Managementul performanţei

Mihai Muţiu
2011
 Cuprins
1. Managementul performantei si sistemul de recompense intr-un
context comun
2. Procesul de MP
3. MP si planificarea strategica
4. Definirea performantei si abordarea modului de masurare
5. Masurarea rezultatelor si a comportamentelor
6. Colectarea informatiei despre performanta
7. Implementarea unui sistem de MP
8. MP si dezvoltarea angajatului
9. Abilitati(skills) necesare pentru MP
10. Sisteme de recompense si probleme legale
11. MP in cazul echipei
 Obiectivele cursului
explicarea conceptului de management al performantei
intelegerea conceptului de sistem de recompense si legatura cu sistemul
MP
intelegerea celor 6 faze ale MP
legatura dintre MP si viziunea, misiunea, obiectivele si planurile strategice
ale organizatiei
identificarea factorilor care afecteaza performanta
utilizarea rezultatelor(incluzind responsabilitati, obiective si standarde) si a
comportamentelelor(incluzind identificarea si evaluarea competentelor)
utilizarea formularelor eficiente de evaluare
intelegerea pasilor necesari pentru implementarea unui sistem MP
diferenta intre sistemul traditional si cel contingental de recompensare
cunoasterea definitiei echipei si a performantei echipei, in plus de cea
individuala
 Companie Generica

PRESIDENT

GM EXEC OFFICE
CEO Assistant
Support Functions Customer Support Functions

FINANCE HR LEGAL MAR & COM SALES OPERATIONS QUALITY

Product/Service Groups
PG1 PGk SGn R&D a R&D z
Modelul HARVARD de RU
 HR PROCESSES
HR Corp. Business External
Group Training Providers Learning
JD (open job) Center
CV Labor Code/Legal
Ind. Relations
Recruit Industrial
ment Staffing Learning
Relations
Release Staffing
Trade Unions
C/LHP OPR WorkingCouncils
Recruitment TD Talent & Org Dev
HRIS HRIS
Performance M’nt
GPM
Corp. Results
SMI
Financial Taxes
Payroll/ Comp AIP&SIP(annual and/or sales) IP
Financial Laws Pers. Adm. Tool Equity Plan

Benefits Financial
Budget
Dept.
Payroll Comp&Ben
Mobility
 Cap.1: MP si sistemul de
recompense in acelasi context

Def: Managementul Performantei(MP) este un proces

continuu al identificarii, masurarii si dezvoltarii
performantelor individuale si ale echipelor si alinierea
acestei performante cu telurile strategice ale
organizatiei
 Avantajele implementarii
unui sistem performant de
MP:
dpdv angajat:
- creste motivatia si stima de sine;
- ajuta la imbunatatirea performantei;
- clarifica taskurile si indatoririle (job-ul si fisa postului);
- creaza oportunitati de dezvoltare;
- clarifica asteptarile supervizorului;
dpdv manager:
- isi creaza o perspectiva mai larga despre dorintele profesionale si
obiectivele personale ale angajatului;
- permite modificari administrative mai corecte si cinstite;
- permite comunicarea obiectivelor organizatiei mult mai clar;
- permite diferentierea performerilor de non-performeri;
- permite schimbari organizationale;
dpdv al HR:
- sistemul PM permite o mai buna protectie la litigiile specifice;
- motivarea, angajamentul si intentia de a sta in organizatie
(retentia) sint imbunatatite;
 Dezavantajele/pericolele implementarii unui
sistem slab de MP:
Implementarea unor sisteme de MP slabe au un rezultat
dezastruos asupra tuturor celor implicati:
creste numarul de plecari din firma (turn over);
cei care ramin sint lipsiti de motivare;
frustrare din motive de suprasolicitare sau insatisfactia
muncii;
relatii proaste subordonat-sef;
sistem neclar de evaluari;
bani cheltuiti de pomana;
costuri ridicate dpdv legal;
Def: Sistemele de recompensare contin totalitatea
mecanismelor de distribuire a avantajelor tangibile
si intangibile, ca parte a contractului de munca
tangibil: compensatii(cash) si beneficii;

Salariul de baza
Ajustarea costului vietii si plata conditionata (contingental pay)
Stimulente pe termen scurt
Stimulente pe termen lung
Protectia venitului
Concentrarea pe raportul serviciu/viata personala
Alocatii (tipice pentru expatriati)
intangibil: recunostere, statut, securitatea angajarii,
munca provocatoare, posibilitatile de invatare;

Influenta recompenselor in cadrul MP:

ajustarea costului vietii mica
protectia venitului mica
focus pe viata profesionala/familie medie
alocatii medie
salariu de baza medie
plata/ salariul conditionata de performanta mare
bonus de scurta durata mare
bonus de lunga durata mare
 Cap.2: Procesul de MP – prezentare
generala
 Cerinte initiale
 Planificarea performantei
 Executarea performantei
 Evaluarea performantei
 Interviul de evaluare a performantei
 Repornirea ciclului prin fixarea performatei de realizat si
angajarea
 Planificarea
Cerinte initiale
performantei

Executarea
Procesul de Management al Performantei performantei

Fixarea
performatei de
realizat si re- Evaluarea
Interviul de performantei
angajarea evaluare a
performantei
1 - Cerinte initiale
A. Cunoasterea misiunii si a obiectivelor
strategice ale organizatiei
B. Cunoasterea specificitatii muncii in
cauza
A. Cunoasterea misiunii si a obiectivelor
strategice ale organizatiei

• Planificarea strategica
– Scopul sau motivul existentei organizatiei
– Incotro se indreapta organizatia
– Telurile organizatiei
– Strategiile pentru atingerea telurilor
Misiune si teluri (goals)

Efect de cascadare in intreaga organizatie

Organizatie Unitate ( Echipa )  Angajat

B. Cunoasterea specificitatii muncii (job)
in cauza
• Analiza componentelor cheie ale postului
• KSA solicitate pentru efectuarea muncii
– Knowledge/ cunostinte despre job, dar jobul nu a fost facut inca
– Skills/ calificari cerute pentru efectuarea jobului si care au fost
exersate in trecut
– Abilities/ abilitati - posesia aptitudinilor fizice, emotionale,
psihice, intelectuale pentru a face jobul, fara a-l fi facut pina
acum sau a fi format in acest sens
• Analiza postului
Scor/task = frecv x critic
Fisa postului
Sarcini obligatorii (job duties)
Cunostinte-Calificari-Abilitati (KSA)
Conditii de munca

Fise de post generice

Occupational Informational Network (O*Net)
http://online.onetcenter.org/
Summary Report for trainer.doc
2 - Planificarea performantei:
Rezultate, Comportamente, Plan de dezvoltare

Rezultate
 Responsabilitati principale (jobul de executat)
 Obiective specifice (pentru task-uri)
 Standarde de performanta (“yardstick”)
Responsabilitati principale

 Domeniu larg al unui post de munca

pentru care angajatul este reponsabil sa
produca rezultate
Obiective Specifice

 Declararea rezultatelor de realizat

Importante
Masurabile
Standarde de performanta
“Etalonul” de evaluare a modului cit de bine
angajatii si-au atins fiecare obiectiv
Informatia de performanta acceptabila sau
inacceptabila relativa la:
calitate
cantitate
cost
timp
2 - Planificarea performantei :
Comportamente
 Modul in care este facut un job

Competente
• Grupuri masurabile de Cunostinte-Calificari-
Abilitati( KSA)
• Critice: in determinarea modului cum vor fi atinse
rezultatele
2 - Planificarea performantei :
Planul de dezvoltare
 Domenii de imbunatatire
 Obiective de atins in fiecare domeniu de
imbunatatire
3 - Executarea performantei
Responsabilitatile angajatului
 Angajamentul de a atinge obiectivul
 Cerere continua de feedback si coaching
 Comunicarea cu supervizorul
 Colectarea si partajarea datelor de
performanta
 Pregatirea pentru interviurile de evaluare
(performance review)
3 - Executarea performantei :
Responsabilitatile managerului

 Observare si documentare
 Reactualizari
 Acordare de feedback
 Resurse
 Re-armarea procesului
4 - Evaluarea performantei
 Evaluarea mangerului
 Autoevaluarea angajatului
 Alte surse (omologi, clienti, subalterni etc.)
– Ex: 360 grade
5 - Interviul de evaluare
• Trecut
– Comportamente si rezultate
• Prezent
– Compensatiile de primit
• Viitor
– Noi obiective si planuri de dezvoltare
6 pasi pentru a conduce interviuri de evaluare
de succes:
1. Identificati ce a facut bine angajatul si ce a facut slab
2. Solicitati feedback
3. Discutati implicatiile schimbarilor comportamentale
4. Explicati cum abilitatile utilizate in realizarile din
trecut pot ajuta la depasirea oricaror probleme de
performanta din viitor
5. Cadeti de acord asupra unui plan de actiune
6. Fixati o sedinta de urmarire si agreeati asupra
comportamentelor, actiunilor si atitudinilor de evaluat
6 - Reinnoirea performantei si
rearmarea procesului
 Similar/sau nu cu Planificarea peformantei
– Foloseste lucrurile intelese si informatiile
din fazele anterioare
– Repornirea ciclului
Procesul Managementului Performantei -
Rezumat: Puncte cheie

 Proces continuu, in curs de desfasurare

 Fiecare componenta este importanta
Daca una este slab implementata, intregul
sistem are de suferit
 Legatura dintre componente trebuie sa fie clara
Exercitiu: Chestionare_sistem_MP.xls
 Cap.3: MP si planificarea strategica
Definirea si scopurile planificarii strategice:
- ajuta la definirea identitatii organizatiei;
- ajuta organizatiile sa se pregateasca pentru viitor;
- mareste abilitatea de adaptare la modificarile de mediu;
- furnizeaza focusare asupra resurselor si permite o mai buna
alocare a lor;
- furnizeaza o cultura organizationala bazata pe cooperare;
- permite luarea in considerare a noilor optiuni si oportunitati;
- furnizeaza angajatilor informatii legate de activitatea zilnica
nemijlocita;
Plan strategic Fisa postului
Organizatie
• Responsabilitati
• Misiune • Cunostinte
• Viziune • Calificari
• Obiective • Abilitati
• Strategii

Procesul de legatura MP – planificare strategica

Plan strategic
Performanta
Unitate
individuala si de
echipa
• Misiune
•Viziune •Rezultate
•Obiective •Comportamente
•Plan de dezvoltare
•Strategii
 Planificarea strategica la nivel de
organizatie/unitate
analiza de mediu
(SWOT = Strength Weakness Opportunities Threats)
factori de natura externa: (economica, politica, legala,
tehnologica, competitorii, clientii, furnizorii)
factori interni (structura organizatiei, cultura, politici interne,
procese, marime)
Misiunea : - de ce exista organizatia;
- care este domeniul de activitati;
- care sint clientii deserviti;
- care sint produsele/servicile oferite;
Viziunea – aspiratiile vitoare; caracteritici:
Chestionare_sistem_MP.xls
Telurile – reprezinta baza pentru masurarea performantei
Strategiile – caile/procedurile de urmat pentru atingerea
obiectivelor
Rol critic al HR in implementarea strategiilor:
- comunicarea
- sublinierea KSA
- sisteme de recompense
Fisa postului
- aliniata la misiune, viziune, obiective si strategie
- activitatile in linie cu planurile strategice
- Summary Report for trainer.doc
 Cap.4: Definirea performantei si
abordarea modului de masurare
Performanta se refera la comportament (ceea ce
fac angajatii) sau la rezultatele muncii lor.
- de comportament (cum e facut lucrul);
- de rezultate;
Performanta este:
- evaluativa
- multidimensionala
Factorii determinanti ai performantei
Performanta - combinatie de factori:
- cunostintele declarative (informatii);
- cunostinte procedurale (know-how);
- motivatia (dorinta de a performa);

PERF = C.DECL x C.PROC x MOTIV

Cunostinte Decl Cunost Procedurale Motivatia

date abilitati cognitive alegerea de a performa
principii abilitati psihomotorii nivelul de efort
obiective abilitati fizice persistenta la efort
abilitati interpersonale
Abordari in masurarea performantei
Situatie Angajat in Care produce
Performer
anume anumite diverse
individual
de munca comportamente rezultate

Abordarea performerului individual (scoate in evidenta

caracterului personal(trait) ex: inteligenta);
Abordarea comportamentala;

Abordarea prin rezultate;

 Cap.5: Masurarea rezultatelor si a
comportamentelor
Masurarea rezultatelor:
• Determinarea ariilor de raspundere
• Fixarea obiectivelor din fiecare arie;
– SMART
– Caracteristici (Specific si clar, Provocator, Agreeat,
Semnificativ, Prioritizat, Delimitat in timp, Tangibil,
Comunicat complet, Flexibil, Limitate ca numar)
• Standardelor de performanta: cantitative, calitative, costuri ,
incadrate in timp)
Masurarea comportamentelor
• Identificarea competentelor
• Identificarea indicatorilor comportamentali
• Alegerea sistemului de masura al
indicatorilor
- comparativ
- absolut
Cap.6: Colectarea informatiei despre
performanta
Formularul de evaluare, configurare :
- informatie de baza despre angajat
- responsabilitati, obiective si standarde
- competente si indicatori
- realizari si contributii majore
- realizari in dezvoltarea proprie
- planuri de dezvoltare, planuri si obiective personale
- date de la alte persoane interesate(stakeholders)
- comentarii angajat
- semnaturi
Cerinte pentru formular:
 simplu
 relevant
 descriptiv
 adaptabil
 comprehensiv
 clar dpdv al definitiilor
 comunicational
 orientat in timp
Nota: formularul trebuie sa permita obtinerea scorului general de performanta
(over-all performance score)
Furnizorii de informatie despre performanta:
 supervizorul/supervizorii
 perechile(persoane aflate pe pozitii similare)
 subordonatii
 auto-evaluarea
 clientii

Nota: cazul echipei de proiect, structura matriciala

Probleme:
Furnizarea de raspunsuri afectate de erori:
apreciative
depreciative
Minimizarea erorilor de evaluare –
prin training cu urmatorul cuprins:
 ratiunea introducerii si implementarii sistemului de MP
 cum sa se identifice si ordoneze activitatile
 cum sa se observe, masoare si inscrie performanta
 informatia din formularul de evaluare si functionarea
sistemului
 cum sa se minimizeze numarul de erori
 cum se conduce un interviu de evaluare
 cum se formeaza, consiliaza si se asigura coaching
 Cap.7: Implementarea
unui sistem de MP
Pregatirea: comunicarea, procesul de
escaladare/recurs, programele de training, testarea
pilotului
- Este un proiect care apartine mai multor ‘jucatori”
- Este necesar suportul tuturor nivelelor din organizatie
- Are structura unui proiect clasic cu un Project manager si o
echipa de implementare, sub controlul HR
- Inainte de lansare este nevoie de un plan de comunicare
Planul de comunicare – raspunde la
urmatoarele intrebari:
 Ce este MP?
 Cum se integreaza MP in planurile strategice ale
organizatiei?
 Ce am eu din chestia asta? Beneficii?
 Cum functioneaza?
 Care sint responsabilitatile mele?
 Care sint conexiunile MP cu alte initiative interne?
Procesul de recurs
Posibilitatea de escaladare in 2 trepte in caz de nearmonizare intre
supervizor si angajat:
 utilizarea dep. HR ca si mediator nivel1
 utilizarea tot management ca si mediator level2 (final)

Training specific pentru evaluatori

 training pentru angajati (cel de la lansarea sistemului MP)
 training relativ la erorile specifice de evaluare (intentionate sau
neintentionate)
 training de observare comportamentala
 training de auto-leadership (cresterea increderii evaluatorului in
abilitatile sale)
Testarea pilotului
 Se face cu concursul unui grup de angajati din toate departamentele

Monitorizarea si evaluarea continua

Monitorizari posibile:
 numarul de indivizi evaluati
 distributia evaluarilor de performanta (echipa, unitate, supervizor,
distorsiuni…)
 calitatea informatiei
 calitatea sedintei de discutare aperformantei
 satisfactia utilizarii sistemului
 raportul cost – beneficiu
 analiza performantei la nivel de unitate sau organizatie
Cap.8: MP si dezvoltarea angajatului
Planurile personale de dezvoltare
Obiectivele planurilor de dezvoltare
Continutul planului si
Activitatile de dezvoltare
- on the job training
- cursuri, seminarii, conferinte, certificari, obtinerea unui titlu
- lectura auto-ghidata
- mentoring
- rotatia jobului, asignari temporare
- membru sau lider in organizatii comerciale
Nota: rolul supervizorului in dezvoltarea angajatului
Cap.9: Abilitati necesare managerilor
pentru MP
Coaching
Este un proces continuu in care managerul directioneaza,
motiveaza si rasplateste comportamentul angajatului.
Functii cheie:
 sfaturi;
 ghidarea;
 suport;
 intr-ajutorare;
 respect;
Stiluri de Coaching
 conducatori (drivers)
 persuasivi (persuaders)
 amicali (amiables)
 analisti (analysers)

Chestionar: determinarea stilului propriu de Coaching

Chestionare_sistem_MP.xls
 Determinarea
obiectivelor
de
dezvoltare
Identificarea
Furnizarea resurselor si
de strategiilor de
feedback dezvoltare
Procesul de Coaching

Observarea si
documentarea Implementarea
dezvoltarii strategiilor
comportamentului
Feedback-ul
Scop:
- ajuta la cresterea increderii in atingerea performantei
- dezvolta competentele prin comunicare
- imbunatateste implicarea angajatului

Urmari negative in caz ca:

- nu contine informatii utile
- nu e dat in modul potrivit
- nu e acordat de loc
 Cap.10: Sisteme de recompense si
probleme legale
Moduri de plata
- traditional: angajatii sint platiti conform fisei postului si nu in mod
necesar pentru modul in care isi fac lucrul (ex: bugetari, univ..)
- contingentala: numita si plata pentru performanta; angajatii sint
platiti pentru cit de bine isi fac lucrul

Motivul introducerii platii pentru performanta:

- legatura intre rezultat si sistemul de recompense in cazul MP
- efectul de sortare al performerilor si de retentie
- cresterea motivatiei angajatilor
Factorii motivatiei:
- asteptarea/expectanta – angajatii vad o legatura
clara intre efortul lor si performanta rezultata;
- instrumentalitatea – angajatii vad o legatura
clara intre nivelul de performanta si recompensa
primita;
- valenta – angajatii pretuiesc recompensele
primite;

MOTIVATIA = Expectanta x Instrumentalitate x Valenta

Posibile probleme asociate cu platile contingentale:
- utilizarea unui sistem MP de slaba calitate;
- recompensarea pentru un factor , asteptarea este pentru
alt factor;
- recompensele nu sint semnificative;
- orientarea angajatilor mai mult spre recompense, decit pe
ceea ce au de facut;
- managerii nu sint responsabili de modul de aplicare
corecta al MP;
- recompensele pentru executivi sint disproportionate
comparativ cu cele ale celorlalti angajati;
 Selectia unui plan contingental
OBIECTIV STRATEGIC DE BUSINESS PLAN DE PLATA CONTINGENTALA

Dezvoltare angajat plata pe baza de acumulare de cunostinte

Serviciu clienti plata pe baza de competenta
participare la cistig
Productivitate: individuala la numar de bucati
comisioane de vinzare
Productivitate: de grup paricipare la cistig
Stimulente (incentive) de grup

Lucrul in echipa comisioane de vinzare pentru echipa

paricipare la cistig

plata pe baza de acumulare de cunostinte

Profit plata pentru executivi
distribuire de actiuni(stock sharing) sau de
profit
Recomandari pentru a face functional sistemul de
recompense:

 intai se defineste performanta si apoi se aloca

recompensele;
 se acorda doar recompensele disponibile;
 asigurati-va ca toti angajatii sint eligibili;
 faceti recompensele pe merit (contingentale);
 faceti recompensele la timp;
 utilizati si recompense nonfinanciare;
Nonfinanciare:
 premii, diplome;
 mentiuni favorabile in publicatiile companiei (newsletter);
 recunostere in privat si informal a jobului bine facut;
 recunostere publica, inclusiv lauda, certificate, scrisori de
apreciere;
 indicatori de stare: un nou job title, promovari, abilitatea
de a superviza mai multi oameni, echipamente;
 acordarea de zile libere platite, de pauze mai lungi,
plecat mai devreme de la serviciu;
 un climat de lucru mai competitiv, mai multa
responsabilitate, mai multa libertate;
Structura compensatiei

Formular de evaluare a jobului

Pozitie:
Factori compensatie Grad x Pondere(%) = Puncte
Calificari a s m
Experienta b t n
Responsabilitate c u o
Conditii de munca d v p
TOTAL W

Grad 1- 5
Pondere 0 - 100
Valoare punct 105 Ron W*105 Ron
Sistemul MP si legislatia
Principii legale implicate in litigii:
 contractul individual de munca; Codul muncii;
 neglijenta coroborarii CIM, Regulament Intern si MP;
 informatiile defaimatoare despe angajati; informatiile
neadevarate;
 informatii false despre o performanta buna;
 discriminarea neintentionata (impotriva unei clase
protejate);
 discriminarea ilegala (rasa, orientare sexuala,
nationalitate, culoare, sex, grup etnic etc);
 Cap.11: MP a echipei
Def: o echipa este formata din 2 sau mai multe persoane
care interactioneaza in mod dinamic si interdependent si
impartasesc valori, obiective sau misiune comune

Citeva conditii necesare pentru echipa, pentru imbunatatirea

performantei ei:
obiectivele individuale si ale echipei sa nu fie in competitie;
echipa sa fie alcatuita bine si organizatia sa sustina
performanta de echipa;
feedback-ul dat echipei se focuseaza pe procesele aflate
doar sub controlul membrilor echipei;
Tipuri de echipe si implicatii in MP

Dinamica
* Echipe in retea

Configuratia
* Echipe de proiect
membrilor

* Echipe de lucru/ servicii

Statica

Rutina Non rutina

Complexitatea sarcinii (task)

 Cerinte initiale Planificarea
performantei
Executarea
performantei
Procesul de Management al Performantei

Fixarea ECHIPA
performatei de Evaluarea
realizat si re- Interviul de performantei
angajarea evaluare a
performantei
• Cerinte initiale
- Cunoasterea misiunii organizatiei
- Cunosterea jobului de efectuat (KSA)
- KSA suplimentare:
- Comunicare
- Luarea deciziei
- Colaborarea
- Lidershipul pentru echipa
- Auto controlul (in fata opozitiei altora)
• Planificarea performantei
• Executarea performantei
Evaluarea performantei
- se masoara rezultate si comportamente
- in plus:
- eficacitatea – masuratori de rezultate: calitate, cantitate,
cost, timp;
- eficienta – masuratori: comunicare, coordonare,
colaborare, luarea deciziei;
- invatarea si cresterea –masuratori : inovatia, invatarea
programata, best practices, imbunatatirea proceselor;
- satisfactia membrilor echipei – masuratori: perceptia
membrilor relativ la contributia muncii in echipa la
dezvoltarea personala;
• Bibliografie, recomandari:
- H.Aguinis – Performance Management
- M.Armstrong – Handbook of Performance Management
- H.Kerzner – Project Management Basics
Multumesc 