Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Curs Corespondenta
Curs Corespondenta
Prelegeri
pentru studenii anului III BAC secia zi i frecven redus
CUPRINS:
Tema 1. Corespondenta oficiala...................................................................................................2
1.1. Importanta si clasificare......................................................................................................2
1.2. Circulatia corespondentei...................................................................................................4
1.3. Cerinte actuale fata de corespondenta oficiala...................................................................5
Tema 2. Stilul corespondentei oficiale..........................................................................................8
2.1. Particularitatile stilului..................................................................................................8
2.2. Abrevieri folosite in corespondenta oficiala...............................................................10
Tema 3. Elaborarea mesajului scris...........................................................................................11
3.1. Etapele intocmirii unei scrisori...................................................................................11
3.2. Forma grafica si estetica a scrisorilor.........................................................................12
3.3. Elementele componente ale scrisorii..........................................................................15
3.4. Scrisoarea in mediul international..............................................................................19
Tema 4. Tipuri de corespondenta...............................................................................................21
4.1. Tipuri de scrisori.........................................................................................................21
4.2. Cererile oficiale si personale.......................................................................................22
Tema 5. Corespondenta comerciala...........................................................................................25
5.1. Cererea de ferta...........................................................................................................25
5.2. Oferta.........................................................................................................................26
5.3. Refuzul la oferta..........................................................................................................27
5.4. Comanda.................................................................................28
5.5 Contractul.28
5.6 Reclamaia....30
Tema 6. Corespondena protocolar..33
Tema 7. Corespondena administrativ....................................................................................35
Tema 8. Corespondenta juridic................................................................................................40
Tema 9. Corespondena diplomatic.........................................................................................41
Bibliografie.
economice. Este mai conservator dect celelalte stiluri; este realizat ndeosebi n forma scris
monologat, dar poate lua i forma dialogului (n corespondena oficial, n negocieri, n
raporturile cetenilor cu autoritile sau n aciunile judiciare; se desfoar ntr-un cadru
instituional, local i temporal, precis. Formele sale textuale pot fi: normative (legi, decrete,
hotrri, ordonane, instruciuni, circulare etc), de documentare (procesul-verbal, memoriul,
protocolul, rezoluia, contractul etc.), de informare (anunul, declaraia, ntiinarea, notificarea,
formularul de nscriere, telegrama), de serviciu (tabel nominal, inventarul, factura, diploma), de
coresponden (scrisoarea, oferta etc). n raport cu alte stiluri este nchis la influene, servind ca
surs de mprumuturi ndeosebi stilului publicistic.
Fiind mai puin diversificat dect alte stiluri, are i el cteva variate interne: limbajul
juridic legislativ (conservator, nedifereniat), limbajul juridic oratoric (caracter oral, deschis
apariiei stilurilor individuale) i limbajul administrativ (diversificare terminologic pe domenii,
ierarhizare n ceea ce privete puritatea n funcie de situaie sau de destinatar, putnd, de aceea
permite unele elemente stilistice individuale.
Funciile dominante sunt cea denominativ-referenial i cea persuasiv (destinatarul fiind
avut permanent n vedere la formularea comunicrilor specifice).
Stilul corespondenei oficiale prezint anumite particulariti lexicale, morfologice,
sintactice i stilistice.
Particulariti lexicale
Stilul scrisorilor oficiale reprezint forma specific de exprimare a ideilor, modul n care
lexicul este folosit n comunicarea gndurilor.
Una din condiiile prin care o scrisoare sau document oficial poate fi bine ntocmit i
neles este alegerea vocabularului celui mai potrivit cu noiunile, ideile, faptele sau problemele
tratate. Astfel, se aleg din vocabularul general numai cuvinte i expresii potrivite cu fondul de
noiuni i idei al scrisorii respective, evitndu-se utilizarea cuvintelor i expresiilor arhaice,
regionale, din argou i jargon.
Se va acorda atenie cuvintelor polisemantice cuvinte cu form identic, dar care
prezint diferene de sens. De exemplu, cuvntul adres are n limbajul administrativ dou
sensuri: indicaie (pe scrisori i colete), cuprinznd numele i domiciliul exact al destinatarului,
dar i o comunicare n scris (scrisoare adresat unei organizaii sau unei persoane fizice).
De asemenea, trebuie acordat atenie folosirii corecte a unor cuvinte paronime (cuvinte cu
form sonor asemntoare, dar cu neles complet diferit). De exemplu: original (act) i
originar (loc de origine) sau alocaie (ajutor n bani pentru copii) i alocuie / alocuiune
(cuvntare ocazional).
n ceea ce privete folosirea neologismelor, dei limba romn permite o exprimare
precis i nuanat, atunci cnd nu se pot gsi corespondene n limb pentru anumii termeni, se
impune ntrebuinarea neologismelor. De exemplu, pentru aparatura modern de birou: computer,
hard-disk, soft, sau termeni n relaiile de pia: marketing, sau pentru referine la produse:
design etc
Folosirea terminologiei de specialitate din domeniul respectiv d textelor concizie. Un
termen de specialitate poate exprima cel mai exact, concis noiunea sau situaia tratat i poate
exprima ideea unei propoziii ntregi.
Alegerea cuvintelor cu grad corect de specificitate i precizie face scrierea mai
convingtoare i mai clar. Folosirea cuvintelor exagerat de abstracte se datoreaz n mare parte
unor factori ca: nesiguran, comoditate, lipsa de informaie, precum i diferiilor factori de
team (de a nu omite ceva, de a nu divulga ceva, de a nu pierde din importan etc.). Cei ce
utilizeaz cuvinte pretenioase i savante cred, n mod greit, c aceasta nsemn a scrie bine.
Particulariti morfologice
Decisive pentru succesul unei scrisori sunt nu numai canalele de transmitere i stilul, ci i
forma, structura i mai ales coninutul. Un coninut neadecvat, erorile de adresare, greelile
gramaticale, tonul, impactul i stilul greit sunt doar cteva dintre elementele care pot crea o
imagine nefavorabil att celui care scrie scrisoarea, ct i firmei pe care o reprezint.
Se cunoate faptul c orice scrisoare echivaleaz cu o carte de vizit a celui ce o
expediaz. O scrisoare bine redactat poate aduce mari servicii: s ne reprezinte ntr-un loc unde
nu putem participa, s ne apere interesele, atunci cnd din motive obiective nu o putem face
personal.
Redactarea scrisorilor de afaceri constituie un element esenial n cadrul unei tranzacii,
iar modalitile de realizare a acestora s-au mbuntit i amplificat de-a lungul anilor, devenind
dup unii autori, aproape o tiin.
Multe scrisori de afaceri se dicteaz sau se scriu direct, fr prea multe pregtiri.
Experiena ndelungat face, adesea, inutile proiectarea i conceperea scrisorilor. Pentru
rspunsurile la scrisorile de rutin, se va nota pe margine sau sub textul expeditorului indicaiile
necesare. Pentru a ctiga timp pot fi folosite ca model copiile altor scrisori trimise.
Nu trebuie pierdut din vedere faptul c, datorit tehnicilor de comunicare, pe de o parte,
ct si amplificrii schimburilor la nivel mondial, pe de alt parte, au aprut i modaliti noi i
rapide de transmitere a mesajelor, dar n ciuda existenei telegrafului i a telefonului, a telexului
i telefaxului, scrisorile oficiale continu s-i pstreze locul i importana lor.
n fapt, abstracie fcnd de costul ridicat al mijloacelor moderne de comunicare,
majoritatea mesajelor transmise prin telegraf sau telefon, trebuie confirmate n scris; n plus,
chiar redactarea sau decodificarea unei telegrame sau a unui telex presupune din partea
expeditorului i a destinatarului cunotine care sunt incluse n tehnicile de redactare a
corespondenei n forma sa clasic.
Pentru scrisorile mai importante i mai complicate care necesit o atenie deosebit, este
necesar o pregtire temeinic a acestora.
3.1. Etapele ntocmirii unei scrisori
Etapele ntocmirii unei scrisori sunt:
1) Stabilirea scopului (ce dorim cu aceast scrisoare);
2)Documentarea const n culegerea informaiilor necesare pentru tratarea subiectului;
informaiile se pot obine prin:
studiul corespondenei deja existente;
folosirea documentaiei interne i externe;
consultarea actelor normative care reglementeaz probleme de tipul celor care fac obiectul
mesajului respectiv;
folosirea jurnalului sau a agendei.
3)Sistematizarea materialului deja cules sub forma unei schie care poate fi simpl sau
dezvoltat;
4)Scrierea ciornei. Uneori pot fi scrise mai multe ciorne pn la obinerea formei finale.
n aceast etap se acord atenie deosebit introducerii (care constituie cartea de vizit a
textului) cuprinsului (care trebuie s se deruleze logic) i ncheierii (care sintetizeaz mesajul
textului, reprezentnd ultima impresie cu care rmne destinatarul).
5)Revizuirea i corectarea nu reprezint o etap formal. Textul este citit de mai multe ori din
perspectiva ansamblului i pe fragmente mai mari sau mai mici, verificnd organizarea textului
(structura, ierarhizarea i adunarea ideilor), controlnd i corectnd greelile gramaticale, de
punctuaie i stngciile lingvistice.
6)Dactilografierea - scrierea cu ajutorul calculatorului sau a mainii de scris, apoi formatarea i
editarea (scoaterea la imprimant).
11
n forma bloc modificat textul se dactilografiaz integral n forma bloc, iar data i
rndurile ce constituie formula de ncheiere i semntura sunt deplasate la dreapta.
Nici una din formele de dispunere a textului n pagin nu are caracter imperativ, fiecare
firm i poate alege forma de prezentare pe care o consider cea mai potrivit.
Formele de prezentare grafic a documentelor i scrisorilor constituie elemente de
evideniere i difereniere a ideilor principale de alte idei, folosesc la separarea clar a unor idei
de altele i, n general, ajut ca textul s fie neles cu uurin de ctre cel cruia i este destinat.
n acest sens, la prezentarea textelor se utilizeaz :
- forme specifice de prezentrare a actelor de ntindere mare i cu coninut bogat i divers (ordine,
decizii, rapoarte etc);
- forme comune de evideniere a corespondenei.
Forme specifice de prezentare. La actele i documentele cu ntindere mare, cu coninut
bogat i variat, se folosesc: mprirea textului n capitole i subcapitole, avnd titluri i subtitluri
distincte; folosirea paragrafelor, a citatelor, a ,,trimiterilor cu note de trimitere, prezentarea
bibliografiilor.
mprirea textului n capitole i subcapitole. n cazul unui text cu ntindere mare, n
care sunt prezentate mai multe idei, se mparte textul n capitole i acestea n subcapitole.
Capitolele si subcapitolele au titluri, respectiv subtitluri, indexate cu cifre sau litere.
Titlurile i subtitlurile rezum ntr-un cuvnd, propoziie sau fraz scurt, coninutul poriunii de
text ce urmeaz. Titlurile i subtitlurile uureaz lectura i nelegerea textului, ceea ce face ca
folosirea lor s fie frecvent indicat.
Titlurile i subtitlurile aferente capitolelor trebuie s fie, de asemenea, echilibrate, cele
de aceeai importan s fie prezentate n acelai fel, diferenierea realizndu-se chiar fr indici.
Folosirea paragrafelor. Paragrafele sunt pri de text desprite printr-un alineat nou.
Primul cuvnt al paragrafului se scrie la o distan oarecare spre dreapta de marginea stng a
textului.
Folosirea citatelor. Uneori, n cadrul textelor, se face apel la reproducerea unei pri de
text din alte lucrri. Citatele se disting de restul textului prin folosirea ghilimelelor. Acestea se
amplaseaz fie la nceputul i sfritul textului reprodus, fie la nceputul fiecrui rnd al citatului.
Pentru un citat reprodus n cuprinsul textului se folosete prima soluie, iar cnd citatul se d ca
alineat separat, se folosete, n general, a doua soluie.
Citatele trebuie s fie foarte exacte. Referinele la citate se plaseaz fie la sfritul
citatului, fie ca o ,,trimitere la o not n subsolul paginii. De obicei, ,,trimiterea se folosete
cnd referina la citat trebuie s fie detaliat, adic s indice sursa: autorul, lucrara, editura, iar n
unele cazuri, chiar alineatul din care s-a citat. n cazul cnd din citatul folosit, o parte din text
poate lipsi nefiind util scopului citrii, atunci n locul textului din citat care nu se folosete, se
introduce un numr de puncte de exemplu :
<<Potrivit atribuiilor principale stabilite prin art. 2 n Legea nr. 45 din 2003 privind
administraia public local, Consiliul local ,,asigur condiii necesare bunei funcionri a
instituiilor locale de nvmnt. de sub autoritatea sa>>
Din textul citatului s-au nlocuit , cu puncte, pri care puteau lipsi.
Folosirea trimiterilor. n cuprinsul unor texte se ivete uneori necesitatea introducerii
unor explicaii complementare. n acest sens, n cuprinsul textului, la locul unde este necesar
explicaia, se introduce un indicativ, asterisc (stelu) sau numr, ce corespunde unei note care se
scrie n subsolul paginii, sub o linie orizontal (la calculator aceasta se face automat, prin
comanda ,,note de subsol), pentru a despri textul de not. Notele se scriu cu intervale simple,
chiar dac textul este scris cu intervale duble. Nota trebuie, obligatoriu, nceput pe aceeai
pagin pe care este anunat.
Prezentarea bibliografiilor. n cazul cnd o lucrare de proporii se fundamenteaz pe un
material documentar mai amplu, la sfritul lucrrii trebuie prezentat bibliografia, pentru a se
13
- indicaii pentru pot (se refer la categoria sau tariful potal, fie la modul de trimitere a
corespondenei). Putem ntlni una din meniunile: par-avion, prin curier, recomandat, postrestant etc. (acestea sunt scrise fie de expeditor, fie de ctre serviciile potale, la cererea
expeditorului).
3.3. Elementele component ale scrisorii
Conform uzanelor internaionale scrisoarea oficial are urmtoarea structur:
antet;
numrul
i
data;
referinele;
adresa
destinatarului;
formula
de
salut/de
adresare;
obiectul
scrisorii;
coninutul;
formula
de
ncheiere/de
salut;
semntura;
anexe.
ANTETUL
n general, hrtia folosit pentru coresponden are antetul tiprit sau gravat, plasat n
partea superioar, pe mijloc sau n partea stng a paginii. Uneori apar completri ale antetului n
subsolul paginii. n lipsa unui antet tiprit acesta este dactilografiat.
Forma i grafica antetelor este extrem de variat, dar el trebuie s fie simplu i cu aspect
plcut, fr elemente ornamentale inutile, ndeplinind, pe lng funcia de identificare i
informare i pe cea de publicitate.
Antetul cuprinde:
- elementul grafic (sigla sau logo-ul. Numai pentru antetele instituiilor centrale de stat, sunt
folosite n antet tricolorul i stema rii.);
- denumirea societii;
- forma sa juridic;
- adresa i sediul central (se indic strada, numrul, localitatea, codul potal, ara);
- numrul de nregistrare la Registrul Comerului;
- codul fiscal;
- contul bancar i banca unde societatea are deschis contul respectiv;
- numrul de telefon, precedat de prefixul oraului, eventual i cel al rii (n cazul
corespondenei cu partenerii strini);
- numrul de fax;
- e-mail-ul.
O hrtie de coresponden coninnd toate informaiile de la adres pn la contul bancar
nu este indicat n orice situaie. De exemplu, pentru corespondena protocolar, pe invitaii la
dineuri i recepii, pentru felicitri, se recomand crearea unui alt model de antet (cu numele
firmei i eventual numele celui care semneaz).
De menionat, faptul c firmele care au relaii de afaceri cu ri din spaiul vorbitor de
limb englez, adresa din antet trebuie s fie aproape identic cu cea care se cere n Romnia din
punct de vedere potal (este important ca potaul s neleag unde s duc corespondena).
Pentru toate cazurile n care nu dispunem de hrtie oficial de coresponden (un cetean
care se adreseaz unei autoriti publice), obiceiul este de a aduga informaii privind autorul
scrisorii, titlul i adresa sa, dup semntur, sau scrise sus n partea dreapt Nu trebuie s ne dm
noi nine un titlu de politee: Domnul sau Doamna.
Exemplu de antet:
15
S.C.
DESING
SRL
Mihai
Bravu
nr.
2,
Bucureti,
Sector
1
Nr.
nregistrare
la
Registrul
Comerului
J/5082/1991
Cod
fiscal
P
1533521
Cont
542327682
BCR-sector
1
Tel/Fax: 2347777, e-mai
NUMRUL I DATA
Numrul i data nregistrrii unei scrisori sunt elemente de mare importan. Ele
determin identitatea scrisorii, momentul de la care curg obligaii (de a rspunde la o scrisoare,
de a executa o lucrare, de a pune n aplicare un ordin etc.) i st la baza clasrii numerice i
cronologice.
Numrul i data se scriu n general sub antet ca i cum ar face parte din acesta sau n
dreapta lucrrii, n partea opus antetului, n dreptul rndului al doilea al acestuia. Denumirea
lunii se scrie n litere (22 octombrie 2002). Pentru a evita confuziile, trebuie s inem seama c
data se scrie diferit n alte limbi. Forma britanic este asemntoare celei romneti: mai nti
ziua i apoi luna (16th january). n SUA i n unele pri ale Asiei se scrie mai nti luna i apoi
ziua (january 16, 2002). Modul standard internaional este anul, luna, ziua.
De asemenea, n cazul unor documente, pe lng dat se indic i locul emiterii acestora.
Locul de emitere se plaseaz naintea datei, data se separ de numele localitii prin virgul.
Numele locului de expediie este, de obicei, numele din antetul tiprit. Excepie fac, de exemplu,
cazurile n care scrisorile se expediaz de la un departament al firmei care se afl n alt ora. n
aceste condiii precizarea locului de expediie mpreun cu data devine obligaie.
REFERINELE
Se plaseaz de obicei n partea stng a colii de hrtie sau n acelai rnd cu data, n
partea dreapt. Referinele sunt incluse n scrisoare n scopul identificrii cu mai mare uurin a
departamentului sau persoanei care a redactat scrisoarea. Referina se noteaz prin abrevierea
Ref. i include iniialele angajatului care a redactat scrisoarea (persoana care se ocup de
problem care face obiectul scrisorii), precum i diferite numere de ordine emise de secretariat
sau registratur, numrul de dosar al contractului etc.
Exemplu:
Ref.: VN/822/1.X.2002.
Exist uzana includerii n scrisoare nu numai a referinelor firmei expeditoare, (our Ref)
dar i cele ale firmei destinatare (your Ref) n scopul identificrii cu uurin a corespondenei
anterioare.
ADRESA DESTINATARULUI
Se plaseaz fie n partea stng a colii de hrtie (pentru forma bloc), fie n partea dreapt
(pentru forma semi-bloc) i se scrie dup sistemul bloc.
Aceasta cuprinde:
denumirea unitii (inclusiv biroul, direcia creia i este destinat scrisoare);
adresa (localitatea precedat de codul potal, str. i nr., judeul, sectorul (pentru Bucureti), ara
(pentru strintate). Adresa poate fi precedat de cuvntul ctre (dup care nu se pune virgul).
FORMULA DE SALUT ( DE ADRESARE)
Plasat de la margine sau de la alineat, formula de adresare se scrie pe rnd separat. Cu
ct autoritatea creia i este destinat scrisoarea se afl mai sus pe scara ierarhic, cu att aceast
inscripie va fi mai evident fa de adres.
Se plaseaz aproximativ la trei spaii sub adresa destinatarului. Dup formula de salut se
pune virgul i nu se recomand abrevierea cuvintelor din formula de salut. Modul n care o
exprimm depinde de formula pe care am folosit-o anterior.
16
Formula cea mai uzitat este Domnule sau Doamn , dac destinatarul exercit o
responsabilitate vom aduga: Domnule primar, Domnule director, Domnule Ministru etc. Exist
funcii care cer un alt apelativ, de exemplu Sire sau Majestate.
Formula de politee cuplat cu titlul funciei nu trebuie urmat i de nume. Primarului
unui ora nu i se scrie: Domnule primar Popescu, ci Domnule primar; o personalitate poate
acumula mai multe responsabiliti care i confer tot attea titluri, poate deine diferite grade
universitare sau onorifice. Ce vom alege? Le vom folosi pe cele care justific scrisoarea. Atunci
cnd ne adresm rectorului unei universiti care prezideaz o campanie de finanare pentru un
organism de ntrajutorare i corespondena se refer la acest campanie, titlul de preedinte l va
eclipsa pe cel de rector, iar destinatarul va nelege natura textului pe care l va citi.
ntr-o coresponden ntre dou persoane egale din punct de vedere ierarhic i care se
cunosc bine se poate aduga la apelativul propriu-zis i Stimate coleg (Domnule rector i stimate
coleg.
Alte formule folosite Stimate Domnule sau Stimat Doamn (urmate fie de numele lor,
fie de funcie, dup cum ne-am adresat).
Exist cuvinte a cror form de feminin este marcat doar prin titluri de politee: Doamna
Ministru, Doamna Judector, etc. (atenie la forma de feminin atunci cnd trimitem o scrisoare n
Frana sau Anglia, SUA, politeea ne oblig s ne informm n prealabil i s respectm opiunea
fiecruia).
OBIECTUL SCRISORII
Se scrie ca prim aliniat al scrisorii dup formula de adresare, precedat de cuvintele
Referitor la sau Ref., rolul su este de a prezenta succint problema tratat n scrisoarea
respectiv i de a uura operaia de ndrumare i de clasare a corespondenei. Includerea
obiectului scrisorii nu este obligatorie i poate fi emis n cazul n care problema tratat n
scrisoare este prezentat pe scurt n primul paragraf al ei.
CONINUTUL SAU TEXTUL PROPRIU-ZIS AL SCRISORII
Reprezint partea esenial a scrisorii i de aceea trebuie redactat cu deosebit atenie.
Cuprinde:
- paragraful de introducere;
- mesajul (sau cuprinsul);
- ncheierea;
Cele trei pri se scriu cu aliniat i se separ eventual printr-un spaiu dublu fa de
distana dintre rnduri la care este scris textul.
INTRODUCEREA
Este strns legat de obiectul scrisorii la care face referire sau pe care l conine, de
exemplu: confirmarea primirii unei corespondene, mrfuri, documente, formularea unui rspuns
la o scrisoare anterioar etc.
n corespondena comercial, introducerea const n formule tip, dar care nu trebuie s fie
lipsite de politee i de un anumit caracter personal (n funcie de destinatar).
Exemple:
Prin prezenta v informm c
v aducem la cunotin c
Pentru confirmarea dumneavoastr v comunicm c
Avem plcerea de a v informa c
a v aduce la cunotin c
Suntem ncntai/bucuroi/fericii s v informm c
Ca rspuns la scrisoare dumneavoastr nr. din data de
Ne-a fcut plcere s primim scrisoarea dumneavoast din
MESAJUL (CUPRINSUL)
17
18
Astfel de cereri adresate administraiei publice pot fi: cereri de aprobare i autorizaii,
cereri de avizare, cereri de remitere de acte etc. Tot cereri oficiale sunt cele de chemare n
judecat sau de executare silit, cererea de arbitrare etc.
Caracteristicile de redactare a cererii oficiale: fiind vorba de o scrisoare de iniiativ,
aceasta ntrunete toate caracteristicile scrisorii de iniiativ, ca structur i formule
caracteristice. De exemplu: ,,V rugm a aviza.; Prin prezenta v supunem spre
aprobare; ,,V rugm a dispune; V rugm ca n conformitate cu s ne etc.
Tratarea se face dup modalitatea indirect, ncepnd cu concluzia (ntruct se solicit un
anumit lucru) i continund cu motivarea. La anumite cereri, cum sunt cele adresate organelor
judectoreti sau altor organe de stat, este necesar o motivare dezvoltat sau anexat ntr-un
memoriu. n alte cazuri, n care se solicit, de exemplu, eliberarea unor acte personale, originale
sau copii legalizate, motivarea nu este ntotdeauna necesar.
Precizarea de la nceput a concluziei, a obiectului cererii, este necesar nu numai
persoanei a crei funcie o ndreptete s o rezolve, ci i secretariatului care poate determina, de
la nceput, compartimentul sau persoana n a crei sfer de atribuii este cuprins problema
enunat n cerere.
Cererea trebuie s fie clar, fundamentat i precis. Din concluzie trebuie s reias ce se
cere, iar din motivare pe ce baz se cere.
Cererea personal - este o scrisoare prin care o persoan fizic, n calitate de cetean
sau salariat, solicit din partea organizaiei unde lucreaz sau din partea instituiilor i organelor
de stat care ndeplinesc servicii publice anumite drepturi prevzute de lege.
Cererea personal se mai numete i petiie, cel care o adreseaz petiionar, iar dreptul,
prevzut de lege, drept de petiionare. Dreptul de petiionare este reglementat prin lege, care
garanteaz exercitarea lui. Legea prevede i modalitile de exercitare i sanciunile pentru
unitile sau salariaii care nesocotesc acest drept.
Problematica cererilor personale este foarte variat:
- n raporturile dintre salariai i unitile n care lucreaz intervin cereri de: eliberri sau
certificri de acte, adeverine, cereri de concediu, de transfer, de trecere la o alt categorie de
retribuie, de plat a alocaiei pentru copii sau altor drepturi bneti, cereri de recomandare
pentru a urma sau a fi nscris ntr-o form de nvmnt etc.;
- n cazul n care un cetean dorete s lucreze sau s activeze ntr-o instituie intervin: cereri de
angajare, de nscriere ntr-o form de nvmnt sau la cursuri organizate, de nscriere ntr-o
asociaie de profil;
- n cazul n care o persoan dorete s obin un act administrativ care s-i confere un complex
de drepturi i obligaii se fac cereri de: pensionare, carnete auto, diplome colare etc. Astfel de
cereri presupun, ns, dreptul persoanelor de a le obine, pe baza desfurrii unei activiti
anterioare, ca: exercitarea unei meserii sau profesii ntr-o unitate pe o perioad corespunznd
cerinelor legii, frecventarea unei coli de conducere auto, absolvirea unui ciclu de nvmnt
etc.;
- n cazul n care cetenii doresc s li se stabileasc drepturi sau obligaii determinate de ctre
administraia public: cerere de stabilire a obligaiei administrative a unei persoane de a plti
impozitele pe venit, pentru locuine sau mijloace de transport personale; cerere de atribuire a
unui teren pentru construcia de locuin proprietate personal, cererea de autorizaie, de
certificare a unei anumite meserii;
- n cazul n care cetenii doresc s obin anumite drepturi: cerere de primire a copiilor n
cmine i crete, cerere de primire a unor vrstnici fr copii n cmine, cereri de ajutor social,
cerere de stabilire a unei succesiuni etc.;
- n cazul n care o persoan se consider lezat n drepturi, constat o nclcare a legii, intervin
cereri adresate organelor de justiie i parchetului.
22
23
25
n mod obinuit, ofertele se transmit prin pot, fax, e-mail, n cadrul reclamei comerciale
prin pres, radio, televiziune, afiaj, prin reprezentani sau pe cale telefonic (dac n prealabil se
realizeaz o nelegere pe baza unor discuii ntre delegai, este bine s fie confirmat letric).
Aparent, doar mesajele care provin pe aceste ci pot constitui oferte. n realitate, ofertarea
unui produs sau serviciu, poate avea nfiri dintre cele mai neateptate.
Aa de exemplu, instalarea unui automat pentru ngheat ntr-un loc public reprezint un
mod de a face o ofert. Oricrui trector i se ofer un produs bine determinat n schimbul unei
anumite sume de bani. Dac trectorul introduce n automat suma precizat, el este n drept s
primeasc exact produsul descris, n cantitatea menionat. La fel, orice chioc care pune n
vnzare bilete pentru mijloacele de transport n comun, face ceea ce se cheam o ofert: pentru
fiecare bilet vndut, contra unei sume de bani, se va asigura cumprtorului o cltorie pe unul
din traseele existente.
Cu ct oferta cuprinde mai multe elemente i acestea sunt mai precis formulate, cu att
obligaiile pe care i le asum ofertantul sunt mai numeroase i mai stricte. n rile occidentale,
nici nu este nevoie de o descriere n cele mai mici amnunte a produsului sau serviciului oferit,
pentru c acolo exist standarde minime de calitate i reguli de comer consacrate, exist legi
pentru protecia consumatorului etc. n Romnia, legislaia este nc slab reprezentat n aceast
privin.
O ofert comercial nu este neaprat o ofert scris. Putem vorbi despre oferte scrise sau
verbale, ca i de oferte explicite sau tacite. Mesajele tacite pot constitui, n anumite condiii, i
mesajele publicitare lansate pe canalele mass-media. Exist un criteriu suficient de simplu i de
clar care ne arat cum s deosebim o reclam de o ofert. Astfel, atunci cnd un productor de
automobile, prezint un nou model ntr-un spot publicitar televizat, fr indicaii de pre sau alte
precizri care s incube obligaii, nu poate fi vorba de o ofert n sens juridic. Atunci cnd un
distribuitor de computere menioneaz ntr-o scrisoare de reclam date precise legate de pre,
condiii de livrare, de plat etc., el nu face doar promovarea produsului, ci i o ofert care l
angajeaz din punct de vedere juridic.
Tipuri de ofert
Din punct de vedere comercial, deosebim patru categorii de oferte i anume:
1) oferta nesolicitat - este o scrisoare trimis de ofertant din proprie iniiativ i se adreseaz
unor clieni cunoscui sau necunoscui;
2) ofert solicitat - este rspunsul la o cerere de ofert;
3) oferta repetat - n situaia cnd este rennoit o mai veche ofert sau se transmite o variant a
acesteia;
4) oferta la contraofert - se practic atunci cnd clientul rspunde la o ofert anterioar printr-o
contraoferta, n care el accept doar o parte din marfa oferit sau din condiiile menionate.
Din punct de vedere juridic, respectiv al obligaiilor pe care i le asum ofertantul
distingem mai multe tipuri de oferte:
1) oferta ferm - este oferta asupra creia vnztorul nu mai poate reveni. n cazul n care
destinatarul a acceptat o ofert ferm, atunci aceasta devine obligatorie pentru ambele pri ca i
un contract. Pentru acest motiv, n cazul n care se utilizeaz oferta ferm, nu se mai ncheie
contract de vnzare-cumprare ntre pri, comenzile i execuia lor, fcndu-se pe baza ofertei
ferme.
2) oferta fr clauze speciale - chiar dac nu include precizri privind o anumit dat pentru
primirea comenzii sau alte ndatoriri deosebite i acest tip de ofert genereaz obligaii, de o
parte i de alta, astfel:
a) atunci cnd oferta este prezentat direct unei persoane, aceasta trebuie s o accepte imediat sau
s o decline. n caz contrar, oferta se stinge.
b) regula de mai sus este valabil i pentru cazul n care oferta este prezentat telefonic sau prin
fax.
26
c) oferta prezentat printr-o scrisoare este considerat valabil ntr-un interval de timp suficient,
pentru a se trimite o comand sau orice alt tip de rspuns. n cazul corespondenei potale, acest
interval este de 7-14 zile.
3) oferta cu termen - este practicat n situaia n care ofertantul nu are certitudinea c poate
asigura aceleai condiii dincolo de o anumit limit de timp. n acest caz, se menioneaz un
termen n intervalul cruia oferta rmne valabil.
5.3. Refuzul la ofert
Orice ofert primit prin pot sau fax, merit s fie citit. Dac oferta nu intereseaz,
nerspunznd la ea, implicit nseamn refuzul. A nu rspunde este modalitatea cea mai comod
de a refuza o ofert, dar uneori merit s ne facem timp pentru a scrie un refuz. A rspunde unei
oferte n situaia de refuz este un act de politee. El nu este costisitor, mai ales cnd exist deja un
rspuns tip n calculator. Dac o ofert este refuzat prin telefon, de multe ori ofertantul nu poate
s ofere direct condiii mai bune; el trebuie s-i calculeze n linite ctigul. Exist n afaceri cel
puin dou situaii n care se recomand a se formula un rspuns n scris, i anume:
1) atunci cnd oferta intereseaz, dar nu convin preurile i exist posibilitatea ca ofertantul s
revin cu o nou ofert mai convenabil;
2) atunci cnd se consider c ofertantul este o firm interesant i este posibil ca n viitor,
ofertele lui s ne fie de folos.
Refuzul n scris are, nainte de toate, scopul de a ine deschis ,,ua pentru afaceri
viitoare.
Structura scrisorii de refuz
1) Referina conine numrul ofertei i data ofertei numai aa refuzul poate fi clar localizat.
2) Introducere se mulumete ofertantului pentru ofert.
V mulumim c ne-ai trimis oferta dumneavoastr, pentru c faiana este un produs care
ne intereseaz.
3) Respingerea. Motivarea de ce nu este acceptat oferta (un pre prea mare, termen de livrare
inacceptabil, calitatea nu corespunde, etc.
Din pcate, condiiile nu sunt convenabile:
a) preuri prea mari,
b) intervalul de timp prea mare ntre comand i livrare.
4) ansa pentru o comand ulterioar.
5) ncheierea asigurarea ofertantului c poate reveni cu alte oferte.
Am dori cu plcere s colaborm cu dumneavoastr i v ateptm cu noua ofert care trebuie s
ne parvin pn cel mai trziu 2 septembrie a. c.
6) Formula de ncheiere i salut.
7) Semntura.
5.4. Comanda
n urma analizei ofertei, (acceptrii ei) cumprtorul transmite ofertantului comanda de
mrfuri sau servicii, sau dup ncheierea contractului, de regul prin:
- formular de comand tip;
-scrisoare de comand nregistrat sau recomandat;
- ambele, n acest caz scrisoare avnd ca scop precizarea anumitor detalii ale comenzii sau ale
unor instruciuni ale cumprtorului;
- returnarea ofertei sau a facturii proforma contrasemnat de cumprtor;
- telex sau fax.
Mai rar, comanda se transmite telegrafic, telefonic, sau verbal (cu confirmare letric).
27
Comanda este obligatorie din punct de vedere legal, de aceea trebuie s se acorde cea mai
mare atenie claritii i preciziei formulrii. Scrisoarea de comand cuprinde toate elementele
unei scrisori oficiale: antet, numele i adresa destinatarului, numr de ordine dup specificaia
actului (comanda numrul data ).
Textul comenzii este compus din enumerarea produselor ce urmeaz a fi livrate, simbolul
acestora, unitatea de msur, cantitatea, preul unitar, valoarea total, termenul de livrare, modul
de plat, mod de expediere etc. (Calitatea de baz a comenzii este precizia, de aceea scrisoarea
trebuie s cuprind toate datele necesare identificrii produsului).
Comanda mai cuprinde o formul de introducere (,,v rugm a ne livra materialele de mai
jos, sau ,, Confirmm cu mulumiri primirea ofertei dv., pentru . i dorim s comandm ,
dup cum urmeaz).
n cazul n care comanda ine loc de contract (de exemplu pentru mrfurile sau serviciile
de mic valoare) ea va cuprinde n mod obligatoriu toate elementele contractului.
n multe cazuri, pentru ntocmirea comenzii, beneficiarul solicit date suplimentare fa
de cele cuprinse n ofert, furnizorul comunic eventualele modificri ale ofertei, face precizri
care nu au fost cuprinse n ofert.
5.5. Contractul
Contractul este un acord de voin ntre dou sau mai multe persoane, stabilit n condiii
legale. Acordul produce efecte juridice, constnd n drepturi i obligaii contractuale ale prilor.
Ca form, contractul se prezint ca o succesiune de clauze ntr-o ordine asupra creia prile
semnatare au convenit. Este de preferat ca aceast succesiune s urmreasc derularea n practic
a operaiunilor commercial.
Pentru ca un contract s fie valabil i s poat produce efecte juridice (drepturi i
obligaii) ntre pri, el trebuie s ndeplineasc o serie de condiii, i anume:
-capacitatea prilor de a contracta;
- consimmntul valabil al prilor ce se oblig;
-un obiect determinat;
- o cauz licit (o motivaie, un interes, un drept pe care legea le recunoate n mod expres sau le
tolereaz).
Contractele stabilite ntre pri prin liber consimmnt sunt:
Dup form: formale (cu coninut standard) i neformale (clauzele fiind n acest caz
stabilite, n mod convenional, prin acordul prilor, cu respectarea condiiilor de validitate.
Dup modul de exprimare a consimmntului: scrise (n care acordul este consemnat n
mod expres n scris, fie printr-un contract propriu-zis, aa zisul ,,nscris unic, fie prin
transmiterea de documente ) i nescrise (ncheiate verbal, telefonic, printr-o strngere de mn
etc.).
Dup modul de participare a contractanilor la ncheierea nelegerii: convenii n care
prile se afl n contact nemijlocit i convenii n care acordul intervine prin coresponden.
Dup obiectul contractului: varietatea conveniilor este extrem de mare: de la contracte de
nchiriere, leasing i arendare la cele de vnzare-cumprare, de donaie sau de mprumut, de la
contractele de gaj i ipotec la cele de prestri servicii, de la contractele de munc sau de
management la cele de societate etc.
Cea mai eficace modalitate de ncheiere a unei convenii este contractul sub form de
nscris unic, n prezena i sub semnturile ambelor pri. n aceast formul pot fi stabilite, fr
vreo urm de dubiu, toate obligaiile i drepturile contractuale, legate de cele mai mici detalii
care pot avea semnificaie n contextul nelegerii intervenite.
Structura unui contract cuprinde:
28
- s fie scris pe un ton impersonal i constructiv, s evite tonul acuzator, innd seama c
partenerul este cointeresat n salvarea contractului;
- s indice baza legal a reclamaiei;
- s indice documentul pe care se fundamenteaz reclamaia;
- s indice termenele de executare a reparrii prejudiciilor sau plata despgubirilor;
- s indice contul emitentului, pentru primirea contravalorii despgubirii sau a diferenelor de
pre.
n general reclamaiile pot fi generate de:
- culpa(vina) vnztorului;
- vina cumprtorului;
- vina ambelor pri;
- vina unei tere persoane (cnd transportul este realizat de o ter persoana);
- cauze de for major.
Reclamaiile cumprtorului pot avea urmtoarele cauze: deficiene cu privire la marf:
cantitate, calitate, deficiene n serviciile prestate de vnztor, ntrzieri n livrare, ambalaj
defectuos sau necorespunztor, mrfuri avariate, documente cu erori, nerespectarea indicaiilor
cumprtorului n ceea ce privete transportul, ambalajul, marcajul, depozitarea etc.
Reclamaiile vnztorului pot avea urmtoarele cauze: nerespectarea de ctre cumprtor
a condiiilor de plat, ntrzierea plii, neplata contravalorii mrfurilor, nedeschiderea
acreditivului conform prevederilor contractuale, nepunerea mijlocului de transport la dispoziia
vnztorului (dac acest lucru a fost prevzut n contract).
De asemenea, reclamaiile pot fi reale sau false, ntemeiate sau nentemeiate.
Rspunsul la reclamaie trebuie s fie prompt i redactat pe un ton ct mai calm i
politicos. Rspunsul poate fi de acceptare sau de refuz a reclamaiei. Rspunsul de acceptarea a
reclamaiei trebuie:
- s prezinte scuze pentru neplcerea cauzat partenerului, s exprime regretul pentru cauza care
a generat reclamaia;
- s prezinte o scurt explicaie n legtura cu apariia cauzei reclamaiei i s solicite timp pentru
studierea reclamaiei, atunci cnd este cazul;
- s prezinte modalitatea sau cile de soluionare a reclamaiei, s specifice compensaia oferit;
- s se ncheie cu o expresie de bunvoin i de ncredere n posibilitatea restabilirii bunelor
relaii cu partenerul.
Refuzul de acceptare a reclamaiei trebuie:
- s cuprind motivele pe care se ntemeiaz refuzul, motive bazate pe fapte verificabile, pe
documente, pe dispoziii legale n vigoare;
- s aib un stil moderat i politicos;
- s exprime n ncheiere regretul i dorina de a continua i n viitor bunele relaii.
AVIZUL DE INSOIRE A MRFII
Este un act cu caracter contabil, dar prezint i elemente de coresponden, el fiind
totodat i un rspuns la nota de comand. Forma avizului de nsoire a mrfii este tipizat i
cuprinde datele de identificare fiscal att ale furnizorului, ct i ale beneficiarului, datele
defalcate pe pre unitar i cantiti ale mrfii, semntura delegatului i a primitorului.
SCRISOAREA DE GARANIE BANCAR
Reprezint unul din cele mai uzitate elemente ale corespondenei comerciale i are
caracter juridic de acoperire a eventualelor creane ntre creditor i debitor. Este una dintre cele
mai eficiente forme de asigurare. Prin acest document, o banc agreat de partener garanteaz
plile acestuia. Dac partenerul nu respect scadena, creana este executat automat, suma
datorat fiind transferat n contul creditorului din contul debitorului. Efectele benefice sunt
30
31
Faxul nu este mijlocul de comunicare indicat pentru urrile de sfrit de an, cu o excepie, dac
cineva a fost uitat, n ultim instan se va trimite urarea prin fax, dect deloc.
Acordul de principiu este necesar n cazul demarrii unei proceduri de achiziie public
de ctre un compartiment specializat (ex.: pentru Direcia Sisteme Informatice, este necesar
acordul de principiu al Direciei de Buget, care confirm existena surselor financiare i alocarea
n fila de buget).
Ca element al corespondenei interne, acordul de principiu nu are o form specific, el
putndu-se manifesta prin aviz favorabil prealabil pe un referat supus aprobrii sau ca atare,
printr-un act distinct, care va purta titlul de ,,acord de principiu, ori ca adres n care obligatoriu
se ntlnete fraza ,,ne exprimm acordul de principiu fa de ... Exist situaii n care acordul
de principiu sub forma avizului prealabil este obligatoriu pentru valabilitatea unei decizii.
Att punctul de vedere, ct i acordul de principiu reprezint de fapt rspunsuri la alte
elemente ale corespondenei interne, ele neputnd fi iniiate din oficiu (excepie face punctul de
vedere pe marginea unor proiecte normative sau regulamente).
Scrisoarea nsoitoare de acte are o larg utilizare, att n corespondena intern, ct i
n cea extern i este poate cea mai clasic form de coresponden; are un caracter intern cnd
nsoete lucrri redirecionate ntre compartimentele aceleai instituii sau n cazul transmiterii
de la un compartiment la altul, n cadrul unei proceduri de avizare n etape: ea pstreaz forma
unei adrese obinuite, cu menionarea, n formula de introducere a cauzelor care au determinat
trimiterea de acte.
Actele trimise sunt trecute n cuprinsul scrisorii de nsoire, iar la anexe se menioneaz
numai numrul lor; poate lua forma unui borderou, cnd avem mai multe documente transmise n
anex. Scrisoarea nsoitoare de acte poart nr. de registratur, datele expeditorului, datele
destinatarului, semntura.
Memo sau nota intern n instituii, firme se practic frecvent comunicarea ntre
compartimente, servicii, birouri sau persoane, prin intermediul memorandum-ului sau notelor
interne, fiind alturi de telefon, una dintre principalele modaliti de comunicare intern ntr-o
firm. Nota intern, n plus fa de comunicarea telefonic, i pstreaz caracteristica de fil de
agend i are i avantajele unei comunicri scrise, fiind nregistrat ntr-un dosar. Sunt folosite
pentru transmiterea informaiilor urgente, ntrebrilor, instruciunilor; sau, ntr-o form mai
lung, pot servi ca raport.
n acest tip de coresponden nu se folosesc formule de politee la nceput i sfrit,
politeea fiind subneleas. Mesajul notei interne trebuie s fie ct mai scurt, fiind format de
obicei dintr-o singur idee.
Majoritatea instituiilor utilizeaz formulare standardizate pentru notele interne, dar chiar
dac acestea nu sunt folosite, o not intern are patru pri n antet: ,, Pentru. (numele
destinatarului), .,,De la (numele expeditorului). ,,Data..(ziua, luna, anul) i ,,subiectul (o
fraz scurt). Cteodat, poate include i denumirea departamentului i numrul de telefon al
expeditorului.
Procesul-verbal este documentul prin care se consemneaz cu exactitate fapte, aciuni,
discuii i hotrri ale unei adunri constituite, poate cuprinde soluii sau msuri. Exist mai
multe tipuri:
- proces-verbal de constatare (pe formulare tipizate);
- proces-verbal de predare-primire a unei gestiuni;
- proces-verbal de consemnare a unei edine.
innd cont de aceast clasificare, procesul-verbal poate avea form i coninut diferit.
Procesul-verbal de constatare se ntocmete de ctre una sau mai multe persoane
mputernicite de un organ de stat, inspectorate i inspecii din cadrul organelor centrale sau locale
de specialitate din administraia public (Inspectoratul sanitar, Inspectoratul pentru controlul
calitii etc) Acestea pot aplica sanciuni administrative, n baza proceselor verbale ncheiate. De
obicei se ncheie pe formulare tipizate i au urmtoarea structur: antetul instituiei; titlu i
obiectul procesului verbal; nr. de ordine i data; numele i calitatea persoanei sau persoanelor
35
vedere relaional, n interiorul unei autoriti administrative, referatul face legtura ntre sfera
execuiei i cea a deciziei. Referatul se utilizeaz n toate domeniile de activitate.
Referatul poate fi: de necesitate, de aprobare a cheltuielilor, de propunere a aplicrii de
sanciuni disciplinare etc. Prin referate se propun soluii tehnice i organizatorice menite s duc
la mbuntirea muncii sau la buna desfurare a unor aciuni. Ele se redacteaz din dispoziia
conduceri sau din oficiu i se prezint sub form scris original.
Raportul spre deosebire de referat, poate fi utilizat i n exteriorul autoritii publice
respective pe cale ierarhic, de la nivel inferior spre nivelul superior. Se prezint sub form scris
i nu necesit n mod obligatoriu rspuns sau aprobare. Cerina major, pentru a se asigura
eficiena rapoartelor, este de a le prezenta ntr-o form clar, cu coninut edificator, bazat pe
cunoaterea temeinic a problemei, cu concluzii convingtoare, argumentate.
Raportul cuprinde, de obicei, o expunere fcut de un membru al unui organ de control cu
privire la ndeplinirea unei sarcini sau atribuii de serviciu, semnalarea unor stri de lucruri,
prezentarea situaiei activitii ntr-un compartiment de munc.
Rapoartele se fac din oficiu sau ca urmare a dispoziiei date de organul cruia i se
prezint, ori n temeiul unor prevederi exprese ale unor acte normative.
Darea de seam este documentul care cuprinde expunerea i analiza activitii unei
uniti, ntr-o anumit etap. Darea de seam este prezentat de conducere n faa colectivului de
salariai sau de acionari n adunarea general, n edina de analiz a muncii, edin care poate
avea loc lunar, trimestrial sau anual. Se ntocmete pe baza rapoartelor de activitate prezentate de
compartimentele subordonate i a informaiilor organelor de conducere. Prezentarea activitii se
face n spirit critic i autocritic, confruntndu-se sarcinile prevzute n planul de activitate cu
datele concrete ale realizrilor obinute. Se analizeaz atent lipsurile i cauzele acestora, precum
i greutile ntmpinate i se fixeaz sarcini precise pentru etapa urmtoare.
n adunarea general, dup citirea drii de seam, se fac completri. De asemenea, se
discut problemele ridicate, se fac propuneri, se iau hotrri. Darea de seam se alctuiete n
mod obinuit dup un plan i cuprinde:
titlul ,,Dare de seam i se specific a cui activitate se prezint); perioada pentru care se
prezint darea de seam; introducerea (se fac consideraii asupra condiiilor n care se
desfoar activitatea); obiectivele desprinse din planul de activitate; analiza activitii pe
perioada dat; realizrile; lipsurile i cauzele lor; greutile ntmpinate; concluziile i
propunerile.
Darea de seam poate fi: intern i cuprinde analiza activitii proprii pe o anumit perioad i
extern i cuprinde centralizarea datelor unitilor subordonate; poate fi statistic i contabil.
Petiiile reprezint un element exclusiv al corespondenei externe i sunt cererile
petenilor (persoane fizice sau juridice) adresate administraiei, pentru a face sau a nu face un
anumit lucru, pentru a emite un act administrativ. A nu se face confuzie ntre petiie i plngere.
n timp ce petiia reprezint o cerere adresat administraiei, plngerea reprezint prezentarea
unei situaii de fapt care lezeaz interesele unei persoane.
Petiia nu are o form standard, ns trebuie s cuprind anumite elemente obligatorii: cui
se adreseaz; numele, adresa i toate datele de identificare ale petentului; problema concret
adus n faa administraiei; motivaia solicitrii; semntura i data.
Acte de dispoziie i decizie
Activitatea de baz a fiecrei organizaii, activitate care deriv din legea lor organic, este
adus la ndeplinire de organele de conducere prin ordine, decizi, dispoziii, i care au un caracter
obligatoriu.
Ordinul este un act specific ministrului, i are valabilitate pentru ramura de activitate pe
care o coordoneaz. Este un act de dispoziie, la fel ca i decizia. n unele uniti economice (n
funcie de dependena lor) ordinul primete utilitate identic cu decizia, iar elementele pe care
trebuie s le cuprind un ordin sunt, de cele mai multe ori, identice cu cele ale deciziei.
37
n unele cazuri, funciile ordinului sunt cumulate cu cele ale circularei, obinnd astfel un
nou tip de document ordinul circular.
Decizia este un act de dispoziie ce se emite de conducerea unitii pentru imputarea
unor lipsuri, pentru schimbarea din funcie a unor persoane care s-au dovedit necorespunztoare,
pentru sancionarea unor salariai vinovai etc.
Dispoziia poate fi dat de orice persoan cu funcie.
Instruciunile sunt, n general, acte completitive, explicative, de detaliere a unor acte
cu caracter normativ (legi, ordine etc). Ele au acelai caracter normativ ca i reglementrile pe
care le nsoesc. Sistematizarea instruciunilor se face pe pri, capitole, articole, paragrafe etc.
Circulara este documentul prin care un organ ierarhic superior, transmite unitilor din
subordine, concomitent i cu acelai coninut dispoziii sau ndrumri. O caracteristic de
dactilografiere a scrisorii circulare const n aceea c ea se scrie n mai multe exemplare, adresa
destinatarului completndu-se pe fiecare exemplar separat. Copiile, avnd valaorea originalului,
se expediaz cu semntura conductorului i tampila unitii.
Scrisorile de acest tip au un titlu, ca n cazul actelor, i un numr propriu de ordine (ex.:
,,Instruciune nr, ,,Circulara nr.).
Actele doveditoare sunt actele care se elibereaz la cererea persoanelor fizice sau
juridice, n scopul atestrii unor caliti sau al recunoaterii unor drepturi.
Adeverina este documentul emis de o unitate la cererea unei persoane fizice prin care
se atest un drept, un fapt, o situaie. Adeverina se elibereaz pe baza unor acte, documente,
registre etc., n care sunt consemnate elementele care fac obiectul adeverinei. De ex. adeverina
eliberat de circa financiar pe baza rolului financiar, prin care se atest existena sau inexistena
unui debit; adeverina eliberat celor care frecventeaz o form de nvmnt pe baza
documentelor colare; adeverina eliberat de uniti salariailor care i desfoar activitatea n
cadrul acestora este cel mai frecvent tip de adeverin, eliberat pe baza deciziilor de ncadrare, a
datelor nscrise n carnetul de munc etc.
Elementele adeverinei sunt: antetul, numrul i data, titlul ,,adeverin, atestarea
dreptului sau faptului respectiv, indicarea scopului (,,prezenta a fost eliberat pentru a-i servi
la), semntura (semnturile), tampila unitii emitente. n ultimul timp sunt formulare
tipizate.
Certificatul este un document eliberat de un organ de stat specializat, prin care se atest
drepturi sau fapte deosebite: certificat de cstorie, de studii, de deces etc.
Certificatele sunt documente tipizate, cu rubricaie specific , pentru faptele care se atest i care
sunt extrase, n general, din registre.
Delegaia este actul care atest delegarea de autoritate, n mod expres, a unei anumite
persoane, pentru o anumit problem sau grup de probleme, pe o perioad de timp determinat.
Pe baza delegrii de autoritate sub forma delegaiei, o persoan l reprezint pe emitentul
actului i acioneaz cu depline puteri n numele acestuia, n problemele menionate expres n
delegaie. Este un act de larg rspndire, specialitii din uniti fiind delegai pentru a participa
la edine, contractri, recepionri de produse sau lucrri, control, verificri etc.
Personalul oficiilor juridice este delegat a reprezenta interesele unitii n justiie.
n afara elementelor obinuite ale oricrui document oficial (antet, nr., dat, semntura,
tampil), ca elemente obligatorii specifice delegaiei apar: titlul ,,delegaie, obiectul delegaiei,
actul de identitate al delegatului (B.I. cu nr., seria i emitentul), perioada de valabilitate a
delegaiei.
Chitana este un nscris prin care se certific predarea-primirea unei sume de bani. Ea
cuprinde ca elemente obligatorii : titlul ,,chitan, data, numele i adresa celui care a predat
suma de bani, suma de bani (n cifre i litere), semntura celui care a predat i a celui care a
primit. Chitana poate fi un act tipizat, i anume, pentru plile fcute unor organe de stat.
38
Citaia reprezint invitaia oficial scris, prin care persoanele fizice sau juridice (prin
reprezentantul legal) sunt chemate s se nfieze la o anumit dat n faa unei instane
judectoreti sau a altei autoriti. Persoanele citate de organele judectoreti pot avea calitatea
de prte sau de martori. Este corespondena cu form tipizat i cuprinde urmtoarele elemente:
autoritatea emitent (instana, gradul, localitatea, secia sau completul); numele
corespondene ,,CITAIE, destinatarul i datele de identificare unde urmeaz a se ndeplini
procedura; se precizeaz obiectul citaiei (nr. dosar, cauz, pri), este datat, semnat i
tampilat.
Notificarea are rol de ntiinare fcut formal i se utilizeaz att n relaiile comerciale,
ct i n cele juridice. Notificarea se face formal n mai multe exemplare, dup caz, i cuprinde:
datele celui care notific, numele corespondenei, datele celor notificai, elementul de coninut al
notificri, numrul de exemplare, efectele ce deriv din prezenta notificare pentru cei n cauz,
semntura celui care notific, autoritatea care a autentificat sau legalizat notificarea.
41
CURRICULUM VITAE
Florentina
Str.
Narciselor,
BUCURETI,
Tel.:
6
30
de
l copil
POPESCU
nr.
44
sector
FOTO
3
767
ani,
347
cstorit
PREGTIRE
1990:
EXPERIEN PROFESIONAL
1990-1992: Stagiul la ziarul Romnia Liber, la serviciul Externe:
cercetri documentare.
1992-2000: Societatea Europresse (150 de salariai cifra de afaceri)
Editare reviste tehnice de construcii.
- director de comunicare la departamentul de relaii publice.
Am creat acest post, am dus o politic de promovare direct a publicaiilor, sporind astfel tirajul
cu 26%.
Am organizat mese rotunde ntre profesionitii din construcii, care au permis redaciei s
modernizeze revista, rspunznd mai precis cerinelor cititorilor.
Am organizat reprezentarea societii n expoziii, permind astfel contactarea de noi clieni.
Din 2000: Societatea Petrox-Romnia (petrochimie, filial a Petrox, cu sediul
Social la Dallas SUA 2700 persoane cifra de afaceri de ... mii lei.
- director de comunicare intern
Am conceput i s-a realizat un film despre firma noastr care a fost premiat la Festivalul
internaional al filmului de firme.
Am creat, redactat i difuzat o revist de firm care a nlocuit alte forme de informare tehnic
existente.
42
DIVERSE
Engleza: curent
Germana: curent
CURRICULUM VITAE
Nume:
Prenume:
Data si locul nasterii:
Starea civila :
Adresa :
Obiectiv :
POPESCU
Daniela Alida
11 octombrie, Buzau
Necasatorita
Calea Cringasi nr. 12, Bucuresti
Studii :
1994-1998:
1998-2002:
Experienta:
Martie-Iunie 2000:
Iunie 2000-prezent :
Alte informatii :
Limbi straine:
Hobby:
muzica si calatoriile
Scrisoare de recomandare
Radio Romania-Europa
Bucuresti, Str. Narciselor 55 sector1
Tel.: 433 22 23 Fax: 4332424
Http:// www.radio.ro-eur.ro
RECOMANDARE
Doamna Popescu Amelia, nascuta in data de 12 octombrie 1970 la Brasov, a
lucrat in calitate de colaborator permanenet la postul nostru de radio in perioada 1
martie 1999-31 octombrie 2004.
Doamna Popescu a activat, in principal, in cadrul Redactiei Stiri Locale,
avind responsabilitatea pregatirii materialelor pentru buletinul de stiri. Totodata, pe
baza unor subiecte pe care le propunea conducerii redactiei, doamna Popescu a
realizat saptaminal cite un interviu si un reportaj cite 15 minute fiecare. Pe linga
aceasta, doamna Popescu a realizat si o serie de materiale radiofonice pentru
Redactia culturala : cronici de teatru, reportaje privind manifestarile Festivalului
Tudor Arghezi etc.
Doamna Popescu si-a incheiat activitatea la postul de radio RomaniaEuropa, la dorinta sa, in data de 1 noiembrie 2002, deoarece si-a mutat resedinta in
orasul natal Brasov.
Avem convingerea ca doamna Popescu Amelia va realiza in continuare o
frumoasa cariera in domeniul journalistic si o recomandam cu toata caldura.
44
DIRECTOR GENERAL,
Victor Popa
Bibliografie :
1. Alexei Palii. Cultura comunicrii. Chiinu: Epigraf, 2011.
2. Borcoman Raisa. Corespondena economic i juridic. Chiinu: ASEM,
2010.
3. Cvasni-Ctnescu Maria. Elemente de retoric romneasc. Bucureti: ALL
Educaional, 2001.
4. .. , . , 2006.
5. .
. , 1996.
45