10.1 Obiectivele de studiu...................................................

201
10.2 Informaţia şi comunicarea în cadrul firmei.............202
10.3 Sistemul informaţional: componente şi modalităţi
de perfecţionare..........................................................207
10.4 Teste de autoevaluare.................................................213
10.5 Rezumatul unităţii de învăţare..................................215
10.6 Bibliografie..................................................................215
Subsistemul informaţional 201

UNITATEA DE ÎNVĂŢARE

SUBSISTEMUL INFORMAŢIONAL

10.1 Obiectivele de studiu

Prin prezentarea acestui capitol s-au aut în vedere obiectivele:

 înţelegerea rolului sistemului informaţional în adoptarea

deciziilor manageriale;
 cunoaşterea componentelor sistemului informaţional şi
a deficienţelor majore ale acestora;
 cunoaşterea elementelor esenţiale ale sistemului de
comunicare într-o firmă;
 surprinderea principalelor legături dintre sistemul
informaţional şi celelalte componente ale
managementului firmei.

Concepte-cheie

Sistem informaţional Reţele de comunicare

Informaţie Deficienţe în comunicare
Comunicare Mijloace de comunicare
Flux de informaţii Raţionalizarea
sistemului
informaţional
202 Management

10.2 Informaţia şi comunicarea în cadrul firmei

Sistemul informaţional reprezintă o componentă a managementului ce

influenţează puternic celelalte subsisteme manageriale. Este alcătuit din date,
informaţii, circuite şi fluxuri informaţionale. Se poate face distincţia între dată,
informaţie şi cunoştinţe. Datele reprezintă fapte normative ale realităţii sau seturi
de valori ale unor rezultate posibile. Datele au valabilitate limitată şi se referă la
„ceea ce este transmis direct de senzori, informând cu privire la nivelul de
măsurare a unei variabile. Informaţiile sunt date ce au fost structurate, plasate în
context, oferindu-li-se semnificaţie”. (R. Glazer, în Journal of Marketing, 1991,
p. 55). Spre deosebire de date, informaţiile conţin date agregate, semistructurate,
care servesc luării deciziilor. Pertinenţa informaţiei decurge din caracteristicile ei:
 autenticitatea – se referă la acurateţea reprezentării
realităţii;
 exactitatea – se referă la fidelitatea fixării caracteristicilor
comensurabile ale realităţii;
 oportunitatea – se referă la asigurarea disponibilităţii
informaţiei prin utilizare, în momentul şi la locul în care este cerută.
Informaţia poate fi privită din două puncte de vedere:
 tehnic (pentru informatician), în situaţia în care conţinutul şi semnificaţia
nu contează. Pentru informatician se poate spune că informaţia poate lua
valori între zero şi unu sau o altă formă: da sau nu, deschis sau închis. În
acest caz informaţia nu aduce un plus de cunoaştere şi nu are
semnificaţie dacă nu este văzută şi din alt punct de vedere;
 ştiinţific (economic), când informaţia aduce un plus de cunoaştere în
legătură cu un eveniment sau un obiect. În acest caz informaţia devine
semnificativă, iar dacă este prelucrată bine permite adoptarea deciziilor
şi trecerea la acţiune în condiţii de eficienţă.
Fluxul de informaţii este foarte important şi este strâns legat de fluxurile
materiale, financiare şi umane.
Sistemul informaţional are un rol hotărâtor atât în asigurarea unui
management performant, cât şi pentru a conduce şi a stăpâni relaţiile de ordin
psihosocial din cadrul firmei.
În conceperea unui sistem informaţional al întreprinderii (firma) trebuie
avute în vedere două aspecte importante:
Subsistemul informaţional 203

 determinarea dimensiunilor şi caracteristicilor componentelor

sistemului informaţional;
 reducerea volumului de informaţii (colectate, transmise şi prelucrate).
În tabelul 10.1 se prezintă sintetic cele două aspecte ale informaţiei:

Tabelul 10.1
Natura Elemente Punctul
Intervient Exemple
informaţiei tratate de vedere
o carte
simplă formă tehnic reţeaua în coperta sa
conţinutul
emitentul
prelucrată conţinut al utilizatorului unei cărţi
şi destinatarul

Aşadar, comunicarea este maniera în care informaţia circulă în cadrul

întreprinderii (firmei). Aceasta se efectuează în cadrul unei reţele de comunicare
care necesită cel puţin următoarele elemente:
 sursă de informare ce produce mesajul;
 un emiţător care transformă mesajul în semnale;
 un canal de transmitere a informaţiei (mesajului);
 un receptor care primeşte mesajul şi îl reconstruieşte;
 un destinatar (persoana căreia îi este transmis mesajul).
Pentru transmiterea informaţiei emitentul trebuie să folosească un limbaj
(un ansamblu de simboluri) ce are o semnificaţie comună pentru toţi cei care
participă la procesul de comunicare şi reprezintă pentru toţi aceeaşi realitate.
Canalul de transmitere necesită o anumită codare realizată într-un limbaj
specific ce poate fi utilizat în cadrul canalului respectiv.
Destinatarul primeşte mesajul, îl decodifică şi, ca urmare a faptului că l-a
înţeles, acţionează.
În cadrul comunicării intervin şi anumite legături (reţele) intermediare care
au rolul de a sintetiza sau de a descompune anumite informaţii.
În figura 10.1 se prezintă sintetic rolul relaţiilor în comunicarea ierarhică.
204 Management

Informare descendentă
Nivelul 1 Funcţia
(sursa) de descompunere
a informaţiilor

Nivelul 2
(legături sau filtru)
Informare ascendentă

Nivelul 3 Nivelul 3 Nivelul 3

(destinatar A) (destinatar B) (destinatar C)

Nivelul 1 Funcţia
(destinatar) de sinteză

Nivelul 2
(legături sau filtru)

Nivelul 3 Nivelul 3 Nivelul 3

(emitent 1) (emitent 2) (emitent 3)

Figura 10.1 Rolul legăturilor în comunicarea ierarhică

În capitolul de faţă dificultăţile ce pot apărea (perturbaţii – numite deficienţe

majore ale sistemului informaţional) sunt prezentate sintetic în figura 10.9.
Pentru îmbunătăţirea comunicării trebuie făcută o analiză complexă a
acesteia. În figura 10.2 se prezintă sintetic criteriile de analiză şi informaţiile
supuse analizei la fiecare criteriu.
Subsistemul informaţional 205

După structura Relaţii ierarhice (ascendente

organizatorică şi descendente)
Relaţii funcţionale
Relaţii de cooperare (colaborare)

După gradul de
Relaţii formale
instituţionalizare
Relaţii informale
Analiza Relaţii care apar în cazul unor conflicte,
comunicării tulburări etc.
se face după
patru criterii:
După modul Relaţii verticale (ascendente
de transmitere şi descendente);
Relaţii orizontale
Relaţii oblice

După destinatar Relaţii interpersonale

Relaţii cu personalul
Relaţii cu organisme ce reprezintă
personalul

Figura 10.2 Criterii de analiză a informaţiilor

În figura 10.3 se prezintă în mod sintetic sistemul de comunicare într-o

întreprindere.

Mesaj Transmiterea Recepţia Decodificarea

involuntar mesajului mesajului

Sursa Perturbaţii Receptor

Mesaj Codificarea Emisia mesajului Recepţia Decodificarea

voluntar mesajului printr-un suport mesajului mesajului

Figura 10.3 Sistemul de comunicare într-o întreprindere

206 Management

Prin comunicarea managerială din interiorul firmei, se au în vedere

următoarele:
 realizarea unei circulaţii cât mai bune a informaţiei în întreprindere;
 motivarea diferitelor categorii de angajaţi; climat bun de muncă;
 operaţionalizarea funcţiilor managementului; creşterea productivităţii
salariaţilor; realizarea unei bune politici de personal; prezentarea
corectă a rezultatelor;
 transmiterea de cunoştinţe;
 introducerea unor noi orientări, metode şi proiecte.

În figura 10.4 se prezintă sintetic reţelele de comunicare dintr-o

întreprindere.

Sub formă de cerc

Reţele
descentralizate
Sub formă de lanţ
Reţele
de comunicare
în întreprindere Sub formă de stea
Reţele
centralizate
Sub formă de Y

Figura 10.4 Reţele de comunicare în întreprindere

Pentru asigurarea unei comunicări eficiente trebuie alese cu atenţie

mijloacele de comunicare.
În figura 10.5 se prezintă sintetic mijloacele de comunicare în
întreprindere.
Subsistemul informaţional 207

Raportul
Instrucţiuni
Scrisori
SCRIS Afişaj
Ziarul firmei
Reviste
Cutia de idei
Sondaje de opinie
Telefonul
Mijloace ORAL Discuţii
de comunicare Reuniuni
Conferinţe
Cercuri de calitate ş.a.
Retroproiector
Diapozitive
Computerul
AUDIOVIZUAL Filmul
Mesaj prin difuzor
Poştă electronică
Videotransmisiuni
Televiziune prin cablu ş.a

Figura 10.5 Mijloacele de comunicare în cadrul firmei

10.3 Sistemul informaţional: componente şi modalităţi

de perfecţionare

Pentru creşterea eficienţei activităţii întreprinderii, managerii trebuie să

pună un accent deosebit pe îmbunătăţirea sistemului informaţional.
În capitolul de faţă sunt prezentate schematizat câteva aspecte legate de
sistemul informaţional al întreprinderii.
În figura 10.6 se prezintă componentele sistemului informaţional.
208 Management

Datele şi informaţiile

Componentele Circuitele şi fluxurile informaţionale

sistemului
informaţional Procedurile informaţionale

Mijloacele de tratare a informaţiilor

Figura 10.6 Componentele sistemului informaţional

În figura 10.7 sunt prezentate etapele necesare perfecţionării sistemului

informaţional.
Declanşarea studiului

Tema studiului

Stabilirea necesităţilor Probleme care determină

de perfecţionare şi a ariei perfecţionarea sistemului
studiului informaţional

Obiectivele ce trebuie
realizate

Analiza sistemului Funcţionarea sistemului

Perfecţionarea informaţional existent
sistemului informaţional existent
informaţional în întreprindere
al întreprinderii Analiza sistemului
informaţional existent

Propuneri de schimbare a
sistemului informaţional
Reproiectarea sistemului existent
informaţional
Proiectul noului sistem
informaţional

Avantajele noului sistem

Implementarea noului informaţional
sistem informaţional

Figura 10.7 Etapele perfecţionării sistemului informaţional

Subsistemul informaţional 209

Sistemul informaţional se află în strânsă corelaţie cu sistemul decizional.

Procesul managerial este, în primul rând, un proces de folosire a
informaţiei, actul conducerii realizându-se în cadrul ciclului
INFORMAŢIE... -> DECIZIE... -> ACŢIUNE.

Sistemul informaţional cuprinde un ansamblu de fluxuri şi circuite

informaţionale organizate într-o concepţie unitară, utilizând metode, proceduri,
resurse materiale şi umane pentru selectarea, înregistrarea, prelucrarea, stocarea
şi/sau transmiterea datelor şi informaţiilor. Prin intermediul acestora se asigură
interconexiunile informaţionale dintre subsistemul de conducere şi cel condus cu
scopul realizării obiectivelor propuse.
Legătura dintre sistemul decizional şi sistemul informaţional poate fi
prezentată sintetic astfel:
 la intrare, sistemul informaţional furnizează sistemului decizional
„materia primă” pe care acesta din urmă o prelucrează. Această
„materie primă" este constituită de informaţie;
 la ieşire, sistemul informaţional dirijează (orientează) deciziile luate în
cadrul sistemului decizional pentru a fi executate şi aplicate de
celelalte subsisteme ale firmei;
 sistemul decizional, ca atare, necesită un circuit intern de informaţii;
 în mijlocul (inima) sistemului decizional stă fluxul de informaţii.
Sistemul decizional are rolul de a utiliza informaţia pentru a găsi (stabili)
acţiuni în care să se angajeze firma.
Reiese că sistemul informaţional şi cel decizional sunt cuplate, variabilele
de intrare ale unuia fiind variabile de ieşire ale celuilalt, aşa cum rezultă din
figura 10.8.

Sistemul informaţional Sistemul decizional

(S.I.) (S.D.)

Figura 10.8 Cuplarea sistemului informaţional cu sistemul decizional

210 Management

Sistemul informaţional prezintă o mare importanţă în cadrul firmei,

datorită funcţiilor pe care le are în activitatea acesteia:
 funcţia decizională;
 funcţia operaţională;
 funcţia de documentare.

În proiectarea informaţional-decizională de ansamblu se manifestă mai

multe orientări, printre care:
 prima orientare presupune proiectarea suporţilor fizici pentru
majoritatea activităţilor informaţionale (documentaţia) şi stabilirea
circuitelor acestora cu ajutorul unei simbolistici adecvate. În acest caz
nu se are în vedere prelucrarea electronică a informaţiei;
 altă orientare presupune folosirea tehnicilor de prelucrare
electronică a informaţiei şi de reproiectare a fluxurilor informaţionale;
 sunt şi alte orientări care propun analiza atât a proceselor
informaţionale, cât şi decizionale, în cadrul mai general de
perfecţionare a managementului firmei. În acest caz, locul central al
analizei este ocupat de procesul decizional în corelaţie directă cu
numeroasele influenţe exercitate asupra sa de către sistemul
informaţional;
 o orientare nouă în metodologiile de proiectare informaţional-
decizională este de inspiraţie pur cibernetică şi are ca punct de plecare
obiectivele sale. Proiectarea va începe de la obiectivele subsistemului,
care vor fi detaliate dacă este cazul, până la nivelul obiectivelor
derivate şi specifice.
Pentru adoptarea unor decizii bune, trebuie ca sistemul informaţional să fie
analizat permanent pentru a fi înlăturate deficienţele majore ale acestuia, care
influenţează negativ întreaga activitate a întreprinderii.
Deficienţele majore ale sistemului informaţional care afectează decizia
sunt prezentate în figura 10.9.
Subsistemul informaţional 211

Diferenţe între pregătirea

persoanelor implicate în
vehicularea informaţiilor
Manipularea neglijentă a
suporţilor de informaţii
Distorsiunea
Suporţi informaţionali
necorespunzători
Alte cauze

Intervenţia unor persoane

Deficienţe care modifică intenţionat
Filtrajul
majore mesajul
ale sistemului
informaţional ce
afectează decizia
Nerespectarea unităţii
Redundanţa de decizie

Redundanţa
Supraîncărcarea
canalelor Sistemul informaţional
cu informaţii utile nepiramidal (proiectare
defectuoasă)

Figura 10. 9 Deficienţele sistemului informaţional

Deoarece sistemul informaţional este proiectat şi folosit cu scopul de a

răspunde obiectivelor întreprinderii şi a facilita adoptarea unor decizii ştiinţifice, la
îmbunătăţirea sa trebuie avute în vedere următoarele principii:
o sistemul informaţional să fie conceput şi să funcţioneze în concordanţă
cu obiectivele stabilite;
o să se asigure corelarea sistemului informaţional cu sistemul decizional
şi cu organizarea structurală a întreprinderii;
o tratarea informaţiilor să fie făcută unitar din punct de vedere
metodologic;
o sistemul informaţional să fie concentrat asupra abaterilor care
influenţează activitatea şi prin înlăturarea cărora se poate îmbunătăţi
procesul decizional;
212 Management

o asigurarea unor informaţii cât mai complete prin prelucrarea celor

primare;
o asigurarea flexibilităţii şi eficienţei sistemului informaţional.
Legăturile sistemului informaţional cu sistemul decizional pot fi prezentate
sintetic în figura 10.10.

Subsistemul Subsistemul Subsistemul

informaţional privind informaţional privind informaţional privind
mediul înconjurător rezultatele funcţionarea internă

Orientare către decizii strategice Orientare către decizii de exploatare

Figura 10.10 Legăturile sistemului informaţional cu sistemul decizional

Sistemul informaţional are o influenţă mare asupra puterii de decizie.

Pentru exercitarea eficientă a puterii de decizie, în întreprindere se impune
o astfel de organizare care să stabilească competenţele şi alegerile ce se pot efectua
de diferitele niveluri de decizie, fiind necesară o coordonare a centrelor de decizie.
Modalităţile de exercitare a puterii de decizie se reglementează şi se
concretizează în ordine, instrucţiuni, directive, regulamente, care reprezintă forme
concrete de manifestare a autorităţii. În acest sens sistemul informaţional are un rol
important.
Elementele puterii de decizie în cadrul unei întreprinderi sunt următoarele:
 autoritatea juridică (autoritatea impusă);
 autoritatea psihologică (personală sau charismatică);
 autoritatea sociologică (autoritatea acceptată).
Repartizarea puterii de decizie se face prin:
 delegarea autorităţii;
 descentralizarea autorităţii.
Subsistemul informaţional 213

10.4 Teste de autoevaluare

1) Componentele sistemului informaţional sunt:

a) distorsiunea, datele, informaţiile şi fluxurile
informaţionale;
b) redundanţa, procedurile informaţionale, datele şi
informaţiile;
c) datele, informaţiile, circuitele, fluxurile
informaţionale, procedurile informaţionale şi mijloacele de tratare
a informaţiilor;
d) datele, informaţiile, fluxurile informaţionale şi
filtrajul;
e) a, b, c, d sunt false.

2) Filtrajul constă în:

a) modificarea parţială fără intenţie a conţinutului, a
mesajului unei informaţii;
b) modificarea parţială sau totală cu intenţie a
conţinutului sau mesajului informaţiilor;
c) înregistrarea, transmiterea şi prelucrarea repetată a
unor informaţii;
d) supraîncărcarea circuitelor informaţionale;
e) a, b, c, d sunt false.

3) Proiectarea în detaliu a componentelor informaţionale la care intervin

schimbările reprezintă o fază a:
a) analizei critice a componentelor informaţionale;
b) implementării perfecţionărilor informaţionale;
c) reproiectării sistemului informaţional;
d) analizei critice a sistemului informaţional;
214 Management

e) a, b, c, d sunt false.

4) Creşterea productivităţii muncii reprezintă un obiectiv al reproiectării

sistemului informaţional-managerial. Indicaţi ce fel de obiectiv este:
a) social;
b) economic;
c) informaţional specific;
d) managerial de ansamblu;
e) a, b, c, d sunt false.

5) Perfecţionarea sistemului informaţional al firmei are mai multe etape:

1) reproiectarea sistemului informaţional-managerial;
2) analiza critică a sistemului informaţional-managerial;
3) declanşarea studiului de perfecţionare a sistemului informaţional-
managerial;
4) implementarea noului sistem informaţional-managerial.
Ordinea corectă a etapelor este:
a) 1-2-3-4
b) 2-1-3-4
c) 3-2-1-4
d) 2-3-1-4
e) 3-4-1-2

6) Preluarea de machete pentru principalele documente informaţionale

reprezintă o fază a:
a) perfecţionării sistemului informaţional-managerial;
b) declanşării studiului de raţionalizare a sistemului informaţional;
c) identificării componentelor informaţionale;
d) analizei critice a sistemului informaţional;
e) implementării perfecţionărilor informaţionale.

Argumentaţi fiecare răspuns elaborat.

Răspunsuri corecte:
1-c
2-b
Subsistemul informaţional 215

3-c
4-b
5-c
6-b

10.5 Rezumatul capitolului

Pornind de la ideea că sistemul informaţional este foarte important pentru

adoptarea deciziilor şi pentru funcţionarea în condiţii de eficienţă a firmei,
subliniem că prin intermediul său este creată şi pusă în circulaţie informaţia. Dacă
informaţia apare ca o necesitate vitală în mediul organizaţional, importante sunt şi
modalităţile de raţionalizare a sistemul informaţional. La baza proiectării unui
sistem informaţional foarte bun stau o serie de principii.
În cadrul capitolului au fost prezentate sintetizat legăturile dintre sistemul
informaţional şi sistemul decizional.
Testele de autoevaluare ajută la fixarea noţiunilor şi a legăturilor dintre ele.

10.6 Bibliografie

1. Pîrvu, Florea; Olaru, Silvia, Managementul întreprinderii, Editura Lumina

Lex, Bucureşti, 2010, pp. 250-269.
2. Gavrilă, Tatiana; Lefter, Viorel, Managementul organizaţiilor, Editura
Economică, Bucureşti, 2007, pp. 155-160.
3. Nedelea, Ştefan (coord.), Managementul organizaţiei, Editura ASE
Bucureşti, 2008, pp. 306-365.
216 Management