Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
GHID PRACTIC
MISIUNEA DE AUDIT INTERN
PRIVIND
INTRODUCERE
Achizitiile intr-o institutie publica reprezinta o functie suport importanta, fiind un domeniu
de preferinta pentru auditorul intern, justificata in mare masura de ponderea acestora, de
multitudinea de procese care sunt derulate si in mod implicit de riscurile care le sunt atasate.
persoana juridica, alta decat cele de mai sus, si care a fost infiintata
pentru a desfasura activitati de interes public fara caracter comercial
Produs orice obiect fizic sau altfel de bun, cuprins in CPSA, care nu este
definit ca fiind serviciu sau lucrare.
Licitatie deschisa
Licitatie restransa
Negociere competitiva
Cerere de oferta
Concurs de solutii
- poate fi:
PREGTIREA
Analiza aspectelor pozitive i negative Situaia aspectelor negative
MISIUNII
semnificative identificate
INTERVENIA Teste
LA FAA
LOCULUI
Analiza si prelucrarea informatiilor FIAP
colectate
FCRI
RAPORTUL
Reuniunea de conciliere Minuta reuniunii de conciliere
DE
EVALUARE
Finalizarea Raportului de audit intern Raportul de audit intern privind
privind achizitiile publice achizitiile publice (forma finala)
Nota de transmitere
Arhivarea raportului i documentelor Dosarele misiunii de audit intern
misiunii privind achizitiile publice
URMRIREA
MISIUNII
ENTITATEA PUBLICA
Nr. 11/01.02.2006
ORDIN DE SERVICIU
In conformitate cu prevederile art. 8, litera c) din Legea nr. 672/2002
privind auditul public intern, cu modificrile si completrile ulterioare, Normelor
Generale privind exercitarea activitatii de audit public intern, aprobate prin OMFP
nr. 38/2003, cu modificarile si completarile ulterioare si cu Planul de audit public
intern pentru anul 2005, se va efectua o misiune de audit intern privind achizitiile
publice la Directia Administrativa si Patrimoniu, Serviciul Achizitii Publice, in
perioada 1 februarie -15 aprilie 2006.
Petrescu Aurel
ENTITATEA PUBLICA
Serviciul Audit Intern
DECLARATIA DE INDEPENDENTA
Incompatibiliti
Da Nu
n legatura cu Serviciul Achizitii Publice
Ati avut/aveti vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s
v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai
slbiciuni in misiunea de audit intern, n orice fel? X
Sunteti sot, ruda sau afin pana la gradul al patrulea inclusiv cu conducatorul
entitatii/structurii auditate sau cu membrii organelor de conducere colectiva din
unitatile din subordinea/coordonarea/sub autoritatea acesteia ? X
Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea X
de redevente de la entitateaStructura auditata?
Dac n timpul misiunii de audit inter, apare orice incompatibilitate personal, extern
sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face
rapoartele de audit impariale, notificai de urgenta conducatorul structurii de audit X
intern?
Auditor intern
Comanescu Cristian
1. Incompatibiliti personale.
Nu exista.
Nu este cazul.
ENTITATEA PUBLICA
Serviciul Audit Intern
DECLARATIA DE INDEPENDENTA
Incompatibiliti
Da Nu
n legatura cu Serviciul Achizitii Publice
Ati avut/aveti vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s
v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai
slbiciuni in misiunea de audit intern, n orice fel? X
Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar X
putea s v influeneze n misiunea de audit intern?
Ati avut/aveti functii sau ati fost/sunteti implicat in ultimii 3 ani intr-un alt mod in X
activitatea entitatii/structurii auditate?
Sunteti sot, ruda sau afin pana la gradul al patrulea inclusiv cu conducatorul
entitatii/structurii auditate sau cu membrii organelor de conducere colectiva din
unitatile din subordinea/coordonarea/sub autoritatea acesteia ? X
Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea X
de redevente de la entitateaStructura auditata?
Dac n timpul misiunii de audit inter, apare orice incompatibilitate personal, extern
sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face
rapoartele de audit impariale, notificai de urgenta conducatorul structurii de audit X
intern?
Auditor intern
Popescu Maria
D-ra Popescu Maria este ruda cu noul conducator al structurii auditate. Incepand cu
25 ianuarie 2006 a fost numit in functia de director la Directia Administrativa si
Patrimoniu domnul Popescu Laurentiu, varul d-rei Popescu Maria.
Incompatibilitatea este reala, nu se poate modifica. D-ra Popescu Maria este inlocuita cu d-na
Bacescu Ana.
ENTITATEA PUBLICA
Serviciul Audit Intern
DECLARATIA DE INDEPENDENTA
Incompatibiliti
Da Nu
n legatura cu Serviciul Achizitii Publice
Ati avut/aveti vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s
v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai
slbiciuni in misiunea de audit intern, n orice fel? X
Ati avut/aveti functii sau ati fost/sunteti implicat in ultimii 3 ani intr-un alt mod in X
activitatea entitatii/structurii auditate?
Sunteti sot, ruda sau afin pana la gradul al patrulea inclusiv cu conducatorul
entitatii/structurii auditate sau cu membrii organelor de conducere colectiva din
unitatile din subordinea/coordonarea/sub autoritatea acesteia ? X
Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea X
de redevente de la entitateaStructura auditata?
Dac n timpul misiunii de audit inter, apare orice incompatibilitate personal, extern
sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face
rapoartele de audit impariale, notificai de urgenta conducatorul structurii de audit X
intern?
Auditor intern
Bacescu Ana
In continuare se completeaza de ctre conducatorul structurii de audit intern
1. Incompatibiliti personale
Nu exista.
Nu este cazul.
ENTITATEA PUBLICA
Nr. 12/02.02.2006
ORDIN DE SERVICIU
Petrescu Aurel
ENTITATEA PUBLICA
Nr. 15/02.02.2006
NOTIFICARE
- prezentarea auditorilor;
- persoanele de contact;
Petrescu Aurel
ENTITATEA PUBLICA
COLECTAREA INFORMATIILOR
Obtinerea organigramei X -
Nr.
Obiective Obiecte auditabile Obs.
crt.
DE ACHIZITII PUBLICE
6. Alegerea procedurii de atribuire a contractelor de
achizitie publica
B. LICITATIE DESCHISA
Nr.
Obiective Obiecte auditabile Obs.
crt.
C. CERERE DE OFERTE
Nr.
Obiective Obiecte auditabile
crt. Obs.
NOTA:
IDENTIFICAREA RISCURILOR
ORGANIZAREA 1. Procedurile specifice care Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitatii de achizitii
ACTIVITATII DE reglementeaza activitatea de publice nu indeplinesc conditiile de conformitate
ACHIZITII PUBLICE achizitii publice
3. Dotarea cu tehnica de Inexistenta unui sistem informatic care sa asiste activitatea de achizitii
calcul a Serviciului Achizitii publice
Publice
II. PROGRAMUL DE 5. Fundamentarea Activitatea de achizitii nu se desfasoara pe baza unui program anual
ACHIZITII Programului de achizitii
PUBLICE publice
Corelarea insuficienta intre Programul de achizitii si politica de realizarea a
obiectivelor entitatii publice
Divizarea achizitiei publice astfel incat sa se obtina plafoane partiale mai mici
B. LICITATIE DESCHISA
Nr. Obiective Obiecte auditabile Riscuri semnificative Obs.
crt.
III. PREGATIREA 7. Anuntul de intentie Anuntul de intentie nu respecta continutul minim de informatii
APLICARII
PROCEDURII DE
LICITATIE Omiterea din anuntul de intentie a contractelor cu o valoare
DESCHISA estimata egala sau mai mare de 750.000 euro
PENTRU
ATRIBUIREA
CONTRACTULUI Anuntul de intentie cuprinde in comun achizitii de produse, lucrari
DE ACHIZITIE si servicii
PUBLICA
Documentatiei pentru
elaborarea si prezentarea DEPO cuprinde specificatii redactate in favoarea unui anumit
ofertei (DEPO) agent economic
crt.
IV. LANSAREA 10. Anuntul de participare Anunturile de participare nu respecta conditiile de conformitate
PROCEDURII DE
Nr. Obiective Obiecte auditabile Riscuri semnificative Obs.
crt.
V. DERULAREA 11. Completarile la Autoritatea contractanta nu transmite in termen DEPO catre toti
PROCEDURII DE Documentatia pentru ofertantii care au inaintat o solicitare in acest sens
LICITATIE elaborarea si prezentarea
DESCHISA ofertei (DEPO) si dreptul
PENTRU de a solicita clarificari
ATRIBUIREA Oferirea de informatii in avans unui agent economic
CONTRACTULUI
DE ACHIZITIE
PUBLICA Termenele de raspuns la solicitarile de clarificari nu sunt
respectate
crt.
crt.
crt.
crt.
C. CERERE DE OFERTE
Nr.
Obiective Obiecte auditabile Riscuri semnificative.
crt. Obs.
VI. PREGATIREA 17. Studiul pietei, crearea Sistem de informare insuficient, care nu permite consultarea
APLICARII bazei proprii de date ofertelor reprezentative
PROCEDURII DE
CERERE DE
OFERTE PENTRU 18. Constituirea si DEPO nu respecta conditiile de conformitate
ATRIBUIREA transmiterea Documentatiei
CONTRACTULUI pentru elaborarea si
DE ACHIZITIE prezentarea ofertei (DEPO) DEPO cuprinde specificatii redactate in favoarea unui anumit agent
PUBLICA economic
DE ACHIZITIE
PUBLICA Transmiterea unei singure invitatii de participare
IX. CAI DE ATAC 26. Calea de atac Acceptarea contestatiilor care nu indeplinesc conditiile de
administrativa conformitate
Identificarea riscurilor este al doilea document care se elaboreaza in cadrul procedurii Analiza riscurilor
si presupune asocierea riscurilor semnificative la operatiile stabilite in Lista centralizatoare a obiectelor
auditabile. De regula, se asociaza unul sau mai multe riscuri teoretice, determinate de auditorii interni din
documentele colectate sau din riscurile practice reiesite din propria experienta. In situatia in care la operatiile
auditabile se ataseaza mai multe riscuri analiza acestora se va putea realiza pentru fiecare risc in parte sau pe
total obiect auditabil.
In acest studiu de caz, au fost identificate 30 de obiecte auditabile, carora le-au fost asociate 102 riscuri.
ENTITATEA PUBLICA
Aprecierea
Impact
cantitativ Impact financiar Impact financiar
P2 25% financiar
mediu ridicat
sczut
F2
Aprecierea
calitativ Vulnerabilitate Vulnerabilitate
P3 20% Vulnerabilitate medie
mic mare
F3
Not:
Cei trei factori de risc sunt stabilii prin normele generale i sunt acoperitori
pentru entitate, ns dac dorim s evideniem i ali factori de risc, cu nivelurile
de apreciere corespunztoare, trebuie s se aib n vedere ca suma ponderilor
factorilor de risc s fie de asemenea 100.
Pt = Pi x Ni ,
unde:
Pt punctaj total;
crt.
Aprecierea Aprecierea Aprecierea
Riscuri semnificative controlului cantitativa calitativa Punctaj
Obiecte intern F1
Obiective
auditabile F2 F3 total
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
crt.
Aprecierea Aprecierea Aprecierea
Riscuri semnificative controlului cantitativa calitativa Punctaj
Obiecte intern F1
Obiective
auditabile F2 F3 total
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
Publice
Existenta unui numar mare de 0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
posturi neocupate
crt.
Aprecierea Aprecierea Aprecierea
Riscuri semnificative controlului cantitativa calitativa Punctaj
Obiecte intern F1
Obiective
auditabile F2 F3 total
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
crt.
Aprecierea Aprecierea Aprecierea
Riscuri semnificative controlului cantitativa calitativa Punctaj
Obiecte intern F1
Obiective
auditabile F2 F3 total
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
crt.
Aprecierea Aprecierea Aprecierea
Riscuri semnificative controlului cantitativa calitativa Punctaj
Obiecte intern F1
Obiective
auditabile F2 F3 total
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
crt.
Aprecierea Aprecierea Aprecierea
Riscuri semnificative controlului cantitativa calitativa Punctaj
Obiecte intern F1
Obiective
auditabile F2 F3 total
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
crt.
Aprecierea Aprecierea Aprecierea
Riscuri semnificative controlului cantitativa calitativa Punctaj
Obiecte intern F1
Obiective
auditabile F2 F3 total
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
III. PREGATIREA 7. Anuntul de Anuntul de intentie nu respecta 0,55 2 0,25 1 0,20 2 1,75
APLICARII intentie continutul minim de informatii
PROCEDURII DE
LICITATIE
DESCHISA Omiterea din anuntul de 0,55 2 0,25 2 0,20 1 1,80
PENTRU intentie a contractelor cu o
ATRIBUIREA valoare estimata egala sau mai
CONTRACTULUI mare de 750.000 euro
DE ACHIZITIE
PUBLICA
Anuntul de intentie cuprinde in 0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
comun achizitii de produse,
lucrari si servicii
Criterii de analiza a riscurilor Punctaj
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
IV. LANSAREA 10. Anuntul de Anunturi le de participare nu 0,55 2 0,25 2 0,20 1 1,80
PROCEDURII DE participare respecta conditiile de
LICITATIE conformitate
DESCHISA
PENTRU
ATRIBUIREA Anunturile de participare 0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
CONTRACTULUI publicate in alte mijloace de
DE ACHIZITIE informare contin informatii
PUBLICA diferite de cele aparute in M.
Of. al Romaniei
Criterii de analiza a riscurilor Punctaj
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
C. CERERE DE OFERTA
Nr. Criterii de analiza a riscurilor Punctaj
crt. total
Aprecierea Aprecierea Aprecierea
controlului cantitativa calitativa
Obiecte intern F1
Obiective Riscuri semnificative.
auditabile F2 F3
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
VI. PREGATIREA 17. Studiul Sistem de informare 0,55 2 0,25 1 0,20 2 1,75
APLICARII pietei, crearea insuficient, care nu permite
PROCEDURII DE bazei proprii de consultarea ofertelor
CERERE DE date reprezentative
OFERTE PENTRU
ATRIBUIREA
CONTRACTULUI
DE ACHIZITIE
PUBLICA
18. Constituirea DEPO nu respecta conditiile 0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
si transmiterea de conformitate
Documentatiei
pentru
elaborarea si
DEPO cuprinde specificatii 0,55 3 0,25 1 0,20 2 2,05
prezentarea
redactate in favoarea unui
ofertei (DEPO)
anumit agent economic
Nr. Criterii de analiza a riscurilor Punctaj
crt. total
Aprecierea Aprecierea Aprecierea
controlului cantitativa calitativa
Obiecte intern F1
Obiective Riscuri semnificative.
auditabile F2 F3
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
crt. total
Aprecierea Aprecierea Aprecierea
controlului cantitativa calitativa
Obiecte intern F1
Obiective Riscuri semnificative.
auditabile F2 F3
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
crt. total
Aprecierea Aprecierea Aprecierea
controlului cantitativa calitativa
Obiecte intern F1
Obiective Riscuri semnificative.
auditabile F2 F3
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
crt. total
Aprecierea Aprecierea Aprecierea
controlului cantitativa calitativa
Obiecte intern F1
Obiective Riscuri semnificative.
auditabile F2 F3
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
VIII. DERULAREA 22. Deschiderea Procesul-verbal de deschidere 0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
PROCEDURII DE si calificarea a ofertelor nu respecta cerintele
CERERE DE ofertelor de conformitate
OFERTE PENTRU
ATRIBUIREA
CONTRACTULUI Oferta depusa nu corespunde 0,55 1 0,25 2 0,20 1 1,25
DE ACHIZITIE cerintelor prevazute in DEPO
PUBLICA
crt. total
Aprecierea Aprecierea Aprecierea
controlului cantitativa calitativa
Obiecte intern F1
Obiective Riscuri semnificative.
auditabile F2 F3
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
crt. total
Aprecierea Aprecierea Aprecierea
controlului cantitativa calitativa
Obiecte intern F1
Obiective Riscuri semnificative.
auditabile F2 F3
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
crt. total
Aprecierea Aprecierea Aprecierea
controlului cantitativa calitativa
Obiecte intern F1
Obiective Riscuri semnificative.
auditabile F2 F3
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
crt. total
Aprecierea Aprecierea Aprecierea
controlului cantitativa calitativa
Obiecte intern F1
Obiective Riscuri semnificative.
auditabile F2 F3
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
crt. total
Aprecierea Aprecierea Aprecierea
controlului cantitativa calitativa
Obiecte intern F1
Obiective Riscuri semnificative.
auditabile F2 F3
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
NOTA:
ENTITATEA PUBLICA
I. ORGANIZAREA 1. Procedurile specifice Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea 2,10 Mare
ACTIVITATII care reglementeaza activitatii de achizitii publice sunt insuficiente
activitatea de achizitii
DE ACHIZITII publice
PUBLICE
Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea 1,55 Mediu
activitatii de achizitii publice nu indeplinesc
conditiile de conformitate
B. LICITATIE DESCHISA
III. PREGATIREA 7. Anuntul de intentie Anuntul de intentie nu respecta continutul minim de informatii 1,75 Mediu
APLICARII
Nr. Punctaj Clasare
Obiective Obiecte auditabile total
crt. Riscuri semnificative risc Obs.
pentru elaborarea si DEPO cuprinde specificatii redactate in favoarea unui anumit 1,55 Mediu
prezentarea ofertei agent economic
(DEPO)
IV. LANSAREA 10. Anuntul de Anuntul de participare nu respecta conditiile de conformitate 1,80 Mediu
PROCEDURII DE participare
LICITATIE
DESCHISA Anunturile de participare publicate in alte mijloace de informare 1,55 Mediu
PENTRU contin informatii diferite de cele aparute in M. Of. al Romaniei
ATRIBUIREA
CONTRACTULUI
DE ACHIZITIE
PUBLICA
V. DERULAREA 11. Completarile la Autoritatea contractanta nu transmite in termen DEPO catre toti 2,55 Mare
PROCEDURII DE Documentatia ofertantii care au inaintat o solicitare in acest sens
Nr. Punctaj Clasare
Obiective Obiecte auditabile total
crt. Riscuri semnificative risc Obs.
LICITATIE pentru elaborarea si Oferirea de informatii in avans unui agent economic 2,55 Mare
DESCHISA prezentarea ofertei
PENTRU (DEPO) si dreptul de a
ATRIBUIREA solicita clarificari
Termenele de raspuns la solicitarile de clarificari nu sunt 1,80 Mediu
CONTRACTULUI respectate
DE ACHIZITIE
PUBLICA
Clarificarile si completarile la DEPO nu sunt transmise tuturor 2,10 Mare
ofertantilor care au primit documentatia initiala
Garantia de buna executie este sub nivelul impus sau nu este 1,80 Mediu
constituita
16. Dosarul achizitiei Dosarul achizitiei publice nu respecta conditiile de conformitate 2,05 Mare
publice
C. CERERE DE OFERTA
Nr. Punctaj Clasare
Obiective Obiecte auditabile Riscuri semnificative. total
crt. risc Obs.
VI. PREGATIREA 17. Studiul pietei, crearea Sistem de informare insuficient, care nu permite consultarea 1,75 Mediu
APLICARII bazei proprii de date ofertelor reprezentative
PROCEDURII DE
CERERE DE
OFERTE PENTRU
ATRIBUIREA 18. Constituirea si DEPO nu este intocmita conform prevederilor legale 1,55 Mediu
CONTRACTULUI transmiterea
DE ACHIZITIE Documentatiei pentru
PUBLICA elaborarea si prezentarea
DEPO are specificatii redactate in favoarea unui anumit agent 2,05 Mare
ofertei (DEPO)
economic
19. Constituirea comisiilor Decizia de numire a comisiei de evaluare nu indeplineste 1,55 Mediu
de evaluare conditiile de conformitate
VII. LANSAREA 20. Anuntul/Invitatia de Anuntul/Invitatia de participare nu respecta conditiile de 1,75 Mediu
PROCEDURII participare conformitate
DE CERERE DE
OFERTE
PENTRU Invitatia de participare se transmite intamplator, fara o selectare 2,00 Mediu
ATRIBUIREA prealabila a pietei
CONTRACTULU
I DE ACHIZITIE
PUBLICA Transmiterea unei singure invitatii de participare 2,45 Mare
21. Dreptul de a solicita Termenele de raspuns la solicitarile de clarificari nu sunt 1,80 Mediu
clarificari la DEPO respectate
VIII DERULAREA 22. Deschiderea si Procesul-verbal de deschidere a ofertelor nu respecta cerintele 1,55 Mediu
. PROCEDURII DE calificarea ofertelor de conformitate
ATRIBUIRE A
CONTRACTULUI
DE ACHIZITIE
PUBLICA Oferta depusa nu corespunde cerintelor prevazute in DEPO 1,25 Mediu
Nr. Punctaj Clasare
Obiective Obiecte auditabile Riscuri semnificative. total
crt. risc Obs.
Acceptarea ofertelor care nu-si dovedesc calificarea, daca este 1,55 Mediu
cazul
Garantia de buna executie este sub nivelul impus sau nu 1,80 Mediu
este constituita
25. Dosarul achizitiei publice Dosarul achizitiei publice nu respecta conditiile de 1,20 Mic Nu
conformitate
Nr. Punctaj Clasare
Obiective Obiecte auditabile Riscuri semnificative. total
crt. risc Obs.
IX. CAI DE ATAC 26. Calea de atac Analiza contestatiei nu se realizeaza in conformitate cu 1,00 Mic Nu
administrativa termenii din caietul de sarcini
X. ADMINISTRARE 28. Dosarul de urmarire a Dosarul de urmarire a derularii contractului de achizitie 2,55 Mare
A derularii contractului publice nu indeplineste conditiile de conformitate
CONTRACTULUI incheiat
DE ACHIZITIE
PUBLICA
Acceptarea nejustificata de devieri de la cantitatea, calitatea 2,35 Mare
sau termenele stabilite
Nr. Punctaj Clasare
Obiective Obiecte auditabile total
crt. Riscuri semnificative risc Obs.
Nota:
Pe baza punctajelor totale obinute anterior, riscul se poate clasa pe baza unei scri de valori
predeterminate n: risc mic, risc mediu, risc mare.
Obiectele auditabile clasate ca fiind cu riscuri mici, nu vor intra in etapa de ierarhizare, respectiv nu vor fi
cuprinse in documentul Tabelul puncte tari si puncte slabe. Riscurile prezinta un nivel scazut, iar importanta lor
este redusa pentru moment.
Obiectele auditabile clasate ca fiind cu riscuri semnificative (mari si medii), vor intra in auditare si vor fi
preluate pentru ierarhizare in documentul Tabelul puncte tari si puncte slabe.
ENTITATEA PUBLICA
IERARHIZAREA RISCURILOR
Consecinta Grad de
functionarii/ incredere al
nefunctionarii auditorului
Domeniu Obiecte auditabile controlului in controlul
Nr. Riscuri semnificative Punc intern intern Obs
t T/S
crt.
3. Dotarea cu tehnica de Inexistenta unui sistem informatic care sa asiste T Aplicatia Ridicat
calcul a Serv. Achizitii activitatea de achizitii publice informatica este
Publice in faza de testare
4. Baza de date cu Inexistenta bazei de date cu furnizorii de T Baza de date este Mediu
furnizorii de produse/ produse/executantii de lucrari/ prestatorii de constituita, dar
executantii de lucrari/ servicii si preturile practicate neactualizata
prestatorii de servicii si
preturile practicate
Neactualizarea sistematica a bazei de date cu S Mediu
furnizorii de produse/ executantii de
lucrari/prestatorii de servicii si a preturilor
practicate
Consecinta Grad de
functionarii/ incredere al
nefunctionarii auditorului
Domeniu Obiecte auditabile controlului in controlul
Nr. Riscuri semnificative Punc intern intern Obs
t T/S
crt.
B. LICITATIE DESCHISA
Nr. Obiective Obiecte auditabile Riscuri semnificative Punct Consecinta Grad de Obs
T/S incredere
crt.
pentru elaborarea si
prezentarea ofertei DEPO cuprinde specificatii redactate in S Scazut
(DEPO) favoarea unui anumit agent economic
VI. PREGATIREA 17. Studiul pietei, crearea Sistem de informare insuficient, care nu S Scazut
APLICARII bazei proprii de date permite consultarea ofertelor reprezentative
PROCEDURII DE
CERERE DE
OFERTE PENTRU
ATRIBUIREA 18. Constituirea si DEPO nu respecta conditiile de conformitate T Exista un sistem Ridicat
CONTRACTULUI transmiterea Documentatiei de control intern
DE ACHIZITIE pentru elaborarea si eficient
PUBLICA prezentarea ofertei (DEPO)
19. Constituirea comisiilor Decizia de numire a comisiei de evaluare nu T Exista un sistem Ridicat
de evaluare indeplineste conditiile de conformitate de control intern
eficient
Nr. Punct Consecinta Grad de Ob
Obiective Obiecte auditabile Riscuri semnificative. T/S incredere
crt.
NOTA:
Ierarhizarea riscurilor realizata prin documentul Tabelul puncte tari si puncte slabe a contribuit la identificarea a 12
riscuri, atasate unor obiecte auditabile, care au fost evaluate ca fiind puncte tari, iar diferenta de 63 de riscuri au fost identificate ca
fiind puncte slabe.
Evaluarea operatiile identificate ca fiind puncte tari si riscurile asociate acestora a avut loc ca urmare a unor controale
interne functionale care limiteaza aparitia riscurilor.
In urma ierarhizarii obiectelor auditabile in documentul Tematica in detaliu a misiunii de audit intern au fost preluate
obiectivele si obiectele auditabile, considerate ca fiind puncte slabe, ocazie cu care vor fi renumerotate, si ulterior stabilita
corespondenta cu paragrafele din Raportul de audit intern.
ENTITATEA PUBLICA
Nr. Paragraful
Obiecte auditabile selectate corespunzator
crt. Domeniu din RAI
LICITATIE DESCHISA
Nr. Paragraful
Obiecte auditabile selectate corespunzator
crt. Domeniu din RAI
C. CERERE DE OFERTE
Nr. Paragraful
Obiecte auditabile corespunzator
crt. Domeniu din RAI
Nota:
ENTITATEA PUBLICA
b) daca da:
7. Anuntul de intentie
ACTIVITATEA DE AUDIT D N OBS.
A U
Achizitii publice?
studiul pietei?
Nota :
Prin intrebarile formulate si raspunsurile primite ne asiguram de
existenta si functionalitatea controalelor interne.
ENTITATEA PUBLICA
PROGRAM DE AUDIT
Misiunea de audit: Activitatea de achizitii publice
Etapele Durata
misiunii (h)
Domeniul Persoane imp
Activiti
A. Pregtirea 152
misiunii de
audit
1. Intocmirea si aprobarea Ordinului de 4 Petrescu A
serviciu
Bacescu A
Bacescu A
Bacescu A
Radu Nicol
Etapele Durata
misiunii (h)
Domeniul Persoane imp
Activiti
Radu Nicol
B. Intervenia 180
la faa locului
I. Organizarea 36
activitatii de
achizitii publice
1. Efectuarea testrilor (prezentare 16 Comanescu Cr
detaliata in Programul interventiei la
fata locului)
II. Programul 36
de achizitii
publice
1. Efectuarea testrilor (prezentare 16 Bacescu A
detaliata in Programul interventiei la
fata locului)
III. Pregatirea 36
aplicarii
procedurii de
licitatie deschisa 1. Efectuarea testrilor (prezentare 16 Comanescu Cr
pentru detaliata in Programul interventiei la
atribuirea fata locului)
contractului de
achizitie publica
2. Discutarea constatrilor cu eful 4 Comanescu Cr
de serviciu
Petrescu Au
IV. Lansarea 36
procedurii de
licitatie deschisa
pentru 1. Efectuarea testrilor (prezentare 16 Comanescu Cr
atribuirea detaliata in Programul interventiei la
fata locului)
Etapele Durata
misiunii (h)
Domeniul Persoane imp
Activiti
V. Derularea 36
procedurii de
licitatie deschisa
pentru 1. Efectuarea testrilor (prezentare 16 Comanescu Cr
atribuirea detaliata in Programul interventiei la
contractului de fata locului)
achizitie publica
VI. Pregatirea 36
aplicarii
procedurii de
cerere de oferte 1. Efectuarea testrilor (prezentare 16 Bacescu A
pentru detaliata in Programul interventiei la
atribuirea fata locului)
contractului de
achizitie publica
2. Discutarea constatrilor cu eful 4 Bacescu A
de serviciu
Petrescu Au
VII. Lansarea 36
procedurii de
cerere de oferte
pentru 1. Efectuarea testrilor (prezentare 16 Bacescu A
atribuirea detaliata in Programul interventiei la
contractului de fata locului)
achizitie publica
VIII. Derularea 36
procedurii de
cerere de oferte
pentru 1. Efectuarea testrilor (prezentare 16 Bacescu A
atribuirea detaliata in Programul interventiei la
contractului de fata locului).
achizitie publica
36
Etapele Durata
misiunii (h)
Domeniul Persoane imp
Activiti
Petrescu Au
Bacescu A
Bacescu A
Petrescu Au
Radu Nico
Radu Nico
D. Urmrirea recomandrilor 4
ENTITATEA PUBLICA
Data:
T O T A L G E N E R A L - 120 ore
Obiectivul III. PREGATIREA APLICARII PROCEDURII DE LICITATIE DESCHISA PENTRU ATRIBUIREA CONTR
Verificarea declaratiilor de
confidentialitate si impartialitate
Examinarea Procesului-verbal de
adjudecare
Obiectivul VI. PREGATIREA APLICARII PROCEDURII DE CERERE DE OFERTE PENTRU ATRIBUIREA CONTR
15. Studiul pietei, crearea bazei proprii Studierea bazei de date de care dispune
de date serviciul achizitii publice
8
Interviu adresat sefului Serviciului
Achizitii Publice, privind realizarea
unui studiu al pietei si crearea bazei de
date proprii
Examinarea Procesului-verbal de
adjudecare
Nr. Obiecte auditabile Tipul testarii Locul Durata N
testarii testarii
crt. (h)
1.1.
Examinarea procedurilor specifice
care reglementeaza activitatea de
Nr. ACTIVITATEA DE AUDIT DA N OBS.
crt. U
achizitii publice
1.1.1.Verificarea gradului de
acoperire prin proceduri specifice
a activitatilor aferente
compartimentului de achizitii
publice TESTUL
nr. 1
X
a) existenta unui sistem de
proceduri specifice pentru Interviu
X
d) precizarea modalitatilor de
completare a modelelor
X
e) oferirea unor exemple in acest
sens
X
f) cuprinderea modalitatilor de
actualizare a procedurilor
X
1.1.2. Existenta activitatilor de
control intern in punctele cheie ale
activitatilor/operatiilor
X
1.1.3. Stabilirea responsabilitatilor
pe nivele de executie
- -
1.1.4. Modalitatea arhivarii
documentelor
1.2.
Compararea atributiilor cuprinse
Nr. ACTIVITATEA DE AUDIT DA N OBS.
crt. U
- -
in fisele posturilor cu cele din
procedura specifica si evaluarea
completitudinii preluarii acestora
1.3. - -
Examinarea cunoasterii
procedurilor specifice de catre
responsabilii cu realizarea
activitatilor
1.4.
Aprecierea calitatii procedurilor
specifice:
- -
a) considera procedurile specifice
corespunzatoare ?
- -
b) constata disfunctionalitati in
timpul aplicarii practice?
Nr. ACTIVITATEA DE AUDIT DA N OBS.
crt. U
- -
c) exista propuneri de
perfectionare a procedurii?
1.5. ANALIZA RESURSELOR UMANE ALE SERVICIULUI
ACHIZITII PUBLICE
Data:
Auditor intern, Supervizor,
ENTITATEA PUBLICA
INTERVIU
privind procedurile specifice care
reglementeaza activitatea de achizitii publice,
adresat domnului Radu Nicolae, sef serviciu, Serviciul Achizitii Publice
Nota:
-
a) existenta procedurii specifice privind -
fundamentarea si intocmirea Programului
Nr. ACTIVITATEA DE AUDIT D NU OBS.
crt. A
-
e) cuprinderea modalitatilor de actualizare a -
Programului pe parcursul derularii achizitiilor
-
2.1.2.Existenta activitatilor de control intern in -
punctele cheie ale procesului
- -
2.1.3. Stabilirea responsabilitatilor pe nivele de
executie
-
Modalitatea arhivarii documentelor -
-
2.3. Examinarea cunoasterii proceduri specifice de catre -
responsabilul cu realizarea activitatii
-
a) considera procedura specifica corespunzatoare ? -
-
b) constata disfunctionalitati in timpul aplicarii -
practice ?
-
c) exista propuneri de perfectionare a procedurii -
specifice?
E) EXISTENTA CENTRALIZATORULUI -
NECESITATILOR Lista de
control
nr. 2a
F) INCADRAREA NECESARULUI IN NORME SI -
NORMATIVE
FIAP nr. 2a
G) CORELAREA NECESARULUI CU STOCUL -
EXISTENT IN DEPOZIT
nr. 2b
2.7. ANALIZA SISTEMULUI DE ARHIVARE A - -
DOCUMENTELOR
FIAP nr. 2b
LISTA CONTROL NR. 2A
privind analiza fundamentarii Programului anual de achizitii publice,
Populatia
X
Compartiment X FIAP
functional 1
Compartiment X X X
functional 2
Compartiment X FIAP _
functional 3
Compartiment X FIAP _
functional 4
Compartiment X X FIAP
functional 5
Compartiment X X X
functional 6
Compartiment X X X
functional 7
Compartiment X FIAP _
functional 8
ENTITATEA PUBLICA
Serviciul Audit Intern
PROBLEMA:
CONSTATARE:
CAUZE:
Nerespectarea prevederilor art. 2, alin. (1) din Normele de aplicare a OUG nr.
60/2001 privind achiziiile publice aprobate prin HG nr. 461/2001.
CONSECINTE:
RECOMANDARI:
DESCRIEREA TESTULUI:
CONCLUZII:
Data:
selectarea celor 5 proceduri s-a realizat prin alegerea din fiecare tip de
procedura, cuprins in Programul de achizitii publice, a procedurilor cu
valoarea estimata cea mai mare:
Auditor, In prezenta,
Bacescu Ana
LISTA CONTROL NR. 2B
privind verificarea modului de alegere a procedurii de atribuire a contractelor de
achizitii publice
ascensoare)
(achizitionare 3 autoturisme) X X
PROBLEMA:
CONSTATARE:
CAUZE:
CONSECINTE:
RECOMANDARI:
Stabilirea unui responsabil cu alegerea procedurii de atribuire a contractelor de
achizitie publica si asigurarea pregatirii profesionale corespunzatoare a
acestuia.
Obiectivul III.
Observare
B) VERIFICAREA PUBLICARII ANUNTULUI DE X directa
INTENTIE IN 30 DE ZILE DE LA DATA
APROBARII BUGETULUI PROPRIU
AUTORITATII CONTRACTANTE
TEST nr. 3a
cerinte minime de calificare X
Foaie de lucru
Lista de control
criteriul aplicat pentru atribuirea contractului X nr. 3a
caietul de sarcini X
Nr. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
crt.
3.7.
Analiza modului de
constituire a comisiilor de
TEST nr. 3b
evaluare
X
a) Ordinele de numire ale
comisiilor de evaluare sunt
NOTE DE
aprobate RELATII
adresate d-nei
Luiza Marin si
b) numarul membrilor comisiei este de cel putin 3 X d-lui Andrei
Bratu, membri
ai comisiilor de
c) membrii comisiilor de evaluare sunt independenti X evaluare
de participantii la procedura
Lista de control
d) membrii comisiilor sunt eligibili in ceea ce X
nr. 3b
priveste studiile si experienta in domeniu
Nr. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
crt.
ENTITATEA PUBLICA
TESTUL NR. 3a
Misiunea de audit intern: Activitatea de achizitii publice
DESCRIEREA TESTULUI:
Populatia totala este reprezentata de cele 9 achizitii, prin licitatie deschisa, realizate
in 2005 in cadrul entitatii.
caietul de sarcini.
CONSTATARI:
Data,
Auditor intern, Supervizor,
Comanescu Cristian Petrescu Aurel
FOAIE DE LUCRU NR. 3a
Obiectivul III :
Pasul de selectie va fi 3.
Esantionul s-a constituit pornind de la primul element si va cuprinde prima, a
patra si a saptea licitatie deschisa, respectiv:
Auditor, In prezenta,
Comanescu Cristian
LISTA DE CONTROL NR. 3A
privind constituirea Documentatiei pentru elaborarea si prezentarea ofertei
caietul de sarcini X X
TESTUL NR. 3b
DESCRIEREA TESTULUI:
Esantionul s-a constituit din documentele celor 9 achizitii prin licitatie deschisa,
prevazute in Program, respectiv 100%. Echipa de auditori interni a considerat
necesara testarea intregii populatii pentru obtinerea unei concluzii de ansamblu,
avand in vedere faptul ca populatia totala a fost rezonabila ca marime.
Testarea a urmarit analiza constituirii, componentei si a compatibilitatii membrilor
comisiilor de evaluare pe baza elementelor stabilite in Lista de verificare nr. 3,
pozitia 3.7, literele a-g, si anume:
CONSTATARI:
CONCLUZII:
Data,
NOTA DE RELATII
ENTITATEA PUBLICA
NOTA DE RELATII
Elemente Constit
pent
testate Ordinele Numarul Membrii Membrii Declaratiile de Semnarea atribu
de membrilor comisiilor de comisiilor confidentialitate declaratiilor se fieca
numire comisiei evaluare sunt sunt eligibili si impartialitate face inainte de contra
ale este de cel independenti in ceea ce sunt semnate de deschiderea achizit
comisiilor putin 3 de priveste toti membrii ofertelor parte a
de persoane participantii la studiile si comisiei comis
evaluare procedura experienta in evalu
ii sunt domeniu
aprobate
se
itii
nse in
am
e deschisa 1 X X X X X X X
e deschisa 2 X X X X FIAP X X
e deschisa 3 X X X X X X X
e deschisa 4 X X X X X X X
e deschisa 6 X X X X X X X
e deschisa 7 X X X X X X X
e deschisa 8 X X X X X X X
e deschisa 9 X X X X X X X
ENTITATEA PUBLICA
Serviciul Audit Intern
PROBLEMA:
CONSTATARE:
CAUZE:
CONSECINTE:
RECOMANDARI:
- -
4.1.1.Verificarea gradului de
acoperire prin procedura specifica
a activitatilor aferente intocmirii si
publicarii anuntului de participare
- -
a) existenta procedurii specifice
privind lansarea procedurii de
atribuire a contractului de
achizitie publica
- -
b) aprobarea procedurii specifice
de catre persoanele competente
- -
c) stabilirea modelului general al
anuntului de participare precizarea
modalitatilor de completare
- -
d) existenta componentei de
actualizare a procedurii specifice
4.1.2. Existenta activitatilor de control intern in punctele - -
cheie ale procesului
Data,
TESTUL NR. 4
DESCRIEREA TESTULUI:
CONSTATARI:
Data,
lemente Existenta
solicitarii
estate scrise Cuprinderea continutului standard de informatii, cuprins de prevederile legale, dintre car
autorizat
e cu
indicarea
temeiului
legal, Data Data Adresa Data, ora Garantiile Perioada Criteriul Alte
pentru limita limita si locul pentru pentru care va fi informatii tra
pentru la care
publicare pentru deschiderii participare care utilizat (utilizare an
solicitare
de depunere ofertelor solicitate ofertantu pentru a cailor
trebuie
clarificari a l trebuie atribuirea de atac pa
are ofertelor sa isi contractulu etc.) c
transmise/
mentina i de M
depuse oferta furnizare O
valabila
ofertele
e X X X X X X X X X X
re -
deschisa
e participare X X X X X X X X X
deschisa 2
de X X X X X X X X X
re -
deschisa
de X X X X X X X X X
re -
deschisa
de X X X X X X X X X
re -
deschisa
de X X X X X X X X X
re -
deschisa
de X X X X X X X X X
re -
deschisa
de X X X X X X X X X
re -
deschisa
de X X X X X X X X X
re -
deschisa
LISTA DE VERIFICARE NR. 5
-
A) EXISTENTA PROCEDURILOR SPECIFICE -
PRIVIND DERULAREA PROCEDURII DE
ATRIBUIRE A CONTRACTULUI DE ACHIZITIE
PUBLICA
-
b) aprobarea procedurilor specifice de catre persoanele -
competente
-
c) existenta modelelor aferente activitatilor si precizarea -
modalitatilor de completare
-
d) existenta componentei de actualizare a procedurilor -
specifice
-
5.1.2. Existenta activitatilor de control intern in punctele -
cheie ale procesului
-
5.1.3.Stabilirea responsabilitatilor pe nivele de executie -
-
5.1.4. Modalitatea arhivarii documentelor -
-
5.2. Compararea atributiilor din procedura specifica cu -
fisele posturilor
-
5.3. Examinarea cunoasterii procedurilor specifice de catre -
responsabilul cu realizarea activitatii
-
a) considera procedura specifica corespunzatoare ? -
-
b) constata disfunctionalitati in timpul aplicarii -
practice ?
-
c) exista propuneri de perfectionare a procedurii -
specifice?
5.5. Verificarea respectarii prevederilor privind
completarile la DEPO si dreptul de a solicita clarificari
X
a) respectarea termenului de solicitare clarificari, de cel
putin 8 zile inainte de data limita pentru depunerea
ofertelor
TEST nr. 5a
X
b) respectarea termenului de raspuns la solicitari, de cel
putin 6 zile inainte de data limita pentru depunerea
ofertelor Lista de
control nr. 5a
X
d) transmiterea clarificarilor la DEPO catre toti
ofertantii care au solicitat documentatia initiala
X
b) deschiderea ofertelor la data, ora si locul indicate in
anuntul de participare
TEST nr. 5b
X
c) calificarea ofertelor care au depus garantia pentru
participare
X
d) calificarea ofertelor inregistrate ca persoane juridice
sau inregistrate/atestate/apartenenta din punct de vedere
profesional
FIAP nr. 5b
i) daca nu, existenta deciziei de repetare a procedurii - -
-
c) pastrarea criteriului pe baza caruia se atribuie -
contractul stabilit in DEPO, pe tot parcursul derularii
procedurii
d) existenta hotararii comisiei de evaluare cu privire la - -
rezultatul aplicarii procedurii pentru atribuirea
contractului de achizitie publica
Caietul de sarcini - -
Graficul de plati - -
-
k) legalizarea, la cerere, a asocierii in cazul unei oferte -
depuse in comun de mai multi ofertanti
-
l) existenta contractelor incheiate intre viitorul -
contractant si subcontractantii sai, daca este cazul
X
Nota privind determinarea valorii estimative, fara tva, a
contractului de achizitie publica
X
DEPO, inclusiv clarificarile solicitate si raspunsurile
aferente transmise de autoritatea contractanta;
Lista de
X
control nr. 5c
Decizie de numire a comisiei de evaluare
X
Procesul-verbal intocmit cu ocazia deschiderii ofertelor FIAP nr. 5c
X
Copia contractului de de achizitie publica
X
Anuntul de atribuire a contractului de achizitie publica
-
c) dosarul achizitiei publice se pastreaza cel putin 5 ani -
de la data finalizarii contractului respectiv
-
d) dosarul achizitiei publice este pus la dispozitia -
oricarei autoritati publice interesate, spre consultare
-
e) dosarul achizitiei publice este pastrat in -
locatii/conditii corespunzatoare
-
5.10 Analiza sistemului de arhivare a documentelor -
Data:
ENTITATEA PUBLICA
TESTUL NR. 5a
DESCRIEREA TESTULUI:
CONSTATARI:
CONCLUZII:
Data,
Ofertanti
tate
PROBLEMA:
CONSTATARE:
CONSECINTE:
RECOMANDARI:
ENTITATEA PUBLICA
TESTUL NR. 5b
DESCRIEREA TESTULUI:
Esantionul a fos constituit din documentele aferente unei singure licitatii deschise, unde numarul
ofertelor depuse a fost cel mai mare, respectiv Achizitia de calculatoare, cu 8 oferte depuse,
care reprezinta 11% din populatia totala.
Pentru efectuarea testarii s-a elaborat Lista de control nr. 5b privind Analiza
deschiderii si calificarii ofertelor.
CONSTATARI:
CONCLUZII:
Data,
Auditor intern, Supervizor,
Ofertele
ente
te
ea termenului si adresei de X X X X X X X X
nere al ofertelor
rea ofertelor la data, ora si locul FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP F
ate in anuntul de participare
a ofertelor inregistrate ca
ane juridice sau inregistrate/
te din punct de vedere X X X X X X X X
sional
a ofertelor eligibile X X X X X X X X
a ofertelor cu capacitatea tehnica FIAP X X X X X X X
a ofertelor cu capacitatea X X X X X X X X
omico-financiara
si continutul Procesului-verbal al X X X X X X X X
tei de deschidere a ofertelor
ENTITATEA PUBLICA
Serviciul Audit Intern
PROBLEMA:
CONSTATARE:
In urma aplicarii procedurii, ofertantul SC STYLE SRL a fost descalificat pentru nedepunerea
garantiei de participare, desi in Procesul verbal al sedintei de dechidere a ofertelor comisia
de evaluare atesta existenta garantiilor de participare pentru toate firmele ofertante.
CONSECINTE:
RECOMANDARI:
TESTUL NR. 5c
CONSTATARI:
CONCLUZII:
Dosarele achizitiilor Dosar Dosar Dosar Dosar Dosar Dosar Dosar Dosar
nte publice achizitie achizitie achizitie achizitie achizitie achizitie achizitie achizitie a
de atribuire a contractului de X X X X X X X X X
zitie publica
ENTITATEA PUBLICA
Serviciul Audit Intern
PROBLEMA:
CONSTATARE:
DEPO;
CAUZA
Pana la data acestei misiuni intocmirea dosarelor achizitiilor publice s-a realizat
prin rotatie de salariatii Serviciului Achizitii Publice, fara a se efectua
verificarea ulterioara a integralitatii continutului dosarelor;
CONSECINTE:
RECOMANDARE:
Elaborarea procedurii specifice scrise si formalizate pentru intocmirea dosarelor
achizitiilor publice, care sa cuprinda modul de constituire, de accesare,
stocare si utilizare a dosarelor arhivate.
Data:
Intocmit, Supervizat, Pentru conformitate,
Obiectivul VI.
Lista de
garantia pentru participare (cuantum, perioada de X control nr. 6
valabilitate, modul de constituire)
caietul de sarcini X
Data:
INTERVIU
privind realizarea unui studiu al pietei si
crearea bazei de data proprii,
adresat domnului Radu Nicolae, sef serviciu, Serviciul Achizitii Publice
2. Exista procedura specifica, scrisa si Nu, dar persoana care a primit aceasta
formalizata, privind studierea pietei si responsabilitate va avea sarcina elaborarii
realizarea bazei de date proprii. procedurii, in termen de trei luni.
ENTITATEA PUBLICA
TESTUL NR. 6
DESCRIEREA TESTULUI:
Populatia este reprezentata de numarul achizitiilor realizate, in anul 2005, pentru
care procedura de atribuire a contractelor este cererea de oferte, cuprinse in
Program, respectiv un numar de 10 achizitii.
caietul de sarcini.
CONSTATARI:
Data,
Esantionul s-a stabilit la 20% din populatia totala, respectiv doua licitatii.
Determinarea esantionului s-a realizat prin alegerea primei si ultimei licitatii, in
ordinea inscrierii in Programul achizitii publice. Esantionul a fost constituit
astfel cu scopul de a verifica modul cum o eventuala neregula constatata la
inceput a fost remediata pe parcursul derularii achizitiei, respectiv:
Data:
Auditor, In prezenta,
Bacescu Ana
LISTA DE CONTROL NR. 6
privind Analiza constituirii si transmiterii Documentatiei pentru elaborarea si
prezentarea ofertei
PROBLEMA:
CONSTATARE:
CAUZE:
CONSECINTE:
RECOMANDARI:
Data:
7.1.1.Verificarea gradului de
acoperire prin procedura - -
Data:
TESTUL NR. 7
DESCRIEREA TESTULUI:
CONSTATARI:
Data,
Ofertele Cerere Cerere Cerere Cerere Cerere Cerere Cerere Cerere Cerere
de de de de de de de de de
depuse
oferta 1 oferta 2 oferta 3 oferta 4 oferta 5 oferta 6 oferta 7 oferta 8 oferta
ente 9
de participare a fost
misa la cel putin 5
ori/executanti/prestatori FIAP X X X X FIAP FIAP FIAP X
care exista premisele
rii celor mai bune
ea continutului standard
ormatii, cuprins de
derile legale FIAP X X X FIAP X X X X
de participare sunt
mise insotite de un
plar al caietului de X X X X X X X X X X
i
de participare sunt
mise insotite de
matii referitoare la X X X X X X X X X X
ii considerate relevante
u indeplinirea
ctului
anunturilor privind
rea procedurii de cerere FIAP FIAP FIAP FIAP
rta intr-o publicatie de
atie nationala FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP
ENTITATEA PUBLICA
Serviciul Audit Intern
PROBLEMA:
CONSTATARE:
Publicarea anunturilor de participare pentru toate achizitiile s-a facut in acelasi cotidian.
De asemenea, echipa de audit intern a constatat ca, in toate cazurile, in aplicarea procedurii de
cerere de oferta s-a uzitat de art.28 din OUG nr.60/2001 privind achizitiile publice, cu
modificarile si completarile ulterioare, conform caruia autoritatea contractanta trebuie sa
publice anuntul privind aplicarea procedurii de cerere de oferta si intr-o publicatie de
circulatie nationala, caz in care poate atribui contractul de achizitie publica si in situatia
prezentarii unui singur ofertant.
CAUZE:
CONSECINTE:
Baza de selectie a ofertelor este mai mica, (de regula nefiind mai mult de doi
ofertanti pentru fiecare achizitie), reducandu-se posibilitatea asigurarii unui pret
mai bun/performante tehnice mai mari pentru subiectul achizitiei.
RECOMANDARI:
Data:
TESTUL NR. 8a
Populatia este reprezentata de documentele aferente ofertelor depuse pentru licitatiile realizate in
cadrul entitatii in anul 2005.
CONCLUZII:
Data,
mente testate
PROBLEMA:
CONSTATARE:
In Fisa de date a achizitiei pentru factorul financiar de evaluare tariful manoperei/ora de lucru
la interventiile accidentale/lot au fost acordate 300 puncte, iar in algoritmul de calcul
prezentat in DEPO punctajul maxim a fost de 150 de puncte.
De subliniat ca, oferta SC AER COM SA privind manopera/ora servicii prestate a fost
substantial mai mica decat a celorlati ofertanti si in final nu a castigat licitatia.
CAUZA
CONSECINTE:
RECOMANDARE:
Elaborarea unei proceduri scrise si formalizate in ceea ce priveste aplicarea
prevederilor DEPO pentru stabilirea ofertei castigatoare si actualizarea
sistematica a acesteia.
Constituirea unei echipe de control si verificarea tuturor licitatiilor din ultimul an,
pentru a constata daca acesta erori de calcul pentru stabilirea ofertei castigatoare
a fost o intamplare sau se prezinta deja ca o practica in cadrul Serviciului
Achizitii Publice.
Data:
TESTUL NR. 8b
DESCRIEREA TESTULUI:
Populatia este reprezentata de documentele care stau la baza incheierii contractelor de achizitii
publice in anul 2005.
CONSTATARI:
In mod surprinzator, la contract se mai incheie un act aditional cu acelasi numar si data,
dar cu continut diferit in ceea ce priveste pretul, rezultand un prejudiciu adus entitatii.
CONCLUZII:
In baza acestui test s-a elaborat atat Fisa de identificare si analiza a
problemei (FIAP nr. 8b) cat si Formular de Constatare si Raportare a
Iregularitatilor (FCRI).
Data,
osarele achizitiilor Dosar Dosar Dosar Dosar Dosar Dosar Dosar Dosar Dosar
e publice achizitie achizitie achizitie achizitie achizitie achizitie achizitie achizitie achizitie
publica 4
publica 1 publica 2 publica 3 publica 5 publica 6 publica 7 publica 8 publica 9
re avizul favorabil al
ului financiar-contabil
disponibilitatea
lor X X X X X X X X X X
are viza X X X X X X X X X X
gerului
se incheie cu oferta X X X X X X X X X X
ata castigatoare
n care ofertantul
t castigator nu s-a
ntat pentru X X X X X X X X X X
erea contractului,
tatea contractanta il
pe urmatorul clasat
nuleaza aplicarea
durii
s-a incheiat in
da de valabilitate a
lor X X X X X X X X X X
matiilor/clauzelor
d modul de X X X X X X X FIAP X X
izare si/sau
ire a preturilor FCRI
ctelor
ea garantiei de buna
tie invitat pentru
erea contractului de X X X X X X X X X X
tie publica.
ENTITATEA PUBLICA
Serviciul Audit Intern
PROBLEMA:
CONSTATARE:
CAUZA
CONSECINTE:
RECOMANDARE:
Intocmirea unor proceduri de control (check-list) cu ajutorul carora sa se poata
verifica respectarea prevederilor contractuale.
Data:
CONSTATARE
RECOMANDARE:
ANEXE:
Data:
Auditor, Supervizor:
9.3.
Verificarea dosarului de
urmarire a derularii
contractului de achizitie
publica incheiat
a) verificarea existentei devizului de lucrari si X
conformitatea lui cu conditiile contractuale
b) verificarea existentei situatiilor de lucrari X
periodice inaintea fiecarei transe de plata
Interviu
9.5.
Certificarea si verificarea
facturilor
a) existenta si conformitatea articolelor din facturi X
cu cele din devize si conditiile contractuale
Data: Supervizor:
Comanescu Cristian
Bacescu Ana
ENTITATEA PUBLICA
Comanescu Cristian
Bacescu Ana
Nota:
ENTITATEA PUBLICA
Serviciul Audit Intern
NOT CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU
Exist
Constatarea Document justificativ
DA NU
Auditori interni,
Comanescu Cristian
Bacescu Ana
ENTITATEA PUBLICA
Lista participantilor:
Funcia/Direcia/ Nr. E-
Numele Semntura
telefon mail
Serviciul
Stenograma edinei:
prezentarea functiei de audit intern de ctre auditori, n special a obiectivelor generale ale
auditului intern, din care s rezulte semnificaia auditului intern;
Lista participanilor:
Stenograma edinei:
Prezentarea obiectivelor auditate si constatrilor pentru fiecare obiect auditat; a fost discutat
fiecare deficien n parte, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea
disfunctionalitii, au fost prezentate recomandrile care urmeaz a fi implementate
pentru eliminarea deficienelor constatate.
ENTITATEA PUBLICA
Serviciul Audit Intern
PROIECT
STRUCTURA AUDITAT:
BUCURESTI
I. INTRODUCERE
Echipa de auditare a fost formata din :
Cei doi auditori fac parte din Serviciul Audit Intern al entitatii publice.
Cai de atac
liste de control;
chestionare;
documente de lucru;
tabel Puncte tari i puncte slabe,
Tematica in detaliu;
Pentru toi salariaii sunt ntocmite fiele posturilor prin care sunt stabilite
relaiile ierarhice de subordonare i sarcinile de serviciu.
efectuarea licitaiilor;
Totusi, fisele posturilor desi exista si sunt semnate, sunt prea generale,
fara specificarea, pentru fiecare post, a atributiilor ce le revin, in conformitate
cu cadrul normativ.
Constatari:
Consecinte:
Recomandari:
Constatari:
Consecinte:
Recomandari:
Sectiunea IV Formulare;
Comisia de evaluare
Entitatea are obligatia de a constitui comisii de evaluare formate din cel
putin 5 membri cu pregatire profesionala si experienta relevanta in domeniu si
cu probitate morala recunoscuta pentru atribuirea fiecarui contract de achizitie
publica. Membrii comisiilor de evaluare trebuie sa indeplineasca anumite
conditii, conform cadrului normativ.
Constatari:
Consecinte:
Recomandari:
Ordinele de numire ale membrilor comisiilor de evaluare pentru atribuirea
contractelor de achizitii publice sa aiba, in anexa, atributiile si
responsabilitatile membrilor comisiilor, ale secretarului comisiei care are
sarcina verificarii semnarii declaratiilor de confidentialitate si
impartialitate inainte de deschiderea ofertelor, pe cae sa o semneze pentru
luare la cunostinta.
Anuntul de participare
Constatari:
Consecinte:
Recomandari:
Constatari:
Consecinte:
Recomandari:
Constatari:
DEPO;
Consecinte:
Recomandari:
Elaborarea procedurii specifice scrise si formalizate pentru intocmirea
dosarelor achizitiilor publice, care sa cuprinda modul de constituire, de
accesare, stocare si utilizare a dosarelor arhivate.
Constatari:
Recomandari:
Constatari:
Consecinte:
Baza de selectie a ofertelor este mai mica, (de regula nefiind mai mult de doi
ofertanti pentru fiecare achizitie), reducandu-se posibilitatea asigurarii unui
pret mai bun/performante tehnice mai mari pentru subiectul achizitiei.
Posibilitatea limitarii numarului ofertantilor, respectiv aria lor restrangandu-se
proportional cu cota de piata a acestui cotidian.
Recomandari:
Constatari:
Consecinte:
Echipa de audit isi exprima rezerve cu privire la exactitatea informatiilor prezentate la a doua
constatare, avand in vedere faptul ca nici o societate comerciala nu isi gestioneaza
ineficient lichiditatile financiare investind in stocuri si influentand negativ indicatorii
viteza de rotatie a activelor circulante, lichiditatea globala si rata de finantare a activelor
circulante pe baza fondului de rulment.
Recomandari:
Constatari:
Consecinte:
Recomandari:
Constatare:
In urma misiunii de audit intern, efectuata la Serviciul Achizitii Publice
din cadrul Directiei Administrative si Patrimoniu, in perioada 01.03-05.05.2005,
la Dosarul achizitiei publice nr. 8, s-au constatat urmatoarele:
Recomandari:
2. PROGRAMUL X
DE ACHIZITII PUBLICE
Data:
Bacescu Ana
SINTEZA
I. INTRODUCERE
II. CONCLUZII
2. PROGRAMUL X
DE ACHIZITII PUBLICE
3. PREGATIREA APLICARII PROCEDURII DE X
LICITATIE DESCHISA PENTRU ATRIBUIREA
CONTRACTULUI DE ACHIZITIE PUBLICA
9. CAI DE ATAC - - -
Constatare 2:
Recomandare 2:
Constatare 3:
Unele persoane numite prin ordin, de conducere, pentru a face parte din
comisiile de evaluare pentru atribuirea contractelor de achizitii publice, nu au
participat in comisii si nu au semnat declaratiile de confidentialitate si
declaratiile de impartialitate, sau le-au semnat ulterior, dupa deschiderea
ofertelor. (FIAP nr. 3.b.)
Recomandare 3:
Constatare 4:
Recomandare 4:
Constatare 5:
Recomandare 5:
Data:
PLANUL DE ACIUNE
Calendarul
Nr. Responsabil cu
crt. Recomandarea Plan de aciune implementri
i
implementarea
stabilirea cantitilor de
aprovizionat, avnd n
vedere stocurile;
compararea valoric a
necesarului stabilit cu
bugetul aprobat, ajustarea
acestuia n funcie de
buget.
evaluare sa
aiba in anexa
atributiile
si
responsabilitatil
e
fiecarei functii
din
comisie, implicit
ale
secretarului
comisiecu
sarcina
verificarii
semnarii
declaratiilor de
confidentialitate
si
impartialitate
inainte de
deschiderea
ofertelor.
5. stabilirea responsabililor 31.08.2006 Luiza Marin,
Existenta unei salariat Serviciul
Achizitii Publice
proceduri elaborarea procedurilor
privind modul
de lucru al
membrilor
comisiilor de
evaluare in
activitatea de
achizitii
publice.
6. stabilirea responsabilului 31.07.2006 Luiza Marin,
salariat Serviciul
Stabilirea unui responsabil cu Achizitii Publice
emiterea deciziei interne
transmiterea raspunsului la
clarificarile la DEPO solicitate de
ofertanti.
stabilirea persoanei
Efectuarea de responsabile
7. instruiri, realizarea unui program de
instruire 31.07.2006 Radu Nicolae,
Sef Serviciu
de catre seful aprobarea programului Achizitii Publice
Stabilirea unui
8. 30.06.2006 Radu Nicolae,
Sef Serviciu
responsabil cu Achizitii Publice
transmiterea desemnarea
raspunsului responsabilului cu
transmiterea raspunsului
la clarificarile la DEPO
la clarificarile la solicitate de ofertanti.
DEPO
solicitate de
ofertanti.
9. verificarea contractelor
Desemnarea incheiate in anul 2005 i
constituirea dosarului de 30.09.2006 Florin
unui salariat achiziie publica pentru Gheorghe,
fiecare contract n parte salariat Serviciul
Achizitii Publice
din cadrul
Serviciului
achizitii publice,
prin
completarea
fisei
postului, care va
avea
atributii si
competente in
intocmirea
dosarelor
achizitiilor
publice;
10. Reconstituirea dosarelor pentru emiterea deciziei pentru
achizitiile efectuate in ultimii trei constituirea echipei de
ani. verificare a dosarelor 31.12.2006 Mircea Tudoran,
achizitiilor publice salariat Serviciul
Achizitii Publice
. .. ..
Directia Administrativ si
Patrimoniu
ENTITATEA PUBLIC
Data:
ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern
31.08.2006
Data
Rec Parial planificat/
Imple- Neimple-
Recomandarea imple-
mentat mentat
No. mentat Data
implementrii
declaratiilor de confidentialitate si
ofertelor.
publice.
ofertanti.
n. . . .
Instruciuni
Radu Nicolae
Data i semntura:
Supervizarea reprezinta activitatea de indrumare, consiliere,
supraveghere si verificare efectuata de catre supervizor asupra activitatii echipei
de audit; se realizeaza pe tot parcursul derularii misiunii de audit intern prin
semnarea documentelor intocmite.
ENTITATEA PUBLICA
Serviciul Audit Intern
Data: 15.04.2006
auditorului
Data: 15.04.2006
Note Obs.
Nr.
Obiectiv auditat
crt.
1 2 3 4 5
claritatea recomandarilor
calitatea discutiilor
16. Ce v-a plcut cel mai puin pe timpul misiunii de audit descriei cel puin 3
aspecte care v-au plcut cel mai puin
Nu sunt comentarii.
1 pentru nesatisfctor;
2 pentru slab;
3 pentru satisfctor;
4 pentru bine;