Tema 2. Informaţia și documentația bancară.

Obiective de referință
1. Informația și particularitățile ei în sistemul bancar.
2. Documentația bancară și organizarea circuitului ei.

1. Informația și particularitățile ei în sistemul bancar.

Activitatea bancară, asemenea oricărei organizaţii, implică activităţi de decizie şi activităţi

de execuţie sau operaţionale. Între cele două tipuri de activităţi trebuie să existe un flux
continuu de informaţii pentru ca activitatea bancară în ansamblu, să se desfăşoare în condiţii de
eficienţă.
Decizia în domeniul bancar poate fi definită ca fiind procesul raţional de alegere a unei
direcţii de acţiune, pe baza analizei mai multor soluţii, corespunzătoare obiectivelor urmărite de
bancă, în vederea îndeplinirii acestora în condiţii de eficienţă. Ele sunt luate în funcţie de
atribuţiile și competenţele stabilite pentru fiecare nivel de conducere. De asemenea, deciziile
sunt luate în concordanţă cu metodologia şi normele legale în vigoare.
Activitatea operaţională este, în fapt, activitatea specifică băncilor în relaţiile cu clienţii şi
alţi terţi (alte instituţii financiar bancare, banca centrală, instituţiile statului,biroul de credit etc.),
generată de acţiunea deciziilor luate.
Astfel, organizarea şi conducerea activităţii bancare implică existenţa şi funcţionarea unui
sistem informaţional, prin intermediul căruia să se asigure fluxul de informaţii bancare,
valorificarea acestora, în conformitate cu eficienţa cerută de către factorii decidenţi. În acest
context, sistemul informaţional se situează între activitatea de decizie şi execuţie, facilitînd
legătura permanentă şi ambele sensuri dintre cele două.
Sistemul informaţional bancar este constituit din ansamblul mijloacelor şi metodelor prin
care se realizează colectarea, prelucrarea şi transmiterea informaţiilor, reprezentînd o premisă
a unei bune organizări, atît a activităţii de conducere, coordonare şi control, cît și a celei
operative.
Existenţa sistemului informaţional bancar reprezintă una din condiţiile de bază ale organizării
raţionale a activităţii bancare, a conducerii sale pe principii fundamentate ştiinţific, devenind în
acest fel o premisă a exercitării cu eficienţă sporită a rolului şi funcţiilor băncilor în economie.
Un sistem informaţional presupune, în principal, desfăşurarea următoarelor activităţi:
 acumularea datelor cu privire la sistemul în care îşi desfăşoară activitatea;
 transmiterea datelor;
 prelucrarea datelor, în scopul asigurării informaţiilor necesare procesului decizional;
 adoptarea deciziilor;
 transmiterea deciziilor spre execuţie;
 asigurarea controlului şi a monitorizării aplicării deciziilor.

1
 Modul de concepere, organizare şi funcţionare a sistemului informaţional bancar
influenţează calitatea şi eficienţa activităţii bancare. Informaţiile bancare care sunt conţinute de
sistemul informaţional bancar au drept sursă datele din evidenţa contabilă, operativă şi statistică,
clienţii băncii în calitate de titulari de conturi, precum şi alte instituţii cu care banca intră în
relații (alte bănci, banca centrală, biroul de credit, Casa Incidentelor de Plăţi, agenţiile de rating,
agenţiile de ştiri etc.). De asemenea, sistemul informaţional bancar este și sursa de informaţii
pentru clienţi şi instituţiile cu care banca intra în relaţionare.
Informaţiile bancare, pot fi structurate după mai multe criterii, astfel:

a) Din punctul de vedere al gradului de prelucrare:

 informaţii bancare elementare – precizează aspectul direct măsurabil, cum ar fi, de exemplu:
numerarul încasat sau plătit, cecurile de călătorie achitate etc.;
 informaţii bancare complexe – cele rezultate din prelucrarea datelor primare, de exemplu:
informaţiile referitoare la creditele acordate, vînzarea-cumpărarea de valute, activitatea de
decontări etc.
La rîndul lor, informaţiile bancare complexe, în funcție de gradul de prelucrare, pot fi
definitive sau intermediare. Cele definitive ilustrează rezultatele finale, iar cele intermediare
urmează să fie supuse ulterior și altor prelucrări.

b) După momentul desfăşurării operaţiunilor, informaţiile bancare se pot clasifica în:

 informaţii operative —evidenţiază starea curentă şi facilitează posibilitatea urmăririi directe a

evoluţiei activităţii bancare;
 informaţii postoperative – se manifestă după efectuarea operaţiunilor pe care le reflectă,
avînd ca surse de date evidența contabilă şi statistică şi servesc pentru luarea de măsuri
corespunzătoare, menite să asigure înlăturarea unor deficienţe;
 informaţii previzionale – se referă la operaţiunile care se vor produce în viitor şi se
utilizează, cu prioritate, în activitatea de programare bancară.

c) În funcţie de criteriul de organizare în teritoriul al reţelei bancare se pot clasifica în:

• informaţii necesare agenţiilor;

• informaţii necesare filialelor;
• informaţii necesare centralei băncii;
• informaţii necesare agenţiilor, filialelor si centralei;
• informaţii necesare agenţiilor şi filialelor;
• informaţii necesare filialelor şi centralei.

d) În funcţie de nivelul ierarhic la care sunt utilizate:

 informaţii necesare şefilor de compartimente;

 informaţii necesare directorilor (agenţii, filiale);
 informaţii necesare organelor superioare de conducere (departamente, comitet de
conducere, consiliul de administraţie, adunarea generală a acţionarilor etc.).

e) În funcţie de caracterul public sau secret al informaţiilor bancare, acestea se împart în:

 informaţii bancare publice, accesibile tuturor;

2
  informaţii bancare confidenţiale, aflate sub incidenţa secretului bancar.

Principalele caracteristici ale sistemului informaţional bancar sunt:

 informaţiile din cadrul sistemului informaţional bancar sunt într-o continuă transformare
şi interdependenţă – unele informaţii se transformă în altele şi se determină una pe alta;
 ca rezultat al prelucrării datelor, informaţiile se constituie într-un flux informaţional
bancar care se manifestă, atît în cadrul băncii cît şi în afara ei, în mediul bancar
înconjurător, formînd circuite informaţionale;
 structura sistemului informaţional se află într-o continuă dinamică, circuitele
informaţionale în conţinutul lor, cît şi din punct de vedere al ierarhizării, se pot modifica
în timp;
 sistemul informaţional bancar este supus unui proces continuu de perfecţionare, în
funcţie de nevoile de adaptare a activităţii instituţiei bancare la modificările de mediu;
 sistemul informaţional bancar trebuie să fie bine proiectat astfel încît să asigure fluenţa
circuitelor informaţionale;
 volumul de informaţii bancare din cadrul sistemului informaţional bancar trebuie redus la
strictul necesar, funcţie de utilitatea acestora.

Fluxurile informaţionale ce au loc în afara unităţilor bancare se pot manifesta între

verigile bancare (agenţie, filială, centrală şi invers) cît şi între acestea şi titularii de conturi.
Fluxurile informaţionale pot avea loc între bancă şi alte instituţii financiar-bancare şi banca
centrală, precum şi alte instituţii cu care banca intră în relaţii, formînd un sistem informaţional
la nivelul întregului sistem bancar.

La rîndul său, sistemul informaţional specific sistemului bancar de ansamblu este

conectat la sistemul informaţional al economiei naţionale, contribuind la manifestarea funcţiilor
băncilor în economie. Calitatea sistemului informaţional specific sistemului bancar naţional îşi
va spune cuvîntul în gradul de funcţionalitate al economiei unei ţări.

De asemenea, sistemele informaţionale ale sistemelor bancare naţionale sunt

interconectate tot mai mult la nivelul economiei mondiale, datorită procesului de globalizare
existent.

Prin felul activităţilor pe care le desfăşoară, băncile reprezintă sectorul cel mai „informat”
din economie.

Natura tranzacţiilor de credit, mărimea resurselor de credit, riscul asumat de bănci,

informaţiile cu privire la depozitele şi conturile clienţilor, operaţiunile pe care aceştia le
întreprind, deciziile pe care le adoptă banca pe baza semnalelor date de banca centrală prin
intermediul măsurilor de politică monetară şi pe baza politicii fiscal-bugetare promovate de
guvern aduc băncile în postura de „centre informaţionale” în economie, îndeplinind în felul
acesta o funcţie aparte, privind colectarea, păstrarea şi furnizarea de informaţii specifice
domeniului şi primordiale pentru desfăşurarea în condiţii de normalitate a activităţii economice.

Avînd în vedere manifestarea funcţiei de „centru informaţional” în economie, băncile

îndeplinesc următoarele atribuţii:

3
 • Colectarea de informaţii de la clienţi, prin analiza de bonitate a acestora şi prin
conectarea la diverse baze de date şi servicii de date privind clientela bancară
(cazier fiscal);
• colectarea de informaţii macroeconomice şi specifice ramurii pentru stabilirea şi
derularea propriei strategii;
• păstrarea secretului bancar şi confidenţialitatea operaţiunilor bancare derulate de
clientela bancară;
• furnizarea de informaţii la cerere cu privire la comportamentul financiar al unor
agenţi economici (persoane fizice şi juridice) pe baza conectării la diverse baze de
date şi servicii de date;
• furnizarea de informaţii autorităţilor statului, în special băncii centrale privind
propria activitate (bilanţ, cont profit şi pierderi, indicatori de prudenţialitate, date
statistice, privind operaţiunile de decontări şi plăţi etc.);
• furnizarea de informaţii publicului larg şi acţionarilor privind propria activitate
(indicatori privind profitabilitatea, expunerea, gradul de risc etc.);
• furnizarea de informaţii autorităţilor privind desfăşurarea operaţiunilor bancare
ale clienţilor în cazul în care sunt sesizate acţiuni frauduloase, evaziune fiscală şi
încercări de spălare a banilor.

Rolul informaţional în economie pe care îl îndeplinesc instituţiile bancare care în urma

manifestării funcţiei de “centru informaţional", a condus la promovarea de politici bancare
specifice, numite politici informaţionale. Din punctul de vedere al impactului şi al răspîndirii,
politicile informaţionale sunt încadrate în rîndul politicilor de consolidare ale băncii, alături de
cele privind investiţiile, cele organizatorice, cele privind activitatea reţelei teritoriale şi cele
privind personalul şi formarea acestuia.

Astfel, politica informaţională condusă de către o bancă urmăreşte modernizarea

tehnologiei informaţiei, care să asigure o eficienţă operaţională ridicată, o capacitate largă de a
prelucra date şi informaţii, în condiţii de siguranţă şi confidenţialitate, precum şi asigurarea unei
informatizări a activităţii decizionale în vederea unei eficienţe sporite.

Din această perspectivă, prin politica informaţională se vor stabili următoarele obiective
strategice:

• îmbunătăţirea capacităţii de comunicare cu reţeaua teritorială, cu partenerii, cu clienţii

şi cu diverse instituţii;

• lărgirea cadrului de raportare şi a calităţii informaţiilor privind situaţii de urgenţă, unele

informaţii necesare managementului sau date privind rezultatele băncii;

• optimizare a utilizării personalului în acest domeniu.

4
 2. Documentația bancară și organizarea circuitului ei.
Documentaţia bancară reprezintă totalitatea documentelor utilizate în organizarea şi
derularea operaţiunilor bancare. Documentaţia bancară face parte din sistemul informaţional
bancar, constituind principalul suport de date, prin intermediul cărora, informaţia bancară
parcurge circuitele informaţionale.

Documentaţia bancară în scopul creşterii operativităţii eficienţei operaţiunilor bancare,

este supusă simplificării şi raţionalizării. În acest sens, documentele bancare sunt tipizate,
uniformizate şi standardizate.

Se au în vedere, cu prioritate, următoarele măsuri:

 eliminarea paralelismelor;
 lărgirea perioadelor de întocmire şi raportare a informaţiilor;
 reducerea numărului de exemplare;
 renunţarea la unele elemente inutile şi menţiunea pe documente a datelor şi
semnăturilor absolut necesare.

Documentele bancare prezintă în conţinutul lor atît elemente specifice, cît şi elemente
comune. Elementele comune sunt imprimate pe documentele bancare, înaintea derulării
operaţiunii în sine, în timp ce elementele specifice vor fi înscrise o dată cu iniţierea operaţiunii.

Documentele bancare se pot clasifica din mai multe puncte de vedere, şi anume:

a) După verigile procesului de conducere a instituţiei bancare:

• documente de plan, necesare planificării activităţii bancare: planul de casă, planul de

credite, bugetul de venituri şi cheltuieli, planul de finanţare a proiectelor de investiţii, limite de
creditare, plan de muncă şi retribuire personal etc.;

• documente de evidenţă bancară necesare urmăririi şi cunoaşterii modului în care s-au

derulat operaţiunile bancare: documente de casă, de decontări fără numerar, notele contabile,
contul bancar, extrasul de cont etc.;

• documente specifice controlului, necesare derulării activităţii de control bancar:

planurile tematice de control, planurile individuale de control, actele de control, rapoarte şi
sinteze ce privesc activitatea de control bancar intern etc.;

• documente statistice, necesare luării deciziilor şi derulării activităţii bancare în condiţii

de eficienţă: dările de seamă, situaţii sintetice, sinteze, rapoarte, scrisori, sesizări, reclamaţii etc.

b) După locul în care se întocmesc:

• documente interne sunt întocmite în cadrul unităţilor bancare în legătura cu propria

activitate, cum ar fi: ordinele de plată şi de încasare pentru operaţiuni cu numerar, notele
contabile, scrisorile pentru remiteri de valori, situaţii statistice, balanţe de verificare etc.;

5
 • documente externe sunt întocmite de către titularii de conturi: documentele de decontare
(ordinul de plată, cecul), foile de vărsămînt şi cecul pentru operaţiunile cu numerar,
documentaţia necesară deschiderii conturilor, documentele ce stau la baza activităţii de creditare
etc.;

c) După natura operaţiunilor care se efectuează pe baza documentelor bancare,

distingem:

• documente de casă sunt acele documente pe baza cărora au loc operaţii de încasări şi
plăţi cu numerar: foile de vărsămînt cu chitanţa pentru depunerile de numerar la banca (încasări),
cecurile întocmite pentru ridicarea numerarului de la banca (plăţi) de către titularii de conturi şi
ordinele de încasări plăţi privind propriile operaţiuni cu numerar;

• documente de decontare reprezintă acele instrumente de evidenţiere a operaţiunilor prin

virament prin care se solicită trecerea sumelor dintr-un cont în altul, ocupînd o pondere mare în
cadrul documentaţiei bancare: ordinele de plată, cecurile, cambiile şi biletele la ordin;

• documente diverse sunt acele acte şi situaţii care nu servesc direct la înregistrarea
datelor în evidenţa contabilă a băncii, ci constituie doar suportul anumitor operaţiuni bancare:
situaţia verificării garanţiei creditelor, documentaţia necesară deschiderii conturilor, dările de
seamă etc.

d) După momentul întocmirii şi al volumului de operaţii pe care le conţin, avem:

 documente primare întocmite pentru fiecare operaţiune în momentul cînd aceasta are
loc: ordin de eliberare sau de încasare numerarului, cecul, ordinul de plată etc.;
 documente centralizatoare sau recapitulative care se individualizează prin aceea că
preiau datele din mai multe documente primare: borderourile, specificaţiile, jurnalele etc.

e) Din punct de vedere al evidenţei bancare în care se înscriu documentele, distingem:

 documente utilizate în cadrul evidenţei contabile analitice cum ar fi: conturile clienţilor
însoţite de extrasele de cont etc.;
 documente folosite de evidenţa contabilă sintetică care includ notele contabile, balanţele
de verificare, registrul jurnal, registrul Cartea mare, bilanţul contabil;
 documente utilizate de evidenţa statistică cuprind acele situaţii referitoare la structura
decontărilor, structura creditelor, modul de realizare a încasărilor şi plăţilor în numerar,
execuţia de casă a bugetului de stat, structura operaţiunilor valutare ş.a.

f) Din punct de vedere al formei în care se prezintă:

 documente în format fizic, hîrtie;

 documente în format electronic: eCec, ordin de plată electronic etc.

Documentele de execuţie bancară sau operative se individualizează prin volumul, frecvenţa

şi rolul lor în cadrul activităţii bancare. Acestea trebuie sa aibă în conţinutul lor următoarele
elemente obligatorii:

6
 • să conţină elemente necesare identificării lor: denumirea, numărul de ordine, data
întocmirii, locul întocmirii;

• să fie înscrise date despre titularii de conturi: denumirea lor, sediile băncilor la care au
deschise conturi şi codul IBAN în care urmează să se opereze înregistrările;

• să aibă înscrisă corect suma în cifre şi în litere;

• să fie menţionat scopul plăţii;

• să fie autorizate prin semnături şi ştampilă de către titularii de conturi.

Menirea documentelor bancare operative constă în:

 stau la baza înregistrărilor în contabilitatea bancară, fiind documentele justificative care

reflectă activitatea economico-financiară a băncii şi situaţia financiară a titularilor de cont;
 fac dovada autenticităţii şi realităţii operaţiunilor bancare;
 creează condiţiile materiale pentru exercitarea controlului bancar intern;
 asigură informarea persoanelor interesaţi asupra mersului operaţiunilor bancare, a modului în
care se constituie şi se utilizează fondurile băneşti în economie.

Documentele bancare, pentru a-şi îndeplini menirea, parcurg un circuit bine definit în
cadrul unităţii bancare, între verigile băncii sau nivelul întregului sistem bancar, după caz.

Prin circuitul documentelor bancare se înţelege mişcarea efectuată de către acestea ca

flux informaţional în cadrul băncii sau sistemului bancar, din momentul primirii la ghişeele unei
bănci de la clienţi, alţi emitenţi, sau al întocmirii lor de către personalul băncii, după caz, pînă
la expedierea lor clienţilor sau pînă la arhivarea lor, conform destinaţiilor pe care le au.

Circuitul documentelor este proiectat în funcţie de situaţia concretă existentă în fiecare

unitate bancară sau sistem. Proiectarea lui trebuie concepută astfel încît să îndeplinească
următoarele aspecte:

• înregistrarea corectă şi la timp a tuturor operaţiunilor;

• wrespectarea programului zilei operative (timpul afectat activităţii de ghişeu cu
clienţii);
• reducerea traseului, a verigilor în cadrul băncii precum şi a timpului de procesare în
cadrul lor;
• repartizarea echitabilă şi judicioasă a muncii în cadrul personalului băncii.

Circuitul documentelor bancare presupune parcurgerea mai multor faze, astfel:

1. Primirea documentelor la ghişeu, prin poştă, electronic sau întocmirea acestora de
către personalul băncii, efectuînd asupra lor un control bancar operativ-curent,
urmărindu-se îndeplinirea condiţiilor de formă a documentului şi de conţinut al
operaţiunii, în concordanţă cu cadrul normativ şi disciplina bancară;
2. Contabilizarea documentelor, operaţiune realizată fie prin transpunerea înregistrărilor
în note contabile, fie prin înscrierea directă, pe documentele respective, a conturilor în
care urmează să efectueze înregistrarea, în cazul în care datele din documente sunt
transpuse în sistemul informatic al băncii;
7
 3. Înregistrarea documentelor bancare în evidenţa contabilă analitică şi efectuarea
controlului bancar aferent;
4. Înregistrarea documentelor bancare în evidenţa contabilă sintetică şi efectuarea
controlului bancar aferent;
5. Confruntarea datelor din contabilitatea analitică cu cele din contabilitatea sintetică
pentru a se urmări exactitatea operaţiunilor efectuate, folosind balanţa de verificare
zilnică;
6. Sortarea, clasarea şi păstrarea documentelor, respectiv expedierea acestora titularilor
de conturi.

Clasarea şi arhivarea reprezintă punctul final al circuitul documentelor. Clasarea

reprezintă punerea documentelor într-o anumită ordine, în scopul păstrării şi consultării
ulterioare cu uşurinţă. Unităţile bancare, de regulă, folosesc drept criteriu de clasare a
documentelor criteriul cronologic şi criteriul conţinutului economic. La finalul anului,
documentele bancare sunt predate la arhiva generală unde sunt păstrate perioade de timp
diferite, în funcţie de reglementările în vigoare, stabilite de banca centrală şi arhivele statului. O
dată cu dezvoltarea tehnologiei înalte, arhivarea se face şi pe suport electronic, pentru reducerea
spaţiului aferent depozitării şi pentru o manevrare mai facilă a documentelor.
În cadrul unităţilor bancare şi a reţelelor băncilor sunt stabilite „grafice de circuit al
documentelor", în scopul organizării muncii, stabilindu-se pentru fiecare colectiv sau angajat din
cadrul băncii operaţiunile ce urmează a se efectua, timpul aferent fiecărei operaţiuni, precum şi
succesiunea derulării lor.
Realizarea unei activităţi bancare de calitate presupune ca circuitul documentelor să se
desfăşoare respectînd o serie de reguli:
1) Toate documentele primite de banca de la clienţi sau alţi terţi se prelucrează şi se
înregistrează în evidenţele băncii în aceeaşi zi operativă pentru o evidenţă bancară cît mai fidelă
şi pentru a asigura operativitatea activităţii bancare.
2) Prelucrarea şi înregistrarea documentelor zilei trebuie să asigure expedierea lor către
destinatari în aceeaşi zi ce se creează posibilitatea ca acestea să fie înregistrate în contabilitatea
proprie a clienţilor în aceeaşi zi.
3) Încasările în numerar efectuate de către bănci, în baza foilor de vărsămînt cu chitanţă
sau a ordinelor de încasare presupun primirea mai întîi a sumelor de către casierii încasatori şi
numai după confirmarea acestor operaţiuni are loc înregistrarea sumelor în conturile
depunătorilor ce asigură evitarea riscului de a înregistra în conturi sume nedepuse, solicitîndu-se
apoi anulări sau stornări de operaţiuni.
4) Plăţile în numerar efectuate pe baza cecurilor se evidenţiază mai întîi în conturile
titularilor; în limitele disponibilului propriu existent sau pe seama creditelor şi numai după aceea
se eliberează numerarul de către casieria băncii ce se creează posibilitatea înlăturării eventualelor
cazuri în care efectuarea unor plăţi să fie făcută fără existenţa capacităţii de plată.

5) Toate documentele bancare, atît cele de încasări şi plăţi prin conturi, cît şi cele
referitoare la operaţiunile de numerar se înregistrează mai întîi în evidenţa analitică şi numai
după aceea în evidenţa sintetică. Prin acestea se creează posibilitatea ca documentele ce nu pot fi
operate în evidenţa analitică să nu fie operate nici în cea sintetică evitîndu-se prin aceasta
operaţiunile de corectare prin anulare sau stornare.

8
 7) Operaţiunile privind activitatea de creditare (modificarea necesarului, acordări de noi
credite, rambursarea creditelor etc.) să fie efectuate cu operativitate, pînă cel mai tîrziu la
începutul zilei operative, pentru că se creează astfel posibilitatea ca grupele operative să
efectueze eventualele deblocări de conturi în primele ore ale programului de ghişeu, aspect foarte
important în condiţiile activizării lichidităţilor.

8) Confruntarea operaţiunilor de casă de către grupele operative cu evidenţa din cadrul

serviciului tezaur şi casierie trebuie să se realizeze zilnic, cel tîrziu pînă la sfîrşitul programului
de lucru pentru că se creează astfel posibilitatea ca eventualele erori să fie corectate, astfel încît
evidenţele bancare să fie cît mai fidele.

9) Evidenţa contabilă analitică se confruntă cu evidenţa sintetică în aceeaşi zi cu

efectuarea operaţiunilor bancare, prin întocmirea zilnică a balanţei de verificare, cel mai tîrziu în
dimineaţa zilei următoare pentru că se creează astfel posibilitatea ca eventualele erori să fie
corectate, astfel încît evidenţele bancare să fie cît mai fidele.

10) Toate documentele circulă în interiorul unităţilor bancare numai prin personalul
propriu prin ce se elimină astfel posibilitatea substituiri documentelor prezentate iniţial la ghişeu
şi vizate pe personalul băncii, cu altele care pot, în mod intenţionat, să genereze operaţiuni
frauduloase.