MIHAELA POIANA

My Institution Courses

Resurse de invatare -1922-R-S2-SE_B-MAN-ID-Management - (Resurse de invatare) 1922-R-S2-SE_B-

MAN-ID-MANAG

Conţinut curs Unitatea de învăţare 8 - SISTEMUL INFORMAŢIONAL AL FIRMEI

Table of Contents

Page 3 of 8 Continutul unitatii de invatare

Introducere
Competente conferite Page 3 of 8
Continutul unitatii de invatare
Rezumat
Concepte si teme de retinut 8.4. Terminologie generală în transmisia
informaţiilor productiv-economice
Intrebari de control si teme de dezbatere
Teste de evaluare si de autoevaluare Informaţia fiind un mesaj, o comunicare sau
o ştire se referă la producerea unor evenimente
Bibliogra!e recomandata
din mediul productiv-economic, la situaţiile,
condiţiile şi dimensiunile manifestării acestora.
Natura evenimentelor este diversă: economică,
socială, ecologică etc.
Informaţiile trebuie să îndeplinească diferite
condiţii pentru a fi eficiente şi operative în
procesul decizional: 1) să fie veridice; 2) să fie
exacte; 3) să fie necesare; 4) să fie complete; 5)
să fie oportune; 6) să aibă o vârstă cât mai
redusă; 7) să fie transmise celor interesaţi cu
frecvenţă raţională; 8) să aibă fiabilitate
corespunzătoare; 9) să aibă dublu caracter:
obiectiv (conţinut intrinsec) şi subiectiv (exprimat
prin valoarea lor pentru factorii de decizie din
domeniul diplomaţiei).
Informaţiile analitice semnalează fapte şi
evenimente culese direct de la surse, fără nici o
intervenţie.
Informaţiile sintetice exprimă situaţii
rezultate din confruntări cu alte informaţii,
generalizări, interpretări .a.
Semnalul, într-o accepţie largă, este o
manifestare fizică propagată prin mediul
productiv​economic dat. De regulă, noţiunea de
semnal se utilizează într-un sens mai restrâns,
excluzând manifestările care afectează procesul
de transmisiune şi care se numesc perturbaţii.
Mesajul este un semnal ce corespunde
unei reţineri particulare din ansamblul de idei,
imagini. Datele care trebuie transmise (secvenţe)
dintr-un mesaj constituie, la rândul lor, prin
compunere, un mesaj.
 Între sursă (partenerii din mediul local) şi
utilizare (firma), mesajul suferă, în general,
transformări al căror rezultat constituie un
semnal – în sens restrâns.
Sursa este reprezentată de mecanismul
prin care din mulţimea mesajelor posibile se
alege într-un mod imprevizibil un mesaj
particular, destinat a fi transmis etajelor
superioare de conducere a firmei.
Utilizatorul este constituit din destinaţia
finală la care trebuie să ajungă mesajul
respectiv.
Canalul (sau calea) este reprezentat de
totalitatea mijloacelor destinate transmisiunii
semnalului. Prin mijloace se înţeleg atât
aparatura, cât şi mediul prin care se efectuează
transmisiunea. În general, prin mediu se pot
transmite semnale aparţinând mai multor căi.
Modularea înseamnă transformarea unui
mesaj într-un semnal, cu scopul de a facilita
transmisiunea prin mediul dat sau de a realiza
transmisiuni multiple cu conţinut extins prin
acelaşi mediu. Scopul secundar al modulaţiei
este de a spori eficienţa transmisiunii prin
micşorarea erorilor (reducerea frecvenţei
aducerii la cunoştinţă în firmă a conţinutului unor
evenimente productiv-economice, percepute
nerelevant de către conducătorii delegaţi).
Demodularea este transformarea inversă
modulării. În firmă, semnalele primite din exterior
sunt transformate în mesaje, care se supun
prelucrării în sistemul informaţional-decizional.
Codarea (codificarea) înseamnă
transformarea unui mesaj într-un semnal discret,
efectuat cu scopul de a mări eficienţa
transmisiunii.
Decodarea constituie operaţia inversă
codării, respectiv revenirea de la semnalul
discret la mesajul continuu sau discret
corespunzător.
Informatia se obţine printr-un mecanism
de alegere a unui eveniment dintr-un număr de
evenimente posibile egal probabile. Sursele, prin
mecanismul de alegere din mulţimea mesajelor
posibile a unui mesaj oarecare, generează
informaţia (adică sunt surse de informaţie
productiv​economice).
Perturbarea informalionalei este
reprezentată de un semnal care modifică
semnalul productiv-economic aleator util,
purtător de informaţie, micsorând cantitatea de
informaţie transmisă.

8.5. Comunicarea managerială

Comunicarea scrisă cuprinde rapoarte,
memorii, scrisori, note si alte documente bazate
pe cuvântul scris. Are un grad ridicat de
exactitate în raport cu comunicarea verbală,
având avantajul păstrării facile a informaţiilor.
Mesajul scris trebuie să fie lizibil, corect,
adecvat direcţiei de transmitere, bine gândit.
Comunicarea scrisă nu este agreată în suficientă
măsură de către manageri, mai ales de cei din
domeniul resurselor umane.
Conţinutul si forma neadecvată a unei
scrisori, erorile de adresare, greselile
gramaticale dintr-un text, tonul si stilul gresit sunt
doar câteva din elementele care pot crea o
imagine defavorabilă managerului si firmei pe
care o reprezintă.
Dezavantajele comunicărilor scrise provin
din faptul că necesită un consum mai mare de
timp, ceea ce implică un număr mai mare de
posturi în realizarea comunicării, creste costurile
prin cheltuieli cu salarii, materiale, tipărire,
transmitere, depozitare.
Comunicarea orală ocupă un loc major în
activitatea managerilor.
Tehnica telefonului trebuie revizuită. În
multe cazuri, o problemă se rezolvă cu mai multă
usurinţă si mai economicos prin telefon decât pe
calea corespondenţei.
De pildă, în scopul evitării risipei de timp, în
loc de acel repetat alo, la apelul telefonic se
poate spune numele, cel care apelează stie cu
cine vorbeste si intră direct în cuprinsul
convorbirii fără alte introduceri.
O convorbire telefonică la mare distanţă
este mai puţin costisitoare. S-a ajuns la
concluzia că, totusi, un conducător de nivel
mijlociu pierde un an din viaţa sa la telefon. Este
util a limita utilizarea acestui mijloc, care rămâne
totusi necesar în comunicaţie.
Nu trebuie folosit telefonul când se poate
utiliza o întâlnire sau o notă scrisă. Nu se
asteaptă la telefon până se obţine legătura. În
prealabil, trebuie să fie redactate câteva notiţe
despre ceea ce se va vorbi.
Solicitat la telefon, când lipseste secretara
din birou, directorul, dacă este angajat în lucru
cu un vizitator, este preferabil să nu declanseze
discuţia, ci să roage pe solicitant să revină cu un
telefon ulterior. Dacă sună telefonul când
directorul este pe cale să înceapă o sedinţă,
vizită sau convorbire, este bine a nu se
răspunde, pentru că totul se va petrece în pripă,
stare de tensionare etc.
Când conducerea firmei este receptivă,
subalternii doresc totdeauna să ajungă aici cu
orice neînţelegere si ar dori să stea cât mai mult
de vorbă cu seful lor, care trebuie să
dovedească tact, dar si fermitate, încheind
discuţia când ea si-a atins scopul. Un procedeu
bun este ca acela care conduce să se deplaseze
în acest scop la executant, în biroul acestuia, si
la terminarea discuţiei să plece.
 Numai când directorul este pregătit pentru o
vizită de durată si se află în biroul colaboratorilor
se asază, în rest stă în picioare, arătând că este
grăbit.
Cu cei care vorbesc mult este bine de
discutat numai în biroul lor, în acest fel el poate
pleca atunci când apreciază că este potrivit.
Subalternii nu trebuie întrerupţi din lucru nici
pentru a le adresa cuvinte de laudă; o
întrerupere de 10 secunde produce o întrerupere
de ritm de cel puţin 10 minute, dacă cel din
subordine este absorbit de rezolvarea unor
probleme dificile.
Comunicarea non-verbala constituie un
instrument eficient, util pentru exercitarea
influenţei. Ea poate fi folosită pentru a „controla”,
a interveni, pentru a inspira un grad de respect,
pentru a reţine o conformare sau pentru a
dezaproba.
Circa 90% dintr-un mesaj este transmis pe
cale verbală. De exemplu, de la om la om,
comunicarea este mai eficientă decât prin telefon
(10% din comunicare se adaugă ca influenţă în
situaţia de comunicare fizică directă de la om la
om).
Din cercetări semnificative efectuate pe
plan mondial rezultă că majoritatea managerilor
consumă între 50% si 90% din timpul lor de
muncă vorbind cu oamenii. Comunicarea verbală
în management este datorată uşurinţei şi
confortului în utilizare. Adresarea verbală are ca
obiectiv preponderent convingerea auditoriului,
respectiv influenţarea sau schimbarea modului
de a gândi sau de a acţiona al acestuia.
Managerul poate fi pus frecvent în situaţia de a
convinge pe: subordonaţi, în legătură cu anumite
politici sau proceduri; clienţii interni sau externi
firmei, în legătură cu calitatea produselor, ideilor,
propunerilor, proiectelor.
Situaţii de comunicare non-verbală:
a) obişnuinţa de a apăsa uşor nasul cu
degetul arătător reprezintă un gest de ostilitate
sau re!ecţie, îndoială sau nesiguranţă;
b) împerecherea palmelor în unghi, prin
lipirea vârfului degetelor, reprezintă atitudine
îndrăzneaţă, uneori infatuare. Persoana este
sigură de ceea ce afirmă şi sugerează o
atitudine de încredere absolută în sine;
c) ridicarea mâinilor în unghi la un anumit
nivel; cei siguri de ei ridică mâinile şi privesc
persoana printre degete;
d) o poziţie de şedere relaxată, cu mâinile
aezate pe ceafă, reprezintă faptul că persoana
priveşte de pe poziţia unui superior, în opoziţie
cu nesiguranţa;
e) aezarea braţelor pe masă formând o
piramidă cu antebraţele reprezintă lipsă de
încredere, sentiment de ruşine, de jenă;
f) clipitul ochilor reprezintă stare de
anxietate;
g) înălţimea persoanei reprezintă forţa de
influenţare în comunicare;
h) aspecte personale:
1. persoana cu complexe de superioritate
se remarcă prin:
- tinde să utilizeze un spaţiu mai mare;
- ţine mâinile la ceafă pentru a ţine pe
alţii la distanţă;
- ocupă tot scaunul;
2. persoanele cu complexe de inferioritate
denotă reversul situaţiilor de mai sus:
- îii ţin mâinile lipite de corp pentru a
ocupa un spaţiu cât mai mic.
i) timpul persoanelor
Cu cât suntem mai importanţi, cu atât
reţinem un timp suplimentar.
j) timiditatea:
- braţele încrucişate la piept;
- călcâiele uvor încrucişate;
- îii încheie nasturii la haină;
- vorbeşte cu mâinile la gură.
Alte aspecte ale comunicării manageriale:
· Economia timpului de conducere poate
surveni din modul cum se citeşte. Din practică
rezultă că circa 4% din literatura disponibilă
conţine numai 60% din informaţii considerate
utile. Viteza medie de citire este de 400-500
cuvinte pe minut. J.F.Kenedy, fostul preşedinte al
SUA, citea şi înţelegea până la o mie de cuvinte
pe minut. Dacă omul se pregăteşte pentru citirea
rapidă, atunci 5-6 mii cuvinte pe minut nu este
foarte greu;
· De pildă, pentru controlul operaţiunilor
curente, în loc de 5 ore cât i-ar trebui unui
manager, calculatorul i-ar răpi 5-10 minute;
· Biroul conducătorului trebuie ales cu
grijă: nici la mijlocul forfotei unităţii, lângă uşa de
intrare, dar nici izolat. De asemenea, trebuie să
evite numărul mare de telefoane – unul, două
posturi –, şi acestea trecute prin secretariat, fără
prea multe hârtii pe birou, dar nici acesta să nu
rămână gol;
• Importantă este organizarea memoriei
conducerii (agende, fide), pentru a evita
omisiunile şi a nu încărca mult memoria proprie.

8.6. Sistematizarea categoriilor de

informatii în cadrul unei firme
Firma este asaltată informaţional. În
principiu, chiar structura acesteia favorizează
(dirijat) existenţa şi dezvoltarea circuitelor
informaţionale populate cu informaţii.
Se identifică mai multe categorii de
informaţii aferente sistemului analizat la nivel de
firmă, dintre care se enumeră:
- informaţia primară, constituită din
date brute sau vagi (tangenţiale);
- informaţia de tranziţie
(intermediară), care reprezintă substanţa
transportată sau aflată în deplasare de la
emiţător spre receptor;
- informaţia orală – are o pondere
ridicată în activitatea productiv-economică. În
mod specific, urmează calea transformării într-o
altă categorie, deoarece valorificarea directă
(finală) a informaţiei orale este redusă. Ea are rol
„colector”, respectiv depozitar temporar de
conţinut informaţional;
- informaţia scrisă – izvorăşte din
informaţia orală sau din concepţia relatată direct
pe suport (scris). Este categoria de informaţie
cea mai folosită, dovedindu-se eficientă şi
perenă;
- informaţia audio-vizuală – în firmă
are un rol intermediar, ilustrativ, de sugestie
pregnantă sau ca element doveditor în faptele
productiv-economice;
- informaţia imperativă – rezultă din
acţiunile stricte, respectiv din caracterul urgent şi
strict necesar de transmitere, recepţie şi alocare
spre valorificare;
- informaţia non-imperativă – este
constituită din date şi elemente necesare în
interiorul structurilor firmei (pentru uz intern) sau
pentru a fi vehiculate în mediul exterior, fără a se
înregistra oferte (consecinţe) marcante.
 În cadrul firmei operează în acelaşi timp
informaţiile: a) tehnico-operative; b) de evidenţă;
c) statistice. Totodată, ca destinaţie, informaţiile
pot fi pentru: a) cercetarea productivă şi
dezvoltarea sistemului; b) susţinerea activităţii
financiar-contabilitate; c) referiri la resurse
umane.
Circuitele informaţionale productiv-
economice pot fi verticale, orizontale, periodice,
ocazionale.
Cel mai adesea se înregistrează o
combinaţie poziţională care orientează
configuraţia spre acoperirea obiectivelor stabilite.

8.7. Sistemul managerial

informational-decizional al unei firme
Esenţa managementului constă în
capacitatea de a ordona sistemul productiv-
economic pe baza informaţiilor, dirijând şi
reglementând acţiunile acestuia pentru atingerea
obiectivelor prestabilite. Angajaţii găsesc şi se
regăsesc într-un puternic câmp informaţional.
În sens larg, ca noţiune, informaţia
managerială este considerată „ceea ce se
comunică”. Informaţia este de fapt o noutate
care oferă fapte, fenomene, elemente şi tendinţe
în sfera productiv-economică, până la momentul
în care subiectul ierarhic le recepţionează.
Informaţia pentru management reprezintă
mesajul ce conţine elemente recunoscute de
director, până la momentul luat în considerare.
Activitatea productiv-economică nu poate fi
condusă exclusiv pe baza intuiţiei, experienţei,
dorinţelor, intenţiilor sau a unor iniţiative
spontane.
Informaţia reprezintă în procesul decizional,
un element strategic. Nu orice tire reprezintă
informaţia, ci numai aceea care înlătură
nedeterminarea.
Studiul informaţiilor se poate realiza prin
deducerea unor caracteristici ale acestora şi a
unor concluzii de natură internă şi externă.
Informaţiile productiv-economice interne
surprind factorii endogeni de natură politică,
economică, ai firmei.
Pentru definirea generală a sistemului
informaţional-decizional în domeniul productiv​-
economic, se porneşte de la înfăţişarea
caracteristicilor managementului, ce se reflectă
în procesul de elaborare, fundamentare şi
implementare a deciziilor ce susţin eforturile
pentru atingerea unor ţeluri.
Informaţiile manageriale reflectă starea,
situaţia sau condiţiile de producere a unor
evenimente productiv-economice. Aceste
informaţii sunt numite „de stare”.
Surprinderea acestei informaţii în traseu îi
conferă anumite caracteristici de tranziţie
(intermediare), ceea ce determină o valorificare
în plan productiv-economic în măsura în care
este acceptat un grad de certitudine pentru
veridicitatea convenită ca obiectiv:
- informaţie !nală, care cel mai adesea
este considerată convenţional într-o astfel de
stare, deoarece ea poate fi un stimul nou pentru
o nouă variabilă de stare în câmpul
informaţional;
- informaţie pe traseu vertical
(ascendent/descendent) – contribuie la
configurarea fluxului de date spre top
management sau spre etajele intermediare din
structura productiv-economică;
- informaţie pe traseu orizontal (dublu
sens) – contribuie (între instituţiile aceluiaşi stat)
pentru conjugarea eforturilor firmei în atingerea
obiectivelor cu conţinut stabil;
- informaţie internă/externă –
reprezintă intrările şi ieşirile de date din familia
instituţională locală a firmelor sau din mediul
productiv-economic de ansamblu;
- informaţie endogenă – evidenţiază
categoria de date şi elemente necesare strict
numai firmei în interiorul structurii acesteia
(născută în mediul productiv-economic de
ansamblu);
- informaţie exogenă – reprezintă
acţiunea de externalizare a informaţiei de
sorginte exterioară (născută în mediul productiv-
economic de ansamblu);
- informaţie inclusivă – semnifică
agresiunea, respectiv forţarea intrării de date
(elemente) în structura productivă stabilă a unei
firme.