Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
ISO 9001:2015 permite unei organizatii flexibilitate in modul in care alege sa isi documenteze
sistemul de management al calitatii (SMC). Acest lucru permite fiecarei organizatii sa determine
volumul adecvat de informatii documentate de care are nevoie pentru a demonstra planificarea
eficace, operarea si controlul proceselor sale si implementarea si imbunatatirea continua a
eficacitatii sistemului sau de management al calitatii.
Este accentuat faptul ca ISO 9001 cere (si intotdeauna a cerut) un “Sistem de management
al calitatii documentat”, si nu “un sistem de documente”.
Deifinitia termenului informatii documentate poate fi gasita in ISO 9000:2015 clauza 3.8.
Informatiile documentate poate fi folosita pentru a comunica un mesaj, pentru a oferi dovezi ca
ceea ce a fost planificat a fost efectuat, sau pentru a impartasi cunostinte.
Mai jos sunt prezentate cateva dintre obiectivele principale ale informatiilor documentate ale unei
organizatii care fie a implementat sau nu un SMC formal:
a) Comunicarea informatiei
Instrument pentru transmitere si comunicare. Tipul si volumul informatiilor documentate va
depinde de natura proceselor si produselor organizatiei; gradul de formalizare al sistemelor de
comunicare si nivelul abilitatilor de comunicare in cadrul organizatiei, si de cultura
organizationala.
b) Dovezi ale conformitatii
Furnizarea de dovezi ca cee ace a fost planificat a fost efectuat.
c) Impartirea cunostintelor
d) Diseminarea si pastrarea experientelor organizatiei. Un exemplu tipic ar fi o specificatie
tehnica, care poate fi utilizata ca baza pentru proiectarea si dezvoltarea unui nou produs sau
serviciu.
O lista a celor mai folositi termeni si definitii referitori la informatia documentata este prezentata
in Anexa A a standardului ISO 9001:2015.
Trebuie sa subliniem faptul ca, in conformitate cu clauza 7.5.3. din ISO 9001:2015 Controlul
informațiilor documentate, documentele pot fi in orice format sau pe orice suport, si in definiția
pentru “document” din clauza 3.8.5 din ISO 9000:2015 se dau următoarele exemple:
hârtie
magnetic
disc electronic sau optic
fotografie
modele (ale unor produse)
Nota care apare dupa aceasta Clauza clarifica ca masura in care informatiile documentate ale
SMC pot diferi de la o organizatie la alta se datoreaza urmatorilor factori:
a) marimea organizatiei si tipul sau de activitati, procese, produse si servicii;
b) complexitatea proceselor si interactiunea acestora;
c) competenta persoanelor.
Toate informatiile documentate care sunt parte a SMC vor fi controlate in conformitate cu clauza
7.5. Informatii documentate.
Organigrame
Harti ale proceselor, diagrame flux si /sau descrieri ale proceselor
Proceduri
Instructiuni de lucru si/sau de control (testare)
Specificatii
Documente care contin comunicari interne
Programari de productie
Liste de furnizori aprobate
Planuri de inspectii si incercari
Planuri ale calitatii
Manuale ale calitatii
Planuri strategice
Formulare
Daca exista, toate aceaste informatii documentate sunt de asemenea subiectul cerintelor clauzei
7.5.
c) Informatii documentate care trebuie sa fie pastrate de catre organizatie in scopul furnizarii
de dovezi ale rezultatelor obtinute (inregistrari). Acestea includ:
Organizatiile sunt libere sa dezvolte alte inregistrări care pot fi necesare pentru a
demonstra conformitatea proceselor, produselor si serviciilor si a sistemului de
management al calitatii. Cand acestea exista, toate aceste inregistrari sunt supuse acelorasi
cerinte ale clauzei 7.5.
Analiza proceselor trebuie sa fie forta mortice pentru definirea cantităţii de informatii
documentate necesare pentru un sistem de management al calitatii, luand in considerare cerintele
ISO 9001:2015. De retinut ca nu informatia documentata este cea care conduce procesele.