesiuni urmresc satisfacerea motivaiei participrii la eveniment. Programul nu
trebuie s se adreseze tuturor, n manier unilateral, ci n mod individual. Una
112

dintre cele mai bune modaliti de a comunica participanilor cum s-i aleag
sesiunile const n realizarea unor trasee i nivele.
Traseele se refer la programe separate ntr-un anumit domeniu, precum
abiliti operare PC, marketing, legislaie, cursuri de calificare, aspecte
financiare, etc. O varietate de workshop-uri pot fi organizate pentru a se
concentra asupra acestor arii specifice de interes.
Nivelul se refer la gradul de pregtire vizat, respectiv: nceptori, nivel
mediu, avansai. Astfel, participanii aleg sesiunea care se potrivete nivelului
lor de pregtire.
Planificarea tematicii evenimentului. Unii organizatori stabilesc n mod
individual tematica, formatul i care sunt prezentatorii sesiunilor. Alii i
consult membrii n acest sens. Evaluarea fiecrei sesiuni permite identificarea
prezentatorilor buni, a tematicilor bine alese, n funcie de care se vor realiza
seleciile pentru urmtorul eveniment. n medie, timpul necesar ntocmirii
programului evenimentului este de aproximativ un an. Alteori se realizeaz doar
cu cteva luni nainte.
n acest sens se stabilesc tematica lucrrilor evenimentului, cei mai
potrivii moderatori, planul logistic necesar, elementele ce vor fi comunicate
celor care vor realiza materialele promoionale. n continuare este evideniat un
exemplu de programare a evenimentului, cu sublinierea etapelor necesare n
vederea planificrii tematicii (STUDIUL DE CAZ 4).
STUDIUL DE CAZ 4
Etapele programrii unui eveniment
7 Ianuarie
Mitingul anual este n derulare;

Sunt formulate solicitrile pentru propuneri legate de tematica
evenimentului urmtor;
Diferitele compartimente se reunesc i formuleaz propunerile lor n
acest sens;
Este programat prima ntlnire a comitetului de organizare n
decursul ultimei zile a evenimentului n curs;
Evaluarea sesiunilor evenimentului i strngerea rezultatelor
acestora.
17 Ianuarie
Analiza rezultatelor evalurilor sesiunilor anterioare;
Primirea propunerilor legate de tematic i gruparea lor;
Diseminarea acestora ctre cei interesai;
Informaii legate de numrul i prerea celor care vizualizeaz site-ul
evenimentului. Includerea de fotografii sau momente memorabile.
30 Ianuarie
Culegerea prerilor i rezultatelor evalurii i distribuirea lor

comitetului de organizare pentru revizuire.
113

15 Februarie
ntlnire preliminar pentru a stabili subcomitetele de organizare i

efii acestora;
Comitetul workshop;
Comitetul sesiunii complementare;
Comitetul sesiunii plenare;
Finalizarea temelor evenimentului;
Revizuirea listei de moderatori i luarea n considerare a
eventualitii organizrii unei sesiuni de repetiii;
Revizuirea tematicii i luarea deciziei finale;
Stabilirea numrului i tipurilor sesiunilor i a nivelului acestora;
Revizuirea subcomitetelor i desemnarea unei persoane care s se
ocupe de coordonarea fiecrei sesiuni n parte.
1 Martie
ncepe activitatea artistic de ntocmire a materialului de prezentare;
Se stabilete logo-ul evenimentului.
15 Iunie
Se trimite fiecrui membru al comitetului de organizare o copie a
programului care include: titlul fiecrei sesiuni, obiectivele fiecrei sesiuni,
informaii de la i pentru moderator, tipul, nivelul sesiunii, varianta web, varianta
printat a acestuia.
10 Iulie
ntrunirea final a comitetului de organizare cu reprezentanii locaie
(cu hotelul gazd, centrul de convenii);
Se opereaz eventualele modificri asupra tematicii i moderatorilor;
Se stabilete numrul necesar de camere i modalitatea de organizare
a slilor pentru sesiuni;
Se adopt decizia final privind moderatorii care vor lua cuvntul n
cadrul sesiunii plenare;
Se solicit acordul membrilor n legtur cu aceste modificri;
Se finalizeaz programul evenimentului i varianta sa web.
August
Se transmit contractele ctre moderatori;
Se stabilesc membrii comitetului de organizare pentru evenimentul
urmtor;
Se aleg preedintele viitorului comitet de organizare i preedinii
subcomisiilor.
Septembrie
Programul preliminar este transmis participanilor ateptai;
Programul preliminar este postat pe site.
Octombrie
ncepe nregistrarea participanilor;
Moderatorii ncep s transmit contractele semnate;
Se realizeaz aranjamentele de transport i cazare pentru moderatori;
Monitorizarea zilnic a situaiei camerelor ocupate;
114
Unii moderatori demareaz procesul de contactare a participanilor

pentru discuiile preliminare cu acetia.
Noiembrie
Se opereaz eventuale ajustri necesare ale programului;
Se printeaz forma final a programului;
Copii ale documentelor trimise de moderatori;
Se realizeaz elementele de semnalizare;
Se alege membrul comitetului organizatoric care va realiza

introducerea moderatorului principal;
Pregtirea chestionarelor de evaluare a evenimentului.

Decembrie
Moderatorii primesc lista participanilor.

3 Ianuarie
Programele finale sunt distribuite ctre locaiile sesiunilor;
Programele i materialele pentru nregistrarea participanilor sunt

aranjate pentru a fi nmnate participanilor la sosire;
Elementele de semnalizare sunt trimise la locaii;

7 Ianuarie
ncep lucrrile evenimentului;
Este confirmat prezena moderatorilor;
Se stabilesc membrii comitetului de organizare care vor monitoriza

lucrrile;
Colectarea evalurilor sesiunilor.
8.3. Orarul evenimentului

Stabilirea orarului este un aspect cheie. Organizatorul trebuie s
orchestreze fiecare minut al fiecrei zile astfel nct evenimentul s se
desfoare fr probleme i punctual. Agenda fiecrei zile trebuie s cuprind o
varietate de activiti care s incite participanii i care s le influeneze i
stimuleze participarea.
Una dintre greelile cele mai mari const n dublarea aciunilor n acelai
timp. De exemplu, dac workshop-urile sunt programate ntre 8.00-13.00, iar
turneul de golf la care vor participa celebritile prezente va ncepe la 12.30, este
de ateptat ca un numr nsemnat de participani s doreasc s fie prezeni la
acest turneu, prsind lucrrile de la workshop-uri. Dac, de asemenea,
workshop-urile sunt programate n acelai timp cu aciunile expoziionale,
participanii vor trebui s aleag ntre aceste dou variante. Dac aleg s rmn
la workshop, expozanii vor fi nemulumii c numrul vizitatorilor a fost prea
mic, iar n situaia invers slile workshop-urilor ar putea rmne goale,
moderatorii fiind, la rndul lor, nemulumii.
Un alt element major const n alocarea unui timp suficient pentru a
asigura desfurarea normal a evenimentului. De exemplu, transferul a 5.000
delegai de la lucrrile sesiunii plenare spre sesiunile complementare, chiar dac
sunt organizate n aceeai cldire, nu se poate realiza ntr-un interval de 10
115

minute. Logica planificrii este decisiv. n orar se includ: timpul necesar
pentru verificarea e-mailurilor, discuiile cu prietenii sau timpul efectiv necesar
pentru a efectua deplasarea de la o sesiune la alta. Dac aceste ntrzieri, fireti,
nu sunt luate n calcul, exist riscul ca unii participani s ntrzie la workshop,
deranjnd lucrrile care deja ncepuser sau unii participani vor renuna cu totul
s mai intre n sli.
Orarul tipic al unui eveniment este prezentat n figura 8.1.
Figura 8.1. Orarul evenimentului
ZIUA 1
8.00 a.m.
Pregtirea birolui pentru organizatori i a slii pentru pres
Se inspecteaz zona de expoziii
Personalul firmelor care deservesc evenimentul au ntlniri
Sunt pregtire toate condiiile i elementele necesare nregistrrii
participanilor
ZIUA a 2-a
8.00 a.m.
Se organizeaz edina premergtoare deschiderii evenimentului
Se deschid operaiunile de nregistrare
Se deschid birourile organizatorilor
Continu pregtirea standurilor expoziionale
Se organizeaz workshop-ul pentru organizatori
1.00-4.00 p.m.
Se deruleaz workshop-ul pentru organizatori (cu pauzele necesare)
Se ntrunesc diferitele grupuri care particip la derularea evenimentului
Se finalizeaz discuiile i pregtirile
5.00 p.m.
Recepia privat la care particip conducerea firmei i VIP-uri
7.00-9.30 p.m.
Recepia de deschidere
ZIUA a 3-a
6.30 a.m.
ntlnirea organizatorilor
8.00 a.m.
ncepe nregistrarea participanilor
ncepe servirea cafelelor
9.00 a.m.
Sesiunea general
10.30.
Pauz
10.45
Workshop-urile simultane
116

12.00-13.30
Masa de prnz
13.30-17.00
Deschiderea standului expoziional
17.00
Se nchide nregistrarea
ZIUA a 4-a
6.30 a.m.
8.00 a.m.
Deschiderea nregistrrii
ncepe servirea cafelelor
9.00 a.m.- 4.00 p.m.
Deschiderea standului exopziional
12.00 1.30 p.m.
Prnzul este servit n apropierea standului expoziional
1.30 p.m 2.30 p.m.
Workshp-uri
2.45 3.45 p. m.
Workshp-uri
4.00 5.00 p.m.
Workshp-uri
5.00 p.m
nchiderea nregistrrii
7.00 p.m.
Cocktail-ul
8.00-10.00 p.m.
Banchetul i ceremonia de acordare a premiilor
ZIUA a 5-a
7.00 a.m.
8.00 a.m.
Deschiderea nregistrrii
Continu funcionarea standului expoziional
9.00 10.30 a.m.
nchiderea evenimentului
Staff-ul organizatoric i nchide birourile
Se nchide sala de pres
10.45 a.m. -12.00
Se nchide nregistrarea
3.00 p.m.
ntlnirea organizat dup nchiderea evenimentului cu personalul firmelor
participante la eveniment.
117

8.4. Funciile pauzelor i meselor
Organizarea acestui element se poate transforma ntr-unul dintre cele mai
costisitoare componente ale evenimentului dar, n funcie de obiectivele
urmrite, poate fi mai productiv ca participanii s nu prrseasc locaia pentru
a-i satisface nevoile de hran. Pauzele n care se servesc cafea, rcoritoare, etc.
pot oferi posibilitatea ntlnirii cu prieteni mai vechi, crearea de noi cunotine i
contacte, relaii i, de asemenea, refacerea participanilor. Sunt numeroase
situaiile cnd plata alimentelor i buturilor servite n aceste pauze s nu fie
efectuat de organizator, ci de sponsori, care ntr-un astfel de cadru ncearc s
se fac cunoscui sau s-i pstreze i mbunteasc imaginea. Toat lumea nu
are dect de ctigat ntr-un asemenea mod de organizare!
Din pcate, specificul produselor servite cu aceste ocazii, brioe, produse
de cofetrie-patiserie, paste-cartofi-orez pentru prnz, au coninut ridicat de
carbohidrai. Dei au avantajul pregtirii i servirii facile, induc o stare de
"moleeal". Dac acestor preparate li se adaug altele, cu un coninut ridicat de
proteine, precum alune, brnz, legume proaspete i fructe, oferta va fi mai
sntoas, iar participanii se vor simi revigorai.
Recepiile i cocktailurile oferite genereaz numerous provocri.
Consumul excesiv de alcool este duntor att pentru starea de sntate a
participanilor, dar i pentru buna desfurare a evenimentului. n mod firesc,
osptarii sunt instrui s nceteze servirea buturilor alcoolice persoanelor care
depesc limitele normale. Este de dorit s fie oferite preparate sntoase i ct
mai puine produse srate. Pentru a diminua tendina unui consum ridicat de
produse alcoolice se pot folosi i alte modaliti, ntre care folosirea tichetelor
pentru buturi sau deschiderea de baruri cu plat.
DE REINUT! Participanii nemncai nu se pot concentra asupra
desfurrii evenimentului.
8.5. Aranjamentele legate de moderatori
Pentru ntrunirile mari este practic imposibil organizatorului s se ocupe
de aranjamentele independente cu moderatorii diferitelor sesiuni i discuii
organizate. De obicei se constituie o echip format din membrii
departamentelor ntruniri i pregtire continu pentru a definitiva coninutul
educativ al evenimentului. Acestora li se adaug lideri ai sectorului, n mod
voluntar, stabilind mpreun coninutul i tematica (TOPICS) fiecrei sesiuni n
parte.
Moderatori voluntari. Mai ales la evenimentele mari, organizatorul nu i
permite s-i plteasc pe toi moderatorii. O convenie de dimensiuni moderate
poate reuni aproximativ 2500 participani, iar numrul sesiunilor organizate se
poate ridica la 100.
Avantaje:
reducerea cheltuielilor;
118

-
moderatorul este cunosctor al subiectelor n discuie;

un lider care se bucur de popularitate n cadrul sectorului poate
contribui la creterea interesului participanilor;
construirea unei relaii de durat ntre moderator i sponsorii
evenimentului;
Provocri:
este posibil ca moderatorul s nu se pregteasc foarte bine;
este posibil s nu fie un bun prezentator, chiar dac cunoate tematica
discuiilor;
poate exista o agenda personal, moderatorul s foloseasc acest prilej
pentru a-i face publicitate personal sau firmei pe care o reprezint.
Moderatori pltii. Este o variant mai scump dar mai sigur i const n
contactarea unor birouri specializate n furnizarea de moderatori. Un asemenea
birou este, de fapt, un broker care contribuie la gsirea moderatorilor potrivii
pentru evenimentul organizat, innd cont de obiectivele acestuia i bugetul
alocat. Nu oricine i-l permite pe Michael Phelps, dar un fost campion olimpic
din anii '90 este disponibil pentru o sum moderat.
Moderatorii foarte bine pltii, populari n rndul participanilor vor spori
atractivitatea i intenia de participare la eveniment. Cea mai potrivit aciune
const n convingerea unui sponsor sau unui expozant cheie s suporte
cheltuielile aferente speaker-ului de la sesiunea general. De exemplu, dac
considerm un eveniment cu 5.000 participani, i un speaker valoros pentru
care se pltete suma de 30.000 USD, practic pentru fiecare participant revine o
cheltuial de 6 USD, ceea ce nu reprezint un efort financiar.
O alt surs de moderatori este alctuit din liderii sectorului sau cadre
didactice universitare. De obicei sunt persoane locale, n cazul acestora se
elimin cheltuielile de transport i cazare, iar plile pentru serviciile acestora nu
se ridic la valori mari.
ndrumarele (pliantele) moderatorilor. Aceste ndrumare precizeaz care
este logica necesar n conceperea discursului moderatorilor (deopotriv pltii
sau nepltii) i definesc foarte clar ateptrile organizatorilor legate de prestaia
acestora. Coninutul poate varia, dar n general sunt incluse:
informaii legate de organizatorul evenimentului;
data i locaia evenimentului;
activiti speciale accesibile moderatorilor;
data, ora, locaia slii unde se prezint moderatorul;
formatul prezentrii i durata sesiunii;
informaii demografice i numrul estimativ al participanilor la
sesiune;
organizarea ncperii i echipamentul audio-video disponibil;
solicitarea unei scurte biografii a moderatorului;
numele celorlali moderator;
condiiile de plat;
119

-
mbrcmintea solicitat;
amplasarea slii de pregtire a moderatorilor;
instruciuni pentru redactarea abstractelor i lucrrilor care vor face
obiectul prezentrilor;
informaii de cazare, transport;
hri i diagrame ale hotelului i facilitilor;
termenul-limit de predare al materialelor;
informaii referitoare la doleanele specifice grupului ( nivelul de
informare al participanilor este ridicat, doresc s aloce un timp suficient de
mare ntrebrilor i discuiilor, etc).
Este obinuit s se includ i prevederile contractuale pentru a fi semnate
de ctre moderator.
Contractul de prezentare. Este firesc s se redacteze i semneze un
asemenea contract indiferent de statutul moderatorului (cu plat sau fr). Prin
contract se stabilesc plile, relaiile dintre pri, materialul promoional necesar
prezentrii evenimentului, termenele limit pentru aparatura audio-video,
penaliti, condiii, etc.
nregistrare, autorizare Internet, asigurri. Dac sesiunea va fi
nregistrat, indiferent de modalitatea practic utilizat n acest sens, iar
coninutul va fi disponibil pe CD sau pe un site Web, moderatorul trebuie
informat i trebuie s-i dea acordul. Sunt moderatori care nu accept accesul
liber la materialele proprii. Vnzarea de CD-uri, montaje video, etc. reprezint o
surs de venituri suplimentare pentru organizatori i o modalitate pentru
participani de a avea acces la informaiile oferite pe parcursul ntregului
eveniment.
8.6. Echipamentul audio-video
Unele hoteluri desemnate ca locaii pentru organizarea evenimentului nu
permit organizatorilor s foloseasc echipamentul audio-video propriu, ntruct
nchirierea acestuia reprezint o surs de venituri important. n numeroase
situaii nchirierea este mai scump dect cumprarea propriu-zis! Mai mult,
organizatorilor li se poate impune i angajarea unui tehnician, salariat al
hotelului, pentru controlul funcionrii echipamentului.
Din aceste considerente, controlul costurile audio-video reprezint o
prioritate. Moderatorilor li se solicit cu luni nainte datele referitoare la
echipamentul pe care l solicit. n realitate, acetia se concentreaz asupra
prezentrilor doar cu cteva zile nainte de eveniment. De aceea i din nefericire,
sunt frecvente discrepanele ntre ceea ce dorete moderatorul i echipamentul
de care va dispune n mod efectiv. O idee bun este aceea de a oferi
moderatorilor detalii referitoare la formatul prezentrilor, fonturi, caractere,
culori pe care le va folosi, un logo al evenimentului pentru a a fi inclus pe slideuri, ceea ce asigur o uniformitate a tuturor prezentrilor n cadrul
evenimentului.
120
8.7. Managementul moderatorilor pe perioada desfurrii

evenimentului
n cazul unui eveniment de dimensiuni apreciabile cunoaterea tuturor
detaliilor referitoare la cei prezeni i la ceea ce se petrece efectiv reprezint o
sarcin solicitant i impresionant, n acelai timp. Utilizarea voluntarilor sau
angajarea de personal temporar va contribui la rezolvarea acestor probleme. Un
moment extrem de dificil poate fi cauzat de lipsa unui moderator anunaat. Este
cunoscut faptul c moderatorii ateapt s li se recunoasc meritele, timpul i
efortul cheltuite pentru buna desfurare a evenimentului, doresc s se simt
speciali. Urmtoarele aciuni vor favoriza atitudinea pozitiv a acestora:
ntocmii o scrisoare de bun-venit prin care subliniai recunotina
i aprecierea datorate prezenei lor la eveniment, scrisoare care va fi nmnat n
momentul cnd sosete la check-in. Scrisoarea ar trebui s mai conin
informaii legate de confirmarea echipamentului solicitat, numere de telefon de
contact, un program actualizat, o hart a ncperii unde va avea loc sesiunea
precum i exprimarea personalizat a gratitudinii organizatorilor pentru
participarea la lucrrile evenimentului. Se mai specific i facilitile de
agrement pe care le poate utiliza, cluburi private, alte aciuni VIP;
Desemnai un membru al comitetului de organizare sau un voluntar
care s contacteze moderatorul naintea sesiunii pentru a-l informa despre
ultimele eventuale modificri sau urgene i pentru a-i furniza rspunsurile la
diversele posibile ntrebri;
Asigurai o ncpere retras unde moderatorul s-i testeze
echipamentul, s ia o gustare, s se odihneasc i s se pregtesc mental pentru
sesiune;
Desemnai un membru al comitetului de organizare sau un voluntar
care s realizeze introducerea moderatorului celor prezeni la lucrri;
Colectai impresiile participanilor n legtur cu performana
moderatorului;
Oferii acestuia o copie a nregistrrilor sesiunii;
Oferii-i un cadou ca semn de apreciere. Cele mai apreciate sunt
cadourile cu certificat de autenticitate, stilouri gravate i, n general, cadourile
uor de transportat;
Trimitei o scrisoare de mulumire dup eveniment mpreun cu
rezultatele evalurii;
Solicitai moderatorilor s realizeze o evaluare proprie a
evenimentului n legtur cu condiiile de transport i cazare, probleme cu
echipamentul, sala de sesiune pus la dispoziie, etc.
Un trend actual const n derularea unor sesiuni care preced evenimentul
pentru o mai bun pregtire a acestuia. Se pot creea blog-uri cu luni nainte
pentru a facilita schimburile de opinii ntre participani. Moderatorul ar putea
121

susine toate aceste discuii on-line, iar prezentarea final s fie redactat n
conformitate cu prerile anterior formulate. Dup sesiune, participanilor li se
solicit s precizeze n ce msur lucrrile la care au participat au corespuns
ateptrilor.
8.8. Activitile de agrement
Programul unui eveniment poate include o varietate de activiti conexe
care au loc att nainte, ct i n timpul sau dup desfurarea efectiv a
evenimentului. n agitaia vieii cotidiene, participarea la un eveniment
reprezint o modalitate de deconectare, destindere, chiar o mini-vacan, astfel
nct de multe ori asistm la prelungirea evenimentului cu cteva zile, fie
nainte, fie dup desfurarea lui efectiv. Unii participani vin nsoii de
familie, copii care particip la aciuni culturale, sportive, vizite la muzee, etc.
Fiecare ora, orict de mic ar fi are ceva de oferit, interesant de vzut.
Cheia organizatoric const n a nu interfera aciunile evenimentului
cu activitile adiacente i, n niciun caz, acestea din urm nu trebuie s fie
mai atractive dect evenimentul n sine!
Este de dorit s se limiteze participarea la aceste activiti din cel puin
dou motive: efortul suplimentar, n special sub aspect financiar i aspectele
privind sigurana i securitatea participanilor.
8.9. Alte activiti incluse n producia evenimentului
nregistrarea participanilor
Primele informaii solicitate participanilor la nregistrare se refer la:
nume;
ocupaie;
adresa, e-mail, numere de telefon, fax;
sesiunile workshop la care intenioneaz s participe;
funciile sociale;
solicitri speciale de ordin medical sau de diet;
asigurri solicitate.
Participanii vor fi rugai s comunice unde se cazeaz precum i perioada
cazrii pentru a putea determina impactul economic al evenimentului.
Unii organizatori solicit i informaii legate de mrimea firmei pe care o
reprezint, numrul de salariai, n ce msur firma acoper cheltuielile
participantului, date care pot fi folosite nainte, n timpul sau dup eveniment.
nainte de eveniment aceste informaii pot fi transmise sau chiar vndute
firmelor expozante prezente la eveniment sau firmelor de publicitate, fiindu-le
necesare pentru a-i promova corespunztor produsele.
Informaiile de prenregistrare pot fi folosite pentru a monitoriza interesul
celor care vor participa la anumite sesiuni, workshopuri, etc., elemente ce vor sta
122

la baza alctuirii programului evenimentului. De exemplu, dac se constat un
interes lrgit pentru un anumit workshop, se va desemna o sal de desfurare cu
o capacitate suficient de mare pentru a asigura participarea tuturor celor
interesai.
n timpul evenimentului aceste informaii culese pot fi utilizate n scop
promoional i oferite presei pentru a ctiga astfel atenia din partea unor
sponsori, expozani, etc.
Dup eveniment informaiile sunt utilizate n scopul reactualizrii bazelor
de date ale asociaiilor, nregistrarea noilor membri, etc. Analiza lor permite
organizatorului s evidenieze eventuale modificri ale segmentelor de
participani sub aspectul vrstei, sexului, nivelului de educaie, etc.
Taxele de nregistrare
De obicei participanii nu pltesc aceleai taxe. Membrii asociaiilor
beneficiaz, de regul, de un discount i un asemenea sistem favorizeaz
creterea numrului de membri ai asociaiei. Plata efectuat anterior unui
termen anunat se concretizeaz, de asemenea, n obinerea unui discount.
Indiferent de preul achitat efectiv, oportunitile de nvare, de relaionare,
serviciile de mas de care beneficiaz participanii sunt aceleai. Totui,
participarea la activiti adiacente, precum turnee de golf, excursii, presupun, de
obicei, pli suplimentare.
Sunt organizatori care permit accesul liber, cu ncasarea separat a taxelor
aferente pentru fiecare sesiune sau workshop pentru care delegatul i exprim
intenia de participare. De asemenea, prezenele delegailor la dineul oficial sau
la recepii sunt cheltuieli ce vor fi achitate separat.
nregistrarea la sosire
Prima impresie a participanilor legat de eveniment este determinat de
modalitate de nregistrare la sosire. Un sistem ncet sau greoi poate afecta
negativ imaginea ntregului eveniment. Zona de registrare rmne deschis pe
toat perioada evenimentului. Materialele nmnate participanilor trebuie
realizate n mai multe limbi, n special n cazul evenimentelor cu participare
internaional.
n cazul grupurilor mai mari, pentru a facilita acest proces de check-in, se
pot transmite anterior ecusoanele, tichetele sau alte materiale de identificare. n
acest caz, participanii se prezint la biroul unde se realizeaz nregistrarea doar
pentru a intra n posesia materialelor evenimentului, programului, .a.
Serviciile de cazare
Numeroi participani nu solicit acest tip de serviciu, fiind obinuii s-i
efectueze rezervrile n mod individual. n situaia n care apeleaz la
organizatori pentru soluionarea acestui element sunt cunoscute, n practic,
patru variante de lucru:
1. Participanii se cazeaz n baza unor aranjamente individuale.
Organizatorul le furnizeaz lista hotelurilor din ora, fr a se implica n
stabilirea preului sau a disponibilitilor de cazare.
123

2. Organizatorul negociaz tarife de grup cu unul sau mai multe hoteluri,
fiecare participant efectundu-i individual rezervarea la unul dintre acestea.
3. Organizatorul se ocup n totalitate de problema cazrii, hotelului
fiindu-i nmnat lista oaspeilor ateptai.
4. O firm ter se ocup de soluionarea problemei cazrii participanilor,
plata efectundu-se n baza unui comision negociat.
Prima variant este cea mai facil din punctul de vedere al
organizatorului, n timp ce cea de-a treia este cea mai eficient. Cu ct
organizatorul va reui s ocupe un numr mai mare de camere n hotelul care va
oferi spaiile pentru sesiunile evenimentului, cu att plata slilor nchiriate va fi
mai avantajoas, fiind un instrument forte al procesului de negociere al tarifelor
de decontare cu hotelul.
Negocierea tarifului de cazare cu hotelul se realizeaz n bloc, riscul
organizatorului fiind destul de mare, ntruct din diferite motive, participani
care i-au manifestat dorina de a se caza nu mai pot sosi, iar organizatorul va
trebui s suporte costurile de cazare aferente. Exist i alte variante de negociere
cu hotelul, respectiv la cerere, dar tarifele de decontare sunt mai mari.
Asociaia Internaional a Organizatorilor de Conferine i Congrese (ICCA)
recomand aplicarea unor metode standard de negociere cu hotelierii care
alctuiesc coninutul unui ndrumar de negociere prezentat n ANEX.
n ultimul timp se practic tot mai des rezervarea direct la hotel, mai ales
on-line, ceea ce uureaz obligaiile organizatorilor. La ntrunirile cu un numr
mare de participani este recomandat s se ofere informaii ct mai vaste n
legtur cu posibilitile de cazare, pentru a se acoperi ntreaga palet de
doleane influenate, n principal, de tarifele de cazare practicate.
Pentru manifestrile mici, organizatorul are posibilitatea de a se implica
direct n asigurarea serviciilor de cazare, iar n acest caz va avea o list de
camere ocupate, iar pentru fiecare participant informaii precise referitoare la
tipul camerei solicitate, ziua sosirii, a plecrii, numele i numrul nsoitorilor,
statutul de fumtor sau nefumtor, alte solicitri speciale.
Specification Guide
Este un document care cuprinde prezentarea global a unui eveniment,
solicitrile organizatorice complete precum i instruciunile referitoare la
desfurarea evenimentului. Este ntocmit, n general, de organizator i este
transmis firmelor implicate n derularea manifestrii. Reprezint principala
modalitate prin care organizatorul stabilete ateptrile legate de serviciile pe
care le contracteaz cu diferitele firme.
Este un document alctuit din trei pri:
1.
O parte narativ care realizeaz o prezentare general a evenimentului.
2.
Orarul de desfurare a evenimentului care evideniaz toate
elementele i serviciile care alctuiesc ansamblul manifestrii.
3.
Specificaiile aferente fiecrui element n parte (furnizeaz informaii
referitoare la numrul angajailor necesari desfurrii fiecrui element
124

component al manifestrii, numrul tehnicienilor necesari, personalul de servire
la banchet, etc.)
ntrunirile pre i postconvenie
Cu una sau dou zile naintea manifestrii se organizeaz ntrunirea
preconvenie la care particip persoanele cele mai importante implicate n
procesul organizatoric. Sunt invitai, de asemenea, reprezentantul hotelului unde
are loc evenimentul, eful compartimentului concierge, guvernanta general,
eful securitii din hotel, eful departamentului tehnic, eful departamentului
alimentaie, reprezentantul firmei de catering, reprezentantul firmei care asigur
aparatura tehnic, reprezentanii firmelor care asigur transportul, transferurile,
excursiile, agrementul, decoraiunile, etc. Fiecare participant la aceast edin
este prezentat i sunt subliniate toate modificrile legate de aciunea fiecrui
departament n parte. Documentul Specification Guide este recapitulat, pagin
cu pagin i sunt furnizate toate instruciunile actualizate. Este practic ultima
posibilitate a organizatorului de a opera modificri majore fr a afecta negativ
buna desfurare a ntregii aciuni.
La finalul evenimentului, organizatorul ntocmete un document scris n
care sunt prezentate toate evenimentele cheie legate de desfurarea
manifestrii, act care va reprezenta baza organizrii evenimentului proxim. Se
includ n acest document momentele pozitive, cele care au decurs normal,
precum i momentele negative. Dup aceea se desfoar ntrunirea
postconvenie, cu un numr mai redus de participani, selectndu-se doar
persoanele cu responsabiliti directe. Este momentul cnd se formuleaz i se
argumenteaz nemulumirile, se evideniaz problemele care au aprut, n scopul
evitrii lor pe viitor.
125
CAPITOLUL 9
MANAGEMENTUL ACTIVITIOR DE ALIMENTAIE
Axioma conform creia "dragostea trece prin stomac" este perfect valabil
i n cazul evenimentelor. Participanii nregistreaz cu cele mai mici amnunte
un catering de calitate ndoielnic sau un serviciu nesatisfctor.
Este o arie de aciune considerat extrem de delicat de ctre cei mai
muli organizatori, motiv pentru care se apeleaz la firme specializate care s
rezolve aceast problem. Principalele nedumeriri sunt legate de aspecte
precum: ce se poate negocia, cum i stabilesc firmele de catering preurile, unde
fac concesii firmele de catering?
Firma de catering este (1) un vnztor specializat n organizarea de
banchete i petreceri cu tematic; (2) o firm care asigur, exclusiv, serviciile de
alimentaie la o locaie.
Calitatea serviciilor de alimentaie (Food&Beverage - F&B) influeneaz
major impresia general asupra evenimentului. De la planificarea meniului la
negocierea preurilor, nimic nu trebuie s rmn la voia ntmplrii. Pentru unii
participani masa este modalitatea de realimentare, pentru alii este o
component esenial a experienei totale legat de evenimentul la care
particip.
Este un sector unde cheltuielile sunt foarte ridicate i unde funcioneaz i
chiar prevaleaz Legile lui Murphy. Alimentele servite, modalitatea lor de
preparare, montarea pe farfurii, servirea, toate aceste elemente sunt deopotriv
importante.
9.1. Coordonate generale ale managementului activitilor de
alimentaie
Cateringul este un subiect ndrgit, n special de ctre clieni, pentru c la
acest capitol fiecare se pricepe s spun cte ceva. Pentru a satisface cele mai
diverse gusturi i preferine nu ar trebui ngrdit prea mult libertatea de decizie
a buctarului-ef.
9.1.1. Planificarea activitilor de alimentaie
126

n scopul planificrii serviciilor de alimentaie rspunsurile la urmtoarele
ntrebri fac obiectul analizelor:
1.
Cu cine va colabora organizatorul pentru planificarea acestei
componente?
2.
Cine va supraveghea desfurarea aciunilor specifice?
3.
Cnd se vor primi de la firma de catering, hotel, etc, propunerile n
scris?
4.
Care este politica acestei firme privind avansuri i anulri?
5.
Cnd trebuie efectuat plata final?
6.
Exist pli suplimentare pentru ntrzieri sau modificri?
7.
Sunt acceptate ca modaliti de plat credit cardurile sau cecurile
personale?
8.
Care este data limit pentru plata avansului?
9.
Care este politica firmei referitoare la taxele de servicii, gratuiti, etc?
10.
Care sunt cele mai bune preparate i meniuri ale buctarului-ef?
11.
Care este mrimea poriilor?
12.
Vinul va fi servit de osptari, sau invitaii se vor servi singuri?
13.
Care este numrul personalului care va efectua servirea?
14.
Ce anume conin meniurile speciale i cele vegetariene?
15.
ampania i vinul pot fi servite la sosire, ca mod de ntmpinare a
invitailor?
16.
Care este numrul barmanilor ?
17.
Care este mrimea meselor?
18.
Care sunt opiunile referitoare la inventarul moale, huse pentru
scaune, vesel, pahare, tacmuri? Care este frecvena nlocuirii acestora?
19.
Care sunt decoraiunile la mese, bufete, baruri?
20.
Pot fi asigurate un podium, proiector sau alt aparatur similar?
Evenimentele care necesit catering se pot organiza aproape n orice
locaie. Firmele specializate fie pregtesc preparatele la locul servirii acestora,
fie n alt parte. Prima variant este posibil dac locaia dispune de buctrii i
ncperi anexe funcionale, grup n care se nscriu hotelurile, restaurantele,
centrele de conferine i congrese care au n inventar toate elementele necesare:
mobilierul, aparatura, ndeplinind rolul de gazd i firm de catering n acelai
timp. Cu toate acestea, chiar i n asemenea locaii se poate apela la firme tere
specializate care organizeaz recepia de primire, diferite aciuni tematice sau
chiar banchetul final. Asemenea aciuni se pot organiza i n alte locuri, ceea ce
sporete experiena i satisfacia participanilor, precum muzee, acvarii,
podgorii, etc.
Firmele tere de catering fie prepar preparatele servite n alt parte i
ulterior le transport la locul evenimentului: muzeu, parc, etc., fie le prepar pe
loc. n aceast situaie se utilizeaz buctriile mobile care pot fi, practic,
amplasate oriunde folosind generatoare pe baz de propan, butan, etc. pentru
echipamentul de gtit. Restul elementelor necesare: mese, scaune, vesel,
127

tacmuri, etc. sunt nchiriate. Activitatea acestor firme poate fi ngreunat de
dou elemente:
transportul;
vremea.
Vremea poate strica i cel mai perfecionist program, astfel nct firma
trebuie s-i pun la punct planuri de rezerv. Se apeleaz la spaii nchise sau la
corturi care trebuie rapid amenajate.
O problem esenial const n alctuirea meniului. Sunt necesare n acest
scop informaii complete referitoare la caracteristicile participanilor,
preferinele lor culinare, proveniena lor, etc. De asemenea, este important
cunoaterea trendurilor n domeniu. Totodat, asigurarea calitii preparatelor
este implicit. Calitatea produselor i serviciilor este considerat factorul
determinant al competitivitii unui agent economic, pe o anumit pia (Madar
et al 2006, pp.23-24).
9.1.2. Tipuri de mese servite
Serviciile de alimentaie au un rol definitoriu n formarea imaginii
participanilor despre eveniment. Nu ntmpltor, o parte important a ateniei i
bugetelor organizatorilor se ndreapt spre aceast component. Delegailor li se
asigur toate mesele principale ale zilei, precum i numeroase alte momente cu
veleiti culinare declarate. Cele mai importante dintre acestea sunt prezentate n
continuare.
Continental Breakfast cuprinde preparate de panificaie (pine, cornuri,
chifle, croissant, etc.), suc de fructe i cafea, putnd fi completat cu fructe tiate,
iaurt, cereale. Se utilizeaz, de obicei, sistemul self-service, fiind posibil i
servirea la mas.
Full (Served) Breakfast presupune pregtirea preparatelor servite n
buctrie i include ou preparate n diverse moduri, un preparat pe baz de
carne (bacon, crnai, etc), un produs din cartofi, fructe i cafea.
Breakfast Buffet este un ansamblu de preparate ntre care o varietate de
fructe, sucuri de fructe, preparate din ou, carne, cartofi i produse de patiserie.
Refreshment Break include mai ales buturi, pe lng care se pot servi
snacksuri: prjituri, cornuri sau fructe.
Brunch este o mas de diminea servit mai trziu i include att produse
de mic-dejun ct i de prnz. Poate fi servit tip bufet sau cu serviciu la mas.
Buffet Lunch este un bufet cald sau rece, cu o varietate de salate, legume,
carne, etc. Poate avea o seciune special n care fiecare s-i pregteasc singur
sandwich-urile (deli buffet).
Box Lunch este astfel conceput nct oaspeii i iau mncarea de la hotel
i o servesc n alt parte, n autocar pe drumul spre o anumit destinaie, la
destinaie n varianta picnic, la complexul expoziional, etc.
128

Full (Served) Lunch este servit la farfurii, cu trei feluri de mncare cald,
de obicei o salat, felul principal i desert. Poate fi inclus i un preparat rece:
salat de pui servit ntr-o jumtate de ananas, de exemplu.
Reception este un eveniment la care participanii stau n picioare i se
deplaseaz pentru a se servi. Mncarea este amplasat n staii rspndite n
ntreaga ncpere pe mese, fiecare servindu-se singur, sau fiind servii de
osptari. Adeseori sunt i baruri. Recepiile uoare includ numai snacksuri i
buturi i, de obicei, preced cina; recepiile grele includ gustri calde i reci, o
staie cu preparate din carne i nlocuiesc, n general, cina.
Dinner Buffet include o varietate de salate, legume, carne, deserturi i
buturi. De obicei, carnea este porionat i participanii se servesc singuri.
Full (Served) Dinner poate fi o mas cu trei pn la cinci feluri de
mncare i include gustri, supe, salate, felul principal i desert. Mncarea poate
fi montat la farfurie de la buctrie (serviciul american) sau servit de pe platou
la mas (serviciul francez tip banchet).
Off-Site Event este orice eveniment care are loc n afara hotelului. Poate fi
o recepie organizat ntr-o locaie special (teatru, muzeu, etc) sau un picnic pe
plaj, etc.
Theme Party este un eveniment de gal cu stil. Poate fi o recepie, bufet
sau o mas servit. Tematica este foarte variat, de exemplu buctrie
internaional cu staii la care se servesc mncare italian, chinezeasc,
mexican, japonez, german, etc.
9.1.3. Generaliti privind meniurile

Alctuirea meniurilor deriv din ideea i coninutul evenimentului.
Firete, este necesar s fie acoperite obinuinele culturale ale grupului de
participani. De fapt, prezena brnzei n meniu, pentru chinezi sau coreeni, sau a
creierului de maimu, pentru europeni, poate surprinde n sensul dramatic i,
fr ndoial, va produce i un efect. Dar oare de succes?
n alctuirea meniului nu trebuie s existe ntotdeauna cele mai
neobinuite ingrediente. Meniul i prepararea sa ar trebui s lase buctarului-ef
liberti creative. Organizatorul va stabili direcia: un meniu convenional sau
unul avangardist. Decizia nu depinde ntotdeauna de buget.
Ce se potrivete participanilor, temei, firmei, mrcii sau produsului?
Formal sau informal?
Glume sau convenional?
Autentic sau stilat?
Simplu sau pentru gurmanzi?
Minimalist sau epicurian?
Sntos sau savuros?
Un imperativ l reprezint, de asemenea, respectul pentru rnduielile
religioase. De regul, cei mai buni buctari sunt experimentai n aplicarea lor.
129

n ultimul timp, meniurile nu au suferit modificri majore. Astzi, se
impun unele schimbri, n funcie de preferinele culinare ale clienilor. Vorbim
despe mncare HOT i mncare NOT.
Preparatele HOT includ i se caracterizeaz prin:
Preparate de sezon, n special ingrediente locale servite n perioada
de vrf a recoltrii;
Preparate tradiionale naionale care au rolul diversificrii
meniurilor i includ produse italiene, chinezeti, mexicane, din
sudul Asiei, din America de Sud, Orientul Mijlociu, etc;
Ingrediente de calitate ridicat;
Ingrediente proaspete care le nlocuiesc pe cele ngheate, din
conserve sau deshidratate. Sunt ns mai scumpe;
Ingrediente noi, neobinuite;
Preparate sigure realizate din materii prime fr pesticide sau
cultivate n medii naturale poluate;
Prezentri creative este foarte important montarea pe farfurie
pentru c mncm nti cu ochii;
Servire excelent. Mncarea servit prompt, fierbinte i de osptari
amabili influeneaz imaginea general a evenimentului.
Cea mai important informaie este legat de cantitatea de mncare care
va trebui comandat. n acest sens, se pot folosi date legate de istoricul grupului.
Dac este un grup constituit cu ani n urm, informaiile exist, dar dac grupul
este nou, se ine cont de informaiile demografice i nevoile speciale de diet ale
participanilor.
n prima or invitaii servesc, n medie, apte tipuri de gustri, tiut fiind
faptul c la nceputul evenimentului cantitatea de mncare consumat este mai
mare. Cantitatea total de preparate care se consum depinde de caracteristicile
demografice. Distingem urmtoarele categorii de clieni: gulere albe, gulere
albastre i gulere roz. Gulerele albe desemneaz oamenii de afaceri care poart
costume i cma alb. Cele albastre includ persoanele care poart uniforme n
timpul activitii lor profesionale. Gulerele roz se refer la participanii de sex
feminin. Este firesc s se in cont de faptul c un grup de oferi va mnca mai
mult dect un grup de secretare i meniul ateptat va fi diferit.
Cantitatea de mncare care se consum depinde i de dimensiunea
spaiului de servire astfel: cu ct acesta este mai mic, cu att se consum mai
puin. n tabelul 9.1. este redat cantitatea teoretic de gustri, n funcie de tipul
recepiei i tipologia participanilor.
Tabelul 9.1 Cantitatea de gustri servite
Tipul recepiei
Limitele minime i maxime

ale cantitii de preparate
culinare determinate dup
tipul de invitai
130
Numrul de gustri (piese)

necesare/persoan

Dou ore sau mai puin
urmat de cin
Dou ore sau mai puin fr
cin
Dou pn la trei ore fr
cin
Mic
3-4 piese
Moderat
Mare
Mic
5-7 piese
8+ piese
6-8 piese
Moderat
Mare
Mic
10-12 piese
12+ piese
8-10 piese
Moderat
Mare
10-12 piese
16+ piese
Intervalele de referin pentru a determina durata meselor sunt

urmtoarele: la meniurile pentru dejun se iau n calcul att pentru gustri ct i
pentru desert cel puin cte 30 de minute, iar pentru un fel principal cel puin 45
de minute. Cina, de obicei, dureaz mai mult.
9.1.4. Regizarea serviciilor de alimentaie

Cateringul se regizeaz n toate aspectele sale:
Tipul felurilor de mncare;
Combinarea alimentelor;
Modul de aranjare pe farfurie;
Modul de aranjare pe platouri (sau bufet);
Succesiunea mncrurilor i numrul de feluri care se va servi;
Vesela, tacmurile i decorarea mesei;
Decorarea bufetului;
Organizarea mesei.
Ca manager responsabil al evenimentului, ar trebui s gustai felurile de
mncare care vor fi servite. Numai aa putei ti dac calitatea este
corespunztoare sau dac eventualele reclamaii ale oaspeilor sunt ndreptite.
Avnd n vedere c se reunesc multe persoane, nu poate fi satisfcut ntotdeauna
100% fiecare gust. Unuia i se va prea prea searbd, altuia prea condimentat.
Totul este satisfctor atta timp ct astfel de reclamaii sau reacii rmn cazuri
izolate.
9.1.5. Tipuri de servire (cu excepia sistemelor aplicate la banchet)
Exist o varietate de modaliti de servire de la self-service pn la
serviciul VIP cu mnui albe. Casa Alb public o carte Green Book unde se
explic n ce const protocolul prezidenial de servire a meselor. naintea unui
eveniment, modalitatea de servire se stabilete ntre organizator i beneficiar.
n continuare sunt prezentai termenii folosii curent n organizarea de
evenimente.
131

Buffet - mncarea este aranjat ntr-un mod atractiv pe mese, iar invitaii
se servesc singuri, urmnd ca preparatele alese s fie consumate la alte mese,
stnd pe scaune. Buturile sunt, de regul, servite la mas. n general bufetul
este mai costisitor n comparaie cu sistemul de servire prin osptari ntruct nu
exist un control al consumului i trebuie s existe pentru toate preparatele un
surplus, astfel nct s nu apar goluri de stoc. Organizarea unui bufet presupune
existena unui spaiu adecvat, s existe suficient loc de micare, s se stabileasc
un flux logic, invitaii s nu fie obligai s se ntoarc pentru a-i lua un anumit
produs. De exemplu, dressingul pentru salat se amplaseaz dup sectorul salate.
Numrul maxim de clieni care poate fi servit de o linie de bufet este de 120
persoane, optimul fiind de 100 persoane.
Bufetul solicit mai puin personal pentru servire, este avantajos din
punctul de vedere al costurilor i se presupune c nu necesit timpi de ateptare.
Dezavantajul const n faptul c totul trebuie pregtit anterior. Din pcate,
legumele vetejite i petele descompus sau carnea sttut, care au zbovit prea
mult pe polie creaz impresii nefavorabile. De asemenea, bufetele care nu sunt
temeinic planificate genereaz fenomenul neplcut al cozilor. Un antitod ar fi
descompunerea servirii, n sensul amplasrii n spaiul de servire a mai multor
puncte de servire.
Timpul alocat unui bufet pentru dejun este de cel puin 45 de minute. Vor
fi luate n calcul, de asemenea, i intervalele de timp necesare deplasrii de la
locul manifestaiei la cel destinat cateringului i napoi.
Attended Buffet/Cafeteria este un bufet mai elegant, clienii fiind servii
chiar de buctari sau alte persoane i, n plus, se individualizeaz printr-un
control mai bun asupra poriilor.
Combination Buffet. Preparatele ieftine, precum salatele sunt prezentate n
stil bufet, invitaii se servesc singuri. Produsele scumpe, carnea de exemplu, sunt
servite de personalul specializat pentru a asigura un control mai bun asupra
poriilor.
Platted Buffet - preparatele sunt montate pe farfurie la buctrie i servite
la mesele de bufet, clienii alegnd ceea ce-i doresc. Acest sistem sporete
controlul poriilor.
Action Station - se mai numesc staii de performan sau prezentri de
buctrie. Sunt similare sistemului attended buffet, cu diferena c mncare este
preparat n faa invitailor, n timp ce acetia privesc i ateapt. Se prepar
paste, carne sau crevei la grtar, omlete, cltite, sushi, deserturi flambate, waffe
belgiene, etc.
Reception. Mncarea uoar se servete n stil bufet sau de ctre osptari.
n general invitaii se servesc singuri i mnnc n picioare. Li se mai spune
Walks and Talks. Vesela poate reprezenta pn la 33% din costurile totale
pentru c multe componente se sparg. La unele recepii se servesc numai
preparate finger food (servite cu mna), n timp ce este frecvent ntlnit i
varianta fork food.
132
A la Carte Service - clienii au posibilitatea s aleag ntre 2-3 gustri i

un fel principal (dac se servete, de exemplu, carne la grtar pot alege ntre
prepararea crnii n snge, medie, sau bine prjit). Serviciul poate fi efectuat
pentru un maxim de 500 de persoane.
Felurile de mncare servite pe farfurii i meniurile cu mai multe feluri
servite la mas nu trebuie s fie rezervate doar galelor festive. Participanii la
sesiunile de lucru, care muncesc ore ntregi n workshopuri, ar trebui s fie
rspltii cu preparate i sisteme de servire ct mai atractive. Maetrii buctari
sunt ntotdeauna i artiti care desfat privirea. Creaiile pe care le realizeaz pe
farfurii sunt demne de admirat, iar consumarea lor reprezint aproape un
sacrilegiu.
9.1.6. Comercializarea buturilor
n practica organizrii de evenimente se apeleaz la urmtoarele metode
de vnzare ale buturilor:
Per Bottle. Este o metod folosit la barurile libere i la mese atunci cnd vinul
este servit alturi de preparatele culinare. Organizatorul achit toate sticlele
deschise. La nceputul i la finele evenimentului se realizeaz un inventar pentru
a stabili cantitatea consumat. Sunt luate n calcul toate sticlele deschise,
indiferent ct s-a consumat din ele. De regul, o analiz a componenei grupului
va furniza informaii legate de preferinele participanilor i cantitatea care se va
consuma. Este o metod mai ieftin de vnzare, dezavantajul major fiind
determinat de faptul c valoarea total nu este cunoscut dect la final.
Per Drink este o metod specific barurilor contra-cost, existnd un control prin
intermediul tichetelor sau al registrului de nregistrare al consumului. n general,
preul include i costurile adiacente: erveele, paie, lmi, etc. Preurile
individuale sunt stabilite n baza rezultatelor finale pe care hotelul ateapt s le
obin. Se aplic n acest sens o cot de adaos de 12-18% la buturile alcoolice,
25% pentru vin. De asemenea, organizatorul nu va ti valoarea notei de plat
dect la final.
Per Person. Este o metod, care, de obicei, include i mncarea i este specific
barurilor libere. Este o variant mai scump pentru organizator, dar presupune
munc mai puin i, de asemenea, mai puin btaie de cap. Se stabilete un
program pentru servirea buturilor, de exemplu servirea de buturi alcoolice
timp de 1 or. Anterior, se comunic restaurantului numrul de participani. Se
stabilete un plafon pentru fiecare invitat, valoarea achitat de organizator
calculndu-se prin multiplicarea plafonului cu numrul participanilor. Costul
este cunoscut dinainte, nu mai pot aprea surprize. Tichetele pentru consumul
buturilor sunt nmnate fiecrui participant i strnse la intrare, astfel nct totul
este monitorizat.
Per Hour, este o modalitate similar celei anterioare, cu diferena c asigur o
scal difereniat a ofertei pe intervale orare, cu un cost mai mare pentru prima
or, ntruct este tiut faptul c participanii au tendina de a consuma mai mult
133
n acest interval dect n orele care vor urma. Calcul este similar cu evidenierea
separat a costurilor aferente intervalelor orare prestabilite. Pentru cei care vin
mai trziu sau pleac mai repede, nu se face nicio concesie.
Flat Rate. n acest caz se pltete o sum similar metodei per bottle, porninduse de la un consum mediu/participant, difereniat pe intervale orare, de exemplu
2 buturi/or n prima or i 1 butur/or n urmtoarele ore. (trebuie n mod
obligatoriu verificate datele de istoric cunoscute). Costurile vor varia n funcie
de numrul de participani.
Open Bar
este metoda de comercializare specific momentelor cnd
participanii nu-i pltesc buturile, o gazd sau un sponsor va suporta
cheltuielile. De obicei participanii nu au limit nici la cantitate i nici la tipul de
butur servit. n general, consumul de buturi alcoolice este mai ridicat.
Cash Bar. Participanii i cumpr butura, de regul achiziionnd tichete de la
un casier, pe care le va nmna barmanului pentru butura comandat. Se
utilizeaz funcia de casier n baza principiului c barmanul nu va trebui s
ncaseze bani, s dea rest, astfel uurndu-i i eficientizndu-i munca.
Combination Bar. n acest situaie gazda cumpr tichete de buturi i le
nmneaz invitailor ntr-un anumit numr, de obicei dou. Dac invitatul
dorete o a treia porie de butur, va trebui s-i cumpere un tichet suplimentar.
Se practic i varianta prin care gazda pltete consumul pentru prima or,
invitatul pentru restul perioadei. Metoda asigur oferirea de buturi gratuite, dar
este dificil controlul costurilor i al aprovizionrilor cu buturi.
Limited Consumption Bar. Aplicarea acestei metode se caracterizeaz prin
nregistrarea consumului de buturi, cu evidenierea preului aferent fiecrei
buturi comandate de participani. Gazda stabilete un nivel maxim al
consumului valoric total, iar atunci cnd se atinge acest prag barul se nchide.
Gazda poate lua decizia s-l redeschid, dar n sistem open bar.
9.1.7. Aspecte psihologice ale activitilor de alimentaie
Nerespectarea orelor de mas uzuale poate afecta negativ desfurarea
evenimentului. Persoanele hipoglicemice aflate ntr-o asemenea situaie, nu
numai c nu se pot concentra, dar pot deveni agitate. Ca atare, pauzele sunt
obilgatorii, iar pe perioada pauzelor s se afle la dispoziia participanilor i mici
gustri care asigur provizia de glucide i de energie.
n spaiile climatizate ar trebui oferit, n plus, suficient ap mineral
sau plat. Aerul uscat i deshidratarea datorate consumului excesiv de cafea
afecteaz atenia n mod negativ.
Mncarea reprezint i o senzaie tactil. Probabil de aceea mncatul cu
mna este att de ndrgit. Aici nu este vorba doar despre aspectul proaspt sau
apetisant, ci i despre ndemnare. ns, dac o mbuctur zemoas din mn
ajunge pe costum, nu mai conteaz nici cea mai formidabil combinaie de carne
134

suculent i aluat crocant. Atenie deci la coninutul i tipul preparatelor
culinare care se pot servi cu mna!
9.2. Organizarea banchetului i recepiilor
Banchetul i recepiile sunt, ntr-o oarecare msur, diferite de celelalte
activiti de alimentaie ntruct se servesc preparate culinare n cantiti mari i
variate precum i buturi pe baz de alcool. Motivaiile principale ale organizrii
acestor activiti de alimentaie sunt:
socializarea este mult mai uor s faci afaceri cu un client relaxat;
crearea unei reele de cunotine n domeniul profesional.
Planificarea banchetului i recepiilor presupune i ntocmirea unui meniu
corespunztor, care s respecte principiile alimentaiei tiinifice, modul de
asociere al alimentelor cu buturile, dar i serviciile de servire a clienilor. Din
punct de vedere al principiilor de alimentaie, aceasta nseamn n fapt gsirea
de modaliti de acoperire a necesarului fiziologic pentru o anumit categorie de
consumatori, prin produse alimentare sau preparate corespunztoare nutritiv,
variate, cu putere de saietate, cu caracteristici psihosenzoriale care s atrag pe
participantul la eveniment.
Pentru a asigura confort i bun dispoziie participanilor este necesar ca
simurile acestora s fie plcut impresionate de ambiana discret din interiorul
unitii de alimentaie. Privind din acest punct de vedere restaurantul poate fi
considerat un teatru n care buctria reprezint culisele, iar salonul de servire
scena.
Personalul care lucreaz n restaurant trebuie s aib o conduit
impecabil fa de clieni, astfel nct acetia s fie mulumii.
9.2.1. Criterii de asociere a preparatelor culinare
Un rol important n realizarea i planificarea banchetului l are alctuirea
unui meniu corespunztor, care s acopere toate cerinele i exigenele
participanilor.
n general, n conceperea unui meniu trebuie s se respecte urmtoarele
criterii:
1. Meniurile comercializate de unitile de alimentaie public se
adreseaz fie unei grupe tip de consumatori, fie consumatorului adult cu un efort
fizic mediu (un tip de referin) i sunt realizate conform "Normelor orientative
de necesar fiziologic n substane i alimente" elaborate de Ministerul Sntii.
2. La fiecare mas sau la principalele mese trebuie s existe att produse
de origine animal ct i produse vegetale.
3. Cantitatea de preparate culinare consumate zilnic trebuie s cuprind
toate grupele de alimente n anumite proporii. Se pot realiza substituiri
izocalorice (ntre alimentele din aceeai grup) i izotrofinice (ntre alimentele
din grupe diferite dar echivalente n ceea ce privete valoarea nutritiv).
135

Ponderea procentual recomandat pentru diferite grupe de alimente n
necesarul energetic zilnic (%):
Cereale i derivate
35 %
Grsimi
18 %
Legume fructe
17 %
Lapte i produse lactate
12 %
Carne i produse din carne
8%
Zahr i produse zaharoase
8%
Ou
2%
4. Gradul de satisfacere a necesarului de substane nutritive este
determinat hotrtor de influena operaiilor de prelucrare culinar asupra valorii
nutritive iniiale a materiilor prime prelucrate.
Operaiile de pregtire primar, contactul cu oxigenul atmosferic, durata
tratamentului termic pot determina scderi substaniale ale unor componente din
materiile prime.
Respectarea duratei de tratament termic este necesar pentru asigurarea
digestibilitii i sntii produsului rezultat i pentru prevenirea apariiei unor
compui neutilizabili digestiv i metabolic.
5. Aptitudinea nutriional a unui preparat culinar depinde de numrul i
importana substanelor nutritive pe care le conine, de relaia acestora cu alte
substane existente n produsul respectiv dar i de efectul su asupra strii
psihice a consumatorului. Pentru a stimula apetitul i crete astfel coeficienii de
asimilare ai substanelor nutritive componente este indicat s nu se foloseasc
acelai aliment de dou ori n aceeai zi, fr a schimba forma de pregtire sau
acelai aliment de dou ori la aceeai mas chiar dac forma de preparare este
diferit.
Pentru evitarea monotoniei meniurile trebuie concepute pentru cel puin 7
zile.
6. Alimentele care solicit mai puin secreia gastric i prsesc repede
stomacul sunt considerate ca uor digerabile. Cele care rmn mai mult timp n
stomac, sau provoac o secreie gastric intens sunt considerate greu digerabile,
cu mare putere de saietate.
La fiecare mas este indicat s se consume cel puin un preparat cu mare
putere de saietate.
7. Materialul fibros trebuie s reprezinte circa 30 g n 24 ore pentru un
adult cu un necesar energetic de 2700 Kcal.
8. Alimentele fade trebuie asociate cu cele gustoase, cele tari cu cele moi,
cele care se diger greu cu cele uor digerabile.
Cantitatea de preparate consumate trebuie s aib un anumit volum, mai
mare pentru persoanele deprinse cu alimentaia predominant vegetarian i mai
136

mic pentru cei care consum predominant alimente de origine animal i
alimente concentrate.
9. Cantitile consumate zilnic se repartizeaz n 3-4 mese servite la un
interval de 4-5 ore. Dac cantitatea de alimente consumat la o mas este mai
redus, eficiena digestiei este mai bun i proporia de substane nutritive
asimilate crete.
Este recomandabil ca necesarul energetic zilnic s fie repartizat astfel:
mic dejun 30 %;
prnz 50 %;
cin 20 %.
Este necesar respectarea orelor de mas, suprimarea a 1-2 mese are
efecte negative asupra organismului.
10. Ordinea de servire a preparatelor la aceeai mas exercit un efect
important asupra digestiei. Este indicat s se nceap masa cu preparate care prin
proprietile lor declaneaz i ntrein secreia sucurilor digestive (preparatele
lichide mai ales).
Temperatura preparatelor culinare influeneaz eficiena digestiei i
absorbiei. Se recomand pentru preparatele care se servesc calde temperaturi de
3540C i 10 12C pentru preparatele care se servesc reci. Este
contraindicat consumarea de preparate foarte reci sau foarte calde, acestea
diminund absorbia substanelor nutritive ingerate prin preparatele respective.
Buturile reci se servesc la 10...12C, iar cele care se consum la temperatura
camerei la l5 17C.
11. Diferenierea preparatelor culinare n funcie de pre nu exclude
necesitatea ca fiecare meniu s satisfac criteriile menionate: acoperirea
necesarului de substane nutritive, asocierea corect a grupelor de alimente,
evitarea monotoniei, diminuarea pierderilor prin procesul tehnologic, asigurarea
unei puteri de saietate corespunztoare.
9.2.2. ntocmirea listelor de preparate
n ,,Larrousse Gastronomique meniul se definete astfel: ,,mai multe
preparate care formeaz o mas i prin extensie o list de carton pe care sunt
nscrise preparatele.
Obiceiul de a stabili o list de preparate este datat din secolul al XVI-lea,
dar de atunci modul de prezentare a acestora s-a modificat.
La nceputul secolului al XIX-lea au aprut meniurile moderne, la
restauratorii parizieni ai palatului regal, care au avut ideea de a executa pentru
clienii lor reproduceri mai mici ale listei de preparate afiate pe u.
n mod frecvent clientul i formeaz prima impresie despre restaurant pe
baza listei care i este prezentat.
Listele trebuie concepute astfel nct s se armonizeze cu decorul
mobilierului, culorile tapetului i draperiile.
137
Listele trebuie alctuite astfel nct s constituie un instrument de

promovare, care s mreasc vnzrile i s satisfac cerinele clienilor.
Fie c este vorba de lista simpl (,,fluturauI cu preparatele zilei) sau de
cea complex, cu o mare varietate de preparate, aceasta trebuie scris ntr-un stil
clar i aranjat pe hrtie (carton) n aa fel nct clientul s poat alege foarte uor
ceea ce dorete. Este cunoscut o mare varietate de formate, care difer de la o
unitate la alta, n funcie de categorie, specific, zon, sezon etc.
Dar exist o serie de principii de baz n proiectarea oricrei liste,
indiferent de form. Acestea sunt:
listele trebuie scrise pe hrtie de calitate, suficient de tare, care s fie
rezistent la pete;
dimensiunea lor trebuie s permit o manevrare uoar la mas;
formatul trebuie s fie simplu, cu margini i spaii adecvate, care s permit o
lecturare uoar;
indiferent de mrimea i formatul literelor, acestea trebuie s fie clare,
lizibile, s plac ochiului;
preparatele i buturile se trec, de regul, n ordinea n care se servesc la
mas;
specialitile se scriu cu caractere deosebite, sau colorate sau subliniate sau
ataate pe un flutura diferit colorat;
denumirile preparatelor i buturilor trebuie formulate astfel nct s redea o
imagine clar i interesant a acestora;
trebuie evitat terminologia i informaia care ar putea induce n eroare
clientul (meniunea ,,la grtar presupune expunerea bucilor de carne la un foc
liber, ceea ce impune prepararea la un grtar, dar n nici un caz la o tigaie sau
soteuz);
ortografia, gramatica, preurile i alte informaii trebuie s fie corecte;
lista trebuie s fie curat, imaculat, fr semne, tersturi, corecturi etc.;
lista trebuie s cuprind denumirea unitii, adresa, telefonul, orarul de
funcionare.
n concluzie, stilul unei liste trebuie s fie simplu, atractiv i uor de
lecturat.
Listele de preparate i buturi ofer clienilor posibiliti concrete de
informare n privina ofertei de produse pe care unitatea, casa respectiv o
prezint.
eful de sal i chelnerii trebuie s cunoasc coninutul listei, denumirea
preparatelor i buturilor, compoziia sumar a preparatelor nscrise i s fie n
msur s dea relaii clienilor cnd acetia le solicit.
Materialul din care sunt realizate, precum i grafica trebuie s fie
atrgtoare, s semnifice tradiia (specificul) unitii. Preparatele i buturile se
138

trec n list cu denumirea lor complet, corect, aa cum sunt recunoscute n
gastronomia naional i internaional, fr modificri sau adaptri.
n afar de limba romn, listele trebuie scrise cel puin ntr-o limb de
circulaie internaional. Nu sunt permise abrevierile.
n unitile de alimentaie se pot ntlni urmtoarele tipuri de liste:
lista pentru micul dejun;
lista de preparate;
lista de buturi;
lista de preparate i buturi;
lista de bar;
lista pentru serviciul la camer;
lista de vinuri.
Lista pentru micul dejun cuprinde grupele de preparate i buturi care se
ofer la aceast mas:
- buturi calde nealcoolice
- produse de panificaie i patiserie
- unt, gem, dulcea sau miere
- preparate din ou
- produse cerealiere
- brnzeturi
- produse lactate
- preparate din pete
- preparate din carne
- legume proaspete
- fructe proaspete i compoturi
- buturi rcoritoare
- ape minerale de mas.
Lista de preparate cuprinde preparatele de buctrie, cofetrie-patiserie
i alte mrfuri alimentare pe care o unitate le pune la dispoziia clienilor.
n list se trec denumirea preparatelor, unitatea de msur i preul real la
momentul respectiv.
Preparatele se trec n list n ordinea n care se servesc de regul la mas:
- gustri reci sau calde
- supe, creme,ciorbe, boruri, consommeuri
- preparate din pete
- antreuri reci sau calde
- preparate de baz
- legume (garnituri) i salate
- brnzeturi
- dulciuri de buctrie, cofetrie-patiserie
- fructe.
139
Lista trebuie astfel conceput nct s permit adugarea specialitilor

zilei sub forma unui flutura sau a unei foi ataate.
De asemenea, specialitatea zilei se poate trece sub antreuri, naintea
felurilor principale.
Sunt unele restaurante care las clientul s-i aleag legumele pe care le
dorete, altele includ garniturile lng preparate.
Preparatele gtite sunt trecute, de asemenea distinct, find mai ieftine dect
cele pregtite la comand.
Denumirea preparatelor consacrate impune realizarea acestora conform
reetei originale (toate preparatele cu denumirea ,,Rossini conin ficat de gsc
ngrat i trufe, garnitura ,,Zingara conine unc, limb afumat i ciuperci,
Chateaubriand se realizeaz la grtar din mijlocul muchiului de vac pentru
dou persoane cel puin etc).
Se scriu cu majuscule numele proprii, numele localitilor i regiunilor
(turnedou Rossini, nitel a la Praga).
Se recomand evitarea denumirilor pompoase pentru a prezenta de fapt
preparate modeste.
Lista de buturi cuprinde buturile alcoolice i nealcoolice oferite ca
atare sau n amestec, din producia intern i din import, pe care o unitate le
pune la dispoziia clienilor.
Buturile se trec n list cu denumirea lor complet i corect, unitatea de
msur i preul real, la momentul respectiv, pe grupe, ncepnd cu cele
alcoolice.
Aperitive: rachiuri naturale i industriale, vermuturi, bitteruri,
buturi pe baz de anason, vinuri speciale.
Vinuri: albe, roze, roii, spumante, ampanie.
Bere: din producia intern i din import.
Digestive: coniacuri, rachiuri, vinars de calitate superioar,
lichioruri.
Buturi amestecuri de bar.
Buturi rcoritoare.
Ceaiuri.
Cafea.
Pentru a elimina confuziile care mai apar este necesar s se precizeze c
termenul coniac, se atribuie numai distilatului francez original, obinut exclusiv
n zona viticol ,,Cognac.
Pentru buturile obinute dup aceleai metode, n alte zone ale Franei
(Calvados, Armagnac) sau n alte ri se folosesc termenii rachiu (brandy).
Pentru distilaltele de calitate superioar din producia intern se folosete
termenul vinars.
140

Acelai lucru este valabil i pentru termenul ampanie, care reprezint
butura franuzeasc obinut n regiunea ,,Champagne, restul buturilor
obinute dup metode similare purtnd denumirea de vin spumant.
Lista de preparate i buturi cuprinde preparatele i buturile pe care
unitatea respectiv le pune la dispoziie clienilor. n general aceast list
cuprinde grupele prezentate n cele dou liste anterioare.
Lista de bar cuprinde, n general, aceleai grupe ca lista de buturi, la
care se pot aduga mai multe amestecuri, gustri, deserturi i fructe, n special la
baruri de noapte.
La baruri de zi, discoteci i alte uniti similare mai mici, lista de bar
cuprinde un sortiment de buturi mai restrns n funcie de categoria unitii.
Lista pentru serviciul la camer cuprinde preparatele i buturile care se
ofer clienilor la acest serviciu. Gama sortimental este selectat din listele
existente n restaurantul hotelului respectiv.
Lista de vinuri cuprinde vinurile pe care unitatea le pune la dispoziia
clienilor. Vinurile se trec n list cu denumirea lor complet i corect, respectiv
s conin sortimentul de vin i podgoria de provenien. Prin lista de vinuri
clientul este informat despre sortimentul de vinuri din restaurant, dndu-i
posibilitatea s-i aleag vinul adecvat preparatului culinar comandat. n esen,
n marile case, lista de vinuri este oglinda pivniei de vinuri.
Somelierul trebuie s fie sigur c toate vinurile din list sunt trecute corect
i accesibile tuturor clienilor.
Lista de vinuri va fi mai uor de consultat dac ea are toate detaliile
despre vinurile oferite astfel nct clientul s neleag i s aib nevoie de ct
mai puin ajutor.
Coperta listei de vinuri trebuie s fie atractiv, dac se poate cu o
ilustraie legat de vinuri ncurajnd clientul s o consulte.
Vinurile se trec n list mpreun indiferent de ar sau regiune, dar
separate cele albe de cele roze, de cele roii, precum i ampania de vinul
spumant.
Pentru informarea complet a clientului fiecare vin va avea un numr, de
obicei acelai cu cel din pivnia de vinuri, sortimentul i podgoria, eventual ara
de origine, preul per/sticl i anul de producie.
Numerele care acompaniaz vinurile pe lista salveaz uneori clientul de
situaia penibil cnd nu poate pronuna corect numele atunci cnd comand.
Cnd clientul a comandat un vin de pe list nu trebuie s i se spun
niciodat c acesta nu exist n unitate la momentul respectiv. Aceast situaie
nu poate fi niciodat ngduit, iar somelierul care o accept nu este demn de
numele su.
Lista de vinuri trebuie verificat zilnic i fcute modificrile care se
impun.
n anumite situaii o list de igri i trabucuri este ataat la lista de
vinuri.
141

9.2.3. Reguli pentru alctuirea meniurilor
Meniul cuprinde totalitatea preparatelor de buctrie, cofetarie-patiserie i
alte mrfuri alimentare care se servesc la o mas. Prin extensie, acelai termen
desemneaz i hrtia (cartonul), fluturaul, pe care se trec, n ordinea n se
servesc la o mas, preparatele i buturile.
La redactarea meniurilor se au n vedere urmtoarele:
- satisfacerea doleanelor clienilor;
- folosirea echilibrat a capacitii seciilor de producie;
- ndemnarea i calificarea personalului din buctrie i laboratorul de
cofetrie;
- realizarea unui profit.
O alt categorie de reguli care trebuie luate n calcul la redactarea
meniurilor sunt:
- preparatele trebuie servite n ordinea corect;
- gustrile reci se in la rece pn n momentul servirii; s fie n porii
mici, variate i atractive;
- dac un preparat cu sos este servit direct dup sup, aceasta trebuie s fie
clar;
- sosurile care se servesc la aceeai mas, trebuie s difere ca gust i
culoare;
- preparatele din pete se servesc naintea celor din carne;
- carnea alb se servete naintea celei roii;
- preparatele din carne de pasre (inclusiv vnat) se servesc ntotdeauna
ultimele din felul principal;
- preparatele fierte se servesc naintea celor fripte, prjite, coapte;
- s nu se repete modul de preparare;
- s nu se repete principalele ingrediente (excepie ciupercile i trufele);
- ntotdeauna se vor folosi produse proaspete i de sezon;
- meniul trebuie s nceap cu preparate uoare, se continu pn la cele
mai grele i apoi din nou cu cele uoare;
- cafeaua (ca de altfel toate buturile) nu face parte din meniu.
De asemenea se recomand s se respecte ordinea de servire a
preparatelor i s se ofere o varietate de preparate din urmtoarele grupe:
- gustri reci sau calde;
- supe, creme, ciorbe, boruri, consommeuri;
- preparate din pete;
- antreuri reci sau calde;
- preparate de baz;
- legume (garnituri), salate;
- brnzeturi;
- dulciuri de buctrie, cofetrie-patiserie;
- fructe.
142

Gustrile i alte preparate uoare (supele) sau preparatele din pete sunt
servite ca feluri separate care preced felul principal, iar acesta este urmat de
unele preparate mai uoare.
Anumite preparate pot aprea la diferite servicii, dup cum urmeaz:
- pateurile pot fi servite ca gustri (mai mici) sau ca antreuri (mai mari);
- anumite preparate din ou (cu sos tartar, cu past de ficat, cu maionez)
se servesc ca gustri, dei fac parte din grupa antreurilor;
- sunt unele preparate din pete (crap prjit, medalion de alu pe salat a
la russe, plachie de crap) i antreuri (vol-au-vent, ficat cu ceap, drob, creier
pane), care pot fi oferite la primul serviciu;
- jambonul (unca) poate fi oferit att la gustare, ca antreu, ct i la
preparatul de baz;
- anumite preparate de baz (soteuri, tocan, sarmale, pilaf, rizoto etc.) pot
fi servite ca antreuri n special n porii mai mici;
- pepenele galben i grapefruit-ul se pot oferi i ca gustare i ca desert;
- n anumite situaii, brnzeturile pot fi oferite ca gustri sau antreuri, dar,
de regul se ofer dup preparatul de baz.
Firete, se pot face i se recomand i schimbri n ordinea de servire a
preparatelor, cu condiia de a nu se nclca regulile generale.
Se pot ntocmi meniuri de la cele mai simple (ca numr de servicii i
compoziie), la cele mai sofisticate.
Astfel, un meniu simplu poate fi constituit din:
- sup;
- preparat de baz cu legume;
- desert;
iar cel sofisticat din:
- gustare rece;
- sup;
- gustare cald;
- preparate din pete;
- antreuri;
- preparat de baz;
- friptur la tav;
- legume, salate;
- desert.
Aa cum am menionat, un antreu rece poate fi servit ca gustare rece, iar
n meniurile mai elaborate preparatele din pete sau antreurile calde uoare pot fi
oferite ca gustri calde.
eful de sal sau chelnerul care ntocmete un meniu trebuie s ia n
calcul i urmtoarele elemente:
- naionalitatea turitilor;
- sezonul;
143

- natura mesei (mic dejun, dejun, cin, mas oficial etc.);
- sexul i vrsta turitilor;
- precepte religioase;
- baremul alocat;
- timpul rezervat de turiti pentru masa respectiv;
- prezena copiilor.
De asemenea, trebuie avut n vedere ca ntotdeauna meniul s cuprind
preparatul de baz i desert. Se vor oferi cel puin dou sortimente de brnzeturi
(clientul poate s aleag ceea ce dorete). Dac la o mas obinuit, dejun sau
cin, s-a oferit ngheat, nu se mai servesc fructe. n meniul de sear al meselor
obinuite nu vor figura pe ct posibil preparate pregtite prin prjire sau la
grtar.
Buturile care se asociaz cu preparatele respective se specific separat,
nefcnd parte din meniul respectiv. De asemenea, pinea, tostul i untul nu se
trec n meniu, dar se iau n calcul pentru ntocmirea notei de plat.
Pentru redactarea corect a unui meniu trebuie evitat oferirea a:
- dou preparate din aceeai carne (ciorb de porc ardeleneasc i cotlet de
porc la grtar, ciorb rneasc de vcu i antricot cu ciuperci, ciorb de pui
cu roii i pui la rotisor, bor de miel i miel cu spanac etc.);
- dou preparate din carne tocat (ciorb de perioare i sarmale,
chiftelue speciale la gustare i ardei sau dovlecei umplui, crnciori olteneti i
musaca de cartofi etc.);
- dou preparate avnd n compoziie aceeai materie prim (ciorb de
fasole alb i jigou de berbec cu fasole alb, sup de roii cu orez i roii
umplute, ochiuri romneti pe spanac i vcu cu spanac etc.);
- dou preparate avnd acelai mod de pregtire (sufleu de brnz ca
antreu i sufleu de ciocolat ca desert).
- dou preparate realizate prin acelai proces termic (crap prjit i niel
de porc pane, morun la grtar i muchi de vac la grtar, alu rasol i rasol de
pasre cu legume etc.);
- dou preparate din vnat (terin de cprioar i cotlet de mistre cu sos
picant).
- dou preparate cu aceeai garnitur (pstrv rasol cu cartofi natur i
escalop cu ciuperci cu cartofi natur);
- dou preparate cu acelai sos (crap spaniol i pui la ceaun cu mujdei de
usturoi);
- dou deserturi coninnd fructe (trudel cu mere i mere, tart cu ciree
i ciree etc.); de fapt la o mas obinuit este suficient un singur desert.
9.2.4. Servirea clienilor
144

Pentru realizarea unor servicii de calitate n cadrul unui
banchet sau recepii se impune respectarea, de ctre toi
angajaii, a urmtoarelor reguli:
- toate serviciile trebuie realizate n linite;
- nainte de a aranja obiectele de inventar se verific stabilitatea mesei i
curenia feei de mas; obiectele de inventar folosite trebuie s fie curate, fr
defecte i toate din acelai model;
- la mesele rotunde de patru persoane, dungile care rezult de la clcat
trebuie aranjate pe locul unde vor fi farfuriile (n dreptul scaunelor);
- farfuriile se aranjeaz ntotdeauna cu emblema spre centrul mesei i
paharele cu monograma spre client;
- presrtoarea de sare i rnia (presrtoarea) de piper nu se aranjeaz
niciodat pe dunga rezultat de la clcat;
- pe o mas nu se va pune un teanc de farfurii, deoarece se imprim urma
de la cea de jos;
- mesele neocupate nu se folosesc drept mese de serviciu sau gheridoane;
- olivierele, mutarierele i suporturile de scobitori nu se aeaz de la
nceput pe mas, ci se pstreaz la consol, oferindu-se la cerere;
- obiectele czute de pe mas trebuie ridicate imediat i nlocuite
(tacmuri, ervete);
- cnile, carafele i sticlele nu se pun direct pe faa de mas, ci pe o tav
acoperit cu ervet sau tas;
- se cere permisiunea la fiecare client, la fiecare serviciu pentru a servi i
debarasa;
- primul serviciu este pinea i untul, apoi aperitivul i apa mineral;
- pentru servirea copiilor se nlocuiete tacmul mare (lingura, cuitul,
furculia) cu cel de desert;
- preparatele calde se servesc n farfurii calde, iar cele reci n farfurii reci
(excepie fcnd sufleul surpriz);
- toate preparatele montate pe platou se prezint clientului care a
comandat;
- piesele ntregi se preiau pe platou fr garnitur (se preia n legumier);
- la serviciul la gheridon se ia o farfurie n plus, de rezerv;
- chelnerul nu va sta aplecat asupra platoului la serviciul direct sau la
gheridon;
- cnd se efectueaz servicii pe partea dreapt sau stng se pleac, de
regul, la clientul urmtor n sens opus;
- cnd se lucreaz la gheridon sau crucior nu se st cu spatele la clienii
de la masa respectiv
- se anun clienii despre durata de pregtire a diferitelor preparate;
- cuitele inute n ap cald la gheridon sau crucior pentru operaiuni de
porionare, se terg nainte de a fi folosite;
145

- la sistemul de servire direct se prinde tacmul de serviciu cnd platoul
este apropiat de farfurie; nu se pleac cu tacmul de serviciu n mn de la un
client la altul sau dup ce s-a terminat de servit;
- la sistemul de servire indirect, tacmul de serviciu se aeaz astfel nct
lingura s vin spre dreapta, iar furculia spre stnga clientului (bineneles
orientat cu concavitatea lingurii n jos);
- dac la gustrile asortate sunt buci mai mari, care trebuie tiate, se
aeaz ctre client, iar celelalte spre emblem de la dreapta spre stnga;
- la preparatele cu sos bogat, acesta se pune peste bucata de carne n
farfurie;
- garniturile se pun n farfurie n arc de cerc de la dreapta spre stnga (de
la vrful cuitului spre cel al furculiei);
- toate preparatele gratinate la cuptor se preiau n vasul n care au fost
pregtite;
- cotletul se pune cu osul spre centrul mesei i terminaia acestuia spre
dreapta;
- dac tacmul mare (de baz) a fost folosit de client pentru a tia bucata
de carne din ciorb, se nlocuiete;
- n servirea brnzeturilor se ofer tost sau pine prjit i unt;
- toate deserturile i fructele se servesc n farfurie de desert (excepie cele
aezate n cupe, pepenele verde);
- nainte de a servi desertul se debaraseaz farfuria pentru pine; cuitul
pentru unt, presrtoarea de sare, rnia (presrtoarea) de piper, se cura
firimiturile i se trag tacmurile de o parte i de cealalt;
- erveelul de hrtie se pune pe farfurie mpturit n form de triunghi cu
vrful spre emblem
- tvile vor fi ntotdeauna acoperite cu ervet de pnz sau de hrtie
special;
- bolul pentru cltirea degetelor se ofer cu ap cldu i felii de lmie
la pui, pete nedezosat, raci, sparanghel, homari, languste, stridii i cu ap rece
la fructe (ciree, viine, prune, struguri, pepene galben i verde, grape-fruit); se
ofer odat cu preparatul, n stnga, mai sus de farfuria pentru pine; se pune pe
o farfurie desert cu erveel i un ervet rulat (colorat, neapretat);
- vinurile soiuri pure se prezint clientului care a comandat;
- se terge gtul sticlei i dopul deasupra nainte de a introduce burghiul
tirbuonului;
- pe tirbuon se apas doar prima dat, altfel se risc ruperea dopului;
- se ofer vin pentru degustare clientului care a comandat (vinul spumant
nu se degust); dac o femeie are invitai brbai i comand, vinul se ofer
pentru degustare unui brbat;
- la degustare clientul apreciaz att calitile vinului, ct i temperatura
acestuia;
146
- la vinurile roii, de colecie, foarte vechi nu se terge sticla, iar dopul se

las n coule sau pe o farfurioar;
- vinurile la caraf, can, cele de consum curent nu se ofer pentru
degustare;
- la debuonarea sticlelor acestea nu se rotesc, ci tirbuonul;
- sticla nu trebuie cltinat la debuonare;
- dac dopul opune rezisten se apas puin i apoi se trage, fr zgomot.
Servicii efectuate pe partea dreapt a clientului:
- aezarea i debarasarea farfuriilor: suport cu preparate, suport ceac
ceai;
- aezarea i debarasarea cuitelor i lingurilor, cu excepiile cunoscute;
- aezarea i debarasarea paharelor;
- oferirea listelor de preparare i buturi;
- servirea supelor la ceac;
- servirea preparatelor la farfurie, capace, ali recipieni (sufleurile), cupe,
supele la ceac;
- prezentarea vinului;
- servirea tuturor buturilor porionate la pahar, ceac i din sticl, caraf,
ceainic, can, cutie;
- prezentarea notei de plat i ncasarea banilor;
Servicii efectuate pe partea stng a clientului:
- aezarea i debarasarea furculielor;
- aezarea i debarasarea farfuriei pentru pine i a cuitului pentru unt;
- servirea salatelor n salatiere individuale cu suport sau farfurii de desert
i debarasarea acestora
- prezentarea preparatelor aezate pe platou;
- servirea preparatelor din platou, legumier, sosier, supier n sistemele
direct sau indirect;
- servirea pinii n sistemele direct i indirect;
- prezentarea vinului;
- oferirea bolului pentru cltirea degetelor;
Servicii efectuate pe ambele pri ale clientului:
- curarea firimiturilor nainte de servirea desertului
- oricare din serviciile menionate care nu se pot efectua pe partea
respectiv din cauza plasrii mesei n loj, cu latura la perete sau stlp.
Efectuarea unor servicii de calitate n cadrul unui eveniment, sau n
unitile de alimentaie pentru turism, necesit respectarea urmtoarelor etape
pentru serviciul a la carte:
primirea i conducerea clienilor la mas;
prezentarea listelor de preparate i buturi;
luarea comenzilor i transmiterea la secii;
completarea mise en place-ului mesei n funcie de comad;
147

- preluarea de la secii a preparatelor i buturilor i transportarea n sala de
servire;
- efectuarea propriu-zis a serviciilor prin unul din urmtaorele sisteme de servire:
direct (englez)
indirect (francez)
la gheridon (a la russe)
la farfurie
cu platoul pe mas
- debarasarea;
- ntocmirea i prezentarea notei de plat;
- conducerea clienilor la plecare.
Dac masa este servit n sistem bufet, acesta trebuie aranjat astfel nct
s dea posibilitatea clienilor s se serveasc ntr-un timp ct mai scurt cu
preparatele dorite.
Se recomand ca preparatele cele mai solicitate s fie intercalate pe masa
bufet pentru a da posibilitatea clienilor s se serveasc simultan cu aceleai
preparate.
Bufetul trebuie aranjat ct mai estetic pentru a crea o armonie coloristic
ce va face o bun impresie clienilor. Se ca avea n vedere aranjarea preparatelor
n ordinea n care se recomand a fi consumate pentru a uura opiunea
clienilor.
9.2.5. Aranjarea i decorarea meselor
Organizarea banchetului include i stabilirea modalitilor de aranjare i
decorare a meselor. Sistemele alese n acest sens ar trebui s evidenieze tema
evenimentului.
Mesele rotunde permit o mai bun comunicare dect cele lungi cu patru
coluri, ntruct toi oaspeii se pot vedea la fel de bine. La o mas rotund de
banchet, cu diametrul de doi metri, meniul incluznd servirea mai multor feluri
de mncare, au loc opt persoane. n cazul n care n sala de banchet nu pot fi
amplasate un numr suficient de mese pentru toi participanii, la mesele rotunde
de opt persoane se pot plasa, n caz de nevoie zece, cel mult doisprezece oaspei.
Dup stabilirea sistemului de amplasare a meselor n sal se parcurg
listele cu numele participanilor i se fixeaz locul la mese pentru fiecare
oaspete. Totodat, se numete un "ef cu primirea" care va indica la sosire,
fiecrui participant, masa la care se va aeza. Personalul auxiliar repartizat n
sal ar trebui s cunoasc cel puin unde se afl fiecare mas, pentru a indica
oaspeilor locul corect.
Referitor la decor, este de dorit s se pun n scen bufetul sau mesele.
Decorul ncepe cu serviciul de mas, tacmurile, paharele, erveelele i feele
de mas. Se pot amplasa, de asemenea, diverse fructiere, platouri la mijlocul
meselor, cu condiia s nu mpiedice mesenii s se vad ntre ei.
148

-
Variante de decor:
Ghirlande de flori sau panglici pe mese i scaune;
erveele de culori diferite pentru fiecare tacm;
Modele diferite de mpachetare a erveelelor;
Ornamente creative amplasate n centrul mesei.
Decorurile folosite pot crea legturi cu o marc, o firm sau un produs. Se
pot folosi fructe sau legume care au culorile simbolice ale corporaiei sau un
desert n forma siglei produsului, firmei, etc. Cerei prerea buctarului i
strnii-i fantezia. Rezultatul, bineneles, ar trebui s fie convenabil n toate
sensurile, deci apetisant, comestibil i amuzant, dar nu i ridicol.
Dac oaspeii jefuiesc mesele pe ascuns, acesta este un semn c au fost
nemulumii i vor s se despgubeasc. Dac fac acest lucru pe fa, nseamn
c nu le-a plcut evenimentul i i doresc un suvenir. O variant organizatoric
const n conceperea decorurilor mesei sub form de suveniruri pe care oaspeii
s le pstreze (take-away).
CAPITOLUL 10
DETERMINAREA COSTURILOR TOTALE I
EVALUAREA EVENIMENTULUI
Evenimentul nu se ncheie odat cu plecarea participanilor, efectuarea
cureniei i evacuarea locaiei, ntruct urmeaz o etap important care
presupune ntreprinderea unor sarcini cu caracter administrativ. Calculele
preliminare privind costurile evenimentului au fost efectuate anterior dar
finalizarea acestui aspect presupune includerea elementelor neprevzute,
achitarea facturilor i evaluarea financiar final. Se desfoar i activitile de
marketing, ca epilog al evenimentului, ntre care organizarea unei conferin de
pres care prezint concluziile i datele referitoare la planurile de viitor sau
evenimentele care sunt planificate pentru perioada care urmeaz. De asemenea,
ntr-un interval de timp de maxim o lun, se realizeaz procesul de evaluare al
evenimentului la care particip toate prile interesate: organizatori, clieni,
sponsori, etc.
149
10.1. Determinarea costurilor totale ale evenimentului

Bugetul evenimentului calculat de agenia de specialitate implicat n
organizare este alctuit din suma urmtoarelor componente: costurile de
producie (costurile unitare de personal i achiziiile directe), costurile indirecte,
cota de profit a ageniei, costuri pentru servicii externalizate i taxa de
consiliere.
Calculaia costurilor unui eveniment se efectueaz parcurgnd trei pai
consecutivi: pre-calculaia, calculaia intermediar i calculaia ulterioar
(Schfer-Mehdi 2008, pp. 121-139). Pre-calculaia ajut la stabilirea costurilor i
la definirea bugetului n faza concepiei. Calculaia intermediar are loc n mod
continuu sau la anumite termene stabilite naintea evenimentului. Cu ajutorul ei
se dirijeaz bugetul i se controleaz respectarea lui prin intermediul comparaiei
planificat realizat. n ciuda experienei i rigurozitii, n practic nu exist
niciun buget care s rmn n detaliu aa cum s-a calculat iniial. Calculaia
ulterioar se realizeaz dup ce evenimentul a avut loc i este fundamentul
lichidrii finale, dup 14 zile, o lun sau chiar mai trziu. Calculaia ulterioar
evideniaz succesul sau insuccesul economic.
Principalele categorii de cheltuieli impuse de organizarea evenimentului
sunt:
costuri proprii, aa-numitele cheltuieli de producie i
cheltuielile unitare pentru servicii externe.
a) Cheltuielile de producie sunt costuri care apar la evenimente pentru
serviciile proprii. Dintre ele fac parte:
costurile unitare privind personalul;
costurile unitare directe;
costuri indirecte.
Costurile unitare legate de personal. Planificarea costurilor legate de
personal este mai dificil dect aprecierea costurilor reale. Un proiect complex
ar trebui mprit n pai de lucru semnificativi i bine delimitai, cu estimarea
duratei fiecrui pas i a necesarului corespunztor de personal. Care este timpul
necesar pentru gsirea unei locaii potrivite, solicitarea informaiilor, stabilirea
opiunilor, vizitarea locaiilor selectate sau coordonarea celorlali pai pn la
manifestaie? La evenimentul nsui, se pot stabili mai simplu aceste poziii cu
ajutorul intervalului de timp fixat. Nu trebuie omise perioadele de montare,
demontare i de prob.
Costurile unitare directe. Acestea sunt costuri pentru prestaii directe, care
apar exclusiv cu ocazia evenimentului. Sunt costuri de transport sau pentru
achiziionarea de aparate speciale sau obiecte, necesare doar pentru evenimentul
n derulare.
Costurile indirecte. La o agenie specializat, n categoria costurilor
indirecte se nscriu costurile de achiziie investiie, chiriile birourilor sau
costurile cldirilor, costurile privind personalul ageniei, costuri administrative,
150

asigurrile generale ale ageniei, impozite, costurile cu telefonul i
comunicaiile, etc.
b) Cheltuielile pentru serviciile externe sunt pli ale prestaiilor efectuate
de firmele tere care au participat la buna desfurare a evenimentului. Dac n
calitate de organizator transmitei sarcina calculaiei unei alte agenii, onorariile
acesteia fac parte din cheltuielile externe. n tabelul 10.1. este redat coninutul
acestor cheltuieli pentru serviciile externalizate.
Tabelul 10.1. Cheltuieli unitare pentru serviciile externalizate
COSTURI PRELIMINARE
textele
grafica
vizualizarea, animaia 3D
construcia-prototip
studierea, costurile pentru cltoria pregtitoare cu ocazia
inspeciei generale
materialul
Delegarea extern
onorariul ageniei
Managementul participanilor
schiarea, tiprirea, confecionarea i trimiterea
invitaiilor
linie verde telefonic
pagina web a evenimentului
Comunicarea (mai ales la evenimentele
PR-ul evenimentului
publice)
publicitatea evenimentului prin afie, spoturi la radio-TV
n msura n care sunt considerate separat i nu sunt cheltuieli cu telefonul i faxul
incluse n cheltuielile generale
Onorarii pentru liber profesioniti
prestaiile creative
consilierea
planificarea
coordonarea
COSTURILE CU EXECUIA
Manifestaia:
Costurile cu locaia
chiria, inclusiv montarea i demontarea, precum i timpul
destinat probelor, cheltuielile auxiliare
cheltuielile cu energia
mobilarea
curenia
paza contra incendiilor, serviciul medical, sigurana
Accesul la:
aprovizionare i salubrizare
Curentul electric, ap, canalizare
dispozitivul productor de curent electric
instalaia de nclzire sau de aer condiionat
accesul la circuit
Scena
construcia scenei
imaginea scenei
decorarea spaiului
Sonorizarea
instalaia de sunet, microfonia, monitorizarea
tehnica specific pentru conferine
tehnica simultan
fundalul sonor
Iluminarea
lumina de pe scen
Conceptul
151
Susinerea oratorului
Efectele
Tehnica proieciei
Expunerea
Dotarea
Punerea n scen
Onorariile pentru punerea n scen
Artistul/aciunea
Cheltuieli auxiliare cu artitii
Altele
Managementul artitilor
Dreptul de autor
Producia cu ajutorul mijloacelor de
comunicare
Video
Diapozitivele
Multimedia
Panourile
Taxele
efectele luminoase
lumina slii
iluminarea exteriorului
lumina de siguran
prompterul
monitorul de imagine i monitorul de sunet
laser
artificiile
video, filme sau diapozitive cu proiectoare pe ecran
VidiWall, ecran-LED, boxe pentru proiecie
monitoare
multimedia
proiectoare suspendate
obiecte
mijloace de prezentare
sistemul de expunere
etichetarea
costumele
recuzita
alt mobil
regia
dramaturgia
coregrafia
scenografia
onorariile pentru artist, moderator, referent
casa social a artitilor
impozitul pentru strini
modelatorul de mti
stilistul
ndrumarea (coordonarea)
cltoria i transferurile
cazarea
cateringul
garderoba
onorariile autorilor (tantieme)
onorariile ageniilor
scenariul i regia
filmrile cu echipa de cameramani
actorii/purttorii de cuvnt
materialul de stocare
montajul
materialul
graficele/diagramele
altele
retroproiectoarele
video i diapozitive
design
text
operator
aprobrile
stabilirea de ctre autoritatea pentru construcii a
152
Impozitele
Catering
Managementul oaspeilor
Securitatea
Asigurrile
Documentaia
Comunicarea
Managementul personalului
Transporturile
legalitii i a conformitii cu planul

modificarea orei de nchidere a localurilor publice
aprobarea pentru purttorii de sunet (discuri, casete)
tombola
plata impozitelor pentru avantajele oferite
impozitul pe cifra de afaceri
participanii i personalul
mncrurile i butura
vesela, tacmurile, feele de mas, decorarea meselor
personalul
curenia
depozitarea
salubrizarea
infrastructura, de exemplu, buctria mobil
etichetele cu numele
suporturile
suvenirurile
ghizii
mbrcmintea de serviciu
sosirea i plecarea
transferurile
gzduirea
grija pentru participani (vezi catering)
controlul accesului
protecia persoanelor
rspunderea civil a organizatorului
asigurrile electronice pe termen scurt
suspendarea manifestaiei
asigurarea pe termen scurt cu privire la accidente pentru
participani i angajai
asigurrile de sntate pe termen scurt pentru participani
i angajai
video sau foto
post-producia
prelucrarea ulterioar i multiplicarea
confecionarea i trimiterea
nzestrarea cu indicatoare i pavoazarea cu steaguri
aparatele de emisie-recepie radio
cheltuielile cu personalul
asigurrile, impozitele, taxele
permisul de munc
mbrcmintea de serviciu
etichetele cu nume
sosirea i plecarea, transferurile
cazarea
asistena acordat personalului
tehnica
recuzita
decorul
expoziia
materialul
vmuirea
COSTURILE ULTERIOARE
153

Evaluarea i controlul succesului
Costuri cu finaarea
chestionarea
evaluarea
documentaia
follow-up
cadoul
ALTE COSTURI
creditele
garania bancar
Sursa: Schfer-Mehdi, S. (2008) Organizarea evenimentelor, Editura ALL, Bucureti, pp.125-129.
La suma total a acestor elemente se adaug valoarea cheltuielilor

neprevzute i se efectueaz evalurile financiare finale.
10.2. Evaluarea evenimentului
Un eveniment este apreciat i n funcie de beneficiile determinate, care
pot fi evaluate dup mai multe criterii, fiecare dintre prile implicate n
organizarea i desfurarea reuniunii urmrind s-i realizeze propriile obiective
sociale i economice. n practica turismului de evenimente s-a adoptat gruparea
beneficiilor ateptate n dou categorii principale beneficii generice i beneficii
economice (Neagu 2000, pp.143-147).
Beneficii generice sunt considerate acele avantaje i satisfacii care disting
evenimentele de atraciile turistice specifice arealului turistic unde a fost
programat desfurarea manifestrii. Pentru participani, elementele de
apreciere subliniaz msura n care schimbul de experien a fost util, dac
tematica evenimentului, profilul de activitate al delegailor, importana
problemelor analizate n cadrul tematicii, contactele personale realizate au
corespuns ateptrilor. nsumate, aceste efecte confer participanilor un
beneficiu emoional nsemnat. Pentru organizatori, beneficiile generice constau
n impresiile favorabile ale participanilor care vor genera att dorina de
participare la evenimentul proxim precum i un efect de propagare a
informaiilor dobndite. n ceea ce privete beneficiile generice ale comunitii
gazd, ele sunt numeroase, cele mai importante fiind mbuntirea imaginii
turistice a destinaiei, intensificare solicitrilor de servicii de baz incluse n
programul cadru al reuniunii i multiplicarea contactelor dintre localnici i
delegaii prezeni.
Beneficiile economice sunt efectele directe exprimate n ncasrile
generate de eveniment. Asemenea efecte sunt resimite la nivelul tuturor
firmelor implicate n eforturile organizatorice al cror obiectiv major a fost
reprezentat de obinerea de profit.
Evaluarea reprezint un moment obligatoriu n ansamblul efortului
organizatoric ntruct evideniaz cum a decurs, n mod efectiv, evenimentul i
care sunt elementele care vor impune adaptri pentru manifestrile viitoare.
Evaluarea este conceput pentru a analiza n ce msur au fost ndeplinite
154

obiectivele evenimentului i, de asemenea, care sunt direciile de eficientizare
pentru aciunile ulterioare.
Sursele necesare pentru ndeplinirea acestei etape sunt diverse, cele mai
importante fiind (Shone and Parry 2010, p.246):
observaii asupra participanilor (chestionarea acestora n legtur
cu experiena de participare, analiza percepiilor acestora);
coordonatorii evenimentului (observaii i sugestii);
msurile de securitate/siguran (aglomeraie, trafic, incidente);
ageniile implicate/efii departamentelor (reacii, impresii);
autoriti locale (parcrile, accesul, impresia general a comunitii)
sponsori (audiena comunicrii de marketing);
angajai i voluntari (preri, comentarii, sugestii);
"participanii misterioi" (observarea participanilor).
Prin procesul de evaluare se identific activitile care au decurs bine dar
care pot fi optimizate, activitile care nu impun niciun fel de ajustare, precum i
activitile care au ntmpinat probleme organizatorice i vor trebui regndite. Se
ntocmete un raport de evaluare ce va include toate elementele menionate.
BIBLIOGRAFIE
Albu, R. G. (2005) Managementul dezvoltrii turistice durabile la nivel
regional. Teorie i aplicaii, Editura Infomarket, Braov.
Appleby, P. (2005) Organizing a Conference How to plan and run a
successful and effective event, How to Books, Ltd., Oxford.
Balaure, V., Ctoiu, I., i Veghe, C. (2005) Marketing Turistic, Editura
Uranus, Bucureti.
Barrows, C.W., Powers, T. and Reynolds, D. (2012) Introduction to
Management in the Hospitality Industry, tenth edition, John Wiley&Sons, Inc.,
New Jersey.
Bcanu, B. (2009) Management strategic n turism. Concepte i studii de
caz, Polirom, Iai.
Bltescu, C.A. (2010) Strategii de marketing n turismul montan
romnesc, Editura Universitii Transilvania din Braov, Braov.
Berkley, F. (1996) "Designing Services with Function Analysis", The
Hospitality Research Journal, Vol. 20(1).
Bowdin, G., Allen, J., O'Toole, W., Harris, R. and McDonnell, I. (2012)
Events Management, 3rd edition, Routledge, Taylor &Francis Group, New York.
Brtucu, G. i Bocor, D. (2008) Marketing Internaional, Editura
Universitii Transilvania din Braov, Braov.
155

Chiu, I.B. and Tecu, A.S. (2012) "Issues Related To Social Network
Advertising", Bulletin of the Transilvania University of Braov, Vol. 5(54), No.1,
Series V: Economic Sciences.
Davidson, R. (1991) Tourism, Pitman Publishing, London.
Duncan, T. (2002) Using Advertising and Promotion to Build Brands,
McGraw-Hill Irwin, Boston.
Faulkner, B., Moscardo, G. And Laws, E. (eds.) (2001) Tourism in the
21st century. Lessons from experience, Continuum, London.
Fenich, J.J. (2008) Meetings, Expositions, Events, Conventions: An
Introduction to the Industry, second edition, Pearson, Prentice Hall, New Jersey.
Getz, D. (1991) Festivals, Special Events and Tourism, Van Nostrand
Reinhold, New York.
Getz, D. (2005) Event Management and Event Tourism, second edition,
Cognizant Communications Corporation, New York.
Getz, D. (2008) "Event Tourism: Definition, evolution and research",
Tourism Management, Vol. 29, Elsevier.
Gibson, C. and Connell, J. (eds.), (2011) Festival Places Revitalising
Rural Australia, Channel View Publication, Bristol.
Goldblatt, J. (2006) Special Events-Event Leadership for a new world, 4th
edition, John Wiley&Sons, Inc., New Jersey.
Hall, C. M. (1997) Hallmark Tourist Events: Impacts, Management and
Planning, Belhaven, London.
Holloway, J.C. (2004) Marketing for Tourism, fourth edition, Pearson
Education Limited, Harlow, Essex.
Kim, D.Y., Hwang, Y.H. and Fesenmaier, D.R. (2005) "Modeling Tourism
Advertising Efectiveness", Journal of Travel Research, Vol.44 (1).
Kotler, P. (1998) Managementul marketingului, Editura Teora, Bucureti.
Kotler, P., Bowen, J.T. And Makens, J.,C. (2006) Marketing for
Hospitality and Tourism, fourth edition, Pearson Education International, Upper
Saddle River, New Jersey.
Lupu, N. (2010) Hotelul Economie i Management, ediia a VI-a,
Editura C.H.Beck, Bucureti.
Madar, A., Neacu, N.A. i Untaru, E.N. (2006) Calitatea serviciilor
premis a proteciei consumatorilor, Editura Universitii Transilvania din
Braov, Braov.
Marinescu, N. and Toma, A. (2012) "The Use of Internet Tools by
Tourism SMEs: A Case Study", Studia UBB NEGOTIA, LVII, 4.
McDonald, M. (1998) Marketing Strategic, Editura Codecs, Bucureti.
McIntosh, R.W., Goeldner, C.R. and Ritchie, J.R.B. (2000), Tourism:
Principles, Practices&Philosophies, 7th edition, Wiley, New York.
Miller, J. (1993) "Marketing Communication", Cornell Hotel and
Restaurant Administration Quarterly, Vol.34 (5).
156

Morgan, N., Pritchard, A. and Pride, R.(eds) (2007) Destination
Branding: Creating the Unique Destination Proposition, second edition,
Elsevier Butterworth Heinemann, Oxford.
Neagu, V. (2000), Servicii i Turism Editura Expert&Universitatea
Romno-American Bucureti, Bucureti.
Preston, C.A. (2012) Event Marketing. How to Successfully Promote
Events, Festivals, Conventions, and Expositions, John Wiley & Sons, Inc. New
Jersey.
Ritchie, J.R.B. (1984) "Assessing the impact of hallmarks events",
Journal of Travel Research, Vol.23(1).
Ritchie, J.R.B. and Crouch, G.I. (2005) The Competitive Destination. A
Sustainable Tourism Perspective, CABI Publishing, Oxon.
Rogers, T. (2008) Conferences and Conventions- A global industry,
second edition, Butterworth-Heinemann, Elsevier, Oxford.
Saget, A. (2012) The Event Marketing Handbook: beyond logistics and
planning, Amazon.co.uk, Ltd., Marston Gate.
Schfer-Mehdi, S. (2008) Organizarea evenimentelor, Editura ALL,
Bucureti.
Shoemaker, S., Lewis, R.C. and Yesawich, P.C. (2007) Marketing
Leadership in Hospitality and Tourism Strategies and Tactics for Competitive
Advantage,fourth edition, Pearson Prentice Hall, Upper Saddle River, New
Jersey.
Shone, A. and Parry, B. (2010) Successful Event Management, A
Practical Handbook, third edition, CENGAGE Learning, Hampshire.
Silvers, J.R. (2008) Risk Management for Meetings and Events, Elsevier
Butterworth-Heinemann, Oxford.
Siskind, B. (2005) Powerful Exhibit Marketing The complete guide to
succsessful trade shows, conferences and consumer shows, John Wiley & Sons
Canada, Ltd., Ontario.
Smith, J. and Taylor, (2004) Marketing Communications: An Integrated
Approach, 4th edition, Kogan Page, London.
Snak, O., Baron, P. i Neacu, N. (2001) Economia Turismului, Editura
Expert, Bucureti.
Stncioiu, A.F.(coord.), Cescu, ., Constantinescu, M., Filip, A. i
Ionescu, F.T. (2005) Planificarea de marketing n turism- concepte i aplicaii,
Editura Economic, Bucureti.
Stnciulescu, G. (2010) Managementul operaiunilor n turismul de
evenimente, Editura ASE, Bucureti.
Swarbrooke, J. and Horner, S. (2001) Business Travel and Tourism,
Teare, R., Claver, S. and Costa, J. (1995) Marketing Management: A
Resource-Based Approach for the Hospitality and Tourism Industries, Cassell,
London.
157

Tribe, J. (1999) The Economics of Leisure and Tourism, second edition,
Vanhove, N. (2005) The economics of tourism destinations, Elsevier
Vorzsak, A., Paina, N.D., Pop, M.D., Pop, C.M. i Szego, I. (2006)
Marketingul Serviciilor, Editura Alma Mater, Cluj-Napoca.
Vellas, F. and Becherel, L. (eds.) (1999) The International Marketing of
Travel and Tourism- A Strategic Approach, MACMILLAN PRESS LTD.,
London.
Ward, S.V. (1998) Selling Places The Marketing and Promotion of Town
and Cities 1850-2000, Routledge, London.
Zeithaml, V.A., Parasuraman, A. and Malhotra, A. (2002) "Service
Quality Delivery trough Web Sites: A Critical Review of Extant Knowledge",
Journal of the Academy of Marketing Science, Vol.30 (4).
Zeithaml, V.A., Bitner, M.J. and Gremler, D.D. (2006) Services
Marketing- Integrating Customer Focus Across the Firm, fourth edition,
McGraw-Hill International Edition.
Yeoman, I., Robertson, M., Ali-Knight, J., Drummond, S. and McMahonBeattie, U. (eds.), (2004) Festival and Events Management. An International
Arts and Culture Perspective, Elsevier Butterworth-Heinemann, Oxford.
Academia Romn, Institutul de lingvistic "Iorgu Iordan", (1998),
Dicionarul explicativ al Limbii Romne, Ediia a II-a, Editura Univers
Enciclopedic, Bucureti.
One NorthEast (2007), NorthEast England Festival and Events Strategy,
Newcastle Upon Tyne, One NorthEast.
http://www.iccaworld.com/abouticca.cfm (accesat la 15.10.2012).
http://www.visit-denmark.dk/NR/rdonlyres/B65E738A-14E6-4E3DA27F-2A2BB0C44584/0/VDK_strategi_2017_VerUK.pdf ( accesat la
2.10.2012).
http://www.visit-denmark.dk/uk/en-gb/menu/mice/aboutvdk/VisitDenmark/about-visitdenmark.htm (accesat la 2.10.2012).
http://www.iccaworld.com/cdps/benefits2.cfm?types=91 (accesat la
28.10.2012).
158
ANEXA
NEGOCIIND CU HOTELURILE.
IDEI I SFATURI PENTRU ORGANIZATORII DE
EVENIMENTE1
Asociaia Internaional a Organizatorilor de Congrese i Convenii
(ICCA), nfiinat n anul 1963, este un for cu rol de reprezentare pentru firmele
specializate n gestionarea, transportul i desfurarea evenimentelor
internaionale i cuprinde peste 850 de companii membre n peste 80 de ri n
ntreaga lume (organizaii ale ageniilor de turism, companii aeriene i aliane,
organizatori profesioniti ai congreselor, birouri de convenii, centre ale
congreselor, hoteluri destinate ntlnirilor de afaceri, consultani, editori i
specialiti n tehnologie).
1. Introducere
Majoritatea hotelurilor au experien limitat n colaborrile cu asociaiile
care organizeaz evenimente. Percepiile tipice ale hotelului cu privire la
evenimentele asociaiilor, n general, sunt:
cheltuieli mai mici dect n cazul pachetelor turistice
lipsa garantrii camerelor = risc crescut
timpul asociat organizrii unui eveniment este prea mare
procesul de negociere este prea complex
valoarea total a evenimentului nu este clar.
1 http://www.iccaworld.com/cdps/benefits2.cfm?types=91 ( accesat la 28.10.2012).
159

Cea mai mare provocare a reprezentantului organizatorului este s treac
peste acest tip negativ i incorect de percepie. Exist dou elemente eseniale
pentru a atinge acest lucru:
nelegerea obiectivelor afacerilor hoteliere
furnizarea de informaii relevante despre evenimentul organizat.
2. nelegerea obiectivelor afacerii n domeniul hotelier
Hotelurile sunt analizate de acionari prin prisma unui indicator "venit pe
camer disponibil (RevPAR)", determinat prin raportarea venitului total
obinut la numrul total potenial al nopilor de cazare n hotel, n decursul unui
an financiar. Hotelurile utilizeaz o serie de tehnici i tehnologii de aplicare a
"Yield Managementului", procesul prin care se urmrete optimizarea ncasrilor
i satisfacerea diferitelor segmente de pia, n baza fluctuaiilor sezoniere, lund
n considerare, totodat, i circumstanele economice locale, regionale i
naionale. Unele hoteluri au sisteme foarte sofisticate i analiti experimentai,
altele nu. Unele hoteluri urmeaz ntotdeauna sfaturile managerilor de profit
(yield managers), altele sunt mai reticente.
Fiecare anchet de grup, incluznd i evenimentele internaionale, este
analizat n baza sistemului "Yield Management" pentru a se vedea dac este
potrivit i recomandabil ca hotelul s demareze afacerea. Variantele
considerate nepotrivite sunt respinse de obicei, chiar dac exist spaiu
disponibil, iar clientului i se spune doar c solicitarea sa nu poate fi soluionat.
Multe sisteme de "Yield Management", sprijin hotelul s fixeze preuri i
ansambluri ideale de afaceri pentru mai multe segmente de pia: clieni
corporate, agenii de rezervri corporatiste, grupuri de turiti, turiti individuali,
echipajele companiilor aeriene, etc. De asemenea, acelai sistem se aplic i n
relaiile cu sistemele de rezervri accesibile, precum Internet, centrale de
rezervri, rezervri via GDS, teleshopping (tele-sales), dar i n funcie de sezon.
Acest nivel de sofisticare al practicilor manageriale explic de ce un hotel
ar fi interesat s cazeze un grup de turiti la un pre mai sczut, n loc s ofere
organizatorului de evenimente un numr mai mare de camere pentru
manifestarea planificat. Implicarea hotelului n desfurarea evenimentului
este apreciat drept o aciune ocazional, n timp ce cazarea turitilor este o
activitate repetitiv care asigur hotelului perspective de ncasri permanente,
pentru ntreg anul. Similar, o ntlnire care ofer catering garantat i profituri din
nchirierea slilor de edin poate fi preferat n detrimentul unui grup care este
dispus s nchirieze spaiile de cazare la un pre mai mare, dar care nu genereaz
alte cheltuieli suplimentare.
Politicile de negociere cu hotelurile
Organizatorul de evenimente va negocia, de obicei, fie cu managerul de
vnzri (Sales Manager) al hotelului, fie cu un angajat din departamentul
"Conferine i Banqueting" al hotelului. Evenimentele mai mari vor necesita
prezena directorilor de vnzri regionale sau chiar a managerului general al
160

hotelului. Aceste persoane au grade diferite de putere de negociere i autoritate.
Hotelurile care se ocup de ntlnirile ICCA vor avea specialiti care neleg
profilul domeniului i lucreaz cu organizatorii de evenimente.
n timp ce hotelurile prefer s negocieze n mod direct cu organizatorii
evenimentului, totui sunt frecvente situaiile cnd aciunile de negociere se
poart cu intermediari specializai n organizarea evenimentelor, cum ar fi
companiile de management ale destinaiilor (DMC- Destination Management
Companies) i organizatorii specializai n congrese (PCO - Professional
Congress Organisers). ICCA include DMC i PCO de top din ntreaga lume,
care pot da sfaturi cu privire la organizarea evenimentelor internaionale i care
pot avea informaii locale unice, extrem de valoroase, care pot fi folosite n
cadrul negocierilor cu hotelierii.
Politicile hotelurilor referitoare la spaiul alocat desfurrii ntlnirilor
(meetingurilor) variaz considerabil. Unele ofer spaiile complementare gratuit
n condiiile garantrii unui numr dat de camere rezervate; altele vor tarifa
nchirierea acestor spaii ntr-un sistem specific, pe camer sau pe delegat. Este
frecvent practicat i varianta care const n alctuirea unui pachet care include
o valoare minimal a serviciilor de catering. n fine, politica hotelului va
depinde de nivelul cererii turistice, n general, ntr-un anumit ora sau n cadrul
unui anumit lan hotelier.
Unele hoteluri sunt specializate n activitile "banqueting" mai mult dect
n organizarea de ntruniri ele pot chiar s taxeze n plus organizatorul pentru
deinerea peste noapte a spaiului de ntruniri care va fi utilizat n cursul zilei
urmtoare. Toate hotelurile se feresc de perioadele lungi de organizare,
pregtire, etc. (premergtoare sau dup ncheierea reuniunii), deoarece numrul
camerelor nchiriate n aceste perioade este mic i, deci, ncasrile hotelului n
aceste momente nu sunt importante. Hotelurile prefer s participe la
organizarea unor evenimente care se mbin perfect unele cu altele, o ntlnire s
nceap n aceeai zi n care s-a terminat alta, i, astfel, camerele sunt ocupate n
mod constant.
Politica de preuri pe termen lung a hotelului este o problem vital a
asociaiilor, din moment ce majoritatea evenimentelor sunt confirmate cu mai
muli ani nainte. Exist ntotdeauna un element de risc n stabilirea preurilor
pentru evenimente viitoare, pentru ambele pri, din moment ce situaia
economic i ratele inflaiei nu pot fi estimate cu acuratee.
Punctele cheie de aciune pentru organizatorii de evenimente:
I) Identificarea perioadelor cu cerere hotelier sczut la destinaia aleas.
Identificarea unei zile din sptmn (duminica este recunoscut ca fiind
o zi n care gradul de ocupare este sczut n multe orae), unei celebrri locale,
regionale, chiar naionale (nefiind, de obicei, important pentru asociaiile
internaionale), o lun anume ntr-un an, sau chiar un anotimp.
II) Evit perioadele care creaz hotelurilor goluri.
161

Hotelurile fie vor refuza, fie vor taxa foarte scump evenimentele care
determin variaii pronunate n activitatea lor curent sau vor limita numrul de
camere pe care sunt dispuse s l ofere. n marile orae de afaceri, un eveniment
programat mari i miercuri, care determic ocuparea maxim a camerelor este
de neacceptat pentru hotelier, dect dac au evenimente rezervate i luni sau joi.
n caz contrar, organizatorii evenimentului vor trebui s plteasc taxe hoteliere
foarte mari. Asigurarea unui flux continuu de activitate este o prioritate pentru
hotelieri, obinerea unui grad de ocupare maxim i imediat dup aceea golirea
hotelului sunt situaii pe care managementul hotelier performant nu le accept.
Proprietile private care pot fi nchiriate practic aceleai sisteme manageriale,
o rezervare efectuat pentru zilele de joi i vineri, chiar dac asigur ocuparea
complet a unitii, va influena activitatea pe durata weekend-ului, provocnd
pierderi nsemnate.
III) Afl dac s-au fcut alte rezervri.
Programarea evenimentului tu imediat dup ce s-a ncheiat altul, va fi un
element foarte apreciat de hotelieri. De asemenea, mrimea reuniunii conteaz.
Hotelierii sunt dispui s ofere preuri considerabil mai mici dac numrul
camerelor rezervate este substanial. nelege, de asemenea, n ce msur
evenimentul s-ar putea ncadra n mixul de afaceri al hotelului.
IV) nelege politica hotelului n ceea ce privete spaiile de ntruniri.
Unele hoteluri pot oferi spaiile de ntuniri aidoma unui serviciu
complementar legat de un numr specific de pachete calculate/numr nnoptri
(sala de conferine + pauze de cafea + prnz, pltite pe delegat, pe zi). Uneori,
acest lucru poate fi limitat la sala de conferine principal, iar ncperile mai
mici de dezbateri vor fi taxate suplimentar. Alteori hotelul poate oferi tot spaiul
ca o concesie pentru a depi o perioad cu dificulti. Politica variaz dramatic
ntre hoteluri i ntre orae-gazd i are un impact major asupra bugetelor
evenimentelor.
V) Afl pentru ce perioade de timp hotelul garanteaz preurile.
Hotelurile cu experien n gestionarea turismului de afaceri pot accepta
preuri ferme ntre doi pn la cinci ani n avans. Altele pot refuza s fac orice
angajament mai mult de doi ani n avans.
VI) nelege statutul cererii/rezervrii pe care o formulezi.
Hotelurile au politici interne foarte precise cu privire la rezervrile de
conferine; o nelegere greit a acestor politici poate duce la pierderea spaiului
pe care crezi c l-ai negociat. Categoriile posibile n viziunea hotelierului sunt:
"Option", care este o rezervare provizorie i "Contract", atunci cnd a fost
semnat un contract cu garanii financiare. O "Prim opiune"(first option)
nseamn c pentru rezervarea dumneavoastr a fost alocat spaiului solicitat dar
nu exist nicio obligaie contractual de a continua colaborarea. De multe ori
este precizat un termen limit dup care hotelul va elibera n mod automat
rezervarea sau va oferi spaiul altcuiva. "A doua opiune" (second option),
nseamn c suntei pe lista de ateptare pentru spaiu, n urma unui alt client
162

care a solicitat rezervarea - pot exista mai multe a doua opiune n acelai
timp, i nu exist nicio garanie c suntei ntr-adevr urmtorul.
VII) Ce le place hotelurilor s aud?
Suntem flexibili n ceea ce privete data/ziua
Avem
nevoie
de
un
numr
minim
de
zile
pentru
organizare/pregtire/strngere sau putem lucra n timpul nopii
Garantm pentru un numr minim de ocupare a camerelor
Garantm pentru un numr minim de zi/delegat
Garantm anumite activiti majore de catering
3. Furnizarea de informaii relevante cu privire la evenimentul

organizat
De la bun nceput, cantitatea de informaii pe care o poi oferi va influena
atitudinea hotelului i poate determina acceptarea sau nu a solicitrii. Chiar i
informaiile pe care un profesionist le consider de la sine nelese ar trebui
furnizate.
I) Istoric
Hotelurile consider rezervrile efectuate de ctre asociaii mai riscante.
Prefer s vad fapte concrete despre evenimentele anterioare: camerele
rezervate; numrul efectiv al camerelor, pe zi i total; tarifele pltite efectiv de
ctre delegai; numrul de delegai-zile; numrul i suprafaa slilor de ntlnire
utilizate; volumul cateringului n funcie de numr delegai i cheltuieli;
analizele veniturilor obinute de hotelurile anterioare (total; pe camer, pe
noapte).
II) Definete scopul ntlnirii
Nu spunei doar c Aceasta este a XXIII-a ntlnire a AAIRI. Subliniai
c este o ntlnire a experilor de prestigiu din lume, sponsorizat de aceast
firm de renume mondial, cu acest renumit purttor de cuvnt, care va fi
televizat sau intens mediat pe plan internaional. Dac hotelul nelege cu
adevrat ct de important este ntlnirea, valoarea evenimentului va fi mult mai
bine perceput de hotel dect n cazul n care este doar un alt set de iniiale n
jurnalul de rezervri. Hotelul apreciaz nu doar veniturile imediate, ci i
beneficiile de imagine.
III) Cine sunt participanii?
Sunt ei profesioniti, oameni de afaceri, reprezentani ai guvernului? i
pltesc singuri participarea sau vor plti organizaiile din care fac parte? Care
sunt rile din care vin i cte locaii vor vizita?
IV) Cine achit nota de plat?
O ntrebare esenial pentru hoteluri este cine achit nota de plat. Dac
asociaia va plti factura, atunci garaniile percepute sunt mai mari i cu att va
prea mai puin riscant evenimentul pentru hotel. Fii foarte explicii dac
163

delegaii i fac rezervrile n mod individual i tot ei achit, cte nnoptri
suntei dispui s garantai pentru efectuarea rezervrilor. Hotelurile sunt mult
mai obinuite cu evenimentele corporative unde toat cheltuiala este suportat
de client.
V) Ct control avei asupra rezervrilor delegailor?
Fii sinceri cu privire la modul n care se comport sau se vor comporta
delegaii. Vor cuta pe Internet s afle dac hotelul practic tarife mai mici?
Putei insista ca ei s i fac rezervrile prin intermediul website-ului asociaiei?
Ct de trziu vor face rezervarea? Hotelul poate nchide anumite canale de
rezervri i/sau renuna la anumite preuri promoionale la data evenimentului?
VI) Este implicat vreun intermediar?
Multe hoteluri pltesc sute de mii de dolari anual sub form de
comisioane ctre ageniile de intermediere. n unele ri majoritatea rezervrilor
pentru conferinele corporate sunt fcute n acest fel. Hotelurile nu apreciaz
plata unui comision dup ce s-a negociat un eveniment, dar vor include asta n
calculele lor dac ar ti n avans. Dac folosii un PCO pentru a v ajuta n
organizarea evenimentului, firm care se bazeaz pe comisionul hotelului ca
parte a tarifului lor, informai hotelul de la bun nceput angajaii PCO sau ali
membri ICCA ofer o gam de servicii profesionale i sfaturi cu privire la
reducerea costurilor i/sau pot identifica surse suplimentare de venit pentru
asociaie. Dac n mod cert nu apelai la niciun intermediar care s perceap
comision, putei folosi acest lucru n avantajul dumneavoastr pentru a ncerca
s negociai un pre mai bun sau alte concesii.
VII) Spunei ct de flexibil putei fi.
Prezentai toate informaiile i zilele preferate ale sptmnii, dar indicai
unde putei fi flexibil (de exemplu, ideal ar fi a doua sau a treia sptmn din
septembrie, dar putem organiza evenimentul n prima sptmn din septembrie
sau pn la mijlocul lunii octombrie). Spunei cnd nu putei organiza
evenimentul, sub nicio form (de exemplu, trebuie s evitm weekendul x).
Hotelul poate avea o sptmn moart n care v poate programa. Spunei
clar i concis c suntei dispus s luai n considerare date mai puin favorabile n
schimbul a unor tarife mai reduse, iar hotelul v poate trimite dou categorii de
tarife estimative pentru dou opiuni alternative.
VIII) Explicai procesul lurii deciziilor.
Nimic nu deruteaz hotelurile mai mult dect multitudinea de procese
decizionale n cadrul asociaiilor internaionale. Hotelul este inclus (propus) ntro ofert oficial? Cnd va fi luat o decizie despre ora/locaie? A fost aleas
ara deja? Cine ia decizia? Cine semneaz contractul? Oferii hotelului un
calendar i o list a contactelor cheie, astfel nct s poat menine opiunea
rezervrii pn cnd se ia decizia, fr a fi nevoit s alerge inutil pentru
confirmare.
164

IX) Vindei partea pozitiv a ntlnirilor asociaiilor internaionale
n timpul n care conferinele corporative sunt frecvent anulate sau
amnate i sunt predispuse la riscuri mult mai mari, asociaiile au avantaje foarte
puternice: aproape niciodat nu anuleaz evenimente importante, aproape
niciodat nu modific destinaia n alte orae, iar majoritatea delegailor vor face
efortul de a participa. Acestea sunt mesaje extrem de pozitive pentru hoteluri n
perioade de incertitudine politic i economic. Identificai punctele forte
individuale, de exemplu: sponsori corporativi sau membrii ai asociaiei conduc
evenimente paralele, implicarea financiar a companiei farmaceutice n cadrul
reuniunilor Asociaiei Medicale, etc.
4. Contracte
Contractele hoteliere pot fi foarte confuze. Ca o cerin minim, asiguraiv de urmtoarele:
Citii i nelegei ntregul document i, n special, termenii i condiiile.
Limbajul ar trebui s fie clar pentru cineva care nu are studii juridice. Solicitai
clarificarea tuturor elementelor pe care nu le nelegei i, dac este necesar,
cerei o rentocmire a contractului pentru a preveni ambiguitile. Dac lucrai
ntr-un mediu n care limba englez nu este nativ, asigurai-v c exist o
traducere legalizat n englez disponibil pentru dumneavoastr pentru a o
studia. Dac trebuie s semnai un contract original care nu este n englez
asigurai-v c modificrile n versiunea n limba englez au fost fcute n
original.
ncercai s determinai aspectele din contract care nu sunt negociabile i care
dintre elemente pot fi negociate. Cele mai multe hoteluri fac distincii clare ntre
aceste dou elemente.
Asigurai-v c contractul este echilibrat n ceea ce privete drepturile i
responsabilitile ambelor pri. Contractul nu se semneaz pentru a proteja doar
hotelul.
Acordai o atenie deosebit responsabilitilor ce v revin n ceea ce privete
numrul garantat de delegai i situaia camerelor garantate/noapte, data n care
pot fi eliberate camerele i numrul camerelor care pot fi eliberate fr
penaliti.
Clarificai penalitile pentru nerespectarea numrului garantat de spaii
rezervate sau pentru anularea evenimentului. n unele ri, hotelurile nu pot
pretinde pierderea veniturilor n ansamblu, ci numai o parte a acestora, ntruct
unele spaii sau camere au fost revndute. n alte ri, acest lucru nu este valabil,
deci nu considerai c spaiul revndut va reduce penalitatea.
Asigurai-v c toate elementele verbale convenite sunt incluse, fie n contract,
fie ntr-o scrisoare anexat la contract, semnat de ambele pri.
165

Prezentai clar toate comisioanele intermediarilor i, de asemenea, specificai
care elemente ale evenimentului vor fi responsabilitatea delegailor individuali i
care ale asociaiei.
5 Relaii pe termen lung
De obicei, asociaiile efectueaz rezervrile pentru evenimente cu muli
ani n avans. Multe hoteluri au un rulaj foarte rapid de personal, mai ales n
departamentul de vnzri i cel de conferine i banqueting. Comunicarea
eficient este esenial pentru a v asigura c acordul iniial este neles i
respectat n timp.
Este ntotdeauna util s solicitai organizarea unei edine cu angajaii
responsabili de eveniment din hotel pentru a parcurge prevederile contractului,
astfel nct nevoile pe termen lung ale asociaiei s fie clar nelese de ctre
acetia. Este un element deosebit de important pentru un eveniment major care
impune desfurarea de negocieri cu Directorul General. Un Director General
nou va trebui s neleag de ce au fost puse n aplicare anumite aranjamente
speciale.
Folosirea serviciilor hotelurilor care fac parte dintr-un grup internaional
uureaz procesul de negociere pentru evenimentelor viitoare mai ales dac
grupul aplic o abordare de vnzare axat pe client, conform creia fiecrui
client i este alocat un agent de vnzri care l ajut s gseasc locurile potrivite
mpreun cu grupul, oriunde doresc s se ntlneasc n lume.
Hotelurile care nu fac parte din lanuri hoteliere au adesea reele informale
de contacte, sau aparin consoriilor de marketing; sfatul lor este util pentru
locaiile evenimentelor viitoare; hotelurile ICCA se susin reciproc pentru a
genera noi anse de afaceri prin intermediul reelei ICCA.
6. Lista de elemente pentru negociere
Capacitatea dvs. de a cere concesii i beneficii suplimentare, desigur, va fi
determinat de numeroi factori care influeneaz procesul de negociere. O
regul general este dac nu ceri, nu primeti, dar circumstanele sunt
determinante. Nu merit s impui obinerea unei concesii dac ai putea pierde o
relaie. La un moment dat asociaia va avea nevoie ca hotelul s fie flexibil i s
ofere sprijin n perioada premergtoare evenimentului, iar acest lucru valoreaz
mai mult dect un co cu fructe n camera preedintelui asociaiei! n egal
msur, odat ce contractul este semnat, nu mai suntei n procesul de negociere,
ci n cel de implorare.
Mai jos este prezentat o list orientativ a elementelor pe care le-ai
putea lua n considerare n cadrul negocierilor pentru o reducere de pre:
Oferta complementar de camere/noapte la mai mult de 20, 30 sau 40 de camere
rezervate;
Preul standard pentru toate tipurile de camere;
166
Camerele duble achiziionate la tarife unice;

Prelungirea utilizrii tarifelor speciale de conferin nainte i dup eveniment;
Cazarea complementar a nsoitorilor;
Mic dejun gratuit;
Reducerea aplicat la factura pltit de asociaie n cazul n care delegaii
rezerv un anumit numr de camere/noapte;
Preuri difereniate ntre camerele pltite prin factura asociaiei i camerele
delegailor (de exemplu, o reducere pentru personal, moderatori i invitai);
Spaiu de ntlnire gratuit sau cu reducere n funcie de numrul rezervat de
camere/noapte;
Meniuri de banchet, recepii mbuntite;
Oferte speciale pentru VIP-uri (ar putea include transferuri gratuite la aeroport;
vin / fructe n camere);
Oferte speciale pentru edinele de comitet organizate nainte de ntlnirea
principal a asociaiei;
Camere gratuite sau cu reducere pentru inspecia locului;
Tarife speciale pentru aciunile promoionale organizate de sponsori n timpul
evenimentul principal;
Zon privat de check-in;
Utilizarea exclusiv a unuia dintre barurile hotelului de ctre participanii la
eveniment;
Utilizarea biroului managerului, inclusiv echipamentul, cum ar fi
fotocopiatoarele;
Faciliti gratuite de depozitare pentru livrrile n avans;
Serviciul gratuit de transport bagaje;
Utilizarea facilitilor hotelului sau a celor din apropiere pentru petrecerea
timpului liber sau practicarea sportului;
Check-out trziu sau check-in timpuriu (pentru delegai care sosesc sau pleac
cu avionul);
Anunuri gratuite (are hotelul un sistem electronic, iar dac da, poate fi folosit
fr tax?),
Servirea continu de cafea;
Produse de cofetrie-patiserie oferite gratuit la cafea;
Taxe pentru parcarea mainilor;
Condiii de plat mai lejere;
Utilizarea gratuit a reelei locale WiFi;
Utilizarea gratuit a Centrului de Afaceri;
Utilizarea gratuit a Salonul Executiv;
Securitate mbuntit;
167

Organizarea unui biroul oficial de ntmpinare a delegailor;
Fixarea gratuit a bannerelor asociaiei n hotel;
Utilizarea gratuit a reelei TV a hotelului pentru a comunica cu camerele
delegailor.
168

Carte Turismul de Evenimente

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Carte Turismul de Evenimente

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

TURISMUL DE EVENIMENTE - MANAGEMENT I MARKETING

CAPITOLUL 1. CONINUTUL TURISMULUI DE EVENIMENTE

TURISMUL DE EVENIMENTE - MANAGEMENT I MARKETING

TURISMUL DE EVENIMENTE - MANAGEMENT I MARKETING

TURISMUL DE EVENIMENTE - MANAGEMENT I MARKETING

TURISMUL DE EVENIMENTE - MANAGEMENT I MARKETING

TURISMUL DE EVENIMENTE - MANAGEMENT I MARKETING

st la baza efecturii cltoriilor n scop turistic (prima dintre motivaii fiind

TURISMUL DE EVENIMENTE - MANAGEMENT I MARKETING

Cltoriile de afaceri individuale;

TURISMUL DE EVENIMENTE - MANAGEMENT I MARKETING

- Nevoi, motivaii, preferine

-Modele spaiale i temporale

Experiena participrii la un eveniment este diferit pentru cel care

TURISMUL DE EVENIMENTE - MANAGEMENT I MARKETING

TURISMUL DE EVENIMENTE - MANAGEMENT I MARKETING

TURISMUL DE EVENIMENTE - MANAGEMENT I MARKETING

TURISMUL DE EVENIMENTE - MANAGEMENT I MARKETING

TURISMUL DE EVENIMENTE - MANAGEMENT I MARKETING

TURISMUL DE EVENIMENTE - MANAGEMENT I MARKETING

TURISMUL DE EVENIMENTE - MANAGEMENT I MARKETING

TURISMUL DE EVENIMENTE - MANAGEMENT I MARKETING

Contactele personale i interaciune. Asemenea serviciilor, totalitatea

TURISMUL DE EVENIMENTE - MANAGEMENT I MARKETING

TURISMUL DE EVENIMENTE - MANAGEMENT I MARKETING

CIO n eft r tm e a dpiea n it r us p teu cr ias ml i zual id en tvu er n si m ue ln td e e v e n i m e n t e

n acest context poate fi evideniat legtura strns care exist ntre

TURISMUL DE EVENIMENTE - MANAGEMENT I MARKETING

Care este perioada

Sunt situaii cnd se

Ambele forme de turism analizate au la baz aceeai infrastructur dar, se

TURISMUL DE EVENIMENTE - MANAGEMENT I MARKETING

TURISMUL DE EVENIMENTE - MANAGEMENT I MARKETING

TURISMUL DE EVENIMENTE - MANAGEMENT I MARKETING

Nou angajat n domeniu

Practica a demonstrat c niciun eveniment nu seamn cu altul, chiar dac

TURISMUL DE EVENIMENTE - MANAGEMENT I MARKETING

TURISMUL DE EVENIMENTE - MANAGEMENT I MARKETING

Activitile de marketing nu se opresc odat cu convingerea

TURISMUL DE EVENIMENTE - MANAGEMENT I MARKETING

2.3. Satisfacia participrii la eveniment i percepia calitii

TURISMUL DE EVENIMENTE - MANAGEMENT I MARKETING

Indiferent de sistemul de msurare desemnat, important este ca

TURISMUL DE EVENIMENTE - MANAGEMENT I MARKETING

6. Obiective i strategii de marketing

Sursa: McDonald, M. (1998) Marketing Strategic, Editura Codecs, Bucureti, p.26

Planificarea strategic de marketing presupune parcurgerea unor etape n

TURISMUL DE EVENIMENTE - MANAGEMENT I MARKETING

vnzrile produselor, serviciilor i brandurilor;

profiturile asociate vnzrilor realizate;

TURISMUL DE EVENIMENTE - MANAGEMENT I MARKETING

TURISMUL DE EVENIMENTE - MANAGEMENT I MARKETING

TURISMUL DE EVENIMENTE - MANAGEMENT I MARKETING

TURISMUL DE EVENIMENTE - MANAGEMENT I MARKETING

TURISMUL DE EVENIMENTE - MANAGEMENT I MARKETING

Faciliti (numr spaii,

Experiena de consum se formeaz pe parcursul a trei etape: anterior

TURISMUL DE EVENIMENTE - MANAGEMENT I MARKETING

Plasamentul (distribuia) include ansamblul aciunilor care faciliteaz

TURISMUL DE EVENIMENTE - MANAGEMENT I MARKETING

TURISMUL DE EVENIMENTE - MANAGEMENT I MARKETING

TURISMUL DE EVENIMENTE - MANAGEMENT I MARKETING

2.4.6. Destinaiile turistice, branduri, organizaii de marketing ale